Cum sa elaborezi un plande afaceri

in 30 de minute

2

Cum sa elaborezi un plan de afaceri in 30 de minute

Redactia: Bdul Natiunile Unite nr. 4, etaj 7, Bucures tiTelefon: 021.209.45.45; 021.408.28.99E-mail: afc@rs.roWeb: www.ideideafaceri.roCorespondenta: Ghiseul extern 3 – O.P. 39, sector 3, Bucuresti

Publicatie editată de:RENTROP & STRATONGrup de Editura si Consultanta i n AfaceriPresedinte: George StratonDirector general: Florin CampeanuDirector Divizie Editoriala: Razvan Ta naseManager Centru de Profit: Adina VasileDirector Creatie-Productie: Cristina StratonDirector Economic: Mariana Netoiu

© 2010 – RENTROP & STRATONToate drepturile rezervate. Nicio parte din aceasta lucrare nu poate fi reprodusa, arhivatasau transmisa sub nicio forma s i prin niciun fel de mijloace, mecanice sau electronice,fotocopiere, inregistrare audio sau video, fara permisiunea i n scris din partea editorului.Autorii sau editorii nu sunt responsabili pentru nicio pierdere ocazionata vreuneipersoane fizice sau juridice care act ionează sau se abtine de la act iuni ca urmare a citiriimaterialelor publicate in aceasta lucrare.

3

INTRODUCERE

Un plan de afaceri este o unealta de comunicare, creata pentru a transmite informatii uneigame largi de persoane: finantatori, pot entiali parteneri de afaceri, angajati, persoane dinconducere, etc.. De asemenea, mai este folosit si drept un ajutor pent ru a te decide ceanume sa faci sau ce strategie sa aplici.

Prin urmare, un plan te poate ajuta sa:

Obtii aprobarea pentru activitatile propuse in urmatoarele 12 luni ; Cresti volumul finantarilor de la banci si investitori ; Vinzi sau sa valorifici o afacere ; Obtii aprobarile necesare de la autoritati.

In oricare din cazurile enumerate, scopul este acela de a obtine raspunsul dorit. Astfel,planul este un document de vanzare. Aceasta caracteristica se aplica atat pentru planurileinterne, cat si pentru cele externe.

Daca un plan de afaceri intern nu influenteaza comportamentul persoanelor, atunci carear mai fi scopul sau? Pentru a-l elabora eficient, trebuie sa te concentrezi asupraraspunsului pe care vrei sa il obtii, si din partea cui, pentru ca mai apoi sa depui eforturilenecesare pentru a-l obtine.

Spre exemplu, nu realiza un document pentru strangere de fonduri, cand de fap t vrei savinzi afacerea. Nu uita niciodata sa ii dai de inteles cititorului ce raspuns urmaresti sisolicita-l deoarce, ca in orice proces de vanzare, incheierea afacerii este esentiala.

Analizeaza-ti audienta:

Cine sunt auditorii? Ce asteptari au de la un plan de afaceri? In ce limba trebuie scris planul, pentru a -l intelege toti?

Daca te adresezi finantatorilor, trebuie sa incluzi mai multe informatii financiare. Daca iivei vorbi directorului departamentului de marketing al unei companii partenere, v a trebuisa aloci mai mult timp explicarii sinergiilor pietei.

Daca te adresezi personalului, trebuie sa-i explici ce anume vrei sa faca, dar si sa -i insuflientuziasmul necesar. Ofera informatiile de care are nevoie audienta. Daca nu stii sigurcine iti va citi planul, incearca sa acoperi o arie cat mai larga a continutului.

De asemenea, gandeste-te ce ar putea sa-ti indeparteze audienta. Nu interpreta gresit, sinici nu omite date importante, dar prin faptul ca te gandesti la ce ti -ar putea deranjaaudienta, iti va fi afectata prezentarea informatiilor.

4

Evita jargonul

Evita sa utilizezi jargonul, schemele grafice sau abrevierile pe care cititorul nu le vaintelege. Propunerile sunt de obicei transmise de la destinatarul initial mai departe, unuimanager general sau unui manager financiar, care este posibil sa nu inteleaga acest tip delimbaj. Incearca sa folosesti limba romana pura si uzuala, explicand intr -un mod simpluconceptele prezentate. Verifica-ti documentul oferind-ul spre citire cuiva care nu-ticunoaste afacerea si vezi daca intelege propunerea pe care tu o descrii.

Daca nu esti familiarizat cu planul pe c are trebuie sa il prezinti, atunci cu siguranta nu veiconvinge pe nimeni de nimic.

Trebuie sa povestesti

Inainte de a incepe sa scrii, trebuie sa ai o viziune foarte clara asupra povestii pe care ovei spune. Te poate ajuta sa schitezi notele si caracteristicile cheie si sa le pui intr -oordine, ca sa-ti formezi o ciorna preliminara.

O poveste trebuie sa aiba o introducere, un cuprins s i o incheiere. Introducerea trebuie sacuprinda o scurta descriere a organizatiei tale, a activitatii ei, dar si cum ai ajuns pana inacest punct; cuprinsul va include prezentarea detaliata a companiei, iar incheierea va fiformata din propunerea ta. O poveste capteaza atentia cititorului si ii stimuleaza interesulsi imaginatia, lucruri pe care trebuie sa le faca si planul tau de afaceri.

Cum intr-o carte este important sa-ti amintesti intriga, descrierea actiunii si personajele,in aceeasi masura este important ca, intr-un plan de afaceri sa pui accentul nu doar peidee in sine, ci si pe cei care vor elabora planul. Nu trebuie sa vorbesti foarte mult desprepiata sau despre istoricul companiei, deoarece iti vei plictisi cititorul.

In ceea ce priveste lungimea planului, nu exista anumite standarde. O afacere modestapoate fi foarte complicata si, prin urmare, explicatiile cu privire la ea sa ocupe multepagini, in timp ce o afacere dezvoltata poate fi foarte usor de expus. Totusi, trebuie saretii ca este indicat sa fii succint.

Foloseste verbe puternice

Gandeste-te ca planul tau este o poveste de aventuri, nu critica literara: foloseste pe catposibil cuvinte ce sugereaza actiunea, in loc sa folosesti descrieri nesfarsite. S -ar putea safie nevoie de cateva descrieri, dar nu uita ca actiunea si concizia au un mai mare impactintr-un plan de afaceri. Trebuie sa stimulezi entuziasmul cititorilor tai, pentru ca acestia

5

sa fie interesati 100%. Povestea ta, a afacerii tale si a ceea ce propui este una fasci nanta:expune-o exact asa cum este ea.

In loc de concluzii, trebuie sa stii ca un plan nu este o carte de bucate. Orice organizatieeste unica, si, prin urmare, orice plan de afaceri este unic, insa exista cateva instructiunide baza care trebuie indeplin ite, pe care le gasesti la sfarsitul lucrarii.

CAPITOLUL ISTRUCTURA PLANULUI

Incepe cu un rezumat

Probabil vei beneficia de cateva minute in care vei putea face o impresie buna prinintermediul planului tau de afaceri. Pana cand audienta a terminat d e citit rezumatul sipoate o parte din introducere, le vei fi captat sau nu atentia.

Primul tau obiectiv este sa le atragi interesul, si nu doar printr -un truc, ci datorita faptuluica propunerea este buna. Acest lucru il poti face inca din rezumat, inain te ca cititorii taisa realizeze ideea de baza a planului. Ei continua sa citeasca, fiind deja dispusi sa se laseconvinsi. Dar daca prima pagina lasa o impresie nu tocmai buna, aceasta este foarte greude schimbat.

Ar trebui ca rezumatul sa nu masoare ni ciodata mai mult de o pagina. Nu trebuie saincluda toate argumentele tale, ci doar o ciorna a celor mai importante puncte atinse.Aceasta trebuie sa contina doar care este situatia si ce anume se propune.

Totusi, rezumatul nu poate fi scris pana cand nu s-au pus la punct toate detaliile dinplanul de afaceri. Alege punctele -cheie din plan, decide-te asupra importantei fiecaruia sirezuma-le.

Mediul planului

Ca si intr-o poveste, este important sa aranjezi „ decorul”. Spune-i cititorului intreagaistorie a organizatiei sau a afacerii. Pentru ceva nou -infiintat, ofera detalii despre istoriapietei vizate sau a serviciilor, cum s -au dezvoltat si in ce directie crezi ca se indreapta.

Cu ce se ocupa organizatia? Unde are sediul? Cum isi atinge obiectivele? Vinde un produs sau un serviciu si, daca da, cum? Are furnizori, clienti sau angajati cheie? Cate fabrici sau puncte de desfacere are?

6

Cat de dezvoltata este?

Pentru o firma noua, fara un istoric comercial, trebuie sa existe cateva idei despre piatavizata, competitori si echipa de management. Daca se descopera probleme operationale,relateaza cum s-au ivit, ce concluzii s-au tras si cum au fost sau vor fi rezolvate.

Pentru unele afaceri, aceste regularizari reprezinta aspecte cheie ale povestii in sine. Elenu sunt intotdeauna de baza pentru comertul cu amanuntul, dar pentru afaceri precumcasino-urile, parcurile de distractie, azilele, distributia de alimente sau tractarile auto suntfoarte importante. Pentru a interactiona cu persoanele vizate, spune ce va despre tine, darsi despre cei care conduc organizatia.

Unele studii arata ca cel mai important factor care ii influenteaza pe investitori inevaluarea unei propuneri sunt cei din echipa de management. Aici trebuie revazutastructura organizatiei si abilitatile ei ca un intreg, dar si persoanele cheie din cadrul ei.Daca esti de parere ca nu formati o echipa unita, ar fi bine ca in plan sa analizati aceastaproblema. Este posibil sa fie nevoie sa aduci pe altcineva in locul tau sa completezepartile unde tu nu te descurci, sau sa comunici un termen la care punctele slabe vor firezolvate.

Totusi, abilitatile tale trebuie sa se prezinte bine. Comunica -i cititorului responsabilitatileindividuale ale echipei de management , in cazul in care acestea nu sunt evidente. Oferainformatii si recomandari din trecut pentru fiecare membru al echipei de management.Prezinta-le varsta, studiile sau experientele insemnate, posturile importante ocupate intrecut. Expune realizarile fiecarei persoane si pune accentul pe evolutia profesionala,calificarile si punctele tari care sunt relevante pentru actuala pozitie.

Pentru un document de strangere de fonduri, este indicat sa atasezi la sfarsit CV -uriledetaliate ale tuturor persoanelor din comitetul de conducere. Acestea nu trebuie sadepaseasca o pagina fiecare, dar trebuie sa contina detalii cu privire la responsabilitatile sirealizarile de la locurile de munca anterioare.

Unele persoane sunt mult prea mandre pentru a se „vinde”, oferind informatii generale,dar fara nici un detaliu exact. Poti reusi, in ciuda acestei atitudini, dar de ce sa -ti creezidificultati inutile? Cu cat este mai buna povestea ta, cu atat vei crea o impresie mai buna.Tu reprezinti o echipa, dar si o organizatie, iar tu trebuie sa demonstrezi ca te integrezi inmod egal in amandoua.

Explica modul in care functioneaza compania, dar si ce crezi tu ca este relevant. Aratanumarul exact de persoane angajate in diferite departamente, pentru a sugera nivelul marede responsabilitate al managerilor respectivi. Oamenii sunt usor sceptici cand trebuie sasustina companii formate dintr -o singura persoana (femeie sau barbat deopotriva), desimajoritatea organizatiilor renumite sunt sustinute de o personalitate foarte puternica.

Se poate ca doua persoane la conducere sa fie prea multe? Daca se imbolnaveste unadintre ele? Se ajunge la un blocaj generalizat al companiei? Dovedeste ca echipa ta este

7

foarte eficace si se poate descurca cu toate situatiile de zi cu zi. Pentru afacerile mai mici ,aceasta modalitate de conducere ar putea fi total nepractica.

Schita afacerii / organizatiei

Este foarte posibil ca auditorii tai sa nu stie nimic despre compania ta , sau, mai rau, sacreada ca stiu, si sa se insele amarnic. Tu trebuie sa iti initiezi cititorii si sa le prezinti pescurt ideile principale.

Pentru aceste explicatii exista trei sectiuni:

Ce produs sau serviciu comercializezi ; Piata ta de desfacere; Mecanismele prin care furnizezi produdele sau serviciile tale.

Produsul sau serviciul oferitIn ceea ce priveste produsele sau serviciile, fii selectiv. Nu dezvolta pagini intregi dedetalii, ci descrie strictul necesar. Nici o afacere si ni ci o organizatie nu este la fel , si prinurmare, este greu de standardizat ceea ce trebuie inclus aici. O metoda de a te verificaeste sa rogi pe cineva sa citeasca ce ai scris, si sa -ti spuna daca a inteles si daca sunt preamulte informatii expuse.

Ce oferi tu diferit?Daca produsul sau serviciul tau este unic, subliniaza acest lucru. Explica de ce este maibun decat al concurentei. Aici da deta lii, nu doar generalizari vagi. Superioritatea esteceva ce trebuie puternic sustinut. Intr -un mediu dur, afacerile rezista doar pentru ca auanumite avantaje competitive. Poate ai o echipa de marketing exceptionala, un produsnou si spectaculos sau piata ta de desfacere se dezvolta rapid. Asigura -te ca cel careciteste nu trebuie sa caute singur argumente in favoarea ta, ci i le oferi tu direct.

Vorbeste despre concurenta ta. Arata ca stii cine sunt, cum s -au organizat, cu ce anume seocupa si care le sunt punctele tari si cele slabe. Apoi spune de ce ii vei „umili” , calculandcat le-ar lua sa te ajunga din urma daca te-ar copia si cat ar rezista acest proces pe piata.Foarte putine afaceri au acest avantaj in fata competitiei (exceptand cazurile decopyright), de a avea o marca foarte puternica sau de a fi protejate de lege.

Mecanismele folosite

Aprovizionarea. Ai furnizori exclusivi? Esti cu precadere dependent de un anumefurnizor?

Procedurile. Care sunt procedurile tale cheie? Utilizezi masini speciale? Secompara cu ce folosesc competitorii?

8

Distributia. Cum iti livrezi produsele? Folosesti magazine en -gros, cu amanuntulsau vinzi direct consumatorilor finali? Cum depozitezi si transporti produsele?

Premise. Ai fabrici, birouri, showroom-uri, magazine? Le detii sau le-ai inchiriat?Este importanta locatia lor exacta?

Ce se poate intampla?Cei care citesc planurile de afaceri au tendinta sa puna urmatoarea intrebare: „ Ce anumerisc eu, ce poate sa nu mearga cum trebuie si cat de expus voi fi eu?”. De aici rezulta caauditorii tai nu doresc sa investeasca in afaceri care pot fi inchise dintr -o gresealanesemnificativa. Pentru firmele cu traditie, explica-le clar cum functioneaza totul si cumcontrolezi toate aspectele in terne, pentru a nu comite vreo greseala pedepsita prin lege.

Piata

In prima instanta, defineste-ti piata si apoi descrie caracteristicile cheie ale acesteia. Teadresezi unei anumite nise dintr -o piata mai mare? Daca da, explica aceasta segmentare.

Este piata fragmentata, cu multe firme micute ce vand produse cu caracteristici unice, sauexista doar cateva companii foarte mari care vand un produs de uz curent, clientiineobservand nici o diferenta intre produsele diferite? Cum este livrat produsul sauserviciul la client sau utilizator? Descrie caracteristicile pietei pe care le consideri tuimportante.

Piata este in dezvoltare, in scadere sau stagneaza? Cititorul vrea sa stie ce s -ar puteaintampla, indiferent de speculatii. Ridicand astfel de intre bari din interiorul planului, siraspunzand la ele, le poti spulbera neincrederea fata de tine si de proiectul tau.

CompetitiaMulte planuri nu au inclus capitolul privind concurenta. Doar pentru ca un competitorface un produs inferior in ceea ce privest e calitatea, nu inseamna ca ii vei infrange lanivelul pietei. S-ar putea sa aiba mangeri care sa fie, pur si simlu, mai perspicace, sau saaiba o legatura mai stransa cu furnizorul cheie. Problemele care determinacompetitivitatea intre firme sunt reprezentate de aprovizionare, ambalare si promovare,dar si de puterea financiara a fiecareia.

Nu uita de potentialii competitori. Spre exemplu, o companie de telefonie mobila se poatetransforma, intr-o zi, intr-o organizatie media sau o publicatie.

Arata care sunt concurentii tai directi. Spre exemplu, un magazin alimentar concureaza cuun altul independent din apropiere, cu o filiala a unui magazin de raspandire nationalaaflat la cateva sute de metri departare, dar si cu marile magazine care includ sialimentare.

Daca exista produse alternative celor pe care le vinzi tu, atunci ai comp etitori.

9

Explica audientei daca piata este sensibila la preturi, daca depinde de locatia magazinelor,daca este condusa de calitatea produselor sau a serviciilor, etc.. . Descrie cei maiimportanti factori cu privire la concurenta ta cheie. Cititorul are nevoie de destuleinformatii pentru a evalua daca tu poti concura cu ceea ce exista deja pe piata.

ClientiiClientii reprezinta un alt ingredient care lipseste din foart e multe planuri de afaceri. Cinesunt clientii tai? Clientului tau ii place sa cumpere din magazine de cartier sau din lanturide supermarket? Vorbeste despre cumparator, dar nu -l neglija pe cel la care ajunge intr -un final produsul, consumatorul final, deoarec e astfel vei reusi sa inspiri incredere.Ai clienti foarte importanti care achizitioneaza un procent impresionant din productia ta?

Rezumatul comercial

Pentru o companie comerciala existenta, fa un sumar al performantelor anterioare si alasteptarilor viitoare. In ceea ce priveste serviciile publice, de caritate sau alte organizatiinon-profit, exista un proces similar de evaluare a ce s -a realizat in trecut si cu ce costuri.Pentru un camin studentesc, spre exemplu, ar putea fi numarul de persoane cazate,inmultit cu costurile aferente.

Nu poti sa gresesti sau sa faci bine aceasta expurere a cifrelor. Cea mai intalnita formaeste cea compusa dintr-o descriere a actiunilor, un bilant si, in cele din urma, o copie decash-flow. Tabelele previzionand cifrele viitoare trebuie sa fie puse pe aceeasi structuraca si cele precedente, pentru a putea fi urmarite mai usor. Nu pune copiile tuturorbilanturilor si ale conturilor in interiorul planului, ci la sfarsitul acestuia, sub forma deanexe.

Uneori, o analiza mai profunda a vanzarilor sau a cheltuielilor poate fi regasita inrezumatul comercial.

In general, acesta trebuie sa contina cel putin urmatoarele informatii:

Cifra de Afaceri Profit Brut

Cheltuieli Profit Net

IpotezeExpune vadit orice presupunere pe care ai facut-o in toate previziunile. Acestea vordetermina reactia citiorului, de a te sustine sau nu; prin urmare, prezinta si cateva probepentru a te asigura. Ele trebuie sa fi e corecte – si va trebui sa le „vinzi” – deci expune-lecititorilor modalitatea in care ai gandit calculele, pentru ca e i sa te poata urmari in timp cevorbesti.

10

Vei avea rezumatul previziunilor in cuprinsul planului tau de afaceri, prin urmare acolotrebuie sa ai principalele ipoteze. Aici se naste oportunitatea de a ii convinge pe cititoriinainte sa traga vreo concluzie gresita.

Prezinta aceste ipoteze in mod explicit. Explica punctele importante, c a de exemplu: cifrade afaceri a scazut in anul 2010 datorita intreruperii cauzate de schimbarea punctului delucru.

Cu precadere in afacerile noi, promotorii se pot baza pe sfaturile primite din afaracompaniei, de la diferiti consultanti. Este recomandat sa verifici anumite aspecte generalecu firme de genul acesta, pentru a nu ajunge sa te bazezi pe altii, cand poti sa f aci tu tot cetrebuie.

Cel care citeste vrea o explicatie la subiect, nu doar date insirate. Prin urmare, nu -lacapara cu prea multe cifre. Gandeste -te: Imi place ceea ce vad? Este plauzibil? Nu iipermite citirorului sa ajunga la o concluzie gresita. La prima ta intalnire cu un potentialsponsor de proiect, nu este recomandat sa te confrunti cu o situatie in care el sa nuinteleaga ce anume ai vrut sa spui in planul tau.

Incearca sa arati cum sunt acoperite costurile de vanzarea de produse si servicii. Dacadiferite produse sunt profitabile la niveluri diferite, explica exact cum si cat doresti savinzi din fiecare, si la ce profit te astepti sa genereze fiecare.

Daca reusesti sa iti explici intentiile in mod convingator, sustinut de cifrele ce arataevolutiile trecute si le previzioneaza pe cele viitoare, cititorul se va convinge ca te veidescurca cu orice situatie neprevazuta.

LichiditatileUn plan de afaceri va putea prezenta cateva ipoteze foarte profitabile, dar daca ramai faralichiditati intr-o luna, risti sa nu mai poti ajunge niciodata acolo unde ti -ai propus. Prinurmare, lichiditatile sunt, in unele cazuri, mult mai importante decat profitul in sine.Intreprinderile nu se inchid pentru ca au pierderi, ci pentru ca raman fara lichiditati cucare sa-si plateasca facturile sau reinvestitii le.

In ceea ce priveste lichiditatile, acestea reprezinta o idee relativ simpla. Iti poti da seamadaca poti plati sau nu o factura prin aruncarea unei priviri pe balanta oferita de banca.Profitul, pe de alta parte, este o notiune evaziva. Desigur, este exprimat de surplusul devenituri in comparatie cu cheltuielile dintr -o anumita perioada, dar durata de calculare aveniturilor si a cheltuielilor, a taxelor sau a deprecierilor po ate avea un impact major. Oafacere profitabila poate avea scurgeri de lichiditati.

Afacerile in plina dezvoltare solicita de obicei lichiditati pentru a suplimenta stocurile,pentru a contracta debitori mai importanti , dar si mai multi angajati. Profitul este rareorisuficient pentru a acoperi aceste cheltuieli. Chiar in timp ce ai un profit ridicat, s -ar puteasa ai nevoie de mai multi bani. Acesta este un stadiu critic pentru firma ta, punct in carevei intalni multe probleme.

11

S-ar putea ca intr-o etapa timpurie a afacerii tale sa te lovesti de costuri mari pentrupornire sau sa pierzi anumite lucruri, astfel ca progresul ar putea fi mai lent decat ti -aiimaginat.

Orice plan de afaceri trebuie sa includa o previziune a fluxurilor de numerar. Aceastatrebuie facuta pe fiecare luna in parte, si sa nu contina doar analiza veniturilor si acheltuielilor. E indicat sa introduci si cateva scenarii de genul „Si daca...?” in planul tau,pentru a demonstra ca poti supravietui unei lovituri. Nu incerca sa acoperi fiecare posibilscenariu, doar atat cat sa evidentiezi ca firma nu este fragila.

Nu finanta golurile cauzate de pierderi cu ajutorul imprumuturilor de la banca, decat insituatia in care nu ai de ales. Costurile de lansare si de pornire ale unei afaceri trebuiefinantate in mod egal de toti asociatii. Surprizele neasteptate nu sunt nici pe placulbirourilor de conducere, dar nici pe cel al managerilor de banca.

Vorbeste in planul tau de afaceri si despre controlalele financiare. Acestea pot fi trecutecu brio doar prin elaborarea unui sistem de contabilitate adecvat tipului firmei tale.Majoritatea firmelor care nu rezista pe piata au parte de un colaps al sistemului financiarsau al celui informatic. De asemenea, in astfel de cazuri, investitorii vor sa isi vandaactiunile.

Previziunea in zigzagVei observa ca estimarile tale sugereaza ca cifra de afaceri si profitul vor creste dramatic.Este plauzibil? Uita-te pe paginile ilustrate... L-ai putea invinovati pe cititor pentru caeste sceptic? Reverifica-ti ipotezele si previziunile. Roaga pe cineva obiectiv sa iti oferecateva sfaturi impartiale. Daca te -ai hotarat, scrie mai departe, dar asigura -te ca aiargumente convingatoare sustinute de probe, si ca nu dai dovada doar de ambitie: abiaapoi poti incerca sa il convingi pe cititor . Daca incepi sa ai indoieli dupa ce reexamineziprobele, nu trebuie sa iti fie ciudat sa mai micsorezi din datele rezultate.

Pe de alta parte, trebuie sa poti explica cum iti vor creste vanzarile in mod exponential,prin expunerea acelor planuri, dar si cum vor reusi sa aiba succes. Nu pune intr -o parte aproiectului analiza financiara si in alta parte previziunile viitoare, deoarece este mai greude analizat astfel si il poate irita pe cititor.

Probabil iti faci griji ca audienta iti va reduce cu 15% p reviziunea privind vanzarile,indiferent de ce suma este. S-ar putea sa ai dreptate! Pentru a evita acest inconvenient,poti face astfel:

1. Ofera dovezi sustinatoare previziunilor tale. Cu cat ai mai multe probe, cu atateste mai posibil sa te creada.

2. Expune pragul de rentabilitate al afacerii.3. Arata costurile fixe si variabile (roaga un contabil sa te ajute), pentru ca cititorii sa

poata estima rapid o scadere de 15%.

12

De cele mai multe ori, este bine sa prezinti trei cazuri: cel mai bun, de mijloc si cel m aigrav. Cel mai grav trebuie sa fie intr -adevar crunt si sa fie insotit de o modalitate derezolvare. Nu expune pur si simplu un rezultat optimist, unul mai optimist si unul foarteoptimist. Daca propunerea ta nu are parte de un raspuns foarte bun, ai dou a variante: potirenunta pur si simplu la proiect sau o poti lua de la capat dupa ce revizuiesti completplanul.

Experienta ne arata ca in general lucrurile iau intorsaturi neasteptate, iar acestea pot ficonsiderate pozitive destul de rar. Prin urmare, mai adauga „contingente” pentru a reducedin profitul planuit pana la un nivel credibil, care sa fie suficient pentru finantarea dincadrul planului. Este mai bine sa surprinzi cu rezultate bune decat sa dezamagesti curezultate slabe.

Propunerea

Sustine-ti propunerea in forta. Nu uita sa le spui de ce te afli acolo! In mod straniu,oamenii acorda un volum enorm de energie pentru a scrie planuri, dar nu stiu cum saceara mai departe ceea ce au nevoie. Din plan trebuie sa reiasa foarte clar ce se doreste cacititorul sa faca. Evita sa faci o oferta de genul „Vrei? Bine. Nu? ...” , mai ales atunci candeste loc pentru negocieri.

O regula generala presupune ca previziunile sa fie facute pana cand se termina liniaprofitului; lasa-i pe cei din departamentul financiar sa se ocupe de structura financiara sice rata a dobanzii sa aplice.

Nu cere prea putin citirorilor. Nu iti compara estimarile cu cele mai mici inregistratevreodata, pentru a nu-ti subestima nevoile. Nu este deloc usor sa te mai imprumuti culichiditati dupa ce un departament guvernamental ti -a alocat o gratiere. Pe de alta parte,nu cere mai mult decat ai nevoie, deoarece impresia creata dauneaza credibilitatii tale.Asteapta-te la neprevazut, atat in ceea ce priveste ca întreprinderea sa mearga f oarte bine,cat si la cazuri mai putin fericite.

Repeta cererile tale si in cadrul rezumatului de la inceputul planului tau de afaceri.Asigura-te ca cititorul nu va da prima pagina pana cand nu va sti exact ce asteptari ai dela el.

Cat de mult investesti?Exista multe modalitati de a-ti exprima loialitatea, dar nici una nu este atat deconvingatoare precum banii. Daca o persoana promoveaza o afacere interesanta, dar nueste pregatita sa investeasca in ea, atunci se ridica cateva semne de intrebare. Cat trebuiesa investeasca promoterii planului? Daca este o investitie ce vizeaza timpul, atuncitrebuie sa justifici valoarea timpului respectiv.

De ce gandeste astfel cititorul? Angajamentul tau il poate convinge ca vei ramane alaturide proiect, chiar daca drumul devine mai greu, si mai ales daca iti distribui toata energiacatre protejarea investitiilor tale. Trebuie sa -ti fie cu adevarat dificil sa lasi totul in urma.

13

Expune foarte clar salariile si taxele: justifica -le, daca este nevoie. Oamenii cauta demulte ori recompense nerationale , obtinute din salarii foarte mari sau din actiuni gratuite.

Sfatuieste-te cu un profesionist asupra a ceea ce este realizabil. Fii realist.

Cat de mare si cat de rapida va fi afacerea?Te afli in fata unei dileme atunci cand trebuie sa alegi cat de mare sa fie afacerea sauproiectul tau, dar si cat de rapid ar trebui sa se dezvolte, deo arece de multe ori este maigreu sa obtii finantari pentru un proiect mic, decat pentru unul mare:

Intr-un grup mare de companii, s -ar putea ca un proiect nou de dimensiuni mici sanu prezinte interes;

Va fi mai dificil sa obtii bani din vanzarea unei afaceri mici ; Este la fel de complicat sa pornesti si sa monitorizezi o afacere mica ori una mai

mare; Pentru a satisface nevoile de inves titii, e mai indicat sa pornesti trei afaceri mari,

decat 15 mici; O afacere dezvoltata isi poate permite un control mai bun asupra departamentelor

de management si de financiar, prin urmare poate oferi mai multe informatiiinvestitorilor.

Investitorii doresc o rata mare de returnare a fondurilor pentru a compensa investitiilecare nu sunt profitabile. Pentru a realiza aceasta, se stabileste o rata de returnare deaproximativ 30-40%, deoarece investitorii au nevoie de o afacere care sa creasca rapid sicare sa poate fi vanduta dupa 5-7 ani.

Cum faci fata unor asemenea presiuni?Daca propunerea ta este modesta, nu incerca sa creezi o afacere dezvoltata doar pentru afi pe placul unui finantator sau al celor din sediul central. Nu vei reusi sa fii convingat or.

Care ar fi alternativele tale? Ai putea obtine fonduri de la rude, prieteni, investitoriprivati, diferite contacte (clienti sau furnizori), sau de la banci. Gandeste -te dacaipotecarea casei tale sau dobandirea de polite din schema ta de pensionare sunt optiuni pecare vrei sa le urmezi. Inainte de a continua pe unul dintre aceste drumuri , gandeste-tefoarte bine la riscurile existente si cel mai bine este sa te consulti cu un specialist. Nu uitaca, in cazul in care afacerea ta nu merge, iti poti pi erde casa si pensia.

Daca vrei sa te lansezi modest, dar ai idei foarte bune pentru dezvoltare, introdu acestelucruri in planul tau. Inainteaza o strategie captivanta privind cresterea intreprinderi i. Nuuita, totusi, ca nu trebuie sa fie o simpla lista cu dorinte; furnizeaza dovezi pentru aconvinge cititorul ca esti o persoana serioasa si ca vei reusi. Ofera cifre concrete, arata caai resurse de gestionare si ca oportunitatea chiar exista.

Cresterea rapida pune un mare accent pe cei din management pen tru a controla toatesistemele. Nu este o coincidenta faptul ca multe dintre companiile cu crestere

14

exponentiala intra in faliment. Daca propui o astfel de dezvoltare, explica foarte clar cumvei reusi sa o controlezi.

Riscurile

Ajuta-l pe cititor explicandu-i ce lucruri negative se pot intampla, dar si ceea ce vei facein privinta lor. O analiza sensibila este doar o proiectie a ceea ce se poate intampla.

Cele mai intalnite probleme le reprezinta faptul ca vanzarile nu sunt atat de mari pe cat seasteapta, sau ca majoritatea costurilor sunt mai mari decat cele prevazute, sau este posibilca ambele probleme sa survina in acelasi timp. De obicei este bine sa incepi cu o estimarea scaderii vanzarilor.

Dar totusi, de ce sa-ti etalezi defectele propunerii chiar atat de vadit? Pentru ca cititorul leva cauta cu siguranta si vei avea de pierdut daca nu vei fi anticipat aceasta posibilitate.Prin prisma faptului ca prezinti tu aceste defecte, eviti ca cititorul sa le subinteleagasingur (probabil gresit) din plan. De asemenea, ai oportunitatea sa sustii de ce o astfel desituatie nu este posibila si cum ai gestiona -o daca totusi s-ar ivi.

De multe ori, unele costuri care par fixe pot fi reduse, daca este nevoie. Daca tranzactiilesunt dezastruoase, se pot disponibiliza din angajati. Costurile de marketing , care suntesentiale construirii unei afaceri pot fi de asemenea reduse, daca volumul vanzarilor nueste satisfacator. Astfel este sacrificata dezvoltarea, dar se asigura supravietuirea.

Ceea ce trebuie retinut:

Fiecare risc in parte este evaluat Se ofera raspunsul la orice posibilitate ivita

CAPITOLUL IIPLANUL INTERN DE AFACERI

Exista o conceptie gresita potrivit careia un proces de planificare formal le oferamanagerilor si proiectantilor de aface ri un plan strategic. In practica, problema nu se puneniciodata astfel, deoarece strategia nu reprezinta consecintele planificarii, ci opusulacestora: punctul de plecare. Planul scris face referire la implementarea strategiei, nu laformarea ei.

Totusi, aceasta nu inseamna ca pregatirea unui plan intern este un exercitiu mai putinvaloros. Dimpotriva, el te ajuta sa te concentrezi pe cele mai potrivite modalitati de aajunge la scopurile vizate. In egala masura, comunicarea planului si a discutiei genera te

15

ajuta, de obicei, la generarea de noi idei, la imbunatatirea procesului decizional si ladirectionarea energiilor si a talentelor in aceeasi directie.

Ce difera la planurile interne?

Planul de afaceri produs pentru scopuri interne serveste, in general , scopurilor planuluiextern; de aici rezulta si diferentele dintre modurile cum sunt scrise cele doua tipuri.Principalele scopuri ale planului intern sunt:

Comunicarea Coordonarea si controlul Managementul performantei

In unele cazuri, planul va fi realizat pentru a convinge un director sa investeasca intr -oafacere sau un proiect, ca pe urma sa fie folosit drept plan extern, pentru a strange fonduride la investitori.

Pentru a fi cu adevarat folositor, planul intern de afaceri trebuie sa se concentre ze asupra:

Stabilirii obiectivelor (pentru organizatie si partile ei) Specificarii actiunilor (facute de cine si cand) Asigurarii unei viziuni care sa motiveze si sa ghideze luarea deciziilor Identificarii training-ului necesar pentru indeplinirea acestor obiective

In mod normal, planul va analiza strategiile care se intentioneaza a fi folosite si le vatraduce in actiuni. Planul efectiv se bazeaza pe idei si pe implementarea lor si nu trebuiesa cuprinda prea multe cifre. Pe de alta parte, nu trebuie doa r sa ofere descrieri, ciinformatii financiare pentru a-l sustine.

In mod traditional, planurile au fost schitate dupa un model financiar. Un astfel de modelare anumite defecte:

Este scris intr-un limbaj contabil, ceea ce inseamna ca poate fi dificil d e inteles depersoane din afara domeniului ;

In principal, se bazeaza pe date puternice, cand, intr -un plan de afaceri, un limbajsubiectiv poate reprezenta succesul acestuia ;

Este, de multe ori, inflexibil. El poate deveni nefolositor la cateva saptamani de lalansare;

Daca este un document mare si detaliat, el poate fi lasat intr -un loc, fara a mai fimentionat a doua oara.

Cum sa folosesti planurile pentru a dezvolta afaceri

In cele ce urmeaza, vom prezenta cele mai importante trei modalitati prin care un plan tepoate ajuta la conducerea unei afaceri:

16

ComunicareaComunicarea este cea mai importanta parte a oricarui plan de afaceri:

Asigura un domeniu de discutii, de luare a deciziilor, de impartasire a ideilor si deexpunere a conflictelor;

Pe masura ce anumite persoane contribuie la dezvoltarea unui plan, se creeaza unsentiment de proprietate, care asista la implementarea lui si la imbunatatireacomunicarii problemelor;

Planul final ar trebui imprastiat in cadrul unei organizatii, astfel inca t sa ii poataajuta pe manageri si pe angajati sa vada intregul context al companiei, care:

- ajuta la dezvoltarea mandriei fata de munca lor, dar si contributiei lasuccesul firmei;

- asista angajatii la luarea deciziilor zilnice, care la randul lorimplementeaza strategia organizatiei;

- promoveaza franchetea si increderea si ajuta la sustinerea morala;- sustine ideile rezultate in toate departamentele.

Aceste efecte pot face o diferenta dramatica la nivelul de eficacitate al organizatiei si alprofitabilitatii unei afaceri.

Unele persoane sunt ingrijorate de scrierea si impartirea unor strategii secrete, care arputea ajunge la concurenta printr -o scurgere de informatii. Aceste ingrijorari au o bazareala. Poti omite anumite detalii, dar cum iti poti gestiona persona lul fara a-i spune ceanume sa faca?

Este mai bine sa folosesti un rezumat pentru a disemina planul, decat sa il prezinti pe tot.Astfel poti incadra informatia intr -un formular si eviti divizarea pentru confidentialitate.Analizele financiare detaliate pot sa nu fie incluse intr-un astfel de rezumat al planului.

Coordonarea si controlulStabilirea obiectivelor unei organizatii duce la stabilirea acestora in interiorul fiecaruidepartament. Planul de afaceri coordoneaza diferite parti ale organizatiei sa lucrezeimpreuna pentru indeplinirea scopurilor propuse.

Proiectele noi si propunerile noi de investitii sunt apreciate daca sustin atingereaobiectivelor. Procesul de planificare a afaceri i va stabili deseori prioritati care vorincuraja actiunea efectiva.

Managementul performanteiStabilind teluri si planuri de munca individuale, un plan de afaceri poate fi punctul deplecare pentru un program eficient de management. Planul poate fi folosit pentrumasurarea individuala sau departamentala a performantei obtinute, in comparatie cuobiectivele care deja s-au indeplinit. Comparatia poate fi folosita pentru a redefiniobiectivele si duratele de timp, dar si pentru a actiona in favoarea progresului.

17

Performanta individuala poate fi comparata cu scopurile expr imate in plan sau stabiliteulterior, putand afecta remuneratiile, investitiile, etc..

De ce unele planuri de afaceri nu au nici un rezultat

Cea mai mare problema se iveste din incercarea de a utiliza procesul de planificare pentrua formula strategii. Desi exista numeroase surse pe care le poti consulta pentru a intelegecum sa analizezi problemele strategice, nici una nu explica exact cum sa transformiaceste analize in strategii.

Stabilirea obiectivelor

Un plan intern de afaceri detaliaza actiunile pe care trebuie sa le faci pentru a se atingeobiectivele. Prin urmare, planul trebuie sa defineasca obiectivele respective. Acesteatrebuie sa fie:

Rationale si pline de sens Clare si deloc ambigue Realizabile Consistente Sa detina o data termen de completare Sa poata fi masurabile

Aceasta ultima conditie poate fi greu de indep linit in cazul obiectivelor „ soft”, precumperceptiile clientilor. Astfel, sondajele cumparatorilor sau angajatilor pot fi utile.

Nu exista o simpla divizare intre obiective si strategii – ele se suprapun ca niste straturi.Spre exemplu, pentru a obtine o crestere de 10% a vanzarilor, trebuie sa castigi o cresterede 5% din cota de piata, pentru ca aceasta din urma sa devina un obiectiv secundar, dar sio parte a strategiei in sine. Pentru a creste cota de piata, trebuie indeplinite alte obiective,cum ar fi o majorare cu 10% a fortei de munca.

Planurile ineficiente sunt pline de afirmatii irelevante. Pe de alta parte, planurile eficientene arata cum un obiectiv (sau o strategie ) conduce la realizarea acestuia.

Viziunea corporativa: date „hard” si date „soft”

Cu totii avem asteptari foarte mari din oferirea de date „ hard”, chiar daca experienta nearata ca de multe ori nu trebuie. Spre exemplu, sondajele de piata sunt in gene ralprezentate ca cifre exacte, chiar daca se bazeaza pe simple estimari. Atunci candprevizionezi cresterea anului urmator ca fiind de 4,75%, singurul lucru de care poti fisigur este ca nu va fi de exact atat.

18

O data ce accepti ca datele „hard” sunt nesigure, elementele descriptive ale planuluiinsumeaza o cu totul alta importanta.

Un exemplu de utilizare a datelor „ soft” in organizatii il reprezinta declaratiile privindmisiunea. In cel mai bun caz, acestea inglobeaza viziunile la care organizatia asp ira, ceeace incerca sa faca, ce teluri vor sa atinga si de ce este diferita de concurenta. In cel mairau caz, aceste declaratii privind misiunea sunt aiureli fara sens.

Esentiala este viziunea pe care o exprima. Este aceasta valida si declaratiile scris e iiindeamna pe angajati sa o atinga? In general, managerii au o viziune proprie pe care decele mai multe ori nu o exprima in scris, ci o tin pentru ei. Aceasta asigura un nivel deinspiratie, incorporand ceva unic legat de afacere care v a ghida deciziile si actiunile.Poate fi o motivatie foarte puternica pentru cei din management si angajati care inteleg,impartasesc viziunea si sunt entuziasmati de existenta ei.

Informatia care alcatuieste viziunea nu es te analitica, numerica, de tip „hard”, ci de ti p„soft”, care comprima opiniile si perceptiile persoanelor care lucreaza in interiorul firmei,ale clientilor si furnizorilor, intuind modul in care piata si clientii se vor comporta inviitor. Datele „soft” sunt mult mai serioase decat cele „hard” , iar orice plan de afaceritrebuie sa le contina. Multe studii arata ca cele mai bune decizii de management strategicse realizeaza intuitiv, chiar daca analizele sunt cele care au furnizat informatii judecati ifinale.

Implicarea personalului: construirea unei echipe

Indiferent daca scopul planului este sa ghideze actiunile de management sau sa creascaprofitul, acesta are nevoie de:

1. O forma de proprietate a tuturor celor implicati

Daca angajatii tai nu cred intr -un plan, acesta nu va fi pus in practica. In cel mai buncaz, vor fi de acord cu el, dar fara entuziasm; in cel mai rau caz, il vor sabota.

Personalul tau nu va crede intr -un plan:

Impus Daca nu este consultat in crearea lui Daca nu este de acord cu tintele si actiunile propuse

Dar dreptul de proprietate va conduce la...

2. Angajament

Dorinta de reusita conduce la entuziasm si:

19

Munca pe branci – realizarea lucrurilor de nerealizat Feedback – atunci cand management-ul obtine informatii valoroase Idei – care ajuta indeplinirea planului Serviciul clienti – angajatii fideli ofera servicii mai bune Comunicare – cu superiorii, subordonatii, clientii si furnizorii ; se

imbunatateste o data cu fidelizarea acestora.

Bugetele pe care managerii le considera de neatins degradeaza moralul. Totusi,implicarea lor in plan, prin intelegerea acestuia si increderea acordata ii ajuta pe angajatisa atinga tintele impuse.

Comunicarea de succes

Informatiile trebuie sa fie relevante pentru cei care citesc. Evita situatiile in care anga jatiiparasesc sedinte spunand „s i ce daca?”.

Ideal ar fi ca personalul sa fie informat in legatura cu planurile afacerii de catre manageriicarora i se subordoneaza. Trebuie, pe cat posibil, ca planurile sa nu fie prezentate ca unfapt implinit. Personalul trebuie sa se implice in dezvoltarea planului, fiecare conformariei sale, pentru a crea un proiect corporativ.

Majoritatea planurilor de afaceri sunt despre schimbare – astfel se explica refuzul de a leprezenta, deoarece managerii se tem de faptul ca angajatii sunt sceptici la schimbari.Totusi, atunci cand personalul se simte amenintat cu pierderea locului de munca sau astatutului, comunicarea eficienta este cat se poate de relevanta.

Fii deschis; discuta toate problemel e, daca poti. Daca amenintarea este adevarata, atuncicelor afectati trebuie sa li se spuna intreaga poveste o data; nesiguranta este nu numaineplacuta, dar afecteaza si performantele (frica si nesiguranta sunt factori slabi demotivare).

Prin urmare, trebuie ca planul sa fie bine gandit astfel incat sa fie comun icat eficient. Nuintarzia prea mult – zvonurile scad moralul angajatilor.

Planurile pentru angajati si abilitatile lor

Multe planuri de afaceri accentueaza importanta personalului, dar ignora abilitatile,pregatirea si dezvoltarea de care au nevoie pentru a duce la bun sfarsit un plan.

O data ce angajatii sunt constienti de cererile care li se adreseaza prin intermediul unuiplan de afaceri, ar trebui sa fie deschisi sa discute despre nevoile lor de pregatire, pentru ase asigura ca au abilitatile necesare atingerii obiectivelor.

20

Crearea si utilizarea planului intern

Urmatoarele puncte ar putea fi cu adevarat folositoare pentru planurile interne de afaceri:

1. Inainte de a incepe, echipa este de acord asupra cui se adreseaza documentul sicaror scopuri serveste?

2. Planul nu trebuie sa fie o capodopera literara, ci doar sa fie clar si usor de citit.3. Nu confunda planul de afaceri cu bugetul. Planul contine idei, implementarea lor

si motivarea persoanelor: un buget este utilizat pentru a controla organizati a intimpul implementarii sale. Ideal ar f i ca un plan de afaceri sa nu fie realizat inacelasi timp cu bugetul, sau va deveni pur si simplu o continuare a acestuia.

4. Obiectivele planului trebuie sa fie acceptate de toata lumea, pana la cel mai inaltnivel. Apoi indivizi si echipe din intreaga organizatie trebuie implicat i in luareadeciziilor privind actiunile urmarite.

5. O data ce planul este dezvoltat, trebuie datat si comunicat in cel mai scurt timp.Organizatiile si individualii isi pot schimba rapid par erile.

6. Obiectivele cheie trebuie scoase din plan si incluse in planuri de actiune imediata.7. Planurile de dezvoltare si formare ar trebui extrase din aceste obiective cheie.8. Optiunile trebuie luate in vedere, dar pot acoperi doar cateva scenarii, altfel pla nul

ar fi realizat in cativa ani. Un plan flexibil trebuie sa se concentreze pe stabilireade obiective si schitarea catorva strategii de a ajunge acolo.

9. Apeleaza la consultanti atunci cand indivizii sau organizatiile sunt depasite desituatie. Dar nu uita, cei din afara companiei pot facilita crearea planului, dar nu ilpot scrie. Daca alte persoane scriu planul, cei care il aplica nu il vor face sa dearezultate.

Gestionarea procesului

Prezenta persoanelor din departamentul de management senior la ela borarea planului sepoate dovedi a fi inhibanta. Ideile pot fi inabusite datorita nervozitatii, fricii sausentimentului de inferioritate. In acelasi timp, este foarte posibil ca angajatii sa profite deocazie si sa atace strategiile companiei sau sa ia la intrebari anumiti superiori. Astfel seva intarzia si inhiba procesul de planificare.

Intalnirile trebuie sa fie planuite cu grija. Care sunt obiectivele, cine le va implementa, cear putea sa nu mearga bine? Tu investesti timp si energie in acest proiec t – nu le irosi. S-ar putea ca uneori sa ai nevoie de o persoana experimentata.

Imbinarea planurilor departamentaleDepartamentele, filialele sau diviziile sunt de multe ori rugate sa contribuie cu planul lorla cel general. Trebuie oferita o indrumare bu na pentru a se asigura ca rezultatele suntbune.

Cine este responsabil pentru ce si cand anume?

21

Asa cum un plan de afaceri trebuie sa identifice actiunile care trebuie urmate, asa trebuieca cineva sa isi asume responsabilitatea pentru ducerea la bun sfa rsit a acestora. Asigura-te ca angajatii tai chiar isi vor asuma responsabilitatea si ca sunt devotati obiectivelorpropuse.

Urmarile si revizuirea planuluiAvand atatea angajamente promise, trebuie sa le compari cu progresul realizat. Anunta petoata lumea atunci cand va avea loc revizuirea rezultatelor. In timpul acestui proces,invita-i pe cei care nu si-au atins obiectivele sa explice de ce. Poate va fi nevoie sastabiliti altele noi. Daca planul in sine s -a dovedit a fi nerealist, atunci ar fi cazul s aregandesti intreaga strategie.

Daca planul include evenimente importante, atunci progresul trebuie evaluat oficial dupace au avut loc aceste evenimente. In orice caz, progresul planului trebuie analizat anual.Unii manageri se plang deoarece se afla c onstant in sedinte privind planificarea. Dacaincerci sa definesti management -ul si planificarea, vei vedea ca nu sunt multe diferenteintre ele. Problema nu consta in insasi planificarea, ci cum este aceasta organizata –incearca sa intri in mai putine de talii complicate.

CAPITOLUL IIITEHNICA SCRIERII EFECTIVE A PLANULUI

Asamblarea ideilor

Multor persoane li se pare greu sa isi puna ideile intr -o ordine care poate fi comunicatafara probleme. Schita atasata in Anexe furnizeaza un bun punct de pleca re pentrudezbaterile care trebuie expuse si in ce ordine. Nu este completa, dar majoritateacititorilor isi vor da seama ce lipseste – conform cu afacerea lor – pe masura ce o vor citi.

Daca te vei inspira din acel model, urmatorul pas este sa distribui problemele pecategorii. O modalitate de a face acest lucru este sa scrii titlurile cu negru si textele curosu. Pe masura ce vei imbina cele doua list e, iti vei da seama si de existenta altor lucruricare trebuie dezbatute.

De asemenea, te mai poate aju ta un contabil sau un alt specialist, prin a -ti pune intrebaricare sa scoata la iveala alte nelamuriri.

Pentru afacerile dezvoltate, exista doua tehnici comune. Prima presupune sa ceri fiecaruisef de departament sa scrie un plan pentru partea lui de responsabilitate. Un managergeneral lucreaza cu fiecare dintre acestia si aranjeaza planurile in asa fel incat sa devin aunul singur. Obiectivele, strategiile si constrangerile intregii afaceri vor iesi la iveala in

22

acest stadiu, sau, daca nu, ele vor fi im puse ulterior. In aceasta a doua varianta, planurilefiecarui departament vor trebui ajustate si conformate. La un moment dat va trebui sa seorganizeze cel putin o sedinta care sa stabileasca includerea planurilor individuale in celgeneral.

Cea de-a doua abordare posibila propune ca cel care se ocupa de plan sa treaca prin toatedepartamentele si sa dezvolte o lucrare pe baza unor discutii intense. Dezavantajul acesteitehnici consta in faptul ca managerii nu se vor simti implicati si nu vor avea sentim entulde participare efectiva la crearea planului.

O alta modalitate de a porni procesul de planificare este sa strangi echipa necesara si sa-iimparti cateva pagini pe care scrii: Personal/Strategie/Clienti/Piata/Concurenta, etc..Ofera-le tuturor foi albe pe care sa scrie cate ceva despre aceste subiecte, pe care maiapoi le aranjezi pe categorii. Imparte -le in actiuni pe care managerii le pot face si indescrieri ale afacerii sau mediului sau. Compune in fir narativ bazat pe cele scrise de ei sivezi cum se asociaza fiecare cu acesta.

Aceasta tehnica incurajeaza discutiile si schimbul de idei, demonstrand echipei ca existao idee impartasita asupra afacerii. In aceasta faza initiala a procesului, trebuie evitateorice afirmatii critice, indiferent de c at de ridicole sunt. Critica inabuseste explorareaideilor, fie ele bune sau mai putin bune. Indivizii nu trebuie sa fie criticati, deoarece ei nuvor mai da randament aproape deloc. Pe parcurs, unele idei pot fi respinse discutandu -secu intreg grupul.

Simplifica-ti treaba

Tocmai ti-ai trimis planul unui director de planificare sau superiorului tau direct. Inmomentul de fata, acest plan este cel mai important lucru din viata ta. Si gandeste -te canu este cel mai important lucru din vietile lor! Este po sibil ca ei sa mai fi primit alte patruplanuri in aceeasi zi, sa se duca la o intalnire la pranz si sa mai aiba alte doua sedintedupa masa. Cat timp crezi ca are la dispozitie planul tau pentru a face o impresie buna?Nu prea mult.

Rezumatul tau de o pagina a captat atentia cititorului. Valorifica totul in avantajultau.

Daca planul are mai mult de trei-patru pagini, pune-i un cuprins. Numeroteaza paginile si ideile principale . Nu abera. Daca cineva cauta ceea ce il intereseaza, il vei dezamagi . Aranjeaza documentul pentru a fi usor de citit: introdu multe titluri, pune detalii in

anexe, foloseste un font clar, scoate in evidenta paragrafele lasand spatii intre ele. Dateaza documentul pentru a evita confuziile . Anumitor persoane le place sa numeroteze fie care paragraf pentru a retine mai

bine, altora le place sa aiba o ierarhie a titlurilor . Arata grafice sau poze ale produselor importante, deoarece aduc la viata intreg

subiectul.

23

Nu pierde timpul creand o previziune pe care probabil directorul o stie deja ; sepoate sa o fi gresit, prin urmare rezuma -te la rezultatele din vanzari.

Oamenii nu retin cifrele dintr -o lucrare, mai ales daca sunt numere complicate. Atunci, dece introducem date greoaie atunci cand incercam sa transmitem o idee? De ce realizamtabele pline de numere care sunt greu de retinut, dar si de inteles? Am uitat ca noi de faptincercam sa comunicam. Unii contabili cred ca sunt exacti daca sunt precisi, in timp ceneglijeaza alte informatii.

Asigura-te ca numerele se aliniaza si sunt sepa rate de virgule. Nu utiliza cantitati fizice intr -o parte si valori numerice in alta parte - fii coerent. Oriunde poti, comunica cu ajutorul graficelor sau diagramelor, decat prin tabele,

deoarece ele spun mai eficient o poveste. Totusi, nu te lasa dus d e val sa iti umpliplanul de afaceri cu poze inutile.

Intreaba-te intotdeauna: „Care este cea mai eficienta modalit ate de a comunicaaceasta idee?”

In cele din urma, dupa ce ai expus conceptul si schita afacerii, nu complica lucrarea cu oschema financiara. Observa doua reguli de baza:

Fii simplist! Nu negocia in plina sedinta.

Nimeni nu sustine un proiect pe care nu il intelege. Schiteaza ceea ce doresti sa faci, darnu printr-o serie de solutii complexe si rigide, deoarece acestea vor ingreuna planul.

Rezultate - Cifre - Probe

Cititorul va cauta dovezi ale afirmatiilor tale. Acestea trebuie sustinute prin introducereade rezultate verificabile in cat mai multe locuri cu putinta. Aceste date trebuie la randullor sustinute de cifre, pentru a arata co ntextual cat de relevante sunt pentru plan in sine.

Se stie, mai ales in domeniul propagandei, ca, daca spui o minciuna destul de des, aceastava deveni in cele din urma adevar. Ceva asemanator se intampla si in planurile de afaceri.Repetarea constanta il indruma pe cititor sa fie atent la problema, lucru ce poate instauraun sentiment de neincredere. Arata si rezultatele cu care iti sustii spusele, nu le repeta pursi simplu.

Unele rapoarte sunt interminabile. Chiar daca este frumos scris, nu se adresea za audienteibune. In schimb, este scris pentru scriitor, care este foarte pasionat si interesat de afacerealui. Astfel, atentia cititorului este pierduta inca de la inceput. Majoritatea cititorilor vordori confirmarea previziunilor de vanzari, ori din cifrele anterioare, ori din discutiile cupotentiali clienti.

24

Fii pregatit pentru aceasta situatie si furnizeaza cat mai multe date cu putinta: studii depiata, informatii publicate, extrase de conturi, liste ale cli entelei, etc..

Lichiditatile

Unul dintre cele mai importante aspecte privind lichiditatile es te planificarea lor in timp –atunci cand vei ramane fara fonduri pentru firma, cand va trebui sa platesti facturi le saucand activitatile desfasurate vor aduce un flux de numerar stabil. O afacere s e poate lovide grave dificultati daca sosirea numerarului este amanata, chiar si cu cateva ore.

Vanzari. Cand vei primi banii de la cei carora le-ai vandut produse sau servicii? Cat derepede vei fi platit de compania finantatoare si ce proportie a dator iei o vor acoperi ei?

TVA. Nu uita de taxa pe valoarea adaugata. Cand trebuie aceasta platita?

Impozitul pe proprietate . Cand trebuie sa platesti ratele sau asigurarea?

Furnizorii. Ce termene de creditare iti vor acorda furnizorii? Este posibil sa tra teze ocompanie mica total diferit de una mai dezvoltata.

Consultantii. Iti vor solicita consultantii in afaceri vreo suma in avans?

Taxele. Se stie ca multe companii acorda angajatilor suplimente „la negru”, tocmaipentru a nu plati o rata mai mare a im pozitului pe salariu, si nu numai. Totusi, pot primiinspectii sau pot fi penalizate considerabil.

Previziunea pe cinci ani

Previziunile pe o perioada de 5 ani sunt foarte utile. Sunt folositoare pentru a fi mototolitesi aruncate la cos.

O previziune este utila in sensul ca arata directia in care se indreapta compania, si care vafi rezultatul daca totul merge conform planurilor. In schimb, cifrele pe cinci ani nu pot safie decat aproximative, in nici un caz exacte.

Expune un rezumat al previziunilo r de la unu la trei ani. Ofera o previziune pe cinci anidoar daca este neaparata nevoie, spre exemplu pentru a vedea cum se poate mentinecompania pe linia de plutire, sau cum pot fi achitate toate datoriile in aceasta perioada.Este mai bine sa prezinti o perspectiva convingatoare si impresionant a pe doi sau trei ani,decat o multime de numere pe care nimeni sa nu le inteleaga.

Pune intotdeauna rezumatul rezultatelor anterioare in acelasi loc cu previziunile. Nu illasa pe cititor sa caute in lucrare dat ele trecute cu cele estimate pentru viitor. De

25

aemenea, nu le scrie in alte font -uri, chiar daca lucrurile se schimba: cititorul imediatincepe sa se gandeasca la faptul ca ascunzi ceva. Pune documentele detaliate in anexe.Oricum, nimeni nu crede in previ ziunile de cheltuieli sau profit realizate cu cinci aniinainte. Daca cineva solicita cu adevarat acest tip de informatie, atunci poate fi facut lacomanda.

Trateaza previziunea ca pe o unealta pentru a arata in mare ce se va intampla si de ce.Explica de ce cifrele arata cum arata, nu-l forta pe cititor sa caute detaliile. Daca este unmesaj, spune-l raspicat. Previziunea este doar dovada mesajului transmis.

De ce sa nu minti

Multe persoane mai si gresesc. Cei din departamentul de management stiu lucru ri legatede afacere care poate nu le sunt pe placul superiorilor sau partenerilor de afaceri. Nu estede datoria ta sa realizezi un plan de afaceri pentru a promova defectele situatiei, atatatimp cat nu le ascunzi in mod intentionat.

Trebuie sa te descrii pe tine, cat si compania pe care o reprez inti in cea mai buna luminaposibila. Poti fi creativ cand descrii anumite lucruri exagerand cu contributia ta la unproiect triumfator, omitand sa mention ezi un esec care poate fi ignorat, folosind un limbajcare sa defineasca excelenta. Toate acestea pot fi folosite, atata timp cat nu reprezinta odenaturare.

Uneori, oamenii amana momentul evaluarilor. Astfel, pot uita sa mentioneze unele litigii,sperand ca, atunci cand iese adevarul la iveala, ceilalti sa fie prea implicati pentru a seretrage. Intotdeauna trebuie sa te gandesti daca merita sa nu spui adevarul. Dacapartenerul tau de afaceri sau superiorul incep sa nu mai aiba incredere in tine, existentaunei intelegeri de sucess se diminueaza.

Pe unde trece linia dintre a fi necinstit si a -i da de stire clientului despre orice?Majoritatea persoanelor stiu de ce parte a liniei se afla – mentine-te si tu in cea corecta.Este greu sa conduci o companie atunci cand superiorii sau finantatorii cauta mereuconfirmarea tuturor datelor. Nu presupune ca un investitor va ramane intr -o afacere cucineva in care nu are incredere.

Creeza anexe, nu un plan prea stufos

Spune-ti povestea pe baza punctelor cheie si a rezumatului probelor de sustinere, iardatele esentiale pune-le in anexe. S-ar putea sa fie nevoie sa le introduci intr -un documentpentru ca planul sa nu arate descurajator. Anexele ar putea include:

- CV-urile managerilor- Previziuni detaliate- Articole din ziare, reviste

- Brosuri- Studii de piata

26

- Rapoartele unor expertidin domeniu

- Datele de vanzare aleclientilor

- Costurile de productie- Evaluarile proprietatilor- Specificatii tehnice- Conturi auditorii

Trebuie sa incluzi informatii relevante, ajutatoare si folositoare: nu il lasa pe cititor sa seaventureze in pagini inutile.

Estimarea duratei necesare de timp

Prima si singura lege a calcularii timpului: orice ai de gand sa faci, va dura intotde aunamai mult decat te astepti.

Nici un investitor cu judecata nu se va grabi sa acorde fonduri pentru o afacere fa ra sa oinvestigheze si sa se gandeasca bine la toate detaliile. Chiar daca propunerea ta esteextrem de atractiva si usor de cercetat, vor trece cel putin patru saptamani de la primaintalnire, pana cand sa obtii fondurile solicitate. Opt saptamani este o aproximare mairealista.

Multe afaceri sau proiecte sustin o idee inainte de a cauta finantarea p ropriu-zisa. Pierzibani cu fiecare zi de intarziere? S-ar putea sa pierzi sezonul prolific? Investitorul poatedeveni suspicios: „Incearca sa ma grabeasca, ce imi ascund?”.

Incepe sa aranjezi detaliile finantarii din timp. Cel mai probabil, persoanele care segrabesc au inceput cautarea in urma cu cateva luni bune. Dac a devii disperat, te afli intr-ofoarte slaba pozitie pentru negocieri.

Nu prezentarea este totul

Nu prezentarea este totul – dar conteaza destul de mult. Daca un document este prostscris si arata groaznic, nu inspira incredere. Prezentarea nereusita este una dintre cele maiscurte cai catre cosul de gunoi.

O nota scrisa de mana si trimisa prin fax va castiga increderea destinatarilor, dar nuintotdeauna. Pentru a-ti mari considerabil sansele, prezinta un document impresionant.Fii intotdeauna pregatit sa investesti acel mic efort pentru a atinge perfectiunea. S -arputea sa fie gestul care sa faca diferenta.

Verifica textul indeaproape inainte de a -l da cuiva – oricand poti scapa o greseala dinochi. Dupa ce ai schimbat planul de o suta de ori si te -ai saturat deja, te gandesti ca, dacafaci o ultima modificare, nu se va intampla nimic, insa s-ar putea sa te inseli. Acea ultimamodificare poate sa nu corespunda cu altceva din document si sa introduca o eroare intabele. Calculele complexe din modelele computerizate pot fi foarte usor date peste cap

27

cu o singura mica schimbare. Eroarea fie anu leaza previziunile tale, fie te pune intr -olumina foarte proasta. Prin urmare, mai verifica totul inca o data.

Documentul trebuie sa fie pe o hartie de calitate buna, sa fie scos la o imprimanta buna,sa contina un titlu si sa fie capsat sau legat. Daca exista anexe, trebuie folositeseparatoare de pagini. Asigura -te ca documentele copiate sunt bune. Cheltuieste pentrutoate astea.

Multe persoane cred, in mod gresit, ca, daca un proiect arata bine, va contine, inevitabil,si un plan bun. Un aspect ingrij it este un atu pentru a-l face citit, dupa care el trebuie saaiba sens. Daca intrebarile cheie nu au raspunsuri sau daca sunt greseli, iti vei reducedrastic sansele. Cititorul ar putea crede ca vrei sa il inseli in mod deliberat.

Ai parte de o singura sansa

Daca iti spui povestea clar si incluzi date sustinatoare, ar trebui sa fi raspuns la toateintrebarile posibile. Daca omiti ceva sau cineva are nelamuriri suplimentare, poti trimiteinformatiile solicitate ca urmare a prezentarii. Astfel, pierzi mai putin timp decat sa scriiceva personalizat pentru fiecare cititor. Adu -ti aminte ca intarzierile inseamna bani sioportunitati pierdute.

Daca planul tau nu convinge, se intampla foarte r ar sa poti reveni cu completari. O primaimpresie de proasta calitate este greu de schimbat.

Confidentialitatea

Confidentialitatea reprezinta, de multe ori, o problema importanta. Poti manevra astfel deprobleme in felul urmator:

Convinge-l pe destinatar sa semneze o clauza de confidentialitate ; Introdu un paragraf care sa il convinga pe cititor sa pastreze totul pentru el ; Incearca sa omiti informatii oarecum sensibile (dar nu uita ca planul trebuie sa

aiba destula substanta pentru a fi convingator).

Clauzele de confidentialitate difera in functie de marime si comple xitate, depinzand,totodata, de circumstante. Daca te intereseaza in mod special acest aspect, ar trebui saconsulti un avocat.

Astfel, intelegerea ar trebui sa acopere urmatoarele:

1. Definirea informatiilor care sunt oferite si sustinerea faptului ca sun t valabile si nutrebuie comunicate unor persoane neautorizate.

2. Obligarea destinatarului sa:- tina informatiile confidentiale ;- sa nu se foloseasca de ele in afacerea lui ;

28

- sa le arate datele doar angajatilor sau consultantilor sai, supunandu -iacelorasi clauze de confidentialitate.

Unele intelegeri il vor obliga pe destinatar sa nu ii abordeze pe clientii, angajatii saufurnizorii tai. S-ar putea sa li se interzica sa intre pe piata ta de desfacere, dar astfel declauze au de obicei un termen limita.

Atunci cand clauza de confidentialitate face parte din plan, ea este scrisa pe prima paginasi sustine ca, prin acceptarea documentului, destinatarul este de acord si cu clauzele.Totusi, trebuie specificat ca sunt rare cazurile in care alte organizatii sunt ch emate ininstanta datorita clauzelor de confidentialitate, tocmai pentru ca, pentru intreprinderilemodeste reprezinta o cheltuiala in plus.

ANEXAContinutul unui plan de afaceri

Nu tot ceea ce vei regasi in aceasta lista de verificare trebuie inclus intr-un plan deafaceri, dar in acelasi timp trebuie sa te gandesti bine inainte de a omite vreun subpunct.S-ar putea sa vrei sa rearanjezi ordinea unor titluri.

Este important ca informatiile relevante sa fie incluse si ca firul narativ sa aiba logica, sinu ca tu sa respecti fiecare cuvant al acestei liste.

Prima pagina

titlu data la care a fost scris documentul date de contact pentru informatii ulterioare clauze de confidentialitate

Rezumat

Cuprins

Introducere

Decorul propunerii

Istoricul organizatiei

29

Schema afacerii/organizatiei - Produs/serviciu:

ce este ce face de ce este unic

Piata

marime crestere orientare clienti concurenti furnizori procese de fabricare vanzare si distributi premise ale cresterii

Rezumatul comercial

comertul anterior previziuni presupuneri sezonalitate cifra de afaceri profit brut cheltuieli bilant previziunea fluxului de numerar (lunara)

Management

experienta managerilor importanti structura organizatorica

Propunerea

suma care trebuie obtinuta cum si cand va fi aceasta utilizata existenta bancilor/investitorilor securitatea pe care o oferi

Strategia

30

in ce directie se indreapta afacerea cum o vei duce la destinatie de ce este propunerea ta diferita

Riscul

arii ale riscului ce se intampla daca?

Anexe

Suportul planului