Date post: | 08-Feb-2018 |
Category: |
Documents |
Upload: | duongkhuong |
View: | 218 times |
Download: | 2 times |
1
Aprobat în BIROU SENAT din ………………………….,
RECTOR, Prof.univ.dr.ing. Ion GIURMA
DECIZIA nr. ......... / ..................
În baza prevederilor Ordinului 1792/2002 privind privind Angajarea, Lichidarea,
OrdonanŃarea şi Plata cheltuielilor instituŃiilor publice, precum şi organizarea, evidenŃa şi
raportarea angajamentelor bugetare şi legale, publicată în Monitorul Oficial al României nr.
37/23.01.2003, ale art. 19 lit. d) din Legea nr. 500/2002 privind finanŃele publice, ale art. 17 alin.
(2) din Legea contabilităŃii nr. 82/1991, republicată, şi ale art. 13 din OrdonanŃa Guvernului
nr. 119/1999 privind auditul public intern şi control financiar preventiv, aprobată cu modificări şi
completări prin Legea nr. 301/2002, cu modificările ulterioare şi Ordinul nr. 912 din 15 iunie
2004 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice generale referitoare la
exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanŃelor
publice nr. 522/2003, cu modifică ulterioară.
RECTORUL UNIVERSITĂłII
DECIDE:
Începând cu data de ....................................... se emite Decizia privind Angajarea,
Lichidarea, OrdonanŃarea şi Plata cheltuielilor, decizie care are ca obiect stabilirea procedurilor,
a persoanelor implicate şi a documentelor privind execuŃia cheltuielilor care se efectuează din
fonduri publice.
2
ExecuŃia bugetară parcurge 4 faze (Angajare, Lichidare, OrdonanŃare şi Plata
cheltuielilor) şi se bazează pe principiul separării atribuŃiilor persoanelor care au calitatea de
ordonator de credite de atribuŃiile persoanelor care au calitatea de „contabil”.
Ordonatorii de credite ai bugetelor prevăzute la art. 1 alin. (2) din Legea nr. 500/2002
sunt autorizaŃi să angajeze, să lichideze şi să ordonanŃeze cheltuieli pe parcursul exerciŃiului
bugetar, în limita creditelor bugetare aprobate, iar plata cheltuielilor se efectuează de persoanele
autorizate care, potrivit legii, poartă denumirea generică de contabil.
OperaŃiunile specifice angajării, lichidării şi ordonanŃării cheltuielilor sunt în
competenŃa ordonatorilor de credite şi se efectează pe baza propunerilor compartimentelor de
specialitate ale instituŃiei publice.
Ordonatorii de credite pot delega această calitate înlocuitorilor de drept.
Actele de delegare a atribuŃiilor desemnează persoanele din cadrul instituŃiilor publice
împuternicite să semneze pentru şi în numele ordonatorilor de credite.
În actul de delegare trebuie să se specifice limitele şi condiŃiile delegării, respectiv
atribuŃiile persoanelor delegate să semneze documentele de angajare, lichidare şi ordonanŃare a
cheltuielilor, precum şi subdiviziunile clasificaŃiei bugetului aprobat pentru care au fost
împuternicite să efectueze aceste operaŃiuni şi termenul de valabilitate a împuternicirii.
Actele de delegare, însoŃite de specimenele de semnături ale persoanelor care au fost
împuternicite, trebuie comunicate:
- persoanelor împuternicite;
- conducătorului compartimentului financiar (financiar-contabil) care nu poate efectua
nici o plată ordonanŃată de o persoană care nu a fost împuternicită în acest sens;
- persoanei împuternicite să exercite controlul financiar preventiv.
De asemenea, actele de încetare a delegării se comunică persoanelor menŃionate mai sus.
Art. 7 Se aprobă şi fac parte din prezenta decizie următoarele Anexe:
Anexa nr. 1. – Tabel cuprinzând specimenele de semnături ale persoanelor care exercită
controlul financiar preventiv propriu;
Anexa nr.2. – Tabel cuprinzând specimenele de semnături ale conducerii
Anexa nr. 3 – Tabel cu persoanele împuternicite să semneze documentele supuse vizei de
control financiar preventiv
Anexa nr. 4 – Procedură de lucru privind angajamentele legale
Anexa nr. 5 – Procedură de lucru privind lichidarea cheltuielilor
Anexa nr. 6 – Procedură de lucru privind ordonanŃarea cheltuielilor
Anexa nr. 7 – Procedură de lucru privind plata cheltuielilor
RECTOR
Prof.univ.dr.ing. Ion Giurma
3
Anexa nr. 1
TABEL
CUPRINZÂND SPECIMENELE DE SEMNĂTURĂ ALE PERSOANELOR
CARE EXERCITĂ CONTROLUL FINANCIAR PREVENTIV PROPRIU
NR. CRT NUMELE ŞI PRENUMELE FUNCłIA SEMNĂTURA
1. EC. SILVIA CERNE DIRECTOR FINANCIAR CONTABIL
2. EC. MANUELA FOTEA ŞEF SERVICIU FINANCIAR
3. EC. MARIANA CRIVOI ŞEF SERVICIU CONTABILITATE
4. EC. MILICA DRĂGULIłĂ ADMINISTRATOR FINANCIAR
5. EC. SILVIA GIURMA DIRECTOR RESURSE UMANE
6. EC. CAMELIA HUłUŞORU ADMINISTRATOR FINANCIAR
4
ANEXA nr. 3 TABEL CU PERSOANELE ÎMPUTERNICITE SĂ SEMNEZE DOCUMENTELE SUPUSE VIZEI DE CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
B.ANGAJAMENTE LEGALE DIN CARE REZULTĂ DIRECT SAU INDIRECT OBLIGAłII DE PLATĂ
Persoana care acordă viza de control financiar preventiv
Nr. crt.
Cod Documentul supus controlului financiar
preventiv Activitatea
Numele şi Prenumele
FuncŃia Persoane delegate
Viza de disponibil (serviciul contabilitate)
0 1 2 3 4 5 6
Cercetare MicroproducŃie
Ec. HuŃuşoru Camelia
Administrator Financiar
EC. MARIANA
CRIVOI
CRISTINA MIHAI CRISTINA HORGA
MARIA MARCHITAN Venituri proprii FinanŃare de bază
GABRIELA AGHION (CONSTANTINIU CORINA)
SubvenŃii, Burse, Transport, Taxa cămin, Sume de mandat, Cazare individuală, Cantină, Subv. calculatoare
HUMĂ LILIANA (CONSTANTINIU CORINA)
ReparaŃii capitale buget
Consolidări Obiective investiŃii Dotări buget GaranŃii materiale
CONSTANTINIU CORINA (GABRIELA AGHION)
Buletin Sponsorizare
ORLOVSHI ADRIANA (DRAGULIłĂ MILICA)
1. B1 Contract/ comanda de achiziŃii publice
EC.SILVIA CERNE DIRECTOR FINANCIAR
CONTABIL EC. MARIANA
CRIVOI
5
Venituri proprii valută
DRAGULIłĂ MILICA (ORLOVSHI ADRIANA)
Programe POPESCU GABRIELA
ROŞU MIHAELA 2. B2 Contract/ comanda de achiziŃii publice
finanŃate integral sau parŃial din credite externe rambursabile şi/sau din fonduri externe nerambursabile
Toate activităŃile U.T.I.
EC. SILVIA CERNE DIRECTOR FINANCIAR
CONTABIL EC. MARIANA
CRIVOI POPESCU GABRIELA
ROŞU MIHAELA
3. B14 Actul intern de decizie privind organizarea acŃiunilor de protocol, a unor manifestări cu caracter cultural-ştiinŃific, sau a altor acŃiuni cu caracter specific, inclusiv devizul estimativ pe categorii de cheltuieli
Toate activităŃile U.T.I.
EC. MANUELA
FOTEA ŞEF SERVICIU
FINANCIAR EC. MARIANA
CRIVOI nu este cazul
Cercetare Microproductie
Ec. HuŃusoru Camelia
Administrator Financiar
4. B15 Actul intern de decizie privind deplasarea în străinătate, inclusiv devizul estimativ de cheltuieli
Toate activităŃile U.T.I.(fără cercetare și microproducŃie
EC. SILVIA CERNE DIRECTOR FINANCIAR
CONTABIL
EC. MARIANA
CRIVOI nu este cazul
Cercetare Microproductie
Ec. HuŃusoru Camelia
Administrator Financiar
5. B16 Actul intern de decizie privind delegarea sau detaşarea în Ńară a personalului, inclusiv devizul estimativ de cheltuieli Toate activităŃile
U.T.I.(mai puŃin cercetare și
microproducŃie )
EC. SILVIA CERNE DIRECTOR FINANCIAR
CONTABIL
EC. MARIANA
CRIVOI nu este cazul
Cercetare MicroproducŃie
EC. HuŃusoru Camelia
Administrator Financiar
6. B17 Ordinul/actul intern de decizie privind: - angajarea sau avansarea personalului; - acordare salariului de merit; - numirea cu caracter temporar a personalului de execuŃie pe funcŃii de conducere; - acordarea altor drepturi salariale
Toate activităŃile U.T.I.(mai puŃin
cercetare și EC. SILVIA CERNE
DIRECTOR FINANCIAR
CONTABIL
EC. MARIANA
CRIVOI nu este cazul
6
microproducŃie)
7. B18 Contractul de comodat în care entitatea publică are calitatea de comodatar
Toate activităŃile U.T.I.
EC. SILVIA CERNE DIRECTOR FINANCIAR
CONTABIL EC. MARIANA
CRIVOI nu este cazul
8. B20 Contract de parteneriat public-privat Toate activităŃile U.T.I.
EC. SILVIA CERNE DIRECTOR FINANCIAR
CONTABIL EC. MARIANA
CRIVOI nu este cazul
C.ORDONANłAREA CHELTUIELILOR Persoana care acordă viza de control financiar
preventiv Nr.
crt.
Cod Documentul supus controlului financiar preventiv
Activitatea Numele şi Prenumele
FuncŃia Persoane delegate
Viza de disponibil (serviciul contabilitate)
0 1 2 3 4 5 6
Cercetare MicroproducŃie
CRISTINA MIHAI CRISTINA HORGA
MARIA MARCHITAN
Venituri proprii FinanŃare de bază
GABRIELA AGHION (CONSTANTINIU CORINA)
SubvenŃii, Burse, Transport, Taxa cămin, Sume de mandat, Cazare individuală, Cantină, Subv. calculatoare
HUMĂ LILIANA (CONSTANTINIU CORINA)
1. C1 OrdonanŃare de plată privind achiziŃia publică de produse, servicii sau lucrări
ReparaŃii capitale buget
EC. MANUELA
FOTEA ŞEF SERVICIU
FINANCIAR EC. MARIANA
CRIVOI
CONSTANTINIU CORINA
7
Consolidări Obiective investiŃii Dotări buget GaranŃii materiale
(GABRIELA AGHION)
Buletin Sponsorizare
ORLOVSHI ADRIANA (DRAGULIłĂ MILICA)
Venituri proprii valută
DRAGULIłĂ MILICA (ORLOVSHI ADRIANA)
Programe POPESCU GABRIELA
ROŞU MIHAELA Programe cu
finanŃare externă, internă
EC. MILICA
DRĂGULIłĂ ADMINISTRATOR
FINANCIAR
2. C4 Cererea de valută**) sau ordonanŃarea de plată externă reprezentând cotizaŃii, respectiv contribuŃii, taxe etc. la diverse organisme internaŃionale Venituri proprii
valută EC. MANUELA
FOTEA ŞEF SERVICIU
FINANCIAR
EC. MARIANA
CRIVOI POPESCU GABRIELA
ROŞU MIHAELA
Cercetare MicroproducŃie
CRISTINA MIHAI CRISTINA HORGA
MARIA MARCHITAN Venituri proprii FinanŃare de bază
GABRIELA AGHION (CONSTANTINIU CORINA)
SubvenŃii, Burse, Transport, Taxa cămin, Sume de mandat, Cazare individuală, Cantină, Subv. calculatoare
HUMĂ LILIANA (CONSTANTINIU CORINA)
3. C6 OrdonanŃate de plată privind redevenŃe, chirii sau alte cheltuieli legate de concesionare sau închiriere
EC. MANUELA
FOTEA ŞEF SERVICIU
FINANCIAR EC. MARIANA
CRIVOI
8
ReparaŃii capitale buget Consolidări Obiective investiŃii Dotări buget GaranŃii materiale
CONSTANTINIU CORINA
(GABRIELA AGHION)
Buletin Sponsorizare
ORLOVSHI ADRIANA (DRAGULIłĂ MILICA)
Venituri proprii valută
DRAGULIłĂ MILICA (ORLOVSHI ADRIANA)
Programe POPESCU GABRIELA
ROŞU MIHAELA 4. C7 OrdonanŃarea de plată în lei, ordonanŃarea
de plată externă sau ordonanŃarea transferului valutar pentru plăŃi care se efectuează din conturile speciale ale împrumuturilor guvernamentale externe.
Toate activităŃile U.T.I.
EC. MILICA
DRĂGULIłĂ ADMINISTRATOR
FINANCIAR EC. MARIANA
CRIVOI POPESCU GABRIELA
ROŞU MIHAELA
Venituri proprii valută
EC. MANUELA
FOTEA ŞEF SERVICIU
FINANCIAR DRAGULIłĂ MILICA
5. C8 OrdonanŃare de plată externă privind alte plăŃi decât cele aferente împrumuturilor externe. Toate activităŃile
U.T.I., mai puŃin V.P. valută
EC. MILICA
DRĂGULIłĂ ADMINISTRATOR
FINANCIAR
EC. MARIANA
CRIVOI POPESCU GABRIELA ROŞU MIHAELA
Venituri proprii valută
EC. MANUELA
FOTEA ŞEF SERVICIU
FINANCIAR 6. C9 OrdonanŃare de plată prin acreditiv simplu
sau documentar în cadrul unui contract extern finanŃat printr-un împrumut extern Toate activităŃile
U.T.I., mai puŃin V.P. valută
EC. MILICA
DRĂGULIłĂ ADMINISTRATOR
FINANCIAR
EC. MARIANA
CRIVOI POPESCU GABRIELA
ROŞU MIHAELA
Cercetare MicroproducŃie
CRISTINA MIHAI CRISTINA HORGA
MARIA MARCHITAN
7. C10 OrdonanŃare de avansuri (în lei) acordate unor terŃe persoane juridice în cadrul contractelor încheiate
EC. SILVIA
CERNE DIRECTOR FINANCIAR
CONTABIL EC. MARIANA
CRIVOI
9
Venituri proprii FinanŃare de bază
GABRIELA AGHION
(CONSTANTINIU CORINA) SubvenŃii, Burse, Transport, Taxa cămin, Sume de mandat, Cazare individuală, Cantină, Subv. calculatoare
HUMĂ LILIANA (CONSTANTINIU CORINA)
ReparaŃii capitale buget
Consolidări Obiective investiŃii Dotări buget GaranŃii materiale
CONSTANTINIU CORINA (GABRIELA AGHION)
Buletin Sponsorizare
ORLOVSHI ADRIANA (DRAGULIłĂ MILICA)
Venituri proprii valută
DRAGULIłĂ MILICA (ORLOVSHI ADRIANA)
Programe POPESCU GABRIELA
ROŞU MIHAELA 8. C11 OrdonanŃare de plată privind cheltuielile ce
se efectuează din fonduri primite de la persoane juridice sau fizice cu titlu de donaŃie sau sponsorizare
Toate activităŃile U.T.I.
EC. MANUELA
FOTEA ŞEF SERVICIU
FINANCIAR EC. MARIANA
CRIVOI ORLOVSHI ADRIANA
Venituri proprii valută
EC. MANUELA
FOTEA ŞEF SERVICIU
FINANCIAR DRAGULIłĂ MILICA
(ORLOVSHI ADRIANA) 9. C13 OrdonanŃare de plată privind avansuri sau
sume cuvenite titularului de decont, care se acordă prin casierie.
Cercetare
EC. MILICA
DRĂGULIłĂ ADMINISTRATOR
FINANCIAR
EC. MARIANA
CRIVOI
CRISTINA MIHAI
10
MicroproducŃie CRISTINA HORGA
MARIA MARCHITAN Venituri proprii FinanŃare de bază
GABRIELA AGHION
(CONSTANTINIU CORINA) SubvenŃii, Burse, Transport, Taxa cămin, Sume de mandat, Cazare individuală, Cantină, Subv. calculatoare
HUMĂ LILIANA (CONSTANTINIU CORINA)
ReparaŃii capitale buget
Consolidări Obiective investiŃii Dotări buget GaranŃii materiale
CONSTANTINIU CORINA (GABRIELA AGHION)
Buletin Sponsorizare
ORLOVSHI ADRIANA (DRAGULIłĂ MILICA)
Programe POPESCU GABRIELA
ROŞU MIHAELA
Cercetare MicroproducŃie
CRISTINA MIHAI CRISTINA HORGA
MARIA MARCHITAN
Venituri proprii FinanŃare de bază
GABRIELA AGHION (CONSTANTINIU CORINA)
10. C14 OrdonanŃările de plată, ale salariilor, altor drepturi salariale acordate personalului, precum şi ale obligaŃiilor fiscale aferente acestora
EC. MANUELA
FOTEA ŞEF SERVICIU
FINANCIAR
EC. SILVIA
CERNE EC.MARIANA
CRIVOI
11
SubvenŃii, Burse, Transport, Taxa cămin, Sume de mandat, Cazare individuală, Cantină, Subv. calculatoare
HUMĂ LILIANA (CONSTANTINIU
CORINA)
ReparaŃii capitale Consolidări Obiective investiŃii Dotări buget GaranŃii materiale
CONSTANTINIU CORINA (GABRIELA AGHION)
Buletin Sponsorizare
ORLOVSHI ADRIANA (DRAGULIłĂ MILICA)
Venituri proprii valută
DRAGULIłĂ MILICA (ORLOVSHI ADRIANA)
Programe POPESCU GABRIELA
ROŞU MIHAELA 11. C15 OrdonanŃare de plată privind contractele de
la MEC – Cercetare şi alte contracte de cercetare cu terŃii, contracte pentru activitatea de microproducŃie
Cercetare MicroproducŃie
EC. MARIANA
CRIVOI ŞEF SERVICIU
CONTABILITATE EC. MANUELA
FOTEA
CRISTINA MIHAI CRISTINA HORGA
MARIA MARCHITAN
12
D.CONCESIONAREA, ÎNCHIRIEREA, TRANSFERUL, VÂNZAREA ŞI SCHIMBUL BUNURILOR DIN PATRIMONIUL INSTITUłIILOR PUBLICE Persoana care acordă viza de control financiar
preventiv Nr. crt.
Cod Documentul supus controlului financiar
preventiv Activitatea
Numele şi Prenumele
FuncŃia Persoane delegate
Viza de disponibil (serviciul contabilitate)
0 1 2 3 4 5 6
1. D1 Contract de concesionare/închiriere (entitatea publică este concedent/titular al dreptului de proprietate)
Toate activităŃile U.T.I.
EC. SILVIA
CERNE DIRECTOR FINANCIAR
CONTABIL EC. MARIANA
CRIVOI nu este cazul
2. D2 Proces verbal de predare primire având ca obiect transferul bunului fără plată
Toate activităŃile U.T.I.
EC. MARIANA
CRIVOI ŞEF SERVICIU
CONTABILITATE EC. MILICA
DRĂGULIłĂ nu este cazul
3. D3 Contract de vânzare/cumpărare a bunurilor disponibilizate (entitatea publică are calitatea de vânzător)
Toate activităŃile U.T.I.
EC. MARIANA
CRIVOI ŞEF SERVICIU
CONTABILITATE EC. MILICA
DRĂGULIłĂ nu este cazul
E.ALTE OPERAłIUNI SUPUSE CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV
Persoana care acordă viza de control financiar preventiv Nr.
crt. Cod
Documentul supus controlului financiar preventiv
Activitatea Numele şi Prenumele
FuncŃia Persoane delegate
Viza de disponibil (serviciul contabilitate)
0 1 2 3 4 5 6
1. E1 Proces verbal de scoatere din funcŃiune a mijlocului fix
Toate activităŃile U.T.I.
EC. MARIANA
CRIVOI ŞEF SERVICIU
CONTABILITATE EC. MILICA
DRĂGULIłĂ nu este cazul
2. E2 Decontul privind cheltuielile ocazionate de organizarea acŃiunilor de protocol, a manifestărilor cu caracter cultural-ştiinŃific sau a altor acŃiuni cu caracter specific
Toate activităŃile U.T.I.
EC. MANUELA
FOTEA ŞEF SERVICIU
FINANCIAR EC. MARIANA
CRIVOI nu este cazul
Venituri proprii valută
EC. MANUELA
FOTEA ŞEF SERVICIU
FINANCIAR 3. E3 Decontul de cheltuieli privind deplasarea în
străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar Toate activităŃile
U.T.I., mai puŃin EC. MILICA
DRĂGULIłĂ ADMINISTRATOR
FINANCIAR
EC. MARIANA
CRIVOI nu este cazul
13
V.P. valută
Venituri proprii valută
EC. MANUELA
FOTEA ŞEF SERVICIU
FINANCIAR 4. E4 Decontul de cheltuieli privind justificarea
avansului acordat pentru deplasări în Ńară şi/sau pentru achiziŃii prin cumpărare directă Toate activităŃile
U.T.I., mai puŃin V.P. valută
EC. MILICA
DRĂGULIłĂ ADMINISTRATOR
FINANCIAR
EC. MARIANA
CRIVOI nu este cazul
5. E5 Contractul de sponsorizare în care entitatea publică este beneficiar al sponsorizării
Toate activităŃile U.T.I.
EC. MANUELA
FOTEA ŞEF SERVICIU
FINANCIAR EC. MILICA
DRĂGULIłĂ nu este cazul
6. E6 Actul de donaŃie, în care entitatea publică are calitatea de donatar
Toate activităŃile U.T.I.
EC. MARIANA
CRIVOI ŞEF SERVICIU
CONTABILITATE EC. MILICA
DRĂGULIłĂ nu este cazul
Cercetare Microproductie
Toate activităŃile U.T.I.(mai puŃin
cercetare și microproducŃie)
Ec. HuŃusoru Camelia
Administrator Financiar
7. E7 DispoziŃia de încasare/plată către casierie
Toate activităŃile U.T.I.(mai puŃin
cercetare și microproducŃie)
EC. SILVIA
CERNE DIRECTOR FINANCIAR
CONTABIL
EC. MARIANA
CRIVOI nu este cazul
8. E8 SituaŃia lunară (stat) privind salariile și/sau alte drepturi legale acordate personalului
ACTELE NORMATIVE
CARE
REGLEMENTEAZA
ACORDAREA
RESPECTIVELOR
Ec. HuŃusoru Camelia
Administrator Financiar
EC. MANUELA
FOTEA nu este cazul
14
DREPTURI 9. E9 SituaŃia (stat) privind plata concediilor de
odihnă ACTELE NORMATIVE
CARE
REGLEMENTEAZA
ACORDAREA
RESPECTIVELOR
DREPTURI
Ec. HuŃusoru Camelia
Administrator Financiar
EC. MANUELA
FOTEA nu este cazul
10. E9 SituaŃia lunară (stat) privind plata altor drepturi bănesti cuvenite personalului
ACTELE NORMATIVE
CARE
REGLEMENTEAZA
ACORDAREA
RESPECTIVELOR
DREPTURI
Ec. HuŃusoru Camelia
Administrator Financiar
EC. MANUELA
FOTEA nu este cazul
Notă: * În situaŃia în care d-na SILVIA CERNE (Director Financiar - Contabil) lipseşte din unitate poate fi înlocuită de d-na MARIANA CRIVOI
* În situaŃia în care lipsesc din unitate atât d-na SILVIA CERNE, cât şi d-na MARIANA CRIVOI, poate semna şi acorda viza de control financiar preventiv în
numele lor d-na MANUELA FOTEA.
15
Anexa nr. 4
PROCEDURĂ DE LUCRU PRIVIND ANGAJAMENTELE LEGALE
RESPONSABILITĂłILE ORDONATORILOR DE CREDITE
Conform art.4 alin. (2) şi (3) din Legea nr. 500/2002:
a) ConsecinŃa efectuării unui angajament juridic fără autorizare bugetară (credit),
constituie infracŃiune.
b) InexistenŃa creditului nu constituie temei legal pentru exonerarea instituŃiei de a plăti,
dacă acesta rezultă dintr-un act juridic.
c) Principiul angajării juridice a creditului reflectat prin angajamentul bugetar impune
următoarea regulă de contabilitate publică:
Un credit angajat nu mai poate fi modificat decât dacă se modifică angajamentul
juridic care l-a generat.
d) Forma în care se evidenŃiază angajarea juridică a creditului este angajamentul bugetar.
e) angajamentul bugetar este “orice act prin care o autoritate competentă, potrivit legii,
afectează fonduri publice unei anumite destinaŃii, în limita creditelor bugetare aprobate”
(art. 2 alin. (2))
EsenŃială în definirea angajamentului bugetar nu este atât scoaterea în evidenŃă a
faptului că acest angajament este o operaŃiune de rezervare a creditelor, ci a scopului în
care se face această rezervare, şi anume: punerea în rezervă a creditului pentru ca, atunci
când se execută un angajament juridic din care rezultă o obligaŃie de plată, să existe
credit în baza căruia să se dispună plata.
f) „OperaŃiunile specifice angajării sunt în competenŃa ordonatorilor de credit şi se
efectuează pe baza avizelor compartimentelor de specialitate ale instituŃiilor publice” (art.
52 alin. (3))
16
1. Compartimentele de specialitate
Reprezintă structuri organizatorice (FacultăŃi, DirecŃii, Departamente, Servicii
ş.a.m.d.) care iniŃiază proiecte de acte juridice (ex. Stat de funcŃiuni, Buget de venituri şi
cheltuieli) prin care rezultă obligaŃii de plată prin angajarea răspunderii juridice a instituŃiei.
2. Compartimentul de specialitate juridică
Analizează dacă actul juridic îndeplineşte condiŃiile de formă, conŃinut şi
procedurile prevăzute de lege sau de alte reglementări aplicabile şi dacă cheltuiala care
rezultă prin executarea angajamentului juridic are bază legală. Viza are caracter de aviz
consultativ.
3. Structura organizatorică de specialitate financiar – contabilă
În conformitate cu art.13, alin. (1) din OrdonanŃa nr. 119/1999, „InstituŃiile
publice au obligaŃia de a organiza controlul financiar preventiv propriu şi evidenŃa
angajamentelor în cadrul compartimentului contabil”, compartiment care auditează:
a) cheltuiala care rezultă prin executarea angajamentului juridic are bază legală;
b) cheltuiala se încadrează în destinaŃia creditului care urmează a fi imputat (justa
imputare);
c) există credit care poate fi rezervat (angajament bugetar), astfel încât să se poată
dispune plăŃile ca urmare a executării angajamentului juridic;
d) actul juridic îndeplineşte condiŃiile de formă, conŃinut şi procedurile prevăzute de lege
sau de alte reglementări aplicabile.
Controlul financiar preventiv se bazează în amonte pe instituŃia certificării (prin
semnătură) a realităŃii, regularităŃii şi legalităŃii, care nu este altceva decât controlul ierarhic
exercitat de şefii compartimentelor iniŃiatoare asupra personalului de execuŃie din subordine.
Viza are caracter de aviz consultativ cu excepŃia depăşirii de credit, care este aviz
conform (vizează: justa imputare a creditului şi existenŃa creditului).
Pe baza acestor avize Ordonatorul de credite sau Ordonatorul delegat
exercită competenŃa prin asumarea răspunderii.
În concluzie, la efectuarea unui angajament juridic (act juridic din care rezultă
direct sau indirect o obligaŃie pe seama fondurilor publice), ordonatorul trebuie să se
asigure dacă:
17
e) cheltuiala care rezultă prin executarea angajamentului juridic are bază legală;
f) cheltuiala se încadrează în destinaŃia creditului care urmează a fi imputat (justa
imputare);
g) există credit care poate fi rezervat (angajament bugetar), astfel încât să se poată
dispune plăŃile ca urmare a executării angajamentului juridic;
h) actul juridic îndeplineşte condiŃiile de formă, conŃinut şi procedurile prevăzute de lege
sau de alte reglementări aplicabile.
ObligaŃia de a respecta toate condiŃiile impuse angajamentelor juridice revine
compartimentelor iniŃiatoare, prin care ordonatorul îşi realizează competenŃele, aşa după cum
s-a arătat. Aceasta este condiŃia necesară efectuării angajamentelor juridice, fapt pentru care
legea prevede că orice viză de control preventiv nu exonerează de răspundere şefii
compartimentelor iniŃiatoare.
Structurile organizatorice de specialitate responsabile cu întocmirea documentelor prin
care se creează obligaŃii de plată pe seama instituŃiei publice sunt prezentate în tabelul
următor:
ÎNREGISTRARE BUGETARĂ
NATURA
CHELTUIELILOR
Cap. Sub- cap
Clasa Grupa Cont Articol bugetar
STRUCT.
ORGANIZ. DE
SPECIALIT.
Drepturi salariale şi obligaŃiile aferente acestora. Salarii de bază Salarii de merit Indemn. coduc. Spor vechime Spor cond. m-că Cumul, plata ora Fond premii Alte drepturi Conv. Civile C.A.S. Contrib.acc, m-că Contrib. Şomaj C.A.S.S. Tichete masă Fond unic de sănătate
65.01
10
1
1
60
60
641
6451 6454 6452 6453 642 6455
10.01.01 10.01.02 10.01.03 10.01.04 10.01.05 10.01.06 10.01.07 10.01.08
10.01.-11 Plata cu ora
-12 Pers. din afara
unit. -13
Alte dr. sal.
10.03.01 10.03.04 10.03.02 10.03.03 10.02.01 10.03.06
DirecŃia Resurse Umane
18
Cheltuieli de deplasare Diurna Diurna
65.01
10
6
60
646
10.01.13.01
10.01.13.02
Rectorat Prorectorate FacultăŃi DSS Alte structuri
organiz. RelaŃii internaŃionale
Drepturi cu caracter social Transport studenŃi Practică studenŃi + Concursuri ştiinŃifice Cursuri vară SubvenŃii cazare Ajutor calculatoare Alte drepturi studenŃeşti
65.01
65.01
65.01
10
10
10
6
6
6
6 6 6
60
60
60
60 60 60
677
677
677
677 677 677
57.02.01
57.02.01.02
57.02.01.03
57.02.01.04 57.02.01.05 57.02.01.06
DSS FacultăŃi DSS FacultăŃi DSS
Hrană pt. oameni (studenŃi)
65.01 10 6 60 6027 20.03.01 DSS
Medicamente materiale sanitare
65.01 10 60 6029 20.04.01 20.04.02
ProtecŃia muncii Cabinet medical
Cheltuieli de întreŃine şi gospodărie - încălzit - iluminat becuri electrice - apă, canal, salubritate - alte materiale
65.01 65.01
65.01
65.01
10 10
10
10
6
60 60
60
60
610 610
610
628
20.01.03 20.01.03
20.01.04
20.01.30
DSS FacultăŃi Serv. tehnic Birou ad-tiv
patrimoniu
Birou Marketing
Departamente
Cheltuieli de întreŃinere şi gospodărie (poştă)
65.01 10 60 626 20.01.08 DSS Birou ad-tiv
patrimoniu
FacultăŃi Departamente
Cheltuieli de întreŃinere şi gospodărie (telefon)
65.01 10 60 626 20.01.08 DSS Birou ad-tiv
patrimoniu
FacultăŃi Departamente
19
Cheltuieli de întreŃinere şi gospodărie (radio)
65.01 10 60 626 20.01.08 DSS Birou ad-tiv
patrimoniu
FacultăŃi Departamente
Cheltuieli de întreŃinere şi gospodărie - furnituri de birou - materiale de curăŃenie
65.01 65.01
10 10
6 6
60 60
6028 6028
20.01.01 20.01.02
DSS Birou ad-tiv
patrimoniu
FacultăŃi Departamente
Chirii
65.01
10
6
60
612
20.30.04
DSS Birou ad-tiv
patrimoniu
FacultăŃi Departamente
Materiale şi prestării servicii cu caracter funcŃional
65.01 10 6 60 6028 20.01.09 DSS Birou ad-tiv
patrimoniu
FacultăŃi Departamente
Materiale pentru reparaŃii curente
65.01 10 6 60 611 20.02 DSS Birou ad-tiv
patrimoniu
FacultăŃi Departamente
Abonamente la reviste, buletine lunare, etc.
65.01 10 6 60 603 20.11 Biblioteca FacultăŃi Departamente
Calificarea, perfecŃionarea şi specializarea profesională a salariaŃilor
65.01 10 6 60 629 20.13 Birou Personal
Cheltuieli de protocol 65.01 10 6 60 623 20.30.02 Rectorat Cheltuieli cu protecŃia muncii şi PSI
65.01 10 6 60 629 20.14 ProtecŃia Muncii
Birou ad-tiv patrimoniu
Burse în lei studenŃi şi doctoranzi
65.01 10 6 60 679 59.01 DSS DirecŃia Res.
umane
Burse în valută (programe externe)
65.01 10 6 60 679 59.01 RelaŃii InternaŃionale
20
Taxe acreditare, cotizaŃii la diverse organisme
65.01 10 6 60 629 20.30.30 Prorectorat Didactic
Prorectorat RelaŃii InternaŃ.
Fond handicapaŃi 65.01 10 6 60 635 20.30.30
AchiziŃii de alimente (hrană studenŃi)
65.01 10 6 60 6027 20.03.01 DSS
AchiziŃii de materiale şi obiecte de inventar
65.01 65.01 65.01 65.01 65.01
10 10 10 10 10
6 60 6028 6028 628 6028 611
20.01.01 20.01.02 20.05.30 20.01.09
20.02
FacultăŃi DSS Birou
Marketing Departamente
Prestări servicii (service tehnica de calcul, multiplicare, publicitate, maşini numărat bani, etc.)
65.01 65.01
10 10
6 60 628 6028
20.01.30 20.01.09
FacultăŃi DSS Birou
Marketing Serv.Inform.
ing.EnŃuc Prestări servicii (servicii auto)
65.01 10 6 60 628 20.01.30 DSS Birou
Marketing Prestări servicii (service lifturi, centrale termice, aparatură cantină şi laborator, etc.)
65.01 65.01
10 10
6
60 628 611
20.01.30 20.02
FacultăŃi DSS Birou
Marketing Prestări servicii (protecŃia muncii şi PSI)
65.01 10 6 60 629 20.14 ProtecŃia Muncii
PSI AchiziŃii de dotări
indep. ConstrucŃii Maşini, echipamente şi
mij. tranport Mobilier, ap.birotică şi
art.
65.01 10 6 60 6811 71.01.01
71.01.02 71.01.03
FacultăŃi DSS Birou
Marketing Departamente
ReparaŃii curente la construcŃii şi instalaŃii (antrepriză)
65.01 10 6 60 611 20.02 Serv. Tehnic DSS FacultăŃi
Obiecte de investiŃii 65.01 10 6 60 6811 71.01.01 Serv. Tehnic DSS FacultăŃi
Lucrări de reparaŃii capitale (RK)
65.01 10 6 60 6811 71.03 Serv. Tehnic DSS FacultăŃi
Taxe de acreditare, cotizaŃii la diverse organisme interne şi internaŃionale
65.01 10 6 60 629 20.30.30 Prorectorat Didactic
Prorectorat RelaŃii InternaŃ.
21
MINISTERUL EDUCAłIEI ŞI CERCETĂRII
Universitatea Tehnică „Gh. Asachi” Iaşi
Data emiterii ............................ Compartimentul de specialitate
………………………………… Nr. ................................ Scopul: Beneficiar:......................…………………………………………………………………… Calculul disponibil de credite bugetare - lei -
Subdiviziunea clasificaŃiei bugetului aprobat cap............... subcap...........
Credite bugetare
Credite bugetare
Disponibil de credite ce mai
Suma angajată Disponibil de credite
titlu............... art.................. aprobate angajare poate fi valută curs lei rămas de alin................ (ct. 940) (ct. 950) angajat felul suma valutar angajat
0 1 2 3 = col. 1-2 4 5 6 7 8 = col. 3-7
TOTAL ..................................
Compartimentul de specialitate
Serviciul Contabilitate
Director Financiar Contabil,
Control financiar preventiv Data........................... Data........................... Data........................... Viza Semnătura...................... Semnătura...................... Semnătura......................
Rector, Prof.univ.dr.ing. ION GIURMA
Data: Semnătura:
PROPUNERE DE ANGAJARE A UNEI CHELTUIELI
22
MINISTERUL EDUCAłIEI ŞI CERCETĂRII UNIVERSITATEA TEHNICĂ „GH. ASACHI” IAŞI
Data emiterii ............................. Compartimentul de specialitate …………………………………
Nr. ................................ Beneficiar: ..........…………………………………………………………………………....................... - lei -
Înregistrarea bugetară Cap........... subcap............. titlu................... art.............. alin........... Suma totala Tipul angajamentului: individual (global) ...............
Suma .................................................... ......................................................
SpaŃiu rezervat CFPP - viza - refuz de viză - înregistrare individuală
Data: Semnătura: Nr..............................data....................................
Rector, Prof.univ.dr.ing. ION GIURMA
Data: Semnătura:
ANGAJAMENT BUGETAR INDIVIDUAL /
23
Control Financiar Preventiv privind angajamentele legale:
Acordarea vizei de controlului financiar preventiv de către persoanele desemnate se
realizează în două etape:
1) într-o primă etapă, se realizează verificarea formală a documentelor primite,
acesta presupune parcurgerea Listei de verificare (check-list) care însoŃeşte
contractul/comanda şi documentaŃia ataşată acestuia. Această listă va fi certificată şi semnată
de către persoana care a iniŃiat procedura de achiziŃie.
În situaŃia în care nu sunt respectate cerinŃele din Lista de verificare (check-list),
documentele sunt returnate emitentului, precizându-se, în scris, motivele restituirii.
Dacă documentele înaintate sunt în conformitate cu Lista de verificare (check-list) se
trece la cea de a 2-a etapă.
2) a doua etapă – Verificare de fond - după efectuarea controlului formal,
persoanele desemnate să exercite controlul financiar preventiv înregistrează documentele în
Registrul privind operaŃiunile prezentate la viza de control financiar preventiv şi efectuează
verificarea operaŃiunii din punct de vedere al legalităŃii, regularităŃii şi, după caz, al încadrării
în limitele şi destinaŃia creditelor bugetare şi/sau de angajament.
Se verifică:
- dacă achiziŃia publică este prevăzută în programul anual;
- existenŃa creditelor bugetare sau a creditelor de angajament, după caz;
- respectarea legalităŃii şi regularităŃii specifice procedurii de achiziŃie publică;
- existenŃa aprobării de către conducătorul autorităŃii contractante a hotărârii comisiei de
evaluare/juriului privind stabilirea ofertei câştigătoare;
- rezervarea creditelor prin angajament bugetar la nivelul valorii angajamentului legal;
- existenŃa avizului compartimentului juridic.
Documentele supuse controlului financiar preventiv vor fi însoŃite obligatoriu de
„Propunere de angajare a unei cheltuieli” şi de „Angajament bugetar individual/global”.
Dacă în urma verificării se constată că operaŃiunile nu întrunesc condiŃiile de
legalitate, regularitate şi, după caz, de încadrare în limitele şi destinaŃia creditelor bugetare
şi/sau de angajament, persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv vor
refuza motivat, în scris, acordarea vizei de control financiar preventiv, consemnând acest
fapt în Registrul privind operaŃiunile prezentate la viza de control financiar preventiv.
24
Tipuri de angajamente legale:
1. Contract / comandă de achiziŃie publică
2. Contract / comandă de achiziŃie publică finanŃate integral sau parŃial din credite externe
rambursabile şi/sau din fonduri externe nerambursabile
3. Actul intern de decizie privind organizarea acŃiunilor de protocol, a unor manifestări
cu caracter cultural - ştiinŃific sau a altor acŃiuni cu caracter specific, inclusiv
devizul estimativ pe categorii de cheltuieli
4. Actul intern de decizie privind deplasarea in străinătate, inclusiv devizul estimativ
de cheltuieli
5. Ordinul / actul intern de decizie privind
- Angajarea sau avansarea personalului
- Acordarea salariului de merit
- Numirea cu caracter temporar a personalului de execuŃie pe funcŃii de conducere
- Acordarea altor drepturi salariale.
6. Contractul de comodat în care instituŃia publică are calitatea de comodatar
7. Actul intern de decizie privind delegarea sau detaşarea în Ńară a personalului, inclusiv
devizul estimativ de cheltuieli
8. Contract de parteneriat public-privat
9. Contract de concesionare/închiriere (entitatea publică este concedent/titular al dreptului
de proprietate)
10. Proces verbal de predare primire având ca obiect transferul bunului fără plată
11. Contract de vânzare/cumpărare a bunurilor disponibilizate (entitatea publică are calitatea
de vânzător)
12. Proces verbal de scoatere din funcŃiune a mijlocului fix
13. Decontul privind cheltuielile ocazionate de organizarea acŃiunilor de protocol, a
manifestărilor cu caracter cultural-ştiinŃific sau a altor acŃiuni cu caracter specific
14. Decontul de cheltuieli privind deplasarea în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni
cu caracter temporar
15. Decontul de cheltuieli privind justificarea avansului acordat pentru deplasări în Ńară şi/sau
pentru achiziŃii prin cumpărare directă
16. Contractul de sponsorizare în care entitatea publică este beneficiar al sponsorizării
17. Actul de donaŃie, în care entitatea publică are calitatea de donatar
18. DispoziŃia de încasare către caserie.
25
Anexa nr. 9
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A CONTRACTULUI/COMENZII DE ACHIZIłII PUBLICE
CUMPĂRARE DIRECTĂ COD B.1.
Nr. crt.
Obiectivele verificării
1. Existenta actelor justificative 1.1. - Programul anual al achiziŃiilor publice – viza administratorului şef sau şefiilor structurilor
organizatorice de specialitate
1.2. - Referate de necesitate vizate şi aprobate de administratorul şef sau de şefii structurilor organizatorice de specialitate
1.3. - Nota justificativă privind selecŃia procedurii de achiziŃie vizată de Oficiul Juridic şi Directorul General Administrativ şi aprobată de Rector
1.4. - Minim 2 oferte şi „Studiul de oferte”- înregistrate, certificate în privinŃa realităŃii şi legalităŃii şi semnate de administratorul şef sau de şefii structurilor organizatorice de specialitate
1.5. - „Propunere de angajare a unei cheltuieli” şi de „Angajament bugetar individual/global”
1.6. - Comanda sau contractul de achiziŃie vizată de administratorul şef sau de şefii structurilor organizatorice de specialitate
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - Proiectul de contract/comanda
3. Încadrarea valorii comenzii în: 3.1. - Nivelul creditelor bugetare şi/sau de angajament, după caz
3.2. - Nivelul angajamentului bugetar
3.3. - Valoarea ofertei furnizorului/prestatorului/executantului câştigător
4. Comanda: 4.1. - Să fie cuprins în programul anual al achiziŃiilor publice
4.2. - Să prevadă calitatea şi cantitatea produselor contractate, conform actelor justificative
4.3. - Să prevadă constituirea garanŃiei de bună execuŃie
4.4. - Să prevadă acordarea de avansuri cu respectarea legii
4.5. - Să prevadă actualizarea preŃului cu respectarea legii
4.6. - Să fie încheiat în perioada de valabilitate a ofertei
4.7. - Să cuprindă datele de identificare a părŃilor contractante
26
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A CONTRACTULUI/COMENZII DE ACHIZIłII PUBLICE
NEGOCIERE CU O SINGURĂ SURSĂ COD B.1.
Nr. crt.
Obiectivele verificării
1. Existenta actelor justificative 1.1. - Programul anual al achiziŃiilor publice – viza administratorului şef sau şefiilor structurilor
organizatorice de specialitate
1.2. - Referate de necesitate vizate şi aprobate de administratorul şef sau de şefii structurilor organizatorice de specialitate, cu justificarea încadrării procedurii achiziŃie prin negociere cu o singură sursă
1.3. - Nota justificativă privind selecŃia procedurii de achiziŃie vizată de Oficiul Juridic şi Directorul General Administrativ şi aprobată de Rector
1.4. - Decizia Rectorului de constituire a Comisiei de negociere cu o singură sursă
1.5. - Calendarul procedurii de achiziŃie aprobat de conducere
1.6. - Elaborarea documentaŃiei de atribuire şi stabilirea criteriilor de selecŃie (note justificative, documentaŃia de atribuire aprobate): - Fişa de date a achiziŃiei - Caiet de sarcini - Model de formulare - Model de contract
1.7. - Solicitările de clarificare şi răspunsurile acestora, precum şi eventualele completări şi clarificări transmise de către organizatorul procedurii. Dacă documentaŃia de atribuire a fost publicată în SEAP şi aceste clarificări vor fi cerute tot prin SEAP
1.8. - DeclaraŃiile de confidenŃialitate şi imparŃialitate ale membrilor comisiei
1.9. - Procesul verbal al şedinŃei de negociere – semnat de membrii comisiei şi de ofertanŃii prezenŃi la deschidere
1.10. - Hotărârea de acceptare a ofertei privind rezultatul procedurii – semnată de membrii comisiei şi aprobată de conducerea universităŃii
1.11. - „Propunere de angajare a unei cheltuieli” şi de „Angajament bugetar individual/global”
1.12. - Comanda/contractul de achiziŃie vizată de administratorul şef sau de şefii structurilor organizatorice de specialitate – cu obligaŃia publicării în Monitorul Oficial partea a VI-a a „anunŃului de atribuire” în termen de 30 zile de la încheierea contractului
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - Proiectul de contract/comanda
3. Încadrarea valorii contractului/comenzii în: 3.1. - Nivelul creditelor bugetare şi/sau de angajament, după caz
3.2. - Nivelul angajamentului bugetar
3.3. - Valoarea ofertei furnizorului/prestatorului/executantului câştigător
4. Comanda/Contractul: 4.1. - Să fie cuprins în programul anual al achiziŃiilor publice
4.2. - Să prevadă calitatea şi cantitatea produselor contractate, conform actelor justificative
4.3. - Să prevadă constituirea garanŃiei de bună execuŃie
27
4.4. - Să prevadă acordarea de avansuri cu respectarea legii
4.5. - Să prevadă actualizarea preŃului cu respectarea legii
4.6. - Să fie încheiat în perioada de valabilitate a ofertei
4.7. - Să cuprindă datele de identificare a părŃilor contractante
28
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A CONTRACTULUI/COMENZII DE ACHIZIłII PUBLICE
CERERE DE OFERTE COD B.1.
Nr. crt. Obiectivele verificării
1. Existenta actelor justificative 1.1. - Programul anual al achiziŃiilor publice – viza administratorului şef sau şefiilor structurilor
organizatorice de specialitate
1.2. - Referate de necesitate vizate şi aprobate de administratorul şefii structurilor organizatorice de specialitate, de DirecŃia Financiar Contabilă pentru disponibil şi sursa de finanŃare,care conŃine estimarea valorii contractului
1.3. - Nota justificativă privind selecŃia procedurii de achiziŃie vizată de Oficiul Juridic şi Directorul General Administrativ şi aprobată de Rector
1.4. - Decizia Rectorului de constituire a Comisiei de evaluare a ofertelor
1.5. - Calendarul procedurii de achiziŃie aprobat de conducere
1.6. - InvitaŃia de participare a ofertei copie după anunŃul publicat în M.OF. partea a VI- a, la SEAP şi la M.F.P. în cazul achiziŃiilor de produse şi de servicii > 75.000 E şi pentru lucrări în valoare > 500.000 E.
1.7. - DocumentaŃia de atribuire a contractelor de achiziŃie: - Fişa de date a achiziŃiei - Caiet de sarcini - Model de formulare - Model de contract
1.8. - Solicitările de clarificare şi răspunsurile acestora, precum şi eventualele completări şi clarificări transmise de către organizatorul procedurii.
1.9. -DeclaraŃiile de confidenŃialitate şi imparŃialitate ale membrilor comisiei
1.10. - Procesul verbal al şedinŃei de deschidere a ofertelor – semnat de membrii comisiei şi de ofertanŃii prezenŃi la deschidere
1.11. - Ofertele furnizorilor cu plicurile în care acestea au fost primite, înregistrate şi certificate
1.12. - Raportul procedurii de atribuire a contractelor de achiziŃie semnat de comisia de evaluare şi aprobat de conducere
1.13. - Scrisorile de comunicare a rezultatelor procedurii împreună cu dovada expedierii
1.14. - ContestaŃiile primite, rezoluŃiile şi, după caz, măsurile corective adoptate de universitate şi comunicate ofertanŃilor/candidaŃiilor, precum şi hotărârile comisiilor de conciliere
1.15. - „Propunere de angajare a unei cheltuieli” şi de „Angajament bugetar individual/global”
1.16. - Contractul de achiziŃie vizat de administratorul şef sau de şefii structurilor organizatorice de specialitate şi de Oficiul Juridic
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - Proiectul de contract/comanda
3. Încadrarea valorii contractului/comenzii în: 3.1. - Nivelul creditelor bugetare şi/sau de angajament, după caz
3.2. - Nivelul angajamentului bugetar
3.3. - Valoarea ofertei furnizorului/prestatorului/executantului câştigător
4. Contractul: 4.1. - Să fie cuprins în programul anual al achiziŃiilor publice
4.2. - Să prevadă calitatea şi cantitatea produselor contractate, conform actelor justificative
29
4.3. - Să prevadă constituirea garanŃiei de bună execuŃie
4.4. - Să prevadă acordarea de avansuri cu respectarea legii
4.5. - Să prevadă actualizarea preŃului cu respectarea legii
4.6. - Să fie încheiat în perioada de valabilitate a ofertei
4.7. - Să cuprindă datele de identificare a părŃilor contractante
30
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A CONTRACTULUI/COMENZII DE ACHIZIłII PUBLICE
LICITAłIE DESCHISĂ COD B.1.
Nr. crt. Obiectivele verificării
1. Existenta actelor justificative 1.1. - Programul anual al achiziŃiilor publice – viza administratorului şef sau şefiilor structurilor
organizatorice de specialitate
1.2. - Referate de necesitate vizate şi aprobate de administratorul şef sau de şefii structurilor organizatorice de specialitate, cu justificarea încadrării procedurii achiziŃie prin licitaŃie deschisă
1.3. - Nota justificativă privind selecŃia procedurii de achiziŃie vizată de Oficiul Juridic şi Directorul General Administrativ şi aprobată de Rector
1.4. - InvitaŃia de participare a licitaŃiei copie după anunŃul publicat în M.OF. partea a VI- a, la SEAP şi la M.F.P. în cazul achiziŃiilor de produse şi de servicii > 75.000 E şi pentru lucrări în valoare > 500.000 E.
1.5. - Decizia Rectorului U.T.I. de constituire a Comisiei de evaluare a ofertelor şi de elaborare şi verificare a documentaŃiei pentru elaborarea şi prezentarea ofertei
1.6. - AnunŃul de organizare a licitaŃiei – copie după anunŃul publicat în Monitorul Oficial partea a VI-a
1.7. - copie după „DocumentaŃia pentru elaborarea şi prezentarea ofertei pentru achiziŃia publică de produse” înaintată participanŃilor
1.8. - solicitările de obŃinere a documentaŃiei pentru elaborarea şi prezentarea ofertei şi copie după chitanŃele de plată ale acesteia
1.9. - solicitările de clarificări şi răspunsurile acestora, precum şi eventualele completări şi clarificări transmise de către organizatorul licitaŃiei
1.10. - Procesul verbal al şedinŃei de deschidere a ofertelor – semnat de membrii comisiei şi de ofertanŃii prezenŃi la deschidere
1.11. - DeclaraŃiile de confidenŃialitate şi imparŃialitate ale membrilor comisiei
1.12. - Ofertele furnizorilor cu plicurile în care acestea au fost primite - înregistrate, certificate în privinŃa realităŃii şi legalităŃii şi semnate de administratorul şef sau de şefii structurilor org. de specialitate
1.13. - Hotărârea de acceptare a ofertelor privind rezultatul procedurii, inclusiv „Studiul de oferte” – semnate de membrii comisiei şi aprobate de conducerea universităŃii
1.14. - Scrisorile de comunicare a rezultatului procedurii (eventual se transmite ofertanŃilor o copie după Hotărârea de acceptare a ofertei) – împreună cu dovada expedierii
1.15. - contestaŃiile primite, rezoluŃiile şi, după caz, măsurile corective adoptate de universitate şi comunicate ofertanŃilor / candidaŃilor, precum şi hotărârile comisiilor de conciliere
1.16. - „Propunere de angajare a unei cheltuieli” şi de „Angajament bugetar individual/global”
1.17. - Contractul de achiziŃie vizat de administratorul şef sau de şefii structurilor organizatorice de specialitate şi de Oficiul Juridic - cu obligaŃia publicării în Monitorul Oficial partea a VI-a a „anunŃului de atribuire” în termen de 30 zile de la încheierea contractului
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru:
2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - Proiectul de contract
3. Încadrarea valorii contractului în: 3.1. - Nivelul creditelor bugetare şi/sau de angajament, după caz
3.2. - Nivelul angajamentului bugetar
3.3. - Valoarea ofertei furnizorului/prestatorului/executantului câştigător
4. Contractul:
31
4.1. - Să fie cuprins în programul anual al achiziŃiilor publice
4.2. - Să prevadă calitatea şi cantitatea produselor contractate, conform actelor justificative
4.3. - Să prevadă constituirea garanŃiei de bună execuŃie
4.4. - Să prevadă acordarea de avansuri cu respectarea legii
4.5. - Să prevadă actualizarea preŃului cu respectarea legii
4.6. - Să fie încheiat în perioada de valabilitate a ofertei
4.7. - Să cuprindă datele de identificare a părŃilor contractante
32
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A CONTRACTULUI/COMENZII DE ACHIZIłII PUBLICE FINANłATE
INTEGRAL SAU PARłIAL DIN CREDITE EXTERNE RAMBURSABILE SI/SAU FONDURI EXTERNE NERAMBURSABILE
COD B.2. Nr. crt.
Obiectivele verificării
1. Existenta actelor justificative 1.1. - Programul anual al achiziŃiilor publice
1.2. - Acordul/comanda de finanŃare externă
1.3. - Documentul de aprobare a procedurii selectate pentru achiziŃie
1.4. - AnunŃul/invitaŃia de participare la procedura
1.5. - Documentele pentru elaborarea şi prezentarea ofertei
1.6. - Documentul de numire a comisiei de evaluare/negociere
1.7. - Ofertele - înregistrate, certificate în privinŃa realităŃii şi legalităŃii şi semnate de administratorul şef sau de şefii structurilor organizatorice de specialitate
1.8. - Documentul de aprobare a hotărârii comisiei de evaluare/negociere
1.9. - Comunicările către ofertanŃi a rezultatului aplicării procedurii
1.10. - Documentul privind soluŃionarea contestaŃiilor
1.11. - Actul de aprobare a documentaŃiei tehnico-economice a obiectivului de investiŃii (în cazul investiŃiilor)
1.12. - Nota de fundamentare privind necesitatea si oportunitatea efectuării cheltuielilor asimilate investiŃiilor (in cazul investiŃiilor)
1.13. - „Propunere de angajare a unei cheltuieli” şi de „Angajament bugetar individual/global”
1.14. - Contractul / comanda de achiziŃie vizată de administratorul şef sau de şefii structurilor organizatorice de specialitate
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - Proiectul de contract/comanda
3. Încadrarea valorii contractului/comenzii în: 3.1. - Nivelul creditelor bugetare şi/sau de angajament, după caz
3.2. - Nivelul angajamentului bugetar
3.3. - Valoarea ofertei furnizorului/prestatorului/executantului
3.4. - Nivelul prevăzut în actul normativ care a aprobat împrumutul
4. Contractul: 4.1. - Să fie cuprins în programul anual al achiziŃiilor publice
4.2. - Să prevadă calitatea şi cantitatea produselor contractate, conform actelor justificative
4.3. - Să prevadă constituirea garanŃiei de bună execuŃie
4.4. - Să prevadă acordarea de avansuri cu respectarea legii
4.5. - Să prevadă actualizarea preŃului cu respectarea legii
4.6. - Să fie încheiat în perioada de valabilitate a ofertei
4.7. - Să cuprindă datele de identificare a părŃilor contractante
4.8. - Sa se încadreze din punct de vedere al obiectului în categoria cheltuielilor considerate eligibile, conform cu acordul/comanda de finanŃare externa si cu regulile fiecărui organism finanŃator
33
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A ACTULUI INTERN DE DECIZIE PRIVIND ORGANIZAREA ACłIUNILOR
DE PROTOCOL, A UNOR MANIFESTĂRI CU CARACTER CULTURAL - ŞTIINłIFIC SAU A ALTOR ACłIUNI CU CARACTER SPECIFIC,
INCLUSIV DEVIZUL ESTIMATIV PE CATEGORII DE CHELTUIELI
COD B.14.
Nr. crt.
Obiectivele verificării
1. Existenta actelor justificative 1.1. - Nota de fundamentare a acŃiunii de protocol, a manifestării sau a acŃiunii cu caracter
specific, după caz
1.2. - Documente transmise de parteneri cu privire la participarea la acŃiune
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - Actul intern de decizie, inclusiv devizul
3. Stabilirea corecta a valorii devizului 4. Încadrarea valorii devizului in:
4.1. - Nivelul creditelor bugetare
4.2. - Nivelul angajamentului bugetar
4.3. - Limitele prevăzute de normele legale
4.4. - Nivelul prevăzut de actul normativ de aprobare a acŃiunii (unde este cazul)
34
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A ACTULUI INTERN DE DECIZIE PRIVIND DEPLASAREA IN
STRĂINĂTATE, INCLUSIV DEVIZUL ESTIMATIV DE CHELTUIELI
COD B.15.
Nr. crt.
Obiectivele verificării
1. ExistenŃa actelor justificative 1.1. - Nota de fundamentare a deplasării şn străinătate
1.2. - InvitaŃii, comunicări, alte documente de la partenerul extern
1.3. - Nota-mandat privind deplasarea
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1.
2.2. - Actul intern de decizie, inclusiv devizul
3. Stabilirea corectă a valorii devizului 4. Încadrarea valorii devizului şn:
4.1. - Nivelul creditelor bugetare
4.2. - Nivelul angajamentelor bugetare
4.3. - Baremurile prevăzute de normele legale
35
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A ORDINUL/ACTUL INTERN DE DECIZIE PRIVIND
- ANGAJAREA SAU AVANSAREA PERSONALULUI; - ACORDAREA SALARIULUI DE MERIT; - NUMIREA CU CARACTER TEMPORAR A PERSONALULUI DE EXECUłIE PE
FUNCłII DE CONDUCERE; - ACORDAREA ALTOR DREPTURI SALARIALE
COD B.17.
Nr. crt. Obiectivele verificării 1. ExistenŃa actelor justificative
1.1. - nota de fundamentare şi dosarul angajării/avansării personalului;
1.2. - propunerea pentru acordarea salariului de merit/numirea personalului de execuŃie pe funcŃii de conducere/acordarea altor drepturi salariale.
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1.
2.2. - Actul intern de decizie
3. Ordinul/actul intern de Decizie: 3.1. - existentă credite bugetare
3.2. - respectă reglementările legale privind angajarea şi încadrarea personalului în limita posturilor aprobate şi stabilirea drepturilor salariale
3.3. - sunt rezervate credite prin angajament bugetar la nivelul obligaŃiilor financiare decurgând din angajamentul legal
3.4. - existentă avizul compartimentului juridic (unde este cazul)
36
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A CONTRACTUL DE COMODAT ÎN CARE ENTITATEA PUBLICĂ ARE
CALITATEA DE COMODATAR
Cod. – B.18. Nr. crt. Obiectivele verificării
1. ExistenŃa actelor justificative 1.1. - nota de fundamentare;
1.2. - devizul cheltuielilor ce urmează a fi suportate de comodatar, aprobat de conducătorul entităŃii publice.
1.3. - Contractul de comodat vizat de administratorul şef sau de şefii structurilor organizatorice de specialitate şi de Oficiul Juridic
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1.
2.2. - Proiectul de contract
3. Contractul: 3.1. - existentă credite bugetare
3.2. - devizul/categoriile de cheltuieli se încadrează în limitele legale
3.3. - sunt rezervate credite prin angajament bugetar la nivelul cheltuielilor ce urmează a fi suportate de entitatea publică
3.4. - existentă avizul compartimentului juridic
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A ACTUL INTERN DE DECIZIE PRIVIND DELEGAREA SAU DETAŞAREA ÎN łARĂ A
PERSONALULUI, INCLUSIV DEVIZUL ESTIMATIV DE CHELTUIELI
Cod B.16.
Nr. crt. Obiectivele verificării 1. ExistenŃa actelor justificative
1.1. - nota de fundamentare a delegării/detaşării;
1.2. - acceptul scris al persoanei detaşate.
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1.
2.2. - Proiectul de contract
3. Proiectul: 3.1. - existentă credite bugetare şi/sau creditelor de angajament
3.2. - concordanŃa dintre natura şi cuantumul obligaŃiilor financiare care fac obiectul actului de decizie privind delegarea sau detaşarea şi prevederile cadrului normativ existent (transport, cazare, diurnă, alte cheltuieli)
3.3. - rezervarea creditelor prin angajament bugetar la nivelul obligaŃiilor financiare decurgând din angajamentul legal
37
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A CONTRACT DE PARTENERIAT PUBLIC-PRIVAT
Cod. B.20.
Nr. crt. Obiectivele verificării 1. ExistenŃa actelor justificative
1.1. - ordinul/decizia de numire a comisiilor de negociere
1.2. - studiul de fezabilitate
1.3. - proces verbal de negociere
1.4. - decizia cuprinzând lista investitorilor ierarhizaŃi
1.5. - comunicarea deciziei către investitori
1.6. - contestaŃii şi răspunsurile la contestaŃii
1.7. - acordul părŃilor privind crearea unei companii de proiect sau stabilirea unei alte forme de asociere între acestea.
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1.
2.2. - Proiectul de contract
3. Contractul: 3.1. - existentă credite bugetare şi/sau credite de angajament
3.2. - respectarea regularităŃii specifice contractului de parteneriat public-privat
3.3. - sunt stabiliŃi termenii contractului în concordanŃă cu prevederile cadrului normativ
3.4. - sunt rezervate credite prin angajament bugetar
3.5. - existentă avizul compartimentului juridic
38
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A CONTRACT DE CONCESIONARE/ÎNCHIRIERE
COD D.1.
Nr. crt. Obiectivele verificării 1. Existenta actelor justificative
1.1. - Anuntul/invitatia de participare la procedura
1.2. - studiul de oportunitate
1.3. - caietul de sarcini
1.4. - documentaŃia licitaŃiei
1.5. - documentaŃia procedurii de negociere directă.
1.6. - copie după chitanŃa sau extrasul prin care s-au depus banii privind garanŃia
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - Proiectul de contract
3. Contractul: 3.1. - încadrarea obiectului contractului în lista cuprinzând bunurile care, potrivit legii, pot fi
concesionate/închiriate
3.2. - respectarea prevederilor legale referitoare la desfăşurarea licitaŃiei/negocierii directe
3.3. - stabilirea termenilor contractuali în concordanŃă cu cadrul normativ
3.4. - existenŃa avizului compartimentului juridic
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A PROCES VERBAL DE PREDARE PRIMIRE AVÂND CA OBIECT
TRANSFERUL BUNULUI FĂRĂ PLATĂ
COD D.2.
Nr. crt. Obiectivele verificării 1. Existenta actelor justificative
1.1. - referatul de disponibilizare
1.2. - adresele către/de la instituŃiile publice care doresc să utilizeze bunul disponibil.
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - Procesul verbal de predare – primire
3. Procesul verbal de predare - primire: 3.1. - respectă prevederile legale referitoare la desfăşurarea procedurii de transmitere fără plată
a bunurilor
3.2. - existentă avizul compartimentului juridic
39
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A CONTRACT DE VÂNZARE/CUMPĂRARE A BUNURILOR
DISPONIBILIZATE (ENTITATEA PUBLICĂ ARE CALITATEA DE VÂNZĂTOR)
COD D.3.
Nr. crt.
Obiectivele verificării
1. Existenta actelor justificative 1.1. - referatul de disponibilizare
1.2. - decizia de numire a comisiei de evaluare
1.3. - raportul de evaluare a bunurilor ce urmează a fi vândute
1.4. - documentaŃia licitaŃiei cu strigare
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - Proiectul de contract
3. Contractul: 3.1. - respectarea prevederilor legale referitoare la desfăşurarea procedurii de valorificare prin
licitaŃie cu strigare
3.2. - stabilirea termenilor contractuali în concordanŃă cu cadrul normativ
3.3. - existenŃa avizului compartimentului juridic
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A PROCES VERBAL DE SCOATERE DIN FUNCłIUNE A MIJLOCULUI FIX
COD E.1.
Nr. crt.
Obiectivele verificării
1. ExistenŃa actelor justificative 1.1. - nota privind starea tehnică a mijlocului fix propus a fi scos din funcŃiune
1.2. - act constatator al avariei
1.3. - devizul estimativ al reparaŃiei capitale
1.4. - alte acte justificative
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - Procesul verbal de scoatere din funcŃiune a mijlocului fix
3. Contractul: 3.1. - dacă sunt îndeplinite condiŃiile scoaterii din funcŃiune
40
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A DECONTULUI PRIVIND CHELTUIELILE OCAZIONATE DE ORGANIZAREA
ACłIUNILOR DE PROTOCOL, A MANIFESTĂRILOR CU CARACTER CULTURAL-ŞTIINłIFIC SAU A ALTOR ACłIUNI CU CARACTER SPECIFIC
COD E.2.
Nr. crt. Obiectivele verificării 1. ExistenŃa actelor justificative
1.1. - actul intern de decizie privind organizarea acŃiunilor de protocol, a unor manifestări cu caracter cultural-ştiinŃific, sau a altor acŃiuni cu caracter specific
1.2. - documente justificative specifice diferitelor categorii de cheltuieli (facturi ş.a.m.d.)
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - Decontul de cheltuieli
3. Decontul de cheltuieli: 3.1. - prezentarea în termenul legal a documentelor justificative pentru cheltuielile efectuate
3.2. - dacă documentele justificative sunt cele prevăzute de normele legale din punct de vedere al formei şi conŃinutului
3.3. - corectitudinea calculului privind cheltuielile justificate şi, după caz, a penalităŃilor de întârziere
3.4. - încadrarea cheltuielilor în plafoanele legale
3.5. - dacă valoarea cheltuielilor justificate prin decont se încadrează în angajamentul bugetar
41
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A DECONTUL DE CHELTUIELI PRIVIND DEPLASAREA ÎN
STRĂINĂTATE PENTRU ÎNDEPLINIREA UNOR MISIUNI CU
CARACTER TEMPORAR
COD E.3.
Nr. crt. Obiectivele verificării 1. ExistenŃa actelor justificative
1.1. - actul intern de decizie privind deplasarea în străinătate
1.2. - documente justificative specifice diferitelor categorii de cheltuieli (facturi ş.a.m.d.)
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - Decontul de cheltuieli
3. Decontul de cheltuieli: 3.1. - prezentarea în termenul legal a documentelor justificative pentru cheltuielile efectuate
3.2. - dacă documentele justificative sunt cele prevăzute de normele legale din punct de vedere al formei şi conŃinutului
3.3. - corectitudinea calculului privind cheltuielile justificate şi, după caz, a penalităŃilor de întârziere
3.4. - încadrarea cheltuielilor în plafoanele legale
3.5. - dacă valoarea cheltuielilor justificate prin decont se încadrează în angajamentul bugetar
3.6. - documentul de restituire a avansurilor nejustificate şi, după caz, a penalităŃilor
42
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A DECONTUL DE CHELTUIELI PRIVIND JUSTIFICAREA AVANSULUI ACORDAT
PENTRU DEPLASĂRI ÎN łARĂ ŞI/SAU PT. ACHIZIłII PRIN CUMPĂRARE
DIRECTĂ
COD E.4.
Nr. crt.
Obiectivele verificării
1. ExistenŃa actelor justificative 1.1. - actul intern de decizie privind deplasarea în Ńară sau, după caz, referatul aprobat privind
achiziŃia directă
1.2. - documente justificative specifice diferitelor categorii de cheltuieli (facturi ş.a.m.d.)
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - Decontul de cheltuieli
3. Decontul de cheltuieli: 3.1. - prezentarea în termenul legal a documentelor justificative pentru cheltuielile efectuate
3.2. - dacă documentele justificative sunt cele prevăzute de normele legale din punct de vedere al formei şi conŃinutului
3.3. - corectitudinea calculului privind cheltuielile justificate şi, după caz, a penalităŃilor de întârziere
3.4. - încadrarea cheltuielilor în plafoanele legale
3.5. - dacă valoarea cheltuielilor justificate prin decont se încadrează în angajamentul bugetar
3.6. - documentul de restituire a avansurilor nejustificate şi, după caz, a penalităŃilor
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A CONTRACTUL DE SPONSORIZARE ÎN CARE ENTITATEA PUBLICĂ ESTE
BENEFICIAR AL SPONSORIZĂRII
COD E.5.
Nr. crt.
Obiectivele verificării
1. ExistenŃa actelor justificative 1.1. - nota de fundamentare a contractului de sponsorizare
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - Proiectul de contract
3. Contractul: 3.1. - dacă entitatea publică desfăşoară sau urmează să desfăşoare o activitate din cele prevăzute
la art. 4 din Legea nr. 32/1994, cu modificările ulterioare
3.2. - existenŃa avizului compartimentului juridic
43
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A ACTUL DE DONAłIE,
ÎN CARE ENTITATEA PUBLICĂ ARE CALITATEA DE DONATAR
COD E.6.
Nr. crt.
Obiectivele verificării
1. ExistenŃa actelor justificative 1.1. - nota de fundamentare a actului de donaŃie
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - Actul de donaŃie
3. Actul de donaŃie: 3.1. - regimul juridic al bunului/bunurilor care fac obiectul donaŃiei
3.2. - dacă bunul/bunurile respective sunt grevate de datorii
3.3. - existenŃa avizului compartimentului juridic
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A DISPOZIłIA DE ÎNCASARE CĂTRE CASIERIE
COD E.7.
Nr. crt.
Obiectivele verificării
1. ExistenŃa actelor justificative 1.1. - decontul de cheltuieli prezentat de titularul de avans
1.2. - decizia de imputaŃie
1.3. - alte acte din care rezultă obligaŃii de plată în sarcina unor persoane
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - DispoziŃia de încasare
3. DispoziŃia de încasare: 3.1. - aprobarea de către conducătorul entităŃii publice a decontului de cheltuieli
3.2. - modul de calcul al sumei ce urmează a fi încasată
3.3. - dacă dispoziŃia de încasare este întocmită pentru suma ce urmează a fi încasată
44
Anexa nr. 5
PROCEDURĂ DE LUCRU PRIVIND LICHIDAREA CHELTUIELILOR
Lichidarea cheltuielilor este faza în procesul execuŃiei bugetare în care se verifică
existenŃa angajamentelor, se determină sau se verifică realitatea sumei datorate, se verifică
condiŃiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care să
ateste operaŃiunile respective.
Verificarea existenŃei obligaŃiei de plată se realizează prin verificarea documentelor
justificative din care să rezulte pretenŃia creditorului, precum şi realitatea "serviciului
efectuat" (bunurile au fost livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau, după caz,
existenŃa unui titlu care să justifice plata: titlu executoriu, acord de împrumut, acord de grant
etc.).
Salariile şi indemnizaŃiile vor fi lichidate în baza statelor de plată colective, întocmite
de compartimentul de specialitate, cu excepŃia cazurilor în care este necesară lichidarea
individuală.
Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sunt
cuprinse în anexa nr. 1A "Catalogul formularelor tipizate, comune pe economie, cu regim
special de tipărire, înseriere şi numerotare, privind activitatea financiară şi contabilă" la
Hotărârea Guvernului nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind
activitatea financiară şi contabilă şi a normelor metodologice privind întocmirea şi utilizarea
acestora.
Determinarea sau verificarea existenŃei sumei datorate creditorului se efectuează de
către persoana împuternicită de ordonatorul de credite, pe baza datelor înscrise în factură şi a
documentelor întocmite de comisia de recepŃie constituită potrivit legii (Proces-verbal de
recepŃie - cod 14-2-5, în cazul mijloacelor fixe, Nota de recepŃie şi constatare de diferenŃe -
cod 14-3-1A, în cazul bunurilor materiale, altele decât mijloacele fixe).
Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate
sau din care reies obligaŃii de plată certe se vizează pentru "Bun de plată" de ordonatorul
de credite sau de persoana delegată cu aceste atribuŃii, prin care se confirmă că:
45
• bunurile furnizate au fost recepŃionate, cu specificarea datei şi a locului
primirii;
• lucrările au fost executate şi serviciile prestate;
• bunurile furnizate au fost înregistrate în gestiune şi în contabilitate, cu
specificarea gestiunii şi a notei contabile de înregistrare;
• condiŃiile cu privire la legalitatea efectuării rambursărilor de rate sau a plăŃilor
de dobânzi la credite ori împrumuturi contractate/garantate sunt îndeplinite;
• alte condiŃii prevăzute de lege sunt îndeplinite.
Prin acordarea semnăturii şi menŃiunii "Bun de plată" pe factură, se atestă că serviciul
a fost efectuat corespunzător de către furnizor şi că toate poziŃiile din factură au fost
verificate.
CondiŃiile de exigibilitate a obligaŃiei se verifică pe baza datelor cuprinse în
angajamentele legale, care trebuie să cuprindă şi date cu privire la termenele de plată a
obligaŃiei.
Persoana împuternicită să efectueze lichidarea cheltuielilor verifică personal
documentele justificative şi confirmă pe propria răspundere că această verificare a fost
realizată.
Documentele care atestă parcurgerea fazei de lichidare a cheltuielilor stau la baza
înregistrării în contabilitatea patrimonială a instituŃiei publice pentru reflectarea serviciului
efectuat şi a obligaŃiei de plată faŃă de terŃii creditori.
În tabelul următor sunt specificate principalele documente care presupun lichidarea
cheltuielilor şi Structurile organizatorice care le întocmesc:
Denumire document Tip cheltuială
Structura organizatorică de
specialitate
Persoana care dă „bun de plată”
Statul de plată, Centralizator salarii, SituaŃia recapitulativă privind salariile
Drepturi salariale si obligaŃiile aferente acestora
DirecŃia Resurse Umane
- Rector - Prorectori
Decont de deplasare Cheltuieli deplasare FacultăŃi Rectorat Prorectorate DSS Departamente
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ
46
Statul de plată, Centralizatorul statelor de plata Factura
Drepturi cu caracter social Transport studenŃi Practică studenŃi + Concurs ştiinŃific Alte drepturi (ex. Cursuri de vara)
DSS FacultăŃi Departamente
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ
Factura AchiziŃii de alimente
DSS - Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ Factura Cheltuieli de
întreŃinere şi gospodărie (încălzit, iluminat, apă, canal, salubritate)
DSS FacultăŃi Serviciul Tehnic Birou Administrativ Patrimoniu
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ Referat/Factura Cheltuieli de
întreŃinere şi gospodărie (poşta)
DSS FacultăŃi Departamente Birou Administrativ Patrimoniu
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ Factura Cheltuieli de
întreŃinere şi gospodărie (telefon)
DSS FacultăŃi Departamente Birou Administrativ Patrimoniu
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ Factura Cheltuieli de
întreŃinere şi gospodărie (radio)
DSS FacultăŃi Departamente Birou Administrativ Patrimoniu
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ Factura Cheltuieli de
întreŃinere şi gospodărie (furnituri de birou, materiale de curăŃenie)
DSS Birou Marketing FacultăŃi Departamente
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ Factura Cheltuieli de
întreŃinere şi gospodărie (asigurări, chirii alte prestări servicii)
DSS Birou Marketing FacultăŃi Departamente Birou Administrativ Patrimoniu
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ
47
Factura Prestări servicii (service tehnica de calcul, multiplicare, publicitate, maşini numărat bani, etc.)
DSS Birou Marketing FacultăŃi Departamente Birou Administrativ Patrimoniu
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ
Factura Prestări servicii (service auto)
Birou Marketing - Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ Factura Prestări servicii
(service lifturi, centrale termice, aparatură cantină şi laborator, etc.)
DSS FacultăŃi Departamente
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ Factura AchiziŃii materiale
şi obiecte de inventar
DSS Birou Marketing FacultăŃi Departamente
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ Factura ReparaŃii curente la
construcŃii şi instalaŃii (antrepriză)
DSS Serviciul Tehnic FacultăŃi
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ Factura Lucrări de reparaŃii
capitale (RK) DSS Serviciul Tehnic FacultăŃi
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ
Factura Abonamente la reviste, buletine lunare, etc.
FacultăŃi Biblioteca Departamente
- Rector - Prorectori
Factura Cheltuieli de specializare, perfecŃionare
Birou personal - Rector - Prorectori
Factura Cheltuieli de protocol
Rectorat - Rector - Prorectori
Factura Prestări servicii (protecŃia muncii şi PSI)
ProtecŃia Muncii Birou Administrativ Patrimoniu
- Rector - conform
împuternicirilor
48
anexate: Prorectori Director General
Administrativ Factura Taxe acreditare,
cotizaŃii la diverse mecanisme
Prorectoratul Didactic Prorectoratul RelaŃii InternaŃionale
- Rector - Prorectori
Stat de plata Centralizatorul statelor de plata
Burse lei DSS - Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ Decont de deplasare
Burse în valută (programe externe)
RelaŃii InternaŃionale
- Rector - Prorectori
Factura AchiziŃii de dotări independente
Birou Marketing FacultăŃi DSS Departamente
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ Factura Obiective de
investiŃii DSS Serviciul Tehnic
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ
49
Anexa nr. 6
PROCEDURĂ DE LUCRU PRIVIND ORDONANłAREA CHELTUIELILOR
RESPONSABILITĂłILE ORDONATORILOR DE CREDITE
Este faza în procesul execuŃiei bugetare în care se confirmă că livrările de bunuri au
fost efectuate sau alte creanŃe au fost verificate şi că plata poate fi realizată. Persoana
desemnată de ordonatorul de credite confirmă că există o obligaŃie certă şi o sumă datorată,
exigibilă la o anumită dată, şi în acest caz ordonatorul de credite bugetare poate emite
"OrdonanŃarea de plată" pentru efectuarea plăŃii.
OrdonanŃarea de plată este documentul intern prin care ordonatorul de credite dă
dispoziŃie conducătorului compartimentului financiar-contabil să întocmească instrumentele
de plată a cheltuielilor.
OrdonanŃarea de plată trebuie să conŃină date cu privire la:
- exerciŃiul bugetar în care se înregistrează plata;
- subdiviziunea bugetară la care se înregistrează plata;
- suma de plată exprimată în monedă naŃională sau în monedă străină, după caz;
- datele de identificare a beneficiarului plăŃii;
- natura cheltuielilor;
- modalitatea de plată.
OrdonanŃarea de plată este datată şi semnată de ordonatorul de credite sau de
persoana delegată cu aceste atribuŃii.
OrdonanŃarea de plată va fi însoŃită de documentele justificative în original şi va
purta viza persoanelor autorizate din compartimentele de specialitate, care să confirme
corectitudinea sumelor de plată, livrarea şi recepŃionarea bunurilor, executarea
lucrărilor şi prestarea serviciilor, existenŃa unui alt titlu care să justifice plata, precum
şi, după caz, înregistrarea bunurilor în gestiunea instituŃiei şi în contabilitatea acesteia.
În cazuri excepŃionale, când nu este posibilă prezentarea documentelor justificative în
original, vor fi acceptate şi copii ale documentelor justificative, certificate pentru
conformitatea cu originalul de către ordonatorul de credite sau de persoana delegată cu aceste
atribuŃii.
50
În situaŃia în care, în conformitate cu prevederile contractuale, urmează să se
efectueze plata în rate a bunurilor livrate, lucrărilor executate şi a serviciilor prestate, se vor
avea în vedere următoarele:
- prima ordonanŃare de plată va fi însoŃită de documentele justificative care dovedesc
obligaŃia către creditor pentru plata ratei respective;
- ordonanŃările de plată ulterioare vor face referire la documentele justificative deja
transmise conducătorului compartimentului financiar-contabil.
CONTROLUL FINANCIAR PREVENTIV
Înainte de a fi transmisă compartimentului financiar-contabil pentru plată
ordonanŃarea de plată se transmite pentru avizare persoanei împuternicite să exercite
controlul financiar preventiv.
Scopul acestei avizări este de a stabili că:
- ordonanŃarea de plată a fost emisă corect;
- ordonanŃarea de plată corespunde cu cheltuielile angajate şi suma respectivă este exactă;
- cheltuiala este înscrisă la subdiviziunea corespunzătoare din bugetul aprobat;
- există credite bugetare disponibile;
- documentele justificative sunt în conformitate cu reglementările în vigoare;
- numele şi datele de identificare ale creditorului sunt corecte.
În cazul în care ordonanŃarea de plată nu se avizează, se aplică prevederile privind
"Angajarea cheltuielilor".
Nici o ordonanŃare de plată nu poate fi prezentată spre semnare ordonatorului de
credite decât după ce persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv a
acordat viza.
Persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv se asigură că
ordonanŃările supuse vizei se referă la angajamente de cheltuieli deja vizate şi că sunt
îndeplinite condiŃiile de lichidare a angajamentelor.
OrdonanŃările de plată nevizate de persoana împuternicită să exercite control
financiar preventiv sunt nule şi fără valoare pentru conducătorul compartimentului
financiar-contabil care urmează să facă plata, dacă nu sunt autorizate în condiŃiile
prevăzute de lege.
51
După aprobare ordonanŃarea de plată împreună cu toate documentele justificative în
original se înaintează compartimentului financiar-contabil pentru plată.
În tabelul următor sunt prezentate Structurile Organizatorice de specialitate şi
persoanele care confirmă corectitudinea sumelor de plată, livrarea şi recepŃionarea bunurilor,
executarea lucrărilor şi prestarea serviciilor, prin semnarea OrdonanŃărilor de plată:
Denumire document
Tip cheltuială Structura
organizatorică de specialitate
Persoana împuternicită să semneze
OrdonanŃări de plată OrdonanŃare Drepturi salariale si
obligaŃiile aferente acestora DirecŃia Resurse
Umane - Rector - Prorectori
OrdonanŃare Cheltuieli deplasare FacultăŃi Rectorat Prorectorate DSS Departamente
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ OrdonanŃare Drepturi cu caracter social
Transport studenŃi Practică studenŃi + Concurs ştiinŃific Alte drepturi (ex. Cursuri de vara)
DSS FacultăŃi Departamente
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ OrdonanŃare AchiziŃii de alimente DSS - Rector
- conform împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ OrdonanŃare Cheltuieli de întreŃinere şi
gospodărie (încălzit, iluminat, apă, canal, salubritate)
DSS FacultăŃi Serviciul Tehnic Birou Administrativ Patrimoniu
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ OrdonanŃare Cheltuieli de întreŃinere şi
gospodărie (poşta) DSS FacultăŃi Departamente Birou Administrativ Patrimoniu
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ OrdonanŃare Cheltuieli de întreŃinere şi
gospodărie (telefon) DSS FacultăŃi Departamente
- Rector - conform
împuternicirilor
52
Birou Administrativ Patrimoniu
anexate: Prorectori Director General
Administrativ OrdonanŃare Cheltuieli de întreŃinere şi
gospodărie (radio) DSS FacultăŃi Departamente Birou Administrativ Patrimoniu
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ OrdonanŃare Cheltuieli de întreŃinere şi
gospodărie (furnituri de birou, materiale de curăŃenie)
DSS Birou Marketing FacultăŃi Departamente
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ OrdonanŃare Cheltuieli de întreŃinere şi
gospodărie (asigurări, chirii alte prestări servicii)
DSS Birou Marketing FacultăŃi Departamente Birou Administrativ Patrimoniu
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ OrdonanŃare Prestări servicii (service
tehnica de calcul, multiplicare, publicitate, maşini numărat bani, etc.)
DSS Birou Marketing FacultăŃi Departamente Birou Administrativ Patrimoniu
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ
OrdonanŃare Prestări servicii (service auto)
Birou Marketing - Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ OrdonanŃare Prestări servicii (service
lifturi, centrale termice, aparatură cantină şi laborator, etc.)
DSS FacultăŃi Departamente
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ OrdonanŃare AchiziŃii materiale şi
obiecte de inventar DSS Birou Marketing FacultăŃi Departamente
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ OrdonanŃare ReparaŃii curente la
construcŃii şi instalaŃii (antrepriză)
DSS Serviciul Tehnic FacultăŃi
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ
53
OrdonanŃare Lucrări de reparaŃii capitale (RK)
DSS Serviciul Tehnic FacultăŃi
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ
OrdonanŃare Abonamente la reviste, buletine lunare, etc.
FacultăŃi Biblioteca Departamente
- Rector - Prorectori
OrdonanŃare Cheltuieli de specializare, perfecŃionare
Birou personal - Rector - Prorectori
OrdonanŃare Cheltuieli de protocol Rectorat - Rector - Prorectori
OrdonanŃare Prestări servicii (protecŃia muncii şi PSI)
ProtecŃia Muncii Birou Administrativ Patrimoniu
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ OrdonanŃare Taxe acreditare, cotizaŃii la
diverse mecanisme Prorectoratul Didactic Prorectoratul RelaŃii InternaŃionale
- Rector - Prorectori
OrdonanŃare Burse lei DSS - Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ OrdonanŃare Burse în valută (programe
externe) RelaŃii InternaŃionale
- Rector - Prorectori
OrdonanŃare AchiziŃii de dotări independente
Birou Marketing FacultăŃi DSS Departamente
- Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ OrdonanŃare Obiective de investiŃii DSS
Serviciul Tehnic - Rector - conform
împuternicirilor anexate: Prorectori Director General
Administrativ
Tipuri de OrdonanŃări de cheltuieli
1. OrdonanŃare de plată privind achiziŃia publică de produse, servicii sau lucrări
2. Cererea de valută sau ordonanŃarea de plată externă reprezentând cotizaŃii, respectiv
contribuŃii, taxe etc. la diverse organisme internaŃionale
54
3. OrdonanŃate de plată privind redevenŃe, chirii sau alte cheltuieli legate de concesionare
sau închiriere
4. OrdonanŃarea de plată în lei, ordonanŃarea de plată externă sau ordonanŃarea
transferului valutar pentru plăŃi care se efectuează din conturile speciale ale
împrumuturilor guvernamentale externe.
5. OrdonanŃare de plată externă privind alte plăŃi decât cele aferente împrumuturilor
externe.
6. OrdonanŃare de plată prin acreditiv simplu sau documentar în cadrul unui contract
extern finanŃat printr-un împrumut extern
7. OrdonanŃare de avansuri (în lei) acordate unor terŃe persoane juridice în cadrul
contractelor încheiate
8. OrdonanŃare de plată privind cheltuielile ce se efectuează din fonduri primite de la
persoane juridice sau fizice cu titlu de donaŃie sau sponsorizare
9. OrdonanŃare de plată privind avansuri sau sume cuvenite titularului de decont, care se
acordă prin casierie
10. OrdonanŃările de plată, ale salariilor, altor drepturi salariale acordate personalului,
precum şi ale obligaŃiilor fiscale aferente acestora
55
Tabel cu persoanele care certifică disponibilul de fonduri pe “OrdonanŃarea de
plată”
Nr. Crt.
Surse de finanŃare Viză disponibil fonduri
1. Venituri proprii din taxă FinanŃarea de bază
Gabriela Aghion Corina Constantiniu
2. Cheltuieli de capital şi obiective de investiŃii
Gabriela Aghion Corina Constantiniu
Liliana Humă 3. Tarif cazare
SubvenŃii Burse şi transport studenŃi
Liliana Humă Corina Constantiniu
Gabriela Aghion
4. Valută
Milica DrăguliŃă
5. Programe cu finanŃare externă şi internă
Mihaela Roşu Gabriela Popescu
6. Venituri proprii din activitate nedidactică (TVA)
Oana Iurescu
7. Sponsorizare Buletin ştiinŃific Sume de mandat
AlocaŃii asistaŃi sociali
Adriana Orlovschi
8. Cercetare şi microproducŃie Cristina Mihai Gabriela Popescu
Cristina Horga Daniela Marchitan
56
MINISTERUL EDUCAłIEI ŞI CERCETĂRII UNIVERSITATEA TEHNICĂ „GH. ASACHI” IAŞI
Data emiterii .............................. Compartimentul de specialitate
…………………………………… Nr. ................................ Natura cheltuielii.................................................................................................................................... Lista documentelor justificative ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................ Nr./data angajamentului legal............................... Modul de plata (viramentul/numerar).................. Lei/valuta ............................................................ Suma datorată beneficiarului............................... Avansuri acordate şi reŃinute beneficiarului........ Suma de plată (lei) ..............................................
Calculul disponibil din contul de angajamente bugetare lei -
Subdiviziunea clasificaŃiei bugetare
Cap.......... subcap.......... titlu .............art............. alin................................
Diponibil înaintea
efectuării plăŃii (ct. 950)
Suma de plată
Disponibil după efectuarea plăŃii
0 1 2 3 = col. 1- 2 Numele şi adresa beneficiarului.........................................................................Cod fiscal......... Numărul de cont............................................................................Trezoreria (Banca) ...............
Compartimentul de specialitate
Serviciul Contabilitate
Director Financiar Contabil,
Control financiar preventiv Data........................... Data........................... Data........................... Viza Semnătura...................... Semnătura...................... Semnătura......................
Rector, Prof.univ.dr.ing. ION GIURMA
Data: Semnătura:
ORDONANłARE DE PLATĂ
Suma de plată (valută) - felul valutei .................................................. - suma în valută .............................................. - cursul valutar ............................................... - suma în lei ....................................................
57
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A ORDONANłARE DE PLATĂ PRIVIND ACHIZIłIA PUBLICĂ DE
PRODUSE, SERVICII SAU LUCRĂRI
CUMPĂRARE DIRECTĂ Cod C.1.
Nr. crt. Obiectivele verificării
1. Existenta actelor justificative 1.1. - Programul anual al achiziŃiilor publice – viza administratorului şef sau şefiilor structurilor
organizatorice de specialitate
1.2. - Referate de necesitate vizate şi aprobate de administratorul şef sau de şefii structurilor organizatorice de specialitate
1.3. - Nota justificativă privind selecŃia procedurii de achiziŃie vizată de Oficiul Juridic şi Directorul General Administrativ şi aprobată de Rector
1.4. - Minim 2 oferte şi „Studiul de oferte”- înregistrate, certificate în privinŃa realităŃii şi legalităŃii şi semnate de administratorul şef sau de şefii structurilor organizatorice de specialitate
1.5. - „Propunere de angajare a unei cheltuieli” şi de „Angajament bugetar individual/global”
1.6. - Comanda de achiziŃie
1.7. - Factura fiscala (cod 14.4.10), factura (cod 14.4.10/a A) sau alte tipuri de facturi, aprobate conform prevederilor legale
1.8. - Procesul verbal de recepŃie (cod 14.2.5) / Nota de recepŃie si constatare de diferenŃe (cod 14.3.1 A)
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1.
2.2. - OrdonanŃare de plata
3. Stabilirea corecta a sumei propusa pentru plata 4. Încadrarea sumei propusa pentru plata in:
4.1. - Nivelul angajamentului bugetar
4.2. - Nivelul angajamentului legal
4.3. - Valoarea cheltuielilor lichidate
4.4. - Creditele bugetare deschise/repartizate sau existente in conturi de disponibil, după caz
5. Corespondenta datelor din ordonanŃarea de plata cu cele din actele justificative pentru: 5.1. - Natura cheltuielii
5.2. - Numărul si data emiterii facturii
5.3. - Beneficiarul sumei
5.4. - Banca beneficiarului
6. Corespondenta dintre conŃinutul actelor justificative in ceea ce priveşte: 6.1. - Cantitatea de produse recepŃionate
6.2. - Calitatea produselor recepŃionate
6.3. - PreŃul unitar al produselor recepŃionate
6.4. - Termenele de livrare
6.5. - ModalităŃile de plata
58
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A ORDONANłARE DE PLATĂ PRIVIND ACHIZIłIA PUBLICĂ DE
PRODUSE, SERVICII SAU LUCRĂRI
NEGOCIERE CU O SINGURĂ SURSĂ Cod C.1.
Nr. crt.
Obiectivele verificării
1. Existenta actelor justificative 1.1. - Programul anual al achiziŃiilor publice – viza administratorului şef sau şefiilor structurilor
organizatorice de specialitate
1.2. - Referate de necesitate vizate şi aprobate de administratorul şef sau de şefii structurilor organizatorice de specialitate, cu justificarea încadrării procedurii achiziŃie prin negociere cu o singură sursă
1.3. - Nota justificativă privind selecŃia procedurii de achiziŃie vizată de Oficiul Juridic şi Directorul General Administrativ şi aprobată de Rector
1.4. - Decizia Rectorului de constituire a Comisiei de negociere cu o singură sursă
1.5. - Calendarul procedurii de achiziŃie aprobat de conducere
1.6. - Elaborarea documentaŃiei de atribuire şi stabilirea criteriilor de selecŃie (note justificative, documentaŃia de atribuire aprobate): - Fişa de date a achiziŃiei - Caiet de sarcini - Model de formulare - Model de contract
1.7. - Solicitările de clarificare şi răspunsurile acestora, precum şi eventualele completări şi clarificări transmise de către organizatorul procedurii. Dacă documentaŃia de atribuire a fost publicată în SEAP şi aceste clarificări vor fi cerute tot prin SEAP
1.8. - DeclaraŃiile de confidenŃialitate şi imparŃialitate ale membrilor comisiei
1.9. - Procesul verbal al şedinŃei de negociere – semnat de membrii comisiei şi de ofertanŃii prezenŃi la deschidere
1.10. - Hotărârea de acceptare a ofertei privind rezultatul procedurii – semnată de membrii comisiei şi aprobată de conducerea universităŃii
1.11. - „Propunere de angajare a unei cheltuieli” şi de „Angajament bugetar individual/global”
1.12. - Comanda/contractul de achiziŃie vizată de administratorul şef sau de şefii structurilor organizatorice de specialitate – cu obligaŃia publicării în Monitorul Oficial partea a VI-a a „anunŃului de atribuire” în termen de 30 zile de la încheierea contractului
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - Proiectul de contract/comanda
3. Încadrarea valorii contractului/comenzii în: 3.1. - Nivelul creditelor bugetare şi/sau de angajament, după caz
3.2. - Nivelul angajamentului bugetar
3.3. - Valoarea ofertei furnizorului/prestatorului/executantului câştigător
4. Comanda/Contractul: 4.1. - Să fie cuprins în programul anual al achiziŃiilor publice
59
4.2. - Să prevadă calitatea şi cantitatea produselor contractate, conform actelor justificative
4.3. - Să prevadă constituirea garanŃiei de bună execuŃie
4.4. - Să prevadă acordarea de avansuri cu respectarea legii
4.5. - Să prevadă actualizarea preŃului cu respectarea legii
4.6. - Să fie încheiat în perioada de valabilitate a ofertei
4.7. - Să cuprindă datele de identificare a părŃilor contractante
60
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A ORDONANłARE DE PLATĂ PRIV. ACHIZIłIA PUBLICĂ DE PROD., SERV. SAU
LUCR.
CERERE DE OFERTE
COD C.1. Nr. crt. Obiectivele verificării
1. Existenta actelor justificative 1.1. - Programul anual al achiziŃiilor publice – viza administratorului şef sau şefiilor structurilor
organizatorice de specialitate
1.2. - Referate de necesitate vizate şi aprobate de administratorul şefii structurilor organizatorice de specialitate, de DirecŃia Financiar Contabilă pentru disponibil şi sursa de finanŃare,care conŃine estimarea valorii contractului
1.3. - Nota justificativă privind selecŃia procedurii de achiziŃie vizată de Oficiul Juridic şi Directorul General Administrativ şi aprobată de Rector
1.4. - Decizia Rectorului de constituire a Comisiei de evaluare a ofertelor
1.5. - Calendarul procedurii de achiziŃie aprobat de conducere
1.6. - InvitaŃia de participare a ofertei copie după anunŃul publicat în M.OF. partea a VI- a, la SEAP şi la M.F.P. în cazul achiziŃiilor de produse şi de servicii > 75.000 E şi pentru lucrări în valoare > 500.000 E.
1.7. - DocumentaŃia de atribuire a contractelor de achiziŃie: - Fişa de date a achiziŃiei - Caiet de sarcini - Model de formulare - Model de contract
1.8. - Solicitările de clarificare şi răspunsurile acestora, precum şi eventualele completări şi clarificări transmise de către organizatorul procedurii.
1.9. -DeclaraŃiile de confidenŃialitate şi imparŃialitate ale membrilor comisiei
1.10. - Procesul verbal al şedinŃei de deschidere a ofertelor – semnat de membrii comisiei şi de ofertanŃii prezenŃi la deschidere
1.11. - Ofertele furnizorilor cu plicurile în care acestea au fost primite, înregistrate şi certificate
1.12. - Raportul procedurii de atribuire a contractelor de achiziŃie semnat de comisia de evaluare şi aprobat de conducere
1.13. - Scrisorile de comunicare a rezultatelor procedurii împreună cu dovada expedierii
1.14. - ContestaŃiile primite, rezoluŃiile şi, după caz, măsurile corective adoptate de universitate şi comunicate ofertanŃilor/candidaŃiilor, precum şi hotărârile comisiilor de conciliere
1.15. - „Propunere de angajare a unei cheltuieli” şi de „Angajament bugetar individual/global”
1.16. - Contractul de achiziŃie vizat de administratorul şef sau de şefii structurilor organizatorice de specialitate şi de Oficiul Juridic
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru:
2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - Proiectul de contract/comanda
3. Încadrarea valorii contractului/comenzii în: 3.1. - Nivelul creditelor bugetare şi/sau de angajament, după caz
3.2. - Nivelul angajamentului bugetar
3.3. - Valoarea ofertei furnizorului/prestatorului/executantului câştigător
4. Contractul:
61
4.1. - Să fie cuprins în programul anual al achiziŃiilor publice
4.2. - Să prevadă calitatea şi cantitatea produselor contractate, conform actelor justificative
4.3. - Să prevadă constituirea garanŃiei de bună execuŃie
4.4. - Să prevadă acordarea de avansuri cu respectarea legii
4.5. - Să prevadă actualizarea preŃului cu respectarea legii
4.6. - Să fie încheiat în perioada de valabilitate a ofertei
4.7. - Să cuprindă datele de identificare a părŃilor contractante
62
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) A
ORDONANłARE DE PLATĂ PRIV. ACHIZIłIA PUBLICĂ DE PROD., SERV. SAU LUCR.
LICITAłIE DESCHISĂ COD C.1.
Nr. crt. Obiectivele verificării
1. Existenta actelor justificative 1.1. - Programul anual al achiziŃiilor publice – viza administratorului şef sau şefiilor structurilor
organizatorice de specialitate
1.2. - Referate de necesitate vizate şi aprobate de administratorul şef sau de şefii structurilor organizatorice de specialitate, cu justificarea încadrării procedurii achiziŃie prin licitaŃie deschisă
1.3. - Nota justificativă privind selecŃia procedurii de achiziŃie vizată de Oficiul Juridic şi Directorul General Administrativ şi aprobată de Rector
1.4. - InvitaŃia de participare a licitaŃiei copie după anunŃul publicat în M.OF. partea a VI- a, la SEAP şi la M.F.P. în cazul achiziŃiilor de produse şi de servicii > 75.000 E şi pentru lucrări în valoare > 500.000 E.
1.5. - Decizia Rectorului U.T.I. de constituire a Comisiei de evaluare a ofertelor şi de elaborare şi verificare a documentaŃiei pentru elaborarea şi prezentarea ofertei
1.6. - AnunŃul de organizare a licitaŃiei – copie după anunŃul publicat în Monitorul Oficial partea a VI-a
1.7. - copie după „DocumentaŃia pentru elaborarea şi prezentarea ofertei pentru achiziŃia publică de produse” înaintată participanŃilor
1.8. - solicitările de obŃinere a documentaŃiei pentru elaborarea şi prezentarea ofertei şi copie după chitanŃele de plată ale acesteia
1.9. - solicitările de clarificări şi răspunsurile acestora, precum şi eventualele completări şi clarificări transmise de către organizatorul licitaŃiei
1.10. - Procesul verbal al şedinŃei de deschidere a ofertelor – semnat de membrii comisiei şi de ofertanŃii prezenŃi la deschidere
1.11. - DeclaraŃiile de confidenŃialitate şi imparŃialitate ale membrilor comisiei
1.12. - Ofertele furnizorilor cu plicurile în care acestea au fost primite - înregistrate, certificate în privinŃa realităŃii şi legalităŃii şi semnate de administratorul şef sau de şefii structurilor org. de specialitate
1.13. - Hotărârea de acceptare a ofertelor privind rezultatul procedurii, inclusiv „Studiul de oferte” – semnate de membrii comisiei şi aprobate de conducerea universităŃii
1.14. - Scrisorile de comunicare a rezultatului procedurii (eventual se transmite ofertanŃilor o copie după Hotărârea de acceptare a ofertei) – împreună cu dovada expedierii
1.15. - contestaŃiile primite, rezoluŃiile şi, după caz, măsurile corective adoptate de universitate şi comunicate ofertanŃilor / candidaŃilor, precum şi hotărârile comisiilor de conciliere
1.16. - „Propunere de angajare a unei cheltuieli” şi de „Angajament bugetar individual/global”
1.17. - Contractul de achiziŃie vizat de administratorul şef sau de şefii structurilor organizatorice de specialitate şi de Oficiul Juridic - cu obligaŃia publicării în Monitorul Oficial partea a VI-a a „anunŃului de atribuire” în termen de 30 zile de la încheierea contractului
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru:
2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - Proiectul de contract
3. Încadrarea valorii contractului în: 3.1. - Nivelul creditelor bugetare şi/sau de angajament, după caz
3.2. - Nivelul angajamentului bugetar
3.3. - Valoarea ofertei furnizorului/prestatorului/executantului câştigător
4. Contractul: 4.1. - Să fie cuprins în programul anual al achiziŃiilor publice
4.2. - Să prevadă calitatea şi cantitatea produselor contractate, conform actelor justificative
63
4.3. - Să prevadă constituirea garanŃiei de bună execuŃie
4.4. - Să prevadă acordarea de avansuri cu respectarea legii
4.5. - Să prevadă actualizarea preŃului cu respectarea legii
4.6. - Să fie încheiat în perioada de valabilitate a ofertei
4.7. - Să cuprindă datele de identificare a părŃilor contractante
64
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) PENTRU CEREREA DE VALUTĂ SAU ORDONANłAREA DE PLATĂ EXTERNĂ REPREZENTÂND
COTIZAłII, RESPECTIV CONTRIBUłII, TAXE ETC. LA DIVERSE ORGANISME
INTERNAłIONALE
COD C.4.
Nr. crt.
Obiectivele verificării
1. Existenta actelor justificative 1.1. - acordul, convenŃia sau protocolul
1.2. - avizul de plată transmis de organismul internaŃional
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1 - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - OrdonanŃarea de plata
3. Stabilirea corecta a sumei propusa pentru plata 4. Încadrarea sumei propusa pentru plata in:
4.1. - Nivelul angajamentului bugetar
4.2. - Nivelul angajamentului legal
4.3. - Nivelul sumei datorate rezultat in urma operaŃiunii de lichidare
4.4. - Creditele bugetare deschise/repartizate sau existente in conturi de disponibil, după caz
5. Corespondenta datelor din ordonanŃa de plata cu cele din actele justificative pentru: 5.1. - concordanŃa dintre prevederile acordului, convenŃiei sau protocolului şi avizul de plată
transmis de organismul internaŃional, inclusiv a termenului de plată
5.2. - încadrarea sumei ordonanŃate la plată în subdiviziunea corespunzătoare a clasificaŃiei bugetare pentru care există angajament bugetar şi legal
5.3. - Beneficiarul sumei
5.4. - Banca beneficiarului sumei
65
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) PENTRU ORDONANłATE DE PLATĂ PRIVIND REDEVENłE, CHIRII SAU ALTE CHELTUIELI
LEGATE DE CONCESIONARE SAU ÎNCHIRIERE
COD C.6.
Nr. crt.
Obiectivele verificării
1. Existenta actelor justificative 1.1. - nota de fundamentare
1.2. - contractul de concesionare sau de închiriere
1.3. - documentele justificative emise de concedent sau, după caz, de proprietarul bunului închiriat
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1 - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - OrdonanŃarea de plata
3. Stabilirea corecta a sumei propusa pentru plata 4. Încadrarea sumei propusa pentru plata in:
4.1. - Nivelul angajamentului bugetar
4.2. - Nivelul angajamentului legal
4.3. - Nivelul sumei datorate rezultat in urma operaŃiunii de lichidare
4.4. - Creditele bugetare deschise/repartizate sau existente in conturi de disponibil, după caz
5. Corespondenta datelor din ordonanŃa de plata cu cele din actele justificative pentru: 5.1. - documentele justificative sunt cele prevăzute de normele legale
5.2. - Beneficiarul sumei
5.3. - Banca beneficiarului sumei
66
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) PENTRU ORDONANłAREA DE PLATĂ ÎN LEI, ORDONANłAREA DE PLATĂ EXTERNĂ SAU
ORDONANłAREA TRANSFERULUI VALUTAR PENTRU PLĂłI CARE SE EFECTUEAZĂ
DIN CONTURILE SPECIALE ALE ÎMPRUMUTURILOR GUVERNAMENTALE EXTERNE
COD C.7.
Nr. crt.
Obiectivele verificării
1. Existenta actelor justificative 1.1. - facturile emise de furnizori/prestatori/executanŃi, cu certificarea de către beneficiar a
efectuării operaŃiunii pentru care se solicită plata
1.2. - documentele justificative de transport, vămuire sau situaŃii de lucrări ori recepŃia bunurilor, după caz
1.3. - acord de împrumut
1.4. - acordurile subsidiare de împrumut
1.5. - contractul de furnizare/servicii/lucrări
1.6. - nota de fundamentare
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1 - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - OrdonanŃarea de plată
3. Stabilirea corectă a sumei propusă pentru plată 4. Încadrarea sumei propusa pentru plata în:
4.1. - Nivelul angajamentului bugetar
4.2. - Nivelul angajamentului legal
4.3. - Nivelul sumei datorate rezultat in urma operaŃiunii de lichidare
4.4. - Creditele bugetare deschise/repartizate sau existente in conturi de disponibil, după caz
5. Corespondenta datelor din ordonanŃa de plata cu cele din actele justificative pentru: 5.1. - legalitatea şi regularitatea documentaŃiei justificative, corespunzător prevederilor actului
normativ care reglementează operaŃiunea
5.2. - concordanŃa dintre facturile certificate de beneficiar, prevederile contractelor/comenzilor şi suma ordonanŃată
5.3. - Beneficiarul sumei
5.4. - Banca beneficiarului sumei
67
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) PENTRU ORDONANłARE DE PLATĂ EXTERNĂ PRIVIND ALTE PLĂłI DECÂT CELE
AFERENTE ÎMPRUMUTURILOR EXTERNE
COD C.8.
Nr. crt.
Obiectivele verificării
1. ExistenŃa actelor justificative
1.1. - Angajamentul bugetar global/individual
1.2. - Nota de fundamentare
1.3. - Contractul de furnizare/servicii/lucrari
1.4. - Factura externă
1.5. - Documente de transport, vămuire, recepŃie, situaŃii de lucrări, după caz
1.6. - Documente specifice care rezulta din actul normativ ce reglementează domeniul
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru:
2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - OrdonanŃarea de plata externa
3. Stabilirea corecta a sumei propusa pentru plata 4. Încadrarea sumei prevăzută pentru plata în:
4.1. - Nivelul angajamentului bugetar
4.2. - Nivelul angajamentului legal
4.3. - Nivelul sumei datorate rezultat in urma operaŃiunii de lichidare
4.4. - Disponibilul in cont
5. Corespondenta datelor din ordonanŃarea de plata externa cu cele din actele justificative pentru:
5.1. - Natura plăŃii
5.2. - Beneficiarul sumei
5.3. - Banca beneficiarului sumei
68
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) PENTRU ORDONANłARE DE PLATĂ EXTERNĂ PRIVIND ALTE PLĂłI DECÂT CELE
AFERENTE ÎMPRUMUTURILOR EXTERNE
COD C.9.
Nr. crt.
Obiectivele verificării
1. ExistenŃa actelor justificative 1.1. - nota de fundamentare
1.2. - contractul extern
1.3. - Contractul de furnizare/servicii/lucrari
1.4. - acreditivul documentar irevocabil emis de banca depozitară a contului special
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru:
2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - OrdonanŃarea de plata externa
3. Stabilirea corecta a sumei propusa pentru plata 4. Încadrarea sumei prevăzută pentru plata în:
4.1. - Nivelul angajamentului bugetar
4.2. - Nivelul angajamentului legal
4.3. - Nivelul sumei datorate rezultat in urma operaŃiunii de lichidare
4.4. - Disponibilul in cont
5. Corespondenta datelor din ordonanŃarea de plata externa cu cele din actele justificative pentru:
5.1. - concordanŃa condiŃiilor incluse în acreditivul emis cu prevederile din contractul extern
5.2. - condiŃiile de plată incluse în contractul extern
5.3. - Beneficiarul sumei
5.4. - Banca beneficiarului sumei
69
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) PENTRU ORDONANłARE DE AVANSURI (ÎN LEI) ACORDATE UNOR TERłE PERSOANE
JURIDICE ÎN CADRUL CONTRACTELOR ÎNCHEIATE
COD C.10.
Nr. crt.
Obiectivele verificării
1. Existenta actelor justificative
1.1. - Angajamentul bugetar global/individual
1.2. - Nota de fundamentare
1.3. - Contractul de furnizare/servicii/lucrari
1.4. - Solicitarea de acordare a avansului
1.5. - Documentul prin care se constituie garanŃia legala
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru:
2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - OrdonanŃarea de plata a avansului
3. Stabilirea corecta a sumei prevăzuta pentru plată 4. Încadrarea sumei propusa pentru plata în:
4.1. - Nivelul angajamentului bugetar
4.2. - Nivelul angajamentului legal
4.3. - Disponibilul din cont
5. Corespondenta datelor din ordonanŃarea de plata a avansului cu cele din actele justificative pentru:
5.1. - Natura plăŃii
5.2. - Beneficiarul sumei
5.3. - Banca beneficiarului sumei
70
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) PENTRU
ORDONANłARE DE PLATĂ PRIVIND CHELTUIELILE CE SE EFECTUEAZĂ DIN
FONDURI PRIMITE DE LA PERSOANE JURIDICE SAU FIZICE CU TITLU DE DONAłIE
SAU SPONSORIZARE
COD C.11.
Nr. crt.
Obiectivele verificării
1. Existenta actelor justificative 1.1. - Angajamentul bugetar global/individual
1.2. - Nota de fundamentare
1.3. - actul de donaŃie sau sponsorizare
1.4. - documentele care atestă livrarea produselor, prestarea serviciilor sau execuŃia lucrărilor, după caz
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru:
2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - OrdonanŃarea de plata a avansului
3. Stabilirea corecta a sumei prevăzuta pentru plată 4. Încadrarea sumei propusa pentru plata în:
4.1. - Nivelul angajamentului bugetar
4.2. - Nivelul angajamentului legal
4.3. - Disponibilul din cont
5. Corespondenta datelor din ordonanŃarea de plata a avansului cu cele din actele justificative pentru:
5.1. - dacă cheltuielile respectă destinaŃiile stabilite de transmiŃători
5.2. - dacă documentele justificative sunt cele prevăzute de normele legale
5.3. - concordanŃa valorii cheltuielilor lichidate cu suma ordonanŃată la plată şi încadrarea acesteia în angajamentul legal
5.4. - încadrarea sumei ordonanŃate la plată în subdiviziunea corespunzătoare a clasificaŃiei bugetare pentru care există angajament bugetar
5.5. - Beneficiarul sumei
5.6. - Banca beneficiarului sumei
71
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) PENTRU ORDONANłARE DE PLATĂ PRIVIND AVANSURI SAU SUME CUVENITE
TITULARULUI DE DECONT, CARE SE ACORDĂ PRIN CASIERIE
COD C.13.
Nr. crt.
Obiectivele verificării
1. Existenta actelor justificative 1.1. - Nota de fundamentare
1.2. - documentul specific prin care s-a aprobat acŃiunea şi devizul acesteia
1.3. - decontul justificativ al cheltuielilor
1.4. - alte documente justificative specifice.
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru:
2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - OrdonanŃarea de plata a avansului
3. Stabilirea corecta a sumei prevăzuta pentru plată 4. Încadrarea sumei propusa pentru plata în:
4.1. - Nivelul angajamentului bugetar
4.2. - Nivelul angajamentului legal
4.3. - Disponibilul din cont
5. Corespondenta datelor din ordonanŃarea de plata a avansului cu cele din actele justificative pentru:
5.1. - concordanŃa sumelor ce urmează a fi eliberate ca avans cu cele prevăzute în documentul de aprobare a acŃiunii sau, după caz, încadrarea sumelor cuvenite titularului de decont în limita cheltuielilor justificate prin decontul aprobat
5.2. - Beneficiarul sumei
5.3. - Banca beneficiarului sumei
72
LISTA DE VERIFICARE (CHECK - LIST) PENTRU ORDONANłĂRILE DE PLATĂ, ALE SALARIILOR, ALTOR DREPTURI SALARIALE
ACORDATE PERSONALULUI, PRECUM ŞI ALE OBLIGAłIILOR FISCALE AFERENTE
ACESTORA
COD C.14.
Nr. crt.
Obiectivele verificării
1. Existenta actelor justificative 1.1. - Centralizatorul lunar al statelor de salarii
1.2. - SituaŃia privind repartizarea pe luni a cheltuielilor de personal
1.3. - SituaŃia privind monitorizarea cheltuielilor de personal
1.4. - Statul de funcŃii
1.5. - Bugetul aprobat
2. Existenta vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnaturi legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1
2.2. - OrdonanŃarea de plata
3. Încadrarea sumei propusa la plata în: 3.1. - Nivelul angajamentului bugetar
3.2. - Valoarea cheltuielilor lichidate
3.3. - Creditele bugetare deschise/repartizate sau existente in conturi de disponibil, după caz
4. Încadrarea numărului de personal din statul de salarii în: 4.1. - Numărul maxim de personal stabilit prin buget
4.2. - Numărul rezultat din statul de funcŃii
5. Corespondenta datelor din ordonanŃarea de plata cu cele din actele justificative pentru:
5.1. - Tipul plăŃii
5.2. - Beneficiarul sumei
5.3. - Banca beneficiarului sumei
73
Anexa nr. 7
PROCEDURĂ DE LUCRU PRIVIND PLATA CHELTUIELILOR
Plata cheltuielilor este faza finală a execuŃiei bugetare prin care instituŃia publică este
eliberată de obligaŃiile sale faŃă de terŃii-creditori.
Plata este datorată atunci când sunt îndeplinite următoarele condiŃii:
• dreptul de creanŃă al terŃului creditor rezultă dintr-un angajament juridic opozabil instituŃiei;
• creanŃa terŃului creditor a fost constatată şi individualizată, ceea ce înseamnă că s-a făcut
lichidarea căreia îi corespunde certificarea având semnificaŃia „bun de plată”;
• creanŃa este exigibilă.
Plata poate fi efectuată numai dacă există credit bugetar, ceea ce înseamnă că:
� există un angajament bugetar prin care s-a făcut rezervarea, corespunzător angajamentului
juridic din care decurge obligaŃia de a plăti;
� angajamentul bugetar corespunde subdiviziunii clasificaŃiei bugetare de la care se poate
efectua plata.
Având în vedere condiŃiile ce trebuie îndeplinite pentru ca plata să poată fi efectuată,
înainte ca ordonatorul să semneze (exercitarea competenŃei de a dispune), trebuie exercitat
controlul financiar preventiv de către persoanele desemnate în acest sens.
Plata cheltuielilor presupune parcurgerea a două etape:
1. Verificarea documentelor justificative
2. Întocmirea documentului de plată
1. Verificarea documentelor
În această etapă se verifică:
• cheltuielile care urmează să fie plătite au fost angajate, lichidate şi ordonanŃate;
• există credite bugetare deschise/repartizate şi disponibilităŃi în conturile de disponibil;
• subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectuează plata este cea corectă şi corespunde
naturii cheltuielilor respective;
• există documentele justificative conform Listei de verificare (Check-list) aferentă
OrdonanŃării, documente care trebuie să existe şi fără de care nu se poate efectua plata;
• au fost întocmite de cei în drept documentele justificative prin care se atestă „serviciul făcut”
sau „faptele pe care se întemeiază dreptul de creanŃă al creditorului”;
74
• suma datorată a fost determinată în conformitate cu condiŃiile prevăzute de angajamentul
juridic şi certificată prin semnătura ca fiind „buna de plată”;
• semnăturile de pe documentele justificative aparŃin ordonatorului de credite sau persoanelor
desemnate de acesta să exercite atribuŃii ce decurg din procesul executării cheltuielilor
bugetare, potrivit legii;
• creanŃele creditorului sunt exigibile;
• beneficiarul plăŃii este titularul creanŃei (este cel îndreptăŃit potrivit documentelor care atestă
serviciul efectuat) şi referinŃele bancare (banca, cont) ale acestuia sunt corect trecute în
ordinul de a plăti;
• un angajament bugetar a fost făcut;
• imputarea creditului este exactă;
• plată se încadrează în plafonul de credite deschise;
• documentele de angajare şi ordonanŃare au primit viza de control financiar preventiv;
• documentele sunt întocmite cu toate datele cerute de formular;
• alte condiŃii prevăzute de lege
Nu se poate efectua plata:
• în cazul în care nu există credite bugetare deschise şi/sau repartizate ori disponibilităŃile
sunt insuficiente;
• când nu există confirmarea serviciului efectuat şi documentele nu sunt vizate pentru "Bun
de plată";
• când beneficiarul nu este cel faŃă de care instituŃia are obligaŃii;
• când nu există viza de control financiar preventiv pe ordonanŃarea de plată şi nici
autorizarea prevăzută de lege.
• când lipsesc documente justificative prevăzute în Lista de verificare (Check-list).
În cazul constatării unei erori în legătură cu plata ce urmează să fie efectuată,
conducătorul compartimentului financiar-contabil suspendă plata.
Motivele deciziei de suspendare a plăŃii se prezintă într-o declaraŃie scrisă care se trimite
ordonatorului de credite şi, spre informare, persoanei împuternicite să exercite controlul financiar
preventiv.
Ordonatorul de credite poate solicita în scris şi pe propria răspundere efectuarea plăŃilor.
75
Întocmirea documentului de plată
Instrumentele de plată utilizate de instituŃiile publice, respectiv cecul de numerar şi
ordinul de plată pentru trezoreria statului (OPHT), se semnează de două persoane autorizate în
acest sens, dintre care prima semnătură este cea a conducătorului compartimentului financiar-
contabil, iar a doua, a persoanei cu atribuŃii în efectuarea plăŃii.
În vederea efectuării de plăŃi în numerar pentru deplasări sau achiziŃionarea de bunuri,
executarea de lucrări sau prestarea de servicii se pot acorda avansuri în numerar persoanelor
desemnate pe baza "DispoziŃiei de plată - încasare către casierie" (cod 14-4-4), semnată de
conducătorul compartimentului financiar (financiar-contabil) şi de persoanele cu atribuŃii în
efectuarea plăŃilor în numerar.
Întocmirea ordinelor de plată către Trezorerie şi bănci comerciale se realizează prin
intermediul Programului Ordine de plată/Foi de vărsământ (OPFV_2006) - aplicaŃie pentru
prelucrarea asistată, validarea şi listarea ordinelor de plată/foi de vărsământ conform cu: OMFP
nr.246/2005, OMFP nr.1870/2005, OMFP nr.1521/2005, OMFP nr.2009/2005 şi OMEF. nr.
1294/2007.
Ordinul de plată pentru trezoreria statului (OPT) este un instrument de plată pentru
efectuarea de plăŃi către şi de la trezoreria statului care se supune prevederilor Regulamentului
Bancii NaŃionale a României nr.2 din 23.02.2005 privind ordinul de plată utilizat în operaŃiuni de
transfer credit şi prezentelor norme metodologice.
Ordinele de plată pentru trezoreria statului (OPT) se utilizează de către plătitori astfel:
a) Persoane juridice şi persoane fizice (agenŃi economici şi alŃi plătitori), pentru:
-achitarea impozitelor, taxelor şi a altor obligaŃii, inclusiv restituiri din finanŃarea
anilor precedenŃi datorate bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat, bugetelor locale,
bugetelor fondurilor speciale, bugetului trezoreriei statului, bugetelor de venituri proprii ale
instituŃiilor publice, inclusiv a sumelor datorate Ministerului Finantelor Publice;
-achitarea în contul instituŃiilor publice a sumelor reprezentând contravaloarea
serviciilor prestate, bunurilor livrate şi a lucrărilor executate de către acestea;
-transferul în conturile proprii deschise la instituŃiile de credit sau, dupa caz, la
Banca NaŃională a României a sumelor încasate în conturi deschise la trezoreria statului şi alte
plaŃi efectuate din aceste conturi, conform reglementările legale în vigoare.
b) Ordonatorii de credite, pentru:
-achitarea impozitelor, taxelor şi a altor obligaŃii datorate bugetului de stat,
bugetului asigurărilor sociale de stat, bugetului trezoreriei statului, bugetelor locale şi bugetelor
fondurilor speciale;
76
-achitarea obligaŃiilor către furnizori şi creditori, virări de sume reprezentând
transferuri şi subvenŃii, restituiri de venituri bugetare încasate necuvenit;
Ordinul de plată pentru trezoreria statului (OPT) se completează de către plătitori distinct
pentru fiecare tip de obligaŃie bugetară:
(1) Ordinele de plată pentru trezoreria statului (OPT) pot fi completate de către plătitori pe
suport de hârtie (în două exemplare, din care exemplarul nr.2 rămâne la plătitor iar exemplarul
nr.1 se depune la instituŃia iniŃiatoare, care poate fi instituŃie de credit sau unitate a trezoreriei
statului) sau pe suport electronic, în funcŃie de termenii şi condiŃiile contractuale convenite cu
instituŃia iniŃiatoare, cu respectarea precizărilor din prezentele norme metodologice.
(2) Prin excepŃie de la prevederile alin.(1), în cazul plăŃilor efectuate pentru achitarea
obligaŃiilor prevăzute la Art.5, lit.j, pct.5-6, instituŃiile iniŃiatoare au obligaŃia de a semna şi
ştampila exemplarul nr.2 al ordinului de plată pentru trezoreria statului, care rămâne la platitor, în
scopul confirmării debitării contului plătitorului cu suma respectivă.
(3) În cazul ordinelor de plată pentru trezoreria statului întocmite pe suport de hârtie,
exemplarul nr.2 reŃinut de plătitor constituie document justificativ pentru înregistrarea operaŃiunii
în contabilitate, numai împreună cu extrasul de cont eliberat de către instituŃia bancară sau
unitatea trezoreriei statului iniŃiatoare.
Răspunderea pentru situaŃiile în care datele înscrise în cele două exemplare ale ordinelor
de plată pentru trezoreria statului întocmite pe suport de hârtie sunt diferite, revine exclusiv
plătitorului.
InstituŃia iniŃiatoare are răspunderea preluării informaŃiilor de pe OPT în format electronic
în conformitate cu exemplarul nr.1 depus de către plătitor.
(4) Formularul Ordin de plată pentru trezoreria statului (OPT) se generează cu ajutorul
programului de asistentaă pus la dispoziŃie de Ministerul Finantelor Publice.
Programul de asistentă este distribuit contribuabililor gratuit de unităŃile fiscale
subordonate sau poate fi descărcat de pe serverul de web al Ministerului FinanŃelor Publice, la
adresa : www.mfinante.ro/informatii contribuabil/sistem fiscal/programe utile.
Formularul Ordin de plată pentru trezoreria statului (OPT) poate fi completat fie cu
ajutorul programului de asistenŃă pus la dispoziŃie de Ministerul FinanŃelor Publice, fie manual.
Periodic, administratorul financiar accesează site-ul www.m.finante.ro, secŃiunea
“Programe Utile” pentru a actualiza versiunea respectivului program în funcŃie de modificările
survenite în legislaŃie.
Ordinul de plată conŃine, în mod obligatoriu, următoarele informaŃii:
� Numărul de ordine al plăŃii – arată a câta plată se efectuează prin virament în
respectivul an calendaristic.
� Suma de plată.
77
� Denumirea, adresa şi codul fiscal al plătitorului – respectiv, “Univ. Tehnică “Gh.
Asachi”, B.dul Prof. D. Mangeron, Nr. 67, Iaşi, cod fiscal 4701606 sau 13805460.
� Codul IBAN plătitor corespunzător contului din care se efectuează plata – care indică,
practic, sursa de finanŃare pentru respectiva plată.
� Denumire beneficiar.
� Codul IBAN beneficiar corespunzător contului în care se efectuează plata.
(La introducerea codurilor IBAN, aplicaŃia va genera automat numele băncilor la care sunt
deschise conturile corespunzătoare.)
� Codul de identificare fiscală al beneficiarului plăŃii. În cazul în care codul IBAN al
beneficiarului corespunde contului deschis la o sucursală a acestuia, codul fiscal va
corespunde aceleiaşi sucursale. În cazul contrar, trezoreria nu va onora plata, returnând
ordinul de plată respectiv.
� Natura plăŃii, care va cuprinde trei categorii de informaŃii, după cum urmează:
a) Obiectul plăŃii - cheltuieli materiale, de întreŃinere, reparaŃii curente, investiŃii, prestări
servicii, drepturi salariale, burse, transport studenŃi, etc.;
b) Documentul justificativ în baza căruia se realizează plata – factură fiscală, contract, referat,
adresă, chitanŃă, etc.;
c) Articolul bugetar corespunzător categoriei de cheltuieli, conform clasificaŃiei economice
publicate în Anexa 1 a Ordinului Ministerului FinanŃelor Nr.1025/2005, valabilă de la 1
ianuarie 2006.
� Data efectuării plăŃii;
Ordinele de plată au ca suport legal pentru întocmire ordonanŃările emise de către
compartimentele în numele cărora se efectuează plata. Acestea trebuie să conŃină, în mod
obligatoriu, toate informaŃiile menŃionate mai sus pentru completarea ordinului de plată. În cazul
în care acestea sunt incomplete sau incorecte, actele pentru plata prin virament vor fi returnate
către compartimentul emitent pentru corectură. Plata efectivă va avea loc când va dispune Şeful
Compartimentului Financiar-Contabil, de regulă în ziua următoare celei în care au fost prezentate
documentele cu datele corecte pentru plată.
Serviciul financiar întocmeşte ordine de plată şi pentru transferul sumelor
reprezentând încasări de la diverşi clienŃi şi virate în contul Centrului de Cercetare şi Transfer
Tehnologic “Polytech” (facturi apă potabilă şi canalizare, energie electrică, energie termică).
CEC-ului în numerar către bancă
Întocmirea CEC-ului se face de casierul cu activitate permanentă şi este o operaŃie complexă
care cuprinde toate plăŃile efectuate peste limita soldului de casa.
Întrucât nu se admit plăŃi din încasări, toate plăŃile se vor scoate din bancă cu CEC în
numerar.
78
Sumele aferente cheltuielilor de personal (salarii, burse) se înscriu separat de celelalte plăŃi
specificându-se luna pentru care se face plata. Celelalte plăŃi se totalizează şi se înscriu la fel, în
locul indicat.
După completarea CEC-ului casierul îl înaintează pentru verificare şefului serviciului
financiar şi semnare de către Şeful Compartimentului Financiar-Contabil, apoi îl dă casierului care
efectuează activitatea de bancă pentru încasare. Nu se admit corecturi sau modificări pe fila de
CEC.
Ca anexa la fila de CEC se completează adrese către Trezorerie pentru cheltuieli de deplasări
şi se fac copii ale centralizatoarelor cu plăŃile burselor si a altor plăŃi conform cerinŃelor băncii.
DispoziŃiile de plată:
DispoziŃiile de plată se întocmesc în urma verificării documentelor justificative, suportul
legal pentru efectuarea plăŃii fiind reprezentat de unul sau mai multe dintre următoarele
documente: ordonanŃare la plată, propunere, angajament, referat, comandă, factură sau chitanŃă,
semnate de către persoanele autorizate.
Formularul va conŃine, în mod obligatoriu, următoarele informaŃii:
Numărul de ordine;
Data întocmirii sale;
Numele şi prenumele beneficiarului plăŃii;
FuncŃia/calitatea beneficiarului sumei;
Suma (în cifre şi în litere) pentru care se întocmeşte dispoziŃia;
Obiectul plăŃii;
Pe verso:
Seria şi nr. actului de identitate al beneficiarului plăŃii;
Suma primită - în cifre
Data plăŃii
DispoziŃia de plată va fi semnată de către conducătorul compartimentului unuia dintre
serviciile financiar sau contabilitate, de către unul dintre persoanele responsabile cu controlul
financiar preventiv (pe semnătura căruia se va aplica şi viza de control financiar preventiv) şi de
către directorul financiar-contabil.
79
Tabel cu persoanele care semnează ordinele de plată:
• I a semnătură
• a II a semnătură
Nr. Crt.
Sursa de finanŃare Semnătura a I a
Semnătura a II a
Înlocuieşte semnătrura
a II a 1. Venituri proprii şi
finanŃare de bază (Cheltuieli de
personal)
Silvia Cerne Mariana Crivoi Manuela Fotea
Oana Iurescu
Eugenia Ştirban
2. Venituri proprii şi finanŃarea de bază:
- Deplasări - Cheltuieli materiale
Cheltuieli de capital şi obiecte de
investiŃii Burse şi transport
studenŃi
Silvia Cerne Mariana Crivoi Manuela Fotea
Milica
DrăguliŃă
Oana Iurescu
3. Valută
Silvia Cerne Mariana Crivoi Manuela Fotea
Milica DrăguliŃă
Adriana Orlovschi
4. Programe cu finanŃare externă şi
internă
Silvia Cerne Mariana Crivoi Manuela Fotea
Mihaela Roşu
Gabriela Popescu
Gabriela Popescu
Mihaela Roşu
5. Sponsorizare Buletin ŞtiinŃific
Silvia Cerne Mariana Crivoi Manuela Fotea
Adriana Orlovschi
Milica DrăguliŃă
6. Cercetare şi microproducŃie
Camelia HuŃuşoru Silvia Cerne Mariana Crivoi Manuela Fotea
Cătălina Neaga
Cristina Mihai Elena
Panainte
Manuela Spânu Cristina Horga
Gabriela Popescu
80
Tabel cu persoanele care întocmesc dispoziŃia de încasare/plată către caserie Nr. Crt.
Sursă de finanŃare Întocmit Înlocuieşte
1. Venituri proprii şi finanŃarea de bază:
- Deplasări - Restituire taxe
- Încasare garanŃii licitaŃii
Eugenia Ştirban Petronela GheŃeu
2. Venituri proprii clienŃi din activitate didactică (fără TVA)
Debitori – cursuri - din utilităŃi
Antoneta Rotaru Oana Iurescu
3. Venituri proprii activitate nedidactică :
-ClienŃi venituri proprii cu TVA - PlăŃi casă - Deplasări
Oana Iurescu Antoneta Rotaru
4. Venituri proprii - Taxe şcolare Petronela GheŃeu Eugenia Ştirban 5. Valută
Milica DrăguliŃă Adriana Orlovschi
6. Programe cu finanŃare externă şi internă
Mihaela Roşu Gabriela Popescu
Gabriela Popescu Mihaela Roşu
7. Sponsorizare AlocaŃii asistaŃi sociali
Adriana Orlovschi Milica DrăguliŃă
8. Cercetare şi microproducŃie Cătălina Neaga Cristina Mihai Elena Panainte
Gabriela Popescu
Manuela Spânu Cristina Horga