Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
1
Colegiul Național Ferdinand I Bacău
Manual proceduri
(dezvoltarea și implementarea
sistemului de control managerial/intern)
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
2
CUPRINS
Nr.crt. Cod procedură Titlul Pagina
1 Introducere
2 Structură procedură, conform OMFP
946/2005
3 Procedură sistem
PS.............
Comunicarea internă și externă
4 Procedură de sistem
PS................
Accesul la resurse
5 Procedură sistem
PS......
Circuitul documentelor
6 Procedură de sistem
PS...........
Funcțiile sensibile
7 Procedură sistem
PS...............
Identificarea nevoilor de formare
8 Procedură sistem
PS..............
Semnalarea neregulilor și gestionarea
abaterilor
9 Procedură sistem
PS............
Implementarea Programului de
dezvoltare a sistemului de control
managerial intern
10 Procedură de sistem
PS.............
Managementul riscurilor
11 Procedură de sistem Arhivarea documentelor și înregistrărilor
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
3
PS......................
12 Procedură de sistem
PS..............
Realizarea inventarului
13 Procedură operațională
PO..............
Managementul riscurilor- Contabilitate
14 Procedură operațională
PO........
Managementul riscurilor- Secretariat
15 Procedură operațională
PO............
Activitatea de organizare și funcționare a
casieriei
16 Procedură operațională
PO............
Angajamentele bugetare
17 Procedură operațională
PO....................
Atribuirea contractelor de achiziție
publică (achiziție directă)
18 Procedură operațională
PO......................
Completarea Registrului Cartea mare
19 Procedură operațională
PO..................
CFPP
20 Procedură operațională
PO......................
Completarea Registrului jurnal
21 Procedură operațională
PO.................
Completare Revisal
22 Procedură operațională
PO............
Întocmirea Programului anual al
achizițiilor publice
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
4
23 Procedură operațională
PO...........
Organizarea contabilității
24 Procedură operațională
PO....................
Completarea Registrului de casă
25 Procedură operațională
PO.....................
Întocmirea situațiilor financiare
26 Procedură operațională
PO...................
Întocmirea statelor de personal
INTRODUCERE
Prezentul Manual de proceduri include toate procedurile de sistem și operaționale
elaborate, diseminate și implementate în Colegiul Național „Ferdinand I” Bacău, în procesul
aplicare a Programului de dezvoltare și implementare a sistemului de control intern/ managerial,
în anul școlar 2013-2014.
Sistemul de control managerial /intern din cadrul Colegiul Național „Ferdinand I” Bacău
reprezintă ansamblul de măsuri, metode și proceduri concepute și implementate de către
directorul unității și întregul personal cu scopul realizării obiectivelor generale și specific la un
nivel calitativ corespunzător și îndeplinirii cu regularitate, în mod economic, eficace și eficient, a
strategiilor adoptate la nivelul unității de învățământ.
Procedurile au fost elaborate de coordonatorii de compartimente și de către membrii
Comisiei SCMI și ele respectă modelul structural și de conținut inclus în OMFP nr.946/2005.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
5
Structură procedură
(conform OMFP 946/2005)
Entitatea publică
...................................
Compartimentul
...................................
EDIŢIA .........................
REVIZIA ...............................
EXEMPLAR nr..................
COD PO/PS: PROCEDURA OPERAŢIONALĂ/DE SISTEM – PO/PS ..................
Denumire procedură
DATA APROBĂRII ÎN
CA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, a
reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operațiunea
Numele și
prenumele
Funcția Data Semnătura
1. Elaborat
2. Verificat
3. Aprobat
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
6
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale
Ediţia sau,
după caz,
revizia în
cadrul ediţiei
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz, a reviziei în cadrul
ediţiei procedurii operaţionale
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcția Nume și
prenume
Data
primirii
Semnăturii
1. Informare
și aplicare
2. Aplicare
3. Evidenţă
4. Arhivare
5. Alte
scopuri
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
7
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate
4.2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii
4.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului
4.4. Sprijină alte comisii în acţiuni de monitorizare şi evaluare, iar pe manager, în luarea
deciziei
..............................................................................................................................................
4.n Alte scopuri specifice procedurii operaţionale
5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională
5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi
desfăşurate de entitatea publică
5.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea
procedurată
5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare ale activităţii
procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
6.1. Reglementări internaționale
-
-
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
8
-
6.2. Legislaţie primară
-
-
-
6.3. Legislaţie secundară
-
-
-
6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice
-
-
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI:
7.1. Definiţii ale termenilor
Nr.crt. Termenul Definiția
1.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
9
2.
7.2. Abrevieri ale termenilor
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. PO Procedură operaţională
2. E Elaborare
3. V Verificare
4. A Aprobare
5. Ap Aplicare
6. Ah. Arhivare
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8.1. Generalităţi ( se cuprind elementele de ansamblu privind caracteristicile activității. Se va
evita repetarea acelora deja abordate în alte componente ale procedurii operaționale, cum ar fi
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
10
cele legate de scopul procedurii sau de domeniul de aplicare. Se pot prezenta principiile generale
aplicabile activității).
8.2. Documente utilizate
8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor ( nominalizarea tuturor documentelor, a celor
abilitaţi cu emiterea şi actualizarea lor; ex: formulare, manuale, instrucţiuni operaţionale, liste de
verificare, etc. care furnizează informaţii necesare derulării activităţii)
8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor- pot fi redate în formă completă, anexând la procedură
modele ale documentelor, instrucţiuni de completare ale acestora şi menţiuni referitoare la rolul
lor
8.2.3. Circuitul documentelor- compartimentele/persoanele la care trebuie să circule
documentele în proecsul de realizare a activităţii, precum şi operaţiunile ce se efectuează în
legătură cu documentul respectiv, la fiecare compartiment/persoană la care circulă. Se
recomandă utilizarea reprezentărilor grafice a circuitului documentelor.
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale- elementele de logistică
8.3.1.Resurse umane
8.3.3. Resurse financiare
8.4. Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
11
....................................................................................................................................................
10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI
Nr.
anexă
Denumirea
anexei
Elaborator Aprobă Număr de
exemplare
Difuzare Arhivare Alte
elemenet Loc Perioadă
11. CUPRINS
Nr.componentei
în cadrul
procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii
operaţionale
Pagină
1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și
aprobarea ediției
2 Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor
procedurii operaționale
3 Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția
4 Scopul
5 Domeniul de aplicare
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
12
6 Documente de referință
7 Definiții, abrevieri
8 Descrierea procedurii
9 Responsabilități și răspunderi
10 Anexe
11. Cuprins
Colegiul Naţional
„Ferdinand I”
Bacău
Comisia SCMI
Standard 6
Structura
organizatorică
Standard 13
Comunicarea
PROCEDURA DE SISTEM
Comunicarea internă şi externă
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PS: PROCEDURA DE SISTEM- PS..........................
Comunicarea internă şi externă
DATA:
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
13
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
1. Elaborat Prof. Nicoleta
Zărnescu
Coordonator
CEAC,
membru
Comisia
SCMI
2. Verificat Prof. Otilia
Iftimescu
Director
adjunct
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii
Ediţia sau,
după caz,
revizia în
cadrul ediţiei
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Ediţia I - Elaborare
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
14
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data primirii Semnătura
1. Informare,
aplicare şi
arhivare
I Secretariat Secretar şef ........................ .................
2. Informare
evidenţă
I Echipa
managerială
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare,
monitorizare
I CEAC Coordonator
CEAC
Nicoleta
Zărnescu
...................
4. Aplicare I Activitatea
educativă şi cea
extracurriculară
Consilier
pentru
proiecte şi
programe
.................. .......................
5. Aplicare I Comisii
metodice
Şefii
comisiilor
metodice
6. Aplicare I Contabilitate Contabil-şef
7. Aplicare I Bibliotecă Bibliotecar
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Prezenta procedură:
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
15
1) Stabileşte cadrul organizatoric de derulare a activităţii de comunicare pe plan intern şi
extern, strategia de comunicare instituţională, compartimentele şi persoanele implicate.
2) Furnizează personalului și conducerii un instrument care permite realizarea activităţii
procedurate, în conformitate cu normele legale.
4. 2. Asigură existenţa documentaţiei adecvate derulării acestei activităţi.
4. 3. Asigură continuitatea acestei activităţi.
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea îmbunătăţirii calităţii serviciilor
educaţionale furnizate de Colegiul Naţional „Ferdinand I” Bacău.
Scopul specific al procedurii este dezvoltarea unui sistem eficient de comunicare internă
şi externă la nivelul Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău prin:
creşterea gradului de colaborare între compartimente;
informarea eficientă a personalului despre activităţile, strategiile, proiectele şi
programele în care Colegiul este parte;
fluidizarea circulaţiei informaţiilor pe verticală şi pe orizontală;
eficientizarea timpilor de răspuns la solicitările şi sesizările primite;
responsabilizarea angajaţilor cu privire la sarcinile care le revin;
crearea unei identităţi instituţionale bine conturate în vederea menţinerii unui nivel
ridicat de motivare şi angajare a personalului.
În privinţa comunicării cu partenerii săi externi, Colegiul Naţional „Ferdinand I” urmăreşte:
formarea şi menţinerea unei imagini pozitive a Colegiului în cadrul învăţământului
băcăuan/ românesc;
informarea corectă şi constantă a partenerilor externi cu privire la activitatea Colegiului;
îndeplinirea cu profesionalism a angajamentelor asumate;
aplicarea coerentă şi unitară a reglementărilor legale în domeniul educaţiei şi
învăţământului;
construirea unor relaţii de colaborare reciproc avantajoase
informarea şi conştientizarea comunităţii locale cu privire la rolul şi importanţa
Colegiului „Ferdinand I” în educaţia copiilor;
informarea publicului ţintă privind activităţile specifice care se desfăşoară în cadrul
Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău.
5. DOMENIUL DE APLICARE
Procedura se aplicabilă compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare ale
activităţii proedurate.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
16
Activitatea de implementare a acestei procedurii este parte a politicii manageriale de a
implementa un management al calităţii serviciilor educaţionale furnizate de Colegiu.
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
6.1. Reglementări internaţionale
-
6.2. Legislaţie primară
- Legea nr.544/2001
- Legea 52/2003
- HG 123/2002
- HG 1085/2003
-HG 1723/2004, privind aprobarea Programului de măsuri pentru combaterea birocraţiei în
activitatea de relaţii cu publicul
6.3. Legislaţie secundară
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005)
6.4. Reglementări interne
Strategia de comunicare instituţională
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
7.1. Definiţii:
Nr.crt. Termenul Definiţia
1. Compartiment Unitate organizatorică,
funcțională, prevăzută în
organigrama Colegiului
Național „Ferdinand I” Bacău
2. Procedură Prezentarea în scris, a tuturor
paşilor ce trebuie urmaţi, a
metodelor de lucru stabilite şi
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
17
a regulilor de aplicat necesare
îndeplinirii atribuţiilor şi
sarcinilor, având în vedere
asumarea responsabilităţilor
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioară
2. PDI Proiect de dezvoltare
instituţională
3. CEAC Comisia de evaluare și
asigurare a calității din cadrul
Colegiului
4. PS Procedură de sistem
5. SCMI Sistem control managerial
intern
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8.1. Generalităţi
Procedura se aplică în coroborare cu procedura de sistem privind circuitul documentelor,
componentă a dezvoltării şi implementării sistemului de control managerial/intern.
8.2. Etape în implementarea procedurii
Nr.
crt.
Etapa Descrierea operaţiunilor
0. 1. 2.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
18
1.
Planificarea şi realizarea
sistemului de comunicare
- revizia procedurii de comunicare
- stabilirea programului de audienţe, de lucru cu publicul
- elaborarea de note interne privind modalităţile de transmitere
a informaţiilor
- verificarea funcţionalităţii mijloacelor de comunicare
virtuale: site-ul
- stabilirea documentelor şi informaţiilor de interes public
- stabilirea resurselor necesare realizării unui sistem
informaţional adecvat pentru prelucrarea şi transmiterea
informaţiilor de interes public
- diseminarea în cadrul Consiliului profesoral a fluxului
informaţional intern şi extern
2. Crearea instrumentelor
de lucru necesare
- actualizare bază de date de contact – telefoane, adrese de
e-mail ale unităţilor de învăţământ şi ale instituţiilor partenere
- actualizare bază de date de contact ale instituţiilor mass-
media la nivel local şi naţional
- actualizarea informaţiilor privind legile şi alte acte normative
aplicabile
- abonarea la ziarele locale importante
3.
Aplicarea sistemului de
comunicare externă
- transmiterea documentelor şi informaţiilor specifice în
funcţie de solicitările scrise elaborate de către terţi şi
înregistrate la secretariatul Colegiului
- afişarea la sediul Colegiului a informaţiilor specifice
informării publice
- actualizarea permanentă a informaţiilor şi a documentelor pe
site-ului Colegiului
- revista presei – lecturarea zilnică a articolelor referitoare la
învăţământ, evaluarea acestora şi informarea corectă a
personalului şi a părinţilor, dacă e cazul, prin solicitarea
dreptului la replică
-citirea articolelor referitoare la învăţământ
4. Verificarea documentelor
prevăzute pentru accesul
- gestionarea corectă – elaborarea/ actualizarea şi difuzarea
documentelor specifice instituţiei – Plan de dezvoltare
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
19
public, conform
legislaţiei în vigoare
instituţională, rapoarte, anunţuri, comunicate de presă, pliante
5. Asigurarea accesului la
informaţiile de interes
public
- comunicarea informaţiilor de interes public prin afişare la
sediul Colegiului, prin postare pe site, prin organizarea de
conferinţe de presă, participarea la emisiuni de radio sau
televiziune, interviuri, briefing-uri etc.
6. Analiza eficacităţii şi
îmbunătăţirea sistemului
informaţional
- rapoarte
- comunicarea informaţiilor privind comunicarea externă,
rezultatelor evaluării sistemului de comunicare externă
structurilor/ persoanelor interesate
8.3. Instrumente de comunicare internă
emailul
afişarea la avizier, în cancelarie
informarea verbală
informarea prin şedinţele de Consiliu de administraţie, Consiliul profesoral, consemnarea
şi semnarea procesului verbal de şedinţă
cerere scrisă
8.4. Resurse necesare
8.4.1. Resurse materiale
- imprimantă
- conexiune internet
- hârtie
- ziare, reviste
- site-ul Colegiului
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
20
- colecţii legi
8.4.2.Resurse umane
- membrii compartimentului Secretariat
- directorul în calitate de purtător de cuvânt al Colegiului
- personalul
8.4.3. Resurse financiare
-
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
9.1. Director
9.1.1. Directorul asigură cadrul formal privind realizarea comunicării interne şi externe
9.1.2. Reprezintă instituţia în relaţia cu mass-media
9.2. Secretariat
9.2.1. Furnizează servicii de relaţii cu publicul
9.2.2. Rol esenţial în circuitul documentelor
9.3. Personalul
9.3.1. Respectă prevederile prezentei proceduri
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
21
Colegiul Naţional
„Ferdinand I”
Bacău
Comisia SCMI
Standard 23
Accesul la resurse
PROCEDURA DE SISTEM
Accesul la resurse
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PS: PROCEDURA DE SISTEM- PS..........................
Accesul la resurse
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
1. Elaborat Prof. Nicoleta
Zărnescu
Coordonator
CEAC,
membru
Comisia
SCMI
2. Verificat Prof. Otilia
Iftimescu
Director
adjunct
3. Aprobat Prof. Mirela Director
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
22
Berza
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii
Ediţia sau,
după caz,
revizia în
cadrul ediţiei
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Ediţia I - Elaborare
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data primirii Semnătura
1. Informare,
aplicare şi
arhivare
I Secretariat Secretar şef ........................ .................
2. Informare
evidenţă
I Echipa
managerială
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare,
monitorizare
I CEAC Coordonator
CEAC
Nicoleta
Zărnescu
...................
4. Aplicare I Activitatea
educativă şi cea
Consilier
pentru
.................. .......................
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
23
extracurriculară proiecte şi
programe
5. Aplicare I Comisii
metodice
Şefii
comisiilor
metodice
6. Aplicare I Contabilitate Contabil-şef
7. Aplicare I Bibliotecă Bibliotecar
8. Aplicare I Compartiment
informatic
Informatician
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Prezenta procedură:
1) Stabileşte regulile de bază pentru controlul accesului la resursele unității de
învățământ, cadrul organizatoric de derulare a activităţilor specifice, compartimentele şi
persoanele implicate.
2) Furnizează personalului și conducerii un instrument care permite realizarea activităţii
procedurate, în conformitate cu normele legale.
4. 2. Asigură existenţa documentaţiei adecvate derulării acestei activităţi.
4. 3. Asigură continuitatea acestei activităţi.
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea îmbunătăţirii calităţii serviciilor
educaţionale furnizate de Colegiul Naţional „Ferdinand I” Bacău.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
24
5. DOMENIUL DE APLICARE
Procedura se aplicabilă tuturor angajaților cu drept de acces la o resursă a unității și
terților care au obținut permisiunea de a accesa o resursă a instituției.
Activitatea de implementare a acestei procedurii este parte a politicii manageriale de a
implementa un management al calităţii serviciilor furnizate de Colegiu.
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
6.1. Reglementări internaţionale
-
6.2. Legislaţie primară
- Legea nr.500/2002 privind finanțele publice, cu modificările ulterioare
- Legea nr.82/1991 a contabilității, republicată
- Ordinul MFP nr.618/2002 pentru aprobarea Precizărilor privind inventarierea bunurilor din
domeniul public al statului
- Legea nr.213/1998 privind proprietatea publică și regimul juridic al acesteia
- Ordinul MFP nr.1161bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de
încasare și utilizare a fondurilor bănești primite sub forma donațiilor și a sponsorizărilor către
entitățile publice
- Legile bugetare anuale
- Decretul nr.209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operațiilor de casă
- Legea nr.182/2002 privind protecția informațiilor clasificate
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
25
6.3. Legislaţie secundară
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005)
6.4. Reglementări interne
Programul de dezvoltare și implementare a sistemului de control managerial /intern al
Colegiului
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
7.1. Definiţii:
Nr.crt. Termenul Definiţia
1. Compartiment Unitate organizatorică,
funcțională, prevăzută în
organigrama Colegiului
Național „Ferdinand I” Bacău
2. Procedură Prezentarea în scris, a tuturor
paşilor ce trebuie urmaţi, a
metodelor de lucru stabilite şi
a regulilor de aplicat necesare
îndeplinirii atribuţiilor şi
sarcinilor, având în vedere
asumarea responsabilităţilor
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
26
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioară
2. PDI Proiect de dezvoltare
instituţională
3. CEAC Comisia de evaluare și
asigurare a calității din cadrul
Colegiului
4. PS Procedură de sistem
5. SCMI Sistem control managerial
intern
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8.1. Generalităţi
Procedura este elaborată și aplicată plecând de la următoarele principii:
restrângerea accesului la resurse reduce riscul utilizării inadecvate ale acestora
severitatea restricției depinde de vulnerabilitatea tipului de resursă și de riscul
pierderilor potențiale care trebuie apreciate periodic. La determinarea
vulnerabilității bunurilor și valorilor se au în vedere costul, riscul potențial de
pierdere și de utilizare inadecvată
Între resurse și sumele înregistrate se fac comparații periodice (inventare).
Vulnerabilitatea bunurilor și valorilor determină frecvența acestor verificări.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
27
8.2. Descrierea procedurii
Accesul în locațiile Colegiului
Obiectiv: asigurarea accesului autorizat al angajaților, elevilor și terților (vizitatorilor) în
locațiile Colegiului Național “Ferdinand I” Bacău și să prevină accesul neautorizat în aceste
locații
Colegiul Național “Ferdinand I” Bacău este prevăzut cu sistem de supraveghere video,
personal de pază și cu sistem intern de control al accesului în locațiile instituției. Căile de acces
în interiorul clădirilor sunt limitate, pentru a permite controlul și monitorizarea terților care
solicit intrarea în unitate. Terții sunt legitimați la intrarea în unitate, iar datele acestora precum și
destinația vizitei sunt trecute într-un registru special. Deplasarea terților în unitate se face doar cu
însoțirea acestora de către elevul de serviciu sau de către profesorul de serviciu. Vizitatorii
trebuie să folosească întodeauna numai intrările și ieșirile autorizate.
Angajații au acces în unitate prin intrarea special destinată acestora, pentru a permite
identificarea lor. Toți angajații trebuie să respecte regulile de securitate ale unității, precum și
cele referitoare la protecția muncii și la protecția împotriva incendiilor din locația respectivă.
Accesul angajaților și al terților în spațiul unor compartimente specializate ale unității
(Secretariat, Contabilitate) se face doar cu respectarea programului de relații publice al acestor
compartimente afișat la loc vizibil.
Atribuțiile de acces ale angajaților la anumite resurse ( informaționale, materiale,
financiare) precum și limitările accesului sunt precizate în fișa postului.
Elevii sunt obligați să poarte uniforma și însemnele distinctive ale Colegiului pentru a fi
ușor identificați și pentru a se permite accesul lor în diversele locații ale Colegiului.
Obligațiile și drepturile privind accesul în diferitele locații ale Colegiului sunt detaliate în
Regulamentul de ordine interioară care trebuie diseminat în orele de consiliere și la ședințele cu
părinții pentru o corectă informare și aplicare.
Accesul la resurse informaționale
Vizitatorii nu au dreptul să acceseze (incluzând citire, copiere, înlocuire sau alt proces)
informațiile Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău considerate private și/sau proprietate.
Informațiile private sunt: datele din registrele matricole, datele personale ale elevilor și ale
angajaților, situația școlară, rezultate la examene, date financiar-contabile, documente specifice.
Accesul la aceste date se face doar pe baza unei solicitări scrise adresate directorului Colegiului.
Fotografierea/înregistrarea video în locațiile Colegiului nu se poate face fără acordul
directorului unității.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
28
Accesul angajaților la sistemele informatice restricționate ale Colegiului este permis
numai pe baza contului de utilizator (user name și parola).
Pentru crearea unui cont de utilizator, coordonatorul compartimentului respectiv
întocmeşte un referat care va fi aprobat de director şi transmis ulterior administratorului de
reţea/informaticianului. Bazele de date cu documente financiare, documente de personal,
documente specifice sunt restricţionate numai la utilizatorii autorizaţi. Aprobarea accesului la
documentele sensibile ale instituţiei (resurse umane, documente financiare, etc.) se face prin
decizie internă sau/şi în conformitate cu fişa postului.
Managementul revizuieşte dreptul de acces al utilizatorilor la intervale regulate,
semestrial/anual.
Utilizatorii sistemelor de procesare a informaţiilor trebuie să urmeze bunele practici de
securitate în ceea ce priveşte selecţia şi utilizarea parolelor. Ei trebuie să se asigure că
echipamentul lăsat nesupravegheat este protejat în mod adecvat.
La nivelul Colegiului este adoptată o politică clară de folosire a cât mai puţine documente
şi medii de stocare amovibile şi o politică de păstrare a ecranului protejat pentru sistemele de
procesare a informaţiilor. Este interzisă utilizarea programelor utilitare care pot fi capabile să
depăşească măsurile de securitate de sistem.
Accesul la resursele materiale şi financiare
Accesul la resursele materiale şi financiare al Colegiului se face în conformitate cu
procedurile operaţionale specifice şi cu specificaţiile din fişa postului. Periodic se va analiza
riscul pierderilor potenţiale în funcţie de vulnerabilitatea tipului de resursă. La determinarea
vulnerabilităţii bunurilor şi valorilor se iau în calcul costul, riscul potenţial de pierdere sau
utilizare inadecvată. Între resurse şi sumele înregistrate în evidenţe se fac comparaţii periodice
(inventare).
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale
- imprimantă
- conexiune internet
- birotică
- camere video
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
29
8.4.2.Resurse umane
- personalul unităţii, elevii, vizitatorii
8.4.3. Resurse financiare
-
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
9.1. Director
9.1.1. Directorul asigură cadrul formal privind aplicarea acestei proceduri
9.1.2. Autorizează nivelul de acces al angajaţilor la resurse
9.2. Coordonatorii de compartimente
9.2.1. Gestionează prezenta procedură şi aplică prevederile ei în activitatea proprie
9.2.2 Revizuiesc periodic drepturile de acces
9.2.3. Integrează şi aplică regulile referitoare la control acces
9.3. Personalul
9.3.1. Respectă prevederile prezentei proceduri
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
30
Colegiul Naţional
„Ferdinand I”
Bacău
PROCEDURA DE SISTEM
CIRCUITUL DOCUMENTELOR
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PS: PROCEDURA DE SISTEM – PS ..........................
Circuitul documentelor
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
1. Elaborat ................. ......................
Secretar şef
2. Verificat Prof. Otilia
Iftimescu
Director
adjunct,
membru în
Comisia
SCMI
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
31
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii
Ediţia sau,
după caz,
revizia în
cadrul ediţiei
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Ediţia I - Elaborare
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data primirii Semnăturii
1. Informare
aplicare
şi
arhivare
I Secretariat Secretar şef ........................ .................
2. Informare
evidenţă
I Echipa
managerială
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare I CEAC Coordonator
CEAC
.................... ...................
4. Aplicare I Financiar-
contabil +
Contabil-şef ....................... ..................
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
32
achiziţii
5. Aplicare I Activitatea
educativă şi cea
extracurriculară
Consilier
pentru
proiecte şi
programe
.................. .......................
6. Aplicare I Tehnic-
administrativ
Administrator
de patrimoniu
7. Aplicare I Comisii
metodice
Şef Comisie
metodică
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Prezenta procedură:
1) Stabileşte un cadru general şi unitar pentru primirea, înregistrarea şi ţinerea evidenţei
tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, a celor ieşite şi clasarea acestora
în vederea arhivării, la nivelul Colegiului Naţional „Ferdinand” I şi al fiecărui compartiment din
structura organizatorică;
2) furnizează personalului şi conducerii un instrument care facilitează funcţionarea
corectă a circuitelor şi a fluxurilor informaţionale, astfel încât să se asigure raportările ierarhice,
realizarea şi monitorizarea activităţilor compartimentelor;
4. 2. Asigură existenţa documentaţiei adecvate derulării acestei activităţi.
4. 3. Asigură continuitatea acestei activităţi.
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea administrării fondurilor în mod
economic, eficient şi eficae și pentru îndeplinirea obiectivelor generale și specifice ale
Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
33
5. DOMENIUL DE APLICARE
Prin prezenta procedură se urmăreşte asigurarea unui circuit corect, eficient, operativ şi
legal al documentelor.
Activitatea de implementare a procedurii este parte a politicii manageriale de a asigura în
mod rezonabil că misiunea Colegiului, precum şi obiectivele generale/obiectivele specifice sunt
îndeplinite.
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
6.1. Reglementări internaţionale
-
6.2. Legislaţie primară
6.2.1. OUG 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de
concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii;
6.2.2. L 571/2003 Codul fiscal
6.2.3. O.G.2/2001 privind regimul contravenţiilor
6.2.4. Legea 16/1996 privind arhivele
6.2.5. L 273/2006, legea finanţelor publice locale
6.2.6. H.G. 925/19.07.2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică
6.2.7. Legea nr. 82/1991 - legea contabilităţii, cu modificările şi completările ulterioare
6.2.8. OMFP nr. 1850/2004 privind registrele şi formularele financiar - contabile
6.2.9. OMFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea,
lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa
şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale
6.2.10. Ordonanţa Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare
a petiţiilor, aprobată cu modificări prin Legea nr. 233/2002;
6.2.11. Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 prin care au fost aprobate Normele
metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes
public.
6.3. Legislaţie secundară
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005)
6.4. Reglementări interne
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
34
Regulamentul de ordine interioară al Colegiului Naţional „Ferdinand” I Bacău
Programul de implementare şi dezvoltare a programului SCMI
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
7.1. Definiţii:
Nr.crt. Termenul Definiţia
1. Compartiment Unitate organizatorică,
funcțională, prevăzută în
organigrama Colegiului
Național „Ferdinand I” Bacău
2. Control intern/managerial Ansamblul formelor de
control exercitate la nivelul
unității de învățământ stabilite
de conducere în concordanță
cu obiectivele acesteia și cu
reglementările legale, în
vederea asigurării
administrării fondurilor în
mod economic, eficient și
eficace; acesta include și
structurile organizatorice,
metodele și procedurile
3. Registru unic de intrare – ieşire Registrul în care se înscriu
hârtiile oficiale sosite sau
expediate;
4. Dosar de corespoendenţă Dosarul în care se păstrează
documentele expediate sau
primite.
5. Circuitul documentelor Drumul pe care îl parcurg
documentele din momentul
emiterii sau intrării lor în
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
35
unitate
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioară
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educaţiei, Cercetării,
Tineretului şi Sportului
3. SCMI Sistem de control
managerial/intern
4. Comisia SCMI Comisia de monitorizare,
ccordonare și îndrumare
metodologică a dezvoltării
sistemului de control
intern/managerial
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8.1. Generalităţi
1) În cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău se primesc, se emit, se adoptă sau se
transmit diverse acte şi documente. Circuitul acestor documente şi acte trebuie să fie unul
planificat şi trasabil.
2) Necesitatea elaborării procedurii de sistem privind circuitul documentelor are la bază
Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile
publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, respectând
prevederile Standardului nr. 14 - Corespondenţa şi arhivarea.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
36
3) Prezenta procedură de sistem stabileşte modalitatea concretă de primire, înregistrare,
gestionare, ieşire şi clasare în vederea arhivării documentelor din cadrul Colegiului
Naţional „Ferdinand I” Bacău şi vizează ansamblul activităţilor de înregistrare,
transmitere, solutionare, expediere şi clasare în vederea arhivării tuturor documentelor
primite, întocmite şi transmise de compartimente. Petiţiile externe vor fi depuse doar la
Secretariatul Colegiului cu scopul de a realiza un circuit de evidenţă şi soluţionare în
termenele şi condiţiile stabilite lege. Circuitul documentelor legat de semnalarea unor
nereguli se va realiza conform procedurii de sistem privind semnalarea neregulilor şi
tratarea abaterilor.
8.2 Descrierea Compartimentului Secretariat ( atribuţiile privind gestionarea
documentelor) şi a programului de lucru
1) Programul de lucru cu publicul al Compartimentului Secretariat este următorul: luni-
orele...................., marţi- orele........................, miercuri- orele............................., joi-
orele............................. şi vineri-orele...................................În situaţii speciale,
Compartimentul Secretariat poate funcţiona şi în zilele de sărbători legale ori declarate
zile nelucrătoare sau peste durata normală a timpului de lucru, program special care se
aprobă prin decizie a directorului.
2) În ziua primirii corespondenţei, persoana desemnată din cadrul Compartimentul
Secretariat, denumită în continuare registrator, va înregistra corespondenţa, o va
selecţiona şi organiza şi o va transmite directorului. În situaţia în care există urgenţe, se
vor face derogări de la programul de lucru pentru înregistrarea documentelor respective.
3) Colegiul Naţional „Ferdinand I” Bacău, prin Compartimentul Secretariat primeşte toate
documentele, inclusiv petiţiile, sosite prin intermediul Poştei Române, prin poşta
electronică (vor fi printate şi trimise pe suport de hârtie), prin fax sau depuse personal.
8.3. Primirea şi înregistrarea documentelor în Colegiul Naţional „Ferdinand I” Bacău
1) Documentele adresate Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău, transmise prin
intermediul fax-ului, poştei electronice, curierului sau depuse personal de către anumite
persoane sunt primite şi înregistrate de către compartimentul Secretariat în Registrul unic
de intrare-ieşire de evidenţă a documentelor.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
37
2) Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor.
3) Înregistrarea documentelor începe la 1 ianuarie şi se încheie în data de 31 decembrie a
fiecărui an.
4) Documentele expediate din oficiu şi cele pentru uz intern vor fi înregistrate tot în
Registrul unic.
5) Fiecare document va fi înregistrat în ordine cronologică, primind un număr de
înregistrare. În cadrul acestei operaţiuni este necesară respectarea regulilor care prevăd:
a. Menţionarea numărului la care a fost înregistrat documentul;
b. Data înregistrării şi ora , acolo unde se impune;
c. Nr. şi data cu care emitentul a expediat documentul în cauză;
d. Nr. total al filelor documentului, inclusiv anexele acestuia;
e. Conţinutul documentului;
f. Menţionarea Compartimentului căruia i-a fost repartizată lucrarea;
g. Data trimiterii şi modul de soluţionare;
Dacă actele sunt primite de la terţi, numărul de înregistrare se comunică pe loc
solicitantului.
6) După înregistrare, documentele se transmit directorului Colegiului.
7) Directorul stabileşte structura/persoana responsabilă şi aplică rezoluţia, documentele
urmând a fi predate Compartimentelor sau persoanei indicate în rezoluţie.
8) Este interzisă înregistrarea documentelor/solicitărilor prin telefon.
9) Toate documentele vor fi înregistrate în ziua în care au fost primite.
10) Documentele şi solicitările în care nu se precizează datele de identificare ale
expeditorului (nume şi prenume, denumire pentru societăţi, adresa de domiciliu sau
corespondenţă) sunt considerate anonime. Acestea nu se vor lua în considerare şi vor fi
clasate cu menţiunea “clasat”.
11) Este interzisă circulaţia actelor neînregistrate.
8.4. Analizarea conţinutului documentului şi repartizarea acestuia
1) Persoanele care îşi desfăşoară activitatea la Compartimentul Secretariat vor analiza
conţinutul documentului şi vor stabili dacă:
2) Solicitarea intră în aria de competenţă a Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău.
a) În aceasta situaţie, vor repartiza documentul/solicitarea către director care îl va
repartiza în aceeaşi zi sau cel mai târziu pâna la ora 10.00 din ziua următoare
înregistrării persoanei responsabile/coordonatorului de Compartiment spre
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
38
soluţionare. Distribuirea documentelor se face de către personalul din cadrul
Compartimentului Secretariat.
b) În cazul în care documentul necesită un răspuns, structura organizatorică care l-a
primit va elabora răspunsul către solicitant şi îl va înainta directorului Colegiului
pentru verificare. Răspunsul va fi asumat de către persoana responsabilă care l-a
întocmit prin semnătură. El va fi semnat şi de către coordonatorul de Compartiment
şi director.
c) Dacă a fost repartizat şi înregistrat în mod eronat la un alt compartiment, acesta are
obligaţia, ca în ziua primirii sau cel târziu în ziua următoare, să înapoieze
documentul către structura organizatorică care i l-a transmis, respectiv
Compartimentul Secretariat.
d) În cazul în care acest termen nu este respectat, Compartimentul care a primit
documentul greşit repartizat, îşi asumă responsabilitatea soluţionării acestuia.
e) Documentele proprii care circulă între structurile organizatorice, de importanţă
majoră şi utile întregului personal (documentele manageriale, documente
curriculare, procedurile de sistem şi cele operaţionale) vor fi înregistrate la
Compartimentul Secretariat.
f) În cazul documentelor electronice, sosite pe adresa oficială
...................................................., acestea se printează de către Compartimentul
Secretariat, se înregistrează în Registrul de intrare-ieşire şi se transmit structurilor
organizatorice de specialitate, în format electronic. Răspunsul la aceste documente,
asumat în formă electronică, scanat în format pdf, cu semnătură şi ştampilă, este
direcţionat către Compartimentul Secretariat, în vederea transmiterii, în format
electronic, către emiţător.
g) Compartimentul desemnat primul în rezoluţia dată de director de pe un document ce
vizează activitatea mai multor structuri/compartimente va fi cel responsabil cu
elaborarea răspunsului final prin coroborarea informaţiilor obţinute de structurile
menţionate în rezoluţie.
h) Persoana desemnată de director cu soluţionarea adreselor înregistrate în Registrul
de intrări - ieşiri are obligaţia de a respecta termenul de soluţionare a materialului,
iar la numărul de înregistrare iniţial, cel din Compartimentul Secretariat, această
operaţiune apare evidenţiată prin înscrierea datei la care s-a formulat şi trimis
răspunsul.
3) Solicitarea nu intră în sfera de competenţă a Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău
a) În acest caz, persoanele care îşi desfăşoară activitatea la Compartimentul Secretariat
întocmesc adresa de redirecţionare a acesteia către instituţia competentă. Adresa de
înştiinţare a instituţiei/persoanei cu privire la modul de redirecţionare a
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
39
documentului, se transmite în ziua primirii documentului/solicitării sau cel
târziu a doua zi. Adresele de redirecţionare şi de înştiinţare sunt semnate de către
director.
8.5. Conexarea şi clasarea petiţiilor
1) Cererile adresate Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău, de acelaşi solicitant sau aceeaşi
instituţie prin intermediul mai multor forme de adresare (e-mail, poştă, fax etc) şi la date
calendaristice diferite vor primi fiecare propriul număr de înregistrare, solicitantul/instituţia
urmând să primească un singur răspuns care trebuie să facă referire la toate cererile/documentele
primite cu acelaşi subiect.
8.6. Prelungirea termenului de soluţionare a petiţiilor/documentelor
1) În cazul în care aspectele sesizate prin petiţie necesită o cercetare mai amănunţită, directorul
compartimentului poate prelungi termenul de soluţionare a solicitărilor cu cel mult 15 zile.
2) Referatul de prelungire a termenului de soluţionare se întocmeşte de compartimentul de
specialitate şi conţine stadiul de soluţionare a solicitării şi motivul pentru care se impune
prelungirea termenului.
8.7. Soluţionarea şi expedierea documentelor
1) Documentele vor avea rezoluţia directorului si vor fi repartizate spre soluţionare
conducătorilor compartimentelor, care au obligaţia de a le repartiza salariaţilor din
subordine, în funcţie de competenţe, cu rezoluţii privind modalitatea optimă şi termenul
de rezolvare, în conformitate cu prevederile legale.
2) Răspunsul lucrării se redactează în dublu exemplar, conţinutul scriindu-se cu corp de
Times New Roman, neîngroşat, spaţiu interlinie 1,5, iar titlurile şi semnatarii lucrării cu
corp de 12 Times New Roman îngroşat.
3) Soluţiile lucrărilor, semnate de persoana care le-a întocmit împreună cu documentul
iniţial, se prezintă spre semnare în vederea însuşirii pe cale ierarhică, în două exemplare.
Primul exemplar va avea doar semnătura superiorului ierarhic, iar al doilea exemplar va
conţine şi semnăturile persoanelor care au întocmit / verificat soluţiile lucrărilor.
4) Răspunsul se redactează cu antet. Răspunsul aprobat şi/sau semnat de către director va fi
returnat către compartimentul care a întocmit răspunsul.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
40
5) Data expedierii soluţiilor lucrărilor se înregistrează în Registrul general din cadrul
Compartimentului Secretariat.
6) Soluţiile lucrărilor se transmit în original prin poştă sau se predau, după caz, direct
solicitantului sub semnătură de primire.
7) Documentele emise din oficiu de către compartimente se înregistrează în Registrul
general.
8) Compartimentele din cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand I”sunt obligate să arhiveze
fiecare document primit spre soluţionare împreună cu răspunsul acestuia (exemplarul 2 al
răspunsului).
9) Documentele, inclusiv exemplarul 2 al răspunsului se vor păstra la nivelul fiecărui
compartiment în vederea arhivării în conformitate cu Legea nr. 16/1996 a Arhivelor
Naţionale, cu modificările şi completările ulterioare.
8.8. Evidenţa privind termenele de răspuns în cadrul Registrului de Intrare-Ieşire
1) Compartimentul în a cărei competenţă intră documentul, va formula răspunsul, conform
prevederilor legale în vigoare.
2) Compartimentul Secretariat are obligaţia verificării respectării termenului de redactare şi
expediere a răspunsului cererii/documentului notificând compartimentul responsabil cu
redactarea răspunsurilor de apropierea termenului de expediere.
3) Expedierea răspunsurilor prin e-mail se va face de către Compartimentul Secretariat în
format word şi PDF şi numai atunci când:
- solicitantul cere acest lucru;
- când solicitarea a fost transmisă prin poşta electronică, nu conţine date de identificare şi
obiectul acesteia face referire la un aspect teoretic;
- când cererea a fost transmisă prin e-mail iar solicitantul domiciliază în afara teritoriului
României;
4) Compartimentul Secretariat va întocmi semestrial sau la solicitarea directorului, ori de
câte ori este nevoie, un raport semestrial, ce va conţine analiza activităţii proprii, nr. de
documente intrate şi stadiul soluţionării acestora.
5) Fiecare compartiment care a participat la soluţionarea lucrării are obligaţia de a arhiva
toate documentele ce rezultă în urma acesteia, respectiv:
- solicitările;
- răspunsul solicitărilor;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
41
- adresele de redirecţionare.
8.9. Circuitul facturilor şi a celorlalte documente care angajează financiar Colegiul
Naţional „Ferdinand I” Bacău
8.9.1. Circuitul facturilor este definit de prevederile OMFP nr. 1850/2004 privind registrele şi
formularele financiar - contabile, conform căruia "înregistrările în contabilitate se fac cronologic,
prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în
unitate şi sistematic, în conturi sintetice şi analitice".
8.9.2. La înregistrarea facturilor se vor respecta următoarele prevederi:
- toate facturile intrate în instituţie vor avea notat pe ele numărul de înregistrare alocat în
registrul de evidenţă a documentelor intrate,
- în cazul existenţei unei adrese de înaintare se va specifica că factura este anexă la .....
(respectiva adresa) şi se va trece pe ea numărul de înregistrare respectiv;
- este interzisă existenţa în instituţie a facturilor neînregistrate.
8.9.3. Toate facturile şi celelalte documente care implica financiar Colegiul Naţional „Ferdinand
I” Bacău vor fi predate după înregistrare coordonatorului compartimentului Contabilitate care va
dispune înregistrarea obligaţiei de plată faţă de terţii creditori în evidenţa contabilă.
8.9.4. Facturile trimise spre plată vor avea anexate toate documentele justificative necesare -
Contracte, Comenzi, PV de recepţie, Devize, Hotărâri, Convenţii, Hotărâri judecătoreşti, Titluri
executorii, etc, precum şi de Anexele ALOP.
8.9.5. Toate documentele care implica financiar Colegiul Naţional „Ferdinand I” Bacău, înainte
de a fi trimise spre plată, se supun Controlului financiar preventiv propriu în urma căruia vor
purta .viza CFPP.
8.10. Circuitul ALOP
8.10.1. Compartimentele de specialitate vor asigura, în concordanţă cu situaţia existentă, fazele
de elaborare şi semnare a documentelor pentru angajarea, lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor,
inclusiv prezentarea proiectelor de operaţiuni pentru acordarea vizei de control financiar
preventiv.
8.10.2. Circuitul documentelor pentru încadrarea în prevederile OMFP nr. 1792/2002 pentru
aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
42
cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor
bugetare şi legale, rămâne cel existent la ora actuală în instituţie.
8.10.3. Toate documentele ALOP vor fi semnate de şefii Compartimentelor de specialitate şi
confirmate prin viza CFPP. Pe tot circuitul, documentele ALOP vor fi înregistrate în Registrul
special ALOP.
8.10.4. Compartimente de specialitate emit cele trei Anexe ALOP, Propunerea de plată,
Angajamentul bugetar individual sau global, încadrat la Titlul de cheltuiala bugetară şi
Ordonanţarea de plată.
8.10.5. Propunerea de plată emisă de Compartimente de specialitate este predată
Compartimentului Contabilitate care verifică clasificaţia bugetară, identificând poziţia
bugetară prin care cheltuiala în cauză a fost prinsă în bugetul aprobat şi vizeză documentul în
cauză.
8.10.6. Trimestrial coordonatorul Compartimentului Contabilitate va verifica dacă facturile
intrate în instituţie şi înregistrate în contabilitate, au urmat fazele de angajare, lichidare şi
ordonanţare sau au fost restituite (ca urmare a constatării unei erori).
8.10.7.. Toate documentele şi înregistrările acestei proceduri se arhivează conform normelor
legale.
8.11. Resurse necesare
8.11.1. Resurse materiale
- foi de scris
- tonner
- echipamente de birou
- rechizite
- linii telefonice
- calculatoare
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
43
- papetărie
8.11.2.Resurse umane
- directorul Colegiului Național „Ferdinand I”, coordonatorii de compartimente, persoanele
responsabile cu redactarea răspunsurilor
8.11.2. Resurse financiare
- contravaloarea facturilor lunare pentru serviile de telefonie, internet
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
9.1. Director
9.1.1. Primeşte corespondenţa în mapă şi o direcţionează către persoanele responsabile, cu
rezoluţiile respective
9.1.2. Asigură resursele necesare desfăşurării activităţile în cadrul procedurii.
9.2. Secretarul şef
9.2.1. Organizează preluarea corespondenţei repartizată, înregistrarea destinatarul şi semnează în
Registrul intrări-ieşiri
9.2.2. Răspunde de menţinerea Registrului intrări-ieşiri general
9.2.3. Înregistrează corespondenţa în Registrul intrări-ieşiri general şi o transmite directorului;
9.2.4. Răspunde de înregistrarea în Registrului intrari-ieşiri general a tuturor documentelor
intrate, ieşite sau întocmite pentru uz intern.
9.2.5. Constituirea dosarelor, inventarierea şi predarea lor la Arhivă
9.2.6. Confruntarea cu Registrul intrari-ieşiri, o dată pe lună, între 1 şi 5 ale fiecărei luni, luând
măsuri pentru completarea tuturor poziţiilor unde au fost înregistrate actele repartizate
departamentului, în luna anterioară
9.3. Coordonatorul Compartimentului Contabilitate
9.3.1. Răspunde de respectarea circuitului facturilor şi a celorlalte documente care implica plăţi
9.3.2. Cooperează cu celelalte compartimente pentru respectarea legalităţii privind întocmirea,
semnarea, aprobarea, confirmarea, avizarea şi circuitul documentelor care angajează financiar
9.4. Angajaţii
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
44
9.4.1. Răspund de respectarea procedurii.
Colegiul Naţional
„Ferdinand I”
Bacău
Comisia SCMI
PROCEDURA DE SISTEM
FUNCȚII SENSIBILE
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PS: PROCEDURA DE SISTEM – PS ..........................
Funcții sensibile
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
1. Elaborat ......................
Consilier etic
2. Verificat Prof. Otilia
Iftimescu
Director
adjunct,
membru în
Comisia
SCMI
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
45
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii
Ediţia sau,
după caz,
revizia în
cadrul ediţiei
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Ediţia I - Elaborare
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data primirii Semnătura
1. Informare
aplicare
şi
arhivare
I Secretariat Secretar şef ........................ .................
2. Informare
evidenţă
I Echipa
managerială
( top
Director Mirela Berza .......................
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
46
management)
3. Aplicare I CEAC Coordonator
CEAC
.................... ...................
4. Aplicare I Financiar-
contabil +
achiziţii
Contabil-şef ....................... ..................
5. Aplicare I Activitatea
educativă şi cea
extracurriculară
Consilier
pentru
proiecte şi
programe
.................. .......................
6. Aplicare I Tehnic-
administrativ
Administrator
de patrimoniu
7. Aplicare I Comisii
metodice
Şef Comisie
metodică
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Prezenta procedură:
1) Stabileşte un cadru organizațional și procedural unitar pentru desfășurarea procesului
de stabilire a funcțiilor sensibile la nivelul Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău, întocmire a
inventarului acestora și a listei salariaților care le ocupă, descriind modul în care sunt identificate
acestea, dar și cum sunt stabilite și implementate acțiunile/măsurile/dispozitivele de control.
Aplicarea prezentei procedure trebuie să furnizeze asigurări rezonabile că obiectivele și
misiunea Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău vor fi îndeplinite.
2) Furnizează personalului şi conducerii un instrument care facilitează îndeplinirea
obiectivelor generale și a celor specifice.
4. 2. Asigură existenţa documentaţiei adecvate derulării acestei activităţi.
4. 3. Asigură continuitatea acestei activităţi.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
47
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea administrării fondurilor în mod
economic, eficient şi eficae și pentru îndeplinirea obiectivelor generale și specifice ale
Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău.
5. DOMENIUL DE APLICARE
Procedura este aplicată la nivelul Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău, respective la
nivelul tuturor compartimentelor, pentru identificarea funcțiilor sensibile și întreprinderea
acțiunilor necesare care să permită implementarea prevederilor standardului de control intern
„Funcții sensibile”.
Comisia SCMI de la nivelul Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău analizează, cel
puțin o dată pe an, lista funcțiilor sensibile identificate la nivelul instituției și elaborează măsurile
de implementare a prevederilor standardului 4 privind funcțiile sensibile.
Activitatea de implementare a procedurii este parte a politicii manageriale de a asigura în
mod rezonabil că misiunea Colegiului, precum şi obiectivele generale/obiectivele specifice sunt
îndeplinite.
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
6.1. Reglementări internaţionale
-
6.2. Legislaţie primară
6.2.1. Ordinul MFP nr.946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând
standardele de management/control intern la entitățile publice și pentru dezvoltarea sistemelor de
control managerial, cu completările și modificările ulterioare;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
48
6.2.2. Legea 182/2002 privind protecția informațiilor clasificate, cu completările și
modificările ulterioare
6.2.3. Legea 53/2033 Codul muncii, cu completările și modificările ulterioare
6.2.4. Legislație specifică aplicabilă în domeniul muncii
6.3. Legislaţie secundară
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005)
6.4. Reglementări interne
Regulamentul de ordine interioară al Colegiului Naţional „Ferdinand” I Bacău
Programul de implementare şi dezvoltare a programului SCMI
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
7.1. Definiţii:
Nr.crt. Termenul Definiţia
1. Compartiment Unitate organizatorică,
funcțională, prevăzută în
organigrama Colegiului
Național „Ferdinand I” Bacău
2. Control intern/managerial Ansamblul formelor de
control exercitate la nivelul
unității de învățământ stabilite
de conducere în concordanță
cu obiectivele acesteia și cu
reglementările legale, în
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
49
vederea asigurării
administrării fondurilor în
mod economic, eficient și
eficace; acesta include și
structurile organizatorice,
metodele și procedurile
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioară
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educaţiei, Cercetării,
Tineretului şi Sportului
3. SCMI Sistem de control
managerial/intern
4. Comisia SCMI Comisia de monitorizare,
ccordonare și îndrumare
metodologică a dezvoltării
sistemului de control
intern/managerial
8. DESCRIEREA PROCEDURII
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
50
8.1. Generalităţi
Standardul 4 Funcții sensibile face parte din secțiunea Mediul de control al codului
controlului intern, care cuprinde probleme legate de organizare, managementul resurselor
umane, etică, deontologie și integritate.
8.2. Activități de implementare a prevederilor standardului 4- Funcții sensibile
În descrierea standardului se specifică faptul că entitatea publică identifică funcțiile
considerate ca fiind sensibile și stabilește o politică adecvată de rotație a salariaților care ocupă
astfel de funcții.
Standardele de control intern/managerial definite prin OMFP nr.946/2005 acționează
interdependent, în funcție de corelațiile obiective existente între ele. Astfel, pentru întărirea
sistemului de control intern/managerial, top managementul trebuie să aplice măsuri care să
conducă la valorificarea și maximizarea influențelor potențial benefice ale interdependențelor
dintre standarde. În cazul abordat de prezenta procedură, standardul 4 Funcții sensibile și
standardul 1 Etică, integritate sunt strâns corelate, interdependente și asociate.
Funcțiile sensibile ale entității publice, respectiv al compartimentelor sale, trebuie clar
definite, înregistrate și actualizate. Astfel, pentru fiecare funcție sensibilă identificată este
necesară realizarea unei analize de risc, cu constituirea unor controale corespunzătoare.
În cazul Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău, în baza legislației și a literaturii de
specialitate, se consideră funcții sensibile acele funcții care prezintă un risc semnificativ pentru
realizarea obiectivelor Colegiului.
Nu toate compartimentele entității au funcții sensibile. Standardul recomandă ca bună
practică existența preocupării permanente din partea managementului pentru identificarea
acestora și abordarea unei strategii bazate pe analiza riscurilor.
8.3. Activități specifice implementării procedurii
8.3.1. Completarea formularului Lista funcțiilor sensibile
Membrii fiecărui compartiment /structură oragnizatorică se întrunesc în ședință și
identifică funcțiile sensibile și ocupanții acestora la nivelul compartimentului. În baza
procesului-verbal de ședință, consilierul etic elaborează lista funcțiilor sensibile la nivelul
Colegiului, prin completarea formularului de mai jos, având în vedere factorii de risc asociați.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
51
Colegiul Național
„Ferdinand I” Bacău
Lista funcțiilor sensibile
Data...............(0)
Aprobat,
Președinte
Comisie SCMI
(1)
Nr.crt.
(2)
Denumire
compartiment (3)
Funcția sensibilă
(4)
Ocupant funcție
sensibilă (5)
Observații (6)
Verificat (7)..................
Întocmit (8).........................
(0)- data la care se elaborează și se aprobă Lista funcțiilor sensibile
(1)- semnătura persoanei care aprobă lista
(2)- număr curent în listă
(3)- denumirea structurii în care a fost identificată funcția sensibilă
(4)- denumirea funcției sensibile identificate
(5)- numele și prenumele persoanei care ocupă funcția sensibilă
(6)- observații
(7)- numele, prenumele și semnătura persoanei care verifică lista (persoana responsabilă cu
managementul resurselor umane)
(8)- numele, prenumele și semnătura persoanei care întocmește lista (consilier etic)
Lista factorilor de risc ( criteriile) care permit identificarea funcțiilor sensibile la nivelul
Colegiului Național „Ferdinand I”:
1. Acces la resurse material, financiare ți informaționale, fără deținerea unui document de
autorizare;
2. Activități ce se exercită în condiții de monopol, drepturi exclusive sau special;
3. Modul de delegare a competențelor
4. Evaluare și consiliere, care pot implica grave consecințe
5. Achiziția public de bunuri/servicii/lucrări, prin eludarea reglementărilor legale în
materie
6. Neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a sarcinii de muncă atribuite
7. Lucrul în relație directă cu terți
8. Funcțiile cu competență decizională exclusivă
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
52
8.3.2. Selectarea opțiunii pentru a gestiona funcțiile sensibile
În cadrul unei ședințe a Comisiei SCMI la care participă și consilierul etic, se alege una
din următoarele opțiuni de gestionare a funcțiilor sensibile:
1. Rotația ocupanților
Rotația ocupanților funcțiilor sensibile este politica organizației potrivit căreia angajații
cu funcții sensibile, după o perioadă prestabilită (de regulă, 5 ani) schimbă funcțiile
2. Separarea sarcinilor (standardul 18)
Această măsură constă în separarea sarcinilor, pentru a preveni ca un angajat să fie supus
unor riscuri semnificative de integritate. Trebuie evitată executarea, în mod exclusiv individual, a
unor operațiuni care determină riscuri semnificative de integritate. Acționând în echipă, este
evitat riscul de integritate, prin eroare, fraudă, încălcarea legislației, precum și riscul de a nu
putea detecta aceste probleme.
3. Verificarea candidaților
Funcțiile sensibile impun verificarea antecedentelor. Verificarea candidaților în timpul
procesului de recrutare și selecție diminuează posibilitatea de a angaja persoane care, într-o
funcție anterioară, nu au demonstrat un comportament integru.
În cadrul Colegiului Național „Ferdinand I” se pot aplica și alte măsuri de control intern,
apreciate ca fiind adecvate gestionării riscurilor respective, cum ar fi cele specifice standardelor
16- Semnalarea neregularităților, 19- Supravegherea, 22- Strategii de control, 23- Accesul la
resurse
8.3.3. Elaborarea planului de rotație pentru funcțiile sensibile
În cadrul unei ședințe a Comisiei SCMI la care participă și consilierul etic se realizează o
analiză de risc pentru fiecare funcție sensibilă și se stabilește un plan de măsuri. Pentru
funcțiile care permit rotația ocupanților, se completează formularul următor de către consilierul
etic.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
53
Formular Planul de rotație pentru funcțiile sensibile
Colegiul Național
„Ferdinand I” Bacău
Plan de rotație pentru funcțiile
sensibile
Data...............(0)
Aprobat,
Președinte Comisie SCMI
(1)
Nr.
crt.
(2)
Denumire
compartiment
(3)
Funcția
sensibilă (4)
Ocupant
funcție
sensibilă
(5)
Data
rotației
(6)
Noua
funcție
ocupată
(7)
Noul
ocupant
al
funcției
sensibil
e
(8)
Obs
.
(9)
Verificat (10)..................
Întocmit (11).........................
(0)- data la care se elaborează și se aprobă Planul de rotație a funcțiilor sensibile
(1)- semnătura persoanei care aprobă planul
(2)- număr curent în listă
(3)- denumirea structurii în care a fost identificată funcția sensibilă
(4)- denumirea funcției sensibile identificate
(5)- numele și prenumele persoanei care ocupă funcția sensibilă la momentul întocmirii planului
(6)- data la care se face rotația
(7)- denumirea funcției pe care o va ocupa salariatul care realizează rotația
(8)- numele, prenumele și semnătura persoanei care va ocupa funcția sensibilă supă efectuarea
rotației
(9)- observații
(10)- numele, prenumele și semnătura persoanei care verifică planul (persoana cu atribuții de
management al resurselor umane)
(11)- numele, prenumele și semnătura persoanei care întocmește planul (consilierul etic)
8.3.4. Elaborare Plan implementare măsuri de control pentru gestionarea funcțiilor sensibile
Consilierul etic elaborează un plan de măsuri ontrol cpentru gestionarea funcțiilor
sensibile, respectând structura următoare.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
54
Plan de măsuri de control pentru gestionarea funcțiilor sensibile
Nr.crt. Obiective Acțiuni
planificate
pentru
atingerea
obiectivelor
Termen Riscuri aferente Responsabil Obs.
Precizare Nivel
estimat
8.3.5. Produse rezultate în urma aplicării acestei proceduri
- Inventarul funcțiilor sensibile
- Lista salariaților care ocupă aceste funcții sensibile
- Planul de rotație a salariaților care ocupă funcții sensibile, astfel încât un salariat să nu fie activ
în acea funcție mai mult de 5 ani
- Plan de măsuri de control pentru gestionarea funcțiilor sensibile
- Decizii interne de aprobare a Listei funcțiilor sensibile, Planului de rotație, Listei activităților
ce trebuie făcute în echipă pentru evitarea riscului de integritate,
8.4. Succesiunea activităților
1. Deciderea inventarierii anuale a funcțiilor sensibile
2. Inventarierea funcțiilor sensibile la nivelul compartimentelor din cadrul Colegiului
3. Întocmirea listelor ce conțin funcții sensibile identificate la nivelul compartimentelor
Colegiului
4. Transmiterea listelor întocmite către președintele Comisiei SCMI
5. Analizarea proiectului de listă a funcțiilor sensibile de către Comisia SCMI, consilierul
etic și responsabilul cu atribuții de management resurse umane
6. Finalizaea listei funcțiilor sensibile
7. Elaborarea planului de rotație și a planului de măsuri de control
8. Aprobarea listei funcțiilor sensibile și a planurilor
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
55
8.5. Resurse necesare
8.5.1. Resurse materiale
- foi de scris
- tonner
- echipamente de birou
- rechizite
8.5.2.Resurse umane
- directorul Colegiului Național „Ferdinand I”, coordonatorii de compartimente, persoanele cu
responsabilități în cadrul prezentei proceduri
8.5.3. Resurse financiare
-
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
56
9.1. Director
9.1.1. Elaborează deciziile interne aferente prezentei proceduri
9.2. Consilierul de etică
9.2.1. Întocmește lista funcțiilor sensibile, planul de rotație și planul de măsuri de control, pe
baza propunerilor primite de la coordonatorii de compartimente
9.3. Comisia SCMI
9.3.1. Analizează riscurile asociate fiecărei funcții sensibile și stabilește funcțiile sensibile la
nivelul unității
9.4. Coordonatorii de compartimente
9.4.1. Întocmesc propuneri privind Lista funcțiilor sensibile și Planul de rotație la nivelul
compartimentului pe care îl conduc
9.4.2. Asigură condițiile de aplicare a Planului de rotație și a Planului de măsuri
9.4. Angajaţii
9.4.1. Răspund de respectarea procedurii.
Colegiul Naţional
„Ferdinand I”
Bacău
PROCEDURA DE SISTEM
IDENTIFICAREA NEVOILOR
DE FORMARE ALE
PERSONALULUI
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PS: PROCEDURA DE SISTEM – PS ..........................
Identificarea nevoilor de formare
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
57
Colegiul Naţional
„Ferdinand I”
Bacău
PROCEDURA DE SISTEM
IDENTIFICAREA NEVOILOR
DE FORMARE ALE
PERSONALULUI
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
1. Elaborat ................. ......................
membru în
Comisia pe
perfecţionare
şi formare
continuă
2. Verificat Prof. Otilia
Iftimescu
Director
adjunct,
membru în
Comisia
SCMI
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale
Ediţia sau,
după caz,
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
58
revizia în
cadrul ediţiei
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Ediţia I - Elaborare
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data primirii Semnăturii
1. Informare
aplicare
şi
arhivare
I Secretariat Secretar şef ........................ .................
2. Informare
evidenţă
I Echipa
managerială
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare I CEAC Coordonator
CEAC
.................... ...................
4. Aplicare I Tehnic-
administrativ
Administrator
de patrimoniu
5. Aplicare I Comisii
metodice
Şef Comisie
metodică
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
59
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Prezenta procedură:
1) stabileşte un cadru general, unitar de identificare și stabilire a nevoilor de formare ale
personalului în cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand” I;
2) furnizează personalului şi conducerii un instrument care facilitează identificarea
nevoilor de formare în vederea îmbunătăţirii calităţii serviciilor educaţionale furnizate de
Colegiul Naţional „Ferdinand I” Bacău;
4. 2. Asigură existenţa documentaţiei adecvate derulării acestei activităţi.
4. 3. Asigură continuitatea acestei activităţi.
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în timpul procesului de implementare a
programelor manageriale, în vederea atingerii ţintelor strategice ale Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
5. DOMENIUL DE APLICARE
Procedura se utilizează de către toate compartimentele din cadrul Colegiului Naţional
„Ferdinand” I, respectiv de către toate persoanele din cadrul acestora.
Activitatea de implementare a acestei proceduri este parte a politicii manageriale de a
asigura în mod rezonabil că misiunea Colegiului, precum şi obiectivele generale/obiectivele
specifice sunt îndeplinite.
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
6.1. Reglementări internaţionale
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
60
-
6.2. Legislaţie primară
Metodologia privind formarea continuă a personalului didactic aprobată prin OMECTS
nr.5561/2011, cu modificările şi completările ulterioare
6.3. Legislaţie secundară
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005)
6.4. Reglementări interne
Regulamentul de ordine interioară al Colegiului Naţional „Ferdinand” I Bacău
Programul de dezvoltare a SCMI
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
7.1. Definiţii:
Nr.crt. Termenul Definiţia
1. Compartiment Unitate organizatorică,
funcțională, prevăzută în
organigrama Colegiului
Național „Ferdinand I” Bacău
2. Control intern/managerial Ansamblul formelor de
control exercitate la nivelul
unității de învățământ stabilite
de conducere în concordanță
cu obiectivele acesteia și cu
reglementările legale, în
vederea asigurării
administrării fondurilor în
mod economic, eficient și
eficace; acesta include și
structurile organizatorice,
metodele și procedurile;
3. CEAC Comisia de evaluare şi
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
61
asigurare a calităţii
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioară
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educaţiei, Cercetării,
Tineretului şi Sportului
3. SCMI Sistem de control
managerial/intern
4. Comisia SCMI Comisia de monitorizare,
ccordonare și îndrumare
metodologică a dezvoltării
sistemului de control
intern/managerial
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8. 1. ASPECTE PREALABILE
Procedura stabileştele instrumentele şi responsabilităţile pentru identificarea nevoilor de formare
ale personalului, corelarea acestora cu oferta de formare existentă pe piaţă, în vederea
îmbunătăţirii calităţii actului educaţional şi a activităţilor derulate în cadrul Colegiului Naţional
„Ferdinand I”.
8.2.PERIODICITATE
Procedura se aplică în fiecare an şcolar, în luna septembrie.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
62
8.3. DESCRIEREA PROCEDURII
8.3.1. La începutul fiecărui an şcolar, responsabilul cu perfecţionarea, desemnat prin decizie
internă, aplică tuturor categoriilor de personal din Colegiu un chestionar de identificare a
nevoilor de formare, adaptat specificului activităţii ( Anexa 1- model chestionar pentru membrii
CEAC). Chestionarul este propus de către coordonatorul fiecărui compartiment, în funcţie de
specificul activităţii acestuia.
8.3.2. În cadrul Consiliului profesoral din luna septembrie este diseminată de către director
metodologia de formare continuă a cadrelor didactice. Membrii Consiliului profesoral semnează
procesul –verbal de luare la cunoştinţă.
8.3.3. Personalul didactic îşi anunţă în scris, până la sfârşitul lunii septembrie, intenţia de a se
înscrie la concursul de obţinere a gradelor didactice.
8.3.4. Responsabilul cu perfecţionarea distribuie şi colectează de la coordonatorii de
compartimente chestionarele de identificare a nevoilor de formare completate de către
personalul unităţii.
8.3.5. Responsabilul cu perfecţionarea va sintetiza, pentru fiecare compartiment, nevoile de
formare ale personalului. Rezultatele acestei analize vor fi consemnate într-un raport ce va fi
prezentat în şedinţa Consiliului profesoral, paralel cu prezantarea ofertei de formare care este
disponibilă pe piaţă.
8.3.6. Salariaţii unităţii vor opta pentru cursul adecvat nevoilor proprii identificate.
8.4. RESURSE NECESARE
8.4.1. Resurse materiale
- foi de scris
- tonner
8.4.2.Resurse umane
- directorul Colegiului Național „Ferdinand I”, responsabilul cu perfecţionarea, salariaţii
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
63
8.3.3. Resurse financiare
- 100 lei pentru imprimarea chestionarelor
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
ale directorului
asigură cadrul organizatoric de implementare a procedurii;
coordonatorii compartimentelor
stabilesc şedinţa de lucru, la nivel de compartiment, când se va completa chestionarul
fac propuneri privind conţinutul chestionarului specific;
monitorizează participarea personalului la cursurile de formare
responsabilul cu perfecţionarea
distribuie şi colectează chestionarele de identificare a nevoilor de formare
analizează chestionarele de formare
elaborează şi prezintă raportul rezultat în urma analizei
personalul unităţii
Completează chestionarele de identificare a nevoilor de formare
Participă la cursurile de formare
10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI
Nr.
anexă
Denumirea
anexei
Elaborator Aprobă Număr de
exemplare
Difuzare Arhivare Alte
elemente Loc Perioadă
1 Chestionar
identificare
nevoi
formare
2.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
64
3.
4.
ANEXA 1 Chestionarul de identificare a nevoilor de formare în domeniul managementului
informaţiilor pentru membrii CEAC
Numele...............................................................................
1. Vârsta ................................................................................
2. Profesia..............................................................................
3. Nivelul de predare.............................................................
4. Gradul didactic..................................................................
5. Unitatea şcolară ................................................................................
6. Aţi urmat cursuri de formare în domeniul managementului calităţii în educaţiei? Dacă da,
furnizaţi detalii (anul şcolar, durata, conţinut).
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
7. Care este ultimul curs de formare/perfecţionare pe care l-aţi urmat? (anul şcolar, durata,
conţinut).
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
8. Cum apreciaţi impactul implementării unui management al calităţii educaţiei pentru
organizaţia dumneavoastră şcolară? Motivaţi.
Nesatisfăcător slab adecvat bine foarte bine excelent
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
65
9. Cum apreciaţi achiziţiile dumneavoastră (teoretice şi practice) de până acum din
domeniul managementului calităţii în educaţie?
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
10. Ce rol credeţi că joacă informaţia în activitatea dumneavoastră de membru CEAC?
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
11. Daţi exemple de surse de informare deschise.
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
12. Care sunt sursele de colectare a datelor pe care le utilizaţi în activitatea dumneavoastră?
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
66
13. Precizaţi ce documente a elaborat CEAC în organizaţia dumneavoastră şcolară în anul
şcolar anterior. Cine a luat la cunoştinţă de aceste documente? Care a fost modalitatea de
comunicare a lor?
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
14. Prezentaţi o procedură internă aplicată anul şcolar anterior de asigurare a calităţii
educaţiei în unitatea dumneavoastră şcolară.
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
15. Prezentaţi o procedură de lucru CEAC, care se aplică în organizaţia dumneavoastră
şcolară.
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
16. Prezentaţi moduri de interacţionare cu ceilalţi colegi pentru proiectarea şi implementarea
unor proceduri de asigurare/îmbunăţire a calităţii.
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
67
17. Descrieţi o procedură de autoevaluare instituţională aplicată în unitatea dumneavoastră
şcolară.
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
18. Ce tehnici aplicative de diagnoză organizaţională folosiţi în organizaţia dumneavoastră
şcolară, în vederea identificării eventualelor strategii de schimbare pentru anumite zone
de dezvoltare?
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
19. Ce metode de identificare şi analiză a informaţiilor aplicaţi în organizaţia dumneavoastră
şcolară?
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
20. Prezentaţi o acţiune corectivă, de remediere aplicată în organizaţia dumneavoastră şcolară
în anul şcolar anterior.
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
68
21. Pentru îndeplinirea cu succes a sarcinilor şi responsabilităţilor pe care le aveţi în prezent,
în calitate de membru CEAC , de ce cursuri de formare credeţi că aveţi nevoie
(organizate în şcoală sau în afara şcolii) pentru dezvoltarea competenţelor profesionale
specifice unui management al informaţiilor ?
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
22. Aţi fi interesat să urmaţi un curs de formare în domeniul managementului informaţiilor?
Motivaţi răspunsul.
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
23. Ce doriţi să învăţaţi la acest curs?
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
24. Cum credeţi că v-ar ajuta acest curs în activitatea dumneavoastră de membru CEAC?
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
69
Colegiul Naţional
„Ferdinand I”
Bacău
PROCEDURA DE SISTEM
SEMNALAREA
NEREGULILOR ŞI
TRATAMENTUL
ABATERILOR
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PS: PROCEDURA DE SISTEM – PS ..........................
Semnalarea neregulilor
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
1. Elaborat ................. ......................
membru în
Comisia
SCMI
2. Verificat Prof. Otilia
Iftimescu
Director
adjunct,
membru în
Comisia
SCMI
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
70
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii
Ediţia sau,
după caz,
revizia în
cadrul ediţiei
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Ediţia I - Elaborare
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data primirii Semnăturii
1. Informare
aplicare
şi
arhivare
I Secretariat Secretar şef ........................ .................
2. Informare I Echipa Director Mirela Berza .......................
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
71
evidenţă managerială
( top
management)
3. Aplicare I CEAC Coordonator
CEAC
.................... ...................
4. Aplicare I Financiar-
contabil +
achiziţii
Contabil-şef ....................... ..................
5. Aplicare I Activitatea
educativă şi cea
extracurriculară
Consilier
pentru
proiecte şi
programe
.................. .......................
6. Aplicare I Tehnic-
administrativ
Administrator
de patrimoniu
7. Aplicare I Comisii
metodice
Şef Comisie
metodică
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Prezenta procedură:
1) stabileşte un cadru general, unitar de identificare și raportare a neregulilor, precum și
protecția persoanelor care reclamă ori semnalează neregularități în cadrul Colegiului Naţional
„Ferdinand” I;
2) furnizează personalului şi conducerii un instrument care facilitează reglementarea
comportamentului la locul de muncă și evitarea neregulilor, a producerii de pagube și fraude;
4. 2. Asigură existenţa documentaţiei adecvate derulării acestei activităţi.
4. 3. Asigură continuitatea acestei activităţi.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
72
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea administrării fondurilor în mod
economic, eficient şi eficae și pentru îndeplinirea obiectivelor generale și specifice ale
Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău.
5. DOMENIUL DE APLICARE
Procedura se utilizează de către toate compartimentele din cadrul Colegiului Naţional
„Ferdinand” I, respectiv de către toate persoanele din cadrul acestora.
Activitatea de implementare a procedurii Semnalarea neregulilor este parte a politicii
manageriale de a asigura în mod rezonabil că misiunea Colegiului, precum şi obiectivele
generale/obiectivele specifice sunt îndeplinite.
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
6.1. Reglementări internaţionale
-
6.2. Legislaţie primară
6.2.1. Ordonanţa Guvernului nr.119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul
financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare
6.2.2. Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr.946/2005 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi
pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificările şi completările
ulterioare
6.2.3.Legea educaţiei naţionale nr. 1/05.01.2011, publicată în Monitorul Oficial al României,
Partea I Nr. 18/10.01.2011;
6.2.4.Legea nr. 40/31.03.2011 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 53/2003 – Codul
muncii, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 225 / 31.03.2011;
6.2.5. Legea nr. 571/2004 privind protecţia personalului din autoritaăţile publice, entităţile
publice şi din alte unităţi care semnalează încălcări ale legii, cu completările şi modificările
ulterioare;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
73
6.2.6. Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, cu
completările şi modificările ulterioare;
6.2.7. Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare.
6.2.8. HG nr. 1.344/2007 privind normele de organizare şi funcţionare a comisiilor de disciplină,
cu completările şi modificările ulterioare.
6.3. Legislaţie secundară
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005)
6.4. Reglementări interne
Regulamentul de ordine interioară al Colegiului Naţional „Ferdinand” I Bacău
Regulamentul de organizare și funcționare a Comisiei SCMI
Codul de conduită etică al Colegiului Naţional „Ferdinand” I Bacău
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
7.1. Definiţii:
Nr.crt. Termenul Definiţia
1. Compartiment Unitate organizatorică,
funcțională, prevăzută în
organigrama Colegiului
Național „Ferdinand I” Bacău
2. Control intern/managerial Ansamblul formelor de
control exercitate la nivelul
unității de învățământ stabilite
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
74
de conducere în concordanță
cu obiectivele acesteia și cu
reglementările legale, în
vederea asigurării
administrării fondurilor în
mod economic, eficient și
eficace; acesta include și
structurile organizatorice,
metodele și procedurile;
3. Avertizare în interes public/semnalarea unei nereguli Sesizarea facută cu bună-
credinţă cu privire la orice
faptă care presupune o
încălcare a legii, a
deontologiei profesionale sau
a principiilor bunei
administrări, eficienţei,
eficacităţii, economicităţii şi
transparenţei
4. Avertizor Persoana care este încadrată
într-unul din compartimentele
Colegiului și care face o
sesizare asupra unei nereguli.
5. Comisie de disciplină Structură cu atribuții de
cercetare disciplinară
prevăzute în ROFUÎP, în baza
HG nr. 1.344/2007 privind
normele de organizare şi
funcţionare a comisiilor de
disciplină, cu completările şi
modificările ulterioare.
7.2. Abrevieri:
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
75
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioară
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educaţiei, Cercetării,
Tineretului şi Sportului
3. SCMI Sistem de control
managerial/intern
4. Comisia SCMI Comisia de monitorizare,
ccordonare și îndrumare
metodologică a dezvoltării
sistemului de control
intern/managerial
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8. 1. ASPECTE PREALABILE
8.1.1. Principii generale
Principiile care guvernează protecţia avertizării (semnalării neregulilor) sunt următoarele:
a) principiul responsabilităţii, conform căruia orice persoană care semnalează încălcări ale
legii este datoare să susţină reclamaţia cu date sau indicii privind fapta săvarşită;
b) principiul nesancţionării abuzive, conform căruia nu pot fi sancţionate persoanele care
reclamă sau sesizează încălcări ale legii, direct sau indirect;
c) principiul bunei administrări, conform căruia angajaţii din cadrul Colegiului Național
”Ferdinand I ” Bacău au datoria să îşi desfăşoare activitatea cu un grad ridicat de
profesionalism, în condiţii de eficienţă, eficacitate şi economicitate a folosirii resurselor;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
76
d) principiul bunei conduite, conform căruia este ocrotit şi încurajat actul de avertizare cu
privire la aspectele de integritate morală şi bună administrare, cu scopul de a spori
capacitatea administrativă şi prestigiul Colegiului Național ”Ferdinand I ” Bacău;
e) principiul bunei credinţe, conform căruia este ocrotită persoana încadrată în cadrul
Colegiului Național ”Ferdinand I ” Bacău, care a făcut o sesizare, convinsă fiind de realitatea stării de fapt sau că fapta constituie o încalcare a legii.
f) principiul legalității, conform căruia persoana/structura care analizează are obligația de a
respecta drepturile și libertățile angajaților Colegiului, normele procedurale și tratamentul
egal potrivit legii;
g) principiul echilibrului, conform căruia niciun avertizor nu se poate prevala de
prevederile prezentei proceduri pentru a diminua o sancțiune administrativă sau disciplinară
pentru o neregularitate comisă de acesta;
h) principiul prezumției de nevinovăție, conform căruia angajatul împotriva căruia s-a
făcut sesizarea este considerat nevinovat pentru neregularitatea sesizată atât timp cât aceasta
nu a fost dovedită;
i) principiul garantării dreptului la apărare, conform căruia angajatul împtriva căruia s-a
făcut sesizarea are dreptul de a fi audiat și de a prezenta dovezi în apărarea sa;
j) principiul contradictorialității, conform căruia persoana/structura care analizează
sesizarea de neregularitate are obligația de a asigura angajaților Colegiului aflați pe poziții
divergente posibilitatea de a se exprima cu privire la orice act sau fapt care are legătură cu sesizarea.
k) principiul proporționalității, conform căruia trebuie respectat un raport corect între
gravitatea neregularității, circumstanțele săvârșirii acesteia și sancțiunea propusă să fie aplicată;
l) principiul legalității sancțiunii, conform căruia persoana/structura care analizează sesizarea de neregularitate nu poate propune decât sancțiuni prevăzute de lege;
m) principiul unicității sancțiunii, conform căruia pentru comiterea unei neregularități nu se poate aplica decât o singură sancțiune.
8.1.2. Semnalarea faptelor de încalcare a legii sau a normelor interne
Semnalarea unor fapte prevăzute de lege ca fiind abateri disciplinare, contravenţii, infracţiuni
sau încălcări ale normelor interne constituie avertizare şi priveşte:
a) infracţiuni de corupţie, infracţiuni asimilate infracţiunilor de corupţie,
infracţiuni în legatură directă cu infracţiunile de corupţie, infracţiunile
de fals şi infracţiunile de serviciu sau în legatură cu serviciul;
b) practici sau tratamente preferenţiale ori discriminatorii în exercitarea
atribuţiilor unor funcţii din Colegiul Național ”Ferdinand I ” Bacău;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
77
c) încalcarea prevederilor privind incompatibilităţile şi conflictele de
interese;
d) folosirea abuzivă a resurselor materiale sau umane;
e) partizanatul politic în exercitarea prerogativelor postului;
f) încălcări ale legii în privinţa accesului la informaţii şi a transparenţei
decizionale;
g) încalcarea prevederilor legale privind achiziţiile publice şi finanţările
nerambursabile;
h) incompetenţa sau neglijenţa în serviciu;
i) evaluări neobiective ale personalului în procesul de recrutare, selectare,
promovare, retrogradare şi eliberare din funcţie;
j) încălcări ale procedurilor administrative sau stabilirea unor proceduri interne cu nerespectarea
legii;
k) emiterea de acte administrative sau de altă natură care servesc interese de grup sau clientelare;
l) administrarea defectuoasă sau frauduloasă a patrimoniului;
m) încălcarea altor dispoziţii legale, care impun respectarea principiului unei bune administrări;
8.1.3.Protecţia angajatilor care semnalează nereguli
În faţa comisiei constituite pentru anchetarea unei încălcări a legii sau a normelor interne,
angajatul care a semnalat o neregulă beneficiază de protecţie după cum urmează:
a) respectivul angajat beneficiază de prezumţia de bună- credinţă, până la proba contrară;
b) în situaţia în care cel reclamat este şef ierarhic, direct sau indirect, ori are atribuţii de control,
inspecţie şi evaluare a angajatului care a semnalat neregula, comisia respectivă va asigura
protecţia avertizorului, ascunzându-i identitatea;
c) în măsura posibilului, Colegiul Național „Ferdinand I” Bacău exclude orice consecinţă pentru
sesizările făcute cu bună- credinţă.
8.1.4. Dispoziţii speciale privind semnalarea neregulilor de către persoanele cu atribuţii de
îndrumare și control
Persoanele cu atribuţii de înderumare și control sunt obligate să înştiinţeze conducerea
Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău sau, după caz, organul abilitat de lege să constatate
săvârşirea infracţiunilor, cu privire la orice date din care rezultă indicii că s-a efectuat o
operaţiune sau un act ilicit ce poate atrage răspunderea penală.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
78
Persoanele cu atribuţii de îndrumare și control sunt obligate, în cursul efectuării actului
de control, să procedeze la asigurarea şi conservarea urmelor infracţiunii, a corpurilor delicte şi a
oricăror mijloace de probă ce pot servi organelor de urmarire penală.
Îndeplinirea cu bună-credinţă a obligaţiilor prevazute la primul alineat nu constituie o
încălcare a secretului profesional şi nu atrage raspunderea penală, civilă sau disciplinară.
Îndeplinirea cu rea-credinţă a obligaţiilor prevăzute la primul alineat constituie
infracţiuni şi se pedepsesc potrivit legilor în vigoare.
8.2. ASPECTE PRIVIND SEMNALAREA NEREGULILOR ȘI SOLUȚIONAREA
ACESTORA
8.2.1. Persoanele care pot semnala cazuri de abateri şi de nereguli sunt:
a) orice angajat al Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău;
b) orice fost angajat al Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău;
c) reprezentanţii unor instituţii cu care Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău a avut sau
are relaţii de colaborare.
8.2.2. Prin abateri şi nereguli se înţelege:
a) orice încălcare a prevederilor Codului de conduită etică;
b) orice încălcare a altor legi, norme sau reglementări aplicabile, coduri de practică sau
declaraţii profesionale;
c) management defectuos;
d) abuz de putere ;
e) un pericol pentru sănătatea şi siguranţa muncii;
f) alte cazuri grave de conduită socială necorespunzătoare;
g) ascunderea oricărei neglijenţe.
8.3. PROCEDURA DE SEMNALARE A NEREGULARITĂȚILOR DE CĂTRE ANGAJAȚII COLEGIULUI
8.3.1. Dacă angajatul Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău suspectează abateri sau nereguli
care s-au produs, se produc sau sunt pe cale de a se produce, atunci acesta este obligat să
acţioneze imediat în conformitate cu gravitatea abaterii sau neregulei observate.
Dacă există motive justificate de suspiciune privind o abatere sau neregulă, sesizarea
acesteia trebuie argumentată cu fapte relevante existente şi dovezi.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
79
Persoana care le semnalează nu va face investigaţii pe cont propriu, ci va sesiza
persoanele responsabile conform prezentei proceduri.
Dacă o persoană decide, pe baza unei analize atente, că este cazul să facă o sesizare
privind o neregulă constatată, va completa conform instrucţiunilor din prezenta procedură
formularul Sesizare neregularităţi şi îl va transmite către una dintre persoanele menţionate mai
jos (în funcţie de natura problemei şi persoana sau persoanele implicate):
- Coordonatorul compartimentului în care s-a constatat neregula (dacă
acesta nu are vreo implicaţie). Dacă există motive rezonabile să se
creadă că şeful respectivului compartiment are o implicaţie în
neregularitatea precizată, va fi sesizat şeful ierarhic superior;
- Consilierul de etică (desemnat prin act administrativ);
- Directorul Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău.
Dacă există mai multe sesizări cu același obiect și împotriva aceleiași persoane, acestea
se conexează.
8.3.2. Asigurarea confidenţialităţii
Dacă, din orice motiv, persoana care face sesizarea doreşte să i se asigure
confidenţialitatea cu privire la identitatea sa, persoana care primeşte sesizarea are obligaţia de a păstra confidenţialitatea.
8.3.3. Înregistrarea, raportarea şi urmărirea sesizărilor
Pentru fiecare sesizare privind o neregulă, se completează formularul Sesizare
neregularităţi. Persoana care sesizează neregula va realiza completarea formularului menţionat.
Fiecare coordonator de compartiment, inclusiv consilierul de etică, va constitui şi
completa un Registru de evidenţă neregularităţi.
În acest Registru se va înregistra fiecare sesizare primită.
Primitorul sesizării va analiza şi investiga cu toată răspunderea sesizarea primită.
Persoana care primeşte sesizarea şi demarează activităţi de investigare a acesteia
întocmeşte o notă de constatare care conţine:
- rezultatele anchetei întreprinse
- acţiunile propuse pentru a preveni agravarea prejudiciului şi pentru a
elimina cauza apariţiei neregulilor semnalate
- termene pentru implementarea acţiunilor propuse
- persoana/persoanele responsabila/responsabile cu implementarea
acţiunilor propuse
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
80
- persoana responsabilă cu evaluarea gradului în care neregula a fost
rezolvată.
Dacă sesizarea este adresată unui coordonator de compartiment, acesta va face o primă
investigaţie şi, dacă este cazul, îl va informa pe directorul Colegiului Național „Ferdinand I”
Bacău când va considera că sesizarea are o susţinere suficientă; împreună vor decide măsurile ce
vor fi iniţiate în continuare, inclusiv posibilitatea iniţierii unor acţiuni disciplinare împotriva
făptuitorului. În cazuri deosebite, directorul Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău poate numi
o comisie de cercetare pentru analiza şi investigarea situaţiei semnalate.
Dacă în urma acţiunilor impuse pentru rezolvarea situaţiei semnalate, directorul Colegiului
sau comisia de disciplină constată existenţa unor indicii că fapta săvârşită poate fi considerată
contravenţie sau infracţiune, atunci directorul va sesiza organele de cercetare penală.
În situaţia în care cel reclemat prin avertizarea în interes public este chiar persoana
desemnată să primească sesizările, atunci aceasta trebuie să se abţină de la analiza preliminară a
sesizării, fiind obligată ca, în cel mai scurt timp, să înştiinţeze directorul Colegiului despre situaţia
ivită şi să transfere sesizarea supleantului.
Orice avertizor trebuie să facă sesizarea cu bună-credinţă, convins fiind de veridicitatea
celor semnalate şi având un minim de indicii că s-a comis o faptă care afectează integritatea
publică.
După finalizarea tuturor acţiunilor impuse pentru rezolvarea situaţiei semnalate, toate
documentele întocmite cu această ocazie vor fi păstrate într-un dosar numit Semnalare
neregularităţi.
Timpul de păstrare a acestui tip de documente este de 5 (cinci) ani de la finalizarea
acţiunilor care au dus la eliminarea neregularităţii constatate.
După finalizarea acţiunilor de eliminare a neregularităţii constatate, în funcţie de natura
acesteia, primitorul sesizării va informa persoana care a făcut sesizarea cu privire la soluţionarea
situaţiei semnalate.
În situația în care sesizarea privind semnalarea neregulilor nu cuprinde elementele cerute
de formularul specific, atunci persoana care primește sesizarea poate solicita avertizorului
elemente suplimentare.
8.4. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale
- foi de scris
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
81
- tonner
8.3.2.Resurse umane
- directorul Colegiului Național „Ferdinand I”, coordonatorii de compartimente, consilierul de
etică
8.3.3. Resurse financiare
-
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
ale directorului
analizează toate sesizările care îi sunt adresate;
decide acţiuni menite să elimine atât neregulile apărute cât şi cauzele care au dus
la apariţia acestora;
când se impune, sesizarea este direcţionată către o comisie de cercetare pentru
investigarea neregulilor semnalate;
analizează rezolvarea tuturor sesizărilor primite de subordonaţi.
dacă este cazul, sesizează organele de cercetare penală.
coordonatorii compartimentelor
analizează toate sesizările care le sunt adresate;
decid acţiuni menite să elimine atât neregulile apărut, cât şi cauzele care au dus la apariţia acestora;
încurajează orice persoană din subordine care doreşte să semnaleze o neregulă;
raportează directorului sesizările primite;
înregistrează formularul de sesizare a neregulilor, completează şi păstrează toate celelalte documente întocmite cu ocazia investigării şi soluţionării sesizării primite.
consilierul de etică:
analizează toate sesizarile care îi sunt adresate;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
82
participă, alături de alte persoane desemnate, la identificare cauzelor care au dus la
apariţia neregularităţilor;
încurajează orice persoană care doreşte să semnaleze şi să discute cu managementul
corespunzător, despre o practică cu care s-a confruntat sau se confruntă în Colegiu,
practică pe care acesta o interpretează ca fiind o abatere gravă sau un caz de neglijenţă
gravă din partea unuia sau mai multor angajaţi, indiferent de funcţia pe care acesta sau
aceştia o deţin în Colegiu;
raportează directorului toate sesizările primite;
înregistrează formularul de sesizare a neregulilor, completează şi păstrează toate
celelalte documente întocmite cu ocazia investigării şi soluţionării sesizării primite.
10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI
Nr.
anexă
Denumirea
anexei
Elaborator Aprobă Număr de
exemplare
Difuzare Arhivare Alte
elemente Loc Perioadă
1 Formular
sesizare
neregularităţi
2. Registru
evidenţă
3.
4.
ANEXA 1 Formularul – Sesizare neregularităţi
Sesizare neregularităţi Data/
nr.înregistrare
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
83
..........
Compartiment:
.................
Persoana/persoanele care a/au săvârşit neregularitatea
................
Data constatării săvârşirii neregularităţii
................
Descrierea neregularităţii
................
Descrierea prejudiciului cauzat (dacă se cunoaşte)
................
Persoana care a sesizat neregularitatea
Nume prenume..........................................
Funcţia......................................
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
84
Data Semnătura
ANEXA 2 Formularul - Registru evidenţă neregularităţi
Nr.
înregistrare
Data Descrierea
neregularităţii
Numele şi
prenumele
persoanei care a
sesizat neregula
(nume, prenume)
Observaţii
5
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
85
Colegiul Naţional
„Ferdinand I”
Bacău
Implementarea Programului de
dezvoltare a sistemului de control
managerial intern
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PS: PROCEDURA DE SISTEM– PS ..........................
DATA: 4.12.2013
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operațiunea
Numele și
prenumele
Funcția Data Semnătura
1. Elaborat ................. Coordonator
CEAC,
membru în
Comisia
SCMI
4.12.2013
2. Verificat Prof. Otilia
Iftimescu
Director
adjunct,
membru în
Comisia
SCMI
5.12.2013
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director 6.12.2013
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
86
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii
Ediţia sau,
după caz,
revizia în
cadrul ediţiei
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Ediţia I - Elaborare 6.12.2013
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcția Nume și
prenume
Data primirii Semnătura
1. Informare
aplicare
şi
arhivare
I Secretariat Secretar șef ........................ .................
2. Informare
evidenţă
I Echipa
managerială
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare I CEAC Coordonator
CEAC
.................... ...................
4. Aplicare I Financiar-
contabil +
Contabil-șef ....................... ..................
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
87
achiziții
5. Aplicare I Activitatea
educativă și cea
extracurriculară
Consilier
pentru
proiecte și
programe
.................. .......................
6. Aplicare I Tehnic-
administrativ
Administrator
de patrimoniu
7. Aplicare I Comisii
metodice
Șef Comisie
metodică
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Scopul procedurii este de a stabili cadrul metodologic în care se implementa
Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial/intern la nivelul Colegiului
Național „Ferdinand I” Bacău, în anul școlar 2013-2014.
4. 2. Asigură existenţa documentaţiei adecvate derulării acestei activităţi.
4. 3. Asigură continuitatea acestei activități.
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea administrării fondurilor în mod
economic, eficient și eficae pentru îndeplinirea obiectivelor generale ale Colegiului Național
„Ferdinand I” Bacău.
5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Procedura internă operaţională de realizare implementare a Programului de
dezvoltare a sistemului de control managerial/intern etapele procesului de implementare,
atribuţiile personalului însărcinat cu implementarea procedurii, termene de realizare, instrumente
de lucru, rezultate așteptate.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
88
5.2. Activitatea de implementare a Programului de dezvoltare a sistemului de control
managerial/intern este parte a politicii manageriale de a asigura în mod rezonabil că misiunea
Colegiului precum și obiectivele generale au fost îndeplinite.
5.3. Controlul intern este relevant pentru toată instituția în întregul său și pentru fiecare
compartiment în parte. Procedura se aplică pentru culegerea informațiilor privind dezvoltarea și
implementarea sistemelor de control managerial, analiza și evaluarea informațiilor și elaborarea
situației centralizatoare privind stadiul implementării SCMI.
5.4. Sursa datelor ce vor fi procesate în cadrul acestei proceduri vor fi colectate de la
compartimentele funcționale din cadrul Colegiului. Ele vor fi fi prelucrate de către Comisia
pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a dezvoltării sistemului de
control intern/managerial din cadrul Colegiul Naţional „Ferdinand I” și de către echipa
managerială. Procedura se adresează tuturor salariaților din cadrul Colegiul Naţional „Ferdinand
I” Bacău.
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
6.1. Reglementări internaționale
Liniile directoare INTOSAI pentru standardele de control intern în sectorul public (INTOSAI
GOV 9100)
6.2. Legislaţie primară
Ordonanţa Guvernului nr.119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar
preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare
Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr.946/2005 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi
pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificările şi completările
ulterioare
6.3. Legislaţie secundară
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
89
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005)
Ordinul Ministrului Educaţiei, Cercetării, Tineretului şi Sportului nr.3910/10.03.2011, pentru
aprobarea Comisiei de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la sistemul de control
managerial al Ministerului Educaţiei, Cercetării, Tineretului şi Sportului
6.4. Reglementări interne
Regulamentul de ordine interioară
Regulamentul de Organizare și Funcționare
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
7.1. Definiţii:
Nr.crt. Termenul Definiția
1. Procedura operaţională de realizare a Prezentare formalizată, în
scris, a paşilor ce trebuie
urmaţi, a metodelor de lucru
stabilite şi a regulilor de
aplicat în vederea
implementării Programului
de dezvoltare a sistemului de
control managerial/intern
2. Ediţia acestei proceduri operaţionale Prima ediție elaborată
3. Activitatea de control Politicile și procedurile
stabilite să identifice/abordeze
riscurile și să îndeplinească
obiectivele entității.
Procedurile pe care o
organizație le aplică pentru
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
90
tratarea riscului sunt denumite
activități de control intern.
4. Auditul intern Calea funcțională prin care
conducerea unei entități
primește o asigurare din surse
interne că procesul pentru
care sunt răspunzători
operează într-o manieră care
va minimiza probabilitatea
apariției fraudei, erorilor sau
a ineficienței și parcticilor
neeconomice.
O asigurare independentă,
obiectivă și o activitate de
consultanță proiectată să
adauge valoare și să
îmbunătățească operațiunile
organizației.
5. Bugetul Expresia financiară cantitativă
a unui program de măsuri
planificate pe o perioadă de
timp dată. Bugetul este
proiectat cu o viziune asupra
operațiunilor planificate în
viitor și cu verificări efectuate
asupra rezultatelor obținute.
6. Control Orice acțiune luată de către
director și alte părți interesate
pentru gestionarea riscului și
creșterea probabilității că
obiectivele stabilite vor fi
îndeplinite.
7. Componentă a controlului intern Una din cele cinci elemente
ale controlului intern: mediul
de control intern, evaluarea
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
91
riscului, activitățile de
control, informarea și
comunicarea și monitorizarea.
8. Ciclul evaluării riscului Un proces continuu iterativ de
identificare și analiză a
modificării condițiilor,
oportunităților și riscurilor și
luarea măsurilor necesare
pentru a avea siguranța că
profilul riscului continuă să
fie valid, răspunsul la risc
rămâne țintit și proporționat și
controalele stabilite sunt
eficiente la schimbarea
riscului în timp.
9. Datele Faptele și informațiile care
pot fi comunicate și
manipulate
10. Eficace Îndeplinirea obiectivelor sau
măsura la care rezultatele unei
activități atinge obiectivul sau
efectul intenționat ale acelei
activități.
11. Eficient Relația dintre resursele
utilizate și rezultatele produse
pentru atingerea obiectivelor.
Minimum de resurse intrate
sunt utilizate pentru atingerea
unui rezultat cu cantitate și
calitate solicitată.
12. Entitate O organizație de orice mărime
constituită pentru un scop
anume.
13. Etic Principii morale
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
92
14. Evaluarea riscului Proces de identificare și
analiză a riscurilor relevante
față de îndeplinirea
obiectivelor entității și
determinarea acțiunii
corespunzătoare
15. Fraudă O interacțiune ilegală între
două părți, în care o parte
înșeală în mod intenționat pe
cealaltă.
16. Riscul rezidual Riscul remanent după ce
conducerea a luat măsuri
asupra riscului
17. Riscul Posibilitatea ca un eveniment
să apară și să afecteze în mod
negativ îndeplinirea
obiectivelor
18. Sistemul de control intern Sinonim pentru controlul
intern aplicat în entitate
19. Toleranța riscului Variația acceptabilă privind
îndeplinirea obiectivelor
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioară
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
93
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educației, Cercetării,
Tineretului și Sportului
3. SCMI Sistem de control
managerial/intern
4. EGR Echipa de Gestionare a
Riscurilor
5. CEAC Comisia de evaluare și
asigurare a calității
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8.1. Generalităţi
Procedura de implementare a Programului de dezvoltare a sistemului de control
managerial/intern răspunde nevoii managementului de a promova în mod ordonat, economic,
eficient și eficace activitățile necesare atingerii misiunii Colegiului; de a proteja resursele
împotriva pierderilor, abuzului, gestionării defectuoase; conformitatea cu legile, regulamentele;
dezvoltarea și menținerea unor date financiare și de management fiabile și raportate la timp.
8.2. Documente utilizate
8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor
1. Decizie de numire a Comisiei de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la
sistemul de control managerial (director)
2. Programul de dezvoltare a SCMI
8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
94
Documentele stabilesc cadrul metodologic de implementare a programului, responsabilitățile în
derularea activităților, temeiul legal pentru implementare.
8.2.3. Circuitul documentelor
Comisia de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la sistemul de control managerial
pune la dispoziția coordonatorilor de compartimente documentele și instrumentele de lucru
necesare implementării programului. După completarea documentației, aceasta se predă
Comisiei de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la sistemul de control
managerial pentru centralizare și realizarea fișelor sintetice.
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale
- foi de scris
- tonner
- spațiu de lucru pentru activitatea Comisiei
8.3.1.Resurse umane
- întregul personal al unității de învățământ
8.3.3. Resurse financiare
- 300 lei ( costul consumabilelor pentru imprimare)
8.4. Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
Pasul I:
Informarea salariaților în legătură cu implementarea sistemului de dezvoltare a sistemului de
control managerial/intern în cadrul unei ședințe de Consiliu profesoral.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
95
Responsabil: Director
Termen: 04.12.2013
Pasul II:
Emiterea unui act administrativ de decizie- directorul constituie, prin act de decizie internă, o
structură cu atribuţii în monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a implementării
şi dezvoltării sistemului de control intern/managerial. Componenţa, modul de organizare şi de
lucru sunt stabilite de director, în funcţie de volumul şi complexitatea activităţilor. Temei legal:
OMFP 946/2005, art.3 (1), (2), OMECTS 3910/2011, art.8.
Responsabil: Director
Termen: 5.12.2013
Pasul III:
Prin act de decizie internă se constituie echipa de gestionare a riscurilor (E.G.R), cu rol în
coordonarea şi centralizarea datelor referitoare la analiza riscurilor, respectiv a registrelor de risc
pe compartimente, în vederea elaborării registrului de riscuri pe unitate.
Responsabil: Director
Termen: 9.12.2013
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
96
Pasul IV:
Elaborarea și însușirea chestionarelor de control intern.
Responsabil: Comisia de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la sistemul de
control managerial
Termen: 11.12.2013
Pasul V:
Formularea răspunsurilor la chestionarele de control intern
Responsabili: Coordonatorii de compartimente
Termen: 16.12.2013
Pasul VI:
Identificarea riscurilor și estimarea nivelului de risc
Responsabil: Comisia de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la sistemul de
control managerial, EGR
Termen: 18.12.2013
Pasul VII:
Întocmirea fișelor analitice și sintetice
Responsabil: Comisia de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la sistemul de
control managerial
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
97
Termen: 05.01.2014
Pasul VIII:
Elaborarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial- program SCMI
(care se revizuieşte anual sau ori de câte ori este nevoie). Acesta trebuie să conţină: obiective,
acţiuni, persoane responsabile, termene de realizare a acţiunilor. Trebuie să includă şi acţiunile
de perfecţionare profesională pentru personalul instituţiei. Temei legal: OMFP 946/2005, art. 2,
(1), (2), art. 3 (3). Programul SCMI este aprobat de către director.
Responsabil: Comisia de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la sistemul de
control managerial, Director
Termen: 16.12.2013
Pasul IX:
Programele SCMI, deciziile de constituire/modificare a structurilor SCMI, situațiile
trimestriale/anuale privind stadiul implementării și dezvoltării SCMI vor fi transmise anual către
ISJ Bacău, la termenele stabilite de acesta, dar nu mai târziu de 15 martie 2014. Temei legal-
OMF 946/2005, art.4.
Responsabil: Comisia de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la sistemul de
control managerial, director
Termen: 15.03.2014
Pasul X:
Stabilirea obiectivelor generale şi specifice ( după modelul SMART, corelate cu obiectivele din
documentele de proiectare managerială)
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
98
Responsabil: Comisia de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la sistemul de
control managerial, director, coordonatorii de compartimente
Termen: 30.01. 2014
Pasul XI:
Stabilirea activităţilor şi acţiunilor pentru realizarea obiectivelor. Fiecare compartiment structural
din organigrama unităţii de învăţământ îşi va elabora documentul numit Lista obiectivelor şi
activităţilor în care trebuie cuprinse toate activităţile (detaliate pe acţiuni), pe care salariaţii
compartimentului le exercită cu scopul îndeplinirii obiectivelor ( de fapt, o detaliere a fişei
postului).
Responsabil: Comisia de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la sistemul de
control managerial, director, coordonatorii de compartimente
Termen: 29.02.2014
Pasul XII:
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
99
Elaborarea registrelor de riscuri, pe compartimente şi predarea lor membrilor EGR. Aceasta
centralizează aceste documente şi întocmeşte Registrul riscurilor pe unitate. Evaluarea riscurilor
de realizează anual sau ori de câte ori se impune.
Responsabil: Comisia de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la sistemul de
control managerial, director, coordonatorii de compartimente, EGR
Termen: 10.03.2014
Pasul XIV:
Stabilirea modalităţilor de dezvoltare a SCMI. Comisia de monitorizare, implementare şi
dezvoltare a SCMI stabileşte modalităţile concrete de dezvoltare a SCMI, adaptate specificului
unităţii de învăţământ şi pornind de la documente manageriale existente. Demersuri posibile:
actualizarea ROI, actualizarea fişei postului, în funcţie de listele de activităţi întocmite,
codificarea procedurilor de lucru şi stabilirea persoanelor responsabile cu elaborarea şi revizuirea
procedurilor, din cadrul compartimentelor.
Responsabil: Comisia de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la sistemul de
control managerial, director, coordonatorii de compartimente, EGR
Termen: 16.12.2013
Pasul XV:
Inventarierea documentelor, a fluxului de informaţii, a proceselor şi a modului de comunicare
între structurile unităţii de învăţământ şi cu alte instituţii. Fiecare compartiment structural
identifică, pentru fiecare activitate inventariată, atât documentele de intrare-ieşire, cât şi toate
procesele care au loc la nivelul compartimentului, asupra acestor documente sau fără legătură cu
acestea, ci doar cu activitatea în sine.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
100
Responsabil: Comisia de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la sistemul de
control managerial, director, coordonatorii de compartimente, EGR
Termen: 30.03.2014
Pasul XVI:
Stabilirea unui sistem de monitorizare a desfăşurării acţiunilor şi activităţilor. Se instituie
indicatorii de rezultat/indicatorii de performanţă pentru fiecare dintre activităţile derulate de
compartimentele structurale. Aceşti indicatori vor permite caracterizarea tuturor activităţilor şi
acţiunilor care trebuie derulate de către fiecare compartiment, din punct de vedere al structurii, al
compoziţiei acestora, al gradului de realizare, al schimbărilor lor în timp, dar şi al conexiunilor
cu celelalte activităţi/acţiuni ale aceluiaşi compartiment sau al celorlalte.
Autoevaluarea realizării obiectivelor generale/specifice şi îmbunătăţirea SCMI. Este vorba de un
proces de autoevaluare a nivelului de performanţă atins de fiecare salariat şi compartiment, în
realizarea sarcinilor de serviciu, materializate în activităţile din lista de activităţi.
Responsabil: Comisia de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la sistemul de
control managerial, director, coordonatorii de compartimente, EGR
Termen: 30.03.2014
Pasul XVII:
Elaborarea manualului de proceduri pentru activităţile unităţii, în baza tuturor etapelor
anterioare. Procedurile trebuie elaborate de salariaţii din cadrul compartimentelor funcşionale,
care îşi cunosc cel mai bine activităţile şi specificul acestora. Comisia SCMI are doar rol de
monitorizare, îndrumare metodologică şi de coordonare în domeniul controlului
intern/managerial. Procedurile elaborate, după parcurgerea etapelor de verificare şi după
aprobarea de către directorul şcolii, se înregistrează în registrul unic de intrare-ieşire, pentru a
dobândi un caracter oficial de document al unităţii şi sunt difuzate tuturor salariaţilor care
trebuie să o cunoască, să o aplice, să o arhiveze.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
101
Responsabil: Comisia de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la sistemul de
control managerial, director, coordonatorii de compartimente, EGR, CEAC
Termen: 20.06.2014
Pasul XVIII:
Completarea Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a SCMI, de către
fiecare compartiment structural (cf. OMFP 1423/2012) și asumarea răspunderii de către
conducătorul de compartiment asupra realității datelor, informațiilor și constatărilor înscrise în
acesta.
Responsabil: coordonatorii de compartimente
Termen: 31.12.2014
Pasul XIX:
Realizarea Situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării (cf. OMFP 1423/2012), de către
Comisia de monitorizare și implementare a SCMI, prin centralizarea chestionarelor de
autoevaluare transmise de către conducătorii de compartimente.
Responsabil: Comisia de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la sistemul de
control managerial
Termen: 31.12.2014
Pasul XX
Întocmirea de către director a Situaţiei centralizatoare trimestriale/anuale asupra stadiului
implementării SCMI, conform rezultatelor autoevaluării, la data de 31.12..... (cf. OMFP
1423/2012)- Cap. I- Informații generale- trimestrial, Cap. II- Stadiul implementării standardelor
de control, conform rezultatelor autoevaluării la data de 31.12......- anual.
Responsabil: director
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
102
Termen: trimestrial, anual
Pasul XXI:
Elaborarea de către director a Raportului asupra sistemului de control managerial/intern la data
de 31.12.2013, (cf. OMFP 1423/2012), care se prezintă ca anexă la situaţia financiară a
exerciţiului bugetar încheiat (cf.Legii 234/2010 pentru completarea OG nr.119/1999 privind
controlul intern și controlul financiar preventiv).
Responsabil: director
Termen: 31.12.2014
8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
Etapele de implementare precizate la punctul 8.4.1. se vor derula conform calendarului stabilit.
Eventualele elemente de risc care impun modificarea calendarului vor fi gestionate de Consiliul
de administraţie care va discuta şi aproba un nou calendar de implementare.
Etape Intrări de
informații (de la
cine? ce?)
Operațiunile ce
au loc față de
datele intrate
Instrumente
utilizate
Ieșirile de
rezultate
Colectare date Coordonatori
compartimente
Completare Adresarea de
întrebări pe teren
pentru obținerea
informațiilor
Date
Elaborare
documentație
specifică
Comisia SCMI Informare,
elaborare
Chestionare de
autoevaluare
Fișe de alertă la
risc
Fișă de
monitorizare a
riscului
Instrumente utile
de lucru,
documente
specifice
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
103
8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii
Comisia SCMI va monitoriza şi evalua implementarea acestei proceduri şi va propune, dacă este
cazul, măsuri de remedire. Structura de audit va elabora instrumente de evaluare a activităţii de
control.
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
ale conducerii şcolii
să asigure informarea şi consilierea cadrelor didactice care vor coordona
implementarea sistemului
să stabilească componența comisiilor de lucru
să coordoneze activitatea Comisie SCMI
să asigure transmiterea către ISJ a datelor specifice
ale Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a
dezvoltării sistemului de control intern/managerial
a) elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial al Colegiului
Național „Ferdinand I” Bacău, program care cuprinde obiective, acţiuni, responsabilităţi,
termene, precum şi alte măsuri necesare dezvoltării acestuia. La elaborarea Programului, se
vor avea în vedere regulile de management conţinute în standardele de control intern,
aprobate prin O.M.F.P. nr. 946 / 2005, cu modificările și completările ulterioare,
particularităţile organizatorice, funcţionale şi de atribuţii ale unității de învățământ,
personalul şi structura acestuia, alte reglementări şi condiţii specifice;
b) supune aprobării directorului Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial al
colegiului şi asigură actualizarea sa;
c) primeşte de la compartimentele din unitatea de învățământ, informări referitoare la
progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemelor proprii de control intern /
managerial, în raport cu programele adoptate, precum şi referiri la situaţiile deosebite şi la
acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare întreprinse;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
104
d) îndrumă compartimentele din unitatea de învățământ în elaborarea programelor, în realizarea
şi actualizarea acestora şi în alte activităţi legate de controlul intern / managerial;
e) prezintă directorului, ori de câte ori consideră necesar sau la cererea acestuia, informări
referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemului de control intern /
managerial în raport cu Programul adoptat la nivelul unității de învățământ, la acţiunile de
monitorizare, coordonare, îndrumare metodologică desfăşurate, precum şi la alte probleme
apărute în legătură cu acest domeniu
ale coordonatorilor de compartimente
Conducătorii de compartimente asigură:
a) identificarea obiectivelor specifice ale compartimentelor unității de învățământ şi a
obiectivelor derivate din obiectivele generale ale acesteia;
b) identificarea activităţilor şi acţiunilor pentru realizarea obiectivelor specifice;
c) stabilirea procedurilor care trebuie aplicate, în vederea realizării sarcinilor de serviciu de
către executanţi, în limita competenţelor şi responsabilităţilor specifice, aşa cum decurg din
atribuţiile fiecărui compartiment;
d) identificarea, analiza, evaluarea şi prioritizarea riscurilor care pot afecta atingerea
obiectivelor specifice şi stabilirea acţiunilor de control care să menţină riscurile în limte
acceptabile;
e) inventarierea documentelor şi fluxurilor de informaţii care intră / ies din compartimente,
respectiv din unitatea de învățământ, a procesărilor care au loc, a fluxurilor de comunicare
între compartimentele din unitate cu nivelele ierarhic superioare de management, cu
Inspectoratul Școlar al Județului Bacău, cu Consiliul Local, precum şi cu alte entităţi
publice;
f) monitorizarea realizării obiectivelor specifice, analizând activităţile ce se desfăşoară în
cadrul compartimentelor: măsurarea şi înregistrarea rezultatelor, compararea lor cu
obiectivele, identificarea abaterilor, aplicarea măsurilor corective, etc.;
g) evaluarea realizării obiectivelor specifice;
h) informarea promptă a Comisiei, cu privire la rezultatele verificărilor şi altor acţiuni derulate
în cadrul compartimentelor;
i) adoptarea tuturor măsurilor pentru îmbunătăţirea sistemului de control intern / managerial
din cadrul compartimentelor pe care le coordonează.
ale cadrelor didactice
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
105
să participe la şedinţa de instruire
să furnizeze informațiile solicitate
să predea documentele la termenul stabilit
Colegiul Naţional
„Ferdinand I”
Bacău
PROCEDURA DE SISTEM
MANAGEMENTUL RISCULUI
STANDARD 11
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PS: PROCEDURA DE SISTEM – PS ..........................
Managementul riscului
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
1. Elaborat ................. ......................
membru în
Comisia
SCMI
2. Verificat Prof. Otilia
Iftimescu
Director
adjunct,
membru în
Comisia
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
106
SCMI
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii
Ediţia sau,
după caz,
revizia în
cadrul ediţiei
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Ediţia I - Elaborare
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data primirii Semnătura
1. Informare
aplicare
şi
arhivare
I Secretariat Secretar şef ........................ .................
2. Informare
evidenţă
I Echipa
managerială
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare I CEAC Coordonator
CEAC
.................... ...................
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
107
4. Aplicare I Financiar-
contabil +
achiziţii
Contabil-şef ....................... ..................
5. Aplicare I Activitatea
educativă şi cea
extracurriculară
Consilier
pentru
proiecte şi
programe
.................. .......................
6. Aplicare I Tehnic-
administrativ
Administrator
de patrimoniu
7. Aplicare I Comisii
metodice
Şef Comisie
metodică
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Prezenta procedură:
1) stabileşte un cadru general, unitar de identificare, analiză şi gestionare a riscurilor la
nivelul comisiilor şi compartimentelor din cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand” I;
2) furnizează personalului şi conducerii un instrument care facilitează gestionarea
riscurilor într-un mod controlat şi eficient, pentru atingerea obiectivelor specifice din cadrul
Colegiului Naţional „Ferdinand” I;
3) furnizează o descriere a modului în care sunt stabilite şi implementate măsurile de
control menite să prevină apariţia riscurilor;
4. 2. Asigură existenţa documentaţiei adecvate derulării acestei activităţi.
4. 3. Asigură continuitatea acestei activităţi.
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea administrării fondurilor în mod
economic, eficient şi eficae pentru îndeplinirea obiectivelor generale ale Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
108
5. DOMENIUL DE APLICARE
Procedura se utilizează de către toate compartimentele din cadrul Colegiului Naţional
„Ferdinand” I în vederea gestionării riscurilor care pot afecta atingerea obiectivelor specifice ale
compartimentelor din cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand” I Bacău.
Activitatea de implementare a procedurii Managementul riscului este parte a politicii
manageriale de a asigura în mod rezonabil că misiunea Colegiului precum şi obiectivele
generale/obiectivele specifice sunt îndeplinite.
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
6.1. Reglementări internaţionale
Liniile directoare INTOSAI pentru standardele de control intern în sectorul public (INTOSAI
GOV 9100)
6.2. Legislaţie primară
Ordonanţa Guvernului nr.119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar
preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare
Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr.946/2005 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi
pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificările şi completările
ulterioare
Legea nr.500/2002 privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare.
6.3. Legislaţie secundară
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
109
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005)
Ordinul Ministrului Educaţiei, Cercetării, Tineretului şi Sportului nr.3910/10.03.2011, pentru
aprobarea Comisiei de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la sistemul de control
managerial al Ministerului Educaţiei, Cercetării, Tineretului şi Sportului
Metodologie de implementare a standardului 11 „Managementul riscului”, elaborată de Unitatea
centrală de armonizare a sistemelor de management financiar și control, www.mfinanțe.ro
Îndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern în entitățile publice, elaborat de
Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar și control,
www.mfinanțe.ro
6.4. Reglementări interne
Regulamentul de ordine interioară al Colegiului Naţional „Ferdinand” I Bacău
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
7.1. Definiţii:
Nr.crt. Termenul Definiţia
1. Compartiment Unitate organizatorică,
funcțională, prevăzută în
organigrama Colegiului
Național „Ferdinand I” Bacău
2. Control intern/managerial Ansamblul formelor de
control exercitate la nivelul
unității de învățământ stabilite
de conducere în concordanță
cu obiectivele acesteia și cu
reglementările legale, în
vederea asigurării
administrării fondurilor în
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
110
mod economic, eficient și
eficace; acesta include și
structurile organizatorice,
metodele și procedurile;
3. Gestionarea riscurilor sau managementul riscurilor Toate procesele implicate de
identificarea, evaluarea,
luarea de măsuri de atenuare
sau anticipare a acestora,
revizuirea periodică și
monitorizarea progresului,
stabilirea responsabilităților
4. Ciclul evaluării riscului Un proces continuu iterativ de
identificare şi analiză a
modificării condiţiilor,
oportunităţilor şi riscurilor şi
luarea măsurilor necesare
pentru a avea siguranţa că
profilul riscului continuă să
fie valid, răspunsul la risc
rămâne ţintit şi proporţionat şi
controalele stabilite sunt
eficiente la schimbarea
riscului în timp.
5. Risc Posibilitatea de a se produce
un eveniment care ar putea
avea un impact asupra
îndeplinirii obiectivelor
6. Risc inerent Expunerea la un anumit risc
înainte să fie luată vreo
măsură de tratare (atenuare) a
lui
7. Risc rezidual Expunerea cauzată de un
anumit risc după ce au fost
luate măsuri de tratare
(atenuare) a lui, presupunând
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
111
că măsurile sunt eficace;
riscul remanent după ce
conducerea a luat măsuri
asupra riscului
8. Probabilitatea de materializare a riscului Posibilitatea sau
eventualitatea ca un risc să se
realizeze
9. Impactul Consecința (efectul) asupra
rezultatelor (obiectivelor)
dacă riscul s-ar materializa
10. Expunere la risc Consecințele, ca o combinație
de probabilitate și impact, pe
care le poate resimți o
organizație în raport cu
obiectivele prestabilite în
cazul în care riscul se
materializează
11. Evaluarea riscului Proces de identificare şi
analiză a riscurilor relevante
faţă de îndeplinirea
obiectivelor unității de
învățământ şi determinarea
acţiunii corespunzătoare
12. Acceptarea (tolerarea) riscului Tip de răspuns la risc care
constă în neluarea unor
măsuri de control al riscurilor
și este adecvat pentru riscurile
inerente a căror expunere la
risc este mai mică decât
toleranța la risc
13. Profilul de risc Un tablou cuprinzând
evaluarea generală
documentată și prioritizată a
gamei de riscuri specifice cu
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
112
care se confruntă organizația
14. Prioritizarea riscurilor Acțiune determinată de
caracterul limitat al resurselor
și de necesitatea de a se stabili
un răspuns optim la risc,
pentru fiecare risc identificat
și evaluat și care constă în
stabilirea ordinii de priorități
în tratarea riscurilor printr-o
alocare eficientă și judicioasă
a resurselor
15. Strategia de risc Abordarea generală pe care o
are unitatea de învățământ în
privința riscurilor
16. Monitorizarea Tip de răspuns la risc acre
constă în acceptarea riscului
cu condiția menținerii sale
sub o permanentă
supraveghere, parametrul
supravegheat cu precădere
fiind probabilitatea
17. Evitarea riscului Tip de răspuns la risc care
constă în
eliminarea/restrângerea
circumstanțelor / activităților
care generează riscul
18. Tratarea (atenuarea) riscului Tip de răspuns la risc care
constă în luarea de măsuri
(implementarea măsurilor de
control intern) pentru a
menține riscul în limite
acceptabile (tolerabile);
reprezintă abordarea cea mai
frecventă pentru majoritatea
riscurilor cu care se confruntă
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
113
organizația
19. Clasarea riscurilor Procedeu aplicabil riscurilor
apreciate de către EGR ca
nerelevante în raport cu
obiectivele specifice
compartimentului, constând în
îndosarierea și arhivarea
formularelor Alertă la risc,
inclusiv a documentației
utilizată pentru
fundamentarea riscurilor
respective
20. Escaladarea riscului Procedeu prin care
conducerea unui
compartiment alertează
nivelul ierarhic superior cu
privire la riscurile pentru care
compartimentul nu poate
desfășura un control
satisfăcător al acestora
21. Registrul riscurilor Document integrator al
gestiunii riscurilor,
cuprinzând o sinteză a
informațiilor și deciziilor
luate în urma analizei
riscurilor
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
114
interioară
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educaţiei, Cercetării,
Tineretului şi Sportului
3. SCMI Sistem de control
managerial/intern
4. EGR Echipa de Gestionare a
Riscurilor
5. CEAC Comisia de evaluare şi
asigurare a calităţii
6. Planul Planul pentru implementarea
măsurilor de control
7. Comisia SCMI Comisia de monitorizare,
ccordonare și îndrumare
metodologică a dezvoltării
sistemului de control
intern/managerial
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8.1. Generalităţi
Procedura de implementare a Managementului riscurilor răspunde nevoii managementului de a
promova în mod ordonat, economic, eficient şi eficace activităţile necesare atingerii misiunii
Colegiului; de a proteja resursele împotriva pierderilor, abuzului, gestionării defectuoase;
conformitatea cu legile, regulamentele; dezvoltarea şi menţinerea unor date financiare şi de
management fiabile şi raportate la timp.
8.2. Contextul organizatoric al procedurii
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
115
8.2.1. Pentru o mai bună gestionare a riscurilor, se numește, prin decizie internă Echipa de
gestionare a riscurilor, formată din responsabilii cu riscurile din compartimente.
8.2.2. Conducătorii de compartimente asigură cadrul organizațional și procedural pentru punerea
în aplicare, de către persoanele responsabile, a măsurilor de control stabilite.
8.2.3. Comisia SCMI selectează, analizează și prioritizează riscurile care pot afecta atingerea
obiectivelor generale și funcționarea de ansamblu a Colegiului Național “Ferdinand I”Bacău
8.3. Stabilirea limitelor de toleranță (toleranța la risc)
8.3.1. Anual, Comisia SCMI analizează limitele de toleranță aprobate și, dacă este cazul,
propune revizuirea acestora, cel mai tarziu până la data de 15 decembrie a anului în curs.
8.3.2. Propunerile privind limitele de toleranță revizuite se comunică directorului pentru
aprobare.
8.3.3. După aprobarea de către director, Secretarul Comsiei SCMI transmite, în termen de 3 zile,
noile limite de toleranță tuturor compartimentelor, pentru aplicare
8.3.4. Toate riscurile trebuie controlate astel încât expunerea la risc să se încadreze în limitele de
toleranță aprobate.
8.3.5. Explicațiile asociate limitelor de toleranță la risc sunt redate în Anexa
8.3.6. Limitele de toleranță la risc prezentate în Anexă au un caracter obligatoriu pentru
compartimente și operează până la o nouă analiză și revizuire a acestora, efectuată anual de
Comisia SCMI.
8.4. Activități necesare identificării și evaluării riscurilor, stabilirea tipului de răspuns la
risc și a măsurilor de control
8.4.1. Conducătorii compartimentelor și întreg persoanlul au obligația de a identifica riscurile
care afectează atingerea obiectivelor specifice. Persoana care identifică un risc analizează
preliminar riscul identificat, procedând la:
1. definirea corectă a riscului, cu respectarea următoarelor reguli:
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
116
a) Riscul este o situație, eveniment, care poate să apară. Riscul este o incertitudine, ci nu ceva
sigur.
b) Nu se identifică riscuri care nu afectează obiectivele/activitățile.
c) Problemele dificile identificate nu trebuie ignorate. Ele pot deveni riscuri în situații repetitive
din cadrul aceleiași organizații în care astfel de riscuri nu s-au materializat.
d) Riscurile nu trebuie definite prin impactul lor asupra obiectivelor. Impactul nu este risc, ci
consecința materializării riscurilor asupra realizării obiectivelor.
e) Riscurile nu se definesc prin negarea obiectivelor.
f) Problemele care vor apărea cu siguranță nu constituie riscuri, ci certitudini.
g) Problemele a căror apariție este imposibilă nu constituie riscuri, ci ficțiuni.
2. prezentarea cauzelor, descrierea circumstanţelor care favorizează apariţia riscurilor
3. analizarea consecinţelor, în cazul materializării riscurilor, asupra realizării obiectivelor
4. evaluarea expunerii la risc prin:
a) estimarea probabilităţii de apariţie a riscului, pe o scală în cinci trepte, ca fiind: foarte scăzută,
scăzută, medie, mare, foarte mare;
b) estimarea impactului asupra obiectivului, pe o scală în cinci trepte, ca fiind: foarte scăzut,
scăzut, mediu, ridicat, foarte ridicat;
c) estimarea expunerii la risc, respectiv consecinţele, ca o combinaţie de probabilitate şi impact,
pe care le poate resimţi compartimentul în raport cu obiectivele prestabilite în cazul în care
riscul se materializează;
d) explicaţiile asociate denumirii fiecărei trepte a scalelor de măsurare a probabilităţii de apariţie
şi a impactului riscului sunt prezentate în Anexă.
5. formularea unei opinii cu privire la tipul de răspuns la risc (strategia adoptată) şi la măsurile
de control ce trebuie întreprinse pentru a gestiona riscul identificat
6. completarea formularului Alertă la risc de către fiecare coordonator de compartiment
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
117
8.4.2. EGR analizează fiecare formular Alertă la risc primit de la compartimente care au decis
escaladarea lor, propunând:
1. clasarea formularului Alertă la risc, dacă riscul este nerelevant;
2. escaladarea riscului la nivelurile superioare ale managementului;
3. reținerea, spre dezbatere de către membrii EGR, a riscurilor ce aparțin compartimentului, caz
în care propune una dintre strategiile de răspuns la risc.
8.4.3. După finalizarea acțiunii de analiză a riscurilor nou-identificate, EGR transmite
conducătorului compartimentului, spre analiză, o informare scrisă despre rezultatele analizei
datelor/informațiilor cuprinse în formulare Alertă la risc, la care anexează documentația privind
riscurile nou-identificate.
8.4.4. Conducătorul compartimentului, după analiza documentelor menționate la subpunctul de
mai sus, stabilește data de convocare a ședinței EGR la nivelul compartimentului.
8.4.5. Ședințele EGR se organizează cel puțin semestrial și ori de câte ori este nevoie și sunt
conduse de conducătorul compartimentului, care decide asupra măsurilor ce trebuie luate. La
ședințele EGR pot participa, în calitate de invitați, și alți membri din cadrul compartimentului
sau din cadrul altor compartimente, la solicitarea coordonatorului de compartiment.
8.4.6. În cadrul ședinței, în funcție de aspectele/problemele incluse pe agenda ședinței, membrii
EGR desfășoară următoarele acțiuni:
1. validează sau invalidează propunerea de clasare pentru riscurile considerate nerelevante;
2. deliberează asupra riscurilor propuse spre escaladare și fac propuneri de escaladare la nivelul
ierarhic superior sau la nivelul de competență care le poate controla.
3. efectuează, pentru fiecare risc identificat și evaluat, o comparare a expunerii la risc cu
limitele de toleranță aprobate, valabile pentru anul în curs;
4. analizează rapoartele de audit, reținând riscurile identificate prin acestea și măsurile de
control identificate a fi implementate;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
118
5. formulează propuneri, pentru fiecare risc identificat și evaluat, cu privire la tipul de răspuns
(strategia adoptată) considerat cel mai adecvat din cele de mai jos, decizia finală cu privire la
acest aspect aparținând conducătorului compartimentului:
a) acceptarea (tolerarea) riscului, în cazul riscurilor cu expunere scăzută sau atunci când
aplicarea unei strategii de răspuns al risc nu este posibilă. Acest tip de răspuns la risc constă în
neluarea unor măsuri de control al riscurilor, fiind recomandată pentru riscurile cu expunere
scăzută.
b) monitorizarea permanentă a riscului, în cazul riscurilor cu impact semnificativ, dar cu
probabilitate mică de apariție;
c) evitarea riscului- eliminarea activităţilor (circumstanţelor) care generează riscurile ;
d) transferarea (externalizarea) riscului, îndeosebi în cazul riscurilor financiare și
patrimoniale- încredinţarea gestionării riscului unui terţ care are expertiza necesară gestionării
acelui risc.;
e) tratarea (atenuarea) riscului, caz în care se identifică măsurile posibile ce pot fi luate astfel
încât riscurile să fie controlate satisfăcător, se grupează în variante alternative, se alege varianta
cea mai avantajoasă din perspectiva raportului cost/beneficiu. Activitatea de atenuare a riscurilor
constă în: stabilirea de obiective, alocarea de resurse, stabilirea procedurilor de lucru necesare,
organizarea activităţii de atenuare a riscului, stabilirea activităţilor de control ( de ex, controlul
respectării procedurilor stabilite).
6. stabilesc ordinea de priorități în tratarea riscurilor, astfel încât expunerea la riscurile reziduale
să se situeze în limitele de toleranță aprobate;
7. stabilesc măsurile de control ce trebuie luate în vederea controlării riscurilor, termenele-
limită până la care acestea trebuie implementate, precum și persoanele responsabile cu
implementarea.
8.4.7. La finele fiecărei ședințe EGR, responsabilul cu riscurile desfășoară următoarele acțiuni:
1. consemnează în procesul-verbal al ședinței toate hotărârile luate, procesul-verbal se aprobă
de conducătorul compartimentului;
2. transmite formularele Alertă la risc și documentația aferentă pentru riscurile escaladate
coordonatorilor de compartimente;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
119
3. transmite persoanelor responsabile cu implementarea măsurilor de control, modificarea
măsurilor sau a termenelor pentru riscurile aflate deja în fza de implementare a măsurilor de
control intern;
4. îndosariază formularele Alertă la risc pentru care s-a luat decizia de clasare (în cazul
riscurilor nerelevante) , precum și pe cele aferente riscurilor pentru care s-a luat decizia de
reținere pentru gestionare.
5. completează, actualizează registrul riscurilor cu datele/informațiile despre riscurile care sunt
sau care urmează a fi gestionate la nivelul compartimentelor.
8.5. Activități necesare implementării și monitorizării măsurilor de control
8.5.1. Anual, până la finele lunii decembrie a anului în curs, Responsabilul cu riscurile
întocmește Planul pentru implementarea măsurilor de control pentru anul următor, pe baza:
1. deciziilor directorului Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău
2. propunerilor membrilor EGR, aprobate de coordonatorul compartimentului;
3. propunerilor Comisiei SCMI;
4. recomandărilor cu privire la măsurile de control cuprinse în rapoatele de audit;
8.5.2. În Plan se cuprind, într-o secțiune distinctă, riscurile de corupție, măsurile de control
adoptate pentru prevenirea acestora, termenele de implementare și persoanele responsabile cu
implementarea măsurilor de control.
8.5.3. Planul se semnează de către coordonatorul compartimentului și se transmite, spre
aprobare directorului Colegiului. Termenul de aporbare a Planului este cel târziu până la data
de 31 ianuarie a anului pentru care este întocmit Planul.
8.5.4. După aprobare, Responsabilul cu riscurile transmite persoanelor responsabile cu
implementarea măsurilor de control, câte un exemplar al acestuia, pentru aplicare.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
120
8.5.5. Responsabilii cu implementarea măsurilor de control îl informează semestrial și ori de
câte ori este cazul, pe coordonatorul compartimentului, cu privire la stadiul implementării
măsurilor de control, pentru analiză și decizie.
8.6. Activități necesare revizuirii și raportării situației riscurilor
8.6.1. Cel puțin anual sau ori de câte ori este cazul, coordonatorii compartimentelor asigură
analizarea, de către EGR, a stadiului implementării măsurilor de control, a eficacității acestora,
precum și reevaluarea riscurilor din sfera lor de responsabilitate.
8.6.2. În cadrul procesului de revizuire, membrii EGR analizează dacă:
1. riscurile persistă
2. au apărut riscuri noi
3. impactul și probabilitatea riscurilor au suferit modificări, caz în care membrii EGR revizuiesc
calificativele riscurilor ( expunerea la risc)
4. sunt neecsare noi măsuri de control intern
5. măsuri de control pentru contracararea riscurilor, noi termene pentru implementarea acestora;
6. anumite riscuri trebuie escaladate la niveluri de management superioare;
7. se impune reprioritizarea riscurilor;
8. riscurile tratate pot fi închise, ca urmare a:
a) constatării, de către membrii EGR, a eliminării cauzelor care favorizau apariția riscurilor
respective;
b) renunțării la obiectivele la care erau asociate riscurile respective;
c) alte situații, motivate de EGR;
8.6.3. În cel mult o lună de la expirarea semestrului în cauză, Responsabilul cu riscurile
elaborează un raport cu privire la desfășurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul
compartimentului.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
121
8.6.4. Raportul cuprinde o sinteză a activităților desfășurate, în perioada de raportare, de fiecare
compartiment, în cadrul procesului de gestionare a riscurilor, conținând cel puțin următoarele
aspecte:
1. activitățile derulate în perioada pentru care se întocmește raportul, în scopul tratării riscurilor
identificate;
2. riscuri noi și măsurile de control instituite;
3. rezultatele reevaluării riscurilor, în cazul în care riscurile au fost reevaluate în perioada
raportată;
4. mențiuni cu privire la întocmirea/actualizarea Registrului riscurilor;
5. alte aspecte/probleme considerate relevante, în legătură cu modul în care au fost gestionate
riscurile la nivelul compartimentului.
8.6.5. În Raport se cuprinde, distinct, o secțiune referitoare la:
1. riscurile cu un nivel al expunerii ridicat și foarte ridicat, încadrate în nivelurile de toleranță,
intolerabil și tolerare scăzută, care ar putea afecta îndeplinirea obiectivelor specifice ale
compartimentelor;
2. stadiul implementării Planului, la data raportării;
8.6.6. După aprobarea de către coordonatorul compartimentului, Responsabilul cu riscurile
transmite, simultan, un exemplar al raportului, la care se anexează un exemplar al Registrul
riscurilor actualizat la data raportării, directorului Colegiului în vederea întocmirii și actualizării
a profilului de risc al Colegiului și în vederea întocmirii unei Note de concluzii desprinse din
analiza registrelor riscurilor și a rapoartelor elaborate de responsabilii cu riscurile, cu privire la
desfășurarea proecsului de gestionare a riscurilor la nivelul compartimentelor și prezentarea
acesteia Comisiei SCMI spre dezbatere și aprobare a propunerilor de îmbunătățire a gestionării
riscurilor. În Nota de concluzii se cuprinde, distinct, o secțiune referitoare la riscurile cu un nivel
al expunerii ridicat și foarte ridicat, încadrate în nivelurile de toleranță „intolerabil”, “tolerare
scăzută” care ar putea afecta îndeplinirea obiectivelor specifice și/sau generale ale
compartimentelor/colegiului.
8.7. Resurse necesare
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
122
8.7.1. Resurse materiale
- foi de scris
- tonner
- spaţiu de lucru pentru activitatea Comisiei SCMI, a EGR;
8.7.2.Resurse umane
- directorul Colegiului Național „Ferdinand I”, coordonatorii de compartimente, membrii EGR,
membrii Comisiei SCMI
8.7.3. Resurse financiare
- 300 lei ( costul consumabilelor pentru imprimare)
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
ale personalului
participă la inventarierea proceselor/activităților în relație cu obiectivele
specifice;
identifică și realizează o evaluare preliminară a riscurilor inerente;
formulează opinii cu privire la măsurile de control intern pentru riscurile
identificate, pe care le consemnează în formularul Alertă la risc;
implementează măsurile de control
ale Responsabilului cu riscurile
colectează, înregistrează, analizează, selectează şi clasează formularele Alertă la
risc;
propune tipul de răspuns (strategia) pentru fiecare risc nou-identificat;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
123
elaborează o informare scrisă despre rezultatele analizei formularelor Alertă la
risc;
transmite, ori de câte ori este cazul, coordonatorului compartimentului, spre
analiză, dosarul cu riscurile nou-identificate, precum şi informările scrise cu privire la
rezultatele analizei formularelor Alertă la risc şi la stadiul implementării măsurilor de
control intern;
organizează şedinţele EGR;
elaborează Planul şi transmite câte un exemplar al acestuia, pentru aplicare,
persoanelor desemnate cu implementarea măsurilor de control;
redactează procesele verable ale şedinţelor EGR, completează/actualizează,
listează şi îndosariează Registrul riscurilor;
elaborează Planul semestrial cu privire la desfăşurarea procesului de gestionare
a riscurilor la nivelul compartimentului;
Echipa de gestionare a riscurilor (EGR)
Validează sau invalidează propunerea de clasare pentru riscurile considerate
nerelevante;
Evaluează şi ierarhizează riscurile asociate obiectivelor specifice ale
compartimentelor;
Propune escaladarea riscurilor la nivelul ierarhic imediat superior sau la nivelul de
competenţă care le poate controla;
Face propuneri cu privire la tipul de răspuns cel mai adecvat pentru fiecare risc
identificat şi evaluat;
Analizează noile riscuri raportate, ca şi modificările apărute la riscurile iniţiale;
Revizuieşte calificativele riscurilor şi stabileşte o nouă iererhizare a riscurilor în
funcţie de priorităţi;
Analizează stadiul implementării măsurilor de control;
Analizează rapoartele de audit şi propune măsuri de implementare a
recomandărilor cuprinse în acestea;
Propune măsuri de control, termene-limită şi responsabilii cu implementarea
măsurilor de control;
Stabileşte închiderea riscurilor soluţionate.
Persoanele responsabile cu implementarea măsurilor de control
Informează, semestrial şi ori de câte ori este cazul, pe conducătorul compartimentului, cu
privire la stadiul implementării măsurilor de control;
Coordonatorul/conducătorul compartimentului
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
124
Numeşte Responsabilul cu riscurile şi înlocuitorul acestuia
Asigură cadrul organizaţional şi procedural pentru punerea în aplicare a măsurilor de
control intern;
Analizează riscurile nou-identificate şi informările cu privire la rezultatele analizei
formularelor Alertă la risc şi la stadiul implementării măsurilor de control;
Stabileşte data la care se convoacă şedinţa EGR;
Conduce şedinţele EGR;
Aprobă procesul-verbal al şedinţei EGR;
Decide cu privire la alegerea tipului cel mai adecvat de răspuns la risc;
Coordonează şi supraveghează desfăşurarea activităţilor de punere în aplicare a măsurilor
de control al riscurilor;
Semnează Planul;
Aprobă Raportul semestrial cu privire la desfăţurarea procesului de gestionare a
riscurilor la nivelul compartimentului;
Comisia SCMI
Selectează, analizează şi prioritizează riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor
generale şi funcţionarea de ansamblu a Colegiului;
Propune limite de toleranţă a riscurilor;
Analizează şi dezbate conţinutul Notei de concluzii desprinse din analiza registrelor
riscurilor şi a rapoartelor elaborate de responsabilii cu riscurile, cu privire la
desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul compartimentelor
Colegiului Naţional „Ferdinand I”Bacău
Aprobă propunerile de îmbunătăţire a gestionării riscurilor, formulate în Nota de
concluzii;
Formulează propuneri de îmbunătăţire a gestionării riscurilor care pot afecta atingerea
obiectivelor generale şi funcţionarea de ansamblu a Colegiului;
Informează directorul unităţii de învăţământ asupra aspectelor procesului de gestionare
a riscurilor;
Secretarul Comisiei SCMI
Întocmeşte şi actualizează Registrul Riscurilor la nivel centralizat, prin agregarea
datelor/informaţiilor cuprinse în Registrul Riscurilor de la nivelul compartimentelor
Colegiului;
Întocmeşte şi actualizează profilul de risc al Colegiului Naţional „Ferdinand I”
Bacău;
Elaborează şi prezintă Comisiei SCMI spre analiză şi dezbatere Notei de concluzii
desprinse din analiza registrelor riscurilor şi a rapoartelor elaborate de responsabilii
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
125
cu riscurile, cu privire la desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul
compartimentelor Colegiului Naţional „Ferdinand I”Bacău
Directorul
Analizează şi avizează rapoartele semestriale privind desfăşurarea procesului de
gestionare a riscurilor de la nivelul compartimentelor
Aprobă propunerile privind limitele de toleranţă a riscurilor
Aprobă Planul şi dispun măsuri de control pentru tratarea riscurilor escaladate,
stabilind şi termene pentru implementarea acestora
Colegiul Național
„Ferdinand I”
Bacău
PROCEDURA DE SISTEM
PRIVIND ARHIVAREA
DOCUMENTELOR ȘI
ÎNREGISTRĂRILOR
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PS: PROCEDURA DE SISTEM– PS ....
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
1. Elaborat ................. ......................,
secretar
2. Verificat .......................... secretar-şef
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
126
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii
Ediţia sau,
după caz,
revizia în
cadrul ediţiei
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Ediţia I - Elaborare
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data primirii Semnătura
1. Informare
aplicare
şi
arhivare
I Secretariat Secretar şef ........................ .................
2. Informare
evidenţă
I Echipa
managerială
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare I Financiar-
contabil +
achiziţii
Contabil-şef ....................... ..................
4. SCOPUL PROCEDURII
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
127
4. 1. Procedura stabilește modul de arhivare și păstrare a documentelor, precum și
responsabilitățile privind aceste operațiuni.
4. 2. Procedura se referă la activitatea tuturor compartimentelor din cadrul Colegiului
Naţional „Ferdinand I” Bacău.
4. 3. Asigură continuitatea acestei activități.
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea administrării fondurilor în mod
economic, eficient şi eficace pentru îndeplinirea obiectivelor generale ale Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Procedura se aplică de către toate compartimentele din cadrul Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău pentru arhivarea şi păstrarea tuturor documentelor pe suport hârtie,
înregistrări foto, video, audio.
5.2. Prezenta procedură nu se aplică pentru arhivarea documentelor în formă electronică.
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
6.1. Reglementări internaționale
- nu este cazul
6.2. Legislaţie primară
6.2.1. SR EN ISO 9001:2001 „Sisteme de management al calităţii. Cerinţe.”
6.2.2. SR EN ISO 9000:2006 „Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi
vocabular.”
6.2. 3. Legea 16/1996 a Arhivelor Naţionale actualizată
6.3. Legislaţie secundară
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
128
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005).
6.4. Reglementări interne
Regulamentul de ordine interioară
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
7.1. Definiţii:
-
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioară
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educației, Cercetării,
Tineretului și Sportului
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8.1. Evidența documentelor
Toate compartimentele sunt obligate să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor
documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern şi a celor ieşite.
Documentele/înregistrările se păstrează de către elaboratori şi utilizatori la locul de muncă
(arhivă activă), pe durata specificată în procedurile operaționale și în reglementări legale.
După expirarea perioadei de păstrare operativă, şefii compartimentelor întocmesc
propuneri pentru arhivare care sunt aprobate de directorul Colegiului. Acesta desemnează prin
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
129
decizie internă persoana cu atribuții de arhivare la nivelul unității (arhivarul unității). La nivelul
compartimentelor Secretariat și Contabilitate ( compartimente ce operează cu un volum ridicat de
documente și înregistrări) se va numi o persoană responsabilă cu îndosarierea.
Anual, persoana responsabilă cu îndosarierea documentelor la fiecare compartiment
grupează documentele în unităţi arhivistice potrivit problematicii şi a termenelor de păstrare
stabilite în nomenclatorul arhivistic al unității de învățământ.
Nomenclatorul arhivistic este întocmit de către persoana cu atribuții de arhivare de la
nivelul unității de învățământ, pe baza propunerilor transmise de şefii compartimentelor, este
aprobat prin decizie a directorului Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău şi confirmat de către
Direcția Județeană a Arhivelor Naționale.
În fiecare dosar se introduce o pagină de gardă, care se completează de către persoana
responsabilă cu îndosarierea documentelor la fiecare compartiment. Se numerotează fiecare
pagină din dosar şi totalul de pagini se înscrie pe pagina de gardă.
Documentele astfel grupate se depun de către persoana responsabilă cu îndosarierea
acestora, în al doilea an de la constituire, la depozitul arhivei Colegiului Național „Ferdinand I”
Bacău , pe bază de
inventar de documente și proces verbal de predare primire.
Evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităţi arhivistice în/din depozitul arhivei este
consemnată de către arhivarul unităţii într-un registru de evidență .
Scoaterea documentelor din evidenţa arhivei se face numai cu aprobarea directorului, în
urma selecţionării sau transferului în alt depozit de arhivă.
8.2. Selecționarea documentelor
În cadrul Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău funcționează o Comisie de
selecţionare, numită prin decizie a directorului Colegiului.
Comisia este compusă din 3 persoane:
- preşedinte, numit din cadrul compartimentului......................
- secretar, numit din cadrul compartimentului...................................... - un membru, numit din cadrul compartimentului ...............................................
Această comisie se întruneşte anual sau ori de câte ori este necesar, la propunerea arhivarului unităţii, pentru a aproba lista cu documentele care urmează a fi înlăturate ca fiind nefolositoare, expirându-le termenul de păstrare; hotărârea luată se consemnează într-un proces-verbal al Comisiei de selecționare.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
130
Documentele se scot din evidenţele arhivelor şi se pot elimina numai în baza proceselor-verbale ale comisiei menţionate anterior.
8.3. Păstrarea documentelor
Directorul Colegiului numeşte prin decizie o persoană în funcţia de arhivar al unităţii, care
este obligată să păstreze documentele deţinute în arhivă în condiţii corespunzătoare.
Conducerea unităţii, la propunerea arhivarului unităţii, alocă spaţiul necesar pentru arhivă.
Arhivarul unităţii asigură îndeplinirea condiţiilor (temperatură, umiditate, luminozitate,
condiţii de siguranţă) în incinta spaţiului destinat arhivării.
Arhivarul unităţii urmăreşte întoarcerea documentelor ieşite la solicitarea coordonatorilor de
compartimente spre consultare şi sesizează directorul Colegiului în cazul întârzierii acestora sau
a altor probleme apărute în arhivă.
Păstrarea documentelor în arhivă se face pe durata prevăzută în nomenclatorul arhivistic.
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
9.1. Directorul
9.1.1. Alocă spaţiul necesar arhivării.
9.1.2. Asigură resursele umane şi materiale pentru crearea condiţiilor de funcţionare normală a
arhivei.
9.1.3. Numeşte prin decizie componenţa Comisiei de selecţionare la nivelul Colegiului.
9.1.5. Aprobă scoaterea documentelor din evidenţa arhivei, în urma selecţionării sau mutării în
alt depozit.
9.2. Coordonatorii de compartimente
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
131
9.2.1. Asigură păstrarea la locul de muncă (operativă) şi depunerea la arhivă a documentelor
după expirarea perioadei de păstrare operativă, legarea, cartonarea şi identificarea.
9.2.2. Propun predarea documentelor la arhiva Colegiului.
9.2.3. Coordonează îndosarierea documentelor pe unităţi arhivistice la nivelul compartimentului.
9.2.4. Propune persoana responsabilă cu îndosarierea documentelor.
9.2.5. Fac propuneri pentru întocmirea, modificarea şi completarea Nomenclatorului arhivistic al
unității de învățământ, pentru documentele create/păstrate de către compartimentul pe care îl
conduc.
9.3. Arhivarul responsabil cu arhivarea la Colegiul Național “Ferdinand I” Bacău
9.3.1. Preia documentele grupate în unităţi arhivistice de la compartimente pentru păstrarea în
arhivă.
9.3.2. Asigură documentele deţinute în arhivă în condiţii corespunzătoare.
9.3.3. Ţine evidenţa intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice din arhivă.
9.3.4. Verifică modul de păstrare în timp a documentelor.
9.3.5.Pune la dispoziţie, în anumite situaţii, pe bază de semnătură şi ţine evidenţa documentelor
împrumutate compartimentelor creatoare, pe baza registrului de evidenţă a intrărilor-ieşirilor
unităţilor arhivistice; la restituire verifică integritatea documentelor împrumutate.
9.3.6. Convoacă Comisia de selecţionare în vederea analizării dosarelor cu termenele de păstrare
expirate, care sunt propuse pentru distrugere.
9.3.7. Asigură difuzarea Nomenclatorului arhivistic tuturor compartimentelor organizatorice din cadrul Colegiului Național “Ferdinand I” Bacău.
9.4. Comisia de selecționare
9.4.1. Analizează şi aprobă lista întocmită de către arhivarul unității cu documentele având
termenele de păstrare depăşite, propuse spre a fi distruse.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
132
Colegiul Național
„Ferdinand I”
Bacău
PROCEDURA DE SISTEM
privind inventarierea elementelor
de activ si de pasiv
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PS: PROCEDURA DE SISTEM – PS ....
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
1. Elaborat ................. Administrator
2. Verificat ......................... Contabil-şef
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
133
Ediţia sau,
după caz,
revizia în
cadrul ediţiei
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Ediţia I - Elaborare
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data primirii Semnătura
1. Informare
aplicare
şi
arhivare
I Secretariat Secretar şef ........................ .................
2. Informare
evidenţă
I Echipa
managerială
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare I CEAC Coordonator
CEAC
.................... ...................
4. Aplicare I Financiar-
contabil +
achiziţii
Contabil-şef ....................... ..................
5. Aplicare I Activitatea
educativă şi cea
Consilier
pentru
proiecte şi
.................. .......................
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
134
extracurriculară programe
6. Aplicare I Tehnic-
administrativ
Administrator
de patrimoniu
7. Aplicare I Comisii
metodice
Şef Comisie
metodică
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Procedura este elaborată în scopul prezentării regulilor minime privind modul de
organizare şi efectuare a inventarierii elementelor de activ şi pasiv, pentru asigurarea unui
echilibru între sarcini, competenţe şi responsabilităţi şi pentru menţinerea unor riscuri acceptabile
ale acţiunii de inventariere.
4. 2. Asigură existenţa documentaţiei adecvate derulării acestei activităţi.
4. 3. Asigură continuitatea acestei activități.
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea administrării fondurilor în mod
economic, eficient şi eficae pentru îndeplinirea obiectivelor generale ale Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Procedura internă operaţională de realizare a inventarului stabileşte cadrul general și
etapele procesului de inventariere, atribuţiile personalului însărcinat cu implementarea
procedurii, termene de realizare.
5.2. Activitatea de inventariere este parte a portofoliului de activității specifice
compartimentelor Contabilitate și Administrare patrimoniu, având ca scop general stabilirea
situației reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii ale
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
135
unității, precum și a bunurilor și valorilor
deținute cu orice titlu, aparținând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii
situațiilor financiare anuale realizate cu scopul evaluării elementelor inventariate și punerii de
acord a datelor contabilității cu realitatea faptică ce a fost constatată.
5.3. Rezultatele activităţii de inventariere fundamentează decizii manageriale legate de
mentenanța și dezvoltarea bazei materiale, de gestionarea eficientă, economică a fondurilor.
5.4. Sursa datelor ce vor fi procesate în cadrul acestei proceduri vor fi culese de pe teren,
de către persoanele responsabile cu efectuarea operațiunii de inventariere.
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
6.1. Reglementări internaționale
- nu este cazul
6.2. Legislaţie primară
6.2.1. OMFP nr. 2861/2009 - pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi
efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.
6.2.2. Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii (**republicată**).
6.2.3. OMFP nr. 3512/2008 – privind documentele finaciar contabile
6.2.4. OMFP nr. 1917/2005 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind
organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice, planul de conturi pentru instituţii
publice şi a instrucţiunilor de aplicare a acestuia.
6.2.5. H.G. nr. 1.031/1999 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind
înregistrarea în contabilitate a bunurilor care alcătuiesc domeniul public al statului şi al unităţilor
administrativ-teritoriale.
6.2.6. LEGE nr. 213/1998 - privind proprietatea publică şi regimul juridic al acesteia
(*actualizată*),
6.2.7. OMFP nr. 3.471/2008 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind
reevaluarea şi amortizarea activelor fixe corporale aflate în patrimoniul instituţiilor publice
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
136
6.2.8. O.G. nr. 81/2003 - privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în
patrimoniul instituţiilor publice.
6.2.9. O.G. nr. 3/2005 - pentru modificarea O.G. nr. 81/2003 privind reevaluarea şi
amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor publice.
6.2.10. LEGE nr. 15/1994 - privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale
şi necorporale(**republicată**) (*actualizată*).
6.2.11. Decret nr. 209/1976 - pentru aprobarea Regulamentului operaţiunilor de casă.
6.2.12. Legea nr. 22/1969 - privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi
răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor, modificată prin Legea nr.54/1994.
6.2.13. H.G.nr.2230/1969 - privind gestionarea bunurilor materiale.
6.3. Legislaţie secundară
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005).
6.4. Reglementări interne
Regulamentul de ordine interioară
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
7.1. Definiţii:
Nr.crt. Termenul Definiția
1. Procedura operaţională de realizare a
recensământului
Prezentare formalizată, în
scris, a paşilor ce trebuie
urmaţi, a metodelor de lucru
stabilite şi a regulilor de
aplicat în vederea elaborării
bazei de date a copiilor
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
137
născuţi în circumscripţia
şcolară
2. Ediţia acestei proceduri operaţionale Prima ediție elaborată
3. Inventarierea Stabilirea situaţiei reale a
tuturor elementelor de activ şi
de pasiv, precum şi a
bunurilor şi valorilor deţinute
cu orice titlu, aparţinând altor
persoane juridice sau fizice, în
vederea întocmirii situaţiilor
financiare anuale care trebuie
să ofere o imagine fidelă a
poziţiei financiare şi a
performantei unităţii pentru
respectivul exerciţiu financiar.
4. Compartiment Unitate organizatorică,
funcțională, prevăzută în
organigrama Colegiului
Național „Ferdinand I” Bacău
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioară
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educației, Cercetării,
Tineretului și Sportului
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
138
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8.1. PRINCIPII şi REGLEMENTĂRI
8.1.1. Principiile generale care stau la baza realizării unei inventarieri sunt:
a) Principiul permanenţei metodelor, potrivit căruia modelele şi regulile de evaluare a
elementelor de activ şi pasiv inventariate trebuie menţinute, asigurând comparabilitatea în timp a
informaţiilor contabile.
b) Principiul separării sarcinilor, potrivit căruia din comisiile de inventariere a
bunurilor nu fac parte persoanele care au responsabilităţi legate de administrarea patrimoniului
instituţiei.
c) Principiul asigurării competenţei, potrivit căruia în comisia de inventariere vor fi
numite numai persoanele care au pregătirea tehnică şi economică care să le permită identificarea
şi evaluarea bunurilor sau valorilor inventariate.
8.1.2. Reglementări specifice instituţiilor publice:
a) Bunurile inventariate se evaluează şi se înscriu în listele de inventariere la valoarea
contabilă (valoarea de înregistrare).
b) Bunurile constatate lipsă la inventariere se evaluează şi se înregistrează în
contabilitate la valoarea contabilă.
c) Bunurile imputabile se recuperează de la persoanele vinovate la valoarea de înlocuire.
d) Bunurile constatate în plus se evaluează şi se înregistreză în contabilitate la costul de
achiziţie al acestora sau a preţului pieţii.
8.1.3. Reglementări privind constituirea Comisiilor de inventariere:
a) Comisiile de inventariere pot fi formate din salariaţii proprii sau persoane fizice sau
juridice angajate pe bază de convenţii.
b) Comisia/comisiile de inventariere se vor constitui pentru:
inventarierea imobilizărilor şi stocurilor, constituite în gestiuni sau date în
păstrare responsabililor de bunuri;
inventarierea disponibilităţilor băneşti din trezorerii şi bănci comerciale,
numerarului din casieria unităţii şi a altor valori precum şi a creanţelor şi obligaţiilor faţă de terţi;
verificarea situaţiilor analitice întocmite pentru justificarea soldurilor conturilor
sintetice de activ şi pasiv ce nu reprezintă bunuri.
c) In situaţia în care complexitatea şi volumul elementelor de inventariat este ridicat, se
pot constitui comisii de inventariere şi o comisie centrală de inventariere, care are ca sarcină să
organizeze, să supravegheze şi să controleze modul de efectuare a operaţiunilor de inventariere.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
139
Notă1: Toate elementele unui cont sintetic sau sintetic de gradul II, vor fi inventariate de o
singură comisie.
Notă2: O comisie poate inventaria mai multe conturi.
Notă3: Nr. membrilor unei comisii este dat de complexitatea elementelor de activ şi pasiv pe care
le inventariază.
8.1.4. Reglementări privind membrii Comisiilor de inventariere:
a) Numirea ca membri în comisia de inventariere numai a persoanelor care au
pregătirea tehnică şi economică corespunzatoare care le permite identificarea şi evaluarea
bunurilor, valorilor, creanţelor şi obligaţiilor.
b) Din comisia de inventariere nu pot face parte:
gestionarul gestiunii inventariate;
responsabilul de bunuri, care primeşte şi păstreaza bunuri în cadrul sarcinilor de
serviciu;
contabilii care au în evidenţă gestiunea respectivă sau care ţin contul de evidenţă a
elementului de activ sau pasiv inventariat;
persoanele responsabile pentru urmărirea decontării creanţelor;
ordonatorul de credite, conducătorul compartimentului financiar-contabil şi
conducătorul compartimentului juridic.
8.1.5. Reglementări privind activitatea Comisiilor de inventariere:
a) Lucrările de inventariere se desfăsoară numai în prezenţa tuturor membrilor comisiei
de inventariere şi a gestionarului.
b) În cazul lipsei unui membru din comisia de inventariere se solicită numirea prin
decizie a unui înlocuitor, iar în cazul neprezentării gestionarului se solicită ordonatorului
numirea altei persoane care participă la inventariere.
c) Listele de inventariere vor fi semnate, pe fiecare pagină, de către toţi membrii
comisiei şi de gestionarul gestiunii, cu menţiunea acestuia, pe ultima filă a listei, că toate
cantităţile au fost stabilite în prezenţa sa, bunurile respective se află în păstrarea şi răspunderea
sa, nu mai are bunuri care nu au fost supuse inventarierii precum şi faptul că preţurile, cantităţile,
calităţile şi unităţile au fost stabilite în prezenţa sa şi nu are obiecţiuni de făcut.
d) Completarea listelor de inventariere se efectuează fie folosind sistemul informatic
de prelucrare automată a datelor, fie prin înscrierea elementelor de active identificate, fără spaţii
libere şi fără ştersături, conform procedurilor interne aprobate. Listele de inventariere utilizate
sunt cele prezentate ca model în anexa nr. 3 la Ordinul Ministrului Economiei şi Finantelor nr.
3.512/2008 privind documentele financiar-contabile.
e) Evaluarea, cu ocazia inventarierii, a elementelor de natura activelor, datoriilor şi
capitalurilor proprii se face potrivit prevederilor reglementarilor contabile aplicabile, precum si
ale prezentelor norme. Evaluarea se va efectua cu respectarea principiului permanenţei
metodelor, potrivit căruia modelele şi regulile de evaluare trebuie menţinute, asigurând
comparabilitatea în timp a informaţiilor contabile. La stabilirea valorii de inventar a bunurilor se
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
140
aplică principiul prudenţei, potrivit căruia se ţine seama de toate ajustările de valoare datorate
deprecierilor sau pierderilor de valoare. In cazul în care se constată că valoarea de inventar este
mai mare decat valoarea cu care acesta este evidenţiat în contabilitate, în listele de inventariere se
înscriu valorile din contabilitate. In cazul în care valoarea de inventar a bunurilor este mai mică
decât valoarea din contabilitate, în listele de inventariere se inscrie valoarea de inventar. Pentru
elementele de natura activelor la care s-au constatat deprecieri, pe baza listelor de inventariere
întocmite distinct, Comisia de inventariere face propuneri de ajustări pentru depreciere sau
ajustări pentru pierdere de valoare, dupa caz, ori de înregistrare a unor amortizări suplimentare
(pentru deprecierile ireversibile ale imobilizărilor amortizabile), acolo unde este cazul, aratând
totodată cauzele care au determinat aceste deprecieri.
8.2. INIŢIALIZAREA ACŢIUNII DE INVENTARIERE
8.2.1. Coordonatorul compartimentului financiar-contabilitate elaborează şi prezintă
directorului Referatul privind organizarea inventarierii.
8.2.2. Directorul Colegiului emite Decizia privind organizarea inventarierii.
8.2.3. Preşedintele comisiei centrale de inventariere sau persoana delegată de director
efectuează instruirea membrilor comisiilor de inventariere şi încheie un Proces – verbal de
instruire.
8.3. CONDIŢII ORGANIZATORICE
8.3.1. Gestionarii, responsabilii de bunuri, de valori şi de conturi au obligaţia pregătirii
gestiunii în vederea inventarierii.
8.3.2. Compartimentul de achiziţii va aproviziona materialele şi bunurile necesare
comisiilor de inventariere şi va sista / limita achiziţiile la strictul necesar pe durata desfăşurării
acţiunii de inventariere.
8.4. ACTIVITATEA COMISIEI DE INVENTARIERE
8.4.1. Comisia de inventariere trebuie să solicite declaraţia scrisă din partea
gestionarului.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
141
8.4.2. Operaţiunile de inventariere se vor desfăşura conform OMFP nr. 1753 / 2005
pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi
de pasiv şi a precizărilor primite la efectuarea instruirii.
8.4.3. Documentele ce se întocmesc cu ocazia inventarierii sunt:
a) liste de inventariere, cod 14.6.12, 14.6.12/a şi 14.6.12/b (6.3), separat pentru:
bunuri aparţinând instituţiei;
bunuri aparţinând terţilor;
bunuri depreciate, inutilizabile sau degradate;
propuneri pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar şi declasare sau casare
a unor stocuri;
investiţii puse în funcţiune total sau parțial, cărora nu li s-au întocmit forme de
înregistrare ca imobilizări corporale;
lucrări de investitiţii sistate sau abandonate;
b) situaţii analitice distincte;
c) extrase de cont, cod.14.6.3 (de la 6.3);
d) punctaje reciproce cu terţii;
e) conturi sau deconturi externe.
8.4.4. Comisia de inventariere poate solicita, atunci când consideră necesar, explicaţii
scrise de la gestionari şi responsabili de bunuri.
8.4.5. Comisia de inventariere justifică, prin note scrise, modalităţile specifice utilizate
pentru determinarea stocurilor faptice de bunuri sau a lucrărilor executate.
8.4.6. Comisia de inventariere întocmeşte şi transmite directorului Colegiului, în termen
de 7 zile lucrătoare de la terminarea acţiunii, Procesul verbal de inventariere.
8.4.7. Listele de inventariere, situaţiile analitice şi procesele verbale de inventariere
reprezintă documente contabile justificative pentru înregistrări în Registrul – inventar, cod
14.1.2.
8.5. ACTIVITATEA COMPARTIMENTULUI CONTABILITATE
8.5.1. Calculează diferenţele valorice şi semnează listele de inventar pentru exactitatea
soldului scriptic precum şi pentru exactitatea calculelor efectuate.
8.5.2. Elaborează situaţiile analitice anuale ale soldurilor conturilor sintetice de activ şi
pasiv care nu reprezintă bunuri.
8.5.3. Asigură efectuarea confirmării de către terţi a creanţelor şi obligaţiilor şi a listelor
de inventar cu bunurilor aparţinând acestora.
8.5.4. Înregistrează în evidenţa contabilă analitică rezultatele inventarierii gestiunilor de
bunuri în termen de cel mult şapte zile de la data aprobării procesului verbal.
8.5.5. Înregistrează în Registrul inventar, într-o formă recapitulativă, elementele
inventariate după natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica conţinutul fiecărui post
al bilanţului.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
142
Registrul - inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ şi
de pasiv. Elementele de activ şi de pasiv înscrise în Registrul - inventar au la baza listele de
inventariere, situaţiile nominale sau alte documente care justifică conţinutul acestora.
În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul - inventar se
înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor şi se
scad rulajele ieşirilor de la data inventarierii până la data încheierii exerciţiului financiar, astfel
încât la sfărşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de activ şi
pasiv.
8.5.6. Arhivează procesele-verbale de inventariere, listele de inventariere şi orice alte
documente anexe întocmite pentru justificarea constatărilor şi propunerilor.
8.6. VALORIFICAREA REZULTATELOR INVENTARIERII
8.6.1. Procesul verbal de inventariere, împreună cu anexele, se prezintă directorului
Colegiului în termen de trei zile de la data încheierii operaţiunilor de inventariere.
Directorul aprobă sau respinge, după caz, propunerile comisiei de inventariere.
Comisia de inventariere va transmite Procesul verbal la:
- Compartimentul financiar – contabil, pentru operare şi arhivare;
- Compartimentelor de specialitate care au în atribuţii legate de soluţionarea
propunerilor aprobate.
8.6.2. Valoarea bunurilor constate în plus/lipsă la inventariere, se înregistrează în
contabilitate în termen de trei zile.
8.6.3. Scăderea din contabilitate a bunurilor constate lipsă de la inventariere, care nu se
datoreaza culpei unei persoane, se va face numai după obţinerea avizului directorului unității.
8.6.4. În cazul bunurilor constatate lipsă, ce urmează a fi imputate, care nu pot fi
cumpărate de pe piaţă, valoarea de imputare se stabileşte de către o comisie numită prin decizie
de către director, acţiune urmată de emiterea deciziei de imputare (în cadrul formularelor
existente pentru dispoziţii / decizii, se va introduce conţinutul formularului cod.14.8.2.) şi
declanşarea procedurii de recuperare a lipsurilor constate la inventariere, de la
persoanele vinovate (angajamentul de plată se va elabora pe baza formularului cod 14.8.2/a).
8.6.5. Pentru lipsurile sau sustragerile care constituie infracţiuni, directorul va dispune
sesizarea organelor de urmărire penală.
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
143
9.1. Directorul
9.1.1. Răspunde de organizarea lucrărilor de inventariere.
9.1.2. Răspunde de organizarea activităţilor privind urmărirea şi recuperarea lipsurilor şi
pagubelor constatate.
9.2. Coordonatorul activităţilor financiar contabile
9.2.1. Răspunde de înregistrarea în evidenţa contabilă a rezultatelor inventarierii.
9.2.2. Răspunde de evidenţierea în contabilitate, a pagubelor constatate la inventariere, în
conturi analitice distincte, iar în cadrul acestora, pe fiecare debitor
9.2.3. Răspunde de efectuarea înregistrărilor în Registrul-inventar.
9.2.4. Răspunde de cuprinderea rezultatelor inventarierii în situaţiile financiare întocmite
pentru exerciţiul financiar respectiv.
9.3. Membrii Comisiei de inventariere
9.3.1. Răspund de efectuarea la timp a lucrărilor de inventariere
9.3.2. Răspund de respectarea prevederilor OMFP nr. 1.753/2004 - pentru aprobarea
Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi de pasiv.
9.4. Coordonatorii compartimentelor
9.4.1. Răspund de asigurarea condiţiilor organizatorice necesare participării la
inventariere a personalului subordonat.
9.4.2. Răspund de soluţionarea propunerilor şi recomandărilor comisiei de inventariere.
9.5. Gestionarii şi responsabilii de bunuri
9.5.1. Răspund de corectitudinea informaţiilor şi datelor furnizate comisiei de
inventariere.
9.5.2. Răspund de buna gestiune a bunurilor şi valorilor încredinţate.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
144
Colegiul Naţional
„Ferdinand I”
Bacău
Compartiment:
FINANCIAR-
CONTABIL
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
privind gestionarea riscurilor
pentru activitatea de contabilitate
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PO: PROCEDURA OPERAŢIONALĂ - PO ..........................
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
1. Elaborat ................. ......................
contabil-şef,
membru în
Comisia
SCMI
2. Verificat Prof. Otilia
Iftimescu
Director
adjunct,
membru în
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
145
Comisia
SCMI
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale
Ediţia sau,
după caz,
revizia în
cadrul ediţiei
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Ediţia I - Elaborare
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data primirii Semnătura
1. Informare I Secretariat Secretar şef ........................ .................
2. Informare,
aplicare
I Echipa
managerială
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare I Financiar-
contabil +
achiziţii
Contabil-şef ....................... ..................
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
146
4. Aplicare I Tehnic-
administrativ
Administrator
de patrimoniu
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Prezenta procedură:
1) stabileşte un cadru general, unitar de identificare, analiză şi gestionare a riscurilor la
nivelul compartimentului Contabilitate din cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand” I;
2) furnizează personalului şi conducerii un instrument care facilitează gestionarea
riscurilor într-un mod controlat şi eficient, pentru atingerea obiectivelor specifice din cadrul
compartimentului Secretariat ;
3) furnizează o descriere a modului în care sunt stabilite şi implementate măsurile de
control menite să prevină apariţia riscurilor;
4) stabileşte un set de reguli şi responsabilităţi privind gestionarea riscurilor în activitatea
financiar-contabilă;
4. 2. Asigură existenţa documentaţiei adecvate derulării acestei activităţi.
4. 3. Asigură continuitatea acestei activităţi.
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea administrării fondurilor în mod
economic, eficient şi eficae pentru îndeplinirea obiectivelor generale ale Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
5. DOMENIUL DE APLICARE
Procedura operaţională se utilizează de către compartimentul Contabilitate din cadrul
Colegiului Naţional „Ferdinand” I în vederea gestionării riscurilor care pot afecta atingerea
obiectivelor sale specifice.
Activitatea de implementare a acestei proceduri operaţionale este parte a politicii
manageriale de a asigura în mod rezonabil că misiunea Colegiului precum şi obiectivele
generale/obiectivele specifice sunt îndeplinite.
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
147
6.1. Reglementări internaţionale
Liniile directoare INTOSAI pentru standardele de control intern în sectorul public (INTOSAI
GOV 9100)
6.2. Legislaţie primară
Ordonanţa Guvernului nr.119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar
preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare
Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr.946/2005 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi
pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificările şi completările
ulterioare
Legea nr.500/2002 privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare.
6.3. Legislaţie secundară
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005)
Ordinul Ministrului Educaţiei, Cercetării, Tineretului şi Sportului nr.3910/10.03.2011, pentru
aprobarea Comisiei de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la sistemul de control
managerial al Ministerului Educaţiei, Cercetării, Tineretului şi Sportului
Metodologie de implementare a standardului 11 „Managementul riscului”, elaborată de Unitatea
centrală de armonizare a sistemelor de management financiar și control, www.mfinanțe.ro
Îndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern în entitățile publice, elaborat de
Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar și control,
www.mfinanțe.ro
6.4. Reglementări interne
Regulamentul de ordine interioară al Colegiului Naţional „Ferdinand” I Bacău
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
148
7.1. Definiţii:
Nr.crt. Termenul Definiţia
1. Compartiment Unitate organizatorică,
funcțională, prevăzută în
organigrama Colegiului
Național „Ferdinand I” Bacău
2. Control intern/managerial Ansamblul formelor de
control exercitate la nivelul
unității de învățământ stabilite
de conducere în concordanță
cu obiectivele acesteia și cu
reglementările legale, în
vederea asigurării
administrării fondurilor în
mod economic, eficient și
eficace; acesta include și
structurile organizatorice,
metodele și procedurile;
3. Gestionarea riscurilor sau managementul riscurilor Toate procesele implicate de
identificarea, evaluarea,
luarea de măsuri de atenuare
sau anticipare a acestora,
revizuirea periodică și
monitorizarea progresului,
stabilirea responsabilităților
4. Ciclul evaluării riscului Un proces continuu iterativ de
identificare şi analiză a
modificării condiţiilor,
oportunităţilor şi riscurilor şi
luarea măsurilor necesare
pentru a avea siguranţa că
profilul riscului continuă să
fie valid, răspunsul la risc
rămâne ţintit şi proporţionat şi
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
149
controalele stabilite sunt
eficiente la schimbarea
riscului în timp.
5. Risc Posibilitatea de a se produce
un eveniment care ar putea
avea un impact asupra
îndeplinirii obiectivelor
6. Risc inerent Expunerea la un anumit risc
înainte să fie luată vreo
măsură de tratare (atenuare) a
lui
7. Risc rezidual Expunerea cauzată de un
anumit risc după ce au fost
luate măsuri de tratare
(atenuare) a lui, presupunând
că măsurile sunt eficace;
riscul remanent după ce
conducerea a luat măsuri
asupra riscului
8. Probabilitatea de materializare a riscului Posibilitatea sau
eventualitatea ca un risc să se
realizeze
9. Impactul Consecința (efectul) asupra
rezultatelor (obiectivelor)
dacă riscul s-ar materializa
10. Expunere la risc Consecințele, ca o combinație
de probabilitate și impact, pe
care le poate resimți o
organizație în raport cu
obiectivele prestabilite în
cazul în care riscul se
materializează
11. Evaluarea riscului Proces de identificare şi
analiză a riscurilor relevante
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
150
faţă de îndeplinirea
obiectivelor unității de
învățământ şi determinarea
acţiunii corespunzătoare
12. Acceptarea (tolerarea) riscului Tip de răspuns la risc care
constă în neluarea unor
măsuri de control al riscurilor
și este adecvat pentru riscurile
inerente a căror expunere la
risc este mai mică decât
toleranța la risc
13. Profilul de risc Un tablou cuprinzând
evaluarea generală
documentată și prioritizată a
gamei de riscuri specifice cu
care se confruntă organizația
14. Prioritizarea riscurilor Acțiune determinată de
caracterul limitat al resurselor
și de necesitatea de a se stabili
un răspuns optim la risc,
pentru fiecare risc identificat
și evaluat și care constă în
stabilirea ordinii de priorități
în tratarea riscurilor printr-o
alocare eficientă și judicioasă
a resurselor
15. Strategia de risc Abordarea generală pe care o
are unitatea de învățământ în
privința riscurilor
16. Monitorizarea Tip de răspuns la risc acre
constă în acceptarea riscului
cu condiția menținerii sale
sub o permanentă
supraveghere, parametrul
supravegheat cu precădere
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
151
fiind probabilitatea
17. Evitarea riscului Tip de răspuns la risc care
constă în
eliminarea/restrângerea
circumstanțelor / activităților
care generează riscul
18. Tratarea (atenuarea) riscului Tip de răspuns la risc care
constă în luarea de măsuri
(implementarea măsurilor de
control intern) pentru a
menține riscul în limite
acceptabile (tolerabile);
reprezintă abordarea cea mai
frecventă pentru majoritatea
riscurilor cu care se confruntă
organizația
19. Clasarea riscurilor Procedeu aplicabil riscurilor
apreciate de către EGR ca
nerelevante în raport cu
obiectivele specifice
compartimentului, constând în
îndosarierea și arhivarea
formularelor Alertă la risc,
inclusiv a documentației
utilizată pentru
fundamentarea riscurilor
respective
20. Escaladarea riscului Procedeu prin care
conducerea unui
compartiment alertează
nivelul ierarhic superior cu
privire la riscurile pentru care
compartimentul nu poate
desfășura un control
satisfăcător al acestora
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
152
21. Registrul riscurilor Document integrator al
gestiunii riscurilor,
cuprinzând o sinteyă a
informațiilor și deciziilor
luate în urma analizei
riscurilor
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioară
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educaţiei, Cercetării,
Tineretului şi Sportului
3. SCMI Sistem de control
managerial/intern
4. EGR Echipa de Gestionare a
Riscurilor
5. CEAC Comisia de evaluare şi
asigurare a calităţii
6. Planul Planul pentru implementarea
măsurilor de control
7. Comisia SCMI Comisia de monitorizare,
ccordonare și îndrumare
metodologică a dezvoltării
sistemului de control
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
153
intern/managerial
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8.1. Generalităţi
Procedura operaţională răspunde nevoii managementului de a promova în mod ordonat,
economic, eficient şi eficace activităţile necesare atingerii misiunii Colegiului; de a proteja
resursele împotriva pierderilor, abuzului, gestionării defectuoase; conformitatea cu legile,
regulamentele; dezvoltarea şi menţinerea unor date financiare şi de management fiabile şi
raportate la timp.
8.2. Implementarea procedurii
8.2.1. Directorul numeşte prin decizie persoana care va gestiona responsabilităţile şi riscurile
aferente activităţii financiar-contabile (responsabil cu riscurile), fiind şi membru în EGR de la
nivelul Colegiului.
8.2.2. Responsabilul cu ricurile la nivelul compartimentului întocmeşte: lista cu activităţile
desfăşurate, identifică obiectivele specifice, stabileşte factorii de risc asociate şi nivelul de
apreciere a acestora.
8.2.3. Directorul Colegiului convoacă o sedinţă de analiză a EGR având ca scop discutarea
conţinutului tabelelor cuprinzând obiectivele specifice şi riscurile asociate acestora.
8.2.4. Responsabilul cu riscurile la nivelul compartimentului Contabilitate prezintă tabelul cu
obiectivele specifice şi riscurile asociate, în vederea analizării şi avizării.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
154
8.2.5. În cazul când se hotărăşte completarea sau modificarea tabelelor, acestea se supun spre
aprobare, cu modificarile efectuate, directorului Colegiului. Se are în vedere stabilirea nivelului
riscurilor pe obiective.
8.2.6. Persoana desemnată întocmeşte un Plan de acţiune pentru minimizarea riscurilor inerente
.
8.2.7. Directorul Colegiului convoacă o sedinţă de analiză având ca scop discutarea Planurilor
de acţiune pentru a vedea dacă prin punerea acestora în aplicare riscurile inerente vor fi reduse
la un nivel care să asigure realizarea în mod cert a obiectivelor stabilite, la sfârşitul acestei
sedinţe de analiză fiind întocmit un proces-verba.
8.2.8. În cazul în care se hotarăşte completarea sau modificarea Planurilor de acţiune , persoana
desemnată efectuează completările şi modificările corespunzătoare şi supune apoi noile Planuri
de acţiune spre aprobare directorului unităţii.
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale
- foi de scris
- tonner
- spaţiu de lucru
8.3.2.Resurse umane
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
155
- personalul compartimentului Contabilitate, membrii EGR, membrii Comisiei SCMI, directorul
Colegiului
8.3.3. Resurse financiare
- 300 lei ( costul consumabilelor pentru imprimare)
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
Directorul
Analizează şi avizează rapoartele semestriale privind desfăşurarea procesului de
gestionare a riscurilor de la nivelul compartimentului Secretariat.
Aprobă propunerile privind limitele de toleranţă a riscurilor.
Aprobă Planul şi dispune măsuri de control pentru tratarea riscurilor escaladate,
stabilind şi termene pentru implementarea acestora.
Responsabilul cu riscurile
Întocmește lista riscurilor asociate obiectivelor specifice și o propune spre analiză EGR.
Întocmește Planul de acțiune corespunzător strategiei adoptate pentru fiecare risc
identificat
Participă la ședințele EGR
Implementează, la nivelul compartimentului Secretariat, măsurile de control intern
stabilite de Comisia SCMI
Personalul compartimentului
Aplică măsurile de gestionare a riscurilor și măsurile de control intern specifice
compartimentului, stabilite în cadrul ședințelor EGR și ale Comisiei SCMI.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
156
Colegiul Naţional
„Ferdinand I”
Bacău
Compartiment:
SECRETARIAT
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
privind gestionarea riscurilor
pentru activitatea de secretariat
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PO: PROCEDURA OPERAŢIONALĂ - PO ..........................
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
1. Elaborat ................. ......................
secretar-şef,
membru în
Comisia
SCMI
2. Verificat Prof. Otilia
Iftimescu
Director
adjunct,
membru în
Comisia
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
157
SCMI
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale
Ediţia sau,
după caz,
revizia în
cadrul ediţiei
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Ediţia I - Elaborare
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data primirii Semnătura
1. Aplicare
şi arhivare
I Secretariat Secretar şef ........................ .................
2. Informare,
aplicare
I Echipa
managerială
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
158
3. Aplicare I CEAC Coordonator
CEAC
.................... ...................
4. Aplicare I Financiar-
contabil +
achiziţii
Contabil-şef ....................... ..................
5. Aplicare I Activitatea
educativă şi cea
extracurriculară
Consilier
pentru
proiecte şi
programe
.................. .......................
6. Aplicare I Tehnic-
administrativ
Administrator
de patrimoniu
7. Aplicare I Comisii
metodice
Şef Comisie
metodică
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Prezenta procedură:
1) stabileşte un cadru general, unitar de identificare, analiză şi gestionare a riscurilor la
nivelul compartimentului Secretariat din cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand” I;
2) furnizează personalului şi conducerii un instrument care facilitează gestionarea
riscurilor într-un mod controlat şi eficient, pentru atingerea obiectivelor specifice din cadrul
compartimentului Secretariat ;
3) furnizează o descriere a modului în care sunt stabilite şi implementate măsurile de
control menite să prevină apariţia riscurilor;
4) stabileşte un set de reguli şi responsabilităţi privind gestionarea riscurilor în activitatea
de secretariat.
4. 2. Asigură existenţa documentaţiei adecvate derulării acestei activităţi.
4. 3. Asigură continuitatea acestei activităţi.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
159
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea administrării fondurilor în mod
economic, eficient şi eficae pentru îndeplinirea obiectivelor generale ale Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
5. DOMENIUL DE APLICARE
Procedura operaţională se utilizează de către compartimentul Secretariat din cadrul
Colegiului Naţional „Ferdinand” I în vederea gestionării riscurilor care pot afecta atingerea
obiectivelor sale specifice.
Activitatea de implementare a acestei proceduri operaţionale este parte a politicii
manageriale de a asigura în mod rezonabil că misiunea Colegiului precum şi obiectivele
generale/obiectivele specifice sunt îndeplinite.
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
6.1. Reglementări internaţionale
Liniile directoare INTOSAI pentru standardele de control intern în sectorul public (INTOSAI
GOV 9100)
6.2. Legislaţie primară
Ordonanţa Guvernului nr.119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar
preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare
Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr.946/2005 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi
pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificările şi completările
ulterioare
Legea nr.500/2002 privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
160
6.3. Legislaţie secundară
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005)
Ordinul Ministrului Educaţiei, Cercetării, Tineretului şi Sportului nr.3910/10.03.2011, pentru
aprobarea Comisiei de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la sistemul de control
managerial al Ministerului Educaţiei, Cercetării, Tineretului şi Sportului
Metodologie de implementare a standardului 11 „Managementul riscului”, elaborată de Unitatea
centrală de armonizare a sistemelor de management financiar și control, www.mfinanțe.ro
Îndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern în entitățile publice, elaborat de
Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar și control,
www.mfinanțe.ro
6.4. Reglementări interne
Regulamentul de ordine interioară al Colegiului Naţional „Ferdinand” I Bacău
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
7.1. Definiţii:
Nr.crt. Termenul Definiţia
1. Compartiment Unitate organizatorică,
funcțională, prevăzută în
organigrama Colegiului
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
161
Național „Ferdinand I” Bacău
2. Control intern/managerial Ansamblul formelor de
control exercitate la nivelul
unității de învățământ stabilite
de conducere în concordanță
cu obiectivele acesteia și cu
reglementările legale, în
vederea asigurării
administrării fondurilor în
mod economic, eficient și
eficace; acesta include și
structurile organizatorice,
metodele și procedurile;
3. Gestionarea riscurilor sau managementul riscurilor Toate procesele implicate de
identificarea, evaluarea,
luarea de măsuri de atenuare
sau anticipare a acestora,
revizuirea periodică și
monitorizarea progresului,
stabilirea responsabilităților
4. Ciclul evaluării riscului Un proces continuu iterativ de
identificare şi analiză a
modificării condiţiilor,
oportunităţilor şi riscurilor şi
luarea măsurilor necesare
pentru a avea siguranţa că
profilul riscului continuă să
fie valid, răspunsul la risc
rămâne ţintit şi proporţionat şi
controalele stabilite sunt
eficiente la schimbarea
riscului în timp.
5. Risc Posibilitatea de a se produce
un eveniment care ar putea
avea un impact asupra
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
162
îndeplinirii obiectivelor
6. Risc inerent Expunerea la un anumit risc
înainte să fie luată vreo
măsură de tratare (atenuare) a
lui
7. Risc rezidual Expunerea cauzată de un
anumit risc după ce au fost
luate măsuri de tratare
(atenuare) a lui, presupunând
că măsurile sunt eficace;
riscul remanent după ce
conducerea a luat măsuri
asupra riscului
8. Probabilitatea de materializare a riscului Posibilitatea sau
eventualitatea ca un risc să se
realizeze
9. Impactul Consecința (efectul) asupra
rezultatelor (obiectivelor)
dacă riscul s-ar materializa
10. Expunere la risc Consecințele, ca o combinație
de probabilitate și impact, pe
care le poate resimți o
organizație în raport cu
obiectivele prestabilite în
cazul în care riscul se
materializează
11. Evaluarea riscului Proces de identificare şi
analiză a riscurilor relevante
faţă de îndeplinirea
obiectivelor unității de
învățământ şi determinarea
acţiunii corespunzătoare
12. Acceptarea (tolerarea) riscului Tip de răspuns la risc care
constă în neluarea unor
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
163
măsuri de control al riscurilor
și este adecvat pentru riscurile
inerente a căror expunere la
risc este mai mică decât
toleranța la risc
13. Profilul de risc Un tablou cuprinzând
evaluarea generală
documentată și prioritizată a
gamei de riscuri specifice cu
care se confruntă organizația
14. Prioritizarea riscurilor Acțiune determinată de
caracterul limitat al resurselor
și de necesitatea de a se stabili
un răspuns optim la risc,
pentru fiecare risc identificat
și evaluat și care constă în
stabilirea ordinii de priorități
în tratarea riscurilor printr-o
alocare eficientă și judicioasă
a resurselor
15. Strategia de risc Abordarea generală pe care o
are unitatea de învățământ în
privința riscurilor
16. Monitorizarea Tip de răspuns la risc acre
constă în acceptarea riscului
cu condiția menținerii sale
sub o permanentă
supraveghere, parametrul
supravegheat cu precădere
fiind probabilitatea
17. Evitarea riscului Tip de răspuns la risc care
constă în
eliminarea/restrângerea
circumstanțelor / activităților
care generează riscul
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
164
18. Tratarea (atenuarea) riscului Tip de răspuns la risc care
constă în luarea de măsuri
(implementarea măsurilor de
control intern) pentru a
menține riscul în limite
acceptabile (tolerabile);
reprezintă abordarea cea mai
frecventă pentru majoritatea
riscurilor cu care se confruntă
organizația
19. Clasarea riscurilor Procedeu aplicabil riscurilor
apreciate de către EGR ca
nerelevante în raport cu
obiectivele specifice
compartimentului, constând în
îndosarierea și arhivarea
formularelor Alertă la risc,
inclusiv a documentației
utilizată pentru
fundamentarea riscurilor
respective
20. Escaladarea riscului Procedeu prin care
conducerea unui
compartiment alertează
nivelul ierarhic superior cu
privire la riscurile pentru care
compartimentul nu poate
desfășura un control
satisfăcător al acestora
21. Registrul riscurilor Document integrator al
gestiunii riscurilor,
cuprinzând o sinteyă a
informațiilor și deciziilor
luate în urma analizei
riscurilor
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
165
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioară
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educaţiei, Cercetării,
Tineretului şi Sportului
3. SCMI Sistem de control
managerial/intern
4. EGR Echipa de Gestionare a
Riscurilor
5. CEAC Comisia de evaluare şi
asigurare a calităţii
6. Planul Planul pentru implementarea
măsurilor de control
7. Comisia SCMI Comisia de monitorizare,
ccordonare și îndrumare
metodologică a dezvoltării
sistemului de control
intern/managerial
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8.1. Generalităţi
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
166
Procedura operaţională răspunde nevoii managementului de a promova în mod ordonat,
economic, eficient şi eficace activităţile necesare atingerii misiunii Colegiului; de a proteja
resursele împotriva pierderilor, abuzului, gestionării defectuoase; conformitatea cu legile,
regulamentele; dezvoltarea şi menţinerea unor date financiare şi de management fiabile şi
raportate la timp.
8.2. Implementarea procedurii
8.2.1. Directorul numeşte prin decizie persoana care va gestiona responsabilităţile şi riscurile
aferente activităţii de secretariat (responsabil cu riscurile), fiind şi membru în EGR de la nivelul
Colegiului.
8.2.2. Responsabilul cu ricurile la nivelul compartimentului întocmeşte: lista cu activităţile
desfăşurate, identifică obiectivele specifice, stabileşte factorii de risc asociate şi nivelul de
apreciere a acestora.
8.2.3. Directorul Colegiului convoacă o sedinţă de analiză a EGR având ca scop discutarea
conţinutului tabelelor cuprinzând obiectivele specifice şi riscurile asociate acestora.
8.2.4. Responsabilul cu riscurile la nivelul compartimentului Secretariat, prezintă tabelul cu
obiectivele specifice şi riscurile asociate, în vederea analizării şi avizării.
8.2.5. În cazul când se hotărăşte completarea sau modificarea tabelelor, acestea se supun spre
aprobare, cu modificarile efectuate, directorului Colegiului. Se are în vedere stabilirea nivelului
riscurilor pe obiective.
8.2.6. Persoana desemnată întocmeşte un Plan de acţiune pentru minimizarea riscurilor inerente
.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
167
8.2.7. Directorul Colegiului convoacă o sedinţă de analiză având ca scop discutarea Planurilor
de acţiune pentru a vedea dacă prin punerea acestora în aplicare riscurile inerente vor fi reduse
la un nivel care să asigure realizarea în mod cert a obiectivelor stabilite, la sfârşitul acestei
sedinţe de analiză fiind întocmit un proces-verba.
8.2.8. În cazul în care se hotarăşte completarea sau modificarea Planurilor de acţiune , persoana
desemnată efectuează completările şi modificările corespunzătoare şi supune apoi noile Planuri
de acţiune spre aprobare directorului unităţii.
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale
- foi de scris
- tonner
- spaţiu de lucru
8.3.2.Resurse umane
- personalul compartimentului Secretariat, membrii EGR, membrii Comisiei SCMI, directorul
Colegiului
8.3.3. Resurse financiare
- 300 lei ( costul consumabilelor pentru imprimare)
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
Directorul
Analizează şi avizează rapoartele semestriale privind desfăşurarea procesului de
gestionare a riscurilor de la nivelul compartimentului Secretariat.
Aprobă propunerile privind limitele de toleranţă a riscurilor.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
168
Aprobă Planul şi dispune măsuri de control pentru tratarea riscurilor escaladate,
stabilind şi termene pentru implementarea acestora.
Responsabilul cu riscurile
Întocmește lista riscurilor asociate obiectivelor specifice și o propune spre analiză EGR.
Întocmește Planul de acțiune corespunzător strategiei adoptate pentru fiecare risc
identificat
Participă la ședințele EGR
Implementează, la nivelul compartimentului Secretariat, măsurile de control intern
stabilite de Comisia SCMI
Personalul compartimentului
Aplică măsurile de gestionare a riscurilor și măsurile de control intern specifice
compartimentului, stabilite în cadrul ședințelor EGR și ale Comisiei SCMI.
Colegiul Național
„Ferdinand I”
Bacău
Compartiment
CONTABILITATE
PROCEDURA OPERATIONALĂ
PRIVIND ACTIVITATEA DE
ORGANIZARE ŞI
FUNCŢIONARE A CASIERIEI
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PO: PROCEDURA OPERAŢIONALĂ – PO ....
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
169
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
1. Elaborat ................. Contabil
2. Verificat ..............................
.......
Contabil-şef
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale
Ediţia sau,
după caz,
revizia în
cadrul ediţiei
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Ediţia I - Elaborare
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data primirii Semnătura
1. Informare
aplicare
şi
I Secretariat Secretar şef ........................ .................
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
170
arhivare
2. Informare
evidenţă
I Echipa
managerială
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare I Financiar-
contabil +
achiziţii
Contabil-şef ....................... ..................
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Procedura este elaborată în scopul definirii cadrului organizatoric în care se
organizează şi funcţionează casieria în cadrul compartimentului Contabilitate.
4.2. Procedura se referă la activitatea financiar-contabilă din cadrul Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
4. 3. Asigură continuitatea acestei activități.
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea administrării fondurilor în mod
economic, eficient şi eficae pentru îndeplinirea obiectivelor generale ale Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Procedura se aplică în cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău de către
compartimentul Contabilitate.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
171
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
6.1. Reglementări internaționale
- nu este cazul
6.2. Legislaţie primară
6.2.1. Legea nr. 82/1991 a contabilităţii, cu completările şi modificările ulterioare;
6.2.2. OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar – contabile;
6.2.3. Regulamentul operaţiilor de casă aprobat prin Decretul nr.209/5 iulie 1976 (în
vigoare ) ;
6.2.4. Legea nr.22/18.11.1969 privind angajarea gestionarilor , constituirea de garanţii şi
răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor, modificată prin Legea nr.54/08.07.1994;
6.2.5. Legea nr.333/08.07.2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecţia
persoanelor ( art.2-4 şi 52) , cu modificări şi completări ;
6.2.6. OUG nr.146/31.10.2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin
trezoreria statului , cu modificări şi completări ulterioare ;
6.2.7. OMFP nr.1235/19.09.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a
prevederilor OUG nr.146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin trezoreria
statului , cu modificările şi completările ulterioare.
6.3. Legislaţie secundară
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
172
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005).
6.4. Reglementări interne
Regulamentul de ordine interioară
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
7.1. Definiţii:
7.1.1. An bugetar - anul financiar pentru care se aprobă bugetul; anul bugetar este
anul calendaristic care începe la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie;
7.1.2. Angajament bugetar - orice act prin care o autoritate competentă, potrivit
legii, afectează fonduri publice unei anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare
aprobate;
7.1.3. Angajament legal - faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând orice act
juridic din care rezultă sau ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice;
7.1.4. Articol bugetar - subdiviziune a clasificaţiei cheltuielilor bugetare, determinate în
funcţie de caracterul economic al operaţiunilor în care acestea se concretizează şi care
desemnează natura unei cheltuieli, indiferent de acţiunea la care se referă;
7.1.5. Balanţa de verificare - procedeu contabil prin care, lunar, trimestrial, semestrial sau
ori de câte ori este nevoie, se grupează şi se sistematizează informaţiile în contur i,
urmărindu-se respectarea dublei înregistrări (Lista tuturor conturilor soldate şi nesoldate în
Cartea mare, în care sunt prezentate, în funcţie de forma, informaţii privind soldurile,
rulajele şi sumele conturilor);
7.1.6. Bilanţ - document contabil de sinteză care reflectă activul, pasivul şi capitalul
propriu al unei organizaţii la încheierea exerciţiului financiar, precum şi în celelalte situaţii
prevăzute de lege;
7.1.7. Balanţa - Tabel statistico-economic folosit în analiză şi planificare, prin care
se compară şi se raportează indicatorii care urmează a fi corelaţi, echilibraţi, pe o
anumită perioadă;
7.1.8. Buget - document prin care sunt prevăzute şi aprobate în fiecare an veniturile şi
cheltuielile sau, după caz, numai cheltuielile, în funcţie de sistemul de finanţare a
instituţiilor publice;
7.1.9. Clasificaţie bugetară - gruparea veniturilor şi cheltuielilor bugetare într-o ordine
obligatorie şi dupa criterii unitare;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
173
7.1.10. Cereri de tragere - document pe care debitorul îl prezinta băncii creditoare şi prin
care se solicită virarea unor sume din creditul contractat;
7.1.11. Conformitate - caracteristica unei operaţiuni, a unor acte sau fapte administrative
produse în cadrul unei entităţi publice de a corespunde politicii asumate în mod expres în
domeniul respectiv de către entitatea în cauză sau de către o autoritate superioară
acesteia, potrivit legii;
7.1.12. Cont - procedeu contabil de urmărire permanentă şi sistematică, într -o
formă specială, în expresie valorică şi uneori cantitativă, existenţa şi mişcarea
mijloacelor şi a surselor acestora, precum şi procesele economice şi rezultatele acestora;
7.1.13. Control financiar preventiv - activitatea prin care se verifică legalitatea şi
regularitatea operaţiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public,
înainte de aprobarea acestora
7.1.14. Control intern - ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,
inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi
reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic,
eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi
procedurile;
7.1.15. Creanţe - valori avansate temporal de o organizaţie terţilor (persoane fizice sau
juridice) pentru care urmează să primească un echivalent (o sumă de bani sau un serviciu);
7.1.16. Credit - relaţie bănească apărută în legatură cu acordarea de împrumuturi în bani
unor persoane (fizice sau juridice) sau în legatură cu amânarea plăţii;
7.1.17. Credit bugetar - suma aprobată prin buget, reprezentând limita maximă până la care
se pot ordonanta şi efectua plăţi în cursul anului bugetar pentru angajamentele contractate
în cursul exerciţiului bugetar şi/sau din exerciţii anterioare pentru acţiuni multianuale,
respectiv se pot angaja, ordonanţa şi efectua plăţi din buget pentru celelalte acţiuni;
7.1.18. Credit de angajament - limita maximă a cheltuielilor ce pot fi angajate, în timpul
exerciţiului bugetar, în limitele aprobate;
7.1.19. Deschidere de credite bugetare - aprobare comunicată Trezoreriei Statului de către
Ordonanţatorul principal de credite în limita căreia se pot efectua repartizări de credite
bugetare şi plăţi de casă din bugetele locale;
7.1.20. Dobânda - suma de bani cu acest titlu, dar şi alte prestaţii sub orice titlu sau
denumire, la care debitorul se obligă drept echivalent al folosinţei capitalului;
7.1.21. Economicitate - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea
rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzatoare a acestor
rezultate;
7.1.22. Eficacitate - gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre
activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al activităţii respective;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
174
7.1.23. Eficienţă - maximizarea rezultatelor unei activităţi în relaţie cu resursele utilizate;
7.1.24. Entitate publică - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională,
regie autonomă, societate comercială la care statul sau o unitate administrativ -teritorială
este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri
publice şi/sau patrimoniu public;
7.1.25. Evidenţa contabilă - înregistrare sistematică a informaţiilor privind situaţia
patrimonială şi a rezultatelor obţinute de către un agent economico-social, atât pentru
necesităţile acestuia cât şi pentru relaţiile cu asociaţii sau acţionarii, clienţii, furnizorii,
băncile, organele fiscale şi alte persoane juridice sau fizice ;
7.1.26. Execuţie bugetară - activitatea de încasare a veniturilor bugetare şi de efectuare a
plăţii cheltuielilor aprobate prin buget;
7.1.27. Exerciţiu bugetar - perioada egală cu anul bugetar pentru care se elaborează, se
aprobă, se execută şi se raportează bugetul;
7.1.28. Extras de cont - document ce atestă tranzacţiile cu disponibilităţi;
7.1.29. Fişe de cont - document contabil unde se înregistrează în ordine cronologica toate
operaţiile economice după documentele de evidenţă şi după articole contabile;
7.1.30. Fonduri publice - sumele alocate din bugetul de stat, bugetele locale, bugetul
asigurărilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului,
bugetele instituţiilor publice autonome, bugetele instituţiilor publice finanţate integral sau
parţial din bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat şi bugetele fondurilor
speciale, după caz, bugetele instituţiilor publice finanţate integral din venituri proprii,
bugetul fondurilor provenite din credite externe contractate sau garantate de stat şi a căror
rambursare, dobânzi şi alte costuri se asigură din fonduri publice, bugetul fondurilor
externe nerambursabile, credite externe contractate sau garantate de autorităţile
administraţiei publice locale, împrumuturi interne contractate de autorităţile administraţiei
publice locale, precum şi din bugetele instituţiilor publice finanţate integral sau parţial din
bugetele locale;
7.1.31. Garanţie - ansamblu de mijloace juridice de garantare a obligaţiilor prin afectarea
unui bun al debitorului sau chiar al altei persoane, în scopul asigurării executării obligaţiei
asumate;
7.1.32. Inspecţie - verificarea efectuată la faţa locului, în scopul constatării unor eventuale
abateri de la legalitate şi al luării de măsuri pentru protejarea fondurilor publice şi a
patrimoniului public şi pentru repararea prejudiciului produs, după caz;
7.1.33. Jurnal - un registru contabil unde se înregistrează toate operaţiunile – mişcările
patrimoniului (economico-financiare) sistematic şi în ordine cronologică;
7.1.34. Legalitate - caracteristica unei operaţiuni de a respecta toate prevederile legale care îi
sunt aplicabile, în vigoare la data efectuării acesteia;
7.1.35. Lege bugetară anuală - lege care prevede şi autorizează pentru fiecare an bugetar
veniturile şi cheltuielile bugetare, precum şi reglementări specifice exerciţiului bugetar;
7.1.36. Lege de rectificare - lege care modifică în cursul exerciţiului bugetar legea bugetară
anuală;
7.1.37. Lichidarea cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare în care se verifică
existenţa angajamentelor, se determină sau se verifică realitatea sumei datorate, se verifică
condiţiile de exigibilitate ale angajamentului, pe baza documentelor justificative care să
ateste operaţiunile respective;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
175
7.1.38. Nota contabilă - document justificativ de înregistrare în contabilitatea sintetică şi
analitică, de regulă pentru operaţiunile care nu au la bază docurnente justificative (ştornări,
virări, etc.);
7.1.39. Obligaţie de plată - raport juridic în virtutea căruia debitorul este ţinut faţă de
creditor la a da o anume sumă sub sancţiunea constrângerii;
7.1.40. Operaţiune - orice acţiune cu efect financiar pe seama fondurilor publice sau a
patrimoniului public, indiferent de natura acesteia;
7.1.41. Oportunitate - caracteristica unei operaţiuni de a servi, în mod adecvat, în
circumstanţe date, realizării unor obiective ale politicilor asumate;
7.1.42. Ordonanţarea cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare în care se confirmă
că livrările de bunuri şi de servicii au fost efectuate sau alte creanţe au fost verificate şi că
plata poate fi realizată;
7.1.43. Ordonator de credite - persoana împuternicită prin lege sau prin delegare, potrivit
legii, să dispuna şi să aprobe operaţiuni;
7.1.44. Patrimoniu public - totalitatea drepturilor şi obligaţiilor statului, unităţilor
administrativ-teritoriale sau ale entităţilor publice ale acestora, dobândite sau asumate cu
orice titlu. Drepturile şi obligaţiile statului şi ale unităţilor administrativ-teritoriale se referă
atât la bunurile din domeniul public, cât şi la cele din domeniul privat al statului şi al
unităţilor administrativ-teritoriale;
7.1.45. Persoana desemnată cu exercitarea controlul financiar preventiv propriu – persoana
din cadrul compartimentelor de specialitate, numită de conducătorul entităţii publice pentru
exercitarea controlului financiar preventiv propriu sau persoana care îndeplineşte această
atribuţie pe bază de contract, în condiţiile legii;
7.1.46. Plata cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin
care instituţia publică achită obligţiile sale faţă de terţi;
7.1.47. Plata - faza din procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin care
instituţia publică achită obligaţiile sale faţă de terţii creditori (este eliberată de obligaţiile
sale faţă de terţii creditori);
7.1.48. Proiect de operaţiune - orice document prin care se urmăreşte efectuarea unei
operaţiuni, în forma pregătită în vederea aprobării sale de către autoritatea competentă,
potrivit legii;
7.1.49. Registru Jurnal - documentul contabil în care se efectuează înregistrarea
cronologică a tuturor tranzacţiilor, evenimentelor şi a operaţiilor, prezentând sumele
conturilor implicate debitoare sau creditoare şi alte informaţii legate de acestea;
7.1.50. Regularitate - caracteristica unei operaţiuni de a respecta sub toate aspectele
ansamblul principiilor şi regulilor procedurale şi metodologice care sunt aplicabile
categoriei de operaţiuni din care face parte;
7.1.51. Scadenţar - document de eşalonare a cheltuielilor ce se efectuează în perioada
curentă şi privesc perioadele viitoare şi care urmează a se repartiza lunar asupra
cheltuielilor;
7.2. Abrevieri:
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
176
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioară
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educației, Cercetării,
Tineretului și Sportului
3. CFP Control financiar preventiv
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8.1. Organizarea casieriei
Operaţiile de încasări şi plăţi în numerar se efectuează de către casier. Dacă funcţia de
casier nu este prevăzută în statul de funcţii, atribuţiile acestuia se îndeplinesc de o altă persoană
împuternicită prin decizie de către directorul Colegiului.
Potrivit art. 2 din Regulamentul operaţiunilor de casă, denumirea de casier se referă şi la
persoana împuternicită să efectueze operaţii de încasări şi plăţi în numerar .
Împuternicirea de casier poate fi dată oricărei persoane încadrate în unitate care
îndeplineşte condiţiile legale pentru a fi gestionar. Cf. art.3 din Regulamentul operaţiunilor de
casă, casierii sunt gestionari de mijloace băneşti şi alte valori, potrivit legii .
8.2.Calitatea de gestionar
În conformitate cu prevederile art.3 din Legea nr.22/18.11.1969 privind angajarea
gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor,
completată cu Legea nr.54/08.07.1994, poate fi gestionar cel care a împlinit vârsta de 21 ani , a
absolvit şcoala generală sau o şcoală echivalentă şi are cunoştinţele necesare pentru a îndeplini
această funcţie .
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
177
În condiţiile art.4 din Legea nr.22/1969, nu poate fi gestionar cel condamnat pentru
săvârşirea vreuneia dintre infracţiunile prevăzute în lista anexată la lege, chiar dacă a fost graţiat
.
Nu poate fi angajat sau trecut în funcţia de gestionar cel aflat în curs de urmărire penală
sau de judecată pentru săvârşirea vreuneia dintre infracţiunile prevăzute în lista anexată la lege.
La angajarea pe postul de casier, salariatul trebuie să prezinte „ Cazierul judiciar„
eliberat de organele de poliţie, din care să rezulte dacă are antecedente penale şi să depună
garanţie în numerar sau în bunuri imobile.
8.3. Situaţia în care lipseşte casierul
Atât organele de control financiar, cât şi personalul din compartimentul Contabilitate
trebuie să aibă în vedere prevederile art.4 din Regulamentul operaţiilor de casă, de unde rezultă :
Casierul nu are dreptul să încredinţeze exercitarea atribuţiilor sale altor persoane fără
înştiinţarea conducerii unităţii.
În cazul în care casierul lipseşte din orice cauză, iar operaţiile de casă nu pot fi întrerupte,
acestea se vor face de persoana desemnată de casier, cu acordul conducătorului unităţii.
Suplinirea casierului în condiţiile alin.2 şi 3 se face pe termenul stabilit de conducătorul
unităţii, fără a putea depăşi 60 de zile . La expirarea termenului stabilit se procedează la
predarea – primirea gestiunii.
Coroborând art.4 din Regulamentul operaţiunilor de casă cu prevederile art.10 ultimul
alineat din Legea nr.22/1969, rezultă că nu este obligat să constituie garanţie cel care înlocuieşte
temporar un gestionar sau cel căruia i se încredinţează o gestiune pe o perioadă de cel mult 60
zile până la numirea unui gestionar .
8.4. Condiţiile care trebuie asigurate pentru păstrarea securităţii valorilor din
casierie
Din prevederile art.6 din Regulamentul operaţiunilor de casă, asociate cu prevederile
art.2-4 din Legea 333/08.07.2003 privind paza obiectivelor, bunurilor valorilor şi protecţia
persoanelor, reiese :
Casieria trebuie să funcţioneze într-un spaţiu adecvat, în condiţiile unei depline securităţi.
În acest scop, conducătorii unităţilor sunt obligaţi să ia măsuri pentru a asigura
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
178
înzestrarea casieriei cu mijloace tehnice de pază şi de alarmă, în funcţie de importanţa
valorilor păstrate şi să asigure condiţiile de păstrare a numerarului în cadrul unităţilor de
transport la şi de la bănci conform dispoziţiilor legale.
Potrivit art.4 din Legea nr.333/2003, răspunderea pentru luarea măsurilor de asigurare a
pazei bunurilor şi valorilor deţinute cu orice titlu revine directorului.
Numerarul şi alte valori, precum şi documentele de casă ale unităţii se păstrează în case
de fier sau dulapuri metalice, care se încuie ori de câte ori casierul părăseşte încăperea, iar la
sfârşitul zilei de lucru se încuie şi se sigilează.
8.5. Efectuarea plăţilor în numerar şi respectarea limitei de casă
La art.9 din Regulamentul operaţiilor de casă, aprobat prin Decretul nr.209/1976, se
atrage atenţia că unităţile sunt obligate să depună sumele încasate în numerar la bănci sau la
celelalte instituţii de credit la care au deschise conturile şi să ridice de la acestea numerarul
necesar pentru efectuarea plăţilor. În conformitate cu prevederile ar.5 alin(1) din OUG
nr.146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, aprobată cu
modificări de Legea nr.201/2003, instituţiile publice, indiferent de finanţare şi de subordonare,
efectuează operaţiunile de încasări şi plăţi prin unităţile trezoreriei statului în a căror rază sunt
înregistraţi fiscal.
În temeiul prevederilor pct.5.4.1 din Normele metodologice de aplicare a articolului 5
alin.(4) din OUG nr.146/2002 aprobată cu modificări prin Legea nr.201/2003 aprobate prin
OMFP nr.1235/2003, OUG nr.149/2007 instituţiile publice pot ridica sume în numerar din
conturile de cheltuieli sau de disponibilităţi, după caz, deschise la unităţile trezoreriei statului
numai pentru alte drepturi cuvenite unor persoane fizice (drepturi cu caracter social, burse şi alte
ajutoare sau indemnizaţii etc.) care nu au conturi deschise în bancă.
În situaţii deosebite, instituţiile publice pot efectua plăţi în numerar cu aprobarea
ordonatorului de credite pentru cheltuieli urgente aferente bunurilor achiziţionate, serviciilor
prestate sau lucrărilor executate, cu respectarea prevederilor legale în vigoare privind disciplina
financiar – valutară şi achiziţiile publice. Aceste plăţi pot fi efectuate numai pe bază de facturi,
chitanţe fiscale sau alte documente justificative prevăzute de lege ( rezultă din prevederile pct.1
din OMFP nr.1565/2003 care modifică alin.2 al pct.5.4.1 din Normele metodologice aprobate
prin OMFP nr.1235/2003).
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
179
Unităţile trezoreriei statului au obligaţia să stabilească şi să aprobe, la propunerea
instituţiei, plafonul de casă la finele zilei, cu încadrarea în plafonul maxim aprobat de prevederile
legale în vigoare privind disciplina financiar – valutară.
La articolul unic pct.2 din Legea 88/1998 privind aprobarea OG nr.26/1997 pentru
modificarea şi completarea OG nr.15/1996 privind întărirea disciplinei financiar – valutare se
menţionează că sumele în numerar aflate în casieriile proprii ale persoanelor juridice nu pot
depăşi, plafonul de 2000 lei ron . Se admite depăşirea acestui plafon numai cu sumele aferente
plăţii salariilor şi a altor drepturi de personal, precum şi altor operaţiuni cu persoane fizice,
pentru perioada de trei zile lucrătoare de la data prevăzută pentru plata acestora .
8.6. Obligaţiile casierului la primirea documentelor de plată
La primirea documentelor de plată, casierul trebuie să verifice :
a) existenţa, valabilitatea şi autenticitatea semnăturilor prin care se dispune plata, prin
confruntarea acestora cu specimenele de semnături comunicate în prealabil casierului
;
b) existenţa anexelor la documentul de plată.
În cazul nerespectării uneia dintre aceste condiţii, casierul înapoiază documentele pentru
completare şi numai după ce acestea sunt completate efectuează plata. Plăţile în numerar se fac
numai persoanelor indicate în documente sau celor împuternicite de acestea pe bază de procură.
După cum reiese din prevederile art.23 din Regulamentul operaţiunilor de casă aprobat
prin Decretul nr.209/1976, pentru plăţile făcute unor persoane din afara unităţii casierul trebuie
să solicite acestora actele de identitate, înscriind pe documentele de plată seria şi numărul actului
de identitate şi unitatea care l-a eliberat. Prezentarea actelor de identitate se poate solicita şi
persoanelor din cadrul unităţii, când se consideră. După efectuarea plăţii, casierul aplică pe
document ştampila cu textul achitat, în cazul în care formularul nu are această menţiune,
indicând data operaţiei, după care semnează pentru confirmarea plăţii.
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
180
9.1. Casierul
- Întocmeşte registrul de casă, în două exemplare, cu destinaţiile menţionate mai sus.
- Eliberează numerar din casierie numai pe baza de dispoziţie de plată întocmită de către
contabilul şef;
- Ridică/depune numerar din/în bancă, având în vedere reglementările legale privind
plafonul maxim de numerar în casierie.
- La sfârşitul fiecărei zile casierul trebuie să predea la serviciul contabilitate fila de
registru de casa în original, însoţită de documente justificative.
9.2. Contabilul şef
Controlul existenţei numerarului în casierie se execută de către contabilul şef.
- se stabileşte soldul scriptic pe baza registrului de casă;
- se inventariază numerarul aflat în casierie;
- se confruntă soldul real cu soldul scriptic şi se investighează diferenţa
9.3. Contabilul
- verifică documentele de încasări şi plăţi predate de casier, precum şi dacă soldul înscris în
registrul de casă este stabilit corect.
9.4. Directorul
- răspunde de buna organizare şi de funcţionare a casieriei la nivelul unităţii.
Colegiul Național
„Ferdinand I”
Bacău
Compartiment
CONTABILITATE
PROCEDURA OPERATIONALA
DE CONTROL INTERN
PRIVIND ANGAJAMENTELE
BUGETARE
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PO: PROCEDURA OPERAŢIONALĂ – PO ....
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
181
Colegiul Național
„Ferdinand I”
Bacău
Compartiment
CONTABILITATE
PROCEDURA OPERATIONALA
DE CONTROL INTERN
PRIVIND ANGAJAMENTELE
BUGETARE
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
1. Elaborat ................. Contabil
2. Verificat ..................... Contabil-şef
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale
Ediţia sau,
după caz,
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
182
revizia în
cadrul ediţiei
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Ediţia I - Elaborare
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data primirii Semnătura
1. Informare
aplicare
şi
arhivare
I Secretariat Secretar şef ........................ .................
2. Informare
evidenţă
I Echipa
managerială
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare I Financiar-
contabil +
achiziţii
Contabil-şef ....................... ..................
4. SCOPUL PROCEDURII
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
183
4. 1. Procedura este elaborată în scopul definirii cadrului organizatoric privind derularea
angajamentelor bugetare.
4. 2. Procedura se referă la activitatea financiar-contabila din cadrul Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău. Procedura se aplică tuturor tipurilor de Acţiuni/Proiecte/Investiţii în care
sunt implicate cheltuieli/plăţi parţiale sau totale din fondurile bugetare, indiferent de tip, de
colaboratori sau de calitatea acestora.
4. 3. Asigură continuitatea acestei activități.
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea administrării fondurilor în mod
economic, eficient şi eficae pentru îndeplinirea obiectivelor generale ale Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Procedura se aplică în cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău.
5.2. Procedura se aplica de către Compartimentul Contabilitate.
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
6.1. Reglementări internaționale
- nu este cazul
6.2. Legislaţie primară
6.2.1. Legea 215/ 2001;
6.2.2. Legea 82 /1991 actualizată şi republicată;
6.2.3. OMFP 1917/ 2005;
6.2.4. OMFP 1792/ 2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea,
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
184
lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale;
6.2.5. Legea nr. 500 / 2002;
6.2.6. OUG 45 / 2003;
6.2.7. Legea 108 / 2004 de aprobare a OUG 45/ 2003;
6.2.8. OG 61/ 2002 privind colectarea creanţelor bugetare;
6.2.9. Legea 79/2003 privind aprobarea OG 61/2002;
6.2.10. O.G 119/1999 privind auditul public intern şi controlul financiar preventiv;
6.2.11. OMFP 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv
6.2.12. OMFP 912/2004 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv aprobat prin OMF. 522/2003
6.3. Legislaţie secundară
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005).
6.4. Reglementări interne
Regulamentul de ordine interioară
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
7.1. Definiţii:
7.1.3. An bugetar - anul financiar pentru care se aprobă bugetul; anul bugetar este
anul calendaristic care începe la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie;
7.1.4. Angajament bugetar - orice act prin care o autoritate competentă, potrivit
legii, afectează fonduri publice unei anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare
aprobate;
7.1.3. Angajament legal - faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând orice act
juridic din care rezultă sau ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice;
7.1.4. Articol bugetar - subdiviziune a clasificaţiei cheltuielilor bugetare, determinate în
funcţie de caracterul economic al operaţiunilor în care acestea se concretizează şi care
desemnează natura unei cheltuieli, indiferent de acţiunea la care se referă;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
185
7.1.5. Balanţa de verificare - procedeu contabil prin care, lunar, trimestrial, semestrial sau
ori de câte ori este nevoie, se grupează şi se sistematizează informaţiile în conturi,
urmărindu-se respectarea dublei înregistrări (Lista tuturor conturilor soldate şi nesoldate în
Cartea mare, în care sunt prezentate, în funcţie de forma, informaţii privind soldurile,
rulajele şi sumele conturilor);
7.1.6. Bilanţ - document contabil de sinteză care reflectă activul, pasivul şi capitalul
propriu al unei organizaţii la încheierea exerciţiului financiar, precum şi în celelalte situaţii
prevăzute de lege;
7.1.8. Balanţa - Tabel statistico-economic folosit în analiză şi planificare, prin care
se compară şi se raportează indicatorii care urmează a fi corelaţi, echilibraţi, pe o
anumită perioadă;
7.1.8. Buget - document prin care sunt prevăzute şi aprobate în fiecare an veniturile şi
cheltuielile sau, după caz, numai cheltuielile, în funcţie de sistemul de finanţare a
instituţiilor publice;
7.1.13. Clasificaţie bugetară - gruparea veniturilor şi cheltuielilor bugetare într-o ordine
obligatorie şi dupa criterii unitare;
7.1.14. Cereri de tragere - document pe care debitorul îl prezinta băncii creditoare şi prin
care se solicită virarea unor sume din creditul contractat;
7.1.15. Conformitate - caracteristica unei operaţiuni, a unor acte sau fapte administrative
produse în cadrul unei entităţi publice de a corespunde politicii asumate în mod expres în
domeniul respectiv de către entitatea în cauză sau de către o autoritate superioară
acesteia, potrivit legii;
7.1.16. Cont - procedeu contabil de urmărire permanentă şi sistematică, într -o
formă specială, în expresie valorică şi uneori cantitativă, existenţa şi mişcarea
mijloacelor şi a surselor acestora, precum şi procesele economice şi rezultatele acestora;
7.1.13. Control financiar preventiv - activitatea prin care se verifică legalitatea şi
regularitatea operaţiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public,
înainte de aprobarea acestora
7.1.14. Control intern - ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,
inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi
reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic,
eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi
procedurile;
7.1.15. Creanţe - valori avansate temporal de o organizaţie terţilor (persoane fizice sau
juridice) pentru care urmează să primească un echivalent (o sumă de bani sau un serviciu);
7.1.16. Credit - relaţie bănească apărută în legatură cu acordarea de împrumuturi în bani
unor persoane (fizice sau juridice) sau în legatură cu amânarea plăţii;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
186
7.1.17. Credit bugetar - suma aprobată prin buget, reprezentând limita maximă până la care
se pot ordonanta şi efectua plăţi în cursul anului bugetar pentru angajamentele contractate
în cursul exerciţiului bugetar şi/sau din exerciţii anterioare pentru acţiuni multianuale,
respectiv se pot angaja, ordonanţa şi efectua plăţi din buget pentru celelalte acţiuni;
7.1.18. Credit de angajament - limita maximă a cheltuielilor ce pot fi angajate, în timpul
exerciţiului bugetar, în limitele aprobate;
7.1.19. Deschidere de credite bugetare - aprobare comunicată Trezoreriei Statului de către
Ordonanţatorul principal de credite în limita căreia se pot efectua repartizări de credite
bugetare şi plăţi de casă din bugetele locale;
7.1.20. Dobânda - suma de bani cu acest titlu, dar şi alte prestaţii sub orice titlu sau
denumire, la care debitorul se obligă drept echivalent al folosinţei capitalului;
7.1.52. Economicitate - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea
rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzatoare a acestor
rezultate;
7.1.53. Eficacitate - gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre
activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al activităţii respective;
7.1.54. Eficienţă - maximizarea rezultatelor unei activităţi în relaţie cu resursele utilizate;
7.1.55. Entitate publică - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională,
regie autonomă, societate comercială la care statul sau o unitate administrativ -teritorială
este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri
publice şi/sau patrimoniu public;
7.1.56. Evidenţa contabilă - înregistrare sistematică a informaţiilor privind situaţia
patrimonială şi a rezultatelor obţinute de către un agent economico-social, atât pentru
necesităţile acestuia cât şi pentru relaţiile cu asociaţii sau acţionarii, clienţii, furnizorii,
băncile, organele fiscale şi alte persoane juridice sau fizice ;
7.1.57. Execuţie bugetară - activitatea de încasare a veniturilor bugetare şi de efectuare a
plăţii cheltuielilor aprobate prin buget;
7.1.58. Exerciţiu bugetar - perioada egală cu anul bugetar pentru care se elaborează, se
aprobă, se execută şi se raportează bugetul;
7.1.59. Extras de cont - document ce atestă tranzacţiile cu disponibilităţi;
7.1.60. Fişe de cont - document contabil unde se înregistrează în ordine cronologica toate
operaţiile economice după documentele de evidenţă şi după articole contabile;
7.1.61. Fonduri publice - sumele alocate din bugetul de stat, bugetele locale, bugetul
asigurărilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului,
bugetele instituţiilor publice autonome, bugetele instituţiilor publice finanţate integral sau
parţial din bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat şi bugetele fondurilor
speciale, după caz, bugetele instituţiilor publice finanţate integral din venituri proprii,
bugetul fondurilor provenite din credite externe contractate sau garantate de stat şi a căror
rambursare, dobânzi şi alte costuri se asigură din fonduri publice, bugetul fondurilor
externe nerambursabile, credite externe contractate sau garantate de autorităţile
administraţiei publice locale, împrumuturi interne contractate de autorităţile administraţiei
publice locale, precum şi din bugetele instituţiilor publice finanţate integral sau parţial din
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
187
bugetele locale;
7.1.62. Garanţie - ansamblu de mijloace juridice de garantare a obligaţiilor prin afectarea
unui bun al debitorului sau chiar al altei persoane, în scopul asigurării executării obligaţiei
asumate;
7.1.63. Inspecţie - verificarea efectuată la faţa locului, în scopul constatării unor eventuale
abateri de la legalitate şi al luării de măsuri pentru protejarea fondurilor publice şi a
patrimoniului public şi pentru repararea prejudiciului produs, după caz;
7.1.64. Jurnal - un registru contabil unde se înregistrează toate operaţiunile – mişcările
patrimoniului (economico-financiare) sistematic şi în ordine cronologică;
7.1.65. Legalitate - caracteristica unei operaţiuni de a respecta toate prevederile legale care îi
sunt aplicabile, în vigoare la data efectuării acesteia;
7.1.66. Lege bugetară anuală - lege care prevede şi autorizează pentru fiecare an bugetar
veniturile şi cheltuielile bugetare, precum şi reglementări specifice exerciţiului bugetar;
7.1.67. Lege de rectificare - lege care modifică în cursul exerciţiului bugetar legea bugetară
anuală;
7.1.68. Lichidarea cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare în care se verifică
existenţa angajamentelor, se determină sau se verifică realitatea sumei datorate, se verifică
condiţiile de exigibilitate ale angajamentului, pe baza documentelor justificative care să
ateste operaţiunile respective;
7.1.69. Nota contabilă - document justificativ de înregistrare în contabilitatea sintetică şi
analitică, de regulă pentru operaţiunile care nu au la bază docurnente justificative (ştornări,
virări, etc.);
7.1.70. Obligaţie de plată - raport juridic în virtutea căruia debitorul este ţinut faţă de
creditor la a da o anume sumă sub sancţiunea constrângerii;
7.1.71. Operaţiune - orice acţiune cu efect financiar pe seama fondurilor publice sau a
patrimoniului public, indiferent de natura acesteia;
7.1.72. Oportunitate - caracteristica unei operaţiuni de a servi, în mod adecvat, în
circumstanţe date, realizării unor obiective ale politicilor asumate;
7.1.73. Ordonanţarea cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare în care se confirmă
că livrările de bunuri şi de servicii au fost efectuate sau alte creanţe au fost verificate şi că
plata poate fi realizată;
7.1.74. Ordonator de credite - persoana împuternicită prin lege sau prin delegare, potrivit
legii, să dispuna şi să aprobe operaţiuni;
7.1.75. Patrimoniu public - totalitatea drepturilor şi obligaţiilor statului, unităţilor
administrativ-teritoriale sau ale entităţilor publice ale acestora, dobândite sau asumate cu
orice titlu. Drepturile şi obligaţiile statului şi ale unităţilor administrativ-teritoriale se referă
atât la bunurile din domeniul public, cât şi la cele din domeniul privat al statului şi al
unităţilor administrativ-teritoriale;
7.1.76. Persoana desemnată cu exercitarea controlul financiar preventiv propriu – persoana
din cadrul compartimentelor de specialitate, numită de conducătorul entităţii publice pentru
exercitarea controlului financiar preventiv propriu sau persoana care îndeplineşte această
atribuţie pe bază de contract, în condiţiile legii;
7.1.77. Plata cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin
care instituţia publică achită obligţiile sale faţă de terţi;
7.1.78. Plata - faza din procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin care
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
188
instituţia publică achită obligaţiile sale faţă de terţii creditori (este eliberată de obligaţiile
sale faţă de terţii creditori);
7.1.79. Proiect de operaţiune - orice document prin care se urmăreşte efectuarea unei
operaţiuni, în forma pregătită în vederea aprobării sale de către autoritatea competentă,
potrivit legii;
7.1.80. Registru Jurnal - documentul contabil în care se efectuează înregistrarea
cronologică a tuturor tranzacţiilor, evenimentelor şi a operaţiilor, prezentând sumele
conturilor implicate debitoare sau creditoare şi alte informaţii legate de acestea;
7.1.81. Regularitate - caracteristica unei operaţiuni de a respecta sub toate aspectele
ansamblul principiilor şi regulilor procedurale şi metodologice care sunt aplicabile
categoriei de operaţiuni din care face parte;
7.1.82. Scadenţar - document de eşalonare a cheltuielilor ce se efectuează în perioada
curentă şi privesc perioadele viitoare şi care urmează a se repartiza lunar asupra
cheltuielilor;
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioară
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educației, Cercetării,
Tineretului și Sportului
3. CFP Control financiar preventiv
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8.1.Competenţe
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
189
Operaţiunile specifice angajării, lichidării şi ordonanţării cheltuielilor sunt în competenţa ordonatorilor de credite şi se efectuează pe baza propunerilor compartimentelor de specialitate ale instituţiei publice.
8.2. Date de intrare ale procesului
Bugetul în vigoare al Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău;
Hotărâri privind modul de utilizare a fondurilor bugetare;
Comenzi; Contractele de achiziţie, colaborare, finanţare, închiriere, etc. cu anexele lor în care se
detaliază cheltuielile şi sunt prevăzute termenele de plată; Rapoarte privind desfăşurarea acţiunilor preconizate Facturi de la furnizori Deconturi Extrase de cont
8.3. Date de ieşire ale procesului
Propunere de plată
Angajament de plată
Ordonanţare de plată
OP
Note contabile
Fişe de cont pe conturile specifice
Balanţe de verificări
Jurnale
Registru Jurnal
Execuţie bugetară
Diverse situaţii contabile
8.4. Etapele procedurii
Procedura care are ca scop prezentarea paşilor de urmat de către compartimentul Contabilitate, pe bază de angajament, cu angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor fondurilor publice (bugetare) ale Colegiului Național „ Ferdinand I” Bacău, precum şi cu organizarea, evidența şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
190
8.4.1. Angajarea cheltuielilor
Sumele aprobate, la partea de cheltuieli, prin bugetele în vigoare, în cadrul cărora se angajează, se ordonanţează şi se efectuează plaţi, reprezintă limite maxime care nu pot fi depăşite.
Pentru acţiunile multianuale se înscriu distinct în buget creditele de angajament şi creditele bugetare. Pentru acţiunile multianuale ordonatorii de credite încheie angajamente legale în limita creditelor de angajament aprobate în buget pentru exerciţiul bugetar respectiv.
Cheltuielile de investiţii se angajează individual în cadrul angajamentelor multianuale care reprezintă limita superioară de angajare. Toate angajamentele legale din care rezultă o cheltuială pentru investiţii publice sau alte cheltuieli asimilate investiţiilor, cofinantate de o instituţie internaţională, se vor efectua în conformitate cu prevederile acordului de finanţare.
Creditele bugetare aferente acţiunilor multianuale reprezintă limita superioară a cheltuielilor care urmează a fi ordonanţate şi plătite în cursul exerciţiului bugetar. Plăţile respective sunt aferente angajamentelor legale efectuate în limita creditelor de angajament aprobate în exerciţiul bugetar curent sau în exerciţiile bugetare anterioare.
Angajarea cheltuielilor bugetare, altele decât cele care privesc acţiuni multianuale, se face numai în limita creditelor bugetare aprobate.
Directorul, în calitate de ordonator terțiar de credite, are obligația de a angaja şi de a utiliza creditele bugetare numai în limita prevederilor şi potrivit destinaţiilor aprobate, pentru cheltuieli strict legate de activitatea unității de învățământ şi cu respectarea dispoziţiilor legale.
Angajarea oricărei cheltuieli din fonduri publice îmbracă doua forme de angajamente:
a) Angajamentul legal - faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând orice act juridic din care rezultă sau ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice. Angajamentul legal trebuie să se prezinte sub formă scrisa şi sa fie semnat de ordonatorul de credite. Angajamentul legal ia forma unui contract de achiziţie publică, comandă, convenţie, contract de munca, acte de control, acord de împrumut etc.
Înainte de a angaja şi a utiliza creditele bugetare, respectiv înainte de a lua orice măsură care ar produce o cheltuiala, ordonatorii de credite trebuie să se asigure ca măsura luată respectă principiile unei bune gestiuni financiare, ale unui management financiar sănătos, în special ale economiei şi eficienței cheltuielilor. În acest scop, utilizarea creditelor bugetare trebuie să fie precedată de o evaluare care să asigure faptul că rezultatele obţinute sunt corespunzătoare resurselor utilizate.
Proiectele angajamentelor legale reprezintă decizii de principiu luate de ordonatorii de credite, care implică o obligaţie de efectuare a unei cheltuieli față de terţe persoane. Aceste proiecte
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
191
de angajamente legale nu pot fi aprobate de către ordonatorul de credite decât dacă au primit în prealabil viza de control financiar preventiv în condiţiile legii.
Proiectul de angajament legal se prezintă pentru viza de control financiar preventiv împreuna cu o propunere de angajare a unei cheltuieli, potrivit modelului prezentat în legislaţia în vigoare.
Angajarea cheltuielilor se efectuează în tot cursul exerciţiului bugetar, astfel încât să existe certitudinea că bunurile şi serviciile care fac obiectul angajamentelor vor fi livrate, respectiv prestate, şi se vor plati în exerciţiul bugetar respectiv. Ordonatorii de credite nu pot angaja cheltuieli într-o perioada în care se ştie ca bunul, lucrarea sau serviciul nu va putea fi executat, recepţionat şi plătit până la data de 31 decembrie a exerciţiului bugetar curent, respectiv ultima zi de plată prevăzută în Programul calendaristic pentru derularea principalelor operaţiuni de încheiere a exerciţiului bugetar, cu excepţia acţiunilor multianuale.
În situaţia în care, din motive obiective, angajamentele legale de cheltuieli nu pot fi plătite pana la finele anului, acestea se vor plăti din creditele bugetare ale exerciţiului bugetar următor.
Ordonatorilor de credite li se interzice sa ia cu bună ştiinţă măsuri care au ca obiect angajarea de cheltuieli peste sumele aprobate în buget, la partea de cheltuieli, cu excepţia angajamentelor multianuale efectuate în condiţiile legii.
Ordonatorii de credite nu pot încheia niciun angajament legal cu terţe persoane fără viza de control financiar preventiv decât în condiţiile autorizate de lege. După semnarea angajamentului legal de către ordonatorul de credite acesta se transmite compartimentului Contabilitate pentru înregistrare în evidența cheltuielilor angajate.
b) Angajamentul bugetar - orice act prin care o autoritate competentă, potrivit legii, afectează fonduri publice unor anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare aprobate.
În aplicarea principiului anualității, potrivit căruia "plăţile efectuate în cursul unui an bugetar în contul unui buget aparţin exerciţiului corespunzător de execuţie a bugetului respectiv" şi a prevederilor legale, potrivit cărora pentru a efectua o plata este obligatorie parcurgerea prealabila a celor trei faze, respectiv angajarea, lichidarea, ordonanțarea, se impune punerea în rezervă a creditelor bugetare angajate, astfel încât toate angajamentele legale încheiate în cursul unui exerciţiu bugetar sau în exerciţiile precedente de ordonatorul de credite sau de alte persoane împuternicite să poată fi plătite în cursul exerciţiului bugetar respectiv, în limita creditelor bugetare aprobate. În vederea respectării acestei cerinţe, angajamentul bugetar prin care au fost rezervate fonduri publice unei anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare aprobate, precedă angajamentul legal.
Este interzis ordonatorilor de credite aprobarea unor angajamente legale fără asigurarea că au fost rezervate şi fondurile publice necesare plaţii acestora în exerciţiul bugetar, cu excepţia acţiunilor multianuale.
Valoarea angajamentelor legale nu poate depăși valoarea angajamentelor bugetare și, respectiv, a creditelor bugetare aprobate, cu excepţia angajamentelor legale aferente acţiunilor multianuale care nu pot depăși creditele de angajament aprobate în buget. Angajarea cheltuielilor trebuie să se facă întotdeauna în
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
192
limita disponibilului de credite bugetare și, respectiv, în limita disponibilului de credite de angajament pentru acţiuni multianuale.
În scopul garantării acestei reguli, angajamentele legale, respectiv toate actele prin care statul sau unităţile administrativ-teritoriale contractează o datorie fata de terţii creditori, sunt precedate de angajamente bugetare, respectiv de rezervarea creditelor necesare plaţii angajamentelor legale. Angajamentele bugetare pot fi:
bl) angajamente bugetare individuale;
b2) angajamente bugetare globale,
bl) Angajamentul bugetar individual este un angajament specific unei anumite operaţiuni noi care urmează să se efectueze. Angajamentul bugetar individual se prezintă la viza persoanei împuternicite să exercite controlul financiar preventiv în acelaşi timp cu proiectul angajamentului legal individual.
b2) Pentru cheltuieli curente de natură administrativă, ce se efectuează în mod repetat pe parcursul aceluiaşi exerciţiu bugetar, se pot întocmi propuneri de angajamente legale provizorii, materializate în bugete previzionale, care se înaintează pentru viza de control financiar preventiv împreună cu angajamentele bugetare globale.
Angajamentul bugetar global este un angajament bugetar aferent angajamentului legal provizoriu care priveşte cheltuielile curente de funcţionare de natură administrativă, cum ar fi:
cheltuieli de întreţinere şi gospodărie (încălzit, iluminat, apa, canal, salubritate, poștă, telefon, radio, furnituri de birou etc)
cheltuieli cu abonamentele la reviste, buletine lunare etc. În cazul angajamentelor legale provizorii ordonatorul de credite verifică faptul că angajamentele legale individuale încheiate să nu depăşească valoarea angajamentelor provizorii care au fost emise anterior.
Angajamentele legale individuale aprobate până la finele anului, acoperite de aceste angajamente legale provizorii, nu trebuie înaintate pentru viza de control financiar preventiv. Angajamentele legale individuale care depăşesc valoarea angajamentelor legale provizorii se supun vizei de control financiar preventiv.
Angajamentele bugetare se realizează prin emiterea unui document scris privind angajamentul bugetar individual şi angajamentul bugetar global, prin care se certifică existența unor credite bugetare disponibile şi se pun în rezervă (se blochează) creditele aferente unei cheltuieli, potrivit destinaţiei prevăzute în buget.
Propunerile de angajamente se înaintează din timp persoanei împuternicite cu exercitarea controlului financiar preventiv, pentru a da posibilitate acesteia să își exercite atribuţiile conform legii. Propunerile de angajare a cheltuielilor trebuie însoţite de toate documentele justificative aferente și, dacă este cazul, de orice alte documente şi informaţii solicitate de către persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
193
La finele anului persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv analizează modul de realizare a cheltuielilor care au făcut obiectul angajamentelor bugetare globale, precum şi dacă totalul angajamentelor legale individuale aferente acestora este la nivelul angajamentelor legale provizorii. În cazul în care nu există diferențe semnificative între cheltuielile previzionate şi cele definitive, persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv avizează angajamentul bugetar global care devine definitiv. Daca persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv constată diferențe semnificative, atunci poate hotărî asupra includerii în viitor a cheltuielilor de natura celor care au făcut obiectul angajamentelor bugetare globale în categoria angajamentelor bugetare individuale.
Avizarea constă în semnarea de către persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv sau înlocuitorul de drept al acesteia a propunerii de angajare a unei cheltuieli şi a angajamentului bugetar, care vor fi ștampilate şi datate.
Avizarea proiectelor de angajamente legale se poate face după îndeplinirea următoarelor condiţii:
a) proiectul de angajament legal a fost prezentat în conformitate cu norme legale; b) existența creditelor bugetare disponibile la subdiviziunea corespunzătoare din bugetul aprobat; c) proiectul de angajament legal se încadrează în limitele angajamentului bugetar, stabilite potrivit legii; d) proiectul de angajament legal respectă toate prevederile legale care îi sunt aplicabile, în vigoare la data efectuării sale (controlul de legalitate); e) proiectul de angajament legal respectă, sub toate aspectele, ansamblul principiilor şi regulilor procedurale şi metodologice care sunt aplicabile categoriei de cheltuieli din care fac parte (controlul de regularitate).
Persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv poate să refuze acordarea vizei dacă va considera că nu sunt îndeplinite condiţiile menţionate mai sus.
După avizarea angajamentului bugetar individual sau global, după caz, de către persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv, acesta se semnează de ordonatorul de credite şi se transmite compartimentului de contabilitate pentru înregistrare în evidența cheltuielilor angajate.
Creditele bugetare neangajate, precum şi creditele bugetare angajate şi neutilizate până la finele exerciţiului bugetar sunt anulate de drept.
Orice cheltuială angajată şi neplatită până la data de 31 decembrie a exerciţiului bugetar curent se va plăti în contul bugetului pe anul următor din creditele bugetare aprobate în acest scop.
Aceasta cheltuială trebuie să se raporteze la finele anului curent pe baza datelor din contabilitatea cheltuielilor angajate.
În angajamentele legale individuale şi cele provizorii, precum şi în angajamentele bugetare individuale sau globale, se precizează subdiviziunile bugetului aprobat.
Salariile personalului cuprins în statele de funcţii anexate bugetului aprobat şi obligaţiile aferente acestora se consideră angajamente legale şi bugetare de la data de 1 ianuarie a fiecărui an cu întreaga suma a creditelor bugetare aprobate.
În situaţia în care se impune majorarea sau diminuarea unor angajamente legale, este necesară elaborarea unor propuneri de modificare a angajamentelor legale şi bugetare iniţiale, însoţite de memorii justificative.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
194
Responsabilitate
Contabilul-șef
Directorul
8.4.2. Lichidarea cheltuielilor
Este faza în procesul execuţiei bugetare în care se verifică existența angajamentelor, se determină sau se verifică realitatea sumei datorate, se verifică condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care să ateste operaţiunile respective.
Verificarea existenței obligaţiei de plată se realizează prin verificarea documentelor justificative din care să rezulte pretenţia creditorului, precum şi realitatea "serviciului efectuat" (bunurile au fost livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau, după caz, existența unui titlu care să justifice plata: titlu executoriu, acord de împrumut, acord de grant etc).
Salariile şi indemnizaţiile vor fi lichidate în baza statelor de plată colective, întocmite de compartimentul Contabilitate, cu excepţia cazurilor în care este necesară lichidarea individuală.
Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sunt Factura
fiscală sau Factura -formulare titpizate (eventual personalizate conform legii) la nivel naţional.
Determinarea sau verificarea existenței sumei datorate creditorului se efectuează de către persoana împuternicită de ordonatorul de credite, pe baza datelor înscrise în factura şi a documentelor întocmite de comisia de recepţie constituita potrivit legii (Proces-verbal de recepţie , în cazul mijloacelor fixe, Nota de recepţie şi constatare de diferențe, în cazul bunurilor materiale, altele decât mijloacele fixe).
Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau din care reies obligaţii de plată certe se vizează pentru "Bun de plata" de ordonatorul de credite sau de persoana delegată cu aceste atribuţii, prin care se confirmă că:
- bunurile furnizate au fost recepţionate, cu specificarea datei şi a locului primirii; - lucrările au fost executate şi serviciile prestate; - bunurile furnizate au fost înregistrate în gestiune şi în contabilitate, cu specificarea gestiunii şi a notei contabile de înregistrare; - condiţiile cu privire la legalitatea efectuării rambursărilor de rate sau a plăţilor de dobânzi la credite ori împrumuturi contractate/garantate sunt îndeplinite; - alte condiţii prevăzute de lege sunt îndeplinite.
Prin acordarea semnăturii şi menţiunii "Bun de plata" pe factură se atestă că serviciul a fost efectuat corespunzător de către furnizor şi că toate poziţiile din factură au fost verificate.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
195
Condiţiile de exigibilitate a obligaţiei se verifică pe baza datelor cuprinse în angajamentele legale, care trebuie să cuprindă şi date cu privire la termenele de plata a obligaţiei. Persoana împuternicită să efectueze lichidarea cheltuielilor verifică personal documentele justificative şi confirmă, pe propria răspundere, că această verificare a fost realizată. Documentele care atestă parcurgerea fazei de lichidare a cheltuielilor stau la baza înregistrării în contabilitatea patrimonială a instituţiei publice pentru reflectarea serviciului efectuat şi a obligaţiei de plata față de terţii creditori.
Responsabilitate
Contabilul-șef
8.4.3. Ordonanțarea cheltuielilor
Este faza în procesul execuţiei bugetare în care se confirmă faptul că livrările de bunuri au fost efectuate sau alte creanţe au fost verificate şi că plata poate fi realizată. Persoana desemnată de ordonatorul de credite confirmă că există o obligaţie certa şi o suma datorată, exigibilă la o anumita data, şi în acest caz ordonatorul de credite bugetare poate emite "Ordonanțarea de plată" pentru efectuarea plaţii.
Ordonanțarea de plată este documentul intern prin care ordonatorul de credite dă dispoziţie conducătorului compartimentului financiar-contabil să întocmească instrumentele de plată a cheltuielilor.
Ordonanțarea de plată trebuie sa conţină date cu privire la:
exerciţiul bugetar în care se înregistrează plata; subdiviziunea bugetară la care se înregistrează plata; suma de plata (în cifre şi litere) exprimată în moneda naţionala sau în monedă
străină, după caz; datele de identificare ale beneficiarului plaţii; natura cheltuielilor; modalitatea de plată. Ordonanțarea de plată este datată şi semnată de ordonatorul de credite sau de persoana
delegata cu aceste atribuţii.
Ordonanțarea de plată va fi însoţită de documentele justificative în original şi va purta viza persoanelor autorizate din compartimentele de specialitate, care să confirme corectitudinea sumelor de plată, livrarea şi recepționarea bunurilor, executarea lucrărilor și prestarea serviciilor, existența unui alt titlu care să justifice plata, precum și, după caz, înregistrarea bunurilor în gestiunea instituţiei şi în contabilitatea acesteia.
Facturile în original sau alte documente întocmite în vederea plaţii cheltuielilor vor purta obligatoriu numărul, data notei contabile şi semnătura persoanei care a înregistrat în contabilitate lichidarea cheltuielilor.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
196
În cazuri excepţionale, când nu este posibilă prezentarea documentelor justificative în original, vor fi acceptate şi copii ale documentelor justificative, certificate pentru conformitatea cu originalul de către ordonatorul de credite sau de persoana delegată cu aceste atribuţii.
În situaţia în care, în conformitate cu prevederile contractuale, urmează să se efectueze plata în rate a bunurilor livrate, lucrărilor executate şi a serviciilor prestate, se vor avea în vedere următoarele:
- prima ordonanțare de plată va fi însoţită de documentele justificative care dovedesc obligaţia către creditor pentru plata ratei respective;
- ordonanțările de plata ulterioare vor face referire la documentele justificative deja transmise conducătorului compartimentului financiar-contabil.
La emiterea ordonanțării de plată finale ordonatorul de credite confirmă faptul că operaţiunea s-a finalizat. Înainte de a fi transmisă compartimentului financiar-contabil pentru plată, ordonanțarea de plată se transmite pentru avizare persoanei împuternicite sa exercite controlul financiar preventiv.
Scopul acestei avizări este de a stabili că:
ordonanțarea de plată a fost emisă corect; ordonanțarea de plată corespunde cu cheltuielile angajate şi suma respectivă este exactă; cheltuiala este înscrisă la subdiviziunea corespunzătoare din bugetul aprobat; există credite bugetare disponibile; documentele justificative sunt în conformitate cu reglementările în vigoare; numele şi datele de identificare ale creditorului sunt corecte.
În cazul în care ordonanțarea de plată nu se avizează, se aplica prevederile privind "Angajarea cheltuielilor".
Nicio ordonanțare de plată nu poate fi prezentată spre semnare ordonatorului de credite decât după ce persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv a acordat viza. Persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv se asigură de faptul că ordonanțările supuse vizei se referă la angajamente de cheltuieli deja vizate şi ca sunt îndeplinite condiţiile de lichidare a angajamentelor.
Ordonanțările de plată nevizate de persoana împuternicită să exercite control financiar preventiv sunt nule şi fără valoare pentru conducătorul compartimentului financiar-contabil care urmează să facă plata, dacă nu sunt autorizate în condiţiile prevăzute de lege.
După aprobare, ordonanțarea de plată împreună cu toate documentele justificative în original se înaintează conducătorului compartimentului financiar-contabil pentru plată.
Primele trei faze ale procesului execuţiei bugetare a cheltuielilor se realizează în cadrul instituţiei publice, răspunderea pentru angajarea, lichidarea şi ordonantarea cheltuielilor revenindu-i ordonatorului de credite bugetare sau persoanelor împuternicite să exercite această calitate prin delegare, potrivit legii.
Responsabilitate
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
197
Contabil - întocmire
Contabil șef - verificare, avizare
Director- aprobare
8.4.4. Plata cheltuielilor
Plata cheltuielilor este faza finala a execuţiei bugetare prin care instituţia publica este eliberată de obligaţiile sale față de terții-creditori.
Plata cheltuielilor se efectuează de persoanele autorizate care, potrivit legii, poarta denumirea generică de contabil, în limita creditelor bugetare şi destinaţiilor aprobate în condiţiile dispoziţiilor legale, prin unităţile de trezorerie şi contabilitate publică la care își au conturile deschise.
Plata cheltuielilor este asigurată de şeful compartimentului financiar-contabil în limita creditelor bugetare deschise şi neutilizate sau a disponibilităţilor aflate în conturi, după caz.
Plata se efectuează de conducătorul compartimentului financiar-contabil numai dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:
cheltuielile care urmează să fie plătite au fost angajate, lichidate şi ordonanţate; există credite bugetare deschise/repartizate sau disponibilităţi în conturi de disponibil; subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectuează plata este cea corectă şi corespunde naturii
cheltuielilor respective; există toate documentele justificative care să justifice plata; semnăturile de pe documentele justificative aparţin ordonatorului de credite sau persoanelor
desemnate de acesta să exercite atribuţii ce decurg din procesul executării cheltuielilor bugetare, potrivit legii;
beneficiarul sumelor este cel îndreptăţit potrivit documentelor care atesta serviciul efectuat; suma datorată beneficiarului este corectă; documentele de angajare şi ordonanțare au primit viza de control financiar preventiv; documentele sunt întocmite cu toate datele cerute de formular; alte condiţii prevăzute de lege.
Nu se poate efectua plata:
în cazul în care nu exista credite bugetare deschise și/sau repartizate ori disponibilităţile sunt insuficiente;
când nu exista confirmarea serviciului efectuat şi documentele nu sunt vizate pentru "Bun de
plata";
când beneficiarul nu este cel față de care instituţia are obligaţii;
când nu există viza de control financiar preventiv pe ordonanțarea de plată şi nici autorizarea
prevăzută de lege. În cazul constatării unei erori în legătură cu plata ce urmează să fie
efectuată, conducătorul compartimentului financiar-contabil suspendă plata. Motivele
deciziei de suspendare a plaţii se prezintă într-o declaraţie scrisă care se trimite
ordonatorului de credite și, spre informare, persoanei împuternicite să exercite controlul
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
198
financiar preventiv.
Ordonatorul de credite poate solicita în scris şi pe propria răspundere efectuarea plaţilor.
Responsabilitate
Compartimentul Contabilitate
Contabil șef - verificare, avizare
Director - aprobare
8.4.5. Deschiderea conturilor
În vederea efectuării cheltuielilor, instituţiile publice au obligaţia de a prezenta unităţilor de trezorerie şi contabilitate publică la care au conturile deschise bugetul de venituri şi cheltuieli aprobat şi repartizat pe trimestre, pe modelele elaborate de Ministerul Finanţelor Publice.
Pentru efectuarea cheltuielilor de capital instituţiile publice vor prezenta unităţilor de trezorerie şi contabilitate publica şi programul de investiţii aprobat în condiţiile legii.
Creditele bugetare aprobate în buget vor putea fi utilizate la cererea ordonatorilor de credite numai după deschiderea de credite de către ordonatorii principali de credite, repartizarea creditelor bugetare pentru bugetul propriu şi pentru ordonatorii de credite secundari sau terţiari, după caz, si/sau alimentarea cu fonduri a conturilor deschise pe seama acestora.
Deschiderea conturilor de cheltuieli şi de disponibilităţi de către instituţiile publice se efectuează potrivit normelor privind organizarea şi funcţionarea trezoreriilor statului.
Dreptul de administrare şi dispoziţie asupra conturilor de cheltuieli bugetare sau de disponibil, deschise la unităţile de trezorerie şi contabilitate publica, se va exercita în mod exclusiv de către instituţiile publice pe seama cărora au fost deschise, prin persoanele special împuternicite în acest sens, după comunicarea către trezorerie sau banca a împuternicirilor şi a fiselor cu specimenele de semnaturi ale persoanelor abilitate să efectueze plata, împreună cu amprenta ştampilei.
Responsabilitate
Compartimentul Contabilitate
Contabil șef - verificare, avizare
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
199
Director - aprobare
8.4.6. Plata efectivă
Ordinele de plată se emit pe numele fiecărui creditor. Acestea vor fi datate şi vor avea înscrise în spaţiul rezervat obiectul plaţii şi subdiviziunea bugetului aprobat de la care se face plata.
Ordinele de plată se înscriu într-un registru distinct, vor purta un număr de ordine unic,
începând cu numărul 1 în ordine crescătoare pentru fiecare ordonator de credite şi pentru fiecare
exerciţiu bugetar.Un ordin de plata nu poate cuprinde plaţi referitoare la mai multe subdiviziuni ale
bugetului aprobat.
Ordinele de plată se emit pe baza documentelor justificative din care să reiasă că urmează să se achite integral sau parţial o datorie contractată şi justificată. Se exceptează de la această regulă ordinele de plata ce se emit pentru plata de avansuri.
Acţiunile şi categoriile de cheltuieli pentru care se pot acorda plaţi în avans din fonduri publice sunt cele stabilite prin Hotărâri ale Guvernului.
Responsabilitate
Compartimentul Contabilitate- întocmire
Contabil șef- semnare
Director -semnare
8.4.7.Recuperare
Sumele reprezentând plaţi în avans nejustificate prin bunuri livrate, lucrări executate şi servicii prestate până la sfârşitul anului se recuperează de către instituţia publica care a acordat avansurile şi se vor restitui bugetului din care au fost acordate, cu perceperea dobânzilor şi penalităţilor de întârziere aferente, potrivit legii.
Responsabilitate
Compartimentul Contabilitate
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
200
8.4.8. Alimentare Casa
Din conturile de cheltuieli bugetare sau de disponibilităţi, după caz, instituţiile publice pot ridica, pe baza de Cecuri pentru ridicare de numerar, numerarul pentru efectuarea plaţilor de salarii, premii, deplasări, precum şi pentru alte cheltuieli care nu se pot efectua prin virament, cum ar fi: drepturi cu caracter social, burse pentru elevi şi studenţi, ajutoare etc.
În Fila de cec se menţionează şi natura cheltuielilor care urmează să se efectueze din numerarul ridicat.
Instituţiile publice vor lua masurile necesare pentru reducerea la maximum a plăţilor în numerar, efectuând prin casieria proprie numai acele cheltuieli de volum redus care nu se justifică a fi efectuate prin virament.
Sumele ridicate în numerar se păstrează în casieria instituţiei publice în condiţii de siguranţă.
În vederea efectuării de plaţi în numerar pentru deplasări sau achiziţionarea de bunuri, executarea de lucrări sau prestarea de servicii se pot acorda avansuri în numerar persoanelor desemnate pe baza "Dispoziţiei de plata - încasare către casierie", semnată de conducătorul compartimentului financiar-contabil şi de persoanele cu atribuţii în efectuarea plaţilor în numerar. Justificarea avansurilor în numerar se efectuează în baza Documentelor justificative eliberate de agenţii economici sau de persoane fizice autorizate, respectiv Facturi fiscale, Facturi, Chitanţe, Bon de comanda-chitanta sau alte Formulare ori Documente privind activitatea financiara şi contabilă cu regim special, aprobate potrivit legii.
Responsabilitate
Compartimentul Contabilitate
Contabil șef -semnare
Director - semnare
8.4.9. Organizarea angajamentelor bugetare şi legale
Instituţiile publice, indiferent de subordonare şi de modul de finanţare a cheltuielilor, au obligaţia să organizeze evidența angajamentelor bugetare şi legale.
Evidența angajamentelor bugetare şi legale este ţinuta de compartimentul de contabilitate, iar persoana împuternicita să exercite controlul financiar preventiv va supraveghea organizarea şi ținerea evidenței, actualizarea şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
201
Scopul organizării evidenței angajamentelor bugetare este de a furniza informaţii în orice
moment şi pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciţiul bugetar curent cu
privire la:
creditele bugetare consumate prin angajare şi prin comparaţie să se determine creditele bugetare
disponibile care pot fi angajate în viitor. angajamentele legale anuale sau multianuale aprobate de ordonatorul de credite.
Responsabilitate
Compartimentul Contabilitate
Contabil șef - semnare
8.4.10. Evidența angajamentelor bugetare şi legale
Evidența angajamentelor bugetare şi legale este ţinută concomitent de compartimentul de contabilitate şi de persoana împuternicita să exercite controlul financiar preventiv. În acest scop, printr-un act de decizie administrativă se vor desemna persoana (persoanele) şi înlocuitorii acesteia care vor avea atribuţii pe linia organizării şi conducerii evidenței angajamentelor bugetare şi legale.
Principalele atribuţii ale acestora privesc:
a) evidența creditelor bugetare aprobate în exerciţiul bugetar curent, precum şi a modificărilor intervenite pe parcursul exerciţiului bugetar curent cu ajutorul contului 940 "Credite bugetare aprobate"; b) evidența angajamentelor bugetare cu ajutorul contului 950 "Angajamente bugetare"; c) compararea datelor din conturile 940 "Credite bugetare aprobate" şi 950 "Angajamente bugetare" şi determinarea creditelor bugetare disponibile care pot fi angajate; d) evidența angajamentelor legale cu ajutorul contului 960 "Angajamente legale"; e) la finele lunii, reevaluarea angajamentelor legale exprimate în alte monede decât moneda naţională, la cursul de schimb valutar comunicat de Banca Naţională a României, valabil pentru ultima zi lucrătoare a lunii. Cu diferențele din reevaluare se majorează sau se diminuează, după caz, valoarea angajamentelor bugetare şi legale din conturile 950 "Angajamente bugetare" şi 960 "Angajamente legale"; f) la finele anului, înregistrarea în creditul contului 960 "Angajamente legale" a totalului plăţilor efectuate în cursul anului în contul angajamentelor legale încheiate. Datele se preiau din conturile 770 "Finanţarea bugetară privind anul curent", 560 "Disponibil al instituţiei publice finanţate din venituri proprii", 550 "Disponibil din fonduri cu destinaţie speciala şi de redistribuire" etc.
Procedura de înregistrare în contabilitate a cheltuielilor bugetare trebuie să dea posibilitatea de a asigura pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat în exerciţiul bugetar curent informaţii cu privire la:
a) creditele bugetare disponibile; b) angajamentele legale; c) plăţile efectuate în baza angajamentelor legale la un moment dat;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
202
d) soldul angajamentelor legale care mai trebuie plătite la finele anului; e) datele necesare întocmirii "Situaţiei privind execuţia cheltuielilor bugetare angajate la finele trimestrului", potrivit modelului prezentat în normele în vigoare, situaţie care este parte componenta din structura "Situaţiilor financiare" trimestriale şi anuale ale instituţiilor publice.
Responsabilitate
Compartiment Contabilitate
Contabil șef semnare
8.4.11. Raportarea angajamentelor bugetare şi legale
Situaţia privind execuţia cheltuielilor angajate la finele trimestrului va fi însoţită de un raport explicativ privind toate informaţiile utile cu privire la angajamentele efectuate în cursul exerciţiului bugetar.
Toate documentele elaborate în cursul acestei proceduri se arhivează conform normelor în vigoare.
Responsabilitate
Compartimentul Contabilitate
Contabil șef -semnare
8.5. Înregistrări
Propunere de plată Angajament de plată Ordonanțare de plata OP Ordine de schimb valutar Note contabile Fișe de cont pe conturile specifice Balanţe de verificări Jurnale Registru Jurnal Execuţie bugetară Diverse situaţii contabile
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
203
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
9.1. Directorul
9.1.1 Aprobă Comenzile/Contractele de achiziţie, colaborare, finanţare, închiriere, asociere, muncă, împrumut, etc, sau Convenţii, Acte de control, etc. şi orice alte Documente prin care se angajează legal Obligaţii de plată din bugetul în vigoare, în limitele superioare ale cheltuielilor prevăzute, inclusiv în cazul celor aferente acţiunilor multianuale și/sau cofinanțate;
9.1.2 Răspunde de respectarea principiilor unei bune gestiuni financiare, ale unui management financiar sănătos, în special ale economiei şi eficienței cheltuielilor -utilizarea creditelor bugetare trebuie să fie precedată de o evaluare care să asigure faptul ca rezultatele obţinute sunt corespunzătoare resurselor utilizate;
9.1.3 Aproba Referatele de necesitate însoțite de Note de Fundamentare şi Angajamentele Bugetare şi Ordonanțările corespunzătoare;
9.1.4 Semnează Dispoziţiile privind plăţile din fonduri bugetare aflate la dispoziţia sa sau din fonduri extrabugetare.
9.2. Contabilul șef
9.2.1. Verifică şi semnează Documentele de plată rezultate din activităţile desfăşurate în cadrul procesului;
9.2.2. Verifică şi semnează Propunerile însoțite de Angajamentele bugetare şi Ordonanțările sau a Dispoziţiilor directorului privind plăți/cheltuieli din buget;
9.2.3. Verifică şi semnează OP și toate celelalte documente rezultate în urma acestei proceduri.
9.2.4. Verifică şi semnează Angajamentele Bugetare şi Ordonanțările sau Referatele de necesitate însoțite de Notele de Fundamentare corespunzătoare pentru efectuarea plaţilor/cheltuielilor de care sunt interesate în domeniul lor de activitate.
9.2.5. Coordonează activităţile de urmărire a realităţii, conformării cu clauzele contractuale şi legalităţii Facturilor şi plaţilor/cheltuielilor efectuate.
9.3. Compartimentul Contabilitate
9.3.1. Execută procedura; 9.3.2. Verifică şi vizează Angajamentele Bugetare şi Ordonanțările sau Referatele de necesitate
însoțite de Note de Fundamentare, pentru efectuarea plaţilor/cheltuielilor în cauză; 9.3.3. Urmărește realitatea, conformarea cu clauzele contractuale şi legalitatea Facturilor de la
furnizori în vederea efectuării plaţilor; 9.3.4. Elaborează OP corespunzătoare plaţilor; 9.3.5. Arhivează înregistrarile rezultate
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
204
9.4. Persoanele care acordă viza C.F.P
9.4.1. Răspund de respectarea prezentei proceduri.
9.4.2. Răspund de verificarea operaţiunilor pentru care au acordat viza de CFP.
Colegiul Național
„Ferdinand I”
Bacău
Compartiment
CONTABILITATE
ADMINISTRATIV
PROCEDURA OPERATIONALĂ
PRIVIND ATRIBUIREA
CONTRACTELOR DE
ACHIZIȚIE DIRECTĂ
(CERERE DE OFERTĂ)
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PO: PROCEDURA OPERAŢIONALĂ – PO ....
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
1. Elaborat ................. Responsabil
achiziții
publice la
nivelul unității
2. Verificat ..............................
.......
Contabil-şef
3. Aprobat Prof. Mirela Director
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
205
Berza
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale
Ediţia sau,
după caz,
revizia în
cadrul ediţiei
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Ediţia I - Elaborare
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data primirii Semnătura
1. Informare
aplicare
şi
arhivare
I Secretariat Secretar şef ........................ .................
2. Informare
evidenţă
I Echipa
managerială
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
206
3. Aplicare I Financiar-
contabil +
achiziţii
Contabil-şef ....................... ..................
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Procedura are ca scop stabilirea cadrului organizatoric privind atribuirea
contractelor de achiziție directă prin stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea
atribuirii contractelor de achiziție publică și stabilirea responsabilităților privind întocmirea,
avizarea și aprobarea documentelor aferente acestei activități.
4.2. Procedura se referă la activitatea financiar-contabilă și de achiziții publice din
cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău.
4. 3. Asigură continuitatea acestei activități.
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea administrării fondurilor în mod
economic, eficient şi eficae pentru îndeplinirea obiectivelor generale ale Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Procedura se aplică în cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău de către
compartimentul Contabilitate și structura cu atribuții de achiziții publice.
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
207
6.1. Reglementări internaționale
- nu este cazul
6.2. Legislaţie primară
6.2.1. O.U.G. nr. 34 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de
concesiune de lucrări publice si a contractelor de concesiune de servicii;
6.2.2. H.G. nr.925/2006 – Hotarâre pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractelor de achiziție publică din OUG nr.34/2006
6.2.3. Ghidul pentru atribuirea contractelor de achiziție publică nr. 155/2006.
6.2.4. O.G. nr. 119/1999 - privind auditul intern şi controlul financiar preventiv;
6.2.5. Legea nr. 84/2003 pentru modificarea şi completarea OG nr. 119/1999 privind
auditul intern şi controlul financiar preventiv;
6.2.6. OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare
la exercitarea controlului financiar preventiv;
6.2.7. OMFP nr. 912/2004 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice
generale referitoare la exercitarea CFP, aprobate prin OMFP nr. 522/2003
6.3. Legislaţie secundară
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005).
6.4. Reglementări interne
Regulamentul de ordine interioară
Decizia internă de constituire a comisiei de achiziții
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
208
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
7.1. Definiţii:
7.1.1. Vocabularul comun al achizițiilor publice - CPV - desemnează nomenclatorul de
referință aplicabil contractelor de achiziție publică, adoptat prin Regulamentul nr.
2.195/2002/CE al Parlamentului European și al Consiliului privind vocabularul comun al
achizițiilor publice, publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 340 din 16
decembrie 2002, asigurând corespondența cu alte nomenclatoare existente;
7.1.2. Sistemul electronic de achiziții publice - SEAP - desemnează sistemul informatic de
utilitate publică, accesibil prin internet la o adresă dedicată, utilizat în scopul aplicării prin
mijloace electronice a procedurilor de atribuire;
7.1.3. Procedura de atribuire - etapele ce trebuie parcurse de autoritatea contractantă și de
către candidați/ofertanți pentru ca acordul părților privind angajarea în contractul de achiziție
publică să fie considerat valabil;
7.1.4. Propunere financiară - parte a ofertei ce cuprinde informațiile cu privire la preț, tarif,
alte condiții financiare și comerciale corespunzătoare satisfacerii cerințelor solicitate prin
documentația de atribuire;
7.1.5. Propunere tehnică - parte a ofertei elaborată pe baza cerințelor din caietul de sarcini
sau, dupa caz, din documentația descriptivă;
7.1.6. Ofertant - oricare operator economic care a depus oferta;
7.1.7.. Oferta - actul juridic prin care operatorul economic își manifestă voința de a se angaja
din punct de vedere juridic într-un contract de achiziție publică; oferta cuprinde propunerea
financiară și propunerea tehnică;
7.1.8. Operator economic - oricare furnizor de produse, prestator de servicii ori executant de
lucrări - persoană fizică/juridică, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu
activitate în domeniul care oferă în mod licit pe piață produse, servicii și/sau execuție de
lucrări;
7.1.9. Documentație de atribuire – documentația ce cuprinde toate informațiile legate de
obiectul contractului de achiziție publică și de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv
caietul de sarcini sau, dupa caz, documentația descriptivă;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
209
7.1.10. Contract de achiziție publică - contractul care include și categoria contractului
sectorial, astfel cum este definit la art. 229 alin. (2), cu titlu oneros, încheiat în scris între una
sau mai multe autorități contractante, pe de o parte, și unul sau mai mulți operatori
economici, pe de alta parte, având ca obiect execuția de lucrări, furnizarea de produse sau
prestarea de servicii;
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioară
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educației, Cercetării,
Tineretului și Sportului
3. CFP Control financiar preventiv
4. CPV Vocabularul comun al
achizițiilor publice
5. SEAP Sistemul electronic de
achiziții publice
8. DESCRIEREA PROCEDURII
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
210
ETAPE
1. Identificarea necesităților și a fondurilor necesare
- Referat de necesitate
- Fila de buget / aprobare obținere credit
Responsabil: coordonatorul de compartiment
2. Alegerea procedurii de cerere de ofertă
- Poziție în programul anual al achizițiilor publice
- Nota justificativă privind aplicarea procedurii de cerere de ofertă
Responsabil: coordonatorul de compartiment
3. Elaborarea documentației de atribuire
- elaborarea caietului de sarcini
- elaborarea clauzelor contractuale
- stabilirea cerințelor minime de calificare referitoare la situația economică și financiară sau la
capacitatea tehnică și/sau profesională
- stabilirea criteriului de atribuire și elaborarea notei justificative cu privire la aceasta
- finalizarea fișei de date a achiziției
- documentația de atribuire aprobată
Responsabil: Comisia de achiziții
4. Transmiterea invitației de participare/cererea de ofertă și a documentației de atribuire
- către SEAP sau către operatori economici
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
211
5. Perioada de așteptare
- primirea solicitărilor de clarificări și transmiterea răspunsurilor
- primirea contestațiilor, dacă este cazul
- depunerea ofertelor
- completarea declarațiilor privind confidențialitatea și conflictul de interese
Responsabil: Comisia de achiziții
6. Examinarea și evaluarea ofertelor
- verificarea condițiilor de eligibilitate, clarificare, corespondență tehnică și financiară
- solicitarea de clarificări privind oferta, dacă este cazul
- aplicarea criteriului de atribuire
- stabilirea ofertei câștigătoare
- elaborarea raportului și aprobarea acestuia
Responsabil: Comisia de evaluare a ofertelor
7. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire
- comunicarea privind rezultatul procedurii de atribuire
Responsabil: Comisia de achiziții, secretariatul
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
212
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
9.1. Directorul
9.1.1. asigurarea cadrul organizatoric care să permită implementarea corectă a procedurii de
achiziții
9.1.2. analizarea documentelor care îi sunt înaintate spre aprobare
9.1.3. stabilirea responsabilități în gestionarea documentelor și în controlul acestei operațiuni
prin decizii interne
9.2. Comisia de achiziții:
9.2.1. Verificarea îndeplinirii criteriilor de calificare de către ofertanți
9.2.2. Verificarea propunerilor tehnice prezentate de ofertanți, din punct de vedere al modului în
care acestea corespund cerințelor minime din caietul de sarcini
9.2.3. Verificarea propunerilor financiare prezentate de ofertanți din punctul de vedere al
încadrării în fondurile care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului de achiziție
publică respectiv
9.2.4. Stabilirea ofertelor inacceptabile sau neconforme și a motivelor care stau la baza încadrării
ofertelor respective în această categorie
9.2.5. Stabilirea ofertelor admisibile
9.2.6. Aplicarea criteriului de atribuire, astfel cum a fost prevăzut în documentația de atribuire și
stabilirea ofertei câștigătoare
9.2.7. Elaborarea raportului procedurii de atribuire
9.2.8. Elaborează Programul anual al achizițiilor publice, în colaborare cu contabilul-șef
9.3. Contabilul șef
9.3.1. verificarea respectării procedurii în cadrul compartimentului pe care îl coordonează;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
213
9.4. Secretariatului
9.4.1. înregistrarea documentelor primite și trimise
9.4.2. transmiterea documentelor în timp util, în funcție de conținut și destinatar
Colegiul Național
„Ferdinand I”
Bacău
Compartiment
CONTABILITATE
PROCEDURA OPERATIONALA
PRIVIND COMPLETAREA
REGISTRULUI CARTEA MARE
(FIŞA DE CONT PENTRU
OPERAŢIUNI DIVERSE)
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PO: PROCEDURA OPERAŢIONALĂ – PO ....
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
1. Elaborat ................. Contabil
2. Verificat ..................... Contabil-şef
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale
Ediţia sau,
după caz,
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
214
revizia în
cadrul ediţiei
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Ediţia I - Elaborare
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data primirii Semnătura
1. Informare
aplicare
şi
arhivare
I Secretariat Secretar şef ........................ .................
2. Informare
evidenţă
I Echipa
managerială
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare I Financiar-
contabil +
achiziţii
Contabil-şef ....................... ..................
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Procedura este elaborată în scopul definirii cadrului organizatoric în care se
completează registrul Cartea mare..
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
215
4. 2. Procedura se referă la întreaga activitate financiar-contabila din cadrul Colegiului
Naţional „Ferdinand I” Bacău, orice act financiar privind plăţile având nevoie de viza privind
Controlul Financiar Preventiv (CFP).
4. 3. Asigură continuitatea acestei activități.
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea administrării fondurilor în mod
economic, eficient şi eficae pentru îndeplinirea obiectivelor generale ale Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Procedura se aplica de către Compartimentul Contabilitate.
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
6.1. Reglementări internaționale
- nu este cazul
6.2. Legislaţie primară
6.2.1. Legea contabilităţii nr.82/1991 republicată;
6.2.2. Ordinul 3512/2008 privind registrele şi formularele financiar-contabile publicat în
MO 870/23.12.2008;
6.2.3. Norme de utilizare a registrelor de contabilitate, registrul Cartea mare;
6.3. Legislaţie secundară
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
216
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005).
6.4. Reglementări interne
Regulamentul de ordine interioară
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
7.1. Definiţii:
7.1.5. An bugetar - anul financiar pentru care se aprobă bugetul; anul bugetar este
anul calendaristic care începe la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie;
7.1.6. Angajament bugetar - orice act prin care o autoritate competentă, potrivit
legii, afectează fonduri publice unei anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare
aprobate;
7.1.3. Angajament legal - faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând orice act
juridic din care rezultă sau ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice;
7.1.4. Articol bugetar - subdiviziune a clasificaţiei cheltuielilor bugetare, determinate în
funcţie de caracterul economic al operaţiunilor în care acestea se concretizează şi care
desemnează natura unei cheltuieli, indiferent de acţiunea la care se referă;
7.1.5. Balanţa de verificare - procedeu contabil prin care, lunar, trimestrial, semestrial sau
ori de câte ori este nevoie, se grupează şi se sistematizează informaţiile în conturi,
urmărindu-se respectarea dublei înregistrări (Lista tuturor conturilor soldate şi nesoldate în
Cartea mare, în care sunt prezentate, în funcţie de forma, informaţii privind soldurile,
rulajele şi sumele conturilor);
7.1.6. Bilanţ - document contabil de sinteză care reflectă activul, pasivul şi capitalul
propriu al unei organizaţii la încheierea exerciţiului financiar, precum şi în celelalte situaţii
prevăzute de lege;
7.1.9. Balanţa - Tabel statistico-economic folosit în analiză şi planificare, prin care
se compară şi se raportează indicatorii care urmează a fi corelaţi, echilibraţi, pe o
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
217
anumită perioadă;
7.1.8. Buget - document prin care sunt prevăzute şi aprobate în fiecare an veniturile şi
cheltuielile sau, după caz, numai cheltuielile, în funcţie de sistemul de finanţare a
instituţiilor publice;
7.1.17. Clasificaţie bugetară - gruparea veniturilor şi cheltuielilor bugetare într-o ordine
obligatorie şi dupa criterii unitare;
7.1.18. Cereri de tragere - document pe care debitorul îl prezinta băncii creditoare şi prin
care se solicită virarea unor sume din creditul contractat;
7.1.19. Conformitate - caracteristica unei operaţiuni, a unor acte sau fapte administrative
produse în cadrul unei entităţi publice de a corespunde politicii asumate în mod expres în
domeniul respectiv de către entitatea în cauză sau de către o autoritate superioară
acesteia, potrivit legii;
7.1.20. Cont - procedeu contabil de urmărire permanentă şi sistematică, într -o
formă specială, în expresie valorică şi uneori cantitativă, existenţa şi mişcarea
mijloacelor şi a surselor acestora, precum şi procesele economice şi rezultatele acestora;
7.1.13. Control financiar preventiv - activitatea prin care se verifică legalitatea şi
regularitatea operaţiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public,
înainte de aprobarea acestora
7.1.14. Control intern - ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,
inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi
reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic,
eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi
procedurile;
7.1.15. Creanţe - valori avansate temporal de o organizaţie terţilor (persoane fizice sau
juridice) pentru care urmează să primească un echivalent (o sumă de bani sau un serviciu);
7.1.16. Credit - relaţie bănească apărută în legatură cu acordarea de împrumuturi în bani
unor persoane (fizice sau juridice) sau în legatură cu amânarea plăţii;
7.1.17. Credit bugetar - suma aprobată prin buget, reprezentând limita maximă până la care
se pot ordonanta şi efectua plăţi în cursul anului bugetar pentru angajamentele contractate
în cursul exerciţiului bugetar şi/sau din exerciţii anterioare pentru acţiuni multianuale,
respectiv se pot angaja, ordonanţa şi efectua plăţi din buget pentru celelalte acţiuni;
7.1.18. Credit de angajament - limita maximă a cheltuielilor ce pot fi angajate, în timpul
exerciţiului bugetar, în limitele aprobate;
7.1.19. Deschidere de credite bugetare - aprobare comunicată Trezoreriei Statului de către
Ordonanţatorul principal de credite în limita căreia se pot efectua repartizări de credite
bugetare şi plăţi de casă din bugetele locale;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
218
7.1.20. Dobânda - suma de bani cu acest titlu, dar şi alte prestaţii sub orice titlu sau
denumire, la care debitorul se obligă drept echivalent al folosinţei capitalului;
7.1.83. Economicitate - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea
rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzatoare a acestor
rezultate;
7.1.84. Eficacitate - gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre
activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al activităţii respective;
7.1.85. Eficienţă - maximizarea rezultatelor unei activităţi în relaţie cu resursele utilizate;
7.1.86. Entitate publică - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională,
regie autonomă, societate comercială la care statul sau o unitate adminis trativ-teritorială
este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri
publice şi/sau patrimoniu public;
7.1.87. Evidenţa contabilă - înregistrare sistematică a informaţiilor privind situaţia
patrimonială şi a rezultatelor obţinute de către un agent economico-social, atât pentru
necesităţile acestuia cât şi pentru relaţiile cu asociaţii sau acţionarii, clienţii, furnizorii,
băncile, organele fiscale şi alte persoane juridice sau fizice ;
7.1.88. Execuţie bugetară - activitatea de încasare a veniturilor bugetare şi de efectuare a
plăţii cheltuielilor aprobate prin buget;
7.1.89. Exerciţiu bugetar - perioada egală cu anul bugetar pentru care se elaborează, se
aprobă, se execută şi se raportează bugetul;
7.1.90. Extras de cont - document ce atestă tranzacţiile cu disponibilităţi;
7.1.91. Fişe de cont - document contabil unde se înregistrează în ordine cronologica toate
operaţiile economice după documentele de evidenţă şi după articole contabile;
7.1.92. Fonduri publice - sumele alocate din bugetul de stat, bugetele locale, bugetul
asigurărilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului,
bugetele instituţiilor publice autonome, bugetele instituţiilor publice finanţate integral sau
parţial din bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat şi bugetele fondurilor
speciale, după caz, bugetele instituţiilor publice finanţate integral din venituri proprii,
bugetul fondurilor provenite din credite externe contractate sau garantate de stat şi a căror
rambursare, dobânzi şi alte costuri se asigură din fonduri publice, bugetul fondurilor
externe nerambursabile, credite externe contractate sau garantate de autorităţile
administraţiei publice locale, împrumuturi interne contractate de autorităţile administraţiei
publice locale, precum şi din bugetele instituţiilor publice finanţate integral sau parţial din
bugetele locale;
7.1.93. Garanţie - ansamblu de mijloace juridice de garantare a obligaţiilor prin afectarea
unui bun al debitorului sau chiar al altei persoane, în scopul asigurării executării obligaţiei
asumate;
7.1.94. Inspecţie - verificarea efectuată la faţa locului, în scopul constatării unor eventuale
abateri de la legalitate şi al luării de măsuri pentru protejarea fondurilor publice şi a
patrimoniului public şi pentru repararea prejudiciului produs, după caz;
7.1.95. Jurnal - un registru contabil unde se înregistrează toate operaţiunile – mişcările
patrimoniului (economico-financiare) sistematic şi în ordine cronologică;
7.1.96. Legalitate - caracteristica unei operaţiuni de a respecta toate prevederile legale care îi
sunt aplicabile, în vigoare la data efectuării acesteia;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
219
7.1.97. Lege bugetară anuală - lege care prevede şi autorizează pentru fiecare an bugetar
veniturile şi cheltuielile bugetare, precum şi reglementări specifice exerciţiului bugetar;
7.1.98. Lege de rectificare - lege care modifică în cursul exerciţiului bugetar legea bugetară
anuală;
7.1.99. Lichidarea cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare în care se verifică
existenţa angajamentelor, se determină sau se verifică realitatea sumei datorate, se verifică
condiţiile de exigibilitate ale angajamentului, pe baza documentelor justificative care să
ateste operaţiunile respective;
7.1.100. Nota contabilă - document justificativ de înregistrare în contabilitatea sintetică şi
analitică, de regulă pentru operaţiunile care nu au la bază docurnente justificative (ştornări,
virări, etc.);
7.1.101. Obligaţie de plată - raport juridic în virtutea căruia debitorul este ţinut faţă de
creditor la a da o anume sumă sub sancţiunea constrângerii;
7.1.102. Operaţiune - orice acţiune cu efect financiar pe seama fondurilor publice sau a
patrimoniului public, indiferent de natura acesteia;
7.1.103. Oportunitate - caracteristica unei operaţiuni de a servi, în mod adecvat, în
circumstanţe date, realizării unor obiective ale politicilor asumate;
7.1.104. Ordonanţarea cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare în care se confirmă
că livrările de bunuri şi de servicii au fost efectuate sau alte creanţe au fost verificate şi că
plata poate fi realizată;
7.1.105. Ordonator de credite - persoana împuternicită prin lege sau prin delegare, potrivit
legii, să dispuna şi să aprobe operaţiuni;
7.1.106. Patrimoniu public - totalitatea drepturilor şi obligaţiilor statului, unităţilor
administrativ-teritoriale sau ale entităţilor publice ale acestora, dobândite sau asumate cu
orice titlu. Drepturile şi obligaţiile statului şi ale unităţilor administrativ-teritoriale se referă
atât la bunurile din domeniul public, cât şi la cele din domeniul privat al statului şi al
unităţilor administrativ-teritoriale;
7.1.107. Persoana desemnată cu exercitarea controlul financiar preventiv propriu – persoana
din cadrul compartimentelor de specialitate, numită de conducătorul entităţii publice pentru
exercitarea controlului financiar preventiv propriu sau persoana care îndeplineşte această
atribuţie pe bază de contract, în condiţiile legii;
7.1.108. Plata cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin
care instituţia publică achită obligţiile sale faţă de terţi;
7.1.109. Plata - faza din procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin
care instituţia publică achită obligaţiile sale faţă de terţii creditori (este eliberată de
obligaţiile sale faţă de terţii creditori);
7.1.110. Proiect de operaţiune - orice document prin care se urmăreşte efectuarea unei
operaţiuni, în forma pregătită în vederea aprobării sale de către autoritatea competentă,
potrivit legii;
7.1.111. Registru Jurnal - documentul contabil în care se efectuează înregistrarea
cronologică a tuturor tranzacţiilor, evenimentelor şi a operaţiilor, prezentând sume le
conturilor implicate debitoare sau creditoare şi alte informaţii legate de acestea;
7.1.112. Regularitate - caracteristica unei operaţiuni de a respecta sub toate aspectele
ansamblul principiilor şi regulilor procedurale şi metodologice care sunt aplicabi le
categoriei de operaţiuni din care face parte;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
220
7.1.113. Scadenţar - document de eşalonare a cheltuielilor ce se efectuează în
perioada
curentă şi privesc perioadele viitoare şi care urmează a se repartiza lunar asupra
cheltuielilor;
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioară
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educației, Cercetării,
Tineretului și Sportului
3. CFP Control financiar preventiv
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8.1. Generalităţi
Cartea mare (cod 14-1-3) este un registru contabil obligatoriu în care se înregistrează
lunar și sistematic prin regruparea conturilor, mișcarea și existența tuturor elementelor de activ și
de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteză și sistematizare ce
conține simbolul contului debitor și al conturilor creditoare corespondente, rulajul creditor și
debitor, precum și soldul contului.
Registrul jurnal Cartea mare poste fi înlocuit cu Fișa de cont pentru operațiuni diverse.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
221
Editarea Cărții mari se efectuează la cererea organelor de control sau funcție de necesități
proprii.
Nu circulă, fiind un document de înregistrare contabilă.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
8.2. Modul de lucru
Cartea mare (cod 14-1-3) este documentul de sistematizare contabilă care cuprinde toate
conturile sintetice și reflectă existența și mișcarea tuturor elementelor de activ și pasiv la un
moment dat.
Cartea mare servește la stabilirea rulajelor lunare și a soldurilor conturilor și stă la baza
întocmirii balanței de verificare. Pentru stabilirea rulajelor se preia din Cartea mare rulajul
creditor din jurnalul contului respectiv, iar rulajul debitor se stabilește prin totalizarea sumelor
preluate din coloanele de conturi corespunzătoare ale jurnalelor. Soldul debitor sau creditor al
fiecărui cont se stabilește funcție de rulajele debitoare și creditoare ale contului respectiv,
ținându-se seama de soldul de la începutul anului, care se înscrie pe rândul destinat în acest scop.
Balanța de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea înregistrării
corecte în contabilitate a operațiunilor efectuate și controlul concordanței dintre contabilitatea
sintetică și analitică, precum și principalul instrument pe baza căruia se întocmesc raportările
contabile, potrivit legii.
Balanța de verificare a conturilor sintetice, precum și balanțele de verificare ale conturilor
analitice se întocmesc cel puțin anual, la încheierea exercițiului financiar sau la termenele de
întocmire a raportărilor contabile, la alte perioade prevăzute de actele normative în vigoare și ori
de câte ori se consideră necesar.
Nu circulă, fiind un document de înregistrare contabilă.
Se arhivează de compartimentul Contabilitate.
Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Cartea mare se păstrează în unitate timp de 10 ani
de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere,
sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite în termenul de maxim 30 de zile de la constatare.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
222
Criteriile minimale privind programele informatice utilizate în activitatea financiar-
contabilă
În condițiile conducerii contabilității cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare
automată a datelor, fiecare operațiune economico-financiară se va înregistra prin articole
contabile, în mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în unitate.
Sistemul informatic de prelucrare automată a datelor la nivelul fiecărei unități trebuie să
asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările
contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestor suporturi tehnice.
Elaboratorii de programe informatice au obligația de a prevedea, prin contractele de
livrare a programelor informatice clauze privind întreținerea și adaptarea produselor livrate,
precum și clauze privind eliminarea posibilităților de modificare a procedurilor de prelucrare
automată a datelor de către utilizatori.
Persoanele care efectuează lucrări cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare
automată a datelor poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informațiilor din documente, iar
beneficiarii răspund pentru exactitatea și realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.
Condițiile în care se pot întocmi, edita și arhiva electronic registrele, jurnalele și alte
documente financiar-contabile
Din punct de vedere al bazei de date să existe posibilitatea reconstituirii în orice moment
a conținutului registrelor, jurnalelor și altor documente financiar-contabile.
Să existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzând măsurile tehnice și
organizatorice care să asigure următoarele cerințe minimale:
a) confidențialitatea și integritatea comunicațiilor;
b) confidențialitatea și nonrepudierea tranzacțiilor;
c) confidențialitatea și integritatea datelor;
d) împiedicarea, detectarea și monitorizarea accesului neautorizat în sistem;
e) restaurarea informațiilor gestionate de sistem în cazul unor calamități naturale,
evenimente imprevizibile, prin:
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
223
- arhivarea datelor utilizând tehnologia WORM (Write Once Read Many), care să
permită inscripționarea o singură dată și accesarea ori de câte ori este nevoie a informațiilor
stocate;
- înregistrarea datelor din documentele financiar-contabile în timp real, în alt sistem de
calcul, cu aceleași caracteristici, care să fie amplasate într-o altă locație.
Să se asigure listarea tuturor registrelor, jurnalelor și formularelor la cererea organelor de
control.
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
9.1. Directorul
9.1.1. Asigură cadrul organizatoric pentru funcționarea compartimentului Contabilitate.
9.3. Contabilul şef
9.3.1. Desemnează persoana care întocmește Registrul Cartea mare.
9.3.2. Organizează operațiunile de semnare, editare și arhivare a Registrului Cartea mare.
Colegiul Național
„Ferdinand I”
Bacău
Compartiment
CONTABILITATE
PROCEDURA OPERATIONALA
DE CONTROL INTERN
PRIVIND ACTIVITATEA DE
CONTROL FINANCIAR
PREVENTIV
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PO: PROCEDURA OPERAŢIONALĂ – PO ....
DATA:
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
224
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
1. Elaborat ................. Contabil
2. Verificat ..................... Contabil-şef
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale
Ediţia sau,
după caz,
revizia în
cadrul ediţiei
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Ediţia I - Elaborare
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data primirii Semnătura
1. Informare
aplicare
şi
arhivare
I Secretariat Secretar şef ........................ .................
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
225
2. Informare
evidenţă
I Echipa
managerială
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare I Financiar-
contabil +
achiziţii
Contabil-şef ....................... ..................
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Procedura este elaborată în scopul definirii cadrului organizatoric în care se acordă
viza de control financiar preventiv. Scopul Controlului Financiar Preventiv este identificarea
proiectelor de operaţiuni (denumite în continuare operaţiuni) care nu respectă condiţiile de
legalitate şi regularitate şi/sau, după caz, de încadrare în limitele şi destinaţia creditelor bugetare
şi de angajament şi prin a căror efectuare s-ar prejudicia patrimoniul public şi/sau fondurile
publice.
4. 2. Procedura se referă la întreaga activitate financiar-contabila din cadrul Colegiului
Naţional „Ferdinand I” Bacău, orice act financiar privind plăţile având nevoie de viza privind
Controlul Financiar Preventiv (CFP).
4. 3. Asigură continuitatea acestei activități.
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea administrării fondurilor în mod
economic, eficient şi eficae pentru îndeplinirea obiectivelor generale ale Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
226
5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Procedura se aplică în cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău şi nu face referire la
fondurile europene şi la împrumuturile externe.
5.2. Procedura se aplica de către Compartimentul Contabilitate.
5.3. Fac obiectul controlului financiar preventiv operaţiunile care vizează, în principal:
angajamentele legale şi angajamentele bugetare;
deschiderea şi repartizarea de credite bugetare;
modificarea repartizării pe trimestre şi pe subdiviziuni a clasificaţiei bugetare a
creditelor aprobate, inclusiv prin virări de credite;
ordonanţarea cheltuielilor;
constituirea veniturilor publice, în privinţa autorizării şi stabilirii titlurilor de
încasare;
concesionarea sau închirierea de bunuri aparţinând domeniului public al statului sau
al unităţii de învăţământ.
vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri aparţinând domeniului
privat al statului sau al unităţii de învăţământ.
alte categorii de operaţiuni stabilite prin Ordin al Ministrului Finanţelor Publice.
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
6.1. Reglementări internaționale
- nu este cazul
6.2. Legislaţie primară
6.2.1. Legea nr. 500/2002 - privind finanţele publice;
6.2.2. Legea nr.273/2006 - privind finanţele publice locale;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
227
6.2.3. Codul Civil - art. 999;
6.2.4. O.G. nr. 119/1999 - privind auditul intern şi controlul financiar preventiv;
6.2.5. Legea nr.: 84/2003 pentru modificarea şi completarea OG nr.: 119/1999 privind
auditul intern şi controlul financiar preventiv;
6.2.6. OMFP nr.: 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale
referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv;
6.2.7. OMFP nr. 912/2004 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice
generale referitoare la exercitarea CFP, aprobate prin OMFP nr. 522/2003
6.2.8. OM.F.P. nr. 1.792/2002 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind
angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi
organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale
6.2.9 OMFP nr. 1954/2005 pentru aprobarea Clasificaţiei indicatorilor privind finanţele
publice
6.3. Legislaţie secundară
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005).
6.4. Reglementări interne
Regulamentul de ordine interioară
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
7.1. Definiţii:
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
228
7.1.7. An bugetar - anul financiar pentru care se aprobă bugetul; anul bugetar este
anul calendaristic care începe la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie;
7.1.8. Angajament bugetar - orice act prin care o autoritate competentă, potrivit
legii, afectează fonduri publice unei anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare
aprobate;
7.1.3. Angajament legal - faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând orice act
juridic din care rezultă sau ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice;
7.1.4. Articol bugetar - subdiviziune a clasificaţiei cheltuielilor bugetare, determinate în
funcţie de caracterul economic al operaţiunilor în care acestea se concretizează şi care
desemnează natura unei cheltuieli, indiferent de acţiunea la care se referă;
7.1.5. Balanţa de verificare - procedeu contabil prin care, lunar, trimestrial, semestrial sau
ori de câte ori este nevoie, se grupează şi se sistematizează informaţiil e în conturi,
urmărindu-se respectarea dublei înregistrări (Lista tuturor conturilor soldate şi nesoldate în
Cartea mare, în care sunt prezentate, în funcţie de forma, informaţii privind soldurile,
rulajele şi sumele conturilor);
7.1.6. Bilanţ - document contabil de sinteză care reflectă activul, pasivul şi capitalul
propriu al unei organizaţii la încheierea exerciţiului financiar, precum şi în celelalte situaţii
prevăzute de lege;
7.1.10. Balanţa - Tabel statistico-economic folosit în analiză şi planificare, prin care
se compară şi se raportează indicatorii care urmează a fi corelaţi, echilibraţi, pe o
anumită perioadă;
7.1.8. Buget - document prin care sunt prevăzute şi aprobate în fiecare an veniturile şi
cheltuielile sau, după caz, numai cheltuielile, în funcţie de sistemul de finanţare a
instituţiilor publice;
7.1.21. Clasificaţie bugetară - gruparea veniturilor şi cheltuielilor bugetare într-o ordine
obligatorie şi dupa criterii unitare;
7.1.22. Cereri de tragere - document pe care debitorul îl prezinta băncii creditoare şi prin
care se solicită virarea unor sume din creditul contractat;
7.1.23. Conformitate - caracteristica unei operaţiuni, a unor acte sau fapte administrative
produse în cadrul unei entităţi publice de a corespunde politicii asumate în mod expres în
domeniul respectiv de către entitatea în cauză sau de către o autoritate superioară
acesteia, potrivit legii;
7.1.24. Cont - procedeu contabil de urmărire permanentă şi sistematică, într -o
formă specială, în expresie valorică şi uneori cantitativă, existenţa şi mişcarea
mijloacelor şi a surselor acestora, precum şi procesele economice şi rezultatele acestora;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
229
7.1.13. Control financiar preventiv - activitatea prin care se verifică legalitatea şi
regularitatea operaţiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public,
înainte de aprobarea acestora
7.1.14. Control intern - ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,
inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi
reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic,
eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi
procedurile;
7.1.15. Creanţe - valori avansate temporal de o organizaţie terţilor (persoane fizice sau
juridice) pentru care urmează să primească un echivalent (o sumă de bani sau un serviciu);
7.1.16. Credit - relaţie bănească apărută în legatură cu acordarea de împrumuturi în bani
unor persoane (fizice sau juridice) sau în legatură cu amânarea plăţii;
7.1.17. Credit bugetar - suma aprobată prin buget, reprezentând limita maximă până la care
se pot ordonanta şi efectua plăţi în cursul anului bugetar pentru angajamentele contractate
în cursul exerciţiului bugetar şi/sau din exerciţii anterioare pentru acţiuni multianuale,
respectiv se pot angaja, ordonanţa şi efectua plăţi din buget pentru celelalte acţiuni;
7.1.18. Credit de angajament - limita maximă a cheltuielilor ce pot fi angajate, în timpul
exerciţiului bugetar, în limitele aprobate;
7.1.19. Deschidere de credite bugetare - aprobare comunicată Trezoreriei Statului de către
Ordonanţatorul principal de credite în limita căreia se pot efectua repartizări de credite
bugetare şi plăţi de casă din bugetele locale;
7.1.20. Dobânda - suma de bani cu acest titlu, dar şi alte prestaţii sub orice titlu sau
denumire, la care debitorul se obligă drept echivalent al folosinţei capitalului;
7.1.114. Economicitate - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea
rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzatoare a acestor
rezultate;
7.1.115. Eficacitate - gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare
dintre
activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al activităţii respective;
7.1.116. Eficienţă - maximizarea rezultatelor unei activităţi în relaţie cu resursele utilizate;
7.1.117. Entitate publică - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională,
regie autonomă, societate comercială la care statul sau o unitate administrativ -teritorială
este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri
publice şi/sau patrimoniu public;
7.1.118. Evidenţa contabilă - înregistrare sistematică a informaţiilor privind situaţia
patrimonială şi a rezultatelor obţinute de către un agent economico-social, atât pentru
necesităţile acestuia cât şi pentru relaţiile cu asociaţii sau acţionarii, clienţii, furnizorii,
băncile, organele fiscale şi alte persoane juridice sau fizice ;
7.1.119. Execuţie bugetară - activitatea de încasare a veniturilor bugetare şi de efectuare a
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
230
plăţii cheltuielilor aprobate prin buget;
7.1.120. Exerciţiu bugetar - perioada egală cu anul bugetar pentru care se elaborează, se
aprobă, se execută şi se raportează bugetul;
7.1.121. Extras de cont - document ce atestă tranzacţiile cu disponibilităţi;
7.1.122. Fişe de cont - document contabil unde se înregistrează în ordine cronologica toate
operaţiile economice după documentele de evidenţă şi după articole contabile;
7.1.123. Fonduri publice - sumele alocate din bugetul de stat, bugetele locale, bugetul
asigurărilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului,
bugetele instituţiilor publice autonome, bugetele instituţiilor publice finanţate integral sau
parţial din bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat şi bugetele fondurilor
speciale, după caz, bugetele instituţiilor publice finanţate integral din venituri proprii,
bugetul fondurilor provenite din credite externe contractate sau garantate de stat şi a căror
rambursare, dobânzi şi alte costuri se asigură din fonduri publice, bugetul fondurilor
externe nerambursabile, credite externe contractate sau garantate de autorităţile
administraţiei publice locale, împrumuturi interne contractate de autorităţile administraţiei
publice locale, precum şi din bugetele instituţiilor publice finanţate integral sau parţial din
bugetele locale;
7.1.124. Garanţie - ansamblu de mijloace juridice de garantare a obligaţiilor prin afectarea
unui bun al debitorului sau chiar al altei persoane, în scopul asigurării executării obligaţiei
asumate;
7.1.125. Inspecţie - verificarea efectuată la faţa locului, în scopul constatării unor eventuale
abateri de la legalitate şi al luării de măsuri pentru protejarea fondurilor publice şi a
patrimoniului public şi pentru repararea prejudiciului produs, după caz;
7.1.126. Jurnal - un registru contabil unde se înregistrează toate operaţiunile – mişcările
patrimoniului (economico-financiare) sistematic şi în ordine cronologică;
7.1.127. Legalitate - caracteristica unei operaţiuni de a respecta toate prevederile legale
care îi sunt aplicabile, în vigoare la data efectuării acesteia;
7.1.128. Lege bugetară anuală - lege care prevede şi autorizează pentru fiecare an bugetar
veniturile şi cheltuielile bugetare, precum şi reglementări specifice exerciţiului bugetar;
7.1.129. Lege de rectificare - lege care modifică în cursul exerciţiului bugetar legea bugetară
anuală;
7.1.130. Lichidarea cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare în care se verifică
existenţa angajamentelor, se determină sau se verifică realitatea sumei datorate, se verifică
condiţiile de exigibilitate ale angajamentului, pe baza documentelor justificative care să
ateste operaţiunile respective;
7.1.131. Nota contabilă - document justificativ de înregistrare în contabilitatea sintetică şi
analitică, de regulă pentru operaţiunile care nu au la bază docurnente justificative (ştornări,
virări, etc.);
7.1.132. Obligaţie de plată - raport juridic în virtutea căruia debitorul este ţinut faţă de
creditor la a da o anume sumă sub sancţiunea constrângerii;
7.1.133. Operaţiune - orice acţiune cu efect financiar pe seama fondurilor publice sau a
patrimoniului public, indiferent de natura acesteia;
7.1.134. Oportunitate - caracteristica unei operaţiuni de a servi, în mod adecvat, în
circumstanţe date, realizării unor obiective ale politicilor asumate;
7.1.135. Ordonanţarea cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare în care se confirmă
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
231
că livrările de bunuri şi de servicii au fost efectuate sau alte creanţe au fost verificate şi că
plata poate fi realizată;
7.1.136. Ordonator de credite - persoana împuternicită prin lege sau prin delegare, potrivit
legii, să dispuna şi să aprobe operaţiuni;
7.1.137. Patrimoniu public - totalitatea drepturilor şi obligaţiilor statului, unităţilor
administrativ-teritoriale sau ale entităţilor publice ale acestora, dobândite sau asumate cu
orice titlu. Drepturile şi obligaţiile statului şi ale unităţilor administrativ-teritoriale se referă
atât la bunurile din domeniul public, cât şi la cele din domeniul privat al statului şi al
unităţilor administrativ-teritoriale;
7.1.138. Persoana desemnată cu exercitarea controlul financiar preventiv propriu – persoana
din cadrul compartimentelor de specialitate, numită de conducătorul entităţii publice pentru
exercitarea controlului financiar preventiv propriu sau persoana care îndeplineşte această
atribuţie pe bază de contract, în condiţiile legii;
7.1.139. Plata cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin
care instituţia publică achită obligţiile sale faţă de terţi;
7.1.140. Plata - faza din procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin
care instituţia publică achită obligaţiile sale faţă de terţii creditori (este eliberată de
obligaţiile sale faţă de terţii creditori);
7.1.141. Proiect de operaţiune - orice document prin care se urmăreşte efectuarea unei
operaţiuni, în forma pregătită în vederea aprobării sale de către autoritatea competentă,
potrivit legii;
7.1.142. Registru Jurnal - documentul contabil în care se efectuează înregistrarea
cronologică a tuturor tranzacţiilor, evenimentelor şi a operaţiilor, prezentând sumele
conturilor implicate debitoare sau creditoare şi alte informaţii legate de acestea;
7.1.143. Regularitate - caracteristica unei operaţiuni de a respecta sub toate aspectele
ansamblul principiilor şi regulilor procedurale şi metodologice care sunt aplicabile
categoriei de operaţiuni din care face parte;
7.1.144. Scadenţar - document de eşalonare a cheltuielilor ce se efectuează în
perioada
curentă şi privesc perioadele viitoare şi care urmează a se repartiza lunar asupra
cheltuielilor;
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioară
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
232
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educației, Cercetării,
Tineretului și Sportului
3. CFP Control financiar preventiv
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8.1. Conţinutul controlului financiar preventiv
8.1.1. Sunt supuse în mod obligatoriu controlului financiar preventiv propriu,
documentele care conţin operaţiuni ce urmează a se efectua pe seama fondurilor publice şi a
patrimoniului public.
8.1.2. Proiectele de operaţiuni care fac obiectul CFP precum şi obiectivele şi conţinutul
controlului exercitat sunt prevăzute în decizia privind aprobarea cadrului operaţiunilor de control
financiar preventiv propriu.
8.1.3. CFP constă în verificarea sistematică a operaţiunilor care fac obiectul acestuia, din
punct de vedere al:
a) respectării tuturor prevederilor legale care le sunt aplicabile, în vigoare la data
efectuării operaţiunilor (control de legalitate);
b) îndeplinirii sub toate aspectele a principiilor şi a regulilor procedurale şi
metodologice care sunt aplicabile categoriilor de operaţiuni din care fac parte operaţiunile supuse
controlului (control de regularitate);
c) încadrării în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de angajament, după caz
(control bugetar).
8.1.4. CFP se exercită pe baza actelor şi/sau documentelor justificative.
8.1.5. Conducătorul compartimentului Contabilitate răspunde pentru realitatea,
regularitatea şi legalitatea operaţiunilor ale căror acte şi/sau documente justificative le-au
certificat sau avizat. Obţinerea vizei de control financiar preventiv pentru operaţiuni care au la
baza acte şi/sau documente justificative certificate sau avizate, care se dovedesc ulterior nereale,
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
233
inexacte sau nelegale, nu exonerează de răspundere şeful compartimentului Contabilitate sau
alte persoane competente din cadrul acestuia.
8.2. Efectuarea CFP
8.2.1. Activitatea de control financiar preventiv este compusă din ţinerea evidenţei
angajamentelor legale, bugetare şi a ordonanţărilor şi din acordarea vizei de CFP.
8.2.2. Persoana care are dreptul de a acorda viza CFP este numită prin decizie.
8.2.3. Viza CFP se exercită prin semnătura persoanei împuternicite în acest sens sau a
înlocuitorului desemnat, precum şi prin aplicarea sigiliului personal. Sigiliul cuprinde: denumirea
entităţii publice, menţiunea “Vizat pentru CFP”, numărul sigiliului (marca de identificare a
titularului acestuia) şi elementele de identificare a datei acordării vizei (an, luna, zi).
8.3. Procedura de control
8.3.1. Proiectele de operaţiuni vor fi însoţite de actele justificative necesare şi de
Angajamente bugetare individuale / Propuneri de efectuarea unei cheltuieli / Ordonanţări de plată
după caz, iar facturile vor cuprinde în mod obligatoriu:
- sintagma: ”Bun de plată”;
- numele în clar;
- data;
- semnătura conducătorului compartimentului de specialitate si anume:
pentru operaţiunile privind cheltuielile de personal – secretar şef, pentru
celelalte operatiuni - contabilul.
8.3.2. Documentele prezentate la viză se înscriu în Registrul proiectelor de operaţiuni
prevăzute să fie prezentate la viza de CFP numai în condiţiile în care acestea necesită într-adevăr
viză.
8.3.3. Persoana împuternicită cu exercitarea controlului financiar preventiv preia
documentele şi le verifică formal cu privire la:
- cuprinderea în “Cadrul general al proiectelor de operaţiuni supuse controlului financiar
preventiv propriu” a operaţiunii prezentate la viză;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
234
- completarea documentelor în strictă concordanţă cu rubricile acestora;
- existenţa semnăturilor persoanelor autorizate din compartimentele de specialitate;
- existenţa documentelor justificative.
8.3.4. Dacă nu sunt respectate aceste cerinţe, documentele se restituie emitentului, iar în
coloana a 12-a din “Registrul proiectelor de operaţiuni” se menţionează “Restituit” şi motivul.
8.3.5. Persoana împuternicită cu exercitarea controlului financiar preventiv trece la
verificarea de fond, care constă în efectuarea verificărilor prevăzute în instrucţiunilor specifice
fiecărui tip de operţiune.
8.3.6. Persoana împuternicită cu exercitarea controlului financiar preventiv poate solicita
şi alte documente justificative.
8.3.7. Dacă în urma verificării, documentele prezentate corespund cerinţelor controlului
financiar preventiv, persoana împuternicită acordă viza prin aplicarea sigiliului personal şi a
semnăturii.
8.3.8. După parcurgerea procedurii de verificare a documentelor, persoana împuternicită
va completa în mod corespunzător coloanele din Registrul proiectelor de operaţiuni, iar
proiectele de operaţiuni îşi vor continua circuitul.
8.3.9. Dacă în urma verificării, documentele prezentate la viză nu corespund cerinţelor
controlului financiar preventiv, persoana împuternicită va emite refuzul de viză, care va fi
transmis directorului.
8.4. Regimul refuzului de viză
8.4.1. Persoana în drept să exercite viza de C.F.P. are dreptul şi obligaţia de a refuza viza
în toate cazurile în care apreciază că proiectul de operaţiune nu îndeplineşte condiţiile de
legalitate, regularitate şi încadrare în limita angajamentelor bugetare pentru acordarea vizei.
8.4.2. Refuzarea vizei se face, în toate cazurile, în scris.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
235
8.4.3. Persoanele care exercită viza de C.F.P. au obligaţia de a păstra într-un dosar separat
toate “Refuzurile de viză” emise.
8.4.4. Directorul poate decide efectuarea operaţiunii pentru care s-a refuzat viza de C.F.P.
numai dacă aceasta nu depaşeşte angajamentul bugetar aprobat şi numai în baza unui act de
decizie internă prin care dispune pe propria răspundere efectuarea operaţiunii.
8.4.5. Persoanele desemnate cu exercitarea CFP vor informa Curtea de Conturi asupra
operaţiunilor refuzate la viză şi efectuate pe propria răspundere.
8.4.6. Informarea se va face de îndată ce efectuarea operaţiunii a fost dispusă, prin
transmiterea unei copii de pe Decizia de efectuare a operaţiunii şi de pe motivaţia refuzului de
viză. Numai astfel sunt exonerate de răspundere persoanele împuternicite să exercite viza de
CFP.
8.4.7. Documentele referitoare la operaţiuni supuse C.F.P. care nu au fost vizate, nu pot fi
înregistrate în contabilitate. Fac excepţie, documentele privind operaţiunile refuzate la viza de
control financiar preventiv propriu, dar efectuate pe răspunderea directorului.
8.5. Raportarea activităţii de CFP
8.5.1. Trimestrial contabilul şef va întocmi un Raport privind activitatea de CFP, care va
cuprinde situaţia statistică a operaţiunilor supuse CFP şi sinteza motivaţiilor pe care s-au
întemeiat refuzurile de viză, în perioada raportată.
8.6. Organizarea evidenţei
8.6.1. Evidenţa angajamentelor bugetare şi legale trebuie să asigure date referitoare la:
a. creditele bugetare aprobate în exerciţiul bugetar curent, precum şi modificările
intervenite pe parcursul anului (cu ajutorul contului 8060 "Credite bugetare aprobate")
b. angajamentele bugetare (cu ajutorul contului 8066 "Angajamente bugetare")
c. compararea datelor din conturile 8060 "Credite bugetare aprobate" şi 8066
"Angajamente bugetare" şi determinarea creditelor bugetare disponibile care pot fi angajate;
d. angajamentele legale (cu ajutorul contului 8067 "Angajamente legale").
8.6.2. În contul 8060 „ Credite bugetare aprobate” se înregistrează la începutul
exerciţiului bugetar creditele bugetare aprobate, cu defalcarea pe trimestre, precum şi
modificările efectuate în cursul exerciţiului bugetar, care majorează / diminuează creditele
bugetare aprobate. Soldul contului reprezintă totalul creditelor bugetare aprobate la un moment
dat.
8.6.3. În contul 8066 "Angajamente bugetare" se înregistrează angajamentele bugetare,
precum şi modificările efectuate în cursul exerciţiului bugetar, care majorează / diminuează
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
236
angajamentele bugetare iniţiale. Soldul contului reprezintă totalul angajamentelor bugetare la un
moment dat.
8.6.4. În contul 8067 "Angajamente legale" se înregistrează angajamentele legale, precum
şi modificările efectuate în cursul exerciţiului bugetar, care majorează angajamentele legale
iniţiale. Soldul contului la finele lunii reprezintă totalul angajamentelor legale, iar la finele
anului, totalul angajamentelor rămase neachitate.
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
9.1. Directorul
9.1.1. Răspunde de aprobarea documentelor pentru operaţiunile care nu au obţinut viza CFP.
9.2. Elaboratorii documentelor
9.2.1. Răspund de nesolicitarea vizei CFP pentru documentele emise, care se încadrează
în Cadrul general al operaţiunilor supuse controlului financiar preventiv al instituţiei.
9.2.2. Răspund pentru realitatea, regularitatea şi legalitatea operaţiunilor ale căror documente
justificative le-au vizat / verificat / întocmit. Obţinerea vizei de control financiar preventiv pe
documente care cuprind date nereale şi/sau care se dovedesc ulterior nelegale, nu îi exonerează
de răspundere.
9.3. Contabilul şef
9.3.1. Răspunde de organizarea activităţii de CFP.
9.3.2. Răspunde de verificarea respectării procedurii de către cei care acordă viză CFP.
9.3.3. Răspunde de efectuarea înregistrărilor contabile aferente operaţiunilor care nu au obţinut
viza CFP
9.4. Persoanele care acordă viza C.F.P
9.4.1. Răspund de respectarea prezentei proceduri.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
237
9.4.2. Răspund de verificarea operaţiunilor pentru care au acordat viza de CFP.
Procedura va fi difuzată personalului care execută sau participă la atribuirea controlului intern
privind activitatea de control financiar preventiv.
Actuala procedură va fi revizuită în cazul în care apar modificări organizatorice sau alte
reglementări cu caracter general sau intern care fac obiectul acestei proceduri.
Colegiul Național
„Ferdinand I”
Bacău
Compartiment
CONTABILITATE
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
privind modul de completare a
Registrului Jurnal
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PO: PROCEDURA OPERAŢIONALĂ – PO ....
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
1. Elaborat ................. ......................,
contabil
2. Verificat .......................... Contabil-şef
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
238
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale
Ediţia sau,
după caz,
revizia în
cadrul ediţiei
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Ediţia I - Elaborare
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data primirii Semnătura
1. Informare
aplicare
şi
arhivare
I Secretariat Secretar şef ........................ .................
2. Informare
evidenţă
I Echipa
managerială
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare I Financiar-
contabil +
achiziţii
Contabil-şef ....................... ..................
4. SCOPUL PROCEDURII
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
239
4. 1. Procedura este elaborată în scopul definirii cadrului organizatoric în care se exercită
completarea Registrului Jurnal.
4. 2. Procedura se referă la activitatea financiar-contabilă din cadrul Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
4. 3. Asigură continuitatea acestei activități.
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea administrării fondurilor în mod
economic, eficient şi eficae pentru îndeplinirea obiectivelor generale ale Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Procedura se aplică de către compartimentul Contabilitate din cadrul Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău .
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
6.1. Reglementări internaționale
- nu este cazul
6.2. Legislaţie primară
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
240
- Legea contabilităţii nr. 82/1991 republicată
- Ordinul privind registrele şi formularele financiar-contabile nr. 1850/2004, M.Of. 23
din 7 ianuarie 2005, M.Of. 23 bis din 7 ianuarie 2005
- Norme de utilizare a registrelor de contabilitate REGISTRU JURNAL (Cod 1411 si
cod 1411/b) 704/1993, M.O. 303/1993
6.3. Legislaţie secundară
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005).
6.4. Reglementări interne
Regulamentul de ordine interioară
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
7.1. Definiţii:
7.1.9. An bugetar - anul financiar pentru care se aprobă bugetul; anul bugetar este
anul calendaristic care începe la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie;
7.1.10. Angajament bugetar - orice act prin care o autoritate competentă, potrivit
legii, afectează fonduri publice unei anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare
aprobate;
7.1.3. Angajament legal - faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând orice act
juridic din care rezultă sau ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice;
7.1.4. Articol bugetar - subdiviziune a clasificaţiei cheltuielilor bugetare, determinate în
funcţie de caracterul economic al operaţiunilor în care acestea se concretizează şi care
desemnează natura unei cheltuieli, indiferent de acţiunea la care se referă;
7.1.5. Balanţa de verificare - procedeu contabil prin care, lunar, trimestrial, semestrial sau
ori de câte ori este nevoie, se grupează şi se sistematizează informaţiile în conturi,
urmărindu-se respectarea dublei înregistrări (Lista tuturor conturilor soldate şi nesoldate în
Cartea mare, în care sunt prezentate, în funcţie de forma, informaţii privind soldurile,
rulajele şi sumele conturilor);
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
241
7.1.6. Bilanţ - document contabil de sinteză care reflectă activul, pasivul şi capitalul
propriu al unei organizaţii la încheierea exerciţiului financiar, precum şi în celelalte situaţii
prevăzute de lege;
7.1.11. Balanţa - Tabel statistico-economic folosit în analiză şi planificare, prin care
se compară şi se raportează indicatorii care urmează a fi corelaţi, echilibraţi, pe o
anumită perioadă;
7.1.8. Buget - document prin care sunt prevăzute şi aprobate în fiecare an veniturile şi
cheltuielile sau, după caz, numai cheltuielile, în funcţie de sistemul de finanţare a
instituţiilor publice;
7.1.25. Clasificaţie bugetară - gruparea veniturilor şi cheltuielilor bugetare într-o ordine
obligatorie şi dupa criterii unitare;
7.1.26. Cereri de tragere - document pe care debitorul îl prezinta băncii creditoare şi prin
care se solicită virarea unor sume din creditul contractat;
7.1.27. Conformitate - caracteristica unei operaţiuni, a unor acte sau fapte administrative
produse în cadrul unei entităţi publice de a corespunde politicii asumate în mod expres în
domeniul respectiv de către entitatea în cauză sau de către o autoritate superioară
acesteia, potrivit legii;
7.1.28. Cont - procedeu contabil de urmărire permanentă şi sistematică, într -o
formă specială, în expresie valorică şi uneori cantitativă, existenţa şi mişcarea
mijloacelor şi a surselor acestora, precum şi procesele economice şi rezultatele acestora;
7.1.13. Control financiar preventiv - activitatea prin care se verifică legalitatea şi
regularitatea operaţiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public,
înainte de aprobarea acestora
7.1.14. Control intern - ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,
inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi
reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic,
eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi
procedurile;
7.1.15. Creanţe - valori avansate temporal de o organizaţie terţilor (persoane fizice sau
juridice) pentru care urmează să primească un echivalent (o sumă de bani sau un serviciu);
7.1.16. Credit - relaţie bănească apărută în legatură cu acordarea de împrumuturi în bani
unor persoane (fizice sau juridice) sau în legatură cu amânarea plăţii;
7.1.17. Credit bugetar - suma aprobată prin buget, reprezentând limita maximă până la care
se pot ordonanta şi efectua plăţi în cursul anului bugetar pentru angajamentele contractate
în cursul exerciţiului bugetar şi/sau din exerciţii anterioare pentru acţiuni multianuale,
respectiv se pot angaja, ordonanţa şi efectua plăţi din buget pentru celelalte acţiuni;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
242
7.1.18. Credit de angajament - limita maximă a cheltuielilor ce pot fi angajate, în timpul
exerciţiului bugetar, în limitele aprobate;
7.1.19. Deschidere de credite bugetare - aprobare comunicată Trezoreriei Statului de către
Ordonanţatorul principal de credite în limita căreia se pot efectua repartizări de credite
bugetare şi plăţi de casă din bugetele locale;
7.1.20. Dobânda - suma de bani cu acest titlu, dar şi alte prestaţii sub orice titlu sau
denumire, la care debitorul se obligă drept echivalent al folosinţei capitalului;
7.1.145. Economicitate - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea
rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzatoare a acestor
rezultate;
7.1.146. Eficacitate - gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare
dintre
activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al activităţii respective;
7.1.147. Eficienţă - maximizarea rezultatelor unei activităţi în relaţie cu resursele utilizate;
7.1.148. Entitate publică - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională,
regie autonomă, societate comercială la care statul sau o unitate administrativ -teritorială
este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri
publice şi/sau patrimoniu public;
7.1.149. Evidenţa contabilă - înregistrare sistematică a informaţiilor privind situaţia
patrimonială şi a rezultatelor obţinute de către un agent economico-social, atât pentru
necesităţile acestuia cât şi pentru relaţiile cu asociaţii sau acţionarii, clienţii, furnizorii,
băncile, organele fiscale şi alte persoane juridice sau fizice ;
7.1.150. Execuţie bugetară - activitatea de încasare a veniturilor bugetare şi de efectuare a
plăţii cheltuielilor aprobate prin buget;
7.1.151. Exerciţiu bugetar - perioada egală cu anul bugetar pentru care se elaborează, se
aprobă, se execută şi se raportează bugetul;
7.1.152. Extras de cont - document ce atestă tranzacţiile cu disponibilităţi;
7.1.153. Fişe de cont - document contabil unde se înregistrează în ordine cronologica toate
operaţiile economice după documentele de evidenţă şi după articole contabile;
7.1.154. Fonduri publice - sumele alocate din bugetul de stat, bugetele locale, bugetul
asigurărilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statulu i,
bugetele instituţiilor publice autonome, bugetele instituţiilor publice finanţate integral sau
parţial din bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat şi bugetele fondurilor
speciale, după caz, bugetele instituţiilor publice finanţate integral din venituri
proprii,bugetul fondurilor provenite din credite externe contractate sau garantate de stat şi a
căror
rambursare, dobânzi şi alte costuri se asigură din fonduri publice, bugetul fondurilor
externe nerambursabile, credite externe contractate sau garantate de autorităţile
administraţiei publice locale, împrumuturi interne contractate de autorităţile administraţiei
publice locale, precum şi din bugetele instituţiilor publice finanţate integral sau parţial din
bugetele locale;
7.1.155. Garanţie - ansamblu de mijloace juridice de garantare a obligaţiilor prin afectarea
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
243
unui bun al debitorului sau chiar al altei persoane, în scopul asigurării executării obligaţiei
asumate;
7.1.156. Inspecţie - verificarea efectuată la faţa locului, în scopul constatării unor eventuale
abateri de la legalitate şi al luării de măsuri pentru protejarea fondurilor publice şi a
patrimoniului public şi pentru repararea prejudiciului produs, după caz;
7.1.157. Jurnal - un registru contabil unde se înregistrează toate operaţiunile – mişcările
patrimoniului (economico-financiare) sistematic şi în ordine cronologică;
7.1.158. Legalitate - caracteristica unei operaţiuni de a respecta toate prevederile legale
care îi sunt aplicabile, în vigoare la data efectuării acesteia;
7.1.159. Lege bugetară anuală - lege care prevede şi autorizează pentru fiecare an bugetar
veniturile şi cheltuielile bugetare, precum şi reglementări specifice exerciţiului bugetar;
7.1.160. Lege de rectificare - lege care modifică în cursul exerciţiului bugetar legea bugetară
anuală;
7.1.161. Lichidarea cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare în care se verifică
existenţa angajamentelor, se determină sau se verifică realitatea sumei datorate, se verifică
condiţiile de exigibilitate ale angajamentului, pe baza documentelor justificative care să
ateste operaţiunile respective;
7.1.162. Nota contabilă - document justificativ de înregistrare în contabilitatea sintetică şi
analitică, de regulă pentru operaţiunile care nu au la bază docurnente justificative (ştornări,
virări, etc.);
7.1.163. Obligaţie de plată - raport juridic în virtutea căruia debitorul este ţinut faţă de
creditor la a da o anume sumă sub sancţiunea constrângerii;
7.1.164. Operaţiune - orice acţiune cu efect financiar pe seama fondurilor publice sau a
patrimoniului public, indiferent de natura acesteia;
7.1.165. Oportunitate - caracteristica unei operaţiuni de a servi, în mod adecvat, în
circumstanţe date, realizării unor obiective ale politicilor asumate;
7.1.166. Ordonanţarea cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare în care se confirmă
că livrările de bunuri şi de servicii au fost efectuate sau alte creanţe au fost verificate şi că
plata poate fi realizată;
7.1.167. Ordonator de credite - persoana împuternicită prin lege sau prin delegare, potrivit
legii, să dispuna şi să aprobe operaţiuni;
7.1.168. Patrimoniu public - totalitatea drepturilor şi obligaţiilor statului, unităţilor
administrativ-teritoriale sau ale entităţilor publice ale acestora, dobândite sau asumate cu
orice titlu. Drepturile şi obligaţiile statului şi ale unităţilor administrativ-teritoriale se referă
atât la bunurile din domeniul public, cât şi la cele din domeniul privat al statului şi al
unităţilor administrativ-teritoriale;
7.1.169. Persoana desemnată cu exercitarea controlul financiar preventiv propriu – persoana
din cadrul compartimentelor de specialitate, numită de conducătorul entităţii publice pentru
exercitarea controlului financiar preventiv propriu sau persoana care îndeplineşte această
atribuţie pe bază de contract, în condiţiile legii;
7.1.170. Plata cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin
care instituţia publică achită obligţiile sale faţă de terţi;
7.1.171. Plata - faza din procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin
care instituţia publică achită obligaţiile sale faţă de terţii creditori (este eliberată de
obligaţiile sale faţă de terţii creditori);
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
244
7.1.172. Proiect de operaţiune - orice document prin care se urmăreşte efectuarea unei
operaţiuni, în forma pregătită în vederea aprobării sale de către autoritatea competentă,
potrivit legii;
7.1.173. Registru Jurnal - documentul contabil în care se efectuează înregistrarea
cronologică a tuturor tranzacţiilor, evenimentelor şi a operaţiilor, prezentând sumele
conturilor implicate debitoare sau creditoare şi alte informaţii legate de acestea;
7.1.174. Regularitate - caracteristica unei operaţiuni de a respecta sub toate aspectele
ansamblul principiilor şi regulilor procedurale şi metodologice care sunt aplicabile
categoriei de operaţiuni din care face parte;
7.1.175. Scadenţar - document de eşalonare a cheltuielilor ce se efectuează în
perioada
curentă şi privesc perioadele viitoare şi care urmează a se repartiza lunar asupra
cheltuielilor;
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioară
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educației, Cercetării,
Tineretului și Sportului
3. CFP Control financiar preventiv
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8.1. Generalităţi
Serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare cronologică şi sistematică a
modificării elementelor de activ şi de pasiv ale unităţii.
Este un registru de contabilitate obligatoriu. Întocmirea, editarea şi păstrarea registrului
jurnal se efectuează conform normelor elaborate de Ministerul Finanţelor.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
245
Registrul jurnal se utilizează în strictă concordanţă cu destinaţia acestuia şi se prezintă în
mod ordonat şi astfel completat încât să permită, în orice moment, identificarea şi controlul
operaţiunilor contabile efectuate.
Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiunilor efectuate se
întocmeşte balanţa de verificare, cel puţin anual, la încheierea exerciţiului financiar sau la
termenele de întocmire a raportărilor contabile stabilite potrivit legii.
Instituţiile publice care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au
obligaţia să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu normele
contabile aplicate, controlul şi păstrarea acestora pe suporturi tehnice.
Înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor determinate de fuziunea, divizarea sau
încetarea, potrivit legii, a activităţii instituţiilor publice se face pe baza documentelor
corespunzătoare întocmite în asemenea situaţii.
Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu în care se
înregistrează, în mod cronologic, toate operaţiunile economico-financiare.
Operaţiunile de aceeaşi natură, realizate în acelaşi loc de activitate, pot fi recapitulate
într-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care stă la baza înregistrarii în Registrul-
jurnal. Se pot utiliza jurnale auxiliare pentru operaţiunile de casă şi bancă, decontările cu
furnizorii, situaţia încasării-achitării facturilor etc.
Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul,
numărul şi data documentului justificativ, explicaţii privind operaţiunile respective şi conturile
sintetice debitoare şi creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare operaţiunilor
efectuate. Dacă se utilizează jurnale auxiliare se pot înregistra în Registrul-jurnal sumele
centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.
Lunar sau la altă perioada prevăzută de lege, în fiecare jurnal auxiliar se stabilesc
totalurile sumelor debitoare sau creditoare înregistrate în cursul lunii (perioadei), totaluri care se
înscriu în Registrul-jurnal.
Contabilitatea analitică se poate ţine fie direct pe aceste jurnale (pentru unele conturi), fie
cu ajutorul altor formulare tipizate comune (fişa de cont analitic pentru valori materiale, fişa de
cont pentru operaţiuni diverse etc.) sau specifice, folosite în acest scop.
Pentru unele conturi, pe lângă jurnalul privind operaţiunile de credit se întocmeşte şi
situaţia privind operaţiunile de debit.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
246
Înregistrarile în jurnale se fac în mod cronologic în tot cursul lunii (perioadei) sau numai
la sfarşitul lunii (perioadei), fie direct pe baza documentelor justificative, fie pe baza
documentelor centralizatoare întocmite pentru operaţiunile aferente lunii (perioadei) respective,
care sunt consemnate cronologic în acestea.
8.2. Modul de lucru
Se întocmeşte de către persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991,
republicată, într-un singur exemplar, după ce a fost numerotat, şnuruit, parafat şi înregistrat în
evidenţa unităţii.
Numerotarea filelor registrelor se va face în ordine crescătoare, iar volumele se vor
numerota în ordinea completării lor.
Se întocmeşte zilnic sau lunar, după caz, prin înregistrarea cronologică, fără ştersături şi
spaţii libere, a documentelor în care se reflectă mişcarea elementelor de activ şi de pasiv ale
unităţii.
În cazul în care unitatea foloseşte jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecăruia se poate trece
în registrul-jurnal.
Dacă se operează cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor,
fiecare operaţiune economico-financiară înregistrându-se prin articole contabile, în mod
cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în unitate, în această situaţie,
Registrul-jurnal se editează lunar, iar paginile vor fi numerotate pe măsura editării lor. Registrul-
jurnal va fi şnuruit, parafat şi înregistrat în evidenţa unităţii în luna următoare celei în care
numărul de file editate este 100 sau anual, daca numărul filelor editate este sub 100, pentru un
exerciţiu financiar.
În coloana 1 se înscrie numărul curent al operatiunilor înregistrate începând de la 1
ianuarie sau de la începutul activităţii, pana la 31 decembrie sau încetarea activităţii.
In coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) cand se face înregistrarea în registru.
În coloana 3 se trece felul documentului (factura, chitanţa, jurnal privind operaţiunile de
casă şi bancă, jurnalul decontărilor cu furnizorii etc.), precum şi numărul şi data acestuia.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
247
În coloana 4 se trece felul operaţiunii, dându-se explicaţiile în legătură cu operaţiunea
respectivă şi elemente de identificare a acesteia.
În coloanele 5 şi 6 se trece simbolul conturilor debitoare şi, respectiv, creditoare.
În coloanele 7 si 8 se trec sumele totale, debitoare şi creditoare din documentul respectiv
(bon, factură, jurnal auxiliar etc.).
În Registrul-jurnal se trec toate operaţiunile economice privind modificarea elementelor
de activ şi de pasiv ale unităţii, indiferent dacă acestea au loc în numerar sau prin conturile
deschise la bănci, neţinându-se seama dacă a avut loc plata sau încasarea acestora.
Registrul-jurnal nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, împreună cu documentele justificative
care au stat la baza întocmirii lui.
Registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza
înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhivă timp de 10 ani, cu începere de la
data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia statelor de
salarii, care se păstrează timp de 50 de ani.
În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile se vor lua
măsuri de reconstituire a acestora în termen de maximum 30 de zile de la constatare, potrivit
reglementărilor emise în acest scop.
Condiţiile în care se pot întocmi, edita şi arhiva electronic registrele, jurnalele şi alte
documente financiar-contabile
Din punct de vedere al bazei de date trebuie să existe posibilitatea reconstituirii în orice
moment a conţinutului registrelor, jurnalelor şi a altor documente financiar-contabile.
Registrele, jurnalele şi alte documente financiar-contabile, care se arhivează pe suport
WORM (Write Once Read Many), trebuie să fie semnate de persoana care le întocmeşte, în
conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.
Trebuie să existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzând măsurile
tehnice şi organizatorice care să asigure următoarele cerinţe minimale:
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
248
a) confidenţialitatea şi integritatea comunicaţiilor;
b) confidenţialitatea şi nonrepudierea tranzacţiilor;
c) confidenţialitatea şi integritatea datelor;
d) împiedicarea, detectarea şi monitorizarea accesului neautorizat în sistem;
e) restaurarea informaţiilor gestionate de sistem în cazul unor calamităţi naturale, evenimente
imprevizibile, prin:
- arhivarea datelor utilizând tehnologia WORM (Write Once Read Many), care să
permită inscripţionarea o singură dată şi accesarea ori de câte ori este nevoie a informaţiilor
stocate;
- înregistrarea datelor din documentele financiar-contabile în timp real, în alt sistem de
calcul, cu aceleaşi caracteristici, care să fie amplasat într-o altă locaţie.
La cererea organelor de control, toate registrele, jurnalele şi formularele trebuie listate.
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
9.1. Directorul
9.1.1. Răspunde de stabilirea cadrului organizatoric de funcţionare a compartimentului
Contabilitate.
9.2. Contabilul şef
9.2.1. Răspunde de organizarea activităţii de completare şi verificare a registrului jurnal.
9.2.2. Propune directorului persoana desemnată cu operarea registrului jurnal în vederea emiterii
deciziei.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
249
Colegiul Național
„Ferdinand I”
Bacău
Compartiment
CONTABILITATE
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
privind completarea şi
transmiterea REVISAL
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PO: PROCEDURA OPERAŢIONALĂ – PO ....
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
1. Elaborat ................. ......................,
Secretar
2. Verificat .......................... Secretar-şef
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
250
Ediţia sau,
după caz,
revizia în
cadrul ediţiei
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Ediţia I - Elaborare
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data primirii Semnăturii
1. Informare
aplicare
şi
arhivare
I Secretariat Secretar şef ........................ .................
2. Informare
evidenţă
I Echipa
managerială
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare I Financiar-
contabil +
achiziţii
Contabil-şef ....................... ..................
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
251
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Procedura este elaborată în scopul definirii condiţiilor de întocmire a Registrului de
evidenţă a persoanlului – REVISAL, în format electronic.
4. 2. Procedura se referă la activitatea de management a resurselor umane din cadrul
Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău.
4. 3. Asigură continuitatea acestei activități.
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea administrării fondurilor în mod
economic, eficient şi eficae pentru îndeplinirea obiectivelor generale ale Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Procedura se aplică de către compartimentul Secretariat (atribuţii de management al
resurselor umane) din cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău .
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
6.1. Reglementări internaționale
- nu este cazul
6.2. Legislaţie primară
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
252
6.2.1.Codul Muncii aprobat prin Legea nr.53/2003, cu completările şi
modificările ulterioare
6.2.2. Contractul colectiv de muncă
6.2.3. Contractele individuale de muncă
6.2.4.Ordonanţele privind salarizarea personalului din învăţământ şi a
personalului bugetar în vigoare la data aplicării procedurii
6.2.5. Legea pensiilor
6.2.6.Implementarea programului de salarii EDUSAL
6.2.7.LEGEA NR.1/2011
6.2.8.HG.NR 500/2011 cu modificările şi completările ulterioare.
6.3. Legislaţie secundară
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005).
6.4. Reglementări interne
Regulamentul de ordine interioară
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
7.1. Definiţii:
-
7.2. Abrevieri:
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
253
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioară
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educației, Cercetării,
Tineretului și Sportului
3. COR Clasificarea ocupaţiilor în
România
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8.1. Generalităţi
Registrul general de evidenţă a salariaţilor cuprinde contractele individuale de muncă în
desfăşurare, indiferent dacă acestea sunt suspendate, la data de 01.08.2011.
Registrul se completează în ordinea încheierii, modificării, suspendării sau încetării
contractelor individuale de muncă.
8.2. Modul de lucru
Directorul Colegiului desemnează prin decizie internă persoana responsabilă cu
completarea, actualizarea şi transmiterea Revisalului.
Registrul se completează de către persoana desemnată cu ajutorul aplicaţiei informatice
distribuite de Inspecţia Muncii.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
254
Completarea Registrului general de evidenţă a salariaţilor prin utilizarea aplicaţiei
informatice se face în conformitate cu instrucţiunile de utilizare obţinute de pe pagina de
internet a Inspecţiei Muncii (www.inspectiamuncii.ro) sau de la sediul inspectoratelor teritoriale
de muncă.
După instalarea aplicaţiei, prima operaţiune care trebuie efectuată este adăugarea
angajatorului pentru care se înfiinţează şi se completează registrul electronic şi introducerea
datelor de identificare a acestui angajator. Introducerea datelor se face folosind meniul
Management- Adaugă nou angajator. Dacă se omite completarea unui câmp obligatoriu,
aplicaţia va semnala acest lucru. Deoarece Colegiul Naţional „Ferdinand I” nu are filiale sau
sucursale, registrul se completează la nivelul sediului social cu toţi salariaţii angajatorului.
După introducerea angajatorului pentru care se înfiinţează şi se completează registrul, se
pot adăuga în Revisal salariaţii şi contractele de muncă ale acestora. Pentru a adăuga salariaţii şi
contractele de muncă ale acestora se accesează lista de salariaţi din meniul aplicaţiei
Management – Lista salariaţi.
Mai întâi se adaugă un salariat, prin introducerea informaţiilor de identificare a
salariatului şi apoi se adaugă contractul de muncă al acestui salariat prin introducerea
informaţiilor referitoare al contractul individual de muncă. Pentru adăugarea unui salariat, se
foloseşte opţiunea Adaugă salariat nou. Dacă se omite completarea unui câmp obligatoriu,
aplicaţia va sesiza acest lucru utilizatorului.
După introducerea datelor despre salariat, se introduc informaţiile privind contractul său
de muncă folosind opţiunea Adăugare nou contract de muncă.
Ulterior introducerii în aplicaţie, se pot vizualiza, modifica şi corecta informaţiile
referitoare la angajator, salariaţi sau contractile individuale de muncă.
Aplicaţia permite exportarea fişierului cu actualizările periodice care apoi se postează
prin intermediul portalului Inspecţia Muncii.
8.3. Valorificarea rezultatelor activităţii
a) Îmbunătăţirea cunoaşterii şi aplicării legislaţiei specifice managementului resurselor
umane;
b) Implementarea corectă a paşilor privind stabilirea drepturilor salariale;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
255
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
9.1. Directorul
9.1.1. Răspunde de stabilirea cadrului organizatoric de întocmire a registrului electronic de
evidenţă a salariaţilor.
9.1.2. Numeşte prin decizie internă persoana responsabilă cu completarea şi actualizarea Revisal.
9.2. Persoana responsabilă
9.2.1. Iniţiază şi completează Revisal, prin includerea tuturor salariaţilor activi şi a celor cu
contractele de muncă suspendate.
9.2.2. Actualizează şi postează variantele actualizate Revisal prin intermediul portalului Inspecţia
Muncii.
Colegiul Național
„Ferdinand I”
Bacău
Compartiment
CONTABILITATE
ADMINISTRATIV-
ACHIZITII
PROCEDURA OPERATIONALĂ
PRIVIND ÎNTOCMIREA
PROGRAMULUI ANUAL AL
ACHIZIȚIILOR PUBLICE
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PO: PROCEDURA OPERAŢIONALĂ – PO ....
DATA:
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
256
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
1. Elaborat ................. Responsbail
achiziții
publice la
nivelul unității
2. Verificat ..............................
.......
Contabil-şef
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale
Ediţia sau,
după caz,
revizia în
cadrul ediţiei
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Ediţia I - Elaborare
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
257
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data primirii Semnătura
1. Informare
aplicare
şi
arhivare
I Secretariat Secretar şef ........................ .................
2. Informare
evidenţă
I Echipa
managerială
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare I Financiar-
contabil +
achiziţii
Contabil-şef ....................... ..................
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Procedura are ca scop documentarea operațiilor derulate pentru elaborarea
Programului anual al achizițiilor publice. Acesta se întocmește înainte de sfârșitul anului
pentru anul următor.
4.2. Procedura se referă la activitatea structurii achiziții publice din cadrul Colegiului
Naţional „Ferdinand I” Bacău.
4. 3. Asigură continuitatea acestei activități.
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea administrării fondurilor în mod
economic, eficient şi eficae pentru îndeplinirea obiectivelor generale ale Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
5. DOMENIUL DE APLICARE
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
258
5.1. Procedura se aplică în cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău de către
compartimentul Contabilitate și structura cu atribuții de achiziții publice de la nivelul unității.
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
6.1. Reglementări internaționale
- nu este cazul
6.2. Legislaţie primară
6.2.1. O.U.G. nr. 34 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de
concesiune de lucrări publice si a contractelor de concesiune de servicii;
6.2.2. H.G. nr.925/2006 – Hotarâre pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractelor de achiziție publică din OUG nr.34/2006
6.2.3. Ghidul pentru atribuirea contractelor de achiziție publică nr. 155/2006.
6.2.4. O.G. nr. 119/1999 - privind auditul intern şi controlul financiar preventiv;
6.2.5. Legea nr. 84/2003 pentru modificarea şi completarea OG nr. 119/1999 privind
auditul intern şi controlul financiar preventiv;
6.2.6. OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare
la exercitarea controlului financiar preventiv;
6.2.7. OMFP nr. 912/2004 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice
generale referitoare la exercitarea CFP, aprobate prin OMFP nr. 522/2003
6.3. Legislaţie secundară
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005).
6.4. Reglementări interne
Regulamentul de ordine interioară
Decizia internă de constituire a comisiei de achiziții
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
259
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
7.1. Definiţii:
7.1.1. Vocabularul comun al achizițiilor publice - CPV - desemnează nomenclatorul de
referință aplicabil contractelor de achiziție publică, adoptat prin Regulamentul nr.
2.195/2002/CE al Parlamentului European și al Consiliului privind vocabularul comun al
achizițiilor publice, publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 340 din 16
decembrie 2002, asigurând corespondența cu alte nomenclatoare existente;
7.1.2. Sistemul electronic de achiziții publice - SEAP - desemnează sistemul informatic de
utilitate publică, accesibil prin internet la o adresă dedicată, utilizat în scopul aplicării prin
mijloace electronice a procedurilor de atribuire;
7.1.3. Procedura de atribuire - etapele ce trebuie parcurse de autoritatea contractantă și de
către candidați/ofertanți pentru ca acordul părților privind angajarea în contractul de achiziție
publică să fie considerat valabil;
7.1.4. Propunere financiară - parte a ofertei ce cuprinde informațiile cu privire la preț, tarif,
alte condiții financiare și comerciale corespunzătoare satisfacerii cerințelor solicitate prin
documentația de atribuire;
7.1.5. Propunere tehnică - parte a ofertei elaborată pe baza cerințelor din caietul de sarcini
sau, dupa caz, din documentația descriptivă;
7.1.6. Ofertant - oricare operator economic care a depus oferta;
7.1.7.. Oferta - actul juridic prin care operatorul economic își manifestă voința de a se angaja
din punct de vedere juridic într-un contract de achiziție publică; oferta cuprinde propunerea
financiară și propunerea tehnică;
7.1.8. Operator economic - oricare furnizor de produse, prestator de servicii ori executant de
lucrări - persoană fizică/juridică, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu
activitate în domeniul care oferă în mod licit pe piață produse, servicii și/sau execuție de
lucrări;
7.1.9. Documentație de atribuire – documentația ce cuprinde toate informațiile legate de
obiectul contractului de achiziție publică și de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv
caietul de sarcini sau, dupa caz, documentația descriptivă;
7.1.10. Contract de achiziție publică - contractul care include și categoria contractului
sectorial, astfel cum este definit la art. 229 alin. (2), cu titlu oneros, încheiat în scris între una
sau mai multe autorități contractante, pe de o parte, și unul sau mai mulți operatori
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
260
economici, pe de alta parte, având ca obiect execuția de lucrări, furnizarea de produse sau
prestarea de servicii;
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioară
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educației, Cercetării,
Tineretului și Sportului
3. CFP Control financiar preventiv
4. CPV Vocabularul comun al
achizițiilor publice
5. SEAP Sistemul electronic de
achiziții publice
8. DESCRIEREA PROCEDURII
În cadrul Colegiului Național “Ferdinand I” Bacău se realizează mai multe tipuri de
achiziții publice pentru produse, servicii sau lucrări, având obligația legală de a stabili
Programul anual al achiziţiilor publice.
Date de intrare ale procesului
j) Bugetul aprobat
k) Cereri interne de achizitii publice a unor lucrari, produse sau servicii
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
261
Date de ieșire ale procesului
Referat de necesitate
Programul anual al achizitiilor publice
Procesul elaborare a Programului anual al achizițiilor publice este structurat pe
următoarele etape:
1. Comisia de achiziții publice de la nivelul unității solicită compartimentelor previziunile de
achiziții publice pentru anul următor
Responsabil
Comisia de achiziții publice de la nivelul unității de învățământ
2. Compartimentele desfășoară ședințe de lucru în care stabilesc necesarul și oportunitatea
achizițiilor publice pentru anul următor
Responsabil
Coordonatorii de compartimente, șefii de comisii funcționale
3. Comisia de achiziții publice de la nivelul unității de învățământ preia propunerile
compartimentelor, însoțite de note de fundamentare și elaborează Programul anual al achizițiilor
publice.
Responsabil
Comisia de achiziții publice de la nivelul unității de învățământ
4. Compartimentul Contabilitate avizează Programul anual al achizițiilor publice.
Responsabil
Contabil-șef
5. Directorul Colegiului aprobă Programul anual al achizițiilor publice.
Responsabil
Director
Programul anual al achiziţiilor publice se elaborează într-o prima formă până la sfârşitul
ultimului trimestru al anului în curs şi cuprinde totalitatea contractelor/acordurilor-cadru pe care
autoritatea contractantă intenţionează să le atribuie/încheie în decursul anului următor.
Autoritatea contractantă (unitatea de învățământ) are obligaţia, atunci când stabileşte
Programul anual al achiziţiilor publice, de a ține cont de:
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
262
a) necesităţile obiective de produse, de lucrări şi de servicii;
b) gradul de prioritate a necesităţilor prevăzute;
c) anticipările privind fondurile ce urmează să fie alocate prin bugetul anual.
Programul anual al achiziţiilor publice trebuie sa cuprindă cel puţin informaţii
referitoare la:
a) obiectul contractului/acordului-cadru;
b) codul vocabularului comun al achiziţiilor publice (CPV);
c) valoarea estimată, fără TVA, exprimată în lei şi în euro;
d) procedura care urmează sa fie aplicată;
e) data estimată pentru începerea procedurii;
f) data estimată pentru finalizarea procedurii;
g) persoana responsabilă pentru atribuirea contractului respectiv
În cazul în care autoritatea contractantă intenţionează să lanseze un sistem dinamic de
achiziţii publice, aceasta are obligaţia de a preciza această intenţie în Programul anual al
achiziţiilor publice
După aprobarea bugetului propriu, autoritatea contractantă are obligaţia de a-şi definitiva
Programul anual al achiziţiilor publice în funcţie de fondurile aprobate şi de posibilităţile de
atragere a altor fonduri.
Programul anual al achiziţiilor publice se aproba de directorul autorităţii contractante,
conform atribuţiilor legale ce îi revin, cu avizul compartimentului financiar-contabil.
Autoritatea contractantă are dreptul de a opera modificări sau completări ulterioare în
Programul anual al achizitiilor publice, modificări/completări care se aprobă conform
prevederilor de mai sus. În cazul în care modificările prevăzute au ca scop acoperirea unor
necesitaţi ce nu au fost cuprinse iniţial în Programul anual al achiziţiilor publice, introducerea
acestora în program este condiţionată de asigurarea surselor de finanţare.
Toate documentele elaborate în cursul acestei proceduri se arhivează conform normelor
în vigoare.
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
263
9.1. Director
9.1.1. Aproba Referatele de necesitate și notele justificative;
9.1.2. Aproba Programul anual al achizițiilor publice;
9.1.3. Asigură resursele necesare desfășurării proceselor ;
9.2. Comisia de achiziții publice
9.2.1.Inițiază procedura prin solicitarea către compartimente de transmitere a
necesităților proprii privind achizițiile pentru următorul an
9.2.2. Întocmește și/ sau reactualizează Programul anual al achizițiilor publice în funcție
de necesități
9.2.3. Transmite compartimentului de contabilitate Programul anual al achizițiilor
publice
9.3. Compartimentele și comisiile funcționale din cadrul instituției
9.3.1. Întocmesc listele de achiziții publice necesare și lansează Referatele de necesitate
pentru achizițiile publice solicitate.
9.3.2. Transmit Comisiei de achiziții necesitățile de achiziții publice și urmăresc
includerea acestora în Programul anual al achizițiilor publice și în pozițiile bugetare
corespunzătoare.
Colegiul Național
„Ferdinand I”
Bacău
Compartiment
CONTABILITATE
PROCEDURA OPERATIONALĂ
PRIVIND ORGANIZAREA ȘI
CONDUCEREA
CONTABILITĂȚII
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PO: PROCEDURA OPERAŢIONALĂ – PO ....
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
264
1. Elaborat ................. Contabil
2. Verificat ..............................
.......
Contabil-şef
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale
Ediţia sau,
după caz,
revizia în
cadrul ediţiei
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Ediţia I - Elaborare
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data primirii Semnătura
1. Informare
aplicare
şi
arhivare
I Secretariat Secretar şef ........................ .................
2. Informare
evidenţă
I Echipa
managerială
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare I Financiar-
contabil +
Contabil-şef ....................... ..................
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
265
achiziţii
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Procedura este elaborată în scopul definirii cadrului organizatoric în care se
organizează şi funcţionează contabilitatea.
4.2. Procedura se referă la activitatea financiar-contabilă din cadrul Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
4. 3. Asigură continuitatea acestei activități.
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea administrării fondurilor în mod
economic, eficient şi eficae pentru îndeplinirea obiectivelor generale ale Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Procedura se aplică în cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău de către
compartimentul Contabilitate.
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
6.1. Reglementări internaționale
- nu este cazul
6.2. Legislaţie primară
6.2.1. Legea nr. 82/1991 a contabilităţii, cu completările şi modificările ulterioare;
6.2.2 OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind
organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice şi Planul de conturi pentru instituţiile
publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia;
6.2.3. OMFP nr. 1850/2004 privind registrele şi formularele financiar-contabile;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
266
6.2. 4. OMFP 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea,
lichidarea, ordonanţarea, şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea,
evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale;
6.3. Legislaţie secundară
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005).
6.4. Reglementări interne
Regulamentul de ordine interioară
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
7.1. Definiţii:
7.1.11. An bugetar - anul financiar pentru care se aprobă bugetul; anul bugetar este
anul calendaristic care începe la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie;
7.1.12. Angajament bugetar - orice act prin care o autoritate competentă, potrivit
legii, afectează fonduri publice unei anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare
aprobate;
7.1.3. Angajament legal - faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând orice act
juridic din care rezultă sau ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice;
7.1.4. Articol bugetar - subdiviziune a clasificaţiei cheltuielilor bugetare, determinate în
funcţie de caracterul economic al operaţiunilor în care acestea se concretizează şi care
desemnează natura unei cheltuieli, indiferent de acţiunea la care se referă;
7.1.5. Balanţa de verificare - procedeu contabil prin care, lunar, trimestrial, semestrial sau
ori de câte ori este nevoie, se grupează şi se sistematizează informaţiile în conturi,
urmărindu-se respectarea dublei înregistrări (Lista tuturor conturilor soldate şi nesoldate în
Cartea mare, în care sunt prezentate, în funcţie de forma, informaţii privind soldurile,
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
267
rulajele şi sumele conturilor);
7.1.6. Bilanţ - document contabil de sinteză care reflectă activul, pasivul şi capitalul
propriu al unei organizaţii la încheierea exerciţiului financiar, precum şi în celelalte situaţii
prevăzute de lege;
7.1.12. Balanţa - Tabel statistico-economic folosit în analiză şi planificare, prin care
se compară şi se raportează indicatorii care urmează a fi corelaţi, echilibraţi, pe o
anumită perioadă;
7.1.8. Buget - document prin care sunt prevăzute şi aprobate în fiecare an veniturile şi
cheltuielile sau, după caz, numai cheltuielile, în funcţie de sistemul de finanţare a
instituţiilor publice;
7.1.29. Clasificaţie bugetară - gruparea veniturilor şi cheltuielilor bugetare într-o ordine
obligatorie şi dupa criterii unitare;
7.1.30. Cereri de tragere - document pe care debitorul îl prezinta băncii creditoare şi prin
care se solicită virarea unor sume din creditul contractat;
7.1.31. Conformitate - caracteristica unei operaţiuni, a unor acte sau fapte administrative
produse în cadrul unei entităţi publice de a corespunde politicii asumate în mod expres în
domeniul respectiv de către entitatea în cauză sau de către o autoritate superioară
acesteia, potrivit legii;
7.1.32. Cont - procedeu contabil de urmărire permanentă şi sistematică, într -o
formă specială, în expresie valorică şi uneori cantitativă, existenţa şi mişcarea
mijloacelor şi a surselor acestora, precum şi procesele economice şi rezultatele acestora;
7.1.13. Control financiar preventiv - activitatea prin care se verifică legalitatea şi
regularitatea operaţiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public,
înainte de aprobarea acestora
7.1.14. Control intern - ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,
inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi
reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic,
eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi
procedurile;
7.1.15. Creanţe - valori avansate temporal de o organizaţie terţilor (persoane fizice sau
juridice) pentru care urmează să primească un echivalent (o sumă de bani sau un serviciu);
7.1.16. Credit - relaţie bănească apărută în legatură cu acordarea de împrumuturi în bani
unor persoane (fizice sau juridice) sau în legatură cu amânarea plăţii;
7.1.17. Credit bugetar - suma aprobată prin buget, reprezentând limita maximă până la care
se pot ordonanta şi efectua plăţi în cursul anului bugetar pentru angajamentele contractate
în cursul exerciţiului bugetar şi/sau din exerciţii anterioare pentru acţiuni multianuale,
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
268
respectiv se pot angaja, ordonanţa şi efectua plăţi din buget pentru celelalte acţiuni;
7.1.18. Credit de angajament - limita maximă a cheltuielilor ce pot fi angajate, în timpul
exerciţiului bugetar, în limitele aprobate;
7.1.19. Deschidere de credite bugetare - aprobare comunicată Trezoreriei Statului de către
Ordonanţatorul principal de credite în limita căreia se pot efectua repartizări de credite
bugetare şi plăţi de casă din bugetele locale;
7.1.20. Dobânda - suma de bani cu acest titlu, dar şi alte prestaţii sub orice titlu sau
denumire, la care debitorul se obligă drept echivalent al folosinţei capitalului;
7.1.176. Economicitate - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea
rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzatoare a acestor
rezultate;
7.1.177. Eficacitate - gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare
dintre
activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al activităţii respective;
7.1.178. Eficienţă - maximizarea rezultatelor unei activităţi în relaţie cu resursele utilizate;
7.1.179. Entitate publică - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională,
regie autonomă, societate comercială la care statul sau o unitate administrativ -teritorială
este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri
publice şi/sau patrimoniu public;
7.1.180. Evidenţa contabilă - înregistrare sistematică a informaţiilor privind situaţia
patrimonială şi a rezultatelor obţinute de către un agent economico-social, atât pentru
necesităţile acestuia cât şi pentru relaţiile cu asociaţii sau acţionarii, clienţii, furnizorii,
băncile, organele fiscale şi alte persoane juridice sau fizice ;
7.1.181. Execuţie bugetară - activitatea de încasare a veniturilor bugetare şi de efectuare a
plăţii cheltuielilor aprobate prin buget;
7.1.182. Exerciţiu bugetar - perioada egală cu anul bugetar pentru care se elaborează, se
aprobă, se execută şi se raportează bugetul;
7.1.183. Extras de cont - document ce atestă tranzacţiile cu disponibilităţi;
7.1.184. Fişe de cont - document contabil unde se înregistrează în ordine cronologica toate
operaţiile economice după documentele de evidenţă şi după articole contabile;
7.1.185. Fonduri publice - sumele alocate din bugetul de stat, bugetele locale, bugetul
asigurărilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului,
bugetele instituţiilor publice autonome, bugetele instituţiilor publice finanţate integral sau
parţial din bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat şi bugetele fondurilor
speciale, după caz, bugetele instituţiilor publice finanţate integral din venituri proprii,
bugetul fondurilor provenite din credite externe contractate sau garantate de stat şi a căror
rambursare, dobânzi şi alte costuri se asigură din fonduri publice, bugetul fondurilor
externe nerambursabile, credite externe contractate sau garantate de autorităţile
administraţiei publice locale, împrumuturi interne contractate de autorităţile administraţiei
publice locale, precum şi din bugetele instituţiilor publice finanţate integral sau parţial din
bugetele locale;
7.1.186. Garanţie - ansamblu de mijloace juridice de garantare a obligaţiilor prin afectarea
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
269
unui bun al debitorului sau chiar al altei persoane, în scopul asigurării executării obligaţiei
asumate;
7.1.187. Inspecţie - verificarea efectuată la faţa locului, în scopul constatării unor eventuale
abateri de la legalitate şi al luării de măsuri pentru protejarea fondurilor publice şi a
patrimoniului public şi pentru repararea prejudiciului produs, după caz;
7.1.188. Jurnal - un registru contabil unde se înregistrează toate operaţiunile – mişcările
patrimoniului (economico-financiare) sistematic şi în ordine cronologică;
7.1.189. Legalitate - caracteristica unei operaţiuni de a respecta toate prevederile legale
care îi sunt aplicabile, în vigoare la data efectuării acesteia;
7.1.190. Lege bugetară anuală - lege care prevede şi autorizează pentru fiecare an bugetar
veniturile şi cheltuielile bugetare, precum şi reglementări specifice exerciţiului bugetar;
7.1.191. Lege de rectificare - lege care modifică în cursul exerciţiului bugetar legea bugetară
anuală;
7.1.192. Lichidarea cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare în care se verifică
existenţa angajamentelor, se determină sau se verifică realitatea sumei datorate, se verifică
condiţiile de exigibilitate ale angajamentului, pe baza documentelor justificative care să
ateste operaţiunile respective;
7.1.193. Nota contabilă - document justificativ de înregistrare în contabilitatea sintetică şi
analitică, de regulă pentru operaţiunile care nu au la bază docurnente justificative (ştornări,
virări, etc.);
7.1.194. Obligaţie de plată - raport juridic în virtutea căruia debitorul este ţinut faţă de
creditor la a da o anume sumă sub sancţiunea constrângerii;
7.1.195. Operaţiune - orice acţiune cu efect financiar pe seama fondurilor publice sau a
patrimoniului public, indiferent de natura acesteia;
7.1.196. Oportunitate - caracteristica unei operaţiuni de a servi, în mod adecvat, în
circumstanţe date, realizării unor obiective ale politicilor asumate;
7.1.197. Ordonanţarea cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare în care se confirmă
că livrările de bunuri şi de servicii au fost efectuate sau alte creanţe au fost verificate şi că
plata poate fi realizată;
7.1.198. Ordonator de credite - persoana împuternicită prin lege sau prin delegare, potrivit
legii, să dispuna şi să aprobe operaţiuni;
7.1.199. Patrimoniu public - totalitatea drepturilor şi obligaţiilor statului, unităţilor
administrativ-teritoriale sau ale entităţilor publice ale acestora, dobândite sau asumate cu
orice titlu. Drepturile şi obligaţiile statului şi ale unităţilor administrativ-teritoriale se referă
atât la bunurile din domeniul public, cât şi la cele din domeniul privat al statului şi al
unităţilor administrativ-teritoriale;
7.1.200. Persoana desemnată cu exercitarea controlul financiar preventiv propriu – persoana
din cadrul compartimentelor de specialitate, numită de conducătorul entităţii publice pentru
exercitarea controlului financiar preventiv propriu sau persoana care îndeplineşte această
atribuţie pe bază de contract, în condiţiile legii;
7.1.201. Plata cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin
care instituţia publică achită obligţiile sale faţă de terţi;
7.1.202. Plata - faza din procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin
care instituţia publică achită obligaţiile sale faţă de terţii creditori (este eliberată de
obligaţiile sale faţă de terţii creditori);
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
270
7.1.203. Proiect de operaţiune - orice document prin care se urmăreşte efectuarea unei
operaţiuni, în forma pregătită în vederea aprobării sale de către autoritatea competentă,
potrivit legii;
7.1.204. Registru Jurnal - documentul contabil în care se efectuează înregistrarea
cronologică a tuturor tranzacţiilor, evenimentelor şi a operaţiilor, prezentând sumele
conturilor implicate debitoare sau creditoare şi alte informaţii legate de acestea;
7.1.205. Regularitate - caracteristica unei operaţiuni de a respecta sub toate aspectele
ansamblul principiilor şi regulilor procedurale şi metodologice care sunt aplicabile
categoriei de operaţiuni din care face parte;
7.1.206. Scadenţar - document de eşalonare a cheltuielilor ce se efectuează în
perioada
curentă şi privesc perioadele viitoare şi care urmează a se repartiza lunar asupra
cheltuielilor;
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioară
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educației, Cercetării,
Tineretului și Sportului
3. CFP Control financiar preventiv
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8.1. Principii contabile
8.1.1. Principiul continuităţii activităţii - Presupune că instituţia publica îşi continuă în
mod normal funcţionarea, fără a intra în stare de desfiinţare sau reducere semnificativă a
activităţii.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
271
8.1.2. Principiul permanenței metodelor - Metodele de evaluare trebuie aplicate în mod
consecvent de la un exerciţiu financiar la altul.
8.1.3. Principiul prudenței - Evaluarea trebuie facută pe o bază prudentă şi în special:
trebuie să se ţină cont de toate angajamentele apărute în cursul exerciţiului financiar curent sau al
unui exerciţiu precedent, chiar dacă acestea devin evidente numai între data bilanţului şi data
depunerii acestuia şi trebuie să se ţină cont de toate deprecierile.
8.1.4. Principiul contabilităţii pe baza de angajamente - Efectele tranzacţiilor şi ale
altor evenimente sunt recunoscute atunci când tranzacţiile şi evenimentele se produc şi nu pe
măsură ce numerarul sau echivalentul său este încasat sau plătit şi sunt înregistrate în evidențele
contabile şi raportate în situaţiile financiare ale perioadelor de raportare.
8.1.5. Principiul evaluării separate a elementelor de activ şi de datorii - componentele
elementelor de activ sau de datorii trebuie evaluate separat.
8.1.6. Principiul intangibilității - Bilanţul de deschidere pentru fiecare exerciţiu
financiar trebuie să corespundă cu bilanţul de închidere al exerciţiului financiar precedent.
8.1.7. Principiul necompensării - Orice compensare între elementele de activ şi de
datorii sau între elementele de venituri şi cheltuieli este interzisă, cu excepţia compensărilor între
active şi datorii permise de reglementările legale, numai după înregistrarea în contabilitate a
veniturilor şi cheltuielilor la valoarea integrală.
8.1.8. Principiul comparabilității informaţiilor - Elementele prezentate trebuie să dea
posibilitatea comparării în timp a informaţiilor.
8.1.9. Principiul materialității (pragului de semnificație) - Orice element care are o
valoare semnificativă trebuie prezentat distinct în cadrul situaţiilor financiare, iar elementele cu
valori nesemnificative, dar care au aceeaşi natura sau au funcţii similare trebuie însumate şi
prezentate într-o poziţie globală.
8.1.10. Principiul prevalenței economicului asupra juridicului (realităţii asupra
aparenței) - Informaţiile contabile prezentate în situaţiile financiare trebuie să fie credibile, să
respecte realitatea economică a evenimentelor sau tranzacţiilor, nu numai forma lor juridică.
8.2. Obiectul contabilităţii
8.2.1. Contabilitatea, ca activitate specializată în măsurarea, evaluarea, cunoaşterea,
gestiunea și controlul activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, precum și a rezultatelor obţinute
din activitatea instituţiilor publice, trebuie să asigure înregistrarea cronologică și sistematică,
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
272
prelucrarea, publicarea și păstrarea informaţiilor cu privire la poziţia financiară, performanța
financiară și fluxurile de trezorerie.
8.2.2. Contabilitatea instituţiilor publice asigură informaţii ordonatorilor de credite cu
privire la execuţia bugetelor de venituri si cheltuieli, rezultatul execuţiei bugetare, patrimoniul
aflat în administrare, rezultatul patrimonial (economic), costul programelor aprobate prin buget,
dar și informaţii necesare pentru întocmirea contului general anual de execuţie a bugetului de
stat, a contului anual de execuţie a bugetului asigurărilor sociale de stat și fondurilor speciale.
8.2.3. Instituţiile publice au obligaţia să conducă contabilitatea în partidă dublă cu
ajutorul conturilor prevăzute în planul de conturi general, care cuprinde următoarele clase de
conturi:
- clasa 1 "Conturi de capitaluri";
- clasa 2 "Conturi de active fixe";
- clasa 3 "Conturi de stocuri și producţie în curs de execuţie";
- clasa 4 "Conturi de terţi";
- clasa 5 "Conturi la trezoreria statului și banci comerciale";
- clasa 6 "Conturi de cheltuieli";
- clasa 7 "Conturi de venituri si finanţări".
8.2.4. Cu ajutorul acestor conturi, instituţiile publice înregistrează operaţiunile
economico-financiare pe baza principiilor contabilităţii de drepturi și obligaţii (de angajamente),
respectiv în momentul creării, transformării sau dispariţiei/anularii unei valori economice, a unei
creanţe sau unei obligaţii.
8.2.5. Pentru respectarea conţinutului economic al operaţiunilor, a cerinţelor contabilităţii
bazata pe principiul drepturilor și obligaţiilor și a prevederilor legale în vigoare, ordonatorii de
credite dispun elaborarea următoarelor documente:
1. planul de conturi;
2. monografia cu operaţiunile specifice domeniului de activitate
3. nomenclatorul formularelor financiar-contabile folosite
8.2.6. În cazul în care apar modificări în oricare din aceste documente ele vor fi refăcute
şi aprobate în aceleaşi condiţii ca variantele iniţiale.
8.3. Organizarea şi conducerea contabilităţii
8.3.1. Instituţiile publice organizează și conduc contabilitatea în compartimente distincte,
conduse de către directorul economic sau contabilul șef.
8.3.2. Şeful compartimentului financiar-contabil este persoana care ocupă funcţia de
conducere a compartimentului financiar-contabil și care răspunde și de activitatea de încasare a
veniturilor și de plată a cheltuielilor.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
273
8.3.3. Persoanele care răspund de organizarea și conducerea contabilităţii trebuie să
asigure, potrivit legii, condiţiile necesare pentru organizarea si conducerea corectă și la zi a
contabilităţii, organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de activ si de pasiv, precum și
valorificarea rezultatelor acesteia, respectarea regulilor de întocmire a situaţiilor financiare,
depunerea la termen a acestora la organele în drept, păstrarea documentelor justificative, a
registrelor și situaţiilor financiare, organizarea contabilităţii de gestiune adaptate la specificul
instituţiei publice.
8.4. Documente justificative şi registre
8.4.1. Efectuarea de operaţiuni economice, fără să fie înregistrate în contabilitate,
constituie contravenţie la Legea contabilităţii, daca nu este săvârşită în astfel de condiţii încât,
potrivit legii, să fie considerată infracţiune.
8.4.2. Instituţiile publice consemnează operaţiunile economico-financiare în momentul
efectuării lor în documente justificative pe baza cărora se fac înregistrări în jurnale, fișe și alte
documente contabile, după caz.
8.4.3. Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează
răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat si aprobat, precum și a celor care le-au
înregistrat în contabilitate, după caz.
8.4.4. Documentele justificative trebuie sa cuprindă următoarele elemente principale:
- denumirea documentului;
- denumirea și, după caz, sediul unităţii care întocmeşte documentul;
- numărul documentului și data întocmirii acestuia;
- menţionarea părților care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare
(când este cazul);
- conţinutul operaţiunii economico-financiare și, atunci când este necesar, temeiul
legal al efectuării acesteia;
- datele cantitative și valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate;
- numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea
operaţiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv și ale
persoanelor în drept să aprobe operaţiunile respective, după caz;
- alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.
8.4.5. Înregistrările în contabilitate se efectuează cronologic, prin respectarea succesiunii
documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate și sistematic, în conturi
sintetice și analitice.
8.4.6. Registrele de contabilitate și formularele comune, care nu au regim special de
inseriere și numerotare, privind activitatea financiară și contabilă, pot fi adaptate în funcţie de
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
274
specificul și necesităţile instituţiilor publice, cu condiţia respectării conţinutului minimal de
informaţii și a normelor de intocmire și utilizare a acestora.
8.4.7. La instituţiile publice, forma de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor
economico-financiare este "maestru-șah". În cadrul formei de înregistrare "maestru-șah",
principalele registre și formulare care se utilizează sunt: Registrul-jurnal, Registrul-inventar,
Cartea-mare si Balanţa de verificare.
8.4.8. Registrele de contabilitate se pot prezenta sub forma de registru, foi volante sau
listări informatice, după caz.
8.5. Arhivarea, păstrarea și reconstituirea documentelor
8.5.1. Instituţiile publice au obligaţia păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a
celorlalte documente contabile, precum și a documentelor justificative care stau la baza
înregistrărilor în contabilitate.
8.5.2. Termenul de păstrare a registrelor și documentelor justificative și contabile este de
10 ani cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu
excepţia statelor de salarii care se păstrează timp de 50 de ani. Situaţiile financiare anuale se
păstrează timp de 50 de ani.
8.5.3. Arhivarea registrelor de contabilitate, a documentelor justificative și contabile se
face în conformitate cu prevederile legale în vigoare.
8.5.4. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire".
Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu și vizibil menţiunea "RECONSTITUIT",
cu specificarea numărului si datei dispoziţiei pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.
8.5.5. Documentele reconstituite potrivit legii constituie baza legala pentru efectuarea
înregistrărilor în contabilitate.
8.6. Sistemul informatic
8.6.1. Sistemul informatic de prelucrare automata a datelor la nivelul fiecărei instituţii
trebuie să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu normele
contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice.
8.6.2. La elaborarea și adaptarea programelor informatice trebuie avute în vedere
criteriile minimale pentru programele informatice utilizate în activitatea financiara și contabilă,
potrivit reglementarilor legale în vigoare.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
275
8.6.3. Persoanele care efectuează lucrări cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare
automată a datelor poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informaţiilor din documente, iar
beneficiarii răspund pentru exactitatea și realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.
8.6.4. Din punct de vedere al bazei de date trebuie să existe posibilitatea reconstituirii în
orice moment a conţinutului registrelor, jurnalelor și altor documente financiar-contabile.
8.7. Exerciţiul financiar
8.7.1. Exerciţiul financiar reprezintă perioada pentru care trebuie întocmite situaţiile
financiare anuale și este de 12 luni.
8.7.2. Exerciţiul financiar incepe la 1 ianuarie și se incheie la 31 decembrie, cu excepţia
primului an de activitate, când acesta începe la data înfiinţării instituţiei publice, potrivit legii.
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
9.1. Directorul
Răspunde pentru organizarea și conducerea contabilității
9.2. Contabilul şef
Răspunde pentru aplicarea corespunzătoare a reglementărilor contabile.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
276
Colegiul Național
„Ferdinand I”
Bacău
Compartiment
CONTABILITATE
PROCEDURA OPERATIONALA
PRIVIND COMPLETAREA
REGISTRULUI DE CASĂ
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PO: PROCEDURA OPERAŢIONALĂ – PO ....
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
1. Elaborat ................. Contabil
2. Verificat ..............................
.......
Contabil-şef
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale
Ediţia sau,
după caz,
revizia în
cadrul ediţiei
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Ediţia I - Elaborare
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
277
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data primirii Semnătura
1. Informare
aplicare
şi
arhivare
I Secretariat Secretar şef ........................ .................
2. Informare
evidenţă
I Echipa
managerială
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare I Financiar-
contabil +
achiziţii
Contabil-şef ....................... ..................
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Procedura este elaborată în scopul definirii cadrului organizatoric în care se
completează Registrul de casă.
4. 2. Procedura se referă la activitatea financiar-contabilă din cadrul Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
4. 3. Asigură continuitatea acestei activități.
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea administrării fondurilor în mod
economic, eficient şi eficae pentru îndeplinirea obiectivelor generale ale Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
5. DOMENIUL DE APLICARE
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
278
5.1. Procedura se aplică în cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău de către
compartimentul Contabilitate.
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
6.1. Reglementări internaționale
- nu este cazul
6.2. Legislaţie primară
- Legea contabilitatii nr. 82/1991 republicata
- Ordinul privind registrele si formularele financiar-contabile nr. 1850/2004, M.Of. 23
din 7 ianuarie 2005, M.Of. 23 bis din 7 ianuarie 2005
- Norme de utilizare a registrelor de contabilitate REGISTRU JURNAL (Cod 1411 si
cod 1411/b) 704/1993, M.O. 303/1993
6.3. Legislaţie secundară
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005).
6.4. Reglementări interne
Regulamentul de ordine interioară
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
7.1. Definiţii:
7.1.13. An bugetar - anul financiar pentru care se aprobă bugetul; anul bugetar este
anul calendaristic care începe la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie;
7.1.14. Angajament bugetar - orice act prin care o autoritate competentă, potrivit
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
279
legii, afectează fonduri publice unei anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare
aprobate;
7.1.3. Angajament legal - faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând orice act
juridic din care rezultă sau ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice;
7.1.4. Articol bugetar - subdiviziune a clasificaţiei cheltuielilor bugetare, determinate în
funcţie de caracterul economic al operaţiunilor în care acestea se concretizează şi care
desemnează natura unei cheltuieli, indiferent de acţiunea la care se referă;
7.1.5. Balanţa de verificare - procedeu contabil prin care, lunar, trimestrial, semestrial sau
ori de câte ori este nevoie, se grupează şi se sistematizează informaţiile în conturi,
urmărindu-se respectarea dublei înregistrări (Lista tuturor conturilor soldate şi nesoldate în
Cartea mare, în care sunt prezentate, în funcţie de forma, informaţii privind soldurile,
rulajele şi sumele conturilor);
7.1.6. Bilanţ - document contabil de sinteză care reflectă activul, pasivul şi capitalul
propriu al unei organizaţii la încheierea exerciţiului financiar, precum şi în celelalte situaţii
prevăzute de lege;
7.1.13. Balanţa - Tabel statistico-economic folosit în analiză şi planificare, prin care
se compară şi se raportează indicatorii care urmează a fi corelaţi, echilibraţi, pe o
anumită perioadă;
7.1.8. Buget - document prin care sunt prevăzute şi aprobate în fiecare an veniturile şi
cheltuielile sau, după caz, numai cheltuielile, în funcţie de sistemul de finanţare a
instituţiilor publice;
7.1.33. Clasificaţie bugetară - gruparea veniturilor şi cheltuielilor bugetare într-o ordine
obligatorie şi dupa criterii unitare;
7.1.34. Cereri de tragere - document pe care debitorul îl prezinta băncii creditoare şi prin
care se solicită virarea unor sume din creditul contractat;
7.1.35. Conformitate - caracteristica unei operaţiuni, a unor acte sau fapte administrative
produse în cadrul unei entităţi publice de a corespunde politicii asumate în mod expres în
domeniul respectiv de către entitatea în cauză sau de către o autoritate superioară
acesteia, potrivit legii;
7.1.36. Cont - procedeu contabil de urmărire permanentă şi sistematică, într -o
formă specială, în expresie valorică şi uneori cantitativă, existenţa şi mişcarea
mijloacelor şi a surselor acestora, precum şi procesele economice şi rezultatele acestora;
7.1.13. Control financiar preventiv - activitatea prin care se verifică legalitatea şi
regularitatea operaţiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public,
înainte de aprobarea acestora
7.1.14. Control intern - ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
280
inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi
reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic,
eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi
procedurile;
7.1.15. Creanţe - valori avansate temporal de o organizaţie terţilor (persoane fizice sau
juridice) pentru care urmează să primească un echivalent (o sumă de bani sau un serviciu);
7.1.16. Credit - relaţie bănească apărută în legatură cu acordarea de împrumuturi în bani
unor persoane (fizice sau juridice) sau în legatură cu amânarea plăţii;
7.1.17. Credit bugetar - suma aprobată prin buget, reprezentând limita maximă până la care
se pot ordonanta şi efectua plăţi în cursul anului bugetar pentru angajamentele contractate
în cursul exerciţiului bugetar şi/sau din exerciţii anterioare pentru acţiuni multianuale,
respectiv se pot angaja, ordonanţa şi efectua plăţi din buget pentru celelalte acţiuni;
7.1.18. Credit de angajament - limita maximă a cheltuielilor ce pot fi angajate, în timpul
exerciţiului bugetar, în limitele aprobate;
7.1.19. Deschidere de credite bugetare - aprobare comunicată Trezoreriei Statului de către
Ordonanţatorul principal de credite în limita căreia se pot efectua repartizări de credite
bugetare şi plăţi de casă din bugetele locale;
7.1.20. Dobânda - suma de bani cu acest titlu, dar şi alte prestaţii sub orice titlu sau
denumire, la care debitorul se obligă drept echivalent al folosinţei capitalului;
7.1.207. Economicitate - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea
rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzatoare a acestor
rezultate;
7.1.208. Eficacitate - gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare
dintre
activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al activităţii respective;
7.1.209. Eficienţă - maximizarea rezultatelor unei activităţi în relaţie cu resursele utilizate;
7.1.210. Entitate publică - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională,
regie autonomă, societate comercială la care statul sau o unitate administrativ -teritorială
este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri
publice şi/sau patrimoniu public;
7.1.211. Evidenţa contabilă - înregistrare sistematică a informaţiilor privind situaţia
patrimonială şi a rezultatelor obţinute de către un agent economico-social, atât pentru
necesităţile acestuia cât şi pentru relaţiile cu asociaţii sau acţionarii, clienţii, furnizorii,
băncile, organele fiscale şi alte persoane juridice sau fizice ;
7.1.212. Execuţie bugetară - activitatea de încasare a veniturilor bugetare şi de efectuare a
plăţii cheltuielilor aprobate prin buget;
7.1.213. Exerciţiu bugetar - perioada egală cu anul bugetar pentru care se elaborează, se
aprobă, se execută şi se raportează bugetul;
7.1.214. Extras de cont - document ce atestă tranzacţiile cu disponibilităţi;
7.1.215. Fişe de cont - document contabil unde se înregistrează în ordine cronologica toate
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
281
operaţiile economice după documentele de evidenţă şi după articole contabile;
7.1.216. Fonduri publice - sumele alocate din bugetul de stat, bugetele locale, bugetul
asigurărilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statulu i,
bugetele instituţiilor publice autonome, bugetele instituţiilor publice finanţate integral sau
parţial din bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat şi bugetele fondurilor
speciale, după caz, bugetele instituţiilor publice finanţate integral din venituri proprii,
bugetul fondurilor provenite din credite externe contractate sau garantate de stat şi a căror
rambursare, dobânzi şi alte costuri se asigură din fonduri publice, bugetul fondurilor
externe nerambursabile, credite externe contractate sau garantate de autorităţile
administraţiei publice locale, împrumuturi interne contractate de autorităţile administraţiei
publice locale, precum şi din bugetele instituţiilor publice finanţate integral sau parţial din
bugetele locale;
7.1.217. Garanţie - ansamblu de mijloace juridice de garantare a obligaţiilor prin afectarea
unui bun al debitorului sau chiar al altei persoane, în scopul asigurării executării obligaţiei
asumate;
7.1.218. Inspecţie - verificarea efectuată la faţa locului, în scopul constatării unor eventuale
abateri de la legalitate şi al luării de măsuri pentru protejarea fondurilor publice şi a
patrimoniului public şi pentru repararea prejudiciului produs, după caz;
7.1.219. Jurnal - un registru contabil unde se înregistrează toate operaţiunile – mişcările
patrimoniului (economico-financiare) sistematic şi în ordine cronologică;
7.1.220. Legalitate - caracteristica unei operaţiuni de a respecta toate prevederile legale
care îi sunt aplicabile, în vigoare la data efectuării acesteia;
7.1.221. Lege bugetară anuală - lege care prevede şi autorizează pentru fiecare an bugetar
veniturile şi cheltuielile bugetare, precum şi reglementări specifice exerciţiului bugetar;
7.1.222. Lege de rectificare - lege care modifică în cursul exerciţiului bugetar legea bugetară
anuală;
7.1.223. Lichidarea cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare în care se verifică
existenţa angajamentelor, se determină sau se verifică realitatea sumei datorate, se verifică
condiţiile de exigibilitate ale angajamentului, pe baza documentelor justificative care să
ateste operaţiunile respective;
7.1.224. Nota contabilă - document justificativ de înregistrare în contabilitatea sintetică şi
analitică, de regulă pentru operaţiunile care nu au la bază docurnente justificative (ştornări,
virări, etc.);
7.1.225. Obligaţie de plată - raport juridic în virtutea căruia debitorul este ţinut faţă de
creditor la a da o anume sumă sub sancţiunea constrângerii;
7.1.226. Operaţiune - orice acţiune cu efect financiar pe seama fondurilor publice sau a
patrimoniului public, indiferent de natura acesteia;
7.1.227. Oportunitate - caracteristica unei operaţiuni de a servi, în mod adecvat, în
circumstanţe date, realizării unor obiective ale politicilor asumate;
7.1.228. Ordonanţarea cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare în care se confirmă
că livrările de bunuri şi de servicii au fost efectuate sau alte creanţe au fost verificate şi că
plata poate fi realizată;
7.1.229. Ordonator de credite - persoana împuternicită prin lege sau prin delegare, potrivit
legii, să dispuna şi să aprobe operaţiuni;
7.1.230. Patrimoniu public - totalitatea drepturilor şi obligaţiilor statului, unităţilor
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
282
administrativ-teritoriale sau ale entităţilor publice ale acestora, dobândite sau asumate cu
orice titlu. Drepturile şi obligaţiile statului şi ale unităţilor administrativ-teritoriale se referă
atât la bunurile din domeniul public, cât şi la cele din domeniul privat al statului şi al
unităţilor administrativ-teritoriale;
7.1.231. Persoana desemnată cu exercitarea controlul financiar preventiv propriu – persoana
din cadrul compartimentelor de specialitate, numită de conducătorul entităţii publice pentru
exercitarea controlului financiar preventiv propriu sau persoana care îndeplineşte această
atribuţie pe bază de contract, în condiţiile legii;
7.1.232. Plata cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin
care instituţia publică achită obligţiile sale faţă de terţi;
7.1.233. Plata - faza din procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin
care instituţia publică achită obligaţiile sale faţă de terţii creditori (este eliberată de
obligaţiile sale faţă de terţii creditori);
7.1.234. Proiect de operaţiune - orice document prin care se urmăreşte efectuarea unei
operaţiuni, în forma pregătită în vederea aprobării sale de către autoritatea competentă,
potrivit legii;
7.1.235. Registru Jurnal - documentul contabil în care se efectuează înregistrarea
cronologică a tuturor tranzacţiilor, evenimentelor şi a operaţiilor, prezentând sumele
conturilor implicate debitoare sau creditoare şi alte informaţii legate de acestea;
7.1.236. Regularitate - caracteristica unei operaţiuni de a respecta sub toate aspectele
ansamblul principiilor şi regulilor procedurale şi metodologice care sunt aplicabile
categoriei de operaţiuni din care face parte;
7.1.237. Scadenţar - document de eşalonare a cheltuielilor ce se efectuează în
perioada
curentă şi privesc perioadele viitoare şi care urmează a se repartiza lunar asupra
cheltuielilor;
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioară
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educației, Cercetării,
Tineretului și Sportului
3. CFP Control financiar preventiv
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
283
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8.1. Generalităţi
Întocmirea, editarea şi păstrarea registrului de casă se efectuează conform normelor
elaborate de Ministerul Finanţelor.
Registrul de casă se utilizează în strictă concordanţă cu destinaţia acestuia şi se prezintă
în mod ordonat şi astfel completat încât să permită, în orice moment, identificarea şi controlul
operaţiunilor contabile efectuate.
Registrul de casă se poate completa şi în format electronic.
8.2. Modul de lucru
Registrul de casă serveşte ca:
- document de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor în numerar, efectuate prin
casieria unităţii pe baza actelor justificative;
- document de stabilire, la sfârşitul fiecărei zile, a soldului de casă;
- document de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor de casă.
Se întocmeşte în două exemplare, zilnic, de casierul unităţii, desemnat prin decizie a
directorului Colegiului, pe baza actelor justificative de încasări şi plăţi.
La sfârşitul zilei, rândurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se barează.
Soldul de casă al zilei precedente se reportează, după caz, pe primul rând al registrului de
casă pentru ziua în curs.
Se semnează de către casier pentru confirmarea înregistrării operaţiunilor efectuate şi de
către persoana din compartimentul financiar-contabil desemnată prin decizie pentru primirea
exemplarului 2 şi a actelor justificative anexate.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
284
Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactităţii sumelor
înscrise şi respectarea dispoziţiilor legale privind efectuarea operaţiunilor de casă (exemplarul 2).
Exemplarul 1 rămâne la casier.
Registrul de casă se arhivează:
- la casierie (exemplarul 1);
- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).
Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
- numărul curent; numărul actului de casă; numărul anexelor; explicaţii; încasări; plăţi;
- report/sold ziua precedentă;
- semnături: casier şi compartiment financiar-contabil.
8.3. Documentele specifice utilizate la operaţiunile prin casă
8.3.1. Chitanţa – serveşte ca document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la
casieria unităţii şi document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în
contabilitate. Se întocmeşte în două exemplare de către casierul unităţii şi se semnează
pentru primirea sumei. Destinaţia chitantei este următoarea:
- exemplarul 1 (originalul) rămâne la depunător
-exemplarul 2 rămâne în carnet fiind folosit ca document de verificare a operaţiilor
efectuate în registrul de casă. O copie a acestuia care va purta menţiunea “Am primit
originalul” şi semnătura depunătorului se va ataşa filei registrului de casă.
8.3.2. Factura fiscală – serveşte ca document justificativ pentru cumpărarea unor produse sau
prestarea unor servicii şi ca document justificativ de înregistrare în contabilitate. Se
întocmeşte de vânzător sau prestator. Factura fiscală trebuie însoţita de chitanţa simplă
sau de bon de casă de marcat (după caz).
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
285
8.3.3. Dispoziţia de plată-încasare către casierie – serveşte ca :
- dispoziţie pentru casierie, în vederea achitării în numerar a unor sume, potrivit dispoziţiilor
legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum şi a diferenţei de
încasat de către titularul de avans în cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit;
- document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate, în cazul plăţilor
în numerar efectuate fără alt document justificativ.
Se întocmeşte într-un exemplar de compartimentul financiar-contabil:
- în cazul utilizării ca dispoziţie de plată, când nu există alte documente prin care se dispune
plata (exemplu: stat de salarii sau listă de avans chenzinal etc.);
- în cazul utilizării ca dispoziţie de plată a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare,
procurare de materiale etc.;
- în cazul utilizării ca dispoziţie de încasare, când nu există alte documente prin care se
dispune încasarea (avize de plată, somaţii de plata etc.).
Se semnează de întocmire la compartimentul financiar-contabil.
Dupa efectuarea plăţii sau încasării, casierul va completa rubricile de pe verso.
Circulă:
- la persoana autorizată să exercite CFP, pentru viza în cazurile prevăzute de lege;
- la persoanele autorizate să aprobe încasarea sau plata sumelor respective;
- la casierie, pentru efectuarea operaţiunii de încasare sau plata, după caz, şi se semnează
de casier; în cazul plăţilor se semnează şi de persoana care a primit suma;
- la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casa, pentru efectuarea
înregistrărilor în contabilitate.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casă.
Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
- numele si prenumele, precum şi funcţia (calitatea) persoanei care încasează/restituie
suma;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
286
- suma încasată/restituita (în cifre şi în litere); scopul încasării/plăţii;
- semnături: conducatorul unităţii, viza CFP, compartimentul financiar-contabil;
- date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primită, data şi
semnatura;
- casier; suma plătită/încasată; data şi semnătura.
După efectuarea plăţii sau încasării, casierul va completa rubricile de pe verso.
8.3.4. Împuternicire (procura) – serveşte ca document de împuternicire în vederea încasării
unor drepturi băneşti de la casierul unităţii atunci când titularul nu se poate prezenta.
8.3.5. Decont de cheltuieli/deplasare – serveşte ca document justificativ pentru decontarea de
către titularul de avans a cheltuielilor efectuate, pentru stabilirea diferenţelor de primit/restituit
de către titularul de avans şi pentru înregistrarea în contabilitate.
Se întocmeşte într-un singur exemplar de către titularul de avans. Circulă de la titularul
de avans la persoanele autorizate să verifice legalitatea actelor justificative şi exactitatea
calculelor, la persoanele autorizate să aprobe plata diferenţei (dacă se justifică) şi apoi la casierie
pentru plata sau restituirea diferenţei (după caz).
8.4. Organizarea dosarului de casă
1. Se aşază filele registrului de casa (în copie) în ordine cronologică;
2. În spatele fiecărei file de registru de casă se ataşează documentele justificative .
3. Pentru un aspect mai bun al dosarului, documentele justificative de forme mai mici se
capsează pe coli A4, iar acestea se ataşează în spatele filei de registru de casă respective.
4. Se predau contabilului şef sub semnătură.
În conformitate cu prevederile Ordonantei nr. 15/1996 privind întărirea disciplinei
financiar-valutare, cu modificările şi completările ulterioare, se vor respecta următoarele:
1. Operaţiunile de încasări şi plăţi între persoanele juridice se vor efectua numai prin
instrumente de plata fără numerar. Prin excepţie de la aceste prevederi, persoanele
juridice pot efectua plati în numerar în următoarele cazuri:
a) plata salariilor şi a altor drepturi de personal;
b) alte operaţiuni de plăţi ale persoanelor juridice cu persoane fizice;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
287
2. Sumele în numerar aflate în casieriile proprii ale persoanelor juridice nu pot depăşi
la sfârşitul fiecărei zile plafonul de 5.000 lei. Se admite depăşirea acestui plafon numai
cu sumele aferente plăţii salariilor şi a altor drepturi de personal, precum şi a altor
operaţiuni cu persoane fizice, pentru o perioadă de trei zile lucrătoare de la data prevăzută
pentru plata acestora. Sumele în numerar care depăşesc nivelul de 2.000 lei, vor fi depuse
în conturile de Trezorerie ale persoanelor juridice respective în următoarea zi lucrătoare,
dacă sediul persoanei juridice se afla în aceeaşi localitate cu cel al unităţii Trezoreriei la
care are deschis contul;
8.5. Verificarea registrului de casă se efectuează de câte ori este cazul, de către
contabilul şef.
Aceasta va urmări, în ordinea menţionată mai jos, dacă:
a. există şi sunt corect şi complet întocmite toate documentele pe baza cărora s-a întocmit
registrul de casă.
b. dacă toate documentele ataşate, în special chitanţele şi facturile fiscale emise de către
furnizori, conţin toate datele de identificare .
c. dacă dispoziţiile de plată către casierie sunt semnate de către: casier, persoana care a
ridicat suma, precum şi dacă sunt aprobate de director şi contabil-şef.
d. dacă registrul de casă este semnat de către casier pentru întocmire.
e. dacă reglementarile legale privind plafonul soldului de casa şi cel de plăţi în numerar au
fost respectate.
8.6. Condiţiile în care se pot întocmi, edita şi arhiva electronic registrele, jurnalele şi
alte documente financiar-contabile
Din punct de vedere al bazei de date trebuie să existe posibilitatea reconstituirii în orice
moment a conţinutului registrelor, jurnalelor şi a altor documente financiar-contabile.
Registrele, jurnalele şi alte documente financiar-contabile, care se arhivează pe suport
WORM (Write Once Read Many), trebuie să fie semnate de persoana care le întocmeşte, în
conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.
Trebuie să existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzând măsurile
tehnice şi organizatorice care să asigure următoarele cerinţe minimale:
a) confidenţialitatea şi integritatea comunicaţiilor;
b) confidenţialitatea şi nonrepudierea tranzacţiilor;
c) confidenţialitatea şi integritatea datelor;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
288
d) împiedicarea, detectarea şi monitorizarea accesului neautorizat în sistem;
e) restaurarea informaţiilor gestionate de sistem în cazul unor calamităţi naturale, evenimente
imprevizibile, prin:
- arhivarea datelor utilizând tehnologia WORM (Write Once Read Many), care să
permită inscripţionarea o singură dată şi accesarea ori de câte ori este nevoie a informaţiilor
stocate;
- înregistrarea datelor din documentele financiar-contabile în timp real, în alt sistem de
calcul, cu aceleaşi caracteristici, care să fie amplasat într-o altă locaţie.
La cererea organelor de control, toate registrele, jurnalele şi formularele trebuie listate.
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
9.1. Casierul
- Întocmeşte registrul de casă, în două exemplare, cu destinaţiile menţionate mai sus.
- Eliberează numerar din casierie numai pe baza de dispoziţie de plată întocmită de către
contabilul şef;
- Ridică/depune numerar din/în bancă, având în vedere reglementările legale privind
plafonul maxim de numerar în casierie.
- La sfârşitul fiecărei zile casierul trebuie să predea la serviciul contabilitate fila de
registru de casa în original, însoţită de documente justificative.
9.2. Contabilul sef
Controlul existenţei numerarului în casierie se execută de către contabilul şef.
- se stabileşte soldul scriptic pe baza registrului de casă;
- se inventariază numerarul aflat în casierie;
- se confruntă soldul real cu soldul scriptic şi se investighează diferenţa
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
289
Colegiul Național
„Ferdinand I”
Bacău
Compartiment
CONTABILITATE
PROCEDURA OPERATIONALĂ
PRIVIND ÎNTOCMIREA
SITUAŢIILOR FINANCIARE
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PO: PROCEDURA OPERAŢIONALĂ – PO ....
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
1. Elaborat ................. Contabil
2. Verificat ..............................
.......
Contabil-şef
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale
Ediţia sau,
după caz,
revizia în
cadrul ediţiei
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
290
Ediţia I - Elaborare
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data primirii Semnătura
1. Informare
aplicare
şi
arhivare
I Secretariat Secretar şef ........................ .................
2. Informare
evidenţă
I Echipa
managerială
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare I Financiar-
contabil +
achiziţii
Contabil-şef ....................... ..................
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Procedura are ca scop stabilirea cadrului organizatoric privind întocmirea
situaţiilor financiare proprii trimestriale şi anuale.
4.2. Procedura se referă la activitatea financiar-contabilă din cadrul Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
4. 3. Asigură continuitatea acestei activități.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
291
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea administrării fondurilor în mod
economic, eficient şi eficae pentru îndeplinirea obiectivelor generale ale Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Procedura se aplică în cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău de către
compartimentul Contabilitate.
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
6.1. Reglementări internaționale
- nu este cazul
6.2. Legislaţie primară
6.2.1. Legea nr. 82/1991 a contabilităţii, cu completările şi modificările ulterioare;
6.2.2. OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar – contabile;
6.2.3. OG 61 : 2002 privind colectarea creanţelor bugetare
6.2.4. Legea 79/2003 privind aprobarea OG 61/2002
6.2.5. OG 119/1999 privind auditul public intern si controlul financiar preventiv;
6.2.6. OMFP 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare
la exercitarea controlului financiar preventiv;
6.2.7. OMFP 912/2004 pentru modificarea si completarea Normelor metodologice
generale referitoare Ia exercitarea controlului financiar preventiv aprobat prin OMF.
522/2003
6.3. Legislaţie secundară
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005).
6.4. Reglementări interne
Regulamentul de ordine interioară
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
7.1. Definiţii:
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
292
7.1.15. An bugetar - anul financiar pentru care se aprobă bugetul; anul bugetar este
anul calendaristic care începe la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie;
7.1.16. Angajament bugetar - orice act prin care o autoritate competentă, potrivit
legii, afectează fonduri publice unei anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare
aprobate;
7.1.3. Angajament legal - faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând orice act
juridic din care rezultă sau ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice;
7.1.4. Articol bugetar - subdiviziune a clasificaţiei cheltuielilor bugetare, determinate în
funcţie de caracterul economic al operaţiunilor în care acestea se concretizează şi care
desemnează natura unei cheltuieli, indiferent de acţiunea la care se referă;
7.1.5. Balanţa de verificare - procedeu contabil prin care, lunar, trimestrial, semestrial sau
ori de câte ori este nevoie, se grupează şi se sistematizează informaţiile în conturi,
urmărindu-se respectarea dublei înregistrări (Lista tuturor conturilor soldate şi nesoldate în
Cartea mare, în care sunt prezentate, în funcţie de forma, informaţii privind soldurile,
rulajele şi sumele conturilor);
7.1.6. Bilanţ - document contabil de sinteză care reflectă activul, pasivul şi capitalul
propriu al unei organizaţii la încheierea exerciţiului financiar, precum şi în celelalte situaţii
prevăzute de lege;
7.1.14. Balanţa - Tabel statistico-economic folosit în analiză şi planificare, prin care
se compară şi se raportează indicatorii care urmează a fi corelaţi, echilibraţi, pe o
anumită perioadă;
7.1.8. Buget - document prin care sunt prevăzute şi aprobate în fiecare an veniturile şi
cheltuielile sau, după caz, numai cheltuielile, în funcţie de sistemul de finanţare a
instituţiilor publice;
7.1.37. Clasificaţie bugetară - gruparea veniturilor şi cheltuielilor bugetare într-o ordine
obligatorie şi dupa criterii unitare;
7.1.38. Cereri de tragere - document pe care debitorul îl prezinta băncii creditoare şi prin
care se solicită virarea unor sume din creditul contractat;
7.1.39. Conformitate - caracteristica unei operaţiuni, a unor acte sau fapte administrative
produse în cadrul unei entităţi publice de a corespunde politicii asumate în mod expres în
domeniul respectiv de către entitatea în cauză sau de către o autoritate superioară
acesteia, potrivit legii;
7.1.40. Cont - procedeu contabil de urmărire permanentă şi sistematică, într -o
formă specială, în expresie valorică şi uneori cantitativă, existenţa şi mişcarea
mijloacelor şi a surselor acestora, precum şi procesele economice şi rezultatele acestora;
7.1.13. Control financiar preventiv - activitatea prin care se verifică legalitatea şi
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
293
regularitatea operaţiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public,
înainte de aprobarea acestora
7.1.14. Control intern - ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,
inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi
reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic,
eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi
procedurile;
7.1.15. Creanţe - valori avansate temporal de o organizaţie terţilor (persoane fizice sau
juridice) pentru care urmează să primească un echivalent (o sumă de bani sau un serviciu);
7.1.16. Credit - relaţie bănească apărută în legatură cu acordarea de împrumuturi în bani
unor persoane (fizice sau juridice) sau în legatură cu amânarea plăţii;
7.1.17. Credit bugetar - suma aprobată prin buget, reprezentând limita maximă până la care
se pot ordonanta şi efectua plăţi în cursul anului bugetar pentru angajamentele contractate
în cursul exerciţiului bugetar şi/sau din exerciţii anterioare pentru acţiuni multianuale,
respectiv se pot angaja, ordonanţa şi efectua plăţi din buget pentru celelalte acţiuni;
7.1.18. Credit de angajament - limita maximă a cheltuielilor ce pot fi angajate, în timpul
exerciţiului bugetar, în limitele aprobate;
7.1.19. Deschidere de credite bugetare - aprobare comunicată Trezoreriei Statului de către
Ordonanţatorul principal de credite în limita căreia se pot efectua repartizări de credite
bugetare şi plăţi de casă din bugetele locale;
7.1.20. Dobânda - suma de bani cu acest titlu, dar şi alte prestaţii sub orice titlu sau
denumire, la care debitorul se obligă drept echivalent al folosinţei capitalului;
7.1.238. Economicitate - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea
rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzatoare a acestor
rezultate;
7.1.239. Eficacitate - gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare
dintre
activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al activităţii respective;
7.1.240. Eficienţă - maximizarea rezultatelor unei activităţi în relaţie cu resursele utilizate;
7.1.241. Entitate publică - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională,
regie autonomă, societate comercială la care statul sau o unitate administrativ -teritorială
este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri
publice şi/sau patrimoniu public;
7.1.242. Evidenţa contabilă - înregistrare sistematică a informaţiilor privind situaţia
patrimonială şi a rezultatelor obţinute de către un agent economico-social, atât pentru
necesităţile acestuia cât şi pentru relaţiile cu asociaţii sau acţionarii, clienţii, furnizorii,
băncile, organele fiscale şi alte persoane juridice sau fizice ;
7.1.243. Execuţie bugetară - activitatea de încasare a veniturilor bugetare şi de efectuare a
plăţii cheltuielilor aprobate prin buget;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
294
7.1.244. Exerciţiu bugetar - perioada egală cu anul bugetar pentru care se elaborează, se
aprobă, se execută şi se raportează bugetul;
7.1.245. Extras de cont - document ce atestă tranzacţiile cu disponibilităţi;
7.1.246. Fişe de cont - document contabil unde se înregistrează în ordine cronologica toate
operaţiile economice după documentele de evidenţă şi după articole contabile;
7.1.247. Fonduri publice - sumele alocate din bugetul de stat, bugetele locale, bugetul
asigurărilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului,
bugetele instituţiilor publice autonome, bugetele instituţiilor publice finanţate integral sau
parţial din bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat şi bugetele fondurilor
speciale, după caz, bugetele instituţiilor publice finanţate integral din venituri proprii,
bugetul fondurilor provenite din credite externe contractate sau garantate de stat şi a căror
rambursare, dobânzi şi alte costuri se asigură din fonduri publice, bugetul fondurilor
externe nerambursabile, credite externe contractate sau garantate de autorităţile
administraţiei publice locale, împrumuturi interne contractate de autorităţile administraţiei
publice locale, precum şi din bugetele instituţiilor publice finanţate integral sau parţial din
bugetele locale;
7.1.248. Garanţie - ansamblu de mijloace juridice de garantare a obligaţiilor prin afectarea
unui bun al debitorului sau chiar al altei persoane, în scopul asigurării executării obligaţiei
asumate;
7.1.249. Inspecţie - verificarea efectuată la faţa locului, în scopul constatării unor eventuale
abateri de la legalitate şi al luării de măsuri pentru protejarea fondurilor publice şi a
patrimoniului public şi pentru repararea prejudiciului produs, după caz;
7.1.250. Jurnal - un registru contabil unde se înregistrează toate operaţiunile – mişcările
patrimoniului (economico-financiare) sistematic şi în ordine cronologică;
7.1.251. Legalitate - caracteristica unei operaţiuni de a respecta toate prevederile legale
care îi sunt aplicabile, în vigoare la data efectuării acesteia;
7.1.252. Lege bugetară anuală - lege care prevede şi autorizează pentru fiecare an bugetar
veniturile şi cheltuielile bugetare, precum şi reglementări specifice exerciţiului bugetar;
7.1.253. Lege de rectificare - lege care modifică în cursul exerciţiului bugetar legea bugetară
anuală;
7.1.254. Lichidarea cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare în care se verifică
existenţa angajamentelor, se determină sau se verifică realitatea sumei datorate, se verifică
condiţiile de exigibilitate ale angajamentului, pe baza documentelor justificative care să
ateste operaţiunile respective;
7.1.255. Nota contabilă - document justificativ de înregistrare în contabilitatea sintetică şi
analitică, de regulă pentru operaţiunile care nu au la bază docurnente justificative (ştornări,
virări, etc.);
7.1.256. Obligaţie de plată - raport juridic în virtutea căruia debitorul este ţinut faţă de
creditor la a da o anume sumă sub sancţiunea constrângerii;
7.1.257. Operaţiune - orice acţiune cu efect financiar pe seama fondurilor publice sau a
patrimoniului public, indiferent de natura acesteia;
7.1.258. Oportunitate - caracteristica unei operaţiuni de a servi, în mod adecvat, în
circumstanţe date, realizării unor obiective ale politicilor asumate;
7.1.259. Ordonanţarea cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare în care se confirmă
că livrările de bunuri şi de servicii au fost efectuate sau alte creanţe au fost verificate şi că
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
295
plata poate fi realizată;
7.1.260. Ordonator de credite - persoana împuternicită prin lege sau prin delegare, potrivit
legii, să dispuna şi să aprobe operaţiuni;
7.1.261. Patrimoniu public - totalitatea drepturilor şi obligaţiilor statului, unităţilor
administrativ-teritoriale sau ale entităţilor publice ale acestora, dobândite sau asumate cu
orice titlu. Drepturile şi obligaţiile statului şi ale unităţilor administrativ-teritoriale se referă
atât la bunurile din domeniul public, cât şi la cele din domeniul privat al statului şi al
unităţilor administrativ-teritoriale;
7.1.262. Persoana desemnată cu exercitarea controlul financiar preventiv propriu – persoana
din cadrul compartimentelor de specialitate, numită de conducătorul entităţii publice pentru
exercitarea controlului financiar preventiv propriu sau persoana care îndeplineşte această
atribuţie pe bază de contract, în condiţiile legii;
7.1.263. Plata cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin
care instituţia publică achită obligţiile sale faţă de terţi;
7.1.264. Plata - faza din procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin
care instituţia publică achită obligaţiile sale faţă de terţii creditori (este eliberată de
obligaţiile sale faţă de terţii creditori);
7.1.265. Proiect de operaţiune - orice document prin care se urmăreşte efectuarea unei
operaţiuni, în forma pregătită în vederea aprobării sale de către autoritatea competentă,
potrivit legii;
7.1.266. Registru Jurnal - documentul contabil în care se efectuează înregistrarea
cronologică a tuturor tranzacţiilor, evenimentelor şi a operaţiilor, prezentând sumele
conturilor implicate debitoare sau creditoare şi alte informaţii legate de acestea;
7.1.267. Regularitate - caracteristica unei operaţiuni de a respecta sub toate aspectele
ansamblul principiilor şi regulilor procedurale şi metodologice care sunt aplicabile
categoriei de operaţiuni din care face parte;
7.1.268. Scadenţar - document de eşalonare a cheltuielilor ce se efectuează în
perioada
curentă şi privesc perioadele viitoare şi care urmează a se repartiza lunar asupra
cheltuielilor;
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine
interioară
2. OMECTS Ordin al Ministrului
Educației, Cercetării,
Tineretului și Sportului
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
296
3. CFP Control financiar preventiv
8. DESCRIEREA PROCEDURII
8.1. Instituţiile publice autonome si instituţiile publice subordonate au obligaţia, potrivit
Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată, să întocmească situaţii financiare trimestriale şi
anuale.
Situaţiile financiare reprezintă documente oficiale de prezentare a situaţiei patrimoniului
aflat în administrarea statului si a unităţilor administrativ-teritoriale, precum şi a execuţiei
bugetului de venituri şi cheltuieli la sfârşitul anului financiar trecut.
Situaţiile financiare se întocmesc la nivelul Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău
pentru activităţile proprii.
Situaţiile financiare anuale se compun din :
• Bilanţ
• Contul de rezultat patrimonial
• Situaţia fluxurilor de trezorerie
• Situaţia modificărilor în structura activelor nete/capitalurilor
• Conturile de execuţie bugetară
• Anexe la situaţiile financiare, care includ:
- politici contabile
- note explicative.
Responsabil de proces: Coordonator Compartiment Contabilitate
8.2. Date de intrare ale procesului:
• Bugetul în vigoare al Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău
• Contractele de achiziţie, colaborare, finanţare, închiriere, furnizare, cu anexele lor în
care se detaliază cheltuielile şi sunt prevăzute termenele de plată
• Propunere de plată
• Angajament de plată
• Ordonanţare de plată
• Facturi de la furnizori
• Deconturi
• Inventare
• Extrase de cont
8.3. Date de ieşire ale procesului:
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
297
• Bilanţ
• Contul de rezultat patrimonial
• Situaţia fluxurilor de trezorerie
• Situaţia modificărilor în structura activelor nete/capitalurilor
• Conturile de execuţie bugetară
• Anexe la situaţiile financiare, care includ:
- politici contabile
- note explicative
8.4. Procedura care are ca scop întocmirea, conform reglementărilor legale, a situaţiilor
financiare, trimestriale şi anuale, parcursul acţiunilor.
8.5. Cadrul de desfăşurare
Planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia,
corespondentele stabilite în cadrul funcţiunii fiecărui cont, nu sunt limitative. Ele pot fi
dezvoltate în cadrul fiecărei instituţii, cu respectarea conţinutului economic al operaţiunii
respective, a cerinţelor contabilităţii bazate pe principiul drepturilor şi obligaţiilor şi a
prevederilor legale în vigoare.
Normele legale impun existenţa planului de conturi şi a monografiei contabile pentru
operaţiunile economice derulate în fiecare instituţie publică, instrumente de lucru care permit
specialiştilor din compartimentele financiar-contabile aplicarea corespunzătoare şi unitară a
reglementărilor în domeniu.
Responsabilitate: Contabilul şef- elaborare, semnare
Director – aprobare
8.6. Control Preventiv
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
298
Toate documentele privind plăţi/cheltuieli din fondurile publice trebuie să fie
controlate din punct de vedere al respectării legislaţiei şi normelor financiare, control atestat
prin viza controlului financiar preventiv CFPP.
Responsabilitate: persoana desemnată pentru CFPP
8.7. Elaborarea Situaţiilor financiare proprii
Potrivit legii, instituţiile publice au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea
proprie, respectiv contabilitatea financiară şi, după caz, contabilitatea de gestiune adaptată la
specificul activităţii. Aceste instituţii urmează să organizeze contabilitatea de gestiune astfel
încât informaţiile obţinute să satisfacă necesităţile managementului în luarea celor mai corecte
decizii, iar procedeele şi tehnicile ce se vor utiliza în contabilitatea de gestiune să fie stabilite în
funcţie de particularităţile activităţii desfăşurate.
La întocmirea situaţiilor financiare anuale se va avea în vedere respectarea principiilor
contabilităţii de angajamente.
Planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia:
principiul continuităţii activităţii;
principiul permanenţei metodelor;
principiul prudenţei;
principiul contabilităţii pe bază de angajamente;
principiul evaluării separate a elementelor de activ şi de datorii;
principiul intangibilităţii;
principiul necompensării;
principiul comparabilităţii informaţiilor;
principiul materialităţii (pragul de semnificaţie);
principiul prevalenţei economicului asupra juridicului (realitatea asupra
aparenţei);
Pentru respectarea principiului contabilităţii pe bază de angajamente, potrivit căruia
efectele tranzacţiilor şi ale altor evenimente sunt recunoscute atunci când tranzacţiile şi
evenimentele se produ,ci nu pe măsură ce numerarul sau echivalentul de numerar este încasat
sau plătit, iar veniturile si cheltuielile sunt înregistrate în evidenţele contabile şi raportate în
situaţiile financiare ale perioadelor de raportare, se va avea în vedere momentul constatării
drepturilor şi obligaţiilor, al veniturilor şi al cheltuielilor, astfel:
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
299
pentru creanţe, datorii şi capitaluri, când iau naştere drepturi şi obligaţii cu valoare
economică;
pentru venituri, când au fost realizate (obţinute);
pentru cheltuieli, când au fost efectuate (resursele au fost utilizate, consumate).
Momentul recunoaşterii cheltuielilor:
cheltuielile de personal - în perioada când munca a fost prestată;
cheltuielile cu stocurile - când au fost consumate, cu excepţia materialelor de natura
obiectelor de inventar, al căror cost se recunoaşte la scoaterea din folosinţa;
costurile cu serviciile - în perioada când serviciile au fost prestate şi lucrările
executate;
costurile de capital - lunar, sub forma amortizării care se înregistrează sistematic,
pe parcursul duratei de viaţă utile a activului fix;
transferurile între unităţi ale administraţiei publice (curente şi de capital), alte
transferuri
Momentul recunoaşterii veniturilor:
veniturile fiscale - la momentul declarării pe baza de declaraţie fiscală sau decizie
a organului fiscal;
veniturile din activităţi economice - la momentul transferului dreptului de
proprietate către clienţi (la emiterea facturii);
veniturile din dobânzi - pe măsura generării veniturilor respective (când sunt
cuvenite).
Situaţiile financiare se întocmesc în moneda naţională, respectiv în lei, fără
subdiviziunile leului. Pentru necesităţi proprii de informare şi la solicitarea unor
organisme internaţionale, se pot întocmi situaţii financiare şi într-o alta monedă.
Situaţiile financiare anuale se întocmesc pe modelele aprobate, având în vedere
corelaţiile dintre formularele de situaţii financiare şi anexele la acestea, adaptate structurii
indicatorilor aprobaţi, precum şi altor reglementări în vigoare.
Responsabilitate: Compartimentul Contabilitate
8.8. Semnare, aprobare
Situaţiile financiare se semnează de către contabilul şef şi se aprobă de către
directorul Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
300
În situaţia în care există obiecţii în faza de semnare sau aprobare se reia procedura,
ţinându-se cont de obiecţiile formulate.
Responsabilitate: Contabilul şef - semnare
Director - aprobare
Toate documentele elaborate în cursul acestei proceduri se arhivează conform
normelor în vigoare.
Responsabilitate: Contabilul şef- organizare şi desemnare persoană responsabilă
8.9. Înregistrări
8.9.1. Bilanţ
8.9.2. Contul de rezultat patrimonial
8.9.3. Situaţia fluxurilor de trezorerie
8.9.4. Situaţia modificărilor în structura activelor nete/capitalurilor
8.9.5. Conturile de execuţie bugetară
8.9.6. Anexe la situaţiile financiare, care includ:
• politici contabile
• note explicative
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
9.1. Directorul
9.1.1. Răspunde de întocmirea planurilor de conturi cu dezvoltarea conturilor în analitice,
precum ţi monografii conţinând operaţiuni specifice;
9.1.2. Aprobă Situaţiile financiare centralizate;
9.2. Contabilul şef
9.2.1. Elaborează şi semnează planurile de conturi cu dezvoltarea conturilor în analitice,
precum şi monografii conţinând operaţiuni specifice;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
301
9.2.2. Verifică şi semnează situaţiile financiare proprii;
9.3. Compartimentul Contabilitate
9.3.1. Elaborează situaţiile financiare proprii;
9.3.2. Verifică situaţiile financiare;
9.3.3. Elaborează situaţiile financiare centralizatoare;
9.3.4. Arhivează înregistrările rezultate;
Colegiul Național
„Ferdinand I”
Bacău
Compartiment
CONTABILITATE
SALARIZARE
PROCEDURA OPERATIONALA
PRIVIND ÎNTOCMIREA
STATELOR DE PERSONAL
EDIŢIA I
REVIZIA 0
EXEMPLAR I
COD PO: PROCEDURA OPERAŢIONALĂ – PO ....
DATA:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia Data Semnătura
1. Elaborat ................. Contabil
2. Verificat ..................... Contabil-şef
3. Aprobat Prof. Mirela
Berza
Director
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
302
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale
Ediţia sau,
după caz,
revizia în
cadrul ediţiei
Componenta revizuită Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
Ediţia I - Elaborare
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi
prenume
Data primirii Semnătura
1. Informare
aplicare
şi
arhivare
I Secretariat Secretar şef ........................ .................
2. Informare
evidenţă
I Echipa
managerială
( top
management)
Director Mirela Berza .......................
3. Aplicare I Financiar-
contabil +
achiziţii
Contabil-şef ....................... ..................
4. SCOPUL PROCEDURII
4. 1. Prin această procedură se stabilesc condiţiile de întocmire a statelor de funcţii ale
personalului didactic, se documentează modul de stabilire a tuturor salariilor.
Statul de personal este documentul care cuprinde toate drepturile salariale ale fiecărui
angajat, precum şi fondurile salariale aferente posturilor vacante.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
303
4. 2. Procedura se referă la activitatea financiar-contabila din cadrul Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
4. 3. Asigură continuitatea acestei activități, inclusiv în condiţiile de fluctuaţie a
personalului.
4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea administrării fondurilor în mod
economic, eficient şi eficae pentru îndeplinirea obiectivelor generale ale Colegiului Naţional
„Ferdinand I” Bacău.
5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Procedura se aplică de către personalul cu atribuţii salarizare în întocmirea statelor de
personal în cadrul Colegiului Naţional “Ferdinand I” Bacău.
5.2. Procedura de stabilire a drepturilor salariale defineşte etapele care vor fi parcurse în
calcularea salariilor personalului precum şi modificarea acestora în institiţiilor publice.
5.3. Procedură se aplică pentru întreg personalul angajat al Colegiului.
a) Această activitate depinde de activitatea compartimentului:
►secretariat
b) De această activitate depind compartimentele:
►secretariat
►personal didactic
►conducere
►personal didactic auxiliar
►personal nedidactic
6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE
6.1. Reglementări internaționale
- nu este cazul
6.2. Legislaţie primară
6.2.1. Codul Muncii aprobat prin Legea nr.53/2003, cu completările şi modificările ulterioare
6.2.2. Statutul personalului didactic (Legea nr.128/1997)
6.2.3. Contractul colectiv de muncă la nivel de ramură
6.2.4. Contractele individuale de muncă
6.2.5. Ordonanţele privind salarizarea personalului din învăţământ şi a personalului bugetar
în vigoare la data aplicării procedurii
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
304
6.2.6 L 263/2010 Legea pensiilor
6.2.7 Ordinul 1350/2007 pentru aprobarea metodologiilor de calcul al drepturilor salariale
care se acordă personalului didactic încadrat pe funcţiile din anexele la Ordonanţa
Guvernului nr.11/2007
6.2.8. Ordonanţa nr.10 şi 11 / 2007
6.2.9. L 284/2010 Legea cadru privind salarizarea unitară a personalului platit din fonduri
publice
6.3. Legislaţie secundară
Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC
4925/2005).
6.4. Reglementări interne
Regulamentul de ordine interioară
7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
7.1. Definiţii:
7.1.17. An bugetar - anul financiar pentru care se aprobă bugetul; anul bugetar este
anul calendaristic care începe la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie;
7.1.18. Angajament bugetar - orice act prin care o autoritate competentă, potrivit
legii, afectează fonduri publice unei anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare
aprobate;
7.1.3. Angajament legal - faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând orice act
juridic din care rezultă sau ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice;
7.1.4. Articol bugetar - subdiviziune a clasificaţiei cheltuielilor bugetare, determinate în
funcţie de caracterul economic al operaţiunilor în care acestea se concretizează şi care
desemnează natura unei cheltuieli, indiferent de acţiunea la care se referă;
7.1.5. Balanţa de verificare - procedeu contabil prin care, lunar, trimestrial, semestrial sau
ori de câte ori este nevoie, se grupează şi se sistematizează informaţiile în conturi,
urmărindu-se respectarea dublei înregistrări (Lista tuturor conturilor soldate şi nesoldate în
Cartea mare, în care sunt prezentate, în funcţie de forma, informaţii privind soldurile,
rulajele şi sumele conturilor);
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
305
7.1.6. Bilanţ - document contabil de sinteză care reflectă activul, pasivul şi capitalul
propriu al unei organizaţii la încheierea exerciţiului financiar, precum şi în celelalte situaţii
prevăzute de lege;
7.1.15. Balanţa - Tabel statistico-economic folosit în analiză şi planificare, prin care
se compară şi se raportează indicatorii care urmează a fi corelaţi, echilibraţi, pe o
anumită perioadă;
7.1.8. Buget - document prin care sunt prevăzute şi aprobate în fiecare an veniturile şi
cheltuielile sau, după caz, numai cheltuielile, în funcţie de sistemul de finanţare a
instituţiilor publice;
7.1.41. Clasificaţie bugetară - gruparea veniturilor şi cheltuielilor bugetare într-o ordine
obligatorie şi dupa criterii unitare;
7.1.42. Cereri de tragere - document pe care debitorul îl prezinta băncii creditoare şi prin
care se solicită virarea unor sume din creditul contractat;
7.1.43. Conformitate - caracteristica unei operaţiuni, a unor acte sau fapte administrative
produse în cadrul unei entităţi publice de a corespunde politicii asumate în mod expres în
domeniul respectiv de către entitatea în cauză sau de către o autoritate superioară
acesteia, potrivit legii;
7.1.44. Cont - procedeu contabil de urmărire permanentă şi sistematică, într-o
formă specială, în expresie valorică şi uneori cantitativă, existenţa şi mişcarea
mijloacelor şi a surselor acestora, precum şi procesele economice şi rezultatele acestora;
7.1.13. Control financiar preventiv - activitatea prin care se verifică legalitatea şi
regularitatea operaţiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public,
înainte de aprobarea acestora
7.1.14. Control intern - ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,
inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi
reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic,
eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodel e şi
procedurile;
7.1.15. Creanţe - valori avansate temporal de o organizaţie terţilor (persoane fizice sau
juridice) pentru care urmează să primească un echivalent (o sumă de bani sau un serviciu);
7.1.16. Credit - relaţie bănească apărută în legatură cu acordarea de împrumuturi în bani
unor persoane (fizice sau juridice) sau în legatură cu amânarea plăţii;
7.1.17. Credit bugetar - suma aprobată prin buget, reprezentând limita maximă până la care
se pot ordonanta şi efectua plăţi în cursul anului bugetar pentru angajamentele contractate
în cursul exerciţiului bugetar şi/sau din exerciţii anterioare pentru acţiuni multianuale,
respectiv se pot angaja, ordonanţa şi efectua plăţi din buget pentru celelalte acţiuni;
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
306
7.1.18. Credit de angajament - limita maximă a cheltuielilor ce pot fi angajate, în timpul
exerciţiului bugetar, în limitele aprobate;
7.1.19. Deschidere de credite bugetare - aprobare comunicată Trezoreriei Statului de către
Ordonanţatorul principal de credite în limita căreia se pot efectua repartizări de credite
bugetare şi plăţi de casă din bugetele locale;
7.1.20. Dobânda - suma de bani cu acest titlu, dar şi alte prestaţii sub orice titlu sau
denumire, la care debitorul se obligă drept echivalent al folosinţei capitalului;
7.1.269. Economicitate - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea
rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzatoare a acestor
rezultate;
7.1.270. Eficacitate - gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare
dintre
activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al activităţii respective;
7.1.271. Eficienţă - maximizarea rezultatelor unei activităţi în relaţie cu resursele utilizate;
7.1.272. Entitate publică - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională,
regie autonomă, societate comercială la care statul sau o unitate administrativ -teritorială
este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri
publice şi/sau patrimoniu public;
7.1.273. Evidenţa contabilă - înregistrare sistematică a informaţiilor privind situaţia
patrimonială şi a rezultatelor obţinute de către un agent economico-social, atât pentru
necesităţile acestuia cât şi pentru relaţiile cu asociaţii sau acţionarii, clienţii, furnizorii,
băncile, organele fiscale şi alte persoane juridice sau fizice ;
7.1.274. Execuţie bugetară - activitatea de încasare a veniturilor bugetare şi de efectuare a
plăţii cheltuielilor aprobate prin buget;
7.1.275. Exerciţiu bugetar - perioada egală cu anul bugetar pentru care se elaborează, se
aprobă, se execută şi se raportează bugetul;
7.1.276. Extras de cont - document ce atestă tranzacţiile cu disponibilităţi;
7.1.277. Fişe de cont - document contabil unde se înregistrează în ordine cronologica toate
operaţiile economice după documentele de evidenţă şi după articole contabile;
7.1.278. Fonduri publice - sumele alocate din bugetul de stat, bugetele locale, bugetul
asigurărilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului,
bugetele instituţiilor publice autonome, bugetele instituţiilor publice finanţate integral sau
parţial din bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat şi bugetele fondurilor
speciale, după caz, bugetele instituţiilor publice finanţate integral din venituri proprii,
bugetul fondurilor provenite din credite externe contractate sau garantate de stat şi a căror
rambursare, dobânzi şi alte costuri se asigură din fonduri publice, bugetul fondurilor
externe nerambursabile, credite externe contractate sau garantate de autorităţile
administraţiei publice locale, împrumuturi interne contractate de autorităţile administraţiei
publice locale, precum şi din bugetele instituţiilor publice finanţate integral sau parţial din
bugetele locale;
7.1.279. Garanţie - ansamblu de mijloace juridice de garantare a obligaţiilor prin afectarea
unui bun al debitorului sau chiar al altei persoane, în scopul asigurării executării obligaţiei
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
307
asumate;
7.1.280. Inspecţie - verificarea efectuată la faţa locului, în scopul constatării unor eventuale
abateri de la legalitate şi al luării de măsuri pentru protejarea fondurilor publice şi a
patrimoniului public şi pentru repararea prejudiciului produs, după caz;
7.1.281. Jurnal - un registru contabil unde se înregistrează toate operaţiunile – mişcările
patrimoniului (economico-financiare) sistematic şi în ordine cronologică;
7.1.282. Legalitate - caracteristica unei operaţiuni de a respecta toate prevederile legale
care îi sunt aplicabile, în vigoare la data efectuării acesteia;
7.1.283. Lege bugetară anuală - lege care prevede şi autorizează pentru fiecare an bugetar
veniturile şi cheltuielile bugetare, precum şi reglementări specifice exerciţiului bugetar;
7.1.284. Lege de rectificare - lege care modifică în cursul exerciţiului bugetar legea bugetară
anuală;
7.1.285. Lichidarea cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare în care se verifică
existenţa angajamentelor, se determină sau se verifică realitatea sumei datorate, se verifică
condiţiile de exigibilitate ale angajamentului, pe baza documentelor justificative care să
ateste operaţiunile respective;
7.1.286. Nota contabilă - document justificativ de înregistrare în contabilitatea sintetică şi
analitică, de regulă pentru operaţiunile care nu au la bază docurnente justificative (ştornări,
virări, etc.);
7.1.287. Obligaţie de plată - raport juridic în virtutea căruia debitorul este ţinut faţă de
creditor la a da o anume sumă sub sancţiunea constrângerii;
7.1.288. Operaţiune - orice acţiune cu efect financiar pe seama fondurilor publice sau a
patrimoniului public, indiferent de natura acesteia;
7.1.289. Oportunitate - caracteristica unei operaţiuni de a servi, în mod adecvat, în
circumstanţe date, realizării unor obiective ale politicilor asumate;
7.1.290. Ordonanţarea cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare în care se confirmă
că livrările de bunuri şi de servicii au fost efectuate sau alte creanţe au fost verificate şi că
plata poate fi realizată;
7.1.291. Ordonator de credite - persoana împuternicită prin lege sau prin delegare, potrivit
legii, să dispuna şi să aprobe operaţiuni;
7.1.292. Patrimoniu public - totalitatea drepturilor şi obligaţiilor statului, unităţilor
administrativ-teritoriale sau ale entităţilor publice ale acestora, dobândite sau asumate cu
orice titlu. Drepturile şi obligaţiile statului şi ale unităţilor administrativ-teritoriale se referă
atât la bunurile din domeniul public, cât şi la cele din domeniul privat al statului şi al
unităţilor administrativ-teritoriale;
7.1.293. Persoana desemnată cu exercitarea controlul financiar preventiv propriu – persoana
din cadrul compartimentelor de specialitate, numită de conducătorul entităţii publice pentru
exercitarea controlului financiar preventiv propriu sau persoana care îndeplineşte această
atribuţie pe bază de contract, în condiţiile legii;
7.1.294. Plata cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin
care instituţia publică achită obligţiile sale faţă de terţi;
7.1.295. Plata - faza din procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin
care instituţia publică achită obligaţiile sale faţă de terţii creditori (este eliberată de
obligaţiile sale faţă de terţii creditori);
7.1.296. Proiect de operaţiune - orice document prin care se urmăreşte efectuarea unei
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
308
operaţiuni, în forma pregătită în vederea aprobării sale de către autoritatea competentă,
potrivit legii;
7.1.297. Registru Jurnal - documentul contabil în care se efectuează înregistrarea
cronologică a tuturor tranzacţiilor, evenimentelor şi a operaţiilor, prezentând sumele
conturilor implicate debitoare sau creditoare şi alte informaţii legate de acestea;
7.1.298. Regularitate - caracteristica unei operaţiuni de a respecta sub toate aspectele
ansamblul principiilor şi regulilor procedurale şi metodologice care sunt aplicabile
categoriei de operaţiuni din care face parte;
7.1.299. Scadenţar - document de eşalonare a cheltuielilor ce se efectuează în
perioada
curentă şi privesc perioadele viitoare şi care urmează a se repartiza lunar asupra
cheltuielilor;
7.2. Abrevieri:
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. ROI Regulament de ordine interioară
2. OMECTS Ordin al Ministrului Educației, Cercetării, Tineretului și Sportului
3. RGES Registrul General de Evidenţă al Salariaţilor
4. COR Clasificarea Ocupaţiilor în România
8. DESCRIEREA PROCEDURII
În cadrul Colegiului Naţional “Ferdinand I” Bacău se modifică şi se elaborează la fiecare
modificare salarială şi început de an şcolar.
Date de intrare:
Deciziile de încadrare
Încadrarea personalului didactic pe anul şcolar în curs
Dispoziţii privind suplimentări sau diminuări ale drepturilor salariale
Date de ieşire:
Stat de personal
Centralizator Stat de personal
MEN, Inspectoratul Scolar Judeţean Bacău, Consiliul de administraţie şi Consiliul
profesoral aprobă Planul de şcolarizare, respectiv stabilirea cifrelor de şcolarizare conform
profilului, domeniului de activitate, specializărilor.
Se constituie catedrele ( posturile) conform Planului - cadru aprobat de MEN. Norma
didactică de predare-învaţare este de 18 ore/saptămână.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
309
Norma didactică cuprinde ore prevăzute în planurile de învăţământ la disciplinele
corespunzătoare specializării sau specializărilor înscrise pe diploma de licenţă sau de absolvire a
personalul didactic titular si suplinitor.
La începutul anului şcolar se elaborează fişa postului unde sunt evidenţiate sarcinile
obligatorii ale angajaţilor. Se întocmeşte Statul de personal.
Cadrele didactice vor fi înscrise în ordinea catedrelor şi va fi trecut nr. ore/săptamână +
plata cu ora, dacă este cazul.
Personalul didactic de predare poate fi salarizat şi prin plata cu ora, potrivit prevederilor
art.49 alin.(1) din Legea 128/1997, cu modificările şi completările ulterioare.
Personalul didactic de predare şi cel de conducere din unităţile de învăţământ cu
performanţă deosebită beneficiază de gradaţie de merit şi reprezintă o creştere cu 10 clase de
salarizare succesive celei deţinute. Gradaţia de merit se atribuie pe o perioada de 5 ani.
Tranşele de vechime în muncă, în funcţie de care se acordă cele 5 gradaţii potrivit art.11
alin.(2) din Legea 284/2010, respectiv clasele de salarizare, sunt următoarele :
Gradaţia 1 – de la 3-5 ani
Gradaţia 2 – de la 5-10 ani
Gradaţia 3 – de la 10-15 ani
Gradaţia 4 – de la 15 la 20 ani
Gradaţia 5 – peste 20 de ani
Personalul care, potrivit programului de lucru, îşi desfaşoară activitatea în timpul nopţii,
între orele 22,00 si 6,00, beneficiază pentru orele lucrate în acest interval de un spor pentru
munca prestată în timpul nopţii de 25% din salariul de bază.
Calculul pentru personalul didactic plătit lunar
Elemente de calcul:
Salariul grilă = salariu corespunzător funcţiei didactice conform art.1. şi art.16 din Legea
285/2010.
- Salariul grilă conţine şi sporul de stabilitate – pentru personalul didactic cu vechime
în învăţământ mai mare de 10 ani. Daca salariatul nu are spor de stabilitate se poate
modifica salariul propus.
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
310
- Salariul grilă nu conţine şi sporul de stabilitate pentru personalul cu vechime în
învăţământ mai mică de 10 ani. Daca salariatul are spor de stabilitate se va completa
explicit (procent din salariu tarifar normat)
Norma de bază = fracţiunea din norma completă = norma lunară a salariatului/norma
lucrătoare lunară
Salariul tarifar normat = Salariu conform art.1. si art.16 din Legea 285/2010 * Norma de
bază
Indemnizaţia de conducere = % * salariul tarifar normat conform art.1. si art.16 din Legea
285/2010
Gradaţia de merit = % * salariul tarifar normat conform art.1. si art.16 din Legea 285/2010
(include şi sporul de stabilitate)
Indemnizaţie dirigenţie, educatoare, învăţători = % * (salariu tarifar normat conform art.1.
si art.16 din Legea 285/2010 (include si sporul de stabilitate) + indemnizaţia de conducere +
gradaţia de merit)
Spor de vechime în muncă = % * (salariu tarifar normat conform art.1. si art.16 din Legea
285/2010 (include şi sporul de stabilitate) + indemnizaţia de conducere + gradaţia de merit +
indemnizaţia de dirigenţie)
Calcul pentru personalul didactic plata cu ora
Drepturile salariale pentru plata cu ora pot aparea doar la salariaţii cu funcţie didactică.
Venituri plata cu ora = ((Salariul tarifar grila + gradatie de merit /norma didactică
lunară) * nr.de ore efectuate didactic) * 0,75 * 1,15
Dacă este personal auxiliar sau nedidactic, baza de calcul a drepturilor cuvenite pentru plata
cu ora este zero.
I. Calcul pentru personalul didactic auxiliar
Elemente de calcul:
Personalul didactic auxiliar este plătit lunar, în baza salariului conform grilei de salarizare
legale, în limita marjelor de minim şi maxim, pentru fiecare funcţie în parte.
Salariul tarifar din nomenclatorul de funcţii nu conţine şi sporul de stabilitate.
Salariul grilă = salariu corespunzător funcţiei nedidactice conform art.1. si art.16 din Legea
285/2010
Indemnizaţia de conducere = % * salariu grila conform art.1. si art.16 din Legea 285/2010
Gradaţia de merit = % * salariu grila conform art.1. si art.16 din Legea 285/2010
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
311
Spor de stabilitate = % * (salariu grilă conform art.1. si art.16 din Legea 285/2010 +
indemnizaţia de conducere + gradaţia de merit)
Spor de vechime în muncă = % * (salariu grilă conform art.1. si art.16 din Legea 285/2010+
indemnizaţia de conducere + gradaţia de merit + spor de stabilitate)
III.Calcul pentru personalul nedidactic
Personalul nedidactic este plătit lunar conform grilei de salarizare din legislaţie, cu un salariu
între un minim şi un maxim de salarizare pentru fiecare funcţie în parte.
Salariul grilă = salariu corespunzător funcţiei nedidactice conform art.1. si art.16 din Legea
285/2010
Norma de bază = fracţiunea din norma completă / norma lucrătoare lunară
Salariul tarifar normat = Salariu grilă conform art.1. si art.16 din Legea 285/2010 * norma
de bază
Indemnizaţia de conducere = % * salariu grilă conform art.1. şi art.16 din Legea 285/2010
Spor de vechime în muncă = % * (salariu grila conform art.1. şi art.16 din Legea 285/2010+
indemnizaţia de conducere)
Spor ore noapte = 25% * (salariu grilă conform art.1. şi art.16 din Legea 285/2010/norma
lunară a angajatului) * număr ore de noapte
DOCUMENTE UTILIZATE
1.contractul de muncă;
2.act adiţional la contractul de muncă;
3. încadrarea personalului didactic pe anul scolar în curs avizată de I.S.J. Bacău
4. tabelul nominal pentru plata cu ora avizat de I.S.J. Bacău
5.deciziile de numire pe post pentru personalul cu contract de munca pe perioada
determinată
6. dosarele de personal
STATUL DE PERSONAL
1. Serveşte ca :
- document pentru calculul drepturilor băneşi cuvenite salariaţilor pentru anul în curs
- document pentru întocmirea bugetului anual
- document justificativ pentru întocmirea statelor de plată
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
312
2. Se întocmeşte în două exemplare, la fiecare modificare salarială, pe categorii de
personal, pe baza legislaţiei în vigoare, a deciziilor de majorare/reţinere salarială, a actelor
adiţionale la contractul de muncă.
Pentru centralizarea la nivelul unităţii a salariilor şi a elementelor componente ale
acestora, se utilizează aceleaşi formulare de machetă de personal.
3. Circulă
la persoanele autorizate să aprobe macheta de personal ( I.S.J. Bacău )
la compartimentul financiar- contabil pentru a sta la baza întocmirii lunare a statelor
de plată
la compartimentul care a întocmit macheta de personal, care va servi la acordarea
vizei pentru statele de plată
4. Se arhivează
- la compartimentul care a întocmit statele;
5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:
denumirea unităţii, secţiei, compartimentului etc.;
denumirea formularului, întocmit la data de , pe anul ;
numele şi prenumele, funcţia, vechime în învaţământ, studii, salariu conform grilei,
sporuri salariale, salariul de bază , salariu brut, salariu diminuat şi nediminuat;
semnături: directorul unităţii, coordonatorul compartimentului financiar contabil,
persoana care îl întocmeşte.
Datele preluate pentru fiecare angajat sunt introduse în programul de întocmire a machetei de
personal, care centralizează datele introduse şi generează recapitulaţia cu salariile şi sporurile
aferente .
Înregistrările realizate în cursul aplicării procedurii se arhivează de către Secretariat.
MODUL DE LUCRU-planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii:
1.Stabilirea drepturilor salariale, stabilirea elementelor de natură salarială ale
personalului – se completează rubricile începând cu drepturile salariale, alte sporuri
specifice, plata cu ora,etc.
2.Întocmirea machetelor de personal : stabilirea normei didactice săptămânale pentru
cadrelele didactice, stabilirea numărului de ore săptamânale peste norma didactică şi
remunerarea lor la plata cu ora, determinarea salariului de bază lunar şi a sporurilor aferente .
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
313
3.Modificarea drepturilor salariale : emiterea deciziei de modificare a drepturilor salariale,
aplicarea deciziei.
Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
Domeniul – resurse umane
Nr.
crt.
Obiecte auditabile Operaţiunile sau activităţile desfăşurate
1. Salariul de bază Se va trece la stabilirea salariului de bază,
respectându-se temeiul legal
2. Indemnizaţia de
conducere
Se va stabili indemnizaţia de conducere prin aplicarea
procentului stabilit la salariul de încadrare
corespunzător funcţiei
3. Indemnizaţia de dirigenţie Se va stabili indemnizaţia de dirigenţie prin aplicarea
procentului stabilit de legislaţie la baza de calcul
stabilită
4. Gradaţia de merit Se va stabili indemnizaţia prin aplicarea claselor
5. Sporul de vechime în
muncă
Se va trece la stabilirea sporului de vechime în
procentul stabilit de lege la baza de calcul stabilită
6. Spor pentru ore de noapte Se va trece la stabilirea sporului prin aplicarea
procentului prevăzut de lege la baza de calcul stabilită
7. Plata cu ora Se va stabili salariul corespunzător pentru plata cu ora
proporţional cu încadrarea şi cu timpul efectiv lucrat
8. Emiterea deciziei de
modificare a drepturilor
salariale
Emiterea deciziei
9. Înregistrarea deciziei de
modificare a drepturilor
salariale
Inregistrarea deciziei
10. Comunicarea deciziei de
modificare a drepturilor
salariale pe bază de
semnătură privată
Comunicarea deciziei
Valorificarea rezultatelor activităţii
c) Îmbunătăţirea cunoaşterii legislaţiei activităţii privind desfăşurarea şi stabilirea
drepturilor salariale
Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău
314
d) Cunoaşterea modului de derulare a paşilor privind desfăşurarea şi stabilirea drepturilor
salariale.
9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII
9.1. Directorul Colegiului Naţional “Ferdinand I” Bacău
Emite Deciziile prin care se aduc modificări în drepturile salariale ale angajaţilor atât
pentru personalul didactic de predare, pentru personalul didactic auxiliar, cât şi pentru
personalul TESA.
Aprobă ordonanţarea în vederea acoperirii plăţii drepturilor salariale.
9.2. Secretarul şef
Modifică Statul de personal pe baza deciziilor.
Modifica documentele ca urmare a apariţiei deciziilor prin care se modifica statutul
profesional al angajatilor
Coordonează toate activităţile de elaborare a machetei de personal
9.3. Contabilul şef
Emite documentele de plată către Trezorerie pentru plata salariilor
Ţine sub control contul privind cheltuielile de salarizare
Coordonează activitatea de întocmire a referatelor de specialitate referitoare la
modificarea drepturilor salariale ale angajaţilor pentru personalul din compartimentul
aflat în coordonare directă
Coordonează activitatea de întocmire a referatelor pentru declanşarea ALOP în vederea
acoperirii plăţii drepturilor salariale
Avizează referatele pentru declanşarea ALOP în vederea acoperirii plăţii drepturilor
salariale