+ All Categories
Home > Documents > Informatica Manageriala - Curs

Informatica Manageriala - Curs

Date post: 31-Oct-2015
Category:
Upload: dumitrital
View: 368 times
Download: 0 times
Share this document with a friend
Description:
info

of 117

Transcript
  • Ioan Mocian

    INFORMATIC MANAGERIAL (curs)

    2010

  • 3

    Cuprins

    Cuvnt nainte Capitolul 1. Elemente introductive ......................................................... 7

    Informaia i rolul ei n procesul managerial ....... ............................... 7 Noiuni de baz legate de management ................................................ 8 Sistem informaional i sistem informatic ............................................ 10 Sistem informaional ....................................................................... 11 Sistem informatic ............................................................................. 14

    Componentele unui sistem informatic ............................................ 15

    Structura unui SIM .......................................................................... 15

    Consideraii privind aplicaiile informatice manageriale ................... 19

    Capitolul 2. Noiuni despre crearea aplicaiilor informatice manageriale .............................................................................................. 23

    Punerea problemei ................................................................................ 23

    Aplicaii informatice pentru departamente ........................................... 24 Etapele care trebuie parcurse pentru crearea aplicaiilor .. 25 Concluzii ........................................................................................... 27

    Sisteme informatice integrate ............................................................... 29

    Caietul de sarcini .............................................................................. 30

    Implementarea sistemelor informatice integrate .............................. 31

    Concluzii .......................................................................................... 33

    Capitolul 3. Dezvoltarea aplicaiilor manageriale n mediul Excel ... 35 Elemente de baz ................................................................................ 35 Funcii Excel ....................................................................................... 36 Aplicaie cu funcii Excel ............................................................... 44 Funcii utilizator .............................................................................. 47 Dezvoltarea aplicaiilor Excel cu limbajul VBA ................................ 49 Consideraii teoretice ...................................................................... 49 Mediul de dezvoltare VBA-Excel ................................................. 49

    Crearea obiectelor pe o foaie Excel ................................................ 50

    Evenimente, proprieti, metode ................................................... 53 Exemple de aplicaii VBA-Excel ................................................... 55 Circulaia printre foile unui Workbook ................................ 55 Urmrire cheltuieli ................................................................ 60 Observaii privind aplicaiile VBA Excel ...................................... 72 Concluzii .......................................................................................... 80

  • 4

    Capitolul 4. Dezvoltarea aplicaiilor manageriale cu Google Docs .... 81 Elemente de baz .................................................................................. 81 Crearea aplicaiilor de calcul tabelar .................................................... 88 Generaliti ...................................................................................... 88 Studiu de caz. Aplicaia Note studeni ........................................ 90 Perspective de folosire a produsului Google Docs ntr-o firm .......... 97

    Capitolul 5. Aplicaii informatice manageriale n WEB .................... 99 Elemente de baz ................................................................................ 99 Ce este o reea? ............................................................................... 100

    Avantajele folosirii reelelor ........................................................... 101 Tipuri de reele .............................................................................. 104

    Noiuni despre limbajul Visual Basic.NET ........................................ 107 Studiu de caz. Aplicaia SIM pentru gestionarea unei catedre .......... 112 Caietul de sarcini ........................................................................... 112

    Baza de date ................................................................................. 113

    Securitatea aplicaiei ..................................................................... 114 Funcionarea aplicaiei .................................................................. 115 Concluzii .......................................................................................... 117

  • 5

    Cuvnt nainte

    Domeniul informaticii manageriale este unul deosebit de vast i greu de definit. Dac ne lum dup etimologia denumirii, ar nsemna informatic pentru manageri, dar i aceast denumire este prea general. Se tie c managerii sunt persoane de conducere de pe diferite trepte ierarhice,

    ncepnd cu top managerii i terminnd cu managerii de diferitelor departamente. De asemenea, firmele n care lucreaz aceti manageri, difer ntre ele, de la firme mici pn la companii multinaionale.

    ntrebarea pe care i-a pus-o autorul acestei lucrri este crui tip de manager s fac referin, avnd n vedere c studenii crora se adreseaz, celor de la inginerie economic, sunt poteniali viitori manageri de toate categoriile. Ideea a fost s se abordeze probleme de informatic managerial, ct mai utile i ct mai accesibile. Astfel, s-a plecat de la faptul c managerii iau decizii pe baza unor informaii actualizate, care nu pot fi obinute n timp real dect de la aplicaiile informatice de tip managerial. Prin urmare, ei sunt aceea care dau specificaiile sau concep astfel de aplicaii, fiind n final principalii beneficiari.

    Plecnd de la aceste premise, lucrarea a fost structurat pe 5 capitole, dup cum urmeaz:

    Capitolul 1 i propune s defineasc noiunile folosite n lucrare, cum ar fi manager, sistem informaional, sistem informatic, aplicaie informatic managerial. De asemenea, sunt prezentate cteva medii de dezvoltare a unor astfel de aplicaii, n principal cele folosite n lucrare.

    Capitolul 2 - se ocup de aspecte privind crearea aplicaiilor informatice manageriale, att cele de tip departamental ct i cele de tip sistem informatic. Sunt scoase n eviden principalele problemele ntlnite n crearea acestora din punctul de vedere al managerului i a echipei sale, cei care dau specificaiile i vor fi utilizatorii finali.

    Capitolul 3 - acest capitol i propune s prezinte aplicaii informatice manageriale care se pot face n mediul Excel, plecnd de la premisa c acesta conine multe faciliti uor de abordat chiar de ctre persoane mai puin experimentate n programare, dar cu viziuni manageriale clare. Sunt prezentate funcii Excel native i create de utilizator, noiuni despre limbajul VBA-Excel i cteva aplicaii concrete care pot fi luate ca modele.

  • 6

    Capitolul 4 - este dedicat iniierii i crerii aplicaiilor n GOOGLE DOCS, un pachet de programe care lucreaz n Internet, oferit gratuit de ctre compania Google i care este folosit de ctre multe firme din lume, mai puin n Romnia pentru c nu este prea cunoscut. Studenii creeaz n cadrul orelor de laborator propriile aplicaii de tip managerial, ceea ce i va ajuta la viitorul loc de munc.

    Capitolul 5 - este dedicat aplicaiilor informatice manageriale n WEB. Sunt prezentate noiuni de baz despre reelele de calculatoare i despre conceptele folosite n astfel de aplicaii. Aceste aplicaii sunt tot mai rspndite, de aceea a fost creat o aplicaie n VB.NET cu baze de date SQL Server pentru uzul studenilor. Ea are toate ingredientele unei aplicaii reale, cu grupuri de utilizatori, drepturi etc.

    Exemplele prezentate n lucrare sunt rodul experienei practice a autorului, majoritatea fiind adaptri ale unor aplicaii reale. Acestea pot fi folosite ca modele de aplicaii n cadrul proiectelor de diplom, sau n aplicaii concrete la locul de munc al viitorilor absolveni.

    Lucrarea se adreseaz studenilor facultilor de inginerie economic, dar este util i managerilor din unitile economice, mai ales celor mici i mijlocii. Majoritatea sistemelor informatice integrate ale marilor companii,

    cum ar fi, de exemplu sistemul SAP, au ieiri n format Excel ceea ce d posibilitate utilizatorilor din departamente s-i creeze propriile aplicaii dedicate din care s rezulte situaii i rapoarte specifice, cu fore proprii.

    Dac aceast lucrare a reuit s v mbogeasc bagajul de cunotine generale, dac ai reuit s nelegei cum se poate crea o aplicaie informatic managerial, dac ai reuit s creai o aplicaie ct de simpl, dac ai reuit s publicai pe Internet cel puin un document cu Google Docs , nseamn c efortul depus pentru scrierea ei nu a fost zadarnic.

    Tg. Mure, 9 martie 2010 Autorul

  • Informatic managerial Capitolul 1

    7

    Capitolul 1. Elemente introductive

    Acest capitol i propune s defineasc conceptele de baz folosite de aceast disciplin. Se va discuta despre informaie, management, manageri, sistem informaional i sistem informatic.

    Informaia i rolul ei n procesul managerial

    Disciplina Sisteme informatice n management este una din disciplinele importante care completeaz pregtirea unui inginer economic. Aceast specializare pregtete viitori manageri pentru sectoarele industriale. Un manager modern trebuie s conduc activitile economice i s i-a decizii pe baza unor informaii prompte i reale. Obinerea acestor informaii nu este uoar, innd cont de volumul i complexitatea lor.

    Disciplina SIM pune la ndemna viitorului manager, metode moderne de achiziionare a informaiilor necesare lurii deciziilor n activitatea de organizare, conducere i control. Managerul trebuie s identifice informaiile de care are nevoie i s organizeze sistemul informatic cu ajutorul cruia le poate obine atunci cnd are nevoie de ele. Pe lng metodele folosite, vor fi prezentate i echipamentele i softurile necesare unui sistem informatic necesar managerului.

    Se va prezenta n detaliu structura unui sistem informatic pentru management, cum se proiecteaz, iar n cadrul aplicaiilor se vor face studii de caz pe unele probleme concrete din activitatea practic. La terminarea cursului studenii vor trebui s aib capacitatea de a concepe un sistem informatic pentru managementul unei organizaii economice de mrime cel puin medie.

  • Informatic managerial Capitolul 1

    8

    Noiuni de baz legate de management

    Managementul este un termen de origine englez care desemneaz tiina conducerii organizaiilor socio-economice. Desigur, exist mai multe definiii ale acestui termen dar toate se pot rezuma la aceasta definiie. Fiecare unitate productiv sau organizaie social are o structur bine definit, precum i obiective foarte clare.

    Managerii sunt experii care organizeaz i coordoneaz unitile economice si organizaiile sociale pentru a-i atinge scopul pentru care au fost create.

    Managerii se clasific dup nivel n :

    manager de prim linie - managerul de nivelul cel mai sczut , care are n subordine numai personalul operativ de a crui activitate rspunde direct (efii de echip, efii de atelier, ef de raion, de vnzri, etc).

    manager mediu - managerul direct rspunztor de activitatea altor manageri, el fiind la rndul su subordonat managerilor de vrf (ex. efii de magazine, efii de servicii, compartimente, etc ).

    manager de vrf sau top manager - rspunde de ntreaga activitate a organizaiei i mai ales de strategia ei. n aceast categorie, funcie de profilul organizaiei, intr directorii generali sau executivi i administratorii organizaiilor, minitrii, primarii, etc.

    Orice manager, n activitatea sa, ia tot timpul decizii.

    A lua decizii este procesul de dezvoltare a unui set de alternative posibile i alegerea unei alternative din set. Luarea deciziilor de ctre manageri, presupune 4 etape :

    (1) identificarea problemei sau oportunitii ; (2) generarea alternativelor ;

    (3) selectarea unei alternative ;

    (4) implementarea soluiei ;

    Orice organizaie are nevoie, pentru funcionare, de resurse. Aceste resurse se clasific n resurse vizibile, formate din resurse materiale, financiare i umane, precum i resurse invizibile, care sunt cele informaionale. n ultima vreme informaia a devenit una dintre cele mai importante componente ale resurselor organizaiilor socio-economice.

  • Informatic managerial Capitolul 1

    9

    Informaia este un ansamblu de date special organizate. De multe ori informaia este confundat cu datele, dei ntre ele exist o mare diferen. Este meritul managerului de a organiza datele n aa fel nct s devin informaii valoroase. n multe ntreprinderi se manipuleaz un mare volum de date dar foarte puine informaii.

    Informaia are 3 aspecte eseniale i anume :

    aspectul sintactic;

    aspectul semantic;

    aspectul pragmatic;

    Aspectul sintactic se refer la sistemul de semne i regulile de reuniune a acestora n construcii utilizate pentru reprezentarea informaiei n procesul culegerii, transmiterii i prelucrrii acesteia.

    Sub aspect semantic informaia poate fi caracterizat ca semnificaie intim a datelor. Sensul informaiei la acest nivel este corespondena dintre o dat i obiectul real sau situaia pe care o reprezint aceasta dat.

    Apectul pragmatic este cel mai concret, singurul care raporteaz informaia la scopurile observatorului .

    Obiectul pragmaticii include ntr-o anumit msur problemele de conducere. Procesul de conducere este fenomenul prin care informaiile se transpun n aciune prin intermediul deciziilor. Prin urmare, coninutul conducerii este determinat n mare msur de sistemul de informare , care constituie baza pentru luarea deciziilor.

    Trebuie subliniat faptul c astzi, aspectul pragmatic este neformalizabil, ceea ce se reflect n bun parte n faptul c actul managerial de utilizare a informaiilor este considerat o art. De aceea, se pot vedea muli manageri care au informaii, se spune despre ei c sunt tob de carte, dar nu le pot traduce n decizii legate de situaii practice, concrete. Competena managerului joac aici un rol important.

    Managerul trebuie s fie nzestrat cu cunotine temeinice care s-l ajute s obin informaii derivate din alte informaii pe baz de raionamente. Prin urmare putem defini noiunea de cunotin.

    Cunotina (sau cunotinele) este capacitatea de a evalua informaia ntr-un anumit sens sau scop. A avea cunotine sau abilitatea de a efectua sarcini

  • Informatic managerial Capitolul 1

    10

    complexe, presupune mai mult dect a avea o lista de instruciuni necesare, se cere abilitatea manipulrii informaiilor sau sarcinilor.

    Trebuie remarcat faptul c nu orice dat sau informaie creeaz cunotine. Astfel, unele informaii sunt deja ntre cunotinele receptorului i deci nu genereaz informaii noi. De exemplu, dac o persoan este expert n domeniul reprezentrii informaiilor i datelor, s-ar putea ca acest paragraf nu-i va crea prea multe cunotine noi.

    Sistem informaional i sistem informatic

    Prin sistem se nelege o mulime de pri legate ntre ele care opereaz ca un ntreg pentru realizarea unui scop comun.

    O organizaie economic poate fi privit ca un sistem. Dup natura lor, legturile pot fi materiale sau informaionale. Nici un sistem nu se poate gsi izolat, el funcionnd ntr-un anumit mediu. Un sistem se poate descompune n subsisteme avnd diferite grade de detaliere. Deci, n particular putem considera orice firm (agent economic), drept un sistem ce are ca intrri materiile prime, ca ieiri produsele finite, iar funcionarea va fi definit de regulile i procedeele tehnologice din firm, conform figurii 1.1.

  • Informatic managerial Capitolul 1

    11

    Fig. 1.1. Sistemul unei organizaii economice

    Peste sistemul organizatoric se suprapune un sistem de circulaie a informaiilor pe care l vom numi sistem informaional.

    Sistem informaional

    Sistemul informaional este un ansamblu de fluxuri i circuite de informaii care asigur conexiunea informaional dintre sistemul decizional (de conducere) i cel operaional (condus).

    Fluxul informaional este compus din informaii strategice, tactice i operative.

    Ca orice sistem, i sistemul informaional are intrri i ieiri. Intrrile n sistemul informaional sunt formate din date interne i externe. Ieirile sunt formate din date asemntoare cu cele externe, ele fiind formate din rapoarte i fiiere necesare conducerii (fig. 1.2).

    Feedback (bucl invers)

    Resurse: - umane;

    - materiale; - echipamente; - financiare;

    - informaionale;

    Atribute manageriale

    i tehnologice: - planificare;

    - organizare;

    - conducere;

    - control;

    - tehnologie;

    Ieiri: -produse i servicii; -profit sau pierderi;

    Procese de transformare Intrri Ieiri

  • Informatic managerial Capitolul 1

    12

    Feedback (control)

    Fig. 1.2. Sistemul informaional

    Datele de intrare se gsesc n fiiere care provin de la diferite compartimente ale unei firme. Prelucrarea datelor const n sortri, calcule, filtrri i aranjri de date pentru a putea fi uor interpretate rezultatele pe care le reprezint. Sunt foarte dese cazurile cnd n informatica economic se insist foarte mult pe prelucrare, fr a se insista suficient pe calitatea datelor de intrare, ceea ce duce la nite rezultate total eronate, cu grave implicaii n activitatea firmei.

    O alt eroare n informatica de afaceri este procesarea hrtiilor. Astfel apar cazuri cnd managerul general care este nevoit ntr-o lun s citeasc zeci i zeci de rapoarte, nemaiavnd timp pentru problemele reale de management. n felul acesta managerii ajung foarte repede la una sau mai multe din situaiile:

    primesc din ce n ce mai multe informaii pe care nu le mai stpnesc;

    informaia nu-i croit pentru necesitile lor;

    informaia nu este prezentat ntr-o form care s le fie accesibil;

    informaia nu este livrat la timp;

    n multe din ntreprinderile de la noi exist un adevrat rzboi ntre manageri i oficiile de calcul sau departamentele de prelucrare a datelor. Motivele acestui rzboi sunt multiple, principalul fiind ns faptul c oficiile de calcul nu accept s-i piard poziiile i monopolul asupra informaiei. Managerii, n urma extinderii PC -urilor, au impresia c-i pot rezolva singuri problemele de prelucrare a datelor. Acest lucru a determinat muli manageri, mai ales cei de nivel mediu, s-i construiasc mici baze de date

    Procese

    Prelucrri

    Ieiri

    Memorie

    de date

    Intrri date

  • Informatic managerial Capitolul 1

    13

    legate de activitatea lor, baze care sunt de obicei paralele bazelor de date

    generale ale ntreprinderilor, ceea ce, dup cum se poate vedea din numeroase studii de caz, nu este ntotdeauna indicat, deoarece reapar problemele din cazul fiierelor clasice cum ar fi: securitatea, validarea datelor, coerena, redundana, blocaj de date, etc., aspecte binecunoscute din teoria bazelor de date. naintea unei astfel de decizii, este foarte important s se studieze i s se ia n considerare sistemul de gestiune a datelor deja existente n societate, pentru a nu perturba activitatea societii.

    Un exemplu ct se poate de elocvent citat n multe studii de caz este cel al unei societi comerciale din Marea Britanie, unde managerul serviciului de vnzri, tnr foarte ambiios, a schimbat sistemul de codificare n aa fel ca s fie potrivit activitii sale. Preedintele firmei care avea sub responsabilitate activitatea de calcul nu a sesizat pericolul. Rezultatul final a

    fost c nu s-a putut efectua contabilitatea deoarece s-au pierdut datele necesare. Rezult c aceste probleme sunt deosebit de periculoase i trebuie s li se acorde o atenie mrit.

    Concluzionnd, se poate spune c sistemul informaional este un set de proceduri de colectare, regsire, manipulare i clasificare a informaiilor ca suport a deciziilor, planificrii, coordonrii i controlului.

    Prin urmare, sistemul informaional este constituit din mijloace, metode i resurse umane prin care se asigur desfurarea activitilor specifice procesului informaional: nregistrarea, transmiterea, prelucrarea, selecionarea i pstrarea informaiilor de orice natur.

    O alt definiie a sistemului informaional ar fi aceea c este un mecanism prin care conducerea unei firme i culege informaiile de care are nevoie pentru luarea deciziilor.

    Sistemul informaional al unei firme se descompune n subsisteme corespunztoare activitilor acesteia, subsisteme din care se pot aminti:

    subsistemul financiar-contabil;

    subsistemul aprovizionare;

    subsistemul desfacere;

    subsistemul producie;

    subsistemul resurse umane;

    Sistemele i subsistemele informaionale prezint particulariti specifice chiar i pentru firme cu activiti asemntoare.

  • Informatic managerial Capitolul 1

    14

    Dezvoltarea sistemelor informaionale este o operaie costisitoare care este executat de specialitii firmei n colaborare cu firme specializate. Din cele prezentate pn acum rezult c sistemul informaional nu prevede neaprat existena unui calculator. Dac volumul informaiilor este mare iar operaiile executate sunt repetabile, n cadrul sistemelor informaionale se utilizeaz tehnica de calcul. Acest lucru a dat natere unui nou concept, sistemul informatic, care este inclus n sistemul informaional.

    Sistem informatic

    Sistemul informatic este un ansamblu structurat de elemente corelate

    funcional pentru culegerea, prelucrarea, transmiterea i stocarea informaiilor cu ajutorul mijloacelor automate de prelucrare a datelor, n spe calculatoarele i reelele de calculatoare. Scopul sistemului informatic este de a automatiza procesul informaional i de a fundamenta deciziile luate de conducere.

    Sistemul informatic este inclus n cel informaional i i d acestuia noi valene sub aspect calitativ i cantitativ. Acest lucru se realizeaz prin implementarea de ctre sistemul informatic a unor modele matematice i prin utilizarea tehnicii de calcul.

    Sistemul informatic tinde s egaleze sfera de cuprindere a sistemului informaional, ns acest lucru nu este posibil datorit limitelor sistemului informatic. Tot timpul n cadrul sistemului informaional vor exista o serie de activiti ce nu vor putea fi automatizate n totalitate.

    Componentele unui sistem informatic

    Elementele unui sistem informatic sunt:

    resursele umane, formate din:

    informaticieni (analiti, programatori, operatori);

    utilizatori oarecare (toate persoanele care folosesc un sistem informatic);

    resurse materiale: calculatoare n reea, imprimante, alte periferice;

    resurse software: procesoare de texte, procesoare de tabele, pachete de programe;

    baze de date - adic descrierea produselor, clienilor, angajailor, stocurilor, contractelor, etc;

  • Informatic managerial Capitolul 1

    15

    Sistemele informatice sunt de o mare varietate, n funcie de domeniul n care se aplic, au anumite caracteristici.

    Astfel, sistemele informatice pentru conducerea activitilor economice au ca specific faptul c datele de intrare, de regul, sunt furnizate de documentele ntocmite de om (facturi, bonuri de consum, chitane fiscale, etc.), iar datele de ieire sunt furnizate de ctre sistem, tot sub form de documente (liste, rapoarte, etc.), care sunt interpretate tot de ctre om.

    Sistemele informatice pentru conducerea proceselor tehnologice se

    caracterizeaz prin faptul c datele de intrare sunt asigurate cu ajutorul unor dispozitive automate care trimit informaii despre parametri tehnologici (temperatur, presiune, etc.), iar datele de ieire sunt tot sub form de semnale care se transmit unor elemente de execuie n scopul modificrii parametrilor procesului tehnologic.

    Dintre tipurile de sisteme informatice existente, unul aparte este sistemul

    informatic pentru management (SIM). Acesta este folosit de managerii

    diferitelor nivele ierarhice, precum i de managerul general. El poate furniza date de sintez necesare procesului decizional de la nivelele ierarhice.

    Structura unui Sistem Informatic pentru Management(SIM)

    Structura sistemelor informatice destinate fundamentrii deciziilor i ndeosebi a rapoartelor finale st la baza definitivrii conceptului general al sistemului informatic i implicit a structurii bazei de date prin care se asigur funcionarea sa.

    n general structura bazei de date care asigur funcionarea subsistemelor informatice pentru managementul unei societi este format din trei module:

    Modulul care definete structura intrrilor n baza de date, dat de ansamblul procedurilor informaionale prin care se asigur ncrcarea bazei de date pentru crearea fiierelor permanente, sau introducerea unor valori la diverse intervale de timp destinate asigurrii funcionrii sistemului. n general procedurile informaionale sunt concepute n mod ecran, acest lucru presupunnd afiarea structurii documentelor de intrare i completarea acestora aleator n funcie de semnificaia datelor.

  • Informatic managerial Capitolul 1

    16

    n cazul sistemelor informaionale complexe cu componente informatice distribuite teritorial, procedurile informaionale sunt de regul nlocuite prin echipamente de nregistrare magnetic, optic sau video a datelor n regim de teletransmisie. Acest mod de lucru caracteristic subsistemelor

    informatice cu baze de date relaionale locale, interconectate la o baz de date central. Prelucrarea datelor se face n cadrul unor reele locale i de la un anumit nivel de complexitate n cadrul unei reele centrale. Modalitile de teletransmisie frecvent folosite sunt urmtoarele:

    circuite analogice, folosind liniile telefonice directe sau cele nchiriate temporar. Acest mod de lucru prezint dezavantajul unei fiabiliti sczute n funcionare datorate calitii liniilor telefonice precum i cel al unui cost ridicat;

    circuite digitale, nchiriindu-se o band de frecven n cadrul creia se face teletransmisia. Avantajul acestei modaliti de teletransmisie este dat de calitatea deosebit n recepionarea datelor, dar prezint dezavantajul unui cost ridicat. De asemenea acest mod de

    teletransmisie se justific doar n cazul n care frecvena transmiterii datelor este mare ntr-un interval relativ scurt de timp. Ambele modaliti se impun n cazul n care aceasta se face la distan mai mare de 150 metri, existnd posibilitatea folosirii unor echipamente numite modemuri care asigur modelarea i demodularea informaiilor trimise i primite;

    prin satelit, metod care prezint toate avantajele impuse de o recepionare i prelucrare rapid dar avnd dezavantajul unui cost ridicat.

    Modulul care definete structura conceptual a bazei de date, permind evidenierea n cadrul structurii acesteia a tuturor categoriilor de fiiere de date folosite. n general acestea se mpart n: fiiere permanente i fiiere temporare.

    Fiierele permanente pot fi de arhivare, de tip nomenclator sau fiiere care definesc structura articolelor dintr-o baz de date n care acestea sunt descrise ntr-o manier arborescent (fiiere de structur).

    Prima categorie de fiiere asigur exercitarea funciei de documentare a unui sistem informatic, urmtoarele reprezentnd ansamblul datelor care conin informaii cu caracter permanent n timp. Cea de-a treia categorie se folosete ndeosebi atunci cnd se proiecteaz subsisteme informatice pentru activiti de producie i cnd se dorete o corelare a acestora cu celelalte subsisteme din societatea comercial.

  • Informatic managerial Capitolul 1

    17

    Utilizate ndeosebi n condiiile unor producii de serie mic i unicate, fiierele din aceast categorie conin o serie de date corelate care permit reprezentarea structurii produselor i efectuare automat a unor operaii de tip explozie sau implozie asupra acestor structuri.

    Deosebirea fa de primele dou tipuri de fiiere permanente const n faptul c nregistrrile fiierelor sunt corelate ntre ele printr-un sistem de adrese impus de un anumit soft de baz sau de un soft aplicativ proiectat la un moment dat.

    Fiierele temporare (de manevr) definesc acele fiiere care se creeaz n procesul de prelucrare a datelor din fiierele permanente sau acele fiiere care rein pe o durat de timp bine determinat o serie de date care ulterior se distrug sau se arhiveaz n fiiere istorice.

    Din prima categorie de fiiere temporare se pot exemplifica cele de tip baz de date care rezult din operaii de sortare sau copiere parial, precum i cele de tip index care rezult din operaii de indexare n cadrul procedurilor automate.

    ntruct ele se creeaz la fiecare rulare a programului sau a unei opiuni de lucru se recomand tergerea lor la fiecare nceput de secven de program.

    Din a doua categorie de fiiere temporare fac parte coleciile de date care reflect o anumit stare a sistemului economic ntr-o perioad de timp. Aceste fiiere pot fi: fiiere de micri dac conin intrrile i ieirile de materii prime sau de produse n/din depozite, fiiere de producie care conin programe de producie pe un interval de timp, fiiere de costuri care conin costurile de producie planificate sau realizate pentru un anumit program de producie ntr-un anumit interval de timp, etc.

    Datorit caracterului coninutului lor aceste fiier pot fi terse, dar nu ca structur, ci doar din punct de vedere al coninutului, la sfritul perioadei de timp, sau la nceputul urmtoarei perioade de timp. De exemplu micrile de materiale sau de mijloace fixe din cursul unei luni vor fi terse la sfritul lunii pentru a se putea evidenia micrile din luna urmtoare.

    Modulul care reprezint structura ieirilor bazei de date, i care conine ieirile rezultate din prelucrarea bazelor de date i care reflect structura sistemului informaional prezentat anterior prin cerinele utilizatorului.

  • Informatic managerial Capitolul 1

    18

    Se recomand ca n activitatea de proiectare a ieirilor bazei de date s se ia n considerare dou categorii de informaii:

    situaii informaionale propriu-zise caracterizate printr-un volum mare de date i destinate fundamentrii unor decizi tactice i strategice;

    situaii informaionale propriu-zise sintetice sau selective obinute de regul n mod ecran care dau posibilitatea vizualizrii selective a coninutului rapoartelor de ieire. Aceste situaii se obin ndeosebi atunci cnd se dorete luarea unor decizii curente sau atunci cnd se dorete cunoaterea activitii de ansamblu a societii comerciale.

    Definirea conceptului general al celor trei module care alctuiesc structura bazelor de date presupune executarea urmtoarelor dou operaii care trebuiesc detaliate n etapa de proiectare logic:

    1. Prezentarea modului de codificarea a informaiilor, a structurii codurilor folosite i eventual a modului de calcul a cifrei de control. De regul, n cazul existenei mai multor subsisteme informatice nu este obligatorie implementarea aceleiai modaliti de codificare a informaiilor. Informaiile dintr-o activitate pot fi localizate prin intermediul unor coduri secveniale numerice sau alfanumerice, n timp ce alte informaii sunt localizate prin intermediul unor coduri morfologice sau structurate.

    Restricia de baz care trebuie avut n vedere const n prevenirea manifestrii fenomenului de redundan, care presupune din punct de vedere informatic existena acelorai informaii n fiiere diferite.

    2. Precizarea algoritmilor de calcul folosii pentru obinerea rezultatelor finale. n general, algoritmii de calcul se mpart n dou mari categorii:

    algoritmi definii de metodologiile de calcul a unor indicatori economici;

    algoritmi proiectai i impui de unele particularitile funcionrii subsistemelor informatice.

    Aceti algoritmi se ntlnesc att n aplicaii de gestiune economic ct i n aplicaiile de optimizare a activitilor economice.

    Proiectarea tehnic sau general a unui sistem informatic trebuie s se finalizeze prin elaborarea organigramei sistemului.

  • Informatic managerial Capitolul 1

    19

    Consideraii privind aplicaiile informatice manageriale

    Scopul principal al acestei discipline este de a iniia studenii specializrii de Inginerie economic industrial, n aplicaii informatice de tip managerial, pe baza cunotinelor dobndite n anii de studiu precedeni. De asemenea, ei trebuie s neleag ce este un sistem informatic, care sunt resursele pentru construirea unei astfel de aplicaii i care este rolul lor ntr-o echip de implementare a unui sistem informatic.

    Aplicaiile informatice de tip managerial sunt de mare diversitate, amploarea acestora fiind dictat, n special, de mrimea firmei n care se aplic, pornind de la aplicaii simple de gestiune pentru diferite compartimente, pn la sisteme informatice integrate care includ toate compartimentele firmei. Realizarea acestor aplicaii se face n diferite medii de dezvoltare, dup cum necesitile o cer. n continuare vor fi prezentate cteva consideraii pe aceast tem.

    Aplicaii informatice manageriale n mediul VBA-Excel. Acest tip de aplicaii se preteaz la firmele mici i mijlocii, pentru c au preuri de cost reduse i pot fi create chiar de persoane din interiorul firmei, eventual prin colaborri cu firme specializate acolo unde este cazul.

    Multe din informaiile necesare managerilor din firme mici pot fi obinute cu aplicaii de calcul tabelar. De exemplu, gestiunea unei magazii, gestiunea cheltuielilor firmei, decontrile cu clienii i furnizorii firmei, etc., pot fi rezolvate elegant cu astfel de aplicaii. Ultimele versiuni ale pachetului Microsoft Office (2003, 2007), conin suficiente posibiliti pentru abordarea acestor probleme. Iat cteva din aceste posibiliti:

    Un limbaj de dezvoltare (Visual Basic for Applications) uor de folosit;

    Posibilitatea de partajare a drepturilor de acces la informaii, pe baza unor parole;

    Protejarea datelor pentru mpiedicarea tergerilor accidentale a unor celule care conin formule;

    Verificarea corectitudinii introducerii datelor i validarea lor;

    Folosirea comenzilor limbajului Excel copiere, tergere, mutare, import de date, etc;

    Folosirea celor cteva sute de funcii ale Excel-ului;

    Folosirea formatrii condiionate;

  • Informatic managerial Capitolul 1

    20

    Folosirea macrourilor, meniurilor, butoanelor de comand, butoanelor de opiune, combobox-urilor i a altor obiecte specifice limbajului VBA;

    Posibilitatea de a publica n pagini Web a unor documente de interes comun;

    Pregtirea uoar a documentelor care se vor tipri;

    Altele.

    Autorul acestui curs a realizat zeci de aplicaii pentru firme mici i instituii, folosind acest mediu de dezvoltare. De altfel, toate lucrrile de laborator i studii de caz realizate n cadrul acestui curs au ca surs de inspiraie tocmai aceste realizri.

    Acest tip de aplicaii pot fi realizate, fr probleme, de ctre absolvenii care parcurg acest curs de informatic managerial. Sunt multe oportuniti de a folosi aceste aplicaii n firme mici i instituii, dar nu sunt folosite din cauz c posibilitile de dezvoltare n mediul Excel nu sunt cunoscute de mult lume. Poate noii absolveni de inginerie economic s rezolve acest neajuns.

    Aplicaii informatice manageriale n mediul VBA-Access. Acest tip de aplicaii sunt specifice firmelor mijlocii i mari, datorit volumului mai mare de date. Folosind bazele de date relaionale Access, se pot construi sisteme informatice complexe, a cror programe de aplicaie fiind scrise n limbajul VBA.

    Fiind aplicaii complexe, realizarea lor se face de ctre echipe multidisciplinare, formate din analiti, programatori i factori de decizie ai firmei. Rolul unui inginer economist este acela de a participa la etapa de

    analiz, pentru identificarea i definirea specificaiilor necesare programatorilor. Cei care au experien n programare pot face parte i din echipa de programatorilor. Fiind aplicaii pentru echipe de dezvoltatori, nu vor fi abordate aspecte de implementare, ci numai aspecte de analiz.

    Aplicaii informatice manageriale n mediul Google-Docs. Acest mediu de dezvoltare este de dat relativ recent i i ctig tot mai muli adepi, datorit avantajelor pe care le ofer i a costurilor foarte mici, practic nule. Google Docs este un pachet de programe gratuit oferit de compania Google,

    ca alternativ a pachetului Microsoft Office, dar care lucreaz n Internet. Toate informaiile sunt stocate pe serverele companiei Google, care sunt sigure, rapide i de mare capacitate. Nu este nevoie de un administrator de

  • Informatic managerial Capitolul 1

    21

    sistem pentru a interveni atunci cnd serverul se blocheaz sau apar probleme neprevzute.

    Pachetul de programe are trei module: editor de texte, calcul tabelar i prezentri de tip PowerPoint. Cel mai folosit modul va fi cel de calcul tabelar care are avantajul c poate fi folosit la diverse calcule, cerute de aspecte manageriale. Aplicaiile care vor fi prezentate sunt un bun exemplu pentru abordarea propriilor proiecte.

    Principalele avantaje ale acestui mediu de dezvoltare a aplicaiilor informatice manageriale sunt:

    Un document (aplicaie de calcul tabelar) poate fi accesat de oriunde cu condiia s existe acces la Internet.

    Mai muli utilizatori pot accesa acelai document n acelai timp.

    Unii utilizatori au drept de editare, alii numai de vizualizare.

    Se pot public ape Internet ca pagini Web dinamice, unele rezultate care sunt necesare clienilor, furnizorilor sau propriilor angajai.

    Orice document are un proprietar care poate s dea sau s anuleze drepturile de acces ale celorlali utilizatori.

    Dei este relativ nou, acest produs are un real viitor pentru rezolvarea multor probleme manageriale ale firmelor de orice mrime. Este important ca absolvenii specializrii de inginerie economic s cunoasc metodologii de ultim or care aduc beneficii firmelor n care lucreaz.

    Aplicaii informatice manageriale n Web. Aceste aplicaii sunt sisteme informatice integrate, specifice firmelor mari, dezvoltate de firme de

    specialitate. Pentru aceste sisteme informatice e nevoie de resurse mari cum

    ar fi bazele de date Oracle sau SQL Server i servere puternice care sunt, de regul, ale firmei beneficiare.

    Nu se poate pune problema abordrii acestor tipuri de aplicaii la nivelul acestui curs. Pentru ca studenii s cunoasc i aceste tipuri de aplicaii informatice manageriale, a fost proiectat un astfel de sistem informatic pe

    platforma .NET, cu o baz de date SQL Server, care a fost adaptat pentru uzul studenilor. Ei vor putea lua contact cu un astfel de sistem informatic care conine toate ingredientele unui sistem informatic pe care l vor ntlni n condiii reale, dup absolvire.

  • Informatic managerial Capitolul 1

    22

    n capitolul 5 este prezentat aceast aplicaie, pe care studenii o vor folosi n cadrul orelor de laborator.

  • Informatic managerial Capitolul 2

    23

    Capitolul 2. Crearea aplicaiilor informatice manageriale

    Acest capitol i propune s prezinte principalele probleme care apar la crearea aplicaiilor informatice manageriale, din punctul de vedere al beneficiarului i utilizatorului final. Se va pune accent pe aspectele practice ale colaborrii beneficiarului cu echipa de dezvoltare a aplicaiilor, tiut fiind c aceast colaborare este, de multe ori, n mare suferin.

    Punerea problemei

    Primul pas care trebuie fcut pentru crearea unei aplicaii informatice este apariia ideii, a necesitii unui astfel de aplicaii. Ideea apare atunci cnd managerul unei firme, vede un sistem funcional la o alt firm sau din discuiile pe care le are cu diveri parteneri sau colaboratori.

    Cel mai dificil aspect este punerea problemei, avnd n vedere c managerii, nu toi o pregtire suficient n domeniul utilizrii calculatoarelor. Pe de alt parte, o aplicaie informatic nu poate fi creat fr consultarea celui cruia i se adreseaz. Se pare c exist o lips de comunicare ntre furnizor i beneficiar, care poate s duc, n final, la compromiterea ntregului proiect. Nu sunt rare cazurile cnd finalul proiectului este altceva dect i-a imaginat viitorul utilizator.

    Spuneam, n capitolul precedent, c aplicaiile informatice manageriale sunt de o mare diversitate, de la aplicaii departamentale relativ simple, dar foarte utile, pn la sisteme informatice integrate, care cuprind toate departamentele ntreprinderii. Din aceast cauz, i punerea problemei e condiionat de acest aspect. Prin urmare, vom discuta separat despre aceste dou tipuri de aplicaii.

  • Informatic managerial Capitolul 2

    24

    Aplicaii informatice pentru departamente

    Aceste aplicaii sunt concepute, de regul, de ctre managerii diferitelor departamente i sunt create cu personal propriu sau n colaborare cu specialiti dinafara departamentului. Nevoile manageriale specifice unor compartimente, conduc la imaginarea unor aplicaii surprinztoare, care mbuntesc activitatea acestora. Este greu de imaginat c o firm neinformatizat nu are mici aplicaii pe calculator, la nivel de compartimente. De altfel, aceste mici aplicaii, sunt baza de plecare pentru crearea unor sisteme informatice la nivel de firm.

    n practic se ntmpl urmtorul fenomen: n anumite compartimente se ntlnesc generaii de specialiti diferite, cei vechi, cu mult experien n firma respectiv, dar mai puin iniiai n utilizarea calculatoarelor i noii venii, tineri cu experien n utilizarea calculatorului, dar nc fr prea mult experien n problemele firmei. O bun conlucrare ntre ei poate duce la crearea unor aplicaii extrem de utile pentru respectivele compartimente. Cel mai important lucru este faptul c aplicaiile se dezvolt local i pot fi mereu mbuntite, pe msur ce apar noi necesiti, fr costuri suplimentare.

    Inginerii economiti, absolveni ai specializrii IEI, au suficiente cunotine de programare pentru a crea astfel de aplicaii. n ultimul timp au aprut medii de dezvoltare extrem de accesibile, pentru rezolvarea unor probleme

    manageriale, mai bine spus, pentru prelucrarea unor informaii necesare actului de conducere.

    Iat cteva din aceste medii de dezvoltare:

    Access + VBA

    Excel + VBA

    Google Docs

    Cele mai accesibile i care duc rapid la rezultate sunt ultimele dou, care vor fi, de altfel, tratate pe larg n capitolele urmtoare. Dup cum se tie limbajul VBA (Visual Basic for Applications) este un limbaj bazat pe

    Visual Basic, dar completat cu obiecte specifice mediilor respective

    (Access, Excel, AutoCAD etc.). n anul I s-a studiat acest limbaj, prin urmare trecerea la VBA nu va fi o problem.

    Se pune, firesc ntrebarea, care ar fi tipurile aplicaii pe care le-ar putea aborda un manager local al zilelor noastre i de unde ar trebui s plece.

  • Informatic managerial Capitolul 2

    25

    Tocmai rspunsul la aceast ntrebare vom ncerca s-l aflm n cele ce urmeaz.

    n principiu, un manager, indiferent pe ce treapt ierarhic se afl, are nevoie de informaii rapide pentru deciziile pe care le ia. Observ c aceste informaii le obine greu i devine preocupat de aceast idee i ncepe s caute soluii. De exemplu, un ef de atelier de producie primete o comand de noi produse la care el trebuie s dea un rspuns, s ia o decizie. Pe ce se bazeaz? n primul rnd i convoac toi colaboratorii pentru a afla de la ei ce comenzi exist n lucru, ce ncrcare au utilajele. Aceste informaii nu le poate avea n timp scurt i nici nu e sigur c ele vor fi exacte din moment ce se centralizeaz din tot felul de registre i dosare. Este evident necesitatea unei aplicaii informatice care s centralizeze toate comenzile atelierului i care s fie actualizat zilnic. O astfel de aplicaie o poate face n Excel chiar un student care face practic n acel atelier.

    O astfel de aplicaie poate fi conceput plecnd de la rezultat n sens invers, spre sursele de informaie. Nu trebuie s fii informatician pentru a gndi o astfel de aplicaie pentru c totul este logic. Managerul nu trebuie s fac altceva, dect s-i schieze dorina, n aanumita etap, punerea problemei.

    Urmeaz discuia cu dezvoltatorul, punerea la punct a unor detalii i n cteva zile aplicaia ar putea fi gata, n prima variant. Plecnd de la acest exemplu simplu, vom ncerca s identificm paii care trebuie parcuri pentru crearea unor aplicaii informatice manageriale la nivel de departament, compartiment sau birou.

    Etapele care trebuie parcurse pentru crearea aplicaiilor

    1. Declaraia de intenie. Aceast etap se finalizeaz printr-un document care exprim pe scurt ceea ce se dorete de la aplicaie. Se formuleaz n termeni simpli n aa fel nct s se neleag despre ce e vorba. Nu exist formulare sau abloane pentru aa ceva, mai ales c pot fi formulate de persoane care nu au cunotine temeinice de informatic. Este formulat de ctre beneficiarul aplicaiei.

    Iat un exemplu de declaraie de intenie: Dorim o aplicaie care s furnizeze ncrcarea cu comenzi n orice moment a atelierului pe care l conduc, stadiul realizrii comenzilor i unele situaii legate de beneficiari.

  • Informatic managerial Capitolul 2

    26

    Situaiile vor putea fi vzute numai de ctre anumite persoane pe care le voi numi eu.

    Dup cum se vede, declaraia de intenie este scurt i se poate formula chiar ntr-o singur fraz. Nu face nici un fel de referire la modul de realizare.

    2. Stabilirea obiectivelor aplicaiei. Aceast etap este finalizat cu un document care detaliaz principalele probleme pe care le va rezolva aplicaia. Acest document este creat de o echip format din managerul care cere aplicaia, colaboratorii si i dezvoltatorul aplicaiei. Aici, propunerile i cererile echipei manageriale sunt validate de ctre dezvoltatorul aplicaiei, este un fel de negociere ntre cereri i posibilitile de rezolvare. n aceast faz nu se vorbete despre detaliile tehnice ale aplicaiei cum ar fi limbajul n care se va scrie codul, mediul de dezvoltare etc.

    Acest document este elementul de baz al finalizri proiectului.

    3. Dezvoltarea aplicaiei. Pe baza obiectivelor stabilite n pasul anterior se trece la scrierea aplicaiei propriu-zise. La aceast etap lucreaz echipa de dezvoltare (sau persoana care scrie aplicaia), iar echipa managerial i st la dispoziie, pentru a lmuri unele aspecte de detaliu care nu au fost cuprinse n obiectivele aplicaiei. Dezvoltatorul va stabili platforma n care se va dezvolta aplicaia. Majoritatea aplicaiilor vor fi n Excel cu VBA, respectiv n Google Docs.

    4. Testarea i finalizarea aplicaiei. Aceast etap este foarte important i nu trebuie tratat cu superficialitate. De succesul ei depinde viitorul aplicaiei. Testarea aplicaiei se face la nceput de ctre dezvoltator, apoi i de ctre alte persoane care vor lucra cu aplicaia. Tot n aceast etap se finalizeaz i documentaia aplicaiei i instruciunile de folosire.

    Documentaia aplicaiei const n diagrame, scheme logice, explicaii, cod surs, adic de tot ce este necesar pentru a interveni n rezolvarea unor vicii ascunse. Documentaia este necesar chiar dac modificrile sau dezvoltrile ulterioare sunt fcute de aceeai persoan, deoarece dup un anumit timp se uit ce s-a fcut n aplicaie i trebuie mult timp pentru reamintire, care nu este altceva dect timp pierdut. Acest lucru l spun din practica personal.

  • Informatic managerial Capitolul 2

    27

    Concluzii

    Aplicaiile informatice manageriale la nivel de compartiment sunt imaginate i coordonate de managerul acelui compartiment. Ideal ar fi ca managerul s poat chiar el s scrie aceste aplicaii, avnd n vedere c Excel + VBA ofer posibiliti mari pentru rezolvarea problemelor din departamente.

    Chiar dac la nceput, aceste aplicaii sunt timide, mai puin performante, ele au rolul de a obinui angajaii cu utilizarea calculatorului pentru a-i rezolva problemele. Aplicaiile la nivel de compartiment sau birou sunt precursoarele sistemelor informatice integrate pe care le vom discuta n capitolul urmtor. De altfel, i n cazul existenei unui sistem informatic integrat, se pot folosi mici aplicaii locale pentru uzul biroului respectiv.

    Orice firm, orict de mic ar fi, trebuie s aib aplicaii pe calculator pentru gestionarea unor probleme curente. E greu de crezut c exist azi o firm fr calculatoare i fr un soft cum ar fi Microsoft Office. Absolvenii seciei IEI pot concepe i perfeciona aplicaii pentru firmele la care vor lucra. n acest curs vor gsi suficiente exemple i surse de inspiraie pentru crearea unor astfel de aplicaii.

    Niciodat s nu considerai c o aplicaie ar fi prea simpl i nu merit atenie, pentru c din fiecare vei nva ceva, vei acumula experien i vei cpta ncredere i dorin de a face lucruri din ce n ce mai performante. Niciun programator experimentat nu a nceput cu aplicaii complexe, ci a acumulat experien n timp.

    n continuare voi prezenta cteva posibile aplicaii pe care ai putea s le abordai la viitorul loc de munc.

    1. Aplicaie de personal. Este o aplicaie n care putei ine n Excel evidena tuturor angajailor firmei din care s putei extrage urmtoarele situaii:

    Listarea n ordine alfabetic, dup meserii, specializri, vechime etc;

    Afiarea informaiilor despre o anumit persoan;

    Planificarea concediilor;

    Alte situaii.

  • Informatic managerial Capitolul 2

    28

    2. Gestinarea unei magazii. O aplicaie care se poate face n Excel pentru a urmri evidena materialelor dintr-o magazie. Vor putea fi extrase urmtoarele situaii:

    Cutarea unui anumit material;

    Afiarea intrrilor n magazine pentru un interval de timp;

    Afiarea ieirilor din magazine pentru un interval de timp;

    Anunarea cnd stocul unui material scade sub stocul tampon;

    Alte situaii.

    3. Evidena decontrilor cu clienii i furnizorii. Este o aplicaie extrem de util i uor de conceput n Excel. Se pot scoate uor situaii pe baza recepiilor, facturrilor i extraselor de la banc. n aplicaie au acces mai multe grupuri de utilizatori, fiecare cu drepturile sale, unii introduce

    recepiile, alii facturile emise iar alii extrasele de la banc. Managerul e singurul care are dreptul s vad situaiile la zi. Vor putea fi extrase urmtoarele situaii:

    Situaia decontrilor cu un anumit client sau furnizor;

    Totalul sumelor de primit sau de ncasat;

    Afiarea recepiilor dintr-o anumit perioad;

    Afiarea facturilor emise ntr-o anumit perioad;

    Alte situaii.

    4. Evidena cheltuielilor unei firme. Este o aplicaie util fiecrei firme care ajut la urmrirea cheltuielilor pe care le face firma. Cheltuielile se mpart pe capitole, iar orice cheltuial se introduce ntr-o foaie de calcul. O astfel de aplicaie va fi dezvoltat n capitolul 3.

    5. Urmrirea execuiei bugetare. Este o aplicaie specific instituiilor bugetare, pentru urmrirea cheltuielilor pe capitole de buget, fr a depi suma alocat fiecrui capitol. Aplicaia este deosebit de util, datorit stricteii cu care se urmrete cheltuirea banului public. nclcarea legii se poate face din necunoaterea cheltuielilor pe un anumit capitol, la un moment dat (nainte de a angaja o nou cheltuial). O aplicaie n Excel cu puin cod VBA, rezolv elegant aceast problem, economisind timp i dnd siguran activitii. nainte de a angaja o cheltuial, programul afieaz soldul capitolului respectiv. Se nelege de la sine c toate cheltuielile unui an sunt stocate i pot fi oricnd revzute i analizate.

  • Informatic managerial Capitolul 2

    29

    6. Pontajul echipelor de muncitori. Este o aplicaie specific atelierelor de producie n care lucreaz echipe de muncitori de diferite calificri, care execut activiti dintre cele mai diverse din punctul de vedere al performanei i al costurilor. S ne gndim, de exemplu, c un reglor dintr-un atelier de maini unelte cu comand numeric poate s deserveasc mai multe echipe, fiecare cu bugetul su.

    Pe baza acestor propuneri de aplicaii, putei s gsii i altele, specifice firmei n care vei lucra.

    Sisteme informatice integrate

    Aceste aplicaii informatice manageriale sunt specifice marilor companii care au mii de angajai i mai multe filiale rspndite pe tot globul. Aceste aplicaii folosesc baze de date cum ar fi SQL Server, Oracle, precum i platforme de dezvotare ca .NET, Delphi etc.

    Datorit performanelor manageriale pe care le genereaz, aceste sisteme informatice ctig tot mai mult teren, chiar i n cazul firmelor mijlocii. Principalele impedimente ale acestor sisteme sunt costul ridicat i timpul de implementare, avnd n vedere c tot personalul firmei trebuie reciclat. Cel mai greu se lucreaz cu personalul n vrst care are mai puin dexteritate n utilizarea calculatorului.

    Scopul acestui curs nu este de a scoate specialiti n proiectarea acestui tip de aplicaii informatice. Ele sunt proiectate de firme specializate cu mult experien, care au echipe multidisciplinare, de analiz i programare. Rolul absolvenilor de IEI este acela de a putea participa la implementarea unor astfel de sisteme informatice, din partea beneficiarului. Ei vor lucra mai ales

    la identificarea i definirea specificailor, adic s spun ce trebuie s fac aplicaiile sistemului informatic. Nu este exclus ca pe viitor s fii cooptai de aceste firme dup ce au participat cu succes la implementarea unui sistem informatic n propria firm.

    n practic se ntlnesc urmtoarele scenarii:

    A. Sistemul informatic este impus ntr-o firm sau instituie fr s fie fcut o analiz temeinic. Sistemul nu este agreat nici de conducere nici de angajaii firmei.

  • Informatic managerial Capitolul 2

    30

    B. Sistemul informatic este agreat de conducerea firmei, se ia ca model de analiz o experien anterioar de la alt firm asemntoare i se pornete la implementare.

    C. Sistemul informatic este analizat de conducerea firmei mpreun cu angajaii, toi cei care vor folosi sistemul vor da propriile specificaii care vor fi analizate de ctre dezvoltatorul aplicaiei, iar n final se va scoate un document cu specificaii, numit caiet de sarcini.

    S analizm pe rnd aceste scenarii. Scenariul A este, de departe, cel mai duntor cu putin. Acesta se poate ntmpla la o firm sau instituie cu o conducere incompetent care nu poate spune NU, unor fenomene pe care nu le nelege i pe care trebuie s le adopte. Este specific unor firme de stat sau privatizate, dar cu mentaliti de firm de stat, unde rspunderea nu este aa strict. Un astfel de sistem este destinat eecului, fr nici un dubiu. Mai grav este cnd firma furnizoare solicit daune materiale pentru lucrrile care au fost deja fcute.

    Scenariul B, este un scenariu generator de conflicte viitoare ntre conducerea firmei i angajai, care vor trebui s-i schimbe modul de lucru, fr s neleag de ce. Dac conducerea firmei este suficient de ferm i competent, poate s ajusteze din mers neajunsurile, dar cu costuri destul de mari. Acest scenariu trebuie evitat, deoarece o analiz fcut la o firm nu se potrivete n totalitate pentru o alt firm, chiar dac este asemntoare din punct de vedere al produciei i al organizrii.

    Scenariul C este cel mai realist, cel mai puin vizat de eec, pentru c este rezultatul mai multor mini care analizeaz lucrurile de pe poziii diferite. Un amnunt care nu a fost observat de echipa de analiz, poate fi evideniat de un simplu magazioner sau casieri. Acest scenariu va fi avut n vedere de ctre acest curs.

    Trebuie menionat faptul c pentru a defini corect problema legat de introducerea unui SI ntr-o firm sau instituie, presupune un ir de consultri i negocieri la care particip att persoane din firm sau instituie ct i consultani externi, specialiti ai domeniului. Dup ce s-a formulat problema se poate trece la pasul urmtor, elaborarea Caietului de sarcini.

    Caietul de sarcini

    Caietul de sarcini este un document extrem de important pentru buna

    finalizare a sistemului informatic. Nu exist un model standard al acestui document, singurul lucru care se poate spune despre el este c descrie clar ceea ce vrea beneficiarul de la sistemul informatic. Este de la sine neles c

  • Informatic managerial Capitolul 2

    31

    acest caiet de sarcini poate avea unele neajunsuri, n sensul c beneficiarului i mai vin idei i pe urm. Totul este ca relaiile dintre beneficiar i dezvoltator s se bazeze pe buna intenie, iar eventualele omisiuni ale caietului de sarcini s nu fi folosite ca un factor de presiune ntre parteneri, deoarece interesul comun este finalizarea cu succes a proiectului.

    Un caiet de sarcini corect alctuit este acela care este conceput de o echip mixt, format din reprezentai ai beneficiarului i dezvoltatorului sistemului informatic. Beneficiarul formuleaz cerinele, dezvoltatorul le analizeaz, le adapteaz dac este cazul i apoi sunt trecute n caietul de sarcini.

    Nu trebuie s se treac rapid peste ntocmirea caietului de sarcini, cerinele formulate de acesta trebuind s fie rezultatul consultrii ntregului personal al firmei beneficiare a viitorului sistem informatic.

    Implementarea sistemelor informatice integrate

    Dup ce s-a pus la punct caietul de sarcini, de ctre echipa mixt, format din specialitii beneficiarului i a firmei dezvoltatoare, urmeaz partea de implementare a sistemului informatic, care cuprinde urmtoarele etape:

    Elaborarea proiectului tehnic. Aceast etap este n grija firmei dezvoltatoare. Pe baza caietului de sarcini, este pus la punct toat documentaia necesar implementrii sistemului informatic. n ce const aceast toat documentaia? Fiecare firm de soft i are propriile reguli, care au rezultat din experienele anterioare i care au ca rezultat eficiena maxim a activitii. Nimic nu este de prisos, orice informaie din proiect i are rolul su, neles de toi cei implicai.

    Nu voi intra n amnuntele problematicii elaborrii proiectului tehnic, dar voi face referire la cteva aspecte mai importante i anume:

    Proiectarea bazei de date cu tot ce cuprinde acesta (structura tabelelor, constrngerile acestora, tipuri de date, reguli de desfurare a activitii, stabilirea vederilor etc.);

    Proiectarea interfeelor aplicaiei ecranele cu care vor lucra utilizatorii finali;

    Organizarea modului de achiziie a datelor care vor fi introduce n baza de date;

  • Informatic managerial Capitolul 2

    32

    Modelarea ntregii aplicaii, folosind tehnici de software engineering;

    Reguli de testare a diferitelor module i sistemul de colectare a erorilor;

    Stabilirea grupurilor de utilizatori i a drepturilor acestora;

    Elaborarea documentaiei de ntreinere a aplicaiei.

    Implementarea propriu-zis. Aceast etap poate ncepe nc din timpul elaborrii proiectului tehnic, pe msur ce au fost definitivate module ale acestuia, pentru a ctiga timp. Astfel, pentru completarea bazei de date pot fi scrise programe pentru transferarea i verificarea datelor provenite din diverse surse. S ne gndim numai la faptul c, n zilele noastre, orice firm are un calculator, oameni care tiu s foloseasc un calculator dar sunt simpli operatori. Ei in pe aceste calculatoare tot felul de informaii, extrem de utile, care nu pot fi abandonate de noul sistem, ci introduse n acesta. Informaiile respective pot fi pe foi Excel, fiiere Word sau chiar fiiere de tip text provenite din tot felul aplicaii mai mult sau mai puin profesionale.

    Activitatea de identificare, clasificare i evaluare a informaiilor existente n organizaie nu este una simpl. Ea se face de ctre o echip mixt beneficiar dezvoltator, iar soluia final va aleas de ctre echipa de programatori.

    O activitate important a acestei etape, este definitivarea interfeelor utilizator, care ar putea avea unele erori de concepie. Ele pot fi testate prin simulri, folosind date provizorii, n aa fel ca la testarea final, acestea s fie eliminate. De multe ori, definirea unor interfee accesibile este cheia succesului aplicaiei informatice. Aici trebuie inut cont i de nivelul de inteligen i experien al viitorilor operatori, care va acoperi o gam larg de angajai, de la portar pn specialiti IT.

    La aceast etap, lucreaz programatorii i specialitii din partea beneficiarului, cei care, n final, vor fi formatorii pentru ceilali utilizatori din firm beneficiar.

    Instruirea personalului. Dei la prima vedere, ar fi o etap simpl, n realitate este una extrem de dificil. Asta din cauz c se lucreaz cu persoane cu grad de aprofundare a noului i experien foarte diferite. Mai mult, fiecare angajat trebuie instruit pe specificul muncii sale, adic instruirea trebuie individualizat pentru un numr relativ mic de persoane. S nu uitm c vor fi i persoane, mai n vrst care n-au lucrat niciodat cu calculatorul sau au cunotine vagi despre un calculator, care vor trebui s

  • Informatic managerial Capitolul 2

    33

    lucreze n sistemul informatic. M refer aici la magazioneri, gestionari, maitrii, normatori, efi de echip etc. Grupul de formatori va avea mult de lucru!

    Testarea final i preluarea aplicaiei. Aceast etap este una deosebit de important pentru beneficiar, pentru c e ultima care se parcurge cu ajutor din partea firmei dezvoltatoare. Administratorii sistemului informatic vor

    trebui s testeze toate modulele, s verifice toate funcionalitile i s nvee cum se remediaz anumit conflicte de exploatare.

    Rezultatul parcurgerii cu succes a acestei etape este reflectat n documentul final de recepie i preluare a aplicaiei de ctre beneficiar. Pe baza acestui document, deconteaz ultimele obligaii financiare ctre firma dezvoltatoare.

    Pentru sigurana i linitea beneficiarului, acesta poate solicita un contract de asisten pe o durat limitat din partea firmei care a dezvoltat i implementat proiectul.

    Concluzii

    Sistemele informatice integrate se implementez, de regul, n firme mijlocii i mari, deoarece necesit investiii mari. Nu este exclus, ca pe viitor, datorit progresului tehnologiei IT, aceste sisteme s fie accesibile i firmelor mai mici. Deja sunt motive s credem c se va ntmpla aa, dac ne gndim c marea companie Google, a pus la dispoziia utilizatorilor o aplicaie free pe care o poate folosi orice firm. Aceast aplicaie acoper o mare parte din cerinele firmelor, avnd incluse un modul de calcul tabelar, unul de editare texte i un altul de prezentri. Despre aceast aplicaie o s nvm pe larg n capitolul 4 al acestei lucrri.

    Absolvenii de Inginerie Economic Industrial vor avea un rol important n dezvoltarea i implementarea sistemelor informatice, att ca beneficiari ct i ca participani n echipe de dezvoltare, pentru cei care au fcut o pasiune din programare.

    ansa de a folosi un sistem informatic la viitorul loc de munc este foarte mare, prin urmare avei o motivaie n plus pentru a ti ct mai multe despre acestea.

  • Informatic managerial Capitolul 2

    34

    n capitolul 5 vei ntlni un studiu de caz cu un sistem informatic funcional din care vei avea multe de nvat. El va fi utilizat pe viu n cadrul orelor de aplicaii practice.

  • Informatic managerial Capitolul 3

    35

    Capitolul 3. Implementarea sistemelor informatice n Excel

    Acest capitol i propune s prezinte posibilitile oferite de aplicaia Excel pentru dezvoltarea unor sisteme informatice specifice unor firme mici, care

    pot fi dezvoltate cu resurse proprii. Vor fi prezentate elemente ale limbajului

    VBA Excel, cu exemple practice bine alese i un studiu de caz pentru un sistem informatic al unei firme mici.

    Elemente de baz

    Aplicaia Excel, component a pachetului Microsoft Office, a fost conceput, la nceput, ca o foaie de calcul tabelar necesar, n special, contabililor, pentru calcule specifice: operaii aritmetice cu valori din celule, sumarizri pe linii i coloane ale unui tabel, calcule statistice etc. Cu timpul, aceast aplicaie s-a dezvoltat, adugndu-se noi faciliti, fiindu-i adugat chiar un limbaj de programare cu care se pot dezvolta aplicaii proprii.

    Ultimelor versiuni, i-au fost adugate funcii performante care permit manevrarea manual a unor date i automatizarea unor proceduri repetitive. De asemenea, exist posibilitatea de a crea funcii proprii, care s aib acelai rol ca i funciile native.

    Se presupun cunoscute comenzile de baz ale programului Excel cum ar fi:

    Copierea, mutarea i tergerea valorilor din celule;

    Formatarea datelor din celule alinieri, fonturi, culori, formatul numerelor;

    Formatarea ansamblurilor de celule bordurare, culoarea de fond a celulelor, modificarea limilor liniilor i coloanelor;

    Inserarea / tergerea de linii, coloane i foi;

    Ascunderea i vizualizarea foilor;

    Adrese absolute i adrese relative de celule;

  • Informatic managerial Capitolul 3

    36

    Folosirea formulelor;

    Folosirea funciilor, formule complexe cu adrese din alte foi i cu funcii;

    Tehnica protejrii foilor de calcul;

    Crearea listelor Excel;

    Sortarea i filtrarea listelor (cu AutoFilter i Filtrare complex);

    Comenzile Paste special, Find, Replace din meniul Edit;

    Comenzile Splite i Freeze Panes din meniul Window;

    Tiprirea din Excel.

    n continuare se vor studia funciile Excel, cu ajutorul crora se pot

    Funcii EXCEL

    Dup cum se tie, n Excel funciile sunt mprite n categorii, pentru a putea fi mai uor identificate. Aceste categorii sunt:

    Financial

    Data&Time

    Math&Trig

    Statistical

    Lookup&Reference

    Database

    Text

    Logical

    Information

    Aceste categorii de funcii conin mpreun cteva sute de funcii, unele dintre ele chiar n-o s le folosim niciodat. Din mulimea aceasta de funcii, unele ne vor fi extrem de utile, de aceea le vom studia n cele ce urmeaz, n amnunt. Unele vor fi amintite pe scurt, fiind uor de neles, iar altele vor fi explicate n detaliu, cu exemple sugestive, fiind mai puin folosite, tocmai din cauz c nu sunt cunoscute.

    Iat funciile care vor fi explicate n continuare: NOW, ROUND, ROUNDDOWN, ROUNDUP, SUM, SUMIF, AVERAGE, AVERAGEA,

    COUNT, COUNTA, COUNTBLANK, COUNTIF, MAX, MIN,

    VLOOKUP, HLOOKUP, funciile de baze de date, funciile de text i funciile logice.

  • Informatic managerial Capitolul 3

    37

    NOW este una din puinele funcii care nu au niciun argument. Aceast funcie, scris ntr-o celul, va afia n acea locaie data i ora curent a sistemului. Este extrem de util n documentele care cer data la care au fost emise. Formatul se poate stabili cu comanda Format / Cells.

    Exemple: =NOW() 9-jan-2008 (afieaz numai data).

    =NOW() 1-9-08 7:12 PM (afieaz data i ora)

    ROUND, ROUNDDOWN, ROUNDUP aceste funcii sunt folosite pentru rotunjirea valorilor numerice cu zecimale din celule. Dup cum le spune i numele, rotunjirea se face n jos sau n sus.

    Exemple: celula A1 conine valoarea 56.2156549, iar celula A2 conine valoarea 56.2154549. rotunjirile pe care le fac funciile amintite sunt:

    =ROUND(A1) 56.216 (a treia zecimal a fost rotunjit n sus, pentru c a 4-a zecimal este mai mare dect 5).

    =ROUNDDOWN(A1) 56.215

    =ROUNDUP(A2) 56.216

    Urmrii cu atenie comportamentul acestor funcii, care v pot fi de un real folos n editarea unor rapoarte profesionale.

    SUM este funcia cea mai folosit, adun valorile din celule izolate, zone de celule i chiar numere izolate.

    Exemple: =SUM(A1,B1,C1).

    =SUM(A1:A15,B1,64.305).

    SUMIF este o funcie care nsumeaz valorile indicate, innd cont de o condiie.

    Exemplul 1:

    =SUMIF(D1:D6,">14")

  • Informatic managerial Capitolul 3

    38

    Un caz ntlnit n practic este cel prezentat n exemplul 2, adic s se calculeze suma pe o coloan, cu condiia ca pe o alt coloan s nu fie celule goale. Cu alte cuvinte, s se nsumeze numai poziiile unde e scris ceva, de exemplu, o dat calendaristic.

    Exemplul 2:

    AVERAGE, AVERAGEA aceste funcii calculeaz media aritmetic a valorilor existente ntr-un interval de celule. AVERAGE ignor valorile care nu sunt numerice, AVERAGEA face media incluznd i valorile nenumerice(texte, chiar i spaii) dar le pune valoarea 0(zero).

    Exemplu:

    COUNT, COUNTA, COUNTBLANK, COUNTIF aceste funcii sunt deosebit de utile n numrarea (inventarierea anumitor valori). Aceste situaii apar n aplicaiile de sisteme informatice pentru numrarea comenzilor unui anumit beneficiar, a valorilor nule, a valorilor care indeplinesc o anumit condiie.

    COUNT numr celulele cu valori numerice dintr-o zon indicat ca argument.

    COUNTA - numr celulele care nu sunt goale dintr-o zon indicat ca argument.

    COUNTBLANK numr celulele goale dintr-o zon indicat ca argument. Este deosebit de util cnd se verific unele situaii care au celule necompletate.

    =AVERAGE(D1:D5)

    =AVERAGEA(D1:D5)

    =SUMIF(A1:A8,""&"",B1:B8)

  • Informatic managerial Capitolul 3

    39

    COUNTIF numr celulele dintr-o anumit zon care ndeplinesc o anumit condiie.

    Exemple:

    MAX, MIN aceste funcii returneaz valorile extreme dintr-o zon de valori numerice.

    Exemplu:

    VLOOKUP, HLOOKUP acestea sunt funcii de cutare i sunt foarte utile n dezvoltarea aplicaiilor Excel, dar sunt destul de puin folosite pentru c nu sunt cunoscute i nelese. n principiu, se caut o valoare din coloana/rndul 1 a unei zone i returneaz valoarea corespunztoare din coloana/rndul indicat. Iat un exemplu corespunztor funciei VLOOKUP:

    =COUNT(E1:E7)

    =COUNTBLANK(E1:E7)

    =COUNTA(F1:F7)

    =COUNTIF(G1:G7,>20)

    =MAX(G1:G7)

    =MIN(G1:G7)

  • Informatic managerial Capitolul 3

    40

    Sintaxa funciei din exemplul prezentat este urmtoarea:

    =VLOOKUP(Valoare,Zona, Nr.coloana, Tip cautare)

    Funcia are 4 argumente, din care primele 3 sunt clare dac ne uitm i la exemplu, mai puin ultimul care necesit unele explicaii. Acest argument poate avea 2 valori, TRUE cnd valoarea cutat nu trebuie neaprat s fie egal cu cea gsit (n cazul numerelor se ia valoarea cea mai apropiat), respectiv FALSE cnd valoarea cutat trebuie s fie exact.

    Dac aceast funcie se scrie ntr-o celul, acolo va fi scris valoarea 132.31. De remarcat faptul c totdeauna valoarea se caut n coloana 1.

    Aceeai explicaie este valabil i pentru funcia HLOOKUP cu observaia c n loc de coloane punem linii.

    Funcii de baze de date sunt funcii care se aplic numai tabelelor tip baze de date. Ne reamintim c o baz de date n sens Excel (numit i list) este un tabel n care primul rnd conine numele coloanelor, iar tabelul are cel puin 2 rnduri.

    Funciile de baze de date pe care le vom studia sunt: DAVERAGE, DCOUNT, DCOUNTA, DMAX, DMIN, DPRODUCT i DSUM. Aceste funcii sunt caracterizate prin faptul c, fiecare dintre ele, are 3 argumente:

    Functie(Database, Field, Criteria)

    unde,

    Database este o zon de celule care cuprinde baza de date, ex. A1:E10.

    Field este coloana n care se fac calculele. Acest argument se d, fie cu denumirea cmpului (Pret, Cantitate), fie cu numrul de ordine al coloanei, ncepnd din stnga bazei de date (1, 2, ...).

  • Informatic managerial Capitolul 3

    41

    Criteria - este o zon de celule care conine criteriul dup care se se face cutarea. Trebuie s aib cel puin 2 celule, denumirea coloanei i o valoare din acea coloan. Exemplu B1:B2.

    Funciile care vor fi explicate n continuare, vor fi aplicate bazei de date din figura 3.1.

    Toate funciile din categoria de baze de date, au fost descrise puin mai nainte, aa c nu vei avea nicio problem de nelegere. De altfel au aceeai denumire dar cu un D n fa, care vine de la Database. Ele se comport ca i funciile din care provin, cu observaia c respect anumite criterii.

    Din exemplele care urmeaz o s nelegei cum acioneaz aceste funcii.

    =DAVERAGE(H5:L14,3,I1:I2) - rezultat: 10.16666667 (media aritmetic a preurilor din Romania).

    =DCOUNT(H5:L14,4,I1:I2) - rezultat: 3 (de cte ori apare Romania la Cantitate).

    =DCOUNTA(H5:L14,1,J1:J2) - rezultat: 5 (cte preuri sunt mai mari dect 10).

    =DMAX(H5:L14,3,I1:I2) - rezultat: 14.00 (preul cel mare din Romania).

    =DMIN(H5:L14,Pret,I1:I2) - rezultat: 4.50 (preul cel mic din Romania).

    Baza de date(lista)

    Criteriile

    Fig. 3.1. Baza de date i criteriile pentru studiul funciilor de baze de date.

  • Informatic managerial Capitolul 3

    42

    =DPRODUCT(H5:L14,5,H1:H2) - rezultat: 24.375 (produsul bonusurilor mai

    mari dect 1).

    =DSUM(H5:L14,4,K1:L2) - rezultat: 215.00 (suma cantitilor cuprinse ntre 90 i 120).

    Modificai datele din baza de date, apoi ncercai i alte combinaii de argumente pentru funciile descrise, pn v-ai convins c le-ai neles corect.

    Funcii de text sunt funcii care se aplic celulelor care conin valori de tip text. Aceste funcii sunt deosebit de utile n practic, mai ales atunci cnd cnd dorii s aranjai un document Excel care conine date provenite din alte aplicaii.

    Iat funciile din aceast categorie, care prezint interes pentru noi:

    Pe lng funciile prezentate, Excel-ul mai are i alte funcii de text, mai puin folosite, pe care le putei studia i folosi singuri, dac practica o cere.

    Funcia Explicaii

    CONCATENATE(text1, text2, . . .) Leag(altur) dou sau mai multe texte.

    EXACT(text1, text2) Verific dac cele 2 texte sunt perfect identice. Dac sunt identice returneaz TRUE, altfel returneaz FALSE.

    LEN(text) Returneaz numrul de caractere ale unui text.

    LEFT(text, n) Returneaz n caractere de la nceputul textului(din stnga sa).

    RIGHT(text, n) Returneaz n caractere de la sfritul textului(din dreapta sa).

    LOWER(text) Convertete toate caracterele unui text n caractere mici.

    UPPER(text) Convertete toate caracterele unui text n caractere mari.

    MID(text, n0, n) Returneaz n caractere ale textului, ncepnd de la caracterul n0.

    TEXT(numar, format) Convertete un numr n text, cu formatul indicat. Ex.: TEXT(12.0.00) 12.00

    TRIM(text) Elimin toate spaiile unui text, exceptnd spaiile dintre cuvinte.

    VALUE(text) Convertete un text format din cifre, n valoare numeric. Dac textul nu conine numai cifre, va fi afiat eroarea #Value!

  • Informatic managerial Capitolul 3

    43

    n figura de mai jos este un tabel cu modul de aplicare a ctorva funcii de text.

    Funciile logice sunt funcii de decizie, n funcie de argumentele lor. Ele returneaz o valoare logic TRUE sau FALSE. n aceast categorie vom studia funciile IF, AND i OR.

    Funcia IF, testeaz o condiie i returneaz o valoare pentru TRUE i alt valoare pentru FALSE. Este o funcie deosebit de util i frecvent folosit. Dac ntr-un tabel stocurile i dorii s fii atenionai cnd stocul scade sub o anumit valoare, funcia IF v e de un real folos.

    Sintaxa: IF(condiie, valoare_pentru_TRUE, valoare_pentru_FALSE)

    Exemplu: IF(A5>10, OK, Atenie, stocul este prea mic!!)

    Funcia AND, testeaz mai multe condiii i returneaz TRUE dac toate sunt adevrate, altfel returneaz FALSE.

    Sintaxa: AND(condiie1, condiie2, . . .)

    Exemplu: AND(A5>10, B11>0, M20=IEI)

    Funcia OR, testeaz mai multe condiii i returneaz TRUE dac cel puin una este adevrat, altfel returneaz FALSE.

    Sintaxa: OR(condiie1, condiie2, . . .)

    Exemplu: OR(A5>10, B11>0, C10>1)

    n practic apar cazuri cnd este nevoie s fie folosite i combinaii de funcii, n sensul c o funcie poate deveni argumentul alteia, care, la rndul ei, poate fi i ea argument pentru alt funcie. Iat un exemplu dintr-o aplicaie practic, unde sunt folosite mai multe funcii:

    =CONCATENATE(A5," ",B5)

    =LOWER(C5)

    =UPPER(C5)

    =LEFT(A5,3)

    =RIGHT(A5,2)

    =MID(A5,3,3)

  • Informatic managerial Capitolul 3

    44

    =IF(COUNTIF(C9:P9,"=a")+COUNTIF(C9:P9,"

  • Informatic managerial Capitolul 3

    45

    Fig. 3.1a. Documentul aplicaiei

    Observai c notele sub 4 i absenele sunt scrise cu format Bold, iar capul de tabel este scris pe vertical pentru a avea coloane nguste care ncap n document.

    Partea cea mai spectaculoas a aplicaiei este validarea datelor i calculul mediei aritmetice, care trebuie calculat numai dac au fost promovate toate examenele. Asupra acestor dou aspecte o s insistm.

    Validarea datelor. Este manevr deosebit de util care se face n scopul mpiedicrii introducerii unor dare eronate ntr-un program. Se face comanda Data Validation . . .), n urma creia se deschide caseta de dialog din figura 3.1b.

  • Informatic managerial Capitolul 3

    46

    Fig. 3.1b. Caseta Data Validation

    Se procedeaz astfel: se selecteaz zona n care se vor introduce date, n caseta de text Allow se alege List, iar n caseta Source: se trece zona cu datele valide.

    Formulele pentru calculul mediei. Aceste formule au 2 variante pentru

    semestrul I i pentru media anual.

    Semestrul I - coloana L (dac numrul notelor mici este 0, se calculeaz media):

    =IF(COUNTIF(C8:K8,"=a")+COUNTIF(C8:K8,"

  • Informatic managerial Capitolul 3

    47

    Funcii utilizator

    Dac avem de efectuat n Excel calcule complexe, care se repet frecvent, exist posibilitatea de a crea propriile noastre funcii, care au acelai comportament ca i funciile native pe care le-am studiat puin mai nainte. Aceste funcii pot fi folosite n formule mpreun cu funciile native ale Excel-ului.

    Pentru a crea propriile noastre funcii, trebuie s utilizm limbajul Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), limbaj care va fi studiat mai n detaliu n subcaptitolul urmtor. Avnd n vedere c noi am studiat limbajul Visual Basic n anul I, folosirea unei variante a sa nu va fi o problem.

    Presupunem c suntem agent de vnzri i c primim un comision care este un anumit procent din vnzarea fcut. Acest comision este variabil, n funcie de mrimea vnzrii, dup cum urmeaz:

    Vnzare < 100, comisionul este de 1%.

    Vnzare < 1000, comisionul este de 3%.

    Vnzare >= 1000, comisionul este de 5%.

    Ne propunem s crem o funcie numit Comision, care va calcula comisionul cuvenit pentru fiecare vnzare. Cel mai comod mod de a arta cum se face acest lucru este parcurgerea unor pai explicii:

    Din meniul principal alegei opiunile ToolsMacroVisual Basic Editor.

    Din fereastra aprut alegei opiunile Insert Module.

    n fereastra modului (Module1), scriei codul pentru funcia utilizator numit Comision, aa cum se vede n figura 3.1c.

    Se impun cteva comentarii legate de codul prezentat. Numele funciei custom(aa se mai numete funcia utilizator) este dat n prima linie, dup

    Fig. 3.1c. Codul funciei Comision

  • Informatic managerial Capitolul 3

    48

    cuvntul cheie Function. n parantez, dup numele funciei, se pune argumentul (unul sau mai multe). n linia 2 i urmtoarele este corpul funciei. n ultima linie este cuvntul cheie End Function.

    Remarcai faptul c numele variabilei n care se pune rezultatul care trebuie returnat de funcie coincide cu numele funciei (n cazul nostru, Comision).

    Ne ntoarcem n foaia Excel cu comanda File - Close and Return to Microsoft Excel.

    n foaia Excel se introduce funcia nou creat, aa cum se vede n figura 3.1d.

    Observai cum funcia Comision a inut seama de faptul c avem 3 trane de calcul a comisionului, fiecare fiind calculat cu procentul aferent.

    Dup acest model putei ncerca s creai propriile funcii pentru a v convinge c ai neles mecanismul.

    n subcapitolul urmtor, vom studia mai n detaliu limbajul VBA i vom vedea cteva aplicaii concrete, care pot servi de modele pentru viitoarele aplicaii pe care le vei face n calitate de ingineri economiti.

    Fig. 3.1.d. Folosirea funciei Comision

  • Informatic managerial Capitolul 3

    49

    Dezvoltarea aplicaiilor Excel cu limbajul VBA

    Consideraii teoretice

    Limbajul Visual Basic pe care l-ai studiat are i o variant numit VBA (Visual Basic for Applications). Aceast variant se gsete inclus, ca limbaj de dezvoltare, n toate aplicaiile pachetului Microsoft Office, AutoCAD, Inventor, CATIA i altele.

    Limbajul VBA are aceeai filozofie i sintax ca i Visual Basic, cu observaia c are adugate obiecte specifice aplicaiei n care este inclus. Astfel, n Excel, va avea obiecte noi, cum ar fi Worksheet (foaie), Range (zon de celule), Cells, care vor avea evenimente, proprieti i metode specifice.

    Avnd n vedere c n acest moment noi tim deja s scriem programe n Visual Basic, cel mai indicat lucru este s nvm programarea VBA prin exemple, cu explicaiile de rigoare atunci cnd este necesar.

    Ca i n Visual Basic, avem i aici proceduri i funcii, care se activeaz la un eveniment sau pot fi apelate din alte proceduri sau funcii. tim de la studiul Excel-ului c putem crea macro-uri pe care s le punem n spatele unui buton de comand sau a unei opiuni de meniu. Aceste macro-uri nu sunt altceva, dect proceduri VBA generate automat.

    Ca metodologie de lucru, vom crea cteva butoane pe o foaie Excel care vor lansa proceduri VBA, cu evenimentul Click.

    Mediul de dezvoltare VBA-Excel

    Programele VBA-Excel se scriu cu ajutorul editorului cu numele Visual

    Basic Editor. Exist dou posibiliti de a ajunge n acest editor:

    Tools / Macro / Visual Basic Editor

    Dublu-Click pe un buton de comand sau alt obiect creat n prealabil pe o foaie de calcul.

  • Informatic managerial Capitolul 3

    50

    n figura 3.2 este prezentat editorul VBA-Excel. Observai n stnga numele tuturor foilor pe care le conine acest Workbook (aici n numr de 4). La momentul iniial, nu avem cod scris, aa c zona de cod va fi goal.

    Dac v lipsesc unele toolbar-uri, le putei activa cu comanda View / Toolbars / (Debug, Edit i Standard). Activai cele 3 toolbar-uri din parantez. Ele conin comenzi pe care o s le utilizm mai trziu.

    Crearea obiectelor pe o foaie Excel

    Pe o foaie Excel se pot crea obiecte la fel ca pe un formular Visual Basic

    obinuit, cu observaia c aici putem pune obiectele, oriunde pe foaie.

    Mai nti trebuie s activm toolbar-ul Visual Basic cu comanda View Toolbars Visual Basic, care este artat n figura 3.3.

    Fig. 3.2. Editorul Visual Basic

    Zona n care se scrie codul

    Toolbar-ul Debug

    Toolbar-ul Edit

    Foile Workbook-ului

  • Informatic managerial Capitolul 3

    51

    Fig. 3.4. Obiecte ntr-o foaie Excel

    Dup cum se observ, din toolbar-ul Visual Basic se activeaz Toolbox-ul, iar din Toolbox se activeaz caseta Properties.

    Iat o foaie Excel cu cteva obiecte create pe ea (figura 3.4).

    Fig. 3.3. Uneltele necesare crerii obiectelor VBA-Excel

    Toolbar-ul Visual Basic

    Toolbox

    Caseta Properties

  • Informatic managerial Capitolul 3

    52

    Recunoatei, desigur, obiectele create: buton de comand, etichet, combobox, textbox i checkbox.

    Pe lng obiectele din Tolbox, vom folosi obiecte pe care le gsim n Excel, cum ar fi foile de calcul, celulele i zonele. Iat o scurt descriere a acestora:

    Foile de calcul.

    Exist mai multe moduri de a referi foile de calcul. Fiecare din foile unui Workbook are un index, ncepnd de la 1 pn la cte foi exist. De asemenea, fiecare foaie are un nume (implicit Sheet1, Sheet2, ...) sau numele pe care l dm noi Date, Panou, Informatii, etc. Prin urmare foile pot referite, fie dup index, fie dup nume. Iat aceste referiri:

    Dup index: Sheets(1).Activate - activeaz foaia 1(prima din stinga).

    Dup nume: Sheets(Informatii).Activate - activeaz foaia cu numele Informatii.

    Atunci cnd se face referire la obiecte de pe o foaie anume, foaia este apelat cu Sheet1, Sheet2, . . ., aa cum sunt ele prezentate n Visual Basic Editor, n partea stng.

    Celulele.

    i celulele unei foi pot fi referite n mai multe moduri, dar metoda indicat

    de noi este ca celulele s fie identificate cu notaia Cells(rnd, coloan),

    care poate fi uor folosit i n cicluri Do While sau For ... Next.

    Iat cteva exemple de apelare a unor celule din foaia Sheet1:

    A1: Sheet1.Cells(1,1)

    A2: Sheet1.Cells(2,1)

    B5: Sheet1.Cells(5,2)

    D3: Sheet1.Cells(3,4)

  • Informatic managerial Capitolul 3

    53

    Zonele.

    Dup cum se tie, zona(range) este format din una sau mai multe celule adiacente. Iat cum se face referire la o zon:

    Public Sub Verificare()

    Dim calcule As Range, i As Integer, j As Integer

    i = 2: j = 6

    Set calcule = Range(Sheet9.Cells(i, j), Sheet9.Cells(i +

    10, j))

    . . . . . . .

    . . . . . . .

    End Sub

    Evenimente, proprieti i metode

    Deoarece evenimentele, proprietile i metodele obiectelor clasice din Toolbox ne sunt cunoscute, ne vom referi numai la obiectele specifice

    Excel-ului.

    Evenimente.

    Evenimentele se refer la obiectul Worksheet. Iat evenimentele cele mai folosite:

    Activate - cnd se activeaz foaia. Ex. Sheet1.Activate.

    Select - selectarea foii.

    Change - cnd se produce o modificare ntr-o celul a foii.

    Proprieti i metode.

    Proprietile i metodele unui obiect sunt afiate n cadrul meniurilor contextuale, dup ce punem punct, n urma unui obiect, ca n exemplul de mai jos:

  • Informatic managerial Capitolul 3

    54

    Metodele i proprietile se deosebesc dup icon-ul din faa denumirii. Cel cu paralelipiped se refer la metode.

    Iat cteva proprieti mai des folosite ale obiectelor Excel de baz:

    Worksheet - Range, Cells, Visible.

    Range - Cells, Font.

    Cells - Font, Bold, Value.

    Metode ale obiectelor de baz:

    Worksheet - Activate, Copy, Delete, ClearContents, Select, Protect, Unprotect.

    Range - Clear, ClearContents, ClearFormats, Copy, Cut, Delete, Select, Show.

    Fig. 3.5. Meniu contextual

  • Informatic managerial Capitolul 3

    55

    Exemple de aplicaii n VBA-Excel

    Circulaia printre foile unui Workbook

    Aceast aplicaie are scopul de a nva cum s trecem de la o foaie la alta n cadrul unei aplicaii cu mai multe foi. Primul pas este crearea unor foi de calcul dintre care una este principal, numit Panou, din care se vor activa pe rnd cel


Recommended