Programul Phare Societate Civilã 2001Asocia!ia pentru Rela!ii Comunitareiulie 2004 Material editat în cadrul

Evenimente speciale1/12 Ce sunt evenimentele speciale?2/12 Face!i din eveniment, unul special3/12 Ce vã poate aduce un eveniment special?4/12 Evenimentul potrivit, la locul potrivit5/12 Planificarea evenimentului special6/12 Care sunt costurile pe care le presupune un eveniment special?7/12 Ce aºteptãri ave!i de la evenimentul special?8/12 Cum pute!i scãdea costurile de organizare ºi creºte veniturile?9/12 Unde va avea loc evenimentul?10/12 Imaginea ºi promovarea evenimentului11/12 Vã mul!umim!12/12 Evaluarea evenimentului

Ce sunt evenimentele speciale?Evenimentul special este definit de Dic!ionarul de Strângere de Fonduri al 1NSFRE ca fiind o „modalitate de atragere de fonduri ºi implicare a oamenilor în sus!inerea unei organiza!ii sau cauze sociale.”Astfel de evenimente sunt organizate ocazional cu scopul de a strânge fonduri, pentru a îmbunãtã!i imaginea organiza!iei în comunitate, pentru a o face mai vizibilã sau pentru a implica ºi recruta noi voluntari. Evenimentele speciale sunt de cele mai multe ori, reuniuni care pot lua forme diverse, de la cine elegante ºi sofisticate la evenimente sportive ºi concursuri amuzante care au ca scop promovarea organiza!iei ºi strângerea de fonduri oferind, în acelaºi timp, un cadru degajat ºi de relaxare celor care participã la eveniment. Dacã ar fi sã folosim o expresie din limba englezã, am spune cã, de cele mai multe ori, un eveniment de Fund raising este ºi un eveniment de fun 2raising ºi friend raising .Astfel de evenimente sunt gândite pentru a oferi genul de activitã!i la care publicul !intã sã îºi doreascã sã participe ºi pentru cã sunt interesa!i sau atraºi de subiectul evenimentului. To!i cei prezen!i vor ºti cã principalul scop al evenimentului este strângerea de fonduri ºi promovarea unei cauze sociale, dar ceea ce se întâmplã în cadrul evenimentului, are un rol important în luarea deciziei de a participa.

1 National Society of Fund Raising Executives2 Joc de cuvinte, care în traducere ar însemna „strângere de fonduri” ºi „strângere de momente de amuzament ºi strângere de prieteni”

Evenimente speciale1/12 Ce sunt evenimentele speciale?2/12 Face!i din eveniment, unul special3/12 Ce vã poate aduce un eveniment special?4/12 Evenimentul potrivit, la locul potrivit5/12 Planificarea evenimentului special6/12 Care sunt costurile pe care le presupune un eveniment special?7/12 Ce aºteptãri ave!i de la evenimentul special?8/12 Cum pute!i scãdea costurile de organizare ºi creºte veniturile?9/12 Unde va avea loc evenimentul?10/12 Imaginea ºi promovarea evenimentului11/12 Vã mul!umim!12/12 Evaluarea evenimentului

Ce sunt evenimentele speciale?Evenimentul special este definit de Dic!ionarul de Strângere de Fonduri al 1NSFRE ca fiind o „modalitate de atragere de fonduri ºi implicare a oamenilor în sus!inerea unei organiza!ii sau cauze sociale.”Astfel de evenimente sunt organizate ocazional cu scopul de a strânge fonduri, pentru a îmbunãtã!i imaginea organiza!iei în comunitate, pentru a o face mai vizibilã sau pentru a implica ºi recruta noi voluntari. Evenimentele speciale sunt de cele mai multe ori, reuniuni care pot lua forme diverse, de la cine elegante ºi sofisticate la evenimente sportive ºi concursuri amuzante care au ca scop promovarea organiza!iei ºi strângerea de fonduri oferind, în acelaºi timp, un cadru degajat ºi de relaxare celor care participã la eveniment. Dacã ar fi sã folosim o expresie din limba englezã, am spune cã, de cele mai multe ori, un eveniment de Fund raising este ºi un eveniment de fun 2raising ºi friend raising .Astfel de evenimente sunt gândite pentru a oferi genul de activitã!i la care publicul !intã sã îºi doreascã sã participe ºi pentru cã sunt interesa!i sau atraºi de subiectul evenimentului. To!i cei prezen!i vor ºti cã principalul scop al evenimentului este strângerea de fonduri ºi promovarea unei cauze sociale, dar ceea ce se întâmplã în cadrul evenimentului, are un rol important în luarea deciziei de a participa.

1 National Society of Fund Raising Executives2 Joc de cuvinte, care în traducere ar însemna „strângere de fonduri” ºi „strângere de momente de amuzament ºi strângere de prieteni”

Face!i din eveniment, unul specialDe cele mai multe ori, atunci când ne gândim la un eveniment special avem în minte o cinã foarte elegantã. Evenimentele speciale pot avea însã forme extrem de diverse. De la formule care au devenit deja clasice, la evenimente inedite care pot aduce beneficii la fel de mari, exemplele pot fi la rândul lor, la fel de variate. Partea bunã este cã, în mare parte, aceste exemple pot fi gãsite în România la organiza!ii care strâng fonduri din comunitate, îºi construiesc imaginea ºi cresc vizibilitatea.

gale de premiereFunda!ia de Sprijin Comunitar, o organiza!ie a cãrei misiune este sprijinirea grupurilor dezavantajate ale comunitã!ii prin proiecte medicale, sociale ºi educationale, organizeazã anual o cinã festivã care se adreseazã comunitã!ii oamenilor de afaceri din Bacãu ºi din !arã. “Gala Premiilor Comunitã!ii Bãcãuane” aduce împreunã peste 200 de invita!i, oameni de afaceri ºi reprezentan!i ai unor organiza!ii ºi institu!ii. Sumele strânse au crescut de la 6.000 USD (la prima edi!ie a Galei, în 2002) la 37.000 USD (la a treia edi!ie din 2004). licita!iiSOS-Satele Copiilor România, o organiza!ie care activeazã în domeniul protec!iei copilului, a organizat o licita!ie cu lucrãri realizate de copii. Evenimentul a implicat colaborarea unor persoane publice din România dispuse sã sus!inã cauza copiilor. În urma licita!iei, organiza!ia a strâns peste 2.000 USD pentru finan!area unui proiect nou.

concerteOrganiza!ia Caritas Satu Mare, care oferã asisten!ã socialã persoanelor în nevoie (copii, bãtrâni, sãraci) a organizat în Austria 3 concerte de muzicã simfonicã sus!inute de un violonist român de renume. Cei 11.500 EURO strânºi în urma celor douã concerte sus!inute au fost folosi!i pentru acoperirea cheltuielilor cu organizarea concertelor ºi sus!inerea programelor Caritas Satu Mare. evenimente de sãrbãtoriDincolo de sãrbãtorile de Crãciun sau Paºte care sunt exploatate de cele mai multe organiza!ii, existã ºi alte ocazii care pot fi pretexte pentru organizarea unor evenimente speciale: de la mai noul Sfânt Valentin sau Dragobete, la 1 Iunie sau Halloween, pânã la sãrbãtori ONGiste de genul Sãptãmânii Voluntarului, Ziua Interna!ionalã de luptã împotriva cancerului, etc. Funda!ia Românã pentru Copii, Comunitate ºi Familie este o organiza!ie care are misiunea de a proteja drepturile copilului, accentuând rolul responsabil ºi activ al familiei, comunitã!ii ºi statului ºi care sãrbãtoreºte în fiecare an printr-un eveniment de amploare ziua de 1 Iunie. Evenimentul adunã peste 5.000 de persoane în cadrul unor evenimente care se adreseazã în special copiilor. În aceastã zi au loc reprezenta!ii de teatru de pãpuºi, parada costumelor de carnaval, concursuri de glume, jocuri, tombole, desene pe asfalt. Fondurile strânse în 2002 urma evenimentului, în special din sponsorizãri în bani, servicii ºi produse au ajuns la 6.000USD.

festivaluriComic Relief este o organiza!ie din Marea Britanie care organizeazã din 1988, cu succes Festivalul Nasurilor Roºii. Misiunea organiza!iei este de a sus!ine programe de reconstruire a unor comunitã!i din Africa, de alfabetizare, preven!ie HIV ºi SIDA, iar în Marea Britanie de a lupta împotriva discriminãrii ºi a violen!ei domenstice. Deviza Festivalului este cã se strâng fonduri pentru lucruri foarte serioase, într-o zi în care oamenii pot sã se simtã bine ºi sã se amuze. Carnavalul se desfãºoarã pe strãzile Londrei având în centru ideea de clown, veselie ºi culoare. Fondurile se strâng din diverse concursuri culinare, întreceri sportive, degustãri de vin, vânzãri de mascote, tricouri ºi alte materiale promo!ionale ale festivalului. Festivalul este sus!inut financiar de londonezii care participã la tot ceea ce oferã evenimentul, de firme, mass media ºi personalitã!i publice cunoscute (actori, cântãre!i, etc). Fondurile strânse anul acesta se ridicã la peste 60 de milioane de lire.

Festivalul Brazilor de Crãciun este un eveniment de strângere de fonduri organizat de Salva!i Copiii România în preajma sãrbãtorii Crãciunului. În Romania, prima edi!ie a Festivalului a avut loc în 2001ºi a constat într-o expozitie a brazilor, o conferin!ã de presã ºi seara de galã. Brazii de Crãciun sunt realiza!i de cãtre firme de design sau designeri renumi!i ca Doina Levin!a ºi se bazeazã pe conceptul tradi!ional al brazilor decora!i cu ocazia Crãciunului, dar maniera de realizare este specificã fiecãrui artist. Evenimentul oferã companiilor un cadru ºi o oportunitate de a sprijini copiii, prin achizi!ionarea la licita!ie a acestor brazi.

Face!i din eveniment, unul specialDe cele mai multe ori, atunci când ne gândim la un eveniment special avem în minte o cinã foarte elegantã. Evenimentele speciale pot avea însã forme extrem de diverse. De la formule care au devenit deja clasice, la evenimente inedite care pot aduce beneficii la fel de mari, exemplele pot fi la rândul lor, la fel de variate. Partea bunã este cã, în mare parte, aceste exemple pot fi gãsite în România la organiza!ii care strâng fonduri din comunitate, îºi construiesc imaginea ºi cresc vizibilitatea.

gale de premiereFunda!ia de Sprijin Comunitar, o organiza!ie a cãrei misiune este sprijinirea grupurilor dezavantajate ale comunitã!ii prin proiecte medicale, sociale ºi educationale, organizeazã anual o cinã festivã care se adreseazã comunitã!ii oamenilor de afaceri din Bacãu ºi din !arã. “Gala Premiilor Comunitã!ii Bãcãuane” aduce împreunã peste 200 de invita!i, oameni de afaceri ºi reprezentan!i ai unor organiza!ii ºi institu!ii. Sumele strânse au crescut de la 6.000 USD (la prima edi!ie a Galei, în 2002) la 37.000 USD (la a treia edi!ie din 2004). licita!iiSOS-Satele Copiilor România, o organiza!ie care activeazã în domeniul protec!iei copilului, a organizat o licita!ie cu lucrãri realizate de copii. Evenimentul a implicat colaborarea unor persoane publice din România dispuse sã sus!inã cauza copiilor. În urma licita!iei, organiza!ia a strâns peste 2.000 USD pentru finan!area unui proiect nou.

concerteOrganiza!ia Caritas Satu Mare, care oferã asisten!ã socialã persoanelor în nevoie (copii, bãtrâni, sãraci) a organizat în Austria 3 concerte de muzicã simfonicã sus!inute de un violonist român de renume. Cei 11.500 EURO strânºi în urma celor douã concerte sus!inute au fost folosi!i pentru acoperirea cheltuielilor cu organizarea concertelor ºi sus!inerea programelor Caritas Satu Mare. evenimente de sãrbãtoriDincolo de sãrbãtorile de Crãciun sau Paºte care sunt exploatate de cele mai multe organiza!ii, existã ºi alte ocazii care pot fi pretexte pentru organizarea unor evenimente speciale: de la mai noul Sfânt Valentin sau Dragobete, la 1 Iunie sau Halloween, pânã la sãrbãtori ONGiste de genul Sãptãmânii Voluntarului, Ziua Interna!ionalã de luptã împotriva cancerului, etc. Funda!ia Românã pentru Copii, Comunitate ºi Familie este o organiza!ie care are misiunea de a proteja drepturile copilului, accentuând rolul responsabil ºi activ al familiei, comunitã!ii ºi statului ºi care sãrbãtoreºte în fiecare an printr-un eveniment de amploare ziua de 1 Iunie. Evenimentul adunã peste 5.000 de persoane în cadrul unor evenimente care se adreseazã în special copiilor. În aceastã zi au loc reprezenta!ii de teatru de pãpuºi, parada costumelor de carnaval, concursuri de glume, jocuri, tombole, desene pe asfalt. Fondurile strânse în 2002 urma evenimentului, în special din sponsorizãri în bani, servicii ºi produse au ajuns la 6.000USD.

festivaluriComic Relief este o organiza!ie din Marea Britanie care organizeazã din 1988, cu succes Festivalul Nasurilor Roºii. Misiunea organiza!iei este de a sus!ine programe de reconstruire a unor comunitã!i din Africa, de alfabetizare, preven!ie HIV ºi SIDA, iar în Marea Britanie de a lupta împotriva discriminãrii ºi a violen!ei domenstice. Deviza Festivalului este cã se strâng fonduri pentru lucruri foarte serioase, într-o zi în care oamenii pot sã se simtã bine ºi sã se amuze. Carnavalul se desfãºoarã pe strãzile Londrei având în centru ideea de clown, veselie ºi culoare. Fondurile se strâng din diverse concursuri culinare, întreceri sportive, degustãri de vin, vânzãri de mascote, tricouri ºi alte materiale promo!ionale ale festivalului. Festivalul este sus!inut financiar de londonezii care participã la tot ceea ce oferã evenimentul, de firme, mass media ºi personalitã!i publice cunoscute (actori, cântãre!i, etc). Fondurile strânse anul acesta se ridicã la peste 60 de milioane de lire.

Festivalul Brazilor de Crãciun este un eveniment de strângere de fonduri organizat de Salva!i Copiii România în preajma sãrbãtorii Crãciunului. În Romania, prima edi!ie a Festivalului a avut loc în 2001ºi a constat într-o expozitie a brazilor, o conferin!ã de presã ºi seara de galã. Brazii de Crãciun sunt realiza!i de cãtre firme de design sau designeri renumi!i ca Doina Levin!a ºi se bazeazã pe conceptul tradi!ional al brazilor decora!i cu ocazia Crãciunului, dar maniera de realizare este specificã fiecãrui artist. Evenimentul oferã companiilor un cadru ºi o oportunitate de a sprijini copiii, prin achizi!ionarea la licita!ie a acestor brazi.

tele-doane Organiza!ia Health Aid, care oferã servicii alternative la institu!ionalizarea copiilor abandona!i afecta!i de virusul HIV, a organizat în 1999 un tele-don la finalul cãruia s-au strâns fonduri în valoare de aproape 85.000 USD. Tele-don-ul a fost organizat împreunã cu o televiziune particularã în ascensiune la acel moment în România, în cadrul unuei emisiuni de week-end. Prezentatorul ºi invita!ii Health Aid au vorbit despre necesitatea ca societatea civilã sã se implice cât mai pregnant în astfel de ac!iuni în scopul rezolvãrii problemelor cu care se confruntã copiii afla!i în dificultate.

evenimente sportive Habitat pentru Umanitate Cluj, o organiza!ie care construieºte case pentru familii defavorizate, desfãºoarã anual crosul Habitat cu ocazia aniversãrii organiza!iei. Crosul este un eveniment de alergare la care participan!ii îºi gãsesc sponsori dispuºi sã plãteascã înscrierea lor în concurs. Fondurile strânse în felul acesta merg în contul organiza!iei. Mai mult decât un eveniment de strângere de fonduri, crosul se doreºte a fi ºi un prilej de aniversare pentru organiza!ie ºi pentru cei apropia!i misiunii sale.

Creativitatea joacã un rol important în organizarea unor astfel de evenimente, care pot lua orice formã ºi dimensiune, totul depinzând de imagina!ia ºi disponibilitatea celor care se ocupã de organizare. Dincolo de variantele men!ionate la care se ºi apeleazã cel mai des, pute!i opta pentru combinarea unor evenimente sau pentru idei mai inovatoare care pot avea cel pu!in la fel de mare succes ºi un impact puternic:$ petreceri în aer liber (pe plajã, spre exemplu);$ expozi!ii cu vânzare;$ piese de teatru;$ picknick-uri;$ concursuri de dans;$ carnavaluri.În mãsura în care nu uita!i scopul pentru care organiza!i evenimentul ºi rezultatele pe care le aºtepta!i imagina!ia ºi creativitatea sunt ingredientele care dau gust întregului eveniment. Încerca!i însã sã selecta!i acele idei care, dincolo de inova!ie, vã conduc spre ceea ce v-a!i propus.

degustãri de vinArte Divina, Licita!ia de Vin Românesc ºi Artã Contemporanã ºi-a propus sã contribuie la îmbunãtã!irea imaginii României prin promovarea ºcolilor de artã modernã ºi contemporanã ºi a produselor locale tradi!ionale. Evenimentul a constat dintr-o sec!iune de degustare de vinuri ºi licita!ie de vin ºi o licita!ie de artã contemporanã. Beneficiile organiza!iei au fost de 18.000USD.

evenimente gastronomiceBucãtarul Anului în Bucureºti este cel mai însemnat eveniment al Prietenilor Muzeului Na!ional de Artã al României din 1999 încoace. Evenimentul constã într-o competi!ie culinarã între 16 restaurante de frunte din Bucureºti, fiecare restaurant servind 20 de mese oaspe!ilor plãtitori la evenimentul din Sala Tronului din Muzeu. Fiecare dintre restaurantele participante îºi oferã serviciile ºi mâncarea pentru searã. Un element important este sus!inerea venitã din partea companiilor sponsor ºi a sus!inãtorilor individuali. Peste 80 % din mese sunt sponsorizate de companii. Fondurile strânse anual la acest eveniment ajung la 50.000 USD. baluriBalul Muzeului a avut loc pentru prima datã în 2001 ºi a fost primul Bal în Sala Tronului dupã mai bine de 45 de ani. A fost un eveniment elegant la care peste 200 de oaspe!i s-au bucurat de servicii, mâncare ºi valsuri de-a lungul unei nop!i, înconjura!i de aranjamente florale realizate de cãtre Prietenii Muzeului. Evenimentul a reuºit sã strângã peste 23.000 USD.

tele-doane Organiza!ia Health Aid, care oferã servicii alternative la institu!ionalizarea copiilor abandona!i afecta!i de virusul HIV, a organizat în 1999 un tele-don la finalul cãruia s-au strâns fonduri în valoare de aproape 85.000 USD. Tele-don-ul a fost organizat împreunã cu o televiziune particularã în ascensiune la acel moment în România, în cadrul unuei emisiuni de week-end. Prezentatorul ºi invita!ii Health Aid au vorbit despre necesitatea ca societatea civilã sã se implice cât mai pregnant în astfel de ac!iuni în scopul rezolvãrii problemelor cu care se confruntã copiii afla!i în dificultate.

evenimente sportive Habitat pentru Umanitate Cluj, o organiza!ie care construieºte case pentru familii defavorizate, desfãºoarã anual crosul Habitat cu ocazia aniversãrii organiza!iei. Crosul este un eveniment de alergare la care participan!ii îºi gãsesc sponsori dispuºi sã plãteascã înscrierea lor în concurs. Fondurile strânse în felul acesta merg în contul organiza!iei. Mai mult decât un eveniment de strângere de fonduri, crosul se doreºte a fi ºi un prilej de aniversare pentru organiza!ie ºi pentru cei apropia!i misiunii sale.

Creativitatea joacã un rol important în organizarea unor astfel de evenimente, care pot lua orice formã ºi dimensiune, totul depinzând de imagina!ia ºi disponibilitatea celor care se ocupã de organizare. Dincolo de variantele men!ionate la care se ºi apeleazã cel mai des, pute!i opta pentru combinarea unor evenimente sau pentru idei mai inovatoare care pot avea cel pu!in la fel de mare succes ºi un impact puternic:$ petreceri în aer liber (pe plajã, spre exemplu);$ expozi!ii cu vânzare;$ piese de teatru;$ picknick-uri;$ concursuri de dans;$ carnavaluri.În mãsura în care nu uita!i scopul pentru care organiza!i evenimentul ºi rezultatele pe care le aºtepta!i imagina!ia ºi creativitatea sunt ingredientele care dau gust întregului eveniment. Încerca!i însã sã selecta!i acele idei care, dincolo de inova!ie, vã conduc spre ceea ce v-a!i propus.

degustãri de vinArte Divina, Licita!ia de Vin Românesc ºi Artã Contemporanã ºi-a propus sã contribuie la îmbunãtã!irea imaginii României prin promovarea ºcolilor de artã modernã ºi contemporanã ºi a produselor locale tradi!ionale. Evenimentul a constat dintr-o sec!iune de degustare de vinuri ºi licita!ie de vin ºi o licita!ie de artã contemporanã. Beneficiile organiza!iei au fost de 18.000USD.

evenimente gastronomiceBucãtarul Anului în Bucureºti este cel mai însemnat eveniment al Prietenilor Muzeului Na!ional de Artã al României din 1999 încoace. Evenimentul constã într-o competi!ie culinarã între 16 restaurante de frunte din Bucureºti, fiecare restaurant servind 20 de mese oaspe!ilor plãtitori la evenimentul din Sala Tronului din Muzeu. Fiecare dintre restaurantele participante îºi oferã serviciile ºi mâncarea pentru searã. Un element important este sus!inerea venitã din partea companiilor sponsor ºi a sus!inãtorilor individuali. Peste 80 % din mese sunt sponsorizate de companii. Fondurile strânse anual la acest eveniment ajung la 50.000 USD. baluriBalul Muzeului a avut loc pentru prima datã în 2001 ºi a fost primul Bal în Sala Tronului dupã mai bine de 45 de ani. A fost un eveniment elegant la care peste 200 de oaspe!i s-au bucurat de servicii, mâncare ºi valsuri de-a lungul unei nop!i, înconjura!i de aranjamente florale realizate de cãtre Prietenii Muzeului. Evenimentul a reuºit sã strângã peste 23.000 USD.

Ce vã poate aduce un eveniment special?Pentru organiza!ia care doreºte sã planifice un eveniment special este important sã ºtie ce poate câºtiga la final ºi care sunt „câºtigurile” pe care vrea sã îºi concentreze aten!ia ºi eforturile.$ strângerea de fonduri;$ extinderea re!elei de donatori;$ întãrirea imaginii organiza!iei în comunitate;$ recrutarea de noi voluntari;$ atragerea aten!iei asupra misiunii organiza!iei ºi a cauzei sus!inute;$ motivarea donatorilor ºi a consiliului de administra!ie de a rãmâne aproape de organiza!ie.Evenimentele speciale ar trebui însã întotdeauna sã reuºeascã:$ Sã aducã fonduri noi. În final ceea ce vã intereseazã cel pu!in la fel de mult ca ºi asigurarea vizibilitã!ii sunt fondurile pe care le ve!i aduce în organiza!ie ca urmare a acestui eveniment. Nu uita!i însã cã existã modalitã!i mai simple prin care pot fi atrase fonduri ºi cã ar fi pãcat sã investi!i într-un eveniment special care în final v-ar aduce fonduri ºi nimic altceva.$ Sã facã publicitate organiza!iei ºi sã îi creascã vizibilitatea. Acest lucru presupune ca evenimentul sã atragã aten!ia publicului !intã prin modul în care este promovat ºi prin calitatea sa. Creºterea vizibilitã!ii este efectul cumulat al publicitã!ii. Cu fiecare eveniment reuºit ºi bine promovat vizibilitatea organiza!iei în comunitate creºte.

Studiu de cazCaritas Satu Mare a organizat trei concerte de muzicã clasicã care au avut drept principal solist un violonist român celebru. Concertele au avut drept scop strângerea de fonduri pentru organiza!ie, fondurile rezultând din vânzarea biletelor. La primul concert, organiza!ia a insistat mai mult pe transmiterea mesajului de sus!inere a unei cauze sociale (extinderea unui Centru de Diagnostic ºi Tratament). Grupul !intã al campaniei au fost medici ºi studen!i de la facultatea de medicinã din Innsbruck. În acest caz, câºtigul organiza!iei a fost mai degrabã la nivel de imagine. Caritas Innsbruck este unul din partenerii ºi sponsorii constan!i ai Organiza!iei Caritas Satu Mare. Pentru spectatorii prezen!i în salã acest concert pe lângã muzicã de cea mai înaltã calitate, a însemnat o mãrturie a spiritului de solidaritate ºi îndelungatã colaborareLa al doilea concert, spectatorii au fost mai ales melomani care apreciau mai ales maniera de interpretare a solistului ºi mai pu!in oameni apropia!i organiza!iei sau intersa!i de cauza pe care o sus!inea concertul. Surprinzãtor, în acest caz fondurile strânse au fost mai importante, numãrul celor care au audiat concertul a fost mai mare pentru cã au fost interesa!i de prezen!a violonistului.

Evenimentele speciale sunt un foarte bun „cârlig” cu care pute!i atrage aten!ia mass mediei ºi un mijloc importat de comunicare prin care pute!i transmite mesajul organiza!iei cãtre comunitatea la care încerca!i sã ajunge!i. Uneori, evenimentele speciale aduc un câºtig de imagine organiza!iei, ºi abia apoi fonduri. Creºterea vizibilitã!ii organiza!iei este de fapt, un pas important pe drumul strângerii de fonduri.

Ce vã poate aduce un eveniment special?Pentru organiza!ia care doreºte sã planifice un eveniment special este important sã ºtie ce poate câºtiga la final ºi care sunt „câºtigurile” pe care vrea sã îºi concentreze aten!ia ºi eforturile.$ strângerea de fonduri;$ extinderea re!elei de donatori;$ întãrirea imaginii organiza!iei în comunitate;$ recrutarea de noi voluntari;$ atragerea aten!iei asupra misiunii organiza!iei ºi a cauzei sus!inute;$ motivarea donatorilor ºi a consiliului de administra!ie de a rãmâne aproape de organiza!ie.Evenimentele speciale ar trebui însã întotdeauna sã reuºeascã:$ Sã aducã fonduri noi. În final ceea ce vã intereseazã cel pu!in la fel de mult ca ºi asigurarea vizibilitã!ii sunt fondurile pe care le ve!i aduce în organiza!ie ca urmare a acestui eveniment. Nu uita!i însã cã existã modalitã!i mai simple prin care pot fi atrase fonduri ºi cã ar fi pãcat sã investi!i într-un eveniment special care în final v-ar aduce fonduri ºi nimic altceva.$ Sã facã publicitate organiza!iei ºi sã îi creascã vizibilitatea. Acest lucru presupune ca evenimentul sã atragã aten!ia publicului !intã prin modul în care este promovat ºi prin calitatea sa. Creºterea vizibilitã!ii este efectul cumulat al publicitã!ii. Cu fiecare eveniment reuºit ºi bine promovat vizibilitatea organiza!iei în comunitate creºte.

Studiu de cazCaritas Satu Mare a organizat trei concerte de muzicã clasicã care au avut drept principal solist un violonist român celebru. Concertele au avut drept scop strângerea de fonduri pentru organiza!ie, fondurile rezultând din vânzarea biletelor. La primul concert, organiza!ia a insistat mai mult pe transmiterea mesajului de sus!inere a unei cauze sociale (extinderea unui Centru de Diagnostic ºi Tratament). Grupul !intã al campaniei au fost medici ºi studen!i de la facultatea de medicinã din Innsbruck. În acest caz, câºtigul organiza!iei a fost mai degrabã la nivel de imagine. Caritas Innsbruck este unul din partenerii ºi sponsorii constan!i ai Organiza!iei Caritas Satu Mare. Pentru spectatorii prezen!i în salã acest concert pe lângã muzicã de cea mai înaltã calitate, a însemnat o mãrturie a spiritului de solidaritate ºi îndelungatã colaborareLa al doilea concert, spectatorii au fost mai ales melomani care apreciau mai ales maniera de interpretare a solistului ºi mai pu!in oameni apropia!i organiza!iei sau intersa!i de cauza pe care o sus!inea concertul. Surprinzãtor, în acest caz fondurile strânse au fost mai importante, numãrul celor care au audiat concertul a fost mai mare pentru cã au fost interesa!i de prezen!a violonistului.

Evenimentele speciale sunt un foarte bun „cârlig” cu care pute!i atrage aten!ia mass mediei ºi un mijloc importat de comunicare prin care pute!i transmite mesajul organiza!iei cãtre comunitatea la care încerca!i sã ajunge!i. Uneori, evenimentele speciale aduc un câºtig de imagine organiza!iei, ºi abia apoi fonduri. Creºterea vizibilitã!ii organiza!iei este de fapt, un pas important pe drumul strângerii de fonduri.

Evenimentul potrivit, la locul potrivitPentru a câºtiga vizibilitate în comunitate ºi fonduri, este important tipul evenimentului pe care îl alege!i. Dacã, spre exemplu, nu existã o legãturã logicã între evenimentul ales ºi misiunea organiza!iei, nu va rãmâne în mintea celor la care vre!i sã ajunge!i. Existã o serie de criterii pe care este bine sã le ave!i în vedere atunci când alege!i un eveniment de strângere de fonduri. Încerca!i sã vã pune!i câteva întrebãri înainte de a decide cã a!i gãsit evenimentul potrivit.Evenimentul este adecvat tipului de organiza!ie ºi misiunii pe care o are?Pute!i ºti dacã evenimentul la care vã gândi!i se potriveºte organiza!iei, punându-vã urmãtoarea întrebare: „Dacã oamenii nu ar ºti nimic despre organiza!ia voastrã s-ar gândi la misiunea ei (ar putea intui care este cauza pe care o sus!ine) auzind despre acest eveniment?” Ideea este sã atrage!i acei oameni care pot deveni donatori pentru organiza!ie legând cât mai strâns evenimentul de misiunea pe care o ave!i. Cum este promovatã imaginea organiza!iei prin acest eveniment?Dincolo de a fi adecvat, evenimentul trebuie sã promoveze ºi sã sus!inã coerent imaginea pe care organiza!ia ºi-o creeazã. În timp, ve!i reuºi sã crea!i o marcã a evenimentelor voastre, iar oamenilor le va fi uºor sã asocieze evenimentul cu organiza!ia. Deºi, în teorie, un eveniment adecvat ar trebui sã promoveze imaginea, nu se întâmplã întotdeauna aºa. Dacã tema ºi tipul evenimentului se potrivesc organiza!iei, dar este prost organizat, poate afecta negativ imaginea, în loc sã o întãreascã.

Studiu de cazPentru evenimentul din 2003, pregãtirile pentru cele 3 ore ale Galei Premiilor Comunitã!ii Bãcãuane au început cu 3 luni înainte ºi au presupus implicarea a 20 de angaja!i ºi voluntari ai Funda!iei de Sprijin Comunitar care se ocupã de organizare, de la stabilirea listei de invita!i ºi contactarea lor, la pregãtirea materialelor vizuale, decorarea sãlii, la tot ce presupune logistic seara respectivã: înregistrare participan!i, întâmpinarea oaspe!ilor ºi înmânarea programului, vânzarea biletelor de tombolã, înregistrarea plã!ilor ºi eliberarea chitan!elor.

Studiu de cazExistã o serie de exemple care demonstreazã eficien!a perseveren!ei, atât prin creºterea fondurilor strânse de la un an la altul cât ºi prin creºterea vizibilitã!ii organiza!iei. Un foarte bun exemplu este organiza!ia Salva!i Copiii, care a realizat anul trecut cea de a treia edi!ie a Festivalului Brazilor de Crãciun. Evenimentul are loc în fiecare an în preajuma Crãciunului ºi constã într-o expozi!ie de brazi scoºi la licita!ie dupã ce sunt decora!i de designeri profesioniºti. La edi!ia din 2002 a Festivalului, organiza!ia a strâns 28.000 EUR, plus dona!ii în cãr!i pentru ºcolile care au beneficiat de aceste fonduri. La edi!ie din 2003, suma strânsã a fost de 104.000 EUR, incluzând ºi produsele donate), iar promovarea evenimentului a fost mult mai intensã decât în cazul primelor edi!ii.Studiu de cazExperien!a Funda!iei pentru Sprijin Comunitar din Bacãu demostreazã cã un eveniment bine organizat poate creºte constant de la un an la altul o datã ce comunitatea se obiºnuieºte cu evenimentul. Gala Premiilor Comunitã!ii Bãcãuane a strâns la prima edi!ie 6.000 USD, la a doua 16.000 USD, iar la edi!ia din 2004 a reuºit sã adune în câteva ore 37.000 USD.

În ce mãsurã organizarea evenimentului presupune implicarea voluntarilor? De câ!i oameni ave!i nevoie? Încerca!i sã vede!i în ce activitã!i s-ar implica voluntarii dacã nu a!i organiza evenimentul ºi în ce mãsurã pot fi înlocui!i în acele activitã!i sau pot renun!a la timpul pe care îl alocau acelor sarcini. Asigura!i-vã, de asemenea cã ave!i destui voluntari care au timpul necesar, abilitã!ile, energia ºi disponibilitatea de a se implica în organizare.Este acesta genul de eveniment cãruia i se poate asigura repetabilitatea?Cel mai reuºit eveniment este unul care devine o tradi!ie în comunitate ºi care este cunoscut ºi aºteptat de oameni. Aceste evenimente tind sã ia amploare în timp ºi sã primeascã tot mai multã aten!ie dupã câteva edi!ii, când sponsorii ºi comunitatea încep sã se obiºnuiascã cu prezen!a anualã a evenimentului. Multe organiza!ii au ajuns la concluzia cã organizarea repetatã a unui eveniment anual devine un fel de marcã a organiza!iei, ceva care o reprezintã ºi pentru care este cunoscutã în comunitate.

Evenimentul potrivit, la locul potrivitPentru a câºtiga vizibilitate în comunitate ºi fonduri, este important tipul evenimentului pe care îl alege!i. Dacã, spre exemplu, nu existã o legãturã logicã între evenimentul ales ºi misiunea organiza!iei, nu va rãmâne în mintea celor la care vre!i sã ajunge!i. Existã o serie de criterii pe care este bine sã le ave!i în vedere atunci când alege!i un eveniment de strângere de fonduri. Încerca!i sã vã pune!i câteva întrebãri înainte de a decide cã a!i gãsit evenimentul potrivit.Evenimentul este adecvat tipului de organiza!ie ºi misiunii pe care o are?Pute!i ºti dacã evenimentul la care vã gândi!i se potriveºte organiza!iei, punându-vã urmãtoarea întrebare: „Dacã oamenii nu ar ºti nimic despre organiza!ia voastrã s-ar gândi la misiunea ei (ar putea intui care este cauza pe care o sus!ine) auzind despre acest eveniment?” Ideea este sã atrage!i acei oameni care pot deveni donatori pentru organiza!ie legând cât mai strâns evenimentul de misiunea pe care o ave!i. Cum este promovatã imaginea organiza!iei prin acest eveniment?Dincolo de a fi adecvat, evenimentul trebuie sã promoveze ºi sã sus!inã coerent imaginea pe care organiza!ia ºi-o creeazã. În timp, ve!i reuºi sã crea!i o marcã a evenimentelor voastre, iar oamenilor le va fi uºor sã asocieze evenimentul cu organiza!ia. Deºi, în teorie, un eveniment adecvat ar trebui sã promoveze imaginea, nu se întâmplã întotdeauna aºa. Dacã tema ºi tipul evenimentului se potrivesc organiza!iei, dar este prost organizat, poate afecta negativ imaginea, în loc sã o întãreascã.

Studiu de cazPentru evenimentul din 2003, pregãtirile pentru cele 3 ore ale Galei Premiilor Comunitã!ii Bãcãuane au început cu 3 luni înainte ºi au presupus implicarea a 20 de angaja!i ºi voluntari ai Funda!iei de Sprijin Comunitar care se ocupã de organizare, de la stabilirea listei de invita!i ºi contactarea lor, la pregãtirea materialelor vizuale, decorarea sãlii, la tot ce presupune logistic seara respectivã: înregistrare participan!i, întâmpinarea oaspe!ilor ºi înmânarea programului, vânzarea biletelor de tombolã, înregistrarea plã!ilor ºi eliberarea chitan!elor.

Studiu de cazExistã o serie de exemple care demonstreazã eficien!a perseveren!ei, atât prin creºterea fondurilor strânse de la un an la altul cât ºi prin creºterea vizibilitã!ii organiza!iei. Un foarte bun exemplu este organiza!ia Salva!i Copiii, care a realizat anul trecut cea de a treia edi!ie a Festivalului Brazilor de Crãciun. Evenimentul are loc în fiecare an în preajuma Crãciunului ºi constã într-o expozi!ie de brazi scoºi la licita!ie dupã ce sunt decora!i de designeri profesioniºti. La edi!ia din 2002 a Festivalului, organiza!ia a strâns 28.000 EUR, plus dona!ii în cãr!i pentru ºcolile care au beneficiat de aceste fonduri. La edi!ie din 2003, suma strânsã a fost de 104.000 EUR, incluzând ºi produsele donate), iar promovarea evenimentului a fost mult mai intensã decât în cazul primelor edi!ii.Studiu de cazExperien!a Funda!iei pentru Sprijin Comunitar din Bacãu demostreazã cã un eveniment bine organizat poate creºte constant de la un an la altul o datã ce comunitatea se obiºnuieºte cu evenimentul. Gala Premiilor Comunitã!ii Bãcãuane a strâns la prima edi!ie 6.000 USD, la a doua 16.000 USD, iar la edi!ia din 2004 a reuºit sã adune în câteva ore 37.000 USD.

În ce mãsurã organizarea evenimentului presupune implicarea voluntarilor? De câ!i oameni ave!i nevoie? Încerca!i sã vede!i în ce activitã!i s-ar implica voluntarii dacã nu a!i organiza evenimentul ºi în ce mãsurã pot fi înlocui!i în acele activitã!i sau pot renun!a la timpul pe care îl alocau acelor sarcini. Asigura!i-vã, de asemenea cã ave!i destui voluntari care au timpul necesar, abilitã!ile, energia ºi disponibilitatea de a se implica în organizare.Este acesta genul de eveniment cãruia i se poate asigura repetabilitatea?Cel mai reuºit eveniment este unul care devine o tradi!ie în comunitate ºi care este cunoscut ºi aºteptat de oameni. Aceste evenimente tind sã ia amploare în timp ºi sã primeascã tot mai multã aten!ie dupã câteva edi!ii, când sponsorii ºi comunitatea încep sã se obiºnuiascã cu prezen!a anualã a evenimentului. Multe organiza!ii au ajuns la concluzia cã organizarea repetatã a unui eveniment anual devine un fel de marcã a organiza!iei, ceva care o reprezintã ºi pentru care este cunoscutã în comunitate.

A!i ales momentul potrivit pentru desfãºurarea evenimentului?Este important sã afla!i ce altceva se întâmplã în oraº în ziua în care programa!i evenimentul. Este preferabil sã evita!i suprapunerea cu un eveniment similar sau cu un alt eveniment important pentru oraº care va atrage cel pu!in o parte dintre invita!ii ºi ziariºtii pe care îi dori!i prezen!i. Ce buget pute!i aloca pentru organizarea unui eveniment special?Cele mai multe evenimente speciale solicitã un buget înainte de a avea certitudinea cã vor fi strânºi bani. Bugetul alocat unui eveniment ar trebui sã nu depãºeascã suma pe care organiza!ia ºi-ar putea permite, în cel mai rãu caz, sã o piardã. Aceºti bani trebuie sã fie disponibili, nu planifica!i deja pentru alte activitã!i la sfârºitul evenimentului, în speran!a cã vor fi recupera!i. În felul acesta, ve!i evita situa!ia în care ar trebui sã achita!i la final costuri pentru care nu s-au strâns fonduri.

Sfat. Afla!i care este „agenda” oraºuluiPe de o parte, existã întâlniri periodice la care de cele mai multe ori sunt prezen!i ziariºtii (întâlniri ale primãriei, consiliului local, vizite oficiale) ºi despre care pute!i afla uºor detalii fie vorbind cu un ziarist apropiat, fie cerând informa!ii institu!iilor publice. Cel pu!in o parte din aceste întâlniri se desfãºoarã în aceeaºi zi din sãptmânã sau din lunã. Încerca!i sã evita!i programarea unui eveniment în ziua de ºedin!ã a consiliului local, dacã prezen!a presei la eveniment este importantã pentru organiza!ie.Pe de altã parte, existã evenimentele similare cu al vostru. Evita!i sã desfãºura!i evenimentul de strângere de fonduri în aceeaºi zi cu cel al altei organiza!ii. În mãsura în care acest lucru este posibil, lãsa!i un spa!iu de o sãptãmânã sau douã între cele douã evenimente. În unele cazuri astfel de suprapuneri pot fi evitate. Existã însã situa!ii în care organiza!ia nu are nici un control asupra celorlalte evenimente.

Studiu de caz. Ghinion ºi coinciden!ãO organiza!ie din Bucureºti a programat o licita!ie la World Trade Center în Bucureºti chiar pe 11 Septembrie 2001, data atacului terorist asupra turnurilor din New York. Aceastã ironicã coinciden!ã a fãcut ca o mare parte dintre invita!i sã refuze sã participe la eveniment în ultimul moment.În acest caz, organiza!ia nu mai putea face nimic altceva decât cel mult sã anuleze evenimentul. “Din nefericire, evenimentul a avut loc imediat dupã atacul din 11 septembrie 2002 ºi în mod ironic, sala aleasã cu douã luni înainte a fost Sala New York din Centrul de Conferin!e World Trade Center. Cred cã e cinstit sã spun cã o parte dintre invita!i au refuzat sã participe la eveniment din cauza loca!iei.”A.D. — coordonator strângere de fonduri

Studiu de caz. Vreme reaO organiza!ie care programase un eveniment sportiv în aer liber a avut neplãcuta surprizã sã rãmânã fãrã nici un reprezentant al presei pentru cã în noaptea dinaintea evenimentului a plouat foarte tare. Acest lucru a afectat numãrul de participan!i la eveniment, deºi organiza!ia nu avea cum sã previnã ploaia toren!ialã dinaintea evenimentului.

A!i ales momentul potrivit pentru desfãºurarea evenimentului?Este important sã afla!i ce altceva se întâmplã în oraº în ziua în care programa!i evenimentul. Este preferabil sã evita!i suprapunerea cu un eveniment similar sau cu un alt eveniment important pentru oraº care va atrage cel pu!in o parte dintre invita!ii ºi ziariºtii pe care îi dori!i prezen!i. Ce buget pute!i aloca pentru organizarea unui eveniment special?Cele mai multe evenimente speciale solicitã un buget înainte de a avea certitudinea cã vor fi strânºi bani. Bugetul alocat unui eveniment ar trebui sã nu depãºeascã suma pe care organiza!ia ºi-ar putea permite, în cel mai rãu caz, sã o piardã. Aceºti bani trebuie sã fie disponibili, nu planifica!i deja pentru alte activitã!i la sfârºitul evenimentului, în speran!a cã vor fi recupera!i. În felul acesta, ve!i evita situa!ia în care ar trebui sã achita!i la final costuri pentru care nu s-au strâns fonduri.

Sfat. Afla!i care este „agenda” oraºuluiPe de o parte, existã întâlniri periodice la care de cele mai multe ori sunt prezen!i ziariºtii (întâlniri ale primãriei, consiliului local, vizite oficiale) ºi despre care pute!i afla uºor detalii fie vorbind cu un ziarist apropiat, fie cerând informa!ii institu!iilor publice. Cel pu!in o parte din aceste întâlniri se desfãºoarã în aceeaºi zi din sãptmânã sau din lunã. Încerca!i sã evita!i programarea unui eveniment în ziua de ºedin!ã a consiliului local, dacã prezen!a presei la eveniment este importantã pentru organiza!ie.Pe de altã parte, existã evenimentele similare cu al vostru. Evita!i sã desfãºura!i evenimentul de strângere de fonduri în aceeaºi zi cu cel al altei organiza!ii. În mãsura în care acest lucru este posibil, lãsa!i un spa!iu de o sãptãmânã sau douã între cele douã evenimente. În unele cazuri astfel de suprapuneri pot fi evitate. Existã însã situa!ii în care organiza!ia nu are nici un control asupra celorlalte evenimente.

Studiu de caz. Ghinion ºi coinciden!ãO organiza!ie din Bucureºti a programat o licita!ie la World Trade Center în Bucureºti chiar pe 11 Septembrie 2001, data atacului terorist asupra turnurilor din New York. Aceastã ironicã coinciden!ã a fãcut ca o mare parte dintre invita!i sã refuze sã participe la eveniment în ultimul moment.În acest caz, organiza!ia nu mai putea face nimic altceva decât cel mult sã anuleze evenimentul. “Din nefericire, evenimentul a avut loc imediat dupã atacul din 11 septembrie 2002 ºi în mod ironic, sala aleasã cu douã luni înainte a fost Sala New York din Centrul de Conferin!e World Trade Center. Cred cã e cinstit sã spun cã o parte dintre invita!i au refuzat sã participe la eveniment din cauza loca!iei.”A.D. — coordonator strângere de fonduri

Studiu de caz. Vreme reaO organiza!ie care programase un eveniment sportiv în aer liber a avut neplãcuta surprizã sã rãmânã fãrã nici un reprezentant al presei pentru cã în noaptea dinaintea evenimentului a plouat foarte tare. Acest lucru a afectat numãrul de participan!i la eveniment, deºi organiza!ia nu avea cum sã previnã ploaia toren!ialã dinaintea evenimentului.

Planificarea evenimentului specialPrivind lucrurile în mod pragmatic, un eveniment special trebuie sã func!ioneze pe principiile unei afaceri, de vreme ce scopul final este acela de a aduna bani. Ca urmare, este bine sã ave!i mereu în minte considerente care !in de costurile, calitatea ºi unicitatea evenimentului.Dacã sunte!i pregãti!i pentru un eveniment special ºi lucrurile ies bine, evenimentul vã ajutã sã deveni!i mai vizibili ºi mai prezen!i în comunitate, sã construi!i rela!ii, sã vã sim!i!i bine ºi sã strânge!i bani. Dacã însã nu sunte!i pregãtit pentru eveniment, comunitatea va rãmâne cu impresia cã organiza!ia nu reuºeºte sã se autoadministreze ºi îºi va pierde din credibilitate. Planificarea evenimentului presupune luarea unor decizii înainte de a vã pune pe treabã:$ Cine va coordona evenimentul?$ Ce buget pute!i acorda organizãrii evenimentului?$ Cui se adreseazã evenimentul? $ Cum va fi promovat?$ Ce vre!i sã ob!ine!i în urma acestui eveniment? $ Vã permite!i sã organiza!i evenimentul?Mai întâi încerca!i sã estima!i costul total ºi mai ales cheltuielile care trebuie achitante în avans ºi costurile pe resursele umane ce vor fi implicate în organizare. În felul acesta, înainte de a depune eforturi de planificare ve!i vedea dacã dispune!i de personal ºi fonduri suficiente pentru evenimentul la care v-a!i gândit.

SfatPentru a nu suferi un eºec financiar este important sã nu supraevalua!i puterea financiarã realã a organiza!iei ºi poten!ialul evenimentului de a atrage donatorii pe care vã baza!i. Nu miza!i pe un eveniment care depãºeºte puterile organiza!iei, în speran!a cã banii strânºi vor acoperi cheltuielile pe care nu le pute!i achita înaintea evenimentului. Pe de altã parte, cu cât evenimentul este mai atent planificat, !inând cont de detalii ºi investind în promovare, ºansele voastre de succes cresc. Nu cãde!i însã în extrema cealaltã, în care de teama pierderii banilor ºi a timpului investit alege!i sã organiza!i un eveniment care nici nu vã solicitã, dar care nici nu vã oferã vreun câºtiguri în fonduri, imagine sau vizibilitate. Încerca!i sã gãsi!i calea de mijloc, în care sã exploata!i la maxim resursele ce pot fi alocate organizãrii unui eveniment pentru a ob!ine rezultate maxime. Pe scurt, nu ezita!i sã fi!i îndrãzne!i atunci când plãnui!i un eveniment, dar nu uita!i sã fi!i realiºti atunci când stabili!i bugetul.

SfatEste important sã ob!ine!i chitan!e, facturi pentru tot ceea ce se achizi!ioneazã pentru eveniment. Dacã plãnui!i sã vinde!i sau licita!i diverse obiecte în cadrul evenimentului, nu uita!i sã ave!i cu voi un chitan!ier/facturier.SfatPentru a men!ine lucrurile cât mai organizate pute!i !ine un dosar cu separatoare pentru: termene limitã ºi responsabilitã!i, buget, sponsori, coresponden!ã, partea de amuzament din eveniment, invita!ii ºi materiale de promovare, cazare ºi transport, înregistrãri participan!i, desfãºurãtorul evenimentului (cu momentele din searã ºi cu timpul necesar pentru fiecare), ºi alte sec!iuni care vi se par importante în organizarea evenimentului.

Pute!i ajusta dimensiunea evenimentului la posibilitã!ile organiza!iei sau lua în cosiderare alte tipuri de evenimente mai pu!in costisitoare, pe care vi le pute!i permite mai uºor. Uneori, este preferabil sã renun!a!i la eveniment, decât sã periclita!i imaginea ºi încrederea în organiza!ie. Planificarea unui evenimnet special presupune o colaborare continuã între coordonatorul evenimnetului, comitetul de organizare ºi persoanele desemnate sã ducã la capãt sarcinile stabilite.Coordonatorul evenimentuluiEste important sã existe un coordonator al evenimentului, care sã se asigure cã to!i cei implica!i în organizare îºi duc la capãt sarcinile în termenul limitã stabilit. Responsabilitã!ile coordonatorului includ:$ atribuirea responsabilitã!ilor, $ formarea unei echipe de organizare, $ supravegherea calendarului ºi a bugetului. Coordonatorul poate fi directorul executiv al organiza!iei (dacã are timpul necesar pentru eveniment), coordonatorul de strângere de fonduri (dacã organiza!ia are un astfel de angajat) sau poate angaja o personã pe perioadã detrerminatã pentru a se ocupa de organizare (dacã îºi poate permite un cost suplimentar pentru salariu). Pute!i apela ºi la un voluntar, deºi în acest caz trebuie sã vã asigura!i cã are timpul, implicarea ºi mai ales experien!a ºi abilitã!ile necesare pentru a duce la capãt responsabilitã!ile ce îi revin. O altã persoanã trebuie sã fie responsabilã cu supervizarea costurilor achitate ºi a dona!iilor strânse.

Planificarea evenimentului specialPrivind lucrurile în mod pragmatic, un eveniment special trebuie sã func!ioneze pe principiile unei afaceri, de vreme ce scopul final este acela de a aduna bani. Ca urmare, este bine sã ave!i mereu în minte considerente care !in de costurile, calitatea ºi unicitatea evenimentului.Dacã sunte!i pregãti!i pentru un eveniment special ºi lucrurile ies bine, evenimentul vã ajutã sã deveni!i mai vizibili ºi mai prezen!i în comunitate, sã construi!i rela!ii, sã vã sim!i!i bine ºi sã strânge!i bani. Dacã însã nu sunte!i pregãtit pentru eveniment, comunitatea va rãmâne cu impresia cã organiza!ia nu reuºeºte sã se autoadministreze ºi îºi va pierde din credibilitate. Planificarea evenimentului presupune luarea unor decizii înainte de a vã pune pe treabã:$ Cine va coordona evenimentul?$ Ce buget pute!i acorda organizãrii evenimentului?$ Cui se adreseazã evenimentul? $ Cum va fi promovat?$ Ce vre!i sã ob!ine!i în urma acestui eveniment? $ Vã permite!i sã organiza!i evenimentul?Mai întâi încerca!i sã estima!i costul total ºi mai ales cheltuielile care trebuie achitante în avans ºi costurile pe resursele umane ce vor fi implicate în organizare. În felul acesta, înainte de a depune eforturi de planificare ve!i vedea dacã dispune!i de personal ºi fonduri suficiente pentru evenimentul la care v-a!i gândit.

SfatPentru a nu suferi un eºec financiar este important sã nu supraevalua!i puterea financiarã realã a organiza!iei ºi poten!ialul evenimentului de a atrage donatorii pe care vã baza!i. Nu miza!i pe un eveniment care depãºeºte puterile organiza!iei, în speran!a cã banii strânºi vor acoperi cheltuielile pe care nu le pute!i achita înaintea evenimentului. Pe de altã parte, cu cât evenimentul este mai atent planificat, !inând cont de detalii ºi investind în promovare, ºansele voastre de succes cresc. Nu cãde!i însã în extrema cealaltã, în care de teama pierderii banilor ºi a timpului investit alege!i sã organiza!i un eveniment care nici nu vã solicitã, dar care nici nu vã oferã vreun câºtiguri în fonduri, imagine sau vizibilitate. Încerca!i sã gãsi!i calea de mijloc, în care sã exploata!i la maxim resursele ce pot fi alocate organizãrii unui eveniment pentru a ob!ine rezultate maxime. Pe scurt, nu ezita!i sã fi!i îndrãzne!i atunci când plãnui!i un eveniment, dar nu uita!i sã fi!i realiºti atunci când stabili!i bugetul.

SfatEste important sã ob!ine!i chitan!e, facturi pentru tot ceea ce se achizi!ioneazã pentru eveniment. Dacã plãnui!i sã vinde!i sau licita!i diverse obiecte în cadrul evenimentului, nu uita!i sã ave!i cu voi un chitan!ier/facturier.SfatPentru a men!ine lucrurile cât mai organizate pute!i !ine un dosar cu separatoare pentru: termene limitã ºi responsabilitã!i, buget, sponsori, coresponden!ã, partea de amuzament din eveniment, invita!ii ºi materiale de promovare, cazare ºi transport, înregistrãri participan!i, desfãºurãtorul evenimentului (cu momentele din searã ºi cu timpul necesar pentru fiecare), ºi alte sec!iuni care vi se par importante în organizarea evenimentului.

Pute!i ajusta dimensiunea evenimentului la posibilitã!ile organiza!iei sau lua în cosiderare alte tipuri de evenimente mai pu!in costisitoare, pe care vi le pute!i permite mai uºor. Uneori, este preferabil sã renun!a!i la eveniment, decât sã periclita!i imaginea ºi încrederea în organiza!ie. Planificarea unui evenimnet special presupune o colaborare continuã între coordonatorul evenimnetului, comitetul de organizare ºi persoanele desemnate sã ducã la capãt sarcinile stabilite.Coordonatorul evenimentuluiEste important sã existe un coordonator al evenimentului, care sã se asigure cã to!i cei implica!i în organizare îºi duc la capãt sarcinile în termenul limitã stabilit. Responsabilitã!ile coordonatorului includ:$ atribuirea responsabilitã!ilor, $ formarea unei echipe de organizare, $ supravegherea calendarului ºi a bugetului. Coordonatorul poate fi directorul executiv al organiza!iei (dacã are timpul necesar pentru eveniment), coordonatorul de strângere de fonduri (dacã organiza!ia are un astfel de angajat) sau poate angaja o personã pe perioadã detrerminatã pentru a se ocupa de organizare (dacã îºi poate permite un cost suplimentar pentru salariu). Pute!i apela ºi la un voluntar, deºi în acest caz trebuie sã vã asigura!i cã are timpul, implicarea ºi mai ales experien!a ºi abilitã!ile necesare pentru a duce la capãt responsabilitã!ile ce îi revin. O altã persoanã trebuie sã fie responsabilã cu supervizarea costurilor achitate ºi a dona!iilor strânse.

Comitetul de organizareResponsabilitatea comitetului de organizare este de a planifica evenimentul, nu de a îndeplini fiecare sarcinã. Dupã planificare, sarcinile sunt delegate echipei care se ocupã de finalizarea acestora. Comitetul de organizare are trei principale atribu!ii:$ detalierea sarcinilor;$ stabilirea calendarului evenimentului;$ stabilirea bugetulului.Detalierea sarcinilorComitetul de organizare stabileºte ce trebuie fãcut, pânã când trebuie terminate sarcinile distribuite, care este timpul pe care îl are la dispozi!ie pentru sarcinã ºi care este persoana cea mai potrivitã în termeni de eficien!ã. Un tabel cum este cel de mai jos, în care nota!i toate detaliile, pot sã ajute mult în organizare ºi în respectarea termenelor limitã.

ce? când? termen limitãcine?

Stabilirea calendarului evenimentuluiPentru o searã de câteva ore, cum a fost cazul Galei Anuale a Premiilor Comunitã!ii Bãcãuane, organizatã de Funda!ia de Sprijin Comunitar a fost nevoie de o planificare de cel pu!in trei luni pentru a asigura succesul serii. Au fost vizate toate societã!ile comerciale, bãncile, institu!ii medicale ºi guvernamentale, organiza!ii neguvernamentale si persoane fizice, alcãtuindu-se astfel lista invita!ilor. Pentru înregistrarea ºi men!inerea la zi a tuturor acestor date ºi contactelor ulterioare, a fost proiectatã o bazã de date în Microsoft Access, iar lista de e-mail-uri a fost organizatã în dosare ºi sub-dosare distincte, având mesajele trimise ºi recep!ionate de la acelaºi grup de persoane în acelaºi dosar. În paralel, s-a lucrat la rezervarea sãlii de restaurant, la alcãtuirea meniului ºi a modului de decorare a sãlii, precum ºi la alcãtuirea programului serii (desfãºurãtorul Galei a fost pregãtit cu o precizie de 1-2 minute ºi a cuprins 21 de pagini!).O datã ce sarcinile, bugetul ºi calendarul au fost stabilite, pute!i împãr!i responsabilitã!ile în echipã. Este bine sã propune!i termene limitã mai strânse decât cele pe care vã baza!i pentru a vã asigura cã, fie ºi cu o întârziere, ave!i lucrurile gata la timp. Sã stabileascã bugetulCompletarea constantã a unui tabel simplu, cum este cel de pe pagina urmãtoare vã ajutã sã fi!i la curent cu tot ceea ce s-a cheltuit pentru eveniment ºi cu situa!ia bugetului - unde a!i depãºit costul estimat, unde a!i cheltuit mai pu!in ºi care este raportul între costurile estimate ºi costurile reale. Acelaºi lucru este valabil ºi pentru capitolul de venituri.

SfatPentru a vã asigura cã totul va fi gata la timp, o op!iune este sã încerca!i sã programa!i lucrurile pornind de la ziua în care se va desfãºura evenimentul. Dacã acesta este programat pe 8 Mai, gândi!i-vã ce ave!i de fãcut în 7 Mai. ªi ca în 7 Mai sã pute!i face ce v-a!i propus, ce trebuie sã face!i în 6 Mai, etc.? În felul acesta pute!i sã vã da!i cel mai bine seama dacã evenimentul poate avea loc la data la care l-a!i programat sau trebuie sã face!i unele schimbãri la date. Lua!i în considerare ºi faptul cã 90 de zile pânã la eveniment înseamnã doar 60 de zile lucrãtoare ºi cã angaja!ii care se ocupã de eveniment au ºi alte responsabilitã!i în organiza!ie pentru care au nevoie de timp. Consulta!i-vã cu voluntarii pentru a afla cât mai exact de ce timp dispun în acea perioadã pentru organiza!ie.

Comitetul de organizareResponsabilitatea comitetului de organizare este de a planifica evenimentul, nu de a îndeplini fiecare sarcinã. Dupã planificare, sarcinile sunt delegate echipei care se ocupã de finalizarea acestora. Comitetul de organizare are trei principale atribu!ii:$ detalierea sarcinilor;$ stabilirea calendarului evenimentului;$ stabilirea bugetulului.Detalierea sarcinilorComitetul de organizare stabileºte ce trebuie fãcut, pânã când trebuie terminate sarcinile distribuite, care este timpul pe care îl are la dispozi!ie pentru sarcinã ºi care este persoana cea mai potrivitã în termeni de eficien!ã. Un tabel cum este cel de mai jos, în care nota!i toate detaliile, pot sã ajute mult în organizare ºi în respectarea termenelor limitã.

ce? când? termen limitãcine?

Stabilirea calendarului evenimentuluiPentru o searã de câteva ore, cum a fost cazul Galei Anuale a Premiilor Comunitã!ii Bãcãuane, organizatã de Funda!ia de Sprijin Comunitar a fost nevoie de o planificare de cel pu!in trei luni pentru a asigura succesul serii. Au fost vizate toate societã!ile comerciale, bãncile, institu!ii medicale ºi guvernamentale, organiza!ii neguvernamentale si persoane fizice, alcãtuindu-se astfel lista invita!ilor. Pentru înregistrarea ºi men!inerea la zi a tuturor acestor date ºi contactelor ulterioare, a fost proiectatã o bazã de date în Microsoft Access, iar lista de e-mail-uri a fost organizatã în dosare ºi sub-dosare distincte, având mesajele trimise ºi recep!ionate de la acelaºi grup de persoane în acelaºi dosar. În paralel, s-a lucrat la rezervarea sãlii de restaurant, la alcãtuirea meniului ºi a modului de decorare a sãlii, precum ºi la alcãtuirea programului serii (desfãºurãtorul Galei a fost pregãtit cu o precizie de 1-2 minute ºi a cuprins 21 de pagini!).O datã ce sarcinile, bugetul ºi calendarul au fost stabilite, pute!i împãr!i responsabilitã!ile în echipã. Este bine sã propune!i termene limitã mai strânse decât cele pe care vã baza!i pentru a vã asigura cã, fie ºi cu o întârziere, ave!i lucrurile gata la timp. Sã stabileascã bugetulCompletarea constantã a unui tabel simplu, cum este cel de pe pagina urmãtoare vã ajutã sã fi!i la curent cu tot ceea ce s-a cheltuit pentru eveniment ºi cu situa!ia bugetului - unde a!i depãºit costul estimat, unde a!i cheltuit mai pu!in ºi care este raportul între costurile estimate ºi costurile reale. Acelaºi lucru este valabil ºi pentru capitolul de venituri.

SfatPentru a vã asigura cã totul va fi gata la timp, o op!iune este sã încerca!i sã programa!i lucrurile pornind de la ziua în care se va desfãºura evenimentul. Dacã acesta este programat pe 8 Mai, gândi!i-vã ce ave!i de fãcut în 7 Mai. ªi ca în 7 Mai sã pute!i face ce v-a!i propus, ce trebuie sã face!i în 6 Mai, etc.? În felul acesta pute!i sã vã da!i cel mai bine seama dacã evenimentul poate avea loc la data la care l-a!i programat sau trebuie sã face!i unele schimbãri la date. Lua!i în considerare ºi faptul cã 90 de zile pânã la eveniment înseamnã doar 60 de zile lucrãtoare ºi cã angaja!ii care se ocupã de eveniment au ºi alte responsabilitã!i în organiza!ie pentru care au nevoie de timp. Consulta!i-vã cu voluntarii pentru a afla cât mai exact de ce timp dispun în acea perioadã pentru organiza!ie.

Dacã ar fi sã clasificãm costurile care trebuie estimate în organizarea evenimentului, pentru ca în final diferen!a costuri estimate vs. costuri reale sã fie cât mai micã, aceastã clasificare ar include:$ Costuri directe care includ toate costurile tangibile pe care organiza!ia trebuie sã le suporte de la catering, la închirierea localului, la flori, fotograf, etc.$ Dincolo de aceste costuri, trebuie avute în vedere costurile cu personalul care se implicã în organizarea evenimentului. Aici trebuie avut în vedere timpul pe care angaja!ii ºi voluntarii îl investesc în organizarea evenimentului ºi transformarea acestui timp în banii cu care ar fi plãti!i pe acest timp.

Veniturile ºi costurile estimate trebuie sã se apropie cât mai mult de cele reale. Ca sã evita!i diferen!ele mari, e nevoie sã vã cunoaºte!i bine donatorii ºi poten!ialul lor. Ca sã pute!i estima corect costurile, da!i telefoane la diferi!i furnizori pentru a avea o ideea cât mai clarã despre pre!ul serviciului/produsului de care ave!i nevoie. Evident, este de dorit sã ob!ine!i cât mai multe reduceri sau dona!ii în naturã. Aten!ie însã la ceea ce trece!i în buget ºi costurile reale pe care le suporta!i. Este bine sã prevede!i în buget ºi costuri pentru astfel de produse. În felul acesta, ave!i fonduri pentru a plãti un obiect pe care v-a!i fi aºteptat sã îl primi!i ca dona!ie sau sã acoperi!i o serie de cheltuieli neprezãzute. În mãsura în care acest lucru este posibil, încerca!i sã achita!i o serie de costuri dupã desfãºurarea evenimentului. Care sunt costurile pe care le presupune evenimentul? Atunci când fixa!i bugetul alocat evenimentului, ave!i în vedere:$ costul de închiriere a sãlii;$ costul mâncãrii ºi a bãuturii;$ costurile de personal;$ costurile pentru materialele promo!ionale (afiºe, invita!ii, diplome, broºuri de prezentare, programul serii, premii, etc.);$ costul pentru închirierea echipamentului audio-vizual;$ costuri pentru trimiterea prin poºtã a invita!iilor;$ costuri suplimentare sau neprevãzute.

diferente venituri venit estimat venit totalvenit real

Studiu de cazUn exemplu fericit este cel al SOS – Satele Copiilor România, care a organizat o licita!ie cu lucrãri de ceramicã, picturi ºi !esãturi ale copiilor. Organiza!ia a plãnuit sã strângã fonduri în valoare de 800 USD. Suma la care a ajuns la finalul evenimentului a fost însã mult mai mare 2.160 USD. Rezultatul neaºteptat al licita!iei nu a venit doar pentru cã licita!ia a fost foarte bine condusã ºi antrenantã pentru invita!i, ci ºi pentru cã organiza!ia a reuºit sã economiseascã o mare parte din costuri prin ob!inerea de sponsorizãri.

Cel mai aproape de costul real al unui eveniment pute!i fi atunci când lua!i în considerare costurile directe ºi pe cele avute cu angaja!ii ºi voluntarii.Analiza!i numãrul de persoane care vã aºtepta!i sã participe la eveniment. Este de cele mai multe ori, este cifra cel mai greu de apreciat. Încerca!i însã sã o estima!i, luând în considerare evenimente anterioare, real!iile constante cu donatorii, etc. Dacã ave!i ºi costurile estimate, pute!i împãr!i numãrul invita!ilor la costuri pentru a afla care e suma pe care trebuie sã o plãteascã fiecare invitat pentru a acoperi costul. Apoi împãr!i!i profitul pe care vi l-a!i fixat pentru a estima suma medie pe care vre!i sã o ob!ine!i de la cei care participã la eveniment. În cazul Galei Funda!iei de Sprijin Comunitar, numãrul invita!ilor a fost, în medie de 260 la fiecare dintre cele trei edi!ii. Profilul invita!ilor este de 40% companii (multi)na!ionale, 50% companii locale ºi 10% ONG-uri partenere.În func!ie de caracteristicile participan!ilor ºi de capacitatea financiarã a acestora, au fost stabilite pre!urile locurilor în salã (între 100 ºi 1,000 Euro). Situa!ia în care vinde!i locuri sau bilete participan!ilor este una în care estimarea este posibilã. Existã însã ºi situa!ii mai complicate în care este vorba de o licita!ie sau de dona!ii unde este mai dificil sã faci estimãri. În cazul unei licita!ii mersul lucrurilor depinde mult de dinamica invita!ilor ºi de impresia pe care lucrãrile licitate o lasã.

diferente costuri cost estimat cost totalcost real

Dacã ar fi sã clasificãm costurile care trebuie estimate în organizarea evenimentului, pentru ca în final diferen!a costuri estimate vs. costuri reale sã fie cât mai micã, aceastã clasificare ar include:$ Costuri directe care includ toate costurile tangibile pe care organiza!ia trebuie sã le suporte de la catering, la închirierea localului, la flori, fotograf, etc.$ Dincolo de aceste costuri, trebuie avute în vedere costurile cu personalul care se implicã în organizarea evenimentului. Aici trebuie avut în vedere timpul pe care angaja!ii ºi voluntarii îl investesc în organizarea evenimentului ºi transformarea acestui timp în banii cu care ar fi plãti!i pe acest timp.

Veniturile ºi costurile estimate trebuie sã se apropie cât mai mult de cele reale. Ca sã evita!i diferen!ele mari, e nevoie sã vã cunoaºte!i bine donatorii ºi poten!ialul lor. Ca sã pute!i estima corect costurile, da!i telefoane la diferi!i furnizori pentru a avea o ideea cât mai clarã despre pre!ul serviciului/produsului de care ave!i nevoie. Evident, este de dorit sã ob!ine!i cât mai multe reduceri sau dona!ii în naturã. Aten!ie însã la ceea ce trece!i în buget ºi costurile reale pe care le suporta!i. Este bine sã prevede!i în buget ºi costuri pentru astfel de produse. În felul acesta, ave!i fonduri pentru a plãti un obiect pe care v-a!i fi aºteptat sã îl primi!i ca dona!ie sau sã acoperi!i o serie de cheltuieli neprezãzute. În mãsura în care acest lucru este posibil, încerca!i sã achita!i o serie de costuri dupã desfãºurarea evenimentului. Care sunt costurile pe care le presupune evenimentul? Atunci când fixa!i bugetul alocat evenimentului, ave!i în vedere:$ costul de închiriere a sãlii;$ costul mâncãrii ºi a bãuturii;$ costurile de personal;$ costurile pentru materialele promo!ionale (afiºe, invita!ii, diplome, broºuri de prezentare, programul serii, premii, etc.);$ costul pentru închirierea echipamentului audio-vizual;$ costuri pentru trimiterea prin poºtã a invita!iilor;$ costuri suplimentare sau neprevãzute.

diferente venituri venit estimat venit totalvenit real

Studiu de cazUn exemplu fericit este cel al SOS – Satele Copiilor România, care a organizat o licita!ie cu lucrãri de ceramicã, picturi ºi !esãturi ale copiilor. Organiza!ia a plãnuit sã strângã fonduri în valoare de 800 USD. Suma la care a ajuns la finalul evenimentului a fost însã mult mai mare 2.160 USD. Rezultatul neaºteptat al licita!iei nu a venit doar pentru cã licita!ia a fost foarte bine condusã ºi antrenantã pentru invita!i, ci ºi pentru cã organiza!ia a reuºit sã economiseascã o mare parte din costuri prin ob!inerea de sponsorizãri.

Cel mai aproape de costul real al unui eveniment pute!i fi atunci când lua!i în considerare costurile directe ºi pe cele avute cu angaja!ii ºi voluntarii.Analiza!i numãrul de persoane care vã aºtepta!i sã participe la eveniment. Este de cele mai multe ori, este cifra cel mai greu de apreciat. Încerca!i însã sã o estima!i, luând în considerare evenimente anterioare, real!iile constante cu donatorii, etc. Dacã ave!i ºi costurile estimate, pute!i împãr!i numãrul invita!ilor la costuri pentru a afla care e suma pe care trebuie sã o plãteascã fiecare invitat pentru a acoperi costul. Apoi împãr!i!i profitul pe care vi l-a!i fixat pentru a estima suma medie pe care vre!i sã o ob!ine!i de la cei care participã la eveniment. În cazul Galei Funda!iei de Sprijin Comunitar, numãrul invita!ilor a fost, în medie de 260 la fiecare dintre cele trei edi!ii. Profilul invita!ilor este de 40% companii (multi)na!ionale, 50% companii locale ºi 10% ONG-uri partenere.În func!ie de caracteristicile participan!ilor ºi de capacitatea financiarã a acestora, au fost stabilite pre!urile locurilor în salã (între 100 ºi 1,000 Euro). Situa!ia în care vinde!i locuri sau bilete participan!ilor este una în care estimarea este posibilã. Existã însã ºi situa!ii mai complicate în care este vorba de o licita!ie sau de dona!ii unde este mai dificil sã faci estimãri. În cazul unei licita!ii mersul lucrurilor depinde mult de dinamica invita!ilor ºi de impresia pe care lucrãrile licitate o lasã.

diferente costuri cost estimat cost totalcost real

Ce aºteptãri ave!i de la eveniment?În mod evident, dacã vã propune!i sã face!i o cãru!ã de bani în urma evenimentului sunt ºanse mari sã fi!i dezamãgi!i la final. Atunci când planifica!i, încerca!i sã vede!i ce obiective ar trebui atinse pentru a considera evenimentul un succes. Care ar fi indicatorii unui eveniment reuºit? Numãrul de oameni prezen!i? Publicitatea asiguratã prin presã? Fondurile strânse? Costurile restrânse?În ceea ce priveºte fondurile strânse, succesul evenimentului va fi foarte greu de evaluat dacã nu stabili!i o sumã pe care vã propune!i sã o strânge!i la final. Suma trebuie stabilitã nu la întâmplare, nici dupã nevoile organiza!iei, ci dupã poten!ialul pe care evenimentul îl are de a atrage fondurile. Pentru asta este important sã identifica!i baza de sus!inãtori, (fie cã este vorba de membri ai organiza!iei ºi board, de persoane fizice, de sectorul de afaceri) pe care o viza!i în cadrul acestui eveniment ºi apoi sã analiza!i poten!ialul acestui grup de a dona pentru sus!inerea organiza!iei. Un plan de strângere de fonduri ar trebui sã !inteascã categoria cea mai potrivitã de donatori ºi sã stabileascã suma pe care doreºte sã o strângã de la aceºtia. Suma e stabilitã în func!ie de evaluarea ºi prospectarea donatorilor din categoria vizatã.Cauza pentru care se strâng fonduri are, în general o influen!ã puternicã asupra succesului evenimentului. Statisticile aratã cã atât sectorul de afaceri cât ºi popula!ia sunt mai degrabã interesate de a sus!ine cauze sociale (sãnãtate, servicii sociale) ºi cel mai pu!in interesate de a sus!ine domenii ca mediu, culturã sau apãrarea drepturilor omului. Concluzia fireascã ar fi cã e greu sã ai succes în strângerea de fonduri organizând evenimente în domeniile men!ionate mai devreme. Cu toate acestea, o prospectare atentã a mediului ºi a poten!ialilor donatori poate duce la strângerea unor fonduri importante.

Studiu de cazPrietenii Muzeului Na!ional de Artã al României este o organiza!ie a cãrei misiune este aceea de a strânge fonduri pentru acest Muzeu. Organiza!ia desfãºoarã mai multe campanii de strângere de fonduri, în urma cãrora se strâng anual aproximativ 100.000 USD. Evenimentele prin care se strâng fonduri sunt Bucãtarul Anului în Bucureºti, Balul Muzeului, Arte Divina, Prima Licita!ie de Vin Românesc, concerte ºi spectacole.

Ce aºteptãri ave!i de la eveniment?În mod evident, dacã vã propune!i sã face!i o cãru!ã de bani în urma evenimentului sunt ºanse mari sã fi!i dezamãgi!i la final. Atunci când planifica!i, încerca!i sã vede!i ce obiective ar trebui atinse pentru a considera evenimentul un succes. Care ar fi indicatorii unui eveniment reuºit? Numãrul de oameni prezen!i? Publicitatea asiguratã prin presã? Fondurile strânse? Costurile restrânse?În ceea ce priveºte fondurile strânse, succesul evenimentului va fi foarte greu de evaluat dacã nu stabili!i o sumã pe care vã propune!i sã o strânge!i la final. Suma trebuie stabilitã nu la întâmplare, nici dupã nevoile organiza!iei, ci dupã poten!ialul pe care evenimentul îl are de a atrage fondurile. Pentru asta este important sã identifica!i baza de sus!inãtori, (fie cã este vorba de membri ai organiza!iei ºi board, de persoane fizice, de sectorul de afaceri) pe care o viza!i în cadrul acestui eveniment ºi apoi sã analiza!i poten!ialul acestui grup de a dona pentru sus!inerea organiza!iei. Un plan de strângere de fonduri ar trebui sã !inteascã categoria cea mai potrivitã de donatori ºi sã stabileascã suma pe care doreºte sã o strângã de la aceºtia. Suma e stabilitã în func!ie de evaluarea ºi prospectarea donatorilor din categoria vizatã.Cauza pentru care se strâng fonduri are, în general o influen!ã puternicã asupra succesului evenimentului. Statisticile aratã cã atât sectorul de afaceri cât ºi popula!ia sunt mai degrabã interesate de a sus!ine cauze sociale (sãnãtate, servicii sociale) ºi cel mai pu!in interesate de a sus!ine domenii ca mediu, culturã sau apãrarea drepturilor omului. Concluzia fireascã ar fi cã e greu sã ai succes în strângerea de fonduri organizând evenimente în domeniile men!ionate mai devreme. Cu toate acestea, o prospectare atentã a mediului ºi a poten!ialilor donatori poate duce la strângerea unor fonduri importante.

Studiu de cazPrietenii Muzeului Na!ional de Artã al României este o organiza!ie a cãrei misiune este aceea de a strânge fonduri pentru acest Muzeu. Organiza!ia desfãºoarã mai multe campanii de strângere de fonduri, în urma cãrora se strâng anual aproximativ 100.000 USD. Evenimentele prin care se strâng fonduri sunt Bucãtarul Anului în Bucureºti, Balul Muzeului, Arte Divina, Prima Licita!ie de Vin Românesc, concerte ºi spectacole.

Cum pute!i scãdea costurile de organizare ºi creºte veniturile?"Pentru a maximiza venitul în urma unui eveniment special, organizatorii trebuie sã strângã cea mai mare sumã de bani pe care fiecare donator este dispus sã o dea. Dona!iile fãcute sunt rezultatul a doi factori: bogã!ie ºi motiva!ie. De aceea, pentru a maximiza venitul, organizatorii trebuie sã segmenteze audien!a în func!ie de venitul invita!ilor (diferen!irea 3pre!urilor) ºi sã-i motiveze sã participe." Pentru a vã maximiza profitul, ob!inerea unor sponsorizãri în bani, servicii sau produse - din partea unor companii este esen!ialã. Este modul cel mai eficient de a reduce o parte importantã din costuri. În acest fel, pot fi acoperite costuri ce !in de tipãrirea materialelor, divertisment, echipament audio-vizual, etc. Licita!ia organizatã de SOS-Satele Copiilor România a fost un eveniment de strângere de fonduri din comunitate care a reuºit sã adune peste 2.000 USD în vreme ce costurile cu organizarea evenimentului au fost de aproximativ 200 USD. “Am gãsit sponsori care ne-au oferit spa!iu pentru desfãºurarea licita!iei, au oferit cocktail-urile ºi au tipãrit invita!iile gratuit. Am gãsit VIP-uri care 5au acceptat sã participe la licita!ie.”

Cheltuielile au inclus costul invita!iilor, publicarea catalogului de prezentare a lucrãrilor ºi fotografiile fãcute în timpul evenimentului. Un avantaj important a fost ºi faptul cã obiectele vândute la licita!ie au fost ob!inute gratuit, prin dona!iile copiilor. În schimbul sus!inerii venite din partea companiilor, organiza!ia poate men!iona numele firmei pe posterele evenimentului, pe invita!ii, bilete, broºuri etc.Cei care doneazã sume care trec peste un anumit nivel pot primi un titlu onorific de “Prieten al organiza!iei”. Se pot crea astfel de categorii de prieteni sau de sponsori. Funda!ia de Sprijin Comunitar, organizatorul Galei Premiilor Comunitã!ii Bãcãuane are categorii de sponsor de aur sau de argint, în func!ie de sumele cu care contribuie. Acest semn de apreciere publicã exercitã o anumitã presiune asupra donatorului, în ceea ce priveºte suma pe care o va dona data viitoare ºi îi face pe al!ii sã doreascã aceeaºi recunoaºtere publicã. În plus, pot fi recompensa!i cu locuri bune în salã, în semn de recunoºtin!ã pentru suportul oferit. 3 (Daniel Webber, Just The Ticket — Understanding charity fundraising events, New Philanthropy Capital, pg. 11)4 (Angela Dogaru — coordonator strângere de fonduri SOS-Satele Copiilor România)

SfatPosturile radio sunt, de obicei receptive la cererile organiza!iilor de a difuza astfel de anun!uri, mai ales dacã sponsorii evenimentului sunt dispuºi sã cumpere spa!iu publicitar pentru companie.Studiu de cazFunda!ia Românã pentru Copii, Comunitate ºi Familie, care organizeazã „Ziua Minunilor” în 1 Iunie s-a dovedit eficientã în abordarea sponsorilor. În colaborare cu partenerii media ai evenimentului, a fost conceputã o ofertã pentru sponsori: pachete de sponsorizare care au inclus promovarea în cotidianele ºi sãptãmânalele clujene, spot TV, spoturi audio, promovarea pe panouri publicitare amplasate în 6 puncte din oraº, afiºe ºi fluturaºi, bannere la locul evenimentului, posibilitatea de sampling, amplasare de puncte de vânzare. Pachetele de sponsorizare au fost diferen!iate în func!ie de participarea sponsorilor: de la 2.000 USD la 1.000.000 lei.

Un mod eficient de a reduce din costurile pentru publicitate este de a gãsi parteneri media pentru eveniment. În felul acesta, radioul, televiziunea vã vor aloca, în general timp pentru a face publicitate evenimentului. Având parteneri media, vã va fi mult mai uºor sã convinge!i diverse companii sã se alãture ca sponsori ai evenimentului. Încerca!i sã alege!i canale media care se adreseazã publicului pe care îl viza!i: orice revistã, post radio sau televiziune vã poate trimite o descriere a profilului ascultãtorului/cititorului /telespectatorului.Pentru a avea succes în încercarea de a gãsi sponsori trebuie sã fi!i foarte clari în ceea ce solicita!i ºi în ceea ce pute!i oferi în schimb. Încerca!i sã sublinia!i ºi avantajele ce rezultã pentru firme prin implicarea în eveniment. Ave!i în vedere ºi faptul cã cele mai multe companii oferã sponsorizãri pentru a-ºi întãri pozi!ia ºi imaginea în comunitate. Avantajele fiscale pot fi un motiv în plus care ar convinge companiile sã devinã sponsori. Una din schimbãrile majore pe care le introduce Codul Fiscal se referã la scãderea din impozitul datorat statului în limitele a 0.3 la mie din cifra de afaceri sau de 20% din impozitul datorat pe profit. Asta înseamnã cã firmele plãtesc impozitul diminuat cu contravaloarea sponsorizãrilor din anul respectiv. În acest context, avantajul pentru companii este unul real. „Este de aceea important ca atunci când comunica!i cu un poten!ial sponsor sã îi explica!i cã dacã respectã baremurile legale sponsorizarea nu îl costã 6practic nimic, ea fiind compensatã de scãderea impozitului.”

5 (Ghid Fiscal pentru ONG-uri — Asocia!ia pentru Rela!ii Comunitare, pg. 7)

Cum pute!i scãdea costurile de organizare ºi creºte veniturile?"Pentru a maximiza venitul în urma unui eveniment special, organizatorii trebuie sã strângã cea mai mare sumã de bani pe care fiecare donator este dispus sã o dea. Dona!iile fãcute sunt rezultatul a doi factori: bogã!ie ºi motiva!ie. De aceea, pentru a maximiza venitul, organizatorii trebuie sã segmenteze audien!a în func!ie de venitul invita!ilor (diferen!irea 3pre!urilor) ºi sã-i motiveze sã participe." Pentru a vã maximiza profitul, ob!inerea unor sponsorizãri în bani, servicii sau produse - din partea unor companii este esen!ialã. Este modul cel mai eficient de a reduce o parte importantã din costuri. În acest fel, pot fi acoperite costuri ce !in de tipãrirea materialelor, divertisment, echipament audio-vizual, etc. Licita!ia organizatã de SOS-Satele Copiilor România a fost un eveniment de strângere de fonduri din comunitate care a reuºit sã adune peste 2.000 USD în vreme ce costurile cu organizarea evenimentului au fost de aproximativ 200 USD. “Am gãsit sponsori care ne-au oferit spa!iu pentru desfãºurarea licita!iei, au oferit cocktail-urile ºi au tipãrit invita!iile gratuit. Am gãsit VIP-uri care 5au acceptat sã participe la licita!ie.”

Cheltuielile au inclus costul invita!iilor, publicarea catalogului de prezentare a lucrãrilor ºi fotografiile fãcute în timpul evenimentului. Un avantaj important a fost ºi faptul cã obiectele vândute la licita!ie au fost ob!inute gratuit, prin dona!iile copiilor. În schimbul sus!inerii venite din partea companiilor, organiza!ia poate men!iona numele firmei pe posterele evenimentului, pe invita!ii, bilete, broºuri etc.Cei care doneazã sume care trec peste un anumit nivel pot primi un titlu onorific de “Prieten al organiza!iei”. Se pot crea astfel de categorii de prieteni sau de sponsori. Funda!ia de Sprijin Comunitar, organizatorul Galei Premiilor Comunitã!ii Bãcãuane are categorii de sponsor de aur sau de argint, în func!ie de sumele cu care contribuie. Acest semn de apreciere publicã exercitã o anumitã presiune asupra donatorului, în ceea ce priveºte suma pe care o va dona data viitoare ºi îi face pe al!ii sã doreascã aceeaºi recunoaºtere publicã. În plus, pot fi recompensa!i cu locuri bune în salã, în semn de recunoºtin!ã pentru suportul oferit. 3 (Daniel Webber, Just The Ticket — Understanding charity fundraising events, New Philanthropy Capital, pg. 11)4 (Angela Dogaru — coordonator strângere de fonduri SOS-Satele Copiilor România)

SfatPosturile radio sunt, de obicei receptive la cererile organiza!iilor de a difuza astfel de anun!uri, mai ales dacã sponsorii evenimentului sunt dispuºi sã cumpere spa!iu publicitar pentru companie.Studiu de cazFunda!ia Românã pentru Copii, Comunitate ºi Familie, care organizeazã „Ziua Minunilor” în 1 Iunie s-a dovedit eficientã în abordarea sponsorilor. În colaborare cu partenerii media ai evenimentului, a fost conceputã o ofertã pentru sponsori: pachete de sponsorizare care au inclus promovarea în cotidianele ºi sãptãmânalele clujene, spot TV, spoturi audio, promovarea pe panouri publicitare amplasate în 6 puncte din oraº, afiºe ºi fluturaºi, bannere la locul evenimentului, posibilitatea de sampling, amplasare de puncte de vânzare. Pachetele de sponsorizare au fost diferen!iate în func!ie de participarea sponsorilor: de la 2.000 USD la 1.000.000 lei.

Un mod eficient de a reduce din costurile pentru publicitate este de a gãsi parteneri media pentru eveniment. În felul acesta, radioul, televiziunea vã vor aloca, în general timp pentru a face publicitate evenimentului. Având parteneri media, vã va fi mult mai uºor sã convinge!i diverse companii sã se alãture ca sponsori ai evenimentului. Încerca!i sã alege!i canale media care se adreseazã publicului pe care îl viza!i: orice revistã, post radio sau televiziune vã poate trimite o descriere a profilului ascultãtorului/cititorului /telespectatorului.Pentru a avea succes în încercarea de a gãsi sponsori trebuie sã fi!i foarte clari în ceea ce solicita!i ºi în ceea ce pute!i oferi în schimb. Încerca!i sã sublinia!i ºi avantajele ce rezultã pentru firme prin implicarea în eveniment. Ave!i în vedere ºi faptul cã cele mai multe companii oferã sponsorizãri pentru a-ºi întãri pozi!ia ºi imaginea în comunitate. Avantajele fiscale pot fi un motiv în plus care ar convinge companiile sã devinã sponsori. Una din schimbãrile majore pe care le introduce Codul Fiscal se referã la scãderea din impozitul datorat statului în limitele a 0.3 la mie din cifra de afaceri sau de 20% din impozitul datorat pe profit. Asta înseamnã cã firmele plãtesc impozitul diminuat cu contravaloarea sponsorizãrilor din anul respectiv. În acest context, avantajul pentru companii este unul real. „Este de aceea important ca atunci când comunica!i cu un poten!ial sponsor sã îi explica!i cã dacã respectã baremurile legale sponsorizarea nu îl costã 6practic nimic, ea fiind compensatã de scãderea impozitului.”

5 (Ghid Fiscal pentru ONG-uri — Asocia!ia pentru Rela!ii Comunitare, pg. 7)

Studiu de cazÎn cazul Galei Premiilor Comunitã!ii Bãcãuane, strângerea de fonduri se realizeazã, în principal din vânzarea meselor cãtre societã!ile comerciale, bãncile ºi omenii de afaceri invita!i. La evenimentul din 2004, oferta pentru cumpãrarea locurilor la eveniment a diferit în func!ie de categoria de sponsor: $ masa “de aur” de 8 locuri a costat 1,000 Euro;$ un loc în salã 125 Euro.Programul serii a cuprins, în afara momentelor înmânãrii premiilor, o combina!ie de mai multe evenimente care au avut ca rol asigurarea momentelor de destindere ºi strângerea de fonduri:$ un loc în salã 125 Euro.licita!ii de obiecte (au fost licitate 5 tablouri ºi 6 pachete de servicii adresate beneficiarilor FSC;$ dona!ii în numerar fãcute direct în cutiile de dona!ii amplasate în salã;$ vânzarea biletelor la tombola cu premii (oferite de cãtre companiile prezente la Galã);$ oferte de sus!inere a activitã!ii FSC fãcute de diverºi participan!i (sponsorizarea unei tabere pentru copiii din grupul vocal “Zmeuris” al FSC).Un alt aspect important a fost men!ionarea sponsorilor în toate materialele informative legate de organziarea galei: invita!ii, programul serii, scrisori, buletinul informativ al organziatiei.Gala din 2004 a avut peste 250 de oaspe!i, oameni de afaceri, reprezentan!i ai autoritã!ilor locale ºi sectorului

Combina!i evenimente. În cadrul unei cine elegante pute!i veni cu un alt eveniment de strângere de fonduri, care sã ofere ºi un moment de divertisment. Studiu de cazUn exemplu similar de combinare a evenimentelor îl are un ONG care a organizat un bal având drept scop strângerea de fonduri pentru renovarea ºi dotarea unui centru pentru persoane fãrã adãpost. Evenimentul s-a adresat oamenilor de afaceri din Braºov, directorilor de institu!ii publice ºi organiza!iilor neguvernamentale. Balul a combinat o prezentare de modã, o expozi!ie de icoane de lemn, tablouri pe sticlã ºi sculpturi cu vânzare la licita!ie, o reprezenta!ie de dans modern ºi o tombolã. La finalul serii s-au strâns peste 100.000.000 lei.

Câteva lucruri meritã men!ionate legat de aceastã idee a combinãrii de evenimente, care poate fi mai mult sau mai pu!in beneficã evenimentului.Evenimentele incluse în cadrul serii (gen tombolã, licita!ii) sunt binevenite pentru a oferi momentele de divertisment, dar este preferabil sã nu dureze prea mult. Dacã tot ceea ce se întâmplã în seara respectivã este compus din evenimente mãrunte programate unul dupã altul, oamenii vor sfârºi prin a nu mai ºti dacã au participat la un cocktail, la o tombolã sau la o licita!ie.De asemenea, este bine ca prin ceea ce se întâmplã în seara respectivã cei prezen!i sã nu uite pentru ce se strâng banii, care este cauza pe care o sus!ine!i. În acest sens, implicarea beneficiarilor (în sus!inerea cu obiecte a licita!iei, tombolei, etc) este binevenitã.Este preferabil ca tot ceea ce se întâmplã în cadrul evenimentuºlui sã poatã fi asociat cu cauza pe care o sus!ine evenimnetul. Un lucru legat de creativitatea în strângerea de fonduri se referã ºi la abilitatea de a gãsi idei noi pentru seara respectivã sau de a le da o formã diferitã pentru a fi asociate cu cauza ºi organiza!ia. Încerca!i sã diferen!ia!i evenimentul de cel al altor organiza!ii, pentru a-i crea o identitate ºi pentru a-l face uºor de reperat pentru sponsori ºi donatori. Dacã le oferi!i altceva în seara respectivã, sau dacã le pregãti!i ceva dintr-o perspectivã personalã, vor fi mai interesa!i sã participe.

Studiu de cazÎn cazul Galei Premiilor Comunitã!ii Bãcãuane, strângerea de fonduri se realizeazã, în principal din vânzarea meselor cãtre societã!ile comerciale, bãncile ºi omenii de afaceri invita!i. La evenimentul din 2004, oferta pentru cumpãrarea locurilor la eveniment a diferit în func!ie de categoria de sponsor: $ masa “de aur” de 8 locuri a costat 1,000 Euro;$ un loc în salã 125 Euro.Programul serii a cuprins, în afara momentelor înmânãrii premiilor, o combina!ie de mai multe evenimente care au avut ca rol asigurarea momentelor de destindere ºi strângerea de fonduri:$ un loc în salã 125 Euro.licita!ii de obiecte (au fost licitate 5 tablouri ºi 6 pachete de servicii adresate beneficiarilor FSC;$ dona!ii în numerar fãcute direct în cutiile de dona!ii amplasate în salã;$ vânzarea biletelor la tombola cu premii (oferite de cãtre companiile prezente la Galã);$ oferte de sus!inere a activitã!ii FSC fãcute de diverºi participan!i (sponsorizarea unei tabere pentru copiii din grupul vocal “Zmeuris” al FSC).Un alt aspect important a fost men!ionarea sponsorilor în toate materialele informative legate de organziarea galei: invita!ii, programul serii, scrisori, buletinul informativ al organziatiei.Gala din 2004 a avut peste 250 de oaspe!i, oameni de afaceri, reprezentan!i ai autoritã!ilor locale ºi sectorului

Combina!i evenimente. În cadrul unei cine elegante pute!i veni cu un alt eveniment de strângere de fonduri, care sã ofere ºi un moment de divertisment. Studiu de cazUn exemplu similar de combinare a evenimentelor îl are un ONG care a organizat un bal având drept scop strângerea de fonduri pentru renovarea ºi dotarea unui centru pentru persoane fãrã adãpost. Evenimentul s-a adresat oamenilor de afaceri din Braºov, directorilor de institu!ii publice ºi organiza!iilor neguvernamentale. Balul a combinat o prezentare de modã, o expozi!ie de icoane de lemn, tablouri pe sticlã ºi sculpturi cu vânzare la licita!ie, o reprezenta!ie de dans modern ºi o tombolã. La finalul serii s-au strâns peste 100.000.000 lei.

Câteva lucruri meritã men!ionate legat de aceastã idee a combinãrii de evenimente, care poate fi mai mult sau mai pu!in beneficã evenimentului.Evenimentele incluse în cadrul serii (gen tombolã, licita!ii) sunt binevenite pentru a oferi momentele de divertisment, dar este preferabil sã nu dureze prea mult. Dacã tot ceea ce se întâmplã în seara respectivã este compus din evenimente mãrunte programate unul dupã altul, oamenii vor sfârºi prin a nu mai ºti dacã au participat la un cocktail, la o tombolã sau la o licita!ie.De asemenea, este bine ca prin ceea ce se întâmplã în seara respectivã cei prezen!i sã nu uite pentru ce se strâng banii, care este cauza pe care o sus!ine!i. În acest sens, implicarea beneficiarilor (în sus!inerea cu obiecte a licita!iei, tombolei, etc) este binevenitã.Este preferabil ca tot ceea ce se întâmplã în cadrul evenimentuºlui sã poatã fi asociat cu cauza pe care o sus!ine evenimnetul. Un lucru legat de creativitatea în strângerea de fonduri se referã ºi la abilitatea de a gãsi idei noi pentru seara respectivã sau de a le da o formã diferitã pentru a fi asociate cu cauza ºi organiza!ia. Încerca!i sã diferen!ia!i evenimentul de cel al altor organiza!ii, pentru a-i crea o identitate ºi pentru a-l face uºor de reperat pentru sponsori ºi donatori. Dacã le oferi!i altceva în seara respectivã, sau dacã le pregãti!i ceva dintr-o perspectivã personalã, vor fi mai interesa!i sã participe.

Unde va avea loc evenimentul?Existã patru factori importan!i care trebuie lua!i în considerare atunci când stabili!i locul de desfãºurare: tipul loca!iei, costul de închiriere, spa!iul ºi facilitã!ile avute la dispozi!ie. Loca!iile sunt ºi ele diverse, la fel ca evenimentele ce pot fi organizate. Hoteluri, clãdiri publice, restaurante, biserici, spa!ii deschise. Nu exclude!i locuri mai pu!in conven!ionale cum sunt cur!ile interioare ale unor muzee, câmpuri deschise, reºedin!ele unor celebritã!i, muzee, o cetate veche, plaja, dacã acestea se potrivesc cu evenimentul pe care îl dori!i.Hotelurile, deºi au pre!uri mai ridicate, prezintã avantajul unor spa!ii mai elegante ºi largi, al teraselor, al camerelor ce pot fi închiriate la locul de desfãºurare a evenimentului. În plus, în pre! sunt, de obicei, incluse costul mâncãrii ºi al bãuturii.Clãdirile publice sunt o op!iune dacã ave!i nevoie de un spa!iu cu rezonan!ã pentru un concert. Alegând filarmonica sau sala de operã pute!i fi sigur cã n-o sã ave!i probleme cu sunetul ºi rezonan!a. Bisericile pot fi loca!ii potrivite mai ales pentru concerte simfonice, datoritã rezonan!ei fonice ºi a semnifica!iei locului care înclinã spre medita!ie. Reºedin!a unei celebritã!i este o bunã loca!ie pentru cã oamenii sunt, în general curioºi sã vadã astfel de locuri. Încerca!i sã implica!i celebritã!i care au manifestat interes fa!ã de cauza pentru care milita!i sau fa!ã de organiza!ia voastrã.

SfatDe cele mai multe ori loca!iile sunt alese în urma recomandãrilor celor care au fost acolo în diverse ocazii. Lua!i însã în considerare faptul cã, în calitate de invitati, aceºtia au vãzut doar “produsul final”. Verifica!i câtã muncã ºi investi!ie presupune amenajarea locului, cât este de accesibil ºi cât de mult se pliazã pe tipul de eveniment pe care îl organiza!i înainte de a-l închiria. O modalitate de „a cerceta” posibilitã!ile este consultarea unor reviste, ziare care au rubrici de prezentare a unor localuri ºi chiar ºi consultarea catalogului Pagini Aurii. Studiu de cazHabitat pentru Umanitate Cluj, care a organizat un eveniment sportiv în aer liber a trebuit sã se asigure cã respectã regulile pe care un astfel de eveniment le impune pentru a asigura asisten!a medicalã ºi siguran!a participan!ilor. „A fost destul de complicatã partea legatã de oficialitã!i ºi de regulile ce trebuie respectate atunci când organizezi un astfel de eveniment: anun!area jandarmilor, anun!area poli!iei, solicitarea asisten!ei medicale a celor de la SMURD pe toatã durata cross-ului. Dar toate lucrurile astea au fost ob!inute gratuit, deºi în mod normal ºi jandarmii ºi SMURD-ul oferã servicii plãtite.”Delia Popa, Director Executiv — Habitat pentru Umanitate Cluj

Sfat Dacã ave!i nevoie de un anume echipament tehnic (microfoane, lumini pentru scenã, retroproiector, videoproiector) afla!i din timp dacã loca!ia dispune de ele. Dacã nu, va trebui sã face!i singuri rost de ele. Pute!i beneficia de multe ori de reduceri la închirirerea unor echipamente (audio, video sau lumini) dacã încerca!i sã cãuta!i. Existã, de asemenea, organiza!ii neguvernamentale care închiriazã astfel de echipament ºi care vã pot oferi un pre! rezonabil ºi negociabil.

O organiza!ie care, de pildã strânge fonduri pentru conservarea operelor de artã poate !ine evenimentul special într-o clãdire în curs de renovare pentru care se strâng fondurile. În felul acesta, invita!ii vor fi probabil mai generoºi decât dacã evenimentul ar fi plasat într-o altã loca!ie, unde li s-ar povesti doar despre clãdirea pentru care se strâng fondurile. În acest caz, trebuie sã asigura!i totuºi confortul invita!ilor, restaurând un col! sau un etaj al clãdirii în care sã desfãºura!i evenimentul. Încerca!i sã fi!i cât mai creativ ºi uneori neconven!ional în alegerea loca!iei, care are un rol important în desfãºurarea evenimentului ºi în impresia pe care o lasã participan!ilor. Spa!iile deschise includ parcuri, grãdini botanice, plaje, terenuri de sport, etc. Înainte de eveniment asigura!i-vã însã cã ave!i toate aprobãrile necesare.Alegerea dimensiunii loca!iei este partea cea mai dificilã. Pentru acelaºi numãr de invita!i, dimensiunile spa!iului pot sã difere semnificativ în func!ie de tipul evenimentului: cocktail, unde de obicei oamenii rãmân în picioare sau o cinã elegantã, unde oamenii stau aºeza!i la mese.

Unde va avea loc evenimentul?Existã patru factori importan!i care trebuie lua!i în considerare atunci când stabili!i locul de desfãºurare: tipul loca!iei, costul de închiriere, spa!iul ºi facilitã!ile avute la dispozi!ie. Loca!iile sunt ºi ele diverse, la fel ca evenimentele ce pot fi organizate. Hoteluri, clãdiri publice, restaurante, biserici, spa!ii deschise. Nu exclude!i locuri mai pu!in conven!ionale cum sunt cur!ile interioare ale unor muzee, câmpuri deschise, reºedin!ele unor celebritã!i, muzee, o cetate veche, plaja, dacã acestea se potrivesc cu evenimentul pe care îl dori!i.Hotelurile, deºi au pre!uri mai ridicate, prezintã avantajul unor spa!ii mai elegante ºi largi, al teraselor, al camerelor ce pot fi închiriate la locul de desfãºurare a evenimentului. În plus, în pre! sunt, de obicei, incluse costul mâncãrii ºi al bãuturii.Clãdirile publice sunt o op!iune dacã ave!i nevoie de un spa!iu cu rezonan!ã pentru un concert. Alegând filarmonica sau sala de operã pute!i fi sigur cã n-o sã ave!i probleme cu sunetul ºi rezonan!a. Bisericile pot fi loca!ii potrivite mai ales pentru concerte simfonice, datoritã rezonan!ei fonice ºi a semnifica!iei locului care înclinã spre medita!ie. Reºedin!a unei celebritã!i este o bunã loca!ie pentru cã oamenii sunt, în general curioºi sã vadã astfel de locuri. Încerca!i sã implica!i celebritã!i care au manifestat interes fa!ã de cauza pentru care milita!i sau fa!ã de organiza!ia voastrã.

SfatDe cele mai multe ori loca!iile sunt alese în urma recomandãrilor celor care au fost acolo în diverse ocazii. Lua!i însã în considerare faptul cã, în calitate de invitati, aceºtia au vãzut doar “produsul final”. Verifica!i câtã muncã ºi investi!ie presupune amenajarea locului, cât este de accesibil ºi cât de mult se pliazã pe tipul de eveniment pe care îl organiza!i înainte de a-l închiria. O modalitate de „a cerceta” posibilitã!ile este consultarea unor reviste, ziare care au rubrici de prezentare a unor localuri ºi chiar ºi consultarea catalogului Pagini Aurii. Studiu de cazHabitat pentru Umanitate Cluj, care a organizat un eveniment sportiv în aer liber a trebuit sã se asigure cã respectã regulile pe care un astfel de eveniment le impune pentru a asigura asisten!a medicalã ºi siguran!a participan!ilor. „A fost destul de complicatã partea legatã de oficialitã!i ºi de regulile ce trebuie respectate atunci când organizezi un astfel de eveniment: anun!area jandarmilor, anun!area poli!iei, solicitarea asisten!ei medicale a celor de la SMURD pe toatã durata cross-ului. Dar toate lucrurile astea au fost ob!inute gratuit, deºi în mod normal ºi jandarmii ºi SMURD-ul oferã servicii plãtite.”Delia Popa, Director Executiv — Habitat pentru Umanitate Cluj

Sfat Dacã ave!i nevoie de un anume echipament tehnic (microfoane, lumini pentru scenã, retroproiector, videoproiector) afla!i din timp dacã loca!ia dispune de ele. Dacã nu, va trebui sã face!i singuri rost de ele. Pute!i beneficia de multe ori de reduceri la închirirerea unor echipamente (audio, video sau lumini) dacã încerca!i sã cãuta!i. Existã, de asemenea, organiza!ii neguvernamentale care închiriazã astfel de echipament ºi care vã pot oferi un pre! rezonabil ºi negociabil.

O organiza!ie care, de pildã strânge fonduri pentru conservarea operelor de artã poate !ine evenimentul special într-o clãdire în curs de renovare pentru care se strâng fondurile. În felul acesta, invita!ii vor fi probabil mai generoºi decât dacã evenimentul ar fi plasat într-o altã loca!ie, unde li s-ar povesti doar despre clãdirea pentru care se strâng fondurile. În acest caz, trebuie sã asigura!i totuºi confortul invita!ilor, restaurând un col! sau un etaj al clãdirii în care sã desfãºura!i evenimentul. Încerca!i sã fi!i cât mai creativ ºi uneori neconven!ional în alegerea loca!iei, care are un rol important în desfãºurarea evenimentului ºi în impresia pe care o lasã participan!ilor. Spa!iile deschise includ parcuri, grãdini botanice, plaje, terenuri de sport, etc. Înainte de eveniment asigura!i-vã însã cã ave!i toate aprobãrile necesare.Alegerea dimensiunii loca!iei este partea cea mai dificilã. Pentru acelaºi numãr de invita!i, dimensiunile spa!iului pot sã difere semnificativ în func!ie de tipul evenimentului: cocktail, unde de obicei oamenii rãmân în picioare sau o cinã elegantã, unde oamenii stau aºeza!i la mese.

Imaginea ºi promovarea evenimentuluiAfiºulPrimul contact pe care cei mai mul!i oameni îl au cu evenimentul este afiºul sau invita!ia. Acestea trebuie sã „atragã privirea” ºi sã strârneascã interesul de a afla mai multe. Indiferent cât de reuºit este evenimentul pe care îl pregãti!i, dacã nu îl face!i cunoscut, oamenii nu vor ºti despre el, ºi din aceastã cauzã nici nu vor participa. Nu este suficient sã contacta!i oamenii pentru a le vinde bilete la un eveniment. Trebuie sã îl face!i cunoscut, iar pentru asta lucrul cu mass media este esen!ial. Comunicatele de presã, telefoanele ºi în general, o rela!ie de duratã cu presa sunt esen!iale pentru a face evenimentul cunoscut în comunitate. Plasa!i afiºele care anun!ã evenimentul în preajma locurilor frecventate de publicul vostru !intã: universitã!i ºi ºcoli (dacã se adreseazã tinerilor), restaurante ºi cluburi elegante (dacã se adreseazã oamenilor de afaceri), parcuri, terenuri de sport, cluburi sportive, (dacã se adreseazã celor interesa!i de activitã!i în aer liber), teatre, filarmonici, ºcoli de artã dacã îi viza!i de cei interesa!i de ac!iuni culturale.Mesajul pe care îl transmite!i prin afiº trebuie sã fie simplu, concis, scurt, de impact ºi uºor de asociat cu misiunea organiza!iei. Imaginea pe care o transmite!i va fi asociatã imediat cu evenimentul. Mesajul trebuie sã transmitã prin imagine ºi cuvânt esen!a evenimentului ºi a ceea ce vre!i sã transmite!i.

SfatDacã viza!i sectorul de afaceri, ruga!i o companie care trimite în mod regulat mailing-uri sã vã permitã sã include!i în plic ºi informa!ii despre evenimentul pe care îl pregãti!i. Nu uita!i nici buletinul informativ intern pe care unele companii obiºnuiesc sã îl scoatã pentru angaja!i. O datã ce a!i trimis invita!iile, începe!i sã da!i telefoane. În acest fel pute!i face sã creascã semnificativ participarea la eveniment. În mod normal oamenii aºteaptã pânã în ultimul moment pentru a se decide dacã participã sau nu la un eveniment.

Pute!i apela la reclame pe diferite canale media (televiziune, radio, ziare sau reviste), în func!ie de audien!a la care dori!i sã ajunge!i ºi de pre!urile pe care sunte!i dispuºi sã le plãti!i. De cele mai multe ori, dacã negocia!i ºi colabora!i cu mass media, pute!i ob!ine reduceri considerabile. În ceea ce priveºte transmiterea informa!iilor despre eveniment, pute!i folosi telefonul, mail-ul sau faxul. Nu uita!i nici site-ul organiza!iei pe care pot fi puse informa!ii detaliate despre eveniment.

Studiu de cazOrganiza!ia Salva!i Copiii, care lucreazã în domeniul protec!iei copilului, organizeazã în fiecare an Festivalului Brazilor de Crãciun. În perioada premergãtoare evenimentului de anul trecut, organiza!ia a dus o campanie media prin care anun!a evenimentul ºi scopul pentru care sunt colectate fondurile. Imaginea apãrutã în presa na!ionalã era puternicã ºi ºocantã reprezentând un copil fotografiat de jos în sus care îºi întinde mâinile lovite, muncite ºi îmbãtrânite spre privitor. Fondurile strânse în timpul campaniei din 2003 au fost destinate reintegrãrii ºcolare a copiilor care muncesc, din douã centre de zi ºi se adresa în special reprezentan!ilor sectorului de afaceri.

Studiu de cazO organiza!ie care a desfãºurat o campanie mass media de promovarea a organiza!iilor neguvernamentale ºi a comportamentului filantropic a reuºit sã ob!inã reduceri de 50% la revistele în care ºi-a publicat mesajele pe perioada unui an. În acest caz, a fost vorba de insert-uri ºi tipãrirea mesajului în reviste lunare distribuite la nivel na!ional ºi de o revistã sãptãmânalã. Chiar dacã organiza!ia nu ºi-a permis de fiecare datã inserarea mesajului în întregul tiraj al revistelor, a fost posibilã ºi negocierea unui numãr de exemplare în care a apãrut mesajul. Revistele au fost selectate !inându-se cont de publicul !intã clasa mijlocie superioarã ºi sectorul de afaceri care prezintã cel mai mare poten!ial pentru mesajul campaniei. Calitatea mesajului vine din impactul pe care îl are contradic!ia dintre un zâmbet timid ºi mâinile lovite ºi supradimensionate, care ne agreseazã privirea. Mesajul transmis prin imagine este cã realitatea acestor copii existã ºi cã ne stã în putere sã intervenim pentru a schimba ceva. Mesajul explicit apare în dreapta jos ºi enun!ã cauza pentru care se strâng fonduri: „Festivalul Brazilor de Crãciun strânge bani pentru copii sili!i sã cerºeascã, sã spele parbrize, sã care, sã vândã, sã se vândã, sã munceascã oriunde numai sã facã bani.”

Imaginea pune în prim plan cauza pentru care se strâng fondurile. Elementele de identificare - sigla organiza!iei ºi logo-ul Festivalului („Lumea bunã face lumea mai bunã!”) - care apar la baza posterului au rolul de a face legãtura cu campaniile trecute ºi de a reaminti numele organiza!iei celor care vãd mesajul.

Afiºul Festivalului Brazilor de Crãciun men!ine cromatica ºi design-ul de la baza imaginii de promovare apãrutã în presã. În felul acesta este uºor de fãcut legãtura între afiºul Festivalului ºi imaginea de promovare care punea accentul pe cauza pentru care se strâng fondurile.

Imaginea ºi promovarea evenimentuluiAfiºulPrimul contact pe care cei mai mul!i oameni îl au cu evenimentul este afiºul sau invita!ia. Acestea trebuie sã „atragã privirea” ºi sã strârneascã interesul de a afla mai multe. Indiferent cât de reuºit este evenimentul pe care îl pregãti!i, dacã nu îl face!i cunoscut, oamenii nu vor ºti despre el, ºi din aceastã cauzã nici nu vor participa. Nu este suficient sã contacta!i oamenii pentru a le vinde bilete la un eveniment. Trebuie sã îl face!i cunoscut, iar pentru asta lucrul cu mass media este esen!ial. Comunicatele de presã, telefoanele ºi în general, o rela!ie de duratã cu presa sunt esen!iale pentru a face evenimentul cunoscut în comunitate. Plasa!i afiºele care anun!ã evenimentul în preajma locurilor frecventate de publicul vostru !intã: universitã!i ºi ºcoli (dacã se adreseazã tinerilor), restaurante ºi cluburi elegante (dacã se adreseazã oamenilor de afaceri), parcuri, terenuri de sport, cluburi sportive, (dacã se adreseazã celor interesa!i de activitã!i în aer liber), teatre, filarmonici, ºcoli de artã dacã îi viza!i de cei interesa!i de ac!iuni culturale.Mesajul pe care îl transmite!i prin afiº trebuie sã fie simplu, concis, scurt, de impact ºi uºor de asociat cu misiunea organiza!iei. Imaginea pe care o transmite!i va fi asociatã imediat cu evenimentul. Mesajul trebuie sã transmitã prin imagine ºi cuvânt esen!a evenimentului ºi a ceea ce vre!i sã transmite!i.

SfatDacã viza!i sectorul de afaceri, ruga!i o companie care trimite în mod regulat mailing-uri sã vã permitã sã include!i în plic ºi informa!ii despre evenimentul pe care îl pregãti!i. Nu uita!i nici buletinul informativ intern pe care unele companii obiºnuiesc sã îl scoatã pentru angaja!i. O datã ce a!i trimis invita!iile, începe!i sã da!i telefoane. În acest fel pute!i face sã creascã semnificativ participarea la eveniment. În mod normal oamenii aºteaptã pânã în ultimul moment pentru a se decide dacã participã sau nu la un eveniment.

Pute!i apela la reclame pe diferite canale media (televiziune, radio, ziare sau reviste), în func!ie de audien!a la care dori!i sã ajunge!i ºi de pre!urile pe care sunte!i dispuºi sã le plãti!i. De cele mai multe ori, dacã negocia!i ºi colabora!i cu mass media, pute!i ob!ine reduceri considerabile. În ceea ce priveºte transmiterea informa!iilor despre eveniment, pute!i folosi telefonul, mail-ul sau faxul. Nu uita!i nici site-ul organiza!iei pe care pot fi puse informa!ii detaliate despre eveniment.

Studiu de cazOrganiza!ia Salva!i Copiii, care lucreazã în domeniul protec!iei copilului, organizeazã în fiecare an Festivalului Brazilor de Crãciun. În perioada premergãtoare evenimentului de anul trecut, organiza!ia a dus o campanie media prin care anun!a evenimentul ºi scopul pentru care sunt colectate fondurile. Imaginea apãrutã în presa na!ionalã era puternicã ºi ºocantã reprezentând un copil fotografiat de jos în sus care îºi întinde mâinile lovite, muncite ºi îmbãtrânite spre privitor. Fondurile strânse în timpul campaniei din 2003 au fost destinate reintegrãrii ºcolare a copiilor care muncesc, din douã centre de zi ºi se adresa în special reprezentan!ilor sectorului de afaceri.

Studiu de cazO organiza!ie care a desfãºurat o campanie mass media de promovarea a organiza!iilor neguvernamentale ºi a comportamentului filantropic a reuºit sã ob!inã reduceri de 50% la revistele în care ºi-a publicat mesajele pe perioada unui an. În acest caz, a fost vorba de insert-uri ºi tipãrirea mesajului în reviste lunare distribuite la nivel na!ional ºi de o revistã sãptãmânalã. Chiar dacã organiza!ia nu ºi-a permis de fiecare datã inserarea mesajului în întregul tiraj al revistelor, a fost posibilã ºi negocierea unui numãr de exemplare în care a apãrut mesajul. Revistele au fost selectate !inându-se cont de publicul !intã clasa mijlocie superioarã ºi sectorul de afaceri care prezintã cel mai mare poten!ial pentru mesajul campaniei. Calitatea mesajului vine din impactul pe care îl are contradic!ia dintre un zâmbet timid ºi mâinile lovite ºi supradimensionate, care ne agreseazã privirea. Mesajul transmis prin imagine este cã realitatea acestor copii existã ºi cã ne stã în putere sã intervenim pentru a schimba ceva. Mesajul explicit apare în dreapta jos ºi enun!ã cauza pentru care se strâng fonduri: „Festivalul Brazilor de Crãciun strânge bani pentru copii sili!i sã cerºeascã, sã spele parbrize, sã care, sã vândã, sã se vândã, sã munceascã oriunde numai sã facã bani.”

Imaginea pune în prim plan cauza pentru care se strâng fondurile. Elementele de identificare - sigla organiza!iei ºi logo-ul Festivalului („Lumea bunã face lumea mai bunã!”) - care apar la baza posterului au rolul de a face legãtura cu campaniile trecute ºi de a reaminti numele organiza!iei celor care vãd mesajul.

Afiºul Festivalului Brazilor de Crãciun men!ine cromatica ºi design-ul de la baza imaginii de promovare apãrutã în presã. În felul acesta este uºor de fãcut legãtura între afiºul Festivalului ºi imaginea de promovare care punea accentul pe cauza pentru care se strâng fondurile.

Invita!iaÎncerca!i sã face!i invita!iile ºi afiºele provocatoare sau sã gãsi!i un element care “sã prindã invitatul”. Este unul dintre momentele în care pute!i da dovadã de creativitate ºi originalitate. Nu trebuie sã fi!i în orice situa!ie foarte sobri pentru a pãrea profesioniºti. O invita!ie pe care sã scrie „O sã fie nevoie sã trage!i niºte sfori ca sã pute!i participa la evenimnetul nostru” ºi care sã aibã înãuntru un siret, este o ideea amuzantã care ar putea sã binedispunã invitatul ºi mai ales sã-l facã sã !inã minte invita!ia pe care i-a!i adresat-o. Invita!ia începe sã fie tot mai rar o hârtie cu un text tiparit: poate fi o cãrãmidã pentru un eveniment de construc!ie/renovare, un ghiveci cu o floare pentru un eveniment de mediu, obiecte confec!ionate de copii pentru un eveniment care strânge fonduri pentru ei, un coº cu fructe, un balon cu heliu, o mascotã care dori!i sã fie imaginea evenimentului sau a organiza!iei etc. Mascota poate sã poarte costume diferite, în func!ie de natura evenimentului: tricou pentru eveniment sportive, costum pentru o cinã, pescar, vioarã pentru concert, etc. Mascota poate da unitate evenimentelor ºi sã le facã mai uºor de asociat cu organiza!ia. E adevãrat cã astfel de invita!ii solicitã mai multã bãtaie de cap, dar s-ar putea sã merite efortul. Dacã da!i dovadã de creativitate vor fi un stimulent pentru invitat de a participa la eveniment.

Dincolo de elementul de creativitate, invita!iile trebuie sã includã:$ numele evenimentului;$ numele organizatorului;$ data, ora ºi locul de desfãºurare;$ scopul ºi tema;$ termenul limitã pentru confirmãri;$ cerin!e de vestimenta!ie;$ date de contact pentru rãspuns sau un plic cu adresa organiza!iei;$ programul serii;$ men!iuni legate de costul participarii ºi modalitã!ile de platã (când este cazul).

Studiu de cazPrietenii Muzeului de Artã au conceput o invita!ie prin care era anun!at evenimentul lor de strângere de fonduri „Cel mai bun bucãtar al Bucureºtiului.” Primul paragraf anun!a cã este a patra edi!ie a acestui eveniment ºi men!iona organizatorii. Al doilea paragraf men!ioneazã cã în concurs sunt implicate 16 restaurante din Bucureºti ºi cã locurile sunt limitate.Al treilea paragraf anun!ã cã fondurile strânse for merge cãtre Muzeul de Artã al României. Urmãtorul paragraf men!ioneazã care a fost suma strânsã la edi!ia precedentã, care este suma la care sperã sã se ajungã acum ºi care sunt programele Muzeului care vor fi sus!inute cu aceste fonduri.Al cincilea paragraf oferã datele evenimentului: unde, când va avea loc, datele de contact ale organiza!iei.Urmeazã misiunea organizatorilor.Ultimul paragraf men!ioneazã costul unui loc în salã ºi recunoaºterea simbolicã pe care o primesc sponsorii.

Invita!iaÎncerca!i sã face!i invita!iile ºi afiºele provocatoare sau sã gãsi!i un element care “sã prindã invitatul”. Este unul dintre momentele în care pute!i da dovadã de creativitate ºi originalitate. Nu trebuie sã fi!i în orice situa!ie foarte sobri pentru a pãrea profesioniºti. O invita!ie pe care sã scrie „O sã fie nevoie sã trage!i niºte sfori ca sã pute!i participa la evenimnetul nostru” ºi care sã aibã înãuntru un siret, este o ideea amuzantã care ar putea sã binedispunã invitatul ºi mai ales sã-l facã sã !inã minte invita!ia pe care i-a!i adresat-o. Invita!ia începe sã fie tot mai rar o hârtie cu un text tiparit: poate fi o cãrãmidã pentru un eveniment de construc!ie/renovare, un ghiveci cu o floare pentru un eveniment de mediu, obiecte confec!ionate de copii pentru un eveniment care strânge fonduri pentru ei, un coº cu fructe, un balon cu heliu, o mascotã care dori!i sã fie imaginea evenimentului sau a organiza!iei etc. Mascota poate sã poarte costume diferite, în func!ie de natura evenimentului: tricou pentru eveniment sportive, costum pentru o cinã, pescar, vioarã pentru concert, etc. Mascota poate da unitate evenimentelor ºi sã le facã mai uºor de asociat cu organiza!ia. E adevãrat cã astfel de invita!ii solicitã mai multã bãtaie de cap, dar s-ar putea sã merite efortul. Dacã da!i dovadã de creativitate vor fi un stimulent pentru invitat de a participa la eveniment.

Dincolo de elementul de creativitate, invita!iile trebuie sã includã:$ numele evenimentului;$ numele organizatorului;$ data, ora ºi locul de desfãºurare;$ scopul ºi tema;$ termenul limitã pentru confirmãri;$ cerin!e de vestimenta!ie;$ date de contact pentru rãspuns sau un plic cu adresa organiza!iei;$ programul serii;$ men!iuni legate de costul participarii ºi modalitã!ile de platã (când este cazul).

Studiu de cazPrietenii Muzeului de Artã au conceput o invita!ie prin care era anun!at evenimentul lor de strângere de fonduri „Cel mai bun bucãtar al Bucureºtiului.” Primul paragraf anun!a cã este a patra edi!ie a acestui eveniment ºi men!iona organizatorii. Al doilea paragraf men!ioneazã cã în concurs sunt implicate 16 restaurante din Bucureºti ºi cã locurile sunt limitate.Al treilea paragraf anun!ã cã fondurile strânse for merge cãtre Muzeul de Artã al României. Urmãtorul paragraf men!ioneazã care a fost suma strânsã la edi!ia precedentã, care este suma la care sperã sã se ajungã acum ºi care sunt programele Muzeului care vor fi sus!inute cu aceste fonduri.Al cincilea paragraf oferã datele evenimentului: unde, când va avea loc, datele de contact ale organiza!iei.Urmeazã misiunea organizatorilor.Ultimul paragraf men!ioneazã costul unui loc în salã ºi recunoaºterea simbolicã pe care o primesc sponsorii.

Vã mul!umim!Nu uita!i ca dupã eveniment sã le mul!umi!i tuturor celor care au fost implica!i în eveniment. Este uºor sã uita!i un nume sau douã din lista celor care v-au ajutat, dar este inacceptabil! Pe mãsurã ce organiza!i evenimentul, încerca!i sã !ine!i o listã a celor care v-au oferit sprijinul, pentru a le putea mul!umi la momentul potrivit. Modalitã!ile prin care pute!i spune „mul!umesc” merg de la o vizitã personalã la centrul voluntarilor care s-au implicat în eveniment, la o cinã de mul!umire cu echipa implicatã în planificare, la o scrisoare ºi un telefon, la o men!iune în broºura organiza!iei. Dintre acestea cele mai des folosite sunt scrisoarea de mul!umire ºi telefoanele. Odatã ce fondurile au fost strânse ºi evenimentul încheiat scrie!i sponsorilor o scrisoare de mul!umire înso!itã de un mini-raport în care sã men!iona!i:Câ!i oameni au participat la evenimentCe fonduri au fost strânse în cadrul evenimentuluiCum vor fi cheltuite fondurileAnexa!i cópii ale materialelor promo!ionale în care apare numele sponsorului sau fotografii de la eveniment în care apare sigla sponsorului sau reprezentatul la eveniment.

Sfat Pentru a men!ine rela!ia cu sponsorii, la câteva sãptãmâni dupã eveniment, contacta!i-i încã o datã pentru a vedea dacã sunt interesa!i sã sus!inã ac!iuni viitoare ale organiza!iei. În felul acesta pute!i vedea ºi care a fost percep!ia lor despre eveniment. Dacã experien!a a fost una plãcutã, sunt ºanse mari sã îi ave!i alãturi ºi la evenimentele viitoare.

Evaluarea evenimentuluiO primã evaluare a ceea ce s-a întâmplat o pute!i face chiar dupã ce invita!ii au plecat. Dacã a!i rãmas cu un sentiment plãcut ºi sunte!i mul!umit, probabil cã lucrurile au mers bine. Încerca!i sã vede!i dacã oamenii au zâmbit, dacã evenimentul este men!ionat în presã, dacã oamenii vã spun cã au auzit derspre eveniment, dacã invita!ii vã trimit un mesaj de mul!umire. Toate aceate detalii vã pot crea o idee despre succesul evenimentului. Încerca!i însã sã nu vã opri!i doar la acest nivel. Nu uita!i cã a!i pornit evenimentul pe principiile unei afaceri ºi cã la final, este bine sã deven!i din nou pragmatici, pentru a vedea dacã v-a!i atins obiectivele fixate, pentru a în!elege mai bine ce a mers ºi ce nu a mers, ce trebuie schimbat data viitoare, ce detalii au fost omise. Încerca!i sã rãspunde!i la o serie de întrebãri care vã oferã indicatori pentru succesul evenimentului:$ Obiectivul propus a fost realist?$ Structura campaniei a fost bine construitã?$ Au fost strânse fondurile pe care vi le-a!i propus?$ Care au fost costurile?$ Au participat oamenii pe care a!i contat?

Întotdeauna este utilã o discu!ie relaxatã ºi deschisã cu echipa implicatã în organizare. Vã ajutã sã vede!i cum a fost perceput evenimentul de fiecare, cum s-a comunicat în echipã, care au fost lipsurile în echipã, etc. Este bine sã întreba!i, în mãsura în care acest lucru este posibil, câ!iva dintre participan!ii la eveniment pentru a vedea cum a fost perceput de invita!i. Încerca!i sã gãsi!i persoane critice ºi dispuse sã vã ofere o opinie sincerã. La întâlnirea de evaluare face!i un raport cu date cantitative legate de numãrul de participan!i, costurile totale, fonduri strânse, profit, pentru a vedea mai bine rezultatele.În semn de recunoºtin!ã pentru to!i cei implica!i invita!i echipa care s-a ocupat de eveniment la o dupã amiazã relaxatã prin care sã aprecia!i efortul lor.

Vã mul!umim!Nu uita!i ca dupã eveniment sã le mul!umi!i tuturor celor care au fost implica!i în eveniment. Este uºor sã uita!i un nume sau douã din lista celor care v-au ajutat, dar este inacceptabil! Pe mãsurã ce organiza!i evenimentul, încerca!i sã !ine!i o listã a celor care v-au oferit sprijinul, pentru a le putea mul!umi la momentul potrivit. Modalitã!ile prin care pute!i spune „mul!umesc” merg de la o vizitã personalã la centrul voluntarilor care s-au implicat în eveniment, la o cinã de mul!umire cu echipa implicatã în planificare, la o scrisoare ºi un telefon, la o men!iune în broºura organiza!iei. Dintre acestea cele mai des folosite sunt scrisoarea de mul!umire ºi telefoanele. Odatã ce fondurile au fost strânse ºi evenimentul încheiat scrie!i sponsorilor o scrisoare de mul!umire înso!itã de un mini-raport în care sã men!iona!i:Câ!i oameni au participat la evenimentCe fonduri au fost strânse în cadrul evenimentuluiCum vor fi cheltuite fondurileAnexa!i cópii ale materialelor promo!ionale în care apare numele sponsorului sau fotografii de la eveniment în care apare sigla sponsorului sau reprezentatul la eveniment.

Sfat Pentru a men!ine rela!ia cu sponsorii, la câteva sãptãmâni dupã eveniment, contacta!i-i încã o datã pentru a vedea dacã sunt interesa!i sã sus!inã ac!iuni viitoare ale organiza!iei. În felul acesta pute!i vedea ºi care a fost percep!ia lor despre eveniment. Dacã experien!a a fost una plãcutã, sunt ºanse mari sã îi ave!i alãturi ºi la evenimentele viitoare.

Evaluarea evenimentuluiO primã evaluare a ceea ce s-a întâmplat o pute!i face chiar dupã ce invita!ii au plecat. Dacã a!i rãmas cu un sentiment plãcut ºi sunte!i mul!umit, probabil cã lucrurile au mers bine. Încerca!i sã vede!i dacã oamenii au zâmbit, dacã evenimentul este men!ionat în presã, dacã oamenii vã spun cã au auzit derspre eveniment, dacã invita!ii vã trimit un mesaj de mul!umire. Toate aceate detalii vã pot crea o idee despre succesul evenimentului. Încerca!i însã sã nu vã opri!i doar la acest nivel. Nu uita!i cã a!i pornit evenimentul pe principiile unei afaceri ºi cã la final, este bine sã deven!i din nou pragmatici, pentru a vedea dacã v-a!i atins obiectivele fixate, pentru a în!elege mai bine ce a mers ºi ce nu a mers, ce trebuie schimbat data viitoare, ce detalii au fost omise. Încerca!i sã rãspunde!i la o serie de întrebãri care vã oferã indicatori pentru succesul evenimentului:$ Obiectivul propus a fost realist?$ Structura campaniei a fost bine construitã?$ Au fost strânse fondurile pe care vi le-a!i propus?$ Care au fost costurile?$ Au participat oamenii pe care a!i contat?

Întotdeauna este utilã o discu!ie relaxatã ºi deschisã cu echipa implicatã în organizare. Vã ajutã sã vede!i cum a fost perceput evenimentul de fiecare, cum s-a comunicat în echipã, care au fost lipsurile în echipã, etc. Este bine sã întreba!i, în mãsura în care acest lucru este posibil, câ!iva dintre participan!ii la eveniment pentru a vedea cum a fost perceput de invita!i. Încerca!i sã gãsi!i persoane critice ºi dispuse sã vã ofere o opinie sincerã. La întâlnirea de evaluare face!i un raport cu date cantitative legate de numãrul de participan!i, costurile totale, fonduri strânse, profit, pentru a vedea mai bine rezultatele.În semn de recunoºtin!ã pentru to!i cei implica!i invita!i echipa care s-a ocupat de eveniment la o dupã amiazã relaxatã prin care sã aprecia!i efortul lor.

Programul Phare Societate Civilã 2001Asocia!ia pentru Rela!ii Comunitareiulie 2004 Material editat în cadrul