chestionar_SCMI

7/23/2019 chestionar_SCMI

1/13

ANEXA Nr. 4.1

la instructiuni

A.J.O.F.M.Caras-Severin

Director Executiv,

Isac Caius Sanu

1!.1!.!"14

................................

C#ES$IONA% DE A&$OE'A(&A%E

a staiului e i)*le)entare a stanarelor e control intern+)anaerial

Criterii enerale e evaluare a

staiului i)*le)entarii stanarului1

%as*uns si ex*licatii!(a nivelul co)*arti)entului

stanarul este4

Da+Nu/

Ex*licatie

asociata

ras*unsului

I+0I+NI

1 2 3 4

I. MEDI&( DE CON$%O(

Stanarul 1 - Etica, interitate I

A fost comunicat personalului un cod deconduita, care stabileste reguli de com-

portament etic in realizarea atributiilor

de serviciu, aplicabil atat personalului deconducere, cat si celui de executie din

cadrul compartimentului?

DA

- Exist un cod de etica la nivelul institutieiA!"# $aras-%everin, aprobat de directorul

executiv&

- Exista norme de aplicare a codului de eticaaprobate de directorul executiv

- Ambele documente sunt publice, au fost adusela cunostinta personalului institutiei si se gasesc

pe portalul A!"# $aras-%everin pentru a putea

fi consultate&- 'elatiile din interiorul institutiei promovate la

nivelul ficarei structuri sunt bazate pe drepturi siobligatiile fiecarui individ&

1


2/13




stanarul este4

Da+Nu/ Ex*licatieasociata

ras*unsului

I+0I+NI

1 2 3 4

%alariatii beneficiaza de consiliere etica

si li se aplica un sistem de monitorizare arespectarii normelor de conduita?

DA

- $onform art( 2)*2+ din codul de etic in scopul

aplicarii eficiente a dispozitiilor codului,conducatorul institutiei a desemnat un angaat,

din cadrul $ompartimentului resurse umane sisalarizare, pentru consiliere etica si monitorizarea

respectarii normelor de conduita(

ersoana desemnata. /enga %imona 0 inspectorasisten *decizie nr(12212+&

- Angaatii institutiei pot beneficia de consilieredin partea comisiei de etica sau a persoanei

abilitate in acest scop&

- 'espectarea normelor de conduita se bazeazape respectul reciproc existent intre angaatii

A!"# $aras-%everin, pe spiritual de ecilibrusi respectarea dreptului fiecarei personae&

Stanarul ! - Atriutii, 2unctii, sarcini I

ersonalului ii sunt aduse la cunostintadocumentele actualizate privind misiu-

nea entitatii, regulamentele interne si

fisele posturilor?

DA

- #isiunea entit5ii, 'egulamentul de organizare

si fuctionare, regulamentul de organizare interna6i fi6ele posturilor au fost actualizate&

- 'egulament de ordine interioara a fost propus,supus dezbaterii publice 6i aprobat prin decizia

directorului executiv &

- 7ovezi. #isiunea,'!", '!8, decizie, fi6e post(

%arcinileatributiile asociate posturilor

sunt stabilite in concordanta cu compe-tentele decizionale necesare realizarii

acestora?

DA

- ersonalul A!"# $aras-%everin a fost

selectat pe baza de concurs, in cadrul caruia aufost testate competentele acestuia&

- Atributile sarcinilor aferente * sef serviciu,

delegarea unor competente legata de activitateade secretariat, arivare,etc(+, a fost realizata pe

baza competentelor individuale&- %arcinile posturilor sunt 9n concordan5 cu

competentele decizionale* fisele de post sunt in

concordanta cu '!"-ul+&- !rganigrama&

- "isele posturilor cu semntur&- "i6ele de evaluare ale angaa5ilor&

Stanarul / - Co)*etenta, *er2or)anta I

Au fost analizate si stabilite cunostintelesi aptitudinile necesar a fi detinute in

vederea indeplinirii sarciniloratributiilor

asociate fiecarui post?

DA - %-a efectuat analiza fisei postului pentrustabilirea existentei cuno6tin5elor si a aptituinilor

necesare persoanelor care au de indeplint sarcini

atributii in institutie

2


3/13




stanarul este4


ras*unsului

I+0I+NI

1 2 3 4

%unt identificate nevoile de perfectiona-

re a pregatirii profesionale a personalu-lui?

DA

- ersonalul participa la programe de pregatire*cursuri de perfectionare, conferinte+, plan de

dezvoltare ulterioara, dezvoltarea unui plan de

perfectionare prin planul managerial&- :a nivelul %erviciului ;estiune /uget se

stabiliesc anual, in urma evaluarii personalului,nevoile de perfec5ionare&

- Analiz %

- "ise de evaluare- lan managerial

- rocedura de sistem privind necesarul deformare profesionala&

%unt elaborate si realizate programe depregatire profesionala a personalului,

conform nevoilor de perfectionare iden-

tificate anterior?

DA

- :a nivelul A>!"# au loc cursuri de pregatire

profesionala&- %unt dezvoltate cursuri, la care participa

personalul A!"# $aras-%everin&

- 7ovezi. diplome, adeverin5e, certificate,atestate(

Stanarul 4 - Functii sensiile I

A fost intocmit inventarul functiilor

sensibile?DA

- Au fost identificate func5iile sensibile la nivelulcompartimentului&7ocumente.

- rocedura de sistem functii sensibile&- :ista "%&

Este stabilita o politica adecvata de

rotatie a salariatilor din functiile sensibi-le?

DA

- %e aplic msuri de control managerial internpentru a gestiona riscurile identificate, asociate

eventualelor func5ii sensibile&- rocedur de delegare de sarcini&- rocedura de sistem- #anagementul riscului&

Stanarul 3 - Delearea I

%unt stabilite si comunicate limitelecompetentelor si responsabilitatilor care

se deleaga?DA

- 7elegarea se realizeaza pe baza decizieidirectorului executiv in care se precizeaza

numele persoanei careia i se deleaga responsabi-litatile, perioada pentru care se realizeaza dele-

garea si responsabilitatile persoanei delegate&

- Acte de delegare emise de conducere *decizii+&

- rocedur de delegare de sarcini&

3


4/13




stanarul este4


ras*unsului

I+0I+NI

1 2 3 4

7elegareasubdelegarea de competenta

se realizeaza in baza unor procedurispecifice aprobate?

DA- 7elegareasubdelegarea se face pe baza deci-

ziei sefului ieraric superior&

Stanarul - Structura orani5atorica I

%unt efectuate analize, la nivelul princi-palelor activitati, in scopul identificarii

eventualelor disfunctionalitati in fixareasarcinilor de lucru individuale prin fisele

posturilor si in stabilirea atributiilor

compartimentului?

DA

- Analiza disfunctionalitatilor in sedinteleconducerii&

- %e va realiza analiza anuala a fiselor de post&- Atribuirea de sarcini in functie de activitatile ce

trebuiesc derulate&

- lan de activit5iserviciucompartiment&- "i6e de evaluare&

- Analiz %

%tructura organizatorica asigura functio-narea circuitelor si fluxurilor informatio-

nale necesare supravegerii si realizarii

activitatilor proprii?

DA

- $onform organigramei&&

- '!"& '!8&- rocedur operationala privind comunicarea&

- rocedura operationala privind circuituldocumentelor&

II. 0E%FO%MAN$A SI MANA6EMEN$&( %ISC&(&I

Stanarul 7 - Oiective I

%unt stabilite obiectivele specifice lanivelul compartimentului?

DA

- Au fost stabiliteactualizate obiectivelespecifice la nivelul serviciilor, compartimentelorconform actelor normative 9n vigoare&- lan managerial&- lan de activit5iserviciu,compartiment&- "i6ele posturilor&

!biectivele sunt astfel stabilite incat saraspunda pacetului de cerinte %(#(A(

'(=(? *nde. % - precise& # - masurabilesi verificabile& A - necesare& ' - realiste&

= - cu termen de realizare(+

DA

- !biectivele specifice rspund pacetului de

cerin5e %#A'=&- Au fost elabora5i indicatori asocia5i obiective-lor specifice pentru activit5i&- 7ovezi. lan managerial&- lan de activitateserviciu,compartiment&- "i6ele posturilor&

%unt stabilite activitatile individuale pe

fiecare salariat, care sa conduca la atin-gerea obiectivelor specifice comparti-

mentului?

DA - $onform planului managerial&

- entru fiecare post sunt stabilite activit5ileindividuale care s conduc la atingerea obiecti-

velor specifice compartimentului&

- rocedurile sunt elaborate pentru principalele

activit5i ale serviciului, compartimentului& sedescriu *9n amnunt+ pa6ii necesari pentrurealizarea acestora(

4


5/13




stanarul este4


ras*unsului

I+0I+NI

1 2 3 4

- 7ocumente. fi6e post actualizate&

- lan activit5iservicii,compartimente&- lan managerial&

Stanarul 8 - 0lani2icarea I

'esursele alocate sunt astfel repartizateincat sa asigure activitatile necesare rea-

lizarii obiectivelor specifice comparti-mentului?

DA

- 'esursele umane-conform scemei de personalsi a organigramei&

- /ugetul asigura garantarea resurselor necesare- 7ovezi. lanul de activitate serviciu ,compar-

timent&

- 7ocumente administrative* referate, note denecesiate+&

8n cazul modificarii obiectivelor speci-

fice, sunt stabilite masurile necesarepentru incadrarea in resursele repartiza-

te?

DA

- Actualizarea sau modificarea obiectivelor

specifice trebuie sa se asigure cu incadrarea inresurse&

- $onform planului managerial&

Stanarul 9 - Cooronarea I

%unt adoptate masuri de coordonare adeciziilor si activitatilor compartimentu-lui cu cele ale altor compartimente, in

scopul asigurarii convergentei si coeren-

tei acestora?

DA

- 7a, in cadrul actiunilor comune, colaborarea cuserviciile, compartimentele institutiei&- rocedur de comunicare&

8n compartiment se realizeaza consulta-rea prealabila, in vederea coordonarii

activitatilor?DA

- 7ecizii in cadrul sedintelor saptamanale, cu

directorul executiv adunct, sefii de servicii, cu

alte persoane cu abilitati in domeniu&- %e realizeaz consultarea prealabil 9n vederea

comunicarii interne&

- 7ovezi. '!", '!8, "isele posturilor&- rocedur de comunicare&

Stanarul 1" - Monitori5area *er2or)antelor I

Este instituit un sistem de monitorizare

si raportare a performantelor, pe baza

indicatorilor asociati obiectivelor speci-fice?

DA - 8ndeplinirea obiectivelor este raportata in cadrul

structurii de management a serviciilor,

compartimentelor, a structurilor de managementde la nivelul institutiei A!"# $aras-%everin, la

intalnirile cu personalulu institutiei&- %istemul de monitorizare a performan5elor se

face pe baza indicatorilor asocia5i obiectivelor

specifice&- 7ovezi. lan de activit5is erviciu, comparti-

ment& - "i6ele de evaluare&


6/13




stanarul este4


ras*unsului

I+0I+NI

1 2 3 4

- Analiza %

Atunci cand necesitatile o impun, seefectueaza o reevaluare a relevantei

indicatorilor asociati obiectivelor speci-

fice, in scopul operarii corectiilor cuve-nite?

DA

- 7a, dupa analiza anuala a gradului de indepli-nire a planului managerial&

- %e analizeaza 6i se reevalueaza periodic indica-

torii asocia5i obiectivelor pe baza modificariipremiselor si ipotezelor&

- 7ovezi. Analiza %


7/13




stanarul este4


ras*unsului

I+0I+NI

1 2 3 4

- 7ovezi. rocese verbale ale $omisiei de Etic&

- rocedur de comunicare&

%unt reevaluate obiectivele specifice

atunci cand se constata modificari ale

ipotezelorpremiselor care au stat la bazafixarii acestora?

DA

8n functie de modificarile legislative, legate deresursele umane obiectivele specifice sunt

reevaluate si modificate la nivelul institutieiA!"# $aras-%everin si implicit si la nivelul

structurii&- 8n func5ie de modificrile ipotezelorpremiselorse reevalueaz 6i se modific obiectivele specifi-

ce la nivelul serviciului, compartimentului &- 7ovezi. #odificarea fi6elor posturilor&

- #odificarea lanului de activit5i comparti-

mentului &- rocedur de delegare de sarcini&

III. INFO%MA%EA SI COM&NICA%EA

Stanarul 1! - In2or)area I

Au fost stabilite tipurile de informatii,continutul, calitatea, frecventa, sursele si

destinatarii acestora, astfel incat perso-nalul de conducere si cel de executie,

prin primirea si transmiterea informatii-

lor, sa isi poata indeplini sarcinile deserviciu?

DA

- $onform organigramei&- $onform legii accesului la informatii publice&

- '!" cuprinde relatiile de colaborare dintre

serviciicompartimente&- rin pagina de internet a A!"# $aras-

%everin&- rocedurile operationale contin informatii,

structura si destinatiile pentru indeplinirea

atributiilor&- 7ovezi.!rganigrama&

- Adrese mail&- /aze de date&

- $alculatoare legate 9n re5ea&

$olectarea, prelucrarea si centralizareainformatiilor se realizeaza in sistem

informatizat?DA

- Exista sistem informatizat pentru intrarea,prelucrarea 6i iesirea documentelor dinin

institutie&

Stanarul 1/ - Co)unicarea I

$ircuitele informationale *traseele pecare circula informatiile+ asigura o difu-

zare rapida, fluenta si precisa a informa-tiilor, astfel incat acestea sa aunga la

timp la utilizatori?

DA

- rimirea 6i transmiterea informa5iilor se

realizeaz rapid, fluent 6i precis prin intermediule-mail-ului, fax, telefonic, po6ta special, adrese

scrise transmise prin registratura&

- 7ocumente. rocedur de comunicare&- rocedur de elaborare de decizii&


8/13




stanarul este4


ras*unsului

I+0I+NI

1 2 3 4

%unt stabilite canale adecvate de comu-

nicare prin care managerii si personalul

de executie din cadrul unui compartime-nt sa fie informati cu privire la proiectele

de decizii sau initiative, adoptate la nive-lul altor compartimente, care le-ar putea

afecta sarcinile si responsabilitatile?

DA

- %-a dezvoltat o cultur organiza5ional, bazatpe o bun comunicare interuman, atBt pevertical, cBt 6i pe oprizontal, a fost 9ncuraatmunca 9n ecip, consultarea colegial 6idiseminarea bunelor practici&$omunicarea 9n cadrul serviciului compartimen-

tului se realizeaz prin. e-mail, fax, telefon, adre-

se scrise transmise prin registratur&- 7ocumente. rocedur de delegare de sarcini&

Stanarul 14 - Cores*onenta si ar:ivarea I

%unt aplicate proceduri pentru

primirea expedierea, inregistrarea siarivarea corespondentei?

DA

- Arivarea documentelor proprii conform legiiarivelor&

- %e aplica normele legale privind corespondentasi arivarea din procedura operationala&

- 7ocumente. rocedur de sistem privind ari-

varea documentelor si inregistrarilor&- rocedura operationala privind circuitul

documentelor&'eglementarile legale in vigoare cu

privire la manipularea si depozitarea

informatiilor clasificate sunt cunoscute siaplicate in practica?

NA- >u este cazul&

Stanarul 1 - Se)nalarea nereularitatilor I

A fost comunicata salariatilor proceduraaplicabila in cazul semnalarii unor nere-

gularitati?

DA

- rocedura la nivel de A!"# $aras-%everin,

privind sesizarile structurilor de conducere,

comisiile de etica si disciplina&- 7ocumente. rocedur de sistem privind

prelucrarea datelor cu caracter personal&- rocedura de sistem privind sesizarea

neregularitatilor&

8n cazul semnalarii unor neregularitati,conducatorul de compartiment a intre-

prins cercetarile adecvate in scopul elu-

cidarii acestora si a aplicat masurile carese impun?

DA

- 7aca a fost cazul si au existat cercetaridisciplinare&

I'. AC$I'I$A$I DE CON$%O(

Stanarul 17 - 0roceuri I

entru activitatile proprii au fost elabora-

teactualizate proceduri operationale?DA - Au fost elaborateactualizate proceduri pentru

activitatile proprii&

- Aceste proceduri se elaboreazactualizeaz

C


9/13




stanarul este4


ras*unsului

I+0I+NI

1 2 3 4

continuu&

rocedurile operationale comunicatesalariatilor sunt aplicate?

DA

- rocedurile operationale sunt comunicatesalariatilor 6i sunt aplicate( %e realizeaza o

monitorizare a aplicarii lor(

- 7ocumente. tabel de luare la cuno6tin5 6iasumare& fi6ele de evaluare&

Stanarul 18 - Se*ararea atriutiilor I

"unctiile de initiere, verificare si aproba-

rea a operatiunilor sunt functii separate siexercitate de persoane diferite?

DA

- Au fost dispuse msurile necesare pentrusepararea atribu5iilor 6i responsabilit5ilorconform legisla5iei 9n vigoare, pentru toatelucrrile realizate la nivelul serviciului,compartimentului *concep5ie, analiz, sintez,raportare, etc(+& - 8n cadrul fiselor de post au fost definiteresponsabilitatile si limitele de competenta,asigurandu-se astfel, separarea atribu5iilor&

-

!rdinele conductorului entit5ii publicepentru organizarea 6i exercitarea $" *valabilpentru compartimenul fianciar- contabil+(- $onform organigramei-sistemul de control-director-sef serviciusubordonatsef ieraric&

- 7ocumente. Atribu5iile compartimentului, fi6ele

posturilor, !, %&

$onceperea si aplicarea procedurilorasigura separarea atributiilor? DA

- 8n cadrul procedurilor elaborate la nivelulserviciuluicompartimentului s-a asiguratsepararea func5iilor de ini5iere, verificare 6iaprobare a opera5iunilor&

- $ontrolul intern managerial realizat de catrecomisia %#$ si de catre resedintele acestuiaresponsabil cu activitatea de control managerial&

- rocedurile sunt elaborate, verificate, rspun-dera de persoane diferite&

Stanarul 19 - Su*rave:erea I

#anagerii supravegeaza si supervizea-za activitatile care intra in responsabilita-

tea lor directa?

DA - lan de supravegere a modului de desfasurarea activitatilor&

- @erificarea modului de indeplinire aresponsabilitatilor &

- Evaluarea anuala a fiecarui angaat dinsubordine &- lanul managerial&

D


10/13




stanarul este4


ras*unsului

I+0I+NI

1 2 3 4

- Analiza %

- "i6ele posturilor&- !rganigrama&

- $omisia de Etic(

%upervizarea unor activitati care implica

un grad ridicat de expunere la risc se rea-lizeaza pe baza unor proceduri

prestabilite?

DA

- %e verific modul de 9ndeplinire a responsabi-litatilor cu grad ridicat de expunere la risc&

- lan managerial&- "i6 de evaluare a angaatului&

- Analiza %

- "i6a postului managerului&

Stanarul !" - 6estiunea aaterilor I

8n situatia in care, din cauza unor circum

stante deosebite, apar abateri fata de

procedurile stabilite, se intocmesc docu-mente adecvate, aprobate la nivel cores-

punzator, inainte de efectuarea operati-

unilor?

DA

- Abaterile se comunic pe cale ieraric 6i apoi

se propun msuri 9n concordan5 cu legisla5ia 9nvigoare de ctre manager, comisia de etic &

- 7ocumente. 'egulamentul de organizare sifunctionare a comisiei de etica si deontologie &

- rocedura de sistem privind gestiunea abateri-lor&

%e efectueaza o analiza periodica a

circumstantelor si a modului in care au

fost gestionate abaterile in vederea des-prinderii, pentru viitor, a unor concluzii

de buna practica? DA

- :a nivelul comisiei de etic se analizeaz

abaterile &

- 7ocumente. rocese verbale ale comisiei deetic &

Stanarul !1 - Continuitatea activitatii I

%unt inventariate situatiile generatoare de

intreruperi in derularea unor activita-ti?DA

- %unt inventariate situatiile generatoare deintreruperi. concedii de boala, maternitatepater-

nitate, incetare raport de serviciu, absente tempo-

rare, defectiuni 8=, concedii de studiu&

%unt stabilite si aplicate masuri pentru

asigurarea continuitatii activitatii, in

cazul aparitiei unor situatii generatoarede intreruperi?

DA - $oncursuri pentru ocuparea posturilor vacante,

masuri pentru asigurarea continuitatii, delegare

prin acte administrative, ocupare functii temporarvacante&

- :a reintoarcerea in activitate dupa o intrerupe-re mai mare de timp se efectueaza medicina

muncii, instruirea privind protectia muncii &

1


11/13




stanarul este4


ras*unsului

I+0I+NI

1 2 3 4

- 7ocumente. rocedura de delegare de sarcini&

- rocedura de recrutare de personal&

Stanarul !! - Strateii e control I

Au fost elaborate strategii de control

adecvate pentru atingerea obiectivelorspecifice?

DA

- %trategiile de control deriv din lanulmanagerial, din lanul de activit5i serviciu

compartiment&* prezenta la serviciu, activitateazilnica, etc,+ &

%trategiile de control aplicate furnizeaza

o asigurare rezonabila cu privire la atin-

gerea obiectivelor specifice?DA

- Asigurarea rezonabil a aplicrii 6i atingerii

obiectivelor specifice reiese din "i6ele de evalu-are, procesele verbale ale comisiei de etic, ana-

liza %

Stanarul !/ - Accesul la resurse I

%unt emise acte administrative de regle-mentare a accesului salariatilor din com-

partiment la resursele materiale, finan-ciare si informationale?

DA

- Accesul la resursele materiale-infrastructur,

conform referatelor de necesitate&- Accesul la resurse financiare-conform regle-mentarilor 9n vigoare&

- Accesul la resurse informa5ionale 0 internet,intranet, platforma baze de date- conform proce-

dura de comunicare&

- "iselor posturilor&

Accesul personalului la resurse se

realizeaza cu respectarea stricta a

normelor cuprinse in actele administra-

tive de reglementare cu acest obiect?DA

- Accesul la baze de date se realizeaza pe baza de

parola&

- Accesul la portal se realizeaza prin internet &

'. A&DI$A%EA SI E'A(&A%EA

Stanarul !4 - 'eri2icarea si evaluarea controlului I

$onducatorul compartimentului reali-

zeaza anual operatiunea de autoevaluarea subsistemului de control intern mana-gerial existent la acest nivel?

DA

- !pera5iunea de autoevaluare este dovedit de

raportul anual de activitate, stabilita prin

regulamentul propriu pentru serviciicompartime-nte&

- Analiza %

11


12/13




stanarul este4


ras*unsului

I+0I+NI

1 2 3 4

!peratiunile de autoevaluare a subsis-

temului de control internmanagerial audrept rezultat date, informatii si consta-

tari pertinente necesare luarii de deciziioperationale, precum si raportarii?

DA

- rocesele verbale ale opera5iunilor de autoeva-

luare&- Analiza %

- 'aportul de activitate au drept rezultat depista-rea punctelor slabe 6i a amenin5rilor care s

conduc la modificri 9n vederea 9mbunt5irii

procesului&

Stanarul !3 - Auitul intern I

$ompartimentul de audit intern executa,in afara misiunilor de asigurare, planifi-

cate si aprobate de manager, si misiuni

de consiliere privind pregatirea proce-sului de autoevaluare a sistemului de

control internmanagerial al comparti-mentului?

DA

- $ompartimentul de audit intern exista la nivelulinstitutiei A!"# $aras-%everin si cola- boreaza

pe problemele tematice cu restul structurilor&

$ompartimentul de audit intern dispune

de suficient personal pentru a realizaintegral programul anual de audit?

DA

- $ompartimentul de audit intern exista la nivelulinstitutiei A!"# $aras-%everin&- Auditul intern asigur evaluarea independent 6i

obiectiv a sistemului de control intern al entit5iipublice(

- Auditorul intern finalizeaz ac5iunile sale prin

rapoarte de audit, 9n care enun5 punctele slabeidentificate 9n sistem 6i formuleaz recomandri

pentru eliminarea acestora &- #anagerul dispune msurile necesare, avBnd 9n

vedere recomandrile din rapoartele de audit

intern, 9n scopul eliminrii punctelor slabeconstatate de misiunile de auditare(

$oncluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control internmanagerial

(a nivelul institutiei AJOFM Caras-Severin au 2ost i)*le)entate un nu)ar e 9/ e stan-

are, 2iin *reluate la nivelul serviciilor, co)*arti)entelor.

Masuri e ao*tat

- %eali5area 2iselor e *ost *entru 2iecare ana;at al institutiei

Date post:	17-Feb-2018
Category:	Documents
Upload:	mihaela-cristina-corduneanu
View:	219 times
Download:	0 times

chestionar_SCMI

Documents