„Transelectrica” – S.A. Filiala Societatea Comercială pentru Servicii de Mentenanţă Bucuresti, B-dul. Gen. Gh. Magheru nr. 33, sector 1; Cod poştal: RO -010325 Nr. înmatriculare la Registrul Comerţului: J40/8613/2001; Cod unic Compania Naţională „Transelectrica” – S.A. Filiala Societatea Comercială pentru SE APROBA DIRECTOR GENERAL PROCEDURA OPERATIONALA ANALIZA EFECTUATA DE MANAGEMENT Cod: SMART– PO – 16.00 Editia: 1 Revizia : 0 Exemplar nr : AVIZAT: Director Directia Tehnica – REVIZUIT /VERIFICAT: Sef Serviciu Management Integrat – Drept de proprietate : SC “Smart” S.A. isi rezerva dreptul de proprietate absoluta asupra prezentului document impreuna cu toate anexele. Orice modificare, copiere partiala sau totala, difuzare sau utilizare a acestui document de/sau
Transcript
Compania Naţională „Transelectrica” – S.A.Filiala Societatea Comercială pentru Servicii de Mentenanţă
a Reţelei Electrice de Transport „Smart” – S.A.Bucuresti, B-dul. Gen. Gh. Magheru nr. 33, sector 1; Cod poştal: RO -010325
Nr. înmatriculare la Registrul Comerţului: J40/8613/2001; Cod unic de înregistrare: 14232728Tel.: + 40 21 305.44.02 ; Fax: + 40 21 305.44.00 ; www.smart-sa.ro
Compania Naţională „Transelectrica” – S.A.Filiala
Societatea Comercială pentru Servicii de Mentenanţăa Reţelei Electrice de Transport „Smart” – S.A.
SE APROBA DIRECTOR GENERAL
PROCEDURA OPERATIONALA
ANALIZA EFECTUATA DE MANAGEMENT
Cod: SMART– PO – 16.00
Editia: 1 Revizia : 0 Exemplar nr :
AVIZAT: Director Directia Tehnica –
REVIZUIT /VERIFICAT: Sef Serviciu Management Integrat –
Drept de proprietate :
SC “Smart” S.A. isi rezerva dreptul de proprietate absoluta asupra prezentului document impreuna cu toate anexele. Orice modificare, copiere partiala sau totala, difuzare sau utilizare a acestui document de/sau catre terte persoane fara acordul scris al conducerii societatii este interzisa.
Luna, anul
S.C. “Smart” S.A. PROCEDURA OPERATIONALA
ANALIZA EFECTUATA DE MANAGEMENT
Cod: SMART-PO-16.00
Pag. 2/14
Rev. 0 1 2 3 4 5
LISTA DE CONTROL A REVIZIILOR
Document revizuit : ANALIZA EFECTUATA DE MANAGEMENT
Cod : SMART – PO – 16.00Rev. 0
Nr.rev.
Continutul modificarii Autorul revizieiNume si prenume Semnatura - Data
0 Elaborare initiala Nume si prenume
1. SCOP
S.C. “Smart” S.A. PROCEDURA OPERATIONALA
ANALIZA EFECTUATA DE MANAGEMENT
Cod: SMART-PO-16.00
Pag. 3/14
Rev. 0 1 2 3 4 5
Prezenta procedura: documenteaza in mod explicit, modul de realizare a managementului procesului
“Analiza efectuata de management”- planificare, desfasurare, tinere sub control, precum si imbunatatire continua a eficacitatii procesului, astfel incat in cadrul SC “Smart” SA sa fie asigurate conditiile pentru desfasurarea analizelor efectuate de conducere pe toate nivelurile ierarhice, vizand ca sistemul integrat de management aplicat sa fie in permanenta corespunzator, adecvat, eficace.
Asigura, prin aplicare, evaluarea continua a performantelor sistemului de management integrat fata de politica si obiectivele declarate, pentru a identifica oportunitatile de imbunatatire si a asigura astfel cresterea satisfactiei clientilor.
2. DOMENIUL DE APLICARE
Prevederile prezentei proceduri se aplica si sunt obligatorii tuturor activitatilor specifice analizei efectuate de management.
Procedura este destinata tuturor persoanelor/ functiilor/ posturilor implicate in activitatile de analiza si evaluarea sistemelor de management aplicate in SC « Smart » SA.
3. DEFINITII SI PRESCURTARI
3.1. Definitii3.1.1. Conform Manualului de Managementul Integrat al Calitatii, Mediului, Sanatatii si Securitatii in
Munca cod : SMART–MCMSSM- ISO3.1.2. Conform ISO 9000 : 2005 (SR EN ISO 9000 : 2006) – SISTEME DE MANAGEMET AL
CALITATII. Principii fundamentale si vocabular.3.1.3. Conform ISO 9001 : 2008 (SR EN ISO 9001 : 2008) – Sisteme de management al calitatii.
Cerinte3.1.4. Conform ISO 14001 : 2004 (SR EN ISO 14001 : 2005) – Sisteme de management de
mediu. Cerinte cu ghid de utilizare3.1.5. Conform ISO 14050 : 2009 – Management de mediu – Vocabular .3.1.6. Conform SR OHSAS 18001:2008– Sisteme de management al sanatatii si securitatii
ocupationale .3.1.7. Analiza – activitate de a determina conformarea, adecvarea si eficacitatea subiectului in
cauza in ceea ce priveste indeplinirea indicatorilor de performanta, obiectivelor strategice si specifice stabilite
3.1.8. Eficacitate – masura in care sunt realizate activitatile planificate si sunt obtinute rezultatele planificate
3.1.9. Eficienta – relatie intre rezultatul obtinut si resursele utilizate3.1.10. Imbunatatire continua – activitate repetata pentru a creste abilitatea de a indeplini cerinte
de standard si de legislatie specifica in vigoare3.1.11. Obiectiv – Scop/ Tinta propusa a fi atinsa. Face posibila adaptarea si materializarea politicii
la fiecare nivel organizatoric.
3.2. Prescurtari3.2.1 Conform Manualului de Management al Calitatii, Mediului, Sanatatii si Securitatii Ocupationale, cod:SMART-MCMSSM-ISO.3.2.2 SIMCMSO - Sistemul Integrat de Management al Calitatii, Mediului, Sanatatii si Securitatii Ocupationale . In cadrul procedurii se va utiliza prescurtarea SIM.3.2.3 MC - Managementul Calitatii.3.2.4 MM - Managementul Mediului3.2.5 SSM – Securitate si Sanatate in Munca (SSM) / Securitate si Sanatate Ocupationala (SSO) :
in procedura se va identifica unic prin SSM 3.2.6 SMI – Serviciul Management Integrat3.2.7 CMCMSSM – Compartimentul de Management al Calitatii, Mediului, SSM
S.C. “Smart” S.A. PROCEDURA OPERATIONALA
ANALIZA EFECTUATA DE MANAGEMENT
Cod: SMART-PO-16.00
Pag. 4/14
Rev. 0 1 2 3 4 5
4. DOCUMENTE DE REFERINTA
4.1. Manualul de Management Integrat al Calitatii, Mediului, Sanatatii si Securitatii Muncii, cod : SMART –MCMSSM- ISO
4.2. ISO 9000:2005 (SR EN ISO 9000 : 2006) - SISTEME DE MANAGEMENT AL CALITATII. Principii fundamentale si Vocabular.
4.3. ISO 9001 : 2008 (SR EN ISO 9001 : 2008) - Sisteme de management al calitatii. Cerinte.4.4. ISO 14001 : 2004 (SR EN ISO 14001 : 2005) – Sisteme de management de mediu.
Cerinte cu ghid de utilizare.4.5. SR OHSAS 18001:2008–Sisteme de Management al Sanatatii si Securitatii Ocupationale.4.6. Legea 319/2006 privind securitatea si sanatatea in munca si HG 1425/2006 privind normele
de aplicare a legii4.7. ISIE-001-Instructiuni specifice de SSM aplicate in activitatile desfasurate de catre SC Smart
la instalatiile electrice.4.8. OUG 195/2005 privind protectia mediului devenita legea 265/20064.9. Prevederi si reglementari legale in vigoare aplicabile4.10. Cerinte organizationale interne (regulamente, contracte, decizii, dispozitii, fise de post).
5. DETALII PROCEDURALE
5.1. Elementele de definire a procesului
Identificareaelementelor de definire
Explicitare
Tipul procesului Proces managerialElemente/ procese din amonte ►Politica generala si obiectivele strategice ale organizatiei
►Procesele identificate in organizatieFurnizori interni Proprietarii proceselor identificate in organizatieProcese din aval Toate procesele identificate in organizatie
Clienti interni Proprietarii de proceseProprietar de proces Seful Serviciului de Management Integrat (Sef SMI) – la nivel
de executiv, CMCMSSM - la nivel de sucursale
5.2. DESCRIERE PROCES 6. RESPONSABILITATIexecutiv sucursala
5.2.1. Planificare
5.2.1.1. Stabilire Indicatori de performanta ai procesului: Pondere crescatoare a masurilor de imbunatatire propuse,
aprobate si realizate in urma analizelor efectuate de management;
Crestere numar sugestii de imbunatatire a eficacitatii proceselor, facute de catre participantii la analizele efectuate de management.
5.2.1.2. Stabilire Obiective operationale pentru proces: Tinerea stricta sub control a indeplinirii masurilor de imbunatatire
rezultate in urma desfasurarii analizelor efectuate de management
Colectarea de sugestii/ propuneri ale proprietarilor de procese participanti la analizele efectuate de management
●D.D.T. ●Dir. Tehn. Suc.
Proprietarii de procese
Persoana/ functia responsabila cu indeplinirea masurilor dispuse
●Resp.MCM ●Resp.MCM executiv sucursale
S.C. “Smart” S.A. PROCEDURA OPERATIONALA
ANALIZA EFECTUATA DE MANAGEMENT
Cod: SMART-PO-16.00
Pag. 5/14
Rev. 0 1 2 3 4 5
5.2.1.3. Resurse necesare Resurse umane: personal competent implicat in derularea
activitatilor specifice acestui proces; Resurse materiale: echipamente si dispozitive de monitorizare,
masurare si inregistrare; papetarie, birotica, PC-uri si consumabile pentru redactare, imprimare si multiplicare;
Resurse informationale: standarde, legislatie specifica in vigoare, literatura de specialitate, instruiri specifice;
Resurse financiare: buget
5.2.2. Desfasurare:
5.2.2.1. Pregatirea reuniunii5.2.2.1.1. Identificare elemente de intrare (ordinea de zi) necesare a fi prezentate spre dezbatere in analiza efectuata de management(acestea vor cuprinde minim documentele de intrare stabilite prin formularul cod: SMART-PO-16.00.02). Stabilire data pentru efectuarea AM.5.2.2.1.2. Intocmire convocator conform cu minim 15 zile inainte de data planificata si difuzare copii ale acestuia in regim controlat tuturor persoanelor implicate. Se utilizeaza formularul cod:SMART-PO-16.00.01.5.2.2.1.3. Eliberare rapoarte solicitate prin ordinea de zi specificata in convocator si transmiterea acestora la secretariatul reuniunilor de analiza (asigurat de Resp.MCM executiv sau sucursale) cu minim 72 de ore inaintea desfasurarii analizei.5.2.2.1.4. Analiza prealabila si sinteza rapoartelor primite. Prezentarea acestora la conducerea de varf a organizatiei cu 24 de ore inaintea reuniunii.
5.2.2.2. Desfasurarea propriu-zisa a reuniunii5.2.2.2.1. Deschidere reuniune prin prezentarea si aprobarea ordinii de zi.
5.2.2.2.2. Dezbaterea elementelor de intrare (puncte pe ordinea de zi) cu inregistrarea in procesul verbal al reuniunii a problemelor/ discutiilor.
5.2.2.2.3. Inchidere reuniune si semnare proces verbal elaborat, cod:SMART-PO-16.00.03.
5.2.2.4. Elaborare rezultate (elemente de iesire ale reuniunii)5.2.2.4.1. Elaborare Raport de stadiu, formular cod: SMART-PO-16.00.02
5.2.2.4.2. Avizare Raport de stadiu
5.2.2.4.3. Aprobare Raport de stadiu
5.2.2.4.4. Elaborare program de masuri rezultat in urma dezbaterilor si a concluziilor analizei, in maxim 24 de ore de la inchideea reuniunii. Se utilizeaza formularul cod:SMART-PO-16.00.04.
5.2.2.4.5. Avizare program de masuri.
5.2.2.4.6. Analiza si aprobare program de masuri elaborat.
5.2.2.4.7. Difuzare program de masuri elaborat la maxim 72 de ore de la desfasurarea analizei, tuturor persoanelor implicate in implementarea masurilor dispuse. 5.2.2.4.8. Transmitere documente rezultate in urma sedintei de analiza
(raportul privind stadiul SIM, Program de masuri la nivel de sucursala, etc.) la Serviciul Management Integrat –Executiv.
5.2.3. Verificare5.2.3.1. Monitorizare proces prin:
Evaluare grad de respectare a cerintelor si mentinerea starii de conformitate a tuturor activitatilor documentate in raport cu cerintele;
Analiza dinamicii gradului de realizare a indicatorilor de performanta si de indeplinire a obiectivelor operationale.
5.2.3.2.Masurare rezultate proces prin: Evaluare grad de realizare indicatori de performanta si obiective
operationale prescrise. Evaluare grad de realizare masuri stabilite in programul de masuri
rezultat in urma analizei.
5.2.4. Imbunatatire5.2.4.1. Pe baza analizei rezultatelor inregistrate in urma desfasurarii actiunilor de la pct. 5.2.3. , sunt stabilite masuri de imbunatatire specifice.
5.2.4.2. Masurile de imbunatatire a eficacitatii procesului se dezbat in analiza efectuata de management si se implementeaza pana la reuniunea urmatoare.
5.2.4.3. Retragere documente anulate si difuzarea controlata a celor revizuite, cu respectarea procedurii SMART-PO-01.00 (Controlul documentelor).
●Sef SMI ●CMCMSSM
●Sef SMI ●CMCMSSM
●Sef SMI ●CMCMSSM
Proprietarii de procese implicati
● SMI ●CMCMSSM
●Dir.General ●Dir. Sucursale
● SMI ●CMCMSSM
7. RAPOARTE SI INREGISTRARI
7.1. Convocator, formular cod : SMART-PO-16.00.01
7.2. Raportul de stadiu al SIM la data analizei si dupa caz, anexele acestuia formular cod : SMART-PO-16.00.02
7.3. Proces Verbal de Analiza a Managementului , formular cod : SMART-PO-16.00.03
7.4. Programe de imbunatatire a SIM , formular cod : SMART-PO-16.00.04
8. PRECIZARI
8.1. Executiv8.1.1. Directorul General si echipa manageriala analizeaza anual sau ori de cate ori este necesar SIM din cadrul executivului si sucursalelor pentru a se asigura ca acesta este adecvat , eficace si eficient si ca politica si obiectivele prestabile sunt indeplinite.
8.1.2. La sedintele de analiza participa: Director General; Directorul Directiei Tehnice; Sef Serviciu Management Integrat
S.C. “Smart” S.A. PROCEDURA OPERATIONALA
ANALIZA EFECTUATA DE MANAGEMENT
Cod: SMART-PO-16.00
Pag. 7/14
Rev. 0 1 2 3 4 5
Directorul Directiei Economice; Responsabilii MC/ MM/ SSM din Executiv Sefii de compartimente din executiv/;La sedintele de analiza pot participa, ca invitate, si alte persoane implicate in derularea
proceselor cu impact asupra calitatii, protectiei mediului si muncii din executivul societatii.
8.2. Sucursala de mentenanta8.2.1. Directorul sucursalei, impreuna cu ceilalti membri din echipa manageriala analizeaza semestrial sau ori de cate ori este nevoie SIM din cadrul sucursalei pentru a se asigura ca acesta este adecvat, eficace si eficient si ca politica si obiectivele prestabilite sunt indeplinite.8.2.2. La sedinta de analiza de management din sucursala participa:
Directorul sucursalei Directorul Tehnic Directorul Economic Responsabilul MC / MM / SSM din sucursala Sefii de compartimente din sucursala Sefii centrelor de mentenantaLa sedintele de analiza pot participa ca invitate si alte persoane implicate in derularea
proceselor cu impact asupra calitatii, protectiei mediului si muncii din sucursala.
8.3. Elementele de iesire ale analizei la nivel de Executiv/ Sucursala
8.3.1. Elementele de iesire selectate sunt comunicate directiilor si sucursalelor prin Decizii sau “Programe de masuri” pentru a arata intregului personal modul in care procesul de analiza efectuata de management conduce la imbunatatiri.Elementele de iesire ale analizei efectuate de management includ orice decizii si masuri/
actiuni referitoare la:a) imbunatatirea eficacitatii si eficientei SIMCMSSO si a proceselor sale;b) imbunatatirea produsului/serviciului in raport cu cerintele beneficiarului/clientului;c) necesitatea de resurse, cand este cazul.d) oportunitatea revizuirii documentelor sistemului integrat de management al calitatii,
mediului si sso, inclusiv a celor specifice domeniului nuclear.e) orice decizii si actiuni referitoare la indeplinirea cerintelor CNCAN si altor organe de
reglementare, pentru activitati in domeniul nuclear;f) ”utilizarea experientei dobandite”, prin stabilirea modificarilor necesare in activitatea
viitoare de C+M in domeniul nuclear, rezultate in urma evaluarilor informatiilor relevante din activitatea de C+M care a fost realizata (daca e cazul);
8.3.2. Elementele de iesire suplimentare pentru cresterea eficientei pot include: indicatori de performanta pentru procese si produse; obiective de imbunatatire a performantei organizatorice; evaluarea adecvarii structurii si resurselor organizatorice; strategii de reducere a riscului si imbolnavirilor profesionale; strategii si initiative pentru marketing, produse/servicii si pentru satisfacerea clientilor; planurile de prevenire si reducere a pierderilor pentru riscurile identificate; informatii pentru planificarea strategica pentru necesitatile viitoare ale S.C. “Smart” –
S.A.
8.4. Sedintele de analiza a managementului sunt prezidate de Directorul General/ Directorul de sucursala, sau de persoanele desemnate de acesta.8.5. Analiza SIM se extinde si asupra activitatii personalului de conducere si de executie, precum si a personalului care efectueaza audit si a celui care consemneaza conformitatea produsului/ serviciului cu cerintele de calitate.
S.C. “Smart” S.A. PROCEDURA OPERATIONALA
ANALIZA EFECTUATA DE MANAGEMENT
Cod: SMART-PO-16.00
Pag. 8/14
Rev. 0 1 2 3 4 5
8.6.Analiza SIM se efectueaza atat ca evaluare sistematica si independenta a eficacitatii acestuia, cat si in urmatoarele situatii:
1. cand se primesc reclamatii verbale sau scrise sistematice ale clientilor privind deficiente referitoare la calitate, protectia mediului sau nerespectarea reglementarilor SSM
2. cand se fac schimbari semnificative in Sistemul Integrat de Management al S.C. “Smart” – S.A.;
3. cand se considera ca datorita defectiunilor/observatiilor si neconformitatilor aparute, performantele activitatilor derulate sunt/sau pot fi afectate.
8.7. Hotararile sedintelor de analiza efectuata de management sunt consemnate intr-un Proces Verbal, aprobat de Directorul General/ Directorul sucursalei.
8.8. Procesul Verbal de Analiza Managementului cuprinde concluziile asociate fiecarui aspect precizat in ordinea de zi.
8.9. Concluziile analizelor de management sunt sintetizate in Masuri / Programe de imbunatatire, cu precizarea clara a responsabilitatilor, termene de realizare si dupa caz, resurse. La analiza anuala, se vor trage concluzii referitoare la tot anul, inclusiv pentru activitatile din domeniul nuclear8.10. Documentele rezultate in urma analizelor efectuate de management (rapoarte de stadiu, procese verbale, programe de masuri) sunt difuzate in toate entitatile SC Smart SA, prin grija Responsabilului MCM din Executiv, respectiv Sucursala.8.11. Acestea sunt considerate inregistrari ale Sistemului de Management, se pastreaza la SMI si sunt tratate conform procedurii “Controlul inregistrarilor”, cod: SMART-PS-02.00.8.12. Monitorizarea indeplinirii la termen a masurilor stabilite se face prin grija Reprezentantului Managementului si a Responsabililor MCM/ SSM din Executiv / Sucursala.8.13. Modul de rezolvare a masurilor trecute in Procesul Verbal / Programul de imbunatatire vor fi evaluate cu ocazia urmatoarei sedinte de analiza a managementului.
SE APROBADIRECTOR GENERAL/DIRECTOR
S.C. “Smart” S.A. PROCEDURA OPERATIONALA
ANALIZA EFECTUATA DE MANAGEMENT
Cod: SMART-PO-16.00
Pag. 9/14
Rev. 0 1 2 3 4 5
CONVOCATORpentru participarea la sedinta de analiza de management
din data de ………….., ora ……………..
► Documentaţia care urmează a fi analizata :
► Elaborator :
Nr.crt
Numele si prenumele
FunctiaDirecţia / Serviciul/
CompartimentulSemnatura
123456789
10
Director Directia Tehnica /Director tehnic
INTOCMIT, MCM/SSM
Formular cod : SMART-PO-16.00.01
Aprobat Director General/ Director
S.C. “Smart” S.A. PROCEDURA OPERATIONALA
ANALIZA EFECTUATA DE MANAGEMENT
Cod: SMART-PO-16.00
Pag. 10/14
Rev. 0 1 2 3 4 5
RAPORT PRIVIND STADIUL SISTEMULUI INTEGRAT DE MANAGEMENT AL CALITATII, MEDIULUI, SECURITATII SI SANATATII IN MUNCA
Perioada analizata:
A. Documente de intrare
1. Declaratia de Politica, Obiectivele si Angajamentul Conducerii S.C.,,Smart”-S.A. in domeniul Calitatii, Mediului, Securitatii si Sanatatii in Munca pentru anul 2008;
2. Stadiul realizarii “Programului de masuri” rezultat din precedenta “Analiza de management”;
3. Stadiul indeplinirii “Obiectivelor specifice derivate din obiectivele generale / strategice pe anul 2008” la nivelul S.C. “Smart” S.A. - Executiv;
4. Rezultatele auditurilor interne combinate si externe efectuate in perioada de timp la care se refera “Raportul de stadiu”; Analiza neconformitatilor identificate si stadiul implementarii si eficacitatii actiunilor corective si preventive;
5. Feedback-ul de la clienti si alte parti interesate. Comunicarea cu partile interesate , inclusiv reclamatiile;
6. Sistemul Integrat de Management al Calitatii, Mediului, Securitatii si Sanatatii in Munca completat cu cerintele CNCAN:
- Performanta proceselor in domeniul nuclear;- Modul cum sunt aplicate cerintele de reglementare ale CNCAN si a altor organizatii de
reglementare;- Date necesare in scopul “utilizarii experientei dobandite”, cum sunt informatiile identificate
in activitatea de constructii – montaj care sunt relevante pentru viitoarele activitati de aprovizionare, proiectare, punere in functiune, operare, dezvoltare;
7. Performanta functionarii procesului de baza si a proceselor suport ale SIM si conformitatea serviciului;
8. Evaluarea gradului de conformare a SIM cu cerintele legale aplicabile si alte cerinte; 9. Evaluarea performantelor de mediu ale societatii; 10. Evaluarea gradului de motivare a salariatilor S.C. “Smart” S.A. in urma analizarii “Chestionarelor de evaluare a satisfactiei acestora”;
11. Analiza incidentelor, accidentelor; 12. Stadiul evaluarii factorilor de risc; 13. Instruirea personalului; 14. Schimbarile ce ar putea influenta SIM si recomandarile de imbunatatire;
15. Analizele de management de la nivelul Sucursalelor de Mentenanta pentru perioada analizata;
16. Sistemul de Management al calitatii in cadrul Laboratoarelor de Incercari apartinand SC Smart SA. B. Elemente de iesire ale analizei de management
1. Concluzii2. Programul de masuri de imbunatatire a SIM in domeniul clasic si nuclear
