1. TEHNICI DE PLANIFICARE UTILIZATE ÎN MANAGEMENTUL PROIECTELOR Obiectivele lucrării Însuşirea modului de lucru cu tehnicile de planificare utilizate în managementul proiectelor Familiarizarea cu elementele componente ale unui proiect Cunoaşterea elementelor de bază privind tehnica planificării proiectelor prin reţele Scopul lucrării Lucrarea prezintă principalele elemente teoretice și aplicative referitoare la tehnicile de planificare utilizate în managementul proiectelor În această lucrare Definirea tehnicilor de planificare Elementele componente ale unui proiect Tehnica planificării proiectelor prin rețele 1.1. DEFINIREA TEHNICILOR DE PLANIFICARE Proiectele (şi implicit situaţiile manageriale determinate de punerea în practică a acestor proiecte) presupun efectuarea unor activităţ i intercorelate, care pot fi modelate prin intermediul unor reţele. Deoarece proiectele de acest gen se derulează pe perioade de săptămâni, luni sau chiar ani, în desfăşurarea lor pot interveni schimbări care au impact asupra costurilor, tehnologiei sau resurselor proiectului. Analiza acestor sisteme îi permite managerului să planifice, să controleze/urmarească şi să reorganizeze resursele astfel încât obiectivele propuse să se atingă în mod optim şi la timp. Acesta reprezintă de fapt managementul proiectelor – gestiunea / coordonarea / planificarea / controlul
Transcript
1. TEHNICI DE PLANIFICARE
UTILIZATE ÎN MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Obiectivele
lucrării
Însuşirea modului de lucru cu tehnicile de planificare
utilizate în managementul proiectelor
Familiarizarea cu elementele componente ale unui proiect
Cunoaşterea elementelor de bază privind tehnica planificării
proiectelor prin reţele
Scopul
lucrării
Lucrarea prezintă principalele elemente teoretice și aplicative
referitoare la tehnicile de planificare utilizate în managementul
proiectelor
În această
lucrare
Definirea tehnicilor de planificare
Elementele componente ale unui proiect
Tehnica planificării proiectelor prin rețele
1.1. DEFINIREA TEHNICILOR DE PLANIFICARE
Proiectele (şi implicit situaţiile manageriale determinate de punerea în practică a acestor proiecte) presupun efectuarea unor activităţi intercorelate, care pot fi modelate prin intermediul unor reţele. Deoarece proiectele de acest gen se derulează pe perioade de săptămâni, luni sau chiar ani, în desfăşurarea lor pot interveni schimbări care au impact asupra costurilor, tehnologiei sau resurselor proiectului. Analiza acestor sisteme îi permite managerului să planifice, să controleze/urmarească şi să reorganizeze resursele astfel încât obiectivele propuse să se atingă în mod optim şi la timp. Acesta reprezintă de fapt managementul proiectelor – gestiunea / coordonarea / planificarea / controlul
Lucrarea 1. Tehnici de planificare utilizate în managementul proiectelor
4
proiectelor. Cele mai cunoscute tehnici de planificare a proiectelor sunt
prezentate în figura 1.1.
1.2. ELEMENTELE COMPONENTE ALE UNUI PROIECT
Un proiect reprezintă un ansamblu de activităţi noi, conjugate, specifice, structurate metodic care au ca scop realizarea unui obiectiv precizat, într-un interval de timp determinat şi având un buget limitat.
În general, proiectul se prezintă sub forma unui plan al proiectului.
Fig. 1.1. Tehnici de planificare a proiectelor.
La planificarea unui proiect, pentru a putea folosi o tehnică de tip reţea, trebuie ca proiectul să fie împărţit în părţile sale componente: faze, activităţi şi evenimente.
Fazele proiectului pot fi definite ca activităţi centralizatoare, deoarece cuprind o serie de activităţi care concură la realizarea unui anumit obiectiv.
Activitatea reprezintă unitatea/elementul de bază (cea mai detaliată lucrare) din punct de vedere al managementului proiectelor.
În cadrul unui proiect activităţile se succed într-o anumită ordine; unele se pot desfăşura în serie – cu alte cuvinte o activitate nu poate fi
TEHNICI DE PLANIFICARE A PROIECTELOR
Tehnica diagramelor tip Gantt sau graficul cu bare
Tehnica reţelelor de tip: − PERT (Program Evaluation and
Review Technique), Tehnica Evaluării Repetate a Programului sau pe scurt Metoda PERT;
− CPM (Critical Path Method), Metoda Drumului Critic;
− PDM (Precedence Diagram Method), Metoda Diagramelor de Precedenţă;
− GERT (Graphical Evalluation and Review Technique), Tehnica Evaluării Grafice Repetate a Programului.
Lucrarea 1. Tehnici de planificare utilizate în managementul proiectelor
5
începută până când alta nu a fost terminată (de exemplu fundaţia unei construcţii nu poate fi turnată până când săpătura nu a fost executată), altele se pot desfăşura în paralel – adică în acelaşi timp (respectiv se pot suprapune total sau parţial – de exemplu aprovizionarea cu materiale şi amenajările interioare).
În general activitatea se notează cu litere (a, b, c… sau A, B C,…) sau prin două cifre despărţite printr-o linie (1-2, 2-3, 3-4,…). Componentele de bază ale unei activităţi sunt:
− descrierea/denumirea activităţii şi codul acesteia; − durata în timp (minute, ore, zile, săptămâni, luni); − resursele (umane, materiale, echipamente) implicate; − costurile asociate.
Pentru un proiect complex, setul complet de activităţi necesare îndeplinirii acestuia va conţine o combinaţie de activităţi în serie şi paralel, formând o reţea care să poată fi reprezentată grafic.
Evenimentul reprezintă îndeplinirea (terminarea) uneia sau mai multor activităţi, la un anumit moment de timp. Evenimentele se notează în general cu cifre, ele delimitând doar activităţile. (astfel, dacă o activitate este notată prin două cifre, acestea reprezintă: prima – evenimentul început al acesteia şi cea de-a doua – evenimentul sfârşit al activităţii).
Proiectul este conceput în cadrul tehnicilor de planificare de tip reţea ca o înşiruire/colecţie de activităţi (deci implicit şi de evenimente) desfăşurate într-o anumită perioadă de timp (cu un început şi un sfârşit definit) pentru a satisface un anumit set de obiective (de exemplu: construirea unui pod, obţinerea unei diplome de doctorat, efectuarea de reparaţii capitale la o maşină etc.).
1.3. TEHNICA PLANIFICĂRII PROIECTELOR PRIN REŢELE
O reţea (o diagramă/un graf sau un grafic reţea) reprezintă ilustrarea/modelarea grafică a unui proiect prin intermediul relaţiilor logice şi cronologice dintre activităţile şi evenimentele ce compun proiectul.
Pentru reţelele PERT s-a adoptat o simbolistică specială. Simbolistica utilizată poate fi de două feluri, în funcţie de ce se doreşte a se evidenţia:
a) simbolistica orientată pe evenimente; b) simbolistica orientată pe activităţi.
Lucrarea 1. Tehnici de planificare utilizate în managementul proiectelor
6
1.3.1. REŢELE PERT ÎN SIMBOLISTICA ORIENTATĂ PE EVENIMENTE
În acest tip de reprezentare (cel mai comun), un eveniment este
simbolizat printr-un cerc, iar activitatea printr-o săgeată (un arc) ce uneşte două evenimente (cercuri). În interiorul cercului se notează (în general prin cifre) evenimentul respective. Activitatea (denumirea activităţii) se notează prin litere, iar durata acesteia se notează într-o paranteză, deasupra, lângă numele activităţii sau sub săgeată. Lungimea săgeţii nu are legătură cu durata în timp a activităţii. Ea este aleasă arbitrar, astfel încât să poată fi trasată diagrama (fig. 1.2).
Fig. 1.2. Reţea PERT în simbolistica orientată pe evenimente. 1, 2,…, 6 – evenimente; a, b,…, f – activităţi.
Evenimentele, la rândul lor, nu trebuie să fie numerotate într-o
anumită ordine. Construirea unei reţele începe cu evenimentul 1 – începutul
proiectului (care precede orice primă activitate) şi se termină cu evenimentul n – sfârşitul proiectului. Ca şi în cazul arborilor de decizie, graficul reţelei începe a se construi din stânga dezvoltându-se spre dreapta.
Pentru construirea reţelei trebuie să se cunoască: − ce activitate precede activităţii curente; − ce activitate urmează activităţii curente; − ce activităţi se pot desfăşura concomitent cu activitatea curentă.
Un drum reprezintă o succesiune de activităţi adiacente ce conduc de la un eveniment la altul. Acesta se poate exprima (fig. 1.2): − prin succesiunea de activităţi parcurse, de exemplu a-c-d-e; − prin succesiunea de evenimente parcurse de exemplu 1-2-4-5-6.
1.3.2. REŢELE PERT ORIENTATE PE ACTIVITĂŢI
În acest tip de reprezentare activităţile sunt simbolizate prin
dreptunghiuri, iar evenimentele prin puncte situate la intersecţia liniilor ce
b(3) 1
3
2 5 4
6
a(2)
f(8)
d(5) c(3)
e(2)
Lucrarea 1. Tehnici de planificare utilizate în managementul proiectelor
7
unesc în mod secvenţial activităţile (de la stânga la dreapta, în sens cronologic – fig. 1.3).
Deoarece activitatea este o noţiune mai uşor de înţeles decât evenimentul, simbolistica orientată pe activităţi este modul de reprezentare specific programelor comerciale de managementul proiectelor ce se găsesc pe piaţa de software (principalele software-uri folosite pe piaţa românească la ora actuală sunt Microsoft Project şi Primavera).
Fig. 1.3. Reţea PERT în simbolistica orientată pe activităţi.
O activitate critică reprezintă acea activitate care, dacă este întârziată, va întârzia la rândul ei data programată pentru terminarea întregului proiect. În reprezentarea grafică, această activitate se marchează fie cu o culoare diferită, fie printr-o grosime mai mare a săgeţii asociate.
Evenimentele ce marchează începutul şi sfârşitul unei activităţi critice se numesc evenimente critice.
Drumul critic, DC, reprezintă succesiunea de activităţi şi evenimente critice care formează un parcurs continuu (o cale continuă) între începutul şi sfârşitul proiectului. El reprezintă drumul cel mai lung (ca durată) din întregul proiect. Sunt cazuri în care pot exista mai multe drumuri critice, egale ca durată.
Orice întârziere a evenimentelor sau activităţilor de pe drumul critic va conduce în mod automat la o întârziere a proiectului în sine.
Deoarece drumul critic este cel mai lung drum din reţea, celelalte drumuri trebuie să fie ori egale cu acesta (DC multiple) ori mai mici decât acesta.
Aplicația A.1.1.
A.1.1. Să se stabilească drumul critic pentru un proiect a cărui
reţea este reprezentată în figura 1.2.
1-2 2-4
Start 1
2
1-3
4-5 5-6
1-2
Finish
3
4 5
6
Lucrarea 1. Tehnici de planificare utilizate în managementul proiectelor
8
Rezolvare. Etape de lucru: a) Se identifică drumurile din cadrul proiectului. În cazul studiat se disting două
drumuri: - prin succesiunea de activităţi a-c-d-e; - prin succesiunea de activităţi b-f. b) Se calculează durata fiecărui drum identificat din cadrul proiectului: - D1 = D(a-c-d-e) = 2 + 3 + 5 + 2 = 12 zile
- D2 = D(b-f) = 3 + 8 = 11 zile c) Se identidică drumul critic: DCcr = D1 = D(a-c-d-e) = 12 zile Comentarii, interpretări.
a) Prin utilizarea softului specializat Microsoft Project, drumul critic este vizualizat conform figurii 1.4.
b) Durata proiectului (fig. 1.5) este calculată automat prin intermediul softului Microsoft Project: DCcr = D1 = D(a-c-d-e) = 12 zile.
c) Reţea PERT în simbolistica orientată pe activităţi este vizualizată în figura 1.6. d) În conformitate cu informaţiile prezentate în figura 1.4, se defineşte rezerva
de timp, R, ca diferenţa de timp dintre data limită necesară pentru respectarea drumului critic şi data la care se atinge efectiv un eveniment sau se termină o activitate. Ea poate fi atribuită evenimentelor şi activităţilor necritice. Se va preciza ulterior faptul că această rezervă de timp, în cazul în care se referă la activităţi, poartă diferite nume. În figura 1.4, activităţile b şi f prezintă împreună o rezervă de timp de 1 zi.
A. Prezentarea caracterisitcilor metodei. Metoda Gantt este utilizată pentru programarea şi urmărirea atât în ansamblu cât şi pe etape a modului de derulare a unui proiect. Metoda permite ordonarea diferitelor activităţi ale unui proiect în funcţie de o serie de factori cum ar fi:
- durata activităţilor;
Lucrarea 1. Tehnici de planificare utilizate în managementul proiectelor
9
- relaţiile de precedenţă care există între diferitele activităţi; - termenele ce trebuie respectate; - capacităţile de producţie.
Metoda Gantt poate să fie reprezentată grafic în două moduri: - graficul Gantt, care prezintă în abscisă timpul, iar în ordonată sunt
precizate activităţile prin trasarea unor bare orizontale cu lungimea proporţională cu durata (fig. 1.7);
- diagrama Gantt, care se prezintă sub forma unui tabel în care sunt prezentate activităţile pe coloane, iar duratele acestora pe linii (tabelul 1.1).
Fig. 1.6. Reţea PERT în simbolistica orientată
pe activităţi – Microfoft Proiect, A.1.1.
Lucrarea 1. Tehnici de planificare utilizate în managementul proiectelor
10
Metoda Gantt prezintă avantajul unei construcţii simple, eficace din punct de vedere al modului de interpretare, uşor adaptabilă la o serie de planuri şi de proiecte, aplicându-se cu succes şi în cazul proiectelor mai puţin complexe. De aici, derivă şi limitele metodei şi anume, în cazul proiectelor complexe (cu un număr de activităţi mai mare) urmărirea grafului Gantt este dificilă, ceea ce conduce la înlocuirea acestuia şi utilizarea unor tehnici de calcul şi metode specifice.
Fig. 1.7. Graficul Gantt.
B. Programarea activităţilor. Graful Gantt permite, printr-o
construcţie uşor de realizat, analiza activităţilor critice (activităţi care trebuie să se finalizeze cât mai repede posibil, deoarece orice întârziere va modifica durata finală a proiectului) oferind posibilitatea realizării cu uşurinţă a nivelării resurselor (utilizarea prin repartizarea raţională între activităţi a resurselor: materiale, umane, financiare).
Tabelul 1.1. Diagrama Gantt.
Timpul Activitatea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
A
B
C
D
E
F
Lucrarea 1. Tehnici de planificare utilizate în managementul proiectelor
11
Aplicația A.1.2.
A.1.2. Se consideră ordonanţarea a şapte activităţi ale unui
proiect privind întocmirea unui studiu de fezabilitate. Informaţiile iniţiale sunt prezentate în tabelul 1.2.
Rezolvare. Diagrama Gantt permite programarea activităţilor şi determinarea duratei
3. C. Identificarea şi ierarhizarea concurenţei A 15
4. D. Caracterizarea produselor existente C 5
5. E. Caracterizarea noului produs C 3
6. F. Indicatori tehnico – economici E 3
7. G. Definitivarea documentaţiei E 5
Diagrama Gantt prezentată în tabelul 1.3 permite identificarea următoarelor
aspecte: a) Identificarea drumului critic de execuţie a proiectului (fig. 1.8) prin activităţile A, C, E, G; DCcr = D (A-C-E-G) = 7 + 15 + 3 + 5 = 30 zile. b) Stabilirea rezervei totale de timp care corespunde timpului de întârziere
cu care poate începe realizarea unei activităţi fără ca prin aceasta să se prelungească durata totală a proiecului; Rezerva de timp pentru activităţile proiectului, (R) de determină:
- pentru activitatea B, RB = 20 zile; - pentru activitatea D, RD = 4 zile; - pentru activitatea F, RF = 2 zile;
c) Legăturile dintre activităţi. Toate acestea sunt elemente de flexibilitate care permit rearanjarea într-un
mod optim din punct de vedere a derulării proiectului şi a alocării resurselor necesare.
Lucrarea 1. Tehnici de planificare utilizate în managementul proiectelor
12
Tabelul 1.3. Diagrama Gantt, A.1.2.
Timp (zile) Activitatea
2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30
A
B
C
D
E
F
G
Reprezentarea activităţilor Rezerva de timp
Fig. 1.8. Vizualizarea drumului critic şi a şi rezervelor de timp ale activităţilor proiectului – A.1.2.
Comentarii, interpretări.
a) Prin utilizarea softului specializat Microsoft Project, drumul critic şi rezervele de timp ale activităţilor proiectului sunt vizualizate conform figurii 1.8. b) Reţea PERT în simbolistica orientată pe activităţi este vizualizată în figura 1.9.
Diagrama Gantt clasică permite reprezentarea activităţilor programându-le să înceapă cât mai devreme posibil, ceea ce poartă denumirea de „programare cât mai devreme”.
Aplicația A.1.3.
A.1.3. Programarea activităţilor „cât mai devreme”.
Aplicaţia care se propune este de a stabili diagrama Gantt pentru cazul execuţiei, controlului şi livrării ansamblului tobă de manevră (arbore – tobă de
Lucrarea 1. Tehnici de planificare utilizate în managementul proiectelor
13
manevră), din cadrul instalaţiilor de foraj. Denumirea activităţilor derulate în cadrul proiectului şi duratele acestora sunt prezentate în tabelul 1.4.
Fig. 1.9. Reţea PERT în simbolistica orientată pe activităţi, A.1.2. Rezolvare. Diagrama Gantt corespunzătoare începutului „cât mai devreme” a activităţilor proiectului este redată în tabelul 1.5.
Drumul critic este reprezentat de activităţile A-E-G-H-I.
Aplicația A.1.4.
A.1.4. Programarea activităţilor „cât mai târziu”.
Pentru aplicaţia prezentată în SC 1.3, se cere să se stabilească ordonanţarea activităţilor proiectului pentru cazul derulării activităţilor „cât mai târziu”.
Rezolvare. În această situaţie se trasează activităţile corespunzătoare drumului critic, iar
apoi se programează activităţile cu rezerva de timp având limita „cât mai târziu” (tabelul 1.6). O astfel de eşalonare, trebuie să nu provoace conflict de resurse în cazul programării activităţilor.
Lucrarea 1. Tehnici de planificare utilizate în managementul proiectelor
