1 COMISIA EUROPEANĂ ÎNALTUL REPREZENTANT AL UNIUNII EUROPENE PENTRU AFACERI EXTERNE ȘI POLITICA DE SECURITATE Bruxelles, 12.06.2012 JOIN(2012) 17 final DECIZIE COMUNĂ A COMISIEI ȘI A ÎNALTULUI REPREZENTANT AL UNIUNII EUROPENE PENTRU AFACERI EXTERNE ȘI POLITICA DE SECURITATE din 12.06.2012 de instituire a programului de stagii de nivel înalt în cadrul delegațiilor Uniunii Europene și a regulilor care reglementează acest program în parteneriat cu statele membre ale Uniunii Europene
Transcript
1
COMISIA EUROPEANĂ ÎNALTUL REPREZENTANT AL UNIUNII EUROPENE PENTRU
AFACERI EXTERNE ȘI POLITICA DE SECURITATE
Bruxelles, 12.06.2012 JOIN(2012) 17 final
DECIZIE COMUNĂ A COMISIEI ȘI A ÎNALTULUI REPREZENTANT AL
UNIUNII EUROPENE PENTRU AFACERI EXTERNE ȘI POLITICA DE SECURITATE
din 12.06.2012
de instituire a programului de stagii de nivel înalt în cadrul delegațiilor Uniunii Europene și a regulilor care reglementează acest program în parteneriat cu statele
membre ale Uniunii Europene
2
DECIZIE COMUNĂ A COMISIEI ȘI A ÎNALTULUI REPREZENTANT AL UNIUNII EUROPENE PENTRU AFACERI EXTERNE ȘI POLITICA DE SECURITATE
din 12.06.2012
de instituire a programului de stagii de nivel înalt în cadrul delegațiilor Uniunii Europene și a regulilor care reglementează acest program în parteneriat cu statele
membre ale Uniunii Europene
COMISIA EUROPEANĂ ȘI ÎNALTUL REPREZENTANT AL UNIUNII EUROPENE PENTRU AFACERI EXTERNE ȘI POLITICA DE SECURITATE,
având în vedere Decizia 2010/427/UE a Consiliului din 26 iulie 2010 privind organizarea și funcționarea Serviciului European de Acțiune Externă1 (denumit în continuare „SEAE”), în special articolul 1 alineatul (3),
întrucât:
(1) În urma eliminării treptate a programului de formare pentru „tinerii experți” în fostele delegații ale Comisiei Europene (denumiți în continuare „TED”), este necesar să se stabilească un nou program de formare (denumit în continuare „programul”) în cadrul noii organizări instituționale, pentru a continua să se atragă tinerii profesioniști cu înaltă calificare în cadrul delegațiilor Uniunii Europene (denumită în continuare „UE”), în beneficiul reciproc al SEAE și al Comisiei Europene (denumită în continuare „Comisia”), pe de o parte, și al statelor membre ale UE și al participanților la acest program, pe de altă parte.
(2) În acest scop, este necesar să se stabilească un set clar de principii și de reguli de gestionare pentru a reglementa punerea în aplicare a programului, luând în considerare resursele necesare pentru a optimiza utilizarea acestora.
(3) Acest program reprezintă o contribuție importantă la parteneriatul interinstituțional dintre SEAE și Comisie, precum și la continuarea parteneriatelor individuale cu fiecare stat membru al UE în domeniul formării. Prin urmare, se impune, pe de o parte, încheierea unui acord administrativ între SEAE și Comisie pentru finanțarea și gestionarea programului, care să asigure gestionarea sa unică în cadrul SEAE; pe de altă parte, este necesar ca SEAE și Comisia să încheie acorduri administrative bilaterale cu fiecare stat membru partener, incluzând posibilitatea ca acești parteneri să finanțeze stagiari suplimentari,
1 JO L 201, 3.8.2010, p. 38.
3
DECID:
Articolul 1
1. Se instituie, în delegațiile UE, un program de stagii de nivel înalt pentru formarea tinerilor profesioniști. Scopul acestui program este de a permite tinerilor profesioniști din statele membre ale UE să dobândească o experiență directă în ceea ce privește activitatea delegațiilor Uniunii și o înțelegere mai profundă a rolului lor în punerea în aplicare a politicilor UE în domeniul relațiilor externe, inclusiv a politicii externe și de securitate comune, precum și de a le spori cunoștințele cu privire la cadrul instituțional al UE în acest domeniu.
2. Regulile care reglementează programul sunt anexate la prezenta decizie.
Articolul 2
Programul este pus în aplicare de SEAE, în deplină asociere cu Comisia, prin intermediul acordurilor administrative necesare.
Articolul 3
Directorul general administrativ al SEAE ia măsurile necesare pentru a asigura punerea în aplicare a prezentei decizii, în strânsă coordonare cu Comisia și cu fiecare stat membru al UE partener. În special, el se asigură de punerea în practică a acordurilor necesare cu Comisia și cu statele membre ale UE partenere.
Articolul 4
1. Prezenta decizie se comunică prin mijloace adecvate statelor membre ale UE, precum și celorlalte instituții ale UE.
2. Prezenta decizie și orice reguli administrative de punere în aplicare adoptate de către directorul general administrativ al SEAE în acord cu directorii generali ai DG DEVCO și ai DG HR sunt publicate pe site-ul internet al SEAE.
Articolul 5
Prezenta decizie intră în vigoare la data adoptării.
Adoptată la Bruxelles,
Înaltul Reprezentant al Uniunii Europene pentru Pentru Comisie afaceri externe și politica de securitate Președintele Catherine ASHTON José Manuel BARROSO
4
ANEXA 1
Reguli care reglementează programul de stagii de nivel înalt în delegațiile Uniunii Europene în parteneriat între SEAE,
Comisia Europeană și statele membre ale Uniunii Europene
1. DOMENIUL DE APLICARE, FINANțAREA șI OBIECTIVELE PROGRAMULUI
1.1. Principii generale
Prezentele reguli reglementează programul de stagii de nivel înalt (denumit în continuare „programul”) în delegațiile Uniunii Europene (denumite în continuare „delegațiile”). Programul se adresează absolvenților de studii universitare calificați în domenii relevante, având o experiență profesională limitată relevantă pentru activitățile delegațiilor (denumiți în continuare „stagiarii”).
Programul este deschis participării stagiarilor care prezintă un interes și o motivație deosebită pentru misiunea încredințată delegațiilor, care împărtășesc valorile și principiile Uniunii și se angajează să apere aceste principii și locul Uniunii în lume.
Programul este gestionat de SEAE. Finanțarea sa, prin intermediul unei „dosar al UE”, este asigurată de SEAE și de Comisia Europeană (denumită în continuare „Comisia”), pe baza unui acord administrativ. Se creează o finanțare suplimentară prin intermediul unui „dosar bilateral” al programului, prin contribuțiile financiare voluntare ale statelor membre ale UE partenere, în baza acordurilor bilaterale de sponsorizare cu SEAE și/sau cu Comisia. Programul este deschis, de asemenea, în aceleași condiții, altor instituții sau organisme ale UE.
1.2. Obiectivele programului
• să ofere stagiarilor din statele membre ale UE o experiență practică în ceea ce privește activitățile cotidiene ale delegațiilor și, astfel, să le ofere acestora o înțelegere aprofundată a obiectivelor și a scopurilor acțiunii externe a UE;
• să ducă la aprofundarea cunoștințelor stagiarilor cu privire la dimensiunile politice și diplomatice ale politicii externe și de securitate comune a UE și ale politicii de securitate și apărare comune, ale politicilor UE în domeniile dezvoltării și cooperării, precum și cu privire la dimensiunea externă și la impactul politicilor UE în țările terțe și în cadrul organizațiilor internaționale;
• să le permită stagiarilor respectivi să pună în practică cunoștințele dobândite pe parcursul studiilor lor și al experienței lor profesionale, în special în domeniile specifice ale acțiunii externe a UE, precum și să dobândească o înțelegere concretă și practică a procedurilor relevante ale UE;
• să inițieze stagiarii în dimensiunea diplomatică a activității delegațiilor, în constrângerile ei specifice, în obligațiile, dar și în oportunitățile acesteia;
• să le ofere ocazia de a se familiariza cu un mediu multicultural, multilingv și multietnic, contribuind astfel la dezvoltarea unor valori precum înțelegerea reciprocă, încrederea și toleranța;
5
• să asigure integrarea stagiarilor în activitățile cotidiene ale delegațiilor, incluzând posibilitatea implicării lor în diferite domenii de activitate;
• să permită SEAE, Comisiei și delegațiilor să beneficieze de contribuțiile acestor absolvenți, care pot oferi un nou punct de vedere și cunoștințe academice de ultimă oră;
• să pregătească stagiarii pentru eventualitatea de a lucra, colabora sau coopera în viitor cu SEAE, cu Comisia și/sau cu delegațiile, precum și cu statele membre ale UE partenere, cu țările terțe și cu organizațiile internaționale;
• să creeze „ambasadori ai bunăvoinței” pe termen lung pentru a promova ideile și valorile europene atât în cadrul UE, cât și în țările terțe.
Sarcinile atribuite stagiarilor sunt orientate de obiectivele menționate mai sus.
2. PLANIFICAREA șI ALOCAREA RESURSELOR PROGRAMULUI
2.1. Planificarea resurselor financiare
Pe baza acordurilor administrative dintre SEAE, Comisie și alți parteneri financiari care sponsorizează programul (precum statele membre), SEAE va stabili un calendar orientativ al următoarelor runde de selecție. În cadrul procedurii bugetare anuale și ținând cont de constrângerile bugetare existente, SEAE și Comisia vor asigura, de asemenea, planificarea creditelor respective pentru finanțarea programului, pe cât posibil pe o bază multianuală. Angajarea acestor credite este hotărâtă anual de către SEAE, Comisie și partenerii lor, care se informează reciproc de îndată ce creditele lor respective sunt angajate.
În plus, SEAE lansează anual o cerere de exprimare a interesului către reprezentanțele permanente ale statelor membre ale UE și către instituțiile și organismele UE, cu scopul de a identifica sponsori pentru următoarele runde programate. Numărul total orientativ de stagiari sponsorizați de către SEAE, Comisie și partenerii lor este comunicat de SEAE pe site-ul său pentru fiecare rundă.
2.2. Repartizarea stagiarilor în delegații Repartizarea stagiarilor și definirea misiunilor lor de formare în cadrul diferitelor secțiuni ale delegațiilor sunt decise de către SEAE și Comisie pentru stagiarii lor respectivi, pe cât posibil pe o bază multianuală compatibilă cu cadrul financiar multianual și ținând cont de creditele care au fost angajate de cele două instituții.
SEAE și Comisia stabilesc cu statele membre ale UE care realizează sponsorizarea și/sau cu alte instituții și organisme ale UE numărul stagiarilor destinați repartizați fiecărei delegații și calendarul.
SEAE ține cont de capacitatea efectivă a delegației avute în vedere de a supraveghea activitățile stagiarilor, precum și de condițiile de securitate din țările terțe vizate pentru repartizarea stagiarilor. Supravegherea sarcinilor zilnice ale stagiarului și a progreselor sale în materie de învățare este asigurată, în măsura posibilului, prin desemnarea aceluiași supraveghetor/consilier în cadrul delegației pe toată durata stagiului.
6
3. CRITERII DE ADMITERE ÎN CADRUL PROGRAMULUI
3.1. Criterii de eligibilitate
Cetățenie: solicitanții trebuie să aibă cetățenia unui stat membru al UE și trebuie să se bucure de totalitatea drepturilor cetățenești.
Serviciu militar: solicitanții trebuie să își fi îndeplinit toate obligațiile legate de serviciul militar în conformitate cu legislația aplicabilă sau să ofere garanția că nu vor fi mobilizați pe parcursul stagiului lor.
Diplomă universitară: solicitanții trebuie să dețină, la data-limită de depunere a candidaturilor, cel puțin o diplomă universitară echivalentă cu o diplomă de masterat într-un domeniu relevant pentru activitățile delegațiilor, precum: diplomația, analiza și raportarea politică, politicile UE în domeniile relațiilor externe, PESC și PSAC, ajutorul pentru cooperare și dezvoltare (programare, gestionare), chestiunile economice și politica comercială, presa, comunicarea și informarea, justiția, libertatea și securitatea, statul de drept, evoluțiile instituționale, guvernanța, mediul, energia, agricultura și pescuitul, dezvoltarea rurală și infrastructura.
SEAE va publica pe site-ul său specificații suplimentare referitoare la calificările minime, ținând cont de sistemele de învățământ naționale. Orice modificări viitoare ale acestor specificații vor fi publicate pe site-ul SEAE.
Cunoștințe lingvistice: solicitanții trebuie să aibă capacitatea de a comunica în limbile PESC și ale relațiilor externe necesare pentru integrarea lor în mediul profesional al unei delegații. Cunoașterea altor limbi ale UE sau a limbii unei țări terțe relevante pentru serviciul extern al UE constituie un avantaj.
3.2. Experiența profesională este un avantaj: solicitanții nu sunt obligați să aibă experiență profesională, dar se va acorda preferință candidaților care au până la patru (4) ani de experiență profesională relevantă pentru program [din care maximum un (1) an în cadrul SEAE, al Comisiei sau al unei alte instituții sau organism al UE].
3.3. Solicitanții se angajează să furnizeze, la cererea SEAE, documente justificative privind criteriile de mai sus. Orice declarație falsă sau omisiune a solicitantului, chiar neintenționată, poate conduce la anularea candidaturii sale. Prin prezentarea candidaturii lor, candidații își dau acordul ca SEAE să contacteze, dacă este necesar, oricare dintre școlile, universitățile, întreprinderile, instituțiile sau persoanele menționate ca referințe pentru criteriile de eligibilitate prezentate mai sus în legătură cu candidatura lor la program.
3.4. Criteriile de mai sus sunt publicate pe site-ul SEAE.
4. CANDIDATURA șI PROCESUL DE PRESELECțIE șI DE SELECțIE
4.1. Stagiarii sunt selectați conform unei proceduri deschise și transparente, ale cărei detalii practice vor fi decise de directorul general administrativ al SEAE.
Înainte de repartizarea stagiarilor, superiorul ierarhic trebuie să se asigure de disponibilitatea unui buget suficient.
7
4.2. Candidaturile ar trebui prezentate în strictă conformitate cu procedurile stabilite de SEAE. Toate instrucțiunile necesare sunt publicate pe site-ul SEAE. Candidaturile care au data poștei ulterioară datei-limită pot fi respinse.
4.3. Etape principale
(a) SEAE și statele membre partenere ale UE publică periodic cereri de candidaturi pe site-urile lor, conform rundelor de selecție prevăzute; ele specifică un calendar orientativ, precum și modalitățile și termenul de depunere a candidaturilor;
(b) candidaturile trebuie adresate exclusiv punctelor de contact ale statelor membre ale UE pentru acest program (ale căror detalii sunt publicate pe site-ul SEAE) în termenele menționate anterior;
(c) verificarea eligibilității solicitanților în funcție de criteriile stabilite în prezenta decizie este efectuată de statele membre sau sub responsabilitatea lor;
(d) statele membre efectuează apoi o preselecție, în rândul solicitanților eligibili, a unui număr limitat de candidați care vor fi propuși SEAE, prin trimiterea unei liste oficiale a solicitanților preselectați pentru fiecare rundă de selecție prevăzută; numărul de solicitanți de pe această listă este definit într-o etapă timpurie a procesului și, în principiu, înainte de lansarea fiecărei runde;
(e) lista solicitanților eligibili preselectați este comunicată exclusiv prin intermediul reprezentanței permanente a fiecărui stat membru partener directorului general administrativ al SEAE, în termenele convenite. Statele membre partenere trebuie să asigure fără întârziere informarea adecvată a solicitanților;
(f) SEAE poate efectua un control al eligibilității solicitanților preselectați și evaluează profilul global al solicitanților și motivația lor, pentru a constitui, pentru fiecare stat membru partener, o listă a candidaților corespunzători într-o bază de date aflată la dispoziția delegațiilor UE și a serviciilor relevante ale SEAE și ale Comisiei;
(g) ulterior, după efectuarea unei căutări în această bază de date, delegațiile UE își selectează stagiarii de pe lista candidaților corespunzători, pe baza meritelor lor și în funcție de nevoile delegației respective.
Normele de aplicare suplimentare de detaliere a cerințelor și a procedurilor administrative vor fi adoptate de către directorul general administrativ al SEAE în acord cu directorii generali ai DG DEVCO și ai DG HR și vor fi publicate pe site-ul SEAE într-o etapă timpurie a fiecărei runde de selecție.
5. ANGAJAREA șI ACORDUL DE STAGIU
5.1. Angajarea
Stagiarii nu pot fi angajați în cazul în care poate apărea un conflict de interese, indiferent de experiența profesională sau de cetățenia solicitantului. Solicitanților li se poate oferi un singur acord de stagiu în cadrul acestui program. Solicitanții care refuză o ofertă oficială pot fi excluși de la procedura pentru perioada de stagiu în
8
curs de desfășurare. Ei se pot reînscrie pentru o perioadă de stagiu ulterioară, prin depunerea unei noi cereri însoțite de toate documentele justificative.
5.2. Acordul de stagiu
SEAE sau Comisia vor semna un acord individual cu stagiarii lor, conform modelului publicat pe site-ul SEAE. Acordul include o descriere generică și orientativă a principalelor aspecte ale formării sale și ale secțiunii din cadrul unei delegații a UE propuse.
Acordul nu este reglementat de Statutul funcționarilor Uniunii Europene (denumit în continuare „statutul”) sau de Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii Europene (denumit în continuare „RAA”). Stagiarii nu sunt agenți contractuali în sensul RAA. Ei nu pot, în niciun caz, invoca dispozițiile statutului sau ale RAA, cu excepția existenței unor dispoziții contrare în prezenta anexă. Prezenta decizie și acordul stabilesc dispozițiile individuale și normele detaliate pentru punerea lor în aplicare.
La începutul perioadei de formare în delegație, șeful delegației și/sau supraveghetorul/consilierul stagiarului îi oferă acestuia din urmă o descriere mai detaliată a activităților sale, precum și a metodelor de formare.
Aceste activități trebuie să fie compatibile cu statutul său de stagiar și cu profilul său, care au fost convenite și descrise într-un document transmis către sediul SEAE și al Comisiei pentru stagiarii lor respectivi. Cu toate acestea, SEAE și Comisia pot adapta organizarea internă a secțiunilor lor respective în cadrul delegațiilor și îi pot atribui stagiarului alte activități compatibile cu formarea sa universitară, cu calificările sale și/sau cu experiența sa profesională.
5.3. Durata acordului de stagiu
Acordul are o durată fixă de nouă (9) luni și încetează în mod automat la data expirării sale, fără nicio formalitate. Se poate oferi o reînnoire a acordului pentru o nouă perioadă de nouă (9) luni.
Reînnoirea poate fi oferită, în funcție de disponibilitatea bugetului, de SEAE, de Comisie sau de statul membru ori de instituția sau organismul UE care realizează sponsorizarea. Se ține cont de evaluarea progresului în materie de învățare al stagiarilor pe parcursul primei perioade. Cu toate acestea, perioada de formare vizată de acordul inițial și reînnoirea nu pot, în niciun caz, depăși optsprezece (18) luni consecutive. Perioada de formare nu poate fi împărțită în mai multe perioade.
5.4. Locul stagiului
Acordul indică țara gazdă și delegația UE ca loc de desfășurare a stagiului pe întreaga durată a acordului. În cursul stagiului, stagiarul poate, pe baza unei cereri justificate oficial și cu consimțământul șefului său de delegație, să solicite schimbarea locului său de stagiu.
SEAE/Comisia poate decide să schimbe locul stagiului și poate defini condițiile și termenul până la care trebuie efectuată o astfel de schimbare.
9
5.5. Regimul fiscal
Subvențiile acordate stagiarilor nu sunt supuse regimului fiscal special aplicabil funcționarilor și altor agenți ai UE.
Stagiarii sunt responsabili doar de plata eventualelor impozite asociate subvențiilor care le sunt acordate de SEAE/Comisie, în temeiul legislației în vigoare din statul membru în cauză.
SEAE va furniza, la cerere, un certificat în scopuri fiscale la sfârșitul perioadei de stagiu. Acest certificat ar trebui să indice valoarea subvenției primite și să confirme faptul că nu au fost achitate impozite și contribuții la asigurările sociale. Se pot elibera certificate provizorii, după caz.
5.6. Certificatele
Stagiarii care au încheiat perioada minimă de stagiu prevăzută vor primi, la sfârșitul perioadei de formare, un certificat în care se specifică datele perioadei lor de formare, țara și secțiunea (secțiunile) delegației în cadrul căreia (cărora) au fost repartizați.
5.7. Rezilierea anticipată a acordului
Acordul cu durată fixă poate fi reziliat anticipat:
– printr-o decizie unilaterală a instituției în cauză, din motive grave, precum abateri profesionale;
– de comun acord între părți, în urma unui preaviz de cel puțin două (2) luni. Serviciile competente ale SEAE și ale Comisiei trebuie să fie informate imediat și în mod oficial;
– printr-o decizie unilaterală a instituției în cauză, în cazul unei incapacități de a urma formarea pe o perioadă mai mare de șase (6) luni;
– printr-o decizie unilaterală a instituției în cauză, în cazul în care stagiarul nu îndeplinește, în practică, standardele profesionale necesare pentru a urma formarea în mod satisfăcător, în urma unei cereri justificate prezentate de către delegație;
– în cazuri de forță majoră precum catastrofele naturale, epidemiile, războaiele, insurecțiile, rebeliunile, revoltele, grevele generale sau în orice alte circumstanțe independente de voința părților, care ar face punerea în aplicare a acordului imposibilă sau excesiv de dificilă sau care ar schimba în mod semnificativ parametrii săi economici.
5.8. Clauze suspensive și rezolutorii
Acordul și calculul anumitor condiții financiare se pot baza pe documente și pe declarații pe care stagiarul le certifică a fi adevărate și exacte. Acesta din urmă are obligația de a prezenta orice formulare sau certificate solicitate de SEAE în momentul angajării sale și ulterior. Orice declarație falsă sau incorectă a stagiarului aduce atingere valabilității angajării sale și poate conduce la rezilierea automată a acordului, fără perioadă de preaviz sau compensație.
10
Stagiarii au responsabilitatea de a se asigura că dispun de viza adecvată, dacă este cazul, și de a obține întreaga documentație solicitată de autoritățile din țara în care se va desfășura stagiul lor.
5.9. Plângerile
Fără a aduce atingere posibilităților de a formula acțiuni, în condițiile și în termenele prevăzute la articolul 263 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene, orice stagiar poate prezenta, în termen de două (2) luni de la o decizie de respingere a unei cereri sau de la un act care îl afectează defavorabil în temeiul acestor reguli, o plângere către divizia SEAE sau către unitatea Comisiei responsabilă de plângerile personalului pentru stagiarii lor respectivi. Termenul începe să curgă de la data notificării deciziei către stagiar, dar în niciun caz mai târziu de data la care acesta din urmă a primit o astfel de notificare.
În termen de patru (4) luni de la data depunerii plângerii, SEAE îi notifică persoanei în cauză decizia motivată. În cazul în care, la sfârșitul acestei perioade, nu se transmite niciun răspuns cu privire la plângere, lipsa acestuia se interpretează ca o decizie implicită de respingere a plângerii.
6. DISPOZIțII FINANCIARE
6.1. Subvenția
Pe baza acordului de stagiu pe care l-au semnat, stagiarii vor primi o subvenție lunară de bază, acordată de SEAE (dacă este cazul, în numele Comisiei sau al partenerului sponsor). Valoarea acestei subvenții este decisă de SEAE/Comisie și de alți parteneri sponsori pe o bază anuală și în funcție de constrângerile bugetare. Ea este publicată pe site-ul SEAE.
Dacă stagiarul decide să-și rezilieze acordul înainte de termenul stabilit, el va trebui să restituie partea subvenției primită eventual pentru perioada ulterioară datei rezilierii.
6.2. Alte dispoziții Următoarele contribuții financiare, stabilite pe o bază forfetară, pot fi acordate stagiarului:
– o contribuție lunară destinată să compenseze dificultățile întâmpinate de stagiar, în cazul în care acesta este repartizat într-o țară în care condițiile de viață nu pot fi considerate ca fiind echivalente cu cele întâlnite, în mod obișnuit, în UE;
– o contribuție lunară pentru cazare, pe toată durata formării;
– o contribuție pentru instalare care este, în principiu, datorată la începutul primei perioade de formare.
Valoarea fiecăreia dintre contribuțiile menționate anterior, precum și condițiile care trebuie îndeplinite de către stagiar pentru a beneficia de aceste contribuții se stabilesc la intervale periodice de către SEAE/Comisie în funcție de locul formării și se publică pe site-ul SEAE înainte de începerea unei noi perioade de formare.
11
6.3. Călătoria către locul de desfășurare a stagiului și întoarcerea de la acesta
Pentru fiecare perioadă de formare de nouă (9) luni, SEAE suportă costul unei călătorii de la Bruxelles la locul formării, precum și al unei călătorii de la locul formării la Bruxelles. Regulile detaliate sunt publicate pe site-ul SEAE.
6.4. Asigurările
Încheierea unor asigurări individuale, care să acopere cheltuielile de boală, riscul de accident și repatrierea, este obligatorie și trebuie efectuată de către stagiar înainte de începerea stagiului în cadrul unei delegații.
În cazul în care stagiarul nu este acoperit de sistemele de asigurări menționate mai sus, el va fi asigurat prin intermediul unui sistem obligatoriu, în condițiile decise de SEAE (în consultare cu Comisia) și publicate pe site-ul SEAE. În acest caz, contribuția financiară a stagiarului la plata primelor de asigurare menționate mai sus se scade din subvenția acestuia.
În cazul în care stagiarul nu devine membru al sistemelor individuale menționate mai sus sau al celor ale SEAE/Comisiei, acordul său de stagiu poate fi reziliat imediat, fără nicio compensație financiară.
7. ORGANIZAREA FORMĂRII
7.1. Aspecte generale
Stagiarul respectă orele de lucru stabilite de delegația în cadrul căreia are loc formarea. Nu se efectuează nicio plată pentru orele suplimentare.
În cursul formării sale, stagiarului i se poate cere să efectueze misiuni în țara în care își urmează formarea sau în afara acesteia, la cerere sau cu acordul șefului de delegație. Misiunile sunt supuse regulilor stabilite în Ghidul pentru misiuni ale funcționarilor și ale altor agenți. Creditele pentru misiuni destinate stagiarilor sunt alocate delegațiilor de către SEAE pe o bază anuală, în funcție de constrângerile bugetare.
7.2. Sărbătorile legale și concediul anual
Stagiarul respectă regulile stabilite de delegație pentru funcționarii săi în ceea ce privește sărbătorile legale din țara gazdă. Aceste zile nu se scad din concediul anual. Stagiarul are dreptul la concediu anual plătit, calculat pe baza a două zile lucrătoare și jumătate (2,5) pe lună. Stagiarul nu poate exercita nicio altă activitate profesională, remunerată sau nu, în timpul unei perioade de concediu sau de absență.
SEAE (sau Comisia) nu acordă nicio compensație financiară stagiarilor săi respectivi în cazul în care, la sfârșitul acordului lor, dreptul la concediu nu a fost utilizat integral. Concediul poate fi reportat, cu aprobarea șefului de delegație, până la următoarea perioadă de formare, în cazul reînnoirii primului acord.
Stagiarul comunică delegației adresa și numărul său de telefon pe perioada concediului.
12
7.3. Concediu special în situații excepționale
Pe lângă concediul normal, în mod excepțional, stagiarul poate beneficia de concediu special pentru următoarele evenimente familiale: căsătoria stagiarului; nașterea unui copil al stagiarului; boala gravă a unui copil, a soțului/soției sau a unei rude pe linie ascendentă a stagiarului; decesul soțului/soției, al unui copil sau al unei rude pe linie ascendentă a stagiarului sau a soțului/soției acestuia.
7.4. Absențele
Stagiarul nu poate absenta de la formarea sa fără acordul prealabil al șefului de delegație. În caz de absență din cauză de boală sau de accident, stagiarul informează imediat delegația și furnizează un certificat medical, indiferent de durata absenței.
Orice absență trebuie să fie justificată și comunicată delegației în termen de douăzeci și patru (24) de ore, de îndată ce acest lucru este posibil; în caz contrar, aceasta va constitui o abatere gravă, care ar putea conduce la rezilierea imediată a acordului, fără preaviz sau compensație. În caz de absență nemotivată, stagiarul nu va primi subvenția și contribuțiile corespunzătoare perioadelor în cauză, fără a se aduce atingere dreptului SEAE și al Comisiei de a denunța acordul din motive de abatere gravă.
8. DREPTURILE șI OBLIGAțIILE STAGIARILOR
8.1. Privilegii și imunități Șeful de delegație va încerca să obțină din partea statului gazdă, în beneficiul stagiarului, acordarea privilegiilor și a imunităților necesare, echivalente celor acordate personalului administrativ și tehnic în conformitate cu articolul 37 alineatul (2) din Convenția de la Viena cu privire la relațiile diplomatice, pe întreaga perioadă a formării sale în cadrul delegației. Șeful de delegație poate, pe baza unei cereri justificate în mod corespunzător și adresate directorului general administrativ al SEAE, să solicite autorizația de a obține acordarea acelorași privilegii și imunități acordate și funcționarilor UE repartizați în delegația sa.
8.2. Asistența acordată stagiarului
SEAE îi acordă asistență stagiarului, în special în ceea ce privește orice acțiune intentată împotriva autorilor de amenințări, ultraje, insulte, acte defăimătoare sau atacuri împotriva persoanei sau a bunurilor, suferite de el însuși sau de membrii familiei sale, în virtutea poziției sale de stagiar sau a funcțiilor sale în cadrul delegației.
8.3. Conduita stagiarului
Stagiarul trebuie, în toate circumstanțele, să aibă o conduită conformă cu cerințele prevăzute de SEAE. Stagiarul trebuie să urmeze formarea și să aibă un comportament integru, amabil și respectuos. Stagiarul trebuie să își îndeplinească atribuțiile în condițiile stabilite de șeful de delegație, cu grijă și integritate și cu cea mai mare conștiinciozitate profesională și la cele mai înalte standarde corespunzătoare calificărilor sale.
13
Stagiarul trebuie să se abțină de la a-și utiliza poziția sau orice facilități speciale de care beneficiază în virtutea atribuțiilor sale pentru a obține orice beneficiu pentru sine sau pentru terți. Stagiarul trebuie să respecte legislația și uzanțele în vigoare în țara gazdă a delegației, în special în ceea ce privește normele care reglementează imigrația, șederea, ocuparea forței de muncă, vama, fiscalitatea și aspectele monetare.
Stagiarul trebuie să păstreze cea mai strictă neutralitate în ceea ce privește opiniile, în special cele de natură politică sau religioasă, exprimate sau observate în țara în care își urmează formarea.
În cazul în care un membru al familiei sale, care locuiește sub același acoperiș și care se bucură de aceleași privilegii și imunități, decide să desfășoare o activitate profesională pe plan local, remunerată sau nu, stagiarul trebuie să obțină autorizația prealabilă expresă a SEAE. O astfel de activitate nu trebuie să fie de natură să prejudicieze buna desfășurare a stagiului sau a atribuțiilor stagiarului, independența sa sau, la un nivel mai general, interesele, imaginea și reputația Uniunii, ale SEAE și ale Comisiei.
8.4. Independența
Stagiarul își îndeplinește obligațiile prevăzute în acord în mod complet independent față de părțile terțe și, în special, față de birourile de consultanță și de alte întreprinderi private cu care acesta ar putea avea contacte pe parcursul îndeplinirii atribuțiilor sale sau față de autoritățile publice.
8.5. Exclusivitatea și loialitatea
Stagiarul își consacră toate activitățile profesionale formării sale. El nu acceptă nicio formă de angajare sau de activitate, cu caracter permanent ori nu, sau nicio formă de contract de servicii, scris sau nu, remunerat sau nu, oficial sau de facto cu terți, fără autorizația prealabilă a SEAE.
8.6. Obligația de discreție și de nedivulgare a informațiilor
Stagiarul trebuie să dea dovadă de cea mai mare discreție în ceea ce privește toate faptele și informațiile de care ia cunoștință în contextul formării sau al prezenței sale la sediul delegației. Fără autorizația scrisă prealabilă a șefului de delegație, stagiarul nu poate să comunice unor terți informațiile, corespondența și documentele pe care trebuie să le redacteze sau de care ia cunoștință pe parcursul îndeplinirii atribuțiilor sale, sau să participe la orice declarație, interviu sau publicare referitoare la aspectele abordate în cadrul atribuțiilor sale. Stagiarii trebuie să respecte aceleași reguli în ceea ce privește contactele cu presa ca și personalul din delegație și să urmeze instrucțiunile date de șeful de delegație.
8.7. Responsabilități Stagiarul nu poate angaja SEAE și Comisia în niciun fel, din punct de vedere legal sau financiar. Stagiarul se asigură de respectarea obligațiilor legale de către persoanele pentru care este responsabil la locul formării sale. În caz de încălcare a acestor norme, stagiarul suportă singur toate consecințele, inclusiv consecințele financiare. SEAE sau Comisia poate considera acordul ca fiind suspendat în orice perioadă în care stagiarul poate fi, în consecință, indisponibil pentru formare, fără a se aduce atingere dreptului lor de a denunța acordul. SEAE sau Comisia nu este
14
obligată să îi plătească stagiarului valoarea subvenției și a altor contribuții financiare menționate la punctul 6 de mai sus, pe întreaga durată a unei astfel de suspendări a acordului.
8.8. Îndatorirea de a furniza informații Stagiarul trebuie să furnizeze informațiile solicitate de SEAE în vederea gestionării acordului său, în special în ceea ce privește legislația aplicabilă persoanelor și bunurilor în țara gazdă a delegației.
Stagiarul trebuie să informeze SEAE cât mai curând posibil cu privire la orice modificare a stării sale civile, a stării civile a persoanelor aflate în întreținerea sa și, la un nivel mai general, a oricărui element sau a oricărei condiții utilizate ca bază pentru stabilirea clauzelor și a condițiilor financiare ale acordului său, astfel cum au fost declarate către SEAE în momentul angajării sale. În plus, stagiarul trebuie să informeze fără întârziere SEAE cu privire la orice modificare a situației sale care poate afecta totalitatea drepturilor sale sau o parte a acestora, în special în ceea ce privește orice concediu, absență, repatriere (cu caracter temporar sau permanent), indiferent de durata acestora.
De asemenea, stagiarul informează SEAE, în momentul sosirii sale la locul formării, cu privire la situația membrilor familiei sale (în special, datele de sosire ale membrilor familiei sale care s-au mutat în țara respectivă împreună cu el) și la locul său de reședință și, ulterior, cu privire la orice modificare a acestor informații.
8.9. Responsabilitatea pentru localuri și bunuri
Stagiarul este personal responsabil de localurile, echipamentele și materialele care îi sunt încredințate în scopul formării sale. El trebuie să le trateze cu toată grija și atenția necesare, este responsabil pentru întreținerea lor și trebuie să raporteze fără întârziere orice pierdere, furt sau daună. În general, stagiarul trebuie să informeze persoana responsabilă de gestionarea stocurilor din cadrul delegației cu privire la orice deplasare sau modificare a situației bunurilor din inventar plasate sub responsabilitatea sa, utilizând formularele prevăzute. El trebuie să accepte responsabilitatea financiară pentru orice pierdere sau deteriorare a fondurilor, activelor și documentelor aflate în sarcina sa, care a avut loc din vina sa.
8.10. Încălcarea obligațiilor stagiarului
Orice încălcare de către stagiar a obligațiilor care îi revin în temeiul acordului poate fi considerată ca reprezentând o abatere gravă, care ar putea justifica denunțarea imediată a acordului, fără preaviz sau compensație.
8.11. Protecția datelor cu caracter personal
Toate datele cu caracter personal referitoare la acordul stagiarului sau la executarea sa sunt prelucrate în temeiul Regulamentului (CE) nr. 45/2001 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date. Ele nu sunt prelucrate decât în scopul punerii în aplicare, al gestionării și al monitorizării acordului de către SEAE (unitatea EEAS.MDR.C.3), fără a se aduce atingere eventualei transmiteri a acestora către organele însărcinate cu o misiune de control sau de inspecție în conformitate cu legislația UE.
15
Stagiarul are dreptul de a avea acces la datele sale personale, precum și dreptul de a rectifica acele date care sunt inexacte sau incomplete. În cazul în care stagiarul are întrebări privind prelucrarea datelor sale cu caracter personal, el se adresează responsabilului cu protecția datelor din cadrul SEAE. Stagiarul are dreptul de a sesiza în orice moment Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor.
8.12. Rapoartele de stagiu
Stagiarii și supraveghetorii lor trebuie să completeze un raport final de evaluare standard la încheierea perioadei de stagiu. Raportul este elaborat în urma unui dialog între stagiar, supraveghetorul său și șeful lor de delegație. Versiunea finală a raportului este trimisă înainte de ultima zi a perioadei de stagiu la sediul SEAE și către serviciile Comisiei pentru stagiarii lor respectivi.
Raportul poate fi comunicat, la cerere, statului membru de origine al stagiarului, sub rezerva consimțământului stagiarului și al SEAE sau al Comisiei pentru proprii săi stagiari.
16
ANNEX 2
SIMPLIFIED FINANCIAL STATEMENT (to be used for any internal Commission decision of general significance proposed by horizontal departments and/or by
administrative offices with a budgetary impact on operating appropriations or on human resources, when use of any other type of financial statement is not obligatory – Article 16 of the Internal Rules)
1 Title of draft decision :
Decision of the Commission and the High Representative of the European Union for Foreign Affairs and Security Policy establishing a High Level Traineeship Programme in the Delegations of the European Union and the Rules Governing this Programme in Partnership with the Member States of the European Union
2 Policy area(s) and ABB activity(ies) concerned :
19, 20, 21, 22
3 Legal basis :
X Administrative autonomy Other ( specify ) :____________________
4 Description and grounds :
Establishment of a programme for high level training of junior professionals in Union Delegations replacing the former JED (Jeunes Experts en Délégation) scheme
5 Duration and estimated financial impact :
5.1 Period of application: Decision with a limited duration
Decision in force from [YYYY] to [YYYY] Financial impact from [YYYY] to [YYYY]
X Decision with an indefinite duration in force from 01/01/2013
5.2 Estimated budgetary impact :
The draft decision entails :
X savings
17
additional costs (if so, specify the heading(s) of the multiannual financial framework concerned) : ____________________________________
____________________________________
.
5.3 Third-party contributions to the financing of the draft decision:
If the proposal provides for co-financing by Member States or other bodies (please specify which), you should give an estimate of the level of co-financing, if known.
).
appropriations in EUR million (to 3 decimal places
Year n
Year n+1
Year n+2
Year n+3
Year n+4
Year n+5
Year n+6 and +.
Total
Specify cofinancing source/body
TOTAL appropriations cofinanced
5.4 Explanation of figures: Average costs are shown at the foot of page http://www.cc.cec/budg/pre/legalbasis/pre-040-020_preparation_en.html
The average cost per trainee is estimated at this stage at around 50.000 € per year. This amount includes the trainee grant as well as a monthly accommodation contribution, an installation contribution and where relevant, a hardship contribution in countries with especially difficult living conditions. This globally represents a reduction of around 50 % of the cost of the present JEDs program while keeping the same number of participants.
6 Compatibility with the current multiannual financial framework :
X The proposal is compatible with existing financial programming. The proposal will entail reprogramming of the relevant heading in the
multiannual financial framework. The proposal requires use of the flexibility instrument or revision of the
multiannual financial framework2.
7 Impact of savings or additional costs on the allocation of resources :
2 See points 19 and 24 of the Interinstitutional Agreement.
Resources to be obtained by means of internal redeployment within departments
X Resources already allocated to the department(s) concerned
Resources to be requested during the next allocation procedure
The human and administrative resources required will be covered by the allocation which may be granted to the managing DG under the annual allocation procedure in the light of existing budgetary constraints.
19
ANNEX 2:
ESTIMATED FINANCIAL IMPACT (savings or additional costs) FOR APPROPRIATIONS OF AN ADMINISTRATIVE NATURE OR FOR HUMAN RESOURCES
FTE=Full-time equivalent 19, 20, 21 and 22 are the policy areas or titles concerned EUR million (to 3 decimal places)
Year Year Year Year Year Year Year FTE in persons/year n n+1 n+2 n+3 n+4 n+5 n+6 et seq.
Other administrative appropriations XX is the policy area or title concerned. EUR million (to 3 decimal places)
Year Year Year Year Year Year Year n n+1 n+2 n+3 n+4 n+5 n+6 et seq.
TOTAL
Heading 5 Headquarters XX 01 02 11 01 - Missions and entertainment expenses XX 01 02 11 02 – Meetings and conferences XX 01 02 11 03 – Committees XX 01 02 11 04 – Studies and consultations XX 01 02 11 05 - Information systems XX 01 02 11 06 – Further training XX 01 03 01 03 - Equipment and furniture
XX 01 03 01 04 - Services and other operating expenditure Other budget lines (specify where necessary) Delegations: XX 01 02 12 01 – Missions, conferences and entertainment expenses XX 01 02 12 02 - Further training of officials XX 01 03 02 01 – Acquisition, renting and related expenditure
XX 01 03 02 02 Equipment, furniture, supplies and services Subtotal – Heading 5 Outside Heading 5
XX 01 04 yy – Expenditure on technical and administrative assistance (not including external staff) from operational appropriations (former 'BA' lines) - Headquarters - Delegations
XX 01 05 03 - Other management expenditure - indirect research 10 01 05 03 - Other management expenditure - direct research Other budget lines (specify where necessary)
