GRUP OTE TELEKOM ROMANIA MOBILE COMMUNICATIONS S.A. POLITICA privind DONATIILE si SPONSORIZARILE Aprobata de catre OTE Compliance, Enterprise Risks & Corporate Governance Committee in sedinta din 27 august 2014 Aprobata de catre Consiliul de Administratie al Telekom Romania Mobile Communications S.A. Decizia nr 172/12.12.2014 DIRECTORUL EXECUTIV DE CONFORMITATE, MANAGEMENTUL RISCURILOR COMPANIEI SI ASIGURARI DIRECTORUL EXECUTIV DE CONFORMITATE
Transcript
GRUP OTE
TELEKOM ROMANIA MOBILE COMMUNICATIONS S.A.
POLITICA
privind
DONATIILE si SPONSORIZARILE
Aprobata de catre OTE Compliance, Enterprise Risks & Corporate Governance Committee in sedinta din 27 august 2014
Aprobata de catre Consiliul de Administratie al Telekom Romania Mobile Communications S.A. Decizia nr 172/12.12.2014
DIRECTORUL EXECUTIV DE CONFORMITATE, MANAGEMENTUL RISCURILOR COMPANIEI SI ASIGURARI
3) Dreptul de acces ................................................................................................................................................... 2
4.4) Donatii si Sponsorizari care nu se accepta .............................................................................................. 5
4.4.1) Donatii care nu se accepta ................................................................................................................ 5
4.4.2) Sponsorizari care nu se accepta ....................................................................................................... 5
4.5) Criterii de sponsorizare si donatie ............................................................................................................. 6
4.6.1) Beneficii din sponsorizari ................................................................................................................... 7
4.6.2) Beneficii din donatii ............................................................................................................................. 7
4.7) Politici relevante si legislatie ....................................................................................................................... 7
4.8) Procese si proceduri .................................................................................................................................... 7
4.8.1) Cererile de donatii si sponsorizari .................................................................................................... 7
4.8.2) Procesul decizional pentru cererile de donatie si sponsorizare .................................................. 8
4.8.3) Contracte scrise pentru donatii si sponsorizare .......................................................................... 10
Aceasta politica reprezinta un ghid adresat companiilor Grupului OTE menit sa clarifice abordarea aspectelor privind sponsorizarile si donatiile. Cateva dintre aspectele importante sunt:
Definirea sponsorizarii si donatiei; Propuneri adecvate si inadecvate; Procedurile pentru autorizarea sponsorizarilor si donatiilor; Incheierea contractelor; Masuri prin care se asigura faptul ca increderea publica in companie nu este afectata in mod
negativ Obiectiv asigurarea beneficiilor comunitatii Asigurarea impartialitatii, astfel incat toate organizatiile si persoanele interesate sa beneficieze de
sanse egale in acordarea unui eventual sprijin Functiunile care se ocupa de sponsorizari si donatii sunti urmatoarele:
Divizia Comunicare Romania; Directia Executiva de Conformitate Romania
2) Aplicabilitate
Aceasta politica se aplica OTE SA, companiilor sale afiliate, tuturor angajatilor si persoanelor responsabile cu luarea deciziilor privind contributiile caritabile, donatiile si sponsorizarile. Nu vor fi implicate in procesul decizional persoanele care au un interes personal in orice organizatie sau cauza caritabila.
3) Dreptul de acces
Accesul la aceasta politica este permis tuturor angajatilor OTE si ai companiilor parte din Grup.
4) Descriere
4.1) Definitii
Sponsorizare: O sponsorizare este o contributie in bani, in natura sau in servicii care sprijina un
eveniment, o activitate, o persoana sau o organizatie din sectoarele mentionate la paragraful 4.2, in schimbul unor beneficii sigure si specifice de valoare pentru Grupul OTE. O sponsorizare este caracterizata printr-un contract, care include o gama larga de beneficii ale sponsorizarii, cum ar fi: promovarea publicitara a brandului/marcii sponsorului, bilete/dreptul de a desfasura activitati promotionale, excluderea competitorilor directi si indirecti ai sponsorului, dreptul de a promova/comunica sponsorizarea, de exemplu “Sponsor mare”, "Sponsor oficial".
Versiunea: 2.0 3
“Promovare publicitara" se caracterizeaza printr-un contract prin care singurul beneficiu este posibilitatea de a promova logo-ul sau orice alt material de comunicare pe care compania il considera util in acel moment, loc sau prin intermediul respectivului mijloc de comunicare sau eveniment – fara alte beneficii suplimentare de pe urma sponsorizarii, de exemplu bannere expuse pe stadion.
Subventii, burse & distinctii onorifice: O subventie este in general o forma de asistenta financiara
care finanteaza o persoana sau o organizatie pentru dezvoltarea unui anumit proiect. Poate include si asistenta in natura, precum furnizarea de facilitati sau servicii. De exemplu, bursele si distinctiile onorifice sunt acordate studentilor cu rezultate deosebite pentru a contribui la educatie si a sustine zonele rurale, conform descrierii de mai jos.
Donatie: o donatie reprezinta acordarea unei sume de bani sau a altor lucruri de valoare fara a
astepta beneficii in schimb. Fiecare companie din Grup poate solicita o recunoastere modesta sau utilizarea acesteia cu un scop anume.
Donatia in natura: Donatiile in natura pot fi reprezentate de: gazduirea paginii web, conexiune la
internet, telefoane mobile, echipamente pentru Organizatiile Neguvernamentale, bilete sau invitatii pentru ONG-uri, servicii dedicate de telecomunicatii mobile pentru cauze caritabile.
4.2) Domenii privind sponsorizarea si donatia
4.2.1) Sponsorizari
Sport
Echipe/evenimente sportive si organizatii sportive de renume, infiintate in mod legal si recunoscute de catre autoritatile sportive de stat competente, atat in domeniul sportului profesionist, cat si neprofesionist, cu imagine corporativa si comerciala si oportunitati de promovare PR.
Muzica
Evenimente muzicale/concerte la nivel local, national sau international Artisti in ascensiune sau de renume Continut muzical pentru serviciile Grupului OTE
Stil de viata
Evenimente sau locatii speciale care sprijina marcile Grupului OTE sa isi realizeze obiectivele, oferind in acelasi timp oportunitati de comunicare intr-un interval dat (spectacole de moda).
Cultura
Activitati culturale care promoveaza cultura unei tari, privind atat patrimonial national, cat si identitatea nationala moderna. Exemple de astfel de domenii culturale pot fi: pictura, sculptura, cinematografia, teatrul, fotografia, arta digitala, multimedia etc. Sinergiile cu muzee de renume sunt in mod special recomandate.
Versiunea: 2.0 4
Afaceri/tehnologie Sponsorizari care promoveaza imaginea corporativa tehnologica si inovativa a companiei in randul liderilor de opinie, precum si in randul publicului larg.
Mediu
Sponsorizari care promoveaza profilul companiei in domeniul promovarii mediului.
Comunitati locale Sponsorizari care contribuie la dezvoltarea proiectelor comunitare si consolideaza relatiile dintre companie si comunitate in general.
Comunitatea stiintifica/Cercetare
Sponsorizari care sprijina utilizarea tehnologiei in beneficiul umanitatii, prin imbunatatirea comunicarii si a calitatii vietii in general.
Educatie
Sprijina institutiile de invatamant (de exemplu scoli, universitati)
Societate Sponsorizari care isi aduc contributia in societate, desfasurand activitati in beneficiul publicului si ajutand oamenii nevoiasi.
Copii
Activitati care sprijina sporirea bunastarii si dezvoltarea copiilor.
Sanatate Desfasoara activitati impreuna cu organizatii de renume in domeniul sanatatii precum spitalele publice si private.
4.2.2) Donatii
Ajutoare in cazul calamitatilor naturale
Donatii care au ca scop oferirea de suport imediat in caz de urgente nationale/internationale, prin asigurarea constanta a canalelor de comunicare si prin donarea de fonduri si echipamente.
Cultura
Donatii care urmaresc sprijinirea restaurarii si conservarii monumentelor de mare importanta nationala. Aceste monumente pot fi, de exemplu: situri arheologice, biserici, manastiri etc.
Sanatate
Sprijinirea organizatiilor de renume din domeniul sanatatii, precum spitalele publice si private.
Copii Sprijinirea proiectelor care promoveaza copiii nevoiasi, precum si bunastarea si dezvoltarea copiilor.
Versiunea: 2.0 5
Oameni nevoiasi
Donatii catre ONG-uri care acorda ajutor oamenilor nevoiasi la nivel national sau international.
Maratoane TV si radiofonice in beneficiul publicului.
4.3) Donatii si Sponsorizari acceptabile
4.3.1) Donatii acceptabile
Strategia fiecarei companii privind donatiile va sprijini numai acele organizatii non-profit care pot demonstra eficienta in atingerea obiectivelor planificate, sunt bine administrate si au o situatie financiara stabila. Grupul OTE doreste sa sprijine organizatii non-profit reputate ale caror valori si obiective sunt in consonanta cu cele ale Grupului. Sprijinul acordat nu se limiteaza la organizatiile non-profit nationale. Grupul OTE poate face donatii catre organizatii profitabile care initiaza eforturi pentru sprijinirea organizatiilor nonprofit sau a persoanelor nevoiase (canale TV/radio pentru Maratoane) cu conditia asigurarii integritatii si transparentei.
4.3.2) Sponsorizari acceptabile
Programul fiecarei companii privind sponsorizarile va sprijini numai acele organizatii care pot demonstra eficienta in atingerea obiectivelor declarate, sunt bine administrate si au o situatie financiara stabila. Se vor prefera organizatiile si evenimentele care pot aduce beneficii de durata sau pe termen lung atat Grupului, cat si/sau cetatenilor.
4.4) Donatii si Sponsorizari care nu se accepta
4.4.1) Donatii care nu se accepta
Companiile din Grupul OTE nu vor face donatii catre persoane sau conturi private sau catre persoane sau organizatii care ar putea prejudicia reputatia Grupului. In plus, Grupul OTE nu va face donatii pentru organizatii sau initiative politice prin intermediul programului corporativ de donatii. Grupul OTE nu va sponsoriza organizatii religioase, decat daca acestea sunt implicate intr-un proiect semnificativ de care beneficiaza comunitatea. Cu toate acestea, se pot alege anumite initiative in vederea sprijinirii, daca acestea au legatura directa cu principalele domenii strategice din aceasta Politica.
4.4.2) Sponsorizari care nu se accepta
Grupul OTE nu trebuie sa accepte sponsorizarea in situatiile in care activitatile sau propunerile:
Intra in conflict cu valorile sau obiectivele Grupului OTE; Nu sprijina sau nu promoveaza valorile sau obiectivele Grupului OTE; Dauneaza sanatatii; Au legatura cu tutunul sau cu produse din tutun; Au legatura cu alcoolul sau cu produse pe baza de alcool, daca propunerea implica activitati
privind copiii sau tinerii; Impiedica sau au potentialul de a impiedica Grupul OTE de a-si desfasura activitatea;
Versiunea: 2.0 6
Solicita Grupului OTE sa sustina in mod explicit sau sa para a sustine produsele si serviciile beneficiarului sponsorizarii;
Nu manifesta o reala disponibilitate sau capacitate de a duce la indeplinire obligatiile sau asteptarile unei sponsorizari (de exemplu, este evaluata cooperarea anterioara cu respectiva organizatie/institutie/beneficiar).
4.5) Criterii de sponsorizare si donatie
Transparenta: Donatia/sponsorizarea trebuie sa fie transparenta, beneficiarul si utilizarea
acesteia sa fie cunoscute, iar scopul in care va fi utilizata sa fie verificabil, in conformitate cu cererea scrisa relevanta a partii care face cererea.
Scop: Suma donata trebuie sa contribuie la un scop relevant sectoarelor descrise anterior.
Cost: Costul necesar pentru implementarea sponsorizarii/donatiei trebuie sa fie bine definit si
justificat.
Integritatea/caracterul demn de incredere al beneficiarului: In masura in care este posibil, se va efectua o evaluare a integritatii beneficiarului,
Cadrul strategic al donatiilor/sponsorizarilor Grupului OTE: Donatiile /sponsorizarile trebuie
sa corespunda strategiei relevante a Grupului OTE.
Beneficii oferite Grupului OTE: Beneficiarul trebuie sa ofere Grupului OTE vizibilitate semnificativa sau oportunitati de reciprocitate in afaceri cu impact financiar. Acest criteriu nu se aplica in cazul Donatiilor.
Relatii anterioare cu Grupul OTE: Experienta anterioara pozitiva afecteaza de asemenea in mod
pozitiv evaluarea noii cereri.
Valabilitate: Criteriile sunt valabile la nivel international (posibile exceptii: deductibilitatea fiscala)
Nota: Donatia si sponsorizarea sunt cheltuieli nedeductibile pentru companie. Totusi, valoarea sponsorizarii poate fi scazuta din impozitul pe profit datorat, daca sunt indeplinite conditiile impuse de legislatia fiscala.
4.6) Beneficii oferite Grupului OTE
Versiunea: 2.0 7
4.6.1) Beneficii din sponsorizari
Beneficiarul trebuie sa ofere Grupului OTE vizibilitate semnificativa si oportunitati de reciprocitate in afaceri cu impact financiar. Mai exact, de exemplu: Daca o companie a Grupului OTE sponsorizeaza evenimente, activitati, programe, bunuri sau servicii, unele dintre sau toate aceste beneficii sunt de anticipat:
Drepturile de mentionare/asociere a numelui Indicarea calitatii de sponsor, cu includerea sigla acestuia in toate comunicarile relevante,
exceptand situatia cand aceasta nu este permisa prin lege Oportunitati de branduire Activitati BTL Invitatii/bilete gratuite/la pret redus pentru evenimente Oportunitati de publicitate Folosirea in exclusivitate de imagini sau filmari Link-uri reciproce catre pagini web Drepturi de media pentru transmiterea Comunicarilor ATL Fabricarea de produse si materiale pop-up Vanzari promotionale Exclusivitate in sectorul respectiv
Dincolo de beneficiile tangibile mentionate, sponsorizarile sunt o oportunitate de a imbunatati profilul companiei, de a promova mesaje cheie si de a cladi noi relatii cu toti actionarii sau cu cei vizati.
4.6.2) Beneficii din donatii
Grupul OTE poate solicita recunoasterea ca unic beneficiu rezultat din acordarea donatiei.
4.7) Politici relevante si legislatie
Grupul OTE are un numar de alte Politici in cadrul Codului de Conduita care ar putea fi relevante si care ar trebui luate in considerare in cadrul procesului decizional. Fiecare sponsorizare sau donatie va respecta intru totul legislatia nationala si internationala aplicabila (legislatia impotriva mitei, legislatia anti-coruptie, sponsorizarea in domeniul cultural potrivit prevederilor specifice).
4.8) Procese si proceduri
4.8.1) Cererile de donatii si sponsorizari
Toate cererile de sponsorizare/donatie trebuie realizate in scris si adresate Diviziei Comunicare Romania, incluzand urmatoarele detalii:
Versiunea: 2.0 8
Denumirea organizatiei, numarul de telefon, adresa si persoana de contact; Scopul actiunii/programului/evenimentului pentru care se solicita sprijin, inclusiv informatii de
fond; Suma sau tipul de sprijin vizat; Rezultatele care se vor obtine prin intermediul sprijinului acordat; Beneficiile ce rezulta din sprijinul acordat; si Alte surse posibile de finantare;
Cererile trebuie primite de companie intr-o perioada de timp rezonabila anterior implementarii evenimentului/actiunii in cauza. Cererile de sponsorizare si donatie adresate fiecarei companii a Grupului OTE trebuie transmise Diviziei Comunicare Romania pentru a fi inregistrate in bazele de date/protocoalele respective. Filialele pot organiza in mod liber propriile donatii/sponsorizari, cu conditia respectarii instructiunilor Politicii Grupului si a legislatiei nationale/internationale. In scopul informarii, sinergiei si coordonarii, filialele vor transmite planul anual companiei-mama. Pe parcursul anului se pot aduce modificari planului, daca este necesar.
4.8.2) Procesul decizional pentru cererile de donatie si sponsorizare
Acestea sunt etapele generale pe care trebuie sa le urmeze toate companiile, fara a prejudicia legislatia nationala in baza careia acordarea unei donatii ar putea implica o hotarare a Adunarii Generale a Actionarilor, daca se considera ca un act gratuit nu poate constitui o administrare bona fide a activelor companiei. 4.8.2.1) Aprobarea sponsorizarilor sau a donatiilor (exceptand situatiile in care se acorda Ajutoare
in cazul calamitatilor naturale) In cazul sponsorizarilor/donatiilor evaluate pozitiv: Divizia Comunicare Romania va redacta o propunere care va fi semnata de catre directorul acestei functiuni; va fi transmisa apoi Directorului de Conformitate spre aprobare si mai departe Consiliului de Administratie/Directorului General/Directorului General Adjunct (in functie de valoarea acesteia) (formatul acestor propuneri poate fi stabilit in functie de necesitatile fiecarei societati).
Evaluarea pozitiva/aprobarea Directorului General Recomandarea lansarii sponsorizarii (nu este valabil si in cazul donatiilor)
Se va incheia un contract de donatie sau sponsorizare, indiferent de valoarea ce face obiectul respectivei donatii sau sponsorizari
Implementarea donatiei/sponsorizarii Evaluarea Plata, in conformitate cu termenii de plata aprobati de catre departamentele competente
Bugetul trebuie monitorizat pas cu pas. 4.8.2.2) Respingerea cererilor de sponsorizare/donatie
Versiunea: 2.0 9
In cazul sponsorizarilor/donatiilor evaluate negativ: se va transmite o scrisoare/un email de respingere partilor interesate, explicand motivele respingerii (se accepta si informarea telefonica). 4.8.2.3) Cererile adresate direct catre cabinetul Directorului General/Directorului General Adjunct Cererile adresate direct cabinetului Directorului General/Directorului General Adjunct vor fi evaluate pozitiv/negativ, vor fi semnate de catre Directorul General si transmise mai departe catre Divizia Comunicare Romania, in vederea procesarii. Cererea va fi, de asemenea, verificata si semnata de catre Directorul Executiv de Conformitate. 4.8.2.4) Procesul decizional pentru donatii in situatia acordarii de Ajutoare in cazul calamitatilor
naturale In cazul unor calamitati naturale sau al altor evenimente majore cu mare impact asupra publicului (precum tsunami, incendii, atacuri teroriste, accidente si inundatii), deciziile privind participarea si contributia Grupului OTE in folosul publicului vor fi adoptate rapid si intr-o maniera pragmatica, luand in considerare si o actiune extinsa la nivelul intregului Grup. Deciziile trebuie luate in legatura cu:
Activitatile privind donatia; Cadourile in natura; Sumele de bani si serviciile; Cadrul financiar si valoric; Beneficiarii donatiilor; Zonele strategice de afaceri si Comunicarea de sprijin
Procesul decizional:
Factorii de decizie o Directorul General / Directorul General Adjunct / Presedintele CA o Directorul Executiv de Conformitate o Directorul Divizia Comunicare Romania
Atunci cand este necesar, se va consulta si: o Conducerea Departamentului de Continuitate a Afacerii o Diviziile Generale
Propunerile Directorilor competenti sunt transmise catre Directorul General / Directorul Genral Adjunct
Intalniri ale factorilor de decizie Stabilirea etapelor urmatoare Implementare Monitorizare Evaluare
Versiunea: 2.0 10
4.8.3) Contracte scrise pentru donatii si sponsorizare
In vederea evitarii oricarei incalcari a legislatiei nationale, se vor incheia de fiecare data contracte scrise de donatie. In cazul sponsorizarilor, se va redacta un contract de catre Divizia Comunicare Romania si va fi transmis spre verificare catre Departamentele Juridic si Financiar. Forma finala a contractului va fi aprobata de catre Functiunea solicitanta si de catre Directorul Executiv de Conformitate si va fi evaluata din punct de vedere al termenilor juridici de catre avocatul competent din cadrul Departamentului Juridic. Contractul se va semna in original de catre persoana competenta, care reprezinta si obliga compania si care are drept de semnatura. Toate companiile Grupului OTE vor incheia contracte de sponsorizare astfel cum este prevazut de legislatia nationala. In functie de nevoile fiecarei companii, in contracte pot fi incluse, de asemenea, informatii suplimentare. In plus, beneficiarul sponsorizarii va trimite o scrisoare de raspuns, sub orice forma, pentru acceptarea conditiilor sponsorizarii (taxa de sponsorizare, avantaje etc.) Termenii si conditiile contractuale vor varia in functie de natura si de detaliile sponsorizarii. Cu toate acestea, in general, contractele vor include urmatoarele detalii:
Numele tuturor partilor; Descrierea si obiectivele contractelor de sponsorizare; Perioada contractuala; Persoanele de contact; Declaratii potrivit carora:
o Sponsorizarea nu presupune sprijinul general acordat din partea companiei activitatilor celeilalte parti;
o Compania are drept de veto asupra continutului tuturor informatiilor/ documentelor/ materialelor de promovare pentru a se asigura ca nu exista alte obligatii; continutul nu va fi facut public fara aprobarea corespunzatoare de catre companie;
o Sponsorizarea nu impiedica si nu afecteaza in niciun fel exercitarea de catre companie a functiunilor de reglementare sau de inspectie;
o Nu se vor acorda beneficii personale angajatilor companiei. Planificarea privind managementul sponsorizarii; Beneficiile sponsorului, destinatarului sponsorizarii si companiei; Modul in care poate fi utilizata relatia de sponsorizare de catre sponsor, destinatarul sponsorizarii
si companie; Accesul la informatii; Dreptul de proprietate, protectia si utilizarea siglelor si a altor proprietati intelectuale; Administrarea, inclusiv raportarea financiara si administrativa, responsabilitatea pentru publicitate
si promovare, supervizarea si reprogramarea evenimentelor (unde este cazul); Asigurarea, inclusiv raspunderea publica si asigurarea profesionala corespunzatoare
sponsorizarii; Aranjamente privind plata; Cerintele privind monitorizarea, evaluarea si auditul; Solutionarea disputelor; Confidentialitate;
Versiunea: 2.0 11
Incetarea si suspendarea; Efectele produse de modificarea Politicii sau a legislatiei; Reinnoirea si renegocierea.
Compania evalueaza ponsorizarea sau donatia potrivit criteriilor de evaluare. 1. Beneficiarul trebuie sa transmita un raport concis Diviziei Comunicare Romania, dupa incheierea procesului de donatie/sponsorizare, mentionand toate rezultatele tangibile implementate de catre acesta. 2. Dupa incheierea donatiei/sponsorizarii, trebuie pregatit un raport intern de evaluare. In cazul unei sponsorizari pe termen lung, trebuie transmisee un raport concis la fiecare sase luni si un raport anual, ambele redactate in scris. Aceasta poate face parte din raportul financiar in baza contractului scris. Tipul de raport va fi stabilit potrivit necesitatilor companiei. 3. Fiecare companie trebuie sa monitorizeze in general urmatoarele:
Respectarea contractului scris si a politicilor Grupului; Atingerea obiectivelor privind sponsorizarea sau donatia; Buna gestionare si tinere a evidentelor; Depunerea la timp a rapoartelor;
Declaratiile publice cu privire la sponsorizare sau donatie; Viabilitatea financiara a sponsorizarii sau donatiei; Beneficii aduse Grupului OTE si comunitatii; Indeplinirea criteriilor de sponsorizare/donatie; Siguranta si riscul;
In functie de fiecare tara si de marimea proiectului, se poate infiinta un „Comitet de evaluare”. Comisia va include persoane din Divizia Comunicare Romania si din Directia Executiva de Conformitate Romania, care vor semna formularul de evaluare descriind buna implementare a donatiei/sponsorizarii. Sponsorizarea sau donatia nu va fi reinnoita decat in cazul in care exista o evaluare pozitiva, iar Directorul diviziei relevante si/sau Directorul General aproba reinnoirea.
4.10) Incalcarea termenilor Politicii
Codul de conduita al Grupului OTE si Politica privind raportarea neregulilor prevad normele procedurale privind raportarea oricaror incalcari sau dovezi cu privire la incalcarea acestei Politici.
