ghid comunicare MANAGERIALA

7/30/2019 ghid comunicare MANAGERIALA

http://slidepdf.com/reader/full/ghid-comunicare-manageriala 1/13

Impactul comunicării

manageriale asupracreşterii productivit ăţ ii muncii

Ghid de comunicare

Chişinău, 2012



Creşterea productivităţii muncii este un fenomen complex, care nu poate fi epuizat într-unsingur studiu. Comunicarea interpersonală este în puţine situaţii, sau chiar deloc, privită ca un

factor cu implicaţii directe în creşterea sau diminuarea productivităţii muncii într-o organizaţie.Modul în care comunicăm cu cei din jurul nostru în activitatea profesională, dar nu numai, îşi pune amprenta asupra rezultatelor obţinute. De calitatea comunicării manageriale depinde modulîn care se foloseşte resursa umană şi în particular productivitatea muncii obţinută de aceasta.Fiecare individ are un anumit stil de comunicare format în urma educaţiei, deprinderilor,convingerilor şi scopurilor personale. Acesta nu asigură întotdeauna o comunicare eficace şieficientă.

Apreciem că este necesar ca managerii să urmărească la subordonaţi, dar şi la propria persoană, schimbarea de atitudine faţă de „ştiinta comunicării” prin conştientizarea efectelor pozitive şi negative ale propriului stil de comunicare şi prin sensibilizarea faţă de necesitatea

dobândirii unor abilităţi de comunicare. Managerul competent nu trebuie să comunice laîntâmplare şi după bunul plac, ci conform unor strategii şi stiluri de comunicare care să sprijineimplementarea strategiei organizaţionale. Stilurile de comunicare folosite de manageri genereazăclimatul de comunicare specific organizaţiei, iar de acest climat depind performanţa şi

productivitatea acestuia.Pornind de la implicaţiile pe care comunicarea managerială le poate avea asupra

productivităţii muncii, atât la nivelul organizaţiei, cât şi la nivelul relaţiilor dintre angajaţi, ne propunem în prezentul ghid să prezentăm cîteva recomandări de comunicare managerialăeficientă în vederea creşterii productivităţii muncii.



Corelaţia comunicare - productivitatea muncii

Creşterea productivităţii muncii este un fenomen complex, care nu poate fi epuizat într-un singur studiu, iar importanta factorilor de crestere a productivitatii muncii nu este nici permanenta sinici uniforma. Ea difera, pe factori şi etape de dezvoltare în fiecare ramură şi între ramuri.Deosebirea este determinată de strategia fiecarei întreprinderi în contextul relatiilor sale pe piatainternă şi cea externă. Totuşi comunicarea interpersonală este în puţine situaţii, sau chiar deloc,

privită ca un factor cu implicaţii directe în creşterea sau diminuarea productivităţii muncii într-oorganizaţie. Am putea spune că sensul de derulare a corelaţiei comunicare-productivitate semanifestă cu intensitate maximă, efecte rapide, evidente, uneori comensurabile şi poate fiinterpretat astfel: creşterea productivităţii muncii poate determina schimbări în aplicarea stilurilor de comunicare (creşte volumul de muncă al angajaţilor, scade numărul de personal, managerultrebuind să comunice un volum mai mare de informaţii unui număr de personal mai redus, ceea

ce determină apelarea la stiluri de comunicare care să poată satisface necesitatea de comunicareîn astfel de condiţii de tipul convingere şi rezolvare problemă).



Comunicarea managerială - conţinut, context, relaţie

Comunicarea este un proces de transmitere a informatiilor, sub forma mesajelor simbolice,

între doua sau mai multe persoane, unele cu statut de emitator, altele cu statut de receptor, prinintermediul unor canale specifice. Acest proces este considerat de autorii citati ca element de

baza pentru îndeplinirea functiei managementului de coordonare.În acelasi context, se apreciaza ca un manager afecteaza aproximativ 80% din timpul de

lucru pentru a comunica, prin rolurile ce le îndeplineste în cadrul firmei:1) un rol interpersonal (simbol, lider, agent de legatura);2) un rol informational (observator activ, difuzor, purtator de cuvânt);3) un rol decizional (întreprinzator; regulator, repartitor de resurse, negociator).

Pornind de la modelul clasic de comunicare al lui Wiener, distingem urmatoarele elemente

principale implicate in procesul de comunicare: Emitatorul, Codificare, Mesajul, Canalul decomunicare, Decodarea, Receptorul, Feedback-ul. In realitate insa, actul intercomunicarii umaneeste de o mare complexitate si de o infinita nuantare, fapt ce necesita cel putin cateva clarificari.

Emiţătorul - reprezinta un individ, un grup sau o institutie care poseda o informatie mai binestructurata decat receptorul. Unii autori fac insa distinctie intre “sursa” emitatoare, persoana careconcepe mesajul si “emitator”, cea care este desemnata sa-l transmita. Receptorul este, la randul sau, un individ, un grup sau o institutie carora :- le este adresat mesajul sau intra in posesia lui in mod intamplator,- primesc mesajul intr-un mod constient sau subliminal.



Este important de retinut faptul ca receptia mesajului este direct legat de posibilitatile sicapacitatile perceptive ale Receptorului, de integritatea si buna functionare a organelor de simt,

precum si pe capacitatile proprii de prelucrare a informatiei. O buna comunicare este centrata inspecial pe cel care primeste mesajul. Saundra Hybels si Richard L. Weaver opereaza grafictraseul mesajului in mintea ascultatorului, conform figurii urmatoare:

Traseul pe care-l parcurge mesajul in mintea receptorului (O. Panisoara - adaptare dupa Saundra Hybels si Richard L. Weaver)



K.Davis are câteva sfaturi pentru receptor: 5. sa comunici neverbal cu el pentru a-l încuraja1. sa nu vorbesti în acelasi timp cu emitentul 6. sa fii linistit2. sa-i creezi relaxare acestuia 7. sa-ti pastrezi calmul3. sa-i arati ca doresti sa-l asculti 8. sa nu critici4. sa nu te distrezi în timp ce vorbeste 9. sa pui întrebari

Mesajul. Elaborarea mesajului, presupune anumite calitati personale ale celui care il genereaza, precum si un complex de informatii obiective, valori si judecati de valoare legate de informatii,legate de propria persoana, trairi personale, sentimente, atitudini, etc.

În situatia in care aceste mesaje sunt transmise pe diferite canale, trebuie luati de asemeneain considerare si factorii perturbatori, care pot interveni la nivelul oricarei verigi din procesul decomunicare, pornind de la elaborarea mesajelor, pana la intelegerea si interpretarea lor.

E de menţionat faptul că în comunicarea managerială:

Pentru ca o informatie sa aiba valoare, ea trebuie sa fie:§ relevanta; § prezentata clar;

§ exacta; § actuala.

Atunci cand doriti sa conduceti sau sa faceti parte dintr-o echipa eficienta, nu uitati sa folositi ori decate ori aveti ocazia cele mai importante cuvinte:



Climatul de comunicare organizaţională

Atmosfera sau conditiile in care se realizeaza schimbul de informatii, idei si sentimente intr-oorganizatie reprezinta climatul de comunicare. Stilul managerial predominant in organizatie sicultura organizationala constituie factori majori in determinarea tipului de climat de comunicare.

Un climat de comunicare organizational deschis si cooperant poate fi caracterizat prin urmatoareleaspecte:

· orientare catre solutii;· comunicare echitabila, indiferent de rol sau statut;· critici deschise si sincere;· accent pe empatie si intelegere;· indulgenta in acceptarea unor erori inevitabile, intre anumite limite, care se pot evita in viitor;· asigurarea de feedback constructiv.

Într-o asemenea organizatie angajatii simt ca li se acorda incredere, membrii unei echipe inteleg caau teluri comune, oamenii percep intr-o si mai mare masura importanta si valoarea rolului pe care ilindeplinesc.

Un climat de comunicare organizational inchis se caracterizeaza prin urmatoarele aspecte:

· emiterea de judecati de valoare;· comunicare impersonala, fara preocupare pentru ceilalti;· tendinte de superioritate pentru a scoate in evidenta diferentele de statut;· dogmatism, adica neacceptarea si altor puncte de vedere sau a solutiilor de compromis;· control exagerat, pretinzandu-le oamenilor sa adopte anumite comportamente.

Eficacitatea in comunicarea manageriala incepe sa se degradeze, astfel incat interactiunile dintreindivizi ajung minime, anumite subiecte nu sunt niciodata discutate, iar agresiunile verbale devin tot

mai frecvente. Comunicarea este concentrata mai degraba asupra relatiilor decatasupra obiectivelor.



"Ucigasii" comunicarii

AMENINTARIProduc teama,supunere, resentiment,ostilitate

Daca nu esti în stare sa ajungi la timp la serviciu, am putea sa te

concediem.

Fa asa, daca nu.

A DA ORDINEFolosirea puteriiasupra altuia

Sa te prezinti imediat în biroul meu! .pentru ca asa spun eu!

CRITICA Nu muncesti destul.

Te lamentezi tot timpul.

INSULTA"Infierarea"

Numai un idiot ar putea spune asta.

Ce poti astepta de la un birocrat?

DIRIJAREA"trebuie sa.""nu trebuie sa."

Ar trebui sa fii mai constient.

Trebuie sa te descurci.

N-ar trebuie sa fii asa de furios.

TAINUIREAINFORMATIILOR CHEIE

Iti va placea planul asta (fara a-i spune cât de mult va fi el implicat).

INTEROGAREA De ce ai întârziat?

Ce faci, la ce lucrezi?

LAUDA ÎN SCOPULMANIPULĂRII

Esti atât de talentat în redactarea rapoartelor, nu îl faci si pe al meu?

DIAGNOSTICAREA

MOTIVELOR SAUCAUZELOR

Esti foarte posesiv.

Intotdeauna ai avut probleme cu gestiunea timpului

SFAT NECERUT

Persoana nu vrea decâtsa fie ascultata

Daca ti-ai fi consolidat pozitia, n-ai fi ajuns în situatia asta.

PERSUASIUNE PRINAPEL LA LOGICA

Nu exista nici un motiv de îngrijorare, totul este foarte normal.

SCHIMBAREASUBIECTULUI E interesant ceea ce spui.am vazut aseara un film nostim"



PUNEREA IN PRIMPLAN A PROPRIEIPERSOANE

-Am avut un accident.

-Sa ma fi vazut pe mine, raspunde interlocutorul.

REFUZUL DE AACCEPTAPROBLEMA

Nu avem ce discuta. Eu nu vad nici o problema aici.

INCURAJAREA PRINNEGAREAEXISTENTEIPROBLEMEI

Nu fi nervos Nu te teme, va merge.

Vei fi bine.

Arati splendid.

Comunicarea interpersonală

Comunicarea interpersonala este cea mai complexa forma de comunicare manageriala. Ea este, prin excelenta, o relatie de comunicare cu doi parteneri individuali, aflati fata-n fata. Ei sunt, inacelasi timp emitatori si receptori, fie ca este vorba de forma orala, scrisa sau prin alte mijloace decomunicare. A comunica interpersonal in cadrul unei organizatii inseamna a sta de vorba cuoamenii, a le transmite idei, sentimente, sfaturi, recomandari, uneori atentionari, dojene, dar si a-iasculta, sub toate aceste aspecte, inclusiv cele neplacute. Samuel C. Certo formuleaza zece principiiale eficientei in comunicarea interpersonala:

1. Încercati sa va clarificati ideile inainte de a comunica.2. Examinati scopul adevarat al fiecarei comunicari.3. Luati in considerare ansamblul aspectelor fizice si umane atunci cand comunicati.4. Consultati-va cu altii, atunci cand este cazul, pentru planificarea comunicarii.5. Fiti atenti, atunci cind comunicati, la nuante si nu numai la continutul de baza al comunicarii

dumneavoastra.6. Beneficiati de ocazia, atunci cand se iveste, de a transmite destinatarului ceva care sa-l ajute

sau de valoare.7. Urmariti efectul comunicarii.8. Comunicati atat pentru ziua de maine, cat si pentru prezent.9. Asigurati-va ca actiunile dumneavoastra sprijina comunicarea.10. Incercati nu numai sa fiti inteles, dar si sa intelegeti. Fiti o persoana care stie sa asculte.

În legatura cu capacitatea managerilor da a asculta, acelasi autor formuleaza zece principii pentru a fi un bun ascultator:1. Incetati sa mai vorbiti.2. Usurati sarcina celui care vorbeste.3. Aratati-i celui care vorbeste ca vreti sa-l ascultati.4. Nu faceti lucruri care va distrag atentia.5. Identificati-va cu vorbitorul.

6. Fiti rabdator.7. Controlati-va temperamentul.



8. Lasati-o mai usor cu argumentele si criticile.9. Puneti intrebari.10. Incetati sa mai vorbiti.

Repetarea, în final, a primului principiu nu este o greseala de redactare ci o exigenta a autorului,care precizeaza faptul ca acesta este “primul si ultimul principiu”, adica principiul fundamental

pentru a fi un bun ascultator.

Generalizări

Pentru a asigura realizarea performantă a sarcinilor de către subordonaţi, este necesar ca managerii

să aibă în vedere următoarele aspecte:

• practicarea unui stil de comunicare de tip „informare-dirijare” prin formularea unor mesaje

clare şi concise, care să conţină toate detaliile necesare realizării unei sarcini;

•

motivarea prin argumente solide a necesităţii realizării sarcinilor de muncă la timp şi decalitate;

• adaptarea mesajului la subordonat, observând limbajul nonverbal al acestuia;

• stabilirea de termene pentru finalizarea sarcinilor; în acest mod subordonatul va trebui să-şi

gestioneze timpul şi să presteze o muncă de calitate;

• transmiterea în timp adecvat de informaţii, cunoştinţe şi aptitudini către subordonaţi;

• analizarea obiectivelor individuale şi sarcinilor concrete ale subordonaţilor pentru a verifica

dacă pot fi atinse şi sunt motivate;• informarea regulată a subordonaţilor asupra dinamicii productivităţii muncii;

• adresarea de întrebări şi încurajarea subordonaţilor în a pune întrebări, deoarece numai aşa

se poate afla ce probleme există;

• realizarea de feedback de către manager pentru a se asigura că subordonaţii au înţeles corect

mesajul;

• folosirea în formularea mesajului a pronumelui „noi”, şi nu a pronumelui „eu”, adoptându-

se un stil de comunicare de tip „rezolvare problemă”;• asigurarea de canale de comunicare între subordonaţi şi între aceştia şi departamentele

organizaţiei;

• practicarea politicii „uşilor deschise” pentru a oferi posibilitatea subordonaţilor de a se

adresa operativ managerilor când este necesar acest lucru;

• motivarea subordonaţilor prin comunicare managerială; în acest sens, să nu le spună acestora

exact ce să facă ei, să le comunice care sunt cerinţele în situaţia dată şi să-i solicite să găsească

soluţia optimă de rezolvare;



• ascultarea până la capăt a ideilor şi opiniilor subordonaţilor, chiar dacă nu sunt de acord cu

aceştia; managerul trebuie să fie conştient că „a şti să asculţi este un instrument managerial activ şi

pozitiv”;

• evaluarea periodică a performanţelor subordonaţilor prin discuţii periodice cu aceştia; este

de dorit ca subordonatul să fie lăudat dacă rezultatele obţinute o cer sau să fie criticat dacă există

greşeli şi nerealizări. Evaluarea trebuie făcută obiectiv şi la intervale scurte de timp. Angajaţii vor fimai motivaţi şi mai disciplinaţi dacă ştiu că le sunt apreciate realizările.

Când sunt transmise instrucţiuni şi decizii, managerul operaţional trebuie să aibă în vedere

următoarele aspecte:

• comunicarea instrucţiunilor şi deciziilor să se facă direct de şef, şi nu prin intermediari;

• formularea mesajului să fie clară, precisă, inteligibilă, uşor de înţeles şi să nu lase loc de interpretări;

•

decizia/instrucţiunile comunicate să nu vină în contradicţie cu alte decizii/instrucţiuni luate anterior pentru aceeaşi problemă;

• realizarea de feedback pentru a verifica înţelegerea corectă a mesajului;

• încurajarea subordonaţilor de a avea şi a-şi exprima diferenţe de opinii pe tot parcursul comunicării

şi dacă este cazul construirea pe ideile interlocutorilor dacă acestea sunt bune;

• comunicarea respectului şi încrederii în propriile forţe ale subordonaţilor;

• convingerea subordonaţilor de către manageri, fără a se apela la autoritate;

• crearea de către manager, prin comunicare, a unui mediu de încredere şi calitate a muncii prestate.În timpul controlului activităţii subordonaţilor, recomandăm managerului să aibă în vedere

următoarele aspecte:

• efectuarea controlului individualizat, ţinând seama de personalitatea celui controlat, de

poziţia şi funcţia pe care le are;

• controlarea fiecărei activităţi separat;

• efectuarea controlului obiectiv şi fără idei preconcepute;

• finalizarea controlului are aprecieri pozitive sau negative, după caz. Critica este comunicaredelicată, motiv pentru care managerul trebuie să pregătească cu atenţie un asemenea mesaj. Acesta

poate fi formulat şi în termeni pozitivi şi constructivi, iar concluziile să fie concretizate în căi de

îmbunătăţire profesională a interlocutorului;

• abordarea proactivă de către manager a problemelor pe care le identifică pe parcursul

controlului;

• se vor discuta problemele şi nu persoanele;

• ascultarea activă a opiniilor subordonaţilor controlaţi;



• în timpul exercitării controlului, managerul trebuie să adreseze o serie de întrebări pentru a

verifica dacă:

− sarcinile repartizate au fost bine înţelese şi interpretate;

− activitatea subordonatului se desfăşoară conform standardelor de performanţă şi normelor

stabilite;

− s-a făcut risipă de resurse şi cum poate fi aceasta eliminată;

− au fost evaluate corect capacităţile şi posibilităţile subordonaţilor.

• descoperirea de către manager a nevoilor subordonaţilor şi în funcţie de acestea să se

stabilească pentru fiecare căile de motivare pentru a realiza creşteri ale productivităţii muncii;

• soluţionarea conflictelor de muncă, utilizând strategii de tipul „câştig-câştig”.

Concluzionând, se pot afirma următoarele principii de comunicare managerială orientate spre

creşterea productivităţii muncii:

• regulile de bază ale comunicării interumane se aplică în comunicarea managerială la fel, fiind

recomandat să avem în vedere: ascultarea activă, realizarea de feedback, tehnica adresării

întrebărilor;

• formularea mesajelor clar, concis, pe înţelesul interlocutorului, ţinând cont de personalitatea şi

pregătirea acestuia;

• încurajarea subordonaţilor de a avea şi de a-şi exprima idei şi opinii proprii;

• practicarea unei comunicări empatice şi asertive asigură o comunicare managerială eficientă;

• comunicare transparentă care să informeze continuu angajaţii asupra schimbărilor din cadrul

organizaţiei, să explice şi să motiveze decizia managementului, să ofere argumente raţionale, să

evite stările tensionate;

• informarea corectă, concretizată în transparenţă în comunicare, folosirea numai de informaţii

corecte, circulaţia operativă a informaţiilor, eliminarea redundanţei de date şi informaţii;

• stabilirea unui mecanism de comunicare adecvat (în sus, în jos şi pe orizontală pe canalele de

comunicare);

• instruirea angajaţilor în domeniul comunicării interumane.



Date post:	14-Apr-2018
Category:	Documents
Upload:	irinag
View:	237 times
Download:	0 times

ghid comunicare MANAGERIALA

Documents