eOrganization - a better way to manage your company's support information

eOrganizationsisteme de suport operational

ZENITH Consulting

Eficienta operationala Reducerea costurilor Facilitarea schimbarii Stimularea inovatiei

“Nu poti face o floare sa creasca mai repede tragand-o de frunze. Poti insa sa ii creezi cele mai bune conditii pentru a creste”Ettiene Wenger

2 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea inovatiei

Cat de bun este un sistem de organizare • Cand un angajat nou se familiarizeaza usor cu noul job si cu functionarea

companiei in general• Atunci cand apare o schimbare, ea se propaga cu usurinta

in organizatie• Taskurile frecvente, mai ales cele inter-departamentale

se desfasoara eficient• Exista fluxuri formale de feedback• Atunci cand un angajat pleaca,

cunostintele sale de baza raman in organizatie


Angajații sunt doar colegi sau lucrează împreună?

Angajații sunt mult mai eficienți atunci când colaborează• Se ajută între ei• Împărtășesc informații, experiențe și

cunoaștere• Distribuie informatii specifice rolului lor

in organizatie


De ce tipuri de informatii au angajatii nevoie nevoie ca sa colaboreze?

• Informatii de tip operational (comenzi, date clienti, facturi, salarii, etc)Sunt gestionate de sisteme in care s-a investit considerabilAdreseaza partea repetitiva a activitatii umane

• Informatii de tip suport sau colaborativ (cum fac, cu cine, de ce, cand, cine ma ajuta, ce e nou, etc)

Sunt legate de invatare, adaptabilitate, motivare, inovatie, schimbare Aceste informatii sunt dispersate pe servere de

fisiere sau intranet, comunicate pe mail sau prin viu grai In general, ele nu sunt organizate si gestionate


Informații de tip suport

• Noutăți și ultimele schimbări• Metode și proceduri de lucru • Trebuie să fie ușor de găsit• În plus față de documentele oficiale, deseori sunt necesare explicații

și clarificări

• Cele mai bune practici• Povești de succes și lecții învățate• Întrebări frecvente• Persoane de contact


Cât de importantă este informația suport?

Este precum uleiul pentru un motor, face ca diferitele componente să funcționeze bine împreună• Ulei bun – performanțe mari și costuri

de întreținere mici• Ulei slab – performanțe scăzute și

costuri mari


Disponibilitatea informatiei de tip suport• Daca o informatie nu este facil accesibila, ea nu exista!

• Un mesaj trimis pe email ajunge alaturi de alte mii de mesaje• Un mesaj este trimis atunci cand are nevoie expeditorul sau; el este “consumat” atunci cand are nevoie

destinatarul, iar acesta va trebui sa compileze mai multe mai multe mesaje primate pe aceeasi tema• Pe un server de fisiere, un fisier este in mai multe subfoldere, poate fi greu de gasit• Pe un server de fisiere, numai numele fisierului iti spune despre ce este vorba in el• Chiar daca informatiile de care am nevoie sunt pe intranet, ele trebuie grupate astfel incat sa am acces

facil la el atunci cand cand trebuie sa finalizezi un task

Daca articolele pe de site-ul tau preferat ar fi salvate ca si documente in foldere si subfoldere sau ti-ar fi trimise toate pe mail, le-ai mai citi?


Când devine critică informația suport?

• Atunci când organizația are nevoie de schimbare Orice schimbare se propaga in organizatie sub forma de informatie suport. Daca e bine gestionata, schimbarea va fi facila, daca nu, rezultatele nu vor fi optime.

• Atunci când se dorește o mai bună sinergie între departamenteModul de lucru al fiecarui department, serviciile oferite, informatii pe care le distribuie catre alte departamente sunt informatii de tip suport

• Atunci când se dorește eficientizarea activităților de suport reducerea efortului pentru taskuri repetitive prin construirea debaze de cunostinte


Cine suntem?

• Consultanti de business si dezvoltatori de software• Ajutam angajatii si partenerii de afaceri sa colaboreze mai

efficient din 2003


Ce facem?

Generam si structuram informația suport

astfel încât angajatii sa isi poata atinge

mai usor obiectivele operationale

Educare

Colaborare

Organizare

Informare

Motivare

eOrganizationZENITH Consulting

Arhitectura informationalaServiciu suport

Serviciu suport

Serviciu suport

Serviciu suport

Serviciu suport

Servicii furnizate internServicii de informare

Colectare de feedback

Operatiuni

Vanzari

Zone operationale/vanzari- Informatii proprii / dashboard- Informatii furnizate de serviciile suport

Servicii suport- Servicii oferite in intern- Servicii de informare interna- Colectare de feedback


Cum facem?

• Construim• Canale de informare• Canale de educare• Canale de feedback• Cataloage de servicii• Interfete pentru departamentele suport• Librării de proceduri, instrucțiuni, formulare, etc

• Detaliem procesele principale (modificări recente, proceduri, formulare, documentație suport, întrebări frecvente, persoane de contact)


Ce rezultă?

• Canale de comunicare care permit angajaților să interacționeze mai eficient unii cu alții• O bază de cunoștințe care permite angajaților să deruleze

procese interne cu un efort mai mic• Extragerea și structurarea cunoașterii tacite (care se află în

capul angajaților) și punerea ei la dispoziția celorlalți angajați

Examplu pentru o echipa de vanzariStiri

Mesaj motivational de la top management

Idei de la un specialist

Live KPI

Calendar de echipa

Discutie pe o tema lunara

Case studies

Agregarea tuturor informatiilor relevante faciliteaza accesul la informatie faciliteaza performanta


Examplu pentru o pagina de suport pentru un proces

Schimbari recente

Mesaj motivational de la management

Aspecte practice de la un specialist

Linkuri catre resurse. Acestea se pot regasi pe intranet sau pe servere de

fisiere

Intrebari frecvente

Access to applications

Persoane de contact


Merita efortul?

• Intranetul reprezinta un canal de comunicare cu un randament mult mai bun decat mailul, serverul de fisiere sau comunicarea informala >> acuratete crescuta

• Daca angajatul in loc sa isi intrebe colegul cum sa isi faca treaba se uita pe un knowledge base pe intranet >> schimbarea devine mult mai facila

• Atunci cand am la un loc toate informatiile legate de un task>> costuri mai mici

Tipic returul investitiei se face in mai putin de un an


Este doar ceva “nice to have”?

Organizarea, eficienta operationala, reducerea costurilor, facilitarea schimbarii si stimularea inovatiei

sunt “nice to have”?


better together“Nu poti face o floare sa creasca mai repede tragand-o de frunze. Poti insa sa ii creezi cele mai bune conditii pentru a creste”

Ettiene Wenger

ZENITH Consulting

+4 021.317.51.00

office @ zen-it.ro

Date post:	22-Jun-2015
Category:	Business
Upload:	smileyme
View:	78 times
Download:	1 times

eOrganization - a better way to manage your company's support information

Business