1
Manual pentru folosire - foi de parcurs – Abacus
1. Alocare de drepturi pentru accesare: Abacus-Administrare
2. Nomenclatoare masini
Automobilele se vor defini in Administrare nomenclatoare/Nomenclatoare, Agenti & Auto & Tip fact. &
Centre cost (portiunea colorata in galben din imaginea urmatoare):
2
Informatiile colorate cu galben sunt cele relevante in legatura cu fiecare automobil pe care puteti sa il
gestionati in Abacus.
Pentru fiecare masina puteti sa operati informatii care sa ajute la gestionarea capacitatii de transport a marfii
(greutatea maxima admisa, volumul maxim admis) dar si informatiile pe baza carora se va calcula consumul
in functie de distantele parcurse (consumul urban si cel extraurban).
De asemenea, pentru fiecare automobil veti putea sa gestionati fisierele scanate (de ex. talon, asigurari etc.)
in mai multe formate: PDF,PNA,JPG,DOC,DOCX,XLS,XLSX.
3. Operare foi de parcurs (Abacus Operare)
Unde le veti gasi in meniu:
Prezentarea ecranului de lucru:
a. In partea stanga a ecranului veti gasi parametrii de lucru (luna, ziua, masina si soferul). Acesti
parametri vor fi selectati inainte de a adauga o foaie de parcurs.
3
4
b. Descrierea ecranului pentru operare/emitere rapoarte:
Modul de operare
- Se adauga o foaie de parcurs noua. In marginea din stanga a ferestrei selectati ziua, masina si soferul,
apoi apasati pe butonul (+) din zona (1) din imagine. Daca foaia exista deja, atunci o selectati din zona
(2) si continuati editarea ei. Este important sa operati documentele cronologic deoarece numarul se
incrementeaza automat, cantitatea de combustibil disponibila in rezervor se pastreaza de la ultima
foaie de parcurs a masinii si consumurile normate de mostenesc de asemenea. Bineinteles ca le
puteti modifica in cadrul documentului, dar operand cronologic scapati de anumite griji!
- Se opereaza combustibil existent in rezervor, kilometrajul plecare si consumul normat daca acesta
nu a mai fost operat - zona (3). Pentru combustibilul consumat aveti 2 optiuni:
a. Sa operati consumul manual (activati optiunea „fara calcul automat”);
b. Sa lasati neactivata optiunea „fara calcul automat”.
- Se opereaza eventualele bonuri de combustibil aduse de sofer, folosind butoanele din zona (4),
urmate apoi de o completare a datelor in tabelul (5). In cazul in care ati operat deja bonul de consum
in contabilitate, aceasta functie va cauta bonul si daca acesta este gasit, atunci datele se vor completa
automat.
- Se opereaza datele efective ale deplasarilor efectuate in tabelul (7). Fiecare linie adaugata devine
parte dintr-o lista de deplasari pe care le puteti folosi ulterior fara sa mai fie nevoie sa le scrieti de la
tastatura. Butoanele din zona (6) se vor folosi pentru adaugare linii noi in tabel (+), respectiv pentru
stergerea de linii din tabel (-).
In toate cazurile, va trebui sa verificati continuitatea deplasarilor, atat din punct de vedere al orelor
cat si al kilometrajului.
In partea de jos, zona (8), veti gasi cele 4 rapoarte. Acestea se vor selecta, apoi se va apasa pe butonul cu
imprimanta:
5
Foile de parcurs arata in felul urmator:
6
Fisa pentru activitati zilnice:
Raportul pentru consumuri:
Acesta poate fi grupat pe automobile, asa cum este cel din imagine, sau poate fi grupat pe furnizor (daca
folositi optiunea).
7
Raportul verificare alimentari se refera la corelarea bonurilor de benzina operate in contabilitate cu bonurile
de benzina din foile de parcurs. Practic aveti la dispozitie acum o dubla verificare pentru acest tip de
document. Operatiunea de verificare a celor doua liste este implicita si cele doua liste apar bifate sau nu, in
functie de situatie.
La final, o foaie de parcurs zilnica poate sa arate astfel:
