Entitate publică: Procedură Operaţională: Ediţia: a II-a Colegiul Economic Arad Controlul documentelor și înregistrărilor Nr. de ex.: 1 Revizia: 0 Departamentul (Direcţia): Nr. de ex.: - CEAC Pagina 1 din: 21 Cod: PO-CEAC-33 Exemplar nr.: 1 Pagina 1 / 21 Entitatea publică: Colegiul Economic Arad Departamentul (Direcţia): CEAC PROCEDURA OPERAŢIONALĂ privind Controlul documentelor și înregistrărilor COD: PO-CEAC-33 Documente de referinţă: Ordinul nr. 200/2016 privind modificarea şi completarea Ordinului secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice. Ediţia: a II-a Revizia: 0
Ordinul nr. 200/2016privindmodificareaşi completareaOrdinului secretarului general alGuvernului nr. 400/2015pentruaprobareaCodului controlului intern/managerial al
4.1 Stabi lește modul de real izare a activi tăţi i , compartimentele și persoaneleimpl icate:
Procedura documentează cerinţele priv ind s t ruc tura, modul de elaborare, verif icare,aprobare, difuzare, ret ragere, modif icare precum ş i metodele de ţ inere sub control adocumentelor ș i înregis t rări lor inc luse în SMC/SCIM, pentru as igurarea că informaţ i i lecurentedinediţ i i le înv igoarealedocumentelorș i înregis t rări lorapl icabilesunt disponibi lepersoanelor interesate.
Indicator de performanţă: Ponderea scăzătoare a neconformităţ i lor ident i f icate la auditpriv indcontroluldocumentelorș i înregis t rări lor.
4.2Dăasigurări cuprivire laexistenţadocumentaţiei adecvatederulări i activi tăţi i :
4.3Asigurăcontinuitateaactivi tăţi i , inclusiv încondiţi i de fluctuaţieapersonalului :
4.4 Spri j ină auditul și /sau al te organisme abi l i tate în acţiuni de auditare și /saucontrol , iarpemanager, în luareadeciz iei :
5.1Precizarea(definirea)activi tăţi i lacaresereferăproceduraoperaţională:Procedurase refera laControluldocumentelorș i înregis t rări lor
5.2 Del imitarea expl ici tă a activi tăţi i procedurate în cadrul portofol iului de activi tăţidesfășuratedeenti tateapubl ică:Act iv itateaes te relevantăca importanţă, f i indproceduratădis t inc t încadrul ins t i tuţ iei.
5.3 Listarea principalelor activi tăţi de care depinde și /sau care depind de activi tateaprocedurată:De ac t iv itatea procedurată depind toate celelalte ac t iv i tăţ i din cadrul ins t i tuţ iei, datoritărolului pe care aceas tă ac t iv itate î l are în cadrul derulări i corec te ș i la t imp a tuturorproceselor.
5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date și /sau beneficiare de rezultate aleactivi tăţi i procedurate:
5.4.1Compartimente furnizarededate:Toates t ruc turi le
5.4.2Compartimente furnizoarederezultate:Toates t ruc turi le
5.4.3Compartimente impl icate înprocesul activi tăţi i :CEAC
6. Documentedereferinţă (reglementări )apl icabi leactivi tăţi i procedurate
6.1. Reglementări internaţionale:
-Nues tecazul
6.2. Legislaţieprimară:
- Ordinul nr. 200/2016 - modif icarea ş i completarea Ordinului secretarului general alGuvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial alent i tăţ i lorpubliceaapărut înMonitorulOf ic ial, Partea I nr. 275din12.04.2016
- Ordinul nr. 201/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice priv ind coordonarea,îndrumarea metodologică ş i supravegherea s tadiului implementări i ş i dezvoltări is is temului de control intern managerial la ent i tăţ i le publice a apărut în Monitorul Of ic ial,Partea I nr. 276din12.04.2016
- OSGG nr.400/2015 – pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial alent i tăţ i lorpublice
-Legeanr.87/13.04.2006priv indas igurareacal i tăţ i i îneducaţ ie;- Standardele de acreditare ş i evaluare periodică a unităţ i lor de învăţământ
preunivers itar–anexaH.G. nr. 21/10.01.2007- Standarde de referinţă ş i indicatori de performanţă pentru evaluarea ş i as igurarea
cali tăţ i i în învăţământulpreunivers itar -H.G. nr. 1534/25.11.2008-Legeaeducaţ ieinaţ ionale, nr. 1 / 2011-Legeanr. 188/1999priv indStatutul func ţ ionaruluipublic , modif icatăş icompletată.- Lege nr. 16 (r1) din 02/04/1996 Republicat in Monitorul Of ic ial, Partea I nr. 293 din
22/04/2014LegeaArhivelorNaţ ionalenr. 16/1996- Hotarare 1723/2004 priv ind aprobarea aprobarea programului de masuri pentru
combareabirocrat iei inac tv itateade relat i i cupublicul.- Ordinul nr. 2634/2015 priv ind documentele f inanc iar-contabile publicat în Monitorul
Of ic ialalRomâniei, Partea I , nr. 910din09.12.2015-Legeanr. 98/2016priv indachiz iţ i i lepubliceaapărut înMonitorulOf ic ial, Partea I , nr.
390din23.05.2016- OMEN nr.3240/26.03.2014 pentru modif icarea ş i completarea Metodologiei priv ind
formarea cont inuă a personalului din învăţământul preunivers itar, aprobată prin Ordinulminis t ruluieducaţ iei, cercetări i , t ineretuluiș isportuluinr.5561/2011
- ORDIN Nr. 5079/2016 din 31 augus t 2016 priv ind aprobarea Regulamentului-cadru deorganizareş i func ţ ionareaunităţ i lorde învăţământ preunivers itar
6.3. Legislaţiesecundară:
-Nues tecazul
6.4. Altedocumente, inclusivreglementări internealeenti tăţi i publ ice:
-Programuldedezvoltare-Regulamentulde func ţ ionarealCEAC-Regulamentulde func ţ ionarealComis ieideMonitorizare-Regulamentuldeorganizareş i func ţ ionareal ins t i tuţ iei-Regulamentul Internal Ins t i tuţ iei
7. Defini ţi i și abrevieri ale termeni loruti l izaţi înproceduraoperaţională
7.1. Defini ţi i ale termeni lor:
Nr.Crt .
Termenul Def in iţ iași/ sau,dacăestecazul,actu lcaredef ineștetermenul
1. Procedura
Prezentarea formalizată, în s c r is , a tuturor paș ilor ce trebuie urmaţi,a metodelor de luc ru s tabilite ș i a regulilorde aplicat în vederearealizăr ii ac tiv ităţ ii, c u pr iv ire la aspec tul procesualProcedura trebuieînţeleasăcaunsetde ins truc ţiunis c r isecare fundamenteazăoac ţiunes a uac tiv itate repetit iv ă din ins tituţ ia publică.Elaborareaş iimplementareaprocedur ilor reprez intăopar te integratăaunuis is tem alcalităţ ii de succes , deoarece conferă angajaţilor informaţii ut ile pentruac tiv itatea z ilnică ş i fac ilitează realizarea obiec tivelor .Foar te impor tantes te faptul că, deş i managerul ins tituţ ieies te cel care iniţ iazăelaborarea unei procedur i, s copul aces teia trebuie să f ie c rearea unuidocumentcare să f ie uşor de c it it ( să nu conţină elemente din limbajulde lemn) , inteligibil ş i ut il tuturor celor care î l aplică. De asemenea, oprocedură foar te bine formulată va f i un eşec , dacă aceas ta nu es te ş iaplicată înprac tică.O procedurănues teunaltelementdebiroc ratizareexces ivă, c i, contrar aces tei af irmaţii, es te un ins trument carefac ilitează realizareaac tiv ităţ ilor uzualecâtmai rapid, corec t ş i ef ic ientpos ibil.
2. Proceduradesistem
Pr o c e du r acare desc r ie o ac tiv itate sau un proces care sedes făşoară la nivelul tuturor direc tiilor /serv ic ilor /compar timentelor dincadrul ins tituţ iei, numiteş i"procedur igenerale" .
Nu se cons ideră de s is tem acele procedur i care presupun doar oimplicarelimitatăadirec ţiilor despec ialitate.
3. Proceduraoperaţ ională
Prezentarea formalizată, în s c r is , a tuturor paş ilor ce trebuie urmaţi,a metodelor de luc ru s tabilite ş i a regulilor de aplicat în vederearealizăr iiac tiv ităţ ii, c upr iv ire laaspec tulprocesual.Maisuntcunoscuteş i sub denumir ile de „procedur i spec if ic e” , „procedur i de proces ” ,„procedur i formalizate” etc .
Metodele de luc ru ş i procedur ile formalizate sunt spec if ic e f iecăreiins t itu ţ iiş ic ons t itu ieobiec tul s is temului de control manager ial intern,respec tiv als tandardului int itulat„Procedur i” .
Pentru ca procedur ile să reprez inte ins trumente efic iente, trebuie săîndeplineascăunnumăr decondiţ iiesenţiale:
Săf ie:- s c r iseş i formalizatepentruf iecareac tiv itatepr inc ipalăînpar te,- s impleş ispec if ic e,- ac tualizateînmodpermannt,- aduselacunoş tinţasalar iaţ ilor ,precumş iter ţ ilor dacaes tecazul,- bineînţeleseş ibineaplicate,- sănuf ieredundante.
4. Document
Dispoz iţ ii, preveder i etc . s c r ise pe supor t de hâr t ie sau magnetic(dis kete, CD-ur i etc .) , care reglementează modul de efec tuare a unorac tiv ităţ i ş i/ sau prec izează cer inţe pentru aces tea. Documentele pot f ide provenienţă internă: ROF, f iş ele pos tur ilor , Regulamente internepr iv ind des fasurarea ac tiv itat ii dar ş i ex ternă: s tandarde, legi,presc r ipţ ii, ins truc ţiuni ş i or ice alte documente cu carac ter normativ ,tehnicesaulegis laţ ie
5. AprobareConfirmarea sc r isă, semnătura ş i datarea aces teia, a autor ităţ ii
desemnate de a f i de acord cu aplicarea respec tivului document înorganizaţie.
6. Verif icareConfirmare pr in examinare ş i furnizare de dovez i obiec tive de către
autor itatea desemnată (ver if ic ator ) , a faptului că sunt satis făcutecer inţelespec if ic ate, inc lus iv cer inţeleSCIM.
7.Gest ionarea/contro lu l
documentelorMultiplic area, difuzarea, păs trarea, retragerea din uz ş i arhivarea
documentelor .
8. Ediţ ieauneiproceduri Forma iniţ ială sau ac tualizată, după caz , a unei procedur i, aprobatăș idifuzată
9.Reviz iaîn cadrulunei
ediţ ii
Ac ţiunile de modif icare, adăugare, supr imare sau altele asemenea,după caz , a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţ ii aprocedur ii, ac ţiunicareaufos taprobateș idifuzate
10. Sistem Ansambludeelementecorelatesauîn interac ţiune
11. Comisiemetodică
Formă de organizare a ac tiv ităţ ii personalului didac tic din unitateaşcolară, încadrat în învăţământul preunivers itar , se cons tituie conformpreveder ilor R.O .F .U.I.P.. Cons iliul profesoral aprobă componenţanominalăa catedrelor -comis iilor metodice, conformar t. 28e) , atr ibuţiilelor f iindprec izateînar t. 36
12.Responsabilcomisie
metodică
Responsabilitate desemnată de direc torul unităţ ii ş colare, conformpreveder ilor R.O .F .U.I.P,ar t.19h) ,atr ibuţiileaces tora f iindprec izate înar t.36-37ş iceles tabilitededirec tor ,ar t.19k )
13.Comisiedelucru cu
caracterpermanent sautemporar
Formă de organizare a ac tiv ităţ ii într -o unitate ş colară, se numesc ,func ţionează ş i au atr ibuţii f ix ate pr in R.O .F .U.I.P, legi, ordonanţe deurgenţă, hotărâr i de guvern, ordine emise de miniş tr i sau dec iz ii aleinspec toratuluiş colar .
14.Funcţ ied idact icăde
predare
Acea func ţie didac tică pentru care se cons tituie normă didac tică depredare - învăţare, de ins truire prac tică ş i de evaluare potr iv it Legii nr .1 din 05/01/2011 Publicat in Monitorul O fic ial, Par tea I nr . 18 din10/01/2011aeducaţieinaţionale
Nr.Crt .
Termenul Def in iţ iași/ sau,dacăestecazul,actu lcaredef ineștetermenul
- Procedura cuprinde etapele ce t rebuie urmate, metodele de luc ru s tabi l i te ş i reguli le deaplicat în vederea cunoaşteri i ș i apl icări i de căt re salariaţ i i ent i tăţ i i a prevederi lor legale carereglementeazăac t iv itateaprocedurată.
-Procedura reglementeazăac t iv itateadecontroladocumentelorș i înregis t rări lor.
8.2. Documenteuti l izate:
8.2.1. Listași provenienţadocumentelor:
Documenteleut i l izate înelaborareaprezenteiprocedurisunt celeenumerate lapc t .6.
8.2.2. Conţinutul și rolul documentelor:
Documentele ut i l izate în elaborarea prezentei proceduri au rolul de a reglementamodali tateade implementareaac t iv ităţ i i procedurate.
Accesul, pentru f iecare Compart iment , la legis laţ ia apl icabilă, se face prin programulinformat ic lacareauacces salariaţ i i ent i tăţ i i .
8.2.3. Circuitul documentelor:
Pentru as igurarea condiţ i i lor necesare cunoaşteri i ș i apl icări i de căt re salariaţ i i ent i tăţ i i aprevederi lor legale care reglementează ac t iv itatea procedurată, responsabilul CEAC va difuzaproceduraconformpc t . 3.
-ResponsabilulComis ieideMonitorizareș imembri i Comis ieideMonitorizare-ResponsabilulCEACș imembri i comis ieiCEAC-Conducători i decompart imente/comis i i ș i salariaţ i i ent i tăţ i i , înscopulapl icări i proceduri i
8.4.1. Planificareaoperaţiuni lorși acţiuni loractivi tăţi i :
Operaţ iuni le ș i ac ţ iuni le priv ind ac t iv itatea procedurată se vor derula de căt re toatecompart imentele implicate, conform ins t ruc ţ iuni lordinprezentaprocedură.
8.4.2. Derulareaoperaţiuni lorși acţiuni loractivi tăţi i :
Elaborareş i ident i f icaredocumente interne, verif icareş iaprobare> Necesarul de documente se s tabi leş te pe parcursul proiec tări i , implementări i , auditări i ş i
îmbunătăţ iri i s is temului de control intern/managerial, controlul documentelor SCIM f i ind unproces care se efec tuează pe înt reaga durată de v iaţă a aces tora. Necesarul de documente(proceduri, ins t ruc t iuni de luc ru) es te ev ident iat prin completarea formularului cod PO-CEAC-33/F1„Calendarelaborareproceduri”
> ToatedocumenteleSCIMelaborate încadrul ins t i tuţ ieiş i spec if icate înprezentaprocedurăla punc tulDOMENIU, sunt redac tate pe formatul de pagina, t ip A4, port ret / vedere, cucarac tereArial12sau11, dupacaz .
>ToatedocumenteleSCIM(PS, PO, ins t ruc t iuni, regulamente, etc . )cuprind :a)ocopertăpersonalizată, încaredenumireadocumentuluies te înscrisăcucarac tereTimes
New Roman 36-48 sub antet ş i spec if icarea priv ind dreptul de proprietate intelec tuală asupradocumentului, înparteade jos apagini i decopertă;
b) prima pagină de conţ inut a documentului în care es te spec if icat , conform modelului dinAnexa6:
- ediţ ia, rev iz ia, data elaborări i , nr. pagini, nr. exemplar, înscrise în tabloul de ident if icaredocument , poz iţ ionat înantet ;
- func ţ ia, numele ş i semnatura persoanelor care elaborează, verif ică ş i aprobă, în tabloulcompetenţelordeelaborare/ verif icare/ aprobarepoz iţ ionat înpartea inferioarăapagini i ;
- „S ituaţ ia ediţ i i lor ş i a rev iz i i lor în cadrul ediţ i i lor proceduri i operaţ ionale” - poz iţ ionat înt retabloulde ident if icarealdocumentuluiş i tabloulcompetenţelor.
c ) pagini curente, ce conţ in toate, în partea de sus a formatului (în antet ), tabloul deident if icare;
d) anexe, dacă es te cazul, elaborate în format A4, t ip port ret sau vedere ş i numerotate înordineaelaborări i
> Toate documentele prec izate la punc tul „DOMENIU” din procedură sunt ident i f icate unic ,dupăcaz , prin t i t lu, cod, ediţ ie, rev iz ieş isunt datateş i înregis t ratedupăaprobareaaces toraş iînaintedea f i difuzate.
> Codul unui document es te o combinaţ ie alfa-numerică s t ruc turată conformalgoritmuluiXX-XXXX-XX, încare:
-primulgrupdecarac tere reprez intă iniţ ialelecarac teris t ice t ipuluidedocument (ex : PS/PO–procedurădes is tem/operaţ ională; F - formular, LI – l is tă, etc . );
- al doi lea grup de carac tere reprez intă codul compart imentului care elaborează procedura.Pentru codif icarea compart imentelor din ins t i tut ie se completeaza Lis ta s imboluri lorcompart imentelor, formular cod PO-CEAC-33/F2, cu codif icarea pe compart imente convenita incadrulsedintelorde luc rualeComis iei;
- al t ri lea grup de carac tere reprez intă un număr, care es te numărul de ordine, în cazuldocumentelordeacelaş i t ip (PS, PO,etc );
> La elaborarea documentelor organizatorice (ROI, FP) ş i a documentelor tehnice (când es tecazul) se respec tăaceleaş i reguli de redac tare ca ş i pentru proceduri, cu diferenţa căpeprima
cazul) se respec tăaceleaş i reguli de redac tare ca ş i pentru proceduri, cu diferenţa căpeprimapaginănuex is tă l is tadecontrolapagini lor rev izuite.
> Proceduri le de control managerial, cât ş i celelalte documente ale SCIM sunt elaborate pesec ţ iuni sau capitole, conform „Conţ inutulului cadru al documentelor inc luse în SCIM” detal iatînAnexa7 laprezentaprocedură .
> Toatedocumenteleş i formulareleasoc iateSCIMprecumş i rev iz i i le lor, seelaboreazăsubformă de proiec t (ediţ ie 1 - elaborare iniţ ială/ rev iz ie 0) ş i se t ransmit de căt re elaboratorComis ieiş i tuturor func ţ i i lor implicate înut i l izarea lorpentruanaliză.
> Func ţ i i le implicate formulează observaţ i i în sc ris ş i le t ransmit CI / compart imentuluielaborator pentru analiza ş i determinare a formei f inale iniţ iale, în prima ediţ ie, a documentelorş i/saua formularelor.
> După s tabi l irea formei f inale a documentelor/ formularelor, elaboratorul/ CI as igurăparcurgerea etapelor de verif icare/ av izare ş i aprobare, de emitere ş i difuzare, demodif icare ş iarhivare.
> Toate documentele ş i formularele în original, asoc iate SCIM implementat , sunt ges t ionatede căt re coordonatori i de compart imente/ procese descrise iar ev idenţa central izată a tuturordocumentelor, formularelorş i rev iz i i leaces toraes te întocmită, menţ inutăş iges t ionatădecăt reCI .
> La elaborarea ş i ges t ionarea documentelor prin tehnica informat ică sunt respec tateurmătoarelecerinţe:
-ges t ionareasub formăde f iş iereadocumentelorpesuport elec t ronic ;-păs t rarea formeidocumentuluioriginalcupos ibi l i tăţ i de reproducere;- mult ipl icarea pe hî rt ie ş i difuzarea controlată, mult ipl icarea execut îndu-se numai în l imita
l is teidedifuzare;-el iminarea/ arhivareadocumentului iniţ ialatunc ic îndocopie t rebuie înlocuită;-as igurareapos ibi l i tăţ i i de regăs ire rapidăaoricăruidocument ;- as igurarea accesului diferenţ iat , prin intermediul s is temului de ges t iune al f iş ierelor, la
documente în func ţ iedeautorizări leş i responsabil i tăţ i les tabi l i teprinSCIM,ş ianume:- acces pentru c it ire/sc riere (read / write) numai pt . func ţ i i le cu responsabil i tăţ i în
modif icareadocumentelor;-acces numaipentruc it ire (read–only )pentrucelelaltecategori i deut i l izatori ;-as igurareamenţ ineri i laz ias tadiului rev iz iei (vers iuni i)documentelor.Ident if icaredocumenteex terne>Toatedocumenteledeprovenienţăex ternă îş ipăs t reazănumeleş ialtedatede ident if icare
(cod, ediţ ie, rev iz ie, etc . ) folos ite de proprietari i ex terni emitenţ i (furnizori, părţ i interesate) ş isunt înregis t rate laprimire, decăt resecretariat (secretară), înCondicadesecretariat .
> Documentele de provenienţă ex ternă cu carac ter informat iv vor f i ident i f icate în cadrulproceselor din organizaţ ie folos ind numărul de înregis t rare unic sub care au fos t înscrise înCondicadesecretariat .
> Orice referire ulterioară la aces te documente de provenienţă ex ternă va t rebui să indicenumărulde înregis t rareunic subcaredocumentula int rat înorganizaţ ie .
> Documentele de provenienţă ex ternă, cu carac ter de reglementare (legis lat ie ş i normat ivede reglementare apl icabile, autorizaţ i i , s tandarde, referenţ iale/ documentaţ i i tehnice etc . ) seînscriu în „Lis taprevederi lor legaleş iaaltorcerinţeapl icabile”PO-CEAC-33/F3ş i orice referireulterioară la aces tea va indica datele de ident if icare (nume, cod, ediţ ie, rev iz ie) folos ite deemitent / c reator.
> Documenteledeprovenienţăex ternă, înoriginalsaucopii , sunt difuzatedecăt resecretarătot prinCondicadesecretariat , conformdes t inaţ i i lors tabi l i tedecăt reconducătorul ins t i tuţ iei.
tot prinCondicadesecretariat , conformdes t inaţ i i lors tabi l i tedecăt reconducătorul ins t i tuţ iei.Dis t ribuirea internă / ex ternăadocumentelor> Toate documentele pe suport hî rt ie, asoc iate SCIM, inc lus iv cele de provenienţă ex ternă,
se difuzează în interiorul organizaţ iei pe bază de „Lis ta de difuzare”, cod PS 01/F4 care es temenţ inută la z i, toate l is tele de difuzare f i ind păs t rate înt r-un dosar, f ie împreună cudocumentulcareogenerează, f ieseparat .
> Difuzarea internă a documentelor pe suport informat ic se efec tuează elec t ronic , prinintermediul s is temelor de ges t iune a f iş ierelor ex is tente pe server ş i folos ind ca inf ras t ruc turădecomunicaţ ie reţeaua int ranet , documenteledifuzateputând f i accesate în f iş ierul „SCIM”.
> Difuzarea unor documente în ex teriorul organizaţ iei, căt re c l ienţ i sau alte ins t i tuţ i i , sepoate face f ieelec t ronic prin intermediul f iş ierelor, f iepesuport imprimabil (hî rt ie).
> Lis tadedifuzareconţ ineurmătoarele informaţ i i :- des t inaţ i i le de difuzare – se menţ ionează pt . f iecare des t inaţ ie în parte regimul difuzări i
(controlat , informat iv ) ş i suportul de difuzare (elec t ronic , t ipăribi l), iar pentru des t inaţ i i le dedifuzarepentrucaredifuzarease facepehî rt iesevamenţ ionaş inumărulcopiei;
-consemnareaevenimentelordedifuzareş iadatelor lacareau loc aces tea, cumar f i : *emiteri denoidocumenteş i/sauemiteri denoiediţ i i aleaceluiaş idocument ; * ret ragerea ediţ i i lor perimate, scoateri din uz (ret rageri) ale documentelor, în coloana
„Observaţ i i”; * modif icarea des t inaţ i i lor de difuzare ş i/sau schimbarea locaţ iei de difuzare, în coloana
„Observaţ i i”.> Documentele SCIM se difuzează cu toate formularele anexe ş i sunt disponibi le la toate
compart imentele unde sunt necesare datele/ informaţ i i le pe care le cuprind, f i ind l iz ibi le ş i uşoracces ibi lepersonalului interesat .
> La difuzarea unei noi rev iz i i a documentului, copia controlată a rev iz iei perimată, care numai es te în v igoare, es te ret rasă, dis t rusă ş i înlocuită cu noua rev iz ie a documentului de cat redes t inatarulnoi i rev iz i i .
> Lis tele de difuzare t ipărite ş i/sau elec t ronice se ac tual izează la f iecare eveniment dedifuzare, înş t i inţarea tuturor des t inatari lor despredifuzare ş i s t rîngerea semnături lor de luare lacunoş t inţa f i ind efec tuată de căt re PC pentru documentele SCIM, respec t iv coordonatori icompart imentelorcare legenerează, pentru res tul.
> Copii le difuzate cu scop informat iv , fără obl igaţ ia de a difuza rev iz i i le ulterioare, seev idenţ iazăcu inscripţ ia „Informat iv ”pe l is tadedifuzareş i peprimapaginăa documentului, nuseret ragş inusedis t rug.
> Difuzări le ex terne, indiferent de suport (elec t ronic , hârt ie) se înregis t rează cu număr deînregis t rare unic în Condica de secretariat ş i sunt însoţ i te de note / adrese de t ransmitere (pehârt iesauprine–mail).
> Orice referire ulterioară la aces te difuzări ex terne efec tuate t rebuie să indice numărul deînregis t rareunic subcareaces taa ieş it dinent i tate, înscris înCondicadesecretariat
> Responsabil i i cu difuzarea ex ternă a documentelor au obligaţ ia să obţ ină de la des t inaţ i i lededifuzareconf irmări (e-mail, telefon, fax saupehî rt ie)deprimireadocumentelor.
> Sis temul de înregis t rare în Condica de secretariat cuprinde: număr alocat , dataînregis t rări i , numărul ş i data documentului, provenienţa, descrierea pe scurt a conţ inutului,des t inatarul internsauex tern (compart imentul), dataexpedieri i ş i semnătura.
Controlulmodif icări lordocumentelors ialedatelorș i înregis t rări lor> Procesul de control al documentelor SCIM es te un proces care se efec tuează pe înt reaga
durată de v iaţă a aces tora ş i prin derularea programului anual de audit intern, se verif icăperiodic dacă documentele ş i formularele ut i l izate ş i acces ibi le în f iecare compart iment ,
periodic dacă documentele ş i formularele ut i l izate ş i acces ibi le în f iecare compart iment ,reprez intăult imeleediţ i i înv igoarealeaces tora.
> Func ţ ia de control a documentelor se material izează prin întocmirea ş i menţ inerea la z i aurmătoarelor:
-Lis tadedifuzareadocumentelor; -Lis tadecontrolapagini lor rev izuite;-Lis tadocumentelor înv igoare-Lis taprevederi lor legaleş iaaltorcerinţeapl icabile.> Neces itateamodif icări i unuidocument poateapăreaca rezultat direc t aluneicerinţevenite
direc t de la orice func ţ ie din cadrul ins t i tuţ iei sau indirec t , ca urmare a: modif icări lorlegis lat ive, modif icări ale procesului de real izare produs , cons tatari lor la audituri interne/ex terne, analizedemanagement , etc .
> Documentele asoc iate SCIM sunt emise iniţ ial în ediţ ie 1/ rev iz ie 0 iar după un număr demax. 5 rev iz i i în cadrul aceleias i ediţ i i sau c înd se schimbă radical s t ruc tura aces tuia se t recelaonouăediţ iecu rev iz ia0.
> Modif icări le survenite sunt ev idenţ iate prin c reş terea numărului rev iz iei/ edit iei pedocument ş i, unde es te pos ibi l , o scurtă descriere a modif icări i (în Lis ta de control a pagini lorrev izuite, inc lusă înuneledocumente).
> Documente se rev izuiesc integral cu excepţ ia anexelor sau a formularelor asoc iate uneiproceduri, lacare rev iz iase facedoarpeaceldocument ş inupe înt reagaprocedură.
>Toate ediţ i i le / rev iz i i le documentelor generate intern primesc aceleaş i aprobări ca ş i celeiniţ iale, s tadiul ediţ i i lor/ rev iz i i lor în v igoare f i ind ident if icat prin „Lis ta de control a pagini lorrev izuite“ inc lusă în document , ş i prin menţ inerea la z i a unei „Lis ta documentelor în v igoare”,codPS01/F5carepoate f i consultatădeut i l izatori PC.
> În cazul înlocuiri i vers iuni lor documentelor pe suport informat ic , ret ragerea se face prinsuprascrierea f iş ieruluiconţ inîndvecheavers iunecu f iş ierulconţ inîndnouavers iune.
>La ret ragerea def init ivă a documentelor pe suport informat ic , f iş ierul es te ş ters , operaţ i i ledesuprascriere/ ş tergerea f iş ierelorav înd loc lasursadedifuzare (loculdedifuzare).
> Evenimentul de ret ragere es te consemnat de căt re func ţ ia responsabilă cu ges t ionareadocumentului în l is tadedifuzareadocumentuluicareas igurăas t fel înş t i inţareaş isemnareadeluare la cunoş t inţă de căt re toţ i des t inatari i de difuzare interni care au regimul de difuzarecontrolat .
> Copii le controlate difuzate în afara ins t i tuţ iei, care nu mai sunt valabi le, sunt ret rase ş idis t ruse de căt re posesori, obl igat iv itatea ret ragerea documentelor ieş ite din uz ş i a dis t rugeri ilor aduc îndu-se la cunoş t inţa posesorului ex tern prin adresa de însoţ ire a documentelorac tual izatedecăt redis t ribuitor.
> Deţ inători i de copii cont rolate care au fos t deprec iate prin ut i l izare, chiar dacă mai suntvalabi le, le ret ragş i le înlocuiesc cuexemplarenoi, l iz ibi le.
> Documentele scoase din uz , păs t rate din diferi te mot ive, se inscripţ ionează v iz ibi l cu„PERIMAT”, iar documentele în format elec t ronic se dis t rug prin ş tergere fără pos ibi l i tatea deres taurare.
> Toatedocumenteleş iac t iv i tăţ i lecare le-augenerat , carenu respec tăprevederi leprezenteiproceduri, se t rateazăcaneconformităţ i .
Păs t rareaş iarhivareadocumentelorcontrolate> Toate exemplarele originale ale documentelor ş i formularelor asoc iate SCIM generate
intern, sunt păs t rate ş i arhivate în cadrul compart imentelor emitente în condiţ i i care să prev inădis t rugerea lorprin:
- foc , inundaţ ie, variaţ i i de temperatură / umiditate înzonadepăs t rar;
- foc , inundaţ ie, variaţ i i de temperatură / umiditate înzonadepăs t rar;- furt , pierdere, deteriorare intenţ ionată;-ac ţ iunea insec telor, rozătoarelor.> Documentele ş i datele perimate sunt ret rase din punc tele de ut i l izare de căt re elaboratori,
care as igură arhivarea/ dis t rugerea aces tora, conform prevederi lor legis laţ iei apl icabile, înv igoare.
> Documentele originale ieş ite din uz sunt inscripţ ionate cu menţ iunea „ANULAT”, cel puţ inpeprimapagină, sunt datate, semnateş ipăs t ratepeoperioadăde3ani.
> Pentru a f i uşor acces ibi le ş i protejate de deteriorări ş i pierderi, documentele dis t ribuite lalocuri ledemuncăsevorprotejeazacu fol ie t ransparentă.
> Documentele în v igoare sunt păs t rate în format elec t ronic , atât in calculator c î t ş i pesuport f iz ic , în 2 copii din care o copie la Primar ş i o copie la coordonatorul pentruimplementareaSCIM.
> Documentele sunt păs t rate/arhivate pe perioade s tabi l i te prin legis laţ ia în v igoareaplicabilă, în func ţ iede interesele tehnico–economiceş icomerc ialealeorganizaţ ieiprecumş ideperevederi le legale îndomeniuladminis t rat iei locale.
> Pentruarhivareadocumentelor ş i formularelor în format elec t ronic , generate intern/ ex tern,conducerea Primariei a s tabi l i t proceduri propri i care as igură acoperirea nevoilor de ev idenţă,acces la informaţ ie ş i deprotec ţ ie împotrivaoricărei pierderi datorateunordis func ţ ionali tăţ i ales is temuluisauunorerorideut i l izare.
> Prac t ic i le interne de păs t rare ş i arhivare a documentelor în format elec t ronic as igurăintegritateaş i securitateadocumentelorarhivatedar s i suprav ieţuirea tehnică ş i informaţ ională,în t impprin:
-ut i l izareaacelput in2medii des tocare (suport f iz ic )diferi te;- locaţ i i dedepoz itarediferi tealemedii lordes tocareut i l izate;- salvare periodică, pe noi suporturi f iz ice, a documentelor în format elec t ronic păs t rate /
arhivate.Graf ic dec ircuit aldocumentelor> Graf icul de c ircuit al documentelor, cod PS 01/F6, are rolul de a reglementa modul de
ges t ionarealdocumentelorde t ip inregis t rareelaborate incadruls t ruc turi lordinorganizat ie.> Graf icul de c irculat ie al documentelor es te elaborat de cat re f iecare Sef de s t ruc tura sau
responsabil de ac t iv itate, aceeaș i persoana care are responsabil i tat i in elaborarea proceduri lorla nivel de comp. /birou/serv ic iu. O data elaborat Graf icul es te adus la cunos t i inta persoanelordincadruls t ruc turi i pebazadeLis tadedifuzare.
> Graf icul es te modif icat de cat re elaboratorul init ial ori de cate ori apar modif icari inc ircuitulunuidocument .
> Graf icele sunt elaborate in doua exemplare, unul es te t rimis cat re PC iar unul es teindosariat decat reelaborator lanivelulcomp/biroului.
> Graf iceledec ircuit aldocumentelorsecompleteazaas t fel:-NRcrt -numardeordineat ribuit formularului-Denumireaad l i t terama formularuluicarese întocmeşte * comune - documente intocmite in cadrul comp. /biroului/serv ic iului in format elec t ronic
saupesuport dehart ie. * t ipizat -documente reglementateprinac te legis lat ive:-NRex . - secompleteazacuc if re s i reprez intanumaruldeexemplare in carese intocmeste
documentul-Decat rec inesesemneaza * intocmit : secompleteazacu func t iapersoaneicare intocmestedocumentul *aprobat : secompleteazacu func t i i lecareaprobadocumentul
*aprobat : secompleteazacu func t i i lecareaprobadocumentul-Des t inatar (se t rimite la. . ) * intern: - se ment ioneaza nr de exemplare s i comp. /biroului/sau serv ic iului unde es te
t rimis documentul) (ex . 1ex . Secretar, 1ex Direc ţ iaEconomică, etc ) * ex tern - se completeaza cu numele des t inatarului - ins t i tut ie, alta ent i tate (ex . 1 ex .
Cons il iuLocal, 1ex . Trezorerie, etc ).- periodic itatea intocmiri i formularului - se noteaza f recventa cu care se completeaza
documentul respec t iv (ex . lunar, z i lnic , t rimestrial, ori decateori es tenevoie, etc ).- De căt re c ine s i cand se arhiveaza - se completeaza cu func t ia responsabila pentru
arhivares iperioada lacaresearhiveazadocumentul.
8.4.3. Valori ficarearezultateloractivi tăţi i :
Rezultatele ac t iv i tăţ i i vor f i valori f icate de căt re toate comis i i le ș i compart imentele dinIns t i tuţ ie.
9. Responsabi l i tăţi și răspunderi înderulareaactivi tăţi i
9.1. Conducătorul ins t i tuţ iei-Aprobăprocedura-As igură implementareaș imenţ inereaproceduri i9.2. Cordonatorul (responsabilul/președintele)CEAC-As igură implementareaș imenţ inereaprezenteiproceduri;-Monitorizeazăac t iv itateacomis i i lor9.3. Conducători i decompart imente/comis i i-Aplicăprocedura-As igurăcondiţ i i ledepăs t rareadocumentelorș i înregis t rări lor
- Toate documentele ş i dovez i le pe baza cărora se real izează ac t iv itatea proceduratăseaf lă îndosarelecomis i i lorș i îndosarulCEAC.
- Analiza ş i rev izuirea proceduri i se face anual, sau ori de câte ori apar modif icări alereglementări lor legale cu carac ter general ş i intern pe baza cărora se des făşoarăac t iv itatea/ac t iv ităţ i lecare face/ fac obiec tulaces teiproceduri.
Anexe:-mapecucopii alecert i f icatelorş iadeverinţelorde formarecont inuă;-central izatorcu formareacadrelordidac t ice,-central izatorcu lec ţ i i leas is tateAeL;- f işedeas is tenţăcompletate laorededirec tori ş i responsabil i i comis i i lor- central izator cu lec ţ i i le sus ţ inute în cadrul schimburi lor de exeprienţă, a comis i i lor
