Eticheta in Corespondenta

Conf.univ.dr.Oana Iucu

Eticheta în corespondenta


Intr-o scrisoare nu trebuie sa se țină cont doar de continut. Un rol aparte îl joacă și forma , perspectiva, stilul, structurile lingvistice și ordinea. Toate aceste componente dau o imagine de ansamblu atât asupra persoanei care scrie , cat și a firmei pe care acesta o reprezintă. Această imagine trezește gânduri și sentimente pozitive sau negative. Făcând abstracție de scrierile standard specifice firmelor , fiecare scrisoare trebuie sa fie un unicat, chiar dacă este o ofertă, o scrisoare de mulțumire sau de condoleanțe , sau o felicitare.

Scrisoarea


Denumirea corecta a firmei Titlul, prenumele si numele celui caruia va adresati Adresa exacta Data ( fara loc ) Referinta ( fara cuvantul referitor la ): explicatie scurta asupra continutului , cu bold Formula de adresare Introducerea pozitiva Cuprinsul Incheierea Formula de salut finala Firma, departamentul Semnatura Prenumele si numele expeditorului Functia.

Elemente standard


Formula de inceput trebuie sa se potriveasca cu cea de incheiere . Acestea depind , de obicei, de caracterul scrisorii (oficiala, sociala).

Putem utiliza formulari de genul: Stimata/e Doamna/Domnule, Domnule Presedinte,

Domnule Ministru Cu stima, Cu deosebita consideratie, Cu deosebit

respect. Toate cele bune, Va doresc mult succes, Cu multumiri

Formule de adresare


Cuprinsul scrisorii va fi organizat in paragrafe. Stilul clasic de redactare a paragrafelor este cu alineat de 10 mm la interior, dar mai nou este adoptat stilul fara alineat si cu spatiere intre paragrafe.

Pentru a da o nota personala scrisorii, in situatia in care aveti o relatie apropiata cu destinatarul , formula introductiva si cea de incheiere se pot scrie de mana, cu aceeasi cerneala cu care se va semna.


Comunicarea oficiala, facuta in scris, intre sefii de stat si de guvern, intre M.A.E. si alte ministere ale statului acreditar si misiunile diplomatice straine, precum si intre misiunile diplomatice acreditate in capitala aceluiasi stat.

Corespondenta diplomatica are menirea sa completeze demersurile diplomatice verbale si sa oficializeze cu precizie ,pozitiile exprimate de parti.

Corespondenta diplomatica


Cele mai frecvent folosite expresii si sensul in care trebuie citite:

- Nu putem ramane indiferenti – vom interveni in mod sigur

- Privim cu ingrijorare – vom adopta o pozitie ferma- Vom reconsidera cu atentie pozitia noastra- suntem pe

cale de a adopta o pozitie ostila- Avem rezerve in ce priveste – nu vom permite- Vom fi obligati sa luam in considerare propriile noastre

interese – examinam posibilitatea ruperii relatiilor


Nota verbala – cea mai utilizata forma;intocmita la persoana a treia, pe o pagina cu antet ,ea poarta un numar de inregistrare si data intocmirii, insa nu este semnata , ci doar parafata, avand stampila MAE sau a ambasadei emitente. La redactare se folosesc atat in introducere, cat si in incheiere formule consacrate de curtoazie: Presedintele Romaniei prezinta salutul sau/ complimentele sale Presedintiei …

Note diplomatice


Nota semnata Nota personala Nota colectiva Nota circulara Note simultane sau identice Aide- memoire Memorandum-ul Ultimatum-ul


Comunicarea prin corespondenta clasica si pe fax este inlocuita treptat cu cea pe e-mail. Schimbul de informatii trebuie sa fie direct, rapid si convenabil. In plus, pe mail se pot anexa fisiere si fotografii. Regulile corespondentei clasice sunt valabile si in cazul mailurilor.Acestea trebuie sa cuprinda:

Titlu sugestiv, formula de adresare potrivita unei scrisori de afaceri, informatia cea mai importanta trebuie sa se regaseasca chiar in primul rand, alineat pentru fiecare idee, explicati ce veti atasa in anexa (dar, nu toti utlizatorii dispun de o conexiune rapida si descarcarea poate dura foarte mult), formule de incheiere personalizate.

Controversele personale nu au loc pe mail. Dupa redactare, cititi atent mesajul.

Comunicarea prin e-mail


Felicitarile – cea mai buna ocazie de a va exprima prietenia, consideratia sau respectul fata de cineva si , in acelasi timp, o oportunitate de a va intari aceste relatii. Ocaziile cu care pot fi trimise felicitari sunt: Anul Nou – trebuie avuta in vedere confesiunea destinatarilor,Craciunul si Pastele- de asemenea se are in vedere confesiunea destinatarilor, ziua de nastere si onomastica ,avansarea in grad, promovarea sau investirea intr-o functie de demnitate publica, ziua nationala a unei tari.

Condoleantele – cel mai dificil tip de mesaj care poate fi trimis; este recomndat sa se elogieze cel disparut si apoi sa se arate empatia pentru familia acestuia.

Scrisorile de compasiune- se transmit la nivel oficial sau din partea unor organizatii in cazul calamitatilor naturale sau al accidentelor cu impact emotional.

Corespondenta pentru ocazii speciale


Fiti atenti la formula de adresare si la adresa destinatarului Structurati textul clar si concis Verificati ortografia, punctuatia si gramatica Evitati frazele lungi si infloriturile Nu folositi un limbaj “prafuit” sau un limbaj prea tehnic Transformati frazele negative in fraze pozitive Nu le dati celorlati sentimentul ca au facut o greseala Aveti grija sa folositi mai mult “dumneavoastra” decat “eu” Incheiati cu o formula frumoasa Verificati textul inca o data , fiind atent la eventualele greseli

de tehnoredactare

Sfaturi


Gradul de formalism al evenimentului, rangul gazdei si nivelul bugetului sunt elemente care determina tipul invitatiei . Aceasta este cea care creaza o imagine de ansamblu asupra evenimentului si , totodata, da tonul cu privire la ceea ce se poate astepta oaspetele de la eveniment . In general, sunt trimise cu 3-4 saptamani inainte , iar raspunsul la o invitatie formala trebuie trimis in 3 zile de la primire. Textul invitatiei trebuie sa fie format dintr-o singura fraza, pentru a putea fi citit o data.

Invitatia


Cine invita: logo-ul organizatiei sau al evenimentului Gazda evenimentului ( o persoana invita , nu o

institutie ) Ex.: Presedintele Romaniei …, Doamna Ministru al Educatiei si Domnul Ion Popescu…, Presedintele Companiei… si membrii consiliului de administratie , Sub inaltul patronaj al Presedintelui Romaniei, Presedintele Institutului Diplomatic Roman…

Cuprinsul invitatiei


Invitatie formala :… are onoarea de a invita pe…sa participe la..…are onoarea de a invita pe… sa asiste la……roaga pe… sa ii faca onoarea de a participa la… Invitatie mai putin formala:..are placerea de a invita pe… Invitatie adresata unei singure persoane : …roaga pe Domnul Ministru

al… Invitatie nominala adresata unui cuplu: …roaga pe Domnul Ministru al …

si pe Doamna…, ….roaga pe Domnul si Doamna (prenumele si numele sotului )

Invitatie adresata unui cuplu, in cadrul caruia nu este cunoscuta cealalta persoana: …Domnul…,insotit

Invitatia obisnuita:…va roaga sa ii faceti onoarea de a participa la…, …va roaga sa onorati cu prezenta…, … are onoarea sa va invite la.., …are placerea sa va invite la…

Formule de curtoazie:


O invitatie, daca nu are nicio precizare in acest sens, este valabila doar pentru o persoana si nu este transmisibila.Pentru a se evita nelamuririle, este preferabil ca la final sa se mentioneze:

Valabila pentru doua persoane. Invitatie netransmisibila, valabila pentru doua persoane. Va rugam sa prezentati invitatia la intrare. Din motive de securitate , invitatia va fi ceruta la intrare. Aceasta invitatie, netransmisibila, este valabila pentru o

persoana.

Cui ii este adresata invitatia


Formulele utilizate in mod curent sunt; …in onoarea… …cu ocazia… …la dejunul… …la ceremonia… …la inaugurarea … …la o receptie in onoarea… …la cina oferita cu ocazia… …la lansarea …

Scopul evenimentului


Pe invitatie se scrie, conform unei logici firesti, mai intai ziua saptamanii,ziua apoi,luna, anul si ora. Cel care primeste invitatia verifica in aceasta ordine daca poate sa participe:

Sambata, 31 martie 2012, orele 18.00 Pentru a fi mai rigurosi, redactarea poate fi facuta fara a

utiliza cifrele.In acest caz, anul nu este niciodata indicat, pentru a nu se prelungi nejustificat textul consacrat acestui gen de informatie.

Indiferent daca este invitatie formala sau mai putin formala , nu se folosesc abrevierile.

In unele tari (SUA) in mod curent se precizeaza si ora la care se termina evenimentul. In practica europeana acest obicei este extrem de rar.

Data si ora evenimentului


Locatia trebuie precizata foarte exact pentru a nu exista nicio confuzie. Daca aceasta este una notorie, se va preciza doar cladirea , intrarea si sala dedicata evenimentului. In cazul in care este una mai putin cunoscuta , se vor preciza numele cladirii, numele salii, precum si adresa postala exacta. Astfel de detalii sunt importante daca vrei sa trimiti flori inainte sau daca invitatii vin cu taxiul .

Locatia in care este organizat evenimentul


Intrucat protocolul are ca functie ordonarea locurilor, stabilrea ordinii luarilor de cuvant , a locurilor si a precaderii, este foarte importanta rugamintea de la sfarsitul unei invitatii :R.S.V.P. ( repondez , s`il vous plait). Imediat dupa aceste initiale se va trece data limita pana la care sunt asteptate confirmarile , precum si contactele la care se pot face – telefon fix, telefon mobil, fax sau e-mail (in cazul invitatiei mai putin formale).

Data limita de primire a confirmarilor trebuie stabilita astfel incat sa avem suficient timp pentru a face un rapel telefonic sau pentru a lansa noi invitatii.

Confirmarea participarii


In cazul in care o parte dintre invitati au confirmat prezenta la eveniment inainte de a fi trimisa invitatia tiparita, in coltul din dreapta jos se va scrie de mana P.M. (pour memoire).

In cazul evenimentelor mai putin formale , cu mai multi invitati, pentru a se evita rapelurile insistente ale organizatorilor, se poate folosi formula regrets only in loc de RSVP , care presupune contactarea organizatorilor doar in cazul in care nu puteti onora invitatia. Aceasta formula nu se utilizeaza in niciun caz la evenimentele formale.


Alte informatii referitoare la eveniment , ce trebuie cuprinse in invitatie sunt cele legat de tinuta adoptata, precum si alte detalii practice : locul in care se poate parca, locatia in care se muta evenimentul in caz de ploaie, precizari referitoare la transmiterea televizata a evenimentului.

In cazul in care aceste detalii sunt prea numeroase, atuci ele se anexeaza pe o hartie separata.

Diferite informatii utile


Raspunsul tiparit: Pentru evenimentele importante sau exceptionale, pregatite cu

mult timp inainte, se poate recurge la raspunsul pretiparit, furnizat invitatiilor impreuna cu un plic tiparit.Aceasta metoda are avantajul de a atrage atentia invitatilor asupra importantei venirii lor si asupra grijii cu care este organizat evenimentul, facnd in acelasi timp mai dificile renuntarile, intrucat raspunsurile au fost date in scris.

Invitatiile preimprimate: Acestea contin elementele de baza utilizabile in majoritatea

circumstantelor: numele gazdei si titlul, spatiul pentru numele invitatului, motivul invitatiei, data, ora, locul, mentiunea RSVP cu numrul de telefon sau fax.








Date post:	19-Jan-2016
Category:	Documents
Upload:	andreea-deutzos
View:	67 times
Download:	1 times

Eticheta in Corespondenta

Documents