Manual de utilizare - Vanzari

NAVIGARE PRIN MICROSOFT DYNAMICS NAV......................................................................3 VANZARI.............................................................................................................................................4 FISA/ CARD CLIENT:...................................................................................................................................5 PREZENTARE:................................................................................................................................................5 ALTE FUNCTII:..............................................................................................................................................6 ARTICOLE...........................................................................................................................................7 ALTE FUNCTII:...........................................................................................................................................11 MONEDA STRAINA SI RATE DE SCHIMB.................................................................................12 INTRODUCERE DOCUMENTE DE VANZARE..........................................................................13 INTRODUCERE NOTE DE CREDIT / STORNAREA DOCUMENTELOR..............................19 DOCUMENTE DE VANZARE- PARTICULARITATI.................................................................20 OFERTE.....................................................................................................................................................20 COMENZI GENERALE..................................................................................................................................21 COMENZI...................................................................................................................................................22 URMARIREA CREANTELOR CLIENTI:.....................................................................................23 RAPOARTE:......................................................................................................................................24

2

Navigare prin Microsoft Dynamics NAVFunctionalitatile de operare in Navision Attain sunt urmatoarele: Bara de meniu superioara; Bara de pictograme superioara; Butoane functionalitati din partea de jos a ecranului; In orice ecran de operare/ introducere Navision exista functionalitati diferite. Mentionam cateva functionalitati comune: F3 - Inserare inregistrare noua; F4 - Stergere inregistrare; Ctrl +F- cautare integistrare; Shift+F5- Fisa inregistrare (fisa articol, fisa furnizor, etc); F5 - Lista inregistrari (Lista articole, furnizori, etc); F8 - Copiere de la linia anterioara; Tab - Avansare la campul urmator;

3

VanzariIn Modulul de Management Financiar , in folder-ul Creante gasim tab-ul Clienti: In modulul Management Financiar, sectiunea Creante exista meniul Clienti (acest meniu mai poate fi accesat si din modulul Vanzari si marketing, sectiunea Vanzari)

La acesare va apare ecranul cu Fisa/ Cardul clientului. Fisa/ Cardul are mai multe tab-uri. Nu toate campurile din cardul clientului sunt esentiale. Vom prezenta doar campurile de interes.

4

Fisa/ Card Client:Prezentare:

General: - Cod client- este serie numerica; - Nume- Nume client; - Adresa- Adresa client; - Adresa2/ Judet- se completeaza cu judetul clientului; - Cod postal/ Oras- se completeaza doar orasul clientului; - Cod tara- se completeaza cu judetul/tara clientului; - Nr. telefon; - Sold- este actualizat automat de tranzactiile clientului respectiv. - Centru de responsabilitate- se completeaza centrul de responsabilitate; - Blocat- se activeaza daca un client devine inactiv; Comunicare: - Nr telefon- este preluat automat daca s-a completat pe prima pagina; - Nr. fax- numarul de fax; - Posta electronica- se completeaza cu adresa de email; - Pagina de intrare- se completeaza cu adresa paginii de web a clientului respectiv;

5

Facturare - Plata la client nr- se completeaza cu codul clientului la care se face plata, daca acest client este diferit de clientul considerat; - Grupa inregistrare in ctb. Operatii economice- se completeaza cu: Platitor/Scutit - Grupa inregistrare TVA Operatii- se completeaza cu: CU_TVA/Fara_TVA - Grupa inregistrare furnizori- se completeaza cu: 4111 etc. - Cod reducere factura- se completeaza identic, cu acelasi cod de client. Plati Metoda de aplicare- se completeaza cu: o Manual- pentru alocarea facturi-plati manuala; o Aplica la cel mai vechi- pentru alocare cronologica; Cod conditii de plata- Nr. zilelor dupa care este calculata scadenta facturilor; Cod metoda de plata- Metoda de plata de la clientul respectiv; Nume banca- se completeaza cu numele bancii clientului; Nr. cont bancar- se completeaza cu numarul de cont al bancii clientului;

-

Receptie: - Cod locatie- se completeaza cu codul locatiei cel mai des folosite la livrarea articolelor; - Cod metoda de livrare- codul metodei de livrare cel mai des folosite de clientul respectiv; Comert exterior - Cod valuta- codul monedei straine a clientului; - Cod limba- codul de limba folosit in corespondenta cu clientul respectiv; - Nr. inregistrare TVA- Numarul de inregistrare fiscala a clientului- acest cod fiscal apare in jurnalul de TVA.

Alte functii:Butonul: Client: - Folosind butonul din partea de jos a ecranului Client sau tasta F5 se paraseste Fisa/ Cardul unui client si se intra in lista clientilor; - Acelasi buton, dar in ecranul cu lista de clienti are functia de a intra in Fisa/ Cardul unui alt client sau tastele Shift+ F5; - In ecranul cu lista clientilor Ctrl+F permite cautare in coloana in care va pozitionati: Ex: fiind pozitionat in coloana: Nume si apasand Ctrl+F va apare fereastra de cautare dupa nume client. In aceasta fereastra este suficient sa scrieti primele litere din numele clientului dorit si aplicatia va incepe cautarea - Butonul Client si optiunea Intrari registru va permite sa vizualizati tranzactiile clientului respectiv; - Comentarii- va permite sa atasati comentarii de clientul respectiv;

6

-

Dimensiuni- daca se poate face o asociere implicita a dimensiunilor pe clientul respectiv- se vor atasa; Conturi bancare- se foloseste doar daca sunt mai multe conturi de definit pe clientul respectiv; Adrese comanda- se foloseste pentru a inregistra documente de la sucursalele client;

Butonul: Vanzari: - Reduceri linie- pentru a defini politica de discount-uri pe articole a clientului; - Reduceri factura- pentru a defini politica de discount-uri la valoare finala document, a clientului; - Preturi- pentru a defini politica de pret pe articole a clientului; - Oferte- Afiseaza cererile de oferte catre client; - Comenzi generale- Afiseaza cererile de comenzi generale catre client; - Comenzi- Afiseaza cererile de comanda catre client;

ArticoleIn Modulul Cumparari, sectiunea planificare gasim fisa articolului.

7

Fisa/ Cardul are mai multe tab-uri. Nu toate campurile din cardul articolului sunt esentiale. Vom prezenta doat campurile de interes. General: - Numar- este codul articolului; - Descriere- Nume articol; - Unitate de masura de baza- Codul unitatii de masura de stoc pentru articol; - Descriere cautare- reprezinta codul de cautare pentru articol. - Stocuri- reprezinta cantitatea aflata in stoc. Acest camp este actualizat automat de tranzactii si nu poate fi modificat de catre utilizator; - Cantitate in comanda cump- cantitatea aflata pe document de tip Comanda la furnizor. Acest camp este actualizat automat de tranzactii si nu poate fi modificat de catre utilizator; - Cantitate pe comanda vanzare- cantitatea aflata pe document de tip Comanda la client. Acest camp este actualizat automat de tranzactii si nu poate fi modificat de catre utilizator;

Facturare: - Metoda de cost- reprezinta metoda de descarcare din gestiune si se completeaza cu FIFO; - Cost unitar- Pret mediu de achizitie ponderat; - Ultimul cost direct- reprezinta ultima valoare care afecteaza pretul de cost; - Calcul pret/ Profit- formula statistica de calcul a profitului; 8

-

Profit %- Calculat automat pe baza formulei; Pret unitar- reprezinta pretul de vanzare net in RON. Poate fi completa manual sau actualizat automat folosind procedurile descrise mai jos; Grupa inregistrare in ctb. Produse- se completeaza cu categoria contabila a articolului; Grupa inregistrare TVA Produse- se completeaza cu categoria TVA a articolului; Grupa inregistrare stocuri- se completeaza cu cu categoria contabila a articolului, pentru descarcare; Unitate de masura vanzare- se completeaza cu unitatea de masura de vanzare a articolului. In cazul in care aceasta unitate de vanzare este diferita de unitatea de masura de stoc a articolului: o Va pozitionati pe prima linie libera; o In coloana Cod selectati unitatea de masura potrivita; o In coloana: Cant. Pe unitatea de masura completati cu relatia unitatii de masura de vanzare fata de unitatea de masura de baza:

Va pozitionati din nou pe unitatea de masura la vanzare si apasati butonul Ok din coltul dreapta- jos; ReaprovizionareSISTEM APROVIZIONARE- SE COMPLETEAZA: CUMPARARE;

9

-

-

Numar furnizor- Codul furnizorului articolului, daca se cunoaste; Numar articol furnizor- Cod articol la furnizor, daca se cunoaste; Calcul timp total- perioada de timp estimativa pentru livrare. Data estimativa a livrarii se poate vizualiza in raportul: Stocuri- Plan disponibilitate. Stoc maxim- Reprezinta limita superioara a cantitatilor aflate in stoc; Unitate de masura cumparare- se completeaza cu unitatea de masura de cumparare a articolului. In cazul in care aceasta unitate de cumparare este diferita de unitatea de masura de stoc a articolului se procedeaza ca la unitatea de masura de vanzare; Cantitate comanda minima/maxima-etalonul de cantitate minima/maxima folosita de necesitati; Cantitate stoc de siguranta- Cantitatea de siguranta pentru stoc (informativ);

Fabricatie- nu se foloseste; Comert exterior - Numar tarif vamal- Codul de tarif vamal al articolului respectiv; - Cod tara origine- Tara de provenienta a articolului; - Taxa vamala%- Taxa vamala a articolului folosita de DVI; - Comision vamal %- Comisionul vamal al articolului folosit de DVIl o Aceste 2 campuri legate de cheltuielile in vama sunt folosite de dept. Financiar. Pe baza lor se va face distributia cheltuielilor vamale pe articolele cumparate. o Urmatoarele Tab-uri nu se folosesc; Alte detalii legate de articole respectiv pot fi completate, modificate sau vizualizate folosind butoanele: Articol si Cumparari

10

Alte functii:Butonul: Articol: - Folosind butonul din partea de jos a ecruanului Articol sau tasta F5 se paraseste Fisa/ Cardul unui articol si se intra in lista articolelor; - Intrari- permite vizualizarea tranzactiilor pe articolul respectiv; - Disponibilitate articol pe- analiza disponibilitatii articolului pe perioada, depozite; - Comentarii- se completeaza cu alte detalii daca este necesar; - Dimensiuni- fiecare articol trebuie incadrat intr-o categorie daca este cazul.. Aceasta categorie este preluata implicit de tranzactiile care folosesc articolul respectiv; - Acelasi buton, dar in ecranul cu lista de servicii are functia de a intra in Fisa/ Cardul unui alt articol; - In ecranul cu lista articolelor Ctrl+F permite cautare in coloana in care va pozitionati: o Ex: fiind pozitionat in coloana: Nr si apasand Ctrl+F va apare fereastra de cautare dupa cod articol. In aceasta fereastra este suficient sa scrieti primele caractere ale codului dorit si aplicatia va incepe cautarea:

11

Butonul: Vanzari: - Preturi- pentru a defini politica de pret de vanzare pe articol si client; - Reduceri linie- pentru a defini politica de discount-uri, pe linii de document vanzare, pe articol si client; - Comenzi- afiseaza comenzile de vanzare existente pe articolul respectiv; Butonul: Cumparari: - Furnizori- pentru a defini articolele de la un furnizor; - Preturi- pentru a defini politica de pret pe articole a furnizorilor; - Reduceri linie- pentru a defini politica de discount-uri la achizitii, pe articole a furnizorilor; - Comenzi- afiseaza comenzile de cumparare existente pe articolul respectiv;

Moneda straina si rate de schimbIn Managemet Financiar/ Initializare/ General/ Valute - se defineste o noua moneda straina: Se poate defini in lista cu valute sau in card (Shift F5):

12

Este esentiala completarea: - cod valuta; - descriere; - conturi contabile pentru diferente favorabile si nefavorabile ale cursului valutar; Pentru introducerea unei rate de schimb pentru o valuta, din lista cu valute, pozitionati pe valuta respectiva se apasa butonul Cursuri de schimb: Se copleteaza data de la care este valabila rata de schimb. Rata efectiva se completeaza in Suma curs Schimb relational

Mentionam ca daca pentru o zi nu este completata rata de schimb, va fi considerata valabila ultima rata de schimb existenta in tabela;

Introducere documente de vanzarePrezentam modalitatea de baza de introducere a unui document de vanzare din modulul Management Financiar -> Creante -> Facturi.

13

Ecranul de introducere al documentului are 2 sectiuni: - Sectiunea Antet- care cuprinde datele generale ale documentului (client, modalitate de plata, etc) - Sectiunea detaliu- care cuprinde datele specifice ale documentului (articole, cantitate, pret, etc)

14

Sectiunea Antet: Campurile esentiale de completat: General: - Nr- Se apasa tasta Tab pentru ca sistemul sa aloce automat o serie numerica a documentului. o Daca se doreste redenumirea numarului alocat de sistem, aceasta operatie nu este posibila, nu se mai poate inlocui un numar existent. In acest caz se va apasa tasta F4- stergere antet cumparare si se incepe introducerea unui document nou; o Pentru introducere document nou se apsa tasta F3; - Cumparare de la Client nr.- Se completeaza cu codul clientului de la care se inregistreaza factura. Nu este necesara cunoasterea codului clientului, deoarece se alege din lista folosind posibilitatile de cautare; - . - Cumparare de la nume- este completat automat cu numele clientului dupa ce a fost ales din lista - Cumparare de la adresa- este completat automat cu adresa clientului dupa ce clientul a fost ales din lista; - Cumparare de la cod postal- este completat automat cu codul/ orasul clientului dupa ce clientul a fost ales din lista; - Data de inregistrare- propusa implicit data curenta. Aceasta data va fi aceasi cu data documentului;

15

Data document- se completeaza cu data facturii. Numar document extern- Se completeaza cu numarul facturii trimise la client. Acest camp va apare in jurnalul de TVA. - Cod agent de vanzari- se va alege din lista derulanta si se va completa codul angajatului responsabil de documentul de achizitie. - Stare- poate fi Deschis si permite modificari sau Lansat care nu premite modificari; Facturare: Sectiunea campurilor din stanga este completata automat cu datele clientului de la care se va incasa documentului de vanzare; - COST CENTER TYPE- acest cod de dimensiune se poate completa daca este acelasi pentru tot documentul. Daca nu se va completa aici in antet, va trebui completat pe liniile de detaliu, cu articole; - COST TYPE - se completeaza in aceleasi conditii ca si dimensiunea COST CENTER TYPE; - Conditie de plata- este preluata automat din pagina clientului, dar se poate modifica; - Data scadenta- este calculata automat pe baza Conditiei de plata Este preluata din pagina clientului, dar se poate modifica. - Cod metoda de plata- este preluata automat din pagina clientului, dar se poate modifica; Livrare: - Aceasta pagina contine datele legate de locul de unde se va face livrarea, adica compania de lucru. Datele sunt preluate automat. Este esential sa se completeze codul locatiei din care se va livra marfa, pentru a fi propusa automat pe liniile de articol. Comert exterior:- doar daca este vanzare la extern - Cod valuta- este preluata moneda straina din pagina clientului, daca este client extern; Daca rata de schimb este diferita de rata de schimb declarata in tabela de paritati, pe butonul din campul de Valuta se apasa si se schimba valoarea ratei de schimb:

16

Sectiunea Detalii: In fereastra cu liniile documentului se vor introduce articolele care se vand una cate una:

17

-

Tip- se alege Articol; No- se completeaza cu: Cod articol dupa ce a fost selectat din lista, folosind functiile de cautare; Descriere- se completeaza automat cu descrierea articolului; Cod locatie- se completeaza cu locatia din care se vinde. Cantitate- se completeaza cu cantitatea cumparata pe articol; Pret unitar- apare completat cu pretul articolului la clienti, si poate fi modificat, daca se factureaza la un alt pret;

In partea de jos a ecranului sunt butoane cu alte functii: Butonul Factura: - Lista- Cu aceasta functie se va parasi ecranul de fisa/ card document si se va intra in lista de documente; - Statistici- in acest ecran se verifica valorile care se vor inregistra in contabilitate (valoare neta, TVA, Total); - Fisa- Redeschidere fisa document (functie valabila in lista de documente) - Comentarii- se pot insera comentarii pentru documentul respectiv; - Dimensiuni- se pot vizualiza/ insera dimensiunile la nivel de document; Butonul Linie: - Disponibilitate articole pe- Locatie/ perioada- permite analiza disponibilitatii articolului pe locatii si perioade;

18

Dimensiuni- Se verifica existenta dimensiunilor pentru articole. Este f. importat verificarea acestor dimensiuni pentru raportarile ulterioare. Se mai pot folosi si tastele: Shift+Ctrl+D. Butonul Functii: - Calcul reducere factura- in cazul in care este valabila o politica de discount valoare, se verifica valoarea discount-ului calculat; - Copiere document- permite copierea unui document existent sau inregistrat intr-un nou document deschis, pentru usurinta in operare; - Mutare linii negative- nu se foloseste; - Expandare LM- nu se foloseste; - Lansare- se schimba status-ul documentului in Lansat si nu mai sunt permise modificari; - Redeschidere- se redeschide un document Lansatpentru a fi operate modificari; Butonul Inregistrare: - Raport test- se vizualizeaza inainte de inregistrare documentul, pentru a se verifica corectitudinea datelor introduse; - Inregistrare- Cu aceasta optiune se valideaza definitiv, fara posibilitate de modificare, documentul introdus; - Inregistrare si imprimare- valideaza si tipareste documentul; - Inregistrare lot- nu se foloseste; -

Introducere Note de credit / Stornarea documentelorDocumentele de stornare vanzare se introduc in modulul Vanzari Creante/ Note de Credit. Modalitatea de introducere/ completare este identica cu introducerea unui document de vanzare. Diferenta consta in optiunea Corectie in sectiunea General/ Tab-ul General a documentului care trebuie sa fie validata:

19

O facilitate in inregistrarea documentelor este functia de copiere- Butonul dreapta jos: Functii/ Copiere Document. Cu aceasta functie se genereaza un document de storno dintr-un alt document existent. Cand se storneaza? - cand se storneaza o factura de vanzare existenta; - cand se inregistreaza un bon de consum- in acest caz, valoarea documentului este zero, adica vanzare cu valoare zero;.

Documente de vanzare- particularitatiOferteAcest meniu foloseste la introducerea cererilor de oferta de pret de la clienti si se acceseza din modulul Vanzari si Marketing -> Procesare Comenzi -> Oferte. Modalitatea de introducere si functionalitatile sunt aceleasi ca la orice document de vanzare, detaliat anterior. Particularitati: Sectiunea General- Tab-ul General: - Data comanda- nu se completeaza la introducerea ofertei; - Data document- reprezinta data ofertei; - Data livrare solicitata- reprezinta data de livrare solicitata informativ; - Numar comanda client- nu se completeaza la introducerea ofertei;

20

-

Numar livrare client- nu se completeaza la introducerea ofertei;

La sfarsit, folosind butonul Imprimare se poate tipari oferta si trimite pe e-mail sau fax la client Cand clientul a trimis cererea de comanda, se redeschide oferta, se completeaza campurile care nu s-au completat la introducere: data comanda, nr. comanda client, preturile se actualizeaza, etc. La sfarsit se apasa butonul dreapta- jos: Intocmire comanda si oferta actualizata cu date de comanda, va fi transferata in meniul comenzi.

Comenzi GeneraleAcest meniu foloseste la introducerea comenzilor generale de vanzare pe locatii/ gestiuni:

21

Modalitatea de introducere este prezentata la introducerea unui document de cumparare. Fata de modul de operare prezentat anterior, trebuiesc completate datele privind comanda (nr. comanda, data comanda, etc) Dintr-o comanda generala se poate folosi butonul dreapta- Intocmire comanda si se va genera comanda de cumparare, partiala sau integrala, catre aprobare; OBS: Spre deosebire de oferta, comanda generala nu este transferata in comanda, ci din comanda generala se genereaza comanda de vanzare. In timp ce oferta nu se mai regaseste in sistem, comanda generala ramane in sistem.

ComenziIn acest meniu se regasesc: Mentiuni: - Comenzile generate din oferte; - Comenzile generate din comenzi generale; - Comenzile generate prin butonul Functii/ Copiere document; - Comenzile introduse manual cum am prezentat la sectiunea Introducere documente de cumparare; - Comanda se tipareste si se trimite la furnizor pe fax/ e-mail/ posta, etc. - Comanda de vanzare va ramane in acest meniu pana la sosirea facturii de la client. Cand soseste factura de la client, comanda se va redeschide si se va valida ca si factura (cu tasta F11) dupa ce in prealabil au fost actualizate campurile (ex: Nr. document extern, data scadenta factura, cantitatile, etc);

22

Urmarirea creantelor clienti:Se realizeaza in fereastra Intrari registru clienti. Aceasta se acceseaza din fisa clientului, apasand butonul Client- Intrari registru client. Se va afisa lista tuturor tranzactiilor efectuate in legatura cu clientul respectiv: facturi de vanzare, incasari, stornari. Selectarea liniilor ce reprezinta facturi: - Se da click pe coloana Tip operatie - Se apasa tasta F7, si se alege Factura in campul afisat. - Validati filtrul apasand OK. Vor fi selectate doar facturile din multimea de tranzactii efectuate de clientul respectiv. Urmarirea facturilor neincasate: Facturile neincasate se recunosc dupa bifa din campul Deschis. Daca pe linia facturii campul Deschis nu contine bifa, inseamna ca factura respectiva a fost imperecheata cu o incasare. Pentru a afisa doar facturile deschise, se procedeaza astfel: - Se da click pe coloana Deschis - Se apasa tasta F7, afisandu-se campul dupa care se va face filtrarea. - Se completeaza cu Da/Yes pentru a afisa facturile neplatite inca, sau cu Nu/No pentru a afisa cele platite. Dupa vizualizarea rezultatului, inlaturati filtrul. Urmarirea scadentei facturilor: Pentru a afisa lista facturilor neincasate pana la data curenta se procedeaza ca la punctul anterior. In plus, pentru a vizualiza situatia facturilor scadente la o data anume, neincasate, trebuie filtrat campul Data scadentei. Se procedeaza astfel: - Se afiseaza lista cu facturile neincasate, procedand ca la punctul anterior - Se da click pe coloana Data scadenta si se apasa F7. In fereastra ce se va deschide se completeaza criteriul de filtrare a datei, de exemplu: