CORESPONDENA OFICIAL

CORESPONDENA OFICIAL

1.1.IMPORTAN I CLASIFICARE.Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice sau fizice, acestea alctuiesc obiectul corespondenei oficiale sau private.

Ca disciplin de studiu, corespondena are ca obiectiv nsuirea, de ctrecei care i vor desfura activitatea n instituiile de stat sau private, a principiilor, regulilor, metodelor i formelor pe baza crora se redacteaz, se prezint, i se folosesc scrisorile i actele oficiale.

Corespondena oficialcuprinde totalitatea scrisorilor i actelor care circul ntre persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic, n scopul stabilirii unor relaii ntre ele. Actele emise de o autoritate (persoan juridic) sunt considerate acte oficiale.

ntre scrisoare i act exist urmtoarele deosebiri:

scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane; actul este o dovad scris prin care se constat un fapt, se reglementeaz o obligaie etc.

actul are titlu, scrisori purttoare de titlu se ntlnesc mai rar;

actul are specificat n cuprinsul su titularul n folosul cruia se face constatarea;

majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor, tipizarea este rar ntlnit;

scrisorile sunt nregistrate n Registrul de intrare-ieire; actele au numere proprii de ordine, pe baza crora se ine evidena emiterii i circulaiei lor (n Registrul de intrare-ieire sunt nregistrate scrisorile nsoitoare ale actelor);

scrisorile pot fi redactate i semnate de orice funcionar cu delegaie de corespondent; actele nu pot fi ntocmite i semnate dect de funcionari investii printr-o dispoziie expres a unui act normativ cu aceste drepturi;

actul circul de la autor la beneficiar nsoit de o scrisoare; cnd nu se folosete scrisoarea nsoitoare, actul nu poate fi nmnat beneficiarului dect prin luare de semntur;

Categorii de acte oficiale: clasificarea actelor oficiale se poate face n funcie de mai multe criterii i anume:

Din punctul de vedere al naturii juridice, sunt:

acte cu caracter normativ, care reglementeaz cu putere obligatorie principalele relaii sociale i se caracterizeaz prin aplicabilitatea lor repetat, acte a cror ndeplinire este asigurat prin fora coercitiv a statului (de exemplu, legile, ordonanele Guvernului, hotrrile normative ale Guvernului sau ale organelor locale);

acte nenormative sunt acte ce nu prevd atribuii a cror ndeplinire este asigurat prin for public.

Din punctul de vedere al efectului pe care l produc,sunt:

acte productoare de efecte juridice (de exemplu, toate actele emise de organele statului, fie normative, fie nenormative);

acte care nu produc efecte juridice (acte cu caracter organizatoric, tehnico-funcional etc.).

Din punctul de vedere al razei teritoriale pe care i produc efectul,sunt:

acte cu caracter general al cror efect se produce pe ntreg teritoriul rii (de exemplu: acte emise de Parlament, de Preedintele Romniei i de Guvern);

acte ale organelor locale ale administraiei publice efectele lor sunt limitate la o anumit unitate administrativ-teritorial (de exemplu, actele Consiliilor locale, ale prefecilor i primarilor).

Din punctul de vedere al organului emitent,sunt:

acte emise de organele reprezentative ale puterii de stat (Parlament, Preedintele Romniei etc.)

actele emise de organele administraiei publice centrale i locale (Guvern, ministere i alte autoriti ale administraiei centrale, prefecturi, primrii);

actele emise de agenii economici i celelalte uniti i instituii.

Importana activitii de corespondenconst n faptul c:

este un element de baz pentru stabilirea relaiilor ntre unitile economice, ntre persoanele fizice i persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve anumite probleme n comun;

ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti;

constituie un element de nregistrri contabile;

servete ca prob justiie;

permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui ciclu de coresponden ce oglindete apariia, modificarea sau stingerea unor relaii ntre persoane juridice sau ntre persoane fizice i persoane juridice;

devine o bogat surs de documentare, prin constituirea unui fond arhivistic, rednd stadiile evoluiei raporturilor economice, precum i ale evoluiei vocabularului din domenii diferitede activitate.

Clasificarea corespondeneiCorespondena oficial se poate clasifica dup mai multe criterii:

a)dup criteriul decircumscriere:

corespondena intern(intre compartimente sau responsabili ai aceleai organizaii);

corespondena extern(ctre sau de la o instituie spre mediul exterior alt instituie sau persoan).

b) dup domeniul de activitate:

corespondena juridic(contestaia, ntmpinarea, notificarea, plngerea, cererea de chemare n judecata etc.);

corespondena administrativ(referatul, rapoartul, darea de seam, procesul verbal, decizia, ordinul, dispoziia);

corespondena protocolar(invitaii, scrisori de felicitare, felicitri, corespondena tehnica a departamentelor de protocol etc.);

corespondena comercial(cererea de ofert, oferta, comanda, reclamaia economic, avizul de nsoire a mrfii, scrisoarea de garanie etc.);

corespondena diplomatic(nota diplomatic, scrisorile de acreditare, protestul diplomatic, minuta diplomatic, nota verbala etc.).

c) dup scopul ei:corespondena de solicitare(cererea economic, juridic etc.);

corespondena de informare(oferta, reclama, raportul, darea de seama etc.);

corespondena de constatare(procesul verbal etc.);

corespondena de decizie, ndrumare, control(ordinul, decizia);

corespondena de reclamaie(reclamaia economic, juridic);

corespondena nsoitoare de acte.

d) dup criteriul accesibilitii:corespondena secret(transmis prin mijloace de securitate organizate, folosit n sistemul instituionalizat (Birou Documente Secrete BDS);

corespondena deschis(transmis pe cale obinuit i care poate lua toate formele materiale ale corespondenei scrisoarea, faxul, e-mail, telefax etc.).

e)dup iniiativa trimiterii scrisorii:scrisoarea iniial;de rspuns;de revenire.f) dup criteriul suportului:corespondena clasic scrisoarea;

corespondena telegrafic telegrama, telexul;

corespondena electronic e-mail-ul.

g) dup modul de ntocmire:

documente tipizate;documente netipizate.h) dup natura i destinaia exemplarelor:

originalul(primul exemplar care se trimite destinatarului);

copia simpl(de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo;

duplicatuloriginalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea pierderii originalului n Monitorul Oficial. Duplicatul esteeliberat tot de unitatea care a eliberat i originalul. Pe actul nou eliberat se menioneaz duplicat; are puterea originalului;

copia dup original se copiaz exact textul de pe original; se scrie copie, locul sigiliului (LS) i s-a semnat (SS); ea poate fi:

copia certificat are confirmarea c este valabil; se folosete pentru pstrarea originalului, se semneaz i se elibereaz de secretariatul unitii care pstreaz originalul. Dup colaionare se scrie conform cu originalul, pentru conformitate. Obligatoriu, copia poart semntur i tampil;

copia legalizat este eliberat de notariat. Ea conine reproducerea exact a coninutului actului, dactilografiat n ir indian sau xerox, precum i ncheierea de legalizare, sub semntura notarului i tampila biroului notarial. Documentele legalizate se nscriu ntru-un registru special la notariat;

fotocopia are valoare numai n cazul legalizrii de notariat;

extrasul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari. Valabilitatea lui este condiionat de certificare.

1.2.Circulaia corespondeneiCirculaiei corespondenei, att n interiorul unei instituii, ct i n afara ei, i se acord o atenie deosebit, tocmai datorit importanei pe care o reprezint scrisorile pentru orice instituie. Scrisoarea poatecircula astfel:

n plic nchis, sigilat i transmis prin pot sau curier;

transmis ca atare prin intermediul curierului sau predat-preluat personal. Nu este sigilat n plic (se exclud din aceast categoriile scrisorile cu regim special de confidenialitate);

scrisoarea depus la serviciul de registratur sau secretariat al destinatarului i primirea unui bon cu numrul de nregistrare. Se utilizeaz frecvent n modul de lucru al autoritilor publice cu cetenii;

transmis prin intermediul unei alte persoane ca mesager personal (situaie distinct de curierat). De ex., mesajele ntre efi de state se transmit prin intermediul Ministerului Afacerilor Externe.

Corespondena primitSistemul de nregistrare a corespondenei, organizarea circulaiei corespondenei ntr-o unitate este impus de necesitatea cunoaterii n orice moment a locului unde se gsesc documentele, a persoanelor care le dein, precum i a modului de rezolvare a lor.

n acest scop, se folosesc:

registrele i fiele de coresponden (se nregistreaz att corespondena primit ct i cea expediat) ofer informaii cu privirea la identificarea, coninutul, micarea i destinaia actelor i documentelor;

dosarele, clasoarele i bibliorafturile n care se pstreaz i se claseaz actele, mpreun cu corespondena compartimentelor funcionale implicate;

condicile de expediere i distribuire a corespondenei;

borderourile de expediie a corespondenei.

Corespondena ptrunde ntr-o instituie prin Registratur sau n cazul firmelor mici prin secretariat. La Registratur au loc urmtoarele operaii:

verificarea corespondenei primite pentru a se vedea dac scrisorile au fost bine ndrumate pe numele i adresa unitii respective;

deschiderea plicurilor (plicurile pe care scrie ,,personal, ,,confidenial nu se deschid; plicurile nu se arunc, ci se prind mpreun cu scrisoarea n urmtoarele situaii:

- dac scrisoarea nu conine adresa expeditorului, dar aceasta figureaz pe plic;

- dac adresa expeditorului de pe plic nu este identic cu cea din scrisoare;

- dac semnturile nu sunt citee, dar numele expeditorului figureaz pe plic;

- dac timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea mare, pentru a se putea constata dac vina este a potei sau a expeditorului;

- dac o anex lipsete;

- dac scrisoarea conine o ofert sau un acord pentru care data potei este un punct de plecare sau pentru care exist o dat limit;

- dac scrisoarea a fost greit adresat, ntruct plicul justific ntrzierea rspunsului, n cazul n care scrisoarea a ajuns la destinatar cu ntrziere.

sortarea corespondenei;

nregistrarea i datarea corespondenei;

ntocmirea unei condici interne de distribuie;

predarea corespondenei la departamente, iar cele pentru conducere sunt predate secretarei (asistentei manager).

La primirea corespondenei, secretara semneaz n condica de expediie, verific corespondena, o sorteaz (scrisori care necesit atenia conducerii i scrisori care necesit atenia secretarei) Scrisorile sunt introduse apoi, n ordinea urgenei, n mapa de coresponden pentru conducere. Conducerea va nota pe fiecare document o rezoluie (persoana sau departamentul care l va primi spre rezolvare, termenul i eventual modalitatea de rezolvare). Dup ce primete corespondena de la conducere (cu rezoluia pe ea), secretara o nregistreaz ntr-un caiet (condic) i o va repartiza apoi persoanelor sau departamentelor pe baz de semntur.

Dac una din scrisorile primite conine un numr de probleme ce necesit atenia mai multor departamente sau persoane, se va proceda n aa fel nct fiecare departament/persoan s fie pus la curent cu problema ce l privete. Exist cteva modaliti de a face acest lucru:

se ataeaz la scrisoare o noti n care sunt enumerate toate departamentele interesate i apoi scrisoarea este trimis pe rnd la toate acestea; pe msur ce fiecare din ele i ndeplinete sarcina, i bifeaz numele pe noti i o trimite mai departe;

scrisoarea se distribuie departamentului care se ocup de majoritatea problemelor cuprinse n ea, revenindu-i apoi sarcina de a o trimite mai departe celorlalte departamente;

se fac copii i se trimite cte una fiecrui departament interesat. Aceast modalitate este cea mai indicat (scrisoarea original rmne la secretariat), cu condiia ca soluionarea problemelor s fie coordonat.

Corespondena expediatde o instituie cuprinde rspunsuri la scrisorile primite sau scrisori care iniiaz un ciclu de coresponden cu alte uniti (scrisori ,,iniiale sau din ,,oficiu). Scrisorile de rspuns se redacteaz, fie de secretar, urmnd indicaiile conducerii, fie de cel cruia i-a fost repartizat aceast sarcin. Dup redactarea i dactilografierea lor, scrisorile sunt prezentate, n mapa pentru semnat, conducerii, mpreun cu materialul de baz. Dup semnare, secretara le verific (dac au fost toate semnate, se verific anexele) i pune tampila pe semntura conducerii. Dac scrisorile sunt expediate de secretariat, ele vor fi nregistrate (data i numr) sau vor fi trimise la Registratur de unde vor fi expediate. Operaiile ulterioare sunt:

sortarea copiilor i a materialelor de baz i remiterea lor serviciilor de resort;

clasarea corespondenei n dosare (copiile).

1.3.Sisteme de nregistrare a corespondenei primite i expediaten vederea pstrrii unei evidene clare a corespondenei care intr n unitate, precum i a celei emise, secretariatul nregistreaz fiecare document ntr-un registru de coresponden (n instituiile mari Registrul de coresponden se pstreaz la Registratura general, iar secretariatele compartimentelor mai au, fiecare cte un registru n care i pstreaz evidena corespondenei ce privete domeniul respectiv). Se practic dou sisteme: unul care folosete un registru unic de intrare-ieire i altul care evideniaz n registre separate intrrile i ieirile.

n registrul unic de coresponden, cele dou foi aezate fa n fa servesc pentru nregistrarea corespondenei (stnga) i a corespondenei expediate (dreapta). Acest tip de registru este foarte practic, ntruct ofer posibilitatea informrii imediate i concomitente asupra corespondenei primite i expediate.

n rubrici separate se nscriu: numrul de nregistrare al scrisorii care intr n unitate, data nregistrrii, locul de provenien (denumirea expeditorului i adresa), rezumatul coninutului ei, serviciul cruia i se repartizeaz, indicatorul dosarului de clasare.

n cazul n care se expediaz rspunsul la o scrisoare intrat, pe acelai rnd cu nregistrarea acesteia n stnga, se evideniaz n partea dreapt modul n care s-a rezolvat, data la care se expediaz, denumirea destinatarului; scrisoarea de rspuns primete acelai numr cu care a fost nregistrat la intrare scrisoarea creia i-a fost expediat rspunsul aceasta se trece la rubrica ,,numr de conexare. n locul acestui numr la scrisorile expediate ,,din oficiu se trece numrul nou care se d scrisorii emise de unitate.

Exemplu:

n unitile cu volum mic de acte, nregistrarea se face la Registratur sau secretariat ntr-un singur registru de intrare-ieire, eventual n mai multe volume; n unitile cu un volum mare de acte, nregistrarea se face la Registratur, concomitent n dou sau patru registre de intrare-ieire, cu so i fr so, cu mai multe volume fiecare. La sfritul fiecrui an, la terminarea unui volum de registru de intrare-ieire, sau chiar dac volumul nu este complet, se ntocmete un proces-verbal de ncheiere a registrului respectiv.

PROCES-VERBAL

(data)

Subsemnaii eful serviciului Secretariat i .., registrator din .. (unitatea) am ncheiat registru astzi, data de mai sus.

Registrul cuprinde nregistrrile de la nr data la nr. data.., totaliznd file scris.

(Semnturile)

Registrele pot fi tipizate, realizate la comand sau pregtite de ctre persoana responsabil din cadrul compartimentului. Registrele au un dublu rol: pe de o parte sunt cataloage de nscriere a circulaiei documentelor, fiind un martor obiectiv (au valoare juridic), iar pe de alt parte reprezint un ordonator, un adevrat ghid n cutarea oricrui document.

La nregistrarea documentelor n registru trebuie s se in seama de urmtoarele aspecte:

nregistrarea se face de ctre o singur persoan; n cazul absenei, va fi nlocuit mereu de aceeai persoana; nscrierea se face numai olograf; nu se pstreaz nici un rnd liber n cazul n care exist resturi de spaii pe o pagin, acestea se bareaz vizibil.

Nu se nregistreaz: drile de seam periodice, actele expediate care au numr propriu de ordine, scrisorile i actele de coresponden intern i nici copiile dup scrisori i acte care se transmit de la un serviciu la altul (pentrucorespondena intern fiecare departament ine evidena sa), imprimatele sau formularele primite, registrele sau condicile, revistele, ziarele i alte publicaii (evidena acestora fiind inut la magazie sau bibliotec, dup caz).

n cazul expedierii corespondenei prin pot, fiecare scrisoare se nscrie nominalizat cu datele ei de identificare, ntr-unborderou deexpediie. Borderoul se ntocmete separat pentru scrisorile simple i recomandate.

Pentru scrisorile difuzate prin curier se ntocmeteo condic de expediie, n care se trec datele importante: anul, ziua, luna, numrul lucrrii, destinatarul, semntura.

De asemenea, corespondena care se repartizeaz compartimentelor din interiorul unitii se nregistreaz n prealabil ntr-ocondic internde distribuie cu aceleai rubrici ca i condica de expediie.

Odat cu apariia calculatorului, tot mai multe instituii care au un volum mare de coresponden (primriile) nregistreaz toat corespondena pe calculator. Acest sistem de organizare presupune existena unui compartiment special creat pentru preluarea ntregii corespondene (excepie fac documentele cu caracter confidenial) i a cte unui operator omolog n fiecare dintre compartimentele prevzute n organigram. Baza acestor registraturi generale este reprezentat de un soft adecvat i o reea de calculatoare prevzute cu nivele diferite de acces.[1]Modul de funcionare: exist un compartiment structurat pe criterii tematice pentru fiecare coresponden, forma practic fiind ghieele. Ceteanul se prezint la ghieu i i depune lucrarea. Operatorul nregistreaz documentul, l catalogheaz, verific criteriile care fac posibil nregistrarea i emite un bon de registratur cu toate datele care sunt nscrise i n baza de date: numele depuntorului, numrul i data de nregistrare, problematica corespondenei, compartimentul unde este direcionat spre rezolvare, termenul de rspuns, indicativul celui care a fcut nregistrarea. Sistemul informatic permite ca de la mai multe posturi s se fac nregistrri, iar calculatorul va ordona singur numerele n cteva secunde i abia apoi se va salva nregistrarea i se va emite bonul. Operatorul poate numai introduce date, dar nu i modifica. Dreptul de modificare sau corectur l are numai eful compartimentului de registratur pe baz de parol. 1.4. Cerine actuale fade coresponden oficialDac admitem c protocolul i eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relaiilor ntre oameni, conform rolului fiecruia, corespondena se supune la rndul ei unor reguli la fel de stricte: tot ceea ce este scris rmne.

Se impune din aceast cauz, din partea celor care ntocmesc corespondena o preocupare permanent pentru nsuirea i respectarea unor principii ce stau la baza corespondenei. Dintre acestea amintim:

1)Promptitudinea rspunsurilor implic operativitate n rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondenei. Orice scrisoare trebuie s primeasc un rspuns. Dac rspunsul la o solicitare vine prompt (chiar dac este negativ) i nu cu ntrziere, impresia care ne-o facem despre persoana sau instituia respectiv este c tie s-i organizeze activitatea, c este eficient i c ne respect.

2)Elaborarea corespondenei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt adesea subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetria i timbrele, ci i costul manevrrii scrisorii prin sistemul potal sau alte mijloace de transmitere, ocupnd timp, necesitnd echipament i spaiu i cel mai important dintre toate este salariul celor care scriu scrisori, al dactilografei sau operatorului ce proceseaz cuvintele pe calculator. nainte de toate trebuie s stabilim dac alegem scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alt mijloc mai puin costisitor. Dac alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie s inem seama de urmtoarele aspecte:

propoziii scurte i clare;

folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte (abloanelor), astfel de accesri fiind mult uurate de calculator;

redactarea corect i complet a scrisorilor pentru a evita astfel nenelegerile i implicit revenirile.

3)Stabilirea obiectivului este important s stabilim de la nceput obiectivul scrisorii, ceea ce dorim, deoarece n funcie de aceasta vom aborda diferit destinatarul; obiectivul unei scrisori poate fi:

s informm sau s aflm ceva;

s motivm sau s influenm;

s ne scuzm;

s solicitm sau s oferim ceva;

s acceptm sau s refuzm;

s felicitm.

4)Adecvarea la nivelul ierarhic presupune diferenierea i limitarea corespondenei pe paliere ierarhice. n acest sens menionm:

a) corespondena de la un nivel ierarhic superior la unul inferior este cel mai puin restrictiv, n ceea ce privete condiiile de adresare. Genuri ale corespondenei care sunt atribuite exclusiv nivelului ierarhic superior pe aceeai vertical sunt: ordinul, decizia, normative i regulamente, circulare etc. La redactarea acestui tip de coresponden trebuie s inem cont de urmtoarele:

- diplomaie sporit n interaciunea cu subalternul (arogana, intimidarea, impoliteea tind s reduc eficiena comunicrii);

- claritatea scopului mesajul trebuie s conin toate elementele explicative de care subordonatul are nevoie;

- motivarea o dispoziie trebuie explicat i n acelai timp scoase n eviden avantajele ce rezult din aplicarea ei.

b) corespondena de la nivelul ierarhic inferior la unul superior cuprinde urmtoarele genuri de coresponden: raportul, darea de seam, referatul etc., corespondena protocolar: felicitrile se adreseaz ntotdeauna de la un nivel cel mult egal la unul superior i nu invers. (Excepie de la regul: se obinuiete ca Primul-Ministru s-i felicite membrii cabinetului cu ocazia srbtorilor religioase sau onomastice. n ultimul timp, chiar angajaii unor firme primesc din partea conducerii felicitri). n acest tip de comunicare (de jos n sus) trebuie s inem seama de:

- tact contientizarea poziiei ierarhice i adaptarea tonului potrivit n ceea ce privete politeea, argumentaia;

- nivelul de detaliu se refer la nevoia de a furniza suficiente detalii i justificarea concluziilor. Prezentarea de detalii neprelucrate dovedete lipsa de profesionalism;

- exprimarea de opinii trebuie fcut o delimitare unde se termin faptele i unde ncep opiniile;

- atitudinea adoptat atitudinile de servilism, de team, de aprare n faa puterii pot conduce la un ton de nesiguran sau exagerare.

c)corespondena ce se poart la nivele ierarhice egale:

- corespondena protocolar: scrisori de invitaie, felicitrile; n relaiile internaionale nu se pot transmite dect ntre omologi;

- schimbul de informaii ntre instituii i persoane de rang egal.

5)Eficien i credibilitate.Eficiena corespondenei se refer la:

promptitudine (transmiterea la timp a informaiilor);

precizia i caracterul complet al informaiilor;

informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse i servicii ce pot fi furnizate de firma respectiv.

Credibilitatea informaiilor transmise reprezint o condiie esenial n ncheierea unui parteneriat de afaceri. n anumite tipuri de scrisori, n special n reclame i n rspunsurile la reclamaii, sunt unele elemente ce au drept efect o doz de nencredere din partea destinatarului, de exemplu:

reclamastrident promisiunile exagerate;

informaiile nefondate i neverificabile;

pretextele formulrile pretenioase n care vina este dat pe alii sau pe fora major.

6)Corectitudinea i aspectul plcut: mecanica textului (punctuaia i gramatica) trebuie s fie corect, o greeal de ortografie vorbete despre nivelul de profesionalism al celui care scrie;

alegerea stilului corespunztor;

asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i dac respect anumite reguli). n general, scrisorile bine prezentate vizual ctig deja de la prima impresie. Adesea acesta este momentul n care destinatarul decide s citeasc scrisoarea i cu ce sentimente s o fac.

7)Efectul psihologic. Textul trebuie s respecte regulile de baz ale psihologiei i va fi astfel formulat nct destinatarul s reacioneze n sensul dorit de expeditor (cazul ideal motivare i nu manipulare).[1]8)Atitudinea i exprimarea pozitiv. Atitudinea pozitiv presupune o gndire pozitiv, sentimente pozitive i tendina de a aciona n mod pozitiv. Exist mai multe modaliti de a asigura atitudinea pozitiv prin scriere. n mare parte aceste modaliti i gsesc expresia prin intermediul limbajului non-verbal al mesajului scris. De exemplu, promptitudinea trimiterii rspunsului (element al atitudinii pozitive) comunic politee i consideraie prin intermediul limbajului timpului. Atitudinea pozitiv n scriere ine, deci, de politee, consideraie, concizie, mod de organizare a mesajului. Exprimarea pozitiv un ton pozitiv poate genera ncrederea destinatarului c expeditorul este capabil s rezolve problemele. Chiar i un mesaj negativ poate fi exprimat ntr-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul negativ Nu putem s v satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite poate fi nlocuit cu exprimarea pozitiv cererea dumneavoastr va fi rezolvat imediat ce vom primi fondurile pe anul viitor sau Ne pare ru c nu putem s v pltim cecul la data de / cecul dumneavoastr va fi achitat la data de..

Este foarte important s spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face, ceea ce avem, nu ceea ce nu avem.

De asemenea, dac destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv s-l admonestm sau s-l facem s se simt vinovat. Este mai productiv s ne pstrm atitudinea pozitiv i s ne concentrm atenia asupra rezolvrii problemei.

Stilul corespondenei oficiale

2.1. Particularitile stiluluiStilul corespondenei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul oficial-administrativ se ntlnete n textele i activitile administrative, juridice, diplomatice i economice. Este mai conservator dect celelalte stiluri; este realizat ndeosebi n forma scris monologat, dar poate lua i forma dialogului (n corespondena oficial, n negocieri, n raporturile cetenilor cu autoritile sau n aciunile judiciare; se desfoar ntr-un cadru instituional, local i temporal, precis. Formele sale textuale pot fi:normative(legi, decrete, hotrri, ordonane, instruciuni, circulare etc),de documentare(procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezoluia, contractul etc.),de informare(anunul, declaraia, ntiinarea, notificarea, formularul de nscriere, telegrama),de serviciu(tabel nominal, inventarul, factura, diploma),de coresponden(scrisoarea, oferta etc). n raport cu alte stiluri este nchis la influene, servind ca surs de mprumuturi ndeosebi stilului publicistic.

Fiind mai puin diversificat dect alte stiluri, are i el cteva variate interne[1]: limbajuljuridic legislativ(conservator, nedifereniat), limbajuljuridic oratoric(caracter oral, deschis apariiei stilurilor individuale) i limbajuladministrativ (diversificare terminologic pe domenii, ierarhizare n ceea ce privete puritatea n funcie de situaie sau de destinatar, putnd, de aceea permite unele elemente stilistice individuale.

Funciile dominante sunt cea denominativ-referenial i cea persuasiv (destinatarul fiind avut permanent n vedere la formularea comunicrilor specifice)[2].

Stilul corespondenei oficiale prezint anumite particulariti lexicale, morfologice, sintactice i stilistice.

Particulariti lexicaleStilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor, modul n care lexicul este folosit n comunicarea gndurilor.

Una din condiiile prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine ntocmit i neles este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu noiunile, ideile, faptele sau problemele tratate. Astfel, se aleg din vocabularul general numai cuvinte i expresii potrivite cu fondul de noiuni i idei al scrisorii respective, evitndu-se utilizarea cuvintelor i expresiilor arhaice, regionale, din argou i jargon.

Se va acorda atenie cuvintelorpolisemantice cuvinte cu form identic, dar care prezint diferene de sens. De exemplu, cuvntuladresare n limbajul administrativ dou sensuri:indicaie(pe scrisori i colete), cuprinznd numele i domiciliul exact al destinatarului, dar i ocomunicare nscris(scrisoare adresat unei organizaii sau unei persoane fizice).

De asemenea, trebuie acordat atenie folosirii corecte a unor cuvinteparonime (cuvinte cu form sonor asemntoare, dar cu neles complet diferit). De exemplu:original(act) ioriginar(loc de origine) saualocaie(ajutor n bani pentru copii) ialocuie / alocuiune(cuvntare ocazional).

Cel ce scrie o scrisoare sau un act trebuie s aleag dintr-o seriesinonimic(cuvinte diferite ca form, dar asemntoare ca sens), acel cuvnt care s exprime cel mai bine sensul dorit. De exemplu, ntre baz, fundament, temelie se alege cuvntulbazpentru sintagmabaz material; ntre cuvintele operare, prelucrare, procesare se alegeprocesarepentruprocesare de text.

De asemenea, n coresponden trebuie evitatepleonasmulitautologia. De exemplu: ,,v reamintim nc o dat (pleonasm); ,,ne scuzai pentruntrzierea i amnarea rspunsului (tautologie).

n ceea ce privete folosireaneologismelor, dei limba romn permite o exprimare precis i nuanat, atunci cnd nu se pot gsi corespondene n limb pentru anumii termeni, se impune ntrebuinarea neologismelor. De exemplu, pentru aparatura modern de birou: computer, hard-disk, soft, sau termeni n relaiile de pia: marketing, sau pentru referine la produse: design etc

Folosireaterminologiei de specialitatedin domeniul respectiv d textelor concizie. Un termen de specialitate poate exprima cel mai exact, concis noiunea sau situaia tratat i poate exprima ideea unei propoziii ntregi. De exemplu: pentru a numi modalitatea de plata pn la bordul unui vas se folosete expresia franco-bordul vasului.

Terminologia folosit n corespondena oficial se mparte n dou categorii: terminologia creat n practica lucrrilor de secretariat i coresponden i terminologia creat n diferite domenii de activitate. Terminologia din prima categorie este limitat la anumite denumiri de operaii, lucrri, obiecte etc., folosite n munca de birou. Terminologia de specialitate este destul de numeroas, ndeosebi n ramurile de activitate cu un pronunat caracter de tehnicitate (bancar, contabil, transporturi etc.).

Termeni i expresii de specialitate create n practica lucrrilor de secretariat i coresponden: antet, adres, adeverin, alineat, anexe, arhivare, borderou, clasarea corespondenei, curriculum vitae, dosar, deviz, indicativ, ndosariere, mandat, paraf, procur, procesare, rezoluie, rezolvarea corespondenei, scderea corespondenei, nuruire etc.

Alegerea cuvintelor cu grad corect de specificitate i precizie face scrierea mai convingtoare i mai clar. Folosirea cuvintelor exagerat de abstracte se datoreaz n mare parte unor factori ca: nesiguran, comoditate, lipsa de informaie, precum i diferiilor factori de team (de anu omite ceva, de a nu divulga ceva, de a nu pierde din importan etc.). Ceice utilizeaz cuvinte pretenioase i savante cred, n mod greit, c aceasta nsemn a scrie bine. Acetia asociaz competena cu parada cuvintelor.

De asemenea, se cere din partea celor care redacteaz corespondena o informare adecvat prin cursuri din domeniul tiinei organizrii i conducerii (management), consultarea dicionarelor din specialitatea n care se redacteaz corespondena etc., toate acestea n scopul mbogirii cunotinelor aplicabile n domeniul respectiv de activitate.

Particulariti morfologicen redactarea corespondenei oficiale se respect formele gramaticale prevzute de gramatica limbii romne, dar specificul stilului corespondenei const i n folosirea anumitor particulariti, i anume:

se folosete pluralul n loc de singular la pers. I , neconcordana ntre numrul real i cel gramatical (se numete pluralul autoritii): V rugm s, Confirmm primirea ofertei dv.; semnatarul reprezentnd o autoritate. La persoana a II-a se utilizeaz formele de politee ale pronumelui personal dumneavoastr, care se acord cu predicatul la plural: Dv. vei primi, iar n cazul predicatului nominal, cu verbul copulativ la plural, dar cu numele predicativ la singular: dv. suntei reprezentantul firmei.

se folosete neconcordanantre timpul real i cel gramatical, n unele situaii, prin utilizarea prezentului n loc de viitor, cu scopul de a da impresia de siguran i nu de eventualitate. De ex.: marfa se livreaz la data n loc de ,, se va livra sau pentru numirea n funcie: ,,se numete n funcia de n loc de ,, se va numi n funcia de .

se folosete reflexivul pasiv n locul diatezei pasive: ,,expoziia s-a deschis... nu ,,expoziia a fost deschis; reflexivul impersonal nlocuiete diateza activ: ,,se certific vechimea n funcie ... ,,se aplic regulamentul .... Aceste exprimri precizeaz c fapta sau actul respectiv sunt produse de o autoritate, nefiind vorba de o implicare personal.

gerunziul folosit la nceput de fraz: acesta la prezent sau la trecut, se raporteaz ntotdeauna la subiectul propoziiei principale. Astfel, formularea :Mulumindu-v pentru scrisoare, primii, Domnule, asigurarea sentimentelor mele cele mai buneeste greit. Participiul prezent l implic pe autorul scrisorii, n timp ce imperativul se adreseaz destinatarului. Aceast lips de coeren va fi evitat alegnd formula: Mulumindu-v pentru scrisoarea dv., v rog s primii ...

se evit folosirea imperativului i a expresiilor imperative. n scrisorile de ndrumare i control se folosete infinitivul cu valoare de imperativ: ,,a se urmri ndeplinirea formalitilor i viitorul cu valoare de imperativ ,,Serviciul Personal va aduce la ndeplinire ..., ,,Vor fi sancionai etc.

abundena construciilor cu genitivul i dativul (aplicarea prevederilor, n condiiile legii, conform deciziei, n scopul obinerii);

frecvena mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi (rezolvare, soluionare, reglementare etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, toi, fiecare etc) a prepoziiilor i conjunciilor, neutralizarea opoziiei de gen la unele substantive ,,personale (inculpat, nvinuit, donator, contribuabil etc.) si predominarea singularului (nvinuitul, proprietarul, reprezentantul are dreptul)[3]Particulariti de ordin sintacticn scrisorile i actele oficiale se respect regulile stabilite de sintaxa limbii romane, dar i n acest domeniu exista anumite particulariti:

- folosirea ordinii directe n propoziie i fraz (subiect i determinanii si, predicatul i determinanii si); ordinea invers este preferat de stilul literar, istoric;

- construirea de propoziii i fraze scurte. Frazele lungi, topica inversat dau natere la confuzii, producnddificulti n nelegere;

- nlocuirea subordonatelor cu pri de propoziie corespunztoare, cnd acest mod de construcie scurteaz textul, mrind precizia exprimrii. n loc de ,,Marfa comandat de dv., pe care am livrat-o la data de vom spune ,,Marfa din comanda dv. nr. ..., livrat la data de ;

- evitarea construciilor infinitivale sau construciilor care exprim generalizare sau eventualitate;

- introducerea unor formaiuni lexico-sintactice stereotipe care exprim cauza (,,din cauza ...) sau consecina (,,de unde rezult c ...), a unor expresii precum ,,drept pentru care am ncheiat procesul-verbal, ,,n mod nemijlocit., ,,n mod obligatoriu ... (n loc de ,,nemijlocit, ,,obligatoriu.

Particulariti stilisticePrincipalele caracteristici ale stilului corespondenei oficiale sunt: corectitudinea, claritatea, concizia, precizia, sobrietatea i oficialitatea, politeea i demnitatea, naturaleea i simplitatea.

Corectitudinea impune respectarea ntocmai a normelor, formelor i regulilor gramaticale, ortografice, de punctuaie, de fonetic. n coresponden, corectitudinea stilului este urmrit i pentru exigene speciale. Scrierea corect a unei scrisori exprim n mare msura respectul pe care l datoreaz i l manifest expeditorul. Corectitudinea n coresponden contribuie la evitarea confuziilor i interpretrilor greite pe care ar putea s le provoace greelile gramaticale. Este suficient plasarea incorect a unei virgule, pentru a schimba ntregul sens al frazei. Folosirea permanent a ndreptarului Ortografic, Ortoepic i de Punctuaie, a altor manuale, nu este o dovad de incultur, ci, dimpotriv, de cunoatere i dorin de perfecionare.

Cnd ne referim la corectitudine avem n vedere nu numai aspectele gramaticale, ci i aspectele legate de coninutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotaii etc.); scrisoarea poate fi folosit adesea ca document n relaiile dintre parteneri.

Claritatea este o particularitate comun oricrui stil, dar n coresponden, n scrierea documentelor este urmrit cu multa grij, ntruct, este vorba de fapte, fenomene, situaii, drepturi, obligaii, rspunderi, care dac nu sunt prezentate clar, produc prejudicii prilor. Claritatea se asigur i prin evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor i a formelor gramaticale care nu au circulaie general sau care exprim aproximaii, nesiguran, nelesuri alternative.

Concizia este o condiie specific stilului corespondenei, ntruct scrierea, multiplicarea, lectura etc, necesit cheltuieli de timp i materiale. Aceast trstur stilistic se poate realiza prin fixarea ideilor n propoziii scurte, grupate logic n paragrafe i prin folosirea obligatorie a terminologiei de specialitate.

Se vor elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de neles (ex. vom spune ,,dispozitivul esteproductiv n loc de dispozitivul este bun n ceea ce privete productivitatea, ,,Acest calculator este foarte performant n loc de ,,acest calculator este de foarte bun calitate i de aceea prezint performane foarte bune). n acelai timp, o scrisoare trebuie s fie complet. Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea problemelor tratate n scrisori nu trebuie omis. Orice omisiune duce la scrisori suplimentare.

Precizia se asigur prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a unitilor de msura oficiale, prin exprimarea n litere, alturi de exprimarea cifric ori de cte ori este vorba de sume, cantiti etc.

Sobrietatea i oficialitatea este impus de faptul c actele oficiale trebuie s aib un caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este nrudit cu concizia, dar n plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care trebuie s-l ofere certificrile i toate relatrile care se fac n coresponden. Comunicarea n actele oficiale trebuie s fie lipsit de ncrctur afectiv.

Politeea i demnitatea stilul corespondenei trebuie s fie prin definiie un stil al politeii i demnitii. Politeea este ceva elementar, ceva ce st n firea oricrui om civilizat. Nu cost, dar poate aduce profit i alte beneficii. A spune ,,mulumesc, ,,va rog, ,,apreciez, ,,sunt recunosctor etc. sunt formulri care trebuie s fie prezente n orice scriere. n coresponden nu se admite, sub nici o form, polemica i limbajul de indignare, chiar si atunci cnd emitentul scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite neplceri. Folosirea pluralului autoritii, al pronumelor de politee asigur aceste cerine.

Naturaleea i simplitatea. n baza acestor condiii, stilul corespondenei este i trebuie s fie direct i firesc, neforat; se impune folosirea cuvintelor simple, nepretenioase. Trebuie s scriem pentru a exprima i nu pentru a impresiona (prin cuvintele folosite).

Stilul, n scrierea mesajelor, este subordonat unui scop precis, controleaz un anumit impact i ton i este definit de acea alegere a cuvintelor, propoziiilor i formatului paragrafelor care prin calitatea de a fi potrivit situaiei, contextului i destinatarului, produce reacia i rezultatul dorit. Tonul unui mesaj este definit de percepia destinatarului, de ceea ce citete el ,,printre rnduri i n spatele cuvintelor. Tonul se definete astfel prin capacitatea pe care o are stilul unei scrisori de a produce anumite reacii cititorului (destinatarului). Dificultatea controlrii tonului unei scrisori const n faptul c acesta este dependent i de percepia cititorului, percepie care este strict individual.

2.2. Abrevieri folosite n corespondena oficialFolosirea abrevierilor prezint un triplu avantaj:economie de timpn ce privete redactarea, citirea, dactilografierea documentelor;economie de spaiun pagin ieconomie de materiale(hrtie, panglic n cazulfolosirii mainii de scris, cartu, cerneal n cazul folosirii imprimantei.

Deosebit de important este ns folosirea corect a abrevierilor, att din punct de vedere al scrierii lor, ct i al poziionrii n fraz.

Se recomand, utilizarea raional a abrevierilor, n sensul de a nu face abuz de abrevieri n text, ceea ce ar conduce att la ngreunarea citirii i nelegerii cuvintelor i expresiilor pe care le reprezint, ct i la considerarea scrisorii ca o lips de politee fa de destinatar.

n corespondena oficial se admit, n general, numai:

abrevieri prevzute de ndreptarul Ortografic al Academiei Romne, pentru cuvinte i expresii din vocabularul obinuit;

abrevieri consacrate de tiinele teoretice i aplicate n fiecare domeniu de activitate specializat (bancar, financiar, contabil etc.);

abrevieri consacrate n uzana lucrrilor de secretariat i coresponden n ara noastr, pentru scrisori ntocmite n limba romn;

abrevieri consacrate n corespondena internaional, cnd scrisorile sunt adresate partenerilor externi.

Nu se vor folosi abrevieri n titulaturi (se scrie Domnule Director i nu Dl. Director; Ordinul nr. i nu Ord. nr.).

ELABORAREAMESAJULUISCRIS

Succesul unor scrisori nu este ntmpltor; el este rezultatul unei munci i experiene ndelungate. Cei ce scriu trebuie:

s in seama de termenii de specialitate adecvai;

s construiasc corect frazele din punct de vedere gramatical;

s aib un stil agreabil;

s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere.

Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul, ci i forma, structura i mai ales coninutul. Un coninut neadecvat, erorile de adresare, greelile gramaticale, tonul, impactul i stilul greit sunt doar cteva dintre elementele care pot crea o imagine nefavorabil att celui care scrie scrisoarea, ct i firmei pe care o reprezint.

Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o expediaz. O scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte ntr-un loc unde nu putem participa, s ne apere interesele, atunci cnd din motive obiective nu o putem face personal.

Redactarea scrisorilor de afaceri constituie un element esenial n cadrul unei tranzacii, iar modalitile de realizare a acestora s-au mbuntit i amplificat de-a lungul anilor, devenind dup unii autori, aproape o tiin.[1]Multe scrisori de afaceri se dicteaz sau se scriu direct, fr prea multe pregtiri. Experiena ndelungat face, adesea, inutile proiectarea i conceperea scrisorilor. Pentru rspunsurile la scrisorile de rutin, se va nota pe margine sau sub textul expeditorului indicaiile necesare. Pentru a ctiga timp pot fi folosite ca model copiile altor scrisori trimise.

Nu trebuie pierdut din vedere faptul c, datorit tehnicilor de comunicare, pe de o parte, ct si amplificrii schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au aprut i modaliti noi i rapide de transmitere a mesajelor, dar n ciuda existenei telegrafului i a telefonului, a telexului i telefaxului, scrisorile oficiale continu s-i pstreze locul i importana lor.

n fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare, majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate n scris; n plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea expeditorului i a destinatarului cunotine care sunt incluse n tehnicile de redactare a corespondenei n forma sa clasic.

Pentru scrisorile mai importante i mai complicate care necesit o atenie deosebit, este necesar o pregtire temeinic a acestora.

3.1.ETAPELE NTOCMIRII UNEI SCRISORIEtapele ntocmiriiunei scrisori sunt:

1)Stabilirea scopului(ce dorim cu aceast scrisoare);

2)Documentareaconst n culegerea informaiilor necesare pentru tratarea subiectului; informaiile se pot obine prin:

studiul corespondenei deja existente;

folosirea documentaiei interne i externe;

consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor care fac obiectul mesajului respectiv;

folosirea jurnalului sau a agendei.

Aceste informai nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de selecie, modificare prin operaiile de analiz, sintez etc.

3)Sistematizarea materialuluideja cules sub forma unei schie care poate fi simpl sau dezvoltat;

4)Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la obinerea formei finale.

n aceast etap se acord atenie deosebitintroducerii(care constituie cartea de vizit a textului)cuprinsului(care trebuie s se deruleze logic) incheierii(care sintetizeaz mesajul textului, reprezentnd ultima impresie cu care rmne destinatarul).

5)Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal. Textul este citit de mai multe ori din perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici, verificnd organizarea textului (structura, ierarhizarea i adunarea ideilor), controlnd i corectnd greelile gramaticale, de punctuaie i stngciile lingvistice.

6)Dactilografierea scrierea cu ajutorul calculatorului saua mainii descris, apoiformatareaieditarea(scoaterea la imprimant).

3.2. FORMA GRAFIC I ESTETIC A SCRISORILORAa cum am mai spus orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui care o expediaz. Acest fapt este de o deosebit importan pentru corespondena de afaceri, unde mesajul scris poate fi considerat drept reprezentant al firmei care-l trimite, un mesager interesat n crearea climatului favorabil pentru buna desfurare a unei tranzacii. De aceea, are importan nu numai corectitudinea redactrii textului, ci i prezentarea lui din punct de vedere grafic i estetic. Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului determin uneori pericolul ca forma s predomine asupra coninutului. Noile posibiliti de concepie aduc cu ele i tentaia de a prezenta opere de art n loc de simple scrisori.

n ceea ce privete forma estetic de prezentare a scrisorilor trebuie respectate urmtoarele cerine:

plasarea echilibrat a textului dactilografiat pe coala de hrtie n funcie de acesta;

pstrarea unei margini fixe n partea stng a colii de hrtie (3-3,5);

alinierea capetelor de rnd n partea dreapt, ct mai uniform posibil (2-2,5);

Pe lng motivaia de ordin estetic, marginile ofer cititorului un moment de respiro. Nimic mai obositor dect un text care umple toat pagina ca i cum am cuta s economisim hrtia. De asemenea, marginile sunt comode pentru destinatar, pentru a putea face adnotri sau pentru ndosariere.

evitarea despririi cuvintelor n silabe la captul rndului (pe ct posibil);

dispunerea textului n paragrafe, lsnd ntre acestea un interval suplimentar fa de rndurile din text, dac scriem la un rnd;

continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou rnduri;

distana dintre rnduri trebuie s in cont att de cantitatea de text care trebuie s intre pe pagina respectiv, ct i de scopul scrisorii;

alegerea din multitudinea de fonturi pe cele corespunztoare cu scopul scrisorii. Pentru corespondena de afaceri se recomand fonturi cu mrime de 12-14;

scrierea cu caractereitalice,bolduitsausubliniere, pentru scoaterea n eviden a unor cuvinte sau poriuni de text;

structurarea enumerrilor n mod diferit:

prin liniue;

prin puncte de enumerare (cu aceeai mrime de font ca i textul);

1. prin cifre;

a) prin litere mici;

textul trebuie s fie aerisit i marcat prin introducerea tabelelor, graficelor, figurilor (dac este cazul);

eventuala ataare la scrisoare a diverselor documente anexe (liste de preuri, brouri etc.) cu menionarea lor n textul scrisorii i n paragraful corespondenei (n partea stng jos);

evitarea P.S. (post-scriptum) care poate crea destinatarului impresia unei neglijene din partea expeditorului.

n uzana internaional exist dou forme de aranjare a textului n pagin:

forma bloc preferat de firmele americane;

forma dantelat folosit n special de firmele europene, iar ca variante ale lor: forma semi-bloc i forma bloc modificat.

n forma bloctoate elementele scrisorii ncep de la linia marginal stnga. ntre paragrafe se las spaiu dublu fa de spaiul dintre rnduri. Paragrafele nu sunt indentate.

n forma dantelat(numit i forma indentat), primul rnd al fiecrui paragraf nou va fi retras cu 8-10 intervale de la linia marginal stng, iar rndurile constituind adresa interioar, formula de ncheiere i semntura se vor dactilografia retrase cu 3-4 intervale fa de rndul superior.

Forma semi-bloc textul propriu-zis al scrisorii se dactilografiaz n forma dantelat, rndurile constituind adresa interioar sunt plasate n stnga, iar formula de ncheiere i semntura plasate la dreapta, se scriu n forma bloc.

n formabloc modificattextul se dactilografiaz integral n forma bloc, iar data i rndurile ce constituie formula de ncheiere i semntura sunt deplasate la dreapta.

Nici una din formele de dispunere a textului n pagin nu are caracter imperativ, fiecare firm i poate alege forma de prezentare pe care o consider cea mai potrivit.

Formele de prezentare grafic a documentelor i scrisorilor constituie elemente de evideniere i difereniere a ideilor principale de alte idei, folosesc la separarea clar a unor idei de altele i, n general, ajut ca textul s fie neles cu uurin de ctre cel cruia i este destinat. n acest sens, la prezentarea textelor se utilizeaz:

forme specifice de prezentrare a actelor de ntindere mare i cu coninut bogat i divers (ordine, decizii, rapoarte etc);

forme comune de evideniere a corespondenei.

Forme specifice de prezentare. La actele i documentele cu ntindere mare, cu coninut bogat i variat, se folosesc: mprirea textului n capitole i subcapitole, avnd titluri i subtitluri distincte; folosirea paragrafelor, a citatelor, a ,,trimiterilor cu note de trimitere, prezentarea bibliografiilor.

mprirea textului n capitole i subcapitole.n cazul unui text cu ntindere mare, n care sunt prezentate mai multe idei, se mparte textul n capitole i acestea n subcapitole.

Capitolele si subcapitolele au titluri, respectiv subtitluri, indexate cu cifre sau litere. Titlurile i subtitlurile rezum ntr-un cuvnd, propoziie sau fraz scurt, coninutul poriunii de text ce urmeaz. Titlurile i subtitlurile uureaz lectura i nelegerea textului, ceea ce face ca folosirea lor s fie frecvent indicat.

Titlurile i subtitlurile aferente capitolelor trebuie s fie, de asemenea, echilibrate, cele de aceeai importan s fie prezentate n acelai fel, diferenierea realizndu-se chiar fr indici.

Folosirea paragrafelor.Paragrafele sunt pri de text desprite printr-un alineat nou. Primul cuvnt al paragrafului se scrie la o distan oarecare spre dreapta de marginea stng a textului.

Folosirea citatelor.Uneori, n cadrul textelor, se face apel la reproducerea unei pri de text din alte lucrri. Citatele se disting de restul textului prin folosirea ghilimelelor. Acestea se amplaseaz fie la nceputul i sfritul textului reprodus, fie la nceputul fiecrui rnd al citatului. Pentru un citat reprodus n cuprinsul textului se folosete prima soluie, iar cnd citatul se d ca alineat separat, se folosete, n general, a doua soluie.

Citatele trebuie s fie foarte exacte. Referinele la citate se plaseaz fie la sfritul citatului, fie ca o ,,trimitere la o not n subsolul paginii. De obicei, ,,trimiterea se folosete cnd referina la citat trebuie s fie detaliat, adic s indice sursa: autorul, lucrara, editura, iar n unele cazuri, chiar alineatul din care s-a citat. n cazul cnd din citatul folosit, o parte din text poate lipsi nefiind util scopului citrii, atunci n locul textului din citat care nu se folosete, se introduce un numr de puncte de exemplu:

Din textul citatului s-au nlocuit , cu puncte, pri care puteau lipsi.

Folosirea trimiterilor.n cuprinsul unor texte se ivete uneori necesitatea introducerii unor explicaii complementare. n acest sens, n cuprinsul textului, la locul unde este necesar explicaia, se introduce un indicativ, asterisc (stelu) sau numr, ce corespunde unei note care se scrie n subsolul paginii, sub o linie orizontal (la calculator aceasta se face automat, prin comanda ,,note de subsol), pentru a despri textul de not. Notele se scriu cu intervale simple, chiar dac textul este scris cu intervale duble. Nota trebuie, obligatoriu, nceput pe aceeai pagin pe care este anunat.

Prezentarea bibliografiilor.n cazul cnd o lucrare de proporii se fundamenteaz pe un material documentar mai amplu, la sfritul lucrrii trebuie prezentat bibliografia, pentru a se face cunoscute sursele documentare folosite. La bibliografie, autorii se niruie n ordine alfabetic. Pentru fiecare lucrare se dau: numele autorului, scriindu-se nti numele, apoi prenumele, desprite prin virgul; titlul lucrrii, oraul n care a fost editat lucrarea; denumirea editurii, anul apariiei. Exemplu:

HARRISON, John.Curs de secretariat,Bucureti: Editura All, 1996.

Tabelele reprezint o form de prezentare sintetizat a unor date cu caracteristici comune. Ele dau posibilitatea ca prezentarea s fie sistematic, concis, uor de neles. Un tabel se compune din urmtoarele pri: titlul, capul tabelului i corpul tabelului.

Diferitele elemente prezentate n tabel sunt desprite prin linii orizontale i verticale. Liniile verticale separ ,,coloanele tabelului.Titlul tabeluluise scrie deasupra liniei orizontale care ncadreaz tabelul la partea de sus i exprim rezumativ, concis, coninutul tabelului.Capul tabelului, care este partea de sus a acestuia, cuprinde explicitarea coninutului coloanelor. Uneori, n cadrul capului tabelului, mai multe coloane se pot grupa sub o explicitare comun. Avem, n acest caz, de-a face cu o prezentare ,,etajat a capului tabelului. Textul care exprim explicitarea coloanei poate fi prezentat spaiat sau scris pe mai multe rnduri, n funcie de lungimea textului i limea afectat coloanei.

Sub textele care exprim coninutul coloanelor, deci sub capul tabelului, se trage o linie orizontal continu. Sub aceast linie continu se scriu numerele coloanelor, din stnga spre dreapta, n ordinea natural a numerelor, ncepnd cu cifra zero.

n cazul cnd un tabel este mai lung dect poate cuprinde o pagin, el se continu pe pagina sau paginile urmtoare, repetndu-se capul tabelului sau cel puin numerotarea coloanelor de sub capul tabelului. Este obligatoriu ca pe paginile urmtoare s se pstreze aceeai lime pentru coloanele corespunztoare.

Tabelele se creeaz cu uurin n calculator, sub sistemul de operare WINDOWS, fie cu ajutorul programului specializat EXCEL, fie cu al programului WORD.

EXCEL permite crearea unor tabele mai complicate de pild, vizualizarea dinamicii volumului de vnzri, caz n care se folosesc formule i adnotri. Odat creat un tabel n EXCEL, se poate realiza rapid graficul aferent. Un alt avantaj l constituie posibilitatea ,,exportrii (transferului) tabelului n WORD, n cadrul unui text.

Tabelele create n WORD sunt mai simple, de tip liste de adrese, situaii etc. Exist dou posibiliti de a crea un tabel: fie prin utilizarea pictogramei din meniul principal TABLE, fie prin comanda INSERT TABLE din meniul TABLE. Tabelul este conturat pe ecran imediat dup stabilirea numrului de coloane i de rnduri. n final se completeaz coloanele. Tabelele trebuie prezentate estetic, simetric, ordonat, clar. n acest scop, trebuie respectate urmtoarele reguli:

lungimea tuturor coloanelor trebuie s fie aceeai;

limea coloanelor se stabilete: pentru o coloan cu text, dup cuvntul sau propoziia cea mai lung, iar pentru coloanele cu cifre, dup numrul cu cele mai multe cifre ce se ntlnesc n coloan.

Dac dimensiunile tabelului sunt mai mari dect ale hrtiei documentului, atunci el se constituie ca o anex la text, fcndu-se referire la el (vezi tabelul nr.). Cnd tabelul nu este mai mare dect pagina (33 de linii i intervale) se folosete pagina n lime, n felul acesta se obine posibilitatea cuprinderii n text, n continuare, a unui tabel cu mai multe coloane.

Textele din cadrul coloanelor se scriu ct mai clar cu putin, cu intervale simple sau semiintervale:

problemele diferite se separ prin cel puin dou intervale;

prescurtrile obligatorii uneori, pentru enumerarea n coloane a textelor trebuie s fie fcute astfel nct s nudea posibilitatea apariiei unor confuzii;

titlul tabelului se scrie n centru, cu caractere care s-l scoat n eviden;

capetele coloanelor trebuie s fie separate de text prin intervale vizibile;

paginaia, ncepnd cu pagina a doua, se amplaseaz n locul obinuit.

Toate aceste operaii i multe altele, pentru scrierea tabelelor sunt mult uurate prin folosirea programelor din calculator.

Forme comune de evideniereSubliniereaconst n trasarea sub cuvintele, frazele sau prile de text ce trebuie evideniate, a unor linii. Abuzul de sublinieri nu este recomandat, deoarece face s se piard efectul de evideniere i deci trebuie evitat. Se subliniaz cteva cuvine, o fraz, o porine de text.

Folosirea majusculelorconstituie o form pregnant de evideniere. Const n scrierea prii ce trebuie evideniat, cu litere mari.

Spaierea literelorconst n scrierea cuvintelor textului ce urmeaz a fi evideniat, lsndu-se ntre litere spaii mai mari dect cele normale.

Amplasarea unei fraze n centrul paginiiconst n scrierea frazei respective la un numr convenabil de spaii ndeprtate de marginile textului.

Retragerea unei pridin text de la marginea textului este folosit mai ales la enumerri, pentru c n acest fel toate punctele pot fi evideniate. La aranjarea n pagin cu retrageri este obligatoriu ca toate punctele enumerrii, avnd aceeai valoare, s nceap din punct de vedere gramatical cu aceeai parte de cuvnt, fie printr-un verb, fie printr-un substantiv etc.

Aranjarea n acoladconst n prezentarea unor diviziuni i subdiviziuni, pronind de la general ctre particular, cu ajutorul semnelor de parantez grupate n acolade.

Aranjarea n schemeconst n prezentarea unor diviziuni i subdiviziuni n csue, legate ntre ele prin linii. Ca i la acolade, se pornete de la general la particular, de la ansamblu spre detaliu.

De asemenea, un rol important pentru impresia scrisorii l are hrtia i plicul. Pentru scrisorile oficiale se folosesc coli de hrtie cu dimensiuni standardizate A4. Cel mai des este folosit hrtia de culoare alb (se mai folosete i cea colorat mai mult pentru copii i numai n interiorul firmei). Paleta de sortimente de hrtie se ntinde de la hrtia simpl, reciclabil pn la hrtia satinat, marmorat sau lucrat manual. La alegerea hrtiei trebuie s inem seama, de exemplu, c hrtia lucioas este foarte greu ncrcat de multe aparate i se ajunge de multe ori s se blocheze n aparat; acelai lucru este valabil i pentru greutatea hrtiei. Unele imprimante, n special cele cu laser ncarc numai hrtia pn la 100 gr. De asemenea, Pota Romn percepe tax pentru greutatea scrisorii.

Respectarea anumitor poziii pe hrtia de coresponden este, n unele cazuri, mai mult dect necesar, n funcie de aceasta se orienteaz poziia ferestrei n cazul plicului cu fereastr.

Plicul folosit pentru expedierea corespondenei trebuie s fie confecionat dintr-o hrtie de calitate, iar elementele ce se menioneaz pe acesta trebuie scrise lizibil, ca s faciliteze identificarea destinatarului.

Exist mai multe tipuri de plicuri:

plicuri standard de coresponden plicuri adaptate pentru coli A4 mpturite n dou;

plicuri de cabinet plicuri lungi pentru coli mpturite pe lung;

plicuri dosar pentru coli A4 nempturite.

Plicurile sunt diferite ca mrime, greutate i culoare. Unele au sigla firmei (instituiei) imprimate cele mai utilizate sunt tipurile cu fereastr prin care se vede numele i adresa destinatarului scrise n interiorul scrisorii. Pe plic se fac urmtoarele meniuni:

adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar. Aceasta trebuie s fie complet (numele persoanei i/sau al firmei, strada, localitatea, codul potal, eventual ara, (atunci cnd corespondena se expediaz n alte ri). Pot exista ca i n scrisoare, indicaii de transmitere a corespondenei ctre un anumit serviciu sau persoan. Ex: n atenia.;

adresa expeditorului poate fi plasat n colul din stnga sus sau pe verso. Unele firme expeditoare au deja antet tiprit pe plic;

indicaii speciale de atenionare (se refer la caracterul corespondenei): personal, confidenial, urgent etc., care se scriu n colul din stnga sus (n cazul n care adresa expeditorului se afl pe verso) sau n stnga jos;

indicaii pentru pot (se refer la categoria sau tariful potal, fie la modul de trimitere a corespondenei). Putem ntlni una din meniunile: par-avion, prin curier, recomandat, post-restant etc. (acestea sunt scrise fie de expeditor, fie de ctre serviciile potale, la cererea expeditorului).

3.3.Elementele componente ale scrisoriiConform uzanelor internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur:

antet; numrul i data; referinele; adresa destinatarului; formula de salut/de adresare; obiectul scrisorii; coninutul; formula de ncheiere/de salut; semntura; anexe.

ANTETULn general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat, plasat n partea superioar, pe mijloc sau n partea stng a paginii. Uneori apar completri ale antetului n subsolul paginii. n lipsa unui antet tiprit acesta este dactilografiat.

Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu i cu aspect plcut, fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng funciade identificarei informare i pe ceade publicitate.

Antetul cuprinde:

elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituiilor centrale de stat, sunt folosite n antet tricolorul i stema rii.);

denumirea societii;

forma sa juridic;

adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal, ara);

numrul de nregistrare la Registrul Comerului;

codul fiscal;

contul bancar i banca unde societatea are deschis contul respectiv;

numrul de telefon, precedat de prefixul oraului, eventual i cel al rii (n cazul corespondenei cu partenerii strini);

numrul de fax;

e-mail-ul.

O hrtie de coresponden coninnd toate informaiile de la adres pn la contul bancar nu este indicat n orice situaie. De exemplu, pentru corespondena protocolar, pe invitaii la dineuri i recepii, pentru felicitri, se recomand crearea unui alt model de antet (cu numele firmei i eventual numele celui care semneaz).

De menionat, faptul c firmele care au relaii de afaceri cu ri din spaiul vorbitor de limb englez, adresa din antet trebuie s fie aproape identic cu cea care se cere n Romnia din punct de vedere potal (este important ca potaul s neleag unde s duc corespondena).

Pentru toate cazurile n care nu dispunem de hrtie oficial de coresponden (un cetean care se adreseaz unei autoriti publice), obiceiul este de a aduga informaii privind autorul scrisorii, titlul i adresa sa, dup semntur, sau scrise sus n partea dreapt Nu trebuie s ne dm noi nine un titlu de politee: Domnul sau Doamna.

Exemplu de antet:

S.C. DESING SRLMihai Bravu nr. 2, Bucureti, Sector 1Nr. nregistrare la Registrul Comerului J/5082/1991Cod fiscal P 1533521Cont 542327682 BCR-sector 1Tel/Fax: 2347777, e-mail:desing@fx.roExemplu de adres internaional a unei firme romneti de export:

IMPEX SRLStr. Prieteniei, 45Bucureti 7000ROMNIATelephone: (00401) 6477340Facsimile: (00401) 7777775

NUMRUL I DATANumrul i data nregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan. Ele determin identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligaii (de a rspunde la o scrisoare, de a executa o lucrare, de a pune n aplicare un ordin etc.) i st la baza clasrii numerice i cronologice.

Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau n dreapta lucrrii, n partea opus antetului, n dreptul rndului al doilea al acestuia. Denumirea lunii se scrie n litere (22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, trebuie s inem seama c data se scrie diferit n alte limbi. Forma britanic este asemntoare celei romneti: mai nti ziua i apoi luna (16thjanuary). n SUA i n unele pri ale Asiei se scrie mai nti luna i apoi ziua (january 16, 2002). Modul standard internaional este anul, luna, ziua.

De asemenea, n cazul unor documente, pe lng dat se indic i locul emiterii acestora. Locul de emitere se plaseaz naintea datei, data se separ de numele localitii prin virgul. Numele locului de expediie este, de obicei, numele din antetul tiprit. Excepie fac, de exemplu, cazurile n care scrisorile se expediaz de la un departament al firmei care se afl n alt ora. n aceste condiii precizarea locului de expediie mpreun cu data devine obligaie.

REFERINELESe plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd cu data, n partea dreapt. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referina se noteaz prin abrevierea Ref. i include iniialele angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocup de problem care face obiectul scrisorii), precum i diferite numere de ordine emise de secretariat sau registratur, numrul de dosar al contractului etc.

Exemplu:

Ref.: VN/822/1.X.2002.

Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare, (our Ref) dar i cele ale firmei destinatare (your Ref) n scopul identificrii cu uurin a corespondenei anterioare.

ADRESA DESTINATARULUISe plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n partea dreapt (pentru forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc.

Aceasta cuprinde:

denumirea unitii (inclusiv biroul, direcia creia i este destinat scrisoare);

adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul, sectorul (pentru Bucureti), ara (pentru strintate). Adresa poate fi precedat de cuvntul ctre (dup care nu se pune virgul).

Cele mai utilizate formule de adresare sunt:

1) unei persoane din firm sau instituie ne adresm cu numele su complet. Numele va fi precedat de formula de politee Domnului, Doamnei precum i de funciile oficiale sau onorifice ale persoanei respective. Exemplu: Domnului Profesor Mihai Popescu Director ASIROM S.A.

2) unui funcionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu din cadrul unei instituii, ne adresm denumind funcia acestuia sau serviciul. Aceast indicaie poate fi scris i la sfritul adresei interioare cu dou rnduri mai jos, precedat de cuvintele: n atenia Directorului General / Serviciului Import Export;

3) unei instituii, firme, ne putem adresa menionnd doar numele acesteia.

Iat dou exemple des ntlnite n coresponden:

Domnului Nicolae Nicescu, ManagerSC DISING SRLos. Mihai Bravu 45Bucureti, RomniaSau

S.C. DISING SRLos. Mihai Bravu 45, sector 3Bucureti, Romnian atenia Directorului General saun atenia Serviciului ExportFORMULA DE SALUT ( DE ADRESARE)Plasat de la margine sau de la alineat, formula de adresare se scrie pe rnd separat. Cu ct autoritatea creia i este destinat scrisoarea se afl mai sus pe scara ierarhic, cu att aceast inscripie va fi mai evident fa de adres.

Se plaseaz aproximativ la trei spaii sub adresa destinatarului. Dup formula de salut se pune virgul i nu se recomand abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul n care o exprimm depinde de formula pe care am folosit-o anterior.

Formula cea mai uzitat este Domnule sau Doamn , dac destinatarul exercit o responsabilitate vom aduga: Domnule primar, Domnule director, Domnule Ministru etc. Exist funcii care cer un alt apelativ, de exemplu Sire sauMajestate.

Formula de politee cuplat cu titlul funciei nu trebuie urmat i de nume. Primarului unui ora nu i se scrie: Domnule primar Popescu, ci Domnule primar; o personalitate poate acumula mai multe responsabiliti care i confer tot attea titluri, poate deine diferite grade universitare sau onorifice. Ce vom alege? Le vom folosi pe cele care justific scrisoarea. Atunci cnd ne adresm rectorului unei universiti care prezideaz o campanie de finanare pentru un organism de ntrajutorare i corespondena se refer la acest campanie, titlul de preedinte l va eclipsa pe cel de rector, iar destinatarul va nelege natura textului pe care l va citi.

ntr-o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere ierarhic i care se cunosc bine se poate aduga la apelativul propriu-zis i Stimate coleg (Domnule rector i stimate coleg).

Alte formule folosite Stimate Domnule sau Stimat Doamn (urmate fie de numele lor, fie de funcie, dup cum ne-am adresat).

Exist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de politee: Doamna Ministru, Doamna Judector, etc. (atenie la forma de feminin atunci cnd trimitem o scrisoare n Frana sau Anglia, SUA, politeea ne oblig s ne informm n prealabil i s respectm opiunea fiecruia).

Dac ne adresm unei firme sau instituii n general, formula de salut va fi Stimai Domni, Stimate Doamne (pentru firmele despre care se tie c sunt conduse de femei).

n corespondena redactat de instituii i firme din SUA formula de salut este Domnilor urmat de :.

OBIECTULSCRISORIISe scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele Referitor la sau Ref., rolul su este de a prezenta succint problema tratat n scrisoarea respectiv i de a uura operaia de ndrumare i de clasare a corespondenei. Includerea obiectului scrisorii nu este obligatorie i poate fi emis n cazul n care problema tratat n scrisoare este prezentat pe scurt n primul paragraf al ei.

CONINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORIIReprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit atenie.

Cuprinde:

- paragraful de introducere;

- mesajul (sau cuprinsul);

- ncheierea;

Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu dublu fa de distana dintre rnduri la care este scris textul.

INTRODUCEREAEste strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine, de exemplu: confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea unui rspuns la o scrisoare anterioar etc.

n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar care nu trebuie s fie lipsite de politee i de un anumit caracter personal (n funcie de destinatar).

Exemple:

1) Pentru scrisorile iniiale

Prin prezenta v informm c v aducem la cunotin c Pentru confirmarea dumneavoastr v comunicm c Avem plcerea de a v informa c a v aduce la cunotin c Suntem ncntai/bucuroi/fericii s v informm c Ne folosim de acest prilej pentru Obiectul scrisorii noastre este:s v informm despre s v anunm s v avertizm de s v atragem atenia n legtur cu 2) Pentru scrisorile de rspuns:

Ca rspuns la scrisoare dumneavoastr nr. din data de Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoast din Referitor la scrisoarea dumneavoastr nr. din data de Folosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea dumneavoastr nr. din data de 3) Pentru scrisorile de revenire:

Revenim la scrisoarea noastrnr. din data de ntruct nici pn astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. .MESAJUL (CUPRINSUL)Conine punctul de vedere al expeditorului fa de problemele tratate, de aceea ideile mesajului trebuie exprimate ct mai clar, ntr-o nlnuire logic folosind un vocabular adecvat i un ton corespunztor. Este indicat folosirea frazelor scurte, fiecare idee distinct fcnd obiectul unui paragraf separat.

Mesajul poate s cuprind o motivare i o concluzie. Dac problema cuprins n scrisoare nu necesit explicaii (motivarea), coninutul scrisorii se concretizeaz n chiar concluzia acestuia.

Exemplu:

Prin prezenta, se mputernicete Domnul pentru contractarea fondului de marf pe semestrul II 2002 i concilierea restanelor n livrri.n redactarea mesajului propriu-zis se poate folosi una din cele dou metode:

metoda direct motivare concluzie

ntruct mrfurile nu corespund calitativ, nu le putem recepiona metoda indirect concluzie motivare

Nu putem recepiona mrfurile, ntructnu corespund calitativMetoda indirect este considerat i metoda modern. Avantajul acestei metode const n aceea c destinatarul cunoate de la nceput obiectul scrisorii, ceea ce l determin s analizeze n timpul citirii mai atent motivarea (n cazul scrisorilor de angajare).

De asemenea, organizarea indirect a mesajelor este indicat, din punctul de vedere al stilului (ton i impact):

pentru majoritatea scrisorilor neutre (rspunsul la cereri de informaii, darea de instruciuni i explicaii),

pentru mesajele care conin veti bune (exemplu: aprobarea unor solicitri, cereri, anunarea promovrii),

pentru mesajul care exprim bun voin (felicitri, aprecieri pozitive, etc.).

Nu este ns potrivit pentru anumite situaii n care mesajul este de convingere sau conine elemente ce vin n contradicie cu interesele destinatarului (rspuns nefavorabil la o solicitare sau cerere, refuzarea unei convenii etc.) .

n cazul acestor mesaje negative se adopt metoda direct care presupune pregtirea destinatarului pentru vestea negativ. Alegerea metodei se face n funcie de importana care se d motivrii; dac este nevoie de o documentare i o argumentare mai ampl se folosete metoda direct, iar dac motivarea este simpl se folosete metoda indirect.

NCHEIEREAncheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere cuprins n mesaj. Aceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorine de continuare sau ntrire a relaiilor de colaborare cu partenerul, a mulumirilor pentru modul n care acesta a rezolvat unele probleme, a unor scuze pentru unele erori etc.

Exemplu:

Ateptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr.V mulumim pentru ncrederea /sprijinul/confirmarea acordatV rugm s primii/acceptai scuzele noastreDorim s tim care este opinia dumneavoastr n legtur cu propunerea fcut mai sus i sperm c aceast regretabil eroare nu va afecta buna noastr cooperare.De asemenea, tot n aceast parte a scrisorii se poate face referire la documentele care se anexeaz:

Anexm acestei scrisori FORMULA DE NCHEIERE / DE SALUTSe plaseaz la 2-3 rnduri sub text, naintea semnturii.

Pentru scrisorile destinate unor oficialiti nalte, cele mai folosite formule de salut sunt:

V rog s acceptai expresia distinselor mele sentimenteV rog s binevoii a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele distinse/celor mai bune sentimente ale mele.De reinut c, pentru a respecta armonia ntre formula de adresare (salut) i formula de ncheiere, aceasta din urm o reia pe prima, plasnd-o ntre virgule.

V rog s agreai, Domnule Ministru, expresia naltei mele consideraii.V rog s primii, Domnule Procuror, cele mai respectuoase sentimente.V rog s primii, Domnule Preedinte, omagiul celui mai profund respect.V rog s primii, Domnule Ambasador, Excelena Voastr, asigurarea ntregii noastre stime.Alte formule folosite:

Cu stim, Cu respect formule folosite cnd destinatarul este necunoscut.

Cu cele mai bune sentimente formul mai familiar, folosit de la egal la egal sau pe o scar ierarhic superioar.

Cu sentimente alesede la furnizor la client, de la funcionar la patron.

Cu sinceritateAl dumneavoastrCu cele mai alese gnduri.ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de ncheiere/salut pot fi omise.

n corespondena protocolar i diplomatic formula final de salut este obligatorie. Formula final sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprim n puine cuvinte sentimentele de apreciere sau de deferen ale semnatarului.

SEMNTURAConstituie un element important al scrisorii, ntruct ea este cea care d autenticitate scrisorii.

n general, scrisoarea cuprinde dou semnturi: a conductorului unitii i a efului compartimentului care a emis scrisoarea.

Aranjarea semnturii n pagin se face dactilografiind la 3 rnduri de text funcia semnatarului, urmat obligatoriu de virgul. Se las un spaiu pentru semntura olograf, apoi se dactilografiaz numele i prenumele celui care va semna.

TAMPILASe aplic pe semntura conductorului. n documentele tipizate se aplic pe locul marcat cu iniialele LS.

Elementele ocazionale sunt:

Meniunea anexe apare atunci cnd scrisoarea este nsoit de anexe i acestea se scriu sub numele expeditorului principal, n stnga.

Iniialelecelui care a redactat scrisoarea n colul din stnga jos, desprite prin linie de fracie (bar).

3.4. SCRISOAREA N MEDIUL INTERNAIONALO cantitate tot mai mare de coresponden, n special corespondena privitoare la managementul afacerilor i de business, ncepe s fie destinat strintii. n zilele noastre limba englez este limba afacerilor internaionale; tot mai muli europeni vorbesc limba englez, aceasta lund locul limbii franceze i germane. ,,Engleza este destinat s devin limb universal n urmtoarele secole, cu o rspndire mai mare dect a latinei n trecut sau dect a francezei astzi aceste cuvinte, rostite n 1780 de unul din ntemeietorii Statelor Unite ale Americii, s-au adeverit. Engleza a devenit limb universal. Ea depete, datorit noilor tehnici de comunicare, noi granie. n rile scandinave engleza este limba strin principal, la fel i la germani. n Asia i Africa engleza este limba oficial folosit n activiti formale. Corporaiile multinaionale folosesc limba englez ca limb oficial. Numeroi termeni n domenii dezvoltate preponderent n SUA sau Anglia, ca de exemplu cel al informaticii, sunt preluai ca atare n toate limbile.

Cei care desfoar afaceri internaionale trebuie s tie s vorbeasc i s scrie n limba englez i sunt probabil recunosctori pentru c exist o limb pe care o cunoate aproape orice om instruit.

Pentru un om de afaceri vorbitor al limbii romne, care deruleaz afaceri de export n SUA sau n Arabia Saudit sau care conduce n Europa o reea de filiale, engleza este vital n comunicarea cu partenerii strini. Cu siguran c engleza pe care o auzim n New York sun puin altfel dect engleza din Londra, ca s nu mai vorbim de Sidney, Bejing sau Sao Paolo, dar important este faptul c oamenii se pot nelege.

Cunotinele de limb englez care sunt suficiente n vorbirea oral pentru a ne descurca, n ciuda stpnirii nu tocmai perfecte a limbii, pot avea urmrii neplcute la corespondena n scris. Aici formulrile neclare sau ambigue pot s primejduiasc buna desfurare a unei afaceri sau s mpiedice ncheierea unui contract important. n afar de aceasta mai este i problema interlocutorului care, dei vorbete aceeai limb strin, poate s nu cunoasc la fel de bine, s nu poat scrie n acea limb sau, datorit diferenelor culturale multiple, s nu neleag acelai lucru prin aceleai cuvinte. Comunicarea n scris, nebeneficiind de avantajele limbajelor non-verbale i de cel al feed back-ului imediat, este mult mai susceptibil de efecte negative ale diferenelor interculturale.De aceea, cel ce scrie n limba englez i/sau ntr-o alt limb strin trebuie s aib n vedere dou aspecte: diferenele de limb i diferenele culturale.

Pentru a reduce, sub aspect lingvistic, posibile surse de distorsionare a mesajelor n comunicarea internaional, se recomand folosirea ct mai rar a verbelor compuse i a cuvintelor derivate din specificul cultural (cel mai evident este cazul argoului, care poate conine cuvinte ce apar i dispar ntr-o cultur, corelat cu diferite evenimente sau categorii sociale, reclame care au priz la public. De asemenea, exist anumite cuvinte derivate din activiti specifice cum sunt sportul, viaa social care pot s nu fie comune mai multor culturi).

n locul tuturor acestor cuvinte sau grupuri de cuvinte care pot produce confuzie celor care nu au engleza ca limb matern, dar care o folosesc ca limb a businessului, trebuie folosite cuvinte echivalente care s fie uor de gsit n dicionare. De aceea, trebuie avut n permanen n vedere c, pentru o scriere eficient, nu este suficient cunoaterea limbii n care se scrie, ci i a culturii a crei component este, a ,,limbajului gndirii celui cu care se comunic.

Diferenele culturale se oglindesc n scriere sub mai multe aspecte; iat cteva dintre ele:

Forma cteva elemente care in de form:- formatul francezii folosesc formatul cu paragrafe indentate i foarte rar forma bloc. Adresa interioar o scriu n partea dreapt, urmat (uneori) de iniialele secretarei i ale celui care a scris scrisoarea (la americani i britanici aceste iniiale apar la sfritul scrisorii la noi la fel);- modul de a scrie data americanii scriu luna/ziua/anul; modul european este ziua/luna/ anul; modul standard internaional este anul/ luna/ ziua;

- modul de a scrie ora modul american folosete ciclul de 2x12 ore, iar modul european ciclul de 24 ore, astfel, de exemplul, 5 pm de la americani devine 17 la europeni;

-modul de a scrie numerele modul american $ 444,000.77; modul european 444.000,77 $; de asemenea, unele uniti de msur sunt diferite n Europa i SUA;

- modul de adresare ntr-o scrisoare mult mai formal la japonezi, germani i francezi dect la americani. Dup formula de adresare la francezi urmeaz virgula (ca i la noi), n timp ce la americani urmeaz dou puncte. Franuzoaicele nu obiecteaz cnd primesc o scrisoare adresat cu Monsieur, dar femeile de afaceri americane detest acest lucru;

- modul de ncheiere a unei scrisori francezii ncheie mai formal i mai pretenios dect americanii.

Stiluln general, stilul scrisorilor de afaceri scrise de americani este mai puin formal, cu mai puine nflorituri i cu caracter mai personal. Cele scrise de europeni sunt mai puin personale, mai pline de curtoazie. n comparaie cu americanii, care folosesc un stil concret cu multe exemple, francezii folosesc un limbaj abstract; ei prefer teorie i explicaii teoretice. Acolo unde un american d un exemplu pentru a clarifica ideea, un francez va prezenta ideea fr nici un exemplu i, eventual, va introduce un concept. Diferenele culturale i fac pe americani s fie caracterizai ca fiind pragmatici. Francezii folosesc timpul condiional mai mult dect americanii i aceasta determin un limbaj mai politicos i mai nuanat.

Lungimea ideal pentru propoziie este de 16-20 de cuvinte la americani, dar mult mai mult la francezi, care folosesc mai multe adverbe i propoziii complementare. Unele scrisori de afaceri i mai ales materialele n vederea angajrii se cer a fi scrise de mn la francezi (pentru studiu grafologic), ceea ce apare total nepotrivit la americani.

Americanii accentueaz nceperea unei scrisori cu ideea principal, i o dezvolt de la specific la general. n Frana ordinea este invers, de la general la specific. Americanii vor ncheia o scrisoare prin care cer ceva ntr-o manier pozitiv, ceea ce nu este cazul, n general, la francezi, care vor ncheia prin a te informa despre msurile pe care le vor lua dac aciunea nu este ndeplinit. n scrisorile de colectare a unor pli, francezii amenin mai repede; nu-i intereseaz dac clientul poate plti i dac nu, care sunt motivele. A cumprat, a tiut preul, trebuie s plteasc pn la data de pentru c n caz contrar. Americanii fac tot posibilul s pstreze un client, sugernd chiar modaliti de facilitare sau simplificare a plii.

n general, francezii favorizeaz folosirea exclusiv a limbii lor. Ei chiar au o lege prin care, n scrierile formale, nu se accept folosirea termenilor mprumutai din alte limbi.

Pentru a evita necitirea sau nelegerea greit a mesajului scris, atunci cnd este posibil, putem ataa o traducere a mesajului n limba matern a destinatarului. Este un semn de politee i profesionalism.

TIPURI DE CORESPONDEN

5.1. TIPURI DE SCRISORIn corespondena dintre partenerii de afaceri i din punct de vedere al iniiativei trimiterii scrisorilor, se disting urmtoarele tipuri de scrisori:

- scrisori iniiale (din proprie iniiativ;

- scrisori de rspuns;

- scrisori de revenire.

Scrisoarea iniial(din propria iniiativ)este prima scrisoare din ciclul de coresponden ntre dou firme. Acestui tip de scrisoare i sunt specifice anumite formule de introducere, adaptate ocaziei cu care se trimit aceste scrisori. De exemplu:

- Obiectul scrisorii noastre este:

s v informm despre s v anunm c s v comunicm ..- Prin prezenta:

v informm c. .. v comunicm c . ; v aducem la cunotin c v spunem c- Avem plcerea:

de a v informa c de a v aduce la cunotin c. - Pentru informarea dv., v comunicm c. . . .

Scrisoarea de rspuns.Potrivit normelor de politee orice corespondent este obligat s rspund operativ la scrisorile primite. Scrisorile de rspuns devin necesare i obligatorii n cazul instituiilor i firmelor, din urmtoarele motive:

- interesul fiecrei firme este s se rezolve la timp i n bune condiii angajamentele (reciproce) cu partenerii si, cunoscnd c altfel poate cauza sau suferi prejudicii;

- ntr-o serie de cazuri, legea oblig unitile s rspund la scrisorile primite n anumite termene i n condiii legale de rezolvare. ncazul n care acestea nu rspund la scrisorile adresate lor deinstituiile bancare i de credit, de organele superioare care exercit atribuii de control, coordonare etc., la cererile, reclamaiile i sesizrile cetenilor, se aplic sanciuni celor care aveau obligaia s rspund n baza unui act normativ, a contractului de munc, a regulamentului de ordine interioar etc.

Sunt cazuri cnd rspunsul la o scrisoare nu poate fi trimis la timp din motive obiective; n acest caz este obligatorie trimiterea unei scrisori de scuze i explicaii.

n ceea ce privete rspunsurile la scrisorile protocolare (invitaii, scrisori de felicitare) adresate unor firme din ar sau strintate, acestea trebuie expediate la timp, pentru a nu-i pierde valabilitatea i implicit efectul dorit.

n introducerea scrisorilor de rspuns apar unele formulri ca:

-Ca rspuns / raspunznd la scrisoarea dv. din- Suntem ncntai:

c am primit. s fim n posesia scrisorii dv din ..-Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dv. ., din- Ca urmare :

scrisorii / telegramei dv. din convorbirii noastre telefonice din.-Folosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea dv..nr din .-V mulumim pentru invitaia la.- Ne pare ru/regretm c:

nu am putut rspunde la timp scrisorii dv. scrisoarea dv. (ulterioar) nu a sosit la timp.Scrisoarea de revenire constituie o repetare a unei scrisori iniiale, pentru un anumit motiv i ntr-o form oarecum diferit, n funcie de motivul care a determinat-o. n principiu, scrisorile de revenire nu sunt indicate, deoarece constituie risip de timp i cheltuieli materiale inutile, iar uneori produc perturbri n rezolvarea problemelor.

Cauzele care dau natere la reveniri pot s aparin expeditorului sau destinatarului, dup cum urmeaz:

reveniri din cauza (vina) expeditorului: expeditorul este nevoit s revin asupra scrisorii sale iniiale cnd aceasta conine greeli sau omisiuni ce trebuie rectificate sau completate sau cnd din nepricepere a ntocmit o scrisoare neclar care a produs confuzii;

reveniri din vina destinatarului: n multe cazuri, autorul scrisorii iniiale este nevoit s revin asupra ei din vina destinatarului, cnd acesta ntrzie rspunsul, refuz s rspund, d un rspuns greit, confuz, d dovad de reavoin;

reveniri din cauze obiective: uneori autorul scrisorii este nevoit s revin asupra acesteia din cauze obiective. De ex., cnd a intervenit o dispoziie legal nou, care schimb raporturile dintre corespondeni, sau modul de rezolvare a problemelor, cnd au aprut situaii sau fapte noi, care schimb datele problemei la care trebuia s rspund expeditorul, cnd au aprut motive de anticipare sau ntrziere a rspunsului solicitat, ateptat.

n ceea ce privete introducerea, toate scrisorile de revenire se redacteaz similar, printr-o formul din care trebuie s rezulte ideea de revenire. Ex.:

,,Revenim la scrisoarea noastr nr. din sau ,, Ne permitem s revenim la scrisoarea noastr nr. ..din; ,,ntruct nici pn astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. .. dinn toate scrisorile de revenire, stilul i limbajul trebuie s fie politicos, dar ferm, iar cnd este nevoie, s seutilizeze formule sau apeluri de avertizare, pentru intrarea n legalitate.

5.2. CERERILE OFICIALE I PERSONALECererea este o scrisoare de iniiativ, prin care se solicit un drept legal. Cererea poate fi adresat att de persoane juridice, ct i de persoane fizice, n funcie de aceasta distingndu-secererea oficial i cererea pesonal.Cererea oficial este scrisoarea prin care o unitate solicit unei alte uniti un drept ce i se cuvine i de care depinde rezolvarea unor activiti ale unitii.

Astfel de cereri adresate administraiei publice pot fi: cereri de aprobare i autorizaii, cereri de avizare, cereri de remitere de acte etc. Tot cereri oficiale sunt cele de chemare n judecat sau de executare silit, cererea de arbitrare etc.