+ All Categories
Home > Documents > #Cum Se Face Inventarierea

#Cum Se Face Inventarierea

Date post: 04-Feb-2016
Category:
Upload: goldhe-azemus
View: 230 times
Download: 7 times
Share this document with a friend
Description:
#Cum Se Face Inventarierea
11
Cum se face inventarierea Ne apropiem de sfarsitul anului, unii îsi fac planuri pentru vacanta de Craciun, altii îsi fac liste de cumparaturi, iar altii se pregatesc pentru inventarierea anuala. Un ultimele luni ale fiecarui an, cine este atent poate auzi în aer o rumoare “trebuie facuta inventarierea, au aparut noile norme”, ziarele titreaza pe prima pagina cu titluri de o schioapa “Norme noi !!! Modificari in organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului”. Contabilii se trezesc brusc din amorteala si devin preocupati “...nu am timp, trebuie sa studiez Normele”, unii gestionari se indispun gandindu-se la cea mai putin dureroasa metoda de sinucidere, pe scurt, la sfarsitul anului totul, rîul, ramul este preocupat de inventariere. Dar ce este acest groaznic fenomen numit “inventarierea anuala” si cum trebuie procedat atunci cand se manifesta ? Ce trebuie sa facem pentru a nu încalca faimoasele “Norme” ? Normele Cu toate ca in firecare an apar noi norme pentru organizarea si efectuarea inventarierii, de fapt, în ultimii 60 de ani nu s-a intamplat nimic nou în acest domeniu. Inventarierea asta de care se sperie toata lumea nu este decat o numarare a ceea ce ai si înscrierea pe o lista a ceea ce ai numarat. Nu-ti trebuie nici norme nici doctoratul in economie pentu asta. Inventarierea nu este nici o sperietoare pentru gestionari (cu exceptia celor care au bagat botul în oala cu smantana), nimeni nu vrea sa bage neaparat gestionarii in puscarie, mai ales ca in ultimii ani un gestionar capabil a devenit o raritate. Daca ne gandim bine, inventarierea anuala este un lucru benefic pentru toata lumea, contabilii si gestionarii au ocazia sa-si corecteze micile greseli facute de la ultima inventariere iar patronii vad si ei cum stau si ce mai au prin depozite. Primii pasi Primul pas in efectuarea inventarierii anuale este luarea deciziei. Adica, cineva, patronul sau administratorul trebuie sa se hotarasca “da, e timpul sa mai facem si noi un inventar”, iar dupa ce a luat aceasta hotarare sa o aduca la cunostiinta celor implicati. Deci, va emite o “Decizie de inventariereAtentie: decizia de inventariere va fi emisa de catre administratorul unitatii sau alta persoana care are obligatia gestionarii unitatii, în nici un caz aceasta decizie nu este emisa de catre contabil, baiatul care se ocupa de calculatoare sau femeia de serviciu.
Transcript
Page 1: #Cum Se Face Inventarierea

Cum se face inventarierea

Ne apropiem de sfarsitul anului, unii îsi fac planuri pentru vacanta de Craciun, altii îsi fac liste decumparaturi, iar altii se pregatesc pentru inventarierea anuala.

Un ultimele luni ale fiecarui an, cine este atent poate auzi în aer o rumoare “trebuie facuta inventarierea, auaparut noile norme”, ziarele titreaza pe prima pagina cu titluri de o schioapa “Norme noi !!! Modificari inorganizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului”.

Contabilii se trezesc brusc din amorteala si devin preocupati “...nu am timp, trebuie sa studiez Normele”,unii gestionari se indispun gandindu-se la cea mai putin dureroasa metoda de sinucidere, pe scurt, la sfarsitulanului totul, rîul, ramul este preocupat de inventariere.

Dar ce este acest groaznic fenomen numit “inventarierea anuala” si cum trebuie procedat atunci cand semanifesta ? Ce trebuie sa facem pentru a nu încalca faimoasele “Norme” ?

Normele

Cu toate ca in firecare an apar noi norme pentru organizarea si efectuarea inventarierii, de fapt, în ultimii 60de ani nu s-a intamplat nimic nou în acest domeniu.

Inventarierea asta de care se sperie toata lumea nu este decat o numarare a ceea ce ai si înscrierea pe o lista aceea ce ai numarat. Nu-ti trebuie nici norme nici doctoratul in economie pentu asta.

Inventarierea nu este nici o sperietoare pentru gestionari (cu exceptia celor care au bagat botul în oala cusmantana), nimeni nu vrea sa bage neaparat gestionarii in puscarie, mai ales ca in ultimii ani un gestionar

capabil a devenit o raritate.

Daca ne gandim bine, inventarierea anuala este unlucru benefic pentru toata lumea, contabilii sigestionarii au ocazia sa-si corecteze micile greselifacute de la ultima inventariere iar patronii vad si eicum stau si ce mai au prin depozite.

Primii pasi

Primul pas in efectuarea inventarierii anuale esteluarea deciziei.

Adica, cineva, patronul sau administratorul trebuiesa se hotarasca “da, e timpul sa mai facem si noi uninventar”, iar dupa ce a luat aceasta hotarare sa oaduca la cunostiinta celor implicati.

Deci, va emite o “Decizie de inventariere”

Atentie: decizia de inventariere va fi emisa de catreadministratorul unitatii sau alta persoana care areobligatia gestionarii unitatii, în nici un caz aceastadecizie nu este emisa de catre contabil, baiatul carese ocupa de calculatoare sau femeia de serviciu.

Page 2: #Cum Se Face Inventarierea

Decizia de inventariere este un document în care cel care ia aceasta decizie (patronul sau administratorul)stabileste care sunt comisiile de inventariere si cine face parte din ele, care sunt etapele inventarierii, astaînsemnand cand incepe si cand se termina o anumita etapa.

Comisia de inventariere este un grup de persoane din care unii care vor numara efectiv ce se afla pe rafturiledepozitelor, cati bani sunt in casa etc, altii vor inscrie pe listele de inventariere ce s-a numarat si bineînteles,este bine sa fie si un sef care se încrunta la toti ceilalti, mandru de importanta functiei temporare pe care aprimit-o, sef care va fi numit “Presedintele comisiei de inventariere”.

Bineînteles ca organizarea comisiei de inventariere nu este ceva batut în cuie, daca entitatea inventariata esteo firma micuta, care nu are nici macar atati angajati cat sa fomeze o comisie, inventarierea poate fi efectuatadin mai putine persoane, sau, în cazul ca nu exista angajati, inventarierea va fi efectuata de administratorulfirmei.

Daca însa este vorba despre o firma mare, cu multe depozite si multe repere, pot exista mai multesubcomisii, cate una pentru unul sau mai multe depozite/magazii, una pentru casierie etc, iar rezultateleconstatate de aceste comisii vor fi centralizate de catre membrii comisiei centrale.

Indiferent cum se procedeaza important este ca toata nebunia asta cu inventarierea sa se termine cat mairepede (nefacandu-se însa rabat la calitatea acesteia) pentru a nu se bloca activitatea firmei.

Din comisiile de inventariere nu pot face parte gestionarii si contabilii de gestiune ai gestiunilor inventariate.Acest lucru este normal deoarece daca pui gestionarul sa-sinumere ce are în pravalie nu vei descoperi niciodata vreodiferenta.

Este bine ca din comisie sa faca parte parte si personaltehnic, cineva care stie precis cum trebuie sa arate bunurileinventariate. Nu de alta dar s-ar putea ca în caz contrarcomisia sa caute un buldozer si gestionarul sa le arate oDacie fara roti.

Deoarece comisiile de inventariere sunt formate de reguladin personalul mai mult sau mai putin calificat al firmei, seimpune necesitatea ca membrii comisiilor sa fie putininstruiti, pentru a stii ce trebuie sa faca. In acest scop, ladecizia de inventariere se va anexa si un “Proces Verbal deinstruire”, document care este de fapt un mic manual deinventariere. Fiecare membru al comisiilor de inventariereva primi un astfel de proces verbal, iar al 2-lea exemplar,semnat de primitor, va fi inclus in dosarul de inventariere.

Pregatirea pentru inventariere

Uneori este necesar ca în afara de perioada inventarierii propriuzise sa se decida si o anumita perioadapentru pregatirea inventarierii si sa se puna la dispozitie mijloacele necesare (oameni, utilaje) pentru aceastapregatire.

Inchipuiti-va ca urmeaza sa se faca inventarierea pe un santier, de exemplu.

Pe acel santier într-un colt este o gramada mare de caramizi, în alt colt sunt niste munti de nisip, într-omagazie sunt aruncati claie peste gramada niste saci de ciment sau cine stie ce alte minuni.

Page 3: #Cum Se Face Inventarierea

Nici macar Ministrul de Finante nu ar reusi sa inventarieze o astfel de gestiune.

Pentru a putea fi totusi inventariate, toate materialele acelea ar trebui aranjate putin, adica, punem nisteoameni sa aranjeze caramizile acelea, sa spunem într-o forma de paralelipiped regulat, în asa fel încat dacanumaram cate caramizi sunt pe lungime/latime/înaltime sa putem afla cate caramizi sunt in total, la fel sepoate face si cu sacii de ciment, muntii aceia de nisip pot fi aranjati cu o fadroma sa aibe si ei o formaoarecare astfel încat sa se poata calcula volumul acelei forme, sticlele de Cola imprastiate în tot magazinulle adunam pe un singur raft, mai pune si gestionarul cate o eticheta acolo unde aceasta lipseste sau mai da cuo carpa sa stearga praful care s-a adunat de la ultimul inventar…

Tot in perioade de pregatirea a inventarierii ar trebui facuta confruntarea evidentei operative cu valorile dincontabilitate, mai precis confruntarea fiselor de magazie cu balanta analitica a materialelor, eliminandu-seastfel o parte din erorile care pot apare.

Deci, daca este necesar, în decizia de inventariere va fi mentionata si perioada în care se va desfasurapregatirea pentru inventariere si cine trebuie sa ajute gestionarul în acest sens.

Cand trebuie facuta inventarierea anuala ?

De regula inventarierea anuala se face spre sfarsitul anului.

Sa nu îsi inchipuie nimeni ca atat comisia de inventariere cat si gestionarii vor sta de revelion sa numereborcanele de castraveti bulgaresti de pe raft.

Practic, termenul se alege în asa fel incat inventarierea sa se termine în timp util, astfel încat dupainventariere sa mai fie timp si pentru valorificarea reultatelor acesteia. Daca este vorba despre o firma micacare are pe un raft 3 sticks-uri si 2 sticle de colainventarierea se poate face si în ultima zi lucratoarea anului, daca însa, asa ca in exemplul precedent,este vorba despre un santier mare, probabil ca vor finecesare mai multe zile, asa ca nu ar fi rau sa oîncepem în primele zile din decembrie sau chiar încursul lunii noiembrie, nu de alta dar in decembrienu e prea placut sa stai in frig în mijlocul curtii si sanumeri caramizi.

Inventarierea bunurilor

A sosit si dimineata zilei în care incepeinventarierea.

Toata lumea este pregatita cu clipboard-uri pe caresunt prinse foi de hartie A4, fiecare membru alcomisiei are in buzunarul de la piept cate trei pix-uri, unul verde, unul albastru si unul rosu, la care seadauga 3 creioane ascutite perfect si de duritatidiferite, toata lumea are ciorapi si chiloti curati. Totise uita nervosi unul la celalalt dar nimeni nu stie cuce sa inceapa.

Pai, se incepe cu “Declaratia de inventar”

Page 4: #Cum Se Face Inventarierea

Declaratia de inventar este un formular care va fi completat de catre gestionar si în care acesta declara undesunt depozitate valorile materiale pe care le are în pastrare, unde sunt banii, daca sunt, care e ultimuldocument de intrare, care e ultimul document de iesire, ca nu a furat, etc.

Pentru ca tot nu au ce face, nu ar strica ca pana gestionarul completeaza declaratia de inventar in 3exemplare membrii comisiei sa faca niste copii xerox dupa documentele acelea (ultimul NIR, ultima factura,ultimul bon de consum etc) si sa le bage în dosar atasate la declaratia de inventar.

Foarte important, nici o lege nu spune asta dar, declaratia se completeaza de catre gestionar cu manuta lui,nu cu calculatorul sau de catre altcineva, nu de alta dar daca e vreo problema sa nu apara discutii de genul“…eu nu am declarat asa ceva”

Dupa completarea declaratiei de inventar, ar fi bine sa nu mai miste nimic în acea incapere pana nu setermina inventarierea.

Daca totusi trebuie eliberate bunuri din magazie sau, trebuie receptionate bunuri, pe fiecare document deintrare iesire se va scrie “Receptionat în cursul inventarierii”, respectiv “Eliberat în cursul inventarierii” sisemneaza toata comisia. Totodata bunurile primite în timpul inventarierii vor fi depozitate intr-un spatiuseparat, nu de alta dar altfel nu mai stie nimeni ce trebuie si ce nu trebuie numarat.

Daca inventarierea se desfasoara timp de mai multe zile, la sfarsitul fiecarei zile, atunci cand comisiaparaseste incinta respectiva, aceasta va fi sigilata de catre presedintele comisiei de inventariere.

In ziua urmatoare, tot presedintele comisiei va verifica integritatea sigiliului aplicat inainte de a patrunde înacea încapere.

Doamna comisie trece la treaba.

Acum urmeaza de fapt partea cea mai importanta, numararea cantarirea, masurarea propriuzisa.

Mai precis, se ia raftul de la stanga sprea drapta (dar se poate si invers) si se numara bob cu bob ce este peacel raft, iar cand s-a terminat cu un reper se înscrie rezultatul in lista de inventariere.

Incercati, daca spatiul permite, sa mutati bunurile numarate în alt spatiu, de exemplu, dupa ce am numaratborcanul de muraturi îl mut in cealalta parte a raftului, asta pentru ca sa nu ajungeti sa le numarati de douaori (sau niciodata).

In cazul lichidelor, se constata ca în acel recipient/rezervor este ceea ce ar trebui sa fie (altfel riscam caacolo sa fie, de exemplu, apa în loc de benzina), se calculeaza volumul recipientului si astfel se afla volumullichidului. Daca este necesar se face si o masurare a densitatii pentru a putea afla cantitatea in Kg.

In cazul bunurilor depozitate vrac (produse de balastiera, cereale, etc) se deseneaza o schita a grameziirespective, se masoara cat mai precis dimensiunile, urmand ca ulterior pe baza acelei schite sa se determinecare este volumul agregatului.

Aceste schite, pe care sunt inscrise dimensiuniile si formulele de calcul vor face parte din dosarul deinventariere.

In timp ce veti face aceste calcule veti afla în sfarsit de ce a fost nevoie sa învatati teorema lui Pitagora,calculul ariilor si volumelor si veti fi recunoscatori profesorilor dumneavoastra din scoala generala ca v-auinvatat toate aceste lucruri si nu va faceti de rusine.

Page 5: #Cum Se Face Inventarierea

In momentul inventarierii unui reper “Fisa de magazie” pentru reperul inventariat se va bara dupa ultimapozitie, se va înscrie data inventarierii, stocul faptic (numarat pe raft) si membrii comisiei vor semna perandul respectiv.

Bineinteles în situatia in care evidenta gestiunii este tinuta prin mijloace informatice acest lucru nu esteposibil asa ca ati scapat de aceasta corvoada.

Acolo unde se poate si exista si dotarea tehnica, se va cauta ca procedura de inventariere sa beneficieze defacilitatile respective.

Astfel, într-o librarie sau un magazin en detail se poate folosi un soft conectat cu un scaner de coduri de bareautomatizand într-o anumita masura inventarierea.

Procedura de inventariere descrisa mai sus este procedura ideala, dar in practica lucrurile sunt maicomplicate.

Spre deosebire de un magazin, unde este de obicei cat de ordine, în magaziile unor unitati se mai gasesc totfelul de hondrobele care nu ar avea ce cauta acolo (dar nici afara nu poti sa le lasi). Nici listele alea deinventariere nu pot fi completate chiar asa usor pe spatele colegului. Mai pot apare si confuzii de denumiri,de exemplu, s-ar putea sa ne trezim cu un minus de 30 de “Tuburi fluorescente 36 W” dar sa avem un plusde 30 “Neoane de 40”, sau, minus “50 Kg ciment” si plus “1 sac ciment”.

De aceea, în practica se pot folosi niste ciorne, dupa care totul “se trece pe curat”.

Cel mai bine este ca onorata comisie sa fie in posesia unor listinguri pe care sunt trecute denumirile siunitatile de masura ale bunurilor, iar pe aceste listinguri, în timpul numararii propriu zise sa se inscriecantitatile faptice numarate în depozit.

La sfarsitul zilei, sau dupa inventarierea unei anumite categorii de bunuri, aceste ciorne vor fi transcrise “pecurat” în listele de inventariere.

Bunurile inventariate degradate sau scoase din uz vor fi inventariate prin numarare/masurare/cantarire ca sicelelalte bunuri, diferenta fiind ca vor fi inscrise pe liste separate.

La fel ca în cazul inventarierii celorlalte bunuri, si în cazul comisiilor de inventar care inventariazamijloacele fixe este bine ca din comisie sa faca parte cineva din personalul tehnic al firmei.

Pe langa faptul ca va fi de mare ajutor la identificarea precisa a mijlocului fix, aceasta persoana va puteaevalua si starea tehnica a respectivului obiect, lucru care va fi de mare folos ulterior.

La inventarierea mijloacelor fixe nu ar fi rau sa fie împrospatate, acolo unde este nevoie, si numerele deinventar înscrise pe acestea.

De aceea, nu ar strica ca atunci cand inventariaza mijloacele fixe membrii comisiei sa-si ia cu ei o cutiuta cuvopsea si o pensula subtire.

Oricum, nu sfatuiesc pe nimeni sa scrie la loc vizibil, cu vopsea galbena, numarul de inventar pe Mercedesulpatronului.

Obiectele de inventar in folosinta

Page 6: #Cum Se Face Inventarierea

Acestea sunt o categoriespeciala de bunuri care deregula nu se afla in magaziisau depozite ci în pastrareapersonalului firmei.

De exemplu, un cleste patent,surubelnite si alte scule caresunt în dotarea unuielectrician, sau lopata pe careo are Dorel in primire.

Aceste materiale sunt inscrise“Fisa de evidenta amaterialelor de naturaobiectelor de inventar înfolosinta”, fisa care este undocument completat pentrufiecare angajat în parte si pecare sunt inscrise sculele sialte obiecte pe care acesta le

are în primire.

Pentru inventarierea acestora posesorului i se va cere sa prezinte comisiei fiecare obiect inscris în fisarespectiva, iar comisia va constata existenta sau inexistenta si totodata starea acestora.

In momentul inventarierii fisa va fi barata dupa ultima pozitie si semnata de membrii comisiei deinventariere.

Si in aceasta situatie, obiectele degradate vor fi înscrise pe liste separate.

Numararea s-a terminat, începe distractia

In sfarsit, dupa ce toate bunurile din patrimoniul unitatii au fost numarate, masurate, cantarite, comisia deinventariere se poate retrage în confortul de zi cu zi.

Bineinteles ca aceasta prima zi de dupa inventariere va fi începuta, respectand buna traditie, cu o mica pauzaîn care se vor dezbate ultimele patanii ale Elodiei sau nemaipomenitele intamplari din serialul “mama pentrusoacra”, sau cam asa ceva.

Nu va lipsi cafeaua.

Dupa mica pauza va urma analizarea mormanului de hartii, fartiute, ciorne, biletele create în timpulinventarierii.

In aceasta faza nu ar fi rau sa-l chemati si pe gestionarul caruia i s-a facut inventarierea si sa-i dati o cafea,deoarece acesta va fi singurul în masura sa va spuna ca “Robinet cu sertar pana si mufe” pe care nu l-atigasit în depozit este de fapt “Robinet Peetschiber” pe care l-ati gasit in plus.

De nelipsit este si contabilul de gestiune, care va va ajuta sa aflati care sunt de fapt stocurile scriptice, maiales daca la gestiune nu existau fise de magazie “pe carton”.

Page 7: #Cum Se Face Inventarierea

In cazul nepotrivirilor nu este rau daca si contabilul de gestiune îsi verifica hartiile, nu numai gestionariigresesc ci se mai intampla si contabililor sa greseasca din cand in cand.

Dupa lamurirea eventualelor nepotriviri se începe completarea “pe curat” a listelor de inventariere.

Acestea se vor intocmi separat pentru fiecare gestiune în parte si pe categorii de bunuri.

Astfel, va exista o lista de inventariere de una sau mai multe pagini pentru marfuri, alta pentru materiiprime, alta pentru alte materiale consumabile, alta pentru obiecte de inventar aflate in magazie, alta pentruobiectele de inventar aflate in folosinta si alta pentru mijloace fixe.

Daca bunurile inventariate se afla in mai multe locatii se vor intocmi liste de inventar separate pentru fiecarelocatie.

Pentru bunurile degradate se vor întocmi liste de inventar separate, pentru bunurile tertilor se vor intocmidin nou liste separate.

Pe fiecare lista se vor înscrie denumirea bunului, unitatea de masura, pretul unitar, stocul faptic, stoculscriptic, diferentele cantitative în plus sau în minus si diferentele valorice în plus sau in minus.

Pe listele cuprinzand obiectele de inventar în folosinta, nu este obligatoriu dar este bine, sa se inscrie sinumele si prenumele persoanei care are în pastrare bunul respectiv.

Fiecare pagina a listei de inventar va fi semnata de catre membrii comisiei de inventariere, de catre gestionarsi de catre contabilul care certifica realitatea stocurilor scriptice.

Pentru intocmirea listelor de inventar pot fi folosite si metode informatice, de exemplu o aplicatie care vaarata lista de inventar gata completata iar secretarului comisiei nu-i ramane decat sa modifice stocurilefaptice acolo unde acestea nu sunt egale cu cele scriptice.

Dar, din nou,semnaturile nu le va facecalculatorul.

La sfarsitul fiecarei listede inventarieregestionarul va scrie omica declariatie “postinventariere”.

Aceasta va arata camasa:

“Subsemnatul_____________gestionar al________________________________

Page 8: #Cum Se Face Inventarierea

declar, ca toate valorile materiale si banesti aflate in gestiunea mea au fost inventariate in prezenta meacorect, fara nici o omisiune, aceste fiind trecute in listele de inventar.

Deasemenea declar ca nu am nici o obiectiune privind modul de efectuare a inventarierii.”

Nu multa lume stie acest lucru dar, scopul acestui text este ca gestionarul sa confirme suplimentar realitateadatelor înscrise in listele de inventar, nu printr-o simpla semnatura, care poate fi relativ usor imitata ciprintr-un text mult mai lung care poate fi analizat intr-o eventuala expertiza grafologica.

Dupa completarea si semnarea listelor de inventariere, în cazul în care exista diferente, gestionarului i se vacere o declaratie suplimentara în care sa justifice aceste diferente.

De exemplu, o astfel de justificare poate fi ceva de genul “…minusul de 10 becuri de 55W constatat lipsa sedatoreaza confuziei care poate fi generata de aspectul asemanator cu becurile de 60W, unde s-a constatatun plus de 10 buc”.

Gestionarul va trebui sa justifice in declaratie fiecare pozitie la care s-au constatat diferente în plus sau înminus fata de stocul scriptic.

Urmatorul pas este inscrierea concluziilor rezultate din inventariere in “Procesul verbal al inventarierii”

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie sa contina, în principal, urmatoarele elemente:– data intocmirii,– numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere,– numarul si data deciziei de numire a comisiei de inventariere,– gestiunea/gestiunile inventariata/inventariate,– data inceperii si terminarii operatiunii de inventariere,– rezultatele inventarierii,– concluziile si propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor si ale lipsurilor constatate si persoanelevinovate,– propuneri de masuri in legatura cu acestea,– volumul stocurilor depreciate, fara miscare, cu miscare lenta, greu vandabile, fara desfacere asigurata– propuneri de masuri in vederea reintegrarii lor in circuitul economic,– propuneri de scoatere din functiune a imobilizarilor corporale,

Page 9: #Cum Se Face Inventarierea

– propuneri de scoatere din evidenta a imobilizarilor necorporale,– propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar si declasare sau casare a unorstocuri,– constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune,– alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezinta, în termen de 7 zile lucratoarede la data incheierii operatiunilor de inventariere, administratorului, ordonatorului de credite sau persoaneiresponsabile cu gestiunea entitatii. Acesta, cu avizul conducatorului compartimentului financiar-contabil sial conducatorului compartimentului juridic, decide asupra solutionarii propunerilor facute, cu respectareadispozitiilor legale.

Atentie, nu propuneti compensari între produse care nu pot fi confundate unele cu celelalte. Nimeni nu vacrede ca gestionarul a putut confunda 150 kg de cuie cu un frigider, chiar daca cele doua pozitii au aceeasivaloare.

Dosarul de inventariere

In principiu, dosarul de inventariere al unei comisii care s-a ocupat de o gestiune de materiale, marfuri saualte bunuri asemanatoare ar trebui sa cuprinda urmatoarele piese, de sus in jos:

• Decizia de inventariere• Procesul verbal de instruire a comisiei de inventariere• Procesul verbal al inventarierii• Copii dupa documentele de inregistrare a minusurilor/plusurilor constatate• Declaratia gestionarului• Declaratia de inventar• copii dupa ultimele documente de intrare/iesire din gestiune (ultima receptie, ultima factura, ultimul

bon de consum etc)• Listele de inventariere• Anexe (schite efectuate cu ocazia inventarierii, formule de calcul etc)

Dosarul de inventariere va fi intocmit în minim 2 exemplare, unul pentru conducerea unitatii si unul pentrugestionar. Nu ar strica sa existe si un al 3-lea exemplar pentru serviciul de contabilitate.

Semnaturile de pe toate exmplarele vor trebui sa fie semnate in original.

Daca la o anumita gestiune exista mai multi gestionari documentele vor trebui semnate de catre toti acestigestionari.

Daca listele de inventariere cuprind bunuri ale unor terti, se va intocmi un exemplar în plus al listeirespective care va fi inmanat tertului respectiv.

Valorificarea inventarierii

Am ajuns la momentul în care dosarul de inventariere este finalizat, snuruit si sigilat, comisia a facutrecomandarile necesare, gestionarul a declarat ce a avut de declarat.

Acum nu mai ramane decat ca administratorul sa aprobe (sau sa nu aprobe) recomandarile comisiei, inclusivrecomandarile cu privire la scoaterea din patrimoniu a bunurilor care dintr-un motiv sau altul nu mai pot fifolosite.

Page 10: #Cum Se Face Inventarierea

Daca administratorul aproba declasarea se va intocmi un proces verbal în care administratorul aprobadescasarea bunurilor, la acesta se adauga listele de inventar cu bunuri degradate sau uzate moral intocmitedeja de catre comisie, si bunurile vor fi vandute la o firma de recuperare.

Exista si posibilitatea ca aceste bunuri sa fie distruse în incinta unitatii, si o parte din componente sau dinmaterialele rezultate sa fie recuperate (de exemplu, dintr-o lopata distrusa se poate recupera o anumitacantitate de lemn care poate fi folosit pentru foc si o anumita cantitate de fier care se vinde la fier vechi,dintr-un calculator poate se mai recupereaza harddisk-ul, placa video, placa de retea etc iar carcasa se vindetot la fier vechi).

In aceasta situatie în procesul verbal de casare/declasare se mentioneaza si materialele recuperate (denumire,cantitate, pret), intrarile respective vor fi inregistrate si ele în evidenta operativa iar în cazul in care sepredau (vand) unei firme de recuperare vor fi scazute din gestiune pe baza facturii.

Poate exista situatia în care sa nu stim care va fi pretul de vanzare si poate nu putem sa cantarim exactaceste deseuri (poate nu avem un cantar asa de mare). Atunci cand avem o astfel de situatie cel mai practiceste sa se procedeze in urmatorul fel: facem un aviz de însotire, ducem fierul vechi la recuperatori, acestia îlvor cantari si ne vor comunica pretul. Facem si factura cu pretul si cantitatile respective si operam iesirea înevidenta operativa.

In cazul obiectelor de inventar aflate în folosinta chemam muncitorul sa-si predea masina de gaurit defecta,gestionarul semneaza de primire pe fisa obiectelor de inventar în folosinta, se opereaza în evidenta operativarestituirea in gestiune a bunului, dupa care se urmeaza procedura de mai sus, bunul se distruge, daca estecazul se face intrarea in gestiune a deseurilor rezultate si acestea se folosesc, se vand sau pur si simplu, dacavalorificarea nu este posibila, se arunca la gunoi.

O alta masura pe care trebuie sa o ia administratorul în cadrul masurilor de valorificare a inventarierii esterecuperarea pagubelor datorate minusurilor de inventar. Daca conducatorul unitatii decide ca gestionarultrebuie sa plateasca se va intocmi o decizie de imputare cu valoarea bunurilor constatate lipsa în inventar, lacare se adauga valoarea TVA-ului aferent, casierul merge la casierie si plateste. Chitanta se include si ea îndosarul de inventariere.

Daca gestionarul nu are la el destui bani pentru a acoperi paguba, aceasta suma va fi înregistrata incontabilitate intr-un cont analitic distinct si se va urmari recuperarea sumei.

Nu în ultimul rand, toate minusurile, plusurile, compensarile declasari, intrari si vanzari de deseuri etc. vorfi inregistrate în evidenta operativa a gestiunii (si bineinteles si în contabilitatea unitatii), altfel toatainventarierea nu are nici o finalitate.

Practic, dupa inventariere nu ar mai trebui sa existe nici o diferenta între ceea ce se gaseste pe teren (adicastocurile faptice inscrise în listele de inventarere) si contabilitate.

Si acum puteti sa rasuflati usurati, ati scapat de ceea ce era mai greu.

Inventarierea conturilor din banci

Pentru fiecare cont luati extrasul de cont din ultima zi a anului (sau din ultima zi bancara), faceti o copie sibagati-o în dosarul de inventariere.

Soldul de pe extrasul de cont va fi inscris in “Registrul inventar”

Page 11: #Cum Se Face Inventarierea

Inventarierea casieriei

In ultima zi a anului (sau ultima zi lucratoare) comisia deinventariere respectiva merge la casierie, casierul completeaza odeclaratie de inventar, se face cate o copie dupa ultimul document deplata si ultimul document de încasare, se numara toti banii, secompleteaza un monetar (monetarul este de fapt o lista deinventariere pentru bani) si se îndosariaza toate aceste documente.

De obicei, la casierie se mai depoziteaza si alte valori, bonuri demasa, timbre etc.

In aceasta situatie se vor intocmi liste de inventar si pentru acestebunuri.

Inventarierea soldurilor clientilor sifurnizorilor

Fiecarui client i se va trimite un “Extras de cont”la care se va anexa “Fisa clientului”

Clientul respectiv va compara fisa primita de ladumneavoastra cu fisa furnizorului dincontabilitatea proprie si va confirma extrasul decont primit.

Practic, dupa completare va decupa partea de jos aextrasului si o va expedia catre dumneavoastra.

Toate aceste confirmari semnate si stampilate vorfi incorporate in dosarul de inventariere.

In cazul furnizorilor se întampla exact invers,furnizorul va trimite extrasul, acesta va ficomparat cu sumele din contabilitateadumneavoastra, veti semna si stampilaconfirmarea, o decupati si o trimiteti furnizorului.

La dosarul de inventariere se vor anexa extraseleprimite (partea de sus a acestora).


Recommended