Am ales această temă deoarece pentru Asistent Manager sunt necesare noţiunile
prezentate de mine în această licenţă. Lucrarea de faţă doreşte să prezinte noţiuni legate de
birotică şi despre noile tehnologii apărute, toate acestea fiind necesare pentru îndeplinirea
muncii de birou.
Birotica reprezintă un mod de utilizare al calculatoarelor aceasta fiind posibilă odată cu
apariţia şi răspândirea pe scară largă a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus
şi accesabilitatea utilizărilor, au putut ajunge în orice birou sporind considerabil
productivitatea şi calitatea muncii administrative. În general, birotica este văzută ca fiind un
ansamblu de tehnici pentru informaţii şi comunicaţii între organizaţii. Se fac apel la tehnicile
informaticii şi ale comunicaţiilor de date şi asigură mijloace electronice, funcţii de clasare şi
ordonare, organizarea în pagină a textelor, pregătirea documentelor, a corespondenţei
electronice, analiză şi simulare, interogare şi cosultare la distanţă, vizualizare grafică şi alte
funcţii de gestiune a datelor. Din etimologia cuvântului birotică rezultă că domeniul său
principal îl constituie biroul, iar obiectivul său îl reprezintă automatizarea acestuia prin
utilizarea tehnicii electronice şi informatice de prelucrare, memorare şi transmitere a
informaţiei. Pentru evidenţierea aspectelor specifice acestei licenţe : ,, Noi tendinţe în
activitatea de birotică şi secretariat’’, lucrarea mea a fost structurată în 3 capitole unde ideile
se conturează pornind de la importanţă unui sistem informaţional, a Internetului în zilele
noastre, a configuraţiei unui birou modern dar şi a Ergonomiei.
Astfel, Capitolul 1 abordează aspecte legate de tehnologia informaţiei şi noţiuni ale
sistemului informaţional. Conceptul de sistem informaţional este definit ca fiind procesarea şi
prelucrarea unui ansamblu de date, informaţii şi fluxuri informaţionale.
Capitolul 2 prezintă câteva noţiuni despre Internet şi evoluţia acestuia dar şi despre
configuraţia unui birou modern începând cu: noile tehnologii, poşta electronică, teleconferinţa
şi videoconferinţa, arhiva electronică, sisteme de recunoaştere a vocii, voce e-mail şi telefonie
mobilă. Aici sunt prezentate toate echipamentele şi instalaţiile telefonice dar şi echipamentele
de transmisie folosite în comunicaţia scrisă şi orală. Toate acestea ocupând un loc important
în cadrul biroticii. Subiectul abordat în Capitolul 3 este Ergonomia, o ştiinţă nouă, acesta
5
având ca scop creşterea productivităţii muncii în condiţiile reducerii oboselii dar şi a
stresului.
6
CAPITOLUL 1
TEHNOLOGIA MODERNĂ IT
Societatea informaţională reprezintă o nouă formă a civilizaţiei umane în care accesul la
informaţie, contribuie de o dezoltare social- economică durabilă. Informaţia a devenit un
factor major al procesului de producere. Societatea informaţională situează creşterea
complexităţii sistemelor economico-sociale, accentuarea necesităţilor de cunoaştere şi
intervenţie inteligentă asupra acestora, reflectate în cerinţe fără precedent, în materie de
comunicare şi prelucrare a informaţiilor dar şi a cunoştinţelor.1
Pâna în 1970, tehnologiile computerizate şi tehnologiile de telecomunicaţie erau
considerate ca fiind destul de diferite. Cu toate acestea, schimbări tehnolologice puternice în
microelectronică, software, optică şi integrarea continuă creştere a telecomunicaţiilor cu
tehnologiile informatice au facut această distincţie din ce în ce mai puţin semnificativă.
Tehnologia microelectronică a reprezentat baza comună atât pentru dezvoltarea rapidă
cât şi pentru convergenţa tehnologiilor de telecomunicaţii cu cele informatice. Trecerea de la
tehnologiile analogice la cele digitale în domeniul telecomunicaţiilor a dus la sisteme de
comutare şi transmisie care seamănă tot mai mult cu computerele şi încorporează o cantitate
tot mai mare de software. Majoritatea mijloacelor de comunicare sunt, în prezent,
asemănătoare computerelor cu utilizări speciale. Începând cu dezvoltarea tehnologiei
reţelelor, comunicaţiile între computere s-au modernizat enorm. Aceste aceste schimbări au
estompat distincţiile tradiţiionale dintre telecomunicaţii şi tehnologiile informatice şi au dat
naştere la definirea contemporană a tehnologiei informatiei.2 IT optimiza manipularea și
dezvoltarea comunicării informațiilor.
Oferă posibilitatea de a acționa pe baza informațiilor și generează o mai mare
conştientizare si inteligenţă, acoperind toate domeniile de experiență umană. Ele sunt peste tot
și continuă să modifice domeniile de experiență de zi cu zi: de lucru, formele de studii,
metode de cumparare si vanzare, proceduri, învățare și accesul la sănătate, printre altele.
1 Daniela Enachescu, Informatică Generală, Editura Universităţii din Ploieşti, 2005, p.32 Dezvoltarea rapidă a tehnologiei informaţiei în secolul XX , http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/un-dpadm/unpan044156.pdf, (accesat pe 18/11/2012, ora 14:21)
7
Un astfel de instrumentde învățare îl reprezintă utilizarea de tehnologii multimedia și
Internet pentru a îmbunătăți calitatea învățării, fiind accesibil pentru persoanele care nu sunt
aproape de instituțiile de învățământ.
1.1. Sistemul Informaţional birotic şi sprijinul implementării IT
Un sistem informaţional se poate definii ca fiind ansamblul de elemente implicate în
procesul de colectare, de transmisie, prelucrare de informaţie, informaţiei revenindu-i rolul
central din sistem. În cadrul sistemului informaţional se regăsesc : informaţia vehiculată,
documentele purtătoare de informaţii, personalul, mijloace de cumunicare, sisteme de
prelucrare a informaţiei, etc. Printre posibilele activităţi desfaşurate în cadrul acestui sistem,
pot fi enumerate : achiziţia de informaţii din sistemul de bază, completarea documentelor şi
transferul acestora între diferite compartimente, centralizarea datelor etc. În sensul larg, un
sistem informaţional se referă la diversele interacţiuni dintre oameni, procese, date şi
tehnologii; termenul nu se referă numai la aspectele legate de TIC pe care o organizaţie le
utilizează, cât şi la modul în care oamenii interacţionează cu tehnologia în scopul de a oferi
suport pentru procesele de afacere. Sistemul informaţional reprezintă un întreg de fluxuri şi
circuite informaţionale organizate într-o concepţie asemănătoare. În orice domeniu de
activitate economică sau socială se află un flux informaţional pe baza căruia se desfaşoară
orice activitate.3
În cadrul unui sistem, putem pune în evidenţă două tipuri de activităţi: cea de bază şi
cea auxiliară, de natură informaţională. Separând elementele care participă la activitatea
informaţională de cele care participă la activitatea de bază, vom obţine două sisteme: sistemul
de bază şi cel informaţional. Dacă ţinem cont de evoluţia nivelului tehnologic se poate defini
sistemul informaţional ca un instrument indispensabil, constituit din mijloace, metode şi
oameni prin care se asigură desfaşurarea activităţilor specifice procesul informaţional:
înregistrarea, transmiterea, prelucrarea,selecţionarea şi pastrarea informaţiilor despre resursele
existente,despre eventualele perturbaţii şi abateri de la traiectoria fixată.
Se poate spune că sistemul informaţional este un întreg de fluxuri şi circuite
informaţionale organizate într-o concepţie unitară, care utilizează modele, proceduri, resurse
3 Sistemul informaţional şi sistemul informatic, http://www.zota.ase.ro/simp/Sistem%20informational.pdf (accesat pe 24/11/2012, ora
umane şi materiale pentru adunarea, înregistrarea sau transmiterea datelor şi a informaţiilor
prin intermediul cărora se asigură interconexiunile dintre sistemul de conducere şi sistemul
condus, dintre mecanismul social- economic având ca şi ultim scop realizarea obiectivelor
proprii unitaţii economice în condiţii de maxima eficienţă.4
Un sistem informaţional trebuie să asigure:
Acurateţe şi realitate : informaţia realizată trebuie să reflecte cât mai fidel
realitatea printr-o evaluare corectă;
Concizie : informaţia trebuie să ofere plusul de cunoaştere la obiect, succint,
evitându-se elementele nerelevante;
Relevanţa : informaţia trebuie să ofere acele elemente de cunoaştere de care
decidentul are nevoie pentru soluţionarea unei probleme;
Consistenţa : informaţia trebuie să fie densă, lipsită de elemente needificatoare
pentru problema studiată;
Oportunitate: informaţia trebuie să parvină utilizatorului în timp util pentru a-i
servi la fundamentarea deciziei sale;
Accesibilitatea : vizează consecinţa obţinerii informaţiei dorite, cu limitările
impuse de gradul de confidenţialitate şi drepturile de acces ale utilizatorului;
Forma de prezentare adecvată : informaţia trebuie oferită utilizatorului într-o
manieră relevantă astfel încât acesta să o recepteze rapid şi corect. Indicatorii pot fi prezentaţi
în marimi absolute sau relative, în dinamica prin utilizarea reprezentarilor;
Cost corespunzator în raport cu valoarea acesteia
Sistemul informaţional reprezintă o latura dinamică a sistemului managerial, făcând
regula între sistemul conducător şi cel condus în cadrul unităţii economice, dar şi mediul în
care-şi desfăşoară activitatea. În cadrul sistemului informaţional, o serie de activităţi se
defăşoară automat, cu ajutorul tehnicii de calcul.
1.2. Sistemul informaţional al firmei moderne
4 Sistemul Infomaţional al managementului, http://www.e-referate.ro/referate/Sistemul_informational_al_managementului2007-03-06.html (accesat pe 01/02/2013, ora 19:15)
9
Înteprinderea trebuie să-şi desfăşoare activitatea astfel încât să-şi atingă obiectivele şi să
obţină profit în diferite forme. În momentul de faţă,există o mulţime de factori ce impun
inteprinderii un comportament specific pentru supravieţuire economică. Printre aceşti factori
se regăsesc: tehnologiile informaţionale, schimbările politice, schimbările din mentalitatea
clienţilor, interesele diferitelor organisme profesionale şi sindicale, terorismul internaţional
etc. În drumul spre modernitate inteprinderea actuală constituie o desfăşurare a operaţiilor de
tranziţie către viitoarea societate global informaţională. Tehnologiile informaţionale, înainte
de a fi aplicate în practică, trec succesiv prin stadiile de implementare şi cercetare, ori înainte
de toate cercetarea necesitatăţii de fonduri care provin în esenţă din sectorul productiv al
ţarilor angrenate în acest fenomen. Există şi situaţii activitatea de cercetare aduce fonduri în
urma vânzării rezultatelor cercetării inteprinderilor din domeniul productiv. Cu alte cuvinte,
observăm o spirală evoluţionistă a cercetării şi aplicării tehnologiilor informatice. Dacă
interpinderile moderne trebuie să accepte să reziste în acest mediu global informaţional, este
important de ştiut care sunt caracteristicile pe care trebuie să le aibă, pentru ca procesul de
modernizare să fie eficient. În urma studierii atente ale unui volum însemnat de inteprinderi.
Majoritatea inteprinderilor trebuie să facă faţă unei reorgranizări a unei afacerii structurate
astfel: exploatarea eficientă la nivel local; integrarea internă a diferitelor aplicaţii specifice
sistemului informaţional; reproiectarea proceselor economice; reproiectarea reţelelor de
afaceri; redefinirea scopului afacerii;
Tehnologii informaţionale care conduc inteprinderile spre modernitate: Internetul și
aplicaţiile sale: Intranetul, Extranetul, groupware-ul, EDI Internet, Poşta electronică, e-
marking, e-learning, discuţii de pe internet, chat, comerţ electronic, comunităţi virtuale,
conectări la distanţă, telefonie, videoconferinţe, capătare de programe radio-tv; Recunoştere
optică a caracterelor; Bancomatele; Sisteme electronice de realizare a întâlnirilor; Gestiunea
electronică a documentului şi lucrul în medii colaboriste; Inteligenţa artificială şi aplicaţiile ei
şi Sisteme multimedia şi alte tehnologii îmformaţionale;5
1.3. Sisteme economice
5Sistema Informatico, http://it.wikipedia.org/wiki/Sistema_informatico (accesat pe 1/02/2013, ora 19:23)
10
Economia este sistemul care este compus din elemente ca inteprinderi, gospodării
casnice, organe de stat, instituţii sociale. Inteprinderea poate fi denumită ca ,,un sistem
alcătuit dintr-o mulţime de elemente, între care există o serie de relaţii tehnologice, sociale,
economice, informaţional decizionale etc. şi care au ca obiect predeterminat realizarea unor
produse sau servicii a căror desfacere trebuie să asigure obţinerea unui profit ce trebuie să
obţină valoarea maximă. În cadrul unui sistem pot să existe atât conexiuni cu caracter intern
între subsisteme, care să reliefeze aspecte tehnologice, informaţional-decizionale, financiar-
contabile etc, cât şi conexiuni cu caracter extern care se manifestă între subsisteme şi mediul
sistemului.
Sistemul informaţional reprezintă un ansamblu de resurse umane şi de parte financiară
investite într-o unitate economică în vederea colectării şi prelucrării datelor necesare
producerii informaţiilor, care vor fi folosite la toate nivelurile decizionale ale conducerii şi
controlului activităţii organizaţiei. Acest sistem cuprinde urmatoarele elemente: Modul de
organizare şi culegere a datelor; Sistemul de indicatori; Clasificare produselor şi activităţilor;
Metodologia de calcul a indicatorilor; Purtătorii de informaţii; Modul şi reţeaua de transmitere
a datelor; Modul de prelucrare a informaţilor; Mijloacele si modul de stocare a datelor; Caile
inteligenţă; Comunicarea şi difuzarea informaţiei – sistemul informaţional asigură
schimburile informaţiilor intre sistemul de conducere şi cel operativ; Execuţia
prelucrărilor(transferul informaţiilor în ceea ce priveşte forma).6
Tehnicile care sunt folosite pentru perfecţionare continuă a activităţii, sunt dintre cele
mai diverse. Unul dintre mijloacele prin care activitatea economică este automatizată este dat
de sistemele informatice de gestiune economică. Atunci când domeniul activităţilor ce fac
obiectul sistemului informatic este cel economic, avem de-a face cu un sistem economic de
gestiune. Sistemele informatice economice reprezintă sisteme prin care sunt automatizate
activităţile informaţionale din cadrul unei unităţi economice.
Aceste sisteme informatice de gestiune economică sunt definite astfel: plecând de la
informaţie şi de la suportul acesteia şi plecând de la funcţia pe care sistemul informatic de
gestiune trebuie să o realizeze.
Sistemele informatice de gestiune reprezintă totalitatea informaţiilor utilizate în cadrul
firmelor, a mijloacelor şi a proceselor de indentificare, culegere, stocare şi prelucrare a
informaţiilor. Cea de-a doua abordare a definirii acestor sisteme se porneşte de la scopul
acestuia, şi anume oferirea informaţiei solicitate de utilizator în forma dorită şi la momentul
oportun în vederea fundamentării deciziilor.
Sistemele informatice la nivel operaţional (Operational Level System) permit
culegerea, stocarea şi prelucrarea datelor referitoare la tranzacţiile şi procesele economice
derulate.
Sisteme de gestiune a cunoaşterii în cadrul firmei (Knowledge Systems) permit
promovarea noilor tehnologii şi cunoştinţe în cadrul firmei. Aceste sisteme generează rapoarte
periodice, a căror structură este prestabilită oferind informaţia necesară decidentului în
conformitate cu domeniul sau de respondabilitate.7
Sisteme informatice destinate conducerii curente asigură derularea activităţilor de
control şi pe termen scurt. Sisteme informatice destinate conducerii curente asigură derularea
activităţilor de control şi pe termen scurt.
Sistemele informatice destinate conducerii strategice permit echipei manageriale ,,de
vârf’’ să realizeze planificarea activităţii firmei pe termen lung în vederea atingerii
obiectivelor strategice fixate. Structura sistemului informatic al firmei cuprinde deci atât
componentele definite după criterii funcţionale cât şi cele rezultate din luarea în considerare a
nivelelor de decizie şi operaţionale din cadrul firmei.
6 Inteprinderea modernă în contextul trecerii la societatea modernă, http://www.scritube.com/stiinta/informatica/INTREPRINDEREA-
MODERNA-IN-CONT73948.php#_ftnref1 (accesat pe 7/01/2013, ora 18:26)7 Sistema Informatico, http://it.wikipedia.org/wiki/Sistema_informativo (accesat pe 16/02/2013, ora 13:33)
Clasificarea sistemelor informatice utilizate în cadrul firmei, pornind de la criteriul
naturii prelucrărilor realizate prin intermediul lor:
Sisteme pentru prelucrarea tranzacţiilor (TPS - Transaction Processing Systems)
sunt specializate în prelucrarea şi stocarea datelor privitoare la tranzacţiile zilnice de rutină.
Se caracterizează prin gradul lor de repetabilitate şi prin volumul mare de date procesat şi
servesc nivelul operaţional. În această categorie se includ sistemul informatic privind
gestiunea producţiei, sistemul informatic privind evidenţa vânzărilor, sistemul informatic al
contabilităţii financiare, sistemul informatic privind gestiunea stocurilor, sistemul informatic
bancar privind operaţiunile de cont curent, sistemele informatice de gestiune a produselor
bancare (depozite,credite,certificate de depozit etc).
Sisteme destinate activităţii de birotică (OAS Office Automation Systems) destinate
în principal personalului care face parte din procesul prelucrării informaţiei (contabili,
funcţionari, secretari etc) dar şi managerilor. Această categorie cuprinde: procesoare de texte,
procesoare de tabele, sisteme de poştă electronică etc.
Sisteme informatice destinate conducerii (MIS Management Informaţion System)
destinate asigurării rapoartelor sintetice de rutina necesare în procesul fundamentării
deciziilor curente, controlului şi planificării pe termen scurt.
În vederea oferirii unei informări relevante ele permit generarea de rapoarte privind
abaterile înregistrate precum şi consultarea on-line a informaţiilor referitoare la perioadele
anterioare de gestiune (în vederea determinării trendului indicatorilor).
Sisteme suport de decizie (DSS Decision Support Systems) oferă managerilor modele
complexe şi aprofundate de analiză în vederea fundamentării deciziilor. Ele valorifică
informaţii interne oferite de TPS şi MIS alături de informaţii provenite din mediul economic
exterior (curs valutar, preţul produselor fabricate de firmele concurente, preţul de piaţă al
materiilor prime etc) şi utilizatorilor flexibilitate deosebită la cerinţele formulate returnând
rapid raspunsurile solicitate. În această categorie de sisteme se pot include sistemele expert
caracterizate prin stocarea cunoştinţelor unui expert uman, sub formă de fapte şi intr-o bază de
cunoştinţe utilizată în reducerea de concluzii prin derularea de raţionamente automate.
Sistemele suport ale executivului (ESS – Executive Suport Systems) reprezintă
sisteme informatice destinate conducerii strategice şi permit luarea unor decizii, altele decât
cele de rutină. Ele nu au fost gândite să servească la soluţionarea unei anumite probleme, ci
să ofere facilităţi generalizate de calcul şi comunicaţii. Utilizează mai exact date referitoare la
mediul exterior al firmei, dar şi date sintetizate oferite de MIS şi DSS precum şi cele mai
avansate produse software grafice.
13
Sistemul informatic economic asigură obinerea şi furnizarea informaţiei solicitate de
utilizator, folosind mijloacele IT, pentru fundamentarea deciziilor privind un anumit domeniu
din cadul firmei.8
1.4. Tendinţe ale dezvoltării sistemelor informatice
Sisteme Integrate. Pe parcursul evoluţiei lor, diferitele componente ale sistemelor au
tendinţa de a se organiza în sisteme tot mai complicate de unde rezultă, ca pe lânga principiul
ordinii şi organizării sistemice, există şi un principiu al integrării universale. Se poate spune,
ca orice sistem tinde să organizeze maximul de organizare, concomitent cu o cât mai
puternică integrare în sistemul superior.
Adrian Restian, arată că, principiul integrii universale derivă din pricipiul ordinii şi
organizării: „dacă diferitele elemente au tendinţa de a se organiza în sisteme, iar sistemele,
la rândul lor, au tendinţa de a se organiza în alte sisteme, din ce în ce mai complexeînseamnă
că pe lângă organizare fenomenele tind şi spre o integrare din ce în ce mai complexă.”9
În Univers, nu există sisteme închise sau sisteme izolate, orice sistem fiind un un
subsistem al unui sistem mai mare. Întegritatea este atât de necesară, încât unele subsisteme
nu pot fi concepute în afara sistemului. Este firesc pentru un sistem integrat ca elementele sale
să fie într-o strânsă interdependenţă şi, cu cât se specializează mai mult în îndeplinirea unor
funcţii, dependenţa lor devine mai mare. Consecinţa specializării se va concretiza într-o şi
mai mare colaborare între elemente. La sistemele foarte complexe, influenţarea reciprocă nu
este suficientă pentru coordonarea activităţii tuturor elementelor, situaţie în care apare că este
necesară constituirea unor sisteme specializate, cu rol de realizare, coordonare şi integrare a
tuturor elementelor într-un subsistem. In cadul unui sistem informatic pot exista mai multe
apicaţii care folosesc aceleaşi informaţii sau informaţii generate de alte aplicaţii. În astfel de
situaţii, pentru a evita introducerea repetată a informaţiilot comune, se apelează la integrarea
sistemului. Un sistem informatic integrat asigură preluarea unică a fiecarei informaţii şi
difuzarea acesteia tuturor aplicaţiilor pe care o solicită.
8Sisteme suport pentru decizii.Utilizare.Tehnologie.Construire, http://www.racai.ro/Referate/referat_1_Bizoi_web.pdf (accesat pe 16/02/2013, ora 18:49)9 Adrian Restian, op.cit. http://www.scritube.com/stiinta/informatica/INTREPRINDEREA-MODERNA-IN-CONT73948.php#_ftnref1 (accesat pe 16/02/2013 ora 19:30)
Sistemele inteligente la începutul noului mileniu. Inteligenţa artificială este domeniul
care a atras din ce în ce mai mult atenţia economiştilor, managerilor şi tuturor celorlalte
profesii, deoarece sistemele bazate pe cunoştinţe, sistemele expert, sistemele bazate pe
calcului evolutiv (algoritmi genetici, strategiile evolutive şi programarea genetică), sistemele
fuzzy, sistemele conexioniste şi sistemele hibride sunt sisteme inteligente pe cale de a ocupa
un loc din ce în ce mai important în viaţa lor profesională, datorită potenţialului aplicativ şi
posibilităţilor de integrare cu produse informatice convenţionale. Obiectivul lor constituie în
dezvoltarea sistemelor informaţionale inteligente şi este din ce în ce mai vizibil datorită
fluxului de publicaţii de informatică economică şi de gestiune.
Predicţiile despre evoluţia inteligenţei artificiale în primul secol din mileniul în care
tocmai am intrat se pot sintetiza astfel: Succesul aplicaţiilor tehnologice inteligente va creşte
datorită încorporării software-ului de acest fel în produsele informatice convenţionale, în care
inteligenţa artificială va deveni componenta de bază; Sistemele inteligente autonome, din ce
în ce mai comune în viitor vor fi întalnite sub formă oarecare comercializată în sistemele
informatice din produsele de rutină; Asemănările şi deosebirile dintre sistemele neuronale şi
sistemele expert, devenite clasice vor fi mai mult educative; Sistemele neuronale împreună cu
sistemele bazate pe algoritmi genetici şi sistemele hibride vor înregistra o renaştere
considerabilă, în timp ce sistemele expert vor deveni din ce în ce mai mult tehnologia comună
în zilele noastre; Se va resimţi în continuare nevoia obţinerii unor soluţii tehnice viabile care
să fie folosite de către un utilizator potenţial: din afara domeniului, standardul pare să fie
focalizat pe utilizator; din interiorul domeniului, standardele par să fie orientate pe proiecte
focalizate pe problemă; Deoarece cercetătorii au identificat limite ale sistemelor inteligente ca
urmare a complexităţii asociate problemelor care trebuiesc soluţionate din realitatea
economică, se caută şi se vor căuta şi în viitor modalităţi de hibridizare a acestor tehnoogii;
Este imposibil ca o singură tehnologie inteligentă să poată acoperii întregul spectru al
cunoaşterii umane şi procesării informaţiei, aşa cum se întamplă şi cu tehnologiile
convenţionale.
Cercetătorii au identificat deja, pentru fiecare tip de sistem inteligent, avantaje şi
dezavantaje determinate de complexitatea lor asociată cu problemele specifice lumii reale de
modelat. În multe aplicaţii, găsirea unor soluţii la problemele concrete este dificilă tocmai
datorită complexităţii acestor tehnologii inteligente.
15
CAPITOLUL 2
INTERNETUL ȘI NOILE TEHNOLOGII
INFORMAŢIONALE. CONFIGURAŢIA UNUI BIROU
MODERN16
Acest capitol face referire la Internet, noile tehnologii informaţionale şi de comunicaţie
numite şi tehnologii IT. Internetul face parte din acest proces deoarece desemneaza o reţea
unitară, mondiala de calculatoare şi alte adrese computerizate interconectate conform regulilor
de comunicaţie ,,Transmission Control Protocol ” şi ,,Internet Protocol”. Reţeaua de internet
din zilele noastre, a cuprins întregul glob pământesc fiind una dintre principalele modaliăţi de
comunicare şi informare a lumii moderne. Numărul de utilizare a reţelelor de internet se
apropie de stabilizare în ţările dezavoltate şi creşte într-un ritm susţinut în ţările în curs de
dezvoltare. ,,Internet nu reprezintă un nou tip de reţea fizică, ci o metodă de interconectare a
reţelelor fizice împreună, o metodă de transport a datelor împreună cu ansamblul de
convenţii de utilizare a ansamblului reţelelor legate, care permit interoperarea staţiilor de
lucru şi a terminalelor de la care utilizatorii au acces la acest mediu .”10
Tehnologia IT constituie un set de resurse necesare pentru a manipula informaţii:
calculatoare, software şi reţele necesare pentru a coverti, stoca, gestiona, trasmite şi a găsi.
Această tehnologie se poate clasifica astfel : reţele, terminale şi servicii. Un birou
modern este locul în care informaţiile primite sunt procesate în scopul de a furniza datele
necesare pentru administrare. Acest lucru va ajuta ca operatiunile si activităţile companiei să
fie mai eficiente. În ultimii ani, dezvoltarea omenirii a fost marcată de un flux continuu de
rezultate în noile tehnologii ale informației și Internet, datorită căruia astăzi manipulează cu
ușurință volume de informații surprinzătoare, atât pentru a efectua sarcini mai complexe în
orice activitate profesională cât şi pentru a face mai simplă luarea deciziilor în viața de zi cu
zi. Varietatea și impactul acestor rezultate au fost atât de ample și profunde, încât în câțiva
ani s-a dat naștere la economia bazată pe cunoaștere, cu un tip corespunzător de societate:
societatea bazată pe informație și cunoaștere.11
2.1. Noile tehnologii
10 Daniela Enăchescu ,,Informatică Generală’’, Editura Universităţii, Ploieşti, 2005, p.511 Tecnologías de la información y la comunicación, http://es.wikipedia.org/wiki/Tecnolog%C3%ADas_de_la_informaci%C3%B3n_y_la_comunicaci%C3%B3n (accesat pe 17/03/2013, ora 10:47)
17
PDA - Este calculator mic, de ţinut în mână care a fost iniţial proiectat să fie agendă
personală electronică. Dispune de mai multe întrebunţări: calculator aritmetic, ceas cu alarmă,
agendă caracteristică, permite accesul la Internet şi web, trasmite şi primeşte e-mail-uri,
înregistrare video, editare de documente de tip text, agende electronice de contacte, receptor
radio, redare a fişierelor multumedia şi dispozitiv de coordonate georgrafice bazat pe GPS.
Fig. 2.1 PDA: Asistent Personal Digital
http://atouchoflove.net/?p=12
NoteBook – In traducere acesta înseamna laptop. Tehnologia a avansat între laptop şi
notebook fără să mai existe o mare diferenţă între ele. Este portabil, are dimensiuni mici şi
dispune cam de aceleasi caracteristici la fel ca şi un PC.
MacBook Pro – Are multe caracteristici noi şi puternice. Noul procesor încorporat are
o performanţă de 60% mai bună. Este foarte eficient iar bateria este foarte rezistentă.
Tehnologia Thunderbolt permite conectarea perifericelor de înaltă performanţă şi
oferă caracteristici fără precedent.
Are incorporată o cameră FaceTime HD de înaltă definiţie. Cu Trackpad-ul Multi-
Touch este un mod foarte natural de a interaţiona cu ceea ce este pe ecran. MacBook Pro are
o baterie de lungă durată. Identifică în mod automat toate reţelele disponibile şi permit rapid
conectarea la acestea. La cea mai nouă tehnologie wireless oferă cea mai bună performanţă la
Windows Live Messnger este un serviciu de poştă electronică dezvoltat de Microsoft,
dezvoltat sub numele de cod Kahuna şi care se va înlocui în timp cu denumirea de Hotmail.
Hotmail (oficial Microsoft Hotmail, anterior Windows Live Hotmail si MSN Hotmail)
a fost un serviciu gratuit de poştă electronică bazat pe site-ul Microsoft şi care face parte din
Windows Live. A fost unul dintre primele servicii e-mail bazate pe web si de asemenea a fost
printre primele oferite gratuite. Versiunea actuala a fost realizată în 2011.
Hotmail oferă spaţiu de depozitare cu măsuri de securitate bravetate, 4 tehnologii
Ajax(este o tehnică de programare pentru crearea de aplicații web interactive) şi integrare cu
15 Poşta electronică, http://www.euro.ubbcluj.ro/~alina/cursuri/internet-teorie/6.htm (accesat pe 25/03/2013, ora 20:00)16 Glosario E-mail, http://www.pergaminovirtual.com.ar/definicion/E-mail.html (accesat pe 25/02/2013, ora 20:07)
Voice de pe telefonul mobil, fără a avea pentru a obține un număr nou sau alege pentru a afișa
numărul Google Voice atunci când se face apeluri de pe telefonul lor mobil. Se poate profita
de toate caracteristicile de Google Voice, fără schimbarea numărului de telefon cu Number
Porting.
Fig.2.8 Efectuarea unui apel prin Google Voice
http://www.google.com/chat/voice/
Google Voice pentru iPhone. Face apeluri la numărul utilizatorului Google Voice,
pentru a primi tarife ieftine pentru apeluri internaționale, trimite mesaje gratuite la numere din
SUA și primeşte notificări. New Voice of Google Voice. Atunci când utilizatorul îşi apeleaza
numărul Google Voice pentru a asculta mesajele vocale sau a face un apel, va fi întâmpinat de
o voce nouă. Do Not Disturb, Google Voice acum permite să fie setată contului opţiunea "Nu
deranjați" pentru o perioadă predeterminată de timp. In acest timp, apelurile către numărul
Google va merge direct la mesageria vocală. Trimiterea de SMS-uri către mai mulți
destinatari. Acum se poate trimite un singur mesaj SMS de până la 5 destinatari. Extensie
pentru Google Chrome. Extensia Google Voice oferă acces ușor la mesageria vocală, apel,
și mesaje text - toate de la un buton de pe browser. În plus, pentru a primi notificări de mesaje
vocale noi și pur și simplu se face clic-pentru-apel atunci când un număr de telefon este
publicat pe un site web. Mesageria vocală Google pentru numărul existent. Acum se poate
utiliza Google Voice cu numărul de telefon mobil existent. Nu se va primi toate
functionalitatile pe care un număr de Google vă aduce, dar se va obține Voicemail Google,
apeluri internaționale la prețuri scăzute și multe alte caracteristici utile. Play voicemails 25
within Gmail. Se activează un player-ul Google Voice și e-mailurile de notificare vocală va
include un player încorporat, astfel încât să se poatasculta mesajele, fără a părăsi Inbox-ul. A
primi si a raspunde la mesaje SMS prin e-mail. Cu transmiterea SMS-uri, se poate primi
mesaje text prin e-mail. Google Voice Mobile App. Aplicația Google Voice pentru
Blackberry și telefoanele Android permite efectuarea de apeluri outbound de la numărul
Google, cititrea transcrierilor mesajelor vocale, efectuarea de apeluri internaționale la prețuri
scăzute și trimiterea de SMS-uri gratuite. Schimbarea numărului Google. Cu această
opţiune se poate schimba numărul Google, numărul vechi ca rămâne activ timp de 3 luni
astfel încât toate lumea să afle acest lucru. Comenzi rapide de la tastatură. Scurtaturile de la
tastatura Google Voice, permit să se facă sarcinile comune (cum ar fi a efectua un apel sau
trimite un mesaj text), cu doar câteva curse cheie. Există şi o lista completă a scurtăturilor de
la tastatură.18
Yahoo!Mail(Y!MAIL) este un serviciu de poştă electronică oferit de Yahoo, gratuit dar
şi comercial. Este unul dintre cele mai mari servicii de poştă electronică online, având
milioane de utilizatori. Printre cei mai mari competitori ai săi se afla: Windows Live Hotmail,
Gmail, AOL Mail( este un seviciu webmail, acronimul AOL înseamna AOL Instant
Messenger – mesagerie instantanee , este un serviciu gratuit care oferă posibilitatea de a crea
propriul domeniu).19
Fig.2.9 Noua Interfaţă Gmai
https://mail.google.com/mail/u/0/?tab=Xm#inbox
18 What's new in Google Voice, http://www.google.com/googlevoice/whatsnew.html (accesat pe 31/03/2013, ora 08:00)19 AOL Mail, http://es.wikipedia.org/wiki/AOL_Mail (accesat pe 31/03/2013, ora 08.12)
sunt compactate pe baza unor algoritmi complecşi şi apoi trimise pe liniile telefonice către
ceilalţi participanţi la videoconferinţă, unde are loc procesul de decodificare şi de afişare pe
ecran. Dezavantajul unui astfel de sistem este suportul folosit pentru transferul datelor între
calculatoare, şi anume linia telefonică. De viteza acesteia depinde calitatea pe care o vor avea
sunetul şi imaginile. În cele din urmă s-a apelat la serviciile liniilor telefonice digitale
(Integrated Services Digital Network – ISDN).21
Telefonia Video. Este un serviciu audiovizual, bidirecţional care permitea comunicarea
de la persoană la persoană prin intermediul voci, al imaginilor dar şi transmiterea datelor într-
un timp real. Aceasta poate fi de doua tipuri : Punct la Punct si Multipunct.
Fig.2.14 Telefonia Video Punct la Punct
http://www.videotelefonia.com/site.php?idp=35
21 Adina Berciu-Drăghicescu ,,Manual de Secretariat şi Asistenţă Managerială” http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/4-2.htm (accesat pe 01/04/2013, ora 08:01)
Documentul electronic. Este un document al cărui suport material este un fel de
dispozitiv electronic în care conţinutul este codificat folosind un fel de cod digital care poate
fi citit sau reprodus cu ajutorul detectoarelor de magnetizare. Cum sunt indentificate aceste
documente electronice: permite gestionarea fişierelor, extensia acestora indică formatul, tipul
de date conţinute şi programul cerut de calculator pentru editare sau vizualizare. Arhivele
electronice sunt utilizate de către: firme, instituţii educative, de sănătate, biblioteci, fiind
transformate resursele tipărite sau întregistrate în documente electronice. Astăzi, documentele
electronice au devenit mai mult decât un moft, o necesitate.
Utilizarea principală a arhivelor electronice reprezintă econimisirea unei mari cantităţi
de hârtie şi renunţarea la ceea ce numim depozit de documente.
Importanţa ahrivelor se întelege din următorul citat : ,,Arhivele înregistreaza acţiuni,
decizii şi memorii. Ele constituie un patrimoniu unic şi de neînlocuit, care este transmis din
generaţie în generaţie. Documentele sunt păstrate de la origine pentru a se păstra valoarea şi
semnificaţia acestora. Acestea sunt surse şi informaţii de încredere pentru a asigura
securitatea şi transparenţa acţiunilor administrative ale organizaţiilor. Fişierele joacă un rol
esenţial în dezvoltarea societăţii şi contribuie la creara şi menţinerea de memorie individuală
şi colectivă. Accesul liber ral arhivelor ne îmbogăţeşte cunoaşterea societăţii, promovează
democraţia, apără drepturile cetătenilor şi îmbogăţeşte calitatea vieţii”22
22 ,,Declaración Universal sobre los Archivos”, http://www.archivonacional.go.cr/boletin_archivese/2010/1_trimestre_2010.pdf (accesat pe 03/04/2013, ora 11:45)
Informatizarea de înregistrări este un termen folosit pentru a desemna cu o mai mare
precizie aplicarea tehnologiei informaţiei pentru dezvoltarea administrativă şi de
managementul documentelor în arhive, automatizată în cât mai multe sarcinii şi procese
posibile. Managementul documentelor de astăzi se concentrează pe dezvoltarea de metode şi
proceduri eficiente pentru stocarea şi recuperarea de informaţii. Conservarea datelor trebuie să
se bazeze pe combaterea viruşilor externi din mediul ambient şi a viruşilor informatici.
Accesul la informaţie este garantat de utilizarea corectă şi cosecventă a tehnologiilor dar
şi aplicabilităţii lor în managementul de documente digitale, în manipularea diferitelor
registre sau formate cu scopul de a accesa sau asigura operarea de documente electronice de-
alungul timpului. Identificarea şi cunoştinţele dobândite cu procesul de lucru al fişierelor
digitale care permit buna execuţie a profesiei cu viziune la schimbarile noilor tehnologii de
comunicare.23
Programul propus pentru arhivele de documente electronice:
1. Planul de conservare conţine instrucţiuni pentru: Planificarea şi crearea de depozite în
conformitate cu orientările şi standardele internaţionale de conservare; Un regulament pentru
utilizarea documentelor; Planul de urgenţa pentru a acţiona în caz de foc şi de inundaţii;
Măsuri de siguranţă în privinţă furtului împiedicând ca acestea să fie extinse și la sistemele de
securitate informatice împotriva intervențiilor neautorizate care poate modifica documentele.
23 Miguel Ángel Esteban ,,Los Archivos de Documentos Digitales’’ http://infonautica.net/docs/infomag/infodigital/contenidos/textos/Esteban_2.pdf (accesat pe 06/04/2013, ora 07:42)
Este de asemenea cunoscut sub denumirea de mesagerie vocală. Este un sistem bazat pe
calculator ce permite utilizatorilor şi abonaţilor să facă schimb de mesaje vocale personale şi
de a furniza informaţii prin voce, precum şi pentru a procesa tranzacţiile referitoare la
persoane fizice dar şi produse şi servicii prin intermediul unui telefon obişnuit. Termenul este
de asemenea folosit în sens mai larg pentru a indica orice sistem de transport al mesajelor
vocale stocate de telecomunicaţii inclusiv cu ajutorul unui robot telefonic. Voce Mail este
proiectat pentru a transmite mesajul audio înregistrat al apelantului. Mesageria Vocală
permite utilizatorilor de a fi în contact permanent cu cei care îl apelează:
28 Nexus One : el sistema de reconocimiento de Android es un poco pedante, http://www.movilzona.es/2010/01/25/nexus-one-el-sistema-de-reconocimiento-de-android-es-un-poco-pedante/ (accesat pe 09/04/2013, ora 07:01)
În timp ce telefonul este închis sau nu se află în aria de acoperire; atunci când
utilizatorul nu doreşte să răspundă; când utilizatorul este angajat într-o conversaţie şi nu
doreşte să răspundă.
Acest serviciu oferă posibilitatea de a primi: mesaje vocale în căsuţa vocală şi de a le
asculta; mesaje fax în căsuţa vocală şi de a le redirecţiona într-un aparat fax; o notificare
pentru fiecare mesaj vocal sau fax nou. De asemenea se poate redirecţiona toate mesajele
către căsuţa vocală. In această situaţie, toate apelurile vor fi redirecţionate către căsuţa vocală
chiar şi atunci când telefonul este deschis. Mi există şi o serie de parametrii care pot fi setaţi
încă de la primul apel efectuat în reţea, şi pe care ulterior, îi poţi modifica : codul secret,
mesaje de întâmpinare personală, metode de notificare, dezactivarea/activarea acestui
serviciu, limba de comunicare. Se mai poate seta şi numărul predefinit pentru transferul fax-
urilor recepţionate. 29
2.7. Telefonia Mobilă
Un telefon mobil este un dispozitiv electronic portabil care funcționează fără fir (prin
radio) pe baza rețelei GSM. Acesta este folosit în general pentru comunicații personale la
distanță mare. Telefoanele portabile care nu se bazează pe rețeaua GSM nu trebuie numite
„mobile”.
În zilele noastre telefoanele mobile dispun de o serie întreagă de funcțiuni suplimentare,
ca de exemplu: dictafon, aparat de fotografiat și filmat, aparat de accesat Internetul și webul,
GPS, radio și multe altele, astfel rezultând un nou gen de telefon mobil, foarte „inteligent”,
numit smartphone. Au mai trecut 35 de ani până când telefoanele mobile au început să fie
folosite pe scară largă, de oamenii obișnuiți. În ziua de astăzi, telefonia mobilă se bazează pe
standardul de comunicații și rețeaua GSM. Prin contrast, există și sisteme de telefonie fără fir
care nu se numesc „mobile”, deși și ele continuă să funcționeze dacă utilizatorul se
deplasează: sisteme DECT - pentru distanțe mici de până la cca 30 metri, în locuință sau la
locul de muncă, sisteme bazate pe benzi speciale radio, sisteme instalate de exemplu pe
avioane și vapoare care pentru radiotelefonie folosesc sateliți de telecomunicații şi sisteme
speciale militare și de poliție.30 Odată cu apariția telefoniei mobile digitale, a fost posibilă
29 Mesageria Vocală, http://www.orange.ro/services/mvstd-ro.html (accesat pe 12/04/2013, ora 06:40)30 Telefon Mobil, http://ro.wikipedia.org/wiki/Telefon_mobil (accesat pe 13/04/2013, ora 07:29))
Windows Phone 8. Microsoft a prezentat Windows Phone 8 pe 29 octombrie 2012.
Sunt prezentate periodic actualizări pentru Windows Phone 8 pentru a adăuga noi
caracteristici care maximizează performanța telefonului. Numărul de actualizare se referă la
sistemul de operare Windows Phone. Actualizările la Windows Phone 8 sunt cumulative mai
exact de când se instalează cea mai recentă actualizare, se va obţine, de asemenea, toate
actualizările anterioare (în cazul în care telefonul nu le are deja). Actualizările care se aplică
doar la telefon vor fi descărcate și instalate. Este a doua generație a sistemului de operare
Windows Phone care înlocuiește Windows Phone 7. Microsoft se pregăteşte să lanseze
Windows Blue, un update pentru Windows 8. Americanii lucrează la versiunea Windows
Blue şi pentru telefon mobil. Asta ar putea să însemne că Microsoft incearcă unificarea
tuturorsistemelor de operare sub un singur nume. O astefel de intercompatibilitate ar putea să
crească popularitatea sistemelor de operare. Nokia a lansat, la Mobile Wolrd Congress 2013,
două noi terminale Lumia pe bază de Windows Phone 8.32 Windows Blue este indicat drept
viitorul sistem de operarede la Microsoft şi, conform ultimelor informaţii, ar fi actualizarea pe
care o aduce producătorul pentru telefoanele cu Windows Phone 8. Există posibilitatea ca
Windows Blue să fie o actualizare a întregului ecosistem Microsoft.
Fig.2.26 Nokia Lumia Windows Phone 8
http://www.windowsphone.com/en-us/phones
32 Windows Phone ar putea deveni cel mai popular sistem de operare, http://adevarul.ro/tech/mobile/directorul-nokia-windows-phone-deveni-mai-popular-sistem-operare-1_5134a0b500f5182b85c95410/index.html (accesat pe 14/04/2013, ora 09:59)
lucrătorilor, în condiţiile de reducere a stresului şi a oboselii; condiţiile mediului şi mijloacele
de reducere a influienţei lor negative.
Organizarea ergonomica şi perfecţionarea activităţii de birou trebuie să ţina cont de
următoarele aspecte:
Selecţia, încadrarea, recrutarea, promovarea personalului după aptitudini,
pregătire şi performanţe;
Stabilirea dimensiunii optime a colectivelor de muncă;
Stabilirea unor forme specifice de stimulare în muncă şi aplicarea acestora;
Reducerea efortului fizic şi intelectual prin achiziţionarea unor echipamente
informatice moderne;
Înzestrarea bunurilor şi a serviciilor cu mobilier adecvat şi potrivit
caracteristicilor apometrice ale lucrătorilor, poziţiei acestora în timpul muncii, sarcinilor de
îndeplinit şi locul zonei de muncă;
Analizarea microclimatului, în scopul creării unui echilibru favorabil între om
şi mediul său de lucru, reducerii efortului senzorial şi creşterea posibilităţilor de concentrare
în executarea sarcinilor;
3.2. Munca de birou
Acţiunea de proiectare ergonomică a locurilor de muncă în birou necesită parcurgerea
anumitor etape: informarea amănunţită în vederea proiectării noilor locuri de muncă;
realizarea unor noi studii de fezabilitate în scopul restructurării locurilor de muncă existente;
cercetarea statistică a situaţiei existente pe baza informaţiilor strânse la locul de muncă supus
reproiectării; proiectarea variantelor de structurare a locului de muncă, calculul eficienţei şi
alegerea variantei adecvate;
Părintele managementului ştiinţific este Frederic Winslow Tylor. În lucrarea sa
Principiile Managementului Ştiinţific, Tylor arată că “pentru a realiza un management
ştiinţific este nevoie să fie stabilite o serie de reguli, legi şi formule care să înlocuiască
judecata fiecărui individ în parte, dar care pot fi folosite efectiv numai după ce au fost
50
consemnate oficial ”.38 Tylor expune în lucrarea sa o serie de principii ale organizării
ştiinţifice muncii: Acumularea într-un singur loc a experienţei tradiţionale, care să fie
clasificată, structurată pe categorii şi transpusă în reguli, în legi şi în formule pentru a-i ajuta
pe lucrători în activitatea lor zilnică; enunţarea unor metode ştiinţifice pentru fiecare element
din activitatea unui om care să le înlocuiască pe cele empirice; lucrătorul să fie selectat,
instruit şi promovat pe baze ştiinţifice; cooperarea cu lucrătorii pentru a garanta că munca este
făcută conform principiilor ştiinţifice formulate; îndeplinirea unei diviziuni a muncii şi
responsabilităţii egală între lucrători şi între manageri, astfel încât aceştia să efectueze
activităţile pentru care sunt cel mai bine pregătiţi.
Principii ale economiei mişcării în timpul raţionalizării operaţiilor efectuate în timpul
muncii(numai cele care îşi găsesc aplicabilitate în organizarea ergonomică a muncii de birou):
1. Principii ale economiei corpului omenesc: mâinile să înceapă şi să termine
mişcările în acelaşi timp; mâinile să nu rămână inactive cu excepţia perioadelor de odihnă;
mişcările braţelor să fie efectuate în acelaşi timp, în sens opus şi simetric; mişcările curbe,
continui şi linie a mâinilor sunt preferabile mişcărilor rectilinii; munca să fie în aşa fel
organizată încât să permită un rim uşor şi natural, oriunde este posibil; fixările ochilor să fie
pe cât posibil mai puţine şi de durate cât mai scurte.
2. Principii ale economiei mişcării aplicabile în organizarea locului de
muncă: pe suprafaţa de lucru să se păstreze numai materialele necesare în ziua respectivă; să
existe un loc special şi definit pentru toate materialele; materialele să se afle aproape de
punctul de utilizare; să ofere condiţii corespunzătoare de vedere. Iluminatul potrivit reprezintă
o primă cerinţă pentru o bună percepere vizuală; să se asigure muncitorilor un scaun de un tip
şi o înălţime potrivită care să le permită poziţia potrivită la locul de muncă;
3. Principii ale economiei mişcării aplicabile în proiectarea echipamentelor:
materialele şi obiectele să fie din nou poziţionate ori de câte ori se poate; mâinile să fie
degajate de orice activitate care ar putea fi realizată mai uşor de un echipament; în cazul în
care fiecare deget execută o mişcare specială, sarcina să fie împărţită potrivit capacităţilor
specifice ale degetelor;
Cercetările ergonomiei în birouri pot fi susţinute în prin intermediul unor caracteristici
proprii muncii, cum ar fi : caracterul muncii, gradul scăzut de dotare tehnică şi existenţa unor
multiple solicitări de efort psihic şi fizic în muncă; amplificarea factorilor de stres şi oboseală;
varietatea şi complexitatea operaţiilor pe care trebuie să le execute cmuncitorii, relaţiile cu
38 Tylor Frederic Winslow, Principles of Scientific Management, New York: Harper @ Row, 1941, p.41
51
clienţii, răspunderea materială şi morală; folosirea neraţională a potenţialului uman, calitatea
şi structura acestuia;
Munca de birou este reprerzentată în general ca o muncă psihică ce solicită din partea
personalului un efort intelectual destul de intens, însă pot exista şi activităţi fizice care pot
necesita şi un efort fizic intens. Referitor la personalul secretarelor apar alte tipuri cauze care
pot determina efortul fizic şi anume : gradul de algomeraţie şi multitudinea informaţiilor
solicitate. În cadul relaţiilor cu publicul sau în secretariate exită elemente care au o contribuţie
importantă la creşterea efortului fizic. S-a demonstrat că în serviciile de relaţii cu publicul
există o serie de cauze care conduc de regulă la suprasolicitare. În prima categorie se
regăseşte gradul de oboseală al muncitorilor; solicitarea neuropsihică a angajaţilor din
serviciile de relaţii cu publicul şi a celor din secretariate; factorii de mediu (temperatura,
zgomotul, umiditate şi lumină).39
Proiectarea ergonomică a locurilor de muncă. Se consideră necesară atunci când se
asigură condiţiile necesare cu cele mai reduse consumuri de muncă şi de efort fara mişcări
inutile sau incomode. Este necesară asigurarea unor condiţii de muncă ergonomice în care
munca să se desfăşoare cu un consum de energie cât mai mic şi fără pericol de îmblonăvire
sau de accidente. “Există şi reguli care se referă la amanejarea locurilor de muncă:
- Totalitatea obiectelor şi materialelor utilizate, trebuie să aibă un loc bine
definit şi stabil;
- Obiectele muncii şi materialele trebuie să se afle cât mai aproape de execută
munca;
- Aşsezarea materialelor în ordinea utilizării lor în timpul lucrului şi în funcţie
de frecvenţa utilizării lor ”40.
Ergonomia a obţinut un rol important în amenajarea birourilor, acestea pot fi
individuale, într-o zona liniştită care să permită întreruperea şi reluare lucrului, un spaţiu
favorabil pentru relaţiile exterioare, conversaţii şi vizite. Poziţia şezănd este mult mai
obositoare decât cea ortostatică: suprafaţ de sprijin este mult mai mare fiind reprezentată de
feţele posterioare ale coapselor şi de feţele plantare ale membrelor inferioare în cazul în care
sunt sprijinite de sol; centrul de greutate al corpului este mai aproape de suprafaţa de sprijin
sau de baza de susţinere şi este proiectat de limita superioară a acestuia; solicitarea energetică
a acestuia este mai mică; activitatea aparatului cardiovascular este mai uşoară; efortul
muscular pentru menţinerea stabilităţii corpului sau echilibrului este mai mic;
39 Ionel ENACHE, Organizarea Ergonomică A Muncii de Birou, http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/enache/2.htm (accesat pe 25/05/2013, ora 09:42)40 D. Purdea,op. cit. Economia şi Organizarea Ergonomică a muncii, Cluj: Facultatea de Ştiinţe Economice, 1998, p. 163
Folosind corect scaunele ergonomice se pot elimina anumite dificultăţi din cele
menţionate: evitarea poziţiilor nenaturale ale corpului, încordate sau prea înclinate, poziţia
uşor înclinată frontal, solicită cel mai mic efort de susţinere şi este cea mai comodă; evitarea
înclinaţiilor laterale ale trunchiului şi capului; evitarea menţinerii braţului în poziţia întinsă,
suspendat frontal sau lateral, deoarece aceste poziţii obosesc, reduc precizia şi dexteritatea
braţelor şi mâinilor; poziţia corpului la masa de lucru sau la calculator trebuie să fie: spatele
drept, capul ridicat, umeri relaxaţi şi uşor coborâţi;
Chiar dacă poziţia corpului este corectă, în timp ea poate produce în mod inevitabil o
senzaţie de oboseală şi de aceea se recomandă: întreruperea periodică a lucrului prin
executarea de mişcări active; executarea unor mişcări de gimnastică; mişcări de relaxare a
degetelor şi încheieturilor;
Proiectarea ergonomică a mobilierului de birou. Există câteva cerinţe pentru un loc
de muncă la birou care are în vedere mobilierul:
- Amplasarea şi combinarea adecvată a mobilierului, din punct de vedere estetic şi
funcţional;
- Mobilierul să fie simplu şi să asigure poziţia corectă a părţilor corpului în timpul
executării operaţiilor şi să corespundă cerinţelor ergonomice şi estetice;
53
Alegerea mobilierului de birou ocupă un loc important asupra moralului personalul şi de
asemena, poate asigura creşterea eficienţei la locul de muncă. Mobilierul unui birou modern
trebuie să beneficieze de aparatură electronică şi trebuie să fie proiectat astfel încât să poată
adapta la necesităţile personalului care utilizează aceste echipamente. Pentru construcţia unui
mobilier de birou pot fi folosite mai multe materiale: lemn, plastic şi metal. Cea mai
importantă piesă de mobilier este scaunul. Alegerea scaunului la locul de muncă a devenit un
subiect important pentru specialiştii în ergonomie. Pentru cele mai multe persoane
calculatorul este cel mai important echipament de birou. Majoritatea persoanelor care
efectuează o muncă la birou petrec în jur de opt la locul de muncă şi de aceea se consideră că
scaunul este o piesă importantă în mobilierul de birou. Prea mult timp petrecut pe un scaun la
birou poate avea şi consecinţe neplăcute cum ar fi : dureri ale picioarelor, dureri de spate, ale
muşchilor şi ale coloanei.
Scaunul ergonomic trebuie să ofere spatelui un suport. Sparul scaunului trebuie să
permită o ajustare pe verticală pentru a se adapta lungimii spatelui lucrătorilor deşi această
soluţie nu rezolvă durerea problemelor de spate. Specialişti afirmă că este necesară o ajustare
înainte a spătarului pentru a reduce durerile de spate, proiectarea unor tastaturi pentru
calculatoare care beneficiază de un sistem care să poată permite schimbarea unghiului de
lucru. De asemenea, scaunul trebuie să ofere si oamenilor mai scunzi să se poată sprijinii de
podea cu picioarele. Rolul unui spătar amplu este de a asigura muşchilor mari ai spatelui
echilibrul pentru întreaga greutate a corpului pe zona pelviană. Dacă nu ar exista acest suport,
muşchii ar face un efort continuu pentru menţinerea stabilităţii şi de aceea pot apărea dureri
ale muşchilor spatelui. Un lucru foarte important este ca întalţimea scaunului să poată fi
reglată. Majoritatea scaunelor ergonomice au intervalul de ajustabilitate de 5 inch adică 12, 7
cm care este suficient. Un scaun bun ergonomic trebuie să permită modificarea ajustării atât in
privinţa înclinării pe spate cât şi adâncimea platformei.
“British Standard ofera următoarele standarde:
Înălţimea scaunului de la pământ 393,7 – 495, 3 mm
Lăţimea scaunului să nu fie mai mică de 330,2 mm
Lungimea scaunului 406,1 şi 431,8 mm
Înălţimea spătarului de la nivelul platformei între 203,2 mm şi 301,8
mm
Adâncimea spătarului între 127 mm şi 152,4 mm
Lărgimea spătarului – nu mai mare de 304,8 mm
54
Aceste dimensiuni sunt proiectate să asigure poziţia confortabilă pe scaun cu spatele
rezemat de spătar şi cu picioarele sprijinite pe podea. Totuşi ele nu trebuie considerate ca un
etalon deoarece sunt valabile numai în condiţiile antropometrice specifice ţării respective.”41
Fig. 3.3 Biroul Ergonomic în zilele noastre
http://www.bnos.com/ro,ergonomia,17,4.html
3.3. Proiectarea şi îmbunătăţirea factorilor de ambianţă
Ambianţa fizică este o componenta importantă care face parte din procesul de proiectare
ergonomică a locului de muncă.
Factori de ambianţă fizică sunt:
Iluminatul – reprezintă unul dintre factorii care efectuează o influienţă importantă
asupra productivităţii lucrătorilor şi asupra gradului de oboseală al acestora. O iluminare
necorespunzătoare poate duce la cauzarea unui disconfort vizual la fel şi o poziţie nenaturală
a corpului. Iluminarea poate afecta confortul fizic nu doar pe cel vizual.
“La locul de munca iluminatul se imparte în câteva categorii:
Iluminarea ambientală este dată de obicei de o sursă de lumină montată în tavan.
Uneori este singura sursă de lumină la locul de muncă.
41 Ionel ENACHE, Organizarea Ergonomică a muncii de birou, http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/enache/23.htm#_ftnref4 (accesat pe 05/06/2013, ora 09:35)
Iluminarea cu ajutorul lămpilor de birou. Acest tip de iluminare este absent în cele mai
multe locuri de muncă.
Iluminarea este direcţionată de obicei asigurate de suse de lumină orientate în jos. Este
folosită pentru iluminatul anumitor obiecte sau pentru creşterea nivelului de intensitate.
Iluminarea natură provine prin geamuri, uşi sau pereţi de sticlă. Are un efect pozitiv
asupra omului, dar nu este disponibilă permanent.”42
Cromatica. Este un factor de ambianţă fizică important asupra capacităţii vizuale. Este
o senzaţie produsă de razele de lumină în organele vizuale, un fenomen fizico-chimic în care
fiecare culoare depinde de lungimea sa de undă. Principalele efecte ale culorilor sunt
prezentate în Tabelul 3.1 .
Zgomotul. Un factor care provoacă scăderea concentrării la locul de muncă este
zgomotul. Intensitatea zgomotului trebuie să fie de maxim 55-65 decibeli.
Microclimatul. Temperatura birourilor în care de lucrează nu poate fi mai mică de 18
grade. Umiditatea trebuie să fie de cel putin 40 % 43.
Roşu Culoare caldă Are efect dinamic Stimulează
circulaţia sândelui;
accelerează ritmul
cardiac şi respiraţia
Verde Culoare caldă Are efect hipnotic Este calmant şi
oferă o senzaţie de
odihnă
Oranj Culoare caldă Are efect benefic Tonifică aparatul
respirator; stimulează
atenţia şi este afrodiziac
Abastru Culoare rece Are efect calmant Calmează respiraţia
şi produce frecvenţa
pulsului
Violet Culoare rece Are efect sedativ Creşte tensiunea
arterială şi frecvenţa
42 Adina Berciu-Drăghicescu, Manual de Asistenţă Managerială şi Secretariat, http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/5-4-1.htm (accesat pe 06/06/2013, ora 10:08)43 Biroul Ergonomic, http://www.bnos.com/ro,ergonomia,17,4.html (accesat pe 06/06/2013, ora 11:03)
