Ghid Pasi Infiintare Asociatie Fundatie ONG Altermedia

F-O SINGUR!

GHIDUL NFIINRII UNEI ASOCIAII

v. 6.0 august 2010

Foto Bogdan I. Stanciu www.eyeswideshut.ro

Ghidul poate fi utilizat gratuit n condiiile acestei licene libere : Citarea, reproducerea, multiplicarea i difuzarea, n intreg sau parte, a materialului precum i adaptarea acestuia sunt libere, cu condiia s fie ntotdeauna nsoite de menionarea autorilor, iar citarea sau reproducerea pe internet trebuie s fie nsoit ntotdeauna de hiperlegatur spre www.altermedia.ro.

Ghid realizat de Asociaia "Altermedia" Adresa de coresponden: OP 1 - CP 705, Bucuresti

tel. 0722 190 685 | fax 031 815 27 80 [email protected] | www.altermedia.ro

V rugm s pstrai aceast caset n orice reproducere a prezentului material.

Asociaia "Altermedia" | OP 1 - CP 705, Bucureti | tel. 0722 190 685, fax 031 815 27 80 [email protected], www.altermedia.ro

2

Ce este acest ghid? Ghidul nfiinrii unei asociaii detaliaz, n ordinea lor cronologic, etapele care trebuie urmate pentru nfiinarea unei organizaii non-profit, conform actelor normative n vigoare. Lucrarea de fa este realizat de Asociaia Altermedia, organizaie non-profit care are ca scop stimularea implicrii sociale i facilitarea accesului cetenilor la informaie. Ghidul se refer la asociaii, formele cel mai des ntlnite ale asocierii ceteneti, i la federaii. Nu fac obiectul acestui ghid fundaiile i nici organizaiile cu regim prevzut de legi speciale, cum este de exemplu cazul cluburilor sportive. Altermedia ateapt observaiile i ntrebrile voastre i va ncerca ntotdeauna s le rspund, pentru a corecta erorile i a completa ghidul n viitoarele lui ediii.

De ce F-o singur? Altermedia dorete, cu experiena sa de peste 8 ani n mediul asociativ non-profit din Romnia, s ajute la contientizarea de ctre publicul interesat a faptului c nfiinarea, conducerea i administrarea unui ONG nu este un el imposibil de atins nici de ctre cei cu resurse puine i care nu au posibilitatea de a apela la un jusrist, avocat, comunicator sau manager profesioniti. De aceea am creat seria F-o singur, care mai cuprinde, pentru nceput, Ghidul sponsorizrii i Ghidul media pentru organizaii i grupri civice. Afl mai multe la www.altermedia.ro/faosingur

Derogare de rspundere Acest ghid este oferit gratuit i cu bun credin i reflect cunotinele i experiena autorilor. Toate informaiile, inclusiv adrese, conturi, cuantum taxe, proceduri, legi sunt considerate a fi valide la data publicrii, dar toate se pot modifica n timp. inei cont de acest lucru. Autorii nu i asum nicio rspundere i nu ofer nicio garanie. Folosindu-l, acceptai faptul c nu putei formula nici o cerere de daune sau despgubiri i c autorii nu au nici o obligaie care s decurg din utilizarea de ctre dvs. a prezentului ghid.

Nouti fa de versiunea anterioar Etapele au fost structurate astfel nct parcursul de la primul moment preliminar, estimarea de cheltuieli - pn la nceperea propriu-zis a activitii s fie mai clar. Au fost corectate diverse erori de exprimare i terminologie juridic sau omisiuni. Toate anexele sunt acum puse la dispoziie separat. S-au adugat noi rspunsuri la ntrebrile voastre, ntrebri sosite n ultimele 6 luni. Modelele de acte constitutive au fost actualizate i completate.


3

Cuprins

Nr. Capitol Pag.

I. Introducere 4

II. Preliminarii. Membrii fondatori i estimarea

cheltuielilor 4

III. Rezervarea denumirii 5

IV. Sediul asociaiei 6

V. Cazierul fiscal al fondatorilor 7

VI. Constituirea oficial a asociaiei. ntocmirea

i autentificarea/atestarea actelor constitutive 8

VII. Constituirea patrimoniului iniial 9

VIII. Judecarea cererii de dobndire a personalitii

juridice 10

IX. Legalizarea ncheierii civile 12

X. Certificatul de nregistrare fiscal 13

XI. tampila i imprimatele cu regim special 14

XII. Deschiderea contului bancar 14

XIII. Modificarea Statutului i a Actului constitutiv 15

XIV. nfiinarea federaiilor; particulariti 16

XV. Rspunsuri la cteva ntrebri frecvente 17

XVI. Lista anexelor 22


4

I. Introducere

Organizaiile neguvernamentale (ONG) sunt structuri juridice de natur privat, independente de instituiile statului, avnd capacitatea de a lua decizii n nume propriu i de a rspunde legal pentru consecinele aplicrii acestora.

Organizaiile neguvernamentale se pot constitui pentru un scop de interes public sau colectiv precum i n interesul personal, dar nepatrimonial, al membrilor. Caracteristica de baz a acestui tip de entitate este dat de interzicerea distribuirii excedentului financiar ctre membri, motiv pentru care ONG-urile se mai numesc i organizaii non-profit, nepatrimoniale sau fr scop lucrativ.

Dreptul la libera asociere este stabilit prin art. 37 din Constituia Romniei, republicat, care prevede c cetenii se pot asocia liber n partide politice, n sindicate i n alte forme de asociere.

II. Preliminarii. Membrii fondatori; estimarea cheltuielilor Membrii fondatori. Pentru nfiinarea unui ONG n Rmnia sunt necesare cel puin 3 persoane fizice sau/i juridice care se vor numi membri fondatori. Persoanele fizice trebuie s aib capacitate deplin de exerciiu a drepturilor civile. Aceasta nseamn c trebuie s fie majore i s nu fie puse sub interdicie judectoreasc - asa cum este spre exemplu cazul celor cu deficiene mintale grave, aflai sub autoritatea unui tutore, sau al celor crora li s-au suspendat anumite drepturi n urma unei condamnri definitive. De menionat c minorii cstorii se consider a avea deplin capacitate de exerciiu. Legislaia nu impune nici o restricie legat de cetenie, domiciliu sau reedin, ca atare i cetenii strini pot fi fondatori de asociaii nregistrate n Romnia, dac nu sunt pui n vreun fel sub interdicie. Desigur, se presupune c membrii fondatori se cunosc, c ntre ei exist o minim compatibilitate, necesar pentru a putea lucra mpreun i c au cu toii un scop i un obiectiv comune, care pot fi mplinite legal prin intermediul unei asociaii non-profit. Toate acestea poart denumirea juridic de voin de asociere. Detalii referitoare la cheltuielile cu nfiinarea ONG-ului. Pe lng resursa uman, cea financiar este de asemenea important: cheltuielile totale pentru nfiinarea asociaiei nsumeaz circa 800-1000 lei. Costurile, onorariile, valorile timbrelor judiciare i ale taxelor de timbru sunt orientative; ele sunt supuse unor fluctuaii determinate de piaa serviciilor sau de modificarea cuantumului taxelor ctre buget.


5

Oricum, taxele judiciare sunt listate n fiecare sediu de instan n parte, la avizier, precum i online la www.just.ro.

Recomandm ca toate cheltuielile (onorarii, taxe, tampil, autentificri etc.) s se fac pe numele organizaiei, ca s poat fi incluse n operaiunile financiare ale acesteia.

III. Rezervarea denumirii

Dup etapa preliminar descris la cap. I, urmtorul pas n nfiinarea unei asociaii non-profit este verificarea denumirii alese de fondatori: este ea conform cu legea? Este deja folosit de altcineva? A fost rezervat, i dac da, pn cnd?

Verificarea este fcut la cerere de Ministerul Justiiei i n urma acesteia se elibereaz o Dovad a disponibilitii denumirii.

Oricare dintre membrii fondatori poate face cererea de acordare a disponibilitii denumirii, n forma prezentat n Anexa 1 la acest ghid, sau poate completa direct formularul disponibil la registratura Ministerului Justiiei.

Taxa aferent serviciului este de 5 lei i se pltete la unitatea Trezoreriei Statului de care aparine solicitantul.

Ajutor: Pentru adresele trezoreriilor de sector din Bucureti, clic aici: www.miculparis.ro/utile/administratie/trezorerie_sector_bucuresti.html

Depunei cererea i dovada plii taxei (chitana) la registratura Ministerului Justiiei, aflat n strada Apolodor nr. 17, sector 5. Programul Registraturii este luni-vineri 9-12 i 13-15.30. Dac nu domiciliai n Bucureti, trimitei prin pot actele, n scrisoare recomandat cu confirmare de primire.

Dovada disponibilitii denumirii se elibereaz de ctre Serviciul de Relaii cu Publicul i Eviden ONG al Ministerului, aflat la aceeai adresa, serviciu pe care l putei contacta i la telefon/fax: 0372 041 192, email [email protected]. Programul este de luni pn vineri ntre orele 10.00-12.00, iar marea i joia i ntre orele 14.00-16.00. Termenul de rezolvare a cererii este de 5 zile lucrtoare de la data nregistrrii, n cazul n care v prezentai personal pentru ridicare, sau de 10 zile lucrtoare, dac optai pentru rspunsul prin pot.

Valabilitatea dovezii este de 3 luni de la data emiterii. Dovada se poate prelungi, n caz de nevoie; n aceast situaie trebuie s facei o cerere de prelungire, care de asemenea se taxeaz, pn cel trziu n ziua expirrii dovezii iniiale.


6

n dovad se va meniona clar: denumirea este disponibil sau nu este disponibil i de ce (este deja utilizat; a fost rezervat i pn la ce dat; nu este conform cu legea).

Sfat: Dac denumirea pe care o dorii este una relativ comun, v recomandm s cerei verificarea mai multor denumiri. Evident c pentru fiecare trebuie s achitai cte o tax. Util ar fi s verificai mai nti n Registrul Naional ONG, care ar trebui s cuprind toate organizaiile non-guvernamentale din Romnia, pe saitul Ministerului Justiiei, la adresa: www.just.ro/MeniuStanga/PersonnelInformation/tabid/91/Default.aspx. Descrcai fiierul pdf i cu funcia cutare (Ctrl+F) verificai ce dorii. ns nu exist nici o garanie c acest fiier este actualizat, de aceea nu v bazai pe el. Observaie: Este interzis utilizarea n denumirea organizaiei a denumirilor specifice autoritilor i instituiilor publice, cf. OG nr. 26/2000 cu privire la asociaii i fundaii (vezi Anexa 8 la ghid). De asemenea, denumirea nu trebuie sa produc confuzii cu privire la natura organizaiei, adica dac este vorba despre o asociaie s nu par c ar fi fundaie, sindicat, patronat, cult, asociaie de proprietari i nici societate comercial.

IV. Sediul asociaiei

La fel ca i societile comerciale, i ONG-urile trebuie s aib un sediu (fie el i unul social).

tim cu toii ct este de greu s obii un sediu cu o chirie rezonabil pentru o persoan juridic, mai ales n Bucureti; dac nu avei alt soluie, putei stabili drept sediu locuina unuia dintre membrii fondatori (cu condiia s fie n proprietatea acestuia) sau a unei alte persoane, cu recomandarea s fie cineva cu care avei relaii bune pentru a evita problemele n viitor. Sediul va putea fi mutat n viitor atunci cnd acest lucru va fi posibil sau dorit.

E de la sine neles c dac dorii, spre exemplu, nfiinarea unei biblioteci sau club pentru vrstnici, v ajunge o simpl locuin ca sediu, ns va trebui s gsii o locaie unde s desfurai activitatea propriu-zis.

ntre asociaie, reprezentat printr-unul din membrii fondatori, i proprietar se va ncheia un Contract de comodat, numit i Contract de mprumut de folosin un fel de contract de nchiriere, dar fr chirie. Acesta NU este necesar s fie autentificat (este un act sub semntur privat). Un model de astfel de act putei gsi n Anexa 2.

Unele instane cer i o copie dup schia spaiului locativ.


7

Dac sediul este stabilit ntr-un imobil ce cuprinde mai multe proprieti cu destinaie rezidenial (bloc, vil), mai avei nevoie de urmtoarele: a. acordul vecinilor cu perei comuni cu apartamentul-sediu (un simplu tabel cu semnturi cum c sunt de acord cu funcionarea sediului Asociaiei n apartamentul respectiv); b. acordul Asociaiei de Proprietari. Acordul se d pe un formular tip, care este pus la dispoziie de Uniunea Naional a Asociaiilor de Proprietari. Adresai-v administratorului imobilului.

Unele instane nu cer ns dovada acordului vecinilor sau/i asociaiei de proprietari pe motiv c acele dispoziii sunt prevzute expres numai n cazul legislaiei privind agenii economici sau/i pe motiv c prevederile Legii Locuinei nu sunt aplicabile, dac asociaia declar c nu va desfura activitate la sediu i c sediul declarat rmne n continuare locuin i deci nu se produce "schimbarea destinaiei" care ar necesita, conform Legii Locuinei, acordul Asociaiei de Proprietari.

Proprietarul imobilului/apartamentului stabilit ca sediu va autentifica la notariat o declaraie prin care pune la dispoziie spaiul respectiv ca sediu pentru asociaie.

Este posibil ca la judectorie s NU vi se solicite declaraia autentificat a proprietarului. Practica arat ns ca instana poate cere acest act i mai bine s l avei dect s pierdei timp.

Dac sediul este stabilit ntr-un spaiu nchiriat, vei avea nevoie de contractul de nchiriere, n copie autentificat, i bineneles de acordul proprietarului.

Observaie: n cazul imobilelor aflate sub ipotec, trebuie cerut acceptul scris al bncii creditoare. Ca s nu v facei iluzii e bine s tii c e puin probabil s l primii.

V. Cazierul fiscal al fondatorilor Membrii fondatori trebuie s pun la dispoziie i cazierul fiscal, conform art. 8 alin. 1 din OG 75/2001 privind organizarea i funcionarea cazierului fiscal, cu modificrile ulterioare. Cazierul fiscal este oarecum asemntor cu cel judiciar i se refer la fapte ilegale n domeniul fiscal.

Observaie: n cazul fondatorilor persoane juridice, actul poart numele de certificat fiscal.

Cazierul fiscal este eliberat de Ministerul Finanelor prin Administraia Finanelor Publice de care aparine domiciliul solicitantului.


8

Ajutor: Nu tii unde se afl sediul Administraiei Finanelor Publice? Aflai la www.anaf.ro/public/wps/portal/ANAF/Acasa

Cererea de obinere a cazierului fiscal (o completai la faa locului) va fi nsoit de urmtoarele documente:

Copie act de identitate; Chitan pentru taxa de eliberare a cazierului fiscal (20 lei).

n Bucureti cazierul fiscal se elibereaz pe loc n circa 1 or.

Cazierul Fiscal are valabilitate 30 zile de la data eliberrii.

VI. Constituirea oficial a asociaiei. ntocmirea i autentificarea sau atestarea actelor constitutive

Acum membrii fondatori, n persoan sau prin reprezentant n baza unei procuri speciale notariale se vor reuni n "adunarea general de constituire". n aceast adunare se declar constituit asociaia, se adopt statutul, se stabilesc patrimoniul initial, prima conducere i se desemneaz (nu neaprat dintre fondatori) persoana mputernicit pentru efectuarea procedurilor de obtinere a personalitatii juridice a asociaiei. Toate aceste decizii se consemneaz n scris, ntr-un proces verbal i compun practic actul constitutiv al asociaiei.

Actul constitutiv trebuie s cuprind, sub sanciunea nulitii absolute, datele i meniunile prevzute la art. 6, lin. 2, din OG 26/2000 cu privire la asociaii i fundaii (vezi Anexa 8 la acest ghid).

Pentru un model orientativ de act constitutiv, vezi Anexa 3. Statutul definete scopul i obiectivele Asociaiei, patrimoniul, sediul, drepturile membrilor etc. i trebuie s cuprind, sub sanciunea nulitii absolute, datele i meniunile prevzute la art. 6, lin. 3, din OG 26/2000. V punem la dispoziie i un model orientativ de statut n Anexa 4.

Observaie: n afara meniunilor obligatorii prin lege, tot restul statutului rmne la latitudinea fondatorilor. Citii legea nainte de a ncepe scrierea documentului!

Dup definitivare, ambele documente se autentific de ctre un notar sau se atest de un avocat, n mai multe exemplare (preferabil, cte 6-7 din fiecare).


9

Sfat: Serviciile notariale sunt n general mai scumpe dect onorariile avocaiale. Gndii-v, nu avei cumva printre rude sau prieteni i un avocat?

Cu cteva zile nainte de data la care v-ai propus autentificarea, trimitei notarului/avocatului propunerea voastr pentru aceste acte, pentru a le citi i eventual a face observaii pe marginea lor.

La semnare trebuie s se prezinte toi fondatorii, dac nu ai stabilit altfel prin actul constitutiv (spre exemplu, poate fi desemnat un reprezentant, dar acesta va avea nevoie de procur notarial din partea celor pe care i reprezint).

VII. Constituirea patrimoniului iniial

Patrimoniul iniial este un fel de zestre cu care asociaia voastr pornete la drum. Patrimoniul minim necesar nfiinrii unei asociaii este, la data acestui ghid, 600 de lei (un salariu minim pe economie).

Dac dorii, putei constitui patrimoniul iniial din sume mai mari fa de minimul prevzut de lege, ns acest cuantum trebuie s fie cel menionat n actul constitutiv.

Observaie: Teoretic, patrimoniul poate fi constituit i n natur sau mixt (bani+natur) ns lucrurile se complic n acest caz, de aceea recomandm, mai ales c nu este o sum mare, s optai pentru depunerea de numerar.

Patrimoniul se constituie prin depunerea banilor la o unitate bancar, preferabil cea cu care vei lucra dup nceperea activitii (nu este practic s schimbai banca).

Sfat: Nu toate bncile accept depunere de patrimoniu inial pentru ONG-uri. Interesai-v mai nti.

Trebuie s completai un formular, s anexai o fotocopie de pe actul constitutiv i s achitai o tax de deschidere de cont, n valoare de circa 10 lei noi. Vei primi un extras de cont doveditor.

Banii rmn blocai pn la obinerea hotrrii judectoreti de nfiinare, cnd vei putea transfera banii ntr-un cont bancar propriu-zis.


10

VIII. Judecarea cererii de dobndire a personalitii juridice

Pesonalitatea juridic a unui ONG este acordat de judectoria n circumscripia creia se afl sediul, adic judectoria oreneasc - pentru orae i comunele apropiate acestora sau de sector - pentru Bucureti.

Ajutor: Judectoria de circumscripie poate fi identificat i pe site-ul Ministerului Justitiei - Portalul instanelor de judecat, seciunea "atlas judiciar" http://portal.just.ro/AtlasJudiciar.aspx.

Pentru acest serviciu trebuie s achitai o tax de timbru judiciar, la o unitate a Potei Romne sau CEC. n acest moment cuantumul este de 19 lei, ns reinei c se poate modifica - ntrebai mai bine la judectorie sau verificai la www.just.ro.

Punei ntr-un dosar cu in urmtoarele acte, n aceast ordine (rigoarea face bun impresie!):

cererea de nscriere n vederea dobndirii personalitii juridice, vezi Anexa 5 la ghid (original + copie);

dovada disponibilitii denumirii (original); cte 5 exemplare de pe Actul constitutiv i Statut; actele doveditoare ale sediului i patrimoniului iniial; cazierul fiscal al asociailor (original + copie); un timbru judiciar de 0,3 lei (cumprat de la o unitate de pot); chitana doveditoare a achitrii taxei de timbru judiciar (original + copie).

Dosarul se depune la judectorul de serviciu, care de obicei are un birou lng registratur. El va verifica dosarul i v va comunica dac este complet, iar dac nu, ce lipsete. De obicei actele lips pot fi aduse la termen.

Cerei s vi se comunice numrul dosarului i termenul i scriei-le pe copia cererii. Dac le uitai, le putei afla de pe siteul Ministerului de resort - seciunea Portalul instanelor de judecat, http://portal.just.ro/

Observaie: termenul de analizare a dosarului vostru este de 3 zile de la data depunerii. Foarte des ns acest termen nu poate fi respectat din cauza supraaglomerrii instanelor.

Iat c a sosit i clipa cea mare!

ncercai s nu lipsii din sal la termen. n mod normal, judecarea cererii se face i n absen, dar dac preedintele completului dorete s v ntrebe ceva, e bine s fii de fa ca s grbii rezolvarea deficienelor. Altfel se pierde timp preios.


11

Pentru cei care nu au mai fost ntr-o sal de tribunal: trebuie s fii prezeni n holul judectoriei la ora nceperii edinei, cu un act de identitate la voi. Verificai la avizier numrul completului de judecat care analizeaz dosarul i numrul de ordine al acestuia din urm. Mergei n sal i fii atent la grefier, care strig dosarele n ordinea numerelor de pe lista de zi. n momentul n care v auzii strigai, spunei "prezent" i iesii din banc. Vei fi ntrebai ce anume solicitai i vei spune: "solicitm admiterea aciunii i acordarea personalitii juridice a Asociaiei.......... conform cu cererea depus la dosar". Dac mai aveai acte de depus la dosar, precizai acest lucru.

Sfat: Dac suntei spre coada listei la avizierul completului, v va veni rndul mai trziu. n acest caz, iesii la o plimbare; atmosfera slilor de tribunal nu face bine dect celor obinuii cu ea. Avei grij totui s nu v pierdei rndul. Observaie: anumite judectorii prevd ca cererile de acest tip s fie judecate n camera de consiliu i nu n sala de judecat.

Sfat: La nceputul edinei de judecat, preedintele completului va ntreba care sunt dosarele a cror judecare se amn. Dac, din diferite motive, vrei s amnai judecarea dosarului, vei spune numrul de ordine din acea zi (cel scris la avizier). Trebuie ns ca cererea s fie ntemeiat (am un horoscop nefavorabil azi nu este o motivaie suficient...).

Dac dosarul este complet, hotrrea va fi "n pronunare", adic instana se va pronuna ulterior; n mod normal, n aceeai zi, iar soluionarea va fi favorabil, dac procedura este complet.

Observaie: Hotrrea de admitere a cererii este supus recursului n termen de 5 zile de la pronunare, pentru petent (asociaia care nu are nici un interes de a o face dect dac fondatorii sunt masochiti), respectiv de la comunicare pentru Ministerul Public (adic Parchet) care are dreptul de a contesta, pentru motive ntemeiate, aciunea voastr. Acest lucru se ntmpl doar n cazuri excepionale, cnd se consider c scopul, obiectivele sau mijloacele pe care i le propune asociaia sunt contrare legii.

Putei afla soluia a doua zi de la condic (un catastif n care sunt nscrise soluiile edinelor; se gsete la grefier). n 2-3 zile putei s aflai decizia i de la http://portal.just.ro/.

Dac ceva nu este n regul n dosar (spre ex. vi s-a comunicat la nregistrare s aducei anumite acte i nu v-ai conformat) judectorul amn decizia, acord un nou termen i trimite citaie la sediul asociaiei.


12

IX. Legalizarea ncheierii civile; nscrierea n Registrul asociaiilor i fundaiilor

Hotrrea judectoreasc prin care instana a admis cererea voastr poart numele de ncheiere civil. O putei obine dup ce ea va fi redactat, dar, dac a fost favorabil i deci nu dorii s o contestai, sugerm s ateptai pn ce ea devine definitiv i irevocabil, adic dup ce s-a scurs i termenul de recurs. Aceasta se ntmpl de obicei la circa 3 sptmni de la data pronunrii (n care se include i termenul de redactare i intervalul necesar comunicrilor scrise ntre judectorie i parchet).

Sfat: Unele instane comunic prin pot/curier ncheierea. Recomandm ns deplasarea la instan, altfel s-ar putea s ateptai mult i bine.

Mergei la biroul special de persoane juridice din cadrul judectoriei, interesai-v i dac vi se comunic faptul c ncheierea a rmas definitiv, cerei actul i facei fotocopii, care urmeaz s fie legalizate i pe care se va aplica meniunea definitiv i irevocabil.

Sfat: Solicitai 4-5 copii legalizate, vei avea nevoie.

Sfat: De obicei biroul de persoane juridice lucreaz cu publicul doar 2 zile / cteva ore pe sptmn. Interesai-v nainte, pentru a evita s pierdei timp.

Trebuie s pltii pentru fiecare exemplar o tax de timbru judiciar (2 lei la aceast or) se achit la unitile CEC - i de asemenea pentru fiecare trebuie s dispunei de un timbru judiciar (de 15 bani) cumprat de la pot. Mai avei nevoie de o cerere tip, care se obine de la judectorie.

Ajutor: unele instane mari au oficii CEC / potale chiar n interiorul instituiei. Cereri tip se gsesc tot n sediul instanei, la un mic oficiu care face i fotocopii.

Grefeierul de la biroul de persoane juridice va elibera, la cererea voastr, i Certificatul de nscriere n Registrul Asociaiilor i Fundaiilor, aflat la grefa Judectoriei. nscrierea n Registru se face din oficiu de ctre instan, odat ce sentina rmne irevocabil.

i pentru acesta trebuie s achitai o tax de timbru de 1 leu i s avei un timbru judiciar de 0,15 lei.

Sfat: inei legtura ntr-un mod profesional cu grefierul de la biroul de persoane juridice al judectoriei; o relaie bun v poate fi de mare folos. Un buchet de flori face minuni (n-am spus mit!). Personalul din justiie


13

este suprasolicitat i adesea nervos. Dac suntei repezit, nu rspundei la fel; n-avei dect de pierdut. Oricum, narmai-v cu rbdare. Sistemul juridic este hiper-birocratizat i adesea absurd; multe lucruri n-au nici o logic. S avei mereu n minte c ceea ce solicitai este bazat pe un drept al vostru.

ncheierea judectoreasc, certificatul de nscriere i statutul autentificat/atestat sunt cele mai importante acte ale organizaiei i dovedesc existena persoanei juridice pe care tocmai ai nfiinat-o. Pstrai-le cu grij.

Sfat: La circa 3 sptmni de la finalizarea ntregii proceduri, putei verifica online includerea voastr n Registrul Naional ONG (la care am fcut referire i la cap. III).

X. Certificatul de nregistrare fiscal

Pentru a putea desfura orice operaiuni financiare avei nevoie de un Certificat de nregistrare Fiscal, numit popular i Cod Fiscal.

La Administraia Finanelor Publice de care aparine locaia n care avei sediul, depunei un dosar cuprinznd:

Dou formulare "cod 010" (cod M.F.P. 14.13.01.10.11/1; vi le d inspectorul fiscal sau le descrcai de la www.anaf.ro/public/wps/portal/ANAF/AsistentaContribuabili/formulare);

Statutul i actul constitutiv (copii); ncheierea judectoreasc cu meniunea definitiv i irevocabil (copie); Dovada sediului (copie); Certificatul de nscriere n Registrul Asociaiilor i Fundaiilor (copie); Timbru fiscal de 3 lei.

Observaie: La rubrica cod CAEN vei trece codul la care se ncadreaza cel mai bine principala activitate pe care o va desfura asociaia, conform statutului. Putei consulta codul CAEN n vigoare la www.cod-caen.eu. De obicei ns, aceasta este treaba contabilului desemnat/directorului economic. Oricum, contabilul trebuie s citeasc i el Statutul/Actul constitutiv nainte de a semna contractul de colaborare i v va sftui el n legtur cu aceast problem.

Certificatul fiscal se elibereaz n cteva zile.


14

XI. tampila i imprimatele cu regim special

Certificarea actelor emise n numele organizaiei se face prin semntura persoanelor autorizate i parafarea cu o tampil. La comandarea tampilei trebuie s prezentai: o copie de pe Codul Fiscal si actul vostru de identitate, n calitate de reprezentant legal al organizaiei.

Sfat: facei minim 2 tampile, una de birou i una de buzunar (de fapt, ideal ar fi s facei una i pentru contabil, deci 3...)

Apoi, ar trebui s v comandai chitanier i, dac avei de gnd s desfurai activiti comerciale, facturier. Exist i alte imprimate speciale, despre care ar fi bine s discutai cu contabilul vostru.

De la 1 ianuarie 2007 imprimatele nu se mai nregistreaz n sistemul unic al Imprimeriei Naionale i pot fi comandate de la orice firm care face astfel de tiprituri.

Sfat: Imprimatele pot fi personalizate la cerere i n ele se menioneaz de obicei i numrul contului bancar; deci, aceast ultim etap trebuie parcurs abia dup cea de la pct. urmtor, adic deschiderea contului bancar. Desigur c putei cumpra i imprimate nepersonalizate, dar ce sens are s completai de mn ceea ce poate fi tiprit de la nceput?

XII. Deschiderea contului bancar

Ca s putei efectua operaiuni financiare, avei nevoie de un cont la o banc - eventual chiar la banca unde ai depus patrimoniul, pentru simplificarea procedurilor.

Ai decis care dintre membrii Consiliului Director urmeaz s aib dreptul de a desfura operaiuni bancare? De obicei, acetia sunt preedintele (obligatoriu, conform statutului) i vicepreedintele. Eventual i directorul poate avea acest drept, dac aa ai hotrt.

Cei desemnai trebuie s mearg la banc avnd asupra lor urmtoarele acte:

Statutul i actul constitutiv; ncheierea judectoreasc definitiv i irevocabil; Certificatul de nregistrare fiscal; Actul de identitate.


15

Actele trebuie prezentate n original sau copie legalizat (care vi se napoiaz) i n cte o fotocopie (care se reine). Nu uitai s avei la voi tampila!

Reprezentanii vor trebui s dea i cte un specimen de semntur.

Dup ce contul este deschis, transferai prin ordin de plat banii depui n consemn n patrimoniul iniial. Banii se deblocheaz astfel i se pot utiliza pentru nevoile curente.

Suntei nc n via dup aceast lupt cu birocraia romneasc? Atunci ai ajuns la captul unui drum lung i nu prea simplu de parcurs. Felicitri!

Dar ghidul nu s-a ncheiat. Mergei mai departe!

Ghidurile Altermedia v mai pot fi de folos i pentru alte scopuri, aa c nu ezitai s le citii pe toate. Succes, i scriei-ne cum v merge!

XIII. Modificarea Statutului i a Actului constitutiv

Modificarea Statutului i a Actului Constitutiv se face ori de cte ori avei de fcut schimbri n aceste acte, de exemplu:

schimbarea denumirii; schimbarea sediului;

modificarea obiectului de activitate/scopului; schimbarea conducerii; modificarea duratei de funcionare, etc.

Putei modifica statutul fie prin act adiional, fie prin refacerea pur i simplu a ntregului statut i a actului constitutiv (actualizarea lor). Procedura de modificare este urmtoarea: 1. Odat centralizate, remitei propunerile de modificare a statutului unui notar public sau unui avocat, pentru verificare preferabil acelai care va face i autentificarea-atestarea. 2. Convocai, n conformitate cu prevederile statutului n vigoare, Adunarea General avnd pe ordinea de zi modificarea statutului. Avei grij s trimitei din timp propunerile de modificare, spre a fi luate la cunotina de toi asociaii. Procesul-verbal de edin trebuie semnat (recomandm n 6 exemplare) de ctre participani. Menionai n procesul-verbal al Adunrii o persoan din conducere


16

care va fi mputernicit cu derularea formalitilor pentru modificarea statutului. Aceasta poate fi i cineva din afara organizaiei (un consilier juridic, un avocat). 4. Autentificai la notar sau certificai la avocat noul statut/actul adiional i procesul-verbal al edinei Adunrii Generale. 5. Pltii taxa de timbru. Vei avea nevoie i de timbre judiciare. Cuantumurile/valorilea sunt aceleai ca i la nfiinare. 6. Depunei la biroul persoane juridice de la Judectoria pe raza creia se afl sediul organizaiei un dosar care conine:

cerere-tip completat n 2 exemplare i semnat n faa judectorului de serviciu de ctre persoana mputernicit prin procesul-verbal s ndeplineasc formalitile de modificare a statutului vezi Anexa 6 la acest ghid;

statutul nou/actul adiional la statut, autentificat (4 exemplare originale);

procesul-verbal al edinei Adunrii Generale n care s-a aprobat modificarea statutului, autentificat (4 exemplare originale);

chitana doveditoare a plii taxei de timbru; timbrul judiciar; vechiul statut, copie; ncheierea judectoreasc de nfiinare, copie; certificatul de nscriere a persoanei juridice fr scop patrimonial - n

original dac solicitai schimbarea sediului. 7. Judectorul de la biroul persoane juridice verific i semneaz dosarul i d termen pentru prezentarea la instan. Mai departe, urmai procedurile descrise deja n ghid.

XIV. nfiinarea federaiilor; particulariti

Federaia este o persoan juridic non-profit alctuit din cel puin dou asociaii sau fundaii. Cererea de nscriere n Registrul federaiilor se soluioneaz de tribunalul judeean n circumscripia cruia federaia urmeaz s i aib sediul. Adic, spre exemplu, dac sediul federaiei este stabilit n sectorul 5 Bucureti, cererea de nscriere se depune la Tribunalul Municipiului Bucureti (i nu la Judectoria sectorului 5, ca n cazul unei asociaii).


17

Cum procedai la constituirea unei federaii Statutul i actul constitutiv aa cum sunt ele propuse vor fi transmise spre consultare tuturor organizaiilor fondatoare. Asociaiile i fundaiile care constituie federaia vor ine adunri generale ale membrilor, n care vor aproba participarea organizaiei pe care o reprezint la federaie i vor aproba statutul i actul constitutiv ale acesteia. Procesele verbale ale acestor adunri generale vor fi depuse n original la dosarul de nscriere. n situaiile n care numrul organizaiilor constituente este mare, iar acestea au sediul n localiti diferite, pentru a se evita deplasri inutile se deleg, printr-o procur special (notarial), reprezentarea pentru ndeplinirea procedurilor de nregistrare a federaiei, unei singure persoane (de preferat, un reprezentant al uneia din organizaiile fondatoare i care are domiciliul n localitatea n care se afl i sediul federaiei sau avocatul/juristul angajat special pentru acest scop). Procurile se autentific la notar i se trimit persoanei delegate, care va autentifica la rndul su, n numele organizaiilor fondatoare, statutul i actul constitutiv ale federaiei, urmnd apoi procedura deja cunoscut de la constituirea unei asociaii. n Anexa 7 putei gsi un model de proces-verbal.

Observaie: Asociaiile sau fundaiile care constituie o federaie i pstreaz propria personalitate juridic, inclusiv propriul patrimoniu.

XV. Rspunsuri la cteva ntrebri frecvente Este obligatorie dobndirea personalitii juridice pentru ca o organizaie non-guvernamental s existe?

Conform cu art. 5, alin. 2 din OG nr. 26/2000 cu modificrile ulterioare, n temeiul dreptului constituional la asociere prevzut de art. 40 al Constituiei Romniei, persoanele fizice se pot asocia i fr a constitui o persoan juridic, "atunci cnd realizarea scopului propus permite aceasta". ns asocierea fr personalitate juridic nu poate beneficia de fonduri (donaii, sponsorizri) i nu poate desfura activiti de auto-finanare.

Pot primi un sediu pentru organizaie, de la Primria oraului? Teoretic da, ns nu v punei prea mari sperane. Nu exist o prevedere legal care s impun o asemenea obligaie autoritilor locale, ci doar recomandarea


18

"punerea la dispoziie, n funcie de posibiliti, a unor spaii pentru sedii, n condiiile legii". Pentru amnunte vedeti OG 26/2000 n Anexa 8 a ghidului. Dac ai reuit s facei rost de un astfel de sediu, n ce privete cuantumul chiriei, acesta rmne s fie decis de Consiliul Local.

Care este vrsta minim pentru nfiinarea unui ONG, pentru a face parte din comitetul de conducere al unui ONG sau pentru a fi membru ntr-un ONG?

Pentru calitatea de membru simplu, fondator sau membru n Consiliul Director se aplic prevederile generale ale dreptului civil. ntruct aderarea la o organizaie non-profit poate implica responsabilitatea juridic, civil, penal, este necesar existena capacitii de exerciiu a drepturilor civile, care apare o dat cu mplinirea vrstei de 14 ani. Aadar minorii sub 14 ani nu pot fi membri ntr-un ONG i nici fondatori de asociaii i fundaii; minorii ntre 14 i 18 ani pot fi membri simpli sau fondatori ai unor asociaii i fundaii numai cu acordul reprezentanilor lor legali (prini, tutore, etc.) care le dau acordul scris n acest sens. mplinirea vrstei de 18 ani atrage deplina capacitate de exerciiu i deci persoanele care au 18 ani mplinii i pot exercita liber drepturile privind fondarea unui ONG, dreptul la alegere (dreptul de vot) i dreptul de a fi ales. Interdicia exercitrii calitii de membru (simplu sau fondator) al unei asociaii/fundaii apare doar n cazul persoanelor peste 18 ani care nu sunt titulare de drepturi subiective i obligaii civile (au interdicie judectoreasc de exercitare a unor drepturi n urma unei condamnri definitive). n acelai timp, minorii nu pot fi alei n organe de conducere i control, nici numii n funcii n care ar avea putere de decizie i rspunderi materiale cu implicaii juridice, pentru c nu au capacitate deplin de exerciiu i, deci, fr acordul reprezentanilor legali nu pot semna, decide, etc. Eventual minorii de peste 16 ani ar putea avea funcii / roluri de rspundere comparabile cu cele ale unui salariat pentru c legislaia le recunoate de la 16 ani anumite drepturi de exerciiu n materie de ncheiere de contracte de munc i alte asemenea i, deci, prin asimilare, s-ar putea pune problema n mod similar i n ceea ce privete asocierea lor la o organizaie neguvernamental. (aid-ong.ro)

Ce este cenzorul? Este obligatorie numirea unui cenzor al unei organizaii non-profit?

Cenzorul controleaz din punct de vedere financiar activitatea oricrei persoane juridice. El nu poate ocupa nici o alt funcie n organizaie i nu poate ncheia acte de gestiune/contabile; deci, evident, cenzorul nu poate fi acelai cu contabilul organizaiei. Este obligatoriu s numii (i s menionai acest lucru n statut), un


19

cenzor doar dac organizaia are mai mult de 15 asociai. Dac numrul asociailor este mai mare de 100, trebuie numit o comisie de cenzori.

Este obligatoriu ca cenzorul s fie contabil sau economist? Numai dac asociaia are minim 100 membri unul din membrii comisiei de cenzori (vezi mai sus) trebuie s fie contabil autorizat sau expert contabil.

Cu ce frecven trebuie ntocmit raportul cenzorului? Raportul cenzorului este obligatoriu o dat pe an i trebuie ncheiat naintea depunerii bilanului anual.

Cenzorul trebuie obligatoriu s fie pltit pentru activitatea sa? Nu, poate s lucreze i benevol/ca voluntar.

Nu cunoatem nici un contabil, dar avem nevoie de unul. Contactai CECCAR (Corpul Experilor Contabili i Contabililor Autorizai din Romnia) - www.ceccar.ro, ncercai prin rubricile de mic publicitate sau, pur i simplu, cerei recomandarea altor organizaii.

Cum mi pltesc contabilul? n cazul n care i cenzorul trebuie pltit, cum se va face plata? Se vor ncheia convenii civile de prestri servicii; ntrebai-v contabilul, asta este treaba lui.

Doresc s realizez proiecte de sprijinire a societii civile; avem ideile, dar nu suntem membri n nici o organizaie pe care s o reprezentm. ntrebarea mea este ce nseamn un grup informal, cum se contituie el, care este reglementarea legal n acest domeniu i dac el poate fi format n cadrul unei faculti?

Grupul informal se numeste aa tocmai pentru c nu este alctuit pe baza unor reglementri stricte, legale, ci pe baza unor activiti i afiniti comune, printr-o nelegere verbal - i aici avei libertate deplin. Desigur c l putei forma i n facultate. ns, aa cum am scris i n ghidul nostru, sunt aciuni care nu se pot face dect ntr-un cadru instituional, aa c v recomandm s luai n considerare constituirea unui ONG.

Cum se face aderarea unor noi membri? Adeziunile unor noi membri i excluderea/retragerea altora trebuie nregistrate la judectorie prin act adiional la Statut sau Actul Constitutiv?


20

Pentru primirea de noi membri i retragerea calitii de membru se respect procedura prevzuta n Statut aceste chestiuni nu sunt supuse nici unei proceduri reglementate de lege. De obicei evidena asociailor (membrilor) se ine de ctre Consiliul Director ntr-un registru al asociailor, document intern, netipizat. Acesta nu face parte din statut, nu se comunic la Judectorie i nu se nregistreaz n Registrul Asociaiilor i Fundaiilor. Pe msur ce se nregistreaz adeziuni, retrageri sau excluderi, acestea se trec n registrul asociailor. Rostul acestui registru este ca n orice moment conducerea s cunoasc exact numrul de membri cu drept de vot n adunarea general.

Cum procedm dac dorim ca dintre membrii fondatori s fac parte i o persoan juridic?

Respectiva persoana juridic trebuie s in o Adunare general a asociailor care s decid aderarea la cealalt structur i totodat s desemneze o persoan fizic (asociat) care s o reprezinte n Adunarea general a noii structuri. Procedura este similar cu cea descris la nfiinarea federaiilor de organizaii neguvernamentale, vezi detalii n acest ghid.

Filialele unui ONG pot s nfiineze la rndul lor alte filiale?! Nu.

Am dori s tim dac ntre membrii fondatori pot figura ceteni strini sau ceteni romni cu domiciliul n strintate. n acest caz cum se procedeaz cu cazierul fiscal care trebuie prezentat la judectorie?

Da, pot. Ct privete cazierul, OG nr. 75/2001 privind organizarea i funcionarea cazierului fiscal. Cazierul Fiscal menioneaz, la art. 8, "(2) Persoanele fizice i juridice strine care nu sunt nregistrate fiscal n Romnia [...] nu au obligaia s prezinte certificatul de cazier fiscal, fiind suficient declaraia autentic pe propria rspundere a persoanei fizice sau a reprezentantului persoanei juridice, dup caz, din care s rezulte c nu au datorii fiscale. " Aceast declaraie trebuie s fie autentificat n ara unde are domiciliul asociatul. n ce privete cetenii strini cu domiciliul fiscal n Romnia, acestora li se aplic aceleai obligaii ca i cetenilor romni cu domiciliul n Romnia.


21

O asociaie sportiv poate participa n calitate de asociat la constituirea unui club sportiv (ambele sunt de fotbal)?

Dac amndou sunt organizaii fr scop patrimonial, ntrebarea mai corect ar fi fost dac o asociaie poate participa la fondarea alteia. Rspunsul este da, membrii asociai/fondatori pot fi persoane fizice sau juridice, fr restricii.

Reprezint un ONG nfiinat n urm cu mai muli ani de ctre un numr mare de asociai (aprox. 40) dintre care la ora actual mai este activ implicat doar unul dintre ei i anume preedintele de la data nfiinrii. Ceilali asociai fie nu mai sunt n ar, fie au decedat fie nu i mai intereseaz aceast asociaie, inutil s mai zic c nici nu s-au achitat cotizaiile. Din anul 2000 dl. preedinte a implicat o mn de tineri sufletiti, printre care m numar i eu, i care au realizat multe programe de succes. Momentan dorim s modificm statutul Asociaiei dar din Adunarea General veche nu mai este dect un singur asociat. Credei c vom avea probleme n modificarea statutului?

Conform art. 55 din OG 26/2000, (1) Asociaia se dizolv de drept prin: [...] b) realizarea sau, dup caz, imposibilitatea realizrii scopului pentru care a fost constituit, dac n termen de 3 luni de la constatarea unui astfel de fapt nu se produce schimbarea acestui scop; c) imposibilitatea constituirii adunrii generale sau a constituirii consiliului director n conformitate cu statutul asociaiei, dac aceast situaie dureaz mai mult de un an de la data la care, potrivit statutului, adunarea general sau, dup caz, consiliul director trebuia constituit; d) reducerea numrului de asociai sub limita fixat de lege, dac acesta nu a fost mplinit timp de 3 luni. Din ce ne-ai spus, nu putem deduce dac asociaia dvs. se ncadreaz PRACTIC n situaiile prevzute de lege (adic, inactivitate!); asta numai dvs. putei ti, ns dac s-a ajuns la starea de fapt n care organizaia n-a mai inut adunri generale de alegeri de pe vremea vechilor asociai nseamn c asociaia este, de drept, dizolvat. Pentru renfiinare trebuie mai nti s se constate de ctre instan aceast stare de fapt, dup care putei ncepe procedurile de renfiinare. O alt problem este (conform aceluiai paragraf de lege) c asociaia se dizolv de drept I prin reducerea numrului de asociai sub limita de 3; or, dac de la dvs. numai preedintele mai activeaz, nseamn c din nou suntem n faa unei dizolvri de drept.

Nu am neles clar dac membrii fondatori trebuie s depun fiecare sume egale, la constituirea patrimoniului iniial.

Ca i n cazul capitalului la societile comerciale, modul n care se mparte patrimoniul la ONG-uri rmne la latitudinea fondatorilor. Important este s se ajung la cuantumul minim legal pentru patrimoniu.


22

n Statut trebuie s folosim denumirile standard ale funciilor i forurilor de organizare ale asociaiei (e.g. vicepreedinte, Adunare General, Consiliu Director, secretar) sau le putem denumi noi n Statut dup cum dorim? Spre exemplu: n loc de denumirea "Consiliul Director" s menionm n Statut c denumirea uzat va fi "Administraia Editorial". i tot aa pentru unele funcii de conducere.

OG 26/2000 menioneaz la Cap. 3, Organizarea i funcionarea asociaiilor i a fundaiilor, Seciunea 1 - Organizarea i funcionarea asociaiei, art. 20, urmmtoarele: Organele asociaiei sunt: a) adunarea general; b) consiliul director; c) cenzorul sau, dup caz, comisia de cenzori. Aadar, trebuie s folosii denumirile consacrate, cel puin pentru organele asociaiei.

Cum alegem n actul constitutiv durata de funcionare a ONG-ului, Asociaiei, Fundaiei, etc.? Care sunt situaiile i circumstanele n care i pot incheia activitatea? Ce anume poate determina ncetarea activitii? Exist situaii cnd ONG-urile se pot auto-desfiina? Care sunt motivele sau factorii care conduc la aceast situaie?

Durata de funcionare poate fi nedeterminat sau determinat, cu precizarea perioadei de timp. Opiunea este la alegerea fondatorilor i trebuie menionat obligatoriu n actele constitutive, conform legii. Privind modalitile de ncetare a activitii (dizolvarea i lichidarea) acestea sunt descrise n Cap. 9 al OG 26/2000 privind asociaiile i fundaiile, disponibil pe saitul nostru. Vezi capitolul Legislaie util din prezentul Ghid.

Ai ntrebri? Nu le-ai gsit rspunsul aici? Ce mai atepi? Contacteaz-ne !

XVI. Lista anexelor

Anexele la acest ghid sunt puse la dispoziie separat, sub forma unor fiiere .doc sau .pdf, arhivate. Descrcai anexele de la www.altermedia.ro/docs/anexe.ghid.infiintare.asociatie.ong.rar Anexa 1. Formular-tip pentru Cerere pentru acordarea disponibilitii denumirii Anexa 2. Model de Contract de mprumut de folosin (Contract de comodat) Anexa 3. Model de Act constitutiv


23

Anexa 4. Model de Statut Anexa 5. Formular-tip pentru Cerere de nscriere n vederea dobndirii personalitii juridice Anexa 6. Formular-tip pentru Cerere de nscriere a modificrilor survenite n actele constitutive Anexa 7. Model de proces-verbal al edinei Adunrii Generale pentru aderarea la o Federaie Anexa 8. Ordonana de Guvern nr. 26/2000 cu privire la asociaii i fundaii, cu modificrile i completrile ulterioare

Ghid realizat de Asociaia "Altermedia" Adresa de coresponden: OP 1 - CP 705, Bucuresti

tel. 0722 190 685 | fax 031 815 27 80 [email protected] | www.altermedia.ro

V rugm s pstrai aceast caset n orice reproducere a prezentului material.

Date post:	14-Oct-2015
Category:	Documents
Upload:	m3ph
View:	27 times
Download:	0 times

Ghid Pasi Infiintare Asociatie Fundatie ONG Altermedia

Documents