DataProject Management System - instrument de gestiune si monitorizare a proiectelor din cadrul Agentiei Nationale pentru Ocuparea Fortei de Munca-

POSDRU/123/4.1/S/129873

Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 2013

Parteneriat: Solicitant: AGENIA NAIONAL PENTRU OCUPAREA FOREI DE MUNCPartener: S.C. IT-SYSTEMS INTERNATIONAL SRLFinantare: Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013Axa prioritar 4 Modernizarea Serviciului Public de Ocupare Domeniul Major de Intervenie 4.1-Intrirea capacitii SPO pentru furnizarea serviciilor de ocupare.Perioada de implementare: 06.01.2014 - 05.07.2015 (18 luni)Valoarea proiectului: 15.174.660 lei Obiectiv general: Obiectivul general al proiectului l reprezint mbunatatirea, cresterea calitatii si transparentei serviciilor de ocupare oferite de SPO prin realizarea si implementarea unui sistem prin care sa se gestioneze si monitorizeze proiectele aflate in implementare in cadrul SPO/ANOFMObiective specifice:Centralizarea/monitorizarea i analiza datelor privind programele/ proiectele aflate n implementare sau implementate la nivel SPO si a organizaiilor partenere. Imbunatatirea si diversificarea tipurilor de servicii de la nivel SPO,Cresterea vizibilitatii serviciilor publice de ocupare oferite de specialisti ANOFM.Indicatori de output:Grup int:Personal propriu al Serviciului Public de Ocupare -180 de persoaneAgentii de ocupare - 43 Indicatori de rezultat: 43 de agentii care furnizeaza servicii self-serving

DATE GENERALE

DATE SPECIFICE

Scopul Proiectului:Concret, prin implementarea proiectului, se urmrete introducerea tehnologiei informatice care s asigure:

Centralizarea ntr-o baz de date (Registru electronic) a informaiilor relevante,

Monitorizarea i analiza datelor privind programele/proiectele aflate n implementare sau implementate la nivel SPO si a organizaiilor partenere astfel nct s se evite dubla finanare;

Asigurarea fluxului de date/informaii ntre ANOFM i partenerii ageniei meionai mai sus, implicai n programele/proiectele implementate la nivelul ANOFM.;

Raportarea indicatorilor fizici i de eficien pe programe/proiecte precum i centralizarea i analiza acestora la nivelul ANOFM.

Motivarea necesitii sistemului informatic

Managementul proiectelor reprezinta un instrument strategic pentru a crete protafibilitatea investiiilor n ceea ce privete proiectele, inclusiv n ceea ce privete proiectele europene. Pe de alt parte este evident c nevoia de investiie in proiecte se datoreaz nevoii de cretere a calitii serviciilor pe care le ofer ANOFM clientilor sai, persoane n cutarea unui loc de munc, omeri, ageni economici care recruteaz personal pentru locurile de munc pe care le au disponibile.

n funcie de organizaie, de valoarea investiiilor in proiecte, de maturitatea organizaional, procesele de portofolio mangement pot varia de la simplu la complex. In general, ciclul de viat al unui proiect presupune urmtoarele etape: idee, propunere de proiect, studiu, proiect in derulare, rezultatele proiectului. Ideea este detaliata intr-o propunere de proiect si apoi evaluat. Dac propunerea este viabil se face o analiz i este luat decizia de lansare sau de renunare la acest proiect. Aceste decizii se iau n funcie de mai multe criterii printre care contribuia proiectelor la atingerea obiectivelor strategice i a beneficiilor financiare sau de alt natur pe care proiectul le va aduce, asa cum este reprezentat grafic alaturat.

Este o realitate c orice organizaie are resurse limitate. Organizaiile au capacitate limitat de a lansa i executa noi proiecte, fiind constrnse de resursele de care dispun. Astfel, managementul trebuie s fac alegeri dificile i s aloce resurse ctre proiectele care aduc cele mai mute beneficii.

Prin proiectul Data Management System- instrument de gestiune i monitorizare a proiectelor din cadrul Ageniei Naionale pentru Ocuparea Forei de Munc, se urmresc urmtoarele aspecte:.Identificarea i gestionarea proiectelor astfel inct s se evite orice posibil dubl finanare,Monitorizarea proiectelor pentru a cunoate stadiul in care se afl, pentru a cunoate rezultatele proiectului i a vedea impactul investiiei asupra organizaiei i asigurarea sustenabilitii rezultatelor i dup ncheierea proiectelorIdentificarea, selectarea si prioritizarea proiectelor care au impact deosebit, pozitiv asupra organizaiei, alocndu-se astfel judicios resursele pentru proiectele aflate in sustenabilitate. Managementul portofoliului de proiecte este strns legat de obiectivele strategice, de reducerea costurilor, de introducerea de noi produse i servicii. Proiectele trebuie s contribuie la realizarea acestor obiective.

Motivarea necesitii sistemului informatic

Fig. 1. CERINTE SISTEMUL INFORMATIC DATA PROJECT MANAGEMENT SYSTEM

Cerine colectate n sesiunea work-shop pentru definirea specificaiilor sistemului informatic

Cerinte colectate in sesiunea work-shop pentru definirea specificatiilor sistemului informatic

Cerinte generale:

Urmare a faptului c pn n acest moment nu exist o eviden clar a tuturor proiectelor din cadrul ANOFM, se doreste un sistem informatic care s asigure gestionarea proiectelor la nivelul ntregii ri, respectiv un registru electronic cu toate proiectele din cadrul SPO, indiferent de sursa de finantare (fonduri europene sau buget propriu ).

Sistemul informatic s poat fi utilizat ca un instrument de gestionare si monitorizare a proiectelor in timpul implementarii,Posibilitatea accesrii sistemului i a informaiei de ctre fiecare responsabil din echipele de implementare pe baz de parol i user,Posibilitatea accesrii sistemului de ctre personalul din cadrul compartimentului Buget- cont de executie,Inserarea informatiilor cu privire la activitatile din cadrul unui proiect, resurse, experti,Evidena expertilor SPO care sunt inclui n cadrul echipelor din proiectele FSE,Gestiunea, evidenierea informaiilor legate de achizitiile efectuate in cadrul proiectelor ( ex: achizitiile de infrastructura, echipamente IT, mobilier, etc),Gestionarea informaiilor i introducerea datelor legate de proiecte n funcie de tipul calitii pe care persoana juridic sau fizic o are n cadrul proiectului: Beneficiar, Partener.

Cerinte colectate in sesiunea work-shop pentru definirea specificatiilor sistemului informatic

Cerinte generale:

Situatia repartizarilor echipamentelor, resurselor rezultate in urma achizitiilor ( de exemplu, locatia in care se afla echipamentul respectiv, departamentul, daca se afla in gestiunea partenerului,etc),Gestionarea informatiilor legate de sistemele informatice din proiecte si ordonarea lor in functie de diverse criterii, de exemplu in functie de domeniul de activitate din cadrul SPO pe care il acopera,Introducerea de facilitati similare celor din aplicatii de gen management de proiect,Functionalitati de monitorizare a proiectelor,Centralizarea datelor,Analiza datelor i n special a rezultatelor astfel nct s se poat trece la diseminarea rezultatelor bune obinute n urma proiectelor i implementarea acestora la nivel national,Gestiunea i monitorizarea proiectelor din punct de vedere al sustenabilitii ( s se asigure functionaliti care s permit posibilitatea de a vizualiza i evidenia dac un proiect are asigurat sustenabilitatea),Evidenierea i monitorizarea tuturor persoanelor care fac parte din grupul int,Functionaliti de cutare dup diverse criterii de cutare i listarea informaiilor rezultate,Ordonare a proiectelor n cadrul Registrului de gestionare a acestora in functie de programul operational si domeniul major de interventie pentru care a fost aprobata cererea de finantare.

DESCRIEREA SISTEMULUI INFORMATIC

Sistemul este alcatuit din doua componente principale, pentru a deservi doua tipuri de utilizatori:

Componenta de front-office- care este realizat pentru a asigura transparenta ctre publicul larg cu privire la gestionarea proiectelor din cadrul ANOFM

Componenta de back-office- sistemul integrat - dedicat exclusiv specialistilor in mediul intranet al institutiei.

DESCRIEREA SISTEMULUI INFORMATIC

COMPONENTA FRONT-OFFICEPORTAL

PORTAL

Structura PortaluluiPortalul este structurat pe dou seciuni:1.Seciune public, cu informatii de interes general la care utilizatorii vor avea acces liber, fr s mai fie nevoie de credeniale,2.Seciune privat la care accesul se va face in mod securizat, de ctre utilizatorii care se vor identifica i vor primi acces doar la informaiile la care au dreptul conform grupului din care fac parte.

PORTAL

Seciunea public ofer acces la informatii de interes general cu privire la proiectele Ageniei Nationale pentru Ocuparea Forei de Munc (ANOFM). Astfel, meniul principal cuprinde urmtoarele componente:Proiecte- registru cu proiectele institutiei care vor avea incluse adresele URI ale site-urilor de proiect. Utilizatorii vor putea selecta din lista proiectul de interes si va ajunge in situl acestuia, putnd astfel s obin astfel informaile detaliate cu privire la obiectivele proiectului respectiv, parteneri, rezultate, grup tinta, etc, conform cu specificul fiecarui proiect in parte.

Proiecte de succes: in cadrul acestui modul se va asigura posibilitatea promovarii proiectelor considerate a fi proiecte de succes . De asemenea vor putea fi inserate articole, materiale promoionale care au legatura cu proiectele si reflecta concepte, activitati, rezultate din cadrul proiectelor.

News: Anunuri, stiri, instruciuni, nouti legate de proiecte.Modulul acesta va oferi suport pentru afiarea informaiilor de ultim or cu privire la diverse teme legate de proiectele instituiei.

Termeni si conditii : Afiarea informaiilor cu privire la drepturile si obligatiile utilizatorilor n ceea ce privete utilizarea portalului.

PORTAL

Seciunea privat ofer acces la informaii cu privire la proiecte sau teme cu caracter general legate de proiectele instituiei, n condiiile accesarii n regim securizat.

Utilizatorii vor putea accesa aceast seciune prin logarea si inregistrarea prin contul de Facebook. Dup logare, utilizatorii vor avea acces la urmtoarele module:

Forum de discutii pe diverse teme legate de proiecte, derularea proiectelor, etc.

Q&A: Solicitare raspunsuri la intrebari legate de diverse probleme cu privire la derularea proiecte.

PORTAL

Seciunea privat ofer acces la informaii cu privire la proiecte sau teme cu caracter general legate de proiectele instituiei, n condiiile accesarii n regim securizat.

Utilizatorii vor putea accesa aceast seciune prin logarea si inregistrarea prin contul de Facebook. Dup logare, utilizatorii vor avea acces la urmtoarele module:

Forum de discutii pe diverse teme legate de proiecte, derularea proiectelor, etc.

Q&A: Solicitare raspunsuri la intrebari legate de diverse probleme cu privire la derularea proiecte.

DESCRIEREA SISTEMULUI INFORMATIC

COMPONENTA BACK-OFFICE

Aplicaia Back-office este o aplicaie structurat modular, alctuit din urmtoarele module:

Dashboard

Proiecte

Organizatii

Experti

Achizitii

Grup tinta

Task-uri

Admin

PRINCIPALELE FUNCTIONALITTI

Asigur gestionarea proiectelor la nivelul ntregii ri, respectiv un registru electronic cu toate proiectele din cadrul SPO, indiferent de sursa de finanare (fonduri europene sau buget propriu)

Sistemul informatic poate fi utilizat ca un instrument de gestionare i monitorizare a proiectelor n timpul implementrii

Ofer posibilitatea accesrii sistemului i a informaiei de ctre fiecare responsabil din echipele de implementare pe baz de parol i user

Permite inserarea informaiilor cu privire la activitile din cadrul unui proiect, resurse, experi

ine evidena experilor SPO care sunt inclui n cadrul echipelor din proiectele FSE

Realizeaz gestiunea, evidenierea informaiilor legate de achiziiile efectuate n cadrul proiectelor

Permite gestionarea informaiilor i introducerea datelor legate de proiecte n funcie de tipul calitii pe care persoana juridic sau fizic o are n cadrul proiectului

Evideniaz situaia repartizrilor echipamentelor, resurselor rezultate n urma achiziiilor

PRINCIPALELE FUNCTIONALITTI

Permite introducerea de faciliti similare celor din aplicaii de gen management de proiect

Conine funcionalitti de monitorizare a proiectelor

Realizeaz centralizarea datelor

Efectueaz analiza datelor i n special a rezultatelor astfel nct s se poat trece la diseminarea rezultatelor bune obinute n urma proiectelor i implementarea acestora la nivel national

Gestioneaz i monitorizeaz proiectele din punct de vedere al sustenabilitii

Evideniaz i monitorizeaz persoanele care fac parte din grupul int

Conine funcionaliti de cutare dup diverse criterii i listarea informaiilor rezultate

Reprezint un registru de eviden a rezultatelor proiectelor

BENEFICII PE TERMEN LUNG

Ridicarea standardelor de calitate ale SPO din ntreaga ar la nivelul Uniunii Europene

Creterea nivelului de instruire prin introducerea tehnologiei informatice i n ceea ce privete gestionarea proiectelor, fluidizarea muncii, reducerea birocraiei, accesibilitatea informaiilor i a documentelor n timp util

Scdere a presiunii generate de volumul mare de munc, permind reorientarea spre creterea calitativ a serviciului furnizat

Informaii suplimentare:

AGENIA NATIONAL PENTRU OCUPAREA FOREI DE MUNCMunicipiul Bucuresti, str. Avalanei nr.20-22, Sector 4.Telefon/fax 021.303.98.31Adresa Web: http://www.anofm.ro

IT-SYSTEMS INTERNATIONALMunicipiul Bucuresti, Strada Wilhelm Filderman nr. 18, Sector 3.Telefon/fax +4 031 105.08.87 +4 031 105.08.86Adresa Web: http://www.it-systems.ro E-mail: office@it-systems.roContact:Irina Pera, Manager de proiectTel: 021 311.07.73www.data-project.ro

***