Manual utilizare comenzi furnizori
Page 1
Platforma WEB
Comenzi FURNIZORI
Titlu : Manual utilizare comenzi furnizori
Lista distributie : Parteneri Farmexpert
Aprobare document :
Aprobat de Organizatie Rol Data Versiune
Istoricul Modificarilor Documentului :
Versiune Data Autor Descriere
1.0 30.04.2014 Coser Matilda Creare manual
Manual utilizare comenzi furnizori
Page 2
Contents 1. Descriere sistem .................................................................................................................................. 3
1.1 Cerinte tehnice ............................................................................................................................ 3
1.2 Conectare Platforma .................................................................................................................... 3
2. Introducere in Platforma WEB ............................................................................................................ 4
2.1 Logare ............................................................................................................................................ 4
2.2 Schimbare parola .......................................................................................................................... 4
2.3 Schimbare limba ........................................................................................................................... 5
2.4 Iesire din platforma ....................................................................................................................... 5
3. Flux Platforma WEB ............................................................................................................................ 6
4. Comenzi Furnizori ............................................................................................................................... 7
4.1 Lansare comenzi de catre Farmexpert .......................................................................................... 7
4.2 Campurile din fereastra de comenzi ......................................................................................... 10
5. Aprobare Comanda ........................................................................................................................... 12
5.1 Aprobare ( fara modificare comanda ) ...................................................................................... 12
5.1.1 Farmexpert Confirma Comanda ( fara modificari ) ............................................................ 13
5.2 Aprobare PARTIALA ..................................................................................................................... 14
5.2.1 Modificare produs direct in comanda .................................................................................. 14
5.2.2 Modificare comanda prin Import / Export ......................................................................... 15
5.3 Aprobare / Aprobare Partiala cu asociere de comenzi .............................................................. 18
6. Documente asociate comenzii .......................................................................................................... 20
7. Programare Livrari ............................................................................................................................ 22
8. Calendar ........................................................................................................................................... 23
9. Manual ............................................................................................................................................. 24
Manual utilizare comenzi furnizori
Page 3
1. Descriere sistem
Prin utilizarea platformei se urmareste automatizarea sistemului de lansare comenzi furnizori ,
obtinerea trasabilitatii intregului flux de aprovizionare – stadiul comenzilor si componenta lor, data
de livrare va putea fi vizualizata de catre toate departamentele implicate.
1.1 Cerinte tehnice Pentru a putea utiliza Platforma WEB este necesar sa fie instalat Internet Explorer 11 , Mozilla
Firefox sau Google Crome .
1.2 Conectare Platforma
Pentru conectare la Platfoma WEB se va folosi link-ul : http://apps.farmexpert.ro:1000/cf
Manual utilizare comenzi furnizori
Page 4
2. Introducere in Platforma WEB
2.1 Logare
Se va introduce Utilizator si Parola si se va bifa “ Tine-ma minte “ pentru a evita autentificare la
fiecare accesare .
2.2 Schimbare parola
Schimbarea parolei este o functionalitate accesibila in meniul cu informatiile utilizatorului .
Manual utilizare comenzi furnizori
Page 5
2.3 Schimbare limba
Pe ecranul de login, utilizatorii pot schimba limba alegand ( click pe buton ) unul din cele 2 butoane
existente ( limba romana sau limba engleza ) .
2.4 Iesire din platforma
Pentru a inchide Platforma - in meniul cu informatiile utilizatorului se acceseaza meniu Iesire .
Manual utilizare comenzi furnizori
Page 6
3. Flux Platforma WEB
Manual utilizare comenzi furnizori
Page 7
4. Comenzi Furnizori
4.1 Lansare comenzi de catre Farmexpert
La lansarea unei comenzi de catre Farmexpert catre Furnizor , Aplicatia Web va trimite un mail de
instiintare Furnizorului .
Manual utilizare comenzi furnizori
Page 8
In Aplicatia Web comanda lansata de Farmexpert va aparea in status “Creata” .
O comanda se poate filtra dupa “Data “, dupa “Stare “ , dupa “Numar “
Manual utilizare comenzi furnizori
Page 9
Prima oara cand se acceseaza o comanda , Obligatoriu trebuie bifat “Termenii si conditiile
specifice”
OBS : Disclaimer-ul apare o singura data la accesarea unei comenzi .Daca se va intra ulterior pe acea
comanda nu va mai aparea disclaimer -ul .
Manual utilizare comenzi furnizori
Page 10
4.2 Campurile din fereastra de comenzi
La deschiderea comenzii vom regasi urmatoarele campuri :
1. Cod Produs - codul produsului comandat
2. Denumire produs – denumirea produsului comandat
3. Cantitatea Comandata – cantitate comandata de Farmexpert
4. Cantitate Confirmata – se completeaza automat de system = cantitatea comandata .In cazul
in care cant.confirmata nu corespunde cu cant.comandata , furnizorul va trebui sa faca
modificarile necesare ( click pe linie produs ) .
5. Pret - pretul produsului din lista furnizorului
6. BBD – termenul de expirare
7. Comentarii – se vizualizeaza comentariile introduse cand s-au facut modificarile necesare
(camp obligatoriu cand se fac modificari - cantitate , BBD )
8. Documente associate – se pot atasa documente la comanda ( ex : factura )
9. Comenzi asociate – se pot vizualiza comenzile asociate cu comanda initiala .
10. Inapoi – se apasa acest buton daca se doreste intoarcerea in aplicatia principala
11. Salveaza – salveaza modificarile facute
Manual utilizare comenzi furnizori
Page 11
12. Aproba – se apasa acest buton dupa ce s-a verificat comanda si nu sunt modificari de facut
in cda
13. Aproba Partial – se apasa acest buton dupa ce s-au facut modificarile necesare .
14. Export – exporta comanda in excel ( pentru o vizualizare mai buna , pentru efectuare de
modificari )
15. Import - dupa ce s-a exportat comanda in excel si s-au facut modificarile necesare , se apasa
butonul de Import pentru a reintroduce continutul comenzii modificat in Aplicatia WEB .
Manual utilizare comenzi furnizori
Page 12
5. Aprobare Comanda
5.1 Aprobare ( fara modificare comanda )
Dupa verificarea comenzii emise de catre Farmexpert daca nu sunt modificari de efectuat in
comanda Furnizorul va aproba comanda : in fereastra “comenzi furnizor “ – se apasa butonul
“Aproba”.Comanda se va modifica din status “creata” in status “APROBATA “ .( Furnizorul nu mai
poate modifica comanda dupa Aprobare )
Farmexpert va primi mail de instiintare ca a fost aprobata comanda de catre furnizor.
Manual utilizare comenzi furnizori
Page 13
5.1.1 Farmexpert Confirma Comanda ( fara modificari )
Furnizorul va primi mail de instiintare – Comanda CONFIRMATA de catre Farmexpert
Dupa confirmarea comenzii Furnizorul va programa livrarea catre Farmexpert ( vezi “Programare
Livrare )
O comanda aflata in status “CONFIRMATA “- NU se mai poate modifica .
Manual utilizare comenzi furnizori
Page 14
5.2 Aprobare Partiala
In cazul in care Furnizorul trebuie sa faca o modificare in comanda ( ex : cantitatea , BBD ) exista 2
posibilitati : exporta fisierul cu comanda in excel , face modificarile necesare si apoi importa fisierul
in Aplicatie sau va intra in comanda , pe fiecare linie de produs si va face modificarile direct in
Aplicatie .
!!! OBLIGATORIU : Dupa aprobarea partiala Furnizorul TREBUIE sa aprobe comanda . ( Farmexpert
nu poate confirma o comanda in status ” Aprobat partial “)
5.2.1 Modificare produs direct in comanda
Trebuie precizat un
motiv pentru care
se fac modificarile
Manual utilizare comenzi furnizori
Page 15
5.2.2 Modificare comanda prin Import / Export
Pentru a exporta fisierul cu comanda se apasa butonul “EXPORT “ si se salveaza fisierul .
Dupa ce s-au facut modificarile necesare se importa fisierul in aplicatie prin Butonul “IMPORT “ .
Se apasa butonul “deschide “pentru a face legatura dintre aplicatia WEB si desktop-ul furnizorului .
Se incarca fisierul in Aplicatie .
Manual utilizare comenzi furnizori
Page 16
Cand se fac modificarile in fisierul excel Aplicatia va importa DOAR modificari referitoare la
cantitate confirmata , BBD , comentarii .
In Aplicatia WEB sunt setate avertizari la efectuarea importului - cand se modifica BBD < 1 an ,
cantitatea confirmata este diferita de cantitatea comandata , cand nu se completeaza comentariu
pentru modificarile respective .
Manual utilizare comenzi furnizori
Page 17
Dupa efectuarea modificarilor Furnizorul va aproba comanda ( se apasa butonul Aprobare ) ,
statusul comenzii fiind acum in “APROBARE PARTIALA “ , urmand a se astepta confirmare din partea
Farmexpert ( Farmexpert va primi mail de instiintare a modificarilor facute ) .
Dupa confirmarea comenzii de catre Farmexpert statusul comenzii se va schimba din äprobat
partial in “Confirmata “, Furnizorul va planifica “Programarea Livrarii “
Manual utilizare comenzi furnizori
Page 18
5.3 Aprobare / Aprobare Partiala cu asociere de comenzi
In momentul in care Furnizorul Aproba o comanda ,iar in aplicatie mai sunt comenzi in status
“CREAT” sau “APROBAT PARTIAL “, Aplicatia WEB ofera posibilitatea de a cumula comenzile intr-o
singura comanda .
Se intra pe comanda pe care vrem sa o Aprobam – se apasa buton – “ Äproba “ – se deschide o
fereastra in care regasim comenzile in status “Creat “sau “Aprobare Partiala “.
Daca dorim sa le asociem cu comanda – se selecteaza comenzile – Salveaza .( NU este obligatory
asocierea ) .
Daca nu se doreste Asocierea comenzilor se apasa butonul “ Ïnchide “.
Dupa confirmarea Farmexpert produsele din comenzile asociate se vor regasi in comanda principala
( comanda in care s-a facut asocierea )
Manual utilizare comenzi furnizori
Page 19
Dupa asocierea unor comenzi - pentru a vizualiza ce comenzi sunt asociate comenzii principale – se
intra in comanda – butonul “ Comenzi Asociate “
Manual utilizare comenzi furnizori
Page 20
6. Documente asociate comenzii
Pentru a putea programa livrarea comenzii - OBLIGATORIU trebuie atasata FACTURA la comanda
CONFIRMATA In cazul in care se doreste atasarea de documente ( ex : Factura , bulletin de analize )
in cadru comenzii se apasa butonul “Documente atasate “ - se alege tipul de document – se
completeaza denumire document – se incarca documentul in Aplicatie .
OBLIGATORIU trebuie
atasata factura pentru
a putea programa
LIvrarea
Manual utilizare comenzi furnizori
Page 21
Farmexpert va primi mail de instiintare in privinta atasarii documentelor .
In cazul in care un document ( ex : BA ) se
poate refolosi ca atasament pentru o alta
comanda – se poate alege dct din lista de
documente disponibila in Aplicatiei
Manual utilizare comenzi furnizori
Page 22
7. Programare Livrari
Pentru a putea adauga o programare accesam meniu Programari Livrari – Adauga
Programare .
Farmexpert va primi mail de instiintare despre data si ora programata pentru livrare .
Comanda se va afla in
aceasta lista pentru a
putea fi programata la
livrare DOAR daca are
atasata factura
Manual utilizare comenzi furnizori
Page 23
8. Calendar
In acest calendar se vad :
- datele prestabilite de catre Farmexpert si Furnizor in privinta datelor de emitere comanda
- datele stabilite pentru livrare
- datele in care s-au confirmat comenzile de care Farmexpert
Manual utilizare comenzi furnizori
Page 24
9. Manual
In meniul – Manual gasiti Manual de utilizare al Platformei comenzi furnizori .
