Managementul proiectelor

Managementul proiectelorModerator causnean Larisa

! Erorile de planificare se transform n mod automat n erori de execuie!

DE CE SUNT AICI ?

Management ? Proiect ?

SCOPUL MANAGENTULUI PROIECTELOR l reprezint obinerea unui anumit rezultat, respectnd constrngerile financiare, de timp, de calitate i cele de natur tehnic impuse proiectului

ntrebrile cele mai frecvente la care managementul proiectelor trebuie s ofere rspuns sunt urmtoarele:Ct va dura proiectul?ntrzierea unei anumite activiti/a unui set de activiti va provoca ntrziereantregului proiect?Resursele puse la dispoziie sunt suficiente pentru a putea respecta planificareainiial?Standardele de calitate i cele de natur tehnic pot fi respectate n contextul constrngerilor financiare i de timp?

Etape ale managementului proiectelor

conceperea;planificarea/dezvoltarea ideii de proiect;declanarea proiectului/formarea echipei;execuia;monitorizarea;nchiderea

Principii fundamentale ale mamagementului proiectelor

Principiul angajamentului Principiul succesului predefinitPrincipiul eficienei/consistenei interne/interdependeneiPrincipiul strategieiPrincipiul controluluiPrincipiul canalului unic de comunicariiPrincipiul mediului de lucru stimulativ

2. Structura cererii de finanare. Procesul de dezvoltare al unei propuneri sau ciclul de via a unui proiect

CERERE RE DE FINANARE Denumirea proiectuluIData i locul realizrii proiectuluIDirectorul proiectului (locul de munc, datele buletinului, adresa, date de contact)Echipa implicat Instituia sau organizaia solicitant Prezentarea instituiei sau organizaieiFormularea problemeiIdentificarea necesitilorStabilirea obiectivelorElaborarea planului de activitateDeterminarea bugetuluiMonitoring/descrierea mecanismelor de evaluare a proiectelor Denumirea proiectuluI

Ce este o Cerere de finanare?

Activitile specifice ciclului de via al unui proiect

Stabilii ordinea activitilor specifice unui proiectStudiu de fezabilitate (realizabil)Estimarea resurselor necesareDecidei asupra organizarii proiectuluiEnumrarea activitilor i a sarcinilorRe-planificarea n funcie de necesitiUrmrirea progreselor inregistratenceperea aplicrii proiectului n practicEvaluarea proiectuluiScrierea unui plan detaliat al proiectuluiDefinirea proiectuluiAlegerea celei mai potrivite teme ale proiectuluiAnaliza intereselor beneficiarilorDeterminarea costurilor n funcie de bugetAlegerea celei mai bune strategii Rspltirea echipeincheerea proiectuluiAlocarea resurselorRevizuirea calitii pe parcursul proiectuluiObinerea aprobrii formalePlanificarea n timp a activitilor Discutarea cilor alternative

Principii de baz n scrierea unei propuneri. Un posibil exemplul de metodologie pentru elaborarea termenilor de referin/ SMART

S specificeM msurabile A - aprobate (de toi beneficiarii)R realisteT temporal determinate

SUCCES

PRINCIPII DE BAZ N SCRIEREA UNEI PROPUNERI DE PROIECT10 PORUNCI ALE LUI Daniel Swatz. Reuite de proiectAtragei atenia i pstrai-o! Foaia de titluFolosii limbajul donatorului aceiai termeni ca i finanatorulFii pozitivi- nu folosii ar trebui, s-ar putea, poate, probabil. ntotdeauna folosii vomFii inteligibili corectitudine i n formulare i n ortografie.Dai importan dimensiunii manageriale realiste nu tindei la prea mult. Cel mai bun proiect este cel mic, cu rezultate msurabile.Teoria lui mc Nugget despre sufocare totul s fie sufocat n buci de mrimea unei frmituri.Folosii Ghidul donatorului-urmeaz-l ndeaproape.Concentreaz, concentreaz, concentreaz dac faci un proiect de energie alternativ, nu ncepe cu salvarea morilor.Credibilitate descrierea organizaiei, CV-uri, recomandri.Promtitudine dac ei cer 3 copii, trimite-i 3 copii!

Piramida idensitii

Legtura dintre problem i organizaia Dvs.Impactul/UrmrileResponsabili de soluionareSursa de credibilitatePrecizriInformaiaMaterial exploziv!

SFIRIT I EDIN!!!!!!

EDIN IIPROBLEME TIPICE

INDICATORII CALITII

Proiectul este RELEVANT atunci cnd:Corespunde strategiei elaborate i necesitilor reale ale beneficiarilor/cienilor;Corespunde scopurilor strategice i cerinelor donatoare ;Beneficiarii particip de la bun nceput n procesul de planificare;Este efectuat o analiz minuioas a problemei;Scopurile sunt clar identificate din punctul de vedere al beneficiului pentru grupul int.

Proiectul este REALIZABIL, atunci cnd;Scopurile planificate snt realizabile n condiiile existente n momentul realizrii proiectului;Se ine cont de capacitatea organizaiilor responsabile dt a realiza proiectul;Scopurile i rezultatele snt logice i msurabileRiscurile i presupoziiile snt luate n consideraie

Proiectul este DURABIL, atunci cndclienii sau beneficiarii continu s obin beneficii i dup finisarea proiectului. FACTORII CARE INFLUIENEAZ DURABILITATEA:Susinerea politic;Tehnologia potrivit;Protecia mediului nconjurator;Problemele gendere i de cultur social;Posibiliti organizaionale i de management;Vitalitatea economico-financiar

ROLURI I RESPONSABILITI

BENEFICIARII PROIECTULUI

SCHEMA INDICATORILOR CARE INFLUIENEAZ PROIECTULOFERTATIMPUL

DURABIL

NEDURABIL

FACTORII CARE INFLUIENEAZ ASUPRA DURABILITII PROIECTULUI Susinerea politicTehnologia potrivitProtecia mediului nconjurtorProbleme gender i de cultur socialPosibiliti organizaionale i de managementVitalitatea economic i financiar

SFRIT EDINA II

EDINA IIIPROCESUL DE DEZVOLTARE A UNEI PROPUNERI

10pasi obligatorii pentru elaborarea si implementarea unor noiproiecte definantare1.Aveti grija sa incadrati corect proiectul in prioritatile programului operational.

2.Nu faceti greseli la intocmirea documentatiei definantare- cererea definantaresi anexele. Este primul pas, cel mai important, pentru reusita proiectului.

3. Verificati daca proiectul indeplineste conditiile si respecta cu strictete instructiunile din Ghidul Aplicantului.

4.Trebuie sa intocmiti corect dosarul tehnic -planul de afaceri, studiul de fezabilitate, memoriul tehnic, precum si bugetul proiectului, cu cheltuielile eligibile si cele neeligibile si procentul definantarenecesar.

5.Identificati cat mai clar sursele aferente contributiei proprii -resursele proprii, creditele bancare, garantiile etc.

6. In cazul achizitiilor publice, trebuie sa aveti mare grija ca acestea sa respecte intocmai legislatia specifica.

7.Elaborati corect rapoartele tehnice si financiare referitoare la progresul proiectului.

8.Urmariti efecturarea corecta a operatiunilor de plati si decontari si pastrarea tuturor documentelor referitoare la implementarea proiectului.

9.Aveti grija sa pastrati activele achizitionate prin proiectul definantarepe perioada stabilita in Ghidul Aplicantului.

10.Nu uitati sa pastrati documentele proiectului pentru a le pune la dispozitia echipelor de control pe perioada stabilita in Ghidul Aplicantului.

EVALUAREA PROIECTULUIEVALUAREA proces de emitere a judecii cu privire la eficiena i utilitatea folosirii banilor din finanri

Colectare sistemic a informaiilor, particularitilor i rezultatelor proiectului, mrimea eficacitii lurii deciziilor Determinarea influienelor i consecinelor Rspunde la ntrebrile: Ce prevede s schimbe proiectul Dvs? Cum vei msura aceast diferen din momentul iniial pn la rezultatul final al proiectului? Ce metode vei folosi pentru cantitativ i calitativ?

EVALUAREA FINALA presupune masurarea succesului proiectului. Elementele urmrite n masurarea succesului sunt urmatoarele:ncheierea proiectului n intervalul de timp alocatncheierea proiectului n limita costurilor stabilite n bugetncheierea proiectului la nivel de performan stabilit n etapa de planificarencheierea proiectului cu schimbri minime sau aprobate de toate prile implicatencheierea proiectului fr a perturba celelalte activiti ale organizaieincheierea proiectului cu un sentiment de realizare al membrilor echipeiAcceptarea proiectului de ctre beneficiar

RAPORTARERaportul de evaluare trebuie s fie structurat logic, s conin concluzii, lecii i recomandri fundamentate, clare i cuprinztoare, fr a include informaii irelevante pentru analiza de ansamblu. Similar ntregului proces de evaluare, raportul de evaluare trebuie s pun n eviden poziia imparial a experilor. Concluziile trebuie s fie justificate n mod explicit, astfel nct cei interesai s le poat analiza i ulterior aplica.

Atit raportul narativ, cit si cel financiar sint documente foarte importante. Ele constituie un registru a ceea ce ati realizat si ati invatat in cadrul proiectului. ATENIE !!!

Raportul financiar const din urmtoarele componente: 1) Formularul evidena cheltuielilor; 2) Formularul raportului financiar; 3) Copiile documentelor justificative aranjate dupa liniile de buget;

DURABILITATEA PROIECTULUI

Durabilitatea tine de capacitatea proiectului de a continua dupa expirarea grantului sau surselor alocate din exterior. Ideea durabilitatii proiectului ar putea parea dificila. Ati putea intreba "cum putem planifica continuarea proiectului daca acesta nici macar nu a inceput?"

MULTUMIM!SUCCESE!!!