MECI Y NTCNGP1000.pdf

8/17/2019 MECI Y NTCNGP1000.pdf

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ANTES DE INICIAR


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ARMONIZACIÓNMECI-CALIDAD


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CONTENIDO

1. Objetivos de la Sesión2. Marco Legal para ambos sistemas

3. Generalidades

4. Conceptualización sobre la armonización

5. Elementos de articulación (Principios y su relación)6. Elementos de articulación (Conceptos relacionados)

7. Correspondencia entre el MECI y la Norma Técnica deCalidad NTCGP1000:2009, Productos e Impactosesperados.

8. Orientaciones generales sobre auditorias combinadas.

9. Anexo B Norma Técnica de Calidad


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Establecer los conceptos básicos necesarios para laarmonización del MECI y la Norma Técnica NTCGP1000:2009

Generar en los asistentes la Capacidad para transferir los

conceptos en sus entidades.

1. OBJETIVOS DE LA SESIÓN

Dar a conocer los principios y conceptos básicos sobre elModelo Estándar de Control Interno MECI y la NormaTécnica de Calidad NTCGP1000:2009

Reconocer en el desarrollo de cada uno de los elementos del

MECI los puntos de armonización con la norma técnica decalidad.


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2. MARCO LEGAL PARA AMBOS SISTEMAS


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SISTEMA DE CONTROLINTERNO

SISTEMA DE GESTIÓN DE LACALIDAD

LEY 87 DE 1993

Por la cual se establecen normas para

el ejercicio del control interno en las

entidades y organismos del Estado y se

dictan otras disposiciones.

DECRETO 1599 DE 2005

Por el cual se adopta el Modelo

Estándar de Control Interno para el

Estado Colombiano MECI 1000:2005.

LEY 872 DE 2003

Por la cual se crea el sistema de gestión de la

calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público

y en otras entidades prestadoras de servicios.


Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y

se adopta la Norma Técnica

de Calidad en la Gestión Pública NTCGP

1000:2004


Por medio la de la cual se adopta la

actualización de la Norma Técnica de Calidad

en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.

CONSTITUCIÓN POLÍTICA

Art. 209: La función administrativa está al servicio de los intereses generales.

Art. 269: En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están

obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno.


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1993

(Ley 87)

• Sistema de Control Interno: Busca que todas lasactividades, operaciones y actuaciones del sector público,

así como la administración de la información y de losrecursos, se realicen de acuerdo con las normasconstitucionales y legales y de acuerdo con las metas yobjetivos propuestos.

2003

(Ley 872)

• SGC: Busca dirigir y evaluar el desempeño Institucional entérminos de calidad y satisfacción social en la prestación de losservicios prestados por las entidades. El sistema de gestión dela calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en losprocesos que se surten al interior de ella y en las expectativasde los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones

asignadas por el ordenamiento jurídico vigente.

Estos sistemas pretenden que la Admón. Pública sea cada vez más cercana al

ciudadano y cumpla los fines propuestos con eficiencia, eficacia y calidad.

3. GENERALIDADES


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Sistema de ControlInterno

Sistema de Gestión dela Calidad

Ambos Sistemas buscan contribuir al fortalecimiento delos procesos y optimización en el uso los recursos de lasentidades.

3. GENERALIDADES


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Tanto el MECI como la Norma Técnica reconocen quepara su diseño e implementación es necesario tener

en cuenta:

Marco legal aplicable a la entidad

Tamaño, estructura de la entidad, entorno y susriesgos asociados.

Los productos y/o servicios que proporciona

Los objetivos particulares y los procesos que emplea

3. GENERALIDADES


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MECI:2005 NTCGP1000:2009

Objeto: Orientar a las entidades haciael cumplimiento de sus objetivos y la

contribución de éstos a los finesesenciales del Estado.

Objeto: Mejorar el desempeño ycapacidad de las entidades para

proporcionar productos y/o serviciosque respondan a las necesidades y

expectativas de sus clientes.

Proporcionar una estructura básicapara evaluar la estrategia, la gestión y

los propios mecanismos de evaluación,orientando a la entidad hacia el logro

de sus objetivos y su contribución a los

fines esenciales del Estado.

Permite dirigir y evaluar el desempeñoInstitucional en términos de calidad ysatisfacción social en el desarrollo desu función.

Tres (3) Principios Diez (10) Principios

Estructura: 3 Subsistemas, 9componentes y 29 elementos que lo

desarrollan

Numerales (Debes)

3. GENERALIDADES


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4. CONCEPTUALIZACIÓN SOBRE LA ARMONIZACIÓN

Compatibilidad

Posibilidad de que elcumplimiento de losrequerimientos de unsistema aplique para el otro.

Complementariedad

Concebida como la relaciónsinérgica que se da enalgunos aspectos, dondeunos elementos de una

norma enriquecen yadicionan a la otra.

FACTORES COMUNES Y PUNTOS DE CONVERGENCIA ENTRE

AMBOS SISTEMAS


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MECI

Autocontrol: Es la capacidad que

ostenta cada servidor públicopara controlar su trabajo,detectar desviaciones y efectuarcorrectivos para el adecuado

cumplimiento de los resultadosque se esperan en el ejercicio desu función.

NTCGP1000

• Participación activa

de los servidorespúblicos.

• Liderazgo:Conciencia y unidad

de propósito.

LOS PRINCIPIOS

5. ELEMENTOS DE ARTICULACIÓN(Principios y su relación)


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5. PRINCIPIOS Y SU RELACIÓN

2. LIDERAZGO

La Alta Dirección es capaz delograr la unidad de propósito,generando y manteniendo un

ambiente favorable.

3. PARTICIPACIÓN ACTIVADE LOS SERVIDORESPÚBLICOS

Compromiso de los servidores,excelencia, alto grado de ética.

AUTOCONTROL


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MECI NTCGP1000

Autorregulación: Capacidad institucionalpara aplicar de manera participativa al

interior de las entidades, los métodos yprocedimientos establecidos en lanormatividad, que permita el desarrollo delSCI bajo un entorno de integridad, eficienciay transparencia en la actuación pública.

Autogestión: Capacidad institucional parainterpretar, coordinar, aplicar y evaluar demanera efectiva, eficiente y eficaz lafunción administrativa que le ha sidoasignada por la Constitución y la ley.

•Enfoque hacia el cliente•Enfoque basado en procesos•Coordinación, cooperación yarticulación•Enfoque del sistema para lagestión•Enfoque basado en hechos ydatos para la toma dedecisiones.•Relaciones mutuamentebeneficiosa con el proveedor•Transparencia•Mejora continua

LOS PRINCIPIOS

5. ELEMENTOS DE ARTICULACIÓN(Principios y su relación)


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1. ENFOQUE AL CLIENTEDetermina las expectativas,

necesidades y requisitos parala satisfacción del cliente yexceder sus expectativas.

5. ELEMENTOS DE ARTICULACIÓN (Principios y su relación)

AUTOGESTIÓN


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4. ENFOQUE BASADO ENPROCESOS

A través de una red deprocesos, que trabajaarticuladamente, es

posible generar valor.


5. ENFOQUE DE SISTEMAPARA LA GESTIÓN

Manejo de un sistemade procesos

interrelacionados parael logro de los objetivos.

AUTORREGULACIÓN


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AUTORREGULACIÓNAUTOGESTIÓN

6. MEJORA CONTINUA

Como objetivofundamental para eldesempeño de las

entidades.


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7. ENFOQUE BASADO EN

HECHOS Y DATOS PARA LATOMA DE DECISIONES

Manejo de información yanálisis de datos para toma

de decisiones eficaces.


AUTORREGULACIÓNAUTOGESTIÓN

AUTOCONTROL


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8. RELACIONES

MUTUAMENTEBENEFICIOSAS CON LOSPROVEEDORES

Relación beneficiosa, basada

en el equilibrio contractual,aumenta la capacidad deambos de crear valor.


9. COORDINACIÓN,COOPERACIÓN YARTICULACIÓN

El trabajo en equipo y entreentidades beneficia a los clientesy permite optimizar los recursos.

AUTOGESTIÓN


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10. TRANSPARENCIA

Actuaciones y decisionesclaras, en conjunto con

información de fácil accesopermitiendo el control social.


AUTORREGULACIÓN

AUTOGESTIÓNAUTOCONTROL


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6. ELEMENTOS DE ARTICULACIÓN

(Conceptos Relacionados)


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6. CONCEPTOS RELACIONADOS

CONCEPTO NTCGP1000 CONCEPTO MECI OBSERVACIONES

Proceso: Conjunto de actividadesmutuamente relacionadas o que

interactúan para generarvalor y las cuales transformanelementos de entrada enresultados.

Proceso: Conjunto de actividadesmutuamente relacionadas o que

interactúan para generarvalor y las cuales transformanelementos de entrada enresultados.

El concepto es entendido de lamisma manera para ambas

herramientas.

Procedimiento: Forma

especificada para llevar a cabouna actividad o un proceso.NOTA Es recomendable que losprocedimientos definan, comomínimo: quién hace qué, dónde,cuándo, porqué y cómo.

Procedimiento: Conjunto de

especificaciones, relaciones yordenamiento de tareasrequeridas para cumplir con lasactividades de un proceso,controlando las acciones querequiere la operación de laentidad pública.

Para ambas herramientas el

concepto se relaciona con elquehacer y la forma detallada derealizar un proceso.

Cliente: Organización, entidad opersona que recibe un productoy/o servicio.NOTA: El término cliente incluyea los destinatarios, usuarios obeneficiarios. |

Se asocia con términos comociudadano y comunidad.

Para efectos de la armonizaciónes pertinente el uso del términoCIUDADANO, que incluye a losdestinatarios, usuarios obeneficiarios.


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Alta Dirección: Persona o grupode personas, del máximo nivel

jerárquico que dirigen ycontrolan una entidad.

Se asocia al estilo de dirección yse constituye en la formaadoptada por el nivel directivopara guiar u orientar las acciones

de la entidad hacia elcumplimiento de su misión.

Ambos conceptos se relacionan.

Auditoría Interna: Procesosistemático, independiente ydocumentado para obtener

evidencias que, al evaluarse demanera objetiva, permitendeterminar la conformidad delSistema de Gestión de la Calidadcon los requisitos establecidos yque se ha implementado y semantiene de manera eficaz,

eficiente y efectiva.

Auditoría Interna: Elemento decontrol que permite realizar unexamen sistemático, objetivo e

independiente de los procesos,actividades, operaciones yresultados de una entidadpública, permite emitir juiciosbasados en evidencias sobre losaspectos más relevantes de lagestión, resultados obtenidos y

satisfacción de los diferentesgrupos de interés.

La Norma Técnica revisa laconformidad del sistemarespecto de los numerales.

El MECI plantea la evaluaciónindependiente con alcance en 3aspectos: Cumplimiento denormatividad, logro de objetivosmisionales y de gestión yresultados con el fin dedeterminar la economía,

eficiencia y eficacia en elmanejos de los recursos.

Eficiencia: Relación entre elresultado alcanzado y losrecursos utilizados.

Eficiencia: Determina laproductividad con la cual seadministran los recursos para laobtención de los resultados del

proceso.

El concepto aplica igual paraambos.


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Eficacia: Grado en el que serealizan las actividades

planificadas y se alcanzan losresultados planificados.

Eficacia: Mide el grado decumplimiento de los objetivos

definido en el modelo deoperación por procesos.


Efectividad: Medida del impactode la gestión tanto en el logro de

los resultados planificados, comoen el manejo de los recursosutilizados y disponibles

Efectividad (impacto): Mide lasatisfacción de las necesidades

de la ciudadanía o partesinteresadas.


Indicadores: Se establecen paraasegurar que la entidad realizamediciones para evaluar y

monitorear el desempeño de susprocesos, facilitando la gestióninterna de estos y el seguimientopor parte de los clientes y laspartes interesadas.

Indicadores: Elemento de controlconformado por el conjunto demecanismos necesarios para la

evaluación de la gestión de todala entidad pública. Se planteacomo las mediciones quepermiten observar la situación ytendencias de cambio generadasen relación con el logro de losobjetivos y metas.



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Riesgo: Toda posibilidad deocurrencia de aquella situaciónque pueda afectar el desarrollonormal de las funciones de laentidad y el logro de susobjetivos.

Riesgo: Representa la posibilidadde ocurrencia de un evento quepuede entorpecer el normaldesarrollo de las funciones de laentidad y afectar el logro de losobjetivos.



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7. CORRESPONDENCIA ENTRE EL MECI Y LANORMA TÉCNICA DE CALIDAD

NTCGP1000:2009, PRODUCTOS E IMPACTOSESPERADOS


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• Numeral 7 Realizacióndel producto oprestación delservicio.

• Numeral 8Medición, Análisis yMejora.

• Numeral 4Requisitos Grales.

• Numeral 5Responsabilidad de

la Dirección.• Numeral 6 Gestión

de los recursos

• Numeral 8Medición,Análisis y Mejora

ACTUAR PLANEAR

HACERVERIFICAR

Subsistema de

ControlEstratégico

Subsistema deControl de

Gestión

Subsistema de

Control deEvaluación

Subsistema deControl deEvaluación


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la Dirección.• Numeral 6 Gestión

de los recursos


ACTUAR PLANEAR

HACERVERIFICAR

Subsistema de

ControlEstratégico


Gestión

Subsistema de



Estructura MECI/NTCGP1000 PRODUCTOS


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M E C I

N T C G P 1

0 0 0

Estructura MECI/NTCGP1000

Subsistema de Control Estratégico

Componente Ambiente de Control•

Acuerdos, Compromisos yprotocolos éticos.• Desarrollo del Talento Humano• Estilo de dirección

Numeral 5 Responsabilidad de la Dirección

5.1 Compromiso de la Dirección5.2 Enfoque al cliente5.3 Política de Calidad5.4.1 Objetivos de Calidad5.5 Responsabilidad, Autoridad yComunicación.

Numeral 7 Realización del producto oprestación del servicio

7.2 Procesos relacionados con el cliente

Numeral 6 Gestión de los Recursos

6.2 Talento Humano

PRODUCTOS

Código de ética (construido participativamente ydivulgado)

Código de Buen Gobierno

Acuerdos de gestión

Desarrollo de las políticas relacionadas con Talento

Humano

Manual de funciones

Política de calidad y objetivos de calidadestablecidos y divulgados

Caracterización del estilo de direcciónfavorable al control y la transparencia en la

gestión pública.


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IMPACTO

Compromiso de la Alta Dirección

Autorregulación del comportamiento ético de losservidores

Servidores Idóneos

Servidores Capacitados

Clima Organizacional

Cultura Organizacional

E MECI/NTCGP1000 PRODUCTOS


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M E C

I

N T C G P 1

0 0 0


Subsistema de Control Estratégico

Componente Direccionamiento Estratégico• Planes y Programas• Modelo de operación por procesos• Estructura Organizacional

Componente Administración del Riesgo• Elementos que desarrollan el componente

Numeral 4 Sistema de Gestión de la Calidad

4.1 Requisitos Generales (Literal g Riegos )

Numeral 7 Realización del producto oprestación del servicio

Literal g Los riegos de mayor probabilidad


5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación.5.5.1 Responsabilidad y Autoridad

Numeral 6 Gestión de los recursos

6.3 Infraestructura

PRODUCTOS

Estructura organizacional flexible y efectiva

Planes estratégicos de la entidad

Caracterización de los procesos

Clasificación de los procesos

Mapa de procesos

Mapas de riesgos por procesoMapa de riesgos institucional

Política de Administración de riesgo

Plan Anticorrupción y de Atención alCiudadano.


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IMPACTO

Mitigación de los eventosgeneradores de riesgo

Planeación institucional

Gestión efectiva y transparente

Cumplimiento de objetivos


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la Dirección.

• Numeral 6 Gestiónde los recursos


ACTUAR PLANEAR

HACERVERIFICAR

Subsistema de

ControlEstratégico


Gestión

Subsistema de





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M E C I

N T C G P 1

0 0 0


Subsistema de Control de Gestión

Componente Actividades de Control• Políticas de operación.• Procedimientos•

Controles• Indicadores• Manual de operaciones


4.2 Gestión Documental4.2.2 Manual de calidad

4.2.3 Control de documentos4.2.3 Control de registros

Numeral 7 Realización del producto o prestación delservicio

7.1 Planificación de la realización del producto oprestación del servicio7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con elproducto o servicio.7.3 Diseño y Desarrollo7.4 Producción y prestación del servicio

Numeral 8 Medición, Análisis y Mejora

8.2.1 Satisfacción del cliente.

8.3 Control de producto y/o servicio no conforme

PRODUCTOS

Políticas de operación

Procedimientos estandarizados para laejecución de los procesos que permiten

suministrar el producto o prestar elservicio.

Fichas Indicadores

Manuales de procesos y procedimientos

o Manual de calidad

Mecanismos de monitoreo y verificación ala operación


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IMPACTO

Mecanismos de mediciónimplementados

Seguimiento a la gestión de losprocesos en tiempo real

Optimización de la gestión

Toma de decisiones basadaen hechos


http://mosquera-cundinamarca.gov.co/apc-aa-files/63333165363030393833323939383663/gcm_planeacion.jpg


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M E C I

N T C G P 1

0 0 0

Subsistema de Control de Gestión

Componente Información• Información Primaria• Información Secundaria

Componente Comunicación Pública• Comunicación organizacional• Comunicación informativa• Medios de comunicación

Numeral 7 Realización del producto o prestación delservicio

7.2.3 Comunicación con el cliente


8.2 Seguimiento y medición8.4 Análisis de datos



5.5.3 Comunicación interna

Numeral 6 Gestión de los recursos

6.3 Infraestructura


4.2.3 Control de registros

PRODUCTOS

Flujos de información interna y externa requeridospara la operación

Mecanismos para la generación y registro deinformación

Tablas de Retención Documental

Parámetros y necesidades de información yrendición de cuentas a la ciudadanía

Parámetros y requerimientos de información alGobierno Nacional o Territorial y órganos de

Control

Medición de la satisfacción del cliente


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IMPACTO

Satisfacción del cliente

Participación ciudadana

Comunicación interna efectiva

http://sanjuannepomuceno-bolivar.gov.co/apc-aa-files/34633566326630653737366530633465/im_servicios_1.png


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la Dirección.

• Numeral 6 Gestiónde los recursos


ACTUAR PLANEAR

HACERVERIFICAR

Subsistema de

ControlEstratégico


Gestión

Subsistema de





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M E C I

N T C G P 1

0 0 0

Subsistema de Control de Evaluación

Componente Autoevaluación• Autoevaluación del control• Autoevaluación de la gestión

Componente Evaluación Independiente• Evaluación Independiente al SCI• Auditoria Interna



5.6 Revisión por la Dirección5.6.2 Información de entrada para la revisión


8.2 Seguimiento y medición8.2.2 Auditoria Interna8,4 Análisis de datos

PRODUCTOS

Informe de recomendaciones para elmejoramiento de la gestión.

Acciones de mejoramiento de controlde los procesos

Acciones de mejoramiento de controlde los procesos

Informe de recomendaciones para elmejoramiento del sistema integrado


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IMPACTO

Mejora, eficacia, eficiencia yefectividad del Sistema Integrado

Mejora, eficacia, eficiencia yefectividad de los procesos

Mejora, eficacia, eficiencia yefectividad de los productos y/o

servicios



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M E C I

N T C G P 1

0 0 0

Subsistema de Control de Evaluación

Componente Planes de Mejoramiento• Institucional• Por procesos• Individual



8.5 Mejora8.5.1 Mejora Continua8.5.2 Acción Correctiva8.4.3 Acción Preventiva

PRODUCTOS

Planes de mejoramiento

Seguimiento a los planes demejoramiento

Mecanismos de seguimiento y vigilanciaal cumplimiento de los planes

Instrumentos de apoyo al mejoramientode la función administrativa


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IMPACTO

Mejora, eficacia, eficiencia y efectividad

del Sistema Integrado

Mejora, eficacia, eficiencia y efectividadde los procesos

Mejora, eficacia, eficiencia y efectividad

de los productos y/o servicios


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8. ORIENTACIONES GENERALES

SOBRE LAS AUDITORIAS PARAAMBOS SISTEMAS

AUDITORIA INTERNA


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AUDITORIA INTERNA

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtenerevidencias y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar elgrado en que se cumplen los criterios de auditoría.

(NTC-ISO19011:2012)

EVIDENCIA DE AUDITORIA:

- Registros

- Hechos VerificablesCRITERIOS DE AUDITORIA

- Políticas

- Procedimientos

-Requisitos

Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a lacual se compara la evidencia de auditoría.


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PROGRAMA DEAUDITORIA

Conjunto de una o másauditorías planificadas

para un periodo detiempo determinado ydirigido hacia unpropósito específico,incluye las actividadespara planificar, organizar yllevar a cabo lasauditorías.

AUTORIDAD PARA EL PROGRAMA

DEFINIR EL PROGRAMA DE AUDITORÍA

- Objetivos, Alcance

- Responsabilidades

- Recursos

- Procedimientos

IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DEAUDITORÍA

- Evaluación de los auditores

- Atribuciones de los equipos de auditoría- Dirección de las actividades de auditoría

CONTROL Y EXÁMEN DEL PROGRAMA DEAUDITORÍA


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Las auditorías tanto de MECI como de Calidaddeben desarrollarse a través de un programade auditorías aprobado por el Comité deCoordinación de Control Interno, razón por la

cual las fechas de las auditorías de Calidaddeben ser concertadas con el representante dela Alta Dirección para el Sistema de Gestión deCalidad.

La Oficina de Control Interno, o quien haga susveces, es la dependencia encargada decoordinar el proceso de auditorías internas de

calidad.

La Oficina de Control Interno planea y coordina las

auditorías, pero prepara únicamente las auditoríasde gestión y presenta un informe con dos capítulos,uno con los resultados de la auditoria de gestión yotro capítulo con los resultados de la auditoría decalidad; por ello, una vez concluida la auditoría deCalidad, la Oficina de Control Interno será laencargada de consolidar y presentar el informe final

a la Alta Dirección de la entidad.

SOBRE LASAUDITORIAS

COMBINADAS


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VENTAJAS

Posibilidad de realizar un análisis global de loshechos y resultados en la misma auditoría.

Los procesos y documentos comunes a los dossistemas, facilitan su identificación y documentosespecíficos.

Facilidad para verificar el nivel de despliegue deindicadores por niveles de la Organización.

RETOS

Mayor tiempo de preparación de la auditoría, encuanto a definición de los objetivos y alcance de laauditoría.

Mayor nivel de exigencia al equipo auditor paraaportar información a la dirección respecto al nivel

de madurez de la organización, eficacia, eficiencia yriesgo de los procesos.

Mayor esfuerzo del equipo auditor para identificarevidencias yevaluar hallazgos durante la realización de la

auditoría


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9. ANEXO B NORMA TÉCNICA DECALIDAD NTCGP1000:2009


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NTCGP1000:2009 MECI:2005

TÍTULO NUMERAL SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTOS

Requisitos generales 4.1

ControlEstratégico

DireccionamientoEstratégicoAdministración delRiesgo

Valoración del Riesgo

Control deGestión Información

Información Primaria

InformaciónSecundariaSistemas de

Información

Gestión documental 4.2

Control degestión

Actividades decontrol

Generalidades 4.2.1

Información

Manual de la calidad 4.2.2

Control de documentos 4.2.3

Control de los registros 4.2.4


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Identificación de procesos, su secuencia einteracción.

Asignación de recursos para la operación

Implementación de programas, planes, proyectos,procedimientos, entre otras.Establecer controles sobre los riesgos que pueden

impedir el logro de los objetivos. (Guía sobre

Administración del Riesgo DAFP, Norma IcontecNTC31000).

ASPECTOS COMUNES

ASPECTOS COMUNES


52/64

Desarrollar la documentación necesaria para soportar

la operación.Identificar fuentes de información necesarias para la

operación (mecanismos para la recepción, registro yatención de sugerencias, peticiones, quejas o reclamos).

Transformar la información en documentos quesoporten el quehacer de la entidad y faciliten el controlde la operación.

Esta información puede estar en cualquier medio

soporte (digital, papel).Política de CalidadManual de Calidad (Manual de operaciones o de

procedimientos).

ASPECTOS COMUNES

NTCGP1000:2009 MECI:2005


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Compromiso de la

Dirección

5.1

ControlEstratégico

Ambiente de Control Estilo de Dirección

DireccionamientoEstratégico

EstructuraOrganizacional

Control deGestión

ComunicaciónPública

ComunicaciónOrganizacional

Enfoque al Cliente 5.2ControlEstratégico


Política de Calidad 5.3ControlEstratégico


Ambiente de Control Acuerdos,compromisos yprotocolos éticos.

Control deGestión

Actividades deControl


Planificación 5.4Control de

Gestión

Direccionamiento

Estratégico

Planes y Programas

Responsabilidad,autoridad yComunicación

5.5ControlEstratégico


EstructuraOrganizacional Estilo de Dirección

Comunicación Interna 5.5.3Control deGestión


ComunicaciónOrganizacional

Revisión por la

Dirección 5.6

Control

Estratégico


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La Alta Dirección debe garantizar la asignación de recursos,

los canales de comunicación eficaces para el desarrollo de lossistemas.

La Alta Dirección debe asignar autoridad y responsabilidadsobre las actividades relacionadas con la gestión de la

entidad.Identificación de las necesidades y expectativas de los

clientes.Garantizar el desarrollo del producto o la prestación del

servicio, mediante procesos consolidados y coherentes con laplanificación.

Definir una política de calidad alineada con los acuerdos,compromisos y protocolos éticos.

ASPECTOS COMUNES


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Asignación de recursos financieros, humanos yoperacionales acordes con los objetivos de la entidad(presupuestos, planes de contratación).

Definición, documentación y comunicación deresponsabilidades y niveles de autoridad (representante de laAlta Dirección).

Definir los canales de comunicación al interior de la entidad(matrices de comunicación).

Seguimiento a desempeño de los procesos, admón. Del

riesgo, cumplimiento de objetivos.

ASPECTOS COMUNES


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NTCGP1000:2009 MECI:2005


Gestión de los Recursos

Provisión de losRecursos

6

6.1

ControlEstratégico


Planes y Programas

Talento Humano 6.2 ControlEstratégico

Ambiente de ControlDesarrollo del TalentoHumanoCompetencia, toma de

decisiones y formación6.2.2

Infraestructura 6.3Control deGestión

InformaciónSistemas deInformación

Ambiente de Trabajo 6.4ControlEstratégico

DireccionamientoEstratégico Planes y Programas

ASPECTOS COMUNES


57/64

Asignación de recursos financieros, humanos y operacionalesacorde a los objetivos de la entidad. Esta asignación puede estar

evidenciada a través de presupuestos, planes de necesidades,planes de contratación, entre otros.

Manuales de funciones.Perfiles de cargo.

Manuales de competencias laborales.Programas de bienestar.Plan de formación y/o capacitación.Infraestructura apropiada de trabajo que incluya tanto

hardware como software (aplicativos, bases de datos, serviciosde apoyo, entre otros).Verificación de las condiciones de trabajo, que se cuente con

las requeridas para el desarrollo del producto o prestación del

servicio.

ASPECTOS COMUNES

NTCGP1000:2009 MECI:2005


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NTCGP1000:2009 MECI:2005


Realización delProducto o ServicioPlanificación de la

Realización delproducto y/o prestacióndel servicio

7

7.1 Control

Estratégico

Direccionamiento

Estratégico

Determinación de losrequisitos relacionadoscon el producto y/oprestación del servicio

7.2.1Control deGestión

Información Información Primaria

Revisión de losrequisitos relacionadoscon el producto y/oprestación del servicio

7.2.1 Control deGestión



Comunicación con elcliente

7.2.3 Control deGestión

Información Información Primaria


Medios deComunicación

ComunicaciónInformativa

Diseño y Desarrollo 7.3

ControlEstratégico


Control de

Gestión

Actividades de

Control


59/64

Implementar las acciones necesarias para alcanzar los

resultados planificados (por ejemplo: programas,planes, proyectos, procedimientos, entre otras).

Asignación de recursos para la operación y elseguimiento de los procesos.

Políticas de operación de la entidad, establecida conbase en la Normatividad vigente aplicable a la entidad.

Planes de desarrollo, planes sectoriales y territoriales.

Encuestas o grupos focales.Buzón de sugerencias; PQR; página Web de laentidad; participación ciudadana.

Sistemas de información Nacionales.

ASPECTOS COMUNES


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Sistemas de Información Nacionales.La verificación de la coherencia puede incluir la

revisión de los requisitos solicitados frente a losrequisitos legales aplicables, los requisitos del productoo servicio previamente definidos, los requisitosadicionales determinados por la entidad, entre otros.

Gestionar y controlar la planificación y realización del

diseño y desarrollo de productos o servicios, a travésde: Planes, seguimiento y medición de procesos,productos y/o servicios.

ASPECTOS COMUNES

NTCGP1000:2009 MECI:2005


61/64


Medición, Análisis yMejora

8

Satisfacción del Cliente 8.2.1 Control deGestión Información Información Primaria

Auditoría Interna 8.2.2Control deEvaluación

EvaluaciónIndependiente

Auditoría Interna

Seguimiento y Medición

a los procesos 8.2.3

Control de

Evaluación Autoevaluación

Autoevaluación de laGestión

Autoevaluación delcontrol

Análisis de Datos 8.4Control deGestión

InformaciónInformaciónSecundaria

Mejora Continua 8.5.1

Control de

Evaluación

Planes de

Mejoramiento

Institucional

Por ProcesoIndividual

Acción Correctiva 8.5.2Control deEvaluación

Planes deMejoramiento

Acción Preventiva 8.5.3Control deGestión



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Conocer la percepción del cliente sobre la satisfacción desus requisitos y Expectativas.

Las auditorías del Sistema de Gestión de la Calidad y delSistema de Control Interno pueden realizarse en formasimultánea o combinada con el fin de promover laoptimización de recursos.

Medición de la eficacia, eficiencia y efectividad de losprocesos, según sea aplicable.

ASPECTOS COMUNES


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Establecer mecanismos de seguimiento y medición delproducto o servicio, como son: Indicadores, Equipos deseguimiento y medición, listas de chequeo, métodos de

ensayo.Identificar oportunamente el producto o servicio noconforme para evitar que sea entregado al cliente sin eldebido cumplimiento de los requisitos especificados.

Los controles relacionados con el producto y/o servicio noconforme deben estar especificados en un procedimiento.Establecer mecanismos para la mejora del Sistema

respectivo.

ASPECTOS COMUNES


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DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO YRACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES

Carrera 6 No. 12 –

62. Piso 6PBX: 3344080 a 87 Ext. 165,146,126,135 y 213. FAX: 3412120

Teléfono Directo: 3360686Web: www.dafp.gov.co

E-mail: [email protected]
mailto:[email protected]:[email protected]

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