1

PROGRAMELE DE CALCUL TABELAR ŞI UTILIZAREA LOR ÎN GESTIUNEA ÎNTREPRINDERII

Iniţiere în utilizarea programului de calcul tabelar Excel

Microsoft Excel este unul dintre cele mai populare programe de calcul tabelar. El vă pune la dispoziţie foi de lucru, diagrame, operaţii cu baze de date şi liste şi posibilităţi de programare, toate într-un mediu software. Excel este cel mai bine vândut program de calcul tabelar deoarece este foarte uşor de utilizat şi aceasta datorită elementelor de care dispune, cum ar fi, de exemplu, liniile de instrumente, meniurile “imediate” şi facilităţile avansate de formatare şi analiză. Pentru a lansa în execuţie programul Excel de pe desktop-ul sistemului de operare Windows, urmaţi paşi următori:

1. Efectuaţi clic pe butonul Start; 2. Selectaţi Programs; 3. Alegeţi Microsoft Excel pentru a lansa în execuţie programul

sau daţi dublu clic pe pictograma corespunzătoare programului

Ecranul de început al aplicaţiei Excel se prezintă astfel:

2

Fig. nr 1.Ecranul aplicaţiei Excel

După cum se poate observa şi din figura 1., Excel foloseşte toate facilităţile oferite de interfaţa grafică prietenoasă cu utilizatorul. Modul meniu prin care utilizatorul poate executa orice comandă fie apelând la o opţiune dintr-o listă, fie apăsând un buton din liniile de instrumente au dus la atragerea a tot mai multor utilizatori, ca să nu mai amintim de politica firmei Microsoft (pe care a aplicat-o şi la alte programe) de a permite lucrul cu aplicaţii realizate pe suporturi din aceeaşi clasă de programe ale companiilor concurente (facem referire la compatibilitatea documentelor realizate în Lotus 1-2-3 sau Quattro Pro). Elementele ferestrei de lucru sunt cele cu care sunteţi familiarizaţi din Windows:

• linia de titlu cu pictograma aplicaţiei, în “spatele” căreia se află un meniu care permite modificarea dimensiunilor şi a poziţiei pe ecran a ferestrei, denumirea aplicaţiei Microsoft Excel, denumirea registrului de calcul curent (la un moment dat putem avea mai multe registre deschise însă numai unul este activ, adică se lucrează într-una din foile lui de calcul) şi cele trei butoane (Minimizare, Maximizare/Restaurare şi Închidere);

• linia de meniu sau meniul principal al sistemului adică un meniu orizontal care conţine opţiunile File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Window, Help. Activarea meniului se face prin apăsarea tastei Alt sau F10 sau /. Dacă se doreşte activarea unei opţiuni direct se foloseşte una din cele trei taste menţionate anterior în combinaţie cu tastele care simbolizează literele subliniate din

3

denumirea opţiunii (hot key). De exemplu pentru activarea opţiunii File – <Alt+F> sau </+F> sau <F10+F>;

• liniile de instrumente Iniţial sunt active numai două, cea standard şi cea de formatare.

Fig. nr.2. Liniile de instrumente ale programului Excel active la deschiderea programului Excel

Activarea altor linii de instrumente se poate face din meniul View, selectând comanda Toolbars. Fiecare buton reprezintă câte o comandă. Prin simplu clic asupra unui buton se realizează ceea ce altfel s-ar fi putut executa prin operaţii de selecţie a unor opţiuni din meniuri sau ferestre/casete de dialog. Prin utilizarea mouse-ului şi a liniilor de instrumente aveţi acces rapid la comenzile cel mai frecvent utilizate. Programul Excel este livrat cu seturi predefinite de linii de instrumente la care se pot adăuga linii de instrumente proprii, cu butoane proprii care să îndeplinească comenzile pe care le ataşaţi in funcţie de specificul prelucrărilor pe care doriţi să le faceţi. Documentele cu care lucrează Excel-ul poartă denumirea de registre de calcul sau agende de lucru (WorkBooks). Iniţial se deschide Book1 care primeşte o altă denumire în momentul salvării (când se solicită utilizatorului introducerea unui nume). Un astfel de registru este format din mai multe foi de calcul. Foile de calcul sunt alcătuite din 256 de coloane şi 65536 de linii (în versiunile EXCEL 97, 2000, XP, 2003). Intersecţia dintre o linie şi o coloană formează o celulă în care puteţi introduce date sau formule. Numele colonelor începe cu litera A, continuând până la Z, apoi urmează AA, AB, şi aşa mai departe, până la IV. Numele liniilor este plasat în partea stângă a foii de calcul, de la 1 la 65536. În general, nu este necesară utilizarea unei foi de calcul de dimensiuni atât de mari care să conţină totalitatea informaţiilor, fiind mult mai indicată disocierea datelor în mai multe foi de calcul din cadrul registrului de lucru. Registrul de calcul poate fi compus din cel mult 255 de foi de calcul.(numărul acestora poate fi stabilit utilizând comanda Options din meniul Tools, apoi selectând eticheta General şi opţiunea Sheets in new workbook). Pe lângă foi de calcul, registrele pot conţine foi cu diagrame, module de cod Visual Basic, casete de dialog. Când se deschide un fişier Excel de pe disc, se deschide de fapt un registru de lucru (workbook) care cuprinde mai multe foi de calcul. Se pot deschide mai multe agende de lucru, fiecare în propria fereastră. Pentru a lucra într-un anumit registru, trebuie mai întâi să fie activat (fereastra să fie deasupra celorlalte ferestre). Pentru a activa o agendă de lucru deschisă, se selectează meniul Window şi apoi, de la baza opţiunilor din meniu, se selectează numele documentului în care se va lucra. Atunci când un registru de lucru conţine mai multe foi (Sheet1, Sheet2, Shet3…) este nevoie de o modalitate simplă şi rapidă de selectare şi deplasare în foile de calcul. Atunci când este selectată o foaie, ea devine activă şi fereastra sa va fi plasată deasupra celorlalte. Pentru a selecta o foaie de calcul,

4

executaţi clic pe eticheta care îi corespunde, situată în partea de jos a ecranului sau utilizaţi combinaţiile de taste <Ctrl>+<Page Up> (activare foaie anterioară) sau <Ctrl>+<Page Down> (activare foaie următoare).

Introducerea datelor, a formulelor şi funcţiilor în foaia de calcul

Introducerea datelor de tip şir de caractere Datele de tip şir de caractere includ caractere alfabetice, numere şi simboluri. Pentru a introduce date de acest tip, selectaţi celula, scrieţi textul dorit şi apoi validaţi prin apăsarea tastei <Enter> sau prin executarea unui clic pe caseta <Enter> din linia de formule.

Fig. nr. 3. Introducerea datelor de tip şir de caractere

1. Numele celulei selectate în care se introduce textul

2. Se introduce textul de la tastatură

3. Se validează prin acţionarea taste <Enter> sau prin excutarea unui clic pe caseta Enter din linia de formule

Într-o celulă se pot introduce cel mult 255 de caractere. Există posibilitatea ca datele introduse să nu fie vizibile în totalitate dacă lăţimea celulei nu este suficient de mare şi celula din dreapta conţine la rândul ei date. Există situaţii în care este convenabil să se introducă numere sub formă de text. Programul Excel acceptă numerele ca text dacă în faţa numărului a fost introdus caracterul apostrof (’). O altă posibilitate de a introduce numere ca text: se plasează semnul egal (=) în faţa numărului, iar numărul este introdus

5

între ghilimele (“ “). De exemplu, pentru a introduce numărul 125,000 ca text, se va scrie =”125,000”. Atunci când un număr este introdus ca text se păstrează posibilitatea de a-l folosi în cadrul formulelor numerice. O altă metodă pentru introducerea numerelor ca text este utilizarea funcţiei TEXT( ). Funcţia TEXT ( ) dă posibilitatea de a introduce numere într-un format specificat, după care va converti numărul în text. Este o opţiune foarte utilă pentru numerele care trebuie să apară ca titluri sau pentru numerele care depăşesc lăţimea celulei.

Introducerea datelor numerice Numerele sunt valori constante care conţin caracterele: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 - + / . E e. Pentru a introduce un număr selectăm celula dorită, scriem numărul, apoi apăsăm tasta <Enter> sau executăm un clic pe caseta Enter din linia de formule. Pot fi introduse numere întregi, cum ar fi 123 sau 539; numere zecimale, cum sunt 135.356 sau 345.89, numere fracţionare 1 ½ sau 2/3 sau numere în notaţia ştiinţifică, de exemplu 1.35437E+2.

Introducerea de formule Formulele sunt elementele de bază ale unei foi de calcul. Formulele execută operaţii, ca de exemplu adunare, înmulţire şi comparaţii între valori din foaia de lucru; ele pot, de asemenea, să combine valori. Formulele pot face referire la alte celule din aceeaşi foaie de calcul, la celule din alte foi ale aceleiaşi agende de lucru sau la celule din foi aparţinând altor agende de lucru. De exemplu, prin formula =(B3+B4)/(D4+E4+F4) se adună valoarea celulei B3 cu cea a celulei B4 şi apoi se divide rezultatul cu suma celulelor D4, E4 şi F4. Formulele calculează valori într-o anumită ordine care este cunoscută sub numele de sintaxă. Sintaxa formulei descrie procesul de calcul. O formulă în Microsoft Excel începe cu semnul egal (=), urmat de ceea ce calculează formula. De exemplu, formula =100-52 scade 52 din 100. Rezultatul formulei este apoi afişat în celula care conţine formula. Operatorii indică tipul de calcul pe care doriţi să îl efectuaţi cu elementele unei formule. Microsoft Excel dispune de patru tipuri de operatori de calcul : aritmetici, de comparaţie, text şi de referinţă. • Operatorii aritmetici efectuează operaţii matematice de bază, ca de exemplu adunare, scădere sau

înmulţire, combinări de numere şi generează rezultate numerice. Tabelul nr.1. Operatori aritmetici

Operator aritmetic Semnificaţie Exemple + Adunare 100+25 – Scǎdere

Negare 25-10 -1

* Înmultire 10*5 / Împǎrţire 25/5 % Procent 25% ^ Exponenţiere 25^2

• Operatorii de comparaţie compară două valori şi produc valoarea logică TRUE sau FALSE.

6

Tabelul nr.2. Operatori de comparaţie Operator de comparaţie

Semnificaţie Exemple

= Egal cu A1=A2 > Mai mare decât A1>A2 < Mai mic decât A1<A2 >= Mai mare sau egal cu A1>=A2 <= Mai mic sau egal cu A1<=A2 <> Diferit de A1<>A2

• Operatorul text "&" combină una sau mai multe valori text pentru a produce un singur text. Tabelul nr.3. Operatorul text

Operator text Semnificaţie Exemple & Concatenează două valori

text pentru a produce o valoare text continuă.

“Micro” & “calculator” devine “Microcalculator”

• Operatorii de referinţă combină zone de celule pentru calcule.

Tabelul nr. 4. Operatori de referinţă Operator de referinţă

Semnificaţie Exemple

: (două puncte) Operator de zonă care produce o referinţă la toate celulele dintre două referinţe, inclusiv cele două referinţe

B10:B20

, (virgulă) Operator de uniune care combină referinţe multiple într-o singură referinţă

SUM(C6:B16,E6:E16)

(spaţiu) Operator de intersecţie care produce o referinţă la celule care sunt comune celor două referinţe

SUM(B5:B15 A7:D7) În acest exemplu, celula B7 este comună ambelor zone.

Introducerea unei formule într-o celulă se face în felul următor:

1. Executaţi un dublu clic pe celula în care doriţi să introduceţi formula sau selectaţi-o şi apăsaţi tasta <F2>;

2. Scrieţi semnul egal (=);

7

3. Introduceţi o valoare, o referinţă de celulă, o funcţie sau un nume; 4. Dacă formula este completă, apăsaţi tasta <Enter>. Dacă nu, continuaţi cu pasul 5; 5. Scrieţi un operator; 6. Întoarceţi-vă la pasul 3.

Utilizaţi întotdeauna operatorii sau parantezele pentru separarea termenilor din cadrul unei formule. O formulă poate face referire la o celulă. Dacă doriţi ca o celulă să conţină aceeaşi valoare ca o altă celulă, introduceţi un semn egal urmat de referinţa la celulă. Celula care conţine formula este cunoscută ca celulă dependentă - valoarea sa depinde de valoarea din altă celulă. Ori de câte ori se modifică conţinutul celulei la care formula face referire, se modifică şi celula care conţine formula. De exemplu, formula =A10*5 multiplică valoarea din celula A10 cu 5. Formula va recalcula ori de câte ori valoarea din celula A10 se modifică. Formulele pot face referire la celule sau zone de celule, la nume sau etichete care reprezintă celule sau zone. O referinţă identifică o celulă sau o zonă de celule într-o foaie de lucru şi comunică programului Excel unde să caute valorile sau datele pe care doriţi să le folosiţi într-o formulă. Cu ajutorul referinţelor puteţi folosi într-o formulă date conţinute în diferite părţi ale unei foi de lucru, puteţi să vă referiţi la celule din alte foi ale aceluiaşi registru de lucru, din alte registre sau la date din alte programe. Referinţele la celule din alte registre de lucru sunt numite referinţe externe. Referinţele la date din alte programe sunt numite adrese îndepărtate. Microsoft Excel defineşte două stiluri de referinţe (A1 şi R1C1). Stilul implicit este A1 care etichetează coloanele cu litere (de la A la IV, pentru 256 coloane în total) şi liniile cu numere (de la 1 la 65536). Pentru a face referire la o celulă, introduceţi litera corespunzătoare coloanei urmată de cifra corespunzătoare rândului. De exemplu, E20 se referă la celula de la intersecţia coloanei E cu linia 20. Pentru a face referire la o zonă de celule, introduceţi referinţa la celula din colţul din stânga sus a zonei, două puncte (:) şi apoi referinţa la celula din colţul din dreapta jos a zonei.

Tabelul nr.5 . Exemple de referinţe Pentru a face referire la Folosiţi

Celula din coloana A şi linia 10 A10 Zona de celule din coloana A şi liniile de la 10 la 20

A10:A20

Zona de celule din linia 15 şi coloanele de la B la E

B15:E15

Toate celulele din linia 5 5:5 Toate celulele din linia 5 până în linia 10 5:10 Toate celulele coloanei H H:H Toate celulele din coloana H până în coloana J

H:J

8

Mai puteţi folosi un stil referinţă unde atât rândurile, cât şi coloanele foii de lucru sunt numerotate. Stilul R1C1 este util pentru calculul poziţiilor liniilor şi coloanelor în macrocomenzi şi poate fi util pentru indicarea referinţelor relative la celule. În stilul R1C1, Microsoft Excel indică locaţia unei celule cu un R urmat de un număr de rând şi un C urmat de un număr de coloană. Trecerea de la un stil la altul se poate face în Excel utilizând comanda Options din meniul Tools, selectând apoi eticheta General şi opţiunea R1C1 reference style. În funcţie de activitatea pe care doriţi să o desfăşuraţi în Microsoft Excel, puteţi folosi fie referinţe relative la celule, care sunt referinţe la celule relativ la poziţia formulei, fie referinţe absolute care întotdeauna se referă la celule dintr-o anumită locaţie, fie referinţe mixte. Când creaţi o formulă, referinţele la celule sau zone sunt de obicei create în funcţie de poziţia lor relativă la celula care conţine formula. De exemplu, dacă celula B6 conţine formula =A5, Microsoft Excel găseşte valoarea într-o celulă mai sus şi la stânga lui B6. Aceasta este cunoscută ca o referinţă relativă. Când copiaţi o formulă care foloseşte referinţe relative, referinţele din formula inserată se actualizează şi se referă la alte celule relativ la poziţia formulei. Dacă formula din celula B6 (=A5) este copiată în celula B7, ea devine=A6, referindu-se la celula situată deasupra şi la stânga celulei B7. Dacă nu doriţi ca referinţele să se modifice atunci când copiaţi o formulă într-o celulă diferită, folosiţi o referinţă absolută. De exemplu, dacă formula multiplică celula B4 cu celula C4 (=B4*C4) şi copiaţi formula într-o altă celulă, ambele referinţe se vor modifica. Puteţi crea o referinţă absolută la o celulă plasând un semn ($) înaintea părţilor referinţei care nu se modifică. Pentru a crea o referinţă absolută la celula C4, de exemplu, adăugaţi formulei semne dolar (=B4*$C$4). Pentru a schimba tipul unei referinţe, în linia de formule activă poziţionaţi punctul de inserare imediat după referinţă sau, în cazul unui domeniu, marcaţi luminos întreaga formulă. Apăsaţi o dată sau de mai multe ori tasta F4 pentru a parcurge ciclic tipurile de referinţă de la absolută la mixtă. Puteţi folosi etichetele coloanelor şi liniilor dintr-o foaie de lucru pentru a face referire la celulele din cadrul acelor coloane şi linii sau puteţi crea nume descriptive pentru a reprezenta celule, zone de celule, formule sau valori constante. Deseori foile de lucru au etichete în partea de sus a fiecărei coloane şi la stânga fiecărui rând care descriu datele din foaia de calcul. Puteţi folosi aceste etichete în formule atunci când doriţi să vă referiţi la datele asociate. Mai puteţi să creaţi şi nume descriptive care nu sunt etichete în foaia de lucru, pentru a reprezenta celule, zone de celule, formule sau constante (pentru aceasta se utilizează din meniul Insert comanda Name Define). Dacă datele introduse nu au etichete sau dacă aveţi informaţii memorate într-o foaie de lucru pe care doriţi să le folosiţi în alte foi din acelaşi agende de lucru, puteţi crea un nume care descrie celula sau zona. Un nume descriptiv într-o formulă poate contribui la o mai bună înţelegere a scopului formulei. De exemplu, formula =SUM(Vânzări!PrimulTrimestru) este mai uşor de identificat decât =SUM(Vânzări!C20:C30). În acest exemplu, numele Vânzări!PrimulTrimestru reprezintă zona C20:C30 din foaia de lucru denumită Vânzări. Notă. Implicit, numele folosesc referinţe absolute la celule.

9

Dacă doriţi să analizaţi date din aceeaşi celulă sau zonă de celule din foi de lucru multiple ale agendei de lucru, folosiţi o referinţă 3-D. Acest tip de referinţă include referinţa la celulă sau referinţa la zonă precedată de un interval de nume ale foilor de lucru. Microsoft Excel foloseşte orice foi de lucru memorate între numele de început şi cel de sfârşit al referinţei.

Introducerea de funcţii Microsoft Excel conţine multe formule predefinite sau incluse, cunoscute sub numele de funcţii. Ele sunt folosite pentru a efectua calcule matematice şi logice, prelucrări de text sau căutări de informaţii despre foaia de calcul. Faţă de formule, funcţiile permit o executare mai rapidă a diverselor calcule şi în acelaşi timp sunt mai uşor de scris. Spre exemplu, formula =(B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7)/7 poate fi înlocuită cu funcţia AVERAGE (B1:B7) care face acelaşi lucru. Funcţiile pot fi folosite pentru a efectua calcule simple sau complexe. Cea mai folosită funcţie din foile de lucru este funcţia SUM care este folosită pentru a aduna zone de celule. Deşi puteţi crea o formulă pentru a calcula valoarea totală a câtorva celule care conţin valori, funcţia SUM a foii de lucru poate aduna valori din zone de celule numeroase. Funcţiile lucrează cu datele în acelaşi fel în care formulele utilizează numerele. Ele acceptă informaţii, numite argumente şi returnează rezultate. În cele mai multe cazuri, rezultatele sunt calcule, dar pot fi returnate şi valori de tip text, referinţe, valori logice, matrici sau informaţii despre foaia de calcul

Formatarea foilor de calcul

Formatarea automată a datelor dintr-o foaie de calcul

Prin comanda AutoFormat, Excel oferă numeroase formate tabelare predefinite, putând să optaţi pentru unul sau altul dintre acestea. Proiectarea formatelor presupune selecţii dintre opţiunile lui Excel referitoare la marginile celulelor, fonturi, modele, aliniere şi formatări numerice, la care se adaugă reglări ale lăţimii coloanelor şi ale înălţimilor rândurilor. Dacă unul din aceste formate poate fi aplicat datelor introduse într-o foaie de calcul, puteţi economisi timp selectând acest format direct din cutia de dialog AutoFormat şi nu aplicând individual fiecare componentă a sa. Pentru a utiliza facilitatea AutoFormat, parcurgeţi următorii paşi:

1. Selectaţi tabelul de date căruia vreţi să-i aplicaţi formatul predefinit; 2. Selectaţi din meniul Format comanda AutoFormat. Pe ecran va apărea cutia de dialog AutoFormat

(fig. nr. 4);

10

Fig. nr.4.Cutia de dialog AutoFormat

3. Selectaţi un format tabelar predefinit din lista apărută; 4. Dacă formatul ales se potriveşte cel mai bine tabelului de date selectat, faceţi clic pe OK pentru a

aplica acest format datelor.

Formatarea celulelor unei foi de calcul

Formatarea unei celule sau grup de celule dintr-o foaie de calcul înseamnă stabilirea formatului de afişare a datelor, a modului de aliniere a textului în celule, selectarea fontului, a contururilor şi modelelor pentru celule şi a modului de protecţie a celulelor.

Pentru a schimba formatul unui grup de celule, parcurgeţi următorii paşi: 1. Selectaţi grupul de celule; 2. Selectaţi din meniul Format comanda Cells; 3. Efectuaţi clic pe una din următoarele etichete: • Number – schimbă formatul de afişare a valorilor numerice din grupul de celule selectat Pagina Number conţine formate numerice încorporate, grupate în următoarele categorii: Number (număr), Accounting (de tip contabil), Date (dată calendaristică), Time (oră), Percentaj (procentual), Fraction (fracţie), Text (text), Scientific (de tip ştiinţific), Currency (valutar) şi Special (cum ar fi, de exemplu, codul poştal). Utilizatorul poate adăuga propriile formate. Un asemenea format se realizează

11

fie prin editarea unuia deja existent, fie prin elaborarea unui format complet nou, utilizând categoria Custom. • Alignment – stabileşte alinierea orizontală şi verticală, precum şi orientarea textului în celulele

grupului selectat; • Font – pune la dispoziţie o varietate de fonturi, mărimi, stiluri şi culori de afişare a datelor din

grupul de celule selectat; • Border – afişează diferite stiluri de contur pe laturile selectate ale celulelor din grupul selectat; • Patterns – schimbă modelul de fond şi culoarea unui grup de celule; • Protection – protejează datele din celule fie prin blocarea de celule, fie prin ascunderea de formule.

Pentru a modifica formatul implicit al unei foi de calcul se selectează din meniul Format comanda Style, după care se modifică definiţia stilului Normal al foii de lucru.

Modificarea lăţimii coloanelor şi a înălţimii rândurilor

Utilizatorul poate modifica lăţimea coloanelor sau înalţimea rândurilor pentru afişarea datelor care ocupă un spaţiu mai mare într-o manieră cât mai naturală.

Pentru a schimba lăţimea unei coloane, parcurgeţi următorii paşi: 1. Selectaţi o celulă din coloană sau efectuaţi clic pe antetul coloanei pentru a selecta integral coloana

respectivă; 2. Selectaţi din meniul Format comanda Column şi apoi Width; 3. Introduceţi o nouă valoare în caseta de editare Column Width. Efectuaţi clic pe OK. Pentru a modifica lăţimea mai multor coloane se selectează coloanele şi apoi se aleg din meniul

Format comenzile Column şi Width. Pentru modificarea înălţimii rândurilor parcurgeţi următorii paşi:

1. Selectaţi o celulă din rând sau efectuaţi clic pe antetul rândului pentru a-l selecta integral ; 2. Selectaţi din meniul Format comanda Row şi apoi efectuaţi clic pe Height; 3. Introduceţi o nouă valoare în caseta de editare Row Height (înălţimea rândului) şi efectuaţi clic pe

OK.

Inserarea şi ştergerea de linii, coloane, celule şi foi de calcul

Pentru a insera într-o foaie de calcul rânduri, coloane sau o selecţie de celule se poate utiliza fie meniul Insert, fie o tehnică specială de tragere cu mouse-ul. Operaţiunea de inserare este întotdeauna însoţită de operaţiunea de mutare a altor celule, în jos sau către dreapta, operaţiune efectuată automat de către Excel pentru a face loc elementelor de inserat. Pentru a insera rânduri sau coloane întregi utilizând meniul Insert parcurgeţi următorii paşi:

12

1. Selectaţi rândurile sau coloanele din poziţia în care doriţi să efectuaţi inserarea. Pentru a selecta mai multe linii sau coloane, trageţi cursorul mouse-ului peste antetele acestor rânduri sau coloane. Pentru a selecta o singură coloană sau linie, efectuaţi clic pe antetul acesteia;

2. Selectaţi din meniul Insert comenzile Rows sau Columns. Pentru a insera un domeniu de celule în foaia de calcul parcurgeţi următorii paşi: 1. Selectaţi domeniul din locul în care doriţi să inseraţi celule; 2. Alegeţi din meniul Insert comanda Cells; 3. Din cutia de dialog Insert (fig. nr. 5) selectaţi Shift cells right (mută celulele către dreapta) sau

Shift cells down (mută celulele mai jos), în funcţie de modul în care doriţi ca Execel să creeze spaţiu în foaia de calcul pentru noile celule;

4. Efectuaţi clic pe OK.

Fig. nr. 5. Cutia de dialog Insert

Pentru a insera o foaie de calcul într-un registru deschideţi meniul Insert şi alegeţi Worksheet. Pentru ştergerea liniilor, coloanelor sau a unor celule se parcurg aceleaşi etape ca în cazul inserării, însă în locul comenzii Insert se selectează comanda Delete... din meniul Edit. În acest caz apare cutia de dialog Delete (vezi fig. 6).

Fig. nr. 6. Cutia de dialog Delete

Pentru ştergerea unei foi de calcul dintr-un registru se utilizează din meniul Edit comanda Delete Sheet. Atenţie! Ştergerea foilor de calcul este definitivă.

13

Facilităţi grafice în programele de calcul tabelar

Un alt atu al programelor de calcul tabelar este facilitatea de generare automată de reprezentări grafice pe baza datelor din foaia de calcul. Se pot crea diagrame ca obiecte grafice încapsulate într-o foaie de calcul sau se poate lucra cu o diagramă într-o foaie separată a agendei de lucru (foaie de tip Chart). Puteţi utiliza asistentul Chart Wizard pentru a vă ghida pas cu pas prin procesul de creare a unei diagrame. Pentru a desena o diagramă, programul utilizează reguli precise bazate pe modul în care sunt configurate datele. Orientarea datelor determină care celule sunt utilizate pentru marcarea axei categoriilor şi a axei valorilor şi care celule sunt folosite pentru etichetele legendă. În majoritatea cazurilor, regulile corespund aşezării standard în pagină a datelor, astfel încât diagramele EXCEL se trasează corect, fără orice altă intervenţie.

Diagramele EXCEL conţin mai multe obiecte care pot fi selectate şi modificate individual (vezi fig. nr. 7):

1 – butonul Chart Wizard; 2 – zona formulelor de serii; 3 – linia de instrumente; 4 – titlul graficului; 5 – seria de date introduse (o colecţie de puncte de date, ca de exemplu, vânzările într-o anumită

perioadă); 6 – punct de date (o singură dată, ca de exemplu, valoarea vânzărilor într-un an de zile); 7 – axa valorilor (axa Y sau axa verticală pe care sunt reprezentate punctele de date)1; 8 – axa categoriilor (axa X sau axa orizontală, utilizată în general pentru diviziuni de timp); 9 – marcaj unitar (un marcaj de diviziune pe axa categoriilor (X) sau pe axele valorilor (Y şi Z); 10 – marcaj (un obiect care reprezintă un punct de date într-o diagramă); 11 – aria de plotare (aria dreptunghiulară limitată de cele două axe); 12 – legenda (Legenda reprezintă un ghid care explică simbolurile, modelele şi culorile utilizate

pentru a diferenţia seriile de date. Numele fiecărei serii de date este utilizat pentru a diferenţia seriile de date. Legendele se pot muta oriunde pe diagramă.)

1 Axa Z este utilizată pentru a treia dimensiune în diagramele 3-D

14

Fig. nr.7. Obiectele unui grafic creat cu programul EXCEL

2 13

4 5

6

Sub mediul de lucru Windows se întâlnesc mai multe tipuri de grafice, atât 2D, cât şi 3D. În fig. nr. 8 sunt prezentate principalele tipuri de grafice întâlnite în EXCEL2, fiecărui tip corespunzându-i mai multe subtipuri de grafice:

2 Formatul prestabilit pentru diagrame este acela de diagramă cu coloane şi legendă. Dacă nu selectaţi un anumit tip de diagramă, Excel va aplica acest format noii diagrame.

8 9 1011 12

7

15

Fig. nr. 8.Tipuri de grafice EXCEL şi subtipurile graficului de tip Column

După definirea datelor sursă ale reprezentării grafice, etapele realizării de grafice, utilizate şi de asistentul de grafice (Chart Wizard) sunt următoarele:

1. Alegerea tipului de grafic (vezi fig. nr. 8). Se pot utiliza tipurile standard (Standard Types) sau tipuri personalizate (Custom Types);

2. Alegerea subtipului de grafic (vezi fig. nr. 8). Se pot realiza diagrame bi sau tridimensionale; 3. Selecţia zonei de celule care conţine datele de exprimat grafic, utilizând etichetele Data Range şi

Series de la pasul 2 al asistentului Chart Wizard; 4. Precizarea informaţiilor despre dispunerea seriilor de date (pe linie, pe coloană). Se utilizează

opţiunea Series in de la pasul 2 al asistentului Chart Wizard; 5. Rafinarea graficului (specificarea titlului graficului şi a titlului pentru axa X şi Y, a reţelei de linii,

a legendei, stabilirea de etichete etc.); 6. Precizarea locului unde va fi dispus graficul: într-o foaie de calcul a agendei de lucru sau într-o

foaie de tip “Chart”. 7. Executarea unui clic pe butonul Finish, graficul apărând în forma sa finală în foaia de calcul.

Se pot crea două feluri de diagrame utilizând programul EXCEL: înglobate şi care apar într-o foaie de diagrame. Diagramele înglobate sunt necesare atunci când se doreşte să fie incluse unele lângă altele o diagramă şi datele pe baza cărora a fost realizată aceasta, ca de exemplu într-un raport. Diagramele reprezentate în foi de diagrame vor fi denumite Chart1, Chart2 ş.a.m.d.

16

Dacă în timpul lucrului constataţi că într-o etapă anterioară ar fi trebuit selectate alte opţiuni, există două căi pentru a schimba alegerile:

1) selectăm butonul Back în loc de Next şi Chart Wizard va reveni la caseta de dialog anterioară, în care vom schimba opţiunea;

2) selectăm Back pentru a reveni înapoi cu câte etape dorim şi facem schimbările din acel punct; sau selectăm butonul Cancel şi începem construcţia graficului de la început.

O diagramă este un “obiect” creat şi el poate fi plasat în altă poziţie cu tehnica “clic & drag”, micşorat, mărit sau eliminat din foaia de calcul. Activarea unui grafic în vederea efectuării unor modificări, ca de exemplu: schimbarea tipului de grafic, a titlului sau a altor elemente constitutive, se face cu un clic în interiorul chenarului ce încadrează graficul.

Diagrame liniare. Determinarea punctului critic (punctului mort) prin metoda liniară

Aplicaţie: Programul de fabricaţie al unui produs la Societatea Comercială “Beta” cuprinde următoarele informaţii:

- costul variabil unitar = 150000 lei; - preţul unitar = 250000 lei; - cheltuieli fixe = 15000000 lei.

Să se determine punctul critic prin metoda liniară. Pragul de rentabilitate al unei întreprinderi este dat de acel nivel al cifrei de afaceri (sau al producţiei care permite realizarea acestuia) pentru care rezultatul economico-financiar este nul. Nivelul cifrei de afaceri penru care rezultatul economico-financiar este nul se numeşte cifră de afaceri critică, iar punctul grafic în care se realizează aceasta se numeşte punct critic. Orice cifră de afaceri mai mică decât cifra de afaceri critică situează întreprinderea în zona pierderilor, iar orice cifră de afaceri mai mare decât cifra de afaceri critică o situează în zona profitului. Punctul critic se obţine când rezultatul este egal cu zero. Deci, Rezultatul = Venituri-Cheltuieli = 0 Venituri = Cheltuieli Venituri = Cheltuieli fixe + Cheltuieli variabile Q*p = Cheltuieli fixe + Q*v Q = Cheltuieli fixe/(p-v), unde: Q – cantitatea pentru care se obţine punctul critic p – preţul unitar v – costul variabil unitar Modelul foii de calcul pentru determinarea punctului critic este prezentat în fig. nr. 9. În urma introducerii datelor de intrare se obţin rezultatele din fig. nr. 10.

17

Fig. nr.9. Modelul foii de calcul pentru determinarea punctului critic

Fig. nr. 10. Utilizarea modelului pentru determinarea punctului critic

18

Pentru determinarea punctului critic se utilizează tipul de grafic liniar (Line). Pentru reprezentarea grafică se va selecta zona D7:F18 din foaia de calcul. Titlul graficului este Determinarea punctului critic. Titlul pentru axa Ox este Cantitate (buc), titlul pentru axa Oy este Valori (lei). Se vor folosi legende pentru fiecare dintre elementele reprezentate (cheltuieli totale, venituri, rezultat).

Fig. nr.11. Determinarea punctului critic prin metoda liniară

Diagramele de structură şi inelare

O diagramă de structură arată dimensiunea proporţională a elementelor ce formează o serie de date cu suma elementelor respective. Ea arată întotdeauna doar o serie de date şi este utilă atunci când doriţi să evidenţiaţi un element semnificativ. Pentru a face ca sectoarele mici să se vadă uşor, le puteţi grupa laolaltă ca un element într-o diagramă de structură şi apoi detaşaţi acel element într-o diagramă de structură sau bară mai mică lângă diagrama principală.

Societatea “Alfa” îşi desfăşoară activitatea în cadrul a patru secţii. Să se determine producţia totală a societăţii realizată în cele patru secţii şi pe cele patru trimestre ale anului 2004. Să se reprezinte grafic structura producţiei pe trimestre şi pe secţii. Pentru calculul producţiei totale se va folosi funcţia matematică SUM.

19

Pentru reprezentarea grafică se utilizează tipul de grafic Pie. Pentru structura producţiei pe secţii se selectează din foaia de calcul zonele A4:A7 şi F4:F7 (se selectează cu mouse-ul zona A4:A7, se ţine apăsată tasta CTRL, după care se selectează zona F4:F7), iar pentru reprezentarea grafică a structurii producţiei pe trimestre, zonele B3:E3 şi B8:E8.

Fig. nr.12. Utilizarea diagramelor de structură pentru

determinarea structurii producţiei

Asemenea unei diagrame de structură, o diagramă inelară arată relaţia părţilor la un întreg. Fiecare inel al diagramei inelare reprezintă o serie de date. Pentru reprezentarea grafică se utilizează graficul de tip Doughnut, selectându-se din foaia de calcul zona A2:C5.

20

Fig. nr. 13. Utilizarea diagramei inelare pentru reprezentarea datelor

Diagrama de tip xy

O diagramă xy (împrăştiată) fie că arată relaţiile dintre valorile numerice în câteva serii de date sau reprezintă grafic două grupe de numere ca o singură serie de coordonate xy. Ea arată intervale inegale sau grupate de date şi este în mod frecvent utilizată pentru date ştiinţifice. Atunci când vă aranjaţi datele, plasaţi valorile x într-un singur rând sau coloană şi apoi introduceţi valorile y corespunzătoare în rândurile sau coloanele adiacente.

21

Fig. nr.14. Diagrama de tip XY

Diagrama de tip coloană

O diagramă coloană arată modificările de date într-o perioadă de timp sau ilustrează comparaţii între elemente. Categoriile sunt organizate orizontal, valorile vertical, pentru a evidenţia variaţia în timp.

22

Fig. nr. 15. Diagrama de tip coloană

O diagramă coloană de tip stoc arată relaţia elementelor individuale la întreg.

Fig. nr. 16. Diagramă coloană de tip stoc

23

Diagrama coloană în perspectiva 3-D compară puncte de date de-a lungul a două axe. În această diagramă 3-D, puteţi compara performanţa vânzărilor din patru trimestre la filiala A a societăţii Alfa cu cele ale filialelor B, C şi D.

Fig. nr.17. Diagrama coloană tridimensională

Pentru a schimba perspectiva în diagramele 3-D puteţi utiliza comanda 3-D View din meniul Chart. Când selectaţi această comandă apare caseta de dialog din figura nr. 3.12. Selecţiile din această casetă schimbă unghiul şi perspectiva din care diagrama 3-D este desenată. Opţiunile pe care le puteţi folosi sunt:

• Elevation - schimbă înălţimea de la care priviţi diagrama. Se poate utiliza un unghi între –90 şi +90 grade pentru toate diagramele, cu excepţia celor circulare la care unghiul este cuprins între 10 şi 80 grade;

• Rotation – roteşte diagrama în jurul axei Z verticale. Domeniul este între 0 şi 360 de grade; • Height % of Base – controlează înălţimea axei Z verticale ca un procentaj din lăţimea diagramei de pe

axa X. Se introduce un număr între 5 şi 500; • Right angle axes – fixează unghiurile axelor la 90 de grade. Perspectiva este anulată.

24

Fig. nr.18. Formatarea diagramelor tridimensionale

Diagrama de tip bară

O diagramă bară ilustrează comparaţii între elemente individuale. Categoriile sunt organizate vertical, valorile orizontal, pentru a se focaliza pe comparare valori şi pentru a plasa mai puţină evidenţiere în timp. Venitul pe filiale la Societatea X şi reprezentarea grafică a acestuia se prezintă ca în figura nr. 19

Fig. nr.19.Diagrama de tip bară

25

Diagramele bară stocate arată relaţia elementelor individuale la întreg.

Fig. nr. 20. Diagrama de tip bară stocată

Diagramele Stoc

Diagramele stoc pot fi de patru tipuri: maxim-minim-închidere, deschidere-maxim-minim-închidere, volum-maxim-minim-închidere şi volum-deschidere-maxim-minim-închidere. Diagrama de tip maxim-minim-închidere este adeseori utilizată pentru a ilustra preţurile stocurilor. Această diagramă poate fi utilizată şi în cazul datelor ştiinţifice, de exemplu, pentru a indica modificările de temperatură. Trebuie să vă organizaţi datele în ordinea corectă pentru a crea această diagramă sau alte diagrame stoc. O diagramă stoc ce măsoară volum are două axe de valori: una pentru coloanele ce măsoară volum, cealaltă pentru preţuri. Puteţi include volum într-o diagramă de tip maxim-minim-închidere sau diagramă de tip deschidere-maxim-minim-închidere.

La Bursa de valori Bucureşti se tranzacţionează acţiunile Societăţii comerciale Alfa. Datele privind tranzacţiile realizate (volumul tranzacţiilor, preţul acţiunilor la deschidere, preţul maxim, preţul minim şi preţul la închidere) sunt prezentate în tabelul următor:

26

Data Volum

tranzacţii

Deschidere Maxim Minim Închidere

03-Oct-03 3000 12000 17000 14000 15500

10-Oct-03 4000 16000 17000 15000 17200

17-Oct-03 2500 18900 19000 17000 19050

Diagrama rezultată în urma selecţiei datelor din foaia de calcul este prezentată în fig nr. 21.

Fig. nr.21. Diagrama de tip stoc volum-deschidere-maxim-minim-închidere

Diagramele cu bule (bubble)

O diagramă cu bule este un tip de diagramă xy. Dimensiunea marcatorilor de date indică valoarea unei a treia variabile. Pentru a vă aranja datele, plasaţi valorile x într-un singur rând sau coloană şi introduceţi valorile corespunzătoare şi dimensiunile bulelor în rândurile sau coloanele adiacente. Pentru realizarea diagramei se selectează din foaia de calcul zona B3:D7.

27

Fig. nr.22. Diagrama cu bule

Diagrame ierarhice

Puteţi crea diagrame care afişează mai multe niveluri de categorii sau serii pe aceeaşi diagramă. Datele din figura nr. 23 au trei niveluri de-a lungul părţii verticale a domeniului de date: societăţile, precum şi vânzările, cheltuielile şi venitul net.

28

Fig. nr.23. Foaie de calcul prezentând un set de date ierarhice

În urma selecţiei datelor din foaia de calcul, se obţine diagrama din figura nr. 24.

Fig. nr.24. Diagramă ierarhică cu trei serii de date pentru fiecare categorie

29

Legenda indică faptul că există trei serii de date pentru fiecare categorie (trimestru). Primul nivel este pentru vânzări, al doilea pentru cheltuieli şi al treilea pentru venitul net.

Categorii de funcţii în programele de calcul tabelar

Funcţiile din programele de calcul tabelar reprezintă formule des utilizate, prin care se poate executa o mare varietate de calcule, în mod rapid şi comod. Se pot efectua calcule financiare, matematice, statistice, cu şiruri de caractere, cu date calendaristice etc. De asemenea, funcţiile se pot folosi pentru crearea de expresii condiţionale sau pentru efectuarea de căutări în tabele. Alături de formule şi macrocomenzi, funcţiile asigură performanţe sporite programelor de calcul tabelar, mai ales în simulări. Deoarece fiecare program de calcul tabelar, respectiv fiecare versiune, are anumite particularităţi ne vom opri la o prezentare de principiu a principalelor categorii de funcţii din EXCEL. În EXCEL funcţiile sunt precedate de semnul =. Fiecare funcţie are o anumită sintaxă. Dacă sintaxa funcţiei nu este respectată, sistemul nu o poate interpreta. Funcţiile din EXCEL au următorul format general:

=FUNCŢIE(argument_1,argument_2,...,argument_n) unde • FUNCŢIE reprezintă numele funcţiei • argument_1, argument_2,..., argument_n reprezintă datele pe care funcţia le va utiliza în calcule.

Dacă funcţia are în sintaxă argumente, acestea trebuie să fie incluse între paranteze rotunde. Argumentul este o valoare utilizată de o funcţie pentru a executa operaţii şi calculaţii. Tipul de argument utilizat de o funcţie este specific funcţiei respective. Argumentele precizează obiectul funcţiilor. De exemplu, în funcţia =SUM(C10:C15), argumentul C10:C15 precizează că se vor aduna valorile întâlnite în grupul de căsuţe C10:C15. Argumentele dintr-o funcţie pot fi de orice lungime, până la mărimea maximă a unei căsuţe. Argumentele pot fi valori numerice, şiruri de caractere, referinţe de căsuţe, condiţii, tablouri. Când argumentul este o valoare numerică se poate utiliza un număr, o formulă (expresie) de tip numeric, un nume de grup sau adresa unei căsuţe care conţine un număr sau o formulă de tip numeric. Când argumentul este de tip şir de caractere se poate utiliza o constantă tip şir de caractere (orice secvenţă de litere, cifre sau alte caractere, delimitată Ia stânga şi la dreapta de caracterul “ (ghilimele)), o formulă de tip şir, un nume de grup sau adresa unei căsuţe care conţine un şir sau o formulă de tip şir. Când argumentul este o referinţă de căsuţă, se poate utiliza un nume de grup sau o adresă. Când argumentul este o condiţie se foloseşte o expresie logică (o formulă în care se utilizează un operator de comparaţie, adică >, <, =, , >=, <=, <>) sau un nume de grup ori o adresă de căsuţă care conţine o expresie logică. La introducerea funcţiilor trebuie să ţinem cont de următoarele reguli:

1) Numele funcţiei trebuie să fie precedat de simbolul =.

30

2) Indiferent de tipul literelor folosite la tastarea numelui funcţiei, mici sau mari, sistemul le va afişa cu majuscule.

3) Nu se lasă spaţii între numele funcţiei şi argumente şi nici între argumente. 4) Întotdeauna includeţi argumentele funcţiilor între paranteze rotunde. 5) O funcţie poate include ca argument o altă funcţie 6) Când o funcţie devine argument al altei funcţii, fiecare dintre ele trebuie să aibă argumentele

cuprinse între paranteze. D exemplu: =IF(SUM(A1:A5)>0,B1,B2). 7) Dacă sunt mai multe argumente, se separă prin , (virgulă) sau ; (punct şi virgulă) 8) Sistemul atribuie valoarea zero tuturor căsuţelor libere ale căror adrese sunt folosite ca argumente

în funcţiile financiare, logice sau matematice. Funcţiile pot fi folosite ca argumente pentru alte funcţii. Când o funcţie este folosită ca un argument (sau este imbricată), trebuie să întoarcă acelaşi tip de valoare ca şi cel pe care îl foloseşte argumentul. Dacă o funcţie imbricată nu întoarce tipul corect de valoare, Microsoft Excel va afişa o valoare de eroare #VALUE!. De exemplu, formula următoare utilizează o funcţie AVERAGE imbricată şi o compară cu valoarea 200. Comparaţia trebuie să întoarcă TRUE sau FALSE, pentru că acesta este tipul de valoare cerut pentru primul argument dintr-o funcţie IF.

= IF(AVERAGE(A2:A5)>200, SUM(B2:B5),0) O formulă poate conţine până la şapte nivele de funcţii imbricate. Când Funcţia B este folosită ca un argument în Funcţia A, Funcţia B este o funcţie de nivel doi. Dacă Funcţia B conţine Funcţia C ca un argument, Funcţia C va fi o funcţie de nivel trei. Puteţi folosi Insert function din linia de instrumente standard pentru a imbrica funcţii ca argumente. În Excel, funcţiile se pot grupa în următoarele categorii:

1) Funcţii statistice (Statistical) execută calcule statistice asupra unor serii de date; 2) Funcţii financiare (Financial) calculează împrumuturi, anuităţi sau fluxuri financiare; 3) Funcţii logice (Logical) calculează rezultatul unei expresii condiţionale; 4) Funcţii matematice şi trigonometrice (Math & Trig) execută o mare varietate de calcule cu valori

numerice; 5) Funcţii speciale execută diverse operaţii, cum ar fi: căutarea unei valori într-un tabel sau oferirea

de informaţii despre o anumită căsuţă (Lookup & Reference, Information); 6) Funcţii pentru date calendaristice şi timp (Date & Time) calculează valorile ce reprezintă data

calendaristică şi timpul. 7) Funcţii pentru baze de date (Database) efectuează calcule statistice şi interogări asupra bazelor de

date EXCEL 8) Funţii tip şir de caractere (Text) lucrează cu şiruri (texte, expresii tip şir) sau constante tip şir.

31

Tabelul nr. 6. Funcţii statistice Funcţia Rolul funcţiei

=AVERAGE Calculează media aritmetică a valorilor din listă =COUNT Numără căsuţele cu un conţinut diferit de spaţiu din

lista indicată. =MAX Determină valoarea maximă dintr-o listă de valori. =MIN Determină valoarea minimă dintr-o listă de valori =STDEVP Calculează abaterea medie patratică a valorilor dintr-o

listă =SUM Însumează valorile dintr-o listă =VAR Calculează dispersia valorilor dintr-o listă

Tabelul nr. 7. Funcţii financiare

Funcţia Rolul funcţiei Amortizare imobilizări

=DDB Calculează amortizarea imobilizarilor după metoda degresivă (Double-Declining Balance depreciation)

=SLN Calculează amortizarea imobilizarilor după metoda liniară (Straight-LiNe depreciation).

=SYD Calculează amortizarea imobilizarilor după metoda însumării cifrelor anilor (Sum-of-the-Years’-Digits)

=VDB Calculează valoarea deprecierii unei imobilizări pe o anumită perioadă

Anuităţi

=FV Determină valoarea viitoare (Future Value) a unei investiţii curente, pe bază de vărsăminte egale

=PMT Determină suma care trebuie plătită periodic pentru rambursarea unui împrumut

=PV Determină valoarea prezentă (Present Value) a unei investiţii curente, pe bază de vărsăminte egale

=NPER Calculează numărul de perioade de depunere a unor sume fixe, pentru a ajunge la valoarea capitalizată dorită.

Obiective financiare

=RATE Determină procentul de dobândă necesar pentru ca o investiţie să ajungă la valoarea capitalizată scontată.

Previziuni =IRR Determină rata internă de rentabilitate (Internal Rate of

32

Funcţia Rolul funcţiei Return), pentru o serie de venituri (încasări) generate de o investiţie

=NPV Calculează valoarea actualizată netă prezentă (Net Present Value) a unei serii de încasări viitoare.

Recomandări pentru utilizarea funcţiilor financiare 1) Într-o funcţie financiară durata (numărul de perioade) şi rata dobânzii trebuie să se refere la aceeaşi

unitate de timp. 2) Excel acceptă rata dobânzii fie în procente, fie în valori zecimale. Dacă s-a folosit forma

procentuală, automat se realizează conversia în format zecimal. 3) În funcţiile financiare care lucrează cu anuităţi se iau în considerare vărsăminte egale, efectuate la

intervale regulate de timp. O anuitate obişnuită este o anuitate în care plata se face la sfârşitul fiecărui interval de timp.

Tabelul nr. 8 Funcţii logice Funcţia Rolul funcţiei

=AND Reuneşte condiţii: returnează TRUE dacă toate argumentele logice sunt TRUE şi FALSE dacă cel puţin un argument este FALSE

=FALSE Returnează întotdeauna valoarea logică FALSE

=IF Analizează o condiţie; dacă condiţia este adevărată returnează valoarea TRUE, dacă este falsă, valoarea FALSE

=NOT

Inversează valoarea de adevăr a argumentului logic de la TRUE la FALSE sau de la FALSE la TRUE. Se utilizează această funcţie şi pentru a inversa condiţia din cadrul unei funcţii IF.

=OR Reuneşte condiţiile de testare: returnează TRUE dacă cel puţin unul din argumentele logice este TRUE şi FALSE doar atunci când toate sunt FALSE.

=TRUE Furnizează întotdeauna valoarea logică TRUE.

Tabelul nr. 9 Funcţii matematice şi trigonometrice Funcţia Rolul funcţiei

=ABS Furnizează valoarea absolută (pozitivă) a unui număr.

=ACOS Calculează arccosinusul unui număr, în radiani. Este

33

Funcţia Rolul funcţiei funcţia inversă pentru COS.

=ASIN Calculează arcsinusul unui număr, în radiani. Este funcţia inversă pentru SIN.

=ATAN Calculează arctangenta unui număr, în radiani. Este funcţia inversă pentru TAN.

=COS Calculează cosinusul unui număr de radiani.

=EXP Calculează exponenţiala unui număr, respectiv e, baza logaritmului natural, ridicat la puterea numărului.

=FACT Calculează factorialul unui număr. Dacă este folosit ca argument un număr care nu este întreg, el va fi trunchiat.

=LOG Calculează logaritmul unui număr într-o bază specificată.

=PRODUCT Efectuează înmulţirea tuturor argumentelor.

=ROMAN Converteşte numerele arabe în numere romane, în mod text.

=SIN Calculează sinusul unui număr de radiani. =SQRT Extrage rădăcina pătrată dintr-un număr. =SUM Calculează suma tuturor argumentelor. =TAN Calculează tangenta unui număr de radiani.

Tabelul nr. 10. Funcţii speciale

Funcţia Rolul funcţiei

=LOOKUP Poate lucra cu vectori şi cu matrice. Este utilă pentru a căuta o valoare din tabele indexate.

=VLOOKUP Efectuează căutarea unei valori în coloana cea mai din stânga a unui tabel şi apoi returnează o valoare în acelaşi rând dintr-o coloană din tabela specificată.

=CELL Sunt returnate informaţii despre conţinutul unei celule.

=INFO Furnizează informaţii despre sistemul de operare şi variabilele de mediu corespunzătoare acestuia.

=TYPE Determină tipul de conţinut al unei celule.

34

Tabelul nr. 11 Funcţii de date calendaristice Funcţia Rolul funcţiei

=DATE Returnează numărul serial pentru data specificată.

=DATEVALUE Execută conversia datei introduse ca text în număr serial.

=DAY Converteşte un număr serial într-un număr de zile ale lunii, în intervalul 1 şi 31. Formatează conţinutul celulei ca număr.

=TIME Calculează numărul serial corespunzător numărului de ore, minute şi secunde indicate.

=TIMEVALUE Converteşte o valoare de tip oră în număr serial.

Tabelul nr. 12. Funcţii pentru baze de date Funcţia Rolul funcţiei

=DAVERAGE Calculează media numerelor din câmpul indicat al bazei de date, care respectă un criteriu dat.

=DCOUNT Numără înregistrările numerice din câmpul bazei de date care satisfac un anumit criteriu specificat.

=DCOUNTA Numără celulele care au un conţinut nenul din câmpul bazei de date, pentru acele înregistrări care satisfac un criteriu.

=DGET Extrage din baza de date o singură înregistrare care respectă un criteriu.

=DMAX Găseşte numărul maxim din câmpul bazei de date, pentru înregistrările care respectă un criteriu.

=DMIN Găseşte numărul minim din câmpul bazei de date, pentru înregistrările care respectă un criteriu.

=DSUM Însumează toate numerele dintr-un câmp al bazei de date, pentru înregistrările care respectă un criteriu.

Tabelul nr. 13. Funcţii de tip şir de caractere Funcţia Rolul funcţiei

=CHAR Furnizează caracterul care corespunde codului ASCII număr (de la 1 la 255).

=CLEAN Îndepărtează din argumentul text orice caractere al căror cod ASCII este mai mic decât 32 sau mai mare ca 127

35

Funcţia Rolul funcţiei (caracterele excluse nu pot fi tipărite).

=LEN Calculează numărul de caractere din textul indicat.

=LOWER Eventualele majuscule dintr-un text sunt transformate în litere mici.

Funcţii logice

Funcţia logică IF Întoarce o valoare dacă condiţia specificată de dumneavoastră este evaluată la TRUE şi o altă valoare dacă este evaluată la FALSE. Sintaxa funcţiei este următoarea:

=IF(condiţie,x,y) unde • condiţie este orice valoare sau expresie care poate fi evaluată la TRUE sau FALSE. • x este valoarea returnată dacă condiţie este TRUE. Dacă condiţie este TRUE şi x este omisă, este

returnat TRUE. x poate fi o altă formulă. • Y este valoarea returnată dacă condiţie este FALSE. Dacă condiţie este FALSE şi y este omisă, este

returnat FALSE. y poate fi o altă formulă. Observaţii • Pot fi imbricate până la 7 funcţii IF ca argumente x şi y pentru a construi teste mai elaborate. Vezi

ultimul din exemplele următoare. • Când sunt evaluate argumentele x şi y, IF întoarce valoarea returnată de acele instrucţiuni. Exemple În exemplul următor, dacă valoarea din celula A10 este 100, atunci condiţie este TRUE şi este calculată valoarea totală pentru zona de celule B5:B15. Altfel, condiţie este FALSE şi este returnat un text gol ("") care goleşte celula care conţine funcţia IF.

=IF(A10=100,SUM(B5:B15),"") Să presupunem o foaie de cheltuieli care conţine în zona B2:B4 următoarele date pentru "Cheltuieli curente" în lunile Ianuarie, Februarie, şi Martie: 1500, 650, 500. C2:C4 conţine următoarele date pentru "Cheltuieli estimate" în aceleaşi perioade: 925, 1000, 925. Puteţi scrie în coloana D formule pentru a vedea dacă depăşiţi bugetul pentru o anumită lună, generând text pentru un mesaj cu următoarele formule:

= IF(B2>C2,"Buget depăşit","Bine!") egal "Budget depăşit" = IF(B3>C3,"Buget depăşit","Bine!) egal "Bine!" = IF(B4>C4,"Buget depăşit","Bine!) egal "Bine!"

36

Fig. nr.25. Utlizarea funcţiei IF

Funcţia logică AND Întoarce TRUE dacă toate argumentele sale sunt TRUE; întoarce FALSE dacă unul sau mai multe argumente sunt FALSE. Sintaxa funcţiei este următoarea:

=AND(condiţie1,condiţie2, ...) unde • condiţie1, condiţie2, ... sunt de la 1 până la 30 de condiţii pe care le testaţi şi care pot fi TRUE sau

FALSE. Observaţii

• Argumentele trebuie să poată fi evaluate la valori logice cum ar fi TRUE sau FALSE, sau argumentele trebuie să fie matrice sau referinţe care conţin valori logice.

• Dacă un argument matrice sau referinţă conţine text sau celule goale, acele valori sunt ignorate. • Dacă zona specificată nu conţine nici o valoare logică, AND întoarce valoarea de eroare #VALUE!.

Exemple =AND(TRUE, TRUE) egal TRUE =AND(TRUE, FALSE) egal FALSE =AND(2+2=4, 2+3=5) egal TRUE Dacă B1:B3 conţine valorile TRUE, FALSE şi TRUE, atunci: =AND(B1:B3) egal FALSE

37

Dacă B4 conţine un număr între 1 şi 100, atunci: =AND(1<B4, B4<100) egal TRUE

Să presupunem că vreţi să afişaţi B4 dacă numărul pe care îl conţine este strict cuprins între 1 şi 100 şi vreţi să afişaţi un mesaj dacă nu este. Dacă B4 conţine 104, atunci:

=IF(AND(1<B4, B4<100), B4, "Valoarea este în afara intervalului") egal "Valoarea este în afara intervalului". Dacă B4 conţine 50, atunci:

=IF(AND(1<B4, B4<100), B4, "Valoarea este în afara intervalului") egal 50 Funcţia logică OR Întoarce TRUE dacă cel puţin un argument este TRUE; întoarce FALSE dacă toate argumentele sunt

FALSE. Sintaxa funcţiei este următoarea: =OR(condiţie1,condiţie2,...), unde

• condiţie1,condiţie2,... sunt de la 1 până la 30 condiţii pe care vreţi să le testaţi şi care pot fi TRUE sau FALSE. Observaţii

• Argumentele trebuie să poată fi evaluate la valorile logice TRUE sau FALSE, sau să existe în matrice sau referinţe care conţin valori logice.

• Dacă un argument matrice sau referinţă conţine text, numere sau celule goale, acele valori sunt ignorate.

• Dacă zona specificată nu conţine nici o valoare logică, OR întoarce valoarea de eroare #VALUE!. Exemple =OR(TRUE) egal TRUE =OR(1+1=1,2+2=5) egal FALSE Dacă zona A1:A3 conţine valorile TRUE, FALSE şi TRUE, atunci: =OR(A1:A3) egal TRUE

Aplicaţie Studenţii din anul IV, secţia Contabilitate şi Informatică de Gestiune susţin examenul de licenţă. Examenul constă în susţierea a două probe scrise (la Contabilitate financiară şi Sisteme informatice financiar-contabile) şi a examenului de diplomă. Participarea la examenul de diplomă este condiţionată de obţinerea la cele două probe scrise cel puţin a notei 5(cinci). Candidaţii trebuie să obţină la examenul de diplomă cel puţin nota şase, iar media aritmetică dintre media notelor la cele două probe scrise şi nota de la examenul de diplomă trebuie să fie cel puţin 6 (şase). Pentru rezolvarea aplicaţiei, un posibil model pentru foaia de calcul este prezentat în figura nr. 26 (modelele pot fi realizate în funcţie de originalitatea utilizatorului).

38

După introducerea datelor de intrare (în celulele B1, B2 şi B3), foaia de calcul va apărea ca în figura nr. 27.

Fig. nr.26. Modelul foii de calcul pentru funcţii logice

Fig. nr.27. Foaia de calcul după introducerea datelor

39

Funcţii speciale. Funcţia de căutare VLOOKUP

Proiectarea unor aplicaţii care să necesite o intervenţie cât mai limitată a utilizatorului, adică dezvoltarea acestora pe principiul intrărilor minime este de dorit atât pentru o operare mai rapidă, cât şi pentru eliminarea apariţiei unor erori de operare, această operaţie nesolicitând o specializare deosebită a utilizatorilor. Pentru a se putea realiza acest lucru se pot utiliza şi funcţiile speciale, cum ar fi cele de căutare şi referinţă (Lookup & Reference). În această categorie se includ următoarele funcţii:

Tabelul nr. 14. Funcţii de căutare şi referinţă

ADRESS Întoarce o referinţă ca text la o singură celulă dintr-o foaie de calcul

AREAS Întoarce un număr de zone dintr-o referinţă CHOOSE Alege o valoare dintr-o listă de valori COLUMN Întoarce numărul coloanei dintr-o referinţă COLUMNS Întoarce numărul de coloane dintr-o referinţă HLOOKUP Caută în rândul de sus al unei zone şi întoarce

valoarea celulei indicate HYPERLINK Creează un apel rapid sau un salt care deschide un

document memorat pe un server de reţea, în intranet sau pe Internet

INDEX Foloseşte un index pentru a alege o valoare dintr-o referinţă sau matrice

INDIRECT Întoarce o referinţă indicată de o valoare text LOOKUP Caută valori într-un vector sau matrice MATCH Caută valori într-o referinţă sau matrice OFFSET Întoarce o referinţă dedusă dintr-o referinţă dată ROW Întoarce numărul de rând dintr-o referinţă ROWS Întoarce numărul de rânduri dintr-o referinţă TRANSPOSE Întoarce transpusa unei matrici VLOOKUP Caută în prima coloană a unei matrici o valoare

specificată şi returnează valoarea unei celule de pe acelaşi rând dintr-o coloană specificată

Funcţia de căutare VLOOKUP caută o valoare în cea mai din stânga coloană a unui tabel şi apoi returnează o valoare în acelaşi rând dintr-o coloană din tabel, pe care o specificaţi. Sintaxa funcţiei este următoarea:

=VLOOKUP(cheie-de-căutare, tabel, număr-coloană, valoare-căutare) unde

40

• Cheie-de-căutare este valoarea care trebuie găsită în prima coloană a matricei. Cheie-de-căutare poate fi o valoare, o referinţă sau un şir de text.

• Tabel este tabelul cu informaţii în care sunt căutate datele. Utilizaţi o referinţă la o zonă sau un nume de zonă, cum ar fi Bază-de-date sau Listă.

Dacă valoare-căutare este TRUE, valorile din prima coloană a tabelului tabel trebuie să fie în ordine crescătoare: ..., -2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSE, TRUE; altfel, VLOOKUP nu poate da valoarea corectă. Dacă valoare-căutare este FALSE, tabelul tabel nu trebuie sortat.

Puteţi aşeza valorile în ordine crescătoare alegând comanda Sortează (Sort) din meniul Date (Data) şi selectând Ascendent (Ascending).

Valorile din prima coloană a tabelului tabel pot fi texte, numere sau valori logice. Literele mari şi mici sunt echivalente.

• Număr-coloană este numărul coloanei din tabelul tabel din care trebuie returnată valoarea potrivită. O valoare 1 pentru număr-coloană întoarce valoarea din coloana 1 a tabelului tabel; o valoare 2 pentru număr-coloană întoarce valoarea din coloana a doua şi aşa mai departe. Dacă număr-coloană este mai mic decât 1, VLOOKUP întoarce valoarea de eroare #VALUE!; dacă număr-coloană este mai mare decât numărul de coloane din tabel, VLOOKUP întoarce valoarea de eroare #REF!.

• Valoare-căutare este o valoare logică ce specifică, dacă doriţi, ca VLOOKUP să găsească o potrivire exactă sau una aproximativă. Dacă acest argument este TRUE sau este omis, este returnată o potrivire aproximativă. Cu alte cuvinte, dacă nu este găsită o potrivire exactă, este returnată cea mai mare valoare următoare care este mai mică decât cheie-căutare. În cazul FALSE, VLOOKUP va căuta o potrivire exactă. Dacă nu este găsită nici una, este returnată valoarea de eroare #N/A.

Observaţii: • Dacă VLOOKUP nu poate găsi valoarea cheie_de_căutare şi valoare_căutare este TRUE, atunci

va utiliza cea mai mare valoare care este mai mică sau egală cu cheie_de_căutate; • Dacă cheie_de_căutare este mai mică decât cea mai mică valoare din prima coloană a tabelului

sau matricei tabel, VLOOKUP întoarce valoarea de eroare #N/A. • Dacă VLOOKUP nu poate găsi valoarea cheie_de_căutate şi valoare_căutare este FALSE,

VLOOKUP întoarce valoarea #N/A. Exemplu:

Utilizând programul de calcul tabelar să se proiecteze o aplicaţie pentru calculul diferenţelor de curs valutar care apar în derularea unor contracte de export.

41

Fig. nr.28. Foaia de calcul Cursdolar

Registrul de lucru conţine două foi de calcul: • foaia curs dolar Cursdolar care conţine cursul dolarului la anumite date calendaristice (fig. nr.28); • foaia de calcul Export pentru calculul diferenţelor de curs valutar (fig. nr.29).

Zonei de celule A3:B22 i se atribuie numele Curs, astfel că se poate face referire mult mai uşor la conţinutul său (nu mai trebuie specificat numele foii de calcul dacă se doreşte utilizarea unei valori dintr-o celulă conţinută în acea zonă): Pentru calcularea diferenţelor de curs valutar în cazul unor exporturi de mărfuri se introduc datele în foaia de calcul Export după următorul model:

Fig. nr. 29. Foaia de calcul Export

42

Funcţia =VLOOKUP(D3;'functii speciale.xls'!curs;2) returnează cursul dolarului la momentul facturării care înmulţit cu valoarea în dolari a mărfii returnează valoarea în lei a mărfii la facturare, adică rezultatul formulei din celula E3, =C3*VLOOKUP(D3;'functii speciale.xls'!curs;2) Funcţia =VLOOKUP(F3;'functii speciale.xls'!curs;2) returnează cursul dolarului la momentul încasării care înmulţit cu valoarea în dolari a mărfii returnează valoarea în lei a mărfii la încasare, adică rezultatul formulei din celula G3, =C3*VLOOKUP(F3;'functii speciale.xls'!curs;2) Funcţia VLOOKUP este folosită pentru a căuta o valoare din coloana a doua (cursul dolarului) dintr-o zona specificată (Curs)3 în care coloana cea mai din stânga este ocupată de cheia de legătură (data). Acesta este un exemplu simplu de utilizare a funcţiilor speciale. Prin combinaţie cu alte funcţii şi formule se pot realiza foi de calcul complexe.

Funcţii financiare

Funcţii pentru calculul amortizării

Funcţia SLN Această funcţie calculează amortizarea imobilizărilor după metoda liniară. Sintaxa funcţiei este următoarea: =SLN (valoare-de-intrare,valoare-reziduală,durata-de-serviciu) unde • Valoare-de-intrare însumează costurile cu achiziţionarea sau obţinerea imobilizării. • Valoarea reziduală este valoarea estimată a recuperărilor la momentul scoaterii din funcţiune a

imobilizării din care s-au scăzut cheltuielile cu scoaterea din funcţiune. • Durata de serviciu este numărul de perioade de funcţionare a imobilizării. Trebuie să fie mai mare de

doi ani. Amortizarea liniară se calculează după formula:

n

ri

DVVA −

=

unde: A -amortizarea Vi – valoarea de intrare Vr – valoarea reziduală Dn – durata de serviciu normată Exemplu Să presupunem că aţi cumpărat un camion cu suma de 30.000$, care are durata de viaţă de 10 ani şi o

valoare rămasă de 7.500$. Amortizarea alocată pentru fiecare an este:

3 pentru preluarea datelor din zona Curs se utilizează referinţe externe.

43

= SLN(30000, 7500, 10) egal 2.250$ Funcţia DDB (Double Decline Balance depreciation) Această funcţie calculează amortizarea unei imobilizări pentru o perioadă specificată, utilizând

metoda balanţei dublu descrescătoare sau o altă metodă pe care o specificaţi. Sintaxa funcţie este următoarea:

=DDB(valoare-de-intrare,valoare-reziduală,durata-de-serviciu, perioada, factor) unde • Valoare-de-intrare însumează costurile cu achiziţionarea sau obţinerea imobilizării • Valoarea reziduală este valoarea estimată a recuperărilor la momentul scoaterii din funcţiune a

imobilizării din care s-au scăzut cheltuielile cu scoaterea din funcţiune. • Durata de serviciu este numărul de perioade de funcţionare a imobilizării. • Perioada este perioada pentru care se face calculul şi trebuie să aibă aceeaşi unitate de măsură ca şi

durata de serviciu normată. • Factor este rata de descreştere a balanţei. Dacă factor este omis, se consideră a fi egal cu 2 (metoda

balanţei dublu descrescătoare). Toate cele cinci argumente trebuie să fie numere pozitive. Observaţie

• Metoda balanţei dublu descrescătoare calculează amortizarea la o rată accelerată. Amortizarea este cea mai mare în prima perioadă şi descreşte succesiv în următoarele perioade. Funcţia DDB utilizează formula următoare pentru a calcula amortizarea pentru o perioadă:

n

contabila

Dfactor*VA =

unde: A – amortizarea; V contabilă – valoarea contabilă a imobilizării (valoarea de intrare – amortizarea calculată până în

perioada de calcul); Dn – durata de serviciu normată; factor - rata de descreştere a balanţei; Schimbaţi valoarea argumentului factor dacă nu vreţi să utilizaţi metoda balanţei dublu

descrescătoare. Imobilizarea se consideră amortizată când valoarea contabilă este egală cu valoarea reziduală. Exemple Să presupunem că o fabrică achiziţionează un nou utilaj. Utilajul costă 2.400$ şi are durata de viaţă de

10 ani. Valoarea rămasă a utilajului este de 300$. Exemplele următoare arată amortizarea pentru mai multe perioade. Rezultatele sunt rotunjite la două zecimale.

=DDB(2400,300,3650,1) egal 1,32$, amortizarea după prima zi. Microsoft Excel consideră automat că argumentul factor este 2.

=DDB(2400,300,120,1,2) egal 40,00$, amortizarea după prima lună.

44

=DDB(2400,300,10,1,2) egal 480,00$, amortizarea după primul an. =DDB(2400,300,10,2,1.5) egal 306,00$, amortizarea după doi ani, utilizând un factor de 1,5 în loc de

metoda balanţei dublu descrescătoare. =DDB(2400,300,10,10) egal 22,12$, amortizarea după 10 ani. Microsoft Excel consideră automat că

argumentul factor este 2. Funcţia SYD Această funcţie calculează amortizarea (deprecierea) imobilizărilor prin metoda însumării cifrei

anilor (Sum of Years Digits depreciation) Sintaxa funcţiei este următoarea:

=SYD (valoare-de-intrare,valoare-reziduală,durata-de-serviciu, perioada) unde • Valoare-de-intrare este costul iniţial al imobilizării (costurile cu achiziţionarea sau obţinerea acesteia). • Valoarea reziduală este valoarea la sfârşitul deprecierii (uneori denumită şi valoarea rămasă a

mijlocului fix) reprezintă valoarea estimată a recuperărilor la momentul scoaterii din funcţiune a imobilizării din care s-au scăzut cheltuielile cu scoaterea din functiune.

• Durata de serviciu este numărul de perioade de funcţionare a imobilizării. • Perioada este perioada pentru care se face calculul şi trebuie să aibă aceeaşi unitate de măsură ca şi

durata de serviciu normată. Observaţie Amortizarea se calculează după formula:

)2/)1(*(D1)pD(*)V -(VA

n

nri

++−

=nD

în care: A –amortizarea; Vi – valoarea de intrare; Vr – valoarea reziduală; Dn – durata de serviciu normată; p – perioada pentru care se face calculul; Exemple Dacă aţi cumpărat cu 30.000$ un camion care are o durată de serviciu normată de 10 ani şi o valoare

reziduală de 7.500$, pentru primul an se va plăti o amortizare anuală de: =SYD(30000,7500,10,1) egal 4.090,91$ Valoarea amortizării anuale pentru al zecelea an va fi: =SYD(30000,7500,10,10) egal 409,09$

45

Aplicaţie O societate comercială achiziţionează un microcalculator Intel Pentium 4 2,66 GHz, HDD 40 GB WD Caviar, 256 MB DDR333, monitor 17” în valoare de 22 milioane de lei. Durata de serviciu normată este de 5 ani, iar valoarea rămasă de 6 milioane. Să se determine valoarea amortizării anuale prin metoda liniară, metoda degresivă şi metoda însumării cifrei anilor. Să se prezinte comparativ întru-un grafic de tip histogramă sumele calculate pentru cei 5 ani prin cele trei metode. Pentru achitarea microcalculatorului societatea contractează un împrumut la Banca Română pentru Dezvoltare în valoare de 22 milioane de lei, la o rată anuală a dobânzii de 25% pe o perioadă de 2 ani. Să se determine rata lunară pe care o va plăti societatea în urma contractării acestui împrumut. Pentru întocmirea modelului foii de calcul se utilizează şi funcţia financiară PMT pe care o prezentăm în continuare: Funcţia PMT Această funcţie calculează plata pentru un împrumut bazat pe plăţi constante şi o rată constantă a dobânzii. Sintaxa funcţiei este următoarea: =PMT(rată-dobândă,termen,valoare-prezentă,valoare-viitoare, factor) unde • rată-dobândă este rata dobânzii la care s-a negociat împrumutul; • termen este numărul total de plăţi pentru împrumut; • valoare-prezentă este valoarea actualizată sau suma totală pe care o valorează în prezent o serie de

plăţi viitoare, denumită şi capital de bază; • valoare-viitoare este valoarea viitoare sau balanţa în numerar la care vreţi să ajungeţi după efectuarea

ultimei plăţi. Dacă valoare-viitoare este omisă, se presupune a fi 0 (zero), ceea ce înseamnă că valoarea viitoare a împrumutului este 0;

• factor este numărul 0 (zero) sau 1 şi indică momentul când sunt datorate plăţile. Setaţi factor cu 0 dacă plăţile sunt datorate la sfârşitul perioadei sau cu 1 dacă plăţile sunt datorate la

începutul perioadei. Valoarea implicită este 0. Observaţii • Plata returnată de funcţia PMT include capitalul de bază şi dobânda, exceptând taxele, plăţile pentru

rezerve sau onorarii asociate uneori cu împrumuturile. • Fiţi consecvent în legătură cu unităţile utilizate pentru specificarea argumentelor rată-dobândă şi

termen. Dacă efectuaţi plăţi lunare la un împrumut pe patru ani cu o rată a dobânzii de 12 procente, utilizaţi 12%/12 pentru argumentul rată-dobândă şi 4*12 pentru termen. Dacă efectuaţi plăţi anuale la acelaşi împrumut, utilizaţi 12 procente pentru argumentul rată-dobândă şi 4 pentru termen.

• Pentru a găsi suma totală plătită pe durata unui împrumut, înmulţiţi valoarea întoarsă de PMT cu termen.

Exemple Următoarea formulă întoarce plata lunară pentru un împrumut de 10.000$ la o rată a dobânzii de 8 procente, pe care trebuie să-l achitaţi în 10 luni.

46

=PMT(8%/12, 10, 10000) egal -1.037,03$ Pentru acelaşi împrumut, dacă plăţile sunt datorate la începutul perioadei, plata este: =PMT(8%/12, 10, 10000, 0, 1) egal -1.030,16$

Formula următoare întoarce suma pe care o persoană trebuie să v-o plătească lunar dacă îi împrumutaţi 5.000$ cu dobânda de 12 procente şi vreţi să se achite în cinci luni.

=PMT(12%/12, 5, -5000) egal 1.030,20$ Puteţi utiliza funcţia PMT pentru a determina plăţi şi pentru alte anuităţi, altele decât împrumuturile. De exemplu, dacă doriţi să economisiţi 50.000$ în 18 ani, făcând economii constante lunar, puteţi utiliza PMT pentru a determina cât trebuie să economisiţi lunar. Dacă presupuneţi că puteţi câştiga dobânda de 6 procente utilizând economiile dvs., puteţi utiliza PMT pentru a determina ce sumă trebuie să depuneţi lunar.

=PMT(6%/12, 18*12, 0, 50000) egal -129,08$ Dacă depuneţi 129,08$ într-un cont cu dobânda de 6 procente, în fiecare lună, timp de 18 ani, veţi avea 50.000$. Modelul foii de calcul pentru rezolvarea problemei este prezentat în figura nr. 30, iar foaia de calcul obţinută în urma introducerii datelor este prezentată în figura nr. 31.

Fig. nr.30. Modelul foii de calcul pentru calculul amortizării

47

Fig. nr..31. Foaia de calcul obţinută în urma introducerii datelor de intrare

Graficul obţinut în urma selectării datelor în foaia de calcul este prezentat în figura nr. 32.

Fig. nr. 32. Reprezentarea grafică a amortizării anuale

48

Alte funcţii financiare Funcţia IRR Întoarce rata internă de rentabilitate pentru o serie de fluxuri de numerar reprezentate de numerele din argumentul grup fluxuri băneşti. Aceste fluxuri de numerar nu trebuie neapărat să fie egale, cum ar trebui să fie pentru o anuitate. Oricum, fluxurile de numerar trebuie să apară la intervale de timp regulate, de exemplu, lunare sau anuale. Rata internă de rentabilitate este rata dobânzii primite pentru o investiţie constând din plăţi (valori negative) şi încasări (valori pozitive) care apar la perioade regulate. Sintaxa funcţiei este următoarea: =IRR(grup fluxuri băneşti, rata estimată) unde • grup fluxuri băneşti este o matrice sau o referinţă la celule care conţin numerele pentru care vreţi să

calculaţi rata internă de rentabilitate. • Grup fluxuri băneşti trebuie să conţină cel puţin o valoare pozitivă şi una negativă pentru a putea

calcula rata internă de rentabilitate. • IRR foloseşte ordinea numerelor din argumentul grup fluxuri băneşti pentru a interpreta ordinea

fluxurilor de numerar. Asiguraţi-vă că aţi introdus plăţile şi încasările în secvenţa corectă. • Dacă un argument matrice sau referinţă conţine text, valori logice sau celule goale, acele valori

sunt ignorate. • rata estimată este un număr care estimaţi că ar fi apropiat de rezultatul dat de funcţia IRR.

• Microsoft Excel utilizează o tehnică iterativă pentru calculul funcţiei IRR. Începând de la valoarea ratei estimate, IRR ciclează prin calcule până la o precizie a rezultatului de 0,00001 procente. Dacă IRR nu găseşte un rezultat după 20 de încercări, este întoarsă valoarea de eroare #NUM!.

• În cele mai multe cazuri nu este nevoie să daţi argumentul rată estimată pentru calculul funcţiei IRR. Dacă rata estimată este omisă, se presupune a fi 0,1 (10 procente).

• Dacă IRR dă eroarea #NUM! sau dacă rezultatul nu este apropiat de cel aşteptat, încercaţi din nou cu o nouă valoare pentru argumentul rată estimată.

Observaţii • IRR este înrudită îndeaproape cu funcţia NPV, funcţia pentru calculul valorii nete actualizate. Rata

rentabilităţii calculată de IRR este rata dobânzii corespunzătoare unei valori nete actualizate egale cu 0( zero).

Exemple Să presupunem că doriţi să porniţi o afacere cu un restaurant. Estimaţi că va costa 70.000$ la început şi vă aşteptaţi la următoarele venituri nete pentru primii cinci ani: 12.000$, 15.000$, 18.000$, 21.000$ şi 26.000$. B1:B6 conţin următoarele valori: $-70.000, $12.000, $15.000, $18.000, $21.000 şi $26.000, respectiv. Să se determine rata internă de rentabilitate după patru ani, după cinci ani şi după doi ani. Modelul pentru foaia de calcul este următorul:

49

Fig. nr. 33. Utilizarea funcţiei IRR

În urma introducerii datelor, se obţin următoarele rezultate: Costul investiţiei -70000 Venituri an 1 12000 Venituri an 2 15000 Venituri an 3 18000 Venituri an 4 21000 Venituri an 5 26000 Rata internă de rentabilitate după cinci ani 8.66% Rata internă de rentabilitate după patru ani -2.12% Rata internă de rentabilitate după doi ani -44.35%

Funcţia RATE Întoarce rata dobânzii periodice pentru o anuitate. RATE este calculată prin iteraţii şi poate avea zero sau mai multe soluţii. Dacă rezultatele succesive ale funcţiei RATE nu converg spre 0,0000001 după 20 de iteraţii, RATE întoarce valoarea de eroare #NUM!. Sintaxa funcţiei este următoarea: =RATE(termen, plată-periodică, valoare-prezentă, valoare-viitoare, factor, rată-estimată) unde: • termen este numărul total de perioade de plată dintr-o anuitate;

50

• plată-periodică este plata efectuată periodic şi rămâne neschimbată pentru toată durata anuităţii. În mod tipic, argumentul pmt include capital de bază şi dobândă, dar nu şi alte onorarii sau taxe;

• valoare-prezentă este valoarea actualizată pentru suma totală pe care o reprezintă în prezent o serie de plăţi viitoare.

• valoare-viitoare este valoarea viitoare sau balanţa în numerar la care doriţi să ajungeţi după efectuarea ultimei plăţi. Dacă valoare-viitoare este omisă, se consideră 0 (valoarea viitoare a unui împrumut, de exemplu, este 0).

• factor este numărul 0 sau 1 şi indică momentul când sunt datorate plăţile. Setaţi factor cu 0 sau omiteţi-l dacă plăţile sunt datorate la sfârşitul perioadei şi cu 1 dacă plăţile sunt

efectuate la începutul perioadei. • rată-estimată este valoarea estimată pentru argumentul rată.

Dacă omiteţi argumentul rată-estimată, se consideră de 10 procente. Dacă RATE nu converge, încercaţi şi alte valori pentru argumentul rată estimată. RATE converge, de

obicei, dacă rată estimată este cuprinsă între 0 şi 1. Observaţii

• Fiţi consecvent în legătură cu unităţile utilizate pentru specificarea argumentelor rată estimată şi nper. Dacă efectuaţi plăţi lunare la un împrumut pe patru ani cu o rată a dobânzii de 50 procente, utilizaţi 50%/12 pentru argumentul rată-estimată şi 4*12 pentru termen. Dacă efectuaţi plăţi anuale la acelaşi împrumut, utilizaţi 50% pentru argumentul rată-estimată 4 pentru termen.

Exemplu Societatea comercială ALFA contractează un împrumut de la BRD Bacău în sumă de 100000000 lei pe o perioadă de patru ani, cu plăţi lunare de 5000000 lei. Plata se efectuează la sfârşitul lunii. Să se determine rata dobânzii la creditul acordat. Modelul pentru foaia de calcul este următorul:

51

Fig. nr.34. Utilizarea funcţiei RATE

În urma introducerii datelor se obţin următoarele rezultate: Valoare credit

100000000

Număr de perioade 48Rata lunară plătită -5000000Rata lunară a dobânzii 4.35%Rata anuală a dobânzii 52%

Funcţia NPV Calculează valoarea netă actualizată a unei investiţii prin utilizarea unei rate de actualizare (rata de scont) şi a unei serii de plăţi (valori negative) şi încasări (valori pozitive) viitoare. Sintaxa funcţiei este următoarea: =NPV(rată,valoare1,valoare2, ...), unde: • Rată este rata de actualizare pe parcursul unei perioade. • valoare1,valoare2, ... sunt de la 1 până la 29 de argumente care reprezintă plăţi şi încasări.

valoare1,valoare2, ... trebuie repartizate la aceleaşi intervale de timp şi trebuie efectuate la sfârşitul fiecărei perioade.

NPV foloseşte ordinea argumentelor valoare1,valoare2, ... pentru a interpreta ordinea fluxurilor de numerar. Asiguraţi-vă că valorile plăţilor şi încasărilor sunt introduse în succesiunea corectă.

52

Argumentele care sunt numere, celule goale, valori logice sau reprezentări text ale numerelor, sunt luate în calcul, iar argumentele care nu se pot converti în numere sunt ignorate.

Dacă un argument este o matrice sau o referinţă, sunt luate în calcul numai numerele din matrice sau din referinţă. Celulele goale, valorile logice, textele sau valorile de erori din matrice sau din referinţă sunt ignorate.

Observaţii • Funcţia NPV îşi începe calculele cu o perioadă înaintea primului flux de numerar (valoare1) şi le

termină cu ultimul flux de numerar din listă. Calculul funcţiei NPV se bazează pe fluxuri de numerar viitoare. Dacă primul flux de numerar are loc la începutul primei perioade, prima valoare trebuie adăugată la rezultatul dat de NPV şi nu inclusă în argumentele de tip valoare.

• NPV este asemănătoare cu funcţia PV (valoarea actualizată). Diferenţa semnificativă dintre PV şi NPV este că PV acceptă fluxuri de numerar care au loc fie la începutul, fie la sfârşitul perioadei. Spre deosebire de valorile variabile ale fluxurilor de numerar din cazul NPV, fluxurile de numerar din PV trebuie să fie constante pe toată perioada investiţiei.

• NPV mai este înrudită şi cu funcţia IRR (rata internă de rentabilitate). IRR este rata pentru care NPV este egală cu zero: NPV(IRR(...), ...) = 0.

Exemple Să presupunem cazul unei investiţii pentru care plătiţi 10.000$ peste un an şi primiţi anual venituri de 3.000$, 4.200$ şi 6.800$ în cei trei ani care urmează. Considerând o rată de actualizare anuală de 10%, valoarea netă actualizată a investiţiei este:

Rata de actualizare anuală 10%Costul investiţiei -10000Venituri an 1 3000Venituri an 2 4200Venituri an 3 6800Valoarea netă actualizată a investiţiei $1,188.44

În exemplul precedent, costul iniţial de 10.000$ este inclus ca una dintre valori, deoarece plata se face la sfârşitul primei perioade. Considerăm o investiţie care porneşte de la începutul primei perioade. Presupunem că vreţi să cumpăraţi un magazin alimentar. Costul afacerii este de 40.000$ şi vă aşteptaţi să primiţi următoarele venituri pentru primii cinci ani de activitate: 8.000$, 9.200$, 10.000$, 12.000$ şi 14.500$. Rata inflaţiei este de 8%. Modelul pentru foaia de calcul este următorul:

53

Fig. nr. 35. Utilizarea funcţiei NPV

În urma introducerii datelor, se obţin următoarele rezultate: Rata inflaţiei 8% Costul investiţiei -40000 Venituri an 1 8000 Venituri an 2 9200 Venituri an 3 10000 Venituri an 4 12000 Venituri an 5 14500 Valoarea netă actualizată a investiţiei $1,922.06

În exemplul precedent, costul iniţial de 40.000$ nu este introdus ca una dintre valori deoarece plata se face la începutul primei perioade. Să presupunem că în cel de-al şaselea an are loc un cutremur şi pierderile avute se ridică la suma de 9000$ în acel an.

54

Fig. nr. 36. Utilizarea funcţiei NPV

În urma introducerii datelor, se obţin următoarele rezultate: Rata inflaţiei 8%Costul investiţiei -40000Venituri an 1 8000Venituri an 2 9200Venituri an 3 10000Venituri an 4 12000Venituri an 5 14500Pierdere an 6 -9000Valoarea netă actualizată a investiţiei ($3,749.47)

Funcţia NPER Întoarce numărul de perioade pentru o investiţie bazată pe plăţi periodice constante şi o rată constantă a dobânzii. Sintaxa funcţiei este următoarea: =NPER(rata-dobânzii, plată-periodică, valoare-prezentă, valoare-viitoare, factor), unde: • rata-dobânzii este rata dobânzii pe o perioadă. • plată-periodică este plata făcută în fiecare perioadă; ea nu poate fi schimbată pe parcursul anuităţii.

Tipic, plată-periodică conţine capital şi investiţii, dat nu şi alte onorarii sau taxe.

55

• valoare-prezentă este valoarea actualizată sau valoarea globală pe care ar reprezenta-o în acest moment o serie de plăţi viitoare.

• valoare-viitoare este valoarea viitoare sau o balanţă în numerar pe care doriţi să o obţineţi după efectuarea ultimei plăţi. Dacă valoare-viitoare este omisă, se presupune a fi egală cu 0 (valoarea viitoare a unui împrumut, de exemplu, este 0).

• factor este numărul 0 sau 1 şi indică momentul când sunt datorate plăţile. Setaţi factor cu 0 dacă plăţile sunt datorate la sfârşitul perioadei şi cu 1 dacă plăţile sunt datorate la

începutul perioadei. Exemple

=NPER(12%/12, -100, -1000, 10000, 1) egal 60 =NPER(1%, -100, -1000, 10000) egal 60 =NPER(1%, -100, 1000) egal 11

Funcţia FV Întoarce valoarea viitoare a unei investiţii bazate pe plăţi periodice şi constante şi o rată a dobânzii constantă. Sintaxa funcţiei este următoarea: =FV(rată-dobândă, termen, plată-periodică, valoare-prezentă, factor), unde: • rată-dobândă este rata dobânzii pe o perioadă. • termen este numărul total de perioade de plată dintr-o anuitate. • plată-periodică este plata efectuată periodic; ea nu poate fi schimbată pe durata anuităţii. În mod tipic,

argumentul plată-periodică conţine capital şi dobândă, dar nu şi alte taxe şi datorii. • valoare-prezentă este valoarea actualizată sau suma globală pe care o serie de plăţi viitoare o

reprezintă în momentul actual. Dacă argumentul valoare-prezentă este omis, se consideră 0 (zero). • factor este numărul 0 sau 1 şi indică momentul când sunt datorate plăţile. Dacă factor este omis, se

consideră 0. Setaţi factor cu 0 dacă plăţile sunt datorate la sfârşitul perioadei şi cu 1 dacă plăţile sunt datorate la începutul perioadei. Observaţii • Asiguraţi-vă că sunteţi consecvent în ce priveşte unităţile pentru specificarea argumentelor rată-

dobândă şi termen. Dacă efectuaţi plăţi lunare pentru un împrumut pe patru ani cu dobânda anuală de 12 procente, utilizaţi 12%/12 pentru argumentul rată-dobândă şi 4*12 pentru termen. Dacă efectuaţi plăţi anuale pentru acelaşi împrumut, utilizaţi 12% pentru rată-dobândă şi 4 pentru termen.

• Sumele plătite, cum ar fi depozitele pentru economii, sunt reprezentate prin numere negative; sumele primite, cum ar fi cecurile de dividende, sunt reprezentate prin numere pozitive.

Exemplu:

56

Să presupunem că vreţi să economisiţi bani pentru un anumit proiect care se va executa peste un an de zile. Depuneţi 1.000$ într-un cont de economii din care câştigaţi o dobândă anuală de 6 % (dobânda lunară este de 6%/12, sau 0,5%). Planificaţi să depuneţi câte 100$ la începutul fiecărei luni, pentru următoarele 12 luni. Câţi bani se vor afla în cont la sfârşitul celor 12 luni?

A B 1. Dobânda anuală 6%2. Numărul de perioade 123. Rata lunară de plată -1004. Valoarea actuală a investiţiei -10005. 5Valoarea viitoare a investiţiei $2,301.40

Pentru determinarea valorii viitoare s-a utilizat în celula B5 următoarea formulă: =FV(B1/12,B2,B3,B4,1).

Funcţia PV Întoarce valoarea actualizată a unei investiţii. Valoarea actualizată este suma totală pe care o reprezintă în prezent o serie de plăţi viitoare. De exemplu, când luaţi bani cu împrumut, suma împrumutată este valoarea actualizată pentru creditor. Sintaxa funcţiei este următoarea: =PV(rată-dobândă, termen, plată-periodică, valoare-viitoare, factor), unde: • rată-dobândă este rata dobânzii pe perioadă. De exemplu, dacă obţineţi un împrumut pentru automobil

cu o dobândă anuală de 10 procente şi efectuaţi plăţi lunare, rata dobânzii lunare este 10%/12, sau 0.83%. Va trebui să introduceţi în formulă valorile 10%/12, sau 0.83%, sau 0.0083, pentru argumentul rată-dobândă.

• termen este numărul total de perioade de plată dintr-o anuitate. De exemplu, dacă luaţi un împrumut pe patru ani pentru autoturism şi efectuaţi plăţi lunare, împrumutul dvs. are 4*12 (sau 48) perioade. Veţi introduce în formulă valoarea 48 pentru argumentul termen.

• plată-periodică este plata efectuată periodic şi rămâne neschimbată pentru toată durata anuităţii. În mod tipic, argumentul plată-periodică include capital de bază şi dobândă, dar nu şi alte onorarii sau taxe. De exemplu, plăţile lunare pentru un împrumut de 10.000$ pe patru ani, pentru un autoturism, cu o dobândă de 12 procente, sunt de câte 263,33$. Veţi introduce în formulă -263,33 pentru argumentul plată periodică.

• Valoare-viitoare este valoarea viitoare sau balanţa în numerar la care doriţi să ajungeţi după efectuarea ultimei plăţi. Dacă valoare-viitoare este omisă, se presupune a fi 0 (valoarea viitoare a unui împrumut, de exemplu, este 0). De exemplu, dacă doriţi să economisiţi 50.000$ pentru un anumit proiect, în 18 ani, atunci 50.000$ este valoarea viitoare. Aţi putea face un calcul pentru o anumită dobândă pe timpul păstrării sumelor depuse, astfel încât aţi putea determina care trebuie să fie economiile lunare.

• factor este numărul 0 sau 1 şi indică momentul când sunt datorate plăţile. Setaţi factor cu 0 dacă plăţile sunt datorate la sfârşitul perioadei şi cu 1 dacă plăţile sunt datorate la

începutul perioadei.

57

Exemplu: Ionescu Ion doreşte să încheie un contract de asigurări în valoare totală de 60000$ pe o perioadă de 20 de ani. Pentru aceasta el ar trebui să plătească la sfârşitul fiecărei luni suma de 500$ pe întreaga perioadă. La banii plătiţi câştigul va fi de 8%. Ionescu doreşte să afle dacă aceasta ar fi o investiţie bună. Utilizând funcţia PV, se determină valoarea actuală a investiţiei. Modelul pentru foaia de calcul este următorul:

Fig. nr.37. Utilizarea funcţiei PV

În urma introducerii datelor, se obţin următoarele rezultate: Rata anuală a dobânzii 8%Numărul de perioade (ani) 20Rata lunară de plată 500Valoarea actuală a investiţiei ($59,777.15)

Rezultatul este negativ deoarece el reprezintă sume plătite, un circuit financiar de cheltuieli. Valoarea actualizată a anuităţii (59.777,15$) este mai mică decât vi s-a cerut să plătiţi (60.000$). De aceea, puteţi considera că nu ar fi o investiţie bună. Aplicaţie Societatea comercială Alfa contractează un împrumut la bancă în valoare de 100000000 lei pe o perioadă de 12 ani cu o rată a dobânzii de 29%. După 4 ani are loc renegocierea contractului în următoarele condiţii: mărirea cuantumului împrumutului cu 10%, rata dobânzii 27%, perioada rămasă 6 ani. Să se determine diferenţa dintre plăţile iniţiale şi plăţile în condiţiile renegocierii contractului.

58

Modelul pentru foaia de calcul este următorul:

Fig. nr. 38. Modelul foii de calcul

În urma introducerii datelor se obţin următoarele valori: Valoare împrumut 100000000Rata anuală a dobânzii 29%Numărul de perioade (luni) 144Rata lunară de plată -4590565.511Suma rămasă de plată după 4 ani 98801708.67Noul cuantum al împrumutului 108681879.5Rata anuală a dobânzii 27%Numărul de perioade (luni) 72Rata lunară de plată -4385202.656Plăţi în condiţiile iniţiale -661041433.6Plăţi în condiţiile renegocierii contractului -536081735.8Diferenţă -124959697.9

59

Baze de date Excel

Excel este un program de calcul tabelar ce poate fi utilizat şi pentru crearea şi gestionarea bazelor de date (de exemplu, liste cu adresele clienţilor, inventarul produselor etc.), capacităţile oferite în acest domeniu fiind remarcabile. În Excel, o bază de date este o listă creată pentru a organiza şi gestiona grupuri de date într-o foaie de lucru. Coloanele din domeniul bazei de date sunt cunoscute sub denumirea de câmpuri, iar rândurile sub denumirea de înregistrări. Rândul de sus al bazei de date conţine numele câmpurilor. Modulul pentru baze de date din programele de calcul tabelar asigură gestionarea bazelor de date, permiţând crearea, actualizarea şi interogarea acestora, precum şi efectuarea unei complexe game de operaţiuni asupra structurii înregistrărilor. O bază de date este formată dintr-un grup de date între care există o legătură, grupul fiind organizat în rânduri şi coloane ale unui tabel. Aceeaşi foaie de calcul poate să conţină mai multe baze de date, fiecare dintre ele având înregistrări (rânduri) şi câmpuri (coloane). De fapt, o înregistrare este o colecţie de date despre un obiect, fenomen sau proces al bazei, iar un câmp este o caracteristică, un atribut al tuturor înregistrărilor bazei de date. Aşadar, într-o bază de date fiecare linie este o înregistrare şi fiecare coloană este un câmp, cu menţiunea că prima linie a tabelului conţine numele câmpurilor, câte unul pentru fiecare coloană. Prin nume se face referirea la câmpurile bazei. Crearea unei baze de date presupune doar introducerea numelor câmpurilor în prima linie ocupată de baza de date şi apoi introducerea valorilor asociate în următoarele linii. Actualizarea bazei de date se realizează astfel:

• Adăugarea de înregistrări presupune doar introducerea de noi valori după ultima linie completată cu date. Inserarea în interior necesită utilizarea comenzii de inserare linie în poziţia dorită, urmată de completarea cu date.

• Ştergerea de înregistrări înseamnă de fapt ştergerea de rânduri din foaia de calcul. • Modificarea conţinutului bazei de date utilizează facilităţile de editare ale programului de calcul

tabelar. Modificarea structurii bazei de date presupune adăugarea de noi câmpuri, adică adăugarea de noi coloane şi ştergerea câmpurilor, adică ştergerea de coloane. În Microsoft Excel puteţi folosi cu uşurinţă o listă ca o bază de date. Când executaţi activităţi specifice bazelor de date, ca de pildă căutare, sortare sau subtotalizare date, Microsoft Excel recunoaşte automat lista ca o bază de date şi foloseşte următoarele elemente ale listei pentru a organiza datele:

• Coloanele din listă sunt câmpurile din baza de date. • Etichetele coloanelor din listă sunt numele câmpurilor în baza de date. • Fiecare rând din listă este o înregistrare în baza de date. Figura nr. 39 prezintă o bază de date privind salariaţii unei societăţi. Fiecare înregistrare conţine informaţii despre un salariat (marca, nume salariat, funcţie, secţie, vechime, număr copii, salariu de bază) .

60

Regăsirea şi filtrarea datelor într-o bază de date Comenzile Data Filter din Excel permit localizarea şi afişarea înregistrărilor din baza de date care îndeplinesc anumite criterii. În Excel puteţi regăsi şi filtra date utilizând trei mecanisme: formatul de date (cu Data Form), AutoFilter sau Advanced Filter.

Fig. nr. 39. Baza de date BDSAL

Regăsirea, editarea şi ştergerea înregistrărilor cu formatul de date Regăsirea înregistrărilor din baza de date utilizând formatul de date se realizează după următorii paşi: 1. Selectaţi o celulă din baza de date pentru salariaţi BDSAL; 2. Selectaţi din meniul Data comanda Form pentru a afişa formatul de date pentru baza de date;

61

Fig. nr. 40. Utilizarea formatului de date

3. Selectaţi butonul Criteria. • Selectarea butonului Criteria schimbă butoanele din format şi şterge casetele de text de lângă

fiecare câmp.

Fig. nr. 41. Selectarea butonului Criteria

• Selectaţi caseta de text de lângă câmpul în care doriţi un criteriu. Introduceţi criteriul; De exemplu, pentru obţinerea înregistrărilor pentru care marca salariatului este mai mare de 130 şi funcţia este agent vânzări, criteriul se introduce astfel:

62

Fig. nr. .42. Utilizarea butonului Criteria

4. Alegeţi Find Next sau Find Prev pentru a trece, în direcţia indicată, de la înregistrarea curentă la înregistrarea următoare care îndeplineşte criteriul. Editarea cu formatul de date se poate realiza utilizând butonul Restore. Ştergerea înregistrărilor se realizează utilizând butonul Delete din formatul de date care apare după selectarea unei anumite înregistrări. Un mesaj de avertizare vă atenţionează că sunteţi pe cale să ştergeţi înregistrarea curentă. Alegeţi OK pentru a finaliza ştergerea.

Regăsirea datelor cu AutoFilter Comanda AutoFilter oferă un mod uşor de a reduce o listă pentru ca aceasta să arate doar liniile care răspund întrebărilor dumneavoastră. Liniile de date care nu îndeplinesc criteriul pe care l-aţi specificat sunt ascunse. Pentru a crea un AutoFilter într-o bază de date, parcurgeţi următorii paşi: 1. Selectaţi o celulă din baza de date; 2. Selectaţi din meniul Data comenzile Filter, AutoFilter; Numele de câmpuri din partea de sus a listei devin astfel liste derulante.

63

Fig. nr..43. Utilizarea comenzii AutoFilter

Pentru a înlătura prin filtrare înregistrările care nu îndeplinesc criteriul, urmaţi paşii de mai jos: 2’ Executaţi un clic pe lista derulantă pentru câmpul în care doriţi să introduceţi criteriul; 2 ‘’ Selectaţi criteriul pe care îl doriţi pentru acest câmp. Selectaţi una din următoarele opţiuni: • (All) - Afişează toate înregistrările din baza de date; • (Top10) - Afişează caseta de dialog AutoFilter Top 10 care vă permite filtrarea unei cantităţi

specificate de informaţii, fie prin procent, fie prin număr de elemente, începând din partea de sus sau din cea de jos a listei;

• (Custom…) - Afişează caseta de dialog Custom AutoFilter şi vă permite crearea de criterii AND sau OR (se utilizează pentru a aplica bazei de date un filtru cu două valori în aceeaşi coloană sau pentru a utiliza operatori de comparaţie alţii decât operatorul Egal - Equals)

• Exact values – Afişează doar înregistrările care au exact această valoare în acest câmp. De îndată ce faceţi o selecţie AutoFilter din lista derulantă, foaia de calcul ascunde liniile care nu satisfac criteriul specificat. Spre exemplu, pentru a găsi înregistrările pentru care marca salariatului este cuprinsă între 130 şi 135, criteriul va fi scris în cutia de dialog Custom AutoFilter astfel:

64

Fig. nr.44. Utilizarea casetei de dialog CustomAutoFilter

Pentru a utiliza o condiţie suplimentară, care se bazează pe o valoare din altă coloană, repetaţi paşii 2’ şi 2’’ în alte coloane. Observaţii:

• Când utilizaţi un filtru pe o coloană, singurele filtre disponibile pentru celelalte coloane sunt cele care folosesc valorile vizibile din lista filtrată.

• Puteţi aplica până la două condiţii pe o coloană cu Autofiltrare (AutoFilter). Dacă aveţi nevoie să aplicaţi trei sau mai multe condiţii pentru o coloană puteţi utiliza drept criterii de filtrare valori calculate sau copiaţi înregistrările în alte locaţii, unde puteţi utiliza filtre complexe.

Pentru a afişa toate înregistrările şi a înlătura criteriile din toate comenzile AutoFilter, selectaţi Data, Filter, Show All. Pentru a părăsi AutoFilter, selectaţi Data, Filter, AutoFilter. Când AutoFilter este activ, în meniul de lângă comanda AutoFilter apare un marcaj de validare.

Filtrarea datelor utilizând comanda Advanced Filter Comanda Advanced Filter vă permite să puneţi întrebări foarte complicate pentru care trebuie satisfăcute multiple condiţii şi chiar criterii calculate. Dacă utilizaţi Advanced Filter trebuie să creaţi o zonă de criterii care specifică condiţiile pe care datele filtrate trebuie să le îndeplinească. Zona de criterii se plasează fie deasupra bazei de date, fie la dreapta acesteia. Linia cea mai de sus din zona de criterii conţine numele de câmpuri care trebuie scrise exact la fel ca numele de câmpuri din baza de date. Dacă zona de criterii se plasează deasupra bazei de date, foaia de lucru ar trebui să aibă cel puţin trei rânduri goale, pe care să le utilizaţi drept zonă de criterii. 1. Copiaţi din baza de date etichetele acelor coloane care conţin valorile pe care doriţi să le filtraţi; 2. Inseraţi din Clipboard etichetele coloanelor în primul rând liber din zona de criterii; 3. În rândurile de sub etichetele de criterii, tastaţi criteriile pe care doriţi să le utilizaţi. Asiguraţi-vă că există cel puţin un rând liber între valorile criteriilor şi baza de date în cazul în care plasaţi zona de criterii deasupra bazei de date.

65

4. Faceţi clic pe o celulă din listă. 5. În meniul Data, selectaţi Filter (Filtru) şi apoi faceţi clic pe Advanced Filter (Filtrare complexă).

Fig. nr.45. Utilizarea comenzii Advanced Filter

6. Pentru a filtra baza de date prin ascunderea înregistrărilor care nu îndeplinesc criteriul selectaţi Filter the list, in-place. Pentru a filtra o bază de date prin copierea în altă zonă a foii de lucru a înregistrărilor care îndeplinesc criteriile specificate, faceţi clic pe Copy to another location (Copiază în altă locaţie), faceţi clic pe caseta Copy to (Copiază în) şi apoi faceţi clic pe colţul din stânga-sus al zonei de inserare. În acest caz trebuie să aveţi definită o zonă care specifică destinaţia pentru datele copiate. 7. În caseta Zonă de criterii (Criteria range), introduceţi referinţa pentru zona criteriilor, incluzând etichetele criteriilor.

Observaţie: Dacă foaia de lucru conţine o zonă numită Criterii (Criteria), referinţa pentru zonă va apare automat

în caseta Zonă de criterii (Criteria range). În exemplul din fig. nr. 39 se interoghează baza de date pentru obţinerea înregistrărilor care se referă

la salariaţii din secţia nr.1.

Tipuri de criterii de comparaţie Într-o zonă de criterii, cu un filtru complex sau cu un filtru particularizat puteţi utiliza următoarele tipuri de criterii de comparaţie: Un şir de caractere Pentru a căuta rânduri într-o listă care conţin o valoare exactă, tastaţi textul, numărul, data calendaristică sau valoarea logică în celula imediat sub eticheta de criteriu. De exemplu, dacă tastaţi 6100 imediat sub eticheta Cod poştal din zona de criterii, Microsoft Excel afişează numai rândurile care conţin valorile de cod poştal "6100". Metacaractere

66

Pentru a căuta valorile de text care au în comun unele şiruri de caractere, utilizaţi metacaracterele. Un metacaracter reprezintă unul sau mai multe caractere neprecizate.

Tabelul nr.15. Metacaractere Ce se caută Se foloseşte Exemplu

Orice caracter singur în aceeaşi poziţie ca semnul întrebării

? (semnul întrebării) On?x găseşte "Onyx" şi "Onix"

Orice număr de caractere în aceeaşi poziţie ca asteriscul

* (asterisc) *nomic găseşte "economic" şi "astronomic"

Semnul întrebării, asterisc sau tildă

~ (tildă) urmată de ?, *, sau ~

fy91~? găseşte "fy91?"

Valori în interiorul unor limite precizate Pentru a afişa numai rândurile care se încadrează în intervalul precizat, tastaţi un operator de comparaţie urmat de o valoare, în celula aflată imediat sub eticheta de criteriu. De exemplu, pentru a găsi salariaţii pentru care salariul de bază este mai mare sau egal cu 4000000, tastaţi >=4000000 sub eticheta criteriului Salariu de bază din zona de criterii. Observaţie: Când evaluează datele, Microsoft Excel nu face deosebirea între literele mari şi literele mici. La scrierea valorilor criteriului, respectaţi regulile:

• pentru a efectua căutarea după o valoare dată, introduceţi valoarea drept criteriu. Formatul datei nu are importanţă în selecţia înregistrărilor;

• folosiţi adresele relative ale căsuţelor în formulele care fac referiri la câmpurile bazei de date din grupul de intrare; apelaţi la adresele absolute ale căsuţelor pentru a va referi la valori din afara grupului de intrare. De exemplu, se poate folosi criteriul =C2< >D2 pentru a găsi înregistrările ale căror valori din câmpul aflat pe coloana C nu sunt egale cu valorile câmpului definit în coloana D; se poate apela la forma =C2<>$K$2 pentru a căuta înregistrările ale căror valori din coloana C nu sunt egale cu valoarea din K2, care este în afara bazei de date.

Exemple de criterii de filtrare complexă

Criteriile de filtrare complexă pot include condiţii multiple aplicate unui singur câmp, criterii multiple aplicate mai multor câmpuri şi condiţii create ca rezultat al unei formule.

67

Când creaţi criterii de filtrare complexă, introduceţi criteriile diverselor câmpuri pe aceeaşi linie a grupului criteriu pentru a selecta numai înregistrările care îndeplinesc toate criteriile concomitent. Excel tratează criteriile scrise pe aceeaşi linie a grupului criteriu ca şi cum ar fi legate între ele prin operatorul logic AND. Nu uitaţi să redefiniţi grupul alocat criteriului astfel încât el să conţină toate coloanele cu criterii.

Trei sau mai multe condiţii într-o singură coloană

Dacă aveţi trei sau mai multe condiţii pentru o singură coloană, tastaţi criteriile direct, unul sub altul, în rânduri separate. De exemplu, următoarea zonă de criterii afişează rândurile care conţin sau "agent vânzări" sau "şofer" sau “contabil” în coloana Funcţia. Funcţia agent vânzări Şofer Contabil

Fig. nr. 46. Utilizarea comenzii Advanced Filter cu copierea rezultatelor filtrării într-o altă zonă

68

Fig. nr. 47. Utilizarea comenzii Advanced Filter cu copierea rezultatelor filtrării într-o altă zonă

Criterii din două sau mai multe câmpuri Pentru a căuta date care răspund unei condiţii în două sau mai multe câmpuri, introduceţi toate criteriile în acelaşi rând din zona de criterii. De exemplu, următoarea zonă de criterii afişează toate rândurile care conţin "agent vânzări" în coloana Funcţia şi valoarea 1 în coloana Secţia.

Funcţia Secţia agent vânzări 1

În urma selectării comenzii Filter din meniul Data, opţiunea Advancing Filter:

Fig. nr. 48. Utilizarea criteriilor din două câmpuri

69

se obţin următoarele rezultate:

Fig. nr. 49. Utilizarea criteriilor din două câmpuri

Pentru a găsi datele care satisfac sau o condiţie într-o coloană sau o condiţie în altă coloană, introduceţi criteriile în rânduri diferite ale zonei de criterii. De exemplu, următoarea zonă de criterii afişează toate rândurile care conţin fie "contabil" în coloana Funcţia, fie valoarea în coloana Secţia, fie valorile salariului de bază mai mari de 4000000.

Funcţia Secţia Salariu de bază contabil 1 >4000000

70

Fig. nr.50. Utilizarea criteriilor de tip OR

Pentru a găsi rândurile care satisfac una sau mai multe condiţii dintr-o coloană şi una sau mai multe condiţii din altă coloană, tastaţi criteriile în rânduri separate. De exemplu, următoarea zonă de criterii afişează rândurile care conţin “agent vânzări” în coloana Funcţia şi valoarea 1 pentru Secţia sau rândurile pentru “contabil” şi secţia 2.

Funcţia Secţia agent vânzări 1 contabil 2

71

Fig. nr 51. Utilizarea de criterii complexe

Funcţii ale bazelor de date Microsoft Excel include 12 funcţii în foaia de calcul care analizează datele stocate în baze de date. Fiecare dintre aceste funcţii, fiind referite în mod colectiv ca funcţii D (Dfunctions), utilizează trei argumente: bază de date, câmp şi criteriu. Aceste argumente se referă la zonele foii de calcul care sunt utilizate de către funcţie. Sintaxa funcţiilor este următoarea: Dfunction(bază de date, câmp, criteriu), unde

• Bază de date este zona de celule care formează lista sau baza de date. • Câmp arată care coloană este utilizată în funcţie. Coloanele de date trebuie să aibă o etichetă de

identificare pe primul rând. Câmp poate fi dat ca text, cu eticheta coloanei cuprinsă între ghilimele, cum ar fi "Marcă" sau "Nume salariat" din exemplul de mai sus sau ca un număr care reprezintă poziţia coloanei în cadrul bazei de date: 1 pentru prima coloană, 2 pentru a doua coloană şi aşa mai departe.

• Criteriu este o referinţă la o zonă de celule în care sunt specificate condiţiile pentru funcţie. Funcţia întoarce informaţiile din listă care corespund condiţiilor specificate în zona criteriilor. Zona criteriilor include o copie a etichetei de coloană din listă, pentru acea coloană pe care vreţi ca funcţia să o sintetizeze. Referinţa criteriilor poate fi introdusă ca o zonă de celule, cum ar fi H1:H2 sau ca un nume care reprezintă zona de celule, cum ar fi "Criteriu".

72

Observaţii: • Puteţi utiliza orice zonă pentru argumentul criteriu, atâta timp cât aceasta include cel puţin o

etichetă de coloană şi cel puţin o celulă sub eticheta coloanei, în care este specificată o condiţie pentru coloană.

De exemplu, dacă zona H2:H3 conţine eticheta de coloană Secţia în celula H2 şi valoarea 1 în celula H3 aţi putea defini zona ca SECTIA1 (utilizând comenzile Insert, Name, Define) şi utiliza acest nume drept argumentul criteriu din funcţiile pentru baze de date.

• Deşi zona criteriilor poate fi localizată oriunde în foaia de calcul, nu aşezaţi zona criteriilor dedesubtul listei. Dacă introduceţi informaţii noi în listă prin intermediul comenzii Form din meniul Data, acestea sunt adăugate în primul rând de sub listă. Dacă rândul de sub listă nu este gol, Microsoft Excel nu poate adăuga noile informaţii.

În Excel sunt utilizate următoarele funcţii ale bazelor de date: DAVERAGE - Întoarce media aritmetică a înregistrărilor selectate din baza de date. DCOUNT - Numără celulele dintr-o coloană din listă sau din baza de date care conţin numere şi care îndeplinesc condiţiile specificate. DCOUNTA - Numără toate celulele dintr-o coloană din listă sau din baza de date care nu sunt goale şi care îndeplinesc condiţiile specificate. DGET - Extrage o singură valoare dintr-o coloană a unei baze de date care îndeplineşte condiţiile specificate. Observaţii

• Dacă nici o înregistrare nu îndeplineşte criteriile de selectare, DGET întoarce valoarea de eroare #VALUE!

• Dacă mai multe înregistrări îndeplinesc criteriile de selectare, DGET întoarce valoarea de eroare #NUM!

DMAX - Întoarce valoarea maximă din înregistrările selectate dintr-o bază de date DMIN - Întoarce valoarea minimă din înregistrările selectate dintr-o bază de date DPRODUCT - Înmulţeşte valorile dintr-un câmp particular de înregistrări care corespund criteriilor dintr-o bază de date DSTDEV - Estimează abaterea standard pe baza unui eşantion de înregistrări selectate dintr-o bază de date DSTDEVP - Calculează abaterea standard pe baza întregii populaţii de înregistrări selectate dintr-o bază de date DSUM - Adună numerele din câmpurile coloană ale înregistrărilor din baza de date care îndeplinesc criteriile specificate DVAR - Estimează varianţa pe baza unui eşantion din înregistrările selectate dintr-o bază de date DVARP - Calculează varianţa pe baza întregii populaţii de înregistrări selectate dintr-o bază de date Exemplu: Pentru baza de date BDSAL, să se determine numărul de salariaţi, salariul minim, salariul maxim şi totalul salariilor pentru salariaţii din secţia 1.

73

Fig. nr 51. Utilizarea funcţiilor statistice ale bazelor de date

Funcţiile utilizate în celulele F18, F19, F20 şi F21 sunt următoarele: =DCOUNT(A2:G16;1;H2:H3) =DMIN(A2:G16;7;H2:H3) =DMAX(A2:G16;7;H2:H3) =DSUM(A2:G16;7;H2:H3)

Sortarea bazelor de date

Comanda Data 4Sort permite aranjarea datelor unui grup într-o ordine definită de utilizator. Grupul poate fi format din înregistrările unei baze de date sau din liniile unui tabel de calcul.

74

Fig. nr.52. Cutia de dialog Sort

Puteţi sorta înregistrările din baza de date în ordine crescătoare pe baza conţinutului unui coloane, puteţi sorta rânduri în ordine descrescătoare pe baza conţinutului unei coloane sau pe baza conţinutului a două sau mai multor coloane. Dacă anterior aţi realizat o sortare în aceeaşi foaie de lucru, Microsoft Excel foloseşte aceleaşi opţiuni de sortare, cu excepţia cazului în care aţi modificat aceaste opţiuni. Pentru a sorta înregistrările în ordine crescătoare pe baza conţinutului unui câmp parcurgeţi următorii paşi: 1. Faceţi clic pe o celulă din coloana după care aţi dori să sortaţi; 2. Faceţi clic pe butonul Sortează ascendent (Sort Ascending) din linia de instrumente standard. Pentru a sorta înregistrările în ordine descrescătoare pe baza conţinutului unei câmp parcurgeţi următorii paşi: 1. Faceţi clic pe o celulă din coloana după care doriţi să realizaţi sortarea; 2. Faceţi clic pe butonul Sortează descendent (Sort Descending) din linia de instrumente standard. Dacă doriţi să sortaţi înregistrări pe baza conţinutului a două sau mai multor câmpuri se parcurg următorii paşi: 1. Faceţi clic pe o celulă din lista pe care doriţi să o sortaţi. 2. În meniul Data, selectaţi comanda Sort (Sortează). 3. În casetele Sort by (Sortează după) şi Then by (Apoi după), faceţi clic pe coloanele pe care doriţi să le sortaţi. 4. Selectaţi orice opţiuni de ordine de sortare doriţi şi apoi faceţi clic pe OK. Repetaţi paşii de la 2 la 4 dacă este necesar. Observaţii:

75

• Dacă coloana pe care o precizaţi în caseta Sortează după (Sort by) are articole duplicat, puteţi sorta mai departe valorile precizând o altă coloană în prima casetă Then by. Dacă există articole duplicat în a doua coloană, puteţi preciza o a treia coloană după care să sortaţi în a doua casetă Then by

• Atunci când sortaţi rânduri care fac parte dintr-un plan foaie de lucru, Microsoft Excel sortează grupurile cu nivelul-cel-mai-mare (level 1) astfel încât rândurile sau coloanele detaliu să stea împreună, chiar dacă rândurile sau coloanele detaliu sunt ascunse.

Exemplu: Sortaţi baza de date BDSAL în ordine crescătoare după câmpul Secţia şi apoi în ordine descrescătoare după câmpul Nume salariat. Cutia de dialog Sort va arăta astfel:

Fig. nr.53. Cutia de dialog Sort pentru sortarea după câmpurile Secţia şi Nume salariat

În urma sortării se va obţine următoarea foaie de calcul:

76

Fig. nr. 54. Foaia de calcul în urma sortării

Inserarea de subtotaluri într-o bază de date Pentru inserarea de subtotaluri într-o bază de date parcurgeţi următorii paşi: 1. Sortaţi baza de date după câmpul pentru care doriţi să calculaţi subtotalurile. De exemplu, pentru a însuma salariul de bază pentru salariaţii din fiecare secţie în parte, sortaţi baza de date după câmpul Secţia; 2. Faceţi clic pe o celulă din listă; 3. În meniul Data, selectaţi comanda Subtotals; 4. În caseta At each change in (La fiecare modificare în), faceţi clic pe coloana care conţine grupul sau grupurile pentru care doriţi subtotaluri. Aceasta poate fi aceeaşi coloană cu cea după care aţi sortat lista în pasul 1. 5 În caseta Foloseşte funcţie (Use function), faceţi clic pe funcţia pe care doriţi să o utilizaţi pentru a calcula subtotaluri. 6 În caseta Adaugă subtotal la (Add subtotal to), selectaţi cutiile de selectare pentru coloanele care conţin valorile pentru care doriţi subtotaluri. De exemplu, în baza de date salariaţi sunt realizate subtotaluri pentru grupul Secţia după câmpul Salariu de bază.

77

Fig. nr. 55. Caseta de dialog Subtotals

Fig. nr. 56. Inserarea de subtotaluri în baza de date BDSAL

78

Simulări în programele de calcul tabelar

Programele de calcul tabelar pot fi interpretate ca sisteme de sprijinire a deciziilor elementare. Practic, ele preiau o parte din sarcinile decidentului, sarcini care pot fi mai mult sau mai puţin structurate în funcţie de nivelul la care se iau deciziile. Modelele analitice specifice unui sistem suport pentru decizii implementate într-un program de calcul tabelar sunt analiza de tipul "Ce se întâmplă dacă?" şi modelele de simulări. Simulările reprezintă o particularizare a analizei "Ce se întâmplă dacă?" (What if?). Simulările au ca punct de plecare recalcularea automată, considerată cea mai simplă metodă de simulare. Ce se întâmplă dacă cheltuielile s-ar reduce cu 10% - cât ar fi profitul şi rata rentabilităţii? Mai mult, există posibilitatea construirii de modele de simulare mai complexe prin tehnici cum sunt: tabele de simulare cu una sau mai multe variabile sau formule, căutare rezultat final (Goal Seek), utilizarea funcţiei de rezolvare (Solver), gestiunea scenariilor. De asemenea, se pot realiza simulări pe bază de grafice (utilizatorul rectifică reprezentarea grafică după dorinţă, iar sistemul modifică datele în mod corespunzător).

Tabele de simulare

Într-o foaie de calcul putem avea mai multe tabele de date astfel încât putem analiza, în acelaşi timp, diferite variabile sau statistici de baze de date. Într-un tabel de date, Excel calculează mai multe rezultate pe baza unei formule care conţine una sau două variabile. Un tabel de date cu o intrare conţine o coloană sau un rând de valori care trebuie înlocuit printr-o singură variabilă. Un tabel cu două intrări conţine atât o coloană, cât şi un rând de valori care trebuie înlocuite cu două varaibile Comanda Table din meniul Data poate fi utilizată în următoarele două moduri: • schimbăm o intrare pentru a vedea efectul pe care-l produce asupra uneia sau mai multor formule; • schimbăm două intrări pentru a vedea efectul pe care-l produc asupra unei singure formule.

Tabele de simulare cu o singură variabilă

Printre cele mai bune exemple de analiză senzitivă se află un tabel de date care calculează plăţile unui împrumut pentru rate diferite ale dobânzii. Tabelul de date cu o singură intrare, descris în această secţiune, creează o diagramă a plăţilor lunare pentru o serie de rate ale dobânzii împrumutului. Înainte de a crea tabelul de date, trebuie construită foaia de calcul care rezolvă problema ce trebuie supusă testării. Foaia de calcul din fig. 57 calculează rata lunară ce trebuie achitată în urma acordării unui împrumut. Formula care rezolvă această problemă, aflată în celula B6 este: =PMT($B$4/12,$B$5*12,$B$3).

79

Fig. nr. 57. Foaia de calcul cu rezultatul ce dorim să-l analizăm

Pentru a construi un tabel de date parcurgeţi următoarele etape: • Construiţi foaia de calcul; • Introduceţi diferitele valori pe care doriţi să le testaţi. În cazul nostru se doreşte evidenţierea efectului

modificării ratei dobânzii asupra sumei care trebuie plătită lunar. Astfel, în zona A9:A16 se introduc diferite valori pentru rata dobânzii.

80

Fig. nr.58. Prima etapă în crearea tabelului de date - introducerea domeniului de rate ale dobânzii care urmează

să fie evaluate

În rândul de sus al tabelului, rândul 8, dedesubtul căruia apar rezultatele, se introduce adresa fiecărei formule pentru care se doreşte răspunsul (în cazul nostru, introducem în celula B8 referinţa =B6). Selectaţi celulele care conţin tabelul (zona A8:B16). Se includ valorile de intrare în coloana din stânga şi în rândul de formule din partea de sus. Rezultatele vor umple celulele goale din B9:B16. • Alegeţi Data, Table pentru a afişa caseta de dialog Table.

Fig. nr.59.Caseta de dialog Table

• Introduceţi o valoare pentru Row input cell (Celula de intrare rând) sau Column input cell (Celula de intrare coloană). În acest exemplu, Column input cell este B4. Se foloseşte Column input cell deoarece în acest tabel

valorile care sunt testate sunt ratele dobânzii care sunt desfăşurate pe coloană. • Alegeţi OK.

81

Tabelul de date care conţine sumele de plată care corespund fiecărei rate a dobânzii din tabel arată astfel:

Fig. nr.60. Foaia de calcul după modificarea unei variabile

Tabele de simulare cu două variabile Figura nr. 61 ne arată cum creăm un tabel de date care modifică două valori de intrare: dobânda şi valoarea împrumutului. Foaia de calcul dă rezultatul unei formule pentru toate combinaţiile acelor valori. Rândul de sus al tabelului conţine diferite valori pentru împrumut, iar coloana din stânga a tabelului conţine secvenţa de rate ale dobânzii care urmează să fie folosită. Atunci când folosim două valori diferite de intrare se pot testa rezultatele dintr-o singură formulă. Formula sau o referire la formulă trebuie să fie în colţul din stânga-sus al tabelului. În fig. nr. 61, celula B9 conţine referinţa =B6.

82

Fig. nr.61. Tabel de date în care sunt schimbate două valori de intrare utilizate de o formulă

Figura nr. 61 ne prezintă rezultatul unui tabel de date cu două intrări. Valorile obţinute reprezintă sumele care trebuie plătite lunar pentru o anumită valoare a împrumutului (valorile pentru împrumutul acordat sunt specificate pe linie) şi o anumită rată a dobânzii (ratele dobânzii sunt specificate pe coloană). Rezultatele apar cu semnul “–“ deoarece fiecare sumele plătite lunar reprezintă plăţi de efectuat. După ce tabelul de date este complet, se pot schimba valorile din foaia de calcul de care depinde tabelul de date (zona B3:B5). Utilizând noile valori, tabelul recalculează. În exemplul de mai sus poate fi schimbat termenul de rambursare al împrumutului care determină apariţia unor noi valori de plată. De asemenea, se pot schimba valorile de intrare şi se observă în tabelul de date schimbarea care rezultă.

Previziuni şi simulări pe baza graficelor EXCEL

Graficul exemplificat în figura nr. 62 este un grafic de tip Line Column on 2 Axes (categoria Custom Types) căruia i-a fost adăugată o linie de trend pentru seria de date corespunzătoare profitului brut, cu estimarea valorilor probabile pentru anul 2001, pe baza unei linii de trend exponenţiale.

83

Fig. nr. 62. Grafic inclus în foaia de calcul

Pentru realizarea de previziuni cu ajutorul graficelor se parcurg următorii paşi: 1. se execută clic pe reprezentarea seriei de date pentru care dorim trendul şi estimările viitoare; 2. din meniul Chart sau meniul asociat butonului drept al mouse-ului se alege comanda Add Trendline; 3. se defineşte tipul trendului/regresie: liniar, polinomial, logaritmic, exponenţial; 4. opţional, se pot cere estimări pentru un anumit număr de perioade viitoare, prin comenzile din pagina

Options (Forecast, opţiunea Forward). Prin clic dreapta pe linia de trend definită, selectând comanda Format Trendline, se pot modifica ulterior opţiunile utilizatorului (stilul liniei, tipul regresiei, estimările). Observaţie: O linie de trend se poate defini doar pentru graficele bidimensionale de tipurile area, bar, column, line, stock, xy, bubble. Pe baza unui grafic se pot realiza şi simulări. Între grafic şi datele reprezentate din foaia de calcul există o legătură permanantă, în sensul că orice modificare a datelor duce la actualizarea corespunzătoare a graficului. Şi reciproca este adevărată: o modificare în grafic va duce la schimbarea datelor în foaia de calcul. Realizarea simulării presupune simpla modificare, cu ajutorul mouse-ului a nivelului reprezentat grafic (se execută clic pe seria de date dorită, apoi din nou clic pe valoarea care se vrea schimbată şi se face Drag&Drop în direcţia de modificare dorită).

84

Astfel, cum se observă în figura 62, veniturile totale în 1994 au fost de 410 miliioane lei. Dacă în grafic schimbăm nivelul veniturilor din acest an, ridicându-l la 1920 milioane, această valoare apare instantaneu în tabelul din foaia de calcul. (vezi fig. nr. 63)

Fig. nr.63. Simulare pe bază de grafic

Să presupune că dorim să aducem profitul anului 1999 la nivelul celui din 1998. Va trebui să modificăm seria de date reprezentată printr-o linie în punctul ce corespunde anului 1999. Această operaţie este mai complexă decât cea a modificării veniturilor, întrucât intervine o formulă ce calculează profitul ca diferenţă între venituri şi cheltuieli. De aceea pe ecran apare o fereastră de dialog, numită Goal Seek, în care se precizează căsuţa a cărei valoare se actualizează (G9) la valoarea ţintă (1460) şi se cere precizarea căsuţei a cărei valoare se va modifica pentru a atinge valoarea ţintă. (vezi fig. nr. 64). Pentru creşterea dorită există două posibilităţi de modificare: a veniturilor (G5) sau a cheltuielilor (G6). Am ales prima variantă (nu este posibilă modificarea mai multor căsuţe). Rezultatul se poate observa în fig nr. 65.

Fig. nr.64. Fereastra de dialog Goal Seek

85

Fig. nr.65. Simulare pe bază de grafic

Observaţie: Se pot realiza simulări doar pentru graficele bidimensionale de tipurile bar, column, line, pie, doughnut, xy, bubble.