Instructiunea Prevenirea Spalarii Banilor

INSTRUCTIUNE DE LUCRU S.C. INFOTURISM MEDIA SRL

SR EN ISO 9001:2008 SR EN ISO 14001 :2005 SR EN ISO 22000 :2005

Prevenirea spalarii banilor in INFOTURISM MEDIA SRL

Cap. I - Dispoziii generale 1. Definiia splrii banilor se regsete detaliat n art. 23 alin. 1 din actuala Lege nr. 656/2002 pentru prevenirea i sancionarea splrii banilor, precum i pentru instituirea unor msuri de prevenire i combatere a finanrii actelor de terorism, cu modificrile i completrile ulterioare. Anexa 1. 2. In Infoturism Media spalarea banilor este posibila numai in situatiile in care clientii platesc in numerar serviciile cumparate de la Infoturism Media si au obtinut aceste sume prin activitati infractionale incriminate de lege. Pot fi considerate ca activitati infractionale in afacerile partenerilor Infoturism Media: evaziunea fiscala si fraudele de orice tip produse pe site-urile Infoturism Media. 3. In cazul in care angajatii Infoturism Media au cea mai mica suspiciune ca clientii obtin venituri din infractiuni generatoare de bani murdari, au obligatia de a evita orice operatiuni comerciale cu aceste persoane, oricare ar fi marja de profit sau avantajul economic de care ar beneficia Compania sau angajatul. 4. In Infoturism Media, prin Decizia Consiliului de Administratie, persoana desemnata cu responsabilitatea de a asigura aplicarea dispozitiilor Legii nr 656/2002 , este d-ra Roxana Remus, cu contul de e-mail [email protected]. 5. D-ra Roxana Remus, ca persoana desemnat cu responsabilitatea de a aplica dispoziiile legislaiei n materia prevenirii splrii banilor n cadrul societii comerciale, pentru a diminua riscul de splare a banilor, are autoritatea de a propune si stabili instructiuni i proceduri adecvate n materie de cunoatere a clientelei, de pstrare a evidenelor secundare sau operative, de evaluare i gestionare a riscurilor, de asigurare a unui management de conformitate i de comunicare, pentru a preveni i a mpiedica operaiunile suspecte de splarea banilor sau de finanare a terorismului, asigurnd instruirea corespunztoare a angajailor. Cap. II - Politica de cunoastere a clienilor. Identificarea si monitorizarea. 1. In Infoturism Media, clientii sunt persoane juridice de tipul : societati comerciale, persoane fizice autorizate, asociatii familiale si intreprinderi individuale, inregistrate la Registrul Comertului si la administratia financiara. 2. Angajatii Infoturism Media care intra in relatii cu clientii actuali si prospecti, identifica clientii pe baza urmatoarelor documente: - certificatul de inregistrare la Registrul Comertului; - certificatul de inregistrare fiscala; - actul constitutiv pentru societatile comerciale - actul de identitate pentru PFA, II si AF 3. La inceperea relatiei cu orice client, angajatii Infoturism Media din vanzari completeaza fisa Clientului, cu toate datele de identificare necesare. 4. Clientii Infoturism Media sunt clasificati, din punct de vedere al riscului de incasare, in doua categorii: a) clienti cu risc ridicat la care se incaseaza numerar sume de pana la 500 ron b) clienti cu risc scazut la care incasarile se fac prim virament bancar.. 5. Cunoasterea clientilor este prevazuta si detaliata in procedurile de Vanzari, iar politica comerciala a Infoturism Media in relatia cu clientii traditionali esteELABORAT DATA 04.05.2011 Remus Roxana Cod: . Doru Marculescu APROBAT DATA 20.05.2011 PAG DIN 1




consemnata in contractele de vanzare cumparare, care sunt introduse in sistemul informatic al companiei. 6. Nu sunt acceptati clientii care figureaza la Registrul Comertului ca fiind in incetare de activitate, insolventa, lichidare sau cu interdictii de a desfasura activitati comerciale, precum si clientii care nu furnizeaza toatele elementele necesare idendificarii fiscale. Cap. III. Monitorizarea permanent a operaiunilor derulate de clieni i raportarea acestora ctre Oficiu . 1. Persoana desemnata cu responsabilitati in asigurarea respectarii dispozitiilor Legii nr 656/2002, monitorizeaza incasarile in numerar de la clientii clasidficati cu risc ridicat, iar daca suma incasarilor in luna depaseste cu 30% volumul tranzactional mediu lunar , indicat de istoricul clientului din sistemul informatic SAP, declanseaza analiza punctuala a motivelor acestei variatii. 2. Personalul din Casieriile Infoturism Media are obligatia sesizarii la auditul intern, controllerul financiar si la ofiterul de etica si conformitate in cazul incasarilor in numerar mai mari de 5.000 RON/ zi/ client. 3. In cazul in care analiza nu justifica prin evenimente de vanzari cresterea incasarilor in numerar de la clienti, persoana responsabila cu Legea 656/2002, intocmeste raportul de tranzactii suspecte si il transmite la Oficiu. Cap. IV Modaliti de ntocmire i pstrarea evidenelor in Infoturism Media 1. Sistemul Informatic si de Gestiune a documentelor operativ contabile in Infoturism Media, asigura trasabilitatea tuturor tranzactiilor efectuate cu clientii companiei, pe durata a 10 ani. 2. In Arhivarile informatice, evidentele privind clientii cu toate tranzactiile, contractele si conditiile comerciale practicate, sunt disponibile pe durata a 5 ani. 3. In Contabilitatea de Gestiune, documentele fizice facturi, avize de expeditie, chitante de incasare numerar si registrele conabile sunt pastrate timp de 10 ani. 4. Orice solicitare din partea autoritatilor romanesti trebuie onorata in termen de maxim 3 zile, de persoana responsabila cu pregatirea documentatiei si raspunsului, fiind obligatorie autorizarea prin semnatura a raspunsului de catre conducerea companiei Infoturism Media. Cap. V Msuri de verificare a modului de implementare a procedurilor interne i de evaluare a eficienei acesteia 1. Personalul Infoturism Media cu atributii ce conducere, supervizare si control este instruit cu privire la obligatiile ce le revin in privinta prevenirii angajarii companiei in operatiuni cu risc de integritate. 2. Departamentul de Audit Intern verifica conform programului anual de audit, conformarea cu prevederile procedurilor Infoturism Media, si prezinta rapoarte de audit catre Directorul General si Consiliul de Administratie al Infoturism Media.

ELABORAT

DATA 04.05.2011

APROBAT

DATA 20.05.2011

PAG

DIN

2

Remus Roxana Cod: .

Doru Marculescu




3. Conducerea Infoturism Media utilizeaza canale directe de comunicare pe e-mail si telefon, deschise pentru toti angajatii companiei care doresc sa sesizeze riscuri de integritate, inclusiv pe linia respectarii Legii nr. 656/2002.

ELABORAT

DATA 04.05.2011

APROBAT

DATA 20.05.2011

PAG

DIN

3

Remus Roxana Cod: .

Doru Marculescu

INSTRUCTIUNE DE LUCRU S.C. INFOTURISM MEDIA SRL Anexa 1.



Toate companiile Grupului NCH au obligatia de a implementa procedura privind prevenirea spalarii banilor. Rezumat. 1. La fiecare societate entitate raportoare - trebuie desemnata o persoana responsabila cu aplicarea dispozitiilor legii 656/2002, responsabil al carui nume trebuie comunicat Oficiului, 2. Persoana desemnat trebuie s aib acces direct i permanent la conducerea operativ a entitii n cauz (sistem managerial) i la toate evidenele ntocmite n baza activitii economico-financiare a entitii. Nu este recomandata numirea Directorului General sau a oricaruia dintre Administratorii Companiei, ca persoana desemnata in relatia cu Oficiul, fiind mai fezabila numirea Controllerului, a directorului de Operatiuni sau a directorului Financiar in aceasta pozitie. 3. De asemenea, persoana desemnat are obligaii directe n a aplica dispoziiile legislaiei n materia prevenirii splrii banilor n cadrul societii comerciale, pentru a diminua riscul de splare a banilor prin stabilirea unor politici i proceduri adecvate n materie de: cunoatere a clientelei, de pstrare a evidenelor secundare sau operative, de control intern, de evaluare i gestionare a riscurilor, de asigurare a unui management de conformitate i de comunicare, pentru a preveni i a mpiedica operaiunile suspecte de splarea banilor sau de finanare a terorismului, asigurnd instruirea corespunztoare a angajailor. 4. Fiecare Companie va stabili proceduri adecvate in materie de (art 14) : - cunoastere a clientelei , - de raportare - de pastrare a evidentelor secundare sau operative - de control intern - evaluare si gestionare a riscurilor - managementul de conformitate si comunicare - instruirea angajatilor cu semnatura de luare la cunostinta 5. Fiecare Companiei va asigura inregistrarea si arhivarea datelor de identificare ale clientilor din portofoliu si actualizarea lor acolo unde este cazul. (art 9) 6. Prin Procedura de Vanzari trebuie clasificati clientii noi si cei existenti pe grade de risc (momentul de la care sunt clasificati in noi si vechi este august 2008 de cand s-a actualizat legea) (art 9 indice 1) Astfel, entitile raportoare stabilesc un profil al clienilor n baza procedurilor de verificare i monitorizare a circuitelor financiare realizate de ctre acetia. Daca clientii utilizeaza bancile din Romania, obligatia de raportare revine institutiilor financiare riscul fiind redus, iar daca deruleaza operatiuni in numerar , obligatia de identificare si raportare revine companiei RISCUL FIIND RIDICAT . 7. Toate procedurile implementate trebuie aduse la cunostinta salariatilor in baza unui tabel nominal pe baza de semnatura, iar daca sunt persoane care desfasoara activitati pentru societate colaboratori, consultanti sau avocati - (chiar daca nu au calitate de salariat ) trebuie trecute in acelasi tabel nominal. n scopul prevenirii splrii banilor i finanrii actelor de terorism, entitile raportoare au obligaia legal de a nu permite spltorilor de bani utilizarea sistemului financiar-bancar i a celui non-financiar n scopuri de reciclare a fondurilor ilegale sau n alte scopuri criminale. Cap I. OBLIGAIILE ENTITILOR RAPORTOAREELABORAT DATA 04.05.2011 Remus Roxana Cod: . Doru Marculescu APROBAT DATA 20.05.2011 PAG DIN 4




1. OBLIGAIA DE A DESEMNA O PERSOAN CU RESPONSABILITI N APLICAREA LEGII, DE A NTOCMI NORME INTERNE DE PREVENIRE A SPLRII BANILOR I FINANRII ACTELOR DE TERORISM, PRECUM I DE A ASIGURA INSTRUIREA CORESPUNZTOARE A ANGAJAILOR 1.1. Avnd n vedere obiectivele entitilor raportoare, n conformitate cu dispoziiile art. 14 din lege, acestea au obligaia de a desemna n cadrul societii una sau mai multe persoane cu responsabiliti n aplicarea acestei legi, ale cror nume vor fi comunicate Oficiului, cu precizarea naturii i a limitelor responsabilitilor ncredinate. 1.2. Desemnarea de ctre entitile raportoare a unei persoane cu responsabiliti n aplicarea legii se realizeaz printr-o decizie interna care trebuie s conin datele de identificare ale societii comerciale i ale reprezentantului acesteia, obiectul de activitate pe care l desfoar, numele i prenumele persoanei mputernicite n relaia cu Oficiul, precum i datele de identificare i atribuiile acesteia n scopul prevenirii splrii banilor i finanrii terorismului n cadrul societii comerciale. Dup realizarea i ntocmirea acestui act intern, entitatea raportoare va transmite acest document, direct la sediul Oficiului sau prin intermediul serviciilor potale, cu confirmare de primire. 1.3. Comunicarea de ctre societatea comercial a acestui document la sediul O.N.P.C.S.B. se realizeaz o singur dat i se poate rennoii numai n cazul n care persoana desemnat este nlocuit de un alt angajat sau se efectueaz anumite modificri la nivelul entitii care presupun noi scheme organizatorice i/sau delegri de responsabiliti, precum i n situaia modificrii prevederilor legale n acest sens. 1.4. Persoana desemnat trebuie s aib acces direct i permanent la conducerea operativ a entitii n cauz (sistem managerial) i la toate evidenele ntocmite n baza activitii economico-financiare a entitii. De asemenea, persoana desemnat are obligaii directe n a aplica dispoziiile legislaiei n materia prevenirii splrii banilor n cadrul societii comerciale, pentru a diminua riscul de splare a banilor prin stabilirea unor politici i proceduri adecvate n materie de: cunoatere a clientelei, de pstrare a evidenelor secundare sau operative, de control intern, de evaluare i gestionare a riscurilor, de asigurare a unui management de conformitate i de comunicare, pentru a preveni i a mpiedica operaiunile suspecte de splarea banilor sau de finanare a terorismului, asigurnd instruirea corespunztoare a angajailor. 1.5. Procedurile interne pentru aplicarea legislaiei n materia prevenirii splrii banilor i a finanrii actelor de terorism, vor cuprinde, cel puin: Cap. I - Dispoziii generale (definiii si noiuni prevzute de actele normative pentru prevenirea i combaterea splrii banilor i a finanrii terorismului), Cap. II - Politica de acceptare a clienilor (definirea clientului, categoriile de clieni i riscurile asociate, proceduri graduale de acceptare), Cap. III Identificarea i monitorizarea permanent a clienilor (msurile standard de cunoatere a clientelei, msurile suplimentare de cunoatere a clientelei, msurile simplificate de cunoatere a clientelei), Cap. IV Monitorizarea permanent a operaiunilor derulate de clienii i raportarea acestora ctre Oficiu (identificarea i raportarea tranzaciilor suspecte de splare a banilor i de finanare a actelor de terorism, raportarea transferurilor externe i a operaiunilor cu numerar, n lei sau n valut, a cror limit minim reprezint echivalentul n lei a valorii de 15. 000 euro) Cap. V Modaliti de ntocmire i pstrarea evidenelor secundare sau operative a tuturor documentelor (modul de pstrare a documentelor dup ncheierea relaiei cu clienii, accesulELABORAT DATA 04.05.2011 Remus Roxana Cod: . Doru Marculescu APROBAT DATA 20.05.2011 PAG DIN 5




personalului la aceste documente, ntocmirea i transmiterea rspunsurilor ctre autoritile competente ca urmare a cererilor de informaii), Cap. VI Msuri de verificare a modului de implementare a procedurilor interne i de evaluare a eficienei acesteia (modul de exercitare a controlului intern, standardele de pregtire a personalului n domeniul cunoaterii clientelei i a legislaiei pentru prevenirea i combaterea splrii banilor i a finanrii actelor de terorism). 1.6. Procedurile interne pentru aplicarea legislaiei n materia prevenirii splrii banilor i finanrii terorismului sunt aprobate de ctre conducerea societii i sunt aduse la cunotina tuturor salariailor care intr n relaii de afaceri cu clienii. 1.7. O alt obligaie specific persoanei desemnate, este instruirea corespunztoare a angajailor n acest domeniul prevenirii i combaterii splrii banilor i finanrii actelor de terorism, ntocmind n acest sens procese-verbale de instruire. n aceast ordine de idei, programele de instruire a angajailor trebuie s conin: toate aspectele legate de prevenirea i combaterea splrii banilor i finanrii terorismului; numele i prenumele personalului care particip la aceste programe, precum i funcia deinut de ctre acetia; orarul i coninutul instruirii care trebuie adaptat la necesitile fiecrei entiti. 1.8. Obiectul activitilor de instruire trebuie sa includ cel puin: instruirea personalului nou cu privire la importana programului intern de prevenire i combatere a splrii banilor i a finanrii terorismului i cerinele aferente; instruirea personalului de prim-linie cu privire la verificarea identitii clienilor noi, monitorizarea acestora, precum i a operaiunilor financiare derulate de ctre clienii noi i cei existeni; reactualizarea continu a datelor cu privire la clienii existeni; detectarea operaiunilor care aparent nu au un scop economic sau legal i a acelora care, prin natur i/sau caracter, sunt neobinuite n raport cu activitile clientului; instruiri regulate de actualizare a responsabilitilor personalului, inclusiv informarea personalului privind noile tendine n domeniu. 1.9. Fiind parcurse toate obligaiile legale prezentate mai sus, persoanele desemnate care au responsabiliti n aplicarea legislaiei de prevenire i combatere a splrii banilor i a finanrii actelor de terorism, rspund i i ndeplinesc obligaiile stabilite prin prevederile legii speciale. nclcarea dispoziiilor menionate anterior, prevzute la art. 14 din Legea nr. 656/2002, cu modificrile i completrile ulterioare, atrage rspunderea contravenional, fiind astfel sancionate de art. 22 alin (2) cu amend de la 15.000 lei la 50.000 lei. 2. OBLIGAIILE DE RAPORTARE 2.1. n vederea prevenirii splrii banilor i finanrii actelor de terorism, entitile raportoare prevzute la art. 8 din lege ori persoanele desemnate potrivit dispoziiilor art. 14, au obligaia direct, n conformitate cu dispoziiile art. 3 alin. (1), (6) i (7), s raporteze Oficiului tranzaciile suspecte de splarea banilor i de finanare a actelor de terorism, operaiunile cu sume n numerar peste limita prevzut i transferurile externe. 2.2. Dup primirea rapoartelor privind tranzaciile suspecte, n cazul n care se constat existena unor indicii temeinice de svrire a altor infraciuni dect cele de splare a banilor sau de finanare a actelor de terorism, Oficiul va sesiza de ndat organul competent. Astfel, n conformitate cu dispoziiile art. 3 alin. (1), (6) i (7) din lege, entitile raportoare au urmtoarele obligaii: ,,(1) De ndat ce salariatul unei persoane juridice sau una dintre persoanele fizice prevzute la art. 8 are suspiciuni c o operaiune ce urmeaz s fieELABORAT DATA 04.05.2011 Remus Roxana Cod: . Doru Marculescu APROBAT DATA 20.05.2011 PAG DIN 6




efectuat are ca scop splarea banilor sau finanarea actelor de terorism, va informa persoana desemnat conform art. 14 alin. (1), care va sesiza imediat Oficiul Naional de Prevenire i Combatere a Splrii Banilor, denumit n continuare Oficiul. Persoana desemnat va analiza informaiile primite i va sesiza Oficiul cu privire la suspiciunile motivate rezonabil. Acesta va confirma primirea sesizrii. (6) Persoanele prevzute la art. 8 ori persoanele desemnate potrivit dispoziiilor art. 14 alin. (1) vor raporta Oficiului, n cel mult 10 zile lucrtoare, efectuarea operaiunilor cu sume n numerar, n lei sau n valut, a cror limit minim reprezint echivalentul n lei a 15.000 euro, indiferent dac tranzacia se realizeaz prin una sau mai multe operaiuni ce par a avea o legtur ntre ele. (7) Prevederile alin. (6) se aplic i transferurilor externe n i din conturi pentru sume a cror limit minim reprezint echivalentul n lei a 15.000 euro. n ceea ce privete ndeplinirea obligaiei de raportare a operaiunile cu numerar, n lei sau n valut, a cror limit minim reprezint echivalentul n lei a 15.000 euro, entitile care intr sub incidena legii, transmit (raporteaz) Oficiului Naional de Prevenire i Combatere a Splrii Banilor operaiunile care sunt efectuate prin intermediul casieriei proprii. 2.3. Operaiunile cu sume n numerar sunt evideniate n contabilitate prin dispoziii de plat/ncasare i chitane, fiind realizate n diverse scopuri, cum ar fi creditarea societii, plata dividendelor sau orice plat sau ncasare de ctre persoane fizice/persoane juridice care au sediile n strintate, indiferent de justificarea economic. 2.4. Transferurile externe sunt realizate prin intermediul instituiilor de credit, care sunt singurele entiti raportoare cu privire la aceste operaiuni, transmind Oficiului suma transferat beneficiarului, datele de identificare ale rezidenilor i nerezidenilor. 2.5. Rapoartele se transmit ctre Oficiul Naional de Prevenire i Combatere a Splrii Banilor n cel mult 10 zile lucrtoare de la efectuarea tranzaciei care face obiectul raportrii (zilnic/cumulat, pentru cel mult 10 zile lucrtoare). n acest context, entitatea raportoare va ntocmi cte un raport din fiecare tip, care cuprinde toate operaiunile derulate n perioada aferent raportrii. 2.6. Referitor la ndeplinirea obligaiei prevzut la art. 3 alin. (1) din Lege, persoana desemnat de ctre societatea comercial, conform art. 14 alin. (1) din acelai act normativ, sesizeaz imediat Oficiul Naional de Prevenire i Combatere a Splrii Banilor, cu privire la suspiciunile operaiunii care urmeaz s fie efectuat cu scopul splrii banilor sau finanarea actelor de terorism. 2.7. Conform Legii nr. 656/2002, prin tranzacie suspect se nelege operaiunea care aparent nu are un scop economic sau legal ori care, prin natura ei i/sau caracterul neobinuit n raport cu activitile clientului uneia dintre persoanele prevzute la art. 8, trezete suspiciunea de splare a banilor sau de finanare a actelor de terorism. 2.8. Raportul de tranzacii suspecte transmis la Oficiu trebuie s cuprind informaii generale despre relaia cu societatea comercial, prin identificarea entitii raportoare, date de identificare ale clientului, informaii despre conturile i subconturile clientului, informaii despre legturile clientului cu alte persoane fizice sau juridice, persoana care conduce tranzacia, date despre tranzacie i conturile implicate i descrierea elementelor neobinuite/suspecte. 2.9. O caracteristic important a raportului de tranzacii suspecte care este transmis de ctre entiti Oficiului este aceea c acest document trebuie s conin i informaii despre efectuarea operaiunii suspecte. 2.10. n cazul n care aceast operaiune a clientului nu a fost efectuat, entitatea are obligaia de a anuna imediat Oficiul, n vederea lurii sau nelurii deciziei de suspendare a efecturii operaiunii pe o perioad de 48 de ore. 2.11. O alt obligaie important a sesizrii Oficiului cu privire la suspiciuni de splarea banilor sau de finanare a terorismului este prevzut la art. 4 din Lege, respectivELABORAT DATA 04.05.2011 Remus Roxana Cod: . Doru Marculescu APROBAT DATA 20.05.2011 PAG DIN 7




posibilitatea entitilor raportoare, care au cunotin c o operaiune ce urmeaz s fie efectuat are ca scop splarea banilor, s efectueze operaiunea fr informarea prealabil a Oficiului, numai n situaia n care tranzacia se impunea a fi efectuat imediat sau dac neefectuarea ei ar fi zdrnicit eforturile de urmrire a beneficiarilor tranzaciei suspecte. 2.12. Beneficiarul tranzaciei suspecte poate fi o persoan fizic, juridic sau o entitate fr personalitate juridic n numele sau n interesul creia se realizeaz una ori mai multe operaiuni efectuate prin intermediul sistemului financiar. 2.13. n conformitate cu dispoziiile art. 4 din lege, entitile raportoare sunt obligate s informeze Oficiul de ndat, dar nu mai trziu de 24 de ore, despre tranzacia suspect efectuat, preciznd i motivul pentru care nu s-a fcut raportarea. 2.14. Totodat, prin prevederile art. 4 alin. (2) din actul normativ menionat anterior, se evideniaz posibilitatea, prin intermediul politicilor interne de identificare a clienilor, ca entitile raportoare s constate dac una sau mai multe dintre operaiunile efectuate n contul acestora prezint indicii de anomalie pentru activitatea specific acestui client ori pentru tipul operaiunii n cauz. 2.15. Rapoartele pot fi ntocmite n format tiprit, pe suport hrtie, sau n format electronic, pe suport magnetic ori optic. 2.16. Transmiterea rapoartelor ctre Oficiu se realizeaz fie prin depunerea la registratura instituiei a documentelor ori prin intermediul serviciilor potale sau de curierat, cu confirmare de primire (pstrarea documentelor de confirmare este foarte important, fiind dovada imediat a ndeplinirii obligaiei). 2.17. Responsabilitatea asigurrii confidenialitii datelor cuprinse n rapoarte pe toat durata transmiterii revine exclusiv entitii raportoare. 2.18. Entitile raportoare care constat existena unor erori ntr-un raport ulterior transmiterii acestuia ntocmesc, de ndat, un raport rectificativ care nlocuiete raportul iniial. Indiferent dac raportul rectificativ este ntocmit n format tiprit sau electronic, acesta conine att nregistrrile care erau corecte n versiunea iniial, ct i nregistrrile corectate de ctre entitatea raportoare. Rapoartele n format tiprit conin la rubrica Observaii" meniuni privind operaiunile corectate, iar rapoartele n format electronic trebuie s aib data raportrii actualizat numai pentru nregistrrile corectate. 3.OBLIGAIA DE IDENTIFICARE A CLIENILOR 3.1. Persoanele prevzute la art. 8 din Lege sunt obligate ca n desfurarea activitii n cadrul entitii raportoare s adopte msuri adecvate de prevenire a splrii banilor i a finanrii actelor de terorism i, n acest scop, pe baz de risc, s aplice msuri-standard, simplificate i/sau suplimentare de cunoatere a clientelei, care s permit identificarea, dup caz, i a beneficiarului real n numele sau n interesul creia au fost realizate una ori mai multe operaiuni. 3.2. Pentru ndeplinirea obligaiilor referitoare la identificarea clienilor, entitile raportoare aplic msuri standard sau suplimentare de cunoatere, ce reprezint un instrument tehnic prin care entitile raportoare pot clasifica clienii n funcie de expunerea fa de riscul de splare a banilor i/sau de finanare a terorismului. 3.3. Expunerea fa de riscul privind splarea banilor i finanarea actelor de terorism este determinat prin riscul produs de anumii factori interni, cum ar fi, a) derularea neadecvat a unor activiti interne, b) existena unui personal sau a unor sisteme necorespunztoare, ori de factori externi, cum ar fi c) condiiile economice ale entitilor reglementate, urmare neaplicrii sau aplicrii defectuoase a dispoziiilor legale ori contractuale, precum i a lipsei de ncredere a publicului n integritatea entitii n cauz.ELABORAT DATA 04.05.2011 Remus Roxana Cod: . Doru Marculescu APROBAT DATA 20.05.2011 PAG DIN 8




3.4. Evaluarea gradului de expunere aferent riscului privind splarea banilor i finanarea actelor de terorism, reprezint abordarea sistematic a principalelor categorii de risc n acest domeniu, respectiv: -riscul geografic preponderena unui anumit tip de activitate expus riscului la splarea banilor i/sau finanarea actelor de terorism ntr-o zon geografic/regiune; -riscul de ar reprezint expunerea singular a unei ri care are un sistem legislativ lacunar sau politici interne neadecvate de prevenire i combatere a splrii banilor i a finanrii actelor de terorism, a unei ri cunoscute ca avnd o rat a criminalitii organizate i a corupiei ridicate sau a unei ri asupra creia au fost impuse sanciuni internaionale; -riscul de entitate raportoare existena unor sisteme necorespunztoare n cadrul entitii pentru prevenirea i combaterea splrii banilor i a finanrii actelor de terorism, lipsa unor programe adecvate de instruire a angajailor n scopul recunoaterii operaiunilor care pot fi legate de splarea banilor sau finanarea terorismului; -riscul de client persoane reprezentate prin mputernicii, persoane expuse politic, persoane ce efectueaz tranzacii aparent lipsite de sens din punct de vedere comercial; -riscul de produs sensibilitatea unui produs economico-financiar fa de splarea de bani sau de finanarea terorismului, specific activitii entitii -riscul de tranzacii sensibilitatea unor operaiuni determinate de factori interni sau externi, respectiv, operaiuni pentru care se folosete cu preponderen numerarul, operaiuni repetate cu sume sub limita n lei sau n valut a echivalentului a 15.000 euro sau alte operaiuni care prezint anomalii. 3.5. Prezentarea acestor riscuri nu este limitativ, acestea fiind, la rndul lor, difereniate i cu o modalitate de abordare prudenial n funcie de specificul sectorului n care entitatea raportoare i desfoar activitatea. 3.6. Avnd n vedere prevederile legale din acest domeniu, datele de identificare a clienilor trebuie s cuprind: a) n cazul persoanelor fizice - datele de stare civil menionate n documentele de identitate prevzute de lege; b) n cazul persoanelor juridice - datele menionate n documentele de nmatriculare prevzute de lege, precum i dovada c persoana fizic care conduce tranzacia reprezint legal persoana juridic. 3.7. n conformitate cu dispoziiile art. 9 alin. (1) din lege, entitile raportoare au obligaia de a aplica msurile-standard de cunoatere a clientelei n urmtoarele situaii: a) la iniierea unei relaii de afaceri; b) la efectuarea tranzaciilor ocazionale n valoare de cel puin 15.000 euro ori echivalent, indiferent dac tranzacia se realizeaz printr-o singur operaiune sau mai multe operaiuni ce par a avea o legtur ntre ele; c) cnd exist suspiciuni c operaiunea n cauz are drept scop splarea banilor sau finanarea actelor de terorism, indiferent de incidena prevederilor derogatorii de la obligaia de a aplica msurile-standard de cunoatere a clientelei stabilite n prezenta lege i de valoarea operaiunii; d) dac exist ndoieli privind veridicitatea sau pertinena informaiilor de identificare deja deinute despre client; 3.8. De asemenea, n conformitate cu prevederile art. 91 din lege, entitile raportoare au obligaia de a aplica msurile-standard de cunoatere a clientelei tuturor clienilor noi, precum i, ct mai curnd posibil, n funcie de risc, n cazul clienilor existeni. 3.9. Totodat, n conformitate cu dispoziiile art. 121 alin (1), entitile raportoare au obligaia legal de a stabili, n plus fa de msurile-standard de cunoatere a clientelei, msuri suplimentare de cunoatere a clientelei n urmtoarele situaii care, prin natura lor, pot prezenta un risc sporit de splare a banilor sau de finanare a actelor de terorism: a) n cazul persoanelor care nu sunt prezente fizic la efectuarea operaiunilor;ELABORAT DATA 04.05.2011 Remus Roxana Cod: . Doru Marculescu APROBAT DATA 20.05.2011 PAG DIN 9




b) n cazul relaiilor de corespondent cu instituii de credit din state care nu sunt membre ale Uniunii Europene sau nu aparin Spaiului Economic European; c) n cazul tranzaciilor sau relaiilor de afaceri cu persoanele expuse politic, care sunt rezidente ntr-un alt stat membru al Uniunii Europene sau al Spaiului Economic European ori ntr-un stat ter. 3.10. Entitile raportoare prevzute la art. 8 din lege, aplic msurile suplimentare de cunoatere a clientelei i n alte cazuri dect cele prevzute mai sus, care prin natura lor, prezint un risc sporit de splare a banilor sau de finanare a actelor de terorism. 4. BENEFICIARUL REAL 4.1. Conceptul de beneficiar real a fost introdus n cadrul normativ naional de prevenire i combatere a splrii banilor i a finanrii actelor de terorism odat cu transpunerea Directivei 2005/60/CE, prin intrarea n vigoare a O.U.G. nr. 53/2008. n fapt, prin implementarea msurilor de cunoatere a clientelei n legislaiile internaionale, a fost identificat necesitatea suplimentrii acestora, pentru a se putea diminua posibilitatea folosirii de interpui n efectuarea circuitelor financiare, precum i pentru a stabili identitatea efectiv a persoanelor (grupurilor) care tranzacioneaz n mod real. 4.2. Avnd n vedere importana conceptului de beneficiar real n materia prevenirii splrii banilor i a finanrii terorismului, s-a considerat necesar ca, n conformitate cu noile standarde internaionale, s se introduc dispoziii mai precise i mai detaliate referitoare la identificarea clientului i a oricrui beneficiar efectiv i verificarea identitii acestora. n acest sens, atunci cnd nc nu s-a stabilit cine sunt beneficiarii individuali ai unei persoane juridice sau ai unui cadru juridic, precum o fundaie sau un trust, motiv pentru care o persoan fizic este imposibil de identificat ca beneficiar efectiv, a fost de asemenea considerat necesar identificarea categoriei de persoane n calitate de beneficiar al fundaiei sau trustului. 4.3. Conceptul de beneficiar real este descris astfel: orice persoan fizic ce deine sau controleaz n cele din urm clientul i/sau persoana fizic n numele ori n interesul cruia/creia se realizeaz, direct sau indirect, o tranzacie sau o operaiune. n acest sens, noiunea de beneficiar real include: a) n cazul societilor comerciale: 1. persoana sau persoanele fizice care dein ori controleaz n cele din urm o persoan juridic prin deinerea, n mod direct sau indirect, a pachetului integral de aciuni ori a unui numr de aciuni sau de drepturi de vot suficient de mare pentru a-i asigura controlul, inclusiv aciuni la purttor, persoana juridic deinut sau controlat nefiind o societate comercial ale crei aciuni sunt tranzacionate pe o pia reglementat i care este supus unor cerine de publicitate n acord cu cele reglementate de legislaia comunitar ori cu standarde fixate la nivel internaional. Acest criteriu este considerat a fi ndeplinit n cazul deinerii a cel puin 25% din aciuni plus o aciune; 2. persoana sau persoanele fizice care exercit n alt mod controlul asupra organelor de administrare sau de conducere ale unei persoane juridice; b) n cazul persoanelor juridice, altele dect cele prevzute la lit. a), sau al altor entiti ori construcii juridice care administreaz i distribuie fonduri: 1. persoana fizic care este beneficiar a cel puin 25% din bunurile unei persoane juridice sau ale unei entiti ori construcii juridice, n cazul n care viitorii beneficiari au fost deja identificai; 2. grupul de persoane n al cror interes principal se constituie ori funcioneaz o persoan juridic sau o entitate ori construcie juridic, n cazul n care persoanele fizice care beneficiaz de persoana juridic sau de entitatea juridic nu au fost nc identificate;ELABORAT DATA 04.05.2011 Remus Roxana Cod: . Doru Marculescu APROBAT DATA 20.05.2011 PAG DIN 10




3. persoana sau persoanele fizice care exercit controlul asupra a cel puin 25% din bunurile unei persoane juridice sau ale unei entiti ori construcii juridice. 5. PERSOANELE EXPUSE POLITIC 5.1. n definirea acestui concept, legea stabilete la art. 21 alin. 2 care sunt persoanele fizice care exercit funcii publice importante: a) efii de stat, efii de guverne, membrii parlamentelor, comisarii europeni, membrii guvernelor, consilierii prezideniali, consilierii de stat, secretarii de stat; b) membrii curilor constituionale, membrii curilor supreme sau ai altor nalte instane judectoreti ale cror hotrri nu pot fi atacate dect prin intermediul unor ci extraordinare de atac; c) membrii curilor de conturi sau asimilate acestora, membrii consiliilor de administraie ale bncilor centrale; d) ambasadorii, nsrcinaii cu afaceri, ofierii de rang nalt din cadrul forelor armate; e) conductorii instituiilor i autoritilor publice; f) membrii consiliilor de administraie i ai consiliilor de supraveghere i persoanele care dein funcii de conducere ale regiilor autonome, ale societilor comerciale cu capital majoritar de stat i ale companiilor naionale. 5.2. De asemenea, intr sub incidena acestei definiii inclusiv persoanele asimilate, precum membrii direci ai familiilor persoanelor expuse politic: a) soul/soia; b) copiii i soii/soiile acestora; c) prinii. Persoanele cunoscute public ca asociai apropiai ai persoanelor fizice care exercit funcii publice importante sunt persoanele fizice despre care se cunoate faptul c: a) mpreun cu una dintre persoanele expuse politic dein ori au o influen semnificativ asupra unei persoane juridice ori entiti sau construcii juridice ori au o relaie de afaceri strns cu aceste persoane; b) dein sau au o influen semnificativ asupra unei persoane juridice ori entiti sau construcii juridice nfiinate n beneficiul unei persoane expuse politic. 5.3. n ceea ce privete perioada limit de la care o persoan nceteaz a mai fi considerat expus politic, n legislaia naional se prevede c fr a aduce atingere aplicrii, pe baza unei evaluri a riscului, a msurilor suplimentare de cunoatere a clientelei, dup mplinirea unui termen de un an de la data la care persoana a ncetat s mai ocupe o funcie public important (...), instituiile i persoanele prevzute la art. 8 nu mai consider persoana respectiv ca fiind expus politic. 5.4. In cazul tranzaciilor ocazionale sau al relaiilor de afaceri cu persoanele expuse politic, entitile raportoare sunt obligate s aplice urmtoarele msuri specifice: a) s dispun de proceduri pe baz de risc care s le permit identificarea clienilor care se ncadreaz n aceast categorie; b) s obin aprobarea conducerii executive nainte de stabilirea unei relaii de afaceri cu un client din aceast categorie; c) s adopte msuri corespunztoare pentru a stabili sursa veniturilor i sursa fondurilor implicate n relaia de afaceri sau n tranzacia ocazional; d) s realizeze o supraveghere sporit, permanent, a relaiei de afaceri. 6. PSTRAREA COPIILOR DE PE DOCUMENTE 6.1. n cazurile n care aplicarea msurilor de cunoatere a clientelei este obligatorie, entitile raportoare au obligaia de a pstra o copie de pe documentul utilizat ca dovad de identitate sau referin de identitate o perioad de minimum 5 ani, ncepnd cu data cnd se ncheie relaia cu clientul. 6.2. De asemenea, acestea trebuie s pstreze, ntr-o form corespunztoare pentru a putea fi folosite ca mijloace de prob n justiie, evidenele secundare sau operative i nregistrrile tuturor operaiunilor financiare ce decurg din derularea unei relaii de afaceri ori a unei tranzacii ocazionale o perioad de minimum 5 ani de la ncheierea relaiei de afaceri, respectiv de la realizarea tranzaciei ocazionale.ELABORAT DATA 04.05.2011 Remus Roxana Cod: . Doru Marculescu APROBAT DATA 20.05.2011 PAG DIN 11




7. SOLICITRILE DE INFORMAII SI CONTROALELE EFECTUATE DE OFICIU 7.1. Pentru ndeplinirea obiectului de activitate al Oficiului Naional de Prevenire i Combatere a Splrii Banilor, respectiv a analizrii i prelucrrii informaiilor financiare, societatile au obligaia de a rspunde n timp util la solicitrile de informaii transmise de ctre Oficiu cu privire la circuite financiare i persoane fizice/juridice conexe acestora, n termen de 30 de zile de la data primirii cererii. 7.2. Oficiul Naional de Prevenire i Combatere a Splrii Banilor efectueaz controale de specialitate pe linia prevenirii splrii banilor i finanrii actelor de terorism, prin persoanele desemnate care au calitate de ageni constatatori. Acetia efectueaz verificri i controale la sediile entitilor raportoare, avnd posibilitatea procedural de a constata att faptele nclcate, ct i de a aplica sanciunile corespunztoare. 7.3. n cadrul aciunilor de verificare i control agenii constatatori ai Oficiului solicit reprezentanilor entitilor reglementate urmtoarele: -registrul unic de control de la sediul principal/secundar unde se desfoar controlul, -documente prin care s-au desemnat una sau mai multe persoane care au responsabiliti n aplicarea legii, precum i dovada comunicrii acestora ctre Oficiu, mpreun cu natura i cu limitele responsabilitilor menionate, -documentele interne, ale instituiilor de credit i instituiilor financiare, prin care s-a desemnat ofierul de conformitate subordonat conducerii executive, care coordoneaz implementarea politicilor i procedurilor interne pentru aplicarea legislaiei n materia prevenirii splrii banilor, -procedurile i metodele adecvate de control intern, pentru a preveni i a mpiedica splarea banilor i finanarea actelor de terorism i documentele cu privire la instruirea angajailor pentru recunoaterea operaiunilor care pot fi legate de splarea banilor sau de finanarea actelor de terorism i luarea msurilor imediate ce se impun n asemenea situaii; -raportul de audit intern, cu privire la sistemul de implementare a msurilor de prevenire i combatere a splrii banilor, precum i a finanrii actelor de terorism, dup caz; -modalitile efective/politicile/procedurile de identificare a clientelei; -copii de pe documente sau referine privind identitatea clienilor, precum i copii privind evidenele secundare sau operative i nregistrrile tuturor operaiunilor financiare i dovada pstrrii lor, ntr-o form adecvat, pentru o perioad de minim 5 ani, ncepnd cu data la care se ncheie relaia dintre entitatea raportoare i client, respectiv de la efectuarea fiecrei operaiuni; -rspunsurile transmise Oficiului cu datele i informaiile solicitate, n termen de 30 de zile de la data primirii cererii; -actele contabile n care sunt evideniate operaiunile efectuate: -acte de cas chitane, bonuri fiscale, dispoziii de ncasare/plat; -registrele de cas n lei /valut; -facturi fiscale de vnzri/cumprri; -fie de cont analitice/sintetice; -balane de verificare; -rola martor a casei de marcat electronice fiscale; -contracte/antecontracte care prevd plata n numerar; -rapoartele privind operaiunile cu sume n numerar, n lei sau n valut, a cror limit minim reprezint echivalentul n lei a 15.000 euro, indiferent dac tranzacia se realizeaz prin una sau mai multe operaiuni legate ntre ele, potrivit art. 3 alin. (6) din lege, precum i confirmarea transmiterii acestora ctre Oficiu; -rapoartele pentru transferurile externe n i din conturi pentru sume a cror limit minim este echivalentul n lei a 15.000 euro, potrivit art. 3 alin. (7) din lege, precum i confirmarea transmiterii acestora ctre Oficiu;ELABORAT DATA 04.05.2011 Remus Roxana Cod: . Doru Marculescu APROBAT DATA 20.05.2011 PAG DIN 12




-rapoarte de tranzacii suspecte ntocmite, precum i confirmarea transmiterii acestora ctre Oficiu, potrivit art.15 din lege; -sesizrile transmise, precum i confirmarea transmiterii acestora ctre Oficiu, n condiiile art. 3 alin. (1) din lege; -informrile i sesizrile transmise, precum i confirmarea transmiterii acestora ctre Oficiu, conform art. 4 din lege; -orice alte documente relevante desfurrii aciunii de verificare i control. 7.4. Pentru ndeplinirea atribuiilor de serviciu, agenii constatatori ai Oficiului Naional de Prevenire si Combatere a Splrii Banilor, urmare efecturii controlului la sediul unei entiti raportoare reglementate, ncheie o not de constatare care descrie neregulile constatate. 7.5. Nota de constatare astfel ncheiat, nsoete procesul-verbal de constatare i sancionare a contraveniilor, n cazul n care sunt aplicate sanciuni contravenionale entitii raportoare. 7.6. Procesul-verbal de constatare i sancionare a contraveniilor emis de ctre Oficiul Naional de Prevenire si Combatere a Splrii Banilor cuprinde elemente obligatorii prevzute de art. 16 din O.G. nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraveniilor, cu modificrile i completrile ulterioare, respectiv: -data i locul unde este ncheiat, -numele, prenumele, calitatea i instituia din care face parte agentul constatator, -datele personale din actul de identitate, inclusiv codul numeric personal, ocupaia i locul de munc ale contravenientului, -descrierea faptei contravenionale cu indicarea datei, orei i locului n care a fost svrit, precum i artarea tuturor mprejurrilor ce pot servi la aprecierea gravitii faptei i la evaluarea eventualelor pagube pricinuite, -indicarea actului normativ prin care se stabilete i se sancioneaz contravenia si termenul de exercitare a cii de atac i organul la care se depune plngerea. 7.7. Procesul-verbal se semneaz pe fiecare pagin de ctre agentul constatator i de contravenient. n cazul n care contravenientul nu se afl de fa, refuz sau nu poate s semneze, agentul constatator va face meniune despre aceste mprejurri, care trebuie s fie confirmate de cel puin un martor. n acest caz, procesul-verbal va cuprinde i datele personale din actul de identitate al martorului i semntura acestuia. n lipsa unui martor, agentul constatator al Oficiului Naional de Prevenire si Combatere a Splrii Banilor va preciza motivele care au condus la ncheierea procesului-verbal n acest mod. 7.8. Urmare ncheierii procesului-verbal de constatare i sancionare a contraveniilor de ctre agenii constatatori ai Oficiului i n situaia n care contravenientul este prezent, documentul va fi nmnat ultimului sub semntur, fcndu-se meniune n acest sens n procesul-verbal. 7.9. mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei i de aplicare a sanciunii se poate face plngere n termen de 15 zile de la data nmnrii sau comunicrii acestuia. 7.10. Plngerea nsoit de copia de pe procesul-verbal de constatare a contraveniei se depune la judectoria n a crei circumscripie a fost svrit contravenia. Hotrrea judectoreasc prin care s-a soluionat plngerea poate fi atacat cu recurs n termen de 15 zile de la comunicare, la secia contencios administrativ a tribunalului. 7.11. Motivarea recursului nu este obligatorie. Motivele de recurs pot fi susinute i oral n faa instanei. Recursul suspend executarea hotrrii. 7.12. Procesul-verbal neatacat n termenul de 15 zile, precum i hotrrea judectoreasc irevocabil prin care s-a soluionat plngerea constituie titlu executoriu, fr vreo alt formalitate. 7.13. n baza prevederilor art. 17 din Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea si sancionarea splrii banilor, precum i pentru instituirea unor msuri de prevenire i combatere aELABORAT DATA 04.05.2011 Remus Roxana Cod: . Doru Marculescu APROBAT DATA 20.05.2011 PAG DIN 13




finanrii actelor de terorism, cu modificrile i completrile ulterioare i n baza dispoziiilor Hotrrii Guvernului nr. 1599/2008 pentru aprobarea Regulamentului de organizare i funcionare a Oficiului Naional de Prevenire i Combatere a Splrii Banilor s-a nfiinat n cadrul instituiei, Direcia Supraveghere i Control care are urmtoarele atribuii principale: a) elaboreaz, n conformitate cu reglementrile legale n vigoare, norme, metodologii i/sau proceduri de lucru privind supravegherea pe baz de risc i controlul entitilor prevzute la art. 8 din lege, care nu sunt supuse, potrivit legii, supravegherii prudeniale a vreunei autoriti publice; b) ntocmete note privind verificarea expunerii la risc a entitilor prevzute la art. 8 din lege, care nu sunt supuse, potrivit legii, supravegherii prudeniale a vreunei autoriti publice, pe baza crora se pot organiza activiti de control; c) ntocmete programul aciunilor de verificare i control pentru entitile prevzute la art. 8 din lege, care nu sunt supuse, potrivit legii, supravegherii prudeniale a vreunei autoriti publice, i asigur ndeplinirea acestuia; d) poate solicita, n condiiile legii, date i informaii necesare efecturii activitilor de supraveghere pe baz de risc i control de la instituiile competente; e) efectueaz controlul operativ i inopinat la persoanele prevzute la art. 8 din lege, n baza ordinului de serviciu cu caracter permanent emis de preedintele Oficiului, constat contraveniile svrite i aplic sanciunile legale prin proces-verbal de constatare i sancionare a contraveniilor, n conformitate cu prevederile legale n materie, atribuie realizat de ctre persoanele desemnate din cadrul Oficiului, denumite n mod generic ageni constatatori; f) formuleaz propuneri, pe baza analizei de risc, privind ntocmirea programelor de instruire a persoanelor prevzute la art. 8 din lege i poate participa la efectuarea acestora; g) elaboreaz i implementeaz procedurile de lucru ale direciei i poate participa la elaborarea unor metodologii, studii sau analize care au legtur cu activitatea specific a Oficiului, ntocmite de alte direcii de specialitate din cadrul Oficiului.

ELABORAT

DATA 04.05.2011

APROBAT

DATA 20.05.2011

PAG

DIN

14

Remus Roxana Cod: .

Doru Marculescu

Date post:	10-Jul-2015
Category:	Documents
Upload:	doru-marculescu
View:	341 times
Download:	2 times

Instructiunea Prevenirea Spalarii Banilor

Documents