PROCEDUR OPERAIONAL

PROCEDUR OPERAIONALCod document : PO 02

ORGANIZAREA ACTIVITILOR FURNIZORULUI DE FORMARE PROFESIONAL CONTINU (FFPC srl)Pag./Total pag.13 / 33

Data

Ediie/Revizie1 / 0 1 2 3 4 5

1. SCOP I DOMENIU DE APLICARE

1.1 Scop

Prezenta procedur stabilete modul de abordare coerent a organizrii i structurrii funcionale a tuturor activitilor asociate proceselor identificate i derulate n cadrul FFPC srl, n conformitate cu cerinele de reglementare din Legea nr. 167/2013 pentru modificarea i completarea Ordonanei Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesional a adulilor publicat n Monitorul Oficial, Partea I, nr. 318, din 3 iunie 2013, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i cu alte acte normative care reglementeaz activitatea Furnizorilor de Formare Profesional Continu (a se consulta www.anc.edu.ro).

1.2 Domeniu de aplicareProcedura se aplic de ctre managementul de vrf al organizaiei i de ctre toi titularii (proprietarii) de procese att pentru organizarea i structurarea activitii la nivel macro a ntregii organizaii ct i la nivel de organizare a fiecrui program de formare livrat.1.3 Principiile aplicrii procedurii - asigurarea calitii este parte integrant a organizrii i gestionarii interne a activitilor societii FFPC srl pentru formarea profesional a adulilor;- stabilirea fluxurilor informaionale din organizaie i a implicrii factorilor decizionali n luarea deciziilor eficiente n contextul fluxurilor stabilite;- stabilirea riguroas a responsabilitilor specifice pe care le va avea fiecare factor uman implicat n derularea activitilor;- stabilirea i alocarea resurselor financiare i materiale adecvate pentru susinerea realizrii activitilor. 2. DEFINIII I ABREVIERI2.1. Definiii - Procedura operaional = Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii, cu privire la aspectul procesual

- proces (procesele care alctuiesc sistemul de management al calitii, aa cum se specific n standardul internaional ISO 9001:2008, punctul 4.1.) = Unproceseste un ansamblu organizat de activiti n interaciune sau pai care se desfoar mpreun, pentru a crea un rezultat (un produs sau un serviciu) cu valoare adugat. Un proces descrie cursul activitilor n timp care transforma elementele de intrare in elemente de iesire i desemneaz o metod de operare n producerea unui rezultat specificat. Activitile sunt caracterizate prin organizare, resurse umane, produse, mijloace, mediu, dispoziii prestabilite i management operaional.- titular (proprietar) de proces = persoana nominalizat prin denumirea postului n documentele SMC care asigur corelarea activitilor i rspunde de inerea sub control a interfeelor unui proces (inclusiv n cazul proceselor intercompartimentale) precum i atingerea indicatorului de performan al intregului proces prin utilizarea de resurse i fluxuri materiale i imateriale.

- produs = rezultat al unui proces. Exist patru categorii generice de produse: servicii, software, hardware i materiale procesate.- organizarea procesual = const n stabilirea principalelor procese de munc necesare realizrii sistemului de obiective ale firmei. Principalele procese de munc ce se desfoar ntr-o organizaie sunt: funciunile, activitile, atribuiile i sarcinile- funciunea = reprezint ansamblul proceselor de munc omogene, asemntoare sau complementare, care contribuie la realizarea obiectivelor derivate de gradul I. n general ntr-o organizatie exist cinci functiuni principale: cercetare-dezvoltare, comercial, producie-servicii, financiar-contabil i personal.- activiti = functiunea se divide n activitti. Activitatea desemneaz ansamblul proceselor omogene sau nrudite care particip la realizarea obiectivelor de gradul II. De exemplu, functia comercial cuprinde trei activiti: marketing, aprovizionare i vnzare.- atribuii = activittile la rndul lor se divid n atribuii, care reprezint procese de munc ce concur la realizarea obiectivelor specifice. Spre exemplu n cadrul marketingului deosebim atribuii de prospectare a pieei, reclam i publicitate- sarcini = atributiile se divid n sarcini, care sunt procese de munc complexe sau simple ce contribuie la realizarea obiectivelor individuale si de regul se atribuie unei singure persoane- organizarea structural = gruparea funciunilor, activitilor, atribuiilor i sarcinilor n funcie de anumite criterii i repartizarea acestora n subdiviziuni organizatorice pe grupuri i persoane.

- structura organizatoric = reprezint ansamblul persoanelor (oamenilor) i a subdiviziunilor organizatorice constituite astfel nct s asigure premisele organizatorice pentru realizarea obiectivelor firmei.

- Structura managerial = format din managerii de nivel superior i acele subdiviziuni organizatorice prin deciziile i aciunile crora se asigur condiiile necesare pentru desfurarea activitilor n compartimentele de producie. - Structura de producie (de execuie) = format din totalitatea subdiviziunilor organizatorice n cadrul crora se desfoar activitile operaionale (de livrare a cursurilor de formare).- Structura funcional = a aparut ca o necesitate ca rspuns la creterea necesitii i a dimenisunilor firmelor. Structura funcional se caracterizeaz prin faptul c pentru fiecare domeniu principal de activitate (fiecare domeniu pentru care se livreaz programe / cursuri de formare profesional) se creaz cte un organism funcional de sine stator.

- Structura ierarhic cu organisme de stat major = se caracterizeaz prin existena unor compartimente specializate care au un caracter de consultare, adic de stat major, ceea ce permite folosirea specialitilor n procesul de luare a decizilor fr a diminua unitatea de comand a managerilor.

- stat major = totalitatea specialitilor mai importani dintr-un grup care pot emite preri fundamentate, de luat n seam, privind conducerea, organizarea, planificarea i operaionalizareaunor grupuri de aciune. Metaforic: Creierul armatei / grupului de aciune (execuie)

- Structura mixt = este o mbinare ntre structura ierarhic liniar i structura funcional care caut s menin avantajele fiecreia i s nlture dezavantajele pe care acestea le au.

- Structura matriceal = este un tip modern de structur organizaional care ofer avantajele specializrii asigurate de structura funcional. n cadrul ei se creaz un dublu lan de comand. Structura matriceal grupeaz angajaii (personalul) att dup funcia n cadrul organizaiei ct i dup produsul / serviciul (programul / cursul de formare profesional) care trebuie livrat. Aceast structur poate combina cel mai bine ambele structuri separate. O structur matriceal utilizeaz frecvent echipe de angajati pentru a realiza lucrarea (programul / cursul de formare profesional specific unui domeniu de calificri nrudite), n scopul de a profita de punctele forte, precum i a compensa punctele slabe, ale formelor de organizare funcionale i descentralizate. Un exemplu ar fi un furnizor de formare profesional care produce dou programe de formare profesional, "program a" i "program b". Folosind structura de matrice, acest companiefurnizor de formare va organiza functii n cadrul organizaiei, specifice pentru fiecare program de formare (asimilabil unui produs / serviciu): - departament de vnzri pentru "program a",- departament de service / follow up pentru "programul de formare a",

- departament de contabilitate pentru "program a"

i, distinct:

- departament de vnzri pentru "program b",

- departament de service / follow up pentru "programul de formare b",

- departament de contabilitate pentru "program b"

Structura matriceal este printre cele mai fireti structuri organizatorice, o simpl structur de reea care imit ordinea i regularitatea existent n natur.2.2. AbrevieriFFPC - Furnizor de Formare Profesional Continu

SMC Sistem de Management al Calitii;MC - Manualul Calitii

PS - Procedur de sistem

PO - Procedur operaionalMVO Managerii de vrf ai Organizaiei;

RMC - Reprezentantul managementului pentru Calitate

DG- Director General;3. DOCUMENTE DE REFERIN SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calitii Cerine

SR EN ISO 9004:2001 Sisteme de management al calitii Linii directoare pentru mbuntairea performanelor

SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii Principii fundamentale i vocabular

SR EN ISO 19011:2003 Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitii i / sau al mediului

Legea nr. 167/2013 pentru modificarea si completarea Ordonantei Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesionala a adultilor a fost publicata in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 318, din 3 iunie 2013; ORDIN 353/23.07.2003 MMSSF i ORDIN 5202/8.10.2003 MECT - Metodologia de autorizare a furnizorilor de formare profesional a adulilor;

MC al FFPC srl;

PO 01 - Procedura operaional: Identificarea proceselor

4. DESCRIEREA PROCEDURII4.0 Funcia de organizare

Const n aciuni i decizii manageriale care rezult n crearea unui set stabil de funcii (posturi) i a relaiilor dintre ele. Stabilitatea acestui set de funcii i relaiile dintre ele reprezint dou componente din definiia structurii organizatorice i, totodat, unul din avantajele pe care aceasta le ofer.

Elementele de baz ale oricrei structuri organizatorice n cadrul firmei sunt reprezentate de funcii deinute de oameni. Felul n care angajaii (angajaii furnizorului de formare profesional pot fi permaneni sau colaboratori temporari) i ndeplinesc sarcinile, precum i cerinele pe care trebuie s le satisfac sunt consecine ale deciziilor i aciunilor manageriale.

Structura FFPC srl este considerat cadrul, scheletul organizaiei. Scopul ei este s reduc sau s uniformizeze incertitudinea privind comportamentul angajailor / salariailor.

Din perspectiv managerial, structura presupune numeroase scopuri:

ea clarific compartimentele i sarcinile posturilor individuale, precum i responsabilii de realizarea sarcinilor; clarific ierarhia organizaional, adic cine este superiorul i cine este subordonatul; clarific canalele de comunicare. Comunicarea se desfoar ntre compartimente i posturile definite; structura organizaiei permite managerilor s aloce resurse ctre obiectivele definite prin plan.

4.1. Organizarea i structurarea activitilor FFPC srl - trebuie s materializeze o abordare flexibil i adaptat a cerinelor legale i a realizrii politicii i obiectivelor organizaiei n fiecare etap de dezvoltare a acesteia4.1.1. Principii care stau la baza elaborrii structurii organizatorice:a) supremaia obiectivelor. Structura organizatoric nu trebuie efectuat de dragul de a avea o structur organizatoric, ci n vederea asigurrii cadrului organizatoric pentru atingerea obiectivelor FFPC srl n condiii ct mai eficiente;

b) asigurarea omogenitii sau cel puin complementaritii compartimentelor i a convergenei acestora spre realizarea scopului final al FFPC srl;

c) structura trebuie abordat concomitent sau dup soluionarea problemelor privind structura programelor de formare ce vor fi livrate clienilor (tipurile, dimensiunea i varietatea programelor de formare/activitilor conexe formrii, organizarea infrastructurii suport pentru programele de formare etc.);d) structura organizatoric trebuie s asigure o baz corespunztoare pentru conceperea unui sistem raional de conducere (apropierea conducerii de execuia = livrarea programelor de formare, economie de comunicaii).

4.1.2. Etapele necesare pentru elaborarea unei structuri organizatorice sunt:a. definirea sau redefinirea obiectivelor organizaiei;b. analiza situaiei existente, cu deosebire a aspectelor care impun modificarea structurii organizatorice;

c. elaborarea variantelor posibile de structuri organizatorice;

d. evaluarea eficienei variantelor i alegerea celei optime.

4.2. Organizarea activitilor FFPC srl n perioada de start up4.2.0. Tipul de organizaie FFPCFurnizorul de Formare Profesional este o organizaie prestatoare de servicii speciale pe care le livreaz individual diferitelor categorii de persoane adulte (indiferent dac pentru aceasta se ncheie contracte de prestare cu o firm - cu care persoana beneficiar a serviciilor de formare este ntr-o anumit relaie de munc - sau direct cu o persoan individual). Caracterul special al serviciilor de formare profesional livrate beneficiarilor rezid din scopurile i importana social a acestor servicii menite s asigure:

a) facilitarea integrrii sociale a indivizilor n concordan cu aspiraiile lor profesionale i cu necesitile pieei muncii;

b) pregtirea resurselor umane capabile s contribuie la creterea competitivitii forei de munc;

c) actualizarea cunotinelor i perfecionarea pregtirii profesionale n ocupaia de baz, precum i n ocupaii nrudite;

d) schimbarea calificrii, determinat de restructurarea economic, de mobilitatea social sau de modificri ale capacitii de munc

e) nsuirea unor cunotine avansate, metode i procedee moderne necesare pentru ndeplinirea sarcinilor de serviciu.

Din acest punct de vedere activitile FFPC intr ntr-un domeniu reglementat, ceea ce nseamn c, spre deosebire de alte organizaii prestatoare de servicii, pentru funcionarea legal a unui FFPC este necesar o autorizare suplimentar acordat de ANC (Autoritatea de reglementare n acest domeniu)

Din perspectiva unui prestator de servicii, FFPC se confrunt cu aceleai probleme ca orice alt organizaie prestatoare de servicii, confruntndu-se cu o pia n care trebuie s se poziioneze i integreze, avnd cheltuieli, clieni, servicii de oferit, strategii i tehnici de livrare a acestora, beneficii sau pierderi. Toate acestea reclam o organizare adecvat pentru maximizarea eficienei i, de ce nu, a profitului.

4.2.1. Definirea obiectivelor

Asigurarea legalitii funcionale ca Furnizor de Formare Profesional Continu pentru Aduli; Stabilirea programului / programelor de formare profesional care pot fi furnizate n condiii de calitate asigurat;

Asigurarea resurselor (financiare, materiale, umane) necesare derulrii programului / programelor de formare;

Demararea implementrii unui SMC;

Organizarea i derularea unui program (sau a unui pachet de programe) de formare pilot;

ndeplinirea condiiilor de reglementare i Obinerea autorizrii ANC;

4.2.2. Analiza situaiei existente

Etapa de start up pentru Furnizorul de Formare Profesional se suprapune cu pregtirea, lansarea i derularea unui prim program de formare (pilot) i este o etap puternic marcat de centralizarea relaional n jurul unui promotor de iniiativ = patron (eventual n jurul unei echipe de iniiativ). Se caracterizeaz prin mult entuziasm i o slab structurare organizaional.4.2.2.1 Cine face analiza situaiei existente

Inevitabil, patronul - care este i ntreprinztorul i managerul afacerii (DG) n aceast etap, iar ceilali membri ai organizaiei constituie o echip de iniiativ fiind subordonai direci ai DG. Deciziile importante sunt luate de patron iar n funcionarea organizaiei, n aceast etap exist o slab difereniere ntre posturi.

4.2.2.2 Principalele aspecte ce trebuie analizate

Nr.crt.Aspecte / teme de analizAlerte / Ameninri care trebuie considerate contracarate i eliminatendeplinire cerine

danu

1. Managerul verific n mod autocritic aptitudinile sale personale ca i calificarea sa profesionalInsuficient calificare i experien profesional a ntreprinztorului

2. Analizeaz cu exactitate piaa i posibilitile de livrare / desfacere a programului / programelor de formaren situaia n carenu exist o strategie clar de marketing, nu pot fi receptate nevoile consumatorilor i semnalele pieii, iar ntreprinztorul nu va putea s se adapteze rapid la modificrile aprute pe pia, cu maxim eficien

3. Insuficienta cunoatere a competitorilor, a produselor i serviciilor oferite de ctre acetia

4. O pia int neidentificat. Orict ne-am dori s dezvoltm un program / programe de formare care se potrivete / potrivesc nevoilor tuturor tipurilor de clieni, acest lucru este aproape imposibil. Este esenial s se identifice piaa int a startup-ului organizaiei chiar la nceputul etapei de planificare

5. Analizeaz ce este mai indicat: nfiinarea unei firme noi sau preluarea uneia existenteInvestigarea unei firme existente poate fi mai costisitoare dect nfiinarea uneia noi

6. Apeleaza din timp la un specialist care poate s acorde consultan.Un consultant bun la toate poate fi mai ru dect nici un consultant. Consultanii specializai pe anumite subiecte pot fi necesari; de exemplu pentru implementarea SMC

7. Alegerea colaboratorilor (formatori, specialiti pentru asigurarea serviciilor auxiliare de suport Necunoaterea schemei de organizare intern a firmeisau cunotinte insuficiente n ceea ce privete organizarea firmei pot avea drept rezultat o dezorganizare n cadrul afacerii. Este important diferenierea activitilor i repartizarea lor pe posturi.

8. Dependena excesiv de anumii furnizori (de exemplu pentru fiecare program de formare este bine s existe cel puin 2 formatori): n general se recomand s nu se apeleze la un singur furnizor - pentru evitarea creterii gradului de dependen de acetia

9. Asigurarea resurselor de personal executiv i auxiliarn cazul n carentreprinztorul nu are capacitatea i cunotinele necesare recrutrii i seleciei personalului, pot aprea greeli sau erori de angajare. Activitatea de recrutare poate deveni o activitate complex i extrem de costisitoare, care necesit o atenie deosebit n ceea ce privete consecinele organizaionale interne i externe

10. Angajri prea multe, prea curnd. Pentru majoritatea startup-urilor,angajarea unor persoane nainte ca acest lucru s fie o nevoie absolut poate duce la dezastru. Delegarea atribuiilor este o funcie important pentru un lider, ns nainte de a face acest lucru este recomandat s atepi pn cnd vei avea cu adevarat nevoie de un angajat nou. n afara faptului c economiseti bani, ai avantajul c petreci timp preios pentru a te familiariza cu dedesubturile afacerii tale.

11. Apeleaza la un colaborator calificat pentru activitatea de contabilitateNecunoaterea reglementrilor legale i a obligaiillor fiscaleconduce la utilizarea ineficient i deficitar a resurselor firmei.

12. Informeaza-te cu privire la obligatiile tale fiscale viitoare

13. Analizeaza reglementarile legale cu care te poti confruntaNecunoaterea, nenelegerea, negijarea, nerespectarea tuturor prevederilor legislaiei i normativelor de reglementare privind nfiinarea i funcionarea Furnizorilor de Formare Profesional

14. ndeplinete cu grij toate formalitile de nfiinare necesare

15. Prelucrarea feedback-urilor de la clieni (participani la programul pilort de formare sau poteniali beneficiari ai programelor de formare preconizate)Adoptarea unor decizii n grab. Vei primi feedback de la consumatori (cursani participani la programele de formare, firme care-i trimit angajaii la cursurile de formare ) despre ceea ce le place i sugestii de modificare a unor activiti. Efectuarea de modificri pentru a satisface nevoile clienilor este crucial, ns este important s se stabileasc modul de evaluare a propunerilor. Aceast schimbare te va aduce mai aproape de scopul final sau te va conduce n direcia greit. Este necesar s evaluezi impactul pe termen lung al unei decizii.

16. Planific cifra de afaceri, costurile i profiturile viitoarecauza responsabil pentru majoritatea falimentelor nregistrate de ctre firmele tinere, aflate n primul an de activitate, este managementul defectuos al cash-flowului.

17. Verific dac dispui de lichiditile necesare.

18. Asigurarea resurselor financiareDac antreprenorul nu dispune de resurse financiare suficiente, supravieuirea firmei pe termen mediu i lung va fi ngreunat sau chiar imposibil.

19. Determin cu exactitate necesarul de capital.Evaluarea greit a cheltuielilor operaionaleconduce la risipa resurselor de care dispune firma i la ineficiena desfurrii activitii.

20. Analizeaz cu grij dac i cnd trebuie s te mprumuiIncapacitatea de rambursare din profit a creditelorva avea drept consecin suprandatorarea firmei.

21. Infrastructur i resurse materialeSupradotarea i tendina spre lux i somptuos nu asigur automat calitatea programelor de formare livrate clientului, dar pot genera cheltuieli nejustificate i nesustenabile de ntreinere

22. Verific posibilitile de utilizare ale tehnicii de calculTehnica de calcul (calculatoare, imprimante, copiatoare, videoproiectoare etc.) este de neconceput s lipseasc din dotarea unui Furnizor de Formare i constituie prioritate investiional chiar de la nfiinare, dar trebuie evitat achiziionarea echipamentelor costisitoare superperformante, ale cror disponibiliti extinse de procesare nu vor fi folosite niciodat i trebuie evitat desfiinarea documentaiei pe suport papier.

23. Alegei cu grij amplasamentul i dotrile.Alegererea necorespunztoare a amplasamentului organizaieiva avea un impact negativ asupra livrrii programelor de formare i a vizibilitii firmei.

24. Verific riscurile posibile i ia msuri de asigurare corespunztoareManagementul riscului nu elimin n totalitate riscul, dar aceasta nu echivaleaz cu a spune c este un proces de care ne putem dispensa

25. Alege cea mai potrivit form de organizare pentru firma ta.Forma de organizare juridic (srl, SA etc) nu trebuie s determine automat o anumit organizare structural-funcional ci procesele din organizaie.

Realizarea unuiplan de afaceribine pus la punct este o condiie obligatorie pentru un startup.4.2.3 Elaborarea variantelor posibile de structuri organizatoricen funcie de rezultatele analizei de la pct. 4.2.2.2 de mai sus se definesc stadiile de dezvoltare funcional a organizaiei:

Stadiul I sau stadiul antreprenorial: Organizaia mic care este condus de ctre o singur persoan. Organizarea este centralizat i informal ducnd la o activitate limitat pentru un singur program de formare sau limitarea unei game.- pentru un nivel de ndeplinire a cerinelor asociate celor 20 de aspecte analizate, de pn la 60%, organizaia se consider nc n faza de formare i ntr-un astfel de stadiu

incipient, managerul-proprietar este de cele mai multe ori executant (formator, contabil, responsabil cu aprovizionarea etc.) ca i ceilali angajai.- Att n stadiul nfiinrii, precum i n primul stadiu de cretere, managerul-proprietar al firmei este singur responsabil pentru ndeplinirea tuturor funciilor firmei (cercetare-dezvoltare, livrarea serviciilor / programelor de formare, marketing, financiar, personal etc.).- Structura organizaional este simpl i puternic centralizat:

- Sistemul relaional de ierarhii este descris printr-o organigram circular, care ilustreaz nediferenierea net a ierarhiilor, prevalena relaiilor informale i gradul mic de organizare:

Stadiul II sau stadiul funcional: volumul activitii impune o specializare a sarcinilor care se traduce prin o structur funcional. Organizaia rmne oricum centralizat i ierarhic.- pentru un nivel de ndeplinire a cerinelor asociate celor 20 de aspecte analizate, de pn la 80%, organizaia se consider n faza de maturizare i pe msur ce activitile din firm se dezvolt i oferta firmei se bucur de tot mai multe cereri, se mai pot angaja i ali specialiti (formatori, IT-iti, coordonatori de programe, verificatori, evaluatori etc.) parcurgndu-se astfel primele stadii de cretere a firmei / organizaiei.

- Pe msura maturizrii firmei, managerul-proprietar este n msur s delege pe rnd din funciile firmei, crendu-se astfel un nou nivel de autoritate sau chiar niveluri suplimentare de autoritate.Structura funcional

Structurarea se realizeaz pe baza omogenitii activitilor i sarcinilor ce sunt ndeplinite n cadrul unei categorii de posturi. De exemplu, toate activitile de executare / derulare a programelor de formare sunt grupate pentru a forma o singur funcie care realizeaz toate sarcinile cerute de aceasta. O structur organizaional proiectat pe aceste baze este caracteristic organizaiilor mici i mijlocii i este prezentat n figura urmtoare:

Se pot face modificri de repoziionare a departamentelor pe nivelurile ierarhice ale structurii, n funcie de evoluia dezvoltrii organizaiei. De exemplu departamentul APROVIZIONARE se poate plasa pe primul nivel, din momentul n care deservete toate celelalte departamente ale organizaiei. Stadiul III sau stadiul divizional: Odat cu dezvoltarea organizaiei prin diversificarea activitilor sale, chiar dac diversificarea activitilor nu presupune furnizarea suplimentar i a altor servicii dincolo de cele de formare profesional, ci doar diversificarea tipurilor de programe de formare profesional livrate, structura funcional nu rezolv pe deplin problemele legate de control i a eficienei. Deoarece fiecare program de formare are particularitile i specificitile proprii, realizarea acestora trebuie abordat de ctre organizaie cu tehnici similare celor specifice managementului proiectelor. Fiecare program de formare lansat poate fi, i trebuie considerat ca un proiect.- pentru un nivel de ndeplinire a cerinelor asociate celor 20 de aspecte analizate, ntre 80% i 100%, organizaia se consider n faza complet funcional i n dezvoltare. - ntr-o astfel de etap, diversitatea programelor de formare dezvoltate i oferite clienilor / beneficiarilor i chiar a serviciilor conexe i complementare este mare i de aceea este nevoie de o structur organizaional flexibil i adaptat cerinelor pieei (cerinelor clienilor), cerinelor de reglementare i cerinelor de asigurare a calitii.

Structura divizional apare n cadrul organizaiei ca rspuns la diversitatea problemelor ce apar pentru realizarea programelor de formare diferite (ca tip, domeniu i grup int de adresabilitate) si crora structura funcional nu le mai poate face fa. Compartimentul caracteristic al acestei structuri este divizia, care prezint avantajul concentrrii asupra unei probleme (n spe asupra fiecrui program de formare profesional n parte lansat de organizaie) cu ntreaga responsabilitate i autoritate.

Baza pentru compartimentarea divizional o reprezint produsul = serviciul = programul de formare, aria geografic, clientul = beneficiarii programului de formare sau, mai rar, procesul.

4.3. Organizarea activitilor FFPC srl n perioada de funcionare consolidatn aceast etap de dezvoltare a organizaiei, organizarea activitilor mbrac formele de reorganizare, mbuntire, optimizare.

n primul rnd trebuie inut cont c organizarea activitilor la nivelul firmei FFPC srl trebuie s asigure un suport solid pentru continuitatea i stabilitatea operaional a firmei n vederea realizrii politicilor i obiectivelor propuse. n acelai timp organizarea trebuie s fie suficient de flexibil pentru a se adapta cerinelor de dezvoltare a organizaiei i schimbrilor mediului (pia, concuren, clieni, legislaie etc.) n care activeaz organizaia. Activitile care trebuie organizate sunt cele asociate proceselor identificate care se deruleaz n organizaie. Identificarea proceselor din organizaie se face n conformitate cu specificaiile procedurii operaionale PO 01.structura organizatoric este o schem a cilor ierarhice i de comunicare ntre diferite niveluri i cadre administrative, informaiile necesare circulnd prin intermediul acestora; sistemul organizatoric al firmei este considerat ca fiind sistemul osos al ntregii firme, cel care face legtura ntre activitate i autoritate.stabilirea unei structuri organizatorice confer urmtoarele avantaje pentru derularea activitilor:

evideniaz diviziunea muncii pe vertical i pe orizontal;

evideniaz scopurile firmei din perspectiva managerial prin:

clarificarea compartimentelor;

clarificarea posturilor i sarcinilor pentru fiecare post;

stabilirea responsabilitilor;

stabilirea canalelor de comunicare.4.3.1 Formele fundamentale de organizare Organizarea procesual const, n principal, n studierea principalelor categorii de munc, a proceselor necesare realizrii ansamblului de obiective ale firmei. Rezultatul organizrii l reprezint n fond Organizarea formal care are drept coninut principal funciunile, activitile, atribuiile i sarcinile.

Orice aciune de proiectare i implementare a unei organizri a activitilor (iniial, reorganizare, adaptare etc.) va demara cu identificarea i analiza proceselor care se deruleaz n organizaie (aceast identificare se face conform procedurii operaionale PO 01)- Funiunea reprezint ansamblul proceselor de munc omogene, asemntoare sau complementare, care contribuie la realizarea aceluiai sau acelorai obiective derivate de gradul I.

- n esen, prin activitate desemnm ansamblul proceselor omogene sau nrudite ce concur nemijlocit la realizarea acelorai obiective derivate de gradul II.- Prin atribuie desemnm un proces de munc precis conturat, care se execut periodic i uneori continuu, ce implic cunotine specializate i concur la realizarea unui obiectiv specific.- Sarcina reprezint o component de baz a unui proces de munc complex sau un proces de munc simplu ce contribuie la realizarea unui obiectiv individual, care, de regul, se atribuie spre efectuare unei singure persoane. Organizarea structural

Pe lng organizarea procesual, organizarea firmei ca obiect al managementului mai are n vedere i alte laturi sau forme concrete de manifestare. n acest sens dac ne referim la structura firmei ca ansamblul personalului, al obiectelor muncii i al mijloacelor de munc precum i al relaiilor ce se stabilesc ntre ele n vederea realizrii obiectivelor stabilite, se poate vorbi de organizarea structural a acesteia.

Funciile principale ale organizaiei sunt:

a) cercetare-dezvoltare;

b) comercial;

c) prestarea serviciilor de formare profesional;

d) financiar-contabil;

e) personal; F) Asigurarea Calitii.4.3.2 Elaborarea structurii organizatorice de management O prim etap n elaborarea structurii organizatorice de management o constituie fundamentarea teoretic i metodologic a noilor soluii organizatorice. n acest sens este necesar nsuirea aprofundat a principiilor i criteriilor de organizare, ceea ce asigur elementele metodologice generale indispensabile construirii unei structuri organizatorice raionale; - O alt component esenial a procesului de fundamentare o reprezint identificarea principalelor variabile organizaionale i a raporturilor de interdependen n care se afl cu sistemul organizatoric al organizaiei;- Fundamentarea unor soluii organizatorice raionale implic cunoaterea i folosirea unui set de tehnici i metode adecvate ce includ pe lng organigrame, regulamente de organizare i funcionare, descrieri de posturi i alte instrumente specifice comunicrii i analizei aspectelor structurale ale organizrii cum ar fi graficul responsabilitilor ierarhice sau diagrama de atribuii.

O a doua etap o reprezint realizarea propriu-zis a structurii organizatorice.

Se vor utiliza urmtoarele principii de structurare organizatoric:1. Principiul managementului participativ

Se va crea un organism de management participativ care s sprijine managerul general (DG) = patron n gsirea soluiilor i luarea deciziilor. n aceast perioad, spre deosebire de perioada de start up, apare necesitatea ca DG s nu mai ia decizii de unul singur.

Pentru un FFPC de tip srl (care este de regul iniializat de un patron i dezvoltat n jurul acestuia care i asum i poziia de DG) cel mai adecvat organism de management participativ este:Consiliul de Administraie sau Comitetul de Coordonare AdministrativIndiferent ce denumire se alege pentru acest organism, semnificaia lui trebuie s fie aceeai: c sunt integrate mai multe persoane n sistemul managerial al organizaiei.

Pe de alt parte, indiferent c se specific sau nu n denumire, organismul va avea un caracter consultativ , DG (patronul) asumndu-i n continuare prioritatea decizional. 2. Principiul supremaiei obiectivelor

Programul anual de achiziii publice (formular cod F 274.08) se elaboreaz de ctre SAP ntr-o prim faz (care cuprinde n linii mari procedurile principale pe care ac intenioneaz s le organizeze) cel trziu pn la finele anului n curs, pentru anul urmtor.

4.2.2. Pn cel trziu la 15 noiembrie a anului n curs, toate facultile, departamentele, compartimentele, serviciile, birourile, direcia general administrativ nainteaz ctre SAP propunerile de achiziii pentru anul urmtor, care cuprind informaiile nscrise n formularul F 275.08 (pentru facultati si departamente) sau n formularul F 273.08 (pentru departamente la nivel de universitate,compartimente, servicii, birouri) ,dup caz, propuneri care sunt analizate (n cazul facultilor de ctre consiliul departamentului i consiliul facultii iar n cazul serviciilor/ birourilor/departamentelor la nivel de universitate de ctre Direcia General Administrativ) i avizate n urmtoarea ordine de ctre:

pentru faculti: efii departamentelor, administratorii de facultate, decanul facultii, serviciul achiziii publice, contabil ef i rector;

pentru servicii/ birouri/ departamente (la nivel de universitate): efii serviciilor/ birourilor/departamentelor (la nivel de universitate), serviciul achiziii publice, contabil ef, director general administrativ i rector. Neprezentarea pn la data menionat mai sus de ctre o structur din cadrul ac a propunerilor de achiziii pentru anul urmtor va conduce la imposibilitatea elaborrii n timp util a planului de achiziii cu consecine care se vor reflecta n acest caz asupra ntregii instituii. 4.2.3. SAP elaboreaz, pn la finele anului n curs, propunerea de Program anual de achiziii publice (formular cod F 274.08) care va include ntr-o prim faz procedurile de achiziie pe care autoritatea intenioneaz s le organizeze. 4.2.4. n perioada imediat urmtoare, dac situaia o impune, conducerea autoritii contractante prin intermediul CA analizeaz i rectific (acolo unde este cazul) propunerea de Program anual de achiziii publice (formular cod F 274.08 i aprob forma final a acestuia.

4.2.5. Programul anual de achiziii publice este unul din documentele de referin pentru ntocmirea BVC. Dup aprobarea BVC, se definitiveaz Programul anual de achiziii publice, n funcie de fondurile aprobate i de posibilitile de atragere a altor fonduri.

4.2.6. Originalul programului este gestionat de ctre SAP. 4.2.7. Programul anual de achiziii publice, n format electronic, va fi accesibil pentru consultare (n regim controlat), doar printr-o solicitare n scris avizat n prealabil de Directorul General Administrativ i transmis Serviciului Achiziii Publice. Serviciul Achiziii Publice va pune la dispoziie informaia solicitat n termen de maxim 30 de zile de la primirea solicitrii.

4.3. Modificri ce pot fi aduse Programului anual de achiziii publice4.3.1. Situaiile n care se pot face modificri ale Programului anual de achiziii publice sunt:

a) cazul n care se introduc achiziii care vizeaz realizarea de proceduri i care nu au fost luate n considerare la data ntocmirii programului anual, dar care au aprut ca necesare la un moment dat. n acest caz, facultatea/ departamentul/ compartimentul/ serviciul/ biroul iniiator (cel care solicit achiziia), ntocmete un referat de necesitate pentru noua achiziie,(formularul F 275.08 pentru facultati si departamente sau F 273.08 pentru departamente la nivel de universitate, compartimente, servicii, birouri), nsoit de un memoriu justificativ sau de o justificare ce poate fi prezentat n cadrul referatului (doar dac este cazul i anume dac produsele/ serviciile/ lucrrile noi solicitate sunt de o complexitate i valoare financiar ridicat), n care se va specifica motivul pentru care achiziia nu a fost inclus n propunerea de program iniial, i l va supune spre analiza i avizare respectnd paii de la punctul 4.2.2.Pe baza acestui document, cu aprobrile necesare, solicitarea achiziiei va fi introdus n Programul anual de achiziii publice.

Modificarea programului de achiziii va fi efectuat de ctre personalul SAP, dup prezentarea documentelor de mai sus.

b) cazul de renunare la achiziii. n acest caz, facultatea/ departamentul/ compartimentul/ serviciul/ biroul iniiator, nainte de data stabilit pentru nceperea procedurii pentru achiziia respectiv, va elabora un referat justificativ de renunare la aceasta.

Referatul, respectnd paii menionai la punctul 4.2.2, va fi naintat Serviciului de Achiziii Publice.

Termenul de naintare a solicitrii de renunare trebuie s in seama de celelalte termene legale i, oricum, trebuie emis nainte de iniierea procedurii de atribuire a contractului respectiv.

c) Modificarea perioadei de derulare i/sau accelerarea procedurii. Facultatea/ departamentul/ compartimentul/ serviciul /biroul iniiator (solicitant) nainteaz ctre SAP un referat, respectnd paii de la punctul 4.2.2, prin care solicit schimbarea perioadei de derulare i/sau accelerarea procedurii de achiziie stabilit iniial n programul anual. Acesta conine motivele solicitrii, precum i data, perioada nou solicitat, inndu-se seama, n cazul devansrii, de termenele legale. Dac este cazul accelerrii procedurii, SAP ntocmete Nota justificativ de accelerare i o supune aprobrii CA.

4.3.2. Orice modificare de program care vizeaz introducerea de proceduri de achiziie se supune, doar dac este cazul n funcie de complexitatea noilor proceduri introduse n plan, spre aprobare CA n noua variant.5. DESFURAREA PROGRAMULUI ANUAL DE ACHIZIII PUBLICE5.1. Serviciul responsabil cu urmrirea programului anual de achiziii publice este SAP. El aduce la cunotina DGA dac sunt solicitate modificri ale Programului anual de achiziii pentru luna respectiv i ce anume.

ATENIE! Procedura de modificare a Programului de achiziii publice nu va obstruciona, pe ct posibil, procedurile de achiziie.

5.2. Serviciul Achiziii Publice trebuie s rspund solicitrilor fcute de facultatea/ departamentul/ compartimentul/ serviciul/ biroul iniiator cu care colaboreaz.

5.3. n egal msur, facultatea/ departamentul/ compartimentul/ serviciul/ biroul iniiator/ solicitant, va trebui s i ia toate msurile necesare pentru ca activitatea de achiziionare s decurg normal i n condiiile legii.

6. NTOCMIREA DOSARULUI DE ACHIZIIE PUBLIC6.1. Fluxul procesului de elaborare DAP

semnturi

ntocmit Facultate// depart. /Compartiment/serviciu/ birou iniiatorViza de certificare (pentru faculti) sef departament ;

Viza Administrator Sef (doar pentru faculti)

Viza Decan (doar pentru faculti)

Viza ef structura organizatoric (pentru servicii/birouri/departamente la nivel de universitate) eful structurii menionate anteriorViza DGA (pentru servicii/birouri/departamente la nivel de universitate)

Viza Serviciul Achiziii Publice Viza contabilitate pentru certificarea existentei fondurilor Viza Control Financiar Preventiv

Aprobat: Rector

nregistrare: Referat de necesitate i oportunitate n conformitate cu cazurile din procedur

ntocmit AFP din cadrul SAP

Viza de certificare Contabil ef

nregistrare: Nota de estimare a valorii

Avizeaz: DGA, ef SAP

Aprob: RECTOR

ntocmit: personal din departament i/sau personal

administrativ Aprobat: decan/DGA

nregistrare: Caiet de sarcini

ntocmit AFP din cadrul SAP

Avizat ef SAP

Avizat DGA

Aprob - RECTOR

nregistrri: Nota

ntocmit AFP din cadrul SAP

Avizat Sef SAP, DGA

Aprob - RECTOR

nregistrri: Nota

nregistrri: Nota

ntocmit: AFP din cadrul SAP

Consilier Juridic SAP

ntocmit: SAP la propunerea decanului/DGA

nregistrare: Decizia

Aprob - RECTOR

ntocmit: AFP din cadrul SAP

nregistrri: Confirmare introducere n SEAP

ntocmit: AFP din cadrul SAP

nregistrri: Confirmare introducere n SEAP

Responsabil: AFP din cadrul SAP

nregistrri: - solicitare scris a OE

nregistrare: Solicitarea n scris a O.E.

Rspuns:SAP sau dup caz SAP n colaborare cu compartimentul specializat sau beneficiarul direct al achiziiei

Aprob - RECTOR

Confirmare ataare n SEAP

Semneaz: Comisia de evaluare a ofertelor

nregistrare: PV de deschidere a ofertelor

Semneaz: Comisia de evaluare a ofertelor

nregistrare: PV de analiza a ofertelor

ntocmete: SAP mpreun cu CEO

Aproba: Rector

nregistrare: Corespondena scris ntre CEO i OE

ntocmete: SAPSemneaz: Comisia de evaluare a ofertei

Aprob: Rector

nregistrare: Raport de evaluare a procedurii de atribuire

ntocmete: Consilier Juridic, SAP i CEO

Aprob: Rector nregistrri: Adrese scrise i confirmrile de primire

ntocmit - SAP

Aprob RECTOR

nregistrri: Adrese i dovada transmiterii lor

ntocmit: Consilier JuridicSemneaz Consilier Juridic, CFP, Contabil Sef, Director General Administrativ, Rector

nregistrare: Contract

ntocmit: Sef SAP

nregistrarea: Confirmare ataare n SEAP

ntocmit: SAP

Aprob: Rector

nregistrri: Document constatator primar/ final privind ndeplinirea obligaiile contractuale

ntocmit: Responsabil de contract numit prin decizie

Semneaz: Responsabilul de contract

nregistrri: Facturi, procese verbale de predare-primire, etc.6.2. Componena DAP1. Referat de necesitate (formular F120.08 si/sau F121.08 )2. Not de estimare a valorii. (formular F261.08)3. Nota de alegere procedura (dac este cazul, situaie impus de O.U.G. 34/2006 cu modificrile i completrile ulterioare). (formular F138.08)4. Nota justificativ stabilire criterii de evaluare i a criteriului/criteriilor de atribuire. (formular F195.08)5. Caietul de sarcini Not: la elaborarea caietului de sarcini s fie menionate particularitile pentru fiecare achiziie (dotare tehnic, specializare personal).

6. Nota justificativ privind accelerarea procedurii (dac este cazul).7. Documentaia de atribuire (fia de date formular formular F151.08, clauzele contractuale, formularele).8. Anunul de intenie i dovada transmiterii acestuia spre publicare, dac este cazul.9. Anunul de participare i dovada transmiterii acestuia spre publicare i/ sau dup caz, invitaia de participare. (formular Formular F150.08 )10. Referatul de propunere a comisiei. (formular F139.08)11. Decizia de numire a Comisiei de evaluare a ofertei. (formular F140.08)12 Declaraie de confidenialitate i imparialitate. 13. Notificare Unitatea de Control si Verificare a Achiziiilor Publice - Fia de prezentare.14. Decizie de verificare referitor la funcia de verificare a aspectelor procedurale, dac este cazul.15. Solicitri de clarificri la documentaia de atribuire.16. Rspunsul autoritatii contractante i confirmarea transmis a clarificrilor (formular COD F 497.13). 17. Ofertele operatorilor economici.18. PV al edinei de deschidere a ofertelor. (formular F143.08).19. PV al sedintei de analiza a ofertelor (formular cod F 496.13).

20. Solicitrile de clarificri privind oferta i confirmarea acestora. (formular F144.08)

21. Rspunsul clarificrilor primite.

22. Proces verbal de analiz i stabilire a ctigtorului (formular cod F 496.13).

23. Contestaiile formulate dup caz.

24. Raportul procedurii de atribuire (formular nr. F159.08).

25. Comunicrile privind rezultatul procedurii i confirmarea transmiterii acestora(formular nr. F147.08 si F148.08).

26. Contractul de achiziie public/ acordul-cadru, semnate.

27. Anunul de atribuire i dovada transmiterii acestuia spre publicare.

28. Documentul constatator primar/ final privind ndeplinirea obligaiilor contractuale.6.2.1. Dosarul achiziiei publice, ofertele i documentele de calificare i selecie se pstreaz 5 ani de la data atribuirii contractului.6.2.2. Dosarul unei proceduri de atribuire anulat se pstreaz 5 ani de la data anulrii procedurii.6.2.3. Referatul de necesitate i oportunitate (formular cod F 120/08 i F 121/08). Facultatea/ departamentul/ compartimentul/ serviciul/ biroul iniiator elaboreaz referatul de necesitate i oportunitate pentru achiziii publice. n cazul departamentelor facultilor acesta este semnat de cel care l ntocmete urmnd a fi semnat, ulterior, de urmtoarele persoane n ordine cronologic: directorul/ eful de departament, administratorul de facultate, decanul facultii, contabilul ef, serviciul achiziii publice, control financiar preventiv i Rector. n cazul departamentelor la nivel de universitate, compartimentelor/ birourilor/ serviciilor auxiliare, referatul de necesitate este semnat de cel care l ntocmete urmnd a fi semnat, ulterior, de urmtoarele persoane n ordine cronologic: eful ierarhic superior, directorul general administrativ, serviciul achiziii publice, contabil ef, control financiar preventiv i Rector.

6.2.3.1. Acesta se completeaz cu ct mai multe detalii pentru a justifica oportunitatea achiziiei. Dac, n vederea completrii acestor detalii este necesar consultarea cu un compartiment/departament/birou/ serviciu implicat/ colateral, formularul se va completa cu viza (nume, prenume, semntura) persoanei cu care s-a colaborat n acest sens.

6.2.3.2. n cazul n care achiziia nu a fost prins n Planul anual de achiziii, referatul se va ntocmi cu respectarea pailor descrii la punctul 4.3.1.6.2.4. Nota de estimare a valorii (formular F261.08). Se elaboreaz, dup caz:

dac estimarea valorii achiziiei se face pe baz de deviz (cazul achiziiei de lucrri); Nota de estimare a valorii se ntocmete de ctre un AFP din cadrul al SAP (avnd la baz sumele estimative specificate n referatele de necesitate) n colaborare cu Serviciul Tehnic, aceasta purtnd viza de certificare a contabilului ef, urmnd a fi avizat de DGA, de eful SAP i aprobat de rector.

daca estimarea valorii se face prin studiu de pia i istoria achiziiilor similare anterioare, nota estimativ a valorii achiziiei se ntocmete de ctre AFP din cadrul SAP avnd la baza sumele estimative specificate n referatele de necesitate naintate de personalul facultilor/ departamentelor/ compartimentelor/ serviciilor/ birourilor.

6.2.4.1. Contabilul ef certific valoarea estimat a notei, DGA i eful SAP avizeaz n acest caz nota de estimare a valorii, aceasta urmnd a fi supus aprobrii Rectorului. 6.2.4.2. Pentru estimarea valorii achiziiilor care se desfoar pe fonduri de investiii: dac estimarea se face pentru achiziionarea studiilor de prefezabilitate i fezabilitate, aceasta este calculat de personalul Serviciului Tehnic pe baza indicilor utilizai n proiectare i a oricror indici legali, precum i a oricror alte informaii deinute de autoritatea contractant (din istoric, experien etc.). n acest caz DGA, SAP avizeaz nota de estimare, Rectorul aprob nota de estimare a valorii;

dac estimarea valorii se face pentru achiziionarea proiectului tehnic de execuie, valoarea estimat este, de regul, cea dat de studiul de fezabilitate, iar la DAP, odat cu nota de estimare, se ataeaz o copie dup avizul CTA pentru acesta. n condiiile n care se apreciaz valoarea estimat ca fiind prea mare (prin prisma unor argumente obiective), eful SINV poate modifica valoarea i supune aprobrii CA acest lucru. Nota de estimare a valorii se ntocmete de ctre personalul Serviciului Tehnic, iar DGA i SAP avizeaz nota, Rectorul aprob nota de estimare a valorii achiziiei.

6.2.4.3. Estimarea achiziiilor de lucrri/ servicii/ produse ce au la baz documentaia unui proiect tehnic, se face pe baza valorilor prezentate n acesta (devize, liste de materiale, produse etc.).6.2.5. Anunul de intenie, se transmite atunci cnd:

a) valoarea total estimat pentru achiziii de produse din aceeai grup CPV ( 750.000 Euro (n urmtoarele 12 luni);

b) valoarea total estimat pentru achiziii de servicii din aceeai categorie ( 750.000 Euro;

c) valoarea total estimat pentru contracte de lucrri ( 4.845.000 Euro.

6.2.5.1. Pentru situaiile a, b anunul de intenie se transmite ct mai curnd dup data nceperii anului bugetar, iar pentru situaia c, ct mai curnd dup aprobarea programului n care este coninut.

6.2.5.2. Anunul de intenie se public n: JOUE, n SEAP i n MO, partea a IV-a, Achiziii publice, sau numai n SEAP dac, nainte de publicare, un anun simplificat a fost transmis la Comisia European. Se pstreaz la DAP dovada transmiterii anunului spre publicare.

6.2.6. Anunul/ Invitaia de participare. Anunul/invitaia de participare se elaboreaz la iniierea procedurii de:

licitaie deschis; licitaie restrns; dialog competitiv; negociere cu publicarea prealabil a unui anun de participare; cerere de oferte;

organizeaz concurs de soluii.6.2.6.1. Se public dup caz n: SEAP, n MO, partea a VI-a i n JOUE. Personalul SAP desemnat ntocmete Invitaia de participare pe care, ulterior o transmite n SEAP. Un exemplar al acesteia, pe suport de hrtie este component a DAP.

6.2.7. Documentaia de atribuire. Documentaia de atribuire este ntocmit de ctre AFP din cadrul SAP i conine minimum:

informaii generale privind autoritatea contractant (telefon, fax, e-mail, persoan de contact, mijloace de comunicare); instruciuni privind participarea la procedura de atribuire; cerine minime de calificare i documente care urmeaz a fi prezentate, ca dovad a ndeplinirii cerinelor minime de calificare i selecie.

6.2.7.1. Documentaia de atribuire are urmtoarea componen:

fia de date a achiziiei; caietul de sarcini; formulare/anexe specifice legislaiei n vigoare; proiectul de contract.

6.2.7.2.Caietul de sarcini conine date referitoare la caracteristicile tehnice i de calitate, cerine de mediu, cerine referitoare la sntatea i securitatea ocupaional, responsabilitate social ale produselor/serviciilor/lucrrilor i acolo unde este aplicabil, cerine referitoare la sigurana alimentelor. 6.2.8.1. Opional, responsabilul cu calitatea al facultii/ departamentului/ compartimentului/ biroului/ serviciului iniiator, se asigur c sunt ndeplinite cerinele referitoare la sistemul integrat de management al furnizorului, alte cerine care reglementeaz introducerea produsului pe pia i atunci cnd este cazul, c furnizorul deine toate autorizaiile necesare pentru realizarea produsului.6.2.8.2. Opional, se vor nominaliza instituiile competente de la care operatorii economici pot obine informaii privind reglementrile referitoare la protecia mediului.

6.2.8.3. Opional, caietul de sarcini va conine reguli referitoare la condiii de munc de sntate i securitate a muncii n vigoare la nivel naional i care trebuiesc respectate sau s indice instituiile competente care pot furniza informaii detaliate privind reglementrile respective.

6.2.8.4. Caietul de sarcini conine specificaiile tehnice prin care se definesc:

caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic i de performan; cerine privind impactul asupra mediului nconjurtor; cerine referitoare la sigurana n exploatare; cerine referitoare la responsabilitatea social; dimensiuni; tehnologie; simboluri; teste i metode de testare; ambalaje, etichetare, marcare; instruciuni de utilizare a produsului; tehnologii i metode de fabricaie; cerine referitoare la certificarea sistemului/sistemelor integrate de management (calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional, sigurana alimentului, responsabilitate social, sigurana informaiei, etc); cerine pentru certificarea conformitii produsului.6.2.8.5. La caietul de sarcini pentru atribuirea contractelor de lucrri, se solicit suplimentar: specificaii tehnice; prescripii de proiectare i calcul al costurilor, la verificare, inspecia i condiii de recepie; acte normative i reglementri generale sau specifice (pentru lucrri i materialele utilizate); cerine referitoare la calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional.

6.2.8.6. Caietul de sarcini este elaborat de ctre departamentul/compartimentul/serviciul/ biroul iniiator n colaborare cu orice departament/compartiment/serviciu/birou din Universitate (i nu numai), funcie de natura i obiectul achiziiei.

6.2.8.7. Caietul de sarcini este aprobat dup caz de Decan (n cazul departamentelor din cadrul facultilor) i de DGA (n cazul departamentelor la nivel de universitate/serviciilor/birourilor)6.2.8.8. Caietul de sarcini este predat de ctre departamentul/compartimentul/serviciul/ biroul iniiator ctre personalul SAP, acesta fcnd parte din cadrul documentaiei de atribuire. 6.2.9. Fia de date a achiziiei (formular F 151/08). Se ntocmete de AFP din cadrul SAP i conine:

informaii privind autoritatea contractant (telefon, fax, e-mail);

sursa de finanare;

obiectul contractului;

cantitatea sau scopul contractului;

condiii specifice contractului;

procedura;

legislaia aplicabil;

criterii de calificare i/sau selecie;

standarde de asigurarea calitii;

standarde de protecia mediului;

prezentarea ofertei;

criterii de atribuire;

6.2.10. Nota justificativ privind alegerea procedurii de atribuire (formular F138.08). n aceast etap se are n vedere rezultatul estimrii valorii achiziiei, care determin ncadrarea acesteia n tipul de achiziie, conform OUG 34/ 2006 cu modificrile i completrile ulterioare.

6.2.10.1. Nota justificativ a procedurii se ntocmete de ctre AFP din cadrul SAP (pentru stabilirea cadrului legal de ncadrare n tipul de achiziie) i se avizeaz de ctre DGA si de ctre eful SAP. Nota de justificare a procedurii se aprob de Rector.

6.2.11. Nota justificativ de stabilire a criteriilor de evaluare i a criteriului/ criteriilor de atribuire (formular F195.08). Se ntocmete de ctre AFP din cadrul SAP n baza legislaiei n vigoare i a cerinelor formulate n caietul de sarcini i este vizat de DGA, de eful SAP i aprobat de ctre Rector.

6.2.12. Nota justificativ privind accelerarea procedurii (dac este cazul), se ntocmete de ctre SAP, la cererea iniiatorului sau la solicitarea conducerii, este vizat de DGA, de eful SAP i aprobat de ctre Rector.6.2.13. Notificare Ministerul Economiei i Finanelor, se ntocmete de ctre SAP i este aprobat de ctre Rector.6.2.14. Decizia de numire a Comisiei de evaluare a ofertei (formular F140.08), se ntocmete dup caz de DECAN/DGA/SAP.6.2.15. Solicitrile de clarificri. Orice comunicare, solicitare, informare, notificare trebuie transmis n scris, documentul scris fiind nregistrat n momentul transmiterii i primirii.6.2.16. Rspunsul clarificrilor (formular F144.08) este ntocmit de SAP sau dup caz SAP n colaborare cu compartimentul specializat sau beneficiarul direct al achiziiei. Este aprobat de ctre Rector, transmis de SAP care are i obligaia de arhivarea a acestuia. 6.2.17. Proces-verbal al edinei de deschidere a ofertelor ( formular F143.08). La deschiderea ofertelor, Comisia de evaluare a ofertelor ntocmete i semneaz procesul-verbal de deschidere care va conine urmtoarele elemente:

- data, ora i locul ncheierii PV;

- obiectul achiziiei;

- numrul deciziei comisiei de evaluare a ofertelor;

- numele, prenumele membrilor comisiei de evaluare a ofertelor;

- procedurile legislative care stau la baza aplicrii procedurii;

- numrul anunului/invitaiei de participare;

- denumirea OE care au depus ofert;

- oferte ntrziate (dac e cazul);

- oferte fr garanie de participare (dac este cazul);

- documentele de calificare solicitate i prezentate de OE;

- oferta financiar pentru fiecare OE (dac este cazul);

- perioada de valabilitate a ofertei pentru fiecare OE;

- numele i prenumele reprezentanilor mputernicii prezeni la deschiderea ofertelor. 6.2.18. Proces-verbal al edinei de analiza a ofertelor ( formular F143.08). Comisia de evaluare a ofertelor analizeaza ofertele depuse de operatorii economici d.p.d.v. al eligibilitatii, al propunerii tehnice si nu in ultimul rand al propunerii financiare.6.2.19. Ofert tehnic i financiar, documentele de calificare solicitate depuse n cadrul procedurii, se verific cu ocazia deschiderii ofertelor i sunt analizate n etapa de evaluare a acestora. n aceast etap se ntocmete procesul verbal de analiz a ofertelor. 6.2.20. Solicitrile/clarificrile privind ofertele tehnice, documentele de calificare i confirmarea lor (dac este cazul), sunt formulate i solicitate de ctre Comisia de evaluare a ofertelor.(formular cod F144.08). 6.2.21. Rspunsul clarificrilor se analizeaz de Comisia de evaluare a ofertelor. n aceast etap se ntocmete procesul verbal de analiz a ofertelor. 6.2.22. Raportul de evaluare i atribuire al achiziiei (formular cod F 159.08) se elaboreaz dup analiza ofertelor, din punct de vedere tehnic i financiar si stabilirea ctigtorului i conine cel puin urmtoarele elemente: obiectul contractului; sursa de finanare: anun de intenie/anun participare/invitaie de participare (nr., dat); numrul ofertelor depuse; comisia de evaluare a ofertelor; denumirea OE care au depus ofert; denumirea OE respini, motivul respingerii (dac este cazul); denumirea OE calificai n urma analizei documentelor de calificare; preul ofertei financiare;

ierarhia OE, funcie de criteriul de atribuire;

stabilirea ofertei ctigtoare;

propunerea privind atribuirea contractului; denumirea/numele subcontractanilor i partea sau prile de contract care se subcontracteaz (acolo unde este cazul); justificarea deciziei de anulare a procedurii (dac este cazul).6.2.22.1. Raportul de evaluare i atribuire, este semnat de ctre toi membrii comisiei i aprobat de ctre rector.

6.2.23. Comunicarea privind rezultatul procedurii. (formular cod F147.08 i F148.08) Decizia referitoare la atribuirea contractului (inclusiv anularea procedurii i o eventual iniiere a altei proceduri) se transmite n scris i ct mai curnd posibil, dar nu mai trziu de 3 zile lucrtoare de la data raportului, astfel: candidatului ctigtor despre acceptarea ofertei; candidatului respins motivele concrete de respingere (inclusiv cele raportate la cerinele din caietul de sarcini), numele ctigtorului, precum i data pn la care poate contesta decizia; candidailor a cror ofert a fost acceptat dar nectigtoare:

numele ctigtorului; preul acestuia sau elementele concureniale care au fost mai bune; data limit pn cnd au dreptul s depun contestaie.6.2.23.1. Comunicarea se transmite i prin fax sau mijloace electronice.

6.2.23.2. Dac nu se transmite i electronic, atunci termenele la care se poate ncheia contractul se majoreaz cu 5 zile.

6.2.23.3. Decizia de anulare a procedurii se ia, de regul, nainte de data trimiterii comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii de atribuire i, oricum, nainte de data ncheierii contractului.

6.2.23.4. n cel mult 3 zile lucrtoare de la data anulrii procedurii, CEO anun n scris toi participanii la procedura de atribuire despre:

- ncetarea obligaii aprute prin depunerea ofertelor;- motivul concret care a determinat decizia de anulare.

6.2.24. Contestaiile formulate, dac este cazul (punctul de vedere al ac cu privire la contestaia formulat se ntocmete de ctre Consilierul Juridic i se trimite o dat cu copia dosarului de achiziie publica ctre ANRMAP).6.2.25. Contractul de achiziie public/acordul cadru. Urmtoarea etap o constituie elaborarea i ncheierea contractului de achiziie/a acordului cadru care trebuie s fie semnat n termenele conform prevederilor legale respectiv:

6 zile de la transmiterea comunicrii atunci cnd valoarea estimat a contractului este mai mic dect valoarea pragurilor prevzute de art. 124 din O.U.G. 34/2006 cu modificrile i completrile ulterioare; 11 zile de la transmiterea comunicrii atunci cnd valoarea estimat a contractului este mai mare dect valoarea pragurilor prevzute de art. 124 din O.U.G. 34/2006 cu modificrile i completrile ulterioare; sau dup caz cnd este atribuit un contract subsecvent sau a participat la procedur un singur ofertant, termenele nu trebuiesc respectate.

6.2.26. Anunul de atribuire, este ntocmit de ctre SAP, i transmis ctre www.e-licitatie.ro precum i publicat n seciunea notificri din cadrul www.anrmap.ro. Se transmite n maximum 48 zile de la: finalizarea procedurii de atribuire prin: licitaie deschis, licitaie restrns, dialog competitiv, negociere cu/fr publicare prealabil a unui anun de participare, cerere de ofert;

a finalizat un concurs de soluii i a stabilit un ctigtor.

6.2.27. Documentul constatator primar i final privind ndeplinirea obligaiilor contractuale, , se elaboreaz de ctre personalul SAP, se avizeaz de ctre eful SAP i se aprob de ctre Rector. Documentul este nregistrat i transmis la ANRMAP, la operatorul economic ctigtor, iar un exemplar se pstreaz la DAP. Documentul constatator primar se emite la recepia preliminar. Documentul constatator final se emite la recepia final.6.2.28. Facturile, procesele - verbale de predare-primire, avize etc. Arhivarea acestora se realizeaz de ctre Serviciul Financiar Contabil.6.3. Elaborarea documentaiei de atribuire6.3.1. Facultatea/departamentul/compartimentul/serviciul/biroul iniiator, cu cel puin 30 de zile nainte de termenul nscris n programul anual de achiziii pentru aplicarea procedurii de atribuire a contractelor (acordurilor-cadru) de achiziie public, transmit ctre SAP urmtoarele documente:

pentru aplicarea procedurii Licitaie deschis, Licitaie restrns, Dialog competitiv, Concurs de soluii, Cerere de oferte, Negociere fr publicarea prealabil a unui anun de participare: referatul de necesitate; caietul de sarcini. SAP elaboreaz Fia de date a achiziiei i iniiaz procedura de atribuire printr-un anun de participare, continund derularea procedurii, astfel:

Val.estimat > art. 55 (2)Per. dintre transmitere anun la JOUE i data limit de depunere a ofertelor - minim 52 zile.

Dac achiziia a fost precedat de un anun de intenie perioada se poate reduce pn la 36 zile.Condiie: anunul de intenie a coninut toate informaiile din anunul de participare.

Pt. anunul transmis la JOUE n format electronic perioada se reduce cu 7 zile.

Dac ntreaga documentaie de atribuire este publicat i accesibil n SEAP, perioada se poate reduce cu 5 zile.Condiie: Anunul de participare conine precizri cu privire la adresa de internet la care documentaia de atribuire este disponibil.

Val. estimat art. 55 (2)Anunul de participare ctre SEAP se transmite cu cel puin 20 de zile de data limit de depunere a ofertelor.

Dac ntreaga documentaie de atribuire este publicat i accesibil n SEAP, ncepnd cu data publicrii anunului de participare, perioada se poate reduce cu 5 zile.Condiie: Anunul de participare conine precizri cu privire la adresa de internet la care documentaia de atribuire este disponibil.

- pentru aplicarea procedurii licitaia restrns, SAP elaboreaz fia de date a achiziiei i iniiaz procedura de atribuire printr-un anun de participare, continund derularea procedurii, astfel:

Valoarea estimat > art. 55 (2)Perioada dintre transmitere anun la JOUE i data limit de depunere a ofertelor - minim 37 zile.

n situaii de urgen perioada se poate reduce pn la nu mai puin de 15 zile.Condiie: anunul de intenie a coninut toate informaiile din anunul de participare.

Pt. anunul transmis la JOUE n format electronic perioada se reduce cu 7 zile, iar n situaia de urgen, cu maxim 5 zile.

Valoarea estimat art. 55 (2)Anunul de participare ctre SEAP se transmite cu cel puin 10 zile nainte de data limit de depunere a candidaturilor.

aceast procedur se deruleaz n dou etape: selecia candidailor (pe baza criteriilor de selecie);

evaluarea ofertelor depuse de candidaii selectai (pe baza criteriului de atribuire);

a doua etap este iniiat printr-o invitaie de participare se transmite simultan cu un exemplar din documentaia de atribuire, astfel:

Valoarea estimat > art. 55 (2)Invitaia de participare se transmite cu cel puin 40 zile nainte de data limit de depunere a ofertelor.

Dac achiziia a fost precedat de un anun de intenie perioada se poate reduce pn la 36 zile, dar nu mai puin de 22 zile.Condiie: anunul de intenie a coninut toate informaiile din anunul de participare.

Dac ntreaga documentaie de atribuire este publicat i accesibil n SEAP, perioada se poate reduce cu 5 zile.Condiie: Anunul de participare conine precizri cu privire la adresa de internet la care documentaia de atribuire este disponibil.

Din motive de urgen, se poate accelera procedura dar nu la mai puin de 10 zile.

Valoarea estimat art. 55 (2)Invitaia de participare se transmite cu cel puin 15 zile de data limit de depunere a ofertelor.

Dac toata documentaia de atribuire este pe SEAP i accesibil ncepnd cu data publicrii anunului de participare, perioada se poate reduce cu 5 zile.Condiie: Anunul de participare trebuie s conin precizri cu referire la adresa de internet la care documentaia de atribuire este disponibil.

pentru aplicarea procedurii Negociere cu publicarea prealabil a unui anun de participare: referatul de necesitate i oportunitate pentru achiziii nsoit de justificarea temeinic a selectrii acestei proceduri (justificarea se va ntocmi de ctre beneficiarul direct respectnd cadrul legislativ al selectrii acestei proceduri pus la dispoziie de ctre SAP); documentaia descriptiv sau caietul de sarcini, dup caz.

SAP elaboreaz fia de date a achiziiei i iniiaz procedura de atribuire printr-un anun de participare, continund derularea procedurii, astfel:

Valoarea estimat > art. 55 (2)Perioada dintre transmitere anun la JOUE i data limit de depunere a candidaturilor - minim 37 zile.

n situaii de urgen se poate reduce perioada dar nu la mai puin de 15 zile.

Pt. anunul transmis la JOUE n format electronic perioada se reduce cu 7 zile, iar pentru situaiile de urgen cu 5 zile.

Valoarea estimat art. 55 (2)Anunul de participare ctre SEAP se transmite cu cel puin 10 zile de la data limit de depunere a candidaturilor.

pentru aplicarea procedurii Cerere de ofert: Referatul de necesitate; Caietul de sarcini; SAP elaboreaz Fia de date a achiziiei i iniiaz procedura de atribuire printr-un anun de participare, continund derularea procedurii, astfel:

- se iniiaz cu o invitaie de participare transmis n SEAP i care cuprinde cel puin informaii despre:

- data i ora limit pentru primirea ofertelor;- data i ora deschiderii ofertelor;- limba n care trebuie elaborat oferta;- dac se solicit criterii minime de calificare;- descrierea sumar a obiectului contractului;- modul de obinere a documentaiei de atribuire;- modul de accesare a documentaiei de atribuire (n cazul n care este disponibil n format electronic).

- transmiterea spre publicare a invitaiei de participare cu cel puin 10 zile nainte de data limit de depunere a ofertelor;- dac ntreaga documentaie de atribuire este disponibil n SEAP ncepnd cu data publicrii invitaiei de participare, pentru un contract de furnizare de complexitate redus, poate reduce perioada de publicare cu 4 zile.

pentru aplicarea procedurii Negociere fr publicarea prealabil a anunului de participare: referatul de necesitate i oportunitate pentru achiziii nsoit de justificarea temeinic a selectrii acestei proceduri (justificarea se va ntocmi de ctre beneficiarul direct respectnd cadrul legislativ al selectrii acestei proceduri pus la dispoziie de ctre SAP), caietul de sarcini.6.4. Achiziia direct de produse, servicii sau lucrri. Achiziia se realizeaz direct, cu respectarea urmtoarei condiii: ntocmirea unui referat de necesitate conform seciunii 6.2.3.Toate documentele vor fi nregistrate la registratur. SAP urmrete ca toate achiziiile directe s fie realizate pe cat posibil in sistem electronic www.e-licitatie.ro.6.5. Derularea contractului/acordului cadru6.5.1. Instrumentele de plat care asigur garanii la contract (unde este cazul) sunt naintate sub semntura efului compartimentului financiar-contabilitate.

6.5.2. Responsabilul de contract are urmtoarele obligaii:

s urmreasc derularea contractului sub toate aspectele;

s vizeze facturile la plat;

s fac nchiderea contractului.

Responsabilul de contract este numit prin decizie de Rectorul instituiei.6.6. Finalizarea contractului6.6.1. Compartimentul responsabil (SAP, Serviciul Tehnic), finalizeaz contractul respectiv:

ntocmete documentele de plat; efectueaz recepiile prevzute n contract;

dac este cazul, elibereaz garania de bun execuie;

elaboreaz procesul-verbal de recepie i atestare a calitii. 6.6.2. n baza acestui proces-verbal, personalul SAP ntocmete, conform cerinelor legale, documentul constatator privind ndeplinirea relaiilor contractuale, care este aprobat de ctre Rector.

7. RESPONSABILITI

7.1. Rectorul 7.1.1. Aprob referatele de necesitate i oportunitate.7.1.2. Aprob nota de estimare a valorii contractului.7.1.3. Aprob nota justificativ privind alegerea procedurii.7.1.4. Aprob nota justificativ privind criteriile de atribuire.

7.1.5. Aprob nota justificativ privind accelerarea procedurii.7.1.6. Aprob invitaia de participare.7.1.7. Aprob comisia de evaluare a ofertei.7.1.8. Semneaz comunicrile dintre CEO i OE.7.1.9. Aprob raportul procedurii de atribuire.7.1.10. Semneaz comunicrile de atribuire a contractului.

7.1.11. Aprob corespondena cu OE n cazul unor eventuale contestaii.7.1.12. Semneaz contractul de achiziie.7.1.13. Aprob documentul constatator iniial i cel primar, privind ndeplinirea obligaiilor contractuale.7.2. Directorul General7.2.1. Avizeaz referatele de necesitate (doar pentru compartimente/departamente la nivel de universitate/servicii/birouri).7.2.2. Avizeaz nota de estimare a valorii contractului.7.2.3. Avizeaz nota justificativ privind alegerea procedurii.7.2.4. Avizeaz nota justificativ privind criteriile de evaluare i criteriul/criteriile de atribuire.

7.2.5. Avizeaz nota justificativ privind accelerarea procedurii.7.2.6. Semneaz contractul de achiziie.7.2.7. Propune o comisie de evaluare a ofertelor.7.2.8. Avizeaz planul anual de achiziii.

7.2.9. Avizeaz necesarele de achiziionat pentru anul urmtor din cadrul departamentelor la nivel de universitate/serviciilor/birourilor.

7.3. eful Serviciului Financiar-Contabilitate7.3.1. Avizeaz referatele de necesitate ntocmite de orice structura din cadrul instituiei.

7.3.2. Avizeaz nota de estimare a valorii contractului.7.3.2. Semneaz contractul de achiziie.7.3.3. Avizeaz planul anual de achiziii.7.3.4. Avizeaz necesarele de achiziionat a tuturor structurilor din cadrul instituiei.

7.4. Controlul Financiar Preventiv7.4.1. Avizeaz referatele de necesitate ntocmite de orice structura din cadrul instituiei.

7.4.2. Verific facturile avizate de ctre responsabilul de contract i respectarea cerinelor legale i va da viza de control financiar preventiv, sau va respinge la plat dac este cazul.

7.5. ef SAP 7.5.1. Gestioneaz programul anual de achiziii publice.7.5.2. Avizeaz referatele de necesitate si oportunitate.7.5.3. Avizeaz nota de estimare a valorii contractului.7.5.4. Avizeaz nota justificativ privind alegerea procedurii.7.5.5. Avizeaz nota justificativa privind criteriile de atribuire.

7.5.6. Avizeaz nota justificativ privind accelerarea procedurii.7.5.7. Participa la ntocmirea documentaiei de atribuire (mai exact fia de date).7.5.8. ntocmete i public anunurile de intenie/participare/atribuire.

7.6. Consilierul Juridic7.6.1. Elaboreaz proiectul de contract i stabilete clauzele obligatorii.7.6.2. ntocmete corespondena cu OE n cazul unor eventuale contestaii.7.6.3. ntocmete contractul de achiziie public.7.6.4. Semneaz contractul de achiziie.

7.7. Personalul SAP7.7.1. ntocmete nota de estimare a valorii contractului.7.7.2. ntocmete nota justificativ privind alegerea procedurii.7.7.3. ntocmete nota justificativa privind criteriile de evaluare i criteriul/criteriile de atribuire.7.7.4. ntocmete nota justificativ privind accelerarea procedurii.7.7.5. Pune la dispoziia operatorului economic documentaia de achiziie.7.7.6. ntocmete mpreun cu membrii comisiei de evaluare a ofertelor, rspunsurile la solicitrile de clarificri ale operatorilor economici.

7.7.7. ntocmete procesul-verbal de deschidere a ofertelor.7.7.8. ntocmete mpreun cu membrii comisiei de evaluare a ofertelor, solicitrile de clarificri cu privire la documentele de calificare i/sau oferta tehnic i/sau oferta financiar a operatorilor economici care au depus oferta.

7.7.9. ntocmete procesul-verbal al edinei de analiza a ofertelor.

7.7.10. ntocmete raportul procedurii de achiziie.

7.7.11. ntocmete i transmite comunicrile privind rezultatul procedurii de achiziie.7.7.12. Elaboreaz documentele constatatoare privind ndeplinirea obligaiilor contractuale.7.7.13 ntocmete (dac este cazul) referatul de necesitate.

7.8. Responsabilul de contract7.8.1. Urmrete contractul n toate fazele.7.8.2. Vizeaz la plat facturile.7.8.3. nchide contractul.

7.8.4. Returneaz la SAP, pe baz de semntur n RUC, contractul nchis.

7.9. Comisia de evaluare a ofertelor7.9.1. Semneaz declaraia de confidenialitate i imparialitate, procesul-verbal de deschidere i procesul verbal de analiza a ofertelor.7.9.2. Analizeaz si desemneaz ctigtorul procedurii.7.9.3. Semneaz raportul de evaluare.

7.10. Compartiment iniiator7.10.1. ntocmete referatul de necesitate.7.10.2. Colaboreaz cu compartimentul specializat (dac este cazul) i cu SAP la elaborarea caietului de sarcini al achiziiei.

8. CONTROLUL NREGISTRRILORnregistrareaSuportulCompleteazLocul de pstrareDurata

Necesar anual de achiziii publice pentru faculti/departamenteHrtie

F275.08Faculti/departamenteSAP5 ani

Necesar anual de achiziii publice pentru departamente la nivel de universitate/servicii/birouri Hrtie

F273.08

Departamente la nivel de universitate/servicii/birouriSAP5 ani

Plan anul de achiziii Hrtie

F274.08AFP din cadrul SAPSAP5 ani

Referat de necesitate i oportunitateHrtie

F120.08i F121.08Compartiment iniiatorDAP5 ani

Nota de estimare a valoriiHrtie

F261.08/Ed.01AFP din cadrul SAPDAP5 ani

Anun de intenie (dac este cazul)Hrtie Sef SAPDAP5 ani

Nota justificativ privind alegerea procedurii de atribuireHrtie

F138.08AFP din cadrul SAPDAP5 ani

Nota justificativ privind criteriile de calificare i selecieHrtie

F195.08AFP din cadrul SAPDAP5 ani

Caiet de sarciniHrtie Personal din departament i/sau personal administrativDAP5 ani

Fia de date a achiziieiHrtie

F151.08AFP din cadrul SAPDAP5 ani

Formularele de ofertHrtie AFP din cadrul SAPDAP5 ani

Model contract cadruHrtie Consilier juridic SAPDAP5 ani

Propunerea de numire a comisiei de evaluare a ofertelor Hrtie

F140.08SAP la propunerea decanilor/DGADAP5 ani

Anun de intenieHrtie/electronicSef SAPDAP5 ani

Anun de participare/Invitaia de participareF150.08Sef SAPDAP5 ani

Rspuns la solicitri clarificri Hrtie/electronic

F 479.13SAP sau dup caz SAP n colaborare cu compartimentul specializat sau beneficiarul direct al achiziieiDAP5 ani

Solicitri de clarificare cu privire la ofertele depuse Hrtie/electronic

F144.08Comisia de evaluare a ofertelor DAP5 ani

Proces-verbal de deschidere a ofertelorHrtie

F143.08/Personal SAP mpreun cu Comisia de evaluareDAP5 ani

Proces-verbal de analiz a ofertelorHrtie

496.13Comisia de evaluare a ofertelorDAP5 ani

Raportul de evaluare a procedurii de atribuireHrtie

F159.08Comisia de evaluare a ofertelorDAP5 ani

Comunicri atribuire ctigtor/nectigtorHrtie

F147.08 i F148.08Personalul SAPDAP5 ani

Anun atribuireHrtieSef SAPDAP5 ani

Contestaii Hrtie Ofertant DAP5 ani

Formulat punct de vedere cu privire la contestaiiHrtie Consilier juridic SAPDAP5 ani

ContractHrtie Consilier juridic SAPDAP5 ani

Document constatator primar/ final privind ndeplinirea obligaiilor contractualeHrtie

Sef SAPDAP5 ani

Fia de eviden facturiHrtie Responsabilul

de contractDAP5 ani

1. Anexe

Anexa nr. 1 - Document constatator referitor la indeplinirea obligatiilor contractuale.

Formularele pot fi consultate accesnd http://calitate.ub.ro/intern/Formulare.html, seciunea APROVIZIONARE.

ANEXA 1Nr. ./.

Document constatator

referitor la indeplinirea obligatiilor contractuale

primar final(se bifeaza dupa caz la contractele de furnizare, servicii de proiectare si lucrari)

1. Operator economic (adresa, tel/fax, CUI, numar inmatriculare O.R.C.): _______________________________________________________

2.Calitatea in care a participat la indeplinirea contractului: _______________________________________________________

3. Numarul si obiectul contractului: __________________________

4. Durata contractului: ____________________________________

5. Procedura de achizitie/data organizarii: _____________________

6. Criterii de evaluare a modului de indeplinire a contractului:

a) abateri de la calitatea produselor/serviciilor/lucrarilor contractate: _______________________________________________________

b) respectarea termenelor contractuale de livrare produse/prestare servicii/executare lucrari: _____________________________________

c) intocmirea corespunzatoare a documentelor necesare derularii corespunzatoare a contractului: _________________________________

d) abateri de la pretul contractului, costuri aditionale la contractul initial: _______________________________________________________

e) indeplinirea de catre executant a clauzelor contractuale referitoare la documentele necesare receptiei lucrarilor contractate: __________________

f) aprecierea colaborarii si comunicarii cu contractantul: ________________

g) abateri de la respectarea normelor de securitate si sanatatea muncii, PSI, legislatia de protectia mediului: _________________________________

h) alte clauze contractuale indeplinite corespunzator/defectuos de catre contractant: _______________________________________________

i) prejudicii aduse autoritatii contractante pe perioada derularii contractului: _______________________________________________________

Prezentul Document constatator s-a eliberat in conformitate cu prevederile art. 361 din H.G. nr. 925/2006, cu modificarile si completarile ulterioare.

RECTOR

_________________________

Serviciul Achizitii publice

___________________

ntocmire

Referat de necesitate i oportunitate

formularul F 275.08 (pentru facultati si departamente) sau F 273.08 (pentru departamente la nivel de universitate,compartimente,servicii,birouri)

Elaborare

Not de estimare a valorii

Formularul F261.08

Elaborare

Caiete de sarcini

Elaborare

Not justificativ privind alegerea procedurii de atribuire

Formular F138.08

Elaborare

Not justificativ privind criteriile de evaluare si criteriul de atribuire

Formular F195.08

Elaborare

Documentaie de atribuire:

- Fia de date a achiziiei : formular F151.08

- Formulare

Elaborare proiect de contract i stabilirea clauzelor obligatorii

ntocmire

Decizie numire Comisie de atribuire a ofertei

Formular F140.08

Elaborare i transmitere spre publicare

Anun de intenie (dac e cazul)

Elaborare i transmitere spre publicare Anun participare/ Invitaie de participare

Formular F150.08

Punerea la dispoziia operatorului economic a documentaiei de achiziie

Solicitare clarificri dosar achiziie

Deschiderea ofertelor i verificarea acestora

Forumar F143.08

edina de analiz a ofertelor depuse d.p.d.v. al eligibilitii, al propunerii tehnice i financiare (pot fi realizate mai multe PV)

Solicitare clarificri oferte

Formular F144.08

Elaborare raport privind procedura de atribuire i aprobarea acestuia

Formular F159.08

Corespondena cu OE n cazul unor eventuale contestaii

Elaborare i transmitere

Comunicri de atribuire

F147.08/Ed.01 i F148.08/Ed.01

Elaborare i semnare

Contract

Publicare anun atribuire contract n SEAP

Elaborare document constatator privind ndeplinirea obligaiilor contractuale

Elaborare

Fia de urmrire a contractului

Manager (DG) = Proprietar

Angajat

(Formator)

Angajat

(Contabil)

Angajat

(Marketing)

Angajat

(Administraie - Aprovizionare)

Manager (DG) = Proprietar

Manager

Director General (DG)

EXECUIE SERVICII = livrarea programelor de formare

MARKETING

RESURSE UMANE PERSONAL

FINANE

CERCETARE DEZVOLTARE

ASIGURAREA CALITII

PLANIFICAREA

& CONTROLUL

SERVICIILOR DE FORMARE

APROVIZIONARE

CONTROLUL CALITII

CONTRACTARE LIVRARE PROGRAME DE FORMARE

PROMOVARE RECLAM

CERCETAREA PIEEI

ADMINISTRAREA PERSONALULUI

(INCLUSIV RECRUTARE ANGAJARE)

RELAII CU ANGAJAII

TRAINING

GRIJA FA DE PERSONAL - BUNSTARE

CONTABILITATE FINANCIAR

COSTURI

CONTROLUL CREDITELOR

PROIECTARE SERVICIILOR I PROGRAMELOR DE FORMARE

DEZVOLTARE UTILIZARE TIC

DEZVOLTARE DE NOI SERVICII i STRATEGII DE MBUNTIRE

MANAGER GENERAL (DG)

DIRECTOR CALITATE

ef C&D

DIRECTOR MARKETING

DIRECTOR FINANE

DIRECTOR RESURSE UMANE

MANAGER DIVIZIE

FORMARE N DOMENII TEHNICE / INDUSTRIALE

MANAGER DIVIZIE

FORMARE N DOMENII ADMINISTRATIV / MANAGERIALE

MANAGER DIVIZIE

FORMARE N DOMENIUL SERVICII

C & D

Execuie = livrare program de formare

Marketing specific / focusat

Contabil

RU (Resurse Umane)

RM (Resurse Materiale)

F 03.07/Ed.2 SIM/PO/PO-07.13