Manager de Proiect v 4.0 97-03

8/12/2019 Manager de Proiect v 4.0 97-03

1/84

MANAGERDEPROIECT

UPWAY Consulting Grup

21 - 22 septembrie 2013


2/84

Despre ce vorbim?

Introducere in managementul de proiect

Ciclul de viata al unui proiect. Fazeleproiectului

Echipa proiectului

Managementul riscului

2


3/84

- Are scop

- Este realist

- Este unic

- Are resurse limitate

- Este complex- Este colectiv

- Are un grad de risc

- Poate fi evaluat

- Are un anumit grad de autonomie

- Are un ciclu de viata determinat

Proiectul este un set de activitati desfasurate intr-o perioada

determinata de timp, planificate si controlate si care au

drept scop producerea unei schimbari in bine a situatiei

beneficiarilor proiectului.

Proiectul si

Caracteristicile sale

3


4/84

RESURSELE

Ce este necesar pentru realizarea scopului

propus?

- Echipa de proiect (Resurse umane)

- Echipamente si bunuri (Resurse materiale)

- Informatii, cunostinte cu privire la tema abordata in

cadrul proiectului (Resurse informationale )

- Buget (Resurse financiare)

- Timp(durata, termene limita)

Intotdeauna, resursele sunt atat o sursa de putere cat si de

constrangere. Ele functioneaza alternativ - daca aveam

timp, nu aveam nevoie de atatia oameni; daca aveam

informatii, nu era nevoie de atatia bani, etc.

4


5/84

Managementul

de Proiectul

Este un proces

complex ce implica cunostinte economice si

tehnicede specialitate, din domeniul specific fiecaruiproiect, o gama larga de cunostinte si aptitudini

organizatorice, astfel incat sa coordoneze in paralel

organizarea optima a timpului, conducerea echipei, precum

si administrarea celorlalte resurse

Conditia esentiala pentru asigurarea succesului proiectelor

consta in concentrarea permanenta amanagementului

proiectelor asupra indeplinirii obiectivelor propuse, si deci,

a schimbarii intr-un mod organizat a situatiei existente in

vederea realizarii situatiei dorite

5


6/84

Managementul proiectului reprezintaprocesul de organizare si supravegherea proiectului pentru a asigura realizarea

acestuia conform planificarii, in limitelebugetului si conform specificatiilorstabilite.

On time, on budget, and at therequired level of quality

Richard LeBlanc, Brooks International

6


7/84

Despre ce vorbim?



Echipa proiectului


7


8/84

Fazele proiectului

1. Entuziasm.

2. Sudoare.

3. Deznadejde.4. Cautarea vinovatilor.

5. Pedepsirea nevinovatilor.

6. Premierea celor care n-au avut nicio treabacu proiectul.

8


9/84

Fazele proiectului

Analiza (faza pre-proiect)

Design-ul (Conceptia)

Planificarea

Implementarea

Controlul Incheierea si evaluarea

9


10/84

ANALIZA

ANALIZA este etapa in care sunt identificate si

investigate nevoile carora se adreseaza proiectul(problema ce trebuie rezolvata).

Managerul si / sau echipa de proiect, de multe ori, nuparticipa in aceasta faza, care poate fi realizata chiar

de catre beneficiar.

Daca Managerul si / sau echipa de proiect participa infaza de ANALIZA, aceasta trebuie sa se concretizeze inconstruirea unei argumentatii in jurul acesteiprobleme privind mai ales importanta si urgenta

rezolvarii ei (justificarea) 10


11/84

Fazele proiectului



Planificarea

Implementarea

Controlul

Incheierea si evaluarea

11


12/84

DESIGN-UL(Conceptia Proiectului)

Scopul acestei prime faze este definirea elementelor

caracteristiceale proiectului care sunt absolut

necesare pentru ca forul decizional al organizatiei (siapoi eventual si finantatorul, daca proiectul este

finantat din exteriorul organizatiei) sa poata lua o

decizie in cunostinta de cauza privind eventuala

implicare a organizatiei in acest proiect

O decizie pozitiva duce la inceperea celei de-a doua

faze (planificarea detaliata si organizarea).

O decizie negativa duce la terminarea proiectului

inainte de a implica organizatia in cheltuieli majore

inutile 12


13/84

Stabilirea modului in care se va desfasura

proiectul

- Definirea scopului si a obiectivelor proiectului

- Stabilirea strategiei pentru atingerea obiectivelor- Stabilirea activitatilor si a resurselor majorenecesare

- Stabilirea principalilor indicatori de performanta

- Validarea proceselor utilizate pentru managementul

proiectului impreuna cu beneficiarul / clientul

- Analizarea fezabilitatii proiectului (analiza SWOT)

Este singura faza in care se analizeaza fezabilitatea

proiectului; in lipsa ei exista riscul de a implementa un

proiect nerealist sau defectuos, ceea ce ar conduce la o

crestere de costuri si prelungirea proiectului.

DESIGN-UL(Conceptia Proiectului)

13


14/84

Scopul proiectului

Scopul proiectului este situatia la care dorim sa ajungem in

urma implementarii proiectului (evident, o situatie mai buna

pentru beneficiarii proiectului).

Scopul proiectului este solutia pentru problema identificata.

Important!Pe parcursul derularii proiectului, scopul nu trebuie

schimbat , intrucat acest fapt inseamna practic ca e vorba

de un alt proiect.

In definirea scopului, este de evitat folosirea cuvintelor si

(ar insemna sa avem doua scopuri) si prin (ar putea fiobiectiv)

14


15/84

Obiectivele proiectului

Obiectivul este un rezultat scontat ce trebuie obtinut pentru

atingerea scopului.

Pe masura ce echipa atinge obiectivele proiectului, distanta

dintre stadiul actual si scop se ingusteaza.

Obiectivele trebuie sa fie:

S.M.A.R.T.

- S Specific

- M Masurabil

- A Abordabil / Posibil de atins- R Relevant

- T incadrat in Timp

15


16/84

Exemple obiective:

- Finantarea in 30 de minute a dosarelor

de credit incepand cu 01 Aprilie

- Realizarea a 10 piese intr-un timp de 60

minute incepand din martie

- Reducerea cu 10% a consumului de

carburant

16


17/84

Grupul tinta si beneficiarii proiectului

- Grupul tinta este format din persoanele fizice sau

juridice vizate de proiect. Catre cine tinteste proiectul

vostru?

Finantarea in 30 de minute a dosarelor de creditDept. Finantare

Realizarea a 10 piese intr-un timp de 60 minuteDept. Productie

Reducerea cu 10% a consumului de carburantDept. Transport

- Beneficiarii sunt persoanele sau categoria de persoane

care vor avea de castigat de pe urma proiectului, in

viziunea initiatorilor acestuia.

Departamentul Comercial

- Imbunatatirea Indicatorilor de performanta aduce avantaj competitiv inatragerea de noi clienti / parteneri

Departamentul de vanzari- Satisfacerea cererii ridicate a clientilor / intrarea pe o noua piata de

desfacere (sector)

Departamentul financiar

- Reducerea nivelului cheltuielilor cu combustibilul / cheltuielilor curente17


18/84

Analiza SWOT a proiectului

MEDIULINTER

N/

ELEMENTECERTE

MEDIULEXTERN/

ELEM

ENTEPROBABILE

SWOT

W

O

T

S

PUNCTE TARI

(STRENGTHS)

INFLUENTE POZITIVE

INFLUENTE NEGATIVE

OPORTUNITATI

(OPPORTUNITIES)

PUNCTE SLABE

(WEAKNESSES)

AMENINTARI

(THREATS)

18


19/84

19

PUNCTE TARI / PUNCTE SLABE

- (Lipsa) Capacitatea de realizare a proiectului

- (Lipsa) Avantaje fata de concurenta

- (Lipsa) Resurse, echipamente, oameni- (Lipsa) Experienta, cunostinte, date, informatii

- (Lipsa) Resurse financiare

- (Lipsa) Aspecte inovative

- Locatia (defectuoasa)

- Calitatea proiectelor derulate (defectuoasa), (lipsa) experienta

- (Lipsa) Clienti importanti, mari, cunoscuti

- (Lipsa) Acreditari, recunoasteri, certificari

- Sistemul de comunicare din interiorul organizatiei (defectuos)

- Cultura organizationala (defectuoasa)

- Conducere, management (defectuoase)

- Filosofia si valorile organizatiei

Punctele slabe

Factorii care sunt aflati sub controlul

organizatiei / echipei de proiect, care

impiedica obtinerea sau mentinerea unui

nivel de calitate competitiv.

Punctele tari

Atributele pozitive, tangibile si intangibile

care tin de organizatie si proiect.


20/84

20

Punctele tari adauga valoare sau ofera un

avantaj in fata organizatiilor sau proiectelor

concurente, iar echipa de proiect trebuie sa

profite de ele !

Punctele slabe au nevoie de imbunatatire

pentru a putea atinge obiectivele propuse, in

mod eficient.


21/84

21

PUNCTE TARI / PUNCTE SLABE

- Efecte politice / legislative

- Efecte ale mediului- Competitia

- Cererea, oferta (ca tendinta)

- Dezvoltarea economica

- Sursele de finantare

Amenintari (Riscuri)

Factorii in afara controlului vostru

(eveniment, intamplare, context

nefavorabil) care ar putea sa va puna

strategia de dezvoltare, implementareaproiectului si chiar si organizatia intr-o

pozitie de risc. Sunt factori externi, dar

care pot fi anticipati cu ajutorul unui plan

de urgenta care sa se ocupe prevenirea si

rezolvarea acestor probleme.

Oportunitati

Factorii atractivi externi care reprezinta

elemente de care organizatia / echipa de

proiect poate profita.


22/84

22

Oportunitatile sunt externe organizatiei

sau proiectului. Daca sunt identificate"oportunitati" care sunt interne

organizatiei , sub controlul vostru, trebui

clasificate ca si puncte forte.

Cu cat identificati mai bine

amenintarile potentiale, cu atat

mai mult puteti sa va pozitionati sisa planificati proactiv pentru a le

raspunde


23/84

23

Supravegherea riscurilor

Riscuri asociate proiectului OMENIRE:

- Un asteroid ar putea cadea in Rusia

- Un tsunami ar putea Fukushima

- Irak ar putea detine arme de distrugere in masa

- poate o criza economica- Tom l-ar putea prinde pe Jerry

- Ar putea creste pretul inghetatei de vanilie

- Se inverseaza polii pamantului

- Atac extraterestru !!!!

- Lipsa unui atac extraterestru

- Un curs de Project Managent plictisitor


24/84

Matricea riscurilor

24

Risc Probabilitate Impact Masuri Cost suplimentar

Risc 1 ridicata ridicat - Masura 1

- Masura 2

?

Risc 2 ridicata mediu - Masura 1

- Masura 2

?

Risc 3 medie ridicat ---

Risc 4 medie mediu - Masura 1

- Masura 2

?

Risc 5 medie scazut --- ---

Risc 6 scazuta scazut --- ---Risc n scazuta scazut --- ---


25/84

Fazele proiectului



Planificarea

Implementarea

Controlul


25


26/84

Planificarea

proiectului

Ce trebuie facut?

Cand trebuie facut?

Unde trebuie facut?

De catre cine trebuie facut?

Cum trebuie facut?

Cu ce resurse trebuie facut?

26


27/84

Distribuirea resurselor, activitatilor si sarcinilor

din proiect.

- Stabilirea structurii si organizarea echipei de proiect- Alocarea resurselor materiale, financiare si umane pe

activitati

- Programarea timpilor proiectului pe baza schemelor de

lucru

- Realizarea unui plan de protejare a resurselor proiectului

- Stabilirea procedurilor de delegare

- Stabilirea standardele de autoritate si responsabilitate

ale echipei de proiect

- Intocmirea planurilor de rezerva

- Verificarea daca scenariul propus este valid !

27

Pasii de urmat:


28/84

Pasii de urmat:

1. Decideti activitatile pe care le implica,pentru fiecare obiectiv

al proiectului.

2. Realizati lista tuturor activitatilorproiectului. (o singura lista

pentru toate activitatile planificate).

3. Impartiti activitatile in sub-activitati si sarcini realizabile.

Impartiti activitatile mai intai in sub-activitati si apoi in sarcini

pentru obtinerea unui nivel corect de detalii. Cea mai frecventa

greseala este impartirea activitatii in prea multe detalii. Cei

care planifica trebuie sa imparta activitatile doar pana la un

nivel la care au destule informatii pentru a deduce resurselenecesare.

4. Estimati durata si resursele necesare,pentru fiecare activitate

(e bine sa tineti o evidenta separata pentru fiecare activitate).

5. Clarificati secventa si dependenta. Acum ordonati activitatile

in succesiunea lor logica. Unele activitati pot avea loc in

paralel. Legati activitatile unele de altele pentru a le determinasecventa si dependenta. Activitatea depinde de inceperea sau

incheierea altei activitati?

6. Evaluati dependenta activitatilor de resurse. Unele activitati

care, teoretic, pot avea loc concomitent, in realitate vor fi

efectuate succesiv, deoarece necesita aceeasi resursa (umana

sau materiala).28

Pasii de urmat:


29/84

Pasii de urmat:

7. Stabiliti termene pentru fiecare sarcina. Fiecare sarcina trebuie sa

aiba o data de incepere, o durata si o data de incheiere. Apoi

agenda trebuie urmata cat mai indeaproape.

8. Alcatuiti agenda activitatilor principale. Dupa ce ati specificat

termenele sarcinilor individuale, planificati termenele pentru

intreaga activitate principala.

9. Utilizati repere (milestones). Reperele sunt evenimente cheie care

ofera o masura a progresului proiectului si obiective catre care sa

se indrepte echipa proiectului.

10. Stabiliti drumul critic, succesiunea de activitati intre care nu exista

pauze datorate dependentei unei activitati de realizareaconcomitenta a altora. In acest caz, orice intarziere in realizarea

unei activitati va duce la intarzierea terminarii proiectului. El

reprezinta drumul cel mai lung (ca durata) din intregul proiect. Data

de finalizare a proiectului pe drumul critic trebuie apoi comparata

cu termenul limita pentru proiect. Daca se termina inainte, e bine.

Daca nu, trebuie luata in considerare posibilitatea de reducere a

timpului de realizare a unor activitati prin utilizarea mai multorresurse, renegocierea termenului limita sau oportunitatea realizarii

proiectului respectiv.

11. Definiti expertiza in cadrul echipei. Nivelul si tipul expertizei

necesare trebuie hotarate separat pentru fiecare sarcina.

12. Alocati sarcini in cadrul echipei. Distribuiti responsabilitati in

consultare cu membrii echipei. Fiecare sarcina este atribuita unui

individ care si-o asuma ca un scop pe termen scurt. 29


30/84

Diagrama Gantt (diagrama cu bare)

Reprezinta o modalitate uzuala de reprezentare a unui

program de activitati

Avantaje:

- Simplitatea si claritatea in transmiterea informatiilor

referitoare la programarea activitatilor catre persoanele

implicate intr-un proiect.- Poate fi adaptata pentru ilustrarea stadiului actual al

sarcinilor

- Ajuta la rezolvarea interdependentei sarcinilor

Dezavantajul diagramei Gantt este ca pentru proiectele mari

se poate ajunge la obtinerea unei diagrame cam

aglomerate.

Pachete soft pentru intocmirea programelor de activitati (de

exemplu Microsoft Project).

30


31/84

Diagrama Gantt

Limitati-va la la un numar de sarcini care sa incapa pe o

pagina.

Introduceti o coloana suplimentara cu numele membrilor

echipei responsabili de sarcina respectiva.

31

W k B kd St t (WBS)


32/84

Work Breakdown Structure (WBS)

Pentru proiectele mari este foarte utila impartirea proiectuluiin pasi cat mai mici, pentru a putea avea o imagine de

ansamblu si pentru a nu omite nicio activitate importanta.Astfel, proiectul este impartit in subproiecte, subproiectele infaze, fazele in activitati, activitatile in subactivitati sisubactivitatile in sarcini. La nivel de sarcina se cunoaste,practic, pana si persoana care va realiza sarcina respectiva,precum si resursele de care are nevoie pentru a o indeplini.

WBS este definit ca un proces necesar pentru a putea asigurafaptul ca proiectul include toate activitatile necesare si doaracele activitati necesare pentru indeplinirea cu succes aproiectului

WBS este:- o aranjare intr-o structura ierarhica- un grup de elemente ale unui proiect orientate catre

rezultate, ce sunt organizate si definesc activitatileproiectului: fiecare nivel descendent reprezinta definitiitot mai detaliate ale muncii necesare implementarii unuiproiect

32

W k B kd S (WBS)


33/84


WBS poate fi utilizat ca:Instrument procesual de gandire. Ca proces de gandire, WBS esteun instrument pentru creatie si planificare, ajutand managerul de

proiect si echipa sa sa vizualizeze exact cum vor fi definiteactivitatile proiectului si cum poate fi condus un proiect.Instrument de creatie arhitecturala. WBS arata, in momentulfinalizarii sale, ca scheletul", structura, unei constructii din carerezulta clar ce trebuie facut in cadrul proiectului si cum serelationeaza aceste elemente.Instrument de planificare. In etapa de planificare, WBS oferaechipei proiectului o prezentare detaliata a acestuia sub formaunei colectii de activitati ce trebuie indeplinite pentru ca proiectulsa fie finalizat. La nivelul eel mai de jos al WBS se estimeaza efortulnecesar, timpul si resursele. WBS reprezinta un plan care aratacand activitatile sunt complete, cand vor fi livrate rezultateleproiectului si cand acesta va fi finalizat.

Instrument pentru raportarea stadiului proiectului. WBS esteutilizat si ca o structura pentru raportarea stadiului proiectului.Cand sarcini vor fi realizate, vor fi realizate si activitati. Candactivitati de nivel inferior sunt realizate, activitati de nivel superiorsunt partial realizate. Cand toate activitatile principale legate de unobiectiv sunt realizate. acesta este atins si se ajunge la rezultatelevizate.

33


34/84


proiect

subproiect 1

faza 1.1

faza 1.2

activitatea 1.1.1

subproiect 2

faza 2.1

activitatea 2.1.1

subactivitatea 2.1.1.1


sarcina 2.1.1.2.1

sarcina 2.1.1.2.2activitatea 2.1.2


sarcina 2.1.2.1.1


sarcina 2.1.2.2.1

subproiect 3

faza 3.1activitatea 3.1.1

activitatea 3.1.2


sarcina 3.1.2.1.1

sarcina 3.1.2.1.2

34

k kd ( )


35/84


Recomandare:

- La planificare lucrati cu postit-uri . dar nu asa:

- Specificati sarcinile, activitatile, subactivitatile, fazele, pe

cate un postit, de preferinta culori diferite, in functie

de categorie

- Apoi creati structura lipind postituri pe orice, astfel incat

sa creati un tablou

- Fotografiati-l, iar apoi treceti-l pe hartie 35

k kd ( )


36/84


Puncte slabe:

- nu este suficient de detaliat

- este, de multe ori, rezultatul muncii unei singure

persoane

- poate omite activitati importante (de exemplu legate deadministrarea proiectului - intalniri ale echipei de

proiect, activitati legate de monitorizare, evaluare,

raportare etc)

- poate ramane la stadiul initial la care s-a ajuns in faza de

planificare, fara a mai cuprinde modificarile ulterioare

care pot aparea pe parcursul implementarii proiectului

36

Pl ifi R l U


37/84

Planificarea Resurselor Umane

Modelul ECM:

Expectations

Capabilities

Motivators

Asigurati-va ca fiecare membru al echipei de proiect:- Stie ce asteptari aveti de la el / ea;

- Este apt(a) / capabil(a) sa indeplineasca sarcinile alocate;

- Are motivatianecesara pentru a lucra la randament maxim.

37

Pl ifi fi i i l i (B l)


38/84

Planificarea financiara a proiectului (Bugetul)

Cat cheltui ?

Cand cheltui ?

Cine va finanta ?

38

Pl ifi fi i i t l i (B t l)


39/84


Etapele realizarii bugetului:

- planifica activitatile proiectului

- estimeaza cheltuielile pentru fiecare activitate

- estimeaza posibilele surse de venit

- reconciliaza eventualele diferente intre cheltuieli si

venituri- realizeaza o planificare in timp a cheltuielilor si

veniturilor

- gaseste solutii pentru evitarea potentialelor crize de

lichiditati; daca deficitul temporar nu poate fi suportat

de organizatie, bugetul sau planificarea lui in timp vor

trebui reconsiderate

- supune bugetul spre aprobare institutiei si, daca e cazul,

finantatorului

- stabileste proceduri de supraveghere permanenta a

cheltuielilor comparativ cu bugetul.

39



40/84


Exista multe cazuri in care costurile planificate sunt depasite inmomentul in care proiectul incepe sa fie implementat.

Cauze:- Bugetul a fost proiectat intr-un mod mult prea ,,optimist

(este adevarat ca aceasta poate fi si o tehnica prin care safie asigurata aprobarea ca atare; nu este recomandabilaadoptarea sa din moment ce un proiect trebuie aprobat siderulat)

- Intarzierile, depasirile termenului limita, variabile fata deplanul de activitati initial, modificarile operate in mijloculproiectului se transforma in mod automat in costurisuplimentare

- Riscurile, fie nu au fost anticipate, fie au fost subevaluate:contracararea riscului, atenuarea impactului se realizeazacu costuri suplimentare.

Tineti cont de aceste lucruri in momentul in care proiectatibugetul si alocati o suma aparte pentru cheltuielineprevazute". Asigurati-va, insa, ca aceste cheltuieli sunteligibile din punctul de vedere al finantatorului si incercati samentineti valoarea acestei sume la un nivel cat mai scazut.

40


41/84

Fazele proiectului



Planificarea

Implementarea

Controlul


41

I l t


42/84

Implementarea

proiectului

Respectarea obiectivelor proiectului

Coordonarea si organizarea

Luarea deciziilor

Monitorizarea si evaluarea

Mentinerea contactelor cu parteneriiDelegarea responsabilitatilor

Formarea echipei, managementul resurselor umane

42

I l t


43/84

Implementarea proiectului consta in:

1. Aplicarea celor planificate si

2. Depasirea barierelor aparute in mod neasteptat

Implementarea

proiectului

43


44/84

Fazele proiectului



Planificarea

Implementarea

Controlul


44


45/84

Asigurarea realizarii activitatilor conform


46/84

Asigurarea realizarii activitatilor conformplanificarii si obtinerea progresului in directiaobiectivelor

- Stabilirea a ce se monitorizeaza si care sunt aspectelerelevante prin prisma celor 4 elemente caracteristice(resurse, activitati, rezultate, impact)

- Stabilirea criteriilor si a indicatorilor de performanta

- Stabilirea standardelor de performanta- Stabilirea si implementarea unei scheme demonitorizare si evaluare a progresului proiectului indirectia dorita, integrata in planificare

- Stabilirea unui flux informational intre membrii echipeide proiect, intre acestia si restul organizatiei si intre

acestia si ceilalti factori interesati- Planificarea revizuirii regulate a strategiei in functie de

rezultatele evaluarii

Controlul trebuie aplicat pe toata durata derularii

proiectului! 46

Controlul


47/84

Cum reducem riscul nerespectarii programarii initiale?

- dublam planificarea cu planuri alternative si decontracare a principalelor probleme ce pot sa apara

- monitorizam atent activitatile cu elemente nesigure si

actionam la timpul potrivit sau prin negociere

- asiguram un bun sistem de comunicare in cadrul echipei

de proiect (rapoarte privind progresul proiectului,

intalniri regulate, etc)

Controlul

proiectului

47

Controlul timpului (time management)


48/84


Problemele de implementare ce tin de timp:

- nerespectarea termenelor

- prea multe sarcini aproape gata

- prea multe actiuni prioritare pe lista

- numar crescut de intalniri cu caracter extraordinar intre

membrii echipei

- utilizarea de resurse suplimentare pentru a sprijinianumite activitati

48



49/84


Cel mai des intalnita scuza: neprevazutul.

Neprevazutul apare, dar putem sa incercam sa-l anticipam

si putem sa ne gandim cum minimalizam efectele pe care le

are asupra proiectului nostru. Documentarea detaliata,

analiza minutioasa si realizarea unei planificari flexibile la

schimbari reduce partial riscurile.

Modul cum reactionam la schimbari devine esential.

Nerespectarea planificarii in timpii stabiliti duce la crestereacosturilor sau reducerea performantei proiectului.

49

Controlul resurselor umane


50/84


Membrii echipei muncesc prea mult peste programul initial

agreat sau nu mai ajung sa-si termine treburile.

Suna cunoscut?

Aceasta este o problema de planificare; nu au fost bine

alese:

- Responsabilitatile

- Numarul de ore de munca

- Ocupantul postului

Asadar:

- Trasati bine responsabilitatile- Calculati corect numarul de ore de munca necesare pt

fiecare actiune si pentru fiecare membru al echipei

- Puneti oamenii potriviti la locurile potrivite

50



51/84


Membrii ai echipei care mai au si alta munca.

Este extrem de importanta planificarea din timp a utilizarii

lor in cadrul proiectului, punerea de acord privind

programul lor de lucru, respectarea cat mai mult posibil a

planificarii in timp a activitatilor si monitorizarea

permanenta a proiectului pentru a putea face din timp

schimbarile, lasandu-le suficient timp pentru reconsiderarea

programului cu celelalte obligatii pe care le au.

51



52/84


Membrii care parasesc echipa.

Dezvoltarea de bune relatii si un bun sistem de comunicare

in cadrul echipei cresc sansele ca acestia sa-si anunte in

timp util plecarea si deci veti avea mai mult timp pentru a le

gasi un inlocuitor.

Persoane care devin brusc indisponibile (boala, probleme

personale).

Poate fi evitata prin alegerea unei echipe flexibile sidezvoltarea de planuri alternative pentru asemenea cazuri.

52

Controlul costurilor


53/84

Controlul costurilor

Folosirea corecta a banilor si respectarea bugetului alocat

sunt responsabilitati majore ale managerului de proiect

Asta presupune ca:

- bugetul initial a fost bine gandit

- bugetul este monitorizat pe tot parcursul proiectului

- nivelul de responsabilitate si limitele de autoritateprivind cheltuielile proiectului sunt bine clarificate

pentru toti membrii echipei

53

Monitorizarea


54/84

Monitorizarea

Cercetarea a ceea ce se intampla in timp ce se intampla

Este colectarea sistematica si analizarea informatiilor cu

privire la activitatile proiectului.

Ne ajuta sa efectuam o verificare regulata a ceea ce facem

in mod curent; informatiile pot reprezenta indicatori atat

cantitativi, cat si calitativi.

54

Monitorizarea


55/84

Monitorizarea

Ce monitorizam?

- resursele investite in proiect: umane, materiale,financiare, informationale, de timp

- activitatile: respectarea planificarii si a standardelor

cantitative si calitative pentru fiecare din ele

- procesul de luare a deciziilor:

ce decizii sunt luate

cine este implicat in luarea deciziilor

cine nu este implicat in luarea deciziilor

Etapele monitorizarii:

- colectarea informatiilor- punerea laolalta a informatiilor si datelor

- evaluarea masurii in care obiectivele au fost atinse sau

problema rezolvata

- tragerea concluziilor

55

Colectarea datelor pentru monitorizare.


56/84

p

Surse de informatii pentru monitorizare:

- Statistici:raspund la intrebarile cat de mult? cati/cate?

- Informatiile calitative: raspund la intrebarile ce am

facut? ce efecte a avut ceea ce am facut?

- Jurnalele: raspund la intrebarile cine a facut? ce? sicand?

- Observatiile raspund la intrebarile ce vad ? ce aud?

- Interviuri si chestionare

56

Atentie!


57/84

Atentie!

In cursul implementarii, poate sa apara ideea realizariiunor schimbari care par sa duca la cresterea performantei

proiectului. Inainte de a realiza schimbarea, reveniti la

problema, scopul si obiectivele initiale pentru a va asigura

daca schimbarea este intr-adevar benefica. Uneori,

asemenea "idei geniale" pot deturna proiectul de la scopul

initial.

Realitatea cruda, insa, demonstreaza ca astfel de deturnari

au loc cu regularitate. Prin urmare trebuie sa aveti o

comunicare continua cu Sponsorul Proiectului, cu

finantatorul si sa nu actionati in modificarea proiectuluipana ce nu aveti acceptul acestuia.

57

Indicatorii


58/84

Indicatorii

Indicatorii de performanta sunt unitatile de masura utilizate

pentru evaluarea performantei in functie de criteriul utilizat

Indicatorii pot fi:

- Cantitativisunt cei mai usor de masurat: nr. de

persoane implicate, rata de utilizare a unui serviciu, nr.

de ore pe zi pentru o anume activitate, nr. de zile pe an

- Calitativimasoara cat de bine sau cat de bun este

produsul sau serviciul: satisfactia clientului

- Financiarimasoara costurile directe (transport, cazare,

salariul) si indirecte (chirie, intretinere)

- De processe concentreaza pe modul in care

managementul ia deciziile privind activitateadesfasurata.

- De impactse concentreaza pe efectele produse prin

activitatea proiectului si beneficiile obtinute.

58


59/84

Fazele proiectului



Planificarea

Implementarea

Controlul


59

Incheierea si


60/84

Incheierea sievaluareaproiectului

60

Incheierea si


61/84

- asigurarea suportului tehnic privind proceselenoi sau a celor modificate

- efectuarea ultimelor ajustari

- evaluarea rezultatelor proiectului in raport cu

design-ul si planul initial


61

Incheierea si


62/84

Un proiect de succes este realizat in timpul

prevazut, cu resursele alocate si la nivelul de

performanta dorit.

Evaluarea va trebui sa raspunda la toate aceste

elemente.

Evaluarea reprezinta emiterea de judecati privind

progresul inregistrat pe calea atingerii obiectivelor

propuse.


62

Ce evaluam?


63/84

Evaluarea se concentreaza asupra a patru aspecte principale

(resurse investite, activitati desfasurate, rezultate obtinute,impactul realizat) si trebuie sa raspunda la urmatoarele

intrebari:

- In ce masura proiectul si-a atins obiectivele si daca nu,

de ce nu?

- In ce masura activitatile au fost indeplinite?

- In ce masura munca a fost bine facuta?

- In ce masura resursele au fost utilizate in mod eficient?

- Care a fost impactul proiectului? Ce a schimbat

proiectul?

- Ce ati invatat pe parcursul proiectului?

- Cum veti utiliza experienta dobandita prin proiect pentruproiectele viitoare?

Pentru a putea fi realizata, evaluarea necesita existenta unei

etape intermediare, monitorizarea, si presupune stabilirea

prealabila a unor indicatori si standarde de performanta.63

Raportarea


64/84

p

Rezultatele evaluarii pot fi incorporate in raportul finalinaintat finantatorilor proiectului. Raportul are doua parti:

raportul narativ si cel financiar.

Raportul narativ este o reprezentare a modului in care s-a

derulat proiectul. Un text scurt si la obiect, subliniind

elementele care intereseaza sponsorul, finantatorul.

Raportul financiar arata clar si precis cum anume au fost

utilizate fondurile. Toate cheltuielile legate de proiect

trebuie prezentate. Este important ca raportul financiar sa

se coreleze si sa se potriveasca cu raportul narativ.

64

Raportul de evaluare


65/84

Raportul de evaluare trebuie sa cuprinda:- obiectivele avute in vedere

- o scurta informare cu privire la necesitatea atingerii

acelor obiective

- ce informatii si date au fost colectate si cum au fost ele

colectate si analizate

- ce demonstreaza informatiile colectate

- cum a fost facuta evaluarea si cine a fost implicat

- daca au fost atinse obiectivele fixate la inceput

- ce alte rezultate au fost atinse

- ce noi necesitati, din care ar rezulta noi obiective au

aparut pe parcursul proiectului si ce anume isi propuneinstitutia sa intreprinda in legatura cu ele

- ce recomandari se fac pentru viitor

65

Proiectul de succes


66/84

- respecta obiectivele cheie asumate initial

- este finalizat la timp

- este finalizat respectand limitele bugetului

- este finalizat in conformitate cu standardele tehnice si

cele de calitate

- este finalizat printr-o alocare judicioasa a resurselor

- produsul final este acceptat de catre beneficiarii directisi indirecti, precum si de finantator.

66

Greseli frecvente, sau mai bine zis, voi sa nu faceti asa


67/84

Daca lucrati sub presiune, sau daca va supuneti echipa unei presiunicontinue, aveti in fata un teren minat cu greseli. Nu va lasati sedusi desolutii care par ca ofera scurtaturi confortabile pentru reusita

proiectului!!!

1. Nu sariti de la faza de conceptie (inchegarea ideii de proiect)direct la faza de executie! Ati putea fi tentat sa faceti acest lucrumotivandu-va alegerea cu unul dintre urmatoarelerationamente:a. Proiectele de acest tip au mai fost derulate de cateva ori, de

ce trebuie sa mai pierdem timpul cu planificarea?b. Proiectul de acum este diferit de tot ceea ce s-a intamplat

pana acum, asa ca ce nevoie avem de planificare?

2. Nu sariti in totalitate peste faza de conceptie, oricata experientaati detine in ceea ce priveste proiectele!

3. Nu sariti peste faza de evaluare si corectare a planului propusinitial!

4. Nu treceti brusc de la un proiect la altul, nu tratati cusuperficialitate ultima faza, cea a inchiderii proiectului.

67


68/84

Despre ce vorbim?



Echipa proiectului


68


69/84

Echipa proiectului

Managerul de proiect

Succesul muncii in echipa de proiect

69

Managerul de


70/84

Managerul de

proiect

Managerul de proiect NU este cel care trebuie sa le faca pe toate!

Managerul de proiect:

- deleaga sarcinile si evita supraalocarearesurselor umane

- indica directia, perspectiva, orientarea strategica, armonizeaza

obiectivele proiectului cu obiectivele organizatiei in ansamblu- realizeaza echilibrul intre: buget - timpcalitate

- realizeze un echilibru intre entitatile implicate in proiect: echipa

de proiectbeneficiargrupul tintasponsor - grupurile

interesate

70

Succesul muncii in


71/84

Succesul muncii in

echipa de proiect

Coeziunea echipei si satisfactia membrilor determina

succesul proiectului

71

Succesul muncii in echipa de proiect


72/84

O echipa de proiect poate fi alcatuita din membrii aceleiasi

organizatii, dar si din persoane care nu au nimic de-a face cu

aceasta, precum specialisti, experti sau membri ai altor

organizatii partenere in proiect, de aceeasi nationalitate sau

de nationalitati diferite

Este foarte importanta sa cunoasteti foarte bine membrii

echipei pentru a evita situatii in care acestia nu se implica,

nu realizeaza sarcinile atribuite, ceea ce, in ansamblu,

afecteaza derularea intregului proiect.

72

Obstacole in calea succesului echipei de proiect


73/84

- Valorile culturale(nationalitate, educatie, zonageografica)

- Abordarile individuale(individualism vs. colectivism)

- Stiluri diferite(comportament, valori, perspective

diferite)

- Lipsa unor obiective clare(incertitudine)

- Lipsa trainingului(cunostinte, aptitudini insuficiente -

specifice sau comunicationale)

73

Comunicarea in cadrul echipei (I)


74/84

Este extrem de important sa existe o comunicare cat mai

bunaintre managerul de proiect si fiecare membru alechipei, dar si intre toti membrii echipei.

Pentru o comunicare eficienta trebuie avute in vedere

urmatoarele elemente:

- formularea concisa si precisa a mesajului pentru a fi

inteles usor si integral;

- transmiterea rapida si nedeformata a mesajului

- utilizarea unui limbaj comun de catre emitator si

receptor

- simplificarea si decongestionarea canalelor de

comunicare- asigurarea flexibilitatii si a adaptabilitatii sistemului de

comunicare pentru a putea fi utilizat in orice situatie

74

Comunicarea in cadrul echipei (II)


75/84

Fiecare membru al echipei de proiect trebuie sa isi cunoasca

foarte bine sarcinile si atributiile:

- ce, cum si cand trebuie sa faca

- fata de cine raporteaza

- cine il poate inlocui in conditii de forta majora (de

exemplu boala)

astfel incat derularea proiectului sa nu fie afectata.

De asemenea, este foarte important sa stie ce NU trebuie sa

faca, tocmai pentru a evita situatia neplacuta in care doi

membri ai echipei se concentreaza pe aceeasi sarcina inconditiile in care unul singur o putea realiza.

75


76/84

Despre ce vorbim?



Echipa proiectului


76

Managementul


77/84

Managementul

riscului

Riscul este o masura a cantitatii de incertitudine.

Incertitudinea este absenta informatiilor,cunostintelor sau intelegeriireferitor la rezultatul uneiactiuni, decizii sau unui eveniment.

Riscul mai este un eveniment nedorit, neprevazutcare

poate sa apara pe parcursul derularii proiectului, darcare nu este planificat.

Managementul riscurilor este unul dintre domeniilecele mai importante ale managementului proiectelor,presupunand identificarea si gestionarea riscurilor.

77

Managementul Riscului


78/84

Un lucru neplanificat sau un lucru planificat care nu se

desfasoara conform planificarii , poate determina un

risc. Toate proiectele includ o nota de risc.

Riscul este cu atat mai mare cu cat:

- proiectul dureazamai mult

- intervalul de timp dintre faza de planificare si faza

de executie este mai extins- experientamanagerului de proiect, a echipei de

proiect si a organizatiei este mai restransa

- metodologia si tehnologia la care se face apel

pentru derularea proiectului este mai noua si mai

putin cunoscuta.

78

Strategii pentru managementul riscului global


79/84

- acceptareariscurilor

- evitareariscurilor

- monitorizareariscurilor sipregatireaplanului pentru

situatiile imprevizibile

- transferulriscurilor

- reducereasistematica a riscurilor.

Eliminarea completa a riscului este imposibila!

79

Modalitati de identificare a riscurilor


80/84

Brainstorming

Unor persoane li se solicitat sa numeasca riscurile la care se

gandesc in legatura cu proiectul. Este etapa in care nu se fac

niciun fel de evaluari ale elementelor enumerate, in care

nu se discuta nimic, ci doar se listeazade catre moderator

pe o coala de flipchart. Pe masura ce participantii vad ideile

listate se vor gandi la alte idei; fiecare idee noua va stimula

alta din partea altcuiva, fiind in final insirate multe idei

legate de riscurile posibile

Metoda biletelelor Crawford

Unui grup de participanti li se pune o intrebare, aceeasi, de

zece ori, fiecare participant trebuind sa treaca pe bileteraspunsuri diferite de fiecare data.

80

Modalitati de identificare a riscurilor


81/84

Analogii

Comparareaa doua sau mai multeproiecte, se pot obseva

caracteristici asemanatoare care vor face mai usoara

identificarea riscurilor in cadrul noului proiect.

Revizuirea

Revizuirea tuturor materialelor proiectului care au fost

generate pana in momentul analizei riscurilor.

Discutii cu experti

Sunt solicitati experti sau persoane cu experienta in tipul de

proiect vizat sau in probleme deja intalnite si rezolvate,discutiile cu acestia putand fi de mare ajutor pentru a evita

rezolvarea acelorasi probleme inca o data

81


82/84

INTREBARI?

82


83/84

SUGESTII? RECLAMATII?

83


84/84

Date post:	03-Jun-2018
Category:	Documents
Upload:	ady-gaby
View:	229 times
Download:	0 times

Manager de Proiect v 4.0 97-03

Documents