Home >Documents >Elian Solutions - ERP Microsoft Dynamics NAV - Analiza ... Solutions - Sistemul... · Title Elian...

Elian Solutions - ERP Microsoft Dynamics NAV - Analiza ... Solutions - Sistemul... · Title Elian...

Date post:04-Nov-2019
Category:
View:6 times
Download:0 times
Share this document with a friend
Transcript:
  • Copyright © 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate. Pag . 1 din 11

    www.elian-solutions.ro

    ELIAN Solutions

    Analiza şi urmărirea cheltuielilor pe centre de cost - cu soluţia ERP

    Microsoft Dynamics NAV !

  • Copyright © 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate. Pag . 2 din 11

    www.elian-solutions.ro

    INTRODUCERE - SCOPUL ŞI CONŢINUTUL DOCUMENTULUI ............................................................ 3

    CE SUNT CENTRELE DE COST ? ........................................................................................................................... 3

    CENTRELE DE COST - ÎN DYNAMICS NAV SE NUMESC DIMENSIUNI. ....................................... 3

    POLITICI PRIVIND PARAMETRIZAREA CENTRELOR DE COST (DIMENSIUNI) ...................... 6

    RAPORTAREA PE CENTRE DE COST(DIMENSIUNI) ................................................................................ 7

    INDICATORII ECONOMICI ......................................................................................................................................................... 7 ANALIZELE PE DIMENSIUNI...................................................................................................................................................... 8

    RAPOARTELE PE DIMENSIUNI .................................................................................................................................................. 9

    CONCLUZIE ................................................................................................................................................................... 11

  • Copyright © 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate. Pag . 3 din 11

    www.elian-solutions.ro

    Introducere - Scopul şi conţinutul documentului Documentul de faţă îşi propune să ilustreze modul în care soluţia ERP Microsoft Dynamics NAV vă poate ajuta în analiza şi urmărirea cheltuielilor - pe centre de cost. În cadrul acestui document se vor prezenta modul în care se definesc centrele de cost, cum se asociază aceste centre de cost tranzacţiilor în sistem şi cum se obţine ulterior informaţia pentru realizarea unor analize. Totodată, se vor prezenta opţiunile disponibile pentru stabilirea unor politici şi reguli privind centrele de cost, în acord cu procesele de afaceri specifice fiecărei companii. Echipa Elian Solutions şi soluţia Microsoft Dynamics NAV pot ajuta companiile să implementeze centrele de cost de care au nevoie pentru a-şi gestiona afacerea.

    Ce sunt centrele de cost ? Centrele de cost - sunt elemente din cadrul unei companii pentru care este necesară o măsurare distinctă a costurilor pe care acestea le generează. Ele pot fi: departamente, echipamente, persoane, proiecte, etc. Urmărirea cheltuielilor pe centre de cost ajută managementul să ia decizii corecte cu privire la eficienţa utilizării resurselor într-o companie. Odată determinate aceste centre de cost, este necesar ca la înregistrarea tranzacţiilor în sistemul de evidenţă financiar-contabilă al întreprinderii să se poatea asocia şi centre de cost, potrivit unor raţionamente privind alocarea costului pe fiecare centru în parte.

    Centrele de cost - în Dynamics NAV se numesc dimensiuni. Soluţia ERP Microsoft Dynamics NAV oferă toate instrumentele necesare pentru realizarea obiectivelor legate de utilizarea centrelor de cost. Doar terminologia diferă un pic. În Dynamics NAV, atunci când se doreşte ca unei tranzacţii să i se adauge un plus de informaţie - se folosesc dimensiuni. Dimensiunea reprezintă un tip de informaţie, definit de către utilizator, care se poate asocia oricărei tranzacţii în sistem. Putem defini un număr nelimitat de tipuri de dimensiuni ; departamente, echipamente, oameni, proiecte, autovehicule, etc; orice element care ne interesează ca la un moment dat să îl urmărim diferenţiat ca venituri, cheltuieli sau sold şi care poate fi asociat în mod cert unei tranzacţii. De pildă, dacă dorim să urmărim cheltuielile/veniturile pe fiecare departament din cadrul unei întreprinderi, vom crea un tip de dimensiune numită DEPARTAMENTE, ale cărei valori vor fi chiar departamentele . În fig. 1 sunt prezentate două ferestre ; una conţine dimensiunile parametrizate pe compania Elian Demo, iar una dintre ele (cea marcată cu roşu) este dimensiunea departamente. Cea de-a două fereastră conţine valorile dimensiunii departemente, valori care pot fi selectate atunci când se înregistrează o tranzacţie.

  • Copyright © 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate. Pag . 4 din 11

    www.elian-solutions.ro

    Figura 1 - Fereastra dimensiuni şi fereastra cu valorile dimensiunii (departamente)

    Există şi posibilitatea de a crea o structură arborescentă de dimensiuni, pentru a putea analiza informaţia pe diferite nivele. Înregistrarea se va realiza intodeauna pe ultimul nivel al structurii dar raportarea se va putea realiza pe orice nivel. În fig. 2 vedeţi un exemplu cu parametrizarea dimensiunii ZONA. Dimensiune a fost creată pentru a urmări operaţiunile realizate în diverse zone geografice ale lumii. Dimensiunea e dezvoltată pe o structură arborescentă. Figura 2 - Fereastra cu dimensiunea Zona - parametrizată pe o structură arborescentă.

    Asocierea dimensiunilor pe tranzacţii se realizează fie în formele de introducere a documentelor (ofertă, comandă, factură, contract) fie în linii de jurnale (în jurnalul de casă, de bancă , de mijloace fixe, de articole,etc).

  • Copyright © 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate. Pag . 5 din 11

    www.elian-solutions.ro

    De exemplu, in Fig. 3 avem o factură de cheltuieli de combustibil, a cărei valoare este alocată pentru două departamente : Financiar şi Vânzări. Alocarea dimensiunilor se poate realiza în antetul documentului (dacă este acelaşi centru de cost pe toate liniile facturii) sau pe fiecare linie de factură în parte. Figura 3 - Înregistrare factură combustibil pe centre de cost cu alocare pe liniile facturii

  • Copyright © 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate. Pag . 6 din 11

    www.elian-solutions.ro

    Politici privind parametrizarea centrelor de cost (dimensiuni) Soluţia ERP Dynamics NAV permite definirea unor politici privind centrele de cost, politici care să se plieze pe logica activităţii companiei. Astfel :

    � Oricărei entităţi din sistem (cont contabil, client, furnizor, articol, mijloc fix, etc) i se pot asocia dimensiuni implicite, astfel încât valorile dimensiunilor să vină automat în tranzacţiile la care entitatea participă. Această funcţionalitate facilitează operarea şi elimină o parte din erorile de introducere a datelor.

    � Se pot seta obligativităţi privind dimensiunile, la nivelul fiecărei entităţi; în aceste condiţii, tranzacţiile nu sunt posibile dacă nu sunt introduse valorile dimensiunilor.

    � În cazul în care la operare pot apărea conflicte între dimensiuni, se pot realiza prioritizări.

    Dacă, de pildă, este setat un departament implicit pe un cont de furnizor şi alt departament implicit pe un cod de articol, se poate determina care entitate va avea prioritate şi care dimensiune se va completa implicit : cea de pe furnizor sau cea de pe articol.

    � Se pot autoriza doar anumite combinaţii de dimensiuni.

    De exemplu, ştim că departamentul Producţie dispune doar de o maşină de serviciu (cea cu codul B-24-TMI) şi dorim ca cheltuielile cu combustibilul să fie înregistrate doar pe această maşină. Putem configura ca să nu fie permisă înregistrarea unei cheltuieli care să fie alocată concomitent departamentului Producţie şi altei maşini de serviciu (Fig.4)

    Figura 4 - Fereastra de parametrizare a combinaţiilor posibile între dimensiuni

  • Copyright © 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate. Pag . 7 din 11

    www.elian-solutions.ro

    Raportarea pe centre de cost(dimensiuni) Odată introdusă în sistem, informaţia privind centrele de cost trebuie apoi să fie extrasă din sistem intr-o formă sintetizată, pentru a putea fi de folos factorilor de analiză şi decizie . Aceasta se poate face în Dynamics NAV utilizând : - Indicatori economici - Analizele pe dimensiuni - Rapoarte

    Indicatorii economici

    Indicatorii economici sunt un intrument prin care utilizatorii îşi pot construi situaţii, raportări pe baza conturilor şi sumelor din Planul de Conturi. Este un sistem de tip matrice, în care utilizatorii pot parametriza conţinutul liniile şi al coloanelor ce vor fi afişate În linii se selectează conturi contabile sau se definesc formule (cu operaţii aritmetice de bază). În coloane se definesc tipurile de sume care se vor calculă (rulaje debitoare, rulaje creditoare, sold, etc) şi formule pentru coloane - rezultate din calcule asupra altor coloane. Atât pe linii cât şi pe coloane, utilizatorii pot seta şi filtrele de centre de cost iar Indicatorii Economici ţin cont de aceste filtre la calculul sumelor.

    În Fig. 5 puteţi vedea un formular de bilanţ creat cu ajutorul Indicatorilor Economici. E simplu de creat şi la îndemîna oricărui utilizator. Figura 5 - Bilanţ creat în Indicatori Economici

  • Copyright © 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate. Pag . 8 din 11

    www.elian-solutions.ro

    Analizele pe dimensiuni Analizele pe dimensiuni oferă utilizatorului posibilitatea de a vizualiza intrările din contabilitate împreună cu dimensiunile (centrele de cost) asociate. Fig.6 prezintă o analiză a cheltuielilor pe departamente; pe linii sunt afişate conturile contabile, pe coloane sunt departamentele. În antetul analizei se pot seta opţiuni privind: filtrul de perioadă, filtrul de centru de cost, ce anume să se afişeze pe linii şi pe coloane, etc. Dacă se doreşte cunoaşterea sumelor ce compun un total pe un centru de cost, se apelează funcţia de explorare (drill-down) şi se vizualizează toate intrările din contabilitate care s-au înregistrat pe acel centru de cost. Figura 6 – Fereastră analiză cheltuieli pe departamente

    Analizele pe dimensiuni sunt exportabile în excel. Rezultatul exportului este un fişier care conţine datele sub formă de tabelă-pivot; utilizatorul poate să analizeze şi să prelucreze datele şi în această manieră. (vezi fig.7)

  • Copyright © 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate. Pag . 9 din 11

    www.elian-solutions.ro

    Figura 7 - Tabela-Pivot creată în Excel.

    Rapoartele pe dimensiuni În aplicaţia Dynamics NAV se poate defini un număr nelimitat de dimensiuni( tipuri de centre de cost). Totuşi, fiindcă nu toate au aceeaşi importantă pentru o companie, se consideră că două tipuri de dimensiuni pot fi setate astfel încât valorile lor să fie prezente în toate tabelele care conţin date. În consecinţă, aceste dimensiuni numite dimensiuni globale, pot fi folosite pentru filtrări în toate rapoartele (dacă nevoile informaţionale ale unei companii reclamă extinderea numărului de dimensiuni globale, echipa Elian Solutions poate realiza aceasta la cererea clientului). Spre exemplificare, în fig. 8 este prezentat un raport “Fişă de Cont”, rulat pe contul de cheltuială 612 (cheltuieli cu chiriile), care afişează doar cheltuielile asociate departamentelor Financiar şi Achiziţii. În antetul raportului se menţionează filtrele de dimensiuni utilizate (vezi zona marcată cu roşu).

  • Copyright © 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate. Pag . 10 din 11

    www.elian-solutions.ro

    Figura 8 - Raportul Fişa Cont rulat pe contul 612 cu filtrare pe departamente

    În cazul în care dimensiunile nu sunt globale, sunt disponibile în aplicaţie rapoarte care, corelate cu analizele pe dimensiuni, pot oferi informaţia dorită. Informaţia poate fi obţinută pe diverse nivele de agreagare a datelor,funcţie de opţiunile care sunt selectate în raport. În Fig. 9 este prezentat raportul „Dimensiune-Detaliere” care a fost rulat cu opţiunea să afişeze cheltuielile cu combustibilul, defalcate pe departamente, iar în cadrul departamentului - defalcat pe fiecare autovehicul. Figura 9 - Raportul ”Dimensiuni-Detaliere” rulat pe contul 6022, pe departamente şi maşini

  • Copyright © 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate. Pag . 11 din 11

    www.elian-solutions.ro

    Concluzie Aplicaţia ERP Dynamics NAV asigură o gestionare adecvată a activităţilor legate de urmărirea pe centre de cost, oferind suport pentru stabilirea unor politici şi reguli privind aceste centre de cost. Informaţia asociata centrelor de cost se poate vizualiză cu uşurinţă, utilizatorul având la dispoziţie mai multe modalităţi de raportare. Echipa Elian Solutions a avut ocazia, de-a lungul a numeroase implementări ale soluţiei Dynamics NAV să parametrizeze sisteme de centre de cost, adaptate nevoilor unor companii din varii domenii : producţie, distribuţie, agricultură, servicii. De fiecare dată, centrele de cost au ajutat aceste companii sa obţină informaţii critice despre eficienţa activităţii lor. ERP Microsoft Dynamics NAV şi echipa Elian Solutions pot fi soluţia şi pentru compania ta !

Click here to load reader

Reader Image
Embed Size (px)
Recommended