Inventarierea Elementelor de Activ si Pasiv

- Cuprins -

Cap. I. ASPECTE GENERALE PRIVIND INVENTARIEREA

1.1. Definitia inventarierii 31.2. Clasificarea si functiile inventarierii4

1.3. Metode de inventariere15

Cap. II.ORGANIZAREA INVENTARIERII

2.1. Responsabilitati privind organizarea si desfasurarea lucrarilor de inventariere 17

2.2. Masuri organizatorice, modul de efectuare a inventarierii, documentele n care se consemneaza rezultatele inventarierii20

Cap. III.SOLUTIONAREA SI REGULARIZAREA REZULTATELOR INVENTARIERII

3.1. Stabilirea si regularizarea diferentelor dintre stocurile faptice

si cele sriptice 36

3.2. Solutionarea si regularizarea diferentelor constatate la

inventariere la gestiunile de imobilizari corporale42

3.3. Solutionarea si regularizarea diferentelor constatate la

inventarierea stocurilor

3.3.1. Minusuri n gestiune si modul de solutionare a acestora 44

3.3.2. Plusuri n gestiune si modul de solutionare a acestora 57

3.4. Regularizarea valorii valutelor 60

3.5. Regularizarea veniturilor si cheltuielilor60

3.6. Regularizarea drepturilor de creanta fata de clienti si debitori62

3.7. Constituirea, suplimentarea, diminuarea sau anularea provizioanelor

3.7.1. Constituirea provizioanelor63

3.7.2. Suplimentarea, diminuarea sau anularea provizioanelor68

Cap. IV.

STUDIUL DE CAZ PRIVIND INVENTARIEREA

PATRIMONIULUI LA "S.C. MARIA S.R.L."

4.1. Prezentarea firmei S.C. MARIA S.R.L.70

4.2. Inventarierea patrimoniului S.C. MARIA S.R.L.76

4.3. Valorificarea rezultatelor inventarierii..94

BIBLIOGRAFIE

111

CAP. IASPECTE GENERALE PRIVIND INVENTARIEREA

1.1. Definitia inventarierii

Din punct de vedere a teoriei contabile, inventarierea este un procedeu de autocontrol, prin care datele contabile sunt aduse periodic la nivelul realitatiin sistemul de organizare a contabilitatii pe baza de norme legale, inventarierea este obligatorie pentru toti agenti economici si este definita ca ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta elementelor de activ si pasiv, cantitativ si valoric dupa caz prezente n patrimoniul societatii la data la care aceasta se efectueaza, n vederea stabilirii situatiei reale a patrimoniului fiecarei unitati, inclusiv a bunurilor si valorilor detinute cu orice titlu, apartinnd altor persoane juridice sau fizice, cu scopul ntocmirii bilantului contabil care se asigure o imagine fidela, clara si completa a patrimoniului, a situatiei financiare si a rezultatelor obtinute.Inventarierea nu este necesara doar elaborarii bilantului ci n reluarea manierei n care este gestionat patrimoniul, a situatiei acestuia la un moment dat n ansamblu sau numai a unor elemente de patrimoniu.Pe lnga stabilirea situatiei reale, prin inventariere se mai verifica daca sistemul de evidenta a functionat n mod corespunzator, precum si calitatile profesionale si morale ale persoanelor carora li s-a incredintat gestionarea patrimoniului. De asemenea, se determina gradul de utilizare a unor bunuri (uzura fizica, morala) stadiile de fabricatie (produse finite, semifrabicate, produse n curs de executie) cheltuielile efectuate n avans, veniturile ncasate n avans, gradul de solubilitate a unor titluri de creanta, realizarea obligatiilor fata de persoane fizice sau juridice.Inventarierea patrimoniului se afla ntr-o strnsa legatura cu celelalte proceduri ale metodei contabile si constituie procedura de constatare, descriere si evaluare a existentei fizice a elementelor patrimoniale, pe care trebuie sa se fundamenteze imaginea fidela a informatiei contabile privind situatia patrimoniului.Inventarierea este un procedeu utilizat de mai multe discipline economice. Astfel inventarierea este o tehnica indispensabila al controlului financiar si cea mai importanta modalitate de a efectua un control faptic. Ea se foloseste atunci cnd se verifica realitatea informatiilor cu privire la elementele patrimoniale consumate n documente, n raport cu integritatea si existenta lor n realitate. Prin excelenta inventarierea constituie un demers faptic cuprinznd elemente de observatie directa

si inspectie fizica. Spre deosebire de acestea inventarierea se desfasoara dupa reguli prestabilite impuse de actele normative. Controlul financiar poate efectua sau dispune efectuarea inventarierii cnd se considera necesara aceasta operatiune, sau n situatiile prevazute de lege. Ca urmare este necesar sa se delimiteze inventarierea patrimoniala asa cum este ea definita de normele contabile, de inventarierea de control, ca modalitate principala a controlului finaciar faptic. Aceasta delimitare se poate face dupa caracterul mai larg sau mai restrns al elementelor care sunt supuse inventarierii si dupa felul n care se declanseaza, dar fara deosebiri de ordin tehnic.Deci inventarierea patrimoniala (generala) este un procedeu al metodei contabilitatii, prin care se constata existenta faptica (fizica), se descriu si se evalueaza elementele patrimoniale, si extrapatrimoniale cu scopul de a se stabili situatia reala, cantitativa si valorica a elementelor respective .

1.2.Clasificarea si functiile inventarierii

Clasificarea inventarierii va fi abordata prin prisma mai multor criterii:

a) dupa sfera de cuprindere a elementelor patrimoniale si extrapatrimoniale inventarierea poate fi: completa (generala sau integrala); partiala;

Inventarierea completa se face obligatoriu la nceputul activitatii ntreprinderii si cu ocazia ntocmirii bilantului cuprinznd totalitatea elementelor de activ si de pasiv. Inventarierea completa cuprinde nu numai mijloacele economice ale intreprinderii ci si pe cele primite spre pastrare, prelucrare sau spre folosinta temporara.Inventarierea partiala se refera numai la o parte a mijloacelor economice ale unei unitati (mijloace fixe, obiecte de inventar, mijloace banesti).

b) dupa apartenenta bunurilor, creantelor, datoriilor si disponibilitatilor avem:inventarierea structurilor patrimoniale, adica a celor asupra carora ntreprinderea are drepturi depline (de dispozitie de folosinta, de uzufruct) acestea fiind nregistrate n conturile de bilant;inventarierea structurilor extrapatrimoniale, adica cele asupra carora ntreprinderea nu are dreptul de dispozitie (dreptul de a le vinde) aceste structuri figurnd n patrimoniul altor ntreprinderi si se afla temporar n folosinta altor ntreprinderi n momentul inventarierii. Acestea sunt nregistrate n conturi n afara bilantului, n conturi de ordine si evidenta, mijloace fizice luate n chirie, valori materiale n custodie sau spre pastrare, angajamente incerte date sau primite.c) dupa perioadele la care se efectueaza, inventarierea poate fi: initiala; ocazionala; periodica;Inventarierile initiale se efectueaza la nceputul activitatii iar cele ocazionale pe parcursul desfasurarii activitatii, atunci cnd intervin anumite modificari n continutul si structura mijloacelor economice gestionate.

d) dupa reglementarea legala inventarierile pot fi : inventariere obligatorie (cea prevazuta de Legea Contabilitatii nr. 82/1991 si de Regulamentul de aplicare a legii contabilitatii); inventariere facultativa (cea dispusa de conducerea ntreprinderii atunci cnd este necesara n afara prevederilor legii);Inventarierea facultativa poate fi efectuata spre exemplu la schimbarea gestionarului n vederea cunoasterii stocurilor la anumite structuri cu scopul de a lua anumite decizii;

e) dupa modalitatea de efectuare a inventarierii sunt: inventarierea totala care se ntinde asupra tuturor sortimentelor ce formeaza un element patrimonial (sortimente de materiale , sortimente de produse) sau asupra tuturor sortimentelor dintr-o gestiune indiferent de natura lor (mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale); inventariere prin sondaj care cuprinde numai sortimente sau numai unele din bunurile aflate n patrimoniul unitatii;f) n functie de conditiile n care se desfasoara avem:

inventariere ordinara care are de regula un caracter normat, planificat; inventariere extraordinara care este impusa de anumite situatii de exceptie;g) dupa scopul urmarit inventarierea mbraca mai multe forme: inventariere pentru controlul gestionarilor;

inventariere pentru schimbare de pret; inventariere statistica;Inventarierea pentru controlul gestionarilor se efectueaza prin constatare faptica a existentei valorilor materiale si banesti ncredintate gestionarilor, a structurii si vechimii lor inclusiv a modului de pastrare si depozitare n scopul asigurarii integritatii acestora;Inventarierea pentru schimbare de pret se efectueaza n scopul stabilirii stocurilor faptice care urmeza a fi supuse reevaluarii;Inventarierea statistica se efectueaza periodic pentru cunoasterea structurii, marimii si vechimii stocurilor;Scopurile principale pentru care se efectueaza inventarierea sunt:1) stabilirea situatiei reale a patrimoniului fiecarei unitati, prin aplicarea principiului prudentei, n vederea ntocmirii bilantului contabil care trebuie sa asigure o imagine fidela, clara si completa a patrimoniului,stabilirea situatiei financiare si a rezultatelor obtinute.2) verificarea realitatii bunurilor primite n gestiune, stabilirea eventualelor lipsuri si a persoanelor vinovate de acest lucru si luarea masurilor n vederea recuperarii pagubelor.Inventarierea ndeplineste mai multe functii dintre care cele mai semnificative sunt: 1) functia de control a concordantei dintre informatiile furnizate de contabilitate si realitate;2) functia de stabilire a situatiei nete si a rezultatului exercitiului;3) functia de calcul si evidenta a stocurilor, consumurilor si a vnzarilor. Aceste functii sunt prezentate sistematic n schema urmatoare:

1) functia de control a concordantei dintre informatiile furnizate de contabilitate si realitate are rolul de a asigura integritatea bunurilor materiale de orice fel, si a valorilor banesti la locurile de depozitare si pastrare. Desi presupune ca activitatea de receptie si depozitare, pastrare si manipulare a bunurilor materiale este corect organizata si se desfasoara conform normelor legale, totusi din motive obiective ntre soldurile scriptice si cele faptice pot sa apara diferente n plus sau n minus. Deci prin functia de control se urmareste n principal determinarea diferentelor dintre stocurile scriptice si cele reale, apoi cauzele care le-au generat, precum si persoanele implicate n producerea lor.

Diferentele pot fi de natura cantitativa sau calitativa; diferentele cantitative pot fi n realitate n plus sau n minus fata de evidenta scriptica. Diferentele cantitative n minus, adica soldurile scriptice, sunt mai mari dect cele reale si constituie lipsuri din gestiune; aceste lipsuri pot fi la rndul lor justificate sau n curs de justificare. n cazul n care stocul faptic este mai mare dect stocul scriptic apar diferentele n plus.

Att lipsurile ct si plusurile din gestiune pot avea cauze multiple. Daca este vorba de bunuri materiale, ambele situatii se pot intlni att n procesul de aprovizionare, manipulare ct si n cel de desfacere.

Astfel lipsurile pot fi generate de proprietatile fizico-chimice ale bunurilor materiale, pot fi cauzate de uscare, oxidare, evaporare, scurgere; de factori naturali cu caracter distructiv (calamitati naturale), de forta majora sau fortuita.

Alte cauze care pot provoca lipsurile sunt:

valorile materiale si banesti ce sufera transformari de genul celor mentionate n paragraful anterior pe durata transportului, manipularii, si depozitarii, pierznd sau cstignd n substanta utila indiferent de gestionar, sau ceea ce este grav prin aportul deliberat al acestora;

n anumite gestiuni sau la anumite sortimente de bunuri au loc sustrageri sub diferite forme, furturi, risipa, proasta gestionare etc;

unele documente primare se omit cu ocazia nregistrarilor n contabilitate, se nregistreaza de mai multe ori sau se nregistreaza eronat, denaturnd astfel stocurile scriptice; personalul care gestioneaza sau manipuleaza valori materiale sau banesti, este neglijent sau nepriceput sau chiar rau intentionat;- la unele sortimente stocurile au devenit de prisos, fara miscare, greu vandabile sau nevandabile, sunt cu termenul de valabilitate depasit sau sunt neutilizabile;-n alte cazuri comenzile de productie n curs sunt anulate datorita renuntarii de catre beneficiari - clienti iar unele proiecte de cercetare si investitii sunt abandonate din diferite motive;- pe parcursul unei perioade de gestiune se pot produce calamitati naturale sau intervin cazuri de forta majora acestea modificnd activele patrimoniale; cheltuielile facute n avans, respectiv veniturile ncasate n avans; cheltuielile facute n avans sunt: reparatiile capitale la imobilizarile corporale, abonamente la diferite publicatii, abonamente radio TV, chirii; n categori ncasarilor n avans intra: redevente, locatiile de gestiune, vnzarile de locuinte cu plata n rate, abonamente ncasate n avans, asigurarile ncasate n avans.2) Functia de stabilire a situatiei nete si a rezultatului exercitiului. Inventarierea mpreuna cu balanta de verificare, constituie procedeu al metodei contabilitatii care permite att nceperea exercitiului contabil ct si ncheierea acestuia.Pe baza inventarierii si respectiv a balantei de verificare n care rezultatele inventarierii se regasesc n conturile contabile se deschid la nceputul exercitiului si tot pe baza lor se ncheie si se definitiveaza bilantul. Cu ajutorul inventarierii se certifica realitatea patrimoniului, determinndu-se situatia neta a acestuia. Situatia neta a patrimoniului se stabileste ca diferenta ntre activele si obligatiile stabilite prin inventariere :

Relatia este:Comparnd situatia neta de la nceputul perioadei cu situatia neta de la ncheierea perioadei se obtine situatia neta de la sfarsitul acesteia care exprima rezultatul net.

Functia tine seama de necesitatea aplicarii principiului prudentei si determina valoarea actuala a bunurilor, creantelor si datoriilor reflectate in bilant. Totodata prin aceasta functie a inventarierii se creeaza premisele dimensionarii corecte a obligatiilor financiare si fiscale ale unitatii catre stat si alti creditori.

3.)Functia de calcul si evidenta a stocurilor, consumurilor si vnzarilor. Exista anumite situatii n care stabilirea stocurilor nu se poate face dect prin efectuarea n prealabil a inventarierii.Unitatile patrimoniale care folosesc pentru evidenta stocurilor metoda inventarului intermitent, sau metoda global valorica (de regula n comert) pentru a fi n posesia informatiilor referitoare la situatia stocurilor, a cheltuielilor, generate de consumul anumitor stocuri nu au alta cale dect procednd la inventarierea gestiunilor.Principalele conturi folosite n contabilizarea operatiunilor cu marfuri sunt: ct. 371 " Marfuri ", ct. 607 "Cheltuieli privind marfurile" si ct. 707 "Venituri din vnzarea marfurilor". Alte conturi ce pot interveni n operatiunile cu marfuri sunt: ct. 401 "Furnizori", ct. 4426 "TVA deductibila" - la operatiunile de achizitie a bunurilor si ct. 4111 "Clienti", ct. 4427 "TVA colectata", conturi care intervin n contabilizarea vnzarii marfurilor.Contul 371 "Marfuri" este un cont de activ, cont de stocuri, n debitul sau se nregistreaza intrarile de marfuri, iar n credit iesirile de marfuri, soldul debitor reprezentnd valoarea marfurilor aflate n patrimoniul unitatii la cost de achizitie.Iesirea marfurilor din patrimoniu, n general prin vnzare, reprezinta de fapt "consumul" acestor bunuri. De aceea iesirea marfurilor determina cresterea cheltuielilor cu marfurile deci debitarea contului 607 "Cheltuieli privind marfurile".Sumele ncasate sau de ncasat (n cazul operatiunilor de vnzare pe credit comercial) reprezinta venituri din vnzarea marfurilor, nregistrate n creditul contului 707 "Venituri din vnzarea marfurilor". n functie de corectitudinea cu care s-a efectuaut inventarierea si n functie de evaluarea stocurilor determinate prin inventariere se stabilesc apoi cheltuielile pe care le provoaca iesirile de stocuri (materii prime, materiale, semifabricate, marfuri, ambalaje).Tehnica simpla de nregistrare n conturi a structurii si operatiilor privitoare la marfuri presupune folosirea unui singur cont numit "Marfuri", cont de activ, care dobndeste o utilizare foarte simpla: se debiteaza cu intrarile de marfa (achizitiile) evaluate la cost de achizitie si se crediteaza cu iesirile de marfa (vnzarile) la pret de vnzare (marfuri vndute la pret de vnzare MVPV).Soldul contului "Marfuri" poate fi debitor sau creditor nglobnd valoarea stocului ramas nevndut (stoc final) si valoarea rezultatului brut al vnzarii. Din acest considerent aceasta tehnica mai este cunoscuta n literatuta contabila sub denumirea de metoda globala de contabilitate a marfurilor.n scopul clarificarii soldului, respectiv de a face ca acesta sa reflecte valoarea stocului final al marfurilor, periodic (lunar, trimestrial, etc.) sunt necesare operatiuni de inventariere a marfurilor, si de stabilire prin calcule a rezultatului brut al vnzarii.Pentru exemplificarea metodei globale (tehnica simpla) de contabilitate a stocurilor de marfuri, consideram ca o unitate patrimoniala efectueaza prin magazinul sau, care comercializeaza un singur sortiment de marfa "M", urmatoarele operatii economice n luna ianuarie:

Data

Explicatie operatiune

Cantitate

Cost

Valoare

( buc. )

achizitie

operatiune

01.ian

Stoc initial

10

50.000

500.000

05.ian

Achizitonarea pe credit comercial20

20.000

400.000

10.ian

Vnzare contra numerar

30

15.000

450.000

20.ian

Achizitionarea pe credit comercial

25

11.000

275.000

25.ian

Vnzare contra numerar

10

9.000

90.000

Aprovizionarea pe credit comercial din data de 05.ian si din 20.ian cu costul de achizitie de 400.000 u.m. si 275.000 u.m., total 675.000, determina urmatoarea nregistrare :

Vnzarile n cursul lunii n schimbul numerarului sunt efectuate la pret de vnzare n totalul sumei de 540.000 u.m. (n data de 10.ian 450.000 u.m. si n data de 25.ian 90.000 u.m.), determinnd urmatoarea operatie contabila

La finele lunii ianuarie contul " Marfuri " se prezinta conform modelului

Data

Explicatia

Cantitate

Pret unitar

Valoare

01.ian 05.ian 20.ian

Sold initial

Achizitie la cost de achizitie Achizitie la cost de achizitie

10

2025

50.000

20.000

11.000

500.000

400.000

275.000

TOTAL

55

-

1.175.000

10.ian 25.ian

Vnzare la pret de vnzare Vnzare la pret de vnzare

30

10

15.000

9.000

450.000

90.000

TOTAL

40

-

540.000

31.ian

Sold final debitor

15

21.363,64

320.455

31.ian

Rezultatul vnzarii + profit

314.545

La data de 31.ian, soldul contului "Marfuri" este n valoare de 635.000 lei (1.175.000 - 540.000).n scopul clarificarii situatiei contului "Marfuri" sunt necesare urmatoarele lucrari contable: inventarierea stocului de marfuri si evaluarea lui la pret de achizitie; separarea rezultatului vnzarii de valoarea stocului de marfa prin calcul;Inventarierea stocului final, conduce la determinarea unui stoc faptic (fizic) de 15 de bucati din produsul comercializat de unitatea patrimoniala respectiva, daca nu s-au produs lipsuri sau plusuri de gestiune, (respectiv 55 buc. stoc initial + aprovizionari minus 40 buc. vndute n cursul lunii).Calcului costului mediu ponderat (CMP) se face raportnd valoarea stocului initial (Vsi) la care se adauga valoarea intrarilor de marfuri (Vi), la cantitatea existenta n stoc (Qsi) la care se adauga cantitatea de marfuri (Qi) dupa formula:

Evaluarea stocului final (constatat la inventarul din 31.ian) la costul mediu ponderat de achizitie se calculeaza nmultind cantitatea constatata n stoc (QSF), cu costul mediu ponderat astfel :

CMPstocfinal = QSF x CMP = 15 buc. x 21.363,64 = 320.455

Calculul rezultatului vnzarii marfurilor poate fi facut astfel:

Rv = (V - SF) - (Si + I)

unde :Rv- rezultatul brut al vnzarii (marja bruta sau marja comerciala)v - marfurile vndute la pret de vnzare ( MVPV ) nregistrate n rulajul contului "Marfuri " (care contine si rezultatul brut);SF - stocul final determinat prin inventariere si evaluat la costul mediu ponderat; Si- sold initial de marfuri la cost de achizitie, cuprins n rulajul debitor al contului" Marfuri"I - intrarile de marfuri la cost de achizitie cuprins n rulajul debitor al contului " Marfuri ".n exemplul anterior calcului rezultatului brut al vnzarii se face astfel:Rv(MB) = (540.000 + 320.455) - (500.000 + 675.000) = 314.545 lei.n cazul pierderii din vnzare, rezultatul calculului se nscrie cu semnul (-); nregistrarile n formula contabila a rezultatului negativ al vnzarii (marja bruta) de 314.545 lei sunt:

Din contul "Rezultatul exercitiului profit si pierdere" urmeaza sa se scada celelalte cheltuieli cu distributia (vnzarea) marfurilor cum ar fi: energia si apa, telecomuncatii, salarii si contributii pentru protectia sociala, amortizarea imobilizarilor. Dupa nregistrarea acestora n contul "Rezultatul exercitiului" este reflectat profitul net (sold creditor) sau pierderea neta (sold debitor).

1.3. Metode de inventariere

Conform normelor contabile din tara noastra unitatile patrimoniale si pot organiza contabilitatea analitica a stocurilor n functie de specificul activitatii, si necesitatile proprii dupa urmatoarele metode:

1. Metoda cantitativ - valoarica2. Metoda global valorica 3. Metoda operatiei contabile1. METODA CANTITATIV - VALORICA

n cazul utilizarii acestei metode la locul de depozitare se tine evidenta cantitativa a stocurilor pe categorii de bunuri, iar la contabilitate se tine evidenta cantitativ valorica.Verificarea exactitatii si concordantei nregistrarilor din evidenta depozitelor cu cele din contabilitate se face prin punctajul perioadei dintre cantitatile nregistrate n fisele din magazie cu cele din fisele fiscale de cont analitic de la contabilitate.2. METODA GLOBAL - VALORICAAceasta metoda consta n tinerea evidentei numai valoric, att la nivelul gestiunii, ct si n contabilitate.Potrivit acestei metode, la evidenta operativa a fiecarei gestiuni nu se mai nregistreaza miscarile de stocuri n fisa de magazie, cantitativ pe fiecare fel sau sortiment de marfa. Fisele de magazie sunt nlocuite cu Registrul de gestiune, n care zilnic sunt nregistrate.

3. METODA OPERATIV - CONTABILA

n acest caz la locul de depozitare se tine evidenta cantitativa a bunurilor materiale pe categorii, iar la contabilitate se tine evidenta valorica pe gestiuni, iar n cadrul gestiunilor pe grupe sau subgrupe de bunuri.Verificarea exactitatii si concordantei nregistrarilor din evidenta depozitelor cu cele din contabilitate se face lunar prin evaluarea stocurilor cantitative transcrise din fisele de magazie n registrul stocurilor.Cap. II ORGANIZAREA INVENTARIERII2.1. Responsabilitati privind organizarea si desfasurarea lucrarilor de inventariere.

Articolul 11, aliniatul 3, din Legea contabilitatii nr. 82/1991 republicata prevede ca: "Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere revine administratorului, ordonatorului de credit, sau alte persoane care au obligatia gestionarii patrimoniului".Aceste persoane au obligatia elaborarii si transmiterii catre comisia de inventariere a instructiunilor scrise cu privire la modul de desfasurare a lucrarilor de inventariere n functie de specificul activitatii unitatii.Realizarea lucrarilor de inventariere revine comisiei de inventariere. Comisia de inventariere este formata din cel putin doua persoane numite prin decizie scrisa (semnata de persoanele autorizate amintite anterior). Decizia trebuie sa cuprinda n mod obligatoriu: componenta comisiei; numele responsabilului comisiei; modul de efectuare a inventarierii; gestiunile supuse inventarierii; data de ncepere si terminare a inventarierii;Inventarierea poate fi efectuata si de catre o singura persoana n cazul unor unitati patrimoniale mici cum ar fi societatile comerciale a caror numar de salariati este de pna la doua persoane iar valorile care trebuiesc inventariate nu depasesc plafonul stabilit de adminstratia societatii sau persoane fizice care au calitatea de comerciant.n anumite cazuri comisiile de inventariere sunt conduse de comisii centrale care au ca sarcini sa organizeze, supravegheze, si sa controleze modul de efectuare a operatiunile de inventariere.Comisia de inventariere pe lnga efectuarea corecta si la timp a inventarierii patrimoniului, i mai revine si importanta sarcina de evaluare a elementelor patrimoniale industriale. n acest sens comisia include si persoane cu pregatire corespunzatoare economica si tehnica.Pentru efectuarea inventarierii se poate apela la personal propriu ori la persoane fizice si juridice din afara, in baza unor contracte de prestarii servicii.Din comisia de inventariere nu pot face parte:- gestionarii depozitelor supuse inventarierii;- contabilii care tin evidenta gestiunii inventariate;Se pot aplica exceptii de la aceste reguli n cazul unitatilor mici, asa cum au fost ele descrise anterior.nlocuirea unui membru al comisiei de inventariere se poate face numai prin decizie scrisa a celui care a numit comisia de inventariere.n conformitate cu Legea contabilitatii nr. 82/1992 articolul 8. alineatul 1 si Ordinul nr. 2388/1995 al Ministerului Finantelor, referitor la aprobarea normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii, unitatile patrimoniale au obligatia sa efectueze inventarierea generala a patrimoniului: la nceputul activitatii; cel putin o data pe an de regula la sfrsitul anului; pe parcursul activitatii; n timpul fuzionarii, diminuarii sau ncetarii activitatii;De asemenea inventarierea este obligatorie n urmatoarele cazuri: n cazul modificarii preturilor; la cererea organelor de control cu prilejul efectuarii controlului sau a altor organe prevazute de lege; ori de cte ori sunt indicii ca exista plusuri sau minusuri n gestiune care nu pot fi stabilite valoric sau cantitativ dect prin inventariere; ori de cte ori intervine o predare - primire de gestiune; cu ocazia reorganizarii gestiunilor; ca urmare a calamitatilor naturale; n unele cazuri de forta majora; alte cazuri prevazute de legeInstitutiile publice pot solicita iar Ministarul Finantelor poate aproba, cu avizul Directiilor Generale ale Finantelor Publice Judetene exceptii de la regula inventarierii anuale.Daca n situatiile prezentate au fost inventarieate toate elementele patrimoniale dintr-o gestiune, aceasta poate tine loc de inventariere anuala, dar numai cu aprobarea ordonatorului de credit, a administratorului sau a altor persoane care raspund de gestionarea patrimoniului.De regula inventarierea generala a patrimoniului se face la ncheierea exercitiului contabil care de regula corespunde cu sfrsitul anului, avndu-se n vedere nsa specificul activitatii.Elementele patrimoniale aduse ca aport la capital de catre asociati sau actionari, se nscriu n registrul inventar grupate pe conturi. Pentru agenti economici cu activitate complexa inventarierea se poate efectua si nainte de data de 1 decembrie cu conditia asigurarii cuprinderii rezultatelor inventarierii n bilantul ntocmit pentru anul respectiv.

Valorile aflate n caseria unitatii patrimoniale, cec-urile, biletele la ordin, disponiblitatile banesti din conturi se inventariaza n conformitate cu Regulamentul operatiunilor de casa, emis de Banca Nationala.Atunci cnd n cadrul regiilor autonome exista bunuri de proprietate publica, date in administratia acestora inventarierea bunurilor din aceasta categorie se face distinct.Daca inventarierea unor gestiuni s-a facut n cursul anului, n registrul inventar se va cuprinde valoarea stocului marfurilor inventariate, actualizate cu intrarile si iesirile de bunuri din perioada cuprinsa ntre data inventarierii si sfrsitul anului.2.2. Masuri organizatorice, modul de efectuare a inventarierii, documentele n care se consemneaza operatiunea de inventariere.

Inventarierea este o operatiune complexa care se deruleaza pe parcursul mai multor etape: pregatirea inventarierii, inventarierea propriu-zisa, stabilirea, regularizarea si nregistrarea rezultatelor inventarierii.A. Pregatirea inventarierii Este o etapa premergatoare inventarierii propriu-zise, etapa de care depinde eficienta tuturor operatiunilor care urmeaza. Pentru o buna desfasurare a operatiunilor de inventariere, trebuie luate anumite masuri organizatorice care pot fi grupate astfel:a) masuri care sunt n sarcina administratorilor, ordonatorilor de credit sau a altor persoane care raspund de administrarea patrimoniului;

b) masuri care trebuiesc a fi luate de catre comisia de inventariere;a) Conducerea ntreprinderii ia decizii care sa asigure buna desfasurare a operatiunilor de inventariere, cum ar fi:

gruparea valorilor materiale pe sort - tip - dimensiuni, codificarea acestora si ntocmirea etichetelor de raft; tinerea la zi a evidentei tehnico-operative (fise de magazie) si a celei contabil analitice a valorilor materiale si confruntarea lunara a acestor evidente; asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale, care sunt supuse inventarierii n vederea sortarii, masurarii, cntaririi, numararii acestora; asigurarea participarii la identificarea bunurilor inventariate (sortimente, calitate, pret) a unor persoane competente, (din unitate sau din afara unitatii) care au obligatia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor nscrise. dotarea gestiunii cu aparate si instrumente necesare pentru masurare, cntarire, si cu mijloace de identificare (cataloage, monstre, sonde etc.) precum si cu formularele si rechizitele necesare; dotarea membrilor comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul si sigilare a spatiilor inventariate; dotarea gestiunilor (magazii, depozite), cu doua rnduri de ncuietori diferite;Listele de inventariere vizate si parafate de catre directorul economic, contabilul sef sau alta persoana numita sa indeplineasca aceasta functie, sunt ridicate de catre seful comisiei de inventariere.

b) Principalele masuri organizatorice care trebuiesc luate de catre comisia de inventariere: naintea nceperii operatiunilor de inventariere se ia de la gestionarul raspunzator de gestiunea care urmeaza a fi inventariata o declaratie scrisa din care sa rezulte urmatoarele: daca are n gestiune valori materiale si n alte locuri dect depozitele supuse inventarierii; daca are n gestiune valori materiale luate n custodie apartinnd unor terte persoane cu sau fara acte; are cunostinta de plusuri sau minusuri n gestiunea sa; daca exista n depozit valori materiale nereceptionate n fisele de magazie, sau marfa care trebuie livrata si pentru care s-au ntocmit documentele necesare; are documente de primire-eliberare care nu au fost operate n evidenta gestiunii, sau nu au fost predate la contabilitate; a primit sau a eliberat din gestiune valori materiale fara acte legale; detine numerar sau alte hrtii de valoare rezultate din vnzare;

Se va mentiona, deasemenea n declaratie felul, data, numarul ultimului document de intrare si de iesire a bunurilor din gestiune. Declaratia va fi semnata de catre gestionar si de catre comisia de inventariere. sa identifice toate ncaperile n care sunt depozitate valorile materiale care urmeaza a fi inventariate; sa asigure nchiderea si sigilarea ncaperilor supuse inventatrierii n prezenta gestionarului, ori de cte ori se intrerupe operatiunea si se paraseste gestiunea; atunci cnd bunurile sunt gestionate de o singura persoana si sunt depozitate n locuri diferite sau exista mai multe ci de acces n incinta, acestea se vor sigila nainte de nceperea operatiunii de invetariere; pe durata inventarierii documentele ntocmite de comisia de inventariere, se pastreaza n cadrul gestiunii inventariate n fisiere, dulapuri, casete, ncuiate si sigilate; sa bareze si sa semneze la ultima operatiune documentele (fisa de magazie, raport de gestiune) care atesta intrari respectiv iesiri de valori materiale existente n gestiune dar nenregistrate si sa dispuna nregistrarea lor n evidenta scriptica a gestiunii; sa verifice numerarul din casa, stabilindu-se sumele ncasate n ziua respectiva, solicitnd ntocmirea monetarului (la unitatile cu amanuntul) si depunerea acestor sume la caseria unitatii, sa ridice benzile de control de la aparatele de casa si stampila unitatii, pastrndu-le n siguranta; sa verifice daca aparatele si instrumentele de masurare si cntarire sunt n buna stare si daca au fost verificate de organele competente.n situatia inventarelor inopinate este posibil ca n momentul sosirii comisiei de inventariere la locul desfasurarii inventarului, gestionarul sa lipseasca din unitate.

Atunci cnd apare o asemenea situatie, comisia de inventariere va sigila intrarile si iesirile de la ncaperile care urmeaza a fi inventariate si va anunta conducatorul unitatii de situatia aparuta.Conducatorul unitatii are obligatia sa nstiinteze pe gestionar despre inventarierea ce trebuie facuta, preciznd ziua, ora si locul fixat pentru nceperea inventarierii.

n situatia n care gestionarul sau reprezentantul acestuia nu se conformeaza, inventarierea se va desfasura n prezenta altor persoane numite prin decizie scrisa a conducatorului unitatii care l va reprezenta pe gestionar .Programul si perioada de inventariere vor fi afisate la loc vizibil.B. Desfasurarea inventarieriiInventarierea propriu-zisa se refera la constatarea si consemnarea existentei faptice prin urmarire, cntarire, sau alte mijloace a bunurilor, disponibilitatilor, creantelor sau a datoriilor.

Modul de desfasurare a inventarierii depinde de natura bunurilor inventariate (bunuri materiale, numerar, disponibil din cont, creante, datorii etc.) de starea acestora (normala sau deteriorata, cu termen de garantie depasit etc.) si de apartenenta acestora (patrimoniale sau extrapatrimoniale).n cazul bunurilor aflate n ambalajele originale intacte, constatarea faptica se face prin sondaj, acest lucru precizndu-se n listele de inventar.Inventarierea lichidelor pentru care stabilirea exacta a cantitatii nu poate fi facuta prin masuratori sau transvazare a continutului recipientelor n care sunt depozitate, determinarea cantitativa se va face prin calcule matematice pe baza densitatii, volumului, compozitiei, si a altor caracteristici ale produselor, fie organoleptic fie prin probe de laborator dupa caz.Marfurile de volum mare sau dimensiuni considerabile (de genul ciment, produse de cariera) la care inventarierea prin masurare sau cntarire ar duce la degradarea lor sau ar genera costuri care nu se justifica, se pot inventaria prin calcule tehnice conform normelor stabilite de organele n drept, cu mentionarea n procesul verbal de inventariere a metodelor de calcul utilizate.Prioritate la inventariere o au produsele care cu grad ridicat de perisabilitate, asigurndu-se conditii de desfacere a acestora imediat dupa inventariere.Sculele, uneltele, echipamentul, cazarmamentul aflate n folosinta angajatilor se inventariaza si se trec n liste separate specificndu-se persoanele care raspund de pastrarea acestora.Comisia de inventariere are obligatia sa verifice n timpul desfasurarii operatiunilor toate locurile unde ar putea exista bunuri preconizate a fi inventariate.Bunurile si numerarul se inventariaza la locurile de pastrare sau depozitare prin numarare, cntarire, masurare. Pe masura ce se constata, se nscriu n lista de inventar, deschisa pe locuri de inventariere, de depozitare, pe gestiuni pe categorii de bunuri.Bunurile din patrimoniul ntreprinderii se inventariaza pe structuri (imobilizari, stocuri, titluri de valoare). Pentru cele degradate, fara miscare, cu termen de garantie depasit, se ntocmesc liste de inventariere separate.Bunurile inventariate apartinnd unor persoane fizice sau juridice se nscriu n liste separate pe structuri (stocuri de materii prime, stocuri de marfuri etc .). n cazul valorilor materiale aflate n custodie, listele de inventar se trimit si persoanei fizice sau juridice caruia i apartin, n termen de 15 zile de la terminarea inventarului, urmnd ca proprietarul bunurilor sa comunice eventualele nepotriviri n termen de 5 zile de la primirea listelor. n situatia n care exista nepotriviri unitatea detinatoare este obligata sa clarifice situatia diferentelor respective si sa le comunice detinatorului.Creantele fata de terti se verifica pe baza confirmarilor din extrasele conturilor clientilor si furnizorilor sau a punctajelor periodice cu acestia. n aceasta regula nu se ncadreaza creantele curente ale agentilor economici care nu depasesc 1% din totalul creantelor. n cazul creantelor cu termen mai mare de 6 luni, confirmarea soldului se face n baza unei adrese cu confirmare de primire.Disponibilitatile n banci se inventariaza verificnd si confruntnd soldurile scriptice din conturile corespondente, cu soldurile din extrasele de cont emise de ntreprinderile la care exista datorii .Disponibilitatile din caseria unitatii (n lei si n valuta) se inventariaza in ultima zi lucratoare a exercitiului financiar, dupa nregistrarea tuturor operatiunilor privind exercitiul respectiv, confruntndu-se soldurile de casa cu cele din contabilitate.Pentru elementele patrimoniale aflate la terti cu ocazia inventarierii se fac cereri de confirmare, iar copii ale acestora se ataseaza la listele de inventariere.Cladirile se inventariaza prin identificarea lor n baza datelor nscrise n dosarul fiecarei cladiri si a titlului de proprietate.n cazul terenurilor se au n vedere schitele de amplasare si documentele care atesta proprietatea acestora.Pentru inventarierea licentelor, brevetelor, know-how-urilor, marcilor necorporale este necesara, constatarea existentei si apartenentei acestora pe baza titlurilor de proprietate.Cu ocazia inventarierii, imobilizarile necorporale si corporale aflate n curs de executie se va preciza pentru fiecare obiect n faza constatarilor la fata locului denumirea obiectului si descrierea amanuntita a stadiului n care se afla.Unitatile care executa imobilizari corporale cu forte proprii vor trece n listele de inventariere a lucrarilor neterminate, articolele la care nu s-a executat ntregul complex de lucrari prevazute de procesul tehnologic.n listele de inventariere separate se mai trec: investitiile puse n functiune total sau partial carora nu li s-au ntocmit formele de nregistrare ca mijloace fixe. lucrari de investitii care nu se mai executa fiind sistate sau abandonate; pentru acestea se vor arata: cauzele sistarii sau abandonarii; aprobarea de sistare sau abandonare;

masurile care se propun n legatura cu aceste lucrari;Inventarierea productiei n curs de executie are n vedere urmatoarele:

produse care nu au trecut prin toate fazele de productie prevazute de procesul tehnologic; produse care desi au fost terminate, nu au trecut toate fazele de nregistrare n evidenta contabila;Se cuprind n acestea categorii de asemenea lucrarile, serviciile precum si studiile n curs de executie sau neterminate.n sectorul constructii-montaj se cuprind n cadrul productiei neterminate: lucrarile si partile de elemente de constructii la care nu a fost executat ntregul volum de lucrari prevazute n indicatoarele de norme de lucrari; lucrarile executate, terminate dar nereceptionate de catre beneficiar;Elementele de natura mijloacelor circulante (piese de schimb, materiale, semifabricate) aflate la locurile de munca si nesupuse prelucrarii nu se considera produse n curs de executie. Ele se vor inventaria separat ntregind costurile din care provin.Inventarierea productiei neterminate presupune n principal urmatoarele: colectarea din sectii sau ateliere a tuturor produselor, deseurilor, ntocmindu-se documente de constatare; predarea la magazie a tuturor pieselor, ansamblurilor si agregatelor, a caror prelucrare a fost terminata, ntocmirea documentelor corespunzatoare; nregistrarea documentelor de costatare si prezentarea la control a semifabricatelor a caror utilizare este ndoielnica;Inventarierea productiei n curs de executie din cadrul sectoarelor auxiliare se face prin stabilirea gradului de executie a lucrarilor.Lucrarile de reparatii capitale neterminate se consemneaza n listele de inventariere separat precizndu-se: denumirea obiectului supus reparatiei, gradul de executare a reparatiilor, costul de deviz si cel efectiv al lucrarilor executate. De asemenea se nscriu n liste separate produsele aflate n executie.Datele privind bunurile inventariate se nscriu n listele de inventariere, imediat dupa determinarea cantitatilor respective, n ordinea n care au fost grupate de la nceput. Se va tine seama de denumirea si unitatile de masura cu care figureaza n evidenta tehnico-operativa si nu n cea contabila.Listele de inventariere se intocmesc separat pe locurile de pastrare sau de depozitare precum si pe gestionari, sau pe categorii de bunuri astfel: bunurile care nu figureaza n gestiunile inventariate, dar care au fost gasite cu ocazia inventarului; bunuri necorespunzatoare (degradate, demodate, depreciate, dezasortate); bunuri fara miscare sau cu miscare lenta, de prisos;Este necesar sa se ncheie procese verbale din care sa rezulte cauzele care au dus la situatiile acestor bunuri.Consemnarea n listele de inventariere a elementelor patrimoniale inventariate faptic se face prin nscrierea cu cerneala sau pix, fara spatii libere si fara stersaturi a valorilor inventariate n formularul "Lista inventariere " n urma verificarii existentei fizice a fiecarui bun inventariat. Orice modificare se certifica sub semnatura de catre persoanele care urmeaza sa semneze listele de inventariere, spatiile libere dintre liste se bareaza.Numerotarea bunurilor nscrise n liste se face n continuare ncepnd cu prima lista. Listele se numeroteaza si se dateaza cu data cnd a avut loc inventarierea.Atunci cnd pentru imobilizari corporale sau alte elemente patrimoniale s-au stabilit provizioane pentru deprecieri, n listele de inventariere se nscrie valoarea contabila neta a acestora, care se va compara cu valoarea actualizata stabilita la inventarire.De regula listele de inventariere se ntocmesc n trei exemplare (un exemplar se scrie de catre gestionar iar doua exemlpare se scriu la indigo de catre un membru al comisiei de inventariere). n cazul n care inventarierea se face n scopul nlocuirii gestionarului, listele se ntocmesc n cinci exemplare (un exemplar se scrie de catre gestionarul predator, un exemplar de catre gestionarul primitor iar trei exemplare la indigo de catre un membru al comsiei de inventariere).Listele ramn n ncaperea unde a avut loc inventarierea. La ncheierea inventarierii pe ultima lista de inventar, gestionarul trebuie sa mentioneze: daca toate valorile materiale si banesti aflate n gestiunea sa au fost inventariate, si consemnate n listele de inventariere aflate n gestiunea sa; daca are obiectii cu privire la efectuarea inventarierii;n situatiile n care exista obiectii comisia va analiza aceste obiectii, cu privire la modul de efectuare a inventarierii, iar concluziile se vor mentiona la sfrsitul listelor de inventariere.Fiecare fila a listelor de inventar si eventualele corecturi se vor semna att de catre comisie ct si de catre gestionar. Daca gestiunea este colectiva listele de inventariere vor fi semnate de catre toti gestionarii.

EVALUAREA ELEMENTELOR PATRIMONIALE INVENTARIATERezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor din fisele de inventariere cu cele din evidenta tehnico-operativa si din contabilitate.nainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaza la verificarea minutioasa a tuturor stocurilor din fisele de magazie si a stocurilor din contabilitate. Eventualele erori se corecteaza nainte de nceperea operatiunilor de stabilire a rezultatelor inventarierii.Evaluarea elementelor patrimoniale cu ocazia inventarierii se face la valoarea actuala sau de utilitate a fiecarui element, denumita valoare de inventar, stabilita n functie de utilitatea bunurilor n unitatea si pretul pietei.La evaluarea elementelor patrimoniale se va avea n vedere principiul prudentei conform caruia nu este permisa supraevaluarea elementelor de activ si a veniturilor respectiv subevaluarea elementelor de pasiv si a cheltuielilor. Atunci cnd se constata ca valoarea de inventar stabilita n functie de utilitate bunului este mai mare dect valoarea evidentiata n contabilitate, n listele de inventar se va trece valoarea contabila.Daca valoarea de inventar este mai mica dect valoarea contabila n listele de inventariere se va trece valoarea actuala a bunurilor inventariate determinata de utilitatea bunului respectiv de pretul pietei.n cazul constatarii unor deprecieri relative (reversibile) trebuie constituit un provizion care sa reflecte situatia reala, indiferent de situatia economica a agentului economic, chiar si atunci cnd aceste cheltuieli nu sunt deductibile fiscal.Atunci cnd se constata deprecieri definitive (ireversibile) la mijloacele fixe sau obiectele de inventar se va proceda la constituirea unor provizioane suplimentare n vederea punerii de acord a valorilor contabile nete, cu valorile stabilite cu ocazia inventarierii, si care este deductibila din punct de vedere fiscal.Valoarea de utilitate a creantelor si a datoriilor se stabilesc n functie de valoarea lor probabila de ncasat respectiv de plata, impunndu-se totodata constituirea de provizioane pentru depreciere.Creantele si datoriile n devize se evaluaeaza n functie de cursul de referinta al Bancii Nationale a Romniei din ziua de 31 decembrie. Diferentele n plus sau n minus, reprezentnd pierderi sau cstiguri latente fata de cursul oficial, sunt reflectate n contabilitate prin diferente de curs valutar trecute la venituri sau cheltuieli (ct. 765, ct. 665).

Creantele si datoriile incerte n litigiu se evalueaza la valoarea de utilitate stabilita n functie de valoarea lor probabila, respectiv n functie de plata.Imobilizarile se evalueaza la valoarea ramasa neamortizata, exceptie facnd cele constatate ca fiind depreciate, care se vor evalua la valoarea lor actuala.Titlurile de plasament, titlurile de participatiune, titlurile imobilizate ale activitatii de portofoliu precum si alte titluri se evalueaza astfel:

n cazul celor cotate la bursa, la valoarea de cotatie a acestora din data de 31 decembrie; cele necotate la bursa la valoarea lor probabila de vnzare;Daca valoarea lor de inventar este mai mica dect valoarea cu care figureaza n contabilitate se va proceda la constituirea unor provizioane pentru deprecieri. Toate aceste titluri se vor evalua tinnd cont de principiul prudentei. Atunci cnd se apreciaza ca valoarea reala este mai mare dect valoarea contabila, n listele de inventariere se nscrie valoarea contabila. n cazul n care se constata deprecieri determinate de nregistrarea de rezultate financiare necorespunzatoare la unitatile la care sunt detinute titluri, situatie care conduce la scaderea valorii probabile de vnzare, n listele de inventariere acestea se evalueaza la aceasta valoare urmnd a se constitui provizioane pentru deprecieri.Dupa confirmarea de catre compartimentul de contabilitate a soldurilor scriptice, rezultatele inventarierii se nscriu ntr-un proces verbal.n cazul elementelor patrimoniale pentru care s-au constatat deprecieri si au fost ntocmite liste de inventariere separate, comisia de inventariere face propuneri privind :

constituirea de provizioane pentru deprecieri; nregistrarea unor amortizari suplimentare; cauzele care au determinat aceste deprecieri;Aceste propuneri se vor prezenta n cel mult trei zile de la ncheierea operatiunilor de inventariere, conducatorului unitatii patrimoniale, care n urma avizului directorului economic sau a contabilului sef si a compartimentului juridic, decide n termen de cinci zile asupra solutionari propunerilor facute.

DOCUMENTE UTILIZATE PENTRU INVENTARIERE

a) Declaratia de inventariere (cod 14-8-1):-este folosita la: declaratie scrisa a gestionarului raspunzator de gestiunea inventariata pe care o prezinta comisiei de inventariere, potrivit normelor legale;-se ntocmeste ntr-un singur exemplar de catre gestionar dupa sigilarea locurilor de pastrare a valorilor materiale si banesti de care rsspunde gestionarul respectiv, sau acolo unde nu este posibil acest lucru, naintea nceperii operatiunilor de inventariere;-declaratia de inventariere are urmatorul circuit: membri comisiei de inventariere semneaza pentru confirmare a faptului ca declaratia a fost scrisa n fata comisiei.b) Fisa de magazie (cod 14-3-8) si fisa de magazie (cod 14-38/a) servesc la: -documentul de evidenta la locul de depozitare a intrarilor si iesirilor si a stocurilor de materiale, cu una sau doua unitati de masura dupa caz; document de contabilitate analitica n cadrul metodei operativ - contabile (pe solduri); sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de valori materiale;-Fisa de magazie ntr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material nu circula fiind document de nregistrare.

c) Factura fiscala (cod 14-4-10/) si factura (cod 14-4-10/aA) (nenregistrata nca) serveste la: -instrument pe baza caruia se ntocmeste documentul de decontare a produselor livrate, a serviciilor prestate, sau a lucrarilor executate; document de nsotire a marfii pe timpul transportului; document justificativ de nregistrare n contabilitate a clientilor si furnizorilor unitatii patrimoniale;-circula: la furnizor la compartimentul desfacere unde se nregistraza n evidenta operativa dupa care la compartimentul financiar-contabil pentru nregistrarea n contabilitate; La cumparator la compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea operatiunii avnd atasat avizul de nsotire a marfii care a insotit produsul sau marfa, inclusiv nota de receptie si constatare a diferentelor, n cazul n care marfa nu a fost insotita de factura pe timpul transportului, la compartimentul financiar-contabil pentru nregistrarea n contabilitate;

d) Nota de receptie si constatare de diferente (cod 14-3-la) si (cod 14-3-1aA) serveste la:- document pentru receptia bunurilor aprovizionate, document justificativ, pentru ncarcarea n gestiune, act de proba n litigiile cu carausii, si furnizorii pentru diferente constatate la receptie;-circula: la gestiune pentru ncarcarea n gestiune a bunurilor receptionate, la compartimentul financiar-contabil pentru nregistrarea n contabilitate analitica si sintetica, la unitatea furnizoare si unitate de transport pentru comunicarea lipsurilor stabilite;

e) Bon de consum (cod 14-3-4a) si Bon de consum (cod 14-3-4/aA) (nenregistrat nca ) serveste la:- document de eliberare din gestiune sau de dare n consum a unui singur material sau a mai multor materiale; document justificativ de scadere din gestiune; document justificativ de nregistrare n evidenta magaziei si n contabilitate;-cicula: la magazia de materiale si la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea nregistrarilor n contabilitatea sintetica si analitica;f) Registrul stocurilor (cod 14-3-11) serveste ca:- document de evaluare a stocurilor de materiale si de verificare a concordantei nregistrarilor efectuate n fisele de magazie si n contabilitate; nu circula fiind document de nregistrare contabila;g) Registrul inventar (cod 14-1-2) este un document de grupare a rezultatelor inventarierii. Se ntocmeste la nfiintarea societatilor comerciale si se complecteaza la terminarea fiecarui exercitiu financiar si serveste ca: document contabil obligatoriu de nregistrare anuala si nregistrare a rezultatelor inventarierii; proba n justitie. Registrul inventar se ntocmeste ntr-un singur exemplar (dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si nregistrat la organul fiscal teritorial) la sfrsitul anului fara stersaturi si fara spatii libere, pe baza datelor cuprinse n listele de inventariere a elementelor patrimoniale, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi. Nu circula fiind document de nregistrare contabila.h) Lista de inventariere (cod 14-3-12) serveste ca:- document de baza pentru stabilirea minusurilor sau plusurilor de valori materiale (imobilizari, stocuri, materiale) si a altor valori (elemente de trezorerie); document justificativ de nregistrare n evidenta magaziilor (depozitelor) si n contabilitate a plusurilor sau a minusurilor constatate; document care sta la baza ntocmirii Registrului inventar; document centralizator a operatiunilor de inventariere. -circula: la conducatorul compartimentului financiar-contabil, la comisia de inventariere, la gestionar, la conducatorul unitatii.

i) la inventarierea gestiunilor global valorice se folosesc liste de inventar speciale pentru astfel de gestiuni (cod 14-3-12/a) care servesc ca: document pentru inventarierea rechizitelor de birou, imprimatelor, elementelor destinate ambalarii; document pentru inventarierea marfurilor si ambalajelor aflate n evidenta cantitativ valorica n unitatile cu amanuntul; document pentru stabilirea plusurilor sau minusurilor din gestiunile inventariate; document justificativ de nregistrare n evidenta de la locurile de depozitare si n contabilitate; document pentru ntocmirea Registrului inventar; document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri.Lista de inventariere pentru gestiunile global-valorice se ntocmesc n trei exemplare.

j) Decizia de imputare (cod 14-8-2) a lipsurilor si recuperare a pagubelor serveste ca: document de imputare a valorii pagubelor produse de persoanele ncadrate n munca; titlu executoriu din momentul comunicarii; document de nregistrare contabila;Se ntocmeste in doua sau mai multe exemplare n functie de numarul persoanelor raspunzatoare pentru paguba produsa, pe baza actelor de constatare (procese verbale, referate).Circula: persoana desemnata pentru acordarea vizei de control financiar preventiv (ambele exemplare) la compartimentul juridic pentru vizare privind legalitatea si respectarea realitatii, la conducatorul unitatii pentru semnarea (ambele exemplare), la persoanele raspunzatoare de paguba produsa unitatii pentru semnare de luare la cunostinta si de primire a deciziei de imputare (ambele exemplare).

k) Angajament de plata (cod 14 - 8 - 2 /a) serveste ca: angajamentul de plata din partea persoanei care a adus un prejudiciu unitatii patrimoniale; titlu executoriu pentru recuperarea pagubelor; titlu executoriu pentru executarea silita n caz de nerespectare a angajamentului;l) Procesul verbal al rezultatelor inventarierii care va cuprinde urmatoarele elemente: data ntocmirii; numele, prenumele persoanelor din comisia de inventariere; numarul si data actului de numire a comisiei de inventariere; gestiunea inventariata; data nceperii si terminarii operatiunilor de inventariere; rezultatele inventarierii; concluziile si propunerile comisiei de inventariere cu privire la plusurile sau minusurile constatate si persoanele raspunzatoare; volumul stocurilor depreciate, fara miscare, greu vandabile, fara desfacere asigurata si propuneri de masuri pentru integrarea acestora n circuitul economic; propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar de casarea acestora sau casarea unor stocuri; constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune; alte apecte legate de activitatea gestiunii inventariate;Pentru inventariere mai sunt necesare urmatoarele: decizia de numire a comisiei de inventariere; contracte de prestari servicii (daca inventarierea nu este efectuata de catre angajatii proprii); raportul de gestiune (al gestionarului unitatilor de vnzare cu amanuntul); monetarul ncasarilor din ziua efectuarii inventarului (la unitatile de vnzare cu amanuntul); nstiintarea n scris a gestionarului (despre desfasurarea inventarierii cu ocazia sigilarii); decizia scrisa de numire a altei persoane care sa asiste n lipsa gestionarului la inventariere; nstiintare (cu confirmare si confirmare de nepotriviri de la alte unitati); adrese cu confirmare (a creantelor cu o vechime mai mare de 6 luni); procese verbale de consemnare a cauzelor nefolosirii sau deprecierii; extrasul de cont care serveste la: comunicare si solicitarea de la debitor a sumelor pretinse ramase neachitate, provenite din relatii economico-financiare, precum si ca element de conciliere prealabila; se ntocmeste n trei exemplare de catre compartimentul financiar-contabil al unitatii beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitica. Extrasul de cont circula la conducatorul compartimentului financiar-contabil si la conducatorul unitatii emitente pentru semnare, la unitatea debitoare (exmplarele 1 si 2) care se restituie unitatii emitente exemplarul 2 semnat pe verso de catre conducatorul unitatii si conducatorul compartimentului financiar-contabil; eventualele obiectii se consemneaza ntr-o nota explicativa;O inventariere se considera de calitate, daca s-au efectuat situatiile prevazute de lege, clarificnd toate problemele, daca a avut loc la momentul oportun, nu a necesitat un timp ndelungat si cheltuieli mari, nu a mpiedicat desfasurarea normala a activitatii, nu a generat situatii ambigue.n comert spre exemplu inventarierea nu trebue sa duca la ntreruperea completa a vnzarii marfurilor, ea trebue sa se desfasoare ntr-o anumita succesiune cuprinznd unele raioane, lasndu-le pe celelalte sa functioneze normal, dupa cum n unitatile de productie, pentru a nu ntrerupe productia trebuie ca nainte de inventariere sa se asigure stocurile de materiale, semifabricate necesare continuarii activitatii.n practica n marile magazine, pentru a nu diminua volumul desfacerilor de marfuri, inventarierea generala se face n perioade mai mari de un an, plecndu-se de la constatarea ca prin nchiderea magazinului pierderile ar fi mult mai mari dect de exemplu pierderile determinate de furturi.

Cap. III

SOLUTIONAREA SI REGULARIZAREA REZULTATELOR INVENTARIERII

nainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaza la o verificare minutioasa a exactitatii tuturor stocurilor din fisele de magazie si a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. Erorile descoperite cu aceasta ocazie trebuie corectate operativ, dupa care se procedeaza la stabilirea rezultatelor inventarierii prin confruntarea cantitatilor consemnate n listele de inventariere cu cele din evidenta tehnico-operativa pentru fiecare pozitie n parte, urmnd ca pozitiile cu diferente sa fie preluate n lista de inventariere centralizatoare.La inventarierea structurilor patrimoniale pot fi identificate doua categorii de diferente: diferente ntre stocurile faptice si stocurile scriptice, denumite si diferene de inventar; diferente de evaluare a stocurilor faptice, denumite plusuri si minusuri de valoare;Toate sortimentele structurilor patrimoniale la care se constata diferente de inventar si minusuri de valoare, se transpun n liste de inventariere distincte care au coloane destinate acestui scop.

3.1. Stabilirea si regularizarea diferentelor ntre stocurile faptice si stocurile scriptice.Stabilirea diferentelor de inventar se face comparnd stocurile faptice cu cele scriptice (soldurile conturilor analitice din contabilitate): daca stocul faptic este mai mare dect stocul scriptic, rezulta un plus de inventar, iar daca stocul faptic constatat la inventar este mai mic dect soldul scriptic din contabilitate, rezulta un minus de inventar (o lipsa de inventar).Diferentele de inventar se regularizeaza n functie de natura structurilor la care s-au constatat (imobilizari, stocuri, creante, datorii etc.), de sensul lor (plusuri sau minusuri) si de cauzele care le-au determinat. De aceea comisia de inventariere supune aceste diferente de inventar unei analize minutioase, propunnd conducerii ntreprinderii solutii de regularizare (de "valorificare") a rezultatelor inventarierii.n cazul diferentelor de inventar la stocuri, de exemplu, se pot adopta compensari ntre minusuri si plusuri la sortimente asemanatoare, care prezinta riscul unor confuzii n manipularea lor, pot fi acordate perisabilitati, sau pot fi nregistrate plusuri sau minusuri (imputabile si neimputabile).Obligatia nregistrarii minusurilor sau plusurilor impune conducerii unitatii obligatia de a ntreprinde masuri pentru stabilirea adevaratelor cauze care au dus la ivirea acestora. Plusurile sau minusurile pot fi datorate fie unor cauze obiective, fie unor fapte ilicite, ambele mprejurari conducnd la provocarea unor pagube n gestiune.Daca pentru lipsuri n gestiune se face vinovat gestionarul, atunci minusul de inventar se imputa acestuia la valoarea de nlocuire. Prin valoare de nlocuire se ntelege costul de achizitie al bunului respectiv la data constatarii pagubei, care va cuprinde pretul de cumparare practicat pe piata, la care se adauga taxele nerecuperabile, TVA, cheltuieli de transport-aprovizionare si alte cheltuieli accesorii necesare pentru punerea n stare de utilitate sau pentru intrarea n gestiune a bunului respectiv.n cazul bunurilor constatate lipsa ce urmeaza a fi imputate, care nu pot fi cumparate de pe piata, valoarea de imputare se stabileste de catre o comisie formata din specialisti n domeniul respectiv.Prin nregistrarea diferentelor de inventar, situatia din contabilitate este pusa n acord cu situatia reala constatata la inventariere, apropiindu-se de imaginea fidela asupra patrimoniului.

Stabilirea si regularizarea plusurilor si minusurilor de valoare ale stocurilor faptice.

Diferentele valorice ale stocurilor faptice rezulta prin compararea valorii de origine (valorii de intrare) cu care s-au nregistrat structurile patrimoniale la intrarea lor n patrimoniu potrivit principiului costurilor istorice (nominalismul monetar), cu valoarea actuala (valoarea de inventar), care s-a constatat la inventarierea structurilor patrimoniale corespunzatoare.In contabilitatea curenta elementele inventariate si mentin valoarea de intrare n patrimoniu. Cu ocazia nchiderii exercitiului se compara valoarea de intrare sau contabila (Vc) cu valoarea de utilitate (Vu) stabilita pe baza inventarului, putndu-se constata una din urmatoarele situatii:a) pentru elementele de activ Daca Vu >Vc nu se fac nregistrari n contabilitate (n virtutea principiului prudentei), elementele si mentin valoarea de intrare sau contabila. Daca Vc>Vu diferenta constatata n minus se nregistreaza n contabilitate pe seama cheltuielilor cu provizioanele sau amortizarile, dupa caz, functie de natura deprecierii, valoarea activelor mentinndu-se la valoarea de intrare.b) pentru elementele de pasiv Daca Vc>Vu nu se nregistreaza n contabilitate (n virtutea principiului prudentei), elementele si mentin valoarea de intrare sau contabila. Daca Vu>Vc diferenta constatata n plus se nregistreaza n contabilitate prin constituirea unui provizion, valoarea pasivelor mentinndu-se la valoarea de intrare.Daca rezulta o depreciere a stocurilor considerata reversibila, potrivit principiului prudentei, se constituie provizioane pentru depreciere prin cresterea cheltuielilor de exploatare (reducerea profitului). n acest fel, pierderea probabila din folosirea acestor stocuri este suportata din profitul anului n curs, evitndu-se transferarea ei asupra rezultatelor exercitiilor viitoare.n cazul mijloacelor fixe, corectarea valorii lor contabile si aducerea lor la nivelul valorii de inventar nscrisa n listele de inventariere, se efectueaza fie cu ajutorul contului 6583 "Cheltuieli privind activele cedate si alte operatii de capital" n cazul n care se constata o depreciere ireversibila (definitiva, caz tipic pentru mijloacele fixe inutilizabile propuse pentru a fi casate), fie cu ajutorul contului 6588 "Alte cheltuieli de exploatare" n cazul n care se constata o depreciere relativa (reversibila) ca urmare a unor cauze cum sunt: aparitia unei uzuri morale de care nu s-a tinut seama cu ocazia amortizarii; supraevaluarea mijloacelor fixe prin aplicarea unor coeficienti neadecvati cu ocazia reevaluarii lor; lipsa de utilitate a acestora pentru unitate n momentul inventarierii; alte cauze care determina o evaluare actuala mai scazuta a mijloacelor fixe dect valoarea cu care acestea figureaza n contabilitate.Pe baza documentatiei ntocmite de comisia de inventariere, datele contabile se pun de acord cu situatia reala, operatie ce presupune regularizarea plusurilor si minusurilor de asa maniera nct sa redea o imagine ct mai fidela a patrimoniului.Dupa terminarea operatiunii de inventariere se procedeaza la stabilirea rezultatelor preliminare, n functie de felul gestiunilor: la gestiunile care tin evidenta cantitativ-valoric se compara stocurile faptice nscrise n listele de inventariere cu soldurile scriptice din fisele de magazie; daca gestionarul nu are obiectiuni asupra eventualelor diferente se consemneaza aceasta situatie, iar gestiunea si reia activitatea; la gestiunile la care evidenta se tine global-valoric se compara soldul faptic, cu soldul scriptic din contabilitate iar diferentele se nscriu la sfrsitul recapitulatiei inventarului si se semneaza de comisie si gestionar; gestiunea si poate relua activitatea; daca nsa rezulta diferente mari, gestiunea ramne nchisa pna la stabilirea rezultatului definitiv al inventarierii; la gestiunile de mijloace fixe, obiecte de inventar etc, deschiderea unitatii se face imediat dupa inventarierea faptica.Se confrunta stocul faptic stabilit n listele de inventariere cu stocul scriptic din balanta de verificare ntocmita nainte de inventariere. Daca exista diferente ntre cele doua stocuri, acestea se preiau ntr-o lista de inventariere separata care are coloane pentru determinarea diferentelor n plus sau n minus, att cantitativ ct si valoric. Tot n acest document se determina valorile de inventar, date de preturile pietei, care se compara cu valorile contabile ale patrimoniului si n final se determina plus valorile sau minus valorile de inventar.Urmeaza controlul documentelor, n totalitate sau prin sondaj, sub aspectul legalitatii si realitatii operatiilor, precum si al concordantei datelor consemnate n documente cu cele din evidenta contabila.Prin controlul legalitatii operatiilor se ntelege verificarea respectarii dispozitiilor legale privind miscarea valorilor materiale si banesti si a modului de ntocmire a documentelor.Prin controlul realitatii operatiilor se ntelege verificarea existentei n fapt a operatiilor consemnate n documente si a nregistrarii efective a continutului documentelor n evidente.Este necesar ca revizorii de gestiune sa cunoasca diferitele modalitati (sisteme) de verificare a realitatii operatiilor sau valabilitatii documentelor.Se pot aplica, de exemplu, sistemele de verificare reciproca si de verificare ncrucisata. Prin verificare reciproca se ntelege confruntarea datelor din exemplarele aceluiasi document (unicate, duplicate, triplicate etc.) care se gasesc la diferite compartimente. Prin verificare ncrucisata se ntelege confruntarea datelor din documentele gestiunii verificate cu cele din documentele ntocmite de terti, referitoare la aceleasi operatiuni.Dupa confirmarea de catre compartimentul contabilitate a soldurilor scriptice, rezultatele inventarierii se consemneaza ntr-un proces verbal care trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente: data ntocmirii, numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere, numarul si data actului de numire a comisiei de inventariere, gestiunea inventariata, data nceperii si terminarii operatiunilor de inventariere, rezultatele inventarierii, concluziile si propunerile comisiei cu privire la cauzele lipsurilor, plusurilor, pierderilor si a persoanelor vinovate, volumul stocurilor depreciate, fara miscare sau cu miscare lenta, greu vandabile, fara desfacere asigurata, precum si propunerile de masuri n vederea reintegrarii lor n circuitul economic, propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar, declasarea sau casarea unor stocuri, constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea si asigurarea integritatii bunurilor din gestiune, alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.n cazul elementelor patrimoniale pentru care s-au constatat deprecieri si au fost ntocmite liste de inventariere separat, comisia de inventariere face propuneri privind: constituirea de provizioane pentru deprecieri; nregistrarea de amortizari suplimentare; cauzele care au determinat aceste aprecieri.Aceste propuneri se prezinta conducatorului unitatii n termen de 3 zile de la ncheierea operatiunilor de inventariere. n urma avizului directorului economic sau a contabilului sef si a sefului compartimentului juridic, conducatorul unitatii va decide n termen de 5 zile asupra solutionarii propunerilor facute.Procesul verbal, mpreuna cu toate documentele ntocmite semnate de comisie si de gestionar se prezinta conducerii societatii pentru a analiza si decide cu privire la luarea masurilor ce se impun.Rezultatele inventarierii generale a patrimoniului (anuale) se nscriu ntr-un registru obligatoriu, "Registrul inventar". n acest registru se nscriu toate elementele patrimoniale de activ si de pasiv grupate dupa natura lor, la fel ca n bilantul contabil.Datele din listele de inventariere (analitice) si din Registrul inventar (sintetice) formeaza mpreuna inventarierea patrimoniului, pe care se fundamenteaza elaborarea Bilantului.

3.2. Solutionarea si regularizarea diferentelor constatate la inventariere la gestiunile de imobilizari corporale

n cazul imobilizarilor corporale pot aparea plusuri si minusuri justificabile sau nejustificabile.Plusurile pot aparea n cadrul unitatilor patrimoniale cnd s-au confectionat instalatii tehnice prin efort propriu fara sa se fi ntocmit documentele de receptie necesare, precum si n situatia n care instalatiile tehnice (mijloace de transport, animale si plantatii) desi casate si scazute din evidenta, nu au fost dezmembrate sau distruse utilizndu-se n continuare.n primul caz regularizarea se face astfel:n al doilea caz se utilizeaza contul n afara bilantului 8030 "Mijloace fixe amortizate integral nescoase din functiune", debitndu-se cu valoarea de utilizare a instalatiilor tehnice constatate n plus.Lipsurile n gestiune de care se fac vinovati salariatii unitatii patrimoniale sau persoane din afara acesteia se imputa la valoarea ramasa de amortizat. n conditiile de inflatie este necesara actualizarea valorii instalatiei tehnice, recalculnd bineanteles si amortizarea la cele cu un anumit grad de uzura.n caz de lipsa imputabila, intervin doua operatiuni, pe de o parte scaderea din evidenta scriptica a instalatiei tehnice, iar pe de alta parte imputarea prejudiciului provocat.Exemplu: Valoarea de intrare a instalatiei tehnice 10.000.000 lei, amortizarea calculata 7.000.000 lei.

Scoaterea din evidenta :

Imputarea se face la valoarea neamortizata inclusiv TVA (19%).

Nota: contul 4282 alte creante n legatura cu personalul se utlizeaza n cazul n care persoana vinovata este salariatul unitatii iar contul 461 "Debitori diversi" atunci cnd persoana vinovata este din afara unitatii.Pierderile cauzate de calamitati naturale sau din cauze de forta majora (incendii, inundatii, furtuni) se nregistreaza astfel:

n cazul existentei unei asigurari la o societate de asigurari, ncasarea despagubirilor cuvenite se nregistreaza:

3.3. Solutionarea si regularizarea diferentelor constatate la inventarierea stocurilor

Si n cazul inventarierii stocurilor se pot constata minusuri (lipsuri) sau plusuri n gestiune.

Referitor la pagubele si lipsurile din gestiunea inventariata, comisia de inventariere va solicita explicatii scrise de la persoanele care au raspunderea gestionarii valorilor materiale inventariate. Pe baza documentelor cercetate, a explicatiilor primite si n conformitate cu dispozitiile legale n vigoare, comisia propune modul de regularizare a diferentelor dintre datele din contabilitate si cele inventariate (faptic).

Ct privesc diferentele cantitative constatate ntre stocurile scriptice si cele faptice, ele se solutioneaza mai nti si, ca principiu general, plusurile se reflecta ca o intrare n gestiune, iar minusurile se recupereaza de la vinovati sau se nregistreaza ca si cheltuieli.

Aceste diferente constatate la inventarierea generala a patrimoniului sunt regularizate si solutionate n urmatoarea ordine:

compensarea plusurilor cu minusurile de inventar

perisabilitati normale

nregistrarea n contabilitate a diferentelor.

3.3.1. Minusuri n gestiune si modul de solutionare a acestora

Atunci cnd se constata lipsuri solutionarea acestora se face diferit n functie de natura acestora si anume:

a) lipsuri n limita normelor legale;

b) lipsuri peste normele legale, neimputabile;

c) lipsuri provocate de calamitati naturale;

d) lipsuri peste normele legale, imputabile;

e) lipsuri n curs de solutionare.

nainte de ncadrarea lipsurilor n una din aceste categorii, actele normative n vigoare (Regulamentul de aplicare a Legii contabilitatii nr.82/1991, Normele Ministerului Finantelor privind inventarierea patrimoniului) permit compensarea minusurilor cu plusurile constatate la inventariere.

Compensarea este o operatiune de regularizare, cel putin partial, a minusurilor cu plusurile constatate la inventariere, operatie care are loc atunci cnd lipsurile n gestiune nu sunt considerate infractiuni.

Conditiile legale de efectuare a operatiunilor de compensare sunt:

plusurile si minusurile trebuie sa fie constatate numai la sorturile aceluiasi produs la care este riscul de confuzie datorita asemanarii aspectului exterior: culoare, model, dimensiuni, ambalaj etc.;

plusurile si minusurile sa se fi produs n gestiunea aceleiasi persoane;

plusurile si minusurile sa se fi produs n aceeasi perioada de gestiune, ntelegnd prin aceasta perioada dintre doua inventarieri succesive.

Nu se vor admite compensari cnd exista dovezi ca lipsurile provin din sustrageri sau degradari ale bunurilor respective datorita vinovatiei gestionarilor.

Regulile de efectuare a operatiunii de compensare cantitativa a minusurilor cu plusurile de inventar sunt:

Operatia de compensare nu este obligatorie, ea poate fi nsa aprobata anual de conducerea unitatii cnd nu intervine elementul infractional.

In acest scop, n prealabil si cu caracter de uz intern, conducatorii unitatilor economice sunt obligati sa ntocmeasca liste cu sorturi de produse, marfuri, ambalaje si materiale care ntrunesc conditiile compensarii datorita riscului de confuzie si sa le propuna aprobarii Consiliului de administratie.

Operatia de compensare se realizeaza cantitativ deoarece n procesul de manipulare, depozitare sau nsilozare a valorilor materiale confuzia a avut loc ntre sorturi si nu ntre preturi de nregistrare.

Datorita existeniei preturilor unitare de evaluare are loc si o compensare valorica fara nsa a se diminua valoric patrimoniul unitatii economice.

Compensarea cantitativa se realizeaza numai pentru cantitati egale ntre plusuri si minusuri.

n situatia n care cantitatile sorturilor supuse compensarii la care s-au constatat plusuri sunt mai mari dect cantitatile sorturilor admise la compensare si la care s-au constatat lipsuri, se va proceda la stabilirea egalitatii cantitative prin eliminarea din calcul a diferentei n plus.

Eliminarea prin compensare are loc (fie de la plusuri, fie de la minusuri) ncepnd cu sorturile ale caror preturi unitare sunt cele mai mici, eliminarea continundu-se n ordine crescatoare a acestora pna la stabilirea egalitatii.

Operatia de compensare propriu-zisa se ncepe cu sorturile, att de la minusuri ct si de la plusuri, care au preturile unitare cele mai mari, continundu-se n ordine descrescatoare a preturilor.

Preturile utilizate n compensare sort cu sort sunt cele ale minusurilor sau plusurilor, ntotdeauna fiind luat n calcul pretul cel mai mic.

n urma operatiei de compensare rezulta diferente valorice de natura plusurilor precum si diferente valorice de natura minusurilor.

Diferentele se determina nmultind cantitatea compensata cu diferenta dintre pretul plusurilor si pretul minusurilor. Natura diferentei valorice este data de produsul cu pretul cel mai mare.

Dupa efectuarea operatiei de compensare, pentru a avea certitudinea corectitudinii calculelor, trebuie verificate urmatoarele corelatii valorice:

(1) P.v.t. = P.v.e. + P.v.c. + P.v.r.

(2) M.v.t. = M.v.e. + M.v.c. + M.v.r

unde:

P.v.t. (M.v.t.) = plusul (minusul) valoric total

P.v.e. (M.v.e.) = plusul (minusul) valoric eliminat prin compensare

P.v.c. (M.v.c.) = plusul (minusul) valoric compensat

P.v.r. ( M.v.r.) = plusul (minusul) valoric rezultat din compensare

Nu se admite compensarea n cazul n care s-a facut dovada ca lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau degradarea bunurilor respective datorita vinovatiei persoanelor care raspund de gestiunea acestor bunuri.

De exemplu, la inventarierea unei gestiuni se constata un plus de 300 buc gresie neagra cal.II a 20.000 lei/buc = 6.000.000 lei si un minus de 300 buc gresie neagra cal.I a 30.000 lei/buc = 9.000.000 lei.

ntruct din vina gestionarului s-a eliberat o marfa de calitate superioara si se gaseste n stoc o marfa de calitate inferioara n aceeasi cantitate, compensarea se poate efectua cantitativ si valoric, oblignd pe gestionar la plata diferentei de valoare, respectiv 3.000.000 lei + 570.000 lei TVA.

n contabilitatea analitica operatia de compensare se va efectua n debitul ambelor sorturi astfel: n rosu, la contul analitic "Gresie neagra cal.I" si n negru, n contul analitic "Gresie neagra cal.II", cu cantitatea si valoarea bunului constatat n plus.

n contabilitatea sintetica se vor efectua nregistrarile:

n situatia n care plusurile sunt mai mari cantitativ sau valoric dect lipsurile

compensarea are loc la fel ca n exemplul urmator:

La un depozit en gros se constata:

Stofa -pret de vnzare 50.000 lei Stofa -pret de vnzare 60.000 leiStoc faptic 50 ml x 50.000 =2.500.000 lei

Stoc faptic 80 ml x 60.000 =4.800.000 lei

Stoc scriptic 60 ml x 50.000=3.000.000 lei Stoc scriptic 70 ml x 60.000 =4.200.000 lei

Minus 10 ml x 50000 = s00000 lei Plus 10 ml x 50.000 = 600.000 leiCompensarea se face cantitativ si rezulta ca se acopera lipsa rezultnd si un

plus valoric de 100.000 lei, la pret de vnzare en-gros, inclusiv TVA neexigibila.

nregistrarea plusului de valoare, recalculnd TVA si adaosul comercial pe

baza de suta majorata (TVA 19% => 15,966%, adaos 10% => 9,09%)

n evidenta analitica se va credita contul "Stofa sort 50000" cu 10 ml n valoare de 500.000 lei si se va debita contul "Stofa sort 60000" cu 10 ml n valoare de 600.000 lei.

a) Lipsurile n limita normelor legale, considerate normale (perisabilitatile)

Perisabilitatile sau pierderile normale se produc la unele produse, materiale sau marfuri att n procesul de aprovizionare, depozitare ct si n procesul de desfacere, ca urmare a evaporarii, uscarii, scurgerii, pulverizarii, farmitarii, spargerii sau alte cauze asemanatoare. Marimea perisabilitatilor poate fi att reglementata prin norme legale ct si stabilita la constatare de catre persoanele ce au n raspundere gestionarea unitatilor economice.

Organele fiscale se ghideaza n prezent dupa prevederile unor acte normative n vigoare, H.C.M. nr.190/1984 si H.C.M. nr.160/1985, prin care s-au aprobat normele maxime admise pentru calculul perisabilitatilor din activitatea de aprovizionare tehnico-materiala si comerciala, acceptnd trecerea pe cheltuieli a acestor pierderi cu conditia sa nu depaseasca nivelul maxim prevazut si pierderea sa se fi produs n mod efectiv. De asemenea, lipsurile constatate se pot ncadra n perisabilitti daca provin din aceeasi perioada de gestiune, determinata de doua inventare sau doua controale de gestiune.

Administratorii sau alte persoane cu drept de decizie n administrarea bunurilor pot aproba perisabilitati mai mari dect cele prevazute n actele normative tinnd cont de situatia reala si specificul fiecarui caz de lipsa n gestiune.

Normele de perisabilitate sunt adaptate prin hotarri interne n cadrul ministerelor, regiilor autonome, tinnd cont de specificul fiecarei ramuri de activitate.

Cuantumul perisabilitatilor se stabileste si se calculeaz procentual la volumul cantitativ sau valoric a bunurilor intrate sau iesite.

Perisabilitatile (pierderile considerate normale) aparute n timpul transportului se acorda pentru fiecare transport de bunuri pe baza unui proces verbal de constatare, ntocmit cu ocazia receptionarii bunurilor respective.

Pierderile naturale ce se produc n timpul depozitarii si livrarii sunt stabilite n mod diferentiat si pe fiecare sezon, cum este cazul produselor alimentare, fructelor, legumelor, cerealelor etc.

Pentru produsele electrice, din sticla, portelan, faianta etc., acordarea perisabilitatilor se face pe baza pierderilor reale constatate prin prezentarea probelor de spargere, farmitare sau a unor parti componente, consemnate ntr-un proces verbal de constatare sau lista de inventariere.

n cazul schimbarii din functie a gestionarului, din drepturile de perisabilitati cuvenite gestionarului predator, se scad 50%, aferente bunurilor aflate n stoc, restul se acorda gestionarului primitor. n felul acesta pierderile materiale se mpart n mod just ntre gestionarul predator, n timpul caruia au intrat bunurile respective, si cel primitor, care urmeaza sa le gestioneze pna la iesirea din gestiune.

n scopul reducerii perisabilitatilor, conducerea unitatii este obligata:

sa ia masuri pentru respectarea stricta a normelor tehnice de manipulare, ambalare si depozitare a produselor, tinnd seama de caracteristicile fiecarui produs;

sa acorde o grija permanenta distribuirii sau prelucrarii n cel mai scurt timp a produselor cu termene limita de depozitare sau prelucrare;

sa prevada n contractul de livrare clauze si raspunderi precise cu privire la obligatiile beneficiarilor de a ridica produsele n anumite termene;

sa ia masuri pentru livrarea produselor n ordinea intrarii n depozit.

Regularizarea contabila a lipsurilor la materiile prime si materiale consumabile, ce se ncadreaza n normele recunoscute de organele fiscale, se realizeaza astfel:

Lipsurile neimputabile ce se ncadreaza n nomele legale la produse finite,

semifabricate si produse reziduale se regularizeaza astfel:

Varianta 1. costul antecalculat 3.000.000 lei, costul efectiv 3.200.000 lei, abaterea negativa 200.000 lei.

Varianta 2. costul antecalculat 3.500.000 lei, costul efectiv 3.000.000 lei abaterea pozitiva 500.000 lei.

b) Lipsurile peste normele legale, neimputabile

Aceste lipsuri trebuie tratate att din punct de vedere al celor cu drept de decizie n gestionare ct si din punct de vedere fiscal. ntruct aceste lipsuri se contabilizeaza la cheltuieli, afectnd rezultatul financiar, organele fiscale recunosc numai acele scazaminte ce se ncadreaza n normele legale aprobate.

Pentru valorile materiale la care sunt acceptate scazaminte, acestea se calculeaza numai n situatia n care, dupa compensarea minusurilor cu plusurile stabilite la inventariere, cantitatile lipsa sunt mai mari dect cantitatile constatate n plus.

n aceasta situatie cotele de scazaminte se aplica n primul rnd la valorile materiale la care s-au constatat lipsurile. Daca n urma aplicarii scazamintelor respective mai ramn diferente cantitative n minus, cotele de scazaminte se pot aplica si asupra celorlalte valori materi.ale admise n compensare la care s-au constatat plusuri sau la care nu au rezultat diferente.

Normele de scazaminte nu se aplica anticipat ci numai dupa constatarea existentei efective a lipsurilor si numai la limita acestora. De asemenea, normele de scazaminte nu se aplica automat, aceste norme fiind considerate maxime. Scazamintele se aplica atunci cnd apar lipsuri la inventariere generate de actiunea factorilor fizici si chimici, urmare a manipularii, depozitarii sau nsilozarii, cnd lipsurile nu sunt determinate din culpa gestionarului si deci nu i se pot imputa.

n gestiunile n care lipsurile ce se constata la inventariere nu sunt din vina gestionarului sau a altei persoane si depasesc limita normelor legale de scazaminte, aceste lipsuri se trec pe seama cheltuielilor sub forma scazamintelor peste normele legale, fiind nedeductibile din punct de vedere fiscal.

La materiile prime si materialele consumabile neimputabile ce depasesc normele legale, se nregistreaza consumul acestora si se evidentiaza si TVA colectata, lipsurile peste normele legale taxndu-se de catre organele fiscale ca tlind generatoare de TVA.

nregistrarile n contabilitate se fac prin articolele contabile:

Penlru lipsurile neimputabile de marfuri a caror evidenta se tine la pret de vnzare cu amanuntul, inclusiv TVA neexigibila, este nevoie a se determina TVA-ul (folosind procedeul sutei majorate), adaosul comercial si costul de achizitie al acestora.

Exemplu: Pretul de vnzare cu amanuntul este 3.000.000 lei, TVA 19%, adaosul comercial 30%.

TVA neexigibila: 3.000.000 * 19/119 = 478.992lei

Adaosul comercial: (3.000.000 - 478.992) * 30/130 = 581.771 lei

Costul de achizitie va fi:3.000.000 - 478.992 - 581.771 = 1.939.237 lei.

n categoria lipsurilor neimputabile intra si marfurile care se scad din gestiune la propunerea organelor abilitate, deoarece au termene de garantie (utilizare) depasite sau prezinta semne de alterare (marfuri alimentare, cosmetice etc.) sub denumirea de active circulante declasate.

Lipsurile neimputabile la productia n curs (pierderi din rebuturi) se evalueaza la costurile prestabilite aferente fazelor procesului tehnologic parcurs.

Lipsurile neimputabile la obiecte de inventar se regularizeaza astfel:

Valoarea contabila 500.000 lei, uzura aferenta 300.000 lei.

Scaderea din evidenta a obiectelor de inventar n cazul n care sunt integral

uzate:

Lipsuri neimputabile la animale adulte, pasari si albine provenite din productie proprie se scad din evidenta la pretul la care au fost nregistrate, evidentiindu-se diferentele ntre costul prestabilit si costul efectiv.

Exemplu: costul prestabilit 900.000 lei, costul efectiv 760.000, abatere pozitiva 240.000 lei.

La animale, pasari si albine lipsurile constatate si tratate ca neimputabile sunt cele pentru care se face dovada ca nu s-au putut ntocmi la timp acte de moarte sau disparitie. Aceeasi regula este valabila si pentru obiecte de inventar, baracamente si amenajari provizorii.

Lipsurile neimputabile la animale adulte, animale tinere si pasari provenite din achizitii se regularizeaza:

c) Lipsuri n gestiune provocate de calamitati naturale

n categoria calamitatilor naturale se includ pierderi provocate de factori naturali cum sunt inundatii, furtuni sau incendii provocate de fulgere.

Bunurile apartinnd unitatii economice pot fi asigurate sau nu.

n caz de pierderi de bunuri asigurate, obligatia de a stabili pierderea revine asiguratorului. Pe baza procesului-verbal ncheiat cu ocazia stabilirii pierderii, n contabilitatea unitatii economice, bunurile vor fi scoase din evidenta la valoarea lor contabila.

Pentru a fi ncadrate n categoria lipsurilor n gestiune datorate calamitatilor naturale sau din cauze de forta majora stocurile trebuie consemnate n anumite documente de catre o comisie formata din membrii desemnati de organele de conducere a unitatii patrimoniale, fie de asigurator (cnd bunurile sunt asigurate). n asemenea situatii se determina cu exactitate: care sunt bunurile distruse si nu se mai pot valorifica, care se mai pot valorifica n starea n care se gasesc sau care pot fi trimise spre prelucrare.

Indiferent daca activele sunt asigurate sau nu, scaderea din gestiune se contabilizeaza la cheltuieli folosind contul 6583 "Cheltuieli privind activele cedate si alte operatii de capital" prin creditarea conturilor 301 "Materii prime", 302 "Materiale consumabile", 303 "Materiale de natura obiectelor de inventar", 341 "Semifabricate", 345 "Produse finite", 361 "Animale si pasari", 371 "Marfuri", 381 "Ambalaje".

Productia n curs calamitata (de exemplu n agricultura) se scade din evidenta la nivelul costurilor prestabilite iar acolo unde se poate stabili costul efectiv, scaderea se face la acest cost.

n situatia n care bunurile sau productia n curs a fost asigurata, primirea

despagubirii se evidentiaza astfel:

d) Lipsuri imputabile la stocuri si productia n curs

Diferenta stabilita n minus n urma compensarii si aplicarii tuturor cotelor de scazaminte, reprezentnd prejudicii pentru unitate, se recupereaza de la persoanele vinovate n conformitate cu dispozitiile legale.

Pentru regularizarea lipsurilor, la scaderea din gestiune, se utilizeaza nregistrarile:

Imputarea se reflecta n urmatoarele nregistrari contabile:

persoana vinovata este salariatul unitatii

persoana vinovata este din afara unitatii

e) Lipsuri n curs de solutio