Date post: | 17-Jul-2016 |
Category: |
Documents |
Upload: | marta-cristina |
View: | 36 times |
Download: | 0 times |
Universitatea “Ştefan cel Mare” Suceava
Facultatea de Ştiinţe Economice şi Administraţie PublicăDepartament: ZISpecializarea: Audit și Guvernanță Corporativă
MISIUNE DE AUDIT INTERN
Profesor îndrumător: Temă realizată de:
Boghean Florin Daniliuc Marta-Cristina
2014
1
Motto: Adevăratul preţ al oricărui lucru este munca şi chinul de a dobândi acel lucru. (Adam Smith)
PREZENTAREA INSTITUŢIEI
Şcoala cu clasele I-VIII Nr.3 Suceava a luat fiinţă la 1 septembrie 1958, funcţionînd la
început cu clase I-IV în cadrul Liceului Pedagogic. La 1 septembrie 1967 s-a dispus, prin decizie a
Inspectoratului Şcolar Suceava, mutarea şcolii într-un local nou din str. Mărăşeşti nr.38, o constructie
cu 16 săli de clasă, două laboratoare, cabinet medical, bibliotecă, cancelarie, secretariat şi două
depozite pentru material didactic.
În anul şcolar 1972 s-a construit o nouă aripă a clădirii, cu 10 săli de clasă. În 1977 a fost
construită sala de sport a şcolii, iar în 1983, bazinul de înot.
Preocuparea pentru extinderea, diversificarea şi eficientizarea utilizării spaţiilor şcolare, dotarea
acestora conform cerinţelor din diverse perioade precum şi accentul pus pe calitatea pregătirii elevilor,
pe rezultatele acestora în confruntările constructive cu elevii altor şcoli prestigioase, au făcut din
Şcoala cu clasele I-VIII Nr.3 Suceava o şcoala de renume atât la nivelul localităţii cât şi la nivel
judeţean şi naţional, o unitate scolară râvnită de părinţii copiilor din zona şcolii şi nu numai.
Principala sursă de finanţare a centrului bugetar este bugetul local , alături de finanţarea din
veniturile proprii realizate de instituţie (sponsorizări, donaţii etc.), dar şi bugetul de stat.
Şcoala cu cl. I-VIII Nr. 3 Suceava îşi organizează şi conduce contabilitatea proprie cu ajutorul
Doamnei Cozaciuc Milica, în conformitate cu normele legale în vigoare în ceea ce priveşte
contabilitatea instituţiilor publice.
Normele contabile în vigoare atribuie răspunderea pentru organizarea şi conducerea
contabilităţii la instituţiile publice ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia
gestionării organizaţiei respective. Conducătorii instituţiei Şcoala cu cl. I-VIII Nr. 3 Suceava, Rusu
Valeria şi Stoina Maria sunt ordonatori terţiari de credite, ordonatorii superiori fiind Primăria
Municipiului Suceava (ordonator principal) şi Inspectoratul Şcolar Judeţean Suceava (ordonator
secundar).
Şeful compartimentului financiar-contabil este persoana care ocupă funcţia de conducere a
compartimentului financiar-contabil şi care răspunde de activitatea de încasare a veniturilor şi de plată
a cheltuielilor.2
Conform legii contabilităţii, contabilitatea se ţine în limba română şi în monedă naţională.
Finalizarea exerciţiului bugetar şi a trimestrelor se concretizează contabil în situaţii financiare
care prezintă situaţia patrimoniului statului aflat în administrarea instituţiei publice. Acestea se
întocmesc conform normelor elaborate de Ministerul Finanţelor Publice şi se raportează la ordonatorul
superior de credite : Primăria Municipiului Suceava pentru creditele de la bugetul local şi Inspectoratul
Şcolar Judeţean Suceava pentru creditele de la bugetul de stat, la termenele stabilite de acesta, care la
rândul său le raportează la Ministerul Educaţiei Cercetării şi Tineretului.
Şcoala are un colectiv de 61 dascăli competenţi. Cadrele didactice de care beneficiază şcoala sunt
titulare, cu o bogată experienţă, cu o bună pregătire profesională, ceea ce permite desfăşurarea unui
proces instructiv- educativ de calitate, reflectat în rezultatele de excepţie obţinute de elevii şcolii la
examenele naţionale şi olimpiadele şcolare.
Număr cadre didactice calificate: 61
Număr cadre didactice necalificate: 0
Număr cadre didactice titulare: 51 (83,6 %)
Şcoala nr. 3 Suceava are:
Număr de elevi: 1053 în clasele I-VIII care îşi desfăşoară activitatea în două schimburi;
Elevi cu rezultate bune şi foarte bune: 70 % ( 432 elevi la clasele I-IV şi 315 la clasele V-
VIII);
Procentul de promovabilitate (media ultimilor 3 ani): 99%
Promovabilitate la examenul de Testare Nationala: 98%
Note scăzute la purtare: 1,5%
Rata abandonului şcolar în ultimii patru ani: 0%
Şcoala nr. 3 Suceava dispune de o bogată bază materială ce constă în:
26 săli de clasa din care:
o cabinet de limba romană
o cabinet de istorie
o cabinet de religie
o cabinet de limbi străine
o cabinet metodic
3
laboratoare
o informatică
o fizică
o chimie
o biologie
bibliotecă cu 25.498 volume
sală de lectură
2 săli de sport
sală de forţă
saună
teren de sport
bazin de înot semiolimpic
cabinete medicale :
o medicină pediatrică
o stomatologie
un laborator AEL (10 PC)
sală multimedia cu proiector şi TV plasmă
conectare la Internet
Inventarierea patrimoniului se efectuează, în conformitate cu legea contabilităţii nr.82/1991 şi
Ordinul Ministerului Finanţelor Publice nr.1753/2004, de către comisiile de inventariere numite prin
decizie scrisă, emisă de ordonatorul de credite. Aceste comisii răspund de efectuarea tuturor lucrărilor
de inventariere potrivit prevederilor legale.
La instituţia publică balanţa de verificare sintetică se întocmeşte lunar, iar situaţiile financiare
trimestrial şi se compun din bilanţ, contul de rezultat patrimonial, situaţia fluxurilor de trezorerie,
situaţia modificărilor în structura activelor/ capitalurilor, anexe la situaţiile financiare şi contul de
execuţie bugetară.
Instituţia publică întocmeşte pentru activitatea proprie „Contul de execuţie bugetară” care are ca
indicatori cheltuielile plătite şi veniturile încasate cuprinse în capitolele şi subcapitolele bugetului
aprobat.
4
Procedura P01: Iniţierea auditului
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern Nr. 250 /16.10.2012
ORDIN DE SERVICIU
În conformitate cu prevederile art. 8, litera c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activităţii de audit intern, cu modificările si completările ulterioare şi a Planului de audit intern pentru anul 2009, se va efectua misiunea de audit intern privind Gestiunea Resurselor Financiare la departamentul de contabilitate din cadrul instituţiei, în perioada 20.10.2013– 30.11.2013.
Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de desfăşurare a activităţii financiar-contabile, în conformitate cu cadrul legislativ şi normativ.
Obiectivul misiunii de audit intern are în vedere:
Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinzând: stabilirea elementelor de natură salarială; modificarea drepturilor salariale; salarizarea activităţilor peste programul de lucru normal.
Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a gestiunii resurselor financiare.
Perioada supusă evaluării este 01.01.2013-31.12.2013.
Echipa de audit public este formată din: Duciuc Ana – Maria şi Daniliuc Marta-Cristina, relizatorul misiunii de audit fiind Daniliuc Marta-Cristina.
Auditor,Daniliuc Marta-Cristina
5
Procedura P02: Iniţierea auditului
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
Nume şi prenume:Daniliuc Marta-Cristina
Misiunea de audit: Gestionarea resurselor umane Data: 16.10.2013
Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată DA NU
Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?
- X
Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit? - X
Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? - X
Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană? - X
Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată? - X
Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă? - X
Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental?
- X
Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată? - X
Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? - X
Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată? - X
Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului de audit intern de urgenţă?
X -
Auditor intern,
Daniliuc Marta-Cristina6
Procedura P03: Iniţierea auditului
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern Nr. 218 / 16.10.2012
NOTIFICAREAPRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN
Către: Şcoala cu cl.I-VIII Nr. 3 SuceavaDe la: Inspectoratul Şcolar Judeţean Suceava Compartimentul de Audit Public Intern
Referitor: Misiunea de audit intern
Stimată: doamnă Ionescu Doina,
În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2012, urmează ca în perioada 20.02.2012 – 30.04.2012 să efectuăm o misiune de audit intern având ca tema Gestionarea resurselor umane.
Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independentă conducerii în ceea ce priveşte funcţionalitatea sistemului de control intern ataşat activităţii auditate şi formularea de recomandări pentru îmbunătăţirea acestuia.
Perioada supusă evaluării este 01.01.2013 – 31.12.2013
Vă rugăm, de asemenea, să desemnaţi o persoană de contact pentru a ne ajuta în timpul derulării misiunii de audit intern, urmând a stabili de comun acord data şedinţei de deschidere, având pe ordinea de zi următoarele:
-prezentarea auditorilor;-prezentarea şi discutarea obiectivelor misiunii de audit intern;-discutarea programului intervenţiei la faţa locului;-stabilirea persoanelor de legătură în cadrul compartimentelor auditate;-alte aspecte organizatorice necesare desfăşurării misiunii.
Pentru o mai bună documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea direcţiei, vă rugăm sa ne puneţi la dispoziţie următoarea documentaţie necesară:
cadrul legal si de reglementare aplicabil domeniului resurselor umane; organigrama instituţiei Şcoala cu cl. I-VIII Nr.3 Suceava;
7
regulamentul de organizare şi funcţionare; fişele posturilor; procedurile scrise care descriu activităţile ce se desfăşoară in cadrul direcţiei; rapoartele de audit intern anterioare; alte rapoarte, note, dosare anterioare care se referă la aceasta temă.
Pentru eventualele întrebări privind aceasta acţiune, vă rugăm să contactaţi pe doamna Cenuşă Carmen, auditor intern, coordonatorul misiunii .
Cu deosebită consideraţie,
Auditor,Daniliuc Marta-Cristina
Procedura P04: Colectarea şi prelucrarea informaţiilor
8
COLECTAREA INFORMAŢIILOR
Misiunea de audit: Gestionarea resurselor umane Întocmit:Daniliuc Marta-Cristina Data: 08.02.2014
COLECTAREA INFORMATIILOR
DA NU OBSERVATIIIdentificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii auditate
X -
Obţinerea organigramei X -Obţinerea Regulamentului de organizare si funcţionare X -Obţinerea fiselor posturilor X -Obţinerea procedurilor scrise si formalizate - X Exista doar parţialIdentificarea personalului responsabil X -Obţinerea Raportului de audit intern anterior - X Anterior nu au fost realizate
misiuni de audit internRapoarte elaborate de alte instituţii X -
9
Procedura P05: Analiza riscului
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELUI AUDITABIL
Misiunea de audit: Gestionarea resurselor umaneÎntocmit: Daniliuc Marta-Cristina Data: 08.02.2014
Nr.
crt.DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE OBS.
I. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Stabilirea elementelor de natură salarială
1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale
10
Lista centralizatoare a obiectului auditabil reprezintă primul document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor şi cuprinde 1 de obiect auditabil, structurat pe 1 obiectiv, care vor fi evaluat în continuare pentru obţinerea Tematicii în detaliu a misiunii de audit intern.
Procedura P05: Analiza riscului
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
IDENTIFICAREA RISCURILOR
Misiunea de audit: Gestionarea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2013.-31.12.2013Întocmit:Daniliuc Marta-Cristina Data: 08.02.2014
Nr.
crt.DOMENIUL OBIECT AUDITABIL RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
I. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Stabilirea elementelor de natură salarială
1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale
Existenţa unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale
NOTĂ: Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor şi presupune asocierea riscurilor semnificative la operaţiile stabilite în Lista centralizatoare a obiectului auditabil. De regulă, se asociază unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieşite din propria experienţă. În situaţia în care la operaţiile auditabile se ataşează mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc în parte sau pe total operaţie/obiect auditabilă.
În acest studiu de caz a fost identificat 1 de obiect auditabil căruia i-a fost ataşat un risc.
11
Procedura P05: Analiza riscului
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
STABILIREA FACTORILOR, PONDERILOR ŞI NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCULUI
Misiunea de audit: Gestionarea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2013 - 31.12.2013Întocmit: Daniliuc Marta-Cristina Data: 08.02.2014
Factori de risc(Fi)
Ponderea factorilor de
risc (Pi)
Nivelul de apreciere al riscului (Ni)
N 1 N 2 N 3
Aprecierea controlului intern – F1
P1 – 50% Există proceduri şi se aplică
Există proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplică
Nu există proceduri
Aprecierea cantitativă -
F2P2 – 30% Impact financiar
scăzutImpact financiar
mediuImpact financiar
ridicat
Aprecierea calitativă – F3 P3 – 20% Vulnerabilitate
micăVulnerabilitate
medieVulnerabilitate
mare
Notă: Cei trei factori de risc din acest document sunt stabiliţi prin normele generale şi sunt acoperitori pentru entitate, însă dacă dorim să evidenţiem şi alţi factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare, se recomanda sa avem în vedere ca suma ponderilor factorilor de risc să fie de asemenea 100.
În funcţie de importanţa şi greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile şi nivelurile de apreciere ale riscurilor
13
Procedura P05: Analiza riscului
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ŞI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilăPerioada auditată: 01.01.2013.-31.12.2013Întocmit: Daniliuc Marta-Cristina Data: 08.02.2014
Nr.
crt.DOMENIUL OBIECT AUDITABIL RISCURI SEMNIFICATIVE
Criterii de analiza a riscurilor
Punctaj total
Aprecierea controlului intern (F1)
Aprecierea cantitativă
(F2)
Aprecierea calitativă
(F3)P1
50% NiP2
30% NiP3
20% Ni
I. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Stabilirea elementelor de natură salarială
1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale
Existenţa unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
NOTĂ: Stabilirea nivelului riscului şi a punctajului total al riscului este documentul din procedura Analiza riscurilor în care auditorul evaluează riscurile pe baza informaţiilor şi documentelor, în posesia cărora a intrat până în acest moment, a Chestionarului de Luare la Cunoştinţă - CLC, pe care l-a obţinut de la managementul general şi managementul de linie al structurii auditate, dar şi a expertizei personale în domeniu şi a informaţiilor din mass-media sau de pe internet.
De asemenea, auditorii interni, în funcţie de resursele alocate misiunii (număr de persoane, timpul aferent ş.a.), stabilesc punctajul total al riscurilor operaţiei/activităţii respective, în baza formulei de calcul:
unde: = punctajul total; = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;= ponderea criteriilor de risc
14
Pentru continuarea analizei, grupează riscurile în următoarele trei categorii: Riscuri mici 1,0 - 1,7 Riscuri medii 1,8 - 2,2 Riscuri mari 2,3 - 3,0
Elaborarea acestui document prezintă un grad relativ mare de subiectivitate şi din acest motiv auditorii interni aduc îmbunătăţiri acestei lucrări, pe toată durata misiunii de audit, în special în Etapa intervenţiei la faţa locului în funcţie de informaţiile pe care le colectează cu ocazia testărilor efectuate.
Din experienţa practică, recomandăm ca ponderea riscurilor medii să fie sub 10%, deoarece aceasta denotă o nehotărâre din partea auditorilor interni, referitoare la categoria de riscuri în care să le includă, luând în considerare că în auditare vor intra, de regulă, riscurile mari şi medii, considerate riscuri semnificative.
15
Procedura P05: Analiza riscului
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE (OPERAŢIILOR) ÎN FUNCŢIE DE ANALIZA RISCULUI
Misiunea de audit: Gestionarea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2013 -31.12.2013 Întocmit: Daniliuc Marta-Cristina Data: 08.02.2014
Nr.
crt.DOMENIUL OBIECT AUDITABIL RISCURI SEMNIFICATIVE Punctaj
total Clasare OBS.
I. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Stabilirea elementelor de natură salarială
1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale
Existenţa unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale
2,5 Mare
Notă: În documentul Clasarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor se realizează împărţirea celor 15 de riscuri, grupate pe cele 15 de obiecte auditabile şi un obiectiv, în 3 categorii de riscuri, mici, medii şi mari, stabilite în fazele anterioare ale procedurii Analiza riscurilor.
În continuare, riscurile mici vor fi eliminate din auditare, iar riscurile mari şi medii, considerate riscuri semnificative vor intra în faza de ierarhizare a riscurilor şi vor fi preluate în Tabelul puncte tari şi puncte slabe.
16
Procedura P05: Analiza riscului
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
TABELUL PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE
Misiunea de audit: Gestionarea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2013.-31.12.2013 Întocmit: Daniliuc Marta-Cristina
Data: 08.02.2014
Nr.
crt.DOMENIUL OBIECT AUDITABIL RISCURI SEMNIFICATIVE T/S
Consecintele funcţionării/
nefuncţionării controlului
intern
Grad de încredere al auditorului în controlul
intern
Obs.
I. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Stabilirea elementelor de natură salarială
1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale
Existenţa unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale S Scăzut
Notă: În faza de ierarhizare a operaţiilor în funcţie de riscuri, în care au intrat numai riscurile semnificative, a fost elaborat documentul Tabelul puncte tari şi puncte slabe, prin care a fost identificat 1 obiect auditabil, evaluat ca fiind punct tare, care va fi eliminat din auditare.
Evaluarea operaţiilor identificate ca fiind puncte tari s-a realizat prin aprecierea funcţionalităţii sistemului de control intern al activităţilor auditate, care astfel limitează efectul riscurilor asociate acestora.
Procedura P05: Analiza riscului
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
TEMATICA ÎN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit: Gestionarea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2013.-31.12.2013 Întocmit: Daniliuc Marta-Cristina Data: 08.02.2014
Nr.
crt.DOMENIUL OBIECT AUDITABIL Nr. crt. din Lista
centralizatoare
I. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Stabilirea elementelor de natură salarială
Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale
Notă: Analiza riscurilor a pornit de la documentele Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 1 obiectiv structurate pe 11 de obiecte auditabile şi Identificarea riscurilor şi s-a finalizat cu Tematica în detaliu a misiunii de audit intern.. În continuare, cele 11 de riscuri au fost înlocuite cu obiectele auditabile selectate (operaţii / activităţi / funcţii programe / domenii) corespunzătoare riscurilor semnificative, în vederea efectuării testărilor, pe baza Programului intervenţiei la faţa locului, şi care se vor materializa în FIAP-uri şi FCRI-uri, acolo unde este cazul, şi în final vor fi transferate şi comentate în Raportul de audit intern, în ordinea din Tematica în detaliu a misiunii de audit intern.
Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
PROGRAMUL DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit: Gestionarea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2013.-31.12.2013 Întocmit: Daniliuc Marta-Cristina Data: 08.02.2014
OBIECTIVELE AUDITULUI ACTIVITĂŢILE PROGRAMATE DURATA (H)
PERSOANELE IMPLICATE
LOCUL DESFĂŞURĂRII
Tema generală: Gestionarea resurselor umane 2641. Pregătirea misiunii de audit 64
1. Tipărirea şi procesarea Ordinului de serviciu 2 Daniliuc Marta-Cristina DAPI2. Tiparirea şi procesarea Declaraţiei de independenţă 2 Daniliuc Marta-Cristina DAPI3. Pregătirea şi transmiterea Notificării privind declanşarea misiunii de audit intern către părţile interesate
4 Daniliuc Marta-Cristina DAPI
4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor 8 Daniliuc Marta-Cristina DAPIAUDITAT
5. Întocmirea Chestionarului de control intern 8 Daniliuc Marta-Cristina DAPI6. Întocmirea Listelor centralizatoare a obiectelor auditabile 8 Daniliuc Marta-Cristina DAPI7. Elaborarea Tabelului puncte tari şi puncte slabe 8 Daniliuc Marta-Cristina DAPI8. Întocmirea Programului de audit intern 8 Daniliuc Marta-Cristina DAPI9.Intocmirea Notei şi a Programului preliminar al intervenţiei la faţa locului
10 Daniliuc Marta-Cristina DAPI
10. Obţinerea aprobării Notei şi a anexelor acesteia: Colectarea şi prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari şi puncte slabe şi Programul intervenţiei la faţa locului.
2 Daniliuc Marta-Cristina DAPI AUDITAT
11. Planificarea şi organizarea Şedinţei de deschidere cu Direcţia Resurse Umane
2 Daniliuc Marta-Cristina AUDITAT
12. Redactarea Minutei şedinţei de deschidere. Obţinerea numelui persoanelor de contact şi stabilirea unui loc pentru desfăşurarea activităţii de audit.
2 Daniliuc Marta-Cristina
2. Intervenţia la faţa locului 24Obiectivul I 1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei la faţa locului 16 Daniliuc Marta-Cristina
OBIECTIVELE AUDITULUI ACTIVITĂŢILE PROGRAMATE DURATA (H)
PERSOANELE IMPLICATE
LOCUL DESFĂŞURĂRII
AUDITATDAPI
2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 13. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 44. Colectarea dovezilor 25. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
1
3. Raportul de audit intern 1601. Redactarea proiectului de Raport de audit intern 48 Daniliuc Marta-Cristina DAPI2. Revizuirea proiectului de Raport de audit intern 48 Daniliuc Marta-Cristina DAPI
3. Obţinerea aprobării proiectului de Raport de audit intern de conducerea Serviciului Audit Public Intern
8 Daniliuc Marta-Cristina DAPI
4. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat şi solicitarea răspunsului asupra conţinutului în 15 zile
8 Daniliuc Marta-Cristina DAPI
5. Planificarea şi organizarea Reuniunii de conciliere, dacă este cazul 8 Daniliuc Marta-Cristina AUDITAT6. Includerea în Raportul de audit intern a aspectelor reţinute din punctul de vedere al auditatului
8 Daniliuc Marta-Cristina DAPI
7. Finalizarea Raportului de audit intern 16 Daniliuc Marta-Cristina DAPI8. Obţinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituţiei
8 Daniliuc Marta-Cristina DAPI
9. Transmiterea recomandărilor aprobate către auditat 8 Daniliuc Marta-Cristina DAPI4. Urmărirea recomandărilor 10. Iniţierea procesului de urmărire 16 Daniliuc Marta-Cristina DAPI
Nota: Programul de audit intern este documentul prin care repartizam resursele de audit respectiv, împărţim intre membri echipei de auditori activităţile pe care le vor desfăşura pentru realizarea misiunii si repartizam timpul pentru parcurgerea etapelor si procedurilor specifice in vederea încadrării in perioadele afectate prin Planul de audit intern.
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI
Misiunea de audit: Auditarea sistemului de gestionare a resurselor umane
Perioada auditată: 01.01.2013.-31.12.2013 Întocmit: Daniliuc Marta-Cristina Data: 08.02.2014
Obiectivul I. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Nr.
crt.OBIECT AUDITABIL TIPUL TESTĂRII Locul Durata
(h) Nr. test Lista verificare Auditori
1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale
- Chestionarea managementului - CCIDRU 2 Daniliuc
Marta
Auditor intern Daniliuc Marta
Procedura P07: Şedinţa de deschidere
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE
Misiunea de audit: Gestionarea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2013.-31.12.2013 Întocmit: Daniliuc Marta-Cristina Data: 08.02.2014
A. Lista participanţilor:
Numele Funcţia Direcţia/Serviciul
Nr. telefon E-mail Semnătura
Daniliuc Marta auditor ISJ [email protected] Milica Contabil şef Şcoala Nr. 3 Suceava [email protected] Voichiţa secretară Şcoala Nr. 3 Suceava [email protected] Maria director Şcoala Nr. 3 Suceava [email protected] Radu Administrator Şcoala Nr. 3 Suceava
B. Stenograma şedinţei În cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la:
- Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit intern;- Prezentarea şi discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaţia acestora. În
acelaşi timp, a fost cerută părerea auditaţilor cu privire la aceste obiective, unde s-au făcut remarci că acestea în general reprezintă zone cu risc, dar s-au făcut şi unele comentarii cu privire la complexitatea activităţii Direcţiei Resurse Umane şi neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialişti;
- Prezentarea Programului intervenţiei la faţa locului, respectiv modul de abordare pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, după analiza de risc efectuată.
- Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta în vederea colectării informaţiilor, efectuării de teste şi asupra modului de obţinere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul întâlnirilor şi timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;
- Stabilirea condiţiilor minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit (spaţiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)
- Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în cursul derulării misiunii de audit, informarea sistematică asupra constatărilor efectuate ş.a.
- Stabilirea Şedinţei de închidere, inclusiv a participanţilor la aceasta;- Stabilirea modalităţii de redactare a Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi distribuit). - Explicarea modului cum vor fi discutate şi analizate recomandările formulate, ca urmare a
eventualelor disfuncţionalităţi constatate, inclusiv Planul de acţiune realizat de entitatea auditată şi Calendarul implementării acestora, cu termene şi persoane responsabile.
Auditori interni, Auditaţi,
Procedura P07: Chestionar
LISTA DE VERIFICARE NR. 1Obiectivul I. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
1. Stabilirea elementelor de natură salarială Obiecte auditabile
1.1. Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natură salarială:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor aferente stabilirii elementelor de natură salarială: - -
a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -b) precizarea modalităţilor de acordare a drepturilor salariale; - -c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;
- -
d) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale; - -e) oferirea unor exemple în acest sens; - -f) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului; - -
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind stabilirea drepturilor salariale în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze;
- -
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a.
- -
1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi
în stabilirea drepturilor salariale - -
1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) au constatat disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -c) au propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1.5. Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a: X TEST a) salariului de bază X
- Liste de control-Centralizator privind sabilirea elementelor de natură salarială
b) indemnizaţiei de conducere X
c) sporului pentru complexitatea în muncă X
d) sporului de vechime în muncă X
e) sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte X
f) salariului de merit X
Data: Auditor intern,
01.11.2012 Daniliuc Marta-CristinaProcedura P08: Colectarea dovezilor
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
TESTUL NR. 1
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2013.-31.12.2013OBIECTUL TESTULUI: Stabilirea elementelor de natură salarială
OBIECTIVUL TESTULUI: Examinarea respectării conformităţii privind acordarea drepturilor salarialeDESCRIEREA TESTULUI:Eşantionul va cuprinde dosarele de concurs ale celor 6 candidaţi admişi în anul 2010.
Testarea se va realiza pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 1 după cum urmează:
- salariul de bază;- indemnizaţia de conducere;- sporul pentru complexitate în muncă;- sporul de vechime în muncă;- sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte;- salariul de merit.
În acest scop, s-au elaborat liste de control, pentru fiecare candidat admis, care au fost completate cu drepturile salariale stabilite de auditori interni şi comparate cu cele din deciziile de numire.Pe baza listelor de control s-a elaborat Centralizatorul privind stabilirea elementelor de natuă salarială, prezentate în anexăCONSTATĂRI:
Din testarea elementelor care au stat la baza întocmirii deciziilor de numire, conform Centralizatorului privind stabilirea elementelor de natură salarială, prezentat în Anexă, s-a constatat acordarea eronată a salariului de bază pentru dl. Constantinescu Ion, aferent funcţiei de consilier categoria A, clasa I, gradul 2. Astfel, s-au încălcat prevederile art. 49, lit. a) din H.G. nr. 1209/2003, prin care se specifică faptul că salariul de bază pentru funcţia publică de execuţie de grad profesional "superior", clasa I, … este cel prevăzut pentru funcţia publică de execuţie de categoria A, …, clasa I, gradul 3.
Datorită constatării cu întârziere a erorii de către Serviciul salarizare, care avea obligaţia verificării conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ, s-au efectuat plăţi suplimentare necuvenite. Ulterior, sumele au fost recuperate de la persoana care a beneficiat de acestea.CONCLUZII:
În baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.
Data, Auditor intern,01.11.2013 Daniliuc Marta-Cristina
CENTRALIZATORprivind stabilirea elementelor de natură salarială
cuprinzând Listele de control nr. 1 - 6
Elemente testate
Candidaţi admişi
Salariul de bază
Indemnizaţii de conducere
Sporul pentru complexitate în
muncă
Sporul de vechime în
muncă
Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte
Salariul de merit
Alexiuc Andrei - Consilier la DRU X X X X X X
Vasilovici Niculai - Asistent la DBFC X X X X X X
Constantinescu Ion -Consilier sup. la DBFC FIAP X X X X X
Popovici Ilie -Consilier pr. la DADR X X X X X X
Ionescu Laurenţiu -Consilier superior la
DAIX X X X X X
Mihalcovici Ioana -Consilier principal la
DAIX X X X X X
Data: Auditor intern, În prezenţa, 01.11.2013 Daniliuc Marta-Cristina Ionescu Laurenţiu
LISTA DE CONTROL NR. 1privind stabilirea elementelor de natură salarială pentru postul de consilier la DRU
Candidaţi admişi
Elemente testate
Alexiuc Andrei –Consilier la DRU Observaţii
Salariul de bază XIndemnizaţii de conducere XSporul pentru complexitate în muncă X
Sporul de vechime în muncă XSporul pentru orele lucrate pe timp de noapte X
Salariul de merit XSistem de premiere X
Data: 01.11.2013 Auditor intern, Daniliuc Marta-Cristina
LISTA DE CONTROL NR. 2privind stabilirea elementelor de natură salarială pentru postul de asistent la DBFC
Candidaţi admişi
Elemente testate
Vasilovici Niculai – Asistent la DBFC Observaţii
Salariul de bază XIndemnizaţii de conducere XSporul pentru complexitate în muncă X
Sporul de vechime în muncă XSporul pentru orele lucrate pe timp de noapte X
Salariul de merit XSistem de premiere X
Data: 01.11.2013 Auditor intern, Daniliuc Marta-Cristina
LISTA DE CONTROL NR. 3Privind stabilirea elementelor de natură salarială pentru postul de consilier superior la DBFC
Candidaţi admişi
Elemente testate
Constantinescu Ion - Consilier sup. la DBFC Observaţii
Salariul de bază Se va elabora FIAPIndemnizaţii de conducere XSporul pentru complexitate în muncă X
Sporul de vechime în muncă XSporul pentru orele lucrate pe timp de noapte X
Salariul de merit XSistem de premiere X
Data: 01.11.2013 Auditor intern,Daniliuc Marta-Cristina
LISTA DE CONTROL NR. 4privind stabilirea elementelor de natură salarială pentru postul de consilier principal la DADR
Candidaţi admişi
Elemente testate
Popovici Ilie –Consilier pr. la DADR Observaţii
Salariul de bază XIndemnizaţii de conducere XSporul pentru complexitate în muncă X
Sporul de vechime în muncă XSporul pentru orele lucrate pe timp de noapte X
Salariul de merit XSistem de premiere X
Data: 01.11.2013 Auditor intern, Daniliuc Marta-Cristina
LISTA DE CONTROL NR. 5privind stabilirea elementelor de natură salarială pentru postul de consilier superior la DAI
Candidaţi admişi
Elemente testate
Ionescu Laurenţiu - Consilier superior la DAI Observaţii
Salariul de bază XIndemnizaţii de conducere XSporul pentru complexitate în muncă X
Sporul de vechime în muncă XSporul pentru orele lucrate pe timp de noapte X
Salariul de merit XSistem de premiere X
Data: 01.11.2013 Auditor intern, Daniliuc Marta-Cristina
LISTA DE CONTROL NR. 6privind stabilirea elementelor de natură salarială pentru postul de consilier principal la DAI
Candidaţi admişi
Elemente testate
Mihalcovici Ioana –Consilier principal la DAI Observaţii
Salariul de bază XIndemnizaţii de conducere XSporul pentru complexitate în muncă X
Sporul de vechime în muncă XSporul pentru orele lucrate pe timp de noapte X
Salariul de merit XSistem de premiere X
Data: 01.11.2013 Auditor intern, Daniliuc Marta-Cristina
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 1
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013
PROBLEMA:Modalitatea de stabilire a salariilor de bază pentru candidaţii declaraţi admişi la concursul
pentru ocuparea funcţiilor publice de execuţie.CONSTATARE:Neexercitarea controlului asupra modului de elaborare a deciziilor de numire de către persoana
autorizată din cadrul Serviciului financiar-salarizare.Din verificarea datelor înscrise în deciziile de numire ale candidaţilor declaraţi admişi în urma
organizării concursurilor în anul 2010, conform Listei de verificare nr. 1, s-a constatat stabilirea eronată a salariului de bază al dl.Georgescu Ion, urmare a încadrării necorespunzătoare pe funcţie. În conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici. Salariile de bază se stabilesc prin echivalare cu cele prevăzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natură salarială ale funcţionarilor publici, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 228/2003.
CAUZE:- Nerespectarea atribuţiilor din fişa postului cu privire la verificarea drepturilor salariale stabilite
prin decizia de numire cu cele prevăzute de cadrul normativ.
CONSECINŢE:- Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul instituţiei;- Inexistenţa unor proceduri adecvate.
RECOMANDĂRI:- Asigurarea pregătirii profesionale a personalului implicat în activitatea de organizare şi
gestionare a resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea periodică a acestuia;- Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2009 şi
informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării;- Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice
activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii;- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi implementarea activităţilor de control şi a
responsabilităţilor ce se impun, pentru realizarea operaţiilor specifice fiecărei activităţi privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii.
Data: Auditor intern,01.11.2012 Daniliuc Marta-Cristina01.11.2013
Procedura P08: Colectarea dovezilor
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
LISTA DE VERIFICARE NR. 2Obiectivul I. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
1. Modificarea drepturilor salariale Obiectauditabil
1.1. Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natură salarială:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor aferente
fundamentării şi comunicării modificărilor drepturilor salariale:a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -b) precizarea modalităţilor de acordare a drepturilor salariale; - -c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului; - -d) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale; - -e) oferirea unor exemple în acest sens; - -f) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului; - -1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind fundamentarea şi comunicarea
modificărilor drepturilor salariale în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze;
- -
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a.
- -
1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -1.2. Punerea de acord atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în
fundamentarea şi comunicarea modificărilor drepturilor salariale - -
1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1.5. Examinarea datei ultimei actualizări a drepturilor salariale - -1.6. Recalcularea majorărilor salariale, urmare a creşterii vechimii în muncă - -1.7. Analiza creşterilor/diminuărilor salariale, urmare a evaluărilor anuale - -1.8. Analiza diminuărilor salariale, urmare a aplicării sancţiunilor: X Test
a) modificarea drepturilor salariale a fost aprobată de conducătorul entităţii publice; X - Liste de control
- Centralizator privind diminuarea drepurilor salariale
b) existenţa deciziei conducătorului entităţii publice de diminuare a drepturilor salariale la propunerea comisiei de disciplină. X
1.9. Verificarea existenţei concordanţei atribuţiilor din fişele posturilor cu cerinţele privind experienţa şi pregătirea profesională - -
1.10. Verificarea operării în carnetele de muncă a diminuării drepturilor salariale X - Liste de control - Centralizator privind diminuarea drepurilor salariale
1.11. Diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin reţinerea sumelorX
1.12. Analiza modalităţii de arhivare a documentelor - -
Data: 01.11.2013 Auditor intern, Daniliuc Marta-Cristina
Procedura P08: Colectarea dovezilor
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
TESTUL NR. 2
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2013 - 31.12.2013Obiectul testului: Modificarea drepturilor salariale
Obiectivele testului: Operarea modificărilor drepturilor salariale
Descrierea testuluiEşantionul supus testării se va constitui integral din cele 7 cazuri de diminuări salariale care s-
au înregistrat în anul 2013.Verificarea va consta în examinarea operării modificărilor salariale ca urmare a sancţionării
abaterilor de la regulamente în baza de date electronică în dosarele profesionale şi în carnetele de muncă ale salariaţilor.
Pentru fiecare salariat sancţionat disciplinar s-a întocmit o listă de control pe baza elementelor prevăzute în Lista de verificare nr. 2 după cum urmează:
- modificarea drepturilor salariale a fost aprobată de conducătorul instituţiei publice;- existenţa deciziei conducătorului entităţii publice de diminuare a drepturilor salariale la
propunerea comisiei de disciplină;- diminuarea drepturilor salariale a fost operată în carnetul de muncă;- diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin reţinerea sumelor.Listele de control au fost preluate în Centralizatorul privind diminuarea drepturilor salariale
urmare a aplicării sancţiunilor disciplinare, prezentate în anexă.
ConstatăriDin analiză s-a constatat că, într-un singur caz, respectiv cel al doamnei Vasilescu Lucilia
sancţiunea de 5%, aplicată la salariul de bază, a fost operată în baza de date electronică şi reţinută din drepturile salariale, dar nu a fost operată şi în carnetul de muncă.
Concluzii În baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 2.
Data: 01.11.2013 Auditor intern, Daniliuc Marta-Cristina
ANEXA laTestul nr. 2
CENTRALIZATORprivind diminuarea drepturilor salariale, urmare a aplicării sancţiunilor disciplinare
realizat pe baza Listelor de control nr. 1 - 6
Elemente testate
Persoane sancţionate
Modificarea drepturilor salariale a fost aprobată de
conducătorul instituţiei publice
Existenţa deciziei conducătorului entităţii publice de diminuare a drepturilor salariale la propunerea comisiei de
disciplină
Diminuarea drepturilor salariale a
fost operată în carnetul de muncă
Diminuarea drepturilor
salariale a fost realizată efectiv prin reţinerea
sumelor
Mihalcescu Ioaan – Consilier pr. la DBCF X X X X
Dobrea Elena- Asistent la DBFC X X X XCristea Ionuţ - Consilier sup. la
DAI X X X X
Pop Tudor - Consilier pr. La DADR X X X X
Danilovici Laura - Consilier superior la DAI X X FIAP X
Mărculeac Dan -Consilier principal la DAI X X X X
Vlad Gabriela – Asistent DGPA X X X X
Data: 01.11.2013 Auditor intern, Daniliuc Marta-Cristina
LISTA DE CONTROL NR. 1privind diminuarea drepturilor salariale ale d-lui Mihalcescu Ioan – Consilier principal la DGBCF
Persoana sancţionată
Elemente testateMihalcescu Ioan – Consilier
pr. la DGBCF Observaţii
Modificarea drepturilor salariale a fost aprobată de conducătorul instituţiei publice X
Existenţa deciziei conducătorului entităţii publice de diminuare a drepturilor salariale
la propunerea comisiei de disciplinăX
Diminuarea drepturilor salariale a fost operată în carnetul de muncă X
Diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin reţinerea sumelor X
Data: 01.11.2013 Auditor intern, Daniliuc Marta-Cristina
LISTA DE CONTROL NR. 2privind diminuarea drepturilor salariale ale d-lui Dobrea Elena - Asistent la DGBFC
Persoana sancţionatăElemente testate
Dobrea Elena - Asistent la DGBFC Observaţii
Modificarea drepturilor salariale a fost aprobată de conducătorul instituţiei publice X
Existenţa deciziei conducătorului entităţii publice de diminuare a drepturilor salariale
la propunerea comisiei de disciplinăX
Diminuarea drepturilor salariale a fost operată în carnetul de muncă X
Diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin reţinerea sumelor X
Data: 01.11.2013 Auditor intern, Daniliuc Marta-Cristina
LISTA DE CONTROL NR. 3privind diminuarea drepturilor salariale ale d-lui Cristea Ionuţ - Consilier superior la DAI
Persoana sancţionată
Elemente testate
Cristea Ionuţ - Consilier superior la DAI Observaţii
Modificarea drepturilor salariale a fost aprobată de conducătorul instituţiei publice X
Existenţa deciziei conducătorului entităţii publice de diminuare a drepturilor salariale
la propunerea comisiei de disciplinăX
Diminuarea drepturilor salariale a fost operată în carnetul de muncă X
Diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin reţinerea sumelor X
Data: 01.11.2013 Auditor intern, Daniliuc Marta-Cristina
LISTA DE CONTROL NR. 4privind diminuarea drepturilor salariale ale d-lui Pop Tudor - Consilier principal la DADR
Persoana sancţionatăElemente testate
Pop Tudor - Consilier principal la DADR Observaţii
Modificarea drepturilor salariale a fost aprobată de conducătorul instituţiei publice X
Existenţa deciziei conducătorului entităţii publice de diminuare a drepturilor salariale
la propunerea comisiei de disciplinăX
Diminuarea drepturilor salariale a fost operată în carnetul de muncă X
Diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin reţinerea sumelor X
Data: 01.11.2013 Auditor intern, Daniliuc Marta-Cristina
LISTA DE CONTROL NR. 5
privind diminuarea drepturilor salariale ale d-nei Danilovici Laura - Consilier superior la DAI
Persoana sancţionată
Elemente testate Danilovici Laura - Consilier superior la DAI Observaţii
Modificarea drepturilor salariale a fost aprobată de conducătorul instituţiei publice X
Existenţa deciziei conducătorului entităţii publice de diminuare a drepturilor salariale
la propunerea comisiei de disciplinăX
Diminuarea drepturilor salariale a fost operată în carnetul de muncă Se va elabora FIAP
Diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin reţinerea sumelor X
Data: 01.11.2013 Auditor intern, Daniliuc Marta-Cristina
LISTA DE CONTROL NR. 6privind diminuarea drepturilor salariale ale d-nei Mărculeac Dan - Consilier principal la DAI
Persoana sancţionată
Elemente testate
Mărculeac Dan - Consilier principal la DAI OBSERVAŢII
Modificarea drepturilor salariale a fost aprobată de conducătorul instituţiei publice X
Existenţa deciziei conducătorului entităţii publice de diminuare a drepturilor salariale
la propunerea comisiei de disciplinăX
Diminuarea drepturilor salariale a fost operată în carnetul de muncă X
Diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin reţinerea sumelor X
Data: 01.11.2013 Auditor intern, Daniliuc Marta-Cristina
LISTA DE CONTROL NR. 7
privind diminuarea drepturilor salariale ale d-lui Vlad Gabriela – Asistent DGPA
Persoana sancţionată
Elemente testateVlad Gabriela – Asistent
DGPA Observaţii
Modificarea drepturilor salariale a fost aprobată de conducătorul instituţiei publice X
Existenţa deciziei conducătorului entităţii publice de diminuare a drepturilor salariale
la propunerea comisiei de disciplinăX
Diminuarea drepturilor salariale a fost operată în carnetul de muncă X
Diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin reţinerea sumelor X
Data: 01.11.2013 Auditor intern, Daniliuc Marta-Cristina
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 2
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2013 – 31.12.2013
PROBLEMANeînregistrarea modificărilor drepturilor salariale în carnetul de muncă
CONSTATAREADin analiza personalului care a fost sancţionat, în anul 2011, respectiv 7 salariaţi, s-a constatat că
într-un caz sancţiunea de 5% aplicată pe 3 luni a fost reţinută din drepturile salariale şi operată în baza de date, dar nu a fost înregistrat în carnetul de muncă.
CAUZE- Nerespectarea atribuţiilor de serviciu prevăzute în fişa postului de către persoana autorizată cu
operarea în carnetele de muncă;
CONSECINŢE- Reflectarea nereală a situaţiei personalului în documentele administrative, cu impact asupra
carierei funcţionarilor publici, în mod special în situaţia unui transfer.
RECOMANDĂRI- Verificarea persoanelor care au fost sancţionate de conducere în anul 2011 pentru a se depista
dacă există nereguli în modul de aplicare al sancţiunilor;- Implementarea unui nivel de control intern ierarhic suplimentar.
Data: Auditor intern, 01.11.2013 Daniliuc Marta-Cristina
Procedura P08: Colectarea dovezilor
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
LISTA DE VERIFICARE NR. 3Obiectivul I. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Nr. crt. Activitatea de audit DA NU OBS.
1. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru Obiecte auditabile
1.1. Examinarea procedurii privind salarizarea muncii peste programul normal de lucru:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor aferente
fundamentării şi evidenţierii muncii prestate peste programul normal de lucru:a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -
b) stabilirea modalităţii de evidenţiere a muncii peste programul normal de lucru;
- -
c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului; - -
d) precizarea modalităţii recuperării în bani sau timp echivalent a muncii efectuate peste programul normal de lucru;
- -
e) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale realizate peste program;
- -
f) cuprinderea modalităţii de calcul a timpului ce va fi recuperat; - -
g) oferirea unor exemple în acest sens. - -
h) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului; - -1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind fundamentarea şi evidenţierea timpului
prestat peste programul normal de lucru, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze;
- -
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a.
- -
1.1.6. Modalitatea arhivării. - -1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în
fundamentarea şi evidenţierea timpului prestat peste programul normal de lucru - -
1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -1.5. Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru X Test 1.6. Existenţa Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste
programul normal de lucru prin care angajatorul ţine evidenţa acestuia pentru fiecare salariat
X Lista de control
1.7. Verificarea completării sistematice a Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru X Lista de control
1.8. Analiza stabilirii compensării muncii efectuate peste programul normal de lucru, respectiv: X Test
a) compensarea prin timp liber echivalent a muncii suplimentare în următoarele 30 de zile după efectuarea acesteia
X
Nr. crt. Activitatea de audit DA NU OBS.
b) compensarea orelor de muncă suplimentară prin adăugarea unui spor la salariu când compensarea cu timp liber echivalent nu este posibilă
X Lista de control
c) acordarea unui spor pentru munca suplimentară, care să nu fie mai mic de 75% din salariul de bază
X
1.9. Depăşirea duratei maxime legale a timpului de muncă, de 48 de ore pe săptămână, inclusiv orele suplimentare - -
1.10. Analiza modalităţii de arhivare a documentelor - -
Data: 01.11.2013 Auditor intern, Daniliuc Marta-Cristina
Procedura P08: Colectarea dovezilor
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
TESTUL NR. 3
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2013- 31.12.2013
Obiectul testului: Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personaluluiObiectivele testului: Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
Descrierea testului
Eşantionul a fost constituit în mod aleator din patru direcţii ale entităţii publice, respectiv a Direcţiei Patrimoniu Administrativ (DPA), Direcţia Generală Buget Financiar Contabilitate (DGBFC), Direcţia Resurse Umane (DRU), Direcţia Generală de Integrare Europeană (DGIE), din totalul celor 10 direcţii existente, reprezentând în cifre relative, o pondere de 40,0 %.
La fiecare direcţie a fost testat sistemul privind evidenţa muncii prestate peste programul normal de lucru prin utilizarea tehnicilor şi instrumentelor de control stabilite în Lista de verificare nr. 3, pentru lunile aprilie şi decembrie 2011:
- aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru;- existenţa Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul
normal de lucru prin care angajatorul ţine evidenţa acestuia pentru fiecare salariat;- completarea sistematică a Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate
peste programul normal de lucru pentru fiecare salariat;- compensarea orelor de muncă suplimentară prin timp liber echivalent în următoarele 30 de
zile;- compensarea orelor de muncă suplimentară prin adăugarea unui spor la salariu când
compensarea cu timp liber echivalent nu este posibilă;- acordarea unui spor pentru munca suplimentară, care să nu fie mai mic de 75% din salariul
de bază.Rezultatele testării sunt prezentate în Lista de control privind evidenţa salarizării muncii peste
programul normal de lucru la structurile din cadrul entităţii anexată.
Constatări Pe baza testului efectuat s-au constatat următoarele:- efectuarea orelor suplimentare nu a fost aprobată în scris de şeful ierarhic superior;- nu este organizată evidenţa orelor de muncă prestate suplimentar de către personal prin
înfiinţarea şi completarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru;
- orele suplimentare efectuate au fost plătite prin adăugarea unui spor la salariu neurmărindu-se posibilitatea compensării în timp echivalent în următoarele 30 de zile;
ConcluziiÎn baza acestui test s-a întocmit FIAP nr.3
Data: 01.11.2013 Auditor intern, Daniliuc Marta-Cristina
Anexa laTestul nr. 3
LISTA DE CONTROLprivind evidenţa salarizării muncii peste programul normal de lucru
la structurile din cadrul entităţii
Direcţiile testate
Elemente testate
Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru
Existenţa Registrului special de evidenţă a timpului lucrat peste programul normal de
lucru
Completarea sistematică a Registrului special de
evidenţă a timpului lucrat peste programul normal de lucru pentru fiecare salariat
Compensarea orelor de muncă suplimentară prin timp liber echivalent în următoarele 30 de zile
Compensarea orelor de muncă suplimentară prin adăugarea unui spor la
salariu când compensarea cu timp
liber echivalent nu este posibilă
Acordarea unui spor pentru munca
suplimentară, care să nu fie mai mic de
75% din salariul de bază
Aprilie 2013:
- DPA FIAP FIAP FIAP X FIAP X
- DGBFC FIAP FIAP FIAP X FIAP X
- DRU X FIAP FIAP X X X
- DGIE FIAP FIAP FIAP X FIAP X
Decembrie 2013:
- DPA FIAP FIAP FIAP X FIAP X
- DGBFC FIAP FIAP FIAP X FIAP X
- DRU X FIAP FIAP X X X
- DGIE FIAP FIAP FIAP X FIAP X
Data, Auditor intern, Intervievat, 01.11.2013 Daniliuc Marta-Cristina Ionescu Laurenţiu
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 3
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2013- 31.12.2013
PROBLEMA:Inexistenţa unui sistem privind evidenţa orelor de muncă prestate suplimentar de către personal
şi a modului de compensare a acestora
CONSTATARE:- Inexistenţa unui sistem pentru organizarea modului de evidenţă a orelor suplimentare şi de
recuperare a acestora de către salariaţii entităţii în conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr. 123/2003 privind creşterile salariale ce se vor acorda personalului din sectorul bugetar, care implică utilizarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru;
- Efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispusă în scris de şeful ierarhic superior, deşi în actul normativ acest lucru era stipulat în sens imperativ;
- Din documentele analizate nu a reieşit că nu ar fi fost posibilă compensarea muncii prestate peste programul normal de lucru cu timp liber corespunzător în următoarele 30 de zile, şi abia după aceea să poată fi aplicată compensarea în bani.
CAUZE:- Neutilizarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul
normal de lucru;- Lipsa personalului specializat şi existenţa unei fluctuaţii însemnate de personal;- Inexistenţa unei proceduri şi a unei documentaţii aferente evidenţei operative şi a
modalităţilor de compensare a muncii suplimentare efectuate peste program.
CONSECINŢE:Stabilirea eronată a orelor suplimentare efectuate peste program şi compensarea în
timp sau în bani, fără a se urmări realizarea în timp echivalent corespunzător muncii prestate suplimentar.
RECOMANDĂRI:- Efectuarea unei reverificări privind sistemul de evidenţă a timpului suplimentar peste
programul normal de lucru şi modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ şi informarea şefului compartimentului de audit intern asupra rezultatelor obţinute;
- Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru în vederea compensării în timp sau în bani şi implementarea în cadrul acestuia a activităţilor de control şi a responsabilităţilor adecvate;
- Asigurarea unei pregătiri profesionale de specialitate a personalului şi evaluarea sistematică a acestuia.
Data: Auditor intern, 02.11.2013 Daniliuc Marta-Cristina
Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2013-31.12.2013Întocmit: Daniliuc Marta Data 08.02.2014
Ob. nr. Constatarea Document justificativ Există
Da Nu1. Încadrarea eronată a salariaţilor pe alte funcţii decât
cele pentru care au fost declaraţi admişi de către comisia de concurs
- Procese verbale ale concursurilor organizate în anul 2010;- Decizia de numire nr. 1234/2009.
X
2. Neexercitarea controlului asupra modului de elaborare a deciziilor de numire de către persoana autorizată din cadrul Serviciului financiar-salarizare
- Stat salarii lunile august şi septembrie 2004.- Decizia de numire nr. 1234/2009.
X
X3. Sancţiunea de 5% aplicată pe 3 luni a fost reţinută din
drepturile salariale şi operată în baza de date, dar nu a fost înregistrat în carnetul de muncă
- Decizie de sancţionare nr. 2345/2009;- Copie de pe carnetul de muncă a dl. Constantinesu Ion
X
X
4 Inexistenţa unui sistem pentru organizarea modului de evidenţă a orelor suplimentare şi de recuperare a acestora de către salariaţii entităţii
- Evidenţa orelor suplimentare pentru lunile aprilie şi decembrie 2009 ale DPA, DGBCF, DRU şi DGIE.;- Lista de control privind evidenţa salarizării muncii peste programul normal de lucru la structurile din cadrul entităţii
X
X
Auditor intern, Daniliuc Marta-Cristina
Procedura P11: Şedinţa de închidere
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE
A. Menţiuni generale:Misiunea de audit: Gestiunea resurseor umanePerioada auditată: 01.01.2013-31.12.2013Întocmit: Daniliuc Marta-Cristina Data 08.02.2014
Lista participanţilor:
Numele Funcţia Direcţia/Serviciul
Nr. telefon E-mail Semnătura
Daniliuc Marta auditor ISJ [email protected] Milica Contabil şef Şcoala Nr. 3 Suceava [email protected] Voichiţa secretară Şcoala Nr. 3 Suceava [email protected] Maria director Şcoala Nr. 3 Suceava [email protected] Radu Administrator Şcoala Nr. 3 Suceava
B. Concluzii:
În cadrul şedinţei au fost prezentate obiectivele auditate şi constatările pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatările, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncţionalităţilor, eventualelor consecinţe, şi au fost comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea acestora.
În cadrul Şedinţei de închidere structura auditata şi-a însuşit în totalitate constatarile şi recomandările formulate de echipa de auditori.
În consecinţă, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final, care va fi pregătit pentru aprobare şi difuzare structurii auditate.
Raportul de audit intern va fi însoţit de o SINTEZĂ care va conţine principalele constatări şi recomandări ale echipei de auditori interni şi concluziile generale pentru activitatea financiar-contabilă auditată.
Structura auditată se angajează să completeze Planul de acţiune şi Calendarul implementării recomandărilor, cu termenele de realizare şi persoanele responsabile cu implementarea acestora, pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni.
Notă:Datorită acceptării integrale a constatărilor şi recomandărilor formulate de echipa de
auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.
Procedura P12: Elaborarea proiectului de Raport de audit
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
PLANUL DE ACŢIUNE ŞI CALENDARUL DE IMPLEMENTARE A RECOMANDĂRILOR
OBIECTE AUDITABILE RECOMANDĂRI ACŢIUNI / MĂSURI TERMENE RESPONSABILI
Obiectivul nr. 1. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI1. Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaţii
nou angajaţi în anul 2009 şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării
-Constituirea unei comisii cu atribuţii în verificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2009;-Comunicarea rezultate-lor verificării comparti-mentului de audit intern.
30.02.2013 Director DRU
2. Verificarea persoanelor care au fost sancţionate de conducere în anul 2009 pentru a se depista dacă există nereguli în modul de aplicare al sancţiunilor
-Constituirea unei comisii cu atribuţii în verificarea modului de aplicare a sancţiunilor în anul 2009;-Includerea în atribuţiile şefului de serviciu RU a obligativităţii verificării completării sancţiunilor în dosarele profesionale şi în carnetele de muncă.
30.02.2013 Director DRU
3. Efectuarea unei reverificări privind sistemul de evidenţă a timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ şi informarea şefului compartimentului de audit intern asupra rezultatelor obţinute
-Constituirea unei comisii cu atribuţii în verificarea sistemului de evidenţă a timpului supli-mentar peste programul normal de lucru şi modul de compensare al acestuia;-Transmiterea rezultatelor verificării comparti-mentului de audit.
30.02.2013 Director DRU
Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru în vederea compensării în timp sau în bani şi implementarea în cadrul acestuia a activităţilor de control şi a responsabilităţilor adecvate
-Desemnarea unei comisii privind elaborarea procedurilor pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru 30.05.2013 Director DRU
5. Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenţierea prezenţei personalului şi justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă
-Desemnarea prin decizie a managerului a unei persoane care să supervizeze respectarea prevederilor legislative şi normative privind evidenţa prezenţei personalului
31.10.2013 Director DRU
Procedura P15: Raport de audit
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
RAPORT DE AUDIT INTERN
I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost constituită din: Daniliuc Marta-Cristina – auditor
Misiunea s-a efectuat în baza Ordinului de serviciu nr. 208 din 10.10.2013.
Cadrul legal al acţiunii de auditare l-a reprezentat:- Planul de audit intern pe anul 2011, aprobat de conducerea ISJ Suceava;- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;- OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr. 672/2002.
Durata misiunii de audit: 20.02.2013-30.04.2013
Perioada auditată: 01.01.2013– 31.12.2013
Scopul acţiunii de auditare constă în:- stabilirea elementelor de natură salarială;- modificarea drepturilor salariale;- salarizarea muncii peste programul normal de lucru.
Obiectivele acţiunii de auditare au urmărit:1. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Tipul de auditare - audit de conformitate/regularitate.
Tehnicile de audit intern utilizate: verificarea se realizează în vederea asigurării validităţii, realităţii şi acurateţei
înregistrărilor în contabilitate a documentelor şi a concordanţei cu legile şi regulamentele în vigoare, precum şi a eficacităţii controlului intern prin următoarele tehnici de verificare:
- comparaţia: pentru confirmarea identităţii unor informaţii, după obţinerea lor din două sau mai multe surse diferite;- examinarea: pentru detectarea erorilor şi/sau iregularităţilor;- recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul şi a calculelor matematice;- punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de înregistrări;- confirmarea: pentru solicitarea informaţiilor din mai multe surse independente cu scopul validării acestora;- garantarea: pentru verificarea realităţii tranzacţiilor înregistrate pornind de la examinarea înregistrărilor spre documentele justificative;- urmărirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul înregistrat în vederea stabilirii realităţii înregistrării în totalitate a tranzacţiilor.
Alte tehnici de audit: observarea fizică: în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire şi
emitere a documentelor; interviul, note de relaţii: se realizează de către auditorii interni prin intervievarea
persoanelor auditate, implicate şi interesate şi informaţiile primite, care trebuie să fie susţinute de documente. Pentru eventualele explicaţii suplimentare se solicită note re relaţii scrise.
analiza: constă în descompunerea unei entităţi în elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate şi măsurate distinct.
Instrumentele de audit intern care s-au utilizat: Chestionarul de luare la cunoştinţă - CLC: pentru obţinerea unor informaţii referitoare
la contextul socio-economic, organizare internă, funcţionarea entităţii/structurii auditate; Chestionarul de control intern - CCI: orientează auditorii interni în activitatea de
identificare obiectivă a disfuncţiunilor şi cauzelor reale ale acestora; Listă de verificare - LV: utilizată pentru stabilirea condiţiilor de regularitate pe care
trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaţii ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activităţile de control intern încorporate în proceduri, existenţa responsabilităţilor pentru efectuarea acestora şi permite stabilirea testelor de conformitate atunci când sunt semnalate diferite disfuncţionalităţi.
Documentele examinate în cadrul Şcolii Nr. 3 Suceava privind activitatea financiar-
contabilă au vizat documentaţia aferentă perioadei auditate, respectiv:- statele de salarii;
Documentele elaborate pe timpul auditării activităţii, în principal sunt:- analiza riscurilor;- tabelele punctelor tari şi slabe;- tematica în detaliu a misiunii de audit;- programul de audit intern; - programul intervenţiei la faţa locului;- liste de verificare structurate pe obiective;- foi de lucru pentru stabilirea eşantioanelor;- chestionare de control intern;- teste;- liste de control;- fişe de identificare şi analiză a principalelor probleme constatate - FIAP-uri;- formulare de constatare şi raportare a iregularităţilor - FCRI-uri;- raportul preliminar de audit intern;- minutele şedinţelor de deschidere, de închidere şi de conciliere;- raportul final de audit intern;- planul de acţiune şi calendarul de implementare a recomandărilor;- fişa de urmărire a implementărilor recomandărilor.
Organizarea Direcţiei Resurse Umane. Direcţia a funcţionat în perioada supusă auditării cu un număr de 16 salariaţi, dintre care un post de director şi un şef de serviciu. Organizarea şi funcţionarea direcţiei a fost în conformitate cu organigrama şi Regulamentul de organizare şi funcţionare.
Pentru toţi salariaţii sunt întocmite fişe ale posturilor prin care sunt stabilite relaţiile ierarhice şi sarcinile de serviciu.
Activităţi desfăşurate în cadrul Direcţiei Resurselor Umane:- întocmirea statelor de funcţii pe care le supune spre avizare conducerii;- răspunderea privind aplicarea corectă a reglementărilor legale în domeniul salarizării personalului, precum salariul de bază, sporul de vechime, indemnizaţiile, alte sporuri;- fundamentarea corectă şi acordarea premiilor;- aplicarea corectă a prevederilor legale privind efectuarea şi salarizarea muncii peste programul normal de lucru;- fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile;- verificarea foilor colective de prezenţă privind operarea corectă a timpului lucrat şi nelucrat;- organizarea concursurilor de recrutare, promovare şi avansare a personalului;- întocmirea şi actualizarea carnetelor de muncă;- întocmirea şi actualizarea dosarelor profesionale;- pregătirea şi perfecţionarea profesională continuă a salariaţilor.
Echipa de auditori prin lucrările specifice derulării misiunii de audit a avut ca obiective principale activităţile care se desfăşoară în cadrul DRU, stabilite prin ROF, prezentate mai sus.
II. CONSTATĂRI SI RECOMANDARI
1. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
1.1. Stabilirea elementelor de natură salarială
1.1.1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 1.1.2. Salariul de bază
Salariile de bază pentru candidaţii declaraţi admişi la concursul pentru ocuparea funcţiilor publice de execuţie sunt stabilite în conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici şi prin echivalare cu salariile de bază prevăzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natură salarială ale funcţionarilor publici, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 228/2003.
Din analiza eşantionului descris în Testul nr. 1 şi a elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 1., echipa de auditori a constatat faptul că persoana autorizată din cadrul Serviciului financiar-salarizare nu şi-a exercitat atribuţiile din fişa postului cu privire la verificarea conformităţii drepturilor salariale stabilite prin deciziile de numire. Ca urmare, s-a efectuat plata unei sume necuvenite din bugetul instituţiei către un salariat, sumă recuperată ulterior.
Pentru prevenirea unor asemenea situaţii în viitor, echipa de auditori recomandă elaborarea procedurilor scrise şi formalizate, implementarea unui nivel suplimentar de control şi în acelaşi timp asigurarea pregătirii profesionale a personalului implicat în activitatea de gestionare a resurselor umane şi evaluarea periodică a acestuia.
1.1.3. Indemnizaţii de conducere1.1.4. Sporul pentru complexitatea în muncă 1.1.5. Sporul de vechime în muncă 1.1.6. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte1.1.7. Salariul de merit 1.1.8. Sistemul de premiere
1.2. Modificarea drepturilor salariale1.2.1. Decizia de modificare a drepturilor salariale
În acest caz, auditorii şi-au focalizat atenţia asupra diminuării salariilor, urmare a constatărilor unei misiuni anterioare de audit în cadrul căreia a fost analizată conformitatea acordării sporurilor salariale.
Din analiza modificărilor drepturilor salariale ale personalului care a fost sancţionat, în anul 2009, respectiv a unui număr de 7 salariaţi, pentru care s-a elaborat Testul nr. 2, conform Listei de verificare nr. 2, s-a constatat că într-un caz sancţiunea de 5% aplicată pe 3 luni a fost reţinută din drepturile salariale şi operată în baza de date, dar nu a fost înregistrat în carnetul de muncă.
Echipa de auditori a stabilit că principala consecinţă a acestui fapt a fost reflectarea eronată a situaţiei personalului în documentele administrative, cu impact asupra carierei funcţionarilor publici, în mod special, în situaţia unui transfer.
Recomandarea auditorilor pentru depistarea şi evitarea unor situaţii similare s-a îndreaptat spre organizarea unor verificări sistematice privind operarea diminuărilor salariale la persoanele care au fost sancţionate de către conducere şi implementarea unui nivel de control suplimentar.
1.2.2. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale 1.3. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
1.3.1. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 1.3.2. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia
Un element important al activităţii de evidenţă a efectuării muncii peste programul normal de lucru, constă în fundamentarea acestuia în vederea compensării în timp liber echivalent sau în bani, în conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr. 123/2003 privind creşterile salariale ce se vor acorda personalului din sectorul bugetar.
Din analiza Testului nr. 3, care a utilizat elementele cuprinse în Lista de verificare nr. 3, s-a constatat că nu există organizat un sistem de evidenţă şi de recuperare a timpului peste programul normal de lucru. De asemenea, s-a constatat că efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispusă în scris de şeful ierarhic, deşi aceste lucruri sunt stipulate în cadrul normativ.
Din această cauză, în practică nici nu s-a mai urmărit compensarea în timp liber corespunzător, în următoarele 30 de zile, ci au fost direct compensate în bani, ceea ce a reprezentat o cheltuială semnificativă pentru entitate care putea fi evitată.
Echipa de auditori recomandă utilizarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru, realizarea procedurilor scrise privind compensarea muncii suplimentare cu timp liber corespunzător în următoarele 30 de zile, după efectuarea acesteia, precum şi pentru plata orelor suplimentare, în cazul în care compensarea nu a fost posibilă.
De asemenea, se recomandă şi desemnarea unei comisii pentru reverificarea evidenţei timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi a modului de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ.
III. CONCLUZII
Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost întocmit în baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit şi a Programului intervenţiei la faţa locului, a constatărilor efectuate în etapa de colectării şi prelucrării informaţiilor şi în timpul intervenţiei la fata locului. Toate constatările efectuate au la bază probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de control, note de relaţii si in urma analizei si interpretării acestora s-au elaborat FIAP-uri si FCRI-uri care au condus la recomandările şi concluziile cuprinse in Raportul de audit intern.
Structura auditată are obligaţia să întocmească Programul de acţiune si Calendarul implementării recomandărilor şi să raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementării acestora.
Echipa de auditori interni, pe baza analizelor şi evaluărilor efectuate apreciază Activitatea financiar-contabilă, conform grilei prezentate în continuare.Nr.crt. OBIECTIVUL APRECIERE
FUNCŢIONAL DE ÎMBUNĂTĂŢIT CRITIC1. Stabilirea drepturilor salariale
cuvenite personalului X
Evaluarea are la bază discuţiile care au avut loc, cu privire la recomandările auditorilor interni, în şedinţele de închidere şi conciliere al misiunii de audit intern, apreciate de către participanţi, ca fiind realiste şi posibil de implementat în practică.
De asemenea, considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind Activitatea gestiunea resurselor umane se înscriu în parametrii normali pentru această perioadă de implementare a funcţiei de audit intern în entităţile publice.
Structura auditată are obligaţia să respecte Programul de acţiune şi Calendarul de implementare a recomandărilor, cu scopul implementării recomandărilor la termenele stabilite şi să raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementării acestora.
Data: 30.04.2013 Auditor:Daniliuc Marta-Cristina
Notă: Precizăm că în practica, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagina de echipa
de auditori interni, iar pe ultima pagină, atât de auditorii interni, cât şi de supervizorul misiunii.
Procedura P17: Urmărirea recomandărilor
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR
ENTITATEA PUBLICĂ AUDIT INTERN ISJ Data: …
ŞCOALA Nr.3 SUCEAVAMisiunea de audit public intern:
ACTIVITATEA DE GESTIUNE A RESURSELOR UMANE
Raport de audit nr. X/……2010
Nr.crt. Recomandarea Implementat Parţial
implementat Neimplementat Data planificată /Data implementării
1. Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2009 şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării X 30.02.2013
2. Verificarea persoanelor care au fost sancţionate de conducere pe anul 2009 pentru a se depista dacă mai există şi alte situaţii de acest gen X 30.02.2013
3. Efectuarea unei reverificări privind sistemul de evidenţă a timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ şi informarea şefului comparti-mentului de audit intern asupra rezultatelor obţinute
X 30.02.2013
4. Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru în vederea compensării în timp sau în bani şi implementarea în cadrul acestuia a activităţilor de control şi a responsabilităţilor adecvate
X 30.03.2013
5. Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenţierea prezenţei personalului şi justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă, pe o perioadă de 6 luni X 30.04.2013
Instrucţiuni Entitatea/structura auditată
1. Introduceţi recomandările de audit după cum sunt prezentate în raportul de audit
Şcoala Nr. 3 Suceava
2. Verificaţi coloana corespunzătoare: implementat, parţial implementat, neimplementat
Data şi semnătura conducătorului:Stoina Maria
3. Introduceţi data planificată pentru implementare în Raportul de audit şi data implementării
Data şi semnătura auditorilor interni:Daniliuc Marta
Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii
Şeful structurii de audit intern trebuie să elaboreze un Program de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit, adică respectarea normelor metodologice, a Codului privind conduita etica a auditorului intern, a Standardelor şi a bunei practici internaţionale de către toţi auditorii interni.
Prin Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii se realizează o evaluare prin adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacităţii globale a programului de calitate.
Evaluarea constă în supervizarea realizării misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale permanente de către şeful structurii de audit intern, prin care acesta examinează eficacitatea normelor de audit intern şi dacă procedurile de asigurare a calităţii misiunii de audit sunt aplicate în mod corespunzător garantând calitatea Raportului de audit intern.
Supervizarea va permite depistarea deficienţelor în anumite etape din derularea misiunii şi va permite iniţierea de activităţi de îmbunătăţire a viitoarelor misiuni de audit intern şi asigurarea perfecţionării profesionale a auditorilor.
Evaluarea se realizează după fiecare misiune de audit intern. Este formalizată prin întocmirea Fişei de evaluare a misiunii de audit intern.
Procedura P18: Supervizarea
INSPECTORATUL ŞCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern
FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit: Gestiune resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2013-31.12.2013Perioada misiunii: 20.02.2013-30.04.2013Auditor evaluat: Daniliuc Marta-Cristina Luat la cunoştinţă:
Data:
Bugetul de timp efectiv: 264 ore Bugetul de timp planificat: 264 ore1 2 3 4 5 Observaţii
În etapa de pregătire a misiunii, auditorul a identificat riscurile şi controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele de audit şi a estimat corespunzător riscurile activităţii
X
Programele de audit au fost elaborate în vederea îndeplinirii obiectivelor misiunii în cadrul bugetului de timp alocat X
A fost necesar să se lucreze peste
orele de programObiectivul auditului, scopul, procedurile şi bugetul au fost reanalizate în mod constant pentru a asigura o eficientă folosire a resurselor de audit X
A existat o bună comunicare între auditor şi auditat şi între auditor şi conducerea structurii de audit intern; X
A existat o bună comunicare între auditor şi conducerea structurii de audit intern XAu fost luate în considerare perspectivele şi nevoile auditaţilor în procesul de audit X
Au fost atinse obiectivele de audit într-o manieră eficientă şi la timp XAuditaţii au avut posibilitatea să revadă constatările şi recomandările când au fost identificate problemele X
Normele de audit intern, au fost respectate XConstatările de audit demonstrează analize profunde şi concluzii, respectiv sunt formulate recomandări practice pentru probleme identificate X
Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi corecte XExistă probe de audit care să susţină concluziile auditorului XProcedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante şi folositoare X
Documentele au fost completate în mod corespunzător şi în conformitate cu normele de audit intern X
Bugetul de timp a fost respectat XNivel de productivitate personală al auditorului intern. XCe v-a plăcut cel mai puţin pe timpul misiunii de audit – descrieţi cel puţin 2 aspecte care v-au plăcut cel mai puţin- Presiunea creată în subinconştient de faptul că şcoala noastră este auditată- Sedintele care au avut loc au fost scurte, nu din vina auditatului
Ce obiective de audit consideraţi că nu au fost atinse în totalitate din cele comunicateNu sunt comentarii cu privire la tratarea obiectivelor de audit.
Alte comentarii__________
Tabelele de mai sus vor fi completate ţinând cont de următorul sistem de punctaj: 1 pentru nesatisfăcător; 2 pentru slab; 3 pentru satisfăcător; 4 pentru bine; 5 pentru foarte bine.
Notă: În practică se va urmări ca pentru orice notare sub 3 să se solicite explicaţii scrise.