+ All Categories
Home > Documents > Mg. Proiectelor

Mg. Proiectelor

Date post: 05-Oct-2015
Category:
Upload: manu
View: 26 times
Download: 0 times
Share this document with a friend
29
I. Astfel, cuvântul proiect provine din latinescul projectus şi conform Dicţion Explicativ al Limbii Române are mai multe înţelesuri, p urmtoarele! " plan sau intenţie de a întreprinde ceva, de a or#ani " prima form a unui plan &economic, social, financiar discutat şi aprobat pentru a primi un caracter ofici (n materialul editat de )undaţia pentru De$voltar De$voltarea Organizaţiilor Neguvernamentale - pentru conce sunt date urmtoarele înţelesuri ! .-ândire anticipativ orientat ctre un scop, având sc imbri, percepute ca favorabil pentru cel ce int /.Documentaţie te nic şi financiar, ri#uros alctuit reali$a un sistem oarecare cu caracteristici şiniveluri de performanţ predeterminate şi cu riscuri limitate. 0.1roiect 2 activitate care are un început şi controlat şi are drept scop o sc imbare. II. 1entru cuvântul management care provine de en#le$escul mana#ement Dicţionarul Explicativ al Limbii Române reţine urmtoar sensuri ! " activitatea şi arta de a conduce, " ansamblul activitţilor de or#ani$are, de c întreprinderilor, " ştiinţa şi te nica or#ani$rii şi conducerii une
Transcript

I. Astfel, cuvntul proiect provine din latinescul projectus i conform Dicionarului Explicativ al Limbii Romne are mai multe nelesuri, pentru noi fiind interesante urmtoarele: plan sau intenie de a ntreprinde ceva, de a organiza, de a face un lucru; prima form a unui plan (economic, social, financiar, etc.) care urmeaz s fie discutat i aprobat pentru a primi un caracter oficial i a fi pus n aplicare.n materialul editat de Fundaia pentru Dezvoltarea Societii - Centrul pentru Dezvoltarea Organizaiilor Neguvernamentale - pentru conceptul de proiect sunt date urmtoarele nelesuri:1. Gndire anticipativ orientat ctre un scop, avnd n vedere producerea unei schimbri, percepute ca favorabil pentru cel ce intenioneaz s o produc.2. Documentaie tehnic i financiar, riguros alctuit, pe baza creia se poate realiza un sistem oarecare cu caracteristici i niveluri de performan predeterminate i cu riscuri limitate.3. Proiect = activitate care are un nceput i un sfrit, este planificat i controlat i are drept scop o schimbare.II. Pentru cuvntul management care provine de englezescul management Dicionarul Explicativ al Limbii Romne reine urmtoarele sensuri: activitatea i arta de a conduce, ansamblul activitilor de organizare, de conducere i de gestiune a ntreprinderilor, tiina i tehnica organizrii i conducerii unei ntreprinderi.

n literatura de specialitate managementul este definit ca meseria care const n a conduce, ntr-un context dat, un grup de oameni cu scopul de a atinge n comun obiective conforme finalitilor organizaiei de apartenen De aici se pot trage cel puin 5 concluzii:1. Managementul este o meserie: deci o activitate practic ce regrupeaz un ansamblu de experiene, cunotine tehnice i relaionale. Nu este vorba aici nici de un proces abstract, nici de teorie.2. Aceast meserie const n a conduce. A conduce trebuie perceput ca un termen generic pentru a desemna diferite stiluri de management care sunt posibile.3. Meseria n cauz se exercit ntr-un context dat; este vorba aici de mediul economic, politic, social, tipul de cultur dominant, mentalitile, tradiiile ce determin apariia unor constrngeri/oportuniti specifice.4. Managementul presupune totodat a conduce un grup de oameni; nu trebuie deci confundat managementul cu simplul fapt de a avea un grup de oameni n subordine.5. Managementul vizeaz atingerea n comun a unor obiective conforme cu finalitile organizaiei.

Mai general se poate defini managementul de proiect ca activitatea ce are drept scop conducerea realizrii unui plan. Din aceast definiie pot fi trase trei concluzii:1. Managementul de proiect este o activitate cu un scop specific2. Managementul de proiect se refer la conducerea activitii de realizare a unui plan.3. Managementul de proiect se desfoar n timp din momentul n care este nceput activitatea de elaborare a planului care urmeaz a fi realizat i ine pn n momentul realizrii evalurii finale vis-a-vis de activitile derulate i de succesul/impactul proiectului.

O alt definiie la care subscriem are n vedere faptul c managementul proiectelor: este procesul prin care managerul proiectului planific i controleaz etapele i activitile proiectului i resursele pe care organizaia le pune la dispoziia proiectului.

CE ESTE UN PROIECT ? Un grup de activiti interdependente, ntreprinse ntr-o succesiune logic, ntr-un interval limitat de timp, pentru obinerea unor rezultate bine precizate, necesare pt. a satisface obiective clare.

Un alt termen des folosit n acest domeniu este fundraising, un echivalent al su n limba romn ar fi strngere de fonduri, nelegndu-se prin acesta activitatea de strngere de fonduri necesar pentru a implementa un proiect. n perioada actual amploarea activitilor de fundraising a crescut foarte mult i chiar se poate spune c este una dintre cele mai importante activiti desfurate de un manager de proiect.

Cerere de finanare este formularul care trebuie completat pentru a obine o finanare nerambursabil. Nu exist un document standard de acest fel acestea difer n funcie de finanator n parte. De obicei, cererea de finanare este unul dintre documentele din pachetul informativ ce se acord celor care sunt interesai de finanri.Finanator persoana sau organizaia care acord finanare proiectului elaborat de ctre o organizaie sau o comunitate.Contribuie local reprezint aportul persoanei/organizaiei sau al comunitii care elaboreaz i gestioneaz proiectul. Aceast contribuie poate fi n bani i atunci spunem c este o contribuie local/proprie financiar sau poate consta din folosina bunurilor i aportul n munc al solicitantului proiectului i atunci vorbim de contribuie n natur.Program - reprezint un cadru instituional care sprijin proiecte ce converg spre un obiectiv general. Prin concluzie putem spune c mai multe proiecte formeaz un program.

II. Management de proiecte

n literatura de specialitate activitatea de management de proiect este mprit n patru etape/faze: concepia planificarea implementarea ncheiere/evaluare

II.1. ConcepiaPrima etap n cadrul activitii de management de proiect const din clarificarea ideii care va sta la baza propunerii de proiect. Aici la acest punct trebuie definit Ce vrem s facem? Cu cine vrem s lucrm? Cum vrem s facem? De ce resurse avem nevoie? Este necesar ca n aceast etap s acionm n concordan cu strategia organizaiei sau a comunitii pe care o reprezentm. n caz contrar se poate vorbi despre un proiect punctual care nu se ncadreaz n strategia organizaional, ci vine n ntmpinarea unei nevoi de moment identificate la nivelul organizaiei sau a comunitii sau ca rspuns a unei posibiliti de finanare.Concepia reprezint deci etapa n care se identific necesitile i se estimeaz resursele disponibile. n funcie de acestea se stabilesc proiectele care trebuie elaborate i obiectivele ce trebuie urmrite.

II. 2. PlanificareaA doua faz a activitilor n cadrul managementului de proiect este planificarea. n cadrul acestei etape se ia decizia privind abordarea organizaional ce va fi adoptat i se trece la elaborarea proiectului i transpunerea acestuia pe structura cererii de finanare dac exist un asemenea document. Dup ce n etapa precedent am identificat proiectele necesare ncepem activitatea de fundraising. Una dintre cele mai rspndite metode de acordare a unui sprijin pentru proiectele noastre este tehnica acordrii de finanare pe baza cererii de finanare.nfiinare de birouri, are 15 documente cum ar fi:-Ghidul Solicitantului,-Cererea de finanare,-Formularul de buget,-Matricea logic a proiectului,-Prezentarea ratelor privind diurnele,-Modelul de contract ce va fi completat ntre finanator i beneficiar,-Model de CV,-Declaraia de imparialitate,-Rolul asociaiei naionale a BCC.-Lista oraelor unde exist BCC,-Condiii generale,-Proceduri pentru contractare,-Cererea de plat,-Identificare financiar,-Manual de identitate vizual.Dup consultarea citirea cu atenie - a pachetului informativ pasul urmtor const din completarea formularului de finanare. CEREREA DE FINANTAREn cele ce urmeaz vom ncerca s prezentm pe scurt modul de elaborare al fiecrui element al unei cereri de finanare. Primul element ce trebuie s se regseasc n orice cerere de finanare este titlul proiectului i denumirea beneficiarului proiectului.Din acest scop cei care evalueaz proiectul pot s trag urmtoarele concluzii:-este un proiect de dezvoltare rural i,-prin acest proiect se propune mbuntirea calitii resurselor umane implicate n procesul dezvoltrii rurale.Un alt element care se regsete n cererile de finanare n mod obligatoriu este/sunt obiectivul/obiectivele proiectului.n ultima parte a cererii de finanare trebuie demonstrat modalitatea de continuare a proiectului dup terminarea finanrii solicitate.

Bugetul de cheltuieli al unui proiect va fi elaborat pe mai multe coloane din care s reias unitatea de msur folosit, numrul acestor uniti, costul cu aceste uniti, costul total i n final, defalcat contribuia solicitantului i contribuia solicitat prin aceast cerere.

Principalele capitole din orice buget sunt urmtoarele:a) resurse umane aici intr costurile privind salariile, diurnele att cele ale personalului implicat n proiect (coordonator de proiect, asistent/asisteni de proiect), ct i ale personalului auxiliar (secretar, contabil) sau ale specialitilor (lectori, consultani).b) transport la aceast categorie sunt incluse cheltuielile de transport necesare pentru buna desfurare a proiectului.c) cheltuieli cu echipamentele aici se introduc costurile necesare cu cumprarea sau nchirierea echipamentelor. Este vorba de echipamentele care sunt necesare n derularea proiectului, prin urmare aceste echipamente deriv din caracterul acestuia.d) costuri de birou se refer n principal la cheltuielile necesare cu ntreinerea biroului. Se pot include aici cheltuieli ce vizeaz att chiria birourilor, ntreinerea acestora, costuri cu asigurarea serviciilor (internet, telefon, fax), consumabile.e) alte cheltuieli pot fi introduse la aceast categorie i se refer la cheltuielile privind publicaiile, evaluarea proiectului, organizarea unor evenimente (conferine, seminarii).

n cadrul literaturii de specialitate funciei de planificare a bugetului i se atribuie urmtoarele caracteristici:1.Bugetul cuantific activiti adic le confer valoare n bani.2.Bugetele dirijeaz cheltuielile astfel nct resursele s fie cheltuite numai pentru activiti care sprijin obiectivele proiectului.3.Bugetele identific ce resurse sunt necesare i cnd sunt solicitate4.Bugetele permit examinarea obiectivelor i activitilor unui proiect din punct de vedere al costului lor actual5.Bugetele clarific relaia dintre cheltuielile directe necesare derulrii proiectului i cheltuielile de susinere sau administrative (chirie, personal de specialitate, etc.)6.Un buget realist i actualizat permite evaluarea financiar a proiectului.

Paii care trebuie parcuri n elaborarea unui buget pentru o cerere de finanare sunt urmtorii:-stabilirea perioadei de lucru pentru fiecare etap i pentru proiectul n ansamblu-realizarea estimrilor pentru toate costurile-estimarea valorii cheltuielilor-estimarea veniturilor-justificarea cheltuielilor prin intermediu bugetului narativ.

II.3 Implementarea proiectuluiPn acum au fost prezentate modul de concepere i elaborarea proiectelor care sunt necesare organizaiei/ comunitii pe care o reprezentm. A treia etap n evoluia oricrui proiect const din implementarea acestuia. Activitile manageriale corespunztoare celei de-a treia etape n existena unui proiect constau din utilizarea resurselor materiale i umane n conformitate cu planul de activiti stabilit pentru ndeplinirea dezideratelor propuse n etapele anterioare. Prin urmare putem spune c n aceast etap putem identifica cinci mari tipuri de activiti manageriale:-managementul activitilor,-managementul financiar,-managementul resurselor umane,-relaia cu finanatorul/finanatorii,-relaia cu beneficiarii.

A)Managementul activitilor. Una dintre primele reguli pentru managerul de proiect const din cunoaterea cu exactitate a proiectului pe care l conduce. Implicit din acest lucru reiese c acesta cunoate cu exactitate activitile pe care urmeaz s le implementeze n cadrul proiectului. Rolul principal pe care l are managerul de proiect este coordonarea echipei de proiect pentru realizarea activitilor prevzute.B)Managementul financiar. O alt component a activitii managerului de proiect const din managementul financiar folosit n perioada implementrii. i aici activitatea ncepe din momentul elaborrii proiectului cnd se stabilete necesarul de resurse i disponibilul de resurse. Prin resurse necesare se nelege att cele care vor fi atrase prin proiect ct i contribuia proprie a solicitantului. n aceast situaia managerului de proiect i rmn dou posibiliti: prima este obinerea cotei 0 de TVA, a doua este pltirea n avans a acestei taxe i recuperarea ulterioar a acestuia. Primul pas n asigurarea managementului financiar de succes este participarea coordonatorului de proiect la elaborarea bugetului sau cunoaterea foarte bine a acestuia. Urmtorul pas este reprezentat de cunoaterea cu exactitate a procedurilor financiare aplicate de ctre finanator.

C)Managementul resurselor umane. Activitatea de management de proiect presupune coordonarea unei echipe de lucru. De aici deriv o serie de provocri la adresa coordonatorului. Elementele pe care orice manager de proiect trebuie s le trateze cu maxim seriozitate sunt reprezentate de:-detalierea sarcinilor avute pentru fiecare membru al echipei de proiect,-evaluarea periodic a rezultatelor obinute de fiecare membru al echipei,-motivarea personalului,-cointeresarea profesional i financiar a membrilor echipei de proiect.

D)Relaia cu finanatorii. Este una dintre prioritile avute de ctre managerul de proiect. Existena unei bune relaii de colaborare cu finanatorul poate ajuta la rezolvarea multora dintre problemele care se ivesc pe parcursul implementrii. Stabilirea de relaii personale ntre staff-ul propriu i cel al finanatorului este o iniiativ necesar.

E)Relaia cu beneficiarii. Beneficiarii, sau n limbaj de managementul proiectelor- grupul int , trebuie consultai despre utilitatea proiectului pe tot parcursul derulrii. Motivul pentru care este elaborat un proiect se refer la apariia unei necesiti la nivelul grupului int iar proiectul vine n ntmpinarea acestor nevoi.

II. 4. Evaluarea/sfritul proiectuluin aceast etap din viaa unui proiect se ncheie angajamentele avute cu finanatorii i se face evaluarea financiar legat de utilitatea proiectului. n aceast etap cea mai important activitate ce revine managerului de proiect este legat de realizarea raportului final financiar i a celui narativ.O alt activitate ce va fi realizat n aceast etap se refer la stabilirea modalitilor prin care proiectul va fi continuat ulterior.Tot aici se realizeaz evaluarea proiectului. Evaluare reprezint emiterea de judeci asupra urmtoarelor aspecte:-dac s-au atins obiectivele urmrite prin proiect,-dac resursele (umane, financiare) au fost bine folosite, -dac calitatea activitilor a fost corespunztoare.

Pentru a avea o evaluare eficient este nevoie de ndeplinirea a 3 cerine eseniale:-obiectivele proiectului s fie clare echipei de proiect de la bun nceput,-monitorizarea trebuie s se efectueze pe parcursul ntregului proiect, iar informaiile trebuie culese i prelucrate cu grij,-rezultatele evalurii trebuie s produc schimbri la nivelul abordrii organizaionale.

Activitatea propriu-zis de evaluare este realizat n trei etape distincte:1.pre-evaluare: este realizat planificare activitii de evaluare. Se stabilete De ce se face? Pentru cine se face? Ce este evaluat? De ctre cine este realizat? Planul de aciune al evalurii.2.implementarea evalurii: se colecteaz informaiile pe baza crora se face evaluarea, se analizeaz acestea i se prezint rezultatele.3.post-evaluare: se obine acordul asupra recomandrilor care reies din evaluare.

III. Fundraisingn cadrul procesului de management de proiect o activitate cu o nsemntate deosebit este reprezentat de fundraising atragerea fondurilor prin intermediul proiectelor.

Pentru asigurarea succesului unei campanii de atragere de fonduri trebuie ndeplinite anumite condiii: existena unui proiect scris solicitarea unei donaii baz de date cu posibili finanatori alocarea de timp pentru atragerea fondurilor alocarea de bani pentru atragerea fondurilor existena unei echipe specializate n atragerea fondurilor.

n literatura de specialitate s-au identificat zece pai necesari pentru a putea asigura succesul unei campanii de fundraising. Aceti pai sunt urmtorii:-Cunoaterea principiilor de baz ale marketing-ului-Cunoaterea climatului general n care se desfoar atragerea de fonduri.-Elaborarea proiectului pentru care se solicit finanarea.-Implicarea ntregii echipe n cadrul activitii.-Efectuarea unui studiu de pia.-Alegerea planului de lucru.-Studierea potenialilor finanatori-Comunicarea i implementarea planului de lucru-Solicitarea finanrii-Rennoirea solicitrii.

1. Cunoaterea principiilor de baz ale marketing-uluiO abordare profesional a procesului de atragere a fondurilor ncepe prin a contientiza c relaia donator-beneficiar este reciproc. Finanatorul are dreptul de a primi ceva n schimbul donaiei sale. n concluzie, trebuie prezentat n aa fel cererea noastr nct finanatorul s contientizeze avantajul su prin participarea la finanarea acestui proiect.

2. Cunoaterea climatului general n care se desfoar atragerea de fondurintr-o activate de fundraising este bine s se porneasc de la o cunoatere n detaliu att a factorilor interni care aparin de organizaia reprezentat, ct i a factorilor externi acesteia. Printre factorii interni menionm disponibilitatea organizaiei de a atrage fonduri, echipa care ne st la dispoziie, sistemul de management aplicat, planificarea strategic la nivel organizaional. Printre factorii externi care influeneaz activitatea de atragere de fonduri putem aminti: cadrul legal, fiscal, indici demografici. Dac nu se ine cont de toate aceste elemente interne sau externe organizaiei riscm s periclitm ansele strategiei de fundraising adoptate.

3. Elaborarea proiectului pentru care se solicit finanareNici un finanator nu va accepta s acorde sprijin pentru o organizaie dac inteniile acestuia nu vor fi prezentate n detaliu. Modul cel mai indicat de prezentare a conceptului pentru care solicitm finanare este proiectul ale crui elemente au fost tratate distinct n prima parte a acestui material. Elementele care trebuie s se regseasc obligatoriu sunt scopul, obiectivul/le i activitile pentru care se solicit finanarea.

4. Implicarea ntregii echipe n cadrul activitiiActivitatea de management de proiect n general i cea de fundraising n special se bazeaz pe munca n echip. Se poate spune c acestea reprezint o activitate n care implicarea fiecrui membru al echipei, ncepnd cu structura de conducere i continund cu personalul executiv, este necesar i util.

5. Efectuarea unui studiu de piaPrin studiu de pia nu nelegem efectuarea unei cercetri economice ci, ne referim la faptul c posibilii finanatori pentru proiectele pe care le elaborm pot proveni din medii diferite. n aceast etap se trec n revist aceti posibili finanatori care pot fi: agenii guvernamentale, firme private, regii autonome, fundaii, asociaii, cultele religioase i chiar persoane fizice.

6. Alegerea planului de lucrun aceast etap se stabilesc modalitile de abordare ale fiecrui finanator n parte i se decide dac se vor solicita banii pentru ntregul proiect/program sau numai o co-finanare pentru o activitate distinct. Printre strategiile de abordare se numr solicitrile directe, cererile de finanare, evenimentele speciale, cererile de sponsorizare.

7. Studierea potenialilor finanatoriPentru identificarea finanatorilor poteniali este nevoie de un studiu de pia care s identifice cei mai interesani finanatori. Se poate chiar propune celor care desfoar asemenea activiti alctuirea unei baze de date cu finanatorii care ofer sprijin n domeniile de interes. Pentru reuita unui proiect/program se sugereaz stabilirea unor relaii personalizate ntre membrii celor dou echipe (solicitant finanator).

8. Comunicarea i implementarea planului de lucruOdat realizat planul de lucru privind contactarea finanatorului/finanatorilor, se trece la implementarea acestuia. n aceast etap o foarte mare importan i se acord procesului de comunicare, precum si modalitilor de eficientizare ale procesului n sine. Comunicarea se realizeaz ntre solicitant i finanator, dar i ntre solicitant i beneficiar (n cazul n care acetia nu coincid) i ntre solicitant i parteneri. Orice probleme ce pot aprea n cadrul relaiilor de comunicare pot afecta n mod direct succesul campaniei de strngere de fonduri.

9. Solicitarea finanriiToate etapele menionate mai sus fiind parcurse nu ne rmne altceva de fcut dect solicitarea finanrii. Trebuie s se aib n vedere ca documentaia care va fi pus la dispoziia finanatorului s conin toate informaiile necesare i s corespund cerinelor formulate de acesta.

10. Rennoirea solicitriin momentul n care iniiem o nou campanie de atragere de fonduri trebuie acordat o atenie deosebit finanatorilor care au mai sprijinit organizaia pe care o reprezentm. ansele de a obine o nou finanare sunt foarte mari, firete n condiiile n care precedentele colaborri s-au desfurat fr a ntmpina probleme (ne gndim aici la incapacitatea de a derula proiectul sau, i mai ru la deturnare de fonduri). i din punctul de vedere al finanatorului este mult mai comod i sigur colaborarea cu un solicitant cu care s-au stabilit deja contacte.

III.1 Rolul structurii organizaionale n atragerea de fonduri

Aceast noiune de grad intern de pregtire cuprinde mai multe elemente ale vieii organizaionale: structura de conducere managementul financiar sistemele de management al informaiei resursele umane

a)Structura de conducere: Chiar dac nu este implicat n mod direct n activitatea de strngere a fondurilor, rolul personalului de conducere este esenial: implicarea n elaborarea planului de atragere a fondurilor (mpreun cu angajaii organizaiei i eventualii consultani). Prin aceast implicare structura de conducere legitimizeaz orice solicitare de fonduri eliminnd de la bun nceput semnele de ntrebare legate de posibilele deturnri de fonduri (deloc de neglijat ntr-o societate marcat de suspiciune i scindare).b. Managementul financiar Alturi de relaiile externe, managementul financiar reprezint componenta cea mai puternic legat de activitatea de atragere a fondurilor ajutnd organizaia n atingerea misiunilor ei. Respectarea legilor n vigoare, planificarea i controlul resurselor financiare duc la eficientizarea activitii organizaiei. Un management financiar bun indic de cele mai multe ori o organizaie solid. O organizaie cu un management financiar eficient i poate estima cu uurin costurile pentru diferite activiti, poate elabora un buget anual care reprezint punctul de plecare pentru activitile de atragere a fondurilor.c. Sistemele de management al informaiei Activitile de atragere a fondurilor implic luarea deciziilor pe baza existenei unor informaii complete i complexe: bugete anuale precedente bugete pe diferite categorii de cheltuieli sau proiecte rapoarte ctre diferii finanatori informaii diverse despre finanatori liste de coresponden, baze de date cu finanatori, etcd. Personalul implicat in atragerea fondurilor n mod ideal toi cei implicai ntr-o organizaie sunt implicai i n atragerea fondurilor. Cu toate acestea, necesitatea coordonrii ntregului proces este esenial. Dac n organizaiile dezvoltate exista un fundraiser sau development officer n cele mici sau aflate la nceput coordonarea acestui efort este preluat de ceilali componeni ai organizaiei.

III. 2 Clasificarea surselor de finantaren funcie de localizarea geografic a finanatorului se pot distinge dou categorii majore: Surse interne de finanare Surse externe de finanaren funcie de localizarea geografic a ariei de sprijin distingem proiecte: Interne Externe Mixte (internaionale).

Tipuri de finanatori:-Fundaiile individuale sau familiale sunt nfiinate prin contribuia unor filantropi individuali sau a unor familii care de cele mai multe ori exercit o influen foarte puternic, direct sau indirect asupra distribuirii fondurilor. Multe din aceste fundaii sunt stabilite printr-o motenire important, la care apoi pot contribui i ceilali membri ai familiei.-Fundaiile corporaiilor sunt nfiinate de ctre firmele mari, contribuiile anuale fiind dependente de profitul firmei. De cele mai multe ori directorul executiv este unul din angajaii companiei care poate avea i alte ndatoriri n domeniul relaiilor publice sau comunitare. Exemple: IBM Foundation, AT&T Foundation, Mitsubishi Electronic America Foundation, Sega Foundation.-Fundaiile comunitare sunt nfiinate prin contribuia unor numeroase persoane fizice i juridice dintr-o anumit comunitate (localizat geografic) i care i limiteaz sprijinul financiar la acea comunitate. Cu toate c cererile de finanare sunt aprobate de comitetul de evaluare al fundaiei, muli finanatori i menin un anumit control asupra fondurilor pe care le pun la dispoziie. Exemple: Healthy City Foundation (Polonia), Bay Area Foundation (San Francisco), Fund for the City of New York.-Fundaiile mixte i obin fondurile att de la bugetul de stat, ct i din surse particulare sau comerciale. Domeniile n care ele acord finanare trebuie s fie de interes foarte larg, cu un beneficiu public evident, dat fiind faptul c o parte din bani vin practic de la contribuabili. Exemple: National Science Foundation (Statele Unite), International Research Exchange Network, German Marshall Fund of the United States, Centrul Regional pentru Protectia Mediului (REC).-Ageniile guvernamentale utilizeaz fonduri provenite de la bugetele de stat, deci n final de la contribuabil. Dezavantajul const n faptul c modul de accesare poate fi uneori dificil i birocratic, scopurile lor avnd uneori i un determinism politic. ntreg procesul, de la naintarea cererii i pn la finanare, poate dura mai mult de un an. Printre avantaje se numr faptul c fondurile de care dispun sunt foarte mari i au n vedere finanarea unor domenii destul de diverse. Exemple: British Know How Fund, Programul PHARE, Agentia Statelor Unite pentru Dezvoltare Internationala (USAID).-Programele internaionale sunt orientate spre finanarea unui anumit domeniu la nivel internaional. n general au aceleai avantaje i dezavantaje ca i cele ale ageniilor guvernamentale, avnd n vedere c sursa banilor este guvernamental (de la guvernele naionale). Exemple: Danube Environmental Program, Black Sea Environmental Program, Center for Development and Population Activities.-Programele guvernamentale se adreseaz unor probleme deosebite la nivel naional. Astfel poate fi abordat reintegrarea omerilor, situaia copiilor, probleme de mediu, tineretul, etc. n general aceste programe sunt gndite pentru a putea fi uor accesate de ctre organizaiile neguvernamentale.-Asociaiile religioase pot i ele finana diferite tipuri de proiecte. Fie c este vorba de asociaii ale unor culte, fie c este vorba de o anumit biseric ele pot fi surse de finanare importante n domenii ca serviciile sociale, protecia mediului, grupuri defavorizate, minoriti. Exemple: AIDROM, Biserica Luteran.-Alte instituii pot pune i ele la dispoziie diferite programe de finanare. Aici poate fi vorba de instituii de nvmnt sau cercetare, instituii din domeniul culturii sau artei. Exemplu: Granturile Academiei Romne.-Organizaiile neguvernamentale reprezint uneori un sponsor deloc de neglijat. Exista ONG-uri dezvoltate care colecteaz fonduri pe care apoi le doneaz pentru proiecte mai mici. Finanarea se face de cele mai multe ori n aceleai domenii de activitate cu al organizaiei donatoare, sumele putnd varia de la civa dolari pn la zeci de mii de dolari. Exemple: World Wide Fund for Nature, Friends of the Earth, International Womens Association-Firmele constituie un finanator deosebit de important. Ele pot asigura fondurile necesare pentru bugetul de baz, pentru investiii sau echipamente. Este mult mai uor s se obin sponsorizri de la firme ca fonduri nerestricionate, dect obinerea lor de la o fundaie sau un program de finanare naional sau internaional. n plus nu trebuie neglijate nici donaiile n bunuri sau servicii pe care le pot face diferite firme.-Persoanele particulare ntr-un numr mare pot asigura sume substaniale. Principala metod de accesare a acestei surse de finanare o reprezint solicitrile directe.

III. 3 Elemente de planificare a unei campanii de atragere a fondurilorO abordare profesional pentru colectarea de fonduri implic o bun pregtire, pentru aceasta fiind esenial: existena unui plan strategic al solicitantului existenta unui buget detaliat al solicitantului

n crearea unei strategii de obinere a fondurilor trebuie luate n calcul urmtoarele cinci elemente:-Posibilitatea de aciune pe termen lung-Existena unor surse de finanare variate care asigur stabilitate proiectelor derulate-Cunoaterea ciclul financiar al instituiilor finanatoare-Alocarea optim a fondurilor-Modalitate eficient de atragere a fondurilor.

III. 4. Metode de atragere a fondurilorPentru activitatea facilitatorilor comunitari se pot identifica trei metode principale de atragere a fondurilor:-prin intermediul cererilor de finanare-prin metoda direct mail (solicitare direct),-prin organizarea de evenimente speciale.

Finanarea prin intermediul cererilor de finanare: Cererile sau propunerile de finanare sunt adresate unei organizaii finanatoare care poate fi o fundaie, o asociaie, un program guvernamental sau internaional. De cele mai multe ori o cerere de finanare este destinat finanrii unui program/proiect/activitate, pentru achiziionarea unor bunuri, operaiunilor curente sau dezvoltrii unei organizaii/comuniti.

Principalii pai care trebuie parcuri n elaborarea unei cereri de finanare sunt:-identificarea subiectului pentru care se cere finanarea-planificarea activitilor i bugetului-identificarea surselor de finanare-scrierea propunerii de finanare.

Tipuri de evenimente speciale-Baluri/Dineuri/Petreceri: Organizarea unor astfel de evenimente, ntr-o atmosfer relaxant, cu persoane care pot oferi ajutor i sprijin, reprezint un real ctig pentru organizaia/comunitatea respectiv identificnd astfel surse noi de finanare.-Bazaruri/Tombole/Licitaii: O alt modalitate de atragere de noi fonduri este reprezentat de organizarea unor evenimente de tip tombole sau licitaii, n care originalitatea i spiritul comercial dintr-o organizaie pot atrage dup sine persoane importante interesate n a contribui financiar sau logistic n promovarea obiectivelor respectivei organizaii.-Spectacole/Concerte: n acest domeniu se poate spune c s-a ncercat aproape totul i c aproape totul merge dac este bine organizat. De la spectacole cu deinui i pn la concertele de binefacere cu participarea unor vedete cu o publicitate corespunztoare evenimentului, ansele de reuit sunt asigurate.

Ce nseamn Metoda Cadrului Logic (LFA)Metoda Cadrului Logic sau LFA (logical framework approach) este un instrument de planificare i management folosit pentru proiectele de dezvoltare. Aceast metod a fost adoptat pentru prima oar ca instrument de planificare pentru activitile de dezvoltare desfurate peste ocean de ctre USAID, la nceputul anilor 70. Toate Programele de finanare PHARE ale Uniunii Europene folosesc aceast metodologie n analiza proiectelor. Metoda Cadrului Logic sintetizeaz ntr-un format standard:-ce ncearc s realizeze proiectul;-cum i propune s fac asta; -ce elemente sunt necesare pentru ca succesul proiectului s fie asigurat; -metodele prin care se poate msura evoluia proiectului;-eventualele probleme care pot s apar.

De ce se folosete Metoda Cadrului Logic ?LFA este un instrument extrem de folositor, att pentru planificarea ct i pentru monitorizarea unui proiect. Ea ajut n parcurgerea unui proces util de gndire, impunnd disciplina de a fi specific i clar n privina a ceea ce se dorete a se realiza i cum, dar mai ales n privina sublinierii elementelor de care depinde succesul proiectului i a echipei de management.

n prima faz de elaborare a Matricei Logice trebuie pregtit un rezumat al proiectului. Aceasta presupune s:-defineti Obiectivul general la care contribuie proiectul: este cel pe care doreti s-l realizezi cu ajutorul proiectului, adesea n combinaie cu alii.-defineti Obiectivul care trebuie ndeplinit de ctre proiect: se refer la scopul proiectul. El rezum impactul pe care crezi c-l va avea proiectul. Ar putea descrie cum se va schimba lumea (situaia) ca urmare a obinerii rezultatelor proiectului.-defineti Rezultatele pentru atingerea acestui obiectiv-defineti Activitile pentru obinerea fiecrui rezultat: Activitile definesc CUM va lucra echipa la proiect. La modul general ar trebui s descrise pe scurt ntre 3 i 7 activiti care trebuie realizate pentru a obine fiecare Rezultat propus pentru ndeplinirea obiectivului. Asigur suficiente detalii pentru a defini strategia de realizare a fiecrei Activiti, i pentru a asigura baza pentru analiza proiectului (Grafic de lucru, graficul activitilor, grafic Gantt).- verifici logica pe vertical cu testul Dac/Atunci: Structura Matricei Logice este bazat pe conceptul Cauz i Efect. Dac se ntmpl ceva sau se obine ceva, atunci altceva va rezulta.Prin definiie, fiecare proiect descris de o Matrice Logic se bazeaz pe efectul logic Dac/Atunci sau Cauz-Efect.- defineti Supoziiile pentru fiecare nivel:-defineti Indicatorii de Verificare a Obiectivelor (IVO) pentru Obiectivul general, apoi pentru Obiectivul proiectului, apoi pentru Rezultate, apoi pentru nivelul Activitilor;-defineti Mijloacele de Verificare (MV).-aloci costuri pentru Activiti: pregteti Bugetul Proiectului;-verific Matricea Logic folosind Lista de Verificare a Proiectului (Concepiei);-revizuiete concepia Matricei Logice n lumina experienei precedente .

Supoziiile pot descrie condiii naturale importante, cum ar fi ploi cu debite de 20 l/m.p. ntre lunile Mai i Octombrie. Pot fi factori umani cum ar fi lipsa grevelor pe perioada nceperii proiectului, aprobarea bugetului la timp, dorina fermierilor de a ncerca metode noi, dorina fermierilor de a utiliza un nou mecanism de credit.

Greeli frecvente n ntocmirea proiectelorCererile sunt respinse dac: Punctajul obinut este mai mic dect minimul prevzut n Ghidul Solicitantului; n urma analizei financiare, sunt eliminate unele costuri, iar rezultatul este un buget total mai mic dect suma minim admis.

Lista principalelor motive de respingere a proiectelor cuprinde: Nerespectarea criteriilor de eligibilitate i conformitate administrativ; Solicitant, partener sau proiect neeligibil; Capacitate operaional i financiar sczut; Proiect nerelevant; Proiect de slab calitate din punct de vedere tehnic si financiar.

Nerespectarea criteriilor de eligibilitate i conformitate administrativ:Aproximativ 40% din propuneri sunt respinse din cauza neateniei sau a nerespectrii unor reguli simple, de baz. Printre motive, pot fi menionate: -Documentaie incomplet; -Cereri scrise de mn i nu dactilografiate.Exemple: Dac lipsesc documente, tampile, semnturi, dac bugetul este exprimat ntr-o alt moned dect cea menionat n Ghid.

O alt serie de propuneri sunt respinse dac: -Solicitanii nu ntrunesc condiiile stipulate n Ghid (de exemplu au datorii la stat, sunt organizaii care nu au menionate n statut activitile propuse, nu activeaz nici ei nici partenerii lor in regiunea prevzut pentru proiect, sau sunt instituii care, potrivit Ghidului, nu pot solicita finanare);-Partenerii nu i au sediul n Romnia i nici n statele UE, Phare (Bulgaria), Albania, FRY Macedonia, Bosnia-Heregovina, Croaia i Serbia-Muntenegru sau Turcia;-Solicitanii au ncercat s influeneze comisia de evaluare n timpul licitaiei; -Proiectele prezentate nu se refer exclusiv la schema de Dezvoltarea Resurselor Umane, dei prezint, poate, i activiti n acest domeniu;-Proiectele sunt prevzute s aib loc ntr-o alt regiune dect cea n care este depus cererea de finanare; -Propunerea depete durata maxim permis; -Suma solicitat este mai mare dect suma maxim permis; -Solicitantul o firm de profit a mai primit n ultimii trei ani finanri nerambursabile directe, care nsumeaz 100.000 de Euro. Reglementarea Phare nu permite firmelor s acceseze nsumat peste acest plafon.

Sunt depunctate cererile dac: -Solicitanii nu au surse de finanare stabile i suficiente pentru desfurarea activitii;-Solicitanii nu au experiena i competena profesional necesare finalizrii cu succes a proiectului propus;-Solicitanii nu dau dovad de un management financiar sntos n utilizarea eficient a banilor.

Proiect nerelevant:Un proiect nerelevant nu nseamn neaprat un proiect lipsit de importan. Un proiect este considerat nerelevant daca obine mai puin de punctajul minim pentru seciunea Relevan: -nu a reuit s conving evaluatorii ca activitile propuse vor contribui la realizarea obiectivelor programului;-activitile propuse nu sunt relevante pentru nevoile de pe piaa creia i se adreseaz proiectul;-dac nu definete clar nevoile grupurilor-int i ale beneficiarilor finali i nu explic n ce msur proiectul su rezolv o parte din aceste nevoi.

Proiect de slab calitate din punct de vedere tehnic i financiar:Un proiect ar putea fi depunctat i, n competiie cu alte propuneri mai bune, va fi respins dac: -metodologia de lucru las de dorit (activitile descrise sunt considerate nerealiste, planul general al proiectului nu este coerent, indicatorii propui nu sunt verificabili n mod obiectiv);-proiectul este considerat drept lipsit de durabilitate (nu conine diseminarea informaiilor, exist dubii n legtur cu capacitatea organizaiei de a-i pstra structura dup ncheierea proiectului);-bugetul este nerealist, conine costuri neeligibile sau este mult prea mare n comparaie cu rezultatele estimate ale proiectului.

Cele mai frecvente greseli in conceperea unui proiect, dintre acestea sunt:-Cereri scrise de mn i nu dactilografiate. -Lipsa unor semnturi, tampile, date. Cnd se lucreaz contra timp, este fireasc omiterea unei semnturi, a unei date pe un document, sau a numertrii paginilor proiectului, aa cum se cere.-Lipsa unor documente solicitate. n cazul documentelor n format Excel, trebuie verificat dac s-au completat toate paginile existente, nu numai pe cea care apare automat la deschiderea documentului. -Moneda n care este exprimat bugetul. -Instituia nu se ocup cu activiti de tipul celor descrise in proiect. -Solicitantul sau unul din parteneri nu este nici persoan juridic romn i nici dintr-o ar eligibil. -Suma solicitat este mai mare dect suma maxim admis sau mai mic dect suma minim alocat prin program. Este o distincie clar ntre bugetul proiectului i suma solicitat. Bugetul proiectului include att contribuia proprie ct i suma solicitat ca finanare. -Procentajele au fost calculate greit. De exemplu, dac solicitantul trebuie s contribuie cu finanare n proporie de minim 20%, o cofinanare de 19,99% va duce la respingerea proiectului. Comisia de evaluare va lua n considerare procentul care rezult din raportul ntre bugetul proiectului i aportul solicitantului. -Calcularea costurilor duce la o sum diferit de suma total a proiectului. Bugetul trebuie verificat de mai multe ori, pentru a elimina posibilitatea strecurrii unor astfel de greeli. -Durata proiectului depete durata maxim admis prin ghid. Greeala poate aprea i atunci proiectul pentru care se solicit finanare este o component a unui proiect mai amplu, care are o durat mai mare de durata maxim admis.-Beneficiarii i grupul int nu au fost stabilii clar. -Solicitantul a prezentat prea succint experiena pe care o are n domeniu, nu a explicat detaliat ce resurse deine, gndindu-se c, dac este o instituie cunoscut, toat lumea a auzit de capacitatea sa. -Metodologia proiectului este slab punctat atunci cnd activitile prevzute nu contribuie la ndeplinirea obiectivelor propuse, rezultatele estimate nu pot fi msurate sau evaluate, grupurile int nu au legtur cu activitile, atribuiile din proiect nu sunt descrise clar i nici mprite realist ntre membrii echipei sau ntre organizaiile partenere. n acest caz, avem de-a face cu un proiect care nu a fost bine gndit i planificat. -Solicitantul nu i propune s identifice posibiliti realiste de continuare a activitilor i dup ncheierea finanrii i nu explic impactul proiectului pe termen mediu. Bugetul nu este clar, sau include costuri nejustificat de mari in raport cu preul pieei. -Bugetul nu acoper toate activitile propuse, ceea ce poate pune n pericol realizarea proiectului.


Recommended