misiune de audit intern

Universitatea „Ştefan cel Mare” SuceavaFacultatea de Ştiinţe Economice şi Administraţie PublicăSpecializarea: Finanţe – BănciGrupa: 3

FIRMA S.C. ANNYA S.R.L.FIRMA S.C. ANNYA S.R.L.

COORDONATOR:Prep. Drd. Marius Ciubotariu

STUDENTĂ:

Lavric Anișoara-Simona

SUCEAVA 2011

PREZENTARE GENERALĂ

Gestionarea resurselor umane într-o instituţie publică reprezintă o funcţie suport importantă, fiind un domeniu de preferinţă al activităţii auditorului intern, justificată în mare măsură de multitudinea de procese care sunt derulate şi în mod implicit de riscurile care le însoţesc.

Ghidul de audit intern privind gestiunea resurselor umane reprezintă un model practic de desfăşurare a unei misiuni de audit, care prezintă în detaliu fiecare pas semnificativ al derulării misiunii, situaţiile concrete analizate fiind comentate pentru înţelegere în mod didactic.

Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurări managementului asupra modului de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane din cadrul entităţii, a funcţionalităţii sistemului de control intern, respectiv a conformităţii cu cadrul legislativ normativ, fiind structurate pe următoarele domenii auditabile:

- organizarea recrutării personalului;- stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului;Elaborarea Ghidului privind gestiunea resurselor umane cuprinde procedurile şi

documentele specifice structurate pe cele patru etape stabilite prin normele generale.În etapa de pregătire a misiunii de audit intern au fost întocmite documentele

standard şi s-au adus clarificări, faţă de norme, cu privire la modul concret de iniţiere a procedurii de analiza riscurilor, succesiunea documentelor, structura acestora şi modul de completare, nivelul de apreciere şi împărţire a acestora în mari, medii şi mici, clasarea riscurilor şi ierarhizarea acestora în vederea finalizării procedurii Analiza riscurilor şi obţinerea Tematicii în detaliu a misiunii de audit, pe baza căreia se va concentra munca pe teren.

În etapa de intervenţie la faţa locului s-a realizat testarea efectivă pe baza listelor de verificare pregătite în etapa anterioară, prin utilizarea unor tehnici diferite de eşantionare, teste de control, modele de interviuri, note de relaţii şi foi de lucru, elemente care au stat la baza elaborării fişelor de identificare şi analiză a problemelor şi eventual a formularelor de constatare şi raportare a iregularităţilor.

În etapa de elaborare a Raportului de audit intern s-a urmărit redactarea acestuia într-un format standard prin prezentarea acestuia pe structura obiectelor auditabile din Tematica în detaliu a misiunii de audit şi comentarea constatărilor, consecinţelor şi recomandărilor din formulare de constatare eliberate în etapa anterioară.

În etapa de urmărire a recomandărilor care se va realiza în perioada de la finalizarea misiunii de audit intern până la viitoarea misiune planificată propunem unele modele de documente pentru evaluarea internă şi externă a activităţii de audit intern.

Ghidul practic privind gestiunea resurselor umane aduce o serie de contribuţii la teoria şi practica desfăşurării misiunilor de audit intern. În acelaşi timp acesta reprezintă un model general, dar este şi o invitaţie permanentă pentru dezvoltarea sa, atât de către responsabilii ghidului, cât şi de practicienii din domeniul auditului.

Misiunea de audit intern se va realiza la firmaS.C. ANNYA S.R.L.

Forma juridica : Societate cu raspundere limitata Data constituirii : S.C. ANNYA S.R.L. s-a infiinţat la data de 01.01.2010 prin

HG nr. 1589/2010. Nr. Inregistrare registru : L 23/587/10 Cod fiscal : RO 589237 Durata societatii : Nelimitata Obiect activitate : Fabricarea varurilor, vopselelor, lacurilor, cernelii

tipografice. Telefon : +4.0230.419018 Fax: +4.0230.419018 Capitaluri propii : 200 mii lei Filiale, sucursale : str. Florilor, nr. 42, Suceava Cifra de afaceri ( fără tva ) : 195 mii lei Expert contabil : Lavric Anișoara-Simona

Procedura – P01: Iniţierea audituluiS.C. ANNYA S.R.L.Serviciul Audit Public InternNr. 108 din 10.08.2010

ORDIN DE SERVICIU

In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activităţii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 12345/2003 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern în cadrul entităţii publice şi a Planului de audit intern pentru anul 2010, se va efectua misiunea de audit intern la Direcţia Resurselor Umane în perioada 01.09.2010 – 15.11.2010.

Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane din entitatea publică şi a conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ aplicabil, fiind structurate pe următoarele domenii auditabile:

Organizarea recrutării personalului cuprinzând:- Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul

naţional de ocupare a funcţiilor publice;- organizarea concursurilor;- susţinerea concursurilor;- emiterea deciziilor de numire.

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinzând:- stabilirea elementelor de natură salarială;- modificarea drepturilor salariale;- salarizarea muncii peste programul normal de lucru.

Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane din entitatea publică.

Auditor,Lavric Anișoara-Simona

Procedura - P02: Iniţierea audituluiServiciul Audit Public Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Nume şi prenume: Lavric Anișoara-Simona

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data: 29.10.2010

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată

DDa

NNu

Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?

--

xX

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?

--

xX

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?

--

xX

Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea resurselor umane?

--

xX

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?

--

xX

Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?

--

xX

Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental?

--

xX

Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată?

--

xX

Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? --

xX

Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată?

--

xX

Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului Audit Public Intern de urgenţă?

-X

x-

Auditor,


Procedura – P03: Iniţierea AudituluiServiciul Audit Public Intern Nr.108 din 10.08.2010

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Către: S.C. ANNYA S.R.L..De la: Şef Serviciu Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit intern „Modul de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane”

Stimate domnule Ivan Sokolov

În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2010, urmează ca în perioada 01.09.2010 - 15.11.2010 să efectuăm o misiune de audit intern cu tema Gestiunea resurselor umane. Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord şedinţa de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:

- prezentarea auditorilor;- scopul misiunii de audit intern;- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern;- programul intervenţiei la faţa locului;- alte aspecte.

Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră, vă rugăm sa ne puneţi la

dispoziţie următoarea documentaţie necesară privind activitatea de gestiune a resurselor umane: legile şi reglementările ce se aplica activităţilor dumneavoastră, organigrama direcţiei dumneavoastră, Regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor, procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizării activităţii, un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se referă la aceasta temă.

Dacă aveţi unele întrebări privind desfăşurarea misiunii, vă rugăm să-l contactaţi pe doamna Lavric Anișoara-Simona – auditor intern, coordonatoarea misiunii.

Cu stimă,

Auditor,Lavric Anișoara-Simona

Procedura – P04: Colectarea şi prelucrarea informaţiilorServiciul Audit Public Intern

COLECTAREA INFORMAŢIILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.09.2010 - 15.11.2010

Întocmit: Lavric Anișoara-Simona Data: 29.10.2010

COLECTAREA INFORMAŢIILOR

DIRECŢIA RESURSE UMANED

DAN

NUObservaţii

Identificarea legilor şi regulamentelor aplicabile structurii auditate

XX

--

Obţinerea organigrameiX

X-

-

Obţinerea Regulamentului de organizare şi funcţionareX

X-

-

Obţinerea fişelor posturilorX

X-

-

Obţinerea procedurilor scrise-

-X

XExistă

doar parţial

Identificarea personalului responsabilX

X-

-

Obţinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior-

-X

X

Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern

Procedura - P05 : Analiza riscurilor

Serviciul Audit Public Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2010 - 31.12.2010Întocmit: Lavric Anișoara-Simona Data 29.10.2010

Nr.crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE OBS.

I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice

1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice

Organizarea concursurilor 2. Statul de funcţii

3. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor

4. Constituirea comisiilor de concurs

5. Anunţul de concurs

6. Publicarea anunţului de concurs

7. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor8. Procesul verbal privind analiza dosarelor

9. Contestaţii privind respingerea dosarelor


Susţinerea concursurilor 10. Stabilirea subiectelor

11. Susţinerea probei scrise

12. Susţinerea probei interviu

13. Verificarea şi notarea lucrărilor şi interviului

14. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor

15. Comunicarea rezultatelor

16. Contestaţii privitoare la rezultatele concursului

Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire

18. Comunicarea deciziei de numire

II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Stabilirea elementelor de natură salarială

19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale

20. Salariul de bază

21. Indemnizaţii de conducere

22. Sporul pentru titlul ştiinţific de doctor

23. Sporul pentru complexitatea în muncă

24. Sporul de vechime în muncă

25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte

26. Salariul de merit

27. Sistemul de premiere


Modificarea drepturilor salariale

28. Decizia de modificare a drepturilor salariale

29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

31. Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru

32. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea acestuia

33. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

NOTA:

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezintă primul document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor şi cuprinde, pentru acest studiu de caz, 7 obiecte auditabile, structurate pe 2 obiective, care vor fi analizate pe parcursul derulării misiunii de audit intern.



IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2010 - 31.12.2010Întocmit: Lavric Anișoara-Simona Data: 29.10.2010

Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.




Schimbarea structurii obiectivelor entităţii publice prin preluarea şi prin transferul de obiective la şi de la alte entităţi publice

Utilizarea personalului neadecvat activităţii de elaborare a planului

Utilizarea unor proceduri neadecvate

Organizarea concursurilor

2. Statul de funcţii Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare


Adresele pentru solicitarea organizării concursurilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate

Bibliografia incompletă/neactualizată

Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile înainte de data organizării concursului



Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs şi de soluţionare a contestaţiilor nu sunt întocmite cu 30 de zile înainte de data susţinerii a concursurilor

Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs

5. Anunţul de concurs Anunţul de concurs nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de desfăşurare a concursului

Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de participare la concurs


Anunţul de concurs nu este publicat în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, cu cel puţin 30 de zile înainte de data desfăşurării

Anunţul de concurs nu este afişat la sediul entităţii sau pe pagina de Internet

Neconcordanţa între conţinutul anunţului de concurs stabilit de comisie şi cel publicat

7. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor

Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate

Acceptarea unor dosare incomplete Refuzul nejustificat al acceptării dosarelor

candidaţilor pentru ocuparea posturilor8. Procesul verbal privind analiza dosarelor

Lipsa acordului membrilor comisiei

Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate la sediul instituţiei



Acceptarea contestaţiilor spre analiză şi soluţionare fără ca acestea să fie depuse în termen de către candidaţi

Respingerea/acceptarea nejustificată a contestaţiilor

Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate în termen de 5 zile lucrătoare de la data expirării perioadei de înscriere

Susţinerea concursurilor

10. Stabilirea subiectelor Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs

Subiectele sunt neclar formulate sau conţin erori

11. Susţinerea probei scrise Procesul verbal privind proba scrisa nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

12. Susţinerea probei interviu Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

Interviul nu este susţinut în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei scrise

Întrebările şi răspunsurile la interviu nu au fost consemnate în anexa la procesul verbal


Diferenţe semnificative intre calitatea tratării subiectelor si punctajelor acordate de membri comisiei

Spaţiile libere din lucrări nu au fost barate de membrii comisiei

Declararea ca „promovat” a unor candidaţi care nu au obţinut un punctaj final de cel puţin 100 de puncte cumulat şi cel puţin 50 de puncte la fiecare probă



Procesul verbal nu s-a transmis la Direcţia Resurse Umane


Anunţarea candidaţilor asupra rezultatelor nu s-a realizat în termenul de trei zile lucrătoare de la data susţinerii ultimei probe



Candidaţii nu au fost anunţaţi in termen despre rezultatul contestaţiei

Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire

Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au stabilite corect

Decizia de numire nu a fost emisa în termenul de 15 zile lucrătoare de la data admiterii candidatului


Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire




Existenţa unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale

20. Salariul de bază Stabilirea eronată a salariului de bază

21. Indemnizaţii de conducere Acordarea unor indemnizaţii de conducere necuvenite


Stabilirea eronată a sporului pentru titlul ştiinţific de doctor


Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate în muncă



Stabilirea eronată a sporului de vechime în muncă


Stabilirea eronată a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte

26. Salariul de merit Acordarea de salarii de merit necuvenite

27. Sistemul de premiere Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare



Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost întocmita

Modificarea neargumentată a drepturilor salariale


Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale

Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare

Operarea modificării drepturilor salariale în carnetul de muncă şi dosarul profesional după soluţionarea contestaţiilor



Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru


Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata de şeful structurii

32. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea acestuia

Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat

33. Salarizarea timpului Aplicarea eronată a indicilor salariali de


lucrat peste programul normal de lucru

echivalare a orelor peste programul normal de lucru

NOTA:

Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor şi presupune asocierea riscurilor semnificative la operaţiilor stabilite în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regulă, se asociază unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieşite din propria experienţă. În situaţia în care la operaţiile auditabile se ataşează mai multe riscuri analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc în parte sau pe total operaţie/obiect auditabil.

În acest studiu de caz, au fost identificate 33 de operaţii, prezentate în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, cărora le-au fost asociate 57 riscuri, aşa cum rezultă din documentul Identificarea riscurilor.

Anexa nr. 7

Procedura - P05: Analiza riscurilorServiciul Audit Public Intern

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORAŞI APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR



Întocmit: Lavric Anișoara-Simona Data: 29.10.2010

Factori de risc(Fi)

Ponderea factorilor de risc

(Pi)

Nivelul de apreciere al riscului (Ni)

N 1 N 2 N 3

Aprecierea controlului intern

F1P1 – 50%

Există proceduri şi se aplică

Există proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplică

Nu există proceduri

Aprecierea cantitativă

F2P2 – 30%

Impact financiar scăzut

Impact financiar mediu

Impact financiar ridicat

Aprecierea calitativă

F3P3 – 20%

Vulnerabilitate mică

Vulnerabilitate medie

Vulnerabilitate mare

Notă:Prin acest document se stabilesc, în funcţie de importanţa şi greutatea factorilor de risc, ponderile şi nivelurile de apreciere ale riscurilor.Cei trei factori de risc sunt stabiliţi prin normele generale şi sunt acoperitori pentru entitate, însă dacă dorim să evidenţiem şi alţi factori de

risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare, trebuie să se aibă în vedere ca suma ponderilor factorilor de risc să fie de asemenea 100.

23

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN


ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

Obiectivul I.

ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

1-17

Proiectul planului de ocupare a funcţiilor publice: 1- obiectivele nou preluate au influenţat fundamentarea

planului?X

- obiectivele transferate au influenţat fundamentarea planului?

X

- planul se încadrează în politicile şi obiectivele curente şi de perspectiva ale entităţii?

X

- există o fundamentare detaliată a planului? X- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar.

XFundamentarea

proiectului- există persoană responsabilă cu elaborarea planului? X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi

pregătirea profesională necesare postului?X

Atribuţiile postului; ROF

- planul conţine toate avizele şi aprobările persoanelor autorizate?

X

- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului?

X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar.X

Nu există lista activităţilor

24


- realizarea operaţiunilor de control intern prin proceduri: -- operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de

verificare (check-list), sunt întocmite cu respectarea prevederilor legale, iar controalele efectuate au fost formalizate prin acte de control, datate şi semnate

-

- operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de verificare (check-list), sunt întocmite cu respectarea prevederilor legale, dar controalele efectuate nu sunt formalizate prin acte de control, datate şi semnate

-

- operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de verificare (check-list), care nu respectă în totalitateprevederile legale şi nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate şi semnate

-

- operaţiunile de control intern nu sunt însoţite de liste de verificare (check-list), se efectuează în virtutea unor atribuţii din fişa postului şi nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate şi semnate

-

- se realizează operaţiuni de control intern prin proceduri?

XNu se elaborează

check-list-uri- examinarea procedurilor:

- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate şi se aplică?

-

- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate, sunt cunoscute, dar nu se aplică?

-

- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate, dar nu sunt cunoscute?

-

- există proceduri de lucru scrise, dar nu sunt aprobate şi actualizate şi nu sunt cunoscute?

-

- există proceduri de lucru X- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi.

XNu există proceduri

Organizarea concursurilor 2-9

25


- există un sistem procedural privind organizarea concursurilor? X- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind organizarea

concursurilor?X

Există, dar nu sunt formalizate

- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X- atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea

sarcinilor prin proceduri şi compararea acestora cu cele prevăzute în fişa postului:

X

- procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea sarcinilor şi corespund cu atribuţiile din fişele postului

- procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea sarcinilor, dar nu corespund cu atribuţiile din fişele postului- procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor şi separarea sarcinilor, dar corespund cu atribuţiile din fişele postului, care la rândul lor sunt incomplete/neactualizate;

X

- procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor şi separarea sarcinilor şi nici nu corespund cu atribuţiile din fişele postului;- există proceduri?/ (nu există proceduri?)- dacă “da”, vă rugăm să ne înaintaţi fişa postului. X Fişa postului- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi

pregătirea profesională necesare postului?X

- persoanele responsabile au experienţa şi pregătirea necesară? X- statul de funcţii este actualizat în funcţie de rezultatele

procesului de recrutare?X

- dacă „da”, vă rog să ne furnizaţi statul de funcţii actualizat după ultimul concurs

X Statul de funcţii


X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Lista activităţilor

26


Susţinerea concursurilor 10-15- există un sistem privind susţinerea concursurilor?

XExistă, dar nu

sunt formalizate- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. XDeciziile de numire 16-17

- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind emiterea şi comunicarea deciziilor de numire?

X

- dacă “da”, vă rugăm să ni le furnizaţi. X- există stabilită persoană responsabilă? X- respectaţi principiul dublei semnături? X- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Listă activităţiObiectivul II.

STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

18-32

Stabilirea elementelor de natura salarială 18-26- există un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de

natură salarială?X

Există dar nu sunt formalizate

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar. X- există stabilită persoană responsabilă pentru elaborarea şi

actualizarea procedurilor?X


X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea

profesională necesare postului?X

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postuluiModificarea drepturilor salariale 27-28

- există un sistem procedural de organizare al activităţii privind X Există, dar nu este 27


modificarea şi comunicarea drepturilor salariale? formalizat- există stabilită persoana responsabilă? X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea


- există responsabil cu actualizarea sistematică a procedurilor? X- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. XSalarizarea muncii peste programul normal de lucru 29-32

- exista un sistem procedural privind timpul lucrat peste programul normal de lucru?

XExistă dar nu este

formalizat- se ţine un registru special? X- aveţi stabilit un responsabil pentru analiza şi aprobarea

fundamentării timpului lucrat peste programul normal de lucru?X

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului- aveţi stabilit un responsabil privind aprobarea efectuării muncii

peste programul normal de lucru?X

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea



X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X

28

Procedura - P05 : Analiza riscurilorENTITATEA PUBLICĂ


STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ŞI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI


Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor

Punctaj total

Aprecierea controlului intern (F1)

Aprecierea cantitativă (F2)

Aprecierea calitativă (F3)

P150%

NiP230%

NiP320%

Ni




Schimbarea obiectivului entităţii publice prin preluarea şi prin transferul de obiective

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

Utilizarea personalului neadecvat activităţii de elaborare a planului 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

Utilizarea unor proceduri neadecvate0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,0


2. Statul de funcţii Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8



0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

Bibliografia incompletă neactualizată

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

29

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



Punctaj total




P150%

NiP230%

NiP320%

Ni

Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile înainte de data organizării concursului

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5



0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5


0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5


0,5 1 0,3 2 0,2 1 1,3


0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5



0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

30

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



Punctaj total




P150%

NiP230%

NiP320%

Ni


0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7



0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

Acceptarea unor dosare incomplete

0,5 3 0,3 2 0,2 1 2,3

Refuzul nejustificat al acceptării dosarelor candidaţilor pentru ocuparea posturilor

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

8. Procesul verbal privind analiza dosarelor

Lipsa acordului membrilor comisiei

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate la sediul instituţiei

0,5 1 0,3 1 0,2 2 1,2



0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

Respingerea nejustificată a contestaţiilor

0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5


0,5 1 0,3 2 0,2 1 1,3

31

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



Punctaj total




P150%

NiP230%

NiP320%

Ni


10. Stabilirea subiectelor

Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs

0,5 3 0,3 3 0,2 2 2,8


0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

11. Susţinerea probei scrise

Procesul verbal privind proba scrisă nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7

12. Susţinerea probei interviu

Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5


0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0


0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0


Diferenţe semnificative intre calitatea tratării subiectelor şi punctajelor acordate de membri comisiei

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5


0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

32

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



Punctaj total




P150%

NiP230%

NiP320%

Ni


Procesul verbal nu s-a transmis la Direcţia Resurse Umane 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5



0,5 1 0,3 1 0,2 2 1,2



0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

Candidaţii nu au fost anunţaţi în termen despre rezultatul contestaţiei

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

Deciziile de numire

17. Emiterea deciziei de numire

Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au fost stabilite corect

0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2


0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7



0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

33

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



Punctaj total




P150%

NiP230%

NiP320%

Ni



19.Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale


0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5


0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5


Acordarea unor indemnizaţii de conducere necuvenite

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5



0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate în muncă 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


Stabilirea eronată a sporului de vechime în muncă

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8



0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


0,5 2 0,3 1 0,2 3 1,9

27. Sistemul de premiere

Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0




0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5


0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

34

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



Punctaj total




P150%

NiP230%

NiP320%

Ni



0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5


0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8



Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0


Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizată de şeful structurii

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

32. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia

Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5


Aplicarea eronată a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

35

NOTA:

Stabilirea nivelului riscului şi a punctajului total al riscului este document ul din procedura de Analiza riscurilor în care auditorul evaluează riscurile pe baza documentelor în posesia cărora a intrat până în acest moment, dar şi a expertizei personale în domeniu.

Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar şi în funcţie de resursele alocate misiunii (număr de persoane, timpul aferent ş.a.) şi pentru continuarea analizei, au împărţit riscurile, în următoarele trei categorii.

Riscuri mici 1,0 - 1,7 Riscuri medii 1,8 - 2,2 Riscuri mari 2,3 - 3,0Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate şi din aceste motive auditorii interni aduc îmbunătăţiri acestei lucrări pe

toată durata misiunii de auditpe toată perioada intervenţiei la faţa locului în funcţie de informaţiile privind activităţile auditate şi a riscurilor ataşate acestora, pe care le constată.

36



CLASAREA OPERAŢIILOR ÎN FUNCŢIE DE ANALIZA RISCULUI

Misiunea de audit :Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2010 - 31.12.2010Întocmit: Lavric Anișoara-Simona Data 29.10.2010

Nr.crt.

DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE Punctaj total Clasare OBS.





2,5 Mare


2,0 Mediu

Utilizarea unor proceduri neadecvate2,0 Mediu


2. Statul de funcţii care prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs

Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare

1,8 Mediu



1,5 Mic Nu

Bibliografia incompletă/neactualizată 2,0 Mediu Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de

zile înainte de data organizării concursului1,5 Mic Nu



1,5 Mic Nu

37

Nr.crt.



1,5 Mic Nu


1,3 Mic Nu


1,7 Mic Nu


1,5 Mic Nu



1,7 Mic Nu


1,7 Mic Nu


1,7 Mic Nu



2,5 Mare

Acceptarea unor dosare incomplete 2,3 Mare Refuzul nejustificat al acceptării dosarelor

candidaţilor pentru ocuparea posturilor1,7 Mic Nu

8. Procesul verbal privind analiza dosarelor

Lipsa acordului membrilor comisiei 1,7 Mic Nu Rezultatele selectării dosarelor de înscriere

nu au fost afişate la sediul instituţiei1,2 Mic Nu



1,5 Mic Nu

Respingerea nejustificată a contestaţiilor 1,5 Mic Nu

38

Nr.crt.



1,3 Mic Nu


10. Stabilirea subiectelor de către comisie

Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs

2,8 Mare


2,5 Mare

11. Susţinerea probei scrise Procesul verbal privind proba scrisă nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

2,7 Mare

12.Susţinerea probei interviu Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

2,5 Mare


2,0 Mediu


2,0 Mediu


Diferenţe semnificative intre calitatea tratării subiectelor şi punctajelor acordate de membri comisiei

1,7 Mic Nu


1,5 Mic Nu


1,7 Mic Nu

14.Procesul verbal privind rezultatele concursurilor

Procesul verbal nu s-a transmis la Direcţia Resurse Umane

1,2 Mic Nu



1,5 Mic Nu

39

Nr.crt.




1,7 Mic Nu

Candidaţii nu au fost anunţaţi în termen despre rezultatul contestaţiei

1,5 Mic Nu

Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au fost stabilite corect

2,2 Mediu


1,7 Mic Nu



1,8 Mediu





2,5 Mare

20. Salariul de bază Stabilirea eronată a salariului de bază 2,5 Mare21. Indemnizaţii de conducere Acordarea unor indemnizaţii de conducere

necuvenite2,5 Mare



1,8 Mediu


Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate în muncă

1,8 Mediu

24. Sporul de vechime în muncă Stabilirea eronată a sporului de vechime în muncă

1,8 Mediu



1,8 Mediu

26. Salariul de merit Acordarea de salarii de merit necuvenite 1,9 Mediu27. Sistemul de premiere Salariile nu au fost diminuate pentru abateri

disciplinare2,0 Mediu

40

Nr.crt.





2,5 Mare


2,0 Mediu



1,7 Mic Nu


1,5 Mic Nu


1,8 Mediu



Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru 2,0 Mediu


Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata de şeful structurii

1,7 Mic Nu


Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat

2,5 Mare


Aplicarea eronată a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru

1,7 Mic Nu

Nota: Documentul Clasarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor cuprinde 33 de obiecte auditabile şi 57 riscuri ataşate acestora, care au fost

grupate pe cele trei categorii (mari, medii şi mic).În continuare, riscurile mici nu vor mai fi avute în vedere pentru auditare, iar riscurile semnificative (mari şi medii) vor intra în auditare şi

vor fi preluate pentru ierarhizare în documentul Tabelul puncte tari şi puncte slabe.41

În baza acestui document au rezultat 18 obiecte auditabile care nu vor mai fi luate în considerare în vederea auditării, fiind constituite numai din operaţii ale căror riscuri au fost apreciate ca fiind mici, şi în consecinţă, documentul Tabelul puncte tari şi puncte slabe cuprinde 22 de obiecte auditabile şi 29 riscuri asociate acestora.

42



TABELUL PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE


Nr.crt.

DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/S

Consecintele funcţionării/

nefuncţionării controlului

intern

Grad de încredere

al auditorul

ui în controlul

intern

Obs.





S Scăzut


S Mediu

Utilizarea unor proceduri neadecvate S Scăzut


2. Statul de funcţii care prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs

Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare

S Mediu


Bibliografia incompletă/neactualizată S Mediu



S Scăzut

43

Nr.crt.




intern

Grad de încredere

al auditorul

ui în controlul

intern

Obs.

Acceptarea unor dosare incomplete S ScăzutSusţinerea concursurilor

5. Stabilirea subiectelor de către comisie

Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs T

Există sistem de control

eficientRidicat

NU Subiectele sunt neclar formulate

sau conţin erori TExistă sistem

de control eficient

Ridicat

6. Susţinerea probei scrise Procesul verbal privind proba scrisă nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

S Scăzut

7. Susţinerea probei interviu Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

S Scăzut


S Scăzut


S Scăzut

Deciziile de numire

8. Emiterea deciziei de numire Datele de identificare ale candidatului admis, funcţiei, drepturilor salariale la încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au fost stabilite corect

S Scăzut


Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire S Scăzut

44

Nr.crt.




intern

Grad de încredere

al auditorul

ui în controlul

intern

Obs.



10. Procedurile scrise privid acordarea drepturilor salariale


S Scăzut


S Scăzut

12. Indemnizaţii de conducere Acordarea unor indemnizaţii de conducere necuvenite

S Mediu


Stabilirea eronată a sporului pentru titlul ştiinţific de doctor T

Există sistem de control

eficientRidicat NU


Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate în muncă S Mediu


Stabilirea eronată a sporului de vechime în muncă S Mediu



S Mediu


S Scăzut

18. Sistemul de premiere Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare

S Scăzut




S Scăzut


S Scăzut

45

Nr.crt.




intern

Grad de încredere

al auditorul

ui în controlul

intern

Obs.


Operarea modificării drepturilor salariale în carnetul de muncă şi dosarul profe-sional după soluţionarea contestaţiilor

S Scăzut



Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru S Scăzut


Sistemul de evidenţă a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat

S Scăzut

NOTAIerarhizarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor s-a realizat prin elaborarea documentului Tabelul puncte tari şi puncte slabe, în care

au fost cuprinse cele 22 de obiecte auditabile şi 29 de riscuri asociate acestora, obţinute din clasarea riscurilor. În urma analizei au fost identificate 2 obiecte auditabile şi 3 riscuri asociate acestora , care au fost evaluate ca fiind puncte tari, diferenţele fiind considerate puncte slabe.

Operaţiile identificate ca fiind puncte tari şi riscurile asociate acestora au fost evaluate astfel urmare a unor controale interne funcţionale, pe baza documentelor transmise de entitate şi a misiunilor anterioare, care limitează apariţia riscurilor.

Pe baza activităţii de ierarhizare a operaţiilor/obiectelor auditabile se va elabora documentul Tematica în detaliu a misiunii de audit în care vor fi preluate numai operaţiile considerate ca fiind puncte slabe în număr de 26, ocazie cu care vor fi renumerotate.

46



TEMATICA IN DETALIU A OPERAŢIILOR AUDITABILE


Nr.

crt.DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE Nr. crt. din Lista

centralizatoare



1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice 1

Organizarea concursurilor 2. Statul de funcţii prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs 23. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor 34. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor 7

Susţinerea concursurilor 5. Susţinerea probei scrise 116. Susţinerea probei interviu 12

Deciziile de numire 7. Emiterea deciziei de numire 178. Comunicarea deciziei de numire 18



9. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 1910. Salariul de bază 2011. Indemnizaţii de conducere 2112. Sporul pentru complexitatea în muncă 2313. Sporul de vechime în muncă 2414. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 2515. Salariul de merit 2616. Sistemul de premiere 27


17. Decizia de modificare a drepturilor salariale 2818. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale 29

47

Nr.

crt.DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE Nr. crt. din Lista

centralizatoare


19. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 3020. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia 32

NOTA:

Procedura Analiza riscurilor a început cu elaborarea documentului Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 33 de operaţii/obiecte auditabile, şi s-a finalizat cu Tematica în detaliu a misiunii de audit, în care au fost selectate numai 20 de obiecte auditabile.

În continuare, cele 20 de operaţii/obiecte auditabile, vor fi avute în vedere în activitatea de auditare, deoarece reprezintă riscuri semnificative pentru domeniul auditat şi vor fi supuse diferitelor testări, stabilite pe baza Programului intervenţiei la faţa locului, care se vor materializa în F.I.A.P.-uri şi F.C.R.I.-uri, acolo unde este cazul, şi în final vor fi transferate şi comentate în Raportul de audit intern, în ordinea din Tematica în detaliu a misiunii de audit.

48

Procedura – P06: Elaborarea programului de audit internServiciul Audit Public Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2010- 31.12.2010Întocmit: Lavric Anișoara-Simona Data 29.10.2010

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL ACTIVITĂŢIDURATA

(H)PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFĂŞURĂRII

Tema generală:Gestiunea resurselor umane

544

1. PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT

1301. Tipărirea şi procesarea Ordinului de serviciu 2 Paval Corina SAI2. Tiparirea şi procesarea Declaraţiei de independenţă 2 Hij Vasile SAI3. Pregătirea şi transmiterea Notificării privind declanşarea misiunii de audit intern către părţile interesate

2 Căderea Georgeta SAI

4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor40 Paval Corina

SAIAUDITAT

5. Întocmirea Chestionarului de control intern

8

Paval Corina Bilauca Nelia

Căderea GeorgetaSAI

6. Întocmirea Listelor centralizatoare a obiectelor auditabile 40

Paval Corina Bilauca Nelia

Căderea GeorgetaSAI

7. Elaborarea Tabelului puncte tari şi puncte slabe 16 Paval Corina SAI8. Întocmirea Programului de audit intern 4 Paval Corina SAI9.Intocmirea Notei şi a Programului preliminar al intervenţiei la faţa locului

4 Căderea Georgeta SAI

49

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL ACTIVITĂŢIDURATA

(H)PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFĂŞURĂRII

10. Obţinerea aprobării Notei şi a anexelor acesteia: Colectarea şi prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari şi puncte slabe şi Programul intervenţiei la faţa locului.

4Bilauca Nelia

SAI

11. Planificarea şi organizarea Şedinţei de deschidere cu Direcţia Resurse Umane

4Bilauca Nelia SAI

AUDITAT12. Redactarea Minutei şedinţei de deschidere. Obţinerea numelui persoanelor de contact şi stabilirea unui loc pentru desfăşurarea activităţii de audit.

4Bilauca Nelia

AUDITAT

II. INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

326OBIECTIVUL 1. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

1.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei la faţa locului

16Paval Corina

AUDITAT

1.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Paval Corina SAI1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Paval Corina SAI1.4. Colectarea dovezilor 8 Căderea Georgeta AUDITAT1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

8Căderea Georgeta

AUDITAT

OBIECTIVUL 2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

2.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei la faţa locului

16Paval Corina

AUDITAT

2.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 1 Paval Corina SAI2.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Paval Corina SAI2.4. Colectarea dovezilor 2 Căderea Georgeta AUDITAT2.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

1Căderea Georgeta

AUDITAT

50

Procedura - P06: Elaborarea programului de audit internServiciul Audit Public Intern

PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2006- 31.12.2006Întocmit: Lavric Anișoara-Simona Data 29.10.2010Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Nr.

crt.OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul

Durata

(h)Nr. test

Nr. lista verificare

Auditori


- Analiza notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile în teritoriu

DRU 8 T 1 LV 1 Baciu Otilia

2. Statul de funcţii prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs

- Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor;

- Analiza respectării modului de organizare al concursurilor;

- Eşantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate în 2004, reprezentând 100%

DRU 4 T 2 LV 2Căderea Georgeta



5. Susţinerea probei scrise - Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei scrise

- Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei interviu

- Eşantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate în 2004

DRU 2 T 3 LV 3 Bilauca Nelia6. Susţinerea probei interviu

51

7. Emiterea deciziei de numire - Verificarea deciziilor de numire

- Eşantionul va fi constituit din cele 6 dosare profesionale ale candidaţilor admişi în anul 2004

DRU 2 T 4 LV 4 Baciu Otilia8. Comunicarea deciziei de numire

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Nr.


Durata (h)

Nr. testLista

verificareAuditori


- Chestionarea managementului - CCI DRU 2

Bilauca Nelia

10. Salariul de bază - Verificarea stabilirii drepturilor salariale înscrise în carnetul de muncă, dosarele profesionale şi statele de plată

- Eşantionul va fi constituit din documentele celor 6 candidaţi admişi în anul 2004

DRU 10 T 5 LV 5 Baciu Otilia





15. Salariul de merit - Verificarea legalităţii acordării salariului de merit

- Eşantionul va fi constituit din documentele celor 6 candidaţi admişi în anul 2004

16. Sistemul de premiere - Verificarea şi analiza dosarelor profesionale

- Eşantionul va fi constituit din documentele celor 6 candidaţi admişi în

52

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Nr.


Durata (h)

Nr. testLista

verificareAuditori

anul 2004

17. Decizia de modificare a drepturilor salariale - Analiza diminuărilor salariale

- Verificarea operării în carnetele de muncă a diminuărilor salariale ca urmare a sancţiunilor

- Eşantionul va fi constituit din documentele celor 7 salariaţi sancţionaţi în anul 2004

DRU 2 T 6 LV 6

Căderea Georgeta



- Verificarea aprobării efectuării muncii peste programul normal de lucru- Existenţa Registrului special de evidenţă a timpului prestat peste programul normal de lucru- Analiza stabilirii compensării muncii efectuate peste programul normal de lucru- Eşantionul va fi constituit din informaţiile pe lunile aprilie şi decembrie pentru 4 direcţii din cele 10 ale entităţii, respectiv 40%

DRU 2 T 7 LV 7 Baciu Otilia20. Evidenţa timpului lucrat peste programul

normal de lucru şi recuperarea acestuia

Auditor, Lavric Anișoara-Simona

53

Procedura – P07: Şedinţa de deschidere


MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE


A. Lista participanţilor

Numele FuncţiaDirecţia/Serviciul

Nr. telefon

E-mail Semnătura

Lavric Anișoara-Simona Auditor Şef SAPI

Daniela Minu DirectorDirecţia Resurse

Umane

Boicu Mirela InspectorDirecţia Resurse

Umane

Fodor Maria InspectorDirecţia Resurse

Umane

Danezu Dina InspectorDirecţia Resurse

Umane

B. Stenograma şedinţeiÎn cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la:

- Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit;- Prezentarea funcţiei de audit intern de către şeful Serviciului Audit Public Intern, în special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaţia auditului intern;- Prezentarea Programului intervenţiei la faţa locului, obiectivele auditabile care se intenţionează a fi realizate, după analizele de risc efectuate.

În urma discuţiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanţii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confruntă şi anume:

- Activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezintă o zonă cu risc;- Complexitatea activităţii Direcţiei Resurse Umane şi neatractivitatea nivelului salariului

pentru atragerea personalului specializat;- Fluctuaţia mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;- Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea

personalului existent;De asemenea, s-au stabilit:- persoanele pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării informaţiilor, efectuării de

teste asupra muncii lor şi pentru a lua interviuri, programul întâlnirilor şi timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

- condiţiile minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit (spaţiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)

- aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în cursul misiunii, informarea sistematică asupra constatărilor;

- data şedinţei de închidere, inclusiv a participanţilor;

23

- modalitatea redactării Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi distribuit). Recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncţionalităţi constatate, vor fi discutate şi analizate cu structura auditată, inclusiv a Planului de acţiune şi a calendarului implementării şi persoanelor răspunzătoare cu implementarea recomandărilor.

Auditori,

Lavric Anisoara-Simona

24

Procedura – P07: Chestionar


LISTA DE VERIFICARE NR. 1

Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDITD

DAN

NUOBS.

1.

Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice (Obiect auditabil 1 - LC)

Obiectauditabil 1

(TD)1

.1.Examinarea procedurilor privind fundamentarea şi

elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor publice:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a

activităţilor necesare fundamentării şi elaborării planului:a) aprobarea de către persoanele competente; - -

b) stabilirea modelelor de formulare necesare fundamentării;

- -

c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;

- -

d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor specifice activităţilor;

- -

e) oferirea unor exemple în acest sens; - -

f) solicitarea motivaţiilor pentru faptul că nu se scot la concurs toate posturile vacante;

- -

g) justificarea numărului de funcţii publice rezervate absolvenţilor de formare specializată;

- -

h) cuprinderea modalităţilor de actualizare a Panului de ocupare a funcţiilor publice urmare a atribuirii de obiective noi sau de transfer al altor obiective;

- -

1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului de fundamentare şi elaborare;

- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie, respectiv

în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente;

- -

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiilor acestora, algoritmi de prelucrare ş.a.

- -

1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -1

.2.Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele posturilor cu cele

din procedură şi evaluarea completitudinii preluării acestora- -

1 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către responsabilii - -

25

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDITD

DAN

NUOBS.

.3. cu realizarea activităţii1

.4.Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii

acestora:a) consideră procedura corespunzătoare? - -

b) constatată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -

c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -1

.5.Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile

transmise de structurile din subordine:X Test nr. 1

a) modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare, conţinutul acestora, termene ş.a.;

X

Lista de control

b) concordanţa dintre numărul posturilor solicitate a fi scoase la concurs şi posturile vacante;

X

c) existenţa motivaţiei faptului că nu au fost scoase la concurs toate posturile vacante

X

d) existenţa numărului de funcţii publice rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate.

X

1.6.

Verificarea avizării Planului de către persoanele autorizateX

Data: 21.10.2010Auditor intern,


26

Procedura P08: Colectarea dovezilorServiciul Audit Public Intern

TEST NR. 1

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2010 - 31.12.2010

Obiectul testuluiFundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice

Obiectivele testuluiAnaliza notelor de fundamentare privind propunerile pentru ocuparea funcţiilor publice

transmise de structurile subordonate entităţii

Descrierea testului

Eşantionul a fost constituit prin selectarea primei direcţii judeţene de la fiecare literă alfabetică, din totalul celor 40 de direcţii şi a municipiului Bucureşti, (ex.: dintre Alba, Arad, Argeş s-a selectat Alba), astfel, au rezultat 14 direcţii judeţene, la care s-a adăugat centrala entităţii publice.

Testarea a constat în analiza notelor de fundamentare, examinându-se următoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr. 1, poz. 1.5. şi 1.6., şi anume:

Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine:- modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare,

conţinutul acestora, termene ş.a.;- concordanţa dintre numărul posturilor solicitate a fi scoase la concurs şi posturile vacante;- existenţa motivaţiei faptului că nu au fost scoase la concurs toate posturile vacante;- existenţa numărului de funcţii publice rezervate absolvenţilor programelor de formare

specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate. Verificarea avizării Planului de către persoanele autorizate

Pentru efectuarea testării a fost elaborată Lista de control privind analiza Notelor de fundamentare a planului, prezentată în anexă, care conţine pe verticală elementele eşantionului, iar pe orizontală elementele testate.

ConstatăriDin analiza Listei de control rezultate, s-a constatat că direcţiile judeţene în notele de

fundamentare transmise nu au prevăzut un număr de funcţii publice rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate, deşi aveau această obligaţie conform cadrului legal.

Concluzii În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 1.

Data: 23.10.2010

Auditor intern, Lavric Anișoara-Simona

27

Procedura - P08: Colectarea dovezilorServiciul Audit Public Intern

TEST NR.1


Obiectul testuluiModul de susţinere a concursurilor

Obiectivele testului Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei scrise Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei interviu

Descrierea testuluiÎn anul 2004 fiind organizate un număr de mic de concursuri, respectiv 6, eşantionul pentru

testare a fost constituit, în mod exhaustiv, din dosarele acestor concursuri.Pentru efectuarea testării s-au evaluat, pentru fiecare dosar de concurs, elementele stabilite în

Lista de verificare nr. 3, poz. 1.5. şi 1.6., verificându-se următoarele: Analiza susţinerii probelor scrise:- stabilirea subiectelor la proba scrisă s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs;- stabilirea a două variante a câte trei subiecte;- pentru testele grilă numărul subiectelor este de 3 ori mai mare decât numărul celor stabilit

pentru fiecare test grilă;- seturile de subiecte au fost semnate de către toţi membrii comisiei de concurs;- plicurile au fost sigilate şi au ştampila instituţiei;- lucrările de concurs au fost redactate doar pe seturile de hârtie asigurate de DRU;- lucrările de concurs poartă ştampila pe fiecare filă, în colţul din stânga sus;- asigurarea confidenţialităţii numelor candidaţilor;- candidaţii care au predat lucrările de concurs au semnat în borderoul special;- semnarea procesului verbal de către toţi membrii comisiei. Analiza susţinerii probelor interviu:- proba de interviu a fost susţinută în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei

scrise;- stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs;- consemnarea întrebărilor şi răspunsurilor la interviu în anexa la Procesul verbal;- întocmirea procesului verbal la finalizarea probei interviului;- stabilirea planului interviului;- semnarea procesului verbal de către toţi membrii comisiei.

Testarea s-a materializat în elaborarea Listelor de control nr. 1-6 pentru proba scrisă şi nr. 7-12 pentru proba interviu, care ulterior au fost centralizate separat şi sunt prezentate în anexe.

28

Constatări

Din analiza Centralizatorului privind susţinerea probelor scrise, prezentat în Anexa nr. 1, s-a constatat că la dosarul de concurs pentru ocuparea postului de consilier superior la Direcţia Buget-Contabilitate-Financiar, procesul verbal nu a fost semnat de un membru al comisiei care a lipsit din motive medicale şi nu a existat un membru supleant care să îl poată înlocui în comisia de concurs.

Analiza Centralizatorului privind susţinerea probelor interviu, prezentate în Anexa nr. 2, ne-a permis să constatăm că toate elementele examinate corespund prevederilor cadrului normativ în vigoare.

Concluzii

În baza testului şi a Centralizatorului privind susţinerea probelor scrise s-a elaborat FIAP nr. 3.

Data: 28.10.2010 Auditor intern, Lavric Anișoara-Simona

29


FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 1



PROBLEMA

Modul de constituire a comisiilor de concurs şi a comisiilor de soluţionare a contestaţiilor prin act administrativ al conducătorului autorităţii sau al instituţiei publice organizatoare a concursului.

CONSTATARE

Funcţionarea comisiei de concurs cu nu număr mai mic de membri decât cel prevăzut prin H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici şi aprobat prin ordin al ministrului şi acceptarea unor soluţii neprocedurale.

Pentru ocuparea concursului de consilier superior în cadrul Direcţiei Generală Buget, Contabilitate şi Financiar s-a constituit comisia de concurs şi comisia de soluţionare a contestaţiilor, prin ordin al ministrului, în conformitate cu legislaţia şi actele normative în vigoare privind organizarea concursurilor.

La data desfăşurării concursului unul dintre membrii comisiei nu a putut să participe din motive medicale.

Datorită inexistenţei unei proceduri, s-a optat pentru o soluţie de compromis, dar neprocedurală, prin solicitarea acordului verbal al candidaţilor de a se desfăşura concursul cu comisia incompletă formată din patru membri, din cei cinci desemnaţi prin ordinul ministrului.

CAUZE

- Legislaţia în vigoare nu prevede posibilitatea înlocuirii unui membru din comisiile de concurs şi nici nu oferă o soluţie în această situaţie

- Inexistenţa unei proceduri interne privind organizarea şi desfăşurarea concursurilor, care să prevadă situaţiile care pot impieta buna desfăşurare a acestor concursuri, respectiv existenţa unor membri supleanţi pentru cazuri deosebite.

CONSECINŢE

- Există posibilitatea contestării concursurilor datorită adoptării unor soluţii neprocedurale şi reluării procedurii.

RECOMANDĂRI

- Elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea funcţiilor publice, care să prevadă numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funcţiilor publice.

Întocmit,Lavric Anișoara-Simona

30

LISTA DE VERIFICARE NR. 2Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Nr. crt.


1. Stabilirea elementelor de natură salarială (Obiecte auditabile 19-27 - LC)

Obiecte auditabile 9-16 (TD)

1.1. Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natură salarială:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor

aferente stabilirii elementelor de natură salarială:- -

a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -

b) precizarea modalităţilor de acordare a drepturilor salariale; - -

c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;

- -

d) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale; - -

e) oferirea unor exemple în acest sens; - -

f) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale

procesului;- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind stabilirea drepturilor

salariale în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze;

- -

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare

- -

1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu

responsabilităţi în stabilirea drepturilor salariale- -

1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:a) consideră procedura corespunzătoare? - -

b) au constatat disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -

c) au propuneri de perfecţionare a procedurii? - -1.5. Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a: X TEST nr. 5

a) salariului de bază X - Liste de control- Centralizator privind sabilirea elementelor de natură salarială

b) indemnizaţiei de conducere X

c) sporului pentru complexitatea în muncă X

d) sporului de vechime în muncă X

e) sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte X

f) salariului de merit X

g) sistemului de premiere X

31

Nr. crt.


1.6. Analiza modalităţilor de arhivare a documentelor - -

Data: 01.11.2010 Auditor intern,Lavric Anișoara-Simona


TEST NR. 2


Obiectul testuluiStabilirea elementelor de natură salarială

Obiectivele testuluiExaminarea respectării conformităţii privind acordarea drepturilor salariale

Descrierea testuluiEşantionul va cuprinde dosarele de concurs ale celor 6 candidaţi admişi în anul 2004.

Testarea se va realiza pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 5, poz. 1.5 după cum urmează:

- salariul de bază;- indemnizaţia de conducere;- sporul pentru complexitate în muncă;- sporul de vechime în muncă;- sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte;- salariul de merit.

În acest scop, s-au elaborat liste de control, pentru fiecare candidat admis, care au fost completate cu drepturile salariale stabilite de auditori interni şi comparate cu cele din deciziile de numire.

Pe baza listelor de control s-a elaborat Centralizatorul privind stabilirea elementelor de natuă salarială, prezentate în anexă.

ConstatăriDin testarea elementelor care au stat la baza întocmirii deciziilor de numire, conform

Centralizatorului privind stabilirea elementelor de natură salarială, prezentat în Anexă, s-a constatat acordarea eronată a salariului de bază pentru dl. Constantinescu Ion, aferent funcţiei de consilier categoria A, clasa I, gradul 2. Astfel, s-au încălcat prevederile art. 49, lit. a) din H.G. nr. 1209/2003, prin care se specifică faptul că salariul de bază pentru funcţia publică de execuţie de grad profesional "superior", clasa I, … este cel prevăzut pentru funcţia publică de execuţie de categoria A, …, clasa I, gradul 3.

Datorită constatării cu întârziere a erorii de către Serviciul salarizare, care avea obligaţia verificării conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ, s-au efectuat plăţi suplimentare necuvenite. Ulterior, sumele au fost recuperate de la persoana care a beneficiat de acestea.

Concluzii În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 5.

32

Data: 01.11.2010 Auditor intern, Lavric Anișoara-Simona


FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 2



PROBLEMA

Modalitatea de stabilire a salariilor de bază pentru candidaţii declaraţi admişi la concursul pentru ocuparea funcţiilor publice de execuţie.

CONSTATARE

Neexercitarea controlului asupra modului de elaborare a deciziilor de numire de către persoana autorizată din cadrul Serviciului financiar-salarizare.

Din verificarea datelor înscrise în deciziile de numire ale candidaţilor declaraţi admişi în urma organizării concursurilor în anul 2004, conform Listei de verificare nr. 5, s-a constatat stabilirea eronată a salariului de bază al dl. Constantinescu Ion, urmare a încadrării necorespunzătoare pe funcţie. În conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici. Salariile de bază se stabilesc prin echivalare cu cele prevăzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natură salarială ale funcţionarilor publici, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 228/2003.

CAUZE- Nerespectarea atribuţiilor din fişa postului cu privire la verificarea drepturilor salariale stabilite

prin decizia de numire cu cele prevăzute de cadrul normativ.

CONSECINŢE

- Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul instituţiei;- Inexistenţa unor proceduri adecvate.

RECOMANDĂRI

- Asigurarea pregătirii profesionale a personalului implicat în activitatea de organizare şi gestionare a resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea periodică a acestuia;

- Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2003 şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării;

- Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii;

- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi implementarea activităţilor de control şi a responsabilităţilor ce se impun, pentru realizarea operaţiilor specifice fiecărei activităţi privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii.

33

Întocmit, Lavric Anișoara-Simon

34

Procedura – P11: Şedinţa de închidereENTITATEA PUBLICĂServiciul de Audit Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE

A. Menţiuni generale:

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2006 - 31.12.2006Întocmit: Lavric Anișoara-Simona

Data: 14.11.2010

Lista participanţilor:


Nr. telefon

E-mail Semnătura

Lavric Anișoara-Simona Auditor Şef SAPI

Daniela Minu DirectorDirecţia Resurse Umane

Boicu Mirela InspectorDirecţia Resurse Umane

Fodor Maria InspectorDirecţia Resurse Umane

Danezu Dina InspectorDirecţia Resurse Umane

B. Concluzii: În cadrul şedinţei au fost prezentate obiectivele auditate şi constatările pentru fiecare

obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienţele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncţionalităţilor şi au fost comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea deficienţelor constatate.

Pentru constatările/deficienţele prezentate nu au fost formulate obiecţii, fiind însuşite în totalitate.

În final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandărilor şi datele de realizare ale acestora.

23


RAPORT DE AUDIT INTERN

STRUCTURA AUDITATĂ:

DIRECŢIA RESURSELOR UMANE DIN CADRUL S.C. ANNYA S.R.L.

Misiunea de audit: GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

24

I. INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost formată din: Lavric Anișoara-Simona - auditor coordonator al misiunii;

din cadrul Serviciul Audit Public Intern al entităţii publice

Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr.45/15.03.2009

Baza legală a acţiunii de auditare:- Planul de audit intern pe anul 2005 aprobat de conducerea instituţiei;- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;- O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare

a auditului public intern;- Normele proprii de exercitare a auditului public intern în cadrul entităţii publice

Durata acţiunii de auditare: 01.09 - 15.11.2010

Perioada supusă auditării: 01.01 - 31.12.2010

Obiectivele misiunii de audit: Organizarea recrutării personalului cu principalele subobiective:

- Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice;

- organizarea concursurilor;- susţinerea concursurilor;- deciziile de numire.

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cu principalele subobiective:- stabilirea elementelor de natură salarială;- modificarea drepturilor salariale;

Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.

Tehnici utilizate:a) verificarea în vederea asigurării validării, realităţii şi acurateţei înregistrărilor în carnetele de

muncă şi dosarele profesionale.Tehnici de verificare utilizate:

- comparaţia: pentru deciziile de numire şi datele înscrise în carnetele de muncă, în dosarele profesionale şi în bazele de date;

- examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea carnetelor de muncă, dosarelor profesionale, proceselor verbale etc.;

- garantarea: pentru verificarea realităţii datelor din documentele ce au stat la baza justificării înregistrărilor;

- urmărirea: pentru a se constata dacă toate operaţiunile au fost real efectuate.

b) interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea şi desfăşurarea activităţilor;c) eşantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor;d) observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire şi

emitere a documentelor.

Instrumente de audit:

25

- chestionarele;- liste de verificare pentru a stabili condiţiile pe care trebuie sa le îndeplinească

fiecare obiectiv auditabil. Documente şi materiale examinate în cadrul Direcţiei de Resurse Umane: Verificarea la faţa locului a vizat următoarele documente întocmite şi completate pentru perioada 01.01.2010 - 31.12.2010:

- documente privind organizarea şi susţinerea concursurilor (Planul de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2006, statul de funcţii, procese verbale de selectare a dosarelor candidaţilor, procese verbale privind susţinerea probelor de concurs ş.a.)

- decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale;- carnete de muncă, dosare profesionale, fişe de post, Regulamentul de Organizare şi

Funcţionare;- foile colective de prezenţă;- cererile de concedii de odihnă, fără plată etc.;- Registrul de evidenţă a salariaţilor;- alte documente.

Materiale întocmite pe timpul auditării:- foi de lucru privind descrierea activităţilor auditate;- liste de verificare pe obiective (LV);- fişe de identificare şi analiză a problemelor constatate (FIAP);- documente de lucru; - Tabel puncte tari şi puncte slabe, Tematica în detaliu ;- programul de audit, programul intervenţiei la faţa locului;- Chestionarul de control intern (CCI);- rapoarte preliminare de audit, minutele şedinţelor de deschidere, de închidere etc.

Organizarea Direcţiei Resurse Umane. Direcţia a funcţionat în perioada supusă auditării cu un număr de 9 salariaţi, dintre care un post de director şi un şef de serviciu. Organizarea şi funcţionarea direcţiei a fost în conformitate cu organigrama şi Regulamentul de organizare şi funcţionare.

Pentru toţi salariaţii sunt întocmite fişe ale posturilor prin care sunt stabilite relaţiile ierarhice şi sarcinile de serviciu.

Activităţi desfăşurate în cadrul Direcţiei Resurselor Umane:- întocmirea statelor de funcţii pe care le supune spre avizare conducerii;- răspunderea privind aplicarea corectă a reglementărilor legale în domeniul salarizării personalului, precum salariul de bază, sporul de vechime, indemnizaţiile, alte sporuri;- fundamentarea corectă şi acordarea premiilor;- aplicarea corectă a prevederilor legale privind efectuarea şi salarizarea muncii peste programul normal de lucru;- fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile;- verificarea foilor colective de prezenţă privind operarea corectă a timpului lucrat şi nelucrat;- organizarea concursurilor de recrutare, promovare şi avansare a personalului;- întocmirea şi actualizarea carnetelor de muncă;- întocmirea şi actualizarea dosarelor profesionale;- pregătirea şi perfecţionarea profesională continuă a salariaţilor.

Echipa de auditori prin lucrările specifice derulării misiunii de audit a avut ca obiective principale activităţile care se desfăşoară în cadrul DRU, stabilite prin ROF, prezentate mai sus

26

II. CONSTATĂRI ŞI RECOMANDĂRI

1. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

1.1. Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice

1.1.1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice (1)

În vederea analizei activităţii de recrutare a personalului, identificată ca fiind prima etapă a procesului de gestionare a resurselor umane, s-a procedat la examinarea Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004, respectiv a modului de fundamentare a acestuia.

Din analiza fundamentării Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004, respectiv a Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine, conform Testului nr. 1 elaborat în baza Listei de verificare nr.1, poz. 1.5., s-a constatat că nu au fost rezervate funcţii publice absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică.

În conformitate cu art. 1 din H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2006 şi al art. 20 alin. (1) lit. o) şi al art. 21 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici entitatea publică trebuia să stabilească numărul funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate.

Pentru prevenirea repetării acestei situaţii la elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor publice şi în următorii ani, echipa de auditori recomandă elaborarea procedurilor pentru întocmirea şi formalizarea planului în colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici.

În acelaşi timp, se impune şi stabilirea unor responsabilităţi bine definite persoanelor implicate în fundamentarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul entităţii, care să beneficieze anticipat de o pregătire profesională adecvată.

1.2. Organizarea concursurilor 1.2.1. Posturile prevăzute în statul de funcţii ce urmează a se scoate la

concurs (2)………………………………………………………….

1.2.2. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor (3)………………………………………………………….

1.2.3. Dosarele candidaţilor la ocuparea posturilor (4)

.1.3. Susţinerea concursurilor

1.3.1. Susţinerea probei scrise (5)

27

Modul de constituire a comisiilor de concurs, respectiv a comisiilor de soluţionare a contestaţiilor, se realizează prin actul administrativ al conducătorului entităţii publice organizatoare a concursului.

Din analiza acestui aspect, pe baza Testului nr. 3 elaborat în conformitate cu Lista de verificare nr. 3, poz. 1.5. şi 1.6., s-a constatat că în cazul unui concurs comisia a funcţionat cu un număr mai mic de membri decât cel aprobat prin ordin al ordonatorului de credite în conformitate cu prevederile H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici.

Echipa de auditori apreciază că şi în această situaţie, exista posibilitatea contestării concursurilor urmare adoptării unor soluţii neprocedurale, fapt pentru care recomandă elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea funcţiilor publice, care să cuprindă şi numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor indisponibili din comisiile de organizare, precum şi din comisiile de contestaţii, având în vedere faptul că cadrul normativ nu este reglementat pentru această zonă.

1.3.2. Susţinerea probei interviu (6)

Analiza efectuată de auditori, pe baza Testului nr. 3 referitor la modul de susţinere al probelor interviu, le-a permis să constate că elementele verificate corespund cadrului normativ în vigoare.

1.4. Deciziile de numire

1.4.1. Emiterea deciziei de numire (7)

Întocmirea deciziei de numire reprezintă un element important în activitatea resurselor umane, în gestionarea raportului juridic prin care se angajează fondurile publice şi, din acest punct de vedere, corectitudinea acesteia reprezintă un risc potenţial ridicat.

Din analiza conţinutului deciziilor de numire ale candidaţilor admişi prin concurs în anul 2008, în număr de 6, conform Testului nr. 4 elaborat în baza Listei de verificare nr. 4, poz. 1.5.1., s-a constatat încadrarea eronată a dl. Constantinescu Ion pe funcţia de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 2, în loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3, pentru care fusese declarat admis de către comisia de concurs.

Încadrarea eronată a avut drept consecinţă efectuarea plăţii unor sume suplimentare necuvenite din bugetul entităţii publice, situaţie rezolvată ulterior prin anularea deciziei de numire şi refacerea acesteia în conformitate cu prevederile legislative, precum şi modificarea înregistrării din carnetul de muncă.

Din analiza cauzelor producerii acestei erori, echipa de auditori recomandă reverificarea conformităţii deciziilor de numire emise în anul 2007, precum şi implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice acestei activităţi. 1.4.2. Comunicarea deciziei de numire (8)

………………………………………………………….

2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

28

2.1. Stabilirea elementelor de natură salarială

2.1.1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale (9)………………………………………………………….

2.1.2. Salariul de bază (10)

Salariile de bază pentru candidaţii declaraţi admişi la concursul pentru ocuparea funcţiilor publice de execuţie sunt stabilite în conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici şi prin echivalare cu salariile de bază prevăzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natură salarială ale funcţionarilor publici, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 228/2003.

Din analiza eşantionului descris în Testul nr. 5 şi a elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 5, poz. 1.5., echipa de auditori a constatat faptul că persoana autorizată din cadrul Serviciului financiar-salarizare nu şi-a exercitat atribuţiile din fişa postului cu privire la verificarea conformităţii drepturilor salariale stabilite prin deciziile de numire. Ca urmare, s-a efectuat plata unei sume necuvenite din bugetul instituţiei către un salariat, sumă recuperată ulterior.

Pentru prevenirea unor asemenea situaţii în viitor, echipa de auditori recomandă elaborarea procedurilor scrise şi formalizate, implementarea unui nivel suplimentar de control şi în acelaşi timp asigurarea pregătirii profesionale a personalului implicat în activitatea de gestionare a resurselor umane şi evaluarea periodică a acestuia.

2.1.3. Indemnizaţii de conducere (11)………………………………………………………….

2.1.4. Sporul pentru complexitatea în muncă (12)………………………………………………………….

2.1.5. Sporul de vechime în muncă (13)………………………………………………………….

2.1.6. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte (14)………………………………………………………….

2.1.7. Salariul de merit (15)………………………………………………………….

2.1.8. Sistemul de premiere (16)………………………………………………………….

2.2. Modificarea drepturilor salariale

2.2.1. Decizia de modificare a drepturilor salariale (17)

29

În acest caz, auditorii şi-au focalizat atenţia asupra diminuării salariilor, urmare a constatărilor unei misiuni anterioare de audit în cadrul căreia a fost analizată conformitatea acordării sporurilor salariale.

Din analiza modificărilor drepturilor salariale ale personalului care a fost sancţionat, în anul 2006, respectiv a unui număr de 7 salariaţi, pentru care s-a elaborat Testul nr. 6, conform Listei de verificare nr. 6, s-a constatat că într-un caz sancţiunea de 5% aplicată pe 3 luni a fost reţinută din drepturile salariale şi operată în baza de date, dar nu a fost înregistrat în carnetul de muncă.

Echipa de auditori a stabilit că principala consecinţă a acestui fapt a fost reflectarea eronată a situaţiei personalului în documentele administrative, cu impact asupra carierei funcţionarilor publici, în mod special, în situaţia unui transfer.

Recomandarea auditorilor pentru depistarea şi evitarea unor situaţii similare s-a îndreaptat spre organizarea unor verificări sistematice privind operarea diminuărilor salariale la persoanele care au fost sancţionate de către conducere şi implementarea unui nivel de control suplimentar.

2.2.2. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale (18)………………………………………………………….

2.3. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

2.3.1. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru (19)………………………………………………………….

2.3.2. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia (20)

Un element important al activităţii de evidenţă a efectuării muncii peste programul normal de lucru, constă în fundamentarea acestuia în vederea compensării în timp liber echivalent sau în bani, în conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr. 123/2003 privind creşterile salariale ce se vor acorda personalului din sectorul bugetar.

Din analiza Testului nr. 7, care a utilizat elementele cuprinse în Lista de verificare nr. 7, poz. 1.5.-1.8., s-a constatat că nu există organizat un sistem de evidenţă şi de recuperare a timpului peste programul normal de lucru. De asemenea, s-a constatat că efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispusă în scris de şeful ierarhic, deşi aceste lucruri sunt stipulate în cadrul normativ.

Din această cauză, în practică nici nu s-a mai urmărit compensarea în timp liber corespunzător, în următoarele 30 de zile, ci au fost direct compensate în bani, ceea ce a reprezentat o cheltuială semnificativă pentru entitate care putea fi evitată.

Echipa de auditori recomandă utilizarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru, realizarea procedurilor scrise privind compensarea muncii suplimentare cu timp liber corespunzător în următoarele 30 de zile, după efectuarea acesteia, precum şi pentru plata orelor suplimentare, în cazul în care compensarea nu a fost posibilă.

De asemenea, se recomandă şi desemnarea unei comisii pentru reverificarea evidenţei timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi a modului de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ.

30

III. CONCLUZII

Echipa de auditori pe baza testărilor şi analizelor efectuate evaluează Activitatea privind gestiunea resurselor umane din entitatea auditată conform grilei:

NR. CRT.

OBIECTIVUL

APRECIERE

FUNCŢIONAL

DE ÎMBUNĂTĂŢ

ITCRITIC

1. Organizarea recrutării personalului

X

2. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

X

Precizăm, faptul că constatările prezentate au la bază probe de audit obţinute pe baza testelor efectuate consemnate în documentele de lucru întocmite de către echipa de auditori şi însuşite de către factorii de management ai entităţii. Aceste evaluări au la bază discuţiile care au avut loc cu privire la recomandările auditorilor în şedinţele de închidere şi conciliere ale misiunii, apreciate de către participanţii la aceste şedinţe, ca fiind realiste şi fezabile, şi materializate în minutele şedinţelor de închidere şi conciliere.

Considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind Activitatea gestiunea resurselor umane că se înscrie în parametri normali pentru această perioadă de introducere a auditului intern în entităţi. De asemenea, prin implementarea recomandărilor echipei de auditori sistemul de gestiune al resurselor umane va cunoaşte o ameliorare semnificativă.

Auditori,


31

Procedura P14: Finalizarea misiunii de audit public internENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Public Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE CONCILIERE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2010-31.12.2010Auditor: Lavric Anisoara-Simona Data: 30.10.2010

A. Lista participanţilor


Nr. telefon

E-mail Semnătura


Auditor Şef SAPI

Daniela Minu DirectorDirecţia Resurse

Umane

Boicu Mirela InspectorDirecţia Resurse

Umane

Fodor Maria InspectorDirecţia Resurse

Umane

Danezu Dina InspectorDirecţia Resurse

Umane

B. Stenograma şedinţeiÎn cadrul şedinţei de conciliere s-a discutat asupra constatărilor şi recomandărilor cuprinse în

proiectul Raportului de audit, iar reprezentanţii structurii auditate au reiterat o parte din problemele cu care se confruntă şi anume:

- activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezintă o zonă cu risc;- complexitatea activităţii Direcţiei Resurse Umane şi neatractivitatea nivelului salariului pentru

atragerea personalului specializat;- fluctuaţia mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;- neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea

personalului existent;

Pentru implementarea recomandărilor şi remedierea problemelor constatate, structura auditată a întocmit Planul de acţiune şi calendarul implementării, prin care s-au stabilit persoanele responsabile pentru implementare şi termenele/etapele de realizare, înmânând un exemplar şi auditorilor.

Pentru toate celelalte constatări, structura auditată nu a formulat obiecţii fiind de acord cu acestea, recunoscând deficienţele din activitatea specifică.

Notă:Menţionăm că în situaţia acceptării integrale a constatărilor şi recomandărilor echipei de auditori confirmată în cadrul şedinţei de conciliere de managementul structurii auditate, proiectul Raportului de audit intern va rămâne nemodificat, constituind, în acelaşi timp, şi raport de audit intern final.

32

Procedura:P17 Urmărirea recomandărilorServiciul de Audit Intern

FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR

ENTITATEA PUBLICĂServiciul de audit

public intern

Data:

31.08.2010

Direcţia Resurse UmaneMisiunea de audit public intern:Gestiunea resurselor umane

Raport de audit nr.X/ ......2007

RecNo.

RecomandareaImplementat

Parţial implementat

Neimplementat

Data planificată/Data implementării

1. Instruirea personalului care se ocupă cu elaborarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul ministerului şi evaluarea sistematică a acestuia

X 31.12.2010

2. Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi, în acest sens, prin fişele posturilor

X 30.06.2010

3. Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funcţiilor publice în colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici

X 31.12.2010

4. Instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor care asigură munca de secretariat înaintea organizării acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii

X 30.06.2010

5. Elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea funcţiilor publice, care să prevadă numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funcţiilor publice

X 30.06.2010

6. Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise în anul 2003 şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării

X 30.09.2010

7. Pregătirea profesională a personalului implicat în activitatea de organizare şi gestionare a resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea sistematică a acestuia

X 31.12.2010

8. Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice activităţilor privind organizarea şi gestiunea

X 30.06.2010

33


public intern

Data:

31.08.2010



resurselor umane din cadrul entităţii

9. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor de numire

X 30.06.2010

10. Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2003 şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării

X 30.09.2010

11. Verificarea persoanelor care au fost sancţionate de conducere pe anul 2003 pentru a se depista dacă mai există şi alte situaţii de acest gen

X 30.09.2010

12. Efectuarea unei reverificări privind sistemul de evidenţă a timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ şi informarea şefului comparti-mentului de audit intern asupra rezultatelor obţinute

X 30.09.2010

13. Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru în vederea compensării în timp sau în bani şi implementarea în cadrul acestuia a activităţilor de control şi a responsabilităţilor adecvate

X 30.06.2010

14. Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenţierea prezenţei personalului şi justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă, pe o perioadă de 6 luni

X 31.12.2010

15. Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern până la zi, pentru completarea actelor administrative şi documentelor care evidenţiază cariera profesională a funcţionarilor publici

X 30.09.2010

16. Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanţul procedural

X 30.06.2010

17. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale

X 30.06.2010

18. Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de muncă şi a atribuţiilor prin fişele de post

X 30.06.2010

19. Constituirea unei comisii prin decizia X 31.12.2010

34


public intern

Data:

31.08.2010



conducerii pentru reverificarea stadiului actualizării carnetelor de muncă şi informarea cu rezultatele acesteia a şefului compartimentului de audit intern

20. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea carnetelor de muncă în care să fie înglobate activităţile de control şi persoanele responsabile

X 30.09.2010

21. Realizarea unui sistem de pregătire profesională a personalului implicat în gestionarea carnetelor de muncă

X 31.12.2010

22. Testarea periodică a personalului şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestor testări

X 28.02.2010

23. Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucţiuni

X 30.06.2010

24. Actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire şi utilizare a datelor

X 30.09.2010

25. Asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toţi utilizatorii

X 30.09.2010

26. Stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacţiilor corecte şi autorizate

X 30.06.2010

27. Asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare sistematică a personalului responsabil în utilizarea sistemului informatic

X 31.12.2010

28. Schimbarea sistematică a parolelor de acces de către utilizatorii sistemului informatic

X 30.06.2010

29. Desemnarea unei persoane cu atribuţii şi competenţe în verificarea schimbării periodice a parolelor de acces

X 30.06.2010

30. Stabilirea atribuţiilor cu verificarea schimbării parolelor în lipsa persoanei desemnate

X 30.06.2010

31. Pregătirea specialiştilor în asigurarea securităţii sistemului informatic şi informarea sistematică a utilizatorilor

X 31.12.2010

32. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate specifice activităţii de arhivare a documentelor, care să cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare şi utilizare a dosarelor arhivate

X 30.06.2010

33. Desemnarea unui salariat din cadrul X 30.06.2010

35


public intern

Data:

31.08.2010



Direcţia Resurselor Umane care va avea atribuţii şi competenţe în evidenţa, constituirea şi predarea dosarelor la arhiva instituţiei

Instrucţiuni1. Introduceţi recomandările de audit după

cum sunt prezentate în Raportul de audit

2. Verificaţi coloana corespunzătoare: implementat, parţial implementat, neimplementat

3. Introduceri data planificată pentru implementare în Raportul de audit şi data implementării

Entitatea/structura auditată: Direcţia Resurse Umane

Data şi semnătura conducătorului: Dana Sârbu

Auditor:

Data şi semnătura:

Procedura – P18: Supervizarea

36

ENTITATEA PUBLICĂ


FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată 01.01.20010- 31.12.20Întocmit: Lavric Anișoara-SimonaData: 15.11.2010

Bugetul de timp efectiv: 274 oreBugetul de timp planificat: 2741 2 3 4 5 Observaţii

În etapa de pregătire a misiunii, auditorul a identificat riscurile şi controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele de audit şi a estimat corespunzător riscurile activităţii

XX

Programele de audit au fost elaborate în vederea îndeplinirii obiectivelor misiunii în cadrul bugetului de timp alocat

X

A fost necesar să se lucreze peste

orele de program

Obiectivul auditului, scopul, procedurile şi bugetul au fost reanalizate în mod constant pentru a asigura o eficientă folosire a resurselor de audit

X

A existat o bună comunicare între auditor şi auditat şi între auditor şi conducerea structurii de audit intern;

X

A existat o bună comunicare între auditor şi conducerea structurii de audit intern

X

Au fost luate în considerare perspectivele şi nevoile auditaţilor în procesul de audit

X

Au fost atinse obiectivele de audit într-o manieră eficientă şi la timp XAuditaţii au avut posibilitatea să revadă constatările şi recomandările când au fost identificate problemele

X

Normele de audit intern, au fost respectate XConstatările de audit demonstrează analize profunde şi concluzii, respectiv sunt formulate recomandări practice pentru probleme identificate

X

Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi corecte XExistă probe de audit care să susţină concluziile auditorului XProcedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante şi folositoare

X

Documentele au fost completate în mod corespunzător şi în conformitate cu normele de audit intern

X

Bugetul de timp a fost respectat XNivel de productivitate personală al auditorului intern. X

NOTA:Tabelele de mai sus vor fi completate ţinând cont de următorul sistem de punctaj:

37

1 pentru nesatisfăcător 2 pentru slab 3 pentru satisfăcător 4 pentru bine 5 pentru foarte bine

În practică se va urmări ca pentru orice notare sub 3 să se solicite explicaţii scrise.

38

Date post:	07-Aug-2015
Category:	Documents
Upload:	aurica-morar
View:	278 times
Download:	11 times

misiune de audit intern

Documents