HOTRREpentru aprobarea Regulamentului privind Serviciul arhiv al Camerei Notarilor Publici

Analiznd proiectul Regulamentului privind Serviciul arhiv al Camerei Notarilor Publici, proiect care a fost naintat membrilor Consiliului Uniunii Naionale a Notarilor Publici din Romnia prin Adresa nr. 2.030/2013,innd seama de faptul c Regulamentul de aplicare a Legii notarilor publici i a activitii notariale nr. 36/1995, aprobat prin Ordinul ministrului justiiei nr. 2.333/C/2013, s-a publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 479 din 1 august 2013,vznd i dispoziiile art. 165 din Legea notarilor publici i a activitii notariale nr. 36/1995, republicat, cu modificrile ulterioare,n temeiul art. 20 alin. (3) din Statutul Uniunii Naionale a Notarilor Publici din Romnia, republicat,Consiliul Uniunii Naionale a Notarilor Publici din Romnia emite prezenta hotrre.

Articolul 1Se aprob Regulamentul privind Serviciul arhiv al Camerei Notarilor Publici, prevzut n anexa care face parte integrant din prezenta hotrre.

Articolul 2

(1) Prezenta hotrre se public n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, i intr n vigoare la data publicrii.

(2) La data intrrii n vigoare a prezentei hotrri, art. 9 i 105-120 din Regulamentul privind activitatea de pstrare a documentelor create i deinute de birourile notariale, Camerele Notarilor Publici i Uniunea Naional a Notarilor Publici din Romnia, aprobat prin Hotrrea Consiliului Uniunii Naionale a Notarilor Publici din Romnia nr. 143/2011*), se abrog.

*) Hotrrea Consiliului Uniunii Naionale a Notarilor Publici din Romnia nr. 143/2011 nu a fost publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I.

Articolul 3Prezenta hotrre va fi adus la cunotina Camerelor Notarilor Publici, n vederea ndeplinirii obligaiilor ce le revin.

Articolul 4Compartimentele de specialitate din cadrul Uniunii Naionale a Notarilor Publici din Romnia vor urmri ducerea la ndeplinire a prevederilor prezentei hotrri.Preedintele Uniunii Naionale a Notarilor Publici din Romnia,Dumitru Viorel MnescuBucureti, 6 august 2013.Nr. 73.

ANEX REGULAMENTprivind Serviciul arhiv al Camerei Notarilor Publici

Capitolul IDispoziii generale

Articolul 1Prezentul regulament stabilete modul de preluare, administrare, utilizare i protejare a arhivelor deinute de Camerele Notarilor Publici, denumite n continuare Camere.

Articolul 2

(1) Camerele sunt entiti care dein, administreaz, conserv i protejeaz arhivele notariale, fr ndeplinirea vreunei condiii prealabile de autorizare din partea Arhivelor Naionale.

(2) Camerele pot deine, administra, conserva i proteja i alte arhive dect cele notariale, cu ndeplinirea tuturor condiiilor prevzute de Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare.

Articolul 3Pentru administrarea i protejarea arhivelor, Camerele au urmtoarele obligaii:a)s ncadreze arhivari sau s numeasc responsabili cu arhiva din rndul angajailor, proporional cu volumul de documente create i deinute i cu frecvena solicitrilor;b)s amenajeze depozite de arhiv, care s asigure condiii mpotriva distrugerii, degradrii, aducerii n stare de nentrebuinare ori sustragerii documentelor conservate, avizate de ctre Arhivele Naionale, dotate cu toate sistemele de securitate necesare: sisteme antiefracie; sisteme de detecie i stingere a incendiilor; sisteme de supraveghere video funcionale;c)s ia msuri mpotriva accesului neautorizat;d)s asigure condiii de securitate maxim din punctul de vedere al manipulrii documentelor, pentru a asigura integritatea acestora i securitatea informaiilor pe ntreg ciclul de depozitare i transfer;e)s supravegheze prestarea serviciilor, s asigure resursele umane, materiale, instalaiile, echipamentele sau altele asemenea, pentru administrarea corect a arhivei notariale;f)s se supun, n tot ciclul de via a documentelor conservate, controlului de specialitate al Uniunii Naionale a Notarilor Publici din Romnia, denumit n continuare Uniunea, precum i al Arhivelor Naionale, pentru verificarea respectrii prevederilor legale.

Capitolul IIOrganizarea i funcionarea Serviciului arhiv

Articolul 4

(1) Prin decizia Colegiului director, Camerele i pot organiza activitatea de arhiv n direcie, serviciu, compartiment sau birou. n prezentul regulament denumirea structurii organizatorice folosite este cea de Serviciu arhiv.

(2) Serviciul arhiv este o parte structural a Camerei, care exercit atribuiile stabilite prin prezentul regulament cu privire la administrarea, utilizarea i protejarea arhivelor depuse n custodia Camerei.

(3) Serviciul arhiv este organizat la nivelul teritorial al Camerei.

(4) Serviciul arhiv acord asisten de specialitate i ofer servicii arhivistice i de depozitare birourilor notariale, contra cost, n condiiile stabilite de Colegiul director al Camerei.

(5) Serviciul arhiv poate prelua spre depozitare fonduri i colecii arhivistice cu alt specific dect cel notarial i poate asigura servicii arhivistice, contra cost, cu avizul Colegiului director al Camerei, pentru alte instituii i societi dup o prealabil autorizare din partea Arhivelor Naionale.

(6) Serviciul arhiv are dreptul de a beneficia de sponsorizri i finanri din proiecte naionale i internaionale, n condiiile legii.

(7) Pentru ndeplinirea atribuiilor sale, Serviciul arhiv poate achiziiona servicii, potrivit legii.

(8) Regulamentul de organizare i funcionare, organigrama i statul de funcii al Serviciului arhiv se aprob prin decizia Colegiului director al Camerei.

(9) Pentru realizarea atribuiilor sale, Serviciul arhiv ndeplinete funciile:a)de strategie, prin care elaboreaz politicile i strategia n domeniul arhivistic la nivelul Camerei;b)de reprezentare, prin care asigur, n numele Camerei, reprezentarea pe plan intern i internaional n domeniul arhivistic;c)de autoritate, prin care asigur supravegherea i controlul aplicrii i respectrii reglementrilor din domeniul arhivistic;d)de consultan, prin care asigur asistena metodologic n domeniul arhivistic notarial.

Articolul 5

(1) Serviciul arhiv va ndeplini atribuiile prevzute de prezentul regulament, precum i urmtoarele:a)elaboreaz, n conformitate cu prevederile legislaiei arhivistice i notariale n vigoare, regulamente i metodologii privind organizarea i desfurarea activitii arhivistice, pe care le supune spre avizare Colegiului director al Camerei;b)asigur la nivelul Camerei standardizarea i corelarea cu standardele naionale i internaionale n domeniul arhivistic;c)ntreine i dezvolt relaii cu organizaii i instituii similare din ar i strintate;d)acord, la cerere i contra cost, consultan arhivistic;e)elaboreaz i editeaz lucrri de cercetare tiinific, instrumente de eviden i informare tiinific;f)promoveaz, implementeaz i administreaz programe de digitalizare n domeniul arhivistic notarial;g)organizeaz activiti de formare i perfecionare profesional.

(2) n exercitarea atribuiilor ce i revin, Serviciul arhiv colaboreaz cu Uniunea, Arhivele Naionale i cu alte instituii publice i cu alte persoane juridice sau fizice, de drept public ori privat din ar i strintate.

Articolul 6

(1) n sensul prezentului regulament, termenul arhivar desemneaz orice persoan, angajat a Camerei n cadrul Serviciului Arhiv, care are atribuii de preluare, pstrare, deinere, conservare, administrare i control al arhivelor notariale.

(2) Personalul din cadrul Serviciului arhiv desemnat cu prelucrarea, pstrarea, deinerea, conservarea, administrarea i controlul arhivelor notariale trebuie s semneze un angajament de confidenialitate conform anexei nr. 1.

(3) Persoana care nceteaz raporturile de activitate cu Serviciul arhiv are obligaia de a preda, pe baz de proces-verbal, superiorului ierarhic, succesorului n funcie sau unei comisii desemnate n acest sens documentele aflate n uz, create i primite n exercitarea funciei sale, precum i celelalte instrumente de certificare specifice activitii de arhiv.

Articolul 7

(1) Arhivarii trebuie s protejeze integritatea materialului arhivistic i s garanteze astfel c acesta continu s fie o mrturie a trecutului demn de ncredere.

Emitent UNIUNEA NAIONAL A NOTARILOR PUBLICI DIN ROMNIA

>>

Page 1 of 19Afiare Hotrre 73 din 2013-08-06, MO PI 529/2013-08-22

http://www.expert-monitor.ro:8... 1 18.02.2014

(2) Arhivarii trebuie s evalueze, s selecioneze i s menin materialul arhivistic n contextul su istoric, juridic i administrativ, n respectul principiului provenienei, pstrnd i fcnd astfel evidente interrelaiile originale ale documentelor.

(3) Arhivarii trebuie s protejeze autenticitatea documentelor n cursul prelucrrii, conservrii i folosirii.

(4) Arhivarii trebuie s asigure permanenta accesibilitate i inteligibilitate a materialelor de arhiv.

Articolul 8

(1) Arhivarii trebuie s in evidena i s fie n msur s justifice aciunile lor asupra materialului arhivistic.

(2) Arhivarii trebuie s asigure accesul la materialul arhivistic i s ofere servicii impariale pentru toi beneficiarii arhivei.

(3) Arhivarii trebuie s asigure att accesul la documente, ct i respectul vieii private i s acioneze n limitele legislaiei n vigoare.

(4) Arhivarii trebuie s foloseasc ncrederea special ce lea fost acordat n interesul general i s evite folosirea poziiei lor pentru a obine beneficii pentru ei sau pentru alii.

Articolul 9Atribuiile de serviciu ale arhivarilor pentru realizarea obiectivelor prevzute la art. 7 i 8 sunt urmtoarele:a)planific activitatea, pe baza obiectivelor, prioritilor i sarcinilor ce le revin potrivit prevederilor legale, precum i msurilor stabilite de conducerea Camerei cu ocazia evalurilor;b)raporteaz, periodic sau ori de cte ori este necesar, stadiul de realizare a sarcinilor primite;c)organizeaz i desfoar activitatea de prelucrare arhivistic (fondare, ordonare, inventariere, selecionare i folosire) a fondurilor deinute;d)ntocmesc i actualizeaz evidena fondurilor i coleciilor arhivistice existente n depozitele proprii, sediile secundare i birourile notariale din raza de activitate;e)organizeaz i efectueaz cercetarea fondurilor i coleciilor arhivistice n vederea ntocmirii instrumentelor de informare tiinific i a elaborrii de lucrri arhivistice;f)stabilesc msuri pentru pregtirea fondurilor i coleciilor arhivistice din depozitele proprii n vederea fotografierii i a altor forme de reproducere i asigurare, conform normelor elaborate n domeniu;g)asigur condiiile necesare pstrrii i conservrii documentelor, indiferent de suport, din depozitele proprii;h)execut, din punct de vedere tehnic, reproducerea documentelor, n conformitate cu planurile stabilite pentru Camer, n situaia existenei aparaturii corespunztoare;i)acioneaz conform legislaiei n vigoare pentru mbogirea fondul arhivistic al Camerei prin preluri de documente;j)acord asisten de specialitate, verific activitatea de constituire a arhivei, ordonarea, inventarierea, selecionarea i pstrarea documentelor create i deinute de birourile notariale din aria de competen; propun msuri pentru mbuntirea activitii;k)verific i preiau de la compartimente, pe baz de inventare i procese-verbale, dosarele constituite; la termenele i n condiiile prevzute de legislaia n vigoare, preiau de la birourile notariale din raza de activitate documentele create, n vederea prelucrrii lor, n conformitate cu prevederile legale;l)organizeaz activitatea de ntocmire a nomenclatorului arhivistic i lucrrile de selecionare pentru documentele notariale; asigur legtura cu Arhivele Naionale n vederea verificrii i confirmrii nomenclatorului arhivistic; urmresc modul de aplicare a nomenclatorului arhivistic la constituirea dosarelor; organizeaz instruirea personalului de arhiv i a comisiilor de selecionare;m)la solicitarea persoanelor fizice i juridice din ar i strintate, asigur activitatea de eliberare a copiilor i certificatelor de pe documentele deinute n depozitele proprii; pun la dispoziie pe baz de semntur i in evidena unitilor arhivistice mprumutate compartimentelor; reintegreaz la fond unitile arhivistice solicitate i returnate depozitului de arhiv;n)aplic i respect normele de protecie a muncii i paza contra incendiilor;o)organizeaz depozitul de arhiv dup criteriile stabilite prin legislaia arhivistic, menin ordinea i asigur curenia n depozitul de arhiv, solicit conducerii dotarea corespunztoare cu mobilier, rafturi, mijloace PSI;p)pun la dispoziia inspectorului Arhivelor Naionale toate documentele solicitate cu prilejul efecturii aciunilor de control privind situaia arhivei.

Capitolul IIIProcedura referitoare la intrrile de fonduri arhivistice notariale sau alt material arhivistic la Camer

Articolul 10

(1) Prevederile cap. III constituie cadrul de reglementare a modalitilor de intrare a arhivelor n depozitele Camerei, identificarea i aplicarea etapelor ce trebuie parcurse pentru realizarea unei evidene corecte a intrrilor, stabilirea responsabilitilor pentru asigurarea n condiii optime a intrrilor de material arhivistic.

(2) Camerele dein depozite de arhiv n care notarii publici pot depune n conservare i administrare arhiva notarial, integral sau parial, conform aprobrii Colegiului director al Camerei.

Articolul 11

(1) n condiiile prevzute de lege, o arhiv notarial poate fi preluat integral sau parial de ctre Camera din circumscripia n care creatorul acesteia a funcionat sau funcioneaz, n urmtoarele condiii:a)la ncetarea activitii biroului notarial;b)la schimbarea sediului biroului notarului public din localitatea n care i desfoar activitatea ntr-o localitate din cadrul aceleiai circumscripii sau din alt circumscripie judectoreasc;c)la dizolvarea asocierii;d)n cazul n care n urma controalelor de specialitate se constat o administrare defectuoas a arhivei notariale;e)la solicitarea expres a notarului public.

(2) Ca urmare a acestui proces de preluare, Camerei i revin toate responsabilitile prevzute de lege n calitate de deintor, pentru pstrarea i conservarea documentelor, precum i pentru prelucrare n vederea accesibilizrii acestora.

(3) Camera este obligat s respecte normele pentru prelucrarea i asigurarea datelor cu caracter personal i s protejeze interesele creatorului arhivei.

(4) Documentele notariale, odat intrate n depozitele Camerelor, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excepia situaiei n care au fost preluate n custodie pe termen limitat.

(5) Pe baza aprobrii direciei competente a Arhivelor Naionale, deintorii de arhive notariale pot pstra i dup expirarea termenului de depunere la Arhivele Naionale documente care fac parte din Fondul arhivistic naional al Romniei, dac acestea le sunt necesare n desfurarea activitii lor.

Articolul 12

(1) Preluarea n custodie a unei arhive notariale se face pe baz de proces-verbal de predare-preluare, care va atesta starea documentelor i numrul lor, nsoit de inventarele documentelor aflate n arhiv, indicndu-se i individualiznduse documentele care lipsesc. n caz de urgen, predarea se poate face fr a se ndeplini aceast documentaie, care va fi realizat de ctre Camer.

(2) Arhiva financiar-contabil a unui birou notarial se poate preda n custodie Camerei, dar numai dup definitivarea situaiei financiar-contabile.

Articolul 13

(1) Ca urmare a caracterului excepional impus de suspendarea sau ncetarea calitii de notar public, de abandonul sau administrarea defectuoas a unei arhive, Camera poate prelua, n regim de urgen, fonduri arhivistice neprelucrate.

(2) n cazul suspendrii din calitatea de notar public sau al administrrii defectuoase a unei arhive, n decizia Colegiului director al Camerei de preluare a arhivei se va stabili durata custodiei asigurat de ctre Camer.

(3) Cheltuielile ocazionate de predarea n custodie a arhivei sunt n sarcina celui care face predarea, cu excepia cazurilor n care aceast operaiune se produce la ncetarea calitii de notar public.

Articolul 14

(1) Orice persoan obligat la predarea unei arhive notariale ctre Camer trebuie s o predea acesteia de ndat ce avizul de predare i-a fost notificat. n executarea acestei obligaii, Camera poate solicita sprijinul organelor de ordine public.

(2) Pn la realizarea transferului definitiv, Colegiul director al Camerei poate solicita punerea sub sigiliu a arhivei care trebuie preluat n custodie.

(3) Transferul arhivei notariale se efectueaz n cel mult 15 zile de la data cnd s-a luat cunotin de evenimentul care justific preluarea arhivei. Colegiul director al Camerei poate acorda un termen suplimentar, dac apreciaz c circumstanele justific acest lucru.

Articolul 15Camera poate percepe tarife pentru custodia asigurat, precum i pentru depozitarea i administrarea documentelor. Cuantumul tarifelor, precum i modalitatea de plat se stabilesc prin decizie a Colegiului director al Camerei.

Seciunea 1Custodia asigurat de ctre Camer la solicitarea expres a notarului public

Articolul 16

(1) n condiiile prevzute n prezenta seciune o arhiv creat sau deinut de un birou notarial poate fi predat integral sau parial n custodia Camerei la cererea notarului public.

(2) n vederea predrii n custodie a unei arhive notariale se va ncheia un contract de depozit n care se vor indica, pe lng obligaiile i drepturile prilor semnatare, tipul custodiei, perioada pentru care se predau documentele i condiiile de acces la acestea, conform modelului prezentat n anexa nr. 2.

(3) Custodia asigurat de ctre Camer nu implic schimbarea regimului de proprietate asupra documentelor predate.

(4) Deschiderea procedurii de preluare n custodie a unei arhive se face n termen de 30 de zile de la data nregistrrii solicitrii.

(5) Pentru asigurarea transferului documentelor birourile notariale au obligaia de a permite personalului mputernicit al Camerei accesul la documentele conservate i de a desemna un reprezentant din

Page 2 of 19Afiare Hotrre 73 din 2013-08-06, MO PI 529/2013-08-22

http://www.expert-monitor.ro:8... 2 18.02.2014

rndul angajailor proprii pentru a superviza toate operaiunile arhivistice efectuate asupra arhivei.

Articolul 17

(1) Un birou notarial care intenioneaz s transfere documente n custodia Serviciului arhiv are obligaia s transmit Camerei o notificare scris, cu cel puin 60 de zile naintea nceperii procedurii de predare.

(2) Notificarea se va realiza n mod obligatoriu prin completarea formularului-tip prevzut n anexa nr. 3.

Articolul 18

(1) Notificarea se transmite la sediul Camerei n unul dintre urmtoarele moduri:a)prin depunere, personal sau de ctre reprezentantul legal, sub luare de numr de nregistrare;b)printr-un serviciu potal;c)prin pota electronic ca nscris n copie scanat.

(2) Este considerat dat a transmiterii, dup caz, data nregistrrii n registrul de intrare-ieire a corespondenei al Camerei, data confirmrii primirii documentelor la sediul Camerei printr-un serviciu potal cu confirmare de primire sau data confirmrii primirii nscrisului n form electronic.

(3) Orice modificare a datelor cuprinse n notificare va fi comunicat Camerei cu cel puin 15 zile nainte de data stabilit pentru predare, prin transmiterea unei informri nsoite, acolo unde este cazul, de acte doveditoare, n copie.

Articolul 19

(1) Solicitarea de predare n custodie a unei arhive create sau deinute de ctre un birou notarial se supune avizului Colegiului director al Camerei n termen de 30 de zile de la data nregistrrii.

(2) Avizul Colegiului director al Camerei se acord n baza unei note scrise de verificare a stadiului de prelucrare a fondului arhivistic nominalizat pentru transfer, ntocmit de ctre un reprezentant al Serviciului arhiv desemnat special n acest sens.

(3) Verificarea stadiului de prelucrare arhivistic se va face la sediul biroului notarial sau, dup caz, la depozitul de arhiv al acestuia n termen de 5 zile de la nregistrarea solicitrii n evidenele Camerei.

Articolul 20

(1) Documentele pot fi predate n custodia Serviciului arhiv doar pentru custodie care permite eliberarea de copii ale documentelor conservate i de informaii ctre teri.

(2) Pentru a fi predate n custodie este obligatoriu ca mapele/dosarele care fac obiectul transferului s fie constituite, numerotate i certificate n prealabil.

Articolul 21

(1) Fondurile arhivistice sau prile structurale ale acestora care sunt nominalizate pentru transfer de ctre un birou notarial pot fi preluate n custodie numai n condiiile n care au fost prelucrate arhivistic. Predarea-primirea documentelor ntre biroul notarial i Serviciul arhiv se va face la nivel de dosar/map/unitate arhivistic. Dosarele/Mapele/ Unitile arhivistice sunt identificate unic prin elementele de cot.

(2) n prealabil, birourile notariale pot solicita Serviciului arhiv, contra unei taxe fixe, efectuarea procedurilor arhivistice necesare predrii n cele mai bune condiii a fondului arhivistic creat sau deinut, denumite n continuare servicii de arhivare: constituirea mapelor, ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor conform instruciunilor precizate n Regulamentul privind activitatea de pstrare a documentelor create i deinute de ctre birourile notarilor publici, Camerele Notarilor Publici i Uniunea Naional a Notarilor Publici din Romnia, aprobat prin Hotrrea Consiliului Uniunii Naionale a Notarilor Publici din Romnia nr. 143/2011.

(3) Prin efectuarea serviciilor de arhivare se va realiza igienizarea documentelor, ordonarea acestora, ndosarierea, numerotarea i actualizarea evidenei (inventarierea), fapt ce va asigura desfurarea operaiunilor de selecionare i utilizare legal a documentelor.

(4) Pentru realizarea serviciilor de arhivare, Serviciul arhiv va executa urmtoarele operaiuni arhivistice:a)desprfuirea;b)toaletarea documentelor;c)ordonarea documentelor;d)ndosarierea documentelor (aranjarea cronologic a documentelor, nuruirea, numerotarea, copertarea i etichetarea mapelor/dosarelor) i constituirea inventarelor.

(5) Descrierea i coninutul serviciilor de arhivare:a)desprfuirea documentelor se face cu scopul asigurrii currii documentelor prin nlturarea prafului, hrtiei mrunite i a efectelor biodeteriorrii documentelor din arhiv etc. Desprfuirea se face cu perii moi, prin suflare (aspirare) cu aspiratorul, tergere cu crpe moi i uscate, fr a se deteriora documentele;b)execuia toaletrii documentelor const n netezirea foilor, nlturarea marginilor franjurate, fr eliminarea prilor utile (text, desen etc.), reparaii ale zonelor sfiate, plierea foilor la dimensiunea formatului de dosar - n principiu A4;c)ordonarea documentelor nseamn aranjarea acestora conform prevederilor din Nomenclatorul arhivistic confirmat de ctre Arhivele Naionale, pe ani de creare a documentelor i pe termene de pstrare, n vederea constituirii unitilor arhivistice, precum i reconstituirea dosarelor;d)ndosarierea documentelor n vederea exploatrii legale, eficiente, cu uurin i ndelungate a documentelor create, care exclude posibilitatea unui adaos de acte noi sau sustragerii unora.Odat cu ordonarea documentelor n cadrul dosarului se nltur acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele, ciornele, notele i nsemnrile personale sau care au servit la redactarea actelor, documentele care nu au legtur cu problemele din dosar etc. Documentele din fiecare dosar se cos sau se leag n coperte de carton, puse la dispoziie de Serviciul arhiv (dup acceptarea de ctre beneficiar a calitii, culorii i formatului), n aa fel nct s se asigure citirea complet a textului, datelor i rezoluiilor. Filele dosarelor se numeroteaz cu scopul de a determina locul documentului n dosar i s se asigure astfel integritatea lui. Ea se face cu creionul negru n colul din dreapta sus al filei. n cazul dosarelor compuse din mai multe volume, se numeroteaz fiecare volum separat, ncepnd cu nr. 1. Dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250-300 de file. n cazul depirii acestui numr, se formeaz mai multe volume ale aceluiai dosar. Nu se leag n acelai dosar documente din mai muli ani, indiferent de numrul filelor din dosar. Pe coperta dosarului se nscriu: denumirea biroului notarial, denumirea activitii, indicativul unitii arhivistice, cuprinsul unitii arhivistice, data nceperii (ziua i luna), data ncheierii (ziua i luna), numrul filelor, numrul volumului (dac sunt mai multe volume), termenul de pstrare i numrul din inventar.Certificarea unitilor arhivistice (dosare, mape) se face pe o foaie nescris, pus la sfritul acesteia, nainte de a fi cusut, de ctre personalul Serviciului arhiv, prin formula: Prezentul/a dosar/map conine .... file, n cifre i, ntre paranteze, n litere. La sfritul notei de certificare se trec data, semntura i funcia persoanei care face aceast operaiune.

(6) Preluarea mapelor/dosarelor, constituite de Serviciul arhiv, de ctre biroul notarial se va face pe baza inventarelor create pe timpul prestrilor serviciilor de arhivare, ntocmite dup modelul prezentat n Legea nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare. Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare pentru documentele permanente. La preluare, responsabilul cu arhiva/arhivarul biroului notarial verific fiecare map/dosar, urmrind respectarea modului de constituire i concordana dintre coninutul acestora i datele nscrise n inventar. n cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotina reprezentanilor Serviciului arhiv, care au obligaia de a efectua corecturile ce se impun.

(7) Asigurarea logistic se face astfel:1. Materialele, uneltele de lucru, copertele de dosare/mape, sfoara i celelalte mijloace necesare prestrii serviciilor de arhivare se vor asigura de Serviciul arhiv.2. Beneficiarul va pune la dispoziie spaiul de lucru, documentele i personal pentru colaborare.

(8) Taxele pentru efectuarea operaiunilor precizate la alin. (5) se vor stabili prin decizie a Colegiului director al Camerei.

(9) Serviciile de prelucrare arhivistic precizate la alin. (5) pot fi solicitate i n cazul n care un birou notarial nu dorete s predea documente n custodia Serviciului arhiv, semnndu-se n acest sens un contract de prestri de servicii care va avea n anex operaiunile solicitate i taxele percepute pentru efectuarea acestora.

Articolul 22

(1) Mapele/Dosarele se preiau n custodia Serviciului arhiv pe baz de procese-verbale de predare-preluare i inventare arhivistice, ntocmite de ctre reprezentanii Serviciului arhiv dup modelul prevzut n anexa nr. 4, respectiv n anexele nr. 5 i 5a.

(2) Procesul-verbal de predare-preluare a documentelor i inventarele se ntocmesc n 4 exemplare, fiind semnate de ctre notarul public titular, cel care pred i reprezentantul Serviciului arhiv, n calitate de primitor, dintre care un exemplar rmne la biroul notarial, iar celelalte se depun odat cu mapele/dosarele la Serviciul arhiv.

(3) Notarul public care a luat cunotin de lipsa originalului unui act notarial sau a unei pri din acesta (anexe etc.) trebuie s indice aceste deficiene nainte ca transferul s se realizeze, pentru a fi nominalizate n instrumentele de eviden.

(4) La preluarea documentelor i a instrumentelor de eviden arhivistice, procesul-verbal i inventarele se prezum c sunt complete, fr a fi necesar verificarea fiecrei mape/fiecrui dosar act cu act.

(5) Inventarele arhivistice ntocmite prin grija biroului notarial trebuie s ndeplineasc criteriile minime de calitate n ceea ce privete completarea rubricilor pentru a putea constitui instrumente arhivistice de predare.

Articolul 23

(1) Pentru a se asigura o bun conservare pe termen lung unitile arhivistice pregtite pentru transfer se introduc n cutii speciale de arhiv. Cutiile de arhiv se vor asigura prin grija Serviciului arhiv.

(2) La introducerea unitilor arhivistice n cutii se va verifica fiecare map/dosar, urmrindu-se respectarea modului de constituire i concordana dintre coninutul acestora i datele nscrise n inventarul arhivistic.

(3) Fiecare cutie va fi identificat unic prin aplicarea unei etichete de identificare. Aceste etichete vor fi puse la dispoziie de ctre Serviciul arhiv i vor fi ataate de ctre personalul acesteia, n ordine cresctoare numrului cutiei i n continuarea celor existente. Etichetele vor fi autoadezive i vor conine elemente unice pe ntreg parcursul de depozitare a documentelor.

(4) Fiecare cutie va conine un opis al mapelor/dosarelor incluse, care va purta semnturile reprezentantului biroului notarial (persoana desemnat de ctre notarul public) i angajatului Serviciului arhiv,

Page 3 of 19Afiare Hotrre 73 din 2013-08-06, MO PI 529/2013-08-22

http://www.expert-monitor.ro:8... 3 18.02.2014

conform modelului prezentat n anexa nr. 6.

(5) Fiecare cutie va purta obligatoriu sigilul notarului public titular aplicat pe o alonj care asigur integritatea cutiei.

Articolul 24

(1) Transportul documentelor n custodia Serviciului arhiv se va efectua cu mijloacele de transport auto ale Camerei, prin grija personalului desemnat special n acest sens.

(2) Autoutilitarele utilizate vor fi nchise i folosite numai pentru transportul documentelor.

(3) Transportul cutiilor din arhiva biroului notarial pn la main i invers (la depozit) va fi efectuat de ctre personalul Serviciului arhiv.

(4) Cutiile vor fi ncrcate din depozitele arhivei biroului notarial n prezena reprezentantului biroului notarial (persoana desemnat de ctre notarul public) i a unui angajat al Serviciului arhiv.

(5) Fiecare transport va fi sigilat i va avea un borderou cu coninutul acestuia, precum i un proces-verbal de predare-primire, ntocmit n dou exemplare (nregistrate, tampilate i semnate) conform anexei nr. 4. Reprezentantul Serviciului arhiv va primi un exemplar nregistrat, tampilat i semnat, exemplar care va nsoi transportul.

Articolul 25Pentru a preveni accesul neautorizat, pe durata depozitrii, controlul accesului se realizeaz prin restricii impuse de ctre creatorul documentelor, prin configurarea unor reguli i prin respectarea unor proceduri prestabilite de administrare i accesare.

Articolul 26

(1) Beneficiarul custodiei poate solicita personal sau prin delegat notarial, n baza unei delegaii scrise, accesul la originalele documentelor conservate n depozitele Serviciului arhiv. Notarul public i delegatul notarial se vor legitima n relaia cu Serviciul arhiv cu legitimaia de serviciu sau un act de identitate.

(2) Accesul beneficiarului custodiei sau al reprezentanilor acestuia n depozitele Serviciului arhiv n vederea regsirii i cercetrii documentelor predate este strict interzis.

(3) Personalul Serviciului arhiv are obligaia de a pune la dispoziia beneficiarului custodiei sau mputernicitului acestuia documentele/cutiile n spaiul amenajat special pentru cercetare. n cadrul slii de studiu se vor respecta regulile specifice, care vor fi afiate n locuri vizibile.

(4) Pe toat durata studiului documentelor scoase din depozit, un angajat al Serviciului arhiv are obligaia de a superviza ntreaga operaiune pentru a nu se aduce atingere integritii documentelor/mapelor cercetate.

(5) La solicitarea beneficiarului custodiei, la sediul Serviciului arhiv se pot executa copii de pe documentele predate n custodie, prin grija angajailor Serviciului arhiv.

Articolul 27

(1) Custodia documentelor ofer posibilitatea Serviciului arhiv de a elibera, la cerere i contra cost, potrivit legii, copii, certificate, adeverine i extrase de pe documentele depuse n custodie, dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant, fr a solicita un aviz prealabil privind aceast activitate din partea creatorului documentelor.

(2) Procedura precizat la alin. (1) se realizeaz conform cap. VII - Procedur privind eliberarea certificatelor i copiilor de pe documentele pstrate de Camer, utilizndu-se n acest fel att evidenele, ct i instrumentele de certificare specifice acestei activiti.

Articolul 28

(1) Serviciul arhiv poate pune la dispoziia biroului notarial documentele solicitate, sub form fizic (asigurnd att manipularea, ct i transportul unitilor arhivistice) sau electronic (fax ori copie scanat).

(2) Pe baza evidenelor de predare-preluare n custodie a arhivei, beneficiarul solicit n scris (pot electronic sau fax) un document/dosar/map/cutie, menionnd numrul dosarului/mapei/cutiei i modalitatea de acces al informaiei (fizic sau electronic), autoriznd desigilarea cutiei.

(3) Cazul n care se solicit mapa/dosarul/cutia fizic:a)Serviciul arhiv desigileaz cutia pentru a pune la dispoziie mapa/dosarul/ele, n interval de 24 ore de la primirea solicitrii;b)Serviciul arhiv opereaz ieirile cutiei/mapei/ dosarului/elor n registrul de depozit;c)Serviciul arhiv organizeaz transportul i predarea cutiei/mapei/dosarului/elor pe baz de proces-verbal de predare-primire;d)biroul notarial notific Serviciul arhiv n vederea asigurrii transportului i a ntocmirii procesului-verbal de predare-primire;e)biroul notarial poate organiza transportul i predarea cutiei pe baz de proces-verbal de predare-primire;f)Serviciul arhiv organizeaz transportul i preluarea n gestiune a documentelor pe baz de proces-verbal de predare-primire;g)Serviciul arhiv rearhiveaz documentele, sigileaz cutia cu sigiliul propriu i actualizeaz registrul de depozit.

(4) Cazul n care se solicit documentul electronic (copie scanat):a)Serviciul arhiv desigileaz cutia, identific documentul i l transmite prin fax sau l scaneaz i l trimite prin pot electronic n interval de 30 de minute de la primirea solicitrii;b)Serviciul arhiv sigileaz cu sigiliul propriu i rearhiveaz cutia.c)Serviciul arhiv menioneaz/evideniaz comanda n registrul de depozit.

Articolul 29Pentru a putea fi studiat un document predat n custodia Serviciului arhiv de ctre o persoan alta dect un delegat al biroului notarial mputernicit special n acest sens este necesar acordul scris al beneficiarului custodiei. Acordul va conine pe lng datele de identificare ale persoanei desemnate de ctre beneficiarul custodiei i restriciile privind accesul la documentele individualizate pentru cercetare.

Articolul 30Serviciul arhiv are obligaia de a aduce la cunotin beneficiarului custodiei toate solicitrile transmise de ctre autoritile i instituiile publice de eliberare de copii i informaii din arhiv, inclusiv cele care vizeaz expertiza originalelor documentelor predate.

Articolul 31Lunar, Serviciul arhiv transmite beneficiarului custodiei o copie a situaiei intrrilor-ieirilor din depozit privind documentele/cutiile predate sau a solicitrilor care au impus accesul la documente prin pot electronic.

Articolul 32Beneficiarul custodiei are urmtoarele drepturi:a)stabilirea regimului de acces la documentul arhivat, precum i modificarea acestuia pe tot parcursul custodiei;b)accesul la programele informatice utilizate de Serviciul arhiv n cadrul activitii de arhivare i administrare a arhivei, necesare pentru accesul la documentele care au fost arhivate;c)accesul, pe tot parcursul custodiei i n funcie de tipul acesteia, la toate serviciile de administrare a documentelor.

Articolul 33Imediat dup preluare, arhiva va fi depozitat n conformitate cu regulile i etapele prevzute n cap. VI - Instruciuni privind organizarea i administrarea spaiilor de depozitare a arhivei.

Seciunea a 2-aCustodia provizorie asigurat de ctre Camer

Articolul 34

(1) La suspendarea din exerciiul funciei pe o perioad mai mare de 6 luni, n lipsa unui notar public asociat sau a unui alt notar public n aceeai circumscripie teritorial sau la cererea notarului public suspendat, n baza deciziei Colegiului director al Camerei, Serviciul arhiv poate prelua, pe cheltuiala notarului public, registrele i, dup caz, arhiva, n vederea pstrrii pe perioada suspendrii.

(2) Predarea oficial a arhivei ctre Serviciul arhiv se va face de ctre notarul public suspendat.

(3) Cu excepia situaiilor n care Colegiul director sau, n caz de urgen, preedintele Colegiului director al Camerei i poate acorda accesul n arhiv notarului suspendat, Serviciul arhiv este obligat s ia msurile necesare pentru ca notarul respectiv s nu aib acces la arhiv.

Articolul 35Persoana/persoanele desemnat/desemnate s asigure coordonarea activitii de preluare va/vor asigura:a)mijloacele de protecie necesare transportului arhivei n condiii optime;b)instruirea personalului care particip la preluare;c)pregtirea spaiului necesar pentru depozitarea noii preluri.

Articolul 36La preluarea temporar a unui fond arhivistic se pot identifica 3 situaii:a)fondul arhivistic este inventariat;b)fondul arhivistic nu are eviden;c)fondul arhivistic preluat are eviden parial.

Articolul 37

(1) n cazul n care fondurile arhivistice preluate au inventar de la creator:a)inventarele vor constitui, dup verificare, dovada existentului, n msura n care au suficiente elemente care s permit administrarea corespunztoare;b)unitile arhivistice vor pstra cotele existente;c)se va verifica nscrierea cotelor pe unitile arhivistice.

Page 4 of 19Afiare Hotrre 73 din 2013-08-06, MO PI 529/2013-08-22

http://www.expert-monitor.ro:8... 4 18.02.2014

(2) Se va verifica mai ales nscrierea pe coperta 1 a numelui fondului, a indicativului arhivistic i a numrul de inventar. n cazul n care exist probleme la modul de scriere a cotei, se va bara vizibil cota veche i se va proceda la nscrierea noilor elemente de cot, dup caz, astfel:a)se vor nscrie cu creion, n partea stng sus a copertei, elementele de cot;b)scrierea se face astfel nct s nu aglomereze sau s se confunde cu cotele atribuite anterior.

(3) Nu se va proceda la tergerea, mzglirea cotei vechi etc., deoarece aceasta este important pentru stabilirea istoricului unitii arhivistice.

(4) Activitatea de preluare se va ncheia n conformitate cu etapele prevzute la art. 22-24.

Articolul 38

(1) n cazul n care fondurile arhivistice preluate nu au eviden, iar preluarea se efectueaz n regim normal, activitatea de preluare se va desfura n conformitate cu etapele prevzute la art. 21-24.

(2) n cazul n care fondurile arhivistice preluate nu au eviden, iar preluarea se efectueaz n regim de urgen:a)unitile arhivistice se introduc n cutii;b)n funcie de cantitate i de volumul de munc implicat, se poate opta pentru numerotarea fiecrei uniti arhivistice de la 1 la n sau a cutiilor de la 1 la n n cadrul prelurii;c)pe fiecare cutie se menioneaz numrul dosarelor din cutie;d)n cazul n care exist doar foi volante, se face meniunea: foi volante;e)dac exist alte mijloace de pstrare (saci, mape etc.), acestea se numeroteaz;f)se ntocmesc liste de existent iniial, cu menionarea coninutului fizic;g)caracterul de urgen i motivaia necesitii prelurii n regim de urgen vor fi evideniate n cuprinsul procesului-verbal de predare-preluare ntocmit de persoana desemnat cu coordonarea activitii de preluare;h)ordonarea, inventarierea i selecionarea fondului arhivistic se vor realiza la sediul Camerei.

Articolul 39n cazul n care materialele arhivistice preluate au eviden parial: se procedeaz, pentru fiecare caz, ca la art. 37 i 38, n aa fel nct scopul s fie atins, iar folosirea resurselor umane i de timp s fie ct mai judicioas.

Articolul 40

(1) n cazul n care se decide amnarea activitii de preluare n urma deciziei Colegiului director al Camerei, solicitantul va fi ntiinat n scris despre acest lucru, cu invocarea temeiului legal.

(2) Amnarea prelurii se poate decide n urmtoarele cazuri:a)lipsa spaiilor de depozitare;b)nentrunirea condiiilor de prelucrare;c)lipsa personalului necesar pentru preluarea documentelor.

Articolul 41Imediat dup preluare, arhiva va fi depozitat n conformitate cu regulile i etapele prevzute n cap. VI - Instruciuni privind organizarea i administrarea spaiilor de depozitare a arhivei.

Seciunea a 3-aCustodia definitiv asigurat de ctre Camer

Articolul 42

(1) La ncetarea calitii de notar public sau la schimbarea sediului din localitatea n care a fost creat arhiva notarial, n cazul n care arhiva nu poate fi preluat de un notar public, n baza deciziei Colegiului director al Camerei, Serviciul arhiv preia arhiva n vederea pstrrii definitive.

(2) n cazul decesului notarului public, predarea oficial a arhivei ctre custode se va face de ctre un mputernicit al su, un curator, un motenitor, soul/soia sau un executor testamentar.

(3) n celelalte cazuri de ncetare a calitii de notar public sau n cazul schimbrii sediului, predarea oficial a arhivei notariale ctre Serviciul arhiv se va face de ctre notarul public sau un mputernicit al acestuia ori un reprezentant.

(4) Arhiva financiar-contabil rmne n pstrarea i gestiunea persoanei creia i-a ncetat calitatea de notar public sau a urmailor acesteia, pentru definitivarea situaiei financiar-contabile.

Articolul 43Persoana/persoanele desemnat/desemnate s asigure coordonarea activitii de preluare va/vor asigura:a)mijloacele de protecie necesare transportului arhivei n condiii optime;b)instruirea personalului care particip la preluare;c)pregtirea spaiului necesar pentru depozitarea noii preluri.

Articolul 44Activitatea de preluare se va desfura n conformitate cu etapele precizate la art. 36-39.

Articolul 45Imediat dup preluare, arhiva va fi depozitat n conformitate cu regulile i etapele prevzute n cap. VI - Instruciuni privind organizarea si administrarea spaiilor de depozitare a arhivei.

Articolul 46

(1) Acceptarea donaiilor de material arhivistic se face n condiiile n care materialul arhivistic donat prezint o valoare documentar-istoric deosebit, iar proveniena licit a acestuia este asumat de ofertant prin oferta de donaie.

(2) Nu se vor accepta donaii asupra crora donatorul a instituit clauze ce restricioneaz accesul la documente pe termene mai lungi dect cele prevzute de legislaia arhivistic.

(3) Procedura se declaneaz prin depunerea de ctre donator a unei oferte de donaie, nregistrat, care trebuie s cuprind minimum urmtoarele elemente:a)identificarea donatorului: numele i prenumele, adresa, actul de identitate i CNP-ul;b)proveniena documentelor;c)opiunea pentru donaie: identificarea beneficiarului;d)descrierea obiectului donaiei: cantitatea i anii extremi ai documentelor; lista documentelor (dac este cazul), cuprinznd data, rezumatul i o descriere minimal;e)eventualele clauze speciale pe care dorete s le impun asupra donaiei (perioad de protecie etc.), pstrarea copiilor, a exemplarelor 2, 3 etc.;f)data i semntura.

(4) Oferta va face obiectul analizei Colegiului director al Camerei.

(5) n cazul acceptrii donaiei i dac materialul arhivistic donat se constituie, n integralitate, n fond distinct/colecie distinct, o copie a actului de acceptare va fi depus la dosarul coleciei/fondului.

(6) Donatorul va fi ntiinat n scris despre decizie n termen de maximum 30 de zile i, n cazul acceptrii donaiei, se va conveni asupra locului i datei ncheierii actelor.

(7) Contractul de donaie va fi ncheiat n faa unui notar public. Coninutul contractului de donaie va cuprinde meniunile obligatorii prevzute de legislaia notarilor publici i activitii notariale, precum i meniunile/clauzele stabilite de comun acord de donator i donatar.

(8) n situaia n care din materialul arhivistic donat se va constitui un fond distinct/o colecie distinct, acesta se va denumi cu numele creatorului/colecionarului i va fi nregistrat n Registrul general de arhiv, completndu-se fia prelurii i fia Situaia fondului.

(9) n situaia n care materialul arhivistic donat nu se constituie n fond distinct, iar unitile arhivistice donate vor fi integrate unor fonduri i colecii existente, acestea vor fi nregistrate la ultima preluare aferent fiecrui fond/colecie la care vor fi integrate, actualizndu-se datele nregistrate n instrumentele de eviden.

(10) Imediat dup preluarea materialului arhivistic donat, acesta va fi depozitat n conformitate cu regulile i etapele prevzute n cap. VI - Instruciuni privind organizarea i administrarea spaiilor de depozitare a arhivei.

Articolul 47

(1) Procedura de vnzare-cumprare se declaneaz la solicitarea vnztorului, care va depune la Camer o ofert de vnzare-cumprare, care se nregistreaz i trebuie s cuprind minimum urmtoarele elemente:a)identificarea vnztorului: numele i prenumele, adresa, actul de identitate i CNP-ul;b)proveniena documentelor;c)opiunea pentru cumprare: identificarea beneficiarului;d)descrierea obiectului vnzrii: cantitatea i anii extremi ai documentelor; lista documentelor (dac este cazul), cuprinznd data, rezumatul i o descriere minimal;e)refuzul Arhivelor Naionale n virtutea dreptului de preempiune la vnzarea documentelor aparinnd Fondului arhivistic naional al Romniei;f)data i semntura.

Page 5 of 19Afiare Hotrre 73 din 2013-08-06, MO PI 529/2013-08-22

http://www.expert-monitor.ro:8... 5 18.02.2014

(2) Oferta va face obiectul analizei Colegiului director al Camerei, n vederea stabilirii valorii arhivistice, a oportunitii de cumprare i a determinrii valorii financiare a materialului arhivistic.

(3) n vederea stabilirii valorii financiare a materialului arhivistic, Colegiul director al Camerei poate apela la consultani externi din zona cultural (arhiviti, bibliotecari, muzeografi, anticari); se vor folosi n acest sens i listele de preuri pentru bunuri culturale elaborate de Biblioteca Naional a Romniei i Ministerul Culturii.

(4) n situaia n care documentele corespund politicii de preluri a Camerei, responsabilul desemnat va face demersuri i va armoniza preul oferit de vnztor, preul estimat de Camer i resursele financiare puse la dispoziie, putnd opta, dup caz, ntre: refuzul achiziionrii, achiziionare parial sau integral.

(5) Vnztorul va fi ntiinat n scris despre decizie n termen de maximum 30 de zile i, n cazul acceptrii totale sau pariale a cumprrii, se va conveni asupra locului i datei ncheierii actelor.

(6) n cazul n care se decide cumprarea materialului arhivistic, se va ncheia un contract de vnzare-cumprare ntre vnztor i Camer.

(7) Contractul de vnzare-cumprare va fi ncheiat n faa unui notar public. Coninutul contractului de vnzare-cumprare va cuprinde meniunile obligatorii prevzute de legislaia notarilor publici i a activitii notariale, precum i meniunile/clauzele stabilite de comun acord de vnztor i cumprtor.

(8) Materialul arhivistic cumprat se poate constitui n fond distinct/colecie distinct sau poate fi integrat unor fonduri/colecii existente. nregistrarea n instrumentele de eviden a materialului arhivistic provenit prin depunere de ofert de vnzare-cumprare se va realiza urmnd etapele prevzute la donaie.

(9) Imediat dup preluarea materialului arhivistic cumprat, acesta va fi depozitat n conformitate cu regulile i etapele prevzute n cap. VI - Instruciuni privind organizarea i administrarea spaiilor de depozitare a arhivei.

Articolul 48

(1) Va fi acceptat pentru pstrarea n custodie la Camer materialul arhivistic n urmtoarele situaii:a)materialul arhivistic are o valoare istoric deosebit, ns proprietarul acestuia nu i poate asigura condiii propice de pstrare i securitate;b)proprietarul permite accesul la cercetarea materialului arhivistic i, la retragerea custodiei, accept s doneze Camerei copii ale acestuia;c)exist spaiu suficient de depozitare i msuri de siguran suficiente pentru a garanta custodia.

(2) Procedura este declanat la solicitarea persoanei care dorete s depun n custodie materialul arhivistic, prin completarea unei cereri de depunere n custodie, care va conine minimum urmtoarele elemente:a)identificarea persoanei care dorete s depun n custodie: numele i prenumele, adresa, actul de identitate i CNP-ul;b)proveniena materialului arhivistic;c)motivarea cererii de custodie;d)descrierea obiectului custodiei: cantitatea i anii extremi ai documentelor; lista documentelor (dac este cazul), cuprinznd data, rezumatul i o descriere detaliat;e)data revocrii custodiei i condiiile n care ea se produce;f)procedura de adoptat n cazul n care revendicarea custodiei nu se produce la termenul scadent;g)alte clauze speciale;h)data i semntura.

(3) Oferta va face obiectul analizei Colegiului director al Camerei.

(4) Solicitantul va fi ntiinat n scris despre decizie n termen de maximum 30 de zile i, n cazul acceptrii custodiei, se va conveni asupra locului i datei ncheierii actelor.

(5) Se va proceda la ncheierea unui contract de custodie, care va cuprinde minimum urmtoarele elemente:a)identificarea persoanei care dorete s depun n custodie: numele i prenumele, adresa, actul de identitate i CNP-ul;b)identificarea angajatului Camerei care accept custodia;c)proveniena documentelor;d)descrierea obiectului custodiei: cantitatea i anii extremi ai documentelor; lista documentelor, cuprinznd data, rezumatul i o descriere detaliat; reproduceri foto color ale documentelor;e)data revocrii custodiei i condiiile n care ea se produce;f)alte clauze speciale;g)data i semntura prilor (depuntorul i reprezentantul legal al Camerei).

(6) Contractul va fi ntocmit n dou exemplare, cte unul pentru fiecare parte; exemplarul Camerei va fi nregistrat i depus la dosarul fondului.

(7) Custodiile vor fi nregistrate n Registrul general de arhiv i se va completa fia Situaia fondului, iar instrumentele de eviden vor fi nregistrate n Registrul de eviden a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice.

(8) Custodiile i vor pstra individualitatea, iar pentru o gestiune mai facil se va constitui o colecie de custodii.

(9) Imediat dup preluarea materialului arhivistic, acesta va fi depozitat n conformitate cu regulile i etapele prevzute n cap. VI - Instruciuni privind organizarea i administrarea spaiilor de depozitare a arhivei.

Articolul 49

(1) Camera poate achiziiona, n baza acordurilor i protocoalelor naionale i internaionale, copii (pe suporturi diverse: hrtie, pelicul, digital etc.) de pe documente ce conin informaii cu valoare istoric notarial deosebit i ale cror originale fac parte din fonduri sau colecii ce se afl n administrarea altor arhive.

(2) Se vor constitui colecii din copii ale originalelor aflate n arhivele altor instituii, colecii ce vor purta numele deintorului de unde s-au efectuat reproducerile de documente.

(3) Coleciile vor fi nregistrate n Registrul general de arhiv i se vor ntocmi fia Situaia prelurii i fia Situaia fondului, iar instrumentele de eviden vor fi nregistrate n Registrul de eviden a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice.

Capitolul IVLuarea n eviden a materialelor arhivistice intrate la Camer; instrumente de eviden a intrrilor

Articolul 50Materialele arhivistice sunt preluate de Camer pe baza a dou tipuri de documente:a)documente ce atest transferul de material arhivistic n administrarea Camerei;b)documente ce descriu coninutul prelurii.

Articolul 51

(1) Documentele ce atest transferul de material arhivistic n administrarea Camerei sunt:a)procese-verbale de predare-preluare;b)act de donaie;c)contract de custodie sau de depozit;d)contract de vnzare-cumprare;e)proces-verbal de luare n eviden.

(2) Aceste documente se ntocmesc n form scris la momentul prelurii, n cel puin dou exemplare (cu excepia procesului-verbal de luare n eviden), fiind semnate de pri. Exemplarul Camerei se nregistreaz i se depune la dosarul fondului. n cazul n care se ntocmesc sub form electronic, documentele ncheiate se semneaz cu semntur electronic extins, n condiiile stabilite de lege, i se arhiveaz, avnd n vedere nevoia de pstrare pe termen lung.

Articolul 52

(1) Documente ce descriu coninutul prelurii: inventare, list existent etc.

(2) Aceste documente se ntocmesc n form scris, n format hrtie i/sau electronic, anterior ntocmirii actelor ce nregistreaz oficial transferul de administrare. n format hrtie, se ntocmesc cel puin 3 exemplare. Documentele se nregistreaz n Registrul de eviden a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice.

Articolul 53Dup preluare, se completeaz urmtoarele instrumente de eviden:a)Registrul general de arhiv;b)Registrul de eviden a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice;c)fia Situaia prelurii;d)fia Situaia fondului;e)dosarul fondului.

Articolul 54

Page 6 of 19Afiare Hotrre 73 din 2013-08-06, MO PI 529/2013-08-22

http://www.expert-monitor.ro:8... 6 18.02.2014

(1) Registrul general de arhiv (anexa nr. 7) este un instrument de eviden a fondurilor i coleciilor deinute de ctre Camer, care are rolul:a)de a identifica n mod unic prelurile de materiale arhivistice;b)de a nregistra atribuirea numrului de fond;c)de a face legtura ntre prima preluare i urmtoarele.

(2) n Registrul general de arhiv se nregistreaz toate fondurile deinute la data ntocmirii i, n continuare, prelurile de documente, n ordinea intrrii lor, i fondurile/fragmentele de fonduri depistate ulterior n depozitele proprii, fr forme de eviden.

(3) Registrul general de arhiv poate fi ntocmit n format hrtie sau n format electronic. Pentru sistemul n format electronic, sistemul informatic trebuie s asigure cel puin controlul dreptului de modificare a datelor printr-un sistem de autentificare, realizarea de copii de siguran periodice i imprimarea pe hrtie a datelor nscrise n decursul unui an.

(4) Registrul general de arhiv, n format hrtie sau electronic, va fi pstrat cu caracter permanent, ceea ce impune luarea msurilor necesare pentru o scriere durabil (instrument i material de scriere, precum i suport rezistent), respectiv pentru pstrarea pe termen lung a fiierelor informatice.

Articolul 55

(1) n Registrul de eviden a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice (anexa nr. 8) se nregistreaz i se ine evidena instrumentelor rezultate n urma ntocmirii evidenei fizice i descrierii materialelor arhivistice din fonduri i colecii

(2) n Registrul de eviden a intrrilor-ieirilor a unitilor arhivistice se nscriu toate instrumentele de eviden existente n momentul ntocmirii acestuia i, n continuare, cele care se realizeaz sau se preiau ulterior.

(3) Registrul de eviden a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice poate fi ntocmit n format hrtie sau n format electronic. Pentru sistemul n format electronic, sistemul informatic trebuie s asigure cel puin controlul dreptului de modificare a datelor printr-un sistem de autentificare, s asigure realizarea de copii de siguran periodice i s asigure imprimarea pe hrtie a datelor nscrise n decursul unui an.

(4) Registrul prevzut la alin. (1)-(3), n format hrtie sau electronic, va fi pstrat permanent, ceea ce impune luarea msurilor necesare pentru o scriere durabil (instrument i material de scriere, precum i suport rezistent), respectiv pentru pstrarea pe termen lung a fiierelor informatice.

Articolul 56

(1) Fia Situaia fondului (anexa nr. 9) este un instrument de sintez, care servete cunoaterii existentului de documente preluate, precum i a tuturor operaiunilor i activitilor arhivistice la care a fost supus fondul; se ntocmete n baza fiei Situaia prelurii i a instrumentelor de eviden fizic i intelectual.

(2) Fia Situaia fondului va fi format dintr-o fi de baz i va avea tot attea fie anex cte preluri vor exista n cadrul fondului.

Articolul 57Fia Situaia prelurii este un instrument auxiliar Fiei Situaia fondului i se ntocmete pentru fiecare preluare din cadrul unui fond. Servete cunoaterii existentului de documente efectiv preluate, precum i a tuturor operaiunilor i activitilor arhivistice la care a fost supus preluarea.

Articolul 58

(1) La prima preluare, se deschide pentru fiecare fond n parte dosarul fondului.

(2) Cota dosarului este dat de numrul fondului, din Registrul general de arhiv. Dosarele vor fi pstrate n ordinea numerelor de fond.

(3) La dosarul fondului se vor pstra toate documentele ce rezult din administrarea fondului arhivistic n cadrul Camerei, cu excepia instrumentelor de eviden active, care vor fi pstrate separat; instrumentele de eviden anulate se vor clasa la dosarul fondului, ca volume separate.

Articolul 59Inventare arhivistice ntocmite de creatori vor fi nregistrate n Registrul de eviden a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice.

Articolul 60

(1) Elementele de cot stabilite n faza de preluare, de regul, vor fi pstrate n continuare.

(2) Modificri ale cotelor de preluare se vor produce n urmtoarele cazuri:a)se constat faptul c o cot nu identific n mod unic unitile arhivistice, caz n care se adaug un element la cot, astfel nct s se rectifice situaia. Modificarea va fi documentat la dosarul fondului pe baza unei note i va fi semnalat n descrierea arhivistic;b)se constat c n cadrul prelurii exist materiale arhivistice aparinnd mai multor fonduri. n acest caz se fondeaz documentele; ansamblurile de documente aparinnd fiecrui fond vor fi tratate ca preluri distincte, se nregistreaz separat n Registrul general de arhiv, se recoteaz i se ntocmesc evidenele specifice unei preluri; se face referin la preluarea iniial i se face meniune pe instrumentele de eviden ale prelurii iniiale i fia Situaia prelurii asupra unitii arhivistice transferate, cu meniune la preluarea iniial. De asemenea, pe coperta 3 a dosarului se face meniune: cot veche:..., se dateaz i se semneaz de lucrtorul care a recotat.c)alte cazuri, temeinic justificate prin planul activitii desfurate (ordonare, descriere, selecionare, dup caz) i aprobate de eful Serviciului arhiv.

(3) n toate cazurile n care cotele alocate iniial se modific, este obligatorie realizarea unor tabele de coresponden ntre cotele iniiale i cele finale (care s fac astfel legtura ntre inventarele administrative iniiale i inventarele administrative/formele de eviden ulterioare). Ca rezultat final, evidenele trebuie s permit reconstituirea prelurii i a cotelor cu care o unitate arhivistic a intrat n administrarea Camerei i a perioadei n care a purtat cotele respective, n msura posibilitii de reconstituire.

(4) n situaia n care instrumentele de eviden iniiale ies din uz, ca urmare a ntocmirii unor noi forme de eviden, vechile instrumente se anuleaz (prin indicarea pe foaia de titlu a meniunii Anulat), se anuleaz n Registrul de eviden a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice prin meniunea la rubrica Ieiri din arhiv a cuvntului Anulat; numrul respectivului instrument de eviden nu va mai fi atribuit altuia nou, iar instrumentul n sine va fi arhivat la dosarul fondului. Aceste modificri vor fi nregistrate i n descrierile arhivistice, preciznd perioada de timp n care a fost folosit o anume cot i un anumit instrument de eviden.

Articolul 61

(1) n cazul n care n depozitele Camerei se identific material arhivistic fr niciun fel de form de eviden, va fi informat eful serviciului, iar acesta va desemna o persoan/un colectiv care va proceda astfel:a)va analiza contextul n care sunt amplasate n depozit documentele i eventualele legturi cu fondurile i coleciile nvecinate;b)se vor analiza sumar, prin sondaj, documentele, pentru stabilirea eventualului creator i se va verifica n ce msur exist un fond cruia documentele i-ar putea aparine sau de la care sunt declarate lips;c)se vor analiza i alte acte referitoare la aezarea fondurilor i coleciilor n depozite.

(2) Se va ntocmi o not de constatare ctre eful serviciului, care va cuprinde rezultatele analizei indicate mai sus i contextul n care a fost identificat materialul arhivistic, urmat de propunerea fie de luare n eviden, fie de integrare la fondurile/coleciile de unde a fost constatat i declarat lips.

(3) n baza notei de constatare, eful Serviciului arhiv va decide luarea n eviden a materialului arhivistic prin ncheierea unui proces-verbal de luare n eviden, nregistrarea materialului arhivistic ca un nou fond sau ca o nou preluare n cadrul unui fond existent. Ambele documente se vor clasa la dosarul fondului.

Capitolul VProcedur privind ieirile de fonduri arhivistice/ material arhivistic din depozitele Camerei

Articolul 62

Scoaterea documentelor din evidena arhivei se poate realiza prin:a)selecionarea de arhiv;b)retragerea custodiei;c)transferul de arhiv;d)eliminarea n urma distrugerii provocate de calamiti naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil i de nenlturat.

Articolul 63

(1) Selecionarea documentelor deinute definitiv de Camer n vederea eliminrii se efectueaz cu avizul comisiei de selecionare constituite la nivelul aparatului propriu i cu aprobarea preedintelui Colegiului director al Camerei.

(2) Serviciul arhiv poate realiza procedura de selecionare a arhivelor conservate temporar dup o prealabil autorizare a acestei operaiuni arhivistice de ctre beneficiarul custodiei.

(3) n vederea efecturii operaiunii arhivistice de selecionare, se vor parcurge urmtoarele etape:a)evaluarea documentelor;b)ntocmirea planului de selecionare;c)ntocmirea evidenei materialelor arhivistice care urmeaz a fi eliminate;d)naintarea spre avizare a lucrrii de selecionare.

(4) n funcie de cantitatea de documente supus selecionrii, schema de organizare a creatorului, modul de constituire a unitilor arhivistice i de gradul de prelucrare arhivistic a fondului respectiv, eliminarea documentelor se va efectua prin una sau mai multe dintre urmtoarele metode:a)la nivel de grupare de documente (preluare de documente, parte structural, serie, unitate arhivistic - fie aceasta foaie volant, dosar, registru etc.);b)n interiorul unitii arhivistice, n cazul n care documentele lipsite de valoare sunt numeroase, iar cheltuiala de timp i de resurse umane este justificat prin spaiul de depozitare ctigat.

Page 7 of 19Afiare Hotrre 73 din 2013-08-06, MO PI 529/2013-08-22

http://www.expert-monitor.ro:8... 7 18.02.2014

(5) Lucrarea de selecionare se transmite, spre analiz, Arhivelor Naionale i se compune din:a)adresa de naintare;b)inventarele documentelor care se propun pentru eliminare;c)inventarele documentelor care se pstreaz permanent (n cazul fondurilor ordonate i inventariate);d)procesul-verbal al edinei comisiei de selecionare;e)decizia de numire a comisiei de selecionare.

(6) Documentele care sunt respinse de la eliminare de ctre Arhivele Naionale, chiar dac au fost avizate de comisiile de selecionare, se reintegreaz la fond.

(7) Lucrarea de selecionare se ntocmete n 3 exemplare, un exemplar se transmite Arhivelor Naionale, un exemplar se arhiveaz de ctre comisia de selecionare i un exemplar la Dosarul fondului.

(8) Inventarele se refac dac arhiva eliminat depete 50% din total. n caz contrar, se fac doar notificrile privind eliminarea, la rubrica Observaii din instrumentele de eviden.

Articolul 64

(1) Pentru fondurile arhivistice notariale primite n custodie temporar retragerea lor din administrarea Camerei se face exclusiv la cererea scris, datat i semnat a notarului public depuntor.

(2) Pentru celelalte materiale arhivistice primite n custodie retragerea lor din administrarea Camerei se face exclusiv la cererea scris, datat i semnat a depuntorului, urmaului acestuia sau a unui mputernicit al acestora, mputernicit n acest sens prin procur notarial. Copia actului care face dovada succesiunii n drepturi se va depune la dosarul coleciei/fondului primit n custodie.

(3) n urma cererii, se va proceda la numirea unei persoane/comisii (n funcie de cantitatea de documente) care s se ocupe de problema napoierii custodiei.

(4) Persoana/comisia va proceda la:a)verificarea existentului (compararea cu instrumentul de eviden valabil n momentul depunerii n custodie);b)verificarea ntocmirii copiilor de pe documente; n cazul n care acestea nu au fost executate, se va proceda la executarea lor n regim de urgen.

(5) n termen de 5 zile de la primirea cererii de retragere, se va proceda la convocarea n scris a persoanei care a solicitat retragerea n vederea stabilirii, de comun acord, a datei i locului de restituire a documentelor aflate n custodie.

(6) Predarea se va face la nivel de unitate arhivistic, prin compararea cu instrumentul de eviden.

(7) Rezultatele predrii vor fi consemnate ntr-un proces-verbal, ncheiat n dou exemplare, cte unul pentru fiecare parte (exemplarul Camerei fiind nregistrat i depus la dosarul fondului).

(8) n cazul n care, cu ocazia verificrii sau cu ocazia restituirii custodiei, apar diferene fa de momentul depunerii (documente lips sau deteriorate), acestea vor fi menionate n procesul-verbal i se vor lua msuri pentru remedierea problemelor, astfel:a)documentele deteriorate din alte cauze dect cele provocate de un eveniment imprevizibil i de nenlturat vor fi restaurate cu titlu gratuit de Camer;b)pentru documentele lips se vor lua msuri pentru depistarea acestora i, n cazul persistenei problemei, se vor lua msuri disciplinare, civile sau penale fa de cei gsii vinovai;c)instrumentele de eviden se vor actualiza corespunztor;d)fia Situaia fondului/fia Situaia prelurii se va nchide prin bararea spaiilor goale i meniunea: restituit la data de...; va fi depus n dosarul fondului (custodiei);e)dosarul fondului/coleciei restituite din custodie se va nchide, certifica i arhiva;f)la poziia din Registrul general de arhiv corespunztoare prelurii custodiei vor fi inserate, la rubrica Observaii, meniunea: restituit, data i numrul procesului-verbal de restituire;g)pe instrumentul de eviden se vor meniona: Anulat n urma restituirii custodiei, data i numrul actului de restituire;h)n Registrul de eviden a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice se va anula instrumentul de eviden corespunztor, cu meniunea: Anulat;i)se vor actualiza instrumentele de eviden fizic de la depozit.

Articolul 65

(1) n cadrul Camerei, prin decizie a Colegiului director al Camerei, se pot realiza transferuri permanente de ansambluri de documente (fonduri/pri de fonduri), cu scopul:a)de a rentregi fonduri i colecii;b)de a aplica principiul teritorialitii (asigurarea proximitii documentelor de o anumit comunitate sau zon geografic la care se refer).

(2) Transferurile se realizeaz n baza unei planificri, stabilit de comun acord ntre structurile Camerei predtoare i primitoare.

(3) Planificarea va cuprinde cel puin structurile implicate, motivarea transferului, fondurile i cantitile implicate, resursele umane i de transport necesare, data prevzut pentru transfer, traseele de transport.

(4) Predarea se va realiza la nivel de unitate arhivistic, prin confruntarea existentului cu instrumentele de eviden.

(5) Predarea se va finaliza cu ncheierea unui proces-verbal de predare-primire, cte unul pentru fiecare parte, care va fi nregistrat i depus la dosarul fondului. Procesul-verbal va cuprinde meniuni despre predtor i primitor, perioada realizrii transferului, denumirea fondurilor i cantitile, lista instrumentelor de eviden predate.

(6) Transferul de fonduri arhivistice ntre camere urmeaz aceeai procedur.

(7) Primirea materialelor se va face conform precizrilor din cap. III - Procedura referitoare la intrrile de fonduri arhivistice notariale sau alt material arhivistic la Camer.

(8) Dup efectuarea transferului vor fi realizate meniunile corespunztoare n Registrul general de arhiv, Ghidul topografic, Ghidul de raft i Fia de depozit.

Articolul 66

(1) Transferul temporar reprezint mprumutul de documente, pe perioad determinat, ntre structurile Camerei sau ntre Camere i Uniune.

(2) n vederea realizrii unor evenimente culturale (expoziii, simpozioane etc.), Camerele i Uniunea i pot mprumuta ntre ele documente originale, pe perioad determinat, pe baz de proces-verbal de predare-primire.

(3) Transferul temporar de documente se va realiza ntotdeauna cu aprobarea preedintelui Colegiului director al Camerei sau a nlocuitorului legal.

Articolul 67

(1) Pentru materialele arhivistice afectate grav i iremediabil de un eveniment neprevzut i de nenlturat se realizeaz o eliminare pe criteriul deteriorrii iremediabile.

(2) n vederea eliminrii, se ntocmete procesul-verbal de constatare a deteriorrii complete a documentelor, n care se vor meniona mprejurrile producerii evenimentului, cantitatea de arhiv afectat, denumirea fondurilor i prilor structurale afectate, anii extremi ai documentelor. n cazul n care exist instrumente de eviden pentru aceste materiale, se vor indica i cotele unitii arhivistice.

(3) Procesul-verbal va fi avizat de eful serviciului arhiv i aprobat de preedintele Colegiului director al Camerei.

(4) Dup comunicarea aprobrii, instrumentele de eviden ale fondurilor i coleciilor care au fcut obiectul eliminrii vor fi actualizate.

Capitolul VIInstruciuni privind organizarea i administrarea spaiilor de depozitare a arhivei

Articolul 68

Prezentul capitol reglementeaz organizarea i administrarea spaiilor de depozitare n vederea cunoaterii localizrii fondurilor i coleciilor n depozite, pentru a permite:a)regsirea facil;b)reorganizrile necesare;c)urmrirea circuitului unitilor arhivistice (intrare, aezare, ieire din depozit);d)cunoaterea existentului fondurilor i coleciilor din depozite;e)gestiunea gradului de ocupare a spaiilor de depozitare;f)elaborarea de rapoarte i statistici, analize i sinteze.

Seciunea 1Organizarea i administrarea depozitelor de arhiv

Articolul 69

(1) Materialele arhiviste preluate de Camer se introduc la nceput ntr-un spaiu n care se verific cu inventarele de preluare, se desprfuiesc i se introduc n mijloace de pstrare, nainte s intre n depozit.

(2) Documentele suspecte sau contaminate vor fi izolate de restul documentelor i nu vor fi introduse n depozit dect dup ce s-au luat msuri de aducere a lor la o stare corespunztoare de conservare.

(3) Mijloacele de protecie trebuie dimensionate dup materialul arhivistic ce urmeaz a fi introdus, astfel nct s se evite orice fel de solicitri care l-ar putea deteriora (plieri, tensionri, presiuni etc.).

(4) ncrcarea materialului arhivistic pe rafturile dintr-un depozit se va face respectnd urmtoarele reguli:a)sensul ncrcrii depozitului i mijloacelor de pstrare urmeaz regula scrierii, stnd cu spatele la punctul de acces principal, respectiv, dup caz: din fa n spate;

Page 8 of 19Afiare Hotrre 73 din 2013-08-06, MO PI 529/2013-08-22

http://www.expert-monitor.ro:8... 8 18.02.2014

de sus n jos; de la stnga la dreapta;b)se va asigura compatibilitatea suporturilor (datorit condiiilor de mediu specifice, arhiva pe suport hrtie nu va fi pstrat n aceleai depozite cu arhiva electronic sau cea pe suport de celuloid). Legtura intelectual (de coninut) ntre materialul documentar aparinnd aceluiai fond, dar depozitat n spaii diferite se realizeaz prin intermediul instrumentelor de eviden;c)n legtur cu compatibilitatea de coninut a materialului documentar dintr-un depozit, se poate opta pentru una dintre urmtoarele variante: soluia tematic: fondurile aparinnd unei zone geografice sau documentele aparinnd unui fond de mari dimensiuni se pstreaz fizic n acelai spaiu de depozitare. Pentru acest lucru se va avea n vedere gruparea fondurilor aparinnd unei zone geografice sau asigurarea corespondenei ntre mrimea fondului i mrimea depozitului; asigurarea spaiilor de rezerv, pentru preluri ulterioare etc.; soluia economic: documentele vor fi aezate n depozit fr a ine cont de provenien, iar legtura intelectual (de coninut) ntre materialul documentar aparinnd aceluiai fond, dar depozitat n spaii diferite se realizeaz prin intermediul instrumentelor de eviden.

(5) Aezarea materialului arhivistic n mijloacele de pstrare se face n funcie de formatul i caracteristicile suportului.

(6) Aezarea materialelor arhivistice pe raft sau n cutie n poziie detensionat i uor manevrabil. Din acest punct de vedere exist posibiliti multiple, cum ar fi:a)aezarea pe orizontal a unitilor arhivistice. Aceasta este specific unitilor de format mare (registre, planuri), dar trebuie evitat gruparea mai multor uniti care ar ngreuna scoaterea din raft sau din cutie;b)documentele conservate rulate se stabilizeaz n aceast form, se rigidizeaz i sunt dificil de ntins. Se recomand evitarea acestei modaliti de pstrare;c)fotografiile trebuie puse n cmi sau plicuri individuale, cu folie special de protecie peste partea imprimat. Fotografiile alb-negru trebuie separate de cele color. Cele de format mare trebuie aranjate orizontal;d)aezarea pe cant, pe latura lung a unitilor arhivistice i, respectiv, a cutiilor i pachetelor. La volumele foarte grele aezarea n raft se face pe cotorul registrului, deoarece n acest fel greutatea volumelor se descarc pe o suprafa mai mare dect dac volumele s-ar aeza pe latura scurt i nu este forat linia de mbinare dintre scoare i blocul de file;e)aezarea pe cant a discurilor de orice fel;f)n cutii, materialele arhivistice vor fi introduse n grupuri de uniti arhivistice la care toate dosarele au aceeai orientare, de preferin cu cotorul n jos. Cnd cotorul este mai gros dect faa dosarului se mparte grupul de dosare n dou, din care o parte va sta cu cotorul n jos, iar o alt parte va fi plasat cu faa n jos: se recomand ca brourile i foile volante s fie introduse n cutii. Foile volante trebuie introduse n cma de protecie. O cma poate conine mai multe documente, dar nu trebuie s depeasc grosimea de 2,5 cm. dac o cutie este aranjat vertical n raft i nu este n ntregime umplut, foile se deformeaz. Se recomand folosirea unui material de umplere (deeuri de carton i hrtie cu caracteristici fizico-chimice corespunztoare) pentru a pstra materialele n poziie vertical. dac o cutie este prea plin sau prea mic, apar deformri. Se recomand nlocuirea mijlocului de protecie.

(7) Este interzis aezarea arhivei n vrac direct pe pardoseal, indiferent dac este sau nu este introdus n mijloace de protecie ori dac aceasta este organizat sau neorganizat. Singurele excepii de la aceast regul sunt ocazionale i sunt determinate de necesiti de transport i de ordonare a depozitelor, dar pentru o perioad foarte scurt de timp i numai dac exist posibilitatea aezrii acestora pe palei.

Articolul 70

(1) Activitatea de transport/transfer de arhiv are n vedere urmtoarele aspecte:a)transferul de material arhivistic de la/ctre alt structur a Camerei: aciunea se stabilete n baza deciziei Colegiului director al Camerei sau, dup caz, a dispoziiei preedintelui, cu specificarea datei (datelor), itinerarului transportului, cantitii i a resurselor necesare (mijloace de transport, personalului care particip la transport i persoana responsabil, necesarul de mijloace de ambalare etc.); activitatea va fi consemnat ntr-un proces-verbal de predare-primire; n cazul constatrii unor lipsuri ntre cantitatea ncrcat i cea descrcat, sunt ntiinai de ndat efii structurilor destinatar-expeditor i se fac verificri pentru recuperarea materialelor lips i/sau stabilirea responsabilitilor;b)transferul de material arhivistic ntre depozite aparinnd aceleiai structuri: aciunea se declaneaz n baza deciziei Colegiului director al Camerei sau, dup caz, a dispoziiei preedintelui, unde se precizeaz data aciunii, itinerarul transportului i resursele necesare (mijlocul de transport, personalul necesar i persoana responsabil, necesarul de mijloace de ambalare etc.); dup transport, n cazul constatrii unor lipsuri ntre cantitatea ncrcat i cea descrcat, este ntiinat de ndat eful direct i se iau msuri pentru recuperarea materialelor lips i/sau stabilirea responsabilitilor.

(2) n procesul de transfer/transport arhiv, trebuie avute n vedere cel puin 3 aspecte eseniale:a)securitatea transportului se refer la protecia materialelor arhivistice mpotriva pierderii, sustragerii sau distrugeri n timpul transportului. n acest sens: nu se va transporta arhiv cu mijloace de transport proprietate personal sau cu mijloace de transport n comun; n cazul transportrii unor materiale arhivistice de valoare excepional se va cere protecia structurilor de ordine public; spaiul de transport arhiv trebuie securizat, pentru a mpiedica o cdere accidental n timpul transportului;b)integritatea fizic a materialului documentar se refer la protejarea mpotriva deteriorrii n timpul transportului. n acest sens, se vor avea n vedere: pregtirea mutrii: ambalarea arhivei (n cazul n care nu este introdus n mijloace de protecie);

asigurarea nchiderii mijloacelor de protecie; igiena spaiului de transport, respectiv curarea acestuia de poteniale substane inflamabile sau care ar putea afecta materialul arhivistic; modul de ncrcare n vehicul, lund n considerare: rezistena materialului de protecie/ambalare arhiv;

nlimea stivei de arhiv; gradul de fixare al stivei de arhiv mpotriva rsturnrii (lateral i fa-spate); protecia mpotriva intemperiilor;

c)asigurarea ordinii materialelor se refer la evitarea rvirii materialului n timpul activitii de mutare/transport. n acest sens, se vor avea n vedere: pregtirea transferului: pachetele/cutiile de transport vor fi numerotate, astfel nct s asigure identificarea facil a ordinii de aezare; la ncrcarea materialului se vor avea n vedere etapele de transport i ncrcare pe raft la destinaie, astfel nct s fie pstrat ordinea materialului. Soluia cea mai potrivit va fi identificat practic, printr-o serie de simulri, la nceputul transportului; o atenie deosebit trebuie acordat n cazul transportului unitilor arhivistice ce nu sunt n mod normal introduse n mijloace de protecie (registre, hri etc.). n acest caz, se recomand identificarea unei soluii de ambalare, n caz contrar fiind extrem de dificil pstrarea ordinii n timpul transportului unei mari cantiti de arhiv.

(3) Transferul materialului arhivistic n afara structurii ce administreaz un fond, n scopul informrii i cercetrii de ctre personalul altei structuri, se aprob la propunerea personalului specializat de arhiv de ctre Colegiul director al Camerei sau, dup caz, de ctre preedintele Colegiului director al Camerei.

(4) Transportul materialului arhivistic n afara structurii ce administreaz un fond, n scopul informrii i cercetrii de ctre personalul altei structuri, se efectueaz prin intermediul i sub coordonarea Serviciului arhiv.

(5) n cazul n care urmeaz a fi cercetate unitile arhivistice de ctre angajai din cadrul unei substructuri (birou/compartiment) aflate n aceeai locaie cu cea a structurii Camerei ce le administreaz, consultarea respectivelor uniti arhivistice poate fi realizat n camerele de lucru, dup completarea fiei de control. n acest caz, angajaii Camerei vor ridica i vor restitui personal de la/la depozitul de arhiv unitile arhivistice solicitate, executarea eventualelor reproduceri de pe documente realizndu-se doar de ctre angajaii Serviciului arhiv.

(6) Angajaii Serviciului arhiv care scot materiale din depozite sunt obligai s completeze n baza fielor de control Registrul de depozit.

(7) Transportarea unitilor arhivistice se face astfel nct s respecte normele de securitate i sntate n munc i integritatea materialului arhivistic.

Seciunea a 2-aAdministrarea spaiilor de depozitare

Articolul 71

(1) n vederea regsirii unitii arhivistice aezate n depozite, trebuie realizat o legtur ntre o adres fizic (topografic) i unitatea arhivistic:a)alocarea adreselor topografice se realizeaz prin stabilirea unei identiti unice a fiecrui spaiu de depozitare arhiv existent ntr-un depozit. n acest sens: depozitele se numeroteaz, astfel nct s li se asigure o identitate unic n cadrul Camerei; rafturile (sau alte echipamente de depozitare) se numeroteaz, astfel nct s li se asigure o identitate unic n cadrul depozitului; poliele se numeroteaz, astfel nct s li se asigure o identitate unic n cadrul raftului; numerotarea rafturilor i polielor se face n ordinea scrierii, de la intrarea n depozit, de la stnga la dreapta i de sus n jos;b)fiecare unitate arhivistic se caracterizeaz prin: apartenena la un fond (o colecie) i/sau o preluare; apartenena la un instrument de eviden fizic i/sau intelectual; cot, identificat n instrumentul de eviden.

(2) Necesarul de instrumente de eviden topografic la depozit poate varia, n funcie de situaia concret, dispunerea depozitului etc. Pentru fiecare depozit se va ntocmi un ghid topografic.

Articolul 72

(1) Ghidul va fi realizat, la nivel de depozit, sub forma unui tabel sau a unei baze de date i va cuprinde urmtoarele informaii minimale:a)denumirea fondului/coleciei, numrul prelurii i denumirea prii structurale (n ordine alfabetic);b)numrul fondului, prelurii i prii structurale (unde e cazul);c)adresa topografic (rafturile i poliele) pe care se regsete;d)numrul instrumentului de eviden asociat.

(2) Ghidul va fi actualizat de ctre persoana desemnat ori de cte ori situaia de la depozit se modific.

(3) Dac n depozit exist un fond mare, cu mai multe pri structurale sau cu mai multe preluri, se va trece numele fondului, urmat de numrul prelurii (dup caz) i/sau de numele prii structurale.

Page 9 of 19Afiare Hotrre 73 din 2013-08-06, MO PI 529/2013-08-22

http://www.expert-monitor.ro:8... 9 18.02.2014

(4) Dac un fond este aezat pe mai multe rafturi, se vor trece pe rnduri separate rafturile cu numrul de polie corespunztor.

(5) n cazul ntocmirii unor baze de date, n adresa topografic va trebui introdus i numrul depozitului.

Articolul 73

(1) Urmrirea circuitului documentelor la nivelul unui depozit se va face n baza urmtoarelor instrumente:a)fia de control, care va ine locul unitilor arhivistice scoase din depozit;b)registrul de depozit (anexa nr. 10), n care se vor nscrie toate ieirile unitii arhivistice din depozit.

(2) n vederea scoaterii unitii arhivistice din depozit:a)lucrtorul va consulta ghidurile topografice pentru localizarea unitii arhivistice n cadrul depozitului;b)va scoate din mijlocul de protecie unitatea arhivistic i va confrunta cota cu cea nscris pe fia de control;c)va plasa fia de control n locul unitii arhivistice i va reaeza mijlocul de protecie pe raft;d)va nregistra n registrul de depozit scoaterea unitii arhivistice din zona de depozitare.

(3) n vederea rearhivrii:a)lucrtorul va consulta ghidurile topografice pentru localizarea unitii arhivistice n cadrul depozitului;b)va scoate mijlocul de protecie, va scoate fia de control i va confrunta cota nscris cu cea a unitii arhivistice;c)n cazul corespondenei ntre cote, va plasa unitatea arhivistic la locul ei i va extrage fia de control;d)va reaeza pe raft mijlocul de protecie;e)va opera n registrul de depozit rearhivarea unitii arhivistice;f)va pune fia de control ntr-un loc special destinat pstrrii acestora.

(4) La sfritul fiecrui an calendaristic responsabilii de depozite vor ntocmi, n baza registrului, rapoarte privind gradul de utilizare pentru fondurile sau prile de fond din depozite. n cazul n care se constat o utilizare intensiv, pe parcursul mai multor ani, a anumitor materiale documentare, se vor preconiza msuri pentru:a)realizarea de copii de folosire;b)prioritizarea prelucrrii integrale a fondului, unde este cazul.

(5) La sfritul fiecrui an calendaristic, persoana desemnat va proceda la verificarea scderii din registru a unitii arhivistice scoase i nerevenite la depozit n cursul anului.

Seciunea a 3-aCunoaterea existentului fondurilor i coleciilor

Articolul 74

(1) Pentru fiecare depozit va fi numit, prin dispoziie a preedintelui Colegiului director al Camerei, un responsabil de depozit. Acesta va primi fia depozitului, care va cuprinde minimum urmtoarele informaii:a)capacitatea total de depozitare;b)capacitatea ncrcat n mod real;c)fondurile i coleciile existente (listare alfabetic, cu indicarea elementelor minime de identificare).

(2) Fia de depozit va fi ntocmit de responsabilul de depozit, n dou exemplare. Un exemplar al fiei va fi pstrat de conductorul structurii i cellalt la persoana desemnat.

(3) Fia de depozit va fi actualizat n funcie de intrrile i ieirile permanente ale unitilor arhivistice din depozitul respectiv.

(4) La schimbarea superiorului ierarhic, fiecare persoan desemnat i va face acestuia o prezentare a fondurilor i coleciilor existente i a situaiei depozitului de care rspunde.

Articolul 75

(1) Periodic, fondurile i coleciile frecvent utilizate sau asupra crora exist indicii temeinice care justific decizia vor fi supuse verificrii existentului cu instrumentele de eviden.

(2) n cadrul procesului de verificare se vor confrunta instrumentele de eviden administrativ cu unitile arhivistice existente fizic la depozit i starea de conservare a acestora.

(3) La finalizarea activitii se va ncheia un proces-verbal de verificare a existentului, a stadiului de prelucrare i a strii de conservare a fondului, n care se vor meniona cel puin urmtoarele:a)persoanele care au participat;b)perioada desfurrii activitii;c)cota prii structurale sau prelurii supus verificrii, anii extremi i orice alte elemente care pot identifica un fragment verificat dintr-o preluare;d)cotele instrumentelor de eviden n baza crora se face verificarea;e)situaia existentului pentru perioada supus verificrii: se vor nota cotele unitilor arhivistice neidentificate la raft, sub forma: lips, fi de control - cercetare;f)starea de conservare;g)msuri propuse n vederea remedierii deficienelor constatate.

(4) Procesul-verbal de verificare va fi clasat la dosarul fondului.

Capitolul VIIProcedur privind eliberarea certificatelor i copiilor de pe documentele pstrate de Camer

Seciunea 1Consideraii generale

Articolul 76

(1) Prevederile prezentului capitol constituie cadrul de reglementare a activitii de rezolvare a cererilor pentru furnizarea de informaii i eliberarea certificatelor i copiilor de pe documentele aflate n pstrarea i conservarea Camerei prin personalul de specialitate angajat: arhiviti, juriti, operatori, refereni de specialitate, secretari i arhivari, sub coordonarea conducerii Camerei.

(2) Pentru eliberarea duplicatelor sau a copiilor legalizate de pe actele din aceste arhive, pentru ndreptarea erorilor materiale sau completarea omisiunilor vdite, precum i pentru reconstituirea actelor notariale, Colegiul director al Camerei va desemna un notar public. Reconstituirea nscrisurilor care au disprut fr a mai exista un exemplar original se face cu citarea i cu acordul tuturor prilor sau a succesorilor acestora.

(3) Pentru nscrierea meniunilor privind revocarea, anularea, rectificarea actelor notariale aflate n arhiva Camerei se va desemna un membru al Colegiului director al Camerei sau un alt notar public din cadrul Camerei.

Articolul 77

(1) Camera este obligat s respecte dreptul prilor actului notarial de a lua cunotin de documentele care le privesc, aflate ntr-un dosar ntocmit cu privire la acestea, i s obin copii, certificate sau extrase ale acestor documente.

(2) Orice informaii cu privire la actele notariale pstrate n arhivele Camerei se elibereaz numai persoanelor fizice i juridice care au calitatea de pri ale actului, succesorilor i reprezentanilor acestora, precum i acelora care justific un drept sau un interes legitim, denumite n continuare persoane interesate.

(3) Informaia cu privire la testamente se elibereaz persoanelor interesate numai dup decesul testatorului, dovedit cu actul de deces, cu excepia cazurilor n care cererea este formulat de testatorul nsui.

Articolul 78

(1) Camera poate elibera - la cererea, formulat n nume propriu, a persoanelor interesate, fizice sau juridice, de drept public ori privat - certificate i copii de pe toate documentele pe care le deine.

(2) Persoanele interesate pot fi reprezentante n relaia cu Camera de reprezentantul legal, de o persoan mputernicit prin procur autentic ori de avocat n baza delegaiei avocaiale.

(3) Camera care deine nscrisul ce face obiectul cererii prevzute la alin. (1) are obligaia s soluioneze cererea n cel mai scurt timp posibil, iar n cazul n care refuz, s comunice n scris refuzul su motivat.

(4) Camera trebuie s rspund, n cel mai scurt timp, dar nu mai trziu de 30 de zile, oricrei solicitri a Uniunii sau a organului de control, care vizeaz documente din arhiva pe care o deine.

(5) Cererea de eliberare de copii ale unor nscrisuri sau de informaii cu privire la acestea se face n scris de ctre Uniune. Cererea trebuie s cuprind meniuni privind numrul de nregistrare, semntura i sigiliul solicitantului i se comunic prin mijloace convenionale de comunicare. Cel cruia i se adreseaz cererea are obligaia de a transmite, de ndat i ntocmai, cele solicitate, cu excepia testamentelor, care nu pot fi puse la dispoziie fr dovada decesului testatorului.

Articolul 79

(1) Prin copie, n sensul prezentului regulament, se nelege o reproducere fidel, prin xerografiere, fotocopiere, editare electronic sau scanare, a originalului documentului solicitat, aflat n fondurile pstrate de Camer. n condiiile legii, copia poate viza documentul n ntregime ori n extras.

Page 10 of 19Afiare Hotrre 73 din 2013-08-06, MO PI 529/2013-08-22

http://www.expert-monitor.ro:8... 10 18.02.2014

(2) Prin certificat, n sensul prezentului regulament, se nelege documentul prin care se confirm exactitatea sau realitatea unui fapt ori se atest o anumit calitate n vederea valorificrii anumitor drepturi. Este un act ntocmit de ctre personalul de specialitate al Camerei, cuprinznd o grupare de informaii referitoare la solicitant (persoan fizic sau juridic), existente n unul sau mai multe documente originale deinute n fondurile arhivistice conservate n depozitele proprii, fr adugri, omisiuni sau interpretri din partea deintorului (inclusiv a celui care a ntocmit lucrarea).