Inspecţia Muncii · Web viewProces verbal de predare - primire a documentelor - Toate categoriile...

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I

Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei

Sociale

PROCEDURĂ DE SISTEMprivind activitatea de arhivare a documentelor în cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei

Sociale

Ediţia. INr. de ex.: 1

Revizia 0Nr. de ex.:1

Cod: P.S. - 05 Pagină 1 din 71

Exemplar nr. 1

Cuprins

Pagina de titluCuprinsul………………………………………………………………………………. 1Formularul evidenţă modificări………………………………………………………. 3Conţinutul propru-zis al procedurii…………………………………………………… 4Scopul procedurii ……………………………………………………………………… 4Domeniul de aplicare a procedurii ……………………………….. …………………. 5Documente de referinţă aplicabile activităţii procedurate…………………………….. 10Legislaţie primară……………………………………………………………………… 10Legislaţie secundară…………………………………………………………………… 11Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice…………………… 11Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedură ……………………………. 12Definiţiile termenilor…………………………………………………………………… 12Abrevierile termenilor………………………………………………………………….. 13Descrierea procedurii………………………………………………………………….. 14Generalităţi…………………………………………………………………………...... 14Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente………………………………….. 17Înregistrarea evidenţa documentelor ………………………………………………….. 17Nomenclatorul arhivistic………………………………………………………………. 17Prevederi legale privind nomenclatorul arhivistic…………………………………….. 17Întocmirea nomenclatorului arhivistic………………………………………………… 17Modificarea nomenclatorului arhivistic ………………………………………………. 18Indicativul dosarului din nomenclatorul arhivistic……………………………………. 19Gruparea documentelor în dosare pe probleme şi termene de păstrare………………… 20Prevederi legale privind gruparea documentelor………………………………………. 20Formarea dosarelor, etapele premergătoare formării dosarelor ……………………….. 20Constituirea dosarelor …………………………………………………………………. 22Inventarierea arhivei curente la compartimente……………………………………….. 22Prevederi legale privind inventarierea arhivei curente la compartimente……………. 22Etapele procesului de inventariere…………………………………………………….. 23Părţile componente ale inventarului, completarea datelor cerute de formular………… 24Situaţiile în care se face inventarierea dosarelor/ documentelor în cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale………………………………………………….. 25Procesul verbal de predare - primire a dosarelor/ documentelor……………………… 27Specificaţii privind documentele financiar contabile, documentele tehnice şi documentele aferente programelor/proiectelor………………………………………… 29Specificaţii privind documentele financiar contabile…………………………………. 29Specificaţii privind documentele tehnice şi de înregistrare tehnică…………………... 29Specificaţii privind documentele aferente programelor / proiectelor…………………. 30Informaţiile clasificate…………………………………………………………………. 30Activitatea de arhivare la compartimentele speciale…………………………………… 30Definirea termenilor principali………………………………………………………… 30Categorii de informaţii secrete de stat. Protecţia lor………………………………….. 31Accesul la informaţiile clasificate……………………………………………………… 32

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

Predarea documentelor create la compartimente, la arhiva ministerului………………. 32Registru de evidenţă curentă a documentelor………………………………………….. 33Scoaterea temporară a documentelor din arhiva ministerului…………………………. 34Scoaterea definitivă a documentelor din arhiva ministerului…………………………. 36Comisia de selecţionare a documentelor………………………………………………. 37Arhivarea electronică…………………………………………………………………… 38Externalizarea serviciului de arhivare şi depozitare…………………………………… 38Documente utilizate …………………………………………………………………… 40Listă formulare, anexe utilizate în aplicarea procedurii ………………………………. 40Circuitul documentelor ………………………………………………………………… 40Resurse necesare……………………………………………………………………….. 40Modul de lucru ………………………………………………………………………… 41Responsabilităţi ……………………………………………………………………….. 45Anexe………………………………………………………………………………….. 50Centralizator documente cuprinse în anexe……………………………………………. 50Anexa nr.1 - Nomenclator arhivistic…………………………………………………… 52Anexa nr.2 -Inventarul documentelor………………………………………………… 53Anexa nr.3 - Proces verbal de predare - primire al documentelor……………………… 54Anexa nr.4 - Registru de evidenta a intrărilor - ieşirilor unităţilor arhivistice…………. 55Anexa nr.5 - Proces verbal al Comisiei de selecţie……………………………………. 56Anexa nr.6 - Proces-verbal de predare – preluare……………………………………… 57Anexa nr.7 - Registru de deposit………………………………………………………. 58Anexa nr.8 - Fişă de control…………………………………………………………… 59Anexa nr.9 - Cerere pentru acces arhiva………………………………………………. 60Anexa nr.10 - Cerere solicitare cutii/ documente deposit……………………………… 61Anexa nr.11 - Model completare tipizat cod de bare…………………………………... 62Anexa nr.12 - Model completare foaie de trimitere…………………………………… 63Anexa nr.13 -a) Model inscripţionare Dosare conform nomenclatorului arhivistic/ Opis documente (prima pagină a dosarului), pentru documentele din arhivele proprii …………………b) Copertă dosar cartonat, pentru documentele ce urmează să fie predate la arhiva ministerului sau la firma depozitară ………………………………………………..

64

65Anexa nr.14 - Circuitul documentelor pentru formarea dosarelor, arhivarea în arhivele proprii ale structurilor organizatorice şi predarea la din arhivele proprii la arhiva MMFPS, stocarea şi eliberarea documentelor din arhivă…………………………………………………………………………………. 66Anexa nr.15 - Circuitul documentelor în formarea dosarelor, arhivarea în arhivele proprii ale structurilor organizatorice şi predarea acestora la firma depozitară, solicitare eliberare documente la firma depozitară, solicitare cutii, etichete, etc. pentru stocare…………………………………………………………………………. 67Formular analiză procedură…………………………………………………………… 68Lista de difuzare a procedurii…………………………………………………………. 69

Formular evidenţă modificări

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

Nr. crt. Ed. Data

ediţiei Rev. Data reviziei Pag. Descriere

modificare

Semnăturaconducătorului

compartimentului

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

1.0. Scop

1.1. Stabileşte reguli unitare şi obligatorii pentru toţi creatorii şi deţinătorii de documente, reguli cu privire la organizare şi funcţionare activităţii de arhivare de formare a arhivelor proprii ale structurilor organizatorice din cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale.

a. Stabileşte reguli unitare pentru activităţile specifice arhivării, responsabilităţile şefilor structurilor organizatorice creatori şi deţinători de arhive proprii, responsabilităţile tuturor categoriilor de personal din cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, care în exercitarea funcţiilor şi atribuţiilor gestionează documente şi pe care au obligaţia să le arhiveze.

b. Stabileşte reguli unitare de folosire şi completare a documentelor utilizate în activitatea de arhivare de către toate structurile organizatorice din cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, cât şi circuitul acestora în procesul de arhivare.

c. Stabileşte reguli unitare pentru predarea documentelor din arhivele proprii ale structurilor organizatorice la arhiva Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale.

1.2. Stabileşte responsabilităţii pentru toate categoriile de personal din cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, pentru formarea dosarelor, indosarierea documentelor, inventarierea documentelor, păstrarea acestora în arhivele proprii, cât şi pentru predarea acestora din arhivele proprii ale structurilor organizatorice la arhiva Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale.

a. Stabileşte responsabilităţi pentru păstrarea documentelor din arhivele proprii ale structurilor organizatorice şi din arhiva Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale în condiţii de securitate.

b. Responsabilizarea tuturor categoriilor de personal în gestionarea documentelor, asigură continuitatea în activitatea de arhivare la nivelul tuturor structurilor organizatorice din minister, în situaţia în care ar exista o fluctuaţie a personalului, cât şi identificarea rapidă a documentelor din arhivele proprii ale tuturor structurilor organizatorice şi din arhiva Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale.

c. Sprijină şeful structurii organizatorice în identificarea cu rapiditate a lucrărilor existente în arhiva proprie a structurii pe care o conduce, în luarea rapidă a unor decizii, cu privire la activitatea curentă a structurii pe care o conduce cât şi în păstrarea documentelor rezultate, în urma activităţilor desfăşurate, în condiţii de securitate.

1.3. Scopuri specifice procedurii a. Procedura de faţă reglementează organizarea şi desfăşurarea întregii activităţi

arhivistice, în mod unitar, de către toate categoriile de personal creatori şi deţinători de documente, protecţia documentelor de către cei care le gestionează, ansamblul documentelor existente, formând fondul arhivistic al aparatului propriu al Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale.

b. Procedura de faţă descrie modul unitar, de constituire a dosarelor de către toţi creatorii şi detinătorii de documente, conform Indicativul dosarului din Nomenclatorul arhivistic al Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale.

c. Procedura de faţă descrie modul în care fiecare structură organizatorică va realiza, predarea arhivei proprii la arhiva Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

Sociale, în vederea menţinerii integrităţii documentelor şi a asigurării unui acces rapid şi sigur la acestea.

d. Procedura urmăreşte astfel uniformizarea practicilor de constituire a dosarelor de către toţi creatorii de arhivă din cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale şi asigurarea unui sistem de formare a arhivelor proprii şi predare la arhiva ministerului, unitar, coerent, funcţional şi eficient.

e. Procedura de faţă descrie sancţiunile aplicabile persoanelor, care în exercitarea funcţiilor, artibuţiilor şi responsabilităţilor le sunt repartizate documente, iar acestea nu respectă prevederile legale cu privire la înregistrarea, arhivarea, gestionarea şi securizarea datelor, cât şi cu privire la apărarea secretului de serviciu şi de stat, paza şi conservarea documentelor la nivelul tuturor creatorilor şi deţinătorilor de documente.

2.0. Domeniul de aplicare

2.1. Procedura se aplică tuturor categoriilor de personal din Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale.

a. Personalul ministerului, în urma desfăşurării activităţilor, îndeplinirii funcţiilor, atribuţiilor, responsabilităţilor cât şi a sarcinilor cuprinse în Hotărârea Guvernului nr.11/2009 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, cu modificările şi completările ulterioare, în actele normative specifice domeniului de activitate cât şi în Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, sunt creatori şi deţinători de documente, respectiv sunt creatori şi deţinători de arhive proprii.

b. Toate categoriile de personal din Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, respectiv - funcţiile de demnitate publică, înalţii funcţionari publici, funcţionarii publici de conducere, funcţionarii publici de execuţie, personal contractual de conducere personal contractual de execuţie şi persoanele fizice autorizate - întreg personalul ministerului, numit în funcţie în baza deciziei primului-ministru, în baza ordinului ministrului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale sau în baza unui contract de prestări servicii, au obligaţia să păstreze secretul de stat, secretul de serviciu, precum şi confidenţialitatea în legătură cu faptele, informaţiile sau documentele pe care le deţin sau au luat la cunoştinţă în exercitarea funcţiei şi atribuţiilor, în condiţiile legii, cu excepţia informaţiilor de interes public.

c. Toate categoriile de personal din cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale care în exercitarea funcţiilor, atribuţiilor şi responsabilităţilor sunt creatori şi deţinători de documente, respectiv creatori de arhive proprii pentru lucrările/ documentele care le-au fost repartizate/ au fost primite spre rezolvare/ păstrare sau au fost create, au obligaţia să înregistreze, îndosarieze, inventarieze şi să arhiveze documentele deţinute, în condiţiile legii şi a prezentei proceduri.

2.2. Procedura se aplică tuturor creatorilor şi deţinătorilor de documente din Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

a) Funcţiile de demnitate publică numite, respectiv secretarii de stat - răspund de înregistrarea, îndosarierea, inventarierea anuală şi arhivarea documentelor repartizate/ primite şi create în exercitarea funcţiei de demnitate publică pe perioada mandatului, pentru toate domeniile de activitate stabilite prin acte normative şi prin ordinul de delegarea unor atribuţii şi competenţe emis de ministrul Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale, cât şi de predarea acestora la arhiva Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale.

Secretarii de stat - au obligaţia organizeze şi să coordoneze activitatea de inventariere anuală a documentelor din arhivele proprii ale structurilor organizatorice pentru care au delegare de competenţă, rezultate ca efect al desfăşurării tuturor activităţilor stabilite prin acte normative şi prin ordinul de delegarea unor atribuţii şi competenţe emis de ministrul Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale.

La expirarea mandatului din funcţia de secretar de stat, în cazul încetării mandatului ca efect al demisiei sau demiterii din funcţia de demnitate publică numită sau în cazul suspendării, secretarii de stat au obligaţia să inventarieze şi să predea toate documentele deţinute care nu au fost repartizate structurilor organizatorice din subordine, conform legislaţiei în vigoare şi a dispoziţiilor prezentei proceduri.

b) Înalţii funcţionari publici, respectiv secretarul general şi secretarii generali adjuncţi - răspund de înregistrarea, îndosarierea, inventarierea anuală şi arhivarea documentelor repartizate/ primite şi create în perioada exercitării funcţiei publice pentru domeniile de activitate stabilite prin acte normative şi prin ordinul de delegarea unor atribuţii şi competenţe emis de ministrul Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale, cât şi de predarea acestora la arhiva Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale.

Secretarul general şi secretarii generali adjuncţi - au obligaţia să organizeze şi să coordoneze activitatea de inventariere anuală a documentelor din arhivele proprii ale structurilor organizatorice pentru care au delegare de competenţă, rezultate ca efect al desfăşurării tuturor activităţilor stabilite prin acte normative şi prin ordinul de delegarea unor atribuţii şi competenţe emis de ministrul muncii, familiei şi protecţiei sociale.

La modificarea, suspendarea şi încetarea raportului de serviciu a secretarul general şi a secretarilor generali adjuncţi, au obligaţia să inventarieze şi să predea toate documentele deţinute care nu au fost repartizate structurilor organizatorice din subordine, conform legislaţiei în vigoare şi a dispoziţiilor prezentei proceduri.

c) Şefii structurilor organizatorice din cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale sunt creatorii şi deţinători de documente pentru structura pe care o conduc.

Şefii structurilor organizatorice au obligaţia de a întocmi, modifica şi completa lista documentelor repartizate, create şi păstrate, ca urmare a desfăşurării tuturor activităţilor în din structura pe care o conduc şi de a solicita Direcţiei Economice – Serviciului Achiziţii Publice, Patrimoniu şi Administrativ introducerea acestora în Nomenclatorul arhivistic, ori de câte ori intervin modificări în lista documentelor.

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

Şefii structurilor organizatorice au obligaţia de a întocmi, modifica şi completa fişele de post ale personalului din subordinea sa, cu sarcini şi responsabilităţi privind îndosarierea, păstrarea şi arhivarea documentelor pe care aceştia le gestionează, conform prezentei proceduri.

Şefii structurilor organizatorice din cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, care au externalizat unei societăţi partener, în baza unui contract servicii, o operaţie, sarcină sau funcţie care se integra în activitatea globală a structurii pe care o conduc, au obligaţia de a recupera de la societatea partener la sfârşitul fiecărui an, toate documentele cuprinse în Nomenclatorul arhivistic, de a îndosaria, inventaria şi arhiva conform prezentei proceduri, toate documentele emise de societatea partener în baza contractului de servicii.

Caietul de sarcini şi contractul de servicii vor cuprinde în mod obligatoriu lista tuturor documentelor din Nomenclatorului arhivistic al structurii organizatorice, pe care societatea partener are obligaţia să le întocmească ca urmare a desfăşurării operaţilor, sarcinilor sau funcţiilor externalizate, condiţii şi clauze obligatorii referitoare la returnarea documentelor de către societatea partener la structura organizatorică din cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, care a solicitat externalizarea.

Şefii structurilor organizatorice, au obligaţia de a înregistra şi de a ţine evidenţa documentelor intrate şi ieşite, precum şi a celor create pentru uz intern, conform indicativului dosarelor din Nomenclatorul arhivistic, pe ani şi pe termene de păstrare. Toate documentele, rezultate ca urmare a desfăşurării tuturor activităţilor din structura pe care o conduc sunt inventariate anual (inclusiv documentele rezultate de la operaţiile, sarcinile sau funcţiilor externalizate) şi păstrate în arhivele proprii ale structurilor organizatorice/ compartimente de muncă. Predarea lor la arhiva Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale se face în al doilea an de la creare, în primul trimestru al anului, până la sfârşitul lunii martie.

Şefii structurilor organizatorice din cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, au obligaţia să inventarieze anual, la sfârşitul fiecărui an, toate documentele existente în structura pe care o conduc, rezultate în urma desfăşurării tuturor activităţilor. Inventarierea anuală a documentelor din structurile organizatorice ale ministerului, se realizează de către fiecare persoană pentru documentele deţinute, cu respectarea prezentei proceduri.

Şefii structurilor organizatorice, din cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, au obligaţia, ca la încetarea/ modificarea/ suspendarea raporturilor de serviciu / raporturilor de muncă din funcţia publică de conducere/ funcţia de conducere, să predea arhiva structurii pe care o conduc, pe baza listelor de inventar conform Anexei nr. 2 la procedură şi a procesului verbal de predare - primire a documentelor conform Anexei nr.3 la procedură, înlocuitorului de drept sau unei alte persoane/ comisii desemnată în acest sens de şeful ierarhic superior.

Şefii structurilor organizatorice, dacă nu au un înlocuitor de drept desemnat de ministrul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale prin Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

sau prin Fişa postului, va solicita ministrului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale desemnarea unei comisii în vederea predării arhivei la încetarea, modificarea şi suspendarea raporturilor de serviciu/ raporturilor de muncă din funcţia publică de conducere/ funcţia de conducere.

Şefii structurilor organizatorice - creatori de arhive sunt obligaţi să păstreze documentele create sau deţinute în arhive proprii, în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte condiţii decât cele prevăzute de lege.

Şefii structurilor organizatorice răspund de sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuinţare a documentelor care fac parte din arhivele proprii.

Şefii structurilor organizatorice, au obligaţia, ca la încetarea, modificarea şi suspendarea raporturile de serviciu / raporturilor de muncă ale funcţionarilor publici/ personalului contractual din structura pe care o conduc, să asigure:

- predarea tuturor documentelor aflate în uz, create şi primite în exercitarea funcţiei persoanei care pleacă din direcţie şi preluarea acestora de către succesorul în funcţie;

- dacă nu există o persoană care să preia atribuţiile şi documentele persoanei care pleacă din direcţie, documentele vor fi preluate de către şeful structurii organizatorice sau de către o comisie numită în acest sens;

- în toate cazurile predarea-preluarea documentelor se va face numai dacă dosarele sunt întocmite, conform Indicativului dosarului din Nomenclatorului arhivistic, pe termene de păstrare, ordonate cronologic, numerotate, inventariate pe liste de inventariere;

- predarea - preluarea documentelor pe listele de inventariere a documentelor, întocmite de persoana care predă documentele conform Anexei nr. 2 la procedură, şi a procesului verbal de predare - primire a documentelor conform Anexei nr. 3 la procedură.

Şefii structurilor organizatorice, au obligaţia să verifice şi să confirme predarea-preluarea tuturor documentelor prin semnătură.

Şefii structurilor organizatorice - creatorii de arhive, au obligaţia ca anual, pe baza Nomenclatorului arhivistic, să grupeze documentele în unităţi arhivistice şi să le inventarieze conform prezentei proceduri.

Şefii structurilor organizatorice - creatorii de arhive, au obligaţia de a preda documentele la arhiva Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale în al doilea an de la crearea acestora.

Şefii structurilor organizatorice, în cazul în care, pentru documentele create şi deţinute, legislaţia internaţională sau legislaţia Uniunii Europene prevede şi alte reglementări, sunt obligaţi să le respecte.

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

d) Persoana desemnată, de şeful fiecărei structuri organizatorice, să îndeplinească responsabilităţii privind activitatea de arhivare, are următoarele atribuţii:

- îndrumă persoana responsabilă cu înregistrarea documentelor intrate şi ieşite, să facă înregistrările conform Indicativului dosarului din Nomenclatorului arhivistic;

- îndrumă personalul de execuţie, în formarea dosarelor conform Indicativului dosarului din Nomenclatorului arhivistic, pe termene de păstrare şi pe ani;

- îndrumă personalul de execuţie, cu privire la ordonarea cronologică, numerotarea şi inventarierea anuală a documentelor;

- răspunde de întreaga activitate de predare a documentelor din arhiva proprie a structurii organizatorice la arhiva Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, în al doilea an de la constituirea documentelor, pe baza listelor de inventar şi a procesului verbal de predare-primire a documentelor, întocmite în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare şi ale dispoziţiilor Ordinului directorului arhivelor naţionale nr. 217/1996 de aprobare a Instrucţiunilor privind arhivarea.

e) Persoanele din cadrul Serviciului Achiziţii Publice, Patrimoniu şi Administrativ (SAPPA) cu atribuţii şi responsabilităţii în activitatea de arhivare

Persoanele din cadrul SAPPA cu atribuţii şi responsabilităţii în activitatea de arhivare, îndrumă persoanele cu responsabilităţi pe linie de arhivare din structurile organizatorice ale Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale în formarea dosarelor din arhivelor proprii cât şi în procesul de predare a documentelor din arhivele proprii la arhiva Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale.

Atribuţiile personalului compartimentului de arhivă, din cadrul SAPPA, sunt:

- iniţiază şi organizează activitatea de întocmire a nomenclatorului dosarelor, în cadrul ministerului, asigură legătura cu Arhivele Naţionale, în vederea verificării şi confirmării nomenclatorului, urmăreşte modul de aplicare a Nomenclatorului arhivistic la constituirea dosarelor;

- verifică şi preia de la structurile organizatorice, pe bază de inventare şi proces verbal de predare primire a dosarelor constituite în arhivele proprii ale structurilor organizatorice din minister;

- întocmeşte inventare pentru documentele fără evidenţă aflate în arhiva Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale;

- asigură evidenta tuturor documentelor intrate şi ieşite din arhiva Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, pe baza registrului de evidenţă curentă;

- şeful compartimentului de arhivă/ arhivarul ministerului este secretarul comisiei de selecţionare şi, în această calitate, convoacă comisia în vederea analizării dosarelor cu

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

termene de păstrare expirate şi care, în principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare, asigură predarea integrală a arhivei selecţionate la unităţile de recuperare;

- cercetează documentele din depozit în vederea eliberării copiilor şi certificatelor solicitate de cetăţeni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile în vigoare;

- pune la dispoziţie, la solicitarea scrisă semnată şi datata de către şefii structurilor organizatorice documente din arhivă, şi ţine evidenţa documentelor împrumutate compartimentelor creatoare, la restituire, verifică integritatea documentului împrumutat, documentul va fi reintegrate la fond;

- organizează depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale, menţine ordinea şi curăţenia în depozitul de arhivă, solicită conducerii ministerului dotarea corespunzătoare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. ş.a.), informează conducerea unităţii şi propune măsuri în vederea asigurării condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei ministerului;

- pune la dispoziţia delegatului Arhivelor Naţionale toate documentele solicitate cu prilejul efectuării acţiunii de control privind situaţia arhivei ministerului, cu documentele primite de la creatorii de arhivă;

- pregăteşte documentele (cu valoare istorică) şi inventarele acestora, în vederea predării la Arhivele Naţionale, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale.

2.3 La procedura participă toate structurile organizatorice şi toate categoriile de personal din cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale aprobate prin Hotărârea Guvernului nr.11/2009 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, cu modificările şi completările ulterioare şi prin Ordinului ministrului muncii, familiei şi protecţiei sociale nr. 2527/2011 pentru aprobarea organigramei şi statului de funcţii pentru aparatul propriu al Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale.

Prezenta procedură nu se aplică documentelor arhivate în formă electronică.

3.0. Documente de referinţă

3.1. Legislaţie primară:- Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 Legea, cu modificările şi completările

ulterioare; - Ordinul Arhivelor Naţionale nr. 217/1996 de aprobare a Instrucţiunilor privind

arhivarea; - Nomenclatorul arhivistic al documentelor create şi deţinute de aparatul propriu al

Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale;- Îndreptar arhivistic - Laurenţiu Mera – Ediţia a 2-a – Cluj-Napoca;- Hotărârea Guvernului nr.11/2009 privind organizarea si funcţionarea

Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, cu modificările şi completările ulterioare;

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

- Ordinul ministrului muncii, familiei şi protecţiei sociale nr.2527/2011 pentru aprobarea organigramei şi statului de funcţii pentru aparatul propriu al Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale;

- Ordinul ministrului muncii, familiei şi protecţiei sociale nr. 1275/2010 pentru aprobarea Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale ;

- Legea nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, cu modificările si completările ulterioare;

- Hotărârea Guvernului nr. 585/2002 pentru aprobarea Standardelor naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate în România;

- Hotărârea Guvernului nr. 781/2002 privind protecţia informaţiilor secrete de serviciu;

- Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar - contabile;

- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, cu modificările şi completările ulterioare;

- Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările ulterioare;

- Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduită a funcţionarilor publici, republicată; - Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduită a personalului contractual din

autorităţile şi entităţile publice;

3.2. Legislaţie secundară:- Ordonanţa Guvernului nr.2/2001 privind regimul juridic al contravenţiilor

aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr.180/2002, cu modificările şi completările ulterioare;

- Legea contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificările şi completările ulterioare;

- Codul Civil;

3.3. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice:- Ordinul ministrului muncii, familiei şi protecţiei sociale nr. 2824/2011 privind

activitatea de arhivă în cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale - Comisia de selecţionare a documentelor;

- Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, respectiv Standardul nr. 11 din ordin;

- Ordinului ministrului muncii, familiei şi protecţiei sociale nr. 2776/2011 privind constituirea Grupului de management pentru implementarea Sistemului de Control Managerial Intern (SCMI) la nivelul aparatului propriu al Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale şi al instituţiilor aflate în subordine.

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

4.0. Definiţii, abrevieri şi termeni utilizaţi

4.1. Definiţii

(1) Deţinătorul de arhivă = persoana juridică MMFPS(2) Arhivă = Birou, cameră, instituţie distinctă dotată cu instalaţiile aferente, unde

se păstrează totalitatea actelor sau documentelor unei instituţii, materialul arhivat al instituţiei respective care se referă la activitatea ei trecută, birou, cameră, în care se desfăşoară toate activităţile ce intră sub incidenţa Legii nr.16/1996.

(3) Arhivist/Arhivar = Funcţionar public cu atribuţii şi responsabilităţii în înregistrarea, evidenţa, organizarea şi păstrarea actelor/documentelor arhivei, cu clasarea documentelor şi actelor din arhivă.

(4) Ciclu de viaţă a documentelor = totalitatea etapelor prin care trece un document de la crearea acestuia şi până la eliminarea sau la transferul său către arhivă;

(5) Creator de arhivă = persoana juridică de drept public sau privat, precum şi persoana fizică, care în decursul activităţii, respectiv existenţei sale, a creat sau creează arhive;

(6) Deţinător de arhivă = persoană juridică de drept public sau privat, precum şi persoana fizică ce exercită, temporar, atribute ale proprietarului, în temeiul unui titlu;

(7) Document = orice informaţie înregistrată pe orice fel de suport material, creată sau primită pe parcursul activităţii unei persoane juridice de drept public sau privat ori în decursul existenţei unei persoane fizice şi păstrată ca dovadă a activităţii sale, pentru utilizarea ulterioară;

(8) Evaluare = procedeul prin care se analizează importanţa unui document/ansamblu de documente, în vederea stabilirii termenelor de păstrare corespunzătoare valorii acestuia şi apartenenţei la Patrimoniul Arhivistic Naţional;

(9) Dosar = documente referitoare la aceeaşi problema, cu acelaşi termen de păstrare. In cazul documentelor care se referă la aceeaşi problemă dar care au termene de păstrare diferite, se constituie dosare separate pentru fiecare termen de păstrare.

Ex. corespondentă, sinteze, rapoarte, memorii, ordine toate documentele ordonate cronologic.

(10) Fondul arhivistic = ansamblul documentelor de orice natură create şi primite de către o persoană fizică sau juridică pe parcursul existenţei sau activităţii sale;

(11) Unitate arhivistică = grupare de documente referitoare la aceeaşi problemă sau activitate, care poate constitui elementul de bază în descrierea şi/sau administrarea unui fond sau a unei colecţii;

(12) Inventariere = operaţiunea arhivistică de luare în evidenţă a unităţilor arhivistice dintr-un fond arhivistic sau dintr-o colecţie arhivistică;

(13) Prelucrare arhivistică = ansamblul operaţiunilor efectuate asupra unei arhive sau a unei părţi a acesteia, cu scopul de a asigura utilizarea documentelor;

(14) Selecţionare = operaţiunea arhivistică de reţinere pentru păstrare sau de eliminare a documentelor, ca urmare a evaluării;

(15) Externalizarea = este procesul prin care o instituţie publică/ persoană juridică deleagă şi încredinţează unei societăţi partener o operaţie, sarcina sau funcţie care se integrează în activitatea sa globală, dar pe care trebuia sa o asigure ea însăşi.

(16) Nomenclator arhivistic == listă sistematică pe probleme a documentelor create şi primite de către o instituţie publică, grupate în unităţi arhivistice, împreună cu termenele de păstrare

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

ale acestora, constituită conform structurii organizaţiei sau după categorii de activităţi şi funcţii îndeplinite - Anexa nr. 1 la procedură; = listă care cuprinde totalitatea denumirilor documentelor elaborate în cadrul unei persoane juridice/ instituţii, instrument principal de lucru al fiecărui creator de arhivă, constând într-un tabel sau listă sistematică a tuturor categoriilor de documente create, listate pe compartimentele de muncă/ structura organizatorică a ministerului, iar în cadrul acestora pe probleme şi termene de păstrare.

(17) Comisia de Selecţionare = comisia constituită la nivelul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale numită prin ordinului ministrului muncii, familiei şi protecţiei sociale, alcătuită dintr-un preşedinte, un secretar, precum şi un număr impar de membri, care sunt desemnaţi de şeful structurii organizatorice de unde provin dosarele cu termen de păstrare expirat şi care sunt supuse cercetării şi verificării. Comisia de Selecţionare are rolul de a stabili eliminarea dosarelor sau păstrarea acestora pe încă o perioadă determinată de timp.

(18) Informaţiile clasificate = informaţiile, datele, documentele de interes pentru securitatea naţională, care, datorită nivelurilor de importanţă şi consecinţelor care s-ar produce ca urmare a dezvăluirii sau diseminării neautorizate, trebuie să fie protejate. Informaţiile clasificate şi clasele de secretizare sunt definite şi stabilite prin Legea nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, cu modificările şi completările ulterioare, Hotărârea Guvernului nr. 585/2002 pentru aprobarea Standardelor naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate în România cu modificările şi completările ulterioare şi prin Hotărârea Guvernului nr. 781/2002 privind protecţia informaţiilor secrete de serviciu.

(19) Informaţie de interes public = orice informaţie care priveşte activităţile sau rezultă din activităţile unei autorităţi publice sau instituţii publice, indiferent de suportul ori de forma sau de modul de exprimare a informaţiei, astfel cum este prevăzut de Lega nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, cu modificările şi completările ulterioare.

(20) Informaţie cu privire la datele personale = orice informaţie privind o persoană fizică identificată sau identificabilă.

4.2. Abrevieri

(1) MMFPS = Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale;

(2) SG = Secretar General

(3) DE – SAPPA = Direcţia Economică - Serviciul Achiziţii Publice, Patrimoniu şi Administrativ

(4) AN = Arhivele Naţionale

(5) NA = Nomenclator arhivistic

(6) IDNA = Indicativul dosarului din Nomenclatorul arhivistic al Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale

(7) TP = Termen de păstrare

(8) ID = Inventar documente

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

(9) PVPP = proces verbal predare – primire a documentelor

(10) PVCS = Proces verbal al Comisiei de selecţie

(11) CS = Comisia de selecţionare

(12) PVPPr.= Proces verbal predare - preluare a documentelor

(13) RII = Registru de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice

(14) RD = Registru de depozit, pentru evidenţa curentă a intrărilor - ieşirilor documentelor din arhivă, la solicitarea persoanelor fizice, persoanelor juridice şi a structurilor organizatorice din cadrul ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale

(15) FC = Fişă de control

(16) A = Aprobare

(17) Av = Avizare

(18) Ap = Aplicare

(19) O = Organizare

(20) V = Verificare

(21) C = Coordonare

(22) E = Elaborare

(23) I = Înregistrare

(24) P = Predare

(25) Ah = Arhivare

(26) PS = Procedură de sistem

4.3. Termeni utilizaţi

(1) Compartiment = direcţie generală/direcţie/serviciu/birou;

(2) Conducătorul compartimentului = director general/ director/ şef de serviciu/şef birou;

(3) Grupul de management SCI/M = Grupul de management constituit pentru aplicarea standardelor de management şi control intern la nivelul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, înfiinţat prin Ordinul ministrului nr.2776 din 08.12.2011;

5.0. Descrierea procedurii5.1. Generalităţi

Procedura cuprinde descrierea modului de înregistrare şi arhivare a tuturor documentelor create şi deţinute de către toate structurile organizatorice detaliate ale aparatului propriu

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

al Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, cât şi modul de predare al documentelor/ dosarelor din arhivele proprii la arhiva Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale.

Şefii structurilor organizatorice detaliate din cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale cât şi întreg personalul de execuţie, denumite în continuare creatori şi deţinători de documente, răspund de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor în condiţiile prevederilor prezentei proceduri.

Fiecare creator de documente proprii, are obligaţia să ţină evidenţa pe categorii de documente grupate pe termene de păstrare conform Indicativul dosarului din Nomenclatorul arhivistic al Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale arhivistic, aprobat de ministrului muncii, familiei şi protecţiei sociale.

Nerespectarea dispoziţiilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, atrage, după caz, răspunderea contravenţională, civilă sau penală.

Potrivit prevederilor art. 27 din Lega Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuinţare a documentelor care fac parte din fondul arhivistic al ministerului constituie infracţiune şi se pedepseşte conform prevederilor Codului penal.

Potrivit prevederilor art. 28 din Lega Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, scoaterea peste graniţă a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României sau înstrăinarea acestora către persoane fizice sau persoane juridice străine, fără autorizarea Arhivelor Naţionale constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la 3 la 7 ani, dacă fapta nu constituie o infracţiune mai gravă.Tentativa se pedepseşte.Potrivit prevederilor art. 29 şi art. 30 din Lega Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 1.000 lei (RON) la 25.000 lei (RON) următoarele fapte, dacă nu sunt săvârşite în astfel de condiţii încât, potrivit legii penale, să fie considerate infracţiuni:a) neinventarierea documentelor sau neîntocmirea de către creatorii acestora, persoane juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documentele proprii;

b) nepredarea de către compartimentele unităţii creatoare, la arhiva proprie, a documentelor cu termen de păstrare permanent, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire;

c) neselecţionarea documentelor create şi deţinute în arhiva Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, la termenele prevăzute în nomenclatorul propriu, de către comisia de selecţionare a documentelor;

d) neasigurarea condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi protejare a documentelor create şi deţinute de către creatorii şi deţinătorii de documente;

e) nepredarea, la Arhivele Naţionale şi, după caz, la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României de către creatorii şi deţinătorii de documente de arhivă, la expirarea termenelor prevăzute de lege;

f) oferta de vânzare sau vânzarea documentelor care fac parte din fondul arhivistic;

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

g) nedepunerea la arhivă de către creatorii şi deţinătorii de documente, a inventarelor pe care le deţin la expirarea termenelor de depunere.

h) nerespectarea următoarelor prevederi:

În cazul desfiinţării, în condiţiile legii, a unui creator de documente, persoană juridică, fără ca activitatea acestuia să fie continuată de altul, documentele cu valoare istorică, cât şi cele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurări sociale ale cetăţenilor, vor fi preluate la Arhivele Naţionale.

Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile cetăţenilor referitoare la stagiile de cotizare în sistemul public de pensii, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-preluare, întocmite potrivit anexelor din legea arhivelor.

Creatorii şi/sau deţinătorii de documente, persoane juridice, care îşi schimbă regimul de proprietate sau îşi modifică obiectul de activitate, precum şi noii deţinători care preiau patrimoniul au obligaţia să dispună măsuri pentru păstrarea, conservarea şi evidenţa arhivei, şi sunt obligate să ia măsuri împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării fără drept a documentelor din arhivă.

Depozitarea documentelor se face în spaţii şi în condiţiile corespunzătoare, avizate de Arhivele Naţionale.

Carnetele de muncă se predau titularilor de drept ori succesorilor legali ai acestora, după caz, acestea nu se arhivează.

Creatorii de documente sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice şi a persoanelor juridice, certificate, copii şi extrase de pe documentele pe care le creează, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant.

Persoanele juridice au obligaţia să comunice în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naţionale documentele care atestă înfiinţarea, reorganizarea sau desfiinţarea, în condiţiile legii, precum şi măsurile dispuse în vederea arhivării documentelor create sau deţinute de instituţie.

Direcţia Resurse Umane are obligaţia să transmită prin DE - SAPPA din cadrul MMFPS, la Arhivele Naţionale, documentele care atestă înfiinţarea, reorganizarea sau desfiinţarea, în condiţiile legii, precum şi măsurile dispuse în vederea arhivării documentelor create sau deţinute de structurile care au fost supuse reorganizării sau desfiinţării. Direcţia Resurse Umane are obligaţia de a lua toate măsurile ce se impun în vederea obţinerii avizului de la Arhivele Naţionale pentru persoanele care îndeplinesc atribuţii pe linie de arhivare, programarea cursurilor de formarea profesională în domeniul arhivistic cât şi a specializării şi formării continue a persoanelor din cadrul structurilor organizatorice desemnate de şefii acestora, să îndeplinească atribuţii pe linie de arhivare.

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

5.2. Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente

5.2.1. Înregistrarea evidenţa documentelor

Înregistrarea documentelor într-un sistem unitar, în cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, se face prin grija Direcţiei Politici Publice şi Comunicare – Serviciul Comunicare şi Relaţii cu Publicul.

Toate structurile organizatorice din cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, sunt obligate să înregistreze documentele intrate, ieşite ori întocmite pentru uz intern.

Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor.

Înregistrarea documentelor începe de la l ianuarie şi se încheie la 31 decembrie ale fiecărui an.

5.2.2. Nomenclatorul arhivistic

a) Prevederi legale privind Nomenclatorul arhivistic

În conformitate cu prevederile art. 7 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi, ca anual, să grupeze documentele în unităţi arhivistice, potrivit problemelor şi termenelor de păstrare stabilite prin Nomenclatorul arhivistic.

Potrivit prevederilor. art. 8 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare şi ale prevederilor art. 13- 14 din Instrucţiunile privind arhivarea, aprobate prin Ordinul Arhivelor Naţionale nr. 217/1996, creatorii şi deţinătorii de arhivă au obligaţia de a întocmi Nomenclatorul arhivistic al documentelor create şi deţinute.

Nomenclatorul arhivistic se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii, după modelul prevăzut în anexa nr. 1 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996. În cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, Nomenclatorul arhivistic, este document oficial de lucru, cu aplicare obligatorie pentru toate categoriile de personal din toate structurile organizatorice.

b) Întocmirea Nomenclatorului arhivistic

Nomenclatorul dosarelor se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii, după modelul din Anexa nr. 1. la prezenta procedură.

Nomenclatorului arhivistic se întocmeşte sub forma unui tabel, de către fiecare structură organizatorică pentru documentele proprii, în care se înscriu, pe compartimente de muncă, categoriile de documente grupate pe probleme şi termene de păstrare. Propunerea de nomenclator arhivistic se transmite la Direcţia Economică – Serviciul Achiziţii Publice, Patrimoniu şi Administrativ, în vederea confirmării de către Arhivele Naţionale şi Aprobarea de către Ministrul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale.

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

In prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de muncă, în ordinea în care figurează în structura organizatorică a ministerului/organigramă, şi se numerotează cu cifre romane. In rubrica a doua se trec subdiviziunile structurilor organizatorice/compartimentelor de muncă şi se numerotează cu litere majuscule.

In rubrica a treia se trece, în rezumat, conţinutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe, începând cu nr. l la fiecare compartiment de muncă. In rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare. Stabilirea lui se face ţinându-se seama de legile în vigoare, de importanţa practică pentru activitatea creatorului de documente şi, în mod deosebit, de importanţă ştiinţifică a informaţiilor pe care le conţin documentele.

In rubrica a patra, în dreptul grupelor de documente se trece termenul de păstrare stabilit prin acte normative sau de şeful structurii organizatorice in funcţie de importanţa documentului. Pentru documentele care se vor păstra permanent, se trece cuvântul „permanent" (prescurtat „P"), iar pentru acelea care se păstrează temporar, cifra arabă care reprezintă numărul anilor cât se păstrează (l, 3, 5, K) etc.). Dacă termenul de păstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, în momentul întocmirii nomenclatorului, sau dacă există motive să se presupună că, în anumite conjuncturi, informaţiile documentelor pot avea importanţă ştiinţifică, lângă termenul de păstrare temporară se menţionează „C.S." (comisie de selecţionare). La expirarea termenului de păstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecţionare cu specialişti din structura organizatorică care a creat documentul şi, după caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reţinute permanent.

Pentru realizarea Nomenclatorului sunt necesare Organigrama şi Regulamentul de Organizare şi Funcţionare a instituţiei creatoare a documentelor de arhivă. Nomenclatorul Arhivistic va fi supus modificărilor numai atunci când au loc schimbări în organigramă sau în structura organizatorică a instituţiei creatoare de documente.

În cazul în care se înfiinţează noi direcţii, servicii, alte compartimente şi subdiviziuni, nomenclatorul se actualizează şi completează cu denumirile respectivelor structuri noi şi cu dosarele create de acestea. Daca unele compartimente, ori subdiviziuni ale acestora, îşi dezvoltă activitatea şi îşi lărgesc atribuţiile, nomenclatorul va fi completat cu noile genuri şi categorii de documente, precum şi cu termenele lor de păstrare corespunzătoare.

c) Modificarea Nomenclatorului arhivistic

Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual. Modificarea Nomenclatorului arhivistic se face, numai în situaţia în care, se produc modificări în structura organizatorică a ministerului prin înfiinţează/ desfiinţarea unor structuri organizatorice/ compartimente de muncă, nomenclatorul se completează cu denumirea acestora şi cu documentele nou create sau desfiinţate. In cazul în modifică activitatea/ atribuţiile ministerului, respectiv a structurilor organizatorice din minister îşi

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

dezvoltă sau îşi reduc activitatea, creând/ desfiinţând alte grupe de documente decât cele prevăzute iniţial în Nomenclatorului arhivistic.

În cazul în care se impune modificarea Nomenclatorului arhivistic al documentelor create şi deţinute de aparatul propriu al Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, ca urmare a modificării:

I - structurii organizatorice (organigrama) Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale aprobată prin hotărâre de Guvern;

II - structurii organizatorice detaliate (organigrama detaliată a direcţiilor generale/ direcţiilor/ serviciilor/ compartimentelor) aprobată prin ordin al ministrului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale ;

III - activităţilor, funcţiilor şi atribuţiilor Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale prevăzute în hotărârea Guvernului de organizare şi funcţionare;

IV - atribuţiilor şi responsabilităţilor structurilor organizatorice/compartimentelor din aparatul propriu al Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, stabilite prin acte normative şi prin Regulamentul de Organizare şi Funcţionare.

V - la propunerea şefilor structurilor organizatorice din Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, care constată că datorită modificărilor legislative vor întocmi sau nu vor mai întocmi acte/ documente, care sunt/ nu sunt cuprinse în Nomenclatorului arhivistic al documentelor.

În cazul modificărilor cuprinse la punctele. I - III, Direcţia Resurse Umane are obligaţia să transmită documentaţia, aprobată prin ordinul ministrului muncii, familiei şi protecţiei sociale pentru modificările intervenite, Direcţiei Economice - Serviciul Achiziţii Publice, Patrimoniu şi Administrativ, în vederea operării modificărilor ce se impun în nomenclatorului.

În cazul modificărilor cuprinse la punctul IV, şefilor structurilor organizatorice din minister, care constată că datorită modificărilor legislative vor întocmi/ nu vor mai întocmi acte/ documente care sunt/ nu sunt cuprinse în Nomenclatorului arhivistic al documentelor, au obligaţia să transmită Direcţiei Economice - ServiciulAchiziţii Publice, Patrimoniu şi Administrativ, lista documentelor care fac obiectul modificării Nomenclatorului arhivistic.

În toate cazurile de modificare sau completare a Nomenclatorului arhivistic al documentelor, Direcţia Economică – Serviciul Achiziţii Publice, Patrimoniu şi Administrativ are obligaţia să demareze procedura de modificare sau completare cât şi de confirmarea a acestuia de către Arhivele Naţionale.

In nomenclator se trec toate documentele create/ primite spre rezolvare sau păstrare, registrele, cartotecile, condicile şi alte materiale preconstituite în structurile organizatorice ale ministerului.

d) Indicativul dosarului din Nomenclatorul arhivistic al Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale

Cifra romană, litera majusculă şi cifra arabă din Nomenclatorului arhivistic pentru fiecare document formează indicativul dosarului. Acesta poate fi format numai din litera

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

majusculă şi cifra arabă sau numai din cifra arabă, dacă creatorul are ca părţi componente numai o singură structură organizatorică/ compartimente de muncă fără subdiviziuni.

Ex. XXV. DIRECŢIA GENERALĂ OCUPARE, SALARIZARE ŞI LEGISLAŢIA MUNCII, A. DIRECŢIA LEGISLAŢIA MUNCII, a. Serviciul Relaţia cu Parlamentul, 1.Registru Intrări - Ieşiri documente, Direcţia Legislaţia Muncii- Indicativul unităţii arhivistice/ dosarului din Nomenclatorului arhivistic, pentru Registru Intrări - Ieşiri documente Direcţia Legislaţia Muncii va fi XXV.A.a.1.

Indicativul unităţii arhivistice/ dosarului din Nomenclatorului arhivistic, este un element care variază în funcţie de fiecare compartimentul de muncă.

5.2.3. Gruparea documentelor în dosare pe probleme şi termene de păstrare

a)Prevederi legale privind gruparea documentelor

În conformitate cu prevederile art.17 din Ordinul Arhivelor Naţionale nr. 217/1996 pentru aprobarea Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, în vederea predării dosarelor la arhiva Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale se efectuează următoarele operaţiuni: “- documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt; - se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele. - documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton, în aşa fel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor; - dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250 - 300 file; în cazul depăşirii acestui număr, se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar; - filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru; în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul l pentru fiecare volum; - pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unităţii şi a compartimentului creator, numărul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început şi de sfârşit, numărul de file, volumul şi termenul de păstrare; - pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe prima pagină nescrisă a registrelor şi condicilor, lucrătorul de la compartimentul creator al dosarului face următoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, condică) conţine ... file", în cifre şi între paranteze, în litere, după care semnează şi pune data certificării”.

b) Formarea dosarelor, etapele premergătoare formării dosarelor

În cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, Nomenclatorului arhivistic, este document oficial de lucru, cu aplicare obligatorie, confirmat de Arhivele Naţionale, principalul instrument în formarea şi gruparea documentelor în dosare pe probleme şi termene de păstrare şi cu consemnarea Indicativul dosarului din Nomenclatorul arhivistic al Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale pe toate documentele primite în structurile organizatorice/ compartimentele de muncă.

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

La începutul anului, pe fiecare dosar, mapă, registru, condică etc. se va înscrie Indicativul dosarului din Nomenclatorul arhivistic al Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale. În cazul în care un dosar, mapă, registru, condică etc., are mai multe volume, pe fiecare volum se va consemna Indicativul dosarului din Nomenclatorul arhivistic al Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale şi numărul volumului.

Conform Nomenclatorului arhivistic, persoana responsabilă cu formarea dosarului, va grupa în dosar documente referitoare la aceeaşi problemă, cu acelaşi termen de păstrare. In cazul aceloraşi genuri de documente, întocmite pe perioade de timp diferite şi, respectiv, cu, termene de păstrare diferite (planuri, dări de seamă lunare, trimestriale, anuale s.a.), se constituie dosare separate, pentru fiecare termen de păstrare. Nu se vor îndosariat în acelaşi dosar documente care au termene de păstrare diferite, respective 10 ani, la un loc cu cele care se păstrează 5 ani sau permanent etc.

Coperta dosarului - se face de către fiecare angajat, la începutul anului sau când este cazul, pentru documentele pe care le gestionează, pentru identificarea rapidă a acestora, şi va cuprinde în mod obligatoriu, următoarele date: Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale/ structura organizatorică/ compartimentul de muncă, Indicativul dosarului din Nomenclatorul arhivistic al Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, denumirea dosarului din Nomenclatorul arhivistic, termenul de păstrare , datele de început şi de sfârşit, nr. file, volumul nr. dacă este cazul. Prima pagină a dosarului va fi în mod obligatoriu Opisul dosarului.

Inscripţionarea dosarelor conform Nomenclatorului arhivistic/ Opis documente - prima pagină a dosarului, sunt prevăzute în Anexa nr.13 a la prezenta procedură.

Coperta dosarului - Anexa nr.13 b la prezenta procedură, pentru arhivarea documentelor din arhivele proprii ale structurilor organizatorice detaliate din cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, în vederea predării la arhivă cât şi la firma depozitară, va conţine în mod obligatoriu aceleaşi date de identificare a unităţilor arhivistice şi va fi din carton presat.

Pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, responsabilul cu arhivarea documentului din cadrul structurii organizatorice care a avut repartizată lucrarea în exercitarea atribuţiilor de serviciu, creator al dosarului va face următoarea certificare: ,,Prezentul dosar conţine ….file”, în cifre şi, între paranteze, în litere, după care semnează şi pune data certificării.

Formarea dosarelor - prima pagina a dosarului (care nu se va numerota) va fi opisul dosarului. In dosar se grupează documente referitoare la aceeaşi problema/ subiect, cu acelaşi indicativ din Nomenclatorul arhivistic.

Documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); când se foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt.

Se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dublurile.

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

Dosarele nu trebuie să conţină mai mult de 250-300 file. În cazul depăşirii acestui număr se formează mai multe volume ale aceluiaşi dosar.

Numerotarea filelor din dosare, este operaţia care are drept scop determinarea locului documentului în dosar şi să asigure astfel integritatea lui. Se face de către persoana care a creat dosarul, în colţul din dreapta sus al filei, cu creion negru. În cazul dosarelor compuse din mai multe volume, se numerotează fiecare volum separat, începând cu numărul 1.

c) Constituirea dosarelor

Toate categoriile de personal din Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, care în exercitarea funcţiilor şi atribuţiilor de serviciu au primit documente spre rezolvare, au întocmit documente sau au primit documente spre păstrare, au obligaţia să constituie dosare cu acestea, să inventarieze documentele la sfârşitul anului şi să le predea persoanei cu responsabilităţi pe linie de arhivarea din structura organizatorică, în vederea pregătirii acestora pentru predarea la arhiva Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale.

Dosarele/documentele gestionate de către întreg personalul unei structuri organizatorice, constituie arhiva proprie a structurii organizatorice.

Toate documentele din arhiva proprie, sunt grupate în dosare conform indicativului din nomenclatorul arhivistic cât şi în ordinea respectivă, pentru identificarea cu rapiditate a documentelor în structurile organizatorice, ordinea indicativelor dosarelor din nomenclatorul arhivistic se păstrează şi la întocmirea listelor de inventariere dar si cu respectarea termenului de păstrare a documentelor, la predarea documentelor de către persoana care pleacă din structura organizatorică, la predarea în arhiva Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale sau la firma depozitară de către persoana cu responsabilităţi pe linie de arhivare.

Şeful structurii organizatorice poate reţine documente în arhiva proprie a structurii organizatorice pe care o conduce, fără a le preda la arhiva Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale în al doilea an de la constituirea acestora, dacă acestea sunt necesare desfăşurării activităţii curente sau în cazul în care dosarul nu a fost încheiat, cu obligaţia de a specifica acest lucru în lista de inventariere în dreptul dosarului/ documentul respectiv, cât şi în procesul verbal de predare primire al documentelor, motivul reţinerii.

3.2.4. Inventarierea arhivei curente la compartimente

a)Prevederi legale privind inventarierea arhivei curente la compartimente

Inventarul documentelor în cadrul tuturor structurilor organizatorice din Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale se face cu respectarea prevederilor art.18 - art.23 din Ordinul Arhivelor Naţionale nr. 217/1996 pentru aprobarea Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, astfel:„Art. 18. - Dosarele se depun la compartimentul de arhivă pe bază de inventare, întocmite după modelul prezentat în anexa nr. 2. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelaşi termen de păstrare, create în cursul unui an, de către un compartiment de muncă. Astfel,

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute în nomenclator, la compartimentul respectiv. In cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecare volum va primi un număr curent distinct. Art. 19. - Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente şi în 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rămâne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun o dată cu dosarele la compartimentul de arhivă. Art. 20. - Dosarele neîncheiate în anul respectiv, ca şi cele care, din motive justificate, se opresc la compartimentele de muncă, se trec în inventarul anului respectiv, cu menţionarea nepredării lor; în momentul predării lor ulterioare, în inventar se va menţiona acest lucru. Art. 21. - Dosarele care cuprind acte din mai mulţi ani se vor inventaria la anul de început, menţionându-se în inventar datele extreme. Art. 22. - In ce priveşte completarea rubricii „Conţinutul dosarului", se vor preciza genurile (corespondenţa, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.) de documente, emitentul, destinatarul, problema sau problemele conţinute şi, după caz, perioada la care se referă. Art. 23. - Constituirea dosarelor, inventarierea şi predarea lor intră în obligaţia compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiva generală se face conform unei programări prealabile, stabilită de comun acord între cele două compartimente (predător şi primitor)”.

Modul de inventariere este unic pentru toţi creatorii de documente din cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale atât ca formular cat şi ca mod de completare. Dosarele, respectiv unităţile arhivistice, create în anul precedent vor fi perfectate, copertate şi inventariate, de persoana cu responsabilităţi pe linie de arhivare din cadrul structurii organizatorice, cu respectarea prevederilor art.17 din Ordinul Arhivelor Naţionale nr. 217/1996 pentru aprobarea Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, pe formulare conform prezentei proceduri, pe termene de păstrare, în anul în curs, urmând să fie predate în al doilea an de la constituirea acestora, la arhiva ministerului sau la firma depozitară.

b) Etapele procesului de inventariere

În toate situaţiile, în care se face inventarierea dosarelor/ documentelor în structurile organizatorice/ compartimentele care le-au creat, etapele procesului de inventariere sunt:

1.-Completarea listelor de inventar, în situaţia inventarierii anuale a documentelor de către personalul de execuţie din cadrul structurilor organizatorice/ compartimentele de muncă sau în vederea predării la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale de către persoana cu responsabilităţii pe linie de arhivare, se face numai pe formular tip, Anexa nr.2 la Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 Legea, cu modificările şi completările ulterioare sau Anexa nr.2 la prezenta procedură;

Persoanele responsabile cu completarea listelor de inventar , au obligaţia completării tuturor rubricilor impuse de formular, în mod corect, fără prescurtări sau formulări evazive, filele inventarelor se numerotează, odată cu întocmirea lor, în format electronic;

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

2.- Unităţile arhivistice odată constituite, încheiate, certificate, cu toate datele copertei corect completate, se grupează pe termene de păstrare, iar în cadrul fiecărei grupe de termene se începe mai întâi cu dosarele, registrele, condicile şi alte documente preconstituite;

3.- Fiecare grupă de termene începe cu nr.1, număr ce se scrie concomitent şi pe coperta unităţile arhivistice respectiv, dosare, registre, condici şi alte documente preconstituite, făcându-se corelaţia dintre inventar şi documente. Dacă toate celelalte elemente trecute pe coperta unităţii arhivistice sunt corect completate, întocmirea inventarului reprezintă, de fapt, o transcriere;

4.- În antet stânga sus a primei pagini, se scrie Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale iar dedesubt structura organizatorică/ compartimentul care a creat documentele, iar în Capitolul inventarului se va menţiona anul creării documentelor şi termenul de păstrare (la mijlocul documentului).

c) Părţile componente ale inventarului, completarea datelor cerute de formular

1.- Inventarul începe cu numărul curent, deoarece fiecare unitate arhivistică va trebui să aibă un număr curent, începând cu numărul 1, în cadrul compartimentului , anul şi termenul de păstrare respectiv. Prin urmare, se vor întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt în compartiment, toate inventarele documentelor cu termenele de păstrare de 1 an, 2 ani, 5ani, 10 ani, 50 de ani etc. ca şi cele pentru documentele permanente vor începe tot cu nr. crt.1.

2.- Indicativul unităţii arhivistice după nomenclator, va fi în mod obligatoriu Indicativul dosarului din Nomenclatorul arhivistic al Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale; dacă la acelaşi indicativ s-au creat mai multe unităţi arhivistice (volume), în această rubrică se va repeta indicativul unităţii arhivistice de câte ori este cazul.

3.- Conţinutul pe scurt al dosarului, registrului, condicii etc., se vor da toate informaţiile esenţiale din dosarul respectiv, se vor da toate informaţiile esenţiale despre document într-un mod concis, clar, fără prescurtări şi fără a se insera aprecieri personale a celui care efectuează inventarierea. Categoriile de documente ex. Regulamente de organizare şi funcţionare a…., Acte normative privind reglementarea problemelor de personal, Bilanţul de venituri şi cheltuieli pe anul….etc., ca şi orice alte elemente prin care se pot exprima cât mai clar informaţiile esenţiale din documentele supuse inventarierii. De asemenea se va menţiona dacă documentele sunt sub formă de proiect sau copie, iar în cazul unor lucrării aflate în dosar în mai multe variante care au constituit etape de lucru ca urmare a unor avizări succesive ale organelor de stat etc.,în cuprins se va menţiona acest lucru.

Dacă la acelaşi indicativ al unităţii arhivistice din nomenclator, respectiv, dosar, registru, condică sun create mai multe volume, acestea vor forma câte o unitate arhivistică şi va ocupa în inventar o poziţie distinctă şi cu conţinut caracteristic.

4.- Data sau datele extreme ale documentelor din unitatea arhivistică, reprezintă data primului act şi cea a ultimului act din dosar.

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

5.- Numărul filelor, reprezintă un mijloc de control asupra integrităţii documentelor, cât şi de identificare a unui anumit document, evidenţă gestionară.

6.- Completarea inventarului se face fără prescurtări sau formulări evazive. Filele inventarelor se numerotează, odată cu întocmirea lor pe calculator.

7.- Pe ultima pagină a inventarului se trec următoarele date: - numărul filelor inventarului;- numărul unităţilor arhivistice pe care le cuprinde inventarul;- se înşiră nr. crt. al unităţilor arhivistice lăsate la compartimente (dacă este cazul);- nr. crt. al unităţilor arhivistice care au lipsit la preluare (dacă este cazul);- data predării - preluării;- nr. unităţilor arhivistice efectiv preluate;- semnătura persoanei care predă documentele şi semnătura persoanei care preia

documentele.

8.- Evidenţa listelor de inventariere, pe termene de păstrare se ţine de către fiecare structură organizatorică iar numerotarea filelor listelor din inventare se va face automat la momentul completării acestora în format electronic.

d) Situaţiile în care se face inventarierea dosarelor/ documentelor în cadrul Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale, sunt:- Inventarierea anuală a dosarelor/ documentelor de către întreg personalul de execuţie pentru lucrările repartizate, create şi date spre păstrare ;- Inventarierea în vederea predării/ preluării dosarelor/ documentelor, la încetarea/ modificarea/ suspendarea raporturilor de serviciu/ raporturilor de muncă a personalul de conducere/ de execuţie, de către persoanele care urmează să facă predarea;- Inventarierea în vederea predării/ preluării dosarelor/ documentelor de la structurile organizatorice/ compartimente la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale.

Inventarierea anuală a dosarelor/ documentelor este obligatorie pentru toţii creatorii şi deţinătorii de documente din cadrul fiecărei structuri organizatorice a Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale. Inventarierea anuală se face de către fiecare angajat pentru dosarele formate conform Nomenclatorului arhivistic şi deţinute de acesta, pe ani şi termene de păstrare, la sfârşitul anului, respectiv luna decembrie, întreaga activitatea desfăşurându-se sub directa coordonare şi îndrumare a şefului structurii organizatorice, permiţând astfel şi selecţionarea cu operativitate a documentelor lipsite de importanţă/ ciorne/ maculatură de cele valoroase.

Inventarul anual, se va întocmi de către fiecare angajat pentru documentele primite spre rezolvare, create sau primite spre păstrare de la şeful structurii organizatorice, pe formularul standard Anexa nr. 2 la prezenta procedură, şi care va cuprinde în mod obligatoriu, următoarele rubrici: inventarul pe anul............., pentru documentele aflate în arhiva proprie a ……(structura organizatorică/ compartimentul de muncă), nr. crt., indicativul dosarului conform Nomenclatorului arhivistic, conţinutul dosarului conform Nomenclatorului arhivistic, datele extreme, nr. filelor şi observaţii. La finalul inventarului se va consemna din câte file şi dosare este format inventarul anual, de cine este întocmit, nume şi prenume, funcţia, data şi semnătura.

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

Prima foaie a fiecărui dosar cu documente, inventariat, va cuprinde în mod obligatoriu, următoarele date: Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale/ structura organizatorică/ compartimentul de muncă, Indicativul dosarului din Nomenclatorul arhivistic al Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale, denumirea dosarului din Nomenclatorului arhivistic, termenul de păstrare , anii extremi ai documentelor din dosar, nr. file, volumul nr. dacă este cazul, întocmit, nume şi prenume, funcţia, data şi semnătura.

Inventarul anual este un instrument de evidenţă, cu dublă funcţionalitate, care cuprinde, sub formă de rezumat, în mod concis şi concludent, toate documentele repartizate / create şi date spre păstrare de către şeful structurii organizatorice unui angajat/ tuturor angajaţilor din structura pe care o conduce, cât şi totalitatea informaţiilor deţinute în arhivele proprii ale tuturor structurilor organizatorice din cadrul Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale.

După constituirea dosarelor, numerotarea filelor, copertarea dosarului şi inventarierea anuală a documentelor, acestea vor fi păstrate în arhiva proprie a structurii organizatorice şi vor fi predate la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale în al doilea an de la constituirea acestora.

Un exemplar al inventarul anual al documentelor, întocmit şi semnat de către fiecare angajat pentru dosarele proprii, formate conform Nomenclatorului arhivistic şi inventariate de acesta, se va păstra la dosarul cu documente predate la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale, împreună cu listele de inventariere şi procesele verbale de predare - primire, cu toate semnăturile impuse de formular. În acelaşi dosar se va arhiva şi toate documentele de predare/ primire, întocmite la predarea/ preluarea dosarelor de la persoanele care au solicitat încetarea/ modificarea/ suspendarea raporturilor de serviciu/ raporturilor de muncă.

Inventarierea în vederea predării/ preluării dosarelor/ documentelor, la încetarea/ modificarea/ suspendarea raporturilor de serviciu/ raporturilor de muncă a tuturor categoriilor de personal, se face de către persoana căreia urmează să-i înceteze/ modifice/ suspende raportul de serviciu/ raportul de muncă, cu respectarea dispoziţiilor prezentei proceduri.

Inventarierea în vederea predării/ preluării dosarelor/ documentelor de la structurile organizatorice/ compartimente la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale, se face de către persoana cu atribuţii pe linie de arhivare din cadrul structurii organizatorice/ compartimentului de muncă şi va cuprinde în mod obligatoriu toate documentele/ dosarele din Nomenclatorului arhivistic ale structurii organizatorice în ordinea şi pe termene de păstrare din acesta, create în decursul unui an.

În cazul în care unele dosare/ documente din arhivele proprii, cuprinse în mod obligatoriu în listele de inventariere, dar din motive justificate nu se depun la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale, în dreptul acestora în listele de inventariere se va face menţiunea că au fost reţinute la arhiva proprie a structurii organizatorice respectiv direcţia generală/ direcţia/ serviciul/ compartimentul, iar la finalul listelor de inventariere se va face o listă a tuturor aceste dosare/ documente cu indicativul fiecăruia din

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

Nomenclatorului arhivistic, denumirea dosarului/ documentului, număr volume dacă este cazul, în care se va trece motivul reţinerii la compartimente/ nepredării la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale, respectiv, sunt dosare incomplete/ neîncheiate, sunt dosare/ documente necesare desfăşurării activităţii structurii organizatorice/ compartimentului de muncă sau nu au fost găsite la predare.

In cazul inventarierii dosarelor/ documentelor în vederea predării/ preluării de la structurile organizatorice/ compartimente la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale, în listele de inventar se va consemna clar nr. totalul al dosarelor cuprinse în inventar, nr. totalul al dosarelor predate efectiv la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale din inventarul respectiv, nr. totalul al dosarelor lăsate la compartiment. În momentul predării acestora la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale în anii următori, se vor menţiona aceleaşi motive ale reţinerii/ nepredări care au fost invocate.Ordonarea documentelor în dosare pe probleme, ani, şi termene de păstrare se face cu respectarea criteriului cronologic, sau altui criteriu de arhivare decât cel cronologic, aşa cum a fost stabilit prin Nomenclatorului arhivistic al documentelor create în structura organizatorică respectivă.Dacă prin Nomenclatorului arhivistic nu s-a stabilit un criteriu expres de arhivare pe zonă geografică sau grad geografic, categorie de document, alfabetic, tematic, formă, format, scară, fază de proiect, etc. arhivarea se va face în mod obligatoriu cronologic.Dacă în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică, ordonarea cronologică se va face cu respectarea prevederilor art.17 din Ordinul Arhivelor Naţionale nr. 217/1996 pentru aprobarea Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente. Conform acestui criteriu de arhivare, criteriului cronologic de ordonare a documentelor în dosare, se urmăreşte ca documentele din ianuarie să fie la începutul dosarului, iar cele din decembrie la sfârşitul acestuia.

3.2.5.Procesul verbal de predare - primire a dosarelor/ documentelor

Procesul verbal de predare - primire a dosarelor/ documentelor se face în toate situaţiile în care se face inventarierea dosarelor/ documentelor în cadrul Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale şi se întocmeşte de cel care predă dosarele/ documentele, respectiv:- Inventarierea anuală a dosarelor/ documentelor se face de către întreg personalul de execuţie din cadrul ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale pentru lucrările repartizate, create şi date spre păstrare în vederea predării persoanei responsabilă cu arhivarea, din cadrul structurii organizatorice. - Inventarierea în vederea predării/ preluării dosarelor/ documentelor, la încetarea/ modificarea/ suspendarea raporturilor de serviciu/ raporturilor de muncă a personalul de conducere/ de execuţie se face de către persoana care se află în una dintre aceste situaţii, în vederea predării dosarelor/ documentelor înlocuitorului de drept, persoanei numită/ desemnată în acest sens sau unei comisii de preluare a documentelor/ dosarelor.- Inventarierea în vederea predării/ preluării dosarelor/ documentelor de la structurile organizatorice/ compartimente la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

Sociale, se face de către persoana responsabilă cu arhivarea în cadrul structurii organizatorice pentru predarea la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale.Procesul verbal de predare - primire a dosarelor/ documentelor este documentul oficial care se întocmeşte la predarea/ preluarea dosarelor/ documentelor de către persoana responsabilă cu inventarierea documentelor astfel:

- la plecarea din compartimentul de muncă de către persoana care face predarea dosarelor/ documentelor;

- la sfârşitul anului, după inventarierea anuală, de către personalul de execuţie pentru documentele proprii, în vederea predării dosarelor/ documentelor persoanei cu atribuţii pe linie de arhivare din cadrul structurii organizatorice;

- la predarea dosarelor/ documentelor din structura organizatorică/la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale de către persoana cu atribuţii pe linie de arhivare din cadrul structurii organizatorice.

Procesul verbal de predare - primire a documentelor se întocmeşte în 2 exemplare.

Pentru predarea documentelor cu termene de păstrare permanent, procesul verbal de predare - primire a documentelor se întocmeşte în 3 exemplare.

Procesul verbal de predare - primire a documentelor trebuie să aibă înscris, sus în stânga filei, structura organizatorică creatoare a documentelor respectiv, direcţia generală/ direcţia/ serviciul/ compartimentul.

În cuprinsul procesului verbal de predare - primire se va trece perioada în care au fost create documentele, compartimentul şi numărul dosarelor efectiv predate, numărul filelor inventarului precum şi semnătura de predare şi cea de preluare a documentelor.

În cazul în care unele dosare/ documente reţinute în arhivele proprii ale structurilor organizatorice, conform listelor de inventariere, consemnările din listele de inventariere vor fi preluate in totalitate şi în procesul de predare - primire.

În cazul în care, şeful structurii organizatorice nu a desemnat o persoană cu responsabilităţii pe linie de arhivare pentru structura pe care o conduce, responsabilitatea întocmirii tuturor documentelor de predare a arhivei proprii la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale îi revine în totalitate. Răspunde prin semnătura sa, de întocmirea Inventarelor documentelor a Procesul verbal de predare - primire al documentelor ce urmează a se preda la arhivă ministerului , conform prezentei proceduri, cât şi de predarea efectivă a dosarelor/ documentelor la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale.

Predarea dosarelor la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale se va face în baza unei programări prealabile, stabilite de comun acord între DGAPA şi direcţia generală/ direcţia/ serviciul/ compartimentul care solicită în scris acest lucru.

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

3.2.6. Specificaţii privind documentele financiar contabile, documentele tehnice şi documentele aferente programelor/ proiectelor

a) Specificaţii privind documentele financiar contabile

Ordonarea, inventarierea, selecţionarea şi valorificarea documentelor financiar contabile se face cu respectarea Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar – contabile.

b) Specificaţii privind documentele tehnice şi de înregistrare tehnicăOrdonarea, inventarierea, selecţionarea şi valorificarea documentelor tehnice şi de înregistrare tehnică se face cu respectarea SECTIUNEA II , pct. II Art. 49-80 din Ordinul Arhivelor Naţionale nr. 217/1996 pentru aprobarea Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente.Potrivit prevederilor art. 67 -70 din Ordinul Arhivelor Naţionale nr. 217/1996 pentru aprobarea Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, selecţionarea documentele tehnice şi de înregistrare, la împlinirea termenului de păstrare prevăzut în nomenclatorul de arhivă al instituţiei creatoare sau deţinătoare, se face cu respectarea următoarelor reguli:

“Art. 67. - Documentele tehnice şi de înregistrare, la împlinirea termenului de păstrare prevăzut în nomenclatorul de arhivă al instituţiei creatoare sau deţinătoare, întocmit conform art. 11, se pot selecţiona, cu respectarea prevederilor legale în vigoare.

Art. 68. - Având în vedere atât valoarea documentară prelungită a documentelor tehnice şi de înregistrare, cât şi cea juridică ( probatorie, mai ales a celor din proiectare-dezvoltare), dar şi cea istorică, pentru această categorie de documente procedura de selecţionare se prevede în prezentele instrucţiuni (art. 29 - 35).

Termenele de păstrare ale documentelor tehnice cuprinse în nomenclatoare se vor pune în concordanţă cu prevederile legale privind garantarea produsului pe toată durata existenţei şi funcţionării acestuia.

Comisiile de selecţionare pentru aceste documente vor fi formate din cei mai buni specialişti în domeniul în care lucrează în sistemul organizatoric al creatorului şi vor cuprinde în mod obligatoriu consilierul juridic al instituţiei.

In cazul în care creatorii are în organizare o comisie (consiliu) ştiinţifică, aceasta trebuie să-şi dea avizul pentru selecţionarea arhivelor tehnice şi de înregistrare; în cazul instituţiilor care nu au un asemenea consiliu, avizul se dă de către consiliul de administraţie.

Art. 69. - După aprobarea lucrării de selecţionare de către Arhivele Naţionale, în inventare, la rubrica observaţii, se va menţiona: .Selecţionat conform aprobării Arhivelor Naţionale cu nr. ..."; totodată, în registrul de evidenţă curentă se va înscrie ieşirea unităţii arhivistice şi cantitatea de arhivă selecţionată.

Art. 70. - Scoaterea din evidenţă a unor documente propuse spre selecţionare, dar neaprobate de către comisia de selecţionare a Arhivelor Naţionale, se consideră fapt penal şi se sancţionează în consecinţă.

In aceeaşi categorie se înscrie orice distrugere de documente tehnice şi de înregistrare, indiferent de forma de proprietate”.

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

c) Specificaţii privind documentele documente aferente programelor/ proiectelor

Structurile organizatorice din cadrul Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale care gestionează documente aferente programelor/ proiectelor indiferent de sursa de finanţare a acestora, vor respecta şi următoarele reguli obligatorii:- documentele vor fi păstrate în direcţie pe întreaga perioadă de derulare a programului, chiar dacă se depăşesc cei 2 ani, urmând a fi predate la arhivă doar după încheierea programului/proiectului respectiv;

- anumite documente aferente proiectelor din AM POS DRU vor fi păstrate în arhivă pe o perioadă de minim 7 ani de la data de sfârşit a perioadei de implementare. Această perioadă se prelungeşte în cazul în care proiectul face obiectul unui litigiu, până la soluţionarea definitivă şi irevocabilă a acestuia;

- gruparea în dosare a documentelor aferente fiecărui proiect se va face astfel: contract, dosar de plăţi, dosar financiar, dosar tehnic;

- acestea vor fi însoţite de o listă care va specifica numărul de volume pe care îl conţine fiecare proiect;

- pe coperta dosarului se înscriu: codul proiectului, unde este cazul, beneficiarul şi Capitolul proiectului, cod program, cod prioritate/ axă prioritară, cod măsură/ domeniu major de intervenţie, tipul contractului din cadrul proiectului, numărul volumului precum şi alte informaţii specifice, după caz.

3.2.7. Informaţiile clasificate

a) Activitatea de arhivare în compartimentele speciale

Arhivarea documentelor, rezultate în urma desfăşurării activităţii Compartimentului gestiunea şi protecţia informaţiilor clasificate din cadrul Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale, se desfăşoară cu respectarea prevederilor Legii nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, cu modificările şi completările ulterioare, Hotărârii Guvernului nr. 585/2002 pentru aprobarea Standardelor naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate în România cu modificările şi completările ulterioare, cât şi ale Hotărârii Guvernului nr. 781/2002 privind protecţia informaţiilor secrete de serviciu.

b)Definirea termenilor principali

Potrivit prevederilor art. 15 din Legea nr. 182/ 2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, cu modificările şi completările ulterioare, următorii termeni se definesc astfel:Prin informaţii - se înţelege orice documente, date, obiecte sau activităţi, indiferent de suport, formă, mod de exprimare sau de punere în circulaţie.Informaţiile clasificate - sunt informaţiile, datele, documentele de interes pentru securitatea naţională, care, datorită nivelurilor de importanţă şi consecinţelor care s-ar produce ca urmare a dezvăluirii sau diseminării neautorizate, trebuie să fie protejate.Clasele de secretizare sunt: secrete de stat şi secrete de serviciu.

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

Informaţii secrete de stat - informaţiile care privesc securitatea naţională, prin a căror divulgare se pot prejudicia siguranţa naţională şi apărarea ţării.Informaţii secrete de serviciu - informaţiile a căror divulgare este de natură să determine prejudicii unei persoane juridice de drept public sau privat.Nivelurile de secretizare se atribuie informaţiilor clasificate din clasa secrete de stat şi sunt: - strict secret de importanţă deosebită - informaţiile a căror divulgare neautorizată este de natură să producă daune de o gravitate excepţională securităţii naţionale; - strict secrete - informaţiile a căror divulgare neautorizată este de natură să producă daune grave securităţii naţionale; - secrete - informaţiile a căror divulgare neautorizată este de natură să producă daune securităţii naţionale.Protecţie juridică - ansamblul normelor constituţionale şi al celorlalte dispoziţii legale în vigoare, care reglementează protejarea informaţiilor clasificate;Protecţie prin măsuri procedurale - ansamblul reglementărilor prin care emitenţii şi deţinătorii de informaţii clasificate stabilesc măsurile interne de lucru şi de ordine interioară destinate realizării protecţiei informaţiilor;Protecţie fizică - ansamblul activităţilor de pază, securitate şi apărare, prin măsuri şi dispozitive de control fizic şi prin mijloace tehnice, a informaţiilor clasificate;Protecţia personalului - ansamblul verificărilor şi măsurilor destinate persoanelor cu atribuţii de serviciu în legătură cu informaţiile clasificate, spre a preveni şi înlătura riscurile de securitate pentru protecţia informaţiilor clasificate;Certificate de securitate/ autorizaţii de acces - documentele care atestă verificarea şi acreditarea persoanei de a deţine, de a avea acces şi de a lucra cu informaţii clasificate.

c) Categorii de informaţii secrete de stat. Protecţia lor.

Protecţia informaţiilor secrete de stat este o obligaţie ce revine persoanelor autorizate care le emit, le gestionează sau care intră în posesia acestora.

Autorităţile publice care elaborează ori lucrează cu informaţii secrete de stat/ secrete de serviciu au obligaţia prin compartimentele de specialitate ale acestora să întocmească un ghid pe baza căruia se va realiza clasificarea corectă şi uniformă a acestora cât şi liste proprii cuprinzând categorii de informaţii secrete de stat/ secrete de serviciu, în domeniul lor de activitate, care se aplică şi se actualizează.

Lista cu informaţii secrete de stat este stabilită de către structurile organizatorice din Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale şi se aprobă prin hotărâre de Guvern.Lista cu informaţii secrete de serviciu este stabilită de către structurile organizatorice din Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale şi se aprobă prin ordin al ministrului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale.

Ordonarea, inventarierea şi selecţionarea documentelor secrete de stat/ secrete de serviciuDocumentele secrete de stat se înregistrează manipulează, studiază si păstrează potrivit actelor normative în vigoare privind apărarea secretului de stat.

Gruparea în dosare, inventarierea şi selecţionarea se face astfel:

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

- gruparea documentelor în dosare se face pe baza nomenclatorului, în care se cuprind şi categoriile de documente din listele de date şi informaţii secrete de stat/ secrete de serviciu; - gruparea documentelor secrete de stat în dosare se face separat de cele secrete de serviciu şi nesecrete; - documentele secrete de serviciu şi nesecrete, care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situaţii, grafice, schiţe, tabele) şi care nu pot fi separate, vor intra în componenţa dosarului cu documente secrete de stat; - gruparea documentelor secrete de stat/ secrete de serviciu în dosare, legarea acestora, numerotarea filelor şi certificarea se fac în anul următor creării lor, în primul trimestru al anului pana la sfârşitul luni martie, la compartimentul special, urmând a se preda la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale, pe bază de inventare, la expirarea caracterului secret. Predarea, păstrarea şi selecţionarea lor la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale se fac în acelaşi mod ca la documentele nesecrete. Documentele secrete de stat/ secrete de serviciu care îşi păstrează acest caracter şi după expirarea termenului de păstrare prevăzut în nomenclator se selecţionează la compartimentul special de către o comisie de selecţionare având în componenţă persoane care au acces la date, informaţii şi documente secrete de stat. Şeful compartimentului special va face parte din această comisie.

Este interzisă clasificarea ca secrete de stat/ secrete de serviciu a informaţiilor care, prin natura sau conţinutul lor, sunt destinate să asigure informarea cetăţenilor asupra unor probleme de interes public sau personal, pentru favorizarea ori acoperirea eludării legii sau obstrucţionarea justiţiei.

d) Accesul la informaţii clasificate

Accesul la informaţii clasificate secrete de stat/ secrete de serviciu este permis cu respectarea principiului necesităţii de a cunoaşte numai persoanelor care deţin certificat de securitate sau autorizaţie de acces, valabil pentru clasa, nivelul de securitizare al informaţiilor necesare îndeplinirii atribuţiilor de serviciu.Neacordarea autorizaţiei sau retragerea motivată a acesteia determină de drept interdicţia de acces la informaţii secrete de stat/ secrete de serviciu.

3.2.8.Predarea documentelor create la compartimente, la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale

Predarea la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale a documentelor create la compartimente se face cu respectarea prevederilor art. 9 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 cu modificările şi completările ulterioare, conform căruia documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire, întocmite potrivit Anexelor nr. 2 şi 3 la lege, respectiv Anexelor nr. 2 şi 3 la prezenta procedură.

Predarea dosarelor/ documentelor din arhivele proprii ale structurilor organizatorice din cadrul Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale la arhiva ministerului, se face cu respectarea prevederilor art. 23 - art.24 din Ordinul Arhivelor Naţionale nr. 217/1996

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

pentru aprobarea Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, astfel:

“Art. 23. - Constituirea dosarelor, inventarierea şi predarea lor intră în obligaţia compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiva generală se face conform unei programări prealabile, stabilită de comun acord între cele două compartimente (predător şi primitor). Art. 24. - La preluare, compartimentul de arhivă verifică fiecare dosar, urmărind respectarea modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar. In cazul constatării unor neconcordanţe, ele se aduc la cunoştinţă compartimentului creator, care efectuează corecturile ce se impun”.

Documentele se depun la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale în al doilea an de la constituire, pe baza Inventarului documentelor şi a Procesului verbal de predare - primire al documentelor, întocmite de către persoana cu responsabilităţi pe linie de arhivare desemnată de şeful structurii organizatorice.

Arhivarul preia în gestiunea arhivei, dosarele de la structurile organizatorice, numai pe baza de inventar, verificând fiecare poziţie din inventar şi după identificarea tuturor dosarelor/ documentelor cuprinse în listele de inventariere, semnează procesul verbal de predare - primire, în 2 exemplare, un exemplar semnat îl predă delegatului care preda dosarele şi un exemplar se păstrează în gestiunea arhivei.

In ordinea intrării în arhivă, responsabilul de arhiva - arhivarul, înregistrează dosarele în “Registrul de evidenta a intrărilor - ieşirilor unităţilor arhivistice”, Anexa nr. 4 la prezenta procedură.

a)Registru de evidenţă curentă a documentelor

Evidenţa dosarelor predate din arhivele proprii ale structurilor organizatorice/ compartimentele creatoare ale documentelor, se face cu respectarea prevederilor art. 25 - art.26 din Ordinul Arhivelor Naţionale nr. 217/1996 pentru aprobarea Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, astfel:„Art. 25. - Evidenţa dosarelor şi a inventarelor depuse la compartimentul de arhivă se ţine în registrul de evidenţă curentă, conform modelului prevăzut în Anexa nr. 4. In cazul în care compartimentul de arhivă păstrează şi alte fonduri arhivistice, în registrul de evidenţă curentă se deschide câte o partidă pentru fiecare fond. Art. 26. - In registrul de evidenţă curentă, la Secţiunea „Preluări", se trec, în ordinea preluării, toate inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un alt număr de ordine.

Pentru fiecare inventar se notează: - numărul de ordine al inventarului; - data preluării documentelor din inventarul respectiv; - denumirea compartimentului de la care provine inventarul; - datele extreme ale documentelor; - totalul dosarelor din inventar;

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

- totalul dosarelor primite efectiv în arhivă din inventarul respectiv; - numărul dosarelor lăsate la compartiment şi depuse ulterior. Se va înscrie numărul din inventar al fiecărui dosar reţinut de compartiment.

La Secţiunea „Ieşiri" se trec: - data ieşirii dosarelor din evidenţă; - unde s-a predat; - denumirea, numărul şi data actului pe baza căruia au fost scoase din evidenţă; - totalul dosarelor ieşite”. Evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor din/ în arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale se ţine în Registrul de evidenţă curentă a intrărilor şi ieşirilor documentelor, structurat pe două părţi preluări şi ieşiri, Anexa nr. 4 la prezenta procedură.La preluare, personalul de la arhivă verifică fiecare dosar, urmărind respectarea modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar.

În cazul constatării unor neconcordanţe, ele se aduc la cunoştinţă şefului structurii organizatorice responsabile de arhiva în scris, iar documentele nu vor fi primite în arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale pană nu vor fi remediate neconcordanţele constatate.

3.3. Scoaterea temporară a documentelor din arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale

Scoaterea temporară a documentelor din arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale se face numai cu aprobarea Directorului Direcţiei Economice, la solicitarea scrisă a şefului structurii organizatorice creatoare a documentului din care să rezulte scopul scoaterii, justificarea că se impune eliberarea documentului din arhivă cât şi termenul limita de returnare. Modelul cererii pentru acces arhivă se găseşte în Anexa nr.9 la prezenta procedură.

In cazul unor documente de importanta majora pentru Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale se vor elibera copii legalizate, prin grija responsabilului de arhiva.

Hotărârea de a nu scoate din arhiva originalul şi de a elibera copii legalizate este luată de cel care are şi competenţa de a aproba cererea, respectiv Directorul Direcţiei Economice. Responsabilul de arhiva - arhivarul, nu poate împrumuta şi nici efectua copii decât în baza unei cereri aprobate, consemnează operaţiune în Registru de depozit Anexa nr.7 la prezenta procedură, obţine semnătura persoanei care ridica documentul/dosarul, în registru, în coloana obs. completează nr. cererii pe baza căreia s-a dispus scoaterea temporară şi termenul de returnare.

Eliberarea documentul/dosarul va fi consemnată şi în Fişa de control Anexa nr.8 la prezenta procedură, în momentul eliberării documentului. După expirarea termenului limită specificat în cerere, solicitantul este obligat să returneze documentul/ documentele sau dosarul în aceiaşi stare în care a fost ridicat. La returnare,

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

responsabilul de arhivă verifică integritatea şi starea documentului şi consemnează returnarea şi starea acestuia în Registru de depozit şi în Fişa de control.

Documentele care constituie probe într-un proces penal sau pentru cercetarea administrativă pot fi scoase temporar din arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale numai pe bază de proces-verbal şi după executarea copiilor de înlocuire, care se păstrează în arhivă până la reintegrarea originalelor.

Documentele scoase din arhivă în scopul consultării pe perioade limitate de timp, şi anume maximum 10 zile lucrătoare, în cazuri speciale termenul se poate prelungi.

Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii şi extrase după documentele pe care le creează şi le deţin, chiar dacă nu au îndeplinit termenul de 30 de ani, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant, cum sunt: vechimea în muncă, studii, drepturi patrimoniale.

Certificatul trebuie să cuprindă o expunere exactă şi clară a datelor rezultate din documente, care sunt în directă legătură cu obiectul cererii. Se vor indica numai datele existente, fără să se întregească perioadele pentru care nu există documente. Perioadele pentru care lipsesc documente sau nu se găseşte înscris numele solicitantului se vor menţiona în adresa de expediere a certificatului. In certificat se vor indica denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare întocmirii certificatului şi, apoi, datele cuprinse în aceste documente.

In certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generalizări în legătură cu conţinutul documentelor cercetate. In certificat datele se expun în ordinea cronologică. Redactarea certificatului se face, cu cerneală, întocmit, datat şi semnat de persoana care a făcut cercetarea. Referatul trebuie să cuprindă denumirea fondului cercetat şi cotele unităţilor arhivistice cercetate (anul şi numărul din inventar).

In cazul în care, la cererea petiţionarului sau din dispoziţia conducerii structurii organizatorice creatoare sau deţinătoare, recercetându-se documentele, se găsesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat, menţionându-se ca îl completează pe cel anterior, cu indicarea numărului şi datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menţionându-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula şi retrage; noul certificat va primi alt număr de înregistrare.

In cazul în care în arhivă nu se găsesc date cu privire la obiectul cererii, această situaţie se comunică în scris solicitantului.

In textul certificatului nu sunt admise ştersături sau completări printre rânduri. Persoana care a întocmit referatul şi şeful său ierarhic poartă răspunderea asupra exactităţii datelor comunicate.

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

Copiile sau extrasele se certifică sau, după caz, se legalizează de unitatea care le eliberează.

Certificatele, copiile si extrasele se eliberează personal solicitantului ori împuternicitului său legal sau se expediază prin poştă.

Diplomele, certificatele de studii, actele de stare civilă sau alte acte originale personale aflate în dosar se restituie titularului, sub semnătură, reţinându-se la dosar o copie certificată de responsabilul arhivei.

Evidenţa tuturor cererilor primite se ţine în Registru de depozit unde se consemnează fiecare solicitant în parte. Se va specifica clar numele şi prenumele solicitantului, structura organizatorică de unde vine cererea, numărul şi data de înregistrare a cererii. Înregistrările se fac cronologic.

In registrul de evidenţă curentă, la Secţiunea „Ieşiri" se trec: - data ieşirii dosarelor din evidenţă; - unde s-a predat; - denumirea, numărul şi data actului pe baza căruia au fost scoase din evidenţă; - totalul dosarelor ieşite.

3.4. Scoaterea definitivă a documentelor din arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale

Scoaterea definitivă a documentelor din arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale, se face cu respectarea prevederilor art. 27 - art.28 din Ordinul de conducerii Arhivelor Naţionale nr. 217/1996 pentru aprobarea Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, astfel:- “Scoaterea dosarelor din evidenţa arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau deţinătorilor de documente şi cu confirmarea Arhivelor Naţionale, în urma selecţionării, transferului către altă unitate deţinătoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevăzute. Art. 28. - Dosarele sunt scoase din evidenţa arhivei pe baza unuia din următoarele acte, după caz.: - proces-verbal de selecţionare; (Anexa nr. 5 la prezenta procedură)- proces-verbal de predare-preluare; (Anexa nr. 6 la prezenta procedură)- proces-verbal de constatare a deteriorării complete a documentelor sau a lipsei acestora”.

- Documentele deteriorate vor fi scoase din evidenţă în urma propunerii comisiei de selecţionare, aprobată de conducerea unităţii creatoare sau deţinătoare şi confirmată de Arhivele Naţionale”.

Modelul, procesului-verbal de selecţionare şi a procesului-verbal de predare-preluare, se găseşte în Anexa nr. 5, respectiv Anexa nr. 6 la prezenta procedură.

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

Când termenul de păstrare a documentelor în arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale a expirat conform Nomenclatorului arhivistic sau în cazul deteriorării acestora, Comisia de Selecţionare propune eliminarea lor. Aprobarea eliminării dosarelor documentelor se face de către ministrul Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale.

Responsabilul de arhiva - arhivarul, predă pe bază de proces verbal predare preluare dosarele/ documentele şi consemnează aceasta în Registru de intrări-ieşiri, în dreptul fiecărei înregistrării, iar în dosarului/ documentului la rubrica observaţii se precizează data ieşirii definitive şi actul (tip , număr, dată).

a)Comisia de selecţionare a documentelor

Potrivit prevederilor art. 29 - art.36 din Ordinul de conducerii Arhivelor Naţionale nr. 217/1996 pentru aprobarea Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, în cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o comisie de selecţionare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului unităţii respective. Comisia de selecţionare este compusă din preşedinte, secretar şi un număr impar de membri, numiţi din rândul specialiştilor proprii, reprezentând principalele compartimente creatoare de arhivă. Şeful compartimentului de arhivă este de drept secretarul comisiei de selecţionare”.

În cadrul Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale, şefii structurilor organizatorice au obligaţia să nominalizeze o persoană din cadrul structurii organizatorice cu responsabilităţi pe linie de arhivare şi care să facă parte din comisia de selecţionare a documentelor. Anual sau ori de câte ori este nevoie, la sesizarea secretarului comisiei selecţionare a documentelor, preşedintele convoacă comisia de selecţionare. Secretarul prezintă comisiei inventarele dosarelor cu termene de păstrare expirate.

In aprecierea importanţei documentelor, comisia de selecţionare are în vedere respectarea termenelor de păstrare a documentelor, prevăzute în Nomenclatorului arhivistic, acordând o atenţie deosebită celor care au, pe lângă termenul de păstrare, menţiunea „C.S.".

Când comisia de selecţionare constată greşeli de încadrare a documentelor la termenele de păstrare sau stabileşte ca unele din acestea să fie păstrate permanent, ele se trec în inventarele corespunzătoare termenului lor de păstrare, la anul şi compartimentul de muncă/ structura organizatorică creatoare.

Comisia de selecţionare a documentelor din cadrul arhivei Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale, este constituită şi funcţionează în baza Ordinului ministrului muncii, familiei şi protecţiei sociale nr. 2824/2011.

La încheierea lucrărilor, Comisia de selecţionare întocmeşte procesul-verbal model (Anexa nr. 5 la prezenta procedură), care se înaintează spre aprobare conducerii ministerului.

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecţionare, pentru eliminarea din arhivă, însoţite de procesul-verbal aprobat de ministrul Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale şi de inventarul documentelor permanente create în perioada pentru care se efectuează selecţionarea (câte un exemplar) se înaintează, cu adresă înregistrată, pentru confirmare, la Arhivele Naţionale.

Arhivele Naţionale pot hotărî păstrarea permanentă a unor dosare, chiar dacă, potrivit nomenclatorului arhivistic, acestea au termene de păstrare temporară.

3.5.Arhivarea electronică

Pentru a administra şi utiliza rapid şi eficient, la nevoie, datele cuprinse intr-un volum mare de documente, cât şi pentru proteja acestora, se impune conversia digitală a acestor documente.

Arhivarea electronică scade mult costul stocării datelor prin reducerea spaţiului de depozitare şi în acelaşi timp, creşte siguranţa păstrării corespunzătoare a datelor.

Arhivarea electronică se realizează prin programe şi proceduri de lucru privind constituirea arhivei curente, evidenţa documentelor, păstrarea, folosirea acestora etc.

Astfel, la constituirea arhivei curente, programul prevede utilizarea calculatorului de la registratura generală, unde se înregistrează toate documentele, intrate, ieşite sau întocmite pentru uz intern, folosind rubricile stabilite prin legea arhivării, incluzând indicativul unităţii arhivistice după nomenclator.

Constituirea unităţilor arhivistice pe suport electronic conform Nomenclatorului arhivistic, pentru inventarierea documentelor la compartimente, păstrarea şi folosirea acestora, constituie subiectul unor programe sau proceduri de lucru detaliate pe viitor.

3.6. Externalizarea serviciului de arhivare şi depozitare

Având în vedere volumul foarte mare de documente rezultat din desfăşurarea activităţii Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale, precum şi spaţiul insuficient de care dispune instituţia pentru arhivarea documentelor s-a procedat la achiziţionarea de servicii de arhivare şi depozitare a documentelor.

Scoaterea temporară a documentelor din depozit se face numai la solicitarea scrisă, pe cererea de solicitare cutii/ documente din depozit, Anexa nr.10 la prezenta procedură, a şefului structurii organizatorice creatoare a documentului şi cu o justificare în acest sens, din care să rezulte că se impune eliberarea documentului din depozit.

Prestatorul asigură serviciile de regăsire a cutiilor depozitate şi livrările de documente la sediul ministerului, în baza unei cereri de solicitare a cutiei înaintată de către serviciul creator al documentului la DE - SAPPA.

Prestatorul asigură cutiile de depozitare, indexurile, etichetele cu coduri de bare Anexa nr.11 la prezenta procedură, foaie de trimitere Anexa nr.12 la prezenta procedură şi alte consumabile necesare în procesul de împachetare a documentelor în cutii.

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

Şefii structurilor organizatorice din cadrul ministerului au obligaţia, prin persoana cu responsabilităţi pe linie de arhivare, să pregătească documentele, în vederea predării, conform prezentei proceduri, respectiv să îndosarieze documentele în coperţi cartonate şi inscripţionate conform Anexe nr. 13 b, să efectueze ordonarea cronologică a documentelor sau în alt mod aşa cum a fost stabilit prin nomenclatorul arhivistic al documentelor, pentru structura organizatorică, să efectueze inventarierea tuturor documentelor ce urmează a fi predate, să întocmească listele de inventariere pe termene de păstrare a documentelor pe suport de hârtie cât şi în format electronic, să împachetează dosarele/ documentele în cutii, să sigileze cutiile şi să completeze corespunzător a elementele de identificare, pentru arhiva proprie a structurii pe care o conduc.

Inventarierea dosarele/ documentele din cutii în format electronic, trebuie să asigure compatibilitatea înregistrărilor dosarele/ documentele atât la creatorii de documente din cadrul ministerului cât şi la firma depozitară pentru identificarea rapidă a acestora.

Modul de indexare, înregistrare şi descriere a conţinutului cutiilor trebuie să permită identificarea uşoară a acestora, astfel structurile organizatorice din minister vor folosi tipizat cod de bare - Anexa nr. 11 la prezenta procedură, foaie de trimitere - Anexa nr. 12 la prezenta procedură, la împachetarea dosarele/ documentele în cutii.

Pentru obţinerea de materiale (cutii, foaie de trimitere, etichete cu coduri de bare) necesare depozitării, structurile organizatorice creatoare a documentelor vor adresa o cerere tip referat de necesitate către DE - SAPPA, în care se va specifica tipul materialelor necesare şi cantitatea dorită, precum şi datele de contact (nume, prenume, direcţie, sediul şi cameră, nr. de telefon şi adresă de email) ale unei persoane.

La depozitare, structurilor organizatorice din cadrul ministerului creatoare de documente, după obţinerea materialelor de la firma depozitară prin intermediul DE-SAPPA, vor pregăti cutiile, le vor sigila cu ajutorul unei bande de hârtie albă pe care va aplica ştampila direcţiei şi o va lipi cu scotch pe toată lungimea cutiei, va completa foaia de trimitere şi o va anunţa DE - SAPPA în vederea transmiterii comenzii la firma depozitară.

În urma ridicării cutiilor de către firma depozitară, se va transmite o copie după foaia de trimitere, precum şi după avizul de expediţie eliberat de firma depozitară, la DE - SAPPA.

Consultarea unor documente depozitate în cutii, de la firma depozitară, se face prin referat de necesitate adresat DE - SAPPA, în care se va adăuga şi codul de înregistrare (de bare) al cutiei cerute pentru identificarea acesteia.

Prestatorul oferă posibilitatea realizării de rapoarte privind documente păstrate şi termenele de păstrare a acestora, având în vedere că retragerea şi depozitarea de cutii va putea fi realizată de mai multe persoane, pentru a se cunoaşte în orice moment situaţia acestora.

Consultarea bazei de date se va realiza numai de către persoane autorizate din cadrul ministerului

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

3.7. Documente utilizate

a) Listă formulare, anexe utilizate în aplicarea procedurii - Nomenclator arhivistic - Anexa nr.1 la prezenta procedură;- Inventarul documentelor - Anexa nr. 2 la prezenta procedură;- Proces verbal de predare primire a documente - Anexa nr. 3 la prezenta procedură;- Registru de evidenta a intrărilor - ieşirilor unităţilor arhivistice - Anexa nr. 4 la prezenta procedură;- Proces verbal al Comisiei de selecţie - Anexa nr. 5 la prezenta procedură;- Proces-verbal de predare - preluare - Anexa nr. 6 la prezenta procedură;- Registru de depozit - Anexa nr. 7 la prezenta procedură;- Fişă de control - Anexa nr. 8 la prezenta procedură;- Cerere pentru acces arhiva - Anexa nr. 9 la prezenta procedură;- Cerere solicitare cutii/ documente depozit - Anexa nr. 10 la prezenta procedură;- Model completare tipizat cod de bare - Anexa nr. 11 la prezenta procedură;- Model completare foaie de trimitere - Anexa nr. 12 la prezenta procedură;- a)Model inscripţionare Dosare conform Nomenclatorului arhivistic/ Opis documente (prima pagină a dosarului), pentru documentele din arhivele proprii, b) Copertă dosar cartonat, pentru documentele ce urmează să fie predate la arhiva ministerului - Anexa nr. 13 la prezenta procedură;- Circuitul documentelor pentru formarea dosarelor, arhivarea în arhivele proprii ale structurilor organizatorice şi predarea la din arhivele proprii la arhiva MMP, stocarea şi eliberarea documentelor din arhivă - Anexa nr. 14 la prezenta procedură;- Circuitul documentelor pentru formarea dosarelor, arhivarea în arhivele proprii ale structurilor organizatorice şi predarea la din arhivele proprii la firma depozitară, solicitare eliberare documente la firma depozitară, solicitare cutii, etichete, etc. pentru stocare - Anexa nr. 15 la prezenta procedură.

b) Circuitul documentelor

Circuitul documentelor pentru formarea dosarelor, arhivarea în arhivele proprii ale structurilor organizatorice şi predarea la din arhivele proprii la arhiva MMP, stocarea şi eliberarea documentelor din arhivă este prevăzut în Anexa nr. 14 la prezenta procedură iar Circuitul documentelor pentru formarea dosarelor, arhivarea în arhivele proprii ale structurilor organizatorice şi predarea la din arhivele proprii la firma depozitară, solicitare eliberare documente la firma depozitară, solicitare cutii, etichete, etc. pentru stocare în Anexa nr.15 la prezenta procedură.

3.8. Resurse necesare Resurse materiale, resurse umane, resurse financiare:

- materiale (elementele de logistică: materiale informatice, calculatoare, acces la baze de date etc.),

- financiare (bugetul necesar pentru amenajarea, funcţionarea şi dotarea arhivei cu aparatura necesară în vederea asigurării şi păstrării documentelor în condiţii de siguranţă, buget necesar programelor de formare şi perfecţionare a

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

personalului angajat în compartimentul arhivă cât şi a personalului cu atribuţii din cadrul tuturor structurilor organizatorice ale ministerului),

- umane (personalul implicat în activitatea de arhivare din cadrul compartimentul arhivă şi persoanele cu atribuţii şi responsabilităţi pe linie de arhivare din cadrul structurilor organizatorice din cadrul ministerului). 3.9. Modul de lucru

a) Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor , responsabilităţi şi termene în derularea operaţiunilor şi acţiunilor, valorificarea rezultatelor

PAS Operaţiunea /Acţiune

Document Responsabil /Funcţia

responsabilului

Termen Valorificarea rezultatelor activităţii

1. Înregistrarea documentelor

Registru intrări-ieşiri

-Şefii structurilor organizatorice din MMFPS

Permanent

2. Întocmirea Nomenclatorului arhivistic

Nomenclator arhivistic

-Şefii structurilor organizatorice din MMFPS, directorul DE - SAPPA

Permanent

3. Avizarea, confirmarea şi aprobarea Nomenclatorului arhivistic

Nomenclator arhivistic

-SG avizare

- Arhivele Naţionale confirmare

-Ministrul Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale aprobare

Permanent

4. Constituirea dosarelor, conform Indicativului dosarului din Nomenclatorului arhivistic

Dosare constituite în structurile organizatorice ale MMFPS, la începutul anului conform IDNA

-Şefii structurilor organizatorice din MMFPS, întreg personalul ministerului pentru lucrările repartizate, întocmite şi deţinute în exercitarea funcţiei/ atribuţiilor

La începutul anului, permanent

5. Inventar -Liste de -Şefii structurilor Permanent,

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

ierea dosarelor/ documentelor repartizate, întocmite şi deţinute în exercitarea funcţiei/ atribuţiilor, pentru predarea acestora la plecarea din structura organizatorică

inventariere a dosarelor/ documentelor pe ani şi termene de păstrare

-Procesul verbal de predare primire

-Predarea dosarelor/ documentelor

organizatorice din MMFPS, şeful ierarhic superior când este cazul, persoana care predă documentele, persoana care primeşte documentele sau comisia de preluare a documentelor când este cazul

când este cazul

6. Inventarierea anuală a dosarelor/ documentelor pe ani şi termene de păstrare de către întreg personalul structurii organizatorice pentru lucrările repartizate şi predarea acestora, persoanei cu atribuţii şi responsabilităţii pe linie de arhivare din cadrul fiecărei structuri organizatorice.

-Liste de inventariere a dosarelor/ documentelor pe ani şi termene de păstrare -Procesul verbal de predare primire-Predarea dosarelor/ documentelor

-Şefii structurilor organizatorice din MMFPS, personalul ministerului repartizate, întocmite şi deţinute în exercitarea funcţiei/ atribuţiilor, persoana cu atribuţii şi responsabilităţii pe linie de arhivare din cadrul fiecărei structuri organizatorice

Anual

7. Inventarierea tuturor dosarelor/ documentelor pe ani şi termene de păstrare din structura

-Liste de inventariere a dosarelor/ documentelor pe ani şi termene de păstrare -Procesul verbal de predare

-Şefii structurilor organizatorice din MMFPS, persoana cu atribuţii şi responsabilităţii pe linie de arhivare din

Anual

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

organizatorică, in al doilea an de la constituirea acestora, de către persoana cu atribuţii şi responsabilităţii pe linie de arhivare din cadrul fiecărei structuri organizatorice

primire cadrul fiecărei structuri organizatorice

8. Organizarea procesului de predare a arhivei structurii organizatorice la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale, în al doilea an de la constituire

-Adresă către DE - SAPPA de solicitare programare predare dosare la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale-Predarea efectivă a dosarelor/ documentelor

-Şefii structurilor organizatorice din MMFPS, persoana cu atribuţii şi responsabilităţii pe linie de arhivare din cadrul fiecărei structuri organizatorice

Anual, la data programată

9. Înregistrarea intrărilor - ieşirilor unităţilor arhivistice în/din arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale

-Registru de evidenta a intrărilor - ieşirilor unităţilor arhivistice

- Directorul Direcţiei, personalul compartimentului arhivare

Permanent

10. Eliberare documente din arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale

-Solicitare scrisă, motivată, făcută de către şeful structurii organizatorice creatoare a documentului, o persoană fizică sau o persoană juridică şi aprobată de

-Personalul arhivei din cadrul MMFPS, eliberează documentul structurii organizatorice creatoare a documentului, persoanei fizice sau o persoană juridice, după caz

Permanent

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

Directorul Direcţiei Economice

11. Accesul creatorilor de documente la dosarele arhivate

-Cerere acces aprobată de Directorul Direcţiei Economice, înregistrarea registru de depozit, fişă de control

- Directorul Direcţiei Economice, personalul compartimentului arhivare

Permanent

12. Scoaterea din arhivă pentru consultare, maxim 10 zile

-Solicitare scrisă, motivată, făcută de către şeful structurii organizatorice şi aprobată de Directorul Direcţiei Economice

- Directorul Direcţiei Economice, personalul compartimentului arhivare

Permanent

13. Cercetare dosare pentru eliminarea celor cu termene de păstrare expirate

-Proces-verbal al Comisia de selecţionare, pentru propunere eliminare documente cu termene de păstrare expirate

-Avizare şeful serviciului SAPPA,

Aprobare Ministrul Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale

Anual sau ori de câte ori este necesar

14. Eliminarea documentelor cu termene de păstrare expirate, aprobate

-Proces-verbal -Personalul compartimentului arhivare din MMFPS

După aprobarea Procesului-verbal al Comisiei de selecţionare, de către Ministrul Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale

15. Solicitare livrare de materiale specifice depozitării

-Solicitare scrisă, Referat de necesitate

- Şeful structurii organizatorice

Ori de câte ori este necesar

16. Depozitare cutii la firmă depozitară

-Liste de inventariere a

-Şefii structurilor organizatorice

Anual, la data

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

dosarelor/ documentelor pe ani şi termene de păstrare -Procesul verbal de predare primire-Adresă către DE -SAPPA de solicitare programare predare dosare la firma depozitară-Predarea efectivă a cutiilor la firma depozitară

din MMFPS, persoana

-Persoana cu atribuţii şi responsabilităţii pe linie de arhivare din cadrul fiecărei structuri organizatorice

programată

17. Solicitare livrare cutii/documente pentru consultare

-Solicitare scrisă -Şefii structurilor organizatorice din MMFPS, persoană autorizată din cadrul DE -SAPPA

Permanent

18. Arhivare documente referitoare la activitatea de

arhivare

-Dosar documente arhivare constituit conform Indicativului dosarului din Nomenclatorul arhivistic

-Şefii structurilor organizatorice din MMFPS, persoana cu atribuţii şi responsabilităţii pe linie de arhivare din cadrul fiecărei structuri organizatorice

Permanent

6.0. Responsabilităţi

6.1. Conducerea Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale- Alocă spaţiul necesar arhivării;- Studierea posibilităţii înfiinţării unui compartiment de arhivă la nivelul ministerului, în conformitate cu prevederile art.23 din Legea Arhivelor Naţionale nr.16 /1996,

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

desemnarea încă a unei persoane cu atribuţii pe linie de arhivă la nivelul ministerului, potrivit pct.3 din Procesul - Verbal de îndrumare şi control al Arhivelor Naţionale. - Comunica în scris în termen de 30 de zile Arhivelor Naţionale toate documentele care le atestă reorganizarea, precum si măsurile dispuse în vederea arhivării documentelor create sau deţinute, conform art.34 din Legea nr.16/1996 cu modificările şi completările ulterioare.- Asigură resursele umane şi materiale pentru crearea condiţiilor de funcţionare normală a arhivei;- Aprobă Nomenclatorului arhivistic al documentelor din cadrul Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale;- Numeşte prin ordin componenţa Comisiei de selecţionare la nivelul ministerului.- Numeşte prin ordin arhivarul ministerului;- Aprobă scoaterea documentelor din evidenţa arhivei, în urma selecţionării la propunerea Comisiei de selecţie sau mutării în alt depozit;- Aprobă scoaterea definitivă din arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale a unor documente/ documentaţii/ dosare la solicitarea unor instituţii.

6.2.Şeful Serviciului de Achiziţii Publice, Patrimoniu şi Administrativ din cadrul DE- Răspunde de organizarea şi funcţionarea compartimentului de arhivă, de păstrarea documentelor în arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale în condiţii de securitate;- Verifică şi răspunde de activităţile derulate în cadrul arhivei ministerului (înregistrarea dosarelor, evidenta inventarelor şi proceselor verbale, ordinea şi curăţenia pe rafturi/rastele sau dulapuri şi în special în spaţiul destinat arhivei, existenta mijloacelor de PSI, existenta dispozitivelor antiefracţie, etc.); - Răspunde de întocmirea Nomenclatorului arhivistic al documentelor din cadrul Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale, obţinerea confirmării nomenclatorului la Arhivelor Naţionale cât şi de supunerea acestuia spre aprobare ministrului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale;- Modifică la propunerea şefilor structurilor organizatorice, în condiţiile legii şi a prezentei proceduri, Nomenclatorului arhivistic al documentelor din cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, obţine confirmarea nomenclatorului la Arhivelor Naţionale şi îl supune spre aprobare ministrului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale;- Aprobă cererile de scoatere temporară din arhiva Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale a unor documente/ documentaţii sau dosare; - Aprobă cererile pentru efectuarea unor copii după documente din arhiva ministerului; - Avizează cererile de scoatere definitiva din arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale a unor documente/ documentaţii / dosare la solicitarea unor instituţii. - Întocmeşte proiectul de ordin al ministrului muncii, familiei şi protecţiei sociale, cu propunerile primite de la şefii structurilor organizatorice, pentru nominalizarea persoanelor cu responsabilităţi pe linie de arhivare şi care să facă parte din comisia de selecţionare. - Răspunde de formarea profesională în domeniul arhivisticii, a tuturor persoanelor desemnate de şefii structurilor organizatorice şi aprobate prin ordin al ministrului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale, să îndeplinească responsabilităţii pe linie de arhivare, solicitând Direcţia Resurse Umane includerea în Planul de perfecţionare anual,

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

cursuri specifice acestui domeniu de activitate, cât şi demararea demersurilor necesare pentru înscrierii persoanelor, la cursurile organizate de Şcoala Naţională de Arhivistică.

6.3. Şefii structurilor organizatorice din cadrul Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale- Răspund de organizarea şi funcţionarea întregii activităţi de arhivare în cadrul structurii organizatorice pe care o conduc, de formarea şi păstrarea dosarelor în arhiva proprie conform Nomenclatorului arhivistic în condiţii de securitate;- Răspund de desemnarea unei persoane din cadrul structurii organizatorice pe care o conduc, cu responsabilităţi pe linie de arhivare şi care să facă parte şi din Comisia de selecţie a documentelor, cât şi de transmiterea propunerii la Serviciul Achiziţii Publice, Patrimoniu şi Administrativ;- Verifică întreaga activitate de arhivare, de formare a dosarelor, de constituire a arhivei proprii conform nomenclatorului dosarelor pentru structura organizatorică pe care o conduc şi asigură securitatea acestora; - Răspund de întocmirea listei care să cuprindă toate documentele create/ gestionate/ date spre păstrare structurii organizatorică pe care o conduc, rezultate în urma desfăşurării tuturor activităţilor cuprinse în Regulamentul de Organizare şi Funcţionare cât şi în toate actele normative care reglementează domeniul de activitate al structurii, cât şi de înaintarea acesteia la Serviciul Achiziţii Publice, Patrimoniu şi Administrativ, în vederea întocmirii/ modificării Nomenclatorului arhivistic;- Coordonează întreaga activitate de îndosarierea/ păstrare/ arhivare a documentelor din structura organizatorică pe care o conduc conform Nomenclatorului arhivistic, de inventariere anuală a documentelor de către întreg personalul structurii organizatorice pentru lucrările repartizate/ create/ date spre păstrare în exercitarea funcţiei şi atribuţiilor de serviciu; - Răspund de întocmirea, modificarea şi completarea Nomenclatorului arhivistic al documentelor create/păstrate de către structura organizatorică pe care o conduc.- Răspund de întocmirea tuturor documentelor conform prevederilor prezentei proceduri, la predare/ preluarea documentelor deţinute de personalul care urmează să plece din structura organizatorică pe care o conduce;- Răspund de păstrarea în structura organizatorică a documentelor care nu au fost predate la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale expirarea perioadei de păstrare, respectiv doi ani de la crearea acestora; - Răspund de constituirea, legarea, ordonarea şi inventarierea dosarelor păstrate la nivelul compartimentelor şi predarea la arhiva generală, în al doilea an de la constituire, pe bază de inventare întocmite pe termene de păstrare şi procese verbale de predare - primire conf. art.7 - 9 din - Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 Legea, cu modificările şi completările ulterioare şi ale art. 16- 23 din Ordinul Arhivelor Naţionale nr. 217/1996 de aprobare a Instrucţiunilor privind arhivarea; - Solicită în scris Şefului Serviciului Achiziţii Publice, Patrimoniu şi Administrativ, planificare prealabilă în vederea predării documentelor din arhiva proprie la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale.

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

6.4. Persoanele, desemnate de şefii structurilor organizatorice, cu responsabilităţi pe linie de arhivare- Răspund ordonarea şi inventarierea dosarelor din arhivele proprii, în anul în curs pentru documentele anului precedent şi predarea acestora la arhiva ministerului, în al doilea an de la constituire, pe bază de inventare întocmite pe termene de păstrare şi procese verbale de predare - primire în conformitate cu prevederile art. 9 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 Legea, cu modificările şi completările ulterioare şi ale art. 16- 23 din Ordinul Arhivelor Naţionale nr. 217/1996 de aprobare a Instrucţiunilor privind arhivarea; - Îndrumă întreg personalul structurii organizatorice detaliate din care fac parte şi în care au fost desemnate să îndeplinească responsabilităţi cu privire la arhivare, în formarea dosarelor şi în inventarierea anuală a documentelor sau la predarea documentelor când este cazul; - Răspund de preluarea dosarelor, întocmite cu respectarea indicativului dosarului conform Nomenclatorului arhivistic al documentelor şi după inventarierea acestora, pe listelor de inventariere anuale pe termene de păstrare, de către personalul de execuţie din cadrul structurii organizatorice, pentru care au fost desemnate să îndeplinească aceste responsabilităţi;- Răspund de pregătirea dosarelor preluate de la personalul de execuţie şi de predarea acestora la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale; - Răspund de predarea dosarelor din structura organizatorică detaliată pentru care au fost desemnaţi să îndeplinească responsabilităţi pe linie de arhivare, la arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale în al doilea an de la constituire, de întocmirea documentelor în vederea predării cu respectarea următoarelor reguli, cuprinse în prevederile art.17 din Ordinul Arhivelor Naţionale nr. 217/1996 pentru aprobare a Instrucţiunilor privind arhivarea:

- documentele cuprinse în dosare se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt;

- dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250 - 300 file; în cazul depăşirii acestui număr, se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar;

- filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru; în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul l pentru fiecare volum;

- pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unităţii şi a compartimentului creator, numărul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început şi de sfârşit, numărul de file, volumul şi termenul de păstrare;

- pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe prima pagină nescrisă a registrelor şi condicilor, lucrătorul de Ia compartimentul creator al dosarului face următoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, condică) conţine ... file", în cifre şi între paranteze, în litere, după care semnează şi pune data certificării. - Fac parte din Comisia de selecţionare a documentelor, analizează şi aprobă lista întocmită de către arhivarul ministerului, cu documentele având termenele de păstrare depăşite, propuse spre a fi distruse.

6.5. Arhivarul, responsabil cu arhivarea ministerului - Răspunde de preluarea dosarelor/ documentelor din arhivele proprii ale structurile organizatorice, în al doilea an de la constituire, de la persoanele cu responsabilităţii pe

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

linie de arhivare, pe baza listelor de inventariere întocmite pe termene de păstrare, redactate pe hârtie cât şi pe suport electronic şi a procesului verbale de predare - primire.- La preluarea are obligaţia să verifice fiecare dosarelor/ documentelor, urmărind respectarea modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar, dacă structurile organizatorice au respectat prevederile legale cuprinse în dispoziţiile art. 9 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 Legea, cu modificările şi completările ulterioare şi în art. 16 - 23 din Ordinul Arhivelor Naţionale nr. 217/1996 de aprobare a Instrucţiunilor privind arhivarea; în cazul constatării unor neconcordanţe, ele se aduc la cunoştinţă compartimentului creator, care are obligaţia să efectueze corecturile ce se impun; - Răspunde de preluarea documentelor din structurile organizatorice cuprinse în Nomenclatorul arhivistic, pentru păstrarea în arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale; preia de la compartimente, dosarele cuprinse în listele de inventare şi verifică conformitatea cu Nomenclatorul arhivistic;- Răspunde şi ţine evidenţa tuturor documentelor intrate şi ieşite în/din arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale pe baza Registrului de evidentă a intrărilor - ieşirilor unităţilor arhivistice, răspunde de constituirea registrului, înregistrarea, numerotarea, certificarea lui; în registru se va ţine evidenţa dosarelor şi a inventarelor depuse la arhivă;- Răspunde şi ţine evidenţa documentelor intrate şi ieşite din arhivă, în Registrul de depozit, solicitate de şefii structurilor organizatorice din Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale sau instituţii şi organe ale statului în vederea cercetării sau documentării, iar în locul dosarului/ documentului scos pentru cercetare sau documentare, va introduce în raft o fişă de control, care va fi anulată la rearhivarea dosarului/ documentului, la restituire verifică integritatea documentelor împrumutate; - Ţine evidenţa cererilor şi a fişelor întocmite pentru fiecare solicitant în parte. Fişa va cuprinde: numele şi prenumele solicitantului, numărul şi data de înregistrare a cererii. Fisele se ordonează alfabetic; - Răspunde şi ţine evidenţa pe suport de hârtie cât şi electronic a listelor de inventariere pentru dosarele/ documentele primite în arhiva ministerului de la structurile organizatorice ale Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale pe suport electronic; - Răspunde şi ţine evidenţa pe suport de hârtie cât şi electronic a listelor de inventariere şi a cutiilor predate de structurile organizatorice ale Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale la firma prestatoare a serviciului de depozitare a documentelor în cutii;- Răspunde de păstrarea documentele deţinute în arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale în condiţii de siguranţă şi securitate; - Face propuneri pentru dotarea corespunzătoare a arhivei ministerului (mobilier, rafturi, mijloace PSI, etc.) conform cerinţelor prezentei proceduri; - Propune masuri in vederea asigurării condiţiilor de păstrare şi conservare a arhivei; - La expirarea termenului de păstrare al dosarelor, atenţionează secretarul Comisiei de selecţionare şi pregăteşte dosarele şi inventarele în vederea eliminării; - Convoacă comisia de selecţionare în vederea analizării dosarelor cu termenele de păstrare expirate, şi pe care le propune pentru distrugere ministrului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale;- Asigură sprijin, tuturor structurilor organizatorice din cadrul Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale, prin persoanele desemnate să îndeplinească activităţi şi responsabilităţi pe linie de arhivare, în implementarea prezentei procedurii.

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

- Răspunde de primirea, stocarea, eliberarea şi scoaterea definitivă sau temporară a dosarelor/ documentelor în/din arhiva Ministerului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 Legea, cu modificările şi completările ulterioare şi ale Ordinului Arhivelor Naţionale nr. 217/1996 de aprobare a Instrucţiunilor privind arhivarea.

6.6. Comisia de selecţionare Se constituie şi funcţionează în baza prevederilor art.29-36 din Ordinul Arhivelor Naţionale nr. 217/1996 pentru aprobare a Instrucţiunilor privind arhivarea.

7.0 Anexe

7.1. Centralizator documente cuprinse în anexe

Nr.crt. Denumirea anexei Elaborator Nr. anexă

1. Nomenclator arhivistic - Şefii structurilor organizatorice din MMFPS pentru documentele structurii pe care o conduc

-DGAPA centralizează toate propunerile şi întocmeşte

Nomenclatorul arhivistic pentru toate documentele create şi deţinute în MMFPS, obţine confirmarea Arhivelor Naţionale îl supune aprobării ministrului Muncii,Familiei şi Protecţiei Sociale

Anexa nr.1

2. Inventarul documentelor - Toate categoriile de personal din cadrul ministerului, în funcţie de situaţiile descrise în procedură

- Personal cu atribuţii şi responsabilităţi pe linie de arhivare din cadrul structurilor organizatorice, pentru documentele care se predau la arhiva ministerului

Anexa nr.2

3. Proces verbal de predare - primire a documentelor

- Toate categoriile de personal din cadrul ministerului, în funcţie de situaţiile descrise in procedură

- Personal cu atribuţii şi responsabilităţi pe linie de arhivare din cadrul structurilor organizatorice la predarea în arhiva documentelor în ministerului, sau în cazul predării la firma depozitară

Anexa nr.3

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

4. Registru de evidenta a intrărilor - ieşirilor unităţilor arhivistice

-Arhivarul Anexa nr.4

5. Proces verbal al Comisiei de selecţie

- Comisia de selecţie Anexa nr.5

6. Proces-verbal de predare - preluare-Arhivarul Anexa nr.67. Registru de depozit -Arhivarul Anexa nr.78. Fişă de control -Arhivarul Anexa nr.89. Cerere pentru acces arhiva -Şefii structurilor organizatorice din

MMFPSAnexa nr.9

10. Cerere solicitare cutii/ documente depozit

-Şefii structurilor organizatorice din MMFPS

Anexa nr.10

11. Model completare tipizat cod de bare

-Persoana cu atribuţii şi responsabilităţi pe linie de arhivare din cadrul structurilor organizatorice

Anexa nr.11

12.Model completare foaie de trimitere

-Persoana cu atribuţii şi responsabilităţi pe linie de arhivare din cadrul structurilor organizatorice

Anexa nr.12

13. a)Model inscripţionare Dosare conform Nomenclatorului arhivistic/ Opis documente (prima pagină a dosarului), pentru documentele din arhivele proprii b) Copertă dosar cartonat, pentru documentele ce urmează să fie predate la arhiva ministerului

-Toate categoriile de personal pentru documentele proprii arhivate

- Persoana cu atribuţii şi responsabilităţi pe linie de arhivare din cadrul structurilor organizatorice

Anexa nr.13

14. Circuitul documentelor pentru formarea dosarelor, arhivarea în arhivele proprii ale structurilor

organizatorice şi predarea la din arhivele proprii la arhiva MMP,

stocarea şi eliberarea documentelor din arhivă

- Formular procedură Anexa nr.14

15. Circuitul documentelor pentru formarea dosarelor, arhivarea în arhivele proprii ale structurilor organizatorice şi predarea la din arhivele proprii la firma depozitară, solicitare eliberare documente la firma depozitară, solicitare cutii, etichete, etc. pentru stocare

- Formular procedură Anexa nr.15

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

Anexa nr.1

NOMENCLATORULUI ARHIVISTIC LA NIVEL DE DIRECŢIE ÎN CADRUL MINISTERULUI MUNCII,FAMILIEI ŞI PROTECŢIEI SOCIALE

Direcţia generală/ Direcţia/ Autoritatea

Serviciul/ Biroul / Compartimentul

Nr. crt. / Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al documentelor la care se referă)

Termenul de păstrare

(ani)

Indicativul dosarului

Observaţii

I. Direcţia Economică

A. Serviciul Achiziţii Publice, Patrimoniu şi Administrativ

B. Serviciul Contabilitate

C. Serviciul Bugete

1.-----------2.-----------3.-----------

1.------------2.------------3.-----------

1.------------2.------------3.-----------

P(permanent)10 ani5 ani



I.A.1I.A.2I.A.3

I.B.1I.B.2I.B.3

I.C.1I.C.2I.C.3

CS (comisia de selecţionare)

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

Anexa nr.2

Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei SocialeDirecţia generală………………..Direcţia………………………….Serviciul…………………………Compartiment…………………

INVENTAR pe anul----------------pentru documentele care se păstrează …………………….ani/permanent

Nr. crt.

Indicativul dosarului după nomenclator

Conţinutul pe scurt al dosarului, registrului, etc.

Datele extreme

Nr. file

Observaţii

1.2.3.4.5.6.7.8.9.

Prezentul inventar format din ................. file conţine ............ dosare, registre, condici, cartoteci etc.Numerele ........... au fost lăsate la ................, nefiind încheiate sau………………..La preluare au lipsit dosarele de la nr. ...............Astăzi ..................... s-au preluat ............... dosare.

Am predat, Am primit,

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

Anexa nr.3

PROCES VERBALpredare - primire a documentelor

Astăzi, ……………….. subsemnaţii……………………………delegaţi ai compartimentului…………………………………………………….şi…………………………………, am procedat primul la predare şi al doilea la preluarea documentelor create în perioada………………………..de compartimentul menţionat, în cantitate de…………………dosare, registre, condici, etc. Predarea-primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând………………pagini dactilografiate, conform dispoziţiilor legale.


G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

Anexa nr. 4

REGISTRU DE EVIDENŢĂa intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice

INTRĂRI IEŞIRINr. crt. Data

intrăriiDenumirea compartim.

Datele extreme ale documentelor

Numărul de dosare după inventar

Numărul de dosare primite efectiv

Numărul de dosare rămase la compart.

Data ieşirii din arhivă

Unde s-au predat

Denumirea actului de predare , nr., dată

Total dosare ieşite

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Registru de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivisticeMod de completare a rubricilor: 1- numărul curent 2- data când se preiau de la compartiment dosarele însoţite de inventare 3- iniţialele compartimentului care predă 4- datele extreme ale documentelor, data primului şi ultimului document din dosar, (ex. Ian.- dec 2004.) 5- numărul de dosar trecut in inventar 6- numărul de dosar primite efectiv, din inventar 7- dosarul trecut in inventar dar din motive justificate de structura organizatorică, acestea nu se predau , rubrica nu se completează , spaţiul se va completa la data primirii dosarelor rămase în arhiva proprie8- data ieşirii definitive din arhiva a unui dosar (la cerere sau prin casare de către CS) 10- Casat/predat la…..conform PV nr…/cerere nr…. către unitatea ….

Anexa nr. 5

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

Se aprobă (conducerea) ....................... (denumirea creatorului) ....................... ....................... (sediul)

PROCES-VERBAL Nr. .......

Comisia de selecţionare, numită prin Ordinul nr. .......... din ..................., selecţionând în şedinţele din ................. documentele din anii*) ................. avizează ca dosarele din inventarele anexate să fie înlăturate ca nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare prevăzute în nomenclatorul unităţii

Preşedinte, Membri, Secretar, ..................... ..................... ..................... (numele şi prenumele) (numele şi prenumele) (numele şi prenumele)

Semnătură Semnătură Semnătură ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... .....................

Anexa nr. 6

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

PROCES VERBAL

Predare - preluare documente (ziua, luna, anul )……………………….Subsemnaţii…………………………din partea……………………………….din partea …………………………………. am procedat primul la predare şi al doilea la preluarea documentelor create în perioada/ anii extremi…….……………însumând…………………………u.a. şi m.l……………Totodată s-au predat şi preluat……………………………………………………….În timpul verificării nu au fost găsite următoarele…………………….…………….. u.a.Prezentul proces verbal cuprinde………………….file şi s-a încheiat în două exemplare


Anexa nr.7

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

.................................................................. (denumirea creatorului sau deţinătorului)

REGISTRU DE DEPOZIT

1 2 3 4 5 6 7 8Nr. crt.

Denumirea fondului/ compartim.

Cotă dosar

Scopul scoaterii din depozit

Numele solicitantului, funcţia compartimentul

Data scoaterii u.a., semnătura arhivarului

Data restituirii u.a., semnătura arhivarului

Obs.

Registru depozit arhiva Mod de completare a rubricilor: 1 - nr. curent 2 - denumirea documentului solicitat 3 - codul dosarului 4 - scopul scoaterii din depozit menţionat in cerere 5 - nume si prenumele solicitantului – din cerere 6 - data scoaterii şi semnătura solicitantului sau persoanei care ridica documentul/dosarul; Daca persoana care ridica documentul/dosarul este alta decât solicitantul se înscrie numele si prenumele acesteia si semnează 7 - data când restituie documentul/dosarul

Anexa nr. 8

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

FIŞĂ DE CONTROL

FONDUL/COLECŢIA………………………………………………….…COMPARTIMENTUL…………………………………………………..…NR. INVENTAR……………………………………………………………ANUL………………………………………………………………………..NUMELE ŞI PRENUMELE SOLICITANTULUI……………………….DATA…………………….

Anexa nr. 9

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

CERERE PENTRU ACCES ARHIVĂ

Direcţia:Instituţia/Structura organizatorică care cere acces la documente din arhivă

Aprobat,Şef serviciu

Serviciul Achiziţii Publice, Patrimoniu şi Administrativ

Stimată doamnă /stimate domnule,

Subsemnatul……………………….., funcţia………………………….. în cadrul …………..………………….vă solicit aprobarea de a consulta documentul cu privire la………………………..de care am nevoie în scop profesional. Scopul consultării acestui document este…………………………………………….Menţionez că mă oblig să păstrez confidenţialitatea tuturor informaţiilor conţinute în respectivul document şi să îl returnez arhivei în maximum 10 zile începând cu data primirii acestuia pentru consultare.În cazul pierderii sau deteriorării documentului în cauză sau al depăşirii termenului limită pentru returnare, admit că voi fi pasibil de sancţiunile aplicabile în aceste cazuri.De asemenea, voi fi răspunzător în cazul în care se va dovedi că am furnizat unor terţe persoane neautorizate informaţii confidenţiale conţinute în documentul solicitat pentru consultare.

Cu stimă ,

Funcţia/ numele şi semnăturaData………..

Anexa nr.10

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

CERERE SOLICITARE CUTII/DOCUMENTE DEPOZIT

Direcţia:Instituţia/ Structura organizatorică care cere acces la documente din arhivă

Aprobat,Şef serviciu

ServiciulAchiziţii Publice, Patrimoniu şi Administrativ

Stimată doamnă /stimate domnule,

Subsemnatul……………………….., funcţia………………………….. în cadrul …………..………………….vă solicit aprobarea de a consulta dosarului/ documentul ………………….………………………..de care am nevoie în scop profesional. Documentul se află în cutia nr. ……………………………………….Scopul consultării acestui document este……………………………………………..Menţionez că mă oblig să păstrez confidenţialitatea tuturor informaţiilor conţinute în respectivul document şi să îl returnez arhivei în maximum 10 zile începând cu data primirii acestuia pentru consultare.În cazul pierderii sau deteriorării documentului în cauză sau al depăşirii termenului limită pentru returnare, admit că voi fi pasibil de sancţiunile aplicabile în aceste cazuri.De asemenea, voi fi răspunzător în cazul în care se va dovedi că am furnizat unor terţe persoane neautorizate informaţii confidenţiale conţinute în documentul solicitat pentru consultare.

Cu stimă,

Funcţia/numele şi semnăturaData………..

Anexa nr.11

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

Model completare tipizat cod de bare

Anexa nr.12

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

Model completare foaie de trimitere

Anexa nr.13

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

a)Model inscripţionare Dosare conform Nomenclatorului arhivistic/ Opis documente (prima pagină a dosarului), pentru documentele curente gestionate de către fiecare angajat din structurile organizatorice

b) Model Copertă dosar cartonat, pentru documentele ce urmează să fie predate la arhiva ministerului/ firma depozitară

MMFPSDE - SAPPAIndicativul dosarului XIV.A.7.Volumul -Termenul de păstrare -Ani extremi 2011 –Nr. file -Întocmit - Nume şi prenume, funcţia - Data şi semnătura

-Proceduri conform Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 946/2005

Opis documente - (prima pagină a dosarului)

1.- Procedură operaţională privind activitatea de achiziţii publice

2.- Procedură operaţională privind monitorizarea şi urmărirea derulării contractelor

MMFPSDE - SAPPA - CPFUEIndicativul dosarului XIV.B.7. Volumul -Termenul de păstrare -Ani extremi 2011 -Nr. file -Întocmit - Nume şi prenume, funcţia -Data şi semnătura

-Proceduri conform Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 946/2005

Opis documente - (prima pagină a dosarului)1.- Procedură operaţională privind activitatea de deschidere a creditelor2.- Procedură operaţională privind activitatea de iniţiere şi implementare a proiectelor

MMPDE - SAPPA Indicativul dosarului XIV.C.6.Volumul -Termenul de păstrare -Ani extremi 2011 -Nr. file -Întocmit - Nume şi prenume, funcţia -Data şi semnătura

-Proceduri conform Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 946/ 2005

Opis documente - (prima pagină a dosarului)1.- Procedură de sistem privind activitatea de arhivare în MMFPS

2.- Procedură operaţională privind activitatea de gestiune în MMFPS

3.- Procedură operaţională privind activitatea parcului auto al MMFPS

4.- Procedură operaţională privind activitatea de inventarierea în MMFPS

5.-Procedură operaţională privind analiza consumului, raportat la centre de cost, aferent administraţiei centrale a MMFPS

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sociale




Exemplar nr. 1

FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ

ROMÂNIAMINISTERUL MUNCII, FAMILIEI ŞI PROTECŢIEI SOCIALEDIRECŢIA ECONOMICĂServiciul Achiziţii Publice, Patrimoniu şi Administrativ

DOSAR nr. XIV.A.7.Volumul 1

ANUL 2011

Dosarul conţine: Proceduri operaţionale conform Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 - privind contractele de achiziţii publice

Ani extremi ai documentelor din dosar: 2011Început la 05.01.20011Terminat la 31.12.2011Conţine un nr. de …….fileInventar nr………

Termenul de păstrare - 2 aniIndicativul dosarului - XIV.A.7.

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sosciale




Exemplar nr. 1

Anexa nr. 148.5. Circuitul documentelor

a) Circuitul documentelor pentru formarea dosarelor, arhivarea în arhivele proprii ale structurilor organizatorice şi predarea din arhivele proprii la arhiva MMFPS, stocarea şi eliberarea documentelor din arhivă

Cercetare document de către solicitant

Predare document solicitat sub semnătură

Înregistrare cerere aprobată

Predarea la arhivă pe baza ID, PVPP

DIRECŢIA ECONOMICĂ -SERVICIUL ACHIZIŢII PUBLICE, PATRIMONIU ŞI ADMINISTRATIV

ARHIVĂ

Solicitare cercetare documente din arhivă

Grupare în dosare conf. IDNA, opisarea, inventarierea anuală de către toate categoriile de personal pentru documentele proprii, predarea acestora la sfârşitul anului persoanei cu responsabilităţi pe linie de arhivare

Se distrugSe păstrează

Documentul se returnează la arhivă sub semnătură

Răspuns petiţii pentru eliberare copii documente

Stocare

Copii documente/ xerocopiere

Inventariere

Petiţii externe pentru eliberare copii documente

DIRECŢII MMFPS

Înregistrare

Elaborare documen

Analizare documente la expirarea termenelor(CS)

Organizarea predării documentelor la arhiva ministerului

Pregătirea dosarelor din arhiva proprie a str. organizatorice, în vederea predării la arhiva ministerului de către persoana cu responsabilităţi pe linie de arhivare/ ID, PVPP

Răspuns petiţii direcţii

Registratură primire şi înregistrare petiţii, înregistrare şi transmitere

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sosciale




Exemplar nr. 1

Anexa nr.15b) Circuitul documentelor pentru formarea dosarelor, arhivarea în arhivele proprii ale structurilor organizatorice şi predarea din arhivele proprii la firma depozitară, solicitare eliberare documente la firma depozitară, solicitare cutii, etichete, etc. pentru stocare

DIRECŢII MMFPS

Elaborare document

Înregistrare document

Grupare în dosare formate conf. IDNA, opisarea, inventarierea anuală de către creatorul dosarelor, predarea acestora la sfârşitul anului pers. cu responsabilităţi pe linie de arhivare din cadrul str. organizatorice

Solicitare cutii, etichete, etc. pentru stocare

Pregătirea dosarelor din arhiva proprie a str. organizatorice, în vederea predării de către persoana cu responsabilităţi pe linie de arhivare/ LID, PVPP/ împachetarea în cutii în vederea predării la firma depozitară.

Ridicarea cutiilor de către firma depozitară în baza „foii de trimitere”

Solicitare depozitare cutii cu documente

Solicitare livrare documente/ cutii din depozit pentru cercetare

Livrare cutii, etichete, etc. pentru depozitare, documente/ cutii cu dosare din depozit pentru cercetare, în bază de avizului de expediţie, acord depozitare cutii documente

DIRECŢIA ECONOMICĂ -SERVICIUL ACHIZIŢII PUBLICE, PATRIMONIU ŞI ADMINISTRATIV

Emitere pe email/ comandă pentru cutii, etichete, etc. pentru depozitare cutii cu documente, pentru livrare documente/ cutii din depozit

Eliberare sub semnătură a documente/ cutii din depozit pentru cercetare

FIRMA DEPOZITARĂ

Livrare cutii, etichete, etc. pentru depozitare

Aprobare depozitare cutii documente

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sosciale




Exemplar nr. 1

FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ

Compartiment

Conducător compartimen

tPrenume şi

numefuncţia

Înlocuitor de

drept sau delegat

Aviz favorabil Aviz nefavorabil

Semnătură Data Observaţi

iSemnătur

aDat

a

Directia de Implementare şi Administrare Proiecte Finanţate din Fonduri Europene Nerambursabile

Mirona GiosanDirector

Direcţia Generală Protecţia Copilului

Elena TudorDirector

Direcția Egalitatea de Șanse intre Femei si Bărbați

Sorin BotezatuDirector

Direcția Dialog Social

Serghei MesaroşDirector

Agenţia Națională pentru Plăţi și Inspecție Socială

Marilena Nicoleta Dinu

Director General

Inspecţia Muncii

Nicolae Dantes Bratu

Inspector General de

Stat

Direcţia Generală Ocupare, Salarizare și Legislaţia Muncii

Simona IancuDirector General

Ion GibescuDirector

Eduard

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sosciale




Exemplar nr. 1

Compartiment


tPrenume şi

Înlocuitor de

drept sau delegat

Aviz favorabil Aviz nefavorabilSemnătur

ă Data Observaţii

Semnătura

Data

CorjescuDirector

Direcţia Asigurări Sociale

Georgeta JugănaruDirector

Direcţia Politici Publice şi ComunicareDirecţia Resurse Umane

Elena HalalaiDirector

Direcţia Generală Protecţia Persoanelor cu Handicap

Claudia BrătanDirector General

AM POS DRUCarmen Rosu

Director General

UMP Banca Mondială

Constantin OlteanuDirector

Direcţia Relaţii Externe

Ionuţ MarinDirector

Direcţia Economică

Lucia VasiloiuDirector

Direcţia Generală Asistenţă Socială

Lăcrămioara CorcheşDirector General

Carmen ManuDirector

Mihaela GrecuDirector

Serviciul Audit Public

Mihai BunaŞef Serviciu

Corp Control Monica CostescuŞef Corp

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sosciale




Exemplar nr. 1

Compartiment


tPrenume şi

Înlocuitor de

drept sau delegat

Aviz favorabil Aviz nefavorabilSemnătur

ă Data Observaţii

Semnătura

Data

Control

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sosciale




Exemplar nr. 1

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Nr.ex. Compartiment Nume şi

prenumeData

primirii Semnătura

Data retragerii /intrării în vigoare a

procedurii

Semnătura

1 Directia de Implementare şi Administrare Proiecte Finanţate din Fonduri Europene Nerambursabile

Mirona Giosan

2 Direcţia Generală Protecţia Copilului Elena Tudor

3 Direcția Egalitatea de Șanse intre Femei si Bărbați

Sorin Botezatu

4 Direcția Dialog Social Serghei Mesaroş

5 Agenţia Națională pentru Plăţi și Inspecție Socială

Marilena Nicoleta

Dinu6 Inspecţia Muncii Nicolae

Dantes Bratu7 Direcţia Generală

Ocupare, Salarizare și Legislaţia Muncii

Simona Iancu

Ion GibescuEduard

Corjescu8 Direcţia Asigurări

SocialeGeorgeta Jugănaru

9 Direcţia Politici Publice şi Comunicare

10 Direcţia Resurse Umane Elena Halalai

11 Direcţia Generală Protecţia Persoanelor cu Handicap

Claudia Brătan

12 AM POS DRU Carmen Roșu13 UMP Banca Mondială Constantin

Olteanu14 Direcţia Relaţii Externe Ionuţ Marin15 Direcţia Economică Lucia

G U

G

U

V E

V

E

R N

R

N

U L

U L

R

R

O M

O

M

Â N

Â

N

I E I

I E I


Sociale


Sosciale




Exemplar nr. 1

Nr.ex. Compartiment Nume şi

prenumeData

primirii Semnătura

Data retragerii /intrării în vigoare a

procedurii

Semnătura

Vasiloiu16

Direcţia Generală Asistenţă Socială

Lăcrămioara CorcheşCarmen Manu

Mihaela Grecu

17 Serviciul Audit Public Mihai Buna18 Corp Control Monica

Costescu

Date post:	28-Jan-2020
Category:	Documents
Upload:	others
View:	72 times
Download:	0 times

Inspecţia Muncii · Web viewProces verbal de predare - primire a documentelor - Toate categoriile...

Documents