+ All Categories
Home > Documents > Platphorma 7.1 - Manual de Utilizare2

Platphorma 7.1 - Manual de Utilizare2

Date post: 19-Jul-2015
Category:
Upload: stefania-criveanu
View: 189 times
Download: 4 times
Share this document with a friend

of 95

Transcript

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

Manual de utilizare

Pe scurt: Prezentare generala | Notiuni generale | Firme utilizator | Firme interne | Terti | Personal - Salarizare | Jural Furnizori | Firme externe | Terti in valuta | Casa | Banca | Cecuri emise | Cecuri primite | Balanta de verificare | Contare | Jurnale de TVA | Manager | Centre de cost | Situatii valute | Facturi emise | Borderou de vanzari | Avize emise | Facturi proforma | Consumuri | Retetare | Productie | Acte primite (NIR) | Incasari | Plati | Facturi import | Facturi export | Nomenclator (articole) | Gestiune | Transferuri | Comenzi primite | Comenzi emise | Stoc previzional | Mijloace fixe | Despre manual

CuprinsPrezentare generala Notiuni generale reguli de interfatare Taste functionale Firme utilizator Firme interne (Clienti / Furnizori Interni) Generalitati Definirea unui partener Modificare datelor unui partener Stergerea unui partener Meniuri Recomandari Terti Generalitati Definirea unui tert Modificare datelor unui tert Stergerea unui tert Meniuri Recomandari Personal - Salarizare Jural Furnizori Firme externe (Clienti / Furnizori Externi) Generalitati Definirea unei firme externe Modificare datelor unui partener extern Stergerea unui partener extern Meniuri Recomandari

Informatii suplimentare: SOFT AGENCY SRL Telefon/fax 0268-32.32.78 GSM: 0744/501.477, 0744/536.771 e-mail : [email protected] Web: http://www.platphorma.ro/ Soft Systems Ltd Strada Amiral Balescu Nr. 17, Sector 1 Tel./ fax 021-231.60.01 GSM 0744-310.326,0744-484.118 e-mail : [email protected] Web: http://www.softsystems.ro/ Waves Computer Tel 0744-361358, 0722-361358

file:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (1 of 95)16.10.2003 00:48:09

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

Terti in valuta Generalitati Definirea unui tert extern Modificare datelor unui tert extern Stergerea unui tert extern: Meniuri Recomandari Casa Definirea / Selectarea unui cont de casa. Efectuarea de inregistrari in modulul Casa in lei Definirea unui Tip de operatiune Adaugarea incasarilor prin modulul de casa Adaugarea platilor prin modulul de casa Alte optiuni in cadrul modulului casa Meniurile modulului Casa in lei Recomandari Banca Definirea / Selectarea unui cont de banca Efectuarea de inregistrari in modulul Banca in lei Definirea unui 'Tip de operatiune' in modulul Banca in lei Adaugarea incasarilor prin modulul de banca Adaugarea platilor prin modulul de banca Alte optiuni in cadrul modulului banca Meniurile modulului Banca in lei Recomandari Cecuri emise Efectuarea de inregistrari in modulul Cecuri emise Alte optiuni in cadrul modulului Cecuri emise Meniurile modulului Cecuri emise Meniurile modulului Cecuri emise Cecuri primite Efectuarea de inregistrari in modulul Cecuri primite Alte optiuni in cadrul modulului Cecuri primite Meniurile modulului Cecuri primite Balanta de verificare Definirea unui cont in balanta contabila Modificarea elementelor unui cont Stergerea unui cont Meniurile modulului Balanta Note contabile Recomandari Contare Consideratii generale Meniurile modulului Contarefile:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (2 of 95)16.10.2003 00:48:09

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

Alte optiuni in cadrul modulului Contare Jurnale de TVA Manager Situarii vanzari/cumparari Situatii pe produs Generator de situatii Alte situatii Centre de cost Definirea unui centru de cost Meniurile modulului Centre de cost Alte optiuni in cadrul modulului Situatii valute Facturi emise Adaugarea unei facturi emise Elemente de antet si subsol ale facturii emise Specificatiile facturii emise Adaugarea articolelor in factura emisa Adaugarea de operatiuni diverse in cadrul facturii emise Meniurile modulului Facturi emise Configurari facturi emise Borderou de vanzari Adaugarea unui borderou Elemente de antet si subsol in cadrul borderoului de vanzari Adaugarea de specificatii in cadrul borderoului de vanzari Adaugarea de articole in cadrul borderoului de vanzari Adaugarea de operatiuni diverse Meniurile modulului Borderou Avize emise Adaugarea unui aviz emis Elemente de antet si subsol Specificatiile avizului emis Adaugarea de articole in cadrul avizului emis Adaugarea de operatiuni diverse in cadrul avizului emis Meniurile modulului Avize emise Facturi proforma Adaugarea unei facturi proforma Meniurile modulului Facturi proforma Consumuri Adaugarea unui bon de consum Meniurile modulului Consumuri proprii Retetarefile:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (3 of 95)16.10.2003 00:48:09

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

Adaugarea unei retete Meniurile modulului Retete Productie Acte primite (NIR) Adaugarea unei receptii Elemente de antet si subsol in cadrul receptiei Specificatiile receptiei Adaugarea articolelor in cadrul unei receptii Adaugarea operatiunilor diverse in cadrul unei receptii Meniurile modulului Receptii Incasari Adaugarea unei incasari Meniurile modulului Incasari Plati Adaugarea unei plati Meniurile modulului Plati Facturi import Facturi export Nomenclator (articole) Definirea unui articol Meniurile modulului Nomenclator de articole Gestiune Meniurile modulului Gestiune Meniurile modulului Gestiune pentru metoda FIFO (la pret furnizor) Observatii asupra metodei Meniurile modulului Gestiune pentru metoda Pret amanunt (cu TVA) Observatii generale asupra metodei Case de marcat Meniurile modulului Gestiune pentru metoda Pret mediu, Pret mediu pe unitate si Custodie Transferuri intre gestiuni Comenzi primite Comenzi emise Stoc previzional Mijloace fixe Definirea unui mijloc fix Meniurile modulului Mijloace fixe

file:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (4 of 95)16.10.2003 00:48:09

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

Despre manual

Prezentare generalaInapoi la cuprins

PLATPHORMA este un sistem integrat de gestiune financiar-contabila, creat cu scopul declarat de a usura activitatea oricarei societati comerciale, indiferent de domeniul de activitate sau de complexitatea acesteia. Sistemul PLATPHORMA reprezinta rezultatul experientei de peste 10 ani a specialistilor firmei SOFT AGENCY, experienta acumulata mai ales prin multitudinea contactelor avute cu clientii versiunilor precedente ale sistemului. Din punct de vedere tehnic, sistemul PLATPHORMA este o aplicatie Windows de retea realizata intr-o tehnologie moderna. Sistemul respecta Principiul introducerii unice a datelor si ofera o flexibilitate deosebita in simularea situatiilor speciale. Sistemul este inzestrat cu mecanisme puternice de selectie si sortare si dispune de un generator performant de situatii. La realizarea sistemului s-au avut in vedere mai multe probleme pe care acesta trebuie sa le rezolve: 1. sistemul permite unui operator specializat (contabil), realizarea unei gestiuni financiar-contabile corecte, conform normelor in vigoare; 2. de asemenea sistemul permite unui operator fara pregatire contabila sa obtina o evidenta eficienta a miscarilor de stoc si a fluxurilor financiare precum si o evidenta a documentelor primare; 3. sistemul permite introducerea facila si eficienta a datelor; este posibila emiterea on-line, cu ajutorul imprimantei, a documentelor financiar-contabile: facturi, avize, bonuri de consum, dispozitii de livrare etc. 4. sistemul permite centralizarea datelor , inclusiv interpretarea grafica a rezultatelor, fiind de un real folos in activitatea manageriala; segmentul managerial isi poate extrage datele intr-un mod extrem de facil, in general nefiind nevoie de interventia unui operator specializat.

Notiuni generale reguli de interfatareInapoi la cuprins

Sistemul PLATPHORMA este o aplicatie Windows; din acest motiv interfata este aceeasi cu a oricarui program Windows, acest lucru insemnand practic ca utilizatorul este familializat in mare masura cu modul de operare al programului. La proiectarea sistemului s-a avut in vedere un element extrem de important, din punct de vedere al usurintei in exploatare: standardizarea. Acest lucru inseamna ca indiferent de contextul in care s-ar afla in cadrul programului, caile pe care le poate urma sint in general aceleasi. Rezultatul il reprezenta eficienta extrem de mare in lucru cu programul, utilizatorul concentrandu-se asupra intrebarii CE SA FACA si nu CUM SA FACA. Iata citeva din caracteristicile generale ale programului: alegerea unei comenzi se face prin selectia unui buton, a unei optiuni din meniu sau a unei taste; in cadrul unei ferestre in care se detaliaza cimpurile unei inregistrari sau a unei ferestre de configurare se aplica urmatoarele reguli: deplasarea intre cimpurile unei ferestre se face cu tasta TAB sau SAGEATA IN JOS; butonul OK - iese din fereastra respectiva cu confirmarea modificarilor facute; butonul CANCEL - iese din fereastra respectiva cu renuntarea la eventuale modificari facute; butonul PRINT - permite imprimarea inregistrarii respective ( de exemplu factura, aviz etc.); in cadrul unei liste de date oarecare ( lista de conturi, lista de clienti etc.) utilizatorul va intalni in general urmatoarele butoane: ADAUGA permite adaugarea unui nou element in lista - aceasta comanda este accesibila si cu tasta INS;file:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (5 of 95)16.10.2003 00:48:09

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

MODIFICA permite vizualizarea/modificarea elementului curent din cadrul listei - aceasta comanda este accesibila si cu tasta F5; STERGE permite stergerea elementului curent din cadrul listei - aceasta comanda este accesibila si cu tasta DEL; PRINT permite imprimarea listei respective; SUMA permite actualizarea numarului de elemente din lista precum si a totalurilor eventualelor cimpuri de tip numeric din cadrul listei respective; tasta SPATIU permite deschiderea unui meniu din care sunt accesibile unele din functiile de mai sus; OK iese din lista respectiva cu selectia inregistrarii respective; CANCEL iese din lista respectiva fara a selecta nici o inregistrare; In marea majoritate a cazurilor, selectarea butoanelor ADAUGA sau MODIFICA dintr-o lista duce la aparitia unei ferestre in care apar explicit campurile corespunzatoare inregistrarii curente din lista respectiva;

Simbolurile grafice utilizate sunt urmatoarele :Inapoi la cuprins

Semnificatia lor este urmatoarea : Buton Explicatie Tasta rapida Adauga inregistrare. In orice modul, actionand acest buton se va putea crea o noua INSERT inregistrare in baza de date. Modifica inregistrare. In orice modul, actionand acest buton se va putea modifica inregistrarea F5 pe care este pozitionat cursorul. Stergere inregistrare. In orice modul, actionand acest buton se va putea sterge inregistrarea pe DELETE care este pozitionat cursorul. Cauta inregistrare. In orice modul, actionand acest buton se va putea cauta o inregistrare F7 dupa anumite criterii (nume, cod etc.). Suma. In orice modul, actionand acest buton se va putea calcula totalul listei de F8 la ecran Print grafic. F9 In orice modul, actionand acest buton se va putea imprima lista de la ecran. Utilizarea acestui buton de print se recomanda pentru imprimantele grafice (cu jet de cerneala sau laser). Print text. CTRL + F9 In orice modul, actionand acest buton se va putea imprima lista de la ecran. Utilizarea acestui buton de print se recomanda pentru imprimantele matriciale.file:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (6 of 95)16.10.2003 00:48:09

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

Alte butoane si conventii : Buton Explicatie Tasta rapida OK ENTER Va inchide orice ecran salvand inregistrarea efectuata. Cancel ESC Va inchide orice ecran fara a salva inregistrarea Exit ALT+F4 Va iesi din orice modul OBSERVATIE : Nu se recomada iesirea din ferestre utilizand simbolul Windows pentru Inchidere Select ENTER Va selecta inregistrarea pe care este pozitionat cursorul sau va deschide o lista din care se pot selecta anumite inregistrari. Configurare Va deschide o fereastra in care este posibila configurarea modulului respectiv. Reactualizare Reactualizeaza tip operatiune Transfer acte Transfera acte din alte module Sterge acte transferate din alte module -

Firme utilizatorInapoi la cuprins

Cu ajutorul sistemului PLATPHORMA se pot gestiona teoretic un numar nelimitat de firme, denumite firme-utilizator. Practic numarul acestora depinde de capacitatea HDD a calculatorului pe care este instalat programul. O firma-utilizator ocupa un minim de 15MB, spatiul ocupat crescand odata cu introducerea datelor si fiind mai mare in cazul in care se lucreaza pe mai multe luni, cu mai multe gestiuni, puncte de lucru etc. Datele despre firme-utilizator se pot defini / modifica din fereastra Alege firma care apare la fiecare intrare in sistem. Aceasta fereastra poate fi apelata si din meniul Operatiuni al ecranului principal optiunea Schimba firma. La definirea unei Firme Utilizator trebuiesc avute in vedere urmatoarele aspecte: - precizarea denumirii complete a firmei, impreuna cu elementele ei de identificare: Cod fiscal, Numar de Inregistrare, Adresa, Cont bancar, Banca; - precizarea lunii financiare cu care se incepe gestionarea firmei respective cu sistemul Platphorma. ! Atentie!: Luna si anul de inceput nu pot fi modificate ulterior; Pentru fiecare firma utilizator programul va aloca automat un cod (Ex : 10, 11 etc). Datele firmei respective se vor regasi in directorul : c:\platph7\cesXX. Stergerea unei firme-utilizator din lista de firme nu va duce si la stergerea ei fizica de pe HDD. Acest lucru se face numai din afara programului si se recomanda ca acest lucru sa fie facut de un operator specializat.

Firme interne (Clienti / Furnizori Interni)Inapoi la cuprins

Acest modul asigura urmarirea analitica a clientilor si furnizorilor. In mod automat facturile emise si primite, incasarile si platile dinfile:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (7 of 95)16.10.2003 00:48:09

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

casa si banca, CEC-urile, deconturile, avansurile si inchiderea avansurilor, compensarile sau decontarile in trei etc. produc o inregistrare in fisa de client sau furnizor a unei firme. Avantajul lucrului cu acest modul este acela ca se poate obtine o situatie exacta a unei firme oricand, fara sa se astepte inchiderea unei balante (care de regula intarzie). De evidentiat este faptul ca se poate vizualiza fisa analitica completa client/ furnizor, sau doar fisa de client, sau doar fisa de 419 a unui client etc.. Acest modul are si o parte de analiza proprie in care se pot vizualiza clientii cu cele mai mari vanzari precum si graficul vanzarilor pe luni pentru un client, o grupa de clienti sau toti clientii. De asemenea se asigura obtinerea unei balante de clienti si furnizori, cu toate coloanele unei balante de verificare, pentru fiecare cont sintetic si analitic (401,404,409,411,419 etc). Accesarea modulului se face din ecranul principal, apasind butonul Firme interne Definirea unui partenerInapoi la cuprins

Definirea unui partener (client / furnizor) se face apelind butonul Adauga din ecranul Firme. Elementele ce trebuie definite sunt urmatoarele (cele marcate cu * sunt obligatorii) : q Cod * defineste codul firmei respective si poate fi utilizat ca si criteriu de cautare ; Poate fi format dintr-un sir de caractere alfa-numerice de pana la 10 caractere ; q Cod fiscal * - defineste codul fiscal al firmei respective; Poate fi format dintr-un sir de caractere alfa-numerice de pana la 15 caractere ; q Denumire * defineste numele partenerului si poate fi utilizat ca si criteriu de cautare ; Poate fi format dintr-un sir de caractere alfa-numerice de pana la 50 caractere. q Oras - se recomanda completarea mai ales in cazul tiparirii documentelor fiscale din program (emitere facturi on-line); q Judet - se recomanda completarea mai ales in cazul tiparirii documentelor fiscale din program (emitere facturi on-line); q Cont analitic se va folosi numai in anumite situatii speciale si numai la recomandarea producatorului ; q Telefon - se recomanda completarea mai ales in cazul tiparirii documentelor fiscale din program (emitere facturi on-line); q Fax date informative ; q Banci si conturi la banci - se recomanda completarea mai ales in cazul tiparirii documentelor fiscale din program (emitere facturi on-line); q Adresa - se recomanda completarea mai ales in cazul tiparirii documentelor fiscale din program (emitere facturi on-line); q E-mail1 - date informative ; q E-mail2 - date informative ; q Persoana de contact date informative ; q Clasa partenerii pot fi grupati in diverse clase generale (en-gros , en-detail, fidel, ocazional, etc.) ; In functie de acest criteriu se pot obtine anumite situatii ; q Domeniu de activitate date informative ; q Cod agent in cazul lucrului cu agenti de vinzare se poate specifica codul agentului la care este alocata firma respectiva ; In cazul facturarii on-line, pe facturile emise catre firma respectiva va fi propus automat agentul specificat ; q Ruta - in cazul lucrului cu agenti de vinzare se poate specifica ruta pe care este plasata firma respectiva ; In functie de acest criteriu se pot obtine anumite situatii ; q Autorizatie se completeaza in cazul firmelor producatoare / distribuitoare de bauturi alcoolice sau tigari ; q Credit maxim se poate completa cu o suma considerata plafon maxim de creditare peste care operatorul va fi avertizat in cazul facturarii on-line ; Daca se doreste utilizarea acestei optiuni trebuie bifat Atentionare la credit maxim Da ; q Indice pret in functie de sistemul de preturi, de oferta stabilita se poate propune un pret de vinzare in mod automat ; Aceasta optiune trebuie corelata cu alte setari in cadrul programului ; q Tip cod bar se completeaza cu codul de bare solicitat de beneficiar ; Aceasta optiune trebuie corelata cu alte setari in cadrul programului ; q Tip pret se completeaza cu codul listei de preturi aferente beneficiarului respectiv ; Aceasta optiune trebuie corelata cu alte setari in cadrul programului ; q Procent penalizare in cazul calculului automat de penalizari, se va completa procentul corespunzator ; Aceasta optiune trebuie corelata cu alte setari in cadrul programului ; q Procent discount se specifica discountul de care beneficiaza partenerul respectiv ; acest discount va fi propus automat in cazul facturarii on-line ; Aceasta optiune trebuie corelata cu alte setari in cadrul programului ;Inapoi la cuprins

file:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (8 of 95)16.10.2003 00:48:09

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

Modificare datelor unui partener :Inapoi la cuprins

Se face apelind butonul Modifica din fereastra Firme. Stergerea unui partener :Inapoi la cuprins

Se face apelind butonul Sterge din fereastra Firme. ! Atentie : Un partener nu poate fi sters daca nu are sume in fisa (sold initial, sume debit, sume credit, sold); ! Atentie : Nu se recomanda stergerea unui partener cu care s-a lucrat in cursul unui an fiscal. Meniurile modulului Firme Interne:Inapoi la cuprins

Operatiuni: q Adauga adauga partener; q Modifica modifica date despre partener; q Sterge sterge partener; q Cauta cauta un partener dupa cod sau dupa nume, in functie de criteriul dupa care este sortata baza de date (vezi meniul sortare); q Totaluri calculeaza totalul listei de clienti furnizori ; Pentru a fi relevant trebuie calculata mai intai fisa analitica client / furnizor ; q Calcul fisa analitica recalculeaza fisele de client si furnizor in luna respectiva ; comanda este obligatorie la sfirsitul fiecarei luni sau atunci cand se doreste reactualizarea fiselor ; Pentru a fi relevanta, este necesar ca definirea notelor contabile pentru actele introduse in sistem si care au legatura cu partenerii sa fie facuta corect ; q Vizualizare fisa analitica permite vizualizarea fisei analitice de client / furnizor. In aceasta fisa se vor regasi toate tranzactiile efectuate cu un partener (facturi, plati, incasari, compensari etc.) in luna respectiva ; Pentru a fi relevanta trebuie calculata mai intii fisa analitica client / furnizor (in anumite cazuri ); Pentru imprimarea fisei de client furnizor se vor utiliza butoanele de print situate in ecranul Fisa analitica client / furnizor. Se recomanda selectarea tipului de raport corespunzator pentru fiecare tip in parte (client, furnizor, client si furnizor) ; Vizualizarea fisei analitice se poate face si cu dublu click pe partenerul respectiv ; q Fisa pe perioada - permite vizualizarea fisei analitice de client / furnizor pe o perioada ce poate fi selectata. In aceasta fisa se vor regasi toate tranzactiile efectuate cu un partener (facturi, plati, incasari, compensari etc.) pe perioada selectata; Pentru a fi relevanta trebuie calculata mai intai fisa analitica client / furnizor pe fiecare luna (in anumite cazuri ); Pentru imprimarea fisei de client furnizor se vor utiliza butoanele de print situate in ecranul Fisa analitica client / furnizor. Se recomanda selectarea tipului de raport corespunzator pentru fiecare tip in parte (client, furnizor, client si furnizor) ; q Note diverse firme permite introducerea unor note diverse (corectii) ce vor aparea in fisa firmei si in balanta de verificare (daca acest lucru se doreste). Elementele ce trebuie specificate sunt urmatoarele : - data (ziua) tranzactiei ; - explicatia ; - firma pentru care se face inregistrarea ; se va selecta din lista de parteneri ; - suma ; - contul debit si contul credit ; acestea se pot selecta din planul de conturi ; - unde sa ajunga suma respectiva : in fisa clientului pe debit, credit sau amandoua ; in fisa furnizorului pe debit, credit sau amandoua ; - daca se doreste contarea tranzactiei se va bifa Se conteaza Da

Situatii: q Clienti restanti permite obtinerea unei situatii cu toti clientii restanti intr-o luna (coloana de sold client diferita de 0) ; q Furnizori restanti permite obtinerea unei situatii cu toti furnizorii restanti intr-o luna (coloana de sold furnizor diferita de 0) ; q Fisa analitica Clienti permite vizualizarea fiselor de clienti, in mod cumulat (doar coloanele de client) ;file:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (9 of 95)16.10.2003 00:48:10

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

q

Fisa analitica Furnizori - permite vizualizarea fiselor de furnizori, in mod cumulat (doar coloanele de furnizor) ;

Urmarire pe conturi: Solduri initiale in cadrul acestui meniu se pot introduce soldurile initiale ale partenerilor, atunci cand nu se cunoaste componenta soldului pe facturi sau in cazul conturilor de avansuri (409,419) sau a conturilor 461,462 (atunci cand se doreste urmarirea lor prin modulul Firme interne) . Pasii de urmat pentru introducerea soldurilor initiale sunt urmatorii: - in fereastra Solduri initiale firme se apeleaza butonul Adauga; Se vor completa urmatoarele date: - explicatia (Ex. Sold initial); - partenerul se va selecta din lista de firme; daca nu exista, trebuie creat; - suma; - contul corespunzator (401, 409, 411 etc..); - se va bifa tipul partenerului (client sau furnizor); - se va bifa rubrica corespunzatoare tipului (debit sau credit); Este recomandata utilizarea metodei introducerii soldurilor pe componenta pentru conturile 401 si 411 .(vezi introducerea actelor initiale). q Balanta firme se poate calcula o balanta de firme, cu aceleasi coloane ca ale unei balante de verificare, in care fiecare partener va aparea cu sumele corespunzatoare si prin contul contabil corespunzator. Ex : Un furnizor, poate aparea in aceeasi luna ca furnizor normal (401) si furnizori de imobilizari (404); programul va crea in balanta de firme cate o inregistrare pentru fiecare cont contabil in parte. Alte optiuni in cadrul balantei de firme: - recalculul balantei se face actionind butonul Calculeaza - in cadrul acestei balante se poate selecta doar un cont (401) cu ajutorul meniului Selectie -> Un cont sau se poate creea o selectie complexa, prin formula; - un partener poate fi cautat actionind butonul Cauta. Cautarea se poate face dupa unul din criteriile stabilite in cadrul meniului sortare; - fisa unui partener se poate vedea cu dublu click pe inregistrare; - fisa pe perioada se poate accesa din meniul Tabel -> Fisa pe perioada; - imprimarea balantei se va face actionind unul din cele doua butoane de print, in functie de tipul imprimantei.q q

q

q

q

Preia solduri din luna precedenta se foloseste pentru a prelua soldurile finale ale lunii precedente ca solduri initiale ale lunii curente; se recomanda folosirea acestei optiuni la inceputul fiecarei luni (nu si in prima luna de utilizare a modulului). Aceasta operatiune este obligatorie atunci cand s-a intervenit cu modificari asupra lunii precedente! Nota contabila client se poate vizualiza nota contabila a conturilor de client pe parcursul unei luni; optiunea este activa doar daca sunt respectate anumite setari speciale; Conturi furnizor aici se vor adauga toate conturile de furnizor ce se doresc a fi urmarite (401,409 etc.). Va fi introdus contul sintetic (si nu analitic). Nedefinirea unui cont de furnizor va duce la obtinerea unor rezultate eronate; Conturi client aici se vor adauga toate conturile de clienti ce se doresc a fi urmarite (411,419 etc.). Va fi introdus contul sintetic (si nu analitic). Nedefinirea unui cont de client va duce la obtinerea unor rezultate eronate.

Selectie: Prin selectie se intelege marcarea inregistrarilor ce respecta o conditie cu * in cimpul Sel. Pentru a ramine pe ecran doar inregistrarile marcate se va actiona comanda Selectate din meniul Sortare.q q q q q q q q q

Toate selecteaza toate inregistrarile din ecranul Firme; Nici unul deselecteaza toate inregistrarile; Invers inverseaza selectia curenta; Formula permite selectii complexe, dupa o formula; Furnizori selecteaza doar firmele ce au sold creditor pozitiv si/sau sume creditoare provenite din facturi primite; Clienti selecteaza doar firmele ce au sold debitor pozitiv si/sau sume debitoare provenite din facturi emise; Furnizori restanti selecteaza doar firmele ce au sold creditor pozitiv; Clienti restanti selecteaza doar firmele ce au sold debitor pozitiv; O clasa selecteaza doar firmele ce au clasa egala cu cea specificata de operator;

file:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (10 of 95)16.10.2003 00:48:10

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

q q q

Agent selecteaza doar firmele ce au agentul egal cu cel specificat de operator; Oras - selecteaza doar firmele ce au orasul egal cu cel specificat de operator; Judet - selecteaza doar firmele ce au judetul egal cu cel specificat de operator;

Sortare: Prin sortare se intelege ordonarea inregistrarilor dupa un anumit criteriu si/sau afisarea la ecran a inregistrarilor care respecta un anumit criteriu.q q q q

q

q q q

Denumire ordoneaza lista de parteneri dupa denumirea partenerului; aceasta ordonare este implicita; Cod - ordoneaza lista de parteneri dupa codul partenerului; Selectate afiseaza doar inregistrarile ce au valoarea * in cimpul sel; Selectate / valoare - afiseaza doar inregistrarile ce au valoarea * in cimpul sel si le ordoneaza dupa valoarea din cimpul Valoare (vezi Meniu valoare) Selectate / valoare text - afiseaza doar inregistrarile ce au valoarea * in cimpul sel si le ordoneaza dupa valoarea din cimpul Valoare text (vezi Meniu valoare) Top clienti sorteaza lista de clienti dupa valoarea debitului clientilor; Top furnizor sorteaza lista de furnizori dupa valoarea creditului furnizorilor; Domeniu sorteaza lista de parteneri dupa domeniu;

Valoare : q Sold client trece soldul clientului in cimpul valoare si ordoneaza dupa acesta; q Sold furnizor trece soldul furnizorului in cimpul valoare si ordoneaza dupa acesta; q Debit client trece debitul clientului in cimpul valoare si ordoneaza dupa acesta; q Credit furnizor trece creditul furnizorului in cimpul valoare si ordoneaza dupa acesta; q Diferenta calculeaza diferenta intre debit client si credit furnizor (sold global al partenerului) o trece in cimpul valoare si ordoneaza dupa acesta; q Orice cimp text ordoneaza lista in functie de orice cimp text specificat de operator; Grafic : q Total clienti reda in mod grafic evolutia clientilor in an (grafic de vinzari); q Total furnizori reda in mod grafic evolutia furnizorilor in an (grafic de cumparari); SAL: Acest meniu este rezervat in general producatorului, integratorului sau administratorului de sistem. Nu se recomanda folosirea sa decat la recomandarea expresa a producatorului !q

Configurare - se pot configura radacina codului pentru o firma (o litera sau un numar ce va aparea automat inaintea codului unui partener); - Cod resursa BRP rezervat producator; - Cod resursa NT - rezervat producator; Verifica firme in cazul unui accident (blocaj, cadere de tensiune etc.) care duce la disparitia din lista a unor parteneri, se poate utiliza aceasta comanda, numai dupa ce s-a executat comanda Calcul fisa analitica din meniul operatiuni si numai la recomandarea expresa a producatorului! Tabela de corespondenta utilizind aceasta optiune se poate inlocui un partener cu altul (Ex: firma X a fost introdusa in lista de doua ori odata X si odata X SRL. Utilizind aceasta comanda cele doua firme vor deveni una singura). Aceasta comanda se va utiliza numai la recomandarea expresa a producatorului! Euro se stabileste valoarea Euro lunara pentru calculul accizelor. Optiunea are un caracter specific societatilor producatoare de alcool. Aceasta comanda se va utiliza numai la recomandarea expresa a producatorului!

q

q

q

OBSERVATII:Inapoi la cuprins

1. LA INCEPUTUL FIECAREI LUNI ASIGURATI-VA CA SOLDURILE FINALE ALE LUNII PRECEDENTE SEfile:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (11 of 95)16.10.2003 00:48:10

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

REGASESC CA SI SOLDURI INITIALE ALE LUNII CURENTE. IN CAZUL APARITIEI UNOR DIFERENTE UTILIZATI COMANDA PREIA SOLDURI DIN LUNA PRECEDENTA DIN MENIUL URMARIRE PE CONTURI, URMATA DE COMANDA CALCUL FISA ANALITICA DIN MENIUL OPERATIUNI; 2. INAINTE DE INCHIDEREA UNEI LUNI ASIGURATI-VA CA S-A EXECUTAT COMANDA CALCUL FISA ANALITICA DIN MENIUL OPERATIUNI; 3. VERIFICATI CONCORDANTA DINTRE SOLDURILE MODULULUI FIRME INTERNE (PENTRU FIECARE CONT IN PARTE) SI BALANTA DE VERIFICARE. IN CAZUL APARITIEI UNOR NECORELATII VERIFICATI CONTAREA SI DACA S-AU RESPECTAT PASII 1 SI 2 DE MAI SUS.

Firme externe (Clienti / Furnizori Externi)Inapoi la cuprins

Acest modul asigura urmarirea analitica a clientilor si furnizorilor externi. In mod automat facturile emise si primite, incasarile si platile din casa si banca, deconturile in valuta, produc o inregistrare in fisa de client sau furnizor a unei firme externe. Avantajul lucrului cu acest modul este acela ca se poate obtine o situatie exacta a unei firme oricand, fara sa se astepte inchiderea unei balante (care de regula intarzie). De evidentiat este faptul ca se poate vizualiza fisa analitica completa client/ furnizor, sau doar fisa de client, sau doar fisa de 419 a unui client etc. Se asigura obtinerea unei balante de clienti si furnizori, cu toate coloanele unei balante de verificare, pentru fiecare cont sintetic si analitic (401,404,409,411,419 etc.). Accesarea modulului se face din ecranul principal, apasind butonul Firme externe Definirea unei firme externeInapoi la cuprins

Definirea unui partener (client / furnizor) se face apelind butonul Adauga din ecranul Firme. Elementele ce trebuie definite sunt urmatoarele (cele marcate cu * sunt obligatorii) : q Cod * defineste codul firmei respective si poate fi utilizat ca si criteriu de cautare ; Poate fi format dintr-un sir de caractere alfa-numerice de pana la 10 caractere ; q Nume * defineste numele partenerului si poate fi utilizat ca si criteriu de cautare ; Poate fi format dintr-un sir de caractere alfa-numerice de pana la 50 caractere ; q Localitate - se recomanda completarea mai ales in cazul tiparirii documentelor fiscale din program (emitere facturi on-line); q Provincie - se recomanda completarea mai ales in cazul tiparirii documentelor fiscale din program (emitere facturi on-line); q Tara - se recomanda completarea mai ales in cazul tiparirii documentelor fiscale din program (emitere facturi on-line); q Telefon - se recomanda completarea mai ales in cazul tiparirii documentelor fiscale din program (emitere facturi on-line); q Banci si conturi la banci - se recomanda completarea mai ales in cazul tiparirii documentelor fiscale din program (emitere facturi on-line); q Adresa - se recomanda completarea mai ales in cazul tiparirii documentelor fiscale din program (emitere facturi on-line); q E-mail1 - date informative ; q E-mail2 - date informative ; q Web - date informative ;Inapoi la cuprins

Modificare datelor unei firme externe :Inapoi la cuprins

Se face apelind butonul Modifica din fereastra Firme externe.

file:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (12 of 95)16.10.2003 00:48:10

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

Stergerea unei firme externe :Inapoi la cuprins

Se face apelind butonul Sterge din fereastra Firme externe. ! Atentie : Un partener nu poate fi sters daca nu are sume in fisa (sold initial, sume debit, sume credit, sold); ! Atentie : Nu se recomanda stergerea unui partener cu care s-a lucrat in cursul anului fiscal; Meniurile modulului Firme Externe Inapoi la cuprins: Operatiuni: q Adauga adauga partener; q Modifica modifica date despre partener; q Sterge sterge partener; q Cauta cauta un partener dupa cod sau dupa nume, in functie de criteriul dupa care este sortata baza de date (vezi meniul sortare); q Totaluri calculeaza totalul listei de clienti furnizori externi; Pentru a fi relevant trebuie calculata mai intai fisa analitica client / furnizor ; Utilizatorul va trebui sa selecteze moneda dorita ; q Calcul fisa analitica valuta recalculeaza fisele de client si furnizor in luna respectiva, in valuta selectata de operator ; comanda este obligatorie la sfarsitul fiecarei luni sau atunci cand se doreste reactualizarea fiselor ; Pentru a fi relevanta, este necesar ca definirea notelor contabile pentru actele introduse in sistem si care au legatura cu partenerii sa fie facuta corect ; q Calcul fisa analitica lei recalculeaza fisele de client si furnizor in luna respectiva, indiferent de valuta in care s-a lucrat cu partenerul respectiv ; comanda este obligatorie la sfarsitul fiecarei luni sau atunci cand se doreste reactualizarea fiselor ; Pentru a fi relevanta, este necesar ca definirea notelor contabile pentru actele introduse in sistem si care au legatura cu partenerii sa fie facuta corect ; q Vizualizare fisa analitica permite vizualizarea fisei analitice de client / furnizor. In aceasta fisa se vor regasi toate tranzactiile efectuate cu un partener (facturi, plati, incasari, compensari etc.) in luna respectiva ; Pentru a fi relevanta trebuie calculata mai intai fisa analitica client / furnizor (in anumite cazuri ); Pentru imprimarea fisei de client furnizor se vor utiliza butoanele de print situate in ecranul Fisa analitica client / furnizor. Se recomanda selectarea tipului de raport corespunzator pentru fiecare tip in parte (client, furnizor, client si furnizor) ; Vizualizarea fisei analitice se poate face si cu dublu click pe partenerul respectiv ; q Fisa pe perioada - permite vizualizarea fisei analitice de client / furnizor pe o perioada ce poate fi selectata. In aceasta fisa se vor regasi toate tranzactiile efectuate cu un partener (facturi, plati, incasari, compensari etc.) pe perioada selectata; Pentru a fi relevanta trebuie calculata mai intai fisa analitica client / furnizor pe fiecare luna (in anumite cazuri ); Pentru imprimarea fisei de client furnizor se vor utiliza butoanele de print situate in ecranul Fisa analitica client / furnizor. Se recomanda selectarea tipului de raport corespunzator pentru fiecare tip in parte (client, furnizor, client si furnizor) ; q Note diverse firme permite introducerea unor note diverse (corectii) ce vor aparea in fisa firmei si in balanta de verificare (daca acest lucru se doreste). Elementele ce trebuie specificate sunt urmatoarele : - data (ziua) tranzactiei ; - explicatia ; - firma pentru care se face inregistrarea ; se va selecta din lista de parteneri ; - suma in valuta ; - cursul si moneda (valuta) in care se efectueaza tranzactia ; acestea se selecteaza prin apasarea butonului Moneda ; - contul debit si contul credit ; acestea se pot selecta din planul de conturi ; - unde sa ajunga suma respectiva : in fisa clientului pe debit, credit sau amandoua ; in fisa furnizorului pe debit, credit sau amandoua ; - daca se doreste contarea tranzactiei se va bifa Se conteaza Da Urmarire globala: Pentru cazurile in care nu se foloseste mecanismul urmaririi pe conturi, utilizatorul va putea introduce (global) soldul partenerului atat in lei cat si in valuta. Acest mecanism nu este insa recomandat. Se recomanda utilizarea mecanismului Urmarire pe conturi, caz in care se poate deduce si prin ce cont s-a desfasurat o operatiune.

file:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (13 of 95)16.10.2003 00:48:10

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

Urmarire pe conturi: Sold inceput luna in cadrul acestui meniu se pot introduce soldurile initiale ale partenerilor, atunci cand nu se cunoaste componenta soldului pe facturi sau in cazul conturilor de avansuri (409,419) sau a conturilor 461,462 (atunci cand se doreste urmarirea lor prin modulul Firme externe) . Pasii de urmat pentru introducerea soldurilor initiale sunt urmatorii: - se apeleaza butonul Adauga; Se vor completa urmatoarele date: - explicatia (Ex. Sold initial); - partenerul se va selecta din lista de firme; daca nu exista, trebuie creat; - suma in valuta; - cursul si moneda (valuta) in care se efectueaza tranzactia ; acestea se selecteaza prin apasarea butonului Valuta / curs ; - contul corespunzator (401, 409, 411 etc.); - se va bifa tipul partenerului (client sau furnizor); - se va bifa rubrica corespunzatoare tipului (debit sau credit); Este recomandata utilizarea metodei introducerii soldurilor pe componenta pentru conturile 401 si 411 (vezi introducerea actelor initiale). q Preia solduri precedente se foloseste pentru a prelua soldurile finale ale lunii precedente ca solduri initiale ale lunii curente; se recomanda folosirea acestei optiuni la inceputul fiecarei luni (nu si in prima luna de utilizare a modulului). Aceasta operatiune este obligatorie atunci cand s-a intervenit cu modificari asupra lunii precedente! q Balanta firme valute se poate calcula o balanta de firme, cu aceleasi coloane ca ale unei balante de verificare, in care fiecare partener va aparea cu sumele corespunzatoare si prin contul contabil corespunzator. Ex : Un furnizor, poate aparea in aceeasi luna ca furnizor normal (401) si furnizori de imobilizari (404); programul va crea in balanta de firme cate o inregistrare pentru fiecare cont contabil in parte. Alte optiuni in cadrul balantei de firme: - in cadrul acestei balante se poate selecta doar un cont (401) cu ajutorul meniului Selectie -> Un cont sau se poate crea o selectie complexa, prin formula; - un partener poate fi cautat actionind butonul Cauta. Cautarea se poate face dupa unul din criteriile stabilite in cadrul meniului sortare; - fisa unui partener se poate vedea cu dublu click pe inregistrare; - fisa pe perioada se poate accesa din meniul Tabel -> Fisa pe perioada; - imprimarea balantei se va face actionand unul din cele doua butoane de print, in functie de tipul imprimantei ; - centralizare valute se poate obtine o centralizare pe valute a balantei de firme externe ; acest lucru se face prin apasarea butonului centralizare valute ; - centralizare lei se poate obtine o centralizare in lei a balantei de firme externe ; acest lucru se face prin apasarea butonului centralizare lei ; q Conturi clienti aici se vor adauga toate conturile de clienti ce se doresc a fi urmarite (411,419 etc.). Va fi introdus contul sintetic (si nu analitic). Nedefinirea unui cont de client va duce la obtinerea unor rezultate eronate; q Conturi furnizori aici se vor adauga toate conturile de furnizor ce se doresc a fi urmarite (401,409 etc.). Va fi introdus contul sintetic (si nu analitic). Nedefinirea unui cont de furnizor va duce la obtinerea unor rezultate eronate; q Nota contabila client se poate vizualiza nota contabila a conturilor de client pe parcursul unei luni; optiunea este activa doar daca sunt respectate anumite setari speciale; q Nota contabila furnizor se poate vizualiza nota contabila a conturilor de furnizor pe parcursul unei luni; optiunea este activa doar daca sunt respectate anumite setari speciale;q

Selectie: Prin selectie se intelege marcarea inregistrarilor ce respecta o conditie cu * in campul Sel. Pentru a ramane la ecran doar inregistrarile marcate se va actiona comanda Selectate din meniul Sortare.q q

Furnizori selecteaza doar firmele ce au sold creditor pozitiv si/sau sume creditoare provenite din factur primite; Clienti selecteaza doar firmele ce au sold debitor pozitiv si/sau sume debitoare provenite din facturi emise;

Sortare:

file:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (14 of 95)16.10.2003 00:48:10

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

Prin sortare se intelege ordonarea inregistrarilor dupa un anumit criteriu si/sau afisarea la ecran a inregistrarilor care respecta un anumit criteriu.q q

Denumire ordoneaza lista de parteneri dupa denumirea partenerului; aceasta ordonare este implicita; Selectate afiseaza doar inregistrarile ce au valoarea * in campul sel;

SAL: Acest meniu este rezervat in general producatorului, integratorului sau administratorului de sistem. Nu se recomanda folosirea sa decat la recomandarea expresa a producatorului !q

Configurare - se pot configura radacina codului pentru o firma (o litera sau un numar ce va aparea automat inaintea codului unui partener); - Cod resursa BRP rezervat producator; - Cod resursa NT - rezervat producator;

OBSERVATII:Inapoi la cuprins

1. LA INCEPUTUL FIECAREI LUNI ASIGURATI-VA CA SOLDURILE FINALE ALE LUNII PRECEDENTE SE REGASESC CA SI SOLDURI INITIALE ALE LUNII CURENTE. IN CAZUL APARITIEI UNOR DIFERENTE UTILIZATI COMANDA PREIA SOLDURI DIN LUNA PRECEDENTA DIN MENIUL URMARIRE PE CONTURI, URMATA DE COMANDA CALCUL FISA ANALITICA DIN MENIUL OPERATIUNI; 2. INAINTE DE INCHIDEREA UNEI LUNI ASIGURATI-VA CA S-A EXECUTAT COMANDA CALCUL FISA ANALITICA DIN MENIUL OPERATIUNI; 3. VERIFICATI CONCORDANTA DINTRE SOLDURILE MODULULUI FIRME EXTERNE (PENTRU FIECARE CONT IN PARTE) SI BALANTA DE VERIFICARE. IN CAZUL APARITIEI UNOR NECORELATII VERIFICATI CONTAREA SI DACA S-AU RESPECTAT PASII 1 SI 2 DE MAI SUS.

TertiInapoi la cuprins

Acest modul asigura urmarirea analitica a terilor (conturile 542,455, 461,462 etc). In mod automat toate documentele ce au legatura (prin configurare) cu un tert se vor putea regasi automat in acest modul. De asemenea se asigura obtinerea unei balante de terti, cu toate coloanele unei balante de verificare, pentru fiecare cont sintetic si analitic (542,455, 461,462, etc). Accesarea modulului se face din ecranul principal, apasand butonul Terti Definirea unui tertInapoi la cuprins

Definirea unui tert se face apeland butonul Adauga din ecranul Terti. Elementele ce trebuiesc definite sunt urmatoarele (cele marcate cu * sunt obligatorii) : q Clasa se utilizeaza pentru a evidentia tipul tertului (542, 455 etc) ; q Nume * numele tertului definit ; q Analitic se utilizeaza in situatii speciale, la recomandarea producatorului ; se va completa numai analiticul (Ex. 01 si nu 542.01) ; q Daca tertul ce se defineste este salariat (si este deja definit in modulul Personal salarizare) se poate selecta din lista de personal prin apasarea butonului Marca ; q Tipul contabil al tertului Debitor sau Creditor ; Modificare datelor unui tert :file:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (15 of 95)16.10.2003 00:48:10

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

Inapoi la cuprins

Se face apeland butonul Modifica din fereastra Terti. Stergerea unui tert :Inapoi la cuprins

Se face apeland butonul Sterge din fereastra Terti. ! Atentie : Un tert nu poate fi sters daca nu are sume in fisa (sold initial, sume debit, sume credit, sold); ! Atentie : Nu se recomanda stergerea unui tert cu care s-a lucrat in cursul an fiscal; Meniurile modulului Terti:Inapoi la cuprins

Operatiuni: q Adauga adauga tert; q Modifica modifica date despre tert; q Sterge sterge tert; q Cauta cauta un tert dupa nume; q Totaluri calculeaza totalul listei de terti ; Pentru a fi relevant trebuie calculata mai intai fisa tertilor ; q Calcul fisa recalculeaza fisele de terti in luna respectiva ; comanda este obligatorie la sfarsitul fiecarei luni sau atunci cand se doreste reactualizarea fiselor ; Pentru a fi relevanta, este necesar ca definirea notelor contabile pentru actele introduse in sistem si care au legatura cu partenerii sa fie facuta corect ; q Vizualizare fisa analitica permite vizualizarea fisei analitice a unui tert. In aceasta fisa se vor regasi toate tranzactiile efectuate cu un tert in luna respectiva ; Pentru a fi relevanta trebuie calculata mai intai fisa analitica (in anumite cazuri ); Pentru imprimarea fisei tertului se vor utiliza butoanele de print situate in ecranul Fisa analitica tert. Vizualizarea fisei analitice se poate face si cu dublu click pe tertul respectiv ; q Sold initial permite introducerea soldului initial pe fiecare tert ; q Preia sold an precedent preia soldul tertilor din anul precedent ; q Fisa pe perioada - permite vizualizarea fisei analitice a tertului pe o perioada ce poate fi selectata. In aceasta fisa se vor regasi toate tranzactiile efectuate cu un tert pe perioada selectata; Pentru a fi relevanta trebuie calculata mai intai fisa analitica a tertilor pe fiecare luna (in anumite cazuri ); Pentru imprimarea fisei tertului se vor utiliza butoanele de print situate in ecranul Fisa analitica tert. q Note contabile permit introducerea unor note diverse (corectii) ce vor aparea in fisa tertului si in balanta de verificare (daca acest lucur se doreste). Elementele ce trebuiesc specificate sunt urmatoarele : - data (ziua) tranzactiei ; - explicatia ; - tertul pentru care se face inregistrarea ; se va selecta din lista de terti ; - suma ; - contul debit si contul credit ; acestea se pot selecta din planul de conturi ; - unde sa ajunga suma respectiva : in fisa tertului pe debit sau pe credit; - daca se doreste contarea tranzactiei se va bifa Se conteaza Selectie: q O clasa selecteaza toate inregistrarile din ecranul Terti ce au clasa specificata de operator ; OBSERVATII:Inapoi la cuprins

1. LA INCEPUTUL FIECAREI LUNI ASIGURATI-VA CA SOLDURILE FINALE ALE LUNII PRECEDENTE SE REGASESC CA SI SOLDURI INITIALE ALE LUNII CURENTE. IN CAZUL APARITIEI UNOR DIFERENTE UTILIZATI COMANDA CALCUL FISA DIN MENIUL OPERATIUNI; 2. INAINTE DE INCHIDEREA UNEI LUNI ASIGURATI-VA CA S-A EXECUTAT COMANDA CALCUL FISA DIN MENIUL OPERATIUNI; 3. VERIFICATI CONCORDANTA DINTRE SOLDURILE MODULULUI FIRME INTERNE (PENTRU FIECAREfile:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (16 of 95)16.10.2003 00:48:10

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

CONT IN PARTE) SI BALANTA DE VERIFICARE. IN CAZUL APARITIEI UNOR NECORELATII VERIFICATI CONTAREA SI DACA S-AU RESPECTAT PASII 1 SI 2 DE MAI SUS.

Terti in valuta (externi)Inapoi la cuprins

Acest modul asigura urmarirea analitica a tertilor in valuta (conturile 542,455, 461,462 etc). In mod automat toate documentele ce au legatura (prin configurare) cu un tert extern se vor putea regasi automat in acest modul. De asemenea se asigura obtinerea unei balante de terti externi, cu toate coloanele unei balante de verificare, pentru fiecare cont sintetic si analitic (542,455, 461,462 etc.). Accesarea modulului se face din ecranul principal, apasind butonul Terti in valuta. Definirea unui tert externInapoi la cuprins

Definirea unui tert extern se face apelind butonul Adauga din ecranul Terti in valuta. Elementele ce trebuie definite sunt urmatoarele (cele marcate cu * sunt obligatorii) : q Clasa se utilizeaza pentru a evidentia tipul tertului (542, 455 etc) ; q Nume * numele tertului definit ; q Analitic se utilizeaza in situatii speciale, la recomandarea producatorului ; se va completa numai analiticul (Ex. 01 si nu 542.01) ; Modificarea datelor unui tert extern:Inapoi la cuprins

Se face apelind butonul Modifica din fereastra Terti in valuta. Stergerea unui tert extern:Inapoi la cuprins

Se face apelind butonul Sterge din fereastra Terti in valuta. ! Atentie : Un tert nu poate fi sters daca nu are sume in fisa (sold initial, sume debit, sume credit, sold); ! Atentie : Nu se recomanda stergerea unui tert cu care s-a lucrat in cursul anului fiscal. Meniurile modulului Terti in valuta:Inapoi la cuprins

Operatiuni: q Adauga adauga tert; q Modifica modifica date despre tert; q Sterge sterge tert; q Cauta cauta un tert dupa nume; q Totaluri calculeaza totalul listei de terti ; Pentru a fi relevant trebuie calculata mai intai fisa tertilor ; q Calcul fisa recalculeaza fisele de terti in luna respectiva ; comanda este obligatorie la sfarsitul fiecarei luni sau atunci cand se doreste reactualizarea fiselor ; Pentru a fi relevanta, este necesar ca definirea notelor contabile pentru actele introduse in sistem si care au legatura cu partenerii sa fie facute corect ; q Vizualizare fisa analitica permite vizualizarea fisei analitice a unui tert. In aceasta fisa se vor regasi toate tranzactiile efectuate cu un tert in luna respectiva ; Pentru a fi relevanta trebuie calculata mai intai fisa analitica (in anumite cazuri ); Pentru imprimarea fisei tertului se vor utiliza butoanele de print situate in ecranul Fisa analitica tert. Vizualizarea fisei analitice se poate face si cu dublu click pe tertul respectiv ; q Sold initial permite introducerea soldului initial pe fiecare tert ; q Genereaza balanta tert in valuta genereaza balanta tertilor in valuta;

file:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (17 of 95)16.10.2003 00:48:10

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

Selectie:q

O clasa selecteaza toate inregistrarile din ecranul Terti in valuta ce au clasa specificata de operator ;

OBSERVATII:Inapoi la cuprins

1. LA INCEPUTUL FIECAREI LUNI ASIGURATI-VA CA SOLDURILE FINALE ALE LUNII PRECEDENTE SE REGASESC CA SI SOLDURI INITIALE ALE LUNII CURENTE. IN CAZUL APARITIEI UNOR DIFERENTE UTILIZATI COMANDA CALCUL FISA DIN MENIUL OPERATIUNI; 2. INAINTE DE INCHIDEREA UNEI LUNI ASIGURATI-VA CA S-A EXECUTAT COMANDA CALCUL FISA DIN MENIUL OPERATIUNI; 3. VERIFICATI CONCORDANTA DINTRE SOLDURILE MODULULUI FIRME EXTERNE (PENTRU FIECARE CONT IN PARTE) SI BALANTA DE VERIFICARE. IN CAZUL APARITIEI UNOR NECORELATII VERIFICATI CONTAREA SI DACA S-AU RESPECTAT PASII 1 SI 2 DE MAI SUS.

Jurnal de Furnizori:Inapoi la cuprins

Acest modul se va utiliza doar in cazul in care una sau mai multe gestiuni au organizata evidenta dupa metoda Pretului cu amanuntul Accesarea modulului se face din ecranul principal, apasind butonul Jurnal Furnizori

Meniul Operatiuni:

1. Calcul Jurnal: genereaza jurnalul de cumparari la o anumita data. Jurnalul se calculeaza doar pentru gestiunile cu amanuntul. 2. Recitire: reactualizeaza datele in cazul lucrului in retea. 3. Cauta: cauta o inregistrare dupa data

Meniul Selectii:

1.Furnizor: selecteaza doar intrarile de la furnizori; 2.Transferuri: selecteaza transferurile dintre gestiuni.

Meniul Sortare:

file:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (18 of 95)16.10.2003 00:48:10

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

1.Data: sorteaza datele in functie de data (cronologic). 2.Selectate: afiseaza datele in functie de selectia facuta in meniul Selectii.Meniul Print:

Jurnal-> tipareste jurnalul.

Butonul Calcul Jurnal calculeaza jurnalul de furnizori. ! Aceasta operatiune este obligatorie la sfarsitule fiecarei luni ! Raportul de gestiune din Modulul Gestiune va fi incomplet si incorect fara calcularea Jurmalului de furnizori ! Calculul jurnalului de furnizori trebuie facut pentru fiecare gestiune in parte. Selectia gestiunilor se va face prin actionarea butonului Select

Casa in leiInapoi la cuprins

In cadrul acestui modul se gestioneaza operatiunile cu numerar. Se pot crea oricate conturi analitice de casa se doreste. Exista posibilitatea de a gestiona avansurile si restituirile din deconturi (contul 542) prin legarea acestora de o anumita persoana. De asemenea, se pot gestiona si avansurile prin conturile 409 si 419, impreuna cu TVA-ul aferent. Platile si incasarile din acest modul se pot lega de furnizori si clienti, precum si de facturile emise sau primite. In acest, caz o astfel de operatiune va inchide aceste facturi si va apare automat in fisa clientului sau furnizorului.Cu o singura inregistrare in casa se pot inchide mai multe facturi. Exista si o procedura de inchidere automata a facturilor restante, in limita sumei introduse, in ordinea datei de emitere. Fiecare cont isi creeaza propriul jurnal de casa. Toate inregistrarile efectuate in acest modul se pot transfera automat in modulul Balanta contabila sub forma de nota centralizata sau necentralizata. Accesarea modulului se face din ecranul principal, apasind butonul Casa Definirea / Selectarea unui cont de casa.Inapoi la cuprins

La intrarea in modul se va selecta contul de casa in care se doreste operarea inregistrarilor. Implicit programul are definit contul 5311 Casa in lei. Schimbarea contului de casa in timpul operarii in modul se poate face prin apasarea butonului Cont din partea de sus a ecranului. Definirea unui nou cont de casa se face prin actionarea butonului Adauga din fereastra Selectie cont. Contul se va alege din planul de conturi prin apasarea butonului cont (daca acest cont nu exista, va trebui creat de catre utilizator direct in planul de conturi). Utilizatorul va trebui sa completeze soldul initial din luna initializarii si sa specifice, daca doreste, contarea operatiunilor din cadrul acestui cont de casa (Se conteaza Da Nu). Efectuarea de inregistrari in modulul Casa in lei :Inapoi la cuprins

Lista de inregistrari din contul selectat va cuprinde toate operatiunile efectuate intr-o luna in contul respectiv. In lista operatiunilor de casa se pot adauga urmatoarele categorii de operatiuni : - operatiuni de casa diverse (Ex :scos din casa, depus in casa, plata salarii etc.);file:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (19 of 95)16.10.2003 00:48:10

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

-

incasari (Ex :incasarea unor facturi emise, incasarea de avansuri de la clienti etc.); plati (Ex : plata unor facturi primite, plati de avansuri catre furnizori etc.) ;

Adaugarea operatiunilor diverse de casa : Pentru a crea astfel de inregistrari se apeleaza butonul Adauga diverse. Se va deschide un ecran in care utilizatorul va trebui sa completeze urmatoarele cimpuri : q tipul operatiunii se va selecta din lista de Tipuri operatiuni prin apasarea butonului Tip operatiune ; q data tranzactiei (ziua, luna si anul sunt date de catre data generala a sistemului) ; q tipul si numarul documentului (Ex : Dispozitie de plata Nr. 5) ; q explicatia aferenta tranzactiei (Ex : Avans spre decontare) ; q suma tranzactiei (ca si plata sau incasare, depinzind de sensul operatiunii) ; Daca tipul operatiunii cere legarea de un tert operatorul va trebui sa selecteze tertul respectiv prin apasarea butonului Tert. De asemenea, daca se doreste centralizarea acestei tranzactii pe un centru de cost sau un centru de profit, operatorul va putea selecta acest centru (cont) prin apasarea butonului Cont de gestiune. Aceasta operatiune este insa optionala. Daca tranzactia efectuata este purtatoare de TVA (Ex : Inregistrarea unei cheltuieli de posta), se poate apasa butonul Cu TVA. In acest mod pe ecran se vor activa campurile necesare : q butonul Cont TVA cu ajutorul caruia operatorul va trebui sa selecteze contul de TVA corespunzator ; q rubricile TVA si Fara TVA se vor completa automat prin apasarea butonului Suma q Tip TVA se va bifa tipul corespunzator (Cota unica, neexigibil etc.). Pentru a incheia operatiunea de casa se apasa butonul OK sau tasta Enter. Modificarea unei operatiuni diverse de casa se face apelind butonul Modifica ; Stergerea unei operatiuni diverse de casa de face apelind butonul Sterge Definirea unui Tip de operatiune :Inapoi la cuprins

Definirea unui Tip de operatiune este necesara pentru inregistrarea operatiunilor diverse in casa. Tipul de operatiune se poate defini prin apasarea butonului Tip operatiune din fereastra Operatiune in cadrul adaugarii de Operatiuni Diverse. Se va deschide o lista cu toate tipurile de operatiuni definite. Adaugarea unuia nou se face prin apasarea butonului Adauga. Elementele ce trebuie completate sunt urmatoarele : q Codul operatiunii trebuie sa fie unic ; acest cod poate fi o expresie numerica (un numar de la 0 la 999999), o expresie caracter (o litera sau un grup de pina la 6 litere) sau o expresie alfa-numerica (numere si litere pina la 6 caractere (Ex : pentru operatiunea Plata salarii se poate folosi codul Ps) ; q Denumirea operatiunii un sir alfa-numeric de pina la 25 de caractere (Ex : Plata salarii) ; q Contul corespondent se poate alege din planul de conturi prin apasarea butonului Cont corespondent. Daca acest cont nu exista in planul de conturi trebuie creat ; q Legarea operatiunii se precizeaza daca inregistrarea respectiva va produce modificari si asupra altor module ; q Tipul operatiunii va exprima sensul operatiunii (incasare sau plata) ; q Daca operatiunea este purtatoare de TVA se va apasa butonul Cu TVA si se va preciza contul de TVA corespunzator ;

Odata definita o operatiune se va putea utiliza ori de cite ori se doreste. ! Atentie : NU schimbati codul unei operatiuni ce a fost utilizata ! Adaugarea incasarilor prin modulul de casa :Inapoi la cuprins

file:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (20 of 95)16.10.2003 00:48:10

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

Pentru adaugarea unei incasari in modulul Casa se va apasa butonul Adauga Clienti. Pe ecran va apare o fereastra in care operatorul trebuie sa completeze urmatoarele date :q q q q

q

data tranzactiei (ziua, luna si anul sunt date de catre data generala a sistemului) ; tipul si numarul documentului ; scadenta in cazul cecurilor sau biletelor la ordin ; explicatia aferenta tranzactiei. Se poate apasa butonul Automat.In acest mod programul va completa explicatia cu tipul si numarul actelor incasate ; firma care se incaseaza (clientul). Acesta se selecteaza din lista de firme prin apasarea butonului Firma. Daca firma nu exista, atunci trebuie creata ; contul de casa este selectat implicit la intrarea in modul. Se poate schimba prin apasarea butonului Cont si selectarea altui cont de casa din cele definite ; contul corespondent implicit este propus contul 411 Clienti. Acesta poate fi schimbat prin apasarea butonului Cont corespondent si selectarea altui cont din Nomenclatorul de conturi, sau prin scrierea lui directa in rubrica cont corespondent ; daca operatiunea este purtatoare de TVA se va apasa butonul Cu TVA si se vor preciza : Contul de TVA, Tipul Jurnalului de TVA, Semnul contarii, Tipul de TVA ; selectarea facturilor ce se incaseaza se face apasind butonul Adauga din partea de jos a ecranului. Programul va deschide automat o lista cu toate facturile neincasate la clientul selectat mai sus. Din aceasta lista operatorul va alege facturile dorite. Programul va completa automat cimpul Suma cu totalul facturilor incasate. Daca suma incasata este mai mare decat totalul facturilor, operatorul va trece suma dorita in cimpul Suma. Programul va completa automat in rubrica Din care legata suma corespunzatoare facturilor selectate si in rubrica Nelegata suma incasata in plus ; daca operatorul nu doreste contarea unei incasari (Ex : o reglare) va bifa Se conteaza nu

Stergerea unei facturi din specificatia unei incasari se face cu butonul Sterge. Stergerea tuturor facturilor se face apasind butonul Sterge toate ; Modificarea unei incasari se face apelind butonul Modifica ; Stergerea unei incasari se face apelind butonul Sterge. Atentie ! O incasare nu poate fi stearsa decat daca s-au sters toate facturile de care aceasta se leaga ! Adaugarea platilor prin modulul de casa : Pentru adaugarea unei plati in modulul Casa se va apasa butonul Adauga Furnizori. Pe ecran va apare o fereastra in care operatorul trebuie sa completeze urmatoarele date :q q q q

q

data tranzactiei (ziua, luna si anul sunt date de catre data generala a sistemului) ; tipul si numarul documentului ; scadenta in cazul cecurilor sau biletelor la ordin ; explicatia aferenta tranzactiei. Se poate apasa butonul Automat.In acest mod programul va completa explicatia cu tipul si numarul actelor platite ; firma care se plateste (furnizorul). Acesta se selecteaza din lista de firme prin apasarea butonului Firma. Daca firma nu exista, atunci trebuie creata ; contul de casa este selectat implicit la intrarea in modul. Se poate schimba prin apasarea butonului Cont si selectarea altui cont de casa din cele definite ; contul corespondent implicit este propus contul 401 Furnizori. Acesta poate fi schimbat prin apasarea butonului Cont corespondent si selectarea altui cont din Nomenclatorul de conturi, sau prin scrierea lui directa in rubrica cont corespondent ; daca operatiunea este purtatoare de TVA se va apasa butonul Cu TVA si se vor preciza : Contul de TVA, Tipul Jurnalului de TVA, Semnul contarii, Tipul de TVA ; selectarea facturilor ce se platesc se face apasind butonul Adauga din partea de jos a ecranului. Programul va deschide automat o lista cu toate facturile neplatite catre furnizorul selectat mai sus. Din aceasta lista operatorul va alege facturile

file:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (21 of 95)16.10.2003 00:48:10

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

dorite. Programul va completa automat cimpul Suma cu totalul facturilor platite. Daca suma platita este mai mare decat totalul facturilor, operatorul va trece suma dorita in cimpul Suma. Programul va completa automat in rubrica Din care legata suma corespunzatoare facturilor selectate si in rubrica Nelegata suma platita in plus ; daca operatorul nu doreste contarea unei plati (Ex : o reglare) va bifa Se conteaza nu Stergerea unei facturi din specificatia unei plati se face cu butonul Sterge. Stergerea tuturor facturilor se face apasand butonul Sterge toate ; Modificarea unei plati se face apelind butonul Modifica ; Stergerea unei plati se face apelind butonul Sterge. Atentie ! O plata nu poate fi stearsa decat daca s-au sters toate facturile de care aceasta se leaga ! Alte optiuni in cadrul modulului casa :Inapoi la cuprins

Cautarea unei operatiuni dupa ziua tranzactiei se face apasind butonul Cauta si introducerea zilei dorite. Recalculul soldului dupa fiecare operatiune si a soldului final se face apasind butonul Suma. Selectarea unei singure zile in cadrul jurnalului se face prin pozitionarea cursorului pe o inregistrare a zilei respective si apasarea butonului Selecteaza doar o zi ; Listarea jurnalului se face prin apasarea unuia din butoanele de print (in functie de tipul imprimantei matriceala sau cu jet de cerneala / laser) Reactualizarea tipului de operatiune se foloseste atunci cand a fost schimbat un tip de operatiune (contul, explicatia) pentru a actualiza jurnalul ; Transfer acte din puncte de lucru se foloseste pentru a transfera acele incasari si plati prin contul de casa care au fost facute in alte module ale sistemului ; Actele ce provin din alte module pot fi sterse automat cu optiunea Sterge acte aduse din puncte de lucru ; Listarea registrului de casa pe zi se face prin utilizarea ultimelor doua butoane de print in functie de tipul imprimantei ; Meniurile modulului Casa in lei :Inapoi la cuprins

Meniul conturi : Preia sold precedent preia soldul din luna precedenta ; Optiunea este utila atunci cand dupa inchiderea lunii s-a revenit asupra lunii precedente si s-au operat modificari ; Meniul operatiuni : Adauga diverse adauga operatiuni diverse ; Adauga clienti adauga incasari ; Adauga furnizori adauga plati ; Modifica modifica inregistrarea pe care este pozitionat cursorul ; Sterge sterge inregistrarea pe care este pozitionat cursorul ; Recitire realizeaza recitirea (refresh) bazei de date ; Totaluri realizeaza recalculul soldului dupa fiecare operatiune si la sfirsitul perioadei (a soldului final) ; Selecteaza o zi selecteaza doar ziua pe care este pozitionat cursorul ; Centralizare casa / banca realizeaza un jurnal centralizat al tuturor conturilor de casa si de banca ; In cadrul acestui jurnal centralizator se pot opera diverse selectii ; Meniul Fisa Sah : Incasari realizeaza fisa sah a tuturor incasarilor (intrarilor) in luna ; Daca vom observa sume fara cont corespondent inseamna ca exista o eroare la contare ; Plati - realizeaza fisa sah a tuturor platilor (iesirilor) in luna ; Daca vom observa sume fara cont corespondent inseamna ca exista o eroare la contare ;file:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (22 of 95)16.10.2003 00:48:10

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

Meniul transferuri : Transfer acte din puncte de lucru - se foloseste pentru a transfera acele incasari si plati prin contul de casa care au fost facute in alte module ale sistemului ; Transfer intre conturi optiunea se foloseste pentru automatizarea transferurilor intre conturile de trezorerie prin intermediul contului 581.Ex : Se poate face un transfer din casa in banca prin intermediul viramentelor interne. In acest mod operatiunea va aparea in ambele jurnale (casa si banca). Utilizatorul va trebui sa precizeze urmatoarele elemente : punctul de lucru in care se realizeaza transferul ; data tranzactiei; explicatia; contul sursa; operatiunea pentru contul sursa (Ex: scos din casa); contul destinatie ; operatiunea pentru contul destinatie (Ex : depus in banca) ; suma ; daca tranzactia este in valuta se vor preciza cursurile pentru fiecare cont, precum si suma in valuta ; utilizatorul poate predefini aceste tranzactii prin apasarea butonului predefinit ; Transfer acte din puncte de lucru - se foloseste pentru a transfera acele incasari si plati prin contul de casa care au fost facute in alte module ale sistemului, intr-un singur punct de lucru ;

RECOMANDARI GENERALE :Inapoi la cuprins

1. LA INCEPUTUL FIECAREI LUNI VERIFICATI CONCORDANTA INTRE SOLDUL INITIAL AL LUNII CURENTE SI SOLDUL FINAL AL LUNII PRECEDENTE. IN CAZ DE NECONCORDANTA UTILIZATI COMANDA ->Conturi>Preia sold precedent ; 2. LA SFIRSITUL FIECAREI LUNI SE RECOMANDA A SE EXECUTA : TRANSFER ACTE DIN PUNCTE DE LUCRU SI RECALCUL ! 3. DE ASEMENEA, ESTE INDICAT A SE VERIFICA FISA SAH A INCASARILOR SI PLATILOR SI CORESPONDENTA SA CU MODULELE : BALANTA, CLIENTI / FURNIZORI, TERTI.

Banca in leiInapoi la cuprins

In cadrul acestui modul se gestioneaza operatiunile cu numerar. Se pot crea oricate conturi analitice de banca se doreste. Exista posibilitea de a gestiona avansurile si restituirile din deconturi (contul 542) prin legarea acestora de o anumita persoana. De asemenea se pot gestiona si avansurile prin conturile 409 si 419, impreuna cu TVA-ul aferent. Platile si incasarile din acest modul se pot lega de furnizori si clienti, precum si de facturile emise sau primite. In acest caz o astfel de operatiune va inchide aceste facturi si va apare automat in fisa clientului sau furnizorului.Cu o singura inregistrare in banca se pot inchide mai multe facturi. Exista si o procedura de inchidere automata a facturilor restante, in limita sumei introduse, in ordinea datei de emitere. Fiecare cont isi creaza propriul jurnal de banca. Toate inregistrarile efectuate in acest modul se pot transfera automat in modulul Balanta contabila sub forma de nota centralizata sau necentralizata. Accesarea modulului se face din ecranul principal, apasind butonul Banca Definirea / Selectarea unui cont de bancaInapoi la cuprins

La intrarea in modul se va selecta contul de banca in care se doreste operarea inregistrarilor. Implicit programul are definit contul 5121 Banca in lei. Schimbarea contului de banca in timpul operarii in modul se poate face prin apasarea butonului Cont dinfile:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (23 of 95)16.10.2003 00:48:10

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

partea de sus a ecranului. Definirea unui nou cont de banca se face prin actionarea butonului Adauga din fereastra Selectie cont. Contul se va alege din planul de conturi prin apasarea butonului cont (daca acest cont nu exista, va trebui creat de catre utilizator direct in planul de conturi). Utilizatorul va trebui sa completeze soldul initial din luna initializarii si sa specifice daca doreste contarea operatiunilor din cadrul acestui cont de banca (Se conteaza Da Nu). Efectuarea de inregistrari in modulul Banca in lei :Inapoi la cuprins

Lista de inregistrari din contul selectat va cuprinde toate operatiunile efectuate intr-o luna in contul respectiv. In lista operatiunilor de banca se pot adauga urmatoarele categorii de operatiuni : - operatiuni de banca diverse (Ex :scos din banca, depus in banca, comision, dobanda etc.); - incasari (Ex :incasarea unor facturi emise, incasarea de avansuri de la clienti etc.); - plati (Ex : plata unor facturi primite, plati de avansuri catre furnizori etc.) ;

Adaugarea operatiuniunilor diverse de banca : Pentru a crea astfel de inregistrari se apeleaza butonul Adauga diverse. Se va deschide un ecran in care utilizatorul va trebui sa completeze urmatoarele cimpuri : q tipul operatiunii se va selecta din lista de Tipuri operatiuni prin apasarea butonului Tip operatiune ; q data tranzactiei (ziua luna si anul sunt date de catre data generala a sistemului) ; q tipul si numarul documentului (Ex : Op Nr. 5) ; q explicatia aferenta tranzactiei (Ex : Plata asigurare CASCO) ; q suma tranzactiei (ca si plata sau incasare, depinzind de sensul operatiunii) ; Daca tipul operatiunii cere legarea de un tert operatorul va trebui sa selecteze tertul respectiv prin apasarea butonului Tert. De asemenea, daca se doreste centralizarea acestei tranzactii pe un centru de cost sau un centru de profit, operatorul va putea selecta acest centru (cont) prin apasarea butonului Cont de gestiune. Aceasta operatiune este insa optionala. Daca tranzactia efectuata este purtatoare de TVA (Ex : Inregistrarea unei cheltuieli de posta), se poate apasa butonul Cu TVA. In acest mod pe ecran se vor activa cimpurile necesare : q butonul Cont TVA cu ajutorul caruia operatorul va trebui sa selecteze contul de TVA corespunzator ; q rubricile TVA si Fara TVA se vor completa automat prin apasarea butonului Suma ; q Tip TVA se va bifa tipul corespunzator (Cota unica, neexigibil etc.). Pentru a incheia operatiunea de banca se apasa butonul OK sau tasta Enter. Modificarea unei operatiuni diverse de banca se face apeland butonul Modifica ; Stergerea unei operatiuni diverse de banca de face apelind butonul Sterge Definirea unui Tip de operatiune :Inapoi la cuprins

Definirea unuit Tip operatiune este necesara pentru inregistrarea operatiunilor diverse in banca. Tipul de operatiune se poate defini prin apasarea butonului Tip operatiune din fereastra Operatiune in cadrul adaugarii de Operatiuni Diverse. Se va deschide o lista cu toate tipurile de operatiuni definite. Adaugarea unuia nou se face prin apasarea butonului Adauga. Elementele ce trebuie completate sunt urmatoarele : q Codul operatiunii trebuie sa fie unic ; acest cod poate fi o expresie numerica (un numar de la 0 la 999999), o expresie caracter (o litera sau un grup de pina la 6 litere) sau o expresie alfa-numerica (numere si litere pina la 6 caractere (Ex : pentru operatiunea Comision se poate folosi codul C) ; q Denumirea operatiunii un sir alfa-numeric de pina la 25 de caractere (Ex : Comision bancar) ; q Contul corespondent se poate alege din planul de conturi prin apasarea butonului Cont corespondent. Daca acest cont nu

file:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (24 of 95)16.10.2003 00:48:10

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

q q q

exista in planul de conturi trebuie creat ; Legarea operatiunii se precizeaza daca inregistrarea respectiva va produce modificari si asupra altor module ; Tipul operatiunii va exprima sensul operatiunii (incasare sau plata) ; Daca operatiunea este purtatoare de TVA se va apasa butonul Cu TVA si se va preciza contul de TVA corespunzator ;

Odata definita o operatiune se va putea utiliza ori de cite ori se doreste. ! Atentie : NU schimbati codul unei operatiuni ce a fost utilizata ! Adaugarea incasarilor prin modulul de banca :Inapoi la cuprins

Pentru adaugarea unei incasari in modulul Banca se va apasa butonul Adauga Clienti. Pe ecran va apare o fereastra in care operatorul trebuie sa completeze urmatoarele date :q q q q

q

data tranzactiei (ziua luna si anul sunt date de catre data generala a sistemului) ; tipul si numarul documentului ; scadenta in cazul cecurilor sau biletelor la ordin ; explicatia aferenta tranzactiei. Se poate apasa butonul Automat.In acest mod programul va completa explicatia cu tipul si numarul actelor incasate ; firma care se incaseaza (clientul). Acesta se selecteaza din lista de firme prin apasarea butonului Firma. Daca firma nu exista, atunci trebuie creata ; Contul de banca este selectat implicit la intrarea in modul. Se poate schimba prin apasarea butonului Cont si selectarea altui cont de banca din cele definite ; Contul corespondent implicit este propus contul 411 Clienti. Acesta poate fi schimbat prin apasarea butonului Cont corespondent si selectarea altui cont din Nomenclatorul de conturi, sau prin scrierea lui directa in rubrica Cont corespondent ; Daca operatiunea este purtatoare de TVA se va apasa butonul Cu TVA si se vor preciza : Contul de TVA, Tipul Jurnalului de TVA, Semnul contarii, Tipul de TVA ; Selectarea facturilor ce se incaseaza se face apasind butonul Adauga din partea de jos a ecranului. Programul va deschide automat o lista cu toate facturile neincasate la clientul selectat mai sus. Din aceasta lista operatorul va alege facturile dorite. Programul va completa automat campul Suma cu totalul facturilor incasate. Daca suma incasata este mai mare decat totalul facturilor, operatorul va trece suma dorita in campul Suma. Programul va completa automat in rubrica Din care legata suma corespunzatoare facturilor selectate si in rubrica Nelegata suma incasata in plus ; Daca operatorul nu doreste contarea unei incasari (Ex : o reglare) va bifa Se conteaza nu

Stergerea unei facturi din specificatia unei incasari se face cu butonul Sterge. Stergerea tuturor facturilor se face apasind butonul Sterge toate ; Modificarea unei incasari se face apelind butonul Modifica ; Stergerea unei incasari de face apelind butonul Sterge. Atentie ! O incasare nu poate fi stearsa decit daca s-au sters toate facturile de care aceasta se leaga ! Adaugarea platilor prin modulul de banca :Inapoi la cuprins

Pentru adaugarea unei plati in modulul Banca se va apasa butonul Adauga Furnizori. Pe ecran va aparea o fereastra in care operatorul trebuie sa completeze urmatoarele date :q q q q

data tranzactiei (ziua luna si anul sunt date de catre data generala a sistemului) ; tipul si numarul documentului ; scadenta in cazul cecurilor sau biletelor la ordin ; explicatia aferenta tranzactiei. Se poate apasa butonul Automat.In acest mod programul va completa explicatia cu tipul si numarul actelor platite ;

file:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (25 of 95)16.10.2003 00:48:10

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

q

firma care se plateste (furnizorul). Acesta se selecteaza din lista de firme prin apasarea butonului Firma. Daca firma nu exista, atunci trebuie creata ; Contul de banca este selectat implicit la intrarea in modul. Se poate schimba prin apasarea butonului Cont si selectarea altui cont de banca din cele definite ; Contul corespondent implicit este propus contul 401 Furnizori. Acesta poate fi schimbat prin apasarea butonului Cont corespondent si selectarea altui cont din Nomenclatorul de conturi, sau prin scrierea lui directa in rubrica cont corespondent ; Daca operatiunea este purtatoare de TVA se va apasa butonul Cu TVA si se vor preciza : Contul de TVA, Tipul Jurnalului de TVA, Semnul contarii, Tipul de TVA ; Selectarea facturilor ce se platesc se face apasind butonul Adauga din partea de jos a ecranului. Programul va deschide automat o lista cu toate facturile neplatite catre furnizorul selectat mai sus. Din aceasta lista operatorul va alege facturile dorite. Programul va completa automat campul Suma cu totalul facturilor platite. Daca suma incasata este mai mare decat totalul facturilor, operatorul va trece suma dorita in cimpul Suma. Programul va completa automat in rubrica Din care legata suma corespunzatoare facturilor selectate si in rubrica Nelegata suma platita in plus ; Daca operatorul nu doreste contarea unei plati (Ex : o reglare) va bifa Se conteaza nu

Stergerea unei facturi din specificatia unei plati se face cu butonul Sterge. Stergerea tuturor facturilor se face apasind butonul Sterge toate ; Modificarea unei plati se face apelind butonul Modifica ; Stergerea unei plati de face apelind butonul Sterge. Atentie ! O plata nu poate fi stearsa decit daca s-au sters toate facturile de care aceasta se leaga ! Alte optiuni in cadrul modulului banca :Inapoi la cuprins

Cautarea unei operatiuni dupa ziua tranzactiei se face apasind butonul Cauta si introducerea zilei dorite. Recalculul soldului dupa fiecare operatiune si a soldului final se face apasind butonul Suma. Selectarea unei singure zile in cadrul jurnalului se face prin pozitionarea cursorului pe o inregistrare a zilei respective si apasarea butonului Selecteaza doar o zi ; Listarea jurnalului se face prin apasarea unuia din butoanele de print (in functie de tipul imprimantei matriceala sau cu jet de cerneala / laser) Reactualizarea tipului de operatiune se foloseste atunci cand a fost schimbat un tip de operatiune (contul, explicatia) pentru a actualiza jurnalul ; Transfer acte din puncte de lucru se foloseste pentru a transfera acele incasari si plati prin contul de banca care au fost facute in alte module ale sistemului ; Actele ce provin din alte module pot fi sterse automat cu optiunea Sterge acte aduse din puncte de lucru ; Listarea registrului de banca pe zi se face prin utilizarea ultimilor doua butoane de print in functie de tipul imprimantei ; Meniurile modulului Banca in lei :Inapoi la cuprins

Meniul conturi : Preia sold precedent preia soldul din luna precedenta ; Optiunea este utila atunci cand dupa inchiderea lunii s-a revenit asupra lunii precedente si s-au operat modificari ; Meniul operatiuni : Adauga diverse adauga operatiuni diverse ; Adauga clienti adauga incasari ; Adauga furnizori adauga plati ; Modifica modifica inregistrarea pe care este pozitionat cursorul ;file:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (26 of 95)16.10.2003 00:48:10

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

Sterge sterge inregistrarea pe care este pozitionat cursorul ; Recitire realizeaza recitirea (refresh) bazei de date ; Totaluri realizeaza recalculul soldului dupa fiecare operatiune si la sfirsitul perioadei (a soldului final) ; Selecteaza o zi selecteaza doar ziua pe care este pozitionat cursorul ; Centralizare casa / banca realizeaza un jurnal centralizat al tuturor conturilor de casa si de banca ; In cadrul acestui jurnal centralizator se pot opera diverse selectii ; Meniul Fisa Sah : Incasari realizeaza fisa sah a tuturor incasarilor (intrarilor) in luna ; Daca vom observa sume fara cont corespondent inseamna ca exista o eroare la contare ; Plati - realizeaza fisa sah a tuturor platilor (iesirilor) in luna ; Daca vom observa sume fara cont corespondent inseamna ca exista o eroare la contare ; Meniul transferuri : Transfer acte din puncte de lucru - se foloseste pentru a transfera acele incasari si plati prin contul de banca care au fost facute in alte module ale sistemului ; Transfer intre conturi optiunea se foloseste pentru automatizarea transferurilor intre conturile de trezorerie prin intermediul contului 581.Ex : Se poate face un transfer din banca in banca prin intermediul viramentelor interne. In acest mod operatiunea va aparea in ambele jurnale (casa si banca). Utilizatorul va trebui sa precizeze urmatoarele elemente : punctul de lucru in care se realizeaza transferul ; data tranzactiei; explicatia; contul sursa; operatiunea pentru contul sursa (Ex: scos din casa); contul destinatie ; operatiunea pentru contul destinatie (Ex : depus in banca) ; suma ; daca tranzactia este in valuta se vor preciza cursurile pentru fiecare cont, precum si suma in valuta ; utilizatorul poate predefini aceste tranzactii prin apasarea butonului predefinit ; Transfer acte din puncte de lucru - se foloseste pentru a transfera acele incasari si plati prin contul de banca care au fost facute in alte module ale sistemului, intr-un singur punct de lucru ;

RECOMANDARI GENERALE :Inapoi la cuprins

1. LA INCEPUTUL FIECAREI LUNI VERIFICATI CONCORDANTA INTRE SOLDUL INITIAL AL LUNII CURENTE SI SOLDUL FINAL AL LUNII PRECEDENTE. IN CAZ DE NECONCORDANTA UTILIZATI COMANDA ->Conturi>Preia sold precedent ; 2. LA SFARSITUL FIECAREI LUNI SE RECOMANDA A SE EXECUTA : TRANSFER ACTE DIN PUNCTE DE LUCRU SI RECALCUL ! 3. DE ASEMENEA, ESTE INDICAT A SE VERIFICA FISA SAH A INCASARILOR SI PLATILOR SI CORESPONDENTA SA CU MODULELE : BALANTA, CLIENTI / FURNIZORI, TERTI.

Cecuri emiseInapoi la cuprins

In cadrul acestui modul se gestioneaza platile cu cecuri sau bilete la ordin.Se pot gestiona si avansurile prin contul 409, impreuna cufile:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (27 of 95)16.10.2003 00:48:10

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

TVA-ul aferent, daca avansul respectiv este platit cu cec.Platile din acest modul se pot lega de furnizori, precum si de facturile primite. In acest caz o astfel de operatiune va inchide aceste facturi si va apare automat in fisa clientului sau furnizorului. Cu o singura inregistrare in modulul cecuri se pot inchide mai multe facturi. Exista si o procedura de inchidere automata a facturilor restante, in limita sumei introduse, in ordinea datei de emitere. Toate inregistrarile efectuate in acest modul se pot transfera automat in modulul Balanta contabila sub forma de nota centralizata sau necentralizata. Accesarea modulului se face din ecranul principal, apasind butonul Cecuri emise Efectuarea de inregistrari in modulul Cecuri emise :Inapoi la cuprins

Lista de inregistrari din contul selectat va cuprinde toate operatiunile efectuate intr-o luna in modul. Adaugarea cecurilor emise :

Pentru adaugarea unui cec se va apasa butonul Adauga. Pe ecran va aparea o fereastra in care operatorul trebuie sa completeze urmatoarele date :q q q q

q

data tranzactiei (ziua, luna si anul sunt date de catre data generala a sistemului) ; tipul si numarul documentului ; scadenta; explicatia aferenta tranzactiei. Se poate apasa butonul Automat.In acest mod programul va completa explicatia cu tipul si numarul actelor platite ; firma care se plateste (furnizorul). Acesta se selecteaza din lista de firme prin apasarea butonului Firma. Daca firma nu exista, atunci trebuie creata ; contul de cecuri este selectat implicit la intrarea in modul. Se poate schimba prin apasarea butonului Cont si selectarea altui cont de banca din cele definite ; contul corespondent implicit este propus contul 401 Furnizori. Acesta poate fi schimbat prin apasarea butonului Cont corespondent si selectarea altui cont din Nomenclatorul de conturi, sau prin scrierea lui directa in rubrica cont corespondent ; daca operatiunea este purtatoare de TVA se va apasa butonul Cu TVA si se vor preciza : Contul de TVA, Tipul Jurnalului de TVA, Semnul contarii, Tipul de TVA ; selectarea facturilor ce se platesc se face apasind butonul Adauga din partea de jos a ecranului. Programul va deschide automat o lista cu toate facturile neplatite la furnizorul selectat mai sus. Din aceasta lista operatorul va alege facturile dorite. Programul va completa automat cimpul Suma cu totalul facturilor platite. Daca suma platita este mai mare decat totalul facturilor, operatorul va trece suma dorita in cimpul Suma. Programul va completa automat in rubrica Din care legata suma corespunzatoare facturilor selectate si in rubrica Nelegata suma platita in plus ; Daca operatorul nu doreste contarea unei plati (Ex : o reglare) va bifa Se conteaza nu In momentul aparitiei cecului in extras se va apasa butonul Incasat, se va alege contul de banca corespunzator si se va completa data platii efective. In acest mod cecul respectiv va apare automat in jurnalul bancii selectate ;

Stergerea unei facturi din specificatia unui cec emis se face cu butonul Sterge. Stergerea tuturor facturilor se face apasind butonul Sterge toate ; Modificarea unui cec se face apelind butonul Modifica ; Stergerea unui cec se face apelind butonul Sterge. Atentie ! Un cec nu poate fi sters decat daca s-au sters toate facturile de care acesta se leaga ! Alte optiuni in cadrul modulului Cecuri emise :Inapoi la cuprins

file:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (28 of 95)16.10.2003 00:48:10

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

Cautarea unei operatiuni dupa ziua tranzactiei se face apasind butonul Cauta si introducerea zilei dorite. Calculul totalului listei de cecuri emise se face apasind butonul Suma. Tiparirea listei de cecuri emise se face prin apasarea unuia din butoanele de print (in functie de tipul imprimantei matriceala sau cu jet de cerneala / laser) Meniurile modulului Cecuri emise :Inapoi la cuprins

Meniul tabel : Adauga adauga cec ; Modifica modifica inregistrarea pe care este pozitionat cursorul ; Sterge sterge inregistrarea pe care este pozitionat cursorul ; Totaluri Calculul totalului listei de cecuri emise ; Print grafic imprimare pentru imprimante cu jet sau laser ; Print text - imprimare pentru imprimante matriceale ; Meniul sortare : Data sorteaza (ordoneaza) lista de cecuri dupa data cecului ; Firma sorteaza (ordoneaza) lista de cecuri dupa numele firmei beneficiare ; Numar sorteaza (ordoneaza) lista de cecuri dupa numarul cecului ; Suma sorteaza (ordoneaza) lista de cecuri dupa suma cecului ;

Cecuri primiteInapoi la cuprins

In cadrul acestui modul se gestioneaza incasarile cu cecuri sau bilete la ordin.Se pot gestiona si avansurile prin contul 419, impreuna cu TVA-ul aferent, daca avansul respectiv este incasat cu cec.Incasarile din acest modul se pot lega de clienti, precum si de facturile emise. In acest caz o astfel de operatiune va inchide aceste facturi si va apare automat in fisa clientului. Cu o singura inregistrare in modulul cecuri se pot inchide mai multe facturi. Exista si o procedura de inchidere automata a facturilor restante, in limita sumei introduse, in ordinea datei de emitere. Toate inregistrarile efectuate in acest modul se pot transfera automat in modulul Balanta contabila sub forma de nota centralizata sau necentralizata. Accesarea modulului se face din ecranul principal, apasind butonul Cecuri primite Efectuarea de inregistrari in modulul Cecuri primite :Inapoi la cuprins

Lista de inregistrari din contul selectat va cuprinde toate operatiunile efectuate intr-o luna in modul. Adaugarea cecurilor primite : Pentru adaugarea unui cec se va apasa butonul Adauga. Pe ecran va aparea o fereastra in care operatorul trebuie sa completeze urmatoarele date :q q q q

q

data tranzactiei (ziua, luna si anul sunt date de catre data generala a sistemului) ; tipul si numarul documentului ; scadenta; explicatia aferenta tranzactiei. Se poate apasa butonul Automat.In acest mod programul va completa explicatia cu tipul si numarul actelor platite ; firma care se incaseaza (clientul). Acesta se selecteaza din lista de firme prin apasarea butonului Firma. Daca firma nu exista, atunci trebuie creata ; contul de cecuri este selectat implicit la intrarea in modul. Se poate schimba prin apasarea butonului Cont si

file:///D|/DORIAN/pl7/Platphorma%207_1%20-%20Manual%20de%20utilizare.htm (29 of 95)16.10.2003 00:48:10

Platphorma 7.1 - Manual de utilizare

selectarea altui cont de banca din cele definite ; contul corespondent implicit este propus contul 411 Clienti. Acesta poate fi schimbat prin apasare


Recommended