Program SCMI

Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău

1

Colegiul Național „Ferdinand

I” Bacău

Programul de dezvoltare a sistemului

de control intern/managerial al Colegiului Național „Ferdinand I”

Bacău

Ediția: 1

Revizia: 0


de control intern/managerial -

Colegiul Național „Ferdinand I” Bacău

Elaborat Verificat Aprobat

Nume Prof. Nicoleta Zarnescu Prof. Otilia Iftimescu Prof. Mirela Berza

Funcția Profesor

Coordonator CEAC

Director adjunct

Vicepreședinte Comisie

Director

Președinte Comisie

Data Dec 2013 Dec 2013 Dec 2013

Semnătura


2


de control intern/managerial al Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău

Anul școlar 2013-2014

I. Cadrul legal

Sistemul de control managerial /intern din cadrul Colegiul Național „Ferdinand I” Bacău reprezintă ansamblul de măsuri, metode și proceduri

concepute și implementate de către directorul unității și întregul personal cu scopul realizării obiectivelor generale și specific la un nivel calitativ

corespunzător și îndeplinirii cu regularitate, în mod economic, eficace și eficient, a strategiilor adoptate la nivelul unității de învățământ.

Acest Program a fost întocmit în baza art.2 (2) din OMFP nr.946/2005, cu modificările și completările ulterioare.

În elaborarea Programului s-au avut în vedere următoarele acte normative:

OMFP 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entitățile

publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu modificările și completările ulterioare;

Regulamentul de Organizare și Funcționare a Unităților de Învățământ Preuniversitar (2005);

Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, cu modificările și completările ulterioare;

OG nr.119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, republicată;

Ordinul nr.1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor

instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale;

Legea nr.500/2002 privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare;

Sistemul de control intern/managerial, la nivelul Colegiul Național „Ferdinand I” Bacău, are drept obiective generale:

Îndeplinirea obiectivelor generale și specifice într-un mod economic, eficient și eficace;

Realizarea atribuțiilor la nivelul fiecărui compartiment în mod economic, eficace și eficient;

Protejarea bunurilor și a informaților;

Respectarea legilor, normelor, standardelor și reglementărilor în vigoare;


3

Dezvoltarea unor sisteme de colectare, stocare, actualizare și difuzare a datelor și informațiilor;

Respectarea politicilor și regulilor managementului;

Prevenirea și depistarea fraudelor și abaterilor;

Asigurarea calității documentelor de contabilitate și producerea, în timp util, de informații de încredere, referitoare la segmentul

financiar- contabil și managerial;

Obiective specifice:

Reflectarea în documente scrise ale organizării controlului intern a tuturor operațiunilor unității de învățământ și a elementelor specifice,

înregistrarea și păstrarea în mod adecvat a documentelor;

Înregistrarea în mod cronologic și corect a operațiunilor;

Asigurarea aprobărilor și efectuării operațiunilor exclusiv de către pesroane special împuternicite în acest sens;

Separarea atribuțiilor privind efectuarea operațiunilor;

Accesarea resurselor și documentelor numai de către persoane îndreptățite și responsabile în legătură cu utilizarea și păstrarea lor;

Sarcinile controlului intern/managerial exercitat la fiecare nivel ierarhic sunt:

Constatarea abaterilor față de obiectivele prestabilite, raportate la rezultatele obținute;

Identificarea cauzelor care au determinat abaterile, precum și a persoanelor responsabile, după caz;

Analiza cauzelor, stabilirea și dispunerea măsurilor care se impun astfel încât activitatea fiecărui compartiment să fie orientată consecvent

către atingerea obiectivelor prestabilite.

Nr.

crt.

Standardul Direcţii de acţiune Acţiuni Responsabil Termen Rezultate așteptate

0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

I. MEDIUL DE CONTROL

1. 1. Etica,

integritatea

Cunoaşterea de către

toţi salariaţii, a

prevederilor legale,

procedurale şi

regulamentare privind

Gestionarea site-ului unității de

învățământ, astfel încât să fie

disponibile principalele acte

normative, metodologii,

regulamente, precum şi manualul

Administratorul

site-ului

Colegiului

10 ianuarie

2014

Materiale legislative

informative încărcate pe

site-ul Colegiului, într-o

secțiune specială dedicată

sistemului de control


4

Nr.

crt.


0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

comportamentul la

locul de muncă şi

evitarea neregulilor,

producerii de pagube

şi a fraudelor

de proceduri intern/managerial

Elaborarea Codului de conduită

etică a personalul din cadrul

unității;

Conducătorii de

compartimente

Comisia de

control

intern/managerial

10 ianuarie

2014

Codul de etică al

Colegiului Național

“Ferdinand I” Bacău

Informarea personalului cu

privire la conținutul Codului de

etică într-o ședință a Consiliului

profesoral, luarea la cunoștință

de către toți salariații

Directorul 15 ianuarie

2014

Informarea personalului

Asumarea Codului de

etică de către toți salariații

Proces-verbal de ședință

cu consemnarea

dezbaterilor pe marginea

codului

Listă cu semnături de

luare la cunoștință

Elaborarea unei proceduri

privind semnalarea neregulilor și

tratamentul abaterilor

CEAC

Comisia de

disciplină

20 ianuarie

2014

Procedură elaborată,

vizată, aprobată și

implementată

Monitorizarea respectării de

către salariaţi a Codului de

conduită etică

Conducătorii de

compartimente

Comisia de

disciplină

Trimestrial Rapoarte de analiză

Informarea personalului cu

privire la ofertele de formare

care să includă cursuri despre

Responsabilul cu

formarea

continuă

Februarie

2014

Identificarea de cursuri

care vizează etica și

deontologia profesională


5

Nr.

crt.


0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Codul de etică și deontologie

profesională

Afișarea ofertei de

formare pe site-ul

Colegiului și la avizierul

din cancelarie

Includerea pe ordinea de zi a

ședințelor comisiilor metodice și

a celor funcționale a tematicilor

legate de Codul de etică și

deontologie profesională

Șefii de comisii

funcționale

Șefii de comisii

metodice

Consiliul de

administrație

Febuarie

2014

Dezbateri în cadrul

comisiilor de la nivelul

unității, consemnate în

procese-verbale de ședință

2. 2. Atribuţii,

funcţii, sarcini

Actualizarea ROI /

ROF şi a fişelor de

post, anual sau de

câte ori se impune,

pentru a fi asigurată

concordanţa dintre

misiunea, obiectivele

şi atribuţiile unităţii,

cu activităţile şi

atribuţiile

personalului

Precizarea misiunii

unității de învățământ

în documente

programatice

manageriale

Elaborarea listelor de activităţi şi

atribuţii pe fiecare compartiment

şi pe fiecare post, conform

nivelurilor de responsabilitate şi

competenţelor decizionale şi de

execuţie specifice fiecărui post

Conducătorii de

compartimente

Directorii

Anual sau de

câte ori se

impune

29 februarie

2014

Stabilirea listelor de

activități și atribuții

asociate fiecărui post

Actualizarea fişelor de post cu

toate modificările necesare şi

comunicarea acestora salariaţilor

sub semnătură

Responsabilul cu

managementul

resurselor umane

Anual sau de

câte ori se

impune

Fișe de post actualizate,

semnate de salariați


6

Nr.

crt.


0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Actualizarea ROF/ROI și

publicarea acestuia pe site-ul

Colegiului

Directorii

Administratorul

site-ului

Anual sau de

câte ori de

impune

ROF/ROI actualizat,

publicat și diseminat

Elaborarea PDI, cu includerea

misiunii, viziunii și a țintelor

strategice ale unității, revizuirea

acestuia atunci când se impune

acest lucru

Directorul 30 ianuarie

2014

PDI actualizat și

diseminat în cadrul unei

ședințe CP

3. 3. Competenţa,

performanţa

Adoptarea unei

politici de personal,

care să asigure

ocuparea posturilor

cu personal

competent, care să

îndeplinească

cerinţele de

specialitate şi de

calificare necesare

postului;

Asigurarea formării şi

perfecţionării

profesionale continue

a personalului din

Colegiul Național

„Ferdinand I” Bacău

Efectuarea de analize şi crearea

de baze de date actualizate

periodic pentru stabilirea

necesarului de pregătire

profesională a personalului,

necesare atât îndeplinirii

sarcinilor şi atribuţiilor specifice

fiecărui post, dar şi

implementării standardelor de

control intern / managerial şi

dezvoltării sistemului de control

intern / managerial

Conducătorii de

compartimente

Comisia de

control

managerial/intern

Anual la

evaluarea

personalului,

respectiv la

actualizarea

Programului

de dezvoltare

a SCMI

Fișe detaliate cu

elementele specifice

privind cerințele

posturilor

Identificarea continuă a nevoilor

de perfecţionare profesională a

personalului din unitatea de

învățământ

Conducătorii de

compartimente

Responsabilul cu

formarea

continuă

Semestrial Raport rezultat în urma

analizei nevoilor de

formare

Elaborarea și adoptarea Directorii La începutul Strategie elaborată,


7

Nr.

crt.


0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Strategiei de dezvoltare

profesională a personalului

Consiliul de

administrație

anului școlar aprobată și implementată

Organizarea şi asigurarea

participării tuturor salariaţilor la

diferite forme de perfecţionare a

pregătirii profesionale, oferite de

Casa Corpului Didactic,

furnizori autorizaţi de formare

profesională, programe

POSDRU

Șefii de comisii

Responsabilul cu

formarea

continuă

Anual, în

funcţie de

nevoi şi de

resursele

existente

Dezvoltarea

competențelor

profesionale ale

personalului


operaționale privind

metodologia identificării și

stabilirii nevoilor de formare ale

personalului

CEAC

Responsabilul cu

formarea

continuă

10 ianuarie

2014


aprobată, implementată


operaționale, în conformitate cu

metodologia de mișcare a

personalului, privind modalitatea

de stabilire a acordului în caz de

restrângere de activitate sau

pretransfer pentru cadrele

didactice care candidează pentru

catedre/posturi vacante ale

Colegiului Național „Ferdinand

I” Bacău

Directorii

Comisia de

mobilitate

Consiliul de

administrație

10 februarie

2014


aprobată, implementată


8

Nr.

crt.


0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

4. 4. Funcţii

sensibile

Identificarea

funcţiilor considerate

sensibile în înţelesul

Standardului 4 şi

stabilirea unor forme

posibile de aplicare a

acestuia

Realizarea inventarului funcţiilor

sensibile şi a listei cu salariaţii

care ocupă funcţii sensibile

Comisia de

control

managerial/intern

30.03.2014 Inventarul funcțiilor

sensibile

Lista salariaților care

ocupă funcții sensibile

Întocmirea unui plan de aplicare

a Standardului 4, în conformitate

cu restricţiile impuse de

legislaţia care reglementează

activitatea unităţii

Comisia de

control

managerial/intern

Conducătorii de

compartimente

Auditorul intern

al Inspectoratului

Școlar (cu rol

consultativ)

20.04.2014

Actualizare

anuală

Plan de acțiune

5. 5. Delegarea

Stabilirea limitelor de

competenţe şi a

responsabilităţilor pe

care personalul de

conducere le poate

delega şi comunicarea

acestui document

membrilor tuturor

compartimentelor

structurale ale unității

de învățământ

Întocmirea actului de decizie

internă prin care se stabilesc

limitele responsabilităţilor care

se deleagă de către directorul

Colegiului și șefii de

compartimente

Directorul

Coordonatorii de

compartimente

30.03.2014

Actualizare

în funcţie de

necesităţi

Decizie internă elaborată

Comunicarea către toate

compartimentele funcţionale ale

unităţii a actelor interne de

decizie prin care se stabilesc

limitele de responsabilităţi care

se deleagă; diseminarea acestor

Compartimentul

Secretariat

În termen de

trei zile de la

emiterea

documentelor

Comunicarea

informațiilor privind

limitele delegării

Lista cu semnături de

luare la cunoștință


9

Nr.

crt.


0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

documente într-o ședință a

Consiliului profesoral

Proces-verbal de ședință a

CP

Includerea în fișele de post a

limitelor de competență și a

responsabilităților delegate;

actualizarea ROF

Directorul

În termen de

trei zile de la

ședința CP de

diseminare

Fișe de post completate

Actualizarea ROF cu

specificarea limitelor

delegării

6. 6. Structura

organizatorică

Instituirea structurii

organizatorice a

instituţiei, în

conformitate cu

organigrama şi cu

statul de funcţiuni

aprobate, precum şi

stabilirea

competenţelor,

responsabilităţilor şi

a sarcinilor asociate

fiecărui post, în

conformitate cu

structura

organizatorică şi cu

harta activităţilor pe

unitate

Asigurarea concordanţei

permanente între structura

aprobată prin statul de funcţiuni /

organigramă şi structura

funcţională a unității de

învățământ

Directorul

Compartiment

financiar-contabil

Permanent Organigramă afișată într-

un loc public accesibil

salariaților ( site, avizier

cancelarie)

Fișe de post

ROF

Identificarea eventualelor

disfuncţionalităţi / discrepanţe

între stabilirea sarcinilor de lucru

indivi-

duale (prin fişele de post) în

corelaţie cu atribuţiile

compartimentelor şi cu

obiectivele unității de

învățământ

Conducătorii de

compartimente

Directorii

Comisia de

control

managerial/intern

Anual, la

evaluarea

salariaţilor

Document de analiză

centralizat de Comisia de

control managerial/intern

Asigurarea funcţionării corecte a

circuitelor şi fluxurilor

informaţionale (intra şi inter-

instituţionale), astfel încât să se

Conducătorii de

compartimente

CEAC

Permanent

15 ianuarie

Procedură operațională

privind fluxurile

informaționale


10

Nr.

crt.


0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

asigure raportările ierarhice,

realizarea şi monitorizarea

activităţilor compartimentelor

entităţii – elaborare procedură

operațională

2014 –

elaborare

procedură

II. PERFORMANŢA ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI

7. 7. Obiective

Definirea obiectivelor

generale şi specifice

ale unității de

învățământ, care

decurg din misiunea

instituţiei, din legile,

regulamentele,

procedurile şi

politicile elaborate

Stabilirea obiectivelor generale,

în concordanţă cu misiunea

Colegiului Național „Ferdinand I

” Bacău

Directorii

Comisia de

control

managerial/intern

Anual,

anterior

întocmirii

programului

managerial

15 ianuarie

2014

Lista obiectivelor

generale cu respectarea

modelului SMART

Stabilirea şi actualizarea

obiectivelor specifice, astfel

încât să se integreze pachetului

de obiective generale şi să

corespundă organigramei

aprobate, fiind formulate

SMART

Conducătorii de

compartimente

30 ianuarie

2014

Lista obiectivelor

specifice pentru fiecare

compartiment

Stabilirea şi actualizarea

activităţilor specifice fiecărui

post / salariat, astfel încât să se

asigure atingerea obiectivelor

specifice compartimentelor şi

îndeplinirea obiectivelor

generale

Conducătorii de

compartimente

20.02.2014 Lista activităților

specifice în corelație cu

obiectivele


11

Nr.

crt.


0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Elaborarea și diseminarea PDI în

cadrul unei ședințe a CP

Colectiv de lucru

condus de

directori

15 ianuarie

2014

PDI elaborat, cu

operaționalizarea țintelor

strategice

Proces-verbal de ședință a

CP cu consemnarea

dezbaterilor pe marginea

PDI

8. 8. Planificarea

Realizarea

documentelor de

planificare, astfel

încât să se asigure

concordanţa dintre

activităţile necesare

pentru realizarea

obiectivelor şi nivelul

de resurse alocate

pentru acestea, având

în vedere

minimizarea

riscurilor nerealizării

obiectivelor

Planificarea şi alocarea

resurselor, astfel încât să se

asigure realizarea activităţilor şi

îndeplinirea obiectivelor fiecărui

compartiment din organigramă

Compartimentele:

Contabilitate,

Tehnic –

Administrativ

În etapa de

fundamentare

a proiectului

BVC

BVC

Elaborarea unui plan de măsuri

pentru încadrarea în resursele

alocate, în situaţia modificării

obiectivelor specifice

Conducătorii de

compartimente

Când este

necesar

Plan de măsuri aprobat de

CA

Întocmirea planurilor de

activitate specifice fiecărui

compartiment, astfel încât să

vizeze realizarea activităţilor,

îndeplinirea obiectivelor şi

încadrarea în nivelul de resurse

alocate

Conducătorii de

compartimente

Anual şi

semestrial

Planuri manageriale ale

compartimentelor

9. 9. Coordonarea

Asigurarea unei

corelaţii, coerenţe

între deciziile

adoptate la toate

Programarea unor ședințe de

analiză periodică la care să

participe șefii de compartimente

pentru coordonarea deciziilor şi

Conducătorii de

compartimente

La fiecare

două luni

Grafic de ședințe

Procese verbale de ședință


12

Nr.

crt.


0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

nivelurile ierarhice şi

acţiunile întreprinse

de compartimentele

unității de

învățământ, astfel

încât să se asigure

realizarea activităţilor

şi îndeplinirea

obiectivelor

a activităţilor fiecărui

compartiment, cu cele ale

celorlalte compartimente, astfel

încât să se asigure coerenţa şi

convergenţa acestora

Realizarea consultărilor

prealabile în vederea coordonării

activităţilor

Conducătorii de

compartimente

Permanent

10.

10.

Monitorizarea

performanţelor

Monitorizarea

performanţelor pentru

fiecare activitate,

utilizând indicatori

cantitativi şi / sau

calitativi, de eficienţă,

eficacitate şi

economicitate

Elaborarea indicatorilor de

rezultat şi / sau de performanţă

asociaţi activităţilor cuprinse în

listele de activităţi pe

compartimente

Conducătorii de

compartimente

Comisia de

control

managerial/intern

Anual până

la 15

septembrie a

anului școlar

care

debutează la

1 septembrie

Fișa de evaluare a

activității pentru fiecare

categorie de personal

Proiectarea şi instituirea

sistemului de monitorizare şi

raportare a performanţelor, în

conformitate cu indicatorii creaţi

Conducătorii de

compartimente

Comisia de

control

managerial/intern

La final de

semestru

Plan de monitorizare și

raportare la nivelul

fiecărui compartiment

Crearea instrumentelor de

monitorizare și raportare

Reevaluarea periodică a

relevanţei indicatorilor stabiliţi

(când se impune) şi operarea

ajustărilor necesare

Conducătorii de

compartimente

Comisia de

control

managerial/intern

Permanent


13

Nr.

crt.


0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

11.

11.

Managementul

riscului

Analizarea

sistematică a

riscurilor asociate

tuturor obiectivelor şi

activităţilor, stabilirea

acţiunilor corective în

vederea limitării

potenţialului impact

negativ al riscurilor şi

desemnarea EGR

Identificarea şi evaluarea

riscurilor aferente tuturor

activităţilor din cadrul tuturor

compartimentelor, asociate

obiectivelor specifice stabilite

Conducătorii de

compartimente

Decembrie

2013

Chestionare de

autoevaluare a riscurilor

completate pentru fiecare

compartiment

Fișa analitică

Fișa sintetică

Stabilirea măsurilor de

gestionare a riscurilor

identificate pentru fiecare

compartiment

Conducătorii de

compartimente

EGR

22 decembrie

2013

Implementare

instrumente și metode de

lucru ( de ex., Formular

de alertă la risc, Formular

de monitorizare a riscului)

Plan de măsuri pentru

fiecare compartiment

Completarea / actualizarea

Registrului Riscurilor pe

compartimente

Conducătorii de

compartimente

1 martie

2014

RR pe compartimentele

funcționale

Centralizarea principalelor

riscuri şi elaborarea Registrului

Riscurilor pe unitatea de

învățământ

Comisia de

control

managerial/intern

EGR

10 martie

2014

Registrul Riscurilor pe

unitate

Elaborarea unei proceduri de

sistem pentru managementul

riscurilor și diseminarea ei în

cadrul unei ședințe a CP

Comisia de

control

managerial/intern

15 ianuarie

2014


aprobată și diseminată

Proces-verbal de ședință

12. 15. Ipoteze, Reevaluarea Formularea ipotezelor, Conducătorii de La început de Revizuirea țintelor


14

Nr.

crt.


0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

reevaluări obiectivelor în

contextul schimbării

ipotezelor, datorită

transformării

mediului

organizaţional

premiselor necesare pentru

stabilirea obiectivelor specifice,

în lumina obiectivelor generale

compartimente

Directorii

an școlar strategice, a obiectivelor,

în urma evaluărilor

modului de îndeplinire a

acestora

Reevaluarea obiectivelor

specifice, în situaţia în care apar

modificări ale ipotezelor /

premiselor şi redefinirea

obiectivelor specifice conform

noilor ipoteze / premise

Conducătorii de

compartimente

Directorii

Când se

impune

Obiective redefinite

III. INFORMAREA ŞI COMUNICAREA

13. 12. Informarea

Asigurarea fluxului

informaţional intra şi

inter – instituţional,

stabilirea tipurilor de

informaţii, a

conţinutului, calităţii,

frecvenţei, surselor şi

destinatarilor acestor

informaţii, astfel încât

să se poată asigura

realizarea activităţilor

compartimentelor

Stabilirea documentelor şi a

fluxurilor de informaţii care intră

şi ies din fiecare compartiment, a

destinatarilor documentelor, a

raportărilor către nivelurile

ierarhic–superioare sau

inferioare, dar şi către alte

persoane fizice sau juridice, a

regulilor de

accesare/primire/prelucrare și

transmitere- elaborarea unei

proceduri operaționale

Conducătorii de

compartimente

Directorii

10 februarie

2014

Inventarul documentelor

pentru fiecare

compartiment (tipologie,

frecvență, drepturi și

regului de acces,

destinatari, sursa și

intermediarii, etc.)

Lista centralizată a

informaților/documentelor

la nivelul unității de

învățământ



15

Nr.

crt.


0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

elaborată, aprobată și

diseminată la nivelul


Realizarea, dezvoltarea şi

întreţinerea unor sisteme

specifice de colectare, stocare,

prelucrare, actualizare şi difuzare

a datelor şi informaţiilor

financiare, în paralel cu

optimizarea mijloacelor de

comunicare şi a circuitului

informaţional între

compartimente, precum şi cu

exteriorul (ISJ, unităţi din reţea,

alte instituţii ale statului, părinţi,

elevi, agenţi economici,

parteneri, etc.)

Conducătorii de

compartimente

Compartimentul

Secretariat

Compartimentul

Informatizare

Permanent Implementarea procedurii

de sistem privind circuitul

documentelor

14. 13.

Comunicarea

Dezvoltarea unui

sistem eficient de

comunicare internă şi

externă, care să

asigure difuzarea

rapidă, fluentă,

precisă, fără

distorsiuni, a

informaţiilor, astfel

încât acestea să

Crearea şi asigurarea

funcţionalităţii circuitelor

informaţionale, care să asigure

difuzarea rapidă, fluentă,

practică şi oportună a

informaţiilor în interiorul unității

şi cu exteriorul

Conducătorii de

compartimente

Compartimentul

Secretariat

Informatician

Permanent Funcționarea unui sistem

de comunicare internă și

externă

Proiectarea şi crearea celor mai

adecvate căi şi modalităţi de

comunicare, prin care personalul

Conducătorii de

compartimente

15 februarie

2014


implementată


16

Nr.

crt.


0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

ajungă la timp şi

complete la

beneficiari

de conducere şi de execuţie să

primească / să transmită

informaţiile, în vederea

coroborării proiectelor de

decizii, a acţiunilor

compartimentelor instituţiei,

pentru realizarea sarcinilor şi

responsabilităţilor – procedură

operațională

Comisia de

control

managerial/intern

15.

14.

Corespondenţa

şi arhivarea

Organizarea primirii /

expedierii,

înregistrării,

distribuirii, arhivării

corespondenţei, astfel

încât personalul de

conducere şi de

execuţie, precum şi

persoane fizice /

juridice din afara

unității de

învățământ, abilitate

să aibă acces la

acestea, să le poată

accesa cu uşurinţă

Elaborarea şi comunicarea

procedurii operaționale pentru

primirea / expedierea

corespondenţei neclasificate

Compartimentul

Secretariat –

arhivă

Comisia de

control

managerial/intern

15 februarie

2014


elaborată, aprobată,

implementată

Proces-verbal al ședinței

de CP de prezentare a

procedurii

Elaborarea şi comunicarea

procedurilor pentru aplicarea

prevederilor legale cu privire la

gestionarea şi vehicularea

informaţiilor clasificate

Compartimentul

Secretariat –

arhivă

Comisia de

control

managerial/intern

30.03.2014 Lista informațiilor

clasificate (dacă este

cazul)


elaborată, aporbată,

implementată

16. 16. Semnalarea

neregularităţilor

Crearea unui sistem

formalizat pentru

semnalarea

Elaborarea şi comunicarea unei

proceduri, privind semnalarea

neregularităţilor ( definirea

Comisia de

control

managerial/intern

15 martie

2014


elaborată, aprobată,

diseminată și


17

Nr.

crt.


0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

neregularităţilor

apărute, de către

salariaţii din cadrul

compartimentelor, în

baza unei proceduri

scrise

tipurilor de nereguli și a modului

de tratare a acestora)

implementată

Efectuarea de verificări asupra

aspectelor la care au fost

identificate neregularităţi şi

luarea măsurilor corective

Comisia de

control

managerial/intern

Permanent Decizii interne

Check-list-uri de

verificare

IV. ACTIVITĂŢI DE CONTROL

17. 17. Proceduri

Elaborarea

manualului de

proceduri privind

activităţile din cadrul

compartimentelor


şi aducerea la

cunoştinţă a acestora,

întregului personal

Elaborarea întregului set de

proceduri scrise, formalizate şi

aprobate de CA, pentru

activităţile procedurabile

cuprinse în listele de activităţi

ale compartimentelor şi

difuzarea acestora, tuturor

salariaţilor implicaţi în aplicarea

acestora; diseminarea

procedurilor în ședințe de CP

Conducătorii de

compartimente

Comisia de

control

managerial/intern

CEAC

20 iunie 2014 Manual de proceduri

operaționale care să

susțină sistemul de

control managerial/intern

Publicarea procedurilor pe

site-ul Colegiului

Revizuirea periodică a

procedurilor scrise elaborate şi

incluse în manualul de proceduri

Conducătorii de

compartimente

Comisia de

control

managerial/intern

Când se

impune

Manual de proceduri

actualizat

Monitorizarea aplicării

procedurilor scrise

Conducătorii de

compartimente

Permanent

Proceduri actualizate și

implementate


18

Nr.

crt.


0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Comisia de

control

managerial/intern

Conform

unui plan de

monitorizare

18. 18. Separarea

atribuţiilor

Proiectarea acţiunilor

şi activităţilor

(inclusiv prin

procedurile

elaborate), astfel încât

să se asigure

separarea atribuţiilor,

respectiv separarea

funcţiei de iniţiere /

execuţiei, faţă de

funcţiile de verificare

/ aprobare / control

Elaborarea procedurilor scrise şi

derularea activităţilor şi

acţiunilor, astfel încât niciun

compartiment sau niciun salariat

să nu efectueze sau să nu poată

controla toate etapele importante

ale unei operaţiuni sau ale unui

proces

Conducătorii de

compartimente

Directorii

20 iunie 2014 Separarea atribuțiilor în

baza implementării

procedurilor

Monitorizarea respectării

separării atribuţiilor în

conceperea şi aplicarea

procedurilor scrise elaborate

pentru activităţile proprii

Conducătorii de

compartimente

Comisia de

control

managerial/intern

Semestrial Rapoarte de monitorizare

Elaborare instrumente de

monitorizare

Stabilirea unor reguli

generale/specifice pentru

alocarea şi derularea activităţilor

Comisia de

control

managerial/intern

15 februarie

2014

Listă de reguli aplicabile

19. 19.

Supravegherea

Identificarea şi

adoptarea măsurilor

adecvate pentru

Pentru fiecare activitate a

fiecărui compartiment din

organigramă, se vor adopta

Conducătorii de

compartimente

1 februarie

2014

Procedură –

managementul riscurilor


19

Nr.

crt.


0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

supravegherea tuturor

activităţilor specifice

compartimentelor din

organigramă, în

conformitate cu

procedurile create,

pentru a se asigura

efectuarea optimă a

acestora

demersuri de monitorizare,

supervizare şi supraveghere,

Pentru activităţile cu grad ridicat

de expunere la risc sau cu impact

crescut al riscurilor, se vor stabili

şi vor fi incluse în proceduri,

măsuri de supervizare şi

instrumente de control, care să

contribuie la diminuarea

efectului producerii riscurilor

Conducătorii de

compartimente

Comisia de

control

managerial/intern

EGR

20 ianuarie

2014

Instrumente de control al

riscurilor (de ex.,

Formular de monitorizare

a riscurilor, Formular de

alertă la risc)

20.

20. Gestionarea

abaterilor

Pentru fiecare abatere

de la politicile şi

procedurile stabilite,

se vor întocmi

documente care se

supun aprobărilor la

nivelul ierarhic

corespunzător,

anterior efectuării

activităţilor /

acţiunilor /

operaţiunilor

respective

Întocmirea documentelor

adecvate, aprobate la nivelul

ierarhic corespunzător, înainte de

efectuarea operaţiunilor pentru

care apar abateri faţă de

procedurile adoptate, care nu pot

fi controlate de către salariaţii

răspunzători de la nivelul

compartimentelor funcţionale

Conducătorii de

compartimente

Comisia de

control

managerial/intern

De câte ori se

identifică o

abatere de la

prevederile

procedurale

Procedură de raportare a

cazurilor de abateri şi a

modalităţii de tratare a

acestora

Periodic, vor fi efectuate analize

ale situaţiilor deosebite apărute,

documentelor întocmite şi a

aprobărilor obţinute, precum şi a

modului concret de gestionare a

abaterilor, cu precizarea

adaptărilor procedurale operate.

Acestea se vor materializa în

Conducătorii de

compartimente

Comisia de

control

managerial/intern

Trimestrial Rapoarte de analiză

Modele de bune practici


20

Nr.

crt.


0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

reguli de bună practică

21.

21.

Continuitatea

activităţii

Stabilirea de măsuri

adecvate pentru ca

activitatea unităţilor

de învăţământ şi a

tuturor

compartimentelor

funcţionale, să se

deruleze continuu,

fără întreruperi, chiar

şi în conjunctura

apariţiei de situaţii

deosebite

Inventarierea situaţiilor

deosebite care pot determina

întreruperi, discontinuităţi în

fluxul de activităţi la nivelul

compartimentelor funcţionale (a

unor activităţi), dar şi a

instituţiei în ansamblu

Conducătorii de

compartimente

Comisia de

control

managerial/intern

Semestrial Listă de situaţii posibile

ca sursă pentru

discontinuităţi

Identificarea şi aplicarea

măsurilor adecvate pentru

asigurarea continuităţii

activităţii, în situaţiile care pot

determina întreruperi,

discontinuităţi în fluxul de

activităţi

Conducătorii de

compartimente

Comisia de

control

managerial/intern

10 februarie

2014

Plan de gestionare a

situaţiilor de

criză/discontinuitate în

activitate

22. 22. Strategii de

control

Pentru atingerea

obiectivelor şi

îndeplinirea

responsabilităţilor, se

elaborează politici şi

se stabilesc demersuri

practice, conforme cu

strategiile de control

Elaborarea unor strategii de

control adecvate, care să asigure

atingerea obiectivelor specifice,

la nivelul compartimentelor

funcţionale

Conducătorii de

compartimente

Comisia de

control

managerial/intern

31.03.2014 Strategie de control

elaborată

Aplicarea strategiilor de control

şi a demersurilor de instituire a

unor instrumente de control

adecvate, astfel încât să poată

Conducătorii de

compartimente

Permanent Instrumente de control

aplicabile


21

Nr.

crt.


0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

exista o asigurare rezonabilă în

ceea ce priveşte îndeplinirea

obiectivelor

23 23. Accesul la

resurse

Pentru fiecare

compartiment,

stabilirea salariaţilor

care au acces la

resursele

informaţionale,

materiale, financiare,

precum şi numirea

responsabililor pentru

folosirea corectă a

resurselor

Crearea / revizuirea procedurilor

de lucru aprobate, referitoare la

accesul salariaţilor la resursele

informaţionale, materiale şi

financiare şi comunicarea

acestora întregului personal

Conducătorii de

compartimente

Comisia de

control

managerial/intern

15 februarie

2014

Procedură operaţională

elaborată, implementată

Emiterea şi actualizarea actelor

administrative de decizie, care

reglementează accesul

salariaţilor la resursele

informaţionale, materiale şi

financiare şi comunicarea

acestora întregului personal

Conducătorii de

compartimente

Comisia de

control

managerial/intern

Permanent

Monitorizarea permanentă a

accesului la resurse a salariaţilor,

conform procedurilor şi a actelor

de decizie internă care

reglementează acest lucru

Conducătorii de

compartimente

Permanent

Rapoarte de monitorizare

V. AUDITAREA ŞI EVALUAREA

24.

24. Verificarea

şi evaluarea

controlului

Stabilirea şi asumarea

funcţiei de

autoevaluare a

Realizarea demersurilor pentru

autoevaluarea subsistemului de

control intern / managerial la

Conducătorii de

compartimente

Decembrie

2014

Chestionare completate


22

Nr.

crt.


0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

sistemului propriu de

control intern /

managerial la nivelul

fiecărui compartiment

din organigramă şi a

unităţii în ansamblu

nivelul compartimentelor, prin

completarea chestionarelor de

autoevaluare (model Anexa nr.

4.1. la OMFP nr. 946 / 2005 rep.

2011)

Comisia de

control

managerial/intern

Centralizarea datelor şi

informaţiilor din chestionarele

de autoevaluare, în Situaţia

sintetică privind stadiul

implementării sistemului de

control intern / managerial la

nivelul instituţiei

Comisia de

control

managerial/intern

Decembrie

2014

Situaţia centralizatoare

Întcomirea Raportului privind

sistemul de control intern /

managerial la data de 31.12.2014

şi asumarea acestuia de director

Director 31.12.2014 Raport elaborat

25. 25. Auditul

intern

Asigurarea

desfăşurării activităţii

de audit public intern

asupra sistemelor de

control intern /

managerial, conform

planurilor strategice

şi a planurilor anuale,

întocmite în baza

analizei de risc,

aprobate

Efectuarea misiunilor de audit

public intern, conform planurilor

aprobate şi a procedurilor legale,

de către compartimentele de

specialitate din cadrul

Inspectoratului Şcolar şi a

Primăriei

Compartimentul

Audit public al

ISJ

Conform

planului

Misiuni de auditare


23

1. Standardele de control intern/managerial conform Ordinului Ministerului Finanţelor Publice nr. 946/2005 –republicat

Standardul 1


24

ETICA, INTEGRITATEA

Descrierea standardului

COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU asigură condiţiile necesare cunoaşterii, de către angajaţi, a reglementărilor care

guvernează comportamentul acestora, prevenirea şi raportarea fraudelor şi neregulilor.

Frauda înseamnă orice acţiune sau omisiune intenţionată în legătură cu: utilizarea sau prezentarea de declaraţii ori documente false,

incorecte sau incomplete, inclusiv faptele penale prevăzute în legea pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, care au

ca efect alocarea sau dobândirea, respectiv utilizarea nepotrivită sau incorectă a fondurilor comunitare sau a sumelor de cofinanţare aferente de la

bugetul de stat, bugetele prevăzute în Legea 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare şi în Legea 273/2006 privind

finanţelor publice locale, cu modificările ulterioare; necomunicarea unei informaţii prin încălcarea unei obligaţii specifice, având acelaşi efect la

care s-a făcut referire anterior; deturnarea acestor fonduri de la scopurile pentru care au fost acordate iniţial conform reglementarilor din

legislaţia privind controlul şi recuperarea fondurilor comunitare, precum şi a fondurilor de cofinanţare aferente utilizate necorespunzător.

Cerinţe generale

Directorul şi salariaţii trebuie sa aibă un nivel corespunzător de integritate profesională şi personală şi să fie conştienţi de importanţa

activităţii pe care o desfăşoară.

Integritatea reprezintă: caracter integru; sentiment al demnităţii, dreptăţii şi conştiinciozităţii, care serveşte drept călăuză în conduita

omului; onestitate, cinste, probitate.

Directorul, prin deciziile sale şi exemplul personal, sprijină şi promovează valorile etice şi integritatea profesională şi personală a

salariaţilor.

Valorile etice fac parte din cultura Colegiului şi constituie un cod nescris, pe baza căruia sunt evaluate comportamentele. Separat de acesta,

Colegiul are un cod de conduită oficial, scris, care este un mijloc de comunicare uniformă a valorilor etice a tuturor salariaţilor. Codul etic

stabileşte care sunt obligaţiile rezultate din lege cărora trebuie sa li se supună salariaţii, în plus peste cele rezultate ca urmare a raporturilor de

muncă.

La nivelul COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU se elaborează un Cod etic care se aprobă de către director.

Pentru a putea acţiona în conformitate cu valorile etice ale unităţii de învăţământ, salariaţii au nevoie de sprijin şi de o comunicare

deschisă, în special atunci când este vorba despre ajutorul acordat pentru rezolvarea dilemelor şi a incertitudinilor în materie de conduită

adecvată. Salariaţii unităţii sunt liberi să comunice preocupările lor în materie de etică.

Managementul COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU asigură un mediu adecvat acestui tip de comunicare.

Conducerea trebuie să supravegheze comportamentul efectiv al salariaţilor din subordine, referitor la standardul de etică şi integritate şi să

trateze în mod adecvat orice abatere de la codul de conduită.


25

Deciziile şi exemplul personal trebuie să reflecte: valorificarea transparenţei şi probităţii în activitate; valorificarea competenţei

profesionale; iniţiativa prin exemplu; conformitatea cu legile, regulamentele, regulile şi politicile specifice; respectarea confidenţialităţii

informaţiilor; tratamentul echitabil şi respectarea indivizilor; relaţiile loiale cu colaboratorii; caracterul complet şi exact al operaţiilor şi

documentaţiilor; modul profesional de abordare a informaţiilor financiare.

Salariaţii manifesta acel comportament şi dezvoltă acele acţiuni percepute ca etice în unitatea de învăţământ.

Directorul şi salariaţii au o abordare pozitivă faţă de controlul financiar, a cărui funcţionare o sprijină.

Referinţe principale

Reglementările legale care fac referire la modalităţile de implementare ale standardului sunt următoarele:

Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările ulterioare;

Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduită a funcţionarilor publici, republicată;

Legea nr. 251/2004 privind unele măsuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit cu prilejul unor acţiuni de protocol în exercitarea

mandatului sau a funcţiei;

Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în

mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei, cu modificările şi completările ulterioare;

Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduită a personalului contractual din autorităţile şi entităţile publice;

Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, cu modificările şi completările ulterioare;

Legea nr.176/2010 privind integritatea în exercitarea funcţiilor şi demnităţilor publice, pentru modificarea şi completarea Legii nr.

144/2007 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Agenţiei Naţionale de Integritate, precum şi pentru modificarea şi completarea

altor acte normative;

Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 56/2004 privind crearea statutului special al funcţionarului public denumit manager public, cu

modificările şi completările ulterioare;

Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi

completările ulterioare;

Ordinul M.F.P. nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar

preventiv, cu modificările ulterioare;

Ordinul M.F.P. nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduită etică a auditorului intern.

Standardul 2


26

ATRIBUŢII, FUNCŢII, SARCINI


COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU transmite angajaţilor şi actualizează permanent: documentele privind misiunea

entităţii publice, documentele privind regulamentele interne, fişa postului.

Cerinţe generale

Atribuţiile pot fi realizate numai dacă sunt cunoscute de salariaţi şi aceştia acţionează concertat.

Fiecare salariat are un rol bine definit în cadrul COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU, stabilit prin fişa postului.

Sarcinile sunt încredinţate şi rezultatele sunt comunicate numai în raportul manager - salariat - manager (şef - subaltern - şef).

Managerii trebuie să identifice sarcinile în realizarea cărora salariaţii pot fi expuşi unor situaţii dificile şi care influenţează în mod negativ

managementul.

Directorul trebuie să susţină salariatul în îndeplinirea sarcinilor sale.

Managementul va comunica tuturor angajaţilor care sunt sarcinile entităţii, rezultate din actul normativ de organizare şi funcţionare.

Totodată, se va îngriji ca aceste sarcini să se regăsească în Regulamentul de organizare şi funcţionare al unităţii, la care sa aibă acces toţi

salariaţii. Se vor întocmi şi se vor actualiza, ori de câte ori necesităţile o vor cere, fişele postului pentru toți angajații din cadrul

COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU. Aceasta este o obligaţie permanentă, a fiecărui nivel de management.

Regulamentul de organizare şi funcţionare al COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU se publică pe pagina de Internet a

Colegiului și la avizier.



Legea nr. 215/2001 a administraţiei publice locale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;



Hotărârea Guvernului nr.611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici, cu


Legea nr.53/2003 privind Codul Muncii, republicată;

Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;


27

Legea nr. 82/1991 a contabilităţii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;

Standardul 3

COMPETENŢA, PERFORMANŢA


Directorul asigură ocuparea posturilor de către persoane competente, cărora le încredinţează sarcini potrivit competenţelor şi asigură

condiţii pentru dezvoltarea capacităţii profesionale a salariatului.

Cerinţe generale

Directorul şi salariaţii au acele cunoştinţe, abilitaţi şi experienţă care fac posibilă îndeplinirea eficientă şi efectivă a sarcinilor.

Competenţa angajaţilor şi sarcinile încredinţate trebuie să se afle în echilibru permanent stabil.

Acţiuni pentru asigurarea acestuia:

- definirea cunoştinţelor şi deprinderilor necesare pentru fiecare loc de muncă;

- conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare definit;

- identificarea planului de pregătire de bază a noului angajat, încă din timpul procesului de recrutare;

- revederea necesităţilor de pregătire, în contextul evaluării anuale a angajaţilor şi urmărirea evoluţiei carierei;

- asigurarea faptului ca necesităţile de pregătire identificate sunt satisfăcute;

- dezvoltarea capacităţii interne de pregătire, complementară formelor de pregătire externe unităţii de învăţământ;

- definirea politicii de pregătire/mobilitate;

Performanţele angajaţilor se evaluează cel puţin o dată pe an şi sunt discutate cu aceştia.

Competenţa şi performanţa trebuie susţinute de instrumente adecvate.

Nivelul de competenţă necesar este cel care constituie premisa performanţei.

Salariaţii COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU trebuie să aibă cunoştinţele profesionale, competenţele, atribuţiile şi

instrumentele necesare pentru a contribui la realizarea obiectivelor unităţii.




28

Legea nr. 53/2003 privind Codul muncii, republicată;

Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici, cu


Hotărârea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcţionarilor publici, cu modificările şi completările ulterioare;


Hotărârea Guvernului nr. 1021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae;

Hotărârile Guvernului pentru aprobarea planului de ocupare a funcţiilor publice;

Lege-cadru nr. 284 din 28 decembrie 2010 privind salarizarea unitara a personalului plătit din fonduri publice;

Legea nr. 285 din 28 decembrie 2010 privind salarizarea în anul 2011 a personalului plătit din fonduri publice;

Legea nr. 490/2004 privind stimularea financiară a personalului care gestionează fonduri comunitare, cu modificările şi completările

ulterioare;

Hotărârea Guvernului nr. 595 din 13 mai 2009 pentru aplicarea Legii nr. 490/2004 privind stimularea financiară a personalului care

gestionează fonduri comunitare, cu modificările şi completările ulterioare.

Standardul 4

FUNCŢII SENSIBILE


Unitatea de învăţământ identifică funcţiile considerate ca fiind sensibile şi stabileşte o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor care ocupă

astfel de funcţii.

Cerinţe generale

- În Colegiu se întocmesc:

● inventarul funcţiilor sensibile;

● lista cu salariaţii care ocupă funcţii sensibile;

● planul pentru asigurarea rotaţiei salariaţilor din funcţii sensibile, astfel încât un salariat să nu activeze într-o astfel de funcţie, de regulă, mai

mult de 5 ani;

- În inventarul funcţiilor sensibile sunt reflectate, de regulă, acele funcţii care prezintă risc semnificativ în raport cu obiectivele.

- Rotaţia personalului se face cu efect minim asupra activităţii entităţii publice şi a salariaţilor.


29


Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicată;

Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

alte reglementări în domeniul muncii.

Standardul 5

DELEGAREA


Directorul COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU stabileşte, în scris, limitele competenţelor şi responsabilităţilor pe care le

deleagă.

Cerinţe generale

Delegarea de competenţă se face ţinând cont de imparţialitatea deciziilor ce urmează a fi luate de persoanele delegate şi de riscurile

asociate acestor decizii;

Salariatul delegat trebuie să aibă cunoştinţa, experienţa şi capacitatea necesară efectuării actului de autoritate încredinţat;

Asumarea responsabilităţii de către salariatul delegat se confirmă prin semnătură;

Subdelegarea este posibilă cu acordul directorului;

Delegarea de competenţă nu îl exonerează pe manager de responsabilitate.


Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare;

Conform art. 20 alin. (2) din Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare: "Ordonatorii

principali de credite pot delega această calitate înlocuitorilor de drept, secretarilor generali sau altor persoane împuternicite în acest scop.

Prin actul de delegare ordonatorii principali de credite vor preciza limitele şi condiţiile delegării".


Regulamentul de organizare şi funcţionare;

Fişa postului.

Standardul 6


30

STRUCTURA ORGANIZATORICĂ


COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU defineşte propria structură organizatorică, competenţele, responsabilităţile, sarcinile

şi obligaţia de a raporta pentru fiecare componentă structurală şi informează în scris salariaţii.

Cerinţe generale

Competenţa, responsabilitatea, sarcina şi obligaţia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie sa fie clare, coerente şi să

reflecte elementele avute în vedere pentru realizarea obiectivelor COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU.

Competenţa constituie capacitatea de a lua decizii, în limite definite, pentru realizarea activităţilor specifice postului.

Responsabilitatea reprezintă obligaţia de a îndeplini sarcinile şi se înscrie în limitele ariei de competenţă.

Raportarea reprezintă obligaţia de a informa asupra îndeplinirii sarcinilor.



Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici, cu modificările şi completările

ulterioare;


Unitatea funcțională în structura organizatorică a COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU este departamentul.

Scopul acestei acţiuni este realizarea în bune condiţii de eficienţă şi eficacitate a obiectivelor COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I”

BACĂU.

Standardul 7

OBIECTIVE


COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU trebuie să definească obiectivele determinante, legate de scopurile sale, precum şi

cele complementare, legate de fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne şi să comunice obiectivele

definite tuturor salariaţilor şi terţilor interesaţi.


31

Cerinţe generale

Obiectivele generale sunt concordante cu misiunea COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU.

Directorul transpune obiectivele generale în obiective specifice şi în rezultate aşteptate pentru fiecare activitate şi le comunică personalului;

Obiectivele trebuie astfel definite încât sa răspundă pachetului de cerinţe "S.M.A.R.T." ( S – Precise - în limba engleză – Specific; M –

Măsurabile şi verificabile – în limba engleză Measurable and verifiable; A – Necesare – în limba engleză Appropriate; R – Realiste – în

limba engleză Realistic; T – Cu termen de realizare – în limba engleză – Time dependent).

Fixarea obiectivelor reprezintă atributul managementului, iar responsabilitatea realizării acestora revine atât managementului, cât şi

salariaţilor.

Multitudinea şi complexitatea obiectivelor impune utilizarea unor criterii diverse de grupare, cu scopul de a facilita concretizarea

responsabilităţilor, răspunderilor, de a asigura operativitate în cunoaşterea rezultatelor etc.


Acest standard presupune ca, pentru toate obiectivele, sa fie alocate resursele financiare, materiale şi umane necesare, prin legislaţia

specifică:


Legile bugetare anuale.

Standardul 8

PLANIFICAREA


Directorul întocmeşte planuri prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil

de alocat astfel încât riscurile de a nu realiza obiectivele să fie minime.

Cerinţe generale

Planificarea este una din funcţiile esenţiale ale managementului.

Planificarea se referă la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor. Având în vedere caracterul

limitat al resurselor, repartizarea acestora necesită decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare.


32

Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprima planului un caracter dinamic. Schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente

ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului.

Gradul de structurare a procesului de planificare, de detaliere a planurilor, variază în funcţie de diverşi factori, precum: mărimea entităţii

publice, structura decizională a acesteia, necesitatea aprobării formale a unor activităţi etc.

După orizontul de timp la care se referă, în general, se elaborează: planuri anuale şi multianuale.

Specific planificării multianuale este stabilirea unei succesiuni de măsuri ce trebuie luate pentru atingerea obiectivelor.



Legile bugetare anuale;


Hotărârea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de

achiziţie publiăa din Ordonanţa Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune

de lucrări publice si a contractelor de concesiune a serviciilor, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1159/2004 pentru aprobarea Instrucţiunilor privind conţinutul, forma de prezentare şi

structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite în scopul finanţării unor acţiuni sau ansamblu de acţiuni.

Controlul este un mecanism necesar în raport cu planificarea, în sensul existenţei unui set clar de instrumente de măsurare care sa poată

indica, pe de o parte, care este progresul în realizarea obiectivelor şi, pe de alta parte, acţiunile corective, atunci când este necesar.

Standardul 9

COORDONAREA


Pentru atingerea obiectivelor, deciziile şi acţiunile componentelor structurale ale COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU

trebuie coordonate, în scopul asigurării convergenței şi coerenței acestora.


33

Cerinţe generale

Managementul asigură coordonarea deciziilor şi acţiunilor compartimentelor structurale ale COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I”

BACĂU.

Coordonarea influenţează decisiv rezultatele interacţiunii dintre salariaţi în cadrul raporturilor profesionale.

Salariaţii trebuie sa ţină cont de consecinţele deciziilor lor şi ale acţiunilor lor asupra întregii entităţi publice.

Coordonarea eficientă presupune consultări prealabile, atât în cadrul structurilor unei entităţi publice, cât şi între structurile respective.







Conform prevederilor art.4 alin.(1) din O.G. 119/1999 "Conducătorii entităţii publice trebuie să asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea şi

perfecţionarea structurilor organizatorice, reglementărilor metodologice, procedurilor şi criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerinţele

generale şi specifice de control intern".

Standardul 10

MONITORIZAREA PERFORMANŢELOR


Compartimentul Resurse Umane asigură, pentru fiecare politică şi activitate, monitorizarea performanțelor, utilizând indicatori cantitativi şi

calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate, eficienţă şi eficacitate.


34

Cerinţe generale

Managementul trebuie să primească sistematic raportări asupra desfăşurării activităţii salariaților.

Managementul evaluează performanţele, constatând eventualele abateri de la obiective, în scopul luării măsurilor corective ce se impun.




Hotărârea Guvernului nr. 925/2003 privind reorganizarea Consiliului Guvernamental pentru Monitorizarea Reformei Administraţiei

Publice;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1159/2004 pentru aprobarea instrucţiunilor privind conţinutul, forma de prezentare şi

structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite în scopul finanţării unor acţiuni sau ansamblu de acţiuni.

Standardul 11

MANAGEMENTUL RISCULUI


Coordonatorii de departamente analizează sistematic, cel puţin o dată pe an, riscurile legate de desfăşurarea activităţilor, elaborează planuri

corespunzătoare, în direcţia limitării posibilelor consecinţe ale acestor riscuri şi numeşte salariaţii responsabili în aplicarea planurilor respective.

Cerinţe generale

Orice acţiune sau inacţiune prezintă un risc de nerealizare a obiectivelor;

Riscurile sunt acceptabile, dacă măsurile care vizează evitarea acestora nu se justifica în plan financiar;

Riscurile semnificative apar şi se dezvoltă în special ca urmare a:

- managementului inadecvat al raporturilor dintre unitatea de învăţământ şi mediile în care aceasta acţionează;

- unor sisteme de conducere centralizate excesiv;

Un sistem de control intern eficient presupune implementarea, în cadrul COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU a

managementului riscurilor.

Directorul are obligaţia creării şi menţinerii unui sistem de control intern sănătos, în principal, prin: ,


35

- identificarea riscurilor majore care pot afecta eficacitatea şi eficienta operaţiunilor, respectarea regulilor şi regulamentelor, încrederea în

informaţiile financiare şi de management intern şi extern, protejarea bunurilor, prevenirea şi descoperirea fraudelor;

- definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri;

- evaluarea probabilităţii ca riscul sa se materializeze şi a mărimii impactului acestuia;

- monitorizarea şi evaluarea riscurilor şi a gradului de adecvare a controalelor interne la gestionarea riscurilor;

- verificarea raportării execuţiei bugetului, inclusiv a celui pe programe.




Alte acte normative.

Standardul 12

INFORMAREA


Directorul stabileşte tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât salariaţii, prin

primirea şi transmiterea informaţiilor, să-şi poată îndeplini sarcinile.

Cerinţe generale

Informaţia este indispensabilă unui management sănătos, unei monitorizări eficace, identificării situaţiilor de risc în faze anterioare ale

manifestării acestora.

Cultura organizațională are o incidenţă majoră asupra cantităţii, naturii şi fiabilităţii informaţiilor, ca şi în ceea ce priveşte lărgirea gamei

acestora în domeniul valorilor etice, politicii, puterii, responsabilităţilor şi obligaţiilor de raportare, obiectivelor societății, planurilor etc.

Directorul şi salariaţii trebuie să primească şi să transmită informaţiile necesare pentru îndeplinirea sarcinilor.

Informaţia trebuie să beneficieze de o circulaţie rapidă, în toate sensurile, inclusiv în şi din exterior.



Legea nr. 52/2003 privind transparenţa decizională în administraţia publică, cu modificările şi completările ulterioare;


36

Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 27/2003 privind procedura aprobării tacite, aprobată prin Legea nr. 486/2003, cu modificările şi


Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţii de interes public, cu modificările şi completările ulterioare;

Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la

informaţii de interes public;


Bugetul aprobat;

Analize periodice asupra execuţiei bugetare;

Analize periodice asupra documentelor a căror viză a fost refuzată de controlul financiar preventiv, precum şi asupra operaţiunilor

efectuate pe propria răspundere a ordonatorului de credite;

dispoziţiile directorului .

Standardul 13

COMUNICAREA


COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU trebuie să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă şi externă, care să

asigure o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât acestea să ajungă complete şi la timp la utilizatori.

Cerinţe generale

Directorul asigură funcţionarea unui sistem eficient de comunicare.

Prin componentele sale, sistemul de comunicare serveşte scopurilor utilizatorilor.

Sistemul de comunicare trebuie sa fie flexibil şi rapid, atât în interiorul COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU, cât şi între

aceasta şi mediul extern.

Procesul de comunicare trebuie să fie adaptat la capacitatea utilizatorilor, în ceea ce priveşte prelucrarea informaţiilor şi achitarea de

responsabilităţi în materie de comunicare.




37

Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţii de interes public, cu modificările şi completările ulterioare;

Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la

informaţii de interes public;

Site-ul ;




Hotărârea Guvernului nr. 26/2003 privind transparenta relaţiilor financiare dintre autorităţile publice şi întreprinderile publice, precum

şi transparenta financiară în cadrul anumitor întreprinderi;

Hotărârii Guvernului nr. 1085/2003 pentru aplicarea unor proceduri ale Legii nr. 161/2003 privind unele măsuri pntru asigurarea

transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei,

referitoare la implementarea Sistemului Electronic Naţional, cu modificările şi completările ulterioare;

Hotărârii Guvernului nr. 1723/2004 privind aprobarea Programului de măsuri pentru combaterea birocraţiei în activitatea de relaţii cu

publicul, cu modificările şi completările ulterioare.

Standardul 14

CORESPONDENŢA ŞI ARHIVAREA


Departamentul Secretariat organizează primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei astfel încât sistemul să fie accesibil

directorului, angajaţilor şi terţilor interesaţi cu abilitare în domeniu.

Cerinţe generale

Corespondenţa trebuie să fie purtătoarea unor informaţii utile în interiorul şi în exteriorul entităţii publice.

Corespondenţa utilizează purtători diferiţi ai informaţiei (hârtie, CD, stick, etc.) şi se realizează prin mijloace diferite (curierul, poşta, poşta

electronică, fax etc.).

Ponderea în care COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU utilizează unul sau altul dintre purtători şi apelează la unul sau altul

dintre mijloacele de realizare a corespondenţei este determinată de o serie de factori, cum ar fi: gradul de dotare internă şi/sau al terţilor,

nivelul de pregătire al salariaţilor, urgenţa, distanţa, costul, siguranţa, restricţiile din reglementări etc.

În funcţie de tipul de purtător şi mijlocul de realizare utilizat cu privire la corespondenţa, operaţiunile de intrare, ieşire, înregistrare şi

stocare trebuie adaptate corespunzător, pe baza unor planuri elaborate în acest sens, astfel încât, pentru fiecare caz, să poată fi reflectate


38

cerinţele majore privind: asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondenţei; confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondenţei;

stocarea (arhivarea) corespondenţei; accesul la corespondenţa realizată.



Hotărârea Guvernului nr. 1007/2001 pentru aprobarea Strategiei Guvernului privind informatizarea administraţiei publice;

Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică;

Hotărârea Guvernului nr. 1259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001 privind

semnătura electronică, cu modificările şi completările ulterioare;

Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1998, cu modificările şi completările ulterioare;

Hotărârea Guvernului nr. 51/2003 privind procedura de predare-primire a documentelor creatorilor şi/sau deţinătorilor de documente,

persoane juridice, care s-au desfiinţat;

Ordonanţa Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor, cu modificările şi completările ulterioare;

Hotărârea Guvernului nr. 1349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea şi protecţia, pe teritoriul României, a corespondenţei

clasificate, cu modificările şi completările ulterioare.

Standardul 15

IPOTEZE, REEVALUĂRI


Fixarea obiectivelor ia în considerare ipoteze acceptate conştient, prin consens. Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformării mediului,

impune reevaluarea obiectivelor.

Cerinţe generale

Ipotezele se formulează în legătură cu obiectivele ce urmează a fi realizate şi stau la baza fixării acestora.

Salariaţii implicaţi în realizarea unui obiectiv trebuie sa fie conştienţi de ipotezele formulate şi acceptate în legătură cu obiectivul în cauză.

Ipotezele de care salariaţii nu sunt conştienţi reprezintă un obstacol în capacitatea de adaptare.

Reevaluările nevoilor de informare sunt concretizate în schimbări în ceea ce priveşte informaţiile necesar a fi colectate, în modul de

colectare, în conţinutul rapoartelor sau sistemelor de informaţii conexe şi trebuie efectuate dacă se modifică ipotezele ce au stat la baza

obiectivelor.


39





Legea nr. 215/2001 a administraţiei publice locale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

Standardul 16

SEMNALAREA NEREGULARITĂŢILOR


Salariaţii, deosebit de comunicările pe care le realizează în legătură cu atingerea obiectivelor faţă de care sunt responsabili, au şi

posibilitatea ca, pe baza unor proceduri distincte, să semnaleze neregularităţi, fără ca astfel de semnalări să atragă un tratament inechitabil sau

discriminatoriu faţă de salariatul care se conformează unor astfel de proceduri.

Cerinţe generale

Directorii trebuie să stabilească şi să comunice salariaţilor procedurile corespunzătoare, aplicabile în cazul semnalării unor neregularităţi;

Directorii au obligaţia să întreprindă cercetările adecvate, în scopul elucidării celor semnalate şi, dacă este cazul, să ia măsurile ce se

impun;

Salariaţii care semnalează, conform procedurilor, neregularităţi, de care, direct sau indirect, au cunoştinţă, vor fi protejaţi împotriva

oricăror discriminări;

Semnalarea neregularităţilor trebuie să aibă un caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de delaţiune;

Directorul trebuie să promoveze respectul faţă de lege şi spiritul de încredere.

Referinţe generale


Legea nr. 571/2004 privind protecţia personalului din autorităţile publice, entităţile publice şi din alte unităţi care semnalează încălcări

ale legii;


40

Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi


Legea nr. 672/2002 privind, auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare;


preventiv, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordinul M.F.P. nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata

cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, cu modificările şi

completările ulterioare.

Realizare,a în practică, a acestui standard se face şi cu ajutorul fişei postului.

Standardul 17

PROCEDURI


Pentru activităţile din cadrul COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU şi, în special, pentru operaţiunile economice, se

elaborează proceduri scrise, care se comunică tuturor salariaţilor implicaţi.

Cerinţe generale

Coordonatorii de departamente trebuie să se asigure că, pentru orice acţiune şi/sau eveniment semnificativ, există o documentaţie adecvată

şi că operaţiunile sunt consemnate în documente.

Documentaţia trebuie să fie completă, precisă şi să corespundă structurilor şi politicilor entităţii publice.

Documentaţia cuprinde, politici administrative, manuale, instrucţiuni operaţionale, check-list-uri sau alte forme de prezentare a

procedurilor.

Documentaţia trebuie sa fie actualizată, utilă, precisă, uşor de examinat, disponibilă şi accesibila directorului, salariaţilor, precum şi terţilor,

dacă este cazul.

Documentaţia asigură continuitatea activităţii, în pofida fluctuaţiei de personal.

Lipsa documentaţiei, caracterul incomplet sau/şi neactualizarea acesteia constituie riscuri în realizarea obiectivelor.

Întocmirea şi urmărirea executării graficului de circulaţie a documentelor la fiecare nivel de responsabilitate.



41



Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările

ulterioare;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 912/2004 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice generale referitoare la

exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 522/2003, cu modificările şi


Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea,

ordonanţarea şi plata cheltuielilor entităţilor publice, precum şi organizarea, evidenta şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, cu

modificările şi completările ulterioare.

Standardul 18

SEPARAREA ATRIBUŢIILOR


Elementele operaţionale şi financiare ale fiecărei acţiuni sunt efectuate de persoane independente una faţă de cealaltă, respectiv funcţiile de

iniţiere şi verificare trebuie să fie separate.

Cerinţe generale

Separarea atribuţiilor şi a responsabilităţilor este una dintre modalităţile prin care se reduce riscul de eroare, fraudă, încălcare a legislaţiei,

precum şi riscul de a nu putea detecta aceste probleme.

Prin separarea atribuţiilor se creează condiţiile ca nicio persoană sau compartiment să nu poată controla toate etapele importante ale unei

operaţiuni sau ale unui eveniment.

Separarea atribuţiilor şi responsabilităţilor între mai multe persoane creează premisele unui echilibru eficace al puterilor.





ulterioare;


42

Conform prevederilor art. 11 din O.G. 119/1999 "Persoana care exercită controlul financiar preventiv propriu nu trebuie să fie

implicată, prin sarcinile de serviciu, în efectuarea operaţiunii supuse controlului financiar preventiv propriu".


preventiv, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordinul M.F.P. nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea si plata

cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, cu modificările şi

completările ulterioare.

Standardul 19

SUPRAVEGHEREA


Directorul asigură măsuri de supraveghere adecvate a operaţiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post, în

scopul realizării în mod eficace a acestora.

Cerinţe generale

Directorul trebuie să monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru a se asigura că procedurile sunt respectate de către

salariaţi în mod efectiv şi continuu.

Controalele de supraveghere implică revizuiri în ceea ce priveşte munca depusă de salariaţi, rapoarte despre excepţii, testări prin sondaje

sau orice alte modalităţi care confirmă respectarea procedurilor.

Directorul verifică şi aprobă munca salariaţilor, dă instrucţiunile necesare pentru a minimiza erorile, a elimina frauda, a respecta legislaţia

şi pentru a veghea asupra înţelegerii şi aplicării instrucţiunilor.

Supravegherea activităţilor este adecvată, în măsura în care: fiecărui salariat i se comunică atribuţiile, responsabilităţile şi limitele de

competenţă atribuite; se evaluează sistematic munca fiecărui salariat; se aprobă rezultatele muncii obţinute în diverse etape ale realizării

operaţiunii.



Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată;

Legea nr. 215/2001 a administraţiei publice locale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;.


43

Regulamentul de organizare si funcţionare al COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU.

Standardul 20

GESTIONAREA ABATERILOR


Directorul se asigură că, pentru toate situaţiile în care, datorită unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de politicile sau procedurile

stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor.

Cerinţe generale

În derularea acţiunilor pot apărea circumstanţe deosebite, care nu au putut fi anticipate şi care induc abateri ce nu permit derularea

tranzacţiilor prin procedurile existente;

Abaterile de la procedurile existente trebuie sa fie documentate şi justificate, în vederea prezentării spre aprobare;

Este necesară analiza periodică a circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionate acţiunile, în vederea desprinderii unor concluzii de

buna practică pentru viitor, ce urmează a fi formalizate.




ulterioare;

Alte acte normative.

Standardul 21

CONTINUITATEA ACTIVITĂŢII


Directorul asigură măsurile corespunzătoare pentru ca activitatea să poată continua în orice moment, în toate împrejurările şi în toate


44

planurile, cu deosebire în cel economico-financiar.

Cerinţe generale

COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU este o organizaţie a cărei activitate trebuie să se deruleze continuu, prin structurile

componente. Eventuala întrerupere a activităţii acesteia afectează atingerea obiectivelor propuse.

Situaţii diferite, care afectează continuitatea activităţii: mobilitatea salariaţilor; defecţiuni ale echipamentelor din dotare; disfuncţionalitatea

produsa de unii prestatori de servicii; schimbări de proceduri etc.

Pentru fiecare din situaţiile care apar, directorul trebuie sa acţioneze în vederea asigurării continuităţii, prin diverse măsuri, de exemplu:

angajarea de personal în locul celor pensionaţi sau plecaţi din unitatea de învăţământ din alte considerente; delegarea, în cazul absenţei

temporare (concedii, plecări în misiune etc.); contracte de service pentru întreţinerea echipamentelor din dotare; contracte de achiziţii

pentru înlocuirea unor echipamente din dotare.

Existenta inventarului situaţiilor care pot conduce la discontinuitatea în activitate şi a măsurilor care sa prevină apariţia lor.



Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici, cu modificările şi completările

ulterioare;

Hotărârea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcţionarilor publici, actualizată, cu modificările şi completările

ulterioare;

Hotărârea Guvernului nr. 1021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae;

Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 82/2004 privind unele măsuri în domeniul funcţiei publice;

Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu modificările şi completările ulterioare;

Standardul 22

STRATEGII DE CONTROL


Directorul construieşte politici adecvate strategiilor de control şi programelor concepute pentru atingerea obiectivelor şi menţinerea în

echilibru a acestor strategii.


45

Cerinţe generale

Există un raport de interdependenţă între strategiile, politicile şi programele elaborate pentru atingerea obiectivelor şi strategiile de control.

Fără o strategie de control adecvată, creşte riscul de manifestare a abaterilor de la strategia, politica şi programele entităţii publice şi, deci,

al nerealizării obiectivelor la nivelul exigenţelor preconizate.

Strategiile de control sunt cu atât mai complexe şi mai laborioase cu cât fundamentarea şi realizarea obiectivelor entităţii publice sunt mai

complexe şi mai dificile.

Strategiile de control se supun conceptului de strategie, în general, acestea necesitând studii, în vederea stabilirii obiectivelor de control, a

resurselor necesare, a pregătirii personalului de control, a îmbunătăţirii metodelor şi procedurilor de control, a modului de evaluare a

controalelor etc..

Strategiile de control se referă şi la tipurile de control aplicabile situaţiei. În paleta largă a modalităţilor de control şi a criteriilor de

clasificare a acestora, se află:

activităţi de control: observaţia; compararea; aprobarea; comunicarea rapoartelor; coordonarea; verificarea; analiza; autorizarea;

supervizarea; examinarea; monitorizarea etc.;

clasificarea controlului în funcţie de modul de cuprindere a obiectivelor: control total; control selectiv (prin sondaj);

clasificarea controlului în funcţie de scopul urmărit: control de conformitate; control de perfecţionare; control de adaptare etc.;

clasificarea controlului în funcţie de apartenenţa organelor de control: control propriu; control exterior;

clasificarea controlului în funcţie de executanţi: autocontrol; control mutual; control ierarhic; control de specialitate;

clasificarea controlului în funcţie de modul de execuţie: control direct; control indirect; control încrucişat;

clasificarea controlului în funcţie de baza normativa: control normativ; control practic; control teoretic;

clasificarea controlului în funcţie de interesul entităţii: control pentru sine; control pentru alţii;

clasificarea controlului în funcţie de orientarea sa: control tematic; control nedirijat;

clasificarea controlului în funcţie de momentul efectuării acestuia: control ex-ante; control concomitent; control ex-post;




ulterioare;

Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare;

Strategia dezvoltării controlului financiar public intern în România;


46

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea

controlului financiar preventiv, cu modificările şi completările ulterioare.

Standardul 23

ACCESUL LA RESURSE


Directorul stabileşte, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale, financiare şi informaţionale

ale COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU şi numeşte persoanele responsabile pentru protejarea şi folosirea corectă a acestor

resurse.

Cerinţe generale

Restrângerea accesului la resurse reduce riscul utilizării inadecvate a acestora;

Severitatea restricţiei depinde de vulnerabilitatea tipului de resursă şi de riscul pierderilor potenţiale, care trebuie apreciate periodic. La

determinarea vulnerabilităţii bunurilor şi valorilor se au în vedere costul, riscul potenţial de pierdere sau utilizare inadecvată;

Între resurse şi sumele înregistrate în evidenţe se fac comparaţii periodice (inventare). Vulnerabilitatea bunurilor şi valorilor determină

frecvenţa acestor verificări;



Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare;


Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii

elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, cu modificările şi completările ulterioare;

Legea nr. 213/1998 privind proprietatea publica şi regimul juridic al acesteia, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de încasare şi

utilizare a fondurilor băneşti primite sub forma donaţiilor şi sponsorizărilor de către entităţile publice;



47

Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi necorporale, republicată, cu modificările şi


Hotărârea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fără plata şi de valorificare a bunurilor aparţinând entităţilor

publice, cu modificările şi completările ulterioare;

Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în legătura cu gestionarea bunurilor, cu


Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaţiilor de casă;

Legea nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, cu modificările şi completările ulterioare;

Hotărârea Guvernului nr. 781/2002 privind protecţia informaţiilor secrete de serviciu;

Standardul 24

VERIFICAREA ŞI EVALUAREA CONTROLULUI


Directorul instituie o funcţie de evaluare a controlului intern şi elaborează politici, planuri şi programe de derulare a acestor acţiuni.

Cerinţe generale

Directorul trebuie să asigure verificarea şi evaluarea în mod continuu a funcţionarii sistemului de control intern şi a elementelor sale.

Disfuncţionalităţile sau alte probleme identificate trebuiesc rezolvate operativ, prin măsuri corective.

Verificarea operaţiunilor garantează contribuţia controalelor interne la realizarea obiectivelor.

Evaluarea eficacităţii controlului se poate referi, în funcţie de cerinţe specifice şi/sau conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor entităţii

publice, fie la unele dintre acestea, opţiune care revine directorului.

Directorul stabileşte modul de realizare a evaluării eficacităţii controlului.







48

ulterioare;


Regulamentul de organizare şi funcţionare al COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU.

Standardul 25

AUDITUL INTERN


Directorul înfiinţează sau are acces la o capacitate de audit, care are în structura sa auditori competenţi, a căror activitate se desfăşoară, de

regulă, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului.

Cerinţe generale

Auditul intern asigură evaluarea independentă şi obiectivă a sistemului de control intern al entităţii publice.

Auditorul intern finalizează acţiunile sale prin rapoarte de audit, în care enunţă punctele slabe identificate în sistem şi formulează

recomandări pentru eliminarea acestora.

Directorul dispune măsurile necesare, având în vedere recomandările din rapoartele de audit intern, în scopul eliminării punctelor slabe

constatate de misiunile de auditare.





Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public

intern, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea,

ordonanţarea şi plata cheltuielilor entităţilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, cu


Regulamentul de organizare şi funcţionare al COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU.

Date post:	05-Feb-2016
Category:	Documents
Upload:	nicoleta-antonescu
View:	67 times
Download:	0 times

Program SCMI

Documents