Produs software

„e-Administrare. Managementul Documentelor.

Controlul Executării Documentelor”

Manual de utilizare

2

CUPRINS

INTRODUCERE 3

I. PREZENTAREA GENERALĂ A SISTEMULUI 5

II. INFORMAȚII DE BAZĂ 6

III. STRUCTURA FUNCȚIONALĂ A SISTEMULUI 8

Meniul de navigare a sistemului 8

Autentificarea şi autorizarea accesului în sistem 15

IV. PROCESAREA DOCUMENTELOR IN SISTEM 17

Etapa 1 – Înregistrarea documentului de intrare în sistem 17

Etapa 2 – Coordonarea documentului de intrare în sistem 20

Etapa 3 – Executarea documentului și pregătirea răspunsului conform solicitări 24

Etapa 4 – Verificarea documentului transmis spre avizare/coordonare 28

Etapa 5 – Verificarea statutul documentului și pregătirea acestuia spre semnare 31

Etapa 6 – Semnarea documentului de ieșire. 36

Etapa 7. Expedierea documentului de ieșire 39

V. ÎNREGISTRARE ALTOR DOCUMENTE DE IEȘIRE SEMNATE OLOGRAF/ELECTRONIC

INIȚIATE DE INSTITUȚIE 41

3

INTRODUCERE

Produsul software „e-Administrare. Managementul Documentelor. Controlul Executării

Documentelor” (în continuare sistem) furnizat de către I. P. ,,Serviciul Tehnologia Informației și

Securitate Cibernetică” are scopul de a oferi o soluție complexă, eficientă și reprezintă un sistem

integrat de management al documentelor electronice ce pune la dispoziție funcționalități complete de

salvare, arhivare, căutare, istoric, control, versionare, flux de aprobare și raportare. Accesul la

documente se realizează în conformitate cu politica de securitate a informației instituționale și se

adaptează la nevoile organizației. Sistemul asigură stocarea securizată a documentelor și oferă o

abordare inovativă cu privire la modul de gestiune și organizare a documentelor, reducând considerabil

timpul de acces la documente precum şi modul de distribuire și modificare al acestora.

Prezentul document reprezintă Manualul de utilizare al Produsului software „e-Administrare.

Managementul Documentelor. Controlul Executării Documentelor” și descrie regulile generale de

organizare a gestiunii documentelor și este destinat exclusiv personalului autorizat din cadrul

instituțiilor și autoritățile publice centrale și locale, în scopul îndeplinirii atribuțiilor funcționale,

asigurând următoarele mecanisme de securitate cibernetică:

autentificarea;

autorizarea;

integritatea;

confidențialitatea;

non-repudierea.

Ca soluție pentru gestionarea documentelor, sistemul este creat pentru a lucra cu un volum

mare de date și deține următoarele principale funcționalități:

Ușurință în salvare și căutare documente;

Alocarea identificatorului unic de înregistrare fiecărui document;

Ușurință în utilizare datorită unei interfețe intuitive;

Clasificarea eficientă a documentelor;

Proces automatizat de aprobare a documentelor;

Accesibilitatea documentelor;

Optimizarea timpului de căutare a unui document;

Stabilirea locului unde se află fiecare document activ;

Acces securizat, controlat pentru utilizatori;

Urmărirea întregului ciclu de viaţă al fiecărui document.

Baza legislativ – normativă

• Hotărârea Guvernului nr. 632 din 08.06.2004 despre aprobarea Politicii de edificare a societăţii

informaţionale în Republica Moldova;

• Hotărârea Guvernului nr. 255 din 09.03.2005 „Privind Strategia Naţională de edificare a societăţii

informaţionale – "Moldova electronică";

• Hotărârea Guvernului nr. 733 din 28.06.2006 “Cu privire la Concepţia guvernării electronice”

4

• Hotărârea Guvernului nr. 320 din 28.03.2006 pentru aprobarea Regulamentului privind modul de

aplicare a semnăturii digitale în documentele electronice ale autorităţilor publice;

• Hotărârea Guvernului nr. 115 din 28.02.1996 pentru aprobarea Instrucţiunilor cu privire la ţinerea

lucrărilor de secretariat în organele administraţiei publice locale ale Republicii Moldova;

• Hotărârea Guvernului nr. 618 din 05.10.1993 pentru aprobarea Regulilor de întocmire a

documentelor organizatorice şi de dispoziţie şi Instrucţiunii-tip cu privire la ţinerea lucrărilor de

secretariat în organele administraţiei publice centrale de specialitate şi ale autoadministrării locale ale

Republicii Moldova;

5

I. PREZENTAREA GENERALĂ A SISTEMULUI

Sistemul asigură centralizarea și punerea la dispoziția întregii organizații a tuturor

documentelor, indiferent de modul de intrare al acestora în sistem sau de natura acestora, fie ele simple

documente de tip text, mesaje electronice, faxuri, documente scanate și chiar imagini, care stau la baza

derulării activității. De asemenea, asigură organizarea riguroasă și controlul accesului la documentele

din arhivă prin acordarea drepturilor stricte de acces.

Sistemul este o aplicaţie de tip Client–Server WEB care oferă posibilitatea de accesare a

informaţiilor folosind browser-ele Web clasice și poate fi utilizat pe orice calculator conectat la reţea,

indiferent de sistemul de operare folosit.

Sistemul este compatibil cu semnătura electronică - simplă și avansată calificată, cât și cu actele

care au fost imprimate și ulterior semnate olograf cu aplicarea ștampilei. Drept urmare, actul poate fi

scanat și încărcat din nou în sistem atât stampile și semnături olografe. Toate sunt integrate perfect în

sistem, fiind astfel disponibile tuturor utilizatorilor.

Cerințe software față de sistem:

Pentru a putea utiliza sistemul și funcțiile sale, computerul trebuie să întrunească următoarele

cerințe software:

Microsoft Edge 40 sau superior;

Internet Explorer 10 sau o variantă mai recentă;

Mozilla Firefox 51 și o versiune mai recentă;

Google Chrome 34 și o versiune mai recentă;

Opera Browser 74 și o versiune mai recentă.

6

II. INFORMAȚII DE BAZĂ

2.1. Obiective

Sistemul prevede următoarele obiective:

intensificarea controlului asupra întregului proces al ciclului de viață al documentului;

optimizarea fluxului circuitelor de documente în autoritățile Administației Publice;

crearea unei bazei de date unice care să conţină toate (sau, cel puţin, majoritatea) informațiile

despre documentele organizaţiei;

accesul autorizat şi controlat al personalului instituției (în funcţie de rolul pe care îl deţine) la

documente, indiferent de locația în care sunt stocate;

reducerea timpului de efectuare a procedurilor de căutare şi recepţionare a informaţiei.

2.2. Funcţii

Sistemul îndeplineşte următoarele funcţii:

clasificarea şi ierarhizarea documentelor;

notificarea privind mersul executării documentelor (atenţionări, avertizări etc.);

accesul personalizat al utilizatorilor la documente în funcţie de rolul exercitat de către

utilizator;

posibilitatea reînnoirii sau modificării drepturilor de acces;

informarea automatizată a utilizatorilor (angajaților) organizaţiei privind actualizarea

documentelor sau elaborarea altor noi;

fixarea acceselor în sistem de către utilizatori, precum şi a accesării anumitor documente;

crearea, administrarea, redactarea şi completarea clasificatoarelor Sistemului;

generarea documentelor complexe, cum ar fi statistici, rapoarte etc.;

asigurarea securităţii informaţiei la toate etapele de creare, redactare şi transportare a

documentelor prin reţele;

identificarea documentelor, navigarea prin bazele de date, căutarea actelor după criteriile de

înregistrare ale acestora;

regăsirea documentelor după legături funcţionale (fiecare document poate conţine referinţe la

alte documente).

3.3. Documentul în sistem

Documentul este partea componentă esenţială a sistemului şi deține o serie de atribute:

tipul sau categoria, conform unui clasificator al documentelor adoptat în organizaţie;

codul sau identificatorul care permite distingerea şi regăsirea rapidă;

data adoptării documentului, data înregistrării precum şi termenul de executare;

denumirea sau titlul;

domeniile sau tematicile reglementate;

resursele: fişierele ataşate, în format de document general acceptat de sisteme moderne de

gestiune a documentelor;

corespondent, coordonator, executant: organizaţiile şi persoanele care sunt implicate în

emiterea sau lucrul cu documentul;

7

alte atribute care facilitează gestionarea simplificată a managementul documentelor: autori,

dosare de grupare etc.

Principala funcţie de gestiune a sistemului este cea de înregistrare (introducere, importare) a unui

document existent, precum şi urmărirea procesului și etapelor de executare a documentului.

Înregistrarea documentelor în sistem se efectuează de persoanele autorizate și care deţin dreptul de a

înregistra documente (se referă la nivelul de acces Gestionar).

3.4. Profiluri, nivele de acces în cadrul sistemului

Pentru adaptarea la diferite activități din interiorul organizației, în cadrul sistemului sunt

definite câteva nivele de acces la documente și funcționalități, precum:

Executor – este utilizatorul simplu, care are acces la funcţii de consultare a documentelor în

care este desemnat, precum și la alte funcţii, care sunt definite în conformitate cu rolurile pe care le

deţine.

Executor principal – este utilizatorul simplu, care are acces la funcţii de consultare a

documentelor și de îndeplinire a sarcinilor recepționate, cu privire la documentul atribuit spre execuție,

precum și la alte funcţii, care sunt definite în conformitate cu rolurile pe care le deţine.

Supervizor/ Gestionar – este utilizatorul abilitat cu funcţii de gestionare și supervizare a

documentelor precum: introducerea, modificarea documentelor şi nomenclatoarelor.

Coordonator– este utilizatorul, care are acces la funcții de formulare a rezoluției, indica

persoanele responsabile de executare și alte funcții de decizie cu privire la gestionarea sistemului

informatic.

Utilizator abilitat cu drept de semnare – este utilizatorul cu drept de semnare a documentelor.

În cazul optării pentru semnătura electronică, acest pocedeu poate fi inițiat din sistem cu semnătură

electronică - avansată calificată prin intermediul platformei MSign (Serviciul guvernamental de

semnătură electronică). În cazul optării pentru semnarea olografă a actelor, documentul poate fi

imprimat, pe care ulterior, se aplică ștampila și semnătura olografă. Drept urmare, actul poate fi scanat

și încărcat din nou în sistem.

Utilizator cu drepturi avansate – este utilizatorul, care, pe lângă nivelul de acces care îl

deține, are drepturi de gestionare a funcționalităților accesibile în meniul Administrare inclusiv

gestionarea listei utilizatorilor, gestionarea nomenclatoarelor si altele.

Notă: Profilurile de acces / Conturile personalului - în cadrul sistemului sunt create de către

persoana responsabilă de tehnologia informației din cadrul organizației (administrator IT al instituției),

conform instrucțiunilor din prezentul manual.

8

III. STRUCTURA FUNCȚIONALĂ A SISTEMULUI

Meniul de navigare a sistemului:

Figura 3.1 – Meniul de navigare a sistemului

Înregistrare – oferă mecanismul complet de înregistrare a documentelor în sistem și este destinată

doar utilizatorilor cu nivel de acces supervizor . Sunt definite trei fluxuri de gestiune a documentelor

în cadrul sistemului, precum:

Figura 3.2 – Meniul “Înregistrare”

Documente Intrare - sunt documentele, actele care sunt recepționate în instituție din partea altor entități

publice sau private;

Documente Ieșire - sunt documentele, actele care sunt expediate în afara instituției spre alte entități;

Documente Interne - sunt documentele, actele emise de către managementul organizaţiei.

Flux de documente reprezintă procesul de gestiune a documentului.

Notificări – reprezintă informație despre documente care sunt în lucru și vizează utilizatorul

autentificat în dependență de rolul care îl deține, acte cu următoarele proprietăți:

Procesul executării este supus controlului;

Termenul de executare a expirat sau va expira curând;

Utilizatorul curent este emitent al documentului intern;

Utilizatorul curent este administrator sau este implicat, în virtutea rolurilor atribuite:

supervizor, coordonator, executant.

Figura 3.3 - Fișa “Notificări – Documente Intrare”

9

Registru - afişează lista filtrată tuturor documentelor, după nivelul de acces al utilizatorului curent, din

cadrul sistemului, conform figurii 3.4. Documentele se afişează în ordinea descrescătoare a datei

înregistrării în sistem (astfel, cele mai „noi” documente se află în primele rânduri ale listei).

La fel, ca şi în cazul meniul Înregistrare, sunt definite trei tipuri de registre privitoare la documentele

de intrare, ieşire şi cele interne.

Figura 3.4 – Lista tuturor documentelor de intrare din maniul „Registru”

Căutare – opțiunea oferă un mecanism de căutare, după o serie de criterii, a documentelor din baza de

date şi înregistrate în sistem, conform figurii 3.5. Nu este obligatorie completarea tuturor câmpurilor.

Asupra condiţiilor de căutare se efectuează operaţia „şi”, ceea ce înseamnă că în funcţie de numărul

de criterii introduse în câmpurile din figura 3.5, vor fi găsite mai multe sau mai puţine documente care

corespund acestor criterii.

Figura 3.5 – Meniul “Cautare”

10

Butonul “Export Word” și “Export Excel” – oferă posibilitatea de a exporta datele statistice generate

într-un fișier de tip Microsoft Office Word și Microsoft Office Excel și se salvează local pe calculatorul

Dvs.

La fel, ca şi în cazul meniurilor Înregistrare, Notificări şi Registru, sunt definite trei tipuri de

documente care vor fi căutate – documente de intrare, ieşire şi cele interne.

Butonul „Cîmpuri preselectate” – oferă posibilitatea de a preselecta suita de atribute de afișare a

cîmpurilor, conform necesităților și fluxului de documete existente în sistem. Această opțiune poate fi

configurată prin accesarea meniului “Profil”, secțiunea “Câmpuri PreSelectare pentru Căutare”

Figura 3.6 – Setarea opțiunilor de cautare

Nr. fişă, Nr. înregistrare, Data înregistrare, Nr. document, Data document, Termen de executare - se

vor introduce în două câmpuri, care au semnificaţia „de la” şi „până la” pentru cazul când nu se

cunoaşte valoarea exactă.

Flux - semnifică tipul de înregistrare a documentelor:de intrare, ieşire și cele interne ( acest tip apare

în câmpul Flux la activarea comenzii şi poate fi modificat ulterior);

11

Tip - înseamnă tipul documentelor - răspuns, iniţiativă etc.;

Coordonator, Executant, Executant principal – se selectează numele persoanelor respective din listele

alăturate;

Stare executare, rezultat executare – se selectează valorile respective din listele alăturate;

După apăsarea butonului “Căutare”, va fi afişat un tabel cu documentele găsite, asemănător celui

prezentat în figura 4. În câmpul Rezultate se bifează denumirile coloanelor din tabelul care va fi afişat.

Raportare – generează statistici ale circulaţiei şi executării documentelor. Sunt definite două tipuri de

statistici, accesibile la plasarea mouse-ului deasupra comenzii: Statistici Circulaţie şi Statistici

Executare. La selectarea unui anumit tip de statistici, de exemplu a celui de circulaţie, se va afişa o

fereastră ca în figura 3.7. În cazul statisticii de executare se va afişa o fereastră ca în figura 3.8.

Figura 3.7 – Meniul “Raportare – Statistici Circulație”

Figura 3.8 – Meniul “Raportare – Statistici Executare”

Se selectează modalitatea afişării statisticii după: categorii, corespondenţi, coordonatori, executanţi

etc., vezi figura 7-8 şi intervalul de timp pentru aceasta. La plasarea mouse-ului deasupra datei

intervalului, se va afişa un calendar pentru comoditatea alegerii intervalului de timp. După selectarea

tuturor parametrilor se activează butonul „Vizualizare” şi va fi afişat un tabel ca în figura 3.9.

Figura 3.9 – Informația generată pentru Statistici Circulație

12

După cum se poate observa din figura 3.9, tabelul conţine următoarele coloane: Nr. – numărul de

ordine, Corespondent – modalitatea de afişare (în cazul nostru, după Corespondenţi), Total – numărul

total al documentelor găsite conform parametrilor introduşi, Intrare – numărul documentelor de

intrare, Ieşire – numărul documentelor de ieşire, Interne – numărul documentelor interne (în cazul

nostru, documente de acest tip nu au fost găsite).

Dacă se selectează statistici de executare, atunci tabelul va mai conţine și alte coloane (figura 10): Spre

executare – numărul documentelor spre executare, În executare – numărul documentelor aflate în faza

de executare, Executate (total) – numărul total al documentelor executate, Executate (termen depăşit)

– numărul documentelor executate, dar al căror termen de executare a fost depăşit, Neexecutate

(expirate) – numărul documentelor care nu au fost executate şi al căror termen a fost depăşit.

Figura 3.10 - Informația generată pentru Statistici Executare

Implicit tabelul afişează numărul documentelor în ordinea descrescătoare a numărului de documente

din coloana a treia (în cazul nostru, coloana Total). Această ordine poate fi modificată la apăsarea

butonului mouse-ului deasupra titlului coloanei corespunzătoare. La apăsarea repetată a butonului,

numărul documentelor va fi afişat în ordinea crescătoare corespunzător coloanei selectate. La apăsarea

deasupra coloanei a doua, corespondenţii (sau categoriile, executanţii, coordonatorii etc.) vor fi afişaţi

în ordine alfabetică sau inversă alfabetică (la apăsarea repetată).

Nomenclatoare - oferă accesul la anumite comenzi care permit gestionarea unor nomenclatoare ale

sistemului. Acestea sunt:

Corespondenţi – lista instituțiilor cu care organizaţia respectivă menține corespondenţa (de la

care pot parveni sau spre care pot fi expediate documentele);

Grupe Corespondenţi – lista unor grupuri în care au fost incluşi corespondenţii;

State Corespondente – lista statelor din care pot proveni corespondenţii;

Mijloace Sosire/Transmitere – lista mijloacelor prin intermediul căror poate sosi corespondenţa

(poştă, fax, curier, poştă electronică etc.);

Categorii Documente – lista categoriilor de documente în care pot fi grupate documentele;

Rezultate Examinare – lista rezultatelor posibile ale examinării documentelor (Executat,

Respins, Expediat).

Sub Regiștri – ramura specifică a registrului/listei documentelor caracterizate specific

managementului documentelor și se realizează în conformitate cu specificul organizației Dvs.

13

Stării de examinare – etapa, stare a documentului în cadrul fluxului de gestiune a documentelor,

precum: spre redactare, redactat, spre coordonare, coordonat și altele.

Figura 3.11 – Meniul „ Nomenclatoare”

Administrare - oferă accesul limitat, pentru utilizatorii responsabili de tehnologia informației în cadrul

organizației Dvs. la gestionarea unor nomenclatoare de sistem. Acest meniu este asemănător

meniului Nomenclatoare (figura 3.11), însă el administrează nomenclatoarele subdiviziunilor

structurale, funcțiilor personalului şi cele ale utilizatorilor/executanţilor.

Figura 3.12 – Meniul “Administrare”

Subdiviziuni structural – permite gestionarea nomenclatorului de către subdiviziunile structurale

conform structurii organizaţionale (organigramei), figura 3.13.

14

Figura 3.13 – Submeniul “Subdiviziuni Structurale”

Ip-uri autorizate – adresele IP ale utilizatorilor autorizate spre accesarea sistemului.

Figura 3.14 – Lista adreselor IP autorizate în sistem

Notă: Prima adresa IP autorizată în sistem este obligatoriu să fie a administratorului IT local

Numerotarea documentelor – permite (re)stabilirea numărului de start în cazul numerotării automate.

Figura 3.15 – Setarea opțiuni de numerotare a documentelor

15

Autentificarea şi autorizarea accesului în sistem

Autentificarea în sistem este disponibilă prin câteva modalități:

nume de utilizator și parolă de acces – numele de utilizator și parola utilizate pentru

autentificarea în sistemul informațional Managementul Documentelor;

Autentificare MPass – serviciul guvernamental de autentificare și control al accesului, utilizând

semnătura mobilă, semnătura electronică, certificatul de autentificare sau buletinul de identitate

electronic.

Autentificarea utilizatorului în sistem se efectuează în următorul mod:

Pasul 1. Culegeți adresa web dedicată organizației Dvs. (ca de exemplu: https://demo-docs.itsec.md)

în browser.

Figura 3.16 - Interfața de autentificare

Pasul 2. Intoduceţi datele de autentificare:

- numele utilizatorului în câmpul „Numele de utilizator”;

- parola în câmpul „Parola de acces”.

Notă: Nu divulgaţi datele de autenficare nimănui. STISC niciodată nu vă va solicita datele de

autentificare.

Pasul 3. Apăsaţi Butonul „Intrare”

Sau puteți să selectaţi autentificarea prin „MPass” - Serviciul Guvernamental de Autentificare şi

Control al Accesului, utilizând semnătura mobilă, semnătura electronică, certificatul de autentificare

sau buletinul de identitate electronic.

Notă: Obligatoriu la profilul utilizatorului trebuie să fie îndeplinit câmpul cu date cu caracter personal,

IDNP.

16

Figura 3.17 - Interfața de autentificare în MPass

În cazul când autentificarea s-a soldat cu succes, veți accesa sistemul cu toate meniurile existente în

conformitate cu rolul și permisiunile Dvs. ca utilizator al acestui sistem.

Ieșirea din sistem

Apăsaţi butonul “Ieşire” din bara de meniu al sistemului. Sistemul vă va redirecţiona spre

pagina principala a sistemului, unde vă veţi putea autentifica din nou.

Figura 3.18 – Ieșirea din sistem

Notă: Nu închideţi pagina, ci apăsaţi butonul “Ieşire” din sistem. Pentru a asigura o securitate sporită

după 15 minute de inactivitate a utilizatorului, sistemul stopează conexiunea, redirecţionează la pagina

de autentificare şi este necesar introducerea repetată a datelor de autentificare.

Această opțiune poate fi setată de către administrator în meniul <<Administrare -> Setări sistem>>.

17

IV. PROCESAREA DOCUMENTELOR IN SISTEM

Etapa 1 – Înregistrarea documentului de intrare în sistem

PROFILUL SUPERVIZOR/GESTIONAR

Pasul 1. După autentificarea cu succes, va fi disponibilă pagina de start al sistemului conform figurii

4.1. Faceți clic pe meniul „Înregistrare”, pentru a înregistra un document de intrare parvenit.

Figura 4.1 – Pagina de start al sistemului

Pasul 2. Selectați tipul de înregistrare a unui document în secțiunea “Document Intrare”:

Figura 4.2 – Accesarea secțiunii “Document Intrare”

Pasul 3. Accesând meniul “Document Intrare” se va afişa formularul de introducere a atributelor

generale ale documentului, care reprezintă:

Nr. de înregistrare – numărul de înregistrare a documentului în Sistem;

Data de înregistrare – data înregistrării documentului în cancelarie/secretariat;

Nr. document – numărul documentului intrat, aşa cum a fost specificat în organizaţia-

corespondent;

Data document – data documentului intrat, aşa cum a fost specificat în organizaţia-

corespondent;

18

Document referent – documentul la care face referire documentul respectiv;

Corespondent – documentul la care face referire documentul dat;

Conținut succint – conţinutul pe scurt (sau titlul) al documentului;

Categorie – categoria documentului conform clasificatorului (scrisoare, demers, petiţie etc.);

Primit – modul în care documentul a intrat în organizaţie (poştă, fax, curier etc.);

Coordonat – numele persoanei responsabile pentru conţinutul documentului;

Rezoluție - decizia managementului organizaţiei privind modul de executare a documentului;

Termen de executare – data când se va raporta decizia privind conţinutul documentului;

Alte referințe – alte documente la care face referinţă documentul curent.

Completaţi câmpurile formularului de înregistrare a documentelor de intrare cu datele necesare despre

documentul de intrare, conform câmpurilor solicitate în figura 4.3 și apăsați butonul “Salvare” pentru

a trece la următorul pas:

Figura 4.3 – Formularul de înregistrarea a documentelor de intrare în sistem

Pasul 4. Atașați documentul scanat sau recepționat electronic și anexele acestuia în formular la câmpul

“Fișier atașat” și “Fișiere adiționale”, conform figurii 4.4:

19

Figura 4.4 – Atașarea fișierul documentului de intrare și anexele în sistem

Tastând butonul „Salvare”, documentul de intrare va fi creat cu succes și veți fi notificat cu un mesaj,

conform figurii 4.5.

Figura 4.5 – Notificare cu privire la crearea cu succes al documentului de intrare

20

Etapa 2 – Coordonarea documentului de intrare în sistem

PROFILUL COORDONATOR

În cadrul acestei etape, Coordonatorul accesează documentul, indică rezoluția și selectează

persoanele responsabile de executare, conform următorului proces.

Pasul 1. Conform figurii 4.6, în meniul “Registru” accesați submeniul „Documente intrare”.

Figura 4.6 – Accesarea lista documentelor de intrare

Pasul 2. În acest moment veți vizualiza lista documentelor de intrare din cadrul organizației Dvs.,

selectați documentul pe care doriți să-l procesați și îl deschideți prin simplu clic, conform figurii 4.7:

Figura 4.7 – Accesarea documentului de intrare

Pasul 3. Analizați conținutul documentului de intrare cu fișiere atașate, indicați executorul principal,

rezoluția și termenul de executarea a documentului. Selectați executorii, persoanele autorizate și

responsabile de procesarea documentului și oferirea unui răspuns conform solicitări.

21

Figura 4.8 – Indicarea executorilor, rezoluția și termenul de executare a solicitări din documentul de

intrare

Pasul 4. Indicați persoanele responsabile de executare a sarcinilor. Este permisibil selectarea mai

multor executori, în schimb executorul principal poate fi doar o persoană. După indicarea executorilor,

clic pe butonul “OK” pentru salvare.

Notă:

- prevede executorii care vor participa la executare.

- este executor principal, persoana care va pregăti documentul de ieșire cu răspunsul final.

22

Figura 4.9 – Indicarea persoanelor responsabile de executarea documentului de intrare.

Pasul 5. Verificați datele introduse <<executorii și termenul de executare>> și confirmați prin clic a

butonul “Salvare”.

Notă: Executorul principal este evidențiat cu BOLD.

23

Figura 4.10 – Verificarea datelor introduse despre executori

24

Etapa 3 – Executarea documentului și pregătirea răspunsului conform solicitări

PROFILUL EXECUTOR/EXECUTOR PRINCIPAL

NOTĂ:

Executorul, primește notificare printr-un e-mail (în cazul în care este configurată această opțiune),

accesează sistemul și analizează sarcina parvenită.

Executor principal, primește notificare la e-mail (în cazul în care este configurată această opțiune),

accesează sistemul și analizează sarcina cuvenită.

Pasul 1. Lista documentelor poate fi accesată prin meniul notificări accesând meniul „Registru”

submeniul „Documente Intrare” sau prin simplu clic pe numărul indicat al documentelor

nevizualizate.

Figura 4.11 - Accesarea documentelor nevizualizate

Pasul 2. Din lista documentelor afișate, găsiți documentul necesar, aveți posibilitatea de al deschide

prin simplu clic pe rândul documentului.

Figura 4.12– Accesarea documentului de intrare

Pasul 3. Studiați informația aferentă documentului conform fișei, pentru vizualizarea Documentul

intrat, se va deschide tastând printr-un simplu click pe fișierul atașat. După studierea documentului,

accesați secțiunea “Mersul Examinării”, pentru a adăuga informații aferente cu privire la solicitarea

din Documentul intrat, conform figurii 4.13.

25

Figura 4.13 – Fișa Documentului de intrare

Pasul 4. Prin click a butonului “Adăugare”, conform figurii 4.14, executorul are posibilitatea de a

adaugă informația aferentă conform sarcinii primite și documentul (materialul) pregătit conform

solicitări din Documentul intrat.

Figura 4.14 – Adăugarea informații aferentă conform sarcinii din documentul intrat

26

Pasul 5. Executorii se pot expune conform sarcinii, în modul următor:

Indică starea examinării conform necesității;

Scrie un scurt comentariu spre informare – după necesitate;

Selectează bifele pentru notificări;

La necesitate, atașează fișierul;

Accesează butonul “Salvare” pentru a salva informația completată.

Figura 4.15 – Transmiterea documentului pregătit spre avizare

Figura 4.16 – Transmiterea documentului pregătit spre coordonare

27

Notă: În cadrul sistemului există câteva opțiuni disponibile la funcția „Stare examinare” din submeniul

„Mersul examinării” conform figurii 4.17, acestea pot fi personalizate după fluxul și modul de

gestionare a documentelor în cadrul organizației Dvs.

Figura 4.17 – Opțiunile disponibile ale funcției „Stare examinare”

28

Etapa 4 – Verificarea documentului transmis spre avizare/coordonare

PROFILUL COORDONATOR

În cadrul prezentei etape, Coordonatorul studiază documentul, verifică răspunsul transmis spre

coordonare, modifică starea documentului.

Pasul 1. Accesați documentele spre coordonare din meniul “Notificări” sau din interfața grafică din

tabelul “Flux documente”, conform figurii 4.18:

Figura 4.18 – Accesarea documentului spre coordonare

Pasul 2. Studiați informația aferentă documentului din fișa acestuia, precum: corespondent, fișierul

atașat, executanți și alte informații importante. După verificarea informațiilor aferente, accesați

secțiunea ,,Mersul Examinării”.

29

Figura 4.19– Consultarea informației aferente documentului

30

Pasul 3. Accesați secțiunea „Mersul Examinării” pentru a consulta/analiza comentariul și fișierul

atașat spre coordonare. Pentru a <<coordona sau respinge>> documentul recepționat, accesați butonul

,,Adăugare”.

Figura 4.20 – Consultarea documentului transmis spre coordonare

În cazul că documentul pregătit de executor corespunde solicitării parvenite, tastați butonul

„Coordonat” și în cazul când nu corespunde, tastați butonul „Respins”, conform figurii 4.20. După

completarea tuturor câmpurilor necesare accesați butonul „Salvare”.

Figura 4.21 – Statutul coordonat al documentului

31

Etapa 5 – Verificarea statutul documentului și pregătirea acestuia spre semnare

PROFILUL EXECUTOR/EXECUTOR PRINCIPAL

În cadrul acestei etape, executorul principal – verifică statutul executării sarcini, rezervă un număr de

ieșire a documentului pregătit spre expediere și transmite spre semnare a documentului pregătit către

persoana autorizată cu drept de semnare.

Pasul 1. Executorul verifică la statutul documentului <<coordonat sau respins>> la secțiunea „Mersul

examinării”. După coordonarea documentului cu coordonatorul accesează butonul „Adăugare”

pentru a continua procedura.

Figura 4.22 – Verificarea statutului documentului executat

Pasul 2. Rezervați un număr de ieșire - creați prefix (după necesitate) la numărul de ieșire, salvați prin

butonul „Salvare” acțiunile efectuate, conform figurii 4.23.

32

Figura 4.23 – Rezervare a unui număr de ieșire a documentului executat

33

Pasul 3. Accesați butonul „Adăugare” pentru expedierea documentului de ieșire pregătit spre

semnare în format .pdf, conform figurii 4.24.

Figura 4.24 – Adăugarea documentul perfectat spre semnare

Figura

Pasul 4. Se remite documentul spre semnare, prin accesarea opțiunii “Starea examinării” funcția

“spre semnare”, selectați persoana semnatară, autorizată de a semna documentul de ieșire și anexați

documentul necesar spre semnare în format .pdf, conform figurii 4.25. Astfel documentul a fost remis

spre semnare către persoana responsabilă autorizată cu drept de semnare.

34

Figura 4.25 – Remiterea documentului pregătit spre semnare

Notă: se va atașa document .pdf pentru a fi aplicată semnătura, în caz de statut „Respins”, se vor

consulta recomandările și remarcile oferite de către coordonator și se va pregăti un document ajustat

cerințelor solicitate.

35

Pasul 6. După aplicarea semnăturii de către persoana autorizată cu drept de semnare, executorii vor fi

notificați cu un mesaj și vor putea vizualiza statutul documentului în secțiunea “Mersul examinări”,

conform figurii 4.26.

Figura 4.26 – Vizualizarea statului „semnat” al documentului de ieșire

36

Etapa 6 – Semnarea documentului de ieșire.

PROFILUL COORDONATOR/ PERSOANA ABILITATĂ CU DREPT DE SEMNARE

În cadrul acestei etape, coordonatorul și sau persoana abilitată cu drept de semnare, va aplica semnătura

asupra documentului de ieșire pregătit conform solicitărilor din documentul de intrare.

Pasul 1. Accesați din meniul de notificări documentul „Spre semnare”.

Figura 4.27 – Vizualizarea documentelor spre semnare

Pasul 2. În cadrul sistemului, semnarea documentelor/actelor se poate efectua prin două opțiuni,

ilustrae în figura 4.28:

Concomitent toată lista de documente;

Semnează fiecare document individual.

Figura 4.28 – Semnarea documentelor de ieșire

Pasul 3. Aplicarea semnături electronice, conform figurilor 4.29 și 4.30, se efectuează prin MSign –

Serviciul guvernamental de semnătură electronică, și respectiv veți alege tipul de semnătură pe care îl

dețineți.

37

Figura 4.29– Detectarea semnăturii electronice în sistem

Figura 4.30 –Aplicarea semnăturii electronice în sistem

38

Pasul 4. Dacă semnătura a fost aplicată cu succes, despre acest fapt se poate observa în meniul “Mersul

examinării” – statut „Semnat”, conform figurii 4.31.

Figura 4.31 – Documentul de ieșire semnat

39

Etapa 7. Expedierea documentului de ieșire

PROFILUL SUPERVIZOR

Pasul 1. După executarea și semnare documentului de ieșire de către persoana abilitată cu drept de

semnare, în meniul de notificări prin rubrica “Ieșire ->Semnate”, accesați câmpul și expediați

documentul ales către corespondent.

Figura 4.32 – Vizualizarea documentelor semnate spre expediere

Paul 2. Completați câmpurile solicitate în submeniul „Fișa Ieșire” . Prin simplu clic al butonului

„Salvare” se va salva informația introdusă în documentul de ieșire. Butonul “E-mail” prevede

expedierea documentului prin poșta electronică către corespondenții indicați. Aceste acțiuni sunt

ilustrate în figura 4.33.

Figura 4.33 – Completarea fișei a documentului de ieșire

Notă: La acest pas documentul de intrare referit se va executa automat

40

Pasul 3. Tastând butonul “E-mail” se generează un fișier .eml, care se descarcă instantaneu pe stația

dvs. de lucru , conform figurii 4.34.

Figura 4.34 – Generarea fișierului .eml

Pasul 4. Fișierul .eml cu e-mailul generat se va deschide prin aplicația Microsoft Outlook , urmează să

fie expediat cu răspunsul perfectat către corespondenții selectați (1), subiectul mesajului (2),

documentul de ieșire atașat (3) și scurt rezumat (4), conform figurii 4.35.

Figura 4.35 – Expedierea prin poștă electronică a documentului de ieșire

41

V. ÎNREGISTRARE ALTOR DOCUMENTE DE IEȘIRE SEMNATE

OLOGRAF/ELECTRONIC INIȚIATE DE INSTITUȚIE

PROFILUL SUPERVIZOR

Pasul 1. Pentru înregistrarea unui document de ieșire din cadrul organizației Dvs., veți accesa meniul

“Înregistrare”, submeniul “Document Ieșire”, conform figurii 4.36.

Figura 4.36 – Accesarea submeniului „Document Ieșire”

Pasul 2. Completați câmpurile solicitate în secțiunea „Fișa Ieșire” și salvați datele introduse prin

efectuarea unui clic a butonului „Salvare”, conform figurii 4.37.

Figura 4.37 –Înregistrarea documentului de ieșire

42

Pasul 3. Atașați documentul spre expediere în format .pdf, conform figurii 4.38.

Figura 4.38 –Atașarea documentului de ieșire

43

I.P. Serviciul Tehnologia Informației și Securitate Cibernetică

MD-2012, or. Chișinău, Republica Moldova

Piața Marii Adunări Naționale 1

www.stisc.gov.md

(022) 820 911

stisc@stisc.gov.md