Moduri de creare a prezentarilor

O prezentare noua se poate crea alegând modalitatea dorita în fereastra PowerPoint care apare la lansarea utilitarului (vezi figura nr.4.1) sau în fereastra New Presentation (vezi figura nr.4.2), deschisa cu File - New.În ferestrele de dialog de mai sus se va opta pentru una din urmatoarele modalitati: •utilizarea unui asistent (AutoContent Wizard) - ales din fereastra PowerPoint (figura nr.4.1) sau fereastra New Presentation (figura nr.4.2), pagina Presentations. Într-o succesiune de ferestre de dialog, asistentul permite alegerea stilului si continutului dorit - se pun la dispozitie planuri de prezentari pe diverse teme (general, financiar, un raport, un plan de marketing sau un plan de business, prezentarea unor idei, a unui vorbitor sau organizarea unei întâlniri etc.), cu background-uri specifice. •utilizarea unui sablon, care contine un anumit background si formate de scriere / stiluri proprii (acestea sunt definite pentru fiecare nivel al listelor). Sablonul dorit se poate alege din fereastra New Presentation, pagina Presentation Designs (vezi figura nr.4.2); zona Preview este destinata vizualizarii sablonului curent. Daca se definesc si salveaza sabloane proprii, acestea se pot regasi în pagina General. •pornind de la o prezentare vida - se va alege Blank Presentation în fereastra PowerPoint (figura nr.4.1) sau în fereastra New Presentation (figura nr.4.2), pagina General. O modalitate echivalenta este activarea butonului New .

Figura nr.4.2: Fereastra New Presentation

Figura nr.4.1: Fereastra care apare la lansarea utilitarului Powerpoint pentru crearea / deschiderea unei prezentari

Creati o noua prezentare folosind una din optiunile de mai jos

Acesati “File” – “New” si apoi selectati tipul prezentarii:

Folosind un fond deja existent

Folosind o prezentare goala, fara un fond deja existent

Puteti deschide o prezentare deja existenta

* Nu uitati ca in momentul in care va alegeti tipul de prezentare din una din variantele de mai sus, trebuie sa bifati (vezi exemplu) casuta corespunzatoare apoi apasati butonul ce arata “OK”, pentru anulare apasati butonul “Cancel”.

Operatii de baza cu prezentari

Operatiile de baza cu prezentari sunt similare cu cele cunoscute din alte produse Microsoft Office: •crearea unei prezentari noi (vezi Moduri de creare a prezentarilor); •salvarea unei prezentari - cu optiunea File - Save sau butonul Save     ;respectiv File - Save As (salvare cu modificarea caracteristicilor fisierului - locatie, nume etc.); •deschiderea unei prezentari existente (salvate anterior) - File – Open     •tiparirea unei prezentari - File - Print sau butonul Print     .

În fereastra de tiparire se poate opta pentru tiparirea întregii prezentari (optiunea implicita), a anumitor diapozitive sau doar a celui curent, precum si pentru stilul de tiparire a prezentarii: formatul uzual, mai multe diapozitive (slide-uri) pe o pagina ("handouts"), includerea notelor asociate slide-urilor ("speaker's notes"). •închiderea prezentarii curente - File - Close sau butonul de închidere a ferestrei de lucru; •crearea unui format executabil pentru prezentarea curenta (care sa poata fi deschis în absenta utilitarului PowerPoint) - cu File - Pack and Go.

Moduri de vizualizare a diapozitivelor

Modurile de vizualizare a diapozitivelor se pot alege din meniul View sau activând butoanele corespunzatoare din coltul stânga jos al ferestrei de proiectare (a se vedea figurile de mai jos), analog modurilor de vizualizare pentru documentele Word: •Slide View    - afisarea si modificarea continutului unui diapozitiv. Sunt disponibile toate operatiile de editare în casutele de text, se pot realiza inserari, stergeri si actualizari de obiecte, diverse operatii de formatare. Figura nr.4.3 exemplifica acest mod de vizualizare; se pot observa elementele slide-ului curent (casute de text si liste) si un meniu contextual deschis pentru un text selectat. •Outline View     - vizualizarea întregii prezentari. Se evidentiaza continutul text al diapozitivelor iar cel curent selectat apare în formatul de afisare pe ecran - vezi figura nr.4.4. Dupa regulile uzuale, utilizând meniul si butoanele, se pot realiza operatii de inserare, copiere, mutare, stergere asupra diapozitivelor (vezi figura nr.4.6) si operatii de baza asupra textelor. •Slide Sorter View     - prezentarea se vizualizeaza ca succesiune de diapozitive în formatul de afisare a acestora - vezi figura nr.4.5. Se pot realiza inserari, copieri, mutari sau stergeri de diapozitive. Printr-un dublu click pe un diapozitiv, acesta se va deschide în mod Slide View. În modul de lucru Slide Sorter apare o bara de instrumente specifica, cu acelasi nume, care ofera facilitati de operare asupra diapozitivelor.

•Notes Page View    - apare diapozitivul curent si notele asociate acestuia, care pot fi editate; •Slide Show View     - prezentarea succesiunii de diapozitive, începând cu cel curent, la întreaga dimensiune a ecranului, cu efectele, formatele si obiectele introduse. Este modul utilizat pentru "prezentari publice" si se mai poate activa cu optiunea Slide Show - View Show (prezentarea se deruleaza de la început). Pentru operatii de pozitionare pe diapozitive si eventuale modificari asupra cursorului mouse-ului (acesta se poate utiliza si pe post de "creion" pentru marcaje pe prezentare) se poate utiliza un meniu care apare în coltul stânga jos al ecranului, la defilarea cu mouse-ul. Trecerea la slide-ul urmator se realizeaza prin click cu mouse-ul sau apasarea unei taste iar întreruperea prezentarii - cu tasta <ESC>.

Deschide o prezentare noua (goala)

Deschide o prezentare deja existenta

Printeaza prezentarea

Salveaza prezentarea (va trebui sa alegi locul unde o vei salva)

Iti arata cum va arata pagina curenta in prezentare

Iti permite sa vizualizezi pagina si comentariile pentru pagina curenta

Vizualizare intregii prezentari

Vizualizare toate paginile sortate

Vizualizare pagina

Operatii de editare

Asupra textelor continute în diapozitive se pot realiza, dupa regulile cunoscute din prelucrarea documentelor, operatii uzuale de copiere, mutare sau stergere - se pot utiliza optiunile din meniul principal (Edit-Copy, Edit-Cut, Edit-Paste, Edit-Undo etc.) sau meniul contextual, butoanele din bara de instrumente sau tastele si combinatiile de taste de editare. Se va utiliza modul de lucru Slide sau, eventual, Outline.Textele sunt continute în casete de text (Text Box, obiect ce se poate introduce cu butonul omonim din bara Drawing) si apar uzual ca elemente de liste. Operarea asupra casetelor de text se realizeaza în modul de lucru Slide. Utilizând mouse-ul, meniul principal, butoanele sau meniul contextual, se pot realiza operatii de: •selectie (click cu mouse-ul); •mutare si redimensionare a casetei selectate (deplasarea cu mouse-ul a casetei sau deplasarea marginilor); •copieri si mutari (de casete de text) prin mecanismul Copy / Cut - Paste; •stergerea selectiei (tasta Delete); •editari si formatari de texte incluse în casetele de text.

Bara Drawing (vezi figura nr.4.7), cunoscuta din Word, permite introducerea unor obiecte grafice diverse si formatarea acestora (de exemplu, schimbarea culorii scrisului sau fondului, a stilului liniilor si chenarelor etc.). Pentru operarea asupra acestor obiecte grafice se mai pot utiliza meniurile lor contextuale.

Figura nr.4.6: Bara DrawingUtilizarea butoanelor si meniurilor contextuale pentru operatii de editare si formatare a continutului diapozitivelor se exemplifica în figura nr.4.3 (modul Slide View).

Pentru a folosi si modifica desene

Pentru a selecta obiecte

Pentru adaugare forme automate

Pentru a adauga linii

Pentru a adauga sageti

Pentru a adauga patrate si dreptunghiuri

Pentru a adauga cercuri si ovale

Pentru a adauga casuta text (poate cuprinde text si

obiecte / poze)

Pentru a adauga text special

Pentru colorare – umplere (se selecteaza inainte casuta text

sau obiectul)

Pentru colorare – margini / linii (se selecteaza inainte casuta text sau obiectul)

Pentru colorare text (se selecteaza inainte textul)

Pentru alegere tipul liniei (se selecteaza inainte

casuta text sau obiectul)

Pentru alegere striatii linie (se selecteaza inainte

casuta text sau obiectul)

Pentru alegere tipul sagetii (se selecteaza sageata)

Pentru crearea umbra casuta sau obiect (se

selecteaza inainte casuta

text sau obiectul)

Pentru crearea efect

tridimensional casuta sau obiect (se selecteaza

inainte casuta text sau obiectul)

Formatari asupra diapozitivelor

Aspectul tuturor diapozitivelor unei prezentari se poate modifica cu una din optiunile: •View - Master - Slide Master - în fereastra Slide Master care apare (vezi figura nr.4.7) se pot face modificari referitoare la background-fond (aplicarea unui alt sablon cu Apply Design ), stilurilor de scriere a titlului, elementelor de liste pe niveluri etc. Se pot observa casutele de text cu care sunt introduse obiectele în diapozitiv (titlu, continut, data curenta, numarul de pagina, etc). •Apply Design, aleasa din meniul principal Format, din fereastra Common Tasks sau activata cu butonul Apply Design     - permite alegerea unui alt sablon de aplicat în prezentarea curenta. În fereastra Apply Design care apare (vezi figura nr.4.8) se afiseaza sabloanele disponibile iar cel curent ales se va vizualiza în mod Preview.

Figura nr.4.7: Fereastra Slide Master

Figura nr.4.8 - Fereastra Apply Design

Stilul diapozitivului curent se poate modifica cu optiunea Slide Layout, aleasa din meniul principal Format, din fereastra Common Tasks sau activata cu butonul Slide Layout . Aspectul dorit (titlu, titlu si text, titlu si grafic, titlu si doua coloane pentru continut etc.) se alege din fereastra Slide Layout - vezi figura nr.4.9

Figura nr.4.9 - Fereastra Slide Layout

Formatarea continutului

Operatii de formatare asupra continutului diapozitivelor se pot aplica pentru texte sau obiecte grafice (desene create cu bara Drawing sau imagini importate în PowerPoint) alegând optiunile dorite din meniul Format sau din meniul contextual al obiectului.Pentru obiectele grafice, meniul contextual pune la dispozitie optiunea Format Object / Format Picture care permite modificarea culorilor (Colors), dimensiunii (Size), pozitiei (Position), marginilor, modului de integrare în text etc. Casutele de text (Text Box) se pot muta si redimensiona cu ajutorul mouse-ului dupa regulile cunoscute din Word.

Un text selectat poate fi formatat (dupa regulile cunoscute din Word) utilizând meniul sau contextual, optiunile meniului Format sau butoanele de formatare: se pot schimba fontul, stilul de scriere, dimensiunea, culoarea. Pentru schimbarea culorilor se mai pot utiliza butoanele Font Color       (culoarea "scrisului") si Fill Color       (culoarea background-ului). Modificarea dimensiunii caracterelor (uzual cu 4 puncte) se mai poate realiza utilizând butoanele specifice lui PowerPoint - Increase Font Size si Decrease Font Size        Pentru alinierea textului curent ("paragraful" pe care este situat cursorul) se pot utiliza optiunile meniului Format sau butoanele din barele de instrumente Formatting si Outlining: •Left, Right, Center - butoanele          ; •Increase / Decrease Paragraph Spacing (spatierea paragrafelor) – butoanele        ; •Promote, Demote - pentru "promovarea" unui text pe un nivel superior de indentare (textul apare cu un font de dimensiune mai mare, mai aproape de marginea stânga a diapozitivului si cu culori specifice, definite în Slide Master), respectiv pentru trecerea pe un nivel inferior (cu dimensiuni mai mici si aliniat mai la dreapta); sunt disponibile butoanele        

Copierea formatului unui text sursa într-un text destinatie se poate realiza (dupa regulile cunoscute din Word) cu butonul Format Painter    Crearea si formatarea listelor se poate realiza similar modului de lucru din Word: •transformarea unui text într-o lista se realizeaza cu optiunea Format - Bullet sau cu butonul Bullet    ; •modificarea marcajului este disponibila în fereastra afisata cu Format - Bullet ; •pentru indentari se pot aplica facilitatile din Ruler (cunoscute din Word) sau butoanele Promote si Demote (prezentate anterior).

Pentru scrierea pe coloane se pot utiliza alinieri create cu ajutorul unor tabulatori definiti în Ruler sau se pot defini (introduce, copia) mai multe casute de text mutate si redimensionate convenabil.

Buline

Format de vopsire

Umplere cu o anumita culoare

Colorare text

Marire sau micsorare spatiu intre paragrafe

Marire sau micsorare marime text

Accelerare sau incetinire

1. La stanga

Aranjare text

2. Central 3. La dreapta

Operatii de formatare

Formatarile se aplica cel mai convenabil în modul de lucru Slide View fiindca se refera la modul de proiectare a diapozitivelor si la formatari ale continutului. Anumite formatari referitoare la texte mai sunt disponibile în modul de lucru Outline.O parte din operatiile de formatare disponibile în PowerPoint sunt similare celor cunoscute din alte produse Office si se refera la formatarea textelor, desenelor si altor tipuri de obiecte, iar celelalte sunt specifice operarii asupra diapozitivelor.Formatari asupra diapozitivelorFormatarea continutului                                                     

Operatii cu diapozitive

Operatiile care implica mai multe diapozitive sunt disponibile în modurile de lucru Slide Sorter View si Outline View; introducerea unui diapozitiv nou (eventual o copie a anteriorului) se poate realiza însa si în modul Slide View.În modurile Slide Sorter / Outline, întâi se va selecta diapozitivul asupra caruia se doreste sa se opereze - prin click cu mouse-ul (în modul Outline, pe simbolul de slide). Diapozitivul selectat poate fi: •copiat - cu Copy (din meniul sau contextual - click dreapta, meniul Edit, butonul Copy sau combinatia de taste CTRL-C) si Paste la destinatie, sau prin "drag and drop" cu mouse-ul, cu tasta <CTRL> apasata; •mutat - cu Cut (din meniul sau contextual - click dreapta, meniul Edit, butonul Cut sau CTRL-V) si Paste la destinatie, sau prin "drag and drop" cu mouse-ul; •sters - cu tasta <Delete> sau optiunea Edit - Delete Slide.

Crearea unui diapozitiv nou se poate realiza (atât în modurile Slide Sorter si Outline, cât si în modul Slide), prin: •inserare si alegerea formatului dorit din fereastra New Slide cara apare - se foloseste optiunea New Slide din meniul Slide sau din fereastra Common Tasks; •duplicarea diapozitivului curent - cu Insert - Duplicate Slide; •inserarea unui diapozitiv dintr-un alt fisier - cu optiunea Insert - Slides from Files; astfel, se pot adauga diapozitive din prezentarile anterior create (sursa dorita se va alege într-o fereastra de tip Browse cu facilitati de cautare); •crearea diapozitivului din rezumatul unui document - cu Insert - Slides from Outline (documentul se va alege dintr-o fereastra de tip Browse si poate fi - uzual un document Word sau .rtf, dar si pagina HTML); în diapozitiul creat se vor introduce titlurile marcate cu Heading din document.

Inserarea de desene, sunete, clip-uri video si a altor tipuri de obiecte

Pentru realizarea de desene simple, se poate utiliza bara Drawing, cu functionalitatile cunoscute din Word.Pentru inserarea de filme, respectiv secvente sonore se utilizeaza optiunile Insert - Movie from File / Gallery, respectiv Insert - Sounds from File / Gallery (vezi figura nr.4.10). În cazul unei inserari dintr-un fisier existent de tip secventa sonora (uzual .wav) sau video (.mpg, .avi), acesta se va alege dintr-o fereastra de tip Browse (utilizatorul va specifica calea si numele fisierului dorit). Pentru "Insert from Gallery", se va alege dintr-o lista de obiecte (fisiere) puse la dispozitie în grupul de produse MS Office.O imagine se poate insera cu Insert – Picture (vezi figura nr.4.11): •Clip Art - dintr-o galerie de obiecte de tip imagine afisate pe diverse categorii (facilitatea este disponibila în grupul de produse MS Office); •Word Art - un text de tip Banner, scris de utilizator într-un format pus la dispozitie (facilitatea este disponibila în grupul de produse MS Office); •From File - dintr-un fisier de tip imagine (.jpg, .gif, .bmp etc.) specificat de utilizator.

Figura nr.4.10: Meniul si butoanele de inserare a obiectelor

Figura nr.4.11: Optiunile si fereastra de inserare a imaginilor

Inserare document EXCEL

Inserare tabel din EXCEL

Inserare obiect sau poza

Inserare link catre un alt document

In “Insert” de pe bara de lucru, mergeti la

• “Picture” si selectati in functie de ceea ce doriti:

1. Clip Art – obiect al programului (deja existent)

2. Poza – salvata deja sau una din pozele programului

3. Forma deja existenta

4. Scris special

5. Diagrama

6. Casuta text

7. Filmulet sau sunete

8. Grafic

9. Tabel

10. Obiect

0102030405060708090

1st Qtr 2ndQtr

3rdQtr

4thQtr

East

West

North

Puncte tari Puncte slabe

Oportunitati Amenintari

1

2

3

5

4

9

Pentru editarea imaginilor, PowerPoint pune la dispozitie bara de instrumente Edit Picture(vezi figura nr.4.12).                             

                                                                                                                                                                                                        Figura nr.4.12: Bara de instrumente Picture

Un grafic se poate insera cu optiunea Insert – Chart sau cu butonul omonim (vezi figura nr.4.10), care lanseaza aplicatia Microsoft Excel Chart.O hiperlegatura (legatura catre o resursa Web, vezi se introduce cu optiunea Insert - Hyperlink sau cu butonul Hyperlink (vezi figura nr.4.10); adresa URL se va specifica în fereastra Hyperlink care apare - vezi figura nr.4.13.

Figura nr.4.13: Fereastra de inserare a unei hiperlegaturi

O hiperlegatura inserata poate fi ulterior modificata utilizând optiunile din meniul sau contextual.Un obiect creat de o alta aplicatie (eventual chiar un fisier executabil) mai poate introdus cu optiunea Insert - Object, alegând aplicatia cu care se doreste creat sau introducându-l dintr-un fisier existent (vezi figura nr.4.14).

Figura nr.4.14: Fereastra Insert Object Un obiect mai poate fi introdus dintr-o alta aplicatie prin mecanismul Copy - Paste (se va utiliza tehnica OLE). Dupa introducerea unui obiect, acesta poate fi editat cu dublu click sau i se pot modifica proprietatile (se poate utiliza meniul sau contextual). De exemplu, i se pot configura caracteristicile de animatie, se poate opta pentru activarea sa automata etc. (vezi Animatie si efecte speciale).

Inserare poza

Colorare poza

Marire contrast

Micsorare contrast

Marire luminozitate

Micsorare luminozitate

Taiere poza

Stabilire stilul liniei

Recolorare poza

Format poza

Setare culoare - transparenta

Resetare modificari poza

Animatie si efecte speciale

Definirea animatiei asupra unui text sau obiect selectat (casuta de text curenta, o imagine selectata etc.) se poate realiza din meniul contextual (deschis cu click dreapta) al textului (eventual al obiectului curent), din meniul Slide Show sau cu optiunea Custom Animation. În fereastra Custom Animation (vezi figura nr.4.15) se vor defini: ordinea aparitiei obiectelor (pagina Timing), efectele sonore si modul de aparitie dintr-o anumita zona a ecranului, elementele fiind afisate simultan sau succesiv - la click cu mouse-ul sau automat, la un interval specificat (pagina Effects), efecte de animare pentru grafice (pagina Chart Effects), activarea automata (pagina Play Settings).Cele mai uzuale efecte mai pot fi alese dintr-o bara de instrumente specifica deschisa cu butonul Animation Effects     .Subliniem faptul ca efecte de animatie pot fi aplicate nu numai asupra textelor, ci si asupra obiectelor de tip imagine sau a altor obiecte integrate în prezentare (vezi Inserarea de desene, sunete, clip-uri video si a altor tipuri de obiecte). De exemplu, activarea unui obiect multimedia, a unei resurse Web (se va deschide în navigator) sau chiar a unui fisier executabil se va descrie în pagina Play Settings, cu Activate Contents.

Figura nr.4.15: Fereastra Custom Animation si paginile sale de optiuni

Pentru a crea animatie pentru paginile unui document in Power Point, urmati pasii:

-Accesati Slide Show (pe bara de lucru de sus)

-Accesati “Animation Schemes” sau “Custom Animation”

-Selectati intervalul de timp intre aparitia paginilor

-Tipul de animatie

-Slide-urile pentru care sa se aplice animatia

-Modul de aparitie al slide-urilor

Cu optiunea Action Settings, disponibila în meniul Slide Show sau în meniul contextual al obiectului curent (text, casuta de text, obiect multimedia etc.) se pot defini anumite actiuni (vezi figura nr.4.16) care sa se ataseze obiectului respectiv si sa se execute la efectuarea unui click cu mouse-ul asupra obiectului sau la deplasarea mouse-ului deasupra obiectului: legatura catre o resursa Web, executia unui program, emiterea unui sunet.

Figura nr.4.16: Fereastra Action Settings

Optiunea Action Buttons din meniul Slide Show permite definirea în prezentare a unor butoane care sa realizeze actiuni specifice; cele mai uzuale sunt deplasarea la slide-ul anterior si urmator, respectiv pe primul / ultimul slide – vezi figura nr.4.17.

Figura nr.4.17: Action Buttons

Pentru a crea sonor pentru paginile unui document in Power Point, urmati pasii:

-Accesati Slide Show (pe bara de lucru de sus)

-Accesati “Slide Transition”

-Selectati intervalul de timp intre aparitia paginilor

-Tipul de sonor

-Slide-urile pentru care sa se aplice sonorul

-Daca sa se auda automat sau la folosirea mouse-ului / tastatura

Efecte pentru a crea animatia pentru aceasta pagina a documentului

Buton normal

Catre pagina anterioara

Intoarcere la ultima pagina vizionata

Pentru informatii

La final

Pentru filmulete

Catre un document Declansare sonor

La inceput Pentru ajutor

La inceput

Catre pagina urmatoare

Prezentarile PowerPoint pot fi facute mai expresive prin introducerea de texte animate, cu diverse efecte si însotite de secvente sonore, precum si prin integrarea în prezentari a unor obiecte multimedia sau a unor link-uri catre resurse Web. Aceste facilitati sunt disponibile în modul de lucru Slide View.Inserarea de desene, sunete, clip-uri video si a altor tipuri de obiecteAnimatie si efecte speciale

Facilitati de integrare în Web si crearea de prezentari executabile

Începând cu versiunea '97, produsele Office contin facilitati de integrare în Web: în fisierele create se pot introduce hiperlegaturi - un click pe o hiperlegatura / resursa Web va produce deschiderea ei în navigator (vezi Inserarea de desene, sunete, clip-uri video si a altor tipuri de obiecte) si se pune la dispozitie bara de instrumente de navigare.O prezentare PowerPoint poate fi salvata în format HTML (pagina Web) cu ajutorul unui asistent (vezi figura nr.4.18) lansat cu optiunea File - Save as HTML.

Figura nr.4.18: Fereastra Save as HTML

Daca se doreste crearea unei forme executabile pentru o prezentare (a carei lansare sa se poata realiza si în absenta programului PowerPoint), se va utiliza optiunea File - Pack and Go.

Introducerea de obiecte multimedia si crearea de efecte speciale

Crearea de prezentari cu Microsoft Powerpoint

Utilitarul Microsoft PowerPoint face parte din grupul de produse Microsoft Office si este destinat realizarii de prezentari profesionale.Un document PowerPoint apare ca o succesiune de diapozitive ("slide"-uri), reprezentând imagini prezentate la un moment dat pe ecran. Acestea au un background specific si pot contine texte (uzual liste continând ideile de baza ale prezentarii) si diverse tipuri de obiecte: imagini, grafice, obiecte multimedia, hiperlegaturi etc.Un fisier care contine o prezentare PowerPoint are extensia ".ppt" si un icon specific. Prezentarile pot fi create pe baza unor sabloane (similar procedeului din Word si Excel); acestea au extensia ".pot ". O prezentare mai poate fi salvata în format HTML sau în format executabil - cu extensia ".pps".

Moduri de creare a prezentarilorOperatii de baza cu prezentariModuri de vizualizare a diapozitivelorOperatii de editareOperatii de formatareOperatii cu diapozitiveIntroducerea de obiecte multimedia si crearea de efecte specialeFacilitati de integrare în Web si crearea de prezentari executabile