GHID PENTRU AUDITAREA SISTEMELOR DE MANAGEMENT AL CALITII

GHID PENTRU AUDITAREA SISTEMELOR DE MANAGEMENT AL CALITII ISO (Organizaia Internaional de Standardizare) este o federaie mondial a organismelor naionale de standardizare. Activitatea de pregtire a unui standard internaional, n mod normal, este desfurat de comitetele tehnice ale ISO. Fiecare membru interesat de un subiect pentru care a fost stabilit un comitet tehnic are dreptul s fie reprezentat n acel comitet.

Organizaii internaionale, organizaii guvernamentale i neguvernamentale particip, de asemenea, la aceast activitate n legtur cu ISO.

Sarcina principal a comitetelor tehnice este s pregteasc Standarde Internaionale. Proiectele de standarde internaionale acceptate de comitetele tehnice sunt supuse spre vot membrilor. Publicarea ca standard internaional necesit aprobarea de ctre cel puin 75% dintre membrii participani la vot.

Se atrage atenia c exist posibilitatea ca unele elemente ale acestui standard s fac obiectul unor drepturi de proprietate intelectual. ISO nu trebuie s fie fcut responsabil pentru identificarea unora sau a tuturor drepturilor de proprietate intelectual.Seriile de standarde ISO 9000 i ISO 14000 subliniaz importana auditurilor ca un instrument de management pentru monitorizarea i verificarea implementrii eficace a politicii organizaiei referitoare la calitate i/sau mediu. De asemenea, auditurile sunt o parte important a activitilor de evaluarea conformitii cum sunt certificarea/nregistrarea extern precum i a evalurii i supravegherii lanului de furnizare.

Acest standard internaional furnizeaz ndrumri pentru managementul programelor de audit, desfurarea a auditurilor interne sau externe a sistemelor de management al calitii i/sau de mediu, precum i referitoare la competena i evaluarea auditorilor. Se intenioneaz s fie aplicat de un spectru larg de utilizatori poteniali, inclusiv auditori, organizaii care i implementeaz sisteme de management al calitii i/sau de mediu, organizaii care au nevoie s desfoare audituri ale sistemelor de management al calitii i/sau de mediu din motive contractuale i organizaii implicate n certificarea i instruirea auditorilor, n certificarea/nregistrarea sistemelor de management, n acreditarea sau n standardizarea n domeniul evalurii conformitii.

Se intenioneaz ca ndrumrile din acest Standard Internaional s fie flexibile.

Aa cum se indic n diferite puncte din text, utilizarea acestor ndrumri poate diferi n funcie de mrimea, natura i complexitatea organizaiei care urmeaz s fie auditat, precum i de obiectivele i domeniul auditurilor efectuate.

Prin intermediul acestui Standard Internaional se furnizeaz recomandri suplimentare sau exemple despre subiecte specifice sub forma unor ndrumri practice marcate printr-un chenar. n unele cazuri, aceasta intenioneaz s sprijine utilizarea acestui Standard internaional n organizaii mici.

Atunci cnd sistemele de management al calitii i/sau de mediu sunt implementate mpreun, rmne la latitudinea utilizatorului acestui standard internaional dac auditurile sistemelor de management al calitii i/sau de mediu sunt efectuate separat sau mpreun.

Dei acest standard internaional este aplicabil pentru auditarea sistemelor de management al calitii i/sau mediului, utilizatorul poate lua n considerare adaptarea sau amploarea ndrumrilor furnizate n continuare pentru a le aplica altor tipuri de audituri, inclusiv auditului altor sisteme de management.

Acest Standard Internaional furnizeaz numai ndrumri, totui, utilizatorii le pot folosi pentru a dezvolta propriile cerine referitoare la audit.

n plus, orice alt persoan sau organizaie interesat de monitorizarea conformrii cu cerinele, cum ar fi specificaiile de produs sau legi i reglementri, pot gsi utile ndrumrile din acest standard internaional.

Domeniu de aplicare

Acest standard internaional furnizeaz ndrumri referitoare la principiile de auditare, conducerea programelor de audit, desfurarea auditurilor sistemului de management al calitii

Acesta este aplicabil tuturor organizaiilor care au nevoie s desfoare audituri interne sau externe ale sistemului de management al calitii n principiu este posibil aplicarea acestui standard internaional i altor tipuri de audituri, dar n astfel de cazuri trebuie acordat o atenie special identificrii competenei necesare pentru membrii echipei de audit.

Termeni i definiiiPentru scopurile acestui standard internaional se aplic termenii i definiiile prezentate n ISO 9000 i ISO 14050 dac nu sunt nlocuite de definiiile indicate mai jos.

Audit proces sistematic, independent i documentat n scopul obinerii de dovezi de audit i evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina msura n care sunt ndeplinite criteriile de audit .

NOTA 1: Auditurile interne, uneori denumite audituri de prima parte, sunt conduse de, sau n numele organizaiei nsi, pentru analiza efectuat de management sau pentru alte interese interne, i pot alctui baza pentru declaraia pe proprie rspundere a conformitii. n multe cazuri, n mod special n cazul organizaiilor mici, independena poate fi demonstrat prin lipsa responsabilitilor n activitatea care este n curs de auditare.

NOTA 2: Auditurile externe includ n general acele audituri numite de secund i de ter parte. Auditurile de secund parte sunt conduse de pri care au un interes n organizaie, cum ar fi clienii, sau alte persoane n numele acestora. Auditurile de ter parte sunt conduse de organizaii de auditare externe i independente, cum sunt cele care furnizeaz nregistrarea sau certificarea conformitii cu cerinele ISO 9001

NOTA 3: Atunci cnd un sistem de management al calitii i un sistem de management de mediu sunt auditate mpreun, acesta este numit audit combinat.

NOTA 4: Atunci cnd dou sau mai multe organizaii coopereaz pentru a audita un singur auditat acesta se numete audit comun.criterii de audit Ansamblu de politici, proceduri sau cerine.

NOT: Criteriile de audit sunt utilizate ca referina fa de care se compar dovada de audit dovezi de audit nregistrri, declaraii despre fapte sau alte informaii care sunt relevante n raport cu criteriile de audit i verificabile.

NOT: Dovezile de audit pot fi cantitative sau calitative.constatri de audit rezultatele evalurii dovezilor de audit colectate n raport cu criteriile de audit

concluziile auditului Rezultat al unui audit furnizat de echipa de audit dup luarea n considerare a obiectivelor de audit i a tuturor constatrilor de audit

clientul auditului organizaie sau persoan care solicit un audit .NOT: clientul poate fi auditatul sau orice alt organizaie care are drepturi, contractuale sau acordate prin reglementri, de a solicita un audit.auditat organizaie care este auditat.

auditor persoan care are competena de a efectua un audit

echipa de audit unul sau mai muli auditori care efectueaz un audit susinui dac este nevoie de experi tehnici , dup cum este cerut.

NOTA 1: Un auditor din echipa de audit este desemnat ca ef al echipei de audit.

NOTA 2: Echipa de audit poate include auditori n curs de formare.expert tehnic persoan care furnizeaz echipei de audit cunotine specifice sau experien profesional specific .

NOTA 1: Cunotinele specifice sau experiena specific se refer la organizaie, procesele sau activitile care urmeaz s fie auditate, ndrumri referitoare la limb sau cultur.

NOTA 2: Un expert tehnic nu acioneaz ca un auditor n echipa de audit.program de audit ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval de timp i orientate spre un anumit scop.

plan de audit descriere a activitilor i a acordurilor pentru un audit

domeniul auditului amploarea i limitele unui audit

NOTA:De obicei domeniul include o descriere a locaiilori, a unitii organizaionale, a activitilor i proceselor ca i a perioadei de timp acoperite.competen aptitudini personale demonstrate i capacitate demonstrat de a aplica cunotine i abiliti.

Principii de auditareAuditarea se caracterizeaz prin faptul c se bazeaz pe un numr de principii.

Acestea fac din audit un instrument eficace i de ncredere n susinerea politicilor managementului i controalelor efectuate de management, care furnizeaz informaii pe baza crora o organizaie poate aciona pentru a-i mbunti performana. Aderarea la aceste principii este o condiie prealabil pentru a furniza concluzii ale auditului care s fie relevante i suficiente precum i pentru a da posibilitatea ca auditorii care lucreaz independent unul de altul s ajung la concluzii similare, n circumstane similare.CRITERIILE DE AUDITTransparena baza profesionalismului

ncrederea, integritatea, confidenialitatea i discreia sunt eseniale pentru auditare.

Prezentare corect obligaia de a raporta cu sinceritate i cu acuratee.Constatrile auditului, concluziile auditului i rapoartele de audit reflect cu sinceritate i acuratee activitile de audit. Responsabilitatea profesional - aplicarea perseverenei i a judecii n auditare

Independena - baza pentru imparialitatea auditului i obiectivitatea concluziilor auditului

Auditorii sunt independeni de activitatea pe care o auditeaz i nu sunt supui nici unor influene i conflicte de interese. Auditorii menin o gndire obiectiv pe ntreg parcursul procesului de audit pentru a se asigura c se bazeaz numai pe dovezi n stabilirea constatrilor i a concluziilor auditului.

Abordarea sistematic bazat pe dovezi metoda raional prin care ntr-un proces sistematic de audit se ajunge la concluzii credibile i, reproductibile .

Dovada auditului este verificabil. Se bazeaz pe eantioane ale informaiei disponibile, din moment ce un audit este desfurat ntr-o perioad limitat de timp i cu resurse limitate. Conducerea unui program de auditCei responsabili de conducerea programului de audit trebuie:

- s stabileasc, s implementeze, s monitorizeze, s analizeze i s mbunteasc programul de audit;

- s identifice resursele necesare i s se asigure c sunt furnizate;

Figura 1. coordonarea unui program de auditDac o organizaie care urmeaz a fi auditat utilizeaz ambele sisteme de management, al calitii i de mediu poate decide ca programul de audit s includ audituri combinate. n astfel de cazuri ar trebui acordat o atenie sporit competenei echipei de audit.

Dou sau mai multe organizaii pot coopera, ca parte a programelor lor de audit, pentru a desfura un audit comun. n acest caz o atenie sporit ar trebui acordat mpririi responsabilitilor, prevederii unor resurse suplimentare, competenei echipei de audit i procedurile corespunztoare. Acordul asupra acestor aspecte ar trebui s fie obinut nainte de nceperea auditului.

Obiectivele i amploarea programului de audit

Pentru a orienta planificarea i desfurarea auditurilor, ar trebui stabilite obiective ale programului de audit.

Aceste obiective se pot baza pe urmtoarele considerente:

- prioritile managementului;

- inteniile comerciale;

- cerinele sistemului de management;

- cerine legale, reglementate i contractuale;

- nevoia de evaluare a furnizorilor;

- cerinele clientului;

- nevoile altor pri interesate, i

- riscurile pentru organizaie.

Amploarea unui program de audit

Amploarea unui program de audit poate varia i va fi influenat de mrimea, natura i complexitatea organizaiei care va fi auditat, ct i de urmtoarele:

- domeniul, obiectivul i durata fiecrui audit de efectuat;

- frecvena auditurilor de efectuat;

- numrul, importana, complexitatea, similaritile i locaiile activitilor care urmeaz a fi auditate;

- standarde, cerine legale, reglementate i contractuale i alte criterii de audit;

- nevoia de acreditare sau de certificare/nregistrare;

- concluziile auditurilor anterioare sau rezultatele analizei programului de audit anterior;

- orice probleme legate de limb, aspecte culturale i sociale;

- preocupri ale prilor interesate;

- schimbri semnificative n organizaie sau n funcionarea acesteia.

Responsabiliti ale programului de audit

Responsabilitatea pentru conducerea unui program de audit ar trebui s fie atribuit uneia sau mai multor persoane fizice care au o nelegere general a principiilor de audit, a competenei auditorilor i a aplicrii tehnicilor de audit. Ei ar trebui s aib abiliti de management precum i nelegerea aspectelor tehnice i de afaceri, relevant activitilor care urmeaz s fie auditate.

Celor crora li s-a atribuit responsabilitatea pentru conducerea programului de audit ar trebui s:

- stabileasc obiectivele i amploarea programului de audit,

- stabileasc responsabilitile i procedurile precum i s se asigure c sunt furnizate resursele,

- se asigure de implementarea programului de audit,

- se asigure c sunt meninute nregistrri adecvate ale programului de audit,

- monitorizeze, analizeze i mbunteasc programul de audit.

Resursele programului de auditAtunci cnd se identific resurse pentru un program de audit, ar trebui s se ia n considerare urmtoarele:

- resursele financiare necesare pentru a dezvolta, implementa, conduce i mbunti activitile de audit;

- tehnicile de audit;

- procesele de realizare i meninere a competenei auditorilor, precum i de mbuntire a performanei auditorului;

- disponibilitatea auditorilor i a experilor tehnici, care au competen corespunztoare obiectivelor specifice ale unui program de audit;

- amploarea programului de audit, i;

- timpul de cltorie, cazarea i alte nevoi de auditare.

Proceduri ale programului de auditProcedurile programului de audit trebuie s trateze:

- planificarea i programarea auditurilor;

- asigurarea competenei auditorilor i a conductorilor echipei de audit;

- selectarea echipelor de audit corespunztoare i desemnarea rolurilor i responsabilitilor;

- desfurarea a auditurilor;

- desfurarea auditurilor de urmrire, dac este aplicabil;

- meninerea nregistrrilor programului de audit;

- monitorizarea realizrii i a eficacitii programului de audit;

- raportarea ctre managementul de la cel mai nalt nivel a realizrilor globale ale programului de audit.

Pentru organizaii mici, activitile de mai sus pot fi tratate ntr-o singur procedur.Implementarea programului de audit

Implementarea unui program de audit ar trebui s trateze urmtoarele:

- comunicarea programului de audit prilor relevante;

- coordonarea i programarea auditurilor i a altor activiti relevante pentru programul de audit;

- stabilirea i meninerea unui proces pentru evaluare a auditorilor i a dezvoltrii profesionale continue a auditorilor,;

- asigurarea selectrii echipelor de audit;

- furnizarea ctre echipele de audit a resurselor necesare ;

- asigurarea desfurrii auditului conform programului de audit;

- asigurarea controlului nregistrrilor activitilor de audit;

- asigurarea analizei i aprobrii rapoartelor de audit i asigurarea difuzrii lor ctre clientul auditului i alte pri specificate;

Asigurarea activitilor de urmrire rezultate din audit, dac este aplicabil;

nregistrri ale programului de audit

Ar trebui meninute nregistrri pentru a demonstra implementarea programului de audit i ar trebui incluse urmtoarele:

- nregistrri pentru fiecare audit, cum ar fi:

- planuri de audit;

- rapoarte de audit;

- rapoarte de neconformitate,

- rapoarte de aciuni corective i preventive, i

- rapoarte ale ale activitilor de urmrire rezultate n urma auditului dac este aplicabil.

- rezultate ale analizei programului de audit;

- nregistrri referitoare la personalul utilizat n audit care trateaz teme cum ar fi:

- Evaluarea competenei i a performanei auditorilor ,

- Selectarea echipei de audit i

- Meninerea i mbuntirea competenei.

nregistrrile ar trebui reinute i pstrate corespunztor n siguran.

Monitorizarea i analizarea programului de audit

Implementarea programului de audit ar trebui s fie monitorizat i analizat la intervale corespunztoare pentru a evalua dac obiectivele sale au fost ndeplinite i pentru a identifica oportunitile de mbuntire. Rezultatele ar trebui raportate managementului de la cel mai nalt nivel.

Ar trebui utilizai indicatori de performan pentru a monitoriza caracteristici, de ex.:

- capabilitatea echipelor de audit de a implementa planul de audit;

- conformitatea cu programele i programrile de audit;

- feedback-ul de la clienii auditului, auditai i auditori.

Analiza programului de audit ar trebui s ia n considerare, de exemplu:

- rezultate i tendine din monitorizare;

- conformitatea cu procedurile;

- nevoile i ateptrile aprute ale prilor interesate;

- nregistrrile programului de audit;

- practici noi sau alternative de audit;

- consecvena realizrilor echipelor de audit n situaii similare.

Rezultatele analizelor programului de audit pot conduce la aciuni corective i preventive i la mbuntirea programului de audit

Activiti de auditGeneraliti

Acest capitol conine ndrumri referitoare la planificarea i desfurarea activitilor de audit ca parte dintr-un program de audit. Figura 2 furnizeaz o imagine de ansamblu a activitilor tipice de audit.

Figura 2 - imagine de ansamblu a activitilor tipice de audit.

Msura n care prevederile acestui capitol sunt aplicabile, depinde de domeniul i complexitatea unui anumit audit i de utilizarea avut n vedere a concluziilor auditului.

Iniierea audituluiDesemnarea conductorului echipei de audit

Cei care sunt responsabili pentru conducerea programului de audit ar trebui s desemneze conductorul echipei de audit pentru un anumit audit.

Atunci cnd se efectueaz un audit comun, este important ca nainte de nceperea auditului s se ajung la un acord ntre organizaiile care auditeaz, referitor la responsabilitile specifice ale fiecrei organizaii, n special cele referitoare la autoritatea conductorului desemnat al echipei pentru audit.

Definirea obiectivelor, domeniului i criteriilor auditului,

n cadrul obiectivelor globale ale unui program de audit, un audit ar trebui s se bazeze pe obiective, domeniu i criterii documentate.

Obiectivele auditului definesc ceea ce urmeaz s se realizeze prin audit i pot include urmtoarele:

Determinarea gradului de conformitate a sistemului de management al auditatului sau a prilor acestuia, cu criteriile de audit;

Evaluarea capabilitii sistemului de management de a se asigura de conformitatea cu cerinele legale, reglementate i contractuale;

Evaluarea eficacitii sistemului de management n atingerea obiectivelor specificate;

Identificarea zonelor de mbuntire potenial a sistemului de management.

Domeniul auditului descrie amploarea i limitele auditului cum sunt: locaiile fizice, unitile organizaionale, activitile i procesele care vor fi auditate precum i perioada de timp alocat pentru audit.

Criteriile de audit sunt utilizate ca referina fa de care se determin conformitatea i pot include politici, proceduri, standarde, legi i reglementri aplicabile, cerine ale sistemului de management, cerine contractuale sau coduri de conduit aplicabile unor domenii industriale sau de afaceri.

Obiectivele auditului ar trebui definite de clientul auditului. Domeniul i criteriile auditului ar trebui definite ntre clientul auditului i conductorul echipei de audit n concordan cu procedurile programului de audit. Orice modificri ale obiectivelor, domeniului sau ale criteriilor auditului ar trebui convenite ntre aceleai pri.

Este important ca, atunci cnd urmeaz s se desfoare un audit combinat, conductorul echipei de audit s se asigure c obiectivele, domeniul i criteriile de audit sunt corespunztoare naturii auditului combinat.

Determinarea fezabilitii auditului

Fezabilitatea auditului ar trebui determinat lund n considerare factori cum sunt disponibilitatea:

- informaiilor suficiente i corespunztoare pentru planificarea auditului;

- cooperrii adecvate din partea auditatului, i timpului i resurselor adecvate.

Atunci cnd auditul nu este fezabil, ar trebui propus clientului auditului o alternativ prin consultare cu auditatul.

Selectarea echipei de audit

Atunci cnd auditul a fost declarat fezabil, ar trebui selectat o echip de audit lund n considerare competena necesar pentru a realiza obiectivele auditului. Atunci cnd exist un singur auditor, acesta ar trebui s ndeplineasc toate sarcinile aplicabile unui conductor de echip de audit.

Atunci cnd se decide mrimea i componena echipei de audit, ar trebui s se ia n considerare urmtoarele:

Obiectivele, domeniul, criteriile i durata estimat a auditului;

Dac auditul este combinat sau comun;

Competena global a echipei de audit necesar pentru realizarea obiectivelor auditului;

Cerinele legale, reglementate, contractuale sau de acreditare/certificare, dup cum este aplicabil;

Necesitatea de a se asigura independena echipei de audit fa de activitile care sunt auditate i de a evita conflictele de interese;

Abilitatea membrilor echipei de audit de a interaciona eficace cu auditatul i de a lucra mpreun;

Limba n care se desfoar auditul i nelegerea caracteristicilor sociale i culturale specifice auditatului, fie prin abilitile personale ale auditorului fie prin sprijinul unui expert tehnic.

Procesul asigurrii competenei globale a echipei de audit ar trebui s includ urmtoarele etape:

Identificarea cunotinelor i abilitilor necesare realizrii obiectivelor auditului;

Selectarea membrilor echipei de audit astfel nct toate cunotinele i abilitile necesare s fie prezente n echipa de audit.

Cunotinele i abilitile necesare pot fi asigurate prin includerea experilor tehnici, dac nu sunt acoperite complet de echipa de audit. Experii tehnici ar trebui s i desfoare activitatea sub conducerea unui auditor.

Auditori in curs de formare pot fi inclui in echipa de audit, dar nu ar trebui s auditeze fr orientare sau ndrumare.

Att clientul auditului ct i auditatul pot solicita nlocuirea unui anumit membru din echipa de audit din motive rezonabile bazate pe principiile de auditare. Exemple de motive rezonabile includ situaiile de conflict de interese (cum ar fi: un membru al echipei este fost angajat al auditatului sau a furnizat servicii de consultan auditatului) i comportri anterioare contrare eticii. Astfel de motive ar trebui comunicate conductorului echipei de audit i celor responsabili pentru conducerea programului de audit care ar trebui s rezolve problema cu clientul auditului i cu auditatul nainte s ia orice decizii de nlocuire a membrilor echipei.

Stabilirea contactului iniial cu auditatul

Contactul iniial cu auditatul poate fi neoficial sau oficial i ar trebui stabilit de cei responsabili de conducerea programului de audit sau de conductorul echipei de audit. Scopul contactului iniial este:

- s stabileasc canalele de comunicare cu reprezentantul auditatului;

- s confirme autoritatea pentru desfurarea auditului;

- s furnizeze informaii despre perioada de timp propus i componena echipei de audit;

- s solicite accesul la documentele relevante, inclusiv nregistrri;

- s determine regulile de securitate aplicabile zonei;

- s stabileasc acordurile pentru desfurarea auditului;

- s convin reciproc asupra necesitii participrii observatorilor i necesitatea unor ghizi pentru echipa de audit.

Desfurarea analizei documentelor

naintea desfurrii activitilor la faa locului, documentaia auditatului ar trebui analizat pentru a determina conformitatea sistemului, aa cum este documentat, cu criteriile de audit. Documentaia poate include att documente i nregistrri relevante ale sistemului de management, ct i rapoarte de audit anterioare. Analiza ar trebui s ia n considerare mrimea, natura i complexitatea organizaiei precum i obiectivele i domeniul auditului. In unele situaii, aceasta analiz poate fi realizat nainte s nceap auditul la faa locului, dac aceasta nu este n detrimentul eficacitii auditului. In alte situaii, poate fi necesar o vizit preliminar la faa locului pentru a avea o privire de ansamblu corespunztoare asupra informaiilor disponibile.

Dac documentaia este considerat inadecvat, conductorul echipei de audit ar trebui s anune clientul auditului, pe cei responsabili de conducerea programului de audit i auditatul. Ar trebui luat o decizie cu privire la continuarea auditului sau la suspendarea auditului pn cnd problemele legate de documentaie sunt rezolvate.

Pregtirea planului de audit

Conductorul echipei de audit ar trebui s pregteasc un plan de audit pentru a asigura baza nelegerii dintre clientul auditului, echipa de audit i auditat referitor la desfurarea auditului. Planul ar trebui s uureze programarea i coordonarea activitilor de audit.

Detaliile furnizate n planul de audit ar trebui s reflecte domeniul i complexitatea auditului. De exemplu, detaliile pot diferi ntre auditurile iniiale i cele ulterioare i de asemenea, ntre auditurile interne i cele externe. Planul de audit ar trebui s fie suficient de flexibil pentru a permite modificri, cum ar fi modificrile domeniului auditului, care pot deveni necesare pe msura desfurrii activitilor de audit la faa locului.

Planul de audit ar trebui s includ urmtoarele:

- obiectivele auditului;

- criteriile de audit i orice documente de referin;

- domeniul auditului, inclusiv identificarea unitilor organizaionale i funcionale precum i a proceselor care urmeaz s fie auditate;

- datele i locaiile unde se vor desfura activitile de audit la faa locului ;

- perioada i durata apreciate pentru desfurarea activitilor de audit la faa locului, inclusiv ntlnirile cu managementul auditatului i cele ale echipei de audit;

- rolurile i responsabilitile membrilor echipei de audit i a persoanelor care i nsoesc;

- alocarea resurselor corespunztoare pentru zonele critice ale auditului.

Planul de audit ar trebui de asemenea s includ, dup cum este cazul, urmtoarele:

- identificarea reprezentantului pentru audit din partea auditatului;

- limba n care se lucreaz i cea n care se redacteaz raportul de audit atunci cnd este diferit de limba auditorului i/sau a auditatului;

- elementele raportului de audit;

- acordurile de natur logistic (transport, faciliti la faa locului etc);

- aspectele referitoare la confidenialitate;

- orice aciuni de urmrire a auditului.

Alocarea activitilor n cadrul echipei de audit

Conductorul echipei de audit, consultndu-se cu echipa de audit, ar trebui s aloce fiecrui membru responsabilitatea pentru auditarea anumitor procese, funcii, locuri, zone sau activiti. Astfel de alocri ar trebui s ia n considerare necesitatea de independen i competen a auditorilor precum i utilizarea eficace a resurselor, ca i rolurile i responsabilitile diferite ale auditorilor, auditorilor n curs de formare i ale experilor tehnici. Schimbri ale alocrii activitilor pot fi fcute pe msura desfurrii auditului pentru a se asigura realizarea obiectivelor audituluiPregtirea documentelor de lucru

Membrii echipei de audit ar trebui s analizeze informaiile relevante pentru activitile de audit alocate i s i pregteasc, dup cum este necesar, documentele de lucru, ca referin i pentru nregistrarea desfaurrii auditului. Astfel de documente de lucru pot include:

liste de verificare i planuri de eantionare pentru audit, i

formulare pentru nregistrarea informaiilor, cum ar fi dovezile de susinere, constatrile de audit i nregistrrile edinelor.Desfurarea activitilor de audit la faa loculuiDesfurarea edinei de deschidere

O edin de deschidere ar trebui s se in cu managementul auditatului sau atunci cnd este cazul, cu acei responsabili de funciile i procesele auditate. Scopul unei edine de deschidere este:

- confirmarea planului de audit;

- furnizarea unui scurt rezumat al modului de desfurare a activitilor de audit;

- confirmarea canalelor de comunicare, i

- furnizarea unei oportuniti pentru auditat s pun ntrebri.

Comunicarea pe parcursul auditului

n funcie de domeniul i de complexitatea auditului poate fi necesar s se fac unele convenii oficiale pentru comunicarea n cadrul echipei de audit i cu auditatul pe parcursul unui audit.

Echipa de audit ar trebui s fac periodic schimb de informaii, s evalueze desfurarea auditului i s realoce activitatea ntre auditori dup cum este nevoie.

Pe parcursul auditului, conductorul echipei de audit ar trebui s comunice periodic stadiul auditului i orice probleme auditatului i clientului auditului, dup cum este cazul. Dovezile colectate n timpul auditului care sugereaz un risc imediat i semnificativ (ex.: securitate, mediu sau calitate) ar trebui anunate fr ntrziere auditatului, i cnd este cazul, clientului auditului. Orice sesizare despre un aspect n afara domeniului auditului ar trebui notat i raportat conductorului echipei de audit, n vederea unei posibile comunicri a acesteia ctre clientul auditului i auditat.

Atunci cnd dovezile de audit disponibile indic c obiectivele auditului nu vor fi atinse, conductorul echipei de audit ar trebui s raporteze clientului auditului i auditatului motivele, pentru a determina aciuni corespunztoare. Astfel de aciuni pot include reconfirmarea sau modificarea planului de audit, modificarea obiectivelor sau a domeniului auditului sau ntreruperea auditului.

Orice nevoie de schimbare a domeniului auditului care poate deveni evident n timpul desfurrii activitilor de audit la faa locului ar trebui analizat i aprobat de clientul auditului i, dup cum este cazul, de ctre auditat.

Rolul i responsabilitile ghizilor i observatorilor

Ghizii i observatorii pot nsoi echipa de audit dar nu fac parte din ea. Ei nu ar trebui s influeneze sau s interfere n desfurarea auditului.

Atunci cnd ghizii sunt desemnai de auditat, ei ar trebui s asiste echipa de audit i s acioneze la cererea conductorului echipei de audit. Responsabilitile lor pot include urmtoarele:

- stabilirea contactelor i a timpilor pentru interviuri;

- aranjarea vizitelor ntr-o anume parte a locaiei sau companiei;

- asigurarea c regulile referitoare la procedurile de siguran i securitate ale locaiei sunt cunoscute i respectate de membrii echipei de audit;

- asistarea la audit n numele auditatului;

Furnizarea clarificrilor sau participarea la colectarea informaiilor.

Colectarea i verificarea informaiilor

In timpul auditului, informaiile relevante fa de obiectivele, domeniul i criteriile auditului, inclusiv informaiile referitoare la interfeele dintre funcii, activiti i procese ar trebui colectate prin eantionare corespunztoare i ar trebui verificate. Numai informaia care este verificabil poate fi dovad de audit. Dovezile de audit ar trebui nregistrate.

Dovada de audit se bazeaz pe eantioane din informaiile disponibile. De aceea, exist un element de incertitudine n auditare, i cei care acioneaz n baza concluziilor auditului ar trebui s fie contieni de aceast incertitudine.

Figura nr. 3 furnizeaz o prezentare de ansamblu a procesului, de la colectarea informaiilor la stabilirea concluziilor de audit.

Metodele de colectare a informaiilor includ:

- interviuri;

- observarea activitilor

- analiza documentelor.

Generarea constatrilor audituluiDovezile de audit ar trebui evaluate fa de criteriile de audit pentru a genera constatrile auditului. Constatrile auditului pot indica fie conformitatea, fie neconformitatea cu criteriile de audit. Atunci cnd este specificat n obiectivele auditului, constatrile auditului pot identifica o oportunitate de mbuntire.

Echipa de audit ar trebui s se ntlneasc dup cum este nevoie pentru a analiza constatrile auditului n etape corespunztoare pe parcursul auditului.

Conformitatea cu criteriile de audit ar trebui sintetizat pentru a indica locaiile, funciile sau procesele care au fost auditate. Constatrile individuale ale auditului referitoare la conformitate i la dovezile care le susin ar trebui de asemenea nregistrate dac acest lucru este inclus n planul

Neconformitile i dovezile de audit care le susin ar trebui nregistrate. Neconformitile pot fi clasificate. Acestea ar trebui analizate cu auditatul pentru a obine confirmarea c dovada de audit este clar i astfel neconformitile sunt nelese. Trebuie depus orice efort pentru a rezolva orice divergene de opinie referitoare la dovezile i/sau constatrile auditului, iar divergenele nerezolvate ar trebui nregistrate.

Pregtirea concluziilor auditului

Echipa de audit ar trebui s ia n considerare nainte de edina de nchidere:

Analizarea constatrilor auditului i a altor informaii adecvate colectate n timpul auditului, in raport cu obiectivele auditului;

Convenirea concluziilor auditului avnd n vedere incertitudinea inerent a procesului de audit;

Pregtirea recomandrilor, dac este specificat n obiectivele auditului i

Discutarea activitii de urmrire rezultate din audit, dac este inclus n planul de audit.

Desfurarea edinei de nchidereO edin de nchidere condus de conductorul echipei de audit, ar trebui inut pentru a prezenta constatrile i concluziile auditului, astfel nct acestea s fie nelese i nsuite de auditat i pentru a se conveni, dac este cazul, asupra unei perioade de timp pentru ca auditatul s prezinte un plan de aciuni corective i preventive. Participanii la edina de nchidere ar trebui s includ auditatul i, de asemenea, pot fi inclui clientul auditului i alte pri interesate. Dac este necesar, conductorul echipei de audit ar trebui s l ntiineze pe auditat de situaiile ntlnite pe parcursul auditului, care pot diminua ncrederea n concluziile auditului.

n multe situaii, de exemplu, auditurile interne ntr-o organizaie mic, edina de nchidere poate consta numai n comunicarea constatrilor i concluziilor auditului.

Pentru alte situaii de audit, edina ar trebui s fie oficial i ar trebui pstrate nregistrri ale acesteia, inclusiv persoanele participante.

Orice opinii divergente referitoare la constatrile i/sau concluziile auditului, ntre echipa de audit i auditat, ar trebui discutate i, dac este posibil, rezolvate. Dac nu sunt rezolvate, toate opinii ar trebuie nregistrate.

Dac este specificat prin obiectivele auditului ar trebui prezentate recomandri pentru mbuntire. Ar trebui s se accentueze faptul c recomandrile nu sunt obligatorii.

Pregtirea, aprobarea i difuzarea raportului de auditPregtirea raportului de audit

Conductorul echipei de audit ar trebui s fie responsabil de pregtirea i coninutul raportului de audit. Raportul de audit ar trebui s furnizeze o nregistrare complet, exact, concis i clar a auditului, i ar trebui s conin sau s fac referire la urmtoarele:

- obiectivele auditului;

- domeniul auditului, n special identificarea unitilor funcionale i organizaionale, sau a proceselor auditate i a perioadei de timp n care s-a desfurat auditul;

- identificarea clientului auditului;

- identificarea conductorului i a membrilor echipei de audit;

- datele i locurile n care s-au desfurat activitile de audit la faa locului;

- criteriile de audit;

- constatrile auditului i

- concluziile auditului.

Raportul de audit poate, de asemenea, s includ sau s fac referire la urmtoarele, dup caz:

- planul de audit;

- lista reprezentanilor auditatului;

- un rezumat al procesului de audit inclusiv al incertitudinii i/sau obstacolelor ntlnite care pot diminua ncrederea n concluziile auditului;

- confirmarea c obiectivele auditului au fost realizate n cadrul domeniului auditului n concordan cu planul de audit;

- zonele neacoperite, dei incluse n domeniul auditului;

- orice opinii divergente nerezolvate ntre echipa de audit i auditat;

- recomandrile pentru mbuntire, dac este specificat n obiectivele auditului;

- planurile aciunilor de urmrire convenite, dac exist;

- o declaraie referitoare la confidenialitatea coninutului raportului;

- lista de difuzare a raportului de audit.

Aprobarea i difuzarea raportului de audit

Raportul de audit ar trebui emis n perioada de timp convenit. Dac nu este posibil, motivele de ntrziere ar trebui comunicate clientului auditului i ar trebui convenit o nou dat de emitere.

Raportul de audit ar trebui datat, analizat i aprobat conform procedurilor programului de audit.

Raportul de audit aprobat ar trebui difuzat destinatarilor desemnai de clientul auditului.

Raportul de audit este proprietatea clientului auditului. Membrii echipei de audit i toi destinatarii raportului ar trebui s respecte i s pstreze confidenialitatea raportului.

Incheierea auditului

Auditul este ncheiat atunci cnd activitile descrise n planul de audit au fost ndeplinite i raportul de audit aprobat a fost difuzat.

Documentele referitoare la audit ar trebui reinute sau distruse n baza acordului dintre prile participante i n concordan cu procedurile programului de audit i cerinele legale, reglementate i contractuale aplicabile.

Dac nu se cere altfel prin lege, echipa de audit i cei responsabili pentru conducerea programului de audit nu ar trebui s dezvluie coninutul documentelor, orice informaii obinute n perioada auditului sau raportul de audit, nici unei pri fr acordul explicit al clientului auditului i, cnd este cazul, fr aprobarea auditatului. Dac este cerut dezvluirea coninutului documentelor auditului, clientul auditului i auditatul ar trebui informai ct mai curnd posibil.

Desfurarea activitilor de urmrire rezultate din audit

Concluziile auditului pot indica necesitatea unor aciuni corective, preventive sau de mbuntire, dup caz. Astfel de aciuni sunt decise i ntreprinse de obicei de auditat n cadrul perioadei de timp convenite i nu sunt considerate ca fcnd parte din audit. Auditatul ar trebui s-l informeze pe clientul auditului referitor la stadiul acestor aciuni.

Finalizarea i eficacitatea aciunilor corective ar trebui verificat. Aceast verificare poate fi parte a unui audit ulterior.

Programul de audit poate specifica urmrirea de ctre membrii echipei de audit, care adaug valoare prin utilizarea expertizei lor. n astfel de cazuri, trebuie s se aib grij pentru a menine independena n activitile ulterioare de audit.

COMPETENA I EVALUAREA AUDITORILORGeneraliti

ncrederea n procesul de audit depinde de competena celor care desfoar auditul. Aceast competen se bazeaz pe demonstrarea:

- aptitudinilor personale i

- capabilitii de a aplica cunotinele i abiliti .

Conceptul de competen a auditorilor este ilustrat n figura 4.

Auditorii i dezvolt, menin i mbuntesc competena prin dezvoltare profesional continu i prin participri regulate la audituri

COMPETENA

Figura 4 Conceptul de competen

Aptitudini personale

Auditorii ar trebui s aib aptitudini personale care s le permit s acioneze n concordan cu principiile de audit descrise n capitolul 4.

Un auditor ar trebui :

- s se comporte etic, de exemplu: s fie cinstit, de ncredere, sincer, onest i discret;

- s fie receptiv, de ex. dornic s ia n considerare idei sau puncte de vedere alternative;

- s fie diplomat, de ex. s aib tact n lucrul cu oameni;

- s aib spirit de observaie, de ex. stare activ de contientizare a ambientului fizic i a activitilor practice;

- s fie perceptiv, de ex. stare de contientizare instinctiv a situaiilor i capabil s neleag situaiile;

- s fie flexibil, de ex. se adapteaz prompt la situaii diferite;

- s fie tenace, de ex. perseverent, concentrat pe ndeplinirea obiectivelor;

- s fie hotrt de ex. ajunge la concluzii n timp util bazndu-se pe analize i raionamente logice i

- s aib siguran de sine, de ex. acioneaz i se manifest independent n timp ce interacioneaz eficace cu ceilali

Cunotine i abiliti

Cunotine i abiliti generice pentru auditorii Auditorii ar trebui s aib cunotine i abiliti n urmtoarele domenii:

Principii, proceduri i tehnici de audit : care s permit auditorului s le aplice pe cele corespunztoare diferitelor audituri i s se asigure c auditurile sunt desfurate ntr-o manier consecvent i sistematic. Un auditor ar trebui s fie capabil s:

- aplice principiile, procedurile i tehnicile de audit;

- planifice i s organizeze activitatea n mod eficace;

- efectueze auditul n limitele programului agreat;

- stabileasc prioritile i s se concentreze pe probleme n funcie de importan;

- colecteze informaii n mod eficace prin intervievare, ascultare, observare i analizarea documentelor, nregistrrilor i a datelor;

- neleag adecvarea i consecinele utilizrii tehnicilor de eantionare pentru auditare;

- verifice exactitatea informaiilor colectate;

- confirme c dovezile de audit sunt suficiente i adecvate pentru a susine constatrile i concluziile auditului;

- evalueze acei factori care pot influena credibilitatea constatrilor i concluziilor auditului;

- utilizeze documente de lucru pentru a nregistra activitile auditului;

- pregteasc rapoartele de audit;

- menin confidenialitatea i securitatea informaiilor i

- comunice eficace, fie prin abilitile lingvistice personale, fie prin intermediul unui interpret.

Sisteme de management i documente de referin: care s permit auditorului s neleag domeniul auditului i s aplice criteriile de audit. Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s cuprind:

- modul de aplicare a sistemelor de management diverselor organizaii;

- interaciunea dintre componentele sistemului de management;

- standardele sistemelor de management al calitii sau de mediu, proceduri aplicabile sau alte documente ale sistemului de management utilizate ca i criterii de audit;

- recunoaterea diferenelor dintre documentele de referin i prioritile acestora;

- aplicarea documentelor de referin pentru diferite situaii de audit i

- sisteme informatice i tehnologia informaiei utilizate pentru autorizarea, securitatea, difuzarea i controlul documentelor, datelor i al nregistrrilor.

Situaii organizaionale: care s permit auditorilor s neleag contextul operaional al organizaiei. Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s cuprind:

- mrimea, structura, funciile i relaiile organizaiei;

- procesele generale ale activitii i terminologia conex i

- obiceiurile culturale i sociale ale auditatului.

Legile, reglementrile i alte cerine relevante aplicabile disciplinei: care permit auditorului s cunoasc cerinele care se aplic organizaiei auditate i s lucreze n limitele acestor cerin-e. Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s cuprind:

- coduri, legi i reglementri locale, regionale i naionale;

- contracte i acorduri;

- tratate i convenii internaionale i

- alte cerine la care organizaia subscrie.

Cunotine i abiliti generale ale conductorilor echipei de audit

Conductorii echipei de audit ar trebui s aib cunotine i abiliti suplimentare de leadership al auditului pentru a facilita desfurarea eficace i eficient a auditului. Un conductor al unei echipe de audit ar trebui s fie capabil s:

- planifice auditul i s utilizeze eficace resursele pe durata unui audit;

- reprezinte echipa de audit n comunicarea cu clientul auditului i auditatul;

- organizeze i s orienteze membrii echipei de audit,

- asigure orientarea i ndrumarea auditorilor n curs de formare;

- conduc echipa de audit pentru a obine concluziile auditului;

- previn i s rezolve conflictele i

- pregteasca i s finalizeze raportul de audit.

Cunotine i abiliti specifice ale Auditorii sistemului de management al calitii ar trebui s aib cunotine i abiliti n urmtoarele domenii:

- tehnici i metode din domeniul calitii: pentru a permite auditorului s examineze sistemele de management al calitii i s genereze constatrile i concluziile de audit corespunztoare. Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s cuprind:

- terminologia n domeniul calitii;

- principiile managementului calitii i aplicarea acestora i

- instrumentele managementului calitii i aplicarea acestora (de exemplu controlul statistic al proceselor, analiza modurilor de defectare i a efectelor acestora etc.)

- procese i produse, inclusiv servicii: pentru a permite auditorului s neleag contextul tehnologic n care se efectueaz auditul. Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s cuprind:

- terminologia specific sectorului;

- caracteristicile tehnice ale produselor i proceselor, inclusiv ale serviciilor i

- procesele i practicile specifice sectorului.Cunotine i abiliti specifice pentru auditorii sistemului de management Auditorii sistemului de management ar trebui s aib cunotine i abiliti in urmtoarele domenii:

- tehnici i metode din domeniul managementului auditat: pentru a permite auditorului s examineze sistemele de management specifice domeniului i s genereze constatrile i concluziile corespunztoare auditului. Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s cuprind:

- terminologia n domeniul;

- principiile de management specific i aplicarea acestora i

- instrumentele managementului specific i aplicarea acestora.

- tehnologii specifice: pentru a permite auditorului s neleag relaia fundamentala activitailor desfurate. Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s cuprind:

- impactul activitilor asupra produselor;

- interaciunea activitilor;

- tipuri de activiti( exemplu: producie, procesare, depozitare...);

- managementul resurselor ( exemplu: materii prime, apa, utilaje....) i

- metode generale pentru protecia mediului.

- aspecte tehnice i de mediu referitoare la operare: pentru a permite auditorului s neleag interaciunea activitilor, produselor, serviciilor i operaiunilor auditatului cu activitatea sa.

Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s cuprind:

- terminologia specific sectorului;

- aspecte i impacturi de mediu;

- metode pentru evaluarea activitaii;

- caracteristici critice ale proceselor operaionale, produselor i serviciilor,

- tehnici pentru monitorizare i msurare i

- tehnologii pentru prevenirea polurii.

Studii, experien profesional, instruire ca auditor i experien de auditAuditor

Un auditor ar trebui s aib urmtoarele studii, experien profesional, instruire ca auditor i experien de audit:

Ei ar trebui s absolve studii suficiente pentru a dobndi cunotinele i abilitile necesareEi ar trebui s aib experien profesional care s contribuie la dezvoltarea cunotinelor i abilitilor Aceast experien profesional ar trebui s fie ntr-o funcie tehnic, managerial sau profesional care implic raionamente, rezolvarea problemelor i comunicarea cu ali specialiti sau manageri, persoane cu funcii similare, clieni i/ sau alte pri interesate.

Parte din experiena profesional ar trebui s fie ntr-o funcie n care activitile ntreprinse contribuie la dezvoltarea cunotinelor i a abilitilor ndomeniul managementului calitii pentru auditorii sistemelor de management al calitii

Ei ar trebui s fi finalizat instruirea ca auditor care contribuie la dezvoltarea cunotinelor i abilitilor. Aceast instruire poate fi furnizat de propria organizaie sau de o organizaie extern;

Ei ar trebui s aib experien de audit n activitile descrise anterior. Aceast experien ar trebui acumulat sub orientarea i ndrumarea unui auditor care este competent n calitate de conductor al unei echipe de audit n aceeai disciplin.

NOT: Amploarea orientrii i ndrumrii necesar pe parcursul unui audit ar trebui s fie la latitudinea celor care au responsabilitatea conducerii programelor de audit i a conductorului echipei de audit. Asigurarea direcionrii i a ndrumrii nu implic supervizarea constant i nu necesit ca cineva s fie nominalizat numai pentru aceast sarcin.Conductorul echipei de audit

Un conductor al echipei de audit ar trebui s fi acumulat experien de audit suplimentar pentru a dezvolta cunotinele i abilitile descrise anterior. Aceast experien suplimentar ar fi trebuit acumulat acionnd n calitate de conductor al echipei de audit sub direcionarea i ndrumarea unui alt auditor care este competent n calitate de conductor al echipei de audit.

Auditori care auditeaz sisteme de management al calitii

Auditorii sistemelor de management al calitii care doresc s devin auditori n cea de-a doua disciplin ar trebui:

s aib instruirea i experiena profesional necesare pentru a acumula cunotinele i abilitile pentru cea de-a doua disciplin i

s fi efectuat audituri n cel de-al doilea sistem de management sub direcionarea sau ndrumarea unui auditor care este competent n calitate de conductor al echipei de audit n cea de-a doua disciplin.

Un conductor al echipei de audit ntr-una dintre discipline ar trebui s ndeplineasc recomandrile menionate mai sus pentru a deveni conductor al echipei de audit n cea de-a doua disciplin.

Niveluri de studii, experien profesional, instruire ca auditor i experien de audit

Organizaiile ar trebui s stabileasc nivelurile de studii, experien profesional, instruire ca auditor i experien de audit pentru un auditor, necesare pentru a dobandi cunotinele i abilitile corespunztoare programului de audit prin aplicarea pailor 1 i 2 ai procesului de evaluare descris anterior

Experiena a artat c nivelurile prezentate de mai jos sunt corespunztoare pentru auditorii care desfoar audituri de certificare sau similare. n funcie de programul de audit pot fi corespunztoare niveluri mai ridicate sau mai sczute

Exemple de niveluri de studii, experien profesional, instruire ca auditor i experien de audit pentru auditorii Parametru AuditorAuditor multidisciplinarConductor al echipei de audit

StudiiStudii secundare

(Nota 1)Idem auditorIdem auditor

Experiena profesional total5 ani

(Nota 2)Idem auditorIdem auditor

Experiena profesional n domeniul managementul calitii Cel puin 2 ani din cei 5 ani de experien2 ani n cea de-a doua disciplin (Nota 3)Idem auditor

Instruirea ca auditor 40 de ore de instruire despre audit24 de ore de instruire n cea de-a doua disciplin (Nota 4) Idem auditor

Experiena de audit4 audituri complete pentru un total de cel puin 20 de zile de experien de audit ca auditor n curs de formare sub orientarea i ndrumarea unui auditor competent n calitate de conductor al echipei (Nota 5)

Auditurile ar trebui efectuate n ultimii trei ani consecutivi.3 audituri complete pentru un total de cel puin 15 zile de experien de audit n cea de-a doua disciplin sub orientarea i ndrumarea unui auditor competent n calitate de conductor al echipei n cea de-a doua disciplin (Nota 5).Auditurile ar trebui efectuate n ultimii doi ani consecutivi.3 audituri complete pentru un total de cel puin 15 zile de experien de audit n rolul de conductor al echipei de audit sub orientarea i ndrumarea unui auditor competent n calitate de conductor al echipei (Nota 5) de audit.

Auditurile ar trebui efectuate n ultimii doi ani consecutivi.

Nota 1- Studii secundare reprezint acel nivel din sistemul naional de educaie care urmeaz dup nivelul primar sau elementar, dar care este finalizat anterior intrrii la o universitate sau instituie educaional similar.

Nota 2- Numrul de ani pentru experien profesional poate fi redus cu un an dac persoana a absolvit o form de educaie post liceal corespunztoare.

Nota 3-Experien profesional n cea de-a doua disciplin poate fi dobndit n acelai timp cu experiena profesional din prima disciplin.

Nota 4-Instruirea n cea de-a doua disciplin este pentru a acumula cunotine despre standardele, legile, reglementrile, principiile, metodele i tehnicile relevante.

Nota 5-Un audit complet este un audit care acoper toi paii descrii. Experiena global de audit ar trebui s cuprind ntregul standard al sistemului de management.

Meninerea i mbuntirea competenei

Dezvoltarea profesional continu

Dezvoltarea profesional continu se refer la meninerea i mbuntirea cunotinelor, a abilitilor i a aptitudinilor personale. Aceasta poate fi realizat prin mijloace ca experiena de munc suplimentar, , instruire, studiu individual, studiu asistat, participarea la ntlniri, seminarii i conferine sau alte activiti relevante. Auditorii ar trebui s demonstreze dezvoltarea profesional continu.

Activitile pentru dezvoltarea profesional continu ar trebui s ia n considerare schimbrile nevoilor individuale i celor ale organizaiei, ale practicii de audit, standardelor i altor cerine.

Meninerea abilitilor de auditareAuditorii ar trebui s i menin i s demonstreze abilitatea de auditare prin participarea n mod regulat la audituri ale sistemelor de management al calitii i/sau de mediu.

Evaluarea auditorilorGeneralitiEvaluarea auditorilor i a conductorilor echipei de audit ar trebui planificat, implementat i nregistrat n concordan cu procedurile programului de audit pentru a furniza un rezultat care este obiectiv, consecvent, corect i de ncredere. Procesul de evaluare ar trebui s identifice nevoile de instruire i a alte nevoi de mbuntire a abilitilor.

Evaluarea auditorilor intervine n urmtoarele etape diferite:

- evaluarea iniial a persoanelor care doresc s devin auditori;

- evaluarea auditorilor ca parte a procesului de selectare a echipei;

- evaluarea continu a performanei auditorului pentru a identifica necesitile pentru meninerea i mbuntirea cunotinelor i a abilitilor.

Procesul de evaluareProcesul de evaluare implic patru pai principali.

Pasul 1 Identificarea aptitudinilor personale, a cunotinelor i abilitilor pentru a ndeplini necesitile programului de audit.

Pentru stabilirea cunotinelor i a abilitilor adecvate ar trebui s se ia n considerare urmtoarele:

- mrimea, natura i complexitatea organizaiei care va fi auditat;

- obiectivele i amploarea programului de audit;

- cerinele de certificare/nregistrare i acreditare;

- rolul procesului de audit n managementul organizaiei care va fi auditat;

- nivelul de ncredere cerut n programul de audit i

- complexitatea sistemului de management care va fi auditat.

Pasul 2 Stabilirea criteriilor de evaluare

Criteriile pot fi cantitative (cum ar fi anii de experien profesional i de studii, numrul de audituri efectuate, orele de instruire n domeniul auditului sau calitative (cum ar fi demonstrarea aptitudinilor personale, a cunotinelor sau a abilitilor, n timpul instruirii sau la locul de munc).

Pasul 3 Selectarea metodei adecvate de evaluare

Evaluarea ar trebui realizat de o persoan sau de un grup de persoane care utilizeaz una sau mai multe metode selectate dintre cele din Tabelul 2. Pentru utilizarea tabelului 2 ar trebui s se ia n considerare urmtoarele:

- metodele prezentate reprezint o gam de opiuni i pot s nu fie aplicabile n toate situaiile;

- diferitele metode prezentate pot diferi n ceea ce privete ncrederea conferit i

- o combinaie de metode care ar trebui , de regul, s fie utilizat pentru a asigura un rezultat obiectiv, coerent, corect i de ncredere.

Pasul 4 Desfurarea evalurii

La acest pas informaiile colectate despre persoan sunt comparate fa de criteriile stabilite la pasul 2. Atunci cnd o persoan nu ndeplinete criteriile, se solicit instruire suplimentar, experien profesional i/sau experien de audit suplimentar, dup care ar trebui efectuat o reevaluare.

Un exemplu referitor la aplicarea i documentarea pailor procesului de evaluare pentru un program ipotetic de audit intern, este ilustrat n de mai jos

Metode de evaluare

Metoda de evaluareObiectiveExemple

Analizarea nregistrrilor Verificarea pregtirii i experienei acumulate de auditorAnaliza nregistrrilor referitoare la studii, instruire, experien profesional i de audit

Feedback pozitiv sau negativFurnizarea informaiilor despre cum este perceput prestaia auditoruluiSupravegheri, chestionare, referine personale, mrturii, reclamaii, evaluarea prestaiei , analize reciproce

InterviuEvaluarea aptitudinilor personale i a abilitilor de comunicare, informaii suplimentare

Interviuri fa n fa sau la telefon

ObservareEvaluarea aptitudinilor personale i A capacitii de a aplica cunotine i abiliti Interpretare de roluri, audituri cu supraveghere, evaluarea n timpul activitii sale.

TestareEvaluarea aptitudinilor personale, cunotinelor i abilitilor, precum i aplicarea acestora. Examene scrise i orale, testare psihometric

Analiza post auditFurnizarea informaiilor atunci cnd observarea direct nu este posibil sau nu este adecvat.Analizarea raportului de audit i discuia cu clientul auditului, cu auditatul, cu colegii i cu auditorul.

MODEL - RAPORT DE AUDIT

Structura auditat:______________________________________________________Tematica auditului: _____________________________________________________CAPITOLUL I

Echipa de auditare: a fost constituit din_____________________________________

Misiunea s-a efectuat n baza: Ordinului / contractului__________________________Durata misiunii de audit:_________________________________________________Perioada auditat:_______________________________________________________Scopul auditului:_______________________________________________________Obiectivele urmrite:____________________________________________________

Documentele examinate n cadrul auditului:__________________________________CAPITOLUL II

Constatri:____________________________________________________________

CAPITOLUL III

Recomandri:Recomandarea nr. 1_____________________________________________________Recomandarea nr. X_____________________________________________________CAPITOLUL IV

Opinia auditatului ( planul de remediere al neconformitilor): Nr.crt. corespondent fiecrei recomandriAciuni corective luate de structura auditat

Termen de realizare

CAPITOLUL V

Concluziile finale ale auditorului:__________________________________________CAPITOLUL VI

Difuzarea raportului final de audit ctre:_____________________________________

Responsabilul programului de audit

Monitorizarea i analizarea programului de audit

monitorizare i analiz

identificarea nevoilor de aciuni corective i preventive

identificarea oportunitilor de mbuntire

Competena i evaluarea auditorilor

Implementarea programului

de audit

programarea auditurilor

evaluarea auditorilor

selectarea echipei de audit

conducerea activitilor de audit

meninerea nregistrrilor

Stabilirea programului de audit

obiective i amploare

responsabiliti

resurse

proceduri

Activiti

de audit

mbuntirea programului de audit

Exemplele de programe de audit:

o serie de audituri interne care acoper ntregul sistem de management al calitii al organizaiei pentru anul in curs;

audituri de secund parte ale sistemului de management ale potenialilor furnizori de produse critice, care urmeaz a fi desfurate n urmtoarele 6 luni;

auditurile de certificare/nregistrare i supraveghere desfurate de un organism de certificare/nregistrare de ter parte pentru un sistem de management de mediu n cadrul perioadei de timp, convenit prin contract ntre organismul de certificare i client.

Un program de audit include de asemenea planificarea corespunztoare, furnizarea resurselor i stabilirea procedurilor de desfurare a auditului n cadrul programului.

Exemplele de obiective ale programului de audit includ urmtoarele:

s ndeplineasc cerinele pentru certificare ale unui standard pentru sistemul de management al calitaii

s verifice conformitatea cu cerinele sistemului HACCP;

s obin i s menin ncredere n capabilitatea furnizorului;

INIIEREA AUDITULUI

Numirea conductorului echipei de audit

Definirea obiectivelor, domeniului i a criteriilor auditului

Determinarea fezabilitii auditului

Selectarea echipei de audit

Stabilirea contactului iniial cu auditatul

Pregtirea activitilor de audit la faa locului

Pregtirea planului de audit

Alocarea activitilor n cadrul echipei de audit

Pregtirea documentelor de lucru

Desfurarea auditului la faa locului

Desfurarea edinei de deschidere

Comunicare pe parcursul auditului

Rolurile i responsabilitile ghizilor i ale observatorilor

Colectarea i verificarea informaiilor

Generarea constatrilor de audit

Pregtirea concluziilor auditului

Desfurarea edinei de nchidere

Desfurarea analizei documentelor

Analiza documentele relevante ale sistemului de management, inclusiv nregistrri, i determinarea adecvrii acestora fa de criteriile de audit

Pregtirea i difuzarea raportului de audit

Pregtirea raportului de audit

Aprobarea i difuzarea raportului de audit

ncheierea auditului

Desfurarea auditului de urmrire

edina de deschidere

n multe cazuri, de exemplu auditurile interne ntr-o organizaie mic, edina de deschidere poate consta n comunicarea faptului c se desfoar un audit i explicarea naturii auditului.

Pentru alte situaii de audit, edina trebuie s fie una oficial i ar trebui pstrate nregistrri ale participrii. edina ar trebui condus de conductorul echipei de audit i urmtoarele aspecte ar trebui luate n considerare, dup cum este cazul:

prezentarea participanilor, inclusiv o scurt descriere a rolurilor acestora;

confirmarea obiectivelor, a domeniului i a criteriilor auditului;

confirmarea programului auditului i a altor acorduri relevante cu auditatul, cum ar fi data i ora pentru edina de nchidere, orice edine intermediare dintre echipa de audit i managementul auditatului, i orice schimbri de ultim or;

metodele i procedurile care vor fi utilizate pentru efectuarea auditului, inclusiv ntiinarea auditatului c dovezile de audit se vor baza numai pe eantioane din informaiile disponibile i de aceea, exist un element de incertitudine n auditare;

confirmarea canalelor oficiale de comunicare dintre echipa de audit i auditat;

confirmarea limbii utilizate pe parcursul auditului;

confirmarea faptului c pe parcursul auditului, auditatul va fi informat despre desfurarea auditului;

confirmarea c resursele i facilitile necesare echipei de audit sunt disponibile;

confirmarea aspectelor referitoare la confidenialitate;

confirmarea procedurilor de siguran i securitatea muncii i situaii de urgen relevante pentru echipa de audit;

confirmarea disponibilitii, rolurilor i identitii ghizilor;

metoda de raportare, inclusiv orice clasificare a neconformitilor;

informarea despre condiiile n care auditul poate fi ntrerupt;

informaii despre sistemul de apeluri fa de modul de desfurare a auditului sau fa de concluziile auditului.

Constatri ale auditului

Evaluare fa de criteriile de audit

Figura 3 Prezentare de ansamblu a procesului de la colectarea informaiilor pn la stabilirea concluziilor auditului

Surse de informaii

Concluzii ale auditului

Analiz

Dovad de audit

Colectare prin eantionare corespunztoare i verificare

Surse de informare

Sursele de informare alese pot varia n funcie de domeniul i complexitatea auditului i pot include urmtoarele:

Interviuri cu angajai i alte persoane;

Observarea activitilor i a mediului de lucru conjurtor i a condiiilor de lucru;

Documente, cum sunt politica, obiective, planuri, proceduri, standarde, instruciuni, licene i permise, specificaii, desene, contracte si comenzi;

nregistrri, cum sunt nregistrrile de la inspecie, minute ale edinelor, rapoarte de audit, nregistrri ale programelor de monitorizare i rezultate ale msurrilor;

Sinteze ale datelor, analize i indicatori de performan;

Informatii despre programele de eantionare ale auditatului i despre procedurile pentru controlul proceselor de eantionare i de msurare;

Rapoarte din alte surse, de exemplu, feedback de la client, alte informaii relevante de la pri externe i clasificarea furnizorilor;

Baze de date computerizate i web site-uri.

Desfurarea interviurilor

Interviurile sunt unul dintre mijloacele importante ale colectrii informaiilor i ar trebui realizate ntr-o manier adaptat situaiei i persoanei intervievate. Totui, auditorul ar trebui s ia n considerare urmtoarele:

Interviurile ar trebui desfurate cu persoanele de la niveluri i funcii corespunztoare care efectueaz activiti sau sarcini din domeniul auditului;

Interviurile ar trebui desfurate n cadrul programului normal de lucru i atunci cand este posibil, la locul de munc al persoanei;

Ar trebui depus orice efort pentru ca persoana intervievat s se simt n largul su nainte i pe durata interviului.

Motivul interviului i orice notie care se iau ar trebui explicate;

Interviurile pot fi iniiate solicitand persoanelor s-i descrie activitatea;

ntrebrile care induc rspunsul (ex. ntrebrile conductoare) ar trebui evitate;

Rezultatele interviului ar trebui sintetizate i analizate cu persoana intervievat;

Persoanelor intervievate ar trebui s li se mulumeasc pentru participare i cooperare.

DOMENIU

CALITATE

Cunotine i abiliti generice

Cunotine i abiliti specifice domeniului calitii

Cunotine i abiliti specifice domeniului

Studii + Experien + Instruire ca auditor + Experien = COMPETEN

profesional de audit