Project Cycle Management

2007-2013

De ce exist proiecte?

Ce este un proiect?

Setul de activiti desfurate pe o perioad de timp bine definit, care antreneaz resurse materiale i umane (buget), n vederea obinerii unui set unic de rezultate care conduce la ndeplinirea scopului unic al proiectului.

Triunghiul de fier/ Tripla constrngereAria de cuprindere (Scope)BugetTimp

PCM

PCM = Project Cycle Management

PCM = o metodologie de pregtire, implementare i evaluare a proiectelor i programelor bazat pe o abordare integrat i logic

Fazele PCMFinanare

Abordarea logic n manag. proiectelorLFA = Logical Framework Approach

proces analitic cesprijin gndirea unui proiect / program

Abordarea prin Cadrul Logic Matricea Cadru Logic

(LFA Logframe)

LFA etape principaleEtapa I: Analiza

Etapa II: Matricea Cadru Logic (Logframe)

Etapa III: Planificarea activitilor i resurselor

LFAEtapa IAnaliza

Analiza prilor interesate (stakeholders)Analiza problemelorAnaliza obiectivelorAnaliza strategiilor

Etapa IIMatricea Cadru Logic

Nivelul interveniei logiceIndicatori i surse de verificareIpoteze de lucruMatricea cadru logic

Etapa IIIPlanificarea activitilor i resurselor

Plan de aciunePlan de resurseBuget

LFA

LFASuccesul procesului de analiz i planificare LFA depinde de:informaia disponibil;abilitatea echipei de planificare;sprijinul stakeholder-ilor;valorificarea experienei anterioare.

Pregtirea proiectelor prin LFA

Etapa I. Analiza

Etapa de analizAnaliza prilor interesate (stakeholder analysis) identificare i caracterizarea factorilor interesai; evaluarea capacitii lor de a influena proiectul;Analiza problemelor analiza situaiei actuale, identificarea problemelor-cheie i a problemei centrale (core problem), a constrngerilor i a oprtunitilor; determinarea relaiilor cauz-efect;Analiza obiectivelor soluii la problemele identificate; stabilirea relaiilor mijloace-scopuri;Analiza strategiilor compararea diferitelor opiuni de aplicare a soluiilor; selectarea strategiei optime.

Etapa de analiz

Analiza prilor interesate (stakeholders)Pri interesate = Persoane, grupuri sau instituii care pot afecta sau pot fi afectate de un proiect / program

ntrebri cheieAle cui probleme i oportuniti sunt analizate? Cine va avea beneficii i cine va pierde (i sub ce form) n urma proiectului/ programului?

Analiza stakeholder-ilor paiIdentificarea tuturor prilor interesate i stabilirea caracteristicilor acestora (sociale, economice, structur, organizare, statut) + ierarhizarea lor

2. Identificarea modului n care vor fi afectate (pozitiv sau negativ)

3. Stabilirea intereselor i a modalitii de percepie a problemelor (nevoi i aspiraii, interese, ateptri i ngrijorri, poteniale atitutini i strategii, sensibiliti fa de probleme precum egalitatea de anse, mediu, minoriti, etc.)

Pai (cont.)Analiza potenialului i a motivaiilor acestora de a face schimbri, puncte tari, puncte slabe; resurse, cunotine, contribuie potenial la implementare

5. Concluzile analizei (rspuns la ntrebrile: Cum s ii seama de grup? Cum s tratezi cu grupul? Ce aciuni s ntreprinzi?)

Obiective- obinerea sprijinului prilor interesate maximizarea beneficiilor proiectului minimizarea potenialului impact negativ al acestuia(inclusiv a conflictelor cu prile interesate)

Matricea prilor interesate n cazul polurii rului X

Pri interesate i caracteristici de bazInterese i cum sunt acestea afectate de problem(e)Capacitatea i motivaia de a face schimbriPosibile aciuni de satisfacere a intereselor Pescariicca. 15.000 familii, venituri mici, mici afaceri de familie, organizai n cooperative informale, femei implicate activ n procesarea i comercializarea petelui - meninerea i mbuntirea mijloacelor lor de trai- poluarea afecteaz volumul i calitatea petelui prins- sntatea familiilor are de suferit- interes ridicat n msuri de control al polurii- influen politic limitat din cauza unor structuri organizaionale slabe- sprijinirea capacitii de organizare i lobby- implementarea unor msuri industriale de control al polurii- identificarea / dezvoltarea unor surse de venit alternative pentru familii

Analiza problemelorSe identific aspectele negative ale situaiei existente i se stabilete relaia CAUZ EFECT ntre probleme:

Stabilirea problemelor considerate prioritare de ctre prile interesate (lista de probleme-cheie)

Selectarea unei probleme de start i stabilirea relaiilor cu celelalte probleme: cauz, efect sau de nivel (identificarea core problem)

Construcia arborelui problemelor n baza relaiei cauz-efect

Analiza problemelor constituie elementul critic al planificrii unui proiect / program.

Nu complicai inutil acest proces nu trebuie s devin un proces formal!

Arborele problemelor

Arborele problemelor- poluarea rului X

Analiza obiectivelorDescrie situaia viitoare (dezirabil), dup remedierea problemelor identificate i verific ierarhia obiectivelor ntr-o relaie de tip MIJLOACE REZULTATE:

Reformularea problemelor ca situaii dorite i cu adevrat realizabile

Verificarea ierarhiei (relaia cauz efect se transform n legturi de tip mijloace rezultate prin transformarea arborelui problemelor n arbore al obiectivelor)

Dac este necesar, revizuii formulrile, adugai obiective relevante pentru nivelul superior sau tergei obiectivele ce nu par adecvate / necesare

Analiza obiectivelor sprijin definirea unui proiect / program bazat pe soluionarea unui set clar identificat de probleme prioritare. Nu complicai inutil acest proces nu trebuie s devin un proces formal!

Arborele obiectivelor

Arborele obiectivelor - poluarea rului X

Analiza strategieiContribuia preconizat la ndeplinirea obiectivelor unor politici cheiePrioritile stakeholderilorBeneficiile aduse grupurilor intComplementaritatea cu alte proiecte i programe n derulare sau planificateBugetul, precum i capacitatea local de a face fa costurilor recurenteAnaliza financiar i economic (cost beneficiu)Contribuia la consolidarea capacitii instituionaleProbabilitatea succesului, timpul necesarFezabilitatea tehnicImpactul asupra mediului, contribuia la reducerea inegalitilor

Strategia selectat ajut la formularea obiectivelor din matricea cadru logic.

Selectarea strategiei poluarea rului XStrategia privind apele reziduale

Niveluri de obiective poluarea rului X

Pregtirea proiectelor prin LFA

Etapa II. Matricea cadru logic

Matricea cadru logicTabel care furnizeaz un rezumat privind:

1. De ce un proiect este derulat?2. Ce se asteapt s realizeze proiectul?3. Cum urmeaz s realizeze proiectul aceasta?4.. Care factori externi sunt cruciali pentru succesul su?5. Unde se gsete informaia necesar pentru a putea estima succesul proiectului?6. Ce mijloace sunt necesare?7. Ct va costa proiectul?

Nivel de obiectiveIndicatori verificabili n modobiectivSurse de verificareIpotezeObiective generaleScopRezultateActiviti principale(Mijloace)(Costuri)

MCLMatricea trebuie s furnizeze rezumatul proiectului care va fi propus spre finanare/ implementare

n funcie de complexitatea proiectului / programului, matricea se poate ncadra pe 1 - 4 pagini

Matricea trebuie s constituie un document de lucru

Tipuri de logiciLogica vertical:identific ce anume intenioneaz proiectul s realizeze;clarific relaiile de cauzalitate;specific ipotezele (factorii aflai n afara controlului managerului de proiect)Logica orizontal:msoar efectele proiectuluispecific resursele folosite de proiect;prezint indicatorii principali;prezint sursele de verificare a indicatorilor.

Niveluri de obiectiveObiective generale

Scop (obiectiv specific)

Rezultate (obiective imediate)

Activiti

Obiective generaleExprim importana proiectului pentru societate, beneficiile pe termen lung ale beneficiarilor i ale altor grupuriArat cum se inscrie proiectul n politici sectoriale i regionaleNu vor fi atinse numai de proiect, ci prin contribuii ale mai multor proiecte concertateProiectul contribuie la atingerea lor

Scopul proiectuluiEste obiectivul care va fi atins prin implementarea proiectuluiSe adreseaz problemei principale (core problem problem unic)Este definit ca beneficii durabile pentru grupul int.

Scopul proiectului este UNIC.

Rezultate i activitiRezultatele proiectuluiSunt produse ale activitilor desfurateSuma rezultatelor duce la realizarea scopului proiectuluiActivitile proiectuluiSunt aciuni care sunt realizate pentru a obine rezultateleDetalierea lor trebuie s permit estimarea mijloacelor fizice i non-fizice necesare

Formularea obiectivelor (ex.)

Niveluri de obiectivePosibil formulare corectObiectiv generalContribuia la mbuntirea sntii familiilor, n particular a copiilor sub 5 ani, i la sntatea ecosistemului riveranScopCalitatea apei rului mbuntitRezultate1. Volum redus de ape reziduale deversate direct n albia rului de ctre gospodrii i fabrici2. Standarde pentru tratarea apelor reziduale stabilite i aplicateActiviti1.1 Derularea unui studiu de referin privind gospodriile i afacerile1.2 Completarea specificailor tehnice necesare extinderii reelei de canalizare1.3 Pregtirea documentaiei de licitaie, organizarea licitaiei i selectarea contractorului1.4 Identificarea unor motivaii adecvate pentru ca fabricile s utilizeze tehnologii curate1.5 Pregtirea i derularea unui program de contientizare... 2.1 ...

Ipoteze

= factori externi care pot afecta implementarea proiectului / programului i nu pot fi controlai prin intermediulacestuia sau de ctre managerul de proiect

=o formulare neutr a riscurilor externe majore pe care le implic proiectul / programul

RiscuriEstimarea riscurilor

PP = probabilitatea de producere a riscului A (ntre 1 i 5)I = impactul riscului A asupra proiectului (ntre 1 i 5)GE = gradul de expunere al proiectului la riscul A

GE = PP X I (cuprins ntre 1 i 25)

Tehnici de diminuare a riscurilor- reducerea probabilitii de producere- reducerea impactului asupra proiectului- transferul (ctre teri)- planul de contingen- evitarea

Ipoteze (cont.)Pentru a fi incluse n Matrice, ipotezele trebuie:s aib efect direct asupra proiectului;s aib efect important asupra proiectului;s aib un grad ridicat de probabilitate;s poat fi cunoscute.

Evaluarea ipotezelor

Formularea ipotezelor

Nivel de obiectiveIpotezeObiectiv generalContribuia la mbuntirea sntii familiilor, n particular a copiilor sub 5 ani, i la sntatea ecosistemului riveranScopCaliatea apei rului mbuntitCampania de contientizare a administraiei locale are impact pozitiv asupra sntii i a practicilor de igien ale familiilor sraceRezultat 1Volum redus de ape reziduale deversate direct n albia rului de ctre gospodrii i fabriciDebitul rului se menine peste ... Ml/s cel puin 8 luni pe an

APM acioneaz cu succes n ceea ce privete reducerea depozitrii de deeuri solide de la ... la ... tone

Formularea indicatorilorIndicatorii verificabili n mod obiectiv (OVI) reprezint baza pentru msurarea progreselor nregistrate i trebuie definii sub aspect calitativ, cantitativ i temporal.

Un OVI bine definit va fi SMART:Specific obiectivului pe care-l msoarMsurabil Acceptabil din punct de vedere al costurilorRelevant pentru nevoile de informare ale managerilorTemporal definit

Nu exist indicatori la nivelul activitilor n matrice.

Formularea indicatorilor (ex.)

Pasul 1: Indicator de baz - Creterea produciei de porumbPasul 2: Adugarea cantitii - Producia de porumb crescut cu Xkg/haPasul 3: Adugarea calitii - Producia de porumb (de calitatea celei din 2001) crescut cu Xkg/ha Pasul 4: Adugarea grup.int - Producia de porumb (de calitatea celei din 2001) a micilor fermieri (cu 3 ha sau mai puin) crescut cu X kg/ha Pasul 5: Adugarea locului - Producia de porumb (de calitatea celei din 2001) a micilor fermieri (cu 3 ha sau mai puin) din comuna Soarele crescut cu Xkg/haPasul 6: Adugarea timpului - Producia de porumb (de calitatea celei din 2001) a micilor fermieri (cu 3 ha sau mai puin) din comuna Soarele crescut cu Xkg/ha pn la sfritul recoltei anului 2005.

Tipuri de indicatoriObiective generale indicatori de impact

Scop indicatori de rezultat final (outcome)Rezultate indicatori de rezultat (output)

Se pot defini mai muli indicatori pentru un obiectiv.

Dar se selecteaz acei indicatori ale cror costuri de colectare a informaiei sunt rezonabile!

Surse de verificareSursele de verificare indic msura n care un indicator poate fi msurat sau nu n mod real, n timp util, cu eforturi i costuri rezonabile.

Sursele de verificare trebuie s indice:

Cum anume trebuie colectat informaia i/ sau sursele disponibile;Cine trebuie s colecteze/ s furnizeze informaia;Cnd / cu ce periodicitate trebuie furnizat informaia.

Nu exist surse de verificare la nivelul activitilor!

Formularea unui indicator i a unei surse de verificare

Nivel de obiectiveIndicatori verificabili n mod obiectivSurse de verificareScopCaliatea apei rului mbuntitIndicator: concentraia de compui ai metalelor grele (Pb, Cd, Hg) i scurgeri netratateCantitate: redus cu 25% fa de nivelul din 2004Calitate: fiind conform cu standardele naionale de control al poluriiTimp: pn la sfritul anului 2007Analize sptmnale ale calitii apei efectuate de APM mpreun cu Autoritatea Apelor i raportate lunar autoritilor locale

Ordinea completrii rubricilor matricei

ML verificarea suficienei (logica orizontal)

Nivel de obiectiveIndicatori obiectiv verificabiliSurse de verificareIpotezeObiective generaleScopRezultateActiviti principale(Mijloace)(Costuri)

Logica orizontalOdat ndeplinite condiiile preliminare, activitile pot ncepe.

Odat desfurate activitile i dac ipotezele de la acest nivel se confirm, atunci se vor obine rezultatele.

Odat ce aceste rezultate sunt obinute i ipotezele de la acest nivel se confirm, atunci scopul proiectului va fi atins.

Odat ce scopul proiectului a fost atins i ipotezele de la acest nivel se confirm, atunci proiectul a contribuit la realizarea obiectivelor generale.

ML verificarea necesitii (logica vertical)DAC dorim s contribuim la obiectivele generale, ATUNCI trebuie s atingem scopul

DAC dorim s atingem scopul, ATUNCI trebuie s obinem rezultatele specificate

DAC dorim s atingem rezultatele, ATUNCI activitile specificate trebuie implementate

DAC dorim s implementm activitile specificate, ATUNCI trebuie s mobilizm resursele identificate

ML poluarea rului X

Intervenia logicIndicatori obiectiv verificabiliSurse de verificareIpotezeObiectivgeneralembuntirea condiiilor de via ale localnicilor - Venitul generat din pescuitul de pete X mai mare cu 30% pn n 2003- Veniturile din turism mai mari cu 30% pn n 2004- Raportul sondajului socio-economic al Ministerului Economiei i IndustrieiScopulProiectuluimbuntirea calitii apei rului- Rata mbolnvirilor datorate consumului de pete X din ru redus cu 80% pn n 2003- Captura de pete X mai ridicat cu 20% pn n 2002, cu meninerea nivelului stocului- Statisticile spitaliceti i medicale regionale- Rapoartele autoritilor de protecia a apelor- Cererea de pete X pe pia rmne cel puin constant- Turitii sunt informai despre mbuntirea situaieiRezultate1. Deversri directe a apei reziduale menajere i industriale reduse.

2. ..........- 70% din apele reziduale ale fabricilor i 80% din apele reziduale ale gospodriilor sunt tratate industrial pn n 2002.Raportul sondajului autoritilor locale- n amonte calitatea apei rmne aceeai- Aruncarea neautorizat a gunoaielor n ru rmne cp la felActiviti1.1 Analiz investiii n mediul nconjurtor ale companiilor1.2 Identificare tehnologii curate relevante1.3 Concepere stimulente1.4 Testare, adaptare, oferire stimulente1.5 Lansare reglementri legale mbuntite i monitorizarea eficacitii acestora1.6 Conectare gospodrii i fabrici1.7 Campanii contientizare populaie i ageni ec. asupra efectelor deversrii apelor reziduale 1.8 Instruirea autoritilor locale n ntreinerea sistemului de deversare.Mijloace:A. Expertiz tehnic, 20 PMB. InvestiiiC. ntreinereD. ...TotalCost (000 Euro)EC Gvt. Altele Total 400 4001000 400 200 1600.........3000 1000 600 4600Utilizarea sistemului de canalizare acceptat de societate.

Aviz de construcie obinut.Pre-condiii

ML/ evaluarea propunerii

Idei de proiecte pentru IS1. Recalificarea omerilor de peste 45 de ani (ora mediu) Solicitant: ONG XComplexul Rulmentul S.A. din oraul Y a fost privatizat, iar n urma acestui proces a rezultat un numr considerabil de persoane disponibilizate n vrst de peste 45 de ani. ONG-ul X a fcut o analiz aprofundat a situaiei persoanelor disponibilizate i a constatat ......2. Modernizarea spitalului judeean YSolicitant: Consiliul Judeean YConducerea spitalului judeean Y se confrunt cu o serie de probleme:....3. Extinderea i modernizarea capacitii de producieSolicitant: SC Mobila SASC Mobila SA a comandat un studiu n urma cruia au fost identificate o serie de probleme:..........

*Planificarea are la baz analiza problemelor existente aa cum sunt acestea percepute de cei care se confrunt cu ele asigur relevana interveniei*