Cod Proiect VERTA1 Intretinere comanda de achizitii cu- fara referinta la referatul de necesitate. Afisare. Modificare. Cod procedura:document.doc Nr. Contract 149/09.10.2012 Procedura de operare pentru „Intretinere comanda de achizitii cu/fara referinta la referatul de necesitate”. 1. CREARE comanda de achizitie, cu referinta la referatul de necesitate CALE DE ACCES Tranzacti e Meniu SAP ME21N Logistica →Gestiune materiale →Aprovizionare →Comanda de aprovizionare →Creare →Furnizor/Unitate logistica cunoscut(a) PROCEDURA a. Cu alocare cont Cand se creaza referatul de necesitate (manual sau automat de catre sistem )in functie de modul de utilizare a materialelor/serviciilor, (consumabile, servicii, etc) se foloseste optiunea categorie de alocare cont, (cele care nu se stocheaza). Categoria alocare cont indica: - obiectele asupra carora se inregistreaza cheltuiala cu materialele/serviciile respective: o materialul/serviciul o centrul de cost - ce date suplimentare trebuie furnizate: o in cazul consumului direct sau al serviciilor trebuie specificat obligatoriu elementul de cost b. Fara alocare cont In cazul in care se achizitioneaza materiale (materiale auxiliare, piese de schimb,obiecte de inventar, etc) pe stoc nu se vor completa valori in campul categorie alocare cont. Creat de: Fair Value Vers.: 1 Titlu doc. Procedura de operare Nume fisier document.doc Pag. 1/22
Transcript
Cod ProiectVERTA1
Intretinere comanda de achizitii cu-fara referinta la referatul de necesitate. Afisare. Modificare.
Cod procedura:document.doc
Nr. Contract 149/09.10.2012
Procedura de operare pentru „Intretinere comanda de achizitii cu/fara referinta la referatul de necesitate”.
1. CREARE comanda de achizitie, cu referinta la referatul de necesitate
CALE DE ACCESTranzactie Meniu SAP ME21N Logistica →Gestiune materiale →Aprovizionare →Comanda de aprovizionare →Creare →Furnizor/Unitate
logistica cunoscut(a)PROCEDURA
a. Cu alocare cont
Cand se creaza referatul de necesitate (manual sau automat de catre sistem )in functie de modul de utilizare a materialelor/serviciilor, (consumabile, servicii, etc) se foloseste optiunea categorie de alocare cont, (cele care nu se stocheaza). Categoria alocare cont indica:
- obiectele asupra carora se inregistreaza cheltuiala cu materialele/serviciile respective:o materialul/serviciulo centrul de cost
- ce date suplimentare trebuie furnizate:o in cazul consumului direct sau al serviciilor trebuie specificat obligatoriu elementul de cost
b. Fara alocare cont
In cazul in care se achizitioneaza materiale (materiale auxiliare, piese de schimb,obiecte de inventar, etc) pe stoc nu se vor completa valori in campul categorie alocare cont.
In acest mod si comenzile de aprovizionare care vor fi create in sistem cu referinta la referatele de necesitate aprobate, vor contine aceleasi elemente.
PAS 1 Alegerea tipului de comanda de aprovizionare ce urmeaza sa fie creataZona de ecran Nume Camp/Buton Valori si Activitati pentru UtilizatorEcran initial„Creare comanda de aprovizionare”
Tip document Alegerea tipului de comanda de aprovizionare, din lista:NB „CA mater/alte serv.”
PAS 2 Adoptarea datelor din documentul de referinta in comanda de aprovizionareZona de ecran Nume Camp/Buton Valori si Activitati pentru UtilizatorEcran initial„Creare comanda de
Buton „Imagine gen. document on”
Apasati butonul „Imagine gen. document on”:
Creat de: Fair Value Vers.: 1 Titlu doc. Procedura de operareNume fisier document.doc Pag. 1/16
aprovizionare”
Bara de meniu
In stanga ecranului, va apare o noua fereastra „Imagine gen.doc”
Nota! Daca e necesar, mariti fereastra tragand de marginea din dreapta a acestei ferestre, atunci cand cursorul ia forma unei sageti duble.
Fereastra „Imagine gen.doc” – Bara de meniu
Buton „Varianta de selectie”
Apasati butonul „Varianta de selectie”:
Selectati din lista afisata optiunea Referate de necesitate. Daca referatul este intocmit de aceeasi persoana care creeaza si comanda de achizitie, puteti selecta optiunea Referatele mele de necesitate:
Veti fi directionat catre ecranul de selectie a referatelor de necesitate. Selectia se poate face in functie de diversi parametri (Grup de aprovizionare, Furnizor fix, Material, Unitate logistică, etc).
Ecran urmator:„Referate de necesitate”
Tab „Selectii program” Eliminand toti parametrii din campurile completate automat si executand selectia
(butonul Executare ), sistemul aduce toate referatele de necesitate existente in sistem.
Bifand optiunea „Numai deschis”, sistemul aduce in lista doar referatele de necesitate pentru care nu s-au intocmit comenzi de achizitii (inclusiv cele ale caror materiale au fost partial comandate).
Creat de: Fair Value Vers.: 1 Titlu doc. Procedura de operareNume fisier document.doc Pag. 2/16
Camp „Numar referat de necesitate”
Bifand optiunea „Numai eliberat”, sistemul aduce in lista doar referatele de necesitate aprobate/eliberate. In situatia in care referatul de necesitate nu este aprobat (eliberat) nu se poate intocmi comanda de achizitie cu referinta la acel referat.
In campul „Numar referat de necesitate”, specificati numarul referatului de necesitate pe care il veti utiliza ca referinta la crearea comenzii de aprovizionare:
10000012
Apasati F8 sau butonul Executare .
In fereastra anterioara „Imagine gen.doc”, apare numarul referatului de necesitate si lista de pozitii din referatul de necesitate ales (apasati sageata neagra din dreptul numarului referatului):
Pentru completarea informatiilor afisate in fereastra „Imagine gen.doc.”, accesati butonul „Selectare layout...” apasand in coltul butonului, pe sageata neagra. Alegeti optiunea „Modificare layout...”
Creat de: Fair Value Vers.: 1 Titlu doc. Procedura de operareNume fisier document.doc Pag. 3/16
Adaugati campurile dorite sa apara in lista anterioara, selectand campul din coloana din dreapta „Set col.” si mutati-le cu ajutorul sagetilor din mijloc in partea stanga „Coloane afisate”:
Apasati bifa verde pentru preluarea campurilor in lista .Lista se actualizeaza cu informatiile corespunzatoare campurilor adaugate:
Pentru salvarea noului format, apasati butonul „Selectare layout...” si alegeti optiunea „Salvare layout...”
Creat de: Fair Value Vers.: 1 Titlu doc. Procedura de operareNume fisier document.doc Pag. 4/16
Introduceti un cod de format si o denumire. Bifa „Specif.utiliz.” va face ca formatul sa fie accesibil doar utilizatorului care l-a creat. Apasati butonul Salvare.
Ecran initial„Creare comanda de aprovizionare”:
Fereastra „Imagine gen.doc”
Bara de meniu
Buton „Adoptare”
Observatie: Pot fi adoptate in comanda de aprovizionare doar referatele eliberate/aprobate.Pentru preluarea datelor din referatul de necesitate 10000012, in comanda de aprovizionare:
Selectati pozitia pe care doriti sa o includeti in comanda de aprovizionare.
Nota! Numarul se supralumineaza in portocaliu.
Pot fi selectate mai multe pozitii din referate de necesitate diferite, fie preluandu-le individual pe fiecare in parte, fie selectandu-le intai pe cele dorite, si apoi preluandu-le pe toate odata. Pentru selectarea pozitiilor consecutive utilizati tasta SHIFT si mouse-ul, pentru pozitii neconsecutive, utilizati tasta CTRL si mouse-ul. Daca se doreste preluarea tuturor pozitiilor din referat, selectati numarul referatului.
Apasati buton „Adoptare” sau
executati „drag and drop” peste cos (agatati numarul referatului si trageti-l peste cosul de cumparaturi aflat in fata
Creat de: Fair Value Vers.: 1 Titlu doc. Procedura de operareNume fisier document.doc Pag. 5/16
Furnizor
Data livrare
Tab „ Alocare cont”
Pret net (Linia 10)
Moneda
Antet – tab „Strategie eliberare ”
tipului de comanda de aprovizionare)
Observati ca datele intretinute in referatul de necesitate privind materialele, se completeaza automat in formularul de comanda de aprovizionare.
Daca referatul de necesitate nu are alocata o sursa de aprovizionare (un furnizor), completati furnizorul in campul dedicat din partea de sus a comenzii de achizitie:
4011000009 ABC INTERNATIONAL
In comanda va fi preluata data de livrare solicitata in referatul de necesitate – dupa analiza, data poate ramane aceeasi sau poate fi modificata .
Pentru ca referatul adoptat a fost creat cu alocare de cont K, materialele nu vor fi stocate si se vor inregistra direct cheltuiala pe centru de cost selectat, comanda de aprovizionare va fi adoptata cu aceeasi alocare de cont K .
In tab-ul comenzii „Alocare cont” se poate vizualiza centrul de cost preluat din referat .
Note: Pretul de achizitie al materialelui:
Este propus ultimul pret de achizitie al materialului.
- Daca pretul de achizitie este altul decat cel propus , atunci acesta se va modifica pe linia de material corespunzatoare din coloana „Pret net”: Exemplu:Pret propus
Modificat in
Dupa modificare se valideaza cu Enter ().
Pentru verificarea datelor introduse in comanda de aprovizionare, se apasa
Creat de: Fair Value Vers.: 1 Titlu doc. Procedura de operareNume fisier document.doc Pag. 6/16
butonul „Verificare” .
In antetul comenzii, tab „Strategie eliberare”, poate fi vizualizata starea comenzii de aprovizionare. Materialele pot fi achizitionate doar daca comanda de aprovizionare a fost aprobata in prealabil.
La crearea comenzii, starea initiala este de „eliberare posibila” si poate fi aprobata/eliberata doar de catre ZA Director Achizitii :
Creat de: Fair Value Vers.: 1 Titlu doc. Procedura de operareNume fisier document.doc Pag. 7/16
Daca referatul de necesitate, care va fi adoptat, a fost creat fara alocare cont, materialele preluate in comanda de aprovizionare, se vor receptiona in stoc (in depozit)
In comanda, poate fi vizualizat depozitul unde se va face receptia, daca acesta a fost completat in referat– exemplu :1020 Birotica Buc.
PAS 4 Salvarea comenzii de aprovizionare
Inainte de salvarea comenzii, dupa ce toate datele au fost completate se apasa butonul Verificare ( ) . Daca mesajele sunt de avertizare (triunghi galben ) si nu sunt relevante, se accepta mesajele tastand Enter.
Se salveaza documentul apasand butonul Salvare .
Zona de ecran RezultatZona de mesaje Mesaj comanda aprovizionare, cu alocare cont K :
Mesaj comanda aprovizionare, fara alocare cont K , cu stocare de materiale pe locatia de gestiune 1020 Birotica Buc.( la momentul receptiei) :
2. CREARE comanda de achizitie fara referinta
Se va crea pentru achizitiile de materiale stocate sau nestocate care nu au avut alte documente anterioare ( referat de necesitate, contract, cere de oferta).
Creat de: Fair Value Vers.: 1 Titlu doc. Procedura de operareNume fisier document.doc Pag. 8/16
CALE DE ACCESTranzactie Meniu SAP ME21N Logistica →Gestiune materiale →Aprovizionare →Comanda de aprovizionare →Creare →Furnizor/Unitate
logistica cunoscut(a)PROCEDURAPAS 1 Alegerea tipului de comanda de aprovizionare ce urmeaza sa fie creataZona de ecran Nume Camp/Buton Valori si Activitati pentru UtilizatorEcran initial„Creare comanda de aprovizionare”
Tip document Alegerea tipului de comanda de aprovizionare, din lista:NB „CA mater/alte serv.”
PAS 2 Completarea datelor de antet si de pozitieZona de ecran Nume Camp/Buton Valori si Activitati pentru UtilizatorEcran initial„Creare comanda de aprovizionare”
Antet
Tab „Date organizare”
Dep.achiz.
Grup achizitie
Cod companie
Furnizor
Completati datele urmatoare:
1000 Verta-Tel
120 Achiz. administiv (se alege grupul de achizitii aferent necesarului de materiale)1000 Verta-Tel SRL
4011000001 Metro Cash&Cary (se selecteza din matchcod , furnizorul de la care se doreste a se face achizitia )
Apasati ENTER.
Ecran initial„Creare comanda de aprovizionare”:Imagine generalapozitii
Linia de material 10Material
Coloana:A (Categorie de alocare cont)
Tab „Alocare cont ”
120000002Apasati ENTER.Descrierea materialului va fi completata automat.
Nota:Daca se va crea o comanda pentru materiale care nu se vor stoca si se vor inregistra ca si o cheltuiala pe centru de cost aferent departamenului solicitant, se va completa campul cu valoarea K-Centru de cost.
Se va selecta in campul „ centrul de cost ”acel centru alocat departamentului pentru care se va face achizitia.
Creat de: Fair Value Vers.: 1 Titlu doc. Procedura de operareNume fisier document.doc Pag. 9/16
Coloana:P(Categorie pozitie)Text scurt
Cantitate
UnitCdaCategorie data livrare Data livrareUnitate logisticaLoc depozitare
Pret net
Tab "Texte"
Antet – tab „Strategie eliberare ”
Nu se completeaza (campul ramane liber)Caiet studentesc (nu se completeaza, se preia din datele materialului). Se poate modifica daca este cazul.
10
buc (selectati din lista unitatea de masura)D (Format zi)02.02.2013 (data la care se doreste livrarea materialului)1000 BUCURESTI ILFOVNu se completeaza (campul ramane liber) - se va completa doar in cazul in care se vor achizitiona materiale care vor fi stocate si se stie depozitul in care se vor receptiona.
Daca s-au mai emis documente in sistem cu acest material si acelasi furnizor, sistemul propune automat ultimul pret. Acest pret poate fi modificat cu valoarea la care se emite comanda actuala.
Confirmati intrarile cu ENTER.
Nota:Daca descrierea materilului nu este suficienta:Se pot introduce texte suplimentare, care vor fi preluate si in formular comanda de aprovizionare.
Pentru verificarea datelor introduse in comanda de aprovizionare, se apasa
butonul „Verificare” .
In antetul comenzii, tab „Strategie eliberare”, poate fi vizualizata starea comenzii de aprovizionare. Materialele pot fi achizitionate doar daca comanda a fost aprobata in prealabil.
La crearea comenzii, starea initiala este de „eliberare posibila” si poate fi
Creat de: Fair Value Vers.: 1 Titlu doc. Procedura de operare
Nume fisier document.doc Pag. 10/16
aprobata/eliberata doar de catre ZD Director General :
Verificati datele preluate, efectuati eventualele modificari sau adaugiri.
Daca se vor achizitiona materiale care ulterior receptiei vor fi stocate, in comanda de aprovizionare, in campul „Categorie Alocare cont” nu se vor completa date . In campul „Loc depozitare”, se va selecta una din locatiile de gestiune existente, daca se stie depozitul in care vor intra.
Creat de: Fair Value Vers.: 1 Titlu doc. Procedura de operare
Nume fisier document.doc Pag. 11/16
PAS 3 Salvarea comenzii de aprovizionareDaca nu sunt relevante, se accepta mesajele de avertizare (cod galben) tastand Enter.
Se salveaza documentul apasand butonul Salvare .Zona de ecran RezultatZona de mesaje Mesaj comanda aprovizionare, cu alocare cont K :
„CA standard creat sub numarul 4500000005”
Mesaj comanda aprovizionare, fara alocare cont K, cu stocare de materiale pe locatia de gestiune 1020 Birotica Buc.( la momentul receptiei) :
„CA standard creat sub numarul 4500000006”
Pastrati numarul generat de sistem pentru referinta ulterioara.
3. AFISARE Comanda de aprovizionare
CALE DE ACCES
Creat de: Fair Value Vers.: 1 Titlu doc. Procedura de operare
Nume fisier document.doc Pag. 12/16
Tranzactie Meniu SAP ME23N Logistica →Gestiune materiale →Aprovizionare →Comanda de aprovizionare →AfisarePROCEDURANota! La accesarea tranzactiei sistemul afiseaza ultimul document cu care s-a lucrat.PAS 1 Afisarea comenzii de aprovizionareZona de ecran Nume Camp/Buton Valori si Activitati pentru Utilizator
Bara de meniu Buton „Alta comanda de aprovizionare”
Pentru o alta comanda de aprovizionare se apasa: Se introduce numarul comenzii de aprovizionare care trebuie afisata sau se cauta in lista comanda, apasand butonul matchode (ori tasta F4).
Fereastra „Selectare document”
Cda. Aprov.Buton „Alt document”
4500000005Apasati buton „Alt document”.
Se vizualizeaza datele introduse, fara posibilitate de modificare.
Nota : La o comanda, daca au fost inregistrate receptii si facturi, se poate verifica statusul comenzii cat si documentele inregistrate .
In antet comanda, tab „Stare”, poate fi vizualizat statusul comenzii , avand urmatoarele informatii (informatii cantitative si valorice):- Cantitate comanda – reprezinta cantitatea totala a materialelor din comanda ,- Livrat – reprezinta cantitatea care a fost receptionata,- Inca de livrat – reprezinta cantitatea care mai este de receptionat,- Facturat – reprezinta cantitatea facturata.
In comanda, la nivel de „Pozitie”, tab „ Istoric comanda aprovizionare ”, pot fi vizualizate informatiile privind documentele inregistrate aferente receptiei si facturii .
Exemplu: pentru comanda 4500000005, documentul de inregistrare receptie materiale (NIR) este documentul numarul 5000000017 (tip miscare 101), iar documentul numarul 5105600114 reprezinta documentul de inregistrare factura furnizor.Pentru afisarea documentului, se apasa clic pe numarul aferent inregistrarii .
Creat de: Fair Value Vers.: 1 Titlu doc. Procedura de operare
Nume fisier document.doc Pag. 13/16
Observatie: La o comanda, tab-ul „Istoric comanda aprovizionare” va fi afisat doar daca a fost realizata o inregistrare de document in cadrul acestei comenzi.
3. MODIFICARE Comanda de aprovizionare
CALE DE ACCESTranzactie Meniu SAPME22N Logistica →Gestiune materiale →Aprovizionare →Comanda de aprovizionare →ModificarePROCEDURANota! La accesarea tranzactiei sistemul afiseaza ultimul document cu care s-a lucrat.PAS 1 Afisarea comenzii de aprovizionareZona de ecran Nume camp Valori si Activitati pentru Utilizator
Bara de meniu Buton „Alta comanda de aprovizionare”
Pentru o alta comanda de aprovizionare se apasa: Se introduce numarul comenzii de aprovizionare care trebuie afisata sau se cauta in lista comanda, apasand butonul matchode (ori tasta F4).
Fereastra „Selectare document”
Cda. Aprov.Buton „Alt document”
4500000005Apasati buton „Alt document”.
PAS 2 Modificarea comenzii de aprovizionareEfectuati modificarile necesare:Zona de ecran Nume camp Valori si Activitati pentru UtilizatorPozitie
In cazul in care doriti sa modificati cantitatea pentru o pozitie, va pozitionati pe campul „Cantitate CA” si inlocuiti cantitatea existenta cu cea dorita. Apasati Enter dupa modificare.
Creat de: Fair Value Vers.: 1 Titlu doc. Procedura de operare
Nume fisier document.doc Pag. 14/16
Pozitie 10 TAB „Program de livrare”Campul „Data livrare”
In cazul in care doriti modificarea datei de livrare pentru o pozitie, va pozitionati pe campul „Data livrare” si schimbati data existenta cu cea stabilita cu furnizorul pentru livrarea bunurilor.
PAS 3 Salvarea documentului
Se accepta eventualele mesaje de avertizare (cod galben) cu Enter.
Se salveaza documentul apasand .
Zona de ecran RezultatZona de mesaje
Mesaj:
4. Rapoarte
Nr.crt. Descriere Raport Tranzactie Meniu SAP
Creat de: Fair Value Vers.: 1 Titlu doc. Procedura de operare
Nume fisier document.doc Pag. 15/16
1 Lista Comenzi de aprovizionare dupa furnizor
ME2L Logistica →Gestiune materiale →Aprovizionare →Comanda de aprovizionare →Afisare Lista →Dupa furnizor
Se poate selecta layout-ul „ Lista comenzi aprovizionare ”
2 Lista Comenzi de aprovizionare dupa material
ME2M Logistica →Gestiune materiale →Aprovizionare →Comanda de aprovizionare →Afisare Lista →Dupa material
3 Lista Comenzi de aprovizionare dupa grup de material
ME2C Logistica →Gestiune materiale →Aprovizionare →Comanda de aprovizionare →Afisare Lista →Dupa grup materiale
4 Lista Comenzi de aprovizionare dupa numarul comenzii
ME2N Logistica →Gestiune materiale →Aprovizionare →Comanda de aprovizionare →Afisare Lista →Dupa numar CA
5 Raport de analiza generala a comenzilor de aprovizionare
ME80FN Logistica →Gestiune materiale →Aprovizionare →Comanda de aprovizionare →Raportare →Analize generale
6 Raport de analiza valorica a comenzilor de aprovizionare
ME81N Logistica →Gestiune materiale →Aprovizionare →Comanda de aprovizionare →Raportare →Analiza valori comanda
7 Raport istoric pret pe comenzi de aprovizionare
ME1P Logistica →Gestiune materiale →Aprovizionare →Comanda de aprovizionare →Raportare →Sistem de informatii de aprovizionare →Mediu →Date de baza →Inregistrare Info →Evidenta pret comanda
Creat de: Fair Value Vers.: 1 Titlu doc. Procedura de operare
