+ All Categories
Home > Documents > Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

Date post: 14-Feb-2018
Category:
Upload: gaby-beres
View: 240 times
Download: 2 times
Share this document with a friend
44
7/23/2019 Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp http://slidepdf.com/reader/full/manualul-calitatii-editia-5-dp 1/44  PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA  MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII COD MC – MG – ISO / EDIŢIA 6 / REVIZIA 0  MANUALUL SISTEMULUI DE  MANAGEMENT  AL CALITĂŢII Cod: MG– MC – ISO Standarddereferinţă:ISO9001: 2008 SEAPROBĂ PRI M AR MARIANIORDACHE  Exemplarcontrolat Exemplar necontrolat Precizări :  Acest document conţine informaţii care sunt proprietateaPrimăriei Municipiului Medgidia. Se  interzicemultiplicarea, modificareasaudifuzareaacestui document fărăacordul conducerii Primăriei Municipiului Medgidia. Dataintrării învigoare  10.01.2013  MANUALULSISTEMULUI DEMANAGEMENTALCALITĂŢII PAGINA1
Transcript
Page 1: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

MANUALUL SISTEMULUIDE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

Cod MGndash MC ndash ISO

Standard de referinţă ISO 9001 2008

SE APROBĂP R I M A R

MARIAN IORDACHE

Exemplar controlat Exemplar necontrolat

Precizări Acest document conţine informaţii care sunt proprietatea Primăriei Municipiului Medgidia Se interzice multiplicareamodificarea sau difuzarea acestui document fără acordul conducerii Primăriei Municipiului MedgidiaData intrării icircn vigoare 10012013

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 1

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

DECLARAŢIA DE POLITICĂ A PRIMĂRIEI MUNICIPIULUI MEDGIDIA IcircN

DOMENIUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT

CALITATE MEDIU SĂNĂTATE ŞI SECURITATE OCUPAŢIONALĂ

Conducerea Primăriei Municipiului Medgidia a hotăracirct proiectarea implementarea

menţinerea şi icircmbunătăţirea unui sistem de management integrat calitate mediu sănătate şi

securitate ocupaţională respectacircnd cerinţele standardelor SR EN S $ amp SR EN S

$($ amp) şi SR S+S $$ amp precum şi cerinţele legale icircn igoare-

biectiele strategice stabilite de politica din domeniul sistemului de management

integrat sunt

instruirea continuă a personalului icircn domeniul calităţii mediului şi sănătăţii şi securităţii

ocupaţionale icircn vederea conştientizării importanţei sistemului de management integratmotivarea sau sancţionarea personalului funcţie de rezultatele obţinute pe linie de AQ

identificarea şi satisfacerea cerinţelor cetăţenilor icircn scopul creşterii satisfacţiei acestora

icircmbunătăţirea caracteristicilor calitative ale serviciilor furnizate

realizarea serviciilor la un cost optim icircn conformitate cu specificaţiile definite şi cu legislaţia

şi reglementările icircn vigoare crearea condiţiilor necesare angajaţilor săi pentru a reduce impactul asupra mediului cauzat

de activităţile desfăşurate şi stimularea activităţilor de reducere refolosire şi reciclare a

materialelor de birotică

utilizarea raţională a resurselor naturale prin scaderea consumului de materii prime (apă

combustibili şi energie) icircntrun mod care să protejeze mediul prevenirea poluării şi evitarea poluării accidentale

prevenirea rănilor şi icircmbolnăvirilor profesionale

Preenta declaraţie de politică asigură cadrul general pentru realiarea obiectielor

calităţii mediului sănătăţii şi securităţii ocupaţionale icircn ederea icircndeplinirii obiectielor

propuse obiectie ce or i adecat planiicate şi continuu urmărite-

PRM+R01 M0NCP010 ME232+ M+R+N R2+CE

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 2

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

2ata (-$-amp$4

CUPRINS

PAGINA DE GARDA 1

DECLARAŢIA DE POLITICĂ 2

CUPRINS 3

CAPITOLUL 1 INTRODUCERE 411Scop 412Domeniu de aplicare 413Documente de referin983395ă 4

CAPITOLUL 2 PREZENTAREA PRIMĂRIEI MUNICIPIULUI MEDGIDIA 521Organizare administrativa 5

CAPITOLUL 3 DEFINI983394II SI PRESCURTĂRI 631 Defini983395ii 632 Prescurtări 7

CAPITOLUL 4 SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITĂ983394II 841 Procesele sistemului de management al calită983395ii 842 Documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii 11

CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI 1351 Angajamentul managementului 1352 Orientare către client 13

53 Politica referitoare la calitate 1354 Planificare 1455 Responsabilitate autoritate si comunicare 1556 Analiza efectuata de management 18

CAPITOLUL 6 MANAGEMENTUL RESURSELOR 1961 Asigurarea resurselor 1962 Resurse umane 1963 Infrastructura 2164 Mediul de lucru 21

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI 2271 Planificarea realizării serviciului 22

72 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 2273 Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor 2374 Investi983395ii 2475 Achizi983395ie de produse si servicii 2476 Furnizarea de servicii 2477 Controlul DMM 26

CAPITOLUL 8 MĂSURARE ANALIZA SI IcircMBUNĂTĂ983394IRE 2781 Generalită983395i 2882 Monitorizare si măsurare 2883 Controlul neconformitatilor 3184 Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continua 32

CAPITOLUL 9 CORESPONDENTA INTRE SR EN ISO 90012008 SI MANUALUL CALITĂ983394II 33

ANEXA 1 Organigrama 34

ANEXA 2 Lista de evidenta a documentelor SMC 35

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 3

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

ANEXA 3 Harta proceselor 37

CAPITOLUL 1INTRODUCERE

11 SCOP

Manualul Sistemului de Management al Calită983395ii cod MG ndash MC ndash ISO 983391i procedurile asociatedocumentează sistemul de management al calită983395ii proiectat 983391i implementat icircn Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA avacircnd la baza standardul SR EN ISO 90012008 La elaborarea Manualului Sistemului deManagement al Calită983395ii au fost luate icircn considerare 983391i cerin983395ele standardului SR ISO 100131996 -Ghid pentru elaborarea manualelor calită983395ii

Manualul Sistemului de Management al Calită983395ii are ca scop următoarele definirea sistemului de management al calită983395ii aplicat icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIApentru a se asigura satisfacerea permanentă a cerin983395elor din prevederile documentelor legale 983391i dereglementare aplicabile precum si a cerin983395elor 983391i a983391teptărilor clien983395ilor prezentarea sistemului de management al calită983395ii proiectat si aplicat icircn cadrul Administra983395iei

Publice Locale a Municipiului MEDGIDIA tuturor păr983395ilor interesate asigurarea unei baze documentate pentru informarea 983391i instruirea personalului din aparatul propriureferitor la cerin983395ele sistemului de management al calită983395ii 983391i la modul de aplicare a acestora asigurarea unei baze documentate pentru auditurile interne 983391i externe ale sistemului de managemental calită983395ii pentru a verifica eficacitatea acestuia

12 DOMENIU DE APLICARE

Cerin983395ele exprimate icircn Manualul Sistemului de Management al Calită983395ii 983391i icircn procedurileasociate sunt aplicate de toate compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA implicate icircn realizarea administra983395iei publice locale icircn conformitate cu reglementările legaleicircn acest domeniu

Sistemul de management al calită983395ii proiectat si implementat respectă prevederile din standardulde referin983395ă SR EN ISO 90012001 fiind excluse cerin983395ele Paragraful 752 - Validarea proceselor de produc983395ie şi de furnizare de servicii deoarece icircn cadrul

Primăriei Municipiului MEDGIDIA nu se realizează procese speciale care să necesite o validarepreliminară avacircnd in vedere că serviciile realizate pot fi verificate ulterior astfel icircncacirct conformitateaacestora cu cerin983395ele specificate să fie complet determinată

Paragraful 76 ndash Controlul EMM ndash urilorPrimăria Municipiului MEDGIDIA nu de983395ine dispozitive demăsurare 983391i monitorizare pentru desfă983391urarea activită983395ilor proprii Compartimentele Primăriei au

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 4

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

prevăzute atribu983395ii de verificare a activită983395ilor ce nu 983395in de competen983395a Primăriei 983391i care vizeazăaparatura specifică de măsurare

13 DOCUMENTE DE REFERIN983394Ă

Manualul calită983395ii 983391i procedurile asociate prin care se documentează sistemul de management alcalită983395ii aplicat icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA respecta prevederile din Standardul SR EN ISO 90012008 Sisteme de management al calită983395ii - Cerin983395e care inlocuieste

vechiul standard ISO 90012000Icircn măsura icircn care s-a considerat necesar au fost preluate cerin983395ele aplicabile din următoarele

documente Standardul SR EN ISO 90002006 ndash Sisteme de management al calită983395ii Principii fundamentale si

vocabular Standardul SR ISO 100131996 ndash Ghid pentru elaborarea manualelor calită983395ii Standardul ISO 190112002 ndash Ghid pentru auditarea sistemelor de management alcalită983395iimediului

De asemenea Sistemul de Management al Calită983395ii proiectat 983391i implementat icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA ia in considerare prevederile din documentele legale si de reglementareaplicabile administra983395iei publice locale (Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală)precum 983391i cele care sunt asociate activită983395ilor 983391i serviciilor specifice realizate icircn cadrul primăriei Listadocumentelor legale 983391i de reglementare aplicabile este disponibilă icircn fiecare compartiment despecialitate

CAPITOLUL 2PREZENTAREA PRIMĂRIEI MUNICIPIULUI MEDGIDIA

21 PREZENTAREA ADMINISTRATIVĂ

Administra983395ia Publică Locală a Municipiului MEDGIDIA reprezintă o structură func983395ională cuactivitate permanentăconstituită din Primarul Municipiului MEDGIDIA Viceprimar şi Secretarul OraşuluiMEDGIDIA icircmpreună cu Aparatul Propriu de Specialitate al Primarului 983391i care duce la icircndeplinireHotăracircrile Consiliului Local (icircn calitate de autoritate deliberativă) 983391i dispozi983395iile Primarului (icircn calitatede autoritate executivă) solu983395ionacircnd problemele curente ale colectivită983395ii locale

Aparatul propriu al Primarului al Municipiului MEDGIDIA prin compartimentele de specialitate şianume direc983395ii servicii şi birouri compartimente asigură ducerea la icircndeplinire a Hotăracircrilor adoptate deConsiliul Local al Municipiului MEDGIDIA a dispozi983395iilor Primarului Oraşului MEDGIDIA a tuturoratribu983395iilor ce le revin prin Legea Administra983395iei Publice Locale Nr 215 2001 publicată icircn MO Nr20423042001 cu modificările şi completările ulterioare

Icircn exercitarea atribu983395iilor sale Primăria Municipiului MEDGIDIA colaborează cu ministere organeale Administra983395iei Locale şi Teritoriale cu organisme guvernamentale şi non guvernamentale precum şi cualte organe de specialitate

Organigrama Primăriei Municipiului MEDGIDIA aprobată prin Hotăracircrea Consiliului LocalMedgidia precum 983391i Regulamentul de Organizare 983391i Func983395ionare al Aparatului Propriu al Primaruluiprevăd

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 5

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

conducerea executivă formată dintr-unPRIMAR ales prin vot icircn cadrul alegerilor locale1 (un)VICEPRIMAR ales din racircndul membrilor Consiliului Local precum 983391i unSECRETARnumit de Prefect

aparatul de lucru propriuformat din directii birouri 983391i compartimente independente icircn subordinea primarului 983391i anumebull Administrator public (Responsabilul cu Managementul Calită983395ii)bull Direc983395ia APLbull Direc983395ia Economicăbull Direc983395ia Urbanism si Investitiibull Serviciul Rela983395ii Publicebull Serviciul Monitorizare Servicii Publicebull Birou Programe Europenebull Biroul Juridic 983391i Contencios Administrativbull Serviciul Cultura

bull Serviciul CEPbull Compartiment Protec983395ie Civilăbull Bibliotecabull Compartiment Audit Intern

Conducătorii compartimentelor Primăriei Municipiului MEDGIDIA asigură repartizareapersonalului pe locuri de muncă precizarea atribu983395iilor răspunderilor 983391i competen983395elor acestuia prinFi983391a Postului disciplina la locul de muncă 983391i controlul icircndeplinirii sarcinilor de serviciu

La solicitarea Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a Consiliului Local al MunicipiuluiMEDGIDIA conducătorii compartimentelor prezintă ori de cacircte ori este nevoie informări 983391i rapoarte

asupra activită983395ii desfă983391urate pe o anumită perioadă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 6

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 3

DEFINI983394II 983390I PRESCURTĂRI

31 DEFINI983394II

Sistem = ansamblu de elemente corelate sau in interac983395iuneOrganizaţie =ansamblu de persoane 983391i facilită983395i cu responsabilită983395i autorită983395i 983391i rela983395ii definiteStructura organizatorică =ansamblu de responsabilită983395i autorită983395i 983391i rela983395ii dintre persoaneEntitate =ceea ce poate fi descris 983391i luat icircn considerare icircn mod individualCompartiment de specialitate = entitate relevantă icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA(serviciu birou compartiment)

Infrastructură = sistem de facilita983395i echipamente sau servicii necesare pentru func983395ionarea uneiorganiza983395ii

Mediul de lucru =ansamblu de condi983395ii icircn care se desfă983391oară activitateaClient =organiza983395ie sau persoană care prime983391te un produsserviciu al PMG NOTĂ Primăria Municipiului MEDGIDIA realizează servicii specifice de administra983395ie publicălocală destinate comunită983395ii locale şi icircn acest sens prin bdquoclien983395i se inteleg cetă983395eni institu983395ii publiceagen983395i economici mass-media sau orice alt beneficiar al serviciilor executate icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA

Furnizor = organiza983395ie sau persoană care furnizează un produs (serviciu)Managementul calităţii =activită983395i coordonate pentru a orienta 983391i controla o organiza983395ie icircn ceea ceprive983391te calitatea

Politica referitoare la calitate =inten983395ii 983391i orientări generale ale unei organiza983395ii referitoare la calitatea983391a cum sunt exprimate oficial de managementul de la cel mai icircnalt nivel

Obiectiv al calităţii =ceea ce se urmăre983391te sau este avut icircn vedere referitor la calitate Nota 1 In general obiectivele calită983395ii se bazează pe politica organiza983395iei referitoare la calitate Nota 2 In general obiectivele calită983395ii sunt specificate pentru nivelurile şi func983395iile relevantedin organiza983395ie

Cerinţa = nevoie sau a983391teptare care este declarată icircn general implicită sau obligatorieCalitate =măsura icircn care un ansamblu de caracteristici intrinseci icircndepline983391te cerin983395eleSatisfacţia clientului =percep983395ie a clientului despre măsura icircn care cerin983395ele clientului au fosticircndeplinite Nota 1 Reclama983395iile clientului constituie un indicator obişnuit al satisfac983395iei scăzute a clientului

dar absen983395a acestora nu implica icircn mod necesar o satisfac983395ie icircnalta a clientului Nota 2 Chiar dacă cerin983395ele clientului au fost stabilite cu acesta şi au fost icircndeplinite aceasta nuasigura icircn mod necesar o satisfac983395ie icircnaltă a clientului

Capabilitate =abilitatea unei organiza983395ii sistem sau proces de a realiza un produs care va icircndeplinicerin983395ele pentru produs

Planificarea calităţii =parte a managementului calită983395ii concentrată pe stabilirea obiectivelor calită983395ii983391i care specifică procesele opera983395ionale 983391i resursele aferente necesare pentru a icircndeplini obiectivelecalită983395ii

Icircmbunătăţire continuă = activitate repetată pentru a cre983391te abilitatea de a icircndeplini cerin983395e Nota Procesul de stabilire a obiectivelor şi de determinare a oportunită983395ilor de icircmbunătă983395ireeste un proces continuu care utilizează constatările auditurilor şi concluziile auditurilor analize de dateanalize efectuate de management sau alte mijloace şi conduce icircn general la ac983395iuni corective sau la ac983395iuni preventive

Eficacitate = măsura icircn care activită983395ile planificate sunt realizate 983391i sunt ob983395inute rezultateleplanificate

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 7

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Eficienţă = rela983395ie icircntre rezultatul ob983395inut 983391i resursele utilizate Audit =proces sistematic independent 983391i documentat icircn scopul ob983395inerii de dovezi de audit 983391i deevaluare a lor cu obiectivitate pentru a determina măsura icircn care sunt icircndeplinite criteriile de audit

Program de audit = ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval detimp 983391i orientate spre un scop specific

Criterii de audit = ansamblu de politici proceduri sau cerin983395eDovezi de audit = icircnregistrări declara983395ii despre fapte sau alte informa983395ii care sunt relevante icircn raportcu criteriile de audit 983391i verificabile

Informaţie = date semnificativeDocument= informa983395ia icircmpreună cu mediul său suportIcircnregistrare = document prin care se declară rezultate ob983395inute sau furnizează dovezi ale activită983395ilorrealizate

Proces = grup de activită983395i corelate sau icircn interac983395iune care transformă intrări icircn ie983391iriProdus = rezultat al unui procesProcedura = mod specificat de desfă983391urare a unui proces sau a unei activită983395i Trasabilitate =abilitatea de a regăsi istoricul realizarea sau localizarea a ceea ce este luat icircnconsiderare

Conformitate = icircndeplinirea unei cerin983395eNeconformitate = neicircndeplinirea unei cerin983395e Acţiune preventivă = ac983395iune de eliminare a cauzei unei neconformită983395i poten983395iale sau a altei posibilesitua983395ii nedorite Nota 1 Pot exista mai multe cauze pentru o neconformitate poten983395ială Nota 2 Ac983395iunea preventivă este intreprinsă pentru a preveni apari983395ia iar ac983395iunea corectivă seicircntreprinde pentru a preveni reapari983395ia

Acţiune corectivă = ac983395iune de eliminare a cauzei unei neconformită983395i detectate sau a altei situa983395iinedorite Nota 1 Pot exista mai multe cauze pentru o neconformitate Nota 2 Ac983395iunea corectivă este icircntreprinsă pentru a preveni reapari983395ia iar ac983395iunea preventivăeste intreprinsă pentru a preveni apari983395ia Nota 3 Există o distinc983395ie icircntre corec983395ie şi ac983395iune corectivă

Corecţie = ac983395iune intreprinsă pentru a elimina o neconformitate constatată

32 PRESCURTĂRI

SR Standard Roman

EN Standard EuropeanISO Organiza983395ia Interna983395ională de Standardizare

ASRO Asocia983395ia de Standardizare din RomacircniaMC Manualul Calită983395iiPG Procedură GeneralăFP Fi983391a de ProcesPOG Procedura Opera983395ională GeneralăPO Procedura Opera983395ionalăIL Instruc983395iune de LucruF FormularNA Neaplicabil

RAC Raport de Ac983395iuni CorectiveRAP Raport de Ac983395iuni PreventiveONG Organiza983395ie NeguvernamentalăOUG Ordonan983395a de Urgen983395ă a GuvernuluiPM Primăria Municipiului MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 8

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CLMG Consiliul Local al Municipiului MEDGIDIAHCLMG Hotăracircre a Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIADP Dispozi983395ie a PrimaruluiCS Compartiment de specialitate

CAPITOLUL 4SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITĂ983394II

41 Procesele sistemului de management al calităţii411 Generalităţi

Pentru realizarea unor servicii prin care să se asigure icircndeplinirea icircntr-o măsură cacirct maimare a cerin983395elor 983391i a983391teptărilor tuturor păr983395ilor interesate (cetă983395eni persoane juridice societatecolectivitatea locală personalul din aparatul propriu de specialitate furnizori prestatori executan983395i) icircn condi983395iile respectării prevederilor legale 983391i de reglementare icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA a fost proiectat 983391i implementat un sistem de management al calită983395ii(SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO 90012008

SMC implementat este urmărit 983391i evaluat pentru a se asigura icircmbunătă983395irea continuă a

acestuia precum 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIASistemul de management al calită983395ii aplicat icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAcuprinde patru categorii principale de procese a căror interac983395iune este prezentata in figura Nr1

1Procesele de management2Procesele de management al resurselor3Procesele de realizare a serviciului4Procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395ire

Feed back

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 9

PROCESE DE MANAGEMENT

CETĂŢENI

COMUNITATELOCALĂ

CETĂŢENI

COMUNITATELOCALĂ

PREVEDERILEGALE SAU DEREGLEMENTARE

PROCESEDE REALIZARE A SERVICIULUI

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Intrări Ieşiri

Feed Back

Figura Nr 1

Prin documenta983395ia aferentă fiecărui proces prezentată la punctul 421 se identifică criteriile 983391i modalită983395ile de operare 983391i control responsabilită983395ile interfe983395ele elementele de intrare 983391i ie983391ire ale proceselor

indicatori ai procesului care trebuie monitoriza983395i icircn scopul asigurării unei func983395ionari eficacea acestora

documente de referin983395ă 983391i icircnregistrări

412 Procesele de management

Aceste procese asigură coordonarea 983391i conducerea celorlalte procese precum 983391i a icircntregiiactivită983395i din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Procesele de management cuprind următoarele procese

a Planificarea SMC b Comunicareac Analiza managementuluiIcircn figura Nr 2 este prezentată interac983395iunea dintre procesele de management

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 10

PROCESEDE

MANAGEMENT AL

Procese demăsurareanaliză şi

IcircMBUNĂTĂŢIRECONTINUĂ (ACAP)

ANALIZAMANAGEMENTULUI

PROCESESMC

ANALIZADATELOR

PLANIFICAREASMC

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 2

413 Procesele de management al resurselor

Prin aceste procese icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se identifică se asigură 983391ise men983395in resursele financiare resursele umane infrastructura 983391i mediul de lucru precum 983391iadministrarea patrimoniului (domeniul public 983391i privat) Din această categorie fac parteurmătoarele procese a căror interac983395iune este prezentată icircn figura Nr3 Resurse financiare-activită983395i financiar contabile de elaborare buget 983391i urmărire execu983395ie

bugetară Resurse umane - Competen983395ă con983391tientizare instruire Administrare patrimoniu ndash public

Figura Nr 3

414 Procesele de realizare a serviciului

Din această categorie de procese fac parte următoarele procese a căror interac983395iuneeste prezentată icircn figura Nr 4

1Procese referitoare la rela983395ia cu clientul2Elaborarea hotăracircrilor 983391i emiterea dispozi983395iilor3Investi983395ii4Achizi983395ie de produse 983391i servicii5Emiterea documentelor solicitate de clien983395i6Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea impozitelor taxelor 983391i a amenzilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 11

C O M U N I C A R E A

REESURSE FUNANCIARE(Activită983395i financiar contabilede elaborare buget 983391i

urmărire execu983395ie bugetară)

RESURSE UMANE

(Competenţă conştientizareinstruire)

EVIDENŢĂADMINISTRAREPATRIMONIU

(domeniu public)

PLANIFICAREA

SMC ANALIZAMANAGEMEN

PROCESEDE

REALIZARE A

PROCESE DEMĂSURARE ANALIZĂ

ŞI

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

7Activită983395i de analiză 983391i control (respectarea prevederilor legale 983391i de reglementare)8Activită983395i educa983395ionale de protec983395ia mediului 983391i a popula983395iei

Figura Nr 4

415 Procesele de măsurare analiză şi icircmbunătăţire

Aceste procese asigură efectuarea măsurărilor 983391i monitorizărilor necesar a fi realizate asuprasistemului serviciului proceselor 983391i satisfac983395iei clien983395ilor icircn scopul ini983395ierii măsurilor corectivepreventive 983391i de icircmbunătă983395ire Interac983395iunea dintre aceste procese este prezentată icircn figura Nr 5

Din aceasta categorie fac parte următoarele procese Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor Audit intern Măsurarea si monitorizarea proceselor 983391i serviciului Controlul neconformită983395ilor Analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 12

EMITEREDOCUMENTE

ACTIVITĂŢIPRIVIND

IMPOZITELE TAXELE ŞI AMENZILE

ACTIVITĂŢI ANALIZĂ ŞICONTROL

ACTIVITĂŢIEDUCAŢIONALEDE PROTECŢIAMEDIULUI ŞI APOPULAŢIEI

ACHIZIŢIE DEPRODUSE ŞISERVICII

PROCESEREFERITOARE LARELAŢIA CUCLIENTUL

ADOPTARE HOTĂRAcircRI ŞIEMITERE DISPOPZIŢII

CETĂŢENICOMUNITATELOCALĂ

INVESTIŢII

AUDIT INTERN

MĂSURAREA ŞIMONITORIZAREAPROCESELOR ŞI

CONTROLULNECONFORMITĂŢILOR

ACŢIUNI CORECTIVE PREVENTIVE

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 5

42 Documentaţia sistemului de management al calităţii421 Generalităţi

Icircn scopul icircndeplinirii cerin983395elor clien983395ilor icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA a fostdezvoltat implementat 983391i certificat un sistem de management al calită983395ii icircn conformitate cuprevederile standardului SR EN ISO 9001 2001 efectuandu-se tranzitia la noul standard SR ENISO 9001 2008

Primăria Municipiului MEDGIDIA a dezvoltat 983391i documentat un sistem de management alcalită983395ii icircn scopul icircndeplinirii politicii 983391i atingerii obiectivelor icircn domeniul calită983395ii 983391i pentru a seasigura că serviciile realizate corespund atacirct cerin983395elor necesita983395ilor 983391i a983391teptărilor clien983395ilor cacirct 983391icerin983395elor documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

Documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii a fost elaborată avacircndu-se icircn vederetipul diversitatea 983391i complexitatea proceselor 983391i serviciilor realizate icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA fiind formată din următoarele documente a983391a cum este reprezentată icircnfigura nr 6

DECLARA983394IA

DE POLITICĂ

MANUALUL CALITĂ983394II

PROCEDURI GENERALE

PROCEDURI OPERA983394IONALE GENERALE FI983390E DE PROCES

PROCEDURI OPERA983394IONALE

INSTRUC983394IUNI DE LUCRU DOCUMENTE DE PLANIFICARE

Icirc N R E G I S T R Ă R I

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 13

EVALUAREA SATISFACŢIEICLIENŢILOR

ANALIZADATELOR

PROCESE SMC

IcircMBUNĂTĂŢIRE

stabileşte politica obiectivele şi angajamentulmanagementului icircn domeniul calităţii descrie structura organizatorică a administraţiei descrie SMC şi domeniul de aplicare al acestuiadescrie procesele SMC şi interacţiunile dintre acestea

Asigură documentarea cerinţelor pentru care standardul de referinţăcere icircn mod obligatoriu proceduri scrise

Reglementează detaliat activităţi sau sub procese

specifice la nivelul de execuţie

Icircnregistrări cerute de standardul ISO90012008

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 6

Suplimentar fa983395ă de documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA se utilizează un sistem de acte normative care reglementează proceseleserviciile 983391i activită983395ile cum ar fi legi ordonan983395e ordonan983395e de urgen983395ă hotăracircri de guvern ordineale mini983391trilor hotăracircri ale consiliului local 983391i dispozi983395ii ale primarului

422 Manualul Sistemului de Management al Calităţii

Pentru a asigura implementarea unui sistem de management al calită983395ii eficient care săpoată spori satisfac983395ia clien983395ilor icircn conformitatea serviciilor cu cerin983395ele specificate a fost elaboratManualul Sistemului de Management al Calită983395ii cod MGndash MC - ISO

La elaborarea manualului calită983395ii s-au luat icircn considerare prevederile Standardelor SR ENISO 9001 2008 983391i SR ISO 10013 - Ghid pentru elaborarea manualelor calită983395iiManualul calită983395ii intră icircn vigoare icircncepacircnd cu data la care Primarul Municipiului MEDGIDIA icirclaprobă Manualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate au coduri alocate de RMC conform prevederilorprocedurii generale opera983395ionale Elaborarea 983391i codificarea documentelor SMC cod MG ndash POG ndash421

423 Controlul documentelor

Documenta983395ia SMC precum 983391i sistemul actelor normative 983391i alte documente de provenien983395ăexternă sunt men983395inute sub control astfel icircncacirct să se asigure că acestea sunt analizate 983391i aprobate de factorii responsabili icircnainte de a fi emise

edi983395iile valabile ale documentelor sunt disponibile icircn toate zonele icircn care acestea se aplică documentele sunt identificate icircn mod unic 983391i rămacircn lizibile pe toată durata utilizării periodic elaboratorii sau alte persoane desemnate analizează documentele elaborate intern icircn

scopul de a determina dacă acestea mai sunt adecvate Icircn măsura icircn care este necesardocumentele sunt actualizate actualizările documentelor se realizează icircn mod controlat 983391i se supun aceluia983391i ciclu de avizări 983391iaprobări ca 983391i documentele originale Ulterior aprobării versiunile actualizate sunt redifuzate documentele de provenien983395ă externă sunt identificate 983391i difuzate controlat atunci cacircnd este

cazul documentele perimate sunt retrase prompt din locurile de difuzare documentele perimate care se păstrează icircn scopuri juridice sau de conservare a cuno983391tin983395elor

sunt identificate astfel icircncacirct să nu fie posibilă confundarea lor cu documentele icircn vigoareSe păstrează 983391i se men983395in la zi liste de eviden983395ă prin care se identifică edi983395iarevizia valabilă

a documentelor controlate aceste liste fiind disponibile icircn toate compartimentele de specialitateDocumentele 983391i datele păstrate 983391i gestionate icircn sistemul informatic sunt protejate astfel

icircncacirct să se asigure securitatea 983391i accesul icircn mod adecvat conform cerin983395elorDetalii referitoare la controlul documentelor se regăsesc icircn procedura generală Controlul

documentelor cod MG ndash PG ndash 423 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 423

424 Controlul icircnregistrărilor

Icircnregistrările prin care se confirmă func983395ionarea corespunzătoare a sistemului de

management al calită983395ii 983391i icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la serviciile realizate trebuie păstrate operioadă definită de timp 983391i puse la dispozi983395ia clien983395ilor (dacă ace983391tia le solicită) sau altororganisme 983391i institu983395ii abilitateControlul icircnregistrărilor implică reguli pentru redactarea identificarea 983391i emiterea icircnregistrărilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 14

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

regăsirea cu u983391urin983395ă a icircnregistrărilor arhivarea 983391i păstrarea icircnregistrărilor distrugerea icircnregistrărilor

Icircnregistrările controlate formularele aferente acestora (atunci cacircnd sunt prevăzute)persoanele care le emit 983391i păstrează precum 983391i perioadele de arhivare sunt specificate icircn cadrulfiecărei proceduri sau instruc983395iuni Se consideră icircnregistrări ale calită983395ii controlate aceleicircnregistrări cerute de standardul SR EN ISO 90012008 care demonstrează atacirct realizarea calită983395iicerute pentru serviciile executate cacirct 983391i func983395ionarea eficace a sistemului de management alcalită983395ii icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la tipurile de icircnregistrări men983395inute sub control 983391i responsabilită983395ile

persoanelor implicate se regăsesc icircn procedura generală Controlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash424 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 424

CAPITOLUL 5RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

51 Angajamentul managementului

Primarul ca 983391ef al Primăriei Municipiului MEDGIDIA a formulat 983391i documentat Declara983395iade politică 983391i angajamentul Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01 document prin care se prezintă angajamentul fa983395ă de proiectarea 983391i implementareaunui sistem de management al calită983395ii (SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO90012008 precum 983391i pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestuia

Icircn acest sens Angajamentul Primarului cuprinde cerin983395e referitoare la comunicarea icircn cadrul MG a importan983395ei satisfacerii cerin983395elor clien983395ilor 983391i a cerin983395elor legale 983391ide reglementare stabilirea politicii referitoare la calitate 983391i a obiectivelor calită983395ii efectuarea analizelor de managementurmărirea icircmbunătă983395irii continue a func983395ionării SMC precum 983391i a performan983395ei generale aPrimăriei Municipiului MEDGIDIA asigurarea resurselor necesare func983395ionarii SMC 983391i atingerii obiectivelor stabilite

52 Orientare către client

Clien983395ii serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt membrii comunită983395ii locale 983391i anume cetă983395eni persoane juridice agen983395ieconomici institu983395ii publice mass-media sau orice alt beneficiar al serviciilor executate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA Prin sistemul de management al calită983395ii proiectat 983391i aplicat icircncadrul MG se urmăre983391te ca problemele cerin983395ele 983391i necesită983395ile clien983395ilor referitoare la serviciile deadministra983395ie publică locală să fie icircn983395elese 983391i icircndeplinite icircn scopul cre983391terii satisfac983395iei acestora

Avacircndu-se icircn vedere faptul că Primăria Municipiului MEDGIDIA este institu983395ia responsabilăde solu983395ionarea problemelor colectivită983395ii localeOrientarea către client este principiul de bazăluat icircn considerare la proiectarea sistemului de management al calită983395ii iar icircndeplinirea cerin983395elorclien983395ilor icircn condi983395iile respectării cerin983395elor legale 983391i de reglementare este principalul obiectiv

Prin Procesele referitoare la rela983395ia cu clientul (descrise icircn subcap 72 983391i procedura

generală opera983395ională MG ndash POG ndash 72) se reglementează modul de preluare a solicitărilor de laclien983395i precum 983391i modul de tratare a peti983395iilor (sesizări reclama983395ii contesta983395ii) Informa983395iile de laclien983395i sunt comunicate compartimentelor de specialitate responsabile pentru a fi procesate 983391isolu983395ionate Icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii procesului de preluare a solicitărilor clien983395ilor icircn cadrulMG s-au stabilit modalită983395i 983391i căi de comunicare suplimentare cum ar fi transmiterea MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 15

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

informa983395iilor prin posta electronică puncte de informare - documentare sistemul de audien983395esistemul de colaborare cu mass-media etc De asemenea prin compartimentele existente seasigură liberul acces la informa983395iile de interes public precum 983391i o transparen983395ă totală a PMGprivind Dispozi983395iile Primarului 983391i Hotăracircrile CLMG propuse sau aflate icircn discu983395ie 983391i cele emise

Aceste măsuri au rolul de a cre983391te satisfac983395ia clientului prin oferirea tuturor informa983395iilor necesare983391i prin crearea posibilită983395ii de a participa activ la activitatea decizională

Prin procesul Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor (descris icircn subcap 821 983391i proceduragenerală opera983395ională MG ndash POG ndash 821) sunt culese 983391i ulterior prelucrate informa983395iile de feed-

back primite de la clien983395i identificacircndu-se astfel necesită983395ile 983391i a983391teptările viitoare ale clien983395ilorprecum 983391i percep983395ia acestora referitor la modul icircn care au fost icircndeplinite cerin983395ele

53 Politica referitoare la calitate

Politica 983391i obiectivele strategice icircn domeniul calită983395ii sunt definite icircn Declara983395ia de politică983391i angajamentul Primarului ora983391ului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01

Con983395inutul acesteia este stabilit icircn deplină concordan983395ă cu cerin983395ele legale 983391i dereglementare aplicabile cu necesită983395ile 983391i interesele MG 983391i clien983395ilor precum 983391i cu celelalte politicidin cadrul MG (politica financiară bugetară de personal de dezvoltare etc)

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA politica referitoare la calitate este comunicatăicircn983395eleasă 983391i aplicată de icircntreg personalul aparatului propriu de specialitate care desfă983391oarăactivită983395i cu impact asupra calită983395ii serviciilor icircn principal prin realizarea următoarelor activită983395i

prezentarea politicii 983391i obiectivelor icircn cadrul unor activită983395i de informare 983391i instruireafi983391area Declara983395iei de politică 983391i angajamentului Primarului Municipiului MEDGIDIA icircndomeniul calită983395ii icircn compartimentele func983395ionale 983391isau icircn zonele de acces

Pentru a se asigura implementarea politicii icircn domeniul calită983395ii 983391i realizarea obiectivelorcalită983395ii Primarul are responsabilitatea de a aloca resursele necesare materiale 983391i umane Deasemenea Primarul actualizează ori de cacircte ori este cazul con983395inutul acestora astfel icircncacirct politica983391i obiectivele stabilite să fie icircn permanen983395ă adecvate cerin983395elor din documentele legale 983391i dereglementare precum 983391i necesită983395ilor 983391i a983391teptărilor exprimate sau implicite ale tuturor păr983395ilorinteresate (clien983395i aparat propriu comunitate institu983395ii ale administra983395iei locale 983391i centralefurnizorilor)

54 Planificare541 Obiectivele calităţii

Managementul de la cel mai icircnalt nivel al Primăriei Municipiului MEDGIDIA se asigură căobiectivele calită983395ii sunt stabilite pentru func983395iile relevante 983391i la nivelurile relevante ale PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA

Icircn cadrul MG obiectivele calită983395ii sunt icircn concordan983395ă cu politica referitoare la calitatesunt transpuse icircn obiective specifice 983391i sunt măsurabile prin stabilirea unor indicatori 983391i a unor

valori 983395intăFunc983395iile 983391i nivelurile relevante icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt următoarele Primar Secretar Compartimente independente sau subordonate

542 Planificarea SMC

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 16

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de planificare a sistemului demanagement al calită983395ii este coordonat de Reprezentantul Managementului 983391i are următoareleobiective stabilirea la nivelurile 983391i func983395iile relevante din cadrul MG a obiectivelor specifice urmărirea 983391i evaluarea periodică a nivelului de icircndeplinire a obiectivelor asigurarea icircndeplinirii cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea proceselor

SMC men983395inerea integrită983395ii sistemului icircn cazul unor schimbări care pot afecta func983395ionarea

acestuiaObiectivele strategice definite icircn Declara983395ia de Politica 983391i Angajamentul Primarului

Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii se transpun la nivelul func983395iilor 983391i nivelelor relevantedin Primăria Municipiului MEDGIDIA icircntr-un ansamblu de obiective măsurabile 983391i activită983395i acăror realizare este urmărită icircn cadrul analizelor efectuate de management

Obiectivele specifice sunt stabilite anual 983391i sunt documentate icircn Planificarea SMC prin grijaŞefilor CS

Planificarea SMC este avizată de Reprezentantul managementului 983391i aprobată de PrimarLa stabilirea obiectivelor specifice pot fi luate icircn considerare următoarele

obiectivele strategice cuprinse icircn declara983395ia Primarului MG nivelul de realizare a obiectivelor icircn perioada anterioară posibilită983395i de icircmbunătă983395ire a performan983395elor serviciilor sau proceselor cerin983395e legale sau de reglementare neconformită983395i informa983395ii de la clien983395i

Planificarea SMC con983395ine informa983395ii referitoare laa) obiectivele stabilite b) indicatormetoda de cuantificarec) valoare propusăd) măsurile 983391i activită983395ile necesare pentru icircndeplinirea obiectivelore) responsabil urmărire obiectivef) resurse necesareg) valoarea ob983395inută) observa983395ii

Resursele necesare pentru icircndeplinirea obiectivelor trebuie sa fie corelate cu propunerile de buget anuale ale compartimenterlor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Planificările aprobate sunt difuzate icircn fiecare compartiment de specialitate a MG 983391efulfiecărui compartiment avacircnd responsabilitatea de a urmări icircndeplinirea obiectivelor pentru caresunt responsabili De asemenea ace983391tia trebuie să se asigure de con983391tientizarea icircntreguluipersonal din subordine referitor la relevan983395a 983391i importan983395a activită983395ilor icircn care ace983391tia suntimplica983395i 983391i de modul icircn care contribuie la realizarea obiectivelor ce le revin

Periodic Şefii CS urmăresc 983391i raportează Reprezentantului managementului stadiulrealizării masurilor si activită983395ilor stabilite 983391i implicit a obiectivelor specifice Planificările SMCcompletate de Şefii CS cu rezultatele ob983395inute se transmit Reprezentantului Managementului 983391iconstituie date de intrare pentru analiza managementului Icircn func983395ie de rezultatele ob983395inute seaprobă obiectivele pentru anul următor

Pentru a se asigura icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395ireaproceselor SMC icircn cadrul MG se icircntreprind următoarele procesele SMC sunt documentate prin Manualul Calită983395ii proceduri generale fi983391e de proces

proceduri opera983395ionale proceduri specifice 983391i instruc983395iuni de lucru asiguracircndu-se astfel definireamodului de operare a criteriilor de acceptare precum 983391i monitorizărilor 983391i după caz măsurilor

necesare pentru urmărirea acestora procesele sunt planificate conform prevederilor din documentele aplicabile procesele sunt coordonate de personal desemnat care are responsabilitatea de a analiza 983391i

evalua periodic eficacitatea acestora 983391i de a propune măsuri corective pentru a se realiza

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 17

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

rezultatele planificate 983391i măsuri pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestoraOri de cacircte ori apar modificări organizatorice func983395ionale sau de altă natură modificări

care pot influen983395a func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii Reprezentantulmanagementului sau alta persoană desemnată de conducerea PM elaborează un plan (PlanificareaSMC sau alt document echivalent) prin care să asigure preluarea schimbărilor fără a fi afectatăfunc983395ionarea SMC

Procesul de Planificare a SMC este monitorizat 983391i urmărit prin auditarea internă 983391i cu ocaziaanalizei managementului Ori de cacircte ori apar neconformită983395i sau probleme generate de planificareconducerea Primăriei Municipiului MEDGIDIA ia măsurile necesare pentru realizarea rezultatelorplanificate

Modul de control al procesului Planificarea SMC este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 542

55 Responsabilitate autoritate şi comunicare

551 Responsabilitate şi autoritate

Icircn spiritul politicii stabilite icircn domeniul calită983395ii Primarul Municipiului MEDGIDIA areresponsabilitatea 983391i autoritatea de a stabili 983391i men983395ine sistemul de management al calită983395ii propriuPM Icircn acest sens Primarul desemnează personalul din cadrul PM care are responsabilitatea 983391iautoritatea de a urmări modul de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii icircn entită983395ilepe care le coordonează De asemenea acestuia i se acordă autoritatea 983391i libertatea organizatoricănecesare pentru a lua decizii 983391i a ini983395ia ac983395iuni corective sau preventive referitoare la activită983395ile 983391iprocesele desfă983391urate icircn scopul realizării cu eficacitatea dorită a obiectivelor stabilite

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilită983395ile specifice 983391i nivelurile deautoritate sunt documentate icircn Regulamentul de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i icircn Fi983391ele de Post

Principalele responsabilită983395i ale personalului care conduce execută 983391i verifică activită983395ile ceinfluen983395ează calitatea serviciilor executate icircn cadrul PM sunt

Primarul

Stabile983391te politica 983391i obiectivele strategice ale Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircn

domeniul calită983395ii 983391i se asigură că la nivelul func983395iilor relevante din Primărie sunt stabiliteobiectivele specifice

Asigură resursele necesare implementării func983395ionarii 983391i icircmbunătă983395irii sistemului de

management al calită983395ii precum 983391i pentru icircndeplinirea obiectivelor stabilite Desemnează Reprezentantul managementului icircn domeniul calită983395ii

Efectuează analiza func983395ionării sistemului de management al calită983395ii 983391i decide măsurile

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii acestuia Aprobă documentele sistemului de management al calită983395ii 983391i Planificările SMC

Nume983391te prin dispozi983395ie Responsabilul programului de audit 983391i aprobă programul anual

de audit intern

Reprezentantul Managementului Se asigură că procesele sistemului de management al calită983395ii sunt stabilite

implementate 983391i men983395inute respectandu-se prevederile aplicabile din standardul de referin983395ă Raportează periodic Primarului despre func983395ionarea 983391i eficacitatea sistemului de

management al calită983395ii 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire Se asigură că este promovată icircn cadrul PM con983391tientizarea referitoare la calitate 983391i la

importan983395a icircndeplinirii cerin983395elor clientului (cetă983395eanului) Reprezintă Primăria Municipiului MEDGIDIA icircn rela983395iile cu păr983395ile externe pentru orice

probleme referitoare la sistemul de management al calită983395ii Coordonează elaborarea 983391i gestionarea documentelor sistemului de management al

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 18

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

calită983395ii Avizează documentele sistemului de management al calită983395ii

Este numit Responsabil al Programului de audit intern 983391i icircn acest sens

elaborează Programul anual de audit intern icircl supune aprobării Primarului 983391i coordoneazărealizarea acestuia monitorizează 983391i analizează procesul de auditare internă din cadrul Primăriei Municipiului

MEDGIDIA 983391i ini983395iază măsurile corective preventive sau de icircmbunătă983395ire a acestuia răspunde de asigurarea competen983395ei auditorilor interni 983391i de monitorizarea performan983395elor

acestora icircntocme983391te Raportul de analiză a func983395ionării SMC icircn baza căruia se realizează analiza

anuală a managementului Coordonează elaborarea Planificării SMC modalită983395ile de stabilire 983391i urmărire a

obiectivelor specifice la nivelul compartimentelor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA Coordonează instruirea personalului icircn domeniul calită983395ii

Coordonează procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor

Şefii CS (compartimente de specialitate) Răspund de implementarea sistemului de management al calită983395ii icircn compartimentele de

specialitate pe care le conduc Stabilesc obiective specifice corelate cu obiectivele generale ale primăriei icircn domeniul

calită983395ii pentru compartimentele pe care le conduc Urmăresc realizarea obiectivelor specifice 983391i raportează rezultatele ob983395inute

Dispun elaborarea 983391i avizează procedurile specifice aplicabile icircn compartimentul pe care

icircl coordonează Efectuează analize ale rezultatelor ob983395inute 983391i ini983395iază ac983395iuni corective 983391i preventive

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii proceselor realizate icircn cadrul compartimentelor despecialitate pe care le conduc

Identifică neconformită983395i la proceseleactivită983395ileserviciile realizate 983391i răspund de

solu983395ionarea acestora Icircntocmesc Raportul semestrial icircn care sunt men983395ionate tendin983395ele neconformită983395ilor

552 Reprezentantul managementului

Icircn cadru Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilitatea generală pentruimplementarea men983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea continuă a sistemului de mangement al calită983395ii icircirevine Primarului Reprezentantul al Managementului numit prin decizie de Primar care icirci acordăicircntreaga autoritate 983391i libertate organizatorică pentru implementarea 983391i men983395inerea icircn func983395iune asistemului de management al calită983395ii Pentru aceasta reprezentantul managementului trebuie

să se asigure că este stabilit implementat 983391i men983395inut la toate nivelele organizatorice 983391i

func983395ionale din primărie sistemul de management al calită983395ii documentat icircn Manualul calită983395ii codMG ndash MC - ISO 983391i icircn procedurile asociate acestuia

să raporteze Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn vederea analizei periodice desprefunc983395ionarea sistemului de management al calită983395ii proiectat icircn conformitate cu cerin983395eleStandardului SR EN ISO 90012008 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire

să se asigure că este promovată icircn Primăriei Municipiului MEDGIDIA con983391tientizareacerin983395elor cetă983395eanului

Raportările Reprezentantului managementului con983395in date despre nivelul de atingere a obiectivelor PM icircn domeniul calită983395ii eficacitatea sistemului de management al calită983395ii evaluată ca urmare a efectuării de audituri

interne situa983395ia neconformită983395ilor identificate la serviciile executate sau produseleserviciile

achizi983395ionate icircn cadrul Primăriei

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 19

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

stadiul 983391i eficien983395a ac983395iunilor corective 983391i preventive stadiul reclama983395iilor de la clien983395i alte probleme referitoare la calitatea serviciilor executate de Primăria Municipiului MEDGIDIA

Raportările sunt făcute anual icircn scris 983391i sunt transmise Primarului pentru a fi prezentateicircn 983391edin983395ele Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIA 983391i pentru a servi la analizarea sistemuluide management al calită983395ii 983391i pentru luarea de măsuri icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii acestuia

553 Comunicarea

Procesul de comunicare din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA are două aspectecomunicarea internă 983391i comunicarea externă Responsabilii acestui proces sunt Reprezentantulmanagementului pentru procesul de comunicare internă 983391i coordonatorii diferitelor

compartimente din cadrul aparatului propriu de specialitate pentru comunicarea externă cu

clien983395ii cetă983395enii comunitatea mass-media etc

Comunicarea internă

Căile de comunicare stabilite intern acoperă transmiterea informa983395iilor de la conducerecătre executan983395i (comunicarea de sus icircn jos) de la executan983395i spre conducere (comunicarea de josicircn sus) precum 983391i comunicarea icircntre diferite func983395ii organizatorice situate pe acelea983391i niveleorganizatorice (comunicarea pe orizontală)

Icircn principal procesul de comunicare internă se realizează prin transmiterea de informa983395ii verbale cu ocazia unor icircntacirclniri analize 983391edin983395e instruiri de

informare organizate de conducere sau de 983391efii compartimentelor de specialitate Acest mod decomunicare realizează icircn principal comunicarea de sus icircn jos 983391i pe orizontală dar ori de cacircte orieste cazul li se pot aduce la cuno983391tin983395a 983391efilor ierarhici orice probleme sau aspecte semnificativecare influen983395ează activită983395ile realizate 983391isau calitatea serviciilor De asemenea se pot discutapropuneri de icircmbunătă983395ire a proceselor 983391i eficacită983395ii acestora transmitereadifuzarea de documente scrise prin care se stabilesc reguli de execu983395ie a anumitorproceseactivită983395i Exemple de documente difuzate care con983395in astfel de informa983395ii sunt ManualulCalită983395ii 983391i procedurile asociate documente legale 983391i de reglementare documente de provenien983395ăexternă note interne dispozi983395ii hotăracircri fi983391e post sau alte documente de reglementare

Această modalitate de comunicare este icircn general utilizată pentru comunicarea de sus icircn jos 983391i peorizontală Transmiterea de documenta983395ie scrisă se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircnsistemul informatic transmiterea de solicitări raportări icircnregistrări rezultate icircn urma desfă983391urării activită983395ilor

proceselor registre propuneri scrise sau verbale ale personalului către conducere sau către 983391efiiierarhici prin care se realizează comunicarea de jos icircn sus Transmiterea acestor tipuri dedocumente se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircn sistemul informatic

Şefii compartimentelor de specialitate au responsabilitatea de a face cunoscute personaluluidin subordine căile de comunicare stabilite icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Modalită983395ile de transmitere 983391i difuzare a diferitelor rapoarte 983391i icircnregistrări emise de cătreanumite func983395ii din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt reglementate prin documenteleSMC (manual 983391i proceduri asociate) icircn care acestea sunt referite

Comunicarea externă

Comunicarea externă asigură transmiterea informa983395iilor icircntre Primăria Municipiului MEDGIDIA983391i cetă983395eni serviciile 983391i institu983395iile publice societă983395ile comerciale aflate icircn subordinea CLMG

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 20

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alte structuri ale administra983395iei locale organisme 983391i organiza983395ii neguvernamentale din 983395ară 983391i străinătate structuri ale administra983395iei locale din străinătate mass-media furnizoriprestatoriexecutan983395i

In general comunicarea cu aceste entită983395i se realizează prin transmiterea de documente 983391iinforma983395ii icircn scris icircn conformitate cu prevederile din procedurile generale fi983391ele de procesprocedurile opera983395ionale procedurile specifice 983391i instruc983395iunile de lucru precum 983391i dindocumentele legale 983391i de reglementare aplicabile

Responsabilită983395ile 983391i autoritatea pentru men983395inerea interfe983395ei 983391i comunicarea externă suntstabilite prin atribu983395iile fiecărui compartiment de specialitate sau prin competen983395ele acordate prindispozi983395ie de Primar icircn limitele prevederilor legale

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de comunicare externă este guvernatde principiile liberului acces la informa983395iile de interes public 983391i al transparen983395ei decizionale icircnadministra983395ia publică locală

Modul de control al procesului Comunicare este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 553

56 Analiza efectuată de management

Anual sau ori de cacircte ori este necesar Primarul Municipiului MEDGIDIA efectuează analizereferitoare la modul icircn care func983395ionează sistemul de management al calită983395ii stabilit 983391i definit prinManualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate acestuia De asemenea prin analiza func983395ionăriisistemului de management al calită983395ii se urmăre983391te eficien983395a 983391i eficacitatea SMC de a icircndepliniobiectivele stabilite icircn domeniul calită983395ii precum 983391i posibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Elementele de intrare pentru realizarea analizei se regăsesc icircn Raportul de Analiză elaboratde Reprezentantul managementului care con983395ine informa983395ii de feed-back de la clien983395i constatările auditurilor interne si externe efectuate in cadrul PM nivelul de icircndeplinire a obiectivelor stabilite icircn domeniul calită983395ii func983395ionarea proceselor 983391i analiza conformită983395ii neconformită983395ii serviciilor stadiul implementării ac983395iunilor corective 983391i preventive informa983395ii referitoare la eventualele schimbări care pot influen983395a func983395ionarea SMC informa983395ii referitoare la furnizori date referitoare la modul icircn care s-au solu983395ionat măsurile 983391i ac983395iunile ini983395iate la analiza

anterioară orice alte date importante pentru stabilirea de măsuri de icircmbunătă983395ire a func983395ionarii sistemuluide management al calită983395ii

Rezultatele analizelor se concretizează icircn recomandări 983391i măsuri corective sau preventiveini983395iate icircn scopul icircmbunătă983395irii performan983395elor Primăriei Municipiului MEDGIDIA a calită983395iiserviciilor realizate 983391i a func983395ionării sistemului de management al calită983395ii De asemenea va fistabilit necesarul de resurse pentru func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea SMC pentru următoareaperioadă Concluziile analizei se documentează icircn Procese verbale ale analizei sistemului de managemental calită983395ii

Detalii referitoare la realizarea procesului de analiză a managementului icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIA se regăsesc icircn procedura generală opera983395ională Analiza efectuată demanagement cod MG ndash POG ndash 56 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391ade proces cod MG ndash FP ndash 56

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 21

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 6MANAGEMENTUL RESURSELOR

61 Asigurarea resurselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA resursele esen983395iale pentru implementareamen983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea sistemului de management al calită983395ii precum 983391i cele necesare pentrua cre983391te satisfac983395ia clientului prin icircndeplinirea cerin983395elor sunt identificate 983391i puse la dispozi983395ie

Aceste resurse includ

resurse financiare resurse umane infrastructura 983391i mediul de lucru administrare patrimoniu (domeniu public 983391i privat)

Identificarea resurselor se realizează prin planificările SMC icircn care sunt identificate toate resursele necesare icircndeplinirii obiectivelor

strategice 983391i specificeanalizele de management prin care se stabilesc resursele necesare men983395inerii 983391i icircmbunătă983395iriiSMC cre983391terii performan983395ei organiza983395iei 983391i satisfac983395iei clien983395ilorprogramele anuale de instruireinstruc983395iunile specifice de lucru precum 983391i cerin983395ele pentru mediul de lucru

Conducerea PM răspunde direct sau prin personalul din subordine de asigurarearesurselor necesare pentru func983395ionarea SMC 983391i pentru realizarea proceselor 983391i serviciilor icircncondi983395ii corespunzătoare

611 Resurse financiare

Icircn cadrul PM procesul Resurse financiare cuprinde activită983395ile financiare 983391i contabileprecum 983391i activită983395ile de elaborare buget 983391i urmărire a execu983395iei bugetare

6111 Provenienţa resurselor financiare

Resursele financiare sunt constituite din fonduri provenite din impozite taxe 983391i amenzi dela persoanele fizice 983391i juridice purtacircnd denumirea 983391i de crean983395e bugetare

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 22

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

6112 Elaborarea bugetului şi urmărirea execuţiei bugetare

Icircn baza veniturilor preconizate (provenite din taxe impozite 983391i amenzi) 983391i a solicitărilor de

resurse financiare icircntocmite de compartimentele de specialitate din cadrul PM compartimentul despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircntocmeste proiectul de buget care estesupus aprobării CLMG

Analiza 983391i evaluarea veniturilor 983391i urmărirea 983391i raportarea execu983395iei bugetare se realizeazăde către personalul compartimentelor de specialitate icircn colaborare cu personalul responsabil dincadrul compartimentelor implicate icircn conformitate cu prevederile legale 983391i de reglementareaplicabile 983391i cu prevederile din fi983391a de proces 983391i sau procedura opera983395ională

6113 Activităţi financiare şi contabile

Organizarea coordonarea 983391i execu983395ia activită983395ilor financiare 983391i contabile ale Primăriei

Municipiului MEDGIDIA icircn vederea derulării contractelor icircncheiate de PM cu diver983391i clien983395i serealizează de personalul compartimentelor de specialitate icircn conformitate cu prevederile legale 983391ide reglementare aplicabile

62 Resurse umane

621Generalităţi

Conform obiectivelor stabilite de Primăriei Municipiului MEDGIDIA calitatea serviciilor realizate icircncadrul PM este influen983395ată icircn mod esen983395ial de profesionalismul personalului din aparatul propriude specialitate Formarea unui corp profesionist de func983395ionari publici se realizează prin

stabilirea cerin983395elor de competen983395ă aferente func983395iei publice icircn fi983391ele de post 983391i urmărirearespectării acestora de către persoana nominalizată pe un anumit post

icircmbunătă983395irea rezultatelor activită983395ii desfă983391urate icircn scopul icircndeplinirii obiectivelor

stabilite prin identificarea necesită983395ilor de instruire a func983395ionarilor publici evaluarea anuală a performan983395elor profesionale individuale ale func983395ionarilor publici

prin compararea gradului de icircndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele ob983395inuteicircn mod efectiv

asigurarea unui sistem motiva983395ional care să determine cre983391terea performan983395elor

profesionale individuale

622Competenţă conştientizare şi instruire

Modul de desfă983391urare a procesului Competen983395ă con983391tientizare 983391i instruire pentrupersonalul din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este stabilit icircn procedura generalăopera983395ională MG ndash POG ndash 622 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 622

Organigrama numărul de posturi statul de func983395ii 983391i Regulamentul de Organizare 983391iFunc983395ionare se stabilesc 983391i se aprobă printr-o Hotăracircre a CLMG

Icircn cadrul PM personalul implicat icircn activită983395i care pot influen983395a calitatea serviciilor estecompetent din punct de vedere al studiilor instruirii abilită983395ilor 983391i experien983395ei adecvate Cerin983395elede competen983395ă (studii instruire abilită983395i 983391i experien983395ă) necesare pentru o anumită func983395ie suntidentificate icircn Fi983391ele de post corespunzătoare

La angajarea sau la numirea unei persoane pe post se verifică prin examinare intervievare983391isau testarea cuno983391tin983395elor si abilită983395ilor icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă stabilite icircn Fi983391apostului

Procesul de angajare a func983395ionarilor publici icircn cadrul PM respectă prevederile legale 983391i dereglementare aplicabile

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 23

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 2: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

DECLARAŢIA DE POLITICĂ A PRIMĂRIEI MUNICIPIULUI MEDGIDIA IcircN

DOMENIUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT

CALITATE MEDIU SĂNĂTATE ŞI SECURITATE OCUPAŢIONALĂ

Conducerea Primăriei Municipiului Medgidia a hotăracirct proiectarea implementarea

menţinerea şi icircmbunătăţirea unui sistem de management integrat calitate mediu sănătate şi

securitate ocupaţională respectacircnd cerinţele standardelor SR EN S $ amp SR EN S

$($ amp) şi SR S+S $$ amp precum şi cerinţele legale icircn igoare-

biectiele strategice stabilite de politica din domeniul sistemului de management

integrat sunt

instruirea continuă a personalului icircn domeniul calităţii mediului şi sănătăţii şi securităţii

ocupaţionale icircn vederea conştientizării importanţei sistemului de management integratmotivarea sau sancţionarea personalului funcţie de rezultatele obţinute pe linie de AQ

identificarea şi satisfacerea cerinţelor cetăţenilor icircn scopul creşterii satisfacţiei acestora

icircmbunătăţirea caracteristicilor calitative ale serviciilor furnizate

realizarea serviciilor la un cost optim icircn conformitate cu specificaţiile definite şi cu legislaţia

şi reglementările icircn vigoare crearea condiţiilor necesare angajaţilor săi pentru a reduce impactul asupra mediului cauzat

de activităţile desfăşurate şi stimularea activităţilor de reducere refolosire şi reciclare a

materialelor de birotică

utilizarea raţională a resurselor naturale prin scaderea consumului de materii prime (apă

combustibili şi energie) icircntrun mod care să protejeze mediul prevenirea poluării şi evitarea poluării accidentale

prevenirea rănilor şi icircmbolnăvirilor profesionale

Preenta declaraţie de politică asigură cadrul general pentru realiarea obiectielor

calităţii mediului sănătăţii şi securităţii ocupaţionale icircn ederea icircndeplinirii obiectielor

propuse obiectie ce or i adecat planiicate şi continuu urmărite-

PRM+R01 M0NCP010 ME232+ M+R+N R2+CE

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 2

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

2ata (-$-amp$4

CUPRINS

PAGINA DE GARDA 1

DECLARAŢIA DE POLITICĂ 2

CUPRINS 3

CAPITOLUL 1 INTRODUCERE 411Scop 412Domeniu de aplicare 413Documente de referin983395ă 4

CAPITOLUL 2 PREZENTAREA PRIMĂRIEI MUNICIPIULUI MEDGIDIA 521Organizare administrativa 5

CAPITOLUL 3 DEFINI983394II SI PRESCURTĂRI 631 Defini983395ii 632 Prescurtări 7

CAPITOLUL 4 SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITĂ983394II 841 Procesele sistemului de management al calită983395ii 842 Documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii 11

CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI 1351 Angajamentul managementului 1352 Orientare către client 13

53 Politica referitoare la calitate 1354 Planificare 1455 Responsabilitate autoritate si comunicare 1556 Analiza efectuata de management 18

CAPITOLUL 6 MANAGEMENTUL RESURSELOR 1961 Asigurarea resurselor 1962 Resurse umane 1963 Infrastructura 2164 Mediul de lucru 21

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI 2271 Planificarea realizării serviciului 22

72 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 2273 Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor 2374 Investi983395ii 2475 Achizi983395ie de produse si servicii 2476 Furnizarea de servicii 2477 Controlul DMM 26

CAPITOLUL 8 MĂSURARE ANALIZA SI IcircMBUNĂTĂ983394IRE 2781 Generalită983395i 2882 Monitorizare si măsurare 2883 Controlul neconformitatilor 3184 Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continua 32

CAPITOLUL 9 CORESPONDENTA INTRE SR EN ISO 90012008 SI MANUALUL CALITĂ983394II 33

ANEXA 1 Organigrama 34

ANEXA 2 Lista de evidenta a documentelor SMC 35

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 3

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

ANEXA 3 Harta proceselor 37

CAPITOLUL 1INTRODUCERE

11 SCOP

Manualul Sistemului de Management al Calită983395ii cod MG ndash MC ndash ISO 983391i procedurile asociatedocumentează sistemul de management al calită983395ii proiectat 983391i implementat icircn Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA avacircnd la baza standardul SR EN ISO 90012008 La elaborarea Manualului Sistemului deManagement al Calită983395ii au fost luate icircn considerare 983391i cerin983395ele standardului SR ISO 100131996 -Ghid pentru elaborarea manualelor calită983395ii

Manualul Sistemului de Management al Calită983395ii are ca scop următoarele definirea sistemului de management al calită983395ii aplicat icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIApentru a se asigura satisfacerea permanentă a cerin983395elor din prevederile documentelor legale 983391i dereglementare aplicabile precum si a cerin983395elor 983391i a983391teptărilor clien983395ilor prezentarea sistemului de management al calită983395ii proiectat si aplicat icircn cadrul Administra983395iei

Publice Locale a Municipiului MEDGIDIA tuturor păr983395ilor interesate asigurarea unei baze documentate pentru informarea 983391i instruirea personalului din aparatul propriureferitor la cerin983395ele sistemului de management al calită983395ii 983391i la modul de aplicare a acestora asigurarea unei baze documentate pentru auditurile interne 983391i externe ale sistemului de managemental calită983395ii pentru a verifica eficacitatea acestuia

12 DOMENIU DE APLICARE

Cerin983395ele exprimate icircn Manualul Sistemului de Management al Calită983395ii 983391i icircn procedurileasociate sunt aplicate de toate compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA implicate icircn realizarea administra983395iei publice locale icircn conformitate cu reglementările legaleicircn acest domeniu

Sistemul de management al calită983395ii proiectat si implementat respectă prevederile din standardulde referin983395ă SR EN ISO 90012001 fiind excluse cerin983395ele Paragraful 752 - Validarea proceselor de produc983395ie şi de furnizare de servicii deoarece icircn cadrul

Primăriei Municipiului MEDGIDIA nu se realizează procese speciale care să necesite o validarepreliminară avacircnd in vedere că serviciile realizate pot fi verificate ulterior astfel icircncacirct conformitateaacestora cu cerin983395ele specificate să fie complet determinată

Paragraful 76 ndash Controlul EMM ndash urilorPrimăria Municipiului MEDGIDIA nu de983395ine dispozitive demăsurare 983391i monitorizare pentru desfă983391urarea activită983395ilor proprii Compartimentele Primăriei au

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 4

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

prevăzute atribu983395ii de verificare a activită983395ilor ce nu 983395in de competen983395a Primăriei 983391i care vizeazăaparatura specifică de măsurare

13 DOCUMENTE DE REFERIN983394Ă

Manualul calită983395ii 983391i procedurile asociate prin care se documentează sistemul de management alcalită983395ii aplicat icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA respecta prevederile din Standardul SR EN ISO 90012008 Sisteme de management al calită983395ii - Cerin983395e care inlocuieste

vechiul standard ISO 90012000Icircn măsura icircn care s-a considerat necesar au fost preluate cerin983395ele aplicabile din următoarele

documente Standardul SR EN ISO 90002006 ndash Sisteme de management al calită983395ii Principii fundamentale si

vocabular Standardul SR ISO 100131996 ndash Ghid pentru elaborarea manualelor calită983395ii Standardul ISO 190112002 ndash Ghid pentru auditarea sistemelor de management alcalită983395iimediului

De asemenea Sistemul de Management al Calită983395ii proiectat 983391i implementat icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA ia in considerare prevederile din documentele legale si de reglementareaplicabile administra983395iei publice locale (Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală)precum 983391i cele care sunt asociate activită983395ilor 983391i serviciilor specifice realizate icircn cadrul primăriei Listadocumentelor legale 983391i de reglementare aplicabile este disponibilă icircn fiecare compartiment despecialitate

CAPITOLUL 2PREZENTAREA PRIMĂRIEI MUNICIPIULUI MEDGIDIA

21 PREZENTAREA ADMINISTRATIVĂ

Administra983395ia Publică Locală a Municipiului MEDGIDIA reprezintă o structură func983395ională cuactivitate permanentăconstituită din Primarul Municipiului MEDGIDIA Viceprimar şi Secretarul OraşuluiMEDGIDIA icircmpreună cu Aparatul Propriu de Specialitate al Primarului 983391i care duce la icircndeplinireHotăracircrile Consiliului Local (icircn calitate de autoritate deliberativă) 983391i dispozi983395iile Primarului (icircn calitatede autoritate executivă) solu983395ionacircnd problemele curente ale colectivită983395ii locale

Aparatul propriu al Primarului al Municipiului MEDGIDIA prin compartimentele de specialitate şianume direc983395ii servicii şi birouri compartimente asigură ducerea la icircndeplinire a Hotăracircrilor adoptate deConsiliul Local al Municipiului MEDGIDIA a dispozi983395iilor Primarului Oraşului MEDGIDIA a tuturoratribu983395iilor ce le revin prin Legea Administra983395iei Publice Locale Nr 215 2001 publicată icircn MO Nr20423042001 cu modificările şi completările ulterioare

Icircn exercitarea atribu983395iilor sale Primăria Municipiului MEDGIDIA colaborează cu ministere organeale Administra983395iei Locale şi Teritoriale cu organisme guvernamentale şi non guvernamentale precum şi cualte organe de specialitate

Organigrama Primăriei Municipiului MEDGIDIA aprobată prin Hotăracircrea Consiliului LocalMedgidia precum 983391i Regulamentul de Organizare 983391i Func983395ionare al Aparatului Propriu al Primaruluiprevăd

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 5

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

conducerea executivă formată dintr-unPRIMAR ales prin vot icircn cadrul alegerilor locale1 (un)VICEPRIMAR ales din racircndul membrilor Consiliului Local precum 983391i unSECRETARnumit de Prefect

aparatul de lucru propriuformat din directii birouri 983391i compartimente independente icircn subordinea primarului 983391i anumebull Administrator public (Responsabilul cu Managementul Calită983395ii)bull Direc983395ia APLbull Direc983395ia Economicăbull Direc983395ia Urbanism si Investitiibull Serviciul Rela983395ii Publicebull Serviciul Monitorizare Servicii Publicebull Birou Programe Europenebull Biroul Juridic 983391i Contencios Administrativbull Serviciul Cultura

bull Serviciul CEPbull Compartiment Protec983395ie Civilăbull Bibliotecabull Compartiment Audit Intern

Conducătorii compartimentelor Primăriei Municipiului MEDGIDIA asigură repartizareapersonalului pe locuri de muncă precizarea atribu983395iilor răspunderilor 983391i competen983395elor acestuia prinFi983391a Postului disciplina la locul de muncă 983391i controlul icircndeplinirii sarcinilor de serviciu

La solicitarea Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a Consiliului Local al MunicipiuluiMEDGIDIA conducătorii compartimentelor prezintă ori de cacircte ori este nevoie informări 983391i rapoarte

asupra activită983395ii desfă983391urate pe o anumită perioadă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 6

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 3

DEFINI983394II 983390I PRESCURTĂRI

31 DEFINI983394II

Sistem = ansamblu de elemente corelate sau in interac983395iuneOrganizaţie =ansamblu de persoane 983391i facilită983395i cu responsabilită983395i autorită983395i 983391i rela983395ii definiteStructura organizatorică =ansamblu de responsabilită983395i autorită983395i 983391i rela983395ii dintre persoaneEntitate =ceea ce poate fi descris 983391i luat icircn considerare icircn mod individualCompartiment de specialitate = entitate relevantă icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA(serviciu birou compartiment)

Infrastructură = sistem de facilita983395i echipamente sau servicii necesare pentru func983395ionarea uneiorganiza983395ii

Mediul de lucru =ansamblu de condi983395ii icircn care se desfă983391oară activitateaClient =organiza983395ie sau persoană care prime983391te un produsserviciu al PMG NOTĂ Primăria Municipiului MEDGIDIA realizează servicii specifice de administra983395ie publicălocală destinate comunită983395ii locale şi icircn acest sens prin bdquoclien983395i se inteleg cetă983395eni institu983395ii publiceagen983395i economici mass-media sau orice alt beneficiar al serviciilor executate icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA

Furnizor = organiza983395ie sau persoană care furnizează un produs (serviciu)Managementul calităţii =activită983395i coordonate pentru a orienta 983391i controla o organiza983395ie icircn ceea ceprive983391te calitatea

Politica referitoare la calitate =inten983395ii 983391i orientări generale ale unei organiza983395ii referitoare la calitatea983391a cum sunt exprimate oficial de managementul de la cel mai icircnalt nivel

Obiectiv al calităţii =ceea ce se urmăre983391te sau este avut icircn vedere referitor la calitate Nota 1 In general obiectivele calită983395ii se bazează pe politica organiza983395iei referitoare la calitate Nota 2 In general obiectivele calită983395ii sunt specificate pentru nivelurile şi func983395iile relevantedin organiza983395ie

Cerinţa = nevoie sau a983391teptare care este declarată icircn general implicită sau obligatorieCalitate =măsura icircn care un ansamblu de caracteristici intrinseci icircndepline983391te cerin983395eleSatisfacţia clientului =percep983395ie a clientului despre măsura icircn care cerin983395ele clientului au fosticircndeplinite Nota 1 Reclama983395iile clientului constituie un indicator obişnuit al satisfac983395iei scăzute a clientului

dar absen983395a acestora nu implica icircn mod necesar o satisfac983395ie icircnalta a clientului Nota 2 Chiar dacă cerin983395ele clientului au fost stabilite cu acesta şi au fost icircndeplinite aceasta nuasigura icircn mod necesar o satisfac983395ie icircnaltă a clientului

Capabilitate =abilitatea unei organiza983395ii sistem sau proces de a realiza un produs care va icircndeplinicerin983395ele pentru produs

Planificarea calităţii =parte a managementului calită983395ii concentrată pe stabilirea obiectivelor calită983395ii983391i care specifică procesele opera983395ionale 983391i resursele aferente necesare pentru a icircndeplini obiectivelecalită983395ii

Icircmbunătăţire continuă = activitate repetată pentru a cre983391te abilitatea de a icircndeplini cerin983395e Nota Procesul de stabilire a obiectivelor şi de determinare a oportunită983395ilor de icircmbunătă983395ireeste un proces continuu care utilizează constatările auditurilor şi concluziile auditurilor analize de dateanalize efectuate de management sau alte mijloace şi conduce icircn general la ac983395iuni corective sau la ac983395iuni preventive

Eficacitate = măsura icircn care activită983395ile planificate sunt realizate 983391i sunt ob983395inute rezultateleplanificate

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 7

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Eficienţă = rela983395ie icircntre rezultatul ob983395inut 983391i resursele utilizate Audit =proces sistematic independent 983391i documentat icircn scopul ob983395inerii de dovezi de audit 983391i deevaluare a lor cu obiectivitate pentru a determina măsura icircn care sunt icircndeplinite criteriile de audit

Program de audit = ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval detimp 983391i orientate spre un scop specific

Criterii de audit = ansamblu de politici proceduri sau cerin983395eDovezi de audit = icircnregistrări declara983395ii despre fapte sau alte informa983395ii care sunt relevante icircn raportcu criteriile de audit 983391i verificabile

Informaţie = date semnificativeDocument= informa983395ia icircmpreună cu mediul său suportIcircnregistrare = document prin care se declară rezultate ob983395inute sau furnizează dovezi ale activită983395ilorrealizate

Proces = grup de activită983395i corelate sau icircn interac983395iune care transformă intrări icircn ie983391iriProdus = rezultat al unui procesProcedura = mod specificat de desfă983391urare a unui proces sau a unei activită983395i Trasabilitate =abilitatea de a regăsi istoricul realizarea sau localizarea a ceea ce este luat icircnconsiderare

Conformitate = icircndeplinirea unei cerin983395eNeconformitate = neicircndeplinirea unei cerin983395e Acţiune preventivă = ac983395iune de eliminare a cauzei unei neconformită983395i poten983395iale sau a altei posibilesitua983395ii nedorite Nota 1 Pot exista mai multe cauze pentru o neconformitate poten983395ială Nota 2 Ac983395iunea preventivă este intreprinsă pentru a preveni apari983395ia iar ac983395iunea corectivă seicircntreprinde pentru a preveni reapari983395ia

Acţiune corectivă = ac983395iune de eliminare a cauzei unei neconformită983395i detectate sau a altei situa983395iinedorite Nota 1 Pot exista mai multe cauze pentru o neconformitate Nota 2 Ac983395iunea corectivă este icircntreprinsă pentru a preveni reapari983395ia iar ac983395iunea preventivăeste intreprinsă pentru a preveni apari983395ia Nota 3 Există o distinc983395ie icircntre corec983395ie şi ac983395iune corectivă

Corecţie = ac983395iune intreprinsă pentru a elimina o neconformitate constatată

32 PRESCURTĂRI

SR Standard Roman

EN Standard EuropeanISO Organiza983395ia Interna983395ională de Standardizare

ASRO Asocia983395ia de Standardizare din RomacircniaMC Manualul Calită983395iiPG Procedură GeneralăFP Fi983391a de ProcesPOG Procedura Opera983395ională GeneralăPO Procedura Opera983395ionalăIL Instruc983395iune de LucruF FormularNA Neaplicabil

RAC Raport de Ac983395iuni CorectiveRAP Raport de Ac983395iuni PreventiveONG Organiza983395ie NeguvernamentalăOUG Ordonan983395a de Urgen983395ă a GuvernuluiPM Primăria Municipiului MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 8

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CLMG Consiliul Local al Municipiului MEDGIDIAHCLMG Hotăracircre a Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIADP Dispozi983395ie a PrimaruluiCS Compartiment de specialitate

CAPITOLUL 4SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITĂ983394II

41 Procesele sistemului de management al calităţii411 Generalităţi

Pentru realizarea unor servicii prin care să se asigure icircndeplinirea icircntr-o măsură cacirct maimare a cerin983395elor 983391i a983391teptărilor tuturor păr983395ilor interesate (cetă983395eni persoane juridice societatecolectivitatea locală personalul din aparatul propriu de specialitate furnizori prestatori executan983395i) icircn condi983395iile respectării prevederilor legale 983391i de reglementare icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA a fost proiectat 983391i implementat un sistem de management al calită983395ii(SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO 90012008

SMC implementat este urmărit 983391i evaluat pentru a se asigura icircmbunătă983395irea continuă a

acestuia precum 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIASistemul de management al calită983395ii aplicat icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAcuprinde patru categorii principale de procese a căror interac983395iune este prezentata in figura Nr1

1Procesele de management2Procesele de management al resurselor3Procesele de realizare a serviciului4Procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395ire

Feed back

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 9

PROCESE DE MANAGEMENT

CETĂŢENI

COMUNITATELOCALĂ

CETĂŢENI

COMUNITATELOCALĂ

PREVEDERILEGALE SAU DEREGLEMENTARE

PROCESEDE REALIZARE A SERVICIULUI

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Intrări Ieşiri

Feed Back

Figura Nr 1

Prin documenta983395ia aferentă fiecărui proces prezentată la punctul 421 se identifică criteriile 983391i modalită983395ile de operare 983391i control responsabilită983395ile interfe983395ele elementele de intrare 983391i ie983391ire ale proceselor

indicatori ai procesului care trebuie monitoriza983395i icircn scopul asigurării unei func983395ionari eficacea acestora

documente de referin983395ă 983391i icircnregistrări

412 Procesele de management

Aceste procese asigură coordonarea 983391i conducerea celorlalte procese precum 983391i a icircntregiiactivită983395i din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Procesele de management cuprind următoarele procese

a Planificarea SMC b Comunicareac Analiza managementuluiIcircn figura Nr 2 este prezentată interac983395iunea dintre procesele de management

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 10

PROCESEDE

MANAGEMENT AL

Procese demăsurareanaliză şi

IcircMBUNĂTĂŢIRECONTINUĂ (ACAP)

ANALIZAMANAGEMENTULUI

PROCESESMC

ANALIZADATELOR

PLANIFICAREASMC

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 2

413 Procesele de management al resurselor

Prin aceste procese icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se identifică se asigură 983391ise men983395in resursele financiare resursele umane infrastructura 983391i mediul de lucru precum 983391iadministrarea patrimoniului (domeniul public 983391i privat) Din această categorie fac parteurmătoarele procese a căror interac983395iune este prezentată icircn figura Nr3 Resurse financiare-activită983395i financiar contabile de elaborare buget 983391i urmărire execu983395ie

bugetară Resurse umane - Competen983395ă con983391tientizare instruire Administrare patrimoniu ndash public

Figura Nr 3

414 Procesele de realizare a serviciului

Din această categorie de procese fac parte următoarele procese a căror interac983395iuneeste prezentată icircn figura Nr 4

1Procese referitoare la rela983395ia cu clientul2Elaborarea hotăracircrilor 983391i emiterea dispozi983395iilor3Investi983395ii4Achizi983395ie de produse 983391i servicii5Emiterea documentelor solicitate de clien983395i6Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea impozitelor taxelor 983391i a amenzilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 11

C O M U N I C A R E A

REESURSE FUNANCIARE(Activită983395i financiar contabilede elaborare buget 983391i

urmărire execu983395ie bugetară)

RESURSE UMANE

(Competenţă conştientizareinstruire)

EVIDENŢĂADMINISTRAREPATRIMONIU

(domeniu public)

PLANIFICAREA

SMC ANALIZAMANAGEMEN

PROCESEDE

REALIZARE A

PROCESE DEMĂSURARE ANALIZĂ

ŞI

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

7Activită983395i de analiză 983391i control (respectarea prevederilor legale 983391i de reglementare)8Activită983395i educa983395ionale de protec983395ia mediului 983391i a popula983395iei

Figura Nr 4

415 Procesele de măsurare analiză şi icircmbunătăţire

Aceste procese asigură efectuarea măsurărilor 983391i monitorizărilor necesar a fi realizate asuprasistemului serviciului proceselor 983391i satisfac983395iei clien983395ilor icircn scopul ini983395ierii măsurilor corectivepreventive 983391i de icircmbunătă983395ire Interac983395iunea dintre aceste procese este prezentată icircn figura Nr 5

Din aceasta categorie fac parte următoarele procese Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor Audit intern Măsurarea si monitorizarea proceselor 983391i serviciului Controlul neconformită983395ilor Analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 12

EMITEREDOCUMENTE

ACTIVITĂŢIPRIVIND

IMPOZITELE TAXELE ŞI AMENZILE

ACTIVITĂŢI ANALIZĂ ŞICONTROL

ACTIVITĂŢIEDUCAŢIONALEDE PROTECŢIAMEDIULUI ŞI APOPULAŢIEI

ACHIZIŢIE DEPRODUSE ŞISERVICII

PROCESEREFERITOARE LARELAŢIA CUCLIENTUL

ADOPTARE HOTĂRAcircRI ŞIEMITERE DISPOPZIŢII

CETĂŢENICOMUNITATELOCALĂ

INVESTIŢII

AUDIT INTERN

MĂSURAREA ŞIMONITORIZAREAPROCESELOR ŞI

CONTROLULNECONFORMITĂŢILOR

ACŢIUNI CORECTIVE PREVENTIVE

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 5

42 Documentaţia sistemului de management al calităţii421 Generalităţi

Icircn scopul icircndeplinirii cerin983395elor clien983395ilor icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA a fostdezvoltat implementat 983391i certificat un sistem de management al calită983395ii icircn conformitate cuprevederile standardului SR EN ISO 9001 2001 efectuandu-se tranzitia la noul standard SR ENISO 9001 2008

Primăria Municipiului MEDGIDIA a dezvoltat 983391i documentat un sistem de management alcalită983395ii icircn scopul icircndeplinirii politicii 983391i atingerii obiectivelor icircn domeniul calită983395ii 983391i pentru a seasigura că serviciile realizate corespund atacirct cerin983395elor necesita983395ilor 983391i a983391teptărilor clien983395ilor cacirct 983391icerin983395elor documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

Documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii a fost elaborată avacircndu-se icircn vederetipul diversitatea 983391i complexitatea proceselor 983391i serviciilor realizate icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA fiind formată din următoarele documente a983391a cum este reprezentată icircnfigura nr 6

DECLARA983394IA

DE POLITICĂ

MANUALUL CALITĂ983394II

PROCEDURI GENERALE

PROCEDURI OPERA983394IONALE GENERALE FI983390E DE PROCES

PROCEDURI OPERA983394IONALE

INSTRUC983394IUNI DE LUCRU DOCUMENTE DE PLANIFICARE

Icirc N R E G I S T R Ă R I

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 13

EVALUAREA SATISFACŢIEICLIENŢILOR

ANALIZADATELOR

PROCESE SMC

IcircMBUNĂTĂŢIRE

stabileşte politica obiectivele şi angajamentulmanagementului icircn domeniul calităţii descrie structura organizatorică a administraţiei descrie SMC şi domeniul de aplicare al acestuiadescrie procesele SMC şi interacţiunile dintre acestea

Asigură documentarea cerinţelor pentru care standardul de referinţăcere icircn mod obligatoriu proceduri scrise

Reglementează detaliat activităţi sau sub procese

specifice la nivelul de execuţie

Icircnregistrări cerute de standardul ISO90012008

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 6

Suplimentar fa983395ă de documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA se utilizează un sistem de acte normative care reglementează proceseleserviciile 983391i activită983395ile cum ar fi legi ordonan983395e ordonan983395e de urgen983395ă hotăracircri de guvern ordineale mini983391trilor hotăracircri ale consiliului local 983391i dispozi983395ii ale primarului

422 Manualul Sistemului de Management al Calităţii

Pentru a asigura implementarea unui sistem de management al calită983395ii eficient care săpoată spori satisfac983395ia clien983395ilor icircn conformitatea serviciilor cu cerin983395ele specificate a fost elaboratManualul Sistemului de Management al Calită983395ii cod MGndash MC - ISO

La elaborarea manualului calită983395ii s-au luat icircn considerare prevederile Standardelor SR ENISO 9001 2008 983391i SR ISO 10013 - Ghid pentru elaborarea manualelor calită983395iiManualul calită983395ii intră icircn vigoare icircncepacircnd cu data la care Primarul Municipiului MEDGIDIA icirclaprobă Manualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate au coduri alocate de RMC conform prevederilorprocedurii generale opera983395ionale Elaborarea 983391i codificarea documentelor SMC cod MG ndash POG ndash421

423 Controlul documentelor

Documenta983395ia SMC precum 983391i sistemul actelor normative 983391i alte documente de provenien983395ăexternă sunt men983395inute sub control astfel icircncacirct să se asigure că acestea sunt analizate 983391i aprobate de factorii responsabili icircnainte de a fi emise

edi983395iile valabile ale documentelor sunt disponibile icircn toate zonele icircn care acestea se aplică documentele sunt identificate icircn mod unic 983391i rămacircn lizibile pe toată durata utilizării periodic elaboratorii sau alte persoane desemnate analizează documentele elaborate intern icircn

scopul de a determina dacă acestea mai sunt adecvate Icircn măsura icircn care este necesardocumentele sunt actualizate actualizările documentelor se realizează icircn mod controlat 983391i se supun aceluia983391i ciclu de avizări 983391iaprobări ca 983391i documentele originale Ulterior aprobării versiunile actualizate sunt redifuzate documentele de provenien983395ă externă sunt identificate 983391i difuzate controlat atunci cacircnd este

cazul documentele perimate sunt retrase prompt din locurile de difuzare documentele perimate care se păstrează icircn scopuri juridice sau de conservare a cuno983391tin983395elor

sunt identificate astfel icircncacirct să nu fie posibilă confundarea lor cu documentele icircn vigoareSe păstrează 983391i se men983395in la zi liste de eviden983395ă prin care se identifică edi983395iarevizia valabilă

a documentelor controlate aceste liste fiind disponibile icircn toate compartimentele de specialitateDocumentele 983391i datele păstrate 983391i gestionate icircn sistemul informatic sunt protejate astfel

icircncacirct să se asigure securitatea 983391i accesul icircn mod adecvat conform cerin983395elorDetalii referitoare la controlul documentelor se regăsesc icircn procedura generală Controlul

documentelor cod MG ndash PG ndash 423 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 423

424 Controlul icircnregistrărilor

Icircnregistrările prin care se confirmă func983395ionarea corespunzătoare a sistemului de

management al calită983395ii 983391i icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la serviciile realizate trebuie păstrate operioadă definită de timp 983391i puse la dispozi983395ia clien983395ilor (dacă ace983391tia le solicită) sau altororganisme 983391i institu983395ii abilitateControlul icircnregistrărilor implică reguli pentru redactarea identificarea 983391i emiterea icircnregistrărilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 14

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

regăsirea cu u983391urin983395ă a icircnregistrărilor arhivarea 983391i păstrarea icircnregistrărilor distrugerea icircnregistrărilor

Icircnregistrările controlate formularele aferente acestora (atunci cacircnd sunt prevăzute)persoanele care le emit 983391i păstrează precum 983391i perioadele de arhivare sunt specificate icircn cadrulfiecărei proceduri sau instruc983395iuni Se consideră icircnregistrări ale calită983395ii controlate aceleicircnregistrări cerute de standardul SR EN ISO 90012008 care demonstrează atacirct realizarea calită983395iicerute pentru serviciile executate cacirct 983391i func983395ionarea eficace a sistemului de management alcalită983395ii icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la tipurile de icircnregistrări men983395inute sub control 983391i responsabilită983395ile

persoanelor implicate se regăsesc icircn procedura generală Controlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash424 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 424

CAPITOLUL 5RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

51 Angajamentul managementului

Primarul ca 983391ef al Primăriei Municipiului MEDGIDIA a formulat 983391i documentat Declara983395iade politică 983391i angajamentul Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01 document prin care se prezintă angajamentul fa983395ă de proiectarea 983391i implementareaunui sistem de management al calită983395ii (SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO90012008 precum 983391i pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestuia

Icircn acest sens Angajamentul Primarului cuprinde cerin983395e referitoare la comunicarea icircn cadrul MG a importan983395ei satisfacerii cerin983395elor clien983395ilor 983391i a cerin983395elor legale 983391ide reglementare stabilirea politicii referitoare la calitate 983391i a obiectivelor calită983395ii efectuarea analizelor de managementurmărirea icircmbunătă983395irii continue a func983395ionării SMC precum 983391i a performan983395ei generale aPrimăriei Municipiului MEDGIDIA asigurarea resurselor necesare func983395ionarii SMC 983391i atingerii obiectivelor stabilite

52 Orientare către client

Clien983395ii serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt membrii comunită983395ii locale 983391i anume cetă983395eni persoane juridice agen983395ieconomici institu983395ii publice mass-media sau orice alt beneficiar al serviciilor executate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA Prin sistemul de management al calită983395ii proiectat 983391i aplicat icircncadrul MG se urmăre983391te ca problemele cerin983395ele 983391i necesită983395ile clien983395ilor referitoare la serviciile deadministra983395ie publică locală să fie icircn983395elese 983391i icircndeplinite icircn scopul cre983391terii satisfac983395iei acestora

Avacircndu-se icircn vedere faptul că Primăria Municipiului MEDGIDIA este institu983395ia responsabilăde solu983395ionarea problemelor colectivită983395ii localeOrientarea către client este principiul de bazăluat icircn considerare la proiectarea sistemului de management al calită983395ii iar icircndeplinirea cerin983395elorclien983395ilor icircn condi983395iile respectării cerin983395elor legale 983391i de reglementare este principalul obiectiv

Prin Procesele referitoare la rela983395ia cu clientul (descrise icircn subcap 72 983391i procedura

generală opera983395ională MG ndash POG ndash 72) se reglementează modul de preluare a solicitărilor de laclien983395i precum 983391i modul de tratare a peti983395iilor (sesizări reclama983395ii contesta983395ii) Informa983395iile de laclien983395i sunt comunicate compartimentelor de specialitate responsabile pentru a fi procesate 983391isolu983395ionate Icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii procesului de preluare a solicitărilor clien983395ilor icircn cadrulMG s-au stabilit modalită983395i 983391i căi de comunicare suplimentare cum ar fi transmiterea MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 15

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

informa983395iilor prin posta electronică puncte de informare - documentare sistemul de audien983395esistemul de colaborare cu mass-media etc De asemenea prin compartimentele existente seasigură liberul acces la informa983395iile de interes public precum 983391i o transparen983395ă totală a PMGprivind Dispozi983395iile Primarului 983391i Hotăracircrile CLMG propuse sau aflate icircn discu983395ie 983391i cele emise

Aceste măsuri au rolul de a cre983391te satisfac983395ia clientului prin oferirea tuturor informa983395iilor necesare983391i prin crearea posibilită983395ii de a participa activ la activitatea decizională

Prin procesul Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor (descris icircn subcap 821 983391i proceduragenerală opera983395ională MG ndash POG ndash 821) sunt culese 983391i ulterior prelucrate informa983395iile de feed-

back primite de la clien983395i identificacircndu-se astfel necesită983395ile 983391i a983391teptările viitoare ale clien983395ilorprecum 983391i percep983395ia acestora referitor la modul icircn care au fost icircndeplinite cerin983395ele

53 Politica referitoare la calitate

Politica 983391i obiectivele strategice icircn domeniul calită983395ii sunt definite icircn Declara983395ia de politică983391i angajamentul Primarului ora983391ului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01

Con983395inutul acesteia este stabilit icircn deplină concordan983395ă cu cerin983395ele legale 983391i dereglementare aplicabile cu necesită983395ile 983391i interesele MG 983391i clien983395ilor precum 983391i cu celelalte politicidin cadrul MG (politica financiară bugetară de personal de dezvoltare etc)

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA politica referitoare la calitate este comunicatăicircn983395eleasă 983391i aplicată de icircntreg personalul aparatului propriu de specialitate care desfă983391oarăactivită983395i cu impact asupra calită983395ii serviciilor icircn principal prin realizarea următoarelor activită983395i

prezentarea politicii 983391i obiectivelor icircn cadrul unor activită983395i de informare 983391i instruireafi983391area Declara983395iei de politică 983391i angajamentului Primarului Municipiului MEDGIDIA icircndomeniul calită983395ii icircn compartimentele func983395ionale 983391isau icircn zonele de acces

Pentru a se asigura implementarea politicii icircn domeniul calită983395ii 983391i realizarea obiectivelorcalită983395ii Primarul are responsabilitatea de a aloca resursele necesare materiale 983391i umane Deasemenea Primarul actualizează ori de cacircte ori este cazul con983395inutul acestora astfel icircncacirct politica983391i obiectivele stabilite să fie icircn permanen983395ă adecvate cerin983395elor din documentele legale 983391i dereglementare precum 983391i necesită983395ilor 983391i a983391teptărilor exprimate sau implicite ale tuturor păr983395ilorinteresate (clien983395i aparat propriu comunitate institu983395ii ale administra983395iei locale 983391i centralefurnizorilor)

54 Planificare541 Obiectivele calităţii

Managementul de la cel mai icircnalt nivel al Primăriei Municipiului MEDGIDIA se asigură căobiectivele calită983395ii sunt stabilite pentru func983395iile relevante 983391i la nivelurile relevante ale PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA

Icircn cadrul MG obiectivele calită983395ii sunt icircn concordan983395ă cu politica referitoare la calitatesunt transpuse icircn obiective specifice 983391i sunt măsurabile prin stabilirea unor indicatori 983391i a unor

valori 983395intăFunc983395iile 983391i nivelurile relevante icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt următoarele Primar Secretar Compartimente independente sau subordonate

542 Planificarea SMC

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 16

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de planificare a sistemului demanagement al calită983395ii este coordonat de Reprezentantul Managementului 983391i are următoareleobiective stabilirea la nivelurile 983391i func983395iile relevante din cadrul MG a obiectivelor specifice urmărirea 983391i evaluarea periodică a nivelului de icircndeplinire a obiectivelor asigurarea icircndeplinirii cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea proceselor

SMC men983395inerea integrită983395ii sistemului icircn cazul unor schimbări care pot afecta func983395ionarea

acestuiaObiectivele strategice definite icircn Declara983395ia de Politica 983391i Angajamentul Primarului

Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii se transpun la nivelul func983395iilor 983391i nivelelor relevantedin Primăria Municipiului MEDGIDIA icircntr-un ansamblu de obiective măsurabile 983391i activită983395i acăror realizare este urmărită icircn cadrul analizelor efectuate de management

Obiectivele specifice sunt stabilite anual 983391i sunt documentate icircn Planificarea SMC prin grijaŞefilor CS

Planificarea SMC este avizată de Reprezentantul managementului 983391i aprobată de PrimarLa stabilirea obiectivelor specifice pot fi luate icircn considerare următoarele

obiectivele strategice cuprinse icircn declara983395ia Primarului MG nivelul de realizare a obiectivelor icircn perioada anterioară posibilită983395i de icircmbunătă983395ire a performan983395elor serviciilor sau proceselor cerin983395e legale sau de reglementare neconformită983395i informa983395ii de la clien983395i

Planificarea SMC con983395ine informa983395ii referitoare laa) obiectivele stabilite b) indicatormetoda de cuantificarec) valoare propusăd) măsurile 983391i activită983395ile necesare pentru icircndeplinirea obiectivelore) responsabil urmărire obiectivef) resurse necesareg) valoarea ob983395inută) observa983395ii

Resursele necesare pentru icircndeplinirea obiectivelor trebuie sa fie corelate cu propunerile de buget anuale ale compartimenterlor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Planificările aprobate sunt difuzate icircn fiecare compartiment de specialitate a MG 983391efulfiecărui compartiment avacircnd responsabilitatea de a urmări icircndeplinirea obiectivelor pentru caresunt responsabili De asemenea ace983391tia trebuie să se asigure de con983391tientizarea icircntreguluipersonal din subordine referitor la relevan983395a 983391i importan983395a activită983395ilor icircn care ace983391tia suntimplica983395i 983391i de modul icircn care contribuie la realizarea obiectivelor ce le revin

Periodic Şefii CS urmăresc 983391i raportează Reprezentantului managementului stadiulrealizării masurilor si activită983395ilor stabilite 983391i implicit a obiectivelor specifice Planificările SMCcompletate de Şefii CS cu rezultatele ob983395inute se transmit Reprezentantului Managementului 983391iconstituie date de intrare pentru analiza managementului Icircn func983395ie de rezultatele ob983395inute seaprobă obiectivele pentru anul următor

Pentru a se asigura icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395ireaproceselor SMC icircn cadrul MG se icircntreprind următoarele procesele SMC sunt documentate prin Manualul Calită983395ii proceduri generale fi983391e de proces

proceduri opera983395ionale proceduri specifice 983391i instruc983395iuni de lucru asiguracircndu-se astfel definireamodului de operare a criteriilor de acceptare precum 983391i monitorizărilor 983391i după caz măsurilor

necesare pentru urmărirea acestora procesele sunt planificate conform prevederilor din documentele aplicabile procesele sunt coordonate de personal desemnat care are responsabilitatea de a analiza 983391i

evalua periodic eficacitatea acestora 983391i de a propune măsuri corective pentru a se realiza

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 17

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

rezultatele planificate 983391i măsuri pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestoraOri de cacircte ori apar modificări organizatorice func983395ionale sau de altă natură modificări

care pot influen983395a func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii Reprezentantulmanagementului sau alta persoană desemnată de conducerea PM elaborează un plan (PlanificareaSMC sau alt document echivalent) prin care să asigure preluarea schimbărilor fără a fi afectatăfunc983395ionarea SMC

Procesul de Planificare a SMC este monitorizat 983391i urmărit prin auditarea internă 983391i cu ocaziaanalizei managementului Ori de cacircte ori apar neconformită983395i sau probleme generate de planificareconducerea Primăriei Municipiului MEDGIDIA ia măsurile necesare pentru realizarea rezultatelorplanificate

Modul de control al procesului Planificarea SMC este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 542

55 Responsabilitate autoritate şi comunicare

551 Responsabilitate şi autoritate

Icircn spiritul politicii stabilite icircn domeniul calită983395ii Primarul Municipiului MEDGIDIA areresponsabilitatea 983391i autoritatea de a stabili 983391i men983395ine sistemul de management al calită983395ii propriuPM Icircn acest sens Primarul desemnează personalul din cadrul PM care are responsabilitatea 983391iautoritatea de a urmări modul de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii icircn entită983395ilepe care le coordonează De asemenea acestuia i se acordă autoritatea 983391i libertatea organizatoricănecesare pentru a lua decizii 983391i a ini983395ia ac983395iuni corective sau preventive referitoare la activită983395ile 983391iprocesele desfă983391urate icircn scopul realizării cu eficacitatea dorită a obiectivelor stabilite

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilită983395ile specifice 983391i nivelurile deautoritate sunt documentate icircn Regulamentul de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i icircn Fi983391ele de Post

Principalele responsabilită983395i ale personalului care conduce execută 983391i verifică activită983395ile ceinfluen983395ează calitatea serviciilor executate icircn cadrul PM sunt

Primarul

Stabile983391te politica 983391i obiectivele strategice ale Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircn

domeniul calită983395ii 983391i se asigură că la nivelul func983395iilor relevante din Primărie sunt stabiliteobiectivele specifice

Asigură resursele necesare implementării func983395ionarii 983391i icircmbunătă983395irii sistemului de

management al calită983395ii precum 983391i pentru icircndeplinirea obiectivelor stabilite Desemnează Reprezentantul managementului icircn domeniul calită983395ii

Efectuează analiza func983395ionării sistemului de management al calită983395ii 983391i decide măsurile

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii acestuia Aprobă documentele sistemului de management al calită983395ii 983391i Planificările SMC

Nume983391te prin dispozi983395ie Responsabilul programului de audit 983391i aprobă programul anual

de audit intern

Reprezentantul Managementului Se asigură că procesele sistemului de management al calită983395ii sunt stabilite

implementate 983391i men983395inute respectandu-se prevederile aplicabile din standardul de referin983395ă Raportează periodic Primarului despre func983395ionarea 983391i eficacitatea sistemului de

management al calită983395ii 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire Se asigură că este promovată icircn cadrul PM con983391tientizarea referitoare la calitate 983391i la

importan983395a icircndeplinirii cerin983395elor clientului (cetă983395eanului) Reprezintă Primăria Municipiului MEDGIDIA icircn rela983395iile cu păr983395ile externe pentru orice

probleme referitoare la sistemul de management al calită983395ii Coordonează elaborarea 983391i gestionarea documentelor sistemului de management al

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 18

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

calită983395ii Avizează documentele sistemului de management al calită983395ii

Este numit Responsabil al Programului de audit intern 983391i icircn acest sens

elaborează Programul anual de audit intern icircl supune aprobării Primarului 983391i coordoneazărealizarea acestuia monitorizează 983391i analizează procesul de auditare internă din cadrul Primăriei Municipiului

MEDGIDIA 983391i ini983395iază măsurile corective preventive sau de icircmbunătă983395ire a acestuia răspunde de asigurarea competen983395ei auditorilor interni 983391i de monitorizarea performan983395elor

acestora icircntocme983391te Raportul de analiză a func983395ionării SMC icircn baza căruia se realizează analiza

anuală a managementului Coordonează elaborarea Planificării SMC modalită983395ile de stabilire 983391i urmărire a

obiectivelor specifice la nivelul compartimentelor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA Coordonează instruirea personalului icircn domeniul calită983395ii

Coordonează procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor

Şefii CS (compartimente de specialitate) Răspund de implementarea sistemului de management al calită983395ii icircn compartimentele de

specialitate pe care le conduc Stabilesc obiective specifice corelate cu obiectivele generale ale primăriei icircn domeniul

calită983395ii pentru compartimentele pe care le conduc Urmăresc realizarea obiectivelor specifice 983391i raportează rezultatele ob983395inute

Dispun elaborarea 983391i avizează procedurile specifice aplicabile icircn compartimentul pe care

icircl coordonează Efectuează analize ale rezultatelor ob983395inute 983391i ini983395iază ac983395iuni corective 983391i preventive

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii proceselor realizate icircn cadrul compartimentelor despecialitate pe care le conduc

Identifică neconformită983395i la proceseleactivită983395ileserviciile realizate 983391i răspund de

solu983395ionarea acestora Icircntocmesc Raportul semestrial icircn care sunt men983395ionate tendin983395ele neconformită983395ilor

552 Reprezentantul managementului

Icircn cadru Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilitatea generală pentruimplementarea men983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea continuă a sistemului de mangement al calită983395ii icircirevine Primarului Reprezentantul al Managementului numit prin decizie de Primar care icirci acordăicircntreaga autoritate 983391i libertate organizatorică pentru implementarea 983391i men983395inerea icircn func983395iune asistemului de management al calită983395ii Pentru aceasta reprezentantul managementului trebuie

să se asigure că este stabilit implementat 983391i men983395inut la toate nivelele organizatorice 983391i

func983395ionale din primărie sistemul de management al calită983395ii documentat icircn Manualul calită983395ii codMG ndash MC - ISO 983391i icircn procedurile asociate acestuia

să raporteze Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn vederea analizei periodice desprefunc983395ionarea sistemului de management al calită983395ii proiectat icircn conformitate cu cerin983395eleStandardului SR EN ISO 90012008 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire

să se asigure că este promovată icircn Primăriei Municipiului MEDGIDIA con983391tientizareacerin983395elor cetă983395eanului

Raportările Reprezentantului managementului con983395in date despre nivelul de atingere a obiectivelor PM icircn domeniul calită983395ii eficacitatea sistemului de management al calită983395ii evaluată ca urmare a efectuării de audituri

interne situa983395ia neconformită983395ilor identificate la serviciile executate sau produseleserviciile

achizi983395ionate icircn cadrul Primăriei

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 19

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

stadiul 983391i eficien983395a ac983395iunilor corective 983391i preventive stadiul reclama983395iilor de la clien983395i alte probleme referitoare la calitatea serviciilor executate de Primăria Municipiului MEDGIDIA

Raportările sunt făcute anual icircn scris 983391i sunt transmise Primarului pentru a fi prezentateicircn 983391edin983395ele Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIA 983391i pentru a servi la analizarea sistemuluide management al calită983395ii 983391i pentru luarea de măsuri icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii acestuia

553 Comunicarea

Procesul de comunicare din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA are două aspectecomunicarea internă 983391i comunicarea externă Responsabilii acestui proces sunt Reprezentantulmanagementului pentru procesul de comunicare internă 983391i coordonatorii diferitelor

compartimente din cadrul aparatului propriu de specialitate pentru comunicarea externă cu

clien983395ii cetă983395enii comunitatea mass-media etc

Comunicarea internă

Căile de comunicare stabilite intern acoperă transmiterea informa983395iilor de la conducerecătre executan983395i (comunicarea de sus icircn jos) de la executan983395i spre conducere (comunicarea de josicircn sus) precum 983391i comunicarea icircntre diferite func983395ii organizatorice situate pe acelea983391i niveleorganizatorice (comunicarea pe orizontală)

Icircn principal procesul de comunicare internă se realizează prin transmiterea de informa983395ii verbale cu ocazia unor icircntacirclniri analize 983391edin983395e instruiri de

informare organizate de conducere sau de 983391efii compartimentelor de specialitate Acest mod decomunicare realizează icircn principal comunicarea de sus icircn jos 983391i pe orizontală dar ori de cacircte orieste cazul li se pot aduce la cuno983391tin983395a 983391efilor ierarhici orice probleme sau aspecte semnificativecare influen983395ează activită983395ile realizate 983391isau calitatea serviciilor De asemenea se pot discutapropuneri de icircmbunătă983395ire a proceselor 983391i eficacită983395ii acestora transmitereadifuzarea de documente scrise prin care se stabilesc reguli de execu983395ie a anumitorproceseactivită983395i Exemple de documente difuzate care con983395in astfel de informa983395ii sunt ManualulCalită983395ii 983391i procedurile asociate documente legale 983391i de reglementare documente de provenien983395ăexternă note interne dispozi983395ii hotăracircri fi983391e post sau alte documente de reglementare

Această modalitate de comunicare este icircn general utilizată pentru comunicarea de sus icircn jos 983391i peorizontală Transmiterea de documenta983395ie scrisă se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircnsistemul informatic transmiterea de solicitări raportări icircnregistrări rezultate icircn urma desfă983391urării activită983395ilor

proceselor registre propuneri scrise sau verbale ale personalului către conducere sau către 983391efiiierarhici prin care se realizează comunicarea de jos icircn sus Transmiterea acestor tipuri dedocumente se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircn sistemul informatic

Şefii compartimentelor de specialitate au responsabilitatea de a face cunoscute personaluluidin subordine căile de comunicare stabilite icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Modalită983395ile de transmitere 983391i difuzare a diferitelor rapoarte 983391i icircnregistrări emise de cătreanumite func983395ii din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt reglementate prin documenteleSMC (manual 983391i proceduri asociate) icircn care acestea sunt referite

Comunicarea externă

Comunicarea externă asigură transmiterea informa983395iilor icircntre Primăria Municipiului MEDGIDIA983391i cetă983395eni serviciile 983391i institu983395iile publice societă983395ile comerciale aflate icircn subordinea CLMG

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 20

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alte structuri ale administra983395iei locale organisme 983391i organiza983395ii neguvernamentale din 983395ară 983391i străinătate structuri ale administra983395iei locale din străinătate mass-media furnizoriprestatoriexecutan983395i

In general comunicarea cu aceste entită983395i se realizează prin transmiterea de documente 983391iinforma983395ii icircn scris icircn conformitate cu prevederile din procedurile generale fi983391ele de procesprocedurile opera983395ionale procedurile specifice 983391i instruc983395iunile de lucru precum 983391i dindocumentele legale 983391i de reglementare aplicabile

Responsabilită983395ile 983391i autoritatea pentru men983395inerea interfe983395ei 983391i comunicarea externă suntstabilite prin atribu983395iile fiecărui compartiment de specialitate sau prin competen983395ele acordate prindispozi983395ie de Primar icircn limitele prevederilor legale

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de comunicare externă este guvernatde principiile liberului acces la informa983395iile de interes public 983391i al transparen983395ei decizionale icircnadministra983395ia publică locală

Modul de control al procesului Comunicare este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 553

56 Analiza efectuată de management

Anual sau ori de cacircte ori este necesar Primarul Municipiului MEDGIDIA efectuează analizereferitoare la modul icircn care func983395ionează sistemul de management al calită983395ii stabilit 983391i definit prinManualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate acestuia De asemenea prin analiza func983395ionăriisistemului de management al calită983395ii se urmăre983391te eficien983395a 983391i eficacitatea SMC de a icircndepliniobiectivele stabilite icircn domeniul calită983395ii precum 983391i posibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Elementele de intrare pentru realizarea analizei se regăsesc icircn Raportul de Analiză elaboratde Reprezentantul managementului care con983395ine informa983395ii de feed-back de la clien983395i constatările auditurilor interne si externe efectuate in cadrul PM nivelul de icircndeplinire a obiectivelor stabilite icircn domeniul calită983395ii func983395ionarea proceselor 983391i analiza conformită983395ii neconformită983395ii serviciilor stadiul implementării ac983395iunilor corective 983391i preventive informa983395ii referitoare la eventualele schimbări care pot influen983395a func983395ionarea SMC informa983395ii referitoare la furnizori date referitoare la modul icircn care s-au solu983395ionat măsurile 983391i ac983395iunile ini983395iate la analiza

anterioară orice alte date importante pentru stabilirea de măsuri de icircmbunătă983395ire a func983395ionarii sistemuluide management al calită983395ii

Rezultatele analizelor se concretizează icircn recomandări 983391i măsuri corective sau preventiveini983395iate icircn scopul icircmbunătă983395irii performan983395elor Primăriei Municipiului MEDGIDIA a calită983395iiserviciilor realizate 983391i a func983395ionării sistemului de management al calită983395ii De asemenea va fistabilit necesarul de resurse pentru func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea SMC pentru următoareaperioadă Concluziile analizei se documentează icircn Procese verbale ale analizei sistemului de managemental calită983395ii

Detalii referitoare la realizarea procesului de analiză a managementului icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIA se regăsesc icircn procedura generală opera983395ională Analiza efectuată demanagement cod MG ndash POG ndash 56 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391ade proces cod MG ndash FP ndash 56

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 21

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 6MANAGEMENTUL RESURSELOR

61 Asigurarea resurselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA resursele esen983395iale pentru implementareamen983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea sistemului de management al calită983395ii precum 983391i cele necesare pentrua cre983391te satisfac983395ia clientului prin icircndeplinirea cerin983395elor sunt identificate 983391i puse la dispozi983395ie

Aceste resurse includ

resurse financiare resurse umane infrastructura 983391i mediul de lucru administrare patrimoniu (domeniu public 983391i privat)

Identificarea resurselor se realizează prin planificările SMC icircn care sunt identificate toate resursele necesare icircndeplinirii obiectivelor

strategice 983391i specificeanalizele de management prin care se stabilesc resursele necesare men983395inerii 983391i icircmbunătă983395iriiSMC cre983391terii performan983395ei organiza983395iei 983391i satisfac983395iei clien983395ilorprogramele anuale de instruireinstruc983395iunile specifice de lucru precum 983391i cerin983395ele pentru mediul de lucru

Conducerea PM răspunde direct sau prin personalul din subordine de asigurarearesurselor necesare pentru func983395ionarea SMC 983391i pentru realizarea proceselor 983391i serviciilor icircncondi983395ii corespunzătoare

611 Resurse financiare

Icircn cadrul PM procesul Resurse financiare cuprinde activită983395ile financiare 983391i contabileprecum 983391i activită983395ile de elaborare buget 983391i urmărire a execu983395iei bugetare

6111 Provenienţa resurselor financiare

Resursele financiare sunt constituite din fonduri provenite din impozite taxe 983391i amenzi dela persoanele fizice 983391i juridice purtacircnd denumirea 983391i de crean983395e bugetare

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 22

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

6112 Elaborarea bugetului şi urmărirea execuţiei bugetare

Icircn baza veniturilor preconizate (provenite din taxe impozite 983391i amenzi) 983391i a solicitărilor de

resurse financiare icircntocmite de compartimentele de specialitate din cadrul PM compartimentul despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircntocmeste proiectul de buget care estesupus aprobării CLMG

Analiza 983391i evaluarea veniturilor 983391i urmărirea 983391i raportarea execu983395iei bugetare se realizeazăde către personalul compartimentelor de specialitate icircn colaborare cu personalul responsabil dincadrul compartimentelor implicate icircn conformitate cu prevederile legale 983391i de reglementareaplicabile 983391i cu prevederile din fi983391a de proces 983391i sau procedura opera983395ională

6113 Activităţi financiare şi contabile

Organizarea coordonarea 983391i execu983395ia activită983395ilor financiare 983391i contabile ale Primăriei

Municipiului MEDGIDIA icircn vederea derulării contractelor icircncheiate de PM cu diver983391i clien983395i serealizează de personalul compartimentelor de specialitate icircn conformitate cu prevederile legale 983391ide reglementare aplicabile

62 Resurse umane

621Generalităţi

Conform obiectivelor stabilite de Primăriei Municipiului MEDGIDIA calitatea serviciilor realizate icircncadrul PM este influen983395ată icircn mod esen983395ial de profesionalismul personalului din aparatul propriude specialitate Formarea unui corp profesionist de func983395ionari publici se realizează prin

stabilirea cerin983395elor de competen983395ă aferente func983395iei publice icircn fi983391ele de post 983391i urmărirearespectării acestora de către persoana nominalizată pe un anumit post

icircmbunătă983395irea rezultatelor activită983395ii desfă983391urate icircn scopul icircndeplinirii obiectivelor

stabilite prin identificarea necesită983395ilor de instruire a func983395ionarilor publici evaluarea anuală a performan983395elor profesionale individuale ale func983395ionarilor publici

prin compararea gradului de icircndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele ob983395inuteicircn mod efectiv

asigurarea unui sistem motiva983395ional care să determine cre983391terea performan983395elor

profesionale individuale

622Competenţă conştientizare şi instruire

Modul de desfă983391urare a procesului Competen983395ă con983391tientizare 983391i instruire pentrupersonalul din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este stabilit icircn procedura generalăopera983395ională MG ndash POG ndash 622 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 622

Organigrama numărul de posturi statul de func983395ii 983391i Regulamentul de Organizare 983391iFunc983395ionare se stabilesc 983391i se aprobă printr-o Hotăracircre a CLMG

Icircn cadrul PM personalul implicat icircn activită983395i care pot influen983395a calitatea serviciilor estecompetent din punct de vedere al studiilor instruirii abilită983395ilor 983391i experien983395ei adecvate Cerin983395elede competen983395ă (studii instruire abilită983395i 983391i experien983395ă) necesare pentru o anumită func983395ie suntidentificate icircn Fi983391ele de post corespunzătoare

La angajarea sau la numirea unei persoane pe post se verifică prin examinare intervievare983391isau testarea cuno983391tin983395elor si abilită983395ilor icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă stabilite icircn Fi983391apostului

Procesul de angajare a func983395ionarilor publici icircn cadrul PM respectă prevederile legale 983391i dereglementare aplicabile

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 23

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 3: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

2ata (-$-amp$4

CUPRINS

PAGINA DE GARDA 1

DECLARAŢIA DE POLITICĂ 2

CUPRINS 3

CAPITOLUL 1 INTRODUCERE 411Scop 412Domeniu de aplicare 413Documente de referin983395ă 4

CAPITOLUL 2 PREZENTAREA PRIMĂRIEI MUNICIPIULUI MEDGIDIA 521Organizare administrativa 5

CAPITOLUL 3 DEFINI983394II SI PRESCURTĂRI 631 Defini983395ii 632 Prescurtări 7

CAPITOLUL 4 SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITĂ983394II 841 Procesele sistemului de management al calită983395ii 842 Documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii 11

CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI 1351 Angajamentul managementului 1352 Orientare către client 13

53 Politica referitoare la calitate 1354 Planificare 1455 Responsabilitate autoritate si comunicare 1556 Analiza efectuata de management 18

CAPITOLUL 6 MANAGEMENTUL RESURSELOR 1961 Asigurarea resurselor 1962 Resurse umane 1963 Infrastructura 2164 Mediul de lucru 21

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI 2271 Planificarea realizării serviciului 22

72 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 2273 Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor 2374 Investi983395ii 2475 Achizi983395ie de produse si servicii 2476 Furnizarea de servicii 2477 Controlul DMM 26

CAPITOLUL 8 MĂSURARE ANALIZA SI IcircMBUNĂTĂ983394IRE 2781 Generalită983395i 2882 Monitorizare si măsurare 2883 Controlul neconformitatilor 3184 Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continua 32

CAPITOLUL 9 CORESPONDENTA INTRE SR EN ISO 90012008 SI MANUALUL CALITĂ983394II 33

ANEXA 1 Organigrama 34

ANEXA 2 Lista de evidenta a documentelor SMC 35

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 3

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

ANEXA 3 Harta proceselor 37

CAPITOLUL 1INTRODUCERE

11 SCOP

Manualul Sistemului de Management al Calită983395ii cod MG ndash MC ndash ISO 983391i procedurile asociatedocumentează sistemul de management al calită983395ii proiectat 983391i implementat icircn Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA avacircnd la baza standardul SR EN ISO 90012008 La elaborarea Manualului Sistemului deManagement al Calită983395ii au fost luate icircn considerare 983391i cerin983395ele standardului SR ISO 100131996 -Ghid pentru elaborarea manualelor calită983395ii

Manualul Sistemului de Management al Calită983395ii are ca scop următoarele definirea sistemului de management al calită983395ii aplicat icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIApentru a se asigura satisfacerea permanentă a cerin983395elor din prevederile documentelor legale 983391i dereglementare aplicabile precum si a cerin983395elor 983391i a983391teptărilor clien983395ilor prezentarea sistemului de management al calită983395ii proiectat si aplicat icircn cadrul Administra983395iei

Publice Locale a Municipiului MEDGIDIA tuturor păr983395ilor interesate asigurarea unei baze documentate pentru informarea 983391i instruirea personalului din aparatul propriureferitor la cerin983395ele sistemului de management al calită983395ii 983391i la modul de aplicare a acestora asigurarea unei baze documentate pentru auditurile interne 983391i externe ale sistemului de managemental calită983395ii pentru a verifica eficacitatea acestuia

12 DOMENIU DE APLICARE

Cerin983395ele exprimate icircn Manualul Sistemului de Management al Calită983395ii 983391i icircn procedurileasociate sunt aplicate de toate compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA implicate icircn realizarea administra983395iei publice locale icircn conformitate cu reglementările legaleicircn acest domeniu

Sistemul de management al calită983395ii proiectat si implementat respectă prevederile din standardulde referin983395ă SR EN ISO 90012001 fiind excluse cerin983395ele Paragraful 752 - Validarea proceselor de produc983395ie şi de furnizare de servicii deoarece icircn cadrul

Primăriei Municipiului MEDGIDIA nu se realizează procese speciale care să necesite o validarepreliminară avacircnd in vedere că serviciile realizate pot fi verificate ulterior astfel icircncacirct conformitateaacestora cu cerin983395ele specificate să fie complet determinată

Paragraful 76 ndash Controlul EMM ndash urilorPrimăria Municipiului MEDGIDIA nu de983395ine dispozitive demăsurare 983391i monitorizare pentru desfă983391urarea activită983395ilor proprii Compartimentele Primăriei au

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 4

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

prevăzute atribu983395ii de verificare a activită983395ilor ce nu 983395in de competen983395a Primăriei 983391i care vizeazăaparatura specifică de măsurare

13 DOCUMENTE DE REFERIN983394Ă

Manualul calită983395ii 983391i procedurile asociate prin care se documentează sistemul de management alcalită983395ii aplicat icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA respecta prevederile din Standardul SR EN ISO 90012008 Sisteme de management al calită983395ii - Cerin983395e care inlocuieste

vechiul standard ISO 90012000Icircn măsura icircn care s-a considerat necesar au fost preluate cerin983395ele aplicabile din următoarele

documente Standardul SR EN ISO 90002006 ndash Sisteme de management al calită983395ii Principii fundamentale si

vocabular Standardul SR ISO 100131996 ndash Ghid pentru elaborarea manualelor calită983395ii Standardul ISO 190112002 ndash Ghid pentru auditarea sistemelor de management alcalită983395iimediului

De asemenea Sistemul de Management al Calită983395ii proiectat 983391i implementat icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA ia in considerare prevederile din documentele legale si de reglementareaplicabile administra983395iei publice locale (Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală)precum 983391i cele care sunt asociate activită983395ilor 983391i serviciilor specifice realizate icircn cadrul primăriei Listadocumentelor legale 983391i de reglementare aplicabile este disponibilă icircn fiecare compartiment despecialitate

CAPITOLUL 2PREZENTAREA PRIMĂRIEI MUNICIPIULUI MEDGIDIA

21 PREZENTAREA ADMINISTRATIVĂ

Administra983395ia Publică Locală a Municipiului MEDGIDIA reprezintă o structură func983395ională cuactivitate permanentăconstituită din Primarul Municipiului MEDGIDIA Viceprimar şi Secretarul OraşuluiMEDGIDIA icircmpreună cu Aparatul Propriu de Specialitate al Primarului 983391i care duce la icircndeplinireHotăracircrile Consiliului Local (icircn calitate de autoritate deliberativă) 983391i dispozi983395iile Primarului (icircn calitatede autoritate executivă) solu983395ionacircnd problemele curente ale colectivită983395ii locale

Aparatul propriu al Primarului al Municipiului MEDGIDIA prin compartimentele de specialitate şianume direc983395ii servicii şi birouri compartimente asigură ducerea la icircndeplinire a Hotăracircrilor adoptate deConsiliul Local al Municipiului MEDGIDIA a dispozi983395iilor Primarului Oraşului MEDGIDIA a tuturoratribu983395iilor ce le revin prin Legea Administra983395iei Publice Locale Nr 215 2001 publicată icircn MO Nr20423042001 cu modificările şi completările ulterioare

Icircn exercitarea atribu983395iilor sale Primăria Municipiului MEDGIDIA colaborează cu ministere organeale Administra983395iei Locale şi Teritoriale cu organisme guvernamentale şi non guvernamentale precum şi cualte organe de specialitate

Organigrama Primăriei Municipiului MEDGIDIA aprobată prin Hotăracircrea Consiliului LocalMedgidia precum 983391i Regulamentul de Organizare 983391i Func983395ionare al Aparatului Propriu al Primaruluiprevăd

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 5

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

conducerea executivă formată dintr-unPRIMAR ales prin vot icircn cadrul alegerilor locale1 (un)VICEPRIMAR ales din racircndul membrilor Consiliului Local precum 983391i unSECRETARnumit de Prefect

aparatul de lucru propriuformat din directii birouri 983391i compartimente independente icircn subordinea primarului 983391i anumebull Administrator public (Responsabilul cu Managementul Calită983395ii)bull Direc983395ia APLbull Direc983395ia Economicăbull Direc983395ia Urbanism si Investitiibull Serviciul Rela983395ii Publicebull Serviciul Monitorizare Servicii Publicebull Birou Programe Europenebull Biroul Juridic 983391i Contencios Administrativbull Serviciul Cultura

bull Serviciul CEPbull Compartiment Protec983395ie Civilăbull Bibliotecabull Compartiment Audit Intern

Conducătorii compartimentelor Primăriei Municipiului MEDGIDIA asigură repartizareapersonalului pe locuri de muncă precizarea atribu983395iilor răspunderilor 983391i competen983395elor acestuia prinFi983391a Postului disciplina la locul de muncă 983391i controlul icircndeplinirii sarcinilor de serviciu

La solicitarea Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a Consiliului Local al MunicipiuluiMEDGIDIA conducătorii compartimentelor prezintă ori de cacircte ori este nevoie informări 983391i rapoarte

asupra activită983395ii desfă983391urate pe o anumită perioadă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 6

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 3

DEFINI983394II 983390I PRESCURTĂRI

31 DEFINI983394II

Sistem = ansamblu de elemente corelate sau in interac983395iuneOrganizaţie =ansamblu de persoane 983391i facilită983395i cu responsabilită983395i autorită983395i 983391i rela983395ii definiteStructura organizatorică =ansamblu de responsabilită983395i autorită983395i 983391i rela983395ii dintre persoaneEntitate =ceea ce poate fi descris 983391i luat icircn considerare icircn mod individualCompartiment de specialitate = entitate relevantă icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA(serviciu birou compartiment)

Infrastructură = sistem de facilita983395i echipamente sau servicii necesare pentru func983395ionarea uneiorganiza983395ii

Mediul de lucru =ansamblu de condi983395ii icircn care se desfă983391oară activitateaClient =organiza983395ie sau persoană care prime983391te un produsserviciu al PMG NOTĂ Primăria Municipiului MEDGIDIA realizează servicii specifice de administra983395ie publicălocală destinate comunită983395ii locale şi icircn acest sens prin bdquoclien983395i se inteleg cetă983395eni institu983395ii publiceagen983395i economici mass-media sau orice alt beneficiar al serviciilor executate icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA

Furnizor = organiza983395ie sau persoană care furnizează un produs (serviciu)Managementul calităţii =activită983395i coordonate pentru a orienta 983391i controla o organiza983395ie icircn ceea ceprive983391te calitatea

Politica referitoare la calitate =inten983395ii 983391i orientări generale ale unei organiza983395ii referitoare la calitatea983391a cum sunt exprimate oficial de managementul de la cel mai icircnalt nivel

Obiectiv al calităţii =ceea ce se urmăre983391te sau este avut icircn vedere referitor la calitate Nota 1 In general obiectivele calită983395ii se bazează pe politica organiza983395iei referitoare la calitate Nota 2 In general obiectivele calită983395ii sunt specificate pentru nivelurile şi func983395iile relevantedin organiza983395ie

Cerinţa = nevoie sau a983391teptare care este declarată icircn general implicită sau obligatorieCalitate =măsura icircn care un ansamblu de caracteristici intrinseci icircndepline983391te cerin983395eleSatisfacţia clientului =percep983395ie a clientului despre măsura icircn care cerin983395ele clientului au fosticircndeplinite Nota 1 Reclama983395iile clientului constituie un indicator obişnuit al satisfac983395iei scăzute a clientului

dar absen983395a acestora nu implica icircn mod necesar o satisfac983395ie icircnalta a clientului Nota 2 Chiar dacă cerin983395ele clientului au fost stabilite cu acesta şi au fost icircndeplinite aceasta nuasigura icircn mod necesar o satisfac983395ie icircnaltă a clientului

Capabilitate =abilitatea unei organiza983395ii sistem sau proces de a realiza un produs care va icircndeplinicerin983395ele pentru produs

Planificarea calităţii =parte a managementului calită983395ii concentrată pe stabilirea obiectivelor calită983395ii983391i care specifică procesele opera983395ionale 983391i resursele aferente necesare pentru a icircndeplini obiectivelecalită983395ii

Icircmbunătăţire continuă = activitate repetată pentru a cre983391te abilitatea de a icircndeplini cerin983395e Nota Procesul de stabilire a obiectivelor şi de determinare a oportunită983395ilor de icircmbunătă983395ireeste un proces continuu care utilizează constatările auditurilor şi concluziile auditurilor analize de dateanalize efectuate de management sau alte mijloace şi conduce icircn general la ac983395iuni corective sau la ac983395iuni preventive

Eficacitate = măsura icircn care activită983395ile planificate sunt realizate 983391i sunt ob983395inute rezultateleplanificate

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 7

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Eficienţă = rela983395ie icircntre rezultatul ob983395inut 983391i resursele utilizate Audit =proces sistematic independent 983391i documentat icircn scopul ob983395inerii de dovezi de audit 983391i deevaluare a lor cu obiectivitate pentru a determina măsura icircn care sunt icircndeplinite criteriile de audit

Program de audit = ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval detimp 983391i orientate spre un scop specific

Criterii de audit = ansamblu de politici proceduri sau cerin983395eDovezi de audit = icircnregistrări declara983395ii despre fapte sau alte informa983395ii care sunt relevante icircn raportcu criteriile de audit 983391i verificabile

Informaţie = date semnificativeDocument= informa983395ia icircmpreună cu mediul său suportIcircnregistrare = document prin care se declară rezultate ob983395inute sau furnizează dovezi ale activită983395ilorrealizate

Proces = grup de activită983395i corelate sau icircn interac983395iune care transformă intrări icircn ie983391iriProdus = rezultat al unui procesProcedura = mod specificat de desfă983391urare a unui proces sau a unei activită983395i Trasabilitate =abilitatea de a regăsi istoricul realizarea sau localizarea a ceea ce este luat icircnconsiderare

Conformitate = icircndeplinirea unei cerin983395eNeconformitate = neicircndeplinirea unei cerin983395e Acţiune preventivă = ac983395iune de eliminare a cauzei unei neconformită983395i poten983395iale sau a altei posibilesitua983395ii nedorite Nota 1 Pot exista mai multe cauze pentru o neconformitate poten983395ială Nota 2 Ac983395iunea preventivă este intreprinsă pentru a preveni apari983395ia iar ac983395iunea corectivă seicircntreprinde pentru a preveni reapari983395ia

Acţiune corectivă = ac983395iune de eliminare a cauzei unei neconformită983395i detectate sau a altei situa983395iinedorite Nota 1 Pot exista mai multe cauze pentru o neconformitate Nota 2 Ac983395iunea corectivă este icircntreprinsă pentru a preveni reapari983395ia iar ac983395iunea preventivăeste intreprinsă pentru a preveni apari983395ia Nota 3 Există o distinc983395ie icircntre corec983395ie şi ac983395iune corectivă

Corecţie = ac983395iune intreprinsă pentru a elimina o neconformitate constatată

32 PRESCURTĂRI

SR Standard Roman

EN Standard EuropeanISO Organiza983395ia Interna983395ională de Standardizare

ASRO Asocia983395ia de Standardizare din RomacircniaMC Manualul Calită983395iiPG Procedură GeneralăFP Fi983391a de ProcesPOG Procedura Opera983395ională GeneralăPO Procedura Opera983395ionalăIL Instruc983395iune de LucruF FormularNA Neaplicabil

RAC Raport de Ac983395iuni CorectiveRAP Raport de Ac983395iuni PreventiveONG Organiza983395ie NeguvernamentalăOUG Ordonan983395a de Urgen983395ă a GuvernuluiPM Primăria Municipiului MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 8

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CLMG Consiliul Local al Municipiului MEDGIDIAHCLMG Hotăracircre a Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIADP Dispozi983395ie a PrimaruluiCS Compartiment de specialitate

CAPITOLUL 4SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITĂ983394II

41 Procesele sistemului de management al calităţii411 Generalităţi

Pentru realizarea unor servicii prin care să se asigure icircndeplinirea icircntr-o măsură cacirct maimare a cerin983395elor 983391i a983391teptărilor tuturor păr983395ilor interesate (cetă983395eni persoane juridice societatecolectivitatea locală personalul din aparatul propriu de specialitate furnizori prestatori executan983395i) icircn condi983395iile respectării prevederilor legale 983391i de reglementare icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA a fost proiectat 983391i implementat un sistem de management al calită983395ii(SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO 90012008

SMC implementat este urmărit 983391i evaluat pentru a se asigura icircmbunătă983395irea continuă a

acestuia precum 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIASistemul de management al calită983395ii aplicat icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAcuprinde patru categorii principale de procese a căror interac983395iune este prezentata in figura Nr1

1Procesele de management2Procesele de management al resurselor3Procesele de realizare a serviciului4Procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395ire

Feed back

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 9

PROCESE DE MANAGEMENT

CETĂŢENI

COMUNITATELOCALĂ

CETĂŢENI

COMUNITATELOCALĂ

PREVEDERILEGALE SAU DEREGLEMENTARE

PROCESEDE REALIZARE A SERVICIULUI

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Intrări Ieşiri

Feed Back

Figura Nr 1

Prin documenta983395ia aferentă fiecărui proces prezentată la punctul 421 se identifică criteriile 983391i modalită983395ile de operare 983391i control responsabilită983395ile interfe983395ele elementele de intrare 983391i ie983391ire ale proceselor

indicatori ai procesului care trebuie monitoriza983395i icircn scopul asigurării unei func983395ionari eficacea acestora

documente de referin983395ă 983391i icircnregistrări

412 Procesele de management

Aceste procese asigură coordonarea 983391i conducerea celorlalte procese precum 983391i a icircntregiiactivită983395i din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Procesele de management cuprind următoarele procese

a Planificarea SMC b Comunicareac Analiza managementuluiIcircn figura Nr 2 este prezentată interac983395iunea dintre procesele de management

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 10

PROCESEDE

MANAGEMENT AL

Procese demăsurareanaliză şi

IcircMBUNĂTĂŢIRECONTINUĂ (ACAP)

ANALIZAMANAGEMENTULUI

PROCESESMC

ANALIZADATELOR

PLANIFICAREASMC

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 2

413 Procesele de management al resurselor

Prin aceste procese icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se identifică se asigură 983391ise men983395in resursele financiare resursele umane infrastructura 983391i mediul de lucru precum 983391iadministrarea patrimoniului (domeniul public 983391i privat) Din această categorie fac parteurmătoarele procese a căror interac983395iune este prezentată icircn figura Nr3 Resurse financiare-activită983395i financiar contabile de elaborare buget 983391i urmărire execu983395ie

bugetară Resurse umane - Competen983395ă con983391tientizare instruire Administrare patrimoniu ndash public

Figura Nr 3

414 Procesele de realizare a serviciului

Din această categorie de procese fac parte următoarele procese a căror interac983395iuneeste prezentată icircn figura Nr 4

1Procese referitoare la rela983395ia cu clientul2Elaborarea hotăracircrilor 983391i emiterea dispozi983395iilor3Investi983395ii4Achizi983395ie de produse 983391i servicii5Emiterea documentelor solicitate de clien983395i6Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea impozitelor taxelor 983391i a amenzilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 11

C O M U N I C A R E A

REESURSE FUNANCIARE(Activită983395i financiar contabilede elaborare buget 983391i

urmărire execu983395ie bugetară)

RESURSE UMANE

(Competenţă conştientizareinstruire)

EVIDENŢĂADMINISTRAREPATRIMONIU

(domeniu public)

PLANIFICAREA

SMC ANALIZAMANAGEMEN

PROCESEDE

REALIZARE A

PROCESE DEMĂSURARE ANALIZĂ

ŞI

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

7Activită983395i de analiză 983391i control (respectarea prevederilor legale 983391i de reglementare)8Activită983395i educa983395ionale de protec983395ia mediului 983391i a popula983395iei

Figura Nr 4

415 Procesele de măsurare analiză şi icircmbunătăţire

Aceste procese asigură efectuarea măsurărilor 983391i monitorizărilor necesar a fi realizate asuprasistemului serviciului proceselor 983391i satisfac983395iei clien983395ilor icircn scopul ini983395ierii măsurilor corectivepreventive 983391i de icircmbunătă983395ire Interac983395iunea dintre aceste procese este prezentată icircn figura Nr 5

Din aceasta categorie fac parte următoarele procese Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor Audit intern Măsurarea si monitorizarea proceselor 983391i serviciului Controlul neconformită983395ilor Analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 12

EMITEREDOCUMENTE

ACTIVITĂŢIPRIVIND

IMPOZITELE TAXELE ŞI AMENZILE

ACTIVITĂŢI ANALIZĂ ŞICONTROL

ACTIVITĂŢIEDUCAŢIONALEDE PROTECŢIAMEDIULUI ŞI APOPULAŢIEI

ACHIZIŢIE DEPRODUSE ŞISERVICII

PROCESEREFERITOARE LARELAŢIA CUCLIENTUL

ADOPTARE HOTĂRAcircRI ŞIEMITERE DISPOPZIŢII

CETĂŢENICOMUNITATELOCALĂ

INVESTIŢII

AUDIT INTERN

MĂSURAREA ŞIMONITORIZAREAPROCESELOR ŞI

CONTROLULNECONFORMITĂŢILOR

ACŢIUNI CORECTIVE PREVENTIVE

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 5

42 Documentaţia sistemului de management al calităţii421 Generalităţi

Icircn scopul icircndeplinirii cerin983395elor clien983395ilor icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA a fostdezvoltat implementat 983391i certificat un sistem de management al calită983395ii icircn conformitate cuprevederile standardului SR EN ISO 9001 2001 efectuandu-se tranzitia la noul standard SR ENISO 9001 2008

Primăria Municipiului MEDGIDIA a dezvoltat 983391i documentat un sistem de management alcalită983395ii icircn scopul icircndeplinirii politicii 983391i atingerii obiectivelor icircn domeniul calită983395ii 983391i pentru a seasigura că serviciile realizate corespund atacirct cerin983395elor necesita983395ilor 983391i a983391teptărilor clien983395ilor cacirct 983391icerin983395elor documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

Documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii a fost elaborată avacircndu-se icircn vederetipul diversitatea 983391i complexitatea proceselor 983391i serviciilor realizate icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA fiind formată din următoarele documente a983391a cum este reprezentată icircnfigura nr 6

DECLARA983394IA

DE POLITICĂ

MANUALUL CALITĂ983394II

PROCEDURI GENERALE

PROCEDURI OPERA983394IONALE GENERALE FI983390E DE PROCES

PROCEDURI OPERA983394IONALE

INSTRUC983394IUNI DE LUCRU DOCUMENTE DE PLANIFICARE

Icirc N R E G I S T R Ă R I

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 13

EVALUAREA SATISFACŢIEICLIENŢILOR

ANALIZADATELOR

PROCESE SMC

IcircMBUNĂTĂŢIRE

stabileşte politica obiectivele şi angajamentulmanagementului icircn domeniul calităţii descrie structura organizatorică a administraţiei descrie SMC şi domeniul de aplicare al acestuiadescrie procesele SMC şi interacţiunile dintre acestea

Asigură documentarea cerinţelor pentru care standardul de referinţăcere icircn mod obligatoriu proceduri scrise

Reglementează detaliat activităţi sau sub procese

specifice la nivelul de execuţie

Icircnregistrări cerute de standardul ISO90012008

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 6

Suplimentar fa983395ă de documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA se utilizează un sistem de acte normative care reglementează proceseleserviciile 983391i activită983395ile cum ar fi legi ordonan983395e ordonan983395e de urgen983395ă hotăracircri de guvern ordineale mini983391trilor hotăracircri ale consiliului local 983391i dispozi983395ii ale primarului

422 Manualul Sistemului de Management al Calităţii

Pentru a asigura implementarea unui sistem de management al calită983395ii eficient care săpoată spori satisfac983395ia clien983395ilor icircn conformitatea serviciilor cu cerin983395ele specificate a fost elaboratManualul Sistemului de Management al Calită983395ii cod MGndash MC - ISO

La elaborarea manualului calită983395ii s-au luat icircn considerare prevederile Standardelor SR ENISO 9001 2008 983391i SR ISO 10013 - Ghid pentru elaborarea manualelor calită983395iiManualul calită983395ii intră icircn vigoare icircncepacircnd cu data la care Primarul Municipiului MEDGIDIA icirclaprobă Manualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate au coduri alocate de RMC conform prevederilorprocedurii generale opera983395ionale Elaborarea 983391i codificarea documentelor SMC cod MG ndash POG ndash421

423 Controlul documentelor

Documenta983395ia SMC precum 983391i sistemul actelor normative 983391i alte documente de provenien983395ăexternă sunt men983395inute sub control astfel icircncacirct să se asigure că acestea sunt analizate 983391i aprobate de factorii responsabili icircnainte de a fi emise

edi983395iile valabile ale documentelor sunt disponibile icircn toate zonele icircn care acestea se aplică documentele sunt identificate icircn mod unic 983391i rămacircn lizibile pe toată durata utilizării periodic elaboratorii sau alte persoane desemnate analizează documentele elaborate intern icircn

scopul de a determina dacă acestea mai sunt adecvate Icircn măsura icircn care este necesardocumentele sunt actualizate actualizările documentelor se realizează icircn mod controlat 983391i se supun aceluia983391i ciclu de avizări 983391iaprobări ca 983391i documentele originale Ulterior aprobării versiunile actualizate sunt redifuzate documentele de provenien983395ă externă sunt identificate 983391i difuzate controlat atunci cacircnd este

cazul documentele perimate sunt retrase prompt din locurile de difuzare documentele perimate care se păstrează icircn scopuri juridice sau de conservare a cuno983391tin983395elor

sunt identificate astfel icircncacirct să nu fie posibilă confundarea lor cu documentele icircn vigoareSe păstrează 983391i se men983395in la zi liste de eviden983395ă prin care se identifică edi983395iarevizia valabilă

a documentelor controlate aceste liste fiind disponibile icircn toate compartimentele de specialitateDocumentele 983391i datele păstrate 983391i gestionate icircn sistemul informatic sunt protejate astfel

icircncacirct să se asigure securitatea 983391i accesul icircn mod adecvat conform cerin983395elorDetalii referitoare la controlul documentelor se regăsesc icircn procedura generală Controlul

documentelor cod MG ndash PG ndash 423 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 423

424 Controlul icircnregistrărilor

Icircnregistrările prin care se confirmă func983395ionarea corespunzătoare a sistemului de

management al calită983395ii 983391i icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la serviciile realizate trebuie păstrate operioadă definită de timp 983391i puse la dispozi983395ia clien983395ilor (dacă ace983391tia le solicită) sau altororganisme 983391i institu983395ii abilitateControlul icircnregistrărilor implică reguli pentru redactarea identificarea 983391i emiterea icircnregistrărilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 14

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

regăsirea cu u983391urin983395ă a icircnregistrărilor arhivarea 983391i păstrarea icircnregistrărilor distrugerea icircnregistrărilor

Icircnregistrările controlate formularele aferente acestora (atunci cacircnd sunt prevăzute)persoanele care le emit 983391i păstrează precum 983391i perioadele de arhivare sunt specificate icircn cadrulfiecărei proceduri sau instruc983395iuni Se consideră icircnregistrări ale calită983395ii controlate aceleicircnregistrări cerute de standardul SR EN ISO 90012008 care demonstrează atacirct realizarea calită983395iicerute pentru serviciile executate cacirct 983391i func983395ionarea eficace a sistemului de management alcalită983395ii icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la tipurile de icircnregistrări men983395inute sub control 983391i responsabilită983395ile

persoanelor implicate se regăsesc icircn procedura generală Controlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash424 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 424

CAPITOLUL 5RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

51 Angajamentul managementului

Primarul ca 983391ef al Primăriei Municipiului MEDGIDIA a formulat 983391i documentat Declara983395iade politică 983391i angajamentul Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01 document prin care se prezintă angajamentul fa983395ă de proiectarea 983391i implementareaunui sistem de management al calită983395ii (SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO90012008 precum 983391i pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestuia

Icircn acest sens Angajamentul Primarului cuprinde cerin983395e referitoare la comunicarea icircn cadrul MG a importan983395ei satisfacerii cerin983395elor clien983395ilor 983391i a cerin983395elor legale 983391ide reglementare stabilirea politicii referitoare la calitate 983391i a obiectivelor calită983395ii efectuarea analizelor de managementurmărirea icircmbunătă983395irii continue a func983395ionării SMC precum 983391i a performan983395ei generale aPrimăriei Municipiului MEDGIDIA asigurarea resurselor necesare func983395ionarii SMC 983391i atingerii obiectivelor stabilite

52 Orientare către client

Clien983395ii serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt membrii comunită983395ii locale 983391i anume cetă983395eni persoane juridice agen983395ieconomici institu983395ii publice mass-media sau orice alt beneficiar al serviciilor executate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA Prin sistemul de management al calită983395ii proiectat 983391i aplicat icircncadrul MG se urmăre983391te ca problemele cerin983395ele 983391i necesită983395ile clien983395ilor referitoare la serviciile deadministra983395ie publică locală să fie icircn983395elese 983391i icircndeplinite icircn scopul cre983391terii satisfac983395iei acestora

Avacircndu-se icircn vedere faptul că Primăria Municipiului MEDGIDIA este institu983395ia responsabilăde solu983395ionarea problemelor colectivită983395ii localeOrientarea către client este principiul de bazăluat icircn considerare la proiectarea sistemului de management al calită983395ii iar icircndeplinirea cerin983395elorclien983395ilor icircn condi983395iile respectării cerin983395elor legale 983391i de reglementare este principalul obiectiv

Prin Procesele referitoare la rela983395ia cu clientul (descrise icircn subcap 72 983391i procedura

generală opera983395ională MG ndash POG ndash 72) se reglementează modul de preluare a solicitărilor de laclien983395i precum 983391i modul de tratare a peti983395iilor (sesizări reclama983395ii contesta983395ii) Informa983395iile de laclien983395i sunt comunicate compartimentelor de specialitate responsabile pentru a fi procesate 983391isolu983395ionate Icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii procesului de preluare a solicitărilor clien983395ilor icircn cadrulMG s-au stabilit modalită983395i 983391i căi de comunicare suplimentare cum ar fi transmiterea MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 15

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

informa983395iilor prin posta electronică puncte de informare - documentare sistemul de audien983395esistemul de colaborare cu mass-media etc De asemenea prin compartimentele existente seasigură liberul acces la informa983395iile de interes public precum 983391i o transparen983395ă totală a PMGprivind Dispozi983395iile Primarului 983391i Hotăracircrile CLMG propuse sau aflate icircn discu983395ie 983391i cele emise

Aceste măsuri au rolul de a cre983391te satisfac983395ia clientului prin oferirea tuturor informa983395iilor necesare983391i prin crearea posibilită983395ii de a participa activ la activitatea decizională

Prin procesul Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor (descris icircn subcap 821 983391i proceduragenerală opera983395ională MG ndash POG ndash 821) sunt culese 983391i ulterior prelucrate informa983395iile de feed-

back primite de la clien983395i identificacircndu-se astfel necesită983395ile 983391i a983391teptările viitoare ale clien983395ilorprecum 983391i percep983395ia acestora referitor la modul icircn care au fost icircndeplinite cerin983395ele

53 Politica referitoare la calitate

Politica 983391i obiectivele strategice icircn domeniul calită983395ii sunt definite icircn Declara983395ia de politică983391i angajamentul Primarului ora983391ului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01

Con983395inutul acesteia este stabilit icircn deplină concordan983395ă cu cerin983395ele legale 983391i dereglementare aplicabile cu necesită983395ile 983391i interesele MG 983391i clien983395ilor precum 983391i cu celelalte politicidin cadrul MG (politica financiară bugetară de personal de dezvoltare etc)

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA politica referitoare la calitate este comunicatăicircn983395eleasă 983391i aplicată de icircntreg personalul aparatului propriu de specialitate care desfă983391oarăactivită983395i cu impact asupra calită983395ii serviciilor icircn principal prin realizarea următoarelor activită983395i

prezentarea politicii 983391i obiectivelor icircn cadrul unor activită983395i de informare 983391i instruireafi983391area Declara983395iei de politică 983391i angajamentului Primarului Municipiului MEDGIDIA icircndomeniul calită983395ii icircn compartimentele func983395ionale 983391isau icircn zonele de acces

Pentru a se asigura implementarea politicii icircn domeniul calită983395ii 983391i realizarea obiectivelorcalită983395ii Primarul are responsabilitatea de a aloca resursele necesare materiale 983391i umane Deasemenea Primarul actualizează ori de cacircte ori este cazul con983395inutul acestora astfel icircncacirct politica983391i obiectivele stabilite să fie icircn permanen983395ă adecvate cerin983395elor din documentele legale 983391i dereglementare precum 983391i necesită983395ilor 983391i a983391teptărilor exprimate sau implicite ale tuturor păr983395ilorinteresate (clien983395i aparat propriu comunitate institu983395ii ale administra983395iei locale 983391i centralefurnizorilor)

54 Planificare541 Obiectivele calităţii

Managementul de la cel mai icircnalt nivel al Primăriei Municipiului MEDGIDIA se asigură căobiectivele calită983395ii sunt stabilite pentru func983395iile relevante 983391i la nivelurile relevante ale PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA

Icircn cadrul MG obiectivele calită983395ii sunt icircn concordan983395ă cu politica referitoare la calitatesunt transpuse icircn obiective specifice 983391i sunt măsurabile prin stabilirea unor indicatori 983391i a unor

valori 983395intăFunc983395iile 983391i nivelurile relevante icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt următoarele Primar Secretar Compartimente independente sau subordonate

542 Planificarea SMC

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 16

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de planificare a sistemului demanagement al calită983395ii este coordonat de Reprezentantul Managementului 983391i are următoareleobiective stabilirea la nivelurile 983391i func983395iile relevante din cadrul MG a obiectivelor specifice urmărirea 983391i evaluarea periodică a nivelului de icircndeplinire a obiectivelor asigurarea icircndeplinirii cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea proceselor

SMC men983395inerea integrită983395ii sistemului icircn cazul unor schimbări care pot afecta func983395ionarea

acestuiaObiectivele strategice definite icircn Declara983395ia de Politica 983391i Angajamentul Primarului

Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii se transpun la nivelul func983395iilor 983391i nivelelor relevantedin Primăria Municipiului MEDGIDIA icircntr-un ansamblu de obiective măsurabile 983391i activită983395i acăror realizare este urmărită icircn cadrul analizelor efectuate de management

Obiectivele specifice sunt stabilite anual 983391i sunt documentate icircn Planificarea SMC prin grijaŞefilor CS

Planificarea SMC este avizată de Reprezentantul managementului 983391i aprobată de PrimarLa stabilirea obiectivelor specifice pot fi luate icircn considerare următoarele

obiectivele strategice cuprinse icircn declara983395ia Primarului MG nivelul de realizare a obiectivelor icircn perioada anterioară posibilită983395i de icircmbunătă983395ire a performan983395elor serviciilor sau proceselor cerin983395e legale sau de reglementare neconformită983395i informa983395ii de la clien983395i

Planificarea SMC con983395ine informa983395ii referitoare laa) obiectivele stabilite b) indicatormetoda de cuantificarec) valoare propusăd) măsurile 983391i activită983395ile necesare pentru icircndeplinirea obiectivelore) responsabil urmărire obiectivef) resurse necesareg) valoarea ob983395inută) observa983395ii

Resursele necesare pentru icircndeplinirea obiectivelor trebuie sa fie corelate cu propunerile de buget anuale ale compartimenterlor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Planificările aprobate sunt difuzate icircn fiecare compartiment de specialitate a MG 983391efulfiecărui compartiment avacircnd responsabilitatea de a urmări icircndeplinirea obiectivelor pentru caresunt responsabili De asemenea ace983391tia trebuie să se asigure de con983391tientizarea icircntreguluipersonal din subordine referitor la relevan983395a 983391i importan983395a activită983395ilor icircn care ace983391tia suntimplica983395i 983391i de modul icircn care contribuie la realizarea obiectivelor ce le revin

Periodic Şefii CS urmăresc 983391i raportează Reprezentantului managementului stadiulrealizării masurilor si activită983395ilor stabilite 983391i implicit a obiectivelor specifice Planificările SMCcompletate de Şefii CS cu rezultatele ob983395inute se transmit Reprezentantului Managementului 983391iconstituie date de intrare pentru analiza managementului Icircn func983395ie de rezultatele ob983395inute seaprobă obiectivele pentru anul următor

Pentru a se asigura icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395ireaproceselor SMC icircn cadrul MG se icircntreprind următoarele procesele SMC sunt documentate prin Manualul Calită983395ii proceduri generale fi983391e de proces

proceduri opera983395ionale proceduri specifice 983391i instruc983395iuni de lucru asiguracircndu-se astfel definireamodului de operare a criteriilor de acceptare precum 983391i monitorizărilor 983391i după caz măsurilor

necesare pentru urmărirea acestora procesele sunt planificate conform prevederilor din documentele aplicabile procesele sunt coordonate de personal desemnat care are responsabilitatea de a analiza 983391i

evalua periodic eficacitatea acestora 983391i de a propune măsuri corective pentru a se realiza

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 17

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

rezultatele planificate 983391i măsuri pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestoraOri de cacircte ori apar modificări organizatorice func983395ionale sau de altă natură modificări

care pot influen983395a func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii Reprezentantulmanagementului sau alta persoană desemnată de conducerea PM elaborează un plan (PlanificareaSMC sau alt document echivalent) prin care să asigure preluarea schimbărilor fără a fi afectatăfunc983395ionarea SMC

Procesul de Planificare a SMC este monitorizat 983391i urmărit prin auditarea internă 983391i cu ocaziaanalizei managementului Ori de cacircte ori apar neconformită983395i sau probleme generate de planificareconducerea Primăriei Municipiului MEDGIDIA ia măsurile necesare pentru realizarea rezultatelorplanificate

Modul de control al procesului Planificarea SMC este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 542

55 Responsabilitate autoritate şi comunicare

551 Responsabilitate şi autoritate

Icircn spiritul politicii stabilite icircn domeniul calită983395ii Primarul Municipiului MEDGIDIA areresponsabilitatea 983391i autoritatea de a stabili 983391i men983395ine sistemul de management al calită983395ii propriuPM Icircn acest sens Primarul desemnează personalul din cadrul PM care are responsabilitatea 983391iautoritatea de a urmări modul de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii icircn entită983395ilepe care le coordonează De asemenea acestuia i se acordă autoritatea 983391i libertatea organizatoricănecesare pentru a lua decizii 983391i a ini983395ia ac983395iuni corective sau preventive referitoare la activită983395ile 983391iprocesele desfă983391urate icircn scopul realizării cu eficacitatea dorită a obiectivelor stabilite

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilită983395ile specifice 983391i nivelurile deautoritate sunt documentate icircn Regulamentul de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i icircn Fi983391ele de Post

Principalele responsabilită983395i ale personalului care conduce execută 983391i verifică activită983395ile ceinfluen983395ează calitatea serviciilor executate icircn cadrul PM sunt

Primarul

Stabile983391te politica 983391i obiectivele strategice ale Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircn

domeniul calită983395ii 983391i se asigură că la nivelul func983395iilor relevante din Primărie sunt stabiliteobiectivele specifice

Asigură resursele necesare implementării func983395ionarii 983391i icircmbunătă983395irii sistemului de

management al calită983395ii precum 983391i pentru icircndeplinirea obiectivelor stabilite Desemnează Reprezentantul managementului icircn domeniul calită983395ii

Efectuează analiza func983395ionării sistemului de management al calită983395ii 983391i decide măsurile

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii acestuia Aprobă documentele sistemului de management al calită983395ii 983391i Planificările SMC

Nume983391te prin dispozi983395ie Responsabilul programului de audit 983391i aprobă programul anual

de audit intern

Reprezentantul Managementului Se asigură că procesele sistemului de management al calită983395ii sunt stabilite

implementate 983391i men983395inute respectandu-se prevederile aplicabile din standardul de referin983395ă Raportează periodic Primarului despre func983395ionarea 983391i eficacitatea sistemului de

management al calită983395ii 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire Se asigură că este promovată icircn cadrul PM con983391tientizarea referitoare la calitate 983391i la

importan983395a icircndeplinirii cerin983395elor clientului (cetă983395eanului) Reprezintă Primăria Municipiului MEDGIDIA icircn rela983395iile cu păr983395ile externe pentru orice

probleme referitoare la sistemul de management al calită983395ii Coordonează elaborarea 983391i gestionarea documentelor sistemului de management al

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 18

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

calită983395ii Avizează documentele sistemului de management al calită983395ii

Este numit Responsabil al Programului de audit intern 983391i icircn acest sens

elaborează Programul anual de audit intern icircl supune aprobării Primarului 983391i coordoneazărealizarea acestuia monitorizează 983391i analizează procesul de auditare internă din cadrul Primăriei Municipiului

MEDGIDIA 983391i ini983395iază măsurile corective preventive sau de icircmbunătă983395ire a acestuia răspunde de asigurarea competen983395ei auditorilor interni 983391i de monitorizarea performan983395elor

acestora icircntocme983391te Raportul de analiză a func983395ionării SMC icircn baza căruia se realizează analiza

anuală a managementului Coordonează elaborarea Planificării SMC modalită983395ile de stabilire 983391i urmărire a

obiectivelor specifice la nivelul compartimentelor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA Coordonează instruirea personalului icircn domeniul calită983395ii

Coordonează procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor

Şefii CS (compartimente de specialitate) Răspund de implementarea sistemului de management al calită983395ii icircn compartimentele de

specialitate pe care le conduc Stabilesc obiective specifice corelate cu obiectivele generale ale primăriei icircn domeniul

calită983395ii pentru compartimentele pe care le conduc Urmăresc realizarea obiectivelor specifice 983391i raportează rezultatele ob983395inute

Dispun elaborarea 983391i avizează procedurile specifice aplicabile icircn compartimentul pe care

icircl coordonează Efectuează analize ale rezultatelor ob983395inute 983391i ini983395iază ac983395iuni corective 983391i preventive

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii proceselor realizate icircn cadrul compartimentelor despecialitate pe care le conduc

Identifică neconformită983395i la proceseleactivită983395ileserviciile realizate 983391i răspund de

solu983395ionarea acestora Icircntocmesc Raportul semestrial icircn care sunt men983395ionate tendin983395ele neconformită983395ilor

552 Reprezentantul managementului

Icircn cadru Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilitatea generală pentruimplementarea men983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea continuă a sistemului de mangement al calită983395ii icircirevine Primarului Reprezentantul al Managementului numit prin decizie de Primar care icirci acordăicircntreaga autoritate 983391i libertate organizatorică pentru implementarea 983391i men983395inerea icircn func983395iune asistemului de management al calită983395ii Pentru aceasta reprezentantul managementului trebuie

să se asigure că este stabilit implementat 983391i men983395inut la toate nivelele organizatorice 983391i

func983395ionale din primărie sistemul de management al calită983395ii documentat icircn Manualul calită983395ii codMG ndash MC - ISO 983391i icircn procedurile asociate acestuia

să raporteze Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn vederea analizei periodice desprefunc983395ionarea sistemului de management al calită983395ii proiectat icircn conformitate cu cerin983395eleStandardului SR EN ISO 90012008 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire

să se asigure că este promovată icircn Primăriei Municipiului MEDGIDIA con983391tientizareacerin983395elor cetă983395eanului

Raportările Reprezentantului managementului con983395in date despre nivelul de atingere a obiectivelor PM icircn domeniul calită983395ii eficacitatea sistemului de management al calită983395ii evaluată ca urmare a efectuării de audituri

interne situa983395ia neconformită983395ilor identificate la serviciile executate sau produseleserviciile

achizi983395ionate icircn cadrul Primăriei

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 19

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

stadiul 983391i eficien983395a ac983395iunilor corective 983391i preventive stadiul reclama983395iilor de la clien983395i alte probleme referitoare la calitatea serviciilor executate de Primăria Municipiului MEDGIDIA

Raportările sunt făcute anual icircn scris 983391i sunt transmise Primarului pentru a fi prezentateicircn 983391edin983395ele Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIA 983391i pentru a servi la analizarea sistemuluide management al calită983395ii 983391i pentru luarea de măsuri icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii acestuia

553 Comunicarea

Procesul de comunicare din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA are două aspectecomunicarea internă 983391i comunicarea externă Responsabilii acestui proces sunt Reprezentantulmanagementului pentru procesul de comunicare internă 983391i coordonatorii diferitelor

compartimente din cadrul aparatului propriu de specialitate pentru comunicarea externă cu

clien983395ii cetă983395enii comunitatea mass-media etc

Comunicarea internă

Căile de comunicare stabilite intern acoperă transmiterea informa983395iilor de la conducerecătre executan983395i (comunicarea de sus icircn jos) de la executan983395i spre conducere (comunicarea de josicircn sus) precum 983391i comunicarea icircntre diferite func983395ii organizatorice situate pe acelea983391i niveleorganizatorice (comunicarea pe orizontală)

Icircn principal procesul de comunicare internă se realizează prin transmiterea de informa983395ii verbale cu ocazia unor icircntacirclniri analize 983391edin983395e instruiri de

informare organizate de conducere sau de 983391efii compartimentelor de specialitate Acest mod decomunicare realizează icircn principal comunicarea de sus icircn jos 983391i pe orizontală dar ori de cacircte orieste cazul li se pot aduce la cuno983391tin983395a 983391efilor ierarhici orice probleme sau aspecte semnificativecare influen983395ează activită983395ile realizate 983391isau calitatea serviciilor De asemenea se pot discutapropuneri de icircmbunătă983395ire a proceselor 983391i eficacită983395ii acestora transmitereadifuzarea de documente scrise prin care se stabilesc reguli de execu983395ie a anumitorproceseactivită983395i Exemple de documente difuzate care con983395in astfel de informa983395ii sunt ManualulCalită983395ii 983391i procedurile asociate documente legale 983391i de reglementare documente de provenien983395ăexternă note interne dispozi983395ii hotăracircri fi983391e post sau alte documente de reglementare

Această modalitate de comunicare este icircn general utilizată pentru comunicarea de sus icircn jos 983391i peorizontală Transmiterea de documenta983395ie scrisă se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircnsistemul informatic transmiterea de solicitări raportări icircnregistrări rezultate icircn urma desfă983391urării activită983395ilor

proceselor registre propuneri scrise sau verbale ale personalului către conducere sau către 983391efiiierarhici prin care se realizează comunicarea de jos icircn sus Transmiterea acestor tipuri dedocumente se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircn sistemul informatic

Şefii compartimentelor de specialitate au responsabilitatea de a face cunoscute personaluluidin subordine căile de comunicare stabilite icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Modalită983395ile de transmitere 983391i difuzare a diferitelor rapoarte 983391i icircnregistrări emise de cătreanumite func983395ii din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt reglementate prin documenteleSMC (manual 983391i proceduri asociate) icircn care acestea sunt referite

Comunicarea externă

Comunicarea externă asigură transmiterea informa983395iilor icircntre Primăria Municipiului MEDGIDIA983391i cetă983395eni serviciile 983391i institu983395iile publice societă983395ile comerciale aflate icircn subordinea CLMG

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 20

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alte structuri ale administra983395iei locale organisme 983391i organiza983395ii neguvernamentale din 983395ară 983391i străinătate structuri ale administra983395iei locale din străinătate mass-media furnizoriprestatoriexecutan983395i

In general comunicarea cu aceste entită983395i se realizează prin transmiterea de documente 983391iinforma983395ii icircn scris icircn conformitate cu prevederile din procedurile generale fi983391ele de procesprocedurile opera983395ionale procedurile specifice 983391i instruc983395iunile de lucru precum 983391i dindocumentele legale 983391i de reglementare aplicabile

Responsabilită983395ile 983391i autoritatea pentru men983395inerea interfe983395ei 983391i comunicarea externă suntstabilite prin atribu983395iile fiecărui compartiment de specialitate sau prin competen983395ele acordate prindispozi983395ie de Primar icircn limitele prevederilor legale

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de comunicare externă este guvernatde principiile liberului acces la informa983395iile de interes public 983391i al transparen983395ei decizionale icircnadministra983395ia publică locală

Modul de control al procesului Comunicare este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 553

56 Analiza efectuată de management

Anual sau ori de cacircte ori este necesar Primarul Municipiului MEDGIDIA efectuează analizereferitoare la modul icircn care func983395ionează sistemul de management al calită983395ii stabilit 983391i definit prinManualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate acestuia De asemenea prin analiza func983395ionăriisistemului de management al calită983395ii se urmăre983391te eficien983395a 983391i eficacitatea SMC de a icircndepliniobiectivele stabilite icircn domeniul calită983395ii precum 983391i posibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Elementele de intrare pentru realizarea analizei se regăsesc icircn Raportul de Analiză elaboratde Reprezentantul managementului care con983395ine informa983395ii de feed-back de la clien983395i constatările auditurilor interne si externe efectuate in cadrul PM nivelul de icircndeplinire a obiectivelor stabilite icircn domeniul calită983395ii func983395ionarea proceselor 983391i analiza conformită983395ii neconformită983395ii serviciilor stadiul implementării ac983395iunilor corective 983391i preventive informa983395ii referitoare la eventualele schimbări care pot influen983395a func983395ionarea SMC informa983395ii referitoare la furnizori date referitoare la modul icircn care s-au solu983395ionat măsurile 983391i ac983395iunile ini983395iate la analiza

anterioară orice alte date importante pentru stabilirea de măsuri de icircmbunătă983395ire a func983395ionarii sistemuluide management al calită983395ii

Rezultatele analizelor se concretizează icircn recomandări 983391i măsuri corective sau preventiveini983395iate icircn scopul icircmbunătă983395irii performan983395elor Primăriei Municipiului MEDGIDIA a calită983395iiserviciilor realizate 983391i a func983395ionării sistemului de management al calită983395ii De asemenea va fistabilit necesarul de resurse pentru func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea SMC pentru următoareaperioadă Concluziile analizei se documentează icircn Procese verbale ale analizei sistemului de managemental calită983395ii

Detalii referitoare la realizarea procesului de analiză a managementului icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIA se regăsesc icircn procedura generală opera983395ională Analiza efectuată demanagement cod MG ndash POG ndash 56 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391ade proces cod MG ndash FP ndash 56

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 21

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 6MANAGEMENTUL RESURSELOR

61 Asigurarea resurselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA resursele esen983395iale pentru implementareamen983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea sistemului de management al calită983395ii precum 983391i cele necesare pentrua cre983391te satisfac983395ia clientului prin icircndeplinirea cerin983395elor sunt identificate 983391i puse la dispozi983395ie

Aceste resurse includ

resurse financiare resurse umane infrastructura 983391i mediul de lucru administrare patrimoniu (domeniu public 983391i privat)

Identificarea resurselor se realizează prin planificările SMC icircn care sunt identificate toate resursele necesare icircndeplinirii obiectivelor

strategice 983391i specificeanalizele de management prin care se stabilesc resursele necesare men983395inerii 983391i icircmbunătă983395iriiSMC cre983391terii performan983395ei organiza983395iei 983391i satisfac983395iei clien983395ilorprogramele anuale de instruireinstruc983395iunile specifice de lucru precum 983391i cerin983395ele pentru mediul de lucru

Conducerea PM răspunde direct sau prin personalul din subordine de asigurarearesurselor necesare pentru func983395ionarea SMC 983391i pentru realizarea proceselor 983391i serviciilor icircncondi983395ii corespunzătoare

611 Resurse financiare

Icircn cadrul PM procesul Resurse financiare cuprinde activită983395ile financiare 983391i contabileprecum 983391i activită983395ile de elaborare buget 983391i urmărire a execu983395iei bugetare

6111 Provenienţa resurselor financiare

Resursele financiare sunt constituite din fonduri provenite din impozite taxe 983391i amenzi dela persoanele fizice 983391i juridice purtacircnd denumirea 983391i de crean983395e bugetare

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 22

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

6112 Elaborarea bugetului şi urmărirea execuţiei bugetare

Icircn baza veniturilor preconizate (provenite din taxe impozite 983391i amenzi) 983391i a solicitărilor de

resurse financiare icircntocmite de compartimentele de specialitate din cadrul PM compartimentul despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircntocmeste proiectul de buget care estesupus aprobării CLMG

Analiza 983391i evaluarea veniturilor 983391i urmărirea 983391i raportarea execu983395iei bugetare se realizeazăde către personalul compartimentelor de specialitate icircn colaborare cu personalul responsabil dincadrul compartimentelor implicate icircn conformitate cu prevederile legale 983391i de reglementareaplicabile 983391i cu prevederile din fi983391a de proces 983391i sau procedura opera983395ională

6113 Activităţi financiare şi contabile

Organizarea coordonarea 983391i execu983395ia activită983395ilor financiare 983391i contabile ale Primăriei

Municipiului MEDGIDIA icircn vederea derulării contractelor icircncheiate de PM cu diver983391i clien983395i serealizează de personalul compartimentelor de specialitate icircn conformitate cu prevederile legale 983391ide reglementare aplicabile

62 Resurse umane

621Generalităţi

Conform obiectivelor stabilite de Primăriei Municipiului MEDGIDIA calitatea serviciilor realizate icircncadrul PM este influen983395ată icircn mod esen983395ial de profesionalismul personalului din aparatul propriude specialitate Formarea unui corp profesionist de func983395ionari publici se realizează prin

stabilirea cerin983395elor de competen983395ă aferente func983395iei publice icircn fi983391ele de post 983391i urmărirearespectării acestora de către persoana nominalizată pe un anumit post

icircmbunătă983395irea rezultatelor activită983395ii desfă983391urate icircn scopul icircndeplinirii obiectivelor

stabilite prin identificarea necesită983395ilor de instruire a func983395ionarilor publici evaluarea anuală a performan983395elor profesionale individuale ale func983395ionarilor publici

prin compararea gradului de icircndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele ob983395inuteicircn mod efectiv

asigurarea unui sistem motiva983395ional care să determine cre983391terea performan983395elor

profesionale individuale

622Competenţă conştientizare şi instruire

Modul de desfă983391urare a procesului Competen983395ă con983391tientizare 983391i instruire pentrupersonalul din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este stabilit icircn procedura generalăopera983395ională MG ndash POG ndash 622 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 622

Organigrama numărul de posturi statul de func983395ii 983391i Regulamentul de Organizare 983391iFunc983395ionare se stabilesc 983391i se aprobă printr-o Hotăracircre a CLMG

Icircn cadrul PM personalul implicat icircn activită983395i care pot influen983395a calitatea serviciilor estecompetent din punct de vedere al studiilor instruirii abilită983395ilor 983391i experien983395ei adecvate Cerin983395elede competen983395ă (studii instruire abilită983395i 983391i experien983395ă) necesare pentru o anumită func983395ie suntidentificate icircn Fi983391ele de post corespunzătoare

La angajarea sau la numirea unei persoane pe post se verifică prin examinare intervievare983391isau testarea cuno983391tin983395elor si abilită983395ilor icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă stabilite icircn Fi983391apostului

Procesul de angajare a func983395ionarilor publici icircn cadrul PM respectă prevederile legale 983391i dereglementare aplicabile

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 23

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 4: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

ANEXA 3 Harta proceselor 37

CAPITOLUL 1INTRODUCERE

11 SCOP

Manualul Sistemului de Management al Calită983395ii cod MG ndash MC ndash ISO 983391i procedurile asociatedocumentează sistemul de management al calită983395ii proiectat 983391i implementat icircn Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA avacircnd la baza standardul SR EN ISO 90012008 La elaborarea Manualului Sistemului deManagement al Calită983395ii au fost luate icircn considerare 983391i cerin983395ele standardului SR ISO 100131996 -Ghid pentru elaborarea manualelor calită983395ii

Manualul Sistemului de Management al Calită983395ii are ca scop următoarele definirea sistemului de management al calită983395ii aplicat icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIApentru a se asigura satisfacerea permanentă a cerin983395elor din prevederile documentelor legale 983391i dereglementare aplicabile precum si a cerin983395elor 983391i a983391teptărilor clien983395ilor prezentarea sistemului de management al calită983395ii proiectat si aplicat icircn cadrul Administra983395iei

Publice Locale a Municipiului MEDGIDIA tuturor păr983395ilor interesate asigurarea unei baze documentate pentru informarea 983391i instruirea personalului din aparatul propriureferitor la cerin983395ele sistemului de management al calită983395ii 983391i la modul de aplicare a acestora asigurarea unei baze documentate pentru auditurile interne 983391i externe ale sistemului de managemental calită983395ii pentru a verifica eficacitatea acestuia

12 DOMENIU DE APLICARE

Cerin983395ele exprimate icircn Manualul Sistemului de Management al Calită983395ii 983391i icircn procedurileasociate sunt aplicate de toate compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA implicate icircn realizarea administra983395iei publice locale icircn conformitate cu reglementările legaleicircn acest domeniu

Sistemul de management al calită983395ii proiectat si implementat respectă prevederile din standardulde referin983395ă SR EN ISO 90012001 fiind excluse cerin983395ele Paragraful 752 - Validarea proceselor de produc983395ie şi de furnizare de servicii deoarece icircn cadrul

Primăriei Municipiului MEDGIDIA nu se realizează procese speciale care să necesite o validarepreliminară avacircnd in vedere că serviciile realizate pot fi verificate ulterior astfel icircncacirct conformitateaacestora cu cerin983395ele specificate să fie complet determinată

Paragraful 76 ndash Controlul EMM ndash urilorPrimăria Municipiului MEDGIDIA nu de983395ine dispozitive demăsurare 983391i monitorizare pentru desfă983391urarea activită983395ilor proprii Compartimentele Primăriei au

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 4

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

prevăzute atribu983395ii de verificare a activită983395ilor ce nu 983395in de competen983395a Primăriei 983391i care vizeazăaparatura specifică de măsurare

13 DOCUMENTE DE REFERIN983394Ă

Manualul calită983395ii 983391i procedurile asociate prin care se documentează sistemul de management alcalită983395ii aplicat icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA respecta prevederile din Standardul SR EN ISO 90012008 Sisteme de management al calită983395ii - Cerin983395e care inlocuieste

vechiul standard ISO 90012000Icircn măsura icircn care s-a considerat necesar au fost preluate cerin983395ele aplicabile din următoarele

documente Standardul SR EN ISO 90002006 ndash Sisteme de management al calită983395ii Principii fundamentale si

vocabular Standardul SR ISO 100131996 ndash Ghid pentru elaborarea manualelor calită983395ii Standardul ISO 190112002 ndash Ghid pentru auditarea sistemelor de management alcalită983395iimediului

De asemenea Sistemul de Management al Calită983395ii proiectat 983391i implementat icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA ia in considerare prevederile din documentele legale si de reglementareaplicabile administra983395iei publice locale (Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală)precum 983391i cele care sunt asociate activită983395ilor 983391i serviciilor specifice realizate icircn cadrul primăriei Listadocumentelor legale 983391i de reglementare aplicabile este disponibilă icircn fiecare compartiment despecialitate

CAPITOLUL 2PREZENTAREA PRIMĂRIEI MUNICIPIULUI MEDGIDIA

21 PREZENTAREA ADMINISTRATIVĂ

Administra983395ia Publică Locală a Municipiului MEDGIDIA reprezintă o structură func983395ională cuactivitate permanentăconstituită din Primarul Municipiului MEDGIDIA Viceprimar şi Secretarul OraşuluiMEDGIDIA icircmpreună cu Aparatul Propriu de Specialitate al Primarului 983391i care duce la icircndeplinireHotăracircrile Consiliului Local (icircn calitate de autoritate deliberativă) 983391i dispozi983395iile Primarului (icircn calitatede autoritate executivă) solu983395ionacircnd problemele curente ale colectivită983395ii locale

Aparatul propriu al Primarului al Municipiului MEDGIDIA prin compartimentele de specialitate şianume direc983395ii servicii şi birouri compartimente asigură ducerea la icircndeplinire a Hotăracircrilor adoptate deConsiliul Local al Municipiului MEDGIDIA a dispozi983395iilor Primarului Oraşului MEDGIDIA a tuturoratribu983395iilor ce le revin prin Legea Administra983395iei Publice Locale Nr 215 2001 publicată icircn MO Nr20423042001 cu modificările şi completările ulterioare

Icircn exercitarea atribu983395iilor sale Primăria Municipiului MEDGIDIA colaborează cu ministere organeale Administra983395iei Locale şi Teritoriale cu organisme guvernamentale şi non guvernamentale precum şi cualte organe de specialitate

Organigrama Primăriei Municipiului MEDGIDIA aprobată prin Hotăracircrea Consiliului LocalMedgidia precum 983391i Regulamentul de Organizare 983391i Func983395ionare al Aparatului Propriu al Primaruluiprevăd

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 5

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

conducerea executivă formată dintr-unPRIMAR ales prin vot icircn cadrul alegerilor locale1 (un)VICEPRIMAR ales din racircndul membrilor Consiliului Local precum 983391i unSECRETARnumit de Prefect

aparatul de lucru propriuformat din directii birouri 983391i compartimente independente icircn subordinea primarului 983391i anumebull Administrator public (Responsabilul cu Managementul Calită983395ii)bull Direc983395ia APLbull Direc983395ia Economicăbull Direc983395ia Urbanism si Investitiibull Serviciul Rela983395ii Publicebull Serviciul Monitorizare Servicii Publicebull Birou Programe Europenebull Biroul Juridic 983391i Contencios Administrativbull Serviciul Cultura

bull Serviciul CEPbull Compartiment Protec983395ie Civilăbull Bibliotecabull Compartiment Audit Intern

Conducătorii compartimentelor Primăriei Municipiului MEDGIDIA asigură repartizareapersonalului pe locuri de muncă precizarea atribu983395iilor răspunderilor 983391i competen983395elor acestuia prinFi983391a Postului disciplina la locul de muncă 983391i controlul icircndeplinirii sarcinilor de serviciu

La solicitarea Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a Consiliului Local al MunicipiuluiMEDGIDIA conducătorii compartimentelor prezintă ori de cacircte ori este nevoie informări 983391i rapoarte

asupra activită983395ii desfă983391urate pe o anumită perioadă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 6

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 3

DEFINI983394II 983390I PRESCURTĂRI

31 DEFINI983394II

Sistem = ansamblu de elemente corelate sau in interac983395iuneOrganizaţie =ansamblu de persoane 983391i facilită983395i cu responsabilită983395i autorită983395i 983391i rela983395ii definiteStructura organizatorică =ansamblu de responsabilită983395i autorită983395i 983391i rela983395ii dintre persoaneEntitate =ceea ce poate fi descris 983391i luat icircn considerare icircn mod individualCompartiment de specialitate = entitate relevantă icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA(serviciu birou compartiment)

Infrastructură = sistem de facilita983395i echipamente sau servicii necesare pentru func983395ionarea uneiorganiza983395ii

Mediul de lucru =ansamblu de condi983395ii icircn care se desfă983391oară activitateaClient =organiza983395ie sau persoană care prime983391te un produsserviciu al PMG NOTĂ Primăria Municipiului MEDGIDIA realizează servicii specifice de administra983395ie publicălocală destinate comunită983395ii locale şi icircn acest sens prin bdquoclien983395i se inteleg cetă983395eni institu983395ii publiceagen983395i economici mass-media sau orice alt beneficiar al serviciilor executate icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA

Furnizor = organiza983395ie sau persoană care furnizează un produs (serviciu)Managementul calităţii =activită983395i coordonate pentru a orienta 983391i controla o organiza983395ie icircn ceea ceprive983391te calitatea

Politica referitoare la calitate =inten983395ii 983391i orientări generale ale unei organiza983395ii referitoare la calitatea983391a cum sunt exprimate oficial de managementul de la cel mai icircnalt nivel

Obiectiv al calităţii =ceea ce se urmăre983391te sau este avut icircn vedere referitor la calitate Nota 1 In general obiectivele calită983395ii se bazează pe politica organiza983395iei referitoare la calitate Nota 2 In general obiectivele calită983395ii sunt specificate pentru nivelurile şi func983395iile relevantedin organiza983395ie

Cerinţa = nevoie sau a983391teptare care este declarată icircn general implicită sau obligatorieCalitate =măsura icircn care un ansamblu de caracteristici intrinseci icircndepline983391te cerin983395eleSatisfacţia clientului =percep983395ie a clientului despre măsura icircn care cerin983395ele clientului au fosticircndeplinite Nota 1 Reclama983395iile clientului constituie un indicator obişnuit al satisfac983395iei scăzute a clientului

dar absen983395a acestora nu implica icircn mod necesar o satisfac983395ie icircnalta a clientului Nota 2 Chiar dacă cerin983395ele clientului au fost stabilite cu acesta şi au fost icircndeplinite aceasta nuasigura icircn mod necesar o satisfac983395ie icircnaltă a clientului

Capabilitate =abilitatea unei organiza983395ii sistem sau proces de a realiza un produs care va icircndeplinicerin983395ele pentru produs

Planificarea calităţii =parte a managementului calită983395ii concentrată pe stabilirea obiectivelor calită983395ii983391i care specifică procesele opera983395ionale 983391i resursele aferente necesare pentru a icircndeplini obiectivelecalită983395ii

Icircmbunătăţire continuă = activitate repetată pentru a cre983391te abilitatea de a icircndeplini cerin983395e Nota Procesul de stabilire a obiectivelor şi de determinare a oportunită983395ilor de icircmbunătă983395ireeste un proces continuu care utilizează constatările auditurilor şi concluziile auditurilor analize de dateanalize efectuate de management sau alte mijloace şi conduce icircn general la ac983395iuni corective sau la ac983395iuni preventive

Eficacitate = măsura icircn care activită983395ile planificate sunt realizate 983391i sunt ob983395inute rezultateleplanificate

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 7

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Eficienţă = rela983395ie icircntre rezultatul ob983395inut 983391i resursele utilizate Audit =proces sistematic independent 983391i documentat icircn scopul ob983395inerii de dovezi de audit 983391i deevaluare a lor cu obiectivitate pentru a determina măsura icircn care sunt icircndeplinite criteriile de audit

Program de audit = ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval detimp 983391i orientate spre un scop specific

Criterii de audit = ansamblu de politici proceduri sau cerin983395eDovezi de audit = icircnregistrări declara983395ii despre fapte sau alte informa983395ii care sunt relevante icircn raportcu criteriile de audit 983391i verificabile

Informaţie = date semnificativeDocument= informa983395ia icircmpreună cu mediul său suportIcircnregistrare = document prin care se declară rezultate ob983395inute sau furnizează dovezi ale activită983395ilorrealizate

Proces = grup de activită983395i corelate sau icircn interac983395iune care transformă intrări icircn ie983391iriProdus = rezultat al unui procesProcedura = mod specificat de desfă983391urare a unui proces sau a unei activită983395i Trasabilitate =abilitatea de a regăsi istoricul realizarea sau localizarea a ceea ce este luat icircnconsiderare

Conformitate = icircndeplinirea unei cerin983395eNeconformitate = neicircndeplinirea unei cerin983395e Acţiune preventivă = ac983395iune de eliminare a cauzei unei neconformită983395i poten983395iale sau a altei posibilesitua983395ii nedorite Nota 1 Pot exista mai multe cauze pentru o neconformitate poten983395ială Nota 2 Ac983395iunea preventivă este intreprinsă pentru a preveni apari983395ia iar ac983395iunea corectivă seicircntreprinde pentru a preveni reapari983395ia

Acţiune corectivă = ac983395iune de eliminare a cauzei unei neconformită983395i detectate sau a altei situa983395iinedorite Nota 1 Pot exista mai multe cauze pentru o neconformitate Nota 2 Ac983395iunea corectivă este icircntreprinsă pentru a preveni reapari983395ia iar ac983395iunea preventivăeste intreprinsă pentru a preveni apari983395ia Nota 3 Există o distinc983395ie icircntre corec983395ie şi ac983395iune corectivă

Corecţie = ac983395iune intreprinsă pentru a elimina o neconformitate constatată

32 PRESCURTĂRI

SR Standard Roman

EN Standard EuropeanISO Organiza983395ia Interna983395ională de Standardizare

ASRO Asocia983395ia de Standardizare din RomacircniaMC Manualul Calită983395iiPG Procedură GeneralăFP Fi983391a de ProcesPOG Procedura Opera983395ională GeneralăPO Procedura Opera983395ionalăIL Instruc983395iune de LucruF FormularNA Neaplicabil

RAC Raport de Ac983395iuni CorectiveRAP Raport de Ac983395iuni PreventiveONG Organiza983395ie NeguvernamentalăOUG Ordonan983395a de Urgen983395ă a GuvernuluiPM Primăria Municipiului MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 8

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CLMG Consiliul Local al Municipiului MEDGIDIAHCLMG Hotăracircre a Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIADP Dispozi983395ie a PrimaruluiCS Compartiment de specialitate

CAPITOLUL 4SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITĂ983394II

41 Procesele sistemului de management al calităţii411 Generalităţi

Pentru realizarea unor servicii prin care să se asigure icircndeplinirea icircntr-o măsură cacirct maimare a cerin983395elor 983391i a983391teptărilor tuturor păr983395ilor interesate (cetă983395eni persoane juridice societatecolectivitatea locală personalul din aparatul propriu de specialitate furnizori prestatori executan983395i) icircn condi983395iile respectării prevederilor legale 983391i de reglementare icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA a fost proiectat 983391i implementat un sistem de management al calită983395ii(SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO 90012008

SMC implementat este urmărit 983391i evaluat pentru a se asigura icircmbunătă983395irea continuă a

acestuia precum 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIASistemul de management al calită983395ii aplicat icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAcuprinde patru categorii principale de procese a căror interac983395iune este prezentata in figura Nr1

1Procesele de management2Procesele de management al resurselor3Procesele de realizare a serviciului4Procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395ire

Feed back

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 9

PROCESE DE MANAGEMENT

CETĂŢENI

COMUNITATELOCALĂ

CETĂŢENI

COMUNITATELOCALĂ

PREVEDERILEGALE SAU DEREGLEMENTARE

PROCESEDE REALIZARE A SERVICIULUI

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Intrări Ieşiri

Feed Back

Figura Nr 1

Prin documenta983395ia aferentă fiecărui proces prezentată la punctul 421 se identifică criteriile 983391i modalită983395ile de operare 983391i control responsabilită983395ile interfe983395ele elementele de intrare 983391i ie983391ire ale proceselor

indicatori ai procesului care trebuie monitoriza983395i icircn scopul asigurării unei func983395ionari eficacea acestora

documente de referin983395ă 983391i icircnregistrări

412 Procesele de management

Aceste procese asigură coordonarea 983391i conducerea celorlalte procese precum 983391i a icircntregiiactivită983395i din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Procesele de management cuprind următoarele procese

a Planificarea SMC b Comunicareac Analiza managementuluiIcircn figura Nr 2 este prezentată interac983395iunea dintre procesele de management

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 10

PROCESEDE

MANAGEMENT AL

Procese demăsurareanaliză şi

IcircMBUNĂTĂŢIRECONTINUĂ (ACAP)

ANALIZAMANAGEMENTULUI

PROCESESMC

ANALIZADATELOR

PLANIFICAREASMC

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 2

413 Procesele de management al resurselor

Prin aceste procese icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se identifică se asigură 983391ise men983395in resursele financiare resursele umane infrastructura 983391i mediul de lucru precum 983391iadministrarea patrimoniului (domeniul public 983391i privat) Din această categorie fac parteurmătoarele procese a căror interac983395iune este prezentată icircn figura Nr3 Resurse financiare-activită983395i financiar contabile de elaborare buget 983391i urmărire execu983395ie

bugetară Resurse umane - Competen983395ă con983391tientizare instruire Administrare patrimoniu ndash public

Figura Nr 3

414 Procesele de realizare a serviciului

Din această categorie de procese fac parte următoarele procese a căror interac983395iuneeste prezentată icircn figura Nr 4

1Procese referitoare la rela983395ia cu clientul2Elaborarea hotăracircrilor 983391i emiterea dispozi983395iilor3Investi983395ii4Achizi983395ie de produse 983391i servicii5Emiterea documentelor solicitate de clien983395i6Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea impozitelor taxelor 983391i a amenzilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 11

C O M U N I C A R E A

REESURSE FUNANCIARE(Activită983395i financiar contabilede elaborare buget 983391i

urmărire execu983395ie bugetară)

RESURSE UMANE

(Competenţă conştientizareinstruire)

EVIDENŢĂADMINISTRAREPATRIMONIU

(domeniu public)

PLANIFICAREA

SMC ANALIZAMANAGEMEN

PROCESEDE

REALIZARE A

PROCESE DEMĂSURARE ANALIZĂ

ŞI

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

7Activită983395i de analiză 983391i control (respectarea prevederilor legale 983391i de reglementare)8Activită983395i educa983395ionale de protec983395ia mediului 983391i a popula983395iei

Figura Nr 4

415 Procesele de măsurare analiză şi icircmbunătăţire

Aceste procese asigură efectuarea măsurărilor 983391i monitorizărilor necesar a fi realizate asuprasistemului serviciului proceselor 983391i satisfac983395iei clien983395ilor icircn scopul ini983395ierii măsurilor corectivepreventive 983391i de icircmbunătă983395ire Interac983395iunea dintre aceste procese este prezentată icircn figura Nr 5

Din aceasta categorie fac parte următoarele procese Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor Audit intern Măsurarea si monitorizarea proceselor 983391i serviciului Controlul neconformită983395ilor Analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 12

EMITEREDOCUMENTE

ACTIVITĂŢIPRIVIND

IMPOZITELE TAXELE ŞI AMENZILE

ACTIVITĂŢI ANALIZĂ ŞICONTROL

ACTIVITĂŢIEDUCAŢIONALEDE PROTECŢIAMEDIULUI ŞI APOPULAŢIEI

ACHIZIŢIE DEPRODUSE ŞISERVICII

PROCESEREFERITOARE LARELAŢIA CUCLIENTUL

ADOPTARE HOTĂRAcircRI ŞIEMITERE DISPOPZIŢII

CETĂŢENICOMUNITATELOCALĂ

INVESTIŢII

AUDIT INTERN

MĂSURAREA ŞIMONITORIZAREAPROCESELOR ŞI

CONTROLULNECONFORMITĂŢILOR

ACŢIUNI CORECTIVE PREVENTIVE

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 5

42 Documentaţia sistemului de management al calităţii421 Generalităţi

Icircn scopul icircndeplinirii cerin983395elor clien983395ilor icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA a fostdezvoltat implementat 983391i certificat un sistem de management al calită983395ii icircn conformitate cuprevederile standardului SR EN ISO 9001 2001 efectuandu-se tranzitia la noul standard SR ENISO 9001 2008

Primăria Municipiului MEDGIDIA a dezvoltat 983391i documentat un sistem de management alcalită983395ii icircn scopul icircndeplinirii politicii 983391i atingerii obiectivelor icircn domeniul calită983395ii 983391i pentru a seasigura că serviciile realizate corespund atacirct cerin983395elor necesita983395ilor 983391i a983391teptărilor clien983395ilor cacirct 983391icerin983395elor documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

Documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii a fost elaborată avacircndu-se icircn vederetipul diversitatea 983391i complexitatea proceselor 983391i serviciilor realizate icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA fiind formată din următoarele documente a983391a cum este reprezentată icircnfigura nr 6

DECLARA983394IA

DE POLITICĂ

MANUALUL CALITĂ983394II

PROCEDURI GENERALE

PROCEDURI OPERA983394IONALE GENERALE FI983390E DE PROCES

PROCEDURI OPERA983394IONALE

INSTRUC983394IUNI DE LUCRU DOCUMENTE DE PLANIFICARE

Icirc N R E G I S T R Ă R I

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 13

EVALUAREA SATISFACŢIEICLIENŢILOR

ANALIZADATELOR

PROCESE SMC

IcircMBUNĂTĂŢIRE

stabileşte politica obiectivele şi angajamentulmanagementului icircn domeniul calităţii descrie structura organizatorică a administraţiei descrie SMC şi domeniul de aplicare al acestuiadescrie procesele SMC şi interacţiunile dintre acestea

Asigură documentarea cerinţelor pentru care standardul de referinţăcere icircn mod obligatoriu proceduri scrise

Reglementează detaliat activităţi sau sub procese

specifice la nivelul de execuţie

Icircnregistrări cerute de standardul ISO90012008

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 6

Suplimentar fa983395ă de documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA se utilizează un sistem de acte normative care reglementează proceseleserviciile 983391i activită983395ile cum ar fi legi ordonan983395e ordonan983395e de urgen983395ă hotăracircri de guvern ordineale mini983391trilor hotăracircri ale consiliului local 983391i dispozi983395ii ale primarului

422 Manualul Sistemului de Management al Calităţii

Pentru a asigura implementarea unui sistem de management al calită983395ii eficient care săpoată spori satisfac983395ia clien983395ilor icircn conformitatea serviciilor cu cerin983395ele specificate a fost elaboratManualul Sistemului de Management al Calită983395ii cod MGndash MC - ISO

La elaborarea manualului calită983395ii s-au luat icircn considerare prevederile Standardelor SR ENISO 9001 2008 983391i SR ISO 10013 - Ghid pentru elaborarea manualelor calită983395iiManualul calită983395ii intră icircn vigoare icircncepacircnd cu data la care Primarul Municipiului MEDGIDIA icirclaprobă Manualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate au coduri alocate de RMC conform prevederilorprocedurii generale opera983395ionale Elaborarea 983391i codificarea documentelor SMC cod MG ndash POG ndash421

423 Controlul documentelor

Documenta983395ia SMC precum 983391i sistemul actelor normative 983391i alte documente de provenien983395ăexternă sunt men983395inute sub control astfel icircncacirct să se asigure că acestea sunt analizate 983391i aprobate de factorii responsabili icircnainte de a fi emise

edi983395iile valabile ale documentelor sunt disponibile icircn toate zonele icircn care acestea se aplică documentele sunt identificate icircn mod unic 983391i rămacircn lizibile pe toată durata utilizării periodic elaboratorii sau alte persoane desemnate analizează documentele elaborate intern icircn

scopul de a determina dacă acestea mai sunt adecvate Icircn măsura icircn care este necesardocumentele sunt actualizate actualizările documentelor se realizează icircn mod controlat 983391i se supun aceluia983391i ciclu de avizări 983391iaprobări ca 983391i documentele originale Ulterior aprobării versiunile actualizate sunt redifuzate documentele de provenien983395ă externă sunt identificate 983391i difuzate controlat atunci cacircnd este

cazul documentele perimate sunt retrase prompt din locurile de difuzare documentele perimate care se păstrează icircn scopuri juridice sau de conservare a cuno983391tin983395elor

sunt identificate astfel icircncacirct să nu fie posibilă confundarea lor cu documentele icircn vigoareSe păstrează 983391i se men983395in la zi liste de eviden983395ă prin care se identifică edi983395iarevizia valabilă

a documentelor controlate aceste liste fiind disponibile icircn toate compartimentele de specialitateDocumentele 983391i datele păstrate 983391i gestionate icircn sistemul informatic sunt protejate astfel

icircncacirct să se asigure securitatea 983391i accesul icircn mod adecvat conform cerin983395elorDetalii referitoare la controlul documentelor se regăsesc icircn procedura generală Controlul

documentelor cod MG ndash PG ndash 423 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 423

424 Controlul icircnregistrărilor

Icircnregistrările prin care se confirmă func983395ionarea corespunzătoare a sistemului de

management al calită983395ii 983391i icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la serviciile realizate trebuie păstrate operioadă definită de timp 983391i puse la dispozi983395ia clien983395ilor (dacă ace983391tia le solicită) sau altororganisme 983391i institu983395ii abilitateControlul icircnregistrărilor implică reguli pentru redactarea identificarea 983391i emiterea icircnregistrărilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 14

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

regăsirea cu u983391urin983395ă a icircnregistrărilor arhivarea 983391i păstrarea icircnregistrărilor distrugerea icircnregistrărilor

Icircnregistrările controlate formularele aferente acestora (atunci cacircnd sunt prevăzute)persoanele care le emit 983391i păstrează precum 983391i perioadele de arhivare sunt specificate icircn cadrulfiecărei proceduri sau instruc983395iuni Se consideră icircnregistrări ale calită983395ii controlate aceleicircnregistrări cerute de standardul SR EN ISO 90012008 care demonstrează atacirct realizarea calită983395iicerute pentru serviciile executate cacirct 983391i func983395ionarea eficace a sistemului de management alcalită983395ii icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la tipurile de icircnregistrări men983395inute sub control 983391i responsabilită983395ile

persoanelor implicate se regăsesc icircn procedura generală Controlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash424 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 424

CAPITOLUL 5RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

51 Angajamentul managementului

Primarul ca 983391ef al Primăriei Municipiului MEDGIDIA a formulat 983391i documentat Declara983395iade politică 983391i angajamentul Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01 document prin care se prezintă angajamentul fa983395ă de proiectarea 983391i implementareaunui sistem de management al calită983395ii (SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO90012008 precum 983391i pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestuia

Icircn acest sens Angajamentul Primarului cuprinde cerin983395e referitoare la comunicarea icircn cadrul MG a importan983395ei satisfacerii cerin983395elor clien983395ilor 983391i a cerin983395elor legale 983391ide reglementare stabilirea politicii referitoare la calitate 983391i a obiectivelor calită983395ii efectuarea analizelor de managementurmărirea icircmbunătă983395irii continue a func983395ionării SMC precum 983391i a performan983395ei generale aPrimăriei Municipiului MEDGIDIA asigurarea resurselor necesare func983395ionarii SMC 983391i atingerii obiectivelor stabilite

52 Orientare către client

Clien983395ii serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt membrii comunită983395ii locale 983391i anume cetă983395eni persoane juridice agen983395ieconomici institu983395ii publice mass-media sau orice alt beneficiar al serviciilor executate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA Prin sistemul de management al calită983395ii proiectat 983391i aplicat icircncadrul MG se urmăre983391te ca problemele cerin983395ele 983391i necesită983395ile clien983395ilor referitoare la serviciile deadministra983395ie publică locală să fie icircn983395elese 983391i icircndeplinite icircn scopul cre983391terii satisfac983395iei acestora

Avacircndu-se icircn vedere faptul că Primăria Municipiului MEDGIDIA este institu983395ia responsabilăde solu983395ionarea problemelor colectivită983395ii localeOrientarea către client este principiul de bazăluat icircn considerare la proiectarea sistemului de management al calită983395ii iar icircndeplinirea cerin983395elorclien983395ilor icircn condi983395iile respectării cerin983395elor legale 983391i de reglementare este principalul obiectiv

Prin Procesele referitoare la rela983395ia cu clientul (descrise icircn subcap 72 983391i procedura

generală opera983395ională MG ndash POG ndash 72) se reglementează modul de preluare a solicitărilor de laclien983395i precum 983391i modul de tratare a peti983395iilor (sesizări reclama983395ii contesta983395ii) Informa983395iile de laclien983395i sunt comunicate compartimentelor de specialitate responsabile pentru a fi procesate 983391isolu983395ionate Icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii procesului de preluare a solicitărilor clien983395ilor icircn cadrulMG s-au stabilit modalită983395i 983391i căi de comunicare suplimentare cum ar fi transmiterea MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 15

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

informa983395iilor prin posta electronică puncte de informare - documentare sistemul de audien983395esistemul de colaborare cu mass-media etc De asemenea prin compartimentele existente seasigură liberul acces la informa983395iile de interes public precum 983391i o transparen983395ă totală a PMGprivind Dispozi983395iile Primarului 983391i Hotăracircrile CLMG propuse sau aflate icircn discu983395ie 983391i cele emise

Aceste măsuri au rolul de a cre983391te satisfac983395ia clientului prin oferirea tuturor informa983395iilor necesare983391i prin crearea posibilită983395ii de a participa activ la activitatea decizională

Prin procesul Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor (descris icircn subcap 821 983391i proceduragenerală opera983395ională MG ndash POG ndash 821) sunt culese 983391i ulterior prelucrate informa983395iile de feed-

back primite de la clien983395i identificacircndu-se astfel necesită983395ile 983391i a983391teptările viitoare ale clien983395ilorprecum 983391i percep983395ia acestora referitor la modul icircn care au fost icircndeplinite cerin983395ele

53 Politica referitoare la calitate

Politica 983391i obiectivele strategice icircn domeniul calită983395ii sunt definite icircn Declara983395ia de politică983391i angajamentul Primarului ora983391ului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01

Con983395inutul acesteia este stabilit icircn deplină concordan983395ă cu cerin983395ele legale 983391i dereglementare aplicabile cu necesită983395ile 983391i interesele MG 983391i clien983395ilor precum 983391i cu celelalte politicidin cadrul MG (politica financiară bugetară de personal de dezvoltare etc)

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA politica referitoare la calitate este comunicatăicircn983395eleasă 983391i aplicată de icircntreg personalul aparatului propriu de specialitate care desfă983391oarăactivită983395i cu impact asupra calită983395ii serviciilor icircn principal prin realizarea următoarelor activită983395i

prezentarea politicii 983391i obiectivelor icircn cadrul unor activită983395i de informare 983391i instruireafi983391area Declara983395iei de politică 983391i angajamentului Primarului Municipiului MEDGIDIA icircndomeniul calită983395ii icircn compartimentele func983395ionale 983391isau icircn zonele de acces

Pentru a se asigura implementarea politicii icircn domeniul calită983395ii 983391i realizarea obiectivelorcalită983395ii Primarul are responsabilitatea de a aloca resursele necesare materiale 983391i umane Deasemenea Primarul actualizează ori de cacircte ori este cazul con983395inutul acestora astfel icircncacirct politica983391i obiectivele stabilite să fie icircn permanen983395ă adecvate cerin983395elor din documentele legale 983391i dereglementare precum 983391i necesită983395ilor 983391i a983391teptărilor exprimate sau implicite ale tuturor păr983395ilorinteresate (clien983395i aparat propriu comunitate institu983395ii ale administra983395iei locale 983391i centralefurnizorilor)

54 Planificare541 Obiectivele calităţii

Managementul de la cel mai icircnalt nivel al Primăriei Municipiului MEDGIDIA se asigură căobiectivele calită983395ii sunt stabilite pentru func983395iile relevante 983391i la nivelurile relevante ale PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA

Icircn cadrul MG obiectivele calită983395ii sunt icircn concordan983395ă cu politica referitoare la calitatesunt transpuse icircn obiective specifice 983391i sunt măsurabile prin stabilirea unor indicatori 983391i a unor

valori 983395intăFunc983395iile 983391i nivelurile relevante icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt următoarele Primar Secretar Compartimente independente sau subordonate

542 Planificarea SMC

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 16

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de planificare a sistemului demanagement al calită983395ii este coordonat de Reprezentantul Managementului 983391i are următoareleobiective stabilirea la nivelurile 983391i func983395iile relevante din cadrul MG a obiectivelor specifice urmărirea 983391i evaluarea periodică a nivelului de icircndeplinire a obiectivelor asigurarea icircndeplinirii cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea proceselor

SMC men983395inerea integrită983395ii sistemului icircn cazul unor schimbări care pot afecta func983395ionarea

acestuiaObiectivele strategice definite icircn Declara983395ia de Politica 983391i Angajamentul Primarului

Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii se transpun la nivelul func983395iilor 983391i nivelelor relevantedin Primăria Municipiului MEDGIDIA icircntr-un ansamblu de obiective măsurabile 983391i activită983395i acăror realizare este urmărită icircn cadrul analizelor efectuate de management

Obiectivele specifice sunt stabilite anual 983391i sunt documentate icircn Planificarea SMC prin grijaŞefilor CS

Planificarea SMC este avizată de Reprezentantul managementului 983391i aprobată de PrimarLa stabilirea obiectivelor specifice pot fi luate icircn considerare următoarele

obiectivele strategice cuprinse icircn declara983395ia Primarului MG nivelul de realizare a obiectivelor icircn perioada anterioară posibilită983395i de icircmbunătă983395ire a performan983395elor serviciilor sau proceselor cerin983395e legale sau de reglementare neconformită983395i informa983395ii de la clien983395i

Planificarea SMC con983395ine informa983395ii referitoare laa) obiectivele stabilite b) indicatormetoda de cuantificarec) valoare propusăd) măsurile 983391i activită983395ile necesare pentru icircndeplinirea obiectivelore) responsabil urmărire obiectivef) resurse necesareg) valoarea ob983395inută) observa983395ii

Resursele necesare pentru icircndeplinirea obiectivelor trebuie sa fie corelate cu propunerile de buget anuale ale compartimenterlor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Planificările aprobate sunt difuzate icircn fiecare compartiment de specialitate a MG 983391efulfiecărui compartiment avacircnd responsabilitatea de a urmări icircndeplinirea obiectivelor pentru caresunt responsabili De asemenea ace983391tia trebuie să se asigure de con983391tientizarea icircntreguluipersonal din subordine referitor la relevan983395a 983391i importan983395a activită983395ilor icircn care ace983391tia suntimplica983395i 983391i de modul icircn care contribuie la realizarea obiectivelor ce le revin

Periodic Şefii CS urmăresc 983391i raportează Reprezentantului managementului stadiulrealizării masurilor si activită983395ilor stabilite 983391i implicit a obiectivelor specifice Planificările SMCcompletate de Şefii CS cu rezultatele ob983395inute se transmit Reprezentantului Managementului 983391iconstituie date de intrare pentru analiza managementului Icircn func983395ie de rezultatele ob983395inute seaprobă obiectivele pentru anul următor

Pentru a se asigura icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395ireaproceselor SMC icircn cadrul MG se icircntreprind următoarele procesele SMC sunt documentate prin Manualul Calită983395ii proceduri generale fi983391e de proces

proceduri opera983395ionale proceduri specifice 983391i instruc983395iuni de lucru asiguracircndu-se astfel definireamodului de operare a criteriilor de acceptare precum 983391i monitorizărilor 983391i după caz măsurilor

necesare pentru urmărirea acestora procesele sunt planificate conform prevederilor din documentele aplicabile procesele sunt coordonate de personal desemnat care are responsabilitatea de a analiza 983391i

evalua periodic eficacitatea acestora 983391i de a propune măsuri corective pentru a se realiza

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 17

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

rezultatele planificate 983391i măsuri pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestoraOri de cacircte ori apar modificări organizatorice func983395ionale sau de altă natură modificări

care pot influen983395a func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii Reprezentantulmanagementului sau alta persoană desemnată de conducerea PM elaborează un plan (PlanificareaSMC sau alt document echivalent) prin care să asigure preluarea schimbărilor fără a fi afectatăfunc983395ionarea SMC

Procesul de Planificare a SMC este monitorizat 983391i urmărit prin auditarea internă 983391i cu ocaziaanalizei managementului Ori de cacircte ori apar neconformită983395i sau probleme generate de planificareconducerea Primăriei Municipiului MEDGIDIA ia măsurile necesare pentru realizarea rezultatelorplanificate

Modul de control al procesului Planificarea SMC este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 542

55 Responsabilitate autoritate şi comunicare

551 Responsabilitate şi autoritate

Icircn spiritul politicii stabilite icircn domeniul calită983395ii Primarul Municipiului MEDGIDIA areresponsabilitatea 983391i autoritatea de a stabili 983391i men983395ine sistemul de management al calită983395ii propriuPM Icircn acest sens Primarul desemnează personalul din cadrul PM care are responsabilitatea 983391iautoritatea de a urmări modul de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii icircn entită983395ilepe care le coordonează De asemenea acestuia i se acordă autoritatea 983391i libertatea organizatoricănecesare pentru a lua decizii 983391i a ini983395ia ac983395iuni corective sau preventive referitoare la activită983395ile 983391iprocesele desfă983391urate icircn scopul realizării cu eficacitatea dorită a obiectivelor stabilite

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilită983395ile specifice 983391i nivelurile deautoritate sunt documentate icircn Regulamentul de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i icircn Fi983391ele de Post

Principalele responsabilită983395i ale personalului care conduce execută 983391i verifică activită983395ile ceinfluen983395ează calitatea serviciilor executate icircn cadrul PM sunt

Primarul

Stabile983391te politica 983391i obiectivele strategice ale Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircn

domeniul calită983395ii 983391i se asigură că la nivelul func983395iilor relevante din Primărie sunt stabiliteobiectivele specifice

Asigură resursele necesare implementării func983395ionarii 983391i icircmbunătă983395irii sistemului de

management al calită983395ii precum 983391i pentru icircndeplinirea obiectivelor stabilite Desemnează Reprezentantul managementului icircn domeniul calită983395ii

Efectuează analiza func983395ionării sistemului de management al calită983395ii 983391i decide măsurile

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii acestuia Aprobă documentele sistemului de management al calită983395ii 983391i Planificările SMC

Nume983391te prin dispozi983395ie Responsabilul programului de audit 983391i aprobă programul anual

de audit intern

Reprezentantul Managementului Se asigură că procesele sistemului de management al calită983395ii sunt stabilite

implementate 983391i men983395inute respectandu-se prevederile aplicabile din standardul de referin983395ă Raportează periodic Primarului despre func983395ionarea 983391i eficacitatea sistemului de

management al calită983395ii 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire Se asigură că este promovată icircn cadrul PM con983391tientizarea referitoare la calitate 983391i la

importan983395a icircndeplinirii cerin983395elor clientului (cetă983395eanului) Reprezintă Primăria Municipiului MEDGIDIA icircn rela983395iile cu păr983395ile externe pentru orice

probleme referitoare la sistemul de management al calită983395ii Coordonează elaborarea 983391i gestionarea documentelor sistemului de management al

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 18

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

calită983395ii Avizează documentele sistemului de management al calită983395ii

Este numit Responsabil al Programului de audit intern 983391i icircn acest sens

elaborează Programul anual de audit intern icircl supune aprobării Primarului 983391i coordoneazărealizarea acestuia monitorizează 983391i analizează procesul de auditare internă din cadrul Primăriei Municipiului

MEDGIDIA 983391i ini983395iază măsurile corective preventive sau de icircmbunătă983395ire a acestuia răspunde de asigurarea competen983395ei auditorilor interni 983391i de monitorizarea performan983395elor

acestora icircntocme983391te Raportul de analiză a func983395ionării SMC icircn baza căruia se realizează analiza

anuală a managementului Coordonează elaborarea Planificării SMC modalită983395ile de stabilire 983391i urmărire a

obiectivelor specifice la nivelul compartimentelor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA Coordonează instruirea personalului icircn domeniul calită983395ii

Coordonează procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor

Şefii CS (compartimente de specialitate) Răspund de implementarea sistemului de management al calită983395ii icircn compartimentele de

specialitate pe care le conduc Stabilesc obiective specifice corelate cu obiectivele generale ale primăriei icircn domeniul

calită983395ii pentru compartimentele pe care le conduc Urmăresc realizarea obiectivelor specifice 983391i raportează rezultatele ob983395inute

Dispun elaborarea 983391i avizează procedurile specifice aplicabile icircn compartimentul pe care

icircl coordonează Efectuează analize ale rezultatelor ob983395inute 983391i ini983395iază ac983395iuni corective 983391i preventive

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii proceselor realizate icircn cadrul compartimentelor despecialitate pe care le conduc

Identifică neconformită983395i la proceseleactivită983395ileserviciile realizate 983391i răspund de

solu983395ionarea acestora Icircntocmesc Raportul semestrial icircn care sunt men983395ionate tendin983395ele neconformită983395ilor

552 Reprezentantul managementului

Icircn cadru Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilitatea generală pentruimplementarea men983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea continuă a sistemului de mangement al calită983395ii icircirevine Primarului Reprezentantul al Managementului numit prin decizie de Primar care icirci acordăicircntreaga autoritate 983391i libertate organizatorică pentru implementarea 983391i men983395inerea icircn func983395iune asistemului de management al calită983395ii Pentru aceasta reprezentantul managementului trebuie

să se asigure că este stabilit implementat 983391i men983395inut la toate nivelele organizatorice 983391i

func983395ionale din primărie sistemul de management al calită983395ii documentat icircn Manualul calită983395ii codMG ndash MC - ISO 983391i icircn procedurile asociate acestuia

să raporteze Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn vederea analizei periodice desprefunc983395ionarea sistemului de management al calită983395ii proiectat icircn conformitate cu cerin983395eleStandardului SR EN ISO 90012008 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire

să se asigure că este promovată icircn Primăriei Municipiului MEDGIDIA con983391tientizareacerin983395elor cetă983395eanului

Raportările Reprezentantului managementului con983395in date despre nivelul de atingere a obiectivelor PM icircn domeniul calită983395ii eficacitatea sistemului de management al calită983395ii evaluată ca urmare a efectuării de audituri

interne situa983395ia neconformită983395ilor identificate la serviciile executate sau produseleserviciile

achizi983395ionate icircn cadrul Primăriei

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 19

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

stadiul 983391i eficien983395a ac983395iunilor corective 983391i preventive stadiul reclama983395iilor de la clien983395i alte probleme referitoare la calitatea serviciilor executate de Primăria Municipiului MEDGIDIA

Raportările sunt făcute anual icircn scris 983391i sunt transmise Primarului pentru a fi prezentateicircn 983391edin983395ele Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIA 983391i pentru a servi la analizarea sistemuluide management al calită983395ii 983391i pentru luarea de măsuri icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii acestuia

553 Comunicarea

Procesul de comunicare din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA are două aspectecomunicarea internă 983391i comunicarea externă Responsabilii acestui proces sunt Reprezentantulmanagementului pentru procesul de comunicare internă 983391i coordonatorii diferitelor

compartimente din cadrul aparatului propriu de specialitate pentru comunicarea externă cu

clien983395ii cetă983395enii comunitatea mass-media etc

Comunicarea internă

Căile de comunicare stabilite intern acoperă transmiterea informa983395iilor de la conducerecătre executan983395i (comunicarea de sus icircn jos) de la executan983395i spre conducere (comunicarea de josicircn sus) precum 983391i comunicarea icircntre diferite func983395ii organizatorice situate pe acelea983391i niveleorganizatorice (comunicarea pe orizontală)

Icircn principal procesul de comunicare internă se realizează prin transmiterea de informa983395ii verbale cu ocazia unor icircntacirclniri analize 983391edin983395e instruiri de

informare organizate de conducere sau de 983391efii compartimentelor de specialitate Acest mod decomunicare realizează icircn principal comunicarea de sus icircn jos 983391i pe orizontală dar ori de cacircte orieste cazul li se pot aduce la cuno983391tin983395a 983391efilor ierarhici orice probleme sau aspecte semnificativecare influen983395ează activită983395ile realizate 983391isau calitatea serviciilor De asemenea se pot discutapropuneri de icircmbunătă983395ire a proceselor 983391i eficacită983395ii acestora transmitereadifuzarea de documente scrise prin care se stabilesc reguli de execu983395ie a anumitorproceseactivită983395i Exemple de documente difuzate care con983395in astfel de informa983395ii sunt ManualulCalită983395ii 983391i procedurile asociate documente legale 983391i de reglementare documente de provenien983395ăexternă note interne dispozi983395ii hotăracircri fi983391e post sau alte documente de reglementare

Această modalitate de comunicare este icircn general utilizată pentru comunicarea de sus icircn jos 983391i peorizontală Transmiterea de documenta983395ie scrisă se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircnsistemul informatic transmiterea de solicitări raportări icircnregistrări rezultate icircn urma desfă983391urării activită983395ilor

proceselor registre propuneri scrise sau verbale ale personalului către conducere sau către 983391efiiierarhici prin care se realizează comunicarea de jos icircn sus Transmiterea acestor tipuri dedocumente se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircn sistemul informatic

Şefii compartimentelor de specialitate au responsabilitatea de a face cunoscute personaluluidin subordine căile de comunicare stabilite icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Modalită983395ile de transmitere 983391i difuzare a diferitelor rapoarte 983391i icircnregistrări emise de cătreanumite func983395ii din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt reglementate prin documenteleSMC (manual 983391i proceduri asociate) icircn care acestea sunt referite

Comunicarea externă

Comunicarea externă asigură transmiterea informa983395iilor icircntre Primăria Municipiului MEDGIDIA983391i cetă983395eni serviciile 983391i institu983395iile publice societă983395ile comerciale aflate icircn subordinea CLMG

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 20

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alte structuri ale administra983395iei locale organisme 983391i organiza983395ii neguvernamentale din 983395ară 983391i străinătate structuri ale administra983395iei locale din străinătate mass-media furnizoriprestatoriexecutan983395i

In general comunicarea cu aceste entită983395i se realizează prin transmiterea de documente 983391iinforma983395ii icircn scris icircn conformitate cu prevederile din procedurile generale fi983391ele de procesprocedurile opera983395ionale procedurile specifice 983391i instruc983395iunile de lucru precum 983391i dindocumentele legale 983391i de reglementare aplicabile

Responsabilită983395ile 983391i autoritatea pentru men983395inerea interfe983395ei 983391i comunicarea externă suntstabilite prin atribu983395iile fiecărui compartiment de specialitate sau prin competen983395ele acordate prindispozi983395ie de Primar icircn limitele prevederilor legale

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de comunicare externă este guvernatde principiile liberului acces la informa983395iile de interes public 983391i al transparen983395ei decizionale icircnadministra983395ia publică locală

Modul de control al procesului Comunicare este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 553

56 Analiza efectuată de management

Anual sau ori de cacircte ori este necesar Primarul Municipiului MEDGIDIA efectuează analizereferitoare la modul icircn care func983395ionează sistemul de management al calită983395ii stabilit 983391i definit prinManualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate acestuia De asemenea prin analiza func983395ionăriisistemului de management al calită983395ii se urmăre983391te eficien983395a 983391i eficacitatea SMC de a icircndepliniobiectivele stabilite icircn domeniul calită983395ii precum 983391i posibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Elementele de intrare pentru realizarea analizei se regăsesc icircn Raportul de Analiză elaboratde Reprezentantul managementului care con983395ine informa983395ii de feed-back de la clien983395i constatările auditurilor interne si externe efectuate in cadrul PM nivelul de icircndeplinire a obiectivelor stabilite icircn domeniul calită983395ii func983395ionarea proceselor 983391i analiza conformită983395ii neconformită983395ii serviciilor stadiul implementării ac983395iunilor corective 983391i preventive informa983395ii referitoare la eventualele schimbări care pot influen983395a func983395ionarea SMC informa983395ii referitoare la furnizori date referitoare la modul icircn care s-au solu983395ionat măsurile 983391i ac983395iunile ini983395iate la analiza

anterioară orice alte date importante pentru stabilirea de măsuri de icircmbunătă983395ire a func983395ionarii sistemuluide management al calită983395ii

Rezultatele analizelor se concretizează icircn recomandări 983391i măsuri corective sau preventiveini983395iate icircn scopul icircmbunătă983395irii performan983395elor Primăriei Municipiului MEDGIDIA a calită983395iiserviciilor realizate 983391i a func983395ionării sistemului de management al calită983395ii De asemenea va fistabilit necesarul de resurse pentru func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea SMC pentru următoareaperioadă Concluziile analizei se documentează icircn Procese verbale ale analizei sistemului de managemental calită983395ii

Detalii referitoare la realizarea procesului de analiză a managementului icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIA se regăsesc icircn procedura generală opera983395ională Analiza efectuată demanagement cod MG ndash POG ndash 56 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391ade proces cod MG ndash FP ndash 56

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 21

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 6MANAGEMENTUL RESURSELOR

61 Asigurarea resurselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA resursele esen983395iale pentru implementareamen983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea sistemului de management al calită983395ii precum 983391i cele necesare pentrua cre983391te satisfac983395ia clientului prin icircndeplinirea cerin983395elor sunt identificate 983391i puse la dispozi983395ie

Aceste resurse includ

resurse financiare resurse umane infrastructura 983391i mediul de lucru administrare patrimoniu (domeniu public 983391i privat)

Identificarea resurselor se realizează prin planificările SMC icircn care sunt identificate toate resursele necesare icircndeplinirii obiectivelor

strategice 983391i specificeanalizele de management prin care se stabilesc resursele necesare men983395inerii 983391i icircmbunătă983395iriiSMC cre983391terii performan983395ei organiza983395iei 983391i satisfac983395iei clien983395ilorprogramele anuale de instruireinstruc983395iunile specifice de lucru precum 983391i cerin983395ele pentru mediul de lucru

Conducerea PM răspunde direct sau prin personalul din subordine de asigurarearesurselor necesare pentru func983395ionarea SMC 983391i pentru realizarea proceselor 983391i serviciilor icircncondi983395ii corespunzătoare

611 Resurse financiare

Icircn cadrul PM procesul Resurse financiare cuprinde activită983395ile financiare 983391i contabileprecum 983391i activită983395ile de elaborare buget 983391i urmărire a execu983395iei bugetare

6111 Provenienţa resurselor financiare

Resursele financiare sunt constituite din fonduri provenite din impozite taxe 983391i amenzi dela persoanele fizice 983391i juridice purtacircnd denumirea 983391i de crean983395e bugetare

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 22

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

6112 Elaborarea bugetului şi urmărirea execuţiei bugetare

Icircn baza veniturilor preconizate (provenite din taxe impozite 983391i amenzi) 983391i a solicitărilor de

resurse financiare icircntocmite de compartimentele de specialitate din cadrul PM compartimentul despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircntocmeste proiectul de buget care estesupus aprobării CLMG

Analiza 983391i evaluarea veniturilor 983391i urmărirea 983391i raportarea execu983395iei bugetare se realizeazăde către personalul compartimentelor de specialitate icircn colaborare cu personalul responsabil dincadrul compartimentelor implicate icircn conformitate cu prevederile legale 983391i de reglementareaplicabile 983391i cu prevederile din fi983391a de proces 983391i sau procedura opera983395ională

6113 Activităţi financiare şi contabile

Organizarea coordonarea 983391i execu983395ia activită983395ilor financiare 983391i contabile ale Primăriei

Municipiului MEDGIDIA icircn vederea derulării contractelor icircncheiate de PM cu diver983391i clien983395i serealizează de personalul compartimentelor de specialitate icircn conformitate cu prevederile legale 983391ide reglementare aplicabile

62 Resurse umane

621Generalităţi

Conform obiectivelor stabilite de Primăriei Municipiului MEDGIDIA calitatea serviciilor realizate icircncadrul PM este influen983395ată icircn mod esen983395ial de profesionalismul personalului din aparatul propriude specialitate Formarea unui corp profesionist de func983395ionari publici se realizează prin

stabilirea cerin983395elor de competen983395ă aferente func983395iei publice icircn fi983391ele de post 983391i urmărirearespectării acestora de către persoana nominalizată pe un anumit post

icircmbunătă983395irea rezultatelor activită983395ii desfă983391urate icircn scopul icircndeplinirii obiectivelor

stabilite prin identificarea necesită983395ilor de instruire a func983395ionarilor publici evaluarea anuală a performan983395elor profesionale individuale ale func983395ionarilor publici

prin compararea gradului de icircndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele ob983395inuteicircn mod efectiv

asigurarea unui sistem motiva983395ional care să determine cre983391terea performan983395elor

profesionale individuale

622Competenţă conştientizare şi instruire

Modul de desfă983391urare a procesului Competen983395ă con983391tientizare 983391i instruire pentrupersonalul din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este stabilit icircn procedura generalăopera983395ională MG ndash POG ndash 622 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 622

Organigrama numărul de posturi statul de func983395ii 983391i Regulamentul de Organizare 983391iFunc983395ionare se stabilesc 983391i se aprobă printr-o Hotăracircre a CLMG

Icircn cadrul PM personalul implicat icircn activită983395i care pot influen983395a calitatea serviciilor estecompetent din punct de vedere al studiilor instruirii abilită983395ilor 983391i experien983395ei adecvate Cerin983395elede competen983395ă (studii instruire abilită983395i 983391i experien983395ă) necesare pentru o anumită func983395ie suntidentificate icircn Fi983391ele de post corespunzătoare

La angajarea sau la numirea unei persoane pe post se verifică prin examinare intervievare983391isau testarea cuno983391tin983395elor si abilită983395ilor icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă stabilite icircn Fi983391apostului

Procesul de angajare a func983395ionarilor publici icircn cadrul PM respectă prevederile legale 983391i dereglementare aplicabile

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 23

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 5: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

prevăzute atribu983395ii de verificare a activită983395ilor ce nu 983395in de competen983395a Primăriei 983391i care vizeazăaparatura specifică de măsurare

13 DOCUMENTE DE REFERIN983394Ă

Manualul calită983395ii 983391i procedurile asociate prin care se documentează sistemul de management alcalită983395ii aplicat icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA respecta prevederile din Standardul SR EN ISO 90012008 Sisteme de management al calită983395ii - Cerin983395e care inlocuieste

vechiul standard ISO 90012000Icircn măsura icircn care s-a considerat necesar au fost preluate cerin983395ele aplicabile din următoarele

documente Standardul SR EN ISO 90002006 ndash Sisteme de management al calită983395ii Principii fundamentale si

vocabular Standardul SR ISO 100131996 ndash Ghid pentru elaborarea manualelor calită983395ii Standardul ISO 190112002 ndash Ghid pentru auditarea sistemelor de management alcalită983395iimediului

De asemenea Sistemul de Management al Calită983395ii proiectat 983391i implementat icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA ia in considerare prevederile din documentele legale si de reglementareaplicabile administra983395iei publice locale (Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală)precum 983391i cele care sunt asociate activită983395ilor 983391i serviciilor specifice realizate icircn cadrul primăriei Listadocumentelor legale 983391i de reglementare aplicabile este disponibilă icircn fiecare compartiment despecialitate

CAPITOLUL 2PREZENTAREA PRIMĂRIEI MUNICIPIULUI MEDGIDIA

21 PREZENTAREA ADMINISTRATIVĂ

Administra983395ia Publică Locală a Municipiului MEDGIDIA reprezintă o structură func983395ională cuactivitate permanentăconstituită din Primarul Municipiului MEDGIDIA Viceprimar şi Secretarul OraşuluiMEDGIDIA icircmpreună cu Aparatul Propriu de Specialitate al Primarului 983391i care duce la icircndeplinireHotăracircrile Consiliului Local (icircn calitate de autoritate deliberativă) 983391i dispozi983395iile Primarului (icircn calitatede autoritate executivă) solu983395ionacircnd problemele curente ale colectivită983395ii locale

Aparatul propriu al Primarului al Municipiului MEDGIDIA prin compartimentele de specialitate şianume direc983395ii servicii şi birouri compartimente asigură ducerea la icircndeplinire a Hotăracircrilor adoptate deConsiliul Local al Municipiului MEDGIDIA a dispozi983395iilor Primarului Oraşului MEDGIDIA a tuturoratribu983395iilor ce le revin prin Legea Administra983395iei Publice Locale Nr 215 2001 publicată icircn MO Nr20423042001 cu modificările şi completările ulterioare

Icircn exercitarea atribu983395iilor sale Primăria Municipiului MEDGIDIA colaborează cu ministere organeale Administra983395iei Locale şi Teritoriale cu organisme guvernamentale şi non guvernamentale precum şi cualte organe de specialitate

Organigrama Primăriei Municipiului MEDGIDIA aprobată prin Hotăracircrea Consiliului LocalMedgidia precum 983391i Regulamentul de Organizare 983391i Func983395ionare al Aparatului Propriu al Primaruluiprevăd

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 5

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

conducerea executivă formată dintr-unPRIMAR ales prin vot icircn cadrul alegerilor locale1 (un)VICEPRIMAR ales din racircndul membrilor Consiliului Local precum 983391i unSECRETARnumit de Prefect

aparatul de lucru propriuformat din directii birouri 983391i compartimente independente icircn subordinea primarului 983391i anumebull Administrator public (Responsabilul cu Managementul Calită983395ii)bull Direc983395ia APLbull Direc983395ia Economicăbull Direc983395ia Urbanism si Investitiibull Serviciul Rela983395ii Publicebull Serviciul Monitorizare Servicii Publicebull Birou Programe Europenebull Biroul Juridic 983391i Contencios Administrativbull Serviciul Cultura

bull Serviciul CEPbull Compartiment Protec983395ie Civilăbull Bibliotecabull Compartiment Audit Intern

Conducătorii compartimentelor Primăriei Municipiului MEDGIDIA asigură repartizareapersonalului pe locuri de muncă precizarea atribu983395iilor răspunderilor 983391i competen983395elor acestuia prinFi983391a Postului disciplina la locul de muncă 983391i controlul icircndeplinirii sarcinilor de serviciu

La solicitarea Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a Consiliului Local al MunicipiuluiMEDGIDIA conducătorii compartimentelor prezintă ori de cacircte ori este nevoie informări 983391i rapoarte

asupra activită983395ii desfă983391urate pe o anumită perioadă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 6

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 3

DEFINI983394II 983390I PRESCURTĂRI

31 DEFINI983394II

Sistem = ansamblu de elemente corelate sau in interac983395iuneOrganizaţie =ansamblu de persoane 983391i facilită983395i cu responsabilită983395i autorită983395i 983391i rela983395ii definiteStructura organizatorică =ansamblu de responsabilită983395i autorită983395i 983391i rela983395ii dintre persoaneEntitate =ceea ce poate fi descris 983391i luat icircn considerare icircn mod individualCompartiment de specialitate = entitate relevantă icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA(serviciu birou compartiment)

Infrastructură = sistem de facilita983395i echipamente sau servicii necesare pentru func983395ionarea uneiorganiza983395ii

Mediul de lucru =ansamblu de condi983395ii icircn care se desfă983391oară activitateaClient =organiza983395ie sau persoană care prime983391te un produsserviciu al PMG NOTĂ Primăria Municipiului MEDGIDIA realizează servicii specifice de administra983395ie publicălocală destinate comunită983395ii locale şi icircn acest sens prin bdquoclien983395i se inteleg cetă983395eni institu983395ii publiceagen983395i economici mass-media sau orice alt beneficiar al serviciilor executate icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA

Furnizor = organiza983395ie sau persoană care furnizează un produs (serviciu)Managementul calităţii =activită983395i coordonate pentru a orienta 983391i controla o organiza983395ie icircn ceea ceprive983391te calitatea

Politica referitoare la calitate =inten983395ii 983391i orientări generale ale unei organiza983395ii referitoare la calitatea983391a cum sunt exprimate oficial de managementul de la cel mai icircnalt nivel

Obiectiv al calităţii =ceea ce se urmăre983391te sau este avut icircn vedere referitor la calitate Nota 1 In general obiectivele calită983395ii se bazează pe politica organiza983395iei referitoare la calitate Nota 2 In general obiectivele calită983395ii sunt specificate pentru nivelurile şi func983395iile relevantedin organiza983395ie

Cerinţa = nevoie sau a983391teptare care este declarată icircn general implicită sau obligatorieCalitate =măsura icircn care un ansamblu de caracteristici intrinseci icircndepline983391te cerin983395eleSatisfacţia clientului =percep983395ie a clientului despre măsura icircn care cerin983395ele clientului au fosticircndeplinite Nota 1 Reclama983395iile clientului constituie un indicator obişnuit al satisfac983395iei scăzute a clientului

dar absen983395a acestora nu implica icircn mod necesar o satisfac983395ie icircnalta a clientului Nota 2 Chiar dacă cerin983395ele clientului au fost stabilite cu acesta şi au fost icircndeplinite aceasta nuasigura icircn mod necesar o satisfac983395ie icircnaltă a clientului

Capabilitate =abilitatea unei organiza983395ii sistem sau proces de a realiza un produs care va icircndeplinicerin983395ele pentru produs

Planificarea calităţii =parte a managementului calită983395ii concentrată pe stabilirea obiectivelor calită983395ii983391i care specifică procesele opera983395ionale 983391i resursele aferente necesare pentru a icircndeplini obiectivelecalită983395ii

Icircmbunătăţire continuă = activitate repetată pentru a cre983391te abilitatea de a icircndeplini cerin983395e Nota Procesul de stabilire a obiectivelor şi de determinare a oportunită983395ilor de icircmbunătă983395ireeste un proces continuu care utilizează constatările auditurilor şi concluziile auditurilor analize de dateanalize efectuate de management sau alte mijloace şi conduce icircn general la ac983395iuni corective sau la ac983395iuni preventive

Eficacitate = măsura icircn care activită983395ile planificate sunt realizate 983391i sunt ob983395inute rezultateleplanificate

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 7

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Eficienţă = rela983395ie icircntre rezultatul ob983395inut 983391i resursele utilizate Audit =proces sistematic independent 983391i documentat icircn scopul ob983395inerii de dovezi de audit 983391i deevaluare a lor cu obiectivitate pentru a determina măsura icircn care sunt icircndeplinite criteriile de audit

Program de audit = ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval detimp 983391i orientate spre un scop specific

Criterii de audit = ansamblu de politici proceduri sau cerin983395eDovezi de audit = icircnregistrări declara983395ii despre fapte sau alte informa983395ii care sunt relevante icircn raportcu criteriile de audit 983391i verificabile

Informaţie = date semnificativeDocument= informa983395ia icircmpreună cu mediul său suportIcircnregistrare = document prin care se declară rezultate ob983395inute sau furnizează dovezi ale activită983395ilorrealizate

Proces = grup de activită983395i corelate sau icircn interac983395iune care transformă intrări icircn ie983391iriProdus = rezultat al unui procesProcedura = mod specificat de desfă983391urare a unui proces sau a unei activită983395i Trasabilitate =abilitatea de a regăsi istoricul realizarea sau localizarea a ceea ce este luat icircnconsiderare

Conformitate = icircndeplinirea unei cerin983395eNeconformitate = neicircndeplinirea unei cerin983395e Acţiune preventivă = ac983395iune de eliminare a cauzei unei neconformită983395i poten983395iale sau a altei posibilesitua983395ii nedorite Nota 1 Pot exista mai multe cauze pentru o neconformitate poten983395ială Nota 2 Ac983395iunea preventivă este intreprinsă pentru a preveni apari983395ia iar ac983395iunea corectivă seicircntreprinde pentru a preveni reapari983395ia

Acţiune corectivă = ac983395iune de eliminare a cauzei unei neconformită983395i detectate sau a altei situa983395iinedorite Nota 1 Pot exista mai multe cauze pentru o neconformitate Nota 2 Ac983395iunea corectivă este icircntreprinsă pentru a preveni reapari983395ia iar ac983395iunea preventivăeste intreprinsă pentru a preveni apari983395ia Nota 3 Există o distinc983395ie icircntre corec983395ie şi ac983395iune corectivă

Corecţie = ac983395iune intreprinsă pentru a elimina o neconformitate constatată

32 PRESCURTĂRI

SR Standard Roman

EN Standard EuropeanISO Organiza983395ia Interna983395ională de Standardizare

ASRO Asocia983395ia de Standardizare din RomacircniaMC Manualul Calită983395iiPG Procedură GeneralăFP Fi983391a de ProcesPOG Procedura Opera983395ională GeneralăPO Procedura Opera983395ionalăIL Instruc983395iune de LucruF FormularNA Neaplicabil

RAC Raport de Ac983395iuni CorectiveRAP Raport de Ac983395iuni PreventiveONG Organiza983395ie NeguvernamentalăOUG Ordonan983395a de Urgen983395ă a GuvernuluiPM Primăria Municipiului MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 8

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CLMG Consiliul Local al Municipiului MEDGIDIAHCLMG Hotăracircre a Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIADP Dispozi983395ie a PrimaruluiCS Compartiment de specialitate

CAPITOLUL 4SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITĂ983394II

41 Procesele sistemului de management al calităţii411 Generalităţi

Pentru realizarea unor servicii prin care să se asigure icircndeplinirea icircntr-o măsură cacirct maimare a cerin983395elor 983391i a983391teptărilor tuturor păr983395ilor interesate (cetă983395eni persoane juridice societatecolectivitatea locală personalul din aparatul propriu de specialitate furnizori prestatori executan983395i) icircn condi983395iile respectării prevederilor legale 983391i de reglementare icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA a fost proiectat 983391i implementat un sistem de management al calită983395ii(SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO 90012008

SMC implementat este urmărit 983391i evaluat pentru a se asigura icircmbunătă983395irea continuă a

acestuia precum 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIASistemul de management al calită983395ii aplicat icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAcuprinde patru categorii principale de procese a căror interac983395iune este prezentata in figura Nr1

1Procesele de management2Procesele de management al resurselor3Procesele de realizare a serviciului4Procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395ire

Feed back

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 9

PROCESE DE MANAGEMENT

CETĂŢENI

COMUNITATELOCALĂ

CETĂŢENI

COMUNITATELOCALĂ

PREVEDERILEGALE SAU DEREGLEMENTARE

PROCESEDE REALIZARE A SERVICIULUI

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Intrări Ieşiri

Feed Back

Figura Nr 1

Prin documenta983395ia aferentă fiecărui proces prezentată la punctul 421 se identifică criteriile 983391i modalită983395ile de operare 983391i control responsabilită983395ile interfe983395ele elementele de intrare 983391i ie983391ire ale proceselor

indicatori ai procesului care trebuie monitoriza983395i icircn scopul asigurării unei func983395ionari eficacea acestora

documente de referin983395ă 983391i icircnregistrări

412 Procesele de management

Aceste procese asigură coordonarea 983391i conducerea celorlalte procese precum 983391i a icircntregiiactivită983395i din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Procesele de management cuprind următoarele procese

a Planificarea SMC b Comunicareac Analiza managementuluiIcircn figura Nr 2 este prezentată interac983395iunea dintre procesele de management

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 10

PROCESEDE

MANAGEMENT AL

Procese demăsurareanaliză şi

IcircMBUNĂTĂŢIRECONTINUĂ (ACAP)

ANALIZAMANAGEMENTULUI

PROCESESMC

ANALIZADATELOR

PLANIFICAREASMC

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 2

413 Procesele de management al resurselor

Prin aceste procese icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se identifică se asigură 983391ise men983395in resursele financiare resursele umane infrastructura 983391i mediul de lucru precum 983391iadministrarea patrimoniului (domeniul public 983391i privat) Din această categorie fac parteurmătoarele procese a căror interac983395iune este prezentată icircn figura Nr3 Resurse financiare-activită983395i financiar contabile de elaborare buget 983391i urmărire execu983395ie

bugetară Resurse umane - Competen983395ă con983391tientizare instruire Administrare patrimoniu ndash public

Figura Nr 3

414 Procesele de realizare a serviciului

Din această categorie de procese fac parte următoarele procese a căror interac983395iuneeste prezentată icircn figura Nr 4

1Procese referitoare la rela983395ia cu clientul2Elaborarea hotăracircrilor 983391i emiterea dispozi983395iilor3Investi983395ii4Achizi983395ie de produse 983391i servicii5Emiterea documentelor solicitate de clien983395i6Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea impozitelor taxelor 983391i a amenzilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 11

C O M U N I C A R E A

REESURSE FUNANCIARE(Activită983395i financiar contabilede elaborare buget 983391i

urmărire execu983395ie bugetară)

RESURSE UMANE

(Competenţă conştientizareinstruire)

EVIDENŢĂADMINISTRAREPATRIMONIU

(domeniu public)

PLANIFICAREA

SMC ANALIZAMANAGEMEN

PROCESEDE

REALIZARE A

PROCESE DEMĂSURARE ANALIZĂ

ŞI

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

7Activită983395i de analiză 983391i control (respectarea prevederilor legale 983391i de reglementare)8Activită983395i educa983395ionale de protec983395ia mediului 983391i a popula983395iei

Figura Nr 4

415 Procesele de măsurare analiză şi icircmbunătăţire

Aceste procese asigură efectuarea măsurărilor 983391i monitorizărilor necesar a fi realizate asuprasistemului serviciului proceselor 983391i satisfac983395iei clien983395ilor icircn scopul ini983395ierii măsurilor corectivepreventive 983391i de icircmbunătă983395ire Interac983395iunea dintre aceste procese este prezentată icircn figura Nr 5

Din aceasta categorie fac parte următoarele procese Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor Audit intern Măsurarea si monitorizarea proceselor 983391i serviciului Controlul neconformită983395ilor Analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 12

EMITEREDOCUMENTE

ACTIVITĂŢIPRIVIND

IMPOZITELE TAXELE ŞI AMENZILE

ACTIVITĂŢI ANALIZĂ ŞICONTROL

ACTIVITĂŢIEDUCAŢIONALEDE PROTECŢIAMEDIULUI ŞI APOPULAŢIEI

ACHIZIŢIE DEPRODUSE ŞISERVICII

PROCESEREFERITOARE LARELAŢIA CUCLIENTUL

ADOPTARE HOTĂRAcircRI ŞIEMITERE DISPOPZIŢII

CETĂŢENICOMUNITATELOCALĂ

INVESTIŢII

AUDIT INTERN

MĂSURAREA ŞIMONITORIZAREAPROCESELOR ŞI

CONTROLULNECONFORMITĂŢILOR

ACŢIUNI CORECTIVE PREVENTIVE

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 5

42 Documentaţia sistemului de management al calităţii421 Generalităţi

Icircn scopul icircndeplinirii cerin983395elor clien983395ilor icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA a fostdezvoltat implementat 983391i certificat un sistem de management al calită983395ii icircn conformitate cuprevederile standardului SR EN ISO 9001 2001 efectuandu-se tranzitia la noul standard SR ENISO 9001 2008

Primăria Municipiului MEDGIDIA a dezvoltat 983391i documentat un sistem de management alcalită983395ii icircn scopul icircndeplinirii politicii 983391i atingerii obiectivelor icircn domeniul calită983395ii 983391i pentru a seasigura că serviciile realizate corespund atacirct cerin983395elor necesita983395ilor 983391i a983391teptărilor clien983395ilor cacirct 983391icerin983395elor documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

Documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii a fost elaborată avacircndu-se icircn vederetipul diversitatea 983391i complexitatea proceselor 983391i serviciilor realizate icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA fiind formată din următoarele documente a983391a cum este reprezentată icircnfigura nr 6

DECLARA983394IA

DE POLITICĂ

MANUALUL CALITĂ983394II

PROCEDURI GENERALE

PROCEDURI OPERA983394IONALE GENERALE FI983390E DE PROCES

PROCEDURI OPERA983394IONALE

INSTRUC983394IUNI DE LUCRU DOCUMENTE DE PLANIFICARE

Icirc N R E G I S T R Ă R I

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 13

EVALUAREA SATISFACŢIEICLIENŢILOR

ANALIZADATELOR

PROCESE SMC

IcircMBUNĂTĂŢIRE

stabileşte politica obiectivele şi angajamentulmanagementului icircn domeniul calităţii descrie structura organizatorică a administraţiei descrie SMC şi domeniul de aplicare al acestuiadescrie procesele SMC şi interacţiunile dintre acestea

Asigură documentarea cerinţelor pentru care standardul de referinţăcere icircn mod obligatoriu proceduri scrise

Reglementează detaliat activităţi sau sub procese

specifice la nivelul de execuţie

Icircnregistrări cerute de standardul ISO90012008

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 6

Suplimentar fa983395ă de documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA se utilizează un sistem de acte normative care reglementează proceseleserviciile 983391i activită983395ile cum ar fi legi ordonan983395e ordonan983395e de urgen983395ă hotăracircri de guvern ordineale mini983391trilor hotăracircri ale consiliului local 983391i dispozi983395ii ale primarului

422 Manualul Sistemului de Management al Calităţii

Pentru a asigura implementarea unui sistem de management al calită983395ii eficient care săpoată spori satisfac983395ia clien983395ilor icircn conformitatea serviciilor cu cerin983395ele specificate a fost elaboratManualul Sistemului de Management al Calită983395ii cod MGndash MC - ISO

La elaborarea manualului calită983395ii s-au luat icircn considerare prevederile Standardelor SR ENISO 9001 2008 983391i SR ISO 10013 - Ghid pentru elaborarea manualelor calită983395iiManualul calită983395ii intră icircn vigoare icircncepacircnd cu data la care Primarul Municipiului MEDGIDIA icirclaprobă Manualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate au coduri alocate de RMC conform prevederilorprocedurii generale opera983395ionale Elaborarea 983391i codificarea documentelor SMC cod MG ndash POG ndash421

423 Controlul documentelor

Documenta983395ia SMC precum 983391i sistemul actelor normative 983391i alte documente de provenien983395ăexternă sunt men983395inute sub control astfel icircncacirct să se asigure că acestea sunt analizate 983391i aprobate de factorii responsabili icircnainte de a fi emise

edi983395iile valabile ale documentelor sunt disponibile icircn toate zonele icircn care acestea se aplică documentele sunt identificate icircn mod unic 983391i rămacircn lizibile pe toată durata utilizării periodic elaboratorii sau alte persoane desemnate analizează documentele elaborate intern icircn

scopul de a determina dacă acestea mai sunt adecvate Icircn măsura icircn care este necesardocumentele sunt actualizate actualizările documentelor se realizează icircn mod controlat 983391i se supun aceluia983391i ciclu de avizări 983391iaprobări ca 983391i documentele originale Ulterior aprobării versiunile actualizate sunt redifuzate documentele de provenien983395ă externă sunt identificate 983391i difuzate controlat atunci cacircnd este

cazul documentele perimate sunt retrase prompt din locurile de difuzare documentele perimate care se păstrează icircn scopuri juridice sau de conservare a cuno983391tin983395elor

sunt identificate astfel icircncacirct să nu fie posibilă confundarea lor cu documentele icircn vigoareSe păstrează 983391i se men983395in la zi liste de eviden983395ă prin care se identifică edi983395iarevizia valabilă

a documentelor controlate aceste liste fiind disponibile icircn toate compartimentele de specialitateDocumentele 983391i datele păstrate 983391i gestionate icircn sistemul informatic sunt protejate astfel

icircncacirct să se asigure securitatea 983391i accesul icircn mod adecvat conform cerin983395elorDetalii referitoare la controlul documentelor se regăsesc icircn procedura generală Controlul

documentelor cod MG ndash PG ndash 423 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 423

424 Controlul icircnregistrărilor

Icircnregistrările prin care se confirmă func983395ionarea corespunzătoare a sistemului de

management al calită983395ii 983391i icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la serviciile realizate trebuie păstrate operioadă definită de timp 983391i puse la dispozi983395ia clien983395ilor (dacă ace983391tia le solicită) sau altororganisme 983391i institu983395ii abilitateControlul icircnregistrărilor implică reguli pentru redactarea identificarea 983391i emiterea icircnregistrărilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 14

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

regăsirea cu u983391urin983395ă a icircnregistrărilor arhivarea 983391i păstrarea icircnregistrărilor distrugerea icircnregistrărilor

Icircnregistrările controlate formularele aferente acestora (atunci cacircnd sunt prevăzute)persoanele care le emit 983391i păstrează precum 983391i perioadele de arhivare sunt specificate icircn cadrulfiecărei proceduri sau instruc983395iuni Se consideră icircnregistrări ale calită983395ii controlate aceleicircnregistrări cerute de standardul SR EN ISO 90012008 care demonstrează atacirct realizarea calită983395iicerute pentru serviciile executate cacirct 983391i func983395ionarea eficace a sistemului de management alcalită983395ii icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la tipurile de icircnregistrări men983395inute sub control 983391i responsabilită983395ile

persoanelor implicate se regăsesc icircn procedura generală Controlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash424 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 424

CAPITOLUL 5RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

51 Angajamentul managementului

Primarul ca 983391ef al Primăriei Municipiului MEDGIDIA a formulat 983391i documentat Declara983395iade politică 983391i angajamentul Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01 document prin care se prezintă angajamentul fa983395ă de proiectarea 983391i implementareaunui sistem de management al calită983395ii (SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO90012008 precum 983391i pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestuia

Icircn acest sens Angajamentul Primarului cuprinde cerin983395e referitoare la comunicarea icircn cadrul MG a importan983395ei satisfacerii cerin983395elor clien983395ilor 983391i a cerin983395elor legale 983391ide reglementare stabilirea politicii referitoare la calitate 983391i a obiectivelor calită983395ii efectuarea analizelor de managementurmărirea icircmbunătă983395irii continue a func983395ionării SMC precum 983391i a performan983395ei generale aPrimăriei Municipiului MEDGIDIA asigurarea resurselor necesare func983395ionarii SMC 983391i atingerii obiectivelor stabilite

52 Orientare către client

Clien983395ii serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt membrii comunită983395ii locale 983391i anume cetă983395eni persoane juridice agen983395ieconomici institu983395ii publice mass-media sau orice alt beneficiar al serviciilor executate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA Prin sistemul de management al calită983395ii proiectat 983391i aplicat icircncadrul MG se urmăre983391te ca problemele cerin983395ele 983391i necesită983395ile clien983395ilor referitoare la serviciile deadministra983395ie publică locală să fie icircn983395elese 983391i icircndeplinite icircn scopul cre983391terii satisfac983395iei acestora

Avacircndu-se icircn vedere faptul că Primăria Municipiului MEDGIDIA este institu983395ia responsabilăde solu983395ionarea problemelor colectivită983395ii localeOrientarea către client este principiul de bazăluat icircn considerare la proiectarea sistemului de management al calită983395ii iar icircndeplinirea cerin983395elorclien983395ilor icircn condi983395iile respectării cerin983395elor legale 983391i de reglementare este principalul obiectiv

Prin Procesele referitoare la rela983395ia cu clientul (descrise icircn subcap 72 983391i procedura

generală opera983395ională MG ndash POG ndash 72) se reglementează modul de preluare a solicitărilor de laclien983395i precum 983391i modul de tratare a peti983395iilor (sesizări reclama983395ii contesta983395ii) Informa983395iile de laclien983395i sunt comunicate compartimentelor de specialitate responsabile pentru a fi procesate 983391isolu983395ionate Icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii procesului de preluare a solicitărilor clien983395ilor icircn cadrulMG s-au stabilit modalită983395i 983391i căi de comunicare suplimentare cum ar fi transmiterea MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 15

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

informa983395iilor prin posta electronică puncte de informare - documentare sistemul de audien983395esistemul de colaborare cu mass-media etc De asemenea prin compartimentele existente seasigură liberul acces la informa983395iile de interes public precum 983391i o transparen983395ă totală a PMGprivind Dispozi983395iile Primarului 983391i Hotăracircrile CLMG propuse sau aflate icircn discu983395ie 983391i cele emise

Aceste măsuri au rolul de a cre983391te satisfac983395ia clientului prin oferirea tuturor informa983395iilor necesare983391i prin crearea posibilită983395ii de a participa activ la activitatea decizională

Prin procesul Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor (descris icircn subcap 821 983391i proceduragenerală opera983395ională MG ndash POG ndash 821) sunt culese 983391i ulterior prelucrate informa983395iile de feed-

back primite de la clien983395i identificacircndu-se astfel necesită983395ile 983391i a983391teptările viitoare ale clien983395ilorprecum 983391i percep983395ia acestora referitor la modul icircn care au fost icircndeplinite cerin983395ele

53 Politica referitoare la calitate

Politica 983391i obiectivele strategice icircn domeniul calită983395ii sunt definite icircn Declara983395ia de politică983391i angajamentul Primarului ora983391ului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01

Con983395inutul acesteia este stabilit icircn deplină concordan983395ă cu cerin983395ele legale 983391i dereglementare aplicabile cu necesită983395ile 983391i interesele MG 983391i clien983395ilor precum 983391i cu celelalte politicidin cadrul MG (politica financiară bugetară de personal de dezvoltare etc)

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA politica referitoare la calitate este comunicatăicircn983395eleasă 983391i aplicată de icircntreg personalul aparatului propriu de specialitate care desfă983391oarăactivită983395i cu impact asupra calită983395ii serviciilor icircn principal prin realizarea următoarelor activită983395i

prezentarea politicii 983391i obiectivelor icircn cadrul unor activită983395i de informare 983391i instruireafi983391area Declara983395iei de politică 983391i angajamentului Primarului Municipiului MEDGIDIA icircndomeniul calită983395ii icircn compartimentele func983395ionale 983391isau icircn zonele de acces

Pentru a se asigura implementarea politicii icircn domeniul calită983395ii 983391i realizarea obiectivelorcalită983395ii Primarul are responsabilitatea de a aloca resursele necesare materiale 983391i umane Deasemenea Primarul actualizează ori de cacircte ori este cazul con983395inutul acestora astfel icircncacirct politica983391i obiectivele stabilite să fie icircn permanen983395ă adecvate cerin983395elor din documentele legale 983391i dereglementare precum 983391i necesită983395ilor 983391i a983391teptărilor exprimate sau implicite ale tuturor păr983395ilorinteresate (clien983395i aparat propriu comunitate institu983395ii ale administra983395iei locale 983391i centralefurnizorilor)

54 Planificare541 Obiectivele calităţii

Managementul de la cel mai icircnalt nivel al Primăriei Municipiului MEDGIDIA se asigură căobiectivele calită983395ii sunt stabilite pentru func983395iile relevante 983391i la nivelurile relevante ale PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA

Icircn cadrul MG obiectivele calită983395ii sunt icircn concordan983395ă cu politica referitoare la calitatesunt transpuse icircn obiective specifice 983391i sunt măsurabile prin stabilirea unor indicatori 983391i a unor

valori 983395intăFunc983395iile 983391i nivelurile relevante icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt următoarele Primar Secretar Compartimente independente sau subordonate

542 Planificarea SMC

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 16

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de planificare a sistemului demanagement al calită983395ii este coordonat de Reprezentantul Managementului 983391i are următoareleobiective stabilirea la nivelurile 983391i func983395iile relevante din cadrul MG a obiectivelor specifice urmărirea 983391i evaluarea periodică a nivelului de icircndeplinire a obiectivelor asigurarea icircndeplinirii cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea proceselor

SMC men983395inerea integrită983395ii sistemului icircn cazul unor schimbări care pot afecta func983395ionarea

acestuiaObiectivele strategice definite icircn Declara983395ia de Politica 983391i Angajamentul Primarului

Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii se transpun la nivelul func983395iilor 983391i nivelelor relevantedin Primăria Municipiului MEDGIDIA icircntr-un ansamblu de obiective măsurabile 983391i activită983395i acăror realizare este urmărită icircn cadrul analizelor efectuate de management

Obiectivele specifice sunt stabilite anual 983391i sunt documentate icircn Planificarea SMC prin grijaŞefilor CS

Planificarea SMC este avizată de Reprezentantul managementului 983391i aprobată de PrimarLa stabilirea obiectivelor specifice pot fi luate icircn considerare următoarele

obiectivele strategice cuprinse icircn declara983395ia Primarului MG nivelul de realizare a obiectivelor icircn perioada anterioară posibilită983395i de icircmbunătă983395ire a performan983395elor serviciilor sau proceselor cerin983395e legale sau de reglementare neconformită983395i informa983395ii de la clien983395i

Planificarea SMC con983395ine informa983395ii referitoare laa) obiectivele stabilite b) indicatormetoda de cuantificarec) valoare propusăd) măsurile 983391i activită983395ile necesare pentru icircndeplinirea obiectivelore) responsabil urmărire obiectivef) resurse necesareg) valoarea ob983395inută) observa983395ii

Resursele necesare pentru icircndeplinirea obiectivelor trebuie sa fie corelate cu propunerile de buget anuale ale compartimenterlor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Planificările aprobate sunt difuzate icircn fiecare compartiment de specialitate a MG 983391efulfiecărui compartiment avacircnd responsabilitatea de a urmări icircndeplinirea obiectivelor pentru caresunt responsabili De asemenea ace983391tia trebuie să se asigure de con983391tientizarea icircntreguluipersonal din subordine referitor la relevan983395a 983391i importan983395a activită983395ilor icircn care ace983391tia suntimplica983395i 983391i de modul icircn care contribuie la realizarea obiectivelor ce le revin

Periodic Şefii CS urmăresc 983391i raportează Reprezentantului managementului stadiulrealizării masurilor si activită983395ilor stabilite 983391i implicit a obiectivelor specifice Planificările SMCcompletate de Şefii CS cu rezultatele ob983395inute se transmit Reprezentantului Managementului 983391iconstituie date de intrare pentru analiza managementului Icircn func983395ie de rezultatele ob983395inute seaprobă obiectivele pentru anul următor

Pentru a se asigura icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395ireaproceselor SMC icircn cadrul MG se icircntreprind următoarele procesele SMC sunt documentate prin Manualul Calită983395ii proceduri generale fi983391e de proces

proceduri opera983395ionale proceduri specifice 983391i instruc983395iuni de lucru asiguracircndu-se astfel definireamodului de operare a criteriilor de acceptare precum 983391i monitorizărilor 983391i după caz măsurilor

necesare pentru urmărirea acestora procesele sunt planificate conform prevederilor din documentele aplicabile procesele sunt coordonate de personal desemnat care are responsabilitatea de a analiza 983391i

evalua periodic eficacitatea acestora 983391i de a propune măsuri corective pentru a se realiza

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 17

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

rezultatele planificate 983391i măsuri pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestoraOri de cacircte ori apar modificări organizatorice func983395ionale sau de altă natură modificări

care pot influen983395a func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii Reprezentantulmanagementului sau alta persoană desemnată de conducerea PM elaborează un plan (PlanificareaSMC sau alt document echivalent) prin care să asigure preluarea schimbărilor fără a fi afectatăfunc983395ionarea SMC

Procesul de Planificare a SMC este monitorizat 983391i urmărit prin auditarea internă 983391i cu ocaziaanalizei managementului Ori de cacircte ori apar neconformită983395i sau probleme generate de planificareconducerea Primăriei Municipiului MEDGIDIA ia măsurile necesare pentru realizarea rezultatelorplanificate

Modul de control al procesului Planificarea SMC este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 542

55 Responsabilitate autoritate şi comunicare

551 Responsabilitate şi autoritate

Icircn spiritul politicii stabilite icircn domeniul calită983395ii Primarul Municipiului MEDGIDIA areresponsabilitatea 983391i autoritatea de a stabili 983391i men983395ine sistemul de management al calită983395ii propriuPM Icircn acest sens Primarul desemnează personalul din cadrul PM care are responsabilitatea 983391iautoritatea de a urmări modul de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii icircn entită983395ilepe care le coordonează De asemenea acestuia i se acordă autoritatea 983391i libertatea organizatoricănecesare pentru a lua decizii 983391i a ini983395ia ac983395iuni corective sau preventive referitoare la activită983395ile 983391iprocesele desfă983391urate icircn scopul realizării cu eficacitatea dorită a obiectivelor stabilite

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilită983395ile specifice 983391i nivelurile deautoritate sunt documentate icircn Regulamentul de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i icircn Fi983391ele de Post

Principalele responsabilită983395i ale personalului care conduce execută 983391i verifică activită983395ile ceinfluen983395ează calitatea serviciilor executate icircn cadrul PM sunt

Primarul

Stabile983391te politica 983391i obiectivele strategice ale Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircn

domeniul calită983395ii 983391i se asigură că la nivelul func983395iilor relevante din Primărie sunt stabiliteobiectivele specifice

Asigură resursele necesare implementării func983395ionarii 983391i icircmbunătă983395irii sistemului de

management al calită983395ii precum 983391i pentru icircndeplinirea obiectivelor stabilite Desemnează Reprezentantul managementului icircn domeniul calită983395ii

Efectuează analiza func983395ionării sistemului de management al calită983395ii 983391i decide măsurile

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii acestuia Aprobă documentele sistemului de management al calită983395ii 983391i Planificările SMC

Nume983391te prin dispozi983395ie Responsabilul programului de audit 983391i aprobă programul anual

de audit intern

Reprezentantul Managementului Se asigură că procesele sistemului de management al calită983395ii sunt stabilite

implementate 983391i men983395inute respectandu-se prevederile aplicabile din standardul de referin983395ă Raportează periodic Primarului despre func983395ionarea 983391i eficacitatea sistemului de

management al calită983395ii 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire Se asigură că este promovată icircn cadrul PM con983391tientizarea referitoare la calitate 983391i la

importan983395a icircndeplinirii cerin983395elor clientului (cetă983395eanului) Reprezintă Primăria Municipiului MEDGIDIA icircn rela983395iile cu păr983395ile externe pentru orice

probleme referitoare la sistemul de management al calită983395ii Coordonează elaborarea 983391i gestionarea documentelor sistemului de management al

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 18

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

calită983395ii Avizează documentele sistemului de management al calită983395ii

Este numit Responsabil al Programului de audit intern 983391i icircn acest sens

elaborează Programul anual de audit intern icircl supune aprobării Primarului 983391i coordoneazărealizarea acestuia monitorizează 983391i analizează procesul de auditare internă din cadrul Primăriei Municipiului

MEDGIDIA 983391i ini983395iază măsurile corective preventive sau de icircmbunătă983395ire a acestuia răspunde de asigurarea competen983395ei auditorilor interni 983391i de monitorizarea performan983395elor

acestora icircntocme983391te Raportul de analiză a func983395ionării SMC icircn baza căruia se realizează analiza

anuală a managementului Coordonează elaborarea Planificării SMC modalită983395ile de stabilire 983391i urmărire a

obiectivelor specifice la nivelul compartimentelor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA Coordonează instruirea personalului icircn domeniul calită983395ii

Coordonează procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor

Şefii CS (compartimente de specialitate) Răspund de implementarea sistemului de management al calită983395ii icircn compartimentele de

specialitate pe care le conduc Stabilesc obiective specifice corelate cu obiectivele generale ale primăriei icircn domeniul

calită983395ii pentru compartimentele pe care le conduc Urmăresc realizarea obiectivelor specifice 983391i raportează rezultatele ob983395inute

Dispun elaborarea 983391i avizează procedurile specifice aplicabile icircn compartimentul pe care

icircl coordonează Efectuează analize ale rezultatelor ob983395inute 983391i ini983395iază ac983395iuni corective 983391i preventive

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii proceselor realizate icircn cadrul compartimentelor despecialitate pe care le conduc

Identifică neconformită983395i la proceseleactivită983395ileserviciile realizate 983391i răspund de

solu983395ionarea acestora Icircntocmesc Raportul semestrial icircn care sunt men983395ionate tendin983395ele neconformită983395ilor

552 Reprezentantul managementului

Icircn cadru Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilitatea generală pentruimplementarea men983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea continuă a sistemului de mangement al calită983395ii icircirevine Primarului Reprezentantul al Managementului numit prin decizie de Primar care icirci acordăicircntreaga autoritate 983391i libertate organizatorică pentru implementarea 983391i men983395inerea icircn func983395iune asistemului de management al calită983395ii Pentru aceasta reprezentantul managementului trebuie

să se asigure că este stabilit implementat 983391i men983395inut la toate nivelele organizatorice 983391i

func983395ionale din primărie sistemul de management al calită983395ii documentat icircn Manualul calită983395ii codMG ndash MC - ISO 983391i icircn procedurile asociate acestuia

să raporteze Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn vederea analizei periodice desprefunc983395ionarea sistemului de management al calită983395ii proiectat icircn conformitate cu cerin983395eleStandardului SR EN ISO 90012008 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire

să se asigure că este promovată icircn Primăriei Municipiului MEDGIDIA con983391tientizareacerin983395elor cetă983395eanului

Raportările Reprezentantului managementului con983395in date despre nivelul de atingere a obiectivelor PM icircn domeniul calită983395ii eficacitatea sistemului de management al calită983395ii evaluată ca urmare a efectuării de audituri

interne situa983395ia neconformită983395ilor identificate la serviciile executate sau produseleserviciile

achizi983395ionate icircn cadrul Primăriei

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 19

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

stadiul 983391i eficien983395a ac983395iunilor corective 983391i preventive stadiul reclama983395iilor de la clien983395i alte probleme referitoare la calitatea serviciilor executate de Primăria Municipiului MEDGIDIA

Raportările sunt făcute anual icircn scris 983391i sunt transmise Primarului pentru a fi prezentateicircn 983391edin983395ele Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIA 983391i pentru a servi la analizarea sistemuluide management al calită983395ii 983391i pentru luarea de măsuri icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii acestuia

553 Comunicarea

Procesul de comunicare din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA are două aspectecomunicarea internă 983391i comunicarea externă Responsabilii acestui proces sunt Reprezentantulmanagementului pentru procesul de comunicare internă 983391i coordonatorii diferitelor

compartimente din cadrul aparatului propriu de specialitate pentru comunicarea externă cu

clien983395ii cetă983395enii comunitatea mass-media etc

Comunicarea internă

Căile de comunicare stabilite intern acoperă transmiterea informa983395iilor de la conducerecătre executan983395i (comunicarea de sus icircn jos) de la executan983395i spre conducere (comunicarea de josicircn sus) precum 983391i comunicarea icircntre diferite func983395ii organizatorice situate pe acelea983391i niveleorganizatorice (comunicarea pe orizontală)

Icircn principal procesul de comunicare internă se realizează prin transmiterea de informa983395ii verbale cu ocazia unor icircntacirclniri analize 983391edin983395e instruiri de

informare organizate de conducere sau de 983391efii compartimentelor de specialitate Acest mod decomunicare realizează icircn principal comunicarea de sus icircn jos 983391i pe orizontală dar ori de cacircte orieste cazul li se pot aduce la cuno983391tin983395a 983391efilor ierarhici orice probleme sau aspecte semnificativecare influen983395ează activită983395ile realizate 983391isau calitatea serviciilor De asemenea se pot discutapropuneri de icircmbunătă983395ire a proceselor 983391i eficacită983395ii acestora transmitereadifuzarea de documente scrise prin care se stabilesc reguli de execu983395ie a anumitorproceseactivită983395i Exemple de documente difuzate care con983395in astfel de informa983395ii sunt ManualulCalită983395ii 983391i procedurile asociate documente legale 983391i de reglementare documente de provenien983395ăexternă note interne dispozi983395ii hotăracircri fi983391e post sau alte documente de reglementare

Această modalitate de comunicare este icircn general utilizată pentru comunicarea de sus icircn jos 983391i peorizontală Transmiterea de documenta983395ie scrisă se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircnsistemul informatic transmiterea de solicitări raportări icircnregistrări rezultate icircn urma desfă983391urării activită983395ilor

proceselor registre propuneri scrise sau verbale ale personalului către conducere sau către 983391efiiierarhici prin care se realizează comunicarea de jos icircn sus Transmiterea acestor tipuri dedocumente se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircn sistemul informatic

Şefii compartimentelor de specialitate au responsabilitatea de a face cunoscute personaluluidin subordine căile de comunicare stabilite icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Modalită983395ile de transmitere 983391i difuzare a diferitelor rapoarte 983391i icircnregistrări emise de cătreanumite func983395ii din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt reglementate prin documenteleSMC (manual 983391i proceduri asociate) icircn care acestea sunt referite

Comunicarea externă

Comunicarea externă asigură transmiterea informa983395iilor icircntre Primăria Municipiului MEDGIDIA983391i cetă983395eni serviciile 983391i institu983395iile publice societă983395ile comerciale aflate icircn subordinea CLMG

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 20

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alte structuri ale administra983395iei locale organisme 983391i organiza983395ii neguvernamentale din 983395ară 983391i străinătate structuri ale administra983395iei locale din străinătate mass-media furnizoriprestatoriexecutan983395i

In general comunicarea cu aceste entită983395i se realizează prin transmiterea de documente 983391iinforma983395ii icircn scris icircn conformitate cu prevederile din procedurile generale fi983391ele de procesprocedurile opera983395ionale procedurile specifice 983391i instruc983395iunile de lucru precum 983391i dindocumentele legale 983391i de reglementare aplicabile

Responsabilită983395ile 983391i autoritatea pentru men983395inerea interfe983395ei 983391i comunicarea externă suntstabilite prin atribu983395iile fiecărui compartiment de specialitate sau prin competen983395ele acordate prindispozi983395ie de Primar icircn limitele prevederilor legale

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de comunicare externă este guvernatde principiile liberului acces la informa983395iile de interes public 983391i al transparen983395ei decizionale icircnadministra983395ia publică locală

Modul de control al procesului Comunicare este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 553

56 Analiza efectuată de management

Anual sau ori de cacircte ori este necesar Primarul Municipiului MEDGIDIA efectuează analizereferitoare la modul icircn care func983395ionează sistemul de management al calită983395ii stabilit 983391i definit prinManualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate acestuia De asemenea prin analiza func983395ionăriisistemului de management al calită983395ii se urmăre983391te eficien983395a 983391i eficacitatea SMC de a icircndepliniobiectivele stabilite icircn domeniul calită983395ii precum 983391i posibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Elementele de intrare pentru realizarea analizei se regăsesc icircn Raportul de Analiză elaboratde Reprezentantul managementului care con983395ine informa983395ii de feed-back de la clien983395i constatările auditurilor interne si externe efectuate in cadrul PM nivelul de icircndeplinire a obiectivelor stabilite icircn domeniul calită983395ii func983395ionarea proceselor 983391i analiza conformită983395ii neconformită983395ii serviciilor stadiul implementării ac983395iunilor corective 983391i preventive informa983395ii referitoare la eventualele schimbări care pot influen983395a func983395ionarea SMC informa983395ii referitoare la furnizori date referitoare la modul icircn care s-au solu983395ionat măsurile 983391i ac983395iunile ini983395iate la analiza

anterioară orice alte date importante pentru stabilirea de măsuri de icircmbunătă983395ire a func983395ionarii sistemuluide management al calită983395ii

Rezultatele analizelor se concretizează icircn recomandări 983391i măsuri corective sau preventiveini983395iate icircn scopul icircmbunătă983395irii performan983395elor Primăriei Municipiului MEDGIDIA a calită983395iiserviciilor realizate 983391i a func983395ionării sistemului de management al calită983395ii De asemenea va fistabilit necesarul de resurse pentru func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea SMC pentru următoareaperioadă Concluziile analizei se documentează icircn Procese verbale ale analizei sistemului de managemental calită983395ii

Detalii referitoare la realizarea procesului de analiză a managementului icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIA se regăsesc icircn procedura generală opera983395ională Analiza efectuată demanagement cod MG ndash POG ndash 56 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391ade proces cod MG ndash FP ndash 56

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 21

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 6MANAGEMENTUL RESURSELOR

61 Asigurarea resurselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA resursele esen983395iale pentru implementareamen983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea sistemului de management al calită983395ii precum 983391i cele necesare pentrua cre983391te satisfac983395ia clientului prin icircndeplinirea cerin983395elor sunt identificate 983391i puse la dispozi983395ie

Aceste resurse includ

resurse financiare resurse umane infrastructura 983391i mediul de lucru administrare patrimoniu (domeniu public 983391i privat)

Identificarea resurselor se realizează prin planificările SMC icircn care sunt identificate toate resursele necesare icircndeplinirii obiectivelor

strategice 983391i specificeanalizele de management prin care se stabilesc resursele necesare men983395inerii 983391i icircmbunătă983395iriiSMC cre983391terii performan983395ei organiza983395iei 983391i satisfac983395iei clien983395ilorprogramele anuale de instruireinstruc983395iunile specifice de lucru precum 983391i cerin983395ele pentru mediul de lucru

Conducerea PM răspunde direct sau prin personalul din subordine de asigurarearesurselor necesare pentru func983395ionarea SMC 983391i pentru realizarea proceselor 983391i serviciilor icircncondi983395ii corespunzătoare

611 Resurse financiare

Icircn cadrul PM procesul Resurse financiare cuprinde activită983395ile financiare 983391i contabileprecum 983391i activită983395ile de elaborare buget 983391i urmărire a execu983395iei bugetare

6111 Provenienţa resurselor financiare

Resursele financiare sunt constituite din fonduri provenite din impozite taxe 983391i amenzi dela persoanele fizice 983391i juridice purtacircnd denumirea 983391i de crean983395e bugetare

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 22

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

6112 Elaborarea bugetului şi urmărirea execuţiei bugetare

Icircn baza veniturilor preconizate (provenite din taxe impozite 983391i amenzi) 983391i a solicitărilor de

resurse financiare icircntocmite de compartimentele de specialitate din cadrul PM compartimentul despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircntocmeste proiectul de buget care estesupus aprobării CLMG

Analiza 983391i evaluarea veniturilor 983391i urmărirea 983391i raportarea execu983395iei bugetare se realizeazăde către personalul compartimentelor de specialitate icircn colaborare cu personalul responsabil dincadrul compartimentelor implicate icircn conformitate cu prevederile legale 983391i de reglementareaplicabile 983391i cu prevederile din fi983391a de proces 983391i sau procedura opera983395ională

6113 Activităţi financiare şi contabile

Organizarea coordonarea 983391i execu983395ia activită983395ilor financiare 983391i contabile ale Primăriei

Municipiului MEDGIDIA icircn vederea derulării contractelor icircncheiate de PM cu diver983391i clien983395i serealizează de personalul compartimentelor de specialitate icircn conformitate cu prevederile legale 983391ide reglementare aplicabile

62 Resurse umane

621Generalităţi

Conform obiectivelor stabilite de Primăriei Municipiului MEDGIDIA calitatea serviciilor realizate icircncadrul PM este influen983395ată icircn mod esen983395ial de profesionalismul personalului din aparatul propriude specialitate Formarea unui corp profesionist de func983395ionari publici se realizează prin

stabilirea cerin983395elor de competen983395ă aferente func983395iei publice icircn fi983391ele de post 983391i urmărirearespectării acestora de către persoana nominalizată pe un anumit post

icircmbunătă983395irea rezultatelor activită983395ii desfă983391urate icircn scopul icircndeplinirii obiectivelor

stabilite prin identificarea necesită983395ilor de instruire a func983395ionarilor publici evaluarea anuală a performan983395elor profesionale individuale ale func983395ionarilor publici

prin compararea gradului de icircndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele ob983395inuteicircn mod efectiv

asigurarea unui sistem motiva983395ional care să determine cre983391terea performan983395elor

profesionale individuale

622Competenţă conştientizare şi instruire

Modul de desfă983391urare a procesului Competen983395ă con983391tientizare 983391i instruire pentrupersonalul din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este stabilit icircn procedura generalăopera983395ională MG ndash POG ndash 622 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 622

Organigrama numărul de posturi statul de func983395ii 983391i Regulamentul de Organizare 983391iFunc983395ionare se stabilesc 983391i se aprobă printr-o Hotăracircre a CLMG

Icircn cadrul PM personalul implicat icircn activită983395i care pot influen983395a calitatea serviciilor estecompetent din punct de vedere al studiilor instruirii abilită983395ilor 983391i experien983395ei adecvate Cerin983395elede competen983395ă (studii instruire abilită983395i 983391i experien983395ă) necesare pentru o anumită func983395ie suntidentificate icircn Fi983391ele de post corespunzătoare

La angajarea sau la numirea unei persoane pe post se verifică prin examinare intervievare983391isau testarea cuno983391tin983395elor si abilită983395ilor icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă stabilite icircn Fi983391apostului

Procesul de angajare a func983395ionarilor publici icircn cadrul PM respectă prevederile legale 983391i dereglementare aplicabile

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 23

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 6: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

conducerea executivă formată dintr-unPRIMAR ales prin vot icircn cadrul alegerilor locale1 (un)VICEPRIMAR ales din racircndul membrilor Consiliului Local precum 983391i unSECRETARnumit de Prefect

aparatul de lucru propriuformat din directii birouri 983391i compartimente independente icircn subordinea primarului 983391i anumebull Administrator public (Responsabilul cu Managementul Calită983395ii)bull Direc983395ia APLbull Direc983395ia Economicăbull Direc983395ia Urbanism si Investitiibull Serviciul Rela983395ii Publicebull Serviciul Monitorizare Servicii Publicebull Birou Programe Europenebull Biroul Juridic 983391i Contencios Administrativbull Serviciul Cultura

bull Serviciul CEPbull Compartiment Protec983395ie Civilăbull Bibliotecabull Compartiment Audit Intern

Conducătorii compartimentelor Primăriei Municipiului MEDGIDIA asigură repartizareapersonalului pe locuri de muncă precizarea atribu983395iilor răspunderilor 983391i competen983395elor acestuia prinFi983391a Postului disciplina la locul de muncă 983391i controlul icircndeplinirii sarcinilor de serviciu

La solicitarea Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a Consiliului Local al MunicipiuluiMEDGIDIA conducătorii compartimentelor prezintă ori de cacircte ori este nevoie informări 983391i rapoarte

asupra activită983395ii desfă983391urate pe o anumită perioadă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 6

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 3

DEFINI983394II 983390I PRESCURTĂRI

31 DEFINI983394II

Sistem = ansamblu de elemente corelate sau in interac983395iuneOrganizaţie =ansamblu de persoane 983391i facilită983395i cu responsabilită983395i autorită983395i 983391i rela983395ii definiteStructura organizatorică =ansamblu de responsabilită983395i autorită983395i 983391i rela983395ii dintre persoaneEntitate =ceea ce poate fi descris 983391i luat icircn considerare icircn mod individualCompartiment de specialitate = entitate relevantă icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA(serviciu birou compartiment)

Infrastructură = sistem de facilita983395i echipamente sau servicii necesare pentru func983395ionarea uneiorganiza983395ii

Mediul de lucru =ansamblu de condi983395ii icircn care se desfă983391oară activitateaClient =organiza983395ie sau persoană care prime983391te un produsserviciu al PMG NOTĂ Primăria Municipiului MEDGIDIA realizează servicii specifice de administra983395ie publicălocală destinate comunită983395ii locale şi icircn acest sens prin bdquoclien983395i se inteleg cetă983395eni institu983395ii publiceagen983395i economici mass-media sau orice alt beneficiar al serviciilor executate icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA

Furnizor = organiza983395ie sau persoană care furnizează un produs (serviciu)Managementul calităţii =activită983395i coordonate pentru a orienta 983391i controla o organiza983395ie icircn ceea ceprive983391te calitatea

Politica referitoare la calitate =inten983395ii 983391i orientări generale ale unei organiza983395ii referitoare la calitatea983391a cum sunt exprimate oficial de managementul de la cel mai icircnalt nivel

Obiectiv al calităţii =ceea ce se urmăre983391te sau este avut icircn vedere referitor la calitate Nota 1 In general obiectivele calită983395ii se bazează pe politica organiza983395iei referitoare la calitate Nota 2 In general obiectivele calită983395ii sunt specificate pentru nivelurile şi func983395iile relevantedin organiza983395ie

Cerinţa = nevoie sau a983391teptare care este declarată icircn general implicită sau obligatorieCalitate =măsura icircn care un ansamblu de caracteristici intrinseci icircndepline983391te cerin983395eleSatisfacţia clientului =percep983395ie a clientului despre măsura icircn care cerin983395ele clientului au fosticircndeplinite Nota 1 Reclama983395iile clientului constituie un indicator obişnuit al satisfac983395iei scăzute a clientului

dar absen983395a acestora nu implica icircn mod necesar o satisfac983395ie icircnalta a clientului Nota 2 Chiar dacă cerin983395ele clientului au fost stabilite cu acesta şi au fost icircndeplinite aceasta nuasigura icircn mod necesar o satisfac983395ie icircnaltă a clientului

Capabilitate =abilitatea unei organiza983395ii sistem sau proces de a realiza un produs care va icircndeplinicerin983395ele pentru produs

Planificarea calităţii =parte a managementului calită983395ii concentrată pe stabilirea obiectivelor calită983395ii983391i care specifică procesele opera983395ionale 983391i resursele aferente necesare pentru a icircndeplini obiectivelecalită983395ii

Icircmbunătăţire continuă = activitate repetată pentru a cre983391te abilitatea de a icircndeplini cerin983395e Nota Procesul de stabilire a obiectivelor şi de determinare a oportunită983395ilor de icircmbunătă983395ireeste un proces continuu care utilizează constatările auditurilor şi concluziile auditurilor analize de dateanalize efectuate de management sau alte mijloace şi conduce icircn general la ac983395iuni corective sau la ac983395iuni preventive

Eficacitate = măsura icircn care activită983395ile planificate sunt realizate 983391i sunt ob983395inute rezultateleplanificate

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 7

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Eficienţă = rela983395ie icircntre rezultatul ob983395inut 983391i resursele utilizate Audit =proces sistematic independent 983391i documentat icircn scopul ob983395inerii de dovezi de audit 983391i deevaluare a lor cu obiectivitate pentru a determina măsura icircn care sunt icircndeplinite criteriile de audit

Program de audit = ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval detimp 983391i orientate spre un scop specific

Criterii de audit = ansamblu de politici proceduri sau cerin983395eDovezi de audit = icircnregistrări declara983395ii despre fapte sau alte informa983395ii care sunt relevante icircn raportcu criteriile de audit 983391i verificabile

Informaţie = date semnificativeDocument= informa983395ia icircmpreună cu mediul său suportIcircnregistrare = document prin care se declară rezultate ob983395inute sau furnizează dovezi ale activită983395ilorrealizate

Proces = grup de activită983395i corelate sau icircn interac983395iune care transformă intrări icircn ie983391iriProdus = rezultat al unui procesProcedura = mod specificat de desfă983391urare a unui proces sau a unei activită983395i Trasabilitate =abilitatea de a regăsi istoricul realizarea sau localizarea a ceea ce este luat icircnconsiderare

Conformitate = icircndeplinirea unei cerin983395eNeconformitate = neicircndeplinirea unei cerin983395e Acţiune preventivă = ac983395iune de eliminare a cauzei unei neconformită983395i poten983395iale sau a altei posibilesitua983395ii nedorite Nota 1 Pot exista mai multe cauze pentru o neconformitate poten983395ială Nota 2 Ac983395iunea preventivă este intreprinsă pentru a preveni apari983395ia iar ac983395iunea corectivă seicircntreprinde pentru a preveni reapari983395ia

Acţiune corectivă = ac983395iune de eliminare a cauzei unei neconformită983395i detectate sau a altei situa983395iinedorite Nota 1 Pot exista mai multe cauze pentru o neconformitate Nota 2 Ac983395iunea corectivă este icircntreprinsă pentru a preveni reapari983395ia iar ac983395iunea preventivăeste intreprinsă pentru a preveni apari983395ia Nota 3 Există o distinc983395ie icircntre corec983395ie şi ac983395iune corectivă

Corecţie = ac983395iune intreprinsă pentru a elimina o neconformitate constatată

32 PRESCURTĂRI

SR Standard Roman

EN Standard EuropeanISO Organiza983395ia Interna983395ională de Standardizare

ASRO Asocia983395ia de Standardizare din RomacircniaMC Manualul Calită983395iiPG Procedură GeneralăFP Fi983391a de ProcesPOG Procedura Opera983395ională GeneralăPO Procedura Opera983395ionalăIL Instruc983395iune de LucruF FormularNA Neaplicabil

RAC Raport de Ac983395iuni CorectiveRAP Raport de Ac983395iuni PreventiveONG Organiza983395ie NeguvernamentalăOUG Ordonan983395a de Urgen983395ă a GuvernuluiPM Primăria Municipiului MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 8

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CLMG Consiliul Local al Municipiului MEDGIDIAHCLMG Hotăracircre a Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIADP Dispozi983395ie a PrimaruluiCS Compartiment de specialitate

CAPITOLUL 4SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITĂ983394II

41 Procesele sistemului de management al calităţii411 Generalităţi

Pentru realizarea unor servicii prin care să se asigure icircndeplinirea icircntr-o măsură cacirct maimare a cerin983395elor 983391i a983391teptărilor tuturor păr983395ilor interesate (cetă983395eni persoane juridice societatecolectivitatea locală personalul din aparatul propriu de specialitate furnizori prestatori executan983395i) icircn condi983395iile respectării prevederilor legale 983391i de reglementare icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA a fost proiectat 983391i implementat un sistem de management al calită983395ii(SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO 90012008

SMC implementat este urmărit 983391i evaluat pentru a se asigura icircmbunătă983395irea continuă a

acestuia precum 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIASistemul de management al calită983395ii aplicat icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAcuprinde patru categorii principale de procese a căror interac983395iune este prezentata in figura Nr1

1Procesele de management2Procesele de management al resurselor3Procesele de realizare a serviciului4Procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395ire

Feed back

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 9

PROCESE DE MANAGEMENT

CETĂŢENI

COMUNITATELOCALĂ

CETĂŢENI

COMUNITATELOCALĂ

PREVEDERILEGALE SAU DEREGLEMENTARE

PROCESEDE REALIZARE A SERVICIULUI

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Intrări Ieşiri

Feed Back

Figura Nr 1

Prin documenta983395ia aferentă fiecărui proces prezentată la punctul 421 se identifică criteriile 983391i modalită983395ile de operare 983391i control responsabilită983395ile interfe983395ele elementele de intrare 983391i ie983391ire ale proceselor

indicatori ai procesului care trebuie monitoriza983395i icircn scopul asigurării unei func983395ionari eficacea acestora

documente de referin983395ă 983391i icircnregistrări

412 Procesele de management

Aceste procese asigură coordonarea 983391i conducerea celorlalte procese precum 983391i a icircntregiiactivită983395i din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Procesele de management cuprind următoarele procese

a Planificarea SMC b Comunicareac Analiza managementuluiIcircn figura Nr 2 este prezentată interac983395iunea dintre procesele de management

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 10

PROCESEDE

MANAGEMENT AL

Procese demăsurareanaliză şi

IcircMBUNĂTĂŢIRECONTINUĂ (ACAP)

ANALIZAMANAGEMENTULUI

PROCESESMC

ANALIZADATELOR

PLANIFICAREASMC

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 2

413 Procesele de management al resurselor

Prin aceste procese icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se identifică se asigură 983391ise men983395in resursele financiare resursele umane infrastructura 983391i mediul de lucru precum 983391iadministrarea patrimoniului (domeniul public 983391i privat) Din această categorie fac parteurmătoarele procese a căror interac983395iune este prezentată icircn figura Nr3 Resurse financiare-activită983395i financiar contabile de elaborare buget 983391i urmărire execu983395ie

bugetară Resurse umane - Competen983395ă con983391tientizare instruire Administrare patrimoniu ndash public

Figura Nr 3

414 Procesele de realizare a serviciului

Din această categorie de procese fac parte următoarele procese a căror interac983395iuneeste prezentată icircn figura Nr 4

1Procese referitoare la rela983395ia cu clientul2Elaborarea hotăracircrilor 983391i emiterea dispozi983395iilor3Investi983395ii4Achizi983395ie de produse 983391i servicii5Emiterea documentelor solicitate de clien983395i6Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea impozitelor taxelor 983391i a amenzilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 11

C O M U N I C A R E A

REESURSE FUNANCIARE(Activită983395i financiar contabilede elaborare buget 983391i

urmărire execu983395ie bugetară)

RESURSE UMANE

(Competenţă conştientizareinstruire)

EVIDENŢĂADMINISTRAREPATRIMONIU

(domeniu public)

PLANIFICAREA

SMC ANALIZAMANAGEMEN

PROCESEDE

REALIZARE A

PROCESE DEMĂSURARE ANALIZĂ

ŞI

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

7Activită983395i de analiză 983391i control (respectarea prevederilor legale 983391i de reglementare)8Activită983395i educa983395ionale de protec983395ia mediului 983391i a popula983395iei

Figura Nr 4

415 Procesele de măsurare analiză şi icircmbunătăţire

Aceste procese asigură efectuarea măsurărilor 983391i monitorizărilor necesar a fi realizate asuprasistemului serviciului proceselor 983391i satisfac983395iei clien983395ilor icircn scopul ini983395ierii măsurilor corectivepreventive 983391i de icircmbunătă983395ire Interac983395iunea dintre aceste procese este prezentată icircn figura Nr 5

Din aceasta categorie fac parte următoarele procese Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor Audit intern Măsurarea si monitorizarea proceselor 983391i serviciului Controlul neconformită983395ilor Analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 12

EMITEREDOCUMENTE

ACTIVITĂŢIPRIVIND

IMPOZITELE TAXELE ŞI AMENZILE

ACTIVITĂŢI ANALIZĂ ŞICONTROL

ACTIVITĂŢIEDUCAŢIONALEDE PROTECŢIAMEDIULUI ŞI APOPULAŢIEI

ACHIZIŢIE DEPRODUSE ŞISERVICII

PROCESEREFERITOARE LARELAŢIA CUCLIENTUL

ADOPTARE HOTĂRAcircRI ŞIEMITERE DISPOPZIŢII

CETĂŢENICOMUNITATELOCALĂ

INVESTIŢII

AUDIT INTERN

MĂSURAREA ŞIMONITORIZAREAPROCESELOR ŞI

CONTROLULNECONFORMITĂŢILOR

ACŢIUNI CORECTIVE PREVENTIVE

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 5

42 Documentaţia sistemului de management al calităţii421 Generalităţi

Icircn scopul icircndeplinirii cerin983395elor clien983395ilor icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA a fostdezvoltat implementat 983391i certificat un sistem de management al calită983395ii icircn conformitate cuprevederile standardului SR EN ISO 9001 2001 efectuandu-se tranzitia la noul standard SR ENISO 9001 2008

Primăria Municipiului MEDGIDIA a dezvoltat 983391i documentat un sistem de management alcalită983395ii icircn scopul icircndeplinirii politicii 983391i atingerii obiectivelor icircn domeniul calită983395ii 983391i pentru a seasigura că serviciile realizate corespund atacirct cerin983395elor necesita983395ilor 983391i a983391teptărilor clien983395ilor cacirct 983391icerin983395elor documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

Documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii a fost elaborată avacircndu-se icircn vederetipul diversitatea 983391i complexitatea proceselor 983391i serviciilor realizate icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA fiind formată din următoarele documente a983391a cum este reprezentată icircnfigura nr 6

DECLARA983394IA

DE POLITICĂ

MANUALUL CALITĂ983394II

PROCEDURI GENERALE

PROCEDURI OPERA983394IONALE GENERALE FI983390E DE PROCES

PROCEDURI OPERA983394IONALE

INSTRUC983394IUNI DE LUCRU DOCUMENTE DE PLANIFICARE

Icirc N R E G I S T R Ă R I

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 13

EVALUAREA SATISFACŢIEICLIENŢILOR

ANALIZADATELOR

PROCESE SMC

IcircMBUNĂTĂŢIRE

stabileşte politica obiectivele şi angajamentulmanagementului icircn domeniul calităţii descrie structura organizatorică a administraţiei descrie SMC şi domeniul de aplicare al acestuiadescrie procesele SMC şi interacţiunile dintre acestea

Asigură documentarea cerinţelor pentru care standardul de referinţăcere icircn mod obligatoriu proceduri scrise

Reglementează detaliat activităţi sau sub procese

specifice la nivelul de execuţie

Icircnregistrări cerute de standardul ISO90012008

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 6

Suplimentar fa983395ă de documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA se utilizează un sistem de acte normative care reglementează proceseleserviciile 983391i activită983395ile cum ar fi legi ordonan983395e ordonan983395e de urgen983395ă hotăracircri de guvern ordineale mini983391trilor hotăracircri ale consiliului local 983391i dispozi983395ii ale primarului

422 Manualul Sistemului de Management al Calităţii

Pentru a asigura implementarea unui sistem de management al calită983395ii eficient care săpoată spori satisfac983395ia clien983395ilor icircn conformitatea serviciilor cu cerin983395ele specificate a fost elaboratManualul Sistemului de Management al Calită983395ii cod MGndash MC - ISO

La elaborarea manualului calită983395ii s-au luat icircn considerare prevederile Standardelor SR ENISO 9001 2008 983391i SR ISO 10013 - Ghid pentru elaborarea manualelor calită983395iiManualul calită983395ii intră icircn vigoare icircncepacircnd cu data la care Primarul Municipiului MEDGIDIA icirclaprobă Manualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate au coduri alocate de RMC conform prevederilorprocedurii generale opera983395ionale Elaborarea 983391i codificarea documentelor SMC cod MG ndash POG ndash421

423 Controlul documentelor

Documenta983395ia SMC precum 983391i sistemul actelor normative 983391i alte documente de provenien983395ăexternă sunt men983395inute sub control astfel icircncacirct să se asigure că acestea sunt analizate 983391i aprobate de factorii responsabili icircnainte de a fi emise

edi983395iile valabile ale documentelor sunt disponibile icircn toate zonele icircn care acestea se aplică documentele sunt identificate icircn mod unic 983391i rămacircn lizibile pe toată durata utilizării periodic elaboratorii sau alte persoane desemnate analizează documentele elaborate intern icircn

scopul de a determina dacă acestea mai sunt adecvate Icircn măsura icircn care este necesardocumentele sunt actualizate actualizările documentelor se realizează icircn mod controlat 983391i se supun aceluia983391i ciclu de avizări 983391iaprobări ca 983391i documentele originale Ulterior aprobării versiunile actualizate sunt redifuzate documentele de provenien983395ă externă sunt identificate 983391i difuzate controlat atunci cacircnd este

cazul documentele perimate sunt retrase prompt din locurile de difuzare documentele perimate care se păstrează icircn scopuri juridice sau de conservare a cuno983391tin983395elor

sunt identificate astfel icircncacirct să nu fie posibilă confundarea lor cu documentele icircn vigoareSe păstrează 983391i se men983395in la zi liste de eviden983395ă prin care se identifică edi983395iarevizia valabilă

a documentelor controlate aceste liste fiind disponibile icircn toate compartimentele de specialitateDocumentele 983391i datele păstrate 983391i gestionate icircn sistemul informatic sunt protejate astfel

icircncacirct să se asigure securitatea 983391i accesul icircn mod adecvat conform cerin983395elorDetalii referitoare la controlul documentelor se regăsesc icircn procedura generală Controlul

documentelor cod MG ndash PG ndash 423 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 423

424 Controlul icircnregistrărilor

Icircnregistrările prin care se confirmă func983395ionarea corespunzătoare a sistemului de

management al calită983395ii 983391i icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la serviciile realizate trebuie păstrate operioadă definită de timp 983391i puse la dispozi983395ia clien983395ilor (dacă ace983391tia le solicită) sau altororganisme 983391i institu983395ii abilitateControlul icircnregistrărilor implică reguli pentru redactarea identificarea 983391i emiterea icircnregistrărilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 14

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

regăsirea cu u983391urin983395ă a icircnregistrărilor arhivarea 983391i păstrarea icircnregistrărilor distrugerea icircnregistrărilor

Icircnregistrările controlate formularele aferente acestora (atunci cacircnd sunt prevăzute)persoanele care le emit 983391i păstrează precum 983391i perioadele de arhivare sunt specificate icircn cadrulfiecărei proceduri sau instruc983395iuni Se consideră icircnregistrări ale calită983395ii controlate aceleicircnregistrări cerute de standardul SR EN ISO 90012008 care demonstrează atacirct realizarea calită983395iicerute pentru serviciile executate cacirct 983391i func983395ionarea eficace a sistemului de management alcalită983395ii icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la tipurile de icircnregistrări men983395inute sub control 983391i responsabilită983395ile

persoanelor implicate se regăsesc icircn procedura generală Controlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash424 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 424

CAPITOLUL 5RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

51 Angajamentul managementului

Primarul ca 983391ef al Primăriei Municipiului MEDGIDIA a formulat 983391i documentat Declara983395iade politică 983391i angajamentul Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01 document prin care se prezintă angajamentul fa983395ă de proiectarea 983391i implementareaunui sistem de management al calită983395ii (SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO90012008 precum 983391i pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestuia

Icircn acest sens Angajamentul Primarului cuprinde cerin983395e referitoare la comunicarea icircn cadrul MG a importan983395ei satisfacerii cerin983395elor clien983395ilor 983391i a cerin983395elor legale 983391ide reglementare stabilirea politicii referitoare la calitate 983391i a obiectivelor calită983395ii efectuarea analizelor de managementurmărirea icircmbunătă983395irii continue a func983395ionării SMC precum 983391i a performan983395ei generale aPrimăriei Municipiului MEDGIDIA asigurarea resurselor necesare func983395ionarii SMC 983391i atingerii obiectivelor stabilite

52 Orientare către client

Clien983395ii serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt membrii comunită983395ii locale 983391i anume cetă983395eni persoane juridice agen983395ieconomici institu983395ii publice mass-media sau orice alt beneficiar al serviciilor executate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA Prin sistemul de management al calită983395ii proiectat 983391i aplicat icircncadrul MG se urmăre983391te ca problemele cerin983395ele 983391i necesită983395ile clien983395ilor referitoare la serviciile deadministra983395ie publică locală să fie icircn983395elese 983391i icircndeplinite icircn scopul cre983391terii satisfac983395iei acestora

Avacircndu-se icircn vedere faptul că Primăria Municipiului MEDGIDIA este institu983395ia responsabilăde solu983395ionarea problemelor colectivită983395ii localeOrientarea către client este principiul de bazăluat icircn considerare la proiectarea sistemului de management al calită983395ii iar icircndeplinirea cerin983395elorclien983395ilor icircn condi983395iile respectării cerin983395elor legale 983391i de reglementare este principalul obiectiv

Prin Procesele referitoare la rela983395ia cu clientul (descrise icircn subcap 72 983391i procedura

generală opera983395ională MG ndash POG ndash 72) se reglementează modul de preluare a solicitărilor de laclien983395i precum 983391i modul de tratare a peti983395iilor (sesizări reclama983395ii contesta983395ii) Informa983395iile de laclien983395i sunt comunicate compartimentelor de specialitate responsabile pentru a fi procesate 983391isolu983395ionate Icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii procesului de preluare a solicitărilor clien983395ilor icircn cadrulMG s-au stabilit modalită983395i 983391i căi de comunicare suplimentare cum ar fi transmiterea MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 15

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

informa983395iilor prin posta electronică puncte de informare - documentare sistemul de audien983395esistemul de colaborare cu mass-media etc De asemenea prin compartimentele existente seasigură liberul acces la informa983395iile de interes public precum 983391i o transparen983395ă totală a PMGprivind Dispozi983395iile Primarului 983391i Hotăracircrile CLMG propuse sau aflate icircn discu983395ie 983391i cele emise

Aceste măsuri au rolul de a cre983391te satisfac983395ia clientului prin oferirea tuturor informa983395iilor necesare983391i prin crearea posibilită983395ii de a participa activ la activitatea decizională

Prin procesul Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor (descris icircn subcap 821 983391i proceduragenerală opera983395ională MG ndash POG ndash 821) sunt culese 983391i ulterior prelucrate informa983395iile de feed-

back primite de la clien983395i identificacircndu-se astfel necesită983395ile 983391i a983391teptările viitoare ale clien983395ilorprecum 983391i percep983395ia acestora referitor la modul icircn care au fost icircndeplinite cerin983395ele

53 Politica referitoare la calitate

Politica 983391i obiectivele strategice icircn domeniul calită983395ii sunt definite icircn Declara983395ia de politică983391i angajamentul Primarului ora983391ului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01

Con983395inutul acesteia este stabilit icircn deplină concordan983395ă cu cerin983395ele legale 983391i dereglementare aplicabile cu necesită983395ile 983391i interesele MG 983391i clien983395ilor precum 983391i cu celelalte politicidin cadrul MG (politica financiară bugetară de personal de dezvoltare etc)

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA politica referitoare la calitate este comunicatăicircn983395eleasă 983391i aplicată de icircntreg personalul aparatului propriu de specialitate care desfă983391oarăactivită983395i cu impact asupra calită983395ii serviciilor icircn principal prin realizarea următoarelor activită983395i

prezentarea politicii 983391i obiectivelor icircn cadrul unor activită983395i de informare 983391i instruireafi983391area Declara983395iei de politică 983391i angajamentului Primarului Municipiului MEDGIDIA icircndomeniul calită983395ii icircn compartimentele func983395ionale 983391isau icircn zonele de acces

Pentru a se asigura implementarea politicii icircn domeniul calită983395ii 983391i realizarea obiectivelorcalită983395ii Primarul are responsabilitatea de a aloca resursele necesare materiale 983391i umane Deasemenea Primarul actualizează ori de cacircte ori este cazul con983395inutul acestora astfel icircncacirct politica983391i obiectivele stabilite să fie icircn permanen983395ă adecvate cerin983395elor din documentele legale 983391i dereglementare precum 983391i necesită983395ilor 983391i a983391teptărilor exprimate sau implicite ale tuturor păr983395ilorinteresate (clien983395i aparat propriu comunitate institu983395ii ale administra983395iei locale 983391i centralefurnizorilor)

54 Planificare541 Obiectivele calităţii

Managementul de la cel mai icircnalt nivel al Primăriei Municipiului MEDGIDIA se asigură căobiectivele calită983395ii sunt stabilite pentru func983395iile relevante 983391i la nivelurile relevante ale PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA

Icircn cadrul MG obiectivele calită983395ii sunt icircn concordan983395ă cu politica referitoare la calitatesunt transpuse icircn obiective specifice 983391i sunt măsurabile prin stabilirea unor indicatori 983391i a unor

valori 983395intăFunc983395iile 983391i nivelurile relevante icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt următoarele Primar Secretar Compartimente independente sau subordonate

542 Planificarea SMC

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 16

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de planificare a sistemului demanagement al calită983395ii este coordonat de Reprezentantul Managementului 983391i are următoareleobiective stabilirea la nivelurile 983391i func983395iile relevante din cadrul MG a obiectivelor specifice urmărirea 983391i evaluarea periodică a nivelului de icircndeplinire a obiectivelor asigurarea icircndeplinirii cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea proceselor

SMC men983395inerea integrită983395ii sistemului icircn cazul unor schimbări care pot afecta func983395ionarea

acestuiaObiectivele strategice definite icircn Declara983395ia de Politica 983391i Angajamentul Primarului

Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii se transpun la nivelul func983395iilor 983391i nivelelor relevantedin Primăria Municipiului MEDGIDIA icircntr-un ansamblu de obiective măsurabile 983391i activită983395i acăror realizare este urmărită icircn cadrul analizelor efectuate de management

Obiectivele specifice sunt stabilite anual 983391i sunt documentate icircn Planificarea SMC prin grijaŞefilor CS

Planificarea SMC este avizată de Reprezentantul managementului 983391i aprobată de PrimarLa stabilirea obiectivelor specifice pot fi luate icircn considerare următoarele

obiectivele strategice cuprinse icircn declara983395ia Primarului MG nivelul de realizare a obiectivelor icircn perioada anterioară posibilită983395i de icircmbunătă983395ire a performan983395elor serviciilor sau proceselor cerin983395e legale sau de reglementare neconformită983395i informa983395ii de la clien983395i

Planificarea SMC con983395ine informa983395ii referitoare laa) obiectivele stabilite b) indicatormetoda de cuantificarec) valoare propusăd) măsurile 983391i activită983395ile necesare pentru icircndeplinirea obiectivelore) responsabil urmărire obiectivef) resurse necesareg) valoarea ob983395inută) observa983395ii

Resursele necesare pentru icircndeplinirea obiectivelor trebuie sa fie corelate cu propunerile de buget anuale ale compartimenterlor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Planificările aprobate sunt difuzate icircn fiecare compartiment de specialitate a MG 983391efulfiecărui compartiment avacircnd responsabilitatea de a urmări icircndeplinirea obiectivelor pentru caresunt responsabili De asemenea ace983391tia trebuie să se asigure de con983391tientizarea icircntreguluipersonal din subordine referitor la relevan983395a 983391i importan983395a activită983395ilor icircn care ace983391tia suntimplica983395i 983391i de modul icircn care contribuie la realizarea obiectivelor ce le revin

Periodic Şefii CS urmăresc 983391i raportează Reprezentantului managementului stadiulrealizării masurilor si activită983395ilor stabilite 983391i implicit a obiectivelor specifice Planificările SMCcompletate de Şefii CS cu rezultatele ob983395inute se transmit Reprezentantului Managementului 983391iconstituie date de intrare pentru analiza managementului Icircn func983395ie de rezultatele ob983395inute seaprobă obiectivele pentru anul următor

Pentru a se asigura icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395ireaproceselor SMC icircn cadrul MG se icircntreprind următoarele procesele SMC sunt documentate prin Manualul Calită983395ii proceduri generale fi983391e de proces

proceduri opera983395ionale proceduri specifice 983391i instruc983395iuni de lucru asiguracircndu-se astfel definireamodului de operare a criteriilor de acceptare precum 983391i monitorizărilor 983391i după caz măsurilor

necesare pentru urmărirea acestora procesele sunt planificate conform prevederilor din documentele aplicabile procesele sunt coordonate de personal desemnat care are responsabilitatea de a analiza 983391i

evalua periodic eficacitatea acestora 983391i de a propune măsuri corective pentru a se realiza

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 17

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

rezultatele planificate 983391i măsuri pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestoraOri de cacircte ori apar modificări organizatorice func983395ionale sau de altă natură modificări

care pot influen983395a func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii Reprezentantulmanagementului sau alta persoană desemnată de conducerea PM elaborează un plan (PlanificareaSMC sau alt document echivalent) prin care să asigure preluarea schimbărilor fără a fi afectatăfunc983395ionarea SMC

Procesul de Planificare a SMC este monitorizat 983391i urmărit prin auditarea internă 983391i cu ocaziaanalizei managementului Ori de cacircte ori apar neconformită983395i sau probleme generate de planificareconducerea Primăriei Municipiului MEDGIDIA ia măsurile necesare pentru realizarea rezultatelorplanificate

Modul de control al procesului Planificarea SMC este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 542

55 Responsabilitate autoritate şi comunicare

551 Responsabilitate şi autoritate

Icircn spiritul politicii stabilite icircn domeniul calită983395ii Primarul Municipiului MEDGIDIA areresponsabilitatea 983391i autoritatea de a stabili 983391i men983395ine sistemul de management al calită983395ii propriuPM Icircn acest sens Primarul desemnează personalul din cadrul PM care are responsabilitatea 983391iautoritatea de a urmări modul de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii icircn entită983395ilepe care le coordonează De asemenea acestuia i se acordă autoritatea 983391i libertatea organizatoricănecesare pentru a lua decizii 983391i a ini983395ia ac983395iuni corective sau preventive referitoare la activită983395ile 983391iprocesele desfă983391urate icircn scopul realizării cu eficacitatea dorită a obiectivelor stabilite

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilită983395ile specifice 983391i nivelurile deautoritate sunt documentate icircn Regulamentul de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i icircn Fi983391ele de Post

Principalele responsabilită983395i ale personalului care conduce execută 983391i verifică activită983395ile ceinfluen983395ează calitatea serviciilor executate icircn cadrul PM sunt

Primarul

Stabile983391te politica 983391i obiectivele strategice ale Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircn

domeniul calită983395ii 983391i se asigură că la nivelul func983395iilor relevante din Primărie sunt stabiliteobiectivele specifice

Asigură resursele necesare implementării func983395ionarii 983391i icircmbunătă983395irii sistemului de

management al calită983395ii precum 983391i pentru icircndeplinirea obiectivelor stabilite Desemnează Reprezentantul managementului icircn domeniul calită983395ii

Efectuează analiza func983395ionării sistemului de management al calită983395ii 983391i decide măsurile

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii acestuia Aprobă documentele sistemului de management al calită983395ii 983391i Planificările SMC

Nume983391te prin dispozi983395ie Responsabilul programului de audit 983391i aprobă programul anual

de audit intern

Reprezentantul Managementului Se asigură că procesele sistemului de management al calită983395ii sunt stabilite

implementate 983391i men983395inute respectandu-se prevederile aplicabile din standardul de referin983395ă Raportează periodic Primarului despre func983395ionarea 983391i eficacitatea sistemului de

management al calită983395ii 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire Se asigură că este promovată icircn cadrul PM con983391tientizarea referitoare la calitate 983391i la

importan983395a icircndeplinirii cerin983395elor clientului (cetă983395eanului) Reprezintă Primăria Municipiului MEDGIDIA icircn rela983395iile cu păr983395ile externe pentru orice

probleme referitoare la sistemul de management al calită983395ii Coordonează elaborarea 983391i gestionarea documentelor sistemului de management al

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 18

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

calită983395ii Avizează documentele sistemului de management al calită983395ii

Este numit Responsabil al Programului de audit intern 983391i icircn acest sens

elaborează Programul anual de audit intern icircl supune aprobării Primarului 983391i coordoneazărealizarea acestuia monitorizează 983391i analizează procesul de auditare internă din cadrul Primăriei Municipiului

MEDGIDIA 983391i ini983395iază măsurile corective preventive sau de icircmbunătă983395ire a acestuia răspunde de asigurarea competen983395ei auditorilor interni 983391i de monitorizarea performan983395elor

acestora icircntocme983391te Raportul de analiză a func983395ionării SMC icircn baza căruia se realizează analiza

anuală a managementului Coordonează elaborarea Planificării SMC modalită983395ile de stabilire 983391i urmărire a

obiectivelor specifice la nivelul compartimentelor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA Coordonează instruirea personalului icircn domeniul calită983395ii

Coordonează procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor

Şefii CS (compartimente de specialitate) Răspund de implementarea sistemului de management al calită983395ii icircn compartimentele de

specialitate pe care le conduc Stabilesc obiective specifice corelate cu obiectivele generale ale primăriei icircn domeniul

calită983395ii pentru compartimentele pe care le conduc Urmăresc realizarea obiectivelor specifice 983391i raportează rezultatele ob983395inute

Dispun elaborarea 983391i avizează procedurile specifice aplicabile icircn compartimentul pe care

icircl coordonează Efectuează analize ale rezultatelor ob983395inute 983391i ini983395iază ac983395iuni corective 983391i preventive

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii proceselor realizate icircn cadrul compartimentelor despecialitate pe care le conduc

Identifică neconformită983395i la proceseleactivită983395ileserviciile realizate 983391i răspund de

solu983395ionarea acestora Icircntocmesc Raportul semestrial icircn care sunt men983395ionate tendin983395ele neconformită983395ilor

552 Reprezentantul managementului

Icircn cadru Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilitatea generală pentruimplementarea men983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea continuă a sistemului de mangement al calită983395ii icircirevine Primarului Reprezentantul al Managementului numit prin decizie de Primar care icirci acordăicircntreaga autoritate 983391i libertate organizatorică pentru implementarea 983391i men983395inerea icircn func983395iune asistemului de management al calită983395ii Pentru aceasta reprezentantul managementului trebuie

să se asigure că este stabilit implementat 983391i men983395inut la toate nivelele organizatorice 983391i

func983395ionale din primărie sistemul de management al calită983395ii documentat icircn Manualul calită983395ii codMG ndash MC - ISO 983391i icircn procedurile asociate acestuia

să raporteze Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn vederea analizei periodice desprefunc983395ionarea sistemului de management al calită983395ii proiectat icircn conformitate cu cerin983395eleStandardului SR EN ISO 90012008 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire

să se asigure că este promovată icircn Primăriei Municipiului MEDGIDIA con983391tientizareacerin983395elor cetă983395eanului

Raportările Reprezentantului managementului con983395in date despre nivelul de atingere a obiectivelor PM icircn domeniul calită983395ii eficacitatea sistemului de management al calită983395ii evaluată ca urmare a efectuării de audituri

interne situa983395ia neconformită983395ilor identificate la serviciile executate sau produseleserviciile

achizi983395ionate icircn cadrul Primăriei

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 19

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

stadiul 983391i eficien983395a ac983395iunilor corective 983391i preventive stadiul reclama983395iilor de la clien983395i alte probleme referitoare la calitatea serviciilor executate de Primăria Municipiului MEDGIDIA

Raportările sunt făcute anual icircn scris 983391i sunt transmise Primarului pentru a fi prezentateicircn 983391edin983395ele Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIA 983391i pentru a servi la analizarea sistemuluide management al calită983395ii 983391i pentru luarea de măsuri icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii acestuia

553 Comunicarea

Procesul de comunicare din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA are două aspectecomunicarea internă 983391i comunicarea externă Responsabilii acestui proces sunt Reprezentantulmanagementului pentru procesul de comunicare internă 983391i coordonatorii diferitelor

compartimente din cadrul aparatului propriu de specialitate pentru comunicarea externă cu

clien983395ii cetă983395enii comunitatea mass-media etc

Comunicarea internă

Căile de comunicare stabilite intern acoperă transmiterea informa983395iilor de la conducerecătre executan983395i (comunicarea de sus icircn jos) de la executan983395i spre conducere (comunicarea de josicircn sus) precum 983391i comunicarea icircntre diferite func983395ii organizatorice situate pe acelea983391i niveleorganizatorice (comunicarea pe orizontală)

Icircn principal procesul de comunicare internă se realizează prin transmiterea de informa983395ii verbale cu ocazia unor icircntacirclniri analize 983391edin983395e instruiri de

informare organizate de conducere sau de 983391efii compartimentelor de specialitate Acest mod decomunicare realizează icircn principal comunicarea de sus icircn jos 983391i pe orizontală dar ori de cacircte orieste cazul li se pot aduce la cuno983391tin983395a 983391efilor ierarhici orice probleme sau aspecte semnificativecare influen983395ează activită983395ile realizate 983391isau calitatea serviciilor De asemenea se pot discutapropuneri de icircmbunătă983395ire a proceselor 983391i eficacită983395ii acestora transmitereadifuzarea de documente scrise prin care se stabilesc reguli de execu983395ie a anumitorproceseactivită983395i Exemple de documente difuzate care con983395in astfel de informa983395ii sunt ManualulCalită983395ii 983391i procedurile asociate documente legale 983391i de reglementare documente de provenien983395ăexternă note interne dispozi983395ii hotăracircri fi983391e post sau alte documente de reglementare

Această modalitate de comunicare este icircn general utilizată pentru comunicarea de sus icircn jos 983391i peorizontală Transmiterea de documenta983395ie scrisă se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircnsistemul informatic transmiterea de solicitări raportări icircnregistrări rezultate icircn urma desfă983391urării activită983395ilor

proceselor registre propuneri scrise sau verbale ale personalului către conducere sau către 983391efiiierarhici prin care se realizează comunicarea de jos icircn sus Transmiterea acestor tipuri dedocumente se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircn sistemul informatic

Şefii compartimentelor de specialitate au responsabilitatea de a face cunoscute personaluluidin subordine căile de comunicare stabilite icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Modalită983395ile de transmitere 983391i difuzare a diferitelor rapoarte 983391i icircnregistrări emise de cătreanumite func983395ii din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt reglementate prin documenteleSMC (manual 983391i proceduri asociate) icircn care acestea sunt referite

Comunicarea externă

Comunicarea externă asigură transmiterea informa983395iilor icircntre Primăria Municipiului MEDGIDIA983391i cetă983395eni serviciile 983391i institu983395iile publice societă983395ile comerciale aflate icircn subordinea CLMG

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 20

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alte structuri ale administra983395iei locale organisme 983391i organiza983395ii neguvernamentale din 983395ară 983391i străinătate structuri ale administra983395iei locale din străinătate mass-media furnizoriprestatoriexecutan983395i

In general comunicarea cu aceste entită983395i se realizează prin transmiterea de documente 983391iinforma983395ii icircn scris icircn conformitate cu prevederile din procedurile generale fi983391ele de procesprocedurile opera983395ionale procedurile specifice 983391i instruc983395iunile de lucru precum 983391i dindocumentele legale 983391i de reglementare aplicabile

Responsabilită983395ile 983391i autoritatea pentru men983395inerea interfe983395ei 983391i comunicarea externă suntstabilite prin atribu983395iile fiecărui compartiment de specialitate sau prin competen983395ele acordate prindispozi983395ie de Primar icircn limitele prevederilor legale

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de comunicare externă este guvernatde principiile liberului acces la informa983395iile de interes public 983391i al transparen983395ei decizionale icircnadministra983395ia publică locală

Modul de control al procesului Comunicare este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 553

56 Analiza efectuată de management

Anual sau ori de cacircte ori este necesar Primarul Municipiului MEDGIDIA efectuează analizereferitoare la modul icircn care func983395ionează sistemul de management al calită983395ii stabilit 983391i definit prinManualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate acestuia De asemenea prin analiza func983395ionăriisistemului de management al calită983395ii se urmăre983391te eficien983395a 983391i eficacitatea SMC de a icircndepliniobiectivele stabilite icircn domeniul calită983395ii precum 983391i posibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Elementele de intrare pentru realizarea analizei se regăsesc icircn Raportul de Analiză elaboratde Reprezentantul managementului care con983395ine informa983395ii de feed-back de la clien983395i constatările auditurilor interne si externe efectuate in cadrul PM nivelul de icircndeplinire a obiectivelor stabilite icircn domeniul calită983395ii func983395ionarea proceselor 983391i analiza conformită983395ii neconformită983395ii serviciilor stadiul implementării ac983395iunilor corective 983391i preventive informa983395ii referitoare la eventualele schimbări care pot influen983395a func983395ionarea SMC informa983395ii referitoare la furnizori date referitoare la modul icircn care s-au solu983395ionat măsurile 983391i ac983395iunile ini983395iate la analiza

anterioară orice alte date importante pentru stabilirea de măsuri de icircmbunătă983395ire a func983395ionarii sistemuluide management al calită983395ii

Rezultatele analizelor se concretizează icircn recomandări 983391i măsuri corective sau preventiveini983395iate icircn scopul icircmbunătă983395irii performan983395elor Primăriei Municipiului MEDGIDIA a calită983395iiserviciilor realizate 983391i a func983395ionării sistemului de management al calită983395ii De asemenea va fistabilit necesarul de resurse pentru func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea SMC pentru următoareaperioadă Concluziile analizei se documentează icircn Procese verbale ale analizei sistemului de managemental calită983395ii

Detalii referitoare la realizarea procesului de analiză a managementului icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIA se regăsesc icircn procedura generală opera983395ională Analiza efectuată demanagement cod MG ndash POG ndash 56 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391ade proces cod MG ndash FP ndash 56

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 21

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 6MANAGEMENTUL RESURSELOR

61 Asigurarea resurselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA resursele esen983395iale pentru implementareamen983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea sistemului de management al calită983395ii precum 983391i cele necesare pentrua cre983391te satisfac983395ia clientului prin icircndeplinirea cerin983395elor sunt identificate 983391i puse la dispozi983395ie

Aceste resurse includ

resurse financiare resurse umane infrastructura 983391i mediul de lucru administrare patrimoniu (domeniu public 983391i privat)

Identificarea resurselor se realizează prin planificările SMC icircn care sunt identificate toate resursele necesare icircndeplinirii obiectivelor

strategice 983391i specificeanalizele de management prin care se stabilesc resursele necesare men983395inerii 983391i icircmbunătă983395iriiSMC cre983391terii performan983395ei organiza983395iei 983391i satisfac983395iei clien983395ilorprogramele anuale de instruireinstruc983395iunile specifice de lucru precum 983391i cerin983395ele pentru mediul de lucru

Conducerea PM răspunde direct sau prin personalul din subordine de asigurarearesurselor necesare pentru func983395ionarea SMC 983391i pentru realizarea proceselor 983391i serviciilor icircncondi983395ii corespunzătoare

611 Resurse financiare

Icircn cadrul PM procesul Resurse financiare cuprinde activită983395ile financiare 983391i contabileprecum 983391i activită983395ile de elaborare buget 983391i urmărire a execu983395iei bugetare

6111 Provenienţa resurselor financiare

Resursele financiare sunt constituite din fonduri provenite din impozite taxe 983391i amenzi dela persoanele fizice 983391i juridice purtacircnd denumirea 983391i de crean983395e bugetare

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 22

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

6112 Elaborarea bugetului şi urmărirea execuţiei bugetare

Icircn baza veniturilor preconizate (provenite din taxe impozite 983391i amenzi) 983391i a solicitărilor de

resurse financiare icircntocmite de compartimentele de specialitate din cadrul PM compartimentul despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircntocmeste proiectul de buget care estesupus aprobării CLMG

Analiza 983391i evaluarea veniturilor 983391i urmărirea 983391i raportarea execu983395iei bugetare se realizeazăde către personalul compartimentelor de specialitate icircn colaborare cu personalul responsabil dincadrul compartimentelor implicate icircn conformitate cu prevederile legale 983391i de reglementareaplicabile 983391i cu prevederile din fi983391a de proces 983391i sau procedura opera983395ională

6113 Activităţi financiare şi contabile

Organizarea coordonarea 983391i execu983395ia activită983395ilor financiare 983391i contabile ale Primăriei

Municipiului MEDGIDIA icircn vederea derulării contractelor icircncheiate de PM cu diver983391i clien983395i serealizează de personalul compartimentelor de specialitate icircn conformitate cu prevederile legale 983391ide reglementare aplicabile

62 Resurse umane

621Generalităţi

Conform obiectivelor stabilite de Primăriei Municipiului MEDGIDIA calitatea serviciilor realizate icircncadrul PM este influen983395ată icircn mod esen983395ial de profesionalismul personalului din aparatul propriude specialitate Formarea unui corp profesionist de func983395ionari publici se realizează prin

stabilirea cerin983395elor de competen983395ă aferente func983395iei publice icircn fi983391ele de post 983391i urmărirearespectării acestora de către persoana nominalizată pe un anumit post

icircmbunătă983395irea rezultatelor activită983395ii desfă983391urate icircn scopul icircndeplinirii obiectivelor

stabilite prin identificarea necesită983395ilor de instruire a func983395ionarilor publici evaluarea anuală a performan983395elor profesionale individuale ale func983395ionarilor publici

prin compararea gradului de icircndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele ob983395inuteicircn mod efectiv

asigurarea unui sistem motiva983395ional care să determine cre983391terea performan983395elor

profesionale individuale

622Competenţă conştientizare şi instruire

Modul de desfă983391urare a procesului Competen983395ă con983391tientizare 983391i instruire pentrupersonalul din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este stabilit icircn procedura generalăopera983395ională MG ndash POG ndash 622 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 622

Organigrama numărul de posturi statul de func983395ii 983391i Regulamentul de Organizare 983391iFunc983395ionare se stabilesc 983391i se aprobă printr-o Hotăracircre a CLMG

Icircn cadrul PM personalul implicat icircn activită983395i care pot influen983395a calitatea serviciilor estecompetent din punct de vedere al studiilor instruirii abilită983395ilor 983391i experien983395ei adecvate Cerin983395elede competen983395ă (studii instruire abilită983395i 983391i experien983395ă) necesare pentru o anumită func983395ie suntidentificate icircn Fi983391ele de post corespunzătoare

La angajarea sau la numirea unei persoane pe post se verifică prin examinare intervievare983391isau testarea cuno983391tin983395elor si abilită983395ilor icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă stabilite icircn Fi983391apostului

Procesul de angajare a func983395ionarilor publici icircn cadrul PM respectă prevederile legale 983391i dereglementare aplicabile

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 23

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 7: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 3

DEFINI983394II 983390I PRESCURTĂRI

31 DEFINI983394II

Sistem = ansamblu de elemente corelate sau in interac983395iuneOrganizaţie =ansamblu de persoane 983391i facilită983395i cu responsabilită983395i autorită983395i 983391i rela983395ii definiteStructura organizatorică =ansamblu de responsabilită983395i autorită983395i 983391i rela983395ii dintre persoaneEntitate =ceea ce poate fi descris 983391i luat icircn considerare icircn mod individualCompartiment de specialitate = entitate relevantă icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA(serviciu birou compartiment)

Infrastructură = sistem de facilita983395i echipamente sau servicii necesare pentru func983395ionarea uneiorganiza983395ii

Mediul de lucru =ansamblu de condi983395ii icircn care se desfă983391oară activitateaClient =organiza983395ie sau persoană care prime983391te un produsserviciu al PMG NOTĂ Primăria Municipiului MEDGIDIA realizează servicii specifice de administra983395ie publicălocală destinate comunită983395ii locale şi icircn acest sens prin bdquoclien983395i se inteleg cetă983395eni institu983395ii publiceagen983395i economici mass-media sau orice alt beneficiar al serviciilor executate icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA

Furnizor = organiza983395ie sau persoană care furnizează un produs (serviciu)Managementul calităţii =activită983395i coordonate pentru a orienta 983391i controla o organiza983395ie icircn ceea ceprive983391te calitatea

Politica referitoare la calitate =inten983395ii 983391i orientări generale ale unei organiza983395ii referitoare la calitatea983391a cum sunt exprimate oficial de managementul de la cel mai icircnalt nivel

Obiectiv al calităţii =ceea ce se urmăre983391te sau este avut icircn vedere referitor la calitate Nota 1 In general obiectivele calită983395ii se bazează pe politica organiza983395iei referitoare la calitate Nota 2 In general obiectivele calită983395ii sunt specificate pentru nivelurile şi func983395iile relevantedin organiza983395ie

Cerinţa = nevoie sau a983391teptare care este declarată icircn general implicită sau obligatorieCalitate =măsura icircn care un ansamblu de caracteristici intrinseci icircndepline983391te cerin983395eleSatisfacţia clientului =percep983395ie a clientului despre măsura icircn care cerin983395ele clientului au fosticircndeplinite Nota 1 Reclama983395iile clientului constituie un indicator obişnuit al satisfac983395iei scăzute a clientului

dar absen983395a acestora nu implica icircn mod necesar o satisfac983395ie icircnalta a clientului Nota 2 Chiar dacă cerin983395ele clientului au fost stabilite cu acesta şi au fost icircndeplinite aceasta nuasigura icircn mod necesar o satisfac983395ie icircnaltă a clientului

Capabilitate =abilitatea unei organiza983395ii sistem sau proces de a realiza un produs care va icircndeplinicerin983395ele pentru produs

Planificarea calităţii =parte a managementului calită983395ii concentrată pe stabilirea obiectivelor calită983395ii983391i care specifică procesele opera983395ionale 983391i resursele aferente necesare pentru a icircndeplini obiectivelecalită983395ii

Icircmbunătăţire continuă = activitate repetată pentru a cre983391te abilitatea de a icircndeplini cerin983395e Nota Procesul de stabilire a obiectivelor şi de determinare a oportunită983395ilor de icircmbunătă983395ireeste un proces continuu care utilizează constatările auditurilor şi concluziile auditurilor analize de dateanalize efectuate de management sau alte mijloace şi conduce icircn general la ac983395iuni corective sau la ac983395iuni preventive

Eficacitate = măsura icircn care activită983395ile planificate sunt realizate 983391i sunt ob983395inute rezultateleplanificate

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 7

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Eficienţă = rela983395ie icircntre rezultatul ob983395inut 983391i resursele utilizate Audit =proces sistematic independent 983391i documentat icircn scopul ob983395inerii de dovezi de audit 983391i deevaluare a lor cu obiectivitate pentru a determina măsura icircn care sunt icircndeplinite criteriile de audit

Program de audit = ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval detimp 983391i orientate spre un scop specific

Criterii de audit = ansamblu de politici proceduri sau cerin983395eDovezi de audit = icircnregistrări declara983395ii despre fapte sau alte informa983395ii care sunt relevante icircn raportcu criteriile de audit 983391i verificabile

Informaţie = date semnificativeDocument= informa983395ia icircmpreună cu mediul său suportIcircnregistrare = document prin care se declară rezultate ob983395inute sau furnizează dovezi ale activită983395ilorrealizate

Proces = grup de activită983395i corelate sau icircn interac983395iune care transformă intrări icircn ie983391iriProdus = rezultat al unui procesProcedura = mod specificat de desfă983391urare a unui proces sau a unei activită983395i Trasabilitate =abilitatea de a regăsi istoricul realizarea sau localizarea a ceea ce este luat icircnconsiderare

Conformitate = icircndeplinirea unei cerin983395eNeconformitate = neicircndeplinirea unei cerin983395e Acţiune preventivă = ac983395iune de eliminare a cauzei unei neconformită983395i poten983395iale sau a altei posibilesitua983395ii nedorite Nota 1 Pot exista mai multe cauze pentru o neconformitate poten983395ială Nota 2 Ac983395iunea preventivă este intreprinsă pentru a preveni apari983395ia iar ac983395iunea corectivă seicircntreprinde pentru a preveni reapari983395ia

Acţiune corectivă = ac983395iune de eliminare a cauzei unei neconformită983395i detectate sau a altei situa983395iinedorite Nota 1 Pot exista mai multe cauze pentru o neconformitate Nota 2 Ac983395iunea corectivă este icircntreprinsă pentru a preveni reapari983395ia iar ac983395iunea preventivăeste intreprinsă pentru a preveni apari983395ia Nota 3 Există o distinc983395ie icircntre corec983395ie şi ac983395iune corectivă

Corecţie = ac983395iune intreprinsă pentru a elimina o neconformitate constatată

32 PRESCURTĂRI

SR Standard Roman

EN Standard EuropeanISO Organiza983395ia Interna983395ională de Standardizare

ASRO Asocia983395ia de Standardizare din RomacircniaMC Manualul Calită983395iiPG Procedură GeneralăFP Fi983391a de ProcesPOG Procedura Opera983395ională GeneralăPO Procedura Opera983395ionalăIL Instruc983395iune de LucruF FormularNA Neaplicabil

RAC Raport de Ac983395iuni CorectiveRAP Raport de Ac983395iuni PreventiveONG Organiza983395ie NeguvernamentalăOUG Ordonan983395a de Urgen983395ă a GuvernuluiPM Primăria Municipiului MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 8

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CLMG Consiliul Local al Municipiului MEDGIDIAHCLMG Hotăracircre a Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIADP Dispozi983395ie a PrimaruluiCS Compartiment de specialitate

CAPITOLUL 4SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITĂ983394II

41 Procesele sistemului de management al calităţii411 Generalităţi

Pentru realizarea unor servicii prin care să se asigure icircndeplinirea icircntr-o măsură cacirct maimare a cerin983395elor 983391i a983391teptărilor tuturor păr983395ilor interesate (cetă983395eni persoane juridice societatecolectivitatea locală personalul din aparatul propriu de specialitate furnizori prestatori executan983395i) icircn condi983395iile respectării prevederilor legale 983391i de reglementare icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA a fost proiectat 983391i implementat un sistem de management al calită983395ii(SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO 90012008

SMC implementat este urmărit 983391i evaluat pentru a se asigura icircmbunătă983395irea continuă a

acestuia precum 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIASistemul de management al calită983395ii aplicat icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAcuprinde patru categorii principale de procese a căror interac983395iune este prezentata in figura Nr1

1Procesele de management2Procesele de management al resurselor3Procesele de realizare a serviciului4Procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395ire

Feed back

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 9

PROCESE DE MANAGEMENT

CETĂŢENI

COMUNITATELOCALĂ

CETĂŢENI

COMUNITATELOCALĂ

PREVEDERILEGALE SAU DEREGLEMENTARE

PROCESEDE REALIZARE A SERVICIULUI

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Intrări Ieşiri

Feed Back

Figura Nr 1

Prin documenta983395ia aferentă fiecărui proces prezentată la punctul 421 se identifică criteriile 983391i modalită983395ile de operare 983391i control responsabilită983395ile interfe983395ele elementele de intrare 983391i ie983391ire ale proceselor

indicatori ai procesului care trebuie monitoriza983395i icircn scopul asigurării unei func983395ionari eficacea acestora

documente de referin983395ă 983391i icircnregistrări

412 Procesele de management

Aceste procese asigură coordonarea 983391i conducerea celorlalte procese precum 983391i a icircntregiiactivită983395i din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Procesele de management cuprind următoarele procese

a Planificarea SMC b Comunicareac Analiza managementuluiIcircn figura Nr 2 este prezentată interac983395iunea dintre procesele de management

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 10

PROCESEDE

MANAGEMENT AL

Procese demăsurareanaliză şi

IcircMBUNĂTĂŢIRECONTINUĂ (ACAP)

ANALIZAMANAGEMENTULUI

PROCESESMC

ANALIZADATELOR

PLANIFICAREASMC

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 2

413 Procesele de management al resurselor

Prin aceste procese icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se identifică se asigură 983391ise men983395in resursele financiare resursele umane infrastructura 983391i mediul de lucru precum 983391iadministrarea patrimoniului (domeniul public 983391i privat) Din această categorie fac parteurmătoarele procese a căror interac983395iune este prezentată icircn figura Nr3 Resurse financiare-activită983395i financiar contabile de elaborare buget 983391i urmărire execu983395ie

bugetară Resurse umane - Competen983395ă con983391tientizare instruire Administrare patrimoniu ndash public

Figura Nr 3

414 Procesele de realizare a serviciului

Din această categorie de procese fac parte următoarele procese a căror interac983395iuneeste prezentată icircn figura Nr 4

1Procese referitoare la rela983395ia cu clientul2Elaborarea hotăracircrilor 983391i emiterea dispozi983395iilor3Investi983395ii4Achizi983395ie de produse 983391i servicii5Emiterea documentelor solicitate de clien983395i6Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea impozitelor taxelor 983391i a amenzilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 11

C O M U N I C A R E A

REESURSE FUNANCIARE(Activită983395i financiar contabilede elaborare buget 983391i

urmărire execu983395ie bugetară)

RESURSE UMANE

(Competenţă conştientizareinstruire)

EVIDENŢĂADMINISTRAREPATRIMONIU

(domeniu public)

PLANIFICAREA

SMC ANALIZAMANAGEMEN

PROCESEDE

REALIZARE A

PROCESE DEMĂSURARE ANALIZĂ

ŞI

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

7Activită983395i de analiză 983391i control (respectarea prevederilor legale 983391i de reglementare)8Activită983395i educa983395ionale de protec983395ia mediului 983391i a popula983395iei

Figura Nr 4

415 Procesele de măsurare analiză şi icircmbunătăţire

Aceste procese asigură efectuarea măsurărilor 983391i monitorizărilor necesar a fi realizate asuprasistemului serviciului proceselor 983391i satisfac983395iei clien983395ilor icircn scopul ini983395ierii măsurilor corectivepreventive 983391i de icircmbunătă983395ire Interac983395iunea dintre aceste procese este prezentată icircn figura Nr 5

Din aceasta categorie fac parte următoarele procese Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor Audit intern Măsurarea si monitorizarea proceselor 983391i serviciului Controlul neconformită983395ilor Analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 12

EMITEREDOCUMENTE

ACTIVITĂŢIPRIVIND

IMPOZITELE TAXELE ŞI AMENZILE

ACTIVITĂŢI ANALIZĂ ŞICONTROL

ACTIVITĂŢIEDUCAŢIONALEDE PROTECŢIAMEDIULUI ŞI APOPULAŢIEI

ACHIZIŢIE DEPRODUSE ŞISERVICII

PROCESEREFERITOARE LARELAŢIA CUCLIENTUL

ADOPTARE HOTĂRAcircRI ŞIEMITERE DISPOPZIŢII

CETĂŢENICOMUNITATELOCALĂ

INVESTIŢII

AUDIT INTERN

MĂSURAREA ŞIMONITORIZAREAPROCESELOR ŞI

CONTROLULNECONFORMITĂŢILOR

ACŢIUNI CORECTIVE PREVENTIVE

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 5

42 Documentaţia sistemului de management al calităţii421 Generalităţi

Icircn scopul icircndeplinirii cerin983395elor clien983395ilor icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA a fostdezvoltat implementat 983391i certificat un sistem de management al calită983395ii icircn conformitate cuprevederile standardului SR EN ISO 9001 2001 efectuandu-se tranzitia la noul standard SR ENISO 9001 2008

Primăria Municipiului MEDGIDIA a dezvoltat 983391i documentat un sistem de management alcalită983395ii icircn scopul icircndeplinirii politicii 983391i atingerii obiectivelor icircn domeniul calită983395ii 983391i pentru a seasigura că serviciile realizate corespund atacirct cerin983395elor necesita983395ilor 983391i a983391teptărilor clien983395ilor cacirct 983391icerin983395elor documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

Documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii a fost elaborată avacircndu-se icircn vederetipul diversitatea 983391i complexitatea proceselor 983391i serviciilor realizate icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA fiind formată din următoarele documente a983391a cum este reprezentată icircnfigura nr 6

DECLARA983394IA

DE POLITICĂ

MANUALUL CALITĂ983394II

PROCEDURI GENERALE

PROCEDURI OPERA983394IONALE GENERALE FI983390E DE PROCES

PROCEDURI OPERA983394IONALE

INSTRUC983394IUNI DE LUCRU DOCUMENTE DE PLANIFICARE

Icirc N R E G I S T R Ă R I

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 13

EVALUAREA SATISFACŢIEICLIENŢILOR

ANALIZADATELOR

PROCESE SMC

IcircMBUNĂTĂŢIRE

stabileşte politica obiectivele şi angajamentulmanagementului icircn domeniul calităţii descrie structura organizatorică a administraţiei descrie SMC şi domeniul de aplicare al acestuiadescrie procesele SMC şi interacţiunile dintre acestea

Asigură documentarea cerinţelor pentru care standardul de referinţăcere icircn mod obligatoriu proceduri scrise

Reglementează detaliat activităţi sau sub procese

specifice la nivelul de execuţie

Icircnregistrări cerute de standardul ISO90012008

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 6

Suplimentar fa983395ă de documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA se utilizează un sistem de acte normative care reglementează proceseleserviciile 983391i activită983395ile cum ar fi legi ordonan983395e ordonan983395e de urgen983395ă hotăracircri de guvern ordineale mini983391trilor hotăracircri ale consiliului local 983391i dispozi983395ii ale primarului

422 Manualul Sistemului de Management al Calităţii

Pentru a asigura implementarea unui sistem de management al calită983395ii eficient care săpoată spori satisfac983395ia clien983395ilor icircn conformitatea serviciilor cu cerin983395ele specificate a fost elaboratManualul Sistemului de Management al Calită983395ii cod MGndash MC - ISO

La elaborarea manualului calită983395ii s-au luat icircn considerare prevederile Standardelor SR ENISO 9001 2008 983391i SR ISO 10013 - Ghid pentru elaborarea manualelor calită983395iiManualul calită983395ii intră icircn vigoare icircncepacircnd cu data la care Primarul Municipiului MEDGIDIA icirclaprobă Manualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate au coduri alocate de RMC conform prevederilorprocedurii generale opera983395ionale Elaborarea 983391i codificarea documentelor SMC cod MG ndash POG ndash421

423 Controlul documentelor

Documenta983395ia SMC precum 983391i sistemul actelor normative 983391i alte documente de provenien983395ăexternă sunt men983395inute sub control astfel icircncacirct să se asigure că acestea sunt analizate 983391i aprobate de factorii responsabili icircnainte de a fi emise

edi983395iile valabile ale documentelor sunt disponibile icircn toate zonele icircn care acestea se aplică documentele sunt identificate icircn mod unic 983391i rămacircn lizibile pe toată durata utilizării periodic elaboratorii sau alte persoane desemnate analizează documentele elaborate intern icircn

scopul de a determina dacă acestea mai sunt adecvate Icircn măsura icircn care este necesardocumentele sunt actualizate actualizările documentelor se realizează icircn mod controlat 983391i se supun aceluia983391i ciclu de avizări 983391iaprobări ca 983391i documentele originale Ulterior aprobării versiunile actualizate sunt redifuzate documentele de provenien983395ă externă sunt identificate 983391i difuzate controlat atunci cacircnd este

cazul documentele perimate sunt retrase prompt din locurile de difuzare documentele perimate care se păstrează icircn scopuri juridice sau de conservare a cuno983391tin983395elor

sunt identificate astfel icircncacirct să nu fie posibilă confundarea lor cu documentele icircn vigoareSe păstrează 983391i se men983395in la zi liste de eviden983395ă prin care se identifică edi983395iarevizia valabilă

a documentelor controlate aceste liste fiind disponibile icircn toate compartimentele de specialitateDocumentele 983391i datele păstrate 983391i gestionate icircn sistemul informatic sunt protejate astfel

icircncacirct să se asigure securitatea 983391i accesul icircn mod adecvat conform cerin983395elorDetalii referitoare la controlul documentelor se regăsesc icircn procedura generală Controlul

documentelor cod MG ndash PG ndash 423 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 423

424 Controlul icircnregistrărilor

Icircnregistrările prin care se confirmă func983395ionarea corespunzătoare a sistemului de

management al calită983395ii 983391i icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la serviciile realizate trebuie păstrate operioadă definită de timp 983391i puse la dispozi983395ia clien983395ilor (dacă ace983391tia le solicită) sau altororganisme 983391i institu983395ii abilitateControlul icircnregistrărilor implică reguli pentru redactarea identificarea 983391i emiterea icircnregistrărilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 14

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

regăsirea cu u983391urin983395ă a icircnregistrărilor arhivarea 983391i păstrarea icircnregistrărilor distrugerea icircnregistrărilor

Icircnregistrările controlate formularele aferente acestora (atunci cacircnd sunt prevăzute)persoanele care le emit 983391i păstrează precum 983391i perioadele de arhivare sunt specificate icircn cadrulfiecărei proceduri sau instruc983395iuni Se consideră icircnregistrări ale calită983395ii controlate aceleicircnregistrări cerute de standardul SR EN ISO 90012008 care demonstrează atacirct realizarea calită983395iicerute pentru serviciile executate cacirct 983391i func983395ionarea eficace a sistemului de management alcalită983395ii icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la tipurile de icircnregistrări men983395inute sub control 983391i responsabilită983395ile

persoanelor implicate se regăsesc icircn procedura generală Controlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash424 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 424

CAPITOLUL 5RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

51 Angajamentul managementului

Primarul ca 983391ef al Primăriei Municipiului MEDGIDIA a formulat 983391i documentat Declara983395iade politică 983391i angajamentul Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01 document prin care se prezintă angajamentul fa983395ă de proiectarea 983391i implementareaunui sistem de management al calită983395ii (SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO90012008 precum 983391i pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestuia

Icircn acest sens Angajamentul Primarului cuprinde cerin983395e referitoare la comunicarea icircn cadrul MG a importan983395ei satisfacerii cerin983395elor clien983395ilor 983391i a cerin983395elor legale 983391ide reglementare stabilirea politicii referitoare la calitate 983391i a obiectivelor calită983395ii efectuarea analizelor de managementurmărirea icircmbunătă983395irii continue a func983395ionării SMC precum 983391i a performan983395ei generale aPrimăriei Municipiului MEDGIDIA asigurarea resurselor necesare func983395ionarii SMC 983391i atingerii obiectivelor stabilite

52 Orientare către client

Clien983395ii serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt membrii comunită983395ii locale 983391i anume cetă983395eni persoane juridice agen983395ieconomici institu983395ii publice mass-media sau orice alt beneficiar al serviciilor executate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA Prin sistemul de management al calită983395ii proiectat 983391i aplicat icircncadrul MG se urmăre983391te ca problemele cerin983395ele 983391i necesită983395ile clien983395ilor referitoare la serviciile deadministra983395ie publică locală să fie icircn983395elese 983391i icircndeplinite icircn scopul cre983391terii satisfac983395iei acestora

Avacircndu-se icircn vedere faptul că Primăria Municipiului MEDGIDIA este institu983395ia responsabilăde solu983395ionarea problemelor colectivită983395ii localeOrientarea către client este principiul de bazăluat icircn considerare la proiectarea sistemului de management al calită983395ii iar icircndeplinirea cerin983395elorclien983395ilor icircn condi983395iile respectării cerin983395elor legale 983391i de reglementare este principalul obiectiv

Prin Procesele referitoare la rela983395ia cu clientul (descrise icircn subcap 72 983391i procedura

generală opera983395ională MG ndash POG ndash 72) se reglementează modul de preluare a solicitărilor de laclien983395i precum 983391i modul de tratare a peti983395iilor (sesizări reclama983395ii contesta983395ii) Informa983395iile de laclien983395i sunt comunicate compartimentelor de specialitate responsabile pentru a fi procesate 983391isolu983395ionate Icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii procesului de preluare a solicitărilor clien983395ilor icircn cadrulMG s-au stabilit modalită983395i 983391i căi de comunicare suplimentare cum ar fi transmiterea MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 15

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

informa983395iilor prin posta electronică puncte de informare - documentare sistemul de audien983395esistemul de colaborare cu mass-media etc De asemenea prin compartimentele existente seasigură liberul acces la informa983395iile de interes public precum 983391i o transparen983395ă totală a PMGprivind Dispozi983395iile Primarului 983391i Hotăracircrile CLMG propuse sau aflate icircn discu983395ie 983391i cele emise

Aceste măsuri au rolul de a cre983391te satisfac983395ia clientului prin oferirea tuturor informa983395iilor necesare983391i prin crearea posibilită983395ii de a participa activ la activitatea decizională

Prin procesul Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor (descris icircn subcap 821 983391i proceduragenerală opera983395ională MG ndash POG ndash 821) sunt culese 983391i ulterior prelucrate informa983395iile de feed-

back primite de la clien983395i identificacircndu-se astfel necesită983395ile 983391i a983391teptările viitoare ale clien983395ilorprecum 983391i percep983395ia acestora referitor la modul icircn care au fost icircndeplinite cerin983395ele

53 Politica referitoare la calitate

Politica 983391i obiectivele strategice icircn domeniul calită983395ii sunt definite icircn Declara983395ia de politică983391i angajamentul Primarului ora983391ului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01

Con983395inutul acesteia este stabilit icircn deplină concordan983395ă cu cerin983395ele legale 983391i dereglementare aplicabile cu necesită983395ile 983391i interesele MG 983391i clien983395ilor precum 983391i cu celelalte politicidin cadrul MG (politica financiară bugetară de personal de dezvoltare etc)

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA politica referitoare la calitate este comunicatăicircn983395eleasă 983391i aplicată de icircntreg personalul aparatului propriu de specialitate care desfă983391oarăactivită983395i cu impact asupra calită983395ii serviciilor icircn principal prin realizarea următoarelor activită983395i

prezentarea politicii 983391i obiectivelor icircn cadrul unor activită983395i de informare 983391i instruireafi983391area Declara983395iei de politică 983391i angajamentului Primarului Municipiului MEDGIDIA icircndomeniul calită983395ii icircn compartimentele func983395ionale 983391isau icircn zonele de acces

Pentru a se asigura implementarea politicii icircn domeniul calită983395ii 983391i realizarea obiectivelorcalită983395ii Primarul are responsabilitatea de a aloca resursele necesare materiale 983391i umane Deasemenea Primarul actualizează ori de cacircte ori este cazul con983395inutul acestora astfel icircncacirct politica983391i obiectivele stabilite să fie icircn permanen983395ă adecvate cerin983395elor din documentele legale 983391i dereglementare precum 983391i necesită983395ilor 983391i a983391teptărilor exprimate sau implicite ale tuturor păr983395ilorinteresate (clien983395i aparat propriu comunitate institu983395ii ale administra983395iei locale 983391i centralefurnizorilor)

54 Planificare541 Obiectivele calităţii

Managementul de la cel mai icircnalt nivel al Primăriei Municipiului MEDGIDIA se asigură căobiectivele calită983395ii sunt stabilite pentru func983395iile relevante 983391i la nivelurile relevante ale PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA

Icircn cadrul MG obiectivele calită983395ii sunt icircn concordan983395ă cu politica referitoare la calitatesunt transpuse icircn obiective specifice 983391i sunt măsurabile prin stabilirea unor indicatori 983391i a unor

valori 983395intăFunc983395iile 983391i nivelurile relevante icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt următoarele Primar Secretar Compartimente independente sau subordonate

542 Planificarea SMC

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 16

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de planificare a sistemului demanagement al calită983395ii este coordonat de Reprezentantul Managementului 983391i are următoareleobiective stabilirea la nivelurile 983391i func983395iile relevante din cadrul MG a obiectivelor specifice urmărirea 983391i evaluarea periodică a nivelului de icircndeplinire a obiectivelor asigurarea icircndeplinirii cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea proceselor

SMC men983395inerea integrită983395ii sistemului icircn cazul unor schimbări care pot afecta func983395ionarea

acestuiaObiectivele strategice definite icircn Declara983395ia de Politica 983391i Angajamentul Primarului

Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii se transpun la nivelul func983395iilor 983391i nivelelor relevantedin Primăria Municipiului MEDGIDIA icircntr-un ansamblu de obiective măsurabile 983391i activită983395i acăror realizare este urmărită icircn cadrul analizelor efectuate de management

Obiectivele specifice sunt stabilite anual 983391i sunt documentate icircn Planificarea SMC prin grijaŞefilor CS

Planificarea SMC este avizată de Reprezentantul managementului 983391i aprobată de PrimarLa stabilirea obiectivelor specifice pot fi luate icircn considerare următoarele

obiectivele strategice cuprinse icircn declara983395ia Primarului MG nivelul de realizare a obiectivelor icircn perioada anterioară posibilită983395i de icircmbunătă983395ire a performan983395elor serviciilor sau proceselor cerin983395e legale sau de reglementare neconformită983395i informa983395ii de la clien983395i

Planificarea SMC con983395ine informa983395ii referitoare laa) obiectivele stabilite b) indicatormetoda de cuantificarec) valoare propusăd) măsurile 983391i activită983395ile necesare pentru icircndeplinirea obiectivelore) responsabil urmărire obiectivef) resurse necesareg) valoarea ob983395inută) observa983395ii

Resursele necesare pentru icircndeplinirea obiectivelor trebuie sa fie corelate cu propunerile de buget anuale ale compartimenterlor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Planificările aprobate sunt difuzate icircn fiecare compartiment de specialitate a MG 983391efulfiecărui compartiment avacircnd responsabilitatea de a urmări icircndeplinirea obiectivelor pentru caresunt responsabili De asemenea ace983391tia trebuie să se asigure de con983391tientizarea icircntreguluipersonal din subordine referitor la relevan983395a 983391i importan983395a activită983395ilor icircn care ace983391tia suntimplica983395i 983391i de modul icircn care contribuie la realizarea obiectivelor ce le revin

Periodic Şefii CS urmăresc 983391i raportează Reprezentantului managementului stadiulrealizării masurilor si activită983395ilor stabilite 983391i implicit a obiectivelor specifice Planificările SMCcompletate de Şefii CS cu rezultatele ob983395inute se transmit Reprezentantului Managementului 983391iconstituie date de intrare pentru analiza managementului Icircn func983395ie de rezultatele ob983395inute seaprobă obiectivele pentru anul următor

Pentru a se asigura icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395ireaproceselor SMC icircn cadrul MG se icircntreprind următoarele procesele SMC sunt documentate prin Manualul Calită983395ii proceduri generale fi983391e de proces

proceduri opera983395ionale proceduri specifice 983391i instruc983395iuni de lucru asiguracircndu-se astfel definireamodului de operare a criteriilor de acceptare precum 983391i monitorizărilor 983391i după caz măsurilor

necesare pentru urmărirea acestora procesele sunt planificate conform prevederilor din documentele aplicabile procesele sunt coordonate de personal desemnat care are responsabilitatea de a analiza 983391i

evalua periodic eficacitatea acestora 983391i de a propune măsuri corective pentru a se realiza

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 17

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

rezultatele planificate 983391i măsuri pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestoraOri de cacircte ori apar modificări organizatorice func983395ionale sau de altă natură modificări

care pot influen983395a func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii Reprezentantulmanagementului sau alta persoană desemnată de conducerea PM elaborează un plan (PlanificareaSMC sau alt document echivalent) prin care să asigure preluarea schimbărilor fără a fi afectatăfunc983395ionarea SMC

Procesul de Planificare a SMC este monitorizat 983391i urmărit prin auditarea internă 983391i cu ocaziaanalizei managementului Ori de cacircte ori apar neconformită983395i sau probleme generate de planificareconducerea Primăriei Municipiului MEDGIDIA ia măsurile necesare pentru realizarea rezultatelorplanificate

Modul de control al procesului Planificarea SMC este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 542

55 Responsabilitate autoritate şi comunicare

551 Responsabilitate şi autoritate

Icircn spiritul politicii stabilite icircn domeniul calită983395ii Primarul Municipiului MEDGIDIA areresponsabilitatea 983391i autoritatea de a stabili 983391i men983395ine sistemul de management al calită983395ii propriuPM Icircn acest sens Primarul desemnează personalul din cadrul PM care are responsabilitatea 983391iautoritatea de a urmări modul de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii icircn entită983395ilepe care le coordonează De asemenea acestuia i se acordă autoritatea 983391i libertatea organizatoricănecesare pentru a lua decizii 983391i a ini983395ia ac983395iuni corective sau preventive referitoare la activită983395ile 983391iprocesele desfă983391urate icircn scopul realizării cu eficacitatea dorită a obiectivelor stabilite

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilită983395ile specifice 983391i nivelurile deautoritate sunt documentate icircn Regulamentul de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i icircn Fi983391ele de Post

Principalele responsabilită983395i ale personalului care conduce execută 983391i verifică activită983395ile ceinfluen983395ează calitatea serviciilor executate icircn cadrul PM sunt

Primarul

Stabile983391te politica 983391i obiectivele strategice ale Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircn

domeniul calită983395ii 983391i se asigură că la nivelul func983395iilor relevante din Primărie sunt stabiliteobiectivele specifice

Asigură resursele necesare implementării func983395ionarii 983391i icircmbunătă983395irii sistemului de

management al calită983395ii precum 983391i pentru icircndeplinirea obiectivelor stabilite Desemnează Reprezentantul managementului icircn domeniul calită983395ii

Efectuează analiza func983395ionării sistemului de management al calită983395ii 983391i decide măsurile

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii acestuia Aprobă documentele sistemului de management al calită983395ii 983391i Planificările SMC

Nume983391te prin dispozi983395ie Responsabilul programului de audit 983391i aprobă programul anual

de audit intern

Reprezentantul Managementului Se asigură că procesele sistemului de management al calită983395ii sunt stabilite

implementate 983391i men983395inute respectandu-se prevederile aplicabile din standardul de referin983395ă Raportează periodic Primarului despre func983395ionarea 983391i eficacitatea sistemului de

management al calită983395ii 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire Se asigură că este promovată icircn cadrul PM con983391tientizarea referitoare la calitate 983391i la

importan983395a icircndeplinirii cerin983395elor clientului (cetă983395eanului) Reprezintă Primăria Municipiului MEDGIDIA icircn rela983395iile cu păr983395ile externe pentru orice

probleme referitoare la sistemul de management al calită983395ii Coordonează elaborarea 983391i gestionarea documentelor sistemului de management al

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 18

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

calită983395ii Avizează documentele sistemului de management al calită983395ii

Este numit Responsabil al Programului de audit intern 983391i icircn acest sens

elaborează Programul anual de audit intern icircl supune aprobării Primarului 983391i coordoneazărealizarea acestuia monitorizează 983391i analizează procesul de auditare internă din cadrul Primăriei Municipiului

MEDGIDIA 983391i ini983395iază măsurile corective preventive sau de icircmbunătă983395ire a acestuia răspunde de asigurarea competen983395ei auditorilor interni 983391i de monitorizarea performan983395elor

acestora icircntocme983391te Raportul de analiză a func983395ionării SMC icircn baza căruia se realizează analiza

anuală a managementului Coordonează elaborarea Planificării SMC modalită983395ile de stabilire 983391i urmărire a

obiectivelor specifice la nivelul compartimentelor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA Coordonează instruirea personalului icircn domeniul calită983395ii

Coordonează procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor

Şefii CS (compartimente de specialitate) Răspund de implementarea sistemului de management al calită983395ii icircn compartimentele de

specialitate pe care le conduc Stabilesc obiective specifice corelate cu obiectivele generale ale primăriei icircn domeniul

calită983395ii pentru compartimentele pe care le conduc Urmăresc realizarea obiectivelor specifice 983391i raportează rezultatele ob983395inute

Dispun elaborarea 983391i avizează procedurile specifice aplicabile icircn compartimentul pe care

icircl coordonează Efectuează analize ale rezultatelor ob983395inute 983391i ini983395iază ac983395iuni corective 983391i preventive

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii proceselor realizate icircn cadrul compartimentelor despecialitate pe care le conduc

Identifică neconformită983395i la proceseleactivită983395ileserviciile realizate 983391i răspund de

solu983395ionarea acestora Icircntocmesc Raportul semestrial icircn care sunt men983395ionate tendin983395ele neconformită983395ilor

552 Reprezentantul managementului

Icircn cadru Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilitatea generală pentruimplementarea men983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea continuă a sistemului de mangement al calită983395ii icircirevine Primarului Reprezentantul al Managementului numit prin decizie de Primar care icirci acordăicircntreaga autoritate 983391i libertate organizatorică pentru implementarea 983391i men983395inerea icircn func983395iune asistemului de management al calită983395ii Pentru aceasta reprezentantul managementului trebuie

să se asigure că este stabilit implementat 983391i men983395inut la toate nivelele organizatorice 983391i

func983395ionale din primărie sistemul de management al calită983395ii documentat icircn Manualul calită983395ii codMG ndash MC - ISO 983391i icircn procedurile asociate acestuia

să raporteze Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn vederea analizei periodice desprefunc983395ionarea sistemului de management al calită983395ii proiectat icircn conformitate cu cerin983395eleStandardului SR EN ISO 90012008 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire

să se asigure că este promovată icircn Primăriei Municipiului MEDGIDIA con983391tientizareacerin983395elor cetă983395eanului

Raportările Reprezentantului managementului con983395in date despre nivelul de atingere a obiectivelor PM icircn domeniul calită983395ii eficacitatea sistemului de management al calită983395ii evaluată ca urmare a efectuării de audituri

interne situa983395ia neconformită983395ilor identificate la serviciile executate sau produseleserviciile

achizi983395ionate icircn cadrul Primăriei

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 19

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

stadiul 983391i eficien983395a ac983395iunilor corective 983391i preventive stadiul reclama983395iilor de la clien983395i alte probleme referitoare la calitatea serviciilor executate de Primăria Municipiului MEDGIDIA

Raportările sunt făcute anual icircn scris 983391i sunt transmise Primarului pentru a fi prezentateicircn 983391edin983395ele Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIA 983391i pentru a servi la analizarea sistemuluide management al calită983395ii 983391i pentru luarea de măsuri icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii acestuia

553 Comunicarea

Procesul de comunicare din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA are două aspectecomunicarea internă 983391i comunicarea externă Responsabilii acestui proces sunt Reprezentantulmanagementului pentru procesul de comunicare internă 983391i coordonatorii diferitelor

compartimente din cadrul aparatului propriu de specialitate pentru comunicarea externă cu

clien983395ii cetă983395enii comunitatea mass-media etc

Comunicarea internă

Căile de comunicare stabilite intern acoperă transmiterea informa983395iilor de la conducerecătre executan983395i (comunicarea de sus icircn jos) de la executan983395i spre conducere (comunicarea de josicircn sus) precum 983391i comunicarea icircntre diferite func983395ii organizatorice situate pe acelea983391i niveleorganizatorice (comunicarea pe orizontală)

Icircn principal procesul de comunicare internă se realizează prin transmiterea de informa983395ii verbale cu ocazia unor icircntacirclniri analize 983391edin983395e instruiri de

informare organizate de conducere sau de 983391efii compartimentelor de specialitate Acest mod decomunicare realizează icircn principal comunicarea de sus icircn jos 983391i pe orizontală dar ori de cacircte orieste cazul li se pot aduce la cuno983391tin983395a 983391efilor ierarhici orice probleme sau aspecte semnificativecare influen983395ează activită983395ile realizate 983391isau calitatea serviciilor De asemenea se pot discutapropuneri de icircmbunătă983395ire a proceselor 983391i eficacită983395ii acestora transmitereadifuzarea de documente scrise prin care se stabilesc reguli de execu983395ie a anumitorproceseactivită983395i Exemple de documente difuzate care con983395in astfel de informa983395ii sunt ManualulCalită983395ii 983391i procedurile asociate documente legale 983391i de reglementare documente de provenien983395ăexternă note interne dispozi983395ii hotăracircri fi983391e post sau alte documente de reglementare

Această modalitate de comunicare este icircn general utilizată pentru comunicarea de sus icircn jos 983391i peorizontală Transmiterea de documenta983395ie scrisă se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircnsistemul informatic transmiterea de solicitări raportări icircnregistrări rezultate icircn urma desfă983391urării activită983395ilor

proceselor registre propuneri scrise sau verbale ale personalului către conducere sau către 983391efiiierarhici prin care se realizează comunicarea de jos icircn sus Transmiterea acestor tipuri dedocumente se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircn sistemul informatic

Şefii compartimentelor de specialitate au responsabilitatea de a face cunoscute personaluluidin subordine căile de comunicare stabilite icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Modalită983395ile de transmitere 983391i difuzare a diferitelor rapoarte 983391i icircnregistrări emise de cătreanumite func983395ii din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt reglementate prin documenteleSMC (manual 983391i proceduri asociate) icircn care acestea sunt referite

Comunicarea externă

Comunicarea externă asigură transmiterea informa983395iilor icircntre Primăria Municipiului MEDGIDIA983391i cetă983395eni serviciile 983391i institu983395iile publice societă983395ile comerciale aflate icircn subordinea CLMG

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 20

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alte structuri ale administra983395iei locale organisme 983391i organiza983395ii neguvernamentale din 983395ară 983391i străinătate structuri ale administra983395iei locale din străinătate mass-media furnizoriprestatoriexecutan983395i

In general comunicarea cu aceste entită983395i se realizează prin transmiterea de documente 983391iinforma983395ii icircn scris icircn conformitate cu prevederile din procedurile generale fi983391ele de procesprocedurile opera983395ionale procedurile specifice 983391i instruc983395iunile de lucru precum 983391i dindocumentele legale 983391i de reglementare aplicabile

Responsabilită983395ile 983391i autoritatea pentru men983395inerea interfe983395ei 983391i comunicarea externă suntstabilite prin atribu983395iile fiecărui compartiment de specialitate sau prin competen983395ele acordate prindispozi983395ie de Primar icircn limitele prevederilor legale

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de comunicare externă este guvernatde principiile liberului acces la informa983395iile de interes public 983391i al transparen983395ei decizionale icircnadministra983395ia publică locală

Modul de control al procesului Comunicare este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 553

56 Analiza efectuată de management

Anual sau ori de cacircte ori este necesar Primarul Municipiului MEDGIDIA efectuează analizereferitoare la modul icircn care func983395ionează sistemul de management al calită983395ii stabilit 983391i definit prinManualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate acestuia De asemenea prin analiza func983395ionăriisistemului de management al calită983395ii se urmăre983391te eficien983395a 983391i eficacitatea SMC de a icircndepliniobiectivele stabilite icircn domeniul calită983395ii precum 983391i posibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Elementele de intrare pentru realizarea analizei se regăsesc icircn Raportul de Analiză elaboratde Reprezentantul managementului care con983395ine informa983395ii de feed-back de la clien983395i constatările auditurilor interne si externe efectuate in cadrul PM nivelul de icircndeplinire a obiectivelor stabilite icircn domeniul calită983395ii func983395ionarea proceselor 983391i analiza conformită983395ii neconformită983395ii serviciilor stadiul implementării ac983395iunilor corective 983391i preventive informa983395ii referitoare la eventualele schimbări care pot influen983395a func983395ionarea SMC informa983395ii referitoare la furnizori date referitoare la modul icircn care s-au solu983395ionat măsurile 983391i ac983395iunile ini983395iate la analiza

anterioară orice alte date importante pentru stabilirea de măsuri de icircmbunătă983395ire a func983395ionarii sistemuluide management al calită983395ii

Rezultatele analizelor se concretizează icircn recomandări 983391i măsuri corective sau preventiveini983395iate icircn scopul icircmbunătă983395irii performan983395elor Primăriei Municipiului MEDGIDIA a calită983395iiserviciilor realizate 983391i a func983395ionării sistemului de management al calită983395ii De asemenea va fistabilit necesarul de resurse pentru func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea SMC pentru următoareaperioadă Concluziile analizei se documentează icircn Procese verbale ale analizei sistemului de managemental calită983395ii

Detalii referitoare la realizarea procesului de analiză a managementului icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIA se regăsesc icircn procedura generală opera983395ională Analiza efectuată demanagement cod MG ndash POG ndash 56 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391ade proces cod MG ndash FP ndash 56

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 21

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 6MANAGEMENTUL RESURSELOR

61 Asigurarea resurselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA resursele esen983395iale pentru implementareamen983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea sistemului de management al calită983395ii precum 983391i cele necesare pentrua cre983391te satisfac983395ia clientului prin icircndeplinirea cerin983395elor sunt identificate 983391i puse la dispozi983395ie

Aceste resurse includ

resurse financiare resurse umane infrastructura 983391i mediul de lucru administrare patrimoniu (domeniu public 983391i privat)

Identificarea resurselor se realizează prin planificările SMC icircn care sunt identificate toate resursele necesare icircndeplinirii obiectivelor

strategice 983391i specificeanalizele de management prin care se stabilesc resursele necesare men983395inerii 983391i icircmbunătă983395iriiSMC cre983391terii performan983395ei organiza983395iei 983391i satisfac983395iei clien983395ilorprogramele anuale de instruireinstruc983395iunile specifice de lucru precum 983391i cerin983395ele pentru mediul de lucru

Conducerea PM răspunde direct sau prin personalul din subordine de asigurarearesurselor necesare pentru func983395ionarea SMC 983391i pentru realizarea proceselor 983391i serviciilor icircncondi983395ii corespunzătoare

611 Resurse financiare

Icircn cadrul PM procesul Resurse financiare cuprinde activită983395ile financiare 983391i contabileprecum 983391i activită983395ile de elaborare buget 983391i urmărire a execu983395iei bugetare

6111 Provenienţa resurselor financiare

Resursele financiare sunt constituite din fonduri provenite din impozite taxe 983391i amenzi dela persoanele fizice 983391i juridice purtacircnd denumirea 983391i de crean983395e bugetare

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 22

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

6112 Elaborarea bugetului şi urmărirea execuţiei bugetare

Icircn baza veniturilor preconizate (provenite din taxe impozite 983391i amenzi) 983391i a solicitărilor de

resurse financiare icircntocmite de compartimentele de specialitate din cadrul PM compartimentul despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircntocmeste proiectul de buget care estesupus aprobării CLMG

Analiza 983391i evaluarea veniturilor 983391i urmărirea 983391i raportarea execu983395iei bugetare se realizeazăde către personalul compartimentelor de specialitate icircn colaborare cu personalul responsabil dincadrul compartimentelor implicate icircn conformitate cu prevederile legale 983391i de reglementareaplicabile 983391i cu prevederile din fi983391a de proces 983391i sau procedura opera983395ională

6113 Activităţi financiare şi contabile

Organizarea coordonarea 983391i execu983395ia activită983395ilor financiare 983391i contabile ale Primăriei

Municipiului MEDGIDIA icircn vederea derulării contractelor icircncheiate de PM cu diver983391i clien983395i serealizează de personalul compartimentelor de specialitate icircn conformitate cu prevederile legale 983391ide reglementare aplicabile

62 Resurse umane

621Generalităţi

Conform obiectivelor stabilite de Primăriei Municipiului MEDGIDIA calitatea serviciilor realizate icircncadrul PM este influen983395ată icircn mod esen983395ial de profesionalismul personalului din aparatul propriude specialitate Formarea unui corp profesionist de func983395ionari publici se realizează prin

stabilirea cerin983395elor de competen983395ă aferente func983395iei publice icircn fi983391ele de post 983391i urmărirearespectării acestora de către persoana nominalizată pe un anumit post

icircmbunătă983395irea rezultatelor activită983395ii desfă983391urate icircn scopul icircndeplinirii obiectivelor

stabilite prin identificarea necesită983395ilor de instruire a func983395ionarilor publici evaluarea anuală a performan983395elor profesionale individuale ale func983395ionarilor publici

prin compararea gradului de icircndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele ob983395inuteicircn mod efectiv

asigurarea unui sistem motiva983395ional care să determine cre983391terea performan983395elor

profesionale individuale

622Competenţă conştientizare şi instruire

Modul de desfă983391urare a procesului Competen983395ă con983391tientizare 983391i instruire pentrupersonalul din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este stabilit icircn procedura generalăopera983395ională MG ndash POG ndash 622 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 622

Organigrama numărul de posturi statul de func983395ii 983391i Regulamentul de Organizare 983391iFunc983395ionare se stabilesc 983391i se aprobă printr-o Hotăracircre a CLMG

Icircn cadrul PM personalul implicat icircn activită983395i care pot influen983395a calitatea serviciilor estecompetent din punct de vedere al studiilor instruirii abilită983395ilor 983391i experien983395ei adecvate Cerin983395elede competen983395ă (studii instruire abilită983395i 983391i experien983395ă) necesare pentru o anumită func983395ie suntidentificate icircn Fi983391ele de post corespunzătoare

La angajarea sau la numirea unei persoane pe post se verifică prin examinare intervievare983391isau testarea cuno983391tin983395elor si abilită983395ilor icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă stabilite icircn Fi983391apostului

Procesul de angajare a func983395ionarilor publici icircn cadrul PM respectă prevederile legale 983391i dereglementare aplicabile

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 23

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 8: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Eficienţă = rela983395ie icircntre rezultatul ob983395inut 983391i resursele utilizate Audit =proces sistematic independent 983391i documentat icircn scopul ob983395inerii de dovezi de audit 983391i deevaluare a lor cu obiectivitate pentru a determina măsura icircn care sunt icircndeplinite criteriile de audit

Program de audit = ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval detimp 983391i orientate spre un scop specific

Criterii de audit = ansamblu de politici proceduri sau cerin983395eDovezi de audit = icircnregistrări declara983395ii despre fapte sau alte informa983395ii care sunt relevante icircn raportcu criteriile de audit 983391i verificabile

Informaţie = date semnificativeDocument= informa983395ia icircmpreună cu mediul său suportIcircnregistrare = document prin care se declară rezultate ob983395inute sau furnizează dovezi ale activită983395ilorrealizate

Proces = grup de activită983395i corelate sau icircn interac983395iune care transformă intrări icircn ie983391iriProdus = rezultat al unui procesProcedura = mod specificat de desfă983391urare a unui proces sau a unei activită983395i Trasabilitate =abilitatea de a regăsi istoricul realizarea sau localizarea a ceea ce este luat icircnconsiderare

Conformitate = icircndeplinirea unei cerin983395eNeconformitate = neicircndeplinirea unei cerin983395e Acţiune preventivă = ac983395iune de eliminare a cauzei unei neconformită983395i poten983395iale sau a altei posibilesitua983395ii nedorite Nota 1 Pot exista mai multe cauze pentru o neconformitate poten983395ială Nota 2 Ac983395iunea preventivă este intreprinsă pentru a preveni apari983395ia iar ac983395iunea corectivă seicircntreprinde pentru a preveni reapari983395ia

Acţiune corectivă = ac983395iune de eliminare a cauzei unei neconformită983395i detectate sau a altei situa983395iinedorite Nota 1 Pot exista mai multe cauze pentru o neconformitate Nota 2 Ac983395iunea corectivă este icircntreprinsă pentru a preveni reapari983395ia iar ac983395iunea preventivăeste intreprinsă pentru a preveni apari983395ia Nota 3 Există o distinc983395ie icircntre corec983395ie şi ac983395iune corectivă

Corecţie = ac983395iune intreprinsă pentru a elimina o neconformitate constatată

32 PRESCURTĂRI

SR Standard Roman

EN Standard EuropeanISO Organiza983395ia Interna983395ională de Standardizare

ASRO Asocia983395ia de Standardizare din RomacircniaMC Manualul Calită983395iiPG Procedură GeneralăFP Fi983391a de ProcesPOG Procedura Opera983395ională GeneralăPO Procedura Opera983395ionalăIL Instruc983395iune de LucruF FormularNA Neaplicabil

RAC Raport de Ac983395iuni CorectiveRAP Raport de Ac983395iuni PreventiveONG Organiza983395ie NeguvernamentalăOUG Ordonan983395a de Urgen983395ă a GuvernuluiPM Primăria Municipiului MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 8

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CLMG Consiliul Local al Municipiului MEDGIDIAHCLMG Hotăracircre a Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIADP Dispozi983395ie a PrimaruluiCS Compartiment de specialitate

CAPITOLUL 4SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITĂ983394II

41 Procesele sistemului de management al calităţii411 Generalităţi

Pentru realizarea unor servicii prin care să se asigure icircndeplinirea icircntr-o măsură cacirct maimare a cerin983395elor 983391i a983391teptărilor tuturor păr983395ilor interesate (cetă983395eni persoane juridice societatecolectivitatea locală personalul din aparatul propriu de specialitate furnizori prestatori executan983395i) icircn condi983395iile respectării prevederilor legale 983391i de reglementare icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA a fost proiectat 983391i implementat un sistem de management al calită983395ii(SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO 90012008

SMC implementat este urmărit 983391i evaluat pentru a se asigura icircmbunătă983395irea continuă a

acestuia precum 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIASistemul de management al calită983395ii aplicat icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAcuprinde patru categorii principale de procese a căror interac983395iune este prezentata in figura Nr1

1Procesele de management2Procesele de management al resurselor3Procesele de realizare a serviciului4Procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395ire

Feed back

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 9

PROCESE DE MANAGEMENT

CETĂŢENI

COMUNITATELOCALĂ

CETĂŢENI

COMUNITATELOCALĂ

PREVEDERILEGALE SAU DEREGLEMENTARE

PROCESEDE REALIZARE A SERVICIULUI

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Intrări Ieşiri

Feed Back

Figura Nr 1

Prin documenta983395ia aferentă fiecărui proces prezentată la punctul 421 se identifică criteriile 983391i modalită983395ile de operare 983391i control responsabilită983395ile interfe983395ele elementele de intrare 983391i ie983391ire ale proceselor

indicatori ai procesului care trebuie monitoriza983395i icircn scopul asigurării unei func983395ionari eficacea acestora

documente de referin983395ă 983391i icircnregistrări

412 Procesele de management

Aceste procese asigură coordonarea 983391i conducerea celorlalte procese precum 983391i a icircntregiiactivită983395i din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Procesele de management cuprind următoarele procese

a Planificarea SMC b Comunicareac Analiza managementuluiIcircn figura Nr 2 este prezentată interac983395iunea dintre procesele de management

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 10

PROCESEDE

MANAGEMENT AL

Procese demăsurareanaliză şi

IcircMBUNĂTĂŢIRECONTINUĂ (ACAP)

ANALIZAMANAGEMENTULUI

PROCESESMC

ANALIZADATELOR

PLANIFICAREASMC

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 2

413 Procesele de management al resurselor

Prin aceste procese icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se identifică se asigură 983391ise men983395in resursele financiare resursele umane infrastructura 983391i mediul de lucru precum 983391iadministrarea patrimoniului (domeniul public 983391i privat) Din această categorie fac parteurmătoarele procese a căror interac983395iune este prezentată icircn figura Nr3 Resurse financiare-activită983395i financiar contabile de elaborare buget 983391i urmărire execu983395ie

bugetară Resurse umane - Competen983395ă con983391tientizare instruire Administrare patrimoniu ndash public

Figura Nr 3

414 Procesele de realizare a serviciului

Din această categorie de procese fac parte următoarele procese a căror interac983395iuneeste prezentată icircn figura Nr 4

1Procese referitoare la rela983395ia cu clientul2Elaborarea hotăracircrilor 983391i emiterea dispozi983395iilor3Investi983395ii4Achizi983395ie de produse 983391i servicii5Emiterea documentelor solicitate de clien983395i6Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea impozitelor taxelor 983391i a amenzilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 11

C O M U N I C A R E A

REESURSE FUNANCIARE(Activită983395i financiar contabilede elaborare buget 983391i

urmărire execu983395ie bugetară)

RESURSE UMANE

(Competenţă conştientizareinstruire)

EVIDENŢĂADMINISTRAREPATRIMONIU

(domeniu public)

PLANIFICAREA

SMC ANALIZAMANAGEMEN

PROCESEDE

REALIZARE A

PROCESE DEMĂSURARE ANALIZĂ

ŞI

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

7Activită983395i de analiză 983391i control (respectarea prevederilor legale 983391i de reglementare)8Activită983395i educa983395ionale de protec983395ia mediului 983391i a popula983395iei

Figura Nr 4

415 Procesele de măsurare analiză şi icircmbunătăţire

Aceste procese asigură efectuarea măsurărilor 983391i monitorizărilor necesar a fi realizate asuprasistemului serviciului proceselor 983391i satisfac983395iei clien983395ilor icircn scopul ini983395ierii măsurilor corectivepreventive 983391i de icircmbunătă983395ire Interac983395iunea dintre aceste procese este prezentată icircn figura Nr 5

Din aceasta categorie fac parte următoarele procese Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor Audit intern Măsurarea si monitorizarea proceselor 983391i serviciului Controlul neconformită983395ilor Analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 12

EMITEREDOCUMENTE

ACTIVITĂŢIPRIVIND

IMPOZITELE TAXELE ŞI AMENZILE

ACTIVITĂŢI ANALIZĂ ŞICONTROL

ACTIVITĂŢIEDUCAŢIONALEDE PROTECŢIAMEDIULUI ŞI APOPULAŢIEI

ACHIZIŢIE DEPRODUSE ŞISERVICII

PROCESEREFERITOARE LARELAŢIA CUCLIENTUL

ADOPTARE HOTĂRAcircRI ŞIEMITERE DISPOPZIŢII

CETĂŢENICOMUNITATELOCALĂ

INVESTIŢII

AUDIT INTERN

MĂSURAREA ŞIMONITORIZAREAPROCESELOR ŞI

CONTROLULNECONFORMITĂŢILOR

ACŢIUNI CORECTIVE PREVENTIVE

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 5

42 Documentaţia sistemului de management al calităţii421 Generalităţi

Icircn scopul icircndeplinirii cerin983395elor clien983395ilor icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA a fostdezvoltat implementat 983391i certificat un sistem de management al calită983395ii icircn conformitate cuprevederile standardului SR EN ISO 9001 2001 efectuandu-se tranzitia la noul standard SR ENISO 9001 2008

Primăria Municipiului MEDGIDIA a dezvoltat 983391i documentat un sistem de management alcalită983395ii icircn scopul icircndeplinirii politicii 983391i atingerii obiectivelor icircn domeniul calită983395ii 983391i pentru a seasigura că serviciile realizate corespund atacirct cerin983395elor necesita983395ilor 983391i a983391teptărilor clien983395ilor cacirct 983391icerin983395elor documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

Documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii a fost elaborată avacircndu-se icircn vederetipul diversitatea 983391i complexitatea proceselor 983391i serviciilor realizate icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA fiind formată din următoarele documente a983391a cum este reprezentată icircnfigura nr 6

DECLARA983394IA

DE POLITICĂ

MANUALUL CALITĂ983394II

PROCEDURI GENERALE

PROCEDURI OPERA983394IONALE GENERALE FI983390E DE PROCES

PROCEDURI OPERA983394IONALE

INSTRUC983394IUNI DE LUCRU DOCUMENTE DE PLANIFICARE

Icirc N R E G I S T R Ă R I

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 13

EVALUAREA SATISFACŢIEICLIENŢILOR

ANALIZADATELOR

PROCESE SMC

IcircMBUNĂTĂŢIRE

stabileşte politica obiectivele şi angajamentulmanagementului icircn domeniul calităţii descrie structura organizatorică a administraţiei descrie SMC şi domeniul de aplicare al acestuiadescrie procesele SMC şi interacţiunile dintre acestea

Asigură documentarea cerinţelor pentru care standardul de referinţăcere icircn mod obligatoriu proceduri scrise

Reglementează detaliat activităţi sau sub procese

specifice la nivelul de execuţie

Icircnregistrări cerute de standardul ISO90012008

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 6

Suplimentar fa983395ă de documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA se utilizează un sistem de acte normative care reglementează proceseleserviciile 983391i activită983395ile cum ar fi legi ordonan983395e ordonan983395e de urgen983395ă hotăracircri de guvern ordineale mini983391trilor hotăracircri ale consiliului local 983391i dispozi983395ii ale primarului

422 Manualul Sistemului de Management al Calităţii

Pentru a asigura implementarea unui sistem de management al calită983395ii eficient care săpoată spori satisfac983395ia clien983395ilor icircn conformitatea serviciilor cu cerin983395ele specificate a fost elaboratManualul Sistemului de Management al Calită983395ii cod MGndash MC - ISO

La elaborarea manualului calită983395ii s-au luat icircn considerare prevederile Standardelor SR ENISO 9001 2008 983391i SR ISO 10013 - Ghid pentru elaborarea manualelor calită983395iiManualul calită983395ii intră icircn vigoare icircncepacircnd cu data la care Primarul Municipiului MEDGIDIA icirclaprobă Manualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate au coduri alocate de RMC conform prevederilorprocedurii generale opera983395ionale Elaborarea 983391i codificarea documentelor SMC cod MG ndash POG ndash421

423 Controlul documentelor

Documenta983395ia SMC precum 983391i sistemul actelor normative 983391i alte documente de provenien983395ăexternă sunt men983395inute sub control astfel icircncacirct să se asigure că acestea sunt analizate 983391i aprobate de factorii responsabili icircnainte de a fi emise

edi983395iile valabile ale documentelor sunt disponibile icircn toate zonele icircn care acestea se aplică documentele sunt identificate icircn mod unic 983391i rămacircn lizibile pe toată durata utilizării periodic elaboratorii sau alte persoane desemnate analizează documentele elaborate intern icircn

scopul de a determina dacă acestea mai sunt adecvate Icircn măsura icircn care este necesardocumentele sunt actualizate actualizările documentelor se realizează icircn mod controlat 983391i se supun aceluia983391i ciclu de avizări 983391iaprobări ca 983391i documentele originale Ulterior aprobării versiunile actualizate sunt redifuzate documentele de provenien983395ă externă sunt identificate 983391i difuzate controlat atunci cacircnd este

cazul documentele perimate sunt retrase prompt din locurile de difuzare documentele perimate care se păstrează icircn scopuri juridice sau de conservare a cuno983391tin983395elor

sunt identificate astfel icircncacirct să nu fie posibilă confundarea lor cu documentele icircn vigoareSe păstrează 983391i se men983395in la zi liste de eviden983395ă prin care se identifică edi983395iarevizia valabilă

a documentelor controlate aceste liste fiind disponibile icircn toate compartimentele de specialitateDocumentele 983391i datele păstrate 983391i gestionate icircn sistemul informatic sunt protejate astfel

icircncacirct să se asigure securitatea 983391i accesul icircn mod adecvat conform cerin983395elorDetalii referitoare la controlul documentelor se regăsesc icircn procedura generală Controlul

documentelor cod MG ndash PG ndash 423 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 423

424 Controlul icircnregistrărilor

Icircnregistrările prin care se confirmă func983395ionarea corespunzătoare a sistemului de

management al calită983395ii 983391i icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la serviciile realizate trebuie păstrate operioadă definită de timp 983391i puse la dispozi983395ia clien983395ilor (dacă ace983391tia le solicită) sau altororganisme 983391i institu983395ii abilitateControlul icircnregistrărilor implică reguli pentru redactarea identificarea 983391i emiterea icircnregistrărilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 14

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

regăsirea cu u983391urin983395ă a icircnregistrărilor arhivarea 983391i păstrarea icircnregistrărilor distrugerea icircnregistrărilor

Icircnregistrările controlate formularele aferente acestora (atunci cacircnd sunt prevăzute)persoanele care le emit 983391i păstrează precum 983391i perioadele de arhivare sunt specificate icircn cadrulfiecărei proceduri sau instruc983395iuni Se consideră icircnregistrări ale calită983395ii controlate aceleicircnregistrări cerute de standardul SR EN ISO 90012008 care demonstrează atacirct realizarea calită983395iicerute pentru serviciile executate cacirct 983391i func983395ionarea eficace a sistemului de management alcalită983395ii icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la tipurile de icircnregistrări men983395inute sub control 983391i responsabilită983395ile

persoanelor implicate se regăsesc icircn procedura generală Controlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash424 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 424

CAPITOLUL 5RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

51 Angajamentul managementului

Primarul ca 983391ef al Primăriei Municipiului MEDGIDIA a formulat 983391i documentat Declara983395iade politică 983391i angajamentul Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01 document prin care se prezintă angajamentul fa983395ă de proiectarea 983391i implementareaunui sistem de management al calită983395ii (SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO90012008 precum 983391i pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestuia

Icircn acest sens Angajamentul Primarului cuprinde cerin983395e referitoare la comunicarea icircn cadrul MG a importan983395ei satisfacerii cerin983395elor clien983395ilor 983391i a cerin983395elor legale 983391ide reglementare stabilirea politicii referitoare la calitate 983391i a obiectivelor calită983395ii efectuarea analizelor de managementurmărirea icircmbunătă983395irii continue a func983395ionării SMC precum 983391i a performan983395ei generale aPrimăriei Municipiului MEDGIDIA asigurarea resurselor necesare func983395ionarii SMC 983391i atingerii obiectivelor stabilite

52 Orientare către client

Clien983395ii serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt membrii comunită983395ii locale 983391i anume cetă983395eni persoane juridice agen983395ieconomici institu983395ii publice mass-media sau orice alt beneficiar al serviciilor executate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA Prin sistemul de management al calită983395ii proiectat 983391i aplicat icircncadrul MG se urmăre983391te ca problemele cerin983395ele 983391i necesită983395ile clien983395ilor referitoare la serviciile deadministra983395ie publică locală să fie icircn983395elese 983391i icircndeplinite icircn scopul cre983391terii satisfac983395iei acestora

Avacircndu-se icircn vedere faptul că Primăria Municipiului MEDGIDIA este institu983395ia responsabilăde solu983395ionarea problemelor colectivită983395ii localeOrientarea către client este principiul de bazăluat icircn considerare la proiectarea sistemului de management al calită983395ii iar icircndeplinirea cerin983395elorclien983395ilor icircn condi983395iile respectării cerin983395elor legale 983391i de reglementare este principalul obiectiv

Prin Procesele referitoare la rela983395ia cu clientul (descrise icircn subcap 72 983391i procedura

generală opera983395ională MG ndash POG ndash 72) se reglementează modul de preluare a solicitărilor de laclien983395i precum 983391i modul de tratare a peti983395iilor (sesizări reclama983395ii contesta983395ii) Informa983395iile de laclien983395i sunt comunicate compartimentelor de specialitate responsabile pentru a fi procesate 983391isolu983395ionate Icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii procesului de preluare a solicitărilor clien983395ilor icircn cadrulMG s-au stabilit modalită983395i 983391i căi de comunicare suplimentare cum ar fi transmiterea MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 15

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

informa983395iilor prin posta electronică puncte de informare - documentare sistemul de audien983395esistemul de colaborare cu mass-media etc De asemenea prin compartimentele existente seasigură liberul acces la informa983395iile de interes public precum 983391i o transparen983395ă totală a PMGprivind Dispozi983395iile Primarului 983391i Hotăracircrile CLMG propuse sau aflate icircn discu983395ie 983391i cele emise

Aceste măsuri au rolul de a cre983391te satisfac983395ia clientului prin oferirea tuturor informa983395iilor necesare983391i prin crearea posibilită983395ii de a participa activ la activitatea decizională

Prin procesul Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor (descris icircn subcap 821 983391i proceduragenerală opera983395ională MG ndash POG ndash 821) sunt culese 983391i ulterior prelucrate informa983395iile de feed-

back primite de la clien983395i identificacircndu-se astfel necesită983395ile 983391i a983391teptările viitoare ale clien983395ilorprecum 983391i percep983395ia acestora referitor la modul icircn care au fost icircndeplinite cerin983395ele

53 Politica referitoare la calitate

Politica 983391i obiectivele strategice icircn domeniul calită983395ii sunt definite icircn Declara983395ia de politică983391i angajamentul Primarului ora983391ului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01

Con983395inutul acesteia este stabilit icircn deplină concordan983395ă cu cerin983395ele legale 983391i dereglementare aplicabile cu necesită983395ile 983391i interesele MG 983391i clien983395ilor precum 983391i cu celelalte politicidin cadrul MG (politica financiară bugetară de personal de dezvoltare etc)

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA politica referitoare la calitate este comunicatăicircn983395eleasă 983391i aplicată de icircntreg personalul aparatului propriu de specialitate care desfă983391oarăactivită983395i cu impact asupra calită983395ii serviciilor icircn principal prin realizarea următoarelor activită983395i

prezentarea politicii 983391i obiectivelor icircn cadrul unor activită983395i de informare 983391i instruireafi983391area Declara983395iei de politică 983391i angajamentului Primarului Municipiului MEDGIDIA icircndomeniul calită983395ii icircn compartimentele func983395ionale 983391isau icircn zonele de acces

Pentru a se asigura implementarea politicii icircn domeniul calită983395ii 983391i realizarea obiectivelorcalită983395ii Primarul are responsabilitatea de a aloca resursele necesare materiale 983391i umane Deasemenea Primarul actualizează ori de cacircte ori este cazul con983395inutul acestora astfel icircncacirct politica983391i obiectivele stabilite să fie icircn permanen983395ă adecvate cerin983395elor din documentele legale 983391i dereglementare precum 983391i necesită983395ilor 983391i a983391teptărilor exprimate sau implicite ale tuturor păr983395ilorinteresate (clien983395i aparat propriu comunitate institu983395ii ale administra983395iei locale 983391i centralefurnizorilor)

54 Planificare541 Obiectivele calităţii

Managementul de la cel mai icircnalt nivel al Primăriei Municipiului MEDGIDIA se asigură căobiectivele calită983395ii sunt stabilite pentru func983395iile relevante 983391i la nivelurile relevante ale PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA

Icircn cadrul MG obiectivele calită983395ii sunt icircn concordan983395ă cu politica referitoare la calitatesunt transpuse icircn obiective specifice 983391i sunt măsurabile prin stabilirea unor indicatori 983391i a unor

valori 983395intăFunc983395iile 983391i nivelurile relevante icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt următoarele Primar Secretar Compartimente independente sau subordonate

542 Planificarea SMC

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 16

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de planificare a sistemului demanagement al calită983395ii este coordonat de Reprezentantul Managementului 983391i are următoareleobiective stabilirea la nivelurile 983391i func983395iile relevante din cadrul MG a obiectivelor specifice urmărirea 983391i evaluarea periodică a nivelului de icircndeplinire a obiectivelor asigurarea icircndeplinirii cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea proceselor

SMC men983395inerea integrită983395ii sistemului icircn cazul unor schimbări care pot afecta func983395ionarea

acestuiaObiectivele strategice definite icircn Declara983395ia de Politica 983391i Angajamentul Primarului

Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii se transpun la nivelul func983395iilor 983391i nivelelor relevantedin Primăria Municipiului MEDGIDIA icircntr-un ansamblu de obiective măsurabile 983391i activită983395i acăror realizare este urmărită icircn cadrul analizelor efectuate de management

Obiectivele specifice sunt stabilite anual 983391i sunt documentate icircn Planificarea SMC prin grijaŞefilor CS

Planificarea SMC este avizată de Reprezentantul managementului 983391i aprobată de PrimarLa stabilirea obiectivelor specifice pot fi luate icircn considerare următoarele

obiectivele strategice cuprinse icircn declara983395ia Primarului MG nivelul de realizare a obiectivelor icircn perioada anterioară posibilită983395i de icircmbunătă983395ire a performan983395elor serviciilor sau proceselor cerin983395e legale sau de reglementare neconformită983395i informa983395ii de la clien983395i

Planificarea SMC con983395ine informa983395ii referitoare laa) obiectivele stabilite b) indicatormetoda de cuantificarec) valoare propusăd) măsurile 983391i activită983395ile necesare pentru icircndeplinirea obiectivelore) responsabil urmărire obiectivef) resurse necesareg) valoarea ob983395inută) observa983395ii

Resursele necesare pentru icircndeplinirea obiectivelor trebuie sa fie corelate cu propunerile de buget anuale ale compartimenterlor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Planificările aprobate sunt difuzate icircn fiecare compartiment de specialitate a MG 983391efulfiecărui compartiment avacircnd responsabilitatea de a urmări icircndeplinirea obiectivelor pentru caresunt responsabili De asemenea ace983391tia trebuie să se asigure de con983391tientizarea icircntreguluipersonal din subordine referitor la relevan983395a 983391i importan983395a activită983395ilor icircn care ace983391tia suntimplica983395i 983391i de modul icircn care contribuie la realizarea obiectivelor ce le revin

Periodic Şefii CS urmăresc 983391i raportează Reprezentantului managementului stadiulrealizării masurilor si activită983395ilor stabilite 983391i implicit a obiectivelor specifice Planificările SMCcompletate de Şefii CS cu rezultatele ob983395inute se transmit Reprezentantului Managementului 983391iconstituie date de intrare pentru analiza managementului Icircn func983395ie de rezultatele ob983395inute seaprobă obiectivele pentru anul următor

Pentru a se asigura icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395ireaproceselor SMC icircn cadrul MG se icircntreprind următoarele procesele SMC sunt documentate prin Manualul Calită983395ii proceduri generale fi983391e de proces

proceduri opera983395ionale proceduri specifice 983391i instruc983395iuni de lucru asiguracircndu-se astfel definireamodului de operare a criteriilor de acceptare precum 983391i monitorizărilor 983391i după caz măsurilor

necesare pentru urmărirea acestora procesele sunt planificate conform prevederilor din documentele aplicabile procesele sunt coordonate de personal desemnat care are responsabilitatea de a analiza 983391i

evalua periodic eficacitatea acestora 983391i de a propune măsuri corective pentru a se realiza

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 17

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

rezultatele planificate 983391i măsuri pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestoraOri de cacircte ori apar modificări organizatorice func983395ionale sau de altă natură modificări

care pot influen983395a func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii Reprezentantulmanagementului sau alta persoană desemnată de conducerea PM elaborează un plan (PlanificareaSMC sau alt document echivalent) prin care să asigure preluarea schimbărilor fără a fi afectatăfunc983395ionarea SMC

Procesul de Planificare a SMC este monitorizat 983391i urmărit prin auditarea internă 983391i cu ocaziaanalizei managementului Ori de cacircte ori apar neconformită983395i sau probleme generate de planificareconducerea Primăriei Municipiului MEDGIDIA ia măsurile necesare pentru realizarea rezultatelorplanificate

Modul de control al procesului Planificarea SMC este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 542

55 Responsabilitate autoritate şi comunicare

551 Responsabilitate şi autoritate

Icircn spiritul politicii stabilite icircn domeniul calită983395ii Primarul Municipiului MEDGIDIA areresponsabilitatea 983391i autoritatea de a stabili 983391i men983395ine sistemul de management al calită983395ii propriuPM Icircn acest sens Primarul desemnează personalul din cadrul PM care are responsabilitatea 983391iautoritatea de a urmări modul de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii icircn entită983395ilepe care le coordonează De asemenea acestuia i se acordă autoritatea 983391i libertatea organizatoricănecesare pentru a lua decizii 983391i a ini983395ia ac983395iuni corective sau preventive referitoare la activită983395ile 983391iprocesele desfă983391urate icircn scopul realizării cu eficacitatea dorită a obiectivelor stabilite

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilită983395ile specifice 983391i nivelurile deautoritate sunt documentate icircn Regulamentul de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i icircn Fi983391ele de Post

Principalele responsabilită983395i ale personalului care conduce execută 983391i verifică activită983395ile ceinfluen983395ează calitatea serviciilor executate icircn cadrul PM sunt

Primarul

Stabile983391te politica 983391i obiectivele strategice ale Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircn

domeniul calită983395ii 983391i se asigură că la nivelul func983395iilor relevante din Primărie sunt stabiliteobiectivele specifice

Asigură resursele necesare implementării func983395ionarii 983391i icircmbunătă983395irii sistemului de

management al calită983395ii precum 983391i pentru icircndeplinirea obiectivelor stabilite Desemnează Reprezentantul managementului icircn domeniul calită983395ii

Efectuează analiza func983395ionării sistemului de management al calită983395ii 983391i decide măsurile

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii acestuia Aprobă documentele sistemului de management al calită983395ii 983391i Planificările SMC

Nume983391te prin dispozi983395ie Responsabilul programului de audit 983391i aprobă programul anual

de audit intern

Reprezentantul Managementului Se asigură că procesele sistemului de management al calită983395ii sunt stabilite

implementate 983391i men983395inute respectandu-se prevederile aplicabile din standardul de referin983395ă Raportează periodic Primarului despre func983395ionarea 983391i eficacitatea sistemului de

management al calită983395ii 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire Se asigură că este promovată icircn cadrul PM con983391tientizarea referitoare la calitate 983391i la

importan983395a icircndeplinirii cerin983395elor clientului (cetă983395eanului) Reprezintă Primăria Municipiului MEDGIDIA icircn rela983395iile cu păr983395ile externe pentru orice

probleme referitoare la sistemul de management al calită983395ii Coordonează elaborarea 983391i gestionarea documentelor sistemului de management al

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 18

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

calită983395ii Avizează documentele sistemului de management al calită983395ii

Este numit Responsabil al Programului de audit intern 983391i icircn acest sens

elaborează Programul anual de audit intern icircl supune aprobării Primarului 983391i coordoneazărealizarea acestuia monitorizează 983391i analizează procesul de auditare internă din cadrul Primăriei Municipiului

MEDGIDIA 983391i ini983395iază măsurile corective preventive sau de icircmbunătă983395ire a acestuia răspunde de asigurarea competen983395ei auditorilor interni 983391i de monitorizarea performan983395elor

acestora icircntocme983391te Raportul de analiză a func983395ionării SMC icircn baza căruia se realizează analiza

anuală a managementului Coordonează elaborarea Planificării SMC modalită983395ile de stabilire 983391i urmărire a

obiectivelor specifice la nivelul compartimentelor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA Coordonează instruirea personalului icircn domeniul calită983395ii

Coordonează procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor

Şefii CS (compartimente de specialitate) Răspund de implementarea sistemului de management al calită983395ii icircn compartimentele de

specialitate pe care le conduc Stabilesc obiective specifice corelate cu obiectivele generale ale primăriei icircn domeniul

calită983395ii pentru compartimentele pe care le conduc Urmăresc realizarea obiectivelor specifice 983391i raportează rezultatele ob983395inute

Dispun elaborarea 983391i avizează procedurile specifice aplicabile icircn compartimentul pe care

icircl coordonează Efectuează analize ale rezultatelor ob983395inute 983391i ini983395iază ac983395iuni corective 983391i preventive

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii proceselor realizate icircn cadrul compartimentelor despecialitate pe care le conduc

Identifică neconformită983395i la proceseleactivită983395ileserviciile realizate 983391i răspund de

solu983395ionarea acestora Icircntocmesc Raportul semestrial icircn care sunt men983395ionate tendin983395ele neconformită983395ilor

552 Reprezentantul managementului

Icircn cadru Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilitatea generală pentruimplementarea men983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea continuă a sistemului de mangement al calită983395ii icircirevine Primarului Reprezentantul al Managementului numit prin decizie de Primar care icirci acordăicircntreaga autoritate 983391i libertate organizatorică pentru implementarea 983391i men983395inerea icircn func983395iune asistemului de management al calită983395ii Pentru aceasta reprezentantul managementului trebuie

să se asigure că este stabilit implementat 983391i men983395inut la toate nivelele organizatorice 983391i

func983395ionale din primărie sistemul de management al calită983395ii documentat icircn Manualul calită983395ii codMG ndash MC - ISO 983391i icircn procedurile asociate acestuia

să raporteze Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn vederea analizei periodice desprefunc983395ionarea sistemului de management al calită983395ii proiectat icircn conformitate cu cerin983395eleStandardului SR EN ISO 90012008 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire

să se asigure că este promovată icircn Primăriei Municipiului MEDGIDIA con983391tientizareacerin983395elor cetă983395eanului

Raportările Reprezentantului managementului con983395in date despre nivelul de atingere a obiectivelor PM icircn domeniul calită983395ii eficacitatea sistemului de management al calită983395ii evaluată ca urmare a efectuării de audituri

interne situa983395ia neconformită983395ilor identificate la serviciile executate sau produseleserviciile

achizi983395ionate icircn cadrul Primăriei

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 19

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

stadiul 983391i eficien983395a ac983395iunilor corective 983391i preventive stadiul reclama983395iilor de la clien983395i alte probleme referitoare la calitatea serviciilor executate de Primăria Municipiului MEDGIDIA

Raportările sunt făcute anual icircn scris 983391i sunt transmise Primarului pentru a fi prezentateicircn 983391edin983395ele Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIA 983391i pentru a servi la analizarea sistemuluide management al calită983395ii 983391i pentru luarea de măsuri icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii acestuia

553 Comunicarea

Procesul de comunicare din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA are două aspectecomunicarea internă 983391i comunicarea externă Responsabilii acestui proces sunt Reprezentantulmanagementului pentru procesul de comunicare internă 983391i coordonatorii diferitelor

compartimente din cadrul aparatului propriu de specialitate pentru comunicarea externă cu

clien983395ii cetă983395enii comunitatea mass-media etc

Comunicarea internă

Căile de comunicare stabilite intern acoperă transmiterea informa983395iilor de la conducerecătre executan983395i (comunicarea de sus icircn jos) de la executan983395i spre conducere (comunicarea de josicircn sus) precum 983391i comunicarea icircntre diferite func983395ii organizatorice situate pe acelea983391i niveleorganizatorice (comunicarea pe orizontală)

Icircn principal procesul de comunicare internă se realizează prin transmiterea de informa983395ii verbale cu ocazia unor icircntacirclniri analize 983391edin983395e instruiri de

informare organizate de conducere sau de 983391efii compartimentelor de specialitate Acest mod decomunicare realizează icircn principal comunicarea de sus icircn jos 983391i pe orizontală dar ori de cacircte orieste cazul li se pot aduce la cuno983391tin983395a 983391efilor ierarhici orice probleme sau aspecte semnificativecare influen983395ează activită983395ile realizate 983391isau calitatea serviciilor De asemenea se pot discutapropuneri de icircmbunătă983395ire a proceselor 983391i eficacită983395ii acestora transmitereadifuzarea de documente scrise prin care se stabilesc reguli de execu983395ie a anumitorproceseactivită983395i Exemple de documente difuzate care con983395in astfel de informa983395ii sunt ManualulCalită983395ii 983391i procedurile asociate documente legale 983391i de reglementare documente de provenien983395ăexternă note interne dispozi983395ii hotăracircri fi983391e post sau alte documente de reglementare

Această modalitate de comunicare este icircn general utilizată pentru comunicarea de sus icircn jos 983391i peorizontală Transmiterea de documenta983395ie scrisă se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircnsistemul informatic transmiterea de solicitări raportări icircnregistrări rezultate icircn urma desfă983391urării activită983395ilor

proceselor registre propuneri scrise sau verbale ale personalului către conducere sau către 983391efiiierarhici prin care se realizează comunicarea de jos icircn sus Transmiterea acestor tipuri dedocumente se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircn sistemul informatic

Şefii compartimentelor de specialitate au responsabilitatea de a face cunoscute personaluluidin subordine căile de comunicare stabilite icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Modalită983395ile de transmitere 983391i difuzare a diferitelor rapoarte 983391i icircnregistrări emise de cătreanumite func983395ii din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt reglementate prin documenteleSMC (manual 983391i proceduri asociate) icircn care acestea sunt referite

Comunicarea externă

Comunicarea externă asigură transmiterea informa983395iilor icircntre Primăria Municipiului MEDGIDIA983391i cetă983395eni serviciile 983391i institu983395iile publice societă983395ile comerciale aflate icircn subordinea CLMG

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 20

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alte structuri ale administra983395iei locale organisme 983391i organiza983395ii neguvernamentale din 983395ară 983391i străinătate structuri ale administra983395iei locale din străinătate mass-media furnizoriprestatoriexecutan983395i

In general comunicarea cu aceste entită983395i se realizează prin transmiterea de documente 983391iinforma983395ii icircn scris icircn conformitate cu prevederile din procedurile generale fi983391ele de procesprocedurile opera983395ionale procedurile specifice 983391i instruc983395iunile de lucru precum 983391i dindocumentele legale 983391i de reglementare aplicabile

Responsabilită983395ile 983391i autoritatea pentru men983395inerea interfe983395ei 983391i comunicarea externă suntstabilite prin atribu983395iile fiecărui compartiment de specialitate sau prin competen983395ele acordate prindispozi983395ie de Primar icircn limitele prevederilor legale

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de comunicare externă este guvernatde principiile liberului acces la informa983395iile de interes public 983391i al transparen983395ei decizionale icircnadministra983395ia publică locală

Modul de control al procesului Comunicare este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 553

56 Analiza efectuată de management

Anual sau ori de cacircte ori este necesar Primarul Municipiului MEDGIDIA efectuează analizereferitoare la modul icircn care func983395ionează sistemul de management al calită983395ii stabilit 983391i definit prinManualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate acestuia De asemenea prin analiza func983395ionăriisistemului de management al calită983395ii se urmăre983391te eficien983395a 983391i eficacitatea SMC de a icircndepliniobiectivele stabilite icircn domeniul calită983395ii precum 983391i posibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Elementele de intrare pentru realizarea analizei se regăsesc icircn Raportul de Analiză elaboratde Reprezentantul managementului care con983395ine informa983395ii de feed-back de la clien983395i constatările auditurilor interne si externe efectuate in cadrul PM nivelul de icircndeplinire a obiectivelor stabilite icircn domeniul calită983395ii func983395ionarea proceselor 983391i analiza conformită983395ii neconformită983395ii serviciilor stadiul implementării ac983395iunilor corective 983391i preventive informa983395ii referitoare la eventualele schimbări care pot influen983395a func983395ionarea SMC informa983395ii referitoare la furnizori date referitoare la modul icircn care s-au solu983395ionat măsurile 983391i ac983395iunile ini983395iate la analiza

anterioară orice alte date importante pentru stabilirea de măsuri de icircmbunătă983395ire a func983395ionarii sistemuluide management al calită983395ii

Rezultatele analizelor se concretizează icircn recomandări 983391i măsuri corective sau preventiveini983395iate icircn scopul icircmbunătă983395irii performan983395elor Primăriei Municipiului MEDGIDIA a calită983395iiserviciilor realizate 983391i a func983395ionării sistemului de management al calită983395ii De asemenea va fistabilit necesarul de resurse pentru func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea SMC pentru următoareaperioadă Concluziile analizei se documentează icircn Procese verbale ale analizei sistemului de managemental calită983395ii

Detalii referitoare la realizarea procesului de analiză a managementului icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIA se regăsesc icircn procedura generală opera983395ională Analiza efectuată demanagement cod MG ndash POG ndash 56 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391ade proces cod MG ndash FP ndash 56

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 21

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 6MANAGEMENTUL RESURSELOR

61 Asigurarea resurselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA resursele esen983395iale pentru implementareamen983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea sistemului de management al calită983395ii precum 983391i cele necesare pentrua cre983391te satisfac983395ia clientului prin icircndeplinirea cerin983395elor sunt identificate 983391i puse la dispozi983395ie

Aceste resurse includ

resurse financiare resurse umane infrastructura 983391i mediul de lucru administrare patrimoniu (domeniu public 983391i privat)

Identificarea resurselor se realizează prin planificările SMC icircn care sunt identificate toate resursele necesare icircndeplinirii obiectivelor

strategice 983391i specificeanalizele de management prin care se stabilesc resursele necesare men983395inerii 983391i icircmbunătă983395iriiSMC cre983391terii performan983395ei organiza983395iei 983391i satisfac983395iei clien983395ilorprogramele anuale de instruireinstruc983395iunile specifice de lucru precum 983391i cerin983395ele pentru mediul de lucru

Conducerea PM răspunde direct sau prin personalul din subordine de asigurarearesurselor necesare pentru func983395ionarea SMC 983391i pentru realizarea proceselor 983391i serviciilor icircncondi983395ii corespunzătoare

611 Resurse financiare

Icircn cadrul PM procesul Resurse financiare cuprinde activită983395ile financiare 983391i contabileprecum 983391i activită983395ile de elaborare buget 983391i urmărire a execu983395iei bugetare

6111 Provenienţa resurselor financiare

Resursele financiare sunt constituite din fonduri provenite din impozite taxe 983391i amenzi dela persoanele fizice 983391i juridice purtacircnd denumirea 983391i de crean983395e bugetare

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 22

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

6112 Elaborarea bugetului şi urmărirea execuţiei bugetare

Icircn baza veniturilor preconizate (provenite din taxe impozite 983391i amenzi) 983391i a solicitărilor de

resurse financiare icircntocmite de compartimentele de specialitate din cadrul PM compartimentul despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircntocmeste proiectul de buget care estesupus aprobării CLMG

Analiza 983391i evaluarea veniturilor 983391i urmărirea 983391i raportarea execu983395iei bugetare se realizeazăde către personalul compartimentelor de specialitate icircn colaborare cu personalul responsabil dincadrul compartimentelor implicate icircn conformitate cu prevederile legale 983391i de reglementareaplicabile 983391i cu prevederile din fi983391a de proces 983391i sau procedura opera983395ională

6113 Activităţi financiare şi contabile

Organizarea coordonarea 983391i execu983395ia activită983395ilor financiare 983391i contabile ale Primăriei

Municipiului MEDGIDIA icircn vederea derulării contractelor icircncheiate de PM cu diver983391i clien983395i serealizează de personalul compartimentelor de specialitate icircn conformitate cu prevederile legale 983391ide reglementare aplicabile

62 Resurse umane

621Generalităţi

Conform obiectivelor stabilite de Primăriei Municipiului MEDGIDIA calitatea serviciilor realizate icircncadrul PM este influen983395ată icircn mod esen983395ial de profesionalismul personalului din aparatul propriude specialitate Formarea unui corp profesionist de func983395ionari publici se realizează prin

stabilirea cerin983395elor de competen983395ă aferente func983395iei publice icircn fi983391ele de post 983391i urmărirearespectării acestora de către persoana nominalizată pe un anumit post

icircmbunătă983395irea rezultatelor activită983395ii desfă983391urate icircn scopul icircndeplinirii obiectivelor

stabilite prin identificarea necesită983395ilor de instruire a func983395ionarilor publici evaluarea anuală a performan983395elor profesionale individuale ale func983395ionarilor publici

prin compararea gradului de icircndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele ob983395inuteicircn mod efectiv

asigurarea unui sistem motiva983395ional care să determine cre983391terea performan983395elor

profesionale individuale

622Competenţă conştientizare şi instruire

Modul de desfă983391urare a procesului Competen983395ă con983391tientizare 983391i instruire pentrupersonalul din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este stabilit icircn procedura generalăopera983395ională MG ndash POG ndash 622 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 622

Organigrama numărul de posturi statul de func983395ii 983391i Regulamentul de Organizare 983391iFunc983395ionare se stabilesc 983391i se aprobă printr-o Hotăracircre a CLMG

Icircn cadrul PM personalul implicat icircn activită983395i care pot influen983395a calitatea serviciilor estecompetent din punct de vedere al studiilor instruirii abilită983395ilor 983391i experien983395ei adecvate Cerin983395elede competen983395ă (studii instruire abilită983395i 983391i experien983395ă) necesare pentru o anumită func983395ie suntidentificate icircn Fi983391ele de post corespunzătoare

La angajarea sau la numirea unei persoane pe post se verifică prin examinare intervievare983391isau testarea cuno983391tin983395elor si abilită983395ilor icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă stabilite icircn Fi983391apostului

Procesul de angajare a func983395ionarilor publici icircn cadrul PM respectă prevederile legale 983391i dereglementare aplicabile

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 23

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 9: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CLMG Consiliul Local al Municipiului MEDGIDIAHCLMG Hotăracircre a Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIADP Dispozi983395ie a PrimaruluiCS Compartiment de specialitate

CAPITOLUL 4SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITĂ983394II

41 Procesele sistemului de management al calităţii411 Generalităţi

Pentru realizarea unor servicii prin care să se asigure icircndeplinirea icircntr-o măsură cacirct maimare a cerin983395elor 983391i a983391teptărilor tuturor păr983395ilor interesate (cetă983395eni persoane juridice societatecolectivitatea locală personalul din aparatul propriu de specialitate furnizori prestatori executan983395i) icircn condi983395iile respectării prevederilor legale 983391i de reglementare icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA a fost proiectat 983391i implementat un sistem de management al calită983395ii(SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO 90012008

SMC implementat este urmărit 983391i evaluat pentru a se asigura icircmbunătă983395irea continuă a

acestuia precum 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIASistemul de management al calită983395ii aplicat icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAcuprinde patru categorii principale de procese a căror interac983395iune este prezentata in figura Nr1

1Procesele de management2Procesele de management al resurselor3Procesele de realizare a serviciului4Procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395ire

Feed back

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 9

PROCESE DE MANAGEMENT

CETĂŢENI

COMUNITATELOCALĂ

CETĂŢENI

COMUNITATELOCALĂ

PREVEDERILEGALE SAU DEREGLEMENTARE

PROCESEDE REALIZARE A SERVICIULUI

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Intrări Ieşiri

Feed Back

Figura Nr 1

Prin documenta983395ia aferentă fiecărui proces prezentată la punctul 421 se identifică criteriile 983391i modalită983395ile de operare 983391i control responsabilită983395ile interfe983395ele elementele de intrare 983391i ie983391ire ale proceselor

indicatori ai procesului care trebuie monitoriza983395i icircn scopul asigurării unei func983395ionari eficacea acestora

documente de referin983395ă 983391i icircnregistrări

412 Procesele de management

Aceste procese asigură coordonarea 983391i conducerea celorlalte procese precum 983391i a icircntregiiactivită983395i din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Procesele de management cuprind următoarele procese

a Planificarea SMC b Comunicareac Analiza managementuluiIcircn figura Nr 2 este prezentată interac983395iunea dintre procesele de management

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 10

PROCESEDE

MANAGEMENT AL

Procese demăsurareanaliză şi

IcircMBUNĂTĂŢIRECONTINUĂ (ACAP)

ANALIZAMANAGEMENTULUI

PROCESESMC

ANALIZADATELOR

PLANIFICAREASMC

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 2

413 Procesele de management al resurselor

Prin aceste procese icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se identifică se asigură 983391ise men983395in resursele financiare resursele umane infrastructura 983391i mediul de lucru precum 983391iadministrarea patrimoniului (domeniul public 983391i privat) Din această categorie fac parteurmătoarele procese a căror interac983395iune este prezentată icircn figura Nr3 Resurse financiare-activită983395i financiar contabile de elaborare buget 983391i urmărire execu983395ie

bugetară Resurse umane - Competen983395ă con983391tientizare instruire Administrare patrimoniu ndash public

Figura Nr 3

414 Procesele de realizare a serviciului

Din această categorie de procese fac parte următoarele procese a căror interac983395iuneeste prezentată icircn figura Nr 4

1Procese referitoare la rela983395ia cu clientul2Elaborarea hotăracircrilor 983391i emiterea dispozi983395iilor3Investi983395ii4Achizi983395ie de produse 983391i servicii5Emiterea documentelor solicitate de clien983395i6Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea impozitelor taxelor 983391i a amenzilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 11

C O M U N I C A R E A

REESURSE FUNANCIARE(Activită983395i financiar contabilede elaborare buget 983391i

urmărire execu983395ie bugetară)

RESURSE UMANE

(Competenţă conştientizareinstruire)

EVIDENŢĂADMINISTRAREPATRIMONIU

(domeniu public)

PLANIFICAREA

SMC ANALIZAMANAGEMEN

PROCESEDE

REALIZARE A

PROCESE DEMĂSURARE ANALIZĂ

ŞI

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

7Activită983395i de analiză 983391i control (respectarea prevederilor legale 983391i de reglementare)8Activită983395i educa983395ionale de protec983395ia mediului 983391i a popula983395iei

Figura Nr 4

415 Procesele de măsurare analiză şi icircmbunătăţire

Aceste procese asigură efectuarea măsurărilor 983391i monitorizărilor necesar a fi realizate asuprasistemului serviciului proceselor 983391i satisfac983395iei clien983395ilor icircn scopul ini983395ierii măsurilor corectivepreventive 983391i de icircmbunătă983395ire Interac983395iunea dintre aceste procese este prezentată icircn figura Nr 5

Din aceasta categorie fac parte următoarele procese Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor Audit intern Măsurarea si monitorizarea proceselor 983391i serviciului Controlul neconformită983395ilor Analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 12

EMITEREDOCUMENTE

ACTIVITĂŢIPRIVIND

IMPOZITELE TAXELE ŞI AMENZILE

ACTIVITĂŢI ANALIZĂ ŞICONTROL

ACTIVITĂŢIEDUCAŢIONALEDE PROTECŢIAMEDIULUI ŞI APOPULAŢIEI

ACHIZIŢIE DEPRODUSE ŞISERVICII

PROCESEREFERITOARE LARELAŢIA CUCLIENTUL

ADOPTARE HOTĂRAcircRI ŞIEMITERE DISPOPZIŢII

CETĂŢENICOMUNITATELOCALĂ

INVESTIŢII

AUDIT INTERN

MĂSURAREA ŞIMONITORIZAREAPROCESELOR ŞI

CONTROLULNECONFORMITĂŢILOR

ACŢIUNI CORECTIVE PREVENTIVE

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 5

42 Documentaţia sistemului de management al calităţii421 Generalităţi

Icircn scopul icircndeplinirii cerin983395elor clien983395ilor icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA a fostdezvoltat implementat 983391i certificat un sistem de management al calită983395ii icircn conformitate cuprevederile standardului SR EN ISO 9001 2001 efectuandu-se tranzitia la noul standard SR ENISO 9001 2008

Primăria Municipiului MEDGIDIA a dezvoltat 983391i documentat un sistem de management alcalită983395ii icircn scopul icircndeplinirii politicii 983391i atingerii obiectivelor icircn domeniul calită983395ii 983391i pentru a seasigura că serviciile realizate corespund atacirct cerin983395elor necesita983395ilor 983391i a983391teptărilor clien983395ilor cacirct 983391icerin983395elor documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

Documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii a fost elaborată avacircndu-se icircn vederetipul diversitatea 983391i complexitatea proceselor 983391i serviciilor realizate icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA fiind formată din următoarele documente a983391a cum este reprezentată icircnfigura nr 6

DECLARA983394IA

DE POLITICĂ

MANUALUL CALITĂ983394II

PROCEDURI GENERALE

PROCEDURI OPERA983394IONALE GENERALE FI983390E DE PROCES

PROCEDURI OPERA983394IONALE

INSTRUC983394IUNI DE LUCRU DOCUMENTE DE PLANIFICARE

Icirc N R E G I S T R Ă R I

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 13

EVALUAREA SATISFACŢIEICLIENŢILOR

ANALIZADATELOR

PROCESE SMC

IcircMBUNĂTĂŢIRE

stabileşte politica obiectivele şi angajamentulmanagementului icircn domeniul calităţii descrie structura organizatorică a administraţiei descrie SMC şi domeniul de aplicare al acestuiadescrie procesele SMC şi interacţiunile dintre acestea

Asigură documentarea cerinţelor pentru care standardul de referinţăcere icircn mod obligatoriu proceduri scrise

Reglementează detaliat activităţi sau sub procese

specifice la nivelul de execuţie

Icircnregistrări cerute de standardul ISO90012008

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 6

Suplimentar fa983395ă de documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA se utilizează un sistem de acte normative care reglementează proceseleserviciile 983391i activită983395ile cum ar fi legi ordonan983395e ordonan983395e de urgen983395ă hotăracircri de guvern ordineale mini983391trilor hotăracircri ale consiliului local 983391i dispozi983395ii ale primarului

422 Manualul Sistemului de Management al Calităţii

Pentru a asigura implementarea unui sistem de management al calită983395ii eficient care săpoată spori satisfac983395ia clien983395ilor icircn conformitatea serviciilor cu cerin983395ele specificate a fost elaboratManualul Sistemului de Management al Calită983395ii cod MGndash MC - ISO

La elaborarea manualului calită983395ii s-au luat icircn considerare prevederile Standardelor SR ENISO 9001 2008 983391i SR ISO 10013 - Ghid pentru elaborarea manualelor calită983395iiManualul calită983395ii intră icircn vigoare icircncepacircnd cu data la care Primarul Municipiului MEDGIDIA icirclaprobă Manualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate au coduri alocate de RMC conform prevederilorprocedurii generale opera983395ionale Elaborarea 983391i codificarea documentelor SMC cod MG ndash POG ndash421

423 Controlul documentelor

Documenta983395ia SMC precum 983391i sistemul actelor normative 983391i alte documente de provenien983395ăexternă sunt men983395inute sub control astfel icircncacirct să se asigure că acestea sunt analizate 983391i aprobate de factorii responsabili icircnainte de a fi emise

edi983395iile valabile ale documentelor sunt disponibile icircn toate zonele icircn care acestea se aplică documentele sunt identificate icircn mod unic 983391i rămacircn lizibile pe toată durata utilizării periodic elaboratorii sau alte persoane desemnate analizează documentele elaborate intern icircn

scopul de a determina dacă acestea mai sunt adecvate Icircn măsura icircn care este necesardocumentele sunt actualizate actualizările documentelor se realizează icircn mod controlat 983391i se supun aceluia983391i ciclu de avizări 983391iaprobări ca 983391i documentele originale Ulterior aprobării versiunile actualizate sunt redifuzate documentele de provenien983395ă externă sunt identificate 983391i difuzate controlat atunci cacircnd este

cazul documentele perimate sunt retrase prompt din locurile de difuzare documentele perimate care se păstrează icircn scopuri juridice sau de conservare a cuno983391tin983395elor

sunt identificate astfel icircncacirct să nu fie posibilă confundarea lor cu documentele icircn vigoareSe păstrează 983391i se men983395in la zi liste de eviden983395ă prin care se identifică edi983395iarevizia valabilă

a documentelor controlate aceste liste fiind disponibile icircn toate compartimentele de specialitateDocumentele 983391i datele păstrate 983391i gestionate icircn sistemul informatic sunt protejate astfel

icircncacirct să se asigure securitatea 983391i accesul icircn mod adecvat conform cerin983395elorDetalii referitoare la controlul documentelor se regăsesc icircn procedura generală Controlul

documentelor cod MG ndash PG ndash 423 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 423

424 Controlul icircnregistrărilor

Icircnregistrările prin care se confirmă func983395ionarea corespunzătoare a sistemului de

management al calită983395ii 983391i icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la serviciile realizate trebuie păstrate operioadă definită de timp 983391i puse la dispozi983395ia clien983395ilor (dacă ace983391tia le solicită) sau altororganisme 983391i institu983395ii abilitateControlul icircnregistrărilor implică reguli pentru redactarea identificarea 983391i emiterea icircnregistrărilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 14

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

regăsirea cu u983391urin983395ă a icircnregistrărilor arhivarea 983391i păstrarea icircnregistrărilor distrugerea icircnregistrărilor

Icircnregistrările controlate formularele aferente acestora (atunci cacircnd sunt prevăzute)persoanele care le emit 983391i păstrează precum 983391i perioadele de arhivare sunt specificate icircn cadrulfiecărei proceduri sau instruc983395iuni Se consideră icircnregistrări ale calită983395ii controlate aceleicircnregistrări cerute de standardul SR EN ISO 90012008 care demonstrează atacirct realizarea calită983395iicerute pentru serviciile executate cacirct 983391i func983395ionarea eficace a sistemului de management alcalită983395ii icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la tipurile de icircnregistrări men983395inute sub control 983391i responsabilită983395ile

persoanelor implicate se regăsesc icircn procedura generală Controlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash424 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 424

CAPITOLUL 5RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

51 Angajamentul managementului

Primarul ca 983391ef al Primăriei Municipiului MEDGIDIA a formulat 983391i documentat Declara983395iade politică 983391i angajamentul Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01 document prin care se prezintă angajamentul fa983395ă de proiectarea 983391i implementareaunui sistem de management al calită983395ii (SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO90012008 precum 983391i pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestuia

Icircn acest sens Angajamentul Primarului cuprinde cerin983395e referitoare la comunicarea icircn cadrul MG a importan983395ei satisfacerii cerin983395elor clien983395ilor 983391i a cerin983395elor legale 983391ide reglementare stabilirea politicii referitoare la calitate 983391i a obiectivelor calită983395ii efectuarea analizelor de managementurmărirea icircmbunătă983395irii continue a func983395ionării SMC precum 983391i a performan983395ei generale aPrimăriei Municipiului MEDGIDIA asigurarea resurselor necesare func983395ionarii SMC 983391i atingerii obiectivelor stabilite

52 Orientare către client

Clien983395ii serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt membrii comunită983395ii locale 983391i anume cetă983395eni persoane juridice agen983395ieconomici institu983395ii publice mass-media sau orice alt beneficiar al serviciilor executate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA Prin sistemul de management al calită983395ii proiectat 983391i aplicat icircncadrul MG se urmăre983391te ca problemele cerin983395ele 983391i necesită983395ile clien983395ilor referitoare la serviciile deadministra983395ie publică locală să fie icircn983395elese 983391i icircndeplinite icircn scopul cre983391terii satisfac983395iei acestora

Avacircndu-se icircn vedere faptul că Primăria Municipiului MEDGIDIA este institu983395ia responsabilăde solu983395ionarea problemelor colectivită983395ii localeOrientarea către client este principiul de bazăluat icircn considerare la proiectarea sistemului de management al calită983395ii iar icircndeplinirea cerin983395elorclien983395ilor icircn condi983395iile respectării cerin983395elor legale 983391i de reglementare este principalul obiectiv

Prin Procesele referitoare la rela983395ia cu clientul (descrise icircn subcap 72 983391i procedura

generală opera983395ională MG ndash POG ndash 72) se reglementează modul de preluare a solicitărilor de laclien983395i precum 983391i modul de tratare a peti983395iilor (sesizări reclama983395ii contesta983395ii) Informa983395iile de laclien983395i sunt comunicate compartimentelor de specialitate responsabile pentru a fi procesate 983391isolu983395ionate Icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii procesului de preluare a solicitărilor clien983395ilor icircn cadrulMG s-au stabilit modalită983395i 983391i căi de comunicare suplimentare cum ar fi transmiterea MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 15

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

informa983395iilor prin posta electronică puncte de informare - documentare sistemul de audien983395esistemul de colaborare cu mass-media etc De asemenea prin compartimentele existente seasigură liberul acces la informa983395iile de interes public precum 983391i o transparen983395ă totală a PMGprivind Dispozi983395iile Primarului 983391i Hotăracircrile CLMG propuse sau aflate icircn discu983395ie 983391i cele emise

Aceste măsuri au rolul de a cre983391te satisfac983395ia clientului prin oferirea tuturor informa983395iilor necesare983391i prin crearea posibilită983395ii de a participa activ la activitatea decizională

Prin procesul Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor (descris icircn subcap 821 983391i proceduragenerală opera983395ională MG ndash POG ndash 821) sunt culese 983391i ulterior prelucrate informa983395iile de feed-

back primite de la clien983395i identificacircndu-se astfel necesită983395ile 983391i a983391teptările viitoare ale clien983395ilorprecum 983391i percep983395ia acestora referitor la modul icircn care au fost icircndeplinite cerin983395ele

53 Politica referitoare la calitate

Politica 983391i obiectivele strategice icircn domeniul calită983395ii sunt definite icircn Declara983395ia de politică983391i angajamentul Primarului ora983391ului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01

Con983395inutul acesteia este stabilit icircn deplină concordan983395ă cu cerin983395ele legale 983391i dereglementare aplicabile cu necesită983395ile 983391i interesele MG 983391i clien983395ilor precum 983391i cu celelalte politicidin cadrul MG (politica financiară bugetară de personal de dezvoltare etc)

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA politica referitoare la calitate este comunicatăicircn983395eleasă 983391i aplicată de icircntreg personalul aparatului propriu de specialitate care desfă983391oarăactivită983395i cu impact asupra calită983395ii serviciilor icircn principal prin realizarea următoarelor activită983395i

prezentarea politicii 983391i obiectivelor icircn cadrul unor activită983395i de informare 983391i instruireafi983391area Declara983395iei de politică 983391i angajamentului Primarului Municipiului MEDGIDIA icircndomeniul calită983395ii icircn compartimentele func983395ionale 983391isau icircn zonele de acces

Pentru a se asigura implementarea politicii icircn domeniul calită983395ii 983391i realizarea obiectivelorcalită983395ii Primarul are responsabilitatea de a aloca resursele necesare materiale 983391i umane Deasemenea Primarul actualizează ori de cacircte ori este cazul con983395inutul acestora astfel icircncacirct politica983391i obiectivele stabilite să fie icircn permanen983395ă adecvate cerin983395elor din documentele legale 983391i dereglementare precum 983391i necesită983395ilor 983391i a983391teptărilor exprimate sau implicite ale tuturor păr983395ilorinteresate (clien983395i aparat propriu comunitate institu983395ii ale administra983395iei locale 983391i centralefurnizorilor)

54 Planificare541 Obiectivele calităţii

Managementul de la cel mai icircnalt nivel al Primăriei Municipiului MEDGIDIA se asigură căobiectivele calită983395ii sunt stabilite pentru func983395iile relevante 983391i la nivelurile relevante ale PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA

Icircn cadrul MG obiectivele calită983395ii sunt icircn concordan983395ă cu politica referitoare la calitatesunt transpuse icircn obiective specifice 983391i sunt măsurabile prin stabilirea unor indicatori 983391i a unor

valori 983395intăFunc983395iile 983391i nivelurile relevante icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt următoarele Primar Secretar Compartimente independente sau subordonate

542 Planificarea SMC

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 16

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de planificare a sistemului demanagement al calită983395ii este coordonat de Reprezentantul Managementului 983391i are următoareleobiective stabilirea la nivelurile 983391i func983395iile relevante din cadrul MG a obiectivelor specifice urmărirea 983391i evaluarea periodică a nivelului de icircndeplinire a obiectivelor asigurarea icircndeplinirii cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea proceselor

SMC men983395inerea integrită983395ii sistemului icircn cazul unor schimbări care pot afecta func983395ionarea

acestuiaObiectivele strategice definite icircn Declara983395ia de Politica 983391i Angajamentul Primarului

Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii se transpun la nivelul func983395iilor 983391i nivelelor relevantedin Primăria Municipiului MEDGIDIA icircntr-un ansamblu de obiective măsurabile 983391i activită983395i acăror realizare este urmărită icircn cadrul analizelor efectuate de management

Obiectivele specifice sunt stabilite anual 983391i sunt documentate icircn Planificarea SMC prin grijaŞefilor CS

Planificarea SMC este avizată de Reprezentantul managementului 983391i aprobată de PrimarLa stabilirea obiectivelor specifice pot fi luate icircn considerare următoarele

obiectivele strategice cuprinse icircn declara983395ia Primarului MG nivelul de realizare a obiectivelor icircn perioada anterioară posibilită983395i de icircmbunătă983395ire a performan983395elor serviciilor sau proceselor cerin983395e legale sau de reglementare neconformită983395i informa983395ii de la clien983395i

Planificarea SMC con983395ine informa983395ii referitoare laa) obiectivele stabilite b) indicatormetoda de cuantificarec) valoare propusăd) măsurile 983391i activită983395ile necesare pentru icircndeplinirea obiectivelore) responsabil urmărire obiectivef) resurse necesareg) valoarea ob983395inută) observa983395ii

Resursele necesare pentru icircndeplinirea obiectivelor trebuie sa fie corelate cu propunerile de buget anuale ale compartimenterlor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Planificările aprobate sunt difuzate icircn fiecare compartiment de specialitate a MG 983391efulfiecărui compartiment avacircnd responsabilitatea de a urmări icircndeplinirea obiectivelor pentru caresunt responsabili De asemenea ace983391tia trebuie să se asigure de con983391tientizarea icircntreguluipersonal din subordine referitor la relevan983395a 983391i importan983395a activită983395ilor icircn care ace983391tia suntimplica983395i 983391i de modul icircn care contribuie la realizarea obiectivelor ce le revin

Periodic Şefii CS urmăresc 983391i raportează Reprezentantului managementului stadiulrealizării masurilor si activită983395ilor stabilite 983391i implicit a obiectivelor specifice Planificările SMCcompletate de Şefii CS cu rezultatele ob983395inute se transmit Reprezentantului Managementului 983391iconstituie date de intrare pentru analiza managementului Icircn func983395ie de rezultatele ob983395inute seaprobă obiectivele pentru anul următor

Pentru a se asigura icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395ireaproceselor SMC icircn cadrul MG se icircntreprind următoarele procesele SMC sunt documentate prin Manualul Calită983395ii proceduri generale fi983391e de proces

proceduri opera983395ionale proceduri specifice 983391i instruc983395iuni de lucru asiguracircndu-se astfel definireamodului de operare a criteriilor de acceptare precum 983391i monitorizărilor 983391i după caz măsurilor

necesare pentru urmărirea acestora procesele sunt planificate conform prevederilor din documentele aplicabile procesele sunt coordonate de personal desemnat care are responsabilitatea de a analiza 983391i

evalua periodic eficacitatea acestora 983391i de a propune măsuri corective pentru a se realiza

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 17

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

rezultatele planificate 983391i măsuri pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestoraOri de cacircte ori apar modificări organizatorice func983395ionale sau de altă natură modificări

care pot influen983395a func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii Reprezentantulmanagementului sau alta persoană desemnată de conducerea PM elaborează un plan (PlanificareaSMC sau alt document echivalent) prin care să asigure preluarea schimbărilor fără a fi afectatăfunc983395ionarea SMC

Procesul de Planificare a SMC este monitorizat 983391i urmărit prin auditarea internă 983391i cu ocaziaanalizei managementului Ori de cacircte ori apar neconformită983395i sau probleme generate de planificareconducerea Primăriei Municipiului MEDGIDIA ia măsurile necesare pentru realizarea rezultatelorplanificate

Modul de control al procesului Planificarea SMC este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 542

55 Responsabilitate autoritate şi comunicare

551 Responsabilitate şi autoritate

Icircn spiritul politicii stabilite icircn domeniul calită983395ii Primarul Municipiului MEDGIDIA areresponsabilitatea 983391i autoritatea de a stabili 983391i men983395ine sistemul de management al calită983395ii propriuPM Icircn acest sens Primarul desemnează personalul din cadrul PM care are responsabilitatea 983391iautoritatea de a urmări modul de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii icircn entită983395ilepe care le coordonează De asemenea acestuia i se acordă autoritatea 983391i libertatea organizatoricănecesare pentru a lua decizii 983391i a ini983395ia ac983395iuni corective sau preventive referitoare la activită983395ile 983391iprocesele desfă983391urate icircn scopul realizării cu eficacitatea dorită a obiectivelor stabilite

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilită983395ile specifice 983391i nivelurile deautoritate sunt documentate icircn Regulamentul de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i icircn Fi983391ele de Post

Principalele responsabilită983395i ale personalului care conduce execută 983391i verifică activită983395ile ceinfluen983395ează calitatea serviciilor executate icircn cadrul PM sunt

Primarul

Stabile983391te politica 983391i obiectivele strategice ale Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircn

domeniul calită983395ii 983391i se asigură că la nivelul func983395iilor relevante din Primărie sunt stabiliteobiectivele specifice

Asigură resursele necesare implementării func983395ionarii 983391i icircmbunătă983395irii sistemului de

management al calită983395ii precum 983391i pentru icircndeplinirea obiectivelor stabilite Desemnează Reprezentantul managementului icircn domeniul calită983395ii

Efectuează analiza func983395ionării sistemului de management al calită983395ii 983391i decide măsurile

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii acestuia Aprobă documentele sistemului de management al calită983395ii 983391i Planificările SMC

Nume983391te prin dispozi983395ie Responsabilul programului de audit 983391i aprobă programul anual

de audit intern

Reprezentantul Managementului Se asigură că procesele sistemului de management al calită983395ii sunt stabilite

implementate 983391i men983395inute respectandu-se prevederile aplicabile din standardul de referin983395ă Raportează periodic Primarului despre func983395ionarea 983391i eficacitatea sistemului de

management al calită983395ii 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire Se asigură că este promovată icircn cadrul PM con983391tientizarea referitoare la calitate 983391i la

importan983395a icircndeplinirii cerin983395elor clientului (cetă983395eanului) Reprezintă Primăria Municipiului MEDGIDIA icircn rela983395iile cu păr983395ile externe pentru orice

probleme referitoare la sistemul de management al calită983395ii Coordonează elaborarea 983391i gestionarea documentelor sistemului de management al

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 18

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

calită983395ii Avizează documentele sistemului de management al calită983395ii

Este numit Responsabil al Programului de audit intern 983391i icircn acest sens

elaborează Programul anual de audit intern icircl supune aprobării Primarului 983391i coordoneazărealizarea acestuia monitorizează 983391i analizează procesul de auditare internă din cadrul Primăriei Municipiului

MEDGIDIA 983391i ini983395iază măsurile corective preventive sau de icircmbunătă983395ire a acestuia răspunde de asigurarea competen983395ei auditorilor interni 983391i de monitorizarea performan983395elor

acestora icircntocme983391te Raportul de analiză a func983395ionării SMC icircn baza căruia se realizează analiza

anuală a managementului Coordonează elaborarea Planificării SMC modalită983395ile de stabilire 983391i urmărire a

obiectivelor specifice la nivelul compartimentelor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA Coordonează instruirea personalului icircn domeniul calită983395ii

Coordonează procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor

Şefii CS (compartimente de specialitate) Răspund de implementarea sistemului de management al calită983395ii icircn compartimentele de

specialitate pe care le conduc Stabilesc obiective specifice corelate cu obiectivele generale ale primăriei icircn domeniul

calită983395ii pentru compartimentele pe care le conduc Urmăresc realizarea obiectivelor specifice 983391i raportează rezultatele ob983395inute

Dispun elaborarea 983391i avizează procedurile specifice aplicabile icircn compartimentul pe care

icircl coordonează Efectuează analize ale rezultatelor ob983395inute 983391i ini983395iază ac983395iuni corective 983391i preventive

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii proceselor realizate icircn cadrul compartimentelor despecialitate pe care le conduc

Identifică neconformită983395i la proceseleactivită983395ileserviciile realizate 983391i răspund de

solu983395ionarea acestora Icircntocmesc Raportul semestrial icircn care sunt men983395ionate tendin983395ele neconformită983395ilor

552 Reprezentantul managementului

Icircn cadru Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilitatea generală pentruimplementarea men983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea continuă a sistemului de mangement al calită983395ii icircirevine Primarului Reprezentantul al Managementului numit prin decizie de Primar care icirci acordăicircntreaga autoritate 983391i libertate organizatorică pentru implementarea 983391i men983395inerea icircn func983395iune asistemului de management al calită983395ii Pentru aceasta reprezentantul managementului trebuie

să se asigure că este stabilit implementat 983391i men983395inut la toate nivelele organizatorice 983391i

func983395ionale din primărie sistemul de management al calită983395ii documentat icircn Manualul calită983395ii codMG ndash MC - ISO 983391i icircn procedurile asociate acestuia

să raporteze Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn vederea analizei periodice desprefunc983395ionarea sistemului de management al calită983395ii proiectat icircn conformitate cu cerin983395eleStandardului SR EN ISO 90012008 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire

să se asigure că este promovată icircn Primăriei Municipiului MEDGIDIA con983391tientizareacerin983395elor cetă983395eanului

Raportările Reprezentantului managementului con983395in date despre nivelul de atingere a obiectivelor PM icircn domeniul calită983395ii eficacitatea sistemului de management al calită983395ii evaluată ca urmare a efectuării de audituri

interne situa983395ia neconformită983395ilor identificate la serviciile executate sau produseleserviciile

achizi983395ionate icircn cadrul Primăriei

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 19

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

stadiul 983391i eficien983395a ac983395iunilor corective 983391i preventive stadiul reclama983395iilor de la clien983395i alte probleme referitoare la calitatea serviciilor executate de Primăria Municipiului MEDGIDIA

Raportările sunt făcute anual icircn scris 983391i sunt transmise Primarului pentru a fi prezentateicircn 983391edin983395ele Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIA 983391i pentru a servi la analizarea sistemuluide management al calită983395ii 983391i pentru luarea de măsuri icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii acestuia

553 Comunicarea

Procesul de comunicare din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA are două aspectecomunicarea internă 983391i comunicarea externă Responsabilii acestui proces sunt Reprezentantulmanagementului pentru procesul de comunicare internă 983391i coordonatorii diferitelor

compartimente din cadrul aparatului propriu de specialitate pentru comunicarea externă cu

clien983395ii cetă983395enii comunitatea mass-media etc

Comunicarea internă

Căile de comunicare stabilite intern acoperă transmiterea informa983395iilor de la conducerecătre executan983395i (comunicarea de sus icircn jos) de la executan983395i spre conducere (comunicarea de josicircn sus) precum 983391i comunicarea icircntre diferite func983395ii organizatorice situate pe acelea983391i niveleorganizatorice (comunicarea pe orizontală)

Icircn principal procesul de comunicare internă se realizează prin transmiterea de informa983395ii verbale cu ocazia unor icircntacirclniri analize 983391edin983395e instruiri de

informare organizate de conducere sau de 983391efii compartimentelor de specialitate Acest mod decomunicare realizează icircn principal comunicarea de sus icircn jos 983391i pe orizontală dar ori de cacircte orieste cazul li se pot aduce la cuno983391tin983395a 983391efilor ierarhici orice probleme sau aspecte semnificativecare influen983395ează activită983395ile realizate 983391isau calitatea serviciilor De asemenea se pot discutapropuneri de icircmbunătă983395ire a proceselor 983391i eficacită983395ii acestora transmitereadifuzarea de documente scrise prin care se stabilesc reguli de execu983395ie a anumitorproceseactivită983395i Exemple de documente difuzate care con983395in astfel de informa983395ii sunt ManualulCalită983395ii 983391i procedurile asociate documente legale 983391i de reglementare documente de provenien983395ăexternă note interne dispozi983395ii hotăracircri fi983391e post sau alte documente de reglementare

Această modalitate de comunicare este icircn general utilizată pentru comunicarea de sus icircn jos 983391i peorizontală Transmiterea de documenta983395ie scrisă se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircnsistemul informatic transmiterea de solicitări raportări icircnregistrări rezultate icircn urma desfă983391urării activită983395ilor

proceselor registre propuneri scrise sau verbale ale personalului către conducere sau către 983391efiiierarhici prin care se realizează comunicarea de jos icircn sus Transmiterea acestor tipuri dedocumente se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircn sistemul informatic

Şefii compartimentelor de specialitate au responsabilitatea de a face cunoscute personaluluidin subordine căile de comunicare stabilite icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Modalită983395ile de transmitere 983391i difuzare a diferitelor rapoarte 983391i icircnregistrări emise de cătreanumite func983395ii din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt reglementate prin documenteleSMC (manual 983391i proceduri asociate) icircn care acestea sunt referite

Comunicarea externă

Comunicarea externă asigură transmiterea informa983395iilor icircntre Primăria Municipiului MEDGIDIA983391i cetă983395eni serviciile 983391i institu983395iile publice societă983395ile comerciale aflate icircn subordinea CLMG

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 20

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alte structuri ale administra983395iei locale organisme 983391i organiza983395ii neguvernamentale din 983395ară 983391i străinătate structuri ale administra983395iei locale din străinătate mass-media furnizoriprestatoriexecutan983395i

In general comunicarea cu aceste entită983395i se realizează prin transmiterea de documente 983391iinforma983395ii icircn scris icircn conformitate cu prevederile din procedurile generale fi983391ele de procesprocedurile opera983395ionale procedurile specifice 983391i instruc983395iunile de lucru precum 983391i dindocumentele legale 983391i de reglementare aplicabile

Responsabilită983395ile 983391i autoritatea pentru men983395inerea interfe983395ei 983391i comunicarea externă suntstabilite prin atribu983395iile fiecărui compartiment de specialitate sau prin competen983395ele acordate prindispozi983395ie de Primar icircn limitele prevederilor legale

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de comunicare externă este guvernatde principiile liberului acces la informa983395iile de interes public 983391i al transparen983395ei decizionale icircnadministra983395ia publică locală

Modul de control al procesului Comunicare este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 553

56 Analiza efectuată de management

Anual sau ori de cacircte ori este necesar Primarul Municipiului MEDGIDIA efectuează analizereferitoare la modul icircn care func983395ionează sistemul de management al calită983395ii stabilit 983391i definit prinManualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate acestuia De asemenea prin analiza func983395ionăriisistemului de management al calită983395ii se urmăre983391te eficien983395a 983391i eficacitatea SMC de a icircndepliniobiectivele stabilite icircn domeniul calită983395ii precum 983391i posibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Elementele de intrare pentru realizarea analizei se regăsesc icircn Raportul de Analiză elaboratde Reprezentantul managementului care con983395ine informa983395ii de feed-back de la clien983395i constatările auditurilor interne si externe efectuate in cadrul PM nivelul de icircndeplinire a obiectivelor stabilite icircn domeniul calită983395ii func983395ionarea proceselor 983391i analiza conformită983395ii neconformită983395ii serviciilor stadiul implementării ac983395iunilor corective 983391i preventive informa983395ii referitoare la eventualele schimbări care pot influen983395a func983395ionarea SMC informa983395ii referitoare la furnizori date referitoare la modul icircn care s-au solu983395ionat măsurile 983391i ac983395iunile ini983395iate la analiza

anterioară orice alte date importante pentru stabilirea de măsuri de icircmbunătă983395ire a func983395ionarii sistemuluide management al calită983395ii

Rezultatele analizelor se concretizează icircn recomandări 983391i măsuri corective sau preventiveini983395iate icircn scopul icircmbunătă983395irii performan983395elor Primăriei Municipiului MEDGIDIA a calită983395iiserviciilor realizate 983391i a func983395ionării sistemului de management al calită983395ii De asemenea va fistabilit necesarul de resurse pentru func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea SMC pentru următoareaperioadă Concluziile analizei se documentează icircn Procese verbale ale analizei sistemului de managemental calită983395ii

Detalii referitoare la realizarea procesului de analiză a managementului icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIA se regăsesc icircn procedura generală opera983395ională Analiza efectuată demanagement cod MG ndash POG ndash 56 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391ade proces cod MG ndash FP ndash 56

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 21

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 6MANAGEMENTUL RESURSELOR

61 Asigurarea resurselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA resursele esen983395iale pentru implementareamen983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea sistemului de management al calită983395ii precum 983391i cele necesare pentrua cre983391te satisfac983395ia clientului prin icircndeplinirea cerin983395elor sunt identificate 983391i puse la dispozi983395ie

Aceste resurse includ

resurse financiare resurse umane infrastructura 983391i mediul de lucru administrare patrimoniu (domeniu public 983391i privat)

Identificarea resurselor se realizează prin planificările SMC icircn care sunt identificate toate resursele necesare icircndeplinirii obiectivelor

strategice 983391i specificeanalizele de management prin care se stabilesc resursele necesare men983395inerii 983391i icircmbunătă983395iriiSMC cre983391terii performan983395ei organiza983395iei 983391i satisfac983395iei clien983395ilorprogramele anuale de instruireinstruc983395iunile specifice de lucru precum 983391i cerin983395ele pentru mediul de lucru

Conducerea PM răspunde direct sau prin personalul din subordine de asigurarearesurselor necesare pentru func983395ionarea SMC 983391i pentru realizarea proceselor 983391i serviciilor icircncondi983395ii corespunzătoare

611 Resurse financiare

Icircn cadrul PM procesul Resurse financiare cuprinde activită983395ile financiare 983391i contabileprecum 983391i activită983395ile de elaborare buget 983391i urmărire a execu983395iei bugetare

6111 Provenienţa resurselor financiare

Resursele financiare sunt constituite din fonduri provenite din impozite taxe 983391i amenzi dela persoanele fizice 983391i juridice purtacircnd denumirea 983391i de crean983395e bugetare

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 22

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

6112 Elaborarea bugetului şi urmărirea execuţiei bugetare

Icircn baza veniturilor preconizate (provenite din taxe impozite 983391i amenzi) 983391i a solicitărilor de

resurse financiare icircntocmite de compartimentele de specialitate din cadrul PM compartimentul despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircntocmeste proiectul de buget care estesupus aprobării CLMG

Analiza 983391i evaluarea veniturilor 983391i urmărirea 983391i raportarea execu983395iei bugetare se realizeazăde către personalul compartimentelor de specialitate icircn colaborare cu personalul responsabil dincadrul compartimentelor implicate icircn conformitate cu prevederile legale 983391i de reglementareaplicabile 983391i cu prevederile din fi983391a de proces 983391i sau procedura opera983395ională

6113 Activităţi financiare şi contabile

Organizarea coordonarea 983391i execu983395ia activită983395ilor financiare 983391i contabile ale Primăriei

Municipiului MEDGIDIA icircn vederea derulării contractelor icircncheiate de PM cu diver983391i clien983395i serealizează de personalul compartimentelor de specialitate icircn conformitate cu prevederile legale 983391ide reglementare aplicabile

62 Resurse umane

621Generalităţi

Conform obiectivelor stabilite de Primăriei Municipiului MEDGIDIA calitatea serviciilor realizate icircncadrul PM este influen983395ată icircn mod esen983395ial de profesionalismul personalului din aparatul propriude specialitate Formarea unui corp profesionist de func983395ionari publici se realizează prin

stabilirea cerin983395elor de competen983395ă aferente func983395iei publice icircn fi983391ele de post 983391i urmărirearespectării acestora de către persoana nominalizată pe un anumit post

icircmbunătă983395irea rezultatelor activită983395ii desfă983391urate icircn scopul icircndeplinirii obiectivelor

stabilite prin identificarea necesită983395ilor de instruire a func983395ionarilor publici evaluarea anuală a performan983395elor profesionale individuale ale func983395ionarilor publici

prin compararea gradului de icircndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele ob983395inuteicircn mod efectiv

asigurarea unui sistem motiva983395ional care să determine cre983391terea performan983395elor

profesionale individuale

622Competenţă conştientizare şi instruire

Modul de desfă983391urare a procesului Competen983395ă con983391tientizare 983391i instruire pentrupersonalul din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este stabilit icircn procedura generalăopera983395ională MG ndash POG ndash 622 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 622

Organigrama numărul de posturi statul de func983395ii 983391i Regulamentul de Organizare 983391iFunc983395ionare se stabilesc 983391i se aprobă printr-o Hotăracircre a CLMG

Icircn cadrul PM personalul implicat icircn activită983395i care pot influen983395a calitatea serviciilor estecompetent din punct de vedere al studiilor instruirii abilită983395ilor 983391i experien983395ei adecvate Cerin983395elede competen983395ă (studii instruire abilită983395i 983391i experien983395ă) necesare pentru o anumită func983395ie suntidentificate icircn Fi983391ele de post corespunzătoare

La angajarea sau la numirea unei persoane pe post se verifică prin examinare intervievare983391isau testarea cuno983391tin983395elor si abilită983395ilor icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă stabilite icircn Fi983391apostului

Procesul de angajare a func983395ionarilor publici icircn cadrul PM respectă prevederile legale 983391i dereglementare aplicabile

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 23

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 10: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Intrări Ieşiri

Feed Back

Figura Nr 1

Prin documenta983395ia aferentă fiecărui proces prezentată la punctul 421 se identifică criteriile 983391i modalită983395ile de operare 983391i control responsabilită983395ile interfe983395ele elementele de intrare 983391i ie983391ire ale proceselor

indicatori ai procesului care trebuie monitoriza983395i icircn scopul asigurării unei func983395ionari eficacea acestora

documente de referin983395ă 983391i icircnregistrări

412 Procesele de management

Aceste procese asigură coordonarea 983391i conducerea celorlalte procese precum 983391i a icircntregiiactivită983395i din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Procesele de management cuprind următoarele procese

a Planificarea SMC b Comunicareac Analiza managementuluiIcircn figura Nr 2 este prezentată interac983395iunea dintre procesele de management

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 10

PROCESEDE

MANAGEMENT AL

Procese demăsurareanaliză şi

IcircMBUNĂTĂŢIRECONTINUĂ (ACAP)

ANALIZAMANAGEMENTULUI

PROCESESMC

ANALIZADATELOR

PLANIFICAREASMC

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 2

413 Procesele de management al resurselor

Prin aceste procese icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se identifică se asigură 983391ise men983395in resursele financiare resursele umane infrastructura 983391i mediul de lucru precum 983391iadministrarea patrimoniului (domeniul public 983391i privat) Din această categorie fac parteurmătoarele procese a căror interac983395iune este prezentată icircn figura Nr3 Resurse financiare-activită983395i financiar contabile de elaborare buget 983391i urmărire execu983395ie

bugetară Resurse umane - Competen983395ă con983391tientizare instruire Administrare patrimoniu ndash public

Figura Nr 3

414 Procesele de realizare a serviciului

Din această categorie de procese fac parte următoarele procese a căror interac983395iuneeste prezentată icircn figura Nr 4

1Procese referitoare la rela983395ia cu clientul2Elaborarea hotăracircrilor 983391i emiterea dispozi983395iilor3Investi983395ii4Achizi983395ie de produse 983391i servicii5Emiterea documentelor solicitate de clien983395i6Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea impozitelor taxelor 983391i a amenzilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 11

C O M U N I C A R E A

REESURSE FUNANCIARE(Activită983395i financiar contabilede elaborare buget 983391i

urmărire execu983395ie bugetară)

RESURSE UMANE

(Competenţă conştientizareinstruire)

EVIDENŢĂADMINISTRAREPATRIMONIU

(domeniu public)

PLANIFICAREA

SMC ANALIZAMANAGEMEN

PROCESEDE

REALIZARE A

PROCESE DEMĂSURARE ANALIZĂ

ŞI

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

7Activită983395i de analiză 983391i control (respectarea prevederilor legale 983391i de reglementare)8Activită983395i educa983395ionale de protec983395ia mediului 983391i a popula983395iei

Figura Nr 4

415 Procesele de măsurare analiză şi icircmbunătăţire

Aceste procese asigură efectuarea măsurărilor 983391i monitorizărilor necesar a fi realizate asuprasistemului serviciului proceselor 983391i satisfac983395iei clien983395ilor icircn scopul ini983395ierii măsurilor corectivepreventive 983391i de icircmbunătă983395ire Interac983395iunea dintre aceste procese este prezentată icircn figura Nr 5

Din aceasta categorie fac parte următoarele procese Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor Audit intern Măsurarea si monitorizarea proceselor 983391i serviciului Controlul neconformită983395ilor Analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 12

EMITEREDOCUMENTE

ACTIVITĂŢIPRIVIND

IMPOZITELE TAXELE ŞI AMENZILE

ACTIVITĂŢI ANALIZĂ ŞICONTROL

ACTIVITĂŢIEDUCAŢIONALEDE PROTECŢIAMEDIULUI ŞI APOPULAŢIEI

ACHIZIŢIE DEPRODUSE ŞISERVICII

PROCESEREFERITOARE LARELAŢIA CUCLIENTUL

ADOPTARE HOTĂRAcircRI ŞIEMITERE DISPOPZIŢII

CETĂŢENICOMUNITATELOCALĂ

INVESTIŢII

AUDIT INTERN

MĂSURAREA ŞIMONITORIZAREAPROCESELOR ŞI

CONTROLULNECONFORMITĂŢILOR

ACŢIUNI CORECTIVE PREVENTIVE

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 5

42 Documentaţia sistemului de management al calităţii421 Generalităţi

Icircn scopul icircndeplinirii cerin983395elor clien983395ilor icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA a fostdezvoltat implementat 983391i certificat un sistem de management al calită983395ii icircn conformitate cuprevederile standardului SR EN ISO 9001 2001 efectuandu-se tranzitia la noul standard SR ENISO 9001 2008

Primăria Municipiului MEDGIDIA a dezvoltat 983391i documentat un sistem de management alcalită983395ii icircn scopul icircndeplinirii politicii 983391i atingerii obiectivelor icircn domeniul calită983395ii 983391i pentru a seasigura că serviciile realizate corespund atacirct cerin983395elor necesita983395ilor 983391i a983391teptărilor clien983395ilor cacirct 983391icerin983395elor documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

Documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii a fost elaborată avacircndu-se icircn vederetipul diversitatea 983391i complexitatea proceselor 983391i serviciilor realizate icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA fiind formată din următoarele documente a983391a cum este reprezentată icircnfigura nr 6

DECLARA983394IA

DE POLITICĂ

MANUALUL CALITĂ983394II

PROCEDURI GENERALE

PROCEDURI OPERA983394IONALE GENERALE FI983390E DE PROCES

PROCEDURI OPERA983394IONALE

INSTRUC983394IUNI DE LUCRU DOCUMENTE DE PLANIFICARE

Icirc N R E G I S T R Ă R I

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 13

EVALUAREA SATISFACŢIEICLIENŢILOR

ANALIZADATELOR

PROCESE SMC

IcircMBUNĂTĂŢIRE

stabileşte politica obiectivele şi angajamentulmanagementului icircn domeniul calităţii descrie structura organizatorică a administraţiei descrie SMC şi domeniul de aplicare al acestuiadescrie procesele SMC şi interacţiunile dintre acestea

Asigură documentarea cerinţelor pentru care standardul de referinţăcere icircn mod obligatoriu proceduri scrise

Reglementează detaliat activităţi sau sub procese

specifice la nivelul de execuţie

Icircnregistrări cerute de standardul ISO90012008

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 6

Suplimentar fa983395ă de documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA se utilizează un sistem de acte normative care reglementează proceseleserviciile 983391i activită983395ile cum ar fi legi ordonan983395e ordonan983395e de urgen983395ă hotăracircri de guvern ordineale mini983391trilor hotăracircri ale consiliului local 983391i dispozi983395ii ale primarului

422 Manualul Sistemului de Management al Calităţii

Pentru a asigura implementarea unui sistem de management al calită983395ii eficient care săpoată spori satisfac983395ia clien983395ilor icircn conformitatea serviciilor cu cerin983395ele specificate a fost elaboratManualul Sistemului de Management al Calită983395ii cod MGndash MC - ISO

La elaborarea manualului calită983395ii s-au luat icircn considerare prevederile Standardelor SR ENISO 9001 2008 983391i SR ISO 10013 - Ghid pentru elaborarea manualelor calită983395iiManualul calită983395ii intră icircn vigoare icircncepacircnd cu data la care Primarul Municipiului MEDGIDIA icirclaprobă Manualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate au coduri alocate de RMC conform prevederilorprocedurii generale opera983395ionale Elaborarea 983391i codificarea documentelor SMC cod MG ndash POG ndash421

423 Controlul documentelor

Documenta983395ia SMC precum 983391i sistemul actelor normative 983391i alte documente de provenien983395ăexternă sunt men983395inute sub control astfel icircncacirct să se asigure că acestea sunt analizate 983391i aprobate de factorii responsabili icircnainte de a fi emise

edi983395iile valabile ale documentelor sunt disponibile icircn toate zonele icircn care acestea se aplică documentele sunt identificate icircn mod unic 983391i rămacircn lizibile pe toată durata utilizării periodic elaboratorii sau alte persoane desemnate analizează documentele elaborate intern icircn

scopul de a determina dacă acestea mai sunt adecvate Icircn măsura icircn care este necesardocumentele sunt actualizate actualizările documentelor se realizează icircn mod controlat 983391i se supun aceluia983391i ciclu de avizări 983391iaprobări ca 983391i documentele originale Ulterior aprobării versiunile actualizate sunt redifuzate documentele de provenien983395ă externă sunt identificate 983391i difuzate controlat atunci cacircnd este

cazul documentele perimate sunt retrase prompt din locurile de difuzare documentele perimate care se păstrează icircn scopuri juridice sau de conservare a cuno983391tin983395elor

sunt identificate astfel icircncacirct să nu fie posibilă confundarea lor cu documentele icircn vigoareSe păstrează 983391i se men983395in la zi liste de eviden983395ă prin care se identifică edi983395iarevizia valabilă

a documentelor controlate aceste liste fiind disponibile icircn toate compartimentele de specialitateDocumentele 983391i datele păstrate 983391i gestionate icircn sistemul informatic sunt protejate astfel

icircncacirct să se asigure securitatea 983391i accesul icircn mod adecvat conform cerin983395elorDetalii referitoare la controlul documentelor se regăsesc icircn procedura generală Controlul

documentelor cod MG ndash PG ndash 423 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 423

424 Controlul icircnregistrărilor

Icircnregistrările prin care se confirmă func983395ionarea corespunzătoare a sistemului de

management al calită983395ii 983391i icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la serviciile realizate trebuie păstrate operioadă definită de timp 983391i puse la dispozi983395ia clien983395ilor (dacă ace983391tia le solicită) sau altororganisme 983391i institu983395ii abilitateControlul icircnregistrărilor implică reguli pentru redactarea identificarea 983391i emiterea icircnregistrărilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 14

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

regăsirea cu u983391urin983395ă a icircnregistrărilor arhivarea 983391i păstrarea icircnregistrărilor distrugerea icircnregistrărilor

Icircnregistrările controlate formularele aferente acestora (atunci cacircnd sunt prevăzute)persoanele care le emit 983391i păstrează precum 983391i perioadele de arhivare sunt specificate icircn cadrulfiecărei proceduri sau instruc983395iuni Se consideră icircnregistrări ale calită983395ii controlate aceleicircnregistrări cerute de standardul SR EN ISO 90012008 care demonstrează atacirct realizarea calită983395iicerute pentru serviciile executate cacirct 983391i func983395ionarea eficace a sistemului de management alcalită983395ii icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la tipurile de icircnregistrări men983395inute sub control 983391i responsabilită983395ile

persoanelor implicate se regăsesc icircn procedura generală Controlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash424 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 424

CAPITOLUL 5RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

51 Angajamentul managementului

Primarul ca 983391ef al Primăriei Municipiului MEDGIDIA a formulat 983391i documentat Declara983395iade politică 983391i angajamentul Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01 document prin care se prezintă angajamentul fa983395ă de proiectarea 983391i implementareaunui sistem de management al calită983395ii (SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO90012008 precum 983391i pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestuia

Icircn acest sens Angajamentul Primarului cuprinde cerin983395e referitoare la comunicarea icircn cadrul MG a importan983395ei satisfacerii cerin983395elor clien983395ilor 983391i a cerin983395elor legale 983391ide reglementare stabilirea politicii referitoare la calitate 983391i a obiectivelor calită983395ii efectuarea analizelor de managementurmărirea icircmbunătă983395irii continue a func983395ionării SMC precum 983391i a performan983395ei generale aPrimăriei Municipiului MEDGIDIA asigurarea resurselor necesare func983395ionarii SMC 983391i atingerii obiectivelor stabilite

52 Orientare către client

Clien983395ii serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt membrii comunită983395ii locale 983391i anume cetă983395eni persoane juridice agen983395ieconomici institu983395ii publice mass-media sau orice alt beneficiar al serviciilor executate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA Prin sistemul de management al calită983395ii proiectat 983391i aplicat icircncadrul MG se urmăre983391te ca problemele cerin983395ele 983391i necesită983395ile clien983395ilor referitoare la serviciile deadministra983395ie publică locală să fie icircn983395elese 983391i icircndeplinite icircn scopul cre983391terii satisfac983395iei acestora

Avacircndu-se icircn vedere faptul că Primăria Municipiului MEDGIDIA este institu983395ia responsabilăde solu983395ionarea problemelor colectivită983395ii localeOrientarea către client este principiul de bazăluat icircn considerare la proiectarea sistemului de management al calită983395ii iar icircndeplinirea cerin983395elorclien983395ilor icircn condi983395iile respectării cerin983395elor legale 983391i de reglementare este principalul obiectiv

Prin Procesele referitoare la rela983395ia cu clientul (descrise icircn subcap 72 983391i procedura

generală opera983395ională MG ndash POG ndash 72) se reglementează modul de preluare a solicitărilor de laclien983395i precum 983391i modul de tratare a peti983395iilor (sesizări reclama983395ii contesta983395ii) Informa983395iile de laclien983395i sunt comunicate compartimentelor de specialitate responsabile pentru a fi procesate 983391isolu983395ionate Icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii procesului de preluare a solicitărilor clien983395ilor icircn cadrulMG s-au stabilit modalită983395i 983391i căi de comunicare suplimentare cum ar fi transmiterea MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 15

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

informa983395iilor prin posta electronică puncte de informare - documentare sistemul de audien983395esistemul de colaborare cu mass-media etc De asemenea prin compartimentele existente seasigură liberul acces la informa983395iile de interes public precum 983391i o transparen983395ă totală a PMGprivind Dispozi983395iile Primarului 983391i Hotăracircrile CLMG propuse sau aflate icircn discu983395ie 983391i cele emise

Aceste măsuri au rolul de a cre983391te satisfac983395ia clientului prin oferirea tuturor informa983395iilor necesare983391i prin crearea posibilită983395ii de a participa activ la activitatea decizională

Prin procesul Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor (descris icircn subcap 821 983391i proceduragenerală opera983395ională MG ndash POG ndash 821) sunt culese 983391i ulterior prelucrate informa983395iile de feed-

back primite de la clien983395i identificacircndu-se astfel necesită983395ile 983391i a983391teptările viitoare ale clien983395ilorprecum 983391i percep983395ia acestora referitor la modul icircn care au fost icircndeplinite cerin983395ele

53 Politica referitoare la calitate

Politica 983391i obiectivele strategice icircn domeniul calită983395ii sunt definite icircn Declara983395ia de politică983391i angajamentul Primarului ora983391ului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01

Con983395inutul acesteia este stabilit icircn deplină concordan983395ă cu cerin983395ele legale 983391i dereglementare aplicabile cu necesită983395ile 983391i interesele MG 983391i clien983395ilor precum 983391i cu celelalte politicidin cadrul MG (politica financiară bugetară de personal de dezvoltare etc)

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA politica referitoare la calitate este comunicatăicircn983395eleasă 983391i aplicată de icircntreg personalul aparatului propriu de specialitate care desfă983391oarăactivită983395i cu impact asupra calită983395ii serviciilor icircn principal prin realizarea următoarelor activită983395i

prezentarea politicii 983391i obiectivelor icircn cadrul unor activită983395i de informare 983391i instruireafi983391area Declara983395iei de politică 983391i angajamentului Primarului Municipiului MEDGIDIA icircndomeniul calită983395ii icircn compartimentele func983395ionale 983391isau icircn zonele de acces

Pentru a se asigura implementarea politicii icircn domeniul calită983395ii 983391i realizarea obiectivelorcalită983395ii Primarul are responsabilitatea de a aloca resursele necesare materiale 983391i umane Deasemenea Primarul actualizează ori de cacircte ori este cazul con983395inutul acestora astfel icircncacirct politica983391i obiectivele stabilite să fie icircn permanen983395ă adecvate cerin983395elor din documentele legale 983391i dereglementare precum 983391i necesită983395ilor 983391i a983391teptărilor exprimate sau implicite ale tuturor păr983395ilorinteresate (clien983395i aparat propriu comunitate institu983395ii ale administra983395iei locale 983391i centralefurnizorilor)

54 Planificare541 Obiectivele calităţii

Managementul de la cel mai icircnalt nivel al Primăriei Municipiului MEDGIDIA se asigură căobiectivele calită983395ii sunt stabilite pentru func983395iile relevante 983391i la nivelurile relevante ale PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA

Icircn cadrul MG obiectivele calită983395ii sunt icircn concordan983395ă cu politica referitoare la calitatesunt transpuse icircn obiective specifice 983391i sunt măsurabile prin stabilirea unor indicatori 983391i a unor

valori 983395intăFunc983395iile 983391i nivelurile relevante icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt următoarele Primar Secretar Compartimente independente sau subordonate

542 Planificarea SMC

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 16

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de planificare a sistemului demanagement al calită983395ii este coordonat de Reprezentantul Managementului 983391i are următoareleobiective stabilirea la nivelurile 983391i func983395iile relevante din cadrul MG a obiectivelor specifice urmărirea 983391i evaluarea periodică a nivelului de icircndeplinire a obiectivelor asigurarea icircndeplinirii cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea proceselor

SMC men983395inerea integrită983395ii sistemului icircn cazul unor schimbări care pot afecta func983395ionarea

acestuiaObiectivele strategice definite icircn Declara983395ia de Politica 983391i Angajamentul Primarului

Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii se transpun la nivelul func983395iilor 983391i nivelelor relevantedin Primăria Municipiului MEDGIDIA icircntr-un ansamblu de obiective măsurabile 983391i activită983395i acăror realizare este urmărită icircn cadrul analizelor efectuate de management

Obiectivele specifice sunt stabilite anual 983391i sunt documentate icircn Planificarea SMC prin grijaŞefilor CS

Planificarea SMC este avizată de Reprezentantul managementului 983391i aprobată de PrimarLa stabilirea obiectivelor specifice pot fi luate icircn considerare următoarele

obiectivele strategice cuprinse icircn declara983395ia Primarului MG nivelul de realizare a obiectivelor icircn perioada anterioară posibilită983395i de icircmbunătă983395ire a performan983395elor serviciilor sau proceselor cerin983395e legale sau de reglementare neconformită983395i informa983395ii de la clien983395i

Planificarea SMC con983395ine informa983395ii referitoare laa) obiectivele stabilite b) indicatormetoda de cuantificarec) valoare propusăd) măsurile 983391i activită983395ile necesare pentru icircndeplinirea obiectivelore) responsabil urmărire obiectivef) resurse necesareg) valoarea ob983395inută) observa983395ii

Resursele necesare pentru icircndeplinirea obiectivelor trebuie sa fie corelate cu propunerile de buget anuale ale compartimenterlor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Planificările aprobate sunt difuzate icircn fiecare compartiment de specialitate a MG 983391efulfiecărui compartiment avacircnd responsabilitatea de a urmări icircndeplinirea obiectivelor pentru caresunt responsabili De asemenea ace983391tia trebuie să se asigure de con983391tientizarea icircntreguluipersonal din subordine referitor la relevan983395a 983391i importan983395a activită983395ilor icircn care ace983391tia suntimplica983395i 983391i de modul icircn care contribuie la realizarea obiectivelor ce le revin

Periodic Şefii CS urmăresc 983391i raportează Reprezentantului managementului stadiulrealizării masurilor si activită983395ilor stabilite 983391i implicit a obiectivelor specifice Planificările SMCcompletate de Şefii CS cu rezultatele ob983395inute se transmit Reprezentantului Managementului 983391iconstituie date de intrare pentru analiza managementului Icircn func983395ie de rezultatele ob983395inute seaprobă obiectivele pentru anul următor

Pentru a se asigura icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395ireaproceselor SMC icircn cadrul MG se icircntreprind următoarele procesele SMC sunt documentate prin Manualul Calită983395ii proceduri generale fi983391e de proces

proceduri opera983395ionale proceduri specifice 983391i instruc983395iuni de lucru asiguracircndu-se astfel definireamodului de operare a criteriilor de acceptare precum 983391i monitorizărilor 983391i după caz măsurilor

necesare pentru urmărirea acestora procesele sunt planificate conform prevederilor din documentele aplicabile procesele sunt coordonate de personal desemnat care are responsabilitatea de a analiza 983391i

evalua periodic eficacitatea acestora 983391i de a propune măsuri corective pentru a se realiza

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 17

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

rezultatele planificate 983391i măsuri pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestoraOri de cacircte ori apar modificări organizatorice func983395ionale sau de altă natură modificări

care pot influen983395a func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii Reprezentantulmanagementului sau alta persoană desemnată de conducerea PM elaborează un plan (PlanificareaSMC sau alt document echivalent) prin care să asigure preluarea schimbărilor fără a fi afectatăfunc983395ionarea SMC

Procesul de Planificare a SMC este monitorizat 983391i urmărit prin auditarea internă 983391i cu ocaziaanalizei managementului Ori de cacircte ori apar neconformită983395i sau probleme generate de planificareconducerea Primăriei Municipiului MEDGIDIA ia măsurile necesare pentru realizarea rezultatelorplanificate

Modul de control al procesului Planificarea SMC este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 542

55 Responsabilitate autoritate şi comunicare

551 Responsabilitate şi autoritate

Icircn spiritul politicii stabilite icircn domeniul calită983395ii Primarul Municipiului MEDGIDIA areresponsabilitatea 983391i autoritatea de a stabili 983391i men983395ine sistemul de management al calită983395ii propriuPM Icircn acest sens Primarul desemnează personalul din cadrul PM care are responsabilitatea 983391iautoritatea de a urmări modul de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii icircn entită983395ilepe care le coordonează De asemenea acestuia i se acordă autoritatea 983391i libertatea organizatoricănecesare pentru a lua decizii 983391i a ini983395ia ac983395iuni corective sau preventive referitoare la activită983395ile 983391iprocesele desfă983391urate icircn scopul realizării cu eficacitatea dorită a obiectivelor stabilite

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilită983395ile specifice 983391i nivelurile deautoritate sunt documentate icircn Regulamentul de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i icircn Fi983391ele de Post

Principalele responsabilită983395i ale personalului care conduce execută 983391i verifică activită983395ile ceinfluen983395ează calitatea serviciilor executate icircn cadrul PM sunt

Primarul

Stabile983391te politica 983391i obiectivele strategice ale Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircn

domeniul calită983395ii 983391i se asigură că la nivelul func983395iilor relevante din Primărie sunt stabiliteobiectivele specifice

Asigură resursele necesare implementării func983395ionarii 983391i icircmbunătă983395irii sistemului de

management al calită983395ii precum 983391i pentru icircndeplinirea obiectivelor stabilite Desemnează Reprezentantul managementului icircn domeniul calită983395ii

Efectuează analiza func983395ionării sistemului de management al calită983395ii 983391i decide măsurile

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii acestuia Aprobă documentele sistemului de management al calită983395ii 983391i Planificările SMC

Nume983391te prin dispozi983395ie Responsabilul programului de audit 983391i aprobă programul anual

de audit intern

Reprezentantul Managementului Se asigură că procesele sistemului de management al calită983395ii sunt stabilite

implementate 983391i men983395inute respectandu-se prevederile aplicabile din standardul de referin983395ă Raportează periodic Primarului despre func983395ionarea 983391i eficacitatea sistemului de

management al calită983395ii 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire Se asigură că este promovată icircn cadrul PM con983391tientizarea referitoare la calitate 983391i la

importan983395a icircndeplinirii cerin983395elor clientului (cetă983395eanului) Reprezintă Primăria Municipiului MEDGIDIA icircn rela983395iile cu păr983395ile externe pentru orice

probleme referitoare la sistemul de management al calită983395ii Coordonează elaborarea 983391i gestionarea documentelor sistemului de management al

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 18

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

calită983395ii Avizează documentele sistemului de management al calită983395ii

Este numit Responsabil al Programului de audit intern 983391i icircn acest sens

elaborează Programul anual de audit intern icircl supune aprobării Primarului 983391i coordoneazărealizarea acestuia monitorizează 983391i analizează procesul de auditare internă din cadrul Primăriei Municipiului

MEDGIDIA 983391i ini983395iază măsurile corective preventive sau de icircmbunătă983395ire a acestuia răspunde de asigurarea competen983395ei auditorilor interni 983391i de monitorizarea performan983395elor

acestora icircntocme983391te Raportul de analiză a func983395ionării SMC icircn baza căruia se realizează analiza

anuală a managementului Coordonează elaborarea Planificării SMC modalită983395ile de stabilire 983391i urmărire a

obiectivelor specifice la nivelul compartimentelor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA Coordonează instruirea personalului icircn domeniul calită983395ii

Coordonează procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor

Şefii CS (compartimente de specialitate) Răspund de implementarea sistemului de management al calită983395ii icircn compartimentele de

specialitate pe care le conduc Stabilesc obiective specifice corelate cu obiectivele generale ale primăriei icircn domeniul

calită983395ii pentru compartimentele pe care le conduc Urmăresc realizarea obiectivelor specifice 983391i raportează rezultatele ob983395inute

Dispun elaborarea 983391i avizează procedurile specifice aplicabile icircn compartimentul pe care

icircl coordonează Efectuează analize ale rezultatelor ob983395inute 983391i ini983395iază ac983395iuni corective 983391i preventive

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii proceselor realizate icircn cadrul compartimentelor despecialitate pe care le conduc

Identifică neconformită983395i la proceseleactivită983395ileserviciile realizate 983391i răspund de

solu983395ionarea acestora Icircntocmesc Raportul semestrial icircn care sunt men983395ionate tendin983395ele neconformită983395ilor

552 Reprezentantul managementului

Icircn cadru Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilitatea generală pentruimplementarea men983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea continuă a sistemului de mangement al calită983395ii icircirevine Primarului Reprezentantul al Managementului numit prin decizie de Primar care icirci acordăicircntreaga autoritate 983391i libertate organizatorică pentru implementarea 983391i men983395inerea icircn func983395iune asistemului de management al calită983395ii Pentru aceasta reprezentantul managementului trebuie

să se asigure că este stabilit implementat 983391i men983395inut la toate nivelele organizatorice 983391i

func983395ionale din primărie sistemul de management al calită983395ii documentat icircn Manualul calită983395ii codMG ndash MC - ISO 983391i icircn procedurile asociate acestuia

să raporteze Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn vederea analizei periodice desprefunc983395ionarea sistemului de management al calită983395ii proiectat icircn conformitate cu cerin983395eleStandardului SR EN ISO 90012008 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire

să se asigure că este promovată icircn Primăriei Municipiului MEDGIDIA con983391tientizareacerin983395elor cetă983395eanului

Raportările Reprezentantului managementului con983395in date despre nivelul de atingere a obiectivelor PM icircn domeniul calită983395ii eficacitatea sistemului de management al calită983395ii evaluată ca urmare a efectuării de audituri

interne situa983395ia neconformită983395ilor identificate la serviciile executate sau produseleserviciile

achizi983395ionate icircn cadrul Primăriei

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 19

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

stadiul 983391i eficien983395a ac983395iunilor corective 983391i preventive stadiul reclama983395iilor de la clien983395i alte probleme referitoare la calitatea serviciilor executate de Primăria Municipiului MEDGIDIA

Raportările sunt făcute anual icircn scris 983391i sunt transmise Primarului pentru a fi prezentateicircn 983391edin983395ele Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIA 983391i pentru a servi la analizarea sistemuluide management al calită983395ii 983391i pentru luarea de măsuri icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii acestuia

553 Comunicarea

Procesul de comunicare din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA are două aspectecomunicarea internă 983391i comunicarea externă Responsabilii acestui proces sunt Reprezentantulmanagementului pentru procesul de comunicare internă 983391i coordonatorii diferitelor

compartimente din cadrul aparatului propriu de specialitate pentru comunicarea externă cu

clien983395ii cetă983395enii comunitatea mass-media etc

Comunicarea internă

Căile de comunicare stabilite intern acoperă transmiterea informa983395iilor de la conducerecătre executan983395i (comunicarea de sus icircn jos) de la executan983395i spre conducere (comunicarea de josicircn sus) precum 983391i comunicarea icircntre diferite func983395ii organizatorice situate pe acelea983391i niveleorganizatorice (comunicarea pe orizontală)

Icircn principal procesul de comunicare internă se realizează prin transmiterea de informa983395ii verbale cu ocazia unor icircntacirclniri analize 983391edin983395e instruiri de

informare organizate de conducere sau de 983391efii compartimentelor de specialitate Acest mod decomunicare realizează icircn principal comunicarea de sus icircn jos 983391i pe orizontală dar ori de cacircte orieste cazul li se pot aduce la cuno983391tin983395a 983391efilor ierarhici orice probleme sau aspecte semnificativecare influen983395ează activită983395ile realizate 983391isau calitatea serviciilor De asemenea se pot discutapropuneri de icircmbunătă983395ire a proceselor 983391i eficacită983395ii acestora transmitereadifuzarea de documente scrise prin care se stabilesc reguli de execu983395ie a anumitorproceseactivită983395i Exemple de documente difuzate care con983395in astfel de informa983395ii sunt ManualulCalită983395ii 983391i procedurile asociate documente legale 983391i de reglementare documente de provenien983395ăexternă note interne dispozi983395ii hotăracircri fi983391e post sau alte documente de reglementare

Această modalitate de comunicare este icircn general utilizată pentru comunicarea de sus icircn jos 983391i peorizontală Transmiterea de documenta983395ie scrisă se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircnsistemul informatic transmiterea de solicitări raportări icircnregistrări rezultate icircn urma desfă983391urării activită983395ilor

proceselor registre propuneri scrise sau verbale ale personalului către conducere sau către 983391efiiierarhici prin care se realizează comunicarea de jos icircn sus Transmiterea acestor tipuri dedocumente se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircn sistemul informatic

Şefii compartimentelor de specialitate au responsabilitatea de a face cunoscute personaluluidin subordine căile de comunicare stabilite icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Modalită983395ile de transmitere 983391i difuzare a diferitelor rapoarte 983391i icircnregistrări emise de cătreanumite func983395ii din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt reglementate prin documenteleSMC (manual 983391i proceduri asociate) icircn care acestea sunt referite

Comunicarea externă

Comunicarea externă asigură transmiterea informa983395iilor icircntre Primăria Municipiului MEDGIDIA983391i cetă983395eni serviciile 983391i institu983395iile publice societă983395ile comerciale aflate icircn subordinea CLMG

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 20

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alte structuri ale administra983395iei locale organisme 983391i organiza983395ii neguvernamentale din 983395ară 983391i străinătate structuri ale administra983395iei locale din străinătate mass-media furnizoriprestatoriexecutan983395i

In general comunicarea cu aceste entită983395i se realizează prin transmiterea de documente 983391iinforma983395ii icircn scris icircn conformitate cu prevederile din procedurile generale fi983391ele de procesprocedurile opera983395ionale procedurile specifice 983391i instruc983395iunile de lucru precum 983391i dindocumentele legale 983391i de reglementare aplicabile

Responsabilită983395ile 983391i autoritatea pentru men983395inerea interfe983395ei 983391i comunicarea externă suntstabilite prin atribu983395iile fiecărui compartiment de specialitate sau prin competen983395ele acordate prindispozi983395ie de Primar icircn limitele prevederilor legale

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de comunicare externă este guvernatde principiile liberului acces la informa983395iile de interes public 983391i al transparen983395ei decizionale icircnadministra983395ia publică locală

Modul de control al procesului Comunicare este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 553

56 Analiza efectuată de management

Anual sau ori de cacircte ori este necesar Primarul Municipiului MEDGIDIA efectuează analizereferitoare la modul icircn care func983395ionează sistemul de management al calită983395ii stabilit 983391i definit prinManualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate acestuia De asemenea prin analiza func983395ionăriisistemului de management al calită983395ii se urmăre983391te eficien983395a 983391i eficacitatea SMC de a icircndepliniobiectivele stabilite icircn domeniul calită983395ii precum 983391i posibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Elementele de intrare pentru realizarea analizei se regăsesc icircn Raportul de Analiză elaboratde Reprezentantul managementului care con983395ine informa983395ii de feed-back de la clien983395i constatările auditurilor interne si externe efectuate in cadrul PM nivelul de icircndeplinire a obiectivelor stabilite icircn domeniul calită983395ii func983395ionarea proceselor 983391i analiza conformită983395ii neconformită983395ii serviciilor stadiul implementării ac983395iunilor corective 983391i preventive informa983395ii referitoare la eventualele schimbări care pot influen983395a func983395ionarea SMC informa983395ii referitoare la furnizori date referitoare la modul icircn care s-au solu983395ionat măsurile 983391i ac983395iunile ini983395iate la analiza

anterioară orice alte date importante pentru stabilirea de măsuri de icircmbunătă983395ire a func983395ionarii sistemuluide management al calită983395ii

Rezultatele analizelor se concretizează icircn recomandări 983391i măsuri corective sau preventiveini983395iate icircn scopul icircmbunătă983395irii performan983395elor Primăriei Municipiului MEDGIDIA a calită983395iiserviciilor realizate 983391i a func983395ionării sistemului de management al calită983395ii De asemenea va fistabilit necesarul de resurse pentru func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea SMC pentru următoareaperioadă Concluziile analizei se documentează icircn Procese verbale ale analizei sistemului de managemental calită983395ii

Detalii referitoare la realizarea procesului de analiză a managementului icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIA se regăsesc icircn procedura generală opera983395ională Analiza efectuată demanagement cod MG ndash POG ndash 56 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391ade proces cod MG ndash FP ndash 56

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 21

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 6MANAGEMENTUL RESURSELOR

61 Asigurarea resurselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA resursele esen983395iale pentru implementareamen983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea sistemului de management al calită983395ii precum 983391i cele necesare pentrua cre983391te satisfac983395ia clientului prin icircndeplinirea cerin983395elor sunt identificate 983391i puse la dispozi983395ie

Aceste resurse includ

resurse financiare resurse umane infrastructura 983391i mediul de lucru administrare patrimoniu (domeniu public 983391i privat)

Identificarea resurselor se realizează prin planificările SMC icircn care sunt identificate toate resursele necesare icircndeplinirii obiectivelor

strategice 983391i specificeanalizele de management prin care se stabilesc resursele necesare men983395inerii 983391i icircmbunătă983395iriiSMC cre983391terii performan983395ei organiza983395iei 983391i satisfac983395iei clien983395ilorprogramele anuale de instruireinstruc983395iunile specifice de lucru precum 983391i cerin983395ele pentru mediul de lucru

Conducerea PM răspunde direct sau prin personalul din subordine de asigurarearesurselor necesare pentru func983395ionarea SMC 983391i pentru realizarea proceselor 983391i serviciilor icircncondi983395ii corespunzătoare

611 Resurse financiare

Icircn cadrul PM procesul Resurse financiare cuprinde activită983395ile financiare 983391i contabileprecum 983391i activită983395ile de elaborare buget 983391i urmărire a execu983395iei bugetare

6111 Provenienţa resurselor financiare

Resursele financiare sunt constituite din fonduri provenite din impozite taxe 983391i amenzi dela persoanele fizice 983391i juridice purtacircnd denumirea 983391i de crean983395e bugetare

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 22

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

6112 Elaborarea bugetului şi urmărirea execuţiei bugetare

Icircn baza veniturilor preconizate (provenite din taxe impozite 983391i amenzi) 983391i a solicitărilor de

resurse financiare icircntocmite de compartimentele de specialitate din cadrul PM compartimentul despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircntocmeste proiectul de buget care estesupus aprobării CLMG

Analiza 983391i evaluarea veniturilor 983391i urmărirea 983391i raportarea execu983395iei bugetare se realizeazăde către personalul compartimentelor de specialitate icircn colaborare cu personalul responsabil dincadrul compartimentelor implicate icircn conformitate cu prevederile legale 983391i de reglementareaplicabile 983391i cu prevederile din fi983391a de proces 983391i sau procedura opera983395ională

6113 Activităţi financiare şi contabile

Organizarea coordonarea 983391i execu983395ia activită983395ilor financiare 983391i contabile ale Primăriei

Municipiului MEDGIDIA icircn vederea derulării contractelor icircncheiate de PM cu diver983391i clien983395i serealizează de personalul compartimentelor de specialitate icircn conformitate cu prevederile legale 983391ide reglementare aplicabile

62 Resurse umane

621Generalităţi

Conform obiectivelor stabilite de Primăriei Municipiului MEDGIDIA calitatea serviciilor realizate icircncadrul PM este influen983395ată icircn mod esen983395ial de profesionalismul personalului din aparatul propriude specialitate Formarea unui corp profesionist de func983395ionari publici se realizează prin

stabilirea cerin983395elor de competen983395ă aferente func983395iei publice icircn fi983391ele de post 983391i urmărirearespectării acestora de către persoana nominalizată pe un anumit post

icircmbunătă983395irea rezultatelor activită983395ii desfă983391urate icircn scopul icircndeplinirii obiectivelor

stabilite prin identificarea necesită983395ilor de instruire a func983395ionarilor publici evaluarea anuală a performan983395elor profesionale individuale ale func983395ionarilor publici

prin compararea gradului de icircndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele ob983395inuteicircn mod efectiv

asigurarea unui sistem motiva983395ional care să determine cre983391terea performan983395elor

profesionale individuale

622Competenţă conştientizare şi instruire

Modul de desfă983391urare a procesului Competen983395ă con983391tientizare 983391i instruire pentrupersonalul din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este stabilit icircn procedura generalăopera983395ională MG ndash POG ndash 622 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 622

Organigrama numărul de posturi statul de func983395ii 983391i Regulamentul de Organizare 983391iFunc983395ionare se stabilesc 983391i se aprobă printr-o Hotăracircre a CLMG

Icircn cadrul PM personalul implicat icircn activită983395i care pot influen983395a calitatea serviciilor estecompetent din punct de vedere al studiilor instruirii abilită983395ilor 983391i experien983395ei adecvate Cerin983395elede competen983395ă (studii instruire abilită983395i 983391i experien983395ă) necesare pentru o anumită func983395ie suntidentificate icircn Fi983391ele de post corespunzătoare

La angajarea sau la numirea unei persoane pe post se verifică prin examinare intervievare983391isau testarea cuno983391tin983395elor si abilită983395ilor icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă stabilite icircn Fi983391apostului

Procesul de angajare a func983395ionarilor publici icircn cadrul PM respectă prevederile legale 983391i dereglementare aplicabile

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 23

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 11: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 2

413 Procesele de management al resurselor

Prin aceste procese icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se identifică se asigură 983391ise men983395in resursele financiare resursele umane infrastructura 983391i mediul de lucru precum 983391iadministrarea patrimoniului (domeniul public 983391i privat) Din această categorie fac parteurmătoarele procese a căror interac983395iune este prezentată icircn figura Nr3 Resurse financiare-activită983395i financiar contabile de elaborare buget 983391i urmărire execu983395ie

bugetară Resurse umane - Competen983395ă con983391tientizare instruire Administrare patrimoniu ndash public

Figura Nr 3

414 Procesele de realizare a serviciului

Din această categorie de procese fac parte următoarele procese a căror interac983395iuneeste prezentată icircn figura Nr 4

1Procese referitoare la rela983395ia cu clientul2Elaborarea hotăracircrilor 983391i emiterea dispozi983395iilor3Investi983395ii4Achizi983395ie de produse 983391i servicii5Emiterea documentelor solicitate de clien983395i6Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea impozitelor taxelor 983391i a amenzilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 11

C O M U N I C A R E A

REESURSE FUNANCIARE(Activită983395i financiar contabilede elaborare buget 983391i

urmărire execu983395ie bugetară)

RESURSE UMANE

(Competenţă conştientizareinstruire)

EVIDENŢĂADMINISTRAREPATRIMONIU

(domeniu public)

PLANIFICAREA

SMC ANALIZAMANAGEMEN

PROCESEDE

REALIZARE A

PROCESE DEMĂSURARE ANALIZĂ

ŞI

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

7Activită983395i de analiză 983391i control (respectarea prevederilor legale 983391i de reglementare)8Activită983395i educa983395ionale de protec983395ia mediului 983391i a popula983395iei

Figura Nr 4

415 Procesele de măsurare analiză şi icircmbunătăţire

Aceste procese asigură efectuarea măsurărilor 983391i monitorizărilor necesar a fi realizate asuprasistemului serviciului proceselor 983391i satisfac983395iei clien983395ilor icircn scopul ini983395ierii măsurilor corectivepreventive 983391i de icircmbunătă983395ire Interac983395iunea dintre aceste procese este prezentată icircn figura Nr 5

Din aceasta categorie fac parte următoarele procese Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor Audit intern Măsurarea si monitorizarea proceselor 983391i serviciului Controlul neconformită983395ilor Analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 12

EMITEREDOCUMENTE

ACTIVITĂŢIPRIVIND

IMPOZITELE TAXELE ŞI AMENZILE

ACTIVITĂŢI ANALIZĂ ŞICONTROL

ACTIVITĂŢIEDUCAŢIONALEDE PROTECŢIAMEDIULUI ŞI APOPULAŢIEI

ACHIZIŢIE DEPRODUSE ŞISERVICII

PROCESEREFERITOARE LARELAŢIA CUCLIENTUL

ADOPTARE HOTĂRAcircRI ŞIEMITERE DISPOPZIŢII

CETĂŢENICOMUNITATELOCALĂ

INVESTIŢII

AUDIT INTERN

MĂSURAREA ŞIMONITORIZAREAPROCESELOR ŞI

CONTROLULNECONFORMITĂŢILOR

ACŢIUNI CORECTIVE PREVENTIVE

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 5

42 Documentaţia sistemului de management al calităţii421 Generalităţi

Icircn scopul icircndeplinirii cerin983395elor clien983395ilor icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA a fostdezvoltat implementat 983391i certificat un sistem de management al calită983395ii icircn conformitate cuprevederile standardului SR EN ISO 9001 2001 efectuandu-se tranzitia la noul standard SR ENISO 9001 2008

Primăria Municipiului MEDGIDIA a dezvoltat 983391i documentat un sistem de management alcalită983395ii icircn scopul icircndeplinirii politicii 983391i atingerii obiectivelor icircn domeniul calită983395ii 983391i pentru a seasigura că serviciile realizate corespund atacirct cerin983395elor necesita983395ilor 983391i a983391teptărilor clien983395ilor cacirct 983391icerin983395elor documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

Documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii a fost elaborată avacircndu-se icircn vederetipul diversitatea 983391i complexitatea proceselor 983391i serviciilor realizate icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA fiind formată din următoarele documente a983391a cum este reprezentată icircnfigura nr 6

DECLARA983394IA

DE POLITICĂ

MANUALUL CALITĂ983394II

PROCEDURI GENERALE

PROCEDURI OPERA983394IONALE GENERALE FI983390E DE PROCES

PROCEDURI OPERA983394IONALE

INSTRUC983394IUNI DE LUCRU DOCUMENTE DE PLANIFICARE

Icirc N R E G I S T R Ă R I

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 13

EVALUAREA SATISFACŢIEICLIENŢILOR

ANALIZADATELOR

PROCESE SMC

IcircMBUNĂTĂŢIRE

stabileşte politica obiectivele şi angajamentulmanagementului icircn domeniul calităţii descrie structura organizatorică a administraţiei descrie SMC şi domeniul de aplicare al acestuiadescrie procesele SMC şi interacţiunile dintre acestea

Asigură documentarea cerinţelor pentru care standardul de referinţăcere icircn mod obligatoriu proceduri scrise

Reglementează detaliat activităţi sau sub procese

specifice la nivelul de execuţie

Icircnregistrări cerute de standardul ISO90012008

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 6

Suplimentar fa983395ă de documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA se utilizează un sistem de acte normative care reglementează proceseleserviciile 983391i activită983395ile cum ar fi legi ordonan983395e ordonan983395e de urgen983395ă hotăracircri de guvern ordineale mini983391trilor hotăracircri ale consiliului local 983391i dispozi983395ii ale primarului

422 Manualul Sistemului de Management al Calităţii

Pentru a asigura implementarea unui sistem de management al calită983395ii eficient care săpoată spori satisfac983395ia clien983395ilor icircn conformitatea serviciilor cu cerin983395ele specificate a fost elaboratManualul Sistemului de Management al Calită983395ii cod MGndash MC - ISO

La elaborarea manualului calită983395ii s-au luat icircn considerare prevederile Standardelor SR ENISO 9001 2008 983391i SR ISO 10013 - Ghid pentru elaborarea manualelor calită983395iiManualul calită983395ii intră icircn vigoare icircncepacircnd cu data la care Primarul Municipiului MEDGIDIA icirclaprobă Manualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate au coduri alocate de RMC conform prevederilorprocedurii generale opera983395ionale Elaborarea 983391i codificarea documentelor SMC cod MG ndash POG ndash421

423 Controlul documentelor

Documenta983395ia SMC precum 983391i sistemul actelor normative 983391i alte documente de provenien983395ăexternă sunt men983395inute sub control astfel icircncacirct să se asigure că acestea sunt analizate 983391i aprobate de factorii responsabili icircnainte de a fi emise

edi983395iile valabile ale documentelor sunt disponibile icircn toate zonele icircn care acestea se aplică documentele sunt identificate icircn mod unic 983391i rămacircn lizibile pe toată durata utilizării periodic elaboratorii sau alte persoane desemnate analizează documentele elaborate intern icircn

scopul de a determina dacă acestea mai sunt adecvate Icircn măsura icircn care este necesardocumentele sunt actualizate actualizările documentelor se realizează icircn mod controlat 983391i se supun aceluia983391i ciclu de avizări 983391iaprobări ca 983391i documentele originale Ulterior aprobării versiunile actualizate sunt redifuzate documentele de provenien983395ă externă sunt identificate 983391i difuzate controlat atunci cacircnd este

cazul documentele perimate sunt retrase prompt din locurile de difuzare documentele perimate care se păstrează icircn scopuri juridice sau de conservare a cuno983391tin983395elor

sunt identificate astfel icircncacirct să nu fie posibilă confundarea lor cu documentele icircn vigoareSe păstrează 983391i se men983395in la zi liste de eviden983395ă prin care se identifică edi983395iarevizia valabilă

a documentelor controlate aceste liste fiind disponibile icircn toate compartimentele de specialitateDocumentele 983391i datele păstrate 983391i gestionate icircn sistemul informatic sunt protejate astfel

icircncacirct să se asigure securitatea 983391i accesul icircn mod adecvat conform cerin983395elorDetalii referitoare la controlul documentelor se regăsesc icircn procedura generală Controlul

documentelor cod MG ndash PG ndash 423 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 423

424 Controlul icircnregistrărilor

Icircnregistrările prin care se confirmă func983395ionarea corespunzătoare a sistemului de

management al calită983395ii 983391i icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la serviciile realizate trebuie păstrate operioadă definită de timp 983391i puse la dispozi983395ia clien983395ilor (dacă ace983391tia le solicită) sau altororganisme 983391i institu983395ii abilitateControlul icircnregistrărilor implică reguli pentru redactarea identificarea 983391i emiterea icircnregistrărilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 14

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

regăsirea cu u983391urin983395ă a icircnregistrărilor arhivarea 983391i păstrarea icircnregistrărilor distrugerea icircnregistrărilor

Icircnregistrările controlate formularele aferente acestora (atunci cacircnd sunt prevăzute)persoanele care le emit 983391i păstrează precum 983391i perioadele de arhivare sunt specificate icircn cadrulfiecărei proceduri sau instruc983395iuni Se consideră icircnregistrări ale calită983395ii controlate aceleicircnregistrări cerute de standardul SR EN ISO 90012008 care demonstrează atacirct realizarea calită983395iicerute pentru serviciile executate cacirct 983391i func983395ionarea eficace a sistemului de management alcalită983395ii icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la tipurile de icircnregistrări men983395inute sub control 983391i responsabilită983395ile

persoanelor implicate se regăsesc icircn procedura generală Controlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash424 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 424

CAPITOLUL 5RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

51 Angajamentul managementului

Primarul ca 983391ef al Primăriei Municipiului MEDGIDIA a formulat 983391i documentat Declara983395iade politică 983391i angajamentul Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01 document prin care se prezintă angajamentul fa983395ă de proiectarea 983391i implementareaunui sistem de management al calită983395ii (SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO90012008 precum 983391i pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestuia

Icircn acest sens Angajamentul Primarului cuprinde cerin983395e referitoare la comunicarea icircn cadrul MG a importan983395ei satisfacerii cerin983395elor clien983395ilor 983391i a cerin983395elor legale 983391ide reglementare stabilirea politicii referitoare la calitate 983391i a obiectivelor calită983395ii efectuarea analizelor de managementurmărirea icircmbunătă983395irii continue a func983395ionării SMC precum 983391i a performan983395ei generale aPrimăriei Municipiului MEDGIDIA asigurarea resurselor necesare func983395ionarii SMC 983391i atingerii obiectivelor stabilite

52 Orientare către client

Clien983395ii serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt membrii comunită983395ii locale 983391i anume cetă983395eni persoane juridice agen983395ieconomici institu983395ii publice mass-media sau orice alt beneficiar al serviciilor executate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA Prin sistemul de management al calită983395ii proiectat 983391i aplicat icircncadrul MG se urmăre983391te ca problemele cerin983395ele 983391i necesită983395ile clien983395ilor referitoare la serviciile deadministra983395ie publică locală să fie icircn983395elese 983391i icircndeplinite icircn scopul cre983391terii satisfac983395iei acestora

Avacircndu-se icircn vedere faptul că Primăria Municipiului MEDGIDIA este institu983395ia responsabilăde solu983395ionarea problemelor colectivită983395ii localeOrientarea către client este principiul de bazăluat icircn considerare la proiectarea sistemului de management al calită983395ii iar icircndeplinirea cerin983395elorclien983395ilor icircn condi983395iile respectării cerin983395elor legale 983391i de reglementare este principalul obiectiv

Prin Procesele referitoare la rela983395ia cu clientul (descrise icircn subcap 72 983391i procedura

generală opera983395ională MG ndash POG ndash 72) se reglementează modul de preluare a solicitărilor de laclien983395i precum 983391i modul de tratare a peti983395iilor (sesizări reclama983395ii contesta983395ii) Informa983395iile de laclien983395i sunt comunicate compartimentelor de specialitate responsabile pentru a fi procesate 983391isolu983395ionate Icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii procesului de preluare a solicitărilor clien983395ilor icircn cadrulMG s-au stabilit modalită983395i 983391i căi de comunicare suplimentare cum ar fi transmiterea MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 15

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

informa983395iilor prin posta electronică puncte de informare - documentare sistemul de audien983395esistemul de colaborare cu mass-media etc De asemenea prin compartimentele existente seasigură liberul acces la informa983395iile de interes public precum 983391i o transparen983395ă totală a PMGprivind Dispozi983395iile Primarului 983391i Hotăracircrile CLMG propuse sau aflate icircn discu983395ie 983391i cele emise

Aceste măsuri au rolul de a cre983391te satisfac983395ia clientului prin oferirea tuturor informa983395iilor necesare983391i prin crearea posibilită983395ii de a participa activ la activitatea decizională

Prin procesul Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor (descris icircn subcap 821 983391i proceduragenerală opera983395ională MG ndash POG ndash 821) sunt culese 983391i ulterior prelucrate informa983395iile de feed-

back primite de la clien983395i identificacircndu-se astfel necesită983395ile 983391i a983391teptările viitoare ale clien983395ilorprecum 983391i percep983395ia acestora referitor la modul icircn care au fost icircndeplinite cerin983395ele

53 Politica referitoare la calitate

Politica 983391i obiectivele strategice icircn domeniul calită983395ii sunt definite icircn Declara983395ia de politică983391i angajamentul Primarului ora983391ului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01

Con983395inutul acesteia este stabilit icircn deplină concordan983395ă cu cerin983395ele legale 983391i dereglementare aplicabile cu necesită983395ile 983391i interesele MG 983391i clien983395ilor precum 983391i cu celelalte politicidin cadrul MG (politica financiară bugetară de personal de dezvoltare etc)

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA politica referitoare la calitate este comunicatăicircn983395eleasă 983391i aplicată de icircntreg personalul aparatului propriu de specialitate care desfă983391oarăactivită983395i cu impact asupra calită983395ii serviciilor icircn principal prin realizarea următoarelor activită983395i

prezentarea politicii 983391i obiectivelor icircn cadrul unor activită983395i de informare 983391i instruireafi983391area Declara983395iei de politică 983391i angajamentului Primarului Municipiului MEDGIDIA icircndomeniul calită983395ii icircn compartimentele func983395ionale 983391isau icircn zonele de acces

Pentru a se asigura implementarea politicii icircn domeniul calită983395ii 983391i realizarea obiectivelorcalită983395ii Primarul are responsabilitatea de a aloca resursele necesare materiale 983391i umane Deasemenea Primarul actualizează ori de cacircte ori este cazul con983395inutul acestora astfel icircncacirct politica983391i obiectivele stabilite să fie icircn permanen983395ă adecvate cerin983395elor din documentele legale 983391i dereglementare precum 983391i necesită983395ilor 983391i a983391teptărilor exprimate sau implicite ale tuturor păr983395ilorinteresate (clien983395i aparat propriu comunitate institu983395ii ale administra983395iei locale 983391i centralefurnizorilor)

54 Planificare541 Obiectivele calităţii

Managementul de la cel mai icircnalt nivel al Primăriei Municipiului MEDGIDIA se asigură căobiectivele calită983395ii sunt stabilite pentru func983395iile relevante 983391i la nivelurile relevante ale PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA

Icircn cadrul MG obiectivele calită983395ii sunt icircn concordan983395ă cu politica referitoare la calitatesunt transpuse icircn obiective specifice 983391i sunt măsurabile prin stabilirea unor indicatori 983391i a unor

valori 983395intăFunc983395iile 983391i nivelurile relevante icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt următoarele Primar Secretar Compartimente independente sau subordonate

542 Planificarea SMC

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 16

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de planificare a sistemului demanagement al calită983395ii este coordonat de Reprezentantul Managementului 983391i are următoareleobiective stabilirea la nivelurile 983391i func983395iile relevante din cadrul MG a obiectivelor specifice urmărirea 983391i evaluarea periodică a nivelului de icircndeplinire a obiectivelor asigurarea icircndeplinirii cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea proceselor

SMC men983395inerea integrită983395ii sistemului icircn cazul unor schimbări care pot afecta func983395ionarea

acestuiaObiectivele strategice definite icircn Declara983395ia de Politica 983391i Angajamentul Primarului

Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii se transpun la nivelul func983395iilor 983391i nivelelor relevantedin Primăria Municipiului MEDGIDIA icircntr-un ansamblu de obiective măsurabile 983391i activită983395i acăror realizare este urmărită icircn cadrul analizelor efectuate de management

Obiectivele specifice sunt stabilite anual 983391i sunt documentate icircn Planificarea SMC prin grijaŞefilor CS

Planificarea SMC este avizată de Reprezentantul managementului 983391i aprobată de PrimarLa stabilirea obiectivelor specifice pot fi luate icircn considerare următoarele

obiectivele strategice cuprinse icircn declara983395ia Primarului MG nivelul de realizare a obiectivelor icircn perioada anterioară posibilită983395i de icircmbunătă983395ire a performan983395elor serviciilor sau proceselor cerin983395e legale sau de reglementare neconformită983395i informa983395ii de la clien983395i

Planificarea SMC con983395ine informa983395ii referitoare laa) obiectivele stabilite b) indicatormetoda de cuantificarec) valoare propusăd) măsurile 983391i activită983395ile necesare pentru icircndeplinirea obiectivelore) responsabil urmărire obiectivef) resurse necesareg) valoarea ob983395inută) observa983395ii

Resursele necesare pentru icircndeplinirea obiectivelor trebuie sa fie corelate cu propunerile de buget anuale ale compartimenterlor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Planificările aprobate sunt difuzate icircn fiecare compartiment de specialitate a MG 983391efulfiecărui compartiment avacircnd responsabilitatea de a urmări icircndeplinirea obiectivelor pentru caresunt responsabili De asemenea ace983391tia trebuie să se asigure de con983391tientizarea icircntreguluipersonal din subordine referitor la relevan983395a 983391i importan983395a activită983395ilor icircn care ace983391tia suntimplica983395i 983391i de modul icircn care contribuie la realizarea obiectivelor ce le revin

Periodic Şefii CS urmăresc 983391i raportează Reprezentantului managementului stadiulrealizării masurilor si activită983395ilor stabilite 983391i implicit a obiectivelor specifice Planificările SMCcompletate de Şefii CS cu rezultatele ob983395inute se transmit Reprezentantului Managementului 983391iconstituie date de intrare pentru analiza managementului Icircn func983395ie de rezultatele ob983395inute seaprobă obiectivele pentru anul următor

Pentru a se asigura icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395ireaproceselor SMC icircn cadrul MG se icircntreprind următoarele procesele SMC sunt documentate prin Manualul Calită983395ii proceduri generale fi983391e de proces

proceduri opera983395ionale proceduri specifice 983391i instruc983395iuni de lucru asiguracircndu-se astfel definireamodului de operare a criteriilor de acceptare precum 983391i monitorizărilor 983391i după caz măsurilor

necesare pentru urmărirea acestora procesele sunt planificate conform prevederilor din documentele aplicabile procesele sunt coordonate de personal desemnat care are responsabilitatea de a analiza 983391i

evalua periodic eficacitatea acestora 983391i de a propune măsuri corective pentru a se realiza

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 17

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

rezultatele planificate 983391i măsuri pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestoraOri de cacircte ori apar modificări organizatorice func983395ionale sau de altă natură modificări

care pot influen983395a func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii Reprezentantulmanagementului sau alta persoană desemnată de conducerea PM elaborează un plan (PlanificareaSMC sau alt document echivalent) prin care să asigure preluarea schimbărilor fără a fi afectatăfunc983395ionarea SMC

Procesul de Planificare a SMC este monitorizat 983391i urmărit prin auditarea internă 983391i cu ocaziaanalizei managementului Ori de cacircte ori apar neconformită983395i sau probleme generate de planificareconducerea Primăriei Municipiului MEDGIDIA ia măsurile necesare pentru realizarea rezultatelorplanificate

Modul de control al procesului Planificarea SMC este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 542

55 Responsabilitate autoritate şi comunicare

551 Responsabilitate şi autoritate

Icircn spiritul politicii stabilite icircn domeniul calită983395ii Primarul Municipiului MEDGIDIA areresponsabilitatea 983391i autoritatea de a stabili 983391i men983395ine sistemul de management al calită983395ii propriuPM Icircn acest sens Primarul desemnează personalul din cadrul PM care are responsabilitatea 983391iautoritatea de a urmări modul de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii icircn entită983395ilepe care le coordonează De asemenea acestuia i se acordă autoritatea 983391i libertatea organizatoricănecesare pentru a lua decizii 983391i a ini983395ia ac983395iuni corective sau preventive referitoare la activită983395ile 983391iprocesele desfă983391urate icircn scopul realizării cu eficacitatea dorită a obiectivelor stabilite

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilită983395ile specifice 983391i nivelurile deautoritate sunt documentate icircn Regulamentul de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i icircn Fi983391ele de Post

Principalele responsabilită983395i ale personalului care conduce execută 983391i verifică activită983395ile ceinfluen983395ează calitatea serviciilor executate icircn cadrul PM sunt

Primarul

Stabile983391te politica 983391i obiectivele strategice ale Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircn

domeniul calită983395ii 983391i se asigură că la nivelul func983395iilor relevante din Primărie sunt stabiliteobiectivele specifice

Asigură resursele necesare implementării func983395ionarii 983391i icircmbunătă983395irii sistemului de

management al calită983395ii precum 983391i pentru icircndeplinirea obiectivelor stabilite Desemnează Reprezentantul managementului icircn domeniul calită983395ii

Efectuează analiza func983395ionării sistemului de management al calită983395ii 983391i decide măsurile

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii acestuia Aprobă documentele sistemului de management al calită983395ii 983391i Planificările SMC

Nume983391te prin dispozi983395ie Responsabilul programului de audit 983391i aprobă programul anual

de audit intern

Reprezentantul Managementului Se asigură că procesele sistemului de management al calită983395ii sunt stabilite

implementate 983391i men983395inute respectandu-se prevederile aplicabile din standardul de referin983395ă Raportează periodic Primarului despre func983395ionarea 983391i eficacitatea sistemului de

management al calită983395ii 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire Se asigură că este promovată icircn cadrul PM con983391tientizarea referitoare la calitate 983391i la

importan983395a icircndeplinirii cerin983395elor clientului (cetă983395eanului) Reprezintă Primăria Municipiului MEDGIDIA icircn rela983395iile cu păr983395ile externe pentru orice

probleme referitoare la sistemul de management al calită983395ii Coordonează elaborarea 983391i gestionarea documentelor sistemului de management al

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 18

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

calită983395ii Avizează documentele sistemului de management al calită983395ii

Este numit Responsabil al Programului de audit intern 983391i icircn acest sens

elaborează Programul anual de audit intern icircl supune aprobării Primarului 983391i coordoneazărealizarea acestuia monitorizează 983391i analizează procesul de auditare internă din cadrul Primăriei Municipiului

MEDGIDIA 983391i ini983395iază măsurile corective preventive sau de icircmbunătă983395ire a acestuia răspunde de asigurarea competen983395ei auditorilor interni 983391i de monitorizarea performan983395elor

acestora icircntocme983391te Raportul de analiză a func983395ionării SMC icircn baza căruia se realizează analiza

anuală a managementului Coordonează elaborarea Planificării SMC modalită983395ile de stabilire 983391i urmărire a

obiectivelor specifice la nivelul compartimentelor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA Coordonează instruirea personalului icircn domeniul calită983395ii

Coordonează procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor

Şefii CS (compartimente de specialitate) Răspund de implementarea sistemului de management al calită983395ii icircn compartimentele de

specialitate pe care le conduc Stabilesc obiective specifice corelate cu obiectivele generale ale primăriei icircn domeniul

calită983395ii pentru compartimentele pe care le conduc Urmăresc realizarea obiectivelor specifice 983391i raportează rezultatele ob983395inute

Dispun elaborarea 983391i avizează procedurile specifice aplicabile icircn compartimentul pe care

icircl coordonează Efectuează analize ale rezultatelor ob983395inute 983391i ini983395iază ac983395iuni corective 983391i preventive

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii proceselor realizate icircn cadrul compartimentelor despecialitate pe care le conduc

Identifică neconformită983395i la proceseleactivită983395ileserviciile realizate 983391i răspund de

solu983395ionarea acestora Icircntocmesc Raportul semestrial icircn care sunt men983395ionate tendin983395ele neconformită983395ilor

552 Reprezentantul managementului

Icircn cadru Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilitatea generală pentruimplementarea men983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea continuă a sistemului de mangement al calită983395ii icircirevine Primarului Reprezentantul al Managementului numit prin decizie de Primar care icirci acordăicircntreaga autoritate 983391i libertate organizatorică pentru implementarea 983391i men983395inerea icircn func983395iune asistemului de management al calită983395ii Pentru aceasta reprezentantul managementului trebuie

să se asigure că este stabilit implementat 983391i men983395inut la toate nivelele organizatorice 983391i

func983395ionale din primărie sistemul de management al calită983395ii documentat icircn Manualul calită983395ii codMG ndash MC - ISO 983391i icircn procedurile asociate acestuia

să raporteze Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn vederea analizei periodice desprefunc983395ionarea sistemului de management al calită983395ii proiectat icircn conformitate cu cerin983395eleStandardului SR EN ISO 90012008 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire

să se asigure că este promovată icircn Primăriei Municipiului MEDGIDIA con983391tientizareacerin983395elor cetă983395eanului

Raportările Reprezentantului managementului con983395in date despre nivelul de atingere a obiectivelor PM icircn domeniul calită983395ii eficacitatea sistemului de management al calită983395ii evaluată ca urmare a efectuării de audituri

interne situa983395ia neconformită983395ilor identificate la serviciile executate sau produseleserviciile

achizi983395ionate icircn cadrul Primăriei

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 19

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

stadiul 983391i eficien983395a ac983395iunilor corective 983391i preventive stadiul reclama983395iilor de la clien983395i alte probleme referitoare la calitatea serviciilor executate de Primăria Municipiului MEDGIDIA

Raportările sunt făcute anual icircn scris 983391i sunt transmise Primarului pentru a fi prezentateicircn 983391edin983395ele Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIA 983391i pentru a servi la analizarea sistemuluide management al calită983395ii 983391i pentru luarea de măsuri icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii acestuia

553 Comunicarea

Procesul de comunicare din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA are două aspectecomunicarea internă 983391i comunicarea externă Responsabilii acestui proces sunt Reprezentantulmanagementului pentru procesul de comunicare internă 983391i coordonatorii diferitelor

compartimente din cadrul aparatului propriu de specialitate pentru comunicarea externă cu

clien983395ii cetă983395enii comunitatea mass-media etc

Comunicarea internă

Căile de comunicare stabilite intern acoperă transmiterea informa983395iilor de la conducerecătre executan983395i (comunicarea de sus icircn jos) de la executan983395i spre conducere (comunicarea de josicircn sus) precum 983391i comunicarea icircntre diferite func983395ii organizatorice situate pe acelea983391i niveleorganizatorice (comunicarea pe orizontală)

Icircn principal procesul de comunicare internă se realizează prin transmiterea de informa983395ii verbale cu ocazia unor icircntacirclniri analize 983391edin983395e instruiri de

informare organizate de conducere sau de 983391efii compartimentelor de specialitate Acest mod decomunicare realizează icircn principal comunicarea de sus icircn jos 983391i pe orizontală dar ori de cacircte orieste cazul li se pot aduce la cuno983391tin983395a 983391efilor ierarhici orice probleme sau aspecte semnificativecare influen983395ează activită983395ile realizate 983391isau calitatea serviciilor De asemenea se pot discutapropuneri de icircmbunătă983395ire a proceselor 983391i eficacită983395ii acestora transmitereadifuzarea de documente scrise prin care se stabilesc reguli de execu983395ie a anumitorproceseactivită983395i Exemple de documente difuzate care con983395in astfel de informa983395ii sunt ManualulCalită983395ii 983391i procedurile asociate documente legale 983391i de reglementare documente de provenien983395ăexternă note interne dispozi983395ii hotăracircri fi983391e post sau alte documente de reglementare

Această modalitate de comunicare este icircn general utilizată pentru comunicarea de sus icircn jos 983391i peorizontală Transmiterea de documenta983395ie scrisă se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircnsistemul informatic transmiterea de solicitări raportări icircnregistrări rezultate icircn urma desfă983391urării activită983395ilor

proceselor registre propuneri scrise sau verbale ale personalului către conducere sau către 983391efiiierarhici prin care se realizează comunicarea de jos icircn sus Transmiterea acestor tipuri dedocumente se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircn sistemul informatic

Şefii compartimentelor de specialitate au responsabilitatea de a face cunoscute personaluluidin subordine căile de comunicare stabilite icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Modalită983395ile de transmitere 983391i difuzare a diferitelor rapoarte 983391i icircnregistrări emise de cătreanumite func983395ii din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt reglementate prin documenteleSMC (manual 983391i proceduri asociate) icircn care acestea sunt referite

Comunicarea externă

Comunicarea externă asigură transmiterea informa983395iilor icircntre Primăria Municipiului MEDGIDIA983391i cetă983395eni serviciile 983391i institu983395iile publice societă983395ile comerciale aflate icircn subordinea CLMG

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 20

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alte structuri ale administra983395iei locale organisme 983391i organiza983395ii neguvernamentale din 983395ară 983391i străinătate structuri ale administra983395iei locale din străinătate mass-media furnizoriprestatoriexecutan983395i

In general comunicarea cu aceste entită983395i se realizează prin transmiterea de documente 983391iinforma983395ii icircn scris icircn conformitate cu prevederile din procedurile generale fi983391ele de procesprocedurile opera983395ionale procedurile specifice 983391i instruc983395iunile de lucru precum 983391i dindocumentele legale 983391i de reglementare aplicabile

Responsabilită983395ile 983391i autoritatea pentru men983395inerea interfe983395ei 983391i comunicarea externă suntstabilite prin atribu983395iile fiecărui compartiment de specialitate sau prin competen983395ele acordate prindispozi983395ie de Primar icircn limitele prevederilor legale

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de comunicare externă este guvernatde principiile liberului acces la informa983395iile de interes public 983391i al transparen983395ei decizionale icircnadministra983395ia publică locală

Modul de control al procesului Comunicare este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 553

56 Analiza efectuată de management

Anual sau ori de cacircte ori este necesar Primarul Municipiului MEDGIDIA efectuează analizereferitoare la modul icircn care func983395ionează sistemul de management al calită983395ii stabilit 983391i definit prinManualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate acestuia De asemenea prin analiza func983395ionăriisistemului de management al calită983395ii se urmăre983391te eficien983395a 983391i eficacitatea SMC de a icircndepliniobiectivele stabilite icircn domeniul calită983395ii precum 983391i posibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Elementele de intrare pentru realizarea analizei se regăsesc icircn Raportul de Analiză elaboratde Reprezentantul managementului care con983395ine informa983395ii de feed-back de la clien983395i constatările auditurilor interne si externe efectuate in cadrul PM nivelul de icircndeplinire a obiectivelor stabilite icircn domeniul calită983395ii func983395ionarea proceselor 983391i analiza conformită983395ii neconformită983395ii serviciilor stadiul implementării ac983395iunilor corective 983391i preventive informa983395ii referitoare la eventualele schimbări care pot influen983395a func983395ionarea SMC informa983395ii referitoare la furnizori date referitoare la modul icircn care s-au solu983395ionat măsurile 983391i ac983395iunile ini983395iate la analiza

anterioară orice alte date importante pentru stabilirea de măsuri de icircmbunătă983395ire a func983395ionarii sistemuluide management al calită983395ii

Rezultatele analizelor se concretizează icircn recomandări 983391i măsuri corective sau preventiveini983395iate icircn scopul icircmbunătă983395irii performan983395elor Primăriei Municipiului MEDGIDIA a calită983395iiserviciilor realizate 983391i a func983395ionării sistemului de management al calită983395ii De asemenea va fistabilit necesarul de resurse pentru func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea SMC pentru următoareaperioadă Concluziile analizei se documentează icircn Procese verbale ale analizei sistemului de managemental calită983395ii

Detalii referitoare la realizarea procesului de analiză a managementului icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIA se regăsesc icircn procedura generală opera983395ională Analiza efectuată demanagement cod MG ndash POG ndash 56 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391ade proces cod MG ndash FP ndash 56

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 21

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 6MANAGEMENTUL RESURSELOR

61 Asigurarea resurselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA resursele esen983395iale pentru implementareamen983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea sistemului de management al calită983395ii precum 983391i cele necesare pentrua cre983391te satisfac983395ia clientului prin icircndeplinirea cerin983395elor sunt identificate 983391i puse la dispozi983395ie

Aceste resurse includ

resurse financiare resurse umane infrastructura 983391i mediul de lucru administrare patrimoniu (domeniu public 983391i privat)

Identificarea resurselor se realizează prin planificările SMC icircn care sunt identificate toate resursele necesare icircndeplinirii obiectivelor

strategice 983391i specificeanalizele de management prin care se stabilesc resursele necesare men983395inerii 983391i icircmbunătă983395iriiSMC cre983391terii performan983395ei organiza983395iei 983391i satisfac983395iei clien983395ilorprogramele anuale de instruireinstruc983395iunile specifice de lucru precum 983391i cerin983395ele pentru mediul de lucru

Conducerea PM răspunde direct sau prin personalul din subordine de asigurarearesurselor necesare pentru func983395ionarea SMC 983391i pentru realizarea proceselor 983391i serviciilor icircncondi983395ii corespunzătoare

611 Resurse financiare

Icircn cadrul PM procesul Resurse financiare cuprinde activită983395ile financiare 983391i contabileprecum 983391i activită983395ile de elaborare buget 983391i urmărire a execu983395iei bugetare

6111 Provenienţa resurselor financiare

Resursele financiare sunt constituite din fonduri provenite din impozite taxe 983391i amenzi dela persoanele fizice 983391i juridice purtacircnd denumirea 983391i de crean983395e bugetare

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 22

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

6112 Elaborarea bugetului şi urmărirea execuţiei bugetare

Icircn baza veniturilor preconizate (provenite din taxe impozite 983391i amenzi) 983391i a solicitărilor de

resurse financiare icircntocmite de compartimentele de specialitate din cadrul PM compartimentul despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircntocmeste proiectul de buget care estesupus aprobării CLMG

Analiza 983391i evaluarea veniturilor 983391i urmărirea 983391i raportarea execu983395iei bugetare se realizeazăde către personalul compartimentelor de specialitate icircn colaborare cu personalul responsabil dincadrul compartimentelor implicate icircn conformitate cu prevederile legale 983391i de reglementareaplicabile 983391i cu prevederile din fi983391a de proces 983391i sau procedura opera983395ională

6113 Activităţi financiare şi contabile

Organizarea coordonarea 983391i execu983395ia activită983395ilor financiare 983391i contabile ale Primăriei

Municipiului MEDGIDIA icircn vederea derulării contractelor icircncheiate de PM cu diver983391i clien983395i serealizează de personalul compartimentelor de specialitate icircn conformitate cu prevederile legale 983391ide reglementare aplicabile

62 Resurse umane

621Generalităţi

Conform obiectivelor stabilite de Primăriei Municipiului MEDGIDIA calitatea serviciilor realizate icircncadrul PM este influen983395ată icircn mod esen983395ial de profesionalismul personalului din aparatul propriude specialitate Formarea unui corp profesionist de func983395ionari publici se realizează prin

stabilirea cerin983395elor de competen983395ă aferente func983395iei publice icircn fi983391ele de post 983391i urmărirearespectării acestora de către persoana nominalizată pe un anumit post

icircmbunătă983395irea rezultatelor activită983395ii desfă983391urate icircn scopul icircndeplinirii obiectivelor

stabilite prin identificarea necesită983395ilor de instruire a func983395ionarilor publici evaluarea anuală a performan983395elor profesionale individuale ale func983395ionarilor publici

prin compararea gradului de icircndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele ob983395inuteicircn mod efectiv

asigurarea unui sistem motiva983395ional care să determine cre983391terea performan983395elor

profesionale individuale

622Competenţă conştientizare şi instruire

Modul de desfă983391urare a procesului Competen983395ă con983391tientizare 983391i instruire pentrupersonalul din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este stabilit icircn procedura generalăopera983395ională MG ndash POG ndash 622 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 622

Organigrama numărul de posturi statul de func983395ii 983391i Regulamentul de Organizare 983391iFunc983395ionare se stabilesc 983391i se aprobă printr-o Hotăracircre a CLMG

Icircn cadrul PM personalul implicat icircn activită983395i care pot influen983395a calitatea serviciilor estecompetent din punct de vedere al studiilor instruirii abilită983395ilor 983391i experien983395ei adecvate Cerin983395elede competen983395ă (studii instruire abilită983395i 983391i experien983395ă) necesare pentru o anumită func983395ie suntidentificate icircn Fi983391ele de post corespunzătoare

La angajarea sau la numirea unei persoane pe post se verifică prin examinare intervievare983391isau testarea cuno983391tin983395elor si abilită983395ilor icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă stabilite icircn Fi983391apostului

Procesul de angajare a func983395ionarilor publici icircn cadrul PM respectă prevederile legale 983391i dereglementare aplicabile

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 23

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 12: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

7Activită983395i de analiză 983391i control (respectarea prevederilor legale 983391i de reglementare)8Activită983395i educa983395ionale de protec983395ia mediului 983391i a popula983395iei

Figura Nr 4

415 Procesele de măsurare analiză şi icircmbunătăţire

Aceste procese asigură efectuarea măsurărilor 983391i monitorizărilor necesar a fi realizate asuprasistemului serviciului proceselor 983391i satisfac983395iei clien983395ilor icircn scopul ini983395ierii măsurilor corectivepreventive 983391i de icircmbunătă983395ire Interac983395iunea dintre aceste procese este prezentată icircn figura Nr 5

Din aceasta categorie fac parte următoarele procese Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor Audit intern Măsurarea si monitorizarea proceselor 983391i serviciului Controlul neconformită983395ilor Analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 12

EMITEREDOCUMENTE

ACTIVITĂŢIPRIVIND

IMPOZITELE TAXELE ŞI AMENZILE

ACTIVITĂŢI ANALIZĂ ŞICONTROL

ACTIVITĂŢIEDUCAŢIONALEDE PROTECŢIAMEDIULUI ŞI APOPULAŢIEI

ACHIZIŢIE DEPRODUSE ŞISERVICII

PROCESEREFERITOARE LARELAŢIA CUCLIENTUL

ADOPTARE HOTĂRAcircRI ŞIEMITERE DISPOPZIŢII

CETĂŢENICOMUNITATELOCALĂ

INVESTIŢII

AUDIT INTERN

MĂSURAREA ŞIMONITORIZAREAPROCESELOR ŞI

CONTROLULNECONFORMITĂŢILOR

ACŢIUNI CORECTIVE PREVENTIVE

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 5

42 Documentaţia sistemului de management al calităţii421 Generalităţi

Icircn scopul icircndeplinirii cerin983395elor clien983395ilor icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA a fostdezvoltat implementat 983391i certificat un sistem de management al calită983395ii icircn conformitate cuprevederile standardului SR EN ISO 9001 2001 efectuandu-se tranzitia la noul standard SR ENISO 9001 2008

Primăria Municipiului MEDGIDIA a dezvoltat 983391i documentat un sistem de management alcalită983395ii icircn scopul icircndeplinirii politicii 983391i atingerii obiectivelor icircn domeniul calită983395ii 983391i pentru a seasigura că serviciile realizate corespund atacirct cerin983395elor necesita983395ilor 983391i a983391teptărilor clien983395ilor cacirct 983391icerin983395elor documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

Documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii a fost elaborată avacircndu-se icircn vederetipul diversitatea 983391i complexitatea proceselor 983391i serviciilor realizate icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA fiind formată din următoarele documente a983391a cum este reprezentată icircnfigura nr 6

DECLARA983394IA

DE POLITICĂ

MANUALUL CALITĂ983394II

PROCEDURI GENERALE

PROCEDURI OPERA983394IONALE GENERALE FI983390E DE PROCES

PROCEDURI OPERA983394IONALE

INSTRUC983394IUNI DE LUCRU DOCUMENTE DE PLANIFICARE

Icirc N R E G I S T R Ă R I

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 13

EVALUAREA SATISFACŢIEICLIENŢILOR

ANALIZADATELOR

PROCESE SMC

IcircMBUNĂTĂŢIRE

stabileşte politica obiectivele şi angajamentulmanagementului icircn domeniul calităţii descrie structura organizatorică a administraţiei descrie SMC şi domeniul de aplicare al acestuiadescrie procesele SMC şi interacţiunile dintre acestea

Asigură documentarea cerinţelor pentru care standardul de referinţăcere icircn mod obligatoriu proceduri scrise

Reglementează detaliat activităţi sau sub procese

specifice la nivelul de execuţie

Icircnregistrări cerute de standardul ISO90012008

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 6

Suplimentar fa983395ă de documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA se utilizează un sistem de acte normative care reglementează proceseleserviciile 983391i activită983395ile cum ar fi legi ordonan983395e ordonan983395e de urgen983395ă hotăracircri de guvern ordineale mini983391trilor hotăracircri ale consiliului local 983391i dispozi983395ii ale primarului

422 Manualul Sistemului de Management al Calităţii

Pentru a asigura implementarea unui sistem de management al calită983395ii eficient care săpoată spori satisfac983395ia clien983395ilor icircn conformitatea serviciilor cu cerin983395ele specificate a fost elaboratManualul Sistemului de Management al Calită983395ii cod MGndash MC - ISO

La elaborarea manualului calită983395ii s-au luat icircn considerare prevederile Standardelor SR ENISO 9001 2008 983391i SR ISO 10013 - Ghid pentru elaborarea manualelor calită983395iiManualul calită983395ii intră icircn vigoare icircncepacircnd cu data la care Primarul Municipiului MEDGIDIA icirclaprobă Manualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate au coduri alocate de RMC conform prevederilorprocedurii generale opera983395ionale Elaborarea 983391i codificarea documentelor SMC cod MG ndash POG ndash421

423 Controlul documentelor

Documenta983395ia SMC precum 983391i sistemul actelor normative 983391i alte documente de provenien983395ăexternă sunt men983395inute sub control astfel icircncacirct să se asigure că acestea sunt analizate 983391i aprobate de factorii responsabili icircnainte de a fi emise

edi983395iile valabile ale documentelor sunt disponibile icircn toate zonele icircn care acestea se aplică documentele sunt identificate icircn mod unic 983391i rămacircn lizibile pe toată durata utilizării periodic elaboratorii sau alte persoane desemnate analizează documentele elaborate intern icircn

scopul de a determina dacă acestea mai sunt adecvate Icircn măsura icircn care este necesardocumentele sunt actualizate actualizările documentelor se realizează icircn mod controlat 983391i se supun aceluia983391i ciclu de avizări 983391iaprobări ca 983391i documentele originale Ulterior aprobării versiunile actualizate sunt redifuzate documentele de provenien983395ă externă sunt identificate 983391i difuzate controlat atunci cacircnd este

cazul documentele perimate sunt retrase prompt din locurile de difuzare documentele perimate care se păstrează icircn scopuri juridice sau de conservare a cuno983391tin983395elor

sunt identificate astfel icircncacirct să nu fie posibilă confundarea lor cu documentele icircn vigoareSe păstrează 983391i se men983395in la zi liste de eviden983395ă prin care se identifică edi983395iarevizia valabilă

a documentelor controlate aceste liste fiind disponibile icircn toate compartimentele de specialitateDocumentele 983391i datele păstrate 983391i gestionate icircn sistemul informatic sunt protejate astfel

icircncacirct să se asigure securitatea 983391i accesul icircn mod adecvat conform cerin983395elorDetalii referitoare la controlul documentelor se regăsesc icircn procedura generală Controlul

documentelor cod MG ndash PG ndash 423 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 423

424 Controlul icircnregistrărilor

Icircnregistrările prin care se confirmă func983395ionarea corespunzătoare a sistemului de

management al calită983395ii 983391i icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la serviciile realizate trebuie păstrate operioadă definită de timp 983391i puse la dispozi983395ia clien983395ilor (dacă ace983391tia le solicită) sau altororganisme 983391i institu983395ii abilitateControlul icircnregistrărilor implică reguli pentru redactarea identificarea 983391i emiterea icircnregistrărilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 14

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

regăsirea cu u983391urin983395ă a icircnregistrărilor arhivarea 983391i păstrarea icircnregistrărilor distrugerea icircnregistrărilor

Icircnregistrările controlate formularele aferente acestora (atunci cacircnd sunt prevăzute)persoanele care le emit 983391i păstrează precum 983391i perioadele de arhivare sunt specificate icircn cadrulfiecărei proceduri sau instruc983395iuni Se consideră icircnregistrări ale calită983395ii controlate aceleicircnregistrări cerute de standardul SR EN ISO 90012008 care demonstrează atacirct realizarea calită983395iicerute pentru serviciile executate cacirct 983391i func983395ionarea eficace a sistemului de management alcalită983395ii icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la tipurile de icircnregistrări men983395inute sub control 983391i responsabilită983395ile

persoanelor implicate se regăsesc icircn procedura generală Controlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash424 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 424

CAPITOLUL 5RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

51 Angajamentul managementului

Primarul ca 983391ef al Primăriei Municipiului MEDGIDIA a formulat 983391i documentat Declara983395iade politică 983391i angajamentul Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01 document prin care se prezintă angajamentul fa983395ă de proiectarea 983391i implementareaunui sistem de management al calită983395ii (SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO90012008 precum 983391i pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestuia

Icircn acest sens Angajamentul Primarului cuprinde cerin983395e referitoare la comunicarea icircn cadrul MG a importan983395ei satisfacerii cerin983395elor clien983395ilor 983391i a cerin983395elor legale 983391ide reglementare stabilirea politicii referitoare la calitate 983391i a obiectivelor calită983395ii efectuarea analizelor de managementurmărirea icircmbunătă983395irii continue a func983395ionării SMC precum 983391i a performan983395ei generale aPrimăriei Municipiului MEDGIDIA asigurarea resurselor necesare func983395ionarii SMC 983391i atingerii obiectivelor stabilite

52 Orientare către client

Clien983395ii serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt membrii comunită983395ii locale 983391i anume cetă983395eni persoane juridice agen983395ieconomici institu983395ii publice mass-media sau orice alt beneficiar al serviciilor executate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA Prin sistemul de management al calită983395ii proiectat 983391i aplicat icircncadrul MG se urmăre983391te ca problemele cerin983395ele 983391i necesită983395ile clien983395ilor referitoare la serviciile deadministra983395ie publică locală să fie icircn983395elese 983391i icircndeplinite icircn scopul cre983391terii satisfac983395iei acestora

Avacircndu-se icircn vedere faptul că Primăria Municipiului MEDGIDIA este institu983395ia responsabilăde solu983395ionarea problemelor colectivită983395ii localeOrientarea către client este principiul de bazăluat icircn considerare la proiectarea sistemului de management al calită983395ii iar icircndeplinirea cerin983395elorclien983395ilor icircn condi983395iile respectării cerin983395elor legale 983391i de reglementare este principalul obiectiv

Prin Procesele referitoare la rela983395ia cu clientul (descrise icircn subcap 72 983391i procedura

generală opera983395ională MG ndash POG ndash 72) se reglementează modul de preluare a solicitărilor de laclien983395i precum 983391i modul de tratare a peti983395iilor (sesizări reclama983395ii contesta983395ii) Informa983395iile de laclien983395i sunt comunicate compartimentelor de specialitate responsabile pentru a fi procesate 983391isolu983395ionate Icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii procesului de preluare a solicitărilor clien983395ilor icircn cadrulMG s-au stabilit modalită983395i 983391i căi de comunicare suplimentare cum ar fi transmiterea MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 15

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

informa983395iilor prin posta electronică puncte de informare - documentare sistemul de audien983395esistemul de colaborare cu mass-media etc De asemenea prin compartimentele existente seasigură liberul acces la informa983395iile de interes public precum 983391i o transparen983395ă totală a PMGprivind Dispozi983395iile Primarului 983391i Hotăracircrile CLMG propuse sau aflate icircn discu983395ie 983391i cele emise

Aceste măsuri au rolul de a cre983391te satisfac983395ia clientului prin oferirea tuturor informa983395iilor necesare983391i prin crearea posibilită983395ii de a participa activ la activitatea decizională

Prin procesul Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor (descris icircn subcap 821 983391i proceduragenerală opera983395ională MG ndash POG ndash 821) sunt culese 983391i ulterior prelucrate informa983395iile de feed-

back primite de la clien983395i identificacircndu-se astfel necesită983395ile 983391i a983391teptările viitoare ale clien983395ilorprecum 983391i percep983395ia acestora referitor la modul icircn care au fost icircndeplinite cerin983395ele

53 Politica referitoare la calitate

Politica 983391i obiectivele strategice icircn domeniul calită983395ii sunt definite icircn Declara983395ia de politică983391i angajamentul Primarului ora983391ului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01

Con983395inutul acesteia este stabilit icircn deplină concordan983395ă cu cerin983395ele legale 983391i dereglementare aplicabile cu necesită983395ile 983391i interesele MG 983391i clien983395ilor precum 983391i cu celelalte politicidin cadrul MG (politica financiară bugetară de personal de dezvoltare etc)

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA politica referitoare la calitate este comunicatăicircn983395eleasă 983391i aplicată de icircntreg personalul aparatului propriu de specialitate care desfă983391oarăactivită983395i cu impact asupra calită983395ii serviciilor icircn principal prin realizarea următoarelor activită983395i

prezentarea politicii 983391i obiectivelor icircn cadrul unor activită983395i de informare 983391i instruireafi983391area Declara983395iei de politică 983391i angajamentului Primarului Municipiului MEDGIDIA icircndomeniul calită983395ii icircn compartimentele func983395ionale 983391isau icircn zonele de acces

Pentru a se asigura implementarea politicii icircn domeniul calită983395ii 983391i realizarea obiectivelorcalită983395ii Primarul are responsabilitatea de a aloca resursele necesare materiale 983391i umane Deasemenea Primarul actualizează ori de cacircte ori este cazul con983395inutul acestora astfel icircncacirct politica983391i obiectivele stabilite să fie icircn permanen983395ă adecvate cerin983395elor din documentele legale 983391i dereglementare precum 983391i necesită983395ilor 983391i a983391teptărilor exprimate sau implicite ale tuturor păr983395ilorinteresate (clien983395i aparat propriu comunitate institu983395ii ale administra983395iei locale 983391i centralefurnizorilor)

54 Planificare541 Obiectivele calităţii

Managementul de la cel mai icircnalt nivel al Primăriei Municipiului MEDGIDIA se asigură căobiectivele calită983395ii sunt stabilite pentru func983395iile relevante 983391i la nivelurile relevante ale PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA

Icircn cadrul MG obiectivele calită983395ii sunt icircn concordan983395ă cu politica referitoare la calitatesunt transpuse icircn obiective specifice 983391i sunt măsurabile prin stabilirea unor indicatori 983391i a unor

valori 983395intăFunc983395iile 983391i nivelurile relevante icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt următoarele Primar Secretar Compartimente independente sau subordonate

542 Planificarea SMC

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 16

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de planificare a sistemului demanagement al calită983395ii este coordonat de Reprezentantul Managementului 983391i are următoareleobiective stabilirea la nivelurile 983391i func983395iile relevante din cadrul MG a obiectivelor specifice urmărirea 983391i evaluarea periodică a nivelului de icircndeplinire a obiectivelor asigurarea icircndeplinirii cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea proceselor

SMC men983395inerea integrită983395ii sistemului icircn cazul unor schimbări care pot afecta func983395ionarea

acestuiaObiectivele strategice definite icircn Declara983395ia de Politica 983391i Angajamentul Primarului

Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii se transpun la nivelul func983395iilor 983391i nivelelor relevantedin Primăria Municipiului MEDGIDIA icircntr-un ansamblu de obiective măsurabile 983391i activită983395i acăror realizare este urmărită icircn cadrul analizelor efectuate de management

Obiectivele specifice sunt stabilite anual 983391i sunt documentate icircn Planificarea SMC prin grijaŞefilor CS

Planificarea SMC este avizată de Reprezentantul managementului 983391i aprobată de PrimarLa stabilirea obiectivelor specifice pot fi luate icircn considerare următoarele

obiectivele strategice cuprinse icircn declara983395ia Primarului MG nivelul de realizare a obiectivelor icircn perioada anterioară posibilită983395i de icircmbunătă983395ire a performan983395elor serviciilor sau proceselor cerin983395e legale sau de reglementare neconformită983395i informa983395ii de la clien983395i

Planificarea SMC con983395ine informa983395ii referitoare laa) obiectivele stabilite b) indicatormetoda de cuantificarec) valoare propusăd) măsurile 983391i activită983395ile necesare pentru icircndeplinirea obiectivelore) responsabil urmărire obiectivef) resurse necesareg) valoarea ob983395inută) observa983395ii

Resursele necesare pentru icircndeplinirea obiectivelor trebuie sa fie corelate cu propunerile de buget anuale ale compartimenterlor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Planificările aprobate sunt difuzate icircn fiecare compartiment de specialitate a MG 983391efulfiecărui compartiment avacircnd responsabilitatea de a urmări icircndeplinirea obiectivelor pentru caresunt responsabili De asemenea ace983391tia trebuie să se asigure de con983391tientizarea icircntreguluipersonal din subordine referitor la relevan983395a 983391i importan983395a activită983395ilor icircn care ace983391tia suntimplica983395i 983391i de modul icircn care contribuie la realizarea obiectivelor ce le revin

Periodic Şefii CS urmăresc 983391i raportează Reprezentantului managementului stadiulrealizării masurilor si activită983395ilor stabilite 983391i implicit a obiectivelor specifice Planificările SMCcompletate de Şefii CS cu rezultatele ob983395inute se transmit Reprezentantului Managementului 983391iconstituie date de intrare pentru analiza managementului Icircn func983395ie de rezultatele ob983395inute seaprobă obiectivele pentru anul următor

Pentru a se asigura icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395ireaproceselor SMC icircn cadrul MG se icircntreprind următoarele procesele SMC sunt documentate prin Manualul Calită983395ii proceduri generale fi983391e de proces

proceduri opera983395ionale proceduri specifice 983391i instruc983395iuni de lucru asiguracircndu-se astfel definireamodului de operare a criteriilor de acceptare precum 983391i monitorizărilor 983391i după caz măsurilor

necesare pentru urmărirea acestora procesele sunt planificate conform prevederilor din documentele aplicabile procesele sunt coordonate de personal desemnat care are responsabilitatea de a analiza 983391i

evalua periodic eficacitatea acestora 983391i de a propune măsuri corective pentru a se realiza

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 17

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

rezultatele planificate 983391i măsuri pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestoraOri de cacircte ori apar modificări organizatorice func983395ionale sau de altă natură modificări

care pot influen983395a func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii Reprezentantulmanagementului sau alta persoană desemnată de conducerea PM elaborează un plan (PlanificareaSMC sau alt document echivalent) prin care să asigure preluarea schimbărilor fără a fi afectatăfunc983395ionarea SMC

Procesul de Planificare a SMC este monitorizat 983391i urmărit prin auditarea internă 983391i cu ocaziaanalizei managementului Ori de cacircte ori apar neconformită983395i sau probleme generate de planificareconducerea Primăriei Municipiului MEDGIDIA ia măsurile necesare pentru realizarea rezultatelorplanificate

Modul de control al procesului Planificarea SMC este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 542

55 Responsabilitate autoritate şi comunicare

551 Responsabilitate şi autoritate

Icircn spiritul politicii stabilite icircn domeniul calită983395ii Primarul Municipiului MEDGIDIA areresponsabilitatea 983391i autoritatea de a stabili 983391i men983395ine sistemul de management al calită983395ii propriuPM Icircn acest sens Primarul desemnează personalul din cadrul PM care are responsabilitatea 983391iautoritatea de a urmări modul de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii icircn entită983395ilepe care le coordonează De asemenea acestuia i se acordă autoritatea 983391i libertatea organizatoricănecesare pentru a lua decizii 983391i a ini983395ia ac983395iuni corective sau preventive referitoare la activită983395ile 983391iprocesele desfă983391urate icircn scopul realizării cu eficacitatea dorită a obiectivelor stabilite

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilită983395ile specifice 983391i nivelurile deautoritate sunt documentate icircn Regulamentul de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i icircn Fi983391ele de Post

Principalele responsabilită983395i ale personalului care conduce execută 983391i verifică activită983395ile ceinfluen983395ează calitatea serviciilor executate icircn cadrul PM sunt

Primarul

Stabile983391te politica 983391i obiectivele strategice ale Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircn

domeniul calită983395ii 983391i se asigură că la nivelul func983395iilor relevante din Primărie sunt stabiliteobiectivele specifice

Asigură resursele necesare implementării func983395ionarii 983391i icircmbunătă983395irii sistemului de

management al calită983395ii precum 983391i pentru icircndeplinirea obiectivelor stabilite Desemnează Reprezentantul managementului icircn domeniul calită983395ii

Efectuează analiza func983395ionării sistemului de management al calită983395ii 983391i decide măsurile

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii acestuia Aprobă documentele sistemului de management al calită983395ii 983391i Planificările SMC

Nume983391te prin dispozi983395ie Responsabilul programului de audit 983391i aprobă programul anual

de audit intern

Reprezentantul Managementului Se asigură că procesele sistemului de management al calită983395ii sunt stabilite

implementate 983391i men983395inute respectandu-se prevederile aplicabile din standardul de referin983395ă Raportează periodic Primarului despre func983395ionarea 983391i eficacitatea sistemului de

management al calită983395ii 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire Se asigură că este promovată icircn cadrul PM con983391tientizarea referitoare la calitate 983391i la

importan983395a icircndeplinirii cerin983395elor clientului (cetă983395eanului) Reprezintă Primăria Municipiului MEDGIDIA icircn rela983395iile cu păr983395ile externe pentru orice

probleme referitoare la sistemul de management al calită983395ii Coordonează elaborarea 983391i gestionarea documentelor sistemului de management al

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 18

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

calită983395ii Avizează documentele sistemului de management al calită983395ii

Este numit Responsabil al Programului de audit intern 983391i icircn acest sens

elaborează Programul anual de audit intern icircl supune aprobării Primarului 983391i coordoneazărealizarea acestuia monitorizează 983391i analizează procesul de auditare internă din cadrul Primăriei Municipiului

MEDGIDIA 983391i ini983395iază măsurile corective preventive sau de icircmbunătă983395ire a acestuia răspunde de asigurarea competen983395ei auditorilor interni 983391i de monitorizarea performan983395elor

acestora icircntocme983391te Raportul de analiză a func983395ionării SMC icircn baza căruia se realizează analiza

anuală a managementului Coordonează elaborarea Planificării SMC modalită983395ile de stabilire 983391i urmărire a

obiectivelor specifice la nivelul compartimentelor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA Coordonează instruirea personalului icircn domeniul calită983395ii

Coordonează procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor

Şefii CS (compartimente de specialitate) Răspund de implementarea sistemului de management al calită983395ii icircn compartimentele de

specialitate pe care le conduc Stabilesc obiective specifice corelate cu obiectivele generale ale primăriei icircn domeniul

calită983395ii pentru compartimentele pe care le conduc Urmăresc realizarea obiectivelor specifice 983391i raportează rezultatele ob983395inute

Dispun elaborarea 983391i avizează procedurile specifice aplicabile icircn compartimentul pe care

icircl coordonează Efectuează analize ale rezultatelor ob983395inute 983391i ini983395iază ac983395iuni corective 983391i preventive

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii proceselor realizate icircn cadrul compartimentelor despecialitate pe care le conduc

Identifică neconformită983395i la proceseleactivită983395ileserviciile realizate 983391i răspund de

solu983395ionarea acestora Icircntocmesc Raportul semestrial icircn care sunt men983395ionate tendin983395ele neconformită983395ilor

552 Reprezentantul managementului

Icircn cadru Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilitatea generală pentruimplementarea men983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea continuă a sistemului de mangement al calită983395ii icircirevine Primarului Reprezentantul al Managementului numit prin decizie de Primar care icirci acordăicircntreaga autoritate 983391i libertate organizatorică pentru implementarea 983391i men983395inerea icircn func983395iune asistemului de management al calită983395ii Pentru aceasta reprezentantul managementului trebuie

să se asigure că este stabilit implementat 983391i men983395inut la toate nivelele organizatorice 983391i

func983395ionale din primărie sistemul de management al calită983395ii documentat icircn Manualul calită983395ii codMG ndash MC - ISO 983391i icircn procedurile asociate acestuia

să raporteze Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn vederea analizei periodice desprefunc983395ionarea sistemului de management al calită983395ii proiectat icircn conformitate cu cerin983395eleStandardului SR EN ISO 90012008 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire

să se asigure că este promovată icircn Primăriei Municipiului MEDGIDIA con983391tientizareacerin983395elor cetă983395eanului

Raportările Reprezentantului managementului con983395in date despre nivelul de atingere a obiectivelor PM icircn domeniul calită983395ii eficacitatea sistemului de management al calită983395ii evaluată ca urmare a efectuării de audituri

interne situa983395ia neconformită983395ilor identificate la serviciile executate sau produseleserviciile

achizi983395ionate icircn cadrul Primăriei

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 19

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

stadiul 983391i eficien983395a ac983395iunilor corective 983391i preventive stadiul reclama983395iilor de la clien983395i alte probleme referitoare la calitatea serviciilor executate de Primăria Municipiului MEDGIDIA

Raportările sunt făcute anual icircn scris 983391i sunt transmise Primarului pentru a fi prezentateicircn 983391edin983395ele Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIA 983391i pentru a servi la analizarea sistemuluide management al calită983395ii 983391i pentru luarea de măsuri icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii acestuia

553 Comunicarea

Procesul de comunicare din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA are două aspectecomunicarea internă 983391i comunicarea externă Responsabilii acestui proces sunt Reprezentantulmanagementului pentru procesul de comunicare internă 983391i coordonatorii diferitelor

compartimente din cadrul aparatului propriu de specialitate pentru comunicarea externă cu

clien983395ii cetă983395enii comunitatea mass-media etc

Comunicarea internă

Căile de comunicare stabilite intern acoperă transmiterea informa983395iilor de la conducerecătre executan983395i (comunicarea de sus icircn jos) de la executan983395i spre conducere (comunicarea de josicircn sus) precum 983391i comunicarea icircntre diferite func983395ii organizatorice situate pe acelea983391i niveleorganizatorice (comunicarea pe orizontală)

Icircn principal procesul de comunicare internă se realizează prin transmiterea de informa983395ii verbale cu ocazia unor icircntacirclniri analize 983391edin983395e instruiri de

informare organizate de conducere sau de 983391efii compartimentelor de specialitate Acest mod decomunicare realizează icircn principal comunicarea de sus icircn jos 983391i pe orizontală dar ori de cacircte orieste cazul li se pot aduce la cuno983391tin983395a 983391efilor ierarhici orice probleme sau aspecte semnificativecare influen983395ează activită983395ile realizate 983391isau calitatea serviciilor De asemenea se pot discutapropuneri de icircmbunătă983395ire a proceselor 983391i eficacită983395ii acestora transmitereadifuzarea de documente scrise prin care se stabilesc reguli de execu983395ie a anumitorproceseactivită983395i Exemple de documente difuzate care con983395in astfel de informa983395ii sunt ManualulCalită983395ii 983391i procedurile asociate documente legale 983391i de reglementare documente de provenien983395ăexternă note interne dispozi983395ii hotăracircri fi983391e post sau alte documente de reglementare

Această modalitate de comunicare este icircn general utilizată pentru comunicarea de sus icircn jos 983391i peorizontală Transmiterea de documenta983395ie scrisă se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircnsistemul informatic transmiterea de solicitări raportări icircnregistrări rezultate icircn urma desfă983391urării activită983395ilor

proceselor registre propuneri scrise sau verbale ale personalului către conducere sau către 983391efiiierarhici prin care se realizează comunicarea de jos icircn sus Transmiterea acestor tipuri dedocumente se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircn sistemul informatic

Şefii compartimentelor de specialitate au responsabilitatea de a face cunoscute personaluluidin subordine căile de comunicare stabilite icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Modalită983395ile de transmitere 983391i difuzare a diferitelor rapoarte 983391i icircnregistrări emise de cătreanumite func983395ii din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt reglementate prin documenteleSMC (manual 983391i proceduri asociate) icircn care acestea sunt referite

Comunicarea externă

Comunicarea externă asigură transmiterea informa983395iilor icircntre Primăria Municipiului MEDGIDIA983391i cetă983395eni serviciile 983391i institu983395iile publice societă983395ile comerciale aflate icircn subordinea CLMG

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 20

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alte structuri ale administra983395iei locale organisme 983391i organiza983395ii neguvernamentale din 983395ară 983391i străinătate structuri ale administra983395iei locale din străinătate mass-media furnizoriprestatoriexecutan983395i

In general comunicarea cu aceste entită983395i se realizează prin transmiterea de documente 983391iinforma983395ii icircn scris icircn conformitate cu prevederile din procedurile generale fi983391ele de procesprocedurile opera983395ionale procedurile specifice 983391i instruc983395iunile de lucru precum 983391i dindocumentele legale 983391i de reglementare aplicabile

Responsabilită983395ile 983391i autoritatea pentru men983395inerea interfe983395ei 983391i comunicarea externă suntstabilite prin atribu983395iile fiecărui compartiment de specialitate sau prin competen983395ele acordate prindispozi983395ie de Primar icircn limitele prevederilor legale

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de comunicare externă este guvernatde principiile liberului acces la informa983395iile de interes public 983391i al transparen983395ei decizionale icircnadministra983395ia publică locală

Modul de control al procesului Comunicare este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 553

56 Analiza efectuată de management

Anual sau ori de cacircte ori este necesar Primarul Municipiului MEDGIDIA efectuează analizereferitoare la modul icircn care func983395ionează sistemul de management al calită983395ii stabilit 983391i definit prinManualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate acestuia De asemenea prin analiza func983395ionăriisistemului de management al calită983395ii se urmăre983391te eficien983395a 983391i eficacitatea SMC de a icircndepliniobiectivele stabilite icircn domeniul calită983395ii precum 983391i posibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Elementele de intrare pentru realizarea analizei se regăsesc icircn Raportul de Analiză elaboratde Reprezentantul managementului care con983395ine informa983395ii de feed-back de la clien983395i constatările auditurilor interne si externe efectuate in cadrul PM nivelul de icircndeplinire a obiectivelor stabilite icircn domeniul calită983395ii func983395ionarea proceselor 983391i analiza conformită983395ii neconformită983395ii serviciilor stadiul implementării ac983395iunilor corective 983391i preventive informa983395ii referitoare la eventualele schimbări care pot influen983395a func983395ionarea SMC informa983395ii referitoare la furnizori date referitoare la modul icircn care s-au solu983395ionat măsurile 983391i ac983395iunile ini983395iate la analiza

anterioară orice alte date importante pentru stabilirea de măsuri de icircmbunătă983395ire a func983395ionarii sistemuluide management al calită983395ii

Rezultatele analizelor se concretizează icircn recomandări 983391i măsuri corective sau preventiveini983395iate icircn scopul icircmbunătă983395irii performan983395elor Primăriei Municipiului MEDGIDIA a calită983395iiserviciilor realizate 983391i a func983395ionării sistemului de management al calită983395ii De asemenea va fistabilit necesarul de resurse pentru func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea SMC pentru următoareaperioadă Concluziile analizei se documentează icircn Procese verbale ale analizei sistemului de managemental calită983395ii

Detalii referitoare la realizarea procesului de analiză a managementului icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIA se regăsesc icircn procedura generală opera983395ională Analiza efectuată demanagement cod MG ndash POG ndash 56 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391ade proces cod MG ndash FP ndash 56

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 21

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 6MANAGEMENTUL RESURSELOR

61 Asigurarea resurselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA resursele esen983395iale pentru implementareamen983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea sistemului de management al calită983395ii precum 983391i cele necesare pentrua cre983391te satisfac983395ia clientului prin icircndeplinirea cerin983395elor sunt identificate 983391i puse la dispozi983395ie

Aceste resurse includ

resurse financiare resurse umane infrastructura 983391i mediul de lucru administrare patrimoniu (domeniu public 983391i privat)

Identificarea resurselor se realizează prin planificările SMC icircn care sunt identificate toate resursele necesare icircndeplinirii obiectivelor

strategice 983391i specificeanalizele de management prin care se stabilesc resursele necesare men983395inerii 983391i icircmbunătă983395iriiSMC cre983391terii performan983395ei organiza983395iei 983391i satisfac983395iei clien983395ilorprogramele anuale de instruireinstruc983395iunile specifice de lucru precum 983391i cerin983395ele pentru mediul de lucru

Conducerea PM răspunde direct sau prin personalul din subordine de asigurarearesurselor necesare pentru func983395ionarea SMC 983391i pentru realizarea proceselor 983391i serviciilor icircncondi983395ii corespunzătoare

611 Resurse financiare

Icircn cadrul PM procesul Resurse financiare cuprinde activită983395ile financiare 983391i contabileprecum 983391i activită983395ile de elaborare buget 983391i urmărire a execu983395iei bugetare

6111 Provenienţa resurselor financiare

Resursele financiare sunt constituite din fonduri provenite din impozite taxe 983391i amenzi dela persoanele fizice 983391i juridice purtacircnd denumirea 983391i de crean983395e bugetare

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 22

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

6112 Elaborarea bugetului şi urmărirea execuţiei bugetare

Icircn baza veniturilor preconizate (provenite din taxe impozite 983391i amenzi) 983391i a solicitărilor de

resurse financiare icircntocmite de compartimentele de specialitate din cadrul PM compartimentul despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircntocmeste proiectul de buget care estesupus aprobării CLMG

Analiza 983391i evaluarea veniturilor 983391i urmărirea 983391i raportarea execu983395iei bugetare se realizeazăde către personalul compartimentelor de specialitate icircn colaborare cu personalul responsabil dincadrul compartimentelor implicate icircn conformitate cu prevederile legale 983391i de reglementareaplicabile 983391i cu prevederile din fi983391a de proces 983391i sau procedura opera983395ională

6113 Activităţi financiare şi contabile

Organizarea coordonarea 983391i execu983395ia activită983395ilor financiare 983391i contabile ale Primăriei

Municipiului MEDGIDIA icircn vederea derulării contractelor icircncheiate de PM cu diver983391i clien983395i serealizează de personalul compartimentelor de specialitate icircn conformitate cu prevederile legale 983391ide reglementare aplicabile

62 Resurse umane

621Generalităţi

Conform obiectivelor stabilite de Primăriei Municipiului MEDGIDIA calitatea serviciilor realizate icircncadrul PM este influen983395ată icircn mod esen983395ial de profesionalismul personalului din aparatul propriude specialitate Formarea unui corp profesionist de func983395ionari publici se realizează prin

stabilirea cerin983395elor de competen983395ă aferente func983395iei publice icircn fi983391ele de post 983391i urmărirearespectării acestora de către persoana nominalizată pe un anumit post

icircmbunătă983395irea rezultatelor activită983395ii desfă983391urate icircn scopul icircndeplinirii obiectivelor

stabilite prin identificarea necesită983395ilor de instruire a func983395ionarilor publici evaluarea anuală a performan983395elor profesionale individuale ale func983395ionarilor publici

prin compararea gradului de icircndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele ob983395inuteicircn mod efectiv

asigurarea unui sistem motiva983395ional care să determine cre983391terea performan983395elor

profesionale individuale

622Competenţă conştientizare şi instruire

Modul de desfă983391urare a procesului Competen983395ă con983391tientizare 983391i instruire pentrupersonalul din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este stabilit icircn procedura generalăopera983395ională MG ndash POG ndash 622 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 622

Organigrama numărul de posturi statul de func983395ii 983391i Regulamentul de Organizare 983391iFunc983395ionare se stabilesc 983391i se aprobă printr-o Hotăracircre a CLMG

Icircn cadrul PM personalul implicat icircn activită983395i care pot influen983395a calitatea serviciilor estecompetent din punct de vedere al studiilor instruirii abilită983395ilor 983391i experien983395ei adecvate Cerin983395elede competen983395ă (studii instruire abilită983395i 983391i experien983395ă) necesare pentru o anumită func983395ie suntidentificate icircn Fi983391ele de post corespunzătoare

La angajarea sau la numirea unei persoane pe post se verifică prin examinare intervievare983391isau testarea cuno983391tin983395elor si abilită983395ilor icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă stabilite icircn Fi983391apostului

Procesul de angajare a func983395ionarilor publici icircn cadrul PM respectă prevederile legale 983391i dereglementare aplicabile

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 23

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 13: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 5

42 Documentaţia sistemului de management al calităţii421 Generalităţi

Icircn scopul icircndeplinirii cerin983395elor clien983395ilor icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA a fostdezvoltat implementat 983391i certificat un sistem de management al calită983395ii icircn conformitate cuprevederile standardului SR EN ISO 9001 2001 efectuandu-se tranzitia la noul standard SR ENISO 9001 2008

Primăria Municipiului MEDGIDIA a dezvoltat 983391i documentat un sistem de management alcalită983395ii icircn scopul icircndeplinirii politicii 983391i atingerii obiectivelor icircn domeniul calită983395ii 983391i pentru a seasigura că serviciile realizate corespund atacirct cerin983395elor necesita983395ilor 983391i a983391teptărilor clien983395ilor cacirct 983391icerin983395elor documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

Documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii a fost elaborată avacircndu-se icircn vederetipul diversitatea 983391i complexitatea proceselor 983391i serviciilor realizate icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA fiind formată din următoarele documente a983391a cum este reprezentată icircnfigura nr 6

DECLARA983394IA

DE POLITICĂ

MANUALUL CALITĂ983394II

PROCEDURI GENERALE

PROCEDURI OPERA983394IONALE GENERALE FI983390E DE PROCES

PROCEDURI OPERA983394IONALE

INSTRUC983394IUNI DE LUCRU DOCUMENTE DE PLANIFICARE

Icirc N R E G I S T R Ă R I

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 13

EVALUAREA SATISFACŢIEICLIENŢILOR

ANALIZADATELOR

PROCESE SMC

IcircMBUNĂTĂŢIRE

stabileşte politica obiectivele şi angajamentulmanagementului icircn domeniul calităţii descrie structura organizatorică a administraţiei descrie SMC şi domeniul de aplicare al acestuiadescrie procesele SMC şi interacţiunile dintre acestea

Asigură documentarea cerinţelor pentru care standardul de referinţăcere icircn mod obligatoriu proceduri scrise

Reglementează detaliat activităţi sau sub procese

specifice la nivelul de execuţie

Icircnregistrări cerute de standardul ISO90012008

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 6

Suplimentar fa983395ă de documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA se utilizează un sistem de acte normative care reglementează proceseleserviciile 983391i activită983395ile cum ar fi legi ordonan983395e ordonan983395e de urgen983395ă hotăracircri de guvern ordineale mini983391trilor hotăracircri ale consiliului local 983391i dispozi983395ii ale primarului

422 Manualul Sistemului de Management al Calităţii

Pentru a asigura implementarea unui sistem de management al calită983395ii eficient care săpoată spori satisfac983395ia clien983395ilor icircn conformitatea serviciilor cu cerin983395ele specificate a fost elaboratManualul Sistemului de Management al Calită983395ii cod MGndash MC - ISO

La elaborarea manualului calită983395ii s-au luat icircn considerare prevederile Standardelor SR ENISO 9001 2008 983391i SR ISO 10013 - Ghid pentru elaborarea manualelor calită983395iiManualul calită983395ii intră icircn vigoare icircncepacircnd cu data la care Primarul Municipiului MEDGIDIA icirclaprobă Manualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate au coduri alocate de RMC conform prevederilorprocedurii generale opera983395ionale Elaborarea 983391i codificarea documentelor SMC cod MG ndash POG ndash421

423 Controlul documentelor

Documenta983395ia SMC precum 983391i sistemul actelor normative 983391i alte documente de provenien983395ăexternă sunt men983395inute sub control astfel icircncacirct să se asigure că acestea sunt analizate 983391i aprobate de factorii responsabili icircnainte de a fi emise

edi983395iile valabile ale documentelor sunt disponibile icircn toate zonele icircn care acestea se aplică documentele sunt identificate icircn mod unic 983391i rămacircn lizibile pe toată durata utilizării periodic elaboratorii sau alte persoane desemnate analizează documentele elaborate intern icircn

scopul de a determina dacă acestea mai sunt adecvate Icircn măsura icircn care este necesardocumentele sunt actualizate actualizările documentelor se realizează icircn mod controlat 983391i se supun aceluia983391i ciclu de avizări 983391iaprobări ca 983391i documentele originale Ulterior aprobării versiunile actualizate sunt redifuzate documentele de provenien983395ă externă sunt identificate 983391i difuzate controlat atunci cacircnd este

cazul documentele perimate sunt retrase prompt din locurile de difuzare documentele perimate care se păstrează icircn scopuri juridice sau de conservare a cuno983391tin983395elor

sunt identificate astfel icircncacirct să nu fie posibilă confundarea lor cu documentele icircn vigoareSe păstrează 983391i se men983395in la zi liste de eviden983395ă prin care se identifică edi983395iarevizia valabilă

a documentelor controlate aceste liste fiind disponibile icircn toate compartimentele de specialitateDocumentele 983391i datele păstrate 983391i gestionate icircn sistemul informatic sunt protejate astfel

icircncacirct să se asigure securitatea 983391i accesul icircn mod adecvat conform cerin983395elorDetalii referitoare la controlul documentelor se regăsesc icircn procedura generală Controlul

documentelor cod MG ndash PG ndash 423 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 423

424 Controlul icircnregistrărilor

Icircnregistrările prin care se confirmă func983395ionarea corespunzătoare a sistemului de

management al calită983395ii 983391i icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la serviciile realizate trebuie păstrate operioadă definită de timp 983391i puse la dispozi983395ia clien983395ilor (dacă ace983391tia le solicită) sau altororganisme 983391i institu983395ii abilitateControlul icircnregistrărilor implică reguli pentru redactarea identificarea 983391i emiterea icircnregistrărilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 14

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

regăsirea cu u983391urin983395ă a icircnregistrărilor arhivarea 983391i păstrarea icircnregistrărilor distrugerea icircnregistrărilor

Icircnregistrările controlate formularele aferente acestora (atunci cacircnd sunt prevăzute)persoanele care le emit 983391i păstrează precum 983391i perioadele de arhivare sunt specificate icircn cadrulfiecărei proceduri sau instruc983395iuni Se consideră icircnregistrări ale calită983395ii controlate aceleicircnregistrări cerute de standardul SR EN ISO 90012008 care demonstrează atacirct realizarea calită983395iicerute pentru serviciile executate cacirct 983391i func983395ionarea eficace a sistemului de management alcalită983395ii icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la tipurile de icircnregistrări men983395inute sub control 983391i responsabilită983395ile

persoanelor implicate se regăsesc icircn procedura generală Controlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash424 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 424

CAPITOLUL 5RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

51 Angajamentul managementului

Primarul ca 983391ef al Primăriei Municipiului MEDGIDIA a formulat 983391i documentat Declara983395iade politică 983391i angajamentul Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01 document prin care se prezintă angajamentul fa983395ă de proiectarea 983391i implementareaunui sistem de management al calită983395ii (SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO90012008 precum 983391i pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestuia

Icircn acest sens Angajamentul Primarului cuprinde cerin983395e referitoare la comunicarea icircn cadrul MG a importan983395ei satisfacerii cerin983395elor clien983395ilor 983391i a cerin983395elor legale 983391ide reglementare stabilirea politicii referitoare la calitate 983391i a obiectivelor calită983395ii efectuarea analizelor de managementurmărirea icircmbunătă983395irii continue a func983395ionării SMC precum 983391i a performan983395ei generale aPrimăriei Municipiului MEDGIDIA asigurarea resurselor necesare func983395ionarii SMC 983391i atingerii obiectivelor stabilite

52 Orientare către client

Clien983395ii serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt membrii comunită983395ii locale 983391i anume cetă983395eni persoane juridice agen983395ieconomici institu983395ii publice mass-media sau orice alt beneficiar al serviciilor executate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA Prin sistemul de management al calită983395ii proiectat 983391i aplicat icircncadrul MG se urmăre983391te ca problemele cerin983395ele 983391i necesită983395ile clien983395ilor referitoare la serviciile deadministra983395ie publică locală să fie icircn983395elese 983391i icircndeplinite icircn scopul cre983391terii satisfac983395iei acestora

Avacircndu-se icircn vedere faptul că Primăria Municipiului MEDGIDIA este institu983395ia responsabilăde solu983395ionarea problemelor colectivită983395ii localeOrientarea către client este principiul de bazăluat icircn considerare la proiectarea sistemului de management al calită983395ii iar icircndeplinirea cerin983395elorclien983395ilor icircn condi983395iile respectării cerin983395elor legale 983391i de reglementare este principalul obiectiv

Prin Procesele referitoare la rela983395ia cu clientul (descrise icircn subcap 72 983391i procedura

generală opera983395ională MG ndash POG ndash 72) se reglementează modul de preluare a solicitărilor de laclien983395i precum 983391i modul de tratare a peti983395iilor (sesizări reclama983395ii contesta983395ii) Informa983395iile de laclien983395i sunt comunicate compartimentelor de specialitate responsabile pentru a fi procesate 983391isolu983395ionate Icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii procesului de preluare a solicitărilor clien983395ilor icircn cadrulMG s-au stabilit modalită983395i 983391i căi de comunicare suplimentare cum ar fi transmiterea MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 15

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

informa983395iilor prin posta electronică puncte de informare - documentare sistemul de audien983395esistemul de colaborare cu mass-media etc De asemenea prin compartimentele existente seasigură liberul acces la informa983395iile de interes public precum 983391i o transparen983395ă totală a PMGprivind Dispozi983395iile Primarului 983391i Hotăracircrile CLMG propuse sau aflate icircn discu983395ie 983391i cele emise

Aceste măsuri au rolul de a cre983391te satisfac983395ia clientului prin oferirea tuturor informa983395iilor necesare983391i prin crearea posibilită983395ii de a participa activ la activitatea decizională

Prin procesul Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor (descris icircn subcap 821 983391i proceduragenerală opera983395ională MG ndash POG ndash 821) sunt culese 983391i ulterior prelucrate informa983395iile de feed-

back primite de la clien983395i identificacircndu-se astfel necesită983395ile 983391i a983391teptările viitoare ale clien983395ilorprecum 983391i percep983395ia acestora referitor la modul icircn care au fost icircndeplinite cerin983395ele

53 Politica referitoare la calitate

Politica 983391i obiectivele strategice icircn domeniul calită983395ii sunt definite icircn Declara983395ia de politică983391i angajamentul Primarului ora983391ului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01

Con983395inutul acesteia este stabilit icircn deplină concordan983395ă cu cerin983395ele legale 983391i dereglementare aplicabile cu necesită983395ile 983391i interesele MG 983391i clien983395ilor precum 983391i cu celelalte politicidin cadrul MG (politica financiară bugetară de personal de dezvoltare etc)

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA politica referitoare la calitate este comunicatăicircn983395eleasă 983391i aplicată de icircntreg personalul aparatului propriu de specialitate care desfă983391oarăactivită983395i cu impact asupra calită983395ii serviciilor icircn principal prin realizarea următoarelor activită983395i

prezentarea politicii 983391i obiectivelor icircn cadrul unor activită983395i de informare 983391i instruireafi983391area Declara983395iei de politică 983391i angajamentului Primarului Municipiului MEDGIDIA icircndomeniul calită983395ii icircn compartimentele func983395ionale 983391isau icircn zonele de acces

Pentru a se asigura implementarea politicii icircn domeniul calită983395ii 983391i realizarea obiectivelorcalită983395ii Primarul are responsabilitatea de a aloca resursele necesare materiale 983391i umane Deasemenea Primarul actualizează ori de cacircte ori este cazul con983395inutul acestora astfel icircncacirct politica983391i obiectivele stabilite să fie icircn permanen983395ă adecvate cerin983395elor din documentele legale 983391i dereglementare precum 983391i necesită983395ilor 983391i a983391teptărilor exprimate sau implicite ale tuturor păr983395ilorinteresate (clien983395i aparat propriu comunitate institu983395ii ale administra983395iei locale 983391i centralefurnizorilor)

54 Planificare541 Obiectivele calităţii

Managementul de la cel mai icircnalt nivel al Primăriei Municipiului MEDGIDIA se asigură căobiectivele calită983395ii sunt stabilite pentru func983395iile relevante 983391i la nivelurile relevante ale PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA

Icircn cadrul MG obiectivele calită983395ii sunt icircn concordan983395ă cu politica referitoare la calitatesunt transpuse icircn obiective specifice 983391i sunt măsurabile prin stabilirea unor indicatori 983391i a unor

valori 983395intăFunc983395iile 983391i nivelurile relevante icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt următoarele Primar Secretar Compartimente independente sau subordonate

542 Planificarea SMC

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 16

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de planificare a sistemului demanagement al calită983395ii este coordonat de Reprezentantul Managementului 983391i are următoareleobiective stabilirea la nivelurile 983391i func983395iile relevante din cadrul MG a obiectivelor specifice urmărirea 983391i evaluarea periodică a nivelului de icircndeplinire a obiectivelor asigurarea icircndeplinirii cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea proceselor

SMC men983395inerea integrită983395ii sistemului icircn cazul unor schimbări care pot afecta func983395ionarea

acestuiaObiectivele strategice definite icircn Declara983395ia de Politica 983391i Angajamentul Primarului

Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii se transpun la nivelul func983395iilor 983391i nivelelor relevantedin Primăria Municipiului MEDGIDIA icircntr-un ansamblu de obiective măsurabile 983391i activită983395i acăror realizare este urmărită icircn cadrul analizelor efectuate de management

Obiectivele specifice sunt stabilite anual 983391i sunt documentate icircn Planificarea SMC prin grijaŞefilor CS

Planificarea SMC este avizată de Reprezentantul managementului 983391i aprobată de PrimarLa stabilirea obiectivelor specifice pot fi luate icircn considerare următoarele

obiectivele strategice cuprinse icircn declara983395ia Primarului MG nivelul de realizare a obiectivelor icircn perioada anterioară posibilită983395i de icircmbunătă983395ire a performan983395elor serviciilor sau proceselor cerin983395e legale sau de reglementare neconformită983395i informa983395ii de la clien983395i

Planificarea SMC con983395ine informa983395ii referitoare laa) obiectivele stabilite b) indicatormetoda de cuantificarec) valoare propusăd) măsurile 983391i activită983395ile necesare pentru icircndeplinirea obiectivelore) responsabil urmărire obiectivef) resurse necesareg) valoarea ob983395inută) observa983395ii

Resursele necesare pentru icircndeplinirea obiectivelor trebuie sa fie corelate cu propunerile de buget anuale ale compartimenterlor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Planificările aprobate sunt difuzate icircn fiecare compartiment de specialitate a MG 983391efulfiecărui compartiment avacircnd responsabilitatea de a urmări icircndeplinirea obiectivelor pentru caresunt responsabili De asemenea ace983391tia trebuie să se asigure de con983391tientizarea icircntreguluipersonal din subordine referitor la relevan983395a 983391i importan983395a activită983395ilor icircn care ace983391tia suntimplica983395i 983391i de modul icircn care contribuie la realizarea obiectivelor ce le revin

Periodic Şefii CS urmăresc 983391i raportează Reprezentantului managementului stadiulrealizării masurilor si activită983395ilor stabilite 983391i implicit a obiectivelor specifice Planificările SMCcompletate de Şefii CS cu rezultatele ob983395inute se transmit Reprezentantului Managementului 983391iconstituie date de intrare pentru analiza managementului Icircn func983395ie de rezultatele ob983395inute seaprobă obiectivele pentru anul următor

Pentru a se asigura icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395ireaproceselor SMC icircn cadrul MG se icircntreprind următoarele procesele SMC sunt documentate prin Manualul Calită983395ii proceduri generale fi983391e de proces

proceduri opera983395ionale proceduri specifice 983391i instruc983395iuni de lucru asiguracircndu-se astfel definireamodului de operare a criteriilor de acceptare precum 983391i monitorizărilor 983391i după caz măsurilor

necesare pentru urmărirea acestora procesele sunt planificate conform prevederilor din documentele aplicabile procesele sunt coordonate de personal desemnat care are responsabilitatea de a analiza 983391i

evalua periodic eficacitatea acestora 983391i de a propune măsuri corective pentru a se realiza

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 17

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

rezultatele planificate 983391i măsuri pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestoraOri de cacircte ori apar modificări organizatorice func983395ionale sau de altă natură modificări

care pot influen983395a func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii Reprezentantulmanagementului sau alta persoană desemnată de conducerea PM elaborează un plan (PlanificareaSMC sau alt document echivalent) prin care să asigure preluarea schimbărilor fără a fi afectatăfunc983395ionarea SMC

Procesul de Planificare a SMC este monitorizat 983391i urmărit prin auditarea internă 983391i cu ocaziaanalizei managementului Ori de cacircte ori apar neconformită983395i sau probleme generate de planificareconducerea Primăriei Municipiului MEDGIDIA ia măsurile necesare pentru realizarea rezultatelorplanificate

Modul de control al procesului Planificarea SMC este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 542

55 Responsabilitate autoritate şi comunicare

551 Responsabilitate şi autoritate

Icircn spiritul politicii stabilite icircn domeniul calită983395ii Primarul Municipiului MEDGIDIA areresponsabilitatea 983391i autoritatea de a stabili 983391i men983395ine sistemul de management al calită983395ii propriuPM Icircn acest sens Primarul desemnează personalul din cadrul PM care are responsabilitatea 983391iautoritatea de a urmări modul de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii icircn entită983395ilepe care le coordonează De asemenea acestuia i se acordă autoritatea 983391i libertatea organizatoricănecesare pentru a lua decizii 983391i a ini983395ia ac983395iuni corective sau preventive referitoare la activită983395ile 983391iprocesele desfă983391urate icircn scopul realizării cu eficacitatea dorită a obiectivelor stabilite

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilită983395ile specifice 983391i nivelurile deautoritate sunt documentate icircn Regulamentul de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i icircn Fi983391ele de Post

Principalele responsabilită983395i ale personalului care conduce execută 983391i verifică activită983395ile ceinfluen983395ează calitatea serviciilor executate icircn cadrul PM sunt

Primarul

Stabile983391te politica 983391i obiectivele strategice ale Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircn

domeniul calită983395ii 983391i se asigură că la nivelul func983395iilor relevante din Primărie sunt stabiliteobiectivele specifice

Asigură resursele necesare implementării func983395ionarii 983391i icircmbunătă983395irii sistemului de

management al calită983395ii precum 983391i pentru icircndeplinirea obiectivelor stabilite Desemnează Reprezentantul managementului icircn domeniul calită983395ii

Efectuează analiza func983395ionării sistemului de management al calită983395ii 983391i decide măsurile

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii acestuia Aprobă documentele sistemului de management al calită983395ii 983391i Planificările SMC

Nume983391te prin dispozi983395ie Responsabilul programului de audit 983391i aprobă programul anual

de audit intern

Reprezentantul Managementului Se asigură că procesele sistemului de management al calită983395ii sunt stabilite

implementate 983391i men983395inute respectandu-se prevederile aplicabile din standardul de referin983395ă Raportează periodic Primarului despre func983395ionarea 983391i eficacitatea sistemului de

management al calită983395ii 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire Se asigură că este promovată icircn cadrul PM con983391tientizarea referitoare la calitate 983391i la

importan983395a icircndeplinirii cerin983395elor clientului (cetă983395eanului) Reprezintă Primăria Municipiului MEDGIDIA icircn rela983395iile cu păr983395ile externe pentru orice

probleme referitoare la sistemul de management al calită983395ii Coordonează elaborarea 983391i gestionarea documentelor sistemului de management al

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 18

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

calită983395ii Avizează documentele sistemului de management al calită983395ii

Este numit Responsabil al Programului de audit intern 983391i icircn acest sens

elaborează Programul anual de audit intern icircl supune aprobării Primarului 983391i coordoneazărealizarea acestuia monitorizează 983391i analizează procesul de auditare internă din cadrul Primăriei Municipiului

MEDGIDIA 983391i ini983395iază măsurile corective preventive sau de icircmbunătă983395ire a acestuia răspunde de asigurarea competen983395ei auditorilor interni 983391i de monitorizarea performan983395elor

acestora icircntocme983391te Raportul de analiză a func983395ionării SMC icircn baza căruia se realizează analiza

anuală a managementului Coordonează elaborarea Planificării SMC modalită983395ile de stabilire 983391i urmărire a

obiectivelor specifice la nivelul compartimentelor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA Coordonează instruirea personalului icircn domeniul calită983395ii

Coordonează procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor

Şefii CS (compartimente de specialitate) Răspund de implementarea sistemului de management al calită983395ii icircn compartimentele de

specialitate pe care le conduc Stabilesc obiective specifice corelate cu obiectivele generale ale primăriei icircn domeniul

calită983395ii pentru compartimentele pe care le conduc Urmăresc realizarea obiectivelor specifice 983391i raportează rezultatele ob983395inute

Dispun elaborarea 983391i avizează procedurile specifice aplicabile icircn compartimentul pe care

icircl coordonează Efectuează analize ale rezultatelor ob983395inute 983391i ini983395iază ac983395iuni corective 983391i preventive

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii proceselor realizate icircn cadrul compartimentelor despecialitate pe care le conduc

Identifică neconformită983395i la proceseleactivită983395ileserviciile realizate 983391i răspund de

solu983395ionarea acestora Icircntocmesc Raportul semestrial icircn care sunt men983395ionate tendin983395ele neconformită983395ilor

552 Reprezentantul managementului

Icircn cadru Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilitatea generală pentruimplementarea men983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea continuă a sistemului de mangement al calită983395ii icircirevine Primarului Reprezentantul al Managementului numit prin decizie de Primar care icirci acordăicircntreaga autoritate 983391i libertate organizatorică pentru implementarea 983391i men983395inerea icircn func983395iune asistemului de management al calită983395ii Pentru aceasta reprezentantul managementului trebuie

să se asigure că este stabilit implementat 983391i men983395inut la toate nivelele organizatorice 983391i

func983395ionale din primărie sistemul de management al calită983395ii documentat icircn Manualul calită983395ii codMG ndash MC - ISO 983391i icircn procedurile asociate acestuia

să raporteze Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn vederea analizei periodice desprefunc983395ionarea sistemului de management al calită983395ii proiectat icircn conformitate cu cerin983395eleStandardului SR EN ISO 90012008 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire

să se asigure că este promovată icircn Primăriei Municipiului MEDGIDIA con983391tientizareacerin983395elor cetă983395eanului

Raportările Reprezentantului managementului con983395in date despre nivelul de atingere a obiectivelor PM icircn domeniul calită983395ii eficacitatea sistemului de management al calită983395ii evaluată ca urmare a efectuării de audituri

interne situa983395ia neconformită983395ilor identificate la serviciile executate sau produseleserviciile

achizi983395ionate icircn cadrul Primăriei

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 19

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

stadiul 983391i eficien983395a ac983395iunilor corective 983391i preventive stadiul reclama983395iilor de la clien983395i alte probleme referitoare la calitatea serviciilor executate de Primăria Municipiului MEDGIDIA

Raportările sunt făcute anual icircn scris 983391i sunt transmise Primarului pentru a fi prezentateicircn 983391edin983395ele Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIA 983391i pentru a servi la analizarea sistemuluide management al calită983395ii 983391i pentru luarea de măsuri icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii acestuia

553 Comunicarea

Procesul de comunicare din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA are două aspectecomunicarea internă 983391i comunicarea externă Responsabilii acestui proces sunt Reprezentantulmanagementului pentru procesul de comunicare internă 983391i coordonatorii diferitelor

compartimente din cadrul aparatului propriu de specialitate pentru comunicarea externă cu

clien983395ii cetă983395enii comunitatea mass-media etc

Comunicarea internă

Căile de comunicare stabilite intern acoperă transmiterea informa983395iilor de la conducerecătre executan983395i (comunicarea de sus icircn jos) de la executan983395i spre conducere (comunicarea de josicircn sus) precum 983391i comunicarea icircntre diferite func983395ii organizatorice situate pe acelea983391i niveleorganizatorice (comunicarea pe orizontală)

Icircn principal procesul de comunicare internă se realizează prin transmiterea de informa983395ii verbale cu ocazia unor icircntacirclniri analize 983391edin983395e instruiri de

informare organizate de conducere sau de 983391efii compartimentelor de specialitate Acest mod decomunicare realizează icircn principal comunicarea de sus icircn jos 983391i pe orizontală dar ori de cacircte orieste cazul li se pot aduce la cuno983391tin983395a 983391efilor ierarhici orice probleme sau aspecte semnificativecare influen983395ează activită983395ile realizate 983391isau calitatea serviciilor De asemenea se pot discutapropuneri de icircmbunătă983395ire a proceselor 983391i eficacită983395ii acestora transmitereadifuzarea de documente scrise prin care se stabilesc reguli de execu983395ie a anumitorproceseactivită983395i Exemple de documente difuzate care con983395in astfel de informa983395ii sunt ManualulCalită983395ii 983391i procedurile asociate documente legale 983391i de reglementare documente de provenien983395ăexternă note interne dispozi983395ii hotăracircri fi983391e post sau alte documente de reglementare

Această modalitate de comunicare este icircn general utilizată pentru comunicarea de sus icircn jos 983391i peorizontală Transmiterea de documenta983395ie scrisă se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircnsistemul informatic transmiterea de solicitări raportări icircnregistrări rezultate icircn urma desfă983391urării activită983395ilor

proceselor registre propuneri scrise sau verbale ale personalului către conducere sau către 983391efiiierarhici prin care se realizează comunicarea de jos icircn sus Transmiterea acestor tipuri dedocumente se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircn sistemul informatic

Şefii compartimentelor de specialitate au responsabilitatea de a face cunoscute personaluluidin subordine căile de comunicare stabilite icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Modalită983395ile de transmitere 983391i difuzare a diferitelor rapoarte 983391i icircnregistrări emise de cătreanumite func983395ii din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt reglementate prin documenteleSMC (manual 983391i proceduri asociate) icircn care acestea sunt referite

Comunicarea externă

Comunicarea externă asigură transmiterea informa983395iilor icircntre Primăria Municipiului MEDGIDIA983391i cetă983395eni serviciile 983391i institu983395iile publice societă983395ile comerciale aflate icircn subordinea CLMG

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 20

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alte structuri ale administra983395iei locale organisme 983391i organiza983395ii neguvernamentale din 983395ară 983391i străinătate structuri ale administra983395iei locale din străinătate mass-media furnizoriprestatoriexecutan983395i

In general comunicarea cu aceste entită983395i se realizează prin transmiterea de documente 983391iinforma983395ii icircn scris icircn conformitate cu prevederile din procedurile generale fi983391ele de procesprocedurile opera983395ionale procedurile specifice 983391i instruc983395iunile de lucru precum 983391i dindocumentele legale 983391i de reglementare aplicabile

Responsabilită983395ile 983391i autoritatea pentru men983395inerea interfe983395ei 983391i comunicarea externă suntstabilite prin atribu983395iile fiecărui compartiment de specialitate sau prin competen983395ele acordate prindispozi983395ie de Primar icircn limitele prevederilor legale

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de comunicare externă este guvernatde principiile liberului acces la informa983395iile de interes public 983391i al transparen983395ei decizionale icircnadministra983395ia publică locală

Modul de control al procesului Comunicare este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 553

56 Analiza efectuată de management

Anual sau ori de cacircte ori este necesar Primarul Municipiului MEDGIDIA efectuează analizereferitoare la modul icircn care func983395ionează sistemul de management al calită983395ii stabilit 983391i definit prinManualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate acestuia De asemenea prin analiza func983395ionăriisistemului de management al calită983395ii se urmăre983391te eficien983395a 983391i eficacitatea SMC de a icircndepliniobiectivele stabilite icircn domeniul calită983395ii precum 983391i posibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Elementele de intrare pentru realizarea analizei se regăsesc icircn Raportul de Analiză elaboratde Reprezentantul managementului care con983395ine informa983395ii de feed-back de la clien983395i constatările auditurilor interne si externe efectuate in cadrul PM nivelul de icircndeplinire a obiectivelor stabilite icircn domeniul calită983395ii func983395ionarea proceselor 983391i analiza conformită983395ii neconformită983395ii serviciilor stadiul implementării ac983395iunilor corective 983391i preventive informa983395ii referitoare la eventualele schimbări care pot influen983395a func983395ionarea SMC informa983395ii referitoare la furnizori date referitoare la modul icircn care s-au solu983395ionat măsurile 983391i ac983395iunile ini983395iate la analiza

anterioară orice alte date importante pentru stabilirea de măsuri de icircmbunătă983395ire a func983395ionarii sistemuluide management al calită983395ii

Rezultatele analizelor se concretizează icircn recomandări 983391i măsuri corective sau preventiveini983395iate icircn scopul icircmbunătă983395irii performan983395elor Primăriei Municipiului MEDGIDIA a calită983395iiserviciilor realizate 983391i a func983395ionării sistemului de management al calită983395ii De asemenea va fistabilit necesarul de resurse pentru func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea SMC pentru următoareaperioadă Concluziile analizei se documentează icircn Procese verbale ale analizei sistemului de managemental calită983395ii

Detalii referitoare la realizarea procesului de analiză a managementului icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIA se regăsesc icircn procedura generală opera983395ională Analiza efectuată demanagement cod MG ndash POG ndash 56 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391ade proces cod MG ndash FP ndash 56

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 21

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 6MANAGEMENTUL RESURSELOR

61 Asigurarea resurselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA resursele esen983395iale pentru implementareamen983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea sistemului de management al calită983395ii precum 983391i cele necesare pentrua cre983391te satisfac983395ia clientului prin icircndeplinirea cerin983395elor sunt identificate 983391i puse la dispozi983395ie

Aceste resurse includ

resurse financiare resurse umane infrastructura 983391i mediul de lucru administrare patrimoniu (domeniu public 983391i privat)

Identificarea resurselor se realizează prin planificările SMC icircn care sunt identificate toate resursele necesare icircndeplinirii obiectivelor

strategice 983391i specificeanalizele de management prin care se stabilesc resursele necesare men983395inerii 983391i icircmbunătă983395iriiSMC cre983391terii performan983395ei organiza983395iei 983391i satisfac983395iei clien983395ilorprogramele anuale de instruireinstruc983395iunile specifice de lucru precum 983391i cerin983395ele pentru mediul de lucru

Conducerea PM răspunde direct sau prin personalul din subordine de asigurarearesurselor necesare pentru func983395ionarea SMC 983391i pentru realizarea proceselor 983391i serviciilor icircncondi983395ii corespunzătoare

611 Resurse financiare

Icircn cadrul PM procesul Resurse financiare cuprinde activită983395ile financiare 983391i contabileprecum 983391i activită983395ile de elaborare buget 983391i urmărire a execu983395iei bugetare

6111 Provenienţa resurselor financiare

Resursele financiare sunt constituite din fonduri provenite din impozite taxe 983391i amenzi dela persoanele fizice 983391i juridice purtacircnd denumirea 983391i de crean983395e bugetare

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 22

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

6112 Elaborarea bugetului şi urmărirea execuţiei bugetare

Icircn baza veniturilor preconizate (provenite din taxe impozite 983391i amenzi) 983391i a solicitărilor de

resurse financiare icircntocmite de compartimentele de specialitate din cadrul PM compartimentul despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircntocmeste proiectul de buget care estesupus aprobării CLMG

Analiza 983391i evaluarea veniturilor 983391i urmărirea 983391i raportarea execu983395iei bugetare se realizeazăde către personalul compartimentelor de specialitate icircn colaborare cu personalul responsabil dincadrul compartimentelor implicate icircn conformitate cu prevederile legale 983391i de reglementareaplicabile 983391i cu prevederile din fi983391a de proces 983391i sau procedura opera983395ională

6113 Activităţi financiare şi contabile

Organizarea coordonarea 983391i execu983395ia activită983395ilor financiare 983391i contabile ale Primăriei

Municipiului MEDGIDIA icircn vederea derulării contractelor icircncheiate de PM cu diver983391i clien983395i serealizează de personalul compartimentelor de specialitate icircn conformitate cu prevederile legale 983391ide reglementare aplicabile

62 Resurse umane

621Generalităţi

Conform obiectivelor stabilite de Primăriei Municipiului MEDGIDIA calitatea serviciilor realizate icircncadrul PM este influen983395ată icircn mod esen983395ial de profesionalismul personalului din aparatul propriude specialitate Formarea unui corp profesionist de func983395ionari publici se realizează prin

stabilirea cerin983395elor de competen983395ă aferente func983395iei publice icircn fi983391ele de post 983391i urmărirearespectării acestora de către persoana nominalizată pe un anumit post

icircmbunătă983395irea rezultatelor activită983395ii desfă983391urate icircn scopul icircndeplinirii obiectivelor

stabilite prin identificarea necesită983395ilor de instruire a func983395ionarilor publici evaluarea anuală a performan983395elor profesionale individuale ale func983395ionarilor publici

prin compararea gradului de icircndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele ob983395inuteicircn mod efectiv

asigurarea unui sistem motiva983395ional care să determine cre983391terea performan983395elor

profesionale individuale

622Competenţă conştientizare şi instruire

Modul de desfă983391urare a procesului Competen983395ă con983391tientizare 983391i instruire pentrupersonalul din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este stabilit icircn procedura generalăopera983395ională MG ndash POG ndash 622 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 622

Organigrama numărul de posturi statul de func983395ii 983391i Regulamentul de Organizare 983391iFunc983395ionare se stabilesc 983391i se aprobă printr-o Hotăracircre a CLMG

Icircn cadrul PM personalul implicat icircn activită983395i care pot influen983395a calitatea serviciilor estecompetent din punct de vedere al studiilor instruirii abilită983395ilor 983391i experien983395ei adecvate Cerin983395elede competen983395ă (studii instruire abilită983395i 983391i experien983395ă) necesare pentru o anumită func983395ie suntidentificate icircn Fi983391ele de post corespunzătoare

La angajarea sau la numirea unei persoane pe post se verifică prin examinare intervievare983391isau testarea cuno983391tin983395elor si abilită983395ilor icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă stabilite icircn Fi983391apostului

Procesul de angajare a func983395ionarilor publici icircn cadrul PM respectă prevederile legale 983391i dereglementare aplicabile

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 23

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 14: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Figura Nr 6

Suplimentar fa983395ă de documenta983395ia sistemului de management al calită983395ii icircn cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA se utilizează un sistem de acte normative care reglementează proceseleserviciile 983391i activită983395ile cum ar fi legi ordonan983395e ordonan983395e de urgen983395ă hotăracircri de guvern ordineale mini983391trilor hotăracircri ale consiliului local 983391i dispozi983395ii ale primarului

422 Manualul Sistemului de Management al Calităţii

Pentru a asigura implementarea unui sistem de management al calită983395ii eficient care săpoată spori satisfac983395ia clien983395ilor icircn conformitatea serviciilor cu cerin983395ele specificate a fost elaboratManualul Sistemului de Management al Calită983395ii cod MGndash MC - ISO

La elaborarea manualului calită983395ii s-au luat icircn considerare prevederile Standardelor SR ENISO 9001 2008 983391i SR ISO 10013 - Ghid pentru elaborarea manualelor calită983395iiManualul calită983395ii intră icircn vigoare icircncepacircnd cu data la care Primarul Municipiului MEDGIDIA icirclaprobă Manualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate au coduri alocate de RMC conform prevederilorprocedurii generale opera983395ionale Elaborarea 983391i codificarea documentelor SMC cod MG ndash POG ndash421

423 Controlul documentelor

Documenta983395ia SMC precum 983391i sistemul actelor normative 983391i alte documente de provenien983395ăexternă sunt men983395inute sub control astfel icircncacirct să se asigure că acestea sunt analizate 983391i aprobate de factorii responsabili icircnainte de a fi emise

edi983395iile valabile ale documentelor sunt disponibile icircn toate zonele icircn care acestea se aplică documentele sunt identificate icircn mod unic 983391i rămacircn lizibile pe toată durata utilizării periodic elaboratorii sau alte persoane desemnate analizează documentele elaborate intern icircn

scopul de a determina dacă acestea mai sunt adecvate Icircn măsura icircn care este necesardocumentele sunt actualizate actualizările documentelor se realizează icircn mod controlat 983391i se supun aceluia983391i ciclu de avizări 983391iaprobări ca 983391i documentele originale Ulterior aprobării versiunile actualizate sunt redifuzate documentele de provenien983395ă externă sunt identificate 983391i difuzate controlat atunci cacircnd este

cazul documentele perimate sunt retrase prompt din locurile de difuzare documentele perimate care se păstrează icircn scopuri juridice sau de conservare a cuno983391tin983395elor

sunt identificate astfel icircncacirct să nu fie posibilă confundarea lor cu documentele icircn vigoareSe păstrează 983391i se men983395in la zi liste de eviden983395ă prin care se identifică edi983395iarevizia valabilă

a documentelor controlate aceste liste fiind disponibile icircn toate compartimentele de specialitateDocumentele 983391i datele păstrate 983391i gestionate icircn sistemul informatic sunt protejate astfel

icircncacirct să se asigure securitatea 983391i accesul icircn mod adecvat conform cerin983395elorDetalii referitoare la controlul documentelor se regăsesc icircn procedura generală Controlul

documentelor cod MG ndash PG ndash 423 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 423

424 Controlul icircnregistrărilor

Icircnregistrările prin care se confirmă func983395ionarea corespunzătoare a sistemului de

management al calită983395ii 983391i icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la serviciile realizate trebuie păstrate operioadă definită de timp 983391i puse la dispozi983395ia clien983395ilor (dacă ace983391tia le solicită) sau altororganisme 983391i institu983395ii abilitateControlul icircnregistrărilor implică reguli pentru redactarea identificarea 983391i emiterea icircnregistrărilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 14

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

regăsirea cu u983391urin983395ă a icircnregistrărilor arhivarea 983391i păstrarea icircnregistrărilor distrugerea icircnregistrărilor

Icircnregistrările controlate formularele aferente acestora (atunci cacircnd sunt prevăzute)persoanele care le emit 983391i păstrează precum 983391i perioadele de arhivare sunt specificate icircn cadrulfiecărei proceduri sau instruc983395iuni Se consideră icircnregistrări ale calită983395ii controlate aceleicircnregistrări cerute de standardul SR EN ISO 90012008 care demonstrează atacirct realizarea calită983395iicerute pentru serviciile executate cacirct 983391i func983395ionarea eficace a sistemului de management alcalită983395ii icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la tipurile de icircnregistrări men983395inute sub control 983391i responsabilită983395ile

persoanelor implicate se regăsesc icircn procedura generală Controlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash424 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 424

CAPITOLUL 5RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

51 Angajamentul managementului

Primarul ca 983391ef al Primăriei Municipiului MEDGIDIA a formulat 983391i documentat Declara983395iade politică 983391i angajamentul Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01 document prin care se prezintă angajamentul fa983395ă de proiectarea 983391i implementareaunui sistem de management al calită983395ii (SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO90012008 precum 983391i pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestuia

Icircn acest sens Angajamentul Primarului cuprinde cerin983395e referitoare la comunicarea icircn cadrul MG a importan983395ei satisfacerii cerin983395elor clien983395ilor 983391i a cerin983395elor legale 983391ide reglementare stabilirea politicii referitoare la calitate 983391i a obiectivelor calită983395ii efectuarea analizelor de managementurmărirea icircmbunătă983395irii continue a func983395ionării SMC precum 983391i a performan983395ei generale aPrimăriei Municipiului MEDGIDIA asigurarea resurselor necesare func983395ionarii SMC 983391i atingerii obiectivelor stabilite

52 Orientare către client

Clien983395ii serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt membrii comunită983395ii locale 983391i anume cetă983395eni persoane juridice agen983395ieconomici institu983395ii publice mass-media sau orice alt beneficiar al serviciilor executate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA Prin sistemul de management al calită983395ii proiectat 983391i aplicat icircncadrul MG se urmăre983391te ca problemele cerin983395ele 983391i necesită983395ile clien983395ilor referitoare la serviciile deadministra983395ie publică locală să fie icircn983395elese 983391i icircndeplinite icircn scopul cre983391terii satisfac983395iei acestora

Avacircndu-se icircn vedere faptul că Primăria Municipiului MEDGIDIA este institu983395ia responsabilăde solu983395ionarea problemelor colectivită983395ii localeOrientarea către client este principiul de bazăluat icircn considerare la proiectarea sistemului de management al calită983395ii iar icircndeplinirea cerin983395elorclien983395ilor icircn condi983395iile respectării cerin983395elor legale 983391i de reglementare este principalul obiectiv

Prin Procesele referitoare la rela983395ia cu clientul (descrise icircn subcap 72 983391i procedura

generală opera983395ională MG ndash POG ndash 72) se reglementează modul de preluare a solicitărilor de laclien983395i precum 983391i modul de tratare a peti983395iilor (sesizări reclama983395ii contesta983395ii) Informa983395iile de laclien983395i sunt comunicate compartimentelor de specialitate responsabile pentru a fi procesate 983391isolu983395ionate Icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii procesului de preluare a solicitărilor clien983395ilor icircn cadrulMG s-au stabilit modalită983395i 983391i căi de comunicare suplimentare cum ar fi transmiterea MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 15

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

informa983395iilor prin posta electronică puncte de informare - documentare sistemul de audien983395esistemul de colaborare cu mass-media etc De asemenea prin compartimentele existente seasigură liberul acces la informa983395iile de interes public precum 983391i o transparen983395ă totală a PMGprivind Dispozi983395iile Primarului 983391i Hotăracircrile CLMG propuse sau aflate icircn discu983395ie 983391i cele emise

Aceste măsuri au rolul de a cre983391te satisfac983395ia clientului prin oferirea tuturor informa983395iilor necesare983391i prin crearea posibilită983395ii de a participa activ la activitatea decizională

Prin procesul Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor (descris icircn subcap 821 983391i proceduragenerală opera983395ională MG ndash POG ndash 821) sunt culese 983391i ulterior prelucrate informa983395iile de feed-

back primite de la clien983395i identificacircndu-se astfel necesită983395ile 983391i a983391teptările viitoare ale clien983395ilorprecum 983391i percep983395ia acestora referitor la modul icircn care au fost icircndeplinite cerin983395ele

53 Politica referitoare la calitate

Politica 983391i obiectivele strategice icircn domeniul calită983395ii sunt definite icircn Declara983395ia de politică983391i angajamentul Primarului ora983391ului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01

Con983395inutul acesteia este stabilit icircn deplină concordan983395ă cu cerin983395ele legale 983391i dereglementare aplicabile cu necesită983395ile 983391i interesele MG 983391i clien983395ilor precum 983391i cu celelalte politicidin cadrul MG (politica financiară bugetară de personal de dezvoltare etc)

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA politica referitoare la calitate este comunicatăicircn983395eleasă 983391i aplicată de icircntreg personalul aparatului propriu de specialitate care desfă983391oarăactivită983395i cu impact asupra calită983395ii serviciilor icircn principal prin realizarea următoarelor activită983395i

prezentarea politicii 983391i obiectivelor icircn cadrul unor activită983395i de informare 983391i instruireafi983391area Declara983395iei de politică 983391i angajamentului Primarului Municipiului MEDGIDIA icircndomeniul calită983395ii icircn compartimentele func983395ionale 983391isau icircn zonele de acces

Pentru a se asigura implementarea politicii icircn domeniul calită983395ii 983391i realizarea obiectivelorcalită983395ii Primarul are responsabilitatea de a aloca resursele necesare materiale 983391i umane Deasemenea Primarul actualizează ori de cacircte ori este cazul con983395inutul acestora astfel icircncacirct politica983391i obiectivele stabilite să fie icircn permanen983395ă adecvate cerin983395elor din documentele legale 983391i dereglementare precum 983391i necesită983395ilor 983391i a983391teptărilor exprimate sau implicite ale tuturor păr983395ilorinteresate (clien983395i aparat propriu comunitate institu983395ii ale administra983395iei locale 983391i centralefurnizorilor)

54 Planificare541 Obiectivele calităţii

Managementul de la cel mai icircnalt nivel al Primăriei Municipiului MEDGIDIA se asigură căobiectivele calită983395ii sunt stabilite pentru func983395iile relevante 983391i la nivelurile relevante ale PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA

Icircn cadrul MG obiectivele calită983395ii sunt icircn concordan983395ă cu politica referitoare la calitatesunt transpuse icircn obiective specifice 983391i sunt măsurabile prin stabilirea unor indicatori 983391i a unor

valori 983395intăFunc983395iile 983391i nivelurile relevante icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt următoarele Primar Secretar Compartimente independente sau subordonate

542 Planificarea SMC

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 16

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de planificare a sistemului demanagement al calită983395ii este coordonat de Reprezentantul Managementului 983391i are următoareleobiective stabilirea la nivelurile 983391i func983395iile relevante din cadrul MG a obiectivelor specifice urmărirea 983391i evaluarea periodică a nivelului de icircndeplinire a obiectivelor asigurarea icircndeplinirii cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea proceselor

SMC men983395inerea integrită983395ii sistemului icircn cazul unor schimbări care pot afecta func983395ionarea

acestuiaObiectivele strategice definite icircn Declara983395ia de Politica 983391i Angajamentul Primarului

Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii se transpun la nivelul func983395iilor 983391i nivelelor relevantedin Primăria Municipiului MEDGIDIA icircntr-un ansamblu de obiective măsurabile 983391i activită983395i acăror realizare este urmărită icircn cadrul analizelor efectuate de management

Obiectivele specifice sunt stabilite anual 983391i sunt documentate icircn Planificarea SMC prin grijaŞefilor CS

Planificarea SMC este avizată de Reprezentantul managementului 983391i aprobată de PrimarLa stabilirea obiectivelor specifice pot fi luate icircn considerare următoarele

obiectivele strategice cuprinse icircn declara983395ia Primarului MG nivelul de realizare a obiectivelor icircn perioada anterioară posibilită983395i de icircmbunătă983395ire a performan983395elor serviciilor sau proceselor cerin983395e legale sau de reglementare neconformită983395i informa983395ii de la clien983395i

Planificarea SMC con983395ine informa983395ii referitoare laa) obiectivele stabilite b) indicatormetoda de cuantificarec) valoare propusăd) măsurile 983391i activită983395ile necesare pentru icircndeplinirea obiectivelore) responsabil urmărire obiectivef) resurse necesareg) valoarea ob983395inută) observa983395ii

Resursele necesare pentru icircndeplinirea obiectivelor trebuie sa fie corelate cu propunerile de buget anuale ale compartimenterlor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Planificările aprobate sunt difuzate icircn fiecare compartiment de specialitate a MG 983391efulfiecărui compartiment avacircnd responsabilitatea de a urmări icircndeplinirea obiectivelor pentru caresunt responsabili De asemenea ace983391tia trebuie să se asigure de con983391tientizarea icircntreguluipersonal din subordine referitor la relevan983395a 983391i importan983395a activită983395ilor icircn care ace983391tia suntimplica983395i 983391i de modul icircn care contribuie la realizarea obiectivelor ce le revin

Periodic Şefii CS urmăresc 983391i raportează Reprezentantului managementului stadiulrealizării masurilor si activită983395ilor stabilite 983391i implicit a obiectivelor specifice Planificările SMCcompletate de Şefii CS cu rezultatele ob983395inute se transmit Reprezentantului Managementului 983391iconstituie date de intrare pentru analiza managementului Icircn func983395ie de rezultatele ob983395inute seaprobă obiectivele pentru anul următor

Pentru a se asigura icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395ireaproceselor SMC icircn cadrul MG se icircntreprind următoarele procesele SMC sunt documentate prin Manualul Calită983395ii proceduri generale fi983391e de proces

proceduri opera983395ionale proceduri specifice 983391i instruc983395iuni de lucru asiguracircndu-se astfel definireamodului de operare a criteriilor de acceptare precum 983391i monitorizărilor 983391i după caz măsurilor

necesare pentru urmărirea acestora procesele sunt planificate conform prevederilor din documentele aplicabile procesele sunt coordonate de personal desemnat care are responsabilitatea de a analiza 983391i

evalua periodic eficacitatea acestora 983391i de a propune măsuri corective pentru a se realiza

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 17

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

rezultatele planificate 983391i măsuri pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestoraOri de cacircte ori apar modificări organizatorice func983395ionale sau de altă natură modificări

care pot influen983395a func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii Reprezentantulmanagementului sau alta persoană desemnată de conducerea PM elaborează un plan (PlanificareaSMC sau alt document echivalent) prin care să asigure preluarea schimbărilor fără a fi afectatăfunc983395ionarea SMC

Procesul de Planificare a SMC este monitorizat 983391i urmărit prin auditarea internă 983391i cu ocaziaanalizei managementului Ori de cacircte ori apar neconformită983395i sau probleme generate de planificareconducerea Primăriei Municipiului MEDGIDIA ia măsurile necesare pentru realizarea rezultatelorplanificate

Modul de control al procesului Planificarea SMC este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 542

55 Responsabilitate autoritate şi comunicare

551 Responsabilitate şi autoritate

Icircn spiritul politicii stabilite icircn domeniul calită983395ii Primarul Municipiului MEDGIDIA areresponsabilitatea 983391i autoritatea de a stabili 983391i men983395ine sistemul de management al calită983395ii propriuPM Icircn acest sens Primarul desemnează personalul din cadrul PM care are responsabilitatea 983391iautoritatea de a urmări modul de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii icircn entită983395ilepe care le coordonează De asemenea acestuia i se acordă autoritatea 983391i libertatea organizatoricănecesare pentru a lua decizii 983391i a ini983395ia ac983395iuni corective sau preventive referitoare la activită983395ile 983391iprocesele desfă983391urate icircn scopul realizării cu eficacitatea dorită a obiectivelor stabilite

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilită983395ile specifice 983391i nivelurile deautoritate sunt documentate icircn Regulamentul de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i icircn Fi983391ele de Post

Principalele responsabilită983395i ale personalului care conduce execută 983391i verifică activită983395ile ceinfluen983395ează calitatea serviciilor executate icircn cadrul PM sunt

Primarul

Stabile983391te politica 983391i obiectivele strategice ale Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircn

domeniul calită983395ii 983391i se asigură că la nivelul func983395iilor relevante din Primărie sunt stabiliteobiectivele specifice

Asigură resursele necesare implementării func983395ionarii 983391i icircmbunătă983395irii sistemului de

management al calită983395ii precum 983391i pentru icircndeplinirea obiectivelor stabilite Desemnează Reprezentantul managementului icircn domeniul calită983395ii

Efectuează analiza func983395ionării sistemului de management al calită983395ii 983391i decide măsurile

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii acestuia Aprobă documentele sistemului de management al calită983395ii 983391i Planificările SMC

Nume983391te prin dispozi983395ie Responsabilul programului de audit 983391i aprobă programul anual

de audit intern

Reprezentantul Managementului Se asigură că procesele sistemului de management al calită983395ii sunt stabilite

implementate 983391i men983395inute respectandu-se prevederile aplicabile din standardul de referin983395ă Raportează periodic Primarului despre func983395ionarea 983391i eficacitatea sistemului de

management al calită983395ii 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire Se asigură că este promovată icircn cadrul PM con983391tientizarea referitoare la calitate 983391i la

importan983395a icircndeplinirii cerin983395elor clientului (cetă983395eanului) Reprezintă Primăria Municipiului MEDGIDIA icircn rela983395iile cu păr983395ile externe pentru orice

probleme referitoare la sistemul de management al calită983395ii Coordonează elaborarea 983391i gestionarea documentelor sistemului de management al

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 18

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

calită983395ii Avizează documentele sistemului de management al calită983395ii

Este numit Responsabil al Programului de audit intern 983391i icircn acest sens

elaborează Programul anual de audit intern icircl supune aprobării Primarului 983391i coordoneazărealizarea acestuia monitorizează 983391i analizează procesul de auditare internă din cadrul Primăriei Municipiului

MEDGIDIA 983391i ini983395iază măsurile corective preventive sau de icircmbunătă983395ire a acestuia răspunde de asigurarea competen983395ei auditorilor interni 983391i de monitorizarea performan983395elor

acestora icircntocme983391te Raportul de analiză a func983395ionării SMC icircn baza căruia se realizează analiza

anuală a managementului Coordonează elaborarea Planificării SMC modalită983395ile de stabilire 983391i urmărire a

obiectivelor specifice la nivelul compartimentelor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA Coordonează instruirea personalului icircn domeniul calită983395ii

Coordonează procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor

Şefii CS (compartimente de specialitate) Răspund de implementarea sistemului de management al calită983395ii icircn compartimentele de

specialitate pe care le conduc Stabilesc obiective specifice corelate cu obiectivele generale ale primăriei icircn domeniul

calită983395ii pentru compartimentele pe care le conduc Urmăresc realizarea obiectivelor specifice 983391i raportează rezultatele ob983395inute

Dispun elaborarea 983391i avizează procedurile specifice aplicabile icircn compartimentul pe care

icircl coordonează Efectuează analize ale rezultatelor ob983395inute 983391i ini983395iază ac983395iuni corective 983391i preventive

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii proceselor realizate icircn cadrul compartimentelor despecialitate pe care le conduc

Identifică neconformită983395i la proceseleactivită983395ileserviciile realizate 983391i răspund de

solu983395ionarea acestora Icircntocmesc Raportul semestrial icircn care sunt men983395ionate tendin983395ele neconformită983395ilor

552 Reprezentantul managementului

Icircn cadru Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilitatea generală pentruimplementarea men983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea continuă a sistemului de mangement al calită983395ii icircirevine Primarului Reprezentantul al Managementului numit prin decizie de Primar care icirci acordăicircntreaga autoritate 983391i libertate organizatorică pentru implementarea 983391i men983395inerea icircn func983395iune asistemului de management al calită983395ii Pentru aceasta reprezentantul managementului trebuie

să se asigure că este stabilit implementat 983391i men983395inut la toate nivelele organizatorice 983391i

func983395ionale din primărie sistemul de management al calită983395ii documentat icircn Manualul calită983395ii codMG ndash MC - ISO 983391i icircn procedurile asociate acestuia

să raporteze Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn vederea analizei periodice desprefunc983395ionarea sistemului de management al calită983395ii proiectat icircn conformitate cu cerin983395eleStandardului SR EN ISO 90012008 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire

să se asigure că este promovată icircn Primăriei Municipiului MEDGIDIA con983391tientizareacerin983395elor cetă983395eanului

Raportările Reprezentantului managementului con983395in date despre nivelul de atingere a obiectivelor PM icircn domeniul calită983395ii eficacitatea sistemului de management al calită983395ii evaluată ca urmare a efectuării de audituri

interne situa983395ia neconformită983395ilor identificate la serviciile executate sau produseleserviciile

achizi983395ionate icircn cadrul Primăriei

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 19

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

stadiul 983391i eficien983395a ac983395iunilor corective 983391i preventive stadiul reclama983395iilor de la clien983395i alte probleme referitoare la calitatea serviciilor executate de Primăria Municipiului MEDGIDIA

Raportările sunt făcute anual icircn scris 983391i sunt transmise Primarului pentru a fi prezentateicircn 983391edin983395ele Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIA 983391i pentru a servi la analizarea sistemuluide management al calită983395ii 983391i pentru luarea de măsuri icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii acestuia

553 Comunicarea

Procesul de comunicare din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA are două aspectecomunicarea internă 983391i comunicarea externă Responsabilii acestui proces sunt Reprezentantulmanagementului pentru procesul de comunicare internă 983391i coordonatorii diferitelor

compartimente din cadrul aparatului propriu de specialitate pentru comunicarea externă cu

clien983395ii cetă983395enii comunitatea mass-media etc

Comunicarea internă

Căile de comunicare stabilite intern acoperă transmiterea informa983395iilor de la conducerecătre executan983395i (comunicarea de sus icircn jos) de la executan983395i spre conducere (comunicarea de josicircn sus) precum 983391i comunicarea icircntre diferite func983395ii organizatorice situate pe acelea983391i niveleorganizatorice (comunicarea pe orizontală)

Icircn principal procesul de comunicare internă se realizează prin transmiterea de informa983395ii verbale cu ocazia unor icircntacirclniri analize 983391edin983395e instruiri de

informare organizate de conducere sau de 983391efii compartimentelor de specialitate Acest mod decomunicare realizează icircn principal comunicarea de sus icircn jos 983391i pe orizontală dar ori de cacircte orieste cazul li se pot aduce la cuno983391tin983395a 983391efilor ierarhici orice probleme sau aspecte semnificativecare influen983395ează activită983395ile realizate 983391isau calitatea serviciilor De asemenea se pot discutapropuneri de icircmbunătă983395ire a proceselor 983391i eficacită983395ii acestora transmitereadifuzarea de documente scrise prin care se stabilesc reguli de execu983395ie a anumitorproceseactivită983395i Exemple de documente difuzate care con983395in astfel de informa983395ii sunt ManualulCalită983395ii 983391i procedurile asociate documente legale 983391i de reglementare documente de provenien983395ăexternă note interne dispozi983395ii hotăracircri fi983391e post sau alte documente de reglementare

Această modalitate de comunicare este icircn general utilizată pentru comunicarea de sus icircn jos 983391i peorizontală Transmiterea de documenta983395ie scrisă se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircnsistemul informatic transmiterea de solicitări raportări icircnregistrări rezultate icircn urma desfă983391urării activită983395ilor

proceselor registre propuneri scrise sau verbale ale personalului către conducere sau către 983391efiiierarhici prin care se realizează comunicarea de jos icircn sus Transmiterea acestor tipuri dedocumente se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircn sistemul informatic

Şefii compartimentelor de specialitate au responsabilitatea de a face cunoscute personaluluidin subordine căile de comunicare stabilite icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Modalită983395ile de transmitere 983391i difuzare a diferitelor rapoarte 983391i icircnregistrări emise de cătreanumite func983395ii din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt reglementate prin documenteleSMC (manual 983391i proceduri asociate) icircn care acestea sunt referite

Comunicarea externă

Comunicarea externă asigură transmiterea informa983395iilor icircntre Primăria Municipiului MEDGIDIA983391i cetă983395eni serviciile 983391i institu983395iile publice societă983395ile comerciale aflate icircn subordinea CLMG

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 20

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alte structuri ale administra983395iei locale organisme 983391i organiza983395ii neguvernamentale din 983395ară 983391i străinătate structuri ale administra983395iei locale din străinătate mass-media furnizoriprestatoriexecutan983395i

In general comunicarea cu aceste entită983395i se realizează prin transmiterea de documente 983391iinforma983395ii icircn scris icircn conformitate cu prevederile din procedurile generale fi983391ele de procesprocedurile opera983395ionale procedurile specifice 983391i instruc983395iunile de lucru precum 983391i dindocumentele legale 983391i de reglementare aplicabile

Responsabilită983395ile 983391i autoritatea pentru men983395inerea interfe983395ei 983391i comunicarea externă suntstabilite prin atribu983395iile fiecărui compartiment de specialitate sau prin competen983395ele acordate prindispozi983395ie de Primar icircn limitele prevederilor legale

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de comunicare externă este guvernatde principiile liberului acces la informa983395iile de interes public 983391i al transparen983395ei decizionale icircnadministra983395ia publică locală

Modul de control al procesului Comunicare este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 553

56 Analiza efectuată de management

Anual sau ori de cacircte ori este necesar Primarul Municipiului MEDGIDIA efectuează analizereferitoare la modul icircn care func983395ionează sistemul de management al calită983395ii stabilit 983391i definit prinManualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate acestuia De asemenea prin analiza func983395ionăriisistemului de management al calită983395ii se urmăre983391te eficien983395a 983391i eficacitatea SMC de a icircndepliniobiectivele stabilite icircn domeniul calită983395ii precum 983391i posibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Elementele de intrare pentru realizarea analizei se regăsesc icircn Raportul de Analiză elaboratde Reprezentantul managementului care con983395ine informa983395ii de feed-back de la clien983395i constatările auditurilor interne si externe efectuate in cadrul PM nivelul de icircndeplinire a obiectivelor stabilite icircn domeniul calită983395ii func983395ionarea proceselor 983391i analiza conformită983395ii neconformită983395ii serviciilor stadiul implementării ac983395iunilor corective 983391i preventive informa983395ii referitoare la eventualele schimbări care pot influen983395a func983395ionarea SMC informa983395ii referitoare la furnizori date referitoare la modul icircn care s-au solu983395ionat măsurile 983391i ac983395iunile ini983395iate la analiza

anterioară orice alte date importante pentru stabilirea de măsuri de icircmbunătă983395ire a func983395ionarii sistemuluide management al calită983395ii

Rezultatele analizelor se concretizează icircn recomandări 983391i măsuri corective sau preventiveini983395iate icircn scopul icircmbunătă983395irii performan983395elor Primăriei Municipiului MEDGIDIA a calită983395iiserviciilor realizate 983391i a func983395ionării sistemului de management al calită983395ii De asemenea va fistabilit necesarul de resurse pentru func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea SMC pentru următoareaperioadă Concluziile analizei se documentează icircn Procese verbale ale analizei sistemului de managemental calită983395ii

Detalii referitoare la realizarea procesului de analiză a managementului icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIA se regăsesc icircn procedura generală opera983395ională Analiza efectuată demanagement cod MG ndash POG ndash 56 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391ade proces cod MG ndash FP ndash 56

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 21

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 6MANAGEMENTUL RESURSELOR

61 Asigurarea resurselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA resursele esen983395iale pentru implementareamen983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea sistemului de management al calită983395ii precum 983391i cele necesare pentrua cre983391te satisfac983395ia clientului prin icircndeplinirea cerin983395elor sunt identificate 983391i puse la dispozi983395ie

Aceste resurse includ

resurse financiare resurse umane infrastructura 983391i mediul de lucru administrare patrimoniu (domeniu public 983391i privat)

Identificarea resurselor se realizează prin planificările SMC icircn care sunt identificate toate resursele necesare icircndeplinirii obiectivelor

strategice 983391i specificeanalizele de management prin care se stabilesc resursele necesare men983395inerii 983391i icircmbunătă983395iriiSMC cre983391terii performan983395ei organiza983395iei 983391i satisfac983395iei clien983395ilorprogramele anuale de instruireinstruc983395iunile specifice de lucru precum 983391i cerin983395ele pentru mediul de lucru

Conducerea PM răspunde direct sau prin personalul din subordine de asigurarearesurselor necesare pentru func983395ionarea SMC 983391i pentru realizarea proceselor 983391i serviciilor icircncondi983395ii corespunzătoare

611 Resurse financiare

Icircn cadrul PM procesul Resurse financiare cuprinde activită983395ile financiare 983391i contabileprecum 983391i activită983395ile de elaborare buget 983391i urmărire a execu983395iei bugetare

6111 Provenienţa resurselor financiare

Resursele financiare sunt constituite din fonduri provenite din impozite taxe 983391i amenzi dela persoanele fizice 983391i juridice purtacircnd denumirea 983391i de crean983395e bugetare

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 22

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

6112 Elaborarea bugetului şi urmărirea execuţiei bugetare

Icircn baza veniturilor preconizate (provenite din taxe impozite 983391i amenzi) 983391i a solicitărilor de

resurse financiare icircntocmite de compartimentele de specialitate din cadrul PM compartimentul despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircntocmeste proiectul de buget care estesupus aprobării CLMG

Analiza 983391i evaluarea veniturilor 983391i urmărirea 983391i raportarea execu983395iei bugetare se realizeazăde către personalul compartimentelor de specialitate icircn colaborare cu personalul responsabil dincadrul compartimentelor implicate icircn conformitate cu prevederile legale 983391i de reglementareaplicabile 983391i cu prevederile din fi983391a de proces 983391i sau procedura opera983395ională

6113 Activităţi financiare şi contabile

Organizarea coordonarea 983391i execu983395ia activită983395ilor financiare 983391i contabile ale Primăriei

Municipiului MEDGIDIA icircn vederea derulării contractelor icircncheiate de PM cu diver983391i clien983395i serealizează de personalul compartimentelor de specialitate icircn conformitate cu prevederile legale 983391ide reglementare aplicabile

62 Resurse umane

621Generalităţi

Conform obiectivelor stabilite de Primăriei Municipiului MEDGIDIA calitatea serviciilor realizate icircncadrul PM este influen983395ată icircn mod esen983395ial de profesionalismul personalului din aparatul propriude specialitate Formarea unui corp profesionist de func983395ionari publici se realizează prin

stabilirea cerin983395elor de competen983395ă aferente func983395iei publice icircn fi983391ele de post 983391i urmărirearespectării acestora de către persoana nominalizată pe un anumit post

icircmbunătă983395irea rezultatelor activită983395ii desfă983391urate icircn scopul icircndeplinirii obiectivelor

stabilite prin identificarea necesită983395ilor de instruire a func983395ionarilor publici evaluarea anuală a performan983395elor profesionale individuale ale func983395ionarilor publici

prin compararea gradului de icircndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele ob983395inuteicircn mod efectiv

asigurarea unui sistem motiva983395ional care să determine cre983391terea performan983395elor

profesionale individuale

622Competenţă conştientizare şi instruire

Modul de desfă983391urare a procesului Competen983395ă con983391tientizare 983391i instruire pentrupersonalul din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este stabilit icircn procedura generalăopera983395ională MG ndash POG ndash 622 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 622

Organigrama numărul de posturi statul de func983395ii 983391i Regulamentul de Organizare 983391iFunc983395ionare se stabilesc 983391i se aprobă printr-o Hotăracircre a CLMG

Icircn cadrul PM personalul implicat icircn activită983395i care pot influen983395a calitatea serviciilor estecompetent din punct de vedere al studiilor instruirii abilită983395ilor 983391i experien983395ei adecvate Cerin983395elede competen983395ă (studii instruire abilită983395i 983391i experien983395ă) necesare pentru o anumită func983395ie suntidentificate icircn Fi983391ele de post corespunzătoare

La angajarea sau la numirea unei persoane pe post se verifică prin examinare intervievare983391isau testarea cuno983391tin983395elor si abilită983395ilor icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă stabilite icircn Fi983391apostului

Procesul de angajare a func983395ionarilor publici icircn cadrul PM respectă prevederile legale 983391i dereglementare aplicabile

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 23

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 15: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

regăsirea cu u983391urin983395ă a icircnregistrărilor arhivarea 983391i păstrarea icircnregistrărilor distrugerea icircnregistrărilor

Icircnregistrările controlate formularele aferente acestora (atunci cacircnd sunt prevăzute)persoanele care le emit 983391i păstrează precum 983391i perioadele de arhivare sunt specificate icircn cadrulfiecărei proceduri sau instruc983395iuni Se consideră icircnregistrări ale calită983395ii controlate aceleicircnregistrări cerute de standardul SR EN ISO 90012008 care demonstrează atacirct realizarea calită983395iicerute pentru serviciile executate cacirct 983391i func983395ionarea eficace a sistemului de management alcalită983395ii icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la tipurile de icircnregistrări men983395inute sub control 983391i responsabilită983395ile

persoanelor implicate se regăsesc icircn procedura generală Controlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash424 983391i Fi983391a de Proces MG ndash FP ndash 424

CAPITOLUL 5RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

51 Angajamentul managementului

Primarul ca 983391ef al Primăriei Municipiului MEDGIDIA a formulat 983391i documentat Declara983395iade politică 983391i angajamentul Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01 document prin care se prezintă angajamentul fa983395ă de proiectarea 983391i implementareaunui sistem de management al calită983395ii (SMC) icircn conformitate cu cerin983395ele standardului SR EN ISO90012008 precum 983391i pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestuia

Icircn acest sens Angajamentul Primarului cuprinde cerin983395e referitoare la comunicarea icircn cadrul MG a importan983395ei satisfacerii cerin983395elor clien983395ilor 983391i a cerin983395elor legale 983391ide reglementare stabilirea politicii referitoare la calitate 983391i a obiectivelor calită983395ii efectuarea analizelor de managementurmărirea icircmbunătă983395irii continue a func983395ionării SMC precum 983391i a performan983395ei generale aPrimăriei Municipiului MEDGIDIA asigurarea resurselor necesare func983395ionarii SMC 983391i atingerii obiectivelor stabilite

52 Orientare către client

Clien983395ii serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt membrii comunită983395ii locale 983391i anume cetă983395eni persoane juridice agen983395ieconomici institu983395ii publice mass-media sau orice alt beneficiar al serviciilor executate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA Prin sistemul de management al calită983395ii proiectat 983391i aplicat icircncadrul MG se urmăre983391te ca problemele cerin983395ele 983391i necesită983395ile clien983395ilor referitoare la serviciile deadministra983395ie publică locală să fie icircn983395elese 983391i icircndeplinite icircn scopul cre983391terii satisfac983395iei acestora

Avacircndu-se icircn vedere faptul că Primăria Municipiului MEDGIDIA este institu983395ia responsabilăde solu983395ionarea problemelor colectivită983395ii localeOrientarea către client este principiul de bazăluat icircn considerare la proiectarea sistemului de management al calită983395ii iar icircndeplinirea cerin983395elorclien983395ilor icircn condi983395iile respectării cerin983395elor legale 983391i de reglementare este principalul obiectiv

Prin Procesele referitoare la rela983395ia cu clientul (descrise icircn subcap 72 983391i procedura

generală opera983395ională MG ndash POG ndash 72) se reglementează modul de preluare a solicitărilor de laclien983395i precum 983391i modul de tratare a peti983395iilor (sesizări reclama983395ii contesta983395ii) Informa983395iile de laclien983395i sunt comunicate compartimentelor de specialitate responsabile pentru a fi procesate 983391isolu983395ionate Icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii procesului de preluare a solicitărilor clien983395ilor icircn cadrulMG s-au stabilit modalită983395i 983391i căi de comunicare suplimentare cum ar fi transmiterea MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 15

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

informa983395iilor prin posta electronică puncte de informare - documentare sistemul de audien983395esistemul de colaborare cu mass-media etc De asemenea prin compartimentele existente seasigură liberul acces la informa983395iile de interes public precum 983391i o transparen983395ă totală a PMGprivind Dispozi983395iile Primarului 983391i Hotăracircrile CLMG propuse sau aflate icircn discu983395ie 983391i cele emise

Aceste măsuri au rolul de a cre983391te satisfac983395ia clientului prin oferirea tuturor informa983395iilor necesare983391i prin crearea posibilită983395ii de a participa activ la activitatea decizională

Prin procesul Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor (descris icircn subcap 821 983391i proceduragenerală opera983395ională MG ndash POG ndash 821) sunt culese 983391i ulterior prelucrate informa983395iile de feed-

back primite de la clien983395i identificacircndu-se astfel necesită983395ile 983391i a983391teptările viitoare ale clien983395ilorprecum 983391i percep983395ia acestora referitor la modul icircn care au fost icircndeplinite cerin983395ele

53 Politica referitoare la calitate

Politica 983391i obiectivele strategice icircn domeniul calită983395ii sunt definite icircn Declara983395ia de politică983391i angajamentul Primarului ora983391ului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01

Con983395inutul acesteia este stabilit icircn deplină concordan983395ă cu cerin983395ele legale 983391i dereglementare aplicabile cu necesită983395ile 983391i interesele MG 983391i clien983395ilor precum 983391i cu celelalte politicidin cadrul MG (politica financiară bugetară de personal de dezvoltare etc)

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA politica referitoare la calitate este comunicatăicircn983395eleasă 983391i aplicată de icircntreg personalul aparatului propriu de specialitate care desfă983391oarăactivită983395i cu impact asupra calită983395ii serviciilor icircn principal prin realizarea următoarelor activită983395i

prezentarea politicii 983391i obiectivelor icircn cadrul unor activită983395i de informare 983391i instruireafi983391area Declara983395iei de politică 983391i angajamentului Primarului Municipiului MEDGIDIA icircndomeniul calită983395ii icircn compartimentele func983395ionale 983391isau icircn zonele de acces

Pentru a se asigura implementarea politicii icircn domeniul calită983395ii 983391i realizarea obiectivelorcalită983395ii Primarul are responsabilitatea de a aloca resursele necesare materiale 983391i umane Deasemenea Primarul actualizează ori de cacircte ori este cazul con983395inutul acestora astfel icircncacirct politica983391i obiectivele stabilite să fie icircn permanen983395ă adecvate cerin983395elor din documentele legale 983391i dereglementare precum 983391i necesită983395ilor 983391i a983391teptărilor exprimate sau implicite ale tuturor păr983395ilorinteresate (clien983395i aparat propriu comunitate institu983395ii ale administra983395iei locale 983391i centralefurnizorilor)

54 Planificare541 Obiectivele calităţii

Managementul de la cel mai icircnalt nivel al Primăriei Municipiului MEDGIDIA se asigură căobiectivele calită983395ii sunt stabilite pentru func983395iile relevante 983391i la nivelurile relevante ale PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA

Icircn cadrul MG obiectivele calită983395ii sunt icircn concordan983395ă cu politica referitoare la calitatesunt transpuse icircn obiective specifice 983391i sunt măsurabile prin stabilirea unor indicatori 983391i a unor

valori 983395intăFunc983395iile 983391i nivelurile relevante icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt următoarele Primar Secretar Compartimente independente sau subordonate

542 Planificarea SMC

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 16

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de planificare a sistemului demanagement al calită983395ii este coordonat de Reprezentantul Managementului 983391i are următoareleobiective stabilirea la nivelurile 983391i func983395iile relevante din cadrul MG a obiectivelor specifice urmărirea 983391i evaluarea periodică a nivelului de icircndeplinire a obiectivelor asigurarea icircndeplinirii cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea proceselor

SMC men983395inerea integrită983395ii sistemului icircn cazul unor schimbări care pot afecta func983395ionarea

acestuiaObiectivele strategice definite icircn Declara983395ia de Politica 983391i Angajamentul Primarului

Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii se transpun la nivelul func983395iilor 983391i nivelelor relevantedin Primăria Municipiului MEDGIDIA icircntr-un ansamblu de obiective măsurabile 983391i activită983395i acăror realizare este urmărită icircn cadrul analizelor efectuate de management

Obiectivele specifice sunt stabilite anual 983391i sunt documentate icircn Planificarea SMC prin grijaŞefilor CS

Planificarea SMC este avizată de Reprezentantul managementului 983391i aprobată de PrimarLa stabilirea obiectivelor specifice pot fi luate icircn considerare următoarele

obiectivele strategice cuprinse icircn declara983395ia Primarului MG nivelul de realizare a obiectivelor icircn perioada anterioară posibilită983395i de icircmbunătă983395ire a performan983395elor serviciilor sau proceselor cerin983395e legale sau de reglementare neconformită983395i informa983395ii de la clien983395i

Planificarea SMC con983395ine informa983395ii referitoare laa) obiectivele stabilite b) indicatormetoda de cuantificarec) valoare propusăd) măsurile 983391i activită983395ile necesare pentru icircndeplinirea obiectivelore) responsabil urmărire obiectivef) resurse necesareg) valoarea ob983395inută) observa983395ii

Resursele necesare pentru icircndeplinirea obiectivelor trebuie sa fie corelate cu propunerile de buget anuale ale compartimenterlor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Planificările aprobate sunt difuzate icircn fiecare compartiment de specialitate a MG 983391efulfiecărui compartiment avacircnd responsabilitatea de a urmări icircndeplinirea obiectivelor pentru caresunt responsabili De asemenea ace983391tia trebuie să se asigure de con983391tientizarea icircntreguluipersonal din subordine referitor la relevan983395a 983391i importan983395a activită983395ilor icircn care ace983391tia suntimplica983395i 983391i de modul icircn care contribuie la realizarea obiectivelor ce le revin

Periodic Şefii CS urmăresc 983391i raportează Reprezentantului managementului stadiulrealizării masurilor si activită983395ilor stabilite 983391i implicit a obiectivelor specifice Planificările SMCcompletate de Şefii CS cu rezultatele ob983395inute se transmit Reprezentantului Managementului 983391iconstituie date de intrare pentru analiza managementului Icircn func983395ie de rezultatele ob983395inute seaprobă obiectivele pentru anul următor

Pentru a se asigura icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395ireaproceselor SMC icircn cadrul MG se icircntreprind următoarele procesele SMC sunt documentate prin Manualul Calită983395ii proceduri generale fi983391e de proces

proceduri opera983395ionale proceduri specifice 983391i instruc983395iuni de lucru asiguracircndu-se astfel definireamodului de operare a criteriilor de acceptare precum 983391i monitorizărilor 983391i după caz măsurilor

necesare pentru urmărirea acestora procesele sunt planificate conform prevederilor din documentele aplicabile procesele sunt coordonate de personal desemnat care are responsabilitatea de a analiza 983391i

evalua periodic eficacitatea acestora 983391i de a propune măsuri corective pentru a se realiza

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 17

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

rezultatele planificate 983391i măsuri pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestoraOri de cacircte ori apar modificări organizatorice func983395ionale sau de altă natură modificări

care pot influen983395a func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii Reprezentantulmanagementului sau alta persoană desemnată de conducerea PM elaborează un plan (PlanificareaSMC sau alt document echivalent) prin care să asigure preluarea schimbărilor fără a fi afectatăfunc983395ionarea SMC

Procesul de Planificare a SMC este monitorizat 983391i urmărit prin auditarea internă 983391i cu ocaziaanalizei managementului Ori de cacircte ori apar neconformită983395i sau probleme generate de planificareconducerea Primăriei Municipiului MEDGIDIA ia măsurile necesare pentru realizarea rezultatelorplanificate

Modul de control al procesului Planificarea SMC este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 542

55 Responsabilitate autoritate şi comunicare

551 Responsabilitate şi autoritate

Icircn spiritul politicii stabilite icircn domeniul calită983395ii Primarul Municipiului MEDGIDIA areresponsabilitatea 983391i autoritatea de a stabili 983391i men983395ine sistemul de management al calită983395ii propriuPM Icircn acest sens Primarul desemnează personalul din cadrul PM care are responsabilitatea 983391iautoritatea de a urmări modul de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii icircn entită983395ilepe care le coordonează De asemenea acestuia i se acordă autoritatea 983391i libertatea organizatoricănecesare pentru a lua decizii 983391i a ini983395ia ac983395iuni corective sau preventive referitoare la activită983395ile 983391iprocesele desfă983391urate icircn scopul realizării cu eficacitatea dorită a obiectivelor stabilite

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilită983395ile specifice 983391i nivelurile deautoritate sunt documentate icircn Regulamentul de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i icircn Fi983391ele de Post

Principalele responsabilită983395i ale personalului care conduce execută 983391i verifică activită983395ile ceinfluen983395ează calitatea serviciilor executate icircn cadrul PM sunt

Primarul

Stabile983391te politica 983391i obiectivele strategice ale Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircn

domeniul calită983395ii 983391i se asigură că la nivelul func983395iilor relevante din Primărie sunt stabiliteobiectivele specifice

Asigură resursele necesare implementării func983395ionarii 983391i icircmbunătă983395irii sistemului de

management al calită983395ii precum 983391i pentru icircndeplinirea obiectivelor stabilite Desemnează Reprezentantul managementului icircn domeniul calită983395ii

Efectuează analiza func983395ionării sistemului de management al calită983395ii 983391i decide măsurile

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii acestuia Aprobă documentele sistemului de management al calită983395ii 983391i Planificările SMC

Nume983391te prin dispozi983395ie Responsabilul programului de audit 983391i aprobă programul anual

de audit intern

Reprezentantul Managementului Se asigură că procesele sistemului de management al calită983395ii sunt stabilite

implementate 983391i men983395inute respectandu-se prevederile aplicabile din standardul de referin983395ă Raportează periodic Primarului despre func983395ionarea 983391i eficacitatea sistemului de

management al calită983395ii 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire Se asigură că este promovată icircn cadrul PM con983391tientizarea referitoare la calitate 983391i la

importan983395a icircndeplinirii cerin983395elor clientului (cetă983395eanului) Reprezintă Primăria Municipiului MEDGIDIA icircn rela983395iile cu păr983395ile externe pentru orice

probleme referitoare la sistemul de management al calită983395ii Coordonează elaborarea 983391i gestionarea documentelor sistemului de management al

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 18

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

calită983395ii Avizează documentele sistemului de management al calită983395ii

Este numit Responsabil al Programului de audit intern 983391i icircn acest sens

elaborează Programul anual de audit intern icircl supune aprobării Primarului 983391i coordoneazărealizarea acestuia monitorizează 983391i analizează procesul de auditare internă din cadrul Primăriei Municipiului

MEDGIDIA 983391i ini983395iază măsurile corective preventive sau de icircmbunătă983395ire a acestuia răspunde de asigurarea competen983395ei auditorilor interni 983391i de monitorizarea performan983395elor

acestora icircntocme983391te Raportul de analiză a func983395ionării SMC icircn baza căruia se realizează analiza

anuală a managementului Coordonează elaborarea Planificării SMC modalită983395ile de stabilire 983391i urmărire a

obiectivelor specifice la nivelul compartimentelor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA Coordonează instruirea personalului icircn domeniul calită983395ii

Coordonează procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor

Şefii CS (compartimente de specialitate) Răspund de implementarea sistemului de management al calită983395ii icircn compartimentele de

specialitate pe care le conduc Stabilesc obiective specifice corelate cu obiectivele generale ale primăriei icircn domeniul

calită983395ii pentru compartimentele pe care le conduc Urmăresc realizarea obiectivelor specifice 983391i raportează rezultatele ob983395inute

Dispun elaborarea 983391i avizează procedurile specifice aplicabile icircn compartimentul pe care

icircl coordonează Efectuează analize ale rezultatelor ob983395inute 983391i ini983395iază ac983395iuni corective 983391i preventive

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii proceselor realizate icircn cadrul compartimentelor despecialitate pe care le conduc

Identifică neconformită983395i la proceseleactivită983395ileserviciile realizate 983391i răspund de

solu983395ionarea acestora Icircntocmesc Raportul semestrial icircn care sunt men983395ionate tendin983395ele neconformită983395ilor

552 Reprezentantul managementului

Icircn cadru Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilitatea generală pentruimplementarea men983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea continuă a sistemului de mangement al calită983395ii icircirevine Primarului Reprezentantul al Managementului numit prin decizie de Primar care icirci acordăicircntreaga autoritate 983391i libertate organizatorică pentru implementarea 983391i men983395inerea icircn func983395iune asistemului de management al calită983395ii Pentru aceasta reprezentantul managementului trebuie

să se asigure că este stabilit implementat 983391i men983395inut la toate nivelele organizatorice 983391i

func983395ionale din primărie sistemul de management al calită983395ii documentat icircn Manualul calită983395ii codMG ndash MC - ISO 983391i icircn procedurile asociate acestuia

să raporteze Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn vederea analizei periodice desprefunc983395ionarea sistemului de management al calită983395ii proiectat icircn conformitate cu cerin983395eleStandardului SR EN ISO 90012008 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire

să se asigure că este promovată icircn Primăriei Municipiului MEDGIDIA con983391tientizareacerin983395elor cetă983395eanului

Raportările Reprezentantului managementului con983395in date despre nivelul de atingere a obiectivelor PM icircn domeniul calită983395ii eficacitatea sistemului de management al calită983395ii evaluată ca urmare a efectuării de audituri

interne situa983395ia neconformită983395ilor identificate la serviciile executate sau produseleserviciile

achizi983395ionate icircn cadrul Primăriei

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 19

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

stadiul 983391i eficien983395a ac983395iunilor corective 983391i preventive stadiul reclama983395iilor de la clien983395i alte probleme referitoare la calitatea serviciilor executate de Primăria Municipiului MEDGIDIA

Raportările sunt făcute anual icircn scris 983391i sunt transmise Primarului pentru a fi prezentateicircn 983391edin983395ele Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIA 983391i pentru a servi la analizarea sistemuluide management al calită983395ii 983391i pentru luarea de măsuri icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii acestuia

553 Comunicarea

Procesul de comunicare din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA are două aspectecomunicarea internă 983391i comunicarea externă Responsabilii acestui proces sunt Reprezentantulmanagementului pentru procesul de comunicare internă 983391i coordonatorii diferitelor

compartimente din cadrul aparatului propriu de specialitate pentru comunicarea externă cu

clien983395ii cetă983395enii comunitatea mass-media etc

Comunicarea internă

Căile de comunicare stabilite intern acoperă transmiterea informa983395iilor de la conducerecătre executan983395i (comunicarea de sus icircn jos) de la executan983395i spre conducere (comunicarea de josicircn sus) precum 983391i comunicarea icircntre diferite func983395ii organizatorice situate pe acelea983391i niveleorganizatorice (comunicarea pe orizontală)

Icircn principal procesul de comunicare internă se realizează prin transmiterea de informa983395ii verbale cu ocazia unor icircntacirclniri analize 983391edin983395e instruiri de

informare organizate de conducere sau de 983391efii compartimentelor de specialitate Acest mod decomunicare realizează icircn principal comunicarea de sus icircn jos 983391i pe orizontală dar ori de cacircte orieste cazul li se pot aduce la cuno983391tin983395a 983391efilor ierarhici orice probleme sau aspecte semnificativecare influen983395ează activită983395ile realizate 983391isau calitatea serviciilor De asemenea se pot discutapropuneri de icircmbunătă983395ire a proceselor 983391i eficacită983395ii acestora transmitereadifuzarea de documente scrise prin care se stabilesc reguli de execu983395ie a anumitorproceseactivită983395i Exemple de documente difuzate care con983395in astfel de informa983395ii sunt ManualulCalită983395ii 983391i procedurile asociate documente legale 983391i de reglementare documente de provenien983395ăexternă note interne dispozi983395ii hotăracircri fi983391e post sau alte documente de reglementare

Această modalitate de comunicare este icircn general utilizată pentru comunicarea de sus icircn jos 983391i peorizontală Transmiterea de documenta983395ie scrisă se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircnsistemul informatic transmiterea de solicitări raportări icircnregistrări rezultate icircn urma desfă983391urării activită983395ilor

proceselor registre propuneri scrise sau verbale ale personalului către conducere sau către 983391efiiierarhici prin care se realizează comunicarea de jos icircn sus Transmiterea acestor tipuri dedocumente se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircn sistemul informatic

Şefii compartimentelor de specialitate au responsabilitatea de a face cunoscute personaluluidin subordine căile de comunicare stabilite icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Modalită983395ile de transmitere 983391i difuzare a diferitelor rapoarte 983391i icircnregistrări emise de cătreanumite func983395ii din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt reglementate prin documenteleSMC (manual 983391i proceduri asociate) icircn care acestea sunt referite

Comunicarea externă

Comunicarea externă asigură transmiterea informa983395iilor icircntre Primăria Municipiului MEDGIDIA983391i cetă983395eni serviciile 983391i institu983395iile publice societă983395ile comerciale aflate icircn subordinea CLMG

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 20

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alte structuri ale administra983395iei locale organisme 983391i organiza983395ii neguvernamentale din 983395ară 983391i străinătate structuri ale administra983395iei locale din străinătate mass-media furnizoriprestatoriexecutan983395i

In general comunicarea cu aceste entită983395i se realizează prin transmiterea de documente 983391iinforma983395ii icircn scris icircn conformitate cu prevederile din procedurile generale fi983391ele de procesprocedurile opera983395ionale procedurile specifice 983391i instruc983395iunile de lucru precum 983391i dindocumentele legale 983391i de reglementare aplicabile

Responsabilită983395ile 983391i autoritatea pentru men983395inerea interfe983395ei 983391i comunicarea externă suntstabilite prin atribu983395iile fiecărui compartiment de specialitate sau prin competen983395ele acordate prindispozi983395ie de Primar icircn limitele prevederilor legale

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de comunicare externă este guvernatde principiile liberului acces la informa983395iile de interes public 983391i al transparen983395ei decizionale icircnadministra983395ia publică locală

Modul de control al procesului Comunicare este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 553

56 Analiza efectuată de management

Anual sau ori de cacircte ori este necesar Primarul Municipiului MEDGIDIA efectuează analizereferitoare la modul icircn care func983395ionează sistemul de management al calită983395ii stabilit 983391i definit prinManualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate acestuia De asemenea prin analiza func983395ionăriisistemului de management al calită983395ii se urmăre983391te eficien983395a 983391i eficacitatea SMC de a icircndepliniobiectivele stabilite icircn domeniul calită983395ii precum 983391i posibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Elementele de intrare pentru realizarea analizei se regăsesc icircn Raportul de Analiză elaboratde Reprezentantul managementului care con983395ine informa983395ii de feed-back de la clien983395i constatările auditurilor interne si externe efectuate in cadrul PM nivelul de icircndeplinire a obiectivelor stabilite icircn domeniul calită983395ii func983395ionarea proceselor 983391i analiza conformită983395ii neconformită983395ii serviciilor stadiul implementării ac983395iunilor corective 983391i preventive informa983395ii referitoare la eventualele schimbări care pot influen983395a func983395ionarea SMC informa983395ii referitoare la furnizori date referitoare la modul icircn care s-au solu983395ionat măsurile 983391i ac983395iunile ini983395iate la analiza

anterioară orice alte date importante pentru stabilirea de măsuri de icircmbunătă983395ire a func983395ionarii sistemuluide management al calită983395ii

Rezultatele analizelor se concretizează icircn recomandări 983391i măsuri corective sau preventiveini983395iate icircn scopul icircmbunătă983395irii performan983395elor Primăriei Municipiului MEDGIDIA a calită983395iiserviciilor realizate 983391i a func983395ionării sistemului de management al calită983395ii De asemenea va fistabilit necesarul de resurse pentru func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea SMC pentru următoareaperioadă Concluziile analizei se documentează icircn Procese verbale ale analizei sistemului de managemental calită983395ii

Detalii referitoare la realizarea procesului de analiză a managementului icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIA se regăsesc icircn procedura generală opera983395ională Analiza efectuată demanagement cod MG ndash POG ndash 56 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391ade proces cod MG ndash FP ndash 56

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 21

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 6MANAGEMENTUL RESURSELOR

61 Asigurarea resurselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA resursele esen983395iale pentru implementareamen983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea sistemului de management al calită983395ii precum 983391i cele necesare pentrua cre983391te satisfac983395ia clientului prin icircndeplinirea cerin983395elor sunt identificate 983391i puse la dispozi983395ie

Aceste resurse includ

resurse financiare resurse umane infrastructura 983391i mediul de lucru administrare patrimoniu (domeniu public 983391i privat)

Identificarea resurselor se realizează prin planificările SMC icircn care sunt identificate toate resursele necesare icircndeplinirii obiectivelor

strategice 983391i specificeanalizele de management prin care se stabilesc resursele necesare men983395inerii 983391i icircmbunătă983395iriiSMC cre983391terii performan983395ei organiza983395iei 983391i satisfac983395iei clien983395ilorprogramele anuale de instruireinstruc983395iunile specifice de lucru precum 983391i cerin983395ele pentru mediul de lucru

Conducerea PM răspunde direct sau prin personalul din subordine de asigurarearesurselor necesare pentru func983395ionarea SMC 983391i pentru realizarea proceselor 983391i serviciilor icircncondi983395ii corespunzătoare

611 Resurse financiare

Icircn cadrul PM procesul Resurse financiare cuprinde activită983395ile financiare 983391i contabileprecum 983391i activită983395ile de elaborare buget 983391i urmărire a execu983395iei bugetare

6111 Provenienţa resurselor financiare

Resursele financiare sunt constituite din fonduri provenite din impozite taxe 983391i amenzi dela persoanele fizice 983391i juridice purtacircnd denumirea 983391i de crean983395e bugetare

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 22

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

6112 Elaborarea bugetului şi urmărirea execuţiei bugetare

Icircn baza veniturilor preconizate (provenite din taxe impozite 983391i amenzi) 983391i a solicitărilor de

resurse financiare icircntocmite de compartimentele de specialitate din cadrul PM compartimentul despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircntocmeste proiectul de buget care estesupus aprobării CLMG

Analiza 983391i evaluarea veniturilor 983391i urmărirea 983391i raportarea execu983395iei bugetare se realizeazăde către personalul compartimentelor de specialitate icircn colaborare cu personalul responsabil dincadrul compartimentelor implicate icircn conformitate cu prevederile legale 983391i de reglementareaplicabile 983391i cu prevederile din fi983391a de proces 983391i sau procedura opera983395ională

6113 Activităţi financiare şi contabile

Organizarea coordonarea 983391i execu983395ia activită983395ilor financiare 983391i contabile ale Primăriei

Municipiului MEDGIDIA icircn vederea derulării contractelor icircncheiate de PM cu diver983391i clien983395i serealizează de personalul compartimentelor de specialitate icircn conformitate cu prevederile legale 983391ide reglementare aplicabile

62 Resurse umane

621Generalităţi

Conform obiectivelor stabilite de Primăriei Municipiului MEDGIDIA calitatea serviciilor realizate icircncadrul PM este influen983395ată icircn mod esen983395ial de profesionalismul personalului din aparatul propriude specialitate Formarea unui corp profesionist de func983395ionari publici se realizează prin

stabilirea cerin983395elor de competen983395ă aferente func983395iei publice icircn fi983391ele de post 983391i urmărirearespectării acestora de către persoana nominalizată pe un anumit post

icircmbunătă983395irea rezultatelor activită983395ii desfă983391urate icircn scopul icircndeplinirii obiectivelor

stabilite prin identificarea necesită983395ilor de instruire a func983395ionarilor publici evaluarea anuală a performan983395elor profesionale individuale ale func983395ionarilor publici

prin compararea gradului de icircndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele ob983395inuteicircn mod efectiv

asigurarea unui sistem motiva983395ional care să determine cre983391terea performan983395elor

profesionale individuale

622Competenţă conştientizare şi instruire

Modul de desfă983391urare a procesului Competen983395ă con983391tientizare 983391i instruire pentrupersonalul din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este stabilit icircn procedura generalăopera983395ională MG ndash POG ndash 622 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 622

Organigrama numărul de posturi statul de func983395ii 983391i Regulamentul de Organizare 983391iFunc983395ionare se stabilesc 983391i se aprobă printr-o Hotăracircre a CLMG

Icircn cadrul PM personalul implicat icircn activită983395i care pot influen983395a calitatea serviciilor estecompetent din punct de vedere al studiilor instruirii abilită983395ilor 983391i experien983395ei adecvate Cerin983395elede competen983395ă (studii instruire abilită983395i 983391i experien983395ă) necesare pentru o anumită func983395ie suntidentificate icircn Fi983391ele de post corespunzătoare

La angajarea sau la numirea unei persoane pe post se verifică prin examinare intervievare983391isau testarea cuno983391tin983395elor si abilită983395ilor icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă stabilite icircn Fi983391apostului

Procesul de angajare a func983395ionarilor publici icircn cadrul PM respectă prevederile legale 983391i dereglementare aplicabile

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 23

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 16: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

informa983395iilor prin posta electronică puncte de informare - documentare sistemul de audien983395esistemul de colaborare cu mass-media etc De asemenea prin compartimentele existente seasigură liberul acces la informa983395iile de interes public precum 983391i o transparen983395ă totală a PMGprivind Dispozi983395iile Primarului 983391i Hotăracircrile CLMG propuse sau aflate icircn discu983395ie 983391i cele emise

Aceste măsuri au rolul de a cre983391te satisfac983395ia clientului prin oferirea tuturor informa983395iilor necesare983391i prin crearea posibilită983395ii de a participa activ la activitatea decizională

Prin procesul Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor (descris icircn subcap 821 983391i proceduragenerală opera983395ională MG ndash POG ndash 821) sunt culese 983391i ulterior prelucrate informa983395iile de feed-

back primite de la clien983395i identificacircndu-se astfel necesită983395ile 983391i a983391teptările viitoare ale clien983395ilorprecum 983391i percep983395ia acestora referitor la modul icircn care au fost icircndeplinite cerin983395ele

53 Politica referitoare la calitate

Politica 983391i obiectivele strategice icircn domeniul calită983395ii sunt definite icircn Declara983395ia de politică983391i angajamentul Primarului ora983391ului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii cod MG ndashDPAP ndash 01

Con983395inutul acesteia este stabilit icircn deplină concordan983395ă cu cerin983395ele legale 983391i dereglementare aplicabile cu necesită983395ile 983391i interesele MG 983391i clien983395ilor precum 983391i cu celelalte politicidin cadrul MG (politica financiară bugetară de personal de dezvoltare etc)

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA politica referitoare la calitate este comunicatăicircn983395eleasă 983391i aplicată de icircntreg personalul aparatului propriu de specialitate care desfă983391oarăactivită983395i cu impact asupra calită983395ii serviciilor icircn principal prin realizarea următoarelor activită983395i

prezentarea politicii 983391i obiectivelor icircn cadrul unor activită983395i de informare 983391i instruireafi983391area Declara983395iei de politică 983391i angajamentului Primarului Municipiului MEDGIDIA icircndomeniul calită983395ii icircn compartimentele func983395ionale 983391isau icircn zonele de acces

Pentru a se asigura implementarea politicii icircn domeniul calită983395ii 983391i realizarea obiectivelorcalită983395ii Primarul are responsabilitatea de a aloca resursele necesare materiale 983391i umane Deasemenea Primarul actualizează ori de cacircte ori este cazul con983395inutul acestora astfel icircncacirct politica983391i obiectivele stabilite să fie icircn permanen983395ă adecvate cerin983395elor din documentele legale 983391i dereglementare precum 983391i necesită983395ilor 983391i a983391teptărilor exprimate sau implicite ale tuturor păr983395ilorinteresate (clien983395i aparat propriu comunitate institu983395ii ale administra983395iei locale 983391i centralefurnizorilor)

54 Planificare541 Obiectivele calităţii

Managementul de la cel mai icircnalt nivel al Primăriei Municipiului MEDGIDIA se asigură căobiectivele calită983395ii sunt stabilite pentru func983395iile relevante 983391i la nivelurile relevante ale PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA

Icircn cadrul MG obiectivele calită983395ii sunt icircn concordan983395ă cu politica referitoare la calitatesunt transpuse icircn obiective specifice 983391i sunt măsurabile prin stabilirea unor indicatori 983391i a unor

valori 983395intăFunc983395iile 983391i nivelurile relevante icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt următoarele Primar Secretar Compartimente independente sau subordonate

542 Planificarea SMC

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 16

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de planificare a sistemului demanagement al calită983395ii este coordonat de Reprezentantul Managementului 983391i are următoareleobiective stabilirea la nivelurile 983391i func983395iile relevante din cadrul MG a obiectivelor specifice urmărirea 983391i evaluarea periodică a nivelului de icircndeplinire a obiectivelor asigurarea icircndeplinirii cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea proceselor

SMC men983395inerea integrită983395ii sistemului icircn cazul unor schimbări care pot afecta func983395ionarea

acestuiaObiectivele strategice definite icircn Declara983395ia de Politica 983391i Angajamentul Primarului

Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii se transpun la nivelul func983395iilor 983391i nivelelor relevantedin Primăria Municipiului MEDGIDIA icircntr-un ansamblu de obiective măsurabile 983391i activită983395i acăror realizare este urmărită icircn cadrul analizelor efectuate de management

Obiectivele specifice sunt stabilite anual 983391i sunt documentate icircn Planificarea SMC prin grijaŞefilor CS

Planificarea SMC este avizată de Reprezentantul managementului 983391i aprobată de PrimarLa stabilirea obiectivelor specifice pot fi luate icircn considerare următoarele

obiectivele strategice cuprinse icircn declara983395ia Primarului MG nivelul de realizare a obiectivelor icircn perioada anterioară posibilită983395i de icircmbunătă983395ire a performan983395elor serviciilor sau proceselor cerin983395e legale sau de reglementare neconformită983395i informa983395ii de la clien983395i

Planificarea SMC con983395ine informa983395ii referitoare laa) obiectivele stabilite b) indicatormetoda de cuantificarec) valoare propusăd) măsurile 983391i activită983395ile necesare pentru icircndeplinirea obiectivelore) responsabil urmărire obiectivef) resurse necesareg) valoarea ob983395inută) observa983395ii

Resursele necesare pentru icircndeplinirea obiectivelor trebuie sa fie corelate cu propunerile de buget anuale ale compartimenterlor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Planificările aprobate sunt difuzate icircn fiecare compartiment de specialitate a MG 983391efulfiecărui compartiment avacircnd responsabilitatea de a urmări icircndeplinirea obiectivelor pentru caresunt responsabili De asemenea ace983391tia trebuie să se asigure de con983391tientizarea icircntreguluipersonal din subordine referitor la relevan983395a 983391i importan983395a activită983395ilor icircn care ace983391tia suntimplica983395i 983391i de modul icircn care contribuie la realizarea obiectivelor ce le revin

Periodic Şefii CS urmăresc 983391i raportează Reprezentantului managementului stadiulrealizării masurilor si activită983395ilor stabilite 983391i implicit a obiectivelor specifice Planificările SMCcompletate de Şefii CS cu rezultatele ob983395inute se transmit Reprezentantului Managementului 983391iconstituie date de intrare pentru analiza managementului Icircn func983395ie de rezultatele ob983395inute seaprobă obiectivele pentru anul următor

Pentru a se asigura icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395ireaproceselor SMC icircn cadrul MG se icircntreprind următoarele procesele SMC sunt documentate prin Manualul Calită983395ii proceduri generale fi983391e de proces

proceduri opera983395ionale proceduri specifice 983391i instruc983395iuni de lucru asiguracircndu-se astfel definireamodului de operare a criteriilor de acceptare precum 983391i monitorizărilor 983391i după caz măsurilor

necesare pentru urmărirea acestora procesele sunt planificate conform prevederilor din documentele aplicabile procesele sunt coordonate de personal desemnat care are responsabilitatea de a analiza 983391i

evalua periodic eficacitatea acestora 983391i de a propune măsuri corective pentru a se realiza

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 17

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

rezultatele planificate 983391i măsuri pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestoraOri de cacircte ori apar modificări organizatorice func983395ionale sau de altă natură modificări

care pot influen983395a func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii Reprezentantulmanagementului sau alta persoană desemnată de conducerea PM elaborează un plan (PlanificareaSMC sau alt document echivalent) prin care să asigure preluarea schimbărilor fără a fi afectatăfunc983395ionarea SMC

Procesul de Planificare a SMC este monitorizat 983391i urmărit prin auditarea internă 983391i cu ocaziaanalizei managementului Ori de cacircte ori apar neconformită983395i sau probleme generate de planificareconducerea Primăriei Municipiului MEDGIDIA ia măsurile necesare pentru realizarea rezultatelorplanificate

Modul de control al procesului Planificarea SMC este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 542

55 Responsabilitate autoritate şi comunicare

551 Responsabilitate şi autoritate

Icircn spiritul politicii stabilite icircn domeniul calită983395ii Primarul Municipiului MEDGIDIA areresponsabilitatea 983391i autoritatea de a stabili 983391i men983395ine sistemul de management al calită983395ii propriuPM Icircn acest sens Primarul desemnează personalul din cadrul PM care are responsabilitatea 983391iautoritatea de a urmări modul de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii icircn entită983395ilepe care le coordonează De asemenea acestuia i se acordă autoritatea 983391i libertatea organizatoricănecesare pentru a lua decizii 983391i a ini983395ia ac983395iuni corective sau preventive referitoare la activită983395ile 983391iprocesele desfă983391urate icircn scopul realizării cu eficacitatea dorită a obiectivelor stabilite

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilită983395ile specifice 983391i nivelurile deautoritate sunt documentate icircn Regulamentul de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i icircn Fi983391ele de Post

Principalele responsabilită983395i ale personalului care conduce execută 983391i verifică activită983395ile ceinfluen983395ează calitatea serviciilor executate icircn cadrul PM sunt

Primarul

Stabile983391te politica 983391i obiectivele strategice ale Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircn

domeniul calită983395ii 983391i se asigură că la nivelul func983395iilor relevante din Primărie sunt stabiliteobiectivele specifice

Asigură resursele necesare implementării func983395ionarii 983391i icircmbunătă983395irii sistemului de

management al calită983395ii precum 983391i pentru icircndeplinirea obiectivelor stabilite Desemnează Reprezentantul managementului icircn domeniul calită983395ii

Efectuează analiza func983395ionării sistemului de management al calită983395ii 983391i decide măsurile

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii acestuia Aprobă documentele sistemului de management al calită983395ii 983391i Planificările SMC

Nume983391te prin dispozi983395ie Responsabilul programului de audit 983391i aprobă programul anual

de audit intern

Reprezentantul Managementului Se asigură că procesele sistemului de management al calită983395ii sunt stabilite

implementate 983391i men983395inute respectandu-se prevederile aplicabile din standardul de referin983395ă Raportează periodic Primarului despre func983395ionarea 983391i eficacitatea sistemului de

management al calită983395ii 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire Se asigură că este promovată icircn cadrul PM con983391tientizarea referitoare la calitate 983391i la

importan983395a icircndeplinirii cerin983395elor clientului (cetă983395eanului) Reprezintă Primăria Municipiului MEDGIDIA icircn rela983395iile cu păr983395ile externe pentru orice

probleme referitoare la sistemul de management al calită983395ii Coordonează elaborarea 983391i gestionarea documentelor sistemului de management al

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 18

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

calită983395ii Avizează documentele sistemului de management al calită983395ii

Este numit Responsabil al Programului de audit intern 983391i icircn acest sens

elaborează Programul anual de audit intern icircl supune aprobării Primarului 983391i coordoneazărealizarea acestuia monitorizează 983391i analizează procesul de auditare internă din cadrul Primăriei Municipiului

MEDGIDIA 983391i ini983395iază măsurile corective preventive sau de icircmbunătă983395ire a acestuia răspunde de asigurarea competen983395ei auditorilor interni 983391i de monitorizarea performan983395elor

acestora icircntocme983391te Raportul de analiză a func983395ionării SMC icircn baza căruia se realizează analiza

anuală a managementului Coordonează elaborarea Planificării SMC modalită983395ile de stabilire 983391i urmărire a

obiectivelor specifice la nivelul compartimentelor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA Coordonează instruirea personalului icircn domeniul calită983395ii

Coordonează procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor

Şefii CS (compartimente de specialitate) Răspund de implementarea sistemului de management al calită983395ii icircn compartimentele de

specialitate pe care le conduc Stabilesc obiective specifice corelate cu obiectivele generale ale primăriei icircn domeniul

calită983395ii pentru compartimentele pe care le conduc Urmăresc realizarea obiectivelor specifice 983391i raportează rezultatele ob983395inute

Dispun elaborarea 983391i avizează procedurile specifice aplicabile icircn compartimentul pe care

icircl coordonează Efectuează analize ale rezultatelor ob983395inute 983391i ini983395iază ac983395iuni corective 983391i preventive

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii proceselor realizate icircn cadrul compartimentelor despecialitate pe care le conduc

Identifică neconformită983395i la proceseleactivită983395ileserviciile realizate 983391i răspund de

solu983395ionarea acestora Icircntocmesc Raportul semestrial icircn care sunt men983395ionate tendin983395ele neconformită983395ilor

552 Reprezentantul managementului

Icircn cadru Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilitatea generală pentruimplementarea men983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea continuă a sistemului de mangement al calită983395ii icircirevine Primarului Reprezentantul al Managementului numit prin decizie de Primar care icirci acordăicircntreaga autoritate 983391i libertate organizatorică pentru implementarea 983391i men983395inerea icircn func983395iune asistemului de management al calită983395ii Pentru aceasta reprezentantul managementului trebuie

să se asigure că este stabilit implementat 983391i men983395inut la toate nivelele organizatorice 983391i

func983395ionale din primărie sistemul de management al calită983395ii documentat icircn Manualul calită983395ii codMG ndash MC - ISO 983391i icircn procedurile asociate acestuia

să raporteze Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn vederea analizei periodice desprefunc983395ionarea sistemului de management al calită983395ii proiectat icircn conformitate cu cerin983395eleStandardului SR EN ISO 90012008 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire

să se asigure că este promovată icircn Primăriei Municipiului MEDGIDIA con983391tientizareacerin983395elor cetă983395eanului

Raportările Reprezentantului managementului con983395in date despre nivelul de atingere a obiectivelor PM icircn domeniul calită983395ii eficacitatea sistemului de management al calită983395ii evaluată ca urmare a efectuării de audituri

interne situa983395ia neconformită983395ilor identificate la serviciile executate sau produseleserviciile

achizi983395ionate icircn cadrul Primăriei

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 19

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

stadiul 983391i eficien983395a ac983395iunilor corective 983391i preventive stadiul reclama983395iilor de la clien983395i alte probleme referitoare la calitatea serviciilor executate de Primăria Municipiului MEDGIDIA

Raportările sunt făcute anual icircn scris 983391i sunt transmise Primarului pentru a fi prezentateicircn 983391edin983395ele Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIA 983391i pentru a servi la analizarea sistemuluide management al calită983395ii 983391i pentru luarea de măsuri icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii acestuia

553 Comunicarea

Procesul de comunicare din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA are două aspectecomunicarea internă 983391i comunicarea externă Responsabilii acestui proces sunt Reprezentantulmanagementului pentru procesul de comunicare internă 983391i coordonatorii diferitelor

compartimente din cadrul aparatului propriu de specialitate pentru comunicarea externă cu

clien983395ii cetă983395enii comunitatea mass-media etc

Comunicarea internă

Căile de comunicare stabilite intern acoperă transmiterea informa983395iilor de la conducerecătre executan983395i (comunicarea de sus icircn jos) de la executan983395i spre conducere (comunicarea de josicircn sus) precum 983391i comunicarea icircntre diferite func983395ii organizatorice situate pe acelea983391i niveleorganizatorice (comunicarea pe orizontală)

Icircn principal procesul de comunicare internă se realizează prin transmiterea de informa983395ii verbale cu ocazia unor icircntacirclniri analize 983391edin983395e instruiri de

informare organizate de conducere sau de 983391efii compartimentelor de specialitate Acest mod decomunicare realizează icircn principal comunicarea de sus icircn jos 983391i pe orizontală dar ori de cacircte orieste cazul li se pot aduce la cuno983391tin983395a 983391efilor ierarhici orice probleme sau aspecte semnificativecare influen983395ează activită983395ile realizate 983391isau calitatea serviciilor De asemenea se pot discutapropuneri de icircmbunătă983395ire a proceselor 983391i eficacită983395ii acestora transmitereadifuzarea de documente scrise prin care se stabilesc reguli de execu983395ie a anumitorproceseactivită983395i Exemple de documente difuzate care con983395in astfel de informa983395ii sunt ManualulCalită983395ii 983391i procedurile asociate documente legale 983391i de reglementare documente de provenien983395ăexternă note interne dispozi983395ii hotăracircri fi983391e post sau alte documente de reglementare

Această modalitate de comunicare este icircn general utilizată pentru comunicarea de sus icircn jos 983391i peorizontală Transmiterea de documenta983395ie scrisă se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircnsistemul informatic transmiterea de solicitări raportări icircnregistrări rezultate icircn urma desfă983391urării activită983395ilor

proceselor registre propuneri scrise sau verbale ale personalului către conducere sau către 983391efiiierarhici prin care se realizează comunicarea de jos icircn sus Transmiterea acestor tipuri dedocumente se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircn sistemul informatic

Şefii compartimentelor de specialitate au responsabilitatea de a face cunoscute personaluluidin subordine căile de comunicare stabilite icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Modalită983395ile de transmitere 983391i difuzare a diferitelor rapoarte 983391i icircnregistrări emise de cătreanumite func983395ii din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt reglementate prin documenteleSMC (manual 983391i proceduri asociate) icircn care acestea sunt referite

Comunicarea externă

Comunicarea externă asigură transmiterea informa983395iilor icircntre Primăria Municipiului MEDGIDIA983391i cetă983395eni serviciile 983391i institu983395iile publice societă983395ile comerciale aflate icircn subordinea CLMG

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 20

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alte structuri ale administra983395iei locale organisme 983391i organiza983395ii neguvernamentale din 983395ară 983391i străinătate structuri ale administra983395iei locale din străinătate mass-media furnizoriprestatoriexecutan983395i

In general comunicarea cu aceste entită983395i se realizează prin transmiterea de documente 983391iinforma983395ii icircn scris icircn conformitate cu prevederile din procedurile generale fi983391ele de procesprocedurile opera983395ionale procedurile specifice 983391i instruc983395iunile de lucru precum 983391i dindocumentele legale 983391i de reglementare aplicabile

Responsabilită983395ile 983391i autoritatea pentru men983395inerea interfe983395ei 983391i comunicarea externă suntstabilite prin atribu983395iile fiecărui compartiment de specialitate sau prin competen983395ele acordate prindispozi983395ie de Primar icircn limitele prevederilor legale

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de comunicare externă este guvernatde principiile liberului acces la informa983395iile de interes public 983391i al transparen983395ei decizionale icircnadministra983395ia publică locală

Modul de control al procesului Comunicare este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 553

56 Analiza efectuată de management

Anual sau ori de cacircte ori este necesar Primarul Municipiului MEDGIDIA efectuează analizereferitoare la modul icircn care func983395ionează sistemul de management al calită983395ii stabilit 983391i definit prinManualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate acestuia De asemenea prin analiza func983395ionăriisistemului de management al calită983395ii se urmăre983391te eficien983395a 983391i eficacitatea SMC de a icircndepliniobiectivele stabilite icircn domeniul calită983395ii precum 983391i posibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Elementele de intrare pentru realizarea analizei se regăsesc icircn Raportul de Analiză elaboratde Reprezentantul managementului care con983395ine informa983395ii de feed-back de la clien983395i constatările auditurilor interne si externe efectuate in cadrul PM nivelul de icircndeplinire a obiectivelor stabilite icircn domeniul calită983395ii func983395ionarea proceselor 983391i analiza conformită983395ii neconformită983395ii serviciilor stadiul implementării ac983395iunilor corective 983391i preventive informa983395ii referitoare la eventualele schimbări care pot influen983395a func983395ionarea SMC informa983395ii referitoare la furnizori date referitoare la modul icircn care s-au solu983395ionat măsurile 983391i ac983395iunile ini983395iate la analiza

anterioară orice alte date importante pentru stabilirea de măsuri de icircmbunătă983395ire a func983395ionarii sistemuluide management al calită983395ii

Rezultatele analizelor se concretizează icircn recomandări 983391i măsuri corective sau preventiveini983395iate icircn scopul icircmbunătă983395irii performan983395elor Primăriei Municipiului MEDGIDIA a calită983395iiserviciilor realizate 983391i a func983395ionării sistemului de management al calită983395ii De asemenea va fistabilit necesarul de resurse pentru func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea SMC pentru următoareaperioadă Concluziile analizei se documentează icircn Procese verbale ale analizei sistemului de managemental calită983395ii

Detalii referitoare la realizarea procesului de analiză a managementului icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIA se regăsesc icircn procedura generală opera983395ională Analiza efectuată demanagement cod MG ndash POG ndash 56 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391ade proces cod MG ndash FP ndash 56

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 21

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 6MANAGEMENTUL RESURSELOR

61 Asigurarea resurselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA resursele esen983395iale pentru implementareamen983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea sistemului de management al calită983395ii precum 983391i cele necesare pentrua cre983391te satisfac983395ia clientului prin icircndeplinirea cerin983395elor sunt identificate 983391i puse la dispozi983395ie

Aceste resurse includ

resurse financiare resurse umane infrastructura 983391i mediul de lucru administrare patrimoniu (domeniu public 983391i privat)

Identificarea resurselor se realizează prin planificările SMC icircn care sunt identificate toate resursele necesare icircndeplinirii obiectivelor

strategice 983391i specificeanalizele de management prin care se stabilesc resursele necesare men983395inerii 983391i icircmbunătă983395iriiSMC cre983391terii performan983395ei organiza983395iei 983391i satisfac983395iei clien983395ilorprogramele anuale de instruireinstruc983395iunile specifice de lucru precum 983391i cerin983395ele pentru mediul de lucru

Conducerea PM răspunde direct sau prin personalul din subordine de asigurarearesurselor necesare pentru func983395ionarea SMC 983391i pentru realizarea proceselor 983391i serviciilor icircncondi983395ii corespunzătoare

611 Resurse financiare

Icircn cadrul PM procesul Resurse financiare cuprinde activită983395ile financiare 983391i contabileprecum 983391i activită983395ile de elaborare buget 983391i urmărire a execu983395iei bugetare

6111 Provenienţa resurselor financiare

Resursele financiare sunt constituite din fonduri provenite din impozite taxe 983391i amenzi dela persoanele fizice 983391i juridice purtacircnd denumirea 983391i de crean983395e bugetare

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 22

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

6112 Elaborarea bugetului şi urmărirea execuţiei bugetare

Icircn baza veniturilor preconizate (provenite din taxe impozite 983391i amenzi) 983391i a solicitărilor de

resurse financiare icircntocmite de compartimentele de specialitate din cadrul PM compartimentul despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircntocmeste proiectul de buget care estesupus aprobării CLMG

Analiza 983391i evaluarea veniturilor 983391i urmărirea 983391i raportarea execu983395iei bugetare se realizeazăde către personalul compartimentelor de specialitate icircn colaborare cu personalul responsabil dincadrul compartimentelor implicate icircn conformitate cu prevederile legale 983391i de reglementareaplicabile 983391i cu prevederile din fi983391a de proces 983391i sau procedura opera983395ională

6113 Activităţi financiare şi contabile

Organizarea coordonarea 983391i execu983395ia activită983395ilor financiare 983391i contabile ale Primăriei

Municipiului MEDGIDIA icircn vederea derulării contractelor icircncheiate de PM cu diver983391i clien983395i serealizează de personalul compartimentelor de specialitate icircn conformitate cu prevederile legale 983391ide reglementare aplicabile

62 Resurse umane

621Generalităţi

Conform obiectivelor stabilite de Primăriei Municipiului MEDGIDIA calitatea serviciilor realizate icircncadrul PM este influen983395ată icircn mod esen983395ial de profesionalismul personalului din aparatul propriude specialitate Formarea unui corp profesionist de func983395ionari publici se realizează prin

stabilirea cerin983395elor de competen983395ă aferente func983395iei publice icircn fi983391ele de post 983391i urmărirearespectării acestora de către persoana nominalizată pe un anumit post

icircmbunătă983395irea rezultatelor activită983395ii desfă983391urate icircn scopul icircndeplinirii obiectivelor

stabilite prin identificarea necesită983395ilor de instruire a func983395ionarilor publici evaluarea anuală a performan983395elor profesionale individuale ale func983395ionarilor publici

prin compararea gradului de icircndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele ob983395inuteicircn mod efectiv

asigurarea unui sistem motiva983395ional care să determine cre983391terea performan983395elor

profesionale individuale

622Competenţă conştientizare şi instruire

Modul de desfă983391urare a procesului Competen983395ă con983391tientizare 983391i instruire pentrupersonalul din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este stabilit icircn procedura generalăopera983395ională MG ndash POG ndash 622 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 622

Organigrama numărul de posturi statul de func983395ii 983391i Regulamentul de Organizare 983391iFunc983395ionare se stabilesc 983391i se aprobă printr-o Hotăracircre a CLMG

Icircn cadrul PM personalul implicat icircn activită983395i care pot influen983395a calitatea serviciilor estecompetent din punct de vedere al studiilor instruirii abilită983395ilor 983391i experien983395ei adecvate Cerin983395elede competen983395ă (studii instruire abilită983395i 983391i experien983395ă) necesare pentru o anumită func983395ie suntidentificate icircn Fi983391ele de post corespunzătoare

La angajarea sau la numirea unei persoane pe post se verifică prin examinare intervievare983391isau testarea cuno983391tin983395elor si abilită983395ilor icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă stabilite icircn Fi983391apostului

Procesul de angajare a func983395ionarilor publici icircn cadrul PM respectă prevederile legale 983391i dereglementare aplicabile

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 23

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 17: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de planificare a sistemului demanagement al calită983395ii este coordonat de Reprezentantul Managementului 983391i are următoareleobiective stabilirea la nivelurile 983391i func983395iile relevante din cadrul MG a obiectivelor specifice urmărirea 983391i evaluarea periodică a nivelului de icircndeplinire a obiectivelor asigurarea icircndeplinirii cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea proceselor

SMC men983395inerea integrită983395ii sistemului icircn cazul unor schimbări care pot afecta func983395ionarea

acestuiaObiectivele strategice definite icircn Declara983395ia de Politica 983391i Angajamentul Primarului

Municipiului MEDGIDIA icircn domeniul calită983395ii se transpun la nivelul func983395iilor 983391i nivelelor relevantedin Primăria Municipiului MEDGIDIA icircntr-un ansamblu de obiective măsurabile 983391i activită983395i acăror realizare este urmărită icircn cadrul analizelor efectuate de management

Obiectivele specifice sunt stabilite anual 983391i sunt documentate icircn Planificarea SMC prin grijaŞefilor CS

Planificarea SMC este avizată de Reprezentantul managementului 983391i aprobată de PrimarLa stabilirea obiectivelor specifice pot fi luate icircn considerare următoarele

obiectivele strategice cuprinse icircn declara983395ia Primarului MG nivelul de realizare a obiectivelor icircn perioada anterioară posibilită983395i de icircmbunătă983395ire a performan983395elor serviciilor sau proceselor cerin983395e legale sau de reglementare neconformită983395i informa983395ii de la clien983395i

Planificarea SMC con983395ine informa983395ii referitoare laa) obiectivele stabilite b) indicatormetoda de cuantificarec) valoare propusăd) măsurile 983391i activită983395ile necesare pentru icircndeplinirea obiectivelore) responsabil urmărire obiectivef) resurse necesareg) valoarea ob983395inută) observa983395ii

Resursele necesare pentru icircndeplinirea obiectivelor trebuie sa fie corelate cu propunerile de buget anuale ale compartimenterlor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Planificările aprobate sunt difuzate icircn fiecare compartiment de specialitate a MG 983391efulfiecărui compartiment avacircnd responsabilitatea de a urmări icircndeplinirea obiectivelor pentru caresunt responsabili De asemenea ace983391tia trebuie să se asigure de con983391tientizarea icircntreguluipersonal din subordine referitor la relevan983395a 983391i importan983395a activită983395ilor icircn care ace983391tia suntimplica983395i 983391i de modul icircn care contribuie la realizarea obiectivelor ce le revin

Periodic Şefii CS urmăresc 983391i raportează Reprezentantului managementului stadiulrealizării masurilor si activită983395ilor stabilite 983391i implicit a obiectivelor specifice Planificările SMCcompletate de Şefii CS cu rezultatele ob983395inute se transmit Reprezentantului Managementului 983391iconstituie date de intrare pentru analiza managementului Icircn func983395ie de rezultatele ob983395inute seaprobă obiectivele pentru anul următor

Pentru a se asigura icircndeplinirea cerin983395elor referitoare la func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395ireaproceselor SMC icircn cadrul MG se icircntreprind următoarele procesele SMC sunt documentate prin Manualul Calită983395ii proceduri generale fi983391e de proces

proceduri opera983395ionale proceduri specifice 983391i instruc983395iuni de lucru asiguracircndu-se astfel definireamodului de operare a criteriilor de acceptare precum 983391i monitorizărilor 983391i după caz măsurilor

necesare pentru urmărirea acestora procesele sunt planificate conform prevederilor din documentele aplicabile procesele sunt coordonate de personal desemnat care are responsabilitatea de a analiza 983391i

evalua periodic eficacitatea acestora 983391i de a propune măsuri corective pentru a se realiza

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 17

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

rezultatele planificate 983391i măsuri pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestoraOri de cacircte ori apar modificări organizatorice func983395ionale sau de altă natură modificări

care pot influen983395a func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii Reprezentantulmanagementului sau alta persoană desemnată de conducerea PM elaborează un plan (PlanificareaSMC sau alt document echivalent) prin care să asigure preluarea schimbărilor fără a fi afectatăfunc983395ionarea SMC

Procesul de Planificare a SMC este monitorizat 983391i urmărit prin auditarea internă 983391i cu ocaziaanalizei managementului Ori de cacircte ori apar neconformită983395i sau probleme generate de planificareconducerea Primăriei Municipiului MEDGIDIA ia măsurile necesare pentru realizarea rezultatelorplanificate

Modul de control al procesului Planificarea SMC este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 542

55 Responsabilitate autoritate şi comunicare

551 Responsabilitate şi autoritate

Icircn spiritul politicii stabilite icircn domeniul calită983395ii Primarul Municipiului MEDGIDIA areresponsabilitatea 983391i autoritatea de a stabili 983391i men983395ine sistemul de management al calită983395ii propriuPM Icircn acest sens Primarul desemnează personalul din cadrul PM care are responsabilitatea 983391iautoritatea de a urmări modul de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii icircn entită983395ilepe care le coordonează De asemenea acestuia i se acordă autoritatea 983391i libertatea organizatoricănecesare pentru a lua decizii 983391i a ini983395ia ac983395iuni corective sau preventive referitoare la activită983395ile 983391iprocesele desfă983391urate icircn scopul realizării cu eficacitatea dorită a obiectivelor stabilite

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilită983395ile specifice 983391i nivelurile deautoritate sunt documentate icircn Regulamentul de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i icircn Fi983391ele de Post

Principalele responsabilită983395i ale personalului care conduce execută 983391i verifică activită983395ile ceinfluen983395ează calitatea serviciilor executate icircn cadrul PM sunt

Primarul

Stabile983391te politica 983391i obiectivele strategice ale Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircn

domeniul calită983395ii 983391i se asigură că la nivelul func983395iilor relevante din Primărie sunt stabiliteobiectivele specifice

Asigură resursele necesare implementării func983395ionarii 983391i icircmbunătă983395irii sistemului de

management al calită983395ii precum 983391i pentru icircndeplinirea obiectivelor stabilite Desemnează Reprezentantul managementului icircn domeniul calită983395ii

Efectuează analiza func983395ionării sistemului de management al calită983395ii 983391i decide măsurile

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii acestuia Aprobă documentele sistemului de management al calită983395ii 983391i Planificările SMC

Nume983391te prin dispozi983395ie Responsabilul programului de audit 983391i aprobă programul anual

de audit intern

Reprezentantul Managementului Se asigură că procesele sistemului de management al calită983395ii sunt stabilite

implementate 983391i men983395inute respectandu-se prevederile aplicabile din standardul de referin983395ă Raportează periodic Primarului despre func983395ionarea 983391i eficacitatea sistemului de

management al calită983395ii 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire Se asigură că este promovată icircn cadrul PM con983391tientizarea referitoare la calitate 983391i la

importan983395a icircndeplinirii cerin983395elor clientului (cetă983395eanului) Reprezintă Primăria Municipiului MEDGIDIA icircn rela983395iile cu păr983395ile externe pentru orice

probleme referitoare la sistemul de management al calită983395ii Coordonează elaborarea 983391i gestionarea documentelor sistemului de management al

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 18

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

calită983395ii Avizează documentele sistemului de management al calită983395ii

Este numit Responsabil al Programului de audit intern 983391i icircn acest sens

elaborează Programul anual de audit intern icircl supune aprobării Primarului 983391i coordoneazărealizarea acestuia monitorizează 983391i analizează procesul de auditare internă din cadrul Primăriei Municipiului

MEDGIDIA 983391i ini983395iază măsurile corective preventive sau de icircmbunătă983395ire a acestuia răspunde de asigurarea competen983395ei auditorilor interni 983391i de monitorizarea performan983395elor

acestora icircntocme983391te Raportul de analiză a func983395ionării SMC icircn baza căruia se realizează analiza

anuală a managementului Coordonează elaborarea Planificării SMC modalită983395ile de stabilire 983391i urmărire a

obiectivelor specifice la nivelul compartimentelor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA Coordonează instruirea personalului icircn domeniul calită983395ii

Coordonează procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor

Şefii CS (compartimente de specialitate) Răspund de implementarea sistemului de management al calită983395ii icircn compartimentele de

specialitate pe care le conduc Stabilesc obiective specifice corelate cu obiectivele generale ale primăriei icircn domeniul

calită983395ii pentru compartimentele pe care le conduc Urmăresc realizarea obiectivelor specifice 983391i raportează rezultatele ob983395inute

Dispun elaborarea 983391i avizează procedurile specifice aplicabile icircn compartimentul pe care

icircl coordonează Efectuează analize ale rezultatelor ob983395inute 983391i ini983395iază ac983395iuni corective 983391i preventive

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii proceselor realizate icircn cadrul compartimentelor despecialitate pe care le conduc

Identifică neconformită983395i la proceseleactivită983395ileserviciile realizate 983391i răspund de

solu983395ionarea acestora Icircntocmesc Raportul semestrial icircn care sunt men983395ionate tendin983395ele neconformită983395ilor

552 Reprezentantul managementului

Icircn cadru Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilitatea generală pentruimplementarea men983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea continuă a sistemului de mangement al calită983395ii icircirevine Primarului Reprezentantul al Managementului numit prin decizie de Primar care icirci acordăicircntreaga autoritate 983391i libertate organizatorică pentru implementarea 983391i men983395inerea icircn func983395iune asistemului de management al calită983395ii Pentru aceasta reprezentantul managementului trebuie

să se asigure că este stabilit implementat 983391i men983395inut la toate nivelele organizatorice 983391i

func983395ionale din primărie sistemul de management al calită983395ii documentat icircn Manualul calită983395ii codMG ndash MC - ISO 983391i icircn procedurile asociate acestuia

să raporteze Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn vederea analizei periodice desprefunc983395ionarea sistemului de management al calită983395ii proiectat icircn conformitate cu cerin983395eleStandardului SR EN ISO 90012008 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire

să se asigure că este promovată icircn Primăriei Municipiului MEDGIDIA con983391tientizareacerin983395elor cetă983395eanului

Raportările Reprezentantului managementului con983395in date despre nivelul de atingere a obiectivelor PM icircn domeniul calită983395ii eficacitatea sistemului de management al calită983395ii evaluată ca urmare a efectuării de audituri

interne situa983395ia neconformită983395ilor identificate la serviciile executate sau produseleserviciile

achizi983395ionate icircn cadrul Primăriei

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 19

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

stadiul 983391i eficien983395a ac983395iunilor corective 983391i preventive stadiul reclama983395iilor de la clien983395i alte probleme referitoare la calitatea serviciilor executate de Primăria Municipiului MEDGIDIA

Raportările sunt făcute anual icircn scris 983391i sunt transmise Primarului pentru a fi prezentateicircn 983391edin983395ele Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIA 983391i pentru a servi la analizarea sistemuluide management al calită983395ii 983391i pentru luarea de măsuri icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii acestuia

553 Comunicarea

Procesul de comunicare din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA are două aspectecomunicarea internă 983391i comunicarea externă Responsabilii acestui proces sunt Reprezentantulmanagementului pentru procesul de comunicare internă 983391i coordonatorii diferitelor

compartimente din cadrul aparatului propriu de specialitate pentru comunicarea externă cu

clien983395ii cetă983395enii comunitatea mass-media etc

Comunicarea internă

Căile de comunicare stabilite intern acoperă transmiterea informa983395iilor de la conducerecătre executan983395i (comunicarea de sus icircn jos) de la executan983395i spre conducere (comunicarea de josicircn sus) precum 983391i comunicarea icircntre diferite func983395ii organizatorice situate pe acelea983391i niveleorganizatorice (comunicarea pe orizontală)

Icircn principal procesul de comunicare internă se realizează prin transmiterea de informa983395ii verbale cu ocazia unor icircntacirclniri analize 983391edin983395e instruiri de

informare organizate de conducere sau de 983391efii compartimentelor de specialitate Acest mod decomunicare realizează icircn principal comunicarea de sus icircn jos 983391i pe orizontală dar ori de cacircte orieste cazul li se pot aduce la cuno983391tin983395a 983391efilor ierarhici orice probleme sau aspecte semnificativecare influen983395ează activită983395ile realizate 983391isau calitatea serviciilor De asemenea se pot discutapropuneri de icircmbunătă983395ire a proceselor 983391i eficacită983395ii acestora transmitereadifuzarea de documente scrise prin care se stabilesc reguli de execu983395ie a anumitorproceseactivită983395i Exemple de documente difuzate care con983395in astfel de informa983395ii sunt ManualulCalită983395ii 983391i procedurile asociate documente legale 983391i de reglementare documente de provenien983395ăexternă note interne dispozi983395ii hotăracircri fi983391e post sau alte documente de reglementare

Această modalitate de comunicare este icircn general utilizată pentru comunicarea de sus icircn jos 983391i peorizontală Transmiterea de documenta983395ie scrisă se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircnsistemul informatic transmiterea de solicitări raportări icircnregistrări rezultate icircn urma desfă983391urării activită983395ilor

proceselor registre propuneri scrise sau verbale ale personalului către conducere sau către 983391efiiierarhici prin care se realizează comunicarea de jos icircn sus Transmiterea acestor tipuri dedocumente se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircn sistemul informatic

Şefii compartimentelor de specialitate au responsabilitatea de a face cunoscute personaluluidin subordine căile de comunicare stabilite icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Modalită983395ile de transmitere 983391i difuzare a diferitelor rapoarte 983391i icircnregistrări emise de cătreanumite func983395ii din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt reglementate prin documenteleSMC (manual 983391i proceduri asociate) icircn care acestea sunt referite

Comunicarea externă

Comunicarea externă asigură transmiterea informa983395iilor icircntre Primăria Municipiului MEDGIDIA983391i cetă983395eni serviciile 983391i institu983395iile publice societă983395ile comerciale aflate icircn subordinea CLMG

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 20

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alte structuri ale administra983395iei locale organisme 983391i organiza983395ii neguvernamentale din 983395ară 983391i străinătate structuri ale administra983395iei locale din străinătate mass-media furnizoriprestatoriexecutan983395i

In general comunicarea cu aceste entită983395i se realizează prin transmiterea de documente 983391iinforma983395ii icircn scris icircn conformitate cu prevederile din procedurile generale fi983391ele de procesprocedurile opera983395ionale procedurile specifice 983391i instruc983395iunile de lucru precum 983391i dindocumentele legale 983391i de reglementare aplicabile

Responsabilită983395ile 983391i autoritatea pentru men983395inerea interfe983395ei 983391i comunicarea externă suntstabilite prin atribu983395iile fiecărui compartiment de specialitate sau prin competen983395ele acordate prindispozi983395ie de Primar icircn limitele prevederilor legale

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de comunicare externă este guvernatde principiile liberului acces la informa983395iile de interes public 983391i al transparen983395ei decizionale icircnadministra983395ia publică locală

Modul de control al procesului Comunicare este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 553

56 Analiza efectuată de management

Anual sau ori de cacircte ori este necesar Primarul Municipiului MEDGIDIA efectuează analizereferitoare la modul icircn care func983395ionează sistemul de management al calită983395ii stabilit 983391i definit prinManualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate acestuia De asemenea prin analiza func983395ionăriisistemului de management al calită983395ii se urmăre983391te eficien983395a 983391i eficacitatea SMC de a icircndepliniobiectivele stabilite icircn domeniul calită983395ii precum 983391i posibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Elementele de intrare pentru realizarea analizei se regăsesc icircn Raportul de Analiză elaboratde Reprezentantul managementului care con983395ine informa983395ii de feed-back de la clien983395i constatările auditurilor interne si externe efectuate in cadrul PM nivelul de icircndeplinire a obiectivelor stabilite icircn domeniul calită983395ii func983395ionarea proceselor 983391i analiza conformită983395ii neconformită983395ii serviciilor stadiul implementării ac983395iunilor corective 983391i preventive informa983395ii referitoare la eventualele schimbări care pot influen983395a func983395ionarea SMC informa983395ii referitoare la furnizori date referitoare la modul icircn care s-au solu983395ionat măsurile 983391i ac983395iunile ini983395iate la analiza

anterioară orice alte date importante pentru stabilirea de măsuri de icircmbunătă983395ire a func983395ionarii sistemuluide management al calită983395ii

Rezultatele analizelor se concretizează icircn recomandări 983391i măsuri corective sau preventiveini983395iate icircn scopul icircmbunătă983395irii performan983395elor Primăriei Municipiului MEDGIDIA a calită983395iiserviciilor realizate 983391i a func983395ionării sistemului de management al calită983395ii De asemenea va fistabilit necesarul de resurse pentru func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea SMC pentru următoareaperioadă Concluziile analizei se documentează icircn Procese verbale ale analizei sistemului de managemental calită983395ii

Detalii referitoare la realizarea procesului de analiză a managementului icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIA se regăsesc icircn procedura generală opera983395ională Analiza efectuată demanagement cod MG ndash POG ndash 56 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391ade proces cod MG ndash FP ndash 56

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 21

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 6MANAGEMENTUL RESURSELOR

61 Asigurarea resurselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA resursele esen983395iale pentru implementareamen983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea sistemului de management al calită983395ii precum 983391i cele necesare pentrua cre983391te satisfac983395ia clientului prin icircndeplinirea cerin983395elor sunt identificate 983391i puse la dispozi983395ie

Aceste resurse includ

resurse financiare resurse umane infrastructura 983391i mediul de lucru administrare patrimoniu (domeniu public 983391i privat)

Identificarea resurselor se realizează prin planificările SMC icircn care sunt identificate toate resursele necesare icircndeplinirii obiectivelor

strategice 983391i specificeanalizele de management prin care se stabilesc resursele necesare men983395inerii 983391i icircmbunătă983395iriiSMC cre983391terii performan983395ei organiza983395iei 983391i satisfac983395iei clien983395ilorprogramele anuale de instruireinstruc983395iunile specifice de lucru precum 983391i cerin983395ele pentru mediul de lucru

Conducerea PM răspunde direct sau prin personalul din subordine de asigurarearesurselor necesare pentru func983395ionarea SMC 983391i pentru realizarea proceselor 983391i serviciilor icircncondi983395ii corespunzătoare

611 Resurse financiare

Icircn cadrul PM procesul Resurse financiare cuprinde activită983395ile financiare 983391i contabileprecum 983391i activită983395ile de elaborare buget 983391i urmărire a execu983395iei bugetare

6111 Provenienţa resurselor financiare

Resursele financiare sunt constituite din fonduri provenite din impozite taxe 983391i amenzi dela persoanele fizice 983391i juridice purtacircnd denumirea 983391i de crean983395e bugetare

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 22

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

6112 Elaborarea bugetului şi urmărirea execuţiei bugetare

Icircn baza veniturilor preconizate (provenite din taxe impozite 983391i amenzi) 983391i a solicitărilor de

resurse financiare icircntocmite de compartimentele de specialitate din cadrul PM compartimentul despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircntocmeste proiectul de buget care estesupus aprobării CLMG

Analiza 983391i evaluarea veniturilor 983391i urmărirea 983391i raportarea execu983395iei bugetare se realizeazăde către personalul compartimentelor de specialitate icircn colaborare cu personalul responsabil dincadrul compartimentelor implicate icircn conformitate cu prevederile legale 983391i de reglementareaplicabile 983391i cu prevederile din fi983391a de proces 983391i sau procedura opera983395ională

6113 Activităţi financiare şi contabile

Organizarea coordonarea 983391i execu983395ia activită983395ilor financiare 983391i contabile ale Primăriei

Municipiului MEDGIDIA icircn vederea derulării contractelor icircncheiate de PM cu diver983391i clien983395i serealizează de personalul compartimentelor de specialitate icircn conformitate cu prevederile legale 983391ide reglementare aplicabile

62 Resurse umane

621Generalităţi

Conform obiectivelor stabilite de Primăriei Municipiului MEDGIDIA calitatea serviciilor realizate icircncadrul PM este influen983395ată icircn mod esen983395ial de profesionalismul personalului din aparatul propriude specialitate Formarea unui corp profesionist de func983395ionari publici se realizează prin

stabilirea cerin983395elor de competen983395ă aferente func983395iei publice icircn fi983391ele de post 983391i urmărirearespectării acestora de către persoana nominalizată pe un anumit post

icircmbunătă983395irea rezultatelor activită983395ii desfă983391urate icircn scopul icircndeplinirii obiectivelor

stabilite prin identificarea necesită983395ilor de instruire a func983395ionarilor publici evaluarea anuală a performan983395elor profesionale individuale ale func983395ionarilor publici

prin compararea gradului de icircndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele ob983395inuteicircn mod efectiv

asigurarea unui sistem motiva983395ional care să determine cre983391terea performan983395elor

profesionale individuale

622Competenţă conştientizare şi instruire

Modul de desfă983391urare a procesului Competen983395ă con983391tientizare 983391i instruire pentrupersonalul din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este stabilit icircn procedura generalăopera983395ională MG ndash POG ndash 622 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 622

Organigrama numărul de posturi statul de func983395ii 983391i Regulamentul de Organizare 983391iFunc983395ionare se stabilesc 983391i se aprobă printr-o Hotăracircre a CLMG

Icircn cadrul PM personalul implicat icircn activită983395i care pot influen983395a calitatea serviciilor estecompetent din punct de vedere al studiilor instruirii abilită983395ilor 983391i experien983395ei adecvate Cerin983395elede competen983395ă (studii instruire abilită983395i 983391i experien983395ă) necesare pentru o anumită func983395ie suntidentificate icircn Fi983391ele de post corespunzătoare

La angajarea sau la numirea unei persoane pe post se verifică prin examinare intervievare983391isau testarea cuno983391tin983395elor si abilită983395ilor icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă stabilite icircn Fi983391apostului

Procesul de angajare a func983395ionarilor publici icircn cadrul PM respectă prevederile legale 983391i dereglementare aplicabile

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 23

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 18: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

rezultatele planificate 983391i măsuri pentru icircmbunătă983395irea continuă a acestoraOri de cacircte ori apar modificări organizatorice func983395ionale sau de altă natură modificări

care pot influen983395a func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii Reprezentantulmanagementului sau alta persoană desemnată de conducerea PM elaborează un plan (PlanificareaSMC sau alt document echivalent) prin care să asigure preluarea schimbărilor fără a fi afectatăfunc983395ionarea SMC

Procesul de Planificare a SMC este monitorizat 983391i urmărit prin auditarea internă 983391i cu ocaziaanalizei managementului Ori de cacircte ori apar neconformită983395i sau probleme generate de planificareconducerea Primăriei Municipiului MEDGIDIA ia măsurile necesare pentru realizarea rezultatelorplanificate

Modul de control al procesului Planificarea SMC este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 542

55 Responsabilitate autoritate şi comunicare

551 Responsabilitate şi autoritate

Icircn spiritul politicii stabilite icircn domeniul calită983395ii Primarul Municipiului MEDGIDIA areresponsabilitatea 983391i autoritatea de a stabili 983391i men983395ine sistemul de management al calită983395ii propriuPM Icircn acest sens Primarul desemnează personalul din cadrul PM care are responsabilitatea 983391iautoritatea de a urmări modul de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii icircn entită983395ilepe care le coordonează De asemenea acestuia i se acordă autoritatea 983391i libertatea organizatoricănecesare pentru a lua decizii 983391i a ini983395ia ac983395iuni corective sau preventive referitoare la activită983395ile 983391iprocesele desfă983391urate icircn scopul realizării cu eficacitatea dorită a obiectivelor stabilite

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilită983395ile specifice 983391i nivelurile deautoritate sunt documentate icircn Regulamentul de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i icircn Fi983391ele de Post

Principalele responsabilită983395i ale personalului care conduce execută 983391i verifică activită983395ile ceinfluen983395ează calitatea serviciilor executate icircn cadrul PM sunt

Primarul

Stabile983391te politica 983391i obiectivele strategice ale Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircn

domeniul calită983395ii 983391i se asigură că la nivelul func983395iilor relevante din Primărie sunt stabiliteobiectivele specifice

Asigură resursele necesare implementării func983395ionarii 983391i icircmbunătă983395irii sistemului de

management al calită983395ii precum 983391i pentru icircndeplinirea obiectivelor stabilite Desemnează Reprezentantul managementului icircn domeniul calită983395ii

Efectuează analiza func983395ionării sistemului de management al calită983395ii 983391i decide măsurile

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii acestuia Aprobă documentele sistemului de management al calită983395ii 983391i Planificările SMC

Nume983391te prin dispozi983395ie Responsabilul programului de audit 983391i aprobă programul anual

de audit intern

Reprezentantul Managementului Se asigură că procesele sistemului de management al calită983395ii sunt stabilite

implementate 983391i men983395inute respectandu-se prevederile aplicabile din standardul de referin983395ă Raportează periodic Primarului despre func983395ionarea 983391i eficacitatea sistemului de

management al calită983395ii 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire Se asigură că este promovată icircn cadrul PM con983391tientizarea referitoare la calitate 983391i la

importan983395a icircndeplinirii cerin983395elor clientului (cetă983395eanului) Reprezintă Primăria Municipiului MEDGIDIA icircn rela983395iile cu păr983395ile externe pentru orice

probleme referitoare la sistemul de management al calită983395ii Coordonează elaborarea 983391i gestionarea documentelor sistemului de management al

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 18

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

calită983395ii Avizează documentele sistemului de management al calită983395ii

Este numit Responsabil al Programului de audit intern 983391i icircn acest sens

elaborează Programul anual de audit intern icircl supune aprobării Primarului 983391i coordoneazărealizarea acestuia monitorizează 983391i analizează procesul de auditare internă din cadrul Primăriei Municipiului

MEDGIDIA 983391i ini983395iază măsurile corective preventive sau de icircmbunătă983395ire a acestuia răspunde de asigurarea competen983395ei auditorilor interni 983391i de monitorizarea performan983395elor

acestora icircntocme983391te Raportul de analiză a func983395ionării SMC icircn baza căruia se realizează analiza

anuală a managementului Coordonează elaborarea Planificării SMC modalită983395ile de stabilire 983391i urmărire a

obiectivelor specifice la nivelul compartimentelor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA Coordonează instruirea personalului icircn domeniul calită983395ii

Coordonează procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor

Şefii CS (compartimente de specialitate) Răspund de implementarea sistemului de management al calită983395ii icircn compartimentele de

specialitate pe care le conduc Stabilesc obiective specifice corelate cu obiectivele generale ale primăriei icircn domeniul

calită983395ii pentru compartimentele pe care le conduc Urmăresc realizarea obiectivelor specifice 983391i raportează rezultatele ob983395inute

Dispun elaborarea 983391i avizează procedurile specifice aplicabile icircn compartimentul pe care

icircl coordonează Efectuează analize ale rezultatelor ob983395inute 983391i ini983395iază ac983395iuni corective 983391i preventive

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii proceselor realizate icircn cadrul compartimentelor despecialitate pe care le conduc

Identifică neconformită983395i la proceseleactivită983395ileserviciile realizate 983391i răspund de

solu983395ionarea acestora Icircntocmesc Raportul semestrial icircn care sunt men983395ionate tendin983395ele neconformită983395ilor

552 Reprezentantul managementului

Icircn cadru Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilitatea generală pentruimplementarea men983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea continuă a sistemului de mangement al calită983395ii icircirevine Primarului Reprezentantul al Managementului numit prin decizie de Primar care icirci acordăicircntreaga autoritate 983391i libertate organizatorică pentru implementarea 983391i men983395inerea icircn func983395iune asistemului de management al calită983395ii Pentru aceasta reprezentantul managementului trebuie

să se asigure că este stabilit implementat 983391i men983395inut la toate nivelele organizatorice 983391i

func983395ionale din primărie sistemul de management al calită983395ii documentat icircn Manualul calită983395ii codMG ndash MC - ISO 983391i icircn procedurile asociate acestuia

să raporteze Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn vederea analizei periodice desprefunc983395ionarea sistemului de management al calită983395ii proiectat icircn conformitate cu cerin983395eleStandardului SR EN ISO 90012008 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire

să se asigure că este promovată icircn Primăriei Municipiului MEDGIDIA con983391tientizareacerin983395elor cetă983395eanului

Raportările Reprezentantului managementului con983395in date despre nivelul de atingere a obiectivelor PM icircn domeniul calită983395ii eficacitatea sistemului de management al calită983395ii evaluată ca urmare a efectuării de audituri

interne situa983395ia neconformită983395ilor identificate la serviciile executate sau produseleserviciile

achizi983395ionate icircn cadrul Primăriei

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 19

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

stadiul 983391i eficien983395a ac983395iunilor corective 983391i preventive stadiul reclama983395iilor de la clien983395i alte probleme referitoare la calitatea serviciilor executate de Primăria Municipiului MEDGIDIA

Raportările sunt făcute anual icircn scris 983391i sunt transmise Primarului pentru a fi prezentateicircn 983391edin983395ele Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIA 983391i pentru a servi la analizarea sistemuluide management al calită983395ii 983391i pentru luarea de măsuri icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii acestuia

553 Comunicarea

Procesul de comunicare din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA are două aspectecomunicarea internă 983391i comunicarea externă Responsabilii acestui proces sunt Reprezentantulmanagementului pentru procesul de comunicare internă 983391i coordonatorii diferitelor

compartimente din cadrul aparatului propriu de specialitate pentru comunicarea externă cu

clien983395ii cetă983395enii comunitatea mass-media etc

Comunicarea internă

Căile de comunicare stabilite intern acoperă transmiterea informa983395iilor de la conducerecătre executan983395i (comunicarea de sus icircn jos) de la executan983395i spre conducere (comunicarea de josicircn sus) precum 983391i comunicarea icircntre diferite func983395ii organizatorice situate pe acelea983391i niveleorganizatorice (comunicarea pe orizontală)

Icircn principal procesul de comunicare internă se realizează prin transmiterea de informa983395ii verbale cu ocazia unor icircntacirclniri analize 983391edin983395e instruiri de

informare organizate de conducere sau de 983391efii compartimentelor de specialitate Acest mod decomunicare realizează icircn principal comunicarea de sus icircn jos 983391i pe orizontală dar ori de cacircte orieste cazul li se pot aduce la cuno983391tin983395a 983391efilor ierarhici orice probleme sau aspecte semnificativecare influen983395ează activită983395ile realizate 983391isau calitatea serviciilor De asemenea se pot discutapropuneri de icircmbunătă983395ire a proceselor 983391i eficacită983395ii acestora transmitereadifuzarea de documente scrise prin care se stabilesc reguli de execu983395ie a anumitorproceseactivită983395i Exemple de documente difuzate care con983395in astfel de informa983395ii sunt ManualulCalită983395ii 983391i procedurile asociate documente legale 983391i de reglementare documente de provenien983395ăexternă note interne dispozi983395ii hotăracircri fi983391e post sau alte documente de reglementare

Această modalitate de comunicare este icircn general utilizată pentru comunicarea de sus icircn jos 983391i peorizontală Transmiterea de documenta983395ie scrisă se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircnsistemul informatic transmiterea de solicitări raportări icircnregistrări rezultate icircn urma desfă983391urării activită983395ilor

proceselor registre propuneri scrise sau verbale ale personalului către conducere sau către 983391efiiierarhici prin care se realizează comunicarea de jos icircn sus Transmiterea acestor tipuri dedocumente se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircn sistemul informatic

Şefii compartimentelor de specialitate au responsabilitatea de a face cunoscute personaluluidin subordine căile de comunicare stabilite icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Modalită983395ile de transmitere 983391i difuzare a diferitelor rapoarte 983391i icircnregistrări emise de cătreanumite func983395ii din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt reglementate prin documenteleSMC (manual 983391i proceduri asociate) icircn care acestea sunt referite

Comunicarea externă

Comunicarea externă asigură transmiterea informa983395iilor icircntre Primăria Municipiului MEDGIDIA983391i cetă983395eni serviciile 983391i institu983395iile publice societă983395ile comerciale aflate icircn subordinea CLMG

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 20

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alte structuri ale administra983395iei locale organisme 983391i organiza983395ii neguvernamentale din 983395ară 983391i străinătate structuri ale administra983395iei locale din străinătate mass-media furnizoriprestatoriexecutan983395i

In general comunicarea cu aceste entită983395i se realizează prin transmiterea de documente 983391iinforma983395ii icircn scris icircn conformitate cu prevederile din procedurile generale fi983391ele de procesprocedurile opera983395ionale procedurile specifice 983391i instruc983395iunile de lucru precum 983391i dindocumentele legale 983391i de reglementare aplicabile

Responsabilită983395ile 983391i autoritatea pentru men983395inerea interfe983395ei 983391i comunicarea externă suntstabilite prin atribu983395iile fiecărui compartiment de specialitate sau prin competen983395ele acordate prindispozi983395ie de Primar icircn limitele prevederilor legale

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de comunicare externă este guvernatde principiile liberului acces la informa983395iile de interes public 983391i al transparen983395ei decizionale icircnadministra983395ia publică locală

Modul de control al procesului Comunicare este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 553

56 Analiza efectuată de management

Anual sau ori de cacircte ori este necesar Primarul Municipiului MEDGIDIA efectuează analizereferitoare la modul icircn care func983395ionează sistemul de management al calită983395ii stabilit 983391i definit prinManualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate acestuia De asemenea prin analiza func983395ionăriisistemului de management al calită983395ii se urmăre983391te eficien983395a 983391i eficacitatea SMC de a icircndepliniobiectivele stabilite icircn domeniul calită983395ii precum 983391i posibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Elementele de intrare pentru realizarea analizei se regăsesc icircn Raportul de Analiză elaboratde Reprezentantul managementului care con983395ine informa983395ii de feed-back de la clien983395i constatările auditurilor interne si externe efectuate in cadrul PM nivelul de icircndeplinire a obiectivelor stabilite icircn domeniul calită983395ii func983395ionarea proceselor 983391i analiza conformită983395ii neconformită983395ii serviciilor stadiul implementării ac983395iunilor corective 983391i preventive informa983395ii referitoare la eventualele schimbări care pot influen983395a func983395ionarea SMC informa983395ii referitoare la furnizori date referitoare la modul icircn care s-au solu983395ionat măsurile 983391i ac983395iunile ini983395iate la analiza

anterioară orice alte date importante pentru stabilirea de măsuri de icircmbunătă983395ire a func983395ionarii sistemuluide management al calită983395ii

Rezultatele analizelor se concretizează icircn recomandări 983391i măsuri corective sau preventiveini983395iate icircn scopul icircmbunătă983395irii performan983395elor Primăriei Municipiului MEDGIDIA a calită983395iiserviciilor realizate 983391i a func983395ionării sistemului de management al calită983395ii De asemenea va fistabilit necesarul de resurse pentru func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea SMC pentru următoareaperioadă Concluziile analizei se documentează icircn Procese verbale ale analizei sistemului de managemental calită983395ii

Detalii referitoare la realizarea procesului de analiză a managementului icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIA se regăsesc icircn procedura generală opera983395ională Analiza efectuată demanagement cod MG ndash POG ndash 56 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391ade proces cod MG ndash FP ndash 56

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 21

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 6MANAGEMENTUL RESURSELOR

61 Asigurarea resurselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA resursele esen983395iale pentru implementareamen983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea sistemului de management al calită983395ii precum 983391i cele necesare pentrua cre983391te satisfac983395ia clientului prin icircndeplinirea cerin983395elor sunt identificate 983391i puse la dispozi983395ie

Aceste resurse includ

resurse financiare resurse umane infrastructura 983391i mediul de lucru administrare patrimoniu (domeniu public 983391i privat)

Identificarea resurselor se realizează prin planificările SMC icircn care sunt identificate toate resursele necesare icircndeplinirii obiectivelor

strategice 983391i specificeanalizele de management prin care se stabilesc resursele necesare men983395inerii 983391i icircmbunătă983395iriiSMC cre983391terii performan983395ei organiza983395iei 983391i satisfac983395iei clien983395ilorprogramele anuale de instruireinstruc983395iunile specifice de lucru precum 983391i cerin983395ele pentru mediul de lucru

Conducerea PM răspunde direct sau prin personalul din subordine de asigurarearesurselor necesare pentru func983395ionarea SMC 983391i pentru realizarea proceselor 983391i serviciilor icircncondi983395ii corespunzătoare

611 Resurse financiare

Icircn cadrul PM procesul Resurse financiare cuprinde activită983395ile financiare 983391i contabileprecum 983391i activită983395ile de elaborare buget 983391i urmărire a execu983395iei bugetare

6111 Provenienţa resurselor financiare

Resursele financiare sunt constituite din fonduri provenite din impozite taxe 983391i amenzi dela persoanele fizice 983391i juridice purtacircnd denumirea 983391i de crean983395e bugetare

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 22

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

6112 Elaborarea bugetului şi urmărirea execuţiei bugetare

Icircn baza veniturilor preconizate (provenite din taxe impozite 983391i amenzi) 983391i a solicitărilor de

resurse financiare icircntocmite de compartimentele de specialitate din cadrul PM compartimentul despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircntocmeste proiectul de buget care estesupus aprobării CLMG

Analiza 983391i evaluarea veniturilor 983391i urmărirea 983391i raportarea execu983395iei bugetare se realizeazăde către personalul compartimentelor de specialitate icircn colaborare cu personalul responsabil dincadrul compartimentelor implicate icircn conformitate cu prevederile legale 983391i de reglementareaplicabile 983391i cu prevederile din fi983391a de proces 983391i sau procedura opera983395ională

6113 Activităţi financiare şi contabile

Organizarea coordonarea 983391i execu983395ia activită983395ilor financiare 983391i contabile ale Primăriei

Municipiului MEDGIDIA icircn vederea derulării contractelor icircncheiate de PM cu diver983391i clien983395i serealizează de personalul compartimentelor de specialitate icircn conformitate cu prevederile legale 983391ide reglementare aplicabile

62 Resurse umane

621Generalităţi

Conform obiectivelor stabilite de Primăriei Municipiului MEDGIDIA calitatea serviciilor realizate icircncadrul PM este influen983395ată icircn mod esen983395ial de profesionalismul personalului din aparatul propriude specialitate Formarea unui corp profesionist de func983395ionari publici se realizează prin

stabilirea cerin983395elor de competen983395ă aferente func983395iei publice icircn fi983391ele de post 983391i urmărirearespectării acestora de către persoana nominalizată pe un anumit post

icircmbunătă983395irea rezultatelor activită983395ii desfă983391urate icircn scopul icircndeplinirii obiectivelor

stabilite prin identificarea necesită983395ilor de instruire a func983395ionarilor publici evaluarea anuală a performan983395elor profesionale individuale ale func983395ionarilor publici

prin compararea gradului de icircndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele ob983395inuteicircn mod efectiv

asigurarea unui sistem motiva983395ional care să determine cre983391terea performan983395elor

profesionale individuale

622Competenţă conştientizare şi instruire

Modul de desfă983391urare a procesului Competen983395ă con983391tientizare 983391i instruire pentrupersonalul din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este stabilit icircn procedura generalăopera983395ională MG ndash POG ndash 622 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 622

Organigrama numărul de posturi statul de func983395ii 983391i Regulamentul de Organizare 983391iFunc983395ionare se stabilesc 983391i se aprobă printr-o Hotăracircre a CLMG

Icircn cadrul PM personalul implicat icircn activită983395i care pot influen983395a calitatea serviciilor estecompetent din punct de vedere al studiilor instruirii abilită983395ilor 983391i experien983395ei adecvate Cerin983395elede competen983395ă (studii instruire abilită983395i 983391i experien983395ă) necesare pentru o anumită func983395ie suntidentificate icircn Fi983391ele de post corespunzătoare

La angajarea sau la numirea unei persoane pe post se verifică prin examinare intervievare983391isau testarea cuno983391tin983395elor si abilită983395ilor icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă stabilite icircn Fi983391apostului

Procesul de angajare a func983395ionarilor publici icircn cadrul PM respectă prevederile legale 983391i dereglementare aplicabile

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 23

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 19: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 1944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

calită983395ii Avizează documentele sistemului de management al calită983395ii

Este numit Responsabil al Programului de audit intern 983391i icircn acest sens

elaborează Programul anual de audit intern icircl supune aprobării Primarului 983391i coordoneazărealizarea acestuia monitorizează 983391i analizează procesul de auditare internă din cadrul Primăriei Municipiului

MEDGIDIA 983391i ini983395iază măsurile corective preventive sau de icircmbunătă983395ire a acestuia răspunde de asigurarea competen983395ei auditorilor interni 983391i de monitorizarea performan983395elor

acestora icircntocme983391te Raportul de analiză a func983395ionării SMC icircn baza căruia se realizează analiza

anuală a managementului Coordonează elaborarea Planificării SMC modalită983395ile de stabilire 983391i urmărire a

obiectivelor specifice la nivelul compartimentelor din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA Coordonează instruirea personalului icircn domeniul calită983395ii

Coordonează procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor

Şefii CS (compartimente de specialitate) Răspund de implementarea sistemului de management al calită983395ii icircn compartimentele de

specialitate pe care le conduc Stabilesc obiective specifice corelate cu obiectivele generale ale primăriei icircn domeniul

calită983395ii pentru compartimentele pe care le conduc Urmăresc realizarea obiectivelor specifice 983391i raportează rezultatele ob983395inute

Dispun elaborarea 983391i avizează procedurile specifice aplicabile icircn compartimentul pe care

icircl coordonează Efectuează analize ale rezultatelor ob983395inute 983391i ini983395iază ac983395iuni corective 983391i preventive

necesare pentru icircmbunătă983395irea eficacită983395ii proceselor realizate icircn cadrul compartimentelor despecialitate pe care le conduc

Identifică neconformită983395i la proceseleactivită983395ileserviciile realizate 983391i răspund de

solu983395ionarea acestora Icircntocmesc Raportul semestrial icircn care sunt men983395ionate tendin983395ele neconformită983395ilor

552 Reprezentantul managementului

Icircn cadru Primăriei Municipiului MEDGIDIA responsabilitatea generală pentruimplementarea men983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea continuă a sistemului de mangement al calită983395ii icircirevine Primarului Reprezentantul al Managementului numit prin decizie de Primar care icirci acordăicircntreaga autoritate 983391i libertate organizatorică pentru implementarea 983391i men983395inerea icircn func983395iune asistemului de management al calită983395ii Pentru aceasta reprezentantul managementului trebuie

să se asigure că este stabilit implementat 983391i men983395inut la toate nivelele organizatorice 983391i

func983395ionale din primărie sistemul de management al calită983395ii documentat icircn Manualul calită983395ii codMG ndash MC - ISO 983391i icircn procedurile asociate acestuia

să raporteze Primarului Municipiului MEDGIDIA icircn vederea analizei periodice desprefunc983395ionarea sistemului de management al calită983395ii proiectat icircn conformitate cu cerin983395eleStandardului SR EN ISO 90012008 983391i despre orice necesitate de icircmbunătă983395ire

să se asigure că este promovată icircn Primăriei Municipiului MEDGIDIA con983391tientizareacerin983395elor cetă983395eanului

Raportările Reprezentantului managementului con983395in date despre nivelul de atingere a obiectivelor PM icircn domeniul calită983395ii eficacitatea sistemului de management al calită983395ii evaluată ca urmare a efectuării de audituri

interne situa983395ia neconformită983395ilor identificate la serviciile executate sau produseleserviciile

achizi983395ionate icircn cadrul Primăriei

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 19

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

stadiul 983391i eficien983395a ac983395iunilor corective 983391i preventive stadiul reclama983395iilor de la clien983395i alte probleme referitoare la calitatea serviciilor executate de Primăria Municipiului MEDGIDIA

Raportările sunt făcute anual icircn scris 983391i sunt transmise Primarului pentru a fi prezentateicircn 983391edin983395ele Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIA 983391i pentru a servi la analizarea sistemuluide management al calită983395ii 983391i pentru luarea de măsuri icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii acestuia

553 Comunicarea

Procesul de comunicare din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA are două aspectecomunicarea internă 983391i comunicarea externă Responsabilii acestui proces sunt Reprezentantulmanagementului pentru procesul de comunicare internă 983391i coordonatorii diferitelor

compartimente din cadrul aparatului propriu de specialitate pentru comunicarea externă cu

clien983395ii cetă983395enii comunitatea mass-media etc

Comunicarea internă

Căile de comunicare stabilite intern acoperă transmiterea informa983395iilor de la conducerecătre executan983395i (comunicarea de sus icircn jos) de la executan983395i spre conducere (comunicarea de josicircn sus) precum 983391i comunicarea icircntre diferite func983395ii organizatorice situate pe acelea983391i niveleorganizatorice (comunicarea pe orizontală)

Icircn principal procesul de comunicare internă se realizează prin transmiterea de informa983395ii verbale cu ocazia unor icircntacirclniri analize 983391edin983395e instruiri de

informare organizate de conducere sau de 983391efii compartimentelor de specialitate Acest mod decomunicare realizează icircn principal comunicarea de sus icircn jos 983391i pe orizontală dar ori de cacircte orieste cazul li se pot aduce la cuno983391tin983395a 983391efilor ierarhici orice probleme sau aspecte semnificativecare influen983395ează activită983395ile realizate 983391isau calitatea serviciilor De asemenea se pot discutapropuneri de icircmbunătă983395ire a proceselor 983391i eficacită983395ii acestora transmitereadifuzarea de documente scrise prin care se stabilesc reguli de execu983395ie a anumitorproceseactivită983395i Exemple de documente difuzate care con983395in astfel de informa983395ii sunt ManualulCalită983395ii 983391i procedurile asociate documente legale 983391i de reglementare documente de provenien983395ăexternă note interne dispozi983395ii hotăracircri fi983391e post sau alte documente de reglementare

Această modalitate de comunicare este icircn general utilizată pentru comunicarea de sus icircn jos 983391i peorizontală Transmiterea de documenta983395ie scrisă se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircnsistemul informatic transmiterea de solicitări raportări icircnregistrări rezultate icircn urma desfă983391urării activită983395ilor

proceselor registre propuneri scrise sau verbale ale personalului către conducere sau către 983391efiiierarhici prin care se realizează comunicarea de jos icircn sus Transmiterea acestor tipuri dedocumente se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircn sistemul informatic

Şefii compartimentelor de specialitate au responsabilitatea de a face cunoscute personaluluidin subordine căile de comunicare stabilite icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Modalită983395ile de transmitere 983391i difuzare a diferitelor rapoarte 983391i icircnregistrări emise de cătreanumite func983395ii din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt reglementate prin documenteleSMC (manual 983391i proceduri asociate) icircn care acestea sunt referite

Comunicarea externă

Comunicarea externă asigură transmiterea informa983395iilor icircntre Primăria Municipiului MEDGIDIA983391i cetă983395eni serviciile 983391i institu983395iile publice societă983395ile comerciale aflate icircn subordinea CLMG

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 20

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alte structuri ale administra983395iei locale organisme 983391i organiza983395ii neguvernamentale din 983395ară 983391i străinătate structuri ale administra983395iei locale din străinătate mass-media furnizoriprestatoriexecutan983395i

In general comunicarea cu aceste entită983395i se realizează prin transmiterea de documente 983391iinforma983395ii icircn scris icircn conformitate cu prevederile din procedurile generale fi983391ele de procesprocedurile opera983395ionale procedurile specifice 983391i instruc983395iunile de lucru precum 983391i dindocumentele legale 983391i de reglementare aplicabile

Responsabilită983395ile 983391i autoritatea pentru men983395inerea interfe983395ei 983391i comunicarea externă suntstabilite prin atribu983395iile fiecărui compartiment de specialitate sau prin competen983395ele acordate prindispozi983395ie de Primar icircn limitele prevederilor legale

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de comunicare externă este guvernatde principiile liberului acces la informa983395iile de interes public 983391i al transparen983395ei decizionale icircnadministra983395ia publică locală

Modul de control al procesului Comunicare este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 553

56 Analiza efectuată de management

Anual sau ori de cacircte ori este necesar Primarul Municipiului MEDGIDIA efectuează analizereferitoare la modul icircn care func983395ionează sistemul de management al calită983395ii stabilit 983391i definit prinManualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate acestuia De asemenea prin analiza func983395ionăriisistemului de management al calită983395ii se urmăre983391te eficien983395a 983391i eficacitatea SMC de a icircndepliniobiectivele stabilite icircn domeniul calită983395ii precum 983391i posibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Elementele de intrare pentru realizarea analizei se regăsesc icircn Raportul de Analiză elaboratde Reprezentantul managementului care con983395ine informa983395ii de feed-back de la clien983395i constatările auditurilor interne si externe efectuate in cadrul PM nivelul de icircndeplinire a obiectivelor stabilite icircn domeniul calită983395ii func983395ionarea proceselor 983391i analiza conformită983395ii neconformită983395ii serviciilor stadiul implementării ac983395iunilor corective 983391i preventive informa983395ii referitoare la eventualele schimbări care pot influen983395a func983395ionarea SMC informa983395ii referitoare la furnizori date referitoare la modul icircn care s-au solu983395ionat măsurile 983391i ac983395iunile ini983395iate la analiza

anterioară orice alte date importante pentru stabilirea de măsuri de icircmbunătă983395ire a func983395ionarii sistemuluide management al calită983395ii

Rezultatele analizelor se concretizează icircn recomandări 983391i măsuri corective sau preventiveini983395iate icircn scopul icircmbunătă983395irii performan983395elor Primăriei Municipiului MEDGIDIA a calită983395iiserviciilor realizate 983391i a func983395ionării sistemului de management al calită983395ii De asemenea va fistabilit necesarul de resurse pentru func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea SMC pentru următoareaperioadă Concluziile analizei se documentează icircn Procese verbale ale analizei sistemului de managemental calită983395ii

Detalii referitoare la realizarea procesului de analiză a managementului icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIA se regăsesc icircn procedura generală opera983395ională Analiza efectuată demanagement cod MG ndash POG ndash 56 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391ade proces cod MG ndash FP ndash 56

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 21

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 6MANAGEMENTUL RESURSELOR

61 Asigurarea resurselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA resursele esen983395iale pentru implementareamen983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea sistemului de management al calită983395ii precum 983391i cele necesare pentrua cre983391te satisfac983395ia clientului prin icircndeplinirea cerin983395elor sunt identificate 983391i puse la dispozi983395ie

Aceste resurse includ

resurse financiare resurse umane infrastructura 983391i mediul de lucru administrare patrimoniu (domeniu public 983391i privat)

Identificarea resurselor se realizează prin planificările SMC icircn care sunt identificate toate resursele necesare icircndeplinirii obiectivelor

strategice 983391i specificeanalizele de management prin care se stabilesc resursele necesare men983395inerii 983391i icircmbunătă983395iriiSMC cre983391terii performan983395ei organiza983395iei 983391i satisfac983395iei clien983395ilorprogramele anuale de instruireinstruc983395iunile specifice de lucru precum 983391i cerin983395ele pentru mediul de lucru

Conducerea PM răspunde direct sau prin personalul din subordine de asigurarearesurselor necesare pentru func983395ionarea SMC 983391i pentru realizarea proceselor 983391i serviciilor icircncondi983395ii corespunzătoare

611 Resurse financiare

Icircn cadrul PM procesul Resurse financiare cuprinde activită983395ile financiare 983391i contabileprecum 983391i activită983395ile de elaborare buget 983391i urmărire a execu983395iei bugetare

6111 Provenienţa resurselor financiare

Resursele financiare sunt constituite din fonduri provenite din impozite taxe 983391i amenzi dela persoanele fizice 983391i juridice purtacircnd denumirea 983391i de crean983395e bugetare

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 22

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

6112 Elaborarea bugetului şi urmărirea execuţiei bugetare

Icircn baza veniturilor preconizate (provenite din taxe impozite 983391i amenzi) 983391i a solicitărilor de

resurse financiare icircntocmite de compartimentele de specialitate din cadrul PM compartimentul despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircntocmeste proiectul de buget care estesupus aprobării CLMG

Analiza 983391i evaluarea veniturilor 983391i urmărirea 983391i raportarea execu983395iei bugetare se realizeazăde către personalul compartimentelor de specialitate icircn colaborare cu personalul responsabil dincadrul compartimentelor implicate icircn conformitate cu prevederile legale 983391i de reglementareaplicabile 983391i cu prevederile din fi983391a de proces 983391i sau procedura opera983395ională

6113 Activităţi financiare şi contabile

Organizarea coordonarea 983391i execu983395ia activită983395ilor financiare 983391i contabile ale Primăriei

Municipiului MEDGIDIA icircn vederea derulării contractelor icircncheiate de PM cu diver983391i clien983395i serealizează de personalul compartimentelor de specialitate icircn conformitate cu prevederile legale 983391ide reglementare aplicabile

62 Resurse umane

621Generalităţi

Conform obiectivelor stabilite de Primăriei Municipiului MEDGIDIA calitatea serviciilor realizate icircncadrul PM este influen983395ată icircn mod esen983395ial de profesionalismul personalului din aparatul propriude specialitate Formarea unui corp profesionist de func983395ionari publici se realizează prin

stabilirea cerin983395elor de competen983395ă aferente func983395iei publice icircn fi983391ele de post 983391i urmărirearespectării acestora de către persoana nominalizată pe un anumit post

icircmbunătă983395irea rezultatelor activită983395ii desfă983391urate icircn scopul icircndeplinirii obiectivelor

stabilite prin identificarea necesită983395ilor de instruire a func983395ionarilor publici evaluarea anuală a performan983395elor profesionale individuale ale func983395ionarilor publici

prin compararea gradului de icircndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele ob983395inuteicircn mod efectiv

asigurarea unui sistem motiva983395ional care să determine cre983391terea performan983395elor

profesionale individuale

622Competenţă conştientizare şi instruire

Modul de desfă983391urare a procesului Competen983395ă con983391tientizare 983391i instruire pentrupersonalul din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este stabilit icircn procedura generalăopera983395ională MG ndash POG ndash 622 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 622

Organigrama numărul de posturi statul de func983395ii 983391i Regulamentul de Organizare 983391iFunc983395ionare se stabilesc 983391i se aprobă printr-o Hotăracircre a CLMG

Icircn cadrul PM personalul implicat icircn activită983395i care pot influen983395a calitatea serviciilor estecompetent din punct de vedere al studiilor instruirii abilită983395ilor 983391i experien983395ei adecvate Cerin983395elede competen983395ă (studii instruire abilită983395i 983391i experien983395ă) necesare pentru o anumită func983395ie suntidentificate icircn Fi983391ele de post corespunzătoare

La angajarea sau la numirea unei persoane pe post se verifică prin examinare intervievare983391isau testarea cuno983391tin983395elor si abilită983395ilor icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă stabilite icircn Fi983391apostului

Procesul de angajare a func983395ionarilor publici icircn cadrul PM respectă prevederile legale 983391i dereglementare aplicabile

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 23

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 20: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

stadiul 983391i eficien983395a ac983395iunilor corective 983391i preventive stadiul reclama983395iilor de la clien983395i alte probleme referitoare la calitatea serviciilor executate de Primăria Municipiului MEDGIDIA

Raportările sunt făcute anual icircn scris 983391i sunt transmise Primarului pentru a fi prezentateicircn 983391edin983395ele Consiliului Local al Municipiului MEDGIDIA 983391i pentru a servi la analizarea sistemuluide management al calită983395ii 983391i pentru luarea de măsuri icircn vederea cre983391terii eficacită983395ii acestuia

553 Comunicarea

Procesul de comunicare din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA are două aspectecomunicarea internă 983391i comunicarea externă Responsabilii acestui proces sunt Reprezentantulmanagementului pentru procesul de comunicare internă 983391i coordonatorii diferitelor

compartimente din cadrul aparatului propriu de specialitate pentru comunicarea externă cu

clien983395ii cetă983395enii comunitatea mass-media etc

Comunicarea internă

Căile de comunicare stabilite intern acoperă transmiterea informa983395iilor de la conducerecătre executan983395i (comunicarea de sus icircn jos) de la executan983395i spre conducere (comunicarea de josicircn sus) precum 983391i comunicarea icircntre diferite func983395ii organizatorice situate pe acelea983391i niveleorganizatorice (comunicarea pe orizontală)

Icircn principal procesul de comunicare internă se realizează prin transmiterea de informa983395ii verbale cu ocazia unor icircntacirclniri analize 983391edin983395e instruiri de

informare organizate de conducere sau de 983391efii compartimentelor de specialitate Acest mod decomunicare realizează icircn principal comunicarea de sus icircn jos 983391i pe orizontală dar ori de cacircte orieste cazul li se pot aduce la cuno983391tin983395a 983391efilor ierarhici orice probleme sau aspecte semnificativecare influen983395ează activită983395ile realizate 983391isau calitatea serviciilor De asemenea se pot discutapropuneri de icircmbunătă983395ire a proceselor 983391i eficacită983395ii acestora transmitereadifuzarea de documente scrise prin care se stabilesc reguli de execu983395ie a anumitorproceseactivită983395i Exemple de documente difuzate care con983395in astfel de informa983395ii sunt ManualulCalită983395ii 983391i procedurile asociate documente legale 983391i de reglementare documente de provenien983395ăexternă note interne dispozi983395ii hotăracircri fi983391e post sau alte documente de reglementare

Această modalitate de comunicare este icircn general utilizată pentru comunicarea de sus icircn jos 983391i peorizontală Transmiterea de documenta983395ie scrisă se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircnsistemul informatic transmiterea de solicitări raportări icircnregistrări rezultate icircn urma desfă983391urării activită983395ilor

proceselor registre propuneri scrise sau verbale ale personalului către conducere sau către 983391efiiierarhici prin care se realizează comunicarea de jos icircn sus Transmiterea acestor tipuri dedocumente se poate face atacirct pe suport hacircrtie cacirct 983391i icircn sistemul informatic

Şefii compartimentelor de specialitate au responsabilitatea de a face cunoscute personaluluidin subordine căile de comunicare stabilite icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Modalită983395ile de transmitere 983391i difuzare a diferitelor rapoarte 983391i icircnregistrări emise de cătreanumite func983395ii din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt reglementate prin documenteleSMC (manual 983391i proceduri asociate) icircn care acestea sunt referite

Comunicarea externă

Comunicarea externă asigură transmiterea informa983395iilor icircntre Primăria Municipiului MEDGIDIA983391i cetă983395eni serviciile 983391i institu983395iile publice societă983395ile comerciale aflate icircn subordinea CLMG

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 20

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alte structuri ale administra983395iei locale organisme 983391i organiza983395ii neguvernamentale din 983395ară 983391i străinătate structuri ale administra983395iei locale din străinătate mass-media furnizoriprestatoriexecutan983395i

In general comunicarea cu aceste entită983395i se realizează prin transmiterea de documente 983391iinforma983395ii icircn scris icircn conformitate cu prevederile din procedurile generale fi983391ele de procesprocedurile opera983395ionale procedurile specifice 983391i instruc983395iunile de lucru precum 983391i dindocumentele legale 983391i de reglementare aplicabile

Responsabilită983395ile 983391i autoritatea pentru men983395inerea interfe983395ei 983391i comunicarea externă suntstabilite prin atribu983395iile fiecărui compartiment de specialitate sau prin competen983395ele acordate prindispozi983395ie de Primar icircn limitele prevederilor legale

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de comunicare externă este guvernatde principiile liberului acces la informa983395iile de interes public 983391i al transparen983395ei decizionale icircnadministra983395ia publică locală

Modul de control al procesului Comunicare este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 553

56 Analiza efectuată de management

Anual sau ori de cacircte ori este necesar Primarul Municipiului MEDGIDIA efectuează analizereferitoare la modul icircn care func983395ionează sistemul de management al calită983395ii stabilit 983391i definit prinManualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate acestuia De asemenea prin analiza func983395ionăriisistemului de management al calită983395ii se urmăre983391te eficien983395a 983391i eficacitatea SMC de a icircndepliniobiectivele stabilite icircn domeniul calită983395ii precum 983391i posibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Elementele de intrare pentru realizarea analizei se regăsesc icircn Raportul de Analiză elaboratde Reprezentantul managementului care con983395ine informa983395ii de feed-back de la clien983395i constatările auditurilor interne si externe efectuate in cadrul PM nivelul de icircndeplinire a obiectivelor stabilite icircn domeniul calită983395ii func983395ionarea proceselor 983391i analiza conformită983395ii neconformită983395ii serviciilor stadiul implementării ac983395iunilor corective 983391i preventive informa983395ii referitoare la eventualele schimbări care pot influen983395a func983395ionarea SMC informa983395ii referitoare la furnizori date referitoare la modul icircn care s-au solu983395ionat măsurile 983391i ac983395iunile ini983395iate la analiza

anterioară orice alte date importante pentru stabilirea de măsuri de icircmbunătă983395ire a func983395ionarii sistemuluide management al calită983395ii

Rezultatele analizelor se concretizează icircn recomandări 983391i măsuri corective sau preventiveini983395iate icircn scopul icircmbunătă983395irii performan983395elor Primăriei Municipiului MEDGIDIA a calită983395iiserviciilor realizate 983391i a func983395ionării sistemului de management al calită983395ii De asemenea va fistabilit necesarul de resurse pentru func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea SMC pentru următoareaperioadă Concluziile analizei se documentează icircn Procese verbale ale analizei sistemului de managemental calită983395ii

Detalii referitoare la realizarea procesului de analiză a managementului icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIA se regăsesc icircn procedura generală opera983395ională Analiza efectuată demanagement cod MG ndash POG ndash 56 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391ade proces cod MG ndash FP ndash 56

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 21

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 6MANAGEMENTUL RESURSELOR

61 Asigurarea resurselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA resursele esen983395iale pentru implementareamen983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea sistemului de management al calită983395ii precum 983391i cele necesare pentrua cre983391te satisfac983395ia clientului prin icircndeplinirea cerin983395elor sunt identificate 983391i puse la dispozi983395ie

Aceste resurse includ

resurse financiare resurse umane infrastructura 983391i mediul de lucru administrare patrimoniu (domeniu public 983391i privat)

Identificarea resurselor se realizează prin planificările SMC icircn care sunt identificate toate resursele necesare icircndeplinirii obiectivelor

strategice 983391i specificeanalizele de management prin care se stabilesc resursele necesare men983395inerii 983391i icircmbunătă983395iriiSMC cre983391terii performan983395ei organiza983395iei 983391i satisfac983395iei clien983395ilorprogramele anuale de instruireinstruc983395iunile specifice de lucru precum 983391i cerin983395ele pentru mediul de lucru

Conducerea PM răspunde direct sau prin personalul din subordine de asigurarearesurselor necesare pentru func983395ionarea SMC 983391i pentru realizarea proceselor 983391i serviciilor icircncondi983395ii corespunzătoare

611 Resurse financiare

Icircn cadrul PM procesul Resurse financiare cuprinde activită983395ile financiare 983391i contabileprecum 983391i activită983395ile de elaborare buget 983391i urmărire a execu983395iei bugetare

6111 Provenienţa resurselor financiare

Resursele financiare sunt constituite din fonduri provenite din impozite taxe 983391i amenzi dela persoanele fizice 983391i juridice purtacircnd denumirea 983391i de crean983395e bugetare

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 22

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

6112 Elaborarea bugetului şi urmărirea execuţiei bugetare

Icircn baza veniturilor preconizate (provenite din taxe impozite 983391i amenzi) 983391i a solicitărilor de

resurse financiare icircntocmite de compartimentele de specialitate din cadrul PM compartimentul despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircntocmeste proiectul de buget care estesupus aprobării CLMG

Analiza 983391i evaluarea veniturilor 983391i urmărirea 983391i raportarea execu983395iei bugetare se realizeazăde către personalul compartimentelor de specialitate icircn colaborare cu personalul responsabil dincadrul compartimentelor implicate icircn conformitate cu prevederile legale 983391i de reglementareaplicabile 983391i cu prevederile din fi983391a de proces 983391i sau procedura opera983395ională

6113 Activităţi financiare şi contabile

Organizarea coordonarea 983391i execu983395ia activită983395ilor financiare 983391i contabile ale Primăriei

Municipiului MEDGIDIA icircn vederea derulării contractelor icircncheiate de PM cu diver983391i clien983395i serealizează de personalul compartimentelor de specialitate icircn conformitate cu prevederile legale 983391ide reglementare aplicabile

62 Resurse umane

621Generalităţi

Conform obiectivelor stabilite de Primăriei Municipiului MEDGIDIA calitatea serviciilor realizate icircncadrul PM este influen983395ată icircn mod esen983395ial de profesionalismul personalului din aparatul propriude specialitate Formarea unui corp profesionist de func983395ionari publici se realizează prin

stabilirea cerin983395elor de competen983395ă aferente func983395iei publice icircn fi983391ele de post 983391i urmărirearespectării acestora de către persoana nominalizată pe un anumit post

icircmbunătă983395irea rezultatelor activită983395ii desfă983391urate icircn scopul icircndeplinirii obiectivelor

stabilite prin identificarea necesită983395ilor de instruire a func983395ionarilor publici evaluarea anuală a performan983395elor profesionale individuale ale func983395ionarilor publici

prin compararea gradului de icircndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele ob983395inuteicircn mod efectiv

asigurarea unui sistem motiva983395ional care să determine cre983391terea performan983395elor

profesionale individuale

622Competenţă conştientizare şi instruire

Modul de desfă983391urare a procesului Competen983395ă con983391tientizare 983391i instruire pentrupersonalul din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este stabilit icircn procedura generalăopera983395ională MG ndash POG ndash 622 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 622

Organigrama numărul de posturi statul de func983395ii 983391i Regulamentul de Organizare 983391iFunc983395ionare se stabilesc 983391i se aprobă printr-o Hotăracircre a CLMG

Icircn cadrul PM personalul implicat icircn activită983395i care pot influen983395a calitatea serviciilor estecompetent din punct de vedere al studiilor instruirii abilită983395ilor 983391i experien983395ei adecvate Cerin983395elede competen983395ă (studii instruire abilită983395i 983391i experien983395ă) necesare pentru o anumită func983395ie suntidentificate icircn Fi983391ele de post corespunzătoare

La angajarea sau la numirea unei persoane pe post se verifică prin examinare intervievare983391isau testarea cuno983391tin983395elor si abilită983395ilor icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă stabilite icircn Fi983391apostului

Procesul de angajare a func983395ionarilor publici icircn cadrul PM respectă prevederile legale 983391i dereglementare aplicabile

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 23

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 21: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alte structuri ale administra983395iei locale organisme 983391i organiza983395ii neguvernamentale din 983395ară 983391i străinătate structuri ale administra983395iei locale din străinătate mass-media furnizoriprestatoriexecutan983395i

In general comunicarea cu aceste entită983395i se realizează prin transmiterea de documente 983391iinforma983395ii icircn scris icircn conformitate cu prevederile din procedurile generale fi983391ele de procesprocedurile opera983395ionale procedurile specifice 983391i instruc983395iunile de lucru precum 983391i dindocumentele legale 983391i de reglementare aplicabile

Responsabilită983395ile 983391i autoritatea pentru men983395inerea interfe983395ei 983391i comunicarea externă suntstabilite prin atribu983395iile fiecărui compartiment de specialitate sau prin competen983395ele acordate prindispozi983395ie de Primar icircn limitele prevederilor legale

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de comunicare externă este guvernatde principiile liberului acces la informa983395iile de interes public 983391i al transparen983395ei decizionale icircnadministra983395ia publică locală

Modul de control al procesului Comunicare este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 553

56 Analiza efectuată de management

Anual sau ori de cacircte ori este necesar Primarul Municipiului MEDGIDIA efectuează analizereferitoare la modul icircn care func983395ionează sistemul de management al calită983395ii stabilit 983391i definit prinManualul Calită983395ii 983391i procedurile asociate acestuia De asemenea prin analiza func983395ionăriisistemului de management al calită983395ii se urmăre983391te eficien983395a 983391i eficacitatea SMC de a icircndepliniobiectivele stabilite icircn domeniul calită983395ii precum 983391i posibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Elementele de intrare pentru realizarea analizei se regăsesc icircn Raportul de Analiză elaboratde Reprezentantul managementului care con983395ine informa983395ii de feed-back de la clien983395i constatările auditurilor interne si externe efectuate in cadrul PM nivelul de icircndeplinire a obiectivelor stabilite icircn domeniul calită983395ii func983395ionarea proceselor 983391i analiza conformită983395ii neconformită983395ii serviciilor stadiul implementării ac983395iunilor corective 983391i preventive informa983395ii referitoare la eventualele schimbări care pot influen983395a func983395ionarea SMC informa983395ii referitoare la furnizori date referitoare la modul icircn care s-au solu983395ionat măsurile 983391i ac983395iunile ini983395iate la analiza

anterioară orice alte date importante pentru stabilirea de măsuri de icircmbunătă983395ire a func983395ionarii sistemuluide management al calită983395ii

Rezultatele analizelor se concretizează icircn recomandări 983391i măsuri corective sau preventiveini983395iate icircn scopul icircmbunătă983395irii performan983395elor Primăriei Municipiului MEDGIDIA a calită983395iiserviciilor realizate 983391i a func983395ionării sistemului de management al calită983395ii De asemenea va fistabilit necesarul de resurse pentru func983395ionarea 983391i icircmbunătă983395irea SMC pentru următoareaperioadă Concluziile analizei se documentează icircn Procese verbale ale analizei sistemului de managemental calită983395ii

Detalii referitoare la realizarea procesului de analiză a managementului icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIA se regăsesc icircn procedura generală opera983395ională Analiza efectuată demanagement cod MG ndash POG ndash 56 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391ade proces cod MG ndash FP ndash 56

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 21

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 6MANAGEMENTUL RESURSELOR

61 Asigurarea resurselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA resursele esen983395iale pentru implementareamen983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea sistemului de management al calită983395ii precum 983391i cele necesare pentrua cre983391te satisfac983395ia clientului prin icircndeplinirea cerin983395elor sunt identificate 983391i puse la dispozi983395ie

Aceste resurse includ

resurse financiare resurse umane infrastructura 983391i mediul de lucru administrare patrimoniu (domeniu public 983391i privat)

Identificarea resurselor se realizează prin planificările SMC icircn care sunt identificate toate resursele necesare icircndeplinirii obiectivelor

strategice 983391i specificeanalizele de management prin care se stabilesc resursele necesare men983395inerii 983391i icircmbunătă983395iriiSMC cre983391terii performan983395ei organiza983395iei 983391i satisfac983395iei clien983395ilorprogramele anuale de instruireinstruc983395iunile specifice de lucru precum 983391i cerin983395ele pentru mediul de lucru

Conducerea PM răspunde direct sau prin personalul din subordine de asigurarearesurselor necesare pentru func983395ionarea SMC 983391i pentru realizarea proceselor 983391i serviciilor icircncondi983395ii corespunzătoare

611 Resurse financiare

Icircn cadrul PM procesul Resurse financiare cuprinde activită983395ile financiare 983391i contabileprecum 983391i activită983395ile de elaborare buget 983391i urmărire a execu983395iei bugetare

6111 Provenienţa resurselor financiare

Resursele financiare sunt constituite din fonduri provenite din impozite taxe 983391i amenzi dela persoanele fizice 983391i juridice purtacircnd denumirea 983391i de crean983395e bugetare

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 22

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

6112 Elaborarea bugetului şi urmărirea execuţiei bugetare

Icircn baza veniturilor preconizate (provenite din taxe impozite 983391i amenzi) 983391i a solicitărilor de

resurse financiare icircntocmite de compartimentele de specialitate din cadrul PM compartimentul despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircntocmeste proiectul de buget care estesupus aprobării CLMG

Analiza 983391i evaluarea veniturilor 983391i urmărirea 983391i raportarea execu983395iei bugetare se realizeazăde către personalul compartimentelor de specialitate icircn colaborare cu personalul responsabil dincadrul compartimentelor implicate icircn conformitate cu prevederile legale 983391i de reglementareaplicabile 983391i cu prevederile din fi983391a de proces 983391i sau procedura opera983395ională

6113 Activităţi financiare şi contabile

Organizarea coordonarea 983391i execu983395ia activită983395ilor financiare 983391i contabile ale Primăriei

Municipiului MEDGIDIA icircn vederea derulării contractelor icircncheiate de PM cu diver983391i clien983395i serealizează de personalul compartimentelor de specialitate icircn conformitate cu prevederile legale 983391ide reglementare aplicabile

62 Resurse umane

621Generalităţi

Conform obiectivelor stabilite de Primăriei Municipiului MEDGIDIA calitatea serviciilor realizate icircncadrul PM este influen983395ată icircn mod esen983395ial de profesionalismul personalului din aparatul propriude specialitate Formarea unui corp profesionist de func983395ionari publici se realizează prin

stabilirea cerin983395elor de competen983395ă aferente func983395iei publice icircn fi983391ele de post 983391i urmărirearespectării acestora de către persoana nominalizată pe un anumit post

icircmbunătă983395irea rezultatelor activită983395ii desfă983391urate icircn scopul icircndeplinirii obiectivelor

stabilite prin identificarea necesită983395ilor de instruire a func983395ionarilor publici evaluarea anuală a performan983395elor profesionale individuale ale func983395ionarilor publici

prin compararea gradului de icircndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele ob983395inuteicircn mod efectiv

asigurarea unui sistem motiva983395ional care să determine cre983391terea performan983395elor

profesionale individuale

622Competenţă conştientizare şi instruire

Modul de desfă983391urare a procesului Competen983395ă con983391tientizare 983391i instruire pentrupersonalul din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este stabilit icircn procedura generalăopera983395ională MG ndash POG ndash 622 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 622

Organigrama numărul de posturi statul de func983395ii 983391i Regulamentul de Organizare 983391iFunc983395ionare se stabilesc 983391i se aprobă printr-o Hotăracircre a CLMG

Icircn cadrul PM personalul implicat icircn activită983395i care pot influen983395a calitatea serviciilor estecompetent din punct de vedere al studiilor instruirii abilită983395ilor 983391i experien983395ei adecvate Cerin983395elede competen983395ă (studii instruire abilită983395i 983391i experien983395ă) necesare pentru o anumită func983395ie suntidentificate icircn Fi983391ele de post corespunzătoare

La angajarea sau la numirea unei persoane pe post se verifică prin examinare intervievare983391isau testarea cuno983391tin983395elor si abilită983395ilor icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă stabilite icircn Fi983391apostului

Procesul de angajare a func983395ionarilor publici icircn cadrul PM respectă prevederile legale 983391i dereglementare aplicabile

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 23

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 22: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

CAPITOLUL 6MANAGEMENTUL RESURSELOR

61 Asigurarea resurselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA resursele esen983395iale pentru implementareamen983395inerea 983391i icircmbunătă983395irea sistemului de management al calită983395ii precum 983391i cele necesare pentrua cre983391te satisfac983395ia clientului prin icircndeplinirea cerin983395elor sunt identificate 983391i puse la dispozi983395ie

Aceste resurse includ

resurse financiare resurse umane infrastructura 983391i mediul de lucru administrare patrimoniu (domeniu public 983391i privat)

Identificarea resurselor se realizează prin planificările SMC icircn care sunt identificate toate resursele necesare icircndeplinirii obiectivelor

strategice 983391i specificeanalizele de management prin care se stabilesc resursele necesare men983395inerii 983391i icircmbunătă983395iriiSMC cre983391terii performan983395ei organiza983395iei 983391i satisfac983395iei clien983395ilorprogramele anuale de instruireinstruc983395iunile specifice de lucru precum 983391i cerin983395ele pentru mediul de lucru

Conducerea PM răspunde direct sau prin personalul din subordine de asigurarearesurselor necesare pentru func983395ionarea SMC 983391i pentru realizarea proceselor 983391i serviciilor icircncondi983395ii corespunzătoare

611 Resurse financiare

Icircn cadrul PM procesul Resurse financiare cuprinde activită983395ile financiare 983391i contabileprecum 983391i activită983395ile de elaborare buget 983391i urmărire a execu983395iei bugetare

6111 Provenienţa resurselor financiare

Resursele financiare sunt constituite din fonduri provenite din impozite taxe 983391i amenzi dela persoanele fizice 983391i juridice purtacircnd denumirea 983391i de crean983395e bugetare

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 22

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

6112 Elaborarea bugetului şi urmărirea execuţiei bugetare

Icircn baza veniturilor preconizate (provenite din taxe impozite 983391i amenzi) 983391i a solicitărilor de

resurse financiare icircntocmite de compartimentele de specialitate din cadrul PM compartimentul despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircntocmeste proiectul de buget care estesupus aprobării CLMG

Analiza 983391i evaluarea veniturilor 983391i urmărirea 983391i raportarea execu983395iei bugetare se realizeazăde către personalul compartimentelor de specialitate icircn colaborare cu personalul responsabil dincadrul compartimentelor implicate icircn conformitate cu prevederile legale 983391i de reglementareaplicabile 983391i cu prevederile din fi983391a de proces 983391i sau procedura opera983395ională

6113 Activităţi financiare şi contabile

Organizarea coordonarea 983391i execu983395ia activită983395ilor financiare 983391i contabile ale Primăriei

Municipiului MEDGIDIA icircn vederea derulării contractelor icircncheiate de PM cu diver983391i clien983395i serealizează de personalul compartimentelor de specialitate icircn conformitate cu prevederile legale 983391ide reglementare aplicabile

62 Resurse umane

621Generalităţi

Conform obiectivelor stabilite de Primăriei Municipiului MEDGIDIA calitatea serviciilor realizate icircncadrul PM este influen983395ată icircn mod esen983395ial de profesionalismul personalului din aparatul propriude specialitate Formarea unui corp profesionist de func983395ionari publici se realizează prin

stabilirea cerin983395elor de competen983395ă aferente func983395iei publice icircn fi983391ele de post 983391i urmărirearespectării acestora de către persoana nominalizată pe un anumit post

icircmbunătă983395irea rezultatelor activită983395ii desfă983391urate icircn scopul icircndeplinirii obiectivelor

stabilite prin identificarea necesită983395ilor de instruire a func983395ionarilor publici evaluarea anuală a performan983395elor profesionale individuale ale func983395ionarilor publici

prin compararea gradului de icircndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele ob983395inuteicircn mod efectiv

asigurarea unui sistem motiva983395ional care să determine cre983391terea performan983395elor

profesionale individuale

622Competenţă conştientizare şi instruire

Modul de desfă983391urare a procesului Competen983395ă con983391tientizare 983391i instruire pentrupersonalul din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este stabilit icircn procedura generalăopera983395ională MG ndash POG ndash 622 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 622

Organigrama numărul de posturi statul de func983395ii 983391i Regulamentul de Organizare 983391iFunc983395ionare se stabilesc 983391i se aprobă printr-o Hotăracircre a CLMG

Icircn cadrul PM personalul implicat icircn activită983395i care pot influen983395a calitatea serviciilor estecompetent din punct de vedere al studiilor instruirii abilită983395ilor 983391i experien983395ei adecvate Cerin983395elede competen983395ă (studii instruire abilită983395i 983391i experien983395ă) necesare pentru o anumită func983395ie suntidentificate icircn Fi983391ele de post corespunzătoare

La angajarea sau la numirea unei persoane pe post se verifică prin examinare intervievare983391isau testarea cuno983391tin983395elor si abilită983395ilor icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă stabilite icircn Fi983391apostului

Procesul de angajare a func983395ionarilor publici icircn cadrul PM respectă prevederile legale 983391i dereglementare aplicabile

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 23

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 23: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

6112 Elaborarea bugetului şi urmărirea execuţiei bugetare

Icircn baza veniturilor preconizate (provenite din taxe impozite 983391i amenzi) 983391i a solicitărilor de

resurse financiare icircntocmite de compartimentele de specialitate din cadrul PM compartimentul despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircntocmeste proiectul de buget care estesupus aprobării CLMG

Analiza 983391i evaluarea veniturilor 983391i urmărirea 983391i raportarea execu983395iei bugetare se realizeazăde către personalul compartimentelor de specialitate icircn colaborare cu personalul responsabil dincadrul compartimentelor implicate icircn conformitate cu prevederile legale 983391i de reglementareaplicabile 983391i cu prevederile din fi983391a de proces 983391i sau procedura opera983395ională

6113 Activităţi financiare şi contabile

Organizarea coordonarea 983391i execu983395ia activită983395ilor financiare 983391i contabile ale Primăriei

Municipiului MEDGIDIA icircn vederea derulării contractelor icircncheiate de PM cu diver983391i clien983395i serealizează de personalul compartimentelor de specialitate icircn conformitate cu prevederile legale 983391ide reglementare aplicabile

62 Resurse umane

621Generalităţi

Conform obiectivelor stabilite de Primăriei Municipiului MEDGIDIA calitatea serviciilor realizate icircncadrul PM este influen983395ată icircn mod esen983395ial de profesionalismul personalului din aparatul propriude specialitate Formarea unui corp profesionist de func983395ionari publici se realizează prin

stabilirea cerin983395elor de competen983395ă aferente func983395iei publice icircn fi983391ele de post 983391i urmărirearespectării acestora de către persoana nominalizată pe un anumit post

icircmbunătă983395irea rezultatelor activită983395ii desfă983391urate icircn scopul icircndeplinirii obiectivelor

stabilite prin identificarea necesită983395ilor de instruire a func983395ionarilor publici evaluarea anuală a performan983395elor profesionale individuale ale func983395ionarilor publici

prin compararea gradului de icircndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele ob983395inuteicircn mod efectiv

asigurarea unui sistem motiva983395ional care să determine cre983391terea performan983395elor

profesionale individuale

622Competenţă conştientizare şi instruire

Modul de desfă983391urare a procesului Competen983395ă con983391tientizare 983391i instruire pentrupersonalul din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este stabilit icircn procedura generalăopera983395ională MG ndash POG ndash 622 iar modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 622

Organigrama numărul de posturi statul de func983395ii 983391i Regulamentul de Organizare 983391iFunc983395ionare se stabilesc 983391i se aprobă printr-o Hotăracircre a CLMG

Icircn cadrul PM personalul implicat icircn activită983395i care pot influen983395a calitatea serviciilor estecompetent din punct de vedere al studiilor instruirii abilită983395ilor 983391i experien983395ei adecvate Cerin983395elede competen983395ă (studii instruire abilită983395i 983391i experien983395ă) necesare pentru o anumită func983395ie suntidentificate icircn Fi983391ele de post corespunzătoare

La angajarea sau la numirea unei persoane pe post se verifică prin examinare intervievare983391isau testarea cuno983391tin983395elor si abilită983395ilor icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă stabilite icircn Fi983391apostului

Procesul de angajare a func983395ionarilor publici icircn cadrul PM respectă prevederile legale 983391i dereglementare aplicabile

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 23

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 24: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Toate icircnregistrările prin care se confirmă icircndeplinirea cerin983395elor de competen983395ă (atestatediplome CV-uri rezultate de la testări dispozi983395ii etc) pentru personalul din cadrul organiza983395iei sepăstrează la compartimentul Resurse Umane

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de instruiri instruiri de perfec983395ionare 983391i formare profesională realizate de organiza983395ii externe specializate

(cum ar fi Institutul Na983395ional de Administra983395ie 983391i Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administra983395ia Publică Locală) instruiri de perfec983395ionare profesională organizate intern schimburi de experien983395ă instruiri de protec983395ia muncii instruiri icircn domeniul calită983395ii

Necesarul de instruire pentru personalul din subordine este stabilit de 983391eful fiecăruicompartiment de specialitate datele fiind transmise Compartimentului Resurse Umane

Icircn baza propunerilor primite acesta icircntocme983391te icircmpreună cu RMC un Program anual deinstruire atacirct pentru instruirile profesionale cacirct 983391i pentru instruirile icircn domeniul managementuluicalită983395ii

Icircnregistrările rezultate icircn urma procesului de instruire se păstrează func983395ie de tipulinstruirii icircn Dosarul de instruire personal respectiv icircn Fi983391ele individuale de protec983395ia muncii ndash laResponsabilul cu protec983395ia muncii din cadrul PM

Programul de instruire este aprobat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Instruirile pot fiefectuate intern sau la unită983395i externe specializate 983391i pot fi sus983395inute de lectori din cadrulorganiza983395iei sau din exteriorul acesteia

Personalul de la toate nivelurile 983391i func983395iile relevante pentru calitate trebuie să fiecon983391tientizat referitor la

importan983395a conformită983395ii cu politica referitoare la calitate 983391i cu cerin983395ele documentate ale

SMC obiectivele generale 983391i specifice icircn domeniul calită983395ii 983391i importan983395a activită983395ilor

desfă983391urate 983391i a contribu983395iei acestora icircn icircndeplinirea obiectivelor consecin983395ele posibile ale abaterilor de la procedurileinstruc983395iunile documentate

aplicabile Con983391tientizarea personalului se realizează icircn principal prin instruiri de informare icircn domeniulcalită983395ii dar 983391i prin transmiterea 983391i difuzarea de documenta983395ie scrisă discu983395ii 983391edin983395e sau altemodalită983395i prin care să se asigure cunoa983391terea cerin983395elor SMC de către personal Şefii compartimentelor de specialitate răspund de identificarea 983391i aplicarea metodelor adecvate pentru a se asiguracon983391tientizarea 983391i motivarea personalului din subordine

Icircn cadrul PM se urmăre983391te ca personalul să fie direct interesat icircn realizarea 983391iicircmbunătă983395irea cerin983395elor referitoare la calitatea serviciilor

63 Infrastructura şi mediul de lucru

631 Infrastructura

Infrastructura necesară realizării serviciilor de administra983395ie locală care formează icircnconformitate cu prevederile legale 983391i de reglementare domeniul de activitate a PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA este constituită din următoarele elemente sistemul informatic utilită983395i mijloace de comunicare bunuri din patrimoniul PM (clădiri birouri dotări etc)

Elementele de infrastructură sunt asigurate 983391i men983395inute icircn mod adecvat astfel icircncacirctserviciile realizate să corespundă cerin983395elor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 24

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 25: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Sistemul informatic

Icircn cadrul PM este implementat 983391i fuctionează un sistem informatic integrat care asigurăatacirct o circula983395ie a informa983395iilor sistematică 983391i eficace cacirct 983391i o modalitate de păstrare unitară adocumentelor 983391i icircnregistrărilor Toate elementele din sistemul informatic (software specific 983391iechipamentele hardware) sunt gestionate prin grija personalului de specialitate care asigură atacirctidentificarea 983391i eviden983395a echipamentelor de re983395ea cacirct 983391i men983395inerea acestora

Modalită983395ile practicate icircn cadrul PM pentru asigurarea men983395inerea 983391i operarea icircn condi983395iioptime a sistemului informatic sunt descrise icircn procedura opera983395ională

Compartimentul administrativ

Compartimentul Administrativ are ca activită983395i de bază asigurarea activită983395ilor degospodărire icircntre983395inere repara983395ii 983391i deservire icircn cadrul PM care includeicircncheierea 983391i urmărirea derulării contractelor de utilită983395i (electricitatea apa) exploatarea 983391i icircntre983395inerea mijloacelor de transport propriiicircntre983395inerea 983391i gestionarea bunurilor din patrimoniul PM (clădiri birouri 983391i instala983395iile aferenteacestora)

632 Mediul de lucru

Mediul de lucru pentru desfă983391urarea proceselor 983391i activită983395ilor specifice - acesta incluzacircndcondi983395iile de igienă 983391i siguran983395ă condi983395ii de mediu (temperatură umiditate) condi983395ii de lucru -trebuie să fie corespunzător cerin983395elor astfel icircncacirct să se asigure realizarea conformită983395ii cucerin983395ele serviciilor efectuate icircn cadrul PM

Detalii referitoare la condi983395iile de mediu care trebuie asigurate icircn timpul realizării proceselorsunt cuprinse icircn reglementările legale aplicabile

CAPITOLUL 7 REALIZAREA SERVICIULUI

71 Planificarea realizării serviciului

Planificarea serviciilor realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se stabile983391te icircnconformitate cu prevederile legisla983395iei specifice precum 983391i a altor reglementări aplicabile Hotăracircriale CLMG Dispozi983395ii ale Primarului etc

Toate serviciile realizate sunt documentate prin procedurile generale fi983391ele de proces

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 25

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 26: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

procedurile generale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru asiguracircndu-se astfel controlul 983391i coordonarea acestora

Procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale opera983395ionaleinstruc983395iunile de lucru descriu modul icircn care se realizează serviciile 983391i activită983395ile (inclusiv etapelede desfă983391urare) responsabilită983395i metode 983391i criterii de monitorizare 983391i verificare documentele dereferin983395ă (de regulă documentele legale 983391i de reglementare) 983391i icircnregistrările care se emit

Pentru realizarea unor servicii procese cu interfe983395e icircn mai multe direc983395ii compartimentede specialitate sunt desemna983395i coordonatori cărora le revine responsabilitatea de a elabora planurisau programe specifice icircn vederea realizării conformită983395ii serviciilor proceselor

72 Procese referitoare la relaţia cu clientul

721 Determinarea cerinţelor clienţilor

Serviciile specifice de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA sunt stabilite icircn Legea nr 2152001 privind administra983395ia publică locală 983391i suntreglementate prin procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i prin documentele legale 983391i de reglementareaplicabile

722 Analiza cerinţelor clienţilor

Solicitările clien983395ilor preluate de referentulinspectorul din cadrul CompartimentuluiRela983395ii cu Publicul se icircnregistrează 983391i se clasifică pe tipuri de probleme utilizacircnd sistemulinformatic

Fiecare Şef CS are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391i explicită cuactele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etc de cătrepersoane fizice 983391i juridice

La primirea unei solicitări personalul din cadrul compartimentului de rela983395ii cu publiculanalizează documenta983395ia prezentată de client 983391i compară con983395inutul acesteia cu informa983395iile dinlistă Icircn cazul icircn care documenta983395ia nu este completă se returnează clientului icircmpreuna cu toateexplica983395iile necesare Documenta983395ia completă este icircnregistrată icircn sistemul informatic deregistratură iar clientului i se comunică numărul de icircnregistrare data 983391i locul de unde i se vaelibera documentul solicitat Termenul de răspuns (pentru eliberarea documentelor sau formularearăspunsurilor) este stabilit legal

Documenta983395iile primite sunt rezolu983395ionate de Secretarul Primariei Municipiului MEDGIDIA983391i transmise către compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIAresponsabile de rezolvarea solicitării clientului

Modalită983395ile de desfă983391urare a proceselor referitoare la rela983395ia cu clientul icircn cadrul MG suntdescrise icircn procedura generală opera983395ională Procese referitoare la rela983395ia cu clientulrdquo cod MGndashPOG ndash72 iar modul de control al acestor procese este reglementat icircn fi983391a de proces cod MGndashFP-721

723 Comunicarea cu clientul

Persoana desemnată de Primarul Municipiului MEDGIDIA pentru aplicarea Legii nr5442001 privind liberul acces la informa983395iile de interes public pune la dispozi983395ia oricărui client(icircn vederea consultării) orice document solicitat ce con983395ine informa983395ii de interes public cum ar fidocumente legale 983391i de reglementare aplicabile publicate icircn Monitorul Oficial Hotăracircri ale CLMGDispozi983395ii ale Primarului etc

Personalul compartimentului de rela983395ii cu publicul răspunde conform prevederilor Legii nr5442001 tuturor solicitărilor ziari983391tilor privind acordarea acreditărilor 983391i a accesului mijloacelor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 26

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 27: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

de informare icircn masă la ac983395iunile de interes public organizate de MG precum 983391i de furnizarea deinforma983395ii de interes public care vizează activitatea MG

Detalii referitoare la determinarea cerin983395elor clien983395ilor preluarea 983391i evaluarea solicitărilortratarea peti983395iilor 983391i comunicarea cu clientul se regăsesc icircn procedura generală opera983395ionalăbdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72

73 Adoptarea hotăracircrilor şi emiterea dispoziţiilor

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului au caracter individual sau normativ cuaplicabilitate numai icircnMunicipiul MEDGIDIA

Cerin983395ele de adoptare a hotăracircrilor 983391i emitere a dispozi983395iilor rezultă din documentele legale983391i de reglementare aplicabile activită983395ilor specifice Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i dinprevederile procedurilor generale fi983391elor de proces procedurilor generale opera983395ionale 983391iopera983395ionale instruc983395iunilor de lucru aplicabile icircn cadrul Municipiului MEDGIDIA

Detalii referitoare la modul de realizare al acestui proces se regăsesc icircn procedura generalăopera983395ională Adoptarea hotăracircrilor si emiterea dispozi983395iilor cod MG ndash POG 73 iar modul de

control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash73

731 Elementele de intrare pentru adoptarea HCLMG şi emiterea DP

Hotăracircrile CLMG 983391i Dispozi983395iile Primarului sunt adoptateemise ca urmare a necesită983395ii dea reglementa modul de realizare a unei activită983395i sau serviciu de a se stabili o solu983395ie ca urmare asolicitării clien983395ilor etc

Datele de intrare sunt constituite din elementele care impun adoptarea unei hotăracircri sauemiterea unei dispozi983395ii 983391i sunt colectate de ini983395iatori (sau de personal desemnat din cadrul

Compartimentelor de specialitate) analizate 983391i evaluate pentru conformitate cu cerin983395ele legale 983391ide reglementare completitudine corectitudine Icircn cazul icircn care sunt identificate neconcordanteomisiuni sau alte tipuri de abateri documentele necorespunzatoare sunt returnate celor care le-auemis sau se clarifică icircmpreună cu ace983391tia problemele identificate

732 Elaborarea documentaţiei

Documenta983395ia necesară pentru adoptarea unei Hotăracircri este formată din Proiectul dehotăracircre expunerea de motive 983391i Raportul de specialitate iar pentru emiterea unei Dispozi983395ii dinProiectul de dispozi983395ie 983391i Referatul de specialitateLa icircntocmirea acestor documente se au icircn vedere cerin983395ele din prevederile legale 983391i de

reglementare prezentarea necesită983395ii adoptării emiterii hotăracircrii dispozi983395iei prezentareasolu983395iei problemei icircn termeni clari aducacircndu-se toate justificările 983391i fundamentările legale

733 Analiza avizarea adoptarea HCLMGemiterea DP şi icircnregistrarea

Analiza avizarea 983391i adoptarea HCLMG emiterea DP se efectuează de factorii responsabiliconform reglementărilor din documentele legale aplicabile Orice observa983395ie sau problemaidentificată este documentată icircn amendamente cuprinse icircn procesele-verbale ale 983391edin983395elorcomisiilor de specialitate sau ale 983391edin983395elor CLMG

Conform cerin983395elor Legii privind transparen983395a decizională Proiectele de hotăracircri dispozi983395iicu caracter normativ sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin afi983391are publicare sau sunt transmise

la cerere solicitan983395ilorPotrivit legii Hotăracircrile adoptate sunt semnate de Pre983391edintele 983391edin983395ei 983391i contrasemnatepentru legalitate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Dispozi983395iile sunt emise de Primar 983391i avizate de Secretarul Primăriei Municipiului MEDGIDIADupă adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt icircnregistrate icircn Registre speciale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 27

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 28: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

alocandu-se numere unice care să asigure o identificare corespunzătoare a acestora

734 Validarea HCLMG si DP - Exercitarea controlului de legalitate asupra HCLMG şi DP

După adoptare 983391i emitere hotăracircrile 983391i dispozi983395iile sunt transmise la Prefectura Jude983395uluiConstanta cu adrese scrise prin grija personalului de specialitate icircn vederea exercităriicontrolului de legalitate

735 Difuzarea publicarea şi păstrarea HCLMG şi DPHotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise sunt multiplicate 983391i comunicate (prin adrese de

comunicare) tuturor factorilor interesa983395i prin grija personalului de specialitate De asemeneaacestea sunt aduse la cuno983391tin983395a publică prin publicare icircntr-un buletin normativ prin afi983391are lasediul Primăriei Municipiului MEDGIDIA precum 983391i prin introducerea pe site-ul institu983395iei

736 Modificarea HCLMG şi DP

Hotăracircrile adoptate 983391i dispozi983395iile emise nu pot fi modificate Orice amendamentcompletare anulare sau modificare a unei hotăracircri dispozi983395ii se face prin emiterea unui noudocument (cu alt număr) urmacircndu-se ciclul de avizare aprobare 983391i validare descris anterior Icircnnoul act emis se va face men983395iunea dacă acesta modifică abrogă anulează sau completează alt actnormativ adoptat sau emis anterior

74 Investiţii

Procesul de investi983395ii este coordonat de personalul din cadrul compartimentului de

specialitate care are alocate conform Regulamentului de Organizare 983391i Func983395ionare 983391i areglementarilor legale aplicabile responsabilită983395i pentru urmărirea 983391i coordonarea activită983395ilor deinvesti983395ii

Anual se elaborează propunerile pentru Lista obiectivelor de investi983395ii icircn baza solicitărilorprimite de la Şefii CS din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Obiectivele de investi983395ii incluse icircn lista aprobată fac obiectul unei documenta983395ii de licita983395ieelaborate icircn conformitate cu prevederile din reglementările legale de achizi983395ie aplicabile (OUG nr342006 aprobată prin Legea nr 3372006 983391i normele de aplicarea OG 342006)

La elaborarea documenta983395iilor de licita983395ie pot participa mai mul983395i speciali983391ti din cadrul PMicircn func983395ie de tipul obiectivului dar coordonarea elaborării icirci revine personalului din cadrulcompartimentului de specialitate

Urmărirea derulării realizării obiectivului de investi983395ie este coordonată de Şeful CS icircn bazacerin983395elor contractuale 983391i a graficului de desfă983391urare a lucrării

Recep983395ia lucrării este efectuată de o Comisie propusă de Şeful CS 983391i aprobată de PrimarulMunicipiului MEDGIDIA Activitatea de recep983395ie este coordonată de Şeful CS verificandu-sedocumentele emise icircn timpul execu983395iei 983391i conformitatea lucrării cu proiectul 983391i cerin983395elecontractuale Rezultatele verificărilor se confirmă icircn Procesul verbal de recep983395ie

Icircn urma recep983395iei obiectivelor de investi983395ii 983391i icircn urma primirii facturilor emise de executan983395iCS care a urmărit derularea investi983395iei icircntocme983391te formularele necesare efectuării plă983395ii facturii 983391ile transmite compartimentului economico-financiar

Regulile referitoare la desfă983391urarea procesului de investi983395ii sunt definite icircn proceduragenerală opera983395ională Investi983395ii cod MG ndash POG ndash 74 iar modul de control al acestui proces este

reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 74

75 Achiziţie de produse şi servicii

Controlul procesului de achizi983395ionare include realizarea următoarelor activită983395i MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 28

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 29: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 2944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

icircntocmirea documenta983395iei pentru elaborarea 983391i prezentarea ofertei pentru achizi983395ie astfel icircncacirctprodusele 983391i serviciile solicitate să fie descrise complet 983391i corect selec983395ia 983391i evaluarea ofertelor primite de la furnizoriprestatori verificarea produselor 983391i serviciilor achizi983395ionate

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesul de achizi983395ie de produse 983391i servicii serealizează astfel icircncacirct să se asigure achizi983395ionarea unor produse 983391i servicii conforme cu cerin983395elespecificate icircn documentele 983391i sau specifica983395iile de achizi983395ionare 983391i este descris icircn procedura

generală opera983395ională Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -75

76 Furnizarea de servicii

761 Controlul furnizării serviciilor Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA se realizează următoarele tipuri de serviciidescrise icircn fi983391ele de proces după cum urmează Emiterea documentelor solicitate de clien983395i-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7611 Activită983395i privind urmărirea 983391i icircncasarea de impozite taxe 983391i amenzi-Fi983391a de proces cod MG ndashFP ndash 7612 Activită983395i de analiză 983391i control-Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7613 Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei - Fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 7614 Furnizarea serviciilor se planifică 983391i se realizează icircn condi983395ii controlate care includ disponibilitatea informa983395iilor care descriu caracteristicile serviciului

disponibilitatea reglementarilor procedurilor si instruc983395iunilor de lucru aplicabile implementarea monitorizării 983391i măsurării implementarea activită983395ilor de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate

Informa983395iile care descriu caracteristicile serviciilor realizate icircn cadrul PM sunt disponibilea983391a cum rezultă acestea din Legi Ordonan983395e 983391i Hotăracircri de Guvern Ordine ale mini983391trilor NormeHotăracircri ale CLMG 983391i Dispozi983395ii ale Primarului

Icircn fiecare compartiment de specialitate al Administra983395iei Publice Locale a MunicipiuluiMEDGIDIA sunt disponibile documentele sistemului de management ai calită983395ii procedurigenerale fi983391e de proces proceduri generale opera983395ionale proceduri opera983395ionale instruc983395iuni delucru precum 983391i reglementările legale icircn vigoare care descriu activită983395ile privind planificarea 983391i

controlul furnizării serviciilor efectuate icircn cadrul PMMăsurarea 983391i monitorizarea proceselorserviciilor desfă983391urate icircn cadrul compartimentelorde specialitate din cadrul PM sunt descrise icircn capitolul 8 983391i sunt implementate prin grija ŞefilorCS Metodele de măsurare 983391i monitorizare aferente desfă983391urării proceselorserviciilor cum ar fiavizarea 983391i aprobarea diferitelor documente programe acte avize 983391i alte icircnregistrări elaborarea dehotăracircri 983391i emiterea de dispozi983395ii aplicabile domeniului de activitate specific realizarea decontroale etc sunt descrise după caz icircn fi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice Rezultateleob983395inute sunt confirmate prin semnătura pe documente sau sunt icircnregistrate icircn icircnregistrărispecifice Orice problemă referitoare la calitatea serviciilor efectuate de personalul de execu983395iedesemnat din cadrul compartimentelor de specialitate sau semnalată de client se tratează icircn

conformitate cu prevederile procedurii generale bdquoControlul neconformitatilor cod MG ndash PG ndash 83983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 83 respectiv procedurii generale opera983395ionale Procese referitoarela rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72 983391i fi983391ei de proces MG ndash FP ndash 72

Icircn cadrul PM activită983395ile de eliberare a documentelor solicitate 983391i serviciilor prestate serealizează icircn conformitate cu prevederile procedurilor specifice aplicabile precum 983391i ale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 29

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 30: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

documentelor legale 983391i de reglementare aplicabile

762 Emiterea documentelor solicitate de clienţi

Solicitările primite de la clien983395i pentru eliberarea diferitelor acte avize aprobări autoriza983395iicertificate licen983395e (numite generic bdquodocumente) sunt primite 983391i evaluate icircn conformitate cuprevederile procedurii generale opera983395ionale bdquoProcese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndashPOG ndash 72

Pentru a facilita evaluarea solicitării clientului 983391i accesul clien983395ilor la informa983395ii fiecare Şef

de compartiment de specialitate are responsabilitatea de a prezenta o listă icircntr-o formă clară 983391iexplicită cu actele necesare pentru ob983395inerea anumitor avize aprobări autoriza983395ii documente etcde către persoane fizice sau juridice De asemenea informa983395iile necesare sunt afi983391ate la sediul

PMŞefii CS desemnează personalul responsabil pentru evaluarea solicitării clien983395ilor 983391i

emiterea documentelor prin identificarea acestuia icircn Registrul de eviden983395ă a lucrărilor Regulile deemitere a documentelor precum 983391i termenele care trebuie respectate sunt definite după caz icircnfi983391ele de proces 983391isau procedurile specifice precum 983391i icircn documentele de reglementare 983391i legaleaplicabile

Actele necesare pentru emiterea documentelor solicitate de client sunt tratate cabdquoproprietate a clientului La preluarea acestora de la client personalul care le prime983391te verificăcompletitudinea 983391i corectitudinea acestora fa983395ă de informa983395iile din baza de date 983391i le identifică prinalocarea unui număr de icircnregistrare Icircn cazul icircn care se constată că documenta983395ia este incompletăactele sunt returnate clientului Pe perioada icircn care actele care constituie proprietate a clientuluisunt icircn gestiunea Primariei Medgidia acestea sunt protejate 983391i puse icircn siguran983395ă pentru a evitapierderea sau deteriorarea icircn orice mod a acestora icircn cazul icircn care proprietatea clientului este

pierdută deteriorată sau inaptă pentru utilizare deficientă este semnalată clientului cupromptitudine prin Note de constatareResponsabilitatea emiterii Notelor de constatare 983391i a men983395inerii interfe983395ei cu clientul revine

Şefilor CS implicate Documentele care se emit către clien983395i sunt identificate icircn mod corespunzătorde către emitent 983391i sunt protejate pe toată durata procesării pacircnă la predarea (eliberarea) cătreclient Copii ale acestora se păstrează 983391i arhivează icircn conformitate cu prevederile din procedurilespecifice aplicabile 983391i din procedura generală bdquoControlul icircnregistrărilor cod MG ndash PG ndash 424

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 424

763 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea de impozite taxe şi amenzi

Detalii referitoare la sistemul de stabilire icircncasare urmărire control 983391i eviden983395ă a taxelorimpozitelor 983391i amenzilor de la persoanele fizice 983391i juridice din cadrul Primăriei MunicipiuluiMEDGIDIA se regăsesc icircn procedurile specifice

bdquo Urmărire icircncasare de impozite taxe 983391i amenzi de la persoane fizice 983391i juridice Declararea bunurilor supuse impozitării apar983395inacircnd persoanelor fizice Icircnregistrarea 983391i urmărirea corespondentei privind impozitele si taxele locale Icircncasarea impozitelor si taxelor locale control 983391i eviden983395ă Compensarea transferul 983391i restituirea obliga983395iilor bugetare

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 763

764 Activităţi de analiză şi control

Activită983395ile de analiză 983391i control efectuate de personalul din cadrul CS ale PM care auresponsabilită983395i de analiză 983391i control au ca obiectiv principal verificarea modului icircn care entită983395ilesupuse analizei 983391i controlului respectă prevederile legale 983391i de reglementare 983391i se realizează asuprapersoanelor fizice sau juridice organiza983395iilor (institu983395ii 983391i societă983395i) aflate icircn subordinea CLMG 983391i a MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 30

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 31: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

altor societă983395i organisme 983391i organiza983395ii care func983395ionează icircn cadrul Municipiului MEDGIDIAIcircn func983395ie de periodicitatea efectuării activită983395ilor de control acestea pot fi

controale planificate controale neplanificate care sunt generate de peti983395ii (reclama983395ii si sesizări) solicitări scrise sau

verbale contesta983395ii formulate de persoane fizice sau juridice personalul compartimentelor despecialitate din cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA membrii CLMG Primar institu983395ii alestatului 983391i alte organisme 983391i organiza983395ii

Indiferent de tipul acestora activită983395ile de analiză 983391i control se realizează de personalcompetent specializat 983391i instruit icircn mod corespunzător 983391i au la bază documentele de reglementare983391i legale contracte proiecte regulamente 983391i alte documenta983395ii aplicabile care guverneazăactivită983395ile verificate

Rezultatele analizelor 983391i controalelor sunt icircnregistrate icircn Procese verbale de analizăcontrolsau de constatare a contraven983395iei Note de constatare Răspunsuri către peten983395i Rapoarte privindrezultatul activită983395ilor de analizăcontrol efectuate etc icircnregistrările emise cuprind după cumeste aplicabil informa983395ii referitoare la activită983395ile verificate rezultatele controlului documentele icircn

baza cărora s-a efectuat verificarea persoanele care au efectuat controlul problemele constatate 983391imăsurile corective (inclusiv sanc983395iunile) care se impun

Atunci cacircnd este astfel solicitat icircn icircnregistrările emise icircn urma analizeicontrolului latermenele indicate se verifică modul de solu983395ionare a problemelor constatate 983391isau aplicareamăsurilor corective ini983395iate

Detalii referitoare la modalită983395ile de realizare a activită983395ilor de analiză 983391i control se regăsescdupă caz icircn documentele legale 983391i de reglementare 983391isau icircn procedurile opera983395ionale aplicabile icircncadrul compartimentelor de specialitate ale PM care au responsabilită983395i de analiză 983391i control

Modul de control al acestui proces este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 764

765 Activităţi educaţionale şi de protecţia mediului şi populaţiei

Modul de desfă983391urare a activită983395ilor educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391i popula983395iei dincadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este descris icircn documentele legale 983391i de reglementare983391isau icircn procedurile specificeinstruc983395iunile de lucru aplicabile icircn cadrul compartimentelor despecialitate ale PM Activită983395i icircn domeniile icircnvă983395ămacircnt sănătate cultură sport turism tineret Activită983395i de protec983395ia mediului Activită983395i de protec983395ia popula983395iei

Modul de control al procesului Activită983395i educa983395ionale 983391i de protec983395ia mediului 983391ipopula983395iei este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP ndash 765

CAPITOLUL 8MĂSURARE ANALIZĂ 983390I IcircMBUNĂTĂ983394IRE

81 Generalităţi

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procesele de măsurare analiză 983391i icircmbunătă983395iresunt definite planificate 983391i realizate pentru a se asigura conformitatea serviciilor proceselor 983391ifunc983395ionarea corespunzătoare a sistemului de management al calită983395ii De asemenea aceste proceseau ca obiectiv icircmbunătă983395irea performantei Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i a eficacită983395ii SMC

Rezultatele ob983395inute icircn urma proceselor de măsurare monitorizare 983391i analiză sunticircnregistrate 983391i păstrate pe perioade de timp definite

Atunci cacircnd este cazul sunt utilizate tehnici statistice icircn scopul de a stabili conformitateaserviciilor realizate cu cerin983395ele specificate Modalită983395ile de utilizare a tehnicilor statistice precum983391i interpretarea rezultatelor sunt definite icircn proceduriinstruc983395iuni aplicabile icircn fiecare zonă icircn

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 31

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 32: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

care se utilizează metodele statistice

82 Monitorizare şi măsurare

821 Satisfacţia clientului

Procesul de monitorizare a satisfac983395iei clien983395ilor este coordonat de Reprezentantulmanagementului 983391i este descris icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP - 14 983391i procedura generalăopera983395ională Evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor cod MG ndash POG ndash 821

Informa983395iile de la clien983395i referitoare la serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt colectate 983391i prelucrate icircn scopul de a stabilipercep983395ia clientului asupra satisfacerii cerin983395elor 983391i necesita983395ilor sale precum 983391i a cerin983395elordocumentelor legale 983391i de reglementare Gradul de satisfac983395ie a clien983395ilor constituie o măsură aperforman983395ei generale a sistemului de management al calită983395ii implementat icircn cadrul Primăriei

Municipiului MEDGIDIASursele de informa983395ii pentru determinarea gradului de satisfac983395ie a clien983395ilor utilizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA suntinforma983395ii colectate de la clien983395i prin chestionare informa983395ii colectate de la clien983395i prin sistemul informatic (prin e-mail) informa983395ii referitoare la reclama983395ii sesizări sugestii solicitările clien983395ilor de la audien983395e sondaje realizate de institu983395ii specializate informa983395ii apărute icircn mass-media

După realizarea chestionării rezultatele acesteia sunt prelucrate statistic 983391i documentate icircn

Raportul cu rezultatele chestionării clien983395ilor Raportul este aprobat de Primar 983391i este transmisReprezentantului Managementului 983391i factorilor interesa983395i Icircn baza informa983395iilor din raport sestabilesc măsurile de icircmbunătă983395ire necesare

Informa983395iile colectate de la clien983395i pot fi Propuneri de icircmbunătă983395ire sugestii transmise prin sistemul informatic Aceste informa983395ii sunt

analizate 983391i prelucrate de personalul de specialitate Lunar personalul responsabil cu preluareainforma983395iilor transmise electronic de clien983395i (sesizări sugestii etc) analizează aceste date 983391iicircntocme983391te o raportare sintetică către Primar referitoare la problemele semnificative numărul 983391itipurile sesizărilor sugestii de icircmbunătă983395ire etc Raportarea este analizată de Primar care decideoportunitatea 983391i locurile de difuzare ale acesteia precum 983391i măsurile necesare Reclama983395ii sesizări contesta983395ii 983391i solicitări formulate icircn timpul audien983395elor ndash se tratează icircn

conformitate cu prevederile fi983391ei de proces 983391i procedurii opera983395ionale aferente Procese referitoarela rela983395ia cu clientul

Ori de cacircte ori se consideră necesar la propunerea membrilor CLMG a Primarului Viceprimarului Secretarului sunt comandate la institu983395ii de specialitate sondaje sau studiireferitoare la determinarea opiniei publice referitoare la un anumit subiectproblema de interesgeneral

Cerin983395ele pentru sondaj sau studiu se documentează de personal desemnat Serviciile derealizare a sondajelor sau studiilor se contractează icircn conformitate cu prevederile procedurii

generale opera983395ionale Achizi983395ie de produse 983391i servicii cod MG ndash POG ndash 75 Rezultatelestudiilorsondajelor se transmit Primarului Municipiului MEDGIDIA Reprezentantuluimanagementului 983391i la solicitant

Articolele comunicatele 983391i alte informa983395ii apărute icircn mass-media sunt analizate 983391i evaluatede personalul de specialitate Acesta determină modul icircn care se reflectă ac983395iunile icircntreprinse dePrimăriei Municipiului MEDGIDIA icircn presă 983391i icirci informează ori de cate ori este cazul pe Primarreferitor la aspectele semnificative 983391i la dinamica imaginii Primăriei Municipiului MEDGIDIA

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 32

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 33: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern

Evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor 983391i implicit a modului de func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii se realizează prin auditarea internăIcircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt realizate două tipuri de audituri

auditul public intern - coordonat de Şeful Compartimentului Audit Public Intern auditul intern al calită983395ii - coordonat de Responsabilul Programului de audit

a)Auditul public intern

Auditul public intern se realizează conform prevederilor legale 983391i de reglementare icircn vigoare(Legea nr 6722002 Ordinul nr 382003 etc) precum 983391i normelor proprii icircn cadrul direc983395iilor 983391iCS din Primăriei Municipiului MEDGIDIA 983391i la unită983395ile finan983395ate din bugetul local cel pu983395in odata la 3 ani 983391i evaluează fără a se limita la acestea următoarele angajametele bugetare 983391i legale din care derivă direct sau indirect obliga983395ii de plată inclusiv dinfondurile comunitare plă983395ile asumate prin angajamentele bugetare 983391i legale inclusiv din fondurile comunitare vacircnzarea gajarea concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul privat al comunei concesionarea sau icircnchirierea de bunuri din domeniul public al CLMG constituirea veniturilor publice respectiv modul de autorizare 983391i stabilire a titlurilor de crean983395ăprecum 983391i a facilită983395ilor acordate la icircncasarea acestora alocarea creditelor bugetare sistemul contabil 983391i fiabilitatea acestuia sistemul de luare a deciziilor sistemele de conducere 983391i control precum 983391i riscurile asociate unor astfel de sisteme sistemele informatice

Proiectul planului de audit public intern este elaborat de personalul compartimentului Audit Public Intern 983391i este supus aprobării Primarului Municipiului MEDGIDIA

Auditarea urmăre983391te examinarea legalită983395ii regularită983395ii 983391i conformită983395ii opera983395iunilor eviden983395elor contabile si aleactelor financiare 983391i de gestiune 983391i identificarea problemelor (erori risipă gestiune defectuoasăfraude etc) supravegherea regularită983395ii sistemelor de fundamentare a deciziei planificare programareorganizare coordonare urmărire 983391i control al icircndeplinirii deciziilor evaluarea economicită983395ii eficacită983395ii 983391i eficien983395ei cu care sistemele de conducere 983391i deexecu983395ie existente utilizează resursele financiare umane 983391i materiale identificarea punctelor slabe ale sistemelor de conducere 983391i de control precum 983391i a riscuri-lor asociate unor astfel de sisteme unor programeproiecte sau unor opera983395iuni

Rezultatele precum 983391i propunerile de măsuri 983391i solu983395ii de corec983395ie pentru problemeleconstatate 983391i pentru diminuarea riscurilor se documentează icircn Raportul de audit Personalul CSorganizează icircn termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere (emise de entită983395ile auditate)reuniunea de conciliere icircn cadrul căreia se analizează constatările 983391i concluziile icircn vedereaacceptării recomandărilor formulate

b)Auditul intern al calită983395ii

Auditul intern al calită983395ii are ca obiective evaluarea obiectivă a tuturor activită983395ilor 983391i proceselor evaluarea modului icircn care sunt respectate prevederile din standardul de referin983395ă 983391i dindocumentele SMC (manual 983391i proceduri asociate) precum si din reglementările legale

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 33

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 34: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

evaluarea modului de func983395ionare a sistemului de management al calită983395ii evaluarea eficacită983395ii proceselor identificarea punctelor slabe 983391i a măsurilor necesare pentru corec983395ie 983391i icircmbunătă983395ire

La inceputul fiecărui an RMC elaborează Programul anual de audit prin care se planificăactivitatea de audit intern icircn func983395ie de natura 983391i importan983395a activită983395ii care urmează a fi evaluatăastfel icircncacirct fiecare compartiment de specialitate să fie verificat cel pu983395in o dată pe an

Pregătirea auditului revine icircn sarcina Auditorului Şef desemnat prin Programul de auditcare icircntocme983391te icircnainte de realizarea evaluării planul de auditMembrii echipei de audit analizează documenta983395ia care le-a fost repartizată de Auditorul Şef 983391ielaborează Fi983391ele chestionar de audit icircn care sunt sintetizate problemele care urmează a fi

verificate icircn timpul audituluiEvaluarea icircn zona auditată se desfă983391oară conform planului stabilit utilizacircnd Fi983391ele

chestionar de audit completate de membrii echipei Abaterile fa983395ă de criteriile de audit vor fi icircnregistrate icircn detaliu prin identificarea exactă a

dovezilor de audit corespunzătoare (activitate proces document sau icircnregistrare)Rezultatele auditului sunt icircnregistrate icircn Rapoarte de audit iar observa983395iile rezultate pe

parcursul auditului sunt documentate icircn rapoarte de ac983395iuni corectivepreventiveDetalii referitoare la modul de desfă983391urare a procesului de audit intern al calită983395ii icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA sunt prezentate icircn procedura generală Audit intern cod MG

ndash PG ndash 822 iar modul de control al procesului este reglementat icircn fi983391a de proces cod MG ndash FP -03

823 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şi serviciilor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA monitorizarea 983391i măsurarea proceselorsistemului de management al calită983395ii 983391i serviciilor se efectuează icircn conformitate cu prevederilefi983391ei de proces cod MG ndash FP - 24 pentru a determina dacă sunt icircndeplinite cerin983395ele specificate pentru serviciile de administra983395ie publică locală realizate icircncadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA este demonstrată capabilitatea proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate (evaluarea

eficacită983395ii proceselor) procesele sunt men983395inute 983391i func983395ionarea acestora este imbunătă983395ită

8231 Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA sunt aplicate icircn func983395ie de tipul proceselormai multe metode de măsurare 983391i monitorizare Acestea pot fi după cum este cazul Evaluarea conformită983395ii 983391i capabilită983395ii proceselor de a ob983395ine rezultatele planificate prinauditarea internă (auditul public intern 983391i auditul intern al calită983395ii) Urmărirea modului de realizare a procesului 983391i a conformită983395ii acestuia cu prevederile dinprocedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionale 983391i procedurileopera983395ionale instruc983395iunile de lucru precum 983391i din documentele legale 983391i de reglementareaplicabile Evaluarea indicatorilor de performan983395ăobiectivelor stabilite pentru fiecare proces prin

planificarea SMCResponsabilită983395ile pentru realizarea monitorizărilor 983391i măsurărilor proceselor revin icircn func983395ie

de metodele utilizate Responsabililor de proces echipei de audit sau personalului desemnat arealiza diferite evaluări sau verificări a rezultatelor ob983395inute

a)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin auditarea internă

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 34

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 35: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3544

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat de către echipe de audit independente icircnconformitate cu prevederile procedurii generale bdquoAuditul intern cod MG ndash PG ndash 822 983391i aprevederilor din documentele aplicabile

b)Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor icircn timpul execu983395iei

Monitorizările 983391i măsurările proceselor icircn timpul desfă983391urării acestora se realizează de ŞefiiCS icircn care se realizează procesul Responsabilii de proces sau alte persoane desemnate icircnconformitate cu prevederile specificate icircn procedurile generale fi983391ele de proces procedurilegenerale opera983395ionale procedurile opera983395ionale 983391i instruc983395iunile de lucru care descriu procesul sauactivitatea respectivă

Măsurările 983391i monitorizările procesului care se realizează icircn timpul desfă983391urării acestora potinclude verificarea documentelor (acte avize aprobări licen983395e rapoarte etc) elaborate evaluarea analiza validarea 983391isau aprobarea anumitor activită983395i sau documente efectuarea anumitor măsurări sau monitorizări pentru diferi983395i parametri specifici respectarea documentelor de planificare 983391i programare respectarea 983391i icircncadrarea icircn bugetul de venituri 983391i cheltuieli respectarea cerin983395elor specificate icircn documentele legale de reglementare sau icircn procedurile

documentate etcRezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor sunt icircnregistrate icircn documente specifice conform

prevederilor din proceduri 983391i reglementările legale Icircn cazul icircn care nu sunt icircndeplinite cerin983395elespecificate sunt ini983395iate corec983395ii sau ac983395iuni corective a căror solu983395ionare 983391i implementare seurmăresc de ini983395iatori sau de Şefii CS

c) Monitorizarea 983391i măsurarea proceselor prin evaluarea indicatorilor de performan983395ă obiectivelorstabilite icircn planificarea SMC

Prin Planificarea Sistemului de Management al Calită983395ii elaborată la nivelul fiecărui CS 983391icompartiment de specialitate se stabilesc obiective 983391i indicatori asocia983395i acestora aferen983395iproceselor realizate

Semestrial Şefii compartimentelor evaluează stadiul icircndeplinirii obiectivelorindicatorilorstabili983395i icircn Planificarea SMC 983391i icirci icircnregistrează icircn Raportul semestrial Icircn cazul icircn care suntidentificate probleme sunt ini983395iate ac983395iuni corective sau preventive astfel icircncacirct să se asigurerealizarea rezultatelor planificate

Rezultatele evaluării 983391i măsurile ini983395iate se transmit Reprezentantului managementului care

le icircnregistrează icircn Raportul de analiză icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleopera983395ionale Analiza efectuată de management

8232 Monitorizarea şi măsurarea serviciului

Măsurarea 983391i monitorizarea serviciului se realizează prin activită983395ile de măsurare 983391imonitorizare ale proceselor care au interfa983395a cu clientul (elementele de ie983391ire ale proceselor suntfurnizate clientului) Responsabilită983395ile 983391i regulile de realizare a acestor activită983395i sunt descrise icircnreglementările legale procedurile generale fi983391ele de proces procedurile generale opera983395ionaleprocedurile opera983395ionale instruc983395iunile de lucru 983391i au fost detaliate anterior la punctul 8231 b

Şefii CS răspund de realizarea unor servicii conforme către clien983395i 983391i au obliga983395ia de asolu983395iona orice neconformitate identificată la serviciile realizate Rezultatele ob983395inute icircn urmaevaluării satisfac983395iei clien983395ilor sunt puse la dispozi983395ia Şefilor CS icircn scopul realizării icircmbunătă983395iriiserviciilor oferite clien983395ilor

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 35

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 36: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3644

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

83 Controlul neconformităţilor

Modul icircn care sunt identificate analizate 983391i tratate icircn vederea solu983395ionării neconformită983395ile

la serviciile de administra983395ie publică realizate icircn cadrul Administra983395iei Publice Locale aMunicipiului MEDGIDIA sunt descrise icircn procedura generală Controlul neconformită983395ilor codMG ndash PG ndash 83

Modul de control al procesului Controlul neconformită983395ilor este reglementat icircn fi983391a deproces cod MG ndash FP - 04

Procedura se aplică icircn toate compartimentele de specialitate din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA pentru neconformită983395ile identificate icircn urma măsurărilor monitorizărilor983391i verificărilor efectuate pentru bunurile 983391i serviciile achizi983395ionate precum 983391i pentru serviciile 983391iprocesele realizate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA

Neconformită983395ile identificate sunt documentate icircn scopul de a fi evaluate 983391i de a se stabilide factorii responsabili modul de tratare Modul de tratare poate fi unul din următoarelea)icircntreprinderea unor ac983395iuni de eliminare a neconformită983395ii detectate (corec983395ii refaceri)

b)autorizarea utilizării eliberării sau acceptării cu derogare data de Primar CLMG sau clientatunci cacircnd este specificat contractual (acceptat ca atare)c)icircntreprinderea unor ac983395iuni care să icircmpiedice utilizarea ini983395ial inten983395ionată

Modul de tratare stabilit este icircnscris icircn documente unde se consemnează neconformitatea983391i unde se confirmă 983391i solu983395ionarea problemeidata solu983395ionării (de regulă de persoanaresponsabilă cu urmărirea solu983395ionării problemei semnalate)Lunar Şeful fiecărui compartiment de specialitate evaluează neconformită983395ile identificate icircnentitatea pe care o coordonează 983391i identifică situa983395iile pentru care este necesară ini983395ierea unorac983395iuni corective sau preventive pentru eliminarea cauzelor existente sau poten983395iale ale acestoraIni983395ierea ac983395iunilor corectivepreventive se face atunci cacircnd sunt identificate probleme referitoarela calitate care sunt sistematice sau au un impact major asupra calită983395ii sau costurilor

Ori de cacircte ori este cazul sunt propuse sau aprobate măsuri corective 983391i preventive princare se urmăre983391te eliminarea cauzelor care au generat sau pot genera neconformită983395i Ac983395iunilecorectivepreventive ini983395iate se procesează icircn conformitate cu prevederile procedurilor generaleAc983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852 983391i Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 853

84 Analiza datelor şi icircmbunătăţire continuă

Procesul de analiza datelor 983391i icircmbunătă983395ire continuă are ca scop evaluarea tuturorinforma983395iilor 983391i datelor referitoare la func983395ionarea sistemului de management al calită983395ii din cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA pentru a se stabili eficacitatea acestuia 983391i a se identificaposibilită983395ile de icircmbunătă983395ire

Modul de control al procesului Analiza datelor si icircmbunătă983395ire continuă este reglementaticircn procedura generală opera983395ională bdquoAnaliza datelorrdquo cod MG ndash POG ndash 84 983391i fi983391a de proces codMG ndash FP - 15

841 Analiza datelor

Procesul de analiza a datelor se efectuează săptămacircnal icircn cadrul 983391edin983395elor de analizăoperative 983391i este coordonat de Primarul Municipiului MEDGIDIA Datele de intrare pentru analizăprovin din următoarele surse planificările SMC rezultatele măsurărilor 983391i monitorizărilor serviciilor 983391i proceselor neconformitatile identificate evaluarea satisfac983395iei clien983395ilor informa983395ii de la furnizoriprestatori

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 36

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 37: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3744

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Datele sunt analizate 983391i icircn baza lor se stabilesc sarcinile ce revin compartimenteior despecialitate precum 983391i termenele de rezolvare Acestea se icircnregistrează icircn baza de date 983391i seicircntocme983391te Nota probleme 983391edin983395a operativă Icircn bdquoNota de problemerdquo sunt icircnregistra983395i deasemenea participan983395ii la 983391edin983395a operativă

Rezultatele analizelor efectuate pot fi luate icircn considerare de Reprezentantul managementuluila elaborarea Raportului de analiză

Din rezultatele analizei sunt identificate măsurile corective 983391i preventive necesare pentruicircmbunătă983395irea eficacită983395ii SMC 983391i a performan983395ei generale a Primăriei Municipiului MEDGIDIA

842 Icircmbunătăţire continuă

Icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA icircmbunătă983395irea continuă a SMC are ca scopcre983391terea satisfac983395iei clien983395ilor Ac983395iunile de icircmbunătă983395ire includ realizarea analizelor planificate care au ca finalitate identificarea zonelor de icircmbunătă983395ire 983391iini983395ierea unor măsuri corective sau preventive icircn scopul icircmbunătă983395irii func983395ionării proceselor SMC983391i a performan983395elor serviciilor de administra983395ie publică locală realizate de Administra983395iei PubliceLocale a Municipiului MEDGIDIA evaluarea nivelului de icircndeplinire a obiectivelor calită983395ii (strategice 983391i specifice) stabilite lanivelul conducerii Primăriei Municipiului MEDGIDIA al direc983395iilor 983391i compartimentelorindependente 983391i stabilirea pentru perioada următoare a unor obiective mai performante prin caresă se realizeze icircmbunătă983395irea documentarea planificărilor SMC 983391i identificarea metodelor 983391i resurselor necesare pentru

icircndeplinirea obiectivelor 983391i ulterior aprobarea planificărilor SMC de factorii responsabili realizarea auditurilor interne ini983395ierea documentarea implementarea 983391i urmărirea eficacită983395ii tuturor ac983395iunilor corective 983391i

preventive ini983395iate Toate aceste activită983395i se realizează icircn mod sistematic 983391i planificat asiguracircndu-se astfel

continuitatea procesului de icircmbunătă983395ire

843 Acţiuni corective

Ac983395iunile corective se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor care suntidentificate la serviciile executate icircn cadrul Primăriei Municipiului MEDGIDIA procese sau lasistemul de management al calită983395ii

Neconformită983395ile sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne sau externe (conform prevederilor procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822) ca urmare a verificărilor măsurărilor 983391i monitorizărilor efectuate la produsele 983391iserviciile achizi983395ionate (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilorcod MG ndash PG ndash 83) icircn timpul execu983395iei serviciilor de administra983395ie publică locală realizate icircn cadrulPrimăriei Municipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlulneconformită983395ilor cod MG ndash PG ndash 83) icircn urma reclama983395iilor 983391i sesizărilor de la clien983395i (conform prevederilor procedurii

generale opera983395ionale Procese referitoare la rela983395ia cu clientul cod MG ndash POG ndash 72) icircn urma activită983395ilor de control efectuate de personalul din cadrul PrimărieiMunicipiului MEDGIDIA (conform prevederilor procedurii generale Controlul neconformită983395ilor

cod MG ndash PG ndash 83) Ac983395iunile corective pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Ac983395iunile corective sunt documentate prin Rapoarte de ac983395iuni corective sau prin Planuri demăsuri incluse icircn alte documente cum ar fi de exemplu Rapoarte de analiză etc

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 37

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 38: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3844

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor corective se regăsesc icircnprocedura generală Ac983395iuni corective cod MG ndash PG ndash 852

844 Acţiuni preventive

Ac983395iunile preventive se ini983395iază pentru icircnlăturarea cauzelor neconformită983395ilor poten983395iale icircn vederea prevenirii apari983395iei acestora icircn scopul reducerii riscurilor 983391i a pierderilor asociate

Problemele poten983395iale sunt identificate icircn următoarele situa983395ii cu ocazia auditurilor interne realizate icircn conformitate cu prevederile procedurii generaleAudit intern cod MG ndash PG ndash 822 ca urmare a analizelor lunare sau neplanificate referitoare la neconformită983395ile identificate laservicii 983391i procese ca urmare a analizei reclama983395iilor sau rapoartelor clien983395ilor ca urmare a analizelor semestriale

ca urmare a analizei managementului

Ac983395iunile preventive urmăresc prevenirea apari983395iei neconformită983395ilor sau problemelorreferitoare la calitate 983391i trebuie să fie adecvate consecin983395elor problemelor poten983395iale

Ac983395iunile preventive pot fi ini983395iate de Primăria Municipiului MEDGIDIA Reprezentantulmanagementului Şefii CS Şeful echipei de audit

Cu ocazia auditurilor interne a analizelor planificate echipa de audit verifică eficacitateaac983395iunilor ini983395iate urmărind dacă neconformită983395ileproblemele poten983395iale pentru care s-au ini983395iatac983395iuni au reapărut Icircn cazul icircn care se constată că o anumită ac983395iune nu a fost eficace se face oreevaluare a cauzelor problemeineconformită983395ii 983391i se ini983395iază noi ac983395iuni

Detalii referitoare la modalită983395ile de ini983395iere 983391i urmărire a ac983395iunilor preventive se regăsesc

icircn procedura generală Ac983395iuni preventive cod MG ndash PG ndash 8

CAPITOLUL 9 CORESPONDEN983394A IcircNTRE SR EN ISO 9001 2008 983390I MANUALUL CALITĂ983394II

SR EN ISO 90012008 Manualul Calităţii Procedura0 Introducere Cap1 -1 Domeniu de aplicare11 Generalită983395i12 Aplicare

-1112

-

2 Referin983395e normative 13 -

3 Termeni si defini983395ii Cap 3 -4 Sistem de management al calită983395ii Cap 4 -41 Cerin983395e generale 41 -

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 38

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 39: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 3944

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

42 Cerin983395e referitoare la documenta983395ie421 Generalită983395i422 Manualul calită983395ii

423 Controlul documentelor424 Controlul icircnregistrărilor

42421422

423424

---

MG ndash PG ndash 423 MG ndash PG ndash 424

5 Responsabilitatea managementului Cap 5 -

51 Angajamentul managementului 51 MG ndash DPAP - 01

52 Orientare către client 52 -

53 Politica referitoare la calitate 53 MG ndash DPAP - 01

54 Planificare541 Obiectivele calită983395ii542 Planificarea SMC

54541542

--

MG ndash FP - 16

55 Responsabilitate autoritate si comunicare551 Responsabilitate si autoritate

552 Reprezentantul managementului553 Comunicarea interna

55551

552553

--

- MG ndash FP - 17

56 Analiza efectuată de management 56 MG ndash FP - 08 MG ndash POG ndash 56

6 Managementul resurselor Cap 6 -

61 Asigurarea resurselor 61 -

62 Resurse umane621 Generalită983395i622 Competenta con983391tientizare si instruire

621622

- MG ndash FP - 09

MG ndashPOG ndash 632

63 Infrastructura 631 -

64 Mediu de lucru 632 -

7 Realizarea produsului Cap 7 -71 Planificarea realizării produsului 7172 Procese referitoare la rela983395ia cu clientul 72 MG ndash FP - 10

721 Determ cerin983395elor referitoare la produs 721 MG ndash POG ndash 72

722 Analiza cerin983395elor referitoare la produs 722723 Comunicarea cu clientul 723 MG ndash FP - 17

73 Proiectare si dezvoltare 73 MG ndash FP - 11 MG ndash POG ndash 73

74 Aprovizionare74

75

MG ndash FP - 12 MG ndash POG ndash 74 MG ndash FP - 13 MG ndash POG ndash 75

75 Produc983395ie si furnizare de servicii751 Controlul produc983395iei si al furnizării serviciului

752 Validarea proceselor de produc983395ie 983391i de furnizarede servicii753 Identificare si trasabilitate754 Proprietatea clientului755 Păstrarea produsului

76 Controlul EMM

76 ( 762 763764 765)Excludere

761762762

Excludere

MG ndash FP ndash 2023

8 Măsurare analiza si imbunătă983395ire Cap 881 Generalităţi 8182 Monitorizare si măsurare821 Satisfac983395ia clientului

82821

MG ndash FP - 14 MG ndashPOG ndash 821

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 39

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 40: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4044

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

822 Audit intern823 Monitorizarea si măsurarea proceselor824 Monitorizarea si măsurarea produsului

83 Controlul produsului neconform

82282318232

MG ndash PG ndash 822 MG ndash FP - 03 MG ndash FP - 24 MG ndash PG ndash 83

MG ndash FP - 04

84 Analiza datelor 84 MG ndash POG ndash 84 MG ndash FP - 15

85 icircmbunătă983395ire851 icircmbunătă983395ire continua852 Ac983395iuni corective853 Ac983395iuni preventive

84841842843

MG ndash FP - 15 MG ndash PG ndash 852 MG ndash PG ndash 853

ANEXA NR 2

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 40

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 41: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4144

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

LISTA DE EVIDEN983394Ă A DOCUMENTELOR SMC

NR

CRT

DENUMIRE DOCUMENT COD

DOCUMENT

EDIŢIE

REVIZIE

OBSERVA

ŢII

1 Manualul Sistemului de Management alCalităţii

MG ndash MC ndash ISO 5 0

2 Declaraţia de politică şi angajamentulPrimarului Municipiului MEDGIDIA

icircn domeniul calităţii

MG ndash DPAP -01 5 0

PROCEDURI GENERALE ŞI FIŞE DE PROCES1 Controlul documentelor MG ndash PG ndash 423 50

MG ndash FP - 01 50

2 Controlul icircnregistrărilor MG ndash PG ndash 424 50 MG ndash FP - 02 50

3 Audit intern MG ndash PG ndash 822 50 MG ndash FP ndash 03 50

4 Controlul produsului neconform(Controlul serviciului neconform)

MG ndash PG ndash 83 50 MG ndash FP ndash 04 50

5 Acţiuni corective MG ndash PG ndash 852 50 MG ndash FP ndash 05 50

6 Acţiuni preventive MG ndash PG ndash 853 50 MG ndash FP - 06 50

PROCEDURI GENERALE OPERAŢIONALE ŞI FIŞE DE PROCES

1 Elaborarea şi codificarea documentelor MG ndash POG ndash 421 50 MG ndash FP - 07 50

2 Analiza efectuată de management MG ndash POG ndash 56 50 MG ndash FP ndash 08 50

3 Competenţă conştientizare instruire MG ndash POG ndash 632 50 MG ndash FP ndash 09 50

4 Procese referitoare la relaţia cu clientul MG ndash POG ndash 72 50 MG ndash FP ndash 10 50

5 Adoptarea hotăracircrilor şi emitereadispoziţiilor

MG ndash POG ndash 73 50 MG ndash FP ndash 11 50

6 Investiţii MG ndash POG ndash 74 50 MG ndash FP ndash 12 50

7 Achiziţii de produse şi servicii MG ndash POG ndash 75 50 MG ndash FP ndash 13 50

8 Evaluarea satisfacţiei clienţilor MG ndash POG ndash 821 50 MG ndash FP ndash 14 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50 MG ndash FP ndash 15 50

9 Analiza datelor MG ndash POG ndash 84 50

10 Inspecţie fiscală MG ndash POG ndash IF 40

11 Recuperare debite insolvenţă MG ndash POG ndash RD - I 40

12 Stabilire şi colectare impozite şi taxe MG ndash POG ndash SC -IT

40

13 Planificarea SMC MG ndash FP ndash 16 50

14 Comunicare MG ndash FP ndash 17 50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 41

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 42: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4244

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

15 Resurse financiare MG ndash FP ndash 18 50

16 Emiterea documentelor solicitate de clienţi MG ndash FP ndash 20 50

17 Activităţi privind urmărirea şi icircncasarea

de impozite taxe şi amenzi

MG ndash FP ndash 21 50

18 Activităţi de analiză şi control MG ndash FP ndash 22 50

19 Activităţi educaţionale şi de protecţiamediului şi populaţiei

MG ndash FP ndash 23 50

20 Monitorizarea şi măsurarea proceselor şiserviciilor

MG FP ndash 24 50

PROCEDURI OPERAŢIONALE1 Achiziţii publice MG ndash PO ndash 751 - 6 502 Audit public intern MG ndash PO ndash API 503 Autoritatea tutelară MG ndash PO ndash 751 - 5 504 Autorizări agenti economici MG ndash PO ndash 751ndash 9 50

5 Juridic şi contencios administrativ MG ndash PO ndash 750 506 Programe europene MG ndash PO ndash 731 507 Registru agricol MG ndash PO ndash 751 508 Stare civilă MG ndash PO ndash 751ndash 4 509 Relaţia cu Mass ndash Media MG ndash PO ndash 723 5010 Control agenţi economici MG ndash PO ndash 751 -

CAE50

11 Acces la info publice MG ndash PO ndash L 544 5012 Actualizare site MG ndash PO ndash SITE 5013 Arhivarea documentelor MG ndash PO ndash ARVIVĂ 5014 Asociaţii proprietari MG ndash PO ndash ASOCIA983394II 50

15 Audienţe MG ndash PO - AUDIEN983394E 5016 Autorizări agenţi economici MG ndash PO ndash AEC 5017 Control financiar contabil MG ndash PO ndash 751 CFF 5018 Corespondenţa MG ndash PO ndash

CORESPONDEN983394Ă50

19 Disciplina icircn construcţii MG ndash PO ndash 751 DC 5020 Eliberare legitimaţii transport local MG ndash PO ndash

LEGITIMA983394II50

21 Eliberare autorizaţii taxi MG ndash PO ndash 751 AT 5022 Emitere dispoziţii ndash Adoptare HCL MG ndash PO ndash 73 5023 Evidenţa populaţiei MG ndash PO ndash 751 EP 50

24 Monitorizare MG ndash PO ndashMONITORIZARE

50

25 Organizare evenimente MG ndash PO ndashEVENIMENTE

50

26 Petiţii MG ndash PO ndash PETI983394II 5027 Program management documente MG ndash PO ndash PROGRAM 50

28 Protecţia mediului MG ndash PO ndash PM 5029 Registratură MG ndash PO ndash

REGISTRATURĂ50

30 Solicitări petenţi MG ndash PO ndashSOLICITĂRI

50

31 SASC MG ndash PO ndash SASC 5032 Adeverinţe MG ndash PO ndash ADEVERIN983394E

50

33 Urbanism MG ndash PO ndashURBANISM

50

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 42

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 43: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4344

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

34 Echipament IT MG ndash PO - IT 4035 Resurse Umane MG ndash PO - RU 4036 Contabilitate MG ndash PO -

CONTABILITATE30

Anexa Nr 3

HARTA PROCESELOR

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII PAGINA 43

C L I E N I

Comunicare

Determinarea Analiza cerinţelor

Planificarea realizatilderii

Asigurarea

Aprovizionare

Realizare serviciu

Instruire

Responsabilitate şiComunicare internatilde

Matildesurarea proceselor Analiza datelor Matildesurarea satisfacţiei

Comunicare

Icircmbunatildetatildeţire Acţiuni corective şi

Verificarevalidare Livrare-Activitatildeţi

Controlul serviciului

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC

Page 44: Manualul Calitatii- Editia 5 .Dp

7232019 Manualul Calitatii- Editia 5 Dp

httpslidepdfcomreaderfullmanualul-calitatii-editia-5-dp 4444

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI MEDGIDIA MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MC ndash MG ndash ISO EDIŢIA 6 REVIZIA 0

Anaamentul manaementului

Politica

Planificare

Analiza efectuatatilde de

Audituri

SMC


Recommended