II Utilizarea calculatoarelor

1

II.12 Mediul soft EXCEL, dedicat calculului tabelar

II.12.1 Prezentare generală (caiete şi file de calcul, celule, paginaţie etc) Excel face parte din pachetul Microsoft Office şi oferă utilizatorului, la deschidere, fereastra-interfaţă-mediu şi un dosar/caiet plasat într-o subfereastră separată (în engleză Book, aceasta – cu număr de ordine suplimenar - apărând şi în bara de titlu drept denumire internă, înainte de prima salvare) care conţine (de obicei 3 la număr) foi/file virtuale (în engleză Sheet, cu – de asemenea – nr. de ordine). Într-o sesiune de lucru pot fi deschise mai multe dosare/caiete, fiecare din acestea în câte o subfereastră separată, care poate fi manevrată cu cele 3 butoane clasice (Windows) plasate la dreapta barei de titlu proprii. Este prezentată – în figura E1 – o astfel de sesiune de lucru cu 2 subferestre Book deschise. Fereastra interfeţei-Excel este dotată cu meniu şi bare de butoane aferente comenzilor puse la dispoziţie. Cele „uzuale”, sunt aranjate similar cu cele „obişnuite” în pachetul Microsoft Office, multe din acestea având funcţii identice. Este vorba de cele clasice (explicate deja în capitolul II.11 din manualul [Luc07]) din meniurile de tip Edit, View, Insert, Format, Tools, Help referitoare (de data aceasta) la entităţi plasate în filele fiecărui fişier-Book, gestionat la rândul său prin meniul File. Extensia clasică, la salvare a acestor fişiere este „*.xls”. Meniul Window, gestionează subferestrele-fişier de tip Book.

Figura E1

Bar

a de

m

eniu

ri

Bar

a de

but

oane

stan

dard

Bara de butoane format

Bara de titlu a ferestrei mediului EXCEL

Barele de titlu a 2 subferestre-Book

Den

umire

-cel

ulă şi

că

suţa

de

edita

re E

xcel

Butoane-control rânduri şi coloane

Bar

a D

raw

a m

odul

ului

de

dese

nare

obi

ecte

gra

fice

Butoane-titlu iniţial pentru foile/filele de calcul Sheet

But

oane

-de

răsf

oire

a fi

lelo

r de

calc

ul,

nece

sare

dacă

exis

tă m

ai m

ulte

file

de

calc

ul

Bar

ele

de d

efila

re a

foii

Seet

1

Bara cu butoanele de protejare/securitate

Linii vizibile de departajare tabelară numai dacă se aplică funcţia Border

Utilizarea şi programarea calculatoarelor

2

Figura E2

Cele mai importante (din păcate, din lipsă de spaţiu, nu toate !!) comenzi specifice de calcul tabelar din meniurile „clasice” vor fi explicitate în continuare. Deasemenea cele din meniurile care conţin cele mai multe astfel de comenzi: Tools şi Data.

Doar una din filele caietului Excel poate fi activă! Denumirea filelor disponibile într-un caiet (iniţial „Sheetnr”) este vizibilă pe butoanele plasate în partea stânga-jos a subferestrei Book. Prin dublu click asupra oricăruia din butoane poate fi modificată – după dorinţă – denumirea filei. Prin clic-dreapta poate fi deschis un meniu contextual (figura E2) prin care pot fi efectuate mai multe operaţii asupra filei curente. Se pot adăuga, de aici, şi file noi în caiet. Prin tragerea butoanelor, se poate modifica ordinea filelor în dosar.

Observaţie Se reaminteşte faptul că dacă - după o poziţie de meniu – apar trei puncte, urmează cu siguranţă apariţia unei ferestre suplimentare prin care Excel-ul cere utilizatorului decizii suplimentare legate de operaţia în curs… Suprafaţa oricăreia din filele/Sheet-urile Excel este – în întregime – partajată în celule conţinute într-o structură tabelară, definite prin coloane nominalizate literal (A, B, C,…, Z, AA, BB, …, CC,…, …IV – în total 256) şi prin rânduri numerotate (1, 2, 3,…, 65.536). Se identifică prin şirul de caractere rezultat prin alăturarea nr. de coloană şi a nr. rândului (spre exemplu: B3 – celula referită în figura E1, sau A125, sau BB10 etc, aceştia fiind indentificatorii celulelor respective). Şirul de coloane şi rânduri poate fi selectat – prin simplu clic-mouse-stânga (cursorul luând forma de săgeată) asupra butoanelor de gestiune plasate pe orizontală/verticală – deasupra şi la stânga suprafeţei utile, în vederea aplicării unor operaţii ulterioare (inserare-ştergere-tăiere-copiere de noi rânduri/coloane). Funcţiile sunt accesibile din meniul Insert şi respectiv Edit sau din cel contextual, prin clic-dreapta mouse. Dimensiunile celulelor pot fi modificate după dorinţă, tot prin acţiunea mouse-ului asupra aceloraşi butoane-control (atunci când cursorul – plasat între două astfel de butoane - ia forma unei duble săgeţi orizontale/verticale cu un segment de delimitare). În suprafaţa activă a subferestrei-Book se vizualizează doar o parte a filei de calcul printr-un vizor, a cărui poziţie poate fi modificată cu ajutorul barelor de defilare plasate la colţul din dreapta-jos a subferestrei (figura E1). Suprafaţa vizorului poate fi diferit scalată, prin funcţia View/Zoom…, respectiv prin butonul corespunzător de pe bara standard Excel. Întotdeauna (cel puţin) una din celule este activă, indicarea acesteia realizându-se printr-un cadru îngroşat (în figura E1, celula B3 după cum s-a mai mentionat), de culoare neagră având – în colţul dreapta-jos – un buton al cărui rol este foarte important în sesiunile de lucru. Cursorul-mouse în mediul Excel are forma unei cruci bidimensionale. Pentru selecţia mai multor celule se poate folosi:

◊ tastatura: combinaţia <SHIFT > + <săgeţi_editare> extinde selecţia la celulele adiacente; pot fi utilizate şi alte taste de editare (<Home>, <Page_Up> şi <Page_Down>, caz în care extinderea este – corespunzător – mai mare); combinaţia <CTRL> + <SHIFT > + <săgeţi_editare> respectiv alte taste de editare o poate extinde la celule distanţate;

◊ mouse-ul: prin procedeul drag-and-drop, se selectează o zonă contiguă de celule; ◊ tastatura + mouse-ul: apăsarea iniţială a tastelor <SHIFT> respectiv <CTRL> urmată de clic-

simplu mouse extinde selecţia de la celula/lele selectate curent pînă la celula indicată, respectiv pe o zonă distanţată (ne-adiacentă) faţă de celula/lele deja selectate. Există posibilitatea de „comasare” (operaţia merge din – anticipând – submeniul Format/Cells.../Alignment, sau prin acţionarea butonului ←a→ de pe bara de formatare Excel) a două sau mai multe celule.

Utilizatorul poate înscrie informaţie, la editare, doar într-una (oricare!) din celulele unei file de calcul. Editarea propriu-zisă se efectuează de la tastatură, caracter cu caracter, direct, în celulă sau în căsuţa de editare specială din bara standard Excel. Validarea informaţiei dintr-o celulă se poate efectua:

II Utilizarea calculatoarelor

3

◊ din tastatură, cu tasta <ENTER>, dar şi cu tastele săgeţi; ◊ cu mouse-ul, prin clic-simplu pe butonul de bifare (asignare prin caracter de culoare verde)

de lângă căsuţa specială de editare; invers, cu butonul asignat cu „x” de culoare roşie, se anulează informaţia editată.

Important/Recapitulaţie

A. Celulele se pot identifica prin denumirea lor, care constă dintr-un şir rezultat prin alăturarea caracterului/elor literal/e corespunzătoare coloanei şi numărul rândului corespunzător celulei. Spre exemplu: D89, AB6, IV123 etc. Utilizatorul are o facilitate suplimentară de conferire a denumirii printr-un şir de caractere, pe bara căsuţei speciale, în stânga butoanelor de anulare/validare. De obicei denumirea corespunde mărimii conţinute în celula respectivă, dependent de aplicaţia aflată în lucru (spre exemplu, pot exista denumiri ca: nrBiţi, viteză, preţ, curs etc). Aceasta este utilă îndeosebi dacă se lucrează cu formulare. B. Conţinutul celulei curente nu este întotdeauna identic cu cel al căsuţei de editare specială. Anume, atunci când acest conţinut este rezultatul unei formule de calcul, în căsuţa specială este vizibilă formula propriu-zisă! C. Liniatura care delimitează iniţial toate celulele nu este vizibilă în documentul final sau fila imprimată final. Dacă se doreşte vizualizarea liniilor de departajare, atunci trebuie aplicată una din comenzile grupului Border asupra unei zone de celule selectate; în varianta standard de lucru operaţia se execută cu butoanele-border de pe bara de formatare. D. Două sau mai multe celule pot fi „comasate” cu ajutorul comenzii „merge”, aplicabile de obicei de la un buton aflat de asemenea pe bara de formatare. Informaţia este preluată din celula stânga-sus, dar există şi posibilitatea comasării informaţiilor. Se poate executa şi destructurarea unei celule în mai multe celule, numai dacă aceasta a rezultat în urma unei operaţii de tip merge (de comasare) anterioare. E. Suprafaţa celulelor poate fi „acoperită” cu diferite obiecte grafice. Cel mai des apar graficele rezultate în urma aplicării corecte a comenzii Insert/Chart asupra unei structuri tabelare corect selectate. Se mai pot plasa în fila de calcul:

◊ toate obiectele grafice din modulul de desenare Excel, de fapt acelaşi care există şi în procesorul Word; se gestionează prin aceeaşi bară Draw, beneficiind de toate operaţiile existente (rotiri, redispoziţii spaţiale, alinieri etc); se reaminteşte că obiectele grafice se dispun în straturi succesiv-suprapuse şi – dacă sunt mai multe - se grupează pentru a nu se destructura ansamblul reprezentat;

◊ imagini, alte obiecte şi funcţii-hyperlink (cu Insert/Picture|Object|Hyperlink).

II.12.2 Editarea (şi „umplerea”) celulelor cu informaţii „Umplerea” propriu-zisă a celulelor se poate efectua

Direct, prin editare de la tastatură; se validează prin apăsarea tastei <Enter>, sau uneori şi prin <tastele_editare>, de obicei cele „săgeată”;

Prin lipire (Edit/Paste, dacă anterior s-a activat una din funcţiile Edit/Cut|Copy în situaţia uneia sau a mai multor celule selectate în prealabil; acestea sunt evidenţiate prin vizualizarea unui „lănţişor” care persistă până la prima apăsare a uneia din tastele <Esc> sau <ENTER>);

Prin transfer de informaţie cu funcţia avansată Edit/Fill, caz în care informaţia celulei/zonei învecinate poate fi transferată la cele adiacente anterior selectate, ale aceleiaşi foi de calcul, prin Edit/Fill/Up|Down|Right|Left, sau – chiar! - în foile de calcul vecine, prin Edit/Fill/Across_WorkSheet; în acest din urmă caz, trebuie efectuată o selecţie a foilor de calcul în care se doreşte transferarea informaţiilor, foi din cadrul aceluiaşi caiet/Book, prin apăsarea tastei <Ctrl> urmată de clic-mouse-simplu asupra butoanelor foilor de selectat; acestea îşi schimbă coloratura, fiind clar diferenţiate de cele neselectate;

Utilizarea şi programarea calculatoarelor

4

De remarcat faptul că pot fi transferate serii de date (de diferite tipuri, aşa cum se poate observa în subfereastra prezentată în figura E1) corelat de-a lungul rândurilor, coloanelor sau celulelor selectate

Prin transfer de informaţie, care poate avea loc şi dacă se aplică procedeul de „tragere” (drag-and-drop mouse asupra uneia sau a mai multe celule selectate!):

cu copiere, în una sau mai multe celule, „tragerea” are loc asupra butonului dreapta-jos a cadrului de selecţie a celulei, cursorul de mouse luând forma uneicruci negre, obişnuite;

cu mutare în una/mai multe din celule, dacă „tragerea” are loc atunci când se activează cursorul-mouse sub forma unei cruci cu „săgeţi”; celula deasupra căreia se efectuează „drop-ul”, („=aruncarea”) este destinaţia finală a informaţiei finale;

Important Dacă – din neatenţie - au rămas selectate butoanele altor file/Sheet de calcul, toate operaţiile care se execută în fila curentă se transmit asupra celor selectate!! După ce au fost introduse informaţii în celule, Excel le memorează şi – la o următoare editare (dacă primele caractere sunt identice cu cele din şirul corespunzător datelor anterior editate) - le propune (pe culori inversate- similar cazului „selectare”) spre validare. Dacă acestea corespund intenţiei utilizatorului, se execută <Enter> şi toată informaţia propusa este validată. Dacă nu, trebuie executată:

operaţia de ştergere (cu <Delete> sau <Back space>) sau continuarea editării, caz în care şirul de caractere propus este şters automat.

Oricare şi oricâte celule dintr-o filă de calcul pot conţine informaţie. Informaţia dintr-o celulă sau dintr-o serie de celule poate fi ştearsă (cu <Delete>). Se poate suprascrie o celulă, caz în care datele anterioare se pierd. Pot fi modificate părţi din informaţie dacă se execută dublu-click mouse peste celulă sau peste căsuţa de editare Excel. Dacă cursorul nu este plasat în locul dorit, se mută cu tastele de editare şi se execută modificarea. Având în vedere că de celule sunt legate mai multe categorii de informaţii, prin Edit/Paste_special, utilizatorul poate opta asupra aceleia care va fi transferată prin porcedeul de lipire, aşa cum se va explica în subcapitolelel următoare, conform celor observabile în figura E6.

II.12.3 Tipuri de date, calcule şi formule în Excel

II.12.3.1 Prezentare generală Mediul Excel se utilizează în primul rând pentru efectuarea de calcule. Cele mai multe aplicaţii de acest gen sunt structurate în tabele, astfel că denumirea încetăţenită pentru medii soft de acest tip este „pentru calcul tabelar”. Înainte de a prezenta modalităţile de lucru, este necesară analiza tipurilor de date cu care Excel poate opera. Dependent de aceasta, rezultă posibilităţile de calcul efectiv. În exemplul din figura E1, apar date de tip numeric, date calendaristice, date de tip text. La editarea acestora nu s-au utilizat procedee diferite şi totuşi, Excel le-a identificat şi le-a prezentat diferenţiat: este vizibilă diferenţa de aliniere (pentru celule cu valori numerice aliniere implicit dreapta şi text aliniere implicit stânga). Nu întotdeauna însă identificarea implicită este corectă. Utilizatorul poate seta unul din cele 12 tipuri de dată posibile din subfereastra Number a ferestrei multiple Format/Cells (figura E3a). Dacă sunt necesare calcule, acestea pot fi efectuate doar cu date compatibile (spre exemplu, operaţii aritmetice pot fi aplicate doar asupra numerelor, operaţia de concatenare este aplicabilă textelor dar şi numerelor etc). Din cea de-a doua subfereastră: Alignment, poate fi setată (conform figurii E3b):

II Utilizarea calculatoarelor

5

◊ alinierea datelor (pe orizontală/verticală); ◊ orientarea datelor; ◊ dispunerea textelor pe două sau mai multe rânduri/celulă (se bifează Wrap text); ◊ dimensionarea automată a celulei (se bifează Schrink to fit) ca să „încapă” în câmpul vizibil

întreaga informaţie înscrisă; ◊ „comasarea” a două sau mai multe celule selectate în prealabil (se bifează Merge cells); ◊ direcţia textului (orizontală, verticală-în sus|în jos).

a) Figura E3 b) Evident sunt posibile şi operaţiile inverse celor care implică bifarea opţiunilor relevate. Din celelalte 4 subferestre ale submeniului Format/Cells poate fi setat/modificat aspectul informaţiei înscrise în celula/celulele indicate/selectate (font, fond, liniatură cu Border avansat), respectiv impuse restricţii legate de securitate.

II.12.3.2 Formatarea specială Prin formatare specială, pot fi evidenţiate celule al căror conţinut îndeplineşte o condiţie. Spre exemplu, pot fi colorate fondurile acelor celule la care valoarea înscrisă depăşeşte o anumită limită. Se poate observa în figura E4 modalitatea în care se setează o astfel de posibilitate prin submeniul Format/Conditional_Formatting…Odată activată fereastra pot fi setate mai multe condiţii (cu butonul Add>>) legate de valoarea înscrisă în celulă şi formatul corespunzator, prin activarea celei de-a doua subferestre: din nou, Format Cells… de unde s-a realizat colorarea fondului pentru valori ce depăşesc 2 milioane, situaţie vizibilă în figura E6! Se pot şterge (cu butonul Delete.. ) formatările speciale setate anterior.

II.12.3.3 Exemplu comentat În figura E4 (prezentată în continuare, şi la care se face referire mai sus) mai pot fi observate şi următoarele:

Tabelul selectatat a rezultat în urma completării cu date numerice a celui din partea superioară a foii de calcul exemplificate în figura E1; celula curentă (=de start a ariei selectate) este B3, valoare înscrisă fiind identică cu cea vizibilă deasupra foii, în căsuţa specială Excel;

Celulele A4, A5 şi A6 conţin un şir de caractere care se termină cu un număr incrementat pe parcursul coloanei; deci celulele pot fi editate automat prin tragere-mouse!

Exceptând capul de tabel şi coloana A, celelalte date din tabel sunt valori numerice, aliniate implicit de Excel la dreapta. O specificitate aparte poate fi observată la datele din şirul de celule C3÷C6: notaţia este cea ştiinţifică (=Scientific prin mantisă şi exponent, impusă prin categoria de dată conform subferestrei din figura E3a, activată prin Format/Cells…). Iată care este semnificaţia notaţiei din celula C3: 1.26E+04=1,26*104. Dacă după caracterul E ar

Utilizarea şi programarea calculatoarelor

6

fi urmat un număr nr negativ, acesta ar fi reprezentarea puterii negative, corespunzătoare factorului (=10-nr) de multiplicare al mantisei.

În rubricile-coloană suma şi media sunt setate formule, prin care se calculează valoarea

expresiilor corespunzătoare cu valorile celulelor corespunzătoare fiecărei perioade. Informaţii despre formule: în paragrafele imediat următoare!

II.12.3.4 Calcule şi formule În oricare celulă poate fi plasat rezultatul unei operaţii singulare, sau a unei serii de operaţii, dacă în celulă se editează o formulă. Procedeul se activează prin prezenţa caracterului „=” în celula propriu-zisă, urmată de editarea unei expresii. Expresia poate conţine termeni care provin din:

editare directă de la tastatură (în cazul operaţiilor aritmetice); aplicare a unor funcţii speciale, (prin meniul Insert/Function – caz în care caracterul „=”este

introdus automat, sau prin intermediul butoanelor specializate); de obicei acestea utilizează procedeul enunţat în continuare;

indicare a unor referinţe absolute sau relative a uneia sau a mai multor celule. Există mai multe categorii de funcţii, după cum se poate observa în subfereastra din figura E5. Se observă că primele poziţii ale butonului „pop-up” le evidenţiază pe cele mai recent utilizate, respectiv pe cele care conţin întreaga listă de funcţii, pe categorii/domenii de aplicare. Prezentarea funcţiilor mai deosebite (logice etc) va fi efectuată într-o altă lecţie. Prezenta lecţie se rezumă în a arăta utilizarea funcţiilor sumă (care poate fi setată şi cu butonul specializat de pe bara standard) şi medie din categoriile math&trig şi respectiv statistical, observabile în tabelul din figura de mai sus.

Figura E4

II Utilizarea calculatoarelor

7

Important Nu pot fi efectuate în expresii/formule nici un fel de operaţii cu date incompatibile! Validarea unei formule este identică cu cea pentru date obişnuite. Din momentul validării, informaţia înscrisă in celulă nu mai este identică cu cea din căsuţa specială Excel: în căsuţă este înscrisă formula de calcul, iar în celulă rezultatul acestuia. Iată unul din motivele pentru care în Excel există şi o funcţie avansată de lipire Edit/Paste_Special ale cărei posibilităţi sunt prezentate în figura E6. Se observă că pot fi efectuate la un moment dat (după ce – evident - s-a executat în prealabil Edit/Cut|Copy asupra unei zone selectate) acţiuni (individuale) care implică doar una din variantele evidenţiate. Se pot aplica succesiv mai multe astfel de acţiuni care pot fi de tip lipire simplă sau cu operaţii de tip aritmetic. În cadrul unei formule, pot exista termeni în care figurează informaţia dintr-o altă celulă, prezenţa acesteia fiind semnalată prin identificatorul ei. În procesul de editare, acesta poate fi înscris manual, de la tastatură, sau apare automat, prin „indicare” (clic-mose asupra celulei respective). În subferestrele de comandă care apar la activarea submeniurilor ce necesită decizii-utilizator, această operaţie poate fi executată direct, sau prin activarea butonului cu icon de reperezentare a unui tabel cu celule de culoare roşie (în dreapta căsuţei cu valoarea 2 milioane din figura E4). După indicare, se revine la starea normală a subferestrei. Poate fi indicată de asemenea o serie de celule, dacă se apasă în prealabil tasta <Shift>, caz în care identificatorii celulelor extreme din zonă sunt departajaţi de caracterul „:” (celule adiacente dintr-o arie continuă, compactă) sau tasta <Ctrl>, caz în care şirurile de caractere care desemnează celulele indicate sunt departajate prin caracterul „,” (celule disparate, care pot fi ne-adiacente). În exemplul din figura E7a, se evidenţiază lucrul cu formula-funcţie sumă; se observă că în celula F3 apare valoarea calculată, iar în căsuţa specială Excel, formula propriu-zisă, cu celulele indicate fără caracterul „$” (a se vedea mai jos explicaţia aferentă). Deci referinţa este relativă, iar prin tragere în jos pe coloană (se vede cruciuliţa neagră din colţul dreapta-jos al ultimei celule din zona peste care s-a efectuat tragerea), suma se va efectua succesiv şi corespunzător, pe fiecare rând în parte cu celulele corespunzătoare coloanelor! Şi în cazul celulelor care conţin expresii (formule) pot fi efectuate corecturi: se execută dublu-click în celulă sau în căsuţa de editare Excel. Dacă operaţia se execută deasupra unei referiri de celulă (asupra identificatorului său), referinţa poate fi schimbată prin indicarea altei celule (clic-simplu mouse). Apare automat identificatorul noii celule în formulă. Utilizatorul poate să verifice uşor corectitudinea unei formule dintr-o celulă activând una din funcţiile Tools/Formula Auditing, cu care se evidenţiază celulele dependente (în care participă cea

Figura E5 Figura E6

Utilizarea şi programarea calculatoarelor

8

în cauză) respectiv celulele „precedente” (de care depinde cea în cauză prin faptul că valorile acestora participă la calculul propriei valori). Dacă conţinutul uneia din celulele „precedente” se deteriorează (devine incompatibil cu operaţia la care participă) în celula care conţine expresia/formula respectivă apare semnalizarea unei referiri invalide. Referinţe relative şi absolute În cadrul unei formule, celula poate fi referită relativ sau absolut. Diferenţa formală se observă prin prezenţă sau absenţa caracterului „$” (înaintea coloanei sau/şi rândului de identificare a celulei respective). Dacă acest caracter figurează alături de identificatorul de rând/coloană, atunci referinţa rândului/coloanei este de tip absolut: entitatea respectivă nu se modifică la transferul prin procedeul de tragere („drag-and-drop”). Caracterul special poate fi editat individual, manual, de la tasta corespunzătoare sau prin aplicarea (succesivă) a tastei <F4>.

Se remarcă faptul că, în cazul în care se modifică structura celulelor dintr-o foaie de calcul (prin ştergere/adăugare de celulă/le, coloană/e sau rând/uri), celula referită într-o formulă rămâne aceeaşi, mediul Excel modificând-o („actualizând-o”) automat. Totodată identificatorul/denumirea ei formal/ă actualizată apare automat în formulă. Care este diferenţa functională dintre cele două tipuri de referinţe? În cazul referinţei relative (identificatorul apare fără nici un caracter „$” adiacent) dacă se aplică procedeul de tragere-mouse („drag and drop”) pentru transferul unei formule dintr-o celulă în alta, în termenii care conţin astfel de referinţe, se păstrează – în noua celulă în care se transmite formula - aceeaşi distanţă relativă faţă de celula referită ca şi în cazul celulei originale, de la care a început procesul de tragere. Relaţia/distanţa noii celule curente cu celulele referite în formula transferată rămâne aceeaşi cu a celulei de origine cu cele din formula originală. Este vorba de situaţia prezentată şi explicată din figura E7a). În cazul referinţei absolute, în formula transferată apar/e identificatorul aceloraşi/aceleiaşi celule/celulă ca şi în formula originală. Putem spune că denumirea coloanei sau/şi a rândului în identificator sunt „îngheţate”. Există 3 situaţii diferite în acest caz:

◊ „îngheţare” coloană („alunecă”= se modifică nr. rândului prin tragere),

a)

b)

Figura E7

II Utilizarea calculatoarelor

9

◊ „îngheţare” număr rând (caracterul de identificare al coloanei „alunecă” prin tragere) sau ◊ rămân „îngheţate” ambele caracteristici ale identificatorului.

Ultimul caz este exemplul prezentat în figura E7b, cazul celulei K31. Se observă în formula vizibilă în căsuţa specială Excel că la celula I28 apare referinţa absolută (sub forma $I$28), deoarece valoarea ei trebuie aplicată – prin tragere - tuturor celulelor, de la K32÷K37. Se observă de asemenea că prin tragere, indiferent de intinderea zonei indicate, celula de referinţă, de la care s-a pornit rămâne tot evidenţiată în cadrul zonei şi în plus formula conţinută rămâne vizibilă în căsuţa specială Excel.

II.12.4 Prelucrarea şi utilizarea aplicaţiilor Excel

II.12.4.1 Posibilităţi Utilizatorul are posibilitatea să prelucreze datele din filele Excel, dependent de cerinţele care se impun în context. Astfel, poate executa operaţii de:

căutare şi înlocuire (existente şi în procesorul Word prin submeniu Edit/Find|Raplace|GoTo);

sortare (cu Data/Sort…), în ordine ascendentă sau descendentă, după câmpurile corespunzătoare capului de tabel, sau dacă acesta nu este prezent, după una din coloanele tabelului; pot fi executate sortări după mai multe coloane succesiv;

filtrare prin mai multe procedee; cel mai interesant este cel care se aplică prin funcţia avansată Data/Filter/Autofilter, caz în care pentru o structură tabelară, se instalează pe câmpurile capului de tabel meniuri pop-up prin care se pot filtra datele din tabel – la cerere - după coloana selectată, corespunzătoare pop-up-ului.

alte funcţii avansate (subtotaluri, Pivot_Table, Scenarios, formulare etc, etc); se vor prezenta doar câteva din acestea;

creare de grafice; deoarece această operaţie poate fi percepută şi drept una de valorificare, prezentarea este inclusă în subcapitolul următor.

b)

a)

b)

Figura E8

Utilizarea şi programarea calculatoarelor

10

II.12.4.2 Autofiltrarea datelor În cazul funcţiei avansate Autofilter, se afişează datele tabelului care în coloana respectivă conţin date identice cu cele selectate în autofiltru. Se exemplifică în continuare succesiunea de lucru pentru tabelul achiziţiilor de cărţi completat suplimentar faţă de figura iniţială. Se instalează autofiltrul rezultând situaţia din figura E8a. Se observă în figura E8b modul în care apăsarea butonului de autofiltru instalat peste câmpul „Editura” evidenţiază în meniul pop-up toate datele distincte din coloana corespunzătoare, împreună cu opţiunile All (toate), Top 10 (primele 10 în ordine) şi Custom.. (personalizare la dorinţa utilizatorului). În plus, se oferă şi posibilitatea de sortare (ascendentă sau descendentă). La selectarea poziţiei „Teora” în acest meniu, rezultă o filtrare a datelor conform figurii E8c. Pot fi aplicate filtrări pe mai multe coloane succesiv, dacă operaţia are sens. Butoanele meniurilor selectate sunt evidenţiate prin culoare albastră, la starea normală, acestea fiind colorate în negru. De-selectarea butoanelor de autofiltru pentru revenire trebuie făcută în ordine inversă instalării pentru a evita situaţii confuze pentru utilizator.

II.12.4.3 Funcţia subtotal vizează posibilitatea de a calcula şi evidenţia subtotaluri în cadrul unei structuri tabelare. Se sortează mai întâi tabelul (ordinea nu este relevantă, dar în exemplul cu achiziţiile de cărţi s-a setat ordinea ascendentă). Pentru a nu se crea confuzii, se şterg totalurile vizualizate până acum. Se selectează tabelul (ascendent sortat după câmpul „Editura”) după care se activează submeniul Data/Subtotals… Prin acesta se impune ca după fiecare modificare a datelor dintr-o coloana specificată, să se calculeze (sub)totalul aferent unei alte coloane. În cazul nostru, la orice modificare a coloanei „Editura” s-a impus calculul a câte unui subtotal în coloanele referitoare la Valoare RONi şi Valoare Euro. Rezultatul este vizibil în figura E9, în care sunt afişate toate subtotalurile şi totalul general (Grand_Total cum specifică Excel-ul). Sunt vizualizate în partea stângă, în afara formatului filei de calcul, butoane pentru gestiunea ierarhică a subtotalurilor (substragere/expandare)..

Figura E9 Observaţie Dacă înainte de aplicarea funcţiei subtotal nu s-ar fi efectuat sortarea datelor din tabel după coloana editurilor, Excel-ul ar fi efectuat trei subtotaluri pentru Teora şi două pentru Rao (de fapt câte un subtotal pentru fiecare rând)…Deoarece logica de aplicare este clară: se parcurge coloana (în jos) şi la fiecare apariţie nouă faţă de celula anterioară, s-ar fi calculat suma acelor celule (precedente) care au înscrisă aceeaşi informaţie! După sortare, coloana nr.curent nu mai reflectă realitatea. Pentru evitarea unor operaţii suplimentare, este bine ca această coloană să nu fie inclusă în selecţia premergătoare tuturor setărilor începând de la autofiltru. Eliminarea funcţiei se poate efectua tot din subfereastra-meniu, aplicând butonul Remove.

II Utilizarea calculatoarelor

11

II.12.4.4 Facilităţi Excel oferă o facilitate utilă pentru cazul unor structuri tabelare foarte lungi, la care există – spre exemplu - câmpuri definitorii pentru datele din coloană (există cap de tabel). Astfel, se poate impune (din submeniul Window/Freeze_Panes) „îngheţarea” zonei (în acest caz, a rândului) care trebuie să rămână tot timpul vizibilă, chiar dacă se accesează datele situate sub pagina vizibilă iniţial (prin barele de defilare). Acelaşi procedeu poate fi aplicat şi zonelor situate/amplasate pe coloane, respectiv chiar şi combinaţiei dintre aceste două situaţii! O altă facilitate permite utilizatorului să evidenţieze doar acele informaţii/date care sunt utile la un moment dat. Pentru aceasta este nevoie să se „ascundă” cele care nu interesează sau nu sunt relevante. Este vorba de fapt de o funcţie de „mascare”. Aceasta se realizează cu submeniurile de tip Hide din meniurile Format/Row|Column. Operaţia este reversibilă cu ajutorul submeniurilor Unhide corespondente.

II.12.5 Valorificarea aplicaţiilor Excel este dependentă de contextul în care acţionează utilizatorul. Sunt relevate în continuare.

II.12.5.1 La prezentări Dacă este nevoie de o prezentare de tip „live”, (conferinţă etc), se pot transfera informaţiile din foile de calcul în medii de prezentare (Power Point, CorelDraw! etc) prin mijloacele disponibile în aceste medii, în ultimă instanţa şi prin mecanismul Edit/Cut|Copy|Paste.

II.12.5.2 Prin imprimare Dacă este nevoie de printare/imprimare pe suport hârtie, acest lucru se poate face direct, utilizând funcţia File/Print_Preview pentru pre-vizualizare. Din aceasta se pot seta marginile, antetul şi subsolul paginilor etc din subferestele activate, aşa cum se poate observa din figura E10. Dacă aplicaţia (sau o parte din aceasta: graficele, un tabel etc) trebuie integrată într-un document mai complex, se poate valorifica indirect prin transfer (de asemenea prin mecanismul Edit/Copy/Paste sau cu funcţia Insert/Object) într-un procesor de texte (Word din Microsoft Office) sau de publicaţii (Page Maker sau Adobe Indesign). După efectuarea tuturor operaţiilor de procesare, se recomandă transformarea în format „*.pdf”, cel mai stabil format pentru documentele destinate unei prezentări directe, în format electronic, sau (de asemenea) pentru imprimare pe suport hârtie. Important La imprimare, EXCEL ia implicit în considerare suprafaţa dreptunghiulară în care sunt cuprinse toate celulele care conţin informaţie şi toate obiectele plasate deasupra structurii celulelor şi le împarte în pagini, conform setărilor stabilite prin subfereastra activată prin meniul File/Page_Setup. Se pot pre-vizualiza paginile (delimitate printr-o linie albastră întreruptă) din meniul View/Page_Break_Preview respectiv prin funcţia dedicată File/Print_Preview. Odată activată una din cele două funcţii, revenirea la View/Normal evidenţiază partajarea paginilor suprafeţei filei de calcul prin linii punctate-întrerupte. De la situaţia implicit prezentată referitor la delimitarea paginilor, utilizatorul poate efectua modificări, prin mutarea limitelor lor (acţiune cu mouse-ul asupra liniilor întrerupte albastre); dacă suprafaţa este plină de informaţii acţiunea are sens dacă se execută în sus, (micşorând suprafaţa pre-setată a paginii de deasupra); în acest caz aceste linii albastre de delimitare devin îngroşate-continue! Suprafaţa de imprimat poate însă fi setată independent de conţinutul filei de calcul, dacă se aplică – pentru o arie selectată - funcţia File/Print_Area/Set_Print_Area. Aceasta este partajată la rândul ei în pagini conform cu setarea existentă! Se anulează cu funcţia alternativă File/Print_Area/Clear_Print_Area.

Utilizarea şi programarea calculatoarelor

12

II.12.5.3 Prin reprezentări grafice în Excel Graficele în Excel sunt obiecte care se plasează deasupra nivelului structurii unei file, astfel că acestea pot fi transferate individual spre prezentare sau imprimare, aşa cum este specificat mai sus. Dacă este necesară crearea unui grafic (se realizează prin activarea unui ghid wizzard/„vrăjitor” în 4 paşi, cu submeniul/funcţia Insert/Chart!!) mai întâi trebuie analizată compatibilitatea ansamblului de date cu unul sau mai multe tipuri posibile de reprezentări grafice care se aleg din prima fereastră de decizie-dialog apărută (figura E11a). Pentru exemplul tabelului aflat deasupra acesteia, se poate alege – în primul pas, din categoriile standard - dependenţa XY (Scater). Gestiunea acţiunilor „vrăjitorului”, se realizează cu butoanele de la subsolul ferestrei (vizibile în figură). După alegera tipului de grafic, se trece la pasul următor, prin apăsarea butonului <Next>. Din subfereastra Data Range se alege modalitatea de trasate a curbelor: pe coloane sau pe rânduri (figura E11b). Datele din tabel evidenţiază faptul că este raţională şi logică trasarea a câte unei curbe pentru fiecare coloană, care relevă evoluţia fluxului de date pe perioade diferite. Pasul trei (la care se ajunge prin apăsarea – din nou – a butonului <Next>) deschide o altă subfereastră (figura E11c) în care se pre-vizualizează graficul cu obiectele adiacente ajutătoare (legenda, titlul graficului, denumirea mărimilor axei X şi respectiv Y ş.a.). În subfereastra activă, Titles, se pot seta respectiv: titlul graficului, al valorilor „X” şi – lafel – „Y”. În pasul 4 (şi ultimul, conform ferestrei Place_Chart din figura E11d) se alege modul de plasare a obiectului grafic: într-o filă de calcul nouă sau în cea curentă. În figuraE11e este reprezentat graficul creat pe baza tabelului selectat.

Figura E10

II Utilizarea calculatoarelor

13

a) b)

c) d)

e) Figura E11 f)

Flux date (selectate 5 randuri in tabel)

-500000

0

500000

1000000

1500000

2000000

2500000

3000000

0 1 2 3 4 5 6

Perioade

fkux

dat

e [k

b]

Series1Series2Series3Series4

Flux date(selectate 4 randuri din tabel)

-500000

0

500000

1000000

1500000

2000000

2500000

3000000

0 1 2 3 4 5

Perioade

Flux

[kb]

Series1Series2Series3Series4

Utilizarea şi programarea calculatoarelor

14

a) Figura E12 b) Posibilităţi de corecţie Se vede în figurile E11, a, c şi d, că au fost selectate iniţial, în total, 5 rânduri (inclusiv capul de tabel, cel cu componentele 1,2,3). Apare în acest caz un prim punct irelevant în grafic (marcat pe abscisă cu nr.1). Acesta poate fi eliminat prin repetarea întregului procedeu pentru doar 4 rânduri selectate în tabel (corespunzăoare celor 4 perioade), obţinându-se graficul din figura E11f. Din oricare pas al „vrăjitorului”se poate reveni la cel anterior, dacă se apasă butonul <Back> Atunci când acesta este activat („enable”). Curba corespunzătoare seriei a II-a de date are ecartul semnificativ mai mare decât celelalte. Astfel doar valorile caracteristice de pe aceasta pot fi observate, celelalte curbe fiind practic aplatizate. Pentru remedierea situaţiei se activează (prin clic-dublu-mouse asupra valorilor afişate ale ordonatei Y din stânga graficului propriu-zis) funcţia Format Axis, cu mai multe subferestre-funcţii de modificare a unor parametrii-setări ale graficului (vizibile în figura E12a). În subfereastra Scale este necesară bifarea opţiunii Logarithmic Scale, după care, prin apăsarea butonului <OK> este creat graficul din figura E12b. Alurile tuturor curbelor permit de data aceasta citirea valorilor pe toate cele 4 curbe care relevă fluxul de date de la cele 4 componente de-a lungul celor 4 perioade monitorizate. Odată creat un grafic, selectarea acestuia (clic-simplu mouse) are drept urmare apariţia unui meniu suplimentar, Chart, cu ajutorul căruia pot fi efectuate modificări asupra tuturor elementelor şi obiectelor componente ale graficului curent!.Inclusiv adăugări de date din celule nou-indicate din fila de calcul!

Flux date (selectate 4 randuri in tabel si scala logaritmica)

1

10

100

1000

10000

100000

1000000

10000000

0 1 2 3 4 5

Perioade

Flux

[kb]

Series1Series2Series3Series4