+ All Categories
Home > Documents > Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

Date post: 05-Jul-2015
Category:
Upload: mir-cea
View: 480 times
Download: 1 times
Share this document with a friend
56
Excel 2003 Modulul 3 DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII 2009
Transcript
Page 1: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

Excel 2003

Modulul 3

DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

2009

Page 2: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

Bibliografie:Excel 2000 – Nicoleta DOICHIŢĂ – specialist instruire-dezvoltare, Divizia de Instruire şi Dezvoltare, 2000

Actualizare:Mai 2009

Georgeta Peştean – specialist senior abilităţi - Departament Instruire şi Managementul Cunoaşterii

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 2

Page 3: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

CUPRINS1. UTILIZAREA PROGRAMULUI EXCEL PENTRU BAZELE DE..............................................6DATE........................................................................................................................................................6

1.1. Cum să ne organizăm o listă?......................................................................................................61.2. Ce trebuie să ştim despre configurarea unei liste?....................................................................71.3. Greşeli care trebuie evitate..........................................................................................................71.4. Cel mai simplu mod de a crea o listă!.........................................................................................81.5. Căutarea înregistrărilor cu ajutorul formularului de date.......................................................91.6. Cum se editează o înregistrare?...................................................................................................91.7. Adăugarea unei înregistrări în mijlocul listei............................................................................9

2. SORTAREA ÎNREGISTRĂRILOR DINTR-O BAZĂ DE DATE..............................................102.1. Sortarea după mai multe chei...................................................................................................112.2. Ordinea de sortare......................................................................................................................112.3. Selectarea unor înregistrări dintr-o listă.................................................................................13

3. MODALITATEA DE CALCUL A SUBTOTALURILOR ÎNTR-O............................................16BAZĂ DE DATE...................................................................................................................................16

4. CREAREA TABELELOR PIVOT ŞI A DIAGRAMELOR PIVOT........................................194.1. Utilizarea rutinei Pivot Table and Pivot Chart Report...........................................................194.2. Reordonarea câmpurilor într-un tabel pivot...........................................................................254.3. Schimbarea funcţiei într-un tabel pivot....................................................................................254.4. Afişarea diagramelor pivot........................................................................................................25

5. PARTAJAREA UNUI REGISTRU DE CALCUL CU ALŢI UTILIZATORI...........................27

6. NOŢIUNI GENERALE DESPRE VISUAL BASIC......................................................................296.1. Ce este Visual Basic ?.................................................................................................................296.2. Ce este un macro ?.....................................................................................................................296.3. Înregistrarea unei macro-comenzi............................................................................................306.4. Execuţia unei macro-comenzi....................................................................................................326.5. Extinderea posibilităţilor Excel.................................................................................................336.6. Asocierea unei macro_comenzi cu un buton dintr-o bară cu instrumente..........................346.7. Macro-funcţii...............................................................................................................................356.8. Definirea unei macro-funcţii......................................................................................................366.9. Comparaţia dintre o macro-comandă şi o macro-funcţie......................................................366.10. Editarea în foaia pentru module..............................................................................................366.11. Macro-comenzi interactive.......................................................................................................38

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 3

Page 4: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

OBIECTIVE

La sfârşitul parcurgerii acestui modul cursanţii vor fi capabili să: Creeze o listă; Organizeze o listă; Folosească Excelul ca o bază de date; Caute înregistrări cu ajutorul formularului de date; Sorteze înregistrările după una sau mai multe chei; Calculeze subtotaluri; Creeze tabele pivot şi diagrame pivot; Înregistreze macrocomenzi;

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 4

Page 5: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

EXCEL 2003

P

rodusul Microsoft Excel este un program performant de calcul tabelar pe care îl puteţi folosi pentru stocarea şi prelucrarea eficientă a listelor de date, pentru efectuarea calculelor numerice şi pentru crearea rapoartelor şi a diagramelor.

De ce am nevoie de Excel?

Vă puteţi gândi ca la un calculator nemaipomenit de puternic, dar în acelaşi timp uşor de folosit. Excel primeşte nişte informaţii dezordonate, le organizează, le analizează şi le prezintă clar şi frumos. Rezolvă problemele fără greşeală. De fapt, în ceea ce priveşte organizarea datelor, Excel face o treabă mult mai bună decât aţi putea dumnevoastră să faceţi vreodată. Nu numai că veţi avea mai mult timp pentru a analiza datele, dar le veţi vedea mult mai clar.

O astfel de prezentare vă poate ajuta să priviţi lucrurile în profunzime. Componentele programului Excel sunt destul de numeroase, şi la prima vedere, pot părea uşor misterioase. Dar totul este foarte clar etichetat. Mai mult, ele merg foarte bine împreună. Exploataţi diverse faţete ale programului, chiar fără să vă daţi seama. Pe măsură ce vă construiţi o foaie de calcul, culegeţi de aici o funcţie, de dincolo un format, adăugaţi, eventual, o diagramă pentru a sintetiza datele, iar la sfârşit constataţi că Excel şi-a făcut treaba pas cu pas, fără vreun efort din partea dumneavoastră. În felul acesta, vă puteţi concentra asupra rezultatelor pe care vreţi să le obţineţi, fără să vă preocupe modul în care programul îşi îndeplineşte sarcinile.

Programul Excel, operează cu conceptul de registru de lucru, numită Workbook iar ca pagini, întâlnim foile de lucru (calcul) numite Worksheet, sau Sheet. O foaie de calcul este ca o foaie de hârtie pe care vă scrieţi lucrarea. Un fişier Excel constă dintr-un teanc de foi incluse într-un registru de lucru (Workbook).

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 5

Page 6: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

1. UTILIZAREA PROGRAMULUI EXCEL PENTRU BAZELE DE DATE

În Excel, trebuie să stabilim ce fel de informaţii sunt cele care trebuie organizate; programul va face restul. De la aranjarea unei coloane în ordine alfabetică şi până la extragerea unor detalii dintr-o înregistrare obscură a unei baze de date gigantice, Excel face ca informaţiile să fie cât mai accesibile. O bază de date este, în fond, o foaie de calcul ca oricare alta: cu linii şi coloane, numere şi text. Este suficient să respectăm câteva reguli simple pentru ca Excel să trateze foaia respectivă ca pe o bază de date.

Ce se poate trece într-o listă? Orice fel de informaţii: datele personale ale salariaţilor, numere de telefon, adrese şi orice alt fel de informaţii. Orice informaţie care poate fi stocată, sortată, totalizată şi regăsită este nimerită pentru a fi inclusă într-o bază de date.

1.1 Cum să ne organizăm o bază de date?

Sunt trei elemente care stau la baza unei baze de date:

Înregistrările (records). Fiecare înregistrare trebuie să conţină toate informaţiile pentru un anumit element.

Câmpurile (fields) sunt informaţiile distincte din cadrul unei înregistrări. Este recomandabil să despărţim înregistrarea în cât mai multe câmpuri; cu cât numărul câmpurilor este mai mare, cu atât lista este mai flexilbilă.

Linia de antet (Header row) – capul de tabel constă din titlurile de coloane de la începutul listei. Aceste titluri constituie etichetele fiecărui câmp pe care Excel le foloseşte la sortarea şi căutarea informaţiilor, precum şi la generarea rapoartelor. Linia de antet poate conţine titluri ca: nume, prenume sau an de fabricaţie. Este bine să formatăm această line într-un mod care să o deosebească de înregistrări şi de câmpuri.

Într-o listă Excel, fiecare coloană este un câmp, fiecare linie este o înregistrare, iar linia de antet apare la începutul bazei de date.

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 6

Page 7: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

1.2 Ce trebuie să ştim despre configurarea unei baze de date?

Deşi baza de date arată ca orice altă foaie de calcul, trebuie să ştim nişte lucruri care ne ajută să o utilizăm mai eficient: Folosiţi un alt font pentru linia de antet; Creaţi înregistrări care au datele de acelaşi tip în câmpurile corespunzătoare; Pentru a uşura citirea listei, formaţi coloanele (sau câmpurile) în mod diferit. Puteţi

formata liniile alternativ, adăgându-le, de exemplu, un fond gri; Folosiţi majuscule atunci când este necesar. Excel poate sorta şi căuta ignorând sau

nu diferenţa dintre literele mari şi cele mici, în funcţie de opţiunea noastră; Puteţi folosi în baza de date şi formule.

Dacă ţinem cont de aceste sfaturi, Excel se va comporta ca un adevărat program pentru baze de date, cu posibilitatea de analiză şi gestionare automată a datelor introduse de noi.

1.3 Greşeli care trebuie evitate

Iată şi câteva lucruri pe care NU TREBUIE să le facem:

Nu utilizaţi linii de tabel goale sau întrerupte pentru a separa linia de antet de înregistrările propriu-zise - Excel nu acceptă astfel de separatori. De asemenea, nu separaţi titlurile de coloane din linia de antet prin coloane goale.

Puteţi folosi spaţii în interiorul câmpurilor, dar nu începeţi niciodată un câmp cu un spaţiu: aceasta vă poate crea probleme la sortarea şi căutarea în listă.

Evitaţi să introduceţi alte date pe aceeaşi foaie cu lista. Dacă nu aveţi altă soluţie, înconjuraţi lista cu linii şi coloane goale, pentru ca Excel să ştie unde se termină lista şi începe altceva. De asemenea, este indicat ca fiecare listă să se afle pe o foaie separată.

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 7

Page 8: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

1.4 Cel mai simplu mod de a crea o bază de date

Etapele de creare a unei liste ordonate:

Introduceţi titlurile de antet. În fiecare coloană scrieţi eticheta câmpului respectiv. Executaţi click în orice celulă din linia de antet, apoi alegeţi Data/Form. Va apărea

un formular care conţine câte o casetă de text pentru fiecare câmp (titlu de coloană) pe care l-aţi creat.

Introduceţi datele corespunzătoare fiecărui câmp. Pentru a trece de la o casetă la alta în cadrul formularului, folosiţi tasta Tab. După ce aţi completat toate câmpurile, executaţi click pe New; datele vor fi plasate fiecare în coloana corespunzătoare şi veţi putea începe să introduceţi o nouă înregistrare. Când o terminaţi de completat şi pe aceasta, executaţi click din nou pe New, pentru a plasa înregistrarea respectivă la sfârşitul bazei de date (Vezi figura de mai jos).

Butoanele de comandă din dreapta formularului de introducere a datelor vă oferă un control total asupra bazei de date.

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 8

Page 9: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

1.5 Căutarea înregistrărilor cu ajutorul formularului de date

Dacă executaţi click pe butonul Criteria, formularul se transformă într-un instrument de căutare. În acest caz, puteţi utiliza casetele de text pentru a căuta pe baza oricărui câmp sau combinaţie de câmpuri doriţi.(Vezi figura de mai jos).

Pentru a introduce alte criterii executaţi click pe Clear şi luaţi-o de la capăt. În cazul în care căutaţi grupuri de înregistrări, puteţi folosi criterii de comparaţie. Astfel puteţi utiliza operatori de comparaţie cum ar fi =, < şi > pentru a găsi submulţimile de înregistrări care îndeplinesc criteriile.

1.6 Cum se editează o înregistrare

Trebuie să aducem înregistrarea respectivă în formular şi edităm câmpurile sale prin intermediul casetelor de text. În acest mod, nu veţi putea putea însă edita formule; rezultatul este afişat în formular, dar nu într-o casetă de text. La fel se întâmplă şi cu celule protejate.

1.7 Adăugarea unei înregistrări în baza de date

Formularul de date plasează înregistrările noi la sfârşitul listei. Dacă doriţi să includeţi înregistrarea în altă parte a listei, selectaţi Insert/Rows, pentru a insera o nouă linie deasupra liniei curente. Toate înregistrările care urmeză vor fi împinse în jos.

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 9

Page 10: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

2. SORTAREA ÎNREGISTRĂRILOR DINTR-O BAZĂ DE DATE

Operaţia de rearanjare a înregistrărilor dintr-o listă, după valorile unuia sau mai multor câmpuri alese de utilizator poartă numele de sortare.

Pentru a sorta o bază de date: Se selectează plaja de date care va fi sortată; Din meniul Data se alege comanda Sort. Apare caseta de dialog Sort; În această casetă de dialog alegem prima cheie (primul câmp) după care se face

sortarea, precum şi ordinea de sortare (crescător sau descrescător) apoi se acţionează butonul OK. În exemplul de mai jos ne-am propus să sortăm după funcţie (persoanele din baza de date sunt aranjate pe funcţii).

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 10

Page 11: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

2.1 Sortarea după mai multe chei

În cazul în care o valoare din câmpul indicat în caseta Sort By este întâlnită în mai multe înregistrări (duplicare), Excel le plasează pe aceeaşi poziţie. Pentru a le departaja, putem să indicăm încă două câmpuri secundare, pentru sortare. În total, avem, deci, posibilitatea să facem sortarea unei liste după trei câmpuri, simultan. Pentru ca să depăşim această limitare, vom fi nevoiţi să repetăm operaţia de mai multe ori.

Pentru a sorta după mai mult de o cheie se introduc nume de câmpuri şi în cutiile 2st key şi 3st Key şi se stabileşte ordinea de sortare pentru fiecare dintre acestea (putem adăuga ca un al doilea criteriu de filtrare: localitatea).

De exemplu, în anumite situaţii, poate să fie necesară ordonarea alfabetică, după nume si prenume.

2.2 Ordinea de sortare

Ordinea de sortare ascendentă aşează înregistrările în felul următor: Numerele de la cel mai mic negativ la cel mai mare pozitiv. Datele calendaristice şi timp în ordine cronologică. Textele cu numerele introduse mai întâi, urmate de textele obişnuite, aranjate

alfabetic. Valorile logice cu False întâi şi apoi cu True. Valorile de eroare în ordinea în care sunt găsite. Spaţiile (blancurile) pe ultima poziţie.

Ordinea de sortare descendentă aranjează înregistrările în ordinea inversă ordinii ascendente, cu excepţia faptului că spaţiile (blancurile) sunt plasate tot pe ultima poziţie.

2.3 Liste definite de utilizator

În afara celor două posibilităţi prezentate mai sus, Excel ne permite să stabilim propria noastră ordine de sortare. În acest scop, definim mai întâi una sau mai multe secvenţe proprii de valori, numite liste definite de utilizator, astfel:

1. Executăm comanda Options, din meniul Tools.

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 11

Page 12: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

2. În caseta pentru dialog Options, în fila cu cu eticheta Custom Lists, introducem elementele propriei noastre secvenţe de valori, în caseta List Entries.

3. Acţionăm butonul OK.

De exemplu, vom defini secvenţele proprii următoare:

Ian, Feb, Mar, Apr, Mai, Iun, Iul, Aug, Sep, Oct, Noi, Dec. Duminica, Luni, Marţi, Miercuri, Joi, Vineri, Sîmbătă.

Secvenţele astfel definite vor putea fi utilizate pentru stabilirea unei ordini proprii de sortare. Pentru aceasta:

1. Acţionăm butonul Options, din caseta pentru dialog Sort.2. În caseta pentru dialog Sort Options, selectăm, în caseta First Key Sort Order, una

dintre secvenţele de valori definite de utilizator ca ordine de sortare.3. Acţionăm butonul OK.

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 12

Page 13: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

2.3 Selectarea unor înregistrări dintr-o listă

Operaţia de alegere dintr-o listă a unor înregistrări care satisfac anumite condiţii poartă numele de selectare sau filtrare. În Excel, putem să selectăm înregistrări dintr-o listă în mai multe feluri: cu AutoFilter şi Advanced Filter.

a) Selectarea folosind Auto Filter

Se poziţionează cursorul pe o celulă din baza de date. Din meniul Date se alege comanda Filter. Se deschide un alt meniu din care se alege Auto Filter. Excel ataşează în fiecare coloană din linia de antet o săgeată de derulare. Executăm click pe una dintre aceste săgeţi, se va deschide lista de valori din

câmpul respectiv. Excel va ascunde, automat, toate înregistrările care nu conţin valorile selectate.

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 13

Page 14: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

Tot cu AutoFilter putem să selectăm primele 10 valori (superioare sau inferioare) dintr-o listă. Această facilitate poartă numele de Top 10 AutoFilter. Folosind facilitatea AutoFilter, putem să precizăm condiţii de selectare definite de utilizator, în modul următor:

1. Alegem elementul Custom, din lista cu valori unice a câmpului.2. În caseta pentru dialog Custom AutoFilter, introducem condiţiile şi alegem

operatorul relaţional dorit.3. Acţionăm butonul O.K.

b) Selectarea cu Advanced Filter .

Se copiază numele câmpului după care se face criteriu de selectare, într-o altă celulă (folosind comenzile Copy şi Paste din meniul Edit). Sub numele câmpului copiat, se pune condiţia folosind operatorul relaţional (<; <=; >; >=; =). Se poziţionează cursorul

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 14

Page 15: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

pe plaja de date. Din meniul Data se alege comanda Filter, Apare un nou meniu din care se alege comanda Advanced Filter. Apare o casetă Advanced Filter.În fereastra Criteria Range se va înregistra plaja de celule care va fi selectată cu ajutorul mouse-ului ( zona unde s-a introdus criteriul de selectare). Pentru a extrage doar o singură copie a fişelor se selectează Unique Records Only. Se alege butonul OK. Excel va ascunde, automat, toate înregistrările care nu conţin valorile selectate. (vezi fig. de mai jos).

Notă: Dacă valoarea de referinţă este text (într-un criteriu), Excel selectează toate înregistrările care încep cu textul indicat. Pentru a selecta numai înregistrările care conţin strict textul indicat, va trebui să folosim sintaxa următoare: =”text”

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 15

Page 16: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

3. MODALITATEA DE CALCUL A SUBTOTALURILOR ÎNTR-O BAZĂ DE DATE

O metodă rapidă de rezumare a datelor dintr-o listă este intoducerea unor totaluri parţiale şi a unui total general pentru anumite câmpuri ale înregistrărilor. Acestă facilitate este utilă, de exemplu, pentru relizarea operaţiilor de bilanţ.

Notă : Pentru ca această metodă să funcţioneze, trebuie ca mai întâi lista să fie sortată. Vom aranja lista astfel încât înregistrările care au ceva în comun să fie grupate, adică să fie plasate una după alta în listă. Odată lista sortată, vom putea subtotaliza grupurile de înregistrări pentru a rezuma informaţiile.

Meniul - Data/Subtotals - permite calcule pe coloane şi inserează rânduri cu subtotaluri sau totaluri generale; subtotalurile calculate sunt funcţii de calcul cunoscute de tipul: Sumă, Medie, Numărătoare, Statistice etc.

Pentru calculul subtotalurilor se porneşte de la o bază de date, la care se cere prin opţiunile de la Data/Subtotals:

Use Function - precizarea funcţiilor de calcul ce se folosesc ca funcţii de Subtotal.

At Each Change in - se efectuează calculele la fiecare modificare a câmpului precizat, care trebuie să fie sortat anticipat .

Add Subtotal To - se precizează câmpul la care se va calcula subtotalul, folosind funcţia aleasă.

Relace Current Subtotals - precizează că se înlocuiesc subtotalurile anterioare cu subtotalurile curente; nu se selectează această opţiune când se repetă calcule de subtotal pentru funcţii diferite.

Page Break Between Groups - afişează pe pagini separate fiecare grup cu subtotal.

Summary Below Data - sub toate datele se adaugă un rând cu totalul general, numit: grand total.

Remove All - anulează toate subtotalurile din lista curentă.

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 16

Page 17: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

Aceste instrumente de grupare controlează detaliile pe care le puteţi afişa, tipări sau reprezenta grafic.

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

Caseta de dialog Subtotal vă permite să stabiliţi câmpurile pentru care este nevoie de calculul subtotalului şi funcţiile folosite pentru calculul acestuia.

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 17

Page 18: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

După ce s-a completat caseta de dialog Subtotals, se execută click pe OK; după fiecare grup de înregistrări va fi afişat câte un total parţial, şi la sfârşitul listei apare şi totalul general (vezi figura de mai sus).

La ce mai pot folosi totalurile parţiale?

Butoanele numerotate (1,2,3) şi cele cu simbolurile + şi – care apar în figura de mai sus, pot transforma lista într-un soi de „acordeon”. Asta înseamnă că avem posibilitatea să extindem sau să restrângem lista cu totaluri parţiale ca pe burduful unui acordeon. Executăm click pe butonul 3 pentru a vedea toate detaliile, pe 2 pentru a afişa doar totalurile parţiale, iar pe 1 pentru a vedea doar totalul general. (vezi figura de mai susjos, unde se pot vedea numai totalurile parţiale şi totalul general).

3.1. Totaluri parţiale pentru valori care satisfac anumite condiţii

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 18

Page 19: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

Procedeul prezentat pâna acum aplică funcţiile de rezumare întregii liste. Dacă, însă, dorim să rezumăm numai valorile care satisfac anumite condiţii, vom defini un domeniu pentru condiţii şi vom folosi apoi, funcţiile pentru baza de date.

Pentru rezumarea valorilor care satisfac condiţii complexe procedăm în modul următor:

1. Creem un domeniu pentru condiţii.2. Introducem condiţiile de selectare.3. Într-o celulă din afara listei introducem o formulă care conţine o funcţie pentru baze

de date (de exemplu DSUM(), DAVERAGE(), DCOUNT() etc.)4. Specificăm ca argumente ale funcţiei pentru baze de date:

domeniul listei (inclusiv numele câmpurilor). numele câmpului care urmează să fie rezumat. domeniul condiţiilor de selectare.

5. În celula care conţine formula vom obţine rezultatul rezumării.

4. CREAREA TABELELOR PIVOT ŞI A DIAGRAMELOR PIVOT

Cea mai complexă facilitate pentru gestionarea datelor din Excel o constitue tabelele pivot, un instrument de organizare şi analiză pentru afişarea câmpurilor şi înregistrărilor dintr-o listă în combinaţii noi şi eventual mai utile. Crearea tebelelor pivot în Excel este uşurată de rutina wizard din meniul Data, iar în Excel 2003 acest wizard a fost extins pentru a crea şi diagrame pivot, care sunt nişte rapoarte grafice atractive care redau vizual informaţiile din tabele pivot.

4.1. Utilizarea rutinei Pivot Table and Pivot Chart Report

Rutina Pivot Table and Pivot Chart Report ne permite să controlăm poziţia capetelor liniilor şi coloanelor din tabel, pentru a reordona din mers toate variabilele importante.Pentru a crea un tabel pivot, se efectueaza următorii paşi:

1. Executaţi pe o celulă din lista pe care vreţi să o transformaţi într-un tabel pivot.2. Din meniul Data alegeţi Pivot Table and Pivot Chart Report, Pivot Table and

Pivot Chart Wizard va afişa prima casetă de dialog, în care vă cere să indicaţi sursa de date pentru tabel.

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 19

Page 20: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

3. Dacă este cazul, selectaţi prima opţiune, Microsoft Excel List Or Database, apoi efectuaţi click pe Next.

4. Dacă atunci când aţi lansat wizard-ul aveţi o listă activă în Excel, este posibil ca programul să o fi selectat deja. Dacă nu, selectaţi cu ajutorul mouse-ului datele dintr-o listă creată în Excel.

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 20

Page 21: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

5. Efectuaţi click pe Next pentru a afişa ultimul ecran din Pivot Table and Pivot Chart Wizard. În configuraţia prestabilită, Excel creează tabele pivot în foi de calcul noi, deşi puteţi să folosiţi şi o foaie de calcul existentă şi chiar poziţia exactă dintr-o foaie de calcul.

Pentru stabilirea structurii tabelului pivot efectuaţi click pe butonul Layout. De asemenea, puteţi folosi butonul Options acum sau mai târziu pentru a retuşa aspectului tabelului pivot sau al diagramei pivot.

6. Executaţi click pe Finish pentru a accepta atributele prestabilite şi a continua crearea tabelului pivot. Pivot Table and Pivot Chart Wizard va deschide o nouă foaie de calcul, va crea un tabel pivot gol şi va afişa bara cu instrumente PivotTable, ca în figura următoare:

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 21

Page 22: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

7. Definiţi aspectul iniţial al tabelului pivot, trăgând câmpurile dorite de pe bara cu instrumente Pivot Table în secţiunile Row Fields, Column Fields, Data Fields şi Page Fields din foaia de calcul.

Câmpurile incluse în secţiunea pentru linii vor deveni liniile tabelului pivot, câmpurile plasate în secţiunea pentru coloane vor deveni coloane, iar câmpurile plasate în secţiunea Data vor fi însumate cu funcţia SUM. Puteţi să aranjaţi (pivotaţi) aceste valori ulterior, aşa că nu trebuie să vă preocupe prea mult locul în care plasaţi acum câmpurile (secţiunea Page este rezervată în general pentru câmpurile pe care vreţi să le vedeţi mai bine).După plasarea unui câmp în secţiunea Data, Excel va încheia construcţia tabelului pivot, ca în figura următoare:

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 22

Page 23: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

Pentru a vă ajuta să lucraţi cu tabelul pivot şi pentru a crea diagrame pivot, Excel afişează bara cu instrumente PivotTable. Această bară cu instrumente este utilă pentru evaluarea si personalizarea tabelelor şi diagramelor pivot. Să analizăm acum butoanele şi comenzile de pe bara cu instrumente PivotTable, apoi să citim datele sintetice din tabelul pivot pe care la-ţi creat, în special linia şi coloana Grand Total.

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 23

Page 24: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

Format Report Chart Wizard PivotTable Wizard Refresh Data Hide Select Group and Show Detail Formulas Order Field Settings Table Options

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 24

Page 25: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

4.2. Reordonarea câmpurilor într-un tabel pivot

Pentru a reordona, adică a pivota datele din tabelul pivot, executaţi click pe câmpurile din tabel şi mutaţi-le în poziţiile dorite. De asemenea, puteţi să eliminaţi câmpurile inutile, trăgândule pe bara cu instrumente Pivot Table, şi să adăugaţi noi câmpuri, trăgând denumirile câmpurilor de pe bara cu instrumente în tabelul pivot.

4.3. Schimbarea funcţiei într-un tabel pivot

Pentru a schimba funcţia folosită într-un tabel pivot, efectuaţi următorii paşi:

1. În colţul din stânga-sus al tabelului pivot (celula de deasupra câmpului Row şi de la stânga câmpului Column), executaţi dublu click pe denumirea câmpului Data. Pe ecran va apărea caseta de dialog Pivot Table Field, ca în figura de mai jos:

2. În caseta cu listă Summarize By, selectaţi noua funcţie pe care vreţi să o folosiţi.

4.4. Afişarea diagramelor pivot

O diagramă pivot este o versiune grafică a unui tabel pivot creat în Excel. Diagramele pivot sunt create pe baza tabelelor pivot existente şi sunt plasate într-o foaie de calcul nouă, special pentru lucru cu diagrame. Ca şi tabelele pivot, diagramele pivot au câmpuri dinamice, ce pot fi personalizate, pe care le puteţi trage de pe bara cu instrumente

Pivot Table şi pe care le puteţi deplasa în zona pentru diagramă. De asemenea, puteţi să modificaţi funcţiile folosite pentru analiza datelor din diagramele pivot.

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 25

Page 26: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

Pentru a analiza o listă din Excel cu ajutorul unei diagrame pivot, trebuie să efectuaţi paşii următori:

1. Executaţi click pe o celulă din lista pe care vreţi să o reprezentaţi într-o diagramă pivot

2. Din meniul Data, alegeţi Pivot Table And Pivot Chart Report.

Indicaţie: Deşi Pivot Table and Pivot Chart Wizard vă dă posibilitatea de a crea o diagramă pivot în primul pas, tot trebuie să creaţi un tabel pivot în al trilea pas, pe baza căruia să generaţi diagramă pivot. Din cest motiv, vă recomandăm să folosiţi opţiunile prestabilite pentru tabele pivot când creaţi o diagramă pivot.

3. Răspundeţi la întrebările puse în ferestrele Pivot Table And Pivot Chart

Wizard, apoi creaţi un nou tabel pivot, trăgând valorile corespunzătoare pentru linii, coloane şi date de pe bara cu instrumente Pivot Table într-un nou tabel pivot.

4. Efectuaţi click pe butonul Chart Wizard de pe bara cu instrumente Pivot Table pentru a deschide o foaie de calcul pentru diagrame şi a crea o nouă diagramă pivot pe baza tabelului pivot pe care l-aţi selectat. Pe ecran va fi afişată o diagramă asemănătoare celei din figura de mai jos:

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 26

Page 27: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

5. Acum puteţi să personalizaţi şi să formataţi diagrama pivot aşa cum doriţi.

5. PARTAJAREA UNUI REGISTRU DE CALCUL CU ALŢI UTILIZATORI

Atunci când partajăm un registru de calcul, fiecare utilizator poate oricând să îl deschidă şi să introducă date. Cum procedăm: În meniul Tools, executăm click pe ShareWorkbook. Se deschide caseta de dialog

ShareWorkbook. În eticheta Editing, selectăm caseta de validare Allow Changes By More Than

One User At The Same Time (permite editarea simultană de către mai mulţi utilizatori), după care executăm click pe OK.

În momentul în care suntem invitaţi să confirmăm faptul că dorim ca registrul de calcul să fie salvat, executăm click pe OK.

Registrul de calcul devine partajabil şi este pus la îndemna tuturor celorlalţi utilizatori din reţea care au acces la acest dosar.

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 27

Page 28: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 28

Page 29: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

6. NOŢIUNI GENERALE DESPRE VISUAL BASIC

6.1. Ce este Visual Basic ?

Visual Basic este un limbaj de programare folosit în pentru realizarea automatizării lucrărilor zilnice, de rutină. Şi nu numai atât, Visual Basic oferă utilizatorului avansat posibilităţi de control a mediului de lucru, la nivelul cel mai intim. Scopul pentru care folosim acest limbaj este acela de a putea să scriem programe cu care să controlăm comportarea obiectelor Excel. Visual Basic îmbină utilizarea obiectelor cu posibilitatea folosirii tehnicilor avansate de programare (modularizare, structurare, folosirea instrucţiunilor de control a secvenţei de execuţie etc) în vederea realizării unor aplicaţii complete şi comlexe, în diverse domenii de activitate.Pentru cei mai puţin familiarizaţi cu un limbaj de programare precizăm că un program (aplicaţie) reprezintă o secvenţă de acţiuni (operaţii) care se execută asupra unor unităţI (valori sau obiecte). Limbajul de programare stabileşte ce entităţi pot fi prelucrate şi în ce fel anume, dar şi modul în care să fie descrise atât entităţile, cât şi acţiunile.

6.2. Ce este un macro ?

Un macro este un grup de acţiuni sau operaţii, identificate printr-un nume. Excel le execută automat, atunci când apăsăm o anumită combinaţie de taste, când acţionăm obiectul, elementul de meniu (comanda) sau butonul cu care macro-ul a fost asociat sau când evaluează formula care conţine numele acestuia. Acţiunile şi operaţiile pe care le conţine un macro sunt codificate în Visual Basic, iar acest cod este creat într-un document special numit foaie pentru module. Un macro poate fi simplu, efectuând două sau trei acţiuni sau operaţii, dar poate fi şi foarte complex, constând din sute de comenzi. Putem folosi macrourile în două scopuri. În primul rând, pentru ca să executăm acţiuni repetitive sau să automatizăm operaţiile de rutină. În plus putem să le utilizăm pentru a crearea unor meniuri şi casete pentru dialog definite de utilizator. În aceste cazuri, macro-ul creat poartă numele de macro-comandă, iar în terminologia Visual Basic, procedură sub. În al doilea rând, pentru a efectua calcule şi prelucrări speciale ale valorilor din foile de calcul, atunci macro-ul se numeşte macro-funcţie sau funcţie definită de utilizator, iar în terminologia Visual Basic, procedură Function. Pentru crearea unui macro, putem folosi două metode: utilizarea înregistratorului de macro sau introducerea instrucţiunilor în foaia pentru module. Deoarece macro-urile le creăm într-o foaie, separată de foaia de lucru, putem folosi macro pentru a executa acţiuni în mai multe foi de lucru.

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 29

Page 30: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

6.3. Înregistrarea unei macro-comenzi

Cea mai rapidă cale pentru crearea unei macro-comenzi, care execută o serie de acţiuni, este să o memorăm cu înregistratorul de macro. Înregistratorul de macro lucrează ca un magnetofon: după ce a fost pornit, el înregistrează, traduce în limbajul ales şi memorează acţiunile noastre iar apoi poate să le reexecute la cerere.

Pentru memorarea unei macro-comenzi:

1. Executăm subcomanda Record New Macro a comenzi Macro din meniul Tools.2. În caseta de dialog Record Macro indicăm:

numele macro-comenzii (în caseta Macro Name) deschiderea macro-comenzii ( în caseta Description)

3. Acţionăm butonul OK.4. Efectuăm acţiunile care dorim să fie înregistrate în macro-comandă. În acest timp,

Excel afişează butonul Stop Macro utilizabil pentru a termina înregistrarea. 5. Atunci când am terminat, acţionăm butonul Stop, din meniul Macro, pentru a

opri înregistrarea altor acţiuni în macro-comanda curentă.

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 30

Page 31: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

Pentru stabilirea opţiunilor pentru macro-comanda nou creată:

1. În caseta de dialog Record Macro; Indicăm tasta pentru acces rapid (caseta de control Shortcut Key).

2. Alegem locul de memorare al macro-comenzii (în caseta de grup Store In), cu următoarele posibilităţi:

într-un registru personal pentru macro (caseta de opţiune Personal Macro Workbook)

în registrul curent (opţiunea This Workbook) într-un registru de lucru nou (New Workbook)

NOTĂ:Caseta personală pentru macro este o carte ascunsă care este deschisă permanent. În consecinţă, macro-comenzile înregistrate în această carte sunt disponibile tot timpul. Pentru a o vizualiza, executăm comanda Unhide, din meniul Windows. Exemplu:Să creăm o macro-comandă pentru modificarea adresei companiei în antetul mai multor foi de lucru:

1. Din meniul Tools, alegem Record New Macro.2. În caseta de dialog Record New Macro indicăm:

numele macro-comenzii: Modif-adr. tasta pentru acces rapid: Ctrl+e ( de exemplu). optăm pentru înregistrarea macro-comenzii în acelaşi registru (+this

Workbook).

3. Acţionăm butonul OK

Din acest moment înregistratorul de macro este pornit, deci toate acţiunile pe care le executăm în Excel vor fi memorate într-o foaie pentru module.

Acţiunile pe care le executăm sunt următoarele:

1. Executăm comanda Replace, din meniul Edit.2. În caseta pentru dialog Replace, introducem: adresa pe care dorim să o

înlocuim "str. Soare nr. 1" (în caseta Find What) şi noua adresă "str. Luna nr. 1" (în caseta Replace Wiht).

3. Acţionăm butonul Replace All care va provoca înlocuirea tuturor apariţiilor textului cu cel nou.

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 31

Page 32: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

4. După schimbarea adresei oprim înregistratorul de macro-comenzi, prin acţionarea butonului Stop Macro.

În timp ce memora acţiunile noastre, Excel le-a tradus în instrucţiuni ale limbajului Visual Basic .

6.4. Execuţia unei macro-comenzi

Atunci când dorim să folosim o macro-comandă, ne plasăm în foaia de lucru în care o vom utiliza şi o executăm, pentru a efectua acţiunile înregistrate.

Pentru execuţia unei macro-comenzi:

1. Executăm comanda Macro, din meniul Tools.2. În caseta pentru dialog Macro, selectăm sau introducem numele macro-comenzii

pe care dorim să o executăm.3. Acţionăm butonul Run.

NOTĂ: Putem să folosim şi tasta de acces rapid, pe care am specificat-o la definire( Ctrl+e).

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 32

Page 33: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

Acum să folosim, de exemplu, macro-comanda creată, pentru ca să modificăm adresa dintr-o altă foaie de calcul.

Pentu aceasta:

1. Selectăm noua foaie de calcul.2. Executăm comanda Macro din meniul Tools.3. În caseta pentru dialog Macro, selectăm numele macro-ului

4. Acţionăm butonul Run. sau

Acţionăm tasta pentru acces rapid, precizată la crearea macro- comenzii (Ctrl+e).

6.5. Extinderea posibilităţilor Excel

Mecanismul de definire şi folosire macro îl putem folosi pentru extinderea posibilităţiilor de prelucrare ale programului Excel. De exemplu, putem să creem o macro-comandă pe care să o asociem cu o comandă dintr-un meniu, cu un obiect într-o Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 33

Page 34: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

foaie de lucru sau dintr-una pentru diagrame, cu un element al unei casete pentru dialog particularizate sau cu un buton dintr-o bară cu scule. În plus, putem să creăm un macro, care să efectueze anumite calcule specializate, definite de utilizator. Acestă ultimă categorie de macro o vom numi macro-funcţie sau funcţie definită de utilizator. În concluzie, mecanismul macro îl folosim atunci când dorim să automatizăm lucrări repetitive sau atunci când avem nevoie să particularizăm Excel în vederea adaptării sale în unele sarcini speciale.

6.6. Asocierea unei macro_comenzi cu un buton dintr-o bară cu instrumente

Excel ne permite să asociem o macro-comandă cu un buton dintr-o bară cu scule. În acest scop putem să folosim fie butoanele native, fie cele particularizabile (Custom). În ambele cazuri, macro-comanda este disponibilă pentu execuţie, din orice foaie de lucru, cu condiţia ca bara cu scule să fie afişată.

Pentru asocierea unei macro-comenzi cu un buton dintr-o bară cu scule:

1. Executăm comanda Toolbars, din meniul View.2. Acţionăm butonul Customize, care suspendă funcţionalitatea butoanelor

native. Dacă butonul vizat aparţine unei bare cu instrumente afişate, acţionăm butonul. În caz contar, în caseta pentru dialog Customize selectăm categoria în care se află butonul vizat, şi tragem butonul într-o bară cu instrumente vizibilă.

3. Executăm comanda Assign Macro, din meniul care apare executâd click dreapta pe butonul ales.

4. Acţionăm comanda Close, din caseta pentru dialog Customize.

Asocierea unei macro-comenzi cu un buton nativ dintr-o bară cu scule va face ca funcţionalitatea nativă a butonului să fie înlocuită de cea conferită de macro-comandă.

În locul unui buton nativ, putem asocia macro-comanda cu unul nefolosit din categoria Custom.

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 34

Page 35: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

Exemplificăm, prin asocierea macro-comenzii Modif-adr cu butonul "Râsul" din categoria Custom.

Butonul ”Râsul”, care are asociat macro-comanda 2:

6.7. Macro-funcţii

Dacă dorim să efectuăm calcule specializate, definim o macro-funcţie. Spre deosebire de o macro-comandă, care poate fi înregistrată , o macro-funcţie trebuie introdusă direct într-o foaie de module. Ea este compusă din linia de identificare, corpul macro-funcţiei, instrucţiunea pentru returnarea valorii calculate şi linia de terminare. Linia de identificare cuprinde numele funcţiei şi lista de parametrii, care vor recepţiona valorile de intrare. Corpul macro-funcţiei este alcătuit din enunţuri ale

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 35

Page 36: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

limbajului Visul Basic sau Macro 4.0, care indică ce calcule trebuie efectuate în cadrul macro-funcţiei. Linia de terminare închide, practic, macro-funcţia

6.8. Definirea unei macro-funcţii

Pentru ilustrarea procedeului de definire a unei macro-funcţii, creăm o funcţie specializată pentru calculul salariului lunar al unui angajat. Enunţul este următorul: dându-se salariul de bază, numărul de ore din luna în curs şi numărul de ore lucrate, să se calculeze salariul lunar şi să se permită afişarea lui în foaia de lucru. Introducem funcţia prezentată al cărui nume va fi Salariu. Pentru a calcula salariul lunar, funcţia are nevoie de următoarele date: salariul de bază (Salariu_baza), numărul de ore lucrate din lună (Ore_luna) şi numărul de ore lucrate (Ore_lucrate). Aceste elemente le numim argumentele funcţiei şi ele trebuie specificate în lista care urmează numele funcţiei. Urmează apoi implementarea algoritmului de calcul. Împărţim salariul de bază la numărul de ore din lună, pentru a afla salariul pe oră şi înmulţim rezultatul cu numărul de ore lucrate. Rezultatul calculelor îl returnăm la numele funcţiei. Terminăm macro-funcţia, introducând la sfârşit instrucţiunea End Function.

6.9. Comparaţia dintre o macro-comandă şi o macro-funcţie.

Diferenţele dintre o macro-comandă şi o macro-funcţie sunt următoarele:

ACŢIUNEA MACRO-COMANDA MACRO-FUNCŢIA

scop efectuează acţiuni efectuează calcule

creare înregistrare introducere în foaia de calcul

efect modifică documente returnează valori

identificare Sub.....End Sub Function....End Function

6.10. Editarea în foaia pentru module

La fel ca şi în cazul foilor de lucru sau al celor pentru diagrame, putem să intervenim şi în cazul foilor pentru module pentru a vizualiza şi a modifica conţinutul acestora (macro-comenzile sau macro-funcţiile). În cazul unei macro-comenzi, dacă îi cunoaştem chiar numele putem să o vizualizăm prin selectarea numelui în caseta pentru dialog Macro sau Assign Macro şi acţionarea butonului Edit. O altă posibilitate, este aplicabilă atât macro-comenzilor, cât şi macro-funcţiilor. Dacă cunoaştem locul în care este plasată macro-comanda sau macro-

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 36

Page 37: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

funcţia, este suficientă selectarea foii pentru module şi apoi defilarea până în dreptul elementului pe care dorim să-l vizualizăm sau să-l modificăm.

Pentru vizualizarea unui macro existent:

1. Executăm comanda Macro, din meniul Tools.2. În caseta pentru dialog Macro, selectăm numele macro vizat.3. Acţionăm butonul Edit.4. Macro-ul apare afişat într-o fereastră.

Editarea unui macro se efectuează în mod normal asemănător editării valorilor din celulele unei foi de lucru. Regula principală Excel se repetă şi aici: întâi selectăm elementul vizat, apoi efectuăm operaţia dorită. Procedeul de bază este antrenează şi depune, combinat cu folosirea tastaturii şi a comenzilor din meniuri sau a butoanelor.În continuare, în acelaşi fel în care am introdus macro-funcţia, putem şi să edităm un macro existent. Pentru aceasta ne servim de tehnicile pe care deja le stăpânim de la editarea foilor de lucru. Pe măsură ce lucrăm, putem dori să adăugăm comentarii în foaia pentru module, în aşa fel încât să putem identifica mai uşor diferitele părţi ale unui macro sau să plasăm explicaţii despre intenţiile proiectantului sau despre algoritmul folosit. Orice comentariu, în Visual Basic, trebuie să fie precedat de caracterul apostrof ("). Excel formatează un macro, pentru ca acesta să poată fi citit mai uşor. În acest scop, el foloseşte culori diferite pentru diferitele componete ale macro-ului. De exemplu, în mod implicit comentarile sunt afişate cu verde, cuvintele cheie cu albastru, elementele definite de utilizator cu negru, iar erorile cu roşu.

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 37

Page 38: Excel 2003 - Modulul 3 August 2009

S.C. ROMTELECOM S.A.DEPARTAMENTUL INSTRUIRE ŞI MANAGEMENTUL CUNOAŞTERII

6.11. Macro-comenzi interactive

Macro-comanda Modif-adr pe care am creat-o este utilă numai în cazul modificării din acest moment a adresei firmei. Aceasta deoarece atât numele adresei vechi, cât şi numele celei noi sunt fixate în macro-comandă şi numai pot fi modificate decât prin editare. Dacă în cazul adresei o astfel de soluţie este cât de cât, acceptabilă, ţinând cont de faptul că schimbările sunt destul de rare, în cazul numerelor de telefon, de exemplu, aceasta numai este satisfăcătoare. În acest caz, ar fi foarte util să putem să introducem noi, atât numărul vechi, cât şi numărul nou, cu alte cuvinte să transformăm macro-comanda într-una interactivă.Pentru a face o macro-comandă interactivă, trebuie să-i adăugăm o secvenţă de insrtucţiuni care să afişeze o casetă de dialog. În această casetă, va fi afişat un mesaj de solicitare a introducerii unei valori şi o casetă pentru introducerea valorii. Codul nou introdus va mai conţine şi câte o variabilă, în care vom păstra valorile introduse. Numele acestor variabile este NumarVechi şi NumarNou.

NumarVechi = InputBox( title : = "Modificare numar telefon/fax",- prompt := "Introduceti vechiul numar de telefon/fax !")NumarNou = InputBox( title : = "Modificare numar telefon/fax",- prompt : = "Introduceti noul numar de telefon/fax !")

În acest fel, creăm o macro-comandă pentru numerele de telefon sau a celor de fax, pe care o numim Modif_tel.

La execuţia macro-comenzii Modif_tel, vor fi afişate, succesiv casetele pentru dialog de introducere a valorilor şi apoi, va fi efectuată modificarea (dacă numărul vechi introdus este găsit în foaia de lucru).

Microsoft Excel 2003 – Modulul 3 38


Recommended