Supply Chain Management

2Introducere

2Funciile ntreprinderii

5Planificarea resurselor ntreprinderii (ERP - Enterpri Resource Planning). Definiii.

6Necesitatea existenei sistemelor ERP

7Evoluia sistemelor ERP

10Funcionaliti ale unui sistem ERP

10Avantajele i dezavantajele sistemelor ERP

12Motivaia implementrii de sisteme ERP

13Durata implementrea unui ERP

13Costul unui sistem ERP

15Probleme ntmpinate n lipsa utilizrii unui sistem ERP

16Furnizori ERP n Romnia i produsele oferite

22Bibliografie

Introducere

Funciile ntreprinderii

Funcia reprezint ansamblul activitilor omogene sau complementare orientate spre realizarea obiectivelor generale precis stabilite, rezultate din obiectivele fundamentale ale organizaiei. Astfel, functia reprezinta un ansamblul de activitati realizate de unul sau mai multi angajati prin utilizarea unor metode, tehnici si instrumente specifice, in vederea indeplinirii unor obiective prestabilite.

ntreprinderea reprezint o verig de baz a economiei n care are loc: producerea unor bunuri, executarea unor lucruri sau prestarea unor servicii conform cerinelor pieei.n ceea ce priveste abordarea ntreprinderilor pe functii specializate, literatura de specialitate ne pune la dispoziie diverse variante fr a se propune o standardizare i fr ca cineva s poat considera c o abordare este mai corect dect alta. Aspectul pragmatic rezid din dorina de a realiza ulterior o organigram eficient, prin urmare, bazele structurii organizatorice funcionale pleac de la urmtoarea abordare a funciilor (fig. 1): funcia comercial, funcia economic (financiar-contabil),

funcia de producie,

funcia resurse umane (personal),

funcia de cercetare dezvoltare.

Fig. 1: Funciile ntreprinderii.Gruparea activitilor pe funcii se face pe baza unor criterii:

omogenitate: activiti de aceeai natur sau care necesit aceeai pregtire profesional; complementaritate: activiti ce se completeaz reciproc; convergen: activiti ce contribuie la atingerea acelorai obiective.

Funcia comercial cuprinde activitile prin care sunt puse la dispoziia clienilor serviciile organizaiei, precum i activitile legate de procurarea materialelor i mijloacelor de munc. Principalele activiti din cadrul acestei funciuni sunt:

marketing studierea pieei interne i externe, cunoaterea comportamentului consumatorilor, ncheierea contractelor;

aprovizionare reunete atribuiile care asigur procurarea materialelor, combustibilului i echipamentelor necesare serviciului. Realizeaz depozitarea lor i gestiunea stocurilor;

desfacere asigur expedierea unor produse ctre clieni. Este nevoie de un sistem de transport extern organizaiei. Marile companii de servicii trebuie s-i creeze sisteme de livrare dar cele mai multe organizaii realizeaz vnzarea simultan cu prestarea serviciului.

Funcia economic (financiar-contabil) cuprinde activitile prin care se asigur gestiunea resurselor financiare i materiale necesare atingerii obiectivelor, precum i evidena valoric a ntregului patrimoniu. Principalele activiti incluse n funciunea financiar-contabil sunt:

finanarea ansamblul proceselor prin care se determin i se obin resursele financiare necesare atingerii obiectivelor stabilite;

contabilitatea reunete procesele prin care se nregistreaz i se evideniaz valoric resursele materiale i financiare. Calitatea evidenei contabile, care conine un important volum de informaii, constituie un element cheie ce condiioneaz eficacitatea procesului de management;

auditul financiar ansamblul proceselor prin care se verific respectarea normelor de pstrare i utilizare a valorilor materiale. Scopul este prevenirea, descoperirea i recuperarea pagubelor.

Funcia de producie i prestare servicii cuprinde activitile prin care se realizeaz serviciile, dintre care amintim:

programarea, lansarea i urmrirea produciei i serviciilor se determin serviciile ce trebuie realizate, se comunic executanilor, se verific realizrile;

servirea - executarea produciei i serviciilor conform cerinelor de calitate i termenelor stabilite. Serviciul trebuie s se desfoare cu reducerea consumurilor specifice de materiale, ritmic, s urmreasc sporirea productivitii muncii;

controlul pe fazele procesului de servire;

mentenana (ntreinerea i reparaia echipamentelor) se menin echipamentele n stare de funcionare normal, prin prentmpinarea efectelor uzurii fizice;

suportul intern se asigur din surse interne echipamentele, energia i apa, necesare serviciului.

Funcia resurse umane (personal). Prin activitatea de personal se asigur resursele umane necesare serviciilor, utilizarea, dezvoltarea i meninerea acestora. n unele servicii ponderea manoperei este foarte mare. Unele activiti de personal se desfoar, n mare msur, de ctre manageri.

Tipuri de activiti:

gestiunea personalului efectueaz selectarea, ncadrarea, evidena, promovarea, pensionarea i transferul personalului;

instruirea contribuie la orientarea profesional i reciclarea personalului;

salarizarea pontarea i calculul salariului;

igiena muncii protecia muncii i protecia fa de mbolnviri profesionale;

sociale cree, aciuni culturale, locuine.

Funcia de cercetare - dezvoltare cuprinde activitile prin care se studiaz, se concepe, se elaboreaz i se realizeaz viitorul cadru operaional i organizatoric al organizaiei. Asfel, se deosebesc urmtoarele activiti principale:

cercetarea tiinific (concepia tiinific);

ingineria tehnologic (concepia tehnic);

dezvoltarea organizaiei (investiii i construcii).Definirea activitatilor desfasurate de o ntreprindere se poate identifica conform schemei prezentate n figura 3.1. Planificarea strategicPreviziunea afaceriiAnaliza de piaCercetarea de pia

Planificarea misiuniiAlocarea resurselorControlul i planificarea costurilorManagementul calitii

2. Planificarea tacticPolitica de validare operaionalPlanificarea resurselor umaneAlocarea resurselor umane

Planificarea materialelor i materiilor primePlanificarea calitiiEstimarea costurilor de produciePlanificarea inginerie concurente

Planificarea sistemului informaticPlanificarea procesului de reorganizare3. ClieniFacturare

Managementul garanieiInformaii despre produseControlul debitelorInformaii despre clieni

4. Planificarea i controlul comenzilorAnaliza comenzilorControlul comenzilorAnularea comenzilor

Validarea comenzilorServiciul de comenzi pentru clieniControlul financiar al debitelor clienilorControlul creditelor

Serviciul de comenzi rapide5. mpachetare6. Transport7. Planificarea produciei

Planificarea stocurilorPlanificarea produciei necesarePlanificarea resurselor necesareAchiziia materialelor i materiilor prime

Planificarea comenzilor i livrrilorPlanificarea modernizrii mijloacelor de produciePlanificarea mijloacelor fixePlanificarea procesului de producie

Planificarea procesului de asamblarePlanificarea controlului tehnic de calitate8. Recuperare i reclamare defecte9. Managementul activitii de producie

Planificarea activitii de producieControlul proceselor n desfurareRaportarea activitii de producieControlul i monitorizarea procesului de producie

Controlul statistic al procesuluiControlul i planificarea fluxurilor materialeControlul tehnic de calitateControlul i managementul informaiilor despre produs

Raportarea producieiRaportarea rebuturilor10. Resurse umaneTraining i certificare

SalarizareRaportare prezenSecuritateDepistarea performanelor posturilor

Fia postuluiRaportareAutorizare orelor suplimentareCalitatea vieii

Planificarea i investirea fondului de pensii11. AprovizionarePlanificarea aprovizionriiIdentificarea furnizorilor

Evaluarea furnizorilorAlegerea furnizorilorRecepie i inspecie12. Controlul i managementul stocurilor

Planificarea stocurilorContabilitatea stocurilorControlul stocurilor13. Teste de conformitate

14. Controlul i managementul metodelor de evaluare

Fig. 3: Activitile desfurate de o ntreprindere.

Fig. 4: Modelul ISO pentru ntreprinderi.

Planificarea resurselor ntreprinderii (ERP - Enterpri Resource Planning). Definiii.

Definiia 1: Sistemul de planificare a resurselor ntreprinderii (abreviat ERP - Enterprise Resource Planning, n limba englez) este instrumentul software care faciliteaz integrarea tuturor informaiilor dintr-o organizaie ntr-o platform unic. Scopul ERP este s asigure transparena datelor n cadrul unei organizaii i s faciliteze accesul la orice tip de informaie util n desfurarea activitii.

Definiia 2: Un sistem ERP este o aplicaie multi-modular care integreaz procesele economice i optimizeaz resursele disponibile ale ntreprinderiiDefiniia 3: ERP reprezint un set de sisteme bazate pe arhitectura client/server dezvoltate pentru prelucrarea tranzaciilor i facilitarea integrrii tuturor proceselor, din faza planificrii proceselor, dezvoltrii produciei, pn la relaiile cu furnizorii, clienii sau ali parteneri de afaceri. ERP este considerat expresia cea mai fidel a interdependenei dintre economic i tehnologia informaiei.Definiia 4: Planificarea resurselor ntreprinderii (Enterprise Resource Planning - ERP) reprezint un cadru pentru organizarea, definirea, i standardizarea proceselor de afaceri necesare pentru planificarea i controlul eficient al organizaiei, astfel nct organizaia s poat utiliza cunotinele sale interne n vederea obinerii unor avantaje externe. (definiie conform dicionarului APICS)

Definiia 5: Sisteme le ERP sunt sisteme software pentru managementul afacerii, care ncorporeaz module ce sprijin ariile funcionale ale afacerii, precum planificarea, producia, vnzri, marketing, distribuie, contabilitate, financiar, managementul resurselor umane, managementul proiectului, managementul inventarului, service i mentenan, transport i afaceri e lectronice (e -business)[8].

Definiia 6: ERP este, la baz, un concept legat de managementul ntreprinderii care vizeaz eficientizarea prin planificarea adecvat a resurselor, urmrire i replanificare.Necesitatea existenei sistemelor ERP

Un sistem ERP (Enteprise Resource Planning) este o soluie software din seria aplicaiilor economice, multi-modular, care integreaz toate procesele economice ale ntreprinderii cu scopul optimizarii i creterii eficienei acesteia. Un ERP contribuie decisiv la gestiunea afacerii, ajut n structurarea deciziilor de management prin furnizarea de rapoarte cu un grad foarte ridicat de acuratee, asigur un timp de rspuns extrem de mic i un mod de organizare relaional al datelor.

Concurena acerb existent pe pia, implic nevoia unui management rapid i performant n condiiile n care volumele de date cu care se lucreaz sunt imense i sistemele clasice par s fie depite, de aceea este nevoie de soluii care s permit extragerea rapid a cunotinelor necesare n procesul de fundamentare inteligent al deciziilor.

Un sistem ERP este un sistem informatic de gestiune, un instrument software care faciliteaz integrarea tuturor informaiilor dintr-o ntreprindere ntr-o platform unic. Scopul ERP este s asigure transparena datelor n cadrul unei organizaii i s faciliteze accesul la orice tip de informaie util n desfurarea activitii.Programele pentru planificarea resurselor ntreprinderii, sau ERP, sunt concepute pentru a fi nucleul unei ntreprinderi, tind s integreze toate departamentele i funciile unei companii ntr-un singur sistem informatic ce poate servi tuturor necesitilor particulare ale oricrui departament.

Proiectarea unui singur produs informatic care s rspund necesitilor att personalului din departamentul financiar, ct si a celor de la resurse umane sau a celor de la producie nu este deloc uoar, deoarece fiecare departament are propriile lui sisteme informatice specializate i optimizate pentru nevoile particulare proprii. ns ERP le combin pe toate acestea ntr-un singur program informatic conectat la o baz de date comun, astfel nct comunicarea interdepartamental este mult mai facil.

Exemplu: n cazul n care este implementat corect, un ERP, prin abordarea sa integrat, poate aduce beneficii deosebite companiei respective. Pentru a ilustra utilitatea deosebit a programelor ERP se prezint o situaie care ilustreaz ceea ce se ntmpl n lipsa ERP comparativ cu situaia existenei implementrii acestuia. De exemplu, n mod clasic, comanda unui client, chiar si n cazul n care este primit electronic, va trece din Inbox n Inbox pe la mai multe birouri, acest lucru genernd ntrzieri n prelucrare sau chiar si rtciri ale acesteia. De asemenea, nici un angajat din companie nu poate spune cu adevrat care este stadiul respectivei comenzi la un anumit moment, deoarece cei de la departamentul financiar nu au cum s intre in sistemul informatic al celor de la depozit, de exemplu, si nici invers nu este posibil. Sistemul ERP nlocuieste vechile programe informatice de la depozit, producie, financiar, resurse umane cu un singur sistem integrat, divizat n mai multe module ce aproximeaz funcionalitile vechilor programe. Fiecare departament lucreaz cu propriile lui programe, numai c diferena este c acestea sunt conectate ntre ele, fcnd posibil de exemplu ca cei de la financiar s interogheze sistemul de la depozit pentru a vedea dac o comand a fost onorat sau nu.

La nceputul anilor 90, sistemele ERP aveau o construcie monolitic, dar ntre timp productorii acestora le-au fcut din ce n ce mai flexibile si mai modularizabile, fiind posibil pentru o anumit companie s instaleze de exemplu doar modulele pentru financiar si pentru resurse umane si s lase restul departamentelor pentru mai trziu. Scopul declarat al sistemelor ERP este de a mbunti activitile corespunztoare etapei dintre obinerea unei comenzi de la un client si emiterea facturii pentru acea comand precum i plata ei, etap cunoscut sub numele de fulfillment process. Din acest motiv, ERP se mai numete i back-office software. n general, nu exist preocupri legate de partea de vnzare a produselor, (dei exist mai muli furnizori de ERP care au dezvoltat module de CRM - Customer Relationship Management pentru acest lucru), ci de optimizarea traseului unei comenzi primite de la client pn cnd aceasta va fi onorat. Atunci cnd un reprezentant al serviciului de relaii cu clienii introduce comanda n sistemul informatic, el va avea n acest fel acces la toate informaiile necesare i anume:

suma maxim cu care poate fi creditat clientul, informaie ce poate fi preluat de la departamentul financiar;

istoricul comenzilor pentru respectivul client, tot de la departamentul financiar;

nivelul stocurilor, de la depozitul firmei;

posibilitile de transport, de la modulul de logistic.

n cazul n care este bine implementat, un sistem ERP poate reduce considerabil costurile companiei i poate accelera procesul transformrii unei comenzi primite de la un client ntr-o factur corespunztoare. Comunicaiile ntre departamentele companiei sunt mult mbuntite.

Sistemul acopera toate segmentele din activitatea unei afaceri (fig. 5):

gestiunea achiziiilor

gestiunea stocurilor (cu mecanisme avansate de previzionare a acestora)

planificarea produciei (de la sisteme simple de microproducie pn la sisteme avansate de lansare a produciei in baza comenzilor)

gestiunea clienilor i furnizorilor (cu urmrirea fluxurilor cerere de ofert, ofert, factur proform, comand, livrare, decontare)

gestiune financiar i contabilitate

gestiunea centrelor de profit sau de cost, resurse umane, parc auto, etc.

Fig. 5: Segmentele activitii unei afaceri.

Evoluia sistemelor ERPIstoria sistemelor ERP (fig. 6) dateaz din anii 1960 cnd acest tip de aplicaie software era folosit cu preponderen pentru asistarea procesului de producie. Primul produs de acest tip a fost MRP (Material Resource Planning) [1]. Dei utile in activitatea de producie, aceste aplicaii nu ii extindeau functionalitile i spre alte zone de interes pentru o ntreprindere, precum contabilitate, resurse umane, vnzri.

ncepnd cu anii 90 sistemele ERP au nceput s ia forma aplicaiilor actuale. Dei dup apariia MRP funcionalitile acestui tip de programe au inceput s se extind, ERP-ul actual a luat fiin n momentul n care informaiile au putut fi centralizate ntr-o platform comun i funcionalitile sale au fost integrate [2].

Astzi, sistemele ERP fac un nou pas in dezvoltarea lor prin utilizarea internetului pentru eficientizarea funcionalitilor. Clienii de la mii de kilometri distant pot avea acces la stadiul propriei comenzi sau la stocurile companiei furnizoare prin integrarea facilitilor ERP cu aplicaiile WEB.Evoluia sistemelor ERP poate fi sintetizat n cinci etape situate din puct de vedere cronologic la distan de o decad.

1960 - Inventory Management & Control. Controlul i managementul depozitului este combinaia ntre tehnologia informaiei i procesele business de meninere a stocului ideal ntr-un depozit. Activitile managementului depozitului cuprind: identificarea necesitilor depozitului, setare de obiective, furnizarea de opiuni si tehnici de mbuntire, monitorizarea uzurii echipamentelor, meninerea balanelor depozitului, evaluarea strii depozitului etc.1970 - Material Requirement Planning (MRP). Planificarea necesarului de material sau de producie (Materials Requirement Planning - MRP) utilizeaza aplicaii software pentru programarea proceselor de producie. MRP genereaz programri ale operaiilor i cumprrii de material brut, pe baza necesitaii de producie pentru realizarea obiectivele propuse; MRP realizeaz structura sistemelor de producie, nivelul actual ale depozitelor si proceduri de identificare a lotului.

Fig. 6: Evoluia sistemelor ERP1980 - Manufacturing Requirements Planning (MRP II). Planificarea necesarului de fabricare (MRP) utilizeaz aplicaii software pentru coordonarea proceselor de fabricare, de la planificarea produsului, cumprarea de pri componente, realizarea inventarului, pn la distribuia produsului finit.

1990 - Enterprise Resource Planning (ERP). ERP folosete aplicaii software multi-modulare pentru mbuntirea performanelor procesului business. Sistemele ERP de cele mai multe ori integreaz activiti business din departamente ca: planificarea produsului, cumprare de componente, inventar, distribuia produsului, indeplinirea obiectivelor, monitorizarea comenzilor. Sistemele software ERP mai pot conine module de aplicaie pentru marketing, finane, contabilitate sau resurse umane.2000 Extended Enterprise Resource Planning (Extended ERP). Utilizarea internetului pentru eficientizarea funcionalitilor.

Conceptul care st la baza sistemelor ERP este prezentat n figura 7.

Fig. 7. Conceptul sistemelor ERP [8]Sistemele ERP (Enterprise Ressource Planning) sunt sisteme informatice pentru management, destinate gestiunii si controlului activitii la nivelul ntregii companii. De asemenea, prin stabilirea de legturi ntre sistemul de gestiune de la nivelul companiei cu alte sisteme de gestiune de la nivelul furnizorilor de produse i de servicii, putem vorbi de sisteme denumite Supply Chain Management (SCM), iar prin stabilirea de legturi ntre sistemul de gestiune al companiei i clienii individuali sau cu alte sisteme de gestiune ale clienilor putem vorbi de sisteme denumite Customer Relationship Management (CRM) sisteme pentru gestiunea relaiilor cu clienii. n figura 8 este prezentat schema unui sistem de gestiune integrat.

SCM (Supply Chain Management manangementul lanului de aprovizionare/distribuie)

ERP (Enterprise Resource Planning planificarea resurselor ntreprinderii)

CRM (Customer Relationship Management managementul relaiilor cu clienii)Fig. 8. Sistem de gestiune integrat.

Funcionaliti ale unui sistem ERP

Sistemele ERP, sunt programe modulare (fig. 9), fiecare arie de activitate a companiei fiind acoperit de ctre o aplicaie specific. Modulele unui sistem ERP funcioneaz integrat utiliznd o baz de date comun, sau pot funciona independent. Astfel, ele acoper: Producie: planificarea i urmrirea produciei;

Gestiune: evidena stocurilor, a furnizorilor, a plilor i ncasrilor;

Vnzri: optimizarea activitiilor de vnzare, distribuie i facturare;

Salarii: calculul salariilor i managementul informaiilor referitoare la personal;

Fig. 9: Principalele module ale unui sistem ERP.

Contabilitate: evidena contabil;

FRM (Finance Resource Management): evidena financiar;

Imobilizari: evidena mijloacelor fixe i calculul amortizrii;

HRM (Human Resource Management): managementul resurselor umane;

CRM (Customer Relationship Management): managementul relaiilor cu clienii;

SCM (Supply Chain Management): manangementul lanului de aprovizionare;

BI (Business Intelligence): rapoarte, analize, prognoze.

Pentru majoritatea companiilor, realizarea unei creteri profitabile n contextul actual de afaceri nu este un lucru simplu. Se confrunt cu o serie de provocri precum concurena global, consolidarea de pia, deficitul de specialiti, noi reglementri legislative i ateptri mai mari din partea clienilor. Pentru a rspunde acestora, trebuie s aib capacitatea de a reaciona i de a-i transforma activitatea rapid, eficient din punctul de vedere al costurilor, fr a sacrifica profitabilitatea, transparena sau controlul intern.Avantajele i dezavantajele sistemelor ERP

ERP este un sistem vast de planificare a resurselor companiei cu funcionaliti suplimentare extrem de evoluate i de performante. Prin achiziia unui ERP, investii n instrumente inovatoare, uor de folosit, adoptai tehnici de afaceri moderne i mbuntii randamentul organizaiei.Principalele avantaje ale implementrii unui sistem ERP constau n [8]: acces la informaii sigure (organizeaz procesele i activitile de afaceri punnd la dispoziie informaii rapide, concrete i concise) - soluia ERP stocheaz toate informaiile privind activitile ntreprinderii ntr-o baz de date comun, oferind informaii precise i sigure i rapoarte mbuntite. Astfel, angajaii din fiecare departament au acces la aceleai informaii, pe care le pot vizualiza i/sau modifica n caz de necesitate. Atunci cnd un departament finalizeaz activitatea la o anumit comand, aceasta este automat direcionat de ctre ERP spre urmtorul departament; evitarea redundanei datelor i operaiilor - se elimin necesitatea introducerilor multiple de date, ntruct toate modulele sistemului ERP acceseaz informaiile din baza de date central; de exemplu, odat ce o tranzacie de vnzare este nregistrat n aplicaie, aceasta devine accesibil tuturor modulelor sistemului;

reducerea considerabil a timpului de procesare a unei comenzi - avnd n vedere c parcurgerea traseului se face n mod automatizat, este evident c timpul este mult diminuat. Astfel, poate fi cunoscut n fiecare moment stadiul n care a ajuns o comand. Pentru aceasta, este suficient s te conectezi la sistemul ERP pentru a vedea la ce departament a ajuns respectiva comand; reducerea costurilor - Timpul nseamn bani, iar soluia ERP permite economisirea resurselor de timp prin oferirea unui control mai bun asupra tuturor deciziilor organizaionale; grad ridicat de adaptabilitate - soluia ERP poate fi restructurat i adaptat cu uurin dac ntreprinderea aduce modificri proceselor sale de afaceri. Astfel, soluia ERP are abilitatea de a se adapta rapid la schimbrile permanente ale mediului comercial cu ntreruperi minime ale activitilor companiei;

flexibilitate - sistemele ERP sunt proiectate ntro manier structurat i modular, coninnd module de baz ale aplicaiei i o serie de module suplimentare (de tip add-on), care pot fi adugate n funcie de necesitile organizaiei. Ofera o interfa de utilizare modern care va crete productivitatea prin scutirea timpului de lucru aferent operrii;

mentenan mbuntit - relaia dintre furnizorul sistemului ERP i ntreprinderea care adopt soluia nu se ncheie odat cu achiziia i implementarea sistemului n organizaie; furn zorul soluiei ERP va asigura ntreprinderii asisten pe termen lung;

extindere - soluiile ERP pot fi integrate cu alte aplicaii importante, cum sunt Managementul relaiei cu clienii (CRM) sau Managementul lanului de furnizare (SCM); Informatia va fi prezentata intr-un format gata de utilizat, conform necesitatilor personalului care utilizeaza aplicatia. Solutia ERP inglobeaza de asemenea si scenarii de business intelligence gata de utilizat. Prin urmare, si aspectele problematice dar si posibilitatile de dezvoltare vor fi mai usor de identificat si de actionat asupra lor; comer electronic i afaceri electronice - soluiile ERP pot oferi opiuni pentru comerul pe Internet.Folosind aplicaia ERP adecvat, se pot spori performanele companiei:

prin luarea deciziilor manageriale pe baze unor informatii inteligente oferite in timp real; comunicarea ntre companie i clieni va deveni mai rapid i mai eficient; se gestioneaz mai simplu structuri complexe, canale de pia i scenarii de afaceri; se uniformizeaz procesele i tranzaciile de afaceri; se optimizeaz resursele i activele cu adevrat valoroase ale companiei; se accelereaz timpul de comercializare i timpul de valorificare; se mbuntesc serviciile oferite angajailor i clienilor, precum i satisfacia acestora.Dei avantajele aduse companiei sunt consistente, n acelai timp i dezavantaje pot fi chiar mai mari dect avantajele atunci cnd sistemul ERP nu este bine implementat i mai ales atunci cnd acesta nu este nsoit de schimbri n modul de organizare a companiei. Principalele dezavantaje pe care le au sistemele ERP sunt urmtoarele [8]:

costul sistemelor ERP poate fi considerabil - cheltuielile pe care le implic adoptarea unei soluii ERP n organizaie variaz de la mii la milioane de Euro, fapt ce le transform ntr-o investiie riscant. n plus, cel mai adesea funcionalitile unui sistem ERP nu se muleaz perfect pe nevoile specifice ale ntreprinderii, i drept urmare organizaia va trebui s reproiecteze unele dintre procesele sale de afaceri, ceea ce atrage dup sine alte cheltuieli semnificative.

consumatoare de timp - adoptarea unei soluii ERP aduce modificri majore ntr-o organizaie, fiind un proces extrem de complex i care poate conduce chiar la nevoia firmei de a-i modifica cultura organizaional; implementarea poate fi dificil i de lung durat dei foarte muli vnztori prezint n reclame c implementarea se realizeaz n 3-6 luni, de cele mai multe ori timpul real este de 1-3 ani n medie; implementarea ERP presupune foarte multe schimbri n modul de lucru al departamentelor companiei. la nceput poate ncetini considerabil activitatea companiei, deoarece angajaii erau obinuii cu vechile programe iar noul sistem informatic integrat introduce nu numai noi programe, dar i schimbri n activitatea acestora;

complexitate - un sistem ERP ncorporeaz foarte multe module. Se pare c sunt puine la numr companiile care exploateaz toate funciunile soluiei ERP adoptate; mai degrab, principiul 80/20 se aplic i n domeniul sistemelor ERP, adic 80% dintre organizaiile care adopt o soluie ERP folosesc doar 20% dintre funciunile acesteia, i nu mai 20% dintre firme le ca re adopt aceeai soluie exploateaz 80% dintre funciuni. Pentru a reduce acest dezavantaj, se recomand organizaiei s implemente zedoar acele module a le soluiei ERP ca re i sunt cu adevrat necesare.

dependena de furnizorul soluiei - relaia dintre furnizor i clientul care adopt soluia trebuie s rmn extrem de strns i dup finalizarea implementrii, datorit serviciilor de mentenan, asisten tehnic, upgrade la versiuni mai noi, etc.

Avnd n vedere toate aceste dezavantaje, se poate observa de ce foarte multe implementri ale sistemelor ERP nu i-au atins scopul pentru c nu este att de important sistemul informatic, ct schimbrile n modul de lucru al companiei.

Motivaia implementrii de sisteme ERP

Principalele motive pentru care companiile trebuie s instaleze i s implementeze un sistem ERP sunt:

Integrarea informaiilor financiare. Atunci cnd managerul unei companii ncearc s descopere performana de ansamblu a ntregii sale companii, el poate gsi mai multe versiuni ale strii adevrate a firmei.

Integrarea informaiilor despre comenzile de la clieni. Sistemul ERP este locul unde sunt procesate comenzile de la clieni din momentul n care acestea sunt primite de ctre serviciul de relaii cu clientii pn n momentul n care produsele sunt livrate i este emis factura pentru comanda respectiv. Pstrnd aceste informaii ntr-un singur sistem, poate fi mai uor de urmrit traseul unei comenzi, stadiul n care ea se afl n orice moment, i de asemenea, pot fi coordonate mai uor toate departamentele firmei, indiferent de locaia unde se afl.

Standardizarea i creterea vitezei de producie. Sistemele ERP ofer premizele pentru a standardiza diferitele etape ale procesului de producie, standardizare ce reduce costurile, mrete viteza i productivitatea sectorului respectiv.

Reduce timpul pierdut prin inventariere. Cunoscndu-se n orice moment situaia stocurilor, pot fi fcute planuri mult mai precise de livrare a produselor la clieni i coordonarea mult mai bun a distribuiei acestora.

Standardizeaz informaiile pentru resursele umane. Un sistem ERP aduce beneficii suplimentare deoarece introduce un sistem unificat de urmrire a activitii angajailor i de comunicare ntre acetia.Durata implementrea unui ERP

n general, durata de implementare a unui ERP se situeaz ntre 2-4 luni, dar poate varia n funcie de mrimea companiei i de gradul n care managementul companiei i utilizatorii aplicaiei se implic n reuita proiectului.

Totodat, durata implementrii este strns legat de modul n care au fost formulate cerinele iniiale ale proiectului (ct de corect au fost formulate), precum i de modul n care acestea sunt implementate. Pentru a minimiza timpul i efortul de implementare, n proiect trebuie s se implice factorii decizionali din managementul companiei, din toate segmentele de activitate ale acesteia (vnzri, achiziii, contabilitate, producie, resurse umane, IT, etc).

Costul unui sistem ERP

Achizitia si implementarea unei solutii ERP reprezinta o investitie pe termen lung, asa ca solutia aleasa de dvs. va avea un impact major asupra viitorului companiei dvs. Costurile implementrii unui sistem integrat de tip ERP au mai multe componente ce pot varia n funcie de tipul e ERP ales i de platforma pe care acesta este construit. n principal, aceste costuri se refer la:

aplicaia propriu-zis; echipamentele hardware ce trebuiesc achiziionate;

numrul de divizii ale companiei care vor fi servite; numrul de module care vor fi instalate;

munca necesar pentru integrarea sistemelor deja existente;

dorina de schimbare a companiei; training-ul personalului implicat n utilizarea aplicaiei;

ct de complex se dorete a fi proiectul.

Exist o regul nescris pe care foarte muli specialisti au folosit-o pentru a estima costul total al implementrii unui ERP i anume nmulirea cu cifra 6 a costului licenei. Acum civa ani, renumita firma de cercetare MetaGroup Inc. a realizat un studiu de pia pe un eantion format din 63 de companii de toate felurile i din mai multe industrii, de la companii mici pn la companii uriae, pentru a descoperi care a fost costul total (TCO - total cost of ownership) al implementrii sistemului ERP, aici incluznd costul cu echipamentele hardware, licenele software, serviciile profesionale i costurile interne ale firmei. Costul mediu rezultat pentru cele 63 de companii participante la studiu a fost de 15 milioane USD, cel mai mare cost fiind 300 milioane USD, iar cel mai mic cost total fiind de 400.000 USD. Dei este dificil de obinut concluzii din urmrirea unui studiu realizat pe companii att de diferite, totui este foarte limpede c un sistem ERP nu este deloc ieftin, ba chiar dimpotriv, preul este destul de mare.Afar de acestea, la implementarea ERP mai exist i nite costuri ascunse, care sunt destul de dificil de comensurat i de previzionat. Cercettorii i cei ce implementeaz softuri ERP consider c urmtorii factori sunt cel mai adesea rspunztori de subevaluarea bugetului:

Pregtirea profesional a angajailor. De obicei acesta este cel mai important factor care este subestimat la crearea bugetului pentru implementarea ERP. Cheltuielile cu pregtirea sunt foarte mari deoarece aproape ntotdeauna angajaii trebuie s nvee noi proceduri si noi procese, nu doar s se familiarizeze cu o nou interfa. Mai mult dect att, companiile ce ofer training nu pot ajuta foarte mult, deoarece ele sunt specializate n oferirea de suport pentru modul cum funcioneaz programul software efectiv, nu pentru modul cum se desfsoar afacerea n fiecare companie. De obicei costul real cu pregtirea depete de dou-trei ori costul bugetat.

Integrarea i testarea. Crearea i testarea legturilor dintre pachetul ERP i alte componente software pe care le are implementate compania reprezint de asemenea unul dintre cele mai subestimate costuri. Crearea legturilor este un proces destul de anevoios, mai ales atunci cnd componentele soft existente sunt mai vechi i firma productoare nu mai ofer suport pentru ele sau nu mai exist pe pia.

Personalizarea. n afar de crearea legturilor ctre componentele existente ale companiei, mult mai costisitoare i ceva ce trebuie evitat pe ct posibil este personalizarea nucleului pachetului ERP. Aceasta trebuie ns efectuat atunci cnd ERP nu acoper unul din procesele companiei, i trebuie adaptat s realizeze i acest aspect. Totui se recomand evitarea pe ct posibil a acestui lucru, deoarece pe lng faptul c este foarte costisitoare, personalizarea nucleului pachetului ERP face mult mai dificil actualizarea atunci cnd este disponibil o nou versiune a acestuia.

Conversia datelor. Chiar dac este un adevr admis de puine companii, totui foarte multe din datele stocate n sistemele vechi nu sunt de prea mare actualitate i relevan. Transformarea lor i mutarea n sistemul client-server cerut de ERP cost bani i pune destul de multe probleme practice.

Analiza datelor. De multe ori, datele din sistemul ERP trebuie combinate cu date prelevate din exteriorul companiei pentru realizarea de diverse rapoarte. Este necesar astfel ca la costul pachetului ERP s fie adugat i costul unor instrumente de Data Warehouse, mpreun cu costul unor specialisti n forarea datelor. Remprosptarea zilnic a datelor dintr-un mare depozit de date de la nivelul ntreprinderii poate fi destul de greoaie, deoarece sistemele ERP nu sunt optimizate pentru a indica ce date au fost modificate de la o zi la alta.

Plata consultanilor. Implementarea ERP necesit apelarea la servicii de consultan i training al angajailor ce tind s creasc fr limite. Pentru a preveni aceasta, la semnarea contractului cu firma ce asigur consultana trebuie stabilite i date cantitative, reflectat n necesitatea ca un anumit numr dintre angajaii companiei s fie capabili s promoveze anumite teste la ncheierea perioadei de pregtire.

nlocuirea angajailor de top. Piaa sistemelor ERP este o pia foarte concurenial, astfel c pe msur ce implementarea sistemului ERP din companie este finalizat si n interiorul companiei se formeaz specialiti ERP. Astfel este foarte posibil ca firme concurente s-i atrag acordndu-le salarii i bonusuri mai mari dect este pregtit compania mam s le ofere. n cazul n care nu va putea fi mpiedicat plecarea acestora la firme concurente, atunci vor fi pltite sume duble sau triple acelorai oameni ce se ntorc sub form de consultani sau a altora pe poziii similare.

Activitatea echipelor de implementare nu se termin niciodat. Dei majoritatea companiilor tind s trateze implementarea sistemului ERP la fel ca pe un oricare alt proiect, acest lucru nu este valabil. Nu este posibil ca dup ce pachetele software sunt instalate, fiecare angajat s se rentoarc la treaba pe care o realiza nainte. Din cauz c cei care au muncit la implementare cunosc fiecare detaliu al procesului de vnzare mai bine chiar dect cei de la departamentul vnzri si cunosc mai bine procesul de producie dect cei de la departamentul operaional, aceste persoane sunt foarte valoroase. Companiile nu-si pot permite s trimit aceste persoane napoi la activitatea pe care o fceau nainte pentru c sunt foarte multe lucruri de fcut dup implementarea ERP. Scrierea de rapoarte pentru a scoate informaii din sistemul ERP va ine echipa ocupat pentru cel puin nc un an. Din pcate foarte puine companii includ n buget cheltuieli pentru munca de dup implementarea efectiv a sistemului, astfel c de multe ori se ajunge la suplimentri de fonduri i de personal, imediat dup ce sistemul a intrat n exploatare, cu mult nainte ca beneficiile ERP s poat fi adunate.

Asteptarea imediat a beneficiilor. Una dintre cele mai rspndite greeli ale companiilor este ateptarea faptului ca imediat dup implementarea ERP s fie vizibile i beneficiile. De fapt, un recent sondaj efectuat de Deloitte a scos n eviden faptul c mai mult de un sfert din firmele chestionate au suferit scderi de performan imediat dup implementarea ERP, din cauza nenumratelor schimbri pe care le presupune acesta. Beneficiile se fac simite abia dup folosirea pentru o anumit perioad de timp i efectuarea de schimbri n procesul de producie.Probleme ntmpinate n lipsa utilizrii unui sistem ERP

Lipsa unui sistem automatizat, cu o baz de date centralizat, care s permit accesul ctre date i update-ul acestora n timp real poate aduce mari dezavantaje i pierderi pe plan financiar unei companii. n ceea ce privete departamentul de marketing i vnzri, lipsa unui sistem ERP poate duce la probleme cum ar fi: preuri incorecte asociate unor anumite produse ori servicii, numeroase telefoane ctre client pentru aflarea diferitelor informaii, ntrzieri n procesarea comenzilor, greirea datelor de furnizare a comenzilor sau chiar omiterea onorrii unor comenzi. Toate aceste probleme sunt datorate lipsei unui sistem care s aib central o baz de date, la care s aib acces toate departamentele (cum ar fi departamentul de vnzri, departamentul de control al inventarului, departamentul de achiziie, etc.), putnd vizualiza sau modifica dup caz informaiile n timp real.Alte probleme probleme sunt cauzate de greeli ale agenilor de vnzare, cum ar fi greeli n calculul reducerii pentru un anumit client, erori ce pot fi de asemenea eliminate prin utilizarea unui sistem ERP. Telefoanele sau vizitele agentului de vnzri pot fi aadar nlocuite de integrarea n modulul de marketing i vnzri a unor funcionaliti de comer online. Astfel, clientul poate vizualiza produsele disponibile, precum i ofertele de pre asociate acestora, oferte calculate automat n funcie de cantitatea comandat ori de alte date obinute din bazele de date relaionate utilizate de sistemul ERP. Comanda poate fi fcut astfel de ctre client, online, aceasta ajungnd apoi la persoanele responsabile pentru vezificarea comenzii, care va fi apoi trimis mai apoi ctre depozit, urmnd ca marfa s fie livrat, factura emis ctre client i cantitatea de marfa disponibil pe stoc actualizat automat.O problem des ntlnit i foarte neplcut care apare n lipsa utilizrii sistemelor de tip ERP este acceea a incapacitii de a onora o comand la timp. n momentul n care clientul comand anumite produse, n lipsa unei baze de date centralizate, nu se poate garanta c toate acele produse exist pe stoc i sunt disponibile pentru a fi livrate la timp clientului. Chiar dac persoana responsabil de vnzri ia legatura cu o persoan de la depozitul de produse pentru a afla dac un produs este disponibil, exist mari anse s se strecoare anumite erori care pot avea ca i consecin imposibilitatea livrrii unei comenzi la timp. Spre exemplu, un produs cerut se afla n depozit, dar acela a mai fost comandat odata, ns persoana de la depozit fie nu cunoate acest amnunt fie l-a scpat din vedere; astfel, agentului de vnzri i se va confirma disponibilitatea produsului, care la rndul su va confirma comanda clientului. n continuare, vor aprea probleme n momentul onorrii comenzii, cnd se va constata c produsul nu se mai afl de fapt pe stoc n cantitatea cerut. Acest lucru va avea cu siguran consecine nefavorabile, clientul fiind bineneles nemulumit de faptul c nu i este onorat la timp comanda. Aceast problem poate fi uor eliminat n cazul utilizrii unui sistem ERP, n urma verificrii i acceptrii unei comenzi, produsele comandate fiind automat eliminate din stocul disponibil, eliminnd astfel crearea oricrei confuzii referitoare la disponibilitatea i cantitatea de produse aflate pe stoc.Totodat trebuie inut cont i de faptul c anumite produse, dac sunt aduse n numr prea mare fa de gradul de cerere al acestora pot ajunge s expire, aducnd pierderi departamentului de vnzri. Utiliznd ns un sistem de planificare a resurselor, se poate observa tendina de cerere/vnzare a produselor n timp, deinerea unor astfel de informaii fcnd posibil determinarea cantitilor optime care ar trebui s existe pe stoc pentru fiecare produs. Totodat se pot lua msuri pentru a ncuraja vnzarea produselor care nu sunt att de cerute, ori al cror termen de valabilitate se apropie de data curent, prin introducerea unor oferte, a unor reduceri de pre pentru achiziionarea acelor produse.PAGE Planificarea resurselor firmei Logistic industrial

15Introducere

_1488788320.doc