PROCEDURA DE RAPORTARE A ÎNCĂLCĂRII CODULUI ETIC ŞI A ... · circuitul şi modul de...

OFICIUL DE STAT PENTRU INVENŢII ŞI MĂRCI

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

PROCEDURA DE RAPORTARE A ÎNCĂLCĂRII

CODULUI ETIC ŞI A REGULAMENTELOR ŞI, MODUL

DE SANCŢIONARE A ABATERILOR

ÎN CADRUL OFICIULUI DE STAT PENTRU INVENŢII ŞI

MĂRCI

COD: P.O. 42

Ediţia a II-a

Revizia 0

OFICIUL DE STAT PENTRU

INVENŢII ŞI MĂRCI

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ

Procedura de raportare a încălcării Codului Etic şi a

Regulamentelor şi, modul de sancţionare a abaterilor

în cadrul OSIM

Ediţia a II-a Nr. de ex. 2

Cod: P.O. 42

Revizia 0 Nr. de ex.2

Pagina 7 din 27

Exemplar nr. 1

Uz intern Copierea sau modificarea acestui document de către persoane neautorizate este strict interzisă

4. Scopul procedurii operaţionale

4.1. Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate;

Procedura stabileşte modalităţile de raportare, primire, înregistrare, tratare, precum şi

circuitul şi modul de soluţionare a sesizărilor privind abaterile disciplinare, pentru

personalul din cadrul Oficiului de Stat pentru Invenţii şi Mărci.

4.2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii;

4.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului;

4.4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe

manager, în luarea deciziei;

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională;

Procedura operaţională se referă la personalul Oficiului de Stat pentru Invenţii şi Mărci, care

răspunde disciplinar în cazul săvârşirii unor abateri disciplinare.

5.2 Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate

de entitatea publică;

Prezenta procedură este aplicabilă la nivelul Oficiului de Stat pentru Invenţii şi Mărci.

5.3 Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea

procedurată;

Abateri disciplinare sunt faptele prevăzute în CAPITOLUL VIII - REGULI PRIVIND

DISCIPLINA MUNCII din Regulamentul Intern al OSIM.

5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii

procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii

Comisia de etică din cadrul OSIM cercetează faptele de natură să atragă răspunderea

disciplinară a angajaţilor instituţiei.

6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate

6.1. Reglementări internaţionale:

N/A

6.2. Legislaţie primară:

– Codul Muncii - Legea 53/2003, republicată, publicat în Monitorul Oficial nr. 431 din 17

Iunie 2015.

6.3. Legislaţie secundară:

N/A






în cadrul OSIM


Cod: P.O. 42


Pagina 8 din 27

Exemplar nr. 1


6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice:

- Regulamentul de Organizare şi Funcţionare a Comisiei de Disciplină, Etică şi Integritate.

- Codul Etic al personalului Oficiului de Stat pentru Invenţii şi Mărci

- Regulamentul de Organizare şi funcţionare al OSIM

- Regulamentul de Ordine Interioară.

7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

7.1. Definiţii ale termenilor

Nr.

crt.

Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte

termenul

1. Procedura operaţională Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie

urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în

vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual

2. Ediţie a unei proceduri

operaţionale

Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri

operaţionale, aprobată şi difuzată

3. Revizia în cadrul unei ediţii Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele

asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale

unei ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au fost

aprobate şi difuzate

4. Abaterea disciplinară Este o faptă în legătură cu munca şi care constă într-o acţiune

sau inacţiune săvârşită cu vinovăţie de către salariat, prin care

acesta a încălcat normele legale, regulamentul intern, contractul

individual de muncă sau contractul colectiv de muncă aplicabil,

ordinele şi dispoziţiile legale ale conducătorilor ierarhici.






în cadrul OSIM


Cod: P.O. 42


Pagina 9 din 27

Exemplar nr. 1


7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat

1. P.O. Procedura operaţională

2. E Elaborare

3. V Verificare

4. A Aprobare

5. Ap. Aplicare

6. Ah. Arhivare

7. OSIM Oficiul de Stat pentru Invenţii şi Mărci

8. HG Hotărâre a Guvernului

9. CDEI Comisia de Disciplină, Etică şi Integritate

10. ROF Regulametul de Organizare şi Funcţionare

11. ROI Regulamentul de Ordine Interioară

8. Descrierea procedurii operaţionale

8.1. Generalităţi:

- Personalul Oficiului de Stat pentru Invenţii şi Mărci răspunde disciplinar în cazul

săvârşirii unor abateri disciplinare.

- Abaterea disciplinară constă într-o acţiune sau inacţiune în legătură cu activitatea

desfăşurată, săvârşită cu vinovăţie, prin care normele legale, regulamentul intern, codul

de etică sau alte dispoziţii date, sunt încălcate.

- Sunt abateri disciplinare faptele prevăzute în CAPITOLUL VIII - REGULI PRIVIND

DISCIPLINA MUNCII din ROI.






în cadrul OSIM


Cod: P.O. 42


Pagina 10 din 27

Exemplar nr. 1


- Sancţiunile disciplinare aplicabile angajaţilor OSIM sunt cele prevăzute în Codul

Muncii, respectiv:

- Sancţiunile disciplinare pe care le poate aplica angajatorul în cazul în care salariatul

săvârşeşte o abatere disciplinară sunt:

- avertismentul scris;

- retrogradarea din funcţie, cu acordarea salariului corespunzător funcţiei în care s-a

dispus retrogradarea, pentru o durată ce nu poate depăşi 60 de zile;

- reducerea salariului de bază pe o durată de 1-3 luni cu 5-10%;

- reducerea salariului de bază şi/sau, după caz, şi a indemnizaţiei de conducere pe o

perioadă de 1-3 luni cu 5-10%;

- desfacerea disciplinară a contractului individual de muncă.

- În cazul în care, prin statute profesionale aprobate prin lege specială, se stabileşte un alt

regim sancţionator, va fi aplicat acesta.

- Sancţiunea disciplinară se radiază de drept în termen de 12 luni de la aplicare, dacă

salariatului nu i se aplică o nouă sancţiune disciplinară în acest termen. Radierea

sancţiunilor disciplinare se constată prin decizie a angajatorului emisă în formă scrisă.”

- În cazul în care persoana cercetată este un membru al CDEI, acesta este suspendat din

funcţia de membru al Comisiei respective pe durata procedurii disciplinare.

- CDEI din cadrul OSIM cercetează faptele de natură să atragă răspunderea disciplinară

a angajaţilor instituţiei.

- Activitatea CDEI se desfăşoară cu respectarea următoarelor principii:

- prezumţia de nevinovăţie, conform căruia se prezumă că persoana supusă

cercetării este nevinovată atât timp cât vinovăţia sa nu a fost dovedită;

- garantarea dreptului la apărare, conform căruia se recunoaşte dreptul persoanei

împotriva căreia a fost îndreptată sesizarea de a fi audiată, de a prezenta dovezi în apărarea

sa, de a avea acces la dosarul disciplinar şi de a fi asistată de un jurist şi/sau de un consultant

de specialitate din cadrul Sindicatului OSIM sau din afara instituţiei, pe tot parcursul

procedurii disciplinare;

- celeritatea procedurii, care presupune obligaţia CDEI de a proceda fără întârziere

la soluţionarea cauzei, cu respectarea drepturilor persoanei implicate şi a regulilor prevăzute

în prezentul regulament;

- contradictorialitatea, care presupune asigurarea posibilităţii persoanelor aflate pe

poziţii divergente de a se exprima cu privire la orice act sau fapt care are legătură cu

abaterea disciplinară pentru care a fost sesizată CDEI;

- proporţionalitatea, conform căruia trebuie respectat un raport corect între

gravitatea abaterii disciplinare, circumstanţele săvârşirii acesteia şi sancţiunea disciplinară

propusă a fi aplicată;






în cadrul OSIM


Cod: P.O. 42


Pagina 11 din 27

Exemplar nr. 1


- legalitatea sancţiunii, conform căruia CDEI nu poate propune decât sancţiunile

disciplinare prevăzute prevederile legale;

- unicitatea sancţiunii, potrivit căruia pentru o abatere disciplinară nu se poate

aplica decât o singură sancţiune disciplinară;

- confidenţialitatea, conform căruia membrii CDEI sunt obligaţi să nu divulge

aspecte legate de cercetarea disciplinară a unui membru al instituţiei.

- Comisia de etică are următoarele atribuţii principale:

- modifică şi completează Codul etic al personalului din cadrul OSIM,

- urmăreşte aplicarea codului de etica prin:

- diseminarea normelor cuprinse în codul de etică,

- evaluarea, analizarea şi soluţionarea sesizărilor şi reclamaţiilor adresate în

conformitate cu Codul de etică şi Regulamentul CDEI;

- analizează şi soluţionează operativ, eficient şi echidistant abaterile de la prevederile

codului de etică,

- întocmeşte un raport urmare a efectuării cercetării cu privire la faptele sesizate şi

propune Directorului General; propune în cuprinsul raportului clasarea, aplicarea -

atunci când se impun, sancţiuni prevăzute de ROI şi Codul Muncii - sau neaplicarea

uneia dintre sancţiunile disciplinare prevăzute de legislaţie.

- notifică instituţiile statului, atunci când apar cazuri care sunt de domeniul legii

penale şi pune la dispoziţia acestora toate informaţiile pe care le deţine cu privire la

cazurile respective:

- oferă consultanţă şi monitorizează modul de aplicare a codului de etica;

- diseminează bunele practici privind aplicarea codului de etică.

- CDEI are un Preşedinte şi este compusă din trei membri permanenţi, numiţi prin Ordin al

Directorului General al OSIM, respective câte un membru supleat.

- Poate fi membru al Comisiei de etică, membru titular, care îndeplineşte următoarele

condiţii:

- are o vechime de cel puţin cinci ani în cadrul instituţiei;

- nu a fost sancţionat disciplinar în ultimii trei ani;

- se bucură de autoritate profesională şi probitate morală.

- Membrii CDEI îşi exercită mandatul de la data emiterii actului administrative de

constituire a Comisiei şi până la data expirării duratei acestuia sau înainte de termen, în

condiţiile Regulamentului CDEI.

- Mandatul de membru al CDEI este personal şi nu poate fi transmis altor persoane.

- Mandatul membrilor CDEI începe de la data Ordinului emis de Directorul General al

OSIM şi încetează în următoarele cazuri:

- prin revocare prin Ordin emis de Directorul General al instituţiei;

enter

Highlight






în cadrul OSIM


Cod: P.O. 42


Pagina 12 din 27

Exemplar nr. 1


- prin deces;

- prin demisie;

- prin încetarea sau pierderea calităţii de angajat al instituţiei;

- prin aplicarea oricăreia din sancţiunile disciplinare prevăzute de legislaţia în

vigoare.

- Membrii CDEI trebuie să fie imparţiali şi independenţi de persoana cercetată disciplinar şi

de orice altă persoană care are legătură cu aceasta sau are vreun interes în legătură cu fapta

cercetată.

- Oricare membru al CDEI care se află în conflict de interese sau este soţ, rudă sau afin

până la gradul al treilea inclusiv cu una dintre părţile implicate sau cu avocatul ori mandatarul

acesteia, are obligaţia să se abţină de la vot. Respectarea cerinţei de independenţă se declară pe

propria răspundere de către fiecare membru al CDEI, conform declaraţiei prevăzute în anexa nr.2,

pentru fiecare cauză disciplinară în parte.

- Membrii titulari ai CDEI au obligaţia de a participa la şedinţele Comisiei, de a efectua

cercetarea administrativă în cauzele în care sunt desemnaţi.

- CDEI este condusă de un preşedinte.

- Preşedintele CDEI are ca atribuţii principale:

- primeşte sesizările cu cercetarea disciplinară prealabilă pentru fiecare caz în parte;

- stabileşte ordinea de zi a şedinţei CDEI pe care o trimite membrilor comisiei prin

intermediul secretariatului;

- convoacă şi conduce şedinţele CDEI;

- coordonează secretariatul CDEI;

- reprezintă CDEI în faţa Directorului General, a Consiliului de conducere OSIM, în

legătură cu activitatea acesteia;

- răspunde de activitatea CDEI;

- reprezintă CDEI în relaţia cu celelalte instituţii ale statului atunci când apar cazuri

care sunt de domeniul legii penale.

- CDEI are un secretar, desemnat prin Ordin al Directorului General.

- Atribuţiile principale ale secretariatului CDEI sunt următoarele:

- înregistrează şi ţine evidenţa sesizărilor şi a altor documente înaintate CDEI ori emise

de aceasta;

- îl informează de îndată pe preşedintele Comisiei despre sesizările primite;

- comunică membrilor titulari precum şi membrilor supleanţi, dacă este cazul, data, ora,

locul şi ordinea de zi a şedinţelor Comisiei;

- transmite convocările persoanelor care urmează a fi audiate de raportor, de CDEI;

- efectuează toate lucrările necesare desfăşurării în bune condiţii a cercetării

administrative;






în cadrul OSIM


Cod: P.O. 42


Pagina 13 din 27

Exemplar nr. 1


- la solicitarea preşedintelui Comisiei de etică sau a raportorului, redactează documente

necesare derulării cercetării disciplinare;

- primeşte, înregistrează şi arhivează, atât pe suport de hârtie, cât şi în format electronic,

toate înscrisurile administrate de raportor şi de Comisia de etică, precum şi corespondenţa

purtată în legătură cu cauzele de cercetare disciplinară;

- întocmeşte şi menţine la zi:

- registrul de evidenţă a sesizărilor, conform anexei nr. 3,

- registrul hotărârilor, conform anexei nr. 4;

- procesele-verbale de şedinţă ale CDEI;

- comunică actele de procedură disciplinară, în cazurile prevăzute de prezentul

regulament;

- întocmeşte şi menţine la zi registrul antecedentelor disciplinare ale salariaţilor

instituţiei, conform anexei nr. 5.

- Pentru validitatea deliberărilor CDEI este necesară prezenţa a cel puţin trei membri titulari,

iar hotărârile se iau cu votul majorităţii absolute a membrilor titulari.

- Membrii supleanţi pot participa la şedinţele CDEI la invitaţia preşedintelui Comisiei, fără a

avea drept de vot .

- Procedura disciplinară

- Sesizarea CDEI

- Procedura disciplinară se declanşează:

- la sesizarea oricărei persoane fizice sau juridice;

- prin autosesizarea conducerii instituţiei, inclusiv ca urmare a unor articole din mass-

media.

- Sesizarea trebuie să cuprindă:

- numele, prenumele, domiciliul sau denumirea şi sediul, după caz, datele de identificare

ale persoanei care formulează sesizarea, precum şi calitatea în care formulează sesizarea;

- numele şi prenumele şi funcţia, persoanei a cărei faptă este sesizată ;

- descrierea faptei care constituie obiectul sesizării;

- dovezile pe care se sprijină sesizarea, inclusiv raportul de evaluare şi anexele acestuia,

atunci când este cazul;

- data şi semnătura persoanei care formulează sesizarea.

- Sesizarea se formulează în scris, conform modelului orientativ prevăzut în anexa nr.1 la

prezentul regulament şi este însoţită, când este posibil, de dovezile care o susţin.

- În situaţia în care sesizarea nu este însoţită de elementele prevăzute la alin. (2), Comisia va

pune în vedere persoanei care a formulat sesizarea să realizeze completările necesare, stabilind

un termen.

- Dacă din cuprinsul sesizării nu rezultă date suficiente despre fapta ori persoana care a

formulat sesizarea sau în cazul în care persoana care a formulat sesizarea nu realizează în






în cadrul OSIM


Cod: P.O. 42


Pagina 14 din 27

Exemplar nr. 1


termenul stabilit completările solicitate de raportorul Comisiei potrivit alin. (2), sesizarea poate

fi clasată.

- Dacă pe parcursul cercetării administrative CDEI constată săvârşirea şi a altor fapte de

către persoana cercetată, oricare din aceştia poate extinde cercetarea şi cu privire la aceste fapte.

- Dacă pe parcursul cercetării disciplinare CDEI constată participarea şi a altor salariaţi la

faptele cercetate, oricare din aceştia poate solicita Directorului General al OSIM aprobarea

extinderii cercetării şi cu privire la aceşti salariaţi.

- Sesizările se înregistrează în registrul de intrări al registraturii OSIM şi se transmit

preşedintelui CDEI.

- Sesizarea sau autosesizarea, după caz, se consemnează de către secretariatul CDEI în

registrul de evidenţă a sesizărilor, atribuind un număr de ordine, care va fi numărul de dosar

disciplinar.

- Orice document referitor la cercetarea disciplinară va trebui să indice numărul de dosar

atribuit.

- Registrul de evidenţă a sesizărilor conţine menţiuni cel puţin cu privire la:

- persoana care a formulat sesizarea;

- persoana a cărei faptă este sesizată;

- documentele transmise de către persoana care a formulat sesizarea.

- Cercetarea disciplinară prealabilă

- Nici o sancţiune disciplinară nu poate fi dispusă mai înainte de efectuarea unei cercetări

disciplinare prealabile.

- Procedura disciplinară se declanşează în termen de cel mult 30 zile de la data înregistrării

sesizării în registrul de intrări al registraturii generale OSIM prin transmiterea sesizării de către

Directorul General, respectiv către CDEI.

- Persoana supusă cercetării disciplinare prealabile va fi convocată în scris în vederea

audierii, precizându-se obiectul, data, ora şi locul întrevederii.

- Convocarea se poate face prin scrisoare recomandată, prin înştiinţare scrisă de luare la

cunoştinţă prin semnătură, prin fax, e-mail sau prin orice alt mijloc de comunicare ce permite

confirmarea primirii convocării, astfel încât convocarea să fie primită de persoana în cauză cu

cel puţin cinci zile lucrătoare înainte de data fixată.

- Convocarea, audierea persoanei cercetate, atunci când se prezintă, precum şi verificarea

apărărilor acesteia sunt obligatorii.

- Poate fi convocată şi persoana care a înaintat sesizarea CDEI sau orice altă persoană ale

cărei declaraţii pot ajuta la soluţionarea cauzei.

- Persoana cercetată are dreptul să ia cunoştinţă de toate actele cercetării prealabile şi poate

solicita administrarea de probe în apărare.

- Refuzul persoanei cercetate de a se prezenta în faţa CDEI sau de a face declaraţii se

însemnează într-un proces-verbal şi nu împiedică finalizarea cercetării administrative.






în cadrul OSIM


Cod: P.O. 42


Pagina 15 din 27

Exemplar nr. 1


- În cazul în care se constată imposibilitatea obiectivă a persoanei cercetate de a se prezenta

în faţa raportorului sau de a face declaraţii, raportorul poate suspenda cursul cercetării prealabile

până la încetarea cauzelor care au determinat suspendarea.

- Cercetarea disciplinară propriu - zisă:

- După primirea sesizării, preşedintele înscrie cauza pe ordinea de zi a următoarei şedinţe a

CDEI pentru efectuarea cercetării adimistrative.

- Şedinţele CDEI nu sunt publice.

- Pentru aplicarea unei sancţiuni disciplinare sunt obligatorii efectuarea cercetării prealabile

şi audierea persoanei cercetate, cu excepţia situaţiei când aceasta nu se prezintă, fără un motiv

obiectiv, la convocarea făcută de preşedintele Comisiei.

- Lucrările CDEI se consemnează într-un proces-verbal ce va fi semnat de toţi membrii

acesteia, în care se consemnează dacă a fost prezentă persoana cercetată, respectiv persoana care

a făcut sesizarea, dacă este cazul.

- CDEI stabileşte faptele şi urmările acestora, împrejurările în care au fost săvârşite, precum

şi orice date concludente ce pot fi avute în vedere pentru încadrarea faptei ca abatere

disciplinară şi pentru aprecierea vinovăţiei sau nevinovăţiei persoanei cercetate.

- Audierea persoanei cercetate se consemnează în scris sau se înregistrează audio de către

secretariatul Comisiei, sub sancţiunea nulităţii.

- După audierea persoanei cercetate, a persoanei care a formulat sesizarea, dacă este cazul şi

analizarea probelor aflate la dosarul, CDEI deliberează şi supune la vot propunerea de

soluţionare a cercetării disciplinare.

- Rezultatul deliberărilor este consemnat într-un raport, care poată să conţină:

- propunerea clasării, atunci când se concluzionează că exercitarea acţiunii disciplinare

nu se justifică ori nu este posibilă;

- propunerea neaplicării unei sancţiuni disciplinare, atunci când se apreciază că fapta

cercetată nu constituie abatere disciplinară sau că persoana cercetată este nevinovată;

- propunerea aplicării unei sancţiuni disciplinare, avându-se în vedere prevederile

Codului Munci.

- Raportul reprezintă hotărârea finală a CDEI cu privire la soluţionarea cauzei disciplinare.

- Raportul CDEI trebuie să conţină:

- data şi locul întocmirii, numele, prenumele şi calitatea celui care îl întocmeşte, cu

indicarea numărului de dosar disciplinar;

- date referitoare la persoana cercetată disciplinar;

- menţiuni privind antecedentele disciplinare, dacă este cazul;

- descrierea faptei reţinute în sarcina persoanei cercetate, cu indicarea tuturor

circumstanţelor şi a urmărilor acesteia;

- motivele pentru care au fost înlăturate apărările formulate de persoana cercetată,

atunci când este cazul;






în cadrul OSIM


Cod: P.O. 42


Pagina 16 din 27

Exemplar nr. 1


- propunerea CDEI privind modul de soluţionare a acţiunii disciplinare;

- descrierea motivelor de fapt şi de drept care au stat la baza hotărârii CDEI precum

şi a probelor pe care se întemeiază aceasta;

- semnătura preşedintelui, a mebrilor şi secretarului CDEI.

- Raportul CDEI se comunică prin secretariatul CDEI, în termen de 5 zile de la pronunţare,

către Directorul General OSIM, persoanei care a formulat sesizarea şi persoanei cercetate.

- În termen de 10 zile calendaristice de la data primirii raportului CDEI, Directoarul General

va emite actul administrative de sancţionare.

- Directorul General dispune prin decizia de sancţionare emisă în formă scrisă, aplicarea

sancţiunii în termen de 30 de zile calendaristice de la data luării la cunoştinţă despre săvârşirea

abaterii disciplinare, dar nu mai târziu de 6 luni de la data săvârşirii faptei.

- Decizia este legal comunicată prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire, trimisă

la ultima adresă a domiciliului. În caz de refuz al primirii sau de returnare a scrisorii, decizia

este legal comunicată prin fax, e-mail sau prin orice alt mijloc ce permite confirmarea

transmiterii.

- Decizia poate fi contestată la Tribunalul Bucureşti, în termen de 30 de zile calendaristice de

la comunicare.

- Decizia de sancţionare se înscrie în registrul antecedentelor disciplinare al salariatului

sancţionat.

- Menţiunile privind antecedentele disciplinare se radiază de drept conform prevederilor

Codului Muncii.

- Radierea menţiunii din registrul antecedentelor disciplinare se constată prin hotărâre a

Directorului General, la propunerea CDEI şi se comunică persoanei sancţionate de către

secretariatul OSIM.

- Dispoziţii tranzitorii şi finale

- Registrele şi documentele CDEI, inclusiv dosarele disciplinare, se păstrează în arhiva

OSIM timp de cinci ani.

- Prevederile prezentului regulament se aplică numai faptelor săvârşite de salariaţii

instituţiei, după data intrării sale în vigoare.

- Prevederile prezentului regulament se completează cu prevederile Codului Muncii, ale

Regulamentului de organizare şi funcţionare, ale Codului etic şi ale celorlalte acte de interes general

ale instituţiei.






în cadrul OSIM


Cod: P.O. 42


Pagina 17 din 27

Exemplar nr. 1


8.2. Documente utilizate:

8.2.1 Lista şi provenienţa documentelor:

8.2.1.1 Sesizarea provine de la oricare persoană fizică sau juridică sau prin autosesizarea

conducerii instituţiei, inclusiv ca urmare a unor articole din mass-media;

8.2.1.2 Nota justificativă provine de la persoana a cărei faptă a fost sesizată;

8.2.1.3 Convocările membrilor Comisiei şi ale persoanelor care urmează a fi audiate provin

de la CDEI;

8.2.1.4 Punctul de vedere, cu privire la sesizarea formulată, provine provine de la pesrsoana

a cărei faptă a fost sesizată;

8.2.1.5 Confirmarea de primire a convocării, emisă de Secretariatul CDEI, provine de la

membrii, persoana care a formulat sesizarea şi persoana a cărei faptă a fost sesizată;

8.2.1.6 Declaraţiile de compatibilitate provin de la membrii CDEI;

8.2.1.7 Dosarul disciplinar provine de la secretariatul CDEI;

8.2.1.8 Registrul de evidenţă / Registrul de Audieri / Registrul Procese verbale de şedinţă /

Registrul Hotărârilor / Registrul antecedentelor disciplinare provine de la Secretariatul CDEI;

8.2.1.9 Raportul CDEI provine de la Comisia care a soluţionat sesizarea;

8.2.1.10 Decizia provine de la Directorul General al OSIM;

8.2.1.11 Nota de predare a dosarului disciplinar în arhivă provine de la secretarul CDEI.

8.2.2 Conţinutul şi rolul documentelor:

8.2.2.1 Sesizarea conţine în cuprinsul ei motivele în fapt şi în drept pentru care se adresează

CDEI;

8.2.2.2 Registrul de evidenţă este registrul în care se înregistrează sesizările, convocările

şi/sau adresele. În fiecare an se începe de la numărul de ordine 1. Acesta conţine data la care s-a

depus sesizarea şi numărul sub care a fost înregistrată; numele şi prenumele sau denumirea

persoanei, mandatarului autorizat ori ale avocatului, după caz; obiectul sesizării; termenul fixat

pentru soluţionare;

8.2.2.3 Registrul de Audieri este registrul în se consemnează toate susţinerile părţilor şi va

conţine numărul de identificare a dosarului disciplinar, membri CDEI, semnăturile persoanelor

audiate, ale mebrilor şi secretarului CDEI;

8.2.2.4 Registrul Procese verbale de şedinţă este registrul în care se consemnează discuţiile

din şedinţă, modul de desfăşurare a şedinţei şi stă la baza emiterii raportului;

8.2.2.5 Registrul Hotărârilor este registrul în se consemnează hotărârile pronunţate de CDEI

cu privire la sesizările formulate;

8.2.2.6 Convocarea este individuală şi conţine numărul de înregistrare din Registrul de

evidenţă, data emiterii, numele prenumele, domiciliul/sediul instituţiei unde îşi desfăşoară






în cadrul OSIM


Cod: P.O. 42


Pagina 18 din 27

Exemplar nr. 1


activitatea şi calitatea ori funcţia celui citat, locul, data şi ora organizării şedinţei; numele,

prenumele şi semnătura preşedintelui CDEI;

8.2.2.7 Confirmarea de primire a convocării conţine numele şi adresa expeditorului, numele

şi adresa primitorului;

8.2.2.8 Dosarul disciplinar conţine sesizarea scrisă şi toate documentele suplimentare, după

caz, depuse de către părţi, convocările şi confirmările de primire a citaţiilor, încheierile de şedinţă şi

un exemplar al Hotărârii CDEI;

8.2.2.9 Punctul de vedere şi/sau nota jutificativă, cu privire la sesizarea formulată, provine

de la pesrsoana a cărei faptă a fost sesizată şi va cupride motivele în fapt şi temeiurile în drept şi/sau

mijloacele de probă (înscrisuri şi martori);

8.2.3 Circuitul documentelor:

8.2.3.1 Sesizarea vine de la oricre persoană fizică sau juridică, prin autosesizarea conducerii

instituţiei, inclusiv ca urmare a unor articole din mass-media prin Registratura Generală OSIM

şi/sau Cabinet General OSIM şi se repartizează către CDEI;

8.2.3.2 Registrul de evidenţă se emite de către Secretariatul CDEI;

8.2.3.3 Formularul de convocare se emite de către secretarul CDEI, în două exemplare,

primeşte număr, un exemplar rămâne la dosarul disciplinar, un exemplar se comunică părţilor;

8.2.3.4 Confirmarea de primire a citaţiei se emite de către secretarul CDEI, pleacă către părţi

împreună cu convocarea, se întoarce cu semnătura şi se ataşează la citaţia aflată la dosar;

8.2.3.5 Dosarul disciplinar se emite de către Secretariatul CDEI, se transmite după

soluţionarea sesizării în Arhiva OSIM;

8.2.3.6 Raportul se emite de CDEI, în termen de 5 zile de la data finalizării cercetării

administrative şi se înaitează Directorului General al OSIM, persoanei care a formulat sesizarea şi

salariatului a cărei faptă a fost sesizată;

8.2.3.7 Directorul General emite decizia de sancţionarea, în termen de 10 zile calendaristice

de la primirea raportului CDEI.

8.3. Resurse necesare:

8.3.1 Resurse materiale:

8.3.1.1 program legislativ actualizat ( format electronic);

8.3.1.2 computer, laptop;

8.3.1.3 acces nelimitat la internet;

8.3.1.4 birotică şi consumabile.

8.3.2 Resurse umane:

- membrii CDEI

8.3.3 Resurse financiare:






în cadrul OSIM


Cod: P.O. 42


Pagina 19 din 27

Exemplar nr. 1


- prevederile bugetare ale sumelor necesare atât cheltuielilor de funcţionare (materiale

consumabile, întreţinerea logisticii), cât şi cheltuielile aferente drepturilor salariale ale personalului

direct implicat.

8.4. Modul de lucru

8.4.1 Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii (în funcţie de componenta) se face

conform prevederilor legale, în care trebuie să se răspundă sesizărilor.

8.4.2 Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii:

Persoanele implicate: membrii CDEI.

Etapele care se

derulează pentru

realizarea activităţii

Intrări de informaţii Operaţiuni,

completări sau

prelucrări ce au loc

faţă de datele de

intrare

Ieşiri de rezultate

1. Înregistrare

sesizare la nivelul

CDEI

De la părţi Înregistrare în

Registrul de evidenţă

a CDEI

Îndosarierea şi

inventarierea

documentelor

dosarului

2. Pregătirea şedinţei

CDEI

De la părţi Comunicarea

documentelor depuse

de părţi; întocmirea

convocărilor şi a

confirmărilor de

primire;

3. Desfăşurarea

lucrărilor CDEI

Sesizarea şi

documentele depuse

de părţi;

documentarea

membrilor CDEI

conform legislaţiei în

vigoare şi a

documentelor depuse

Întocmirea procesului

verbal de şedinţă;

luarea/adoptarea

hotărârii CDEI;

redactarea raportului

CDEI

Procesul-verbal de

şedinţă şi Raportul

CDEI

4. Comunicarea

Raportului CDEI

Raportul CDEI Comunicare către

Directorul General

OSIM

Transmiterea

Deciziei Directorului

General OSIM către

părţi

8.4.3 Valorificarea rezultatelor activităţii:

8.4.3.1 Informarea părţilor despre hotărârea CDEI;

8.4.3.2 Urmărirea şi îndeplinirea în mod constant şi eficient a sarcinilor şi atribuţiilor de

serviciu de către membrii CDEI.






în cadrul OSIM


Cod: P.O. 42


Pagina 20 din 27

Exemplar nr. 1


9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Nr.

crt.

Compartimentul

(postul)/acţiunea

(operaţiunea)

Secretariat

CDEI

Preşedinte

CDEI

Director

General

Toate

compartimentele

din organizaţia

OSIM

Secretariat

CDEI

C.D.E.I.

1 2 3 4 5

1. Elaborat

E

2. Verificat/

Avizat

V/Av.

3. Aprobat

A

4. Aplică

Ap.

5. Arhivare Ah.






în cadrul OSIM


Cod: P.O. 42


Pagina 21 din 27

Exemplar nr. 1


10. Anexe, înregistrări, arhivări

Înregistrări:

Denumirea

înregistrăr

ii

Cod

for

mular

Caracter

ul

informaţi

ei

Păstrare Eliminare Autoritat

ea de

eliminare Suport Durată Locaţie

Formularul

de

convocare

Uz intern Hârtie 5 Secretariat

CDEI

N/A N/A

Confirmare

a de

primire a

convocării/

Raportului

CDEI


CDEI

N/A N/A

Raportul

CDEI


CDEI

N/A N/A

Anexe, arhivări:

Nr.

anexă

Denumirea

anexei

Elaborat

or

Aprob

ă

Număr de

exemplare

Difuzar

e

Arhivare Alte

elemen

te Loc Perio

adă

0 1 2 3 4 5 6 7 8

1. Fişă de

sesizare

1 1 CDEI 5

2. Declaraţia

persoanelor

care

cercetează

şi/sau

soluţionează

acţiunea

disciplinară

1 1 CDEI 5

3. Registrul de

evidenţă

CDEI

1 1 CDEI 5

4. Registrul

Hotărârilor

1 1 CDEI 5






în cadrul OSIM


Cod: P.O. 42


Pagina 22 din 27

Exemplar nr. 1


CDEI

5. Registrul

antecedentel

or discipinre

ale

salaraţilor

OSIM

1 1 CDEI 5

Anexa nr. 1 - Model de sesizare a Comisiei de etică şi disciplină

Către,


COMISIA DE DIŞCIPLINĂ, ETICĂ ŞI INTEGRITATE

Bucureşti, str. Ion Ghica Nr. 5, Sector 3, Bucureşti, Cod 030044

Tel: 021. 021.306.08.00 , 021.306.08.01 .. până la 021.306.08.29

Fax: 021.3123819

A. DATELE PERSOANEI CARE FORMULEAZĂ SESIZAREA

Subsemnatul/subsemnata____________, domiciliat(ă) în municipiul/oraşul/comuna ___________

str. _______________________________________ nr._ bl. ____ sc.____ et.____ ap.___,

sector_____, judeţul _______________________ , identificat prin CNP_____________ şi CI seria

________ nr.___________ eliberată de ____________________ la data de _________________,

personal / prin mandatar ______________________ conform împuternicirii anexate, telefon

______________ e-mail ________________

sau, după caz,

Subscrisa_____________________________________________, cu sediul social în

municipiul/oraşul/comuna ________________________ str. _________________________

nr.____ bl._____ sc._____ et.___ ap.___, sector___, judeţul ____________, înregistrată la Registrul

Comerţului sub nr. J_____ /____ /_____ având CUI ______________________________, telefon

_______________ e-mail______________ reprezentată prin _____________________________

identificat(ă) prin CNP_________________________ şi CI seria ___ nr. _________ eliberată de

____________________ la data de _____________, în calitate de ___________, personal / prin

mandatar ___________________________________________ conform împuternicirii anexate,

doresc să formulez prezenta sesizare privind posibila săvârşire a unei abateri disciplinare de către:

B. DATELE SALARIATULUI A CĂRUI FAPTĂ ESTE SESIZATĂ






în cadrul OSIM


Cod: P.O. 42


Pagina 23 din 27

Exemplar nr. 1


Numele______________________________________________________, salariat al OSIM,

având specializarea ____________________________________ telefon _________________ e-

mail_____________________________,

C. DATA SĂVÂRŞIRII FAPTEI __________________________

D. TIPUL ACTIVITĂŢII ÎN LEGĂTURĂ CU CARE A FOST SĂVÂRŞITĂ FAPTA :

______________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________

E. DESCRIEREA FAPTEI CE FORMEAZĂ OBIECTUL SESIZĂRII

______________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

F. DOVEZILE PE CARE SE SPRIJINĂ SESIZAREA

În sprijinul sesizării pe care o formulez, înţeleg să indic şi să anexez următoarele dovezi:

a) _________________________________________

b) _________________________________________

c) _________________________________________

………………..

Solicit declanşarea procedurii disciplinare împotriva persoanei arătată la pct. B de mai sus şi

cercetarea faptei ce face obiectul prezentei sesizări, astfel cum a fost descrisa la pct. E de mai sus.

Va rog sa îmi comunicaţi răspunsul dvs. la adresa _____________________________________

sau prin e-mail la adresa ________________________.






în cadrul OSIM


Cod: P.O. 42


Pagina 24 din 27

Exemplar nr. 1


Data _________________

Semnătura

_______________

Anexa nr. 2 - Declaraţia persoanelor care cercetează şi/sau soluţionează acţiunea disciplinară


DECLARAŢIE

Subsemnatul_________________, având calitatea de membru al CDEI al OSIM, în legătură cu

cauza ce face obiectul dosarului de cercetare disciplinară nr.__________ din data de

_________________________ având ca obiect cercetarea disciplinară declanşată de Comisia de

etică a OSIM în baza sesizării nr. ______________ din data de ____________ formulată de

__________________________________________________ cu privire la fapta constând în

____________________________________ pretins a fi săvârşită de domnul/doamna/

__________________________, salariat/ă a instituţiei, cu funcţia de _________________, în

cadrul Direcţiei________________ Serviciul/biroul ______________ cunoscând prevederile art.

292 din Codul penal, declar pe proprie răspundere următoarele:

□ nu sunt soţ, rudă sau afin până la gradul trei inclusiv cu nici una din părţile implicate în cauza

disciplinară ce formează obiectul dosarului nr. __________/___________;

□ nu mă aflu în nici o situaţie de incompatibilitate sau conflict de interese; sau

□ sunt soţ, rudă sau afin până la gradul trei inclusiv cu una din părţile implicate în cauza

disciplinară ce formează obiectul dosarului nr. ___________/____________, respectiv cu

_____________________________________;

□ mă aflu în următoarea situaţie faţă de cauza disciplinară ce formează obiectul dosarului nr.

_____________ / ________:

______________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

_____________________________

Aceasta este declaraţia mea pe care o dau şi o susţin ca fiind conformă cu realitatea, după toate

cunoştinţele mele.

Data___________

Numele şi prenumele________________________

Membru al CDEI






în cadrul OSIM


Cod: P.O. 42


Pagina 25 din 27

Exemplar nr. 1


Semnătura________________________

Anexa nr. 3 – Registrul de evidenţă a sesizărilor CDEI

Nr. de

ordin

e

Nr. şi data

intrării în

Secretariatul

Comisiei de

etica

Persoana care

formulează sesizarea

Persoana împotriva căreia se îndreaptă

sesizarea

Observaţi

i Prenumel

e şi

numele /

denumirea

Domiciliu

/ Sediu

Date de

identificar

e

Numele şi

prenumel

e /

denumire

a

Domicili

u / Sediu

Tip

salaria

t

Specializar

e

CE –

001

xxx/zz/11/aaa

a

CE –

002

…..

Anexa nr. 4 – Registrul hotărârilor CDEI

Nr.

hotărârii

Data

hotărârii

Nr. dosar

disciplinar

Persoană

cercetată

disciplinar

Raportor

(propunere:

clasare /

sancţionare /

nesancţionare)

Propuneri

hotărâte

(clasare /

sancţionare /

nesancţionare

/ altele)

Membri

prezenţi

Membri

absenţi

Voturi

1 zz/ll/aaaa xxx/aaaa

Anexa nr. 5 – Registrul antecedentelor discipinre ale salaraţilor OSIM

Nume/Prenume salariat:

Domiciliu:

Date de identificare:






în cadrul OSIM


Cod: P.O. 42


Pagina 26 din 27

Exemplar nr. 1


Nr. legitimaţie OSIM

Nr.

crt.

Nr. dosar

disciplinar

Nr. şi dată

decizie de

sancţionare

Abatere

reţinută

Sancţiune

aplicată

Căi de atac

exercitate

(DA/NU)

Instanţă / nr. dosar

Instanţă / nr. şi

Dată hotărâre/soluţie

(respinge / admite

contestaţia)

1 xxx/zz/ll/aaaa x/aaaa Art. ….

al. …..

lit. (...)

ROF OSIM

Art. …..

lit. (...)

Codul

Muncii






în cadrul OSIM


Cod: P.O. 42


Pagina 27 din 27

Exemplar nr. 1


11. Cuprins

Nr.

cpt.

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina

Coperta 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau,

după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

2

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale 5

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz,

revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

6

4. Scopul procedurii operaţionale 7

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 7

6. Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate 7

7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională 8

8. Descrierea procedurii operaţionale 9

8.1 Generalităţi 9

8.2 Documente utilizate 17

8.2 (1) Lista şi provenienţa documentelor 17

8.2 (2) Conţinutul şi rolul documentelor 17

8.2 (3) Circuitul documentelor 18

8.3 Resurse necesare 18

(1) Resurse materiale 18

(2) Resurse umane 18

(3) Resurse financiare 18

8.4 Modul de lucru 19

(1) Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii 19

(2) Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii 20

(3) Valorificarea rezultatelor activităţii 20

9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 20

10. Anexe, înregistrări, arhivări 21

11. Cuprins 27

Date post:	27-Jan-2020
Category:	Documents
Upload:	others
View:	5 times
Download:	0 times

PROCEDURA DE RAPORTARE A ÎNCĂLCĂRII CODULUI ETIC ŞI A ... · circuitul şi modul de...

Documents