Notiuni Introductive Microsoft Office Excel 2010. Activități de bază în Excel 2010

Iată câteva activități de bază care se pot efectua în Microsoft Excel 2010.

Cuprins:

1. Ce este Excel?

2. Găsirea și aplicarea unui șablon

3. Crearea unui registru de lucru nou

4. Salvarea unui registru de lucru

5. Introducerea datelor într-o foaie de lucru

6. Formatarea numerelor

7. Aplicați borduri de celule

8. Crearea unui tabel Excel

9. Aplicarea umbririi de celulă

10. Filtrarea datelor

11. Sortarea datelor

12. Crearea unei formule

13. Reprezentarea grafică a datelor

14. Imprimarea unei foi de lucru

15. Activarea și utilizarea unui program de completare

1. Ce este Excel?

Excel este un program de foi de lucru din sistemul Microsoft Office. Aveți posibilitatea să utilizați Excel

pentru a crea și formata registre de lucru (o colecție de foi de lucru) pentru a analiza date și a lua decizii de

afaceri fiind mai bine informați. Mai exact, aveți posibilitatea să utilizați Excel pentru a urmări date, a genera

modele pentru analiza de date, a scrie formule pentru a efectua calcule cu acele date, pentru a aranja datele în

diverse moduri și pentru a prezenta datele în mai multe tipuri de diagrame cu aspect profesionist.

Printre scopurile obișnuite pentru care se utilizează Excel se numără:

• Contabilitate Aveți posibilitatea să utilizați caracteristicile puternice de calcul din Excel în multe documente

financiar-contabile, cum ar fi situația fluxurilor de numerar, declarațiile de venituri și declarațiile de profit și

pierderi.

• Bugete Indiferent dacă nevoile dvs. sunt personale sau de afaceri, aveți posibilitatea să creați orice tip de buget

în Excel, cum ar fi un plan de bugetare de marketing, un buget pentru un eveniment sau un buget pentru

pensionare.

• Facturi și vânzări Excel este util și pentru gestionarea datelor privind facturile și vânzările și aveți posibilitatea

să creați cu ușurință formularele necesare, cum ar fi facturi de vânzări, bonuri de livrare sau comenzi de

achiziție.

• Rapoarte Aveți posibilitatea să creați diverse tipuri de rapoarte în Excel care reflectă analizele de date sau

rezumă aceste date, cum ar fi rapoarte care măsoară performanțele unui proiect, care arată diferența dintre

rezultatele proiectate și rezultatele reale sau rapoartele pe care le utilizați pentru a face previziuni despre date.

• Planificare Excel este un foarte bun instrument pentru crearea planurilor profesionale sau a planificatoarelor

utile, cum ar fi un orar școlar pentru o săptămână, un plan de cercetare de marketing, un plan de plată a

impozitelor la finalul anului sau planificatoare care vă ajută să organizați dineurile, petrecerile săptămânale sau

concediile.

• Urmărire Excel poate fi utilizat pentru a urmări datele într-o foaie de pontaj sau o listă, cum ar fi o foaie de

pontaj pentru urmărirea lucrului sau o listă de inventar care ține evidența echipamentului.

• Utilizarea calendarelor Datorită suprafeței de lucru cu grilă, Excel este bun pentru a crea orice tip de calendar,

cum ar fi un calendar școlar pentru a ține evidența activităților de-a lungul anului școlar sau un calendar de an

fiscal pentru a urmări evenimentele de afaceri și punctele cheie.

Pentru inceput, trebuie sa Deschidem aplicatia: Lansarea în execuţie se realizează astfel: Apasam butonul Start aferent Windows, → All Programs → Microsoft Office → Microsoft Excel 2010 După lansarea în execuţie a programului, pe ecran apare fereastra Excel, prezentată în figura alăturată. Lucrarea creată în Excel se numeşte Registru. Fiecare document conţine un anumit număr de foi de calcul. Interfaţa Excel conţine elemente cunoscute din alte aplicaţii Microsoft (bara de titlu, bara de meniu, bare de instrumente, bara de stare, şi barele de defilare), precum şi elemente specific (zona de lucru, caseta Nume, bara de formule).

Zona de lucru este constituită din foaia de calcul curentă. Aceasta este împărţită în coloane şi linii (rânduri). Coloanele sunt numite în ordine alfabetică de la A la IV, iar rândurile, numeric, de la 1 la 65536. Intersecţia dintre un rând şi o coloană se numeşte celulă. Fiecare celulă are o adresă formată din literele coloanei urmate de numărul rândului, la intersecţia cărora se află. Casetă Nume, situată pe bara de formule, sub ribbon (panglică) în partea stângă, afişează adresa celulei curente şi permite deplasarea rapidă la o anumită celulă a cărei adresă se tastează în casetă. Bara de formule permite afişarea şi editarea conţinutului celulei curente şi efectuarea de calcule În stânga barei de defilare orizontală se situează lista cu indicatoarele foilor de calcul şi butoanele pentru deplasarea între acestea: - vizualizarea începutului listei; - deplasarea listei spre început cu o foaie; - deplasarea listei spre sfârşit cu o foaie; - vizualizarea sfârşitului listei. La un moment dat doar una din foile de calcul ale documentului este curentă şi aceasta se selectează cu clic pe numele ei din lista cu indicatoarele de foi. Fiecare foaie electronică de calcul are un nume implicit Foaie1. O celulă dintr-o foaie de calcul va fi referită în formulele de calcul prin nume foaie.referinţă celulă, (exemplu: Foaie1.A1) dacă referirea se realizează în altă foaie de calcul decât cea curentă. Dacă referirea se realizează în foaia de calcul curentă celula va fi referită doar prin referinţa sa (exemplu: A1). Crearea unui document nou În caseta de dialog pentru salvare în caseta Nume Fişier se introduce numele documentului şi la rubrica Salvare

in, se stabileşte folderul în care se salvează documentul. Implicit fişierul se salvează cu extensia xlsx. Dacă se doreşte salvarea într-un alt format, din lista Salvare ca, se selectează formatul dorit. Schimbarea unităţilor de măsură se realizează similar programului Microsoft Word 2010. Schimbarea opţiunilor de salvare ale fişierului curent se realizează din Fişier → Salvare ca

Închiderea documentului curent se realizează din meniul Fişier → închidere fereastră. Părăsirea aplicaţiei presupune închiderea automată a tuturor documentelor deschise şi se realizează prin Fişier → Ieşire.

2. Găsirea și aplicarea unui șablon

Excel 2010 vă permite să aplicați șabloane predefinite, să aplicați propriile șabloane particularizate și să căutați

într-o varietate de șabloane disponibile de la Office.com. Office.com furnizează o gamă largă de șabloane

Excel populare, între care budgete.

Pentru a găsi un șablon în Excel 2010, procedați astfel:

1. Pe fila Fișier, faceți clic pe Nou.

2. Sub Șabloane disponibile, alegeți una dintre următoarele variante:

o Pentru a utiliza din nou un șablon pe care l-ați utilizat recent, faceți clic pe Șabloane recente, faceți clic pe

șablonul dorit, apoi faceți clic pe Creare.

o Pentru a utiliza șablonul propriu pe care l-ați instalat deja, faceți clic pe Șabloanele mele, selectați șablonul

dorit, apoi faceți clic pe OK.

o Pentru a găsi un șablon pe Office.com, sub Șabloane Office.com, faceți clic pe o categorie de șabloane, pe

șablonul dorit, apoi pe Descărcare pentru a descărca șablonul de la Office.com pe computer.

NOTĂ Aveți posibilitatea să căutați șabloane pe Office.com din Excel. În caseta Căutare șabloane în

Office.com, tastați un termen de căutare sau mai multe, apoi faceți clic pe butonul săgeată pentru a căuta.

3. Crearea unui registru de lucru nou:

Când creați un registru de lucru nou, aveți posibilitatea să utilizați un șablon de registru de lucru necompletat sau să creați registrul de lucru nou pe baza unui șablon care oferă deja unele date, un aspect și o formatare pe care doriți să o utilizați.

Cum?

Faceți clic pe Nou.

Se va deschide vizualizarea Microsoft Office Backstage, care ascunde temporar foaia de lucru.

Faceți clic pe Nou.

Sub Șabloane disponibile, faceți clic pe șablonul de registru de lucru pe care doriți să-l utilizați.

Sfaturi

Pentru un registru de lucru nou, necompletat, faceți dublu clic pe Registru de lucru necompletat.

Pentru un registru de lucru nou care se bazează pe un registru de lucru existent, faceți clic pe Nou din

existent, răsfoiți la locația registrului de lucru pe care doriți să-l utilizați, apoi faceți clic pe Creare nou.

Pentru un registru de lucru care se bazează pe un șablon, faceți clic pe Șabloane eșantion sau pe

Șabloanele mele, apoi selectați șablonul dorit.

4. Salvarea unui registru de lucru

1. Faceți clic pe fila Fișier.

2. Faceți clic pe Salvare ca.

3. În caseta de dialog Salvare ca, în lista Tip fișier, selectați Registru de lucru Excel.

4. În caseta Nume de fișier, introduceți un nume pentru registrul de lucru.

1. Faceți clic pe Salvare pentru a termina.

5. Introducerea datelor într-o foaie de lucru

Pentru a lucra cu datele într-o foaie de lucru, trebuie mai întâi să introduceți acele date în celulele din foaia de

lucru. Apoi, aveți posibilitatea să ajustați datele care sunt vizibile și să le afișați așa cum doriți.

Introducerea datelor

1. Faceți clic pe o celulă, apoi tastați datele în acea celulă. 2. Apăsați ENTER sau TAB pentru a trece la următoarea celulă.

Sfat Pentru a introduce date într-o linie nouă dintr-o celulă, introduceți un sfârșit de linie apăsând ALT+ENTER.

3. Pentru a introduce o serie de date, cum ar fi zile, luni sau numere progresive, tastați valoarea de început într-o celulă, apoi, în următoarea celulă, tastați o valoare pentru a stabili un model.

De exemplu, dacă doriți seria 1, 2, 3, 4, 5..., tastați 1 și 2 în primele două celule.

Selectați celulele care conțin valorile de început, apoi glisați instrument de umplere peste zona pe care doriți să o completați.

Sfat Pentru a completa în ordine crescătoare, glisați în jos și la dreapta. Pentru a completa în ordine descrescătoare, glisați în sus și la stânga.

Ajustarea setărilor

1. Pentru a încadra textul într-o celulă, selectați celulele pe care doriți să le formatați, apoi, în

fila Pornire, în grupul Aliniere, faceți clic pe Încadrare text.

2. Pentru a ajusta lățimea coloanelor și înălțimea rândurilor pentru a se potrivi automat la conținutul

unei celule, selectați coloanele și rândurile pe care doriți să le modificați, apoi, în fila Pornire, în

grupulCelule, faceți clic pe Formatare.

Sub Dimensiune celulă, faceți clic pe Potrivire automată lățime coloane sau Potrivire automată

înălțime rânduri.

Sfat Pentru a potrivi automat toate coloanele și rândurile dintr-o foaie de lucru, faceți clic pe

butonulSelectare totală, apoi faceți dublu clic pe orice margine dintre două anteturi de rând sau

coloană.

.

Formatarea datelor

1. Pentru a aplica formatarea numerică, faceți clic pe celula care conține numerele pe care doriți să le

formatați, apoi, în fila Pornire, în grupul Număr, faceți clic pe săgeata de lângă General, apoi faceți

clic pe formatul dorit.

2. Pentru a modifica fontul, selectați celulele care conțin datele pe care doriți să le formatați, apoi, în fila

Pornire, în grupul Font, faceți clic pe formatul dorit.

6 Formatarea numerelor

1. Selectați celulele pe care doriți să le formatați.

2. Pe fila Pornire, în grupul Număr, faceți clic pe Lansator casetă de dialog de lângă Număr (sau apăsați

CTRL+1).

3. În lista Categorie, faceți clic pe formatul pe care doriți să-l utilizați, apoi reglați setările, dacă este necesar. De

exemplu, dacă utilizați formatul Simbol monetar, aveți posibilitatea să selectați alt simbol monetar, să afișați

mai multe sau mai puține zecimale sau să schimbați modul în care sunt afișate numerele negative.

4.

7. Aplicați borduri de celule

Aveți posibilitatea să îmbunătățiți lizibilitatea unei foi de lucru aplicând diferite tipuri de formatare. De exemplu, aveți posibilitatea să aplicați borduri și umbrire pentru a defini celulele dintr-o foaie de lucru.

Mod de lucru:

• Aplicați borduri de celule

1. Selectați celula sau zona de celule la care doriți să adăugați o bordură.

Sfat Pentru a selecta rapid toată foaia de lucru, faceți clic pe butonul Selectare totală.

2. În fila Pornire, în grupul Font, faceți clic pe săgeata de lângă Borduri și faceți clic pe stilul de

bordură dorit.

Sfat : Butonul Borduri afișează cel mai recent stil de bordură utilizat. Faceți clic pe

butonul Borduri (nu pe săgeată) pentru a aplica stilul respectiv.

• Modificarea culorii și alinierii textului:

1. Selectați celula sau zona de celule care conține (sau va conține) textul pe care doriți să-l formatați. De

asemenea, aveți posibilitatea să selectați una sau mai multe porțiuni de text dintr-o celulă și să

aplicați diferite culori de text acelor selecții.

2. Pentru a modifica culoarea textului din celulele selectate, în fila Pornire, în grupul Font, faceți clic pe

săgeata de lângă Culoare font , apoi, sub Culori temă sau Culori standard, faceți clic pe

culoarea pe care doriți să o utilizați.

Notă Pentru a aplica altă culoare decât culorile standard și cele disponibile în teme, faceți clic

pe Mai multe culori, apoi definiți culoarea pe care doriți să o utilizați în fila Standard sau

fila Particularizat din caseta de dialog Culori.

3. Pentru a modifica alinierea textului din celulele selectate, în fila Pornire, în grupul Aliniere, faceți clic

pe opțiunea de aliniere dorită.

De exemplu, pentru a modifica alinierea orizontală a conținutului celulelor, faceți clic pe Aliniere text

la stânga , La centru , sau pe Aliniere text la dreapta .

• Aplicarea umbririi de celulă

1. Selectați celula sau zona de celule pentru care doriți să aplicați umbrire.

2. În fila Pornire, în grupul Font, faceți clic pe săgeata de lângă Culoare umplere , apoi, sub Culori

temă sau Culori standard, faceți clic pe culoarea dorită.

8. Crearea unui tabel Excel

Pentru a simplifica lucrul cu datele, aveți posibilitatea să le organizați într-un format de tabel în foaie

de lucru.

Tabelele oferă modalități de filtrare ușoară, în plus față de coloanele calculate și rândurile de totaluri,

care ușurează efectuarea de calcule.

NOTĂ

• Anteturile de tabel afișează nume implicite dacă nu bifați caseta de selectare Tabelul meu are

anteturi. Aveți posibilitatea să modificați numele implicite selectând anteturile implicite pe care doriți

să le înlocuiți și tastând textul dorit.

• Spre deosebire de listele din Microsoft Office Excel 2003, un tabel nu are un rând special (marcat cu *)

pentru adăugarea rapidă de rânduri noi.

• Opțiunea Instrumente tabel devine disponibilă atunci când selectați un tabel și se afișează o

filă Proiect. Pentru a vă face o idee despre ce se poate adăuga sau modifica într-un tabel, faceți clic pe

fila Proiect, apoi explorați grupurile și opțiunile furnizate în această filă.

1. Când creați un tabel (cunoscut în trecut ca listă) într-o foaie de lucru Microsoft Excel , aveți

posibilitatea să gestionați și să analizați datele din acel tabel în mod independent de datele din

afara tabelului. De exemplu, aveți posibilitatea să filtrați coloanele de tabel, să adăugați un rând de

totaluri, să aplicați formatări de tabel și să publicați un tabel pe un server pe care se execută

Windows SharePoint Services 3.0 sau Microsoft SharePoint Foundation 2010.

Dacă nu mai doriți să lucrați cu datele într-un tabel, aveți posibilitatea să transformați tabelul într-o

interval obișnuită de date, păstrând formatarea stilului de tabel aplicată. Când nu mai aveți nevoie de

un tabel și de datele pe care le conține, aveți posibilitatea să îl ștergeți.

NOTĂ Tabelele Excel nu trebuie confundate cu tabel de date care fac parte dintr-o suită de comenzi

de analiză circumstanțială.

� Crearea unui tabel

Aveți posibilitatea să utilizați unul din două moduri pentru a crea un tabel. Fie inserați tabelul în stilul

de tabel implicit, fie formatați datele ca tabel într-un stil pe care îl alegeți.

• Inserarea unui tabel utilizând un stil implicit de tabelInserarea unui tabel utilizând un stil implicit de tabelInserarea unui tabel utilizând un stil implicit de tabelInserarea unui tabel utilizând un stil implicit de tabel

1. Într-o foaie de lucru, selectați zona pe care doriți să o adăugați la tabel. Celulele pot fi goale sau pot conține

date.

2. În fila Inserare, în grupul Tabele, faceți clic pe Tabel.

Comandă rapidă de la tastatură De asemenea, aveți posibilitatea să apăsați CTRL+L sau CTRL+T.

3. Dacă zona selectată conține date pe care doriți să le afișați ca anteturi de tabel, bifați caseta de

selectareTabelul meu are anteturi.

Anteturile tabelului afișează nume implicite dacă nu bifați caseta de selectare Tabelul meu are anteturi. Aveți

posibilitatea să modificați numele implicite selectând antetul implicit pe care doriți să-l înlocuiți și tastând

textul dorit.

Sfaturi

• După ce creați un tabel, devine disponibilă opțiunea Instrumente tabel și se afișează fila Proiect. Aveți

posibilitatea să utilizați instrumentele din fila Proiect pentru a particulariza sau edita tabelul. Rețineți că

filaProiect este vizibilă numai atunci când este selectată o celulă din tabel.

• Spre deosebire de listele din Office Excel 2003, un tabel nu are un rând special (marcat cu *) pentru adăugarea

rapidă de rânduri noi.

• Inserarea unui tabel utilizând un stil la alegereInserarea unui tabel utilizând un stil la alegereInserarea unui tabel utilizând un stil la alegereInserarea unui tabel utilizând un stil la alegere

1. În foaia de lucru, selectați o zonă de celule necompletate sau celulele care conțin datele pe care doriți să le

formatați rapid ca tabel.

2. În fila Pagină de pornire, în grupul Stiluri, faceți clic pe Formatare ca tabel.

NOTĂ Când utilizați Formatare ca tabel, Excel inserează automat un tabel.

3. Sub Deschis, Mediu sau Întunecat, faceți clic pe stilul de tabel dorit. Dacă zona selectată conține date pe care

doriți să le afișați ca anteturi de tabel, faceți clic pe un stil de tabel care conține un rând antet.

NOTĂ Stilurile particularizate sunt disponibile sub Particularizat după ce creați unul sau mai multe.

Sfaturi

• După ce creați un tabel, devine disponibilă opțiunea Instrumente tabel atunci când o celulă din tabel este

selectată și se afișează fila Proiect. Aveți posibilitatea să utilizați instrumentele din fila Proiect pentru a

particulariza sau edita tabelul.

• Spre deosebire de listele din Excel 2003, un tabel nu are un rând special (marcat cu *) pentru adăugarea rapidă

de rânduri noi.

• Ștergerea unui tabel fără a pierde datele sau formatarea tabelului

După ce creați un tabel, poate că nu veți dori să lucrați în continuare cu funcțiile integrate ale tabelului. Sau

poate doriți un stil de tabel fără funcționalitate de tabel. Pentru a înceta să mai lucrați cu datele dintr-un tabel

fără a pierde formatarea de stil aplicată tabelului, aveți posibilitatea să transformați tabelul într-o zonă normală

de date din foaia de lucru.

1. Faceți clic oriunde în tabel.

SFAT Se va afișa Instrumente tabel, adăugând fila Proiect. O celulă din tabel trebuie să fie selectată pentru

ca fila Proiect să fie vizibilă.

2. În fila Proiectare, în grupul Instrumente, faceți clic pe Conversie la interval.

NOTĂ Caracteristicile de tabel nu mai sunt disponibile după ce transformați tabelul într-o zonă. De exemplu,

anteturile de tabel nu mai conțin săgețile de sortare și filtrare, iar referințele structurate (referințe care

utilizează nume de tabel) care erau utilizate în formule se transformă în referințe obișnuite de celule.

SfaturiSfaturiSfaturiSfaturi

• De asemenea, aveți posibilitatea să faceți clic cu butonul din dreapta pe tabel, să indicați către Tabel, apoi să

faceți clic pe Conversie la interval.

• Imediat după ce creați un tabel, aveți posibilitatea să faceți clic pe Anulare în Bara de instrumente Acces

rapidpentru a efectua conversia tabelului înapoi la zona de date.

• Ștergerea unui tabel și a datelor sale

Dacă nu mai doriți să lucrați cu un tabel sau cu datele pe care le conține, aveți posibilitatea să îl ștergeți.

1. Selectați tabelul într-o foaie de lucru.

SFAT Dacă apăsați CTRL+A de două ori se va selecta întreg tabelul, inclusiv anteturile de tabel.

2. Apăsați DELETE.

SFAT De asemenea, aveți posibilitatea să faceți clic pe Anulare în Bara de instrumente Acces

rapidpentru a șterge un tabel pe care l-ați creat.

� Inserarea rândurilor / coloanelor / celulelor / foilor de calcul

Pe parcursul lucrului în foaia de calcul se poate opta ca între anumite date să se mai introducă altele fără

a le pierde pe cele deja introduse. În acest caz se pot introduce celule, rânduri, coloane sau foi

electronice de calcul goale care ulterior se vor umple cu datele dorite.

•••• Inserare de rânduri – se selectează câte o celulă din fiecare rând ce va fi sub noile rânduri goale, apoi

din meniul Home →→→→ Inserare →→→→ Rând;

•••• Inserare de coloane – se selectează câte o celulă din fiecare coloană ce va fi în dreapta noilor coloane

goale, apoi din meniul Home →→→→ Inserare →→→→ Coloană;

Tasta Tab – celulă activă devine celula din dreapta sau prin renunţarea la introducerea acestor

informaţii:

Tasta Esc – celulă activă rămâne tot celula curentă;

Modificarea conţinutului unei celule se realizează prin două metode:

Selectând celula cu clic în clic în bara de formule, apoi se operează modificarea, sau

Dublu clic în celulă, apoi modificarea.

Terminarea modificării se face la fel ca terminarea introducerii informaţiilor.

Informaţiile în Excel sunt clasificate în două tipuri:

Informaţii numerice care cuprind numere întregi, numere zecimale, numere procentuale, numere

însoţite de simboluri monetare, date calendaristice, momente de timp; implicit aceste informaţii se

aliniază la dreapta celulei.

Informaţii text care conţin litere, numere şi alte simboluri; implicit aceste informaţii se aliniază la

stânga celulei.

Facilităţi de introducere a datelor:

Introducere automată - AutoInput – completează textul în curs de editare din celula curentă cu un

text existent mai sus pe aceeaşi coloană şi care începe cu literele deja tastate. Se poate accepta

completarea automată cu Enter, sau se poate continua editarea în cazul în care textul diferă de cel

propus. Opţiunea AutoInput ţine cont de starea de majusculă sau minusculă a literei. Dacă, de exemplu,

este scris în celulă "Total", nu se va putea introduce "total" în altă celulă din aceeaşi coloană, fără să se fi

dezactivat mai întâi AutoInput.

Umplere automată – reprezintă o caracteristică pentru automatizarea introducerii datelor. Aceste

date constituie liste sau serii de informaţii.

Listele - reprezintă o înşiruire de informaţii de tip text. Pentru a utiliza o listă ea trebuie să existe. Există

liste predefinite, dar pot fi şi liste create de utilizator. Exemplu: lunile anului.

Completarea automată a celulelor cu informaţii pe baza unei liste:

Se tastează într-o celulă un element din listă → clic pe colţul dreapta jos al celulei, pe reperul de

completare Umplere automată (AutoFill) şi se glisează mausul peste celulele ce se doresc umplute.

Seriile - o serie de date poate reprezenta un şir de numere aflate în progresie aritmetică sau geometrică,

date calendaristice ordonate după diverse criterii sau serii numerice cu text asociat.

Completarea automată a celulelor cu serii numerice

Se completează în două celule alăturate doi termeni consecutivi ai unei serii de numere în progresie

aritme/că (exemplu 1, 2) → se selectează cele două celule (vezi selectarea celulelor) → clic pe reperul

AutoFill al blocului cu celulele selectate (colţul din dreapta jos) şi se glisează mausul peste celulele ce se

doresc umplute.

Completarea automată a celulelor cu serie text

Se tastează într-o celulă un element din serie →clic pe reperul AutoFill al celulei şi se glisează mausul

peste celulele ce se doresc umplute.

Exemplu: Umpleri automate pe bază de listă, serie numerică, serie text

� Inserarea rândurilor / coloanelor / celulelor / foilor de calcul

Pe parcursul lucrului în foaia de calcul se poate opta ca între anumite date să se mai introducă altele fără

a le pierde pe cele deja introduse. În acest caz se pot introduce celule, rânduri, coloane sau foi

electronice de calcul goale care ulterior se vor umple cu datele dorite.

Inserare de rânduri – se selectează câte o celulă din fiecare rând ce va fi sub noile rânduri goale, apoi

din meniul Home→ Inserare → Rând;

Inserare de coloane – se selectează câte o celulă din fiecare coloană ce va fi în dreapta noilor coloane

goale, apoi din meniul Home → Inserare → Coloană;

Inserare de celule – se selectează celulele ce se află pe poziţia unde se doresc celulele goale, noi, apoi

din meniul Home → Inserare → Celulă. Apare o casetă de dialog din care se alege acţiunea dorită a se

efectua cu celulele selectate după introducerea celor noi, sau se poate opta pentru

introducerea unor rânduri sau coloane noi întregi în zona selectată;

Inserarea foilor electronice de calcul

Se selectează o foaie de calcul, apoi din meniul Home → Inserare →Inserare Foaie.

Implicit, foia nou inserată va fi numită foaie n+1 (dacă registrul avea înainte n foi) şi va fi

poziţionată înaintea foii curente.

Din zona Foi (partea de jos a ecranului) se alege inserarea unei singure foi (Inserare Serie text

luni 10Capitolul 1

marti 12Capitolul 2

miercuri 14 Capitolul 3

joi 16Capitolul 4

vineri 18Capitolul 5

sambata 20Capitolul 6

duminica 22 Capitolul 7

•••• Inserare de celule – se selectează celulele ce se află pe poziţia unde se doresc celulele goale, noi, apoi

din meniul Home →→→→ Inserare →→→→ Celulă. Apare o casetă de dialog din care se alege acţiunea dorită a se

efectua cu celulele selectate după introducerea celor noi, sau se poate opta pentru introducerea unor

rânduri sau coloane noi întregi în zona selectată;

•••• Inserarea foilor electronice de calcul

Se selectează o foaie de calcul, apoi din meniul Home →→→→ Inserare →→→→Inserare

Foaie. Implicit, foia nou inserată va fi numită foaie n+1 (dacă registrul avea înainte n foi) şi va fi

poziţionată înaintea foii curente.

Din zona Foi (partea de jos a ecranului) se alege inserarea unei singure foi (Inserare foaie de lucru).

Implicit, foaia nou inserată va fi numită foaie n+1 (dacă registrul avea înainte n foi) şi va fi poziţionată la

finalul listei de foi existente.

� Ştergerea celulelor / rândurilor / coloanelor / foilor electronice de calcul

Datele din foaia electronică de calcul se pot şterge astfel:

•••• Ştergerea conţinutului celulelor

Se selectează celulele → se apasă tasta Delete; Formatările celulelor (scris cu aldin, altă culoare, etc. nu

vor dispărea.

•••• Eliminarea celulelor, rândurilor, coloanelor se realizează astfel:

Se selectează celulele de şters sau aflate pe rândurile/coloanele ce urmează a fi şterse, apoi se apasă

butonul din dreapta al mouse-ului şi se alege opţiunea Ştergere celule şi se alege din fereastră una

dintre variantele ilustrate în imagine;

•••• Ştergerea foilor de calcul (Ruperea)

Din meniul Home →→→→ Ştergere →→→→Ştergere Foaie. Foile şterse dispar din document definitiv şi nu se mai

pot reface.

Din zona Foi (partea de jos a ecranului) se dă click dreapta pe tabul foii alese şi se alege opţiunea

Ştergere.

� Redimensionarea rândurilor / coloanelor

În cazul în care dimensiunea coloanelor ce conţin valori numerice este prea mică, în celulele respective

se afişează eroarea ####.

Redimensionarea rândurilor/coloanelor se face indiferent de tipul informaţiilor conţinute, astfel:

•••• Manual – se poziţionează mouse-ul pe chenarul din dreapta numelui coloanei sau de sub numărul

rândului şi se glisează până la dimensiunea dorită.

•••• Automat – se selectează celule din rândul/rândurile sau coloana/coloanele respective şi se dă dublu

click pe linia care desparte rândul / coloana de următoarea.

� Redenumirea foii de calcul

1. Clic pe numele foii al cărei nume trebuie modificat.

2. Se deschide meniul contextual (click dreapta) şi se alege comanda Redenumire. Apare o casetă de

dialog în care se introduce numele nou al foii, apoi se apasă OK.

� Formatarea

Pentru ca datele dintr-o foaie de calcul să poată fi interpretate mai uşor este indicat ca după

introducerea lor să fie formatate, adică să li se schimbe aspectul (culoare, dimensiune, etc.).

� Formatarea celulelor

Formatarea se realizează astfel:

1. Se selectează elementele (celule, rânduri, coloane) în care există date al căror aspect se va schimba.

2. Se alege din meniul Home comanda Formatare Celule – pentru formatarea celulelor; va apărea o

caseta de dialog cu mai multe taburi:

Tabul Număr – permite alegerea modului de reprezentare a diferitelor tipuri de date din celule, conform

categoriei alese din listă. Dintre categoriile cel mai des utilizate amintim:

•••• Număr – permite:

− Stabilirea numărului de zecimale;

− Afişarea numerelor utilizând separator mii;

− Afişarea numerelor negative în roşu.

•••• Procent – permite:

− Transformarea valorii numerice existentă în celulă într-o valoare procentuală prin înmulţirea valorii

iniţiale cu 100 şi adăugarea simbolului „%”;

− Stabilirea numărului de zecimale

•••• Monedă – afişează valorile numerice însoţite de simbolul monetar şi permite:

− Stabilirea numărului de zecimale;

− Afişarea numerelor utilizând separator mii;

− Afişarea numerelor negative în roşu.

•••• Data – permite:

− Alegerea limbii pentru data calendaristică din lista Language.

− Selectarea diferitelor formate pentru data calendaristică din lista Format.

•••• Timp – permite:

− Alegerea limbii pentru momentul de timp din lista Language.

− Selectarea diferitelor formate pentru momentul de timp din lista Format.

Tabul Aliniere – permite alinierea conţinutului celulei (pe orizontală şi verticală), orientarea, încadrarea

textului în celulă.

•••• Aliniere text permite alinierea textului pe orizontală şi pe verticală în cadrul celulei.

•••• Orientarte permite înclinarea textului cu un unghi, sau scrierea pe verticală.

•••• Proprietatea Încadrare text permite împărţirea automată a textului din celulă pe mai multe rânduri în

funcţie de lăţimea celulei.

•••• Proprietatea Potrivire text prin reducere permite redimensionarea textului din celulă astfel încât să se

încadreze pe un singur rând în lăţimea coloanei. Tabul Font – permite precizarea caracteristicilor

fonturilor după cum urmează:

Opţiunile de formatare fonturi sunt disponibile şi pe panglica de instrumente din meniul Home. Tabul

Bordură – permite alegerea stilului, culorii şi poziţiei chenarelor celulelor selectate.

•••• Lista Stil – permite alegerea unui stil de linie.

•••• Lista Culoare – permite alegerea culorii liniei.

•••• Zona Line arrangement – conţine opţiunile pentru chenar conform desenelor de previzualizare

disponibile din lista de chenare din meniul Home.

Tabul Umplere – permite alegerea culorii de fundal pentru celulele selectate.

� Îmbinarea celulelor

Prin operaţia de îmbinare a celulelor se înţelege unirea a două sau mai multe celule alăturate selectate

şi transformarea lor într-o singură celulă. Celula astfel obţinută va avea adresa primei celule din grupul

selectat.

Operaţia se realizează astfel:

Se selectează grupul de celule ce trebuie unit

Meniu Home →→→→ Îmbinare şi centrare →→→→ Îmbinare cellule

Pentru anularea operaţiei se procedează exact la fel ca şi la operaţia de unire a celulelor.

� Ascunderea rândurilor, coloanelor, foilor de calcul

Un rând, coloană, sau foaie de calcul ascunsă, nu mai apare nici pe ecran, dar nici pe hârtie, dacă

setipăreşte

Ascunderea rândurilor, coloanele se realizează astfel:

1. Se selectează rândul sau coloana respectivă

2. Click dreapta →→→→ Ascundere

Afişarea rândurilor, coloanele ascunse:

1. Se selectează rândurile sau coloanele învecinate celei ascunse, apoi

2. Click dreapta →→→→ Reafişare

3. Dacă a fost ascunsă prima coloană (sau primul rând), pentru afişare se selectează întreaga foaie de

calcul, apoi Click dreapta →→→→ Reafişare

Ascunderea foii de calcul se realizează din Vizualizare→→→→ Ascundere

Afişarea foii de calcul se realizează din Vizualizare→→→→ Reafişare →→→→ se selectează din listă numele foii de

afişat.

� Formatarea condiţională

Reprezintă aplicarea unor caracteristici de formatare doar acelor celule dintr-o selecţie care se supun

unei sau mai multor condiţii (restricţii) precizate de utilizator. Pot fi impuse maximum trei condiţii.

Se va proceda în felul următor:

1. Se selectează celulele cărora li se aplică formatarea condiţională

2. Home → Formatare Conditionată

3. Apare meniul Formatare Conditionată, de unde se poate alege tipul de formatare. De exemplu,

valorile mai mari decâtun număr pot fi afişate pe fundal diferit, numerele negative cu aldin, etc.

Eliminarea formatării condiţionale se face selectând celulele şi debifând condiţia/condiţiile create

anterior.

4. Copierea informaţiilor

Dacă în unele celule sunt date care sunt necesare şi în alte celule ele se pot copia sau muta. După

efectuarea operaţiei dorite datele se plasează în celulele destinaţie, dar la copiere ele rămân şi în

celulele sursă, pe când la mutare, datele dispar din celulele sursă.

Copierea / mutarea datelor din celule se poate face prin una din metodele:

1. Se selectează celulele cu date (celulele sursă) → Clic pe marginea zonei selectate → se glisează

mouse-ul până în zona destinaţie (pentru mutare) sau cu tasta Ctrl apăsată se glisează mausul până în

zona destinaţie (pentru copiere).

1. Se selectează celulele cu date (celulele sursă) → Home →→→→ Copiere - pentru copiere sau Home

→→→→ Decupare - pentru mutare. Datele se plasează în Clipboard, de unde se pot prelua prin una din

metodele:

•••• Se selectează prima celulă din zona destinaţie → Home →→→→ Lipire

•••• Zona destinaţie poate fi situată în foaia de calcul curentă, într-o altă foaie de calcul a documentului

curent, sau într-un alt document.

•••• Se selectează prima celulă din zona destinaţie Home →→→→ Lipire Specială Din caseta de dialog care va

apărea se aleg diverse opţiuni în lipire:

− Zona Lipire

o Totală – lipeşte în întregime conţinutul şi formatările

o Formule – copiază doar formula, ignorând valorile rezultate obţinute în urma calculului

o Valori – copiază doar valoarea ignorând formula de calcul

o Formate – copiază doar formatările

o Comentarii – copiază doar comentariile

− Zona Operaţie – se efectuează operaţia aleasă între celulele destinaţie şi celulele sursă, iar rezultatul

se plasează în celulele destinaţie

o Fără – nu execută nici o operaţie

o Adăugare – adunare

o Scădere

o Înmulţire

o Împărţire

− Transpunere – liniile sursei devin în destinaţie coloane iar coloanele devin linii

− Ignorare celule libere – celulele sursei care nu au conţinut nu se copiază

− Lipire cu legătură – după copiere orice modificare în sursă se va actualiza automat şi în destinaţie

Copierea/mutarea foilor de calcul se face astfel:

1. Se selectează indicatorii foilor sursă şi se deschide meniul contextual.

2. Se alege Mutare sau copiere → apoi se alege opţiunea dorită din casetă.

� Căutarea / înlocuirea conţinutului unei celule

Căutarea şi înlocuirea informaţiilor se realizează din meniul Home → Găsire şi selectare

•••• În caseta De găsit se tastează informaţia care va fi înlocuită.

•••• În caseta Înlocuire cu se introduce informaţia cu care se va înlocui

•••• Prin acţionarea succesivă a butonului Următorul găsit, se selectează pe rând apariţiile şirului căutat.

•••• Pentru selectarea simultană a tuturor apariţiilor din foaia de calcul curentă ale informaţiei căutate se

apasă butonul Găsirea tuturor

•••• Prin acţionarea succesivă a butonului Înlocuire peste tot, se înlocuiesc pe rând apariţiile şirului căutat.

•••• Pentru înlocuirea tuturor apariţiilor şirului căutat se apasă butonul butonului Înlocuire.

Pentru a realiza căutarea/ înlocuirea informaţiilor în tot documentul, sau cu mai multe opţiuni, se vor

afişa, prin apăsarea butonului Opţiuni, opţiunile suplimentare de căutare.

9. Filtrarea datelor

Filtrând informațiile dintr-o foaie de lucru se pot găsi rapid valorile dorite. Aveți posibilitatea să

filtrați după una sau mai multe coloane de date. Cu filtrarea, veți controla nu doar ceea ce vedeți, ci și

ceea ce nu doriți să vedeți. Aveți posibilitatea să filtrați pe baza selectărilor efectuate într-o listă sau

să creați filtre specifice pentru a afișa exact datele dorite. Aveți posibilitatea să căutați text și numere

atunci când filtrați utilizând caseta Căutare în interfața de filtrare Când filtrați date, se ascund rânduri

întregi dacă valorile din una sau mai multe coloane nu respectă criteriile de filtrare. Aveți posibilitatea

să filtrați după valori numerice sau text sau să filtrați după culori pentru celulele care au aplicată

formatare condițională în fundal sau pentru text.

Mod de lucru:

A. Selectați datele pe care doriți să le filtrați

1. În fila Date, în grupul Sortare și filtrare, faceți clic pe Filtru.

2. Faceți clic pe săgeata în antetul de coloană pentru a afișa o listă în care să faceți alegeri de

filtrare.

3. Pentru a selecta după valori, în listă, debifați caseta de selectare (Selectare totală). Se vor elimina

bifările din toate casetele de selectare. Apoi, selectați numai valorile pe care doriți să le vedeți și

faceți clic pe OK pentru a vedea rezultatele

Notă În funcție de tipul de date din coloană, Microsoft Excel afișează Filtre de număr sau Filtre de

text în listă.

• Filtrare prin selectarea valorilor sau prin căutare :

Selectarea valorilor dintr-o listă și căutarea sunt cele mai rapide moduri de filtrare. Când faceți clic pe

săgeată într-o coloană care are activată filtrarea, toate valorile din acea coloană apar într-o listă.

1. Utilizați caseta Căutare pentru a introduce text sau numere după care să căutați

2. Bifați și debifați casetele de selectare pentru a afișa valorile care se găsesc în coloanele de date

3. Utilizarea criteriilor complexe pentru găsirea valorilor care respectă anumite condiții

1. Pentru a selecta după valori, în listă, debifați caseta de selectare (Selectare totală). Se vor elimina

bifările din toate casetele de selectare. Apoi, selectați numai valorile pe care doriți să le vedeți și

faceți clic pe OK pentru a vedea rezultatele.

2. Pentru a căuta text într-o coloană, introduceți textul sau numerele în caseta Căutare. Opțional, aveți

posibilitatea să utilizați metacaractere, cum ar fi asteriscul (*) sau semnul de întrebare (?). Apăsați

ENTER pentru a vedea rezultatele.

• Filtrarea datelor prin specificarea condițiilor :

Prin specificarea condițiilor, aveți posibilitatea să creați filtre particularizate care restrâng datele exact

așa cum doriți. Faceți aceasta prin generarea unui filtru. Dacă ați interogat vreodată date într-o bază

de date, acest lucru vă va fi familiar.

1. Indicați spre Filtre de număr sau Filtre de text în listă. Se va afișa un meniu care vă permite să

filtrați după diverse condiții.

2. Alegeți o condiție, apoi selectați sau introduceți criterii. Faceți clic pe butonul Și pentru a combina

criteriile (adică două sau mai multe criterii care trebuie respectate în același timp) sau

butonul Saupentru a impune respectarea unei singure condiții din mai multe.

3. Faceți clic pe OK pentru a aplica filtrul și a obține rezultatele așteptate.

Experimentați cu filtre pentru date text și numerice încercând multe dintre condițiile de testare

predefinite, cum ar fi Este egal cu, Nu este egal cu, Conține, Mai mare decât și Mai mic decât.

• Filtrarea datelor introduse intr-un tabel Excel:

Atunci când plasați datele într-un tabel, sunt adăugate automat controale de filtrare în titlurile tabelului.

Pentru a filtra rapid, procedați astfel:

1. Faceți clic pe săgeata din titlul de tabel al coloanei pe care doriți să o filtrați.

2. În lista de text sau numere, debifați caseta (Selectare totală) din partea de sus a listei, apoi bifați casetele

elementelor pe care doriți să le afișați în tabel.

SFAT Pentru a vedea

mai multe elemente în

listă, glisați ghidajul din

colțul din dreapta jos al

galeriei de filtre pentru a o

mări.

1. Faceți clic

pe OK.

Săgeata de filtrare din

titlul tabelului se modifică

la această

pictogramă pentru a

indica faptul că s-a aplicat

un filtru. Faceți clic pe ea

pentru a modifica sau a

goli filtrul.

• Filtrare după text sau numere specifice

1. Faceți clic pe săgeata din titlul de tabel al coloanei pe care doriți să o filtrați.

2. Dacă coloana are numere, faceți clic pe Filtre de număr. Dacă coloana are intrări text, faceți clic pe Filtre de

text.

3. Alegeți opțiunea de filtrare dorită, apoi introduceți condițiile de filtrare.

De exemplu, pentru a afișa numere care depășesc o anumită limită, selectați Mai mare sau egal cu, apoi

introduceți numărul dorit în caseta alăturată.

Pentru a filtra după două condiții, introduceți condițiile de filtrare în ambele seturi de casete și

selectați Andpentru ca ambele condiții să fie adevărate și Or pentru ca una dintre condiții să fie adevărată.

• Filtrarea elementelor după culoare

Dacă ați aplicat culori diferite pentru

celulă sau font sau o formatare

condițională, puteți să filtrați după

culorile sau pictogramele afișate în tabel.

1. Faceți clic pe săgeata din titlul de

tabel al coloanei la care s-au aplicat

formatarea de culori sau formatarea

condițională.

2. Faceți clic pe Filtrare după culoare,

apoi selectați culoarea pentru celulă, font

sau pictogramă după care doriți să filtrați.

Tipurile de opțiuni de culoare disponibile

depind de tipurile de formatare aplicate.

O descriere amanuntita a metodelor

de aplicare a filtrarii datelor dupa

culoare, regasiti in Anexa nr. 1 din

cadrul prezentului material de curs.

• În Excel 2010, 2,rele au fost adăugate ca o modalitate nouă de a filtra datele PivotTable. Pentru informatii detaliate, consultati diagrame 2, 3 si Anexa 5.

• Pentru notiuni avansate despre filtrarea datelor, consultati Anexa 6.

10. Sortarea datelor

Când sortați informațiile dintr-o foaie de lucru, aveți posibilitatea să vedeți datele așa cum doriți și să găsiți

rapid valori. Aveți posibilitatea să sortați o zonă sau un tabel de date după una sau mai multe coloane de date;

de exemplu, aveți posibilitatea să sortați angajații mai întâi după departament, apoi după nume.

Mod de lucru:

Selectați datele pe care doriți să le sortați

Selectați o zonă de date, cum ar fi A1:L5 (mai multe rânduri și coloane) sau C1:C80 (o singură coloană). Zona poate

conține titlurile pe care le-ați creat pentru a identifica coloane sau rânduri.

Sortare rapidă

Selectați o singură celulă din coloana în care doriți să sortați.

Faceți clic pe pentru a efectua o sortare ascendentă (de la a A la Z sau de la cel mai mic număr la cel

mai mare).

Faceți clic pe pentru a efectua o sortare descendentă (de la Z la A sau de la cel mai mare număr la cel

mai mic).

• Pentru a sorta după anumite criterii, procedați astfel:

1. Selectați o singură celulă oriunde în zona în care doriți să sortați.

2. În fila Date, în grupul Sortare și filtrare, faceți clic pe Sortare.

Apare caseta de dialog Sortare.

3. În lista Sortare după, selectați prima coloană după care doriți să sortați.

4. În lista Sortare pe baza, selectați Valori, Culoare celulă, Culoare font sau Pictogramă celulă.

5. În lista Ordine, selectați ordinea pe care doriți să o aplicați operațiunii de sortare, alfabetică sau numerică,

ascendentă sau descendentă (adică, de la A la Z sau de la Z la A pentru text sau de la cel mai mic la cel mai

mare sau de la cel mai mare la cel mai mic pentru numere).

Încercați să aranjați datele exact așa cum doriți, aplicând sortare pe mai multe nivele. Adică, sortați

după o coloană mai întâi, apoi sortați rezultatele după altă coloană, și așa mai departe.

Notiuni detaliate referitoare la sortarea datelor, sunt descries in Anexa 3.

11. Crearea unei formule

Formulele sunt ecuații care pot efectua calcule, pot returna informații, pot gestiona conținutul altor

celule, pot testa condiții și altele. O formulă începe întotdeauna cu semnul egal (=).

Următorul tabel afișează unele exemple de formule și descrierile lor.

Formulă Descriere

=5+2*3 Adaugă 5 la produsul lui 2 și 3.

=SQRT(A1) Utilizează funcția SQRT pentru a returna rădăcina pătrată a valorii din A1.

=TODAY() Returnează data curentă.

=IF(A1>0,"Plus","Minus") Testează celula A1 pentru a determina dacă conține o valoare mai mare ca 0.

Dacă rezultatul testului este adevărat, se va afișa textul „Plus” în celulă. Dacă

rezultatul este fals, va apărea textul „Minus”.

Mod de lucru:

1. Într-o celulă, tastați un semn egal (=) pentru a porni formula.

2. Compuneti restul formulei: Tastați o combinație de numere și operatori; de

exemplu, 3+7.

3. Utilizați mouse-ul pentru a selecta alte celule (inserând un operator între

ele). De exemplu, selectați B1 și tastați semnul plus (+), selectați C1 și

tastați +, apoi selectați D1.

4. Tastați o literă pentru a alege dintr-o listă de funcții pentru foaia de

lucru. De exemplu, dacă tastați „a” se afișează toate funcțiile

disponibile care încep cu litera „a".

5. Apăsați ENTER când ați terminat de tastat, pentru a termina formula.

6. Pentru a completa o formulă care utilizează o funcție, completați

informațiile necesare pentru funcție, apoi apăsați ENTER. De exemplu,

funcția ABS necesită o valoare numerică. Aceasta poate fi un număr

pe care îl tastați sau o celulă pe care o selectați și care conține un

număr.

Formula completată poate arăta ca în următoarele exemple:

Formulă Descriere

=3+7 Adună două numere

=B1+C1+D1 Adună valorile din trei celule

=ABS(-3) Efectuează conversia unui număr în valoarea sa pozitivă

• Sfat: Experimentați cu formulele, utilizând diferite metode pentru a selecta celule sau a introduce date

și încercați să utilizați unele funcții pentru foaia de lucru.

Consultati Anexa 7 pentru instructiuni detaliate de utilizare a formulelor de calcul in Microsoft Office Excel

2010.

12. Reprezentarea grafică a datelor

O diagramă este o reprezentare vizuală a datelor. Utilizând elemente cum ar fi coloanele (într-o

diagramă coloane) sau liniile (într-o diagramă linie), o diagramă afișează o serie de date numerice

într-un format grafic.

Formatul grafic al unei diagrame ușurează înțelegerea de cantități mari de date și relația dintre

diferite serii de date. O diagramă poate, de asemenea, să ofere o imagine de ansamblu, astfel încât

să analizați datele și să căutați tendințele importante.

Mod de lucru:

1. Selectați datele pe care doriți să le reprezentați grafic.

Sfat Datele ar trebui aranjate în rânduri și coloane,

cu etichetele de rând la stânga și etichetele de

coloană deasupra datelor. Excel determină automat

cel mai bun mod de a reprezenta datele într-o

diagramă.

2. În fila Inserare, în grupul Diagrame, faceți clic pe tipul de diagramă pe care doriți să îl utilizați, apoi faceți

clic pe subtipul de diagramă.

Sfat Pentru a vedea toate tipurile de diagrame disponibile, faceți clic pe pentru a lansa caseta

de dialog Inserare diagramă, apoi faceți clic pe săgeți pentru a defila în tipurile de diagrame.

Când mențineți indicatorul mouse-ului peste orice tip de diagramă, un SfatEcran afișează numele

diagramei.

3. Utilizați opțiunea Instrumente diagramă pentru a adăuga elemente de diagramă, cum ar fi titluri și etichete de

date și pentru a modifica proiectarea, aspectul sau formatarea diagramei.

Sfat Dacă nu vedeți bara de instrumente Instrumente diagramă, faceți clic oriunde în diagramă pentru a o activa.

• Pentru a vă face o idee despre ce poate fi adăugat sau modificat într-o diagramă, faceți clic pe

etichetele Proiect, Aspect, și Format, apoi explorați grupurile și opțiunile furnizate din fiecare filă.

• De asemenea, aveți posibilitatea să accesați caracteristici de proiectare, aspect și formatare care sunt

disponibile pentru anumite elemente de diagramă (cum ar fi axele diagramei sau legenda) făcând clic

cu butonul din dreapta în diagramă pe acele elemente de diagramă.

Anexa 4 descrie pe larg lucrul cu diagramele.

13. Imprimarea unei foi de lucru

Înainte să imprimați o foaie de lucru, se recomandă să o examinați pentru a vă asigura că are aspectul dorit.

Când examinați o foaie de lucru în Microsoft Excel, se deschide în Vizualizare Office Microsoft Backstage. În

această vizualizare, aveți posibilitatea să modificați configurația paginii și aspectul înainte să efectuați

imprimarea.

Mod de lucru:

Examinarea foii de lucru

1.Faceți clic pe foaia de lucru sau selectați foile de lucru pe care doriți să le examinați.

2.Faceți clic pe Fișier, apoi pe Imprimare.

Comandă rapidă de la tastatură Aveți posibilitatea și să faceți clic pe CTRL+P.

Notă Fereastra de examinare se va afișa în alb-negru, indiferent dacă foaia sau foile de lucru conțin culori, în afara

cazului în este setată configurația de imprimare pe o imprimantă color.

3.Pentru a examina pagina următoare și pagina anterioară, în partea de jos a ferestrei Examinare înaintea imprimării,

faceți clic pe Pagina următoare și pe Pagina anterioară.

Notă Pagina următoare și Pagina anterioară sunt disponibile numai când selectați mai multe foi de lucru sau

când o foaie de lucru conține mai mult de o pagină de date. Pentru a vizualiza mai multe foi de lucru, sub Setări,

faceți clic pe Se imprimă tot registrul de lucru.

• Setarea opțiunilor de imprimare

Alegeți una sau mai multe dintre variantele următoare:

1. Pentru a schimba imprimanta, faceți clic pe caseta verticală de sub Imprimantă și selectați

imprimanta dorită.

2. Pentru a face modificări în configurarea paginii, inclusiv modificarea orientării paginii, dimensiunii

paginii și marginile paginii, selectați opțiunile dorite sub Setări.

3. Pentru a scala toată foaia de lucru pentru a se potrivi într-o singură pagină imprimată, sub Setări,

faceți clic pe opțiunea dorită în caseta verticală cu opțiuni de scalare.

Sfat Atunci cand lucrati cu foi de calcul sau tabele foarte lungi, in procesul de listare, capul de table

continand descrierea coloanelor din cadrul tabelului nu se va repeta pe fiecare pagina tiparita. Pentru

a face insa acest lucru, urmati pasii de mai jos:

//*Repetarea anumitor rânduri sau coloane în fiecare pagină imprimată

Dacă o foaie de lucru se întinde pe mai multe pagini, aveți posibilitatea să imprimați titluri sau etichete de

rânduri sau coloane (denumite deseori titluri de imprimare) pe fiecare pagină pentru a vă asigura că datele sunt

etichetate corect.

1. Selectați foaia de lucru pe care doriți să o imprimați.

2. În fila Aspect pagină, în grupul Inițializare pagină, faceți clic pe Imprimare titluri.

NOTĂ Comanda Imprimare titluri va apărea estompată dacă vă aflați în modul de editare a celulei, dacă o

diagramă este selectată în aceeași foaie de lucru sau dacă nu aveți instalată o imprimantă.

3. Pe fila Foaie, sub Imprimare titluri, efectuați una dintre următoarele sau ambele:

o În caseta Rânduri de repetat la început, tastați referințele rândurilor care conțin etichetele de coloană.

o În caseta Coloane de repetat la stânga, tastați referințele coloanelor care conțin etichetele de rând.

De exemplu, dacă doriți să imprimați etichete de coloană în partea superioară a fiecărei pagini imprimate, aveți

posibilitatea să tastați $1:$1 în caseta Rânduri de repetat la început.

4. 5. SFAT De asemenea, aveți posibilitatea să faceți clic pe butonul Restrângere dialog în partea dreaptă a

casetelor Rânduri de repetat la început și Coloane de repetat la stânga și să selectați coloanele și rândurile

titlu care doriți să se repete în foaia de lucru. După ce ați terminat de selectat coloanele sau rândurile titlu,

faceți clic din nou pe butonul Restrângere dialog pentru a reveni la caseta de dialog.

6. NOTĂ Dacă aveți mai multe foi de lucru selectate, casetele Rânduri de repetat la început și Coloane de

repetat la stânga nu vor fi disponibile în caseta de dialog Inițializare pagină. Pentru a revoca o selecție a mai

multe foi de lucru, faceți clic pe orice foaie de lucru neselectată. Dacă nu este vizibilă nicio foaie neselectată,

faceți clic cu butonul din dreapta pe fila unei foi selectate, apoi faceți clic pe Anularea grupării foilor în

meniul de comenzi rapide. *//

• Imprimarea totală sau parțială a foii de lucru

1. Alegeți una dintre următoarele:

o Pentru a imprima o porțiune a unei foi de lucru, faceți clic pe foaia de lucru și selectați zona de date pe

care doriți să o imprimați.

o Pentru a imprima toată foaia de lucru, faceți clic pe foaia de lucru pentru a o activa.

2. Faceți clic pe Imprimare.

Comandă rapidă de la tastatură Aveți posibilitatea și să apăsați pe CTRL+P.

3. Sub Setări, selectați o opțiune pentru imprimarea selecției, foii sau foilor active sau a întregului

registru de lucru.

Notă Dacă o foaie de lucru are definită o zonă de imprimare, Excel va imprima numai acea zonă.

Dacă nu doriți să imprimați numai zonă de imprimare definită, bifați caseta de selectare Ignorare

zone de imprimare.

14. Activarea și utilizarea unui program de completare

Programele de completare sunt o caracteristică din Microsoft Excel care oferă caracteristici și

comenzi suplimentare. Două dintre cele mai populare programe de completare sunt Pachet

instrumente analiză și Rezolvitor, ambele furnizând capacități suplimentare de analiză a datelor

pentru planificări circumstanțiale. Pentru a utiliza aceste programe de completare, trebuie să le

instalați și să le activați.

În acest capitol se află proceduri care vă arată cum să instalați și să activați Pachet instrumente

analiză și Rezolvitor și cum să începeți să analizați datele cu fiecare. Aveți posibilitatea să utilizați

același proces general pentru instalarea și activarea multor altor programe de completare. Unele

programe de completare, cum ar fi cele create de terți, pot avea propriul program de instalare.

Mod de lucru:

1. Faceți clic pe fila Fișier.

2. Faceți clic pe Opțiuni, apoi pe categoria Programe de completare.

3. Lângă partea de jos a casetei de dialog Opțiuni Excel, asigurați-vă că este selectat Programe de completare

Excel în caseta Gestionare, apoi faceți clic pe Salt.

4. În caseta Programe de completare, bifați casetele de selectare de lângă programele de completare pe care

doriți să le utilizați, apoi faceți clic pe OK.

5. Dacă Excel afișează un mesaj care afirmă că nu poate executa acest program de completare și vă solicită să îl

instalați, faceți clic pe Da pentru a instala programele de completare.

Notă În acest caz, deoarece instalați două programe de completare, Excel vă solicită să instalați un

program de completare de două ori, o dată pentru Pachet instrumente analiză și o dată pentru

Rezolvitor.

Observați că s-a adăugat un grup Analiză în fila Date. Acest grup conține butoanele de comenzi

pentruAnaliză date și Rezolvitor.

Acum sunteți pregătiți să începeți să utilizați aceste programe de completare.

• Începeți să utilizați Pachet instrumente analiză.

1. Într-o foaie de lucru, faceți clic într-o celulă.

2. În fila Date, în grupul Analiză, faceți clic pe Analize date.

3. În caseta de dialog Analize date, faceți clic pe instrumentul pe care doriți să-l utilizați, apoi faceți clic

pe OK.

4. În caseta de dialog care apare pentru instrumentul ales, introduceți parametrii și selectați opțiunile

după cum este necesar.

• Începeți să utilizați Rezolvitorul

1. Într-o foaie de lucru, introduceți o formulă, apoi asigurați-vă că celula care conține formula rămâne

selectată.

2. În fila Date, în grupul Analiză, faceți clic pe Rezolvitor.

3. În caseta de dialog Parametri Rezolvitor, alegeți între Max, Min și Valoarea. Dacă

selectați Valoarea, introduceți o valoare în casetă.

4. În caseta Prin modificarea celulelor variabile, introduceți o celulă sau o zonă de celule pentru care

doriți să utilizați rezolvitorul.

5. Faceți clic pe Adăugare pentru a adăuga o restricție pentru o celulă, apoi introduceți condiția pentru

acea celulă.

6. Faceți clic pe Adăugare din nou pentru a adăuga mai multe restricții de celule (aveți posibilitatea să

aveți mai multe restricții pentru o singură celulă) și faceți clic pe OK când ați terminat. Apoi, faceți clic

pe Rezolvare.

Se va afișa caseta de dialog Rezultate Rezolvitor cu un mesaj de reușită sau de eroare.

15. Rapoarte de tip Pivot Table:

Utilizând un raport PivotTable, aveți posibilitatea să rezumați, să analizați, să explorați și să

prezentați un rezumat al datelor din foaia de lucru sau dintr-o sursă de date externe. Un raport

PivotTable este util mai ales atunci când aveți o listă lungă de numere de adunat, iar datele agregate

sau subtotalurile v-ar ajuta să priviți datele din diverse puncte de vedere și să comparați numerele

grupurilor de date similare.

De exemplu, următorul raport PivotTable afișează cum se compară vânzările totale pe al treilea

trimestru din departamentul Golf din celula F3 cu vânzările din alt sport, sau trimestru, sau cu

vânzările totale din toate departamentele.

1. Datele sursă, în acest caz, dintr-o foaie de lucru

2. Valorile sursă pentru rezumatul Golf Trim3 din raportul PivotTable

3. Întreg raportul PivotTable

4. Rezumat al valorilor sursă din C2 și C8 din datele sursă

Mod de lucru:

Definirea sursei de date pentru raportul PivotTable

Pentru a utiliza datele din foaia de lucru ca sursă de date, faceți clic pe o celulă din zona de celule care

conține datele.

Pentru a utiliza datele dintr-un tabel Microsoft Excel ca sursă de date, faceți clic pe o celulă din tabelul

Excel.

Notă Asigurați-vă că zona are titluri de coloane sau că sunt afișate anteturile în tabel și că nu există

rânduri necompletate în zonă sau tabel.

• Crearea raportului PivotTable

1. În fila Inserare, în grupul Tabele, faceți clic pe PivotTable.

SFAT Pentru a crea un PivotChart care este bazat pe un raport PivotTable în același timp, faceți clic

pe săgeata de sub PivotTable, apoi faceți clic pe PivotChart.

2. În caseta de dialog Creare PivotTable, asigurați-vă că este selectat Selectare tabel sau zonă, apoi,

în caseta Tabel/Zonă, verificați zona de celule.

Excel determină automat zona pentru raportul PivotTable, dar aveți posibilitatea să o înlocuiți

introducând altă zonă sau un nume pe care l-ați definit pentru zonă.

Pentru date din altă foaie de lucru sau alt registru de lucru, adăugați numele registrului sau foii de

lucru utilizând sintaxa [nume registru de lucru]numefoaiedelucru!zonă.

Sfat De asemenea, aveți posibilitatea să faceți clic pe Restrângere grup pentru a ascunde

temporar caseta de dialog, să selectați zona din foaia de lucru, apoi să faceți clic pe Extindere

dialog .

3. Alegeți una dintre următoarele variante:

o Pentru a amplasa un raport PivotTable într-o foaie de lucru nouă, începând de la celula A1, faceți clic

pe Foaie de lucru nouă.

o Pentru a plasa raportul PivotTable într-o anumită locație într-o foaie de lucru existentă, selectațiFoaie

de lucru existentă, apoi, în caseta Locație, specificați prima celulă dintr-o zonă de celule unde doriți

să plasați raportul PivotTable.

4. Faceți clic pe OK.

Excel adaugă un raport PivotTable gol la locația specificată și afișează Listă de câmpuri PivotTable

astfel încât să adăugați câmpuri, să creați un aspect și să particularizați raportul PivotTable.

Notă Dacă ați creat o diagramă PivotChart în același timp, aceasta se afișează în partea de sus a

raport PivotTable asociat. O diagramă PivotChart și raportul PivotTable asociat trebuie să fie

întotdeauna în același registru de lucru.

• Adăugarea câmpurilor la raportul PivotTable

În Listă de câmpuri PivotTable, alegeți una sau mai multe dintre următoarele variante:

• Pentru a plasa un câmp în zona implicită a secțiunii de aspect, bifați caseta de selectare de lângă

numele câmpului din secțiunea de câmp.

În mod implicit, câmpurile non-numerice sunt adăugate la zona Etichete de rând, câmpurile numerice

sunt adăugate la zona Valori, iar ierarhiile de date și ore OLAP sunt adăugate la zona Etichete de

coloană.

1. Secțiunea de câmpuri conține numele de câmpuri ale câmpurilor ale

câmpurilor care se pot adăuga la secțiunea Aspect

2. Secțiunea de aspect conține zona Filtru raport, zona Etichete de coloană,

zonaEtichete rând și zona Valori.

Pentru a plasa un câmp într-o zonă specifică a secțiunii de aspect, faceți clic

cu butonul din dreapta pe numele câmpului în secțiunea de câmpuri, apoi

bifați caseta de selectare Se adaugă la filtrul de raport,Se adaugă la

etichetele de coloană, Se adaugă la etichetele de rând sau Se adaugă la

valori.

Pentru a glisa un câmp în zona dorită, faceți clic și mențineți apăsat butonul

mouse-ului pe numele câmpului din secțiunea de câmpuri, apoi glisați într-o

zonă din secțiunea de aspect.

Sfat Aveți posibilitatea să utilizați Listă de câmpuri PivotTable pentru a

rearanja câmpurile mai târziu după cum este necesar făcând clic cu butonul

din dreapta pe câmpurile din secțiunea de aspect, apoi selectând zona dorită

sau glisând câmpurile între zonele din secțiunea de aspect.

• Pentru a vă face o idee despre ce se poate face într-un raport

PivotTable, faceți clic pe filele Opțiuni și Proiectdin Instrumente

PivotTable care devin disponibile atunci când faceți clic oriunde într-un

PivotTable, apoi explorați grupurile și opțiunile furnizate în fiecare filă.

• Aveți posibilitatea să accesați opțiunile și caracteristicile disponibile

pentru anumite elemente PivotTable făcând clic cu butonul din dreapta pe

acele elemente.

• Noutăți: modificări în PivotTable

Următoarele îmbunătățiri și funcționalități noi fac rapoartele PivotTable și rapoartele PivotTable OLAP mai

ușor și mai rapid de utilizat în Microsoft Excel 2010.

Funcționalități noi și îmbunătățite în rapoartele PivotTable:

A.A.A.A. ÎmbunătăÎmbunătăÎmbunătăÎmbunătățirea performanțelorțirea performanțelorțirea performanțelorțirea performanțelor

În Excel 2010, calculele pe mai multe fire îmbunătățesc performanțele generale ale rapoartelor PivotTable.

Acest lucru înseamnă că veți observa mai repede rezultatele atunci când lucrați cu cantități mari de date, acum

ar fi atunci când sortați și filtrați date PivotTable.

B.B.B.B. Etichete PivotTableEtichete PivotTableEtichete PivotTableEtichete PivotTable

În Excel 2010, aveți posibilitatea să completați etichete într-un raport PivotTable, astfel încât să utilizați cu mai

mare ușurință un PivotTable. De asemenea, aveți posibilitatea să repetați etichetele în rapoartele PivotTable

pentru a afișa legende de elemente ale câmpurilor imbricate din toate rândurile și coloanele. Se pot repeta

etichetele pentru câmpuri individuale, dar aveți posibilitatea și să activați sau să dezactivați opțiunea de

repetare a etichetelor pentru toate câmpurile din PivotTable în același timp.

De exemplu, caracteristica de repetare a etichetelor este utilă atunci când aveți un raport PivotTable care are

câmpuri valorice în coloane și totaluri generale și subtotaluri dezactivate pentru toate câmpurile din rânduri.

C. Seturi denumiteSeturi denumiteSeturi denumiteSeturi denumite

În Excel 2010, aveți posibilitatea să creați seturi denumite multi-ierarhice. Un set denumit este o expresie

MDX (Multidimensional Expressions) care returnează un set de membri de dimesiune. Dacă nu sunteți

obișnuiți cu limbajul MDX, aveți posibilitatea să utilizați o casetă de dialog pentru a defini seturi denumite

simple. Dacă sunteți obișnuiți cu MDX, aveți posibilitatea să utilizați editorul MDX pentru a crea seturi

denumite complexe. Seturile denumite sunt acceptate atât în rapoarte PivotTable, cât și în formule OLAP. Cu

seturile denumite, aveți posibilitatea să generați rapoarte PivotTable OLAP care afișează diferite date pentru

diferite aspecte ale afacerii dvs.

D. Căutarea elementelorCăutarea elementelorCăutarea elementelorCăutarea elementelor

Excel 2010 oferă căutare după elemente în rapoartele PivotTable pentru a permite utilizatorilor să lucreze cu

câmpuri și coloane care au un număr mare de elemente. Utilizând căutarea după elemente, utilizatorii pot găsi

elementele relevante în mii sau chiar milioane de rânduri ale unui raport PivotTable. Aveți posibilitatea să

utilizați căutarea elementelor pentru a căuta legendele de elemente PivotField sau CubeField OLAP dintr-o

singură coloană, cu filtrarea automată activată sau dezactivată.

E. SortareaSortareaSortareaSortarea

Excel 2010 oferă sortare pe mai multe fire pentru a crește viteza de sortare a cantităților mari de date din

rapoartele PivotTable și din tabelele Excel. Sortarea pe mai multe fire poate fi activată sau dezactivată.

F. FiltrareaFiltrareaFiltrareaFiltrarea

Filtrarea a fost îmbunătățită pentru a permite analizarea unor cantități mari de date. În Excel 2010, filtrarea

după mai multe elemente este mult mai rapidă, iar datele care nu sunt vizibile (cum ar fi elementele ascunse

din totaluri) sunt incluse atunci când aplicați filtre în rapoartele PivotTable OLAP și non-OLAP. Aveți

posibilitatea să utilizați aceeași funcționalitate de filtrare îmbunătățită în Excel Services.

În Excel 2010, aveți și opțiunea să utilizați slicere pentru a filtra date. Slicerele oferă butoane pe care se poate

face clic pentru a filtra datele PivotTable. Pe lângă filtrarea rapidă, slicerele indică și starea curentă de filtrare,

permițând utilizatorului să înțeleagă mai ușor ce anume se afișează într-un raport PivotTable filtrat.

G. Caracteristica AfiCaracteristica AfiCaracteristica AfiCaracteristica Afișare valori cașare valori cașare valori cașare valori ca

În Excel 2010, caracteristica Afișare valori ca este mai ușor de găsit și utilizat, iar funcționalitatea sa a fost

îmbunătățită atât în rapoartele PivotTable OLAP, cât și cele non-OLAP. Caracteristica Afișare valori

ca include calcule suplimentare, cum ar fi % din total rând părinte, % din total coloană părinte, % din

total părinte, % total parțial, Rang de la cel mai mic la cel mai mare și Rang de la cel mai mare la cel

mai mic. Este mai simplu de specificat un câmp sau un element pe care să se bazeze calculele. Ca și în

rapoartele PivotTable non-OLAP, aveți acum posibilitatea să adăugați aceeași măsură de mai multe ori la zona

de valori din rapoartele PivotTable OLAP, astfel încât să afișați valoarea și un calcul pe baza valorii în același

timhp.

H. Suport de anulare pentru rapoartele PivotTable mariSuport de anulare pentru rapoartele PivotTable mariSuport de anulare pentru rapoartele PivotTable mariSuport de anulare pentru rapoartele PivotTable mari

Anularea operațiunilor care adaugă elemente multiple la stiva de anulare (cum ar fi cele de reîmprospătare)

poate micșora semnificativ performanțele în rapoartele PivotTable mari. Pentru a îmbunătăți performanțele în

rapoartele PivotTable mari, comanda Anulare a fost implementată pentru a accepta stive de anulare mai mari.

De asemenea, performanțele scad atunci când se aplică Potrivire automată și Stiluri în același timp cu

actualizarea sau reîmprospătarea unui PivotTable. Pentru a rezolva această problemă în Excel 2010, aveți

posibilitatea să revocațiPotrivire automată și Stiluri apăsând ESC. Dezactivarea acestor opțiuni poate crește

performanța atunci când reîmprospătați și actualizați date în rapoarte PivotTable mari.

I. ÎmbunătăÎmbunătăÎmbunătăÎmbunătățiri din rapoartele PivotChartțiri din rapoartele PivotChartțiri din rapoartele PivotChartțiri din rapoartele PivotChart

În Excel 2010, este mai ușor de interacționat cu rapoartele PivotChart. Mai precis, este mai ușor să filtrați

datele direct într-un raport PivotChart și să reorganizați aspectul unui raport PivotChart prin adăugarea și

eliminarea de câmpuri. În mod similar, cu un singur clic, aveți posibilitatea să ascundeți toate butoanele din

raportul PivotChart.

J. Funcționalități noi și îmbunătățite în rapoartele PivotTable OLAP

• Suport pentru writeSuport pentru writeSuport pentru writeSuport pentru write----backbackbackback

Write-back este o caracteristică importantă pentru lucrul cu date în cuburile Analysis Services. Funcționalitatea

Write-back se utilizează deseori în mai multe scenarii, de la planificarea și bugetarea la nivel înalt până la

colectarea de date simple de la mai mulți utilizatori.

În Excel 2010, aveți posibilitatea să modificați valorile din zona de valori a raportului OLAP PivotTable și să

setați să fie scrise înapoi în cubul Anaylsis Services de pe serverul OLAP. Aveți posibilitatea să utilizați

caracteristica Write-back în modul circumstanțial, apoi să anulați modificările atunci când nu mai aveți nevoie

de ele sau să salvați modificările. Aveți posibilitatea să utilizați caracteristica Write-back cu orice furnizor

OLAP care acceptă instrucțiunea UPDATE CUBE.

Pentru informatii detaliate despre utilizarea rapoartelor Pivot Table, studiati Anexa nr.5