of 28
Managementul Proiectelor Software
Universitatea Politehnica BucurestiFacultatea de Automatica si CalculatoareCatedra CalculatoareConf. Dr. Ing. Costin-Anton [email protected] Proiectelor SoftwareCapitolul 4. Managementul bugetului
Managementul Proiectelor SoftwareEstimarea CosturilorEstimarea costurilor unui proiect reprezinta in mare bugetul acelui proiect
Succesul acestei etape depinde de modul in care atat managerii, cat si clientii inteleg foarte bine toate cerintele si implicatiile unui proiect
Estimarile de cost initiale pot duce la renuntarea la un anume proiect din partea clientului, datorita lipsei de profitabilitate a investitiei; asta nu inseamna nici pe departe ca estimarile nu au fost corecte
Building Your Project Budget Teresa Luckey, Joseph Phillips, Software.Project.Management.For.Dummies, (Chapter 9), 2006
3Estimarea CosturilorOrdinul de marime (rough order of magnitude - ROM)este utilizat n cazuri de urgen cnd nu exist timp pentru analiz mai detaliat. are o marja de eroare de -25%/+75%
Sursa: Building Your Project Budget Teresa Luckey, Joseph Phillips, Software.Project.Management.For.Dummies, (Chapter 9), 2006
Building Your Project Budget Teresa Luckey, Joseph Phillips, Software.Project.Management.For.Dummies, (Chapter 9), 2006
4Estimarea CosturilorEstimarea preliminar
se bazeaz pe un studiu de fezabilitate deja existent, cunoscndu-se principalele costuri cu echipamentele i dotrile necesare are o precizie de 20% i beneficiaz de un decupaj ierarhizat al activitilor ce vor fi efectuate este prima exprimare bugetar a proiectului
Building Your Project Budget Teresa Luckey, Joseph Phillips, Software.Project.Management.For.Dummies, (Chapter 9), 2006
5Estimarea CosturilorEstimarea de baz prezint costurile pe activiti i posturi de execuie cu o precizie de 10%, iar riscurile sunt i ele evaluatese realizeaz astfel un buget al obiectivelor care va fundamenta decizia de investiie n proiect
Estimarea detaliat are o precizie de 5% i permite evaluarea unei oferte de prestaie care se identific cu oferta clientului este riguroas i analitic, dureaz i costBuilding Your Project Budget Teresa Luckey, Joseph Phillips, Software.Project.Management.For.Dummies, (Chapter 9), 2006
6Estimari exactePentru a realiza o estimare corecta a costurilor, trebuiesc luate in considerare urmatoarele elemente:Domeniul produsului cerintele si caracteristicile produsului softwareDomeniul proiectului cerintele proiectului, lista de task-uri, constrangerile, modalitatile de control, etc.Diverse presupuneri precum cele referitoate la disponibilitatea tuturor resurselor necesare, intarzieri, etc.ContrangeriConstrangeri de timpConstrangeri referitoare la resurseConstrangeri de bugetConstrageri ale mediului de dezvoltare, etc.Building Your Project Budget Teresa Luckey, Joseph Phillips, Software.Project.Management.For.Dummies, (Chapter 9), 2006
7Estimarea Costurilor - RiscuriProbleme ce pot devasta bugetul estimat al unui proiect:Erori si omisiuni in munca planificata pentru proiect anumite activitati care nu au fost planificate trebuiesc realizateLipsa de comunicare poate conduce la situatii in care anumite activitati trebuiesc refacute sau corectateErori in controlul calitatiiLipsa de fiabilitate a echipamentelor hardware folositeGreseli in colectarea cerintelor proiectuluiGreseli in managementul proiectuluiEtc.
Solutia: Includerea unei rezerve pentru situatii neprevazute in estimarea de buget a proiectului.Building Your Project Budget Teresa Luckey, Joseph Phillips, Software.Project.Management.For.Dummies, (Chapter 9), 2006
8Controlul Costurilor DefinitiiCostul reprezint sarcina sau cheltuiala suportat de ctre un agent economic pentru a realiza o activitate productiv sau a utiliza un produs sau un ansamblu de activiti
Preul reprezint un echivalent monetar al produsului, un parametru esenial al tranzaciei comerciale. Preul devine pentru utilizator un element de cost.
Project Cost Management A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 3rd Edition (pg. 269-295), Project Management Institute Inc., 2004
9Controlul Costurilor Controlul costurilor unui proiect comport o serie de aspecte deosebit de rafinate i delicate, cu un grad ridicat de risc, datorate unor condiii de lucru mai mult sau mai puin justificate:depirea bugetului prevzut prin executarea unor activiti suplimentare neincluse n proiectul iniialstagnarea activitilor datorit unor defectuoase aprovizionri sau a unor subcontractri neonorate la timpnendeplinirea obiectivului propus la nivelul performanelor angajaterepartiia necorespunztoare a bugetelor alocate i necorelarea acestora cu termenele sau problemele tehnologiceestimarea necorespunztoare a volumului i distribuiei bugetului necesar pentru realizarea proiectului
Project Cost Management A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 3rd Edition (pg. 269-295), Project Management Institute Inc., 2004
10Clasificarea costurilorCosturile se definesc prin:cmpul de aplicaie al costurilorconinutul costurilormomentul de calcul al costurilorClasificare (d.p.d.v. al campului de aplicatie)costuri pentru funcia economic (cercetare, aprovizionare, producie, vnzare, etc.)costuri n funcie de zona de exploatare (costul pentru locul de munc, de atelier, de uzin, etc.)costuri pe activitatea de exploatare (produse, familii de produse)costuri pe centre de responsabilitate (studii de pia, dezvoltare, industrializare)alte costuri (pe departamente, pe clieni, etc.)
Project Cost Management A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 3rd Edition (pg. 269-295), Project Management Institute Inc., 2004
11Clasificarea costurilorClasificare (d.p.d.v. al continutului)costul manoperei directe; valoarea dat direct personalului ce i aduce contribuia la concepia i realizarea subsistemelor constitutive ale proiectuluicostul manoperei indirecte; valoare prin care se recompenseaz personalul care ntreine echipamentele, gestionarii de la magazii, etc. costul managementului proiectului; include costurile aferente activitilor de conducere a proiectuluicostul componentelor i pieselor necesare pentru realizarea proiectului n toate fazele sale, de la prototip pn la materializarea sa ca un bun dat pentru exploatarecost primar, constituit ca suma tuturor costurilor directe (manoper i materiale) utilizate pentru realizarea proiectuluicosturi de amortisment al echipamentelor utilizate n proiectProject Cost Management A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 3rd Edition (pg. 269-295), Project Management Institute Inc., 2004
12Clasificarea costurilorcostul de achiziie a echipamentelor necesare proiectului (maini, instrumente de msur)costuri variabile; se efectueaz proporional cu volumul produciei i include n principal salarizarea direct, materiile prime, materialele, energia (costul primar)costuri indirecte; costuri de regie, care reprezint sumele prevzute pentru administrarea proiectului, asigurarea dotrilor, ntreinere, iluminat, etc., n general activiti susintoare ale activitii de bazcosturi fixe; costuri care rmn neschimbate i se efectueaz indiferent de volumul produciei realizate (chirii, taxe, asigurri, administraie)costuri de contract; costuri care regrupeaz o serie de angajamente efectuate n cadrul proiectului de o serie de factori externi.
Project Cost Management A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 3rd Edition (pg. 269-295), Project Management Institute Inc., 2004
13Clasificarea costurilorClasificare (d.p.d.v. al momentul calculului)
costul constatat, un cost istoric i real calculat aposteoricostul prestabilit, calculat apriori, nainte de a demara activitile, un cost previzionat, care susine decizia.Project Cost Management A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 3rd Edition (pg. 269-295), Project Management Institute Inc., 2004
14Optimizarea costurilor proiectuluiOptimizarea costurilor cuprinde un complex de activiti prin care se realizeaz cel mai avantajos compromis ntre performane, termene i costuri
Acest compromis rezult dup multiple negocieri ntre actorii implicai n proiect, mai ales pe relaia client/furnizor precum i n urma unor analize comparative ntre diferitele soluii funcionale i tehniceOptimizarea costurilor proiectuluiOptimizarea costurilor pe relaia client/furnizor, comport patru etape de negociere:compromisul nevoie/funciune: utilizatorul i exprim dorinele n termeni de performane, termene i cost de achiziie (i utilizare), iar furnizorul formuleaz o propunere cu cel mai bun cost globalcompromisul funciunii de serviciu/concepia produsului: proiectantul caut soluii tehnice conceptuale mai puin costisitoare pentru performanele dorite de utilizatorcompromisul proiectant-executant/furnizori: se obine din partea furnizorilor (subcontractori, materiale, echipamente) preul cel mai competitiv posibilcompromisul concepia produsului/realizare: executantul se strduiete s optimizeze costurile de producie prin planificarea sarcinilor i gestionarea economic a resurselorOptimizarea costurilor proiectuluiOptimizarea costurilor cu ajutorul matricei costuri/funciuniMatricea costuri/funciuni este specific analizei valorii i ea rspunde la ntrebarea: Cum cifrm costurile funciunilor tiind c funciunea nu corespunde totdeauna unei piese sau unui subansamblu bine precizatMatricea costuri/funciuni combina pe principiul clasic al axelor X i Y: lista exhaustiv de funciuni care trebuie s le satisfac produsul pe axa X i costul elementelor care particip la realizarea funciunii respective, pe vertical fiind niruite piesele constitutiveOptimizarea costurilor proiectului Informaii asupra costurilor - Estimatorul dorete s posede informaii ct mai complete i mai recente despre costurile materialelor i a serviciilor angrenate n execuia proiectului. Exist o serie de surse de informaii care trebuie consultate:documente contabile cu privire la proiectele anterioarerapoartele proiectelor realizatecosturile interne ale ntreprinderii (salarii, amortismente)cataloage i devize de la furnizorireviste de specialitatecursuri valutare, dobnzi bancare, etc.Bugetul proiectuluiDefinitie: Bugetul proiectului reprezint suma pus la dispoziia echipei de proiect pentru a realiza conform exigenelor caietului de sarcini respectnd calitatea i termenele impuseBugetul iniial al proiectului trebuie s conin:sarcinile, costurile i eventualele rezerveliniile de bugetaremodul n care se urmresc costurileabaterile tehnice permise i suporturile bugetare suplimentare aferente acestora
Bugetul proiectuluiEchipa proiectului trebuie s depun eforturi de a se menine n limita impus de bugetul proiectului, care specific urmtoarele caracteristici eseniale:n plan general, resursele devin prioritare n gestionarea proiectuluibugetul reprezint o expresie financiar a programului de aciune i urmrire a cheltuielilor i echivaleaz cu controlul derulrii proiectuluibugetul reprezint cadrul contractual esenial n conducerea proiectului
Managementul Costului de ProiectManagementul Costului de Proiect (PCM - Project Cost Management) include procesele cerute care sa asigure ca proiectul va fi finalizat in limitele bugetului aprobat Principalele subprocese ale Managementului Costului de Proiect (Project Cost Management) Planificarea resurselor (Resource Planning) determinind care resurse (oameni, echipament, materiale) si ce cantitati in parte, ar trebui utilizate pentru a operationaliza activitatile de proiectEstimarea Costului (Cost Estimating) - dezvoltarea unei aproximatii (estimari) a costului resurselor necesare finalizarii activitatilor proiectuluiBugetarea Costului (Cost Budgeting) alocarea unei estimari de cost generale a activitatilor de munca depusa indiviidualControlul Costului (Cost Control) controlul tuturor schimbarilor bugetului de proiectManagementul Costului de ProiectManagementul Costului de Proiect este in special preocupat cu costul resurselor necesare finalizarii activitatilor proiectuluiOricum Managementul Costului de Proiect ar trebui sa considere efectul deciziilor de proiect asupra costurilor, prin folosirea produsului proiectuluiDe exemplu, limitind numarul de verificari/revizuiri ale proiectului se poate reduce costul de proiect ridicind insa cheltuielile legate de exploatare pe care le va intreprinde clientul insa. Aceasta perspectiva ampla de privire a Managementul Costului de Proiect este deseori denumita costurile ciclului de viata (life-cycle costing)Life-cycle costing impreuna cu tehnicile de Ingineria Valorii sunt folosite pentru reducerea costului si timpului, pentru cresterea calitatii si performantei cit si pentru optimizarea mecanismului de decizie.Managementul Costului de ProiectIn multe zone de aplicatie, previzionind si analizind perspectiva performantei financiare a produsului proiectului, activitatea PCM e facuta exterior proiectuluiIn altele (in cazul proiectelor de investitii imobiliare de exemplu), Managementul Costului de Proiect include de asemenea acest efortCind asemenea predictii si analize sunt incluse, Managementul Costului de Proiect va include procese aditionale si tehnici numeroase de management general cum ar fi contul de profit si pierderi, elementele de fezabilitate, rata profitului, rata dobanzii, perioada de amortizareManagementul Costului de Proiect ar trebui sa considere de asemenea si informatiile care vin din partea participantilor (stakeholders) - diferiti participanti pot masura si dimensiona costurile proiectului in maniere specifice si in momente cu totul diferite ale proiectuluiDe exeplu, costul unui articol poate fi masurat in diferite momente, cind e sesizat ca necesar cind cadrul proiectului, cind e comandat furnizorului, cind e livrat, cind e exploatat si in functiune sau/si cand e trecut in evidentele contabileManagementul Costului de ProiectCind costurile proiectului sunt folosite ca o componenta de recompensa sau de recunoasterea sistemului, costurile controlabile si necontrolabile ar trebui estimate si bugetate separat, cu scopul de a asigura astfel faptul ca premierea va reflecta performanta respectivaIn cazul unor proiecte, in special in cazul celor reduse ca dimensiune, planificarea resurselor (resource planning), estimarea de costuri (cost estimating) cit si bugetarea costurilor (cost budgeting) sunt strict legate de faptul ca ele sunt privite ca un singur proces (pot fi efectuate de un singur individ in cadrul unei perioade scurte de timp)Ele sunt prezentate ca procese distincte deoarece instrumentele in parte, sunt diferite Abilitatea de a influenta costurile este cea mai mare in perioadele initiale ale proiectului cit multe din obiective nu au o definire limpede si riguroasa.Analiza principalelor subprocese ale PCM Planificarea resurselor (Resource Planning)
IntrariWBS - Work Breakdown StructureInformatii istoriceDomeniul de aplicabilitateDescrierea resurselor disponibilePoliticile organizatieiEstimarile duratelor activitatilorInstrumente si tehniciOpinia expertilorIdentificarea alternativelorManagementul proiectelor softwareIesiriNecesarul de resurse25Analiza principalelor subprocese ale PCM Estimarea Costului (Cost Estimating)
IntrariWBS - Work Breakdown StructureNecesarul de resurseRate orare (resurse)Estimarile duratelor activitatilorMetodologii stiintifice referitoare la tehnologia estimariiInformatii istoricePlanul de conturiRiscuriInstrumente si tehniciEstimari prin analogieModelare ParametricaEstimare Bottom-UpInstrumente de calcul computerizatAlte metode de estimare a costuluiIesiriEstimari de costDetalii suportPlan de management al costuluiAnaliza principalelor subprocese ale PCM Bugetarea Costului (Cost Budgeting)
IntrariEstimarile de costWBS Work Breakdown StructurePlanificarea proiectuluiPlanul de management al risculuiInstrumente si tehniciTehnici specifice de bugetare a costuluiIesiriCost estimat initial (baseline)Analiza principalelor subprocese ale PCM Controlul Costului (Cost Control)
IntrariCost estimat initial (baseline)Raportari performantaPlan cereri modificarePlan de management al costuluiInstrumente si tehniciSistem de control al modificarii costuluiMasurarea Performantei Managementl Valorii Adaugate Earned value management (EVM)Planificare suplimentaraInstrumente de calcul computerizatIesiriEstimari cost revizuiteBuget actualizatActiuni de corectare Estimare la terminareInchiderea proiectuluiLectii invatate
