PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de CoNAS

Cod: PO-DRU-BFP – 01

EdiŃia I, 14.05.2012, Revizia 0

Ex. nr. 1

F- PO-DRU-BFP-01.01 Ed.I

GUVERNUL ROMÂNIEI

COMISIA NA łIONAL Ă DE ACREDITARE A SPITALELOR

Şos. Kiseleff nr. 55, sector 1, Bucureşti

APROBAT

PREŞEDINTE

LUKÁCS VILMOS AVIZAT

DIRECTOR GENERAL

PETRACHE FLORIN VALENTIN

AVIZAT DIRECTOR RESURSE UMANE

TAKÁCS MIHAI

INTOCMIT

Sef Birou Formare Profesionala

DEDIU GABRIELA

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi

de CoNAS

pag.2/36

Cuprins

F- PO-DRU-BFP-01.02 Ed. I

Pagina de gardă

Cuprinsul.................................................................................................................

Formularul evidenŃă modificări..................................................................................

ConŃinutul propriu-zis al procedurii...........................................................................

Formularul analiză procedură.....................................................................................

Lista de difuzare a procedurii.....................................................................................

Formulare

Anexe

pag.2 pag.3 pag.4 pag.19 pag.20

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.3/36

Formular evidenŃă modificări

Nr. crt. Ed. Data

ediŃiei Rev. Data reviziei Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătorului compartimentului

F-PO-DRU-BFP-01.03 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.4/36

1.0. Scop

Procedura stabileşte implementarea unui proces eficace de întocmire/actualizare a bazei

de date a evaluatorilor în cadrul Comisiei NaŃionale de Acreditare a Spitalelor, având ca

scop întocmirea, actualizarea şi gestionarea dosarelor profesionale şi ale îmbunătăŃirii

performanŃelor instituŃiei şi implicarea directă a personalului în realizarea obiectivelor

calităŃii.

2.0. Domeniul de aplicare

Procedura se utilizează de către DirecŃia Resurse Umane, Biroul Formare Profesională,

din cadrul Comisiei NaŃionale de Acreditare a Spitalelor, pentru activităŃile aferente

procesului de informare, monitorizare, coordonare şi selecŃie a evaluatorilor.

2.1. Etapele stabilite în cadrul acestei proceduri sunt următoarele:

• Întocmirea dosarului profesional al evaluatorilor;

• Înregistrarea, verificarea, completarea şi actualizarea dosarelor profesionale ale

evaluatorilor;

• Gestionarea dosarului profesional al evaluatorilor.

3.0. Documente de referinŃă

3.1 Metodologie privind criteriile de selecŃie de formare a evaluatorilor înscrişi în

Registrul CoNAS al evaluatorilor de spitale;

3.2 Codul de conduită al evaluatorilor acreditaŃi de către CoNAS, aprobat prin Ordinul

nr.91/2011 al preşedintelui CoNAS;

F-PO-DRU-BFP-01.04 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.5/36

3.4 Hotărârea Guvernului României nr.1148/2008 privind componenŃa, atribuŃiile şi

modul de organizare şi funcŃionare a Comisiei NaŃionale de Acreditare a Spitalelor,

republicată.

3.5. Legea nr.677/2001 pentru protecŃia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu

caracter personal şi libera circulaŃie a acestor date, cu modificările şi completările

ulterioare;

3.6. Legea nr.544/2001 privind liberul acces la informaŃii de interes public, cu

modificările şi completările ulterioare;

3.7. Legea nr.176/2010 privind integritatea în exercitarea funcŃiilor şi demnităŃilor

publice, pentru modificarea şi completarea Legii nr.144/2007 privind înfiinŃarea,

organizarea şi funcŃionarea AgenŃiei NaŃionale de Integritate, precum şi pentru

modificarea şi completarea altor acte normative;

3.8. Legea 53/2003 cu modificările şi completările ulterioare, Codul Muncii.

3.9. Ordinul 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial,

cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităŃile publice şi pentru

dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, republicat.

F-PO-DRU-BFP-01.05 Ed. I 4.0 DefiniŃii, abrevieri şi termeni utiliza Ńi

4.1 DefiniŃii Nr. crt.

Termenul DefiniŃia şi/sau, dacă este cazul, actul normativ care defineşte termenul

1 Procedura operaŃională

Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaŃi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat, în vederea executării activităŃii, atribuŃiei sau sarcinii (Ordinul 946/2005 pentru aprobarea Codului Controlului Intern)

2 EdiŃie a unei proceduri Forma iniŃială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaŃionale, aprobată şi difuzată(Ordinul 946/2005 pentru aprobarea Codului Controlului Intern)

3 Revizia în cadrul unei ediŃii

AcŃiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediŃii a procedurii operaŃionale, acŃiuni care au fost aprobate şi difuzate (Ordinul 946/2005 pentru aprobarea Codului Controlului Intern)

4 Dosar profesional Prin dosar profesional se întelege gestionarea actelor administrative şi a documentelor care evidenŃiază cariera evaluatorului de la naşterea raporturilor cu CoNAS până la încetarea acestora, în condiŃiile legii

5 InformaŃia O comunicare, un mesaj, care conŃine elemente noi — în raport cu ce cunoştea până atunci utilizatorul ei — privind caracterizarea unei anumite situaŃii, fenomen, fapt, proces economic etc., în scopul declanşării acŃiunii. Ca atare, informaŃia constituie un instrument de cercetare a proceselor care au loc în diferite sisteme, reflectând legăturile obiective cauză-efect din mediul înconjurător;

6 Datele Reprezintă fapte, situaŃii de producŃie, deci un material brut care poate fi prelucrat în diferite scopuri şi care constituie, prin natura şi dimensiunea lor, suportul final al informaŃiilor. Din punct de vedere funcŃional, datele se caracterizează prin : identitate (ceea ce semnifică obiectul acesteia), caracteristici (care îi descriu identitatea) şi măsuri (reprezentând mărimile valorice care sunt asociate caracteristicilor);

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.6/36

F-PO-DRU-BFP-01.06 Ed. I

4.2. Abrevieri

(1) CoNAS = Comisia NaŃională de Acreditare a Spitalelor;

(2) Preşedinte CoNAS = preşedinte Comisia NaŃională de Acreditare a Spitalelor;

(3) DRU = DirecŃia de Resurse Umane;

(4) BFP = Birou Formare Profesională;

(5) PO = Procedură operaŃională;

(6) PODRU-BFP = Procedură operaŃională Directia Resurse Umane-Birou

Formare Profesională.

4.3. Lista documente

Formulare standard ale documentelor cuprinse în dosarul profesional stabilite de

PO COD:PO-DRU-BFP-01

4.3.1 FORMULAR 1. Coperta dosar:(se vor scrie cu majuscule pe eticheta dosarului cu

cerneală neagră)

4.3.2 FORMULAR 2. ConŃinutul dosarului

4.3.3 FORMULAR 3. Anexa I a dosarului profesional (se vor constitui şi actualiza

conform prevederilor din prezenta procedură) şi va cuprinde:

4.3.4 FORMULAR 4. Anexa II a dosarului profesional

4.3.5 FORMULAR 5. Privind actualizarea/completarea dosarului profesional

4.3.6 FORMULAR 6. DeclaraŃie pe proprie răspundere,

4.3.7 FORMULAR 7. Actualizarea documentelor existente la dosarul profesional, la

solicitarea CoNAS

F-PO-DRU-BFP-01.07 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.7/36

4.3.8 Formular 8. Accesul evaluatorului la dosarul profesional

4.3.9 Formular 9. Accesul la dosarul profesional al persoanelor prevăzute prin lege

altele decât evaloatorul

4.3.10 FORMULAR 10. Accesul la dosarul profesional al altor persoane-altele decât

evaluatorul

4.3.11 FORMULAR 11. Semnarea şi asumarea codului de conduită al evaluatorilor

4.3.12 FORMULAR 12. DeclaraŃie de verificare, validare şi certificare a datelor din

dosarul profesional-se completează de către personalul BFP

4.3.13 FORMULAR 13. Opis dosar profesional

4.

35.0. Descrierea procedurii

Întocmirea/constituirea dosarului profesional al evaluatorilor;

5.1 GeneralităŃi

5.1.1 Dosarul profesional al evaluatorului conŃine actele administrative şi documentele

care evidenŃiază cariera profesională a evaluatorului, de la naşterea raporturilor de muncă

până la încetarea acestora, în condiŃiile legii.

.14 FORMULAR 14. XIV Semnarea şi asumarea codului de conduită al evaluatorilorFORMULAR 15. XV DeclaraŃie de verificare, validare şi certificare a datelor din dosarul profesional-se completeaza de către persoFORMULAR 17. XVII Cerere

F-PO-DRU-BFP-01.08 Ed. I

de eliberare a dosarului profesional în original

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.8/36

18 FORMULAR 18. Arhivarea – raport de predare a dosarului profesional.

5.2 Datele cu caracter personal şi profesional conŃinute de dosarul profesional al

evaluatorului

5.2.1.Datele cu caracter personal:

- numele;

- prenumele;

- numele anterior casătoriei;

- data naşterii;

- locul naşterii;

- CNP;

- Domiciliu stabil;

- Domiciliu de reşedinŃă;

- Serie si număr CI/BI;

- Telefon (1. mobil, 2. fix);

- Email;

5.2.2 Datele cu caracter profesional:

-Pregătirea profesională;

-ExperienŃa în muncă;

-SituaŃia disciplinară;

-Activitatea desfăşurată în cadrul CoNAS;

-Activitatea desfăşurată în afara CoNAS.

F-PO-DRU-BFP-01.09 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.9/36

5.3 ConŃinutul dosarului profesional. Dosarul profesional va cuprinde în mod

obligatoriu şi va respecta ordinea de mai jos pentru întocmire:

5.3.1 Coperta dosar:(se vor scrie cu caractere de tipar şi majuscule pe eticheta dosarului

cu cerneală neagră)

- numele

- iniŃiala tatălui

- prenumele

- numele anterior casătoriei

- CNP

- Domiciliu de reşedinŃă/stabil

- Serie şi număr CI/BI

- Locul de muncă

- Telefon (1. mobil, 2. fix)

- Email

5.3.2 Interiorul/conŃinutul dosarului

- Copie CI/BI

- Copie acte doveditoare de stare civilă

- Cazierul judiciar

- AdeverinŃa medicală care să ateste starea de sănătate corespunzătoare activitaŃii prestate

în CoNAS

- Copii ale actelor de studii

- Copii ale certificatelor/diplomelor de participare la cursuri de pregătire profesională

continuă, instruire/perfecŃionare în domeniul medical

F-PO-DRU-BFP-01.10 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.10/36

- AdeverinŃa cu funcŃia şi vechimea în profesie (eliberată de angajator)

- Copii ale actelor care dovedesc experienŃa în alte specializări

5.3.3. Anexa I a dosarului profesional (se v-a constitui şi actualiza conform

recomandărilor din procedură) va cuprinde:

- Scrisoarea de intentenŃie

- Copie după actele de studii, perfecŃionare şi/sau specializare altele decât cele depuse

iniŃial care să ateste experienŃa în domeniul medical

- Copie a rapoartelor de evaluare a activitaŃii în urma vizitelor de evaluare transmise de

UEAA

- Copie a rapoartelor de autoevaluare

- Sesizări/plângeri cu privire la activitatea desfaşurată

5.3.4 Anexa II a dosarului profesional (se v-a constitui şi actualiza conform

recomandărilor din procedură) va cuprinde:

- Toate actele iniŃiale din momentul în care expiră data valabilităŃii acestora şi sunt

înlocuite cu cele în termenul de valabilitate, în ordinea preschimbării

5.3.5 Anexa III a dosarului profesional (se v-a constitui şi actualiza conform

recomandărilor din procedură) va cuprinde cereri şi documente, altele decat cele cuprinse

la anexa I sau II

F-PO-DRU-BFP-01.11 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.11/36

6.0 Preluarea, verificarea şi completarea dosarelor profesionale ale evaluatorilor;

6.1 Preluarea dosarelor profesionale ale evaluatorilor CoNAS

6.1.1 Persoanele din cadrul DRU-BFP responsabile cu întocmirea şi actualizarea

dosarelor profesionale, preiau documentele personale şi profesionale care evidenŃiază

activitatea/cariera evaluatorului, înscriu datele şi completează formularele.

6.2 Verificarea dosarelor profesionale ale evaluatorilor CoNAS

6.2.1 Fiecare evaluator depune dosarul propriu pentru verificare la persoana din cadrul

BFP-DRU, care are atribuŃii cu privire la evidenŃa evaluatorilor.

6.3 Completarea dosarelor profesionale ale evaluatorilor CoNAS

6.3.1 BFP-DRU, prin persoanele responsabile cu întocmirea şi actualizarea dosarelor

profesionale, verifică şi centralizează dosarele cu datele evaluatorilor, întocmeşte opisul

documentelor care se cuprind în mod obligatoriu şi le arhivează în dosarul profesional.

7.0 Actualizarea/completarea, dupa caz, a dosarului profesional;

7.1 În vederea actualizării datelor cuprinse în dosarele profesionale, evaluatorii sunt

obligaŃi să aducă la cunostinŃa persoanelor din cadrul Biroului Formare Profesională-

DRU a CoNAS, responsabile de gestionarea dosarelor profesionale orice modificări, în

termen de 30 de zile, ale elementelor cuprinse în acestea.

7.2 Actualizarea/completarea, după caz, a dosarului profesional de către persoanele

responsabile din cadrul. BFP-DRU, cu actele administrative şi documentele care

evidenŃiază activitatea/cariera evaluatorului de la naşterea raporturilor de serviciu până la

încetarea acestora.

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.12/36

7.3 Actualizarea/completarea, după caz, a datelor şi documentelor cuprinse în dosarul

profesional de către persoanele din cadrul BFP-DRU responsabile cu întocmirea şi

actualizarea dosarelor profesionale, pe baza documentelor prezentate, la solicitarea scrisă

şi motivată a evaluatorului, a conducătorului BFP-DRU sau pe baza hotărârii

judecătoreşti definitive şi irevocabile.

7.4 Certificarea înscrierilor efectuate în dosarele profesionale ale evaluatorilor de către

persoanele din cadrul BFP-DRU responsabile cu întocmirea şi actualizarea acestora, în

termenele prevăzute de lege, prin semnătură şi prin menŃionarea în clar a numelui şi

funcŃiei deŃinute.

F-PO-DRU-BFP-01.13 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.13/36

8.0 Gestionarea/accesul dosarului profesional şi asigurarea confidenŃialit ăŃii datelor

înscrise în acesta.

8.1 Accesul la dosarul profesional

8.1.1. La dosarul profesional au acces, în prezenŃa persoanei cu atribuŃii legate de

evidenŃa evaluatorilor, următoarele persoane:

- Preşedintele CoNAS;

- Director general CoNAS;

- Persoanele autorizate din cadrul DRU, cu atribuŃii în acest sens;

- Persoanele împuternicite de către autoritaŃile sau instituŃiile cu atribuŃii de control;

- Persoane desemnate din cadrul DJRI a CoNAS, în situaŃia în care instituŃia este parte

într-un proces cu evaluatorul, iar datele prezentate sunt relevante pentru soluŃionarea

cauzei;

- InstanŃele judecatoreşti şi organele de cercetare penală;

- În baza unei cereri adresată BFP-DRU, persoana autorizată din cadrul UEAA, poate

avea acces la datele din dosarul profesional al evaluatorului.

8.1.2. Personalul angajat al CoNAS, care este responsabil de gestionarea datelor

profesionale ale evaluatorilor asigură confidenŃialitatea şi securitatea prelucrărilor,

conform standardelor prevăzute de prevederile Legii nr.677/2001 pentru protecŃia

persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaŃie a

acestor date cu modificările şi completările ulterioare.

F-PO-DRU-BFP-01.14 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.14/36

9.0 Arhivarea

9.1 DRU, prin persoanele responsabile din cadrul BFP, arhivează în dosarul

profesional formularele rectificate şi noile documente cu care se completează acesta.

9.2 În vederea păstrării dosarelor profesionale în bune condiŃii, preşedintele CoNAS,

este obligat să ia măsuri pentru organizarea unui loc special unde se păstrează aceste

documente.

9.3 Locul trebuie să îndeplinească condiŃiile necesare pentru păstrarea

corespunzătoare şi în condiŃii de siguranŃă a dosarelor profesionale.

9.4 În cazurile de încetare a raporturilor de muncă, CoNAS va păstra o copie a

dosarului profesional în termenul prevăzut de lege.

F-PO-DRU-BFP-01.15 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.15/36

10. ResponsabilităŃi

- Director DRU

- Şef BFP

- Consilier din cadrul BFP-DRU ai CoNAS responsabil de gestionarea datelor

profesionale pentru evaluatori

- AngajaŃi din compartimentele de specialitate ai CoNAS

- Persoanele, autoritaŃile sau instituŃiile publice implicate

- Persoana desemnată din cadrul DJRI a CoNAS

- Directorul general

-Preşedintele CoNAS

10.1 Directorul DRU a CoNAS

10.1.1 Avizează activitatea de gestionare a dosarelor profesionale a CoNAS în acord

cu legislaŃia în vigoare privind protecŃia datelor cu caracter personal

10.1.2 Asigură confidenŃialitatea datelor cu caracter personal şi profesional înscrise

în dosarele profesionale ale evaluatorilor.

10.2 Directorul DRU al CoNAS

10.2.1 Avizează activitatea de gestionare a dosarelor profesionale a CoNAS în acord

cu legislaŃia în vigoare privind protecŃia datelor cu caracter personal

10.2.2 Asigură legalitatea actelor administrative din dosarul profesional

10.2.3 Asigură un loc potrivit stocării dosarelor profesionale

10.2.4 Asigură confidenŃialitatea datelor cu caracter personal şi profesional înscrise în

dosarele profesionale ale evaluatorilor.

F-PO-DRU-BFP-01.16 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.16/36

10.3 Şef BFP

10.3.1 Avizează activitatea de gestionare a dosarelor profesionale a CoNAS în acord

cu legislaŃia în vigoare privind protecŃia datelor cu caracter personal şi il propune spre

aprobare directorului DRU

10.3.2 Elaborează procedurile operaŃionale care reglementează activitatea BFP, în

ceea ce priveşte procesul de formare al evaluatorilor şi le propune pentru aprobare

10.3.3 Revizuieşte procedurile operaŃionale ori de câte ori este nevoie

10.3.4 Asigură confidenŃialitatea datelor cu caracter personal şi profesional înscrise în

dosarele profesionale ale evaluatorilor

10.4 Responsabilul DRU-BFP desemnat având atribuŃii privind gestionarea

datelor personale şi profesionale ale evaluatorilor

10.4.1 Respectă ordinea documentelor la îndosariere.

10.4.2 Eliberează cu avizul şefului ierarhic superior copii după documentele din

dosarul profesional care să ateste veridicitatea documentelor .

10.4.3 Verifică şi actualizează datele din dosarul profesional şi informează

evaluatorul cu privire la necesitatea actualizării anumitor informaŃii personale sau

profesionale cu acordul prealabil al şefului ierarhic superior.

10.4.4 Înregistrează şi gestionează cererile, declaraŃiile şi documentele depuse de

către evaluatori.

10.4.5 Asigură confidenŃialitatea datelor cu caracter personal şi profesional înscrise în

dosarele profesionale ale evaluatorilor.

F-PO-DRU-BFP-01.17 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.17/36

10.5 Persoanele, autorităŃile sau instituŃiile publice implicate

10.5.1 Asigură confidenŃialitatea datelor cu caracter personal şi profesional înscrise în

dosarele profesionale ale evaluatorilor.

10.6 Persoana desemnată din cadrul DJRI a CoNAS

10.6.1 Asigură confidenŃialitatea datelor cu caracter personal şi profesional înscrise în

dosarele profesionale ale evaluatorilor.

10.7 Director General al CoNAS

10.7.1 Asigură confidenŃialitatea datelor cu caracter personal şi profesional înscrise în

dosarele profesionale ale evaluatorilor.

10.7.2 Asigură un loc potrivit stocării dosarelor profesionale ale evaluatorilor.

10.7.3 Asigură în conditiile legii accesul, gestionarea şi păstrarea dosarelor

profesionale ale evaluatorilor.

F-PO-DRU-BFP-01.18 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.18/36

FORMULAR ANALIZ Ă PROCEDURĂ

Aviz favorabil

Aviz nefavorabil Compartiment

Conducător compartiment

Prenume şi nume FuncŃia

Înlocuitor de drept sau delegat

Semnătur ă Data ObservaŃii

Semnătura

Data

Preşedinte, Secretariat Lukács Vilmos Preşedinte

Director General Petrache Valentin-Florin

Director General

DirecŃia Resurse Umane Mihai Takács Director

DirecŃia Economică,AchiziŃii Publice şi Administrativ

Duca Oana Director

DirecŃia Juridică şi RelaŃii InternaŃionale

Florina-Gabriela Bicheru Director

Unitatea de Evaluare, Analiză şi Acreditare

Ivona Potzaichin Director

Unitatea de Standarde şi Proceduri de Acreditare

Romano Vlad Director

Structura de Securitate Petrache IonuŃ consilier

F- PO-DRU-BFP-01.19 Ed.I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de CoNAS

Pag. 19/36

FORMULAR DIFUZARE PROCEDUR Ă

F- PO-DRU-BFP-01.20 Ed. I Am primit pe email un exemplar

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de CoNAS

Pag. 20/36

Aviz favorabil

Aviz nefavorabil Compartiment

Conducător compartiment

Prenume şi nume

FuncŃia

Înlocuitor de drept

sau delegat Semnătur ă Data

ObservaŃii

Semnătura

Data Preşedinte, Secretariat Lukács Vilmos

Preşedinte

Director General Petrache Valentin-Florin

Director General

DirecŃia Resurse Umane Takács Mihai Director

DirecŃia Economică,AchiziŃii Publice şi Administrativ

Duca Oana Director

DirecŃia Juridică şi RelaŃii InternaŃionale

Bicheru Florina-Gabriela Director

Unitatea de Evaluare, Analiză şi Acreditare

Potzaichin Ivona Director

Unitatea de Standarde şi Proceduri de Acreditare

Romano Vlad Director

Structura de Securitate Petrache IonuŃ Consilier

Compartimentul Audit Intern Rădulescu SevastiŃa Auditor intern

ANEXE FORMULARE ŞI MOD DE LUCRU

A. Formulare tipizate privind preluarea, verificarea şi completarea dosarelor

profesionale ale evaluatorilor.

FORMULAR 1 Coperta dosar:(se vor scrie cu caractere de tipar şi majuscule pe eticheta dosarului cu

cerneală neagră)

Eticheta dosarului profesional: Numele IniŃiala tatălui Prenumele Numele anterior casătoriei CNP Domiciliu stabil

Domiciul reşedinŃă

Serie şi număr CI/BI Locul de muncă Telefon (1. mobil, 2. fix) Email

Întocmit Verificat Mod de lucru:

Aceste date se vor completa de către persoanele responsabile, din cadrul BFP-DRU, cu

întocmirea şi actualizarea dosarelor profesionale ale evaluatorilor.

F-PO-DRU-BFP-01.21 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.21/36

FORMULAR 2

(Continutul dosarului)

TIP ACTE VALIDARE PRIMIRE Cerere Copie CI/BI Copie acte doveditoare de stare civilă

Cazierul judiciar AdeverinŃa medicală care să ateste starea de sanătate corespunzătoare activitaŃii prestate în CoNAS

Copii ale actelor de studii Copii ale certificatelor/diplomelor de participare la cursuri de pregătire profesională continuă, instruire/perfecŃionare în domeniul medical

AdeverinŃa cu funcŃia şi vechimea în profesie(eliberată de angajator)

Copii ale actelor care dovedesc experienŃa în alte specializări

* Semnătura NOTA: *Se va menŃiona sub ce formă au fost primite actele cuprinse în formularul II.(poşta-cu/fără

confirmare de primire, e-mail-cu/fără confirmare trimitere, depuse personal.

Mod de lucru:

Persoanele responsabile, din cadrul BFP-DRU, cu întocmirea şi actualizarea dosarelor

profesionale ale evaluatorilor:

-vor marca în rubrica validare cu X existenta actului, în lipsă se marchează cu liniuŃă;

-vor scrie în rubrica primire data la care s-au primit şi semnatura de primire;

-daca actele vor fi depuse personal atunci vor cere persoanei care le-a depus să scrie în

clar numele şi prenumele şi să semneze în rubrica semnătura (tabelul formular);

F-PO-DRU-BFP-01.22 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.22/36

FORMULAR 3

Anexa I a dosarului profesional (se va constitui şi actualiza conform prevederilor

din această procedură) va cuprinde:

TIPUL DOCUMENTULUI DATA LA CARE AU FOST ÎNREGISTRAT E

Scrisoarea de intenŃie

Copie după actele de studii, perfecŃionare şi/sau specializare altele decat cele depuse iniŃial

Copie a rapoartelor de evaluare a activitaŃii în urma vizitelor de evaluare transmise de UEAA

Copie a rapoartelor de autoevaluare

Sesizări/plângeri cu privire la activitatea desfasurată

Semnătura

Mod de lucru

Persoanele responsabile, din cadrul BFP-DRU, cu întocmirea şi actualizarea dosarelor

profesionale ale evaluatorilor:

La rubrica tipul documentului:

-vor înregistra scrisoarea de intenŃie depusă împreună cu celelalte elemente ale

documentaŃiei;

-vor înregistra copiile actelor de studii, perfecŃionare şi/sau specializare, altele decât cele

depuse iniŃial;

-vor înregistra copiile rapoartelor de autoevaluare a evaluatorilor, copiile

sesizărilor/plângerilor existente la adresa evaluatorilor eliberate de către UEAA,;

La rubrica data la care au fost înregistrate:

-data la care au fost înregistrate;

-daca actele vor fi depuse personal sau prin împuternicit se va scrie în clar data, numele, prenumele şi semnătura (tabelului formular);

F-PO-DRU-BFP-01.23 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de CoNAS

pag.23/36

FORMULAR 4

Anexa II a dosarului profesional

DATA DENUMIREA ACTULUI INLOCUIT Semnătura Mod de lucru

Persoanele responsabile, din cadrul BFP-DRU, cu întocmirea şi actualizarea dosarelor

profesionale ale evaluatorilor vor înregistra toate actele iniŃiale a căror valabilitate a

expirat şi vor fi înlocuite, în ordinea preschimbării

-la rubrica data vor înscrie data la care a fost înlocuit actul şi a fost transferat în anexa II;

-la rubrica denumirea actului înlocuit se va trece denumirea actului;

-la rubrica semnatura se va trece numele, prenumele şi semnătura celui care a operat

schimbarea.

F-PO-DRU-BFP-01.24 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de CoNAS

pag.24/36

B.Formulare privind actualizarea/completarea, după caz, a dosarului profesional.

FORMULAR 5

(Privind actualizarea/completarea)

CERERE,

Subsemnatul, …………………………………………………….domiciliat în

………………….., str. ………………………………………………, nr. ………., bloc

…………….., etaj ……., ap. ……, sector........... telefon nr. ………………………., în

calitate de evaluator CoNAS, vă rog respectuos a-mi aproba depunerea la dosarul

profesional a următoarelor documente în copie:

1.

2.

3.

4.

5.

Anexez la prezenta şi declaraŃia pe proprie răspundere prin care certific autenticitatea

documentelor depuse în copie.

Data: ………………… Semnătura ……………………

F-PO-DRU-BFP-01.25 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.25/36

Mod de lucru:

-în vederea actualizării datelor cuprinse în dosarele profesionale, evaluatorii sunt obligaŃi

să aducă la cunostinŃă persoanelor din cadrul BFP-DRU a CoNAS, responsabile de

gestionarea dosarelor profesionale orice modificări, în termen de 30 de zile, ale

elementelor cuprinse în acestea, însoŃite de cererea din formularul 5 ;

-persoanele responsabile din cadrul BFP-DRU cu actualizarea/completarea, după caz, a

dosarului profesional, cu actele administrative şi documentele care evidenŃiază

activitatea/cariera evaluatorului de la naşterea raporturilor de serviciu până la încetarea

acestora, primesc cererea însoŃită de documentele menŃionate, o înregistrează şi o

anexează la dosarul profesional al evaluatorului în anexa II.;

-actele primite se vor repartiza în dosarul profesional conform instrucŃiunilor din

procedură.

F-PO-DRU-BFP-01.26 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.26/36

FORMULAR 6 DeclaraŃie pe proprie răspundere,

Subsemnatul ................................ cetăŃean ................................., născut la data de

............................., în localitatea ................................., de sex .....................,

căsătorit/necăsătorit, domiciliat în .......................,str. ............................ nr. ........, bloc

........, scara ........, etaj ......, apart. ......., sector/judeŃ ......................, posesor al ..................,

seria ............ nr. .................... eliberat de .............................la data de ...................., cod

numeric personal ......................................................., evaluator, conform certificatului

nr........., data..............,eliberat de CoNAS,

Cunoscând prevederile articolului 292 Cod penal cu privire la falsul în declaraŃii, declar

pe proprie răspundere că toate actele depuse pentru actualizarea/completarea dosarului

profesional, în copie, sunt conforme cu actele originale.

Dau prezenta declaraŃie fiindu-mi necesară la CoNAS pentru actualizarea/completarea

datelor din dosarul profesional, asumându-mi răspunderea pentru exactitatea

documentelor.

DECLARANT,

(nume, prenume si semnătura)

Mod de lucru:

DeclaraŃia pe proprie răspundere se va depune atunci cand intervine o modificare sau

completare a documentelor care constituie dosarul profesional

F-PO-DRU-BFP-01.27 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.27/36

FORMULAR 7 Actualizarea documentelor existente la dosarul profesional, la solicitarea CoNAS Nr. Crt . DATE PERSONALE/PROFESIONALE Nume Prenume Nume anterior căsătorie Data naşterii

Locul naşterii 1. Domiciliu stabil 2. Domiciliu reşedinŃă (localitate,judeŃ,strada,bloc, scara, apartament, sector)

1. 2.

AdeverinŃă de la locul de muncă Profesia Specializare 1 Alte specializări Nivel studii (S.S.,S.S.D.,P.L.)

Data absolvirii cursului de evaluator (data de pe certificatul de evaluator)

Serie şi număr certificat evaluator CNP Serie şi număr CI/BI Telefon (1. mobil, 2. fix) 1.

2. Email Cursuri de formare profesională în domeniul medical-titlul cursului (perioada 2011-2012)

1. 2. 3. 4. 5.

Vechimea în muncă/profesie(ani) ExperienŃa în alte specializări(ani) 1. (specializarea-ani)

2. (specializarea-ani) 3. (specializarea-ani)

ConsultanŃă Semnătură

F-PO-DRU-BFP-01.28 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.28/36

Mod de lucru:(se va respecta ordinea din tabel)

- persoanele din cadrul BFP-DRU responsabile cu întocmirea şi actualizarea dosarelor

profesionale transmit o solicitare către fiecare evaluator, prin care acesta va

actualiza/completa, după caz, datele şi documentele cuprinse în dosarul profesional;

-evaluatorul are obligaŃia să transmită prin e-mail, poştă(cu confirmare de primire), fax,

sau să depună personal sau prin reprezentant împuternicit, în termen de 5 zile de la data

primirii solicitării din partea CoNAS, datele/documentele solicitate;

-rubricile tabelului de mai sus se vor completa electronic şi se vor transmite în termenul

stabilit mai sus la BFP-DRU din cadrul CoNAS;

-dacă faŃă de actele depuse iniŃial la dosarul profesional au intervenit

modificări/completări se vor transmite şi actele doveditoare pentru susŃinerea

modificărilor;

-la rubrica consultanŃă se va menŃiona cu:

“DA” atunci când aŃi oferit astfel de servicii spitalelor, precizând denumirea

şi adresa acestora(se va menŃiona şi perioada în care s-au oferit aceste servicii);

“NU” atunci când nu s-au oferit servicii de consultanŃă spitaleor.

-la rubrica semnătura se va trece numele prenumele şi semnătura celui care a completat

formularul;

-toate cele enumerate mai sus vor fi însoŃite de declaraŃia pe proprie răspundere de la

formularul 6 ;

-CoNAS îşi rezervă dreptul de a introduce şi alte notificări cu privire la modul de

transmitere al documentelor, rezerva facută sub motivaŃia eficientizării şi operativităŃii

culegerii datelor.

-adeverinŃa de la locul de muncă, scanată, transmisă prin fax, poştă electronică, poştă

civilă cu confirmare de primire sau depusă personal la sediul CoNAS.AdevetinŃa din

care să reiasă funcŃia deŃinută în cadrul instituŃiei

F-PO-DRU-BFP-01.29 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.29/36

C. Formulare privind gestionarea/accesul dosarului profesional şi asigurarea

confidentialităŃii datelor înscrise în acesta.

Formular 8

Accesul evaluatorului la dosarul profesional

CERERE

Subsemnatul, …………………………………………………….domiciliat în

………………….., str. ………………………………………………, nr. ………., bloc

…………….., etaj ……., ap. ……, sector........., telefon nr. ………………………, în

calitate de evaluator, conform certificatului nr........., data.............., eliberat de CoNAS, vă

rog respectuos să-mi facilitaŃi accesul la dosarul profesional/ eliberarea unei copii din

dosarul profesional.

MenŃionez că acest demers îmi va servi la:

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

.....................................

Data: ………………… Semnătura ……………………

F-PO-DRU-BFP-01.30 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.30/36

Mod de lucru:

-cererea se înregistrează la secretariatul CoNAS.

-cererea se anexează la dosarul profesional al evaluatorului, anexa III.

-BFP formulează şi transmite răspunsul solicitantului în maximum 30 de zile de la data

înregistrării cererii, inclusiv cu nominalizarea persoanei în prezenŃa căreia se va realiza

consultarea dosarului

- dacă programarea nu se respectă din culpa solicitantului, procedura se va relua, la

cererea acestuia.

F-PO-DRU-BFP-01.31 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.31/36

Formular 9

Accesul la dosarul profesional al evaluatorilor,a persoanelor prevăzute de lege,

altele decât evaluatorul

Nr.Crt.

Numele şi prenumele

FuncŃia

Semnătura

Autorizarea

accesului

Semnătura

persoanei

desemnate

din cadrul

BFP în

prezenŃa

căreia a avut

loc accesul

Mod de lucru:

-DRU-BFP întocmeşte pentru fiecare dosar profesional un formular 12, în format A4-

landscape, care se ataşează anexei III la dosarul profesional;

-accesul se face în baza unei cereri ataşate formularului 10 .

F-PO-DRU-BFP-01.32 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.32/36

Formular 10

Acces la dosarul profesional al altor persoane altele decât evaluatorul

CERERE,

Subsemnatul, ……în calitate de ………………….., angajat............... vă rog

respectuos a-mi aproba accesul la dosarul profesional al evaluatorului(numele şi

prenumele)…………

MenŃionez că acesta îmi este necesar

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

.....................................

Data: ………………… Semnătura ……………………

Semnătura de primire a documentelor......................................................

Mod de lucru:

-răspunsul se transmite solicitantului în termen de maximum 30 de zile

-actele rezultate în urma acestei proceduri,sunt anexate în anexa III a dosarului

profesional

F-PO-DRU-BFP-01.33 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.33/36

FORMULAR 11

Semnarea şi asumarea codului de conduita al evaluatorilor

Formular de luare la cunostinŃă şi asumare Codului de Conduită al Evaluatorilor Prin prezenta confirm că am luat la cunoştinŃă prevederile Codului de Conduită al evaluatorilor acreditaŃi de către Comisia NaŃională de Acreditare a Spitalelor, prin Ordinul nr.91/2011 al preşedintelui CoNAS. Înteleg faptul că acesta reglementează normele de conduită profesională şi morală a tuturor evaluatorilor implicaŃi în procesul de acreditare a spitalelor. De asemenea înteleg faptul că, Codul de Conduită al evaluatorilor acreditaŃi de către Comisia NaŃională de Acreditare a Spitalelor, nu este un contract şi acesta poate fi modificat unilateral de către CoNAS, în conformitate cu prevederile legale în vigaore. ________________________________ Data ________________________________ Numele, prenumele şi semnătură evaluator ________________________________ Numele angajatului CoNAS Mod de lucru:

-evaluatorii înscrişi în Registrul CoNAS al evaluatorilor, vor completa şi vor semna acest

formular, după care îl vor trimite prin e-mail –scanat, fax, poştă cu confirmare de primire

sau îl vor depune personal la CoNAS.

-persoanele care urmează cursurile de evaluatori organizate de Comisia NaŃională de

Acreditare a Spitalelor vor completa şi semna acest formular după promovarea cursului.

- orice modificare a prevederilor Codul de Conduită al evaluatorilor acreditaŃi de către

Comisia NaŃională de Acreditare a Spitalelor vor fi aduse la cunoştinŃa evaluatorilor prin

grija instituŃiei.

F-PO-DRU-BFP-01.34 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.34/36

FORMULAR 12

DeclaraŃie de verificare, validare şi certificare a datelor din dosarul profesional se

completează de către personalul BFP

DeclaraŃie de conformitate

� Subsemnatul …............................................... în calitate de …............................. al

DRU-BFP din cadrul CoNAS, conform prevederilor PO COD:PO-DRU-BFP-01 declar că:

� Documentele anexate prezentul dosar de formare profesională al cursantului, dl. .......................................sunt completate şi depuse conform PO COD:PO-DRU-BFP-01

� Documentele anexate prezentul dosar de formare profesională al evaluatorului, dl. .......................................sunt completate şi depuse conform PO COD:PO-DRU-BFP-01

Semnătura: (Semnătura consilier responsabil cu gestionare dosarelor profesionale) Data:......................

Mod de lucru:

-se completează de către persoana responsabilă cu constituirea/actualizarea datelor din

dosarul profesional

F-PO-DRU-BFP-01.35 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.35/36

FORMULAR 13

Opis dosar profesional

NR.CRT. TIPUL DOCUMENTULUI VALABILITAE PAGINA

Mod de lucru:-se întocmeşte de către persoana responsabilă cu constituirea/actualizarea

datelor din dosarul profesional.

F-PO-DRU-BFP-01.36 Ed. I

Cod: PO-DRU-BFP-01

PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă

Ed. I Rev. 0

Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de

CoNAS

pag.36/36